/
Tags: программирование на эвм компьютерные программы компьютерные технологии
ISBN: 978-5-04-228162-4
Text
ВАСИЛИЙ ЛЕОНОВ
ПРОСТО ОБ
EXCEL
РУКОВОДСТВО
ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ
КРУПНЫЙ
ШРИФТ
ВАСИЛИЙ ЛЕОНОВ
ПРОСТО ОБ
EXCEL
РУКОВОДСТВО
ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ
МОСКВА
УДК 004.42
ББК 32.973.26-018.2
Л 47
Леонов. Василий.
Л47 Просто об Excel: руководство для начинающих /
Василий Леонов. — Москва : Эксмо, 2026. — 352 с. —
(Компьютер — это просто).
ISBN 978-5-04-228162-4
Это книга для тех, кто хочет легко освоить Excel
с нуля. Вы научитесь вводить данные, делать простые рас-
четы и строить таблицы. Книга покажет, как пользоваться
формулами, создавать диаграммы и решать повседневные
задачи для дома и работы.
— пошаговые инструкции без сложных терминов;
— множество примеров;
— наглядные карт инки:
— отдельная глава с полезными хитростями в Excel.
Простой язык и крупный шрифт сделают обучение
комфортным даже для тех, кто открывает для себя Excel
впервые.
УДК 004.42
ББК 32.973.26-018.2
ISBN 978-5-04-228162-4
© Леонов В., текст. 2026
© Манжавидзе Д. Ю., иллюстрация на обложке. 2026
© Оформление. ООО «- Издательство «-Эксмо», 2026
ВВЕДЕНИЕ.........................9
ГЛАВА 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
О MS EXCEL................................и
НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ И ЕЕ ОСНОВНЫЕ
ВОЗМОЖНОСТИ............................12
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ....................15
ГЛАВА 2. ИНТЕРФЕЙС
И ИНСТРУМЕНТЫ EXCEL 21
МЕНЮ ФАЙЛ................................21
Создание файлов и документов..........23
Открытие файлов и документов..........24
Сохранение файлов и документов........25
Печать документов.....................34
Общий доступ к документам.............37
Экспорт документа.....................39
Параметры настройки программы............44
ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО ДОСТУПА....................46
Общее описание...........................46
Настройка панели.........................47
ЛЕНТА EXCEL................................49
Вкладка Главная..........................53
Вкладка Вставка..........................59
Вкладка Разметка страницы................66
Вкладка Формулы..........................71
Вкладка Данные...........................77
Вкладка Рецензирование...................78
Вкладка Вид..............................82
КОНТЕКСТНЫЕ ВКЛАДКИ ЛЕНТЫ EXCEL ...........86
СТРОКА ФОРМУЛ..............................92
РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ............................95
ЧТО ТАКОЕ ЯЧЕЙКИ И ДИАПАЗОНЫ.............95
РАБОЧАЯ КНИГА И РАБОЧИЙ ЛИСТ..............101
СТРОКИ И СТОЛБЦЫ РАБОЧЕГО ЛИСТА...........106
Строка состояния........................109
Контекстное меню........................113
ГЛАВА 3. НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ..............116
НАСТРОЙКА ОБЩИХ ПАРАМЕТРОВ................117
НАСТРОЙКА РАБОТЫ С ФОРМУЛАМИ..............122
НАСТРОЙКА ПРАВОПИСАНИЯ....................126
НАСТРОЙКА СОХРАНЕНИЯ ДАННЫХ...............131
НАСТРОЙКА ЯЗЫКОВЫХ ПАРАМЕТРОВ.............134
НАСТРОЙКА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПАРАМЕТРОВ. . . . 136
НАСТРОЙКА ЛЕНТЫ EXCEL...................146
НАСТРОЙКА ПАНЕЛИ БЫСТРОГО ДОСТУПА........151
ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТЬЮ..........154
ГЛАВА 4. ВИДЫ И ПРИМЕНЕНИЕ
ФУНКЦИЙ EXCEL...........................162
ЧТО ТАКОЕ ФУНКЦИИ И ЗАЧЕМ ОНИ НУЖНЫ?.....163
ГДЕ НАХОДЯТСЯ ФУНКЦИИ EXCEL?............165
МАТЕМАТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ..................168
СУММ.................................169
ПРОИЗВЕЛ.............................169
ЧАСТНОЕ..............................170
ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ.....171
ABS..................................174
ОСТАТ................................174
ЦЕЛОЕ................................175
СТЕПЕНЬ..............................176
КОРЕНЬ...............................177
СЛЧИС................................178
СЛУЧМЕЖДУ............................179
ЛОГИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ......................180
ЕСЛИ.................................181
И ...................................182
ИЛИ..................................183
НЕ ..................................184
ЕСЛИОШИБКА...........................185
ИСТИНА и ЛОЖЬ........................187
ИСКЛИЛИ..............................188
ФУНКЦИИ ДАТЫ И ВРЕМЕНИ..................191
СЕГОДНЯ.................................192
ТДАТА...................................193
ДАТА....................................194
ВРЕМЯ...................................195
ЧАС.....................................197
МИНУТЫ..................................198
СЕКУНДЫ.................................200
ГОД.....................................202
МЕСЯЦ...................................203
ДЕНЬ....................................204
ДЕНЬНЕД.................................206
ДНИ.....................................208
КОНМЕСЯЦА...............................210
РАБДЕНЬ.................................211
СТАТИСТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ....................212
СРЗНАЧ..................................213
СРЗНАЧА.................................216
СРЗНАЧЕСЛИ..............................218
МАКСиМИН................................219
МАКСА и МИНА............................221
НАИБОЛЬШИЙ и НАИМЕНЬШИЙ.................222
СЧЕТ, СЧЕТЗ и СЧЕТЕСЛИ..................224
ТЕКСТОВЫЕ ФУНКЦИИ.........................229
ПРОПИСН.................................230
ПРОПНАЧ.................................231
СТРОЧН..................................232
ПОВТОР..................................233
ЗНАЧЕН..................................235
СЖПРОЬЕЛЫ...............................236
ГЛАВА 5. РАБОТА С ФОРМУЛАМИ................238
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ФОРМУЛАХ..................239
ОТЛИЧИЕ ФОРМУЛ ОТ ЗНАЧЕНИЙ,
ТЕКСТОВЫХ ДАННЫХ И ФУНКЦИЙ.............241
СТРУКТУРА ФОРМУЛЫ.........................243
ССЫЛКИ НА ЯЧЕЙКИ И ДИАПАЗОНЫ..............249
Относительные ссылки и их особенности..249
Абсолютные ссылки и их применение......251
Смешанные ссылки.......................254
Ссылки на диапазоны ячеек..............255
Ссылки на другие листы и книги.........257
ВИДЫ ОШИБОК В ФОРМУЛАХ....................260
Понятие ошибки вычислений..............261
Основные виды ошибок...................262
Распространенные причины появления ошибок
в формулах...........................266
Способы устранения ошибок в формулах...268
ИМЕНОВАННЫЕ ДИАПАЗОНЫ В ФОРМУЛАХ..........274
Понятие имени диапазона................274
Создание и редактирование имен.........277
Использование имен в формулах..........282
МАССИВЫ И ФОРМУЛЫ МАССИВА.................285
Особенности формул массива.............286
Ввод и редактирование формул большого объема . . . .290
ГЛАВА 6. РАБОТА С ДИАГРАММАМИ..............294
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНЫ ДИАГРАММЫ .................295
ИЗ КАКИХ ДАННЫХ МОЖНО ПОСТРОИТЬ
ДИАГРАММЫ..............................300
ВИДЫ ДИАГРАММ И ГДЕ ИХ ПРИМЕНЯТЬ.........304
Гистограммы и линейчатые диаграммы.....305
Линейные диаграммы.....................308
Круговые и кольцевые диаграммы.........312
Диаграммы
с областями..........................318
Точечные (XY) диаграммы................322
Поверхностные диаграммы................326
Каскадные диаграммы....................330
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР:
построение диаграмм на основе данных
о продажах.............................332
Построение линейной диаграммы (график).336
Построение круговой диаграммы..........337
ЗАКЛЮЧЕНИЕ...............................340
ГОРЯЧИЕ КЛАВИШИ..........................341
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ.....................346
Программа Excel — универсальный табличный
редактор, используемый в разных сферах: от повсе-
дневных задач, образования и бухгалтерского учета
до научных исследований и управления проектами.
Несмотря на повсеместное распространение, мно-
гие воспринимают его как простой инструмент для
создания таблиц.
Часто его начинают изучать «по необходимо-
сти» — напрИхмер, когда нужно быстро составить
график, сформировать бюджет или сделать финан-
совые расчеты. Между тем программа предлагает
куда больше возможностей, чем может показаться
на первый взгляд.
Цель этой книги — помочь последовательно
и быстро освоить основные возможности Excel.
Материал изложен так, чтобы обучение было понят-
ным и доступным для всех пользователей независимо
от уровня подготовки.
Мы начнем с основ: разберем структуру листа Excel
(ячейки, диапазоны, строки, столбцы, контекстное
меню и пр.), элементы интерфейса, порядок настройки
программы, основные способы ввода данных и базо-
вые приемы работы.
Затем перейдем к изучению базовых формул
и функций, которые позволят автоматизировать вы-
числения и значительно ускорить обработку информа-
ции. На реальных примерах вы увидите, как несколько
простых выражений могут заменить длинные расчеты
и освободят вас от выполнения рутинных задач.
В заключительной главе рассказывается о работе
с диаграммами, приводится практический пример их
испол ьзования.
ПРИМЕЧАНИЕ
Описание интерфейсов и инструментов, приемов
и методов работы, а также разбор практических
ситуаций построены на примере Microsoft Excel 2016,
поэтому данная книга актуальна для этой и всех
последующих версий программы.
Книга задумана так, чтобы ее можно было использо-
вать и как пошаговый самоучитель, и как справочник,
в котором можно но мере необходимости выборочно
открывать интересующие разделы.
ГЛАВА 1
Основной пользовательский интерфейс таблично-
го редактора Microsoft Excel представлен на рис. 1.1.
ы = Книта! - Excel (Сбой амимщ*" продукте)
Файл Вставка Ратметка стран. [ Формулы | Данное Ре»«сшкро*аг»и> | Вид [ V Помощи Вход Общий доступ
М Calibri - 11 ж it? Условное форматирование * р
*—J Eq - Ж К Ч • А* а’ _ Форматировать как таблицу •
Вставить _ Вырааннаанн* Число _ Ячейки Редактирование
, ч’ __________ * С» ’ Д » • - uj* Стили ячеек *
Буфер обмена Ъ Шрифт П, Стили
Рис. 1.1. Пользовательский интерфейс Excel
В этой главе приводится краткое описание ос-
новных возможностей программы и ключевых
инструментов, с которыми предстоит работать чи-
тателю, Кроме того, здесь даются базовые определе-
ния, термины и понятия, используемые при работе
с табличным редактором.
Эти сведения помогут лучше понимать материал
последующих разделов и уверенно ориентироваться
в функционале Excel на всех этапах изучения.
НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ
И ЕЕ ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Использование табличного редактора Microsoft
Excel предоставляет широкие возможности для со-
здания, обработки и анализа расчетных данных.
Программа позволяет формировать документы таб-
личного вида, выполнять вычисления на основе
исходной информации и решать множество при-
кладных задач. Основные возможности Excel:
Ввод, редактирование и оформление таблич-
ных документов. Вы можете создавать таблицы
любой сложности, корректировать данные,
изменять структуру документа и применять
средства форматирования для повышения на-
глядности.
Выполнение расчетных операций. Программа
оснащена набором инструментов, позволяющих
выполнять вычисления разного уровня слож-
ности. Для этого используются встроенные
механизмы обработки данных.
Сохранение документов в разных форматах.
Готовые таблицы можно сохранить в стан-
дартном Excel-формате (включая книги Excel
версий 1997-2003), а также преобразовывать
в шаблоны, PDF-файлы и другие типы доку-
ментов.
Работа с формулами, функциями и макроса-
ми. Эти средства обеспечивают автоматизацию
вычислений и значительно расширяют воз-
можности обработки табличных данных. Они
применяются как для выполнения стандартных
операций, так и для решения специализиро-
ванных задач.
Анализ и управление данными. Excel вклю-
чает инструменты для автоматического под-
счета итогов, формирования промежуточных
результатов, консолидации данных из разных
источников, а также для создания сводных таб-
лиц и отчетов.
Использование дополнительных объектов
для улучшения визуала. В документы можно
вставлять рисунки, диаграммы, комментарии
и другие элементы, что делает таблицу более
информативной и удобной для восприятия.
Форматирование и проверка данных. Про-
грамма поддерживает ручное и автоматиче-
Назначение программы и ее основные возможности (13
ское форматирование, проверку орфографии,
а также механизм автозамены, позволяющий
оперативно исправлять часто встречающиеся
ошибки.
Настройка пользовательского интерфейса.
Пользователь может изменять внешний вид
рабочего окна, настраивать режимы работы,
а также иными способами оптимизировать
программу под собственные потребности.
Взаимодействие с другими приложениями
пакета Microsoft Office. Excel интегрируется
с Word, PowerPoint, Access и другими програм-
мами, что позволяет использовать данные в со-
ставе комплексных документов и презентаций.
Выполнение стандартных операций MS Office.
Программа поддерживает печать документов,
поиск и замену данных, выявление ошибок
и выполнение других вспомогательных про-
цедур.
Управление доступом к информации. Excel
предоставляет механизмы защиты документа
и его отдельных элементов от несанкциониро-
ванного или неквалифицированного доступа.
С помощью программы можно решать и другие
задачи в зависимости от потребностей пользователя.
Табличный редактор Excel универсален, и перечень
его возможностей подбирается с учетом конкретной
ситуации.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
В данном разделе приводятся основные термины
и определения, которые используются в Excel и будут
рассматриваться в дальнейшем.
Автофигура — готовая к использованию фи-
гура заданной формы, которую можно добав-
лять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel
имеется встроенный набор автофигур.
Диаграмма — визуальный способ представ-
ления числовых значений. Программа Excel
поддерживает работу с различными видами
диаграмм: гистограммы, круговые, пузырько-
вые, графики и др.
Имя — идентификатор, который предоставляет
возможность ссылаться на какой-либо какой-
либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).
Константа — постоянное (невычисляемое)
значение. Константой может быть, например,
фиксированное число или какой-либо текст.
Контекстное меню (рис. 1.2) — список команд,
которые предназначены для работы с конкретным
объектом. Для вызова контекстного меню нужно
щелкнуть правой кнопкой мыши (далее ПКМ)
либо нажать комбинацию клавиш Shift+FlO.
Легенда диаграммы — это вспомогательный
элемент визуализации, который расшифро-
вывает значение графических компонентов,
используемых в пред-
ставлении данных.
Она находится в обла-
сти диаграммы рядом
с графикой (слева, сни-
зу, справа или сверху —
в зависимости от на-
строек) и объясняет,
что означает тот или
иной цвет, линия, а так-
же — где в диаграмме
находятся те или иные
данные из таблицы.
Настройка — изме-
нение ныне действую-
X BbjpcMTo
L'q Копировать
Р) Параметры вставки:
Специальная встаека...
Интеллектуальный поиск
Вставить...
'.Удалить.
Очистить содержимое
Я Экспресс-аналиг,
Фильтр >
Сортировка >
Вставить примечание
[37] Формат ячеек...
Выбрать из раскрывающегося списка. .
Присвоить имя...
гэ Гиперссылка ..
Рис. 1.2. Контекстное меню
Excel (разновидность)
щих параметров работы Excel стандартными
средствами, доступ к которым осуществляется
из рабочего интерфейса MS Excel. Параметры
работы программы можно разделить на два
основных вида: Общие параметры — их ре-
дактирование приведет к соответствующим
изменениям во всех рабочих книгах, в том числе
и во вновь создаваемых, и Локальные параме-
тры — их редактирование вызовет соответ-
ствующие изменения только в текущей книге.
Область задач — элемент программы, предна-
значенный для быстрого выбора одной из не-
скольких связанных задач.
Оператор — знак или символ, который опре-
деляет тип вычисления в формуле над операн-
дами. В Excel используются следующие виды
операторов: арифметические, текстовые, опе-
раторы сравнения и операторы ссылок.
Печать — вывод содержимого рабочей книги
(полностью либо частично) на бумажный но-
ситель с помощью принтера. На печать можно
выводить следующие объекты: рабочая книга,
несколько рабочих книг, рабочий лист, несколь-
ко рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем
листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих
листах, графические объекты, диаграммы. При
этом можно вывести на печать несколько копий
объекта за один сеанс.
Пользовательский интерфейс — средство взаи-
модействия пользователя с программой. В состав
пользовательского интерфейса входят: лента
Excel со всеми инструментами, диалоговые окна,
контекстное меню, рабочая область и др.
Примечание — вспомогательная информация
произвольного характера, относящаяся к опре-
деленной ячейке и хранящаяся независимо
от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить
примечание к какой-либо ячейке, нужно вы-
делить ее курсором и выполнить команду кон-
текстного меню Вставить примечание, после
чего ввести с клавиатуры требуемый текст.
Рабочая книга — файл, который создает-
ся, редактируется и сохраняется средствами
Excel. В большинстве случаев рабочая книга
имеет расширение *.xlsx. Основная структур-
ная единица рабочей книги — рабочий лист
(см. ниже).
Рабочий лист — основной элемент рабочей
книги, предназначенный для ввода, редак-
тирования и хранения данных, а также для
выполнения вычислений. Основная струк-
турная единица рабочего листа — ячейка
(см. ниже).
Ссылка — адрес ячейки или диапазона ячеек,
в которых содержатся определенные значе-
ния.
Строка формул — элемент пользовательского
интерфейса, предназначенный для ввода фор-
мул и редактирования содержимого ячеек.
Форматирование — изменение отображения
ячейки (ее «внешнего вида») либо изменение
представления данных, содержащихся в ячейке.
После применения форматирования отображен-
ное значение в ячейке может не совпадать с ее
фактическим значением (наиболее характерный
пример — округление: в ячейке хранится зна-
чение 0,24, но в соответствии с параметрами
форматирования на экране может отображаться
значение 0,2).
ПРИМЕЧАНИЕ
Точное фактическое значение, хранящееся в ячей-
ке, при необходимости можно увидеть в строке
формул, где оно отображается независимо от па-
раметров форматирования.
Формула — специальный инструмент Excel,
предназначенный для расчетов, вычислений
и анализа данных. Формула может включать
в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки
(диапазона) и функцию. Операторы бывают
трех видов. Арифметический оператор пред-
назначен для выполнения арифметических
действий и выдающий в качестве результата
числовое значение. Оператор сравнения исполь-
зуется для сравнения данных и выдает в каче-
стве результата логическое значение ИСТИНА
или ЛОЖЬ. Текстовый оператор применяется
для объединения данных.
Функция — готовая формула Excel для рас-
четов, вычислений и анализа данных. Каждая
функция может включать в себя константу,
оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона)
и формулу (см. выше).
Электронная таблица — интерактивная про-
грамма, состоящая из набора о рок и столбцов,
которые выводятся на экран в отдельном окне.
Ячейка — наименьшая (элементарная) часть
электронной таблицы, предназначенная для
ввода и хранения информации. Каждая ячейка
может содержать текст, число или формулу
(см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками
используются следующие элементы: Адрес —
это месторасположение (координаты) ячейки;
адрес состоит из буквы (номера) столбца и но-
мера строки, на пересечении которых распо-
ложена данная ячейка, и Ссылка — указание
на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолют-
ными (не изменяющимися при перемещении
и копировании ячейки), относительными (эти
ссылки изменяются при перемещении и ко-
пировании ячейки) и смешанными. Внешняя
ссылка — это ссылка на ячейку, расположенную
в другой рабочей книге.
После изучения основных терминов и понятий
можно приступать к знакомству с пользовательским
интерфейсом программы. Об этом рассказывается
во второй главе. Но сначала узнаем, как в Excel ис-
пользуются возможности искусственного интеллекта.
Основные элементы интерфейса MS Excel — меню
Файл, панель быстрого доступа, лента Excel с на-
бором вкладок (их перечень может варьироваться
в зависимости от настроек программы и текущего
режима работы), строка формул, строка состояния,
контекстное меню и рабочая область. Далее подроб-
но познакомимся с каждым из них.
МЕНЮ ФАЙЛ
Меню Файл — это особый режим работы Excel,
называемый Backstage1. В отличие от вкладок ленты
Excel (с ней мы познакомимся в следующем разде-
1 В переводе с английского «закулисье».
ле), оно не содержит инструментов для обработки
данных на рабочем листе. Вместо этого Backstage
предоставляет средства управления файлами, пе-
рехода в режимы настройки программы и печати
документов, а также другие функции и команды,
которые относятся не к содержимому текущей таб-
лицы, а к документу (файлу) в целом.
Для перехода в Backstage необходимо щелкну гь
кнопку Файл, расположенную в левом верхнем углу
окна Excel перед вкладкой Главная (рис. 2.1).
Главная
Вставка
Файл
Вставить
.X, Вырезать
1Г(Э) Копировать *
Формат по образцу
Разметка страницы
Calibri
Ж К
Рис. 2.1. Кнопка вызова меню Файл
После этого интерфейс Excel полностью меняется:
рабочий лист скрывается, а на экране появляется
панель с разделами меню, отображенная в виде вер-
тикального списка.
Чтобы вернуться обратно к таблице, достаточ-
но нажать стрелку Назад © в верхней части окна
(рис. 2.3).
Каждый пункт в меню Файл открывает собствен-
ную страницу с инструментами, предназначенными
для выполнения конкретных задач. Рассмотрим их
подробнее.
Сведения
Сведения
Создать
Открыть
Сом ранит»
Сохранить как
Печать
Общий доступ
Экспорт
Опубликовать
Закрыть
Учетная
запись
Параметры
>
Защита
книги *
Поиск
проблем ’
Управление
книгой*
Параметры
просмотра в браузере
Защита книги
Контролируйте типы изменений, которые пользователи могут
вносить в эту книгу.
Проверка книги
Перед публикацией этого файла не забудьте, что он содержит:
С войства документа. путь к принтеру, имя автора и абсолютный
путь
Управление книгой
Возврат, извлечение файла и восстановление иссох раненных
изменений.
Нет несовременных изменений.
Параметры просмотра я браузере
Укажите, что именно смогут видеть пользователи при просмотре этой
книги а Интернете
Рис. 2.2. Меню Фойл
Сведения
Сведения
Создать
Открыть
3
к.
Рис. 2.3. Кнопка возврата в основной режим работы
СОЗДАНИЕ ФАЙЛОВ И ДОКУМЕНТОВ
С помощью команды Создать открывается раз-
дел, показанный на рис. 2.4.
Раздел Создать позволяет начать работу с новой
книгой (файлом) Excel «с нуля». Здесь доступны:
Рис. 2.4. Раздел Создать
пустая книга — стандартная таблица Excel без
каких-либо данных;
шаблоны — изначально заложенные в програм-
му заготовки документов (календарей, финан-
совых отчетов, графиков задач, планов и др.).
Этот режим работы используется при создании
новых документов, подготовке типовых отчетов или
использовании профессионально оформленных
шаблонов, которые избавляют от необходимости
ручной разработки структуры таблицы или сводят
трудоемкость данного процесса к минимуму.
ОТКРЫТИЕ ФАЙЛОВ И ДОКУМЕНТОВ
Команда Открыть открывает ранее созданный
документ (рис. 2.5).
Открыть
Последние
|<[^1 Этот компьютер
Добавление места
ДН О&юр
Сегодня
а‘ - Рвсчгг
' г С - Мм p*4o«w -«-г—йцххт* Ьу
«.; Адмимнетрэцм» Ленинского рЫэнл ТЭ
И?" С - Мм ₽*6ввы -<«лм«*т -Лс*м«с«мй р«Ам
На этой неделе
И^| Закина тексты
т с - Mo-pHSon-- р<Ал»М» пт
Совсем давно
Ga-r pmwcti
Ш О • Мм »«в—м • гммрМН ву
йй> БеддорНИИ ТЗ
G-Мфм ^Свгыде-БвгёфМИИ
9Ь.ЪХП 1ЛП
м-шдоедс
м.12лт ita
TKHJ025 ItM
п.плтюо
Рис. 2.5. Режим открытия ранее созданного
и сохраненного документа
Этот режим используется при возврате к ранее со-
зданным документам, открытии файлов других поль-
зователей, загрузке отчетов из корпоративных храни-
лищ и в иных аналогичных ситуациях. Если на этой
странице щелчком мыши выбрать пункт Последние
(он открыт на рис. 2.5), то правее отобразится перечень
документов, которые были созданы последними. Это
позволяет быстро вернуться к любому из них.
При выборе команды Обзор на экране открыва-
ется окно для выбора файла, который необходимо
открыть (рис. 2.6).
В данном окне необходимо щелчком мыши вы-
брать нужный файл и нажать кнопку Открыть или
клавишу Enter.
СОХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ И ДОКУМЕНТОВ
Команда Сохранить вызывается также нажа-
тием комбинации клавиш Ctrl+S и применяется
MJ Открытие документе
X
~ ф Sg« SYSTEM (О) > Момрвботы > credttptNULby
0 Поиск к сгеОДмлЫЪу р
Упорядочить * Ноам папка
3 Фильмы #
3 Покрышка и ш
•г Книга Exctf
S Заборы ылип
81 2 с мадонне (Ьс
Имя
3 Адене
ви Сдано
ZB ТЗ новые
Ж JPacHtr
|Й .Расист!
Дата изменения Тип
- ’ и О
Раамар
16ДЖ2О22 1*54 Папка с файлами
19.11.2025 1 £28 Папка с файлами
02.12-2025 1S22 Пата с файлами
02.12202515^2 Лист МкгосоП Ех „ 37 КБ
25^12025 19:56 Лист МкгояЛ Ьг_ 36 КЬ
v цр Этот изыпыоте
> "- SV5HM (О)
ы .
Имя файла. | ^Расчет v j Все файлы Excel
Сервис » Открыть J'» Опасна
Рис. 2.6. Выбор файла для открытия
для сохранения изменений в текущем документе
после предварительного сохранения в файле. Это
выглядит примерно так: вы открыли сохраненный
ранее документ Excel и работаете с ним, внося в него
те или иные изменения и периодически выполняя
команду Сохранить. Это позволит избежать потерь
важной информации в результате возникновения
непредвиденных обстоятельств (внезапное отключе-
ние электроэнергии, аппаратный или программный
сбой и др.).
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Если в документ были внесены изменения, кото-
рые не сохранялись с помощью команды Сохранить,
то при его закрытии Excel выдаст дополнительный
запрос на сохранение данных.
Если же вы работаете с только что созданным
и еще не сохраненным в отдельном файле докумен-
том, то после первого выполнения команды Сохра-
нить открывается окно, изображенное на рис. 2.7.
Q] Ссжрсмгкмс доеумсит*
4- Ф S > Диумвнты
Упорядочить ▼ Нсхал пммел
R] Гшмр» Иш ZUn измем«м*
« Vb*rOo*mlo*d, OK12JQ2S 1М»
_ __ . 1 Кж1|>м«~1-» шЛжшОЯке 1&M2Q22 1М0
3 ЗШЯШ 1&1«
Ф Загрузки *
□ Дркумнпм +
6 Изображен #
о Мумии
Q Видео *
Иамфийм Кимгв1 »'
Тип файл* Книга Excel
Датор». Vxr Tew Добооктс мяюмсосс с™ Н»чх>н- Добееьгс маэднме
Q Согранигь эстао
Л Скропълагжм Ccpww: - Спротт» Отмом
Рис. 2.7. Сохранение документа
В этом окне нужно указать путь для сохранения
документа, в поле «Имя файла» — ввести произ-
вольное имя, под которым будет сохранен документ,
а в поле Тип файла выбрать из раскрывающегося
списка тип файла документа (рис. 2.8). Завершается
процесс нажатием кнопки Сохранить.
Команда Файл —Сохранить как служит для более
гибкого управления Excel-файлами. Ее главное отличие
в том, что пользователь может сохранить редактируе-
мый объект под другим именем или в другом формате;
при этом исходный вариант останется нетронутым.
ПРИМЕР
У нос есть файл под названием «Отчет.xlsx».
Мы вносим в него изменения: добавляем строки
в таблицу, меняем формулы и пр. Если выполнить
команду Файл Сохранить, изменения будут за-
писаны вместо старых данных, и восстановить
первоначальный вариант будет невозможно. Но при
использовании команды Сохранить как откроется
уже знакомое окно сохранения (см. рис. 2.7), где мы
можем указать новое имя — например «Отчет 1.
xlsx».
В итоге исходный файл «Omnem.xlsx» останется
без изменений, а его новый вариант сохранится
отдельно под именем «0тчет1.xlsx».
Такой подход особенно удобен, если требуется
сохранить несколько промежуточных версий одного
документа, чтобы затем сравнивать их или возвра-
щаться к предыдущим этапам работы.
Как отмечалось
выше, при сохране-
нии документа можно
выбрать или изменить
тип (формат) файла.
Требуемый вариант вы-
бирается из раскрыва-
ющегося списка в поле
Тип файла (рис. 2.8).
В табличном редак-
торе Microsoft Excel
документы можно со-
хранять в файлы сле-
дующих форматов:
Имя файла? | Книга 1
Тип файл* I Книга Excel
Книга Excel
Книга Excel с поддержкой макросов
Даоимная книга Excel
Книга Excel 97-2003
л Скрыть лапки
XML-данные
Веб-страница в одном файле
Веб-страница
Шаблон Excel
IШаблон Excel с поддержкой макросов
Шаблон Excel 97-2003
Текстовые файлы (с разделителями табуляции)
Текст Юникод
Таблица XML 2003
Книга Microsoft Excel 5.0/95
CSV (разделители - запятые)
Форматированный текст (разделитель — пробел)
Текст (Macintosh)
Текст (MS-DOS)
CSV (Macintosh)
CSV (MS-DOS)
DIF (Data Interchange Format)
SYLK (Symbolic Link)
Надстройка Excel
Надстройка Excel 97-2003
PDF
Документ XPS
Электронная таблица в строгом формате Open XML
Рис. 2.8. Выбор типа (формата)
файла при сохранении
документа
Книга Excel (*.xlsx) — этот вариант предлага-
ется использовать по умолчанию. Это основной
рабочий формат Excel, использующий открытый
XML-стандарт. Поддерживает листы, формулы,
стили, диаграммы, таблицы, фильтры и все со-
временное функциональное наполнение Excel,
кроме макросов. Используется для обычных
рабочих файлов, отчетов, таблиц и расчетов,
когда макросы не требуются.
Книга Excel с поддержкой макросов (*.xlsm).
Аналог *.xlsx, поддерживающий работу с макро-
сами VBA. Используется при создании автомати-
зированных решений, отчетов с макросами, кноп-
ками, формами и пользовательскими функциями.
Книга Excel в двоичном формате (*.xlsb). Это
формат со сжатием и двоичным представлением
данных. Файл открывается быстрее и занимает
меньше места, чем *.xlsx/ *.xlsm. Реализована
поддержка макросов. Используется при работе
с очень большими книгами (десятки и сотни
тысяч строк), когда важны скорость и произ-
водительность.
Книга Excel 97-2003 (\xls). Старый двоичный
формат, не поддерживающий многие функции
новых версий Excel (темы, диаграммы, таблицы,
новые типы формул). Используется для обмена
файлами со старыми системами и пользовате-
лями программы Excel до версии 2007.
Шаблон Excel (*.xltx). Это формат шаблона без
поддержки макросов, который служит основой
(заготовкой) для новых документов. При от-
крытии файла автоматически создается новая
Excel-книга. Используется при создании регу-
лярно заполняемых типовых форм, бланков,
отчетов, иных стандартных документов.
Шаблон Excel с поддержкой макросов (*.xltm_).
Аналог *.xltx, поддерживающий работу с макро-
сами VBA. Используется при создании автохма-
тизированных шаблонов отчетов и форм с VBA.
Шаблон Excel 97-2003 (*.xlt). Устаревший шаб-
лон для версий Excel до 2007 года. Использует-
ся в старых корпоративных системах или при
необходимости совместимости с устаревшим
программным обеспечением.
• Текстовый файл с разделителями (*.txt). Од-
ноколоночный текстовый файл, данные разде-
ляются табуляцией. Используется для обмена
данными с простыми текстовыми системами,
старым программным обеспечением, а также
для загрузки в программы, которые не поддер-
живают Excel.
CSV (разделители — запятые) (*.csv). Тек-
стовый формат с разделителями-запятыми.
Сохраняет только текст и числа, без формул
и форматирования. Используется при обмене
информацией с базами данных, веб-сервисами,
бухгалтерскими системами, программными
продуктами аналитического характера.
CSV (разделители — точка с запятой) (*.csv).
Аналог предыдущего формата, но использует-
ся точка с запятой — это вариант, принятый
в русскоязычных региональных настройках.
Используется для программ с разделителем
в европейском формате.
Формат данных XML (*.xnil). Файл, содержащий
данные листа. Такой формат сохраняет только
таблицы и значения. Используется для обмена
данными между информационными системами.
Таблица XML 2003 (*.xml). Старый формат
XML, применявшийся в программах семейства
Microsoft Office 2003. Используется для обмена
данных с системами, которые требуют именно
старое XML-представление.
Веб-страница *,htnil). Сохраняет теку-
щий документ как HTML-страницу. Использу-
ется для публикации таблиц в интернете или
импорта данных в веб-приложения.
Веб-страница в одном файле *.mhtml).
Сохраняет текущий документ как HTML-стра-
ницу, упакованную в один файл. Используется,
если веб-страница должна содержать встроен-
ные изображения и структуры.
Обычный текст с разделителями (*.ргп). Это
файл с фиксированной шириной столбцов.
Используется для старых типографских или
инженерных систем.
PDF-формат (*.pdf). Это портативный документ,
удобный для печати. Таблицы, диаграммы, иные
объекты преобразуются в статичное изображе-
ние. Особенность данного формата в том, что
сам по себе он нс редактируется. Обычно его
использую! для финальных версий отчетов, важ-
ной документации, печатных форм документов.
XPS (*.xps). Это аналог PDF от компании
Microsoft. Используется, когда формат PI^>F
по каким-то причинам недоступен или требу-
ется использование Microsoft XPS Viewer.
Лист Open Document (*.ods). Формат, поддер-
живаемый LibreOffice и OpenOffice. Использу-
ется для обмена с пользователями открытых
офисных пакетов.
Текст в формате Unicode (*.txt). Текстовый
файл, сохраняющий кодировку Unicode. Ис-
пользуется при передаче данных, содержащих
символы из разных языков.
DIF — Data Interchange Format (*.dif). Это
формат обмена таблицами между разными про-
граммами. Используется при экспорте данных
в старые аналитические и статистические при-
ложения.
SYLK — Symbolic Link (*.slk). Простой тексто-
вый формат для обмена данными и формулами.
Используется для загрузки данных в приложе-
ния, которые поддерживают только SYLK.
Формат Excel 4.0 (*.xhv). Это устаревший фор-
мат рабочих книг. Используется очень редко —
для поддержки инструментов, разработанных
под Excel 4.0.
Для повышения удобства работы и предотвра-
щения потери информации используйте следующие
полезные советы при сохранении файлов:
Регулярно используйте Ctrl+S или выполняйте
команду Файл —* Сохранить. Это позволит из-
бежать потери данных при случайном закрытии
программы, системном или аппаратном сбое.
Организуйте папки — храните документы
в специально выделенных каталогах (например,
«Бюджеты», «Отчеты», «Статистика»), чтобы
быстро находить нужные файлы.
Следите за форматом — например, для совме-
стимости со старыми версиями Excel выбирайте
тип файла «Книга Excel 97-2003».
Используйте Сохранить как при важных из-
менениях; это позволит не потерять исходный
вариант документа.
Таким образом, команды Сохранить и Сохра-
нить как — основные инструменты для сохранения
результатов работы в Excel. Первая предназначена
для быстрого обновления документа, вторая — для
создания новых версий или изменения формата фай-
ла. Их грамотное использование обеспечивает удоб-
ство работы и безопасность данных пользователя.
ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ
Редактор Excel предоставляет широкие возможно-
сти подготовки документов к печати. Помимо вывода
таблиц на бумажный носитель процесс включает
в себя настройку вида документа, управление мас-
штабом, ориентацией, полями, заголовками, сеткой
и другими параметрами.
Для перехода в режим печати документов выберите
в меню Файл команду Печать, которая вызывается
также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. В резуль-
тате отобразится интерфейс, показанный на рис. 2.9.
В этом режиме осуществляется настройка пара-
метров печати. Рассмотрим подробнее самые вос-
требованные из них.
В верхней части окна находится поле Копия для
указания количества копий выходного документа.
Оно используется при печати нескольких экзем-
пляров отчетов, ведомостей, накладных и других
документов. По умолчанию в поле отображается
значение 1.
В поле Принтер необходимо из раскрывающе-
гося списка выбрать устройство, на котором будет
распечатан документ. Доступны локальные, сетевые
и виртуальные (для PDF и XPS) принтеры. Эта на-
Печать
Принтер
___ HP LuarM 1414 (wua I)
He ПОДСЛЮЧСМ
Смолы
Настройка
Страимцкс С I________С]
Г“ Цдностороммм печете
" '' Печ«Ы1Ъ ТО<МЪ«О И*
*, Рюобр«тъ по «опням
р-”"3 U3 W M3
КммжмМ Орм«»гам*4й •
ГП “
J-J 21смх29.7<м
РАЯ Посладнм» иастрликммь- '
Д=Д Л—сс 1,9 <м Пмво< 1,—
± EL-MC4I» лист к-» СЫИ>’<»Р*-
ЯГ /ывнмМмна рйспеоштчл т™
J иремгчры странмцы
Рис. 2.9. Настройка параметров печати
стройка обычно используется при работе в офисе,
где к компьютеру подключено несколько принтеров
(цветные, черно-белые, лазерные, широкоформатные
и др.) для решения разных задач.
Далее с помощью раскрывающегося списка нуж-
но указать, какие данные необходимо распечатать.
Возможны три варианта:
Напечатать активные листы (выбрано
на рис. 2.9) — печатается только текущий лист
или несколько предварительно выделенных.
Это актуально, когда нужно распечатать не весь
документ, а только отдельные листы.
Печать всей книги — будут распечатаны все
листы текущего Excel-файла. Данный режим
используется, когда необходимо вывести на пе-
чать весь пакет документов, расположенных
на всех листах текущей книги.
Печать выделенного фрагмента — печатает-
ся только предварительно выделенная область.
Это актуально, когда нужно вывести на бумаж-
ный носитель лишь часть таблицы — например
итоговый блок, конкретные строки или столб-
цы, или иной диапазон.
В зависимости от модели принтера можно ис-
пользовать опцию односторонней или двусторонней
печати. Последний вариант удобен для экономии
бумаги, а также при создании брошюр.
СОВЕТ
Если печатается несколько копий многостранично-
го документа, полезно включить режим Разобрать
по копиям. В этом случае вначале будут распечатаны
все страницы первой копии, затем — все страницы
второй копии и т. д. Если данный режим отключен,
принтер вначале распечатает все первые страни-
цы, затем — все вторые ит.д.В последнем случае
разбирать документ по копиям придется вручную.
Также можно указать ориентацию документа —
Книжная или Альбомная. Первый вариант оптима-
лен для компактных таблиц; содержимое размещает-
ся на бумажном носителе по вертикали. Альбомная
ориентация удобна для широких таблиц с большим
количеством столбцов, а также для диаграмм, гра-
фиков и т. п. В этом случае содержимое размещается
на бумажном носителе по горизонтали (по аналогии
со школьным альбомом для рисования).
В нижнем поле можно задать параметры отобра-
жения содержимого документа на печатной странице.
По умолчанию предлагается печатать таблицу в те-
кущем размере. Если это неудобно (например, содер-
жимое документа не помещается на лист), выберите
пункт Вписать лист на одну страницу — и все
содержимое поместится на странице. В зависимости
от особенностей документа можно также выбрать
режимы Вписать все столбцы на одну страницу
и Вписать все строки на одну страницу.
Чтобы распечатать документ в соответствии с за-
данными настройками, нажмите в верхней части
окна кнопку Печать.
ОБЩИЙ ДОСТУП К ДОКУМЕНТАМ
В Microsoft Excel предусмотрены инструменты,
которые позволяют нескольким пользователям ра-
ботать с одним документом, обмениваться данными,
оставлять комментарии и контролировать измене-
ния. Все эти возможности собраны в разделе Общий
доступ меню Файл (рис. 2.10).
Этот раздел играет важную роль в современной
модели работы с документами, где файлы редко
используются только одним человеком, поскольку
становятся частью командных процессов.
Общий доступ
-Расчет
Q - Мам аа&атш - <г»4аралмлу
Общий доступ
Поделиться
Л ,, Отправить по эллстрониоЛ
почте
Совместно с полезоватеаями
• Шаг 1; мм |м*«п« до«у*м*гг • палку ОпоОкпг* (.ш »>*>
1Шг> пргддгтаеклг доступа доврасту Мм «дмм*«а >t«npc,ar ior•, «лк аыгоарлжгх «а
N
Сифаиип
Рис. 2.10. Режим общего доступа
Раздел Общий доступ позволяет сохранять кни-
гу в облачном хранилище, отправлять ее коллегам,
предоставлять права на редактирование или только
на просмотр, отслеживать изменения и контролиро-
вать, кто именно работает с документом в данный
момент. Кроме того, отсюда осуществляется управ-
ление версиями файла, что упрощает возврат к более
раннему состоянию документа.
Перед тем как предоставить доступ другим поль-
зователям, книгу необходимо сохранить в одном
из поддерживаемых облачных хранилищ (OneDrive
или SharePoint). Это обеспечит доступ к файлу из раз-
ных устройств и корректную совместную работу.
Данная возможность используется:
при одновременной работе над документом
несколькими сотрудниками;
для обеспечения доступа к файлу пользовате-
лям, находящимся вне офиса (например, чтобы
завершить начатую работу дома, если в течение
рабочего дня этого сделать не удалось);
для автоматического создания разных версий
и сохранения резервных копий.
После того как документ сохранен в облаке, для
него становится доступной кнопка Поделиться.
Она позволяет отправить приглашение конкретным
пользователям по электронной почте или создать
ссылку на документ (ее можно, например, переслать
в мессенджере).
Табличный редактор Excel отображает список
пользователей, в данный момент работающих с об-
щим документом. Это позволяет избежать конфлик-
тов редактирования и лучше понимать, какие из-
менения могут быть внесены в ближайшее время.
При необходимости владелец документа может
ограничить или полностью закрыть доступ к файлу.
После отключения совместного редактирования
новая информация не будет синхронизироваться
между пользователями. Это делается, например,
при завершении работы над проектом, переходе
к финальной версии отчета или необходимости
ограничения доступа из соображений безопасности.
ЭКСПОРТ ДОКУМЕНТА
Команда Файл Экспорт (рис. 2.11) предна-
значена для преобразования рабочей книги Excel
в другие форматы, отличные от стандартных фор-
матов сохранения. В отличие от команды Сохра-
нить как, которая ориентирована на продолжение
работы в Excel, Экспорт используется для передачи
документа другим пользователям или внешним си-
стемам, а также для подготовки файла к публикации
или печати.
Сот** г к
Открыт^
Сохранит*
Сохранить как
Пем»т»
Общий доступ
Экспорт
рпуЪликоыхъ
Экспорт
Создать документ PDF/XPS
Структур* форматмромни* шрифты и тообрсжсмпя сскр»н»от<д
С содержимое ыЪлагирсмяо дм редвкхироммаяа
Ьесллдтиые срсдстм просмотр* доступны • Интернете
Рис. 2.11. Режим экспорта данных
Через раздел Экспорт пользователь может со-
здать статическую копию таблицы, сохранить ее
в формате, который удобно просматривать без
установленного Excel, или подготовить документ
для размещения в сети. Эго актуально, например,
в таких случаях:
передача готовых отчетов заказчикам и руко-
водству;
публикация таблиц на сайте или в корпора-
тивной системе;
подготовка документов для архивного хранения;
создание защищенных копий, которые нельзя
легко изменить;
интеграция данных Excel с другими програм-
мами.
Основной инструмент раздела Экспорт — создание
документа PDF/XPS (рис. 2.12). Он преобразует книгу
Excel или ее часть (лист, диапазон) в статический файл
формата PDF или XPS (требуемый вариант выбирается
из раскрывающегося списка в поле Тип файла).
Q) Олубтыкмгш «лс.РОЕ илиXPS X
- Э ф 31 > Это* * коылыотер > SYSTEM (СО * Мои р*Ьо«ы > croditpcfULby
(lowcc r crooHpettoLbjf p
У*г» * HotMirwm*
и Э*&ОрЫ ЧЛХТС Им*
а Г«аес.» >9*3 Я**-—
*C|IM
3I13momm
n* Qi Эю* гоыпыотг
> •> SYSTEM (G)
v IpCerb
> * USERPC
> flk МЬсто»оИ Exc<J
Atta тмошпы
1&M-2O22 IM4
19.112025 1238
02-122025 1132
Тип
Пдгня с файлами
ГЬнм с файлами
Паго с файлами
kWe фаАлс ГЭТУД
Тип файл* HW
О Открыт» файл поел* Отммкзачи*. О Стап*ар*млл
ну4ликащаи (гауфликацнл •
Интернете и псч«п*)
О МЫюиааЛкмый
ра>ы«р (пуфлмкачн*
• Итгрмстг)
Парамсфь
А. С.₽— .ПИША С*р*н. ’ »ы. On.»..
Рис. 2.12. Экспорт документа с преобразованием
в PDF-формат
При этом сохраняется внешний вид таблицы,
форматирование, диаграммы и изображения, ко-
лонтитулы, но не сохраняются формулы (остаются
только результаты их применения), макросы и ин-
терактивные элементы. Пользователь может выбрать,
что именно экспортировать: всю книгу, отдельный
лист или выделенный диапазон, — для этого нужно
нажать кнопку Параметры (см. рис. 2.12), и на экра-
не откроется окно, которое показано на рис. 2.13.
Параметры
?
Страницы
О все
О страницы с: р~ ± по: 1 ±
Опубликовать
О выделенный диапазон О всю книгу
О выделенные листы таблицу
О Не учитывать области печати
Включить непечатаемые данные
Q Свойства документа
Q Теги структуры документа для улучшения восприятия
Параметры PDF
□ Совместимый с ISO 19005-1 (PDF/А)
ОК Отмена
Рис. 2.13. Настройка параметров экспорта
В этом окне с помощью соответствующих пере-
ключателей, флажков и полей можно выполнить
гибкую настройку параметров экспорта, которая
вступает в силу после нажатия кнопки ОК. Кнопка
Отмена нужна для выхода из данного режима без
сохранения изменений.
После нажатия кнопки Опубликовать
(см. рис. 2.12) документ будет экспортирован в папку,
указанную в верхней части окна в адресной строке.
Режим Изменить тип файла (рис. 2.14) позво-
ляет быстро перейти к выбору других форматов
сохранения.
Фактически это упрощенный доступ к функции
Сохранить как, вынесенный в раздел Экспорт.
Обычно используется в следующих ситуациях:
для быстрого изменения формата файла (на-
пример, с .xlsx на .csv или .xml);
при подготовке документа для загрузки в дру-
гие системы;
при создании совместимых версий для поль-
зователей других программ.
©
OiKpwr*
U<
ОбьциАлострт
Экспорт
0ну6*м*«М«>
Учс’-еМ*
ыгы*с»
Экспорт
Изменить тип файла
Тилы ОЛпов
Рис. 2.14. Изменение типа файла
... этдлть , ь К/МЛМ1 Pf f 'XPS
Таким образом, режим Экспорт в Excel — это
инструмент подготовки документа к передаче другим
пользователям и системам. Она позволяет создавать
PDF- и XPS-файлы, быстро изменять тип документа
и распространять результаты работы в удобном
и безопасном виде. В практической деятельности
этот режим особенно важен на завершающем этапе
подготовки отчетов и аналитических материалов.
ПАРАМЕТРЫ НАСТРОИКИ
ПРОГРАММЫ
Команда Файл —♦ Параметры предназначена
для перехода в режим настройки Microsoft Excel
(рис. 2.15). Здесь мы приводим общее описание дан-
ного режима, а более подробно познакомимся с ним
позже, в соответствующей главе.
Параметры Excel ? X
Общие Л 1
• * Основные параметры для работы с Excel
Формулы
Прмопмсямие Парвыетры чольмжи слм кого мнт грфежы
Соьрзнмые £3 Пс>«лз»лжг» ыимм'Памедь инструментов при выделении G
Ятык S ГЪрК4ДОЪ<Шр*ме1рЫ1«СПре<С< «»««ЛК*4 ДЛ**ММЛСМиОГОфр4ГЫ«МТ«
Дополни юани 8*ли>чм1»дн»**мв«ч«*,ы<ф просмотр si.
Стиль всплываюиы% ледскязок Показывать расширенные всплывающая подсказки *
Настроит» ленту
Пю^^ыстроилррум Просом-т.«»»««»».
Надстройки Шрифт по умолчанию: Шрифт твкств *{
Центр упрмятшт блоласмостыо Размер; II И ।
Режим, нспольвуеьммй сю умолчаны^ для гажыж листов Обычный режим •
Число листва; 1 " )
Лнчмая нктрой«Ы1 Mkcotoff Office
}<мя пользователя: |О*ет
П Всегда нс полью ват» ути значения независимо от состояния «хода • Office
Темд Office Разные цвета * |
Параметры запуска
выверите расширенна, которые должны по умолчанию отерыватьо • fcxeet || Программы по умолчанию.
^ообирлтк если Мкгсной Excel не валяется программой для просмотра и редакшроаания злектроимьа таблиц по
умолчаимю.
!•? Локазыаать начальный жран при запуске >то*о приложения
OK rtiuSM
Рис. 2.15. Режим настройки программы
В левой части окна находится перечень тематиче-
ских вкладок, на каждой из которых собраны одно-
типные, сходные по назначению и функциональности
параметры настройки. Содержимое каждой вкладки
отображается в правой части окна (на рис. 2.15 по-
казана вкладка Общие).
Здесь пользователь самостоятельно управляет тем,
как выглядит Excel и как он ведет себя в процессе ра-
боты. Речь идет о выставлении глобальных настроек,
касающихся внешнего вида интерфейса, поведения
формул, методов автосохранения, языковых пара-
метров, безопасности, макросов, взаимодействия
с другими программами и пр.
ПРИМЕЧАНИЕ
В отличие от инструментов на ленте Excel (с ней
мы подробно познакомимся позже), которые влияют
на содержимое конкретного документа, параметры
настройки определяют концептуальную страте-
гию использования программы и ее работу со всеми
документами.
Пользователь обычно обращается к этому разделу
тогда, когда стандартные настройки Excel не соот-
ветствуют текущим задачам. Например, если необ-
ходимо изменить язык интерфейса, ускорить работу
с формулами, настроить автосохранение, включить
вкладку Разработчик или повысить уровень без-
опасности.
Таким образом, команда Файл —* Параметры
позволяет открыть центр управления настройками
Excel. Она не используется для повседневной рабо-
ты с ячейками и таблицами, но является основным
инструментом для адаптации программы к текущим
потребностям конкретного пользователя.
ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО ДОСТУПА
Панель быстрого доступа — это компактный
инструмент с чаете.) используемыми командами,
предназначенная для ускорения работы в Excel.
ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ
С помощью панели быстрого доступа пользова-
тель Excel быстро и без посторонней полмощи может:
создать индивидуальный рабочий набор ин-
струментов под собственные задачи;
ускорить работу за счет уменьшения количества
кликов мышью;
снизить уровень своей нагрузки при выполне-
нии рутинных действий.
По умолчанию панель быстрого доступа размеща-
ется в левом верхнем углу над лентой Excel (рис. 2.16).
Файл
Главная
Вставка
Разметка с
Вставить
Вырезать
Eq Копировать *
% Формат по образцу
Anal Суг
Ж К ч -
Рис. 2.16. Панель быстрого доступа
Главное назначение панели быстрого доступа —
обеспечить мгновенный доступ к самым востребо-
ванным командам без необходимости каждый раз
переходить на соответствующие вкладки ленты. Это
особенно удобно при частом выполнении однотип-
ных, повторяющихся операций (сохранение, печать,
фильтрация и др.), а также в следующих ситуациях:
работа с большими объемами данных;
активная работа с формулами и макросами;
работа на ноутбуках и компьютерах с неболь-
шим экраном, где лишние переходы по вклад-
кам вызывают дискомфорт.
По умолчанию на панели быстрого доступа на-
ходятся три команды: Сохранить (аналог команды
Файл Сохранить), Отменить (отмена последнего
выполненного действия) и Вернуть (возврат отме-
ненного действия). Этого базового набора достаточно
для начала работы, однако важное преимущество
панели — возможность ее настроить.
НАСТРОЙКА ПАНЕЛИ
В правой части панели быстрого доступа нахо-
дится небольшая кнопка-треугольник (см. рис. 2.16),
с помощью которой можно управлять отображением
инструментов. При нажатии этой кнопки на экране
открывается меню, показанное на рис. 2.17.
Управление отображением тех или иных инстру-
ментов осуществляется щелчком мыши на соответ-
ствующей позиции. На рис. 2.17 включено отобра-
жение функций Сохранить, Отменить и Вернуть
(такое представление панели показано на рис. 2.16).
Настроить панель быстрого доступа
Создать
Открыть
•У Сохранить
Отправить по электронной почте
Быстрая печать
Просмотр и печать
Орфография
v Отменить
>/ Вернуть
Сортировка по возрастанию
Сортировка по убыванию
Сенсорное управление или режим мыши
Другие команды...
Разместить под лентой
Рис. 2.17. Выбор инструментов
для панели быстрого доступа
С помощью команды Разместить под лентой
можно изменить местоположение панели — в этом
случае она будет располагаться под лентой Excel
(рис. 2.18).
С помощью функции Другие команды (см.
рис. 2.17) осуществляется переход в режим тонкой
настройки панели быстрого доступа. При этом от-
крывается окно настройки параметров программы
с открытой вкладко!! Панель быстрого доступа.
С этихМ режимом работы мы познакомимся в главе,
которая посвящена настройке Excel.
Файл ИЛЕНхЕЕМ Вставка Разметка ст
Вставить
X? Вырезать
1Г[=) Копировать *
ч* Формат по образцу
Буфер обмена
Рис. 2.18. Панель быстрого доступа
перемещена под ленту Excel
Таким образом, панель быстрого доступа — это
настраиваемый элемент интерфейса Excel, предна-
значенный для быстрого вызова часто используемых
команд. Правильная настройка этой панели позво-
ляет значительно повысить производительность ра-
боты и делает интерфейс программы более удобным
и персонализированным.
ЛЕНТА EXCEL
Лента — это главная панель управления Microsoft
Excel, в которой собраны все основные команды и ин-
струменты программы. Она располагается в верх-
ней части окна Excel — это горизонтальная полоса,
разделенная на вкладки (рис. 2.19).
Каждая вкладка содержит группы команд (кнопок
и других инструментов), объединенных по смыслу:
форматирование, вставка объектов, работа с данны-
ми, диаграммами, формулами и другими возмож-
ностями программы. На рис. 2.19 открыта вкладка
Главная, в состав которой входят группы Буфер
обмена. Шрифт, Выравнивание, Число, Стили.
Ячейки. Редактирование.
Рис. 2.19. Лента Excel, вкладка Главная
Некоторые команды открывают дополнительные
окна настроек — такие кнопки обычно отмечены
маленькой стрелкой в правом нижнем углу группы
(рис. 2.20).
Рис. 2.20. Кнопки со стрелками
для перехода к настройкам
Например, если нажать такую кнопку в правом
нижнем углу группы Шрифт на вкладке Главная.
то откроется окно настройки параметров шрифта
(рис. 2.21).
Главная идея ленты — упростить доступ к функ-
циям Excel. Вместо поиска команд в разных меню
пользователь может быстро перейти на нужную
вкладку и сразу увидеть инструменты, относящиеся
к текущей задаче. Это особенно удобно в процессе
изучения Excel: логика расположения команд помо-
гает быстрее освоить работу с программой
Форма! ячеек
Число Выравнивание Шрифт Граница Заливка Защита
Шрифт
Anat
It Calibn light (Заголовки)
T Calibn (Основной текст)
Algerian_______________
Anal
'ф Anal Black
q- Anal Narrow
Подчеркивание;
Нет
х
Ub£T
Abtc
О Обычный
Видоизменение
(_) зачеркнутый
О надстрочный
О подстрочный
Образец
АаВЬБбЯя
Шрифт типа TrueType. Шрифт будет использован как дли вывода на экран, так и для печати.
СК Отмена
Рис. 2.21. Окно настройки шрифта, открытое с помощью
кнопки со стрелкой
ЗАПОМНИТЕ
Особенность ленты — ее контекстность. Это зна-
чит, что при работе с определенными объектами
(диаграммы, таблицы, изображения) на ленте по-
являются дополнительные вкладки, соответству-
ющие текущим задачам. Они содержат команды,
относящиеся только к выбранному объекту, и ис-
чезают, когда объект больше не выделен.
Нажатием ПКМ в любом месте ленты открывается
контекстное меню с командами настройки (рис. 2.22).
Добавить на панель быстрого доступа
Настройка панели быстрого доступа...
Разместить панель быстрого доступа под лентой
Настройка ленты...
Свернуть ленту
Рис. 2.22. Контекстное меню ленты
Первые три команды относятся к панели быстрого
доступа, с которой мы познакомились в предыдущем
разделе. С их помощью можно добавлять текущий
инструмент на данную панель, переходить в режим
ее настройки и управлять местонахождением.
С помощью команды Настройка ленты осуще-
ствляется переход в режим тонкой настройки ленты
Excel. При этом открывается окно настройки пара-
метров программы с открытой вкладкой Настроить
ленту. С этим режимом работы мы познакомимся
позже — в главе, которая посвящена настройке Excel.
Что касается команды Свернуть ленту, то с ее
помощью можно сделать так, что на экране будут ото-
бражаться только названия вкладок ленты (рис. 2.23).
fcj * -Расчет [Режим совместимости] - Excel
Файл Главная вставка Разметка страницы Формулы Данные Рецензирование
Е39 - : | Ж ч/ Л
А . В | С D Е
Рис. 2.23. Лента в свернутом состоянии
Содержимое каждой вкладки открывается при
щелчке по ней мышью, а после выбора нужного
инструмента достаточно щелкнуть мышью в лю-
бом другом месте интерфейса и лента скроется. Для
возврата ленте первоначального вида необходимо
повторно выполнить команду Свернуть ленту.
Далее мы подробнее рассмотрим содержимое
каждой вкладки ленты и порядок использования
инструментов.
ВКЛАДКА ГЛАВНАЯ
Вкладка Главная — наиболее востребованная
вкладкой ленты Excel. С нее начинается знакомство
с программой, здесь сосредоточены инструменты,
которые используются чаще всего. Команды этой
вкладки предназначены для ввода, редактирования
и оформления данных, а также для выполнения
базовых операций с таблицами.
Вкладка Главная расположена на ленте первой
слева и открывается по умолчанию при запуске про-
граммы (см. рис. 2.19 и 2.20).
Параметры группы Буфер обмена (рис. 2.24)
предназначены для работы с предварительно выде-
ленными фрагментами документа (ячейками и диа-
пазонами).
С их помощью можно:
вставить содержимое буфера обмена в указан-
ное место документа;
копировать выделенный фрагмент;
Вставить
сХ Вырезать
Копировать ’
X Формат по образцу
Буфер обмена
Рис. 2.24. Группа Буфер обмена
вырезать (удалить) выделенный фрагмент
с одновременным помещением его в буфер
обмена;
отформатировать содержимое документа
по образцу путем копирования оформления
одной ячейки и применения его к другим диа-
пазонам.
Команды по работе с буфером обмена обычно
используются при изменении структуры таблиц,
для быстрого переноса или копирования данных,
в процессе форматирования материала и в иных
ситуациях.
Содержимое группы Шрифт показано на рис. 2.25.
Расположенные здесь параметры отвечают за оформ-
ление текста, а также внешний вид ячеек, таблиц,
диапазонов.
Шрифт Q
Рис. 2.25. Группа Шрифт
Основные функции, доступные на вкладке
Шрифт, — выбор типа и размера шрифта, способа
начертания (полужирный, курсив, подчеркивание),
настройка цвета текста, заливка ячеек выбранными
цветами и оттенками, установка границ у таблиц
и диапазонов. Э го актуально, например, при созда-
нии аккуратно оформленных таблиц, выделении
заголовков, промежуточных и общих итогов, иной
важной информации.
Параметры группы Выравнивание, содержи-
мое которой представлено на рис. 2.26, предна-
значены для управления расположением текста
внутри ячеек.
= = — Перенести текст
Объединить и поместить в центре
Выравнивание
Рис. 2.26. Группа Выравнивание
С помощью соответствующих команд данной
группы можно выполнять горизонтальное и вер-
тикальное выравнивание данных, переносить текст
по словам, объединять ячейки, а также поворачивать
текст под заданным утлом. Эти функции полезны для
повышения читабельности таблиц, а также оптими-
зации размещения информации (например, можно
расположить ее компактнее, чтобы максимально
задействовать имеющееся пространство).
Параметры, которые находятся в группе Число
(рис, 2.27), предназначены для управления отобра-
жением числовых данных.
Общий
ср . % ООО .£8
ЧИСЛО ri
Рис. 2.27. Группа Число
Инструменты этой группы предусматривают
выбор форматов (число, дата, время, денежный,
процентный и др.), уменьшение или увеличение
количества знаков после запятой, а также приме-
нение специальных форматов. Это актуально при
подготовке финансовых документов, статистических
таблиц и расчетов.
Для быстрого оформления таблиц, ячеек и диа-
пазонов предназначены инструменты, включенные
в состав группы Стили (рис. 2.28).
Условное
форматирование -
Форматировать как таблицу - Обычный Нейтральный Плохой 4
Хороший Ввод Вывод
Стили
Рис. 2.28. Группа Стили
С помощью расположенных здесь команд и функ-
ций можно выполнить следующие действия:
условное форматирование — автоматическое
выделение данных по определенным правилам;
форматировать как таблицу — применение
готовых стилей к предварительно выделенному
диапазону;
стили ячеек — использование предустановлен-
ных наборов оформления (цвет, шрифт и пр.).
Инструменты группы Стили удобно использовать
для визуализации и при анализе данных, создании
отчетов и презентационных таблиц.
Содержимое группы Ячейки представлено
на рис. 2.29.
Оставить Удалить Формат
Ячейки
Рис. 2.29. Группа Ячейки
Здесь находятся инструменты, предназначенные
для управления структурой текущего рабочего листа
и книги. Доступны следующие функции:
вставка и удаление строк, столбцов, ячеек;
настройка ширины столбцов и высоты строк
(можно указать эти размеры явно или включить
режим Автоподбор);
скрытие и отображение элементов (например,
чтобы скрыть какие-то сведения от посторон-
них глаз);
защита ячеек и листов от несанкционированно-
го доступа (в этом случае редактирование будет
невозможно; для листов возможна защита как
с паролем, так и без него).
Инструменты, расположенные в группе Ячейки,
используются при создании таблиц и изменении их
структуры.
Параметры группы Редактирование, которая
изображена на рис. 2.30, предназначены для обра-
ботки данных.
5Z Автосумма * A\w
—
Ф Заполнить *
Сортировка Найти и
и фильтр* выделить
Редактирование
_ Очистить
Рис. 2.30. Группа Редактирование
С помощью расположенных здесь инструментов
можно решать на текущем рабочем листе следующие
задачи:
быстрое автоматическое суммирование число-
вых данных в ячейках;
автозаполнение ячеек и диапазонов формулами
и значениями;
быстрое удаление форматов и содержимого
ячеек (диапазонов);
поиск данных (значений, формул, примечаний
и пр.) с автоматическим выделением;
фильтрация и сортировка данных для их систе-
матизации, улучшения визуального восприятия
и удобства анализа.
Инструменты этой группы удобно использовать
при работе с большими объемами данных, подго-
товке расчетов и аналитических материалов, поиске
информации.
ВКЛАДКА ВСТАВКА
Вкладка Вставка (рис. 231) предназначена для
добавления в рабочий лист различных объектов,
которые расширяют возможности таблицы, делают
ее более наглядной и информативной.
Разметка страницы Формулы Данные Рецензирование Вид Q Что вы хотите сделать?
Файл
Главная
Вставке
Сводная Рекомендуемые Таблица
таблица сводные таблицы
Таблицы
ЙЙ Магазин
Карты Bsng
Рнсунхи Ихброженпя Д нметров™ - Vbi° Ол> Е Социальный гроф
нз Интернета О» '-мимо* * Vtrualaer
Иллюстрации ндАирокЫи
? s «’
Рекомендуемые . . Соод»мя
диаграммы * диаграмма ’
Диаграммы G
Вход Я йвггуп
30-
карта-
О6м>ры
График Гистограмма Выигрыш/
проигрыш
Спаркмймы
Срез временная Гиперссылка Надпис» Колонтитулы
шкале
Филыры
Ссылки
4 WordArt-
СIрока подписи
Объект
ТС Уравнение ’
£2 Символ
Символы
Рис. 2.31. Вкладка Вставка
В отличие от вкладки Главная, где основное вни-
мание уделяется вводу и форматированию данных,
Вставка используется тогда, когда нужно дополнить
таблицу визуальными элементами, аналитическими
объектами или вспомогательными структурами.
Эта вкладка особенно часто используется при
подготовке отчетов, презентационных материалов
и аналитических документов, где важно не только
представить числовые данные, но и показать их
в удобной для восприятия форме. Далее рассмотрим
группы параметров, которые находятся на вкладке
Вставка.
Группа Таблицы (рис. 2.32) предназначена для
быстрого и удобного преобразования обычных диа-
пазонов данных в более функциональные структу-
ры — таблицы Excel и сводные таблицы.
М4
Сводная Рекомендуемые Таблица
таблица сводные таблицы
Таблицы
Рис. 2.32. Группа Таблицы
Команда Таблица используется для создания так
называемой «умной» таблицы. После ее применения
диапазон получает вст роенные фильтры, специаль-
ные стили, механизм сортировки и автоматическое
расширение при добавлении новых строк.
СОВЕТ
Использование команды Таблица удобно при рабо-
те с регулярно пополняемыми данными, списками,
журналами учета и реестрами.
Команда Сводная таблица открывает мастер
создания аналитической таблицы. Сводная таб-
лица позволяет автоматически группировать, сум-
мировать, подсчитывать и анализировать большие
объемы данных. Эта функция особенно востребована
в бухгалтерском и финансовом учете, аналитике про-
даж, при составлении управленческой отчетности.
Группа Иллюстрации (рис. 2.33) предназначена
для вставки графических объектов в документ.
Со1 Фигуры *
SmartArt
Рисунки Изображения
из Интернета ( нимок
Иллюстрации
Рис. 2.33. Группа Иллюстрации
С ее помощью в таблицу или на лист можно до-
бавить изображения, схемы и визуальные элементы,
не связанные напрямую со значениями в ячейках.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Эти объекты основаны не на расчетных или других
исходных данных (в отличие от диаграмм, гисто-
грамм и графиков, которые будут рассмотрены
чуть позже), а просто вставляются из файла, ин-
тернета или другого источника.
Отдельные инструменты предусмотрены для
вставки рисунков из файлов на компьютере или
в локальной сети, изображений из интернета, фигур
и элементов SmartArt. Порядок работы прост и по-
нятен — нужно щелкнуть мышью на соответству-
ющем инструменте и в открывшемся окне выбрать
требуемый объект.
СОВЕТ
Фигуры и Smart Art удобно использовать для созда-
ния блок-схем, организационных диаграмм, демон-
страции хода процессов, выполнения пошаговых
алгоритмов, иных визуальных пояснений.
Также в данную группу входит команда Снимок
экрана; она позволяет вставить изображение те-
кущего окна другой программы, которая в данный
момент открыта на компьютере. Это особенно удобно
при создании инструкций, учебных пособий, руко-
водств и методических материалов.
Группа Диаграммы (рис. 2.34) предназначена
для создания визуальных представлений данных.
Рекомендуемые
диаграммы
Диаграммы
Сводная
диаграмма *
Рис. 2.34. Группа Диаграммы
Она содержит инструменты для построения раз-
личных типов диаграмм: столбчатых, линейных, кру-
говых, гистограмм, точечных и комбинированных.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Принципиальное отличие диаграмм и графиков
от рассмотренных выше иллюстраций заключается
в том, что они не являются произвольными картин-
ками, а создаются на основе числовых и расчетных
данных, содержащихся в ячейках.
Команда Рекомендуемые диаграммы анали-
зирует выбранные данные и предлагает наиболее
подходящие варианты визуализации. Это особенно
удобно для начинающих пользователей, которым
трудно самостоятельно подобрать графический ви-
зуал для конкретного документа.
Диаграммы используются при составлении ана-
литических отчетов, презентаций, учебно-методи-
ческих и разъяснительных материалов, когда важно
показать не только числа, но и тенденции, перспек-
тивы, соотношения, динамику.
Группа Спарклайны (рис. 2.35) предназначена
для создания мини-графиков, которые позволяют
отображать динамику данных в ячейках таблицы.
ih
График Гистограмма Выигрыш/
проигрыш
Спарклайны
Рис. 2.35. Группа Спарклайны
В отличие от обычных диаграмм, мини-диаграм-
мы не занимают отдельную область листа, а служат
визуальным дополнением к числовым данным. Они
используются при анализе динамики, сравнении пока-
зателей и создании компактных аналитических таблиц.
Группа Фильтры (рис. 2.36) содержит инструмен-
ты для интерактивной фильтрации данных в табли-
цах и сводных таблицах.
т
т
Срез Временная
шкала
Фильтры
Рис. 2.36. Группа Фильтры
Группа Ссылки (рис. 2.37) используется для созда-
ния быстрых переходов между документами и объек-
тами за счет автоматического формирования ссылок.
Гиперссылка
Ссылки
Рис. 2.37. Группа Ссылки
Здесь основной инструмент — Гиперссылка у с по-
мощью которого можно быстро сделать ссылку на:
• страницу в интернете или корпоративном
веб-ресурсе;
файл на компьютере или в локальной сети;
другой лист книги;
конкретную ячейку;
адрес электронной почты.
Требуемый вариант выбирается в окне, которое
отображается на экране при выборе данного ин-
струмента. Гиперссылки используются при со-
здании навигации в больших книгах Excel, а также
при подготовке документов, связанных с внешними
источниками информации.
Инструменты группы Текст (рис. 2.38) предна-
значены для вставки на лист текстовых объектов,
не имеющих жесткой привязки к ячейкам.
4 WordArt ’
Строка подписи
Надпись Колонтитулы
' п Объект
Текст-
Рис. 2.38. Группа Текст
Здесь можно добавить текстовые поля, колонти-
тулы, декоративные надписи WordArt, строки для
подписи и встроенные объекты других программ.
Эти элементы используются для оформления заго-
ловков, пояснений и сопроводительных надписей.
Инструменты, входящие в состав группы Сим-
волы (2.39), используются для вставки объектов,
не доступных на стандартной клавиатуре.
7С Уравнение ’
£2 Символ
Символы
Рис. 2.39. Группа Символы
Можно вставить как отдельные символы (стрел-
ки, валюты, технические знаки, буквы греческого
и других алфавитов, перечеркнутый знак равенства
и пр.), так и готовые формулы/выражения (бином
Ньютона, теорема Пифагора, тригонометрическое
тождество и др.).
Эта группа востребована при подготовке научных
и исследовательских работ, а также технических,
финансовых и других специфических документов.
ВКЛАДКА РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ
Вкладка Разметка страницы (рис. 2.40) предна-
значена для управления внешним видом рабочего
листа и подготовки документа к печати.
V чтс вы хотите сделать?
Заголовки
S Показать
Печать
Сет ха
Показать
Печать
Переместить Переместить
вперед -
Область Выровнять Группировать Повернуть
выделения
Упорядочение
Рис. 2.40. Вкладка Разметка страницы
Параметры листа
В отличие о г вкладки Главная, которая отвечает
за оформление отдельных ячеек, эта вкладка управ-
ляет тем, как таблица будет размещаться на листе бу-
маги: какИхМИ будут отступы, ориентация страницы,
масштаб, фон, отобразятся ли заголовки, сетка и пр.
ЗАПОМНИТЕ
Данный функционал особенно важен при создании
отчетов, которые планируется распечатывать
или экспортировать в PDF. Именно здесь задают-
ся основные параметры будущего печатного или
PDF-документа.
Группа Темы (рис. 2.41) отвечает за единый стиль
оформления документа. С ее помощью можно одно-
моментно изменить внешний вид всей книги.
Темы
* _ Цвета ’•
Aj Шрифты "
Эффекты ”
Темы
Рис. 2.41. Группа Темы
В состав этой группы входят инструменты выбора:
готовых тем оформления;
цветовых схем;
наборов шрифтов;
визуальных эффектов.
Эти инструменты используются в тех случаях,
когда требуется быстро привести содержимое всех
листов книги к единому стилю — например, при
подготовке отчетов для руководства или презента-
ционных материалов.
Одна из самых востребованных групп на данной
вкладке — Параметры страницы, содержимое
которой показано на рис. 2.42.
Поля Ориентация Размер Область Разрывы Подложка Печатать
печати” ” заголовки
Параметры страницы
Рис. 2.42. Группа Параметры страницы
Инструменты этой вкладки управляют физиче-
скими характеристиками бумажного носителя. Здесь
настраиваются следующие параметры:
поля страницы (размеры отступов от краев
листа сверху, снизу и по бокам);
ориентация — книжная или альбомная;
размер бумаги — можно выбрать стандартный
офисный формат А4, а также АЗ, А5 и другие
варианты;
разрывы страниц — управление автоматиче-
скими и ручными разрывами (они добавляются
в то место, где должна начинаться новая печат-
ная страница документа);
область печати — указание диапазона, который
будет выведен на печать (например, можно
распечатать не всю таблицу, а только итоговые
данные);
печать заголовков — выбор строк и столб-
цов, заголовки которых должны повторяться
на каждой странице.
Эти параметры особенно удобно использовать
при работе с длинными таблицами, которые не по-
мещаются на одном листе, а также при создании
официальных отчетов.
Содержимое группы Вписать (рис. 2.43) предна-
значено для управления размерами таблицы перед
ее выводом на печать.
Ширина: Авто
$ '! Высота: Авто
Щ Масштаб: 100% Г
Вписать G
Рис. 2.43. Группа Вписать
Здесь можно вручную задать масштаб отобра-
жения данных, а также указать, сколько страниц
по ширине и высоте должна занимать таблица. Эти
инструменты применяются, когда нужно уместить
широкую таблицу на одном листе или, наоборот,
сделать ее более читаемой за счет увеличения.
Группа Параметры листа (рис. 2.44) отвечает
за то, какие вспомогательные элементы будут видны
на экране и в распечатанном документе.
Сетка
Показать
Печать
Заголовки
v' Показать
Печать
Параметры листа
Рис. 2.44. Группа Параметры листа
С помощью этой группы можно включать или
отключать отображение линий сетки (из которой
формируются ячейки), а также показывать или
скрывать заголовки строк и столбцов. В каждом
случае отдельно настраивается визуализация данных
элементов на экране и вывод их на печать. Эти на-
стройки помогут подготовить стандартизированный
документ в виде бланка или формы.
Группа Упорядочение (рис. 2.45) предназначена
для управления расположением графических объ-
ектов на рабочем листе.
Переместить Переместить Область Выровнять Группировать Повернуто
вперед'’
назад'-
выделения
Упорядочение
Рис. 2.45. Группа Упорядочение
В отличие от таблиц и ячеек, изображения, фи-
гуры, диаграммы и надписи — отдельные объекты,
которые можно свободно перемещать, накладывать
друг на друга и выравнивать. Организовать логич-
ное и читабельное расположение таких объектов
позволяют следующие инструменты:
Переместить вперед/На передний план —
перемещает выбранный объект поверх всех
остальных объектов. Используется, если объект
оказался скрыт под другим изображением или
фигурой и его необходимо сделать видимым.
Переместить назад/На задний план —
перемещает объект под остальные элементы.
Используется, если объект мешает просмотру
другого контента и его нужно сделать фоновьпм.
Область выделения — открывает специаль-
ную панель, где отображается перечень всех
размещенных на листе объектов. Используется
при работе с большим количеством перекрыва-
ющихся объектов, когда трудно выбрать нуж-
ный элемент щелчком мыши.
Выровнять — позволяет выровнять выбранные
объекты относительно друг друга или границ
листа по левому и правому краю, по центру,
по верхнему и нижнему краю. Используется
при создании схем, инфографики и презента-
ционных таблиц.
Группировать — объединяет несколько объек-
тов в один блок. Используется, когда несколько
объектов (например, фигура и текст) должны
перемещаться и изменяться как единый эле-
мент. Для разъединения используется команда
Разгруппировать.
Повернуть — позволяет изменить ориентацию
объекта (например, повернуть его на 90 граду-
сов). Используется при создании нестандартных
диаграмм, схем или декоративных элементов.
Группа Упорядочение особенно удобна и полезна
при создании презентационных и печатных мате-
риалов, где на одном листе размещается несколько
рисунков, диаграмм, схем и поясняющих элементов.
ВКЛАДКА ФОРМУЛЫ
Вкладка Формулы (рис. 2.46) предназначена для
работы с вычислениями, математическими выраже-
ниями и функциями. Именно здесь сосредоточены
инструменты, которые превращают Excel из простой
таблицы в полноценный расчетный инструмент.
Файл Главная Вставка Разметка страницы
Формулы
Данные Рецензирование 8ид
5Z Автосумма - |В Логические ’
' 1° Последние * J Текс тоььте *
ВсТасИТЬ___
функцию Финансовые v [Q Дата и время *
Библиотека функций
|ЕЗ Ссылки и массивы
ID Математические*
19 Другие функции *
Присвоить имя •
vfx Использовать в формуле -
Диспетчер
имен Гм Создать из вь деленного
Определенные имена
Q Чту а ы хотите сделагь?
Вход Д иЬщий доступ
Влияющие ячейки
°С+ Зависимые ячейки
Убрать стрелки *
tfttj Покатать формулы
И Проверка наличия ошибок *
Вычислить формулу
Зависимости формул
Окно контрольною
значения
Параметры :"
вычислений * “
Вычисление
Рис. 2.46. Вкладка Формулы
С похмощью вкладки Формулы создаются вычис-
лительные модели, автоматизируются расчеты и кон-
тролируется корректность полученных результатов.
Это особенно важно и удобно для пользователей,
работающих с финансовыми и другими расчетами,
инженерными задачами, статистикой и аналитикой.
Центральное место на вкладке занимает биб-
лиотека функций, содержимое которой показано
на рис. 2.47.
fx
Естаеить
функцию
Автосумма Последние Финансоьые Логические Текстовые
Библиотека функций
Дата и Ссылки и Математические Другие
сремя ’ массивы * * функции *
Рис. 2.47. Библиотека функций
Это организованный набор готовых формул,
разбитых на тематические категории: финансовые,
логические, текстовые, математические, функции
даты и времени, а также функции поиска и ссылок.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
В этой группе есть инструмент Вставить функцию
(см. рис. 2.47), который открывает диалоговое
окно с описанием каждой функции и ее аргумен-
тов. Это особенно полезно для начинающих поль-
зователей, так как избавляет от необходимости
запоминать синтаксис вручную.
Библиотека функций используется тогда, когда
нужно быстро выполнить стандартные операции:
сложение, округление, поиск значения в таблице, вы-
числение среднего, работу с датами и многое другое.
Группа Определенные имена, содержимое
которой показано на рис. 2.48, предназначена для
работы с именованными диапазонами.
Диспетчер
имен
C=J Присвоить имя *
/т Использовать в формуле *
(3 Создать из сыделенного
Определенные имена
Рис. 2.48. Группа Определенные имена
По умолчанию Excel обращается к ячейкам и диа-
пазонам по их адресам (например, ячейка А1 или
диапазон В2:С10). Однако в сложных таблицах такие
адреса плохо читаются и усложняют понимание фор-
мул. Решить проблему помогают имена диапазонов,
назначенные пользователем.
Так, с помощью инструментов данной группы
можно присвоить любому диапазону понятное
имя — например «Выручка», «НДС» или «ПланПро-
даж». Далее это имя удобно использовать в формулах
вместо стандартных адресов ячеек (т. е. вместо коор-
динат диапазона В2:С10 в формулах будет использо-
ваться конкретное имя — к примеру, «ПланПродаж»).
Такое именование значительно повышает читаемость
расчетных моделей и снижает вероятность ошибок.
В состав группы Определенные имена входят
следующие команды:
Присвоить имя — позволяет создать новое
имя для выбранного диапазона;
Диспетчер имен — открывает окно, в котором
можно просматривать, редактировать и удалять
присвоенные ранее имена;
Использовать в формуле — позволяет быстро
вставить существующее имя прямо в формулу;
Создать из выделенного — автоматически
создает имена диапазонов на основе подписей
строк или столбцов.
Использование этой группы особенно полезно
при работе с большими таблицами, финансовыми
моделями и сложными расчетами, где необходимо
быст ро и безошибочно ориентироваться в структуре
данных.
Группа Зависимости формул (рис. 2.49) ис-
пользуется для анализа связей между ячейками
и понимания логики вычислений. Она показывает,
какие ячейки влияют на результат формулы, а какие,
наоборот, зависят от нее.
Влияющие ячейки
Зависимые ячейки
Убрать стрелки ”
•’> Показать формулы
Проверка наличия ошибок ’•
(Л) Вычислить формулу
Зависимости формул
Рис. 2.49. Группа Зависимости формул
Эта группа играет важную роль при проверке пра-
вильности расчетов, особенно в больших файлах, где
одна формула может опираться на значения в десят-
ках и сотнях других ячеек. Основные инструменты:
Влияющие ячейки — показывает, из каких
ячеек берутся исходные данные для выбранной
формулы;
Зависимые ячейки — показывает, какие ячей-
ки используют результат выбранной формулы
в своих вычислениях;
Удалить стрелки — убирает графическое ото-
бражение связей после анализа (команда ис-
пользуется для отключения команд Влияющие
ячейки и Зависимые ячейки).
Показать формулы — временно переключа-
ет режим отображения с результатов на сами
формулы (т. е. вместо цифр в ячейках будут
показаны формулы, используемые для вычис-
ления значений);
Проверка ошибок — запускает встроенный
механизм поиска типовых ошибок (деление
на ноль, некорректные ссылки и т. д.).
Инструменты этой группы удобно использовать
при отладке расчетов, обучении работе с формулами
и проверке чужих файлов. С ее помощью можно
быстро восстановить и понять логику таблицы, даже
если она была создана другим пользователем.
Группа Вычисление (рис. 2.50) позволяет опре-
делить, как и когда табличный редактор Excel будет
пересчитывать формулы. Это особенно важно в боль-
ших книгах, где количество формул измеряется сот-
нями и тысячахми и каждый автоматический пересчет
может требовать большого количества времени.
Пересчет
Параметры gg Про
извести вычисления
вычислений’
Вычисление
Рис. 2.50. Группа Вычисление
По умолчанию Excel выполняет вычисления авто-
матически. Это означает, что при любом изменении
данных в ячейках все зависимые формулы пересчи-
тываются сразу. Такой подход удобен при работе
со сравнительно небольшими таблицами, где важна
мгновенная актуальность данных.
Однако в крупных моделях может использоваться
ручной режим вычислений, при котором пересчет
выполняется только по команде пользователя.
ПРИМЕЧАНИЕ
На практике это выглядит так: пользователь
вводит данные в ячейки, но расчетные итоги
при этом не меняются. По завершении процесса
ввода и редактирования информации он вручную
запускает процесс пересчета, и только после
этого итоги и прочие расчетные данные обнов-
ляются.
Такой подход позволяет ускорить работу с фай-
лом и вносить изменения без задержек, обуслов-
ленных постоянными автоматическими пересче-
тами.
Эта группа особенно важна для профессиональ-
ных пользователей, работающих с финансовыми
моделями, прогнозами и масштабными аналитиче-
скими системами.
ВКЛАДКА ДАННЫЕ
Вкладка Данные (рис. 2.51) предназначена для
загрузки, упорядочивания, проверки, преобразо-
вания и анализа информации. Если вкладки Глав-
ная и Вставка больше ориентированы на создание
и оформление таблицы, то Данные используется
на этапе обработки информации и ее подготовки
к принятию решений.
На этой вкладке сосредоточены инструменты,
которые могут превращать необработанные массивы
чисел и текста в структурированные и пригодные
для анализа данные.
Главная Вставка Разметка страницы
Формулы
Данные
Рецензирование Вид
Файл
Из Из Из Из другн*
Access Интернета текста источников ’
Существующие
подключения
j ГП Показать запрос ы
ГП Из таблицы
Создать
запрос • L-Ф Последние источники
Обновить
все*
Подключения
ГП Свойства
Изменить связи
Получение внешних данных
Скачать & преобразовать
Подключения
Q Что вы хотите сделать?
w Щ Y у °™- Е? В-? >*=
цу Повзорить
Я| Сортировка Фи льтр Текст по Мгновенное Удалить Проверка Консолидация Отношения
х Дополнительно столбцам заполнение дубликаты данных •
Сортировка и фильтр Работа сданными
Вход Общий доступ
Анализ "что Лист Группировать Разгруппировать Промежуточный
если"’ прогноза ’ * итог
Прогноз Структура Q
Рис. 2.51. Вкладка Данные
ВКЛАДКА РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ
Вкладка Рецензирование (рис. 2.52) предназна-
чена для проверки, комментирования и контроля
изменений в книге Excel. Она используется в тех
ситуациях, когда с документом работает несколько
человек и нужно обеспечить корректность данных,
безопасный доступ к содержимому, а также зафикси-
ровать изменения, внесенные каждым пользователем.
Файл
Вставка Разметка страницы Формулы Данные
Рецем «мроынис
Вид
АВС
Орфография Тезаурус
Перевод
Правописание
Им I еллек зуол ьмын
поиск
Подробные сведения
Язык
Посягдт» или скрыт* примечание
...................................... с Показать асе примечания
Солдозь Удали! ь Предыдущее Следующее
примечание Пояазать рукописные примечания
Примечания
Ср Разрешить изменение диапазотиза
Защитить Защитить Доступ _
лист книгу к книге Исправления -
Изменения
Рис. 2.52. Вкладка Рецензирование
В отличие от вкладок, отвечающих за создание
и редактирование таблицы, Рецензирование по-
могает организовать совместную работу и проверить
ее качество.
Вкладка состоит из нескольких тематических
групп: Правописание, Подробные сведения,
Язык, Примечания и Изменения. Каждая из них
выполняет собственную роль в процессе подготовки
и контроля документа. _ _
АВС pH г: |
Содержимое группы Про- yf |= =|
вописание, которая отвечает Орфография Тезаурус
за проверку текста на наличие
орфографических ошибок, по-
казано на рис. 2,53.
Правописание
Рис. 2.53. Группа
Правописание
Здесь можно запустить про-
верку по выбранной части листа или по всей рабочей
книге. Excel сравнивает слова с внутренним слова-
рем, предлагает вариан ты исправлений и позволяет
добавить специфические термины в пользователь-
ский словарь.
СОВЕТ
Проверка правописания полезна при оформлении
отчетов, содержащих текстовые пояснения,
наименования товаров, комментарии или слу-
жебные пометки. Она помогает предотвратить
неприятные ошибки в документах, особенно
если они предназначены для руководства или
клиентов.
Группа Подробные све-
дения (рис. 2.54) включает
инструменты для анализа до-
кумента с точки зрения воз-
можных проблем.
Комплексная проверка по-
зволяет обнаружить ошибки,
Интеллектуальный
поиск
Подробные сведения
Рис. 2.54. Группа
Подробные
сведения
которые пользователь может не заметить в про-
цессе работы, в том числе с использованием интер-
нет-источников. Этот инструмент часто применяется
перед публикацией или передачей файла, чтобы
убедиться, что документ не содержит лишних или
потенциально проблемных элементов.
С помощью группы Язык
(рис. 2.55) осуществляется быстрый
перевод предварительно выделенного
текстового фрагмента на другой язык.
Это может потребоваться, когда
текущий документ будет использо-
ваться, например, иностранными
учредителями, зарубежными партне-
Перевод
Язык
Рис. 2.55.
Группа Язык
рами и другими лицами, говорящими на других
языках. В Excel поддерживается работа со всеми
популярными языками, используемыми в разных
регионах мира.
Группа Примечания, показанная на рис. 2.56,
отвечает за добавление и управление комментари-
ями в ячейках. Это позволяет оставлять пояснения,
замечания, подсказки или инструкции, не затрагивая
основной текст таблицы и не меняя содержимое
ячеек.
Изменить Удалить Предыдущее Следующее
примечание
Показать или скрыть примечание
3? Показать все примечания
. Показать рукописные примечания
Примечания
Рис. 2.56. Группа Примечания
С помощью соответствующих инструментов вы
можете добавлять новые и редактировать сделанные
ранее примечания, удалять их и перемещать, последо-
вательно просматривать комментарии (предыдущие
и следующие), управлять отображением примечаний.
СОВЕТ
Эта функция незаменима при коллективной рабо-
те над документом: она дает возможность обсу-
ждать детали, пояснять расчеты и фиксировать
замечания, не вмешиваясь в структуру таблицы
и имеющиеся донные.
Группа Изменения (рис. 2.57) предназначена
для контроля доступа к документу и отслеживания
правок.
Защитить Защитить Доступ
лист книгу к книге
Защитить общую книгу
f Z Разрешить изменение диапазонов
Исправления ”
Изменения
Рис. 2.57. Группа Изменения
С помощью инструментов этой группы можно
защитить лист или книгу (это можно сделать как
с паролем, так и без него, плюс установить выбо-
рочный запрет на выполнение определенных дей-
ствий), а также отслеживать изменения в документе
(это позволяет видеть, какие правки внес каждый
из пользователей).
СОВЕТ
Используйте этот инструмент, когда важно защи-
тить документ от третьихлиц. Чтобы избежать
случайных или нежелательных изменений, а также
в ситуациях, когда над файлом работает несколько
человек и необходимо отслеживать, что сделал
каждый из них.
Инструменты защиты особенно полезны в фи-
нансовых моделях, отчетах, расчетных таблицах
и других документах, где даже небольшая правка
может привести к ошибкам в итоговых данных и ис-
кажению общего положения дел.
ВКЛАДКА ВИД
Вкладка Вид (рис. 2.58) служит для управления
отображением содержимого рабочего листа и на-
стройки удобства работы с данными. Она не изменя-
ет содержимое таблицы, но определяет, как именно
пользователь ее видит и взаимодействует с ней.
Главная Вставка Разметка страницы Формулы Данные Рецензирование
Файл
Обычный
Линейка й Строка формул
Страничный Разметка Представления
режим страницы
Режимы просмотра книги
Заголовки
Показать
Масштаб 100% Масштаб по
выделенному
Масштаб
Q Что оы хотите сделать?
□ Разделить
Скрыть
Новое Упорядочить Закрепить ив
окно все области - Отобразить
СО Рядом
[[3( Синхронная прокрутка
Перейти в Макросы
И-‘ Восстановить расположение окна другое окно -
Окно
Макросы
Рис. 2.58. Вкладка Вид
Через эту вкладку можно переключать режимы
просмотра, скрывать или показывать элементы ин-
терфейса, настраивать масштаб, управлять располо-
жением окон и работать с макросами.
Группа Режимы просмотра книги (рис. 2.59)
позволяет выбирать способ отображения листа. Excel
предлагает несколько режимов, каждый из которых
удобен для решения определенных задач.
Обычный Страничный Разметка Представления
режим страницы
Режимы просмотра книги
Рис. 2.59. Группа Режимы просмотра книги
Режим Обычный предлагается по умолчанию
и используется в большинстве случаев. Он пока-
зывает таблицу в привычном виде и оптимален для
повседневной работы.
Страничный режим позволяет увидеть документ
по страницам, разделенным визуальными границами.
СОВЕТ
Постраничное отображение полезно при работе
с большими таблицами, которые необходимо ра-
ционально распределить на несколько печатных
страниц.
Режим Разметка страницы показывает доку-
мент так, как он будет выглядеть при печати. Этот
режим помогает правильно настроить поля, ширину
столбцов и общий внешний вид документа перед
выводом на бумажный носитель.
Переключение режимов просмотра позволяет
быстро перейти от редактирования к подготовке
документа к печати и наоборот.
Группа Показать (рис. 2.60) предназначена для
управления видимостью отдельных элементов рабо-
чей области. Здесь можно включить или отключить
отображение линейки, заголовков строк и столбцов,
линий сетки и строки формул.
Линейка
Строка формул
Сетка
v" Заголовки
Показать
Рис. 2.60. Группа Показать
Эти параметры повышают удобство работы и поз-
воляют адаптировать содержимое рабочего листа
к специфике текущих задач. Например, линия сетки
может мешать созданию макета, а скрытие заголовков
строк и столбцов бывает полезно при подготовке
диаграмм или презентационных материалов.
Группа Масштаб (рис. 2.61) позволяет увеличи-
вать или уменьшат]? размеры таблицы. Excel предла-
гает как фиксированные параметры (например, ] 00%
или Страница целиком), так и возможность уста-
новить параметр вручную (например, 57% или 91%).
100%
Масштаб
Масштаб по
выделенному
Масштаб
Рис. 2.61. Группа Масштаб
Инструменты этой группы помогают рассмотреть
мелкие детали, улучшить читаемость данных или
разместить на экране как можно больший фрагмент
таблицы. Изменение масштаба не влияет на реальный
размер печати и определяет только то, как содержи-
мое рабочего листа выглядит на экране.
Группа Окно (рис. 2.62) предназначена для управ-
ления структурой открытых книг и листов.
Новое
окно
Упорядочить Закрепить
все области -
П Разделить
Г । Скрыть
Отобразить
□11 Рядом
ЕВ| Синхронная прокрутка
lifc' Восстановить расположение окна
Перейти в
другое окно ’
Окно
Рис. 2.62. Группа Окно
С помощью соответствующих инструментов можно
открыть новое окно для текущей книги, расположить
окна каскадом или рядом (при выполнении команды
Упорядочить все открывается интерфейс для выбора
требуемого варианта), закреплять области и разделять
окно на части. С помощью команд Скрыть и Отобра-
зить можно управлять отображением текущего окна.
СОВЕТ
Создание нового окна для одной и той же книги по-
лезно, когда нужно работать с разными ее фрагмен-
тами (участками) одновременно. Это позволяет,
например, в одном окне смотреть исходные данные,
а в другом — результаты расчетов.
Команда «Закрепить области» позволяет зафик-
сировать верхние строки или левый столбец — это
незаменимо при работе с большими таблицами,
в которых заголовки должны всегда быть видимыми
(т. е. при прокрутке они будут оставаться на прежнем
месте). Таким же образом можно закрепить любую
предварительно выделенную область.
КОНТЕКСТНЫЕ ВКЛАДКИ
ЛЕНТЫ EXCEL
Помимо стандартных вкладок, которые всегда
присутствуют на ленте, Excel имеет так называемые
контекстные вкладки. Они отображаются на ленте
только тогда, когда пользователь работает с опре-
деленными объектами — таблицами, диаграммами,
рисунками, фигурами, сводными таблицами и дру-
гими элементами, которые требуют собственных
инструментов управления.
ПРИМЕЧАНИЕ
Контекстные вкладки не загромождают интер-
фейс, поскольку отображаются строго «по ситуа-
ции». Это делает работу более удобной: на ленте
присутствуют только те команды, которые нужны
в данный момент.
Каждая контекстная вкладка содержит инстру-
менты, предназначенные специально для выбранного
объекта. Они позволяют:
изменять внешний вид и оформление;
настраивать параметры построения;
управлять структурой данных;
изменять расположение и размеры объектов;
выполнять анализ данных, если речь идет
о сводных таблицах или диаграммах.
Они служат «рабочими панелями» для управления
определенными объектами и содержат соответству-
ющие инструменты. Обычно они отображаются
в следующих ситуациях:
выделена диаграмма или график;
выделена «умная» таблица (таблица Excel);
выбран рисунок, фигура, объект Word Art или
вставленный объект;
активна сводная таблица или сводная диаграмма;
открыт редактор уравнений или вставлена диа-
грамма SmartArt.
Как только с объекта снимается выделение (кур-
сор перемещается в любое другое место рабочего
листа), соответствующие вкладки исчезают, а лента
Excel обретает свой стандартный вид, который ис-
пользуется в программе по умолчанию.
При выделении диаграммы обычно появляются
две вкладки: Конструктор (рис. 2.63) и Формат
(рис. 2.64).
Вкладка Конструктор отвечает за структуру
диаграммы — тип, стиль, расположение, наличие
и местонахождение элементов, выбор данных, ис-
пользование макетов, цветовое оформление.
Конструктор
Формат
Файл
Главная Вставка Разметка страницы Формулы Данные Рецензирование Вид
Макеты диаграмм
Стили диаграмм
Q Что вы хотите сделать?
Строка Выбрать Изменить тип Переместить
столбец данные дидгрзмиы диаграмму
Данные Тип Расположение
Рис. 2.63. Вкладка Конструктор для диаграмм
Файл
Главная Вставка Разметка страницы Формулы Данные Рецензирование Вид
Конструктор
Заливка фигуры -
контур фигуры -
Эффекты фигуры ’
Вставка фигур
Р-Д
Формат выделенного
Восстановит», стиль
Текущий фрагмент
Q ЧТО вы * отите гдепдп»’
А Заливка текста
Л Контур текста ’
Текстовые эффекты •
Стили WordArt
Изменить
фигуру-
Стили фигур
Вход
сЯ Г«*|
Переместить Переместить Область Выровнять Группировать Псвср»туть
вперед’ назад выделения
J Q Высота: 7,62 см
Ширин* 2.7 см
Упорядочение
Размер
Рис. 2.64. Вкладка Формат
Вкладка Формат посвящена оформлению и фор-
матированию объекта. Здесь можно выбрать цве-
товые схемы, включать и отключать текстовые эф-
фекты, настраивать границы, вставлять фигуры
и объекты Word Art, устанавливать стили и пр.
При работе с «умными» таблицами Excel также
на ленте появляется вкладка Конструктор, рис. 2.65.
ФвАл лл»г*я» встдета Розыск л страницы Формулы Данные Рецт>ироь5ниг вид
Имя таблице |СН Сводная таблица I заголовка I Первый столбец Я Кнопка фильтра
Таблиц»! М Удалит* дубликаты * J ' *** Cq Открытье браумрв С Строка итогов ( Посланий столбец
а Вставит» Экспорт Обновит*
г?? Раыаср таблицы За Преобраюаать • дшитои cpei • * СЗ Раюрватъ. с«юь Чередующиеся строки Li Чередуюиоеет-я столбцы
Г«еД<г»а
Стили таблиц
Рис. 2.65. Вкладка Конструктор для «умных» таблиц
Она содержит команды и прочие инструменты
для управления таблицей: добавление и удаление
столбцов, включение строки итогов, выбор стиля
таблицы, преобразование в диапазон, настройка
фильтров и пр.
При работе со сводными таблицами и диаграм-
мами в составе ленты Excel появляются вкладки
Анализ (рис. 2.66) и Конструктор (рис. 2.67).
Файл Главная Встекка Р оме» «а страницы Формулы Данные Рецензирование 0ид Коиорувтор
A14IU1OC (ЮЛЕ
лт-Параметры - . о Параметры поля
Сводная табаыца
S Развернуть поле
Па»™™ -= с.ч>н>,1.<ю^»
Активное гмме
-» Группмровжл по выделенному
4Q Разгруппировать
'Х Группмровкв по полю
I рул пировать
Вставит» Вставит» Подключения
срез временную шкалу к фильтрам
Сшвътр
Q Что вы хотите сделать?
С«э I Ip tjx fx
Обновит» Источник Очистить Выделит» Переместить Поля, элементы Средства Оттхиения
данных - к наборы OOP
Данные Дгйпьм Вычмеют.и»
Вход Д Обкцни
I fe §-?
Сводная Рекомендуемые
д иагракама с водны* таблицы
Сервис
Файл Главная Вставка Разметка страницы Формулы Данные
Рецензирование
Промежуточные Общие
итогиитоги *
si II
~Ез»| |j= =
Макет Пустые
отчета ’ строки *
(3 Заголовки строк О Чередующиеся строки
0 Заголовки столбцов О Чередующиеся столбцы
Макет Параметры стилей сводной таблицы
Рис. 2.67. Вкладка Конструктор для сводной таблицы
Вкладка Анализ содержит инструменты, пред-
назначенные для управления структурой сводной
таблицы, источниками данных, параметрами вы-
числений, взаимодействием с другими элементами
рабочей книги. Эта вкладка — основная рабочая
область для настройки и анализа сводных отчетов.
СОВЕТ
На вкладке Анализ в группе Сводная таблица мож-
но открыть окно параметров сводной таблицы,
в котором задать способ обработки пустых ячеек,
выбрать действия при обновлении данных и вари-
ант отображения итогов, а также сделать иные
настройки.
Вкладка помогает изменять структуру сводной
таблицы, обновлять данные, добавлять средства
визуальной навигации (срезы, временные шкалы),
выполнять группировку данных и управлять пара-
метрами отображения.
Вкладка Конструктор в данном случае предна-
значена для управления внешним видом сводной
таблицы, ее макетом и элементами оформления.
Она помогает настроить визуальную структуру от-
чета так, чтобы он был удобным для чтения, печати
и дальнейшей работы. Правильный выбор стиля
и макета существенно повышает читабельность
материала и восприятие данных, особенно в отчетах,
где важна четкая иерархия и аккуратное формати-
рование.
При выделении на рабочем листе рисунка, фигуры
или объекта Word Art таких объектов появляется
вкладка Формат (рис. 2.68). Она содержит команды
изменения цвета, стилевых эффектов, обтекания,
размеров, положения, границ и других параметров
оформления.
Файл
Главная Вставка Разметка страницы Формулы Данные Рецензирование
Г-!-. Изменить фигуру ’
ЕГ Надпись
Стили фигур
Переместить Переместмт* Облает* Выровнять Группировать Повернут*
Формат 1111111^
- Заливка фигуры -
’ Контур фигуры ’
С* Эффеыы фигуры ’
Вставка фигур
Q Что еы хотите сделать?
Вход
JX, Заливка текста -
” мм Контур текста *
' c'i> Текстовые аффекты •
Стили WordArt
вперед’
мамд - выделения
Упорядочение
5Б Высота: 2.54 см С
“ Ширина: 2.54 см “
Размер
Рис. 2.68. Вкладка Формат при работе с фигурами
Содержимое данной вкладки незначительно
варьируется в зависимости от типа объекта (фигура,
рисунок или Word Art), но в любом случае порядок
работы с ней прост и интуитивно понятен. То же
самое касается вкладок Конструктор и Формат,
которые отображаются на ленте при работе с объ-
ектами SmartArt.
СТРОКА ФОРМУЛ
Строка формул (рис. 2.69) — один из ключевых
элементов интерфейса Excel, который находится
в верхней части окна программы, непосредственно
под лентой. Это универсальное средство для просмо-
тра, ввода и редактирования содержимого ячейки,
на которой установлен курсор.
Е17
-СУММ(АЗ;В5)
Рис. 2.69. Строка формул
Строка формул всегда отображается по умолча-
нию, но при необходимости ее можно отключать
и снова включать на вкладке Вид с помощью соот-
ветствующего флажка (см. рис. 2.58).
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Независимо от того, что находится в ячейке
(число, текст, формула, ссылка или даже часть
сложного выражения), строка формул позволяет
увидеть исходные данные в том виде, в котором
они заданы пользователем. Например, если в ячейке
отображается результат вычисления, то строка
формул покажет, как и на основании чего он был
получен.
Основное назначение строки формул — обес-
печение удобного и точного ввода данных. В отли-
чие от самой ячейки, пространство строки формул
не ограничено ее размером, поэтому даже длинные
формулы или большие текстовые значения здесь
отображаются полностью.
СОВЕТ
Формулы, содержащие ссылки на несколько диа-
пазонов, а также функции, вложенные выраже-
ния, сложные имена и другие громоздкие значения
намного легче редактировать в строке формул,
а не в ячейке.
Строка формул состоит из нескольких элементов.
Слева расположено поле отображения текущего
адреса активной ячейки; это позволяет быстро опре-
делить, с каким именно элементом книги ведется
работа (на рис. 2.69 в данном поле отображается
значение Е1 7).
Рядом находятся кнопки Отмена, Ввод и Функ-
ция. Первая предназначена для отмены последне-
го действия в ячейке, вторая — для ввода данных
(к аналогичному результату приводит нажатие
клавиши Enter). С помощью кнопки Функция от-
крывается окно для выбора стандартной функции
Excel (рис. 2.70), которая будет использована при
составлении формулы в активной ячейке.
Центральная часть строки — это основное поле
ввода, где отображается содержимое ячейки и куда
пользователь вводит формулы, текст, числа и другие
данные. На рис. 2.69 в поле ввода содержится фор-
мула =СУММ(АЗ;В5).
?
X
BCTdBKd функции
Поиск функции:
Найти
Выберите функцию:
СР ЗНАЧ (ч и<ло1 ;ч нсл 02:-.)
Воэврлщает среднее арифметическое своих аргументов, которые могут
быть числами, именами, массивами или ссылками на нчейки с числами
Справка по этой функции
Отмена
Рис. 2.70. Окно выбора функции
Именно здесь пользователь видит полный синтак-
сис формул, включая знаки арифметических опера-
ций, ссылки на ячейки и имена диапазонов. В ячейке
на листе отображается только результат вычисления,
поэтому строка формул позволяет четко разделить
ввод формулы и просмотр ее результата. Кроме того,
Excel помогае т пользователю, подсвечивая соответ-
ствующие диапазоны цветами при редактировании
формул, что снижает вероятность ошибок.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Строка формул может быть развернута, если
введенная формула занимает несколько строк
или содержит длинные текстовые фрагменты.
Кнопка-стрелка X/ в правой части строки
(см. рис. 2.69) позволяет увеличить пространство
ввода. Эта возможность особенно удобна при рабо-
те с большими расчетными моделями, где формулы
могут включать десятки элементов.
Таким образом, строка формул — это не просто
поле ввода, а важнейший инструмент, который обес-
печивает контроль над содержимым ячеек, упрощает
создание и редактирование формул, помогает избе-
гать ошибок и делает работу в Excel более удобной
и понятной.
РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ
Рабочая область Excel — элемент пользователь-
ского интерфейса, включающий в себя ячейки, стро-
ки, столбцы и листы текущей книги.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Все основные действия по созданию и редактиро-
ванию документов выполняются именно в рабочей
области.
ЧТО ТАКОЕ ЯЧЕЙКИ И ДИАПАЗОНЫ
Ячейка — один из главных структурных элемен-
тов рабочей области. В данном случае ячейка — это
наименьшая (элементарная) часть электронной таб-
лицы, предназначенная для ввода и хранения ин-
формации и расположенная на пересечении строки
и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует
диапазон.
Любая ячейка имеет уникальные координаты
(их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки
определяется с помощью строк с буквами и цифра-
ми, которые расположены, соответственно, вверху
и слева рабочей области. Например, на рис. 2.71
курсор установлен в ячейку с адресом В2.
Рис. 2.71. Ячейка с координатами В2
Ввод данных в ячейку осуществляется по-раз-
ному: с клавиатуры, расчетным путем (когда зна-
чение ячейки вычисляется расчетными формулами
на основании данных других ячеек), путем импорта
из внешних файлов, с помощью макросов, из буфера
обмена и др.
СОВЕТ
Чтобы отредактировать введенные ранее данные
непосредственно в ячейке, установите на нее курсор
и нажмите F2. Также для этого можно использо-
вать строку формул (в данном случае нажимать F2
не нужно). После внесения изменений нажмите Enter.
Информацию в ячейках можно представлять
в разных форматах — числовом, текстовом и т. д.
Выбор формата осуществляется в окне Формат
ячеек, которое вызывается с помощью одноимен-
ной команды контекстного меню. Также это окно
можно вызвать так: на вкладке Главная ленты Excel
в группе Ячейки (см. рис. 2.30) нужно нажать кнопку
Формат и в открывшемся меню выбрать команду
Формат ячеек.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
При работе с числовыми данными в качестве раздели-
теля целой и дробной частей чисел по умолчанию ис-
пользуется запятая, а при работе с датами — точка.
При вводе числовых данных и дат они по умолчанию
выравниваются по правому краю ячейки, а введенные
текстовые данные — по левому краю.
Вы можете мышью перетаскивать любую ячейку
в другое место вместе с ее содержимым. Для этого
подведите указатель мыши к любому углу ячей-
ки, кроме правого нижнего, — появится крестик
со стрелками. Теперь при нажатой левой кнопке мыши
(далее ЛКМ) можно перетащить ячейку со всем со-
держимым в требуемое место.
Подобным образом вы можете переносить с од-
ного места на другое предварительно выделенные
диапазоны ячеек.
СОВЕТ
Режим перетаскивания ячеек и диапазонов дей-
ствует лишь тогда, когда в настройках программы
в разделе Дополнительно (подраздел Параметры
правки) установлен флажок Разрешить маркеры
заполнения и перетаскивание ячеек. Если здесь же
установлен флажок Предупреждать перед переза-
писью ячеек, то перед заменой имеющихся данных
новыми программа будет выдавать дополнитель-
ный запрос на подтверждение данной операции.
Оба флажка по умолчанию установлены.
Ячейки взаимосвязаны между собой через участие
в тех либо иных расчетах и вычислениях — вычита-
ние, сложение и т. д., а также с помощью функций.
Нередко одна и та же ячейка задействуется сразу
в нескольких формулах либо функциях.
Для выделения ячейки установите на нее курсор
щелчком кнопкой мыши либо клавишами со стрел-
ками. Диапазон выделяется следующим образом:
нажмите ЛКМ;
перетащите указатель в любое место в зависи-
мости от требуемого размера диапазона.
При этом первая ячейка диапазона (та, с которой
началось перетаскивание указателя мыши) визуально
останется невыделенной, но она все равно входит
в состав диапазона.
Возможности программы предусматривают выде-
ление нескольких разных ячеек, не входящих в один
диапазон, т. е. не смежных, а расположенных по от-
дельности. Для этого щелкайте мышью на требуемых
ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl.
Так же можно выделить несколько расположенных
по отдельности диапазонов.
СОВЕТ
При работе с большими объемами данных активная
ячейка может «потеряться», исчезнув из поля ви-
димости, — например, после использования полосы
прокрутки либо в иных случаях. Чтобы быстро
найти ее, нажмите комбинацию клавиш Ctrl +
Backspace.
Вы можете добавить ячейку в любое место ра-
бочей области. Для этого на вкладке Главная, ко-
торая расположена на ленте Excel, в группе Ячейки
(см. рис. 2.29) нажмите кнопку Вставить и в открыв-
шемся меню выберите пункт Вставить ячейки —
откроется окно, как на рис. 2.72.
Добавление ячеек
Добавить
О ячейки, со сдвигом вправо
О ячейки, со сдвигом вниз
О строку
О столбец
ОК
Отмена
Рис. 2.72. Вставка ячейки
В данном окне с помощью переключателя укажите
направление смещения имеющихся ячеек вместе с их
содержимым для освобождения места для новой
ячейки и нажмите ОК.
Для удаления из ячейки всего содержимого выде-
лите ее и нажмите клавишу Delete (так же очищается
и предварительно выделенный диапазон). Если же
нужно не просто очистить содержимое ячейки,
но и удалить ее саму, то выделите ее и выполните
команду контекстного меню Удалить — откроется
окно, изображенное на рис. 2.73.
Удаление ячеек ? X
Удалить
О ячейки, со сдвигом влево^
О ячейки, со сдвигом вверх
О строку
О столбец
ОК
Отмена
Рис. 2.73. Удаление ячейки
Выберите направление сдвига — влево или вверх;
в соответствии с выбранным направлением после
нажатия ОК данные будут перемещены на место
удаляемой ячейки.
Вы можете превратить несколько расположенных
рядом ячеек в одну, равную по размеру выделенному
диапазону (при условии, что этот диапазон пря-
моугольный). Для этого воспользуйтесь командой
контекстного меню Формат ячеек (ее также можно
вызвать с помощью комбинации Ctrl + 1). При ак-
тивизации команды отображается окно, в котором
на вкладке Выравнивание нужно установить фла-
жок Объединение ячеек (рис. 2.74) и нажать ОК.
Для разъединения объединенных ранее ячеек
снимите этот флажок и нажмите ОК (предварительно
выделив разъединяемую ячейку или обрабатывае-
мый диапазон).
Форма! ячеек
Число | Выравнивание j Шрифт Граница
Выравнивание
по горизонтали:
по значению
по вертикали:
пс нижнему краю
Распределять по ширине
опо,
1иоин1
Отображение
О переносить по словам
Направление текста
направление текста:
по контексту
Заливка Защи1а
? X
Ориентация
ОК Отмена
Рис. 2.74. Объединение ячеек
РАБОЧАЯ КНИГА
И РАБОЧИЙ ЛИСТ
Рабочая книга Excel — это файл, который со-
здается, редактируется и сохраняется средствами
программы. По умолчанию рабочая книга имеет
расширение XLSX — этот формат появился с вы-
ходом версии Excel 2007, но также поддерживается
XLS — файлы такого типа использовались до версии
Excel 2003 включительно.
Рабочий лист — основной элемент рабочей кни-
ги, предназначенный для ввода, редактирования
и хранения данных, а также для выполнения вы-
числений. По умолчанию в состав рабочей книги
включен один рабочий лист, которому присвоено
имя «Лист1». В свою очередь, основная структурная
единица рабочего листа — ячейка.
СОВЕТ
Вы можете изменить число листов новой книги.
Для этого войдите в режим настройки и в раз-
деле Общие (подраздел При создании новых книг?
в поле Число листов введите подходящее значение.
Максимально допустимое количество листов в од-
ной книге — 255; при попытке ввести большее
значение программа выдаст соответствующее
предупреждение.
Перечень ярлыков всех имеющихся в книге ли-
стов отображается слева внизу окна, между строкой
состояния и рабочей областью (рис. 2.75).
Ы - Книга) - Excel (Сбой активации продукта)
Файл ИВствв.:Рааме Форм Данне I Рецен Вид I Q Помащг Вход Общий доступ
А = % Условное форматирование- (jg
_ ... . „ .. * Форматировать как таблицу- „ _ „
Буфер Шрифт Выравнивание Число Ячейки Редактировав »
обмена - - - - -7 Стили ячеек - -
Стили
Ярлык активного в данный момент листа ото-
бражается тем же цветом, что и сам лист; ярлыки
остальных листов затемнены. Для перехода к тре-
буемому листу достаточно щелкнуть мышью по со-
ответствующему ярлыку.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Порядок следования листов в книге можно изменять
по своему усмотрению; для этого нужно просто
перетащить мышью ярлык любого листа в тре-
буемое место.
Чтобы добавить в книгу Excel новый рабочий лист,
нужно щелкнуть иконку с символом расположен-
ную справа от ярлыков (см. рис. 2.75). В результате
в книге появится новый лист, которому по умолча-
нию будет присвоено имя HhctN, где N — следующий
порядковый номер листа. Есть и другой вариант:
на ярлыке любого листа щелкните ПКМ;
в появившемся контекстном меню выберите
команду Вставить;
в открывшемся окне курсором выделите ярлы-
чок Лист и нажмите кнопку ОК.
Присвоенные по умолчанию названия рабочих
листов можно изменять. Для переименования ли-
ста нужно щелкнуть на его ярлычке ПКМ, затем
в открывшемся контекстном меню выбрать коман-
ду Переименовать и ввести требуемое название
с клавиатуры.
Для удаления листа из книги нужно щелкнуть
на его ярлыке ПКМ и в открывшемся контекстном
меню активизировать команду Удалить.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если лист не содержит никаких данных, то он будет
удален сразу после активизации данной команды.
Если же на листе есть данные, то при активизации
команды Удалить программа выдаст дополнитель-
ный запрос на подтверждение операции удаления.
Программа не разрешит удалить все листы ра-
бочей книги — хотя бы один должен обязательно
остаться. Если же вы хотите удалить все имеющиеся
листы, то либо удаляйте текущую рабочую книгу
Excel полностью, либо добавьте в нее новый пустой
лист, а затем удалите все те, что были ранее.
Вы всегда можете скрыть от посторонних глаз
любой лист рабочей книги. Для этого нужно щелк-
нуть на ярлыке этого листа ПКМ и в открывшемся
контекстном меню выбрать команду Скрыть. Учтите,
что сразу после этого лист будет скрыт без предупре-
ждения. При этом скрытие всех имеющихся в книге
рабочих листов невозможно — в ней постоянно
должен отображаться хотя бы один лист.
Чтобы впоследствии включить отображение скры-
того листа, выберите в этом же контекстном меню
команду Показать. При этом открывается окно,
как на рис. 2.76.
7
Вывод на экран скрытого листа
X
ОК Отмена
Рис. 2.76. Выбор листа для отображения
В этом окне содержится список ранее скрытых
листов. Чтобы отобразить любой из них, нужно вы-
делить его в списке курсором и нажать кнопку ОК.
При необходимости вы можете переместить или
скопировать данные с одного листа книги на другой
или вообще в другую книгу. Для этого ПКМ щелкните
по ярлыку листа и в открывшемся контекстном меню
выбрать команду Переместить или скопировать.
В результате отобразится окно, которое показано
на рис. 2.77.
Переместить или скопировать ? X
Переместить выбранные листы
в книгу;
Книга 1
перед листом:
О Создать копию
ОК Отмена
Рис. 2.77.
Перемещение
или копирование
листа
Рабочая книга и рабочий лист
В данном окне в поле «в книгу» укажите рабо-
чую книг)7 Excel, куда необходимо скопировать или
переместить информацию (по умолчанию выбрано
имя текущей книги).
ЗАПОМНИТЕ
Книгу для копирования или перемещения данных
можно выбирать только из числа открытых в дан-
ный момент книг Excel.
В поле «перед листом» содержится список ра-
бочих листов книги, которая была указана в поле
«в книгу». Отметьте курсором название рабочего
листа, перед которым должен появиться новый лист
со скопированной (перемещенной) информацией.
Если установить флажок Создавать копию,
то лист-источник по окончании операции останет-
ся на своем месте. Если же этот флажок снят, то он
исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне
Переместить или скопировать, см. рис. 2.77).
СТРОКИ И СТОЛБЦЫ
РАБОЧЕГО ЛИСТА
Как и ячейки, строки и столбцы относятся к главным
составляющим рабочего листа Excel. Названия столб-
цов по умолчанию обозначаются буквами английского
алфавита; каждая из строк имеет уникальный номер.
Любую строку или столбец вы можете по своему
усмотрению добавлять, удалять либо перемещать
в любое место, причем одновременно со всей со-
держащейся информацией. Размеры (высота строки
и ширина столбца) тоже можно произвольно менять.
ПРИМЕЧАНИЕ
Заголовки строк и столбцов на рабочем листе
отображаются, только когда на вкладке Вид
в группе Показать установлен флажок Заголовки
(см. рис. 2.58).
Вы можете выполнить такую настройку, при кото-
рой имена столбцов будут назначаться по аналогии
со строками, то есть не буквами, а цифрами. Для
этого в настройках программы (Файл — Параме-
тры) в разделе Формулы нужно установить флажок
Стиль ссылок R1C1 (по умолчанию этот параметр
отключен).
В ряде случаев может потребоваться выделение
строк и столбцов — например, для совершения
с ними однотипных действий (удаление, переме-
щение), копирования данных и в иных случаях. Воз-
можны следующие варианты:
для быстрого выделения строки или столбца
щелкните мышью соответственно по номеру
или имени;
для выделения нескольких строк (столбцов)
нужно навести указатель мыши на номер стро-
ки (заголовок столбца), с которой начинается
выделение, и, нажав ЛКМ, перетащить ее ука-
затель на столько строк (столбцов), сколько
нужно выделить;
если необходимо выделить несколько строк,
которые расположены не подряд, а на расстоя-
нии одна от другой, то нужно щелкать мышью
на тех из них, которые должны быть выделе-
ны, удерживая при этом нажатой клавишу
Ctrl. Аналогично осуществляется выделение
столбцов.
Чтобы быстро очистить все ячейки строки либо
столбца от всего содержимого, нужно выделить стро-
ку (столбец) и нажать клавишу Delete. Если же необ-
ходимо не просто очистить ячейки строки (столбца)
от всего содержимого, но и полностью удалить саму
строку (столбец), нужно щелкнуть ПКМ на номере
строки (названии столбца) и в открывшемся кон-
текстном меню выполнить команду Удалить. При
выполнении операции удаления на место удаленной
строки переместится информация, расположенная
ниже, а на место удаленного столбца — располо-
женная правее.
Вы можете не только удалять, нои добавлять
строки и столбцы. Для вставки строки нужно щелк-
нуть ПКМ на номере строки, над которой нужно
добавить новую строку, и в открывшемся контекст-
ном меню активизировать команду Вставить. Ана-
логичным образом осуществляется добавление
столбцов; при этом новый будет добавлен левее
выделенного столбца.
СОВЕТ
Любую строку либо столбец при необходимости
можно скрыть — для этого нужно выделить данный
элемент и воспользоваться командой контекстного
меню Скрыть. Для последующего восстановления
скрытых строк и столбцов используйте команду
контекстного меню Показать.
Высоту строки и ширину столбца можно регули-
ровать по своему усмотрению. Для перехода в ре-
жим редактирования высоты строки используйте
команду контекстного меню Высота строки, а для
редактирования ширины столбца — команду Ши-
рина столбца. В обоих случаях контекстное меню
вызывается щелчком ПКМ на номере строки/имени
столбца. При активизации любой из этих команд
открывается окно, в котором с клавиатуры нужно
указать требуемое значение и нажать кнопку ОК.
Менять высоту и ширину можно и проще — пере-
таскиванием границы с помощью мыши.
СТРОКА СОСТОЯНИЯ
Строка состояния — это нижняя панель окна
Excel, расположенная в самом основании рабочей
области, под листом книги (рис. 2.78).
Она присутствует в программе постоянно и слу-
жит для оперативного получения информации о те-
кущем состоянии документа, выделенных данных
и режиме работы приложения. Несмотря на свою
компактность, строка состояния выполняет мно-
жество полезных функций, которые значительно
облегчают работу с таблицами.
27 1
ц,________________________________________________________________________________________________________________
~~| ЛистЗ | © : |<1 И
Готово JjJ Среднее: 2790,625 Количество: S Cyuuo. 22325 Щ ЩД И - —|— + 1004
Рис. 2.78. Строка состояния
Одно из основных назначений строки состоя-
ния — отображение сведений о выделенных значе-
ниях. Когда пользователь выделяет диапазон, Excel
автоматически рассчитывает и показывает такие
показатели, как минимальное, максимальное и сред-
нее значение, количество числовых данных и их
общую сумму.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Эти сведения не требуют ввода формул и поз-
воляют быстро оценить выборочные данные
из любого диапазона, не нарушая структуру
таблицы.
Пользователь сам может выбрать, какие именно
показатели отображать: достаточно щелкнуть ПКМ
по строке состояния и в открывшемся контекстном
меню (см. рис. 2.79) отметить нужные элементы.
Настройка строки состояния
v Режим ячейки
v Мгновенное заполнение пусть» ячеек
ч< Мгновенное заполнение измененных ячеек
ч/ Подписи
V Политика управления данными
> z Разрешения
Caps Lock
Num Lock
< ✓ Scroll Lock
v Фиксирссанный десятичный формат
Режим замены
V Режим перехода в конец
V Запись макроса
ч/ Режим выделения
ч/ Номер страницы
ч/ Среднее
ч/ Количество
Количество чисел
Минимум
Максимум
ч/ Сумма
< ✓ Состояние отправки
ч/ Ярлыки режимов просмотра
ч/ Ползунок масштаба
ч/ Масштаб
Готсео
От«ЛЮЧСН
Отключен
Отключен
Отключен
Включен
Отключен
Оплючен
Нет записи
2790,625
8
2474
2988
22325
100%
Рис. 2.79. Контекстное меню строки состояния
Помимо вычислений строка состояния отра-
жает текущий режим работы. Здесь можно уви-
деть, находится ди Excel в режиме Готово, Ввод,
Правка, выполняется ли расчет формул или идет
загрузка данных. При работе с большими книгами
эти подсказки помогают понять, завершил ли Excel
предварительные операции или нужно подождать
окончания обработки.
Строка состояния также содержит элементы
управления отображением. В ее правой части распо-
ложены кнопки переключения режимов просмотра
книги — Обычный, Разметка страницы и Стра-
ничный вид.
ПРИМЕЧАНИЕ
Названия этих кнопок отображаются в виде всплы-
вающих подсказок при подведении к ним указателя
мыши. На рис. 2.78 включен режим Обычный, кото-
рый используется по умолчанию.
В правой части находится бегунок управления
масштабом, позволяющий быстро увеличить или
уменьшить видимый участок листа. Такой инстру-
мент особенно удобен при изучении крупных таблиц
или подготовке документа к печати.
Некоторые элементы строки состояния ото-
бражают дополнительные параметры документа
и состояния интерфейса. Например, здесь может
появляться индикатор включенного режима За-
пись макроса, информация о режиме Выборка
данных, о наличии подключений или о примененных
фильтрах. При выполнении длтельных операций
Excel выводит здесь информацию о ходе процесса,
позволяя пользователю отслеживать выполнение
задачи в онлайн-режиме.
КОНТЕКСТНОЕ МЕНЮ
Контекстное меню (см. рис. 1.2) — один из клю-
чевых элементов интерфейса Excel, обеспечиваю-
щий быстрый доступ к наиболее востребованным
командам.
Оно появляется не постоянно, а вызывается поль-
зователем при необходимости. Это делает работу
более удобной и позволяет выполнять многие дей-
ствия значительно быстрее, чем через ленту или
основные меню программы.
ПРИМЕЧАНИЕ
Меню называют контекстным, поскольку оно фор-
мируется в зависимости от выбранного объекта:
содержимое меняется с учетом того, в каком месте
и при каких обстоятельствах оно вызвано.
Контекстное меню вызывается прос пим щелчком
ПКМ по объекту, с которым требуется выполнить
действие. Это может быть:
ячейка или диапазон;
строка или столбец;
диаграмма, элемент сводной таблицы;
изображение, фигура, ярлык рабочего листа;
строка состояния, панель быстрого доступа,
лента Excel.
Основная задача контекстного меню — предоста-
вить быстрый доступ к часто используемым функ-
циям. Например, при щелчке по обычной ячейке
пользователь увидит команды вставки и удаления,
копирования и вырезания, форматирования, ра-
боты с гиперссылками и замечаниями. При вызове
меню на строке или столбце появляются команды
для скрытия, отображения, изменения высоты или
ширины. В диаграммах предлагаются средства ре-
дактирования элементов построения, смены типа
диаграммы или настройки форматирования. Для
сводных таблиц доступны переход к источнику дан-
ных, обновление, изменение макета отчета и т. д.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Контекстное меню обеспечивает не только ускоре-
ние работы, но и помогает пользователю сориен-
тироваться в функциональных возможностях Excel.
Поскольку оно содержит только местные команды,
а не весь набор функций, начинающему пользовате-
лю проще освоиться и быстрее находить нужные
инструменты. Фактически контекстное меню под-
сказывает, какие операции допустимы для объекта
и какие действия с ним можно выполнить.
Некоторые элементы контекстного меню дополня-
ются вложенными функциями и режимами работы.
Например, команда Формат ячеек открывает пол-
ноценное диалоговое окно с большим количеством
настроек на нескольких вкладках, а подменю Вста-
вить позволяет выбрать, что именно должно быть
добавлено — строки, столбцы или отдельные ячейки.
Таким образом, контекстное меню — это гибкий
и адаптивный инструмент, который ускоряет и упро-
щает выполнение действий, снижает количество пе-
реходов по интерфейсу и делает работу в Excel более
комфортной. Оно позволяет обращаться только к тем
командам, которые действительно применимы в те-
кущем контексте, повышая эффективность и удоб-
ство работы как для новичков, так и для опытных
пользователей.
Перед тем как приступить к эксплуатации Excel,
рекомендуется просмотреть и при необходимости
отредактировать параметры настройки. Это позво-
лит максимально адаптировать программу к своим
потребностям и специфике решаемых задач.
Внешний вид интерфейса, способы вычисления
формул, параметры автосохранения, уровень без-
опасности, доступ к надстройкам — эти и другие
элементы напрЯхМую влияют на удобство и скорость
работы. В этой главе мы рассмотрим основные воз-
можности настройки Excel: от корректировки вне-
шнего вида и персональных предпочтений до управ-
ления механизмами вычислений и взаимодействием
с другими приложениями.
Мы подробно разберем, где находятся те или иные
параметры, для чего они предназначены и как ими
пользоваться.
ПРИМЕЧАНИЕ
Многие из этих параметров используются не каж-
дый день, однако в нужный момент позволяют зна-
чительно облегчить работу — например, когда
требуется ускорить ввод данных, повысить точ-
ность расчетов, обеспечить безопасность книги
или задействовать дополнительные инструменты.
Особенность настроек Excel — они применяются
не к одному документу, а ко всей программе сра-
зу. Поэтому, изменив один параметр, пользователь
может повлиять на поведение всех создаваемых
и открываемых файлов. Чтобы этот процесс был
осознанным, важно понимать назначение каждой
группы параметров и пользоваться ими так, чтобы
табличный редактор работал как надо.
Напомним, что для перехода в режим настрой-
ки параметров программы предназначена команда
Файл -» Параметры.
НАСТРОЙКА ОБЩИХ ПАРАМЕТРОВ
Раздел Общие окна настройки Excel содержит
базовые параметры, которые определяют внешний
вид программы, поведение пользовательского интер-
фейса и основные настройки работы с книгами. Этот
раздел открывается в окне настройки по умолчанию,
его содержимое показано на рис. 3.1.
В группе Параметры пользовательского ин-
терфейса представлены настройки, которые регули-
руют внешний вид Excel и особенности отображения
элементов управления.
Параметр Стиль всплывающих подсказок
определяет, как Excel показывает подсказки к ко-
мандам на ленте. Можно оставить подробные опи-
сания, включающие примеры и объяснения, либо
ограничиться короткими подсказками или вовсе
их отключить.
Параметры Excel ? X
Общие
Формулы
Правописание
Сохранение
ЯлЫК
ДОПОЛНИтеЛЬнО
Настрошь ленту
Панель быстрого доступа
Надстройки
Центр управления безопасностью
Основные параметры для работы с Excel
Параметры пользовательского интерфейса
Показывать мини- лвнед» инструментов при выделении О
tv* Показать параметры экспресс анализа для выделенного фрагмента
V Включить динамический просмотр D
Стиль всплывающие подсказок: j Показывать расширенные «силываюсцне подсказки
Имя пользователя Use*
С_ Всегда использовать >тм значения независимо от состояния входа в Office
Тема Office: Разные цвета *
Параметры запуска
Выберите расширены^, которые должны по умолчанию открываться в Excet | Программы по умолчанию—
£ообщитч «ли Microsoft Excel не является программой для просмотра и редактирования электронных таблиц по
умолчанию.
V Показывать начальный зкран при запуске >ТО£О приложения
Рис. 3.1. Настройка общих параметров
СОВЕТ
Пользователи, часто изучающие новые функции,
обычно оставляют расширенные подсказки, тогда
как опытные специалисты предпочитают мини-
малистичный режим.
Если установлен флажок Включить динами-
ческий просмотр, пользователь сможет заранее
видеть, как выбор значения, на которое наведен
указатель мыши, повлияет на документ.
Если установлен флажок Показывать мини-па-
нель инструментов при выделении, то при
выделении фрагмента текста будет отображаться
инструментальная панель со средствами форма-
тирования.
Группа При создании новых книг содержит
настройки, которые Excel применяет к каждому
новому документу. В первую очередь здесь задается
стандартный шрифт и его размер. Это позволяет
унифицировать внешний вид документов: напри-
мер, организация может требовать использования
определенного корпоративного шрифта.
Далее можно указать число листов, автоматически
создаваемых в новой книге. По умолчанию Excel
предлагает один лист, но пользователь может уве-
личить или уменьшить это значение (не более 255).
Еще один важньпг параметр определяет режим
отображения для новых рабочих листов. Возмож-
ные варианты — Обычный, Разметка страницы
и Страничный (их можно переключать также с по-
мощью соответствующих кнопок строки состояния,
см. рис. 2.78).
Перечисленные настройки позволяют избежать
рутинного ручного изменения параметров при каж-
дом создании новой книги.
Группа Личная настройка Microsoft Office
отвечает за идентификацию пользователя внутри
документов Office. В ней можно изменить имя поль-
зователя, которое Excel использует при создании
комментариев, отслеживании изменений и запол-
нении сведений о владельце документа.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если над таблицами работает несколько человек,
сведения о пользователях позволяют однозначно
определить автора тех или иных правок, что ак-
туально при разборе спорных ситуаций и в иных
случаях.
Здесь же расположена настройка цветовой темы
Office, которая применяется ко всем приложениям
пакета — Excel, Word, PowerPoint и т. д. Это объединя-
ет стиль всех программ и создает единое визуальное
восприятие среды.
Группа Параметры запуска определяет, как
программа будет вести себя сразу после запуска.
Можно включить режим, при котором Excel будет
предупреждать о том, что не является приложе-
нием по умолчанию для работы с электронными
таблицами, если вместо него используется другая
программа.
Если установлен флажок Показывать начальный
экран при запуске этого приложения, то при
каждом запуске Excel будет открываться стартовый
интерфейс (рис. 3.2), который содержит список не-
давно открытых документов и шаблоны новых книг.
Опытные пользователи часто отключают старто-
вый интерфейс, чтобы Excel сразу создавал пустую
книгу.
Excel
Последние
Рмера
«Ъ ТЭ колирайтеру _ ноамм такс.
Сх * Мш !** '•*' • Д*«**
На этой неделе
sa <'*'**’
J С
аС*4Г.>
С - w - рфМЛаСШДу
Ki <фОШ«мй нгдгжг
ЗАдм|яи«<чтрм<|и« Леминнхого района ТЗ
С : s Um pi Лот iwwvr. Ar -
Co»c ем давно
с* ЬгядорНИИ 13
IB G-м—
е’Ъ Пчв
—В С. • Мм« р«><1М • ндмй • пчу.Д
al 3_МпЛуттк,Лшх1и_ниамй_уря 9_сим Л<?
С - Мод р*б«пк • Демме иж* .
аТЭ на «юоираАтинг ехЗДрго обмен ид.
С « Мам у |>ч»1 Дид и «моаЭ •
Войдите чтобы воспользоваться всеми преимуществами Office
ВЭЯ|Ь гур
OncpMIh Друпи« <НИП4
Доло«шм»еА*м<
ДСМС ХШЯЯ СО
СВОДНЫМИ
гаь/мцами
Рис. 3.2. Стартовый интерфейс Excel,
который можно отключить
Выполненные настройки вступают в силу после
нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена
осуществляется выход из данного режима без со-
хранения изменений. Это правило актуально для
всех разделов окна настройки Excel.
НАСТРОЙКА РАБОТЫ
С ФОРМУЛАМИ
глава з
В разделе Формулы (рис. 3.3) осуществляется
настройка параметров, которые относятся к вы-
числению формул, их вводу, а также обработке воз-
можных ошибок.
Группа Параметры вычислений управляет тем,
когда и как Excel пересчитывает формулы в рабочей
книге. От выполненных настроек зависит скорость
отклика на изменения в данных и поведение больших
расчетных моделей.
Параметры Excel
Общие
Формул»
ПравОЛКС«Н»»е
Сохранение
Язык
Дополнительно
Настроит» ленту
Панель быстрого доступа
Наде троих»!
Центр управления безопасностью
Ихмвмения параметров, связанных с вычислением формуя, их вводом и обработкой ошибок.
Параметры вы числен ми
Вычисления а книге:© (_ включить итеративные вычисления
Автоматмчески Предельное число итераций 100 f]
О .rrpM.T.««<4SppM<M(«»u Ооккитм^погр^ос-ъ; [Q001 ---]
О вручную
I'd Пересчитывать книгу перед сохранением
Работа с формулами
[~1 Стиль ссылок RJC1 Ф
Rd Автозавершение формул Ф
S' Использовать нмема таблиц в формулах
Ь* Использовать ‘Ьункцнм GetPivoWala для ссылок в сводной таблице
Гкж< ошибок
Цвет индикаторов ошибок: *
Сброс пропущенных ошибок
Правила помеха ошибок
[✓ Ячейки. которые содержат формулы, приводящие к О
сшибкам
fcf Несогласованная формула в вычисляемом столбце О
таблицы
Ячейки которые содержат годы, представленные 2 Ф
цпфрим»»
Р Числа, отформатированные как тАкст или с
предшествующим апострофом
iR? Формулы, не согласованные с остальными
формулами я области
V Формулы, не охватывающие смежные ячейки )
В ^заблокированные ячейки, содержащие формулы
О Формулы, которые ссылаются на пустые ачеДки ©
Недопустимые данные в таблице " ’
OX Отмен.
Рис. 3.3. Настройка работы с формулами
С помощью соответствующего переключателя
можно выбрать один из трех режимов вычислений:
Автоматически — этот вариант использует-
ся по умолчанию. При изменении входного
значения Excel немедленно пересчитывает все
зависимые формулы. Этот режим удобен для
большинства повседневных задач.
Автоматически, кроме таблиц данных —
Excel пересчитывает формулы, но игнорирует
расчеты таблицы Что, если. Э го экономит вре-
мя, что особенно заметно при работе с боль-
шими таблицами.
Вручную — пересчет выполняется только при
нажатии клавиши F9 или команды Пересчи-
тать сейчас. Используется в очень крупных
моделях, когда автоматический пересчет зна-
чительно замедляет работу.
Пересчитать книгу перед сохранением —
этот параметр становится доступным только при
выборе ручного пересчета данных. В этом случае
перед каждым сохранением информации программа
будет пересчитывать все формулы даже без допол-
нительной команды от пользователя. Это особенно
удобно, если вы используете ручной режим вычис-
лений, но хотите, чтобы в файле сохранялись акту-
альные результаты.
Параметр Включить итеративные вычисле-
ния — опция для работы с круговыми ссылками (когда
формула зависит от собственного результата). При
ее включении задаются два параметра: Предельное
число итераций и Относительная погрешность.
Они определяют, сколько итераций Excel может вы-
полнить и каковы требования к точности результатов.
Если включить эти параметры, Excel будет вы-
полнять пересчет до тех пор, пока результат не при-
близится к заданному порогу точности или не будет
достигнут предел числа итераций. Настройка приме-
няется только в тех случаях, когда круговые ссылки
используются намеренно, например, в расчетных
моделях с взаимными зависимостями.
1 руппа Работа с формулами регулирует осо-
бенности ввода и отображения формул.
Параметр Стиль ссылок R1C1 включает нуме-
рованную систему обозначения ячеек, в которой
и строки, и столбцы обозначаются числами.
ПРИМЕЧАНИЕ
Этот стиль используется в ряде методик расчетов
и в программировании формул, однако большинству
пользователей привычнее стандартная адресация
типа А1, предлагаемая по умолчанию.
Параметр Автозавершение формул позволяет
включить режим, при котором будут показываться
подсказки при вводе функций, имен диапазонов
и аргументов. Она помогает избегать ошибок при
вводе и значительно ускоряет набор формул.
Если включен параметр Использовать имена
таблиц в формулах, Excel автоматически подстав-
ляет в формулы структурированные ссылки вида
Таблица 1 [Столбец]. Такие ссылки повышают чи-
таемость формул и особенно удобны при работе
со списками, оформленными в виде Excel-таблиц.
Блок Поиск ошибок отвечает за фоновую провер-
ку формул в автоматическом режиме и отображение
возможных ошибок.
Параметр Включить фоновый контроль ошибок
включает автоматический анализ формул и выде-
ление ячеек с потенциальными ошибками цветом.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
По умолчанию для выделения ошибочных ячеек ис-
пользуется зеленый цвет, но его можно изменить
с помощью параметра Цвет индикаторов ошибок,
см. рис. 3.3.
Такая проверка помогает быстро обнаруживать
неточности, что особенно удобно при работе с боль-
шими объемами данных.
Кнопка Сброс пропущенных ошибок позволя-
ет заново отобразить все ранее скрытые предупре-
ждения. Это полезно, если книга длительное время
редактировалась разными пользователями и часть
ошибок была помечена как игнорируемая.
В блоке Правила проверки ошибок перечис-
лены конкретные типы ситуаций, которые Excel
считает потенциальными ошибками. Пользователь
может включать или отключать отдельные правила
в зависимости от характера данных и требований
к конечному результату. Перечень правил включает:
обнаружение формул, приводящих к ошибоч-
ным результатам (#DIV/O!, #REF!, #N/A и др.);
выявление несогласованных формул в столбцах
таблиц;
проверку использования дат с двузначными
годами;
обнаружение чисел, сохраненных как текст;
поиск формул, отличающихся от соседних;
поиск формул, пропускающих часть диапазона;
выявление разблокированных ячеек с форму-
лами;
обнаружение ссылок на пустые ячейки.
Каждое из этих правил помогает своевременно
обнаружить скрытые дефекты в формульных расче-
тах, которые могут исказить итоговые данные. Набор
включенных правил можно гибко настроить в зави-
симости от особенностей конкретного документа.
НАСТРОЙКА ПРАВОПИСАНИЯ
Раздел Правописание (рис. 3.4) в настройках
Excel отвечает за параметры проверки автозамены
и орфографии.
Общие
Формулы
Г1ра в«л исание
Сохрамемне
Язык
Дополнительно
Настроит» ленту
Панель быстрого доступа
Надстрой км
Центр управления безопасностью
Параметра Excel
1^/^' Настройка исправления и форматирования текста.
I Ьрэметры ад то мм с мы
Настройка исправления и форматирования текста при вводе: Параметры аёгомы£мвй7
При исправлении орфографии в программах Microsoft Office
£< Пропускать слова иэ ПРОПИСНЫХ БУКВ
V Пропускать слова с цифрами
И Пропускать адреса в Интернете и имена файлов
0 Помечать повторяющиеся слова
М Использовать прописные с надстрочными знаками (французский)
С1 Предлагать только из основного словаря
Настраиваемые словари^»
П Русский: требовать точного использования в
Язык словаря: русский *
Рис. 3.4. Раздел Правописание
Эти инструменты помогают поддерживать каче-
ство текста в комментариях, подписях, диаграммах,
заметках и других текстовых элементах книги. Хотя
Excel — это не текстовый редактор, наличие средств
проверки правописания важно для подготовки от-
четов, аннотаций и материалов, предназначенных
для печати или публикации.
Кнопка Параметры автозамены открывает
специальное окно (рис. 3.5), в котором можно управ-
лять механизмом автоматического исправления
текста.
Содержимое данного окна представлено на не-
скольких вкладках, но наиболее востребованные
параметры находятся на вкладке Автозамена
(см. рис. 3.5), которая открывается по умолчанию.
К ним относятся:
Исправлять ДВе прописные буквы в нача-
ле слова — полезно при случайном нажатии
клавиши Shift, например, «МАшина» Excel ав-
томатически исправит на «Машина»;
Астозамена: английский (США) 7 X
Апто замена натенатичеоп*ил синволалы
Ди то замена Аилоформал при ввода Действия
Q Показать кнопки возможностей автозамены
Q Исправлять ДВе Прописные буквы в начале слова
_ „ Исключения...
QДелать первые буквы предложений приписными
Q Писать названия дней с прописной буквы
Q Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK
О Заменять при ьводе
заменять: на:
(С) ©
(«) « I
(г)
(tm)
... ...
Добавить Удалить
ОК Отмена
ч______J <______
Рис. 3.5. Настройка параметров автозамены
Делать первые буквы предложений про-
писными — избавляет от необходимости на-
жимать Shift в начале каждой фразы;
Устранять последствия случайного нажа-
тия cAPS LOCK — программа автоматически
применит правильный регистр, если пользо-
ватель не вовремя нажмет клавишу Caps Lock.
Список автозамен формируется в таблице части
в нижней части окна. В поле «заменить» вводится
часто встречающееся ошибочное значение, в поле
«на» — то, чем протрамма должна его заменить.
СОВЕТ
В поле заменять: можно ввести опечатку «зрапла-
та», а в поле на: — правильный вариант «зарпла-
та», и опечатка будет каждый раз автоматически
исправляться.
Ввод каждой пары «заменять: —♦ на:» завершает-
ся нажатием кнопки Добавить, которая находится
справа под таблицей; после этого новая позиция
будет добавлена в список. Для удаления какой-либо
пары из списка нужно выделить ее щелчком мыши
и нажать кнопку Удалить. Будьте осторожны: про-
грамма не выдает дополнительный запрос на под-
тверждение операции удаления.
Кнопка Исключения (см. рис. 3.5) позволяет
указать слова, для которых автозамена не должна
применяться, даже если они формально подпадают
под правила. Например, программа может исправ-
лять «КамАЗ», «АиФ» или «СуперЭВМ» по общим
правилам, хотя это корректные термины. Список
исключений предотвращает такие нежелательные
исправления.
Группа При исправлении орфографии в про-
граммах Microsoft Office определяет, как Excel
и другие приложения пакета Office (Word, Access
и др.) должны проверя ть орфографию. Здесь содер-
жатся следующие параметры:
Пропускать слова из ПРОПИСНЫХ БУКВ —
если параметр включен, Excel не будет про-
верять слова, содержащие только заглавные
буквы. Это удобно при работе с аббревиату-
рами, кодами, обозначениями, техническими
и прочими специальными терминами.
«Пропускать слова с цифрами — при
включенном данном параметре слова вроде
«Счет-12» или «А1В2» не будут проверяться.
Это полезно при работе с каталогами продук-
ции, номерами документов, кодами деталей
и артикулов.
Пропускать адреса в интернете и име-
на файлов — параметр позволяет исключить
из проверки текстовые элементы, напоминаю-
щие ссылки, — например, «www.example.com»,
пути к файлам или сетевые адреса.
Помечать повторяющиеся слова — при
повторе одного и того же слова (например,
«машина машина») программа автоматически
пометит данный фрагмент текста.
С помощью кнопки Настраиваемые словари
открывается окно, показанное на рис. 3.6. В данном
случае под словарем подразумевается набор слов,
которые программа воспринимает как правильные
независимо от их написания.
В этом окне можно выбрать активный словарь,
подключить дополнительные словари (например,
корпоративные или узкоспециальные), создать но-
вый собственный словарь. Это особенно актуально
для специализированных сфер деятельности — ме-
дицины, юриспруденции, бухгалтерии, маркетинга,
где часто встречаются уникальные термины, отсут-
ствующие в стандартных словарях.
Настраиваемые словари
Изменить список слив
По умолчанию
Путь к файлу G\UTers\UseAAppData\Roaming\Micro4oft\UProof
Язык словаря; Бее языки:
Рис. 3.6. Режим настройки словарей
Создать- .
Добавить..
Хдалить
Обдор.
ОК Отмена
НАСТРОЙКА СОХРАНЕНИЯ ДАННЫХ
Раздел Сохранение (рис. 3.7) содержит настрой-
ки, определяющие порядок сохранения книг, работу
механизмов автоматического восстановления и по-
ведение программы при закрытии документов.
Эти параметры напрямую влияют на сохранность
данных, удобство работы и защиту от потери ин-
формации в случае сбоев или непредвиденного за-
вершения работы Excel.
СОВЕТ
Правильная настройка этого раздела особенно
важна при работе с большими файлами, долгими
расчетами и документами, которые редактиру-
ются на протяжении длительного времени.
Гирамсгры fcxccf
X
Обыдое
Формулы
fcj Кхлрожд сохрФнежия книг
(ЛКрдосимс «миг
Сеагрдмэтъ ф«йлы следующем формате Книга Excel ж~|
У А«тос©агрдм«мн4 хдмднв to z к-’"
Кг Сохранят, последнюю дотоссхрвне»л«ую версию прм мкрвпим без «жрамснил
Каталог домни* А*® лагомсстлмммнма CAUi«rAUs«rtAppDaU\fto»mfo9\Mic ro*©4t\£x с«Л
О Не покдзыедт» пр4дст»вл«мн« ftcccguge при ©первитин м сохранении £ гёлое
М Пояамть дополнительные резмеидсим до» сох ранения, даже если под может 5ы*ъ ©Ьямтсльныы
11 По уы&лчжмию с ©храни..» на доыпьюгере
Расположение домльмык файл©* по умодшеимю: fCAUwvWwXDocwm—tt______________________________
£склю«ммнл авгомсоллмеиня дож j О' Расчст-xha
С Отслюнив» автососсганоаламна только доа этой книги
Параметры миопии юга родожгираиинака длж флияож мл с rpatrpe упрлппепыж дожу»ы игами
Сожраяйт» пмлечежые файлы -
О • располоземи ссроермыт мерм©«а>г©« на да>чоы коанчнотсре
* в Kjtue дояуыемгоа Office
Расположение сереернын чермооиког ^Л1М«*<иЯеЛВосите*<АЧаркоамм ShaieFeinA j Qdsop
Сохранение внешнего вида киан и
Выбсрнгтс цяегд, которые будут огооражлтъел преды^ивп версиях fcicefcC Ц»ст«
ОК Отмена
Рис. 3.7. Настройка параметров сохранения
Группа Сохранение книг объединяет основ-
ные параметры, определяющие порядок сохранения
рабочих книг и защиту данных от потерь в случае
непредвиденных ситуаций.
Параметр Сохранять файлы в следующем
формате определяет тип файла, который Excel будет
использовать при сохранении новых книг. По умол-
чанию выбран формат Книга Excel (*.xlsx), однако
пользователь может установить другой вариант —
например, формат старых версий Excel или шаблон.
Параметр Автосохранение каждые ... минут
управляет интервалом автоматического сохранения
временных копий книги. Механизм предназначен
для защиты данных при:
аппаратно-программных сбоях;
внезапном отключении электропитания;
аварийном завершении работы программы.
Чем меньше указанный здесь интервал времени,
тем ниже риск потери информации при нештатной
ситуации.
Опция Сохранять последнюю автоматически
сохраненную версию при закрытии без со-
хранения позволяет восстановить документ даже
в том случае, если пользователь случайно закрыл его,
не выполнив команду Сохранить. Эта возможность
играет важную роль при работе с большими и долго
редактируемыми файлами.
Также в этой группе находится параметр Не пока-
зывать представление Backstage при открытии
и сохранении файлов. Если он активен, можно
сразу открывать стандартное диалоговое окно, ми-
нуя экран меню Файл. Это удобно для опытных
пользователей, часто работающих с теми или иными
файлами.
Группа Исключение автовосстановления для
предназначена для управления механизмом автома-
тического восстановления отдельных книг. Здесь
формируется список файлов, для которых автосо-
хранение отключено намеренно.
Добавление книги в этот список означает, что при
сбое или аварийном завершении работы Excel не бу-
дет предлагать восстановление данных для данного
файла. Таким образом, параметр используется осо-
знанно — и, как правило, опытными пользователями.
СОВЕТ
Это может быть полезно в ситуациях, когда поль-
зователь работает с временными, служебными
или тестовыми документами и не хочет, чтобы
Excel создавал для них файлы автоматического
восстановления.
НАСТРОЙКА ЯЗЫКОВЫХ
ПАРАМЕТРОВ
Раздел Язык Рис. 3.8) предназначен для управле-
ния языковыми настройками Excel и других про-
грамм Microsoft Office.
Параметры Excel
мжтройка ямкооых пэрдметроо Office
Выбор языкоо редмшрхмния
ДбЫсьте дополнительные яаьлем апл редактирован»» докумемтое. Явысм редактирования определяют мыксаыа
Общие
•ориулы
Праеоиис айне
Сохранение
Панель быстрого доступа
Надстройки
Центр управлении вехооасноктыо
фумкфм., такие как слокари, проверка грамматики и лорддо* сортмроажм.
хтонскмй • Ддфмитъ
CJ Сообоитъ ммд, когда с/мдз«т скачать дополнительные средств» проверки правописания
Выбор juwico* интерфейса и спрааки
Задайте np««opMtefb< «зьмсое для пмхяок. вкладок и спрмжм G »
|Я>ык интерфейса_
1. Испояькхатк нами Мк roeott Windows спо ума «
2. русский ) -»
По умолчанию
а Црссмотр шыюоа интерфейс», устамоалеммыж для каждого приложении Microtoft Office
| Приложенью Office |Я»ык интерфейса Office {Другие wwww интерфейса
ExC«J русский
i PowerPoint русский
Word русский
|Я|ьм, справки
1. Ислолыооотъ жамк интерфейса «по умолчо
2. русский
‘I 1 *
Погмолчаиию
ОК Отмена
Рис. 3.8. Настройка языковых параметров
Здесь задаются языки, используемые для ввода
и редактирования текста, проверки орфографии,
а также языки интерфейса программы и справочной
системы.
Группа Выбор языков редактирования опре-
деляет, на каких языках пользователь может вво-
дить и редактировать текст, а также какие словари
и правила проверки орфо1рафии будут применяться.
В центральной части группы отображается список
языков редактирования. Для каждого языка указы-
вается его состояние:
установлен — язык доступен для ввода и про-
верки орфографии;
не установлен — язык выбран, но необхо-
димые средства (раскладка клавиатуры или
словарь) отсутствуют;
доступен — язык поддерживается Excel,
но не активирован.
Пользователь может добавлять новые языки
редактирования, выбирать их для использова-
ния по умолчанию и удалять из списка (кноп-
ки, соответственно, Добавить, По умолчанию
и Удалить.
Для каждого языка в столбце Раскладка клавиа-
туры показывается информация о наличии и типе
клавиатурной раскладки. Если раскладка отсутству-
ет, программа предложит добавить ее средствами
операционной системы.
ЗАПОМНИТЕ
Excel использует настройки этой группы для опре-
деления того, какие словари применять при запуске
проверки орфографии. Если для выбранного языка
отсутствует словарь, Excel не сможет выполнять
проверку текста на этом языке.
Группа Выбор языков интерфейса и справки
управляет языком, на котором отображаются элемен-
ты интерфейса Excel (команды ленты, меню Файл,
диалоговые окна, системные сообщения программы,
контекстное меню и др.) и текст справочной системы
(подсказки, содержимое окон помощи и др.).
Кнопка По умолчанию позволяет назначить
выбранный язык основным для интерфейса или
справки.
Изменения языков интерфейса и справки всту-
пают в силу только после перезапуска Excel, что
необходимо учитывать при настройке программы.
НАСТРОЙКА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ПАРАМЕТРОВ
Раздел Дополнительно (рис. 3.9) содержит де-
тальные и тонкие настройки Excel, которые опре-
деляют поведение программы при вводе данных,
редактировании, отображении информации, работе
с формулами, диаграммами и пр.
Гарлиетиь Lire-
X
Обшив
Формулы
СокрВмСммс
Я ни*
4o>Mtw*i™
K*ctjXMTfc ленту
Ляпал» быстрпг о доступ*
Надстройки
Центр у«*р4мегам1 биопхнл iwo
дополнительные параметры для работы с Excel
Пдоммпрм прмки
Р Передок «другой ямеЛьс после nrmtnt» клявшим ВВОД
Нелрмлвжмс Вика
С Двтоывтнчссквя вставка десятичной мгитс4
Змсдо т*м«ев после «детом 2 С
Ё £ырвшить маркеры ваполмвмня и пвретасммаиив л-гмк
*• Предупредить лере* переэмшсыо янесе
ЬЙ Eaipcwvib рем«1»рммиыв в ймейкл
fe Распространят» ферыаты н формулы лрм расширении доелвмна данммк
V Автоы<пгчсс«мй ввод процентов
V Аагомверкиепие ашчтнив ячеед
<у Автоматически сдеолкять ыгиовемде «оолиекия
С Памараымрооа?» с поыещьао (МсЯМоик
Ё Предупреждать об оперлдеы. которые могут мгапь много времени
Унсло ос рабат»4-ммьм я^есх в тыедчадХ 33 55* -
Ё Исполыоеат» смстемные разделители
?1зделитель раэредок
Переысщвмне еурсора
'• ло^ичессое
С естествеимде
□ Не создавать гиперссылку на емимое укрена вагометически
Выроимми. №о«1мро«лммм и асгми
Of Стабряшгь кнопку параметра* вставки ври вставке ссздержммого
Отображать ценв> ларвмеврм добавлвима
Ё Перемешать обу«ты вместе с ячейками
Рис. 3.9. Дополнительные настройки программы
Параметры этого раздела в меньшей степени влия-
ют на внешний вид интерфейса, но существенно
сказываются на логике работы редактора. В этой
книге мы не будем подробно расписывать каждую
настройку, а остановимся на тех, которые наиболее
востребованы большинством пользователей.
СОВЕТ
Многие параметры рассчитаны на пользователей,
уже имеющих базовый опыт работы с Excel: измене-
ние некоторых настроек может заметно изменить
привычное поведение программы. Вносите какие-
либо изменения, только если знаете что делаете.
Группа Параметры правки определяет, как
Excel реагирует на действия пользователя при вво-
Настройко дополнительных параметров
де и редактировании данных. Здесь настраивается
использование маркера заполнения и перетаски-
вание ячеек, что позволяет копировать значения,
формулы и последовательности. Отключение этого
параметра предотвращает случайные изменения
структуры таблицы.
Параметр Разрешить редактирование в ячей-
ках определяет, можно ли изменять содержимое
ячейки непосредственно на рабочем листе — или
только через строку формул (см. рис. 2.69).
СОВЕТ
Последний вариант оптимален при работе со слож-
ными формулами, когда требуется исключить слу-
чайное редактирование.
Если установлен флажок Переход к другой
ячейке после нажатия клавиши ВВОД, то курсор
автоматически будет перемещаться на одну из сосед-
них ячеек при каждом нажатии Enter. Возможные
направления — Вниз, Вправо, Вверх и Влево, тре-
буемый вариант выбирается из раскрывающегося
списка (рис. 3.10).
Это позволяет адаптировать Excel под различные
способы заполнения таблиц. При снятом данном
флажке курсор после нажатия Enter будет оставаться
на текущей ячейке.
Группа Вырезание, копирование и вставка
отвечает за поведение Excel при работе с буфером
обмена. Здесь осуществляется управление отобра-
жением кнопки с меню выбора параметров вставки
(рис. 3.11), которая появляется на рабочем листе при
вставке находящегося в буфере фрагмента и позво-
ляют быстро выбрать нужный вариант (значения,
формулы, форматирование и т. д.).
Параметры правки
S Переход к другой ячейке после нажатия класиши Е ВОД
Рис. 3.10. Выбор направления для перемещения курсора
2902] _________________
Cg ДД--------------
Вставка
о G в li-
ra Гн В
Встави<ъ значения
11?3 1123 123
Другие параме1ры вставки
%> Г-
IC5D
Рис. 3.11. Выбор вариантов вставки фрагмента из буфера
Группа Размер и качество изображения при-
меняется при работе с графическими объектами,
вставляемыми в книгу. Параметр Не сжимать
изображения в файле позволяет сохранить ис-
ходное качество графики при сохранении файла.
Это важно при подготовке документов для печати
или презентации, а также в иных случаях, когда
предъявляются высокие требования к качеству
иллюстраций.
В этой же группе с помощью соответствующего
параметра можно указать разрешение изображений
по умолчанию, которое Excel будет автоматически
применять при сохранении рабочей книги.
Jpynna Экран (рис. 3.12) содержит параметры,
определяющие, как Excel отображает информацию
на экране монитора и как пользователь взаимодей-
ствует с визуальными элементами интерфейса.
ПРИМЕЧАНИЕ
Параметры группы Экран влияют на представле-
ние данных и удобство работы, но не изменяют
содержимое книг и результаты вычислений.
С помощью флажка Показывать строку формул
осуществляется управление отображением строки
формул (см. рис. 2.69).
Программа использует всплывающие подсказ-
ки для отображения дополнительной информации
о командах, формулах, функциях. Чтобы включить
их отображение, установите флажок Показывать
всплывающие подсказки для функций.
Экран
Число элементов в списке последних книг
Число книг в списке быстрого доступа
5
4
Число незакрепленных последних папок в списке:
Единицы на линейке Единицы по умолчанию ч
20
>/ Показывать строку формул
V Показывать всплывающие подсказки для функций
Отключить аппаратное ускорение обработки изображения
Для ячеек с примечаниями показывать:
ничего
• только индикаторы (и всплывающие примечания)
’ примечания и индикаторы
Направление по умолчанию;
справа налево
* слева направо
Рис. 3.12. Параметры группы Экран
С помощью переключателя Для ячеек с при-
мечаниями показывать выбирается формат ото-
бражения ячеек, к которым сделаны примечания.
Возможные варианты:
ничего — ячейки с примечанием визуально
не отличаются от остальных ячеек;
только индикаторы (и всплывающие при-
мечания) — ячейки помечаются маленьким
индикатором в углу, а текст примечания ото-
бражается в виде всплывающей подсказки при
наведении указателя мыши;
примечания и индикаторы — всегда ото-
бражаются и индикаторы, и примечания (этот
вариант показан на рис. 3.13).
Рис. 3.13. Индикатор в правом верхнем углу ячейки
л текст примечания
В группе Параметры отображения книги со-
держатся настройки, которые относятся к текущей
рабочей книге, имя которой отображается справа
от названия группы (на рис. 3.14 имя рабочей кни-
ги — «Расчет»).
Параметры отображения книги
Q]. Расчет
у/ Показывать горизонтальную полосу прокрутки
v Показывать вертикальную полосу прокрутки
V Показывать ярлычки листов
Группировать даты в меню автсфильтра
Показывать объекты:
все
О никакие (скрыть объекты)
Рис. 3.14. Группа Параметры отображения книги
С помощью соответствующих флажков можно
управлять отображением вертикальной и горизон-
тальной полос прокрутки, ярлыков рабочих листов,
а также включить режим группировки даты в меню
автофильтра.
Группа Параметры отображения листа пред-
назначена для настройки визуального представления
отдельного рабочего листа. В отличие от параметров,
действующих на всю книгу, настройки этой группы
применяются к выбранному листу (он указывается
в поле справа от названия группы, на рис. 3.15 имя
листа — «Jlucml») и позволяют управлять отобра-
жением вспомогательных элементов таблицы.
Параметры отображения листа
V Показывать заголовки строк и столбцов
Показывать формулы, а не их значения
Показывать лист справа налево
Показывать разбиение на страницы
0 Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения
Показывать символы структуры (при наличии структуры)
v* Показывать сетку
Цвет линий сетки
Рис. 3.15. Группа Параметры отображения листа
Эти параметры не влияют на данные, форму-
лы и вычисления, а используются для повышения
удобства работы, подготовки таблиц к печати или
демонстрации. Также учитывай те следующее:
настройки группы Параметры отображения
рабочего листа действуют только па экранное
отображение и не влияют на печать;
изменения применяются сразу, без необходи-
мости перезапуска Excel;
разные листы одной книги могут иметь разные
параметры отображения: выбирайте листы
поочередно в раскрывающемся списке и вы-
ставляйте настройки для каждого из них.
Параметр Показывать заголовки строк
и столбцов управляет отображением буквенных
обозначений столбцов и числовых номеров строк.
При отключении этого параметра заголовки скрыва-
ются, и лист отображается без координатной сетки.
СОВЕТ
Отключение заголовок строк и столбцов может
быть удобно при публичной демонстрации данных
или при подготовке таблиц, предназначенных для
печати и публикации, где служебные обозначения
не нужны.
I [араметр Показывать формулы, а не их зна-
чения определяет, что будет отображаться на ли-
сте — сами формулы (флажок установлен -ZI) или
результаты их вычисления (флажок снят □). Этот
режим используется при:
проверке правильности форхмул;
поиске ошибок;
анализе логики вычислений.
Включение параметра временно заменяет резуль-
таты формул на их текстовое представление во всех
ячейках листа.
Параметр Показывать нули в ячейках, которые
содержат нулевые значения управляет отобра-
жением числа 0. При установленном флажке нули
отображаются в ячейках как обычные значения.
Если флажок снят, ячейки с нулевым результатом
выглядят пустыми (этот вариант используется
по умолчанию).
С помощью флажка Показывать сетку осуще-
ствляется управление отображением сетки, форми-
рующей ячейки.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Параметры Показывать заголовки строк и столбцов
и Показывать сетку в группе Параметры отображения
листа (см. рис. 3.15), а также параметр Показы-
вать строку формул в группе Экран (см. рис. 3.12)
продублированы на ленте на вкладке Вид в группе
Показать (см. рис. 2.58 и 2.60).
Если включено отображение сетки, то в поле Цвет
линий сетки (см. рис. 3.15) можно из палитры, на-
ходящейся в раскрывающемся списке, выбрать цве-
товое оформление сетки.
В группе Общие, содержимое которой показано
на рис. 3.16, находятся вспомогательные параметры
общего назначения.
Здесь можно включить режимы звукового со-
провождения событий, плавной вставки и удаления
ячеек, а также масштабирования содержимого ра-
бочего листа под формат А 4 или Letter.
Общие
I | Звуковое сопровождение событий
Плавная вставка и удаление ячеек
Игнорировать DDE-запросы от других приложений
у Запрашивать об обновлении автоматических связей
I | Показывать сшибки интерфейса пользователя надстроек
< Масштабировать содержимое по размеру бумаги А4 или Letter
Каталог автозагрузки
Параметры ееб^документа.
1>/‘ £азрешить мне го потоковую
обработку
Создать списки для сортиревки и заполнения?
Изменить списки..
Рис. 3.16. Параметры группы Общие
НАСТРОЙКА ЛЕНТЫ EXCEL
Раздел Настроить ленту (рис. 3.17) предназначен
для изменения структуры и состава ленты Excel.
С его помощью пользователь может настраивать
набор отображаемых вкладок, создавать собствен-
ные вкладки и группы команд, а также изменять
порядок их отображения. Эти возможности позво-
ляют адаптировать интерфейс Excel под конкретные
задачи и индивидуальный стиль работы.
Настройки этого раздела влияют только на вне-
шний вид и организацию команд, не затрагивая
функциональные возможности программы и содер-
жимое рабочих книг.
Окно раздела Настроить ленту делится на две
основные области. В левой части располагается спи-
сок всех доступных команд Excel.
X
П*ро**«тр«1 Exco*
НкфОк.
ЦКфС*Т* Л*н1»
Осмо—«кладки
<к>юм<*и- «кладям
it) О Гладиад
Октми
Я О Pl MHTTi стрэтяад*
О Формулы
® ОЛ****-«
О 9<Ч*и>ире w*m«
• !мД
В! Рсяммм поселютрэ «mtf и
Н Масштаб
м С*ИС
9 Макросы
s и ₽лм»>б<я-«ик
I Др»—НТВ»> ШОИадстр^йкм
« Уадди*» ® • MAt—»* ♦««*
£оддат» «кладку Соиаг» Группу □*₽•»***«"<••*»'*•-
КкареАпк | СЬмж ~ ]
I Иммфрт м экспорт * ’
1 ок I GT‘-“
Рис. 3.17. Раздел Настроить ленту
ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию здесь отображаются наиболее часто
используемые команды (как на рис. 3.17), однако
перечень можно изменить, выбрав из раскрываю-
щегося списка другую категорию — например, Все
команды, Команды не на ленте, Команды макросов
и т. д.
В правой части данного окна отображается иерар-
хическая структура текущей ленты Excel, в состав
которой входят:
основные вкладки;
контекстные вкладки;
группы команд;
пользовательские элементы.
Именно здесь выполняется настройка состава
и порядка расположения элементов. Каждая стан-
дартная вкладка Excel представлена отдельным эле-
ментом с флажком. Установка или снятие флажка
определяет, будет ли соответствующая вкладка ото-
бражаться на ленте.
Это же касается элементов, входящих в состав
каждой вкладки. Чтобы их увидеть, нужно щелк-
нуть мышью на значке -ф- (на рис. 3.17 показано
содержимое вкладки Вид).
Таким образом, путем установки и снятия соот-
ветствующих флажков можно управлять отобра-
жением как вкладок, так и входящих в их состав
элементов. Например, пользователь может скрыть
вкладку Рецензирование' если с документом рабо-
тает один человек и отслеживать историю изменений
не требуется.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Контекстные вкладки (например, для диаграмм или
сводных таблиц) также отображаются в правой
части раздела Настроить ленту. Для этого в верхней
части окна в поле Настроить ленту нужно из раскры-
вающегося списка выбрать значение Все вкладки
или Вкладки инструментов» (по умолчанию выбрано
Основные вкладки, см. рис. 3.17). Однако их показ
на ленте зависит от выбора соответствующего
объекта на рабочем листе.
Excel позволяет пользователям создавать собствен-
ные вкладки, которые будут отображаться на ленте
наравне со стандартными. Для этого в правой части
окна нужно нажать кнопку Создать вкладку.
При создании новой вкладки Excel автоматически
добавляет в нее пустую группу. Пользователь может
переименовать вкладку и группу, а затем добавить
в группу нужные команды из левой части окна. Эта
возможность особенно полезна для:
об ъединения часто используемых команд в од-
ном месте;
настройки интерфейса под конкретные рабочие
задачи;
упрощения доступа к редко используемым,
но важным функциям.
Внутри вкладок команды организуются в груп-
пы. В разделе Настроить ленту можно создавать
пользовательские группы (кнопка Создать группу),
переименовывать их и управлять расположением.
Следует учитывать, что:
стандартные группы на встроенных вкладках
переименовывать или изменять нельзя;
пользовательские группы можно свободно ре-
дактировать и наполнять командами.
Группы служат логическим объединением команд
и позволяют сделать интерфейс более понятным
и структурированным.
Добавление команд на ленту выполняется путем
выбора в левой части окна и переноса ее в нужную
группу на правой стороне. Excel позволяет добавлять:
стандартные команды;
команды, отсутствующие на ленте по умолча-
нию;
макросы, созданные пользователем.
Это дает возможность включить в ленту даже
те функции, доступ к которым обычно осуществля-
ется только через диалоговые окна или контекстные
меню.
СОВЕТ
Справа внизу окна находится кнопка Переимено-
вание (см. рис. 3.17). Она позволяет присвоить
объекту другое имя. Это помогает сделать на-
звания более понятными и соответствующими
назначению элементов.
В разделе предусмотрена возможность сброса
настроек. Для этого нужно нажать кнопку Сброс
и в открывшемся меню выбрать один из вариантов:
сбросить настройки (восстановить значения
по умолчанию) только для выбранной вкладки;
полностью вернуть ленту к стандартному виду
Excel.
Эта функция позволяет быстро откатить1 оши-
бочные или несанкционированные настройки. Также
она полезна и в других случаях, когда необходимо
восстановить исходный интерфейс.
1 Проще говоря — вернуться к ранее установленным на-
стройкам.
С помощью меню, которое открывается нажа-
тием кнопки Экспорт и импорт, вы можете экс-
портировать настройки ленты в отдельный файл
и затем импортировать их на другом компьютере.
Это особенно удобно при работе в корпоративной
среде или при использовании нескольких рабочих
мест.
Таким образом, раздел Настроить ленту пре-
доставляет мощные средства для персонализации
интерфейса Excel. Грамотная настройка ленты по-
зволяет значительно ускорить работу, сократить
количество лишних действий и адаптировать Excel
под конкретные задачи пользователя.
НАСТРОЙКА ПАНЕЛИ
БЫСТРОГО ДОСТУПА
Раздел Панель быстрого доступа (рис. 3.18)
предназначен для настройки одноименной панели
(см. рис. 2.16), которая обеспечивает быстрый до-
ступ к наиболее часто используехмым командам Excel
независимо от того, какая вкладка ленты в данный
момент активна.
Панель быстрого доступа — постоянно доступ-
ный элемент интерфейса для ускорения выполнения
типовых операций.
Рис. 3.18. Раздел Панель быстрого доступа
ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию на панели размещены кнопки
с командами Сохранить. Отменить и Вернуть (на-
стройка на рис. 3.18 соответствует виду панели
на рис. 2.17), однако пользователь может изменить
этот набор в соответствии со своими задачами.
Как видно на рис. 3.18, раздел Панель быстрого
доступа по структуре схож с разделом Настроить
ленту, который описан выше, и состоит из двух
основных областей.
В левой части располагается список всех доступ-
ных команд Excel. В зависимости от значения, ука-
занного в поле Выбрать команды, данный перечень
может отображать:
часто используемые команды;
все команды Excel;
команды, отсутствующие на ленте;
макросы пользователя.
В правой части отображается текущий набор
команд, размещенных на панели быстрого доступа.
Именно этот список определяет, какие кнопки будут
отображаться на панели.
СОВЕТ
Вверху в правой части окна находится параметр
Настройка панели быстрого доступа, позволяющий
выбрать область действия настроек: все докумен-
ты Excel (это значение предлагается использовать
по умолчанию) или только текущая рабочая книга.
Это позволяет, например, создать специализи-
рованный набор команд для конкретного файла,
не изменяя панель быстрого доступа в остальных
документах.
Для добавления команды на панель быстрого
доступа необходимо выбрать ее в левой части окна
и перенести в правую часть с помощью кнопки До-
бавить. Для удаления позиции используется кнопка
Удалить (команда будет перемещена в список в ле-
вой части окна). Таким образом, можно отобрать
инструменты для конкретных задач.
Для изменения порядка следования команд в спи-
ске предназначены кнопки с треугольными стрел-
ками «вверх» и «вниз», которые находятся возле
правой границы окна (см. рис. 3.18).
Для макросов и некоторых пользовательских
команд доступна кнопка Изменить, которая по-
зволяет:
переименовать команду;
выбрать значок, отображаемый для нее на па-
нели быстрого доступа.
Это особенно удобно при добавлении макросов,
так как стандартные названия часто не отражают
их назначения.
Чтобы сбросить выполненные настройки и вос-
становить их значения по умолчанию, нажмите кноп-
ку Сброс. В открывшемся меню укажите требуемый
вариант: можно «откатить» настройки только панели
быстрого доступа или всей ленты.
Также реализована возможность импорта и экспор-
та настроек — по аналогии с тем, как это делается
в режиме настройки ленты (см. предыдущий раздел).
ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬЮ
Этот раздел настройки (рис. 3.19) предназначен
для защиты программного обеспечения и данных
при работе с файлами Excel.
Здесь настраиваются параметры, связанные с по-
тенциально опасным содержимым, полученным
из непроверенных или подозрительных источников.
Параметры Excel
X
ОСщие
Формулы
Обеспечение безопасности документов а также защиты н работоспособности
компьютера
Прасюгмсание
Ьвзоаасность и другие сведения
Дополнительные сведения о защите «онфиденцналы'остм м бе-ммыс поста приведены на сайте
Office, сот.
СохдаммС WuxmiuCwW информационная
Центр управления беммъкностьк» М к том» ft Excel
Сохрв**смие
Дополнителвно
Настроив ленту
параметры безопасности м
конфиденциальности. Эти параметры помогают
обсел еми г» безопасности компьютер*.
Изменять их не рекомендуется.
Параметры центра управления безопасноетмо.
Рис. 3.19. Центр управления безопасностью
Отмена
ПРИМЕЧАНИЕ
Excel по умолчанию использует достаточно строгие
параметры безопасности. Это позволяет пред-
отвратить запуск вредоносного кода, но в ряде
случаев может ограничивать функциональность
документов. Центр управления безопасностью
предоставляет инструменты для осознанного
изменения этих ограничений.
Переход к настройкам осуществляется с помощью
кнопки Параметры центра управления без-
опасностью. При ее нажатии на экране открывается
окно, показанное на рис. 3.20.
Все изменения, выполненные в этом окне, влияют
на поведение Excel при открытии и использовании
файлов. Окно состоит из нескольких разделов, пе-
речень которых представлен в левой части интер-
фейса. Содержимое текущего раздела отображается
в правой части окна. Рассмотрим наиболее востре-
бованные параметры.
ГЛАВК 3
Центр управления безопасностью
X
Надежные издатели
Надежные р*с положения
Надежные документ*.
Доверенные каталоги надстроек
Надстройки
Параметры ActiveX
Параметры макросов
Защищенный просмотр
11анел* сооощеннй
Внешнее содержимое
Параметры блокировки файлов
Параметры конфиденциальности
Параметры панели сообщений для всех приложений Office
Отображение панели сообщений
Ф Показывать ламель сообщений во всех приложениях, если активное содержимое такое
как элементы ActiveX и макросы, заблокировано
О Больше не показывать сведения о заблокированном содержимом
Подсказки политики
V Показывать подсказку политики на панели сообщений. Если выключить этот параметр,
советы политики будут отключены, если ваша организация их не требует.
Q Включить запись в журнал центра управления безопасностью
DK 1 Отмем
Рис. 3.20. Параметры центра управления безопасностью
В разделе Панель сообщений (см. рис. 3.20)
настраивается поведение панели сообщений, ко-
торая появляется в верхней части окна Excel при
обнаружении потенциально опасного содержимого.
Здесь определяется, показывать ли на этой панели
уведомления о заблокированном внешнем содержи-
мом и подсказку политики.
Выбор режима зависит от характера работы.
В большинстве случаев рекомендуется использовать
отключение макросов с уведомлением, что позволяет
запускать только надежные макросы в надежных
и безопасных рабочих книгах.
В разделе Защищенный просмотр (рис. 3.21)
определяется, когда файлы должны открываться
с ограничениями по функционалу в целях безопас-
ности (например, чтобы случайно не запустить вре-
доносное программное обеспечение).
С помощью соответствующих флажков ограни-
чения можно включить для файлов, полученных
из интернета, по электронной почте, а также рас-
положенных в потенциально небезопасных местах.
В защищенном просмотре файл открывается толь-
ко для чтения, а активное содержимое отключено
до подтверждения пользователя, как и возможность
его редактирования.
? X
Ufwip упрмлсии» oexwiXMCx тыс
Надежные издатели
Надежные р-клоледееыя
Надежные документы
Доверенные геталоп* надорвет
Надстройки
Параметры ActiveX
Параметры макросе*
просмотр
Плисл» сообщений
Впеиже* ездарлшым
Параметры блокировки фаОлоа
Параметры конфмАснцмал» кости
Члицащннным про» ыо)|>
При защищенном просмотре опасные файлы открываются (без какого либо прмглаимммя службы безопасности) а
оероютчеююы режиме • целее минимизации «рад* дл» компьютер* Отключение защищенного просмотра может
подаергнуп, комлыотср угрозам безопасности
[< Включит» змцишемный просмотр *«« файле* из Интернета
БИ Включит» мщиидомеяй просмотр дла файле* а потенциально небезопасные расположетяижп
М Включит» защищенный просмотр для тлежолй Outlook ‘Э
ОК | O1MCTW
Рис. 3.21. Настройка защищенного просмотра
Раздел Надежные расположения (рис. 3.22)
предназначен для указания папок, содержимое ко-
торых Excel считает безопасным.
Все файлы, открываемые из таких расположе-
ний, обрабатываются без применения ограничений
безопасности, установленных для файлов из неиз-
вестных или потенциально опасных источников
и настраиваемых в разделах. Это позволяет:
открывать файлы без режима защищенного
просмотра (сразу включается весь функционал
и отсутствуют запреты на редактирование);
автоматически разрешать внешние подключе-
ния и обновление данных.
Цен1р управлений безолаоюстью
Надежные расположения
Внимание! Все >ти расположения считаются надежными источниками для открытия файлов. Перед изменением млн
добавлением расположения убедитесь» что косое расположение также являете* безопасными
Оуты C:\Prog fam F ilesXMicrosoft Office' Template^
Описание Расположение Excel по умолчанию: шаблоны приложений
Дата изменения
Вложенные пллте Разрешено
Добавить новое расположение». Удалить Изменить»
Г~ Разрешить надежные расположения в моем сети (не рекомендуется;
О Отключить все надежные расположения
OK I Отмена
Рис. 3.22. Раздел Надежные расположения
Это удобно при работе с собственными шабло-
нами, автоматизированными отчетами, корпора-
тивными файлами и книгами, которые регулярно
используются и не представляют угрозы.
В Excel уже присутствует несколько предустанов-
ленных надежных папок, связанных с системными
и пользовательскими каталогами Office (они пред-
ставлены в табличной части раздела Надежные
расположения, см. рис. 3.22). При этом пользова-
тель может:
просматривать список существующих распо-
ложений;
добавлять новые папки;
удалять или изменять ранее заданные распо-
ложения.
Для добавления нового расположения нужно
нажать соответствующую кнопку; откроется окно,
изображенное на рис. 3.23.
Надежное расположение Microsoft Office ? X
Внимание! Это расположение будет считаться надежным источником для
открытия файлов. Перед изменением или добавлением расположения
убедитесь, что новое расположение также является безопасным.
Путь:
|C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\
Обтор...
П Также доверять всем вложенным папкам
Описание:
Дата и время создания: 17.12.2025 23:36
[ ОК Отмена
Рис. 3.23. Добавление надежного расположения
В данном окне в поле Путь с помощью кнопки
Обзор выбирается требуемый каталог. С помощью
соответствующего флажка можно указать, следует ли
считать надежными также вложенные папки. В поле
Описание можно с клавиатуры ввести произволь-
ный поясняющий текст.
Раздел Внешнее содержимое (рис. 3.24) отве-
чает за управление данными, которые загружаются
в книгу Excel из внешних источников.
СОВЕТ
Добавлять новые расположения в список надеж-
ных следует с осторожностью, чтобы чрезмерно
не расширить область доверия. Не стоит включать
в данный перечень общие или сетевые папки без
крайней необходимости — это может привести
к автоматическому запуску макросов из файлов,
полученных от других пользователей.
Центр управления безопасностью
Надежные издатели
Надежные расположения
Надежные документы
Доверенные каталоги надстроен
Надстрой» и
Параметры ActiveX
Параметры макросов
Защищенный просмотр
Панель сообщений
? X
Параметры безопасности для подключении к данным
О включить все подключения к данным (не рекомендуется)
допрос на подключение к данным
О отключить все подключения к данным
Параметры безопасности для связей о книге
О хключить автоматическое обновление для всех связей в книге (не рекомендуется)
• запрос на автоматическое оомовленме связей в книге
О отклагмить автоматическое обновление связей в книге
внешнее содержимое
Параметры блокировки файлов
Параметры конфиденциальности
ОК | Отмена
Рис. 3.24. Раздел Внешнее содержимое
К внешнему содержимому относятся подключе-
ния к базам данных, связи с другими книгами Excel,
обновляемые таблицы и отчеты, а также данные
из веб-источников и корпоративных систем.
В этом разделе отдельно настраиваются параме-
тры безопасности для подключений к данным и па-
раметры безопасности для связей в книге. В любом
случае с помощью переключателя выбирается один
из трех вариантов:
разрешить все подключения и автоматические
обновления (выбирать его без крайней необ-
ходимости не рекомендуется: для использо-
вания этой настройки требуется серьезный
опыт и глубокое понимание соответствующих
процессов);
выдавать запрос на подключение/автоматиче-
ское обновление (этот вариант предлагается
использовать по умолчанию);
запретить подключения/автоматические об-
новления.
Правильно настроенные параметры позволя-
ют сохранить контроль над обновлением данных
и минимизировать вероятность угроз при работе
с внешними источниками.
ГЛАВА 4
ВИДЫ И ПРИМЕНЕНИЕ
ПУНКЦИИ EXCEL
IB
Функции — один из ключевых инструментов
табличного редактора Excel. Они лежат в основе
большинства расчетов и аналитических операций,
позволяют выполнять вычисления, обрабатывать
данные, анализировать значения и получать резуль-
таты в автоматическом режиме без необходимости
ручного составления и прописывания сложных
и специфических формул.
В этой главе рассматриваются основные принци-
пы работы с функциями Excel, их структура и прави-
ла применения. Понимание логики работы функций
позволяет не только ускорить выполнение расчетов,
но и повысить точность и надежность обработки
данных.
После освоения функций Excel вы сможете
эффективно решать широкий круг практических
задач — от простых арифметических вычислений
до глубокого анализа больших объемов информации,
представленной в табличном виде.
ЧТО ТАКОЕ ФУНКЦИИ
И ЗАЧЕМ ОНИ НУЖНЫ?
Функции Excel — это заранее созданные формулы,
предназначенные для выполнения определенных
вычислений и обработки данных. В отличие от обыч-
ных формул, которые пользователь составляет само-
стоятельно, функции изначально есть в программе
и содержат готовую логику вычислений, требуя лишь
указания исходных данных.
ПРИМЕЧАНИЕ
Каждая функция имеет имя и набор аргументов —
значений или ссылок на ячейки, с которыми она
работает. Иначе говоря, для применения функции
необходимо иметь исходные данные.
Функция начинается со знака равенства, после
которого указывается ее имя и аргументы в круглых
скобках (рис. 4.1). Excel автоматически контролирует
правильность синтаксиса функции и помогает поль-
зователю с вводом аргументов, что особенно важно
при работе со сложными расчетами.
X >/ fx -СУММ( F5:F7;F10:F12)
Рис. 4.1. Функция суммирования в строке формул
В Excel функции сгруппированы по назначению
и представлены в нескольких тематических катего-
риях, например:
математические — применяются для выпол-
нения арифметических операций и расчетов
(пример такой функции показан на рис. 4.1);
статистические — позволяют анализиро-
вать наборы данных, определять средние
значения, минимумы, максимумы и другие
показатели;
логические — используются для принятия ре-
шений на основе заданных условий и широко
востребованы при построении расчетных мо-
делей;
текстовые — предназначены для обработки
и преобразования текстовой информации;
функции даты и времени — упрощают выпол-
нение календарных и временных расчетов;
финансовые — применяются для расчета кре-
дитов, инвестиций и других экономических
показателей.
Также Excel содержит функции для поиска и ра-
боты с массивами данных, функции баз данных,
инженерные и др., рассчитанные на решение специ-
ализированных задач.
Использование функций позволяет автоматизи-
ровать вычисления и значительно сократить объем
ручной работы. Достаточно изменить исходные дан-
ные, и результат будет пересчитан автоматически.
Благодаря этому функции Excel широко применяются
при создании отчетов, анализе данных и построении
динамических таблиц.
ГДЕ НАХОДЯТСЯ
ФУНКЦИИ EXCEL?
Для работы с функциями необходимо перейти
на вкладку Формулы, раздел Библиотека функций
(см. рис. 2.47). Здесь функции разделены по катего-
риям (математические, текстовые и пр.), что обес-
печивает быстроту и удобство поиска. С помощью
кнопки Вставить функцию открывается окно, изо-
браженное на рис. 4.2.
В этом окне содержатся все функции, имеющиеся
в Excel. Оно состоит из нескольких логически свя-
занных областей.
В верхней части располагается поле поиска, по-
зволяющее найти функцию по краткому' описанию
выполняемой задачи. Это удобно, если пользователь
не знает точного имени функции, но понимает, что
именно нужно вычислить.
Вставка функции
Поиск функции:
X
СУ М М (ч исл о 1; ч исл о2;)
Суммирует аргументы,
Справка по угон функции
Отмена
Рис. 4.2. Окно Вставка функции
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Здесь можно ввести описание задачи обычным язы-
ком, например — «среднее значение» или «сумма
с условием». Excel анализирует запрос и предлагает
список функций, подходящих под описание. Это
значительно упрощает работу для пользователей,
которые еще не знакомы с названиями и назначе-
нием функций.
Ниже в поле Категории находится перечень ка-
тегорий функций. Выбор категории сужает список
доступных для выбора функций и упрощает нави-
гацию.
В цен тральной части окна отображается перечень
функций выбранной категории (на рис. 4.2 показано
содержимое категории Математические). При
выборе функции в нижней части окна появляется
ее краткое описание, позволяющее понять смысл
и назначение функции до ее применения.
СОВЕТ
Вы можете быстро просмотреть все функции лю-
бой категории и с помощью описания понять, для
чего предназначена каждая из них. Это позволит
самостоятельно разобраться в обилии функций
и определить те, которые требуются для решения
текущих задач.
Для выбора и применения нужной функции не-
обходимо выделить ее в списке щелчком мыши и на-
жать кнопку ОК. Пользователь подтверждает свой
выбор, и Excel открывает следующее диалоговое
окно — Аргументы функции (рис. 4.3).
Аргументы функции
? X
СУММ
Число1
Число2
ЧислоЗ
{2768:2988:2474:2346}
{2651:2797}
число
= 16524
Суммирует аргументы.
Число?: число1;число2;.. от 1 до 255 аргументов, которые суммируются
Логические и текстовые значения игнорируются.
Значение: 16524
Справка по этой функции
ОК
Отмена
Рис. 4.3. Окно Аргументы функции
В этом окне пошагово вводятся значения аргумен-
тов, при этом для каждого аргумента отображается
пояснение и текущий результат вычислений. Для
выбора значения нужно:
• нажать иконку в конце соответствующего поля;
мышью указать требуемые ячейки или диапа-
зон ы;
нажать клавишу Enter.
Такой способ ввода особенно полезен при работе
с функциями, содержащими большое количество
аргументов или требующими строгого порядка их
указания.
Работа в окне Вставка функций позволяет избе-
жать ошибок при вводе имен функций и аргументов,
быстро осваивать новые функции, получать о них
справочную информацию прямо в процессе работы
и успешно использовать функции, не запоминая их
синтаксис.
МАТЕМАТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ
Математические функции Excel используются
для автоматического выполнения числовых расче-
тов. Они позволяют не только получать результат
вычислений, но и строить динамические модели,
в которых изменения исходных данных сразу отра-
жаются на итоговых значениях.
Далее рассмотрим функции, которые чаще всего
применяются в повседневной работе.
СУММ
Функция СУММ {сумма чисел) (см. рис. 4.1 и 4.3)
выполняет сложение указанных числовых значений
и диапазонов ячеек. Это одна из базовых функций
Excel; она применяется практически в каждом рас-
четном документе.
Как пишется:
СУММ(число1; [число2]; ...)
В качестве аргументов можно указывать отдель-
ные ячейки, диапазоны и числовые значения.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Это функция автоматически игнорирует тек-
стовые значения и пустые ячейки, благодаря чему
ее удобно использовать при работе с таблицами,
содержащими разнородные данные.
Функция СУММ используется при подсчете ито-
гов, суммировании данных по строкам и столбцахМ,
расчете оборотов, доходов и расходов, иных показа-
телей, вычисляемых как сумма слагаемых.
ПРОИЗВЕД
Функция ПРОИЗВЕД {произведение чисел)
(рис. 4.4) предназначена для перемножения двух
или нескольких числовых значений.
f* =ПРОИЗВЕД(Е7:Е9)
Рис. 4.4. Пример использования функции ПРОИЗВЕД
Она удобна, когда нужно перемножить два или
несколько значений (диапазонов).
Как пишется:
ПРОИЗВЕД(число1; [число2]; ...)
Функция ПРОИЗВЕД часто используется в эконо-
мических расчетах, при вычислении коэффициентов,
объемов, площадей и других показателей, зависящих
от произведения нескольких параметров.
ЧАСТНОЕ
Функция ЧАСТНОЕ (рис. 4.5) выполняет деление
двух чисел и возвращает целую часть результата.
A =4ACTHOE(F21;F13)
Рис. 4.5. Пример использования функции ЧАСТНОЕ
В отличие от обычного деления, функция не воз-
вращает дробную часть (например, если разделить
13 на 4, то результатом будет 3).
Как пишется:
ЧАСТНОЕ(числитель; знаменатель)
Эта функция применяется при расчетах, где важен
только целый результат, — например, при опреде-
лении количества полных единиц, упаковок или
периодов.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
В качестве аргументов у функций Excel можно ис-
пользовать не только адреса ячеек или диапазонов,
но и конкретные числовые данные.
Например, на рис. 4.6 показано применение функ-
ции ЧАСТНОЕ, где в качестве числителя указано 15,
знаменателя — 3, а в ячейке D1 отображается ре-
зультат — 5.
=ЧАСТНОЕ(15;3)
с
Рис. 4.6. Применение функции с числовыми аргументами
ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ И ОКРУГЛВНИЗ
Функция ОКРУГЛ (округление числа) (рис. 4.7)
предназначена для автоматического округления
числа до заданного количества знаков.
Эта функция используется для управления точ-
ностью вычислений, что особенно актуально в фи-
нансовых, отчетных, инженерно-технических до-
кументах.
ОКРУГЛ
ЧИСЛО
Чи<ло_разрядоо
ЛО Эе - 46,375
1 ЙЬ - 1
= 46,4
Округляет число до указанного количества десятичных разрядов.
Ч и<ло_разрядов
количество десятичных разрядов, до которого нужно округлить
число. Отрицательные значения вызывают округление целой части,
ноль - округление до ближайшего целого числа
Значение: 46,4
Слоарю ,той функции
Отмена
Рис. 4.7. Ввод api-ументов для функции ОКРУГЛ
Как пишется:
ОКРУГП(число; число знаков)
Функция позволяет избежать накопления дроб-
ных значений и привести результаты к наиболее
читабельному виду. Она умеет округлять как дроб-
ную, так и целую часть числа: в первом случае в поле
Число разрядов нужно ввести положительное
значение, во втором — отрицательное. Например,
на рис. 4.7 показано округление до одной цифры по-
сле запятой, а на рис. 4.8 — округление целой части.
Аргументы функции ? X
ОКРУГЛ
Число ЛО Эй| - 46,375
Число.разрядов 1 5ъ ” -1
- 50
Округляет число до указанного количества десятичных разрядов.
Число разрядов количество десятичных разрядов, до которого нужно округлить
число. Отрицательные значения вызывают округление целой части,
ноль округление до ближайшего целого числа.
Значение; 50
Справка по агой функции ОК Отмена
Рис. 4.8. Округление целой части
По аналогичному принципу работают функции
ОКРУГЛ ВВЕРХ и ОКРУГЛ ВНИЗ (на рис. 4.9 показано
окно ввода функции О КРУ ГЛ ВВЕРХ).
Аргументы функции ? X
ОКРУГ A88t₽X
Число 47,799 Эй - 47,799
Число, рл рядов 1; Ел. - 1
- 47,8
Округляет число до ближайшего большего по модулю.
Число. раэрядов количество разряде в, до которого округляется число
Отрицательные значения вызывают округление целой части, ноль
или отсутствие значения - до ближайшего целого числа
Значение: 47,8
Справка по >той функции I ОК ] Отмена
Рис. 4.9. Ввод аргументов для функции ОКРУГЛВВЕРХ
Данные функции выполняют округление чисел
в заданном направлении независимо от дробной
части.
Как пишется:
ОКРУГЛВВЕРХ(число; число знаков)
ОКРУГЛВНИЗ(число; число знаков)
Эти функции удобно использовать в расчетах,
где необходимо строгое округление, — например,
при расчете минимального количества ресурсов
или ограничений.
ABS
Функция ABS (модуль числа') (рис. 4.10) возвра-
щает абсолютное значение числа, то есть убирает
знак «минус».
=ABS(M14)
С 1
Рис. 4.10. Функция ABS
Иными словами, функция возвращает модуль
числа. На рис. 4.10 она применена к содержимому
ячейки М14. Также можно вводить не адрес ячейки
(диапазона), а конкретное числовое значение.
Как пишется:
АВЗ(число) или АВ8(адрес ячейки)
Функция полезна при анализе отклонений, сравне-
нии значений и расчетах разниц, где важна величина
изменения, а не его направление.
ОСТАТ
С помощью функции ОСТАТ (остаток деления)
можно быстро получить остаток от деления одного
числа на другое (рис. 4.11).
? X
Аргументы функции
Возвращает остаток от деления
Делитель число, на которое нужно разделить (делитель).
Значение: 3
Справка по этой ф,нкции
ОК Отмена
Рис. 4.11. Ввод аргументов для функции ОСТАТ
На рисунке показано, что при делении 15 (ячей-
ка Н5) на 4 (ячейка G7) в остатке остается 3 (резуль-
тат отобразится в ячейке, на которой при вызове
функции находился курсор).
Как пишется:
ОСТАТ(число; делитель)
Эта функция незаменима для проверки кратности
чисел, выполнения циклических расчетов и в иных
подобных ситуациях.
ЦЕЛОЕ
Функция ЦЕЛОЕ (рис. 4.12) автоматически от-
брасывает дробную часть числа независимо от ко-
личества знаков после запятой.
ЦЕЛОЕ
Число ЛО я 46,375
- 46
Округляет число до ближайшего меньшего целого
Число действительное число, округляемое до ближайшего меньшего
целою.
Значение: 46
Справка пр угри функции ОК Отмена
Рис. 4.12. Ввод аргумента для функции ЦЕЛОЕ
На рисунке видно, что функция применена к ячей-
ке J10, в которой находится число 46,375, а резуль-
тат — число 46 (оно отобразится в активной ячейке).
Как пишется:
ЦЕЛОЕ(число)
Эта функция применяется в задачах, где результат
должен быть выражен целым числом, — например,
при расчете количества объектов или временных
интервалов.
СТЕПЕНЬ
Функция СТЕПЕНЬ (рис. 4.13) предназначена
для быстрого автоматического возведения числа
в заданную степень.
А =СТЕПЕНЬ(67;3)
Рис. 4.13. Функция СТЕПЕНЬ
На рисунке показано, что функция будет приме-
нена к содержимому ячейки G7, которое необходимо
возвести в третью степень.
Как пишется:
СТЕПЕНЬ(число; степень)
Эта функция активно применяется в математи-
ческих, инженерных и экономических расчетах,
а также при анализе роста и изменений показателей.
КОРЕНЬ
Функция КОРЕНЬ (рис. 4.14) используется для
автоматического вычисления квадратного корня.
Аргументы функции ? X
КОРЕНЬ
Число Hid S& - 64
- 8
Возвращает значение квадратного корня,
Число число, для которого •ычисляется квадратный корень.
Значение. 8
Справка по згой функции Ок Отмена
Рис. 4.14. Ввод аргумента для функции КОРЕНЬ
В рассматриваемом примере (см. рис. 4.14) пока-
зано, что необходимо извлечь квадратный корень
из содержимого ячейки НЮ — числа 64. Результат
вычисления — 8; на рабочем листе он отобразится
в активной ячейке.
Как пишется:
КОРЕНЬ(число)
Эта функция используется в аналитических рас-
четах, при работе с геометрическими и статистиче-
скими данными.
слчис
Функция СЛЧИС {случайное число) (рис. 4.15)
предназначена для автоматической генерации слу-
чайных чисел в диапазоне от 0 до 1.
=СЛ ЧИС()
Рис. 4.15. Функция СЛЧИС
Особенность данной функции заключается в том,
что у нее нет аргументов (это видно на рис. 4.15);
она просто вводится в требуемую ячейку. Значение
функции СЛЧИС переменное: оно автоматически
пересчитывается при каждом очередном открытии
рабочей книги. Это значит, что в ячейке, к которой
она применена, после каждого открытия файла будет
новое значение.
Как пишется:
СЛЧИСО
Эта функция применяется при моделировании,
генерации тестовых данных и в иных случаях.
СЛУЧМЕЖДУ
Функция СЛУЧМЕЖДУ {случайное число между)
работает похожим образом (рис. 4.16), она генерирует
случайное целое число в предварительно заданном
числовом диапазоне.
Аргументы функции ? X
СЛУЧМЕЖДУ
нижн. граница Н5 Sfe = 15
Верхи граница Н 10 Яё - 64
= Переменное
Возвращает случайное число между двумя заданными числами
Верхи граница наибольшее целое чисто, которое возвращает функция
СЛУЧМЕЖДУ
Значение Переменное
Справка по этой функции | ОК Отмена
Рис. 4.16. Ввод аргументов для функции СЛУЧМЕЖДУ
На данном рисунке в качестве нижней границы
выбрано значение ячейки Н5 (число 15), в качестве
верхней границы — значение ячейки НЮ (число 64),
а результат вычисления не показан, поскольку явля-
ется переменным и автохматически пересчитывается
при каждом очередном открытии файла.
Как пишется:
СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница; верхняя
граница)
Функция генерирования случайных чисел в за-
данном диапазоне используется для моделирования
сценариев, создания случайных выборок, а также
примеров (например, в процессе обучения).
Рассмотренные математические функции Excel
охватывают основные типы вычислений, с которыми
многие пользователи сталкиваются в повседневной
работе. В эту категорию входят и другие функции,
которые носят преимущественно специфический
характер и используются реже.
ЛОГИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ
Логические функции предназначены для анализа
условий и принятия решений на основе заданных
критериев. Они позволяют Excel сравнивать значе-
ния, проверять выполнение условий и в зависимости
от результата выполнять различные действия.
ПРИМЕЧАНИЕ
Именно благодаря логическим функциям таблицы
становятся «умными», обеспечивая максимальную
автоматизацию расчетов, классификацию данных
и управление результатами вычислений.
В основе логических функций лежат логические
значения ИСТИНА и ЛОЖЬ, которые Excel исполь-
зует для оценки условий.
ЕСЛИ
Функция ЕСЛИ (рис. 4.17) — основная логическая
функция Excel. Она проверяет выполнение условия
и возвращает одно значение, если условие истинно,
и другое, если ложно.
Аргументы функции
ЕСЛИ
Лог_выражение
Значение_если_истикъ
Значение^ слиложь
логическое
люоое
ЛЮО1Н-
Прооеряет, выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется, и другое
значение, если нет.
Ло1_выражение любое значение или выражение, которое при вычислении дает
значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Значение:
Справка по пой функции | OK I Отмена
Рис. 4.17. Настройка функции ЕСЛИ
Здесь в поле Лог_выражение указывается глав-
ное условие функции, а в расположенных ниже по-
лях — значения, которые должны возвращаться
при соблюдении и несоблюдении данного условия.
Как пишется:
ЕСЛИ(логическое выражение;
значение если истина;значение если
ложь)
Функция используется для оценки результатов,
расчета премий и штрафов (например, если выручка
достигла 100 000 рублей — начисляются премии,
а если меньше — штрафы), присвоения категорий,
проверки допустимости значений. Она может воз-
вращать числа, текст, логические значения или ре-
зультаты других функций. Часто применяется со-
вместно с другими логическими и математическими
функциями.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
В Excel функция ЕСЛИ может быть вложенной,
то есть одна функция ЕСЛИ может содержаться
внутри другой. Это позволяет проверять несколько
условий последовательно.
Вложенные конструкции используются, когда не-
обходимо обработать несколько вариантов развития
событий, — например, при определении диапазонов
значений или уровней оценки. Однако чрезмерное
количество вложений усложняет формулы, поэтому
такие решения требуют аккуратного применения.
И
Функция И, настройка которой показана
на рис. 4.18, проверяет выполнение нескольких ус-
ловий одновременно.
Функция возвращает значение ИСТИНА только
в том случае, если все указанные условия выполня-
ются.
И
Логическое, значение т
Логическое течение?
ИЗ 56- -
56 =
ИСТИНА
паническое
ИСТИНА
Проверяет, все ли ар:ументы имеют значение ИСТИНА, и возвращает значение ИСТИНА, если истинны все
аргументы
Логическое.значение!: логическое.значение 1;логмческое_значение2;. от 1 до 255
проверяемых условий, которые могут принимать значение ИСТИНА
либо ЛОЖЬ; они могут быть логическими значениями, массивами или
Значение: ИСТИНА
Справка по утойфункции Ok t Отмена j
Рис. 4.18. Настройка функции И
Как пишется:
И(логическое1; [логическое2]; ...)
Данная функция используется для сложных про-
верок, когда результат должен быть получен при
соблюдении сразу нескольких требований, — на-
пример при анализе соответствия данных заданным
параме трам.
или
Функция ИЛИ (ее настройка показана на рис. 4.19)
проверяет, выполняется ли хотя бы одно из задан-
ных условий.
Функция возвращает ИСТИНА, если хотя бы одно
условие истинно, и ЛОЖЬ, если все без исключения
условия ложны.
ИЛИ
Логическое_значение1 [ИСТИНА^ Вв| " ИСТИНА
Логическог.значгние? ЛОЖЬ ЙС ” ЛОЖЬ
ИСТИНА
Проверяет, имеет ли хотя вы один из аргументов значение ИС ина. и возвращает значение ИСТИНА или
ЛОЖЬ Значение ЛОЖЬ возвращается только в том случае, если все ар>ументы имеют значение ЛОЖЬ.
Логическое, значение 1.
логическое.значение!.логическое.значение^... от 1 до 255
проверяемых условий, которые могут принимать значение ИСТИНА
либо ЛОЖЬ
Значение: ИСТИНА
Справка по этой функции
| ОК
Отмена
Рис. 4.19. Настройка функции ИЛИ
Как пишется:
ИЛИ(логическое1; [логическое2]; ...)
Эта функция применяется в ситуациях, когда до-
пустимы несколько вариантов значений или условий.
НЕ
Функция НЕ (рис. 4.20) инвертирует логическое
значение. Это необходимо, если требуется проверить
противоположное условие, не переписывая логиче-
ское выражение целиком.
Если аргумент имеет значение ИС ТИНА, функция
вернет ЛОЖЬ, и наоборот. Это бывает удобно для упро-
щения формул и повышения их читаемости, поскольку
позволяет избегать громоздких логических выражений.
Функция хорошо сочетается с ЕСЛИ, И, а также ИЛИ.
Лргумен’ь ф/мкции
? X
HE
ЯО1ическое_»н4чени'г | йЧа « ло1ичсское
Изменяез значение ЛОЖЬ на ИСТИНА, а ИСТИНА на ЛОЖЬ.
Логическое, значение значение или выражение, которое может принимать значение лиЬо
ИСТИНА, либо ЛОЖЬ
Знамение.
Справка по зтой функции
ОК Отмена
Рис. 4.20. Настройка функции НЕ
Как пишется:
НЕ(логическое)
Эта функция может использоваться:
при проверке того, что условие не выполняется;
для повышения читаемости формул, когда отри-
цание условия проще, чем его явная проверка;
при работе с логическими результатами других
функций.
Например, если в таблице есть проверка на превы-
шение лимита, функция НЕ позволяет легко опреде-
лить строки, где лимит не превышен. Это особенно
удобно при фильтрации данных, условном форма-
тировании и управлении результатами расчетов.
ЕСЛИОШИБКА
Функция ЕСЛИОШИБКА (рис. 4.21) предназна-
чена для обработки ошибок, возникающих в фор-
мулах.
ЕСЛИОШИБКА
Значение
Значение, если ошиыса
= любое
pJb = любое
Возвращает значение_если_оши6ка, если выражение ошибочно; в протианои случае возвращает
само выражение
Значение.если.ошибка любое значение, выражение или ссылка
Значение:
Справка по этой функции OK J Отмена
Рис. 4.21. Настройка функции ЕСЛИОШИБКА
Если вычисление приводит к любой ошибке Excel
(деление на ноль, неверная ссылка, отсутствие зна-
чения и т. д.), функция возвращает альтернативное
значение. Это делает таблицы более наглядными
и предотвращает появление сообщений об ошибках
в важных документах.
Функцию особенно удобно задействовать при ра-
боте с поисковыми и вычислительными формулами.
Как пишется:
ЕСЛИОШИБКА(значение; значение если
ошибка)
На практике функция ЕСЛИ О ШИ Б КА исполь-
зуется:
в отчетах, где недопустимо отображение сооб-
щений об ошибках;
при расчетах, которые зависят от вводимых
пользователем данных;
в поисковых формулах, где требуемое значение
может отсутствовать;
при подготовке таблиц для печати или передачи
другим пользователям.
Функция позволяет заменить сообщение об ошиб-
ке на ноль, пустую строку или поясняющий текст,
тем самым делая таблицу более аккуратной, чита-
бельной и понятной.
ИСТИНА И ЛОЖЬ
Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ возвращают соот-
ветствующие логические значения. У них нет ар-
гументов, поэтому при их выборе в окне Вставка
функции (см. рис. 4.2) на экране отображается со-
ответствующее сообщение (рис. 4.22).
Аргументы функции
7
Возвращает логическое значение ЛОЖЬ.
У данной функции аргументов нет.
Значение: ЛОЖЬ
Справка по этой функции
Отмена
Рис. 4.22. Сообщение об отсутствии аргументов у функции
Эти функции используются для явного задания
логических значений в формулах. Они могу! при-
меняться при тестировании логики вычислений,
в обучающих примерах, а также в сложных формулах,
где требуется явно указать логическое состояние.
Как пишется:
ИСТИНА()
ложно
Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ применяются:
при создании логических переключателей
и флагов;
в учебных и тестовых примерах для демонстра-
ции работы логики;
при управлении условиями форматирования
и расчетов;
при передаче логических значений в другие
функции.
Использование этих функций помогает избежать
неоднозначности и делает формулы более понятными
при чтении и редактировании.
исклили
Функция ИСКЛИЛИ (рис. 4.23) предназначена
для проверки условий по принципу исключающего
ИЛИ.
В отличие от обычной функции ИЛИ, которая
возвращает положительный результат при выполне-
нии хотя бы одного условия, ИСКЛИЛИ позволяет
определить ситуации, когда условия выполняются
выборочно, но не одновременно.
Аргументы функции
ИСКЛИЛИ
ло1ическое_зпачение1 ЭЙ । -
Логическое_значенме2 Эй ”
логическое
логическое
Возвращает логическое 'исключающее или* всех аргументов.
Логичеехое_>начеине1- логическое.значение1;логическое^значение2;... от 1 до 254
проверяемых условий, которые могут принимать значения ИСТИНА
или ЛОЖЬ и могут быть логическими значениями, массивами или
Значение-
Справка по этой Функции
ОК 1 Отмена
Рис. 4.23. Настройка функции ИСКЛИЛИ
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Основная задача функции ИСКЛИЛИ — проверить,
выполнено ли нечетное количество условий. Проще
говоря, функция возвращает значение ИСТИНА,
если истинно одно условие или любое нечетное их
количество, и ЛОЖЬ, если истинных условий нет
либо их четное количество.
Такая логика используется в случаях, когда усло-
вия исключают друг друга, а также когда одновре-
менное выполнение нескольких условий считается
ошибкой или недопустимой ситуацией.
Как пишется:
ИСКЛИЛИ(логическое1; [логическое2]; ...)
В качестве аргументов указываются логические
выражения или ссылки на ячейки, содержащие ло-
гические значения. Количество аргументов не огра-
ничивается двумя — функция может анализировать
сразу несколько условий.
Функция ИСКЛИЛИ принимает только логиче-
ские значения или выражения, результатом которых
является ИСТИНА или ЛОЖЬ. Она может исполь-
зоваться как самостоятельно, так и в составе более
сложных формул.
Например, функция ИСКЛИЛИ нередко при-
меняется вместе с функцией ЕСЛИ. Это позволяет
не только определить логическое состояние, но и вер-
нуть соответствующее значение или сообщение.
Также функция может применяться в условном фор-
матировании, чтобы визуально выделять строки
с некорректным сочетанием условий.
СОВЕТ
При передаче в функцию чисел Excel интерпретиру-
ет их как логические значения, что может привести
к неожиданным результатам. Поэтому рекоменду-
ется использовать явные логические выражения.
На практике функция используется:
при проверке корректности выбора параметров,
когда разрешен только один вариант;
в формах и анкетах, где пользователь должен
выбрать один из нескольких вариантов;
при анализе данных, где одновременное выпол-
нение условий считается ошибкой;
при контроле логики расчетов и выявлении
конфликтных ситуаций.
Например, функция позволяет определить случаи,
когда выбран ровно один способ оплаты, один тип
доставки или один вариант расчета.
Таким образом, логические функции Excel позво-
ляют принимать решения внутри таблиц и управлять
поведением формул. Освоение этих функций —
важный этап в изучении Excel: они используются
в сочетании с математическими, статистическими
и поисковыми функциями, формируя основу для
создания гибких и эффективных расчетных моделей.
ФУНКЦИИ ДАТЫ И ВРЕМЕНИ
В Excel дата и время хранятся в виде чисел, где
целая часть соответствует дате, а дробная — времени.
Функции даты и времени позволяют формировать
такие значения, извлекать их отдельные компоненты,
выполнять расчеты интервалов и автоматизировать
работу с календарными данными.
Благодаря такому подходу Excel может выполнять
арифметические операции с датами и временем,
а функции даты и времени позволяют управлять эти-
ми значениями осознанно и корректно. Эти функции
широко используются в отчетах, графиках, журналах
учета, а также при планировании и анализе данных.
СЕГОДНЯ
Функция СЕГОДНЯ (рис. 4.24) предназначена для
автоматического получения текущей календарной
даты.
Л =СЕГОДНЯ()
Рис. 4.24. Функция СЕГОДНЯ в строке формул
Характерная особенность функции в том, что
она не использует аргументы, а просто вставляет
информацию о текущей дате в соответствующую
ячейку. Значение, возвращаемое функцией, обнов-
ляется автоматически при каждом открытии файла
или изменении данных. Это делает функцию дина-
мической и удобной для регулярно используемых
документов.
Как пишется:
СЕГОДНЯ()
Данная функция универсальна и отличается ши-
рокой применимостью. Она используется:
в отчетах, где важно отображать актуальную
дату формирования документа;
при расчете сроков выполнения задач и дого-
воров;
для определения просроченных дат (например,
сравнение с датой окончания).
Также функцию СЕГОДНЯ удобно применять
в шаблонах, которые должны автоматически «под-
страиваться» вод текущий день.
ТДАТА
Функция ТДАТА (точная дата) возвращает теку-
щую дату и текущее время. Как и функция СЕГОД-
НЯ, она также не использует аргументов (рис. 4.25).
=ТДАТА()
Рис. 4.25. Функция ТДАТА в строке формул
В отличие от функции СЕГОДНЯ, эта функ-
ция включает не только дату, но и точное время.
На рис. 4.26 показан результат применения обеих
функций (верхняя ячейка — СЕГОДНЯ, нижняя
ячейка — ТДАТА).
18.12.2025
18.12.2025 23:50
Рис. 4.26. Результат применения функций СЕГОДНЯ
и ТДАТА
Значение, возвращаемое функцией ТДАТА, авто-
матически обновляется при каждом пересчете книги.
Как пишется:
ТДАТА()
Функция ТДАТА применяется при регистрации вре-
мени создания или обновления записей, при анализе
продолжительности операций, для контроля времени
выполнения задач, в журналах событий и т. д.
ПРИМЕЧАНИЕ
Функция ТДАТА не подходит для фиксации посто-
янного момента времени, так как ее значение по-
стоянно обновляется.
Дата
Функция ДАТА (рис. 4.27) используется для созда-
ния корректного значения даты на основе отдельных
числовых компонентов.
Excel автоматически корректирует значения, выхо-
дящие за допустимые пределы. Например, указание
13-го месяца будет преобразовано в соответствую-
щую дату следующего года.
Как пишется:
ДАТА(год; месяц; день)
Аргументы функции ? X
ДАТА
Год 20211 йё - 2021
Месяц 7 = 7
День ю = 10
44М7
Возвращает число, соответствующее дате в коде даты времени Microsoft txcel.
Год число от 1900 или 1904 (в зависимости от системы дат книги) до 9999.
Значение: 10.07 2021
Справка по ттой Ф,Н1 пии ОК ] Отмена
Рис. 4.27. Настройка функции ДАТА
Функция удобна при вводе дат из отдельных
столбцов, для предотвращения ошибок формата
даты, при импорте данных из внешних источников
и в иных ситуациях, при которых предъявляются
строгие требования к формату и точности даты.
ВРЕМЯ
Функция ВРЕМЯ (рис. 4.28) предназначена для
формирования корректного значения времени на ос-
нове отдельных числовых компонентов — часов,
минут и секунд.
В Excel время — часть числового значения даты,
поэтому корректное создание времени особенно
важно для дальнейших расчетов.
Как пишется:
ВРЕМЯ(час; минута; секунда)
Аргументы функции
= 0,454293981
Преобразует заданные в виде чисел часы, минуты и секунды в число в коде времени
Excel.
Чэсы число от 0 до 23, представляющее час.
Значение: 10:54 AM
С правка по згой функции
ОК Отмена
Рис. 4.28. Настройка функции ВРЕМЯ
Функция ВРЕМЯ преобразует указанные значения
в формат времени Excel. При этом она автоматиче-
ски корректирует выход значений за допустимые
пределы. Например, если указать 75 минут, Excel
трансформирует это в 1 час и 15 минут.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Использование функции ВРЕМЯ позволяет избежать
ошибок, связанных с текстовым вводом времени,
и обеспечивает корректность всех последующих
вычислений.
Эта функция применяется при создании распи-
саний и графиков работы, при расчетах длитель-
ности операций, в системах учета времени, а также
при обработке данных, где время хранится в виде
отдельных чисел.
ЧАС
Функция ЧАС (рис. 4.29) предназначена для извле-
чения часовой составляющей из значения времени
или даты с указанием времени.
Аргументы функции ? X
ЧАС
Время в.числовом формате К28| 5b “ 0.4S429398'
« Id
Возвращает часы в виде числа от О до 23.
Время, в.числовом.формаге число в коде даты-еиемени, используемом в Microsoft Excel, или текст
в формате времени, например 1&4800,
Значение: 10
inpaen по угон фикции [ ок 1 отмена
Рис. 4.29. Настройка функции ЧАС
В Excel время — всегда часть числового значения
даты, поэтому функция ЧАС работает не с отобра-
жаемым форматом, а с внутренним представлением
данных. В качестве аргумента указывается адрес
ячейки, содержащей значение времени (см. рис. 4.29),
либо выражение, результат которого — дата и время.
Как пишется:
ЧАС(время)
Функция ЧАС возвращает целое число от 0 до 23,
соответствующее количеству часов. Если в ячейке
хранится только дата без времени, функция вер-
нет 0, так как время в этом случае считается равным
00:00:00.
ЗАПОМНИТЕ
Формат отображения ячейки не влияет на резуль-
тат. Даже если время скрыто форматированием,
функция ЧАС все равно извлечет часовую часть.
Функция ЧАС востребована при анализе данных,
связанных с интервалами времени. Она используется:
при анализе тех или иных действий по часам;
в учете рабочего вре±мени;
при построении почасовых отчетов;
для разделения данных по сменам;
при создании логических условий, зависящих
от времени суток.
Например, функция ЧАС позволяет автоматиче-
ски определить, относится ли событие к рабочему
или ночному времени, или автоматически распре-
делить записи по временным интервалам.
Использование функции ЧАС делает возможным
детальный анализ времени без необходимости руч-
ного преобразования информации. Это особенно
важно в отчетах, где требуется автоматическая об-
работка больших массивов данных.
МИНУТЫ
Функция МИНУТЫ (рис. 4.30) используется для
извлечения минут из значения времени или даты
с временем — по аналогии с тем, как извлекается
информация о часах с помощью функции ЧАС.
Аргументы функции ? X
МИНУ1Ы
Время.о.числовом.формате | К28 Вй| - 0,454293981
- 54
Возвращает минуты в виде числа от О до 59.
Время, в.числооом. формате число в коде даты-времени, используемом в Microsoft Excel, или текст
в. формате времени, например 16.4Б.00
Значение- 54
Чправ>»я пр у»рй ФтНКМИИ
ОК Отмена
Рис. 4.30. Настройка функции МИНУТЫ
Функция возвращает целое число от 0 до 59,
соответствующее количеству минут во времени.
Как и в случае с функцией ЧАС, Excel анализирует
внутреннее числовое значение, а не визуальный
формат ячейки.
Как пишется:
МИНУТЫ(время)
Если в аргументе функции отсутствует время,
результатом будет 0, поскольку минуты считаются
равными нулю. Функция МИНУТЫ применяется:
при расчете длительности операций;
при анализе временных задержек;
в системах учета обращений и заявок;
при построении детализированных временных
отчетов;
в сочетании с функциями ЧАС и СЕКУНДА
для разложения времени на компоненты.
Например, функция МИНУТЫ позволяет опре-
делить, сколько минут прошло с начала часа, что
удобно при анализе производственных процессов
или контроле времени отклика.
Функция особенно полезна в ситуациях, когда
нужна точность выше уровня часов, но нет необ-
ходимости учитывать секунды. Она часто исполь-
зуется в формулах совместно с арифметическими
операциями для вычисления интервалов времени.
СЕКУНДЫ
Функция СЕКУНДЫ (рис. 4.31) предназначена для
извлечения секундной составляющей из значения
времени или даты со временем (по аналогии с тем,
как это делают функции ЧАС и МИНУТЫ).
Аргументы функции ? X
СЕКУНДЫ
Время.в.числовом формате <?& 5Ё ” 0,454293931
= 11
Возвращает секунды в виде числа от Одо 59.
Вр«мм_в,чи<-ло>юм_форма1е число в коде даты-времени, используемом t> Microsoft Excel, или текст
в формате времени, например 16:43:23.
Значение: 11
Справка по атой функции Г ОК Отмена
Рис. 4.31. Настройка функции СЕКУНДЫ
Как пишется:
СЕКУНДЫ(время)
Функция возвращает целое число от 0 до 59,
соответствующее количеству секунд. Как и дру-
гие функции извлечения времени, она работает
с числовым представлением данных, а не с фор-
матирован ием.
Если время не задано, функция возвращает зна-
чение 0 (в этом случае считается, что секунды равны
нулю). Она применяется:
при анализе процессов, требующих высокой
точности времени;
в системах регистрации событий;
при измерении скорости выполнения опера-
ций;
в технических и научных расчетах;
при отладке временных данных.
Функция СЕКУНДЫ позволяет точно определить
момент времени внутри минуты, что важно при
анализе логов, журналов событий и автоматизи-
рованных систем. Хотя она используется реже, чем
ЧАС и МИНУТА, функция незаменима в задачах,
где важна точность. В сочетании с другими функци-
ями времени она позволяет полностью разложить
временное значение и использовать его в сложных
расчетах.
ПРИМЕЧАНИЕ
На практике функции ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ
редко используются по отдельности. Их совместное
применение позволяет гибко управлять временными
данными и адаптировать их под любые расчетные
задачи.
год
Функция ГОД (рис. 4.32) предназначена для авто-
матического извлечения значения года из заданной
даты.
Аргументы функции ? X
1ОД
Датэ.в.чнсловом.формате | К22 ЯЁ| - 46010
- 2025
Зозаращает год - целое число от 1900 до 9999
Да1а.в_числовом. формам число ь коде даты-времени, используемом в Microsoft Excel.
Значение: 2025
Рис. 4.32. Использование функции ГОД
На рисунке значение года извлекается из ячейки
с датой» которая находится под окном (она выделена
пунктирной линией).
Как пишется:
ГОД(дата)
Эта функция используется во всех случаях, когда
необходимо анализировать или обрабатывать данные
с привязкой к календарным годам, не прибегая к руч-
ному разбору дат. В качестве аргумента указывается
значение даты — ссылка па ячейку, выражение или
результат другой функции.
ПРИМЕЧАНИЕ
Excel хранит даты в виде чисел, и функция ГОД
извлекает из этого числового значения именно
год — независимо от того, как дата отображается
в ячейке. Даже если дата показана в сокращенном
формате или содержит время, функция корректно
извлечет нужный результат.
Функция ГОД широко применяется:
при составлении финансовой отчетности для
анализа данных по годам;
при формировании сводных таблиц;
для автоматической фильтрации записей;
при расчете стажа, возраста, сроков эксплуа-
тации;
в логических проверках, связанных с периодами
времени.
Использование этой функции избавляет от необ-
ходимости ручного ввода года и обеспечивает кор-
ректность формул при изменении исходных данных.
МЕСЯЦ
Функция МЕОЯЦ (рис. 4.33) возвращает номер
месяца из указанной даты и используется для анализа
данных по месяцам внутри года.
На данном рисунке значение месяца извлекается
из ячейки с датой, которая находится под окном (опа
выделена пунктирной линией).
Арг> менты ф> нкции ? X
МЕСЯЦ
Длта. в_числоаом_форште ЮЗ Лъ • 4Ь010
• 12
Вопрзщагт мегяц число от 1 (январь) до 12 (декабрь).
Дата, в.числовом.формате число в коде даты времени, исполыуемом в Microsoft Excel
Значение: 12
Справка по пой функции ОК Отмена
Рис. 4.33. Использование функции МЕСЯЦ
Как пишется:
МЕСЯЦ(дата)
Возвращает число от 1 до 12. Она работает с вну-
тренним представлением даты и не зависит от фор-
мата отображения или языка интерфейса. Функция
МЕСЯЦ применяется:
при анализе продаж и показателей по месяцам;
в планировании и бюджетировании;
при формировании календарных графиков;
для автоматической группировки данных;
в условном форматировании и т. д.
Использование функции позволяет создавать
универсальные формулы, которые корректно рабо-
тают с любыми датами без ручной корректировки.
ДЕНЬ
Функция ДЕНЬ (см. рис. 4.34) используется, что-
бы получить номер дня месяца из указанной даты.
Рис. 4.34. Использование функции ДЕНЬ
На рисунке значение номер дня в месяце извле-
кается из ячейки с датой, которая находится под
окном (она выделена пунктирной линией).
Редактор Excel хранит даты в виде последова-
тельных числовых значений, где целая часть соот-
ветствует количеству дней, прошедших с начальной
точки отсчета. Функция ДЕНЬ извлекает из этого
числового представления именно номер дня ме-
сяца — от 1 до 31. Формат о тображения даты (на-
пример, 04.05.2026 или 4 мая 2026) на результат
не влияет.
Как пишется:
ДЕНЬ(дата)
Несмотря на внешнюю простоту, эта функция
играет важную роль в анализе и обработке календар-
ных данных, особенно в тех случаях, когда требуется
детализировать информацию внутри месяца.
ПРИМЕЧАНИЕ
В качестве аргумента указывается значение
даты — это может быть ссылка на ячейку, со-
держащую дату, результат вычисления или вы-
ражение, возвращающее дату.
Если в ячейке содержится дата вместе со вре-
менем, функция корректно извлекает только день
месяца, игнорируя данные о времени. Функция ши-
роко применяется:
при анализе ежедневных показателей внутри
месяца;
в отчетах, где важна детализация по дням;
при формировании календарных графиков;
для автоматической проверки корректности
дат;
в логических условиях (например, разные дей-
ствия в начале и конце месяца).
Функция ДЕНЬ позволяет отказаться от ручного
анализа дат и обеспечивает корректную автомати-
ческую обработку данных.
ДЕНЬНЕД
Функция ДЕНЬНЕД (день недели) (рис. 4.35) ис-
пользуется для определения дня недели, соответ-
ствующего задан ной дате.
Эта функция возвращает числовой код дня недели,
который затем может быть использован в расчетах,
логических проверках и автоматизации календарных
процессов.
1
Аргументы функции
Возвращает число от 1 до 7, соответствующее номеру дня недели для заданной даты.
Значение; 5
19 12 2025
Рис. 4.35. Использование функции ДЕНЬНЕД
Гип число (1,2 или 3), определяющее тип отсчета недели (с 8<»1 до Сб»7;
с Пн-1 до Вс» 7 или с Пн-Одо Вс»6 соответственно)
Отмена
Как пишется:
ДЕНЬНЕД(дата; [тип])
Функция анализирует дату и возвращает но-
мер дня недели (на рис. 4.35 анализируется дата
19.12.2025, которая отображается в ячейке под
окном). Параметр Тип задает систему нумерации,
есть три варианта:
1. первым днем недели считается воскресенье,
последним (седьмым) — суббота;
2. традиционный вариант, при котором первый
день — понедельник, седьмой — воскресенье
(этот формат выбран на рис. 4.35 — в поле Тип
указано значение 2);
3. понедельник считается нулевым днем, вос-
кресенье — шестым.
Разнообразие систем нумерации дней недели по-
зволяет адаптировать расчеты под национальные
стандарты или корпоративные правила.
Функция ДЕНЫНЕД используется:
для определения выходных и рабочих дней;
при автоматическом планировании задач;
в системах учета рабочего времени;
при условном форматировании (например,
подсветка выходных);
в логических формулах, управляющих поведе-
нием расчетов.
Эта функция позволяет встроить в таблицу «ка-
лендарную логику», исключив необходимость руч-
ного контроля и корректировки дат.
ДНИ
Функция ДНИ (рис. 4.36) предназначена для
вычисления количества календарных дней между
двумя датами.
Она позволяет быстро определить продолжитель-
ность периода без ручного подсчета. На рис. 4.36
рассчитывается период в днях между датами, ко-
торые содержатся в ячейках под окном Аргументы
функции.
Аргументы функции ? X
ДНИ
Кон дапл К22 « 46010
Нам .дата | К24 Дь • 45348
= 162
Возвращает количество дней между двумя датами.
Кон дата нам _дата и кон Jala —две даты, количество дней между которыми
необходим определить
Значение: 16?
Справка ПО ЭТОЙ Фунгции ОК Отмена
19 12 202*
10 07 2025
Рис. 4.36. Использование функции ДНИ
Как пишется:
ДНИ(конечная_дата; начальная_дата)
Функция вычитает одну дату из другой и возвра-
щает разницу в днях. При этом учитываются все
календарные дни, включая выходные и праздники.
Функция ДНИ применяется:
в табелях учета рабочего времени;
при расчете сроков выполнения задач;
в договорной и юридической практике;
при анализе длительности проектов;
в финансовых расчетах;
для контроля соблюдения сроков.
Функция особенно удобна в отчетах и других
документах, где требуется быстро оценить продол-
жительность периода между двумя событиями.
КОНМЕСЯЦА
Функция КОНМЕСЯЦА {конец месяца) (рис. 4.37)
возвращает дату последнего дня месяца, смещенно-
го на заданное количество месяцев относительно
исходной даты.
Аргументы функции
? X
КОНМЕСЯЦА
Нач_д<иа
Ч исло.месяцев
йб ж любое
- любое
Возвращает порядковый нс мер последнего дня месяца, нтстоящего на заданное число
месяцев вперед или назад от заданной даты (нач.дата).
Число.ыссяцев количество месяцев до или после начальной даты.
Значение:
Справка по этой функции
ОК Отмена
Рис. 4.37. Использование функции КОНМЕСЯЦА
Функция автоматически учитывает длину меся-
цев, переходы между годами и високосные годы. Это
избавляет пользователя от необходимости вручную
определять количество дней в месяце.
Как пишется:
КОНМЕСЯЦА(начальная_дата; месяцы)
Функция КОНМЕСЯЦА широко применима.
В частности, ее удобно использовать:
в бухгалтерском учете;
при расчете отчетных периодов;
для определения сроков платежей;
при планировании поставок, продаж, отгрузок,
финансовых поступлений и расходов;
в аналитических моделях.
Использование функции КОНМЕСЯЦА делает
расчеты устойчивыми и независимыми от кален-
дарных особенностей.
РАБДЕНЬ
Функция РАБДЕНЬ (рабочий день) (рис. 4.38)
предназначена для вычисления даты, отстоящей
от указанной на заданное количество рабочих
дней.
Аргументы функции
? X
РАБДЕНЬ
Нач_дата | ГН- - любое
Число.дней Эб' - любое
Праздники Sfe = любое
Возвращает порядковый номер даты, отстоящей на заданное число рабочих дней вперед или
назад от начальной даты.
Нач_дата начальная дата, заданная порядковым номером.
Значение:
Справка пр этой функции
ОК Отмена
Рис. 4.38. Использование функции РАБДЕНЬ
В отличие от обычного сложения дат, функция
принимает во внимание выходные и может отдельно
учитывать праздничные дни.
Как пишется:
РАБДЕНЬ(начальная_дата; дни;
[праздники])
Функция отсчитывает рабочие дни, пропуская
стандартные выходные (субботу и воскресенье). При
указании списка праздников эти даты также исклю-
чаются из расчета. Функция РАБДЕНЬ применяется:
в управлении проектами;
при расчете сроков поставок;
при определении договорных обязательств;
при планировании задач;
в корпоративных, национальных и иных ре-
гламентах.
Особенность данной функции в том, что она поз-
воляет рассчитывать реальные, а не формальные
сроки выполнения работ.
СТАТИСТИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ
Статистические функции Excel предназначены для
анализа наборов данных и получения обобщенных
характеристик числовой информации. С их помощью
можно определить средние значения, минимумы
и максимумы, подсчитать количество элементов,
выявить закономерности, сравнить показатели и ран-
жировать данные.
Статистические функции активно используют-
ся при подготовке отчетов, анализе продаж и других
финансово-экономических показателей, обработке
результатов измерений, оценке успеваемости, работе
с анкетами и опросами, в управленческой и финансовой
аналитике, инженерно-технических и других расчетах.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Статистические функции Excel — фундамент для
анализа данных. Их грамотное использование поз-
воляет быстро получать обобщенные характери-
стики, выявлять закономерности и — на основе
полученной информации — принимать обоснован-
ные решения. Освоение этих функций значительно
расширяет возможности Excel и делает работу
с данными профессиональной и эффективной.
Далее рассмотрим наиболее востребованные ста-
тистические функции Excel, которые используются
в большинстве практических задач.
СРЗНАЧ
Функция СРЗНАЧ (среднее чисел) (рис. 4.39) пред-
назначена для вычисления среднего арифметиче-
ского значения набора числовых данных. Это один
из базовых инструментов статистики. Она проста
в использовании, но при этом лежит в основе ана-
литических моделей разной сложности и масштаба,
активно используется в учебных и рабочих задачах.
Аргументы функции
СРЗНАЧ
Чнсло1 F7 Qi ж 2S46
Число? ГО Os-- ж 2902
ЧислоЗ F12 № 2737
ЧиглоД ПД Пб - 2835
ЧислоЬ Fiq R 26Ы
- 2794,2
Возвращает среднее арифметическое своих аргументе, которые могут быть числами, именами,
массивами или ссылками на ячейки с числами
числоб: нисло1,чис/1о2;... от 1 до 255 числовых аргументе, для коюрьа
вычисляется среднее
Значение 2794,2
Справка по этой Функции ок i Отмена
Рис. 4.39. Работа с функцией СРЗНАЧ
Среднее арифметическое — сумма всех значе-
ний, деленная на их количество; используется для
получения обобщенной характеристики данных.
В качестве аргументов могут использоваться от-
дельные числовые значения, ссылки на ячейки (этот
вариант показан на рис. 4.39 — здесь настроен расчет
среднего арифметического значений из пяти ячеек),
диапазоны ячеек или их комбинации.
Как пишется:
СРЗНАЧ(число1; [число2]; ...)
На рис. 4.40 показано, как функция СРЗНАЧ,
настроенная на рис. 4.39, выглядит в строке формул
(используются аргументы в виде ссылок на ячейки).
Функция СРЗНАЧ суммирует все числовые значе-
ния, переданные ей в apiy ментах, и делит полученную
сумму на количество этих значений.
=CP3HA4(F7;F8;F12;F14;F10)
Jx
Рис. 4.40. Функция СРЗНАЧ в строке формул
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
При расчете среднего арифметического Excel авто-
матически игнорирует пустые ячейки и текстовые
данные. Логические значения также не учитыва-
ются — если они находятся в ячейках, а не заданы
явно в аргументах функции.
Важно понимать, что функция работает только
с числами. Если в каких-то ячейках выбранного
диапазона содержатся комментарии или служебные
пометки, они не влияют на результат.
Функция СРЗНАЧ применяется в работе с чис-
ловыми данными, например:
при расчете средней заработной платы сотруд-
ников;
для определения средней выручки, себестои-
мости или прибыли;
в анализе оценок, результатов тестов и экза-
менов;
при обработке результатов измерений;
в сводных и аналитических отчетах разной
направленности и применимости.
Среднее значение позволяет быстро оценить об-
щий уровень показателя, однако при наличии резких
отклонений результат может искажать реальную
картину, что важно учитывать при анализе.
СРЗНАЧА
Функция СРЗНАЧА (среднее значений) (рис. 4.41)
по назначению близка к функции СРЗНАЧ, однако
имеет принципиально важное отличие: она учиты-
вает не только числовые значения, но и логические,
а также текстовые данные.
Аргументы функции
? X
СРЗнача
Значение! F&F1O
Значение? F14:F16 fta
ЗначениеЗ ЭЁ
(2902-2899:2651}
(2835:2875:2635}
число
- 2799,5
Возвращает среднее арифметическое указанных аргументов При атом текстовые и ложные
логические значения считаются равными О, а истинные логические значения считаются равными
1. В качестве аргументов могут быть указаны числа, имена, массивы или ссылки
Значение?: значение1;значение2,-... от 1 до 255 аргументов, для которых
требуется определить среднее
Значение: 2799,5
Справка по атой фунхцир
Отмена
Рис. 4.41. Работа с функцией СРЗНАЧА
В данном случае в качестве аргументов функции
используется два диапазона, указанные в полях Зна-
чение 1 и Значение 2.
Как пишется:
СРЗНАЧА(значение1; [значение2]; ...)
При вычислении среднего значения СРЗНАЧА
трактует исходные данные следующим образом:
числовые значения учитываются как есть;
логическое значение ИСТИНА учитывается
как 1;
логическое значение ЛОЖЬ учитывается как 0;
текстовые значения учитываются как 0;
пустые ячейки игнорируются.
Таким образом, функция анализирует факти-
ческое заполнение диапазона и учитывает больше
информации, чем СРЗНАЧ, что позволяет получать
более объективные итоговые данные.
Функция СРЗНАЧА используется в тех случаях,
когда исходные данные имеют смешанный характер,
например:
при анализе анкет и опросов;
при работе с логическими показателями;
в учебных экспериментах;
при анализе таблиц, где часть значений может
быть текстовой.
Например, при анализе выполнения условий
(выполнено/не выполнено) функция СРЗНАЧА
позволяет получить усредненный показатель вы-
полнения.
Эта функция особенно полезна в тех задачах, где
важно учитывать не только числовые результаты,
но и факт наличия или отсутствия данных. Однако
при классическом анализе числовых показателей ее
применение требует осторожности, так как текстовые
значения могут повлиять на итоговый результат.
СРЗНАЧЕСЛИ
Функция СРЗНАЧЕСЛИ (среднее значение если)
(рис. 4.42) предназначена для вычисления среднего
значения по условию.
Аргументы функции
? X
СРЗНАЧЕСЛИ
Диапазон
Условие
Диапззон-усреднения
ссылка
любое
ссылка
Вычисляет среднее (арифметическое) для ячеек, заданных указанным условием.
Диапазон диапазон обрабатываемых ячеек.
Значение:
ОК Отмена
Рис. 4.42. Работа с функцией СРЗНАЧЕСЛИ
Такой подход позволяет анализировать только
ту часть данных, которая соответствует заданному
критерию.
Как пишется:
СРЗНАЧЕСЛИ(диапазон; условие;
[диапазон среднего])
Функция проверяет каждую ячейку указанного
диапазона на соответствие условию. Если оно выпол-
няется, соответствующее значение включается в рас-
чет среднего. При этом диапазон проверки и диапа-
зон усреднения (они указываются в соответствующих
полях при настройке функции, см. рис. 4.42) могут
совпадать или быть разными.
Условие может задаваться в виде числа, текста,
логического выражения или ссылки на ячейку. Функ-
ция СРЗНАЧЕСЛИ широко применяется:
для анализа продаж по конкретным товарам;
при расчете средней оценки по предмету;
в управленческой аналитике;
при анализе данных по регионам, категориям,
периодам;
в отчетах, где требуется сегментированный
анализ.
Функция СРЗНАЧЕСЛИ позволяет получать
точные показатели без предварительной фильтрации
данных. Это одна из ключевых функций условной
статистики. Она делает таблицы гибкими и «умны-
ми», давая анализировать данные в разрезе условий
и критериев.
МАКС И МИН
Функции МАКС {максимум чисел) (рис. 4.43)
и МИН (минимум чисел) относятся к базовым ста-
тистическим функциям Excel и предназначены для
определения, соответственно, наибольшего и наи-
меньшего числового значения в наборе данных.
Функции анализируют все переданные аргументы
(это могут быть числа, адреса ячеек и диапазонов)
и возвращают, соответственно, максимальное или
минимальное числовое значение. Текстовые значения
и пустые ячейки игнорируются.
X
Аргументы функции
МАКС
Число1 F1S:H5 Яё - {2875;0;0;0;0}
число? F9 Яъ =. 2899
ЧислоЗ FliFiCi Яб a {2737:2607:2835:2875:2635)
ЧислоА Яб м ЧИСЛО
я 2899
Возвращает наибольшее значение из списка аргумента. Логические и текстовые значения
игнорируются
Число?', число 1;число2;- от 1 до 255 чисел, пустых ячее<с логических или
текстовых значений, среди которых ищется наибольшее значение
Значение: 2899
Справка по этой функции
ок
Отмена
Рис. 4.43. Настройка функции МАКС
Как пишется:
МАКС(число1; [число2]; ...)
МИН(число1; [число2]; ...)
Функции МАКС и МИН во многом универсаль-
ны и используются для решения широкого спектра
задач, в том числе:
для контроля предельных значений показателей;
в финансовых и производственных отчетах;
при анализе диапазонов данных;
в логических проверках;
при выявлении аномалий и т. д.
С их помощью можно быстро оценить установ-
ленные границы данных без сложных вычислений.
Функции МАКС и МИН часто используются со-
вместно с другими функциями — например, для
определения диапазона значений или для проверки
допустимости данных.
МАКСА И МИНА
Функции МАКСА (максимум значений) и МИНА
(минимум значений) (рис. 4.44) — расширенные
версии функций МАКС и МИН.
- 2635
Возвращает наименьшее значение из набора значений. Учитываю г <я логические и текстовые значения
Значений: значение1;значение2;... от 1 до 255 чисел, пустых ячеек, логических
значений или чисел в текстовом виде, среди которых требуется
определить наименьшее.
1 X
Значение 2635
^ПРЯСЛА ПО ЛОИ ФзПбЦИИ
OK i Отмена
Рис. 4.44. Настройка функции МИНА
Их главное отличие в том, что они учитывают
логические и текстовые значения.
Как пишется:
МАКСА(значение1; [значение?]; ...)
МИНА(значение1; [значение?]; ...)
Вычисления с помощью данных функций осу-
ществляются с соблюдением следующих правил:
логическое значение ИСТИНА учитывается
как 1;
логическое значение ЛОЖЬ — как 0;
текстовые значения — как 0;
пустые ячейки игнорируются.
Функции применяются при анализе смешанных
наборов данных, в логических моделях, при обработ-
ке анкет, в учебных и исследовательских задачах и пр.
Функции МАКСА и МИНА позволяют учиты-
вать больше информации, чем стандартные МАКС
и МИН, однако при их использовании следует со-
блюдать внимательность, так как текстовые данные
могут влиять на результат.
НАИБОЛЬШИЙ
И НАИМЕНЬШИЙ
Функции НАИБОЛЬШИЙ (рис. 4.45)
и НАИМЕНЬШИЙ предназначены для поиска
не просто максимального или минимального зна-
чения, а значения с заданным порядковым номером
в упорядоченном наборе данных.
Эти функции особенно полезны в аналитических
задачах, где требуется определить несколько луч-
ших или худших результатов, а не только крайние
значения.
Ар|ументы функции ? X
НАИБОЛЬШИЙ
Массив F7:F14 JJg = <2846:2902:2899:2651:2797:2737:2607:
К 2 56 - 2
- 2899
Возвращает k-oe наибольшее значение ь множестве данных (например, пятое наибольшее).
К позиция (начиная с наибольшей) в массиве или диапазоне
Значение: 2899
Справка по >трй функции
ОК Отмена
Рис. 4.45. Настройка функции НАИБОЛЬШИЙ
Как пишется:
НАИБОЛЬШИЙ(массив; к)
НАИМЕНЬШИЙ(массив; к)
В поле Массив указывается диапазон данных
для анализа, а в поле К вводится порядковый но-
мер значения. Например, при К = 1 функция
НАИБОЛЬШИЙ вернет максимальное значение,
при К — 2 — второе по величине и т. д.
Excel сортирует значения массива по убыванию
(для НАИБОЛЬШИЙ) или по возрастанию (для
НАИМЕНЬШИЙ) и возвращает элемент с указан-
ной позицией. Пустые ячейки и текстовые значения
игнорируются.
ЗАПОМНИТЕ
Если несколько значений совпадают, они учиты-
ваются как отдельные элементы. Это важно при
анализе данных с повторяющимися показателями.
Функции НАИБОЛЬШИЙ и НАИМЕНЬШИЙ
широко используются для решения следующих задач:
построение рейтингов и топ-списков;
анализ продаж, выручки и других финансо-
во-экономических показателей;
оценка производительности, результатов кор-
поративных и отраслевых соревнований;
бюджетирование, финансовое планирование;
выявление лучших и худших показателей.
Эти функции позволяют гибко анализировать
данные без предварительной сортировки таблицы.
Это особенно удобно в отчетах и документах, где
требуется автоматически определять лидеров и аут-
сайдеров. При изменении исходных данных идет
мгновенный пересчет результатов, что обеспечивает
актуальность и динамичность результата.
СЧЕТ, СЧЕТЗ И СЧЕТЕСЛИ
Функции СЧЕТ, СЧЕТЗ и СЧЕТЕСЛИ относятся
к группе статистических функций для подсчета ко-
личества элементов в диапазоне данных. Несмотря
на кажущуюся простоту, эти функции играют важ-
ную роль при анализе таблиц, позволяя оценивать
их заполненность данными, структуру информации
и соответствие заданным условиям.
Главное различие между этими функциями — ка-
кие именно значения они учитывают при подсчете.
Функция СЧЕТ (рис. 4.46) подсчитывает коли-
чество числовых значений в указанном диапазоне.
Аргументы функции
(0;2474:0;2846:0^2902:0,2899;
{2835;Q;0;0:287S;0;0;0:2635;Q; О;0:264...
числе
- 8
Подсчитывает количество ячеек а диапазоне, который содержит числа.
Змачение2: значение1;значение2;... от 1 до 255 аргументов, которые могут
содержать или ссылаться на данные различных типов, но
учитываются только числовые значения.
Значение: 8
Справка по яой Функции i ОК [ Отмена
Рис. 4.46. Ввод аргументов для функции СЧЕТ
В качестве аргументов могут использоваться
отдельные ячейки, выделенные диапазоны или их
комбинации.
Как пишется:
СЧЕТ(значение!; [значение?]; ...)
Функция СЧЕТ анализирует введенные аргументы
и учитывает только те ячейки, которые содержат
числовые данные. Текст, логические значения, ошиб-
ки и пустые ячейки в расчет нс включаются. Если
логическое значение (ИСТИНА или ЛОЖЬ) передано
напрямую в аргументе функции, оно будет учтено,
если же находится в ячейке — проигнорировано.
Функция СЧЕТ применяется:
при подсчете количества числовых записей;
для анализа финансовых и бухгалтерских таб-
лиц;
при контроле результатов измерений;
для проверки полноты числовых данных;
в инженерно-технических и других отчетах,
а также аналитических моделях.
Например, функция позволяет определить, сколь-
ко фактических значений участвует в расчете сред-
него арифметического. Это особенно важно при
наличии пустых или текстовых ячеек.
Функция СЧЕТ часто используется в сочетании
с функциями СРЗНАЧ, МИН и МАКС для контроля
корректности расчетов. Она позволяет избежать
ошибок, связанных с неполными или некорректно
заполненными таблицами.
Функция СЧЕТЗ (рис. 4.47) подсчитывает коли-
чество непустых ячеек независимо от типа содер-
жащихся в них данных.
Объем
27бя;
2988]
2474'
2846}
2902}
2899}
26611
2797
2737
2607
2835
2875
2635
264О
Аргументы фунгции ? X
СЧЕТЗ
Зиачшнс! E4F10 Sfe| - {0^76&0:2968:0:Z47*at2846:<ltZ902:...
Зиачение2 ЧС - число
- 7
Подсчитывает количество непусты» ячеек в диапазоне.
Значение!: значение!;!начениеЗ; от 1 до 255 аргументов любого типа,
количество которых требуется определите
Значение 7
-UOugK- нь л. и Зигг-^НН
О< Отмена
Рис. 4.47. Использование функции СЧЕТЗ
На рисунке слева от окна Аргументы функции
пунктирной линией выделен диапазон, указанный
в поле Значение!.
Как пишется:
СЧЕТЗ(значение1; [значение?]; ...)
Функция учитывает все ячейки, которые содержат
любые данные: числа, текст, логические значения,
формулы (даже если результат формулы — пустая
строка). Не учитываются только полностью пустые
ячейки. Функция СЧЕТЗ используется:
для анализа заполненности таблиц;
при обработке анкет и опросов;
для контроля качества данных;
при подготовке отчетов;
в управленческой аналитике и др.
Функция СЧЕТЗ особенно полезна в тех случаях,
когда важно знать, сколько записей вообще присут-
ствует, независимо от их содержания. Она позво-
ляет оценить структуру данных и быстро выявить
пропущенные позиции. В отличие от СЧЕТУ она
не ограничивается только числовыми значениями,
и это делает ее более универсальным инструментом
для анализа.
Функция СЧЕТЕСЛИ (рис. 4.48) предназначена
для подсчета количества ячеек, удовлетворяющих
заданному условию.
Аргументы фунгцил
СЧЁТЕ СЛИ
X
?
Диапазон Efe ссылка
Критерий Дъ, - любое
Подсчитывает количество непустых ячеек в диапатоне, удовлет, ^ряющих заданному условию
Диапазон диапазон, в котором подсчитывается количество непустых ячеек.
Значение:
Гпрлг»кД по утой ф^н..ции
I ОК
Отмена
Рис. 4.48. Работа с функцией СЧЕТЕСЛИ
Функция СЧЕТЕСЛИ проверяет каждую ячейку
указанного диапазона на соответствие заданному
условию и увеличивает итоговое значение, если кри-
терий соблюдается. Условие может быть числовым,
текстовым, логическим или заданным с использова-
нием операторов сравнения.
Как пишется:
СЧЕТЕСЛИ(диапазон; условие)
С помощью функции СЧЕТЕСЛИ можно, напри-
мер, подсчитать количество заказов определенного
типа или количество сотрудников в конкретном
подразделении. Она применяется:
• для анализа данных по категориям;
при подсчете записей с определенным при-
знаком;
в статистических отчетах;
при обработке больших массивов данных;
в управленческой, маркетинговой, производ-
ственной аналитике.
Одно из преимуществ функции СЧЕТЕСЛИ со-
стоит в том, что она позволяет выполнять сегменти-
рованный анализ без предварительной фильтрации
данных. Это особенно удобно при работе с большими
объемами информации.
ТЕКСТОВЫЕ ФУНКЦИИ
Текстовые функции Excel предназначены для
обработки, преобразования и анализа текстовой
информации.
Хотя Excel — это табличный редактор, который
традиционно воспринимается как инструмент для
числовых расчетов, на практике значительная часть
данных представлена именно в текстовом виде: фа-
милии и имена, адреса, коды, наименования товаров,
комментарии и пр.
Текстовые функции позволяют автоматизиро-
вать работу с такими данными: изменять регистр
символов, извлекать фрагменты строк, объединять
текст из нескольких ячеек, удалять лишние пробелы,
преобразовывать текст в числа и выполнять другие
операции без ручного редактирования. Это полезно
при работе с большими таблицами, где ручная обра-
ботка данных может приводить к ошибкам.
ПРОПИСН
Функция ПРОПИСН (рис. 4.49) предназначена
для преобразования текста в верхний регистр, то есть
для замены всех букв строки на прописные.
Аргументы функции
ПРОПИСИ
Текст С9|
'Новость проект бюджета'
НОЕОСТЬ ПРОЕКТ ЬЮДЖ(14'
Делает асе буквы а строке текста прописными.
Текст строка, буквы которой требуется преобразовать в прописные;
может быть ссылкой или строкой текста.
Значение: НОВОСТЬ ПРОЕКТ БЮДЖЕТА
Справка пр этой функции
ОК Отмена
Рис. 4.49. Настройка функции ПРОПИСН
В поле Текст можно указать или ссылку на ячейку
с текстом, который нужно написать прописными
буквами, или ввести сам текст для преобразования.
Как пишется:
ПРОПИСН(текст)
Функция ПРОПИСН последовательно анали-
зирует каждый символ входной строки и, если он
является буквой, заменяет его на соответствующую
прописную. Небуквенные символы (цифры, про-
белы, знаки препинания) остаются без изменений.
Функция широко применяется:
при стандартизации данных;
для оформления заголовков;
при подготовке отчетов;
при обработке данных, полученных из внешних
систем;
в справочниках и классификаторах.
Часто функция используется при необходимости
привести данные к единому формату — например,
при сравнении текстов, где регистр символов име-
ет значение. Ее применение позволяет исключить
ошибки, связанные с различием регистра. В соче-
тании с другими текстовыми функциями она ста-
новится частью более сложных формул обработки
текстов.
ПРОПНАЧ
Функция ПРОПНАЧ (рис. 4.50) преобразует
текст таким образом, что первая буква каждого
слова становится прописной, а остальные — строч-
ными.
Функция автоматически определяет границы слов,
ориентируясь на пробелы и знаки разделения, и при-
меняет форматирование к каждому слову отдельно.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Если в тексте имеются аббревиатуры, то за-
главной у них останется только первая буква. На-
пример, вместо СССР отобразится Ссср, вместо
БРИКС — Брике и т. д.
ГРОПНАЧ
Текст i_14t Яъ “ 'новость Центробанк МФО схемы
= 'Новость Центробанк Мфо Схемы"
Начинает текстовую строку с заглавной буквы; делает прописной первую букву в каждом слове текста,
преобразуя все другие буква ь строчные.
Текст текстовая строка, заключенная в кавычки, формула, возвращающая
текст либо ссылка на ячейку, содержащую текст, в котором
некоторые буквы заменяются на прописные
Значение'. Новость Центробанк Мфо Схемы
Справка ПО ЭТОЙ Функции L 2^ J Отмена
Рис. 4.50. Настройка функции ПРОПНАЧ
Как пишется:
ПРОПНАЧ(текст)
Эта функция особенно удобна и полезна в про-
цессе решения следующих задач:
обработка имен и фамилий;
работа с адресными базами;
формирование официальных документов;
подготовка списков клиентов и сотрудников,
И т. д.
Функция избавляет от необходимости ручно-
го исправления регистра. Это особенно актуально
при импорте данных, где текст может быть введен
в произвольной форме.
СТРОЧН
Функция СТРОЧН (рис. 4.51) — «зеркальное отра-
жение» рассмотренной выше функции ПРОПИОН,
она переводит текст в нижний регистр.
Аргументы функции
СТРОЧН
Текст С14|
ffe « "Новость Центробанк МФО схемы*
"новость центробанк мфо схемы*
Делает все буквы в строке текста строчными.
Текст строка, буквы которой требуется преобразовать в строчные Знаки,
не являющиеся буквами, не изменяются.
Значение: новость центробанк мфо схемы
Справка по этой функции
I ОК~ ।
Отмена
Рис. 4.51. Работа с функцией СТРОЧН
Функция используется для приведения текста
к единообразному виду — когда требуется, чтобы
все буквы были строчными.
Как пишется:
СТРОЧН(текст)
Эту функцию удобно использовать при подго-
товке данных для экспорта, при сравнении строк,
в служебных таблицах, при обработке идентификато-
ров и кодов, а также в иных случаях. Она позволяет
избежать расхождений, связанных с регистром; это
особенно актуально при работе с данными, полу-
ченными из разных источников.
ПОВТОР
Функция ПОВТОР (рис. 4.52) нужна для много-
кратного повторения заданного текстового фрагмен-
та. Несмотря на простоту, она находит применение
в самых разных задачах, связанных как с оформ-
лением таблиц, так и с подготовкой визуальных
элементов.
Аргуменчы функции
? X
ПОВТОР
Текст СЮ “
Число повторений з| ЕХа =
' Новость рынок МФО ’
3
- 'Новость рынок МФО Новость
Повторяет текст заданное число раз.
Число_повторений положительное число, задающее количество требуемых повторений
текста
Значение: Новость рынок МФО Новость рынок МФО Новость рынок МФО
Справка по ,той функции
t °* 1
Отмена
Рис. 4.562. Работа с функцией ПОВТОР
В поле Текст указывается текст или ссылка
на ячейку с текстом, который необходимо повторить,
а в расположенном ниже поле — количество повто-
рений. В результате функция возвращает строку,
состоящую из повторяющихся фрагмен тов.
Как пишется:
ПОВТОР(текст; число повторов)
Функция ПОВТОР часто используется для созда-
ния визуальных индикаторов — например, полос
заполнения, шкал выполнения, условных маркеров
и разделителей. В учебных и отчетных таблицах
с ее помощью формирую!’ наглядные элементы без
использования диаграмм.
ЗАПОМНИТЕ
Функция ПОВТОР работает только с текстом. Если
нужно повторять числа, каждое из них будет авто-
матически преобразовано в текстовый формат.
Кроме того, функция применяется при генера-
ции тестовых данных, создании шаблонов, фор-
мировании строк фиксированной длины, а также
при подготовке текстов для экспорта. В сочетании
с функцией ДЛСТР эта функция позволяет автома-
тически выравнивать текстовые поля и заполнять
недостающие символы.
ЗНАЧЕН
Функция ЗНАЧЕН (рис. 4.53) предназначена для
преобразования текста, внешне выглядящего как
число, в полноценное числовое значение, с которым
Excel может выполнять арифметические операции.
Ар<уменгы функции ? X
ЗНАЧЕН
Текст | F7 аВ| - 2846
= 2846
Преобразует текстовый аргумент в число.
Текст текст в кавычках или ссылка на ячейку, содержащую текст который
нужно преобразовате,
Значение- 2846
справка по этой функции
ОК
Отмена
Рис. 4.53. Настройка функции ЗНАЧЕН
Функция анализирует переданную строку и ин-
терпретирует ее как число с учетом региональных
настроек (разделителей дробной и целой части, фор-
матов даты и времени).
Как пишется:
ЗНАЧЕН(текст)
Функция ЗНАЧЕН особенно важна при работе
с данными, импортированными из других про-
грамм, веб-страниц, баз данных и текстовых файлов.
В таких случаях Excel часто воспринимает числа как
текст, и они не участвуют в вычислениях. Исполь-
зование функции ЗНАЧЕН позволяет устранить
эту проблему.
Функция автоматически исправляет ошибки
формата без ручного вмешательства, обеспечивая
корректность последующих расчетов.
СЖПРОБЕЛЫ
Функция СЖПРОБЕЛЫ (рис. 4.54) предназначена
для удаления лишних пробелов из текста. Она уби-
рает их в начале и в конце строк, а также заменяет
последовательности из нескольких пробелов внутри
текста на один пробел.
Функция особенно полезна при обработке дан-
ных, полученных из внешних источников, где ча-
сто встречаются лишние пробелы, невидимые при
беглом просмотре, но приводящие к ошибкам при
сравнении, поиске и выполнении иных операций
с текстовыми данными.
Аргументы функции
СЖПРОБЕЛЫ
Текст С9|
'Новость проект бюджета*
= 'Новость проект бюджета'
Удаляет из текста лишние пробелы (кроме одиночных пробелов между словами).
Текст текст, из которого удаляются пробелы.
Значение. Новость проект бюджета
Справка по этой Функции
Отмена
Рис. 4.54. Работа с функцией СЖПРОБЕЛЫ
Как пишется:
СЖП РОБЕЛ Ы(текст)
Функция СЖПРОБЕЛЫ активно используется
при подготовке справочников, списков, анкетных
данных, а также перед применением функций поиска
и сравнения. Она помогает избежать ситуаций, когда
внешне одинаковые строки считаются разными из-
за скрытых пробелов.
Функция часто применяется совместно со ЗНАЧЕН,
СЦЕПИТЬ и логическими функциями, обеспечивая
корректную очистку данных перед анализом. Это
один из самых популярных инструментов первичной
обработки текстовой информации.
Формулы лежат в основе большинства вычисли-
тельных возможностей Excel. С их помощью выпол-
няются расчеты, анализируются данные, строятся
зависимости между значениями и создаются ди-
намические таблицы, автоматически реагирующие
на изменение исходной информации.
Без понимания принципов работы с формулами
невозможно эффективно использовать Excel для
решения практических задач: это касается как про-
стых арифметических вычислений, так и сложных
аналитических моделей.
В этой главе рассматриваются основные понятия,
связанные с формулами, принципы их построения
и правила использования.
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ФОРМУЛАХ
В Excel формулой называется выражение, пред-
назначенное для выполнения вычислений на основе
данных, размещенных в ячейках и/или диапазонах
рабочего листа. Оно может содержать числа, ссылки
на ячейки и диапазоны, арифметические операторы,
функции и другие элементы, необходимые для полу-
чения результата. Результат вычисления формулы
отображается в ячейке, а сама формула — в строке
формул (рис. 5.1).
Е2
А В
=D2tD3
D
с
1
2
3
4
9
Е________________
1-TI
Рис. 5.1. Формула и результат ее вычисления
На этом рисунке в ячейке Е2 показана сумма зна-
чений ячеек 02 и D3, а формула, на основании кото-
рой выполнено вычисление, видна в строке формул
(=D2+D3). А на рис. 5.2 — сложение этих же чисел,
но в формуле используются не ссылки на ячейки,
а конкретные числовые значения.
Рис. 5.2. Формула с числовыми значениями
Главная особенность формул Excel — их динами-
ческий характер. В отличие от обычных числовых
значений, результат формулы автоматически пе-
ресчитывается при изменении исходных данных.
Это позволяет создавать таблицы, которые всегда
содержат актуальную информацию и не требуют
ручного пересчета. РЕмснно это свойство делает Excel
удобным инструментом для анализа данных, плани-
рования и расчетов.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Любая формула в Excel начинается со знака равен-
ства (см. рис. 5.1 и 5.2). Этот знак сообщает про-
грамме, что в ячейке содержится не обычное значе-
ние, а вычисляемое выражение. Если знак равенства
отсутствует, введенная строка воспринимается
программой как текст или число и не участвует
в расчетах. Это правило справедливо и в отно-
шении функций.
Формулы могут быть как простыми, состоящими
из одного арифметического действия, так и сложны-
ми, включающими несколько операций, функции
и ссылки на разные области рабочего листа. Напри-
мер, простая формула может выполнять сложение
двух чисел (см. рис. 5.1 и 5.2), тогда как более слож-
ная — рассчитывать итоговые показатели на основе
данных из нескольких таблиц.
Роль формул особенно заметна при работе с боль-
шими объемами информации. Вместо повторного
ввода одних и тех же вычислений формулы позво-
ляют задать правило расчета один раз и применять
его ко всему диапазону данных. Это значительно
снижает вероятность ошибок и повышает точность
обработки информации.
Кроме этого, формулы обеспечивают связность
данных внутри рабочей книги. Изменение значе-
ния в одной ячейке может автоматически повлиять
на результаты в других ячейках, листах и даже кни-
гах. Таким образом, формулы позволяют создавать
взаимосвязанные модели расчетов, которые исполь-
зуются в самых разных сферах деятельности.
ОТЛИЧИЕ ФОРМУЛ ОТ ЗНАЧЕНИЙ,
ТЕКСТОВЫХ ДАННЫХ И ФУНКЦИЙ
В Excel каждая ячейка может содержать либо зна-
чение, либо текст, либо формулу. Значение — это
конкретное число или дата, введенные пользовате-
лем. Текстовые данные используются для описаний,
наименований, комментариев и других невычисляе-
мых элементов таблицы. Формула отличается от зна-
чений и текста тем, что она не хранит окончательный
результат, а задает способ его получения. На рис. 5.3
в ячейке D1 находится текст, в ячейках D2 и D3 —
значения в виде чисел, а в ячейке Е2 — формула.
Результат формулы вычисляется программой
и может изменяться в зависимости от исходных
данных. При этом в самой ячейке отображается
именно результат вычисления, а не текст формулы.
=D2+D3
1
2
3
4
Исходные данные
Рис. 5.3. Ячейки с разными типами данных
ПРИМЕЧАНИЕ
Формула может возвращать как числовое значение,
так и текст или логический результат. Например,
формула может выводить слово «Да» или «Нет»
в зависимости от выполненного условия. Несмотря
на это, содержимое ячейки все равно остается
формулой, а не обычным текстом.
Отличие формул от значений становится особен-
но заметным при копировании и редактировании
данных. Формулы могут автоматически изменять
ссылки на ячейки, тогда как значения и текст копи-
руются без изменений.
Формулы и функции ((з том, что такое функции,
рассказывалось в предыдущей главе) тесно связа-
ны между собой, однако между ними существует
принципиальное различие. Формула — это общее
понятие, обозначающее любое вычислительное вы-
ражение. Функция же — частный случай формулы,
заранее определенный алгоритм, изначально встро-
енный в Excel.
ПРИМЕЧАНИЕ
Формулы пользователь составляет самостоя-
тельно, а функции входят в комплект постав-
ки Excel и могут использоваться в составе
формул.
Например, сложение двух ячеек с помощью опе-
ратора -|- (см. рис. 5.1) является формулой, а ис-
пользование функции СУММ для сложения диапа-
зона значений (см. рис. 4.1. и 4.3) — тоже формулой,
но уже с применением функции.
Иными словами, функция не существует отдельно
от формулы: любая функция используется только
внутри формулы и подчиняется ее общим правилам.
Использование функций позволяет сделать форму-
лы более понятными и избежать в них громоздких
конструкций, что особенно актуально при сложных,
масштабных вычислениях.
СТРУКТУРА ФОРМУЛЫ
Любая формула в Excel — это логически органи-
зованное выражение, состоящее из обязательных
и вспомогательных элементов. Понимание струк-
туры формулы позволяет не только правильно со-
здавать вычисления, но и читать, анализировать
и исправлять уже существующие формулы, в том
числе сложные и многоуровневые.
Выше мы уже отмечали, что обязательный элемент
любой формулы — знак равенства (рис. 5.4). Именно
с него начинается ввод вычислительного выражения.
Рис. 5.4. Знак равенства в начале формулы
При наличии знака равенства Excel воспринимает
содержимое ячейки как формулу и выполняет вы-
числения на основе введенного выражения.
Если знак равенства отсутствует, Excel рассма-
тривает введенные данные как обычное значение
или текст. Например, запись 2+3 без знака равен-
ства будет отображаться в ячейке как текст, тогда
как запись =2+3 приведет к вычислению и выводу
результата. Таким образом, знак равенства служит
своеобразным указателем для программы, опреде-
ляющим тип вводимых данных.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Знак равенства всегда должен стоять в начале
выражения. Любые символы, расположенные пе-
ред ним, приводят к тому, что формула не распо-
знается и не вычисляется. Это правило является
базовым и действует для всех формул и функций
Excel без исключений.
Основу любой формулы составляют операнды —
элементы, которые используются в вычислениях
в качестве исходных данных. В Excel операндами
могут выступать числа, ссылки на ячейки и кон-
станты.
Числа — это конкретные числовые значения,
введенные непосредственно в формулу (см. рис. 5.2).
Они могут использоваться как для простых расчетов,
так и в составе более сложных выражений.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
В практической работе прямое использование чи-
сел в формулах встречается редко, поскольку та-
кие формулы сложнее изменять и сопровождать,
а расчеты становятся громоздкими и неудобными,
а также утрачивают динамичность.
Ссылки на ячейки — самый распространенный
тип операндов. Вместо конкретных значений в фор-
муле указываются адреса ячеек, содержащих данные
(см. рис. 5.1, 5.3 и 5.4). Такой подход позволяет авто-
матически пересчитывать результат формулы при
изменении исходных значений, что делает таблицы
динамичными и удобными для анализа.
Константы — фиксированные значения, которые
не участвуют в процессе вычислений. Они вводятся
прямо в формулу и не меняются — в отличие от
ссылок на ячейки, которые могут изменить результат
расчета при изменении данных в ячейке. К констан-
там относятся, например, текстовые значения, ис-
пользуемые в формулах, а также логические функции
ЕСЛИ, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ и др.
Константы применяются в тех случаях, когда не-
обходимо задать неизменяемый параметр вычисле-
ния. Например, в формуле на рис. 5.5 константами
являются ЕСЛИ у «сдал», «допуск» и «не допуск»,
в то время как 02 — ссылка на ячейку, содержимое
которой может меняться и влияет на результат.
£2 ” X v* Л =£СЛИ(О2="1Дал";"ДОПуск";Лне допуск")
Jt А В С 0 Ь
1 ФИО студента Зачет Экзамен
2 Семенова А. И сдал (допуск
3 метров К.П не сдал не допуск
4 Иванова Ю А. сдал допуск
& Кравченко Б С сдал допуск
6
Рис. 5.5. Пример формулы с константами
Суть данной формулы в следующем: если студент
сдал зачет, он получает допуск к экзамену, а в про-
тивном случае он будет не допущен.
Для выполнения вычислений в формулах Excel
используются арифметические операторы. Они
определяют, какие действия будут выполнены над
операндами. К основным арифметическим опера-
торам относятся сложение, вычитание, умножение,
деление и возведение в степень. На рис. 5.4 в качестве
оператора используется знак «плюс».
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Каждый оператор имеет строго определенное
назначение и применяется в соответствии с об-
щепринятыми математическими правилами.
Например, оператор сложения используется для
суммирования значений, а оператор умножения —
для вычисления произведения. Excel также поддер-
живает унарные операторы, позволяющие изме-
нять знак числа.
Использование арифметических операторов
позволяет создавать как простые формулы, вы-
полняющие одно действие, так и сложные выраже-
ния, включающие несколько операций и функций
(рис. 5.6).
X v Л =F14+F18-F2O*(F22-F25)/CyMM(F17;F27)
С | D
Рис. 5.6. Пример сложной формулы
При этом важно учитывать правила обработки
операторов, чтобы формула давала ожидаемый ре-
зультат. Так, при наличии в формуле нескольких
арифметических операторов Excel выполняет вы-
числения в определенном порядке. Этот порядок
называется приоритетом операций и соответствует
математическим правилам.
ЗАПОМНИТЕ
В первую очередь выполняются операции возведе-
ния в степень, затем умножение и деление и только
после этого сложение и вычитание. Такой порядок
действует независимо от того, в каком месте
формулы расположены операторы. Непонимание
приоритета операций — одна из наиболее распро-
страненных причин получения неверных результа-
тов при работе с формулами.
Для повышения наглядности и предотвращения
ошибок рекомендуется внимательно анализировать
формулы, содержащие несколько операций, и при
необходимости явно задавать порядок вычислений
с помощью скобок.
Это тоже делается по обычным математическим
правилам. Поэтому скобки в формулах Excel удобно
использовать для изменения стандартного порядка
выполнения операций. Выражения, заключенные
в скобки, вычисляются в первую очередь, независимо
от приоритета операторов (рис. 5.7).
^^ЛГ=М4*(Е14+М7)-(М5+Е2б)/2
С 1 р]
Рис. 5.7. Использование скобок для управления
очередностью вычислений
Это позволяет управлять логикой вычислений
и делать формулы более понятными. Например,
с помощью скобок можно сначала выполнить сло-
жение или вычитание, а затем умножение, даже если
стандартные правила предполагают иной порядок.
Кроме того, скобки повышают читаемость фор-
мул, особенно сложных, включающих несколько опе-
раций и функций. Грамотное использование скобок
упрощает анализ формулы, облегчает поиск ошибок
и делает расчеты более прозрачными и понятными
для других пользователей.
ССЫЛКИ НА ЯЧЕЙКИ и диапазоны
Ссылки позволяют формуле работать не с фик-
сированными значениями, а с данными, размещен-
ными в рабочей книге. Благодаря этому формулы
становятся универсальными, гибкими и удобными
для неоднократного использования. В табличном ре-
дакторе Excel используются следующие виды ссылок:
относительные;
абсолютные;
смешанные;
ссылки на диапазоны;
ссылки на рабочие листы и книги.
Далее рассмотрим эти виды ссылок и особенности
их применения в формулах Excel.
ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ
И ИХ ОСОБЕННОСТИ
Относительная ссылка — наиболее распростра-
ненный тип ссылки в Excel. Она указывает адрес
ячейки относительно положения формулы и авто-
матически изменяется при копировании или пере-
мещении формулы в другое место.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если формула содержит ссылку на ячейку, распо-
ложенную на один столбец левее и одну строку
выше, то при копировании формулы Excel сохранит
это относительное положение, но изменит адрес
ячейки. Такое поведение позволяет быстро приме-
нять одну и туже формулу к большому диапазону
данных без ручного редактирования.
Например, пусть в столбце А указано количество
товара, а в столбце В — цена за единицу. В столбце
С требуется рассчитать стоимость каждой позиции.
В ячейку С2 введем формулу =А2’В2 (рис. 5.8).
4 А В I с
1 Количество .Цена Стоимость
2 500I 301=А2*В2
3 1200* 140*
4 750 270
5 340 80
8
Рис. 5.8. Ввод расчетной формулы
После нажатия Enter в ячейке С2 отобразится
результат расчета (в рассматриваемом примере это
15 000). Далее нужно установить курсор на эту ячей-
ку, скопировать ее в буфер обмена и выделить под
ней диапазон из ячеек СЗ, С4 и С5 (рис. 5.9).
Рис. 5.9. Копирование ячейки с формулой
и выделение диапазона
После этого нажмите клавишу Enter. Результат
выполненных действий — на рис. 5.10.
СЗ X Vх А =АЗ*ВЗ
А в С D
1 Количество Цена Стоимость
2 500 30 15000
3 1200 140 168000. [
4 750 270 202500*
5 340 80 27200
6
Рис. 5.10. Результат применения относительных ссылок
Обратите внимание, что формула в ячейку СЗ ско-
пи ровалась следующим образом: =АЗ*ВЗ (это видно
в строке формул), и на основании ее был выполнен
расчет. В ячейках С4 и С5 будут формулы, соответ-
ственно, =А4*В4 и =А5*В5 — в этом и заключается
особенность относительных ссылок.
Они особенно удобны при выполнении одно-
типных расчетов, например при вычислении итогов
по строкам или столбцам. Пользователь вводит фор-
мулу один раз, а затем распространяет ее на нужный
диапазон, и Excel автоматически корректирует адреса
ячеек.
АБСОЛЮТНЫЕ ССЫЛКИ
И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ
Абсолютная ссылка указывает на конкретную
ячейку и не изменяется при копировании или пе-
ремещении формулы. Такой тип используется в си-
туациях, когда формула должна всегда обращаться
к одному и тому же значению независимо от своего
положения.
ЗАПОМНИТЕ
Абсолютная ссылка записывается с использованием
знака доллара перед обозначением столбца и стро-
ки. Этот знак фиксирует адрес ячейки, запрещая
Excel изменять его автоматически. Если относи-
тельная ссылка выглядит С2, то абсолютная ссыл-
ка на эту же ячейку будет выглядеть так: $С$2.
Пример абсолютной ссылки в строке формул
показан на рис. 5.11.
=10:'$В$2
Рис. 5.11. Абсолютная ссылка в составе формулы
В данном примере число 10 умножается на значе-
ние, которое находится в ячейке В2, при этом ссылка
на нее является абсолютной — $В$2.
Теперь вернемся к примеру с относительными
ссылками, которые мы рассмотрели в предыдущем
разделе (см. рис. 5.8, 5.9 и 5.10), и изменим формулу
в ячейке С2 так, как показано на рис. 5.12.
л.А В ________С
1 Количество__ Цена____ Стоимость
2 500" 30l=A2*SBS2
-------------------ь-------
Рис. 5.12. Использование абсолютной ссылки в формуле
Теперь нажмите Enter, скопируйте в буфер обме-
на ячейку С2 и выделите диапазон с ячейками СЗ,
С4 и С5 (выполните действия, которые показаны
на рис. 5.9). После этого нажмите Enter. Результат
представлен на рис. 5.13.
СЗ | Л =АЗ*$В$2
А в С
1 Количество Цена Стоимость
2 500 30 15000
3 1200 140 36000J [
4 750 270 22500
5 340 80 10200
А
Рис. 5.13. Результат применения формулы
с абсолютной ссылкой
Обратите внимание: формула в ячейку7 СЗ ско-
пировалась следующим образом: =АЗ*$В$2 (это
видно в строке формул), и на основании ее был
выполнен расчет. В ячейках С4 и С5 будут форму-
лы, соответственно, =А4*$В$2 и =• А5”$В$2. Таким
образом, содержимое всех ячеек в столбце А было
умножено на одно и то же число 30. находящееся
в ячейке В2 (при этом значения ячеек ВЗ, В4 и В5
проигнорированы).
Абсолютная ссылка может использоваться для
обращения к ячейке, содержащей коэффициент,
ставку налога, фиксированную цену и т. д. Иначе
говоря, абсолютные ссылки особенно востребованы
в формулах, где используется одно и то же значение
для расчета множества результатов. Они позволяют
избежать ошибок, связанных с некорректным изме-
нением адресов ячеек.
СМЕШАННЫЕ ССЫЛКИ
Смешанная ссылка сочетает в себе признаки от-
носительной и абсолютной. В ней фиксируется либо
строка, либо столбец, а второй элемент остается
относительным. Такой тип ссылки (рис. 5.14) исполь-
зуется в более сложных вычислениях, где требуется
частичная фиксация адреса.
Рис. 5.14. Пример смешанной ссылки
В данном примере зафиксированы стол-
бец А и строка 2, а остальные части адресов оста-
ются относительными.
Смешанные ссылки удобны при работе с таб-
лицами, где формула копируется и по строкам,
и по столбцам. Например, при расчете значений
в матрице может потребоваться фиксировать за-
головки строк или столбцов, сохраняя при этом
возможность автоматической корректировки вто-
рой координаты.
Использование смешанных ссылок позволяет
создавать универсальные формулы, применимые
к большим массивам данных, без необходимости
ручной корректировки каждого выражения.
ССЫЛКИ НА ДИАПАЗОНЫ ЯЧЕЕК
Ссылки на диапазоны ячеек используются в Excel
в тех случаях, когда формула или функция должна
работать не с одним значением, а сразу с группой
связанных данных.
Напомним, что диапазон — это область листа,
состоящая из двух и более ячеек, которые обраба-
тываются как единое целое. Он задается указанием
адресов его первой и последней ячейки, разделенных
двоеточием. Например, запись А11А5 обозначает
диапазон из пяти ячеек одного столбца (рис. 5.15).
А, например, диапазон В2:Е5 охватывает прямо-
угольную область, которая включает в себя несколько
строк и столбцов (рис. 5.16).
Excel воспринимает диапазоны как связанную
совокупность данных, над которой могут выпол-
няться различные операции.
Чаще всего ссылки на диапазоны применяются
в функциях. Классический пример — вычисление
суммы, среднего значения, максимума или коли-
чества элементов. Так, формула =СУММ(В2:В31)
дает команду Excel просуммировать все числовые
значения, находящиеся в заданном диапазоне. При
этом пользователю не нужно перечислять каждую
ячейку о тдельно, что очень упрощает работу и сни-
жает вероятность ошибок.
Диапазоны могут быть динамическими. Если фор-
мула ссылается на диапазон А2:А10, а пользователь
добавляет новые строки с данными, диапазон можно
расширить вручную или использовать специальные
инструменты Excel — такие, как «умные» (структури-
рованные) таблицы. В них диапазоны автоматически
подстраиваются под изменяющийся объем данных,
а формулы продолжают работать корректно без
редактирования адресов ячеек.
ПРИМЕЧАНИЕ
Как и в случае с ячейками, ссылки на диапазоны
могут быть относительными, абсолютными или
смешанными. При копировании формулы диапазон
В2 В10 может изменяться в зависимости от по-
ложения новой ячейки, если в ссылке не использу-
ются знаки $. В ситуациях, когда диапазон должен
оставаться неизменным, применяется абсолютная
ссылка, например $В$2:$В$10.
Таким образом, ссылки на диапазоны позволя-
ют обрабатывать большие объемы данных, дела-
ют формулы компактными и наглядными, а также
обеспечивают гибкость и масштабируемость рас-
четов. Умение работать с диапазонами значительно
повышает эффективность действий пользователя
и является обязательным навыком при создании
профессиональных электронных таблиц.
ССЫЛКИ НА ДРУГИЕ листы и книги
В процессе работы нередко бывает нужно ис-
пользовать данные, расположенные не на текущем
листе, а на других листах той же книги либо в дру-
гих файлах. Для решения таких задач применяются
ссылки на другие листы и книги. Они позволяют:
строить связанные расчеты;
объединять информацию из разных ис точников;
создавать кохмплексные модели;
решать иные аналогичные задачи без дубли-
рования данных.
Ссылка на другой лист внутри одной книги ука-
зывается с использованием имени листа и воскли-
цательного знака J и должна начинаться со знака =.
Например, формула =Г1ист2!А1 означает, что
в расчете используется значение ячейки А1, распо-
ложенной на листе с именем «Лист2».
ПРИМЕЧАНИЕ
Такой механизм особенно удобен при разделении
данных по логическим блокам: исходные данные мо-
гут находиться на одном листе, расчеты — на дру-
гом, а итоговые результаты — на третьем. Это
повышает наглядность представления данных
и упрощает работу с ними.
Если имя листа содержит пробелы или специ-
альные символы, Excel автоматически заключает
его в одинарные кавычки. Например, ссылка вида
='Продажи 2024'!В5 корректна и однозначно ука-
зывает на нужный лист. Пользователю не требуется
помнить это правило: при выборе ячейки на другом
листе Excel автоматически сформирует ссылку. Для
этого нужно выполнить следующие действия:
установите курсор в ячейку, в которую должны
поступать данные с другого листа;
введите в нее знак = без нажатия Enter (ячейка
должна остаться в режиме редактирования);
перейдите на требуемый лист;
установите курсор в нужную ячейку и нажмите
Enter.
Ссылки на диапазоны, расположенные на других
листах, записываются по тем же правилам. Напри-
мер, формула =СУММ(Отчет! С2:С20) вычисляет
сумму значений из диапазона на листе «Отчет». Такие
ссылки часто используются при создании сводных
расчетов, когда итоговые показатели собираются
из нескольких рабочих листов.
Более сложный, но очень эффективный инстру-
мент — ссылки на другие книги Excel. В этом случае
в формуле указывается имя файла, имя листа и адрес
ячейки или диапазона. Пример такой ссылки:
=’ [Бюджет.х1зх]План’! D10
Это означает, что формула обращается к ячей-
ке D10 листа «План» в книге «Бюджет.хкх». Если
книга, на которую выполняется ссылка, закрыта,
Excel все равно может использовать сохраненные
в ней значения, что особенно удобно при работе
с большими проектами.
СОВЕТ
Использование ссылок на другие книги позволяет
организовать распределенную структуру данных.
Например, каждая книга может содержать данные
отдельного подразделения, а сводная книга — авто-
матически собирать и обрабатывать информацию
из всех источников. Такой подход широко применя-
ется в бухгалтерии, планировании и аналитике.
Однако при работе с внешними ссылками необ-
ходимо учитывать такие особенности:
• при перемещении или переименовании фай-
лов Excel может потерять связь с источником
данных, что приведет к ошибкам в формулах;
при открытии книги с внешними ссылками
Excel обычно запрашивает подтверждение об-
новления данных, чтобы защитить пользователя
от нежелательных изменений.
Ссылки на другие листы и книги могут быть от-
носительными, абсолютными или смешанными. Это
влияет на их поведение при копировании формул
и должно учитываться при построении расчетных
схем.
ВИДЫ ОШИБОК В ФОРМУЛАХ
Работа с формулами в Excel связана с вычисле-
ниями, а любые вычисления подвержены ошибкам.
Программа старается максимально точно инфор-
мировать пользователя о проблемах, возникающих
при расчетах, и использует для этого специальные
коды ошибок.
Понимание природы этих ошибок и умение пра-
вильно их интерпретировать — важный этап освое-
ния Excel. Он позволяет быстро находить и исправ-
лять неточности в формулах.
ПОНЯТИЕ ОШИБКИ ВЫЧИСЛЕНИЙ
Ошибка вычислений в Excel — это ситуация, при
которой программа не может выполнить расчет, за-
данный формулой, на основе имеющихся в таблице
данных. В таких случаях Excel не пытается решить
проблему подставлением произвольного или прибли-
зительного значения, а явно сообщает о невозмож-
ности расчета: в ячейке отображается специальный
код ошибки, начинающийся с символа # (рис. 5.17).
#имя?
- - 4- — - .1. — |
I I
Рис. 5.17. Пример сообщения об ошибке
Такой механизм позволяет пользователю сразу
определить, что расчет невозможен и ситуация тре-
бует проверки, а также предотвращает использование
ошибочных данных в дальнейших вычислениях или
отчетах.
ПРИМЕР
Предположим, что в ячейке С2 записана формула
=А2/В2, а в ячейке В2 отсутствует значение или
содержится ноль. Соответственно, Excel не смо-
жет выполнить операцию деления. В результате
вместо числового значения в ячейке С2 будет выве-
дено сообщение об ошибке. При этом сама формула
не удаляется и не изменяется: она продолжает
находиться в ячейке, ожидая появления корректных
исходных данных. Как только в ячейку В2 будет
введено допустимое значение, Excel автоматически
пересчитает формулу и отобразит правильный
результат без дополнительных действий со сто-
роны пользователя.
Важно учитывать, что ошибка вычислений может
возникнуть не только в момент ввода формулы,
но и на более позднем этапе работы с таблицей.
Например, формула могла изначально работать
корректно, однако после удаления или изменения
одной из ячеек, на которую она ссылается, Excel
повторно выполняет вычисление и обнаруживает
невозможность получить корректный результат.
В этом случае также выводится код ошибки.
Таким образом, ошибки вычислений могут но-
сить динамический характер и напрямую зависят
от текущего состояния данных, структуры листа
и взаимосвязей между ячейкзхми.
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ОШИБОК
Каждый тип ошибки в Excel имеет четко определен-
ное значение и указывает на конкретную проблему.
ОШИБКА #ДЕЛ/О!
Возникает при попытке деления на ноль или пу-
стую ячейку. Например, формула =D2/D3 приве-
дет к ней, если в ячейке D3 записано значение О
(рис. 5.18).
ОШИБКА #ЗНАЧ!
Связана с несовместимостью типов данных. Так,
формула =C2+D2 вернет эту ошибку, если в D2 со-
держится текст — например слово «нет» (рис. 5.19).
Подобные ошибки часто возникают при импорте
данных из внешних источников.
Рис. 5.19. Ошибка из-за несовместимости типов данных
ОШИБКА #ССЫЛКА!
Появляется, если формула обращается к уда-
ленной ячейке. Например, если формула =СУММ
(А1 :А10) была введена, а затем столбец А уда-
лен, Excel заменит ссылку на ошибку #ССЫЛКА!
(рис. 5.20).
X V* А =СУММ( «ССЫЛКА!)
В| С D
«ССЫЛКА! I
----
Рис. 5.20. Ошибка из-за обращения к несуществующей
ячейке(диапазону)
ОШИБКА #ИМЯ?
Возникает при неправильном написании име-
ни функции. Например, формула =СУМ(А1 :А5)
вместо =СУММ(А1 :А5) приведет к этой ошибке
(рис. 5.21).
=СУМ(А1:А5)
D
Е
«ИМЯ?
Рис. 5.2 J. Сообщение из-за ошибки
в имени функции
ОШИБКА #ЧИСЛО!
Может появиться, если используется недопусти-
мая математическая операция (рис. 5.22). Пример —
формула = КОРЕНЬ(—9), так как квадратный корень
из отрицательного числа не извлекается.
=КОРЕНЬ(-9)
#ЧИСЛО!
Рис. 5.22. Сообщение об ошибке
в математической операции
ОШИБКА #Н/Д
Часто используется осознанно. Например, фор-
мула =ЕСЛИ(А1 НД();А1) позволяет показать,
что данные еще не введены (рис. 5.23).
=ЕСЛИ(А1=,,";НД();А1)
#Н/Д
Рис. 5.23. Сообщение об ошибке
из-за отсутствия данных
В отличие от других ошибок, такое сообщение
не всегда указывает на проблему, а может быть ин-
дикатором отсутствия информации. Этот прием
нередко применяется в расчетных моделях и отчетах,
чтобы отличить пустые или еще не заполненные
данные от нулевых значений и предотвратить пре-
ждевременные вычисления.
РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ПРИЧИНЫ
ПОЯВЛЕНИЯ ОШИБОК В ФОРМУЛАХ
На практике большинство ошибок в форму-
лах возникают из-за особенностей исходных дан-
ных, с которыми работает пользователь. Нередко
предполагается, что все ячейки таблицы содержат
корректные числовые значения, однако на деле
это условие выполняется далеко не всегда. В ячей-
ках могут находиться пустые значения, текстовые
строки, результаты формул с ошибками, а также
скрытые пробелы и непечатаемые символы, кото-
рые визуально незаметны, но существенно влияют
на вычисления.
ПРИМЕР
Формула =СРЗНАЧ(В2:В10) может вернуть ошибку
или некорректный результат, если в указанном
диапазоне присутствует текстовое значение,
полученное при копировании данных из другого
источника (текстового документа, веб-страницы
и npj. Внешне такое значение может выглядеть как
обычное число, однако Excel будет воспринимать
его как текст, что делает невозможной работу
функций, рассчитанных на обработку числовых
данных.
Ошибки также часто связаны с неправильным ко-
пированием формул. Если формула =$А$1 В2 была
скопирована без понимания различий между абсо-
лютными и относительными ссылками, результат
вычислений может оказаться неверным. В некоторых
случаях формула начинает ссылаться на неподходя-
щие ячейки, а при дальнейшем изменении структуры
таблицы это приводит уже не только к логической,
но и к вычислительной ошибке.
Отдельная и весьма распространенная причи-
на — изменения структуры листа:
удаление или добавление строк;
смена формата ячеек и диапазонов;
вставка или удаление столбцов;
перемещение, изменение, удаление диапазонов.
Это способно нарушить исходную логику формул,
особенно если расчеты зависят от строго определен-
ных диапазонов или фиксированных ссылок. В таких
ситуациях формулы могут работать некорректно,
даже если сами данные по отдельности выглядят
правильными.
ЗАПОМНИТЕ
Распространенная причина ошибок — использование
промежуточных результатов, которые содержат
ошибки. Если формула ссылается на ячейку, в кото-
рой уже отображается код ошибки, эта ошибка
автоматически передается дальше по цепочке
вычислений. В результате одна некорректная ячей-
ка может вызвать появление множества ошибок
в связанных формулах, что усложняет поиск пер-
воисточника проблемы.
Следует также помнить о влиянии региональных
настроек. В русскоязычной версии Excel в качестве
разделителя аргументов функций используется точка
с запятой, а не запятая. Ошибки при вводе формул
с неверным разделителем могут привести к некор-
ректному распознаванию формулы или появлению
сообтцения об ошибке. Аналогичные сложности
могут возникать при использовании десятичного
разделителя, особенно при копировании формул
между системами с разными региональными пара-
метрами.
Также ошибки могут быть обусловлены логикой
самой формулы. Даже если синтаксически она введе-
на правильно и не вызывает сообщений об ошибках,
неверное понимание порядка вычислений, условий
или взаимосвязей между данными может привести
к некорректным результатам. Поэтому при возник-
новении ошибок важно анализировать не только
конкретную формулу, но и общий контекст ее ис-
пол ьзования.
СПОСОБЫ УСТРАНЕНИЯ ОШИБОК
В ФОРМУЛАХ
Первый шаг при устранении любой ошибки в фор-
муле — анализ ее типа. Сообщение об ошибке, ото-
бражаемое в ячейке, уже содержит важную инфор-
мацию о характере проблемы и помогает сузить круг
поиска. Например, при появлении ошибки #ДЕЛ/О!
в первую очередь следует проверить, не выполня-
ется ли в формуле деление на ноль или на пустую
ячейку.
ПРИМЕЧАНИЕ
Такие ситуации особенно часто встречаются при
расчете процентов, коэффициентов и средних
значений, когда исходные данные вводятся по-
степенно.
В таких случаях формулу целесообразно допол-
нить проверкой условия. Например, исходную фор-
мулу деления можно переписать следующим обра-
зом: =ЕСЛИ(В2=0;"деление на ноль"; А2/В2), как
показано на рис. 5.24.
D2 ! X Л =ЕСЛИ(В2=О;"деление на ноль";А2/В2)
Z А В С D Е
1
2 270 0 (деление на ноль j
3
Рис. 5.24. Поясняющий текст в формуле,
содержащей ошибку
Вместо текстового пояснения при необходимости
можно вывести пустую строку или число 0, в зави-
симости от особенностей конкретной задачи.
Для универсального перехвата ошибок часто
применяется функция ЕСЛИОШИБКА. Она удоб-
на тем, что позволяет обработать любую ошиб-
ку независимо от ее типа. Например, формула
=ЕСЛИОШИБКА(А2/В2;"нет данных") заменяет
любое сообщение об ошибке понятным пользователю
текстом (рис. 5.25).
D2 ” : I X w* А =ЕСЛИОШИБКА(А2/В2;"нет данных")
^1 A |__________В |____________C________:________D_________]
1
2 270 0 |нет данных j
Рис. 5.25. Обработка ошибки с помощью функции
ЕСЛИОШИБКА
Это особенно удобно при подготовке отчетов
и аналитических таблиц, предназначенных для про-
смотра другими пользователями, которым техни-
ческие коды ошибок могут быть непонятны или
вводить их в заблуждение.
При работе со сложными формулами, включаю-
щими несколько функций, вложенные выражения
и ссылки на различные ячейки и диапазоны, Excel
предоставляет встроенные средства анализа и про-
верки формул. Эти инструменты предназначены
для поиска ошибок, понимания логики вычислений
и определения источника некорректных результатов.
Доступ к ним осуществляется на вкладке Форму-
лы ленты Excel, в группе Зависимости формул
(см. рис. 2.49).
Один из наиболее полезных инструментов данной
вкладки — команда Вычислить формулу, при вы-
полнении которой открывается окно как на рис. 5.26.
Перед выполнением команды нужно установить
курсор на ячейку, в которой находится интересую-
щая формула. На рис. 5.26 анализируется формула,
изображенная также на рис. 5.25. В этом режиме
с помощью кнопки Вычислить можно выполнять
пошаговое вычисление выражения, последовательно
просматривая, как Excel обрабатывает отдельные
части формулы. При этом пользователь видит:
какие значения подставляются вместо ссылок
на ячейки;
как вычисляются вложенные функции;
на каком этапе возникает ошибка.
Вычисление формулы
Ссылка.
Лист1!$О$2
Вычисление.
ЁСЛиОШИБКАСА^ТвР^ёт данные' i
s vavirj
Для просмотра результата вычисления подчеркнутого выражения нажмите
кнопку 'Вычислить*. Последний полученный результат отображается курсивом.
Шаг с заходом
Шаг с выходом
Закрыть
Рис. 5.26. Вычисление формулы
Это особенно удобно в тех случаях, когда формула
формально записана правильно, но дает неожидан-
ный или ошибочный результат.
Для анализа структуры формул и связей между
ячейками используются команды Влияющие ячей-
ки и Зависимые ячейки (см. рис. 2.49). При их
использовании Excel отображает стрелки на листе,
наглядно демонстрирующие взаимосвязи. Коман-
да Влияющие ячейки показывает, из каких ячеек
берутся данные для текущей формулы (рис. 5.27).
=ЕСЛИОШИБКА(А2/В2;"нет данных")
8
I D2
А
D
2 - --2?6----•----------Ш
Рис. 5.27. Для ячейки D2 влияющими ячейками
являются А2 и 32
Команда Зависимые ячейки (рис. 5.28) показы-
вает, какие ячейки зависят от значения выбранной
ячейки.
D2 - : X Д =ЕСЛИОШИВКА(А?/В2;"н₽т данных")
Рис. 5.28. Ячейка F2 является зависихмой от ячейки D2
Эти команды позволяют быстро определить, какое
именно значение влияет на результат расчета и где
следует искать источник ошибки. Чтобы отключить
отображение влияний и зависимостей, используйте
команду Убрать стрелки (см. рис. 2.49).
Дополнительно Excel предоставляет команду
Проверка наличия ошибок (см. рис. 2.49), кото-
рая автоматически анализирует формулы на листе
и сообщает о возможных проблемах, таких как де-
ление на ноль, некорректное имя функции, несо-
ответствие типов данных, неправильные ссылки
и пр. При выполнении команды открывается окно,
которое показано на рис. 5.29.
Ж if fit УМ|С2;ВЧ)
А । В j С DE F G Н | I
5 I* ЕИМЯ? I
7
Поиск ошибок ? X
Ошибка ь ячейке Ь2
-СУМ(С2.ВЗ|
Ошибки - недопустимое имя
Формула содержит нераспознанный текст
Изменить в строке формул
Параметры... Назад Ja/tee
Пропустить ошибку
Рис. 5.29. Проверка наличия ошибок
В этом окне показана информация об ошибке
в ячейке Е2 (недопустимое имя функции). С помо-
щью кнопки Показать этапы вычисления мож-
но перейти в режим последовательного просмотра
каждого этапа вычисления (см. рис. 5.26). По кнопке
Параметры открывается окно настройки програм-
мы, раздел Формулы (см. рис. 3.3).
СОВЕТ
Функция проверки наличия ошибок особенно полезна
при работе с большими таблицами, где вручную
проверить каждую формулу затруднительно или
физически невозможно.
Использование встроенных средств анализа
формул позволяет не только находить и устранять
ошибки, но и понять логику вычислений в Excel. Регу-
лярное применение этих инструментов существенно
упрощает отладку сложных расчетов и обеспечивает
надежность создаваемых электронных таблиц.
ИМЕНОВАННЫЕ ДИАПАЗОНЫ
В ФОРМУЛАХ
Мы уже знаем, что при работе с формулами в Excel
используются ссылки на ячейки и диапазоны. Однако
по мере усложнения таблиц адреса вида В2:В25 или
D5 становятся малопонятными, неинформативными
и затрудняют чтение и сопровождение формул.
Для решения этой проблемы в Excel предусмотрен
механиЗлМ именованных диапазонов. Он позволяет
присваивать ячейкам и диапазонам осмысленные
имена и использовать их в формулах вместо стан-
дартных адресов.
ПОНЯТИЕ ИМЕНИ ДИАПАЗОНА
Имя диапазона — это символьное обозначение,
которое присваивается одной ячейке, группе ячеек
или даже формуле и затем может использоваться
в вычислениях вместо обычных адресов.
По своей сути имя диапазона — удобный псев-
доним для ссылки, однако его главное отличие
заключается в смысловой нагрузке. В отличие
от стандартных адресов вида В21В13, имя диапа-
зона отражает назначение данных и делает формулы
более наглядными, читаемыми и понятными даже
без детального изучения структуры таблицы, листа
или рабочей книги.
Рассмотрим простой пример. В таблице содер-
жатся данные о продажах по месяцам, размещенные
в диапазоне В2:В1 3. Если в ячейке В14 требуется
получить сумму продаж за год, стандартная формула
будет выглядеть так:
=СУММ(В2:В13)
Для пользователя, не знакомого с таблицей, не-
очевидно, что именно в данном случае суммируется.
Если же присвоить диапазону В2:В13 имя «Про-
дажи», формула примет вид =СУММ(Продажи).
Такая запись сразу, даже без просмотра исходных
данных, дает понимание, что вычисляется сумма
продаж.
Имена диапазонов могут использоваться не толь-
ко для числовых данных, но и для любых других
типов информации. Например, ячейке D1 можно
присвоить имя «СтавкаНДС», а затем использовать
его в формуле расчета налога:
=А2*СтавкаНДС
В этом случае формула становится очевидной
и эргономичной: ее назначение понятно с первого
взгляда, а изменение ставки налога потребует кор-
ректировки только одной ячейки, без необходимости
редактировать все формулы.
СОВЕТ
Имя диапазона может ссылаться не только на ста-
тический диапазон ячеек, но и на отдельную ячейку,
целый столбец, строку или даже формулу. Напри-
мер, можно создать имя «ИтогоПродаж», связанное
с формулой =СУММ(В2’ В13), и затем использовать
это имя в других вычислениях — таких, как расчет
процента выполнения плана или сравнение с пре-
дыдущим периодом.
Существуют определенные правила формирова-
ния имен диапазонов, которых следует неукосни-
тельно придерживаться:
имя может состоять из букв, цифр и симво-
ла подчеркивания, но не должно начинаться
с цифры;
пробелы в имени недопустимы, поэтому вместо
«План продаж» следует использовать вариант
«ПланПродаж» или «План_Продаж»;
имя не должно совпадать с адресом ячейки
(например, А1) или с названием встроенной
функции Excel во избежание неоднозначности
при вычислениях.
Excel не различает регистр букв в именах диапа-
зонов: имена «Продажи» и «продажи» будут воспри-
ниматься как одно и то же. При этом стоит придер-
живаться единого стиля присвоения имен, чтобы
таблица выглядела корректно и логично.
Использование именованных диапазонов осо-
бенно оправданно в крупных таблицах и расчет-
ных моделях, где применяются сложные формулы
с большим количеством ссылок. В таких случаях
имена позволяют существенно снизить вероятность
ошибок, упростить сопровождение книги и сделать
расчеты понятными не только автору, но и другим
пользователям. Поэтому именованные диапазо-
ны — важный инструмент повышения качества
и надежности работы с формулами в Excel.
СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ИМЕН
Создание имени диапазона в Excel — важный
этап при работе с формулами, особенно если таб-
лица содержит большое количество данных или
предполагается ее дальнейшее развитие. Программа
предлагает несколько способов присвоения имен, что
позволяет выбрать наиболее подходящий вариант
с учетом специфики решаемых задач.
Самый простой и быстрый способ — использовать
поле имени, расположенное слева от строки формул
(на рис. 5.30 в нем отображается значение Е9).
Рис. 5.30. Поде имени
Для этого достаточно выделить нужную ячейку
или диапазон ячеек, щелкнуть мышью в поле имени,
удалить отображаемый там адрес (например, Е9, как
на рис. 5.30), ввести желаемое имя и нажать клавишу
Enter (рис. 5.31).
ОбъемПродаж}
-1_ А В
2768
D
Рис. 5.31. Именование диапазона с помощью поля имени
С этого момента введенное имя будет связано
с выделенным диапазоном и станет доступным для
использования в формулах.
ПРИМЕЧАНИЕ
Этот способ именования диапазонов особенно удо-
бен при создании небольшого количества имен «на
лету», когда дополнительная настройка не нужна.
Однако при работе с более сложными таблицами
предпочтительнее использовать Диспетчер имен,
который открывается на вкладке Формулы с помо-
щью одноименной кнопки (см. рис. 2.48). При ее
нажатии на экране открывается окно как на рис. 5.32.
В этом окне ведется работа со всеми именами
диапазонов и ячеек, созданными в текущей рабочей
книге. Здесь отображается:
список существующих имен;
их текущие значения;
ссылки на диапазоны;
область действия имени (конкретный рабочий
лист или вся книга).
Диспетчер имен
X
?
Создать... Изменить... Удалить Фильтр*
Имя €3 Дебиторка Закупки Значение {2835---2640-; {*2899 .265ГГ279Г} Диапазон =Л«т1!$Е$Т4:$£$15 -Лист1!5Е57:5Е59 Область Книга Книга Примечание
Налоги Г2607 :*2835 :*2875 ) -Лист1!$ЕЯ1 SES13 Книга
>-Э Продажи Г2768'*2988*:*2474*} «Лнст1!5Е52:5ЕЬ4 Книга
Диапазон:
X >/ |»Лист1!5Е511:$ЕЯЗ г®
Закрыто
Рис. 5.32. Диспетчер имен
Пользователь может создавать новые имена, ре-
дактировать уже существующие, удалять ненужные
и анализировать структуру именованных диапазонов.
Чтобы создать новое имя диапазона, нажмите
кнопку Создать (она находится в верхней части окна,
см. рис. 5.32). Дальнейшие действия выполняются
в окне, которое показано на рис. 5.33.
Рис. 5.33, Создание имени диапазона
В этом окне в поле Имя с клавиатуры вводится
любое имя диапазона; под ним он будет отображаться
в интерфейсах выбора и использоваться в формулах.
В поле Область из раскрывающегося списка
выбирается область действия именованного диапа-
зона — рабочий лист или книга. Значение данного
параметра особенно актуально при работе с много-
страничными книгами.
Гак, если в качестве области действия выбран
лист, то данное имя будет доступно только в пределах
выбранного листа, при этом на других листах можно
создать такие же имена — но ссылающиеся на другие
диапазоны. Такой подход часто используется в ти-
повых отчетах, где на каждом листе применяется
одинаковая структура и одни и те же формулы.
ПРИМЕР
Предположим, рабочая книга содержит листы
«Январь», «Февраль» и «Март» с идентичными
таблицами продаж. В этом случае на каждом листе
можно создать имя «Продажи» с областью дей-
ствия «Лист». В формулах будет использоваться
одно и тоже имя, но Excel автоматически под-
ставит диапазон, соответствующий текущему
листу. Это значительно упрощает копирование
и редактирование расчетов.
В поле Примечание можно с клавиатуры ввести
пояснительный текст, касающийся данного имени
и диапазона. Этот параметр не является обязатель-
ным для заполнения.
В поле Диапазон указывается диапазон, кото-
рому присваивается имя. Для этого необходимо:
нажать кнопку, расположенную справа в конце
данного поля;
выделить требуемый диапазон мышью;
нажать клавишу Enter.
Также в данном поле можно ввести функцию
Excel и указать диапазон ее применения — например
=СУММ(Лист1! А7:В10).
Для перехода в режим редактирования имени
диапазона необходимо выделить соответствующую
позицию в списке мышью (на рис. 5.32 это «Налоги»)
и нажать кнопку Изменить.
Редактирование имен играет ключевую роль при
изменении структуры данных. В процессе рабо-
ты таблицы часто дополняются новыми строками,
столбцами или целыми блоками информации. Если
диапазон был изначально задан явно (например,
В2:В13), добавление строк может привести к тому,
что формулы перестанут учитывать новые данные.
В этом случае необходимо:
о1 крыть Диспетчер имен;
изменить адрес диапазона на актуальный —
например В2:В20.
Все формулы, использующие это имя, будут авто-
матически пересчитаны без необходимости ручного
редактирования каждой из них.
Чтобы удалить имя диапазона из списка, нужно
выделить его щелчком мыши и нажать кнопку Уда-
лить. При этом программа выдаст дополнительный
запрос на подтверждение операции удаления.
Через Диспетчер имен удобно выявлять ло-
гические ошибки в структуре расчетов. Просма-
тривая список имен, пользователь может быстро
понять, какие диапазоны используются в книге,
какие из них больше не актуальны и какие формулы
зависят от конкретных данных. Это особенно важно
при работе с чужими файлами или передаче рабочей
книги другому пользователю.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИМЕН
В ФОРМУЛАХ
Как отмечалось выше, имя диапазона можно ис-
пользовать в формулах точно так же, как обычную
ссылку на ячейку или диапазон. С точки зрения
механизма вычислений Excel не делает различий ме-
жду адресом вида А2 и именем диапазона — просто
подставляет в формулу значение или набор значений,
связанных с этим именем. Однако для пользователя
разница принципиальна: формула с именами стано-
вится наглядной, «говорящей», значительно более
простой и удобной в применении.
Рассмотрим простой пример. Пусть в ячейке D1
хранится ставка налога на добавленную стоимость
и этому значению присвоено имя «СтавкаНДС».
В этом случае формула
=А2*СтавкаНДС
отражает экономический смысл расчета: значение
из ячейки А2 ухмножается на налоговую ставку. Поль-
зователю не нужно искать, где именно находится
ставка, и вспоминать, что означает ссылка D1.
СОВЕТ
Если впоследствии ставка НДС изменится, доста-
точно скорректировать значение в одной ячейке —
и все формулы, использующие имя «СтавкаНДС»,
будут автоматически пересчитаны. Это особенно
актуально в больших таблицах, где одна и та же
константа используется десятки или сотни раз.
Имена могут использоваться не только для оди-
ночных ячеек, но и для целых диапазонов. Например,
если диапазону В2:В13 присвоено имя «Продажи»,
его можно применять в агрегатных функциях:
=СУММ(Продажи)
=СРЗНАЧ(Продажи)
=МАКС(Продажи)
Такие формулы легко читаются даже без просмо-
тра листа и позволяют сосредоточиться на логике
вычислений, а не на координатах ячеек. При рас-
шпрении таблицы достаточно изменить диапазон,
связанный с именем «Продажи»: все связанные фор-
мулы продолжат работать корректно.
Особенно заметны преимущества имен в слож-
ных логических и условных выражениях. Сравним
две формулы:
=ЕСЛИ(В2>С2; В2-С2;0)
и
=ЕСЛИ(Выручка>План; Выручка-План;О)
Во втором случае формула не требует коммен-
тариев: сразу понятно, что рассчитывается превы-
шение фактической выручки над планом. Такой
подход значительно снижает вероятность ошибок,
особенно при последующем редактировании файла
или передаче его другому пользователю.
Имена диапазонов удобно использовать и в фор-
мулах, работающих с несколькими листами. На-
пример, если в книге есть лист «Настройки», где
хранятся ключевые параметры расчетов (курсы ва-
лют, коэффициенты, ставки), этим ячейкам можно
присвоить осмысленные имена и использовать их
по всей книге без явных ссылок на лист. Так, формула
=CyMMa*KypcUSD выглядит значительно аккуратнее
и устойчивее, чем =СуммахНастройки! В5.
ПРИМЕЧАНИЕ
При переименовании рабочего листа или изменении
его структуры формулы с именами не потребуют
исправлений.
Excel поддерживает автоподстановку имен в фор-
мулах. При вводе формулы достаточно начать печа-
тать имя, и программа предложит список доступных
имен диапазонов. Это ускоряет работу и упрощает
составление формул. Кроме того, при редактирова-
нии формулы имена легче воспринимаются визу-
ально, чем наборы адресов, особенно если формула
занимает несколько строк или содержит вложенные
функции.
МАССИВЫ И ФОРМУЛЫ
МАССИВА
В Excel массивом данных называется упорядо-
ченный большой объем значений, который может
состоять из одной строки, одного столбца или пря-
моугольной области ячеек.
По сути, любой диапазон ячеек, содержащий не-
сколько значений, уже является массивом. Например,
диапазон А21А10 — это одномерный вертикальный
массив, а диапазон B2:D6 — двумерный массив,
состоящий из строк и столбцов.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Массивы используются в Excel постоянно, часто
незаметно для пользователя. Например, когда
применяется функция СУММ к диапазону ячеек
или строится диаграмма по выделенной области
(порядок работы с диаграммами рассматривается
в следующей главе), программа работает именно
с массивом значений.
Однако в большинстве случаев Excel обрабатывает
такие массивы «внутри себя», возвращая в результате
одно итоговое значение.
Преимущество массивов заключается в том, что
они позволяют выполнять операции не над отдель-
ными ячейками, а сразу над группами данных. Это
делает возможными более сложные и гибкие расчеты,
которые трудно или невозможно реализовать с помо-
щью обычных формул, работающих с одиночными
значениями.
ОСОБЕННОСТИ ФОРМУЛ МАССИВА
Формула массива — это особый тип формулы Excel,
предназначенный для одноврехменной обработки сразу
нескольких значений, объединенных в массив данных.
В отличие от обычных формул, которые, как правило,
работают с отдельными ячейками и возвращают один
результат, формулы массива позволяют выполнять
вычисления над целыми диапазонами и учитывать
взаимосвязь между их элементами.
В Excel такие формулы относятся к классиче-
скому механизму массивных вычислений и имеют
ряд характерных особенностей, которые связаны
прежде всего со способом ввода и логикой обра-
ботки данных.
ЗАПОМНИТЕ
Главное отличие формулы массива — она не рас-
сматривает диапазон как единое целое значение,
а последовательно обрабатывает каждый элемент
массива по заданному правилу.
По сути, Excel мысленно «разворачивает» формулу
и применяет ее к каждой паре или группе значений.
Пользователь при этом видит только одну7 форму-
лу, но внутри она выполняет множество операций.
Именно поэтому формулы массива позволяют ре-
шать задачи, которые при обычном подходе потре-
бовали бы создания вспомогательных столбцов или
сложных промежуточных вычислений.
Рассмотрим типичный практический пример.
Пусть в диапазоне А2:А6 указано количество про-
данных товаров, а в диапазоне В2:В6 — цена за еди-
ницу каждого товара. Для вычисления общей суммы
продаж стандартный подход предполагает создание
дополнительного столбца, в котором рассчитывается
произведение количества и цены для каждой строки
(на рис. 5.34 выделен диапазон, где предполагается
наличие такого столбца), после чего полученные зна-
чения суммируются. Такой способ нагляден, но уве-
личивает размер таблицы и усложняет ее структуру
С2 * Я X «✓ Л
А 8 С D
1 Количество Цена Сумма
2 545 17000
3 4 1200 847 3200 14500
5 954 21700
6 1170 18800
Рис. 5.34. Данные для расчета
Однако формула массива позволяет выполнить
тот же расчет без дополнительных промежуточных
итогов:
=СУММ(А2:А6*В2:В6)
При вводе згой формулы как формулы массива
Excel выполняет поэлементное умножение значений
из диапазона А2:А6 на соответствующие значения
диапазона В2:В6. В итоге образуется внутренний
массив произведений, который не отображается
на листе, но используется для последующего сум-
мирования. Функция СУММ получает этот массив
и вычисляет итоговое значение, которое и отобра-
жается в ячейке с формулой (рис. 5.35).
Необходимо понимать, что умножение в данном
случае происходит не между диапазонами цели-
ком, а между их соответствующими элементами:
А2 умножается на В2, АЗ — на ВЗ и так далее. Это
накладывает важное ограничение: массивы, уча-
ствующие в формуле, должны иметь одинаковую
размерность или быть логически совместимыми.
Если один диапазон содержит больше элементов,
чем другой, Excel не сможет корректно сопоставить
значения, и это приведет к ошибке вычисления.
Рис. 5.35. Результат применения формулы массива
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Еще одна особенность формул массива — их универ-
сальность. Они могут использоваться не только
для арифметических операций, но и для логических
проверок, фильтрации данных, поиска значений
по условиям и анализа сложных зависимостей. На-
пример, формула массива может учитывать только
те элементы диапазона, которые удовлетворяют
заданному условию, или выполнять расчеты сразу
по нескольким критериям.
При этом следует учитывать, что формулы мас-
сива требуют более внимательного подхода к их
созданию и редактированию. Ошибка в логике
или несоответствие диапазонов может привести
к некорректным результатам, которые сложнее
обнаружить, чем при использовании простых
формул.
Гем не менее, при грамотном использовании фор-
мулы массива становятся мощным инструментом,
позволяющим значительно упростить структуру
таблиц, сократить объем вспомогательных и про-
межуточных данных, сделать расчеты более ком-
пактными и выразительными.
ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОРМУЛ
БОЛЬШОГО ОБЪЕМА
В Excel формулы массива имеют особый поря-
док ввода, который принципиально отличает их
от обычных формул. После того как формула набрана
в строке формул, ее нельзя подтвердить нажатием
клавиши Enter; необходимо использовать сочетание
клавиш Ctrl 4- Shift + Enter.
Именно это действие сообщает Excel, что введен-
ная формула должна обрабатываться как формула
массива, то есть применяться одновременно ко всем
элементам задействованных диапазонов.
После подтверждения ввода Excel автоматически
заключает формулу в фигурные скобки { }, которые
отображаются в строке формул (см. рис. 5.35).
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Эти скобки служат исключительно визуальным
признаком того, что формула является формулой
массива. Они не вводятся пользователем вручную
и не являются частью синтаксиса формулы.
Попытка набрать фигурные скобки с клавиатуры
приведет к ошибке или к тому, что формула будет
воспринята как обычная текстовая запись. Правиль-
ный режим вычислений гарантирует только нажатие
Ctrl + Shift + Enter. После корректного ввода формула
массива будет выглядеть следующим образом (при-
мер из предыдущего раздела):
{=СУММ(А2:А6*В2:В6)}
При этом в самой ячейке отображается только
результат вычисления, а фигурные скобки видны ис-
ключительно в строке формул при активной ячейке.
Процесс редактирования формул массива также
требует соблюдения определенных правил. Чтобы
внести изменения в такую формулу, необходимо:
выделить ячейку с формулой (или весь диа-
пазон, если формула возвращает несколько
значений);
перейти в строку формул;
внести нужные правки;
подтвердить изменения нажатием Ctrl + Shift +
Enter.
ЗАПОМНИТЕ
Если после редактирования нажать только Enter,
Excel воспримет формулу как обычную, удалит фи-
гурные скобки и изменит способ вычислений. В ре-
зультате формула будет работать некорректно
или выдаст сообщение об ошибке.
Особое внимание следует уделять формулам мас-
сива, которые возвращают не одно значение, а це-
лый набор результатов. Такие формулы занимают
сразу несколько ячеек и образуют так называемый
диапазон массива. Все ячейки этого диапазона логи-
чески связаны между собой и содержат одну и ту же
формулу массива. Пользователь не может изменить
или очистить одну ячейку из этого диапазона отдель-
но — Excel не позволит выполнить такую операцию.
Для редактирования или удаления формулы массива
необходимо выделить весь диапазон целиком и вы-
полнить соответствующее действие.
Это ограничение может показаться неудобным,
однако оно выполняет важную защитную функцию.
Оно предотвращает случайное нарушение структуры
вычислений и гарантирует, что формула массива
в любом случае останется целостной. Это позволяет
исключить ситуацию, когда часть массива рассчиты-
вается по одной логике, а оставшийся фрагмент —
по другой.
СОВЕТ
Работа с формулами массива требует повышенного
внимания и сосредоточенности. Также следует
заранее планировать диапазон, в котором будет
размещен результат.
Понимание правил ввода и редактирования фор-
мул массива позволяет уверенно применять этот
инструмент и избегать ошибок, связанных с некор-
ректным подтверждением формул или частичным
редактированием диапазона.
ГЛАВА 6
Диаграммы (рис. 6.1) — одно из наиболее на-
глядных и эффективных средств анализа и пред-
ставления данных в Excel. Они позволяют быстро
увидеть закономерности, сравнить значения, вы-
явить тенденции и сделать выводы, которые трудно
получить при просмотре обычной таблицы. Пра-
вильно построенная диаграмма способна за не-
сколько секунд передать смысл большого объема
числовой и расчетной информации.
В Excel предусмотрен широкий набор инстру-
ментов для создания диаграмм и настройки гра-
фического представления данных. Пользователь
может выбирать из множества типов диаграмм,
настраивать их внешний вид, управлять источ-
никами данных и адаптировать графику под кон-
кретные задачи.
в
с
f
G
1 Месяц
2 Январь
3 Февраль
5 Апрель
6 Май
7 Июнь
Выручка, тыс. руб
17000
3200
14500
21700
18а 0о
7700
D
Е
Н
9
10
12
13
'5
16
Рис. 6.1. Диаграмма на основе данных, представленных
слева в таблице (вариант)
У процессов высокий уровень автоматизации,
что позволяет получать наглядные результаты даже
без глубоких знаний в области визуализации дан-
ных.
В этой главе подробно рассматривается поря-
док работы с диаграммами в Excel — от подготов-
ки данных и выбора подходящего типа диаграммы
до тонкой настройки элементов и практических
рекомендаций по их использованию.
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНЫ ДИАГРАММЫ
Главная задача диаграмм — преобразовать чис-
ловую информацию в наглядное графическое пред-
ставление.
На практике диаграммы используются для различ-
ных задач. Например, если в таблице представлены
продажи товаров за каждый месяц, гистограмма
позволяет сразу:
увидеть месяцы с наибольшими и наименьши-
ми продажами;
определить причины роста и снижения объемов
реализации;
выявить сезонные колебания спроса.
Благодаря этому становится очевидно, какие пе-
риоды были успешными, а в каких продажам необхо-
димо уделить внимание для улучшения показателей.
Линейные диаграммы, или графики (рис. 6.2),
дают удобную возможность проследить тенденцию
изменения показателей во времени.
А |_________В________|
1 Месяц Выручка, тыс. руб.
2 Январь 17000
3 Февраль
4 Март
5 Апрель
6 Май
3200
14500
21700
180С U
Июнь
Рис. 6.2. Линейная диаграмма (график) на основе данных,
представленных сверху в таблице
Это особенно актуально при анализе динамиче-
ских рядов данных, а также в иных подобных си-
туациях.
Круговые диаграммы, в свою очередь, позволяют
наглядно отобразить долю каждой позиции в общем
объеме (рис. 6.3). Эго особенно удобно, когда необ-
ходимо проанализировать показатели, общая сумма
которых принимается за 100%.
Л|_ А В С
1 2 Месяц Январь Выручка, тыс. рублей 17000
3 Февраль 3200
4 Mapi 14500
5 Апрель 2170С
6 Май 188». 0
7 Июнь 7700
9
1С
11
12
15
16
17
Январь Февраль Mapi • Апрель Май • Июнь
Рис. 6.3. Круговая диаграмма на основе данных,
представленных слева в таблице
Например, если необходимо сравнить доли про-
даж нескольких товаров в месяце, круговая диа-
грамма сразу покажет, какие позиции — лидеры,
а какие — аутсайдеры. Пакой способ представления
информации особенно полезен для руководителей
и аналитиков, которым важно быстро оценить струк-
туру показателей и сделать выводы для принятия
решений.
СОВЕТ
Диаграммы также помогают упростить анализ
больших объемов данных. Рассмотрим ситуацию:
таблица отчета содержит сотни строк с пока-
зателями по продажам в различных регионах и ка-
тегориях товаров. Для человека визуальный поиск
закономерностей и отклонений в такой таблице
может быть утомительным и неэффективным.
Создание диаграммы позволяет сразу выделить клю-
чевые моменты: регионы с наибольшими объемами
продаж, товары с превышением или недовыпол-
нением планов, аномальные значения, требующие
внимания, и т. д.
Кроме того, диаграммы позволяют комбиниро-
вать несколько источников данных для комплекс-
ного анализа. Например, в одной диаграмме можно
отобразить:
абсолютные показатели продаж;
процентное соотношение данных;
динамику изменений по месяцам.
Это позволяет получить максимально детальную
и развернутую картину.
Линейные диаграммы (графики) и гистограммы
можно совмещать, создавая комбинированные диа-
граммы (рис. 6.4).
Здесь один ряд данных (выручка в тыс. руб.) пред-
ставлен столбцами, а другой (объем продаж в шту-
ках) — линией. Такой подход особенно удобен для
сопоставления разных показателей.
А в с □
1 Месяц Выручка, тыс. руб. Объем продаж (шт.)
2 Январь 17000 370С
3 Февраль 3200 520
4 Март 14500 9510
5 Апрель 21700 14400
6 Май 18800 12547
7 8 Июнь 7700 487
Название диаграммы
25000
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
2-1
2С000
15000
КОСО
5000
I.Illi
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
н Выручка, тыс руб — Объезд продаж (шт.)
О
Рис. 6.4. Кохмбинированная диаграмма на основе данных
из таблицы сверху
Важно отметить и психологический аспект ис-
пользования диаграмм. Визуальное представление
данных облегчает восприятие информации и уско-
ряет процесс принятия решений. Руководитель,
аналитик или менеджер может мгновенно увидеть
тренды и аномалии, тогда как при работе с табли-
цами без графической визуализации потребуется
больше времени на анализ. Диаграммы повышают
наглядность презентаций, отчетов и аналитических
документов, делая их более понятными для широкой
аудитории, — особенно для тех специалистов, кото-
рые не работают с исходными данными напрямую.
СОВЕТ
Использование диаграмм помогает не только уви-
деть существующие тенденции, но и предугадать
возможные изменения, подготовить прогнозы
и спланировать действия на основе объектив-
ных данных. Это незаменимый инструмент как
в повседневной работе с таблицами, так и при
стратегическом планировании и анализе.
Примеры, приведенные выше с продажами това-
ров, демонстрируют базовые возможности диаграмм.
На практике Excel позволяет создавать более слож-
ные визуализации: сравнивать несколько показате-
лей в одном графике, использовать динамические
диапазоны, строить комбинированные диаграммы
и настраивать стиль отображения для максимально
наглядного представления информации.
ИЗ КАКИХ ДАННЫХ МОЖНО
ПОСТРОИТЬ ДИАГРАММЫ
Для построения диаграммы в Excel исходные
данные должны быть корректно и логично струк-
турированы. Они представляются в виде таблицы,
где строки и столбцы содержат взаимосвязанные
значения. Такая организация данных позволяет Excel
автоматически определить, какие элементы следует
использовать в качестве подписей категорий, а ка-
кие — в качестве числовых показателей.
СОВЕТ
Чем аккуратнее подготовлена исходная таблица,
тем проще будет создать наглядную и информа-
тивную диаграмму.
Лучше всего для построения диаграмм подходят
числовые данные, к которым применимы математи-
ческие операции: суммы, средние значения, процен-
ты, разницы и другие расчетные показатели. Именно
числовые значения формируют основу визуализации
и отображаются на оси значений диаграммы.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Excel одинаково хорошо работает как с целыми
числами, так и с дробными, а также с результа-
тами формул.
Данные категориального характера (такие как
названия товаров, подразделений, регионов, месяцев
или других групп) используются для формирования
оси категорий. Они не участвуют в вычислениях,
но играют важную роль в интерпретации диаграм-
мы, поскольку позволяют понять, к каким объектам
относятся отображаемые значения. Например, в таб-
лице с продажами столбец с названиями товаров
определяет категории, а столбец с суммами про-
даж — значения, которые будут визуализированы.
Числовые показатели могут быть представле-
ны в разных формах. Это могут быть абсолютные
значения (например, объем продаж в рублях), ко-
личество реализованных единиц товара или сумма
затрат. Также часто используются относительные
показатели: проценты выполнения плана, доли
в общем объеме, индексы роста. Выбор типа по-
казателей влияет на вид диаграммы и способ ее
интерпретации.
СОВЕТ
Абсолютные значения удобно сравнивать с помощью
столбчатых диаграмм, а доли и проренты — с по-
мощью круговых.
Для построения диаграмм могут применяться
как непрерывные, так и дискретные данные. Не-
прерывные данные обычно связаны со временем
или последовательным изменением показателя. Это
например:
ежедневные курсы валют;
ежемесячные объемы продаж;
показатели температуры.
Они лучше всего отображаются с помощью ли-
нейных (графиков) и точечных диаграмм, где важно
продемонстрировать динамику показателя, т. е. его
рост, спад или колебания.
Дискретные данные — это, напротив, отдельные
категории, не образующие непрерывного ряда. Это
могут быть:
продажи по различным товарам;
доходы или расходы по статьям бюджета;
результаты работы отдельных подразделений
и т. п.
Для таких данных подходят столбчатые диаграм-
мы и гистограммы; они позволяют наглядно сравнить
значения между категориями и определить лидеров
и аутсайдеров.
Рассмотрим конкретный пример. В столбце А
указаны категории товаров, а в столбце В — сумма
продаж по каждой категории (рис. 6.5).
Построение гистограммы на основе этих дан-
ных позволит быстро сравнить успешность про-
даж разных товаров
и определить, какие
позиции приносят
наибольшую выруч-
ку. Если же в таблице
представлены данные
о продажах по меся-
цам (рис. 6.6), линей-
ная диаграмма нагляд-
но покажет динамику
изменений, выявит
сезонные колебания
и позволит оценить
общую тенденцию —
рост, снижение или
стабильность показа-
телей.
4 А В
1 Товары Выручка, тыс. руб.
2 Шоколад 17000
3 Кофе 3200
4 Чай 14500
6 Бакалея 21700
6 Напитки 18800
7 Выпечка 7700
Рис. 6.5. Данные о продажах
товаров по категориям товаров
4 А в
1 Месяц Выручка, тыс. руб.
2 Январь 17000
3 Февраль 3200
4 Март 14500
5 Апрель 21700
6 Май 18800
7 Июнь 7700
Рис. 6.6. Данные о продажах
по месяцам
Важно учитывать и качество исходных данных.
Пустые ячейки, текст вместо чисел, скрытые пробелы
или некорректные формулы могут привести к иска-
жению диаграммы или затруднить ее построение.
СОВЕТ
Перед построением любой диаграммы необходимо
проверить данные, чтобы убедиться в их однород-
ности, корректности, актуальности и логической
связности.
Таким образом, для эффективного использо-
вания диаграмм в Excel важно не только выбрать
подходящий тип визуализации, но и правильно
подготовить данные. Структурированная таблица
с четким разделением категорий и числовых пока-
зателей является основой для создания понятных
и информативных диаграмм, которые действитель-
но помогают анализировать данные и принимать
обоснованные решения.
ВИДЫ ДИАГРАММ
И ГДЕ ИХ ПРИМЕНЯТЬ
Excel предоставляет широкий набор типов диа-
грамм, каждый из которых предназначен для реше-
ния определенных аналитических задач. Правильный
выбор типа диаграммы напрямую влияет на то, на-
сколько корректно и наглядно будут интерпрети-
рованы данные.
Далее мы познакомимся с основными видами
диаграмм и рассмотрим типичные ситуации, при
которых их использование наиболее оправданно.
ГИСТОГРАММЫ И ЛИНЕЙЧАТЫЕ
ДИАГРАММЫ
Гистограммы и линейчатые диаграммы относятся
к базовым и наиболее часто используемым видам
диаграмм в Excel. Их ключевая задача — наглядное
сравнение числовых значений между отдельными
категориями, объектами или группами данных.
Они широко применяются в отчетах, аналитиче-
ских сводках, презентациях и обучающих матери-
алах. Визуальная форма в виде столбцов или полос
обеспечивает наглядность представления данных
и позволяет пользователю быстро оценить разли-
чия между показателями, не вдаваясь в детальный
анализ чисел.
В гистограмме (рис. 6.7) данные отображаются
вертикальными столбцами, высота которых пропор-
циональна значению показателя. Категории при этом
располагаются вдоль горизонтальной оси, а числовая
шкала — вдоль вертикальной. Такое представление
считается интуитивно понятным и удобным для
большинства пользователей.
Выручка, тыс. руб.
25000
20000
15000
10000
5000
о
Январь Февраль Март Апрель Май Июнь
Рис. 6.7. Гистограмма
Гистограммы особенно удобны в тех случаях, ко-
гда необходимо сравнить ограниченное количество
категорий с короткими и наглядными названиями.
Например, при анализе месячных продаж, объема
производства по цехам или количества клиентов
по регионам вертикальные столбцы позволяют мгно-
венно увидеть, какие значения являются максималь-
ными, а какие — минимальными.
Линейчатая диаграмма (рис. 6.8) по сути решает
ту же задачу, но отличается ориентацией элементов.
В ней значения отображаются горизонтальными
полосами, а категории располагаются по вертикаль-
ной оси.
Такое представление становится особенно полез-
ным, когда список категорий достаточно длинный
или их наименования содержат много символов.
В подобных ситуациях подписи на горизонтальной
оси гистограм мы могут накладываться друг на друга
или становиться трудночитаемыми. Линейчатая
диаграмма избавляет от этой проблемы, поскольку
позволяет разместить текстовые подписи верти-
кально, сохранив их читабельность.
ПРИМЕЧАНИЕ
Не стоит путать линейчатую диаграмму, изобра-
женную на рис. 6.8, слинейной диаграммой (графи-
ком), описание которой приводится в следующем
разделе (она изображена также на рис. 6.2). У них
похожие названия, но совершенно разное исполнение.
Выручка, тыс. руб.
Рис. 6.8. Линейчатая диаграмма
Гистограммы и линейчатые диаграммы хорошо
подходят для:
отображения абсолютных показателей — на-
пример суммы продаж, количества заказов,
объема затрат или численности сотрудников;
сравнения плановых и фактических значений,
если данные представлены в виде нескольких
рядов (в этом случае столбцы или полосы раз-
ных цветов позволяют легко сопоставить по-
казатели и выявить отклонения).
Необходимо понимать, что гистограммы и линей-
чатые диаграммы ориентированы именно на срав-
нение, а не на анализ изменений во времени. Если
категории имеют естественный временной порядок
(например, дни, месяцы или годы) и нужно просле-
дить динамику показателя, более уместной будет
линейная диаграмма. При использовании гисто-
граммы в таких ситуациях временная связь между
значениями выражена слабее и может быть воспри-
нята не столь очевидно.
Таким образом, гистограм мы и линейчатые диа-
граммы — универсальный инструмент для сравни-
тельного анализа данных. Грамотный выбор между
вертикальным и горизонтальным представлени-
ем позволяет повысить читабельность диаграммы
и упростить восприятие информации.
ЛИНЕЙНЫЕ ДИАГРАММЫ
Линейные диаграммы (графики) предназначены
прежде всего для анализа изменений показателей
во времени либо в другой логически упорядоченной
последовательности. Их ключевая особенность в том,
что отдельные точки данных соединяются линией,
которая визуально демонстрирует непрерывность
процесса и взаимосвязь между соседними значени-
ями. Благодаря этому пользователь может не просто
увидеть отдельные числовые показатели, а также:
оценить общую картину изменения данных;
выявить тенденции и колебания;
получить развернутую информацию о динамике
процессов.
Наиболее распространенный пример использова-
ния линейной диаграммы — отображение временных
рядов. Это могут быть продажи по месяцам (рис. 6.9),
объемы производства по кварталам, курсы валют
по дням или показатели температуры по часам.
Выручка, тыс. руб.
25000
Рис. 6.9. График продаж по месяцам
В таких случаях линейная диаграмма позволяет
с первого взгляда определить, имеет ли показатель
устойчивую тенденцию к росту или снижению, на-
блюдаются ли резкие скачки или сезонные коле-
бания. Например, при анализе месячных продаж
легко заметить пики, связанные с праздничными
периодами, или спады в межсезонье.
ПРИМЕЧАНИЕ
На рис. 6.9хорошо видно, что после новогодних
праздников продажи резко пошли на спад и достиг-
ли минимума в феврале — ситуация, достаточно
характерная для коммерческого сектора экономики.
Линейные диаграммы также широко применяются
для сравнения динамики нескольких показателей
одновременно. В Excel на одной диаграмме можно
отобразить несколько линий, каждая из которых бу-
дет представлять отдельный ряд данных. Это удобно,
например, при сравнении продаж разных товаров,
выручки нескольких филиалов или показателей
плана и факта за один и тот же период. Цветовое
различие линий и наличие легенды позволяют бы-
стро сопоставить ряды и определить, какой из них
развивается быстрее или стабильнее. Пример такого
графика показан на рис. 6.10 — диаграмма демон-
стрирует динамику продаж в денежном (выручка
от реализации) и натуральном (количество продан-
ных штук) выражении.
Еще одно важное достоинство линейных диа-
грамм — их способность подчеркивать переломные
моменты. Изменение направления линии, резкий
подъем или падение сразу привлекают внимание
и сигнализируют о возможных проблемах или, наобо-
рот, положительных изменениях. Это делает линей-
ные диаграммы особенно ценными в аналитической
работе и при подготовке управленческих отчетов.
Рис. 6.10. Продажи в денежном и натуральном выражении
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Нужно понимать, что у графиков есть определен-
ные ограничения. Так, линейные диаграммы плохо
подходят для сравнения отдельных, не связанных
между собой категорий, — таких, как названия
товаров или подразделений без привязки ко вре-
мени. В подобных случаях линия может создать
ложное ощущение связи между значениями и за-
труднить правильное восприятие данных. Кроме
того, при слишком большом количестве точек или
рядов диаграмма может выглядеть перегруженной,
громоздкой и утрачивать наглядность.
В любом случае линейные диаграммы — удобный
инструмент для анализа из^менений числовых зна-
чений во времени. При корректном выборе данных
и грамотном оформлении они позволяют наглядно
видеть динамику показателей и делать обоснованные
выводы на основе визуального анализа.
КРУГОВЫЕ И КОЛЬЦЕВЫЕ ДИАГРАММЫ
Круговые и кольцевые диаграммы используются
для отображения структуры данных и наглядного
представления долей отдельных элехментов в составе
целого. Их основная задача — показать, как общее
значение распределяется хмежду составляющими
частями и какое место занимает каждый компонент
в общей совокупности.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
На таких диаграммах круг или кольцо принимаются
за 100%, а секторы показывают процентную долю
каждого показателя в общей сумме (количестве).
В отличие от столбчатых и линейных диаграмм,
которые акцентируют внимание на сравнении вели-
чин или динамике изменений, круговые и кольцевые
диаграммы ориентированы ИхМенно на пропорции
и соотношения.
Круговая диаграмма — это круг, разделенный
на секторы, каждый из которых соответствует опре-
деленной категории (рис. 6.11).
Размер сектора пропорционален значению, ко-
торое он отображает. Такой формат интуитивно
понятен и позволяет быстро оценить, какие элемен-
ты являются доминирующими, а какие занимают
незначительную долю.
Выручка, тыс. руб.
Январь "Февраль Mapi "Апрель "Май "Июнь
Рис. 6.11. Круговая диаграмма
Например, при анализе структуры продаж по то-
варным группам круговая диаграмма сразу покажет,
какие группы формируют основную часть выручки,
а какие играют вспомогательную роль. Аналогичным
образом можно визуализировать структуру затрат
по статьям бюджета, распределение клиентов по сег-
ментам или доли рынка различных компаний. То же
самое касается продаж по месяцам: на рис. 6.11 вид-
но, что самым прибыльным оказался апрель, а самый
маленький объем выручки был получен в феврале.
Для большей нагляднос ти можно изменить стиль
диаграммы. Для этого нужно нажать кнопку Стили,
которая отображается справа при щелчке мышью
на области диаграммы (рис. 6.12). Название этой
кнопки открывается в виде всплывающей подсказки
при наведении на нее указателя мыши.
Январь Февраль Мерт Апрель Май Июнь
о- —---------------- -о- -------— —о
Рис. 6.12. Кнопка Стили
При нажатии откры-
вается меню, в котором
можно выбрать стиль диа-
граммы (рис. 6.13).
Для большей наглядно-
сти можно выбрать стиль,
в котором цифрами указа-
на процентная доля каж-
дого показателя в общей
совокупности (рис. 6.14).
Также можно выбрать
вариант отображения, где
легенда (на рис. 6.12 вни-
зу, а на рис. 6.14 — слева)
отсутствует, она перене-
сена на саму диаграмму
(рис. 6.15).
Рис. 6.13. Выбор стиля диаграммы
Глава 6. Работа с диаграммами
Выручка, тыс. руб
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Рис. 6.14. Круговая диаграмма
с указанием процентных долей
Рис. 6.15. Круговая диаграмма без легенды
Кольцевая диаграмма (рис. 6.16) по смыслу близ-
ка к круговой, но имеет внутреннее отверстие, что
придает ей более современный и наглядный вид.
Выручка, тыс. руб.
Январь Февраль Март Апрель Май Июнь
Рис. 6.16. Кольцевая диаграмма
ВЫРУЧКА, ТЫС. РУБ.
Январь Февраль Март Апрель вМай в Июнь
Рис. 6.17. Кольцевая диаграмма с указанием процентных долей
Рис. 6.18. Кольцевая диаграмма без легенды
В Excel кольцевые диаграммы особенно удобны
в тех случаях, когда необходимо отобразить несколь-
ко связанных наборов данных. Например, можно
показать структуру продаж за текущий и предыду-
щий год, разместив их в виде нескольких концен-
трических колец. Кроме того, центральную область
кольцевой диаграммы часто используют для вывода
итогового значения, поясняющего текста или клю-
чевого показателя, что повышает информативность
визуализации.
На кольцевой диаграмме можно включить отобра-
жение процентных долей в общем объеме (рис. 6.17).
По аналогии с круговой диаграммой кольцевую
также можно сформировать без легенды; пример
показан на рис. 6.18.
В данном случае вся поясняющая информация
(названия месяцев, за которые анализируется вы-
ручка) перенесена непосредственно на сектора.
ЗАПОМНИТЕ
Несмотря на наглядность, круговые и кольцевые
диаграммы имеют ряд ограничений. Они наиболее
эффективны при небольшом количестве катего-
рий — обычно не более пяти-семи. Если элемен-
тов слишком много, сектора становятся мелкими
и трудноразличимыми, а подписи перегружают диа-
грамму. Аналогичная проблема возникает и когда
значения категорий близки по величине: различия
между секторами трудно уловить, и сравнение
становится неточным.
Также необходимо учитывать, что круговые
и кольцевые диаграммы плохо подходят для ото-
бражения изменений во времени или для точного
сравнения значений. Человеческому глазу сложнее
сравнивать площади и углы, чем длины столбцов или
положение точек на оси. Поэтому при необходимо-
сти точного анализа или сопоставления нескольких
показателей предпочтительнее использовать гисто-
граммы или линейные диаграммы.
Однако при разумном выборе количества кате-
горий и корректной подготовке исходных данных
круговые и кольцевые диаграммы делают отчеты
наглядными и легко воспринимаемыми даже для
неподготовленного пользователя.
ДИАГРАММЫ
С ОБЛАСТЯМИ
Диаграммы с областями — разновидность линей-
ных диаграмм, в которых пространство под линией
значения закрашивается цветом (рис. 6.19).
Такое визуальное решение позволяет не только
отследить изменение показателя во времени, но и на-
глядно подчеркнуть объем или величину значения
на каждом этапе. В Excel диаграммы с областями
широко применяются в аналитических отчетах, где
важно одновременно показать динамику и масштаб
показателей.
Выручка, тыс. руб.
2SOCO
Рис. 6.19. Диаграмма с областями
Выручка, тыс. руб.
Рис. 6.20. Объемная диаграмма с областями
Для большей наглядности можно построить диа-
грамму в объемном виде (рис. 6.20).
Основное назначение диаграмм с областями —
демонстрация изменений во времени при акцен-
те на накопленный эффект. В отличие от обычной
линейной диаграммы, где внимание сосредоточено
на форме линии и направлении тренда, закрашенная
область создает ощущение «массы» данных и помо-
гает визуально воспринимать величину показателя.
Например, при анализе общего объема продаж по ме-
сяцам (см. рис. 6.19 и 6.20) диаграмма с областями
позволяет сразу оценить, в какие периоды продажи
были наибольшими, а также увидеть общий рост
или спад за рассматриваемый период.
Особое место занимают накопительные диаграммы
с областями (рис. 6.21). Они используются в тех случаях,
когда требуется отобразить несколько рядов данных
и показать вклад каждого из них в общий результат.
70000
Название диаграммы
60000
50000
40000
30000
20000
10000
о
Июнь
Май
Апрель Март Февраль Январь
Выручка, тыс руб Объем продаж (ил ) Объем продаж 2 (ил )
Рис. 6.21. Накопительная диаграмма с областями
Например, если необходимо проанализировать
динамику выручки по нескольким товарным груп-
пам, накопительная диаграмма с областями позволит
увидеть не только общий объем продаж, но и то,
какую долю в нем занимает каждая группа в разные
моменты времени. По мере движения по оси времени
области «накладываются» друг на друга, формируя
наглядное представление о структуре суммарного
показателя. На рис. 6.21 показаны общая выручка,
а также продажи по двум товарам («Объем продаж»
и «Объем продаж 2»).
Диаграммы с областями часто применяются при
анализе;
бюджетов (как в целом по предприятию, так
и ио отдельным подразделениям и направле-
ниям деятельности — производство, финансы,
логистика и пр.);
плановых и фактических показателей;
загрузки и эффективности использования ре-
сурсов;
потребления энергии;
других процессов, где важны как изменения
(тенденции), так и общий объем.
Например, при сравнении плановых и фактиче-
ских затрат можно использовать две области раз-
ного цвета, что позволит быстро выявить периоды
перерасхода или экономии.
ЗАПОМНИТЕ
Диаграммы с областями имеют определенные огра-
ничения. При большом количестве рядов данных
визуализация может становиться перегруженной,
особенно если области перекрывают друг друга
и используют близкие цветовые оттенки. Вос-
приятие информации затрудняется, а отдельные
ряды становятся плохо различимыми. Кроме того,
такие диаграммы не очень хорошо подходят для
точного сравнения значений отдельных категорий,
поскольку внимание пользователя сосредоточено
на общей картине, а не на конкретных числах.
Поэтому при использовании диаграмм с областя-
ми важно тщательно подбирать количество отобра-
жаемых рядов, цветовую гамму и масштаб осей. При
грамотном применении этот тип диаграмм стано-
вится мощным инструментом визуального анализа,
позволяющим эффективно представить динахмику
и структуру данных.
ТОЧЕЧНЫЕ (XY) ДИАГРАММЫ
Точечные диаграммы (XY-диаграммы) предназна-
чены для анализа взаимосвязи между двумя числовы-
ми величинами (рис. 6.22). В отличие от большинства
других типов диаграмм, где одна из осей используется
для отображения категорий, в точечной диаграмме
обе оси — числовые. Это позволяет строить зависи-
мости вида «значение — значение» и анализировать,
как изменение одной переменной влияет на другую.
Каждая точка на такой диаграмме — пара чисел:
значение по оси X и соответствующее ему значе-
ние по оси У. Например, по горизонтальной оси
может откладываться цена товара, а по вертикаль-
ной — объем продаж. Размещение точек на плоско-
сти позволяет увидеть, существует ли между этими
показателями зависимость, и если да, то какого она
характера. Если точки образуют нисходящую линию,
можно сделать вывод об обратной зависимости; если
восходящую — о прямой. При хаотичном распо-
ложении точек связь между показателями, скорее
всего, отсутствует.
16000
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
0 5000 10000 15000 20000 25000
Рис. 6.22. Точечная диаграмма
Название диаграммы
ПРИМЕЧАНИЕ
Точечные диаграммы широко применяются в эконо-
мическом, финансовом и статистическом анализе.
С их помощью изучают влияние рекламных затрат
на выручку, зависимость производительности
от численности персонала, связь между сроками
выполнения работ и затратами ресурсов. В научных
и инженерных расчетах такие диаграммы исполь-
зуются для анализа экспериментальных данных,
проверки гипотез и поиска закономерностей.
Одно из важных преимуществ точечных диа-
грамм — возможность добавления линий тренда.
Это позволяет аппроксимировать данные и наглядно
показать общий характер зависимости — линейный,
экспоненциальный, логарифмический и т. д. Эта воз-
можность особенно полезна при прогнозировании
и оценке тенденций.
ПРИМЕР
Добавив линейную линию тренда к диаграмме зави-
симости выручки от рекламного бюджета, можно
оценить, насколько эффективно увеличение расхо-
дов на рекламу влияет на рост доходов.
Чтобы включить отображение линии тренда,
выполните следующий порядок действий. Сначала
нажмите кнопку Элементы диаграммы, которая
находится справа вверху (рис. 6.23). Название кнопки
отображается в виде всплывающей подсказки при
наведении указателя мыши.
Рис. 6.23. Кнопка Элементы диаграммы
При нажатии кнопки откроется меню, в котором
сначала нужно выбрать пункт Линии тренда, а за-
тем требуемый тип линии (рис. 6.24).
ЭЛЕМЕНТЫ ДИАС РАММЫ
Оси
I | Названия осей
[ Название диаграммы
I | Подписи данных
( Предел погрешностей
Pi Сетка
I I Легенда
I | Линия тренда
Линейный
Экспоненциальный
Линейный прогноз
Скользящее среднее за два периода
Дополнительные параметры
Рис. 6.24. Выбор линии тренда
Можно включить отображение одной или не-
скольких линий тренда. На рис. 6.25 показаны две
линии тренда — Линейный и Экспоненциальный.
25000
2 ОС 00
15000
10000
5С00
0
0 5000 10000 15000 20000 25000
Рис. 6.25. Линии тренда на точечном трафике
Кроме того, точечные диаграммы позволяют легко
выявлять выбросы — отдельные точки, резко отли-
чающиеся от общей массы данных. Такие значения
могут указывать на ошибки ввода, нестандартные
ситуации или важные исключения, требующие до-
полнительного анализа. В табличном виде подоб-
ные отклонения часто остаются незамеченнььми,
а на диаграмме они сразу привлекают внимание.
Важно понимать, что точечные диаграммы
не предназначены для отображения категориальных
данных или временных рядов без предварительной
числовой обработки. Их основная задача — анализ
количественных зависимостей. При правильном
выборе данных и грамотной настройке осей точеч-
ные диаграммы становятся мощным инструментом
анализа, позволяющим глубже понять структуру
и поведение данных.
ПОВЕРХНОСТНЫЕ ДИАГРАММЫ
Поверхностные диаграммы предназначены для
отображения трехмерных данных и используются
в тех случаях, когда необходимо проанализировать
зависимость одного показателя сразу от двух пере-
менных. В отличие от большинства стандартных
диаграмм Excel, которые оперируют одной осью
категорий и одной осью значений, поверхностная
диаграмма фактически добавляет третье измерение,
позволяя представить данные в виде объемной по-
верхности или цветовой карты (рис. 6.26).
Название диаг раммы
Объем продаж (цп )
Феьраль
Mapi
Выручка, тыс. руо f1 Апрель
Июнь
0 400 5000 10000 10000 15000 15000 70000 70000 75000
Рис. 6.26. Трехмерная поверхностная диаграмма
Основная идея такой диаграммы заключается
в том, что каждое значение определяется координа-
тами по двум осям — условно X и Y, — а величина
показателя отображается по оси Z либо через вы-
соту поверхности, либо через цветовую градацию.
В Excel поверхностные диаграммы могут быть как
трехмерными (см. рис. 6.26), так и плоскими (контур-
ными), где значение показателя обозначается цветом
(рис. 6.27). Это делает их удобными для выявления
зон максимальных и минимальных значений, а также
для анализа плавных изменений показателя на всей
области данных.
Типичный пример использования поверхностной
диаграммы — анализ зависимости прибыли от двух
факторов, например цены и объема продаж, или
изучение влияния температуры и времени на фи-
зический или химический процесс. В инженерных
и научных расчетах такие диаграммы применяются
для визуализации результатов моделирования, рас-
четов нагрузок, распределения напряжений и других
параметров, которые сложно оценить по таблице
чисел.
Название диаграммы
Объем продаж (шт.)
Май
Апреле Март Февраль Январь
Объем продаж 2 (шт.)
Июнь
Выручка, Tbic руо
0-5000 5000-10000 10000-15000 15000-20000 20000-25000
Рис. 6.27. Плоская (контурная) поверхностная диаграмма
Также можно построить объемную поверхност-
ную диаграмму без цветового выделения — только
в виде линий (рис. 6.28).
Преимущество поверхностных диаграмм состоит
в том, что они позволяют увидеть общую картину
распределения значений и выявить закономерности,
которые неочевидны при анализе двумерных дан-
ных. Например, можно быстро определить области
резкого роста или падения показателя, а также зоны
относительной стабильности. Это особенно полезно
при оптимизации процессов, когда важно найти со-
четание параметров, дающее наилучший результат.
Название диаграммы
Марч
Февраль
Выручка, тыс руб
Январь
□ С-5000 05000-10000 □ 10000-15000 015000-20000 О 20000-25000
Рис. 6.28. Бесцветная объемная поверхностная диаграмма
ЗАПОМНИТЕ
Поверхностные диаграммы требуют аккурат-
ной подготовки исходных данных. Таблица должна
иметь строгую структуру: значения по одной пе-
ременной обычно располагаются в строках, по дру-
гой — в столбцах, а в ячейках находятся числовые
результаты. При нарушении этой структуры диа-
грамма может оказаться искаженной или трудной
для интерпретации. Кроме того, из-за визуальной
сложности такие диаграммы не подходят для пре-
зентации простых данных или отчетов, предна-
значенных для широкой аудитории.
Поверхностные диаграммы в Excel применяются
сравнительно редко. Но в задачах, связанных с мно-
гомерными данными и сложными зависимостями,
они позволяют получить наглядное представление
о поведении показателей и значительно упростить
аналитическую работу.
КАСКАДНЫЕ ДИАГРАММЫ
Каскадные диаграммы (рис. 6.29) предназначены
для наглядного отображения последовательных
изменений показателя и позволяют показать, как
отдельные значения влияют на итоговый результат.
Динамика продаж
Увеличить Уменьшить Итог
Рис. 6.29. Каскадная диаграмма
В Excel этот тип диаграмм используется для ана-
лиза прироста и уменьшения показателя на каждом
этапе расчета, что делает их особенно полезными
при финансовом и управленческом анализе. Визу-
ально каскадная диаграмма — это цепочка столбцов,
каждый из которых показывает вклад отдельного
элемента в общее изменение.
ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЙ ФАКТ
Особенность каскадной диаграммы заключается
в том, что каждый следующий столбец строит-
ся относительно предыдущего значения, а не от
нулевой оси. Это позволяет наглядно проследить
путь от начального значения к конечному резуль-
тату. Например, каскадная диаграмма может ис-
пользоваться для анализа формирования прибыли
компании: исходная выручка, затем вычитаются
себестоимость, налоги, операционные расходы
и другие статьи, после чего получается чистая
прибыль. Каждый этап изменения хорошо виден
и легко интерпретируется.
Типичный пример использования каскадных диа-
грамм — анализ бюджета. Допустим, есть исходный
бюджет проекта, который поэтапно корректируется
за счет дополнительных расходов и поступлений.
Каскадная диаграмма позволяет увидеть:
на каком этапе произошло наибольшее откло-
нение от первоначального плана;
какие факторы оказали наибольшее влияние
на итоговый результат.
Это особенно важно при подготовке аналитиче-
ских отчетов и презентаций для руководства.
Каскадные диаграммы также широко применя-
ются для анализа показателей эффективности, таких
как изменение численности персонала, динамика
запасов или рост клиентской базы. Например, можно
отобразить начальное количество сотрудников, затем
показать прием новых работников, увольнения и пе-
реводы, а в конце — итоговую численность. Такой
подход делает структуру изменений понятной даже
для неподготовленного пользователя.
СОВЕТ
Каскадные диаграммы требуют корректной под-
готовки данных. Необходимо четко определить
начальное и конечное значения, а также правильно
классифицировать промежуточные элементы как
увеличивающие или уменьшающие показатели.
Таким образом, каскадные диаграммы в Excel —
мощный инструмент для анализа последовательных
изменений и формирования итоговых показателей.
Они помогают понять структуру влияния отдель-
ных факторов, выявить ключевые этапы изменения
данных и представить сложные расчеты в понятной
и наглядной форме.
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР
ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ НА ОСНОВЕ
ДАННЫХ О ПРОДАЖАХ
Рассмотрим типовую задачу: необходимо проана-
лизировать продажи товаров за несколько месяцев
и представить результ аты в наглядном виде. Напо-
мним, что на основе одного и того же набора дан-
ных Excel позволяет строить различные диаграммы,
каждая из которых решает свою задачу, например:
гистограмма — для сравнения значений между
категориями;
линейная диаграмма — для анализа изменений
во времени;
круговая диаграмма — для отображения долей
в составе целого.
Правильный выбор типа диаграммы напрямую
влияет на понятность и полезность отчета. Именно
поэтому при работе с Excel важно не только уметь
строить диаграммы технически, но и подбирать форму
визуализации под конкретную аналитическую задачу.
ПОДГОТОВКА ИСХОДНЫХ ДАННЫХ
Для начала подготовим исходные данные в виде
простой и логически структурированной таблицы
(рис. 6.30).
А В С D
1 Месяц Товар А Товар В Товар С
2 Январь 120 95 60
3 Февраль 135 110 75
4 Март 160 130 90
5 | Апрель 150 14С 100
к
Рис. 6.30. Исходные данные для построения диаграмм
В первой колонке указаны категории — месяцы.
В остальных столбцах приведены числовые значения
продаж по каждому товару. Такая структура данных
оптимальна для построения большинства типов диа-
грамм: Excel без дополнительной настройки сможет
корректно определить подписи осей и ряды данных.
Перед созданием диаграммы важно убедиться, что:
в таблице нет пустых строк и столбцов внутри
диапазона;
числовые значения действительно имеют чис-
ловой формат;
заголовки столбцов присутствуют и корректно
описывают данные.
Далее на основании этих исходных данных по-
строим несколько диаграмм разных типов. Будем
пользоваться только штатными инструментами
Excel, без надстроек, макросов и пр.
ПОСТРОЕНИЕ ГИСТОГРАММЫ
Начнем с самого уни-
версального варианта —
гистограммы. Она хоро-
шо подходит для срав-
нения объемов продаж
разных товаров по ме-
сяцам.
Выделите весь диапа-
зон таблицы, включая
заголовки. Далее перей-
дите на вкладку Вставка
и в группе Диаграммы
выберите пункт Гисто-
граммы -* Другие ги-
стограммы (рис. 6.31).
I I ’ I» ’ Л ’ , JL,___ 1Ш1
Г и с то грамма
Линейчатая
lai Другие гистограммы...
Рис. 6.31. Переход в режим
выбора дополнительных
гистограмм
В открывшемся окне в категории Гистограмма
щелчком мыши выберите тип Гистограмма с груп-
пировкой (рис. 6.32) и нажмите ОК.
Агтлигч д яяграмыь
? X
Рекомендуемые диаграммы Все диаграммы
й1 та ля -as л за да
кГ1 Последние
Шаблоны
кЧ График
Э Круговая
Е Линейчатая
Ь* С областями
Точечная
lid Биржевая
Поверхность
Лепестковая
№ Дереве
Солнечные лучи
|^ Г истсграмма
ш Ящик с усами
И каскадная
& Комбинированная
Г килограмма с группировкой
мвзям* дтграммй
'ЫННГ донгрвмым
ОК Отмена
Рис. 6.32. Выбор гистограммы с группировкой
Excel автоматически построит диаграмму, где
по горизонтальной оси будут отображены месяцы,
а столбцы разных цветов покажут продажи каждого
товара (рис. 6.33).
Такой график позволяет сразу увидеть, какой
товар продается лучше в каждом месяце и как ме-
няются показатели со временем.
Продажи
Рис. 6.33. Гистограмма с данными о продажах
ПОСТРОЕНИЕ ЛИНЕЙНОЙ
ДИАГРАММЫ (ГРАФИК)
Теперь представим те же данные в виде линейной
диаграммы, чтобы проанализировать динамику
продаж.
Выделите тот же диапазон данных, после чего
на вкладке Вставка выберите График —* График
с маркерами (рис. 6.34).
Рис. 6.34. Выбор графика с маркерами
В результате программа сформирует график,
на котором каждый товар будет представлен от-
дельной линией (рис. 6.35).
Рис. 6.35. График продаж
Этот тип диаграммы особенно нагляден для вы-
явления трендов: например, можно легко заметить
устойчивый рост продаж товаров В и С или замед-
ление роста товара А в апреле.
ПОСТРОЕНИЕ КРУГОВОЙ ДИАГРАММЫ
Предположим, что нас интересует структура про-
даж за один конкретный месяц — например за март.
В связи с этим нужно изменить подход к выбору
данных.
Выделите диапазоны с названиями товаров и зна-
чениями продаж за март (например, ячейки В1 :D1
и B4:D4, рис. 6.36).
Л А в С D
1 Месяц Товар А Товар В Товар С
2 Январь 120 95 60
3 Февраль 135 110 75
4 Март 160 130 901
5 Апрель 150 140 100
6
Рис. 6.36. Выбор данных для построения круговой
диаграммы
После этого перейдите
на вкладку Вставка и вы-
берите тип Круговая диа-
грамма (рис. 6.37).
Полученная диаграмма
(рис. 6.38) покажет долю
каждого товара в общем
объеме продаж за выбран-
ный месяц.
Для повышения инфор-
мативности можно выбрать
вариант диаграммы с указа-
нием процентного соотно-
шения продаж по каждому
товару — для этого нужно
выбрать соответствующий
стиль диаграммы в меню
Стиль, как показано
на рис. 6.39 (этот вариант
мы уже рассматривали ра-
нее, см. рис. 6.12, 6.13 и 6.14).
Объемная круювая
ё]
Сводная
диаграмма -
ЗО-
карта ”
Кольцевая
(9 Другие круговые диаграммы..
Рис. 6.37. Выбор круговой
диаграммы
Продажи з марте
Тоыр А « Томр В Товар С
Рис. 6.38. Круговая диаграмма
с данными о продажах в марте
Рис. 6.39. Выбор стиля круговой
диаграммы
ПРОДАЖИ В МАРТЕ
Товар А нТоварВ Товаре
Рис. 6.40. Диаграмма
с процентным
соотношением продаж
Результат показан на рис. 6.40 — доля каждого
товара в общем объеме продаж.
Такой способ визуализации удобен для визуаль-
ного анализа структуры продаж, но не подходит для
оценки динамики во времени.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В этой книге мы шаг за шагом разобрали основ-
ные возможности Excel и показали, как использовать
их на практике. Вы научились работать с таблицами,
формулами и функциями, разбираться в типичных
ошибках, работать с диапазонами, строить нагляд-
ные диаграммы и решать иные актуальные задачи.
Все примеры были подобраны так, чтобы их мож-
но было сразу повторить и использовать в реальной
работе.
Помните, что Excel — это инструмент, для освое-
ния которого нужна постоянная практика. Чем чаще
вы применяете изученные приемы, тем быстрее
и увереннее работаете с программой.
РАБОТА С ФАЙЛАМИ И КНИГАМИ
Создать книгу
Открыть книгу
Сохранить
Сохранить как
Закрыть книгу
Печать
Справка
Отменить
Повторить
Ctrl + N
Ctrl + О
Ctrl + S
F12
Ctrl + W
Ctrl + P
F1
Ctrl + Z
Ctrl + Y
НАВИГАЦИЯ ПО ЛИСТУ
Перейти к началу листа (А1)
Перейти к последней
заполненной ячейке
Перейти к краю блока
данных (влево/вправо)
Перейти к краю блока
данных (вверх/вниз)
Перейти в начало строки
На экран вверх/вниз
На экран влево/вправо
Следующий лист
Предыдущий лист
Ctrl + Ноте
Ctrl + End
Ctrl + - / -
Ctrl + T / 1
Home
Page Up / Page Down
Alt + Page Up / Page Down
Ctrl + Page Down
Ctrl + Page Up
ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК
Выделить весь столбец
Выделить всю строку
Выделить весь лист
Ctrl + Space
Shift + Space
Ctrl + A
ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ
Редактировать ячейку F2
Отменить ввод Esc
Подтвердить и вниз Enter
Подтвердить и вверх Shift + Enter
Вставить текущую дату Ctrl + ;
Вставить текущее время
Заполнить все
выделенные ячейки
Новая строка внутри
ячейки
Ctrl + Shift + :
Ctrl + Enter
Alt + Enter
КОПИРОВАНИЕ И ВСТАВКА
Копировать
Вырезать
Вставить
Специальная вставка
Удалить содержимое
Ctrl + С
Ctrl + X
Ctrl + V
Ctrl + Alt + V
Delete
ФОРМУЛЫ И ФУНКЦИИ
Автосумма
Вставить функцию
Переключить тип ссылки
($А$1 /А$1 / $А1 / А1)
Пересчитать все книги
Пересчитать активный
лист
Показать формулы
вместо значений
Открыть аргументы функ-
ции
Alt + =
Shift + F3
F4
F9
Shift + F9
Ctrl + '
Ctrl + Shift + A
ФОРМАТИРОВАНИЕ
Полужирный
Курсив
Подчеркнутый
Зачеркнутый
Денежный формат
Процентный формат
Формат даты
Формат времени
Контурная граница
Удалить границу
Скрыть строки
Скрыть столбцы
Ctrl + В
Ctrl + /
Ctrl + U
Ctrl + 5
Ctrl + Shift + $
Ctrl + Shift +%
Ctrl + Shift + #
Ctrl + Shift + @
Ctrl + Shift + &
Ctrl + Shift + _
Ctrl + 9
Ctrl + 0
СПЕЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
Добавить новый лист
Создать встроенную
диаграмму
Создать диаграмму
на отдельном листе
Контекстное меню
Показать/скрыть ленту
Активировать
подсказки клавиш
Скрыть строки
Скрыть столбцы
Shift + F11
Alt + F1
F11
ПКМ или Shift + F10
Ctrl + Fl
Alt
Ctrl + 9
Ctrl + 0
БЫСТРЫЙ ДОСТУП К ВКЛАДКАМ ЛЕНТЫ
Файл Alt + F
Главная Alt + Н
Вставка Alt + N
Макет страницы Alt + Р
Формулы Alt + М
Данные Alt + А
Рецензирование Alt + R
Вид Alt + W
Скрыть столбцы Ctrl + 0
Автозавершение формул, 124
Аргументы функции, 167, 208
Б
Библиотека функций, 72
Буфер обмена, 50
В
Влияющие ячейки, 75, 271
Вложенные конструкции, 182
Г
Гиперссылка, 64
Гистограмма, 305, 333
График, 196
д
Диаграмма, 294
Каскадная, 330
Кольцевая,312
Круговая, 312
Линейная, 308
Линейчатая, 305
Поверхностная, 326
Типы данных, 300
Точечная,322
Диапазон, 10, 95, 274
Именованный, 274
Диспетчер имен, 74, 278
3
Зависимости формул, 74
Зависимые ячейки, 75, 271
Квадратный корень, 177
Константа, 15, 245
Контекстное меню, 15, 113
Контекстные вкладки, 86
л
Лента Excel, 49
Настройка, 49, 116
Логические значения, 164
м
Массив, 223
Меню Файл, 21
н
Настройка Excel, 116
Начальный экран, 121
О
Объединение ячеек, 100
Ошибка вычислений, 261
Панель быстрого доступа, 46
Настройка, 47, 151
Параметры автозамены, 127
Параметры вычислений, 122
Параметры запуска, 120
Печать, 34
Ориентация документа, 36
Параметры отображения, 37
Поиск ошибок, 125
Поле имени, 277
Правописание, 79, 126
Примечание, 17
Принтер, 34
Проверка ошибок, 76
Р
Рабочая книга, 101, 153
Рабочая область, 95
Рабочий лист, 59, 101, 145, 238
Имя, 143
Параметры, 143
Удаление, 107
Ярлык, 102
Разметка страницы, 66
Раскладка клавиатуры, 135
Режимы просмотра книги, 83
Рецензирование, 78
С
Сводная таблица, 60
Снимок экрана, 62
Среднее арифметическое, 214
Ссылка, 249
Абсолютная, 251
На диапазон, 255
Относительная, 249
Смешанная, 254
Стили, 56
Строка состояния, 109
Строка формул, 92
Управление отображени-
ем, 139
Табличный редактор, 9, 39
Интерфейс, ] 1
Настройка, 44, 116
Условное форматирование, 57
ф
Формат ячеек, 97, 100
Формула, 92, 122,238
Операнды, 244
Структура, 243
Формула массива, 286
Ввод, 288
Редактирование, 289
Функция, 93, 162
Библиотека, 165
Даты и времени, 191
Логические, 180
Математические, 168
Статистические, 212
Текстовые, 229
ш
Шаблоны, 24
Формат, 28
Шрифт, 50
э
Экспорт документа, 39
Я
Ячейка, 95, 101, 249
Адрес, 95
УЖЕ
В ПРОДАЖЕ!
Василий Леонов
ПРОСТО О КОМПЬЮТЕРЕ
И НОУТБУКЕ
Руководство для начинающих
Эта книга станет вашим верным помощником в освоении
компьютера или ноутбука на базе Windows. Несажно, являетесь
ли вы совершенным новичком или имеете лишь поверхностные
навыки — пошаговые инструкции и доступные объяснения
помогут вам разобраться в работе операционной системы.
Практические уроки покажут, как устанавливать необходимые
программы, настраивать электронную почту и безопасно
работать в Интернете, а также как защитить ваш компьютер от
вирусов и сохранить конфиденциальность личных данных.
ВАСИЛИЙ ЛЕОНОВ
ПРОСТО о
КОМПЬЮТЕРЕ
И НОУТБУКЕ
РУКОВОДСТВО
ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ
—КАК ЗАЩИТИТЬ
УТ СВОИ КОМПЬЮТЕР
01 ВИРУСОВ И ВЗЛОМА
НАСТРАИВАЕМ
СИСТЕМУ ПОЛ СЕБЯ
ИНСТРУКЦИИ
ПО УСТАНОВКЕ
'—' ПРОГРАММ
СКОРО
В ПРОДАЖЕ!
Василий Леонов
ПРОСТО О WORD
Руководство для начинающих
Эта книга — простой и наглядный проводник о мир текстового
редактора Word для тех, кто хочет быстро научиться создавать
аккуратные и профессиональные документы Понятные объясне-
ния, пошаговые инструкции и крупные иллюстрации помогут без
стресса освоить даже те функции, о которых многие пользователи
не догадываются
Вы научитесь форматировать текст, работать со стилями, автома-
тически создавать оглавления, добавлять сноски и ссылки, а также
оформлять документы по стандартам — от резюме и отчетов до
заявлений и писем. Практические советы покажут, как ускорить
повседневную работу, использовать скрытые возможности Word
и превратить рутину с текстами в удобный и понятный процесс.
ВАСИЛИЙ ЛЕОНОВ
о
о
о
ПРОСТО ОБО
ВСЕХ сложных
ФУНКЦИЯХ WORD
КАМ ОФОРМИТЬ
ЗАЯВЛЕНИЕ, письмо.
РЕЗЮМЕ. ТАБЛИЦЫ
КАН СДЕЛАТЬ ТЕКСТ
АККУРАТНЫМ
И БЕЗ ОШИБОК
просто о
WORD
РУКОВОДСТВО
ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ
Все права защищены Книга или любая ее часть не может бытв
скопирована, воспроизведена в электронной или механической форме,
в виде фотокопии, записи в память ЭВМ. репродукции или каким-либо
иным способом, а также использована в любой информационной системе
без получения разрешения от издателя. Копирование, воспроизведение
и иное использование книги или ее части без согласия издателя
является незаконным и влечет уголовную, административную
и гражданскую ответственность.
Производственно-практическое издание
КОМПЬЮТЕР — ЭТО ПРОСТО
Леонов Василий
ПРОСТО ОБ EXCEL
РУКОВОДСТВО ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ
Главный редактор Р Фасхутдинов
Руководитель направления В Обручев
Ответственный редактор С Александрова
Менеджер проекта М Назаренко
Литературный редактор Е. Пригородова
Художественный редактор/?. Манжавидзе
Компьютерная верстка Дж. Льюис
Корректор Е. Логунова
Страна происхождения Российская Федерация
Шыгарушы ел: Ресей Федерациясы
ООО «ИпдательС1во -Эксмо
'23306 Россия I Москва, ул Зорге, д Т.стю. 1 эт 20 каб 2013 Тел • 8 (495)411 -68-86
Horne page- www eksmo ru E-mail: infoepeksmo.ru
вндюуш! «Иэдашльово -Эксмо- ЖШК
123308, Ресей, Москву каласы, Зоргекешео 1-уй, 1-курылыс 20каба< 2013-каб
Тел. 8(495)411-68-86 Home page: www eksmo.ru E-mail: mfo®eksmo.ru.
Тауэр белг>с1: «Эксмо*
Интврнвт-маг азин . www book24 ru
Интернет-магазин wwwbook24.kz
Ингернет-дукен www.book24.k7
Импортёр в Республику Казахе।ан ТОО • РДЦ-Алматы-
Казэксган Республикасына импорттаушы • РДЦ-Апматы ЖШС
Дистрибьютор и представитель по приему претензий на продукцию
в Ресг-убпике Казахстан: I ОО РДи Ал мать-
ТОО РДЦ Алматы Алматы, ул Домбровского. 3«а». литер Б, офис 1.
Дисгрибью'Ор жоне Кдэаксган РеС1губликасында вымге шагымдар
кабылдау женшдеп екш: -РДЦ-Алматы- ЖШС
Алматы к,, Домбровский кеш, 3-а» литер Б, офис 1.
Тел.: 8 (727) 251 59-90 '91,92. E-mail ROC Almatye-eksmo.kz
Сведения о подтверждении соответствия издания согласно законодательству РФ
о техническом регулировании можно получить на сайте Издательства -Эксмо-:
www.eKS1 тч > г u/certihcabon
Техникалык реттеу туралы РФ заннамасына саибасылымьь-нсеикесппн растау
гуралы мал1меперД1 мына адрес бойынша алуга болады http://eksmo.ru/ccni1ication/
I Чроизведено в Российской Федерации
Ресей Федераииясында енд|р!лген
Ссртификаттау1а жатпайды
Дата изготовления / Подписано в печать 24 02 2026 Формат 84х 108:/32.
Печать офсетная Усл. печ. л. 18,48
7ираж экз Заказ
Москва. ООО «Торговый Дом «Эксм'-»
Адрес 123308, i Москва, ул. Зорге, д.1, строение 1
Телефон:+7 (495) 411 50-74 E-mail: ieception@eksmo-saie.ru
По вопросам приобретения книг «Эксмо» зарубежными оптовыми
покупателями обращайся в отдел зарубежных продаж ТД «Эксмо»
E-mail: inTernaiional@eksmo-saie ru
International Sales: International wholesale customers should contact
Foreign Sales Department of Trading House «Eksmo» foi their orders.
international@eksmo-sale.ru
По вопросам заказа книг корпоративным клиентом, в том числе в специальном
оформлении, обращаться по пел.: +7 (495) 411-68-59. доб 2151
E-mail: Dotodkin.aa@eksmo.ru
От овая торговля бумажно-беловыми
и канцелярскими товарами для школы и офиса «Канц-Эксмо»:
Компания «Канц-Эксмо»: 142702, Моск-твская обл Ленинский р-н, г. Видное-2
Белокаменное ш , д 1. а/я 5 Гел./факс: +7 (495) 745-28-8/ (многоканальный),
e-mail: kanc@eksmo-saie.ru. сайт www kanc-eksino.ru
Филиал «Торгового Дома «Эксмо» в Нижнем Но ггороде
Адрес 603094 г. Нижний Новгород, улица Карпинского, д 29 бизнес-парк «Грин Плаза»
Телефон: +7 (831) 216-15-91 (92, 93. 94) E-mail reception@eksmonn.tu
Филиал ООО «Издательство «Эксмо» в г. Санкт-Петербурге
Адрес. 192029 г Санкт-Петербург пр Обуховской обороны, д. 84, лит. «Е»
Телефон: +7 (812) 365 46-03 /04 E-mail: server@szko.ru
Филиал ООО «Издательство «Эксмо» в г. Екатеринбурге
Адрес 620024, г Екатеринбург, ул Новинская, д. 2щ
Телефон:+7(343) 272 72 01 (02/03/04/05/06/08)
Филиал ООО «Издательство «Эксмо» в г. Самаре
Адрес 443052- г. Самара, пр-т Кирова, д. 75/1, лит «Е»
Телефон: +7 (846) 207-55-50 E-mail RDC-samara@mail.ru
Филиал ООО - Издательст во «Эксмо» в г. Ростове-на-Дону
Адрес 344023. г. Ростов-на-Дону ул Страны Советов. 44А
Телефон:+7(863) 303 62-1(7 E-mail into@rnd.eksmo.ru
Филиал ООО «Издательство «Эксмо» в г. Новосибирске
Адрес 630015 г. Новосибирск. Комбинатский пер., д. 3
Телефон:+7(383) 289-91 42 E-mail eksino-nsk@yandex.ru
Обособленное подразделение в г. Хабаровске
Фактический адрес: 680000. г Хабаровск, ул Фрунзе. 22 оф. 703
Почтовый адрес: 680020, i Хабаровск, А/Я 1006
Телефон: (4212) 910-120, 910-211. E-mail eksnio-khv@mail ru
Республика Беларусь: ООО «ЭКСМО АС1 Си энд Си-
Центр оптово-розничных продаж Cash&Carry в г. Минске
Адрес 220014. Республика Беларусь, г. Минск, проспект Жукова. 44. пом 1-17, ТЦ «Outleto»
Телефон: *375 17 251 -40-23; +375 44 581-81-92
Режим работы-с 10 00 до 22 00 E-mail exmoast@yandex.by
Казахстан: «РДЦ Алматы»
Адрес 050039, г. Алматы, ул. Домбровского, ЗА
Телефон: +7 (727) 251-58-12. 251-59-90(91,92.99). E-mail: RDC-Almaty@eksmo.kz
Полный ассортимент продукции ООО «Издательство «Эксмо» можно приобрести в книжных
магазинах «Читаи-город» и заказать в интернет-магазине: www.chitai-gorod.ru.
Телефон единой справочной службы: 8 (8001 444-8-444 Звонок по России бесплатный.
Интернет-магазин ООО «Издательство Эксмо»
www eksme- ru
Розничная продажа книг с доставкой по всему миру
Тел : +7 (495) 745-89-14. E-mail imarket@eksmo saie.ru
шчитаЙ’город
Издательство «Эксмо» — универсальное
издательство №1 в России, является
одним из лидеров книжного рынка Европы.
Хочешь стать
автором «Эксмо»?
ЭКСМО
Q eksmo ru □ ОО eksmo
eksmo.ru
Официальный
интернет-магазин
издательства *Эксмс»
ТЕ1РИТОРИЯ
КНИЖНЫЙ МАГАЗИН
Официальная франшиза
издательства -Эксмо*
ОСВОИТЕ EXCEL ЛЕГКО
И С УДОВОЛЬСТВИЕМ!
ПОНЯТНЫЕ ОБЪЯСНЕНИЯ, ПОШАГОВЫЕ
ИНСТРУКЦИИ, ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ
ЯДНЫЕ ИЛЛЮСТРАЦИИ ДЛЯ ЛЮБЫХ ЗАДАЧ
испо
ОЕ ОПИСАНИЕ
й и возможностей Excel
3ДАВАТЬ ТАБЛИЦЫ
ГРАФИКИ
о или
шаблонов
: ЛЕГКОСТЬЮ ИЗУЧАЕМ
БОТУ С ФОРМУЛАМИ
я работы и дома
ЩИЩАЕМ
вой документы от посторонних
ВЫ НАУЧИТЕСЬ СОЗДАВАТЬ ПРОСТЫЕ СПИСКИ, КОН-
ТРОЛИРОВАТЬ РАСХОДЫ, ХРАНИТЬ АДРЕСА И НОМЕРА
ТЕЛЕФОНОВ БЛИЗКИХ, СОЗДАВАТЬ СЛОЖНЫЕ ТАБЛИ-
ЦЫ С ФОРМУЛАМИ И ДИАГРАММАМИ.