Андрушко С. Я.
Искусство
составления
деловых писем
на английском
языке

Андрушко С.Я.
Искусство
составления
деловых писем
на английском
языке
Одесса
«Два Слона» —"Вариант"
1993

84.(2)7
А 65
С.Я. Андрушко
Искусство составления деловых
писем на английском языке.
Книга адресуется всем, кто учится вести
деловую переписку с зарубежными партнерами,
знакомит со структурой деловых писем, приводит
примеры и варианты их применения. Отдельно
рассмотрены особенности составления
американских деловых писем.
. 43100200004)99 „ -
А Б34(04)-93 Безобмвл-
ISBN 5-8086-0060-Х
© С.Я. Андрушко. 1993.
© «Два Слона». Офорььление. ] 993.

ПРЕДИСЛОВИЕ
Вы — ДЕЛОВОЙ ЧЕЛОВЕК. В последнее время Вы
изменили свою деятельность и работаете с зарубежными
деловыми партнерами, пользуетесь телефоном, телефаксом,
но ...
— общение с их помощью стоит дорого;
— часто нужно немедленно решить НЕСКОЛЬКО
вопросов;
— личное общение предстоит нескоро и т.д, и т.п.
ЧТО ДЕЛАТЬ?
Вы садитесь за стол и... начинаете писать ПИСЬМО. А
вот как написать его, как предложить, спросить, убедить,
огорчить или обрадовать своего делового партнера?
Эта маленькая книга принесет Вам большую пользу.
Она поможет не тратить Вашу энергию на ошибки и их
исправление, а в максимально короткое время понять, как
составляются деловые письма. Кроме того, поскольку речь
идет о письмах на английском языке, вы сможете
пополнить свой словарный запас и знания о языке.
Письма — ведь тоже общение. Они, как и устное
общение, имеют свои правила. Поэтому Вам необходимо их
знать, чтобы:
— найти нового делового партнера;
— не потерять связи со старыми партнерами, друзьями
и коллегами;
— расширить и углубить контакты с другими
организациями, предприятиями и частными липами;
— укрепить положение своего ДЕЛА и получить
дополнительную прибыль.
Удачи и успехов Вам в Вашем благородном и полезном
деле!
3

КОНВЕРТ
Лдрес на конверте печатается на машинке. Номер дома
пишется перед названием улицы, а город — после улицы
и района.
Если письмо адресовано в Лондон, то после слова
London ставят сокращенное обозначение соответствующего
почтового района — Е.С., E.C.I, E.C.2, N.W., W.C. — и
т.д. (Е.С. — East Central; N.W. — North West; W.C. — West
Central).
Если письмо адресуется за границу, то после названия
города пишется также название страны.
Над адресом крупным шрифтом печатаются слова,
указывающие способ отправки, а именно:
Registered (заказное),
Air Mail (воздушной почтой),
Express Delivery (со срочной доставкой),
То be Called for или Post Restante (до востребования).
Образцы адресов на конвертах:
REGISTERED ; ;
Messrs. Smith. & Co., Limited 'L?!*m?J
25 Leadenhall Street,
London, E.C.,
England
The Modern Machine Tool Corporation, 1_ЛШ?_
280 Lincoln Street,
Chicago, Illinois,
U.S.A,
4

Обратный адрес пишется на лицевой стороне конверта
или на его оборотной стороне. Ему часто предшествует
надпись: «If not delivered, please return to...» (далее следует
адрес отправителя).
Если письмо адресуется лицу, чей точный адрес вы не
знаете, то его следует направить в какую-либо
организацию, с которой данное лицо поддерживает деловую связь и
которая может передать или переслать ему это письмо.
Тогда перед названием организации пишутся слова In care
of или Care of (сокращенно С/о). Эти слова означают «на
попечение» и употребляются в смысле «по адресу».
Например, письмо инженеру импортного объединения, уехавшему
в командировку в Нью-Йорк и связанному по работе с
обществом Амторг, может быть адресовано следующим
образом:
Mr. A.B. Ivanov, ] ;
С/о Amtorg Trading Corporation, L?^m?J
20 Madison Avenue,
New York, N.Y.
U.S.A.
Если письмо адресуется в США, то необходимо после
названия города указать название штата. Объясняется это
тем, что в разных штатах США имеются города с одним и
тем же названием. Например, в США есть пять городов с
названием Нью-Йорк, пять — с названием Филадельфия,
двенадцать — с названием Бостон и т.д.
Названия штатов часто сокращаются, за исключением
названий Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas и Utah.
Сокращенные названия американских штатов
АК (Alaska) HI (Hawaii)
AL (Alabama) ID (Idaho)
AR (Arkansas) IL (Illinois)
AZ (Arizona) IN (Indiana)
CA (California) IA (Iowa)
CO (Colorado) KS (Kansas)
CT (Connecticut) KY (Kentucky)
DC (District Columbia) LA (Louisiana)
DE (Delaware) MA (Massachusetts)
FL (Florida) MD (Maryland)
GA (Georgia) ME (Maine)
3

MI (Michigan) OR (Oregon)
MN (Minnesota) PA (Pennsylvania)
MO (Missouri) RI (Rhode Island)
MS (Mississippi) SC (South Carolina)
MT (Montana) SD (South Dakotr)
NB (Nebraska) TN (Tennessee)
NC (North Carolina) TX (Texas)
ND (North Dakota) UT (Utah)
NH (New Hampshire) VA (Virginia)
NJ (New Jersey) VT (Vermont)
NM (New Mexico) WA (Washington)
NV(Nevada) WI (Wisconsin)
NY(New York) WV (West Virginia)
OH (Ohio) WY (Wyoming)
OK (Oklahoma)
Название города Нью-Йорк в штате того же названия
пишется двояким образом:
New York, N.Y. или New York City.
Коммерческое письмо должно быть коротко, т.е. оно не
должно содержать ничего сверх того, что совершенно
необходимо сообщить адресату письма.
При употреблении вежливых оборотов речи следует
избегать замысловатых и вычурных выражений.
Коммерческие письма обычно пишут по установленной
форме на напечатанных типографским способом бланках.
Его принято делить на следующие части:
1. Название и адрес отправителя письма (заголовок).
2. Дата отправления письма.
3. Название и адрес получателя письма (внутренний
адрес).
4. Вступительное обращение.
5. Основной текст письма.
6. Заключительное приветствие.
7. Подпись.
6

СХЕМА АНГЛИЙСКОГО ДЕЛОВОГО
ПИСЬМА
Заголовок
I
(Название и адрес организации или фирмы, адрес
для телеграмм, номера телефонов, названия кодов и т.д.)
Внутренний адрес
III.
Дата
II.
Вступительное
обращение
IV.
Текст пиьма
у.
Заключительное
приветствие
VI.
Подпись
VII.
7

VNESHNETORGOVOYE OBJEDINENUE
VNESHNETORGIMPORT
(I)
Telegrams:
Vneshnetorgimport. Moscow
Ul. Gogol 23
Codes: ABC—6th Edition
Bentley, Second Phrase
Moscow, 5th Feb., 199...
(II)
Please refer to No. 115/23456
Messrs. Smith and Co., Ltd.,
12 High Street, ail)
Liverpool.
Dear Sirs, (IV)
RE: OUR ORDER No 115/23456
(V)
We have received your letter of the 6th instant
and are sending you herewith Drawing No 22.
Please send us your invoice for the machines
shipped by s.s. «Sedov».
(VI) Yours faithfully,
V/o Vneshnetorgimport (VII)
1 ENCL.
(Signatures)

ЗАГОЛОВОК
Напечатанный типографским способом заголовок
содержит название и адрес организации или фирмы, которой
посылают письмо, а также: адрес для телеграмм, номера
телефонов, названия кодов, употребляемых в телефонных
разговорах, и т.д.
Названия всесоюзных экспортных и импортных
объединений не переводятся на иностранный язык, а пишутся
латинским шрифтом. Например, «Внешнеторговое
Объединение» — Vneshnetorgovoje Objedinenije.
В конце названий многих английских торговых
промышленных предприятий, банков и т.д. стоит слово Limited
(Ltd.). Оно представляет собой сокращение выражения
«limited liability company» — «общество с ограниченной
ответственностью». Это выражение означает, что
ответственность членов общества (акционеров) ограничивается
суммой принадлежащих им акций.
Часто в заголовке напечатано указание на ссылку
(reference) или справочный номер (reference number),
которое отправитель письма просит упомянуть в ответе.
Запомните образцы таких указаний:
1. In your reply please mention our reference ...
2. In your reply please refer to ...
2. Kindly mention ... in your reply ...
4. Our file No ...
5. Please quote No ... when replying.
6. Our reference
Your reference
В заголовках некоторых фирм можно встретить
надпись: «All communications to be addressed to the company
and not to individuals» — «Все сообщения должны быть
адресованы обществу, а не отдельным лицам».
ДАТА отправления письма обычно пишется в правом
углу под заголовком, после адреса отправителя.
Обозначается, например 17th October, 1992 (читается — the
seventeenth of October, nineteen ninety two).
Правильно следует писать порядковое числительное
при помощи цифр и одного из окончаний: st,nd,rd,th.
Например, 1st, 2nd, 3rd, 4th и т.д.
Запятая ставится после названия месяца.
Названия месяцев часто сокращаются. Например, 12th
Sept., 1992.
о

Названия месяцев
January
February
March
April
May
June
July
August
September
October
November
December
Употребляемые сокращения
Jan.
Feb.
не сокращается
Apr.
не сокращается
не сокращается
не сокращается
Aug.
Sept.
Oct.
Nov.
Dec.
Упражнение: Напишите нижеприведенные даты так,
как это принято в коммерческой корреспонденции,
сократив названия месяцев, если это возможно. Обратите
внимание на знаки препинания в английском и американском
образце делового письма.
1. The thirty-first of January, 1992.
2. The twenty-fifth of November, 1992.
etc
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС (inside address) представляет
собой название или адрес организации или имя и адрес
лица, которой адресуется письмо. Он пишется на лицевой
стороне бланка письма, немного ниже строки, на которой
написана дата письма (см. схему и образец письма).
Название организации или имя лица обычно пишется
отдельной строкой.
Если письмо адресуется фирме или организации, то
перед ее названием принято ставить слово Messrs ['messz].
Оно представляет собой сокращение французского слова
«Messieurs» ("господа") и употребляется обычно в том
случае, когда в названии фирмы или организации имеются
собственные имена.
Например: Messrs. A.B. Smith and Sons,
14 High Street,
Manchester. i
Если в названии фирмы или организации нет
собственных имен, то слово Messrs. перед ним часто не пишется.
Например: The Modern Engineering Corporation,
180 West Seventh Street,
*w York, N.Y.
j i.

Слово Messrs. употребляется больше в Англии, чем в
США.
Когда письмо адресуется какому-нибудь лицу, то перед
его именем ставится слово Mr.
Вместо Mr. иногда после фамилии адресата ставится
слово Esq. [is'kwaia ].
Например: Mr. A.B. Smith или
А.В. Smith, Esq.
Слово Esquire употребляется часто в адресах после
фамилий лиц, занимающих видное общественное
положение.
Если письмо адресуется должностному лицу в какой-
либо организации, то внутренний адрес пишется:
А.В. Smith, Esq.,
Managing Director,
Smith and Company, Limited,
15 High Street,
Glasgow.
Когда фамилия лица, занимающего должность,
неизвестна, то адрес пишется:
The Managing Director,
Smith and Company, Limited,
15 High Street,
Glasgow.
Указание должности без фамилии лица, ее
занимающего, возможна лишь тогда, когда эта должность является
единственной в организации, указанной в адресе (President,
Chairman, Managing Director, General Manager, Secretary,
Chief Accountant и т.п.).
В этом случае перед названием должности в адресе
ставится артикль the, который, однако, опускается, если в
адресе приведена фамилия данного должностного лица.
Перед фамилиями замужних женщин ставится слово
Mrs. ['misiz], а незамужних — слово Miss.
Например: Mrs. A.B.Broun.
Miss C.D.White.
При адресовании писем руководителям правительственных учреждений,
членам дипл. корпуса, судьям и т.п. следует обращаться к специальным
справочникам, где указаны принятые в Англии и США правила.

Формы адресования писем таким лицам и
соответствующие приветственные формулы.
ПРИВЕТСТВЕННЫЕ ФОРМУЛЫ
В настоящее время наиболее распространены
следующие формулы приветствий в деловых письмах.
1. В письмах к фирмам и организациям:
Вступительное обращение — Dear Sirs (в Англии) и
Gentlemen (в США).
Заключительное приветствие — Yours faithfully или
Faithfully yours или
Yours truly или
Truly yours.
В США распространено также заключительное
приветствие Yours very truly.
2. В письмах к отдельным лицам:
Вступительное обращение — Dear Sir (к мужчинам) и
Dear Madam (к женщинам).
Заключительное приветствие — Yours faithfully или
Faithfully yours или
Yours truly или
Truly yours.
После вступительного обращения ставится запятая (в
Англии) и двоеточие (в США), а после заключительного
приветствия — запятая. Обращение Dear Sir и Dear Madam
к отдельным лицам являются строго официальными.
Когда отправитель письма, адресованного какой-либо
организации, желает, чтобы письмо было прочитано
определенным лицом в этой организации, то после
вступительного обращения (или над ним) ставится следующая
надпись:
Attention: Mr. John Brown
или
Attention of Mr. John Brown.
(Вниманию г-на Джона Брауна).
Вступительное приветствие в этих случаях всегда
пишется во множественном числе, т.е. Dear Sirs или
Gentlemen, поскольку письмо адресуется организации, а не
лицу.

Например:
Messrs. Brown and Smith, Incorporated,
220 Lincoln Street,
Chicago, Illinois.
Dear Sirs,
Attention: Mr. Henry Watson
We have recieved your letter...
Перед основным текстом письма часто ставится
надпись, указывающая предмет, тему или содержание письма.
Например: 1. Dear Sirs,
RE: ORDER No. 230
We have received your letter
2. Gentlemen
SUBJECT: ORDER No 230
In answer to your letter
Re [ri: ] — это сокращение латинского выражения in re —
«по делу» и теперь употребляется в значении слова
«касательно».
ПОДПИСЬ помещается на правой стороне бланка под
заключительным приветствием и занимает не менее двух
строк.
Подпись на письме английской или американской
фирмы или организации выглядит обычно так:
первая строчка под заключительным приветствием—
название фирмы или организации, напечатанное на
пишущей машинке, или оттиск каучукового штемпеля с таким
же названием;
ниже помещается рукописная подпись (чернилами)
лица, подписывающего письмо от имени фирмы или
организации и рядом или ниже напечатанное на машинке
название должности лица подписавшего письмо.
Если письмо исходит от какого-нибудь отдела, то
название отдела также фигурирует в подписи под рукописной
подписью.
Например: 1. Yours truly,
The Western Petroleum Corporation
A.B.Smith
President
2. Yours faithfully,
The Sheffield Machine Tool Company, Limited
CD.
Secretary
Письма и документы, исходящие от английских и
американских банков, акционерных обществ и др. организа-
* Часто фамилия лица, подписавшего письмо, также напечатана на
машинке под рукописной подписью.
13

ций, подписываются в зависимости от их важности
президентом (President), председателем (Chairman), его
заместителем (Deputy Chairman или Vice Chairman), директором-
распорядителем (Managing Director), одним из директоров
(Director), секретарем (Secretary), главным управляющим
(General Manager), управляющим или заведующим
(Manager) и т.п.
Договоры, чеки, финансовые обязательства, гарантии и
другие важные документы должны подписываться за
соответствующую сторону законно уполномоченными на это
лицами.
При подписании таких документов перед названием
организации в подписи часто пишутся слова For and on behalf
of ("За и от имени") или Per pro. (от латин. выражения per
procurationem — по договоренности).
Например:
For and on behalf of
Smith and Company, Limited,
A.B.Brown
Director
или
Per pro. White and Company
A.B.Brown

ОСОБЕННОСТИ АМЕРИКАНСКОГО
ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
В американском письме все без исключения строчки
начинаются у линии поля.
Вместо слова Limited после названия многих торгово-
промышленных предприятий стоит слово Corporation или
слово Incorporated (Inc.). Corporation означает «соединение
лиц» или «корпорация» и в названиях американских фирм
в большинстве случаев означает «Stock corporation» —
«акционерная корпорация».
Incorporated (Inc.) означает «зарегистрированный как
корпорация». Например, The American Steel Corporation.
James Brown and Company, Incorporated.
Дата пишется: September 12, 1992 (читается —
September the twelfth, nineteen ninety two). Запятая
ставится после числительного, обозначающего дату.
Полный печатный формат американского делового письма
(ПЕЧАТНЬЙ ЗАГОЛОВОК КОМПАНИИ НА ЛИСЛБПОЧТОВОЙБУМАГИ)
(дата)
(тройной интервал)
(внутренний адрес)
(двойной интервал)
(приветствие)
(двойной интервал)
(двойной интервал)
(двойной интервал)
(двойной интервал)
(заключительное приветствие)
(пять интервалов) (подпись)
(имя)
(название или отдел)
(тройной интервал)
(инициалы или приложение)
15

Норма печатного заголовка и даты
Rusk Seed, Inc.
400 National Highway
Decatur, Illinois 62525
April 15, 1991
John L. Davis, President
Autocomp. Inc.
8100 South Jackson Street
Detroit, MI 48220
Dear Mr. Davis:
We recently purchased $ 250,000 worth of
automated material-handling equipment from your
company. This equipment was purchased from you
because of the fine reputation you have for quality
and service to your customers.
Producing goods to sell to others requires
precise workmanship and extensive testing. You
want the performance of the merchandise to satisfy
your customer. There are times, however, when a
small production or design error goes undetected.
We look forward to doing business with your
company in the future.
Sincerely,
Victor Boyd,
Victor Boyd (подпись)
Plant Manager
VB/sk
16

ПРИЛОЖЕНИЕ

«Good News» Letters
If you ask most job applicants, they will agree that good
news comes over the phone and bad news appears in then
mailbox. As the writer on this occasion, you have to weigh
many aspects of the situation. You have also to consider ways
to organize your letter effectively and to maintain positive and
productive customer relations.
A positive answer to an inquiry about a particular producl
might include such particulars as cost (цена) and availability
(наличие). Also, there might be a range (ряд) of products
available or a process by which the product has to be
purchased (покупать).
In an effective conclusion to a «good news» letter the
writer tries to build a relationship that will lead to good
feelings about the writer's organization and, in some cases,
future business.
The following conclusion of the letter in response to a
proposal exemplifies the goodwill closing. For example:
«We here at Weller appreciate (высоко ценить) the time
and effort your organization has expended (тратить) while
preparing this bid (предлагаемая цена). We look forward tc
working with you on this project. And let me add that should
you have any questions, please do not hesitate to contact me
immediately.»
In order to be effective, writers of «good news» letters
should always begin with a positive «you» attitude, placing
an emphasis on the reader's needs and using pronouns tc
add that personal touch. Then, in the body of the «good
news» letter, the writer should again take into account the
reader's needs by being as specific and concrete as possible,
supplying enough information to keep the reader from being
puzzled (озадачивать) or ill-informed. Finally, in the
conclusion the writer should strive to nurture (воспитывать)
a true sense of goodwill. Together, these three elements will
make for a «good news» letter that goes way beyond simply
telling good news.
18

Using Persuasive Appeals
The art of persuading through appeals is not always easy.
It takes a deliberate effort on writers' parts to select just the
right appeal that fits their audiences. Basically appeals rail into
three general categories: rational, ethical, and emotional. In
other words, writers can reach their audiences through reason,
through appeals to their sense of what is right and wrong,
and through eliciting emotions such as fear.
Rational Appeals
Rational appeals are used often in organizational settings,
especially when professionals have to deal with each other on
a day-to-day basis. Some professionals would not think of
resolving problems in any way but through logical and
reasonable consideration and debate. They consider reacting
emotionally or ethically to a problem inappropriate in the
workplace.

PHILLIPS HYDRAULICS LTD.
1039 Phillips Industrial Park
Teaneck, New Jersey 07666
April 15, 1992
Bristol Manufacturing, Inc.
22115 Airport Rd.
Louisville, KY 40201
Dear Purchasing Agent:
On January 20 we shipped you an order for
four Phillips Rotary Unions at a cost of $ 355.00
each and still have not received payment, despite
our attempts with previous reminder letters and
phone messages. We cannot understand why you
have not made the payment as yet.
As you know, Phillips has always responded
quickly to your needs in the past, and we do
manufacture the only industrial quality rotary
unions on the market. We would like to continue
selling you our products and add your name to the
list of our satisfied customers. However, we believe
that unless you settle this past-due account now,
we will be unable to honor your purchase orders
in the future, perhaps at a time when you might
need our products the most.
Won't you please send your payment today?
We look forward to doing further business with
you.
Sincerely,
Cynthia Morgan
Credit Supervisor
20

This letter effectively demonstrates the use of a rational
appeal by attempting to get the audience to see that it is in
their best interest to pay the past-due account. There is no
appeal to fair play, nor is there an attempt to evoke an
emotional response. The tone and language of this letter are
reasonable, lacking harsh words and strong ultimatums. Its
effect, at the very least, would be to get the reader to think
differently about the situation and then, presumably, to make
prompt payment.
Ethical Appeals
An ethical appeal goes beyond reason and attempts to tap
the reader's moral sense, arousing him or her to take
responsibility for the debt.
In credit and collection cases a strong appeal is often
made to fair play.
The language in such letters is correspondingly stronger.

EKKEPT PAPER COMPANY
7 Broadfield Road-Winchester, Virginia 22601
June 12,1992
Ms. Janet Saunders
Saunders' Office Supply
15 Bagley St.
Dayton, OH 45401
Ms.Saunders:
We are indeed disappointed that we have still
not received payment from you concerning our
Invoice #44312 for $ 533.50. And, frankly, we are
puzzled why you have decided to conduct your
credit business in a way that runs contrary to
standard business practices.
We would like to believe that a Saunders'
purchase order is an earnest document, one that is
made in good faith, like many of the others we
receive dafly. In fact, we believe that shipment
before payment is the only way that we can satisfy
your immediate sales needs. But we must insist
that you uphold your end of our business
relationship.
Please send us your check today.
Gene Zilky
Credit Manager

Emotional Appeals
Often in credit and collection correspondence, rational and
ethical appeals are not enough to make the reader act or think
a certain way. The reasoning of the reader may be strong
enough to refute the logic of the rational appeal; moreover,
the reader's sense of right and wrong may not be affected.
When this situation occurs, the writer may have to appeal to
the reader's emotions.
Emotional appeals, such as those to fear and anger, are
often powerful tools for an organizational writer.
In the case of credit and collection matters the most often
used emotional appeal is to the reader's fear. An appeal to
emotion can also backfire, however. The reader may sense the
emotional ploy or may be hardened to it by experience. In
such a case the writer will appear to have taken a too shallow
and subjective approach to the problem. Thus, the effective
writer will carefully weigh the merits of using an emotional
appeal in a letter before it goes out.
GREEN'S FOOD SERVICE
933 third Avenue
Glendale, Illinois 62937
November 16, 1992
Mr. Anthony Yarnix
Yarnix Tool and Die
455 Depot Rd.
Glendale, IL 62937
YOUR ACCOUNT WILL BE REFFERED FOR
COLLECTION
unless you send your overdue payment of $
753.51 today.
When your account is placed for collection, you
will be dealing with the collection agency of Tyler
and Tyler directly, a company known for its success
at dealing with delinquent accounts. This agency will
also turn in a report to the credit bureau that
includes your recent credit problems with us. The
report will obviously affect your credit reputation in
the area.
But it's not too late yet. Send your payment
today.
G.S.Baber, Credit Dept.
23

«No» Letters
Saying «no», which is almost always difficult in person,
is easier in a letter. But when an organization rejects a
request made by a customer, the organizational writer has
to remember that future business and the organizational
image are at stake. The wording and approach have to be
careful.
The best way to prepare a reader for bad news is to
demostrate that what the reader has requested or proposed
has received due consideration. This consideration can be
indicated by referring specifically to the situation at hand and
by assuring the reader you know who he or she is. The more
specific and personal the reference, the more palatable the
refusal.
The opening of a «no» letter should contain a buffer
statement to get the reader into the right frame of mind.
After the buffered beginning, the next step is to present
the refusal along with an explanation. What the writer wants
the reader to do is come to a conclusion similar to the one
expressed in the letter — that is, the negative outcome is the
only outcome possible given the circumstances facing the
writer.
Example: As you know, we receive a large number ol
grant proposals and, unfortunately, can only
approve a limited number. Our decision does
not reflect any lack of interest in your projecl
but rather our inability to stretch our resources
to cover all worthwhile requests.
After having conveyed the bad news in the body of a «no»
letter, the writer has the opportunity to sweeten the reaction
of the reader with a closing encouragement or alternative.
Three strategies can be used here:
1. When the reader hps a customer relationship to the
writer, a mild sales pitch at the end of the letter might be
appropriate. In most cases such a conclusion may not resull
in future business right away, but it does suggest a willingness
on the part of the refuser to continue doing business with the
reader. A good example would be: «Though we are unable tc
honor your claim at this time, we suggest that you try one oi
our other product lines that have similar capabilities and
maintenance agreements available».
2. When the reader does not have a regular relationship
with the writer (business or otherwise), a mild staten^nt oi

regret or a sincere goodwill wish might be appropriate. For
example: «We regret that we were unable to fund your
program, but we wish you well in seeking funds from other
sources».
3. When an alternative to the negative situation is
possible, the writer might suggest this in the conclusion of the
letter as in the following example: «Though we no longer
handle the RX line, we understand that it is still available
from ». The writer should keep in mind, however, that
steering readers in another direction after giving them a
rejection could cost the writer the readers' loyalty.

An Effective «No» Letter
WHEELER COACH AND TRAILER
18 Cameron Industrial Park Elkhart, Indiana 46514
April 26, 1992
Mr. John Keeps
Amdek Tool and Die
2100 National Hwy.
Elkhart, IN 465514
Dear Mr. Keeps:
Your recent application to work with us on a
contractual basis regarding the carbide-valve project
has been given serious and careful consideration, and
we appreciate your interest in Wheeler's.
In the past, we have worked very successfully
with outside vendors and in fact have used this type
of arrangement in meeting heavy production loads.
We have usually found that, because of changing
demands, we work best with vendors who are either
familiar with our operations or who have the capacity
for immediate growth. Many of our vendors have been
active in the marketplace for three or more years and
consequently have had a chance to get a good
financial grounding. So, Mr. Keeps, while we are
unable to work with you at the present time, we
would welcome the chance to again consider your
services in the future. Perhaps in six months' time
we may again be able to review your quotations and
begin a long and productive business relationship.
Once again, thank you for your interest in
Wheeler's.
Sincerely, N.P.Brown
("Organizational Writing", by LBielawski, 1987)
26

Деловая переписка (письменные штампы)
ДЛЯ НАЧАЛА ПИСЬМА:
Уважаемые Господа,
Мы получили Ваше письмо от...
Благодарим за письмо от...
Ваше письмо с предложением
(с указанием, с просьбой о...)
рассмотрено
В ответ на Ваше письмо от...
В подтверждение нашего (их)
телефонного разговора
(переговоров, состоявшихся
в...) сообщаем, что...
Ссылаясь на наше письмо от...
сообщаем, что...
Вновь ссылаясь на...
Рады сообщить Вам, что...
К сожалению, вынуждены
напомнить Вам, что...
Из Вашего письма мы узнали,
что...
В связи с нашим письмом от...
и в подтверждение телеграммы
от...
Просим извинения за некоторую
задержку с ответом на Ваше
письмо
Пожалуйста, примите наши
извинения за...
Мы с сожалением узнали из
Вашего письма от..., что...
Dear Sirs,
We have received your letter of...
We thank you for your letter
of...
Your letter enclosing (stating
that..., asking us to do..., reguesting
us to do..., has been considered
(given proper attention)
In reply (In response) to your
letter of...
In confirmation of our (their)
telephone conversation (talks,
held in...) we wish to inform
you that...)
With reference to (Referring
to) our letter of... we wish
to inform you that...
With further reference to...
We are pleased (We are glad)
to inform you that...
We have pleasure in informing
you that...
We are sorry (We regret) to
have to remind you that...
We learn from your letter
that...
In connection with our letter
of... and in confirmation of
your cable of...
We offer apologies for the
delay in answering your letter
We apologize for...
Please accept our apologies
for...
We regret (We are sorry) to
learn from your letter of...
that...

К сожалению, мы не можем
удовлетворить вашу просьбу
о...
Мы с удивлением узнали из
Вашего телекса...
В дополнение к нашему письму
от...
Мы вынуждены напомнить Вам,
что...
Имеем удовольствие предложить
Вам...
Вам, несомненно, известно,
что...
Очевидно, Вам известно, что
Прилагаем копию письма
фирмы... по поводу
(в связи с.)
Просим принять во внимание
(учесть), что...
Мы выражаем уверенность в том,
что...
Мы совершенно уверены...
Одновременно хотели бы
напомнить Вам, что...
Считаем необходимым (важным,
целесообразным) отметить...
Помимо вышеуказанного...
В дополнениек
вышеуказанному...
Мы были бы рады иметь
возможность..
Само собой разумеется...
Обращаем Ваше внимание на тот
факт, что...
We are sorry we are unable to
meet your request...
We are surprised to learn from
your telex-
Further to our letter of...
We have to remind you that...
We have pleasure in offering
you...
You are no doubt aware that..
You may know that...
We enclose (are enclosing) a
copy of a letter from...
about... (in connection
with...)
Please note that...
We express confidence that...
We are sure (confident)
that...
At the same time we would
like to remind you that...
We find (consider) it necessary
(important, reasonable) to
note-
Apart from the above said...
Further to the above-
In addition to the above...
We would welcome the
opportunity...
It is self understood...
It goes without saying...
We wish to draw your attention
to the fact that...
We would like you to note
that...
СЛЕДУЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ ПИСЬМА:
28

Ввиду вышеизложенного...
В связи с этим...
В связи с Вашей просьбой...
В связи с вышеизложенным...
В противном случае, мы будем
вынуждены...
Что касается Вашей просьбы
(Вашего заказа, Вашей
претензии)...
Дело в том, что...
В сложившихся
обстоятельствах...
По нашему мнению...
В соответствии с Вашей
просьбой...
В случае задержки в поставках
(в уплате, в посылке
специалистов)...
Мы испытываем затруднения с...
Необходимо признать, что...
До сих пор мы не получили
ответа...
Мы не согласны с Вашей точкой
зрения по следующим
причинам...
В случае Вашего отказа...
В случае неуплаты...
Во избежание задержки в...
В соответствии с прилагаемым
контрактом...
В Вашем письме Вы заявляете,
что...
In view of the above said...
In this connection...
In connection with your
request...
In connection with the above
said...
Otherwise we shall have...
As to (as regards, with regard
to) your request (your order,
your claim)...
The matter is...
The point is...
In the circumstances...
In our opinion...
We believe...
We think...
We feel...
As requested by you...
In case of delay in delivery
(in payment, in sending
specialists)...
We have (are having) difficulty
in...
We have to admit that.. .
So far (Up till now) we have
received no reply...
We cannot accept your point of
view for the following
reasons...
In case of your refusal...
Should you refuse...
In case of your failure to
make payment (s)...
Should you fail to make
payment(s)...
To avoid delay in...
In accordance with (Under) the
contract enclosed...
You state (write, are writing)
in your letter that...

Далее Вы пишете...
Более того...
Тем не менее...
В первую очередь...
Фактически...
Кроме ТОГО-
ВЫРАЖЕНИЯ, ИСПОЛ
Мы будем признательны за
быстрый ответ.
Просим обращаться к нам, если
Вам потребуется помощь
(содействие).
Надеемся получить Ваш ответ в
ближайшем будущем.
Просим сообщить нам, как можно
скорее (в ближайшем будущем).
По получении письма просим
телеграфировать (сообщить
телефаксом) подтверждение
(согласие).
Мы хотели бы заверить Вас...
Надеемся поддерживать
сотрудничество с Вами.
Будем признательны за быстрое
выполнение нашего заказа.
Мы не замедлим связаться с
нашими организациями
(проектными организациями,
заводами-производителями).
Заверяем Вас, что мы
незамедлительно свяжемся с
соответствующими
организациями.
Заверяем Вас, что мы
Further you write...
Moreover...
Nevertheless-
First of all On the first
place)...
In fact (In actual fact
/Actually/ Virtually)...
Besides...
[ЫЕ В КОНЦЕ ПИСЬМА.'
Your early reply will be
appreciated.
If we can be of any assistance
please do not hesitate to
contact us,
We are looking forward to
hearing from you.
We expect your early reply.
We expect to hear from you in
the near future.
Please Inform us (let us know)
in the shortest possible time
(at your earliest convenience).
Upon receipt of the letter
will you please cable (telex)
your confirmation (consent).
We would like to assure you...
We wish (would like) to maintain
cooperation with you.
Your prompt execution of our
order will be (would be)
appreciated.
We shall not fail to contact
(to get in touch with) our
organizations (design
organizations, manufacturers).
We assure you that we shall
get in touch with
organizations concerned without delay.
We assure you that we shall
30

предпримем срочные меры
для исправления
создавшегося положения.
Ждем приезда ваших
представителей для дальнейших
переговоров.
Ожидаем Вашего согласия
(одобрения, подтверждения).
С уважением.
take prompt action (urgent
measures) to remedy (correct,
rectify) the situation.
We are expecting your
representatives (officials,
engineers) to arrive for the
talks.
We are looking forward to
receiving your consent
(approval, confirmation).
Yours faithfully.
Faithfully yours.
Yours truly.
Truly yours.
Yours sincerely.
Sincerely yours.
(Русско-английский разговорник по
внешнеэкономическим связям, М.).

Содержание
Предисловие 3
Конверт 4
Схема английского делового письма 7
Заголовок 9
Дата 9
Внутренний адрес 10
Приветственные формулы 12
Подпись 13
Особенности структуры американского
делового письма 15
Приложение 17

Редактор ТЖЛосева
Технический редактор КИ.Заботина
Корректор ССЛидекель
Компьютерный набор МП «ИВИКС»
Сдано в набор 16.11.92. Подписано в печать 11.02.93. Формат 84x108/32.
Бумага типографская. Гарнитура «Тайме». Печать офсетная.
Усл. печ. л. 1.68. Уч.-изд. 1.90. Заказ № 0213082.
Производственное редакционно-издательское малое предприятие
«Два Слона»
270001, Одесса, Пушкинская, 32
Творческо-проиэводственное предприятие-издательство «Вариант»
270044, Одесса, Французский бульвар, 33
Комбинат печати издательства «ПрёсаУкра!ни»
252047, Киев-47, пр. Победы, 50