мотрена нь.
- ^пограммы  ол
Высокопрофессиональные методы анализа доходов и прибыли, иксированных активов,
инвестиций и других финансовых аспектов
II
БИЗНЕС АНАЛИЗ
С помощью




ш
д-р Конрад Карлберг
Лауреат трех премий Most Valuable Professional (MVP) от Microsoft
Г® 1И I



Т

1







Zv



Зл'.’-’й-'.


в

Конрад Карлберг — компьютерный гуру который знает все полезные новинки!
MW ~ Henry_Dubroff, редактор журнала


F.


The Denver Business Journal
561 1438338
668 1448294
1246 -403137 '257 •43823".
432533
428254
1403055-1443898.14X723. 1430756 428110 415154
416381 1432664 1437300 1429’ 60 •418220 1411746
436399:1413933
ДИД1 ГАММЫ СМИ
Днсга.жзн Наб«бдении*  '
419280 1417419
, Диепах* дэтлт времени. |$A$i $д$ о
12467.9
11736.3
11726,9 13658 8 9985 98
4852.76
14475,8
11722.1
Типднаграмчы '• •:. х^ 5>диегммны  С g-диаграмм '
•: Метки для днвфанл:
у л.« II: КМ45 d
£
1203'300
S330 000 JW0 ОСС $1
150 000
ко ме" же or
S24 524 S24 624
tb
.1430000
.1427898
1424098 :1422326 ;142С589'
142 930 '1420479:
1419961;
141В494 8672.83:
1417420 77Б0.77
14i и:	 A I :8 ?:? 1 17*4] Ш'Д 7 249 214.00 211 224,50 4" 223 220.45 :%<2D7 221 22 6 ? 242 216 95 7 20 224 4/ :b'"" 237 219 23 9 296 224 56 чп чиа “лд m		?4 3‘<: •
и: и: 14; 14; и: u: 14: 14:		40G 350  ...	....
Business
D
F
G

Экспоненциальное сглзжжвэг-не
1
Analysis with Excel 2000
Written by Conrad Carlberg
I
CO <TJ JC------X,
гатыптмка
Й<т:
&мга
гика
£5
жмости
1
1
gblBeCTK
^ПОСТОЛ гюстро столбце
ерелл,
Добавить,.
Создавать подписи ие'
Размещение имегнцн
i -.
0,4
ЭД
о,з
”5 Я"
•—т~
0.3
Подгисымпгь объекты слоя
| UnitedI States
ОК
Отмена
1стмка
^4 Мя->|*ъоН KkwI ОьфвЯ кН
S* Кеч*'» M*»’ Селис	£фмм
о и а * ж 1?	й ft ♦». " q .
t.AniCz' *-’0'*-ЖХЯ	»«**-"«•* л.*
*;0.?9126152114fi3T9
Г"..... t------5-------Г
Сценарии'______________________
Дополнитёльнь е продажи 200* * | с <
1246" .9 •’7383 4726,9 13658.6 998S98 4852 76 14476,6
од 41
&>юести
01
Закрыть
Добавить..
8872 83
1
ММ
Объед^мгь
->Шййиые ячейки:
ОТ’-ЙЗТ , <
эгизонительные продажи 70%-j
Т аГ’ЗЗ" *3'766 43=395 1413Э03 4” 300 429160 4 9260 14 '419
г— 143ХЙ -.4,?е9е 1424093
AWbWlMi <0 ......... <|.«M..ИНЬ»>.*.!
OtwMa   । •
-од
€.2
$ га?
$200 000
$300 ОХ
$1 ОСО ОСО
W
коже
’' ' У ’’’ ‘ri''' >:: • : J<	г-	j-; '1
эетопскрыжи 5 $50 000
<С((₽дс12 1 Рмс12 i?r адЖумЧистПотокДекСрвд-",тв/ЧнстПото»Да4Средстб).1 .СУММ^ЛИ гПетакДенСредетбс«11;1 ,Qj)+i)!
$150 000
'429589
’421933 ’425479 И’ЭЭВ4 1415494 1417420
Г-•4
43
142 14=
143: 4=
Исходная ситуация Дополнительные продажи 50% Дополнительнь е продажи 120*
Изменить мт
•  !.>	/ Hrttis /ЙЙ4»\*-Л20 /iSri Й;|
£
р~е
И:
Iкрышки A; _ $50 000 . $5 DOO
Реклнм# $92 392
$46 098
$50 ТО
$х4 5z4
$50 000
$24 524 Й

400 т -
3SD --
'X •

Экспонент аль ио* «пажмнвнщ
i .
ГХсгио.ч
i

QUE
ииа/ъшиу »им»ню :. /• хмям); F

------------ j
| j
»жрь<а | (
550 000
$24 Ы 2 $24 5
$ST566 $52 Е
м ।
$5 000
$167 381
”*3J гьеалолоа’Ъ 1
Ов₽*к*тры
S832 6 9 "
526 053
3
1 I S806SS7
"7 j	„. I jHjt о
I?	no’c* £*** « I
AtfexMr» ' |
удавдть |
Bxqymwtb |
$290 364 5516 323 .
$26 U53 £0
5542 2£A
1
'Хг- глгл».о<. zzzzZ -" .C-z7zz.< z .	; .zzzTzz.zzX zzt-zzz ‘  t<ivC rA eXZ. zzz.'.. z’za4v».'Z*zz*^ .z. t-Zzzra-.i$.
'436306 1432533 14Q3855 1443898 1430723 1430755
1Д46194
*42 96 . 1439561 437405! 1417666 433476; 14 4245 1403137 1426422 1416391 1432664 1437300 14291S0 402426; 1427257 14362® 1443581 1418220 1411746 1419280 1417419 401442J 1420. 423175; 142U
4 золе: 1443	----------
4'1992: 41 Анммхждэткмивреиеиге |$А$1.$А$10 4'4357! 1415 42’Э70! 142* Ж ж Ml * Ии *
1£26254
-Z26M0
416154
1436399
413933
JIMAII’AMMIJLMM
СНГ
Стмн» |
Дяатаанмабгасдамнй |$e$i.$e|10,
1430000	12457.9	14:
1427898	11736,3	и:
1424396	1 726 9	и:
1422326	13858,6	14'
142С589	9985.98	и:
1421930	4852,76	и:
1420479	14476J6	14:
141П981	11772,1	14:
14 8494	8672,83	и:
1417420	7760.77	к:
А 1 1*214	8 . *н/Д
2 249	214 00
3 211	224,50
4 223	220.45
5 207	22' .22
& 242	216 95
7 20”	224 47
8 237	219 23
9 296	224 56
^0-343.	Z?Z
[w лиагрзкиь # &-Н5-ДИВГ < диатрем
Метки*
Д»им» &«Р Рь*м
В11Ш ® * * 3
46339
О
...F.
E
G
Экспоненциальное сглаживание
епьная статистика
Бизнес-анализ
ДСРПгЯЯО
Г
9
интервал;
С помощью
Excel 2000
Конрад Карлберг
гм/Хм» wZft**«» \r*4.zo z
*200 000
*300 001
*60 01
6пр**к*
г
О
ц.:*д*;с
Размещен!
*60 030
*24 5?4
С *150 000
IT уучмк j5
С 19П ТОО
рованке
й>»
0.1
aaionciptuKH E
S15DOOC
S2CCOOO
S3CC0CC
S50G000
SI ex
у
j'
Экспон«ициальио* «л «живани*
$5
ГЬсосз I
400 т
$ 6Т
•стыка
$60 $24
$87
$53 000
$4t> 09b
$50 XL
$2'4 524
$50X0 $24 524
*ч*йеу  . |$г*.% "XI умильному »i*4B«*pO f* Днлчвиию; I*
$50 XX $24 524
frtiwm j  £*Ч*л*j
.......... III 11ИI
D . - £ -J -Z Ft .	©
<С((Риг12 1Рис12 2|Гсд-КумЧисгЛстокЛ1енСредг*=’/Чмг.гПс1Т01У4енСредстб) !,СУ? Ч отокДенСредетв«“О
$60 GOO
jUnited States
Создавать подписи из
| Доходы от продаж ~3
OK
Отмена
i.<F4Q-ertio
gr Mkiu Ы< I ш г» < КмМП 4*
443898 1430’23
14 5154
1432664 ’4 1746
К.......!..
U3C766 1413X3 1429160 1417419
МЗЬЗУУ u3>3rti 141326С

’4’0000 12487 9 117X3 11728 9 1365CS 993698 48S2 7E 14476 6
’427690 1424098 1422326 142CS89 1421930
1420479 141996"
418494 1417420
8872 вЗ
77 ЕС ’’7
14.
14-14;
14-:
14.
14= .
142 14*
14
Сценарии:_____________________
Дополнительные продажи 200^ ~ |
Исходная ситуация
Дополнительные продажи 50%
.ополннтельные продажи 70%
>* *B*ia

?3
)7
12
1?
NUM	> •
-•:с - • * л. л » » 1 Щ 5р X ЭД .*4 «
’< •<•'"' ?.4' -
..S '""с
,*Н'Д 214,00 224 50 220 4 221 22 216 96 224 4? 219 23
L 224 5с
19 246 99
12 276 69 266 43
253,10 2*7 37
4
К
248 79 |
Изменяемое ячейки;
Гюимечанив
35С
300
г
J
ки в первом столбце
тры вывода
одной интервал
рабочий ©ст:
рабочая &нига
свая статистика
ЛЖМОСТИ
жи 50% жи 120*3
J Jjj Qf*m B* ♦w«r Самке &»**• Ь*н» Слиам JocHad «ar Mfce<? <»’	о-й™
Ar«ai C)R	«*10 * . Ж Jf Jt В « Ж Ш «₽ X w »л * w
лГ"""' » 0 33126 5.1 4БЗЗА Л----------б~”
Т
Добде
к	h<9.13 /УмЛ W КиО-Н	ffMti 1« 1
мжг Сдоис £*н»*ж Йсмо grpwci
0.1

0.3

I крыш кв А
$53 ЗХ
$92 3! _

Издательский дом “Вильямс” Москва ♦ Санкт-Петербург ♦ Киев 2000
ТЕ	' Jiw л-о
17.	i|HW.>~0
IS Чистый пс, с д*н*ж
V?
30 Кумупмтиеный ци1 ты

>
1
Дфжмть j фгиннт* I
Омямдры I
удаЛль
_________. 1
утр*» {
$632 $Л
$806
$290
$516
S215
$Е>42
$54?
200
ББК 65. 05r
К21
УДК 681.3.07
Издательский дом “Вильямс”
По общим вопросам обращайтесь в Издательский дом “Вильямс" по адресу: info@williamspublishing.com, http://www.williamspublishing.com
Карлберг, Конрад
К21 Бизнес-анализ с помощью Excel 2000. : Пер. с антл. : Уч. пос. — М. : Издательский дом “Вильямс", 2000. — 480 с. : ил. — Парил. ти г. англ.
ISBN 5-8459-0070-0 (рус.)
В книге освещены вопросы финансового анализа, контроля, планирования, а также принятия инвестиционных решений. Здесь рассматриваются наиболее типичные ситуации, с которыми приходится сталкиваться ежедневно. Каждый пример начинается с обсуждения самой проблемы: почему она считается гаковой и какое решение принесет наибольшую выгоду компании. Затем приводится как минимум один способ решения проблемы с использованием программы электронных таблиц Microsoft Excel (ее последней версии Microsoft Excel 2000) как основного инструмента. Примеры построены так, чтобы вы мысленно поставили себя в описываемую ситуацию, обдумали ее, а затем попробовали применить предложенное решение в реальной жизни при возникновении аналогичной проблемы.
Книга рассчитана на подготовленных пользователей.
ББК 65.05r о
Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответствующих фирм. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы го ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства Que Corporation.
Authorized translation from the English language edition published by Macmillan Computer Publishing. Copvnghl © 1996 All rights reserved No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from the Publisher.
Russian language edition published by Williams Publishing House according to the Agreement with R&l Enterprises International. Copyright © 2000
ISBN 5-8459-0070-0 (pyc.)
ISBN 0-7897-0382-3 (англ.)
© Издательский дом “Вильямс". 2000
© Que Corporation, 1996
Оглавление
Часть I Финансовый отчет и его анализ	21
Глава 1. Финансовые отчеты	22
Глава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами 40
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета	61
Глава 4. Баланс: пассив и собственный капитал	86
Глава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств	110
Глава 6. Анализ баланса	130
Глава 7. Анализ коэффициентов	148
Часть II Финансовый контроль и планирование	173
Глава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования 174
Глава 9. Прогнозирование и перспективные оценки	190
Глава 10. Определение уровня качества	221
Оглавление
5
Часть III
Инвестиционные решения	247
Глава 11. Исследование бизнес-ситуации: инвестирование	248
Глава 12. Исследование критериев принятия решения для бизнес-анализа	260
Глава 13. Анализ чувствительности бизнес-ситуации	274
Глава 14. Планирование прибыли	293
Глава 15. Инвестиционные решения с учетом фактора неопределенности	309
Глава 16. Фиксированные активы	332
Часть IV
Продажи и маркетинг	347
Глава 17. Анализ продаж и маркетинга	348
Глава 18. Регистрация дохода	369
Глава 19. Финансовый анализ	383
Глава 20. Анализ предела погашения постоянных издержек и доходов	416
Глава 21. Определение цены и издержек	438
Словарь терминов	458
6
Оглавление
Содержание
Часть I
Финансовый отчет и его анализ	21
Глава 1. Финансовые отчеты	22
Как вести учет	22
О выборе правильного направления	23
Что в итоге	24
Об использовании финансового отчета	24
Как выбрать метод учета	24
Анализ ситуации, документы для получения банковской ссуды	25
Анализ ситуации: регулирование запасов в торговой компании	26
О работе с текущими и нетекущими статьями	28
От главного журнала — к финансовому отчету	29
Как создать главный журнал в Excel	29
Как вводить данные главного журнала в главную книгу	29
Как вводить данные главной книги в финансовый отчет	32
Работа с текущим бухгалтерским учетом	33
Анализ ситуации: корректируемые статьи	34
Традиционный метод или метод учета издержек и доходов	37
Глава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами до
Как создать бухгалтерский отчет	41
О чем могут рассказать статьи баланса	41
Что такое дебет и кредит	42
Как получить остаток по текущим активам	43
Как получить остаток по денежным счетам баланса кассы	44
Работа с ограниченными счетами кассы (бухгалтерскими)	48
Как сбалансировать оборотные средства с помощью дебиторской задолженности	48
Поправка на сомнительные счета	49
Содержание
7
Признание счетов безнадежными с помощью метода списания с учетом сроков	50
Применение метода степени объема продаж для оценки безнадежных счетов 53
Как рассчитать расходы будущих периодов	53
Запись страхования как расходов будущих лет (периодов)	54
Составление баланса текущих активов с помощью товарноматериальных запасов	56
Несколько слов о потоке товарно-материальных запасов	57
О закрытии счета товарно-материальных запасов	58
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов
для балансового отчета	61
Оценка товарно-материального запаса	61
Использование метода точного определения	62
Анализ ситуации: магазин розничной торговли Evans Electronics	63
Использование метода средней стоимости	67
Использование метода FIFO	71
Использование метода LIFO	76
Сравнение четырех методов оценки	78
Как пользоваться скидками на покупку	79
Использование систем постоянной и периодической инвентаризации	81
Расчет коэффициента оборачиваемости	82
Глава 4. Баланс: пассив и собственный капитал	86
Что такое главный журнал и главные книги	87
Для чего используются специализированные журналы	88
Что такое оборотная ведомость	94
Создание главной книги	95
Создание оборотной ведомости	98
Автоматизация процесса переноса	99
Как получить краткосрочные обязательства	107
Глава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств	но
Расширяем определение: денежные средства или оборотный капитал из
Как определить объем оборотного капитала	113
Анализ ситуации оборотный капитал Marble Designs	113
Определение изменении в оборотном капитале	118
Анализ движения денежных средств	122
Анализ ситуации: Marble Designs (продолжение)	122
Получение основной информации	123
Суммирование источников и использование оборогного капитала	125
Определение движения денежных средств	127
8
Содержание
Объединение денежных средств, полученных в результате сделок с наличными денежными средствами из нетекущих операций	128
Глава 6. Анализ баланса	>зо
Чтобы понять отчет о финансовых результатах, приведите его к общему	131
Использование приведенных к общему финансовых отчетов	131
Использование приведенных к общему балансов	133
Сравнение финансовых отчетов	134
Использование изменений в долларовых суммах и в их процентном выражении в анализе баланса	137
Приведение к общему для выполнения дисперсионного анализа	140
Анализ ситуации: бюро путешествии New Way Tours	140
Приведение к общему на базе количества служащих	144
Глава 7. Анализ коэффициентов	148
Интерпретация средних показателей промышленности и линий тренда 149
Анализ показателей прибыльности	153
Определение и оценка дохода на акцию	153
Определение коэффициента	валовой прибыли	156
Определение коэффициента	чистой прибыли	158
Определение коэффициента	окупаемости активов	159
Определение коэффициента	окупаемости собственного капитала	160
Анализ показателей задолженности	161
Определение коэффициента задолженности	162
Определение коэффициента капитала	163
Определение коэффициента кратности процентов	164
Анализ показателей ликвидности	165
Определение текущего коэффициента ликвидности	166
Определение мгновенного показателя ликвидности	167
Анализ коэффициентов и показателей активности	168
Определение среднего периода погашения задолженности покупателями	168
Определение оборачиваемости товарно-материальных запасов	170
Часть II
Финансовый контроль и планирование	ш
Глава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования ш
Разработка планов финансовой деятельности предприятия	175
Прогнозирование на основе данных о степени объема продаж	176
Содержание
9
Анализ ситуации: компания Cummins Printing	177
Проведение анализа чувствительности	183
Переходим от планов финансовой деятельности к составлению бюджета компании	184
Приведение бюджета в соответствие с бизнес-планом	188
Глава 9. Прогнозирование и перспективные оценки	190
Для начала убедитесь, что ваша базовая линия действительно хороша 191
Прогнозы с применением метода скользящего среднего	192
Анализ ситуации: обслуживание клиентов	192
Составление прогнозов с помощью надстроек скользящею среднего	194
Как выполнить вычисления с использованием скользящего среднего Excel 195
Составление прогнозов скользящего среднего с помощью диаграмм	196
Прогнозирование с помощью функций регрессии Excel	197
Составление линейных прогнозов: функция ТЕНДЕНЦИЯ	198
Составление нелинейного прогноза: функция РОСТ	201
Анализ ситуации: книжная торговля	202
Регрессивный анализ с помощью диаграмм	205
Прогнозирование с использованием функции экспоненциального сглаживания	206
Разработка перспективных оценок с применением метода сглаживания	206
Использование средства Экспоненциальное сглаживание	207
Анализ ситуации: прокат автомобилей	207
Выбор константы сглаживания	209
Составление сглаженных прогнозов регулирует сезонные данные	210
Использование метода Бокса-Дженкинса ACC: когда нельзя
применить встроенные функции Excel	213
Основы АСС	213
Применение графиков корреляции для идентификации модели	215
Определение других моделей Бокса-Дженкинса	217
Глава 10. Определение уровня качества	221
Применение статистического метода управления	222
Использование х- и л-диаграмм	223
Анализ ситуации: производство дискет	226
Составление р-диаграмм для дихотомии	230
Определение размера выборки	232
Составление диаграмм С МУ с помощью Excel	233
Проведение приемочного статистического контроля	234
Составление графика кривой качества продукции	235
Использование функций рабочего листа для контроля качества	241
Выборочный контроль элементов продукции конечной генеральной совокупности	241
10
Содержание
Анализ ситуации: производство чашек	241
Выборочный контроль элементов продукции бесконечной генеральной совокупности	242
Анализ ситуации: прокат видеокассет	243
Выборочный контроль брака в элементах продукции	244
Анализ ситуации: бланки документов	244
Часть III
Инвестиционные решения	247
Глава 11. Исследование бизнес-ситуации: инвестирование	248
Разработка бизнес-ситуации	249
Разработка модели Excel	252
Анализ ситуации: новый вид автомобильных покрышек	252
Глава 12. Исследование критериев принятия решения для бизнес-анализа	гео
Периоды окупаемости	260
Будущая стоимость, настоящая стоимость и чистая настоящая стоимость	266
Расчет будущей стоимости	266
Расчет настоящей стоимости	266
Расчет чистой настоящей стоимости	268
Уменьшение периода окупаемости инвестиций	269
Глава 13. Анализ чувствительности бизнес-ситуации	274
Управление с помощью сценариев	275
Оценка дохода	283
Вычисление внутренней скорости оборота	284
Вычисление индекса прибыльности	285
Оценка возобновленной стоимости	286
Варьирование вводимого показателя ставки дисконта	288
Использование средства Подбор параметра	290
Глава 14. Планирование прибыли	293
Анализ операционного ливериджа	294
Анализ ситуации: бланки и формы	294
Анализ ситуации: сравнение степеней операционного ливериджа	295
Анализ ситуации: продажа кофе	301
Планирование с использованием показателя СОЛ	303
Проведение анализа финансового ливериджа	304
Содержание
Определение коэффициента задолженности	305
Определение коэффициента кратности процентов	307
Глава 15. Инвестиционные решения с учетом фактора неопределенности	309
Стандартное отклонение	310
Доверительный интервал	313
Применение доверительных интервалов при проведении исследования рынка	313
Усовершенствование доверительных интервалов	315
Применение регрессионного анализа в ходе принятия решения	316
Регрессивная зависимость одной переменной от другой	316
Регрессирование одной переменной на несколько других переменных	320
Прогнозирование с использованием множественной регрессии	327
Анализ ситуации: улучшение показателя предела прибыли	328
Глава 16. Фиксированные активы	ззг
Определение первоначальной стоимости	332
Выбор издержек	333
Выбор активов	334
Выбор между фактическими издержками и издержками замены	334
Амортизация активов	335
Метод равномерного начисления износа	337
Начисление амортизации по методу уменьшающегося баланса	337
Применение метода уменьшающегося баланса (неполный год)	339
Исправление ошибок округления	340
Применение метода двойного уменьшающегося остатка	341
Использование метода двойного процента со снижающегося остатка	342
Начисление амортизации по методу учета целых значений годов службы	346
Часть IV
Продажи и маркетинг	347
Глава 17. Анализ продаж и маркетинга	348
Требования к составлению карт	349
Создание карты	350
Использование панели инструментов Microsoft Мар	352
Использование панели Элемент Microsoft Мар	353
Использование файла демографических данных	354
Анализ отклонений	356
12
Содержание
Анализ нормированных отклонений	358
Географическое представление наблюдавшихся и уточненных значений	363
Глава 18. Регистрация дохода	369
Теория регистрации прибыли	369
Процесс получения дохода	371
Регистрация дохода во время производства	372
Использование метода степени завершенности	372
Метод выполненного контракта	374
Признание доходов по завершении производства	374
Регистрация дохода с использованием метода момента продажи	376
Продажа в кредит	377
Расходы после момента продажи	378
Право возврата товара	379
Регистрация дохода при получении денежных средств	379
Использование метода рассрочки платежа	379
Использование метода возмещения расходов	380
Регистрация доходов в различных отраслях экономики	380
Регистрация доходов в сфере услуг	381
Регистрация дохода при производстве	381
Влияние методов регистрации доходов	382
Глава 19. Финансовый анализ	звз
Изучение шаблона Финансовый анализ	383
Как открыть лист- Macros	388
Сохранение данных в виде сценария	389
Составление прогноза с использованием диаграмм	389
Лист основных данных	392
Определение типа корпорации	392
Ввод оперативных данных	393
Ввод данных о расходах	395
Ввод финансовых данных	396
Понимание балансового отчета	398
Определение активов компании	398
Определение пассивов и собственности владельцев	403
Выясним, сход из ся ли баланс	405
Понимание финансового отчета	405
Определение доходов и расходов	406
Определение влияния налогов и распределения доходов	408
Понимание листа движения средств	411
Содержание
13
Об авторе
Конрад Карлберг (Conrad Carlberg) — президент корпорации Network Control Systems, Inc., которая занимается разработкой программного обеспечения для статистического прогнозирования и предоставлением консультаций.
Он получил докторскую степень в области статистики в Университете Колорадо и стал трехкратным обладателем премии Microsoft Excel’s Most Valuable Professional. Конрад Карлберг проживает в шт. Колорадо, неподалеку от Денвера.
Определение финансового положения компании как результата финансовых операций и производственной деятельности	411
Определение потока денежных средств, полученных от финансовых сделок и инвестиций	414
Глава 20. Анализ предела погашения постоянных издержек
И ДОХОДОВ	416
Вычисление предела погашения постоянных издержек и доходов	417
Анализ ситуации: производство компакт-дисков	417
Анализ использования предельного дохода	420
Создание оперативного финансового отчета	422
Как найти точку безубыточности	422
Определение точки безубыточности в единицах продукции	423
Вычисление точки безубыточности в денежном выражении	425
Вычисление точки безубыточности в форме дохода от продаж с учетом ожидаемого уровня прибыльности	427
Составление диаграммы для поиска точки безубыточности	427
Как составить предположения, используя анализ предела погашения постоянных издержек и доходов	430
Линейная зависимость	430
Распределение издержек	‘	430
Постоянный комбинированный сбыт	431
Постоянные товарно-материальные запасы	432
Производительность труда	432
Определение комбинированного сбыта	433
Анализ разницы между продажной ценой и себестоимостью элементов производства	435
Глава 21. Определение цены и издержек	438
Учет на основе валовых издержек и предельных издержек	439
Метод валовых издержек	439
Анализ ситуации: скоростные модемы	439
Метод предельных издержек	444
Применение метода предельных издержек для определения иены	447
Использование анализа предельных издержек для новых	изделий	450
Оценка влияния перекрестной эластичности	454
Словарь терминов	458
14
Содержание
Введение
Добро пожаловать в Бизнес-анализ с помощью Excel Эта книга отличается от большинства других, посвященных Excel (с которыми вам, возможно, доводилось встречаться), тем, что в ее основе лежит самое важное для каждого из нас — деньги.
Рекс Стаут как-то написал: “Вся бухгалтерия состоит из двух основных операций: сложения и вычитания”. Эти слова особенно пришлись мне по душе, когда я размышлял над темой этой книги. Мне хотелось объяснить, как получить максимальную прибыль с помощью всего лишь двух, упомянутых Стаутом, операций.
Прибыль — это, конечно, не просто доход. Я не смогу' научить вас делать деньги — этому нельзя научиться, если этого не дано, — не стану предлагать вам и азбучные истины из начального курса экономики. Я решил написать такую книгу, чтобы любой человек, занимающийся бизнесом, мог использовать ее в качестве справочного пособия по всем вопросам, начиная с основных финансовых процедур, например с главной книги и декларации о доходах, и заканчивая работой вроде контроля качества и принятия решения об инвестициях (например, анализ деловых предложений (бизнес-ситуаций)).
Кроме того, я хотел, чтобы в центре этой книги была самая популярная программа электронных таблиц — Microsoft Excel (ее последняя версия Microsoft Excel 2000). Поэтому каждая глава книги Бизнес-анализ с помощью Excel содержит информацию о различных задачах и процедурах бизнеса, а также о том, как лучше применять Excel в определенной ситуации.
Здесь вы обнаружите ссылки на многие функции и возможности Excel, которые, вероятно, уже использовали в повседневной практике. Вы найдете также рассуждения об инструментах, которыми никогда не пользовались или о применении которых в бизнес-анализе никогда не задумывались.
В конце концов, никто не в состоянии изучить абсолютно все возможности такого приложения, как Excel. В одной из групп новостей, посвященной Excel, кто-то из подписчиков задал вопрос о том, как вводить в ячейку рабочего листа число, чтобы программа интерпретировала его как текст (это совершенно простая операция). Удивительно, но данный вопрос был задан одним из самых опытных, самых известных и изобретательных специалистов по Excel. Я полагал, что эта тема была поднята исключительно для начинающих пользователей, но выяснилось, что автор вопроса действительно не знал, как на него ответить.
Так что каждый из нас чего-нибудь не знает. Поэтому цель этой книги — помочь восполнить те пробелы, которые могли остаться в ваших знаниях с тех пор, как вы прослушали курс по организации бизнеса или научились работать с электронными таблицами.
В этой книге рассматриваются наиболее типичные ситуации, с которыми приходится сталкиваться ежедневно. Каждый пример начинается с обсуждения самой проблемы: почему она считается таковой и какое решение принесет наибольшую выгоду компании. Затем приводится как минимум один способ решения проблемы с использованием программы Excel как основного инструмента. Цель примера — сделать так,
Введение
17
чтобы вы мысленно поставили себя в описываемую ситуацию, обдумали ее, а затем попробовали применить предложенное решение в реальной жизни при возникновении аналогичной проблемы.
Как построена эта книга
Если в своей работе вы столкнетесь с нестандартной или затруднительной ситуацией, откройте оглавление книги Бизнес-анализ с помощью Excel, найдите подходящий раздел и прочитайте о том, как можно исправить положение с помощью инструментов Excel. Чтобы облегчить поиск, мы разделили книгу на четыре части.
♦	Финансовый отчет и его анализ. В этой части описываются основные финансовые понятия и инструменты (например, отчеты о доходах, баланс, движение денежных средств и анализ коэффициентов).
♦	Финансовый контроль и планирование. В данной части рассматриваются методы управления бюджетом, в частности план финансовой деятельности, прогноз и процедуры контроля качества, включая измерение параметров производственного процесса и анализ погрешностей.
♦	Инвестиционные решения. В главах этой части описан анализ деловых предложений и планирование прибыли. Здесь же рассматривается стратегия структурирования и проверки деловых предложений, а также методы расчета степени риска, связанного с вводом нового направления деятельности в бизнесе. Кроме того, одна из глав этой части посвящена фиксированным активам, которые обычно представляют собой самую большую часть капиталовложений компании.
♦	Продажи и маркетинг. Здесь речь пойдет об анализе сбыта, о калькуляции себестоимости и ценообразовании, об анализе прибыли.
а д р ег Все необходимые файлы можно загрузить с Web сервера Издательского дома “Вильямс’ (http://ww\*. williamspublishing. com).
Вам не обязательно читать всю книгу целиком, вы можете обратиться к той теме, которая интересует вас больше всего, и применить полученную информацию на практике. По этой причине некоторые советы и рекомендации по использованию Excel повторяются (в краткой форме) довольно часто. И в каждой главе вас ждут подробные (шаг за шагом) описания работы с инструментами Excel.
Особое искусство: имена и формулы массива
Случалось ли вам когда-нибудь работать с чужими рабочими листами? А, может быть, вам доводилось возвращаться к листу, выполненному собственноручно несколько месяцев (а то и лет) назад и ставшему теперь совершенно непонятным, поскольку вы напрочь забыли, какими соображениями руководствовались при его создании?
Спорю на что угодно, случалось что-нибудь в этом роде.
Основная проблема, которая сопровождает в целом аккуратно оформленные рабочие листы, заключается в том, что авторы часто нс документируют их. Взгляните на такую формулу:
=ЕСЛИ(И(В12<3000;А12<5);C14*D14*0,05;C14*D14*0,075)
18
Введение
Не меньше 15 минут понадобится вам для того, чтобы понять, для чего предназначена эта формула, даже если вы знаете основное назначение таблицы. Но если бы автор проявил предусмотрительность и записал эту же формулу в виде:
=ЕСЛИ(И(ГодДоход<3000;ГодПринятия<5);Кол-во*Цена*МинКомис;Кол_во*Цена*МаксКомис)
то для ее понимания вам бы потребовалось не больше 15 секунд.
Совсем не трудно понять, что по этой формуле вычисляется:
“Если в течение этого года доходы данного сотрудника были меньше $3 000 и этот сотрудник был принят на работу меньше, чем 5 лет назад, то прибыль от суммы, получаемой в результате реализации, ниже получаемых им комиссионных; в противном случае прибыль от суммы — выше комиссионных.”
Поэтому, для того чтобы ваша формула была понятной без дополнительных объяснений, я настоятельно рекомендую присваивать имена ячейкам, диапазонам и константам Excel. С таким подходом вы встретитесь повсюду в этой книге, так что усвоите его; если здесь недостаточно подробно рассказывается о том, как присваивать имена, обратитесь к руководству пользователя или к справочной системе. •
Присвоение имен
Чтобы присвоить имя ячейке или диапазону, вначале выделите ее в рабочем листе. Затем выберите команду Вставка^Имя^Присвоить и введите нужное имя в поле Имя. Существует и более быстрый способ: выделив ячейку или диапазон, щелкните в поле имен (оно находится непосредственно над заголовком столбца А и слева от кнопки со стрелкой вниз), введите имя и нажмите клавишу <Enter>.
Чтобы присвоить константе имя типа МинКомис, выберите команду Вставка^ Имя^Присвоить и введите имя константы в поле Имя. Затем в поле Формула введите значение, которое хотите присвоить константе. Для определения константы поле имен использовать нельзя.
Еще одно преимущество использования имен вместо адресов ячеек или диапазонов состоит в том, что при создании формул вы можете вводить в них эти имена. Составляя формулу, следует воспользоваться командой Вставка^ Имя ^Вставить и выбрать нужное вам имя в списке Имя диалогового окна Вставка имени. При этом вы сокращаете время набора и сводите к нулю вероятность ошибок при вводе имени. Удобно и то, что вам не нужно запоминать задаваемые имена: все они находятся в этом списке.
Выбирая имя для диапазона или константы, можно пользоваться и прописными, и строчными буквами, например: ОбщаяЗадолженность. Такое написание значительно облегчает прочтение имени (сравните с Общаязадолженность). При этом не рекомендуется употреблять только прописные буквы. Прописными буквами традиционно пишутся названия функции Excel (например, СУММ или СРЗНАЧ), поэтому, если вы станете использовать эют принцип для присвоения имен, путаница неизбежна.
Применение формул массивов
Многие из формул, о которых идет речь в книге Бизнес -анализ с помощью Excel, представляют собой особый тип формул Excel, называемых формулами массива. Формула массива содержит в себе массив значений или ссылку на массив ячеек, например:
=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(ДиапазонЛиста);2)=0;ДиапазонЛиста))
Эта формула суммирует значения в диапазоне рабочего листа ДиапазонЛиста в том и только в том случае, если он состоит из ряда четных чисел. Чтобы правильно ввести формулу, требуется специальная комбинация клавиш: <Ctrl+ShifHEnter>, Выполня
Введение
19
ется она так: нажмите клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, нажмите <Shift>; удерживая нажатыми обе клавиши, нажмите <Enter>; отпустите все три клавиши.
Если в строке формул выражение заключено в фигурные скобки — это верный признак того, что Excel интерпретирует вашу формулу как формулу массива. Например, формула, с которой мы встречались выше, в строке формул принимает следующий вид:
{=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(ДиапазонЛиста);2)~0;ДиапазонЛиста))}
Не вводите фигурные скобки вручную! Если вы это сделаете, Excel будет интерпретировать вашу формулу как текст.
Соглашения, принятые в этой книге
Для выделения особо важной информации в книге Бизнес-анализ с помощью Excel используются следующие обозначения.
♦	Комбинации клавиш типа:
<Ctrl+Enter>
означают, что нужно нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, нажать клавишу < Enter >.
♦	Если в каком-либо меню Excel вам нужно выбрать последовательно несколько команд, они будут записаны в таком виде:
Сервис^Поиск решения.
Это означает, что сначала в строке меню Excel вы должны выбрать команду Сервис, а затем в появившемся меню — команду Поиск решения.
♦	Некоторые команды меню в Excel содержат подменю. Например, когда выбрана команда Вставка^Имя, справа от команды Имя вы увидите еще одно меню. Меню, содержащие подменю, называются каскадными. Узнать их легко: после названия основного пункта меню стоит стрелка.
♦	Даты или формулы, которые надо вводить в электронные таблицы, отформатированы так:
=СУММ(ОбщииДоход)/Время
♦	Новые термины, а также информация, на которую следует обратить особое внимание, выделены курсивом.
♦	Данные, которые требуется ввести, выделяются жирным шрифтом.
♦	Сведения о более эффективном способе выполнения того или иного задания (или же иной метод выполнения задания) оформлены в виде совета. Советы отделены от основного текста так:
о в е т Чтобы выделить диапазон ячеек, даже если он содержит пустые ячейки, v	нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+*>r
♦ Информация, косвенным образом связанная с рассматриваемой в данный момент темой, оформлена в виде примечания:
ь
л Примечание
Макросы VBA, которые позволяют автоматизировать этот процесс, можно найти на Web сервере Издательского дома “Вильямс’ (http://www.williamspubllshing.com).
20
Введение
Экспоненциальное сглаживание
Прсгнээ
350
стявна
7m дг
И
Вводной имтергмл
United States
тв/ЧистПотокДенС ред с т₽). 1
«4И
.оходь от продаж
SSOCi 00С
2$ 20
гности
Глава 1
Финансовые отчеты
ЗИИ'
Глава 2
Глава 3
Баланс: пассив и собственный капитал
Глава 4
Глава 5
Глава 6
550 000
$?4 52Д
1424098
1422326
1420589
1421930
Параметры рыеода
Т* В^уодиоиннтереал: . новый рабочий йисп С Новая рабочая {Синга
Мей ia срсве.
Оборотные средства и анализ движения денежных средств
Анализ баланса
2 249 214,00 &211 224,50 < 223 220,46
207 22122
iS : 242 216,96
«ISC030 $2X000 £300 000 $500 0
’? 10 1999*1433475* 1414245 140313? 1426422 1416381 1432654 1437300 1429160 " 10 1999*1402426’ 1427257 1438280 1 4439В1 1418220 1411746 1419280 1417419 :1 10.1999* 1401442; 1429-|-**'	;г*	**’’	*~”~
12 10 1 999J1423175; 142f.
310.1999; 1410088,* 1443
10.1999; 1429892:1431
'5 10.199911414367*, Т4 £
S 10 1999114219701 14У
S50 0CO	£60 000	£50 000	£50 3
540 099	824 524	£24 524	$24 5
.  <: •• •	\' V ;< . <i.‘.
’ : > •.<•; I •!:	С • ? .’::к® v
Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета
*3339	' ' .............
136 99Е i 48!
1420479 14^ •
1419961 IliL..........
1418494' 88J iO207 224 47 - -A.
1300 D00
генная стоимосгь, автопокрышки A $50 ОСИ $50.100	$50000	$51) OGO
Реклама ' 592 392 ' $48 098	$24 524	$24 524
ЛИЛ1 ГАММЫ ГМЧ
Описательная статистика
Поиск рсшення
	►;! •:	> fff;
J	
Размещение
Глава 7
Анализ коэффициентов
148
ик
1глУ₽нс12.ту
Отмена
£>гм*«
ол 7
4
0.J
о
—г V
411
-од
Micivwfi Eecet Ouptt.ah
№
0.3 т
0.2 i
|(At jAjlD
ii| United States
<-ТН<нл |
ж?
I» 20'
1НМЦ1Ч»
1 53 000
$203 000
$300 200
$520 000
$1 СО
$50 000
$
Закрыть j
I
$ 6
Еи«4 ChavOO xIs
$6 COO
$43 098
$5 000
$24 S24
$60 000
$92 392
S5l 000
$24 524
SiF
метило крышки A Ркклцмк
Раин»»!, <" ^К£Н»#У1Ы«Т«У	F
i|t*S
$5
42
55
$5 000
$24 524
rtWHIHtllM I и И41 и I	I
лоагжожл
.• >.	ьчХ""*.-	t •’•л.. •:>•$.// v s л^хж v. >.<«'->.'.<•	’ у-”-'- ' ’’ .м»*./-»:-...- .X.. .>
. •. 214
С
. >• I l"*r Rsp** Д**»*	&ы*<*
» Г - <  % „Л, ?	_ Ч;
<С((Рйс12 1Рис12 З'Год-КумЧиыПстокДвчСредсте/ЧнстПстокДвьСрвдств) 1 ,С тПотбкДенС р ед ств «"Ч}. 1 ;Up+1} | 8BHM1D крышки Е
ЛРЛ5бДЙ«»1'>
:	;5 <« лми;м<’ю,с<Дж-
/к у.:* к Я|'В.ЙКЙ;$?>*» 3*4	*»-‘А
гQ 39fXI521U6339
........... ,,, .Ml»,!.!.	• 4 I ' в : с
I^Cy
A

1443898 143C723 143G756 14 SIM 1436399 14 3903 432664' 1437Э0С 429160
855
•а
381
220 1411746 1419260 1417413
tallol "....~ jP;
.. •.......Ж’ у’> • -• с:'¥;/•-Лдпй
f ' Ж.—’<•*
;<£Й&Й&

430СС0 12467.9 14T1 .
1427890 11736,3 143
424098 11726,9 U3
1422326
420569
1421930
1420479
141996'
1418494
4Г 420 7760.77 14
дав к: 9985 96 14* 4652 76 142i 14476,6 143 J 11722.1 14.
8872 ДЗ 14:
Дополнительные продажи 20qFa] Исходная ситуация
Дополнительные продажи 50%
Дополнительные продажи 120"
опи пните пьные продажи 70%
Закрыть
...........4

ИI ЦЦ|| 1 IЙМД1 и» н 11 :
Удалить I
НгК 1МПУ?И ttiri

'чС^ъедй^итььЖ
п I _ »|>1(|Уй»*п<»>|||||'| нН ж’ни’>1 warn
 Ж - йтчет
 iwwiH liitiiiiiwiwm»»


44] ЦНД
249 214 00
211 224,50
223 220 45
242 216.95
207 224.47
237 219,23
296 224,56
34S 245,99
242 276.69
222 266.43
!
400
350
300 
Экспоненциально» стпаживаииь
1
/ V
4 i
ГТ>г.(ноз
*
Г
.........
j Реноды не npoe«, Tj Дополнительное :V!*a ЙГ .L..............f
? Итого изд ржи 1Д ц'ДВПРА
З^ПрибыльДО уплаты г
4 Минус ньпоги - 36% 15 ;Чистэя Прибыль 14 1Т
IX ^Чистым поток д«ие>-> ..............
5$ -Кумулятивный МЦ-ТЫ
Ilnur к pr-ttirtma	1Э
		 ,ч lass VCT*W<WT₽ (ЗЛ»1 ячейку " ||B??2	’s4?	
 чнуййя?-*’'———	
	
	Ч. .;%Ч	;1'1С;Я:|
BS itic >» ;s'c»»j	мши m -И', . j ; -1
Si	i РФ >”0	ЬсЧ айттть ? 4 ' | <
HJG ' 0	Ч:• •	Т’:
	d ,J±J F;
	
. i 1 - - - - -> А • ••'•.
''	• I
Оканатры

l
i 3 s;
$60
551
$5<
Глава 1
Финансовые отчеты
В этой главе...
О	Как вести учет	22
О	Об использовании финансового отчета	24
О	От главного журнала — к финансовому отчету	29
О	Работа с текущим бухгалтерским учетом	33
О	Традиционный метод или метод учета издержек и доходов	37
о многих отношениях бизнес напоминает игру: следить за состоянием своего бизнеса — все равно что наблюдать увлекательный матч, футбольный, скажем Заядлые болельщики держат в голове массу цифр, вроде числа ударов и результативных передач, сделанных каждым игроком. И вы, если серьезно относитесь к своему бизнесу, должны уметь измерить и оценить статистические данные, которые описывают состояние ваших дел. Бухгалтерия вообще и финансовые отчеты в частности — сплошная арифметика.
В этой главе речь пойдет не о бухгалтерии и финансах, в ней описываются инструменты, с помощью которых вы сможете лучше понять некоторые финансовые аспекты бизнеса. Существует масса литературы о наиболее распространенных методах ведения бухгалтерского учета, здесь же мы рассмотрим некоторые примеры его практического применения.
Как вести учет
Бухгалтерский учет переводит действия, предпринимаемые в мире бизнеса, на язык цифр, которые вы можете использовать для принятия взвешенных и компетентных решении. Бухгалтерский учет содержит информацию о том, насколько хорошо идут дела компании, о сотнях препятствий, которые компания должна преодолеть, и о планах компании на будущее.
Используя правила бухгалтерского учета, можно сравнить деятельность вашей компании с деятельностью других компаний, работающих в этой же сфере Такого рода сравнения необходимы, есОи вы ищете источники дополнительного финансирования для расширения своего бизнеса, например источники кредита или капиталовложений. Достаточно следовать определенным правилам, и вы сможете достичь своих целей и за
22
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
воевать подобающее отношение к себе даже в условиях жестких законов рынка. Вам вовсе не нужно быть дипломированным финансистом, чтобы использовать данные бухгалтерского учета доя принятия компетентных решении. Часто размер прибылей определяется очень просто — вычитанием расходов из доходов.
Бухгалтерский учет рассчитывает каждый шаг в мире купли-продажи. Станете ли вы платить за какой-либо товар дороже, чем сможете выручить при его продаже? Конечно, нет, — но многие компании именно так и поступают. Количество разоряющихся мелких предприятий растет с каждым годом. Слишком часто начинающие бизнесмены обращают внимание только на прямую стоимость, забывая о скрытой. Именно в этой детали скрывается дьявол, и бухгалтерский учет помогает изгнать его. Что я хочу этим сказать? Только то, что обязательно нужно знать основы бухгалтерского учета!
О выборе правильного направления
Все мы привыкли считать бухгалтерский учет точной наукой, областью, где всецело властвуют правила арифметики. На самом же деле точными цифрами просто легче оперировать — только и всего. Применение различных правил, процедур и методов придает цифрам вид абсолютных фактов, которые на самом деле таковыми вовсе не являются. Зато цифры могут показать (и показывают!), насколько хорошо поставлено управление бизнесом. Бухгалтерский баланс и финансовый отчет — отнюдь не догма, а, скорее, указатели направления, и каждый пользователь использует их для своих целей.
В этой книге вся информация, получаемая в результате бухгалтерского учета, разделена на две категории (в зависимости от отношения к процессу принятия решений).
♦ Внутренний бухгалтерский учет обеспечивает информацией тех, кто принимает решения внутри компании. Если вы собираетесь выпустить на рынок новый продукт, следует проанализировать его себестоимость, цену и данные о спросе на него; только тогда вы сможете оценить весь потенциал данного продукта. Это — финансовая информация для руководителей, без которой нельзя обойтись при принятии решения о том, выпускать или нет новый вид продукции. Продуманное и взвешенное решение является результатом осмысления всех имеющихся данных.
♦ Внешний бухгалтерский учет обеспечивает данными тех, кто принимает решение вне компании, — инвесторов, кредиторов, правительственные организации и учреждения. Предположим, что вы решили увеличить фонды за счет превращения своей компании в акционерное общество открытого типа и продажи части ценных бумаг на свободном рынке. Потенциальные вкладчики потребуют подробной информации о деятельности компании (в виде финансового отчета), и, по закону, вы обязаны предоставить требуемые сведения. Инвесторы, возможно, пожелают узнать, какие принципы были положены в основу подготовки информации. В случае недостатка данных такого рода они не смогут принять компетентное решение о целесообразности вложения денег в вашу компанию.
Когда вы размышляете, например, о том, стоит ли переходить на новую модель товара, от вас не требуется точного и конкретного анализа, необходимого, скажем, в случае увеличения капитала за счет свободной продажи ценных бумаг. В повседневной деятельности вам требуется свобода маневра, и внутренний бухгалтерский учет обеспечивает вам эту свободу.
Оба вида бухгалтерского учета одинаково необходимы, но темы внешнего бухгал-терсОого учета в этой книге мы будем касаться лишь косвенно. Основная цель этой работы состоит в том, чтобы показать вам, как с максимальной пользой применять полученную информацию для принятия решений внутри компаний (т е. внутренний бухгалтерский учет).
Глава 1. Финансовые отчеты
23
Чтобы применять бухгалтерскую информацию в повседневной работе, не обязательно углубляться во все тонкости “счетоводства”. От вас требуется лишь понимать эту информацию в той мере, чтобы иметь возможность опираться на нее при решении повседневных вопросов, — тогда вы будете знать, каких сведений требовать от своего бухгалтера в случае возникновения нестандартной ситуации.
Что в итоге
Финансовый отчет — мощный инструмент для принятия решении. Он отражает движение денег и соотношение доходной и расходной частей за определенный период времени. Для подведения итога финансового состояния компании используются такие понятия, как прибыль, чистая прибыль и доход.
Финансовый отчет — отправная точка бизнес-анализа. В средствах массовой информации журналисты сообщают порой только размер дохода: “Сегодня ежемесячный доход этой компании достиг 240 миллионов долларов”. Цифра, конечно, впечатляет, но совершенно не дает представления об истинном финансовом положении дел компании.
Об использовании финансового отчета
Компании должны определять свой доход и представлять отчет о доходах. На словах все просто, но стоит только начать — и все мгновенно запутывается. И расчет, и составление отчета о доходах достаточно сложны, им можно посвятить отдельную книгу. Но поскольку мы не ставим перед собой цель погрузиться в глубины бухгалтерского учета, здесь вашему вниманию предлагаются только основные положения, упрощающие процесс вычисления и учета и позволяющие вам использовать результаты этих операций в повседневной работе.
Как выбрать метод учета
Определение чистой прибыли — это сравнение денежных средств, полученных в результате деятельности компании (доход), с затраченными на эту деятельность ресурсами (расход). Заявление: “В 1999 году мы продали на 200 миллионов долларов товаров и услуг, себестоимость которых составила 175 миллионов долларов, и получили 25 миллионов прибыли,” — в количественном виде определяет деятельность компании за период в один год. У нас есть ряд показателей работы компании, следовательно, можно приступить к анализу ее деятельности.
Однако, чтобы вычислить чистый доход и отчитаться о нем так, как эго принято, вышеуказанных сведений маловато. Бухгалтеры используют целый ряд показателей, которые проясняют суть финансового отчета. Когда вы читаете финансовый отчет, выполненный с использованием таких показателей, почти не сомневаетесь в достоверности и надежности содержащейся в нем информации. Вы думаете: “Что ж, в эту компанию не страшно вложить деньги. Это место, где разбираются в дебете и кредите, в общих принципах бухгалтерии, в налогообложении и т.д.” Все это — правила игры, благодаря которым результаты деятельности компании превращаются в формы, пригодные для финансовою отчета.
Невозможно создать единую форму финансового отчета. Выбор формы отчета зависит от того, для каких целей создается этот документ, а также от того, какое впечатление вы хотите произвести. Главное, чтобы представленная в отчете информация помогала принимать решения. Читатели вашего “произведения” — потенциальные инвесторы, кредиторы и менеджеры вашей (иногда — другой) компании.
Некоторые примеры часто используемых форм финансовых отчетов показаны на рис. 1.1-1.4.
24
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
Анализ ситуации: документы интуацаии для получения банковской ссуды
Некая компания, назовем ее XYZ Products, Inc., желает получить ссуду в банке для закупки нового оборудования. Вы — президент XYZ, наблюдающий за подготовкой финансового отчета, который будет подан в отдел банка по выдаче ссуд и должен дать представление о финансовом положении вашей компании. При этом вам следует учитывать, что банк мало интересуется такими параметрами, как соотношение изменяемых издержек и дохода, или тем, что ваша прибыль создается на основе бартера.
Банк будет интересоваться объемом продаж, валовой прибылью и доходами от операций. Следовательно, для финансового отчета, который будет приложен к вашему заявлению на получение ссуды, лучше всего выбрать форму, показанную на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Форма финансового отчета, удобная для предоставления в различные организации) не содержит значений таких параметров, как уровень производства, но включает показатели, имеющие прямое отношение к чистому доходу
На рис. 1.1 изображена форма финансового отчета, используемая для предоставления в различные организации. Ее можно применять также в качестве годового отчета. Обратите внимание на грубые арифметические ошибки в строках 17 и 19. Они являются следствием погрешностей округления в Excel; заметьте, округляются очень важные цифры Если, например, вы делите все цифры на 1000 (для экономии места) и указываете в заголовке столбца, что значения даны в тысячах долларов, то в этом случае используйте функцию Excel ОКРУГЛ:
=0КРУГЛ(4690/1000;0)
Если бы она использовалась в ячейке В16 (см. рис. 1.1) вместо фактического значения 4,69 (округленного до 5), то в результате вычислении в ячейке В17 было бы пра
Гпава 1. Финансовые отчеты
25
вильное значение $21, а не $22. (Можно использовать также команду Сервис^Пара-метры, во вкладке Вычисления установить флажок Точность как на экране, но это рискованная процедура.)
Существует много способов применения финансового отчета. Компания XYZ может видоизменить отчет, исходя из рода своей деятельности и из целей составления этого документа.
J Анализ ситуации: регулирование ?интулвиции запасов в торговой компании
Предположим, что в ваши обязанности входит оптовая закупка товаров для последующей перепродажи. Чтобы снизить затраты на доставку товаров и, по возможности, избежать оплаты наличными денежными средствами, вы установили процедуру закупки товаров типа “точно вовремя”. Если эта процедура работает как надо, то в конце года ваш товарный запас будет таким же, каким он был в начале года (в идеале, даже меньше). С целью совершенствования управления вы можете создать финансовый отчет, такой же, как на рис. 1.2.
Рис. 1.2. Форма финансового отчета, удобная для улучшения организации в торговой фирме, не содержит информации о дивидендах, зато предоставляет подробные сведения об уровнях товарного запаса
Фирму, занимающуюся производством товаров, заинтересовала бы другая форма финансового отчета (рис. 1.3). Главное различие между отчетом, который могла бы использовать фирма-производитель, и отчетом торговой фирмы, — в графе стоимости проданных товаров. Для производителя стоимость произведенного продукта прибавляется к начальным товарным запасам. Дня торговой фирмы к начальным товарным запасам прибавляется покупка товара у поставщика. Производителю, скорее всего, понадобятся
26
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
такие подкатегории стоимости произведенных товаров, как сырье, накладные расходы завода-изготовителя и затраты на оплату труда. Но в финансовом отчете торговой фирмы вы ничего подобного не найдете: стоимость приобретенного товара, как правило, ни на какие категории не подразделяется.
Рис. 1.3. Финансовый отчет фирмы-производителя, используемый для удобства планирования, часто содержит информацию о стоимости произведенных продуктов
Одна из форм финансового отчета, заслуживающая особого внимания, предназначена для организации бизнеса исходя из перспектив специфических товаров и затрат. Пример показан на рис. 1.4.
Финансовый отчет не содержит таких показателей, как проценты и амортизация, и может использоваться в повседневной работе. В нем подробно указаны доходы и расходы; это — образец финансового отчета, необходимого руководителю отдела.
По идее, вы должны сделать такой финансовый отчет, с которым вы и ваш менеджер сможете работать ежедневно. Вы можете выбрать уровень детализации, показанный на рис. 1.1, и повысить его до уровня, показанного на рис. 1.4, включив в отчет необходимые для вашей работы данные. Здесь правильная оценка и творческий подход жизненно важны. Простое изменение способа подачи данных или добавление всего одного уровня детализации могут значительно обогатить ваше понимание хода дел.
Например, чтобы повысить эффективность работы менеджера и его команды, попробуйте связать систему вознаграждений с показателями финансового отчета. Эта связь может принять форму добавления нового показателя. Предположим, вы хотите усилить то направление продаж, которое формирует новых потенциальных заказчиков. Тогда в ваш финансовый отчет можно включить показатели прибыли как от продажи старым клиентам, так и от продажи новым заказчикам; здесь также можно ввести статью расходов на вознаграждение за расширение клиентуры. Это поможет сконцентрировать силы по увеличению объема продажи на более трудном участке — работе с новыми клиентами.
Глава 1. Финансовые отчеты
27
Рис. 1.4. Форма финансового отчета, который используется для отслеживания доходов и расходов
Как можно судить по рис. 1.1—1.4, есгь много способов представления финансового отчета. Каждый из них отражает различные обстоятельства, определяемые спецификой работы данной компании. Существуют стандартные формы финансовых отчетов, но они не слишком универсальны для того, чтобы вы могли приспособить их к своим требованиям. При выборе формы финансового отчета решающим фактором является направление деятельности вашей компании и способ использования данных.
О работе с текущими и нетекущими статьями
В финансовом отчете фиксируется движение потока ресурсов за некий период времени. Прибыль, или чистый доход, представляет собой величину, которая получается в результате вычитания суммы убытков, образовавшихся в процессе создания прибыли, из суммы доходов, полученных за отчетный период. По размеру чистого дохода судят о том, как много денег заработала компания.
В финансовом отчете движение ресурсов обычно подразделяется на текущую и нетекущую части. В первой из них отражаются ежедневные изменения. Вторая, нетекущая, часть представляет активы (фонды), в которые компания вкладывала деньги, а также доходы, связанные с экстраординарными событиями, например с одноразовой продажей активов компании.
При анализе финансового состояния предприятия важно не смешивать эти две части. Если вы думаете о расширении бизнеса, вначале следует поинтересоваться, принесет ли эта деятельность компании прибыль и можно ли будет расширить бизнес за счет этой прибыли. Вы сосредоточиваете внимание на денежных средствах, полу
28
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
чаемых в результате повседневной деятельности. Вряд ли вы будете принимать решение на основании результатов каких-то одноразовых, нетипичных операций. Конечно, такие операции тоже надо иметь в виду, но при планировании будущих прибылен нельзя рассчитывать только на них, поскольку они носят экстраординарный характер.
Текущая часть финансового отчета представляет результаты основной, каждодневной деятельности фирмы, а нетекущая часть — результаты второстепенной (вспомогательной) работы компании. Чтобы получить полную картину’ и иметь все данные для составления планов на будущее, нужно хорошо знать обе эти части.
От главного журнала — к финансовому отчету
Правильное ведение дел предусматривает ежедневную запись хозяйственных операций в главный журнал. Такие записи позволяют отслеживать каждую отдельную операцию по каждому счету, будь то операции с наличными деньгами, операции со счетами дебиторов (например, продажа) или со счетами, подлежащими оплате (покупка материалов), и т.п.
Как создать главный журнал в Excel
Для хранения и записи информации такого рода написано немало программ. Некоторые из них предоставляют пользователю план бухгалтерских счетов. Поэтому многие бухгалтеры предпочитают вести учет ежедневных операций именно с их помощью, не обращаясь к Excel. Excel предоставляет в ваше распоряжение мощные и гибкие средства для ввода, хранения и поиска сведении об отдельных операциях. Однако, если вы решите использовать Excel для этой цели, вам придется создавать собственные категории для всех операций.
Если ввод и хранение данных об индивидуальных средствах вы осуществляете с помощью других программ, то можете столкнуться с трудностями при импортировании файлов в Excel. Хотя большинство программ этого класса снабжено опциями для экспортирования данных в текстовый формат (ASCII-формат), структура экспортируемых данных может оказаться не совсем подходящей для внедрения в Excel. Некоторые программы, например, преобразуют каждую часть записи в отдельную строку ASCII-фаила: первая строка — номер счета, вторая — название счета, третья — количество операций и т.д.
Конечно, такой тип структуры тоже можно импортировать в рабочий лист Excel, причем без особого труда, — с помощью команды Файл ^Открыть. Однако потом появится необходимость поместить название счета и количество операций в ту же строку, в которой находится номер счета. Если при этом вы имеете дело с большим количеством хозяйственных операций, то вам быстро надоест выполнять однообразную процедуру вырезания-вставки. Придется писать макрос, который заставит Excel самостоятельно выполнять перенос данных из ячейки в ячейку.
Как вводить данные главного журнала в главную книгу
В обоих случаях, когда вы вводите данные главного журнала непосредственно в Excel или импортируете их из другой программы, вашим следующим шагом будет перенос этих данных в соответствующие разделы главной книги. На рис. 1.5 показан пример записей в главном журнале, а на рис. 1.6 демонстрируется, как эти записи выглядят после переноса в главную книгу.
Глава 1. Финансовые отчеты
29

£3 М мл о salt Excel  Chap01.xls
Прав**	Фотает... Сервис Данные Дкно£правка •„				. ? ; / . t:>< - < v :	?г.’5
1В»ИЯ		ill	!4	1ООХ. J 0
. Arial Cyr А1	'*	' . ю	s cs-’i®,®x'w л.'•->•-''Av Vs	• x	та-x	III	. .. . Аг. г. /.*: .*.** .. Н	•'Г i /У -	*” :;..	./.Г;-.;:.;v  	>	.
			Р; •	
г Г	Главный журнал			
	' 3:Г Дате	Смета w их расшифровка	Номер счета		Дебет	. Кредит
1-июн 999 Офисное оборудование		22	$686.24	
ЭД 1-июн-1999 ж! : 6 j :	Счета к оплате Приобретение струйного принтера	30		$686,24 
3-июн-1999 Аренда офиса 10; З-июн-1999	Денежные средства		21 1	$1 187,43	$1 187,43 ;
Ж	Ежемесячная плата за аренду офиса			
?13 7-ИЮН-1999 Счета к получению 14'- 7-июн-1999,	Объем продаж 15:	Продано 1 Модель VM3262		40 60	$716.54	$71 .54 '
1? 9- июн-1999: Рас ходы на телефонные переговоры		23	$85,26	
l$-i 9-июн-1999	Счета к оплате	30		$85,26
ЛСГ :	Счет на телефонные переговоры за май			
21 10-июн-1999 Заработная плата 22- 10-и юн-1999:	Денежные средства 231	-Заработная плата за май X*» 		60 $3 457,90 i. I'”.		$3 457,90
2>J 13-июн-1999 Подписка 26 13-ИЮН-1999'	Денежные средства 27;	-Курьер за 3 месяца и Готово	\	.		24 Г И? . L:?	$10,39 1ИЯ1 i	/'у-.- >  ♦. ' 	$0 39 :::::	-х: х.»	vx.<	..
ж

xs
и

Рис. 1.5. Записи в главном журнале в хронологическом порядке фиксируют все операции по дебету и кредиту
: $716 54
шшш..
го
Г лавная книга
Денежные средства
1
21 $1187.43
Аренда офиса
22
$686,24
Офисное оборудование
23
$85,26
Расходы на телефонные переговоры
$10,39
29
Подписка
' '30
Счета к оплате
Смета к получению
40
$716,54 =
Заработная плата
50
$3 457,90 ;
60
Объем продаж
’’ .. < ’ < . ?< < • ’< <
NUM;
Дата июн.99,
Microsoft Excel - ChapO! xls
$____________________________________________
. .£ •:	.  ":T< . -• .’T-.	7./Л,	* .•• ;Л	Г. Г."
Правка Дж , Вставка Форн^вг CjgpBwc ^am»e Дкно Дг^ажа
Anal Cyr
... Al

2 :
3'
4:
У-
6 :
7
8 
r.rr^rrirz.
9^
Ж
12' 13 t<-15
6 IT IS 19: 20' 21 22
24-
25
273
Ю<>:.нМис1д
Готово
Наименован e счета Номере ema Дебет «реб m
$4 65* 7 2
$771 50 "
$6 143,76 $6 143,76
Рис. 1.6. Записи в главной книге накапливают на специальных счетах данные о каждой хозяйственной операции из главного журнала
30
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Для облегчения переноса записей из главного журнала в главную книгу в рабочем листе первого введены четыре имени диапазонов: ДатаВвода (столбец А), НомерСчета (столбец С), ЖурналДебет (столбец D) и ЖурналКредит (столбец Е). Все эти имена и связанные с ними столбцы вы можете видеть в главном журнале на рис. 1.5.
В главной книге присутствуют два дополнительных имени: ДатаКнига, относящееся к ячейке $А$6, и ГКСчет, используемое в разных ссылках. (Смысл этих ссылок более подробно будет объяснен ниже в этой главе.)
В рабочем листе главной книги в столбце Дебет для сбора соответствующих записей из журнала регистрации используется следующая формула:
=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ЦатаВвода)=МЕСЯЦ(ДатаКнига);1;0)*ЕСЛИ(НомерСчета=ГКСчет;1;0)*ЖурналДебет)
Для выбора соогветствуюших кредитов служит формула:
=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДатаВвода)=МЕСЯЦ(ДатаКнига);1;0)*ЕСЛИ(НомерСчета=ГКСчет; 1; 0) * ЖурналКредит)
^Примечание
Обе эти формулы следует вводить, как формулы массива Набрав формулу, не спешите нажимать <Enter>; сначала нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift>. Вы увидите, что теперь формула заключена в фигурные скобки. Это значит, что Excel приняла вашу формулу как формулу массива. Не надо вводить фигурные скобки вручную (с клавиатуры), поскольку в этом случае Excel воспримет формулу как текст.
Формула в Excel выполняет следующую процедуру.
1.	Сравнивает каждую запись в диапазоне ДатаВвода главного журнала с месяцем в дате в главной книге. При соответствии этих значений возвращает значение 1; в противном случае — значение 0.
2.	Оценивает каждую запись в диапазоне НомерСчета главного журнала. Если номер счета там совпадает с номером текущего счета главной книги, то возвращается значение 1; в противном случае — значение 0.
3.	Умножает результат, полученный в п. 1 на результат п. 2. Только в том случае, если выполнены оба предыдущих условия, результат будет равен 1; в противном случае — 0.
4.	Умножает результат, полученный в п. 3, на записи журнала регистрации в диапазоне ЖурналДебет (или на диапазон ЖурналКредит, если используется вторая из двух приведенных выше формул).
5.	Возвращает значение при выполнении п. 4.
Четко уясните себе смысл имен, используемых в формулах. Во-первых, предполагается, что рабочие листы главного журнала и главной книги принадлежат к одной рабочей книге. Если главный журнал является частью рабочей книги под названием Gj.xls, то определения имен в формулах будут идентифицированы как ссылки на эту книгу, например:
='С:\My_Work\[GJ.XLS]Журнал'!$А$ 4:$А$ 2 7
Во-вторых, обратите внимание на определение имен ДатаКнига и ГКСчет. ДатаКнига ссылается на ячейку $А$6, поскольку это — абсолютная ссылка (на это указывают два символа доллара), ДатаКнига возвращает одно и то же значение независимо от расположения ячейки, в которую она введена.
Имя ГКСчет ссылается на ячейку $D6. Это смешанная ссылка: зафиксирован только столбец, а строка может изменяться в зависимости от того, куда вводится ссылка на ГКСчет.
Глава 1. Финансовые отчеты
31
Поэтому формула:
=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДатаВвода)=МЕСЯЦ(ДатаКнига); 1; 0) * ЕСЛИ(НомерСчета=ГКСчет; 1; 0) *
ЖурналКредит
введенная в ячейку F6 (см. рис. 1.6), использует для ГКСчет значение 1 (ячейка D6). Но если формула введена в ячейку F8, она использует значение 21 (ячейка D8). Поскольку имя ГКСчет относится к смешанной ссылке $D6, оно само действует как смешанная ссылка.
С помощью этих формул все отдельные операции переносятся из главного журнала в главную книгу в соответствии со счетом, на который они были помещены, и с правильной датой текущей записи в главной книге.
Как вводить данные главной книги в финансовый отчет
Приведенную выше методику можно использовать для помещения информации, хранящейся в главной книге, в финансовый отчет.
В предлагаемой процедуре применяется тот же способ, что и при составлении плана бухгалтерских счетов. Предположим, вы решили нумеровать все счета, которые имеют отношение к фиксированным административным расходам, используя числа в диапазоне от 20 до 29. Если в главной книге вы присвоили диапазону, содержащему все номера счетов, имя КнигаСчета, диапазону, содержащему кредит, — имя КнигаКредит, а диапазону, содержащему дебет, — имя КнигаДебет, то формула:
=СУММ(ЕСЛИ(ОТБР(КнигаСчета/10)=2;КнигаКредит-КнигаДебет;0))
возвращает всю требуемую информацию по соответствующей ячейке финансового отчета. (Не забудьте, что эту формулу надо водить как формулу массива, т.е. следует нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>.)
Формула массива сначала оценивает элементы в диапазоне КнигаСчета и делит их значения на 10. Затем, если целая часть получившегося значения равна 2 (это будет происходить со всеми номерами счетов от 20 до 29), формула возвращает значение, составляющее разницу между дебетом и кредитом по счетам.
Эту формулу можно применить для ввода записи в финансовый отчет, если в нем есть часть, относящаяся к фиксированным административным расходам. Точно так же, если ваш план бухгалтерских счетов назначает всем счетам, относящимся к фиксированным затратам на производство, двузначные номера, начинающиеся с цифры 3 (30, 31, ... 39), то можно использовать формулу:
=СУММ(ЕСЛИ(ОТБР(КнигаСчета/10)=3;КнигаКредит-КнигаДебет;0))
Примечание
Предлагаемая процедура значительно облегчается, если поместить главный журнал, главную книгу и финансовый отчет в одну рабочую книгу. Однако Excel не позволит вам использовать одно и то же локальное имя несколько раз в одной рабочей книге, если всем трем элементам не присвоены имена листов. В пределах одной рабочей книги вы не сможете использовать, например, имя Дебет в качестве локального имени как для главного журнала, так и для главной книги. Но можно использовать имена типа ГлавныйЖурнал!Дебет, где ГлавныйЖурнал— это имя рабочего листа. Другой путь (вы встретились с ним в предыдущем примере)— ввести имя ЖурналДебет, чтобы отличить этот диапазон от КнигаДебет.
Аналогичным образом вы можете ввести в финансовый отчет большинство записей из главного журнала в главную книгу, а из нее — в финансовый отчет. Особое внимание следует уделять двум типам записей — счетам, подлежащим оплате, и счетам дебиторов
32
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
(они оба связаны с текущим бухгалтерским учетом). И те, и другие, влияют на определение того момента, в который ваша компания получит фактическую прибыль. О текущем бухгалтерском учете речь пойдет в следующем разделе, а амортизации посвящена глава 16, “Фиксированные активы”.
Работа с текущим бухгалтерским учетом
Текущий бухгалтерский учет можно разделить на два этапа: сравнение доходов за данный период и издержек, связанных с получением этих доходов. Это называется принципом сбалансированности; именно он лежит в основе всего бухгалтерского учета.
Концепция сравнения прибыли с издержками может показаться очевидной, но в ней есть некоторые нюансы. Предположим, вы покупаете запчасти для автомобиля, используемого фирмой. В январе вы платите за них $400. Тогда же, в январе, вы полностью списываете этих $400 (т.е. вносите их в расходную часть как издержки, которые вы понесли в течение этого месяца). Используя этот автомобиль, вы получаете прибыль или более эффективно управляете производством не только в январе, но и в течение последующих одиннадцати месяцев года.
Получается, что вы завысили издержки в январе и занизили их в остальные месяцы (с февраля по декабрь) и не можете правильно оценить прибыль, полученную в результате этих расходов. Текущий бухгалтерский учет позволяет распределить затраты на использование автомобиля по двенадцати месяцам года и сравнить доходы, полученные от эксплуатации автомобиля, с расходами на запчасти.
Прибыль — это не просто поступление денег, а затраты — не то же самое, что потраченные деньги. Мы можем говорить о прибыли, когда усилия, затраченные на производство проданного продукта, в целом окупились и есть уверенность в том, что клиенты оплатят выписанные им счета. Определить время фактического поступления денег на расчетный счет — уже дело техники.
Вместо текущего бух1алтерского учета иногда используется другой подход, называемый методом учета .денежных средств. Он заключается в том, что доход фиксируется в тот момент, когда получены деньги, а расходы — тогда, когда деньги потрачены. Хотя метод учета денежных средств является менее точным, поскольку связывает доходы со стоимостью и расходами, в небольших компаниях его иногда предпочитают более точному методу текущего бухгалтерский учета.
При продаже на условиях кредита принцип текущего бухгалтерского учета состоит в том, что вы фиксируете прибыль в момент продажи, а не тогда, когда клиент оплатит чек. Предположим, вы покупаете в местном магазинчике спорттоваров набор клюшек для гольфа и рассчитываетесь с помощью кредитной карточки. Магазин отмечает доход в тот момент, когда вы подписываете кредитный бланк, но в то же время он не получит денег до тех пор, пока обслуживающий вас банк не пришлет оплаченный счет. Период времени между появлением дохода и поступлением денег может быть довольно продолжительным. Факт получения прибыли не гарантирует платежеспособность компании.
Финансовые отчеты необходимы руководству компании, чтобы видеть связь между доходами и расходами компании (т.е. рентабельность) в данный период времени. Балансовые отчеты, о которых мы поговорим в главах 2—4, необходимы руководству, чтобы видеть связь между активами компании и ее задолженностями (т.е. ее стоимость) в данный момент времени. Отчеты о движении (поступлении и расходе) денежных средств, о которых речь пойдет в главе 5, “Оборотные средства и анализ движения денежных средств”, позволяют руководству оценить платежеспособность компании: достаточно ли у нее оборотного капитала сейчас (и в будущем), чтобы продолжать финансовые операции.
Глава 1. Финансовые отчеты
33
Этих три типа отчетов —• финансовый, балансовый и отчет о движении денежных средств — теснейшим образом связаны между собой, хотя они и служат разным целям и обеспечивают разные перспективы общего финансового положения компании.
Увеличение доходов вызывает увеличение прибыли по кредитовой статье балансового отчета, а увеличение расходов денежных средств приводит к уменьшению прибыли в дебетовой статье балансового отчета.
Кассовые поступления и издержки, отражаемые в отчете о движении денежных средств, суммируют увеличение и уменьшение доходной и расходной частей в общем объеме оборотного капитала компании. Отчеты о движении денежных средств могут в точности отражать (а могут и не отражать) влияние процесса распределения дохода и расхода за отчетный период.
Тот факт, что движение денежных средств не обязательно отражает фактические доходы и расходы, говорит о необходимости использования корректируемых статей. Когда компания приобретает актив, например страховой полис, только от вас зависит, использовать его или нет для создания прибыли в течение определенного отчетного периода.
Анализ ситуации: корректируемые статьи
Martin Consulting — небольшая компания, которая оказывает услуги по оценке качества грунтовых вод. На рис. 1.7 показано несколько примеров того, как Martin Consulting использует корректируемые статьи для регистрации операций, оплачиваемых по перечислению.
ggMiciosoH Excel - ChapOI xIs
L Arial Cyf
		В		D		•: г» '.;;	G ' - *7"
Рабочий лист компании Martin Consulting, 1 '31.07.1999		Предварительный баланс		Корректируемые статьи		Откорректированный предварительный баланс	
2 I		А Дебет		кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит к ;
3 Денежные средства		$32 650				$32 650	.:<:7
4 Счета к получению		$2 632				$2 632	 ,’ч»
Страховка		$684		$57		$627	
6 ‘Запасы		$592			$136	$456 .	
7 Офисное оборудование		$3 470				$3 470	
8 :Офисное оборудование амортизация			$ 157		$96		$1 253  : $4 223  Т
9 Счета к оплате			$4 223				
Ш Неотработаннь й гонорар за консультации			$480	$60 '			$420 kJ
ii Крис Белл, капитал			$31 844				$31 844	:
12 = Отработанный гонорар за консультации			$6 250				$6 250 k^
13 Реклама		$145				$145 :	
14 Заработная плата		$3 600		$465		$4 065	
15 Телефон		$181				$181 :	-i? Й
16 k		$43 954	$43 954				
13 k Страховка				$57		' $57 	
18 Тапасы				$136		$136 :	
13Н Отработанный гонорар за консультации					$60		$60
Расходы на амортизацию: офисное оборудование				$96		$96 -	
21 :Заработная плата к выплате					$465		$465
22 J				$814	$814	$44 515 ;	$44 515 |k
23 ? Прибыль от основной деятельности							
24							
ЙО		^б\Рис1.7:1			•Vj v-a-!-? V?..		_Г  Я Г
Готово " -k-"	: : :					лО • Л И,*’ w	Х*Хч v -	1NUMW	
Рис. 1.7. Корректируемые статьи помогают определять доходы и расходы за отчетный период
34
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
В конце июля Martin Consulting подготовила этот рабочий лист на основе финансового и балансового отчетов. 1 июля был приобретен страховой полис для того, чтобы обезопасить компанию в случае, если она даст клиентам неточный совет. Полис действителен в течение двенадцати месяцев. Стоимость полиса занесена в дебетовую часть счета активов — в ячейку В5 рабочего листа. Когда в конце месяца подводились итоги по рабочему листу, 1/12-я часть суммы полиса была списана: именно эта сумма стала теперь расходом, который имел место в течение июля месяца. В ячейке Е5 содержится число $57 — это корректируемая кредитная статья, которая отражает тот факт, что была истрачена 1/12-я часть общей суммы полиса. В ячейке F5 показана оставшаяся сумма данного актива, т.е. $627. Корректируемая дебетная статья появляется в ячейке D17.
В течение того же периода Martin Consulting использует офисное оборудование (канцелярские принадлежности, материалы для фотокопирования, печати и т.д.) на сумму $136 для создания дохода В ячейке Е6 появляется еще одна корректируемая статья на сумму $136, отражающая уменьшение первоначальной суммы расходов на содержание офиса ($592), и применяется против того же значения в ячейке F6, показывая оставшееся значение $456 на конец месяца. Корректируемая дебетная статья появляется в ячейке D18.
Невооруженным глазом видно, насколько рационально использовать корректируемые статьи. 1 июля компания приобрела страховой полис на двенадцать месяцев, а 31 июля — одиннадцатимесячную страховку. 1 июля она закупила офисные принадлежности на сумму $592, а 31 июля — на сумму $456. Этими суммами Martin Consulting может легко оперировать. Другими словами, данная компания без особого труда сможет выявить размер убытка или расходов в течение июля.
Но если речь пойдет об офисном оборудовании, то проблема усложняется. В начале июля компания приобрела офисное оборудование на сумму, изначально составившую $3 470 (ячейка В7). Какая часть этой суммы была использована при эксплуатации оборудования в этом месяце? Оборудование никуда не исчезло: компьютер продолжает создавать электронные таблицы, копировальный аппарат — делать копии, телефон звонит по-прежнему. Но все-таки какая-то часть первоначальной стоимости оборудования была использована для получения прибыли. Чтобы ответить на поставленный вопрос, нужно понять, что такое амортизация.
Амортизация — это списание, которое выполняется согласно требованиям налогообложения и бухгалтерского учета.
Для оценки суммы офисного оборудования, “потраченной” в течение июля, Martin Consulting может выбрать один из нескольких методов вычисления амортизации. Более подробно об этих методах рассказывается в главе 16, “Фиксированные активы”. Пока же пусть Martin Consulting использует прямой метод вычисления амортизации. Предполагается, что офисное оборудование рассчитано на работу в течение трех лет. Тогда можно предположить, что в конце каждого месяца стоимость оборудования уменьшается на 1/36-ю часть его первоначальной стоимости: получается, что каждый месяц оборудование обесценивается на 1/36, или на $96. Эта корректируемая кредитовая статья находится в ячейке Е8, а корректируемая дебетовая статья — в ячейке D22.
Ъ/Wc свет Чтобы избежать явных ошибок при отображении в электронных табли-цах значений, получаемых при умножении или делении, используйте функцию ОКРУГЛ/), например:.
/^ОКРУГЛ(3470/36; 0) .' /р
Оценивая размер ежемесячной амортизации, можно определить сумму, расходуемую на офисное оборудование в течение месяца. Тогда этот расход можно связать с доходом и получить более ясное представление о месячной прибыли. Здесь снова присутствует принцип сбалансированности.
Глава 1. Финансовые отчеты
35
Корректируемые статьи необходимы для увеличения не только расходной, но и доходной части. Предположим, что в конце июля Martin Consulting подписала соглашение и получила расчет наличными за проведение 8-часовой консультации по цене $60 в час. Полная сумма $480 записана как приход на счет активов под названием Неотработанный гонорар за консультации. До конца месяца Martin Consulting провела один из восьми оплаченных часов консультации. Фактически, выполнение этой работы переводит часть не отработанного гонорара в статус отработанного. Корректируемые статьи, находящиеся в ячейках D10 и в Е19, показывают, какая именно часть ($60) неотработанного гонорара была отработана в июле.
Четыре вышеописанные корректируемые статьи относятся к деятельности, которая начинается и заканчивается во время отчетного периода: например, использование канцелярских принадлежностей на сумму $136 начинается 1 июля и заканчивается 31 июля. Корректируемая статья также может быть использована для фиксирования деятельности, которая выходит за рамки отчетного периода. Предположим, Martin Consulting подготовила чек на выплату сотруднику зарплаты за две предыдущие недели, начиная с последней недели месяца. Сотрудник получает зарплату только за одну неделю текущего месяца, с 25 по 31 июля. Чтобы показать, что это выплаченная зарплата является расходом, относящимся к июлю, а не к августу, Martin Consulting создает корректируемую статью в ячейке D14. А чтобы показать, что это — задолженность, которая будет выплачена позже (предположительно — в августе), корректируемая статья вводится как кредит в ячейку Е21.
С помощью Excel значительно упрощается перенос предварительного баланса и корректируемых статей в откорректированный предварительный баланс. Формулы, используемые в столбцах F и G, что на рис. 1.7 (откорректированные остатки по дебету и кредиту), более подробно освещаются в главе 5, “Оборотные средства и анализ движения денежных средств”.
Итоги корректируемых статей и откорректированных статей показаны в диапазоне D22:G22. Равенство итоговых сумм дебета и кредита показывает, что статьи сбалансированы.
о в е т Excel предлагает несколько форматов подчеркивания, включая форматы Одинарное, по ячейке и Двойное, по ячейке. Они применяются соответственно для промежуточной и для общей сумм. Чтобы получить доступ к этим форматам подчеркивания, выберите команду Формат ^Ячейки; а затем — вкладку Шрифт. После этого откройте раскрывающийся список Подчеркивание. '
Наконец-то, настало время перенести эту информацию в финансовый отчет (рис. 1.8).
Строки с 3 по 11 и строка 21 представляют счета активов и задолженности. Они скопированы из откорректированного предварительного баланса в столбцы рабочего листа баланса. Строки с 12 по 20 представляют счета доходов и расходов; они скопированы в столбец финансового отчета. Дальше, в диапазоне Н22:К22 подводятся итоги дебета и кредита. Обратите внимание, что они больше не сбалансированы, да этого и не должно происходить. В июле доходы компании оказались выше расходов, и эта разница составляет производственную прибыль. Чтобы узнать ее точную сумму, надо вычесть из общего дохода (ячейка 122) общий расход ($4 680 — в ячейке Н22). Результат ($1 630) находится в ячейке Н23; он и является производственной прибылью компании за июль. Сложив его с общими расходами $4 680, мы получим $6 130, что равняется общему доходу за месяц.
36
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 1.8. Статьи копируются из скорректированного предварительного баланса в столбцы финансового и балансового отчетов
Тот же метод используется, чтобы получить информацию для балансового отчета. Обратите внимание, что этот завершающий этап — копирование информации из скорректированного предварительного баланса в финансовый и балансовый отчеты — представляет собой просто отделение данных о доходах и расходах от данных об активах и задолженности. Первые идут в финансовый отчет, вторые — в балансовый.
Традиционный метод или метод учета издержек и доходов
При традиционном подходе финансовый отчет организован относительно выполняемых компанией функций, т.е. производства, управления и продажи (сбыта). Такой функциональный метод классификации цен не позволяет исследовать их поведение. Традиционный финансовый отчет не рассчитан на то, чтобы указывать факторы влияния на цены компании.
В нем в пределах каждого элемента классификации не предусмотрены подкатегории, позволяющие анализировать поведение цен и использовать его в управлении. Все цены сгруппированы независимо от того, являются они фиксированными, переменными, внутренними или еще какими-то, характеризующими их поведение. Когда финансовый отчет соединяет в себе все подряд в таком виде, анализировать его достаточно трудно, как и принимать решения или давать рекомендации.
Глава 1. Финансовые отчеты
37
Система учета издержек и доходов дает ответы на многие дополнительные вопросы, например:
♦	Каковы переменные издержки при продаже данного продукта?
♦	Какой процент общей стоимости представлен нашими фиксированными расходами?
♦	Новое оборудование с учетом амортизации будет увеличивать наши фиксированные расходы. Отразится ли это на переменных ценах настолько, чтобы вызвать уменьшение валовых издержек?
Чтобы дать ответы на эти вопросы, управляющий должен владеть более точной информацией, чем он получает из традиционного финансового отчета.
Я не хочу этим сказать, что следует полностью отказаться от традиционного подхода, скорее, наоборот. Традиционная форма идеальна при обращении в банк за ссудой, при продаже фирмы или при подготовке начальных предложений по выпуску ценных бумаг.
Метод учета издержек и доходов, напротив, больше годится для внутренних операций: им удобно пользоваться при принятии решений по рутинным, каждодневным вопросам. Рассмотрим пример, показанный на рис. 1.9.
£3 Miciosufl Excel - Chap01.xls
Справка





; Arial Суг
А4

• 10

Щ>|1Д>11111ПП*|ИГ
twwwwwiHiiiiiii
ВОЕ?

TiH Компания D scount Computer Products, Inc
'2 Финансовый отчет
3 За истекший год, на 31 декабря 1999 года
<|	1(5000)	($000)
$323
5 Объем продаж
7. ! Переменные издержки (минус)
|;1 Переменные производственные издержки 9 н Переменные административные издержки 10:	Переменные издержки продаж
!Г;	Переменные издержки
12
13 Валовая прибыль и
11 Постоянные издержки (минус):
16 j Постояннье производственнье издержки
17 ' Постоянные административные издержки
18 j	Постоянные издержки продаж
19 д .	Постоянные издержки
$87
$8
$38
$41
$23
$21
$133
$190
$85
31c, Прибыль от основной деятельности
$105
24
Готово
a

j
i

Рис. 1.9. В финансовом отчете можно выделить данные, необходимые для повседневной работы
На рис. 1.9 переменные издержки вычитаются из продаж, чтобы получить то, что мы называем пределом погашения постоянных издержек и доходов. Более подробно об этом рассказывается в главе 20, “Анализ предела погашения постоянных издержек и доходов”, а пока запомните, что предел погашения постоянных издержек и доходов — это результат вычитания переменных издержек из доходов. Предел погашения постоянных издержек и доходов можно использовать для того, чтобы покрывать постоянные расходы и содействовать повышению прибыли компании.
38
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Эта информация очень важна для принятия решении, связанных с выпуском и реализацией продукции. Например, на рис. 1.9 показано, что для компании Discount Computer самая большая часть расходов приходится на переменные издержки производства. Переменные издержки — это показатель, который изменяется в зависимости от количества проданных единиц товара. Чем больше единиц продукции (компьютеров) продаст эта фирма, тем больше переменные издержки производства.
Финансовый отчет, подготовленный с помощью метода учета издержек и доходов (см. рис. 1.9), привлекает внимание управляющего к ценам, связанным с производством продукции. При отсутствии таких данных управляющий, желая снизить цены, может решиться на уменьшение твердых цен на продукцию (что весьма неэффективно).
Метод учета издержек и доходов особенно удобен при принятии решений о рентабельности продукции, формировании цен на продукцию, о каналах сбыта, а также в ситуациях, когда требуется принимать конкретное решение. Он позволяет увидеть, какой вклад каждый продукт вносит в конечный результат и в переменные цены. Этот метод помогает лучше понять, под влиянием каких факторов находятся цены на продукцию вашей компании.
Американский бизнес в 90-е годы ориентирован на понижение цен, увеличение производительности и на общее повышение качества управления. Скорее всего эти тенденции сохранятся и в начале следующего тысячелетия. Чтобы успешно работать в этих направлениях, нужно понимать структуру цен, которая может повлиять на рентабельность. Более подробно об этом будет рассказано в следующих главах.
Резюме
В этой главе рассматривались различные формы финансовых отчетов. Структуры отчетов могут значительно отличаться друг от друга в зависимости от того, для кого или для обоснования чего они составлены.
Здесь также рассказывалось о том, как использовать Excel для ведения главного журнала, как переносить данные из этого журнала в главную книгу и в финансовый отчет.
Кроме того, описывались текущий бухгалтерский учет и принцип сбалансированности, который позволяет связывать стоимость с теми доходами, которые она приносит, а также несколько подходов к вопросу расчета амортизации.
Финансовый отчет — главный документ, необходимый для понимания основ деятельности компании. Его можно использовать по-разному и в формах, число которых, фактически, бесконечно. Структура отчета и его форма зависят от того, кому он будет представлен и для какой цели он создается.
Существуют основные принципы формирования финансового отчета, но только от вас зависит, какие именно данные вы в него внесете. Вы можете использовать свой отчет для определения конкретных цифр или для предоставления акционерам, но его главное назначение — помочь вам принимать производственные решения. Для этого следует строить финансовый отчет так, чтобы в нем была представлена вся необходимая информация.
Глава 1. Финансовые отчеты
39
Глава 2
Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
В этой главе...
О Как создать бухгалтерский отчет	41
О Как получить остаток по текущим активам	43
О Как сбалансировать оборотные средства с помощью дебиторской задолженности 48
О Как рассчитать расходы будущих периодов	53
О Составление баланса текущих активов с помощью товарно-материальных запасов 56
рч ухгалтерский отчет — один из основных типов финансовой документации, в ко-торой отражается уровень рентабельности компании. Такой отчет называется балансом, поскольку его основные части —- активы и пассивы — должны быть сбалансированы, другими словами, общая сумма активов компании должна равняться общей сумме ее пассивов и собственному капиталу.
Бухгалтерский отчет — это итог финансового положения компании за определенный период. Каков бы ни был этот период — месяц, квартал или год, — он несет информацию о величине активов компании, а также характеризует различные типы пассивов (например, счета к оплате, задолженности и собственный капитал).
Допустим, у вашей компании на складе имеются товарные запасы на сумму $5 000. Это — актив (вы можете обратить эти товары в деньги, продав их своим клиентам). А теперь предположим, что ваша компания приобрела такое же количество товаров, заплатив $2 500, а остальное взяв в кредит.
Последняя часть представляет собой задолженность (пассив). Компания вносит сути-му $2 500 в раздел Счета к оплате, который является кредитной частью покупки. Оставшаяся часть товара на сумму $2 500 — это часть собственного капитала, которая входит в общую стоимость активов компании, принадлежащих ее инвесторам. Собственный капитал компании относится к пассиву, как и счета к оплате.
Поэтому, занеся в балансовый отчет сумму $5 000 (стоимость товарно-материальных запасов) один раз в раздел активов, а второй раз — в раздел пассивов, вы сохраняете
40
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
равновесие между запасами (активами) и долговыми обязательствами. Но если бы балансовый отчет только этим и ограничивался, в нем не было бы ничего интересного. На самом деле (и вы скоро сами в этом убедитесь) балансовый отчет — это точка отсчета для выполнения разных видов анализа. Если же для анализа балансового отчета вы будете использовать Excel, то вы сможете лучше понять, как обстоят дела компании, насколько успешно осуществляется управление ее ресурсами и как создается прибыль.
Правда, для начала нужно создать балансовый отчет. Как это сделать, мы расскажем в этой и двух последующих главах.
Как создать бухгалтерский отчет
В отличие от финансового отчета, о котором речь шла в главе 1, “Финансовые отчеты”, бухгалтерский отчет обычно имеет стандартную форму (рис. 2.1).
ь
J.
к
к
С
в
Ш (ком пани я Be l IBooks 'inc.	I
2 Активы
3: Текущие активы
Денежные средства Дебиторская задолженность Сомнительные счета (минус) Затраты будущих периодов
8 J Товарно-материальные запасы
9 Итого е ущие активь
4
5
"Л 
67
В
Балансовый отчет, декабрь 1999 года
$54 706/
$17 724
$738
$6 292 $425 869 $503 853
1(Г
Й Фиксированные активы
12	Здания и земля
13]	Оборудование
14тИтого фиксированные активы
15
167 Итого активы
1Г
18Пассивы и собственный капитал
19	Счета к оплате
20	Векселя к оплате
21	; Собственный капитал
Ш .... Z.Z. ..Z...
23 Итого пассивы
241.....
25 ж......
27].... .	____
: • 71Ж<77777;777 7 i7.77<7l-7 .
$232 865
$14 363
$247228
$751 081
$310 687
$25 000
$415 394
$751 081

!? NWI
Рис. 2.1. Балансовый отчет компании Bell Books за декабрь 1999 года показывает, что сумма активов компании равна сумме пассивов и собственному капиталу
Первая часть балансового отчета описывает активы компании. Они обычно подразделяются на текущие активы, фиксированные активы и прочие активы. Во второй части балансового отчета суммируются пассивы компании и собственный капитал.
О чем могут рассказать статьи баланса
Раздел текущих активов обычно состоит из денежных средств на счетах, дебиторской задолженности, расходов будущих периодов и товарно-материальных запасов. Поскольку товарно-материальные запасы порой требуют специальных методов управления и анализа, им посвящается глава 3, “Оценка товарно-материальных
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
41
запасов для балансового отчета”. Классификация текущих активов рассматривается в этой главе, а классификация пассивов собственного капитала — в главе 4, “Баланс: пассив и собственный капитал”.
^Примечание
В данной главе речь пойдет о разнообразных статьях бухгалтерского отчета, например, таких как денежные средства на счетах и дебиторская задолженность. Это делается для того, чтобы познакомить вас с некоторыми понятиями и терминами, имеющими отношение к измерению прибыли. При этом не будет объясняться, где в рабочих книгах Excel находятся эти статьи и как они между собой взаимодействуют. В главе 4, “Баланс: пассив и собственный капитал” рассказывается о структуре двух рабочих книг, содержащих упомянутые статьи, а также главные книги и главные журналы, на основании которых составляются бухгалтерский баланс и финансовый отчет.
Но помните, что понимание структуры этих рабочих книг не является необходимым для понимания назначения, использования и структуры балансового отчета.
Фиксированные активы обычно включают в себя такие элементы, как земля, производственные постройки (по балансовой стоимости) и оборудование. Принципиальное различие между текущими и фиксированными активами состоит в том, что последние можно быстро и легко превратить в денежные средства — обычно в течение года или еще меньшего срока, — не нарушая при этом нормальной финансовой деятельности компании.
Точно так же и пассивы можно разделить на текущие и долговременные. Текущие пассивы — это долги, которые компания обязана погасить в течение того периода времени, на который определяются текущие активы; обычно этот период равен одному году или меньше. В качестве примера можно упомянуть банковскую ссуду, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев. Примером долговременной задолженности может служить закладная (вексель) сроком на 10 лет, с помощью которой вы приобретаете какое-то помещение.
Что такое дебет и кредит
Возможно, вы задаете себе вопрос, почему на рабочем листе поступления денежных средств на счет компании Bell Books называются Дебет, а изъятия со счета — Кредит (рис. 2.2). Да просто так удобнее.
Создавая счет в рабочем листе, вы делаете обычно два столбца: один для записи поступлении на счет, второй — для записи отчислений со счета. Такая форма носит название Т-образного счета: под заголовками столбцов проводится горизонтальная линия, а между самими столбцами — вертикальная линия; все это вместе напоминает букву “Т”.
У бухгалтеров есть четыре основных правила для ввода значений в эти столбцы.
♦	Если счет активный, поступление на него записывается в левый столбец (дебет).
♦	Если счет активный, отчисление с него записывается в правый столбец (кредит).
♦	Если счет пассивный, увеличение задолженности записывается в правый столбец (кредит).
♦	Если счет пассивный, уменьшение задолженности записывается в левый столбец (дебет).
42
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 2.2. В рабочем листе учега движения денежных средств компании Bell Books регистрируется расход денежных средств как кредит, а их поступление — как дебет
Значит, следуя этим правилам, поступления на расчетный счет записываются в левый столбец, или в дебет: денежные средства — это текущий актив, и поступление увеличивает его. Аналогичным образом (поскольку выдача чека уменьшает количество денежных средств) сумма, на которую выписан чек, вносится в правый столбец, т.е. в кредит.
При этом не забывайте, что “дебет” — это левый столбец, а “кредит” — правый.
Как получить остаток по текущим активам
В балансовом отчете, показанном на рис. 2.1, в строке Денежные средства раздела Текущие активы была введена следующая формула:
=НояКонДенБаланс+СУММ(ДекДенДебет)-СУММ(ДекДенКредит)
Имена, используемые в этой формуле, относятся к диапазонам рабочего листа, показанного на рис. 2.2.
В рабочем листе, представленном на рис. 2.2, содержатся три поименованных диапазона.
♦	НояКонДенБаланс ссылается на ячейку ЕЗ. Это сумма представляет собой баланс денежных средств на конец ноября, т.е. предыдущего месяца.
♦	ДекДенДебет ссылается на ячейки С4:С24. Этот диапазон содержит в себе все поступления на корпоративный чековый счет компании Bell Books, сделанные в течение декабря.
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
43
♦	ДекДенКредит ссылается на ячейки D4:D24. Этот диапазон содержит все отчисления с корпоративного чекового счета компании Bell Books, сделанные в течение декабря.
Ячейка ЕЗ под именем НояКонДенБаланс содержит значение $29 344. В ячейке Е4 содержится формула:
=E3+C4-D4
Каждая запись в рабочем листе учета движения денежных средств представляет собой либо дебет, либо кредит: не бывает записей, которые являлись бы одновременно и тем, и другим Поэтому формула в ячейке Е4 либо прибавляет к предыдущему значению баланса (ячейка ЕЗ) сумму дебета, указанную в столбце С, либо вычитает из него сумму кредита, указанную в столбце D.
Эта формула копируется из ячейки Е4 и вставляется в диапазон Е5:Е24. Процесс копирования и вставки формулы создает ссылки на соответствующую ячейку, поэтому каждый баланс зависит от предыдущего баланса так же, как и от текущих дебета и кредита. Ячейка Е24 содержит конечный баланс за декабрь, и этот баланс будет использоваться в качестве отправной точки при определении конечного остатка, когда настанет время создавать рабочий лист учета движения денежных средств за январь.
Можно (и даже нужно) создать имя ДенКонДенБаланс для представления значения ячейки Е24 (см. рис. 2.2). Тогда в строке Денежные средства, что на рис. 2.1, могла бы быть введена формула;
=ДенКонДенБаланс
При создании рабочих листов конечный остаток рассчитывается дважды: один раз — в рабочем листе учета движения денежных средств, второй — в рабочем листе балансового отчета. Это делается, с одной стороны, для наглядности, а с'другой — для упрощения расчетов.
Как получить остаток по денежным счетам баланса кассы
Чаще компании пользуются сразу несколькими счетами, причем каждый служит для определенной цели. В нашем случае было бы полезно ввести трехмерную ссылку, поскольку пользователь обычно хочет иметь отдельный рабочий лист для каждого счета. Трехмерная ссылка будет использоваться для определения суммы баланса счета в каждом рабочем листе (рис. 2 3 и 2.4).
Предположим, компания Bell Books использует счет в Первом Банке для работы со всеми сделками, за исключением денежных расчетов с поставщиком товарно-материальных запасов. (На рис 2.3 показаны такие сделки за декабрь; они идентичны приведенным на рис. 2.2.)
Предположим, Bell Books использует счет в Втором Банке для расчетов с поставщиком товарно-материальных запасов. На рис. 2.4 представлены все такие сделки за декабрь.
В рабочих листах, показанных на рис. 2.3 и 2.4, используются локальные имена. Рабочий лист, чго на рис. 2.3, содержит следующие локальные имена.
♦	Имя Банк1 ’Дебет ссылается на диапазон Банк1!С6:С12.
♦	Имя БанкИКредит ссылается на диапазон Банк1Ю6:Б12.
♦	Имя Банк1 ’НачБаланс ссылается на ячейку Банк1!Е5.
Обратите внимание на две особенности имен этих диапазонов. Во-первых, имя само по себе соответствует названию рабочего листа и отделяется от названия раздела восклицательным знаком Во-вторых, диапазон также соответствует имени рабочего листа и отделяется восклицательным знаком, кроме того, в ссылке имя рабочего листа заключено в одинарные кавычки.
44
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Определяя имена таким образом, мы превращаем их в локальные?, это означает, что имя относится именно к тому рабочему листу, в котором существует указанный в имени диапазон. Данное локальное имя не используется ни в каких других рабочих листах этой рабочей книги, за исключением того листа, для которого оно определено. Но в рабочем листе Банк1 вы можете использовать имена Дебет, Кредит и НачБаланс без дальнейшего уточнения. Например, ячейка С2 (см. рис. 2.3) содержит формулу:
=НачБаланс+СУММ(Дебет)-СУММ(Кредит)
которая позволяет определить конечный остаток на счете в Первом Банке на конец декабря.
Рис. 2.3. Рабочий лист учета движения денежных средств, созданный для счета в Первом Банке, отражает все текущие расходы, за исключением тех, которые связаны с кредиторской задолженностью
Рассмотрим теперь рис. 2.4. В нем имеются следующие локальные имена.
♦	Имя Банк2!Дебет ссылается на диапазон Банк2!С6:С19.
♦	Имя Банк2’Кредит ссылается на диапазон Банк2!О6:Э19.
♦	Имя Банк2! НачБаланс ссылается на ячейку Банк2!Е5.
Ячейка С2 на рис. 2.4 содержит формулу:
=НачБаланс+СУММ(Дебет)-СУММ(Кредит)
которая идентична формуле, расположенной в ячейке С2 (см. рис. 2.3). Однако, поскольку мы используем локальные имена, имя Дебет на рис. 2.4 относится непосредственно к имени Дебет в рабочем листе Банк2. Соответственно имя Дебет на рис. 2.3 относится именно к имени Дебет в рабочем листе Банк1. Поэтому аргументы функции СУММ представляют разные диапазоны и возвращают, как правило, разные результаты.
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
45
Локальные имена имеют еще одну особенность. Например, вы активизировали рабочий лист (не Банк1 и не Банк2) и выбрали команду Вставка^Имя^Присвоить. Локальные имена рабочих листов Банк1 и Банк2 не появятся в диалоговом окне: они являются локальными только для указанных рабочих листов.
Мн.-fvxult ЕхсН С1|<1рП2 кЬ

1®^4й4;:..Правм'£иа Вставка Формет-СарвисДанныа Дкно Справка
/л ft Л	*. Г. i	г.. ..Лщм* < , * *|Ч> r7rv*»> ггЖ г ми -f I г *ii, if i* 1 Й irfri- '>rf />,,/>.	/ it > Jr'A-Hr'»»»-oTbrc? » КГгд>«' •
Д» « *<< »-•«.Г ,.-m- <|: ’/.» 1,	-4*4	I	>*•*/>**--4 "AS I* <*л г ./-.•'•*- ji; U
LAtWCh w 10 жИЖкяМВ ® % COO 1
'ml?;	•'л''* ’ ‘	1 r|k	Si -Д--
’ ®.‘...............
J ЕЙ *	«5 Л>х7Ь»*Щ’Л nr-rf" «•
А1
(	J	•	-•	J	: • 1	:J У	f	/ ' ' |' - Л	Ш&Ш1		 g	-К -Ur.	G	И ! I
-L1—	1 '•2	.Итоговый баланс Второй банк, декабрь 3 Ч	$51 959			
4 j Дата	Расшифровка	Дебет	Кредут	баланс	
• И 1 12,1999 Исходный баланс 4 ' 4 12 1999 Кассовые поступления	$4 690		$1 500 $6 190	- 	 	 j	.. PaT
:? | 4 12 1999 Чек на возврат поставщику	$91		$6 201	Н ..... .	--I
7 12 1999 Касссвье поступления	$1 006		$7 207	 К .j Л
. 9 11.12 1999 Кассовые поступления	$6 207		$15 494	
10 14.12 1999 Кассовые поступления	$9 592		$25 086	
11 14.12 1999 Приобретение книг в издательстве Neal		$6 023	$19 063	
42 .14.12.1999 Приобретение книг в магазине Lenny		$9 474	$10 569	
13 । 16 12 1999 Кассовые поступления	$4 663		$15 252	s: j
14116 12 1999 Платежи дебиторская задолженность октябрь	$17 951		$33 203	,J J'
15J21 12 1999 Кассовые поступления	$5 514		$39 717	-<! И
16 .23 12 1999 Кассовые поступления	$3 791		$42 508	.	iri i
1? 27 12 1999 Кассовые поступления	$9 050		$51 566	
1S 27.12 1999 Приобретение книг в издательстве Neal		$6 440	$45 11В	
19 30.12 1999 Кассовые поступления	$6 841		$51 959	 "1 i"! -i
20 21 i г=|и->п>1	.	•••--			 	 . . . :	• • 221 23 '			 •		 		” T ’’ ;	Г: t
ЙИ. > 1:Н\^исгл ХРис2.2Х Банк1 \Бвнк2/^ис2ЛХ ПрэдрочД*»	к2.?/Рк2	,$/Рне1г.9		
> Готово- . ? <'	' ' । J	'= ’ . ;Г	л \	 ЛИ	.iftri- - . .«tec-й Гг j « ' .	Г f. .t	7--.
Рис. 2.4. Рабочий лист учета движения денежных средств, созданный для счета во Втором Банке, отражает все денежные расчеты с поставщиками
Другой пример: если вы активизируете рабочий лист Банк1 и развернете раскрывающийся список в поле имен, то увидите имена НачБаланс, Кредит и Дебет. Эти имена диапазонов не будут рассматриваться как имена рабочих листов, так как лист, в котором они находятся, является активным.
Не забудьте имена листов (в определении имен диапазонов) заключать в одинарные кавычки в том случае, если имена листов начинаются с цифры. Необходимо вводить одинарные кавычки и в том случае, если в имени листа присутствуют пробелы.
‘ЫЦх о вет Чтобы быстро определить, нужно ли заключать имя листа в одинарные кавычки, когда оно используется в качестве идентификатора имени диапазона, надо исследовать диалоговое окно Присвоение имени {Вставка&Имя^Присвоить). Если кавычки необходимы, то Excel показывает их в поле Формула.
Хотя эта предварительная работа может показаться чрезмерно обременительной, она помогает сделать формулы рабочих книг самодокументируемыми и упрощает использование имен. Обратите внимание, например, что конечный баланс каждого из банковских счетов, представленных на рис. 2.3 и 2.4, находится в ячейке С2 каждого
46
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
листа. Благодаря этому можно создавать в рабочей книге трехмерные (перекрестные) ссылки, т.е. ссылки, которые относятся одновременно к нескольким листам. Для этого выполните следующие действия.
1.	Выберите команду Вставка=>ИмяФПрисвоить.
2.	В поле Имя введите ДенежБаланс.
3.	Щелкните в поле Формула.
4.	Щелкните на ярлычке листа Банк1, нажмите клавишу <Shift>, а затем щелкните на ярлычке листа Банк2. Оба ярлычка становятся выделенными, а в поле Формула появится следующее:
=Банк1:Банк2!
5.	Активный лист — это тот лист, на ярлычке которого вы щелкнули первый раз. В нашем примере активным является лист Банк1. Щелкните на ячейке С2, в которой содержится конечный баланс за декабрь.
6.	Щелкните на кнопке ОК.
Теперь у вас есть трехмерная ссылка: имя ДенежБаланс ссылается на ячейку С2, которая находится в двух рабочих листах — Банк1 и Банк2. Таким образом, вы можете использовать эти грехмерные имена как локальные. В ячейку С4 рабочего листа (см. рис. 2.1) можно ввести формулу:
«СУММ(ДенежБаланс)
которая дает сумму значений всех ячеек, составляющих трехмерное имя ДенежБаланс. В этом случае формула прибавляет значение в ячейке С2 рабочего листа Банк1 ($2 747) к значению в ячейке С2 рабочего листа Банк2 ($51 959) и в результате получается значение $54 706. Это — итоговое значение текущего актива компании Bell Books по банковским счетам.
□ вет
В поле имен вы не увидите трехмерных имен; в нем появляются только имена уровня рабочей книги или рабочего листа, если они относятся к активному листу. Поскольку трехмерное имя относится минимум к двум листам, оно не входит в категорию имен, которые могут быть показаны
в поле имен.
Следует помнить!
♦	Локальные имена Дебет, Кредит и НачБаланс определяются в каждом рабочем листе, который содержит бухгалтерский счет кассы.
♦	Ячейка, которая занимает одну и ту же позицию в каждом рабочем листе бухгалтерского счета кассы, содержит формулу:
-НачБаланс+СУММ(Дебет)-СУММ(Кредит)
и возвращает значение конечного баланса для бухгалтерского счета кассы, содержащегося в этом рабочем листе.
♦	Если создано трехмерное имя, то в каждой рабочей книге оно относится к одной и той же ячейке — той, которая содержит конечный баланс счета кассы. Это баланс, который создается в п. 2 описанной выше процедуры. Трехмерный диапазон получает имя ДенежБаланс.
♦ В балансовом отчете формула:
«СУММ(ДенежБаланс)
дает сумму значений тех ячеек рабочей книги, которые составляют диапазон ДенежБаланс.
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
47
Работа с ограниченными счетами кассы (бухгалтерскими)
Поскольку денежные средства — самый ликвидный, и, следовательно, наиболее “текущий” из всех активов, логично было бы считать все счета кассы текущими активами. Но это необязательно так. Некоторые счета кассы могут быть ограниченными либо принципом использования, либо периодом времени, в течение которого открыт доступ к этим счетам.
Предположим, ваша компания занимается строительством домов. У вас появляется новый клиент, который хочет построить дом по специальному проекту. По вашей оценке, на выполнение строительных работ потребуется 18 месяцев. Вы предлагаете клиенту в начале работы над проектом оплатить основную часть суммы. Это будет гарантией того, что клиент не исчезнет, не заплатив всех денег.
Поскольку вы прежде не имели дел с этим заказчиком, вы, со своей стороны, соглашаетесь наложить “временный арест” на указанный счет. Ни вы, ни ваш заказчик до окончания строительства не можете получить доступ к этому счету. Хотя на этом счете содержатся денежные средства, он, по условиям соглашения с заказчиком, не может использоваться вами для оплаты текущих задолженностей. Поэтому вы не должны включать его в балансовый отчет как текущий актив. Вместо этого вы вносите его в строку балансового отчета Другие активы как неотработанный доход.
Может оказаться, что процентная ставка сберегательных счетов в иностранной валюте довольно высока. Или у вас есть основания считать, что курс доллара США относительно некой иностранной валюты будет падать Поэтому, не имея права использовать деньги с этого счета на текущие расходы, вы вкладываете $10 000 на сберегательный счет сроком на два года. Поскольку вы не можете получить эту сумму до истечения срока счета (векселя), следовательно, вы не можете использовать его для выплат по текущим пассивам. Опять же, вы должны представить это поступление как актив балансового отчета, а не в строке Текущие активы.
Как сбалансировать оборотные средства с помощью дебиторской задолженности
Продажа на условиях кредита — обычная практика сегодняшнего бизнеса. Если вы занимаетесь розничной торговлей в условиях сильной конкуренции, то неизбежно должны применять такой способ оплаты, как кредитные карточки, — иначе существует риск потерять клиентов. Если ваши основные заказчики сами занимаются бизнесом, то можете не сомневаться: они, как и вы, заинтересованы в наиболее эффективном использовании своих активов. Один из способов добиться этого — вести правильную кредитную политику для приобретения товаров.
Принцип сбалансированности, о котором мы говорили в главе 1, “Финансовые отчеты”, применяется и здесь: он требует, чтобы доходы, полученные к концу определенного периода времени, равнялись расходам, необходимым для получения этих доходов за тот же период. Поскольку при продаже в кредит вы не получаете денег, следует зафиксировать их как будущие доходы; это называется дебиторской задолженностью. На рис. 2 5 показан пример дебиторской задолженности компании Bell Books.
Обратите внимание, что конечный баланс по счетам дебиторов, показанный на рис. 2.5 в ячейке Е23, идентичен балансу счетов дебиторов, представленному в балансовом отчете компании Bell Books (см. рис. 2.1).
48
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Примерно каждые три дня в течение декабря в столбце дебет листа дебиторской задолженности компания Bell Books регистрирует новую продажу, сделанную на условиях кредита. Это соответствует правилу записи поступлений на счет активов: вы записываете такие поступления в столбец дебета счета актива.
Рис. 2.5. Рабочий лист дебиторской задолженности компании Bell Books отражает все аспекты продажи в кредит за декабрь 1999 года
На рис. 2.5 запись о кредите появляется в ячейке D13 — $17 951. Эта запись представляет собой плату, которую Bell Books получила по кредитной карточке той фирмы, услугами которой пользуется компания. Это осуществляется путем отчислений в счет актива: вы записываете отчисления в столбец кредита счета актива. Сумма в $17 951 (см. рис. 2.2) показывает, что баланс бухгалтерского счета кассы увеличился на сумму депозита чека в банке.
Этот платеж уменьшает дебет счета дебиторской задолженности за декабрь и увеличивает дебет денежных средств за тот же период. Обратите внимание, что эта сделка совершенно не повлияла на сумму баланса (общую сумму активов). Она просто переместила актив с дебиторской задолженности в денежные средства, отражая тот факт, что вы в конце концов получили деньги за товары, проданные в октябре.
Поправка на сомнительные счета
К сожалению, не все покупки в кредит заканчиваются фактической выплатой денег. Некоторые деловые партнеры разорякпся, приобретя товары в кредит; есть и такие, которые просто исчезают, не заплатив. Использование кредитных карточек солидных фирм типа MasterCard или American Express уменьшает риск. В большинстве случаев, принимая одну из таких карточек в качестве оплаты продуктов или услуг, вы можете твердо рассчитывать на получение денег от компании-покупателя.
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
49
Поскольку компания-эмитент кредитной карточки принимает на себя риск за то, что ее клиент может оказаться неплатежеспособным, она берет с вас определенный процент от суммы кредита. От каждых $100, затраченных на покупку, вы можете получить от кредитной компании только $97. Многие компании считают такую страховку дополнительным преимуществом использования кредитных карточек в качестве оплаты.
Многие компании продляют сроки кредита для постоянных заказчиков и клиентов напрямую вместо того (или в дополнение к тому), чтобы делать это через посредника в лице компании-эмитента кредитной карточки. Конечно, в этом случае компания экономит на оплате услуг эмитенту кредитном карточки.
Если у вас есть основания полагать, что какие-то кредиты могут остаться неоплаченными, вы должны предусмотреть, что кто-то из ваших клиентов не заплатит вам. Кроме этого, принцип сбалансированности требует, чтобы вы рассматривали некоторое количество продаж, сделанных в кредит, в течение определенного периода как безнадежные. В соответствии с этим принципом признание счетов безнадежными уменьшает доход за период, во время которого совершались продажи.
Существует два основных подхода для оценки количества продаж на условиях кредита как превращающихся в неоплачиваемые: метод списания с учетом сроков и в зависимости от степени объема продаж. Оба подхода зависят от существующих тенденций изменения процента продаж на условиях кредита, которые, в конце концов, нужно будет списывать.
Признание счетов безнадежными с помощью метода списания с учетом сроков
Метод списания с учетом сроков зависит от анализа сроков продаж на условиях кредита (рис. 2.6).
Рабочий лист, показанный на рис. 2.6, отражает закупки, сделанные по индивидуальным счетам, количество продаж, даты продаж, а также то количество дней, на которое просрочена оплата каждой покупки. Это количество дней определяется формулой, показанной на рис. 2.6 в ячейке D2:
=МАКС(О;ДАТА(1999;12;31)-30-С2)
Bell Books устанавливает своим клиентам 30-дневный срок отсрочки платежей, после которого счет будет считаться просроченным. Эта формула берет дату последнего срока балансового отчета (12/31/1999), вычитает 30 дней, которые составляют отсрочку платежей, а затем — дату продажи (дата обозначена в ячейке С2). В результате получается количество дней, на которое просрочена оплата продажи. При использовании функции МАКС отрицательное значение получается только в том случае, если дата продажи выходит за рамки установленного 30-дневного срока отсрочки.
^Примечание
Не кажется ли вам, что довольно странно вычитать число из даты? Excel отслеживает даты с помощью системы последовательных номеров. В Excel календарная дата 1 января 1900 получает по умолчанию последовательный номер 1; дата 2 января 1900 года — номер 2 и т.д. Функция ДАТА принимает год, месяц и день как свои аргументы и выдает последовательный номер для любой даты. Несмотря на то, что формат ячейки выводит дату в формате, скажем, 12/31/1999, настоящее значение в ячейке — это последовательный номер даты. Поэтому формула в ячейке D2 превращается в.
=36525-30-36492
Рабочий лист, показанный на рис. 2.7, подытоживает эту информацию.
Сумма $16 848 в ячейке В4 (см. рис. 2.7) представляет собой общий итог всех продаж на условиях кредита в листе дебиторской задолженности, которые являются те
50
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
кущими на 12/31/99. Формула суммирует значения в диапазоне ДекДЗДебет (ячейки СЗ:С23, что на рис. 2.5):
=СУММ(ДекДЗДебет)
Значение в ячейке С4 ($5 671) вычисляется с помощью формулы массива: =СУММ(ПросрочДни!$D$ 2:$D$ 2 5<31)*(ПросрочДни!$В$ 2:$В $2 5))
(Рабочий лист ПросрочДни показан на рис. 2 6.) Эта формула массива исследует значения в диапазоне $D$2:SD$25 и выдает массив ИСТИНА (если значение меньше 31) или ЛОЖЬ (если значение не меньше 31). Excel преобразует значения ИСТИНА и ЛОЖЬ соответственно в 1 и 0, а затем умножает эти единицы и нули на соответствующие суммы в денежном выражении (из диапазона $В$2:$В$25). Наконец, Excel суммирует результаты умножения и выдает значение $5 671.
Рис. 2.6. Рабочий лист ПросрочДни всесторонне характеризует индивидуальную дебиторскую задолженность компании Bell Books, которая на 31 декабря 1999 года является просроченной
Аналогичным образом значение в ячейке D4 ($1 950) вычисляется с помощью формулы массива:
=СУММ(ПросрочДни!$D$2:$D$25>30)*(ПросрочДни!$D$2:$D$25<61)*(ПросрочДниI$В$2:$В$25)) Эти две формулы массива отличаются следующим.
♦	Первое сравнение ограничивает аргументы функции СУММ счетами, в которых количество дней, на которое просрочен платеж, превышает 30.
♦	Второе сравнение ограничивает аргументы функции СУММ счетами, в которых количество дней, на которое просрочен платеж, не превышает 61.
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
51
Поэтому формула массива интерпретирует счет, показанный в строке 12, что на рис. 2.6, следующим образом.
♦	ИСТИНА — для первого условия, поскольку 33 дня, на которые просрочен платеж, больше 30.
♦	ИСТИНА — для второго условия, поскольку 33 дня, на которые просрочен платеж, меньше 61.
♦	$54,43 — для третьего условия.
Вот как интерпретирует эту формулу массива Excel: ИСТИНА*ИСТИНА*$54.43 — это все равно, что 1*1 *$54,43. Наконец, функция СУММ складывает все значения (либо как фактическую сумму сделки, либо как 0, в зависимости от того, являются ли оба условия истинными для данной продажи).
Процентные значения, показанные в строке 5 (см. рис. 2.7), можно использовать в качестве средства оценки кредитной политики. Если эти значения слишком сильно расходятся с теми, которые администрация считает приемлемыми для данного периода, то необходимо пересмотреть условия кредитования конкретного клиента.
Рис. 2.7. Метод списания с учетом сроков для анализа счетов дебиторов компании Bell Books на 31 декабря 1999 года суммирует средства на счете дебиторов в соответствии с промежутком времени, на который просрочен данный платеж
Ячейки В10:В 14 содержат справочную информацию о проценте счетов, которые превратились в безнадежные после того, как истек определенный период времени. Опыт компании Bell Books показывает, что полпроцента всех текущих продаж, совершенных на условиях кредита, не оплачиваются, два процента продаж, совершенных на условиях кредита, просрочены на период от 1 до 30 дней и т.д. Эли проценты умножаются на суммы в долларах по каждой категории просрочки Результаты этих расчетов состоят из значений, приведенных в ячейках D10.D14.
52
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Их сумма ($738) появляется в ячейке DI6 (см. рис. 2.7) и в ячейке В7 (см. рис. 2.1). Это та сумма, которую Bell Books считает безнадежной дебиторской задолженностью на 12/31/99 (т.е. на момент составления балансового отчета).
Применение метода степени объема продаж для оценки безнадежных счетов
Существует более простой метод оценки безнадежных дебиторских задолженностей. Он определяется как отношение сумм, потерянных вследствие невыплаты, и доходов от реализации. Если вы знаете о том, что какой-то процент продаж неизбежно не оплачивается, то можете умножить этот процент на суммы продаж за данный период.
Если вы решили использовать этот метод, лучше всего рассчитать справочный процент неоплачиваемых счетов как соотношение продаж, совершенных на условиях кредита. Причина в том, что сделки, совершенные за наличный расчет, не могут считаться неоплаченными, поэтому нет смысла включать их в расчет. Более того, соотношение между общим объемом продаж на условиях кредита и общим объемом продаж за наличный расчет за определенный период времени может существенно отличаться от того же соотношения за весь (базисный) период. В этом случае вы можете совершить серьезную ошибку при оценке объема счетов, которые никогда не будут оплачены.
Метод списания с учетом сроков обычно считается более точным, чем метод степени объема продаж, поскольку заставляет сосредоточиться на фактическом промежутке времени, на который просрочены конкретные счета. Печальный факт заключается в том, что, чем дольше просрочивается платеж, тем меньше вероятность, что он когда-нибудь будет оплачен.
Кроме того, процесс выявления определенных периодов просрочки позволяет оценить вашу кредитную политику. По этим причинам метод списания с учетом сроков обычно рекомендуется для оценки допустимой нормы сомнительных счетов.
Как рассчитать расходы будущих периодов
Части балансового отчета, о которых мы только что говорили, — Денежные средства и Дебиторская задолженность — являются наглядным результатом сделок, которые совершаются в течение периода, рассматриваемого в данном балансе. В текущих активах есть еще один раздел, который отражает распределение расходов и доходов между учетными периодами. Если сделка влечет за собой изменение объема активов вне учетного периода, вам нужно ввести регулирующую статью (или регулятив).
Например, ваша компания использует специальную чековую книжку почтовых расходов. Иногда вы выписываете чек на несколько сотен долларов, и служащий почтового отделения увеличивает сумму почтовых расходов, указанную в чеке, на то же количество.
По сути, вы проводите предварительную оплату почтовых расходов на несколько месяцев вперед, уменьшая при этом объем одного из текущих активов — Денежные средства. Если бы вам нужно было готовить финансовый и балансовый отчеты в конце каждого месяца, вы бы показывали сумму почтовых расходов, которую вы действительно истратили в течение этого месяца (в финансовом отчете — строка Текущие расходы). Однако в большинстве случаев почтовые расходы остаются в чековой книжке на конец месяца как предварительно оплаченный актив, и вам приходится вносить их в балансовый отчет.
Тем же способом вы можете связать почтовые расходы, которые вы фактически понесли в течение этого месяца (т е. текущие расходы), с доходами, которые были получены с помощью расходов на почтовые отправления. Благодаря этому вы получите точную
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
53
оценку прибыли за этот период. Аналогичным образом в балансовом отчете вы можете точно зафиксировать вклад (имеется в виду сумма, оставшаяся на счету почтовых расходов), который был внесен в счет прибыли компании.
В течение тех месяцев, когда вы оплачиваете почтовые расходы с этого счета, не было заключено никаких сделок с клиентами, которые потребовали бы внесения в главный журнал каких-либо записей и потом были бы отражены в финансовом или балансовом отчете. Поэтому в конце каждого периода необходимо вводить регулирующую статью, чтобы точно оценивать суммы на счетах этих категорий. (Подробнее о процессе ввода регулирующих статей поговорим в главе 6, “Анализ баланса”, посвященной откорректированному предварительному (пробному) балансу.)
Поскольку существует множество типов предварительной оплаты, любой из которых может использоваться вашей компанией, мы рассмотрим два из них — те, с которыми на разных этапах деятельности сталкивается почти каждая фирма: содержание и страховка.
Например, приобретая офисные принадлежности (канцелярские товары, предметы интерьера и пр.), большинство компаний не утруждает себя записью этих сумм в соответствующие строки финансовых отчетов (ведомостей). Аргументируется это тем, что слишком сложно проводить физический учет всего офисного оборудования в конце каждого отчетного периода, чтобы определить, на какую сумму за этот период было израсходовано офисных материалов. Большие корпорации вносят расходы на офисное оборудование в финансовые документы как расходы будущих лет. Однако предпочтительнее определять оценку офисного оборудования, использованного в течение рассматриваемого периода, чем проводить инвентаризацию всех карандашей, почтовой бумаги и скрепок, имеющихся в компании.
Страховка, конечно, дело другое. Довольно просто определить сумму страховки, которая закончилась в течение какого-то периода времени; ее величина обычно больше, чем расходы на канцелярские принадлежности. Позже я приведу небольшой пример, который прояснит, почему страховка рассматривается как текущий актив.
Запись страхования как расходов будущих лет (периодов)
1 декабря 1999 года Bell Books приобрела медицинские страховые полисы для своих служащих. Полис действителен в течение одного года; в течение этого времени компания пользуется всеми преимуществами, которые предоставляет страховка. Поэтому Bell Books может рассматривать стоимость полиса как расходы будущих периодов, т е. как актив, чья стоимость снижается с течением времени, и поэтому требует ввода регулирующих статей в конце каждого отчетного периода. Приобретение полиса отражено в главном журнале, как показано на рис. 2.8.
Медицинская страховка — это счет актива. После приобретения полиса компания получила дополнительный актив в форме страхования для своих сотрудников, предназначенного для оплаты медицинской помощи. В соответствии с правилами ведения статей дебета и кредита для счетов актива поступление на счет баланса записывается как дебет. Поэтому время действия полиса показано и в главном журнале, и на счету актива медицинского страхования как дебет (рис. 2.9).
После одного месяца действия страховки (31 декабря) истекает одна двенадцатая часть суммы полиса, и сумма актива соответственно уменьшается на одну двенадцатую. Опять-таки, правила дебета и кредита для активных счетов требуют, чтобы уменьшение суммы актива было записано как кредит. Поэтому 31 декабря Bell Books ввела статьи по кредиту' в свой главный журнал и на счет медицинского страхования главной книги. Эти статьи отражают факт истечения одной двенадцатой части суммы полиса (см. рис. 2.8 и 2.9).
54
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 2.8. В журнале регистрации учтено как первоначальное приобретения актива (в нашем случае это страховка), так и частичное его списания
Рис. 2.9. Статьи журнала, отражающие покупку и частичное истечение срока полиса медицинского страхования, записываются в актив
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
55
Поскольку это — расходы будущих отчетных периодов, окончание одного месяца общего срока страховки должно быть записано на расходный счет. Результатом расхода является уменьшение собственного капитала, а в соответствии с правилами дебета и кредита отчисление со счетов пассива или собственного капитала записывается как дебет. Поэтому расходы, появившиеся по окончании одного месяца действия страховки, записываются как дебет на счет медицинского страхования (рис. 2.10).
Рис. 2.10. Внесение в дебет статьи главной книги расходного счета Медицинское страхование компенсируется внесением кредита на счет актива Медицинское страхование
Есть еще один документ, используемый для записи расходов будущих лет, — это балансовый отчет. В конце первого месяца страхования сумма полиса уменьшилась на $572. В оставшиеся одиннадцать месяцев, в течение которых действует полис, этот баланс расходов будущих лет будет продолжать уменьшаться. Если Bell Books готовит балансовый отчет в конце каждого из этих одиннадцати месяцев, актив расходов будущих отчетных периодов будет продолжать уменьшаться, пока в нем ничего не останется.
Составление баланса текущих активов с помощью товарноматериальных запасов
В главе 3, “Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета”, тема оценки товарно-материальных запасов раскрывается во всех деталях. Однако, поскольку товарно-материальные запасы компании являются ее текущим активом, некоторые механизмы перемещения сумм активов между различными счетами при подготовке балансового отчета логично рассмотреть и в этой главе.
56
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
В конце отчетного периода, когда вы готовите финансовый и балансовый отчеты, нужно свести к нулю баланс различных доходных и расходных счетов. Почему? Потому что в следующий раз, когда вы будете готовить такие отчеты, потребуется, чтобы они отражали деятельность, которая будет иметь место в следующем отчетном периоде.
Начальная нулевая точка отсчета позволяет точно определить прибыль, полученную в течение этого периода. Если на приходных и расходных счетах имеется некая сумма, оставшаяся от предыдущего периода, вы не сможете получить точную оценку прибыли, вычитая реальную сумму расходов из реальной суммы доходов.
Следующая процедура определяет процесс приведения приходного и расходного счетов к нулю (называемый также сведением счетов),
1.	Для приходных счетов, которые обычно составляют кредитный баланс, создайте на приходном счету соответствующую дебетную статью, чтобы свести баланс к нулю.
2.	Для расходных счетов, которые обычно составляют дебетный баланс, создайте соответствующую кредитную статью, чтобы закрыть их
3.	Введите также закрывающие статьи на специальном временном счете в главном журнале, определив этот счет как приходную (доходную) сводку. Разница между суммой доходных статей и суммой расходных статей составляет прибыль, полученную вследствие проведения операций.
4.	Закройте временный счет приходной (доходной) сводки с помощью дебетной статьи в сумме баланса, и поместите ту же статью как кредит в нераспределенные доходы.
Результатом этого процесса является то, что следующий период начинается с нулевыми суммами на приходном и расходном счетах. Кроме того, прибыль за текущий период (не имеет значения, положительная она или отрицательная) помещаются на соответствующий счет балансового отчета.
Процедура, которую вы используете для работы со счетами активов и пассивов, отличается от процедуры работы со счетами доходов и расходов. Долларовые суммы на счетах активов и пассивов изменяются со временем по мере увеличения ресурсов и выплаты долгов. Когда в начале отчетного периода вы получаете нулевой баланс на счете актива, вы как бы говорите, что активы компании каким-то образом исчезли в конце предыдущего периода.
Один из таких счетов актива — товарно-материальные запасы. Если ваша компания производит продукцию или перепродает ее розничным торговцам или заказчикам, у вас имеется товарно-материальный запас, на который вы можете рассчитывать. (Если же ваша компания предоставляет услуги своим клиентам, у вас, вероятно, нет никаких товарно-материальных запасов.)
Несколько слов о потоке товарноматериальных запасов
В начале отчетного периода у вас наверняка имеется на складе запас товаров. В течение какого-то времени вы, вероятно, покупаете еще товары у поставщиков — эти покупки увеличивают товарно-материальный запас. Одновременно вы продаете клиентам товары со склада — при этом ваш запас уменьшается. Результат этих действий — конечный товарно-материальный запас: начальный товарно-материальный запас плюс покупки и минус товары, проданные вашим клиентам.
ь
д Примечание
Перестроив это уравнение, вы можете получить сумму выручки от товарно-материального запаса Это важный элемент в определении валовой прибыли вашей компании, которая равняется доходу от
Гпава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
57
ь
^Примечание
реализации минус выручка. Выручка рассчитывается с помощью уравнения:
Выручка=Начальный товарно-материальный запас+Покупки-Конечный товарно-материальный запас
Стоимость товаров, предназначенных для продажи, представляет собой сумму начального товарно-материального запаса и покупок, сделанных за отчетный период. Разница между стоимостью начального объема товаров, предназначенных для продажи, и конечным товарноматериальным запасом равняется стоимости товаров, которые вы фактически продали своим клиентам.
Конечно, можно назвать множество событий, способных усложнить эти основные отношения. Например, вы можете заключить со своими поставщиками такой договор, который позволит вам (по какой-то причине или в счет кредита) вернуть им часть товара, которые вы у них купили. Это могут быть, например, товары, не пригодные для продажи из-за повреждения или по каким-то иным причинам.
Условия, на которых вы совершаете покупку, могут предполагать систему скидок в том случае, если вы производите оплату в установленный период. Иногда необходимы регулирующие статьи или специальные счета, позволяющие рассчитать результат таких действий. Тем не менее они не оказывают существенного воздействия на основное движение от начального товарно-материального запаса, через покупки и продажи, к конечному товарно-материальному запасу, который становится начальным для следующего отчетного периода.
О закрытии счета товарно-материальных запасов
В конце отчетного периода компании часто проводят инвентарный учет оставшихся на складе товаров и материалов. При использовании одного из методов оценки, с которыми вы познакомитесь в следующей главе, результатом является денежное выражение товарно-материальных запасов. Именно эта сумма используется в разделе Текущие активы балансового отчета.
Возможно, это покажется вам в какой-то степени шагом назад после всех разговоров о закрытии счетов, потоке товарно-материальных запасов и приходной (доходной) сводке. На практике же этот процесс куда сложнее, чем простое проведение описи товаров и внесение результатов в финансовый отчет (рис. 2.11).
На рис. 2.11 показаны семь разделов, обведенных рамками. Эти разделы можно вести в отдельные рабочие листы Excel, но у нас, в целях экономии места, они находятся в одном рабочем листе.
Первый раздел Товарно-материальные запасы, показывает количество товарноматериальных запасов в начале ($431 820) и в конце периода ($431 820). При периодической системе учета товарно-материальных запасов (дополнительную информацию о ней ищите в главе 3, “Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета”) в течение отчетного периода на счете товарно-материальных запасов не происходит никаких изменений: покупки заносятся на предназначенный для них счет. Заключительная статья, равная конечному балансу, создана в столбце кредита. Эта сумма вносится также в приходную (доходную) сводку главного журнала (ячейка G10). После проведения инвентаризации товарно-материальных запасов результат будет внесен как дебет (ячейка С6 — $425 869), в том числе и для того, чтобы установить объем начального товарноматериального запаса на начало следующего периода (ячейка С7). Конечный товарноматериальный запас закрыт в ячейке G7 в приходной (доходной) сводке.
58
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Покупки, увеличившие товарно-материальный запас в этот период, также закрываются дебетной статьей в главной книге (ячейка D10) и переносятся в приходную (доходную) сводку с помощью кредитной статьи (ячейка НЗ).
Рис. 2.11. Заключительные счета в конце отчетного периода приводят счета доходов и расходов к нулевому балансу, но оставляют значения в счетах активов и задолженностей
Это иллюстрация процесса, описанного выше в этой главе, при котором счета актива и задолженностей типа товарно-материальных запасов не сводятся к нулевому балансу в конце отчетного периода. В противоположность этому, счета доходов и расходов типа Покупки закрываются с нулевым балансом. Например, счет Продажи получает нулевой баланс в конце одного периода и, следовательно, в начале следующего. Его конечный баланс ($53 354) при закрытии вводится дважды: первый раз — в счет главной книги, чтобы закрыть ее, и второй раз — в доходную (приходную) сводку. Последняя запись начинает процесс переноса дохода из счета главной книги в балансовый отчет.
Формула, используемая в ячейке D12 для расчета продаж, является формулой массива:
=СУММ(ЕСЛИ(Банк2!В5:В19=“Кассовые поступления";Банк21С5: С19; 014-
СУММ (ЕСЛИ (Рис2. 5!ВЗ:В23="Покупки в кредит";Рис2.5!СЗ:С23;0))
Формула массива указывает на другой рабочий лист — Банк2. Это позволяет найти все значения в ячейках В5:В 19, которые совпадают со значением Кассовые поступления. Для всех совпадающих значении формула суммирует соответствующие значения в ячейках С5:С19 (см. рис. 2.4).
Такой же процесс происходит в случае покупки товара в кредит, результаты двух функций СУММ объединяются, чтобы дать полный объем продаж за месяц. На практике вы ведете этих два счета раздельно и складываете их заключительные балансы для того, чтобы получить доходную (приходную) сводку.
Глава 2. Бухгалтерский отчет: управление текущими активами
59
Следующих три раздела (рис. 2.11) — Реклама, Телефон и Заработная плата — представляют соответствующие расходы за текущий период. Подробности деятельности по каждому счету в течение этого периода опущены, показаны только конечный баланс и заключительная статья.
Вы не забыли, что в конце отчетного периода балансы доходного и расходного счетов приведены к нулю с помощью заключительной статьи? Эта статья также появляется на временном счету Приходная сводка главного журнала. Обратите внимание, что значения в ячейках D16, D19 и D22 совпадают со значениями в ячейках Н4:Н6 (см. рис. 2.11).
Обратите внимание также на значение $17 378 в ячейке Н7, что на рис. 2.11. Оно представляет собой результат вычитания расходов за этот период (Покупки, Реклама, Телефон и Заработная плата) из доходов, полученных от продажи, за этот же период ($53 354). Ячейка G18 содержит формулу:
=H7+(H15-G10)
которая складывает разницу между конечным и начальным товарно-материальными запасами в приходной сводке. Значение $11 427, представляет собой изменение в прибыли собственника за этот период: продажа минус оперативные расходы и плюс изменение в оценке товарно-материального запаса. Поскольку значение товарно-материального запаса уменьшилось за этот период, его прибавление уменьшает количество, которое прибавляется к прибыли собственника. Если бы товарно-материальный запас увеличился, за его счет произошло бы увеличение суммы, добавляемой к прибыли собственника.
Резюме
Итак, вы узнали о некоторых предварительных этапах подготовки балансового отчета, а также о том, как используется балансовый отчет, какова его структура, из каких текущих активов он состоит и каковы его взаимоотношения с лежащими в его основе счетами. Изменения, происходящие в течение отчетного периода в этих счетах, вызывают изменения в собственном капитале компании и, следовательно, в ее балансовом отчете. Однако доходные и расходные счета в конце отчетного периода обрабатываются не так, как счета активов и задолженностей.
Причина состоит в том, что потенциальные инвесторы и кредиторы, а также аудиторы, которые будут исследовать вашу бухгалтерию, потребуют, чтобы при подготовке финансовых документов вы следовали общепринятым принципам и правилам. В этой главе вы ознакомились с некоторыми основными концепциями; дополнительные сведения вы найдете в следующих главах — в пределах, необходимых для создания финансовых документов.
Поскольку оценка товарно-материального запаса — довольно сложный процесс, этому вопросу посвящена отдельная глава —- глава 3, “Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета”. Если вы действительно хотите реально оценить собственный капитал компании, очень важно выбрать подходящий метод для оценки всего товарно-материального запаса. От того, какой метод оценки вами выбран, зависит и измерение прибыли. После небольшого отступления на тему оценки товарноматериального запаса мы вернемся к балансовому отчету и рассмотрим вопрос о пассивах и собственном капитале.
Эта книга не является учебным пособием по основам бухгалтерии, поэтому при рассмотрении вопросов, связанных с измерением прибыли, я использовал ряд специальных бухгалтерских терминов. (Кроме этого, в некоторых разделах применена двойная запись.)
60
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Глава 3
Оценка товарноматериальных запасов для балансового отчета
В этой главе...
О Оценка товарно-материального запаса
О Использование систем постоянной и периодической инвентаризации
61
81
компаниях, которые производят или продают товары, размер товарно-мате-риального запаса оказывает колоссальное влияние на их рентабельность. Именно товарно-материальные запасы часто являются основным текущим активом такой компании и, следовательно, в значительной степени воздействуют на размер собственного капитала компании. Стоимость проданных товаров зависит от оценки товарно-материальных запасов, поэтому последние в значительной степени определяют валовую прибыль компании (и, конечно же, чистый доход).
Поскольку анализ товарно-материальных запасов чрезвычайно важен для показателей собственного капитала и рентабельности компании, давайте рассмотрим несколько методов оценки товарно-материальных запасов и способов их классификации. Предполагается, что из года в год вы будете пользоваться одними и геми же методами оценки и учета товарно-материальных запасов, поэтому очень важно с самого начала сделать правильный выбор. Здесь вам помогут инструменты и функции, которые предлагает Excel.
В этой главе описываются различные методы, используемые для определения стоимости товарно-материальных запасов, а также способы их учета.
Оценка товарно-материального запаса
Основной принцип оценки товарно-материального запаса состоит в том, что цена единицы товарно-материального запаса определяет ее стоимость в будущем. Например, если ваша компания приобретает товары по оптовой цене и перепродает их клиентам по розничной, то стоимость товаров, находящихся на вашем складе, определяется той суммой, которую вы заплатили, чтобы приобрести их.
Гпава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 61
В то же время, если ваша компания производит товары или предоставляет услуги, ситуация усложняется. В этом случае имеется обычно три категории товарно-материальных запасов: сырье, полуфабрикаты и комплектующие изделия, готовая продукция. Каждую категорию надо оценивать индивидуально. Стоимость сырья — это цена, за которую вы его приобрели. Стоимость полуфабрикатов и комплектующих изделий равняется стоимости сырья плюс затраты на оплату труда по состоянию на день инвентаризации. А стоимость готовой продукции — это стоимость сырья плюс все затраты на оплату труда, связанные с производством данного продукта, — включая накладные расходы.
Для определения стоимости вашего товарно-материального запаса рекомендуется использовать один из трех основных методов.
♦	Точное определение. Этот метод устанавливает фактическую цену, по которой приобретается каждая единица товарно-материальных запасов. Точное определение обычно используется компаниями, которые занимаются перепродажей сравнительно небольшого количества довольно дорогостоящих товаров. Если ваша фирма продает дорогие ювелирные украшения, то вам совсем не сложно определить точную цену каждой единицы товара. Но, если ваша компания занимается продажей товаров для художников, то сделать это довольно сложно — не очень-то просто установить точную сумму, которую вы заплатили за каждые 100 кисточек.
♦	Средняя стоимость. Этот метод относительно прост в применении. Средняя стоимость единицы товарно-материального запаса — это общая сумма, которую вы заплатили поставщикам, разделенная на число единиц товара, находящегося на складе. Поскольку фактическая стоимость каждой единицы товара изменяется вследствие колебаний цен, назначаемых поставщиком, или смены поставщика, этот метод менее точен, чем предыдущий. Зато метод средней стоимости можно использовать всегда, а метод точного определения — нет.
♦	FIFO и LIFO. FIFO — это аббревиатура от “first-in, first-out”, что означает “первый вошел, первый вышел”, a LIFO — “last-in, first-out” — “последний вошел, первый вышел”. Эти методы основываются на таких факторах, как дата поступления товара на склад и дата продажи товара со склада. Поскольку стоимость приобретения товаров обычно изменяется со временем, то и цены представляемых товаров меняются соответственно. Если товары (приобретаемые компанией) предназначены для последующей перепродажи, и рентабельность, и общая стоимость активов зависят от того, как совершались покупка и продажа: например, вы купили товар за $50 и продали его за $75 или купили тог же товар за $60 и продали его за $75.
Все эти методы более подробно будут обсуждаться в следующих разделах данной главы.
Использование метода точного определения
Как уже упоминалось, этот метод довольно удобно использовать для оценки небольшого количества товарно-материальных запасов При этом обычно подразумевается, что товар достаточно дорогостоящий: компания, у которой небольшой товарный объем, должна либо продавать товары подороже, либо прекращать свою деятельность, в противном случае данная деятельность может оказаться нерентабельной.
В последние годы широкое применение получили новые технологии: кассовые аппараты в магазинах розничной торговли, нанесение штрих-кода и практически повсеместное внедрение компьютерных систем. Благодаря этому ситуация значительно изменилась, по крайней мере, в сфере розничной торговли. Теперь уже не так трудно проследить путь каждой единицы товара с момента поступления на склад до момента ее продажи.
62
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Хотя метод точного определения позволяет реальнее всего оценить товарноматериальный запас, тем не менее более предпочтительными являются два других метода, поскольку они чаще всего в большей степени отражают уровень рентабельности.
еЦ Анализ ситуации: магазин ?инТувции розничной торговли Evans Electronics
Evans Electronics — магазин розничной торговли, расположенный в торговом центре, продает персональные компьютеры, аппаратуру связи и периферийное оборудование типа принтеров и накопителей CD-RW. Прибыль, полученная от торговли, позволила компании установить в магазине небольшую, но эффективную информационную систему. Эта система предназначена для того, чтобы служащие вводили в базу данных серийный номер и код каждой единицы товара, проданной в магазине.
Система также предоставляет информацию о товарно-материальных запасах. Она фиксирует, когда была приобретена единица товара, какова ее цена и код. Сводные данные о начальном состоянии товарно-материальных запасов на 1/4/1999 и количество приобретенных в течение месяца товаров показаны на рис. 3 1.
Рис. 3.1. Начальный товарно-материальный запас фирмы Evans Electronics и количество товаров, приобретенных в течение апреля 1999 года, образуют основу для оценки товарно-материальных запасов в конце периода
В апреле 1999 года поставщик компании Evans Electronics повысил цены: обратите внимание, что одни и те же товары, поступившие на склад, имеют разные цены. Например, 5/4/1999 Evans Electronics приобрела семь факс-модемов по цене $110,42 за штуку, а 20/4/1999 — еще 12 факс-модемов той же модели, но по цене $117,42 за штуку.
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 63
Рабочий лист, показанный на рис. 3.1, содержит четыре поименованных диапазона, значение которых будет разъяснено позже в этой главе.
♦	ИнвКодТовара ссылается на диапазон ячеек В5:В14. Этот диапазон содержит идентификатор, который отличает, скажем, факс-модем от лазерного принтера. Хотя этот диапазон идентифицирует различные типы товаров, он не различает товары одного типа, поступившие по разным ценам.
♦	НачЗапас ссылается на диапазон ячеек С5:С14. Он содержит данные о количестве единиц товаров с учетом стоимости каждой единицы, находящихся на складе в начале отчетного периода.
♦	КупЕд ссылается на диапазон ячеек D5:D14. Он показывает, сколько единиц было приобретено в течение этого периода, опять-таки с учетом стоимости каждой единицы.
♦	СтоимКупЕд ссылается на диапазон ячеек F5:F14. Это цена каждого товара, который был приобретен у поставщика по определенной цене.
Процесс сведения (закрытия) бухгалтерских книг в конце каждого месяца заключается в том, что информация о проданных товарах переходит из базы данных (отдельного приложения) в рабочий лист Excel. Рабочий лист по продаже за апрель показан на рис. 3.2. Поскольку здесь применяется метод точного определения, каждая строка содержит информацию о коде и серийном номере каждой проданной единицы товара. По той причине, что информация однозначно идентифицирует каждую единицу товара, база данных продаж содержит также цену этого товара, назначенную компанией Evans Electronics; эта цена также передается в Excel.
1^ Microsoft Excel  СЬарОЗ ids				
1У; МИй Дравка; gm. Встдвка Ф	ор^ С§рвис Да-гныв Qkho £преека			.А' уу/;	х.|
о i® и ci ш & | я	toff*Ol M			90 Л ЯЩШЯ
И AralCyf	* 10 V-i Ж I Э1?,...- . . ..... ....... .... :.v:: :: :....v-.A’’-P ? ’ .	« а «в*	i 	ЛЛЧ Й «1	9%	1 ^2 А Л&  А Я. Л 1. Л	ЛЛ>.£.4	-Y--- Я'ЯЛЛЛ ЛЙЯЛ
A2	ЧЯ				
Л:. "A .> .'АЛ'	21 в	ГМАЙЛ: Q	I		* Яс   / Ял о 1
12	Описание h	Код товара	Серийный номер	Стоимость Продажная стоимость	— единицы товара единицы продукции	
3 Модем DataFlash V96	FGI-4877	433158	$100,36	$127,02
4	FGI-4877	864596	$100 36	$127,02			||
О 		FGI-4877	496061	$95,32	$127,02	'И
3 ;Факс-модем FastFax	GLH4980	816748	$110,42	$138,54
7 |	GLH 4980	531168	$110 42	$138,54				Й
ПК Century PHI Millennium it ’	GLH-4980 GLH-4980 GLI 6773 GLI-6773 G Li-6773	668396 328322 231352 527035 128837	$117,42 $117,42 $1 620,88 ’ $1 620,88 $1 820 88	$138,54 $138,54 $2 1 30,42	| $2130,42	Й $2 130 42
13	GLI-6773	680652	$1 820 88	$2 130,42
	GLI-6773	755851	$1 820,88 :	$2130,42
it ^Лазерный принтер BlueHill A3	HKL-9248	330711	$1 020.51	$1 298,31
T6J Накопитель CD-RW Bell	HLH-7708	370544	$134,23	$167,39
Ж	HLH-7708	531937	$134,23	$167,39
TSСтруйный принтер ChromoJet АЗ HMH-3665		568101	$621,33	$774.95
Ш 		: HMH-3665	88B336	$621,33	$774.95
	HMH 3665	849167	$621,33	$774,95
Ж.......		HMH 3665	614869	$632 52	$774,95
22;	: HMH-3665	900254	$632,52	$774,95	.	' " Я
:|23л •M? Итого ж. /	. . . . .. ..		$13 874,12 '	•	i 	%.	...	$17 095,16
H.4 ►				•г Л" .•	' ял  1
[готово	"Л	'  '‘-AA'	 • . ял	Л'. Л - I 	Л> ЛЛ ,;S ЖА ЕМЛ	
Рис. 3.2. Записи о продаже товаров компании Evans Electronics в апреле 1999 года показывают, что одни и те же проданные единицы товара были приобретены у поставщика по разным ценам
64
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Хотя некоторые одинаковые единицы товара приобретались по разным ценам, Evans Electronics продает их по одной и той же цене. Этой компании надо завоевывать репуга-цию на рынке, поэтому она принимает мудрое решение не повышать цены в течение первого месяца работы. Ясно, что решение Evans Electronics принять на себя повышение цен поставщиком, но не повышать цены для покупателей, уменьшает ее прибыльность Это довольно необычное решение; тот факт, что среди товарно-материальных запасов имеются единицы товара, приобретенные по разным ценам, имеет значение как для валовой прибыли компании, так и для оценки активов в балансовом отчете.
Используя для оценки метод точного определения, Evans Electronics может проанализировать состояние своего товарно-материального запаса за апрель 1999 года (рис. 3.3).
1®	Вставка Формат Серене с- Л 	•.	'А .- .	, v-;> -	--V • Т 10	j :	:<j к-	•f-J/.-’.s-;*....	.••.л...•• 		•	•< А2	И'ЛУ- .. 			 	 	~		Данные: Qkho ^правка. . • Е	% <кю Л	ИИ» Я] А4	• **’ ЖФ £Fk  t <ii •* •... т? '	•’ .	. "  - '''/S'’"	' - ” ’ • , • JS Й!ЙМ(Й|Я	в|	адд, яиииамяе^-;-'.' у? Ев:И’	* •	• я» Л|		
••А	.1	. D: ... Код	Стоимость Начальный		ЖУ.'.ГЖ Куплено СебестоимсстьЛрода1 единиц продаваемых ; едини товара	товаров товар 10	$1 429.80 6	$802,88 Г 7	$1	656,30 ' 12	$1	409.04 8	$27	554 96 8	$14	567 04 3	$6	12306 • 4	$671,15 6	$4	970 64 4	$2	530.08' 70	$61	714,95 Sfi -I *1,±: ,...± V f л' У	. ’ •:	' /. УуМ					firr<ri  <,  . .4 V
Метод точного определения 2 Г						юК шечный Стоимость и запас а 1	14	$1	334 48 2	6	$602.16 2	13;	$1	435 46 2	1Сг	$1	174,20 2	15	$24	313.20 3	5	$9	104 40 5 $5 102,55 2	3	$432.69 3	5	$3	106,65 2	2	$1	265 04 >0	78	$47	840,83 dl		
3 ;	Описание Ы"1 ”	 6 Модем DataFlash V90 7; 8; -Факс-модем FastFax у-;	 '			 10 ПК Century Pill Millennium if '^Лазерный принтер BlueHill АЗ J3 ^Накопитель CD-RW Beil 14? Струйный принтер ChromoJet АЗ ад’ 1б с; 	 1? Итого Ui	товара FGI-4877 FGI-4877 GLH-4980 GLH-4980 GLI-6773 GLI-6773 HKL-9248 HLH-7708 НМН-3665 НМН-3665	единицы запас товара . $95.32	5 $100,36	0 $110.42	6 $117,42 $1 620,88	9 $1 820,88 .	0. $1 020.51 : $134 23	1 $621,33	2 ’ " $632.52	0						
: Стоимость проданной продукции 20 ; Валовая прибыль: 21 i 221 23 24: 25 26 2? КМ’ ►.Ж^4^^2.\РисЗ.З/Ри I ГОТОВО...--У f \	ff'	$1 3 674 12 $3 221.04							
Рис. 3.3. Сравнивая коды товаров и их цены со сведениями базы данных, можно определить, сколько было продано единиц каждого товара
На рис. 3.3 столбцы с описанием продукта, кода продукта и цены содержат неповторимые комбинации переменных из рабочего листа, представленного на рис. 3.2. Например, для модема DataFlash V90 существует только две возможные комбинации кода продукта и цены. Количество единиц в начальном товарно-материальном запасе получено с помощью инвентаризации, проведенной в конце мар га (см. рис. 3.1). Стоимость каждой продаваемой единицы товара — это пересечение стоимости единицы товара и количества единиц.
Самая важная часть рис. 3.3 — это столбец G, проданный товар. Ячейка G6 содержит формулу массива:
=СУММ((В6=КодПродЕд)*{С6=СтоимПродЕд))
которая возвращает значение 2, т.е. два модема DataFlash V90, купленные по цене $100,36 каждый, были проданы в апреле. Чтобы понять, как работает эта формула, исследуем ее аргументы
Гпава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 65
Рассмотрим диапазон КодПродЕд (см. рис. 3.2, ячейки ВЗ:В22). Оператор: В6=КодПродЕд
возвращает результат:
{ИСТИНА;ИСТИНА;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ; . . . ;Л0ЖЬ}
в виде массива значений. Логическое значение зависит от того, равняется ли значение в ячейке В6 (FGI-4877) какому-либо значению в диапазоне КодПродЕд. В нашем случае первых три значения в массиве принимают значение ИСТИНА. Значение в ячейке В6 (FGI-4877) равно первым трем элементам в КодПродЕд (см. рис. 3.2, диапазон ВЗ:В5).
Оператор:
С6=СтоимПродЕд
возвращает результат:
{ИСТИНА;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ; . . . ;Л0ЖЬ}
также в виде массива значений. Диапазон СтоимПродЕд (см. рис. 3.2, ячейки D3:D22) возвращает значение в виде массива логических значений (ИСТИНА или ЛОЖЬ) в зависимости от того, является ли стоимость единицы товара в ячейке С6 ($100,36) равной любой стоимости в диапазоне СтоимПродЕд. В нашем случае только первых два значения являются истинными (принимают значение ИСТИНА) — ячейки D3:D4 (см. рис. 3.2).
S/^Сонет Вы можете увидеть массивы значений ИСТИНА и ЛОЖЬ, т.е. результаты u	любой части формулы Excel, для этого выделите фрагмент в строке
формул и нажмите клавишу <F9>. Закончив, не забудьте нажать клавишу <Esc> или щелкнуть на кнопке Отмена. Если вы этого не сделаете, первоначальный фрагмент будет заменен результатами.
Excel может выполнять арифметические действия с логическими значениями. По правилам ИСТИНА*ИСТИНА=1, ИСТИНА*ЛОЖЬ=О и Л0ЖЬ*ЛОЖЬ=0, поэтому фрагмент, который умножает первый массив логических значений на второй:
(В6=КодПродЕд)*(С6==СтоимПродЕд)
возвращает результат:
{1;1;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0;0}
в виде массив из единиц и нулей. Первый массив создает значение ИСТИНА в первых трех элементах, второй массив содержит значение ИСТИНА в первых двух элементах; все остальные элементы в каждом массиве имеют значение ЛОЖЬ. Поэтому результатом этого умножения является массив, в котором первых два элемента равны 1, о все остальные — 0.
Наконец, вся формула целиком:
=СУММ((Вб=КодПродЕд)*(Сб=СтоимПродЕд))
возвращает сумму массивов, состоящих из единиц и нулей. В нашем случае указанная сумма равняется 2 — это число продаж товара, у которого код продукта — FG1-4877 и цена — $100,36.
Затем формула в ячейке G7 копируется и вставляется в диапазон G7:G15 (см. рис. 3.3). Ссылки на код товара и цену соответственно изменяются, но имена диапазонов остаются неизменными. В результате мы получаем сведения о каждой единице товара, проданной в апреле по данной цене.
66
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Эти единицы товара в конечном товарно-материальном запасе на апрель (см. рис. 3.3, столбец Н) представляют собой результат вычитания количества проданных единиц из начального запаса. А цена на каждый код продукта при данной цене за единицу товара (см. рис. 3.3, столбец I) — это результат умножения количества единиц товара в конечном запасе на связанную цену за штуку.
Определив общую стоимость всех товаров, предназначенных для продажи ($61 714,95), и вычтя из этого числа общую стоимость конечного товарно-материального запаса ($47 840,83), Evans Electronics получает стоимость товаров, проданных в апреле, —-$13 874,12.
Поэтому финансовый отчет Evans Electronics за апрель покажет валовую прибыль в размере $3 221,04 — результат вычитания стоимости проданных товаров из общего дохода от продажи ($17 095,16). В балансе компании за апрель конечный товарноматериальный запас будет равен $47 840,83.
Вернемся к количеству единиц в начальном товарно-материальном запасе (см. рис. 3.3, столбец D). Хотя эти данные получены путем инвентаризации, проведенной в конце марта, нет никакой необходимости вводить информацию в рабочий лист сводки о товарно-материальном запасе (см. рис. 3.1) и в рабочий лист, что на рис. 3.3. Формула массива в ячейке D6 ссылается на рабочий лист сводки о товарно-материальном запасе:
=СУММ((В6=ИнвКодТовара)*(С6=СтоимКупЕд)*НачЗапас)
Эта формула массива использует те же понятия, что и формула, которая рассчитывает количество проданных единиц товара. Другими словами, она умножает два массива логических значений ИСТИНА/ЛОЖЬ один на другой, создавая массив, состоящий из единиц и нулей:
(В6=ИнвКодТовара)*(С6=СтоимКупЕд)
который дает массив:
{1;0;0;0;0;0;0;0;0;0}
Затем последний массив умножается на массив, состоящий из количества единиц товара в начальном товарно-материальном запасе НачЗапас, который представлен диапазоном D4:D13 (см. рис. 3.1). Единственная единица в вышеприведенном массиве, умноженная на первый элемент в НачЗапас, дает 5; оставшиеся нулевые значения при умножении на элементы НачЗапас — 0. А функция СУММ складывает нули и 5 — это и есть конечный результат.
Использование метода средней стоимости
Предположим, что Evans Electronics, как и в предыдущем примере, имеет некий начальный товарно-материальный запас, единицы которого могут быть приобретены по различной цене, а в остальном не отличаются друг от друга. Что если у бухгалтера нет никакой возможности определить, какие именно единицы товара были проданы? Другими словами, предположим, что, продавая компьютер Century РШ Millennium, Evans не знает, по какой цене он был приобретен — за $1 620,88 или за $1 820,88.
В подобных случаях для оценки товарно-материального запаса удобнее использовать метод средней стоимости. Существуют и другие причины, по которым этот метод предпочтительнее других. Например, если вы знаете, как определить, сколько же стоил этот компьютер ($1 620,88 или $1 820,88), то иногда можно применить метод точного определения — иногда, но далеко не всегда.
Но если вы используете метод точного определения, ваша валовая прибыль от продажи будет в какой-то степени зависеть от того, какой компьютер был выбран покупателем — тот, который стоил $1 620,88, или тот, который стоил $1 820,88. В нашем слу
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 67
чае валовая прибыль наверняка не будет зависеть от выбора покупателя. Метод средней стоимости распознает это: он назначает стоимость каждой единице товара, которая (стоимость) является средним значением цены за этот товар. На рис. 3.4 показано, как метод средней стоимости мог бы быть применен в компании Evans Electronics.
Рис. 3.4. Начальный и конечный товарно-материальные запасы компании Evans Electronics за апрель 1999 года при использовании метода средней стоимости дает не такие результаты, какие можно получить при применении метода точного определения
В отличие от рис. 3 3, на котором приведено десять комбинаций кода продукта и стоимости товара, рис. 3 4 показывает шесть кодов продукта. Метод средней стоимости предлагает один вариант стоимости для каждого кода продукта, и поэтому нет необходимости представлять в сводке товарно-материального запаса разные фактические цены для кода каждого продукта
В столбце С (см рис. 3 4) приведен результат учета по каждому коду продукта в начальном товарно-материальном запасе. В ячейке С6 рассчитывается это число по следующей формуле массива:
=СУМН(ЕСЛИ(А6-ИнвКодТовара;КупЕд;0))
Обратите внимание, что в этой формуле присутствует только один массив логических значений, поэтому операции умножения логических значений здесь нет. Следующий оператор:
Аб-ИнвКодТовара
возвращает массив значений:
{ИСТИНА;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ}
68
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
С помощью функции tCH И и ссылки на диапазон Куп Ед этот массив преобразуется в численные значения.
ЕСЛИ(Аб=ИнвКодТовара;КупЕд;0)
Указанный массив, в свою очередь, возвращает цифровой массив.
{8;10;0;0;0;0;0;0;0;0}
Использование этого массива в качестве аргумента функции СУММ дает значение 18 — итоговое значение массива. Формула копируется из ячейки С6 и вставляется в диапазон ячеек С7.С11, чтобы завершить учет начального товарно-материального запаса.
В столбце D (см. рис 3.4) приведены значения средней стоимости каждого кода (наименования) продукта. Он начинается с ячейки D6, которая содержит формулу массива:
=СУММ(ЕСЛИ(Аб=ИнвКодТовара;СтоимКупЕд*КупЕд))/С6
Опять-таки, оператор:
А6=ИнвКодТовара
возвращает массив логических значении:
{ИСТИНА;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ}
значения которого, являются критериями вычисления, выполненного с помощью функции ЕСЛИ. Когда критерий принимает значение ИСТИНА, Excel возвращает произведение стоимости единицы товара на количество единиц. Другими словами, оператор:
А6=ИнвКодТовара;СтоимКупЕд*КупЕд
возвращает следующий массив значении:
{953,2;802,88;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ}
Функция СУММ складывает 953,2 и 802,88, считая значения ЛОЖЬ в массиве нулями Наконец, эта сумма делится на общее количество единиц данного кода продукта, которое представлено значением в ячейке С6. Обратите внимание, это — взвешенное среднее, т.е. каждая из двух цен на единицу товара определяется с помощью умножения ее на число единиц товара по цене начального товарно-материального запаса. Таким образом, 10 единиц товара по цене $95,32 стоят $953,20 — это первое значение в вышеуказанном массиве, 8 единиц товара по цене $100,36 стоят $802,88 — это второе значение в массиве; $953,20 плюс $802,88, или $1 756,08, — это общая стоимость этого продукта в начальном товарно-материальном запасе. Разделив это значение на общее число единиц этого товара (18), получаем среднюю стоимость продукта -- $97,56.
Эта формула копируется из ячейки D6 и вставляется в ячейки D7.D11 (см. рис. 3.4), возвращая среднюю стоимость каждого кода продукта, приобретенного и поступившего на склад в течение месяца. Затем общая стоимость продукта данною кода помещается в диапазон ячеек Е6:Е11 посредством прибавления начальной стоимости к произведению единиц, приобретенных по средней цене. Результат —- общая стоимость товаров, предназначенных для продажи, плюс цена при покупке.
В столбце F приведено значение средней стоимости товаров, предназначенных для продажи, основанное на количестве единиц товара. Это результат де тения числа, находящегося в столбце Е, на число единиц в начальном товарно-материальном запасе плюс число приобретенных единиц товара.
В столбце С приведено число проданных единиц товара каждого кода продукта. Таким образом, используя данный метод, делать расчеты гораздо проще, чем при приме
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 69
нении метода точного определения. В нашем случае имеется единственная средняя стоимость единицы товара, связанная с каждым кодом продукта, а также количество проданных единиц товара, которое можно рассчитать с помощью формулы:
=СУММ((А6=КодПродЕд)*1)
Диапазон КодПродЕд показан на рис. 3.2, в ячейках ВЗ:В22. Необходимо умножить на единицу массив логических значений, полученный при оценке значения в ячейке В6 в массиве SalesProductCode, чтобы преобразовать логические значения ИСТИНА в единицу. После этого указанные значения суммируются, и мы получаем количество проданных единиц товара.
В столбце Н, в котором расположены данные о конечном товарно-материальном запасе в единицах, полученные путем вычитания количества проданных единиц товара из единиц начального товарно-материального запаса плюс приобретенные единицы товара. В столбце I показана общая стоимость каждой товарной специализации — это произведение количества единиц в конечном товарно-материальном запасе на их среднюю стоимость за штуку.
Стоимость проданных товаров — это общая стоимость начального товарно-материального запаса плюс стоимость покупок без конечного товарно-материального запаса. Значение стоимости проданных товаров при определении по методу точного определения и методу средней стоимости различно. При применении метода точного определения стоимость проданных товаров составляет $13 874,12, тогда как при применении метода средней стоимости оно равно $13 584,01 — примерно на $300 долларов меньше. Причина кроется в том, что метод средней стоимости дает не такую стоимость единицы товара, какую мы получаем при использовании метода точного определения. Хотя общая стоимость начального товарно-материального запаса в обоих случая одинакова (поскольку известна стоимость каждой единицы товара), стоимость каждой проданной единицы товара при применении двух этих методов различна (поскольку фактическая стоимость каждой проданной единицы не известна, а вместо нее используется средняя стоимость).
Разница в $300 в стоимости проданных товаров в данном случае невелика, поскольку это примерно одинаковые количества единиц товара, имеющие разную среднюю стоимость, в начальном товарно-материальном запасе. Разница была бы больше, если бы в начальном товарно-материальном запасе один компьютер Century РШ Millennium стоил $1 620,88 за штуку и пятнадцать других — $1 820,88 за штуку.
При использовании метода средней стоимости финансовый отчет компании Evans Electronics за апрель покажет валовую прибыль в размере $3 511,15 — результат вычитания стоимости проданных товаров (общая стоимость товаров, предназначенных для продажи, меньше общей стоимости конечного товарно-материального запаса) из общего дохода от продажи ($17 095,16). В балансе компании за апрель товарно-материальные запасы составили бы $48 130,94. Таким образом, общая валовая прибыль компании примерно на $300 больше, а товарно-материальные запасы примерно на $300 меньше, чем при использовании метода точного определения.
Примечание
При использовании метода средней стоимости можно увеличить или уменьшить размер валовой прибыли (в отличие от метода точного определения); то же относится и к правильной оценке активов. И направление изменений, и разница между результатами применения двух методов зависит от разницы в числе единиц товара в начальном товарно-материальном запасе, содержащем единицы товара, приобретенные по разным ценам. Фактически, если количество единиц товара одинаково, оба метода дают одинаково хорошие результаты.
70
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Использование метода FIFO
FIFO (“first-in, first-out”, или “первым прибыл, первым потреблен”) — это метод оценки товарно-материального запаса, который, подобно методу точного определения, работает с фактической стоимостью единицы товарно-материального запаса. В отличие от метода точного определения, метод FIFO работает со стоимостью товара, по которой тот был продан.
Метод средней стоимости предполагает, что стоимость проданной единицы товара — это взвешенное среднее цен всех единиц одного вида товара в начальном товарноматериальном запасе. Метод FIFO, напротив, предполагает, что первая единица товара, проданная в течение отчетного месяца, имеет стоимость, равную стоимости первой единицы товара, приобретенной в товарно-материальныи запас. Таким образом, товар, первым поступивший на склад, первым оттуда и уходит на продажу.
Когда в апреле покупатель впервые приобретает у компании Evans Electronics модем, никто не знает, сколько компания заплатила поставщику за него — $95,32 или $100,36. Предполагается, однако, что стоимость модема равна стоимости первого модема, приобретенного компанией за отчетный период, т.е. $95,32.
На рис. 3.5 приведена иллюстрация метода оценки FIFO.
Рис. 3.5. С помощью метода FIFO компания Evans Electronics делает расчеты, основанные на предположении о том, что стоимость проданной единицы товара равна стоимости единицы товара, которая первой поступила на склад
Значение конечного товарно-материального баланса на рис. 3.5 определяется с помощью функции, определенной пользователем как FIFO. Эта функция вычисляется в ячейке 16, что на рис. 3.5:
=FIFO(B6,G6)
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 71
Ее аргументы (ячейки В6 и G6) содержат определенный код продукта, который подвергается анализу, и количество единиц этого продукта, проданных в течение апреля. Функция FIFO написана на языке Visual Basic for Applications (VBA) (рис. 3.6).
Рис. 3.6. Эгот макрос VBA рассчитывает значение конечного товарно-материального запаса с помощью метода FIFO
Давайте рассмотрим, как работает эта функция. Первая строка кода: Function FIFOfoProductCode As Object, oUnitSold As Object) As Single
объявляет функцию, присваивая ей имя FIFO, указывает тип ее аргументов и степень точности — Single (одинарная). Использованный в ячейке 16 (см. рис. 3.5) аргумент oProductCode представляет ячейку В6, а аргумент oUnitSold — ячейку G6. Обычной (одинарной) точности достаточно для счетов, и она позволяет сэкономить много памяти (в отличие оз двойной точности).
Следующие операторы
Dun oStartCount As Object, oStartCost As Object, oStartProduct As Object
Dim oPurchaseUnits As Object
Dim Counter As Integer, RemainingUnits As Long, AccountedFor As Leng
объявляют такие переменные.
♦	oStartCount — это переменная типа Object. (Некоторые программисты VBA используют первую букву имени переменной, чтобы облегчить запоминание типа переменной. В нашем случае первая буква “о” означает “object” — “объект”.) Функция FIFO будет использовать переменную oStartCount для определения диапазона рабочей книги, который содержит количество единиц каждого продукта, находившихся в начальном товарно-материальном запасе.
72
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
♦	oStartCost ~ переменная типа Object. Используется для представления диапазона рабочей книги, который содержит стоимость единицы каждого товара.
♦	oStartProduct — переменная типа Object. Используется для представления диапазона рабочей книги, который содержит коды товаров в начальном товарноматериальном запасе.
♦	oPurchaseUnits — переменная типа Object. Используется для представления диапазона рабочей книги, который содержит количество единиц товара, приобретенных в течение отчетного месяца.
♦	Counter — переменная типа Integer. Используется для управления цикла в программе вычисления функции FIFO, которая исследует каждый товар в начальном товарноматериальном запасе, чтобы посмотреть, влияет ли он на оценку товара в конечном товарно-материальном запасе.
♦	RemainingUnits — переменная типа Long. Используется для определения того, сколько единиц товарно-материального запаса осталось на складе после того, как были вычтены проданные единицы товара.
♦	Accounted For — переменная типа Long, отслеживает количество проданных единиц товара, которые вычтены из начального товарно-материального запаса для определения конечного товарно-материального запаса.
Следующих четыре оператора:
Set oStartCount = Range(’‘НачЗапас”)
Set oStartCost = Range(“СтоимКупЕд”)
Set oStartProduct = Range)"ИнвКодТовара'*)
Set oPurchaseUnits - Range)”КупЕд")
указывают на каждую переменную объекта в соответствующем диапазоне рабочей книги. Первое утверждение, например, определяет, что oStartCount — это объект Range, и что этот диапазон представлен как диапазон StartUnits.
После этого функция FIFO присваивает значение AccountedFor (переменная типа Long) количеству проданных единиц товара.
fpW с пнет Переменная типа Long может принимать значения до 2 147 483 647. Она требует ненамного больше памяти, чем переменная типа Integer, которая может принимать значения до 32 767. Небольшое увеличение количества памяти стоит часто того, чтобы сделать переменную более “мощной”.
Переменная объекта oUnitsSold — второй аргумент функции FIFO: на рис. 3.5 эго — ячейка G6, а значение AccountedFor установлено равным содержащемуся в ней числу
AccountedFor = oUnitsSold.Value
Поскольку Е6 содержит значение 3, AccountedFor присваивает значение 3. Цикл For. . Next функции FIFO содержит самую суть функции'
For Counter = 1 То oStartCount.Rqws.Count
If oProductCode.Value = oStartProduct(Counter, 1) Then RemainingUnits = Application.Max(0, oStartCount(Counter, 1) + oPurchaseUnits(Counter, 1) - AccountedFor
FIFO = FIFO + oStartCost(Counter, 1) * RemainingUnits AccountedFor = AccountedFor - (oStartCount(Counter, 1)_ + oPurchaseUnits(Counter, 1) - RemainingUnits)
End If
Next Counter
Глава 3 Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 73
Операторы For...Next повторяют вычисления в цикле во всех строках диапазона oStartCount, другими словами, цикл выполняется один раз для каждой строки в диапазоне, который представлен в функции с помощью переменной oStartCount. oStartCount представляет диапазон под названием НачЗапас (см. рис. 3.1, ячейки С5:С14). Этот диапазон содержит десять строк, поэтому цикл будет повторяться десять раз, пока ее контрольная переменная Counter не изменится с 1 на 10.
Внутри цикла блок операторов If.. .End проверяет, равно ли значение переменной oProductCode текущему значению диапазона oStartProduct. Если это так, то операторы внутри блока If.. .End выполняются; в противном случае цикл For.. .Next продолжается до следующего значения Counter.
Предположим, значение переменной oProductCode равно FGI-4877. Это случается, когда ячейка В6 (см. рис. 3.5), переходит к первому аргументу FIFO. Когда цикл выполняется впервые, Counter равен 1. Тогда выражение:
oStartProduct(Counter, 1)
представляет первую строку первого (и единственного) столбца диапазона oStartProduct. Диапазон oStartProduct — это ячейки В6:В14, (см. рис. 3.1). Первая строка первого столбца этого диапазона содержит FGI-4877. Значит, oProductCode Value равняется oStartProduct(Counter, 1), и операторы внутри блока If... End выполняются.
И наоборот, Counter равняется 3, когда цикл выполняется в третий раз. oProductCode все еще равняется FGI-4877 — ничто, происходящее в цикле, не изменит этого значения. Но теперь выражение:
oStartProduct(Counter, 1)
относится к третьей строке диапазона В6:В14, (см. рис. 3.1). Эта ячейка содержит значение GLH-4980. Теперь oProductCode. Value больше не равняется oStartProduct(Counter, 1). Данные утверждения внутри блока If.. End пропущены, оператор Next увеличивает переменную Counter до 4, и цикл продолжается
Поэтому, когда Counter равняется 1 или 2, утверждения в блоке If... End выполняются. Проследите логический поток этих утверждений:
RemainingUnits = Application.Max(0, oStartCount(Counter, 1) +
oPurchaseUnits(Counter, 1) - AccountedFor)
Выражение Application.Max активизирует функцию рабочего листа Excel МАКС. Таким образом, это утверждение дает значение, большее 0, или результат сложения количества единиц товара в начальном товарно-материальном запасе и количества приобретенных единиц товара минус количество единиц AccountedFor, приобретенных до этого времени. Это делается для того, чтобы запретить переменной RemainingUnits принимать отрицательного значения, если количество проданных единиц товара больше, чем количество единиц товара, имевшихся на складе по данной цене.
Значение переменной oStartCount(Counter, 1) равно 5, a oProductUnits(Counter, 1) — 10, когда значение Counter равно 1 (см. рис. 3.1, ячейки С5 и D5). Переменная AccountedFor была установлена в oUnitsSold. Value (или 3) до того, как начался цикл. Поэтому значение RemainingUnits равно 5+10—3, или 12. Это — количество единиц товара, оставшихся на складе после подсчета проданных единиц товара.
FIFO = FIFO + oStartCost(Counter, 1) * RemainingUnits
Функция FIFO начинает свое существование с нулевого значения. Поэтому, когда Counter равняется 1, к первому нулевому значению прибавляется произведение стоимо
74
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
сти единицы товара и единиц, оставшихся на складе. Значение переменной oStartCost(Counter, 1) равняется 95,32, когда Counter равняется 1 (см. рис. 3.1, ячейка F5). RemainingUnits равняется 12. Поэтому значение FIFO равно 95x12, или 1 143,84.
AccountedFor = AccountedFor - (oStartCount(Counter, 1) +
oPurshaseUnits{Counter, 1) - RemainingUnits)
До начала выполнения этого оператора присваивания значение AccountedFor равнялось 3 (такое значение было установлено до начала цикла), значение oStartCount(Counter, 1) — 5, oPurshaseUnits(Counter, 1) — 10, a RemainingUnits — 12. Теперь начинает выполняться следующий оператор:
AccountedFor = 3-(5+10-12) =3-3=0
Наконец, блок If.. .End завершен. Оператор Next увеличивает значение Counter до 2. Условие If снова проверяется — oStartProduct по-прежнему FGI-4877. Выполняются операторы в блоке If... End еще раз, с Counter, равным 2:
RemainingUnits = Application.Мах(0, oSrartCount(Counter, 1) +
©Purchase Units(Counter,1) - AccountedFor
Теперь значение AccountedFor равно 0, поэтому значение RemainingUnits устанавливается равным значению во второй строке oStartCount плюс вторая строка oPurchaseUnits. Эти значения — 0 и 8 (см. рис. 3.1, ячейки С6 и D6).
FIFO = FIFO + oStartCost(Counter,l) * RemainingUnits
Теперь значение переменной FIFO равно 1143,84. К этому значению прибавляется произведение второй строки oStartCost и RemainingUnits. Значение oStartCost(2,1) равно 100,36 (см. рис. 3.1, ячейка F6). RemainingUnits равняется 8, поэтому FIFO устанавливается равным 1143,84+100,36x8, или 1946,72.
Поскольку только в двух случаях сравниваемое значение переменной равно FGI-4877 в oStartProduct, операторы в блоке If... End не будут выполняться снова, и конечное значение переменной FIFO будет равно 1946,72. Это значение появляется в ячейке 16 (см. рис. 3.5).
По идее, функция FIFO ищет каждый случай использования значения FGI-4877 в начальном товарно-материальном запасе. Она вычитает количество проданных единиц товара FGI-4877 и прибавляет значение FIFO количества оставшихся единиц, умноженных на их стоимость. В соответствии с базовым предположением метода FIFO, проданные единицы товара считаются первыми единицами, поступившими на склад. Количество проданных единиц вычитается из первых единиц товара, которые обнаружила функция FIFO при выполнении цикла в начальном товарно-материальном запасе.
Выполните полезное упражнение, позволяющее пройти ту же самую последовательность действий, установив количество проданных единиц товара равным значению, большему, нежели значение первой строки oStartCount. Например, установите значение в ячейке G6, что на рис. 3.5, равным 7. Этим вы заставите FIFO “израсходовать” все единицы товара FGI-4877 начального товарно-материального запаса, который оценивался в $95,32, плюс две единицы товара по цене $100,36; в результате конечный товарно-материальный запас FGI-4877 будет равен $1 565,44. Посмотрите заодно, что произойдет с переменными RemainingUnits и AccountedFor, когда Counter изменится с 1 на 2.
Стоимость проданных товаров, показанная на рис. 3.5, представляет собой разницу между общей стоимостью начального товарно-материального запаса и общей стоимостью конечного товарно-материального запаса, точно так же, как это было при использовании методов точного определения и средней стоимости. При применении метода
Гпава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 75
средней стоимости, стоимость проданных товаров равнялась $13 584,01, т.е. примерно на $300 больше, чем при использовании метода FIFO ($13 227,66). Причина в том, что метод средней стоимости, применяемый для определения стоимости проданных товаров, использует взвешенное среднее всех единиц товара в начальном товарно-материальном запасе. В методе FIFO, наоборот, для определения стоимости проданных товаров используется стоимость, скажем, трех единиц товара, которые первыми поступили в начальный товарно-материальный запас. Помните, что в данном случае используются цены на единицы товара, купленного первым.
При использовании метода FIFO в финансовом отчете компании Evans Electronics за апрель значение валовой прибыли будет равняться $3 867,50 —- результат вычитания стоимости проданных товаров из общего дохода от продажи ($17 095,16). В балансовом отчете за апрель товарно-материальные запаса будут равны $48 487,29. Таким образом, валовая прибыль почти на $350 больше, а говарно-материальныи запас на $350 меньше, чем при использовании метода средней стоимости
Метод FIFO дает разные результаты, в зависимости от того, как изменялись за этот период времени цены поставщика — увеличивались или уменьшались Если цены поставщика повышались, FIFO даст в финансовом отчете более низкую стоимость проданных товаров, а в балансе — более высокий результат оценки конечного товарноматериального запаса. Дело в том, что, когда цены повышаются, приобретенные первыми единицы товара становятся дешевле, чем единицы товара, приобретенные позже, и FIFO предполагает, что стоимость проданных товаров — это функция стоимости товаров, приобретенных раньше.
И наоборот, ни метод точного определения, ни метод средней стоимости не реагируют на распределенную во времени закупку товаров начального товарно-материального запаса.
Использование метода LIFO
В методе LIFO (“last-in, first-out”, или “последним прибыл, первым потреблен”), в целом, механизм такой же, как в методе IIFO. Разница заключается в том, что стоимость проданных товаров предположительно равна стоимости единиц товара, которые поступили в начальный товарно-материальный запас последними
Как и при использовании метода FIFO, вычисления по методу LIFO зависят от того, повышались или понижались цены поставщика — хотя действия, выполняемые LIFO противоположны FIFO. Если стоимость единиц товара повышается, то стоимость проданных товаров увеличивается, а валовая прибыль уменьшается, как и активы балансового отчета (поскольку стоимость единиц товара конечного товарно-материального запаса будет равна более ранним, низшим значениям). Если стоимость единиц товара падает, стоимость проданных товаров будет понижаться, а валовая прибыль и активы балансового отчета — повышаться. Таким образом, выбранный вами метод оценки влияет на данные о доходах, указанные в отчетах вашей компании (и косвенным образом на налог на прибыль), а также на стоимость, указываемую в балансовом отчете.
На рис. 3.7 показано, как в компании Evans Electronics используется метод LIFO для оценки товарно-материального запаса.
Вся информация, представленная на рис. 3.7, совпадает с той, которую мы видели на рис. 3.5, за исключением значения конечного товарно-материального запаса и общей стоимости проданных товаров. Значение конечного товарно-материального запаса определяется с помощью функции LIFO. Эта функция вычисляется в ячейке 16 (см. рис. 3.7):
=LIFO(B6;G6)
Единственное различие между записью в ячейке 16, что на рис. 3.7, и записью в ячейке 16, что на рис. 3.5, состоит в названии используемой функции: LIFO вместо FIFO. Макрос VBA для пользовательской функции LIFO показан на рис. 3.8.
76	Часть I. Финансовый отчет и его анализ
£3 Microsoft Excel ChaplJ3xls
i i; :/CC A 77,/-7:/-:.:.. 17/7/В 7C77-'C:-.
* 4	1 r~	» 1	V	Г“>	*>	/Z	.... .........
717 Метод LFO		Начальный запас		Продажи			Конечный запас	
и	1 Код	Кол-во	Стоимость	Кол-во	Стоимость	Продано	Кол-во	Стоимость
Д7	Описание :4'Г	товара					' единиц		
Йв	 б . Модем Qatar lash МЭО	FGI-4877 7	5	$476 .ёо”	18	$1 756,08	3	20	$1 931,60
,.7;. Факс-модем FastFax	GLH-4980 ’	8'	$683,36	19	$2 181.98	4	23	$2 595,66 77
$7 ПК Century Pill Mil ennium	GLI-6773	9	$14 587,92	16	$27 534,08	5	20	$33 017,60 ;
9 /Лазерный принтер BlueHill АЗ	HKL-9248	3	$3 061,53	3	$3 061.53	1	5	$5 102,55 :
IDНакопитель CD-RW Bell	HLH-7708	1	$134,23	4	$53692	2	3	$402,69
11 Струйной принтер Chrorriouet АЗ	Н МН-3665	... ,2	$1 242,66	10	$6 268,06	5	7	$4 349.31
14. 13 Итого /147	 у -Стоимость проданной продукции $14 315.54 У’Валовая при^ьль:	$3 867,50:		28	$20386,30	70/	$41 328,65	20	70	$47 399,41 /;-|
17 : l$d ,1$H
Щ
Ш ’	..... .......•.........
Ш’	..............
Ж............................... ..............:.. . .:	.....	..............
к J 4; ►: -И	1 /:Ри?з'з'/^^ Х*МсЗ<ХРис3.7 Х'РиСЗ^/ РисЗЛО /р^ | 4 | С'.: 7 7С 7/' 77' 7777:&ШЖ;Ж.> 77/ /.;.'7.7.1  .::.. Й
!••’..••>>.': ’•;•. •!<<%.<•    •••$'-’ ' -: 7:-7-'-’ •-• '• 7.-; ”;:7 ”•:•:: : •’ •":' •• ':.«>л2> :' '.'.... j •$>••:.   <./: :7-ч>-<ч»ч-«т•♦ :-\*л*<<еЛ8г.ч< «'Кл? •’«'»*>♦ •	,;.>. ,• ,>,v 7 <<х:<а$£ А»-.
Готово :	: 7	'   "	______2__J__±7____ 7 ; 7. 1 ": .J. .. d 7 Л ' -77 ^.L -	7 1
Рис. 3.7. Метод LIFO оценивает товарно-материальный запас на основе предположения о том, что единицы товара, приобретенные последними, были проданы первыми; соответственно, товары, приобретенные раньше, остаются на складе в конце рассматриваемого периода
В пользовательских функциях FIFO и LIFO есть только одно различие: при вычислении функции LIFO цикл, который контролирует продвижение начального товарноматериального запаса, начинается в нижней части диапазонов, а не в верхней:
For Counter = aStartCount.Rows.Count To 1 Step -1
Поэтому, вместо продвижения от 1 до 10, Counter продвигается от 10 к 1, с приращением -1 (минус один). Поскольку диапазоны, которые описывают начальный товарно-материальный запас, отсортированы сверху вниз —- от поступивших раньше к поступившим позже, это означает, что более поздние поступления исследуются первыми, а проданные единицы товара “перемещаются ’ из новых приобретении в начальный товарно-материальныи запас.
Следовательно, единицы товара, оставшиеся на складе в конце рассматриваемого периода, получают стоимость тех, которые первыми попали на склад. Это согласуется с принципом “последним прибыл, первым потреблен ”.
Обратите внимание, на рис. 3.7 стоимость проданных товаров равна $14 315,54. При использовании метода FIFO стоимость проданных товаров равнялась $13 227,66 (см. рис. 3.5). Таким образом, при применении метода LIFO (вместо метода FIFO) стоимость проданных товаров увеличилась на $1 087,88. Метод LIFO, как и FIFO, уменьшает валовую прибыль и увеличивает значение активов конечного товарноматериального запаса на то же количество.
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 77

MioosuH Visual Basic * CHAP03.XLS - [РисЗ 8 (Code|J
(Name)
-Ж:	<
Рис. 3.8. Макрос VBA рассчитывает значение конечного товарно-материального запаса с помощью метода LIFO
Proiect CHAPO:
© Листб (Рис3,7) о Лист7 (РисЗ 9)
Лист8 (РисЗ 10) ЙП Лист9 (РисЗ 11)
«Книга Modules
Рис3.8 Module
РисЭ.8
| (General)
„—r Т,-	nr.„r rt
LIFO
Function LIFO(oProductCode As Object, oUnitsSold As Object) As Single
Dlffl
Dim
Dim
oStartCount Аз Object, oStartCost As Object, oStartProduct As Object oPurchaseUnits As Object Counter As Integer, RemainingUnits As Long, AccountedFor As Long
oStartCount « Range("НачЗапас") oStartCost “ Range("Сто имКупЕя") oStartProduct " Range "ИнвКодТовара") oPurchaseUnits " Range ("КупЕд”)
Set Set Set Set
AccountedFor » oUnitsSoId.Value
For Counter “ oStartCount.Rows.Count To 1 Step -1
It oProductCode.Value - oStartProduct(Counter, 1) Then
RemainingUnits  Application.Max(0, oStartCount(Counter, 1) + oPurchaseUnits(Counter, 1) - AccountedFor)
LIFO » LIFO + oStartCost(Counter, 1) * RemainingUnits AccountedFor « AccountedFor - (oStartCount(Counter, 1) + oPurchaseUnits(Counter, 1) - RemainingUnits) End If Next Counter
End Function
Д»1ЖЯИ
Сравнение четырех методов оценки
Как вы уже догадались, каждый из методов оценки, обсуждаемых в этой главе, имеет и преимущества, и недостатки.
♦ Метод точного определения — самый точный метод, поскольку он сопоставляет оценку конечного товарно-материального запаса с фактической стоимостью единиц товара, проданных в течение отчетного периода. Он позволяет избежать предположения о том, что все одинаковые товары приобретались по одинаковой цене (как при определении по методу средней стоимости), или предположения о том, что каждая единица товара приобреталась в определенное время (как при определении по методам FIFO и LIFO).
Метод точного определения позволяет манипулировать стоимостью проданных товаров, валовой прибылью и оценкой активов. Служащий, который выбирает конкретную продаваемую единицу товара, контролирует ее стоимость. Руководство вашей компании может и не захотеть, чтобы ее финансовые записи находились под прямым контролем сотрудника, который выдает товар со склада. Однако такой проблемы не будет, если ваша компания занимается, например, розничном продажей ювелирных украшений. В этом случае каждая единица товара на вашем складе, скорее всего, уникальна, и перемещение ее со склада — одна из операций продажи, а не результат действия одного из работников компании.
Более того, если компания содержит на складе тысячи единиц товара, метод точного определения делает ведение финансовой документации фактически невозможным.
78
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
♦	Метод средней стоимости обращается со всеми единицами одного вида товара из товарно-материального запаса, как если бы они имели одинаковую стоимость, независимо от цены, по которой они поступили от поставщика. Здесь не нужно знать о том, когда единица товара была приобретена, как того требуют методы FIFO и LIFO. Кроме того, присвоенная единице товара стоимость не зависит от выбора конкретной единицы товара, которая будет доставлена покупателю, как это можно видеть при использовании метода точного определения.
Но подумайте о влиянии фактора повышения или понижения цен поставщиком. Если цены, по которым приобретались товары, изменялись значительно или резко, стоимость вашего товарно-материального запаса изменится таким же образом. Средняя цена объединяет в себе стоимость более “старых” и более новых единиц товара при полной их идентичности. Это может вызвать переоценку или недооценку вашего товарно-материального запаса и, соответственно, неадекватные решения о ценообразовании, особенно если вы формируете отпускную цену на основе фиксированного процента от закупочной цены.
В то же время, если вы управляете своим товарно-материальным запасом на основании принципа Just-in-Time (“точно вовремя”), он будет уменьшаться по сравнению с количеством товаров, которые вы покупаете на склад и продаете со склада. В этом случае текущая стоимость товара сравняется со средней стоимостью с более высоким значением и обеспечит достаточно точную оценку.
♦	Метод FIFO оценивает конечный товарно-материальный запас в соответствии со стоимостью единиц товара, приобретенных последними.
Однако, временной промежуток между приобретением более “старых” единиц и их продажей может быть меньше, чем промежуток времени между приобретением более новых единиц и их продажей. Поэтому, с точки зрения финансового отчета, метод FIFO менее точен, чем LIFO. Причина кроется в том, что общая прибыль основывается на доходах, которые извлекаются из текущих условий рынка, и на стоимости, которая являлась следствием более ранних условий рынка.
♦	Метод LIFO оценивает конечный товарно-материальный запас в соответствии со стоимостью единиц, товара, приобретенных первыми. Поэтому расчет валовой прибыли больше согласуется с текущими условиями рынка, давая в результате более точные данные финансового отчета.
Однако метод LIFO оценивает товарно-материальныи запас в конце рассматриваемого периода на основании стоимости единиц товаров, приобретенных первыми. Поэтому возможна неправильная оценка текущего значения активов товарно-материального запаса, отражающая в балансовом отчете общую стоимость активов компании.
По причине существования объективных факторов — изменения законов о налогообложении прибыли и условий рынка (например, повышение или понижение цен), а также периодических изменений в стандартах бухгалтерии — никто не сможет дать вам точных и окончательных рекомендаций относительно того, какой метод оценки товарно-материального запаса является оптимальным для данной компании. Обдумайте сведения, которые у вас есть, посоветуйтесь со своим бухгалтером или со специалистом по налогообложению, и попробуйте использовать тот или иной метод в повседневной работе.
Как пользоваться скидками на покупку
Часто бывает, что поставщик предлагает вам скидку при условии быстрой оплаты товаров. Эта скидка на покупку не применяется в оценке товарно-материального запаса, но заносится на Скидка на покупку. В свою очередь, записи на счете Скидка на покупку используются для корректировки счета Скидка на покупку финансового отчета.
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 79
к
^Примечание
Некоторые компании рассматривают скидки на покупку как корректировку счетов товарно-материального запаса. Однако, поскольку это усложняет процесс оценки товарно-материального запаса, большинство компаний все же использует подход, описанный в данном разделе.
Выгодно ли вам быстро заплатить поставщику и получить скидку на покупку? Как можно догадаться, это зависит от объема скидки и от конечного срока оплаты.
Предположим, компания Evans Electronics заказала поставщику два ПК. Поставщик предложил компании скидку в $30, если покупка будет оплачена в течение 30 дней — по договору оплата должна быть произведена в течение 60 дней (рис. 3.9).
^Microsoft Excel - Chap03.xls
____- ~ -  - - — - -	Л
<£айя Правке &«•	С$р₽ис Данные Дкнопоправка
|П<2£:Й;£Г	' . . ;.
fArjaicyt > ю ; ж лс н ;й{жж:Щ:Й	;
А1 *1 .да.:Описание
V -г А ? '	. В 	С	-л-	. Е. .даЛдада
।; ; •ч'т'- •	*7. *ч - . i.  	v.’.v.. X'.л  <ч	t's ♦	Хч XX /X .Хл J....... X /  .!..•> t /.	iz- Z-./. 	К	•'**.X ч. ^z...Л* к*.* v•> .. * .'Zwz./.• X.	zz. ХДлг z	z. -v. •-ч•
1	I 0/wca*w	Стоимость Количество закупленных ; Общая Предложенная
2	:• товара	единицы товара единиц товара стоимость скидка
Щ	......................7.... '..7.777'.......77.......'.\........
. 4. ПК Century Pill Millennium	$1820,88	2:	$3 641,76	$30,00
Ж
I	Выплата процентов за первый месяц по банковской ссуде (9% годовых)
"Н|...................'	.
И
Ш.	.	:	.
ДСМ	.
И i
11: nj ..................;...'.....
14 ‘
.15 j	. ... ..'...7	77 7 ........ '
й’-
IT is’-.......................  ’	’	....................'....'..:
ЙЙ / " 7 7 ’'	.7.7' ....	...................'..
’ii? ......................................
23-
H  <. дада I [готово / yr:J > '  ' : '  \	!	да-^дада
t-..- -I............1.-1/1Ж...	.... .................................... •'•......       '............................
Рис. 3.9. Рассматривайте скидку на покупку как процент за ссуду — такой подход поможет вам решить, стоит ли соглашаться на ускоренный платеж
Обшая стоимость (т.е. количество единиц товара, умноженное на стоимость единицы) двух ПК равна $3 641,76. Руководство фирмы Evans Electronics должно решить, как ей платить: $3 611,76 (общую стоимость минус скидка на покупку) в течение 30 дней или общую стоимость в течение 60 дней. Чтобы оплатить в течение 30 дней, фирме необходимо взять сс>ду в банке в размере $3 611,76 на срок 30 дней (между конечным сроком оплаты, гарантирующим предоставление скидки, и окончанием действия этого срока): процент, который должен быть уплачен по “ссуде”, будет равен $30 скидки. (Evans Electronics знает, что получить банковскую ссуду можно под 9% годовых.) Введя следующую формулу в рабочий шст Excel:
=Ш1ПРОЦ(0,09/12;1;12;D4-30)
80
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Evans Electronics может сравнить скидку на покупку со стоимостью в денежном выражении. Процент за ссуду в банке в первый месяц будет равен ($27,09), как показано в ячейке Е6 (см. рис. 3.9). Значит, компании Evans Electronics выгодно оплатить покупку до наступления конечного срока платежа (если не раньше), потому что полученная скидка превышает сумму процента за тот же период.
Функция рабочего листа ПЛ ПРОЦ использует четыре обязательных аргумента.
♦	Процентная ставка за период. В нашем примере годовой процент будет равен либо 0, либо 0,09, поскольку период платежа равен месяцу, а процентная ставка равна 0,09/12, или 0,75%.
♦	Период, в течение которого желательно оплатить покупку (или получить прибыль). Например, для получения уплаты процента за первый месяц при ссуде, взятой на 12 месяцев, используется 1.
♦	Число платежных периодов в ссуде. Для ежемесячных выплат по годовой ссуде в нашем примере используется 12.
♦	Основная сумма ссуды (текущая стоимость). В нашем примере в качестве этого аргумента выступает разность D4—30, или $3 611,76.
свет В функциях ежегодной ренты Excel, включая ПЛПРОЦ, результат самой этой функции и любого аргумента функции положительны, если они показывают кредит, и отрицательны, если они показывают дебет. Поскольку в нашем примере анализируется ссуда, четвертый аргумент функции вводится как положительное значение, а так как Evans Electronics выплатила бы $27,09 в месяц, функция возвращает отрицательное значение.
Использование систем постоянной и периодической инвентаризации
Как уже говорилось в начале главы, компаниям, которые работают с товарами, имеющими высокую стоимость, проще проводить учет товарно-материального запаса. Торговец катерами и яхтами, например, имеет на складе меньше предметов, чем тот, кто продает канцелярские принадлежности для офисов. При равенстве всех прочих условий, для торговца катерами и яхтами физически проще посчитать количество суден на складе, чем торговцу канцтоварами определить, например, реальное количество лежащей на складе бумаги для копировальных аппаратов.
Торговец катерами и яхтами может определять стоимость проданных товаров и значение конечного товарно-материального запаса на основании каждодневного учета. Совсем несложно сосчитать, сколько суден было продано, по записям о продаже и умножить это число на стоимость каждой лодки. Торговец катерами и яхтами для определения стоимости проданных товаров может использовать любой из четырех методов оценки, о которых говорилось в предыдущем разделе.
Точно так же он может оценить конечный товарно-материальныи запас, подсчитывая судна, находящиеся на складе, в конце дня и умножая их количество на стоимость единицы товара.
Этот подход называется системой постоянной инвентаризации, называемой так потому, что и возможно, и удобно проводить учет товарно-материальных запасов в конце каждого дня.
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 81
В то же время, торговец офисными принадлежностями столкнется со значительными трудностями, если попытается вести постоянную инвентаризацию с помощью традиционных методов. В конце каждого рабочего дня ему придется пересчитывать сотни, если не тысячи, единиц товара, как в записях о продаже, так и в магазине, и на полках. Более того, торговец канцтоварами обычно имеет дело с большим количеством категорий товаров, причем почти каждая категория содержит еще и подкатегорию. Слишком много информации, чтобы можно было отслеживать ее вручную, используя систему постоянной инвентаризации.
Конечно, в последние годы кассовые аппараты и электронные средства бухгалтерии сделали систему постоянной инвентаризации доступной для большого числа различных компаний. И все таки, они еще не так широко распространены, как хотелось бы, поэтому в качестве альтернативы системе постоянной инвентаризации используется система периодической инвентаризации, которая по-прежнему широко применяется.
При использовании системы периодической инвентаризации компания проводит инвентаризацию единиц товара, находящегося на складе, в конце отчетного периода — обычно в конце каждого месяца года. Данные о количестве единиц каждого продукта умножаются на цену этого продукта, как это делается в каждом из четырех вышеописанных методов оценки.
Общая сумма всех товаров на складе в конце рассматриваемого периода используется двояко: она становится значением начального товарно-материального запаса на начало следующего отчетного периода и применяется для определения стоимости товаров, проданных в течение данного периода.
В начале отчетного периода компания обычно имеет какой-то товарно-материальный запас на складе — это начальный запас. В течение рассматриваемого периода обычно приобретается еще товар. Сумма начального запаса и покупок, сделанных на протяжении этого периода, — это стоимость товаров, предназначенных для продажи:
Товары для продажи = Начальный запас + Дополнительные закупки
Имея эту информацию и зная значение конечного товарно-материального запаса, компания может определить стоимость проданных товаров:
Стоимость проданных товаров=Товары для продажи-Конечный запас
Предположим, фирма Evans Electronics не фиксировала проданные товары ежедневно. В данном случае анализ ее товарно-материального запаса и данные о стоимости проданных товаров и о валовой прибыли будут такими же, как на рис. 3.3-3.7 (в зависимости от метода оценки, выбранного этой компанией). Однако число проданных единиц товара должно определяться не данными записей о продаже, а вычитанием конечного товарно-материального запаса (данных инвентаризации) из начального товарноматериального запаса плюс любые покупки, сделанные в течение этого периода.
Расчет коэффициента оборачиваемости
Коэффициент оборачиваемости — это показатель того, как часто истощается товарноматериальный запас, другими словами, как часто происходит распродажа товаров. Вычисление коэффициента оборачиваемости помогает понять, хорошо ли вы управляете своим товарно-материальным запасом.
Чем дольше товары находятся на складе, тем дольше ваши активы “привязаны” к складу и, следовательно, не могут использоваться для других целей. Хранение товаров на складе часто связано с дополнительными расходами: со стоимостью, затрачиваемой на хранение товаров, и, возможно, будущей стоимостью. И в течение всего времени, пока товары находятся на складе, вы не получаете от них никакой прибыли, если только не храните их в надежде, что со временем цена на эти товары возрастет. (Последнее называется прибылью от товарно-материальных запасов.)
82
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
В данном случае управление товарно-материальным запасом по принципу Just-in~Time (“точно вовремя”) удовлетворяет большинство компаний. Суть в том, что вы не связываете активы с товарно-материальным запасом, пока товары действительно не понадобятся для текущих расходов или перепродажи. Коэффициент оборачиваемости является одним из показателей вашей способности затрачивать на товарно-материальный запас минимум средств, удовлетворяя при этом эксплуатационные расходы и затраты на сбыт.
Коэффициент оборачиваемости выражается в терминах времени: обычно это год. Например, ежегодный коэффициент оборачиваемости, равный 4,5, означает, что товарно-материальный запас в течение года сменился 4,5 раза. Это значит, что торговля была довольно оживленной, а товарно-материальные запасы относительно невелики — необходимые условия, чтобы в четыре с половиной раза пополнить склад товаров (на протяжении 12 месяцев).
Вы можете рассчитывать коэффициент оборачиваемости как в периодах времени, так и в единицах товара или в стоимости (рис. 3.10).
Рис. 3.10. Для расчета коэффициентов оборачиваемости вы можете использовать фактически проданные единицы товара, а для оценки коэффициентов оборачиваемости — средние уровни товарно-материального запаса
В строках с 1 по 10, что на рис. 3.10, показан расчет коэффициента оборачиваемости каждого продукта в течение месяца на некий момент времени. С 31/3/1999 по 30/4/1999 никаких покупок (на склад) не было сделано.
Коэффициент оборачиваемости для кода продукта FGI-4877 в ячейке G5 (значение 6,0). Формула в ячейке G5 имеет следующий вид:
=Е5/С5*12
Это количество единиц товара, проданных в течение месяца, разделенное на количество товаров, имеющихся в наличии для продажи на начало месяца, умноженное на 12, необходимо для того, чтобы вычислить коэффициент оборачиваемости за год. Коэффи
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 83
циент 6,0 означает, что товарно-материальный запас пополняется шесть раз в год. Обратите внимание, что в течение месяца было продано пять единиц товара. При таком коэффициенте оборачиваемости продукция этого типа должна закупаться на склад каждых два месяца, или шесть раз (в соответствии с коэффициентом оборачиваемости) в год.
В строках с 12 по 21 показан способ исследования коэффициентов оборачиваемости в течение целого года. Количество товара, имеющееся в наличии на начало и конец года, показаны в ячейках C16:D21. Единицы товара, имеющиеся для продажи, — Е16:Е21 — полугены из данных учета торговли в течение года. Средний товарно-материальныи запас (F15: F2I) определен с помощью вычисления среднего значения количества товаров, имеющихся для продажи в начале года, и количества этих же товаров, оставшихся на конец года. Годовой коэффициент оборачиваемости — это количество проданных единиц товара, разделенное на средний товарно-материальный запас.
о в е т Коэффициенты оборачиваемости от 4 до 6 обычно считаются хорошим показателем: они указывают на умелое управление товарноматериальными запасами. Коэффициент оборачиваемости, меньший 1, показывает, что на обновление склада уходит больше года, а это очень плохо.
В более широких масштабах можно рассчитывать коэффициенты оборачиваемости для всего склада (товарно-материальною запаса) целиком, а не для каждого вида продукции отдельно (рис. 3.11).
* j 10
» Стоимость
А
В
Стоимость
1999 - 2000
$347 820
3
$80 403
$78 645
$82 160
Начальный запас
Конечный запас
проданной продукции '3
П
12
13.
ч* ;X...va . о ...
14
И!..
п л*. ' № 320"
21
24
И	X Рис5.10- урисз. 11 / I < I
ГОТОВ#-	/V"	•	. "1.	Р -:
Arial Су г
А1
Рис. 3.11. Коэффициенты оборачиваемости можно рассчитать для всего товарно-материального запаса, не принимая во внимание различия между оборачиваемостью отдельных видов продуктов
Файл	: Вставку ;	: Сервис Дайй* . ^кио. Справка
средний Коэффициент запас оборачиваемости
43


84
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
На рис. 3.11 показаны стоимость проданных товаров, начальный и конечный товарно-материальные запасы за 12-месячный период. Средний товарно-материальныи запас, опять-таки, представляет собой среднее между начальным и конечным значениями. Коэффициент оборачиваемости — это стоимость проданных товаров, разделенная на средний товарно-материальный запас.
Обратите внимание, что метод, который компания выбрала для оценки своего товарно-материального запаса (точного определения, средней стоимости, FIFO или LIFO), повлияет на коэффициент оборачиваемости, если последний базируется на данных о стоимости, а не на данных о количестве единиц товара. Особенно при использовании методов FIFO и LIFO общая оценка товарно-материального запаса может основываться на различных стоимостях в начале года, а не в конце года.
Обычно менеджер, занимающийся закупкой товаров, заинтересован в том, чтобы коэффициент оборачиваемости основывался на различных видах продукции. Это помогает принимать решения о направлении закупочной деятельности, а также позволяет определить минимальное и максимальное количество товаров, которые должны быть в наличии для продажи в данный период времени.
Коэффициент оборачиваемости компании, показанный на рис. 3.11, обычно представляет большой интерес для руководства компании и для потенциальных инвесторов и кредиторов. Коэффициенты оборачиваемости по отдельным видам продукции, как правило, мало интересны тем, кому требуется общая картина ведения дел в области товарно-материальных запасов, за го весьма интересует тех, кто этим управляет.
Резюме
В этой главе вы познакомились с четырьмя методами оценки товарно-материального запаса и узнали, как их можно вычислять с помощью Excel. Мы выяснили, как эти методы апияют на финансовый отчет (через вычисление валовой прибыли) и на баланс компании (через количество активов компании в конечном товарно-материальном запасе). Вы узнали, как пользовательские функции типа FIFO и LIFO могут автоматизировать выполнение задач рабочего листа в целом и выполнить оценку товарно-материального запаса в частности. Кроме того, вы увидели, как с помощью коэффициента оборачиваемости оценить управление активами компании.
В следующей главе мы перейдем от рассмотрения активов компании к изучению ее задолженностей.
Глава 3. Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета 85
Глава 4
Баланс: пассив
и собственный капитал
В этой главе...
О Что такое главный журнал и главные книги	87
О Как получить краткосрочные обязательства	107
главе 3, “Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета”, сади J мым подробным образом рассматривалась тема оценки товарно-материального запаса. Различные методы, используемые для ее выполнения, позволяют правильно заполнить раздел текущих активов в балансе. В этой главе мы детально рассмотрим сам баланс (бухгалтерский отчет), сосредоточив внимание на разделе пассивов и собственного капитала.
Следует сказать несколько слов об основной структуре баланса.
♦	Часть активов состоит из текущих активов компании (обычно это денежные средства, дебиторская задолженность, товарно-материальный запас и расходы будущих лет), фиксированных активов и других активов, не входящих в разделы текущих и фиксированных.
♦	Часть пассивов и собственного капитала состоит из краткосрочных и долгосрочных обязательств компании. Обычно к этой категории относят кредиторскую задолженность, краткосрочные обязательства и долгосрочные обязательства, а также несколько других статей пассивов, зависящих от направления деятельности компании.
♦	Разница между частями общих активов и пассивов компании равна прибыли собственника: это часть стоимости компании, которая принадлежит ее владельцу.
В первых трех главах этой книги вы познакомились с некоторыми основополагающими понятиями, такими как счета, доходы, активы, дебет и кредит. Там же рассматривались некоторые функциональные зависимости между этими понятиями. В данной главе мы расскажем о том, как использовать Excel для установления структурных взаимоотношении между такими инструментами бухгалтерского учета, как счета, главный журнал и главная книга — другими словами, о том, как обрабатывать поток информации о доходах, расходах и прибыли с использованием рабочих книг и листов Excel и макросов Visual Basic for Application (VBA). (Предлагаемые методики будут рассматриваться с использованием понятий, уже знакомых вам по первым трем главам.)
86
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Что такое главный журнал и главные книги
Основной поток информации об операциях компании имеет примерно следующую структуру.
1.	Деловые операции (например, продажа, покупка, получение или расходование фондов).
2.	Информация обо всех этих операциях записывается в главный журнал, называемый также журналом регистрации, в котором отображается каждая хозяйственная операция. Обычно он содержит сведения об операциях в хронологическом порядке: первая запись, например, содержит данные о продаже, вторая — данные о покупке, третья — о выплате и т.д.
3.	Информация об операциях копируется (или переносится) из главного журнала в главную книгу. Главная книга организована иначе: по одному для каждого типа счетов, например, для счетов дебиторской задолженности или кредитов. Внутри каждого раздела информация, как правило, записывается в хронологическом порядке. Разница между главным журналом и главной книгой состоит в том, что последняя дифференцирует (или разбивает) по определенным счетам информацию, которая содержится в главном журнале.
4.	Информация в главной книге подытоживается, и в конце отчетного периода вы имеете итоговый результат по каждому счету. Эти итоги используются для подготовки финансовых документов типа финансового отчета или баланса.
Пример главного журнала показан на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Главный журнал используется для регистрации операций, для фиксирования которых не предусмотрено специализированных журналов
Гпава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
87
Почему главный журнал называют также журналом регистрации хозяйственной деятельности? Вести только один журнал и только одну главную книгу довольно сложно. Если бы использовался только один журнал, операция по перенесению сведений из него в главную книгу отнимала бы слишком много времени. Более того, поиск информации о той или иной операции по продаже или некой выплате кредитору значительно усложнился бы — даже при использовании функции поиска Excel.
Обратите внимание, что на рис. 4.1 представлены только три операции, включенные в главный журнал. Эти операции имеют отношение к трем, достаточно часто происходящим, событиям: возврату товаров от клиента, возврагу части товарно-материального запаса поставщику и покупке офисного оборудования. Все остальные операции, проводимые в течение июня, регистрируются в специализированных журналах.
Для чего используются специализированные журналы
Большинство компаний используют специализированные журналы для записи информации о тех или иных типах операций. Самыми распространенными типами операций являются продажа товара клиентам и выплата кредиторам. Кроме того, многие компании ведут дела с клиентами и поставщиками как на основе текущих денежных расчетов, так и на основе кредита. По этой причине обычно применяются четыре специализированных журнала.
♦	Журнал кассовых поступлений содержит информацию о платежах, которые поступают от клиентов. Платежи могут иметь форму наличных денег (например, когда клиент при покупке какого-либо товара расплачивается денежной купюрой) или чека (когда вы получаете платеж за покупку, сделанную в кредит). Этот журнал содержит также другую информацию о получаемых компанией денежных средствах (например, о капиталовложениях, которые внесены в фонд компании, и др.).
♦	Журнал наличных расчетов содержит информацию о выплатах кредиторам и поставщикам. Обычно эти платежи представляют собой чеки, которые вы выписываете, но они могут также иметь форму выплат наличными. Кроме того, в этом журнале содержится информация о текущих расходах, которые оплачиваются наличными (например, зарплата сотрудникам или аренда помещения).
♦	Журнал продаж содержит информацию о продажах товара в кредит. Вместе со сведениями о продажах, которые содержатся в журнале кассовых поступлений, журнал продаж учитывает все продажи, которые осуществляет ваша компания.
♦	Журнал покупок содержит информацию о покупках, сделанных в кредит. Вместе со сведениями о покупках, которые фиксируются в журнале наличных расчетов, журнал покупок учитывает все операции вашей компании, связанные с приобретением
Существует, конечно, множество других типов операций, которые не соответствуют темам описанных журналов. Такие операции фиксируются в главном журнале, который становится местом, где собираются сведения обо всех нестандартных операциях.
Возможно, в деятельности вашей компании много операций, которые не подпадают под вышеописанные основные категории журналов. В принципе, нет никаких особых причин придерживаться именно такого набора журналов: подойдет любая структура, которая предусматривает использование специализированных журналов для часто встречающихся операции. Предположим, вы — владелец агентства по прокату автомобилей. Ясно, что приобретение автомобилей — для вас нечастое событие, а обслуживание ваших автомобилей в гаражах и мастерских — каждодневное. В этом случае вы можете обойтись без специализированного журнала покупок и вести вместо него другой специальный журнал — Ремонт и содержание.
88
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Хочется остановить ваше внимание на некоторых особенностях ведения специализированных журналов.
♦	Каждому счету присвоено имя клиента (например, Fred Howell, Ellen Jackson и т.д.); эти же счета находятся и в главной книге счетов дебиторской задолженности, таким образом Bell Books может видеть, имеет ли клиент задолженность по счету (и если да, то сколько) или он оплатил счет.
♦	Поскольку в журнале регистрации (специализированный журнал продаж) записи операций представлены в хронологическом порядке, может случится — и обычно случается — так, что в нем содержится несколько операций с одним и тем же счетом. На рис. 4.2, например, показано, что клиент Fred Howell (Фред Хоуэл) в течение июня дважды делал покупки. Суммы дебиторской задолженности выносятся в главную книгу для получения текущего баланса. В самом журнале операции счета не суммируются.
♦	В специализированных журналах не существует раздела Кредит, как в главном журнале, показанном на рис. 4.1. Причина в том, что в журнале продаж регистрируются только продажи товара в кредит, а балансовые суммы кредитов собираются на счету продаж главной книги
♦	В специализированных журналах есть столбец, в котором вместо заголовка стоит метка. Эта метка показывает, что данная операция была перенесена из журнала продаж на счет продаж главной книги.
ЯЦх свет Вы можете использовать в Excel множество специальных символов, если и	выберете соответствующий шрифт. Из этих символов может состоять вся
запись в ячейке или только часть записи. Чтобы ввести любой символ, выполните команду Правка ^Заполнить ^Прогрессия. Эта команда вводит последовательности чисел от 0 до 255 в ячейки рабочего листа (например, от А1 до А256). В ячейку В1 введите следующую формулу:
=СИМВОЛ(А1)
а затем выполните копирование и вставку этой формулы в диапазон В2:В256. После этого выделите диапазон ячеек В1:В256 и выполните команду Формат ^Ячейки. С помощью вкладки Шрифт установите необходимый шрифт, например Symbol. Щелкните на кнопке ОК и пролистайте диапазон В1В256. Вы увидите, что в нем появился нужный вам символ . Освоив эту методику, вы сможете использовать комбинацию цифрового значения и шрифта для отображения символа на экране. Обратите внимание, что в текстовом значении ячейки разным символам можно ус танавливать разные шрифты, выделив символ и выполнив описанную выше процедуру.
Не существует структурных различий между журналом продаж и журналом покупок. Однако в журнале продаж (рис 4 2) для удобства отслеживания информации используется номер счета в столбце С. В журнале покупок (рис. 4.3), наоборот, используется дата счета поставщика: благодаря этому Bell Books может следить за тем, в течение какою времени счет остается неоплаченным. Если пользователю это покажется неудобным, он, конечно, может показывать номер счета поставщика и в журнале покупок.
Еще одно различие между журналом продаж и журналом покупок состоит в том, что сумма покупок представляет собой кредит, тогда как сумма продаж — дебет. Когда покупка вносится в журнал покупок, она вносится как кредит на счет кредиторской задолженности главной книги.
Гпава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
89
О : $
О: $
£*? Microsoft Excel - Журнал jds
 :ИЯк~
Aria Cyr > ’ч'Л','	*»ГГ
A1
Г
HJMi
f Л
-
S5...T wi
L[ s
3 :
481
49..I
20 '
•22 •’
24-i
• ТТфТ v .•	•	1	3*	у,^>А[ЛЙЬА "1^У:Ц" **-	**. P A^ Aja	A	1	| Л
НИ	^Продажи	1
Рис. 4.2. Специальный журнал компании Bell Books для записи продаж в кредит
Счет дебета Номер счета 620 621 622 623 624 625 626
Дата
3.6 1999’Howell, Fred
8.6 1999 Jackson, Ellen
10.6 1999 Brown Ela ne 11.6.1999 Jones, Judith
20 6.1999!Howell, Fred 25.6.1999 iThomas, Eric
28 6 1999 Anderson, David
. Дебет : 326 954 . 223 498 165 98 145

 iUwxisrtr-*

. .... -B
6'.<
.J?&S
jr" дЙ Ж 44 ?i
J ’
iri
2 409
Рис. 4.3. Специализированный журнал покупок компании Bell Books фиксирует покупки, сделанные в кредит
90
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Оба этих специализированных журнала, учитывают все безналичные операции компании Bell Books. Они используются для учета операций по кассовым поступлениям и наличным платежам. На рис. 4.4 показан специализированный журнал кассовых поступлений.
(Из-за недостатка места на рис. 4.4 показана только дебетная часть, кредитная часть представлена на рис. 4.5.)
Рис. 4.4. Обычно счет Денежные средства вносится в дебет как кассовое поступление
Структура журнала кассовых поступлении несколько отличается от структуры журналов продаж и покупок. Как уже говорилось, все операции, отражаемые в журналах продаж и покупок (т.е. и счет продаж, и счет покупок), направляются на один счет главной книги. Однако сделки за наличный расчет могут переноситься в разные счета.
Обычно операция из журнала кассовых поступлений переносится в главную книгу на счет Денежные средства. Итоговая сумма ($84 790) по всем операциям, суммы которых появляются в столбце С (см. рис. 4.4), будут перенесены в главную книгу на счет Денежные средства. Например, 1 июня владелец Bell Books вкладывает в компанию дополнительно $52 000 (см. рис. 4.4, ячейка С4). Это вложение происходит в форме наличного расчета и, следовательно, будет перенесено (как часть всех кассовых поступлении в столбце С) на счет Денежные средства главной книги в виде дебета.
Заметим, однако, что 12 июня Bell Books продала третий этаж своего здания за $24 000 другой компании. Из этих $24 000 Bell Books получила $18 000 наличными, а оставшуюся сумму ($6 000) оформила покупателю как кредит. Эту сумму ($6 000) можно внести в главный журнал вместо журнала кассовых поступлений, однако удобнее записать обе части сделки вместе в одном журнале.
Для этого и существуют столбцы (например, статья Другие счета) D и Е рабочего листа. В столбце D содержится имя счета главной книги, на который будет перенесена эта операция, а в столбце Е — сумма дебета.
Гпава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
91
Итак, суммы в дебетной части журнала кассовых поступлений переносятся в главную книгу следующим образом.
♦	Итог поступлений в столбце С переносится как одна сумма на счет Денежные средства главной книги
♦	Отдельные суммы любых поступлений в столбце Е переносятся в главную книгу на счет, имя которого указано в столбце D.
Кредитная часть в журнале кассовых поступлений показана на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Специализированный журнал кассовых поступлений (кредитная часть) компании Bell Books показывает, на какие счета должны быть занесены кассовые поступления
На рис. 4.5 показано, что кредитная часть в журнале кассовых поступлений по своей структуре напоминает дебетную часть. В нем тоже содержатся два счета главной книги, которые понадобятся при перенесении операций из журнала кассовых поступлений: Дебиторская задолженность (столбец I) и Продажи (столбец J).
Предположим, что 8/6/1999 компания Bell Books получает чек от Фреда Хоуэла. Этот чек — оплата по счету от 3/6/1999. Указанная операция отражена в строке 7 рабочего листа КассПоступления (см. рис. 4.4 и 4.5). При проведении этой операции выполняются следующие действия.
1.	В ячейку С7 внесена запись, отражающая сумму чека; это означает, что на дебетный счет Денежные средства главной книги должна быть внесена сумма $326.
2.	В ячейку G7 внесена запись, показывающая сумму, которая должна быть внесена в кредитную часть; на счет Фреда Хоуэла записан кредит $326.
92
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
3.	В ячейку 17 внесена запись, отражающая сумму чека; это означает, что в главную книгу на счет Дебиторская задолженность будет внесен кредит на сумму $326.
4.	Когда сумма $326 фактически переносится на счет Дебиторская задолженность, в ячейке Н7 появляется метка, показывающая, что перенесение состоялось.
Внесение суммы $326 как дебета на счет Денежные средства и в качестве кредита на счет Дебиторская задолженность означает, что в том момент, когда получен платеж, эга сумма переместилась из Дебиторская задолженность (еще не полученный актив) в Денежные средства (полученный актив).
В другом примере, когда 6 июня клиент производит оплату $76 наличными (см. рис. 4.4 и 4.5), данная сумма вводится в ячейку С5, это означает, что на счет Денежные средства главной книги указанная сумма должна быть внесена как дебет; и та же сумма вводится в ячейку J5, это значит, что на счет Продажи главной книги должен быть внесен кредит, равный $76.
Запись суммы продажи $76 сразу на два счета главной книги {Денежные средства и Продажи) вытекает из общей концепции, положенной в основу данной книги и призванной максимально упростить бухгалтерский учет с использованием метода двойной записи. Каждая сделка должна быть зафиксирована и как дебет, и как кредит, причем записи должны быть занесены на разные счета. Кроме целого ряда преимуществ, метод двойной записи позволяет получить результат, при котором сумма всех дебетных записей в главной книге равняется сумме всех кредитных записей; а это говорит о том, что счета сбалансированы
Рассмотрим сделку, показанную на рис. 4.4 и 4 5 в строке 12. Компания Bell Books 29 июня получила банковскую ссуду в размере $13 000. В обмен на оформление кредита банк выдал компании чек на сумму $13 000, и она поместила его на свои чековый счет. Следовательно, денежные средства Bell Books увеличились на $13 000. Но это не означает, что компания внезапно разбогатела на $13 000 только потому, что подписала соглашение о кредите: в конечном счете ей придется вернуть эти деньги. Значит, возросла задолженность компании на $13 000; чтобы зафиксировать этот факт, счет под названием Кредиты банка увеличивают на ту же сумму.
Когда компания Bell Books продает покупателю книгу, происходят следующих четыре события.
1.	На счет Денежные средства (счет активов) записывается приход.
2.	На счет Продажи (счет доходов) записывается расход.
3.	Товарно-материальный запас (счет активов) в конечном счете расходуется.
4.	Стоимость проданных товаров (счет доходов) в конечном счете увеличивается.
Если суммы в пп. 1—2 превышают суммы в пп. 3-4, компания получила прибыль. (Дешево покупай, дорого продавай’)
Наконец, обратите внимание, что в кредитной части журнала кассовых поступлении есть еще один столбец, который показывает (с помощью метки), было ли поступление перенесено. Единственные записи в этом журнале, которые отмечаются как перенесенные, — это платежи, поступающие на счета дебиторов. Причина в том, что счет главной книги поддерживает подробную информацию об отдельных счетах (например, о счетах Фреда Хоуэла, Эллен Джексон и т д ). Поэтому, когда на один из этих счетов поступают платежи, компания Bell Books переносит сумму на специальный счет клиентов. И наоборот, компания может перенести общую сумму всех продаж, совершенных за наличные деньги, на счет Продажи главной книги.
Последний из обсуждаемых здесь специализированных журналов — это журнал денежных расчетов (ДенежРасчеты). Его кредитная часть показана на рис. 4.6.
Глава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
93
Общая структура этого журнала, в основном, не отличается от структуры журнала кассовых поступлений (КассПоступления), за исключением того, что кредитная часть в нем показана слева от дебетной части, а не справа. Обычно дебетная часть располагается слева от кредитной, но в специальном журнале можно устанавливать любую последовательность столбцов.
В журнале денежных расчетов удобнее показывать кредитную часть слева от дебетной, поскольку при этом столбец Денежные средства оказывается в левой части рабочего листа, где к ней проще получить доступ.
^Microsoft Excel - Журнал. xIs

 ’*<

|Arial Суг
*10

А1
• А
1
5
3


G
В
С
Чек
Пояснения
Денежные средстве Сумма
4 1 6.1999	2416 Счет за телефон, май	$	324
<5 • 2 6.1999	2417 Приобретение закладок	S	255
Й 8.6.1999	2418 Счет от 2/6	$	2 262
-7 17.6.1999	2420 Выплаченная заработная плата	$	5 252
Э 26.6.1999:	2421 Счет от 16/6	$	840
27.6.1999	2422 Покупка книг	$	525
St 28 6.1999	2423 Покупка книг	$	872
i'H : 29.6.1999	2424 Реклама в прессе	$	95
12 29.6.1999 В	2425 Медицинский полис (3 года)	$	990
;.Й:?		S	11 415
jML 47'1 "18 •’i iisH ж:
Другие счета	
Счет	Сумма

. -’--v - I	i.v	• . "4У-М*;.	A qflV	.v.v	"Wt y.S? 'AW» 4 м '	yj-
Готова;



Рис. 4.6. Счет Денежные средства уменьшается на сумму наличных расчетов
На рис. 4.7 показана дебетная часть журнала денежных расчетов (ДенежРасчеты).
Обратите внимание, на рис. 4.7 в столбцах J и К представлены особые счета главной книги — Кредиторская задолженность и Покупки. Они являются счетами, на которые обычно записываются поступления, такие как наличные платежи. Другие счета, например зарплата и телефонные расходы, обычно пополняются только раз в месяц, когда выписываются чеки на оплату труда работников и счетов телефонной компании. Однако только от способа ведения дел в вашей компании зависит, какие счета вы покажете в виде столбцов журнала денежных расчетов, а какие — как элементы строк в столбцах Другие счета (см. рис. 4.7, столбец L).
Что такое оборотная ведомость
Решение о том, какие типы главных книг вы будете вести, принимается на том же основании, на котором вы выбираете типы специализированных журналов. Если вы ведете только одну главную книгу с подробной информацией обо всех счетах, она не будет представлять большой ценности как сводный документ.
94
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
•.Миа.: 1&ЧРЙ ФойЙП Серзис i Д*иые Щно:  Сг^аека ,г  : Л "'- JV *	1 ’" . . /	Z - --- ..ь	>.* 1	л" л"- -л	Z./<. Z. . ’л"	«> 1^«’. r>rrt'r'J
255
Mitiosofl Excel - Журнал, xls
525
872
1002
2 262
840
3 102
Счегоэ дебета
$ $
.21;.-
Ж1
Ж Й
г
%
1
-^Телефон
МЖеппу Distributing 7;j Заработная плата 8J Neal Publ shing :9j
|Й.
И J Реклама
Й* Неистекшая страховка
ш
.$4
• г •• • •*' ** ' V.»W<^*V4.	. -.	л‘А."Л“ V.*-Л" V •	>.
Mil ШИ1\
;	• ”' ’	' •: *’:  :v ' '' 	ч-\   . • . J.- ' • ' ; ’	’ 1 : : : ; • ; , •. •••••..••  ' .	У: ?. :К	<<' :^н
Готово.	\ •.'• ••	' 1  " •	г?.' Ч>
Дебет Кредиторская задолженность __________Сумма___________
Рис. 4.7. Дебетная часть специализированного журнала денежных расчетов показывает, какой счет увеличивается при каждом поступлении
V <	_	.1	•	>
в!" “ 5 ’: :'=? ж“:*Йал .5‘5Й $2
Покупки Судлмд
1 652
Другие счета Сумма $	324
5 252
990
6 661

На практике же создают оборотные ведомости, которые содержат подробную информацию из журналов. Тогда в оборотных ведомостях вы можете собирать подробные сведения об отдельных продажах и покупках и переносить итоговые данные из них в главную книгу. Из-за частоты операций, связанных с продажами и покупками, многие компании ведут оборотные ведомости счетов дебиторов и счетов, подлежащих оплате.
Создание главной книги
Если переносить подробную информацию из журналов в оборотные ведомости, то будет гораздо проще отслеживать состояние индивидуальных счетов — как кредиторов, так и клиентов, и в то же время не засорять главную книгу информацией о клиентах, которые должны вам деньги, и о кредиторах, которые ждут от вас оплаты (рис. 4.8).
Этот пример главной книги нетипичен: каждая запись денежных средств в ней ссылается и на собственно запись в журнале, и на итог операций в журнале. Например, формула в ячейке D8 имеет такой вид:
=[Журнал.xls]КассПоступленил!$Е$ 8
На рис. 4.4 показана дебетная часть журнала кассовых поступлений. Обратите внимание, что сумма $6 000 в главной книге —- это единственная запись в журнале кассовых поступлений, которая представляет собой кредит, выданный компанией Bell Books в качестве частичной платы за третий этаж здания. Формула в ячейке D4, что на рис. 4.8, выглядит таким образом:
=[Журнал.xls]КассПоступления!$С$14
Глава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
95
Ячейка CI4 журнала кассовых поступлений имеется также и на рис. 4.4. Обратите внимание, что значение $84 790 — это итог всех кассовых поступлений за июнь месяц. Данный пример показывает, как запись главной книги суммирует все операции данной категории, которые показаны в журнале — каждая в отдельности.
Рис. 4.8. Главная книга должна показывать счет, дату и ссылку на журнал по каждому дебету и кредиту
Итак, дебет счета Денежные средства главной книги основывается на журнале кассовых поступлений. Формула в ячейке Е5 (см. рис. 4.8) имеет следующий вид:
-[Журнал.xls]ДенежРасчеты!$D $14
На рис. 4.6 показана кредитная часть журнала денежных расчетов, а ячейка D14 — это сумма наличных платежей ($11 415), сделанных в течение месяца Расходы денежных средств представлены в главной книге изъятиями со счета Денежные средства.
Рассмотрим классификацию счета дебиторов (см. рис. 4.8). В нем мы видим три числа: $42, $2 409 и $1 503. Число $42 представляет собой возврат товара от клиента, оно получено из журнала регистрации. Нижеследующая формула возвращает значение $2 409:
=СУММ([Журнал.xls]Продажи!Сумма)
которое является итогом продаж, сделанных на основе кредита, в журнале продаж В этом журнале имеется диапазон под названием Сумма; он ссылается на диапазон ячеек Е2.Е8 этого рабочего листа (сравните с рис. 4.2). Число $1 503 вычисляется с помощью формулы:
=[Журнал.xls]КассПоступления!$I$14
которая ссылается на итог кредитов по счетам дебиторов из кредитной части журнала кассовых поступлений (см. рис. 4.5).
96
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Новые покупки товара в кредит суммируются в ячейке D12, а выплаты по покупкам в кредит суммируются в ячейке Е13; обе ячейки находятся в главной книге. Рекомендуется открыть файл Книга.xls и исследовать каждую из его записей, чтобы определить их источники в журналах. (Если вы это сделаете, увидите, что каждая сумма в главной книге за июнь ссылается на запись в журнале.)
Часть доходов и расходов главной книги показана на рис. 4.9.
1002:
СУММ((В4 859-ДАТА(99,6 30))*(С4 С59=,Баланс,')*Р4Р59)}
Покупки
.54 : Телефон
$
$
$
1 525
1 525
51 Заработная плата ВЙ....'
. .......
ЭД
57. Реклама
Ж.........................
48 Возвраты по покупкам
49
D60
MiciosoH Excel Книга xls
Рис. 4.9. Все записи главной книги должны быть связаны с операциями главного журнала или специализированных журналов
30 61999 Баланс
‘	31 5 1999 Баланс	$	8827
30 6 1999 Покупки	$	6 383
30 6.1999 Денежные расчеты	$	1652
30 6.1999 Баланс	$	16 862
31 51999 Баланс		
:17 61999 Общий		
30 61999 Баланс		
:31 51999 Баланс	$	- •
И 7.6 1999 Денежные расметь	$	5 252 ;
30 61999 Баланс	$	5 252 ;
31 51999 Баланс	$	- ‘
1 6.1999 Денежнье расчеты	$	324
30 6 1999 Баланс	i *	324
31.5.1999 Баланс	$	-
29 6 1999 Денежные расчеты	$	95
30 6.1999 Баланс	$	96
	| $210 694 |	[$210 694











Записи в этой части следуют образцу, установленному в части активов и части пассивов, другими словами, каждая запись поступает из журнала и является записью одного из журналов или итогом нескольких записей журнала, принадлежащих одному и тому же счету.
Значения в ячейках D60 и Е60 (см. рис. 4.9) (как видите, в обеих ячейках находится одна и та же цифра — $210 694) помогают продемонстрировать принцип сбалансированности счетов. Как уже говорилось, метод двойной записи имеет свой целью гарантировать, что итоговое значение по дебету за данный период равняется итоговому значению по кредиту за этот же период. Каждая проведенная операция записывается на один счет как дебет, а на другой — как кредит. В ячейках D60 и Е60 суммируются суммы по счетам дебета и кредита главной книги. Их значения равны между собой: это свидетельствует о том, что счета сбалансированы. Равенство значений этих двух ячеек не доказывает, что в записях нет ошибок, поскольку существует вероятность того, что ошибки просто компенсируют одна другую. Однако, если значения в этих двух ячейках не равны, вы будете знать о существовании по крайней мере одной ошибки.
Гпава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
97
Создание оборотной ведомости
Компания Bell Books использует две оборотные ведомости — Дебиторская задолженность и Кредиторская задолженность. Эти ведомости служат для того, чтобы помочь отслеживать составление счетов клиентов Bell Books, по которым Bell Books рассчитывается с поставщиками. На рис. 4.10 показана ведомость Дебиторская задолженность.
впг
£3 Miciosoft Excel Khmi a xls
Ш-10 1
AridCyf
*"**"•*>*• *• *»* •
А1
ж. Дата
«ж
у '4:^	I Дата	Счет	Похулки	Расчеты Ито&о	Открытый баланс 1		
Ж 3 6.1999 Howell. Fred '. 		 	 	.					-	 8.6.1999 Jackson, Ellen Ю.6.1999 Brown Elaine ЙЙ11.6.1999 Jones, Judith 1Я20 6.1999 Howell, Fred 25.6.1999 Thomas. Eric 28.6.1999 Anderson, David 8.6.1999 Howell, Fred lUl 12.6.1999 Jackson, Ellen Ц.. 19.6.1999 Brown, Elaine			$326 $954 $223 $498 $165 $98 $145	$326 $954 $223 $498 $165 $98 $145 $326	$326 $954	-$954 $223	-$223	Счет "'	Ч Всего Anderson, David	$145 Brown, Elaine	$0 Howell, Fred	$165 Jackson, Ellen	$0 Jones, Judith	$498 Thomas, Eric	$98 Общий итог	 $906	.	. .	i ..... .	-	Ц ЗВ 	 it  	 s ’<v > 	 	и -.Xs 	ig&l
Перенестийз журнала продаж
15
Л 
ЙЙ
Рис. 4.10. Оборотная ведомость Дебиторская задолженность помогает следить за состоянием отдельных счетов
«чета % ;





Гр-лдныРТ^Птты


Ни ведомость Дебиторская задолженность, ни ведомость Кредиторская задолженность не связаны с главной книгой. Каждая из них просто повторяет информацию главной книги, точнее, ведомость Дебиторская задолженность предоставляет подробности отдельных счетов, которыми пользуются клиенты компании Bell Books, приобретающие товары в кредит.
В ведомости Дебиторская задолженность содержатся две кнопки рабочих листов: Перенести из журнала продаж и Суммировать счета. Кнопка Перенести из журнала продаж связана с макросом VBA, который автоматически переносит информацию о продажах, сделанных в кредит, из журнала продаж в ведомость Дебиторская задолженность. Кнопка Суммировать счета связана с макросом VBA, который создает сводную таблицу, показанную на рис. 4.10. Основная таблица предоставляет текущий баланс для каждого счета дебиторов.
Перенесение информации из журнала продаж — не единственное, что требуется для создания ведомости Дебиторская задолженность. Кроме этого, необходимо перенести информацию о платежах, полученных от клиентов, которые делают покупки в кредит. Например, в ячейке D9 содержится значение $326.
98
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Это платеж, полученный 8 июня от Фреда Хоуэла; он вводится в журнал кассовых поступлений — ячейка 17 (см. рис. 4.5). Это же значение ($326) вводится также в ячейку D7 главной книги как часть итога по кредитам ведомости Дебиторская задолженность.
Этот пример показывает, что сумма, которая переносится в оборотную ведомость, должна быть перенесена дважды: один раз — в главную книгу, а второй — в оборотную ведомость. Этим вы гарантируете, что счет, как показано в главной книге, равняется сумме, показанной в оборотной ведомости.
Хотя ведомость Дебиторская задолженность содержит кнопку, которая автоматизирует перенесение информации из журнала продаж, она не обеспечивает никакого механизма для перенесения информации из журнала кассовых поступлений или из главного журнала. Вы, возможно, сочтете удобным поместить такую кнопку в ведомость и связать ее с макросом, за основу которого взят макрос, переносящий информацию из журнала продаж. В следующем разделе мы рассмотрим макрос VBA, который связан с кнопкой Перенести из журнала продаж.
Автоматизация процесса переноса
Существует множество кнопок, которые вы можете использовать в Excel: в качестве примера можно привести кнопки в рабочих листах, кнопки в диалоговых окнах и кнопки на панелях инструментов. Вы можете поместить кнопку панели инструментов в рабочий лист с помощью команды Вид1^ Панели инструментов, а затем щелкнуть на кнопке Настройка.
Чтобы поместить кнопку в рабочий лист так, чтобы она появлялась только в этом рабочем листе, воспользуйтесь панелью инструментов Формы.
1.	Выполните команду Вид^Панели инструментов. В появившемся подменю установите флажок Формы.
2.	Панель инструментов Формы появится в активном рабочем листе. Щелкните в этой панели на кнопке Кнопка. Указатель мыши превратится из стрелки в крестик.
3.	Удерживая нажатой левую кнопку мыши, в рабочем листе, где должна находиться кнопка, нарисуйте ее.
4.	Появится диалоговое окно Назначить макрос объекту. Если вы еще не написали макрос, который вам нужен для назначения кнопки, щелкните на кнопке Отмена. Назначить макрос кнопке вы сможете позже — для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на созданной вами кнопке, чтобы вызвать контекстное меню.
5.	Кнопка имеет название, задаваемое по умолчанию, — Кнопка 1, и маркеры-ограничители — на углах и на сторонах. Выделите название на кнопке и наберите то название, которое вы хотите ей присвоить.
6.	Щелкните в любом месте рабочего листа, чтобы снять выделение кнопки.
Кнопка Перенести из журнала продаж была создана именно таким способом. Она связана с макросом VBA, который называется PostFromSalesToAR (он показан ниже); он и выполняет операцию переноса. Макрос можно загрузить с Web-узла по адресу: http://www. williamspublishing.com (файл Книга, xls).
Option Explicit
Option Base 1
Sub PostFromSalesToAR()
Dim SalesDate As Range, Acct As Range, Posted As Range, SalesAmount As Range Dim ThisTransaction As Integer, NewEntry As Integer
Глава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
99
'Примечание: Рабочая книга Журнал.xls должна быть открыта
Workbooks("Журнал.xls").Activate
Sheets("Продажи”).Select
Set SalesDate = Еапде("Дата")
Set Acct = Range("Счет")
Set Posted = Range("Перенос")
Set SalesAmount = Range("Сумма")
For ThisTransaction = 1 To Acct.Rows.Count
If Posted(ThisTransaction) <> 4 Then
IncrementRangesAR NewEntry
NewEntry = NewEntry - 1
With ThisWorkbook.Sheets("ДебиторЗадолж")
.Range("Дата").Offset(NewEntry, 0).Resize(l, 1) =
SalesDate(ThisTransaction)
.Еапде("НазваниеСчета").Offset(NewEntry, 0).Resizefl, 1) =
Acct(ThisTransaction)
.Range(“Покупки").Offset(NewEntry, 0).Resizefl, 1) =
SalesAmount(ThisTransaction)
.Range)''Итого").Offset(NewEntry, 0).Resize(l, 1).Formula =
"=Покупки-Поступления"
End With
Posted(ThisTransaction) = 4
End If
Next ThisTransaction
End Sub
Оператор Option Explicit, требует, чтобы все переменные, упоминаемые в макросе, были явно определены. Если этот оператор не используется, новые переменные могут создаваться по ходу дела — простым вводом имени переменной. Поскольку такой метод значительно усложняет отслеживание и отладку, лучше использовать команду Option Explicit и определить тип каждой переменной (ищите описание операторов Dim дальше в этой главе).
Второй оператор, Option Base 1, требует, чтобы первый элемент из всех массивов VBA был элементом номер один. Отсутствие оператора Option Base 1 заставляет Excel обрабатывать первый элемент массива как элемент с нулевым номером. Предположим, первым элементом массива МуАггау является Fred Howell. Используя Option Base 1, вы будете ссылаться на это значение, как на МуАггау( 1). В отсутствие Option Base 1 вы ссылаетесь на это значение, как на МуАггау(О).
Следующая строка, Sub PostFromSalesToAR(), присваивает процедуре имя. Подпрограммы VBA всегда используют пары круглых скобок, следующие за именем. Если в круглые скобки заключено имя (или имена), это означает, что эти переменные передаются в подпрограмму как аргументы. В нашем случае в подпрограмму не допускаются никакие переменные.
Следующие две строки — операторы Dim. Вследствие использования оператора Option Explicit эти операторы объявляют существование нескольких переменных и определяют их типы. Переменная ThisTransaction, например, объявляется как переменная типа Integer. Это означает, что переменная не может принимать числовые значения, в которых есть дробные части (например, 3,1416).
100
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Эти четыре переменные, объявленные как переменные типа Range, будут ссылаться на диапазоны в рабочих листах. Эти диапазоны последовательно назначаются переменным, которые назначают их с помощью операторов Set. В нашем случае переменные введены для удобства: в рабочей книге, которая содержит рабочий лист, этот макрос может ссылаться на переменную, вместо того чтобы создавать ссылку на имя диапазона в том рабочем листе, в котором она существует.
Следующие операторы:
Workbooks("Журнал.xls").Activate
Sheets("Продажи").Select
активизируют рабочую книгу Журнал.xls и находящийся в ней рабочий лист Продажи. Рабочий лист Продажи, конечно же, содержит журнал продаж. Этих два оператора требуют, чтобы рабочая книга Журнал.xls была открыта к моменту выполнения этих операторов. Зная место расположения файла Журнал.xls на диске, можно использовать следующий оператор:
Workbooks,Open Filename:="ххх"
где ххх — определенный путь к файлу.
Когда журнал продаж выбран, поименованным диапазонам назначаются четыре переменные типа Range, например:
Set SalesDate = Range("Дата")
Это заставляет переменной SalesDate присваивать диапазон Дата в журнале продаж.
Когда присвоены переменным имена диапазонов, начинается основное действие процедуры. Следующий оператор:
For ThisTransaction = 1 То Acct.Rows.Count
начинает цикл, который выполняется один раз для каждой строки в диапазоне, представленном переменной Acct. Фрагмент Acct.Rows. Count определяется следующим образом.
♦	Acct — это объект рабочего листа (другими словами, объект — это диапазон).
♦	Диапазон имеет, в числе прочих методов, метод под названием Rows. Это строки внутри диапазона.
♦	Многие объекты и методы имеют свойство Count. Свойство Count — это количество элементов данного метода.
Таким образом, Acct. Rows.Count возвращает число, которое представляет количество строк в диапазоне, представленном переменной Acct, а цикл For будет выполняться столько раз, сколько строк в этом диапазоне.
Первый оператор в цикле имеет такой вид:
If Posted(ThisTransaction) о 4 Then
Этот оператор заставляет следующие за ним операторы выполняться в тогда, когда удовлетворяется заданное им условие. Условие заключается в том, что значение не должно равняться 4. Это значение является элементом переменной Posted, который соответствует текущему значению ThisTransaction. Переменная Posted ссылается на диапазон под названием Перенос в журнале продаж.
Итак, первый раз, когда выполняется цикл, ThisTransaction имеет значение 1. Excel исследует первое значение в Posted, чтобы узнать, равно ли оно 4. Если нет, выполняются последующие операторы; в противном случае они пропускаются.
Гпава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
101
Почему в Posted рассматривается значение 4? Вспомните, что метки в журнале продаж создаются путем введения в этот диапазон значения 4 и форматирования диапазона с помощью определенного шрифта (символьного, типа Wingdings). Метка означает, что операция перенесена из журнала продаж в главную книгу Дебиторская задолженность. Следовательно, если в текущем значении в Posted содержится цифра 4, значит, эта операция уже перенесена и не нужно переносить ее еще раз.
Если же текущая операция еще не перенесена, выполняются операторы, следующие за If, — в результате переносится операция в главную книгу Дебиторская задолженность.
Первый оператор, следующий за If, таков:
IncrementRangesAR NewEntry
f^hi^tern е t IncrementRangesAR — имя еще одной подпрограммы; AR — аббревиатура от Accounts Receivable (Дебиторская задолженность). Эта подпрограмма показана ниже (вы найдете ее в файле Книга xls).
Sub IncrementRangesAR(NewRow)
With ThisWorkbook
NewRow = .Worksheets)"ДебиторЗадолж").Range)"НазваниеСчета").Rows.Count + 1 .Names.Add Name:="ДебиторЗадолж!Дата", Ее£егзТо:="=ДебиторЗадолж!" _
& .Worksheets("ДебиторЗадолж").Range)"Дата").Resize(NewRow, 1).Address .Names.Add Name:="ДебиторЗадолж!НазваниеСчета", RefersTo:="=ДебиторЗадолж!"
& .Worksheets)"ДебиторЗадолж").Range("НазваниеСчета")
.Resize(NewRow, ).Address.Names,Add Name:="ДебиторЗадолж!Покупки", Не£егзТо:="=ДебиторЗадолж!"
& .Worksheets("ДебиторЗадолж").Range("Покупки")
.Resize(NewRow, ).Address.Names.Add Name:="ДебиторЗадолж!Поступления",
RefersTo:="=ДебиторЗадолж!"
& .Worksheets)"ДебиторЗадолж").Range("Поступления").Resize(NewRow, ).Address .Names.Add Name:="ДебиторЗадолж!Итого", Не£егзТо:="=ДебиторЗадолж!" _
& .Worksheets(“ДебиторЗадолж").Range("Итого").Resize(NewRow, 1).Address
End With
End Sub
В точке, в которой цикл вызывает подпрограмму IncrementRangesAR, управление переходит к этой подпрограмме. Подпрограмма использует аргумент NewEntry, который является целочисленной переменной, объявленной в главной программе. Обратите внимание, что при обращении к IncrementRangesAR аргумент не заключен в круглые скобки. Это сделано умышленно, для того чтобы главная программа имела доступ к значению NewEntry после того, как подпрограмма IncrementRangesAR будет завершена; главная программа не будет иметь доступа к этому значению, если аргумент заключен в круглые скобки в точке, где вызывается IncrementRangesAR.
SWc авет В данном случае в этом нет необходимости, но, вообще, назначать ар-гументу новое имя в вызванной подпрограмме иногда очень полезно. Часто вызванная подпрограмма использует переменную не для тех целей, ради которых подпрограмма вызывалась, поэтому лучше присвоить ей имя, которое описывает новую цель.
IncrementRangesAR, как отмечалось выше, принимает аргумент. Главная подпрограмма ссылается на него, как на NewEntry, a IncrementRangesAR ссылается на него, как на NewRow.
102
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Это, фактически, та же самая переменная, что и NewEntry; она просто получила другое имя в IncrementRangesAR; это имя заключено в круглые скобки в операторе, который определяет процедуру:
Sub IncrementRangesAR(NewRow)
IncrementRangesAR начинается с установки блока With:
With ThisWorkbook
Оператор With ThisWorkbook устанавливает текущую рабочую книгу, которая содержит макрос VBA, — в нашем случае это Книга, xls. Поскольку подпрограмма IncrementRangesAR продолжает работать с файлом Книга xls, нам нужно, чтобы Excel искала диапазоны, которые находятся в этом файле, вместо диапазонов, которые находятся в активной рабочей книге — Журнал, xls.
Все операторы внутри блока With ссылаются на объект ThisWorkbook, идентифицированный в операторе With. Например, оператор:
NewRow = .Worksheets}"ДебиторЗадолж").Range("НазваниеСчета").Rows.Count + 1 ссылается на рабочий лист ДебиторЗадолж. Этот рабочий лист принадлежит к ThisWorkbook (это, опять-таки, файл Книга.xls). Если бы оператор With отсутствовал, то оператор читался бы следующим образом:
NewRow = ThisWorkbook, Worksheets ("ДебиторЗадолж"). Range} "НазваниеСчета") .Rows. Count + 1
Другими словами, каждая ссылка на то, что появляется в ThisWorkbook, была бы квалифицирована как ThisWorkbook. Использование оператора With позволяет исключить объект из ссылок на другие объекты, которые принадлежат ему.
свет Если вы хотите, чтобы рабочий лист мог пересчитывать результаты, введите в ячейку такую формулу: = Покупки-Поступления. Если ваша цель — не допустить перерасчета, вы можете написать это в макросе VBA и ввести в ячейку результат, например:
Difference = Покупки-Поступления
Cells(1,1) = Difference • • .	• '
Первый оператор в блоке With рассчитывает новое значение для NewRow. Каждый раз, когда цикл в главной программе вызывает подпрограмму IncrementRangesAR, NewRow принимает значение числа строк в диапазоне НазваниеСчета в рабочем листе ДебиторЗадолж рабочей книги Knnra.xls плюс 1. Причина кроется в том, что каждый раз, когда основной цикл переносит новую операцию в ведомость Дебиторская задолженность, макрос переопределяет размер диапазонов в рабочем листе ДебиторЗадолж. Эти переопределения выполняются оставшимися в блоке With операторами. Например, оператор:
.Names.Add Name:="ДебиторЗадолж!Дата", RefersTo:="=ДебиторЗадолж1”
& .Worksheets}"ДебиторЗадолж").Range}"Дата").Resize(NewRow, 1).Address
добавляет (точнее, переопределяет, поскольку его имя уже существует) диапазон Дата. Это диапазон в рабочем листе ДебиторЗадолж; он является локальным для этого листа, поэтому его имя определяется именем рабочего листа и восклицательным знаком.
RefersTo в операторе устанавливает новый адрес для диапазона. Новый адрес совпадает с уже существующим, за одним исключением: к нему добавлена одна строка. Оператор проверяет текущий диапазон Дата и изменяет размер диапазона в соответствии с
Гпава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
103
новым количеством строк (NewRow), но оставляет его в пределах одного столбца. Наконец, RefersTo устанавливается равным адресу (в формате А1) диапазона с измененным размером. После выполнения оператора диапазон Дата в рабочем листе ДебиторЗадолж становится на одну строку длиннее, чем был прежде.
Тот же процесс повторяется для другого поименованного диапазона в рабочем листе ДебиторЗадолж: НазваниеСчета, Покупки, Поступления и Итого. Когда конечный оператор в блоке With будет выполнен, оператор End With завершит блок, и подпрограмма завершится. Управление теперь снова возвращается к главной программе — к оператору, который следует непосредственно за оператором, вызываемым IncrementRangesAR. Поскольку NewEntry (известный оператору IncrementRangesAR как NewRow) используется как аргумент, его текущее значение возвращается к главной программе, где оно используется для определения положения перенесенной операции в рабочем листе ДебиторЗадолж.
После возвращения управления к основному циклу первым выполняется следующий оператор:
NewEntry = NewEntry - 1
Причина уменьшения переменной NewEntry станет понятной чуть позже, а пока она содержит количество строк в поименованных диапазонах рабочего листа ДебиторЗадолж минус 1.
Дальше начинается еще один блок With:
With ThisWorkbook.Sheets("ДебиторЗадолж")
Все объекты, методы и свойства внутри этого блока With, на которые делаются ссылки, считаются имеющими отношение к рабочему листу ДебиторЗадолж, который, в свою очередь, принадлежит к ThisWorkbook — рабочей книге, содержащей макрос VBA.
Каждый оператор внутри блока With переносит операцию из журнала продаж в главную книгу. Например, первый оператор в блоке With имеет такой вид:
.Range("Дата").Offset(NewEntry, 0).Resize)1, 1) = SalesDate(ThisTransaction)
Следует обратить внимание на следующие особенности оператора.
♦	Фрагмент . Range( Дата’ ) благодаря оператору With считается имеющим отношение к рабочему листу ДебиторЗадолж рабочей книги ThisWorkbook.
♦	Фрагмент Offset определяет диапазон, который смещен от диапазона Дата. Это — смещение от диапазона Дата на количество строк, определенное в NewRow, и на нулевое количество столбцов. Именно по этой причине NewEntry уменьшается на 1 после возвращения управления от IncrementRangesAR. Смещение (0,0) к диапазону Дата ссылается на его первую строку, первый столбец. Поэтому, если NewEntry ссылается на число строк в диапазоне, смещение приведет к первой ячейке ниже конца диапазона вместо последней ячейки в диапазоне.
♦	Фрагмент Resize определяет (временно) размер диапазона как содержащий только одну строку и один столбец, другими словами, одну ячейку.
♦	Значение в этой ячейке равно значению в диапазоне журнала продаж, на который ссылается переменная SalesDate, для текущего значения ThisTransaction, которое и представляет собой операцию переноса.
Этот процесс повторяется в оставшейся части блока With, поэтому значения НазваниеСчета и Покупки также переносятся. Наконец, оператор:
.Range("Итого").Offset(NewEntry, 0).Resize(l, 1).Formula = "^Покупки-Поступления" вводит формулу в диапазон Итого рабочего листа ДебиторЗадолж для вычитания значения в диапазоне Поступления из значения в диапазоне Покупки.
104
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Затем заканчивается блок With, и метка помещается в диапазон Перенос журнала продаж с помощью оператора:
Posted(ThisTransaction) = 4
После чего завершается выполнение операторов в блоке If... End If. Цикл завершается так:
Next ThisTransaction
Управление возвращается к началу цикла, если значение ThisTransaction не превышает Accts Rows.Count. Когда цикл выполняется по одному разу для каждой строки в диапазоне Счет в журнале продаж, цикл заканчивается, как и программа (End Sub). Существуют и более эффективные способы для записи макроса УБА. Например, вы можете создать больше переменных, чтобы с помощью операторов Set ссылаться на диапазоны в рабочем листе ДебиторЗадолж, а также в рабочем листе продаж. Однако эта структура была выбрана для того, чтобы проиллюстрировать многообразие возможностей VBA, включая оператор With, методы Offset и Resize, автоматическое переопределение адресов диапазонов и имен, а также передачу значения в другую подпрограмму (и из нее), дабы ее новое значение было доступно для вызова подпрограммы.
а д р е с Щелчок на другой кнопке в главной книге создает сводную таблицу, ко-V internet Торая обеспечивает сохранение баланса для каждого счета. Кнопка связана с приведенным ниже макросом VBA (вы найдете его в файле Книга, xls).
Sub SummarizeAR))
Dim OpenAccounts As Range
ThisWorkbook.Activate
Sheets("ДебиторЗадолж").Select
Set OpenAccounts = Union(Range)"НазваниеСчета"), Range("Покупки"),
Range("Поступления"), Range("Итого"))
ActiveSheet.PivotTableWizard SourceType:=xlDatabase, SourceData:= __
OpenAccounts, TableDestination:="RlC6", TableName:="ARSummary"
With ActiveSheet.PivotTables("ARSummary")
.AddFields RowFields:="C4eT"
With .PivotFields("Итого")
.Orientation = xlDataField
.Name = "Открытый баланс"
.Function = xlSum
.NumberFormat = " ($* #,##0 ); ($* (#,##0); ($* "J;J0J”
End With
End With
End Sub
Просмотрев макрос, необходимый для перенесения операций из журнала продаж в главную книгу Дебиторская задолженность, скорее всего, вы сможете легко разобраться в нем. Первый оператор в Sub Summa rizeARO имеет такой вид:
Dim OpenAccounts As Range
Он объявляет переменную OpenAccounts как переменную типа Range рабочего листа. Тогда операторы:
ThisWorkbook.Activate
Sheets)"ДебиторЗадолж").Select
Гпава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
105
активизируют рабочую кншу Книга.xls и выбирают рабочий лист главной книги ' ДебиторЗадолж. Следующий оператор:
Set OpenAccounts = Union(Range("НазваниеСчета"), Range("Покупки”),
Range("Поступления"), Range("Итого"))
назначает объединение всех диапазонов в ДебиторЗадолж — переменной диапазона OpenAccounts. Другими словами, переменная диапазона теперь ссылается на диапазон из четырех столбцов, содержащий номера счетов, покупки, сделанные с их использованием, платежи, поступающие на них, и общий итог.
Следующий оператор:
ActiveSheet.PivotTableWizard SourceType:=xlDatabase, SourceData:«OpenAccounts, Table-Destination :=''R1C6" , TableName:«"ARSummary"
автоматически отвечает на вопросы при работе средства Мастер сводных таблиц.
♦	Тип исходных данных: список или база данных.
♦	Исходные данные выбираются из диапазона, который ссылается на переменную диапазона OpenAccounts.
♦	Левый верхний угол основной таблицы будет находиться в ячейке F1, или в формате R1C1 - R1C6.
♦	Таблица получит имя ARSummary вместо заданного по умолчанию СводнаяТаблица1 или СводнаяТаблица2.
Нижеприведенный оператор начинает блок With:
With ActiveSheet.PivotTables("ARSummary")
который позволяет последующим операторам ссылаться на объекты, свойства и методы, принадлежащие сводной таблице активного рабочего листа, не ссылаясь на него явно. Поле строки сводной таблицы определяется как диапазон Счет:
AddFields RowFields:="C4eT"
Еще один блок With вкладывается во внешний блок With:
With .PivotFields("Итого")
В комбинации с внешним блоком With этот оператор обеспечивает дальнейшее уточнение последующих методов и свойств. Например, оператор:
.Orientation = xlDataField
определяет поле Итого как поле данных сводной таблицы. В отсутствие внутреннего блока With оператор должен иметь вид:
PivotFields("Итого").Orientation = xlDataField
а в отсутствие внешнего блока With оператор должен быть таким:
ActiveSheet.PivotTables("ARSummary"). PivotFields("Итого").Orientation = xlDataField
Операторы, определяющие сводную таблицу, были бы гораздо длиннее и сложнее без блоков With.
Оставшиеся операторы внутреннего блока With:
.Name = "Открытый баланс"
.Function = xlSum
.NumberFormat = HJ$*	(#,##0);_($* ""-""JiJt)"
106
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
устанавливающие имя поля данных Открытый баланс, требуют, чтобы баланс был показан как сумма, и устанавливают формат рассчитываемого числа. После этого два блока With заканчиваются, и подпрограмма завершается.
Поле Итого используется в рабочем листе главной книги ДебиторЗадолж для построения сводной таблицы. Вы не сможете сделать так, чтобы поле сводной таблицы рассчитывалось из двух существующих переменных: такое поле уже должно существовать. В результате сводная таблица показывает в качестве баланса счетов разницу между отчислениями, сделанными с этого счета, и поступлениями на него.
Макросы и связанные с ними кнопки воспроизводятся для листа Кре-дитЗадолж (рис. 4.11). (Их вы найдете в файле Книга. xls.)
Адрес << Internet
Рис. 4.11. Главная книга Кредиторская задолженность содержит подробную информацию о счетах, которыми пользуются поставщики данной компании
Главное функциональное отличие макроса VBA, который переносит значения в главную книгу кредиторская задолженность, заключается в том, что есть доступ к другому журналу (к журналу покупок вместо журнала продаж).
Как получить краткосрочные обязательства
Теперь, когда определена структура журналов и главных книг, логично перенести суммы обязательств в баланс (рис. 4.12).
И кредиты, и кредиторская задолженность копируются в балансовый отчет из счетов главной книги.
Глава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
107
Хотя эта иллюстрирующая структура содержит только два типа обязательств — Кредиторская задолженность и Кредиты банка, — есть и другие типы задолженностей, которые нужно учитывать на счетах главных книг. К ним относятся следующие.
♦ Налоги, подлежащие оплате. Часто возникает необходимость оценивать налоги, которые надо заплатить с дохода и с зарплаты служащих. Проконсультируйтесь с бухгалтером или с юристом (специалистом по налогообложению), чтобы определить процентное соотношение сумм налогов и прогнозируемых вами доходов и оплаты труда служащих. Получив нужные суммы, вы сможете открыть счета в журналах и главной книге, которые содержат эти оценки.
Рис. 4.12. Баланс компании Bell Books за июнь 1999 года (краткосрочные обязательства и собственный капитал) связаны напрямую со счетами активов и задолженностей главной книги
♦	Расходы на оплату труда Возможно, вы платите зарплату своим работникам еще до того, как подводите итоги и закрываете книги. В этом случае, поскольку между фактической выплатой и сведением баланса проходит какое-то количество дней, происходит накопление определенных сумм, которые должны быть выплачены после закрытия книг. Счета журналов и главных книг, на которых накапливаются эти суммы, помогут следить за этими краткосрочными обязательствами.
♦	Выплаты процентов. Вы можете отчитываться по выплатам процентов по кредитам периодически, а не в тот день, когда наступит срок оплаты. Счет Выплаты процентов позволит вам распределить эту задолженность во времени.
♦	Неотработанные доходы. Иногда случается так, что клиент платит вам за продукт или услугу, которых не получит до тех пор, пока книга не будет закрыта (сведена). В этом случае доходы представляют собой как активы на счету Денежные средства, так и задолженности (пока не произойдет доставка продукта или оказание услуги), по которым вы сможете отчитаться, используя счет Неотработанный доход.
108
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
♦	Долгосрочные обязательства. Если вы взяли ссуду, возвращение которой должно состояться не раньше, чем через год после закрытия (сведения) ваших книг, вы должны вести этот счет отдельно от части краткосрочных обязательств балансового отчета. Сумма такой ссуды будет записана на отдельный счет (например, на счет Долгосрочная задолженность) и включена в часть долгосрочных обязательств балансового отчета.
Резюме
В этой главе мы рассказали вам о том, как использовать Excel для создания структуры счета в рабочей книге, которая содержит как журнал регистрации хозяйственной деятельности (главный журнал), так и специализированные журналы, и в рабочей книге, которая содержит как главные книги, так и оборотные ведомости. При такой структуре операции вносятся в журналы в хронологическом порядке. Затем операции переносятся на соответствующие счета в рабочую книгу главной книги. При этом выполняется масса работы, связанной с созданием частей активов и пассивов в балансе.
Мы также познакомили вас с некоторыми технологиями программирования в VBA, которые автоматизируют процесс перемещения записей из журналов на соответствующие счета в главных книгах.
В главе 5, “Оборотные средства и анализ движения денежных средств”, обсуждается технология, позволяющая определить финансовое состояние компании. Метод бухгалтерского учета, построенный на основе начислений, является для большинства компаний самым точным способом сравнения доходов и расходов с целью определения прибыли, однако он не позволяет четко представить, как компания обращается со своим самым ликвидным активом — денежными средствами. Там же вы ознакомитесь с методами отслеживания движения денежных и оборотных средств.
Глава 4. Баланс: пассив и собственный капитал
109
Глава 5
Оборотные средства и анализ движения денежных средств
В этой главе...
О Расширяем определение: денежные средства или оборотный капитал	113
О Анализ движения денежных средств	122
есколько предыдущих глав этой книги были посвящены обсуждению принципа I I сбалансированности: в его основе лежит концепция равенства доходов любым расходам или активам, с помощью которых он был создан.
В этой главе мы рассмотрим систему текущего бухгалтерского учета. Предположим, вы зарегистрировали грузовик в январе и использовали это транспортное средство для доставки товаров своим клиентам в течение двенадцати месяцев. Таким образом, в январе вы сделали выплату, которая позволила вам получать доход в течение всего года.
Записывая полную сумму расходов в январе, вы вынуждены были превысить затраты и уменьшить прибыль за этот месяц, однако в последующие одиннадцать месяцев вы сможете уменьшить затраты и увеличить прибыль.
Для проведения подобных описанным выше расчетов и была разработана система текущего бухгалтерского учета. Используя эту систему, вы начисляете 1/12 часть расходов на регистрацию в течение каждого месяца года. Это позволяет вам точнее сопоставлять расходы с доходами и, таким образом, точнее измерять рентабельность на протяжении всего года.
Допустим, вы продали клиенту товар в кредит: вы можете получать оплату на протяжении нескольких месяцев или единым платежом спустя несколько месяцев после продажи. Опять-таки, если вы не станете записывать доход, пока не получите полной оплаты, то будете неправильно показывать свою прибыль, пока клиент не выплатит весь долг.
Некоторые очень маленькие компании (в основном те, у которых один владелец) используют противоположный текущему бухгалтерскому учету метод — кассовый метод. Он состоит в том, что расходы и доходы записываются в тот период, в течение которого они выплачиваются или поступают. Текущий бухгалтерский учет несколько сложнее, чем кассовый, и требует больших усилий по его ведению. Но он позволяет гораздо точнее отслеживать доходы.
110
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
Использование этих двух методов зависит от того, в какой период осуществляется запись доходов и расходов. Если вы записываете в течение периода, когда были получены доходы или понесены расходы, то вы используете метод текущего бухгалтерского учета. Если вы записываете доход или расход на момент времени, когда получили или сделали платеж, то в этом случае используете кассовый метод.
Рассмотрим пример (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Финансовый отчет компании Marble Designs: кассовый метод уменьшает доход
В январе Джин Марбл (Jean Marble) основала новую компанию — Marble Designs. В конце первого месяца деятельности она заработала $8 000 и оплатила несколько видов оперативных (текущих) расходов: таких как зарплата, плата за аренду офиса, телефонные разговоры, офисные принадлежности и покупка компьютера. Она смогла сэкономить 20% стоимости офисных принадлежностей, оптом закупив товары, которые, по ее оценкам, прослужат ей целый год. Записав всех их как расходы текущего периода, в результате она получит за месяц чистый доход, равный $1 554.
Совершенно другой результат можно видеть на рис. 5.2.
Здесь Marble Designs записывает в течение января 1/12 стоимости офисных принадлежностей — разумное решение, поскольку предполагается, что они будут служить в течение года. Компания также записывает 1/36 стоимости компьютера как амортизацию (предполагается, что компьютер рассчитан на три года работы). Тогда чистый доход за январь будет равен $5 283, т.е. — в 3,4 раза больше чистого дохода, записанного при применении кассового метода.
Чистый доход в $5 283 — гораздо более реальная оценка за январь, нежели $1 554. И офисные принадлежности, и компьютер будут участвовать в создании дохода не в течение месяца, а гораздо дольше. И наоборот, зарплата, аренда и телефонные разговоры имеют отношение только к этому месяцу, поэтому лучше записать их полную стоимость в январе.
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
Однако этот анализ ничего не говорит нам о том, сколько денег компания Marble Designs имеет в банке. Предположим, что компания должна выплатить основной долг в июне. При использовании метода текущего бухгалтерского учета финансовый отчет может не отобразить, имеет ли Marble Designs достаточно средств или оборотного капитала, чтобы погасить свой долг.
А1
игда
Microsoft Excel Chap05 xls
j; Arial Cyr
с-’.?:'*'./
21
24
Готово
2'\31 1.1999
4 j Объем продаж
*6 Расходы
Ж
- $ Заработная плата
*9 Аренда офиса
10 Телефон
’11 ’Офисные принадлежности
12 Покупка: компьютер 1Н
^14/Чистый доход
И ц is 19
ММ ? й Г -
$1 500 00 $900 00
$9600
$166,67
$54,17 $2 716 83
Рис. 5.2. Финансовый отчет Marble Designs: метод текущего бухгалтерского учета позволяет более точно определить доход
Финансовым отчет
Marble Designs, Inc
$8 000 00
$5 283.17
1005;



Более того, балансовый отчет не показывает, имеет ли Marble Designs достаточно активов и собственного капитала, чтобы оплатить долг, который мог увеличиться со временем. Если ее активы неликвидны, непросто будет быстро обратить их в денежные средства, чтобы оплатить большой долг.
Денежные средства — самый ликвидный из всех активов, поэтому управляющие всегда хотят иметь сведения о том, сколько денег имеется в распоряжении их компаний в данное время. И поскольку движение денежных средств, поступающих в компанию и уходящих из нее, является основным вопросом инвестирования (покупки активов) и изъятия капиталовложений (ликвидации активов), анализ движения денежных средств позволяет оценить, насколько хорошо управляющие выполняют свои профессиональные обязанности.
В этой главе описывается процесс бухгалтерского учета и анализа движения денежных средств. Кассовая книга — полезное приложение к финансовому и балансовому отчетам, хотя ни в коей мере не заменитель их. Используя инструменты, вы узнаете, как отобразить в кассовой книге информацию, представленную в финансовом и балансовом отчетах.
112
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Расширяем определение: денежные средства или оборотный капитал
До этих пор мы говорили о средствах, имея ввиду только денежные средства. Теперь мы расскажем, что же такое оборотный капитал.
Рассмотрим процесс создания прибыли. Если вы производите товар, то используете средства для покупки товарно-материального запаса, производите товар с помощью этого товарно-материального запаса, превращаете данный товар в дебиторскую задолженность, продавая его, и получаете денежные средства, когда товар покупают. Если ваша фирма занимается торговлей, процесс в целом такой же, за исключением того, что вы, очевидно, приобретаете готовые товары, а не производите их.
В течение этого процесса каждый из компонентов является текущим активом, другими словами, активом, который вы можете превратить в денежные средства за достаточно короткий период времени (обычно это год, но не всегда);* это результат нормальной деятельности вашей компании. Товарно-материальный запас и счета дебиторов, представляющие собой дебиторскую задолженность, не так ликвидны, например, как денежные средства, но ваша компания рассчитывает и их, в конце концов, превратить в денежные средства.
Краткосрочные обязательства в то же время являются долгами, которые вы должны оплатить в течение того же, достаточно короткого, периода времени, которым определяются ваши текущие активы. Подлежащие оплате счета, скажем, зарплата — это пример краткосрочных обязательств.
Как определить объем оборотного капитала
Оборотный капитал — результат вычитания краткосрочных обязательств из текущих активов. Это показатель кредитоспособности компании, ее возможности производить крупные закупки и привлекать клиентов предложением выгодных условий кредита,
® Анализ ситуации: оборотный
^интаЫации капитал Marble Designs
Предположим, чтобы расширить (за счет добавления одной операции) свою деятельность, 1 января 1999 года компания Marble Designs приобрела в кредит товарноматериальных запасов на сумму $2 000. В течение января Marble Designs израсходовала товарно-материального запаса на сумму $500 — эти средства были потрачены на доставку продукции клиентам.
Сделки за наличный расчет, которые были заключены в течение января, показаны на рис. 5.3.
Джин Марбл создала капитал своей новой компании, вначале вложив $7 000. Из $8 000, полученных от продаж в течение первого месяца, она получила наличными $2 000: ее счет кассы теперь составляет $9 000. Из этих $9 000 она выплатила:
♦	$2 000 — покупка офисных принадлежностей;
♦	$1 950 — плата за компьютер;
♦	$1 500 — зарплата;
♦	$900 — ежемесячная плата за аренду офиса;
♦	$96 — плата за телефон.
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
113
Рис. 5.3. Сделки за наличный расчет, которые заключила компания Marble Designs в течение января 1999 года, повлияли на ее оборотный капитал, но не стали определяющим фактором
Эти операции показаны в форме, которая помогает перейти к предварительному балансу (пробному), затем — к откорректированному предварительному балансу (рис. 5.4) и, наконец, — к финансовому отчету и балансу.
В дебетной части предварительного баланса показан конечный баланс кассовой книги — $2 554, счета дебиторов — $6 000 (вспомним, что от операции продажи получено $8 000, и $2 000 — наличных платежей), товарно-материальный запас на сумму $2 000, закупленный в кредит, а также офисные принадлежности, компьютеры, выплаченная зарплата и оплаченная аренда и телефон.
В кредитной части предварительного баланса отображаются начальное капиталовложение Marble Designs в наличных денежных средствах (равное расходам, выплаченным наличными, плюс $554 наличными, оставшиеся от первоначального вложения), $8 000, полученные от продажи (равное $6 000 в счетах дебиторской задолженности плюс еще $2 000 наличными), и $2 000, взятые в кредит для приобретения товарно-материального запаса.
Регулятивы предварительного баланса включают $54, начисленных на амортизацию стоимости компьютера за первый месяц из тех 36 месяцев, на которые он рассчитан, и $167 стоимости офисных принадлежностей, израсходованных за этот месяц. Сумма амортизации ($54) получена с помощью формулы:
—АМР(В9;0;36)
Это — функция Excel, которая определяет амортизацию по методу прямого начисления (или равномерного начисления износа). Более подробно о функциях вычисления амортизации в Excel вы узнаете в главе 16, “Фиксированные активы”. В нашем
114
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
случае эта запись определяет ежемесячную амортизацию стоимости в ячейке В9 ($1 950), при этом предполагается, что конечная ликвидационная стоимость компьютера равна $0, а срок его службы — 36 месяцев.
Стоимость офисных принадлежностей, израсходованных в течение этого месяца, равна $167, т.е. $2 000 (ячейка В8), разделенные на 12 (количество месяцев).
Рис. 5.4. Предварительный баланс, корректировка (регулятив) и откорректированный предварительный баланс компании Marble Designs фиксируют внимание на оборотных средствах
Эти корректировки добавлены к предварительному балансу (или, в случае с офисными принадлежностями, вычтены из него) с целью получения дебетной суммы в откорректированном предварительном балансе. В рабочем листе это выполняется в ячейках F5:F21c помощью формулы:
=ЕСЛИ(ПредДебет-ПредКредит+КорДебет-КорКредит>=0;
ПредДебет-ПредКредит+КорДебет-КорКредит;0)
Формула использует четыре поименованных диапазона:
♦	Диапазон ПредДебет (ячейки В5:В21) — суммы дебета в предварительном балансе.
♦	Диапазон ПредКредит (ячейкиС5:С21) — суммы кредита в предварительном балансе.
♦	Диапазон КорДебет (ячейки D5:D21) — корректируемые суммы дебета.
♦	Диапазон КорКредит (ячейки Е5:Е21) — корректируемые суммы кредита.
Первая часть формулы проверяет условия, при которых формула будет давать рассчитанное значение. Это произойдет в том случае, если объединение дебета или кредита предварительного баланса с дебетом или кредитом регулятива будет больше или равно нулю. В это случае счет имеет дебетовое сальдо.
Глава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
115
'О^Сонет Формулы ячейки требуют меньше памяти, чем формулы массивов Формулы, описываемые здесь, вводятся как формулы одной ячейки, даже если они оценивают массивы. На практике, если в рабочем листе уже существует массив, формула, использующая этот массив, должна вводиться как формула массива.
Кредитные суммы в части откорректированного предварительного баланса получены с помощью следующей формулы:
=ЕСЛИ(ОткорДебет=0;ПредКредит-ПредДебет+КорКредит-КорДебет;0)
Эта формула использует диапазон ОткорДебет (ячейки F5F21). Она просто проверяет, есть ли запись в этих строках в столбце ПредДебет; если нет, формула объединяет кредитные суммы предварительного баланса с суммами корректировки Опять-таки, формула вначале вводится в ячейку G5, а затем копируется в диапазон ячеек G6:G21.
Вы наверняка заметили, все эти формулы предусматривают, что Excel вернет нулевое значение, если условия не удовлетворяются. Например, последняя формула возвращает значение суммы ПредКредит, когда условие удовлетворяется, и нуль — когда не удовлетворяется.
Вы можете не отображать нулевые значения в рабочем листе; для этого надо выбрать команду Сервис&Параметры, щелкнуть на корешке
вкладки Вид и снять флажок Нулевые значения.
Когда ячейки в части откорректированного предварительного баланса заполнены, содержащаяся в них информация о доходах и расходах переносится из откорректированного предварительного баланса в финансовый отчет и баланс (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Финансовый отчет и баланс компании Marble Design: баланс позволяет определить оборотный капитал
116
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
ь
Л Примечание
Вспомним, что стоимость проданных товаров равна начальному товарно-материальному запасу, в нашем случае — $50, плюс покупки, минус конечный товарно-материальный запас.
Информация о доходах и расходах необходима для финансового отчета. Дебетные суммы получены с помощью следующей формулы:
=ЕС ЛИ(ИЛИ(ТипСчета="Доход";ТипСчета="Расход");ОткорДебет;0)
Диапазон ТипСчета (ячейки А5:А20) содержит значения, которые определяют тип счета: доход, расход, актив или пассив. Значения в этом диапазоне позволяют формуле выводить в финансовый отчет только необходимые счета. Кредитные суммы в финансовом отчете получены с помощью следующей формулы:
=ЕСЛИ(ИЛИ(ТипСчета="Доход”;ТипСчета="Расход");ОткорКредит;0)
(Диапазон ОткорКредит (ячейки G5:G21) показан на рис. 5.4.)
Существуют две дополнительные суммы, которые должны приводить финансовый отчет к балансу: конечный товарно-материальный запас и чистый доход. Обе эти суммы приведены на день составления отчета — 31/1/1999.
Конечный товарно-материальныи запас включен в отчет как сумма кредита. Это сделано для того, чтобы привести к балансу расход начальной покупки на сумму $2 000.
Чистый доход включен в столбец дебета как разница между итогом кредита и итогом дебета финансового отчета. В результате получилась сумма $4 783. Заметим, что эта сумма получается в результате расчетов:
$8000 (Валовая выручка от реализации) - $500 (Стоимость проданных товаров) - $2717 (Общие текущие расходы) = $4783
и включения в финансовый отчет конечного товарно-материального запаса и чистой прибыли (с целью приведения отчета к балансу).
Наконец, столбцы дебета и кредита баланса получены с помощью формул, аналогичных тем, которые использовались в финансовом отчете. Суммы дебета получена с помощью формулы:
=ЕСЛИ(ИЛИ(ТипСчета="Актив”;ТипСчета="Пассив");ОткорДебет;0)
а суммы кредита — с помощью формулы:
=ЕСЛИ (ИЛИ (ТипСчета=’’Актив ”; ТипСчета=" Пассив"); ОткорКредит; 0)
Теперь Джин Марбл может рассчитать свой оборотный капитал. Вспомним, что он определяется разницей между текущими активами и текущими пассивами. На 31/1/1999 текущие активы компании Marble Designs таковы:
$2 554 — наличные денежные средства;
$6 000 — дебиторская задолженность;
$1 833 — офисные принадлежности, расходы будущих отчетных периодов;
$1 500 — конечный товарно-материальный запас.
В итоге получаем сумму $11 877. Краткосрочные обязательства компании Marble Designs составляют только $2 000 кредита. Таким образом, оборотный капитал компании равен $9 877, или $11 877-$2 ООО
Примечание
Обратите внимание, что актив в виде компьютера не включен в расчеты оборотных средств. Причина в том, что компьютер не является текущим активом: его можно быстро обратить в денежные средства, не нарушив при этом нормального течения деловой жизни компании
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
117
Определение изменений в оборотном капитале
С точки зрения перспектив управления, важно понимать, как изменяется со временем объем оборотного капитала. Для этого удобно использовать сравнительный балансовый отчет. На рис. 5.6 показаны финансовый отчет и баланс компании Marble Designs в более сжатом виде, нежели на рис. 5.5.

£3 Microsoft Excel - Chap05.xls
: ГГ7Г
Щ31.1 1999
1.1.1999 31 1.1999
$8 000,00
$7 000,00 $2 554,00
$500,00
$7 500,00
м
Денежные средства
Дебиторская задолженность
Товарно-материальный запас Офиснь е принадлежнос и компьютер
Накопленная амортизация
$7 000,00 : $13 783 J 7
$6 000 00
$1 500,00
$1 833,33
• $1 950 ,00 ;
Финансовый отчет Изменения в балансовом отчете. 1/1 - 31/1
Активы
U Anal Cyr
10
А1
М4ШДоходы:
$ЛОбьем продаж
Минус стоимость проданных товаров
Покупки $2 00 .00 :
Конечный товарно-материальный запас $1 500,00 О
1Й Валовая прибыль И
: J Расходы по основной деятельности. JijЗаработная плата
14дАренда офиса
15 ^Телефон
фб^Офисные принадлежности
П Амортизация, компью ер
Вй
Чистая прибыль
$1 500,00 $900.00
$96,00 $166 67 ...$54 17
$4 783,17
Пассивы и собственный капитал
Векселя к оплате
Jean Marble, капитал
$2 000.00
$7 000,00 $11 783,17
.$7 000.00 $13 783.17
Оборотный капитал
$7 000 00 $9 887.33:
Al й
h':'



И
21

*
Готово
Рис. 5.6. Финансовый отчет и сравнительный балансовый отчет могут прояснить изменения финансового положения компании, произошедшие с течением времени
Часть балансового отчета (см. рис. 5.6) показывает активы и пассивы Marble Designs. На 1/1999, когда компания начала работать, у нее не было задолженностей, но были активы на сумму $7 000, состоящие целиком из наличных денег. Таким образом, оборотный капитал компании составлял $7 000. К концу месяца сумма активов компании равнялась $13 783 (и такой же, соответственно, была сумма пассивов и собственного капитала).
Не все из этих активов и пассивов являются текущими. Текущие активы включают в себя денежные средства, дебиторскую задолженность, товарно-материальный запас и офисные принадлежности (расходы будущих периодов), что составляет $11 887. Единственное краткосрочное обязательство — это кредит на сумму $2 000, взятый на покупку начального товарно-материального запаса. Разница между итоговым значением текущих активов и итоговым значением текущих задолженностей равна $9 887, что согласуется с суммой, приведенной на рис. 5.5.
Итак, изменение оборотного капитала от начала до конца месяца равно $9 887“ $7 000, или $2 887.
Существуют и другие способы вычисления изменений в оборотном капитале. Один из них показан на рис. 5.7.
118
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 5.7. Исследование каждой отдельной операции — довольно трудоемкий способ определения изменений в оборотном капитале
В течение января оборотный капитал увеличился за счет продажи товаров по цене, превышающей их стоимость* валовая прибыль составила $7 500. Оборотный капитал увеличился также за счет помещения в товарно-материальный запас материалов на сумму $2 000. Все это — текущие активы, составляющие в сумме $9 500.
Оборотный капитал уменьшился за счет получения кредита на сумму $2 000, которая была использована для приобретения товарно-материального запаса. Оборотный капитал уменьшился и после выплаты наличными стоимости компьютера, различных текущих расходов и использования офисных принадлежностей.
Это все — текущие пассивы (краткосрочные обязательства), дающие в итоге сумму $6 613.
Чистый доход от увеличения оборотного капитала на $9 500 и их уменьшения на $6 613 составляет $2 887. В течение января Marble Designs смогла увеличить оборотный капитал на эту сумму. Заметим, это — та же сумма, которая была получена при анализе, что на рис. 5.6 ($9 887—$7 000).
Вряд ли вы станете определять изменения в оборотном капитале с помощью исследования каждой отдельной операции; существуют более быстрые способы. Кроме того, выполняется множество операций, которые одинаково влияют и на текущие активы, и на текущие пассивы (краткосрочные обязательства), поэтому в результате все это вместе взятое не окажет влияния на оборотный капитал.
Например, когда вы получаете плату за товар или услугу, эта операция не оказывает влияния на оборотный капитал. Значит, эта операция просто увеличивает один текущий актив (денежные средства) и уменьшает другой текущий актив (дебиторскую задолженность) на ту же сумму.
Следовательно, в примере, показанном на рис. 5.7, можно проигнорировать операции, связанные с приобретением компанией Marble Designs товарно-материального за
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
119
паса на $2 000. Эта операция увеличивает текущий актив, товарно-материальный запас, и на ту же сумму увеличивает текущие пассивы, кредиты. В целом, операции, связанные только со счетами текущего актива или текущего пассива, оказывают влияние на счета оборотного капитала, но не воздействуют на его объем.
Как уже указывалось, оборотный капитал — это разница между текущими активами и текущими пассивами (краткосрочными кредитами). Точно так же, изменение в оборотном капитале — это объединенный эффект от изменений в текущих пассивах и в текущих активах. На рис. 5.8 показано, как определить изменение в оборотном капитале с помощью исследования изменений, которые происходят на счетах, составляющих текущие активы и пассивы.
Изменения е составных частях оборотного капитала
С 'i
1 (и
Изменения в составных частях оборотного капитала
2;
3 Текущие активы
1.1 1999 31 1.1999 Уменьшение (увеличение) оборотного капитала
^Денежные средства
' 7 ; Дебиторская задолженность ,#• Товарно-материальный запас Краткосрочные кредиты
$7 000 00 $2 554 00
$6 000 00
$1 500,00
$1 833,00
($4 446.00)
$6 000,00
$1 500.00
$1 833 00
........
Итого текущие активы
Wf ‘
$7 000 00 $11 887 00
$4 887,00
13 Текущие пассивы
'14; ' '
13 . Векселя к оплате
. ........
Итого текущие пассивы
Ж'. Ж '... 77. ..'7
19 Оборотный капитал
$2 000 00
$2 000 00
$2 000 00
$2 000,00
20
21
22
23:
24
$7 000 00 $9 887,00
$2 887,00

[ Готово.?: Л- -:- :-;/?'?.:<??" ?'Л ? л-; л^д.:., л;л Л- "? ?	vd-лД.:- ?л?Л<
Рис. 5.8. Вы можете определить изменения в оборотном капитале путем сравнения изменений в текущих активах и в текущих пассивах
Единственный текущий актив, который уменьшается в течение января, — Денежные средства. На всех других счетах текущего актива суммы увеличиваются. Увеличивается и один счет текущего пассива — Векселя к оплате. Изменение в оборотном капитале в этом случае может быть определено путем вычитания чистого увеличения текущих пассивов из чистого увеличения текущих активов: $4 887—$2 000=$2 887.
Одно из дополнительных средств определения изменений в оборотном капитале — сравнение его источников с его использованием. Вспомните, что операции, связанные только с текущими счетами, не имеют явного воздействия на оборотный капитал. То же самое верно для операций, которые связаны только с фиксированными активами. Например, когда Джин Марбл записала $54 как сумму ежемесячной амортизации стоимости компьютера, она внесла $54 на фиксированный актив, и это никак не повлияло на оборотный капитал.
120
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
Однако операции, связанные с текущим и нетекущим счетами, не влияют на сумму оборотного капитала. Например, Джин Марбл вложила бы в свою компанию еще $1 000, записав эту сумму как на счет капитала компании (фиксированный), так и на счет денежных средств (текущий актив). Эта операция повлекла бы за собой увеличение оборотного капитала на $1 000.
Поэтому при определении изменений в оборотном капитале лучше ограничить анализ операциями, влияющими только на текущие и нетекущие счета (рис. 5.9).
Рис. 5.9. Еще один способ определить изменения в оборотном капитале — исследовать текущие и нетекущие счета
Источники оборотного капитала в нашем случае состоят исключительно из чистой прибыли. Какова же в данном случае роль амортизации? В результате записи амортизации средства не переходят из рук в руки. Поэтому, когда для расчета источников оборотного капитала вы используете чистый доход, необходимо в финансовом отчете показать эффект, обратный вычитанию.
В чистой прибыли часть денежных средств (нетекущий счет) помешается на наличный счет (текущий актив). Поэтому, используя амортизацию, можно рассчитать изменение в оборотном капитале.
Рассмотрим использование оборотного капитала (см. рис. 5.9). Средства со счета Денежные средства — текущего актива — использованы для приобретения оборудования (покупка компьютера) — нетекущего актива.
Разница между общими источниками оборотного капитала и общим оборотным капиталом составляет, опять-таки, $2 887, как было определено с помощью анализа, приведенного на рис. 5.6—5.8.
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
121
Анализ движения денежных средств
Как уже отмечалось, существует масса причин, по которым необходимо определять, как компания использует свои денежные средства. Выбор наличного расчета для приобретения активов, погашения задолженности или оплаты долга — это процесс инвестирования и изъятия капиталовложений, и у управляющего, когда он принимает решение, всегда есть выбор — лучшие и худшие варианты.
Метод текущего бухгалтерского учета, основанный на сравнении доходов и расходов, приводит к усложнению отслеживания того, как денежные средства проходят через вашу компанию. Одна из целей анализа движения денежных средств — выявить различия между, скажем, чистым доходом и фактическим получением денежных средств. Например, дебиторская задолженность — это один из компонентов чистого дохода, но она не превратится в наличность до тех пор, пока в банке не будет предъявлен чек. Компания может иметь большую чистую прибыль, но, если клиенты не платят регулярно, у нее возникнут трудности с погашением долгов. Анализ движения денежных средств помогает выявлять очень серьезные проблемы.
Чтобы проиллюстрировать эту мысль, рассмотрим изменения финансовой структуры компании Marble Designs за год.
н а л и з
Анализ ситуации: Marble Designs (продолжение)
В течение двенадцати месяцев (см. рис. 5.1—5.9) Marble Designs вела успешно дела и участвовала в следующих операциях.
♦	Заработала $90 000 на продажах, используя как часть этих продаж товарноматериальный запас на сумму $24 500. На 31 января 1999 года на счетах дебиторов осталось $5 500.
♦	Использовала $25 000 наличными для покупки материалов с целью пополнения товарно-материального запаса.
♦	Собрала $6 000, которые остались на счетах дебиторов в конце января 1999 года.
♦	Заплатила $32 951 наличными, чтобы покрыть текущие расходы.
♦	Приобрела в июле новый компьютер за $2 320 наличными.
♦	Купила офисные принадлежности на сумму $2 000.
♦	Купила офисные площади в новом здании за $30 000. Решила не занимать площади до тех пор, пока строительство не будет завершено, и продала площади за $35 000, получив $5 000 прибыли.
♦	Выплатила кредит, взятый в январе 1999 года, и взяла новый на сумму $3 000.
♦	Списала два компьютера на общую сумму $1 037 за период с 31/1/1999 по 31/1/2000 (если учитывать $54 амортизации за январь 1999 года, всего получается $1 091 за период с 1/1/1999 по 31/1/2000 года).
Как видим, одни операции представляют собой расчеты наличными, другие — влияют на текущие активы и пассивы, третьи — безналичные и долгосрочные. Чтобы определить их воздействие на движение денежных средств Marble Designs, следует их дифференцировать.
722
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
ь
^Примечание
Проанализировать эту ситуацию довольно просто, но, поскольку она является лишь иллюстрацией, в ней отсутствует множество операций, которые учитывались бы в реальной ситуации. Например, предполагается, что Marble Designs — это S-корпорация, и поэтому начисление налога на прибыль у нее происходит иначе.
В качестве эталона, с которым мы будем сравнивать нижеследующий анализ, будет рассматриваться рис. 5.10, на котором показаны фактические сделки за наличный расчет, проведенные в ходе деятельности компании Marble Designs за период, равный двенадцати месяцам.
'ис5.
уммМ11|»|1Мумт11чм>«н«м*»**11»|>м<му в
£2 Microsoft Excel - Chap05.xls
Рис. 5.10. Определить состояние денежных средств компании Marble Designs можно, рассматривая отдельные сделки, произведенные за наличный расчет
100Х
А		
ц^Начальньй баланс денежных средств ЩОПлюс доход Минус увеличение товарно-материально го запаса Плюс оплата по старой дебиторской задолженности |Минус наличные расходы , Минус покупка нового компьютера Минус покупка новых офисных принадлежностей |^Плюс прибыль от продажи офиса -Минус погашение старого векселя *даПлюс выписка нового векселя		Депозит Изъятие Баланс $2 554 $84 500	$87 054 $25 000 $62 054 $6 000 j	$68 054 j $32 951 $35103 $2 320 $32 783 $2 000 $30 783 $5 000	$35 783 $2 000 $33 783 $3 000 i
	[Конечный баланс денежных средств	$36 783
W	Увеличение баланса денежных средств	$34 229

Хотя, опять-таки, информация, приведенная на рис. 5.10, — это просто образец, используемый дальше для выполнения анализа потока денежных средств. Вряд ли вы когда-нибудь станете анализировать денежный поток с помощью фактических кассовых поступлений и выплат за более-менее продолжительный период времени: это отнимает слишком много времени и не дает всей необходимой информации.
Получение основной информации
Вместо того чтобы начинать с регистрации чековой книжки, начните со стандартных финансовых документов — финансового отчета и баланса. На рис. 5.11 показан финансовый отчет компании Marble Designs за период с 31/1/1999 по 31/1/2000, а также сравнительный балансовый отчет, отражающий активы, пассивы и собственный капитал в начале и в конце указанного периода.
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
123
Финансовый отчет показывает, что на начало периода товарно-материальныи запас содержал товаров на сумму $1 500, в течение указанного периода было закуплено товаров на сумму $25 000; в конце периода осталось товаров на сумму $2 000. Таким образом, было использовано материалов на сумму $24 500; кроме того, за этот же период от продажи было получено $90 000, в итоге валовая прибыль составила $65 500.
Рис. 5.11. Финансовый отчет и баланс — отправная точка при выполнении анализа движения денежных средств
Но размер чистой прибыли уменьшается за счет различных текущих расходов: выплаты зарплаты, оплаты аренды помещения и телефона. Офисные принадлежности на сумму $1 833, которые оставались на 31/1/1999, были израсходованы: это — расходы будущих отчетных периодов, поскольку Marble Designs приобрела оптовую партию офисных принадлежностей в начале 1999 года.
Амортизация стоимости компьютера также отражается в финансовом отчете В ячейке С18 (см. рис. 5.11) используется следующая формула:
=АМР(1950;0;3)+АМР(2320;0;3)*0,5
Эта формула использует функцию Excel прямого исчисления амортизации (или равномерного начисления износа), аргументами которой являются стоимость, ликвидационная стоимость и период. Стоимость — это начальная стоимость единицы товара; ликвидационная стоимость — это стоимость единицы товара в конце срока его использования (в нашем случае Marble Designs оценивает ее как равную нулю); период — число периодов, которые должны пройти, прежде чем единица товара достигнет своей остаточной (ликвидационной) стоимости. Функция возвращает сумму амортизации, которая начисляется за один периода срока использования данной единицы товара. Тогда фрагмент формулы:
АМР(1950;0;3)
124
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
возвращает значение $650 — сумму амортизации стоимости первого из двух приобретенных компьютеров в течение одного года из предполагаемого трехлетнего срока использования.
Второй компьютер стоил $2 320; он был куплен в июле 1999 года, т.е. в середине периода, рассматриваемого в данном финансовом отчете. Таким образом, амортизация стоимости этого компьютера за вторую половину года равна $387; эта сумма получена с помощью следующего фрагмента формулы:
АМР(2320;0;3)*0,5
Сумма амортизации за двенадцать месяцев — $650 за первый компьютер — и амортизации за шесть месяцев — $387 за второй компьютер — равна общему результату амортизации оборудования — $ 1 037.
Следует помнить, что эта амортизация не является безналичным расходом, как чек на выплату зарплаты или оплату услуг телефонной компании. Как уже упоминалось, при начислении амортизации средства не переходят из рук в руки: это способ пропорционального распределения, или текущего бухгалтерского учета, начального капитала за период, в течение которого оборудование участвовало в создании прибыли.
ь
д Примечание
Расходы на покупку товаров, например компьютера, которые включаются в активы компании, являются капитальными затратами. Они записываются как счета активов. Именно по этой причине стоимость компьютеров не появляется в финансовом отчете. Расходы на ремонт, содержание и другие цели являются текущими затратами.
Прибыль в размере $5 000, полученная от приобретения (за $30 000) и последующей продажи (за $35 000) офисных площадей, записана и включена в отчет о получении итоговой чистой прибыли. Но учтите, что это разовая прибыль, другими словами, это прибыль, полученная в результате деятельности (покупки и продажи собственности), которая не является типичной для компании Marble Designs.
В балансовом отчете активы, пассивы и собственный капитал на 31/1/1999 — те же самые, что и на рис. 5.6 в столбце Е. В столбце F приведены эти же данные, но на 31/1/2000. Как уже говорилось, операции, которые были проведены в течение двенадцатимесячного периода, привели в результате к значительному увеличению объема наличных денежных средств и внесли небольшие изменения в оставшиеся категории активов и пассивов. Эти записи взяты из счетов главных книг, за исключением суммы собственного капитала — $46 462. Как уже указывалось в ходе обсуждения балансового отчета, показанного на рис. 5.6, прибыль собственника в ячейке F17 (см. рис. 5.11), рассчитывается по следующей формуле:
=Е17+С22
Таким образом, предварительная сумма собственного капитала, приведенная в ячейке Е17, составляет $11 783 плюс чистая прибыль за этот же период, равная $34 679 (ячейка С22).
Суммирование источников и использование оборотного капитала
На рис. 5.12 показаны изменения в оборотном капитале, которые произошли в течение года и были определены путем анализа влияния нетекуших счетов. На счетах оборотного капитала учтены операции, которые привели к получению разовой прибыли — от покупки и продажи офисных площадей, а также от нового краткосрочного кредита.
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств 125
5®
-ИСТ*
Miciosolt Excel Chap05 xls
ZWOI
($5 000) ($3 963): $30 716 $35 000 $3 000
$68 716
Arial Cyt
А1
А
21
:.4
5
1 [Источники оборотного капитала
2 Операции
3 ; Чистая прибыль
$30 000
$2 320 :
$2 000 •
$34 320
Готово
Рис. 5.12. Анализ источников и использования оборотного капитала обычно рассматривают как показатель того, насколько хорошо компания управляет своим ресурсами
>*»’ Источники оборотного капитала

$34 679
Добавляется амортизация $1 037
Минус, прибыль от неосновной деятельности (продажа офиса) Итоговый оборотный капитал, полученный в результате операций Продажа офиса Краткосрочный вексель
9^ Итого источники оборотного капитала
; Ю| .' ” Z.. . '.'..'. ' Z . ''...'. .... Z ' I Z ZZ ZZ. Z ’ I'.....
; 1Д л Использование оборотного капитала
12	;Покупка офисных площадей
13	: Покупка компьютера Pent um
14	.< Погашение краткосрочных векселей
15	Итого использование оборотного капитала
|&Г'
Увеличение оборотного капитала
'Й
Ж


$34 396

Оборотный капитал использовался при покупке офисных площадей, приобретении нового компьютера и погашении первичного краткосрочного кредита. Опять-таки, разница между источниками и использованием оборотного капитала — это изменение оборотного капитала за указанный период — его уменьшение или, как в нашем случае, увеличение.
При анализе источников и использования оборотного капитала следует учитывать три особенности.
♦	Вы можете рассчитать общее движение денежных средств путем определения чистого изменения на счету Денежные средства. Однако, для того чтобы проанализировать движение денежных средств, необходимо исследовать все изменения на счетах балансового отчета, включая изменения оборотного капитала. Детали и общее влияние изменений в оборотном капитале обычно отличаются от деталей и общего изменения в кассовых операциях. Важно понимать, каково же влияние оборотного капитала и денежных средств на финансовое состояние компании.
♦	Изменения в оборотном капитале — не то же самое, что изменения в денежных средствах. В нашем примере оборотный капитал и денежные средства весьма сближены; для наглядности был выбран достаточно простой набор операций. Разница между их изменением составляет всего лишь $167 — эта сумма является разницей в стоимости офисных принадлежностей на начало и на конец отчетного периода, заранее оплаченных как расходы будущих отчетных периодов.
Хотя, на первый взгляд кажется, что прибыль от покупки и продажи офисных площадей, не увеличивает оборотного капитала, но на самом же деле оказывается, что увеличивает: прибыль в $5 000 уже включена в чистую прибыль. На рис. 5.12 эта прибыль
126
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
вычитается из чистой прибыли для получения более точной картины операций, лежащих в основе оборотного капитала. Эти операции отображаются как в источниках, так и в использовании. Это сделано для того, чтобы продемонстрировать, как создается и используется этот капитал, а не просто для того, чтобы вычислить его увеличение или уменьшение с течением времени.
Определение движения денежных средств
На следующем этапе анализа движения денежных средств мы сосредоточим внимание на наличности, создаваемой и используемой во время текущей деятельности компании (рис. 5.13).
Ж Кассовье поступления
ассовые поступления
$31 549 i
$24 500 $2 000 $1 500 $500
$25 000
$33 988
$1 037
$3 000
$2 000 :
$1 000 •
$33 951 :
Рис. 5.13. Определение движения денежных средств, основанное на текущей деятельности

Объем продаж	; $90 000
Дебитор с кая задолженность, 31/1/1999	$6 000
iAi Дебиторская задолженность, 31/1/2000	$5 500
Изменеия дебиторской задолженности: $500
Итого поступления	$90 500
JiT Покупки
Стоимость проданных товаров ^^Товарно-материальный запас, 31/1/2000 ^^Товарно-материальный запас 31/1/1999
Изменения запаса
Покупки (за денежные средства) ...............
-Ы*Расходы по'основной деятельности ^Амортизация
Векселя к оплате, 31/1/2000
-Векселя к оплате 31/1/1999
Изменения в векселях:
Издержки (за денежные средства)
Й
13 Денежные средства (в результате операций}
Существует три источника поступления и использования денежных средств, которые увеличиваются в результате текущей деятельности.
♦ Кассовые поступления от клиентов. Вы можете легко определить эту сумму (свободную от всех скидок, которые вы предоставляете клиентам) путем объединения денежных сумм, полученных от продажи, с изменениями в дебиторской задолженности. Другими словами, нужно сложить счета дебиторов в конце отчетного периода с суммами, полученными в результате продаж, а затем вычесть кредиторскую задолженность, оставшуюся на конец отчетного периода. Суть этого состоит в том, что, если счета дебиторов уменьшились за этот период, значит, денежные поступления увеличились по сравнению со счетами, подлежащими оплате; если счета дебиторов увеличились, значит, вы насчитали больше, чем получили наличными.
Гпава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств
127
♦	Отчисления наличных денежных средств на покупку. С точки зрения текущей деятельности, денежные средства используются только для одного вида покупки — для приобретения товарно-материального запаса. Поэтому, чтобы суммировать движение денежных средств на текущие покупки, нужно сложить стоимость проданных в течение отчетного периода товаров с конечным товарно-материальным запасом и вычесть из этой суммы начальный товарно-материальный запас.
Если товарно-материальный запас покупается в кредит, в таком случае необходимо сложить все уменьшения в кредитных статьях (потому что вы используете наличные денежные средства для их уменьшения) или вычесть все увеличения в кредитных статьях (потому что для приобретения материалов вы использовали кредит, а не наличные).
♦	Отчисления наличных на издержки. Их легко определить по части текущих расходов в финансовом отчете. Сложите итоги текущих расходов и все изменения в предоплате и начисленных задолженностях (например, отработанная, но еще не выплаченная зарплата служащим) по состоянию на конец периода.
В случае с Marble Designs, выполнение этих действий (см. рис. 5.13) демонстрирует, что объем продаж, увеличившийся за счет уменьшения счетов дебиторской задолженности на $500, стал равен $90 500 (наличные денежные средства). А общие текущие расходы были уменьшены на $1 037 за счет амортизации и нетекущей долгосрочной предоплаты и изменены за счет суммы кредита, превращенного в наличные и использованного для покупки офисных принадлежностей.
На этом завершается процесс преобразования данных, содержащихся в финансовом отчете, денежных поступлений и отчислений, представленных как начисления, в наличные, представленные как фактические кассовые поступления, и расход (в течение отчетного периода).
Объединение денежных средств, полученных в результате сделок с наличными денежными средствами из нетекущих операций
Конечным шагом в анализе движения денежных средств является объединение сумм, используемых в обычных операциях, с операциями с денежными средствами, которые участвуют в нетекущей активности. Данные об этом представлены на рис. 5.14.
В данном случае кассовые поступления включают денежные средства, полученные от операций, и средства, полученные от продажи офисных площадей. Денежные расчеты содержат средства на покупку нового компьютера и офисных площадей. Разница между поступлениями и расчетами составила $34 229. Это сумма, полученная компанией Marble Designs за двенадцать месяцев работы. Она должна согласовываться с разницей в суммах, находящихся на счете кассы 31/1/1999 и 31/1/2000. Обратите внимание на рис. 5.10: разница между конечным балансом, равным $36 783, и начальным балансом, равным $2 554, составляет $34 229. Эта цифра согласуется с результатом анализа движения денежных средств.
Помните, что анализ движения денежных средств в реальной жизни представляет собой гораздо более сложную задачу, чем мы показали в данном примере. Существует намного больше операций, которые должны включаться в исследование: нельзя забывать о суммах налогов, о накапливающихся долгах и таких операциях, как выпуск ценных бумаг, выплата дивидендов и погашение долгосрочных кредитов. Все это усложняет анализ и рассмотрение движения денежных средств. Наш пример позволил
128
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
продемонстрировать основные принципы и общий процесс преобразования финансового отчета и баланса в информацию о том, как компания создает и использует денежные средства.
Рис. 5.14. Отчет о движении денежных средств Marble Designs в период 31/1/1999— 31/1/2000
Резюме
Итак, теперь вы знаете, как выполнить анализ оборотного капитала, его источников и получить информации больше, нежели ее содержится в финансовом отчете и балансе. Оборотный капитал — важный критерии проверки финансового состояния компании, однако при использовании других методов анализа величина оборотного капитала может быть скрыта.
В этой главе был представлен также анализ движения денежных средств как результат функционирования компании: поступление, движение денежных средств внутри компании и отчисление. Поскольку денежные средства — это самая ликвидная форма оборотного капитала, они являются важным компонентом многих финансовых коэффициентов, используемых инвесторами и потенциальными кредиторами; больше об этом вы сможете узнать из главы 7, “Анализ коэффициентов”. Анализ движения денежных средств также очень важен для понимания различия между такими понятиями, как чистая прибыль и фактическая выручка.
Более того, способ использования оборотного капитала, в особенности денежных средств, — один из явных показателей того, насколько успешно компания управляет своими активами. На основании этого потенциальные инвесторы могут принять решение: инвестировать предприятие или изъять капиталовложения.
Глава 5. Оборотные средства и анализ движения денежных средств 129
Глава 6
Анализ баланса
В этой главе...
О Чтобы понять отчет о финансовых результатах, приведите его к общему	131
О Использование изменений в долларовых суммах и в их процентном выражении в анализе баланса	137
О Приведение к общему для выполнения дисперсионного анализа	140
0 Приведение к общему на базе количества служащих	144
главах 1—4 рассказывалось о создании финансовых и балансовых отчетов и их использовании для получения отчета о финансовых результатах. В этой главе (а также в главе 7, “Анализ коэффициентов”) мы рассмотрим информацию, представляемую в финансовых и балансовых отчетах, в контексте понимания активности компании в определенном сегменте рынка.
Ни одна сумма денежных средств в финансовом отчете, собственно, как и в любом другом отчете, не появляется сама по себе. Рассматриваемые вне общего контекста сведения о том, что общие денежные расходы компании в течение 1999 года составили $250 000, информативности практически не несут. Чтобы понять, что скрывается за этой суммой, нужно знать и другие показатели, например валовую и производственную прибыли. В то же время балансовый отчет, хотя и помогает оценить текущую стоимость компании, но не в состоянии ответить, например, на следующие вопросы.
♦	Увеличивается или уменьшается стоимость компании с течением времени?
♦	Как текущие активы компании связаны с текущими задолженностями (краткосрочными обязательствами)?
♦	Насколько умело руководство компании использует ресурсы компании для создания прибыли?
♦	Как изменяются со временем составляющие активов компании?
Процесс анализа финансовых документов и коэффициентов позволит сделать точную оценку деятельности фирмы. Имеется тесное взаимоотношение между двумя видами анализа: анализ баланса помогает создать полную картину деятельности и стратегии компании, а анализ коэффициентов — понять все нюансы увеличения или уменьшения прибыли компании.
130
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
По своей сути, анализ баланса исследует взаимоотношения между элементами финансового и балансового отчетов, а также их изменения во времени. Анализ коэффициентов рассматривает определенные взаимоотношения между отдельными показателями в финансовом отчете.
В своей основе анализ баланса зависит от приведения к общему, за счет чего и происходит перевод единиц денежных сумм на более обобщенный уровень измерения.
Чтобы понять отчет о финансовых результатах, приведите его к общему
Чтобы привести отчет к общему, мы обычно делим все цифровые показатели в этом отчете на одно и то же число. Например, очень удобно приводить к общему финансовый отчет посредством деления каждой записи на валовый объем продаж за период, рассматриваемый в отчете. При этом все суммы, от стоимости проданных товаров до производственной прибыли и от налогов на прибыль до текущих расходов, превращаются в процентные показатели валового объема продаж.
Использование приведенных к общему финансовых отчетов
Логическое обоснование “приведенного к общему” в терминах валового объема продаж заключается в том, что большая часть деятельности компании зависит от ее доходов. Чем больше компания продает, тем выше стоимость проданных товаров. В хорошо управляемой компании увеличение доходов приводит к увеличению прибыли. И, хотя есть исключения, тем не менее более высокий объем продаж приводит к более высокому уровню оплаты. Поскольку валовый объем продаж влияет на огромное количество элементов финансового отчета, приведенный к общему отчет обычно базируется на валовом объеме продаж.
Пример вы видите на рис. 6.1 и 6.2.
Чтобы преобразовать обычный финансовый отчет, показанный на рис. 6.1, в финансовый отчет, приведенный к общему на базе валового объема финансовых продаж, выполните следующие действия.
1.	Выделите в рабочем листе диапазон, содержащий весь отчет целиком (см. рис. 6.1, диапазон А1:С24).
2.	Выберите команду Правкам Копировать.
3.	Активизируйте новый рабочий лист.
4.	Выберите команду Правка^Специальная вставка.
5.	В появившемся диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель значения в группе Вставить и щелкните на кнопке ОК. Этим вы конвертируете любые формулы первоначального финансового отчета в значения нового рабочего листа.
6.	Перейдите обратно в первоначальный финансовый отчет. Выделите ячейку, которая содержит значение валового объема продаж (см. рис. 6.1, ячейка С4).
7.	Выберите команду Правка^ Копировать и снова перейдите в новый рабочий лист.
Гпава 6. Анализ баланса
131
Рис. 6.1. Финансовый отчет использует обычную систему записи сумм в денежном выражении. Это не приведенная к общему запись
8.	Выделите в рабочем листе диапазон, содержащий цифровые значения всего отчета (рис. 6.2, диапазон В1:С24).
9.	Выберите команду Правка^Специальная вставка.
10.	В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель разделить в группе Операция и щелкните на кнопке ОК. С помощью этой установки все значения в диапазоне будут разделены на значение скопированной ячейки — Валовый объем продаж.
11.	Пока весь диапазон остается выделенным, выберите команду Формат>=>Ячейки. В диалоговом окне Формат ячеек активизируйте вкладку Число. В списке числовых форматов выберите формат Процентный, а затем — число десятичных знаков и щелкните на кнопке ОК
ь
д Примечание
Почему в п. 5 вам рекомендуется преобразовать формулы финансового отчета в значения? Потому что операция деления в п. 10 не работает, как здесь предполагалось, с формулами. Например, ячейка С 7 (см рис. 6.1) содержит формулу:
-С4-В5-В6
Если вы скопируете эту формулу, а затем разделите ее на валовый объем продаж, в результате получите:
=(С4-В5-В6)/544201
Поскольку ячейки С4, В5 и В6 сейчас содержат процентные значения, эта формула вернет значение 0,00% вместо нужного нам — 99,27%.
132
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Возможно, вы захотите убрать из диапазона ячейки, которые теперь содержат нулевые значения. (Флажок Пропускать пустые ячейки в диалоговом окне Специальная вставка ссылается на ячейки диапазона, из которого выполняется копирование, а не на диапазон, в который копируются данные.) Есть и другой способ (он даже лучше): выберите команду Сервис^Параметры, щелкните на вкладке Вид и снимите флажок Нулевые значения.	:•
Обратите внимание на то, что, хотя приведенный к общему финансовый отчет, представленный на рис. 6.2, не добавляет никакой информации к отчету, в котором приведены долларовые суммы, он позволяет с большей легкостью ответить на некоторые вопросы. Например, сразу видно, что самая большая статья — это Стоимость проданных товаров. Стоимость проданных товаров составила почти пятьдесят процентов валового объема продаж. Следует отметить, что в поисках повышения прибыли управляющему компании следует обратить внимание на статью Стоимость проданных товаров.
Рис. 6.2. Финансовый отчет приведен к общему на базе валового объема продаж
Более того, если вы знаете, каким именно должен быть процент валового объема продаж в вашей компании, то приведенный к общему финансовый отчет легко позволяет определить категории доходов и расходов, которые не пригодны для этого вида деятельности.
Использование приведенных к общему балансов
Этот же вид анализа можно применить и к балансовому отчету (балансу). На рис. 6.3 показан баланс компании Daniell Labs как с указанием долларовых сумм, так и в форме приведенного к общему на базе суммы баланса (общей суммы активов).
Гпава 6. Анализ баланса
133
Опять-таки, использование процентного соотношения компонентов в приведенном к общему балансовом отчете дает ответы на некоторые вопросы о том, как компания ведет свои дела. Вы можете сразу же определить значимость активов и пассивов.
Например, из рис. 6.3 видно, что довольно большой процент (больше 69%) активов компании — это ее товарно-материальный запас. Указанный факт привлекает внимание к системе управления товарно-материальным запасом компании. В таких случаях, прежде чем анализировать, сосредоточьте свое внимание на коэффициенте оборачиваемости товарно-материального запаса.
Рис. 6.3. Балансовые отчеты, как и финансовые, становятся более информативными при приведении к общему
Изучение приведенного к общему балансового отчета часто позволяет понять операции, которые компания использует для увеличения капитала. Сравнивая процентное соотношение краткосрочных обязательств (текущих задолженностей), таких как кредиторская задолженность, и долгосрочных обязательств, таких как кредиты и нераспределенные доходы, вы можете определить, на чем компания сосредоточивает усилия для получения денежных ресурсов. Относительно большой процент долгосрочных обязательств, таких как кредиты, указывает, например, на зависимость от привлечения заемного капитала. В то же время относительно большой процент нераспределенных доходов заставляет предполагать, что компания в получении ресурсов рассчитывает на производственную прибыль.
Сравнение финансовых отчетов
Преимущества от использования приведенного к общему отчета становятся еще более очевидными при сравнении отчетов. Сравнительные отчеты содержат одновременно два типа результатов за какой-то определенный период. На рис. 6.4 показан сравнительный финансовый отчет компании Daniell Labs.
134
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
f Miciosott I xcel - rhapflli xls	 E?
ПЙВЙА flpawca >« Вст#ж* Формат ЙРеис Данны» Qmo £пр«жв	’. alMH
с^айвау^и > • < x /- fti II «1 & ** > <3. к
“«V- aa^aaaaa''T"’''" z.r’’ '' 'C'*?*	" '"''' •***".' *A' _• ’ ’ ’ ’•'' ,' T1<*'	.*’?"'• ~'* *^ ‘ !• ’	' •’•>"•]'	~	• i •	'•^ - — ।•-a ja	''•; a	i-i- • "Л-а -aL •.•.- „а,,;;».. У-a	.i.^. уД ,vV	''z •""’ ' *'•! .!	'•: <; ^	' ’ ' ’	-J<; 1	I > X '..	.• ? Z;	• ъ ••';•' 'z ' ‘ ^ z
iw .io ,ix«s	сжжцгйход
к£а<6»ЛЛ»*Л*>»/^*Л/^>С?>КУ>Л>>М>Л-А>Г$;Лк	 A^>A*'^'^;5>.4-?iv(zJAfrVA>^AU'A>.J/.A^A,SA>AAAAAAbAA.A • .• A AAA A.Z..7>A>ZZ^f АА»аХ<Л« <X-Zr. A.’/i?.->-ifc>A*A»fcA>AZ^iA»' <rWCiV.\-ZZZ^^A«W,*A«^AAWM.. Л AaK>ХааХ ^ААА^А»/>.чЛ4.,.'г5 •» Л-• •’Я J4 - '. .’f". ‘ ". .« .V'. • *.V > « •» Z ‘.''S.  -	* ' V
A2	'M'YWzY *»
;<Д -ДУ5Дд Д-ГОУУЛ д-ДД i Дд - ; ДДДд 1 ^Сравнительные финансовые отчеты Dan ell •JH				-		— амчЛ^.Д.’^Д^л.-.' »-;>*’а.а4.^..'->.аЛ.^жаааа->ЗаХ-;^Да^>^СХа^а’.л>.к^х»а>Д^а>аа .	^а_г/»аа>*> Labs В денежном выражении			 ‘ У v "г >	Д л. Д >:' : >.:, й У' - ; Г j' х  Приведенный к общему			
•й. 4 Валовый объем продаж Минус: возвраты Минус скидки рй Объем продаж Стоимость проданных товаров Товарно материальньй запас на 01 06 10]	Покупки ДГ; Минус товарно-материальный запас 31 05 Стоимость проданных товаров $3: = Валовая прибыль й	'	 . 1$ Расходы по основной деятельности ЙД еле фон Аренда		 1$: Процент. векселя к оплате Амортизация ;20 х Страховка 21 Заработная плата 22 jUtoco расходы по основной деятельности 24У Прибыль от основной деятельности	1996	1999			1998	1999			
	$544 201 $ 2 534 $ 1 463 $54С204 $ 77 743 $283 145 $ 75 687 $285 201 $255 003 $ 1 876 $ 12 834 $ 4 876 $ 4 182 $ 3 226 $ 84 626 $111 620 $143 363		$583 478 $ 2 663 $ 1 588 $579 227 $ 75 687 $287 896 $ 77 589 $285 994 $293 233 $ 1 954 $ 12 834 $ 4 876 $ 4 182 $ 3 226 $ 87 925 $114 997 $178 236	100,00% 0,47% 0,27%: . ; 99,27% 14,29% 52 03% 13,91%: 52 41% 46 86% 0 34% 2 36%; 0,90%' 0,77%: 0 59% 15,55%: 20 51% 26.35%		100,00% 0.46% 0,27% 99,27% 12 97% 49.34% 13,30% : 49 02% 50 26% 0,33% 2,20% 0,84% 0,72% 0.55% 15.07% 19,71% 30 55%	Y-J ': > :: ? :• /• •: ‘ .• .  v'< < ?\  d A MW 11 и
ио Готово  .  ->	х / 	IHM®			! I	. . ян 1.	• ч-	-< .>•’ <•	: v.vK-’i.- Д •  • - • >• - л - '•>		
Суммы в денежном вь ражении
Процентное соотношение показателей к валовому объему продаж
Рис. 6.4. Сравнительный финансовый отчет, приведенный к общему показателю, делает более наглядным изменение показателей
На рис. 6.4 годовой финансовый отчет за 1998 год показан в столбцах В и С, а за 1999 год — в столбцах D и Е. Если рассматривать отдельно только конечный товарноматериальный запас компании в денежном выражении (ячейки В11 и D11), то можно сказать, что с конца 1998 года к концу 1999 года объем товарно-материального запаса возрос. Сначала это, как будто, подтверждает ваше мнение о том, что компании Daniell Labs следовало бы серьезнее отнестись к распределению товарно-материального запаса.
Однако приведенные к общему финансовые отчеты, показанные в столбцах F— I, отображают несколько иную картину. В конце 1998 года товарно-материальный запас составлял 13,9% от валового объема продаж, тогда как к концу 1999 года его доля уменьшилась до 13,3% валового объема продаж. Когда объем продаж возрастает (как это произошло в 1998—1999 годах), следует ожидать увеличения товарно-материального запаса, связанного с тем, что руководство старается предусмотреть любые изменения в запросах клиентов. Однако на рис. 6.4 показано нечто совершенно обратное: объемы товарно-материального запаса (относительно валового объема продаж) в 1999 году понизились по сравнению с 1998 годом. Разумеется, управление товарноматериальным запасом в данном случае оставляет желать лучшего, тем не менее заметно, что руководство предприняло некоторые действия, направленные на то, чтобы лучше контролировать процесс.
Из рис. 6.4 также видно, что в 1999 году компания Daniell Labs управляла показателями уровня прибыли эффективнее, чем в 1998 году. Обратите внимание, что процент выручки (стоимость проданных товаров) за двухлетний период (см. рис. 6.4, ячейки G12 и 112) уменьшился, хотя данные (в долларах) показывают небольшое увеличение
Гпава 6. Анализ баланса
135
(сравните ячейки С12 и Е12, что на рис. 6.4). Уменьшение процента выручки произошло потому, что объем валовой продажи возрос, несмотря на то, что величина выручки, выраженная в долларах, осталась практически неизменной. Вероятно, компания Daniell Labs увеличила цену на единицу товара либо получила товар от поставщиков по более выгодной цене.
Этот эффект также отражается на норме валовой прибыли компании (см. рис. 6.4, ячейки G13 и 113), которая с 1998 года по 1999 год возросла на 3,4%. Почти все увеличение целиком можно отнести на счет изменения процента выручки. А более высокая норма валовой прибыли плавно понижается до производственной прибыли компании, которая возросла с 1998 года по 1999 год примерно на 4%.
Разница между ростом нормы валовой прибыли и ростом производственной прибыли — это следствие того, что текущие расходы (в процентном выражении) упали, а валовый обьем продаж увеличился. Этот эффект подчеркивает важность баланса как в долларовом выражении, зак и в процентном. Хотя производственные расходы, рассматриваемые в процентном выражении, даже понизились с 1998 года по 1999 год, фактические долларовые суммы за тот же период увеличились.
Мы этого не увидели бы, если бы изучали только приведенный к общему баланс. Рассматривая наряду с ним и обычный баланс (с указанием денежных единиц), мы можем определить, что произошло с базисом (валовым объемом продаж), представленным в процентах. Это поможет лучше понять, на фоне чего происходят изменения.
На основании сравнительных финансовых отчетов в данном случае можно сделать вывод, что в компании Daniell Labs дела идут удовлетворительно.
Однако давайте рассмотрим несколько иную картину (рис. 6.5).
*  %] В***	Вставка Форузт :	. Данные Дкно ТСпрзвка
8%
^Miciosoft Excel - Chap06 xls
в%
5%
76%
3%
16%
Приведенный к общему
1998	1999
30.06 99
Anal Су г
А1
оо*
с
в
j (сСравнительные балансоБые отчеты Danfell Labs
2	В денежном вьражении
.3 '................................... 1998	1999
ГОТОВО . 	.	.. ;	; л	  ;'	: -	:..	<
:Ы Сравнительные балансовые отчеты Daniell Labs
Рис. 6.5. Сравнительный балансовый отчет компании Daniell Labs за 1998—1999 годы показывает некоторое размывание стоимости компании
4	30.06 98	30 06 99	30.06 98
5 Активы			
6 Денежные средства	5 9 544	$ 8 692	9%
7 Дебиторская задолженность	$ 6 432	. $ 5 211	6%
8 Товарно-материальный запас	: $ 75 687	- $ 77 589	69%
9 Оставшаяся с мма покрытия страховки	$ 5 500	$ 2 750	5%
10! Оборудование	$ 16 543	$ 16 543	15%
.•Ц£	Минус: накопленная амортизация	$ 4 182	$ 8 364 ;	4%
12 Итого активы	$109 524	$102 421	100%
			
14 Пассивы			
15..	Векселя к оплате	$12 409	$ 6 733 :	11%
16	Кредиторская задолженность	$51 243 ;	$58 946	47%
.17 Итого пассивы	$ 63 652	$ 65 679	58%
цз<			
12:; Собственный капитал			
20!!	капитал	$ 45 872	$ 36 742	42%
21 Итого пассивы и собственный капитал	$109 524	i $102 421	100%
7%
58%
64%
100%
36%
100%

136
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
С 1998 года по 1999 год общая стоимость активов уменьшалась, как и собственный капитал, в то же время кредиторская задолженность увеличилась. Два актива — оборудование и остаточная страховка — сократились вследствие амортизации и истечения срока предварительно оплаченной страховки. Эти изменения отразились как в долларовых показателях, так и в процентном выражении баланса. Ввиду того факта, что в течение того же периода производственная прибыль увеличилась (см. рис. 6.4), необходимо сделать анализ оборотного капитала и движения денежных средств (примерно так, как это описано в главе 5, “Оборотные средства и анализ движения денежных средств”), чтобы выяснить, каким образом Daniell Labs использовала свои активы в течение 1999 года.
Использование изменений
в долларовых суммах
и в их процентном выражении
в анализе баланса
Существует еще один способ изучения изменений, произошедших со временем в финансовом и балансовом отчетах, который предусматривает рассмотрение изменений, выраженных в долларовых суммах и в процентах (рис. 6.6).
[ШМкло oft Excel -	xls				
Дид- Вставка Фбру-зг	Р			....	4:4?. ?й:': : - : :: ,.- С!	jetxj
ЙО	« - у J	х			- ч:/; - лф ?5"	' '.
! Агю! Суг '	V:-:ioК 4®	Ж	«» И 48 ф &	**	* ‘-Г :	’ ’• - - -  ’ • ,ч.\ '
А1	*1 'Ч* Сравнительные балансовые отчеты Daniell Labs' изменения в денежном выражении				
в	'С-.	..Т> .... :  В- ..		
1 |Сравнительные балансовые отчеты Danii	II Labs: изменения е	денежном выражении		1997 к 1998 к
				1998	1999 р=
3::	30.6 1997	30 6 1998	30 6 1999	
4. Акгпивь				:	’У. ’ 
:5' Денежные средства	$ 1 620	$ 9 544	$ 8 692	$ 7 924 $ (852)
6 Дебиторская задолженность	$ 2 298	$ 6 432	$ 5 211	$ 4 134 $(1 221)
7 Товарно-материальный запас	$20 965	$ 75 687	$ 77 589	$54 722 $ 1 902 ;
$ -Оставшаяся сумма покрытия страховки	$ 8 250	$ 5 500	$ 2 750	$ (2 750) $ (2 750)
$ -Оборудование	$20 725	$ 16 543	$ 12 361	$(4 182) $(4 182)
Итого активы	$53 858	$113 706	$106 603	$59 848 $(7 103)
Ш;					' -Ч’ -ё 	
*12 Пассивы				, . . .
Д3:-	Векселя к оплате	$	$12 409	$ 6 733	$12 409 $(5 676)
Кредиторская задолженность	$31 263 :	$51 243	$58 946	$19 980 $ 7 703
Ц. Ито о пассивы	$31 263	$ 63 652	$ 65 679	$32 389 $ 2 027
ж.						
<7 Собственный капитал				
‘1^	Капитал	$22 595	$ 50 054	$ 40 924	$27 459 $(9 130)
сЙЬИтого пассивы и собственный капитал	$53 858	$113 706	$106 603	$59 848 $(7 103)
 j				
Д - 	 	 		    			 •••		 >-С									’И
Ж					Я:
				
ж-		Рисб. /₽мсб|«|		 >1Г	
Гстсэс		^:Г7СГ-'"		. ШМ . :	Г :
Рис. 6.6. Сравнивая балансовый и финансовый отчеты, можно вычислить разницу показателей между первым и вторым годом
Гпава 6. Анализ баланса
137
Владельцам и акционерам всегда приятно наблюдать изменения в долларовых суммах, наподобие тех, которые показаны в строках Денежные средства и Дебиторская задолженность. Столбец Н, в котором содержится значение разницы между показателями каждой категории на начало 1997 года и на начало 1998 года, показывает, что активы компании значительно увеличились за этот период.
Очевидно, что увеличение основной части активов было достигнуто за счет получения ссуды, но также верно и то, что общая стоимость активов превышает сумму долга.
Более того, рассматривая информацию за 1997—1999 годы, можно проследить тенденции развития фирмы. Так, на фоне значительного увеличения активов и собственного капитала в 1998 году уменьшение активов и увеличение задолженностей, которые имели место в 1999 году (см. на рис. 6.6, столбец I), не кажутся слишком угрожающими.
Но еще более правильное представление о деловой активности компании Daniell Labs мы получим, если исследуем годовые изменения в категориях баланса, показанные в процентах, а не в долларовых суммах (рис. 6.7, столбцы Н и I).
I^Mtctosoh Excel * Chdp06.xls				
Й	. йийВстдвка	Сгреис Данные	JZlZkr -"	Z:': , -Z.	» -.ЧаХ‘.- Aj	.. • .... •	. Z аЛ-ZZZA; *-.. X	-ZA	...	J Z% >Z-— . 		 A 	«»/ . S - "	". A "	"	" Z.   I'	\ 		 ' J < « 4. VZZ-’-X..	X •,	—	.......	. ЛмЬ	°	M	".	< -  - ...	. t > •, . -	......... 1. ... .	.	. _ . Zl"	ж x	® X MO it Л ® A1	ZJ '-'fH Сравнительные балансовые отчеты Daniell Labs, изменения в процентном выражении				
: й h L k Bk i Ш' i- Zb В ;Z: b £ •	Ц Ч'Ш;	I ' В -^Z'.C  •		kM-F .?:K '‘G zI; Ж	
i 1 Сравнительные балансовые отчеты Dan	'ell Labs изменения в процентном выражении			: 1997 к 1998 к tR
,;зВ	30 6.1997	306.1998	30.6.1999	1998	1999	.J ” Hl
41Активы Денежные средства б .Дебиторская задолженность 7ZТоварно-материальный запас ;:О Оставшаяся сумма покрытия страховки Оборудование Итого активы j||. ... ..'.... ......2.1...?!'..1'.Z.'L .^ 'Ц: ^QCCU&lst /		 Векселя к оплате Кредиторская задолженность 15 Итого пассивы И :17. i Собственный капитал ЖО	Капитал $$4 Итого пассивы и собственный капитал	$ 1620 И 2 298 i S 20 965 J 8 250 b S 20 725 ' J $53 858 $ $31 263 . j $31 263 | $22 595  $53 858	$ 9544 $ 6 432 $ 75 687 $ 5 500 i $ 16 643 ; $113 706 $12 409 $51 243 : $ 63 652 $ 50 054 $113 706	$ 8 692 $ 5211 $ 77 589 '.$ 2 750 $ 12 361 $106 603 $ 6 733 $ 58 946 i 'r$" 65 679 $ 40 924 $106 603	489%	-9%	Й 180%	-19%	p 261%	’3%	15 -33%	-50%;	1 -20%'	-25%•	Ж ' 111%	-6%:	# 	Г	' йЯ 		Ж	’ !«?•<£ ;	Z:- едЕЛ/Of -46%^ 64%.	15%i 104%	3%1'"|| 122% -18% 111%	-6%	1
w			' .241	•:: .•::' .• ? :• :x;  ••::::	<. f	у	"РксбЛ? ^Риоб 1 <1  jJZW Z ’ i Z Z • 	- z.x>A-.’S“.zzr«- rV-z Л’•;:> .-.I.-	X* »>..<!(.> < < ’ :	" . Ж W : ZZ	; % Z Z Ж I- \ h. . Г:.			     ••••	у	 •	мд. /Д Я-- - ' ' ISIUM’L'- . J 'f v"
Рис. 6.7. Вы можете получить более перспективную оценку изменений финансового состояния, если воспользуетесь коэффициентом, который представляет процент изменения
Так, формула для приведения к относительным единицам измерения, расположенная в ячейке Н5 (см. рис. 6.7), имеет вид:
=(Е5-С5)/С5
Она представляет собой разницу между счетом Денежные средства за 1998 год и счетом Денежные средства за 1997 год, выраженную в процентном отношении от счета Денежные средства.
138
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Обратите внимание, что информация балансового отчета каждого года занимает два столбца, тогда как информация о процентных изменениях — один столбец для каждой пары лет. Это означает, что, поскольку вы ввели формулу:
=(Е5-С5)/С5
в ячейку Н5, вы не можете скопировать и вставить ее в ячейку 15, чтобы получить аналогичное процентное соотношение 1998 года и 1999 года. Если вы сделаете это, то относительные ссылки в формуле, расположенной в ячейке 15, примут вид:
=(F5-D5)/D5
и в результате вы получите значение #ДЕЛ/0 ’, потому что значение в ячейке D5 равно нулю.
Кроме того, обратите внимание, что на рис. 6.7 в ячейке Н13 находится ошибочное значение #ДЕЛ/О!, полученное при вычислении формулы:
=(D13-B13)/B13
о в е т Чтобы устранить проблему относительных ссылок, скопируйте формулу :-в ячейку, которая будет корректировать ссылки надлежащим образом. В нашем случае следует скопировать ячейку Н5 в ячейку J5, чтобы ссыл-
ки были скорректированы так:
=(G5-E5)/E5
Дальше, используя команды Правка ^Копировать и Правка ^Вставить или мышь, перетащите формулу, расположенную в ячейке J5, обратно—в 15
Поскольку ячейка В13 имеет нулевое значение (в 1997 году не было кредита — строка Векселя к оплате за этот год не заполнена), формула возвращает ошибку при попытке деления на нуль. Чтобы избежать ошибки такого типа, используйте функцию ЕСЛИ. Например, формула, которую вы вводите в ячейку Н13, можег иметь следующий вид:
=ЕСЛИ(В13<>0;(D13-B13)/В13;"")
Эта формула исследует значение, представленное в ячейке В13. Если оно не равно нулю, ячейка будет выдавать соответствующее процентное изменение. Если значение равно нулю, в ячейке В13 не появится ничего, как было определено парой пустых кавычек в формуле.
Обратите внимание, что на рис. 6.6 ячейки Н9 и 19, в которые занесены денежные суммы первого и второго года, остались неизменными. Причина кроется в том, что компания Daniell Labs использует метод прямого начисления амортизации оборудования, и этот метод выражается в одной и той же сумме амортизации, отображаемой в каждом периоде. Таким образом, балансовая стоимость оборудования фирмы каждый год уменьшается на одну и ту же сумму — $4 182. (Более подробно методы расчета амортизации в Excel освещаются в главе 16, “Фиксированные активы”.)
Анализируя значения в ячейках Н9 и 19 (см. рис. 6.7) можно сказать, что стоимость оборудования все больше снижается год от года: в 1997—1998 гг. — на 20%, а в 1998— 1999 гг. — уже на 25%. Причина, конечно же, в том, что при вычислении каждой разницы (в процентах) используются разные базы. Поскольку размер базы уменьшился с 1997 по 1998 годы, знаменатель формулы уменьшается, и значение соотношения возрастает.
В нашем случае разница в утрате стоимости (от -20% до -25%) не слишком велика, особенно если учесть, что в долларах эта разница совсем незначительна. Если бы возникли очень большие уменьшения стоимости оборудования, вам потребовалось бы про
Гпава 6. Анализ баланса
139
верить используемый метод прямого начисления амортизации. Возможно, компания использовала ускоренный метод начисления амортизации, за счет чего существенно уменьшается облат аемая налогом прибыль, тогда как оборудование остается еще сравнительно новым.
Или наоборот, такое уменьшение в оценке оборудования заставляет предположить, что компания продала или списала значительную часть своего оборудования. Было ли это сделано в обычном рабочем порядке, потому что оборудование устарело или износилось? По более низкой цене? Или компания продала оборудование, чтобы получить недостающую сумму денег?
Исследование изменений от периода к периоду в балансе и финансовом отчете (как в денежном, так и в процентном выражении) может дать полезную информацию о том, как компания управляет своими операциями и финансовым положением.
Приведение к общему для выполнения
дисперсионного анализа
Термин дисперсионный анализ (в контексте финансов и бухгалтерского учета) означает исследование различии между финансовыми отчетами. Например, если в вашей компании фактическая сумма заработной платы за первый квартал отличается от предусмотренной сметой на этот же квартал, это значит, что существует дисперсия (расхождение) между сметой и фактическим результатом
Приведение к общему поможет вам сделать дисперсионный анализ быстрее и проще. Скорость и удобство в дисперсионном анализе особенно важны, поскольку компаниям приходится тратить чрезвычайно много времени и сил на определение разницы между тем, что было запланировано, и фактическими результатами, а также между запланированными и текущими результатами.
Анализ ситуации: бюро ^интауаиии путешествий New Way Tours
New Way Tours — небольшая компания, в которой работает всего пять служащих, причем двое из ник заняты неполный рабочий день. Компания специализируется на планировании и устройстве отдыха на лыжных базах. Это типичный пример сезонного бизнеса, в котором большинство доходов поступает в зимние месяцы.
Владелица New Way Tours, Джена Андерсон (Gena Anderson), подготовила предварительный план на 2000 год на основе информации о доходах и текущих расходах за последние пять лет (рис. 6.8).
На рис. 6.8 показано, что на каждый месяц 2000 года Андерсон запланировала валовую прибыль (т.е. доходы за вычетом скидки на продажу и покупок, возвращенных клиентами), основываясь на среднемесячных результатах за 1995-1999 гг.
На рис. 6.8 показаны также оперативные расходы (статья ОР) — ячейках Al 1 и А24 — за каждый месяц. Основной вид оперативных расходов — выплата зарплаты, размер которой зимой выше, чем летом, и которая меняется в зависимости от того, сколько часов работают служащие, занятые неполный рабочий день. Налог на фонд заработной платы изменяется в соответствии с месячными размерами жалованья. Предполагается, что стоимость аренды помещения компании New Ways и страховка не меняются на протяжении года Расходы на телефон и офисные принадлежности сложно оценить на ежемесячной основе, но, при любых обстоятельствах, они невелики по сравнению с валовой прибылью.
140
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
В строке 11 показана итоговая сумма оперативных расходов, а в строке 13 — предполагаемые доходы до вычета процентов, налогов и амортизации (ДВПНА).
Строки 15—26 отражают план, приведенный к общей валовой прибыли: каждая запись в ячейках В15:М26 представляет собой процент ежемесячной валовой прибыли. Андерсон может кое-что почерпнуть из приведенной к общему информации. Например, как уже упоминалось, Андерсон исходит из того, что в летние месяцы компания понесет убытки. Это предположение подтверждается тем, что общие, внесенные в план, оперативные расходы будут больше, чем 100% валовой прибыли. Андерсон принимает решение о том, что выгоднее платить троим опытным служащим в течение всего года, чем сокращать штат на время “мертвого сезона” (на летние месяцы).
•'Els»» Авмм'Ёиа Водки-Фойает',Сдреие Данные Дкно Дгзмека '* 4.4Г4 «•«•«<» Z.Z.	4.44.4,. ..’//Xrz/.#: У/.г/е/е/. > ....... 4.444.	. .4. Г	44..44 .4444/ 4. '444 4 . 44 4. 44,-', 4 4/444. 4 Г. 4. 4444444.П 4 f . 4.4..} .. ..  . . 4'4. Hu  ‘4.  | Anal Cyr	> < 10 Ж К 3 Ж. В Ж g • Ж'	Д 5 V.1.	5».	./XvS'iZ 4 44'44444444.	>. 4- 4 . f.	. 4. .'.'zK'-.-.-’ 4 C ii'.44.' 4.44 : ' '  4. 4 j.s’ /44. 4.'444. 4'4'4/. 4-A. 4. У 444.'.\4. 4. AA К 4.У.4 "л’.' Л <ГА>5 A 4 -4'- 4 ' 4. 4 4"/' 4-44^44.444 А1	т|'	' ;*•					? .. >• Л	4. ' 4444 			  • •• - Г • •<* < >У:'£ :: . • '' A? .		Л..’ ’ .<•. .“i;	I g I х j .^44444.,-. г.^,44,.' 4' Vу.у:; ’:-Т 	
1	А	Яне Фее Мар Алр	Май Июн Июл Аег $20 512 $21 213 $20 674 $12 698 $17 500 $ 17 500 $17 500 $ 17 500 $1 960 $1 960 $1 960 $1 960 $1 000 $1 000 $1 000 $1 000 $500 Г	$500	$500	!	$500 $200	$200	$200	i	$200 $500	$500	$500	;	$500 $21 660 $21 660 $21 660 $21 660 $1 148	($447)	($986)($8 962, 100%	100%	100%!	100% 85%	82%	85%	138% 10%	9%	9%	15% 5%	5%	5%	8% 2%	2%	2%	4% 1%.	1%	1%	2% 2%	2%	2%!	4% 106%	102%	105%	171% -6%	-2%	-5%	-71% Рмсб ЛРисб.8 /Рисб]	\		1J J . : Сен $11 854 $17 500 $1 960 $1 000 $500 $200 $500 $21 660 ($9 806; ieo% 148% 17% 8% 4% 2% 4% 183% -8'3% •. !• .	! ’• - •’ I '4‘ ’: •	.ry.,-m:. Окт Ноя Дек $12 779 $55 155/ $52 702 $17 500 $20 000 $20 000 $1 960 $2 240 $2 240 $1 000 $1 000 $1 000 $500	$500	$500 $200	$200	$200 $500	$500	$500 $21'660 $24 440 $24 440 1$8 881) $30 715 $28 262 100%	100%	100% 137%	36%	38% 15%	4%	4% 8%	2%2% 4%	1%	1% 2%	0%	0% 4%	1%	1% 169%	44%	46% -Е93	56%	54% '/.444.4.У.»>л-4.4444.-4,4444444444.^ ..--Л -, . ним	,			“ .-.’Л’. 1 у. .:<4 г
	I											
2 Валовая прибыль $42 589 $53 765 $38 846 $15214 да 	   	 ^Заработная плата $20 000 $20 000 $20 000 $17 500 5 Налог на э/п	$2 240 $2 240 $2 240 $1960 ^Аренда	$1 000 $1 000 $1 000 $1 000 >7 Телефон	$500	$500	$500	$500 ^Запасы	$200	$200	$200	$200 ^-Страховка	$500	$500	$500	$500 Ж	 :		 ШИтого ОР	$24 440 $24 440 $24 440 $21 660 и			•	 ЖДВПНА	-$18149 $29 325 $14 406 ($6 446) IS-Валовая прибыль ;	100%	10;%	100% Ж.	7". ."' Т" Г. " "" ...... 17Заработная плата	47%	37%	51%	115% Налог на з/л	5%	4%	6%	13% 19 .Аренда	2%	2%	 3%	7% Жтелефон	1%	1%-	1%	3% 21 Запасы	0%	0%	1%	1% 22? Страховка	1%	1%	1%	3% Ж '		 ; ЖитогоОР	57%	45%	63%	142% Ж	 	 • 		 Ж ДВПНА	43%	55%	37%	-42% з£..			 /Готово у:	У /  .-;  л у T'T" у" .									
Рис. 6.8. Предварительный план компании New Way Tours на 2000 год
Но продолжим процесс сравнения содержащейся в плане информации с фактическими результатами, который поможет понязь все детали.
На рис. 6.9 показаны фактические финансовые результаты компании New Way Tours за первых два квартала 2000 года В январе результаты оказались катастрофическими. Кроме того, что валовая прибыль оказалась на $10 000 меньше запланированной, владелице пришлось заплатить жалованья на $7 500 больше, чем было предусмотрено планом. В феврале дела пошли лучше, но в следующих четыре месяца ситуация снова была такой же, как в январе.
Андерсон может легко выполнить дисперсионный анализ, сверив приведенные к общему значения ДВПНА в строках 27 и 28 (см. рис. 6.9). За период с января по июнь ДВПНА как процент от валовой прибыли меньше, чем было запланировано. Таким образом, если не удастся изменить ситуацию во второй половине года, компания New Way Tours закончит год с убытками. Андерсон должна либо наити способ повысить валовую прибыль, либо уменьшить оперативные расходы. Другой способ получить наглядные фактические результаты за первых шесть месяцев 2000 года — вычесть предусмотренную
Гпава 6. Анализ баланса
141
планом валовую прибыль (в денежном выражении) из фактической валовой прибыли (в денежном выражении); то же самое можно сделать с запланированными и фактическими оперативными расходами (рис. 6.10).
Рис. 6.9. Реальные финансовые итоги New Way Tours за 2000 год оказались гораздо хуже, чем было предусмотрено планом компании
Обратите внимание, что каждый месяц разница в долларовом выражении валовой прибыли представляет собой отрицательное значение, а разница в оперативных расходах — положительное (формула вычитает данные, заложенные в плане, из фактически полученных результатов). Эта разница помогает руководству понять, сколько денег потеряла компания. Коэффициенты (фактические результаты, деленные на запланированные) переводят результаты в процентные значения. Например, фактическая валовая прибыль в январе составила 77% от значения, показанного в плане, а фактический объем заработной платы, выплаченной в январе, равен 138% от предусмотренных планом сумм.
SWcobbt Формулы на рис. 6.10 представляют собой ссылки на другие рабочие и	листы. Ввод формулы такого типа выполняется с клавиатуры, а не с
помощью мыши. Вы сэкономите время, если будете использовать комбинации клавиш <Ctrl+Page Up> и <Ctrl+Page Down> для перехода с листа на лист, ссылки на которые вам необходимы в формулах.
Дисперсионный анализ полезен, тем не менее он не отражает полной картины. Например, по той причине, что валовая прибыль изменяется из месяца в месяц, Андерсон не может сравнивать непосредственно коэффициент фактического и запланированного значений за январь с аналогичным коэффициентом за февраль: базис этих двух месяцев различен. Один из способов провести прямое сравнение — использовать коэффициент коэффициентов (рис. 6.11).
742
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 6.10. Расхождения между запланированными и фактическими результатами, выраженные в денежных суммах и представленные в виде коэффициентов, помогают понять суть ошибок в управлении делами
Значение 178% в ячейке В4, что на рис. 6.11, рассчитано с помощью формулы: =Рисб.9!В18/Рис6.8’В17
(Параметр Рисб 9 этой формулы — имя листа, в котором содержится числитель, Рис6.8 — имя листа, в котором содержится знаменатель.) Числителем в этом соотношении является процент фактической валовой прибыли за январь от фактического объема выплаченной в январе заработной платы. Знаменатель — процент запланированной валовой прибыли за январь от запланированной суммы заработной платы. Поэтому за январь коэффициент фактических расходов на оплату труда почти в два раза превысил соответствующий коэффициент, предусмотренный планом.
Этот анализ позволяет рассматривать расхождения в расходах в контексте изменения цифровых показателей валовой прибыли, которые уравниваются при вычислении коэффициента коэффициентов. Обратите внимание, что соотношение процента фактической валовой прибыли и процента валовой прибыли, предусмотренного планом, равняется в этом месяце 100%. Таким образом, Джена Андерсон может сказать, что, независимо от фактического убытка, понесенного в январе, уровень реальных расходов компании опережает уровни расходов, предусмотренных планом.
На примере компании New Way Tours мы рассмотрели один из основных видов дисперсионного анализа: сравнение фактических результатов с запланированным. Именно этот тип анализа используется чаще всего, но существуют и другие, которые могут пригодиться вам в работе.
Гпава 6. Анализ баланса
143
Microsoft Excel - Chap06 xls
A
&
Готово
*’ *S'^ <• ’	?!$!%$?
. Г : : •
14 15
-b is S 20 21 >
Рис. 6.11. Дисперсионные коэффициенты компании New Way Tours за первую половину 2000 года используются для вычисления процентных соотношений
	В	• BBSS	Ж				"XL	
д I	I	Яне	Фее	Мар	А пр	Май	Июм		
2 Валовая прибыль	100%	100%	100%.	100%	100%	100% 		 «		 			” ” ’' ' ''  ’ 				
:4j Заработная пла а	178%	132%	232%'	156%	104%	111 0		• 	?	- > ... . :	•	ж 	;	Йк
^5 |Налог на з/п	178%	132%	232% i	156%	104%;	111%:		
6 И Аренда	130%	116%	179%:	121%	Ю8%:	16%		
7 - Телефон	146%	171%	218%	164%	105%:	60%		
Запасы	92%	153%.	118%	180%	57%:	92%			 1 ’ ’ ’ ; 	
Страховка	130%	116%:	179%	121 %	.108%:	116%	:		•
;Й':;Итого ОР 12	174%	132%:	228%	154%:	104%	110% . ... . . ...... . 		... -- 	—		:	' Ж 	:		
ДВИНА	0%:	73%	-117%:	281 %	169%	600%:		:	Ц .......


Например, вы можете проанализировать разницу между фактическими результатами последнего года и текущими расходами. Текущие расходы — это один из видов затрат, предусмотренных планом. На протяжении года вы пересматриваете и обновляете свой план на текущий год, чтобы учесть происходящие изменения тех предположений, которые были положены в основу первоначального варианта плана. В данном случае полезно выполнить дисперсионный анализ фактических результатов годовых показателей и текущих расходов.
Можно также выполнигь дисперсионный анализ, сравнив фактические результаты на определенную дату этого года с аналогичными результатами на ту же дату предыдущего года. Другая форма дисперсионного анализа связана с иными видами приведения к общему; выражением данных баланса через количество служащих.
Приведение к общему на базе количества служащих
Бели вы находитесь в процессе сокращения штата или приведения числа работников в соответствие с текущими обстоятельствами, полезно использовать приведение к общему на базе количества служащих. В результате этого вы не получите информацию того типа, с которой встречались в предыдущих примерах, приведенных в этой главы, где в качестве базиса использовались доходы или активы и в результате по тучался процент доходов или активов. Приведение к общему на базе количества служащих позволит получить долларовые суммы, потраченные на каждого работника (рис. 6.12).
144
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
В строках с 17 по 29 (см. рис. 6.12) приведены фактические результаты за период с января по июнь (строки 1—15), разделенные на количество служащих, получавших зарплату каждый месяц (строка 2). Этот диапазон показывает, что фиксированные расходы, такие как аренда помещения и страховка, изменяются в зависимости от количества служащих. Другие расходы, в частности зарплата и налоги на нее, изменяются прямо пропорционально числу работников.
Рис. 6.12. Фактические результаты компании New Way Tours за 2000 год, приведенные к общему количеству служащих, выражают оперативные расходы — долларовые суммы, потраченные на каждого работника
Если данные валовой прибыли и производственной прибыли, например ДВПНА, не зависят от количества работников, то такие основные категории, как зарплата, зависят от количества служащих. Вероятно, уменьшение количества служащих — необходимая мера. Например, если компания New Way Tours независимо от количества служащих может рассчитывать примерно на тот же уровень доходов, Джена Андерсон должна всерьез задуматься о сокращении штата.
Конечно, такое решение может вызвать непредвиденные последствия. Может оказаться, что увеличение штата не увеличит валовой прибыли, а его сокращение ниже определенного уровня выразится в ухудшении качества обслуживания, а за этим неизбежно последует сокращение валовой прибыли.
В то же время, если количество служащих прямо связано с валовой прибылью, это может послужить аргументом в пользу увеличения штата, особенно если компания использует метод непосредственной продажи. Суть в том, чтобы увеличить число продавцов и удерживать это число на том уровне, когда оно влияет только на расходы, но не на валовую прибыль. Это процесс довольно сложный, поскольку в большинстве случаев — чем выше валовая прибыль, тем больше работников требуется.
Гпава 6. Анализ баланса
145
Предположим, Джена Андерсон считает нужным изменить обязанности своих постоянных работников, исключив из их деятельности конторскую работу и вменив только работу по продаже, и нанять еще одного работника. Она полагает, что, если направить усилия троих основных работников только на продажу, то каждый сотрудник сможет создать в среднем доход в $13 138 в месяц вместо прежних $6 569. Остальные служащие будут посвящать все свое рабочее время выполнению обязанностей по поддержке бизнеса. Этот сценарий показан на рис. 6.13.
Рис. 6.13. Прогнозирование деятельности компании New Way Tours на 2000 год, приведенное к общему новому количеству служащих
Андерсон получает долларовые показатели валовой продукции в строке 4 (см. рис. 6.13), умножая штат служащих — специалистов по продажам (в строке 3) на планируемый ею уровень продаж, равный $13 138 (на одного продавца). Она предполагает, что средняя зарплата одного продавца будет составлять $5 450. Эти предположения основываются на следующем.
♦	И общая валовая прибыль, и средняя валовая прибыль зависят от числа служащих, занятых в продаже.
♦	Общие затраты на зарплату зависят от числа служащих, но средние затраты на зарплату остаются неизменными.
В результате, если предположения Андерсон оправдаются, она сможет, увеличив общее количество служащих, сделать ДВПНА компании New Way Tours положительными, даже в традиционно убыточные летние месяцы. Эти предположения, конечно же, весьма оптимистичны — особенно идея о том, что превращение некоторых служащих, занятых исключительно в продаже, удвоит валовую прибыль. Но даже если при этом валовая прибыль возрастет только на 50%, это увеличит прибыль в зимние месяцы и уменьшит убытки в летние.
146
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Примечание
Этот тип анализа количества служащих тесно связан с понятием ли-вериджа, о котором подробно рассказывается в главе 14, “Планирование прибыли”. Ливеридж и приведение к общему на базе количества служащих объединяет то, что оба принципа позволяют установить постоянными некоторые переменные значения при изменении уровня доходов.
В больших компаниях анализ с приведением к общему на базе количества служащих выполняется довольно часто и является довольно сложным. Часто случается так, что один из отделов с целью уменьшения расходов сокращает штат, предполагая, что его доходы от этого не уменьшатся. Иногда работники, которые уходят из этого отдела, находят работу в другом отделе этой же компании (например, в отдел, который в данный момент не сокращает свои расходы.
Что получается в результате? Один отдел повышает рентабельность за счет сокращения расходов, а рентабельность другого понижается по причине увеличения расходов. Рентабельность корпорации, если рассматривать ее в целом, не повышается. Но при этом, руководство компании добивается того, что нарушается нормальная жизнь служащих, у них появляется страх потерять работу, кроме того, в таком случае возможно увеличение непроизводственных расходов, связанных с определенными процедурами, сопровождающими увольнение служащих.
Поэтому, когда отделы сообщают, что они сократили штат и тем самым увеличили рентабельность, следует предложить им оценить результат этих действий в масштабах всей компании. Хотя сделать такую оценку бывает довольно сложно, но она необходима для точного определения результатов и вытекающих из них последствий.
Резюме
В этой главе вы ознакомились с некоторыми из основополагающих методов анализа баланса, включая дисперсионный анализ и приведение к общему на основе таких понятий, как доходы, общая стоимость активов и количество служащих. Это глобальные методы; их результаты могут привлечь ваше внимание к аспектам, например, снижающим рентабельность вашей компании. Однако эти методы не дают исчерпывающей информации обо всех интересующих вас проблемах. В главе 7, “Анализ коэффициентов”, речь пойдет о коэффициентах, которые часто необходимы для получения жизненно важных сведений о рентабельности компании и ее финансовой структуре в целом.
Гпава 6. Анализ баланса
147
Глава 7
Анализ коэффициентов
В этой главе...
О Интерпретация средних показателей промышленности и линий тренда	149
О	Анализ показателей прибыльности	153
О	Анализ показателей задолженности	161
О	Анализ показателей ликвидности	165
О	Анализ коэффициентов и показателей активности	168
1X1 3 предыдущих глав этой книги вы узнали о различных критериях финансового ж f состояния предприятия. Такие показатели, как текущие активы, объем товарноматериальных запасов и продаж, дебиторская задолженность, помогут вам понять, сколько денежных средств имеет компания, какова ее прибыль и сумма долгов.
Эти цифры могут поведать о многом, при условии, что вы хорошо знакомы с деятельностью данного предприятия. Например, вы работаете в компании, где стоимость товарно-материальных запасов готовых изделий составляет $2 000 000. В таком случае вы должны знать, что выражает эта цифра: она настолько мала, что у компании будут трудности с поставками продукции, которую она продает; а, может быть, она так велика, что компании придется снизить темпы производства? Таким образом, если вы знакомы с деятельностью компании, то, вероятно, сможете интерпретировать эту цифру.
Однако, если вы ничего не знаете о данном предприятии, то $2 000 000 для вас — просто цифра: она не имеет контекста, который помог бы понять ее значение. То, что компания имеет товарно-материальных запасов готовой продукции на сумму $2 000 000, ничего не говорит вам о том, работает компания очень хорошо, очень плохо или дела идут как обычно.
Однако, если вам известны объемы текущих активов и текущих пассивов, то вы сможете быстро получить полезную информацию о текущем финансовом положении компании. С помощью формулы:
(Текущие активы - Товарно-материальные запасы) / (Текущие задолженности (обязательства))
можно определить ликвидность компании. Если текущие активы компании составляют $4 000 000, а ее текущие задолженности равны $1 000 000, то формула вернет следующий результат:
($4 000 000 - $2 000 000)/($1 ООО 000) = 2
148
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
Это означает, что бысзроликвидные активы компании в два раза превышают ее краткосрочные обязательства, т.е. компания ликвидна. Однако, если текущие активы составляют $2 500 000, то формула вернет другой результат:
($2 500 000 - $2 000 000)/($1 ООО 000) = 0,5
В свою очередь, это значит, что быстроликвидные активы компании составляют всего лишь половину от ее краткосрочных обязательств.
В зависимости от того, равен результат 2 или 0,5, у вас может сложиться различное отношение к данной компании как к будущему работодателю. Если значение равно 2, то выписанный вам чек не будет возвращен банком из-за отсутствия средств на счету плательщика. Вы, как предполагаемый держатель акций, можете быть более уверены в получении дивидендов, если значение равно 2. Если вы — главный менеджер компании, и вам известно, что этот показатель равен 0,5, то вам желательно встретиться с руководством производственного отдела и отдела продаж. Скорее всего, эта встреча будет непростой!
Величина этого показателя (который называется мгновенный показатель ликвидности (коэффициент быстрой ликвидности, коэффициент “кислотного теста”)), зависит не только от того, насколько успешно компания обращается со своими активами и пассивами. Значение показателя зависит также от других обстоятельств (например, от того, к какой отрасли относится компания и как хорошо обстоят дела в этой отрасли в нынешней экономической ситуации). Ваше отношение к данному показателю должно зависеть от указанных обстоятельств, а также от того, какова динамика этого показателя в прошлом: если показатель постоянно возрастал, то ваше доверие к руководству компании и ее финансовой структуре должно быть больше, чем в том случае, если он снижался в течение некоторого времени.
Такие показатели, как мгновенный показатель ликвидности, помогут принять решение о финансовом здоровье компании, а соотношение между показателями может помочь найти узкие места в организации деятельности фирмы. В этой главе рассматриваются некоторые наиболее важные показатели, — те, которые часто публикуются в финансовых отчетах и в общедоступных источниках коммерческой информации, ~ а также рассказывается о том, как их следует понимать, чтобы получить представление о прибыльности компании.
Интерпретация средних показателей промышленности и линий тренда
Оценка показателя, характеризующего конкретную компанию с точки зрения средних показателей ликвидности данной отрасли, может быть полезной, но в то же время может ввести вас в заблуждение. Рассмотрим один показатель, обычно включаемый в отчеты, — коэффициент соотношения цены акции и дохода на акции (ДНА).
Предположим, вы знаете из биржевых таблиц или из других источников, что коэффициент соотношения цены акции и ДНА для телефонной компании, которая вас обслуживает, равен 10. Это означает, что капитал компании в данный момент в 10 раз превышает ее доходы. Возможно вы знаете также, что средний коэффициент соотношения цены акции и ДНА для отрасли телекоммуникаций равен 15. На первый взгляд, значение 10 — хороший показатель для коэффициента соотношения цены акции и ДНА по сравнению со средним показателем по отрасли: что касается доходов, то они лишь на две трети выше, чем в других подобных компаниях.
Гпава 7. Анализ коэффициентов
149
Однако такое сравнение иногда может сбить вас с верного пути. В 90-х годах рынок телекоммуникаций изменяется так же быстро, как и в 80-х. Тогда распад фирмы AT&T повлек за собой создание многих новых компаний, технологий, товаров и услуг. Компании, которые когда-то предоставляли вам лишь обычную телефонную связь, стали вторгаться в такие новые сегменты рынка, как передача данных, беспроводная связь, кабельное телевидение, финансовые и другие услуги, а также электронная реклама. Такие компании стали сотрудничать с фирмами, разрабатывающими программное обеспечение.
Далеко не всегда прилагаемые усилия приносят ожидаемые результаты. Одни из этих усилий увенчаются высокими доходами, а другие, кроме убытков, ничего не принесут фирме. Возможно, телефонная компания с коэффициентом соотношения цены акции и ДНА, равным 10, воздерживается от инвестирования в новые проекты. И поэтому большая часть заработанных ею средств сохранится в виде дохода, тогда как телефонная компания, которая активно вкладывает деньги в проекты, побочные для ее основного дохода, может понести убытки. Большие доходы ведут к снижению коэффициента соотношения цены акции и ДНА.
Тот факт, что фирма имеет коэффициент соотношения цены акции и ДНА ниже, чем средний показатель по данной отрасли, не всегда свидетельствует о том, что ею лучше управляют, чем другими компаниями этой отрасли. В действительности, если продолжить рассмотрение данного примера, может выясниться, что этой компанией управляют гораздо хуже, чем теми телефонными компаниями, которые работают со своими инвестициями и новой стратегией партнерства.
Дело в том, что разделение по отраслям промышленности — это грубая классификация. Именно поэтому, если компания относится к рынку телекоммуникаций, это вовсе не означает, что ее стратегия производства, сочетание продукции и инвестиций соизмеримы с другими компаниями данной отрасли. Прежде чем полностью полагаться на сравнение таких финансовых показателей, как коэффициент соотношения цены акции и ДНА со средним показателем по данной отрасли промышленности, необходимо выяснить, действительно ли компания работает так же, как и другие фирмы этой группы.
Но даже если вы уверены в том, что сравнение этого показателя со средним для фирм данной отрасли верно, все равно возникает вопрос процедуры учета. Как было показано в главе 1, “Финансовые отчеты”, существуют правила, которым должны следовать все компании для вычисления своих доходов, расходов, затрат и т.д.
В главе 5, “Оборотные средства и анализ движения денежных средств”, мы рассматривали влияние амортизации на чистый доход: вы вычитаете амортизацию, как и другие расходы, из валового дохода, чтобы получить сумму чистой прибыли. Однако, прочитав главу 16, “Фиксированные активы”, вы сможете убедиться, что существует множество различных методов, которые могут использоваться для вычисления амортизации и при этом они дают разные результаты. Поэтому при использовании различных способов подсчета амортизационных издержек доход оценивается по-разному.
В главе 3, “Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета”, описывались методы, которые можно использовать для оценки товарно-материальных запасов Так, для получения значения валового дохода стоимость проданных товаров вычитается из продаж, а стоимость проданных товаров часто вычисляется по такой формуле:
Стоимость проданных товаров = Товарно-материальные запасы в начале +
Приобретение товарно-материальных запасов в конце
Таким образом, способ, который фирма использует для оценки своих товарноматериальных запасов, влияет на ее валовую прибыль, а следовательно, и на определение ее дохода.
Другими словами, финансовый показатель может не совпадать для компаний одной и той же отрасли, поскольку использование различных методов бухгалтерского учета может привести к разных результатам при вычислении одного и того же показателя.
150
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Такое сравнение показателя одной компании с показателем по всей отрасли промышленности называется вертикальным анализом. Горизонтальный анализ отслеживает изменение финансовых показателей во времени. Получив информацию, например, о коэффициенте соотношения цены акции и ДНА за несколько последних лет, вы сможете определить, повысился ли ее коэффициент соотношения цены акции и ДНА, снизился или остался на том же уровне.
Горизонтальный анализ сводит к минимуму многие проблемы, возникающие при вертикальном анализе. Сосредоточив в отчетах компании основное внимание на изменениях показателя во времени, вы избавите себя от беспокойства по поводу влияния различных методов бухгалтерского учета. Если компания время от времени изменяет некоторые из используемых ею методов учета, то она обязательно должна сообщать об этом. И тогда вы будете иметь больше возможностей для принятия решения о том, явились существенные изменения финансового показателя от одного года к сле-тхтошему следствием изменения методов учета или следствием изменения в организации работы компании.
Основной недостаток использования только горизонтального анализа заключается в том, что он не дает информации о стандарте дчя данного показателя. Предположим, вы знаете, что коэффициент оборачиваемости товарно-материальных запасов в розничной торговле постоянно увеличивался с 8 до 10 оборотов в год в течение последних пяти лет. Кажется, что это хороший результат: с течением времени компания продавала свои товары в розницу все быстрее и быстрее. Однако, например, если другие подобные фирмы имеют средний показатель 15 оборотов в год, то, хотя эта компания и улучшила свои показатели, тем не менее это не означает, что она управляет своими товарноматериальными запасами достаточно хорошо. В таком случае использование исключительно горизонтального анализа не сможет развеять ваши сомнения.
Ни горизонтальный, ни вертикальный анализ, отдельно взятые, не дают всей необходимой информации. Лучше использовать оба типа анализа, однако и при этом все еше существует возможность ввести себя в заблуждение. Будет лучше, если вы не станете воспринимать финансовые показатели как абсолютные, объективные показатели работы компании, а лишь как отметки — указатели вопросов, на которые вам нужно ответить, чтобы определить финансовую структуру и стратегию деятельности компании.
Однако вернемся к предыдущему примеру. Если компания указывает в отчете мгновенный показатель ликвидности, равный 0,8, то не имеет значения, улучшался ли этот показатель постоянно с начального значения 0,1 в течение указанного периода времени. Также не имеет значения и то, что другие сравнимые компании указали в отчетах этот же показатель, в среднем равным 0,5. Действительно имеет значение лишь то, что у компании больше текущих задолженностей, чем текущих активов за вычетом товарноматериальных запасов. Зная это, вы сможете определить, что может помочь вам как руководителю правильно действовать или принять более обоснованное решение (если вы — потенциальный кредитор или инвестор).
В данной главе мы рассмотрим конкретные финансовые показатели: их вычисление и трактовка результатов. В качестве примера рассмотрим финансовый отчет, представленный на рис. 7.1 и 7.2, и балансовый отчет —• на рис. 7.3 и 7.4.
а д р е с	Не забывайте, что все файлы примеров можно загрузить с Web-узла
* п erne	Издательского дома “Вильямс" (http://www williamspublishing.com).
Эти цифры, как и значения, которые они отражают, взяты из шаблона Финансовый анализ, который поставлялся только с Excel для Windows 95. К сожалению в Excel 2000, а также в Excel 97, этот шаблон отсутствует. Более подробно шаблон Финансовый анализ рассматривается в главе 19, “Финансовый анализ”. Данные, показанные на рис. 7.1—7.4, используются для вычисления каждого из показателей, рассматриваемых в нескольких следующих разделах.
Гпава 7. Анализ коэффициентов
151
В этой главе рассматриваются двенадцать важных финансовых показателей, перечисленных в табл. 7.1. Эти показатели обычно подразделяются на четыре основные категории: показатели прибыльности, показатели ликвидности, показатели деятельности и показатели использования кредитов
I £3 Microsoft Excel - Chap07.xls				. . .	.•. JgjF.	Sate	. ЛЮл®*- .'	В$8Л А« .. .. .		’J*.'.	-Ц|	
liwi		1Л Правка Вид Вставка Формат Серене j	Тайные Окно Справка		'Л:..: К	. ..«ж . г				(«j	Xi
			'.‘ir <•» < -А--Х-Х-/2> А,	rSM/AVAWl •‘XX'.-’ilAAA'Z.A*		>хЖ-	ХА. ,					
	га? Я й & & ?X tb ® <?i* .		* -	г л Ц	11. ШгЖ	85£	Я- J		У: >:		
5 Arial Cyi A'		1L	• * х а в s *| ;;; *		%	J z«r Л. * <-И>’	Н/.ti X. V.. .д'ЖЖ		* р |>г? Л iV ><-us*.’; -Х:		 :• •:' ?• £		. ] г. У f •::
- _ 	pc		В к			к \ t А*/'**». Л V'1				М№вж;1	А
n											
U:					.. 										
13 U. is		Реализация Оборот (объем продаж)		1 кв  $2 ООО р00‘]	Гфогноз ?кв „	i	 зкв J $1 500 000 : $1 300 000 I			4 КВ I. $2 010 1 00 \		всего_ 	1$99_	 ” $6 810 100”				
17		Себестоимость 4	$945 ООО [	.5865 000 .	$633 000]	$2.071 616 j		$4 714UM				
Дж w .20		Доход |	$1 055 000 i	$635 000	$467 000 J	„..,£$61 516)1	?~J2 095 484 ‘				Ь'<>>
21 '22		Затраты Прямые затраты4	$424 000 Г	$318 0(Ю 1	’"$275ббЬ”Г	$426141 Т	$1 443 741				
23 24		Рост курса акции Снижение стоимости, амортизация	$16 250 : $32 500 1	. *16250. i '' $33 958 1	$16 250 = $33 958 1	, $16 250 ! ”"$23 95&]'	$65 000 $134 374			1 -.'•- 1  -	
2S & 27		Компен аци я амортизации Затраты, всего 1	$1 250 ! . $474 000 J	$1 250 $369458	$1 250 £ 	$327.058 j.	$1 250 1 $477 5^9 1	$5000 	$1.648115			1	Г	.  . '	Lii
as 29		«Грягная» прибыль I	У $581’000’Г	Z$^542j	942 Т	7$539 П5)Г	$447 369				
.30		Другие доходы нЪатрагы									
31 32		Продажа основных средств Другие	$100 000 J„ ” $20 000 Т	$10 000 : "”$50 000 1	$3 000 ; $100 000 ;	$405 700 j "$200 000’!’	$518 700; $370 000				
33 34		Другие доходы и затраты, всего [	$120 000 г	$60 000 i	$103 000	$605 700 !		„„..$888.700.				
35 37 38 M 4 ! Гоп	>> Ж0	Прибыль до уплаты налога | Укажите ставку налога на прибыль Ставка налога Т	30%; ||кРоступления /ВЙанС	’ "$701 000' Г $210300";’	$325 542 : $97 663J .8/РНС79/	Z'"$2<2942‘T $72 883 J. РИС? 0/Ри<	!7$66 585Т ] $19 975 Г	’’ $1" 336 069 7Z $400 821 ^/РИС7,^Х) 'М'*;  .<*• • ’ ’ У; ’	If:	I им		V
Рис. 7.1. Финансовый отчет для анализа финансовых показателей (доходы и расходы) создан на основе шаблона Финансовый анализ
Таблица 7.1. Основные показатели финансовой и управленческой деятельности компании
Категория	Показатель
Показатели прибыльности	Коэффициент дохода на акцию (ДНА) Коэффициент валовой прибыли Коэффициент чистой прибыли Коэффициент окупаемости активов Коэффициент окупаемости собственного капитала
Показатели ликвидности	Текущий коэффициент ликвидности Мгновенный показатель ликвидности
Показатели активности	Средний период погашения задолженности покупателями Оборачиваемость товарно-материальных запасов
Показатели задолженности	Коэффициент задолженности Коэффициент капитала Коэффициент кратности процентов
152
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
Это неполный список показателей, которые используются для анализа финансового положения и деятельности компании.
Рис. 7.2. Данные финансового отчета для анализа финансовых показателей (налоги, распределение доходов и вспомогательная информация): издержки продаж используются в различных финансовых показателях
Анализ показателей прибыльности
Если вы собираетесь вкладывать деньги в компанию, то ее прибыльность является самым основным вопросом для вас. Если компания намеревается выплачивать дивиденды своим акционерам, то эти дивиденды являются частью ее прибыли. Если компания надеется увеличить свой капитал на рынке путем увеличения сбыта своей продукции, то важным источником капитала является окупаемость активов. Имеется несколько различных, но взаимосвязанных показателей оценки прибыльности компании.
Определение и оценка дохода на акцию
В зависимости от ваших финансовых целей, вы можете выбрать, инвестировать компанию с целью получения постоянного дохода в виде дивидендов или получать прибыль от акций при увеличении их рыночной стоимости. Эти цели, теоретически, могут достигаться одновременно, однако на практике зачастую этого не происходит. Компании часто стоят перед выбором: распределять ли доход в виде дивидендов или удерживать этот доход для вложения инвестиций в маркетинговые исследования, во внедрение новой продукции или расширение деятельности. Предполагается, что доход инвестируется в компанию, а это в дальнейшем приведет к увеличению ее дохода, и, таким образом, компания станет более прибыльной и увеличит рыночную стоимость своих акций.
Гпава 7. Анализ коэффициентов
153
Рис. 7.3. Данные баланса для анализа финансовых показателей (раздел текущие активы) важны для определения показателей прибыльности
Рис. 7.4. Данные баланса для анализа финансовых показателей (раздел пассивы и капитал) используются для вычисления показателей ликвидности
154
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
В любом случае коэффициент дохода на акцию (ДНА) является важным показателем дохода компании. Основная формула для его вычисления имеет вид:
ДНА = Чистый доход / Количество акций (обыкновенных)
Обычно для определения ДНА не применяется вертикальный анализ, поскольку различные компании всегда имеют различное количество выпушенных в обращение акций. Здесь можно использовать горизонтальный анализ, если у вас есть информация как о доходе компании, так и об акциях, имеющихся в обращении. Оба этих показателя позволяют следить за изменениями во времени количества выпущенных в обращение акций. Такой контроль очень важен: нередко компании приобретают свои акции на свободном рынке для сокращения количества акций в обращении. При этом увеличивается коэффициент ДНА, и, таким образом, акции могут показаться более привлекательными для инвестиций.
В шаблоне Финансовый анализ не предусматривается указание количества акций в обращении, поэтому вы можете предположить для данного примера, что выпущено 1000 акций.
Когда вы впервые открываете рабочий лист, основанный на шаблоне Финансовый анализ, видите, что он почти не содержит никаких данных. Перед заполнением листа данными убедитесь в том, что видна панель инструментов Финансовый анализ, а затем щелкните на кнопке панели инструментов Образец заполнения.
ДНА для этой компании на конец каждого квартала 1999 года показан на рис. 7.5.
Рис. 7.5. Коэффициенты ДНА в 1999 году изменяются, поскольку чистый доход уменьшается
Гпава 7. Анализ коэффициентов
155
Обратите внимание, что ДНА постоянно снижается в течение года. Поскольку в данном примере количество выпущенных в обращение акций не изменяется в течение года, изменения ДНА вызваны только изменениями в чистом доходе. Наибольшее влияние на чистый доход оказывает очень малое значение валовой прибыли за четвертый квартал (см рис. 7.1, ячейка К19). В свою очередь, такая валовая прибыль объясняется довольно большими издержками продаж в течение этого квартала. Издержки продаж — это сумма значений ячеек К52.К54 (см. рис. 7.2).
Обратите внимание, что имеется одна очень большая сумма “прочих” расходов, которая составляет в четвертом квартале $1 250 000. Как предполагаемый держатель акций, вы захотите узнать причины этих издержек: окупятся они в будущем или же повторятся. Любые слишком большие расходы (типа этих), обязательно повлияют на способность компании выплачивать дивиденды, которые вы надеетесь получить.
Многие компании выпускают как минимум два различных типа акций — простые и привилегированные. Они выпускаются на разных условиях. Привилегированные акции зачастую подлежат выкупу на усмотрение компании, которая выплачивает дивиденды по более высоким ставкам; владелец не имеет привилегий при голосовании, но зачастую имеет большие преимущества, по сравнению с держателем простых акций, при распределении ликвидационных активов компании, когда та прекращает свою деятельность.
Вычисление ДНА для компании, выпустившей привилегированные акции, несколько сложнее. Поскольку компания выплачивает дивиденды по привилегированным акциям до любых распределений дохода среди держателей простых акций, то необходимо вычесть эти дивиденды из чистого дохода:
ДНА = (Чистый доход - Привилегированные дивиденды) /
Выпущенные в обращение обыкновенные акции
Определение коэффициента валовой прибыли
Коэффициент валовой прибыли это основной показатель, который показывает добавленную стоимость, определяемую рынком для непроизводственной деятельности компании. Его формула такова:
Коэффициент валовой прибыли = (Выручка от продаж - Стоимость проданных товаров) / Выручка от продаж
Коэффициент валовой прибыли с использованием данных шаблона Финансовый анализ показан на рис. 7.6.
Для вычисления коэффициента валовой прибыли, показанного на рис. 7.6, используются следующие формулы. Формула для вычисления суммы продаж для первого квартала (ячейка СЗ) имеет вид:
^Поступления!_1_КВ Оборот
Стоимость проданных товаров (себестоимость) (ячейка С4) вычисляется так: =Поступления!_1_КВ Себестоимость
Диапазон Себестоимость в финансовом отчете (см. рис. 7.1) содержит сумму затрат на оплату труда, материалы и прочие расходы (см. рис. 7.2, строки 52:54). Коэффициент валовой прибыли для первого квартала (ячейка С5) вычисляется по формуле:
=(СЗ-С4)/СЗ
156
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Обратите внимание на использование поименованных диапазонов в формулах для определения стоимости проданных товаров и объемов продаж. Например, диапазон Поступлениям _КВ — это ячейки Н15:Н62 финансового отчета. Диапазон Оборот — это ячейки H16:L16 финансового отчета. Фрагмент:
Поступления! 1 КВ Оборот
использует оператор пересечения — пробел в формуле для определения ячейки, в которой этих два диапазона пересекаются. В данном случае это ячейка Н16, которая содержит сумму продаж за первый квартал. Тот же самый подход используется для получения величины стоимости проданных товаров для каждого квартала.
Рис. 7.6. Коэффициент валовой прибыли за четвертый квартал отрицателен из-за больших издержек продаж
Стоимость проданных товаров это, конечно же, важный компонент при расчете коэффициента валовой прибыли. Обычно она вычисляется как сумма стоимости материа-лов, приобретаемых компанией, плюс труд, задействованный в производстве изделии, плюс связанные с этим накладные расходы.
Коэффициент валовой прибыли сильно зависит от типа произволе гва, которым занимается данная компания Предприятия сферы услуг, например, химчистка, обычно имеют мало или вообще не имеют стоимости проданных товаров. Компании, занимающиеся производством, оптовой или розничной торговлей, обычно имеют большую стоимость проданных товаров, а размер ее валовой прибыли изменяется в пределах от 20 до 40 процентов.
Коэффициент валовой прибыли определяет сумму, которую клиенты заплатили за продукцию компании, сверх издержек самой компании на эту продукцию. Как было отмечено выше, это сумма, которую компания прибавляет к стоимости продукции, получаемой от поставщиков. Данный коэффициент может зависеть от привлекательности
Гпава 7. Анализ коэффициентов

дополнительных услуг, например, таких как гарантии, предоставляемые компанией. Коэффициент валовой прибыли также зависит от способности продавцов убедить клиентов в обоснованности дополнительной стоимости, которую назначает компания.
Вычисление коэффициента валовой прибыли помогает определить, насколько эффективно руководство компании использует материальные ресурсы и рабочую силу в процессе производства.
Определение коэффициента чистой прибыли
Коэффициент чистой прибыли еще больше характеризирует прибыльность компании и определяет не только усилия компании по продаже, но также и ее возможность поддерживать оперативные издержки на низком, по сравнению с выручкой от продажи, уровне. Формула, которая обычно используется для определения чистой прибыли, имеет вид:
Коэффициент чистой прибыли = Чистая прибыль / Выручка от продажи товаров
Коэффициент чистой прибыли, вычисленный на основе данных шаблона Финансовый анализ, показан на рис. 7.7.
Рис. 7.7. Коэффициент чистой прибыли, в отличие от коэффициента валовой прибыли, учитывает издержки
Доход после уплаты налогов (ячейка СЗ) вычисляется с помощью следующей формулы (за первый квартал):
Ноступления! 1 КВ Чистая прибыль
Как и при вычислении коэффициента валовой прибыли, значение продаж за первый квартал вычисляются с помощью такой формулы (ячейка С4):
Поступления !_1_КВ Оборот
158
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
А сам коэффициент чистой прибыли за квартал вычисляется с помощью следующей формулы (ячейка С5):
=СЗ/С4
Почему коэффициент чистого дохода так резко снизился от первого к четвертому кварталу? Основной в данном случае причиной являются, опять-таки, издержки продаж. Обратите внимание на рис. 7.2, здесь расходы на материалы за квартал составляют $500 000. Даже если продажи сократятся на 25% с первого по второй квартал и на 13% — со второго по третий квартал, то все равно для производственной деятельности компании необходимо постоянное количество материалов в каждом квартале.
Если вы видите расхождения между коэффициентами валовой прибыли и чистой прибыли, то следует обратить внимание на оперативные издержки.
Определение коэффициента окупаемости активов
Одна из самых основных обязанностей руководителя — добиться увеличения прибыли путем эффективного использования имеющихся ресурсов. Один из показателей, который для этого применяется, — коэффициент окупаемости активов. Имеется несколько способов измерения указанного показателя; один из них состоит в следующем:
Коэффициент окупаемости активов = (Валовая прибыль - Оперативные издержки /
Итог актива баланса)
Формула возвращает доход компании (в процентах), приведенный ко всем ее активам. Самое лучшее, что может сделать руководство компании при работе с активами, т е. с имеющимися в наличии ресурсами, — это получить больше прибыли, тогда этот процент будет больше.
На рис. 7.8 показан коэффициент окупаемости активов, основанный на данных шаблона Финансовый анализ.
Формула для вычисления доходов до вычета процентов, налогов и амортизации (ДВПНА) (рис. 7.8, ячейка ВЗ) имеет вид:
=ВСЕГО Доход - ВСЕГО ПрямыеЗатраты
Эта формула использует два поименованных диапазона, которые добавлены к имеющимся в шаблоне Финансовый анализ, — ВСЕГО и ПрямыеЗатраты. Диапазон ВСЕГО относится к итоговому столбцу финансового отчета — столбцу L. Диапазон ПрямыеЗатраты относится к строке 22 финансового отчета. Посмотрите на рис. 7.1, где изображены эти диапазоны.
В этой формуле используется оператор пересечения (пробел) диапазонов ВСЕГО и Доход для определения адреса ячейки, в которой этих два диапазона пересекаются. Подобным же образом в формуле используется один и тот же оператор для определения адреса ячейки, в которой диапазон ВСЕГО пересекается с диапазоном ПрямыеЗатраты.
Обычно коэффициент окупаемости всех активов вычисляется за весь год, а не поквартально: поэтому диапазон ВСЕГО был добавлен в финансовый отчет и использован для вычисления значения ДВПНА за год. Часть формулы, представляющая собой сумму всех активов — общий знаменатель, обычно вычисляется путем получения среднего значения всех активов компании на данный период.
Формула для вычисления среднего значения всех активов (см. рис. 7.8, ячейка В4) имеет вид:
=СРЗНАЧ (СМЕЩ (Всего JpAkthbh ; 0; 1; 1; 4))
Гпава 7. Анализ коэффициентов
159
В шаблоне Финансовый анализ имя Всего_ДрАктивы присвоено диапазону ячеек H38:L38 баланса (см. рис. 7.3). Первая ячейка этого диапазона (Н38) содержит величину всех активов компании за предыдущий год. Поскольку эта ячейка не должна учитываться при вычислении среднеквартальных итоговых активов компании за текущий год, используется функция Excel СМЕЩ.
Рис. 7.8. Коэффициент окупаемости всех активов обычно вычисляется за год
Функция СМЕЩ определяет диапазон внутри диапазона Всего_ДрАктивы (первый аргумент), который смещен на 0 строк (второй аргумент) и 1 столбец (третий аргумент), т.е. смещенный диапазон находится справа от Всего_ДрАктивы на один столбец, первая ячейка (Н38) не учитывается. Она также определяет и то, что смещенный диапазон имеет одну строку в высоту (четвертый аргумент) и 4 столбца в ширину (пятый аргумент).
Функция СМЕЩ содержится внутри функции СРЗНАЧ и возвращает средние значения в смещенном диапазоне.
Коэффициент окупаемости всех активов вычисляется так:
=ВЗ/В4
Определение коэффициента окупаемости собственного капитала
Другой относительный показатель прибыльности — это коэффициент окупаемости собственного капитала (КОСК). Существует несколько способов вычисления этого показателя. Здесь он определяется по такой формуле'
Коэффициент окупаемости собственного капитала = Чистый доход / Собственный капитал
160
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
На рис. 7.9 показан коэффициент окупаемости собственного капитала для данных шаблона Финансовый анализ.
Основное различие между формулами для вычисления коэффициента окупаемости активов и коэффициента окупаемости собственного каптала состоит в использовании капитала, а не суммы всех активов в качестве знаменателя, и именно здесь в дело вступает техника сравнения показателей. Выяснив разницу между коэффициентом окупаемости активов и коэффициентом окупаемости собственного капитала, вы можете в общих чертах определить, каким образом компания получает средства для своей деятельности.
Рис. 7.9. Вы можете сравнить коэффициент окупаемости собственного капитала с коэффициентом окупаемости активов, чтобы понять, как компания получает средства для приобретения активов
Активы пополняются из двух основных источников: кредитование (путем займов) и акционирование (путем удержания дохода и внесения капитала). В итоге удержанные доходы и внесенный капитал составляют капитал компании. Если величина активов компании превышает величину ее капитала, то можно ожидать, что эта разница объясняется каким-то видом финансового кредитования, т.е. финансированием долга.
Поэтому, если коэффициент окупаемости собственного капитала компании намного больше, чем коэффициент окупаемости активов, можно сделать вывод, что компания финансирует некоторую часть своих операций за счет займов.
Анализ показателей задолженности
Термин ливеридж означает приобретение активов за счет кредитов. В главе 14, Планирование прибыли”, мы подробно расскажем об этом; здесь же рассмотрим такой пример. Предположим, ваша компания занимается продажей канцтоваров в роз-
гпава 7. Анализ коэффициентов
161
ницу. Когда вы получаете заказ на визитные карточки, то платите одному из своих поставщиков 50% дохода за то, что он печатает их для вас. Это переменные издержки: чем больше вы продаете, тем больше издержки.
Но если вы приобретете необходимое оборудование, то сможете сами печатать визитные карточки. При этом переменные издержки превратятся в постоянные издержки: независимо от того, сколько карточек вы продаете, стоимость их печати остается неизменной, — это та сумма, которую вы заплатили за соответствующее оборудование. Чем больше карточек вы продаете, тем большим будет ваш предел погашения постоянных издержек и доходов. Это явление называется операционный ливеридж.
Если вы занимаете деньги для приобретения печатного оборудования, то используете другой тип ливериджа, который называется финансовый ливеридж. В данном случае издержки также постоянны; это те суммы, которые вы должны регулярно вносить для возврата суммы кредита. Опять-таки, чем больше карточек вы продадите, тем больше будет размер вашей прибыли. Однако, если вы не сумеете продать достаточного количества карточек, то можете потерять деньги. В таком случае затруднительно будет найти средства как для возврата кредита, так и для покрытия остальных издержек. Ваш рейтинг по кредитам может снизиться и будет все труднее брать новые займы.
Ливеридж — это финансовое средство, которое ускоряет изменения в доходе (как положительные, так и отрицательные). Кредиторов и инвесторов компании интересует, сколько кредитов было использовано для приобретения активов. С точки зрения кредиторов, большой объем кредитов — значительный риск, поскольку может случиться, что компания будет не в состоянии их вернуть. С точки зрения инвесторов, если коэффициент окупаемости активов меньше, чем стоимость кредита для приобретения активов, то инвестиция становится невыгодной. Инвестору в таком случае лучше изъять вложения, а не инвестировать их в компанию.
Два показателя, которые помогут вам проанализировать ливеридж, — коэффициент задолженности и коэффициент капитала.
Определение коэффициента задолженности
Коэффициент задолженности вычисляется по следующей формуле:
Коэффициент задолженности = Всего долговых обязательств / Всего активов
На рис. 7.10 показано, как вычисляется коэффициент задолженности с использованием данных шаблона Финансовый анализ.
Формула (см. рис. 7.10, ячейка СЗ) для нахождения общей задолженности имеет следующий вид:
=Баланс!_1_КВ Всего^Обязательства
В ячейке С4, что на рис. 7.10, приведено значение общих активов компании за первый квартал (как и на рис. 7.8), а в ячейке С5 общая задолженность делится на общие активы.
На рис. 7.8 показано, что коэффициент окупаемости активов компании в течение года резко сократился. Также понизился показатель задолженности компании, хотя как акционеры, так и потенциальные кредиторы предпочли бы увидеть степень уменьшения коэффициента задолженности соответствующим уменьшению коэффициента окупаемости активов. Поскольку коэффициент окупаемости активов уменьшается, получаемый чистый доход для выплат по обязательствам также сокращается. Эта компания должна, вероятно, принять меры по погашению некоторых краткосрочных обязательств и текущей части долгосрочных обязательств как можно быстрее.
162
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 7.10. Коэффициент задолженности показывает, как компания использует финал-совый ливеридж
Определение коэффициента капитала
Коэффициент капитала является величиной, противоположной показателю задолженности. Это часть активов компании, которая финансируется акционерами:
Коэффициент капитала = Сумма общего капитала / Всего активов
На рис. 7.11 коэффициент капитала и коэффициент задолженности в каждом квартале составляет 100%. Это в общем случае справедливо для любого предприятия: активы приобретаются за счет кредитов или за счет капитала (инвестиции плюс нераспределенная прибыль).
Обычно легче приобрести активы за счет кредитов, чем за счет капитала. Существуют некоторые очевидные положения: например, вам может понадобиться получить инвестиционный капитал от многих инвесторов; при этом у вас есть возможность занять необходимые средства только у одного кредитора. В данном случае менее очевиден вопрос приоритетности.
Если фирма прекращает свою деятельность, то, в первую очередь, ее кредиторы имеют право претендовать на ее активы для погашения кредитов. Поэтому риск инвестора несколько выше, чем кредитора; в результате акционеры в большей степени стремятся вернуть свои инвестиции, чем кредитор — своей заем. Требование акционеров по возврату средств может иметь форму выплаты дивидендов или возврата активов, каждое из этих требований ведет к увеличению рыночной стоимости их акций.
Гпава 7. Анализ коэффициентов
163
MiCiOSoft Excel Chap07 xls
Рис. 7.11. Коэффициент капитала показывает, какая часть активов приобретена за счет внесения капитала и нераспределенной прибыли
Потенциальные кредиторы обращают внимание на такие показатели, как коэффициент окупаемости активов и коэффициент задолженности. Высокий коэффициент задолженности (или, наоборот, низкий коэффициент капитала) означает, что предыдущие кредиторы обеспечили большую часть активов компании и что имеется очень мало капитала акционеров для уменьшения этого риска.
Определение коэффициента кратности процентов
Важно знать, в какой мере компания в состоянии выплатить проценты за свои, долги. Для этого используется коэффициент кратности процентов. Этот коэффициент показывает, достаточно ли операционный доход компании (ДВПНА) покрывает проценты за долги компании. Если коэффициент равен 5, это значит, что доход в 5 раз выше, чем затраты на проценты.
Формула определения коэффициента кратности процентов такова:
Коэффициент кратности процентов = ДВПНА / Рост курса акций
где ДВПНА — доход до вычета процентов налогов и амортизации. Коэффициент крат ности процентов для данных шаблона Финансовый анализ показан на рис. 7.12.
Формула, используемая в ячейке СЗ (см. рис. 7.12), имеет следующий вид:
Поступления !_1_КВ Чистая_прибыль+Поступленил!_1_КВ Курс + Поступления!_1_КВ Налог
а формула, применяемая для вычисления роста курса акций (ячейка С4), имеет вид:
Поступления! _1_КВ Курс
164
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 7.12. Коэффициент кратности процентов отражает возможность компании покрывать свои задолженности
Коэффициент кратности процентов, в действительности, редко превышает значение 10. Значение 44,1, вычисленное в ячейке С5 (см. рис. 7.12) является слишком высоким, хотя, конечно, такое бывает иногда в самые благоприятные периоды. Значение 5,1, как в ячейке F5 обычно считается хорошим, но в пределах нормального диапазона.
Обратите внимание, этот показатель оценивает, насколько сильно выплаты процентов снижают доход компании. Коэффициент 1, например, обозначает, что компания получает достаточно дохода (после выплаты таких расходов, как оперативные издержки и издержки продаж) для покрытия только процентов за кредиты.
Анализ показателей ликвидности
Как вы понимаете, кредиторов интересуют показатели ликвидности', возможность компании выплатить долги в срок. Как уже отмечалось в предыдущих главах, компания может иметь значительные активы, однако, если эти активы трудно перевести в деньги, это говорит о том, что, возможно, компания будет не в состоянии вовремя заплатить кредиторам. Предполагается, что долги возвращаются в виде денег, а не в виде товаров или оборудования.
Два важных показателя ликвидности компании — это текущий коэффициент ликвидности и мгновенный показатель ликвидности.
~ава 7. Анализ коэффициентов
165
Определение текущего коэффициента ликвидности
Текущий коэффициент ликвидности сравнивает текущие активы компании (которые могут быть превращены в деньги в течение текущего учетного периода) с ее текущими задолженностями (задолженности, которые необходимо погасить в течение того же периода). Формула определения текущего коэффициента ликвидности имеет вид:
Текущий коэффициент ликвидности = Текущие активы /
Текущие задолженности (Обязательства)
Текущий коэффициент ликвидности в течение каждого квартала для данных шаблона Финансовый анализ приведен на рис. 7.13.
Рис. 7.13. Текущий коэффициент ликвидности определяет возможность компании погасить свои задолженности
Строки 3 и 4 на рис. 7.13 ссылаются на диапазоны ТекАктивы (ячейки I22:L22 баланса) и ТекОбязательства (ячейки I50:L50 баланса). Текущий коэффициент ликвидности — это отношение текущих активов к текущим обязательствам. Значения текущего коэффициента ликвидности лежат в диапазоне от 1,9 до 2,8 и показывают, что компания в состоянии погасить свои задолженности в срок.
Текущий коэффициент ликвидности тесно связан с понятием основного капитала (см. главу 5, “Оборотные средства и анализ движения денежных средств”). Основной капитал — это разница между текущими активами и текущими пассивами.
Высокий текущий коэффициент ликвидности — это хорошо или плохо? Конечно, с точки зрения кредитора, высокий текущий коэффициент ликвидности означает, что компания имеет хорошие возможности для возврата своих долгов. Однако необходимо учитывать источник текущих активов: они состоят в основном из денежных средств.
166
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Фонды, инвестированные в активы, таких типов активно не участвуют в создании дохода. Поэтому, с точки зрения акционеров и управляющих, очень высокий текущий коэффициент ликвидности означает, что активы компании не использовались с максимальной выгодой.
Определение мгновенного показателя ликвидности
Мгновенный показатель ликвидности — это вариант текущего коэффициента ликвидности. Он учитывает тот факт, что товарно-материальные запасы (поскольку они относятся к текущим активам) не являются такими же ликвидными, как деньги или дебиторская задолженность. Деньги являются полностью ликвидными; дебиторская задолженность обычно очень быстро может быть преобразована в деньги (если от клиентов потребовать оплаты). Однако товарно-материальные запасы не могут быть преобразованы в деньги иначе, чем через их продажу. Мгновенный показатель ликвидности означает соотношение между быстро доступными текущими активами и текущими пассивами:
Мгновенный показатель ликвидности = (Текущие активы - Товарно-материальные запасы) / Текущие задолженности (Обязательства)
На рис. 7.14 показаны квартальные мгновенные показатели ликвидности, основанные на данных шаблона Финансовый анализ.
Рис. 7.14. Мгновенный показатель ликвидности показывает, может ли компания покрыть свои задолженности при использовании быстродоступных активов
Отрицательный мгновенный показатель ликвидности за четвертый квартал вызван -еобычно большими “прочими” издержками продаж (ячейка К54 финансового отчета), * эторые приводят к очень большой величине товарно-материальных запасов.
’=за 7. Анализ коэффициентов
167
На практике мгновенный показатель ликвидности, равный 1,0, обычно считается приемлемым при таком условии, что периоды кредита, которые компания предоставляет своим клиентам, и те, которые предоставили самой компании ее кредиторы, примерно равны. Если доходы (дебиторская задолженность) будут' получены в течение 90 дней, а кредиторскую задолженность необходимо погасить в течение 30 дней, то мгновенный показатель ликвидности, равный 1,0, будет означать, что дебиторская задолженность не сможет быть преобразована в деньги достаточно быстро для оплаты по счетам кредиторской задолженности.
Компания может манипулировать значениями своих текущих коэффициентов ликвидности и мгновенного показателя ликвидности, предпринимая определенные действия ближе к концу отчетного периода. Так, можно подождать до начала следующего периода для пополнения товарно-материальных запасов или, если бизнес является сезонным, выбрать период, который заканчивается после активного сезона, когда товарноматериальные запасы обычно низки. Как потенциальный кредитор, вы, возможно, предпочтете анализировать текущий коэффициент ликвидности и мгновенный показатель ликвидности компании, например, поквартально.
Как текущий коэффициент ликвидности, так и мгновенный показатель ликвидности могут запутать вас, если цифра товарно-материальных запасов не отражает текущих издержек замены товарно-материальных запасов. Как рассказывалось в главе 3, “Оценка товарно-материальных запасов для балансового отчета”, имеются различные методы оценки товарно-материальных запасов. Метод LIFO, в частности, может привести к такому результату, что оценка товарно-материальных запасов будет намного отличаться от текущего значения издержек замены товарно-материальных запасов; это объясняется тем, что метод предполагает, что приобретенные в последнее время товарно-материальные запасы в это же время и проданы.
Если ваши действительные расходы на приобретение запасов снижаются, то метод LIFO может привести к переоценке существующих товарно-материальных запасов. Это приведет к завышению значения текущего коэффициента ликвидности и к недооценке значения мгновенного показателя ликвидности (если вы вычисляете его, вычитая товарно-материальные запасы из текущих активов, а не суммируя денежные средства).
Анализ коэффициентов и показателей активности
Имеются различные показатели, которые помогут' вам понять, насколько хорошо компания ведет свою оперативную деятельность и деятельность по продаже. Одна из основных задач такой деятельности состоит в получении дохода путем эффективного использования ресурсов. Существует два способа измерения эффективности: средний период сбора и коэффициент оборачиваемости товарно-материальных запасов.
Определение среднего периода погашения задолженности покупателями
Вы можете получить общую оценку времени, в течение которого оплачиваются товары или услуги, путем вычисления среднего периода сбора. Формула для определения этого показателя такова:
Средний период погашения задолженности = Дебиторская задолженность /
(Сумма выручки от товаров, проданных в кредит / Дни)
где Дни — это количество дней в периоде. Пример, основанный на данных шаблона Финансовый анализ, приведен на рис. 7.15.
168
Часть I. Финансовый отчет и его анализ
Формула (ячейка СЗ, что на рис. 7.15) для определения счета дебиторов за первый квартал имеет следующий вид:
=Баланс!_1_КВ ДебиторЗадолженность
Формула для ячейки С4 (продажи в кредит за день) имеет вид: Поступления!_1~КВ Оборот/90
Рис. 7.15. Средний период погашения задолженности показывает, насколько хорошо компания работает со счетами своих дебиторов
Предполагается, что все продажи являются продажами в кредит. В ячейке С4 содержится значение средней дневной суммы продаж в первом квартале. Формула в ячейке С5 — это отношение значения ячейки СЗ к значению ячейки С4. Она показывает среднее количество дней, когда любые суммы продаж остаются в счетах дебиторской задолженности.
В данном конкретном примере средний период получения денег равен 30 дням (для каждого квартала). Это объясняется тем, что шаблон Финансовый анализ выводит свои оценки счетов дебиторской задолженности на основе постоянной, которую пользователь вводит в лист основных данных (читайте главу 19, '‘Финансовый анализ”). Постоянная, используемая в шаблоне, равна 30, поэтому формула для среднего показателя собираемости возвращает постоянное значение 30 в каждом квартале.
Вы должны рассматривать средний период погашение задолженности покупателями в зависимости от кредитной политики вашей компании. Если, например, политика компании относительно ее клиентов заключается в том, что оплата должна быть произведена в течение двух недель, то средний период погашения задолженности (30 дней) показывает, что оплата задерживается. В данном случае, может быть, вам следовало бы пересмотреть процедуру получения оплаты. А может, это объясняется тем, что один, особенно большой счет составляет основную часть недополученной суммы, или же, что \чет, который ведут продавцы, недостаточно точен
Гпава 7. Анализ коэффициентов
169
"Примечание
Вычисление среднего периода погашения задолженности предполагает, что продажи в кредит распределяются довольно равномерно в течение любого периода. До тех пор, пока продажи в кредит будут собираться в конце периода, средний период сбора будет представ-; пять завышенную цифру. Если вы получили результат, который кажется не очень вероятным, обязательно проверьте, распределяются ’ ли данные продаж равномерно в течение данного периода.
Независимо ни от каких причин, если средний период сбора слишком большой, значит, компания теряет прибыль. Компания не превращает деньги, которые ей должны клиенты, в новые активы, которые, в свою очередь, могли бы быть использованы для получения дохода.
Определение оборачиваемости товарно-материальных запасов
Никакая компания не хочет, чтобы ее товарно-материальные запасы были слишком большими (за исключением продавцов, которые предпочитают, чтобы клиент мог получить свою покупку в тот же день). Товары, которые остаются в товарно-материальных запасах слишком долго, превращают активы компании в бесполезный склад, к тому же требуют дополнительных расходов на хранение этих товаров.
Своевременная процедура обслуживания товарно-материальных запасов предполагает, что компания получает свои товарно-материальные запасы не быстрее, чем это необходимо для поддержания ее деятельности по продаже. Это, конечно же, идеальный случай, но при подсчете оборачиваемости товарно-материальных запасов вы можете оценить, насколько компания приблизилась к нему.
Формула определения коэффициента оборачиваемости товарно-материальных запасов имеет следующий вид:
Оборачиваемость товарно-материальных запасов = Себестоимость проданных товаров / Средняя величина товарно-материальных запасов
где значение средних товарно-материальных запасов — это значение товарно-материальных запасов на любой день в течение периода, когда вычисляется себестоимость проданных товаров. На рис. 7.16 показаны поквартальные коэффициенты оборачиваемости товарно-материальных запасов для данных шаблона Финансовый анализ.
Исходя из данных, приведенных рис. 7.16, можно сделать вывод, что товарноматериальные запасы компании полностью заменяются примерно шесть раз в год.
Данные для проданных товаров и средних товарно-материальных запасов взяты непосредственно из стоимости продаж финансового отчета и объема товарно-материальных запасов баланса. В том случае, если вы знаете только начальные и конечные товарно-материальные запасы, вам нужно использовать среднее этих двух величин: отсюда термин — средние товарно-материальные запасы.
Приемлемый коэффициент оборачиваемости товарно-материальных запасов можно определить, только зная область деятельности компании. Если вы занимаетесь оптовой продажей свежих продуктов, то, вероятно, годовой коэффициент оборачиваемости должен быть равен примерно 50: более низкий показатель будет означать, что вы потеряли слишком много товарно-материальных запасов из-за порчи товаров. Однако, если вы продаете компьютерное оборудование, то вас, возможно, устроит показатель оборачиваемости за год, равный 3 или 4.
170
Часть /. Финансовый отчет и его анализ
Рис. 7.16. Чем выше коэффициент оборачиваемости товарно-материальных запасов, тем лучше компания следует принципу “точно во время”
глава 7. Анализ коэффициентов
171
Резюме
В этой главе вы ознакомились с некоторыми финансовыми показателями, важными для понимания того, насколько хорошо работает компания. Существуют различные варианты описанных здесь показателей, однако их основные формы определяются с помощью приведенных в данной главе формул.
Вычислив лишь один из этих показателей, вы вряд ли сможете сразу получить представление о положении дел компании. Один показатель лучше понимается в контексте с другим показателем: коэффициент задолженности и коэффициент окупаемости активов являются хорошим примером того, как один показатель создает условия для другого.
И самое основное следует оценивать финансовые показатели регулярно, чтобы вовремя проследить все возникающие тенденции в финансовой структуре компании.
В главе 14, “Планирование прибыли”, и в главе 20, “Анализ предела погашения постоянных издержек и доходов”, вы также встретите некоторые из описанных здесь показателей.
/72
Часть I, Финансовый отчет и его анализ

Экспоненциальноесглаживание
Прсгчоэ
Сект
4
<.Тип*к
Ж:
о дней интервал
TTfflff
1! я
КНОСТИ
Составление бюджета компании и циклы планирования
Глава 8
Глава 9
Прогнозирование и перспективные оценки
Определение уровня качества
Глава 10
*603 3
55 000
Й.;.Чистый no w лене1*»
$167 381
купммсста
>мммм(чм
•*ed States
столкай
.оходы от продаж
Н	м/МхУУУм.УаУМ'	Ml «1
$300X0 $500X0
ИС ОС
$200 000
$60X0
15 ОС
Экспомкиинально» стланиками»
rfcortwj
550 ОС
524 81
55’56
5632 61 5Ж О*
ГХ6Е $24 X $с1€2£
5Л1У
1420589
1421930
Исходная ситуация
Дополнительные продажи 5031
Дополнительные продажи 120'
£•£4 >„ о
М$5 +"0 p1|t >-«
415756
413303
429160
4 7419
716.95
224 47 иг, 45
T-TfWJ £300 CDO $5СС ГОТ $1
•<• ж-”тт
Мен 1-s /<ди ив iipoirt, Длюлни’е пьеде
7 '-7'49 214 ОС 4J211 224.50 4 ^ 223 220 45' :5 Г 207 221 22 & 242
Ь ~1‘>у
Установил beTeeiwMtey : }$П2? jJ
PwwiV : r' rwwmw «• ячбмгсв ; к »ЯЧИ*Н}< Г~
Параметры вывол^'^л тГ ^ргоднда интервал*
Новый рабочий^?
Новая рабочая Б.нига
$50 060 $5{ Те
$24 824 524 524
Удалить чГГШ'й ЯЫЙЧХ ,1 Г|»ц> VнйМИШHW
417666 1446294 1428254 1Д2Ь 31 14715 Тэ4 14 эпода 4 I xjlm £14245 1403137 1426422 W63ВТ1432654?1437300 1429160 £27257 1438230 14439В1 1416220 1411746 1419230 1417419
К $ст|Ж« Формат €jpit<: Д*о** £rr« Qnpwe q?- *
• <> <hsr<W<B я?
Д‘;Пр1бь-.пь до ижш •
ЗЗДМичус ,н&паги«3б% 15.-Чи-лзя ЛрибькЯЬ
SSI С00 $50 ГОТ
S24 524 524524
Ся** 4***” Й* С1®»'’
О & О «£.	< * A К ЮГ'»* <W.x-
?МсГ	" '• • w У' «-It'' »;« Ж ШШ » К * «43:- 4? Я* Ж. Д
Al...Ч /: 'Л-> 0 3S1Лi 52 р 4Ь Й ’
-L >>	*1 ‘ ;
т A
м»
Ж ХС	(50 000
•х» V<	S2£ 524
Исходная ситуация Дополнительные продажи 50%
Дополнительные продажи 1 Zffl
•.С((Риг1? Фис 12 2‘ro,a-K/M^cj9aTC<i£HCpeACTs74w тПотогД^нСредстб) 1 СУМГ-тГЬтгкДемСргдстБ<Ч! 1,11)1+1)1
звтопс^ы,гки 6 $5С ОСО $150 000
ИО ООО $60003
$24 524	$24 612 Т24 524
rJUfj	S87 5&? $52 699
тв/|-исгПогэ<Д>4иСрадс т$)
ч..:.--'' -.-..--^ :- ..:	j......
, -Днтмй.жж иди времени $л|1 $А$Ю
4»aJ I '.•А\. .. :-. -	• • z .	'.	’Т;:’;	.
Ж J.
1430000 12467 9 14'
1427090 11736.3 14.
1424098 11726 9 14
1422325 13666.В 14
1420589 9965,5S 14
142J93D 4652,76 14.
1420479 14475,6 14:
14,996’ 11722.1 ’и:
1418494 887233 14:
1417420 7760,77 14:
Ч1" ..''I'llll^^ll;ii^!i?^
.?а,Лг>7<?^*Ь'.
Ценная стаииог1гъ, авгплокгылкм А ЗЬС СОЗ S5C LW $50 №П j '	Реклама 532 332 $48 ВИЗ ’ $24 524
48‘
142П479 14J
141996- 1 •
141Ё494 88,1
айтогккрышеи А $50 СЮО ’ $53 СОО
Решена $92 392	$48 СЖ
С !узэвв*й объектов К^СГрафИ*«СКОГО
Л •	.: >' 1 Xi.„.......1.—.....
**	I Доходы от продаж *]
г, р о в е, *м». л ту
ЛИЛ! PAMMU КМЧ
Ппипательнав гтйтметика
Поиск реиення
смешение имеющихся подписей йбъекудо
йлопнител
ополнительныепродажи 70е:-'






Глава 8
Составление бюджета компании и циклы планирования
В этой главе...
О Разработка планов финансовой деятельности предприятия	175
О Переходим от планов финансовой деятельности к составлению бюджета компании	181
О Приведение бюджета в соответствие с бизнес-планом	188
f / о сих пор мы рассматривали финансовые операции компании, разработанные на Гж основе финансовых отчетов за определенный период, отчетов о потоке денежных средств и баланса. Такая оценка этих операций, несомненно, очень важна, но не менее существенным является и планирование финансовых операций. В данной главе вашем) вниманию предлагается обзор принципов финансового планирования и составления бюджетов компании, а также описывается, каким образом прогноз и перспективные оценки создают единую основу для такого планирования. (В главе 9, “Прогнозирование и перспективные оценки”, обсуждаются различные методы прогнозирования и их использование с помощью соответствующих функций Excel.)
В любом учебнике по планированию вы найдете перечень элементов, необходимых для успешного хозяйственного планирования, включая утверждение основной задачи, разработку стратегии, целей и тактики. Необходимым условием определения вышеперечисленных формальных элементов является точное понимание направления развития компании, цель хозяйственной деятельности и способ ее достижения.
Неотъемлемой частью этого условия является понимание методов достижения намеченных вами целей и, следовательно, построения ясной картины получения прибыли компании. В ходе хозяйственного планирования практически невозможно не принимать во внимание фактор прибыли. Лишь очень немногие компании могут позволить себе вкладывать капитал без надежды на финансовое вознаграждение. Начиная новое дело, определите свою основную цель, например, таким образом: “Обеспечивать клиентов мотоциклами и соответствующим оборудованием высокого качества на конкурентоспособном уровне и получать при этом максимальную прибыль”. Подавляющее больший-
174
Часть II. Финансовый контроль и планирование
ство компаний старается определить наиболее выгодное соотношение между удовлетворением потребностей клиентов и получаемой в конечном итоге прибылью.
В нашем примере намеченная цель является основанием для развития данного бизнеса: обеспечение клиентов высококачественными мотоциклами. Причем компания не намерена производить или давать мотоциклы напрокат, а именно продавать их. Кроме того, получать прибыль планируется, продавая мотоциклы по конкурентоспособным ценам, а не продавая специализированное оборудование на небольшом специализированном рынке.
Несомненно, процесс планирования включает в себя намного больше компонентов, чем предусматривается несколькими вышеперечисленными понятиями, и именно они наиболее ярко демонстрируют, что в основе успешного финансового планирования лежит бизнес-планирование. Если не определить точно, чего хотите достичь в результате своей хозяйственной деятельности и каким именно образом намерены это сделать, вы не сможете составить конкретных финансовых планов.
Разработка плано
финансовой
деятельности предприятия
Основной целью финансового планирования является понимание и прогнозирование финансового будущего вашего предприятия. Финансовое прогнозирование применяется для перспективной оценки бизнес-планов, определения потребностей будущего финансирования и разработки внутреннего текущего бюджета компании. Прогнозирование финансового будущего компании обычно осуществляется на основе планов финансовой деятельности. (План финансовой деятельности, по сути, является просто перспективной оценкой. Например, предварительный баланс отображает ожидаемое состояние активов и пассивов предприятия на конец определенного периода.)
Планы финансовой деятельности создаются на основе анализа финансовой деятельности компании за предыдущий период, а также при использовании отчетов о доходах и расходах компании за это же время, балансов и др. Существует множество подходов к разработке таких планов, начиная от простых расчетов на салфетке и заканчивая дорогостоящими компьютерйзированными комплексами, используемыми для предсказания финансового будущего предприятия. Однако, независимо от применяемого подхода, основная цель остается все той же: разработать реальный и полезный финансовый прогноз финансовой деятельности компании.
При создании плана финансовой деятельности необходимо принимать во внимание три важнейших аспекта, оказывающих влияние на эту деятельность.
♦	Традиционно (исторически) сложившаяся среда и тенденции изменения рынка.
♦	Информация о возможных переменах (например, ваш конкурент намерен расположиться в двух кварталах от вас).
♦	Основные цели бизнеса (вы планируете вывести на рынок новый продукт или же сократить расходы на 5%).
Как уже указывалось, существует множество подходов к разработке планов финансовой деятельности компании. Перечисленные выше аспекты подразумевают горизонтальные подходы: они сфокусированы на изменениях, происходящих с течением времени. Существует также ряд вертикальных подходов, при которых внимание сосредоточивается на отдельных промышленных группах.
Например, вы хотите определить, насколько выручка за проданный товар в процентном отношении к продажам вашей компании соответствует этому показателю в других компании, работающих в одной отрасли промышленности. Преуспевающие компании
Гпава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
175
одной и той же промышленной группы часто характеризуются тем, что основные показатели, подобные этому, у них примерно одинаковы. Таким образом, сравнение таких данных, рассчитанных конкретно для вашего предприятия, со средним показателем отрасли промышленности может оказаться весьма полезным. Если вы обнаружите, что коэффициент соотношения стоимости к продажам по сравнению со средним показателем по отрасли у вас завышен, это, несомненно, должно вызвать тревогу и, вероятно, привести к тому, что вы предпримете меры по снижению себестоимости товара.
Информацию об основных средних относительных показателях по разным отраслям промышленности может получить каждый желающий. Может случиться и так. что сравнение показателей вашей компании с этими данными может ввести вас в заблуждение и направить по ложному пути. Предположим, вы работаете в местной телефонной компании. Решив сравнить результаты деятельности вашей компании со средними показателями других фирм, работающих в области телекоммуникаций, вы будете сравнивать свои данные с данными компаний, предоставляющих услуги сотовой связи и кабельного телевидения; провайдерами междугородней связи; фирм, предлагающих потребителю услуги высокоскоростных цифровых линий ISDN, и т.д. Не забывайте, что, скорее всего, финансовая структура вышеперечисленных фирм будет значительно отличаться от вашей, поэтому любое сравнение может дать неверные результаты. Здесь может помочь вертикальный анализ, но и его необходимо проводить с огромной осторожностью.
В отличие от вертикального анализа, при горизонтальном сравниваются только данные деятельности вашей компании с учетом их изменения во времени. Фактически, ваша компания может рассматриваться в качестве своей же контрольной группы. Хотя этот вид анализа и требует такого же внимания, что и вертикальный, тем не менее он относительно прост и может весьма эффективно использоваться при планировании финансовых результатов. В следующем разделе более подробно описывается горизонтальный анализ, базирующийся на прогнозе, составленном на основе степени объема продаж.
Прогнозирование на основе данных о степени объема продаж
Подход к прогнозированию с применением данных об объеме продаж основывается на том, что хозяйственная деятельность компании часто напрямую связана с объемом продаж в денежном выражении. Увеличение объема продаж должно привести к появлению дополнительных денежных средств на банковском счете, возрастанию суммы переменных издержек, административных расходов и др. Объем продаж является основой для большинства других показателей.
Метод прогнозирования на основе показателя степени объема продаж включает несколько этапов.
1.	Анализ традиционно сложившихся тенденций изменения рынка и взаимосвязь финансовых показателей. (Например, на протяжении нескольких лет изменяемые издержки составляли в среднем 7% от общего объема продаж.)
2.	Составление прогноза относительно исходного показателя, т.е. объема продаж, на следующий плановый период, скажем, на год.
3.	Подсчет будущих расходов и доходов на основании их соотношения с объемом продаж на протяжении последних лет. Если в следующем году вы планируете увеличить объем продаж на 3%, то разумно запланировать такое же повышение комиссионного сбора за продажу.
4.	Планирование финансовой деятельности компании на основе данных о планируемом объеме продаж и расходов.
176
Часть II. Финансовый контроль и планирование
н а л и з
ситуации
Анализ ситуации: компания Cummins Printing
Cummins Printing — это небольшая компания, специализирующаяся на тиражировании офисных канцелярских принадлежностей и каталогов. Она существует на протяжении трех лет, с того момента, как была зарегистрирована Джимом Камминсом (Jim Cummins), который приобрел активы за счет банковского займа и собственных капиталовложений. Предположим, что Cummins Printing разрабатывает план финансовой деятельности на 2000 год. Это делается с целью предварительной оценки годовых издержек и финансовых результатов будущего года, а также для определения направления оперативных решений, которые придется принимать компании в начале следующего года.
Прежде всего следует просмотреть уже существующие финансовые отчеты компании о линиях тренда, структурах и взаимосвязях показателей. Основу для планового обзора составляют методы проведения сводного анализа доходности и анализа коэффициентов, описанных в других главах данной книги. Например, на рис. 8.1 и 8.2 изображены соответственно отчет о доходах и расходах компании и балансовый отчет компании Cummins Pnnting за 1997—1999 годы.
Рис. 8.1. Отчет о доходах и расходах компании Cummins Printing за 1997—1999 годы
На основании этих рабочих листов специалистам Cummins Printing следует определить финансовые тенденции (тренд), структуру и соотношение показателей. Хотя в их распоряжении и имеется большое количество различных аналитических методов и показателей, однако при планировании бюджета очень важно сосредоточить внимание на исходных аспектах хозяйственной деятельности, примерами которых могут служить показатели роста прибыли и увеличения оборотного капитала. Итак, специалист Cummins Printing выбирает в качестве исходного показателя рост прибыли и применяет процент от продаж в качестве основного показателя. На рис. 8.3 изображены те же самые финан
Глава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
177
совые отчеты, что и на рис. 8.1, но уже с разбиением компонентов по объемам продаж При этом каждый компонент отчета указан не только в денежном выражении, но и в виде процентов от объема продаж.
Рис. 8.2. Отчетный баланс компании Cummins Printing за 1997—1999 годы
Имея в наличии небольшое количество данных (например, информацию о продажах за три года существования компании), было бы крайне неразумно планировать рост объема продаж только на их основании. В данном случае можно воспользоваться методом Excel, в основе которого лежат временные выборочные “снимки”, например методом скользящего среднего либо методом, базирующимся на регрессии, скажем, с использованием функции ТЕНДЕНЦИЯ или графической линии тренда. Во всех этих случаях вы получите определенный ответ, но слишком полагаться на него не следует.
Но чему же верить? Ответом может стать возможность обобщения. При проведении анализа, в результате которого собранные данные будут применены для неизвестной ситуации (например, для планирования доходов от продаж в следующем году), вы делаете логическое предположение, что будущее станет, в основном, повторять прошлое. Если при анализе вы основывались на большом количестве исходных данных, это предположение будет намного более справедливым, чем если бы их было несколько. Если исследовать базовую линию данных, то вы, вероятно, заметите, что доход от продаж прошлых лет служил хорошим основанием для прогноза доходов на последующие годы. Однако, если эта базовая линия слишком коротка (например, в нашем случае она отражает показатели всех трех лет), в результате вы можете получить данные о тенденциях, которые, несмотря на свою внешнюю правдоподобность, уведут вас в совершенно неверном направлении.
178
Часть II. Финансовый контроль и планирование
В ситуации, отображенной на рис. 8.1—8.3, следует постараться получить дополнительные данные, например следующие.
♦ Подтверждается ли предположение, что ваше предприятие будет давать результаты, отслеживаемые вами до сих пор?
♦	Как обстоят дела у ваших конкурентов: они увеличивают или сокращают объемы? Предпринимаются ли ими шаги по перетягиванию ваших клиентов?
♦	Не произошло ли каких-либо технических изменений, ускоряющих либо тормозящих развитие вашего бизнеса?
♦	Каково текущее положение ваших нынешних клиентов: предполагает ли оно, что клиенты будут покупать вашу продукцию? И будут ли покупать именно у вас?
♦	Не намерены ли вы начать выпуск новых видов продукции либо прекратить выпуск старой?
♦	Каковы тенденции развития рынка сбыта вашей продукции? Падает или повышается спрос?
Рис. 8.3. На первом этапе разработки плана финансовой деятельности компании Cummins Printing компоненты отчета представляются в процентном отношении от объема продаж
Ответы на подобные вопросы в совокупности с фактическими результатами прошедших лет дадут компании Cummins Printing разумные основания предполагать, что рост дохода от продаж в 2000 году будет несколько выше, чем в 1999 году. Специалисты Cummins считают, что для этого существуют следующие причины: увеличилась клиентура, сложились более мягкие экономические условия и была успешно проведена новая рекламная кампания.
Гпава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
179
На следующем этапе надо составить прогноз издержек, основываясь при этом на традиционном процентном показателе объема продаж и применив его к планируемой сумме дохода в 2000 году. Такой прогноз показан на рис. 8.4.
Рис. 8.4. Применение традиционного процентного показателя к планируемым результатам продаж в предварительном бюджете на 2000 год
Компоненты, подлежащие изменениям при изменении объемов продаж, имеют процентные показатели в столбце В. Другие составные части, например, товарно-материальные запасы на начало периода, арендная плата и амортизация, включаются в показатели наилучшей оценки в конце предшествующего периода.
До сих пор прогнозирование происходило вполне удовлетворительно, однако, изучив отчеты о доходах и расходах компании за 1997—1999 годы, мы видим тревожную тенденцию. Основную часть дохода Cummins Printing получает от тиражирования, а это зачастую требует наличия специального запаса бумаги. За три года своего существования Cummins Printing закупила бумаги в объемах, намного превосходящих потребности конкретного заказа. Это было сделано с целью снижения переменных издержек, поскольку более крупные закупки означают меньшие затраты на единицу продукции. Кроме того, компания рассчитывала, что клиент сделает еще заказ, на выполнение которого и будет использован остаток данного товарного запаса.
К сожалению, этого не произошло. Товарно-материальные запасы бумажной продукции Cummins Printing на протяжении всех трех лет неуклонно возрастали и уже превысили рост объема продаж (в денежном выражении). Обратите внимание, на рис. 8.3 показано, что товарно-материальные запасы к концу года возросли с $92 903 до $129 190 (другими словами, почти на 40%), тогда как объем продаж увеличился с $340 595 до $389 864 (т.е. всего на 11%). На рис. 8.4 показано, что, если не будут приняты меры, товарно-материальные запасы на конец 2000 года составят $136 425.
180
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Какое же влияние на предварительный баланс на 2000 год и планирование доходов и расходов Cummins Printing будет иметь изменение процедуры закупок?
Специалисты знают, что значительная часть объема их продаж связана со способностью компании предоставлять клиентам услуги по выполнению отдельных заказов. Сорок процентов заказов, полученных компанией, достались ей потому, что она была готова приобретать необходимые для выполнения специальных заказов запасы материалов, закупать материалы большими партиями и изменять цену, взимаемую с клиента.
Компания не может точно знать, когда ее клиенты намерены сделать следующие заказы (позволяющие Cummins Printing использовать уже приобретенные товарноматериальные запасы), но предполагает, что в определенный момент это случится. А тем временем остается лишь один выход: сократить объемы новых закупок товарноматериальных запасов до тех пор, пока заказы постоянных клиентов не позволят использовать уже имеющиеся запасы материалов. Такой шаг может привести к замедлению роста уровня товарно-материальных запасов.
Компании Cummins Printing следует предпринять меры по расширению клиентуры. Однако, если сократятся товарно-материальных запасы, это ограничит способность компании работать по специальным заказам новых клиентов. Таким образом, процесс сокращения имеющихся запасов компании до более управляемого уровня непременно приведет к понижению уровня объема продаж. Разумно ли такое решение?
Проведя исследования, компания Cummins Printing узнает, к какому результату приведет сокращение в 2000 году закупок запасов на 50%, по предварительным данным — с S197 951 до $98 976. Специалисты прогнозируют, что объем продаж снизится с $411 696 до $247 018. Большинство издержек, за исключением расходов на арендную плату помещения и амортизацию оборудования (они обычно не изменяются в зависимости от показателя продаж), сократятся пропорционально этому показателю. Планируемый результат показан на рис. 8.5 (предварительный отчет о доходах и расходах) и рис. 8.6 (предварительный баланс компании).
При сокращении закупок запасов вдвое объем продаж снизится на 40%, а чистый доход уменьшится на 92%, т.е. на $69 658. Это весьма значительные изменения финансового состояния предприятия. Для того чтобы снизить расходы на заработную плату в соответствии с сокращением продаж, придется уволить одного служащего — очень серьезный шаг в. области кадровой политики для такой небольшой компании, как Cummins Printings.
В общем и целом издержки будут превышать доходы, получаемые от исправления положения дел в товарно-материальных запасах компании. Именно такого итога можно ожидать, если текущее решение оказывает такое сильное влияние на методы, применяемые компанией в работе с клиентами.
Делать анализ с помощью Excel достаточно просто, намного проще, чем принимать отдельное бизнес-решение. Здесь задача заключается в создании рабочего листа, содержащего традиционные данные для отчета о доходах и расходах компании и баланса. После этого получить процентные показатели не составит большого труда. Например, чтобы получить значение — 100%, указанное в ячейке G4 (см. рис. 8.3), надо ввести следующую формулу:
=D4/$D$4
Затем следует скопировать эту формулу и вставить ее в ячейки G6:G11 и G13:G23. Абсолютная ссылка ($D$4) указывает, что знаменателем данной формулы всегда будет значение ячейки D4, а числитель будет изменяться в зависимости от того, в какую ячейку вставляется эта формула. Так, например, вставив ее в ячейку G6, вы получите следующую формулу:
=D4/$D$4
Глава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
181
Рис. 8.5. Предварительный отчет о доходах и расходах компании за 2000 год с учетом сокращения закупок товарно-материальных запасов и вызванного этим уменьшения объема продаж
Рис. 8.6. Предварительный баланс на 2000 год: в столбце Е отражено изменение дохода компании, произошедшее в результате сокращения объема продаж
182
Часть II. Финансовый контроль и планирование
SWc о в e т Клавиша <F4> обеспечивает удобный способ преобразования одного и_____ типа ссылки в другой. Если для создания формулы вы воспользуйтесь
мышью, то Excel применит тип относительной ссылки (например, D4) по умолчанию. Чтобы преобразовать ссылку в ячейке D3 в абсолютную (например, $D$4), необходимо выделить эту часть формулы в строке формул и нажать клавишу <F4>. Если нажать эту клавишу несколько раз, это приведет к циклическому изменению типа смешанной ссылки: D4, $D$4, $D4, а затем опять — D4. Это намного удобнее, чем использовать мышь или клавиатуру.
Чтобы получить значение, указанное в столбце F (см. рис. 8.3), введите в ячейку F4 следующую формулу:
=(B4+C4+D4)/($B$4+$C$4+$D$4)
После чего скопируйте и вставьте эту формулу в ячейки F13:F23. Существует еще одна версия данной формулы:
=CP3HA4(B6/$B$4;C6/$C$4;D6/$D$4)
Если скопировать вторую версию формулы и вставить ее в другие строки листа, она назначит значение, равное каждому из трех рассматриваемых в данном случае лет. Первая версия формулы присваивает большее значение году, в котором, например, расходы на рекламу в соотношении с продажами были больше.
После ввода этой формулы для проверки влияния изменений объемов продаж на издержки, чистый доход компании и сумму капитала, потребуется лишь изменить значения объема продаж. Поскольку все остальные категории отчета о доходах и расходах компании и ее баланса напрямую зависят от этого показателя, Excel будет изменять их соответственно.
Проведение анализа чувствительности
После создания в Excel предварительного отчета о доходах и расходах компании на следующий год, вы можете воспользоваться им для проведения анализа различных финансовых сценариев. Оценка возможных изменений в предварительных финансовых отчетах может помочь определить возможность и степень будущего риска. Рассматриваемый нами пример с компанией Cummins Printing продемонстрировал, что может случиться, если объем продаж снизится на 40%. Выводы в данном случае строятся на основе предположения о том, что большинство сумм расходов непременно изменятся в результате изменений в объемах продаж.
Однако представляется целесообразным внимательно рассмотреть также и само это предположение. Возможно, вам захочется спрогнозировать, какое влияние может оказать снижение в будущем году суммы выручки на 10% на чистый доход компании. Или вы, например, захотите узнать, сможете ли удержаться в своей рыночной нише, если один из ваших поставщиков повысит цены на 20%.
О—ссвет Чтобы вы могли иметь возможность подставлять различные варианты v	допущений в планы финансовой деятельности, Excel предлагает вос-
пользоваться средством Диспетчер сценариев. В главе 13, “Анализ чувствительности бизнес-ситуаций”, рассказывается подробно о том, как используется средство Диспетчер сценариев.
Если вам надо внести какое-либо единичное изменение в план финансовой деятельности, это удобнее сделать, внеся его непосредственно в изменяемую ячейку, а не тратить время на выполнение операции со средством Диспетчер сценариев.
Гпава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
183
Например, можно поменять значение ячейки С6 (см. рис. 8.4): =ОКРУГЛ(Вб*$В$1;0)
которое равняется $197 951, на:
=ОКРУГЛ(В6*$В$1*1,2;0)
которое указывает, что при повышении поставщиком цены на 20% запланированная сумма расходов на закупку товарно-материальных запасов составит $237 541. Результатом этого будет снижение объема чистого дохода с $75 861 до $36 271.
Это действие может дать вам намного больше информации, чем данные о том, что ваш чистый доход может сократиться почти на $40 000. Существует и другой способ прогнозирования изменений в сумме чистого дохода: принять во внимание, что повышение затрат на закупки товарно-материальных запасов приведет к снижению этого показателя на 52% (1х$36 271/$75 861). Все это доказывает, что чистая прибыль компании очень сильно зависит от цены поставок, — ваш доход практически полностью во власти цен ваших поставщиков.
Переходим от планов финансовой деятельности к составлению бюджета компании
Предварительный отчет о доходах и расходах компании можно преобразовать в бюджет компании на будущий год. Такой отчет представляет собой прогноз, а бюджет применяется для планирования, координации и управления операциями компании. Периоды времени, на которые составляется бюджет, могут варьироваться. В зависимости от таких факторов, как потребность в информации, структура сбыта (например, сезонные пики и падения в сравнении с тенденциями стабильного сбыта), операционные методы и финансовая структура, компания может разработать годовой, поквартальный или помесячный бюджеты.
Предположим, что компания Cummins Printing хочет составить поквартальный текущий бюджет на 2000 год, основанный на предварительном отчете о доходах и расходах на этот год. Такой поквартальный бюджет показан на рис. 8.7.
Квартальный бюджет, подобно плану финансовой деятельности, основывается на предположении о том, что основным фактором, влияющим на расходы предприятия, является объем продаж. Так получилось, что доходы обсуждаемой нами фирмы имеют несколько сезонный характер: традиционно 20% продаж приходится на первый квартал, 40% — на второй, 25% — на третий и 15% — на четвертый. Чтобы соответствующим образом распределить объем плановых годовых продаж по четырем кварталам, необходимо ввести следующие данные:
в ячейку СЗ:
=0,2*$В$3
в ячейку D3: =0г4*$В$3
в ячейку ЕЗ:
=0,25*$В$3
в ячейку F3: =0,15*$В$3
184
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Эти формулы распределяют общую сумму запланированного дохода по кварталам с учетом процентных показателей по каждому кварталу за предшествующие годы.
Уровень товарно-материальных запасов на начало каждого следующего квартала повторяет уровень Э1их запасов на конец предыдущего квартала.
Рис. 8.7. Поквартальный операционный бюджет компании Cummins Printing на 2000 год, составленный на основе плана финансовой деятельности
Закупки материалов в течение каждого квартала представляют собой функцию общей суммы плановых закупок на год и объема продаж по кварталам. Формула в ячейке С6 (закупки материалов в первом квартале) такова:
=$В6*С$3/$В$3
Данная формула представляет объем прогнозируемых закупок материалов на год (ячейка В6), распределенный пропорционально ежеквартальному процентному показателю продаж (ячейка СЗ) в объеме годовых продаж (ячейка ВЗ). Используя в формуле смешанные ссылки, копирование и вставку из ячейки С6 в ячейки D6.F6, можно преобразовать соответствующим образом ссылку на квартальные продажи ячейки СЗ к ячейкам D3:F3.
Товары, готовые к продаже, — это товарно-материальные запасы на начало квартала плюс закупки, осуществленные в течение данного квартала.
flpoi нозируемые товарно-материальные запасы на конец квартала основываются на сумме материалов, готовых к продаже, за вычетом суммы выручки. Выручка также является функцией продаж. Например, формула для определения количества товаров, готовых к продаже, представленная в ячейке С9, имеет вид:
=$В9*С$3/$В$3
Следующим планируется объем товарно-материальных запасов на конец квартала, который вычисляется по следующей формуле:
=С7-С9
Гпава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
185
Сумма валовой прибыли рассчитывается путем вычитания суммы выручки из суммы продаж. Например, запланированную валовую прибыль в первом квартале получаем с помощью следующей формулы:
=СЗ-С9
Ежеквартальные расходы предварительно оцениваются путем распределения годовых расходов пропорционально процентным показателям поквартальных продаж от общей суммы продаж. Так, например, расходы на рекламу в первом квартале можно предварительно рассчитать с помощью следующей формулы:
=$В12*С$3/$В$3
И опять-таки, при использовании смешанных ссылок эта формула может быть скопирована и вставлена в остаток диапазона С15:С19, после чего значения, содержащиеся в ячейках, будут откорректированы. Предполагается, что строки 13 и 14, содержащие показатели расходов на аренду помещения и износ оборудования, при изменении объема продаж остаются неизменными; они предварительно рассчитываются на основе самых последних данных (доступных на конец предшествующего периода).
Общие издержки получаются путем суммирования всех расходных статей каждого квартала, а сумма налогов предварительно оценивается как 25% от текущего дохода (валовая прибыль минус расходы). Чистый доход рассчитывается путем вычитания из суммы валовой прибыли суммы общих издержек и суммы налогов.
Теперь предположим, что компания Cummins Printing желает равномернее распределять свои операции по кварталам. Хотя показатели ежеквартальных продаж будут продолжать носить сезонный характер, существует возможность получить от клиентов в первом квартале предварительные сметы о планируемых заказах на второй, третий и четвертый кварталы. В этом случае можно ровнее сбалансировать рабочую загрузку предприятия, что позволит избежать дополнительных расходов на оплату сверхурочной работы во время самого напряженного второго квартала.
Согласно предварительной оценке специалистов Cummins Printing, эти дополнительные расходы в течение года составят около $10 000. На рис. 8.8 представлены результаты, которые можно достичь при более равномерном распределении рабочей загрузки по кварталам.
Во-первых, закупки товарно-материальных запасов, указанные на рис. 8.8, равномерно распределены между всеми четырьмя кварталами. Это сделано на основе предположения о том, что загрузка предприятия будет постоянной, вследствие чего восполнение товарно-материальных запасов также должно носить постоянный характер.
Во-вторых, запланировано снижение расходов по заработной плате с $99 630 до $90 000. Это означает, что специалисты компании хотят уменьшить расходы на выплату за выполнение сверхурочных работ. Кроме того, обратите внимание на то, что выплаты по заработной плате (см. рис. 8.8) — также постоянная величина для всех четырех кварталов. Это достигается с помощью изменения формулы в ячейке С17:
=$G17/4
Данная формула копируется и вставляется в ячейки D17:F17.
Выполнение таких корректировок приводит к нижеследующим результатам.
♦	В результате экономии выплат за выполнение сверхурочной работы чистый годовой доход возрастает на $7 223.
♦	Суммы чистого дохода по кварталам становятся менее равномерными. Это происходит потому, что валовой доход в каждом квартале остается неизменным, а поквартальные расходы снижаются, причем во втором квартале — весьма значительно — почти на 25%.
186
Часть II. Финансовый контроль и планирование
ь
а Примечание
Большинство вычислений измененных итогов 2000 года, указанных в столбце G, представляют собой не что иное, как сумму поквартальных показателей. К вычислениям товарно-материальных запасов это, однако, не относится: за начальную сумму товарно-материальных запасов берется сумма начальных товарных запасов первого квартала, а в качестве показателя уровня запасов на конец отчетного периода — данный показатель на конец четвертого квартала. Ценой реализации является сумма уровня запасов на начало отчетного периода и закупок. А выручка представляет собой разницу между ценой и стоимостью товарно-материальных запасов на конец отчетного периода.
Рис. 8.8. Поквартальный текущий бюджет компании Cummins Printing на 2000 год, составленный с учетом сбалансированной рабочей загрузки предприятия с целью более равномерного распределения расходов по заработной плате
Приведенный выше пример иллюстрирует, каким образом можно применить текущий бюджет для планирования и составления графика расходов, что в конечном итоге приведет к повышению доходности вашей компании. Как мы убедились, простое сокращение издержек на покрытие расходов по оплате сверхурочной работы служащих может привести к весьма ощутимому повышению чистого дохода предприятия.
Однако может оказаться удобным распределять чистый доход не только на основании доли продаж, выраженной в процентах. Предположим, что компания Cummins Printing получила большой заем, который должна погасить в конце второго квартала. При более равномерной сбалансированности рабочей загрузки чистый доход на конец второго квартала повысится с 62% от суммы годового чистого дохода до 67% от этого же показателя. Однако компании Cummins Printing необходимо иметь эту дополнительную сумму раньше, чтобы воспользоваться ею для погашения займа.
"лава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
187
Это, конечно, не единственный пример получение прибыли как результата преобразования плана финансовой деятельности предприятия в текущий бюджет. Например если специалисты планируют, что доход компании в течение следующего года повысится на 10%, то следовало бы определить конкретные цели для каждой номенклатуры продукции на каждый квартал, а то и на каждый месяц. Окончательное повышение может произойти только в декабре, что, вероятнее всего, окажет значительное влияние на экономическое состояние компании, поскольку в результате этого повышения могут произойти изменения состояния таких важнейших экономических показателей, как баланс денежных поступлений за декабрь, уровень товарно-материальных запасов, штат сотрудников предприятия др. Можно сказать, что составление бюджета — это процесс преобразования планов финансовой деятельности в планы, способные помочь управлять компанией и максимально увеличивать ее доходы.
Сравнение фактических результатов с перспективными оценками поможет определить, действительно ли компания движется в правильном направлении по пути достижения основных целей хозяйственной деятельности и выполнения задач, намеченных этими финансовыми прогнозами. Сопоставление бюджетов поможет сосредоточить внимание на основных возможностях и препятствиях, встречающихся на этом пути Например, если поставщик значительно повышает цены на свои товары, то вы, скорее всего, захотите подыскать другого. Увеличение спроса на продукцию предприятия приведет к тому, что нужно будет повысить продажную цену или внести изменения в график движения запасов. Таким образом, бюджет может служить сигнальным средством для принятия текущих финансовых решений.
Приведение бюджета в соответствие с бизнес-планом
Циклы планирования крупных компаний обычно весьма обширны. Сначала вышестоящее руководство разрабатывает многолетние бизнес-планы, затем менеджеры составляют текущие планы достижения стратегических целей предприятия, после чего для определения количества и качества этих планов создаются предварительные отчеты с финансовой деятельности. И, наконец, на основе предварительных отчетов о финансовой деятельности разрабатываются бюджеты.
Обычно используется три вида бюджетов.
♦	Оперативные бюджеты служат для планирования доходов и расходов с целью обеспечения достижения запланированного уровня чистого дохода.
♦	Кассовые бюджеты прогнозируют денежные поступления и выплаты в определенный период времени. Кассовые бюджеты помогают определить, следует ли заняться поиском инвестиций извне либо каких-либо других источников внешнего финансирования.
♦	Бюджеты капиталовложений представляют запланированные программы капиталовложений (либо прирост фиксированных активов) в течение определенного периода
В процессе составления бюджетов скрывается множество ловушек. Один из примеров — трата слишком большого количества времени на рассмотрение возможных результатов множества сценариев, различия между которыми совсем незначительны. Такие действия обременительны и не слишком повышают качество анализа. Другая ловушка заключается в том, что вы можете позволить проблемам бюджета отвлечь ваше внимание от основных задач хозяйственной деятельности. Следует помнить, что составление бюджета является не целью, а средством. Требуется также постоянно следить за выполнением бюджета. При правильном использовании бюджетов, они могут обеспе
188
Часть II. Финансовый контроль и планирование
чить компании пути планирования, координирования и управления ее деятельностью, тогда как неправильное применение может привести к пустой трате времени и отвлечению внимания от основных направлений развития вашего предприятия.
В том случае, если возникает потребность в планах на период, превышающий один год, очень удобны многолетние бизнес-планы и предварительные отчеты о финансовой деятельности. Например, бизнес-планы полезны, когда стоит вопрос о том, следует или нет продолжать инвестировать средства в конкретное предприятие; или надо узнать прогноз доходов, которые предполагают получить от определенного вида продукции в течение последующих пяти лет. Долговременные прогнозы зачастую оказывают большое влияние на текущие и финансовые планы. Финансовые планы должны простираться за пределы наиболее значимого периода планирования вашего бизнеса.
Резюме
Из этой главы вы узнали, каким образом можно использовать имеющиеся данные для составления прогнозов будущих доходов и расходов на основе показателя степени объема продаж. Это поможет вам в разработке планов финансовой деятельности и балансов компании. Планы финансовой деятельности позволяют исследовать, какое влияние могут оказать изменения условий (либо некоторых аспектов ваших доходов и расходов) на операции и прибыль предприятия.
Текущий бюджет, помогающий планировать и управлять методами ведения бизнеса, основывается на планах финансовой деягельности. Бюджетом можно воспользоваться для разбиения операций и финансовых средств по значимым временным отрезкам, например месяцам или кварталам. Это даст вам дополнительную возможность предвидеть, каким образом изменения —запланированные вами либо навязанные обстоятельствами — могут сказаться на финансовой картине предприятия.
Основным аспектом всего этого процесса является качество прогнозов. В главе 9, "Прогнозирование и перспективные оценки”, рассказывается о том, как можно использовать Excel для создания наиболее точных финансовых прогнозов.
'лава 8. Составление бюджета компании и циклы планирования
189
Глава 9
Прогнозирование и перспективные оценки
В этой главе...
О Для начала убедитесь, что ваша базовая линия действительно хороша	191
О Прогнозы с применением метода скользящего среднего	192
О Прогнозирование с помощью функций регрессии Excel	197
О Прогнозирование с использованием функции экспоненциального сглаживания 206
0 Использование метода Бокса-Дженкинса АСС: когда нельзя применить встроенные функции Excel	213
ля оценки будущих доходов на основе показателей прошедших периодов используют метод прогнозирования. При этом возникает необходимость в оценке некоторых количественных характеристик, например, таких как распределение издержек и количество служащих.
К сожалению, многие компании слишком импровизируют при составлении прогнозов доходов и не используют новых эффективных способов прогнозирования при планировании своей хозяйственной деятельности. С помощью Excel можно прогнозировать изменения многих переменных величин, если, конечно, у вас есть приемлемая базовая линия для составления прогноза.
♦	Если ваш бизнес связан с телекоммуникациями, то вы, вероятно, станете прогнозировать ширину полосы частот, необходимую для обеспечения качественной связи ваших пользователей с удаленными компьютерными системами.
♦	Если вы управляете определенной производственной линией, то наверняка будете прогнозировать количество единиц продукции, которое предполагаете продать. Такой вид прогноза способен помочь определить ресурсы, необходимые для поддержания деятельности, например, такие как установка оборудования, складские помещения и обеспечение технического обслуживания.
190
Часть IL Финансовый контроль и планирование
♦	Если вы являетесь менеджером отдела по обслуживанию клиентов, то для вас очень важно иметь возможность прогнозировать увеличение количества клиентов. На основании такого прогноза вы можете, например, принять решение о том, что необходимо изменить штат сотрудников, чтобы обеспечить новые потребности фирмы.
Прочитав эту главу, вы узнаете, какие элементы должны составлять основу для создания успешного прогноза. Здесь вы также найдете информацию о различных методах использования данных базовой линии для разработки прогнозов, об их преимуществах и недостатках, а также о том, как выбрать из них наиболее приемлемые для вас.
Для начала убедитесь, что ваша базовая линия действительно
хороша
Базовая линия представляет собой числовое выражение результатов наблюдений, проводимых на протяжении длительного периода времени. С точки зрения прогнозирования, существует четыре важнейших характеристики базовых линий.
♦	Базовая линия включает в себя результаты наблюдений — начиная самыми ранними и заканчивая последними.
♦	Все временные периоды базовой линии имеют одинаковую продолжительность. Не следует смешивать данные, например, за один день со средними трехдневными показателями. На практике незначительные отклонения можно игнорировать. Например, в феврале и марте разное количество дней, однако эта незначительная разница в два—три дня обычно не учитывается в базовых линиях, построенных на основе ежемесячных результатов наблюдений.
♦	Наблюдения фиксируются в один и тот же момент каждого временного периода. Например, при составлении базовой линии на основе еженедельных результатов, следует фиксировать данные только в один и тот же день недели.
♦	Пропуск данных не допускается. Пропуск даже одного результата наблюдений нежелателен при прогнозировании, поэтому, если в ваших наблюдениях отсутствуют результаты за незначительный отрезок времени, постарайтесь восполнить их хотя бы приблизительными данными.
Если ваша базовая линия отвечает всем четырем вышеупомянутым требованиям, то у вас гораздо больше шансов составить точный прогноз.
SWcobbt Приемлемым и быстрым способом приблизительно определить отсут-ствующие данные в базовой линии является вычисление среднего значения результатов наблюдений за предшествующий пропущенному отрезку период и непосредственно следующий за ним. Например, если значение ячейки А5 пропущено, можно ввести в ячейку А5 следующее: =СРЗНАЧ(А4;А6)	'	а
Для использования некоторых инструментов прогнозирования Excel необходимо, чтобы результаты наблюдений в базовой линии располагались вертикально, т.е. в виде столбцов. Поэтому вполне логично, что в примерах, приведенных в данной главе, базовые линии расположены именно таким образом, а не горизонтально.
лава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
191
Адрес Кроме данных о самой базовой линии, вам также необходимо выбрать
метод составления прогноза. Excel предлагает три основных подхода к этому процессу: подход с применением скользящего среднего, регрессии и сглаживания. В данной главе описывается также и четвертый подход метод Бокса-Дженкинса, который реализован в модуле VBA. Его можно загрузить с Web-узла по адресу: http://www. williamspublishing. corn.
Прогнозы с применением метода скользящего среднего
Метод скользящего среднего применять достаточно несложно, однако он слишком прост для создания точного прогноза. При использовании этого метода прогноз любого периода представляет собой не что иное, как получение среднего показателя нескольких результатов наблюдений временного ряда. Например, если вы выбрали скользящее среднее за три месяца, прогнозом на май будет среднее значение показателей за февраль, март и апрель. Выбрав в качестве метода прогнозирования скользящее среднее за четыре месяца, вы сможете оценить майский показатель как среднее значение показателей за январь, февраль, март и апрель.
Вычисления с помощью этого метода довольно просты и достаточно точно отражают изменения основных показателей предыдущего периода. Иногда при составлении прогноза они эффективнее, чем методы, основанные на долговременных наблюдениях. Например, вы составляете прогноз объема продаж давно и хорошо освоенной вашим предприятием продукции, причем средний показатель объема за последних несколько лет составляет 1000 единиц. Если ваша компания планирует значительное сокращение штата торговых агентов, логично предположить, что среднемесячный объем реализации б\-дет сокращаться, по крайней мере на протяжении нескольких месяцев.
Если для прогнозирования объема продаж в будущем месяце вы воспользуетесь средним значением данного показателя за последние 24 месяца, то, вероятно, получите результат, несколько завышенный по сравнению с фактическим. Но если прогноз будет составлен на основании данных всего лишь за три последних месяца, то он намного точнее отразит последствия сокращения штата торговых агентов. В данном случае прогноз будет отставать по времени от фактических результатов всего на один-два месяца, как это показано на рис. 9.1.
Разумеется, это происходит потому, что при применении скользящего среднего за три последних месяца каждый из трех показателей (за этот временной период) отвечает за одну треть значения прогноза. При 24-месячном скользящем среднем показатели этих же последних месяцев отвечают только за 1/24 часть значения прогноза.
Таким образом, чем меньше число результатов наблюдений, на основании которых вычислено скользящее среднее, тем точнее оно отражает изменения в уровне базовой линии.
Л Анализ ситуации: обслуживание 1	н а л и з _	__
'сmVi/j/umи клиентов
Предположим, вы — менеджер отдела обслуживания клиентов фирмы, специализирующейся на разработке программного обеспечения. На днях вы получили от внештатной сотрудницы сообщение по электронной почте, в котором она известила вас, что в последнее время ей постоянно звонят клиенты с жалобами на новые программы вашей фирмы. Вы просите ее зарегистрировать все жалобы, поступающие в течение двух недель и сообщить вам результаты.
192
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Полученный по истечении этого времени отчет включает ежедневное количество звонков с жалобами на конкретный программный продукт. Эти данные вы вводите в рабочий лист Excel, расположив их в ячейках А1:А10, как показано на рис. 9 2. Чтобы понять, существует ли какая-либо определенная тенденция поступления жалоб, вы создаете на основе средних данных о полученных звонках скользящее среднее (см. рис. 9.2).
Исходные данные
Скользящее среднее Среднее
Рис. 9.1. Скользящее среднее объема продаж за три месяца позволяет отслеживать фактический объем продаж с большей точностью, нежели аналогичные наблюдения, но за длительный период времени
Вы решаете воспользоваться трехдневным скользящим средним. Почему за трехдневный период? Ответ на этот вопрос таков: скользящее среднее за меньший период может не отразить тенденцию, а за более продолжительный период слишком сгладит ее. Одним из способов создания скользящего среднего в Excel является прямое введение формулы. Таким образом, чтобы получить трехдневное скользящее среднее количества телефонных звонков, вы вводите:
=СРЗНАЧ(А1:АЗ)
в ячейку В4, а затем с помощью средства Автозаполнение копируете и вставляете эту формулу в ячейки В5:В10 (см. рис. 9.2). В данном случае (и это видно из рисунка) показатель скользящего среднего действительно имеет тенденцию к увеличению, поэтому поставьте в известность о тревожной ситуации руководство отдела тестирования продукции вашей компании.
Глава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
193
Рис. 9.2. Прогнозы с использованием скользящего среднего приводят к потере некоторых данных в начальном периоде базовой линии
wWc о в е т При использовании средства Автозаполнение для горизонтального или вертикального перетаскивания выбранной ячейки или диапазона ячеек, надо установить указатель в маркер заполнения, который представляет собой маленький квадратик в нижнем правом углу выбранного диапазона.
Составление прогнозов с помощью надстроек скользящего среднего
Другим способом применения скользящего среднего является использование надстройки Пакет анализа. Установить эту надстройку можно следующим образом.
1.	Выберите команду Сервис^Надстройки.
2.	Появится диалоговое окно Надстройки. Установите флажок Пакет анализа и щелкните на кнопке ОК.
3.	При необходимости активизируйте рабочий лист, содержащий данные о вашей базовой линии.
4.	В меню Сервис вы обнаружите новую команду Анализ данных. Выберите команд} Сервис^ Анализ данных.
5.	Появится диалоговое окно Анализ данных, в котором содержатся все доступные функции анализа данных. Из списка выберите инструмент анализа Скользящее среднее и щелкните на кнопке ОК.
6.	Появится диалоговое окно Скользящее среднее, как на рис. 9.3.
194
Часть II. Финансовый контроль и планирование
7.	В поле Входной интервал введите данные о вашей базовой линии либо укажите диапазон в рабочем листе, ссылка на него появится в этом поле.
8.	В поле Интервал введите количество месяцев, которые хотите включить в подсчет скользящего среднего.
9.	В поле ввода Выходной интервал введите адрес ячейки, с которой хотите начать выход (либо просто щелкните на этой ячейке в рабочем листе).
10.	Щелкните на кнопке ОК.
Рис. 9.3. Диалоговое окно Скользящее среднее позволяет определить период наблюдений, входящих в каждое среднее значение
Excel выполняет вместо вас работу по внесению значений в формулу для вычисления скользящего среднего. Значения скользящего среднего начинаются со значений #Н/Д, которые равны значению указанного вами интервала минус один. Это делается из-за недостаточного количества данных для вычисления среднего значения нескольких первых результатов наблюдений. На рис. 9.4 показан результат вычисления скользящего среднего для данных, приведенных на рис. 9.1, с интервалом в 3 периода.
Как выполнить вычисления с использованием скользящего среднего Excel
Как правило, прогноз с применением скользящего среднего рассматривается как прогноз на период, непосредственно следующий за периодом наблюдения. Например, вы вычисляете скользящее среднее доходов от продаж по результатам трех месяцев, и последние данные наблюдении в базовой линии включают результаты за январь, февраль и март. Среднее значение этих трех данных обычно считаются скользящим средним для апреля, т.е. первого месяца, непосредственно следующего за результатами наблюдения.
Однако надстройка для вычисления скользящего среднего (линия тренда) связывает прогноз с конечными результатами наблюдений в конкретном среднем значении. Сравните, например, рис. 9.1, на котором скользящее среднее получено путем введения формул непосредственно в рабочий лист, с рис. 9 4, составленным с помощью надстройки для вычисления скользящего среднего. Заметьте, что каждый показатель скользящего среднего на рис. 9.4 сдвинут на одну позицию по сравнению с рис. 9.1. Это значит, что в данном примере прогнозом для третьего периода является значение 550, т.е. первое вычисленное скользящее среднее.
Нелогично рассматривать некое число в качестве прогноза на период, на основе которого составлялся этот прогноз. В стандартной интерпретации значение 550 является прогнозом не на третий, а на четвертый месяц.
Гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
195
Удобнее всего вводить формулы вручную. Однако существует и другое решение: когда будет вычислено скользящее среднее, выделите все эти значения и сместите их на одну строку листа вниз. Это действие присоединит прогнозы именно к тем периодам, с которыми они связаны.
Рис. 9.4. Скользящее среднее сглаживает смещения базовой линии, лежащей в его основе
с о в е т Если вы решили составить график с помощью средства Вывод графика, расположенного в диалоговом окне Скользящее среднее, то график разместит данные прогноза так же, как в рабочем листе. Сдвинув значения рабочей таблицы на одну строку вниз, отредактируйте ряд прогноза, щелкнув на нем, и замените в поле формулы первую строку ряда на предшествующую ей строку. Например, замените формулу:
=РЯД(Прогноз,;; Рис9,4! $В$2:$В$25; 2)	.
нау-х  Лх\ л-	•
=РЯД(Прогноз;;Рис9.4!$В$1:$В$25;2).
Составление прогнозов скользящего среднего с помощью диаграмм
Вы можете изменить форму представления информации, создав график, в котором данные базовой линии используются для того, чтобы продемонстрировать линию тренда скользящего среднего. Однако при этом может возникнуть проблема: на графике не показаны фактические числовые значения скользящего среднего. Кроме того, у него есть
196
Часть II. Финансовый контроль и планирование
еще один недостаток, о котором мы уже упоминали раньше: прогноз создается на один временной период раньше. Причем в этом случае вы не сможете исправить ситуацию, так как не существует возможности изменить расположение линии тренда графика.
Если эти недостатки вам не слишком мешают, то можете вычислить скользящее среднее, выполнив следующие действия.
1.	Выделите данные своей базовой линии.
2.	Щелкните на кнопке Мастер диаграмм, расположенной на стандартной панели инструментов, либо выберите команду Вставка^Диаграмма.
3.	На первом шаге выберите тип диаграммы Г рафик и щелкните на кнопке Далее.
4.	На втором шаге работы средства Мастер диаграмм проверьте правильность ссылок на ячейки базовой линии и щелкните на кнопке Далее.
5.	На третьем шаге выберите параметры графика, включающий как линии, так и маркеры. Щелкните на кнопке Далее.
6.	На последнем, четвертом, шаге работы мастера определите местоположение диаграммы: на отдельном или имеющемся листе. Щелкните на кнопке Готово.
7.	Если вы решили вставить диаграмму непосредственно в рабочий лист, щелкните на диаграмме, чтобы активизировать ее.
8.	Щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных диаграммы и из появившегося контекстного меню выберите команду Добавить линию тренда.
9.	В появившемся диалоговом окне Линия тренда щелкните на вкладке Тип. Выберите линию тренда Линейная фильтрация, а затем — необходимые периоды с помощью счетчрка Точки. Период — это количество наблюдений, которое включается в любое вычисление скользящего среднего.
10.	Щелкните на кнопке ОК.
Закончив выполнение вышеперечисленных действии, вы увидите на графике линию тренда скользящего среднего (вместе с фактическими данными наблюдений), как это показано на рис. 9.5. Первых несколько показателей скользящего среднего отсутствуют по той же причине, по которой средство Скользящее среднее возвращает вместо этих показателей #Н/Д. Дело в том, что скользящее среднее, включающее данные трех предшествующих наблюдений, не может быть вычислено до тех пор, пока не будет закончено наблюдение за третьим периодом.
Прогнозирование с помощью функций регрессии Excel
Простое скользящее среднее является быстрым, но довольно неточным способом выявления общих тенденций временного ряда (вас такие данные вряд ли удовлетворят!). Если вы достаточно разобрались с примерами составления прогнозов на основе скользящего среднего, то, очевидно, обратили внимание на то, что они не дают прогноза выходящего за пределы, в которых данные уже известны. Передвинуть Пэаницу оценки в будущее по временной оси можно с помощью одной из функций регрессии Excel.
Каждый из методов регрессии оценивает взаимосвязь между фактическими данными наблюдений и другими параметрами, которые зачастую являются показателями того, когда были сделаны эти наблюдения. Это могут быть как числовые значения каждого результата наблюдения во временном ряду, так и дата наблюдения.
гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
197
Скользящее среднее Базовая линия
Ш Miciosoh f иге» - ChaplH xk	О
231	201
241	ЕЗЗ.
... HF
'	'	г \	V'' '• v:4-‘. -•*<	,......... .• ::I ••"•' . 	u ’ f!' f *'( < ?.- < $ •’. «"( . £<и'мСл	/<# £ < ^’ЧчМч
Готово :'Г:-Г^г'. Г-г" ’ F Ч?"Х Г\. .ГГ х г ГЯгг:': I'^rr^	|:.ГН1- > Ч ^WUMM^kW -п
Рис. 9.5. Поскольку скользящее среднее базируется на данных предыдущих наблюдений, они имеют тенденцию запаздывать по сравнению с изменениями в базовых линиях, лежащих в их основе
Составление линейных прогнозов: функция ТЕНДЕНЦИЯ
Использование функции рабочего листа ТЕНДЕНЦИЯ — это самый простой способ вычисления регрессионного анализа. Предположим, результаты ваших наблюдений внесены в ячейки А1:А10, а дни месяца расположены в ячейках В1:В10, как на рис. 9.6. Выделите ячейки С1:С10 и введите следующую формулу, используя формулу массива:
^ТЕНДЕНЦИЯ(Al:А10;В1:В10)
и вы получите результат, показанный на рис. 9.6.
Для ввода формулы массива <Ctrl+Shift+Enter>.
нажмите комбинацию клавиш
Рассматривая данный метод прогнозирования, следует обратить особое внимание на следующие моменты.
♦ Каждый результат в ячейках С1:С10 получается на основе одной и той же формулы массива, внутри которой “спрятано” более сложное выражение. В данном случае формула имеет следующий вид:
Ячейка С1: = 9,13 + 0,61*1
198
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Ячейка С2: = 9,13 + 0,61*2
Ячейка СЗ: = 9,13 + 0,61*3
Значение 9,13 представляет собой длину отрезка, отсекаемого на оси ординат линией прогноза, т.е. значение прогноза в начальный момент. Значение 0,61 равно угловому коэффициенту линии прогноза, другими словами, значения прогноза изменяются в результате изменений дат проведения наблюдений.
Рис. 9.6. Функция ТЕНДЕНЦИЯ прогнозирует базовую линию результатов наблюдении на основе некоторых переменных
♦	Поскольку все значения прогноза составляются на основе одних и тех же показателей отрезка, отсекаемого на оси ординат, и углового коэффициента, прогноз не отражает происходящих изменений во временном ряду. Например, данные ряда резко изменяются между восьмым (10) и девятым результатами наблюдений (16). Это изменение влияет на все значения прогноза, даже значение прогноза временного отрезка (2), хотя и располагается на шесть результатов наблюдений раньше, чем это изменение фактически произошло.
♦	В данном примере функция ТЕНДЕНЦИЯ вычисляет прогноз, основанный на связи между фактическими результатами наблюдений и числами 1—10, которые могут отражать либо первых десять дней месяца, либо первых десять месяцев года. Excel выражает первый аргумент как аргумент известные-значения-у функции ТЕНДЕНЦИЯ, а второй — как аргумент функции известные-значения-х.
Уже упоминалось, что регрессивный анализ позволяет производить перспективную оценку более удаленного будущего. Однако регрессивный прогноз, пример которого приведен на рис. 9.6, распространяется за пределы данных самого последнего фактического
Гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
199
наблюдения. Но на практике желательно составить прогноз хотя бы на первый, следующий за этим, период временного ряда (т.е. на тот, для которого еще нет результатов наблюдения). Дальше описывается, как это можно сделать с помощью функции ТЕНДЕНЦИЯ.
St с пнет Если вы предлагаете функции ТЕНДЕНЦИЯ только первый аргумент — из-J	вестные-значения-у, то Excel считает, что второй аргумент— извест-
ные-значения-х— представляет собой ряд, начинающийся с 1 и заканчивающийся числовым значением известные-значения-у, указанным вами. Если принять, что числа 1-20 расположены в ячейках В1:В20, то две нижеприведенные формулы будут эквивалентны: *
: =ТЕНДЕНЦИЯ(Al: А20)' ’ л й" ^=ТЕНДЕНЦИЯ(А1 :А20;В1 :В20)
Применяя данные рабочего листа, представленные на рис. 9.6, введите в ячейку ВИ число 11, а в ячейку Cl 1 — следующее:
^ТЕНДЕНЦИЯ(А1:А10;В1:В10;В11)
На рис. 9.7 продемонстрированы описанные выше действия. Первый аргумент — А1:А10 — определяет данные наблюдений базовой линии (известные-значения-у)\ второй аргумент — В1:В10 — определяет временные моменты, в которые эти данные были получены (изеестные-значения-х). Значение II в ячейке В11 является новым-значением-х и определяет время, которое связывается с перспективной оценкой.
Рис. 9.7. С помощью функции ТЕНДЕНЦИЯ можно прогнозировать значения периода, выходящего за пределы конца базовой линии
200
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Формула фактически говорит о следующем: “Если известно, каким образом у-значения в диапазоне А1:А10 соотносятся с х-значениями в диапазоне В1:В10, то какой результат у-значения мы получим, зная новое х-значение временного момента, равное 11?”. Полученное значение 15,87 является прогнозом на основе фактических данных на пока еще не наступивший одиннадцатый временной отсчет.
'Йксонвт Введя в ячейку В11 большее значение, вы сможете спрогнозировать V	данные более позднего временного момента, чем непосредственно
следующий за текущим. Предположим, что результаты наблюдений в ячейках А1:А10 отражают ежемесячные объемы продаж с января по октябрь 1998 года. В этом случае число 24, введенное в ячейку В11, будет определять двадцать четвертый месяц, т.е. декабрь 1999 года. Выполняя вычисления с помощью функции ТЕНДЕНЦИЯ, получаем результат 23,8, который и будет отражать прогнозируемый объем продаж на декабрь 1999 года, полученный на основе фактических результатов наблюдений за пери щ с января по октябрь 1998 года.
Кроме того, существует возможность одновременного прогнозирования данных для нескольких новых временных моментов. Например, введите числа 11—24 в ячейки В11:В24, а затем выделите ячейки С11:С24 и введите с помощью формулы массива следующее:
=ТЕНДЕНЦИЯ(А1:А10;В1:В10;В11;В24)
Excel вернет в ячейки С11:С24 прогноз на временные моменты с 11 по 24 Данный прогноз будет базироваться на связи между данными наблюдений базовой линии диапазона А1:А10 и временными моментами базовой линии с 1 по 10, указанными в ячейках В1:В10.
Составление нелинейного прогноза: функция РОСТ
Функция ТЕНДЕНЦИЯ вычисляет прогнозы, основанные на линейной связи между результатом наблюдения и временем, в которое это наблюдение было зафиксировано. Предположим, что вы составляете линейный график данных, на вертикальной оси которого отмечаете результаты наблюдений, а на горизонтальной фиксируете временные моменты их получения. Если эта взаимосвязь носит линейный характер, то линия на графике будет либо прямой, либо слегка наклоненной в одну или другую сторону, либо горизонтальной. Это и будет лучшей подсказкой о том, что взаимосвязь являезся линейной, и поэтому в данном случае функция ТЕНДЕНЦИЯ —- самый удобный способ регрессивного анализа.
Однако, если линия резко изгибается в одном из направлении, то это означает, что взаимосвязь показателей носит нелинейный характер. Существует большое количество типов данных, которые изменяются во времени нелинейным способом. Некоторыми примерами таких данных являются объем продаж новой продукции, прирост населения, выплаты по основному кредиту и коэффициент удельной прибыли. В случае нелинейной взаимосвязи функция Excel РОСТ поможет вам получить более точную картину направления развития вашего бизнеса, чем при использовании функции ТЕНДЕНЦИЯ.
Гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
201
зии Анализ ситуации: книжная торговля
Представим, что менеджер по закупкам отдела “Книга-почтой” недавно разослал клиентам новый каталог, рекламирующий роман, получивший очень высокую оценку критиков. Менеджер считает, что следует заранее заказать дополнительное количество экземпляров, чтобы не оказаться в ситуации, когда книга закончится раньше, чем перестанут приходить заявки на нее, менеджер начал отслеживать ежедневные заказы на роман, и регистрировать объемы продаж, как это показано на рис. 9.8.
Рис. 9.8. Функция РОСТ очень удобна при прогнозировании нелинейных базовых линий
На рис. 9.8 демонстрируется, каким образом фактические и прогнозируемые данные фиксируются в стандартном линейном графике. Поскольку линия имеющихся в наличии товаров резко изгибается вверх, менеджер принимает решение составить прогноз с использованием функции РОСТ. Как и при использовании функции ТЕНДЕНЦИЯ, пользователь в данном случае может генерировать прогнозы, просто подставляя новые-значения~х. Чтобы спрогнозировать результаты 11 — 13 недель, следует ввести эти числа в ячейки В12: В14, а затем с помощью формулы массива в диапазон ячеек С2:С14 ввести следующее:
=РОСТ(А2:А11;В2:В11;В2:В14)
В ячейках С12:С14 приведены значения предварительной оценки количества заказов, которое может ожидать менеджер в последующие три недели при условии, что текущая тенденция роста останется неизменной. Однако следует учитывать, что такой оптимистичный прогноз на практике, вероятно, претерпит определенные изменения. Если при вычислении прогноза количество планируемых заказов превысит количество клиентов, от него, скорее всего, следует просто отказаться.
202
Часть II. Финансовый контроль и планирование
В случаях, когда вы имеете дело с очень резким ростом, как это показано на рис. 9.8. удобнее оперировать не самими данными наблюдений, а логарифмами этих показателей. Например, экспоненциальный рост можно представить в виде прямой, используя логарифмическую шкалу для вертикальной оси графика. На рис. 9.9 показано, как данные по отделу "Книга-почтой” выглядят в линейном графике, шкала вертикальной оси которого представлена логарифмическими значениями.
Рис. 9.9. Логарифмическая зависимость экспоненциального роста заказов в книжной торговле зачастую более удобна для интерпретации, чем стандартный линейный график
А что было бы, если бы в вышеприведенном примере вместо функции РОСТ использовалась функция ТЕНДЕНЦИЯ? В этом случае, поскольку аргумент цзвестные-значения-х носит линейный характер, функция ТЕНДЕНЦИЯ выдаст линейные значения. Из рис. 9.10 видно, что ряд ТЕНДЕНЦИЯ в столбце С описывает прямую графика; кривая РОСТ намного точнее отражает тенденцию первых десяти результатов наблюдений, чем линия ТЕНДЕНЦИЯ.
И все же в функции РОСТ нет ровным счетом ничего магического — просто она является очень удобным способом получения специфических логарифмических результатов. Натуральный логарифм не описывает всех нелинейных рядов — он может спрогнозировать квадратичный тренд или даже кубический. В таких случаях следует чаще прибегать к помощи функции ТЕНДЕНЦИЯ, поскольку при этом обеспечивается лучший контроль над вашими прогнозами.
На рис. 9.11 показан пример того, каким образом функция ТЕНДЕНЦИЯ используется для получения результатов, идентичных результатам, полученным при применении функции РОСТ. В ячейках С2:С14 используется следующая формула'
=ЕХР(ТЕНДЕНЦИЯ(LN(В2:В11);А2:А11;А2:А14))
Гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
203
РОСТ
I
ТЕНДЕНЦИЯ Базовая линия
Рис. 9.10. Линия тренда, построенная с помощью функции РОСТ, дает на основе нелинейной базовой линии намного более точный прогноз, чем линия тренда, построенная с помощью функции ТЕНДЕНЦИЯ
Рис. 9.11. Для трактовки нелинейных связей любого типа можно вместо функции ТЕНДЕНЦИЯ использовать функцию РОСТ
204
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Заметьте, что эти значения идентичны полученным с помощью функции РОСТ и при графическом отображении на линейном графике представляют такую же кривую.
На практике бывает лучше воспользоваться не функцией РОСТ, а функцией ТЕНДЕНЦИЯ, даже когда базовая линия носит нелинейный характер.
Регрессивный анализ с помощью диаграмм
Иногда возникает необходимость провести регрессивный анализ непосредственно на графике, без введения в рабочий лист значений для прогноза. Это можно сделать с помощью графической линии тренда методом, во многом сходным с методом получения прогноза с применением скользящего среднего на основе графика.
Постройте диаграмму на основе данных, содержащихся в ячейках А2:А25 (рис. 9.12).
Линия тренда
Базовая линия	Прогноз
Рис. 9.12. С помощью линий тренда можно создавать прогнозы, основанные на регрессии, непосредственно на диаграмме
Щелкнув мышью на диаграмме, вы получите возможность ее редактировать Щелкните правой кнопкой мыши на ряде нужных данных для его выбора. После этого выполните следующие действия.
1.	Выберите из контекстного меню команду Добавить линию тренда.
2.	Выберите тип линии тренда Линейная
3.	Щелкните на вкладке Параметры.
4.	В поле Вперед на введите количество желаемых периодов, на протяжении которых линия тренда будет проложена вперед.
Гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
205
5.	При желании, можете установить флажок показывать уравнение на диаграмме. В результате уравнение для прогноза разместится на графике в виде текста. Excel может расположить уравнение таким образом, что оно перекроет некоторые данные графика или линии тренда (либо, частично, само уравнение). В этом случае выделите уравнение, щелкнув на нем мышью, а затем перетащите его в другое, более удобное место.
6.	Щелкните на кнопке ОК.
В отличие от линии тренда Скользящее среднее, с помощью линии тренда Линейная можно вернуть значения прогноза и, если специально указано, показать их на диаграмме.
Прогнозирование с использованием функции экспоненциального сглаживания
Сглаживание — это способ, обеспечивающий быстрое реагирование вашего прогноза на все события, происходящие в течение периода протяженности базовой линии. Методы, основанные на регрессии, такие как функции ТЕНДЕНЦИЯ и РОСТ, применяют ко всем точкам прогноза одну и ту же формулу. По этой причине достижение быстрой реакции на сдвиги в уровне базовой линии значительно затрудняется. Сглаживание представляет собой простой способ обойти данную проблему.
Разработка перспективных оценок с применением метода сглаживания
Основная идея применения метода сглаживания состоит в том, что каждый новый прогноз получается посредством перемещения предыдущего прогноза в направлении, которое дало бы лучшие результаты по сравнению со старым прогнозом. Базовое уравнение имеет следующий вид:
F[/+l] = F[r] + ах е[г],
♦	t — временной период (например, 1-й месяц, 2-й месяц и т.д.);
♦	F[r] — это прогноз, сделанный в момент времени г, F[H-1] отражает прогноз во временной период, следующий непосредственно за моментом времени г,
♦	а — константа сглаживания;
♦	е[г] — погрешность, т.е. различие между прогнозом, сделанным в момент времени /, и фактическими результатами наблюдений в момент времени t.
Таким образом, константа сглаживания является самокорректирующейся величиной. Другими словами, каждый новый прогноз представляет собой сумму предыдущего прогноза и поправочного коэффициента, который и передвигает новый прогноз в направлении, делающем предыдущий результат более точным.
Рассмотрим пример, приведенный на рис. 9.13.
Заметьте, что уровень ряда во временной момент 8 резко увеличивается. Это явление известно под названием скачок функции. Сглаживание является очень полезным в тех случаях, когда во временном ряду наблюдаются существенные различия в уровнях данных. Как видим, на рис. 9.13 линейная линия тренда не отображает резкого скачка между моментами времени 7 и 8; она дает завышенные показатели относительно уровня в момент 7 и занижает уровень последующего ряда. При прогнозе, выполненном с помощью сглаживания, фактическая базовая линия отслеживается довольно точно.
206
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Линия тренда
Базовая линия Сглаживающий прогноз Скачок функции
Рис. 9.13. При прогнозе с использованием линейной линии тренда пропускается скачок функции базовой линии, тогда как при прогнозе с применением сглаживания он отслеживается
Использование средства Экспоненциальное сглаживание
Методы прогнозирования под названием “сглаживание” учитывают эффекты скачка функции намного лучше, чем способы, использующие регрессивный анализ. Excel непосредственно поддерживает один из таких методов с помощью средства Экспоненциальное сглаживание в надстройке Пакет анализа.
С помощью средства Экспоненциальное сглаживание можно создать прогнозы, аналогичные приведенными на рис. 9.13. Для вычисления каждого прогноза Excel использует отдельную, но алгебраически эквивалентную формулу. Оба компонента — данные предыдущего наблюдения и предыдущий прогноз — каждого прогноза умножаются на коэффициент, отображающий вклад данного компонента в текущий прогноз.
Активизировать средство Экспоненциальное сглаживание можно, выбрав команду Сервис^Анализ данных после загрузки надстройки Пакет анализа.
Анализ ситуации: прокат автомобилей
Представим, что вы руководите агентством по прокату автомобилей, расположенным в горном районе. По мере приближения зимы вы начинаете отслеживать поступление заявок клиентов на транспорт, снабженный багажниками для перевозки лыж. Через не
Гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
207
сколько дней после проведения исследований в вашей местности выпадает очень многс снега и, как и следовало ожидать, количество вышеупомянутых заявок резко возросло Итак, на десятый день наблюдения вам нужно узнать, сколько автомобилей, оборудо-ванньгх багажником для лыж, необходимо приготовить, чтобы полностью удовлетворить спрос в одиннадцатый день.
Для этого вы вводите данные за первых десять дней в ячейки А1:А10 рабочего листа, а затем активизируете средство Excel Экспоненциальное сглаживание (рис. 9.14).
Рис. 9.14. В диалоговом окне Экспоненциальное сглаживание необходимо ввести фактор затухания, а не константу сглаживания
^Прим ечнние
Фактор затухания в диалоговом окне Экспоненциальное сглаживание и константа сглаживания, о которой уже упоминалось в предыдущем абзаце, связаны между собой таким образом:
1 - константа сглаживания = фактор затухания
Таким образом, если вам известен фактор затухания, это означает, что можно вычислить константу сглаживания, и наоборот. Excel проводит вычисления с помощью параметра Фактор затухания.
Затем вы используете данные из диапазона ячеек А1:А12 в качестве параметра Входной интервал, устанавливаете флажок Метки, ячейку В1 применяете в качестве параметра Выходной интервал, а значение 0,7 — в качестве параметра Фактор затухания. Excel возвращает результат, который показан на рис. 9.15.
о не
Чтобы составить прогноз на период, следующий за последним показателем базовой линии, введите в поле Входной интервал диалогового окна Экспоненциальное сглаживание на одну строку больше, чем необ-
 ХОДИМО. '	:	  '		•
Согласно данному сглаженному прогнозу, для удовлетворения потребностей клиентов на одиннадцатый день необходимо иметь 16 или 17 автомобилей с багажниками для лыж. Такая оценка отражает как общий уровень данных базовой линии, так и увеличение количества заявок, произошедшее на восьмой день наблюдений. Фактическое число заявок в одиннадцатый день может упасть на несколько единиц в результате огромного количества причин, начиная от изменения погодных условий и заканчивая повышением цены на авиабилеты. Прогноз с использованием сглаживания позволяет наиболее выгодно сбалансировать “наплыв” заявок со средним показателем количества заявок в течение всего десятидневного периода.
208
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Базовая линия
I 
Сглаживающий прогноз
Рис. 9.15. Данные о прокате автомобилей, полученные в результате вычисления прогнозов с помощью сглаживания (обратите внимание на отставание прогнозов)
Обратите внимание на то, что, отражая повышение в базовой линии, произошедшее на восьмой день, значение прогноза на девятый день также увеличивается (см. рис. 9.15).
^Примечание
Даже если вы активизировали флажок Метки в диалоговом окне Экспоненциальное сглаживание, Excel не покажет эту метку в исходной диаграмме.
Чем меньше фактор затухания, тем точнее отражает прогноз последние данные наблюдении, а чем больше, — тем сильнее будет отставание прогноза от этих данных. Хорошие результаты получаются тогда, когда последние результаты наблюдений отражают произвольные (случайные) явления, которые долго не изменяют общего уровня временного ряда.
Выбор константы сглаживания
Следует избегать использования параметра Фактор затухания, который меньше значения 0,7. Если у вас создается впечатление, что при большем значении константы сглаживания средство Экспоненциальное сглаживание действует значительно лучше, то, вероятнее всего, это происходит благодаря высокому уровню автокорреляции во временном ряду.
~лава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
209
Автокорреляция является очень важным параметром процесса прогнозирования. Он наблюдается в тех случаях, когда существует зависимость между данными наблюдений, полученными в определенное время, и данными наблюдений, полученными на несколько временных периодов раньше. Например, если вы объедините каждый результат наблюдения с результатом, непосредственно предшествующим ему, то сможете вычислить корреляцию между этими двумя наборами данных. Значение корреляции, которое, скажем, не меньше 0,5, означает высокий уровень автокорреляции во временном ряду.
онет Для проведения проверки автокорреляции можно воспользоваться функцией КОРРЕЯ. Предположим, ваша базовая линия включает диапазон ячеек А1:А10. Вы можете использовать следующую функцию:
=К0РРЕЛ(А1:А9;А2А10)
для оценки автокорреляции между каждым результатом наблюдений и предшествующим ему результатом. Если показатель автокорреляции высокий, значит, каждый результат в большей степени зависит от значения наблюдения, полученного непосредственно перед этим.
Существует и другой вид автокорреляции, связанный с сезонностью рядов. Например, во временном ряду, составленном из месяцев года, результат наблюдения за каждый февраль может зависеть от результата, зафиксированного в прошлом феврале. В таких случаях следует пользоваться сезонным сглаживанием либо моделью Бокса-Дженкинса (см. соответствующий раздел данной главы).
Составление сглаженных прогнозов регулирует сезонные данные
Если когда-либо вам понадобится прогнозировать объемы продаж, то вам наверняка нужно будет учитывать тенденции сезонности, так как данные о продажах и соответствующие им временные ряды зачастую носят именно сезонный характер. Например, объемы продаж могут достигать пика в начале года (рождественские и новогодние праздники), а затем, до начала следующего года, постепенно возвращаться к исходному, более низкому уровню.
Причиной такого положения дел может стать природа продукции: например, спрос на теплую верхнюю одежду весной и летом намного ниже, чем осенью и зимой. Сезонность объемов продаж может также объясняться особенностями финансового года покупатели обычно увеличивают объемы закупок в тот период года, когда объем денежной массы максимален. В подобных случаях методы регрессии и простого сглаживания могут оказаться неприменимыми для прогнозирования тенденций сезонности.
Когда временной ряд отражает тенденции сезонности, изменение формулы сглаживания просто необходимо. При сезонном прогнозировании прогноз не просто составляется на основе предшествующих результатов наблюдений, он базируется на двух компонентах.
♦	Компонент тренда представляет тенденцию в базовой линии либо к повышению, либо к понижению.
♦	Компонент сезонности представляет любое резкое понижение, повышение или пик базовой линии, которые происходят с одинаковыми промежутками времени.
Процесс сезонного сглаживания проходит две фазы: фазу инициализации, во время которой определяются размеры тенденции и величина компонентов сезонности, и фазу прогнозирования. На основе этих компонентов разрабатываются перспективные оценки.
210
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Ряды, представленные на рис. 9.16, отражают значительную степень сезонности, которая включает тенденции к повышению в августе и к понижению в ноябре каждого го-за. В данном случае прогноз с применением метода простого экспоненциального сглаживания имел бы некоторое нежелательное отставание, так как текущий прогноз осно-зывается только на непосредственно предшествующих данных наблюдений и на таком ке прогнозе. По этой причине прогноз резкого подъема в ряду значений, имеющего место в каждом августе, будет запаздывать каждый год на один месяц. На рис. 9.16 графически изображен прогноз, основанный на временном ряду и составленный с применением метода экспоненциального сглаживания.
базовая линия
Г? Мп iosoH ( xcrl ChdplH xk
♦'f^fM****!*1	sr-Tpri’TW
wTk 3*А2-Ю,7*В2
03
Anal Суг	* 10 ,4
(<
f 't?M
,‘k*
1:3 214 #Н/Д
2J 249 214.00 •
2111224501 ЭД 223 220,45 •5 J 207 221,22 61242 216,95 Т:\ 207 224,47 ад 237 219,23 91 296 224,56 10 *49 246 99 ifl 242 276,89 «222 266,43 «234 253.10 14 208 247 37 154278 16] 231 17’234 18 19
236 56 240.29 243,10
240 37 225 86 213,90
230.13
192
186 _а 268 гПэоз 221375 251,99
23Л 216 288,89 24 ]255 267,03
Экспоненциальное стал иванив
Ops гноз
3S0 -
300 
250 4
ж •й?
4 Я
r,f........................
200
н+-м
150
400
Временной ряд
'< "К ♦ 44	»» Ч»4''fH444
«r.OOtOOCMW'!
Ден*
W-t 1





3

Рис. 9.16. Данные о продажах, показанные в виде базовой линии продолжительностью в несколько лет, обычно отражают фактор сезонности
При сезонном сглаживании эта регулярность данных учитывается с позиции "взгляда назад”, на структуру предшествующих лет. В этом случае текущие прогнозы отражают эту структуру, что сводит к минимуму отставание данных прогнозов от предшествующих результатов наблюдений.
На рис. 9.17 изображена такая же базовая линия, как и на рис. 9.16, но с применением сглаживающего прогноза с учетом сезонности. Некоторое отставание все же присутствует, однако в значительно меньшей степени, чем при экспоненциальном сглаживании. Поскольку каждый прогноз частично зависит от данных наблюдений за предшествующий год, в данном случае существует возможность составить прогноз более позднего будущего, чем это возможно при применении экспоненциального сглаживания.
’лава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
211
Базовая линия
Arial Cyr
*: Базовая гиния
400
350
300
250 о
150
: г
,1ЙЙл5:й;;;>л;::;! й йввййй ,,55йё
азовая гиния Прогноз Константа сглаживания - тенденция: 0,1 онстанта сглаживания • сезонность: 0,3 j
ОШ	200	227 6667
И	276	220.39
ЙЙ	231	241,7057
ЙЙ”...........234 ’	221,3904
ЗЙ ...........192....226 056
Ж	1В6	213,4553
Ж.............268	”291,8336
$Й ...........303'283,0152
Ж.............375'290,4096
Ч .¥1 -ЧЧ-.^- -	-	-	,	-	.	...
216 238.5744
Ш-1........... 255 238,6711
Н? Ж (ЖаШ
^Microsoft Excel * Ch^pU’J.xIs
Сглаживающий прогноз
Рис. 9.17. Фактор сезонности иногда позволяет составлять прогнозы на более длительный будущий период, чем это возможно при прогнозе на один шаг вперед

Для применения метода сезонного сглаживания необходимо иметь две сглаживающие постоянные: одну — для любой тенденции, которая может прослеживаться в данном ряду, а другую — для компонента сезонности.
Адрес V Internet
Для практического выполнения следующих действий загрузите материалы к этой книге с Web-узла Издательского дома “Вильямс” (http: //www. williamspublishing. com).
В файле Smooth.xls создан макрос SeasonalSmooth. С помощью этого макроса можно составить прогнозы на основе базовой линии результатов наблюдений с применением метода сезонного сглаживания. Чтобы запустить этот макрос, выполните следующие действия.
1.	Откройте рабочий лист со своей базовой линией. Базовая линия должна располагаться в одном столбце.
2.	Откройте файл Smooth, xls и активизируйте рабочий лист, содержащий результаты наблюдений.
3.	Выберите команду Сервис^ Макрос.
4.	В списке Имя макроса выберите Smooth.xls!SeasonalSmooth.
5.	Щелкните на кнопке Выполнить.
272
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Когда вы запустите этот макрос, на экране появится диалоговое окно, подобное диалоговому окну Экспоненциальное сглаживание, в котором можно указать следующие параметры:
♦	входной интервал — вашу базовую линию, расположенную в одном столбце рабочего листа;
♦	количество периодов в каждом сезоне (например, если входные данные содержат один результат наблюдений за каждый месяц года, то число периодов в каждом сезоне (весна, лето, осень, зима) будет равно 3. Если же входные данные состоят из одного результата наблюдений, фиксируемого каждую неделю месяца, количество периодов в каждом сезоне будет равно 4, когда вы рассматриваете в качестве сезона месяц; и — 12, если за сезон берется квартал);
♦	количество сезонов в календарном блоке. Календарный блок представляет собой период времени, в течение которого сезонный цикл замыкается. (Например, если вас интересуют квартальные циклы, календарный блок, скорее всего, будет составлять один год. Если же вы заинтересованы в недельных циклах, календарным блоком может служить один месяц);
♦	две сглаживающие постоянные: одна —- для тенденции, другая — для сезонов. Обе постоянные должны быть дробными значениями в пределах от 0 до 1.
Использование метода Бокса-Дженкинса АСС: когда нельзя применить встроенные функции Excel
Методы Бокса-Дженкинса, которые часто называют моделями АСС (авторегрессивное интегрированное скользящее среднее — AutoRegressive Integrated Moving Average (ARIMA)), имеют масштабы, значительно превышающие прогнозы с применением простого скользящего среднего, регрессии или сглаживания. При их использовании можно избежать большинства ошибок, возникающих при использовании обсуждаемых ранее подходов
Однако методы Бокса-Дженкинса слишком сложны. В этой главе обсуждается только предварительная (идентификационная) фаза этих методов. В ходе прохождения данной фазы вам предоставляется возможность решать, следует ли при составлении прогноза использовать специальную программу, реализующую метод Бокса-Дженкинса, или достаточно выбрать подход с применением регрессии или сглаживания, функции которых встроены непосредственно в Excel.
а д рве В материалах к этой книге содержится модуль VBA, который поможет ^internet определить какая именно модель Бокса-Дженкинса необходима вам для более точного прогнозирования временных рядов.
Основы АСС
Предположим, у вас есть базовая линия результатов наблюдении, на основе которой вы бы хотели составить прогноз. С помощью Excel вы получите не слишком много указаний относительно того, следует ли вам для разработки прогноза на основе базовой линии применять регрессивный анализ (например, функцию ТЕНДЕНЦИЯ или РОС ) или лучше использовать подход с применением сглаживания (например, средство Экспонен
Гпава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
213
циальное сглаживание). Многие пользователи выбирают один из этих подходов либс прибегают к помощи другого метода: возможно, они просто лучше знакомы с одним из подходов либо хотят сэкономить время, составляя прогноз с помощью графической линии тренда, а некоторые для определения выбора подхода просто “играют в орлянку”.
Модели Бокса-Дженкинса обеспечивают количественной основой для принятия решения о выборе метода составления прогнозов (с применением либо регрессии, либс сглаживания) и на основе этого решения предоставят возможность одновременного использования этих двух подходов для составления прогноза самой высокой точности. Это делается с помощью исследования корреляции в базовой линии и возвращения информации, на основе которой можно определить, какой же из подходов — регрессивный (б АСС — авторегрессивный), сглаживающий (в АСС — скользящее среднее) или их комбинация — является оптимальным для конкретного случая.
Идентификационная фаза метода Бокса-Дженкинса, описанная в данном разделе, является формальным, а не специально создаваемым для каждого отдельного случая средством для определения выбора подхода к прогнозированию. Чтобы полностью понять это. необходимо запомнить, что временной ряд может включать следующие компоненты.
♦	Компонент авторегрессии. Каждый результат наблюдения зависит от предыдущих данных наблюдений (необязательно непосредственно предшествующих данному результату). Примером в данном случае может служить доход от аренды помещения, где сумма дохода за каждый месяц отражает сумму дохода за предыдущий месяц Данная концепция очень похожа на концепцию автокорреляции, описанную выше.
♦	Компонент тренда. Уровень рядов с течением времени имеет постоянную тенденцию к повышению или понижению. Термин “интегрированный” означает “описывающий этот тренд числовым способом”. Примером может служить показатель объема продаж в единицах продукции нового товара, который находится в стадии завоевания рынка сбыта. Со временем этот показатель станет величиной постоянной и тенденция исчезнет, но на начальных фазах, как правило, присутствует явная тенденция, иногда носящая взрывной характер.
♦	Компонент скользящего среднего. В контексте метода Бокса-Дженкинса это означает, что ряд ощущает временами произвольные толчки, эффект от которых может сохраняться на уровне ряда уже после того, как произошел сам толчок.
Этих три компонента могут присутствовать в каждом временном ряду как отдельно, так и в комбинации: существуют модели АР (авторегрессии), СС (скользящего среднего), АСС (авторегрессивного скользящего среднего) и т.д. Кроме того, в ряду может иметь место сезонность, дающая в результате, например, ряд, включающий постоянный и сезонный компоненты АР, а также постоянный и сезонный компоненты СС.
Каким же образом выбрать из всех этих моделей ту, которая лучше всего описывает ваш временной ряд и, следовательно, эффективнее всего применима для составления прогноза? В терминологии АСС этот процесс и называется идентификационной фазой На более ранней стадии данного анализа создаются графики, носящие название “графиков корреляции”, которые помогают идентифицировать, какой вид модели для прогнозирования вам следует выбрать.
е гп е г Модуль Бокса-Дженкинса содержится в файле ARIMA. xls. Этот модуль включает макрос ARIMA, с помощью которого можно создавать графики корреляции временных рядов. Исследовав такие графики, можно определить, следует ли для завершения анализа использовать одну из полных компьютерных программ Бокса-Дженкинса или достаточно встроенных средств и функций Excel. Существует множество программ, выполняющих полный анализ по методу Бокса-Дженкинса, например SAS, SPSS, Systat.
214
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Чтобы запустить макрос ARIMA, откройте рабочий лист, содержащий в одном столбце базовую линию. Затем выполните следующие действия.
1.	Откройте файл ARIMA.xls, а затем активизируйте рабочий лист, содержащий результаты наблюдений базовой линии.
2.	Выберите команду Сервис^Макрос.
3.	В списке Имя макроса выберите ARIMA.
4.	Щелкните на кнопке Выполнить.
Модуль выводит на экран диалоговое окно, в которое вы вводите адреса ячеек данных базовой линии, указываете, надо ли вычислять первые различия, а также число отставания (для автокорреляций).
Оставшаяся часть данного раздела посвящена описанию параметров, которые вы найдете в диалоговом окне, а также методов интерпретации выходных данных в виде макросов.
Если временной ряд содержит меньше 50 результатов наблюдений, применять модели Бокса-Дженкинса не следует, так как это минимальное количество результатов, необходимое для создания модели хотя бы относительной точности. На практике, прежде чем начать процесс прогнозирования, обычно фиксируется больше 100 результатов наблюдений.
о в е т Данный совет относится не только к методам Бокса-Дженкинса: он может J	и должен применяться при составлении большинства прогнозов, в ходе
которых используются какие-либо регрессивные методы анализа. Прежде чем полагаться на какой-либо прогноз, составленный с помощью одной из регрессивных функций Excel, воспользуйтесь функцией ЛИНЕЙН или ЛГРФПРИБЛ, чтобы определить стандартную погрешность. Если стандартная погрешность слишком велика по сравнению с той точностью, которую вы желали бы иметь, то лучше всего составить более длинную базовую линию и только потом продолжать составление прогноза.
Прежде чем выбрать, каким методом воспользоваться для составления прогноза на основе каких-либо реальных данных базовой линии, убедитесь, что у вас накопилось достаточно экспериментальных точек для получения “стоящих” результатов.
Применение графиков корреляции для идентификации модели
График корреляции выражает коэффициенты корреляции в графической форме — по одному на каждое отставание во временном ряду. На рис. 9.18 показан график корреляции для значений отставания с 1 по 20.
Зад per С временными рядами, показанными на рис. 9.18-9.23, можно ознако-
1 n erne миться в рабочей книге Arseries.xls.
АКФ — это автокоррелирующая функция, описывающая коэффициент корреляции. Пунктирными линиями отмечены две стандартные погрешности АКФ. АКФ, которая простирается выше верхней пунктирной линии, и АКФ, выходящая за пределы нижней пунктирной линии, являются статистически значимыми. В данном случае обе АКФ постепенно убывают. Такая структура АКФ является типичной для авторегрессивной модели.
глава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
215
Отставание просто идентифицирует, какие именно данные применяются в данной АКФ. Например, внимательно рассмотрите АКФ при отставании на единицу (см рис. 9.18). Эта АКФ представляет собой автокорреляцию между вторым—двадцатым результатами наблюдения, а также между первым—девятнадцатым.
Рис. 9.18. График корреляции АКФ для значения отставания от 1 до 20 (в данном случае мы имеем дело либо с процессом АР, либо с АСС
Второй ряд, состоящий из данных наблюдений — с первого по девятнадцатое, отстает на один шаг от состоящего из данных наблюдений — со второго по двадцатое. Точно так же АКФ при отставании на двойку базируется на данных — с третьего по двадцатый результат наблюдений и с первого по восемнадцатый результат наблюдений. Второй набор данных отстает от первого (рис. 9.19).
д Примечание
Если в базовой линии присутствует какая-либо тенденция — явный наклон вверх или вниз — зачастую бывает необходимо разграничить результаты наблюдений Первое разграничение обычно удаляет тенденцию из базовой линии и делает эту линию стационарной, т.е почти горизонтальной. АКФ стационарной базовой линии можно интерпретировать; АКФ неразграниченных базовых линий, отражающих тенденцию, двусмысленны и непонятны.
Диалоговое окно, появляющееся при выполнении макроса ARIMA, содержит флажок для первого разграничения. Если ваша базовая линия имеет значительный наклон, установите флажок этой опции, после чего выполняемый макрос разграничит результаты базовой линии, удалит из нее тенденцию и сделает ее интерпретируемой.
216
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Рис. 9.19. Отставания представляют собой связь между разными подмножествами временных рядов
Определение других моделей Бокса-Дженкинса
Чтобы определить конкретную модель Бокса-Дженкинса необходимо внимательно исследовать два графика корреляции: один — для АКФ при различных отставаниях, другой — для Ч АКФ (частичная автокоррелирующая функция) при этих же отставаниях.
ЧАКФ подобна коэффициенту частичной корреляции, представляющему связь между7 двумя переменными и учитывающему влияние другой переменной или нескольких переменных. Например, с помощью этого коэффициента можно определять связь между доходом и маржей прибыли после того, как из этой связи было удалено влияние количества торгового штата и издержек на рекламу.
Точно так же ЧАКФ при отставании, равном 4, после удаления влияния мешающих рядов могла бы служить мерой отношений между, например, А5:А20 и А1:А16.
Каждая модель Бокса-Дженкинса (АР, СС, АСС и т.д.) имеет в своих графиках корреляции свою отличительную подпись в структуре АКФ и ЧАКФ. На рис. 9.18 изображена АКФ авторегрессивного ряда, характеризующаяся постепенным понижением АКФ и одиночным пиком в ЧАКФ. Для базовой линии, характеризующей структуру АКФ и ЧАКФ, можно было бы применить регрессивный метод Excel и регрессировать эту базовую линию на себя саму, согласно расположению пика ЧАКФ. Например, пик приходится на отставание, равное 1. В этом случае ваши известные-значения-у начинались бы на втором результате наблюдений базовой линии и заканчивались бы в самом ее конце. известные-значения-х начинались бы в начале базовой линии и заканчивались бы на предпоследнем результате наблюдений.
Глава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
217
На рис. 9.20 изображены АКФ для процесса скользящего среднего, а на рис. 9.21 — ЧАКФ.
Обратите также внимание на статистически значимое значение АКФ при отставании 1, показанное на рис. 9.20. (Значения такого типа в терминологии графиков корреляции часто называют пиками). Это единственная значимая АКФ в графике корреляции.
Заметьте также, что три из первых шести значений ЧАКФ (рис. 9.21) являются статистически значимыми, а два — нет. Это предполагает, что, в отличие от единичного пика в графике корреляции АКФ, изображенном на рис. 9.20, ЧАКФ постепенно “вымирают”.
О Miciosoft fcxcef - СЬарОЭ mIs	 ЦПЕ!
Рис. 9.20. АКФ процесса скользящего среднего (обратите внимание на единичный пик при отставании, равном 1)
Данная структура — единичный пик в АКФ и постепенное понижение в ЧАКФ — характерна для процесса скользящего среднего. Если пик АКФ приходится на отставание, равное 1, то можно использовать средство Excel Экспоненциальное сглаживание и быть уверенным в том, что это тот инструмент прогнозирования, который вам нужен Если единичный пик встречается на каком-либо другом отставании, следует обратиться к помощи приложения, обеспечивающего специфическое прогнозирование с применением метода Бокса-Дженкинса.
На рис. 9.22 и 9.23 изображены АКФ и ЧАКФ в графиках корреляции для смешанного процесса, т.е. процесса, включающего как компоненты авторегрессии, так и компоненты скользящего среднего.
Обратите внимание на постепенное понижение в графике АКФ, показанное на рис. 9.22, и понижение — в графике ЧАКФ, что на рис. 9.23. Такая структура графиков корреляции типична для смешанных процессов. Для эффективного прогнозирования на основе такой базовой линии вам понадобится использовать приложение, выполняющее прогнозирование по методу Бокса-Дженкинса.
218
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Рис. 9.21. ЧАКФ процесса скользящего среднего (обратите внимание на постепенное понижение абсолютной величины ЧАКФ)
Рис. 9.22. АКФ процесса авторегрессивного скользящего среднего постепенно понижаются
лава 9. Прогнозирование и перспективные оценки
219
Рис. 9.23. ЧАКФ процесса авторегрессивного скользящего среднего подобно АКФ постепенно понижаются
Если ваши временные ряды при использовании метода Бокса-Дженкинса отражают структуру, похожую описанной выше, то следует обратиться к специальной литературе, описывающей модели Бокса-Дженкинса, и воспользоваться одной из стандартных статистических программ, где применяется метод Бокса-Дженкинса. При этом вы, скорее всего, получите намного более точный прогноз данных, чем при использовании методов скользящего среднего, регрессии или экспоненциального сглаживания.
Резюме
Процесс прогнозирования опасен и полон ловушек. Чтобы сделать более или менее точный прогноз, вам необходима правильно составленная и точная базовая линия данных. Для выбора наиболее подходящего подхода (с применением скользящего среднего, регрессии, сглаживания либо метода Бокса-Дженкинса) следует воспользоваться советами, предложенными вашему вниманию в данной главе.
Даже если вам кажется, что все сделано правильно, помните, что условия имеют свойство неожиданно меняться, превращая столь тщательно составленный вами прогноз в слепую догадку. Приготовьтесь рассматривать любой прогноз с определенной долей скептицизма. Чем с большим количеством переменных вы работаете в процессе создания прогноза, тем больше у вас шансов увидеть будущее своей фирмы. Изменения в одном прогнозе могут послужить подсказкой того, что другой прогноз также может измениться
Описанные в данной главе методы могут помочь вам разработать бизнес-план своего предприятия, ответить на многие вопросы (например такие: следует ли ожидать повышения или понижения спроса на производимую вами продукцию, повысится или понизится уровень цен и (что, вероятно, даже более важно) до какой степени и т.д.). Поскольку наше обсуждение не затрагивало теории, лежащей в основе вышеописанных подходов, советую вам прочитать другую специальную литературу, посвященную данной теме.
220
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Глава 10
Определение уровня качества
В этой главе...
Применение статистического метода управления	222
Проведение приемочного статистического контроля	234
Использование функций рабочего листа для контроля качества	241
ак известно, один из путей увеличения дохода состоит в повышении качества I X продукции. Если товары имеют одинаковые потребительские характеристики, но один из них произведен известной фирмой, покупаемость таких товаров будет выше, нежели товаров, изготовленных менее известными компаниями. Само собой разумеется, что на продукцию высокого качества поступает меньше жалоб потребителей, меньше заявок о бесплатном сервисном обслуживании и гарантийном ремонте. При низком качестве продукции снижается уровень доходности, и в результате — уменьшается прибыль.
Невозможно отрицать и тот факт, что уровень обслуживания покупателей также оказывает значительное влияние на коэффициент прибыли. Если сотрудники отдела обслуживания клиентов слишком много времени уделяют одному покупателю, это означает, что другие клиенты на время забыты и, возможно, уже планируют покупку у другого продавца. Если счет-фактура составлен небрежно или неправильно, это обычно приводит к задержке денежных поступлений; если отдел сервисного обслуживания заказывает ненужные запасные части, это неизменно станет причиной увеличения текущих издержек. Кроме того, если качество закупаемого сырья слишком высоко, то и себестоимость продукции, скорее всего, будет также слишком высока.
Этими процессами можно управлять с помощью Excel. Единственное, что для этого еще понадобится, — база данных. В данной главе вы узнаете, как с помощью данной программы можно исследовать вышеупомянутые процессы и управлять ими.
Прочитав данную главу, вы научитесь создавать и интерпретировать диаграммы статистического управления переменными и параметрами, разрабатывать планы выборочного контроля, позволяющие определять, приемлема ли данная партия товаров, а также принимать решения относительно того, является ли брак проверенной выборки генеральной совокупностью.
'лава 10. Определение уровня качества
221
Применение статистического метода управления
В основе СМУ (статистического метода управления) положена идея, смысл которой заключается в том, что в течение определенного периода времени можно выполнять наблюдения, снимать показания и на основе полученных данных определять, не вышел ли данный процесс из-под контроля. К таким наблюдениям относятся следующие показатели.
♦	Количество бракованных единиц продукции, выявленных в течение всего производственного цикла.
♦	Среднее количество брака в партии готовой продукции.
♦	Среднее количество запасных частей производимого изделия, которое должно соответствовать специфике и требованиям стандартов.
♦	Среднее количество ошибок в счете-фактуре.
♦	Среднее время, в течение которого клиенты ожидают обслуживания.
♦	Средняя пропускная способность компьютерной сети вашего предприятия.
Ключевые фразы: в течение определенного периода времени, средний, выход из-под контроля. Фраза в течение определенного периода времени означает, что СМУ основан на повторяющемся процессе, в ходе которого показатели фиксируются регулярно — еженедельно, ежедневно, почасово и т.д. Выбор частоты процесса наблюдения зависит от того, насколько точно вы хотите им управлять.
Если данный процесс статичен и очень важен для успешной деятельности вашегс предприятия, то вы, скорее всего, остановите свой выбор на почасовом фиксировании данных. Например, если компания производит керамическую плитку, то цвет глазури при выходе продукции из печи для обжига является очень важным параметром для клиентов.
Термин средний означает, что СМУ зачастую зависит от выборочного контроля нескольких единиц продукции в любой момент времени. Предположим, вы решили проверить счета-фактуры, которые подготавливает отдел счетов дебиторов, на наличие ошибок. Проверка каждого документа была бы длительным и дорогостоящим мероприятием; но в то же время, проверяя, скажем, по одному счету-фактуре в день, вы скорее всего, не получите более или менее точного результата.
В подобных случаях СМУ подразумевает произвольную контрольную проверку, г для оценки процесса за определенный период времени используется средний показатель этой проверки. Можно, например, производить контрольную проверку пяти счетов-фактур в день и использовать для расчетов среднее количество ошибок, выявленных в ходе этой проверки.
Можно также выполнять 100-процентную контрольную проверку. В этом случае вам придется проверять каждый элемент процесса, например, осуществить тестирование в производственном цикле каждой единицы продукции после окончание сборки изделия.
Выход из-под контроля означает, что СМУ оперирует информацией не только с среднем уровне процесса, а также и о его способности изменяться. Предположим вы — начальник отдела обслуживания клиентов компании, предоставляющей финансовые услуги, и 20 сотрудников вашего отдела занимаются приемом заказов клиентов по телефону. Вы организовываете проверку продолжительности шестнадцати телефонных разговоров в день, в результате которой узнаете, что средняя продолжительность разговора составляет 2 мин 20 с.
222
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Время (140 с), затрачиваемое на средний телефонный разговор, представляется вам зполне приемлемым показателем до тех пор, пока вы не заметите, что 12 разговоров продолжаются меньше 20 минут, а оставшиеся четыре из них — больше 6 мин каждый. Вероятно, вам захочется выяснить причину такого расхождения продолжительности разговоров. (Не личные ли это звонки? А может служащий заставляет ждать клиента, пока сам разыскивает данные, которые должен иметь под рукой?) Заметьте, что о вышеупомянутом расхождении в продолжительности разговоров вы не смогли бы узнать, если бы получили только средний показатель этого значения.
Использование х- и s-диаграмм
Для того чтобы представить данные в наглядной форме, в статистическом методе •правления обычно используются диаграммы (рис. 10.1).
Рис. 10.1. Данные на х- и s-диаграммах представлены в виде совокупности фактических результатов наблюдений, однако, для того чтобы правильно их интерпретировать, необходимо иметь сведения о контрольных пределах
Диаграммы статического процесса бывают двух видов: одни отображают средние показатели процесса (х-диаграммы), а другие — стандартное отклонение (s-диаграммы).
Большинство диаграмм СМУ имеет вид, как на рис. 10.1. На горизонтальной оси эбеих диаграмм откладывается период времени (час, день, неделя), в течение которого был проведен конкретный замер результатов. На вертикальной оси х-диаграммы фиксируются средние значения выборочных замеров в конкретный момент времени, а на зертикальнои оси s-диаграмм — показатели стандартного отклонения контрольного замера, произведенного в определенный момент времени. Эти диаграммы называются х- и s-диаграммами потому, что в статистике х является символом среднего значения, а 5 — символом стандартного отклонения.
лава 10. Определение уровня качества
223
^Примечание
Стандартное отклонение — это мера вариации отдельных показателей относительно среднего показателя. Стандартное отклонение аналогично понятию диапазона между максимальным и минимальным значениями, однако имеет более гибкие характеристики: диапазон указывает только разницу между максимальным и минимальным результатами наблюдений, а стандартное отклонение учитывает абсолютно все результаты наблюдений при определении изменчивости в группе показателей.
Другими словами, стандартное отклонение (как и диапазон (интервал)) является мерой изменчивости. Подробнее данное понятие описывает- | ся в главе 15, “Инвестиционные решения с учетом фактора неопределенности”.
На рис. 10.2 к показателям, приведенным на рис. 10.1, добавлены три дополнительные характеристики.
Рис. 10.2. Вид х- и s-диаграмм СМУ с указанием центральной линии, а также верхнего контрольного предела и нижнего контрольного предела
На диаграммы, изображенные на рис. 10.2, нанесены три линии, позволяющие понять происходящий процесс. Эти горизонтальные линии называются верхним контрольным пределом (В КП), центральной линией (ПЛ) и нижним контрольным пределом (НКП). С помощью данных линий можно проследить следующие зависимости.
♦	Если слишком большое количество экспериментальных точек находятся выше В КП (либо ниже НКП), это означает, что с процессом происходит что-то неладное.
♦	Если ряд экспериментальных точек находится между ЦЛ и В КП (либо ЦЛ и НКП*. это также означает, что процесс требует вмешательства
224
Часть II. Финансовый контроль и планирование
♦	Если ряд экспериментальных точек имеет тенденцию повышения к ВКП, следует сделать вывод, что протекание процесса затруднено.
Вы, конечно, понимаете, насколько полезной может оказаться эта информация. Она указывает не только на вероятность выхода процесса из-под контроля, но и на то, в какой именно момент это началось. С помощью диаграмм можно определить причину возникшей проблемы: возможно, изменение параметров процесса происходит всякий раз при изменении штата (например, при пересменке). Причиной также может служить переход на зимнее время (или обратно), при котором служащие в течение нескольких дней привыкают к новому режиму работы. Появление определенных проблем может быть связано с понижением температуры окружающей среды, в результате чего отопительная система вашего предприятия начинает работать интенсивнее, что приводит к попаданию большего количества пыли на чувствительное производственное оборудование.
Но если вам известно о существовании определенной проблемы, а также время ее возникновения, это может помочь выявить причину ее появления.
Параметр ЦЛ является двойным средним значением. В х-диаграммах каждая точка представляет конкретный день, а среднее значение этой точки определяется на основе всех данных наблюдений, зафиксированных в этот день. Средние значения всех дней затем применяются для вычисления общего среднего — это и есть ЦЛ х-диаграммы. ЦЛ для s-диаграмм строится таким же образом, за исключением того, что вычисления начинаются со стандартного отклонения на каждый день, а затем определяется среднее значение всех этих показателей.
ь
Л Примечание
Параметры ВКП и НКП имеют более сложную структуру. ВКП обычно вычисляется на основе трех показателей стандартного отклонения над ЦЛ, а НКП — на основе этих же трех показателей, но под ЦЛ. (На практике все гораздо сложнее. Стандартные отклонения представляют собой стандартные погрешности, и в процесс вмешивается гамма-распределение. Если вам эта проблема малоинтересна, опустите ее. В противном случае внимательно ознакомьтесь с модулем VBA SPC Chart Maker, который находится в файле SPC. XLS.)
Адрес Материалы к этой книге можно найти на Web-узле Издательского дома Internet “вильямс" (http://www.williamspublishing.com).
ь
\ Примечание
Зафиксировать отрицательные значения рассмотренных выше параметров при реальных наблюдениях невозможно, но в процессе вычислений с помощью СМУ могут появиться отрицательные значения НКП. В некоторых справочниках предлагается отрицательные НКП заменять нулевыми значениями. Чтобы было понятно, что ВКП и НКП равноудалены от ЦЛ, на диаграммах, приведенных в данной главе, допускается отрицательное значение НКП.
В результате использования метода стандартного отклонения было выявлено, что при отсутствии каких-либо нетипичных ситуаций в крупносерийном производстве менее трех десятых одного процента средних дневных значений измеряемых показателей (0,003) выше ВКП и ниже НКП.
Поэтому, если производственный процесс протекает в обычном режиме, вы предполагаете, что только один результат наблюдений из 300 будет выходить за контрольные пределы. Если же количество этих результатов больше, то имеются все основания предположить, что нормальный ход процесса нарушен.
Глава 10. Определение уровня качества
225
Как правило делают вывод, что данные наблюдений, выходящие за контрольные пределы, являются неудовлетворительными, т.к. постоянство — наиболее приемлемая характеристика процесса. Однако, в более широком плане такие результаты свидетельствуют о нарушении хода процесса. Например, вы обнаружили на диаграмме, что один результат наблюдений ниже нижнего контрольного предела. Это значит, что степень изменчивости отдельных данных наблюдений, произведенных в этот момент, очень низка. Плохо ли это?
На этот вопрос трудно ответить однозначно, так как многое зависит от характера процесса. Это может, например, означать, что произошли какие-то изменения в методике фиксирования данных наблюдений. Это может также означать, что все данные наблюдений были зафиксированы на одном оборудовании (либо одним специалистом), в то время как другие выборки были взяты из результатов наблюдений, произведенных с использованием других компонентов процесса. Кроме того, это может быть один из 300 случаев, который случайно вышел за контрольные пределы.
Какой бы не была причина, на такие результаты наблюдений следует обратить особое внимание.
<51
Г А н а л и з ситуации
Анализ ситуации: производство дискет
Предположим, ваша компания производит дискеты, а вы занимаетесь контролем их емкости. Ежедневно производится большое количество единиц продукции, и проверка всех дискет практически невозможна. Поэтому вы решаете тестировать произвольную выборку (например, восемь дискет) из ежедневной партии изделий. Вы измеряете емкость дискет в байтах и в результате десятидневных наблюдений получаете результаты, приведенные на рис. 10.3.
Рис. 10.3. На процесс, находящийся под контролем, указывают х- и s-диаграммы емкости дискет
226
Часть II. Финансовый контроль и планирование
На рис. 10.3 все выглядит прекрасно: все точки на обеих диаграммах расположены между ВКП и НКП, нет серьезных отклонений от центральной линии, и, по всей вероятности, в полученных данных не просматривается никакой опасной тенденции.
Теперь предположим, что диаграммы СМУ выглядят так, как показано на рис. 10.4.
Отклоняющееся значение
Отклоняющееся значение
Рис. 10.4. Вид х- и s-диаграмм с резко отклоняющимися значениями свидетельствует о возникновении проблем в процессе производства в точке 26/10/1999
Средний показатель емкости дискет, произведенных 26/10/1999, находится ниже уровня НКП х-диаграммы (рис. 10.4), а стандартное отклонение для показателя емкости дискет на этот же момент на s-диаграмме — намного выше ВКП. Эти две точки называются резко отклоняющимися значениями, поскольку они лежат за пределами контрольных значений диаграмм.
Что же это означает для вас? Поскольку в точке 26/10/1999 среднее значение емкости дискет понизилось, логично будет предположить, что одна (или несколько дискет) в этот момент имеет относительно небольшую емкость. Показатель стандартного отклонения в тот же момент времени относительно высокий, так как емкость по меньшей мере одной дискеты значительно расходится с полученным показателем средней ежедневной емкости.
Причины таких значений могут заключаться в следующем.
♦	Обычный ход производственного процесса в точке 26/10/1999 был нарушен.
♦	Средний результат наблюдений в точке 26/10/1999 включал именно тот один из 300 показателей, который случайным образом мог сильно отличаться от общего среднего показателя процесса.
Глава 10. Определение уровня качества
227
Эти выводы, сделанные на основе полученных результатов, приводят к такому решению —- следует внимательно проверить производственные условия 26/10/1999.
Данные наблюдений, которые использовались для создания диаграммы на рис. 10.4. приведены в табл. 10.1. Заметьте, что четвертый результат в строке 26/10/1999 (выделенный полужирным шрифтом) намного меньше остальных данных наблюдений, что привело к уменьшению среднего значения и к увеличению стандартного отклонения в этот день.
Таблица 10.1. Емкость дискет								
Диск Дата	1	2	3	4	5	6	7	8
17/10	1421970	1445852	1406897	1436859	1446271	1434959	1420128	1426424
18/10	1444357	1415618	1409933	1429544	1446601	1410771	1400657	1430475
19/10	1449892	1431635	1427423	1436118	1408108	1405997	1400926	1429746
20/10	1400088	1443116	1410786	1409694	1406425	1418465	1405021	1410238
21/10	1423175	1406126	1416449	1420671	1427192	1413840	1421505	1426484
22/10	1401442	1429202	1426506	1424363	1408183	1405559	1410345	1409108
23/10	1402426	1427257	1408280	1403981	1418220	1411746	1419280	1407919
24/10	1413475	1414245	1403137	1426422	1406381	1432664	1437300	1429160
25/10	1407405	1417666	1446294	1428254	1428110	1405154	1406399	1413903
26/10	1408183	1416470	1439869	1200863	1404776	1429217	1434428	1412609
Чтобы лучше разобраться в ходе производственного процесса, необходимо рассматривать и х- и s-диаграммы (рис. 10.5).
В данном случае на х-диаграмме нет ничего необычного, однако стандартное отклонение в точке 26/10/1999 намного выше ВКП. Данные для рис. 10.5 приведены в табл. 10.2.
Таблица 10.2. Емкость дискет								
Дата	1	2	3	4	5	6	7	8
17/10	1421970	1445852	1406897	1436859	1446271	1434959	1420128	1426424
18/10	1444357	1415618	1409933	1429544	1446601	1410771	1400657	1430475
19/10	1449892	1431635	1427423	1436118	1408108	1405997	1400926	1429746
20/10	1400088	1443116	1410786	1409694	1406425	1418465	1405021	1410238
21/10	1423175	1406126	1416449	1420671	1427192	1413840	1421505	1426484
22/10	1401442	1429202	1426506	1424363	1408183	1405559	1410345	1409108
23/10	1402426	1427257	1408280	1403981	1418220	1411746	1419280	1407419
24/10	1413475	1414245	1403137	1426422	1406381	1432664	1437300	1422960
25/10	1407405	1417666	1442994	1428254	1428110	1405154	1406399	1413903
26/10	1361867	1439561	1446806	1432533	1403855	1473898	1440723	1430756
228
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Обратите внимание на то, что первый и шестой результаты измерений в строке 26/10/1999 (выделены полужирным шрифтом) соответственно намного ниже и намного выше среднего значения. В среднем показателе этого дня два результата измерений взаимоисключают друг друга, но при этом увеличивают изменяемость. Изменяемость становится выше среднего значения, увеличивая при этом и показатель стандартного отклонения в этот день. Именно это является доказательством того, что ход производственного процесса был нарушен, что в результате привело к снижению показателей емкости дискет. Следовательно, необходимо внимательно исследовать производственный процесс в этот день.
Отклоняющееся значение
Рис. 10.5. Если на х- и s-диаграммах резко отклоняющиеся значение наблюдается только на s-диаграмме, это означает исключительно то, что существуют проблемы сбалансирования данных
Даже если ни х-, ни s-диаграммы не содержат резко отклоняющихся значений, вы все же можете обнаружить тенденцию, указывающую, что следует провести исследования процесса (рис. 10.6).
В данном случае обратите внимание на то, что дневное среднее значение емкости дискет постепенно снижается. Вполне возможно, что это происходит вследствие ухудшения операционных параметров какого-либо прибора или качества одного из сырьевых продуктов, задействованных в произвол стае
Желательно использовать одинаковое количество наблюдений при выборочных проверках, поскольку контрольные пределы диаграмм С МУ весьма чувствительны и изменяются при изменении размеров выборки. При этом определить, находится ли процесс под контролем, достаточно трудно.
глава 10. Определение уровня качества
229
Рис. 10.6. Если на х- и s- диаграммах просматриваются определенные отклонения от основной тенденции, значит, с процессом возникли проблемы даже при отсутствии резко отклоняющихся значений
Составление р-диаграмм для дихотомий
Иногда необходимо произвести более общие измерения единицы продукции, нежели измерение едкости дискет. Существует много характеристик, при наличии которых продукция будет считаться некачественной. Например, в случае дискет к ним относятся: возникновение дефектных кластеров при форматировании дискет, “заедание” защитной задвижки дискеты и др.
Занимаясь контролем качества счетов-фактур, составляемых отделом счетов дебиторов, вас не интересует, по какой причине документ не может быть акцептован, вам лишь необходимо знать, что он не акцептован. В подобных случаях измерения должны основываться на принципе дихотомии, т.е. делении признаков на два класса, например допустимый в сравнении с недопустимым. (Существуют и другие термины, применяемые для контроля качества: соответствующий требованиям в сравнении с несоответствующим требованиям и бракованный в сравнении с небракованным.)
Диаграмма СМУ для такого типа анализа базируется на доле выборки, которая несо-ответствует требованиям. Например, если вы обнаружили, что из 50 счетов-фактур выборки 5 документов не соответствуют требованиям, то доля несоответствия составит 0,1. Именно это значение отмечается на диаграмме. Такие диаграммы аналогичны х-диаграммам и называются р-диаграммами (от слова proportion — пропорция).
Когда измерения основаны на дихотомии, аналога s-диаграмм не существует, так как стандартное отклонение для дихотомии в полной мере представлено самой долей выборки и определяется следующим образом:
s=KOPEHb(p*(1-р))
230
Часть II. Финансовый контроль и планирование
где р выражает долю, а КОРЕНЬ — квадратный корень. Например, при доле, равной 0,2, стандартное отклонение будет равно:
КОРЕНЬ(0,2*(1-0,2))=КОРЕНЬ(0,2*0,8)=КОРЕНЬ(0,16)=0,4
Зная долю, можно автоматически вычислить стандартное отклонение. В таком случае составляются только р-диаграммы (рис. 10.7).
Рис. 10.7. Отражающие соотношение соответствия и несоответствия требованиям р-диаграммы обычно не сопровождаются s-диаграммами
В диаграммах такого типа также имеются параметры ВКП, НКП и ЦЛ. В данном случае ЦЛ — это общее среднее значение доли продукции, не соответствующей требованиям процесса, подобно тому, как ЦЛ на х-диаграммах представляет собой общее среднее процесса. Параметры ВКП и НКП основываются на общей доле, не соответствующей требованиям к процессу: они представляют три показателя стандартных отклонений над ЦЛ и под нею. Эти стандартные отклонения вычисляются на основе доли, не соответствующей требованиям, предъявляемым к процессу, причем во внимание принимаются и размеры выборки.
Например, если общая доля несоответствия составляет 0,2, а размер каждой выборки — 50 единиц, то ВКП будет иметь следующее значение:
О,2+3*КОРЕНЬ((0,2*(1-0,2)/50))=0,37
а НКП составит:
0,2-3* КОРЕНЬ((0,2*(1-0,2/50))=0,03
Как для Х-, так и для s-диаграмм необходимо по возможности сохранять размеры каждой выборки постоянными для того, чтобы НКП и ВКП имели постоянные значения для всех выборок. Если же этого добиться невозможно, то существуют специальные
Глава 10. Определение уровня качества
231
формулы, с помощью которых можно преобразовать параметры ВКП и НКП в константы. Более подробную информацию о таких преобразованиях можно найти в книгах по статистическим методам управления.
Определение размера выборки
Размер контрольной выборки для х-, s- и р-диаграмм играет важную роль как для точности среднего значения (или доли), так и для удаленности контрольных пределов от центральной линии. С данной точки зрения, чем больше размер выборки, тем точнее результаты.
Однако, справедливо также и то, что чем больше взятая для контроля выборка, тем выше стоимость проводимого контроля качества Это имеет большое значение при проведении разрушительного тестирования, в результате которого проверенные единицы продукции становятся непригодными для использования. Например, ваша фирма производит автомобили, и одной из проверок качества является тестирование противоударных характеристик передних бамперов. Понятно, что после такой проверки продать машину будет довольно сложно
Остановитесь на таком размере выборки, который не принесет большого материального ущерба, и при этом будет достаточно велик для получения наиболее точных результатов. Точной оценки вы достигнете в том случае, если в результате получите 50-процентную вероятность выхода процесса из-под контроля.
50-процентная вероятность может показаться вам недостаточной, однако не забывайте, что в вашем арсенале имеются различные возможности для выявления проблем. Например, вы контролируете процесс почасово. Если процесс выходит из-под контроля, например, в 10.15, то вы можете обнаружить это в 11.00, 12.00, 13.00 и т.д При этом вероятность того, что проблема останется незамеченной, например, в 14.00. составит: 0,5x0,5x0,5x0,5=0,0625. Следовательно, в данном случае существует практически 94-процентная вероятность того, что выход процесса из-под контроля будет обнаружен.
В приведенных выше примерах рассматривались выборки, включающие 8 контрольных замеров для s- и х-диаграмм и 50 — для р-диаграмм. В совокупности сс стандартным отклонением процесса эти размеры выборок определяли значения параметров ВКП и НКП. Этот процесс можно рассматривать в обратном порядке, т.е. начинать с определения ВКП и НКП, на основе чего и получать значение необходимого вам размера выборки. Другими словами, вы можете получить ответ на следующий вопрос: Какая выборка необходима, чтобы параметр ВКП соответствовал определенным критериям?
Предположим, что общая доля несоответствия для данного процесса составляет 0,1, а доля несоответствия, равная 0,25, в данном случае является неприемлемой. Допустим, вы хотите узнать об увеличении доли несоответствия с 0,1 до 0,25 с 50-процентной вероятностью. Если средний показатель несоответствия по процессу увеличивается до 0,25, это может означать, что одна половина выборки больше 0,25, а вторая — меньше. (Предполагается, что брак распределяется симметрично относительно среднего показателя. Это является обычным предположением в статистическом методе управления.) В этом случае вы сможете обнаружить отклонения в среднем значении доли несоответствия процесса с 50-процентной вероятностью, т.е. 50% результатов наблюдений будут превышать значение 0,25. Чтобы уравнять долю несоответствия, которую вы хотите обнаружить, следует установить значение параметра ВКП на уровне трех стандартных отклонений над ЦЛ. Диапазон изменений доли несоответствия для обнаружения с заданной вероятностью будет 0,25—0,1=0,15, на основе чегс можно составить следующее уравнение для определения размера выборки:
0,25-0,1=0,15=3*КОРЕНЬ((0,1*(1-0,1)/N))
232
Часть II. Финансовый контроль и планирование
где TV — размер выборки. Преобразовав это уравнение, получаем:
N=(3/0,15)2*0,1*(1-0,1)
№36
В общем виде:
N=( s/d)2*p* (1-р)
где d — размер отклонения, который вы хотели бы обнаружить, р — доля несоответствия, а 5- количество стандартных отклонений над и под ЦЛ для параметров НКП и ВКП. В нашем примере значения НКП и ВКП вычисляются на основе трех стандартных отклонений над и под ЦЛ, среднее значение доли несоответствия процесса равно 0.1, а вероятность обнаружения изменения отклонения с 0,1 до 0,25 — 50%. При этих условиях размер каждой контрольной выборки должен состоять из 36 результатов наблюдений, а формула в рабочем листе Excel примет вид:
=(3/0,15)л2*0,1*0,9
Примечание
Принимая значение показателя вероятности обнаружения доли несоответствия 50%, вы в значительной степени упрощаете уравнение, на основе которого вычисляется необходимый размер контрольной выборки. Если же вы захотите изменить процент вероятности (например, принять 80%), то вам необходимо определить (либо предположить) модель распределения брака, сделать ссылку на теоретическое распределение и дополнить уравнение условием, обеспечивающим увеличение вероятности обнаружения доли несоответствия на 30% (т.е. 80%-50%). За дополнительной информацией по этому вопросу обращайтесь к специальной литературе по статистическим методам анализа.
Составление диаграмм СМУ с помощью Excel
А д р е с Диаграммы СМУ довольно легко можно построить, используя модуль ^internet уВА spc Chart Maker из модуля файла SPC. xls, который можно загрузить по адресу: http://www.williamspublishing.com.
Для того чтобы составить диаграммы СМУ, вам понадобится рабочая таблица, данные которой должны располагаться таким же образом, как в табл. 10.1 и 10.2. В первом столбце следует поместить диапазон дат или временных интервалов, а диапазон данных наблюдений для каждой даты либо временного интервала должен находиться справа за ним. Данные наблюдений могут быть представлены либо в виде нескольких столбцов изменяемых результатов выборки (в нашем примере — данные о емкости запоминающего устройства гибких дисков), либо в виде одного столбца, включающего дихотомии «например, доли несоответствия). Во втором случае предполагается, что результаты выборки введены в один столбец. Значительно легче вводить показатели долей несоответствия в один столбец, нежели заполнять несколько столбцов значениями 1 или 0, обозначающими соответствие или несоответствие.
Открыв файл SPC.xls, вы увидите, что в меню Данные появилась новая команда — Диаграммы СМУ. Если рабочий лист активизирован и оформлен так, как описано выше, то для начала анализа СМУ вам следует выполнить команду Данные^Диаграммы СМУ. После закрытия файла SPC. xls, команда Диаграммы СМУ будет удалена из меню Данные.
гпава 10. Определение уровня качества
233
После запуска модуля на экране появляется диалоговое окно, в котором следует ввести диапазон ячеек, в которых содержатся даты или временные интервалы, а также диапазон фактических результатов наблюдений. В данном диалоговом окне вы также можете выбрать тип диаграммы для переменных (х- или s-диаграмму) и р-диаграмму для дихотомий. Если вы выберете р-диаграмму, то сможете воспользоваться полем, в которое можно ввести размер контрольной выборки, при условии, что этот размер является постоянным. Если же размер выборки непостоянный, то каждый размер можно вводить отдельно в столбец, смежный с показателями долей несоответствия. Диалоговое окно для создания диаграмм СМУ изображено на рис. 10.8.



Ж

~|а| х|
- -

гл ". л»:


К
17.10.1999
В
В1
А
_-- - - - .................. >.. -..........°
.1 Tl7 То Тэ9911421867! 1439561 1436806 1432533 1403855 1443898 1430723 1430756
.	----------- -1436399	—
1437300
1419280
.•
2 j18.10 1999»1437405»1417666
3
1446294 1428254
1403137 1426422
1438280 1443981
1428110-1415154 1416381:1432664 1418220 1411746
:19 10.1999*1433475; 414245 = 20.10.1999; 1402426; 427257 ;21 10.1999;1401442;14292Si .22 10.1999; 1423175; 42еСч
•23 10.1999! 1410088! 1445	:	г :	. г~7------~
Диапазон дат :^вренй<и,- |1 $д$ю
1413903
1429163
1417419
да 24 10.1999!1429892! 1431|
да 25 10.1999! 1414357! 1416
Ж 26 10 1999»1421970» 1423: W W*
.11 <
ДЙ
в-
16 р
18
19
Ж
Й:
К 1430000 1427898 1424098 1422326 1420589 1421930 1420479 1419981
1418494 8872,83 1417420 7760,77
12467.9
11736,3
11726,9
13658,8 9985 98 4852 76
14475,6
143“
143
143 g
143 :
143
143
142
1432
143 '
143
ДИАГРАММЫ СМУ
' Тил диаграммы
; $-диагрвимы
Г' р.диаграмма
наблюдений:
Метки дпя диаграии .
,-24„;	...... .............................................
Укажите.•	 s. ..	s'.-	*'* '	 '•
=От«ена
Л
О


Рис. 10.8. В данном диалоговом окне можно указать необходимые параметры для создания диаграмм СМУ
После ввода необходимых параметров, модуль выполняет все вычисления, необходимые для создания х- и s-диаграмм. После его запуска справа от данных рабочей таблицы появятся интервалы, определяющие для каждой диаграммы параметры ЦП, НКП и ВКП. Чтобы узнать, каким образом в модуле вычисляются центральная линия и контрольные пределы в каждом конкретном случае, изучите код модуля.
Проведение приемочного статистического контроля
Приемочный статистический контроль обеспечивает снижение стоимости закупаемых материалов. Он также позволяет снижать издержки, которые вы несете при возврате покупателем приобретенного товара вследствие брака.
234
Часть II. Финансовый контроль и планирование
Конечно, вам не хочется покупать материалы либо оборудование плохого качества и предлагать клиентам бракованные товары. Однако, как покупатели, так и для продавцы крупных партий продукции обычно считают приемлемым допущение определенной доли брака в партии товара.
Производство любого достаточно крупного количества товара (например, партии телевизоров) без учета определенного процента брака чрезвычайно дорого. Чтобы выпускать продукцию без брака, производителю пришлось бы обеспечить 100-процентное тестирование произведенной продукции, так как при любом другом подходе существует риск выявления в партии хотя бы одной бракованной единицы. Во-первых, подобное тестирование в крупносерийном производстве не представляется возможным. Во-вторых, даже нулевой результат тестирования не может гарантировать полного отсутствия брака, и, таким образом, производитель всегда будет нести невозвратимые издержки за продукцию с браком.
Известно, что основная цель производства заключается в получении дохода Для покрытия издержек, понесенных для достижения полного отсутствия брака в произведенной продукции, несомненно придется повысить отпускную цену. При этом вы, как покупатель, можете решить закупать товары где-нибудь в другом месте. Однако, если вы потребуете от нового продавца 100-процентной гарантии качества товара, то ем