Text
                    Ншшм
Жфр*
1,
ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО БУХГАЛТЕРА
..|M ♦.•••) *
И. 5. Ланина
»Ч!
rtfn:
™й
**Ч^'к>Меэ&ИШ{:
;-i:.r.-
i1t^wxtfcfex6 • • *•	»> к*-1
•-
‘а+г^ДаЛ;:лл-г<-
&Zii
*	ff * £• v
В БУХГАЛТЕРСКОЕ
 - : 	. .  • 
ПЕРВИЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
ti ;<; 4S«nHti‘?BUd t ;ti>:
'• • Mt J««•' •' «tt-ts •w~; •< sjWS»-^тФ n t: iii Hi
:я 'i:?vtx-^.„;,;;;.;;;-’. ...







tHjbiijSJSlitii-:
иПШкЩ^Ш






peSHI


JjX?h>^4lUj<
* КЦШШст "t rVV £&•
sei
Л;ШЯ;И;<Н
;! • U»*'*P-'-
;; >. ,. —^^tn;ii-;< яЫи|И5;


ЧИТАН
pjfHhtHtn

!ЙЙИШН





ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО БУХГАЛТЕРА ИИИНиИВИиВиМиИШНМ1ИиИМИии И. Б. Ланина ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В БУХГАЛТЕРСКОМ И НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ МОСКВА ЧИТАЙ! Рид Групп 2011
СОДЕРЖАНИЕ От автора............................................................... 5 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов....6 1.1. Основные требования к документам...................................7 1.2. Порядок исправления ошибок в первичных учетных документах.........17 1.3. Классификация первичных учетных документов........................17 1.4. График документооборота...........................................18 1.5. Порядок хранения документов.......................................25 1.6. Ответе! венное г ь за неправильное оформление и хранение первичных учетных документов....................................................31 1.7. Реквизиты организации.............................................33 2. Первичные документы по учегу основных средств ........................37 2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств................38 2.2. Внутреннее перемещение основных средств...........................53 2.3. Выбытие основных средств..........................................61 2.4. Учет основных средств на малых предприятиях.......................SO 3. Первичные документы по нематериальным активам.........................85 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов.....93 4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону............95 4.1.1. Счет........................................................95 4.1.2. Доверенность................................................98 4.1.3. Накладная..................................................102 4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей............112 4.3. Приемка материальных ценностей...................................119 4.3.1. Приемка материалов.........................................119 4.3.2. Приемка товара.............................................132 4.3.3. Приемка готовой продукции..................................146 4 4 Учет материальных ценностей на складе......................... 146 4.4.1. Учет материалов............................................146 4.4.2 Учет товара.................................................150 4.5. Отчетность материально ответственных лиц.........................150 5. Первичные улетные документы по кассовым операциям....................163 5.1. Поступление денег в кассу........................................163 5.2. Выдача денег из кассы............................................168 5 3. Ведение кассовой книги организации............................ 171 5.4. Лимит денежных средств в кассе...................................178 5.5. Сдача наличных денег в банк......................................179 5.6. Получение наличных денег в банке.................................181 6. Расчеты с подотчетными лицами........................................189 6.1. Порядок оформления авансового отчета.............................190 6 2. Хозяйственные расходы............................................191 6 3. Представительские расходы........................................193 6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов .... 201 6.4.1. Командировки по территории Российской Федерации и стран СНГ, с которыми есть соглашения о безвизовом проезде . . 205 6.4.2. Командировки по территории Российской Федерации и стран СНГ, с которыми сеть соглашения о безвизовом проезде . . 215
4 I Содержание 7. Первичные документы по банковским операциям............................223 7.1. Платежное поручение................................................223 7.2. Платежное требование...............................................247 7.3. Выписка банк.......................................................250 7.4. Банковская карточка................................................254 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам..........................261 8.1. Первичные документы по оформлению результатов работ и услуг........261 8.2. Первичные документы по автотранспорту' в организации (путевые листы) . . .266 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость ..........284 9.1. Требования к счетам-фактурам.......................................284 9.1.1. Составление счетов-фактур...................................284 9.1.2. Оформление счетов-фактур....................................288 9.1.3. Заполнение счетов-фактур....................................289 9.2. Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур......................................................... 294 9.2.1. Ведение журналов учета полученных счетов-фактур.............294 9.2.2. Ведение журнала учета выставленных счетов-фактур............295 9.3. Порядок ведения книг продаж и покупок..............................296 9.3.1. Ведение книги продаж продавцом..............................296 9.3.2, Ведение книги покупок покупателем...........................297 9.4. Счета-фактуры при получении предоплаты в счет отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг)......................................300 9.5. Пример оформления документов по учету НДС..........................307 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники.....311 10.1. Журнал кассира-операциониста (форма X? КМ-4)......................314 10.2. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма X? КМ-5)....................................................315 10.3. Справка-отчет кассира-операциониста (форма X? КМ-6)...............319 10.4. Сведения о показаниях счетчикоЕз контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7)..............................................323 10.5. Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9) . . . 326 10.6. Возврат денег покупателям.........................................326 10.6.1. Возврат товара вдень покупки...............................328 10.6.2.Возврат товара не в день покупки............................330 11. Первичные документы по учету' труда и заработной платы................332 11.1. Штатное расписание................................................336 11.2. Табель учета рабочего времени.....................................346 11.3. Средняя и среднесписочная численность работников в организации . . . 360 11.4. Документальное оформление отпусков................................369 11.5. Первичные документы по расчету и выдаче заработной платы..........382 11.6. Первичные документы, оформляемые при обеспечении работников спецодеждой.............................................................404 Нормативные документы.....................................................411
ОТ АВТОРА В Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, сказано: «Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения». Для того чтобы бухгалтер мог требовать от сотрудников предприятия пра- вильного оформления документов, он должен быть уверен, что сам хорошо знает, как это делать. В книге, которую вы держите в руках, приведены примеры заполнения большинства, но далеко не всех первичных документов, которые используют в своей деятельности предприятия. Если вы не нашли форму необходимого вам документа в книге, то поищите ее в постановлениях Госкомстата России, при- веденных в конце книги. I Если же его нет и там, то вы можете сами разработать этот документ и ут- вердить его в своей учетной политике. О том, как это сделать, вы также узнаете из этой книги.
1. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция оформляется доку- ментом. Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство. Таким образом, первичный учетный документ является письменным свиде- тельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не тре- бует дальнейших пояснений и детализации. Как кирпичики образуют фундамент здания, на котором возводят этажи, так и множество первичных документов образуют «фундамент» — бухгалтер- ский учет, на котором базируются учетные регистры — специальные формы для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях, т.е. обобщающие документы, характеризующие наличие средств организации и операции с ними. И наконец, итогом строительства является крыша здания, т.е. отчетность организации (баланс и другие формы). Если неправильно положен или отсутствует хотя бы один кирпичик в фун- даменте, здание может рухнуть. Поэтому к учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юриди- ческую силу. Налоговый учет обязаны вести все организации. Он также основывается на первичных документах, но сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ). Проиллюстрируем эго на примерах. Организация приобрела обьект основных средств. В бухгалтерском учете начисление. ’амортизации по этому объекту начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем : принятия этого объекта к бухгалтерскому учету и производится до полного погашения сто- §_ имости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 Положе- ния по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом : Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н). В налоговом учете в соответствии с п. 4 : ст. 259 НК РФ начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества начина • ется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в : эксплуатацию. : Поступление данного объекта основных средств в организацию будет отражено бухгалтер- • ской проводкой: : Дебет счета 08 «Вложение во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение обь- : ектов основных средств» J Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». : Основанием для отражения данной хозяйственной операции в бухгалтерском учете явля- : ется накладная поставщика. Для оборудования, не требующего монтажа, момент принятия объекта основных средств : на учет совпадает с вводом его в эксплуатацию. Пр нятие основного средства к бухгалтерско • му учету отражается проводкой:
1.1. Основные требования к документам I Дебет счета 01 «Основные средства» : Кредит счета 08 «Вложение во внеоборотные активы». (См. комментарии к счету 01 «Основные средства» в Инструкции по применению Плана • счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверж- : денной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.) • Документом, служащим основанием для отражения данной хозяйственной операции в • бухгалтерском учете, является акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма : № ОС-1). : Если же объект основных средств приобретен в запас или будет передан в монтаж, то • оформляе гея акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14). : В случае отсутствия в организации акта формы № ОС-1 начисление амортизации на объект основных средств в бухгалтерском и налоговом учете неправомерно. Наличие акта формы № ОС-1 необходимо и для принятия к вычету налога на добавленную : стоимость, уплаченного поставщику данного основного средства, так как в соответ ствии со ст. : 172 НК РФ «Вычеты сумм налога, предъявленных продавцами налогоплательщику при приоб- • ретении ...основных средств и (или) нематериальных активов, ...производятся в полном объ- : еме после принятия на учет данных основных средств и (или) нематериальных активов». Неправильное заполнение или незаполнение хотя бы одного из обязательных реквизитов , счета-фактуры является основанием для непринятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Все эти реквизиты перечислены в п. 5 5 1 и 6 ст. 169 :• £ 1.1. Основные требования к документам Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон «О бухгал- терском учете»), в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности), и Положении о документах и документообороте в бухгал терском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ПСУ СССР. Для правильного оформления документов следует использовать ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован- ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта Рос- сии от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Нормативными и законодательными актами по бухгалтерскому учету преду- смотрено, что первичные учетные документы необходимо составлять на типо- вых бланках (разд. II Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгал- терской отчетности и ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»). Для большинства хозяйственных операций Госкомстат России разработал типовые (унифициро- ванные) бланки для учета: • основных средств и нематериальных активов; • материалов; • продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения; • кассовых операций; • операций, связанных с оплатой труда; - результатов инвентаризации. Кроме того, Госкомстат России разработал бланки, учитывающие специфи- ку отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета: • торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по до- 1 оворам комиссии); • операций на предприятиях общественного питания;
8 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов • денежных расчетов с населением с применением контрольно-кассовых машин (ККМ); • капитального строительства и ремонтно-строительных работ; • работы строительных машин и механизмов; • операций на автомобильном транспорте; • сельскохозяйственной продукции и сырья. Формы документов, используемых при безналичных расчетах, утверждает Банк России. Типовые бланки можно приобрести в магазине или распечатать на компью- тере из любой бухгалтерской программы. В последнем случае можно выбрать тот формат, который более удобен бухгалтеру. Строгих ограничений здесь нет. Разрешается также включать в типовые бланки дополнительные реквизиты, например адрес и телефон организации. Главное условие — все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, должны быть сохранены. Исключение составляют документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов, в которые никаких изменений и дополнений вносить нельзя. Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмот- рен, организация может разработать его самостоятельно. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный учетный документ, приведен в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»: • наименование документа, которое отражает финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, выполняемой бухгалтером. Напри- мер, в документе с наименованием «Накладная на отпуск продукции на сторону» отражаются хозяйственные операции по отпуску продукции со склада организации. Бухгалтер не должен заполнять первичные учетные документы с нечетким наименованием или при его отсутствии, а также принимать от граждан или сторонних организаций документы с отсут- ствующим или нечетким наименованием. В унифицированных формах документов предусмотрен код формы — се- мизначный номер документа, который проставляется в соответствии с Обще- российским классификатором управленческой документации (ОКУД). Если же документ разработан самостоятельно, то реквизит «Код формы» можно не заполняться или предусмотреть в учетной политике собственную кодировку самостоятельно разработанных первичных учетных документов. Наличие кода формы необходимо, если он используется при автоматизированной обработке документов; • дата составления документа позволяет определить конкретную дату совер- шения операции, описанной в документе. При отсутствии даты становится непонятно, в какой момент должна быть отражена в учете хозяйственная операция, которая описана в первичном учетном документе. В этом случае может быть неправильно определена налоговая база. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для прото- кола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если ав- торами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь одну (единую) дату. Оформляется дата документа арабскими цифрами, располагающимися в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — че- тырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГПТ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впе- реди ставится 0. Например, дату 1 января 2011 г. арабскими цифрами следует записывать так:
1.1. Основные требования к документам 9 01.01.2011. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты: 1 января 2011 г. Возможно и оформление даты в обратной последовательности: 2011.01.01. Однако последний способ оформления даты не получил широкого распро- гранения в нашей стране. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! : Буква «г» указывается только при оформлении даты словесно-цифровым способом; : • наименование организации, от имени которой составлен документ. Этот реквизит позволяет определить принадлежность документа к той или иной организации. Конечно, при его отсутствии можно определить, от имени какой организации составлен документ по подписям лиц, ответ- ственных за совершение хозяйственной операции. Тем не менее, если эти лица работают одновременно в нескольких организациях, может воз- никнуть путаница; • содержание хозяйственной операции, оформленной данным документом. При этом содержание хозяйственной операции можно понять из наиме- нования документа. В содержании должно быть указано, кто, для кого и что сделал. Например, платежное поручение предназначено для оформ- ления платежей через банк. Из названия документа следует, что орга- низация поручает сделать платеж, а конкретные данные — источник, величина и назначение платежа — определяются содержанием операции, указанной в данном документе. Бухгалтеру необходимо помнить о соблюдении строгого соответствия между [аименованием документа и содержанием проводимых по нему операций; • измерители хозяйственной операции. В хозяйственном учете применяются три вида измерителей: натуральные, трудовые и денежные. Натуральные измерители позволяют получать сведения об объектах учета в гатуре: в мерах веса, длины, объема, площади и т.п. С их помощью осущест- вляется контроль за сохранностью различных форм собственности, объемом фоцесса заготовления, производства и реализации. Трудовые измерители применяются в сочетании с натуральными. С их по- •гощыо устанавливается количество затраченного труда (в рабочих днях, часах, щнутах). Благодаря этому виду измерителей определяются показатели произ- юдительности труда, объем затраченного времени рабочих и выполнение ими юрм выработки, начисляется заработная плата. Денежные измерители являются обобщающими. Все важнейшие показате- 1и деятельности организации выражаются в денежной форме (в руб., коп.). 2 помощью денежного измерителя, применяемого в сочетании с другими шдами измерителей: ведется подсчет всех имеющихся у организации средств; шределяются производительность труда и себестоимость продукции; уста- тавливаются цены; осуществляются кредитные, расчетные и хозяйственные итерации; • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйствен- ной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшиф- ровки. Право на совершение определенных хозяйственных операций обычно входит в должностные обязанности конкретных должностных лиц. Поэтому указание должности служит для контроля за правомерно- стью совершения операции.
10 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов Если документ оформлен на бланке организации, то указывается только должность лица, подписавшего этот документ: Генеральный директор. Если документ оформлен не на бланке организации, то в наименование должности включается и наименование организации: Генеральный директор ООО «Ромашка». В расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, а потом фамилия: И.И. Иванов. Расшифровка подписи не берется ни в косые, ни в круглые скобки. Правильная подпись: Генеральный директор И.И. Иванов Неправильная подпись: Генеральный директор/И.И. Иванов/ Если должностное лицо, подпись которого предполагается в документе, от- сутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например «и.о.», «зам.»): Зам. генерального директора В. В. Петров И.о. генерального директора В.В. Петров Нежелательно (хотя и не запрещено) в такой ситуации ставить перед ука- занием должности косую черту «/» или «За». Такая запись не дает никакой информации о том, кто же все-таки подписал документ. В расшифровке под- писи также следует указать то лицо, которое подписало документ. Это можно сделать, или зачеркнув расшифровку подписи отсутствующего руководителя и вписав от руки нужную расшифровку, или указав подпись и расшифровку под- писавшего лица ниже подписи отсутствующего руководителя: И.о. генерального директора И.И. Иванов Петров В.В. Петров При подписании документа несколькими должностными липами их подпи- си располагают одну над другой в последовательности, соответствующей зани- маемой должности, например: Генеральный директор ЗАО «Альфа»И. И. Иванов Главный бухгалтер ЗАО «Альфа»А.А. Николаева При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаю на одном уровне, например: Генеральный директор Генеральный директор фирмы заказчика фирмы подрядчика ___________И. И. Иванов С. Г. Власов ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! : Следует помнить, что подписывает договор всегда лицо, указанное в преамбуле договора. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, под- писывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии А.П. Савельев Члены комиссии И.В. Селютина Н.П. Трофимов П.Т. Голиков Следует отметить, что, к сожалению, это требование не всегда соблюдает- ся в унифицированных формах документов. В частности, в формах по учету основных средств присутствуют строки, где необходимо указывать должности членов комиссии, контролирующей операции с основными средствами. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организа-
чень лиц, имеющих прдпц , руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. >твсрждх- ние этого перечня оформляется приказом по организации. ЗАО «Фрегат» Приказ № 1 г. Москва 11.01.2011 Об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить на 2011 г. перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (приложение № 1). 2. Перечень вводится в действие с 11.01.2011. 3. Утрачивает силу перечень лиц, имеющих право подписи первичных учет- ных документов, утвержденный приказом № 1 от 11.01.2010. 4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на главного бухгал- тера Петрову Н.В. Генеральный директор Никифоров В.В. Никифоров УТВЕРЖДЕНО Приказом ЗАО «Фрегат» от 11.01.2011 № 1 Наименование документа Полномочия Должность, ФИО Образец подписи ... ... ... ... Платежное поручение Разрешение на перечисление денег с расчетного счета Первая подпись - генеральный дирек- тор - В.В. Никифоров, коммерческий директор - Л.Г. Савельев Вторая подпись - главный бухгалтер - Н.В. Петрова, зам. главного бухгалтера - Н.С. Лаврова Никифоров Савельев Петрова Лаврова ... ... •.. Счет-фактура Учет НДС Первая подпись - генеральный дирек- тор - В.В. Никифоров, начальник отдела продаж - О.С. Савченко Вторая подпись - главный бухгалтер - Н.В. Петрова, зам. главного бухгалтера - Н.С. Лаврова Никифоров Савченко Петрова Лаврова ... ... ... Использование в первичных учетных документах факсимильной подписи не допускается, ведь в приведенном перечне обязательных реквизитов четко сказано, что должна быть только личная подпись липа, ответственного за со- вершение и правильность оформления хозяйственной операции. Факсимильная подпись может использоваться только в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон
12 ! 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ)). Ни закона, ни иного правового акта в настоящее время нет. Таким образом, если в договоре будет оговорено условие об использовании факсимильной под- писи в документах по данному договору, то гражданское законодательство это не запрещает. Но само это условие должно быть скреплено оригинальной под- писью. Так, несмотря на совершенно однозначный запрет законодателей вме- сто оригинальной подписи ставить факсимильную подпись на счетах-фактурах, ВАС РФ в определении от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08 сделал вывод об отсутствии у инспекции правовых оснований для уменьшения размера воз- мещения налога на добавленную стоимость, поскольку проставление на сче- тах-фактурах факсимильной подписи было оговорено в соглашении между налогоплательщиком и его поставщиком. Применение электронной цифровой подписи в настоящее время регули- руется Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ). Пунктами I и 2 ст. 1 данного Закона установлено, что его целью является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном до- кументе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие настоящего Закона распространяется на от- ношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Широкое распространение получила электронная подпись при взаимоотно- шениях с банками. Организации, установив систему «банк—клиент», получают ключ со своими подписями и возможность осуществлять расчеты не выходя из офиса. С 1 января 2011 г. появилась возможность составлять и выставлять счета- фактуры не только в бумажном, но и в электронном виде (Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ). При этом должны быть соблюдены следующие условия: • взаимное согласие сторон сделки; • наличие у указанных сторон совместимых технических средств и воз- можностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком. Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается элек- тронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федера- ции. В отношении других первичных учетных документов права на использова- ние электронной цифровой подписи нет. Хотя Минфин России (Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики) в частных ответах сообщает, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной циф- ровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных За- коном Хе 1-ФЗ (письмо Минфина России от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85). А накладная, оформленная в электронном виде и подписанная электронной цифровой подписью, может являться одним из документов, подтверждающих расходы, осуществленные налогоплательщиком (письмо Минфина России от 28 июля 2010 г. Ne 03-03-06/1/491). Но при этом подчеркивается, что мнение Департамента, приведенное в настоящем письме, не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не являет-
1.1. Основные требования к документам I 13 ся нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 7 августа 2007 г. № 03-02-07/2-138 мнение Департамента, высказанное в частных ответах, имеет информационно-разъяснительный характер по вопро- сам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует налоговым органам, налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от зрактовки, изложенной в на- стоящем письме. Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо обязательного рек- визита является нарушением правил ведения бухгалтерского учета. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, ме- тодических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополни- тельные реквизиты: • номер документа; • адрес организации; • основание для выполнения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.д.); • печать организации; • прочие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяй- ственной операции. В качестве примера самостоятельно разработанного документа можно при- вести бухгалтерскую справку. Бухгалтерская справка ЗАО «Фрегат» При расчете оплаты за ежегодный отпуск Богдановой С.В. не была учтена премия по итогам работы за 2010 г. Следует доначислить отпускные в сумме 4560 руб. В бухгалтерском учете доначисление отразить проводкой: Дт 44 Кт 70 4560 = Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова 11.05.2011 С 1 января 2009 г. организации должны утверждать в своей учетной по- литике все формы применяемых первичных учетных документов, а не только самостоятельно разработанные или унифицированные формы с внесенными дополнениями. Связано это со вступлением в силу Положения по бухгал- терскому учету «Учетная политика организации» IIБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н, в котором содержит- ся требование об утверждении всех применяемых организацией первичных учетных документов. Однако данное требование противоречит п. 3 ст. 6 Зако- на «О бухгалтерском учете», где сказано, что утверждаются только формы пер- вичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчет- ности. Чтобы избежать лишних проблем, имеет смысл в учетной политике записать фразу: «Организация применяет унифицированные формы документов, утверж- денные Госкомстатом России и Банком России, а также самостоятельно раз- работанные первичные документы (прилагаются к учетной политике)».
14 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов Печать организации Наличие печати в организации предусмотрено законодательством. Обще- ство должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наиме- нование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации (п. 7 ст. 2 Федерального за- кона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограни- ченной ответственностью»). ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро- ванная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, указывает оттиск печати в перечне реквизитов докумен- та (и. 3.25). Именно оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать нужна и для удостоверения права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Тем не менее бухгалтерское законодательство не включает печать в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»), т.е. печать относится к дополнительным реквизитам документов. Однако, если организация использует унифицированную форму документа, в которой такой реквизит предусмотрен, печать в этом документе обязательна. Это может быть банковский документ, приходный кассовый ордер, документ на отгрузку на сторону материальных ценностей и т.п. Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ при заключении сделки в письменной форуме соглашением сторон могул’ устанавливаться дополнительные требования, ко- торым должна соответствовать форма сделки, как то: совершение па бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п. Поэтому печать на договоре должна быть обязательно в случае, если это предусмотрено самим договором. Такое условие может содержаться или в тек- сте договора, или когда ниже реквизита «Подпись» проставлены буквы «М.П.» («Место печати»). Аналогичная ситуация и с актом выполненных работ, оказанных услуг. Обычаями делового оборота принято, что при оформлении этих актов пред- усмотрено наличие подписей ответственных лиц обеих сторон и печатей. Но на самом деле наличие печатей необходимо в случае, если это определено услови- ями хозяйственного договора (письмо Госналогслужбы России по г. Москве от 10 февраля 1995 г. № 11-13/2072). Зато печать обязательно должна присутствовать на доверенности, выдавае- мой организацией своему сотруднику (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Первичным документом налогового учета является счет-фактура. Наличие печати в нем не предусмотрено. Однако первоначальная форма счета-фактуры содержала этот реквизит как обязательный. Печать исключена из реквизитов сче- та-фактуры с 2 марта 2004 г. согласно изменениям, внесенным постановлением Правительства РФ от 16 февраля 2004 г. № 84 в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. 914 (далее — Правила). ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил).
1.1. Основные требования к документам ! 15 Формы бухгалтерской отчетности также не содержат требования о наличии в них печати организации (приказ Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»). Зато все формы налоговых деклараций должны быть заверены печатью (де- кларация по НДС — приказ Минфина России от 15 октября 2009 г. № 104н, декларация по налогу на прибыль — приказ Минфина России от 5 мая 2008 г. № 54н и т.д.). Наличие печати в кадровых документах также не всегда предусмотрено за- конодательно. Так, печать организации обязательна: • на первой странице трудовой книжки при ее заполнении (п. 2.2 Инструк- ции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69); • на командировочном удостоверении (форма № Т-10), утвержденном по- становлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1; • на акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому догово- ру, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73), утвержденном постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Другие формы по труду и его оплате, утвержденные этим же постановлени- ем, не содержат печати в качестве обязательного реквизита. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) не содержит тре- бования о проставлении печати на трудовом договоре (ст. 57), но на практике печать обычно ставят. Кроме перечисленных документов, в отношении которых мы можем точно определиться с наличием или отсутствием печати, в организации оформляется множество других документов, с которыми такой однозначности нет. Поэтому организации следует разработать документ (это может быть при- каз, инструкция, положение и т.п.), в котором должен быть приведен перечень документов, на которые следует ставить печать. Примерный перечень таких документов приведен в Государственной си- стеме документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее — ГСДОУ). С учетом современных требований можно предложить следующий вариант такого перечня: • акгы (приема законченных строительством объектов, оборудования; вы- полненных работ; списания; экспертизы и т.д.); • нормы расхода на драгоценные металлы; • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право со- вершения финансово-хозяйственных операций; • гарантийные письма; • переписка с налоговыми органами и внебюджетными фондами, а также с другими государственными органами и т.д. Печать в организации может быть не одна. Так, каждое обособленное под- разделение может иметь собственную печать. Можно изготовить печати для счетов-фактур, документов, оформления пропусков и т.п. Количество печатей, их назначение, а также лиц, ответственных за хранение и проставление оттиска каждой печати, следует утвердить в том же документе, в котором утвержден перечень документов с печатью в качестве обязательного реквизита. Оттиск печати следует ставить в том месте документа, где стоит реквизит «М.П.» («Место печати»). Если же такой реквизит отсутствует, печать следует проставлять таким образом, чтобы ее отгиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ (п. 2.3.2.6 ГСДОУ). При этом должна
16 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетное документов быть видна подпись и вся информация на оттиске печати (Методические реко- мендации по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003). Ведь часто именно печать и подпись на документах играют существенную роль в судебных разбирательствах. Так, ВАС РФ в определениях от 28 октября 2009 г. № ВАС-14117/09 по делу № А44-2780/2008 и от 28 октября 2009 г. № ВАС-13773/09 по делу № А44- 1923/2008 подтвердил право организации на вычет НДС, учтя, что все докумен- ты, составленные от имени организации-поставщика, заверены печатью ука- занной организации, достоверность которой надлежащими доказательствами не опровергнута. В другом случае суд (определение ВАС РФ от 15 июля 2009 г. № 8369/09 по делу № А12-11885/08-С6) возвратил заявление заявителю в связи с гем, что приложенная к заявлению доверенность не подтверждает полномочия лица на подписание заявления, так как в нарушение 'требований закона представлена в ваде незаверенной ксерокопии. При этом было указано, что к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентич- ность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетент- ного должностного лица с приложением печати организации, от которой ис- ходит соответствующий документ. Требования к оформлению записей в первичных учетных документах Записи в первичных улетных документах должны производится чернилами, химическим карандашом, настои шариковых ручек, при помощи пишущих ма- шин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих запи- сей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. За- прещается использовать простой карандаш. Не принято заполнять документы пастой зеленого или красного цвета. Свободные строки в первичных учетных документах подлежат обязательному прочеркиванию, итоговые данные указы- вают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, чтобы исключить возможность подделки документа. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.* : Прописью указывается только часть суммы, выраженная в рублях. Копейки прописывают- : ся цифрами! Сумма прописью указывается в именительном падеже. Запрет па смешанное заполнение (на компьютере и от руки) первичных учетных документов в законодательстве отсутствует. В ряде случаев в организации могут появиться первичные учетные докумен- ты на иностранном языке. Это могут быть электронные билеты для проезда в командировки и обратно работников организации, документы, подтверждаю- щие расходы работников организации в заграничных командировках, осущест- вление организацией внешнеэкономической деятельности и т.п. Согласно п. 9 Положения по ведению бухталтерското учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации документирование имущества, обяза- тельств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгал- терского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод может быть сделан как про- фессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обя- занностей, в том числе и от руки, при этом перевод обеспечивает организация- налол оплатсльшик.
1.3. Классификация первичных учетных документов I 17 В отношении электронных билетов контролирующие органы сделали по- блажку и разрешили переводить только реквизиты, необходимые для призна- ния расходов для целей налогообложения прибыли организаций, т.е. данные (Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость (письма ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@, Минфина России от 2 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168 и от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170). Сроки составления первичных учетных документов В момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее. Носители первичных учетных документов Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если организация ведет учет на компью- тере, она обязана распечатывать первичные документы для всех участников хозяйственных операций, а также по требованию налоговых и других органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. 1.2. Порядок исправления ошибок в первичных учетных документах Во всех первичных учетных документах (кроме кассовых и банковских) нс допускаются неоговоренные исправления. Ошибки в первичных документах, соз- данных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивают неправиль- ный текст или суммы и надписывают над зачеркнутым, исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. В первичном учетном документе исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью всех лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправле- ния. Такой способ исправления ошибки называется корректурным. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в трехзначном числе надо исправить одну цифру, то зачеркивать надо все число, : а не одну эту цифру. = В кассовых и банковских первичных учетных документах (1IKO, РКО, ПП, ПТ и т.п.) исправления не допускаются. Поэтому, если в них все-таки была сделана ошибка, документ следует переделать заново. В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обяза- тельном порядке оговорены и заверены подписями кассира и главною бухгал- тера. Подчистки в кассовой книге не допускаются. 1.3. Классификация первичных учетных документов К первичным документам относятся следующие учетные документы: 1) официальные документы — заказы, акты сдачи-приемки, платежные документы, договора с поставщиками и покупателями и другие, на которых имеются подписи руководителя и главного бухгалтера и печати организации: 2) внутренние распорядительные документы — приказы, распоряжения, при- ходные и расходные кассовые документы, накладные на приход и расход ма-
18 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов термальных ценностей, реализацию, лицевые счета по оплате труда и многие другие заполненные на утвержденных Госкомстатом России бланках унифици- рованных форм и подписанные уполномоченными лицами; 3) справки, расчеты, составленные бухгалтером, такие как расчет рентабель- ности, расчет издержек производства реализованной продукции, расчет отпуск- ных, исправительные записи и т.д. В учете документы классифицируются по следующим признакам: • место составления; • назначение; • объем содержания информации. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются внутри организации, ими оформ- ляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основ- ных средств). Внешние документы составляют вне данной организации, ими оформляют- ся операции, совершаемые между организациями (накладные от поставщиков, акты приемки-сдачи работ). По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправда- тельные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления. Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на соверше- ние хозяйственной операции, но не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в уюте (приказ на выплату премии, о приеме на работу и т.д.). Оправдательные документы подтверждаю! факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения. Они служат основанием для от- ражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете (авансовый отчет, на- кладная, расчетная ведомость по заработной плате). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных и оправдательных документов. Такой документ содержит информацию о рас- поряжении на проведение операции и подтверждение факта ее совершения (расчетно-платежная ведомость на зарплату или расходный ордер: с одной стороны, распоряжение на выдачу денег, с другой — подтверждение факта их получения). Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основа- нии ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Пред- назначены только для целей бухгалтерского учета (бухгалтерская справка). По объему содержания информации учетные документы делятся на первич- ные и сводные. Первичные документы являются основой для записей в бухгалтерском учете, их составляют в момент совершения операции. В свою очередь, они делятся на разовые (составляются отдельно по каждой операции — накладная на отпуск материалов) и накопительные (отражают несколько операций за определенный период — лимитно-заборная карта). Сводные документы группируют однородные по экономическому значению первичные документы (кассовые, товарные, материальные отчеты). 1.4. График документооборота Документооборотом называется создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, пере- дача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
1.4. [рафик дочументооборота f 19 График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполня- емых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Мин- фином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Требование о создании и утверждении графика документооборота в органи- зации содержится в п. 4 ПБУ 1/2008 График может утверждаться как составная часть учетной политики общим приказом или может быть утвержден отдельным приказом. Разрабатывает график документооборота, так же как и учетную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации. Работники предприятия создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые улетные документы. Эти документы также должны быть утверждены в приложении к учетной поли- тике. График должен устанавливать в организации рациональный документоо- борот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей ддя прохождения каждого первичного учетного документа, определять мини- мальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение спо- собствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, на- конец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за свое- временное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержа- щихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти доку- мег 1ТЫ. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в ор- ганизации осуществляет главный бухгалтер Имеет смысл раздать всем работникам выписки из графика документообо- рота, в которых перечислены документы, относящиеся к их деятельности. Для каждого документа в бухгалтерском улете существует свой путь движе- ния, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существует пять основных этапов: I) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов, 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки; 3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверку осуществляют по форме (проверяют полноту и правильность оформления документов, за- полнение обязательных реквизитов), по содержанию (проверяют законность документированных операций, логическую увязку отдельных показателей) и арифметически', 4) обработка документа в бухгалтерии: • таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и тру- довых измерителей в обобщающий денежный измеритель, например пе- редан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников; • группировка — подбор документов однородных по экономическому со - держанию (приход МПЗ или расход);
20 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов • контировка — указание в первичном учетном документе корреспонден- ции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из со- держания документа: 5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров. Для многих организаций выполнение требования по созданию графика до- кументооборота — сложная задача. На примере конкретной организации покажем, что представляет собой гра- фик документооборота. В руководство стоматологической клиники входит: • генеральный директор, осуществляющий общее руководство организацией; • исполнительный директор, осуществляющий всю организационную работу в организа- ции (кадры, снабжение и т.г.); • главный бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет в организации; • главный врач, осуществляющий помимо непосредственных обязанностей по организа- ции медицинского процесса ведение медицинской статистики; • старшая медсестра, осуществляющая помимо непосредственных обязанностей по руко- водству сестринским персоналом учет медикаментов и инструментов в организации. Администраторы выполняют и функции кассиров. Ниже приведен образец приказа, утверждающего график документооборота, а на с. 22 схема документооборота. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Здоровые зубы» ПРИКАЗ №2 г. Москва 30 декабря 2010 г. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Для нормальной работы фирмы и правильной организации документо- оборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности по установленной форме согласно утвержденному графику документооборота: Исполнительный директор: до 5-го числа каждого месяца сдает отчет о движении денег в кассе организа- ции генеральному директору; до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения договора и кон- тракты с новыми сотрудниками, договора о материальной ответственности и другие подобные документы генеральному директору; до 5-го числа каждого месяца сдает табель рабочего времени главному бухгал- теру; до 5-го числа каждого месяца сдает документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца, главному бухгалтеру; еженедельно сдает отчет о работе клиники генеральному директору. Главный бухгалтер: до 15-го числа каждого месяца представляет генеральному директору данные о прибыли, полученной за предыдущий месяц;
1.4. График документооборота I 21 до 28-го числа первого месяца квартала сдает налоговую декларацию по налогу на прибыль в налоговую инспекцию; до 30-го числа первого месяца квартала сдает квартальную бухгалтерскую от- четность. а до 31 (30 в високосный год) марта — годовую бухгалтерскую отчет- ность в налоговую инспекцию после обработки полученных из отчетов сотруд- ников данных, предварительно ознакомив с ними генерального директора. Администраторы: ежедневно оповещают врачей о записанных на прием пациентах; еженедельно сдают отчет о своей работе исполнительному директору; до 5-го числа каждого месяца сдают отчет об использовании бланков строгой отчетности главному бухгалтеру; ежедневно сдают отчет кассира главному бухгалтеру (по кассовой книге). Старшая медсестра: до 3-го числа каждого месяца сдает отчет о движении медикаментов и ин- струментов на фирме главному бухгалтеру; до 3-го числа первого месяца квартала сдает отчет об остатках медикаментов в кабинетах главному бухгалтеру; до 5-го числа каждого месяца сдает сводные заявки на медикаменты и инстру- менты исполнительному директору. Медсестры: до 2-го числа каждого месяца сдают отчеты об остатках медикаментов в ка- бинетах старшей медсестре; до 2-го числа каждого месяца сдают заявки на медикаменты и инструменты старшей медсестре. Главный врач: до 5-го числа каждого месяца сдает данные для медицинской статистики ис- полнительному директору. Врачи: еженедельно представляют медицинские карты главному врачу. 2. Все отчеты сдаются в строго установленной форме. Ответственность за разработку форм несут лица, ответственные за их оформление. Контроль за разработкой форм возлагается на главного бухгалтера. 3. За несвоевременную сдачу отчетов ответственность возлагается на ви- новных лиц (вплоть до увольнения). Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на глав- ного бухгалтера. Генеральный директор ООО «Здоровые зубы» В.В. Протезов График документооборота можно также представить в виде таблицы (в при- мере на с. 23, 24 показан график документооборота на участке «Расчеты с ра- ботниками по оплате труда»).
Схема документооборота в ООО «Здоровые зубы» Генеральный директор «Утверждаю» Ге! I орал ьн ый ди ректор В.В. Протезов Бухгалтерская и налоговая отчетность — Еженедельный отчет до 15-го, 28-го и 30-го о работе клиники — по понедельникам Отчет о движении денег в кассе — до 5-го Договора и т.п. — до 5-го —7>* Главный бухгалтер Табель рабочего времени — до 5-го Исполнительный Медицинская статистика — до 5-го Документы на новых сотрудников — до 5-го директор Отчет о движении к до 3-го Л i медикаментов и инструментов Отчет об остатках медикаментов в кабинетах ежемесячно до 3-го 1 раз в квартал Отчет об использовании бланков строгой отчетности — до 5-го Отчет кассира —- ежедневно Еженедельный отчет о своей работе — по субботам Главный врач h Медицинские карты — по пятницам Старшая медсестра — Отчеты Сводные заявки на медика- менты и инструменты — до 5-го еженедельно по остаткам до 2-го медикаментов и инструментов ежемесячно Заявки на медикаменты и инструменты до 2-го ежемесячно Медсестры
График документооборота на участке «Расчеты по оплате труда» Наименование Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив документа форма кол-во экз. ответствен- ный за выписку ответствен- ный за оформление (подписи) ответствен- ный за ис- полнение срои исполнения ответствен- ный за проверку и обработку кто представляет порядок представле- ния срок представле- ния исполни- тель срок испол- нения исполни- тель срок испол- нения Пэиназо при- еме на работу №Т-1 1(2) Отдел кадров Отдел кадров Отдел надоов В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел надоов Копия приказа или второй экземпляр В день утверж- дения руково- дящем Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет (рудовой до- говор (ко'^гоакт), договсоа граж- даиско-правово- го характера Собственная 2 Отдел надоов Отдел надеов Отдел кадров В день заклю- чения Бухгалтерия Отдел кадров Копия (ориги- нал остается в отделе кадров) В день оформ- ления Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 5 лет Личная карточка №Т-2 1 Отдел кадров Отдел кадров Отдел надоов В течение од- ного дня после оформления приказа о приеме на работу Бухгалтерия Отдел кадров Личная кар- точка В день оформ- ления Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет Ш:ат-‘ое расписание N" Т-3 2 Генеральный директор Генеральный директор Генеральный директор (1о мере необ- ходимости Бухгалтерия Генеральный директор 1-й - в бухгал- терию; 2-й - в отдел кадров В дань оформ- ления Бухгалтерия При расчете заоаботной платы Бухгалтерия 3 года Табель учета ра- бочего времени №1-13 1 Табельщица (заведующий секцией, начальник от- дела) Табельщица (заведующий секцией, начальник отдела) Табель- щика (за- ведующий секцией, начальник отдела) В течении месяца Бухгалтерия Табельщица (заведующий секцией, начальник от- дела) Табель с при- ложением необходимых документов 1-го числа следующего месяца Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 1 год
Окончание таблицы Наименование Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив документа форма кол-во зкз. ответственный за выписку ответствен- ный за оформление (подписи) ответствен- ный за ис- полнение срок исполнения ответствен ный за проверку и обработку кто представляет порядок представле- ния срок представле- ния исполни- тель срок испол- нения исполни- тель срок испол- нения Налоговая нао- точка № 1-НДФЛ 1 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расистом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с ли- цевым счетом и расчетно- платежной ведомостью Одновремен- но с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 5 лет Индивидуальная карточка Письмо ПФР от 26.01.2010 № АД 30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-93-08/08 56П 1 бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с налоговой карточкой, ли- цевым счетом и расчетно- платежной ведомостью Одновре-мен- но с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 5 лет Лицевой счет № Т-54 1 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с на- логовой кар- точкой Одновре-мен- но с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 75 лет Расчет ко-платсж- ные ведомости № Т 49 1 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с на- логовой кар- точкой Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заоаботной платы Бухгалтерия 5 лет Приказ об отпуске № Т-6 1(2) О’дел кадров Отдел кадров Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел кадров Копия приказа или 2-й зкз. В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет Поиказ об увольнении №1-8 2 Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел кадров 1-й - в бухгал- терию. 2-й - в отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет
1.5. Порядок хранения документ ов I 25 1.5. Порядок хранения документов Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтер- ская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установ- ленными порядком и сроками Ответе!денноегъ за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бух- галтер. До передачи в архив документы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномо- ченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке. Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны также в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на рабогу, сменные рапорты) могут храниться нсперсплегенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Сроки хранения различных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень). Постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. N? 03-33/пс утвердено По- ложение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Дей- ствие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акцио- нерных обществ, в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (допол- нительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, ©тчегы об итогах выпуска (дополнительного выпуска) цепных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, и т.д. Сроки хранения доку- ментов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организа- циях, определяются в соответствии с вышеуказанным Перечнем Сроки хранения документов определяются в один год, пять лет, 75 лет, по- стоянно, до минования надобности, до замены новыми Документы со сроком хранения до 10 лет включительно относятся к доку- ментам временною хранения. Остальные делятся на документы долговремен- ного (свыше 10 лет) и постоянного (вечного) хранения Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использо- вались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например, исчисление срока хранения кассовых документов за 2010 1. началось с 1 января 2011 г. Этот же срок определен и в ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете». В ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, в течение четырех лет. Тем нс менее здесь нет никакою противоречия, так как в НК РФ гово- рится о документах, необходимых для целей налогообложения, а в Законе «О бухгалтерском учете» — о документах, необходимых для целей бухгалтер- ского учета. Об этом же говорится в письме Минфина России от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10.
26 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! : Налогоплательщик вправе осуществлять перенос убытка на будущее в течение 10 лет, сле- : дующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ). Доку- : менты, подтверждающие объем понесенного убытка, организация обязана хранить в течение : всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ). Срок хранения документов в один год предусмотрен только для несуще- ственных (вспомогательных) бухгалтерских документов. К ним относятся: • месячные бухгалтерские балансы и отчеты (при отсутствии годовых и квартальных они хранятся постоянно); • переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчет- ности; • месячные отчеты по налогам (но при отсутствии квартальных отчетов они хранятся пять лет. Таким образом, декларации по НДС, составляе- мые за налоговый период, равный календарному месяцу, и относящиеся к 2007 г. и более ранним годам, должны храниться пять лет). Для документов, связанных с расчетами с работниками по оплате труда, предусмотрен срок хранения в 75-лет (лицевые счета работников, расчетно- платежные ведомости и т.п.). К документам с постоянным сроком хранения относятся: • годовые бухгалтерские балансы, отчеты и аналитические документы к ним; • передаточные, разделительные, ликвидационные балансы: приложения, пояснительные записки к ним; • годовые отчеты об исполнении сметы расходов; • отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосу- дарственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости): • паспорта сделок и т.д. Документы со сроками «до минования надобности» и «до замены новыми» имеют только практическое значение. Срок их хранения устанавливается самой организацией, но не менее пяти лет. В организации должна быть разработана и утверждена номенклатура дел. Порядок ее разработки и утверждения регулируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Номенклатура дел может быть как общей для всей организации, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. В бухгалтерии ее разра- батывает главный бухгалтер как лицо, отвечающее за ведение бухгалтерского учета в организации. Составляется номенклатура на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. На новый календарный год номенклатура составляется в последнем кварта- ле текущего года. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенкла- туру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обо- значения структурного подразделения (в нашем случае — бухгалтерия) и по- рядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурно- го подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). За- головок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Бухгалтерская и налоговая отчетность», «Движение
1 5. П эрядок хранения документов I 27 МПЗ» и т.п.). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформ- ления дел. В графе 3 номенклатуры указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера стагей по Перечню. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры про- ставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию для продолжения и др. По окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел (томов, частей). Номенклатура согласовывается с руководителем архива организации. ) Наименование организации ЗАО «Фрегат» Структурное подразделение Бухгалтерия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ 27 декабря 2010 г. № 8-н Генеральный директор г. Москва Никифоров В.В. Никифоров (место составления) подпись расшифровка подписи На 2011 год 28.12.2010 дата Индекс дела Заголовок дела Количество единиц хранения Срок хранения и номер статей по Перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела 02-001 Бухгалтерская и налоговая от- четность 1 Годовые — постоянно, кварта тьные — 5 лет, ст. 135, 170 — 02-002 Документы по инвентаризации 1 5 лет, ст. 192 — 02-003 Кассовые документы 1 5 лет, ст. 150 — 02-004 Документы о взаиморасчетах 1 5 лет, ст. 151 — 02-005 Табели учета рабочего времени 1 1 год, ст. 281 — 02-006 ... ... Петрова. подпись ___Н.З. Петрова расшифровка подписи Главный бухгалтер Дата _28.12.2010_ Протокол экспертной комиссии бухгалтерии от 27.12.2010 № 15-н Руководитель архивной службы Елина М.В. Елина 29.12.2010 Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением государственных и муниципальных учреждений или государственных и муни- ципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть го- сударственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируется Законом г. Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах». Постоянное и временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей в организациях архивах. Таким образом, организация имеет право создать и собственный архив.
28 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов Документы временного хранения, как правило, не подлежат передаче в ар- хив организации. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению Документы, отобранные для постоянного или временного хранения, оформляются в соответствии с Основными правилами работы архивов орга- низаций. Хранению подлежат подлинники документов. В случае их утраты или по- вреждения хранятся заверенные в установленном порядке копии таких доку- ментов. При подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить следующие действия: 1) вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические предметы (булавки и т.п.); 2) проверить хронологию. Она должна быть строгая — прямая (с января по декабрь вместо образовавшейся в течение года — с декабря по январь); 3) пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается. В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится новый. Нумерация делается арабскими цифрами. Лист-заверитель и лист-опись в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см; 4) составить опись документов. Она кладется сверху лачки. Листы описи имеют собственную нумерацию; 5) составить лист-заверитель: «В деле подшито ... листов». Количество листов дела указывается цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовы- вается к общему количеству листов дела через знак «+». Лист-заверитель под- писывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Лист-заверитель кладется снизу дела. Завсрительная надпись не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни на обложке дела; 6) надеть твердую обложку из картона или слать в переплет. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола. Документы переплетаются или сшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех докумен- тов, дат, виз и резолюций на них. Обложка дела оформляется светостойкими, как правило, черными чернилами, можно маркером: 7) составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй — в архив, третий оставить у себя). В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций доку- менты, образовавшиеся в результате деятельности организации в течение гола, после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще один год. По прошествии года проводится обработка документов в целях опре- деления их на хранение в архив или к уничтожению. Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) может быть уничтожена. Для уничтожения документов временного хранения: 1) в организации создают экспертную комиссию для организации и прове- дения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения; 2) комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению; 3) перечень документов к уничтожению согласовывают с местным архивом: на перечне документов должен быть гриф одобрения архива; 4) проводят внешнюю ревизию; 5) уничтожают документы путем сдачи их в соответствующие организации на переработку (утилизацию). Передачу документов оформляют приемо-сда- точной накладной.
1.5. Порядок хранения документов I 29 В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Если документы не уничтожаются, а передаются на переработку, составля- ется акт примерно следующей формы. ЗАО «Фрегат» УТВЕРЖДАЮ Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров 18 января 2011 г. Акт № 1 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению г. Москва 18 января 2011 г. На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение бух- галтерские документы ЗАО «Фрегат». № п/п Заголовок дела Крайние даты < Количество единиц хранения Сроки хранения и номер статей по Перечню Примечание 1 Кассовые первичные документы и приложения к ним 2004-2005 гг. 2 папки 5 лет, ст. 362 Ревизия завершена 2 Первичные банковские документы 2004-2005 гг. 3 папки 5 лет, ст. 362 Ревизия завершена 3 Главные книги 2004-2005 гг. 2 книги 5 лет, ст. 361 Ревизия завершена 4 Журналы-ордера 2004—2005 гг. 2 папки 5 лет, ст. 361 Ревизия завершена 5 Переписка по организаци- онным вопросам деятель- ности 2004-2005 гг. 1 папка 5 лет, ст. 84 6 Годовые планы структур- ных подраделений 2004-2005 гг. 1 папка 5 лет, ст. 290 — Итого: 11 (одиннадцать) единиц хранения за 2004—2005 гг. Описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу утверждены и согласованы с архивом организации (протокол № 4 от 13 января 2011 г.). Документы в количестве 11 (одиннадцать) единиц хранения, весом 9 кг сда- ны в ООО «Макулатура» на переработку по приемо-сдаточной накладной № 5 от 18 января 2011 г. снабженцем Николаевым А.Б. Экспертная комиссия: председатель комиссии _Савельев_ Л.Г. Савельев члены комиссии Петрова__ Н.В. Петрова „Зайцева Н.И.Зайцева
30 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов Если же документы подлежат уничтожению, составляется акт следующей формы. ЗАО «Фрегат» УТВЕРЖДАЮ Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров 19 января 2011 г. Акт №2 об уничтожении документов, не подлежащих хранению Г. Москва 19 января 2011 г. Экспертная комиссия в составе: председателя комиссии — Савельева Л.Г. членов комиссии: Петровой Н.В. Зайцевой Н.И. составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом № 1 от 19 января 2011 г., в их присутствии были уничтожены в шредере документы, срок хранения которых истек. Подписи: председатель комиссии: Савельев Л.Г. Савельев члены комиссии: Петрова Н.В. Петрова Зайцева Н.И. Зайцева Если по каким-либо причинам документы организации утрачены, ю они должны быть восстановлены. Это может произойти вследствие чрезвычайной ситуации (пожар, затопление, кража) или элементарной забывчивости работни- ка , потерявшего документ. Восстанавливать стоит только те документы, срок исковой давности кото- рых еще не истек. Если в результате пожара сгорели папки с банковскими до- кументами 10—15-летней давности, то вряд ли это будет серьезной проблемой для организации. Если есть виновное лицо, то следует получить от него объяснения и вос- становить утраченные документы (отправить этого работника за копиями утра- ченных им документов). Если же виновных лиц нет (документы утрачены из-за чрезвычайной ситу- ации), то необходимо получить оправдательные документы у соответствующих органов: • при пожаре — справку' Государственной противопожарной службы МЧС России, протокол осмотра места происшествия и акт о пожаре, кото- рыми устанавливается причина возгорания (письмо УФНС России по г. Москве от 25 июня 2009 г. № 16-15/065190); • при затоплении помещения, в котором находились документы, — справ- ку из коммунальной или аварийной службы об аварии, протокол осмотра места происшествия и акт об утрате документов; • при краже документов — справку из милиции (постановление) о воз- буждении уголовного дела по факту7 кражи, протокол осмотра места про- исшествия. Сразу после происшествия создается комиссия по восстановлению докумен- тов, для чего издается приказ по организации произвольной формы. Комиссия
1.6. Ответственность за неправильное оформление и хранение первичных учетных документов I 31 проводит инвентаризацию сохранившихся документов, составляет опись утра- ченных документов. Один экземпляр описи следует представить соответствую- щим органам для отражения в справке (протоколе, акте), так как в документах, выданных официальными инстанциями, следует перечислить, какие именно документы утрачены. Составляется акт об уграте документов с указанием при- чин их утраты. При восстановлении документов следует собственные первичные учетные документы распечатать заново, а у контрагентов — запросить дубликаты до- кументов, выданных ими. Если утрачены бухгалтерская и налоговая отчетность, то можно обратиться в налоговую инспекцию с просьбой предоставить ее копии, хотя следует по- мнить, что она не обязана это делать. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Отсутствие документов, даже по уважительным причинам, не освобождает организацию : ст налоговой ответственности. Ведь в силу положений подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые • органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в : бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у : них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогопла- • тельщиках в случаях отказа налогоплательщика допустить должностных лиц налогового ор- : гана к осмотру производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, : используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения, непредставления в течение более двух месяцев налоговому : органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, • учета обьектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленною поряд- ; ка, приведшего к невозможности исчислить налоги. : К организации MOiyr быть также применены штрафные санкции, перечис- ленные в следующем разделе. 1.6. Ответственность за неправильное оформление и хранение первичных учетных документов Как уже говорилось, отсутствие или неправильное оформление первич- ного учетного документа делает необоснованным отражение хозяйственной операции, описанной в этом документе, в бухгалтерском или налоговом учете (вспомним ст. 25.2 НК РФ: «Расходами признаются обоснованные и докумен- тально подтвержденные затраты... осуществленные налогоплательщиком»). Например, если акт приемки-сдачи выполненных работ оформлен непра- вильно (отсутствуют подписи, печати и т.п.) или акт вообще отсутствует, то расходы, отраженные в таком акте, не могуг быть учтены в себестоимости ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтер- ского учета трактуется ст. 120 НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Если правила нарушены в одном налоговом периоде, то предусмотрен штраф с юридического лица в размере 10 000 руб., если в нескольких — 30 000 руб. Если же такое нарушение повлекло занижение налоговой базы (неправильно оформленный акт прием- ки-сдачи работ), то штраф составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. В случае отсутствия какого-либо документа на момент налоговой провер- ки к организации может быть применен штраф, предусмотренной ст. 126 НК РФ: «Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведении, предусмот- ренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и
32 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов сборах, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставлен- ный документ». Помимо штрафа с юридического лица могут быть применены и меры адми- нистративного воздействия к должностным лицам организации Поскольку в п. 2 ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете» сказано: «Главный бухгалтер,., несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгал- терской отчетности», то и штрафные санкции за ошибки, допущенные при веления учета, будут в основном предъявляться лично главному бухгалтеру. Практически все нарушения, за которые к нему могут быть применены меры административного воздействия, содержатся в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ). Согласно ст. 15.6 КоАП РФ за непредставление документов и (или) иных све- дений, необходимых для осуществления налогового контроля, на должностных лиц налагается административный штраф в размере от 300 до 500 руб. За повреждение и хищение документов, штампов, печатей полагается уго- ловная ответственность. В соответствии со ст. 325 Уголовного кодекса Россий- ской Федерации (далее — УК РФ) «Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из ко- рыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осуж- денного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года». Согласно ст. 327 УК РФ: «1. Подд елка удостоверения или иного официального документа, предоставля- ющего праваилиосвобождающегоотобязанностей,вцеляхегоисиользованиялибо сбыт такого документа, ...штампов, печатей, бланков — наказываются ограни- чением свободы на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. 2. те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облег- чить его совершение, — наказываются лишением свободы на срок до четырех лет. 3. Использование заведомо подложного документа — наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными рабо- тами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев». Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организа- ции (п. 3 ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете»). За любые нарушение в области архивного дела на должностных лиц органи- заций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф: • нарушение правил хранения, комплектования, учета или использова- ния архивных документов влечет предупреждение или наложение адми- нистративного штрафа на должностных лип организаций — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ); • неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестици- онного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционер- ного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или него- сударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответ-
1.7. Реквизиты организации I 33 ствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых явля- ется обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штра- фа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ); • неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответствен- ностью или унитарным предприятием обязанности по хранению до- кументов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним норматив- ными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких до- кументов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ); • неповиновение распоряжениям представителей архива, а также воспре- пятствование осуществлению ими их служебных обязанностей (напри- мер, не пропустили их на территорию предприятия) влечет предупреж- дение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации — от 2000 до 4000 руб. (ст. 19.4 КоАП РФ); • неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечет нало- жение административного штрафа на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб. или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 19.5 КоАП РФ). В ст. 15.11 КоАП РФ также указано: «Грубое нарушение правил ведения бух- галтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в раз- мере от двух тысяч до трех тысяч рублей». Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского уюта и представ- ления бухгалтерской отчетности понимается: • искажение сумм начисленных налогов и сборов нс менее чем на 10%; • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. 1.7. Реквизиты организации Каждый человек при рождении получает свидетельство о рождении, ко- торое потом заменяется на паспорт. После окончания школы ему выдают ат- тестат о среднем образовании, после института — диплом. При поступлении на работу на него открывается трудовая книжка. У каждого имеется страховое медицинское свидетельство. У работающих граждан есть пенсионное страховое свидетельство, у пенсионеров —пенсионное удостоверение. Всю жизнь чело- века сопровождаю!' личные документы. Так же — и с организацией. В течение всего срока ее существования (с момента регистрации и до ликвидации) у орга- низации накапливается большое количество различных документов, в которых указываются основные реквизиты организации. Реквизиты, выбираемые учредителями Учредители, создавая коммерческую организацию, должны выбрать ее орга- низационно-правовую форму. Рассмотрим самые распространенные. АО — акционерное общество. Уставный капитал АО разделен на акции оди- наковой номинальной стоимости. Акционеры нс отвечают по убыткам обще- 2-11562
34 I 1. Требования, предъявляемые н оформлению первичных учетных документов ства и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимо- сти принадлежащих им акций. Акционерные общества бывают двух типов: 1) ОАО — открытое акционерное общество — имеет право осуществлять сво- бодную продажу выпускаемых акций. Число акционеров не ограничено. Устав- ный капитал не менее 1000-кратной суммы минимального размера оплаты тру- да, установленной законодательством (на данный момент 100 000 руб.). Число акционеров: минимальное — 1, максимальное не ограничено. 2) ЗАО — закрытое акционерное общество — распределяет свои акции среди учредителей или иного, заранее определенного круга лиц. Уставный капитал не менее 100-кратной суммы минимального размера оплаты труда, установленной законодательством (на данный момент 10 000 руб.). Число акционеров: мини- мальное — 1, максимальное — 50. ООО — общество с ограниченной ответственностью. Уставный капитал ООО разделен на доли, определяемые в процентах или в виде дроби. Участники об- щества не отвечают по убыткам общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им вкладов. Устав- ный капитал не менее чем 10 000 руб. Число участников: минимальное — 1, максимальное — 50. Реквизиты, получаемые при регистрации организации ИНН — идентификационный номер налогоплательщика. Этот номер присва- ивается налоговым органом организации по месту ее нахождения при поста- новке на учет и ее создании, в том числе путем реорганизации. Номер присва- ивается организации на все время ее существования и является неизменным. Структура ИНН следующая: 1) для организации — 10-значный цифровой код: N N N N > г X X > г X с 2) для физического лица — 12-значный цифровой код: N N N N X X X X X X (J (2 Идентификационный номер налогоплательщика формируется как цифро- вой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева на- право: а) код налогового органа, который присвоил ИНН, (NNNN), первые две цифры которого являются кодом региона (например, код Москвы — 77), следу- ющие две цифры — номер налоговой инспекции; б) собственно порядковый номер записи о лице в территориальном разделе Единого государственного реестра налогоплательщиков налогового органа, осу- ществившего постановку на учет: • дня организаций — пять знаков (ХХХХХ); • для физических лиц — шесть знаков (ХХХХХХ); в) контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установ- ленному ФНС России: • дня организаций — один знак (С); • дтя физических лиц — два знака (СС). Например, ИНН 7743001029 означает, что организация зарегистрирована в Москве (77 — код Москвы), на территории налоговой инспекции № 43. Проверить подлинность ИНН партнера можно по следующему алгоритму: Z = (Nl-2) + (N2-4) + (N3-10) + (N4-3) - (Х1-5) - (Х2-9) + (ХЗ-4) + + (Х4-6) + (Х5-8); Y = Z/1L
1.7. Реквизиты организации I 35 От полученной величины следует взять целое число и умножить на 11. Разница между Z и полученным числом должна быть равна последней цифре ИНН (С). Например, ИНН организации 7705444103: Z= (7-2) + (7-4) + (0-10) + (5-3) + (4-5) + (4-9) (4-4) + (1-6) + (0’8) - 135; Y= Z/11 = 12,27. 1211 = 132. Разница между Z и полученным числом равна 3. Таким образом, ИНН на- шего контрагента реальный. После этого можно применить и другие способы для проверки его надежности. В дополнение к ИНН в связи с постановкой на учет в разных налоговых органах по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахож- дения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным НК РФ, для организаций применяется код причины постановки на учет (КПП), который состоит из следующей после- довательности цифр слева направо: а) код налогового органа, который осуществил постановку на учет организа- ции по месту се нахождения, месту нахождения обособленного подразделения организации, расположенного на территории Российской Федерации, или по месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств, а также по иным основаниям, установленным НК РФ (NNNN), пер- вые две цифры которого являются кодом региона (например, код Москвы — 77), следующие две цифры — номер налоговой инспекции; б) причина постановки на учет (РР); в) порядкового номера постановки на учет в территориальном налоговом органе по соответствующей причине (XXX). Структура КПП представляет собой девятизначный цифровой код: При постановке на учет в налоговом органе российской организации сим- волы РР могут принимать значение от 01 до 50 (например, 01 — постановка на учет по месту ее нахождения, 02-05, 31 и 32 — постановка на учет по месту на- хождения обособленного подразделения в зависимости от вида подразделения). При постановке на учет в налоговом органе иностранной организации сим- волы РР могут принимать значение от 51 до 99. Код причины постановки на учет меняется при переходе из одной налого- вой инспекции в другую. Например, КПП 774301001 означает, что организация поставлена на учет в Москве (77 — код Москвы), на территории налоговой инспекции № 43 в качестве налогоплательщика (01). ОГРН — основной государственный регистрационный номер. Означает номер записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Представляет со- бой 30-значный цифровой код. Указывается в свидетельстве, выдаваемом юри- дическому лицу после регистрации. Юридический адрес — место нахождения юридического лица, определяемое местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридиче- ского лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего ис- полнительного органа, а в случае отсутствия такового — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности. Ме- сто нахождения юридического лица указывается в его учредительных документах. Физический адрес — место фактического нахождения организации, обычно согласно договору аренды. Почтовый адрес — адрес, по которому в организацию поступает входящая корреспонденция. Может совпадать с юридическим или фактическим адресом. 2*
36 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов Может быть адресом одного из учредителей или руководителей, абонентским ящиком и т.п. Коды, присваиваемые территориальными органами Федеральной службы государственной статистики ОКВЭД — код вида экономической деятельности, осуществляемой организа- цией, Присваивается на основании Общероссийского классификатора видов экономической деятельности ОК 029-2001 (ОКВЭД), утвержденного постанов- лением Госстандарта России от 6 ноября 2001 г. № 454-ст. ОКАТО — код территории по Общероссийскому классификатору администра- тивно-территориального деления ОК 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413. ОКПО — общероссийский код предприятий и организаций. Рассчитывается по специальному алгоритму. Банковские реквизиты Уполномоченный банк — банк, с которым организация заключила договор на расчетно-кассовое обслуживание. Расчетный счет — номер лицевого счета плательщика в кредитной орга- низации, филиале кредитной организации или в учреждении Банка России. Формируется уполномоченным банком в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России или правилами ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации. БИК — банковский идентификационный код банка плательщика в соот- ветствии со Справочником банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации («Справочник БИК РФ»). Корреспондентский счет банка — счет, открытый кредитной организацией, расположенной на территории Российской Федерации и имеющей лицензию Банка России на осуществление банковских операций, по месту своего нахож- дения в подразделении расчетной сети Банка России для проведения расчетных операций.
2. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ Основными средствами организации являются активы, для которых обяза- тельно одновременное выполнение следующих условий: а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и поль- зование или во временное пользование; б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; в) организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта; г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем. К таким активам могут быть отнесены здания, сооружения, рабочие и си- ловые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, про- изводственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий и про- дуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и про- чие основные средства. Порядок бухгалтерского учета основных средств установлен Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденным при- казом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н. Унифицированные формы по учету основных средств утверждены поста- новлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». Приведем перечень унифицированных форм учетной документации по уче- ту основных средств. Наименование формы Номер формы Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-1 Акт о приеме-передаче здания (сооружения) ОС-1а Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-16 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств ОС-2 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объ- ектов основных средств ОС-3 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) , ОС-4 Акт о списании автотранспортных средств 0С-4а Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) ОС-46
38 I 2. Первичные документы по учету основных средств Окончание таблицы Наименование формы Номер формы Инвентарная карточка учета объекта основных средств ОС-6 Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств ОС-ба Инвентарная книга учета объектов основных средств ОС-66 Акт о приеме (поступлении) оборудования ОС-14 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж ОС-15 Акт о выявленных дефектах оборудования ОС-16 Формы заполняют от руки или на компьютере. Если необходимо, формы можно дополнить новыми реквизитами. Удалять существующие реквизиты нельзя. Размеры бланков, граф и строк можно изменять. Если организация внесла дополнения в унифицированные формы, то их необходимо утвердить в ее учетной политике. Схема документооборота на участке по учету основных средств представле- на ниже. 2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств Основные средства могут быть получены от поставщиков, в виде вклада в уставный капитал, безвозмездно либо созданы в организацли. Если основные средства сразу после приобретения вводятся в эксплуата- цию, то оформляются акты по формам № ОС-1, № ОС-1а или X ОС-16 (в за- - ’.симости оттого, какие основные средства получены и сколько). Основные средства, полученные в первых трех случаях (со стороны), г ходуются на основании товаросопроводительных документов и акта о г. лиед'.е-передаче объекта основных средств по формам X. ОС-7, .V ОС-1а или ОС-16.
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 39 Основные средства, созданные в организации, приходуют на основании только акта о приеме-передаче объекта основных средств по формам № ОС-1, № ОС-1а или № ОС-16. Приведем пример заполнения акта № ОС-1 (см. с. 42—44). Для приема и введения в эксплуатацию основного средства в организации приказом руководителя создается приемочная комиссия. В организации можно утвердить постоянно действующую комиссию, в функции которой входит не только прием, но и списание, а также другие операции с основными средства- ми. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В состав комиссии не входит лицо, которое утверждает акт. : Форма приказа может быть следующая. ЗАО «Фрегат» Приказ № 2 г. Москва 11 января 2011 г. Об утверждении комиссии по операциям с основными средствами ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить комиссию по операциям с основными средствами в составе: председателя комиссии — главного инженера Нестеренко А.Б. членов комиссии: менеджера Павловой И.С. экспедитора Сидорова А.И. 2. В функции комиссии входит: — прием основных средств и оборудования; — принятие решения по вводу основных средств в эксплуатацию; — принятие решения о приеме-передаче оборудования в монтаж; — прием и передача отремонтированных, реконструированных, модернизи- рованных основных средств; — принятие решения о выбытии основных средств. 3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на главного бухгал- тера Петрову Н.В. Генеральный директор Никифоров В.В. Никифоров Комиссия производит осмотр принимаемого основного средства и проверку его на соответствие техническим характеристикам. После этого составляется акт по форме № ОС-1, заполняются реквизиты получателя и продавца. Основанием для составления акта является приказ руководителя о приеме объекта основных средств. Указывается его дату и номер, дата принятия объ- екта к учету. В строке «Акт» указывают порядковый номер документа и дату составления документа. Последняя должна совпадать с датой проведения приема-передачи основных средств. В графе «Инвентарный номер» указывают инвентарный номер объекта ос- новных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию. Присвоенный номер может быть обозначен пу- тем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным спо- собом.
40 I 2. Первичные документы по учету основных средств В графе «Заводской номер» указывают номер (маркировку), присвоенный основному средству при его изготовлении. Этот номер может быть обозначен в техническом паспорте оборудования. Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняют на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. Если объекг основных средств находится в долевой собственности, то спра- вочно указываются сведения об участниках долевой собственности (с указани- ем их доли в праве общей собственности), о доле организации в праве общей собственности, а также в случае, если стоимость приобретения объекта основ- ных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных едини- цах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме ио курсу Бан- ка России на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета. В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика) только для объектов основных средств, бывших в эксплуатации у другого собственника. В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготов- ления для собственных нужд раздел 1 не заполняется (Указания по примене- нию и заполнению форм первичной учетной документации по учету основ- ных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7). Предполагаем, что это можно распространить и на случаи при- обретения объекта основных средств через оптовую торговлю у организации- оптовика, в которой данный актив числился в составе товаров, а не основных средств. В графе 6 «Сумма начисленной амортизации (износа)» раздела 1 указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации. В разделе 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» таблицы дастся характеристика, отражающая основные параметры ос- новного средства, указанные в паспорте или другой технической документации. Данные для заполнения таблицы «Сведения о наличии драгоценных материа- лов (металлов, камней)» указаны также в технической документации. На странице 3 акта формы № ОС-1 записывают выводы комиссии, которые сделаны в результате осмотра. Затем приводят перечень технической документации, которая прилагается к данному акту. Заверяется акт подписями председателя и членов комиссии. Подпись вклю- чает в себя наименование должности, личную подпись и ее расшифровку. Свою подпись ставит также материально ответственное лицо, принимаю- щее основное средство. Акт утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномо- ченным (например, заместителем руководителя). Это лицо не должно входить в состав комиссии. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу лицевой стороны документа. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! : В случае приобретения объекта у организации-продавца через сеть оптовой или роз- : ничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства форму : ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель), при этом реквизиты орга- : низации-сдатчика (продавца), т.е. левый блок с грифом «УТВЕРЖДАЮ» (в том числе «Под- • пись руководителя», «М.П.» и «Дата»), не заполняются, поскольку продаваемый объект не • числится у продавца в составе основных средств, а является товаром: здесь нет бухгалтер- : ской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи (письмо Росстата от 31 марта \ 2005 г. № 01-02-09/205).
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 41 Акт после его оформления с приложенной технической документацией, от- носящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, где в него вносятся сведения об амортизационной группе (на странице 1), в разделе 2 указывается срок полезного использования (графа 2), способ начисления амор- тизации и норма амортизации. Срок полезного использования объекта основных средств — период, в те- чение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход организации или служить для выполнения целей деятельности организа- ции. Этот срок определяется организацией при принятии объекта к бухгалтер- скому учету. Он обычно указан в техническом паспорте или другой технической документации. Его можно установить самостоятельно исходя: • из ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожи- даемой производительностью или мощностью применения; • ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния окружающей среды; • нормативно-правовых и других ограничений использования данного объекта. Примерные сроки полезного использования приведены в постановлении Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Амортизация может начисляться одним из следующих способов: линейным, уменьшаемого остатка, списания стоимости по сумме чисел лет срока полезно- го использования, списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции. В графе 4 «Норма амортизации» указывают норму, по которой на основное средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации. После заполнения всех необходимых граф бухгалтер открывает инвентар- ную карточку по форме № ОС-6. Затем главный бухгалтер организации заверя- ет акт своей подписью и ставит дату. Если вводится в эксплуатацию одно основное средство, заполняется акт по форме № ОС-1 (пример заполнения приведен на с. 42—44) или № ОС-1а (пример заполнения приведен на с. 45—47) и открывается инвентарная кар- точка по форме № ОС-6. Если же вводится в эксплуатацию несколько ос- новных средств, заполняется акт по форме № ОС-16, и может быть открыта инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС-ба. В инвентарной карточке по форме № ОС-6 отражается информация об объ- екте основных средств: о принятии его к учету, перемещении внутри организа- ции, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании. Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на осно- вании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта завода-изготовителя). Пример заполнения инвентарной карточки по форме № ОС-6 показан на с. 48-49. Если основное средство приобретается в запас или для его ввода в экс- плуатацию требуется монтаж, то при его приемке оформляется акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14), пример заполнения приведен на с. 51—52. Акт составляет комиссия, уполномоченная на прием основных средств, в двух экземплярах: первый передают вместе с оборудованием на склад, второй — в бухгалтерию. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
У ГВЕРЖДАЮ Руководитель организации-сдатчика В. в. Унифицированная форма № ОС-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-получателя ген. директор (;|»'ГЖ1ЮС11Л 1F 11 (ин.чннг Ь) 200 г. (рлсгикфровк>г tin*ni;iCH) (.Ю.ХЖЛПСП») " 10 февраля (подпись) 20Я г. (риснк1ф(ро&ка ппдииси} м.п. м.п. Код Форма по ОКУД 03060014 Организация-получатель ЗАО "Фрегат" по ОКПО 52564479 {uatiHciHiiaiiiic) г. Москва. JlenumjiadcKint пр-т, д. 80, тел. 198-99-99 (адрес. тспсфпп. i|i;ikt) р/с№ 40802810038300100052 в Тверском ОСБ№ 7982 Сбербанка России к/с 30101810400000000225 БИК 044525225 (бинкп||с»;:к- реодя inis') Оргаипзацпя-сдатчик ПЫимеионяиЯс inpyxvypiJOrft иодр^течении) ОСЮ "Вычислительная техника hi;iMMCiiOBatUie) г. Москва, Олимпийский пр-т, д. 8 по ОКНО 47542754 (адр-с. течг-фон. факе) р/с 40702810200000059476 в ООО МКВ "Москаиприватбакк" к/с 30101810400000000342 БИК 044585342 JiklllKClTIH'HC peitHlf WIThlj Основание для составления акта (ИЗДМШ ШЦЛПНС CIp>KiypFirirn иочри tWCHIIX) приказ (притч. распоряжение, дигллор 1с укгиаииеы его вида. t>=nnniii.ix опя югсчьстй)) номер 8 дата 10.02.2011 Лата 10.02.2011 42 I 2. Первичные документы по учету основных средств Объект основных средств Номер документа Дата составления 2 10.02.2011 АКТ о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) компьютер (lUUiMciioMficic. пазипчешич мо^елг». мг.рко) Место нахождения объекта в момент приема-передачи склад Организация- изготовитель ООО ’'Вычислительная техника _______списания с бухгалтерского учета Счет, субсчет, код аналитического учета _________________________ по ОКОФ амор'1 изациоиной группы инвентарный заводской Государственная рстистрация нрав на недвижимость Номер 01 14 3020000 2 036 189655 номер дата (nairMcnofttfiiii^ Справочно: 1. Участники долевой собственности Доля в праве общей собственности, % (1И дату) (СуТ.143) 2. Иностранная валюта* (ПЯЙМС11П1М1!1»?) 1кур<?) Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена в иностранной валюте.
2-я страница формы № ОС-1 1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи 2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету Дата Фактический срок эксплу- атации (лет, месяцев) Срок полез- ного исполь- зования Сумма начисленном амортизации (износа), руб. Остаточная стон мост ь, руб. Стоимость приобрете- ния (дого- ворная сто- имость), руб. Первона- чальная сто- имость на дату приня- тия у бухгал- терскому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования Способ начисления амортизации выпуска (год) ввода в экс- плуатацию (первона- чальная) последнего капитального ремонта наименование норма 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 45 000- 36 мес. Линейный 1250- 3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств Объект основных средств, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.) наименование количество наименование драгоцен- ных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса 1 2 3 4 5 6 7 Процессор / Монитор I Клавиатура I Мыть 1 Другие характеристики 2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 43
3-я страница формы № ОС-1 Комиссия по приему-передаче Результат йены гания на 10 февраля 20// Объект основных средств техническим условиям соответствует не соответствует Доработка * требуется не требуется (уяпвгь. «ин не cnoTiwTcrnyc-i) (тааг Я11,, «п с» требует си > Заключение комиссии: ______________________________________компьютер соответствует техническим требованиям и годен к эксплуатации I (риложенне. Техни тсская документация тех, паспорт I (редселателъ комиссии гл. инженер Нестеренко Л. Б. 1 /естереико (до::жпос1 ь> |11<М'1ИС1>) (раепшфрпвкл подписи) Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова LlU lAHOClb) (lUVUlltCl.) (расишфроцяа mvuniCHl экспедитор Сидоров А. И. Сидоров (доджнеюъ) (подпись) (расшифровка подшей) Объект основных средств 44 I 2. Первичные документы по учету основных средств Сдал ____________________________________ f/ia.'iKiiciciT.) "" 20______г. (додоись) сляпси) Табельный номер __________________________ Принял _______________________________ ____________________________ __________________________ (Л0:|жпос1ь) (полнись) (расшнфропка подписи) "” 20_________________________________г. По доверенности от "" 20___________________________________г. №, выданной ________________________________________ IKCM. кОЗау (фамилия. имя, огчсспю)) Объект основных средств принял на ответственное хранение _________бухгалтер____________________ ___________________Лаврова Н. С. Лаврова___ (должпсьдъ)__________________________________________________________________________(KCi/uiHCb)_(расшифровка падшей) " 10 ” февраля 20II г. Табельный номер Oi метка бухгалтерии: В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено Главный бухгалтер (:icvv:irci.) Отметка бухгалтерии об открытии инвентарной Номер Дата карточки учета объекта основных средств или записи документа составления в инвентарной книге 36 10.02.2011 Петрова (подпись) Н.В, Петрова (расшифровка подписи) Главный бухгалтер (расшифровка iMUiiiHCHi
УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-сдатчика ген, директор_________ Соловьев 11.) ( 1№ЛШи-|. I " 25 " января 20 И г. МЛ. Н.Г.Соловьсв (г>ь ши франка nr.UiMCK) Организация-получатель__________________________________________________________________3/10 "Фрегат" (UAIUICIIOIIUHHC) Унифицированная форма № ОС-1 а Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-получателя ген, директор_ Никифоров В В. Никифоров 1,Юяжисч.*пЛ iriciuniciA " 25 " января 20 11 г. М.П. (рзстифрчшка иодкясм) Форма по ОКУД ‘ по ОКПО Код 03060304 52564479 __________________________________________г. Москва, Ленинградский пр-т, д. 80, тел. 198-99-99____________________________________ _______________________р/с 40802810038300100052 в Тверском ОСБ А2‘ 798.2 Сбербанка России, к/с 30101810400000000225________________ (fuiJKOKCK-IC рСХИКТИ ГМ) fllUHNCHlMiIllll'i: Cl^yKnpUDKI 1Ю.Тр%П.ХС1Ю1ИЯ> Организация-сдатчик ___________________________________________________________________________ОАО "Восход" по ОКНО 21567809 г. Москва, ул. Панфилова, д. 4, тел. 198-00-00 (;м|х\:. Зике) р/с 40702810038309100184 в Тверско й ОСБ№ 7982 Сбербанка России, к/с 30101810400000000225 ((«ipkhhckiw реки »пи f i.i) (iuii&k* поплине сфукгурлч! i> ticupu vk-jiciiimi i Основание для составления акта _________________________________________________________________договор купли-продажи (прнхак ргн'г cjimai-jihc. лтчгютр (с уннанисч его um.-cj. сагскщыхсбн^акчпсгяГ! АКТ Номер документа Дата составления 25.01,2011 о приеме-передаче здания (сооружения) Объект здание Дата номер 0670044 * дата 11.10.2010 принятия к бухгалтерскому учету 25.01.2011 списания с бухгалтерского учета Счет, субсчет, код аналитического учета 01 но О К ОФ 114528814 амортизационной группы 10 Номер инвентарный 72 паспорта Государственная номер 77АБ570219 регистрация прав 25.01.2011 па недвижимость iilJHbiCMniHiihic. |(n-in;i-ici>iiv'i Место нахождения объекта в момент приема-передачи г, Москва, рт, Петровская, д. 6 Организация-проектировщик (исполнитель строительных работ)___________________________________________________________________—____________________________________________________________ (ii»itMiKiawuiMC) Справочно: 1. Участники долевой собственности Доля в праве общей собственности, % 100% 2. Иностранная валюта* ________________________________________________ ________________________ ______________________________ ______________________ {ifaiinciiuiiaiitiO (курс) (из лягу) {«умы*) * Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена а иностранной валюте. 2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 45
2-я страница формы № ОС-1а 1. Сведения о состоянии объекта на дату передачи 2. Сведения об объекте па дату принятия к бухгалтерскому учету Дата Фактический срок эксплуатации (лог, месяцев) Сумма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. Стоимость приобретения (договорная стоимость), ’ руб- Первоначальная ст оимость на дату принятия к бухгалтсрско му учету, руб Срок полезного использо- вания Способ начисления амортизации начала строитель- ства окончания строитель- ства ввода в эксплуа- тацию последней реконструк- ции, достройки, модернизации послед- него капиталь- ного ремонта наимено- вание норма 1 2 3 -4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 1-1983 г. XII-1986 г. ИН-1987 г. Х-2004 г. 23 года 5 л tec. 5 959 401 = 19 269 501- 234 000 000= 198 305 000= 76 лет 7 мес. линейный 2/5783,46 3. Краткая индивидуальная характеристика объекта Трехэтажное кирпичное здание с цокольным этажом и подвалом Содержание драгоценных н/или полудрагоценных материалов (металлов, камней и т.д.) Год постройки —1986 наименование драгоценных я/или полудрагоценных материалов номенклатурный номер единица измерения коли- чество масса Конструкция — кирпич Фундамент по стенай - монолитный ж/бетон Кровля мягкая Пол — лннолиум, декоративный мрамор, плитка Окна — алюминий 1 2 3 4 5 Двери-- дерево — 46 I 2. Первичные документы по учету основных средств Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект Качественные и количественные характеристики Примечание основного объекта пристроенных помещений и др. 6 7 8 9 10 И 12 Общая площадь, м‘ 12480,7 Количество этажей 3 Общий строительный объем, м"' в том числе подземной части, м3 — Площадь встроенных, встроспно- пристроенных и пристроенных помещении, м2 — В том числе: материалы
3-я страница формы № ОС-1а Комиссия по приему-передаче " 25 "_______января_______ 20 77 г. Заключение комиссии:___________________________________________________Здание пригодно к эксплуатации__________________________________________________ Приложение. Техническая документация __________________________________________________________________ 11редссдатсль комиссии гл. инженер Нестеренко Л.Б. Нестеренко (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова (Л<ХТЖ1Гои7>') (подпись) (расшифровка подписи) • начальник цеха Онищенко 77.7/. Онищенко (должность) (шгшись) (расшифровка подписи) Объект основных средств Сдал ген. директор Соловьев П.Г. Соловьев (ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи) " 25 ” января 20 7/ г. Табельный номер | Отметка бухталтергт: В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено Главный бухгалтер Алексеева О.В. Алексеева (подпись) (расшифровил подписи) Принял ген. директор Никифоров В. В. Никифоров (должность) (подпись) (расшифровки подписи) ” 25 " января 20 77 г. По доверенности от " " 20 г. № , выданной __________________________________________________________________________________ (кем. кому (|1>а>:плия. имя. отчество)) Объект основных средств принял на ответственное хранение (до.таиость) (подпись) (расшифровки подписи) 20_____г. Табельный номер Отметка бухт аптерии об открытии инвентарной карточки Номер Дата учета объекта основных средств или записи в инвентарной документа составления книге 72 25.01.201.1 Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова (подпись) (расшифровка подписи) 2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 47
48 I 2. Первичные документы по учету основных средств Унифицированная форма № ОС-6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 {нгншновашге) 2. Сведения об объек- те основных средств на дату принятия к 1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи________________________________бухгалтерскому учету Дата Документ о вводе в эксплуатацию Фактический срок зке- клуатааии Сумма на- численной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. Первоначала ная стои- мость на дат\ принятия к бухгалтерс- кому учету, руб- Срок полез- ного исполь- зования выпуска (постройки) последнего капремонта, модерниза- ции. рекон- струкции наименование номер дата 1 7 3 4 5 6 7 8 1 2 05.02.2011 — Акт ОС-1 2 10.02.201/ 45 ()()(/= 36 мес. 3. Переоценка Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. 1 2 3 1 2 3 1 2 3 4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств Документ, дата, помер Виц операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за хранение 1 2 3 4 5 ОС-1 Л=> 2 Приемка Бухгалтерия 45 000-- Лаврова 11.С. от 10.02.2011 _ Участники долевой Лойя в нраве оощеи Справочно: --------------------------------- собственности собственности, %
Оборотная сторона формы № ОС-6 5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств__________6. Затраты на ремонт Реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация Ремонт вид операции документ сумма затрат, руб. вид ремонта документ сумма затрат, руб. наименование дата номер наименование дата номер 1 3 4 5 1 2 3 4 5 7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств Объект основных средств, приспособления, принадлежности (Содержание драгоценных и/или полудрагоценных материалов (металлов, камней ит.д.) наименование количество наименование драгоценных 11/и л и полудра гоце j и । ы х материалов н омен к.п а тури ы й номер единица измерения количество масса 1 2 3 4 5 6 7 I 1роцессор 7 Монитор 7 Клавиатура I г Мыть I 11аимспование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения) Примечание основного объекта приспособлений, принадлежностей, пристроенных помещений в др. S 9 10 1 1 12 13 14 Процессор Intel Core 2 Duo Т9900 (3.06 Ггц. 6 Mb cache L2. 1066 МГц), one- ративиая память 4096 МБ, жест. 1 диск 500 Гб, видеокарта. SD В том числе материалы бухгалтер Слгзж'кч’и.) I f С. Лаврова (рас и м фропка на ли йен) Лино, ответственное за ведение инвентарной кар точки Лаврова 2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 49
50 f 2. Первичные документы по учету основных средств Шапка акта заполняется так же, как и в акте по форме № ОС-1. В акте по форме № ОС-14 указывается не только наименование организации-поставщика (продавца), но и организации-изготовителя оборудования и организации-гру- зоотправителя. При доставке оборудования специализированной организацией указывается наименование организации-перевозчика, а также место нахожде- ния оборудования в момент его приема. Подробно описывается, как было доставлено оборудование (вид транспорт- ного средства: автотранспорт, железная дорога, авиа, теплоход и т.п.), указы- ваются номер транспортного средства, реквизиты транспортной накладной и номер пломбы. В разделе 1 «Сведения о времени приемки оборудования» указывают дату и время: 1) отправления оборудования (груза): • со станции (пристани, порта) отправителя; • склада отправителя; 2) прибытия оборудования (груза) на место его приема; 3) приема (поступления) оборудования (груза): • начала приема; • приостановления приема; • возобновления приема оборудования; • окончания приема. Заполняют только те графы, в которых могут быть показатели, в остальных делается прочерк. В разделе 2 «Сведения о поступившем оборудовании» заносят сведения о по- ступившем оборудовании: в графе 1 указывают его наименование в соответствии с сопровождающими документами; графе 2 — заводской (номенклатурный) номер, который берут из техниче- ского паспорта оборудования; графе 3 — тип, марку, знак оборудования, которые также берут из техниче- ской документации; графе 4 — вид упаковки, в которой доставлено принимаемое оборудование (контейнер, ящик и т.п.); графе 5 — единицу измерения. Графы 6—11 заполняют по данным организации-поставщика: • в графе 6 указывают количество мест доставленного оборудования; • графе 7 и 8 — сведения о массе груза по данным поставщика (т.е. взве- шивание проводилось на его складе) и по данным перевозчика (взве- шивание проводилось в момент передачи на станции, пристани и т.п.) соответственно; • графах 9 и 10 — стоимость оборудования в рублях за единицу и его об- щую стоимость (показатель графы 6 умножается на показатель графы 9) соответственно; • графе 11 — особые отметки по накладной поставщика («Не кантовать», «Осторожно, стекло» и т.п.). Графы 12~ 14 заполняют при приемке оборудования по факту приемки: • в графе 12 указывают количество мест доставленного оборудования; • графе 13 — массу груза (взвешивание происходит при приемке оборудо- вания); • графе 14 — дефекты, обнаруженные при приемке оборудования, или де- лают ссылку на акт по форме № ОС-16 «Лкт о выявленных дефектах оборудования», в котором эти дефекты указаны подробно. В графе 15 могут быть записаны любые дополнительные замечания по же- ланию комиссии.
2.1. Посту| (ление и ввод в эксплуатацию основных средств I 51
Оборотная сторона формы № ОС-14 2. Сведения о поступившем оборудовании Оборудование Вид упаковки Единипа измерения 11о документам организации, поставивших оборудование Фактически принято Примечание наименование заводской (номенкла- турный) номер тип, марка, знак количество мест, шт. масса груза стоимость, руб особые отметки по накладной количество мест, шт. масса фуза обнаруженные дефекты отправи- теля дороги (пристани и др.) за единицу всего 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 14 15 Лерееиюбрабат ы 12037 ДВ-3 Ящик Шт. / •— —— 56500= 56500= — 1 — — — 6'ЙЮ l/ftn/ £7HfJHt ?К 1. Упаковка 2. Оборудование комплектно При осмотре оборудования установлено: не повреждена повреждена (ука зйтъ, Л1мцч:ждс!11ге} поставлено некомплектно {укаъгп. ЛСКОМПЯСХПКК-П.) Примечание. Дефекты, обнаруженные при монтаже, наладке и испытании оборудования, оформляются актом о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16). Заключение комиссии: При осмотре дефектов не обнаружено. Принять на склад для последующей передачи в монтаж-.________________________________________ IТеречснь прилагаемых документов; тех, паспорт, инструкция по эксплуатации, накладная № 546 от 03.03.2011, счет-фактура № 546 от 03.03.20} 1 С правилами приемки оборудования по количеству, качеству и комплектности все члены комиссии ознакомлены: .’7. инженер Нестеренко А.11. Нестеренко приказ № 1 от 13.01.2011. (Лс»Д «enspCTi Л ( ин. 1:1 кед J менеджер Павлова (p;ici:i;i:]ipnnRi пплпис.к} Oicivup м дата йы.гзчи дпкумсигд о толиошочиях и миимепфмише пргг.иичацмл, гсыдопшен документ} И.С. Павлова ' приказ № 1 от 13.01.2011. (AlVIttnuCI м (ПОДКИС!.) экспедитор Сидоров (рм!12нфрсн1>:;1 поллкси) (кпмер я лэтп выдачи дс>кумс1гг:1 о полномочиях и нат'шюпанкс оргвмн'ллцни, тлдавигей локумспл А.И. Сидоров приказ № 1 от 13.01.2011. (должность) (поляне J.) (;i;tcni в фридой иидпиеп) (помер к дата ныдмчм л!жумс>г«э о полномочиях и ижи.чснояапис орзаим ttii’iik выдавшей документ) 52 I 2. Первичные документы по учету основных средств Принял С. В. Митрошин зав. складом Митрошин (ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (рясшифрибка пплпжш) 03 " марта 207/ г. 11о доверенности от " VI 200 г. № выданной______________________________________ («CM, кому {||>:Щ1Ь*П1Я, ямя, пт чешки)) Объект основных средств принял па от ветственное хранение _______мастер цеха 1_______ ________Лисов________ ____________А. Г. Лисов (должность) (ыодкисъ) " 10 " марта 207/ г. (расюж Табельный номер [ipilSKa 1?р.*1ПНС!1) Отметка бухгалтерии об открытии инвентар- ной карточки учет а объекта основных с-рсдств Помер документа Лата составления 37 10.03.2011 Главный бухгалтер Петрова _ 11. В. Петров 7 {подпись) (гедашфрэдга подписи)
2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 53 Графы, в которых нет показателей, прочеркиваются. Далее следуют выводы и заключение, сделанные комиссией при приемке оборудования. Обязательно приводится перечень всех прилагаемых документов. Акт подписывают члены комиссии и сотрудник, принимающий оборудо- вание на хранение. Когда оборудование будет переведено в состав основных средств, в акте распишется сотрудник, принимающей данный объект основных средств на ответственное хранение. Делается запись об открытии инвентарной карточки. Запись заверяется подписью главного бухгалтера. Передача оборудования в монтаж оформляется актом о приеме-передаче обо- рудования в монтаж (форма № ОС-15). При проведении монтажных работ под- рядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель под- рядной монтажной организации. Акт составляется в двух экземплярах: первый остается у организации-за- казчика монтажа оборудования, второй передается в монтажную организацию. При получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте. Таблицу акта заполняют на основании данных из акта по форме № ОС-14. На обороте акта записывают выводы и заключение комиссии о пригодности оборудования к монтажу. Пример заполнения акта по форме № ОС-15 показан на с. 54—55. На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляют акт о выявленных де- фектах оборудования (форма № ОС-16). Пример заполнения акта по форме № ОС-16 показан на с. 56—57. Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных срелсгв организации оформляют в установленном порядке по форме № ОС-1 или № ОС-16. 2.2. Внутреннее перемещение основных средств Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2). Она выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получате- ля и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчи- ка, третий передается получателю. Данные о перемещении объектов основ- ных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-ба, № О С-66). О перемещении объекта основных средств делается запись в инвентарной карточке. В приведенном примере заполнения инвентарной карточки формы № ОС-6 записи в карточке будут сделаны только на лицевой стороне, поэтому приведем только ее. Пример заполнения накладной по форме № ОС-2 показан на с. 58—59. Пример заполнения лицевой стороны инвентарной карточки но форме № ОС-6 показан на с. 60. Периодически требуется восстановление основных средств. Согласно п. 26 ПБУ 6/01 восстановление объекта основных средств может осуществляться по- средством ремонта, модернизации и реконструкции.
Организация-заказчик ЗЛО "Фрегат (Э1ЛКМС>1ПКЙН11С) Основание для составления акта АКТ (нпимсновяннс шрунпурнснс) нодра\цс.к-гия лакичгка) ____________________________________________договор |М31!МиЖ1 или нс докумсн 1 Я) Номер документа Дата составления 1 — 10.03.2011 о приемке-передаче оборудования в монтаж Место составления акта Организация-изготовитель Организация-поставщик Монтажная организация _____________стад_________________ ОАО "Вымпел” (1ЦН!Ма№ВЗННС| ОАО "Вымпел” (|<Л(|К1С1ГПН;7И11С) ООО "Монтажник" («акмснйми» и с) У инфицированная форма № ОС-15 Утверждена ииетановлсиисм Грскомстата России от 21.01.2003 №7 Форма по ОКУД по ОКПО Кол 03060072 52564479 номер 7 дата 09.03.2011 Счет, субсчет, код аналитического учета сдачи в монтаж 10.03.2011 Дата сдачи в но договору 17.03.2011 лксплуатацию фактическая 24.03.2011 но ОКПО но ОКПО 52564479 по ОКПО 52564479 по ОКПО 52567897 54 I 2. Первичные документы по учету основных средств 1. Перечисленное ниже оборудование передано для монтажа в ?/ехМ / (нанмснонйкие лдлния. сооружгкях. цехи} Оборудование 11оступленис на склад заказчика Количество, шт. Стоимость, руб. Примечание наименование номер тип, марка дата номер акта приемки единицы всего заводской (номенклатур- ный) паспорта (маркировки) позиции во технологичес- кой схеме 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 .'lepearxieiHii'iitmi-iwHiitiitii 12037 11 12037 ДВ-3 04.03.20}/ 1 1 56500= 56500= — Hilt till IK
2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 55 Оборотная сторона формы № ОС-15 При приемке оборудования в монтаж установлено: .. соответствует „ . оборудование -------------‘---- проектной специализации или чертежу (если не соответствует, не соответствует указать, в чем несоответствие) ____________________________________—_____________________________________ комплектно Ооормдованис передано ------------------ (указать состав комплекта и технической документации, " некомплектно по которой произведена приемка, и какая комплектность) состав комплекта описан в комплектовочной карте (приложена к акту). В комплекте; тех, паспорт, инструкция но монтажу и эксплуатации „ , не обнаружены . . с . Дефекты при наружном осмотре оборудования -------------—-------- (если обнаружены, подробно их перечислить) оонаружены Примечание. Дефекты, обнаруженные при монтаже, наладке и испытании оборудования, оформляются актом о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) Заключение о пригодности к монтажу: оборудование пригодно к монтажу_________________________________________ Сдал Принял I {редставитсль организации-заказчика гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко (;и.*!М№ГП>) (ДОЛКЖЬ) (рц<Л114*||рллкт. iilUJHah) М.П. Указанное оборудование принято на ответственное хранение Материально ответственное лицо гл. инженер Представитель монтажной организации гл. инженер Привалов С. Б. Привалов {аСЛЖ1М:<-1Ь> UlCl.llJMCb) {рЖ1«1Мфр|.>АКа СЮДП1КП) м.п. Привалов С. Б. Привалов (izu/diiici.) флчкифронко ucaiuw;*j " 10 “ марта 20/7 г.
56 I 2. Первичные документы по учету основных средств Организация-заказчик ЗАО "Фрегат" (HWMCItOttUrU'C организации) (структурное noapavxMi.-HC) АКТ Унифицированная форма Л® ОС-16 Утверждена постановлением Госкомстата России аг 21.01.2003 № 7 Код Форма по ОКУД 03060089 по ОКПО 52564479 Номер документа Дата составления 1 14.03.2011 о выявленных дефектах оборудования принятого в монтаж по акту номер 7 дата 10.03.2011 Местонахождение оборудования цех 1 (адрес. здание, сооружение. цех) Организация-изготовитель ОАО "Вымпел" (млимешэмнмс) Организация-поставщик____________________________ОАО "Вымпел"___________________________ (наименование) Организация-грузоотправитель ОАО "Вымпел" (н.щменпнлнве) Организация-перевозчик ООО "Транспортник" (нонмскованвс) Монтажная организация ООО "Монтажник" (наименоллнве) по ОКПО 52564479 по ОКПО 52564479 по ОКПО 52564479 по ОКНО 24567890 по ОКПО 52567897 1. В процессе испытания {приема. милтажд. кададкн. вдеютшях) перечисленного ниже оборудования обнаружены следующие дефекты: Оборудование Дата Обнаруженные дефекты наименование номер пас- порта или маркировка тип, марка проектная организация изготовле- ния обору- дования поступле- ния обору- дования 1 2 3 4 5 6 7 Деревообрабатываю- П-12037 дв-з ОАО "Вымпел” 25.02.2011 04.03.2011 Станок не выходит на щий станок норматив» ук> mo щ.ноешь ——
2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 57 Оборотная сторона формы № ОС-16 Оборудование Дата Обнаруженные дефекты наименование номер пас- порта ИЛИ маркировка тип, марка проектная opi аиизация изготовле- ния обору- дования поступле- ния обору- дования 1 2 3 4 5 6 7 у/ у/ у/. у. у/? Для устранения выявленных дефектов необходимо: Необходима замена поставщиком деталей крепления горизонтального вала. Рекламация в адрес поставщика представлена 14.03,201]. Срок замены детали установлен мнвгинанугся мцхмрккткк и.»1 рэ&<ты «о устранен лю Ru*n.ieiisibnL дефектен. деийлтаслг н грюкм нснгписпип) до 19-03.2011, Окончание монтажа перенесено на 24.03,2011. Представитель организации-заказчика гл. инженер Ромов _______________________M.1L Ромов (ДО.1Ж2ИН'ГЬ) 1 ПЛД7?>1Ск'| 1рЛСЛ]цфр'1ЙкД |:пд|:исн| м.п. Представитель монтажной организации гл инженер (дсыжьюгть) (aoiiii'CL) 1|-К«151фпг»11ка Полиной М.П. " 14 " марта 20 И г. Провалов С.Б. Привалов Представитель организации-изготовителя __________________инженер___________ Шляпников _________________________А.Р. Шляпников (доЛЖНуСГЪ! (ПП.ЧЛИС1Л fpOCLUHlJipfiHKA полннся] " 14 " марта 207/ г.
Сдатчик Получатель ЗЛО "Фрегат"_________________________________ (наиждотшпис npi шт шпиц) ________________ бухгалтерия___________________ (НЗИМСНОАЛШК* структурного ПО1ДрЯ*иСЛС111!4) ________________отдел продаж___________________ (нен ненова ияе структурного подразделения} Унифицированная форма № ОС-2 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 21-01,2003 Na 7 Код Форма по ОКУД 03060327 по ОКПО 52564479 НАКЛАДНАЯ Номер докумсн га Дата составления 4 10.06.2011 на внутреннее перемещение объектов основных средств Помер по по- рядку Объект основных средств Количество, шт. Стоимость, pv6. наименование дата приобрете- ния (год выпус- ка, постройки) инвентарный номер единицы всего 1 2 3 4 5 6 7 1 Компьютер 10.02.2011 36 7 45000= 45000= — 58 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Оборотная сторона формы № ОС-2 Помер ио по- рядку Объект основных средств Количество, шт. Стоимость, руб. наименование дата приобрете- ния (год выпус- ка, постройки) инвентарный номер единицы всего 1 2 з 4 5 6 7 _^^--*'***^ Итого по документу 45000= 1 (римечанис (краткая характеристика технического состояния объекта основных средств) Компьютер находится в рабочем состоянии и пригоден к OKcruiyamaipni в отделе продаж. Объекты основных средств Слал бухгалтер Лаврова П.С. Лаврова (ЛУЛКиеъ| (p;ic!iijL!|:pitah'-a ПОД Г иги) Принял менеджер Павлова И. С. Павлова (дС.-|ХМ<1С1Ъ) (ПП.'ППО.) (пнкшмфронм iio.uih-m} В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств перемещение отмечено Табельный номер " 10 " июня 200 11 г. Табельный номер .. JO .1 июня 200 11 г. Главный бухгалтер (бухгалтер) Петрова (>iy.4iii:Cb) IL В. Петрова (раеин|фр<1якл 1№д1шик) 2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 59
60 I 2. Первичные документы по учету основных средств .. - .ванная форма № ОС-6 Ут» -пив- w—— --- :м Госкомстата России от 21.0».2003 №7 3/(9 "Фрегат" IН9№я:сш»!шшс организации) _______Код Фс: - . •' —___03060055 '->Oiro| 52564479 Инвентарная карточка учета объекта основных средств Объект Компьютер______ (|К1имсповзняс cipyjKiA-puxiiv цгираздсяскня) Номер документа Дата составления 36 10.02.2011 (ССЭНМ. 11.11 1:<к.трпйке ЮН КОДС*.!^ ыаркя) К Ф 14 3020000 Помер амортизационе 2 паспорта (регистр._ . ВТ-4387 189655 инзегтгг^а! 036 Дата принятия к бухгалтер* • 10.02.2011 списания с бухгалтерского учета Счет, субсчет, код анали гаческого учета 01 Место нахождения объекта основных средств Организация-изготовитель ________________ Бухгалтерия ООО "Вычислительная техника’ (иг именование) 2. Сведения об объек- те основных средств на дату' принятия к 1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи_________________________________бухгалтерскому учету Лата Документ о вводе в эксплуатацию Фактический срок экс- плуатации С1умма на- численной амортизации (износа’), руб. Остг.хтй1£ стигз эетъ, рта Первоначаль- ная стои- мость на дат} принятия к бухгалтерс- кому учел/, руб. Срок полез- ного исполь- зования выпуска (постройки) последнего капремонта, модерниза- ции. рекон- сгрухции наименование номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 05.02.2011 — Акт ОС-1 ? 10.02.2011 45000= 36 нес. 4 нее. 5000= 4 J 000= 3. Переоценка Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- 1сльнаястои- мосл 1., руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. 1 2 3 1 2 3 ] э 3 4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств Документ, дат а, номер Вид операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за хранение 1 2 3 4 5 ОС-1 №2 от 10.62.2011 Приемка Бухгалтерия 45000= Лаврова U.C. ОС-2 А» 4 от 10.06.2611 Внутреннее перемещение Отдел продаж 40000= Павлова И. С. Доля в праве обшей собсIвенности, % Участники долевой Доля в нраве обшей правочно: _ ----------------------------------- ' собственности собс»венности, %
2.3. Выбытие основных средств I 61 Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ре- юнта, реконструкции, модернизации применяется акт о приеме-сдаче отремон- тированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств форма № ОС-3). Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномо- енным на приемку объектов основных средств, а также представителем орга- изации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, одернизацию. Утверждается акт руководителем организации или уполномо- енным им лицом, после чего сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя ор- шизация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается организации, второй передается организации, проводившей ремонт, рскон- рукцию, модернизацию. Если по результатам проведенных работ принимается решение об увеличс- 1и первоначальной стоимости основных средств, то корректируются данные в шентарной карточке этого объекта. Если отражение корректировок в указан- ий инвентарной карточке затруднено, взамен открывается новая инвентарная рточка (с сохранением ранее присвоенного объекту основных средств инвен- рного номера) с отражением новых показателей, характеризующих модерни- рованный объект. Пример оформления акта о приеме-сдаче отремонтированных, рекон- эуированных, модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3) приведен на с. 62—63. Данные о реконструкции, модернизации и ремонте заносятся в инвентар- о карточку объекта основных средств в разделы 5 и 6 соответственно. При- э оформления инвентарной карточки приведен на с. 64 и'65. I. Выбытие основных средств Основные средства могут выбывать из организации в результате: • продажи (реализации) другому юридическому или физическому лицу; • передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций; • списания в случае морального и (или) физического износа; • ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных обстоятельств и т.п. Выбытие основных средств при передаче (продажа, мена и т.п.) другой ср- езании оформляется также актом по форме № ОС-1 (№ ОС-1а, № ОС-16). тавляется он передающей стороной в двух экземплярах и утверждается ру- здителями организации-получателя и организации-сдатчика. Один экзем- р акта остается у передающей стороны, второй вместе с технической доку- гацией передается принимающей стороне. 3 форме № ОС-1 (№ ОС-1а, № ОС-16) раздел I заполняется ш! основа- данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих инфор- 1онный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, иной ситуации акт по форме № ОС-1 заменяет собой накладную. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! эаздел 2, а также данные о принятии объекта основных средств на хранение и сведения ♦ открытии инвентарной карточки заполняются организацией-получателем только в сво- экземпляре. : аписи в таблицу на лицевой стороне инвентарной карточки, на которой явался данный объект основных средств, вносятся на основании акта при- зередачи. ример заполнения акта по форме № ОС-1 показан на с. 66—68, а лицевой ты инвентарной карточки по форме Хо ОС-6 — на с. 69.
Заказчик З/Ю "Фрегат" (НЕП£МСНОк;)ШН* ttpi^HinnmilO Исполнитель работ Унифицированная форма № ОС-3 Утверждена постановлением Госкомстата Россия от 21.01.2003 №7 Форма по ОКУД по ОКПО Код 52564479 по ОКПО 52567807 Договор (заказ) номер 30/5 дата 29.12.2010 АКТ (s'jiHvnuiKiKtic cipyxiypnoro иолг^лслсиих) _______________________ООО "Эверест Строй" (наименование организации (cipyKiypuoio iio,-ipa:i;ic.'icHiia)) Номер документа Дата составления 1 12.04.2011 о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств Период ремонта по договору (заказу) с 11.01.2011 по 29.04.2011 фактический с 11.01.2011 по 12.04.2011 УТВЕРЖДАЮ Руководитель ген, директор Никифоров В.В. Никифоров (Жискность) (подпись) (расЕнифроика лодипся) « 12 » апреля 20/7 г. 1. Сведении о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию Номер по порядку Объект основных средств Номер Восстановительная (остаточная) стоимость, руб. Фактический срок эксплуатации инвентарный паспорта заводской 1 2 3 4 5 6 7 1 Система пожарной сигнализации 019 — 108040,39 13 .нес. t 62 I 2. Первичные документы по учету основных средств 2. Снедения о пи pain у, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств Номер по порялк У Объект основных средств Вид работы Затраты на демонтаж, руб. Стоимость выполненного обьсма работ, руб. Примечание по договору (заказу) фактическая ремонта реконструкции, модернизации ремонта реконструкции, модернизации затраты по транспортировке оборудования 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Система пожарной сигнализации Реконструкция — — 247305,99 — 247305,99 — Итого Стоимость объекта основных средств после реконструкции, модернизации 355346,38 руб.
Оборотная сторона формы № ОС-3 Заключение комиссии: полностью Предусмотренные раооты договором (заказом) выполнены —————- ..................................................... ...................о, HU IHJJlrlUV I bJU По окончании работ __________реконструкции_________ объект прошел испытания и сдан и эксплуатацию. Изменения в характеристике объекта, вызванные штатным капитальным ремонтом, [ремонта, реконструкции. молернитацни) реконструкцией, модернизацией: _____________________________________________________________________не произошло___________________________________________________________________ 11редссдатель комиссии гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко (должность) (подпись) {расшифровка подписи) Члены комиссии: менеджер Павлова И.С. Павлова (должность) (подпись) (расшифровка подписи) нач. цеха Онищенко П.П. Онищенко (ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи) Объект основных средств Сдал гл. инженер ООО "Эверест Строй" Краснов Ю.А. Краснов " 12 " апреля 20 11 г. (дояжпость) (подпись) (расшифровка Подписи) М.П. Принял М.П. ’?. инженер Нестеренко А-Б. Нестеренко ” 12 " апреля 20 11 Г (должность) (ПОДПИСЬ)! (расшифровка подписи) Главный бухгалтер Петрова (подпись) Н.В. Петрова (расшифровка подписи) 2.3. Выбытие основных средств I 63
64 I 2. Первичные документы по учету основных средств Унифицированная форма № ОС-6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 Форма по ОКУД ЗЛ О "Фрегат " по ОКПО Код 03060055 52564479 (наикснЬванне npi дни одкм) (ECHMt-ilCiPDHMC crpjKTJpHOr С1 ПОД?;3.1.,Ь:-’1С11 ftн! по ОКОФ 14 3319000 Инвентарная карточка учета объекта основных средств 1 lo.vcp документа Дата составления Номер амортизационной группы 4 паспорта (регистрационный) — 19 26.02.2010 заводской — Объект Система пожарной сигнализации инвентарный 19 Дата принятия к бухгалтерскому учету 26.02.2010 (серин, тип постройки паи мидель. метка) списания с бухгалтерского учета Место нахождения объекта основных средств Счет \ субсчет, код аналитического учета офисное помещение 01 Организа цня-из готов птелъ ООО "Эверест Строй” (К2ИА1СНОВ£Н1:С> 2. Сведения об объек- те основных средств на дату принятия к 1. Снедения об объекте основных средств на дату передачи_________________________________бухгалтерскому учету Дата Документ о вводи в эксплуатацию Фактический срок экс- плуатации Сумма на- численной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. лерноначалъ- Срок полез- ная стон- кого исполь- иоегь па даг> зевания принятия к бухгалтерс- кому учету, руб. выпуска (постройки) последнего капремонта, модеры па- йки. рекой схрукиии наименование номер дата 1 ? 3 4 6 7 8 1 2 10S040.39 бОмес. 3. Переоценка Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная СТОИ- МОСТЬ. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная слои- мое гь. руб. 1 2 3 I 2 3 1 2 3 4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств Документ, дата, номер Вид операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за храпение 1 2 з 4 5 ОС 1512 19 от 26.02.2010 Приемка Офисное на метение 10W40.39 Лаврова If.С. Доля в праве общей собственности. % _ Участники долевой Доля в праве оощен Справочно: _ -------------------------------- сооствснностк сооственности.%
Оборотная сторона формы № ОС-6 3-11562 5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств 6. Затраты на ремонт Реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация Ремонт вид операции документ сумма затрат, руб. вид ремон та документ сумма затрат, руб. наименование дата номер наименование дата номер 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Реконструкция Договор 29.12.20 Ю 30/5 247305,99 Текущий Договор 07.06.2010 21/р 28000= 7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств Объект основных средст в, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных и/или полудрагоценных материалов (металлов, камней и т.д.) наименование количество наименование драгоценных и/или полудрагоценных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса 1 2 3 4 5 6 7 Датчики (шт.) 10 — Кабель (.м) 290 —— • Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения) Примечание основного объекта приспособлений, принадлежностей, пристроенных помещений и др. 8 9 10 11 12 13 14 Датчики Кабель В том числе: материалы Лаврова (подпись) Н. С. Лаврова (расшифровки надписи) Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки оухгалтер ClGIXlSOCTb) 2.3. Выбытие основных средств I 65
УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-сдатчика УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-получателя Унифицированная форма № ОС-1 Утверждена постановлением Госкомстата России СТ 21.01.2003 №7 ген. директор Никифоров В.В. Никифоров ген. директор Митрофанов А.11. Митрофанов (ЖЯГ&ШК 1 1.) (подпись) (рисшяфр»ижя подписи) (должность) [подпись) (расшифровка подписи) " 29 " декабря 20 11 г. " 29 " декабря 20 11 г. М.П. М.П. Код Форма поОКУД 03060014 Организация-получатель ООО "Альбус" по ОКПО 52564534 {гкшмсжжаншг) л Москва, Часовая ул., д. 4 (адрес, tc'jciJkih. факс} р/с 40702810800014599786 в КБ "Содбизнесбанк" к/с 30101810500000000662 БИК 044525662 (баккипскис режикшгм) — (ппн.ыскнжаинс структурного itnjqwvxc.'iCMini) ОКПО 52564479 ЗАО "Фрегат Организация-сдатчик г. Москва, Ленинградский пр-т. д. 80. тел. 198-99-99 (илрсс, телефон, факи} р/с 40802810038300100052 в Тверском ОСБ№ 7982 Сбербанка России к/с 30101810400000000225 БИК 044525225 (бакдопскне рекгизиш) (налмснияямие cipyKiypKOiv ппдрАмс/юпсн) Основание для составления акта ______________________________________________________________________________Договор_________ (прижат, распоряжение, доктор (с указанием eto нпяд. оенштых пиязаюютн)) Дата Помер документа Дата составления 5 29.12.2011 о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) Объект основных средств ______________________________________Компьютер___________ (каимекованне, на неимение, мс1Л4НЬ, марка) номер 17/2011 дата 29.12.2011 принятия к бухгалтерскому учет у 10.02.2011 списания с бухгалтерского учета 29.12.2011 Счет, субсчет, код аналитического учет а по ОКОФ 01 14 3020000 Номер амортизационной группы 2 инвентарный 036 заводской 189655 Государственная регистрация прав на недвижимость номер дата 66 I 2. Первичные документы по учету основных средств Место нахождения объекта в момент приема-передачи Отдел продаж Организация-изготовитель ООО "Вычислительная техника" (наименование) 2. Иностранная валюта* ______________________________________________________ ____________________________ ____________________________ _____________________ (напхенавяннс) {курс) (ка,^пу) (cyxiyiaj Справочно; 1. Участ ники долевой собственности Доля в праве общей собственности, % * Заполняется н случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена в иностранной валюте.
2-я страница формы № ОС-1 1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи 2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету Дата Фактический срок эксплу- атации (лет, месяцев) Срок полез- ного исполь- зования ('умма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. Стоимость приобрете- ния (дого- ворная сто- имость), руб. Первона- чальная сто- имость на дату приня- тия у бухгал- терскому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования Способ начисления амортизации выпуска (год) ввода в экс- плуатацию (первона- чальная) последнего капитального ремонта наименование норма 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 2011 10.02.2011 — 10 мес. 36.мес. 12500= 32500= 38940= 3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств Объект основных средств, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных мате эиалов (металлов, камней и т.д.) наименование количество наименование драгоцен- ных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса 1 2 3 4 5 6 7 Процессор / Монитор 1 Мыть 1 Клавиатура 1 Другие характеристики 2.3. Выбытие основных средств I сл
3-я страница формы № ОС-1 Комиссия по приему-передаче Результат испытания на " 29 "декабря 20// г. Объект основных средств техническим условиям соответствует пс соответствует Доработка требуется не требуется (указнть, *!1С1 Я? COOSHClVniycr) (укатать, чм -фсбуетсм) Заключение комиссии: компьютер соответствует техническим требованиям и годен к эксплуатации I Ipinto/кение. Техническая документация тех, паспорт, инструкция по эксплуатации Председатель комиссии гл. инженер Нестеренко А. Б. Нестеренко (я<>!ГИП1ОСТЬ) (расшифровка подписи) Члены комиссии: .менеджер Павлова Н.С. Павлова Отжмес и.) (педики 1.) {рзешяфрошы подписи) экспедитор Сидоров А.И Сидоров (ДО.*1Ж»ОС-Ц.) (riO/llIUUl.) (расшифровка подписи) Объект основных средств Сдал ______________менеджер_____________ _________Павлова___________ __________И. С. Павлова Сtu.-r.Kiккч ь) (। юдннс 1 j (рпешифримка подписи) " 29 11 декабря 20/7 г. Табельный номер Отметка бухгалтерии: В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено Глав™» бухгалтер Петрова (ПОДПИСЬ) Н. В. Петрова (расшифровка подписи) Принял „____________водитель____________ _________Козлов__________ __________А.Н. Козлов (должность) (подпись) (расшифровка дели иен) " 29 "__________декабря_______ 20 11 г. 11о доверенности от ” 29 ”декабря 20 / / г. №14 выданной _______________________ООО "Алъбус" Козлову Анатолию Николаевичу___________________ (кем, кому (фашинн, имя, отчее то)) Объект основных средств принял па ответственное хранение (Л0;1Ж1Ю€И.) (чодлись) (расшифровка подписи) "" 20_____г. Табельный номер Отметка бухгалтерии об открытии >швентарной Номер Дата карточки учета объекта основных средств или записи документа составления в инвентарной книге (иодижъ) (растифропкэ нсыкиси) Главный бухгалтер 68 I 2. Первичные документы по учету основных средств
2.3. Выбытие основных средств I 69 Унифицированиям форма № ОС-6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.200.4 Ха 7 (наименование) 2. Сведении об объек- те основных средств на дату принятия к 1. Снедения об объекте основных средств на дату передачи____________ бухгалтерскому учету Дата Документ о вводе в эксплуатацию Фактический срок экс- плуатации Сумма на- численной амортизации (износа), руб. Остаточная СТОИМОС1 ь, руб. Первоначаль- ная стои- чоегь на дат\ принятия к бухгалтерс- кому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования выпуска (писгройкн) последнего капремонта, модерниза- ции, рекон- струкции наименование номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 05.62.2011 — Акт ОС-1 2 10.02.20 U 45000= 36 мес. 4 мес. 5000= 40000= 10 мес. 12500= 32500= 3 Переоценка Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- TC.ii.Has стои- мость. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная СТОИ- МОСТЬ, руб. [ 2 3 1 2 3 1 2 3 4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств Документ, да га. номер Вид операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за хранение 1 7 3 4 5 ОС-1 №2 от 16.02.2011 Приемка Бухгалтерия 45000» Лаврова 11.С. ОС-6 №4 от 10.66.2011 Внутреннее перемещение Отдел продаж 40000= Павлова И. С. ОС-1 №5 от 20.12.2011 Выбытие. ООО “Альбус" 32500= — Доля в праве общей собственности,% . У частники долевой Доля в праве общей Справочно: „ --------------------------------- п/ сооственности сооственности,%
70 I 2. Первичные документы по учету основных средств При выбытии группы объектов основных средств составляется акт по форме № ОС-16. Пример заполнения такого акта приведен на с. 71—74. В случае полного или частичного списания основных средств (кроме авто- транспортных средств) применяется акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4). Для списания автотранспорта применяется акт по форме № ОС-4а. Если ор- ганизация списывает одновременно несколько основных средств, то применя- ется акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-46. Акт по форме № ОС-4 (ОС-4а или ОС-46) составляется в двух экземпля- рах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организа- ции или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п. Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. В разделе 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату спи- сания» указывается информация из инвентарной карточки по форме № ОС-6, а также рассчитываются: фактический срок эксплуатации на момент списа- ния (графа 6), сумма начисленной амортизации на момент выбытия основного средства с начала эксплуатации (графа 8), его остаточная стоимость (графа 9) на этот момент. : ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! : Если объект основных средств выбывает с баланса организации в середине или даже в • начале месяца, амортизация за этот месяц начисляется полностью. В разделе 2 «Краткая индивидуальная характеристика основных средств» приводится краткая характеристика списываемого объекта и указывается со- держание в нем драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.). В разделе 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» отражают затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудова- ния и т.п. В графу 1 «Вид работ» вписывают наименования работ, которые выполнены при выводе объекта из эксплуатации (например, демонтаж). В графе 2 «Номер документа» указывают номер документа, на основа- нии которого эти работы производились (например, договор подряда, наряд и т.п.). В графе 3 «Сумма» указывается стоимость каждого вида работ. Далее указывается корреспонденция счетов по данной операции. По суммам затрат на списание подсчитывается итоговая сумма. В графах 6—14 приводятся сведения о поступлении материальных ценно- стей от ликвидации основных средств. В строке формы «Результаты списания» указывают общую сумму прибыли или убытка от списания объекта основных средств. Если объект списывается с учета в связи с продажей, то заполняется и стро- ка «Выручка от реализации». Пример заполнения акта по форме № ОС-4 показан на с. 75—76, а по форме № ОС-4а - на с. 77-79.
2.3. Выбытие основных средств I 71 Унифицированная форма № ОС-16 Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-сдатчика В. В. Никифоров УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-получателя А.М. Павлов ген. директор Никифоров ген. директор Павлов (должяосп.) (подпись) (расшяфроякё подписи) (должность) (подпись) (расшиф^вка подлии:) « 12 » января 20 11 г. « 12 » января 20 11 г. М.П. М.П. Организация-получатель Московская городская электросетевая компания Форма по ОКУД по ОКПО Код 03060310 76476871 (игнмеиожжис) J15035, Москва, ул. Садовническая, д. 36, стр. I, тел./факс 957-27-41 (адрес, те п*фои, факс) /с 40702810900240000048 « КБ "Тртсчнвеопбинк” БИК 044579212 к/с 30101810500000000212 (бинкмиские РСКВИЗЯТЫ) Северный Организация-сдатчик (игименоианнс структуршн о подра скяелия) ЗАО "Фрегат" по ОКПО 52564479 А- 408628100383(10100052 в (наименование) Москва, Ленинградский пр-т, д. 80, теп./факс 198-99-99____________________________________ (адрес, .телефон, факс) W.W ОСБ.М 7982 Сбербанка России, к/с 30101810400000000225 (бакхидокг.е реквизиты) (наименование структураmti пздраззеиашн) Основание для составления акта договор аренды государственного имущества номер 05/04-2010 (приказ, распоряжение. дломор (с указанием его вада. оскпкных обймге.дьегв)} (энергообъектов), являющихся собственностью г. Москвы дата 05.04.2010 Дата приня тия к бухгалтерскому учет)' 11.01.20111 списания с бухгалтерского учета 12.01.2011 Счет, субсчет, код аналитического учета 01 Номер документа Дата составления 3 12.01.2011 АКТ о приеме - передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (Дель передачи (назначение принимаемых объектов основных средств) Эксплуатация энергосетевого хозяйства г. Москвы Организация-изготовитель Минский электротехнический завод____________________________ (ЕШ?МСН<>ЯЗПЕС) Справочно: 1. Участники долевой собственности (ЧРО (ла дату) (сумма)
72 I 2. Первичные документы по учету основных средств 2-я страница фермы № ОС-16 Номер 110 иоряд- ку Объект Дата наименование номер выпуска (год) ввода в эксплуатацию последнего капитального ремонта амортизаци- онной группы инвентарный заводской 1 2 3 4 5 6 7 8 7 Трансформатор 6 703 22968.1 2010 2011 2 Трансформатор 6 104 22968.2 2010 2011 ^7 ^7 у ^7 ^7 7 ^7 у ^7 - — .. — Комиссия по приему-передаче Председатель комиссии гл. инженер "Северного" Панова С.А. Панова Члены комиссии: (ладжносп.) ст. мастер "Северного" (подпись) Селин (рэсптфртчзка подписи) В.Е. Селин (должность) инженер "Северного" f полнись) Ромин (раситфппвка надписи) Б. С. Ромин (;;тж?|осгь> (подпись) (расшифровка штишси) Результат испытания на « 12 » января 20 11 Г. Заключение комиссии: Испытание проведено. Годны к эксплуатации. Приложение. Техническая документация Тех. документация в полном объеме
2,3. Выбытие основных средств I 73 3-я страница формы № ОС-16 Фактичес- кий срок эксплу- атации (ист, месяцев) Сумма начисленной амортизации, руб. Остаточная стоимость, руб. Стоимость приобретения (договорная стоимость), руб. Доля в нраве общей собствен- ности, % Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб. Срок полезного использо- вания Способ начисления амортизации за единицу всего 9 10 11 12 13 14 15 16 17 0 38)3.6 225002.4 38136 228816 100 228816- 60 мес. Линейный 0 3813,6 225002.4 38136 228816 100 228816= 60 мес. Линейный у/? уг s' у/ уГ ' " - ' — 1 у у/ у/ у' yS у/ у/* Итого 457632 X Объекты основных средств Сдал _____________гл. инженер___________ Нестеренко _____________________А.Б. Нестеренко (должность) (подпись) (расшифровка подписи) « 12 » января 20 11 г. Табельный номер | Отметка бухгалтерии: В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено. Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова (пС.ЧГ.ИСЬ) (рцсссифровкл ПОДПИСИ)
74 I 2. Первичные документы по учету основных средств 4-я страница формы № ОС-16 Краткая индивидуальная характеристика объекта Содержанке драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.) Примечание наименование драгоценных материалов номенклатурный номер единица измере- ния коли-чество масса 18 19 20 21 22 23 24 ТМ-630 10/0.4 Y/Yo ТП22968 — — — — — ТМ-63010/0.4 Y/Yo ТЛ 22968 — — — — у/ у у/' у? у/ у yS у/ Объекты основных средств Принял начальник "Северного" Сомов ____________________Н.И. Сомов________________ Сю.-Ж1Юсть1 (подипсь) (расшифровка кадинен) « 12 » января 20 11 г. По доверенности от «___________» 20___________________________ г. № выданной ____________________________________________________________________________________ (кем. кому {фамилия, имя, отч^стни)) Объекты основных средств принял на ответственное хранение начальник "Северного" Сомов ____________________Н.И. Сомов________________ (.ж.танеють) (поляпсь) (рлсшпфрозх:*. ikliiikch) « 12 » января 20 // г. Табельный номер Отметка бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объектов основных средств или записи в инвентарной книге Главный бухгалтер Лобова КГ. Лобова tno.lKuci.') (расишфроика гтпнеи)
Основание для составления акта Материально ответственное лицо ЗЛО "Фрегат"_____________________________ (HBFAieilOIWIIHt оргншпацви) ___________Бухгалтерия_______________________ (С1руктурнос пплразлеиспис) _______________________________Приказ Гпрнк:пъ распоряжение} Лаврова И. С. (фамилия. (Пшниаяы) Унифинирпвйнипя форма № ОС-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 Форма по ОКУД по ОКПО Код 03060037 52564479 Дата списания с бухгалтерского учета 30.03.2011 номер 19 дата 30.03.2011 Табельный номер УТВЕРЖДАЮ Руководитель ген. директор Никифоров В. В. Никифоров (дпджносп.) (рпешифроика полснси) Номер документа Дата составления АКТ 3 26.02.2011 " 26 " февраля 20 11 о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) Причина списания физический и моральный износ I. Сведения о состоянии объекта основных средств на дач у списания Наименование объекта основных средств Номер Дата Фактический срок эксплуа- тации Первоначальная стоимость на мо- мент принятия к бух галтерскому учету или вос- становительная стоимость, руб. Сумма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. инвентарный заводской выпуска (постройки) принятия к бухгалтерскому учету 1 2 П 3 4 5 6 7 8 9 Компьютер 12 215 14.06.2006 20.06.2006 4 года 8 мес. 21500- 21500- 0 2.3. Выбытие основных средств I 75
Оборотная сторона формы № ОС-4 2. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств Объект основных средств, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.) наименование количсс гво наименование драгоценных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса 1 2 3 4 5 6 7 Монитор / Процессор 1 Мышка 1 Клавиатура 1 Заключение комиссии: В результате осмотра указанного в настоящем акте объекта основных средств с комплектацией установлено: морально устарел, находится в нерабочем состоянии, ремонту не подлежит Перечень прилагаемых документов справка из ООО "РемонтКомп" Председатель комиссии гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко {должное 1Ь) (noj(i:nci>) (расшифровка тх'ишси) Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова (ЛСШЖИОСП.) (тмлпсь) (рздпифранга iw/ifincw) экспедитор _ Cwdopqe_ АЛА. Сидоров (лоджняезъ) (iiivurMCb) (расшифронка подписи) 76 I 2. Первичные документы по учету основных средств 3. Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания Затраты па демонтаж — * -- - — »- . . * — -- - * _ * .. - - . - - - . . - - - _ . -- -- . - Поступило от списания вид работы документ, да га, помер сумма, руб. корреспонденция счетов документ, дата, помер материальные ценности коррес । ЮПДС1 i цкя счетов дебет кредит наименование номенклатур- ный помер единица измерения количество стоимость, руб. дебет креди г единицы всею 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Приходный Мышь Wffl. 1 /50= 150= 10 91/1 складской Клавиатура ШМ. 1 80= 80 10 91/1 ордер № 9 от W.Q3.2H) I Итого Итог о 230= Результаты списания _________________________________________________________________________Прибыль 230- Выручка от реализации _____________________________________________________________________________0________ Списание отмечено в инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств Главный бухгалтер ______Петрова_________ ____________Н.В. Петрова_____________ (unjuaicb) (расшифровка псышзд)
АКТ ЗЛО "Фрегат" {наименование организации) (ирукгурпос лолразлслснис) Помер документа Дата составления 1 01.11.2011 о списании автотранспортных средств Автотранспортное средство Причина списания ______________ Материально ответственное лицо Унифицированная форма № ОС-4а Утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7 Форма по ОКУД ПО ОКПО Дата списания с бухгалтерского учета Счет, субсчет, кол аналитического учета Код 03060043 52564479 01.11.2011 01 УТВЕРЖДАЮ Руководитель ген, директор Никифоров В.В. Никифоров (ДОЛЖНОСТЬ) {полнись) (расшифровка подписи) " 01 " ноября 20/7 Г. _____________________________Газель ГАЗ 2705______________________________________ (наименование, марка, модель, гни) _____________не подлежит восстановлению после аварии, сдача на утилизацию водитель (должность) Щавырин А.В. (фамилия, инициалы) О заводской 1234/5678 регистрационный 9876 инвентарный 03 Табельный помер 2. Сведения о стоимости автотранспортного средства на дату L Сведения о техническом состоянии автотранспортною средства на дату списания______списания с бухгалтерского учета Дата Пробег, км Первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость, руб. Сумма начисленной амортизации, руб. Остаточная стоимость, руб- год выпуска ввода в эксплуатацию (месяц, год) принятия к бух талтер с кому учету последнего капитального ремонта снятия с учета в ГИБДД (ГАИ) с начала эксплуатации после последнею капитального ремонта 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 2002 22.03.2002 22.03.2002 2009 31.10.2011 1350 тыс. км 390 тыс. км 160 000= 160 000= 0 2.3, Выбытие основных средств I 77
3. Краткая характеристика объекта основных средств 2~я страница формы № ОС-4а 11омср по порядку Номер Грузонодъсмность, вместимость Масса объекта по паспорту Содержание драгоценных материалов технического паспорта двигателя шасси наименование драгоценного материала номенклатурный номер единица измерения количество масса 1 ' 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 / ГЛ!2345/87 40630А 231091 1,35 т 3,5 т — — — — Другие характеристики Заключение комиссии: Фургон не годен к эксплуатации и не положит восстановлению. Сдать на утилизацию. 78 I 2. Первичные документы по учету основных средств Перечень прилагаемых документов Документ о снятии с учета в ГИБДД справка о приеме автомашины на утилизацию Председатель комиссии Члены комиссии гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко (должность) менеджер (подпись) Павлова (расшифровка подписи) И. С. Павлова (должность) экспедитор (полнись) Сидоров (р»сш и фредк» подписи) А. И. Сидоров (ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи)
3-я страница формы № ОС-4а 4. Сведения о принятии к бухгалтерскому учету демонтированных основных деталей и узлов Подлежат принятию к бухгалтерскому учету детали, узлы номер наименование единица измерения количество стоимость, руб. примечание но порядку по каталогу номенклатурный единицы всего 1 2 3 4 5 6 7 8 9 5. Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания Затраты на демонтаж и списание Поступило от списания вид работы документ, дата, номер корреспонденция счетов сумма, руб. документ, дата, номер материальные ценности корреспонденция счетов дебет кредит дебет кредит наименование номенклатур- ный номер единица измерения количество стоимость, руб. единицы всего 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 и 12 13 14 Сдача на утилизацию Справка от 01.11.2011 91/2 76 3000= Итого 3000= Итого Результаты списания ______________________________________________________________________Убыток 3000- ________________________________________________________________ El [ручка от рсализаци! О руб. В инвентарной карточке учета объектов основных средств списание отмечено Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова (надпись) (расшифровка подписи) 2.3. Выбытие основных средств I 79
80 I 2. Первичные документы по учету основных средств 2.4. Учет основных средств на малых предприятиях Малые предприятия могут вместо инвентарных карточек могу!’ вести инвен- тарную книгу объектов основных средств (форма № ОС-66). Определение малых предприятий дано в Федеральном законе от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Рос- сийской Федерации». Организации, претендующие на статус малых предпри- ятий, должны соответствовать следующим критериям: 1) они должны быть потребительскими кооперативами и коммерческими организациями (за исключением государственных и муниципальных унитар- ных предприятий), крестьянскими (фермерскими) хозяйствами. В рамках на- званного Закона поддерживается частный бизнес, а не государственный сектор экономики или аппарат государственного управления; 2) средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать следующих предельных уровней: • 100 человек включительно для малых предприятий; • среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до 15 человек; 3) суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, ино- странных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) указанных юридических лиц не должна превышать 25% (за исключени- ем активов акционерных инвестиционных фондов и закрытых паевых инвести- ционных фондов); 4) доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим ли- цам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать 25% (данное ограничение нс распространяется на хозяй- ственные общества, деятельность которых заключается в практическом при- менении (внедрении) результатов интеллектуальной деятельности (программ для электронных вычислительных машин, баз данных, изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, селекционных достижений, топологий ин- тегральных микросхем, секретов производства (ноу-хау), исключительные пра- ва на которые принадлежат учредителям (участникам) таких хозяйственных обществ — бюджетным научным учреждениям или созданным государственны- ми академиями наук научным учреждениям либо бюджетным образовательным учреждениям высшего профессионального образования или созданным госу- дарственными академиями наук образовательным учреждениям высшего про- фессионального образования); 5) выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога на добав- ленную стоимость или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календар- ный год не должна превышать предельные значения, установленные Прави- тельством РФ. Предельные значения выручки от реализации товаров (работ, услуг) и балансовой стоимости активов устанавливаются Правительством РФ один раз в пять лет с учетом данных сплошных статистических наблюдений за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства. С 1 января 2008 г. постановлением Правительства РФ от 22 июля 2008 г. № 556 установле- ны предельные значения выручки от реализации товаров (работ, услуг) за пред- шествующий год без учета налога на добавленную стоимость для следующих категорий субъектов малого и среднего предпринимательства: микропредприятия — 60 млн руб.; малые предприятия — 400 млн руб. Предельная стоимость активов в настоящий момент не установлена.
2.4. Учет основных средств на малых предприятиях I 81 Одной из немногих льют, которая предоставлена малым предприятиям, является некоторое упрощение ведения бухгалтерского учета, в частности за- мена инвентарных карточек по форме № ОС-6 инвентарной книгой по форме № ОС-66 (с. 83—84). Графы книги соответствуют графам инвентарной карточки и заполняются аналогично. Для удобства ведения инвентарную книгу следует сшить по правому полю. На каждый год лучше заводить новую книгу. Для каждого месяца отводится одна страница. Для записей будет использо- ваться только одна сторона страницы. Страницы располагаются в обратной последовательности: нижняя — ян- варь, верхняя — декабрь. Чтобы не переписывать каждый месяц одни и те же показатели можно сре- зать все страницы, кроме первой, с левой стороны по девятую графу включи- тельно. При приобретении нового объекта основных средств добавляется новая строка на первой странице. В графе I указывается порядковый номер записи. В графе 2 дается наименование объекта основных средств. В графе 3 приводится инвентарный номер объекта основных средств, при- своенный ему в организации. В графах 4—7 указываются сведения, относящиеся к поступления объекта основных средств: • в графе 4 — название, дата и номер документа, на основании которого при- нят к учету объект основных средств (акт по формам № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-16 или № ОС-3); • графе 5 — дата принятия объекта основных средств (берется из акта № ОС-1); • графе 6 — структурное подразделение, в которое поступает объект основ- ных средств; • графе 7 — фамилия, имя и отчество лица, ответственного за сохранность объекта основных средств.
82 I 2. Первичные документы по учету основных средств В графе 8 указывается первоначальная стоимость объекта основных средств. В графе 9 дается срок полезного использования объекта основных средств, установленный в соответствии с Классификацией основных средств (утв. по- становлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1) или организацией са мостоятел ьн о. В графе 10 указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации объекта по месяц, на который заведена данная страница. В графе 11 приводится остаточная стоимость объекта основных средств в месяце, на который заведена данная страница. В графах 12—14 записывают сведения о переоценке основных средств, про- веденной в организации: • в графе 12 — дату проведения переоценки; • графе 13 — коэффициент пересчета (переоценки); • графе 14 — восстановительную стоимость объекта основных средств по- сле переоценки. В графах 15—18 приводят сведения о внутреннем перемещении, выбытии (списании) объекта основных средств. В графе 15 указывают название, дату и номер документа, которым оформлено внутреннее перемещение, выбытие (списание) объекта основных средств. Графы 16 и 17 заполняются только при внутреннем перемещении объекта основных средств: • в графе 16 указывают наименование структурного подразделения, в кото- рое передается объект основных средств; • графе 17 — новое лицо, которое после перемещения объекта основных средств будет отвечать за сохранность этого объекта. В графе 18 указывают причину выбытия (списания) объекта основных средств. Малое предприятие ООО «Услуга» имеет на начало 2011 г. следующие основные средства: • • мини-АТС (инв. № 001); § : • автомашину УАЗ 3909 (инв. № 002); о,.* • компьютер (инв. № 003). j На все основные средства амортизация начисляется линейным способом. В феврале 2011 г. предприятие произвело следующие операции с основными средствами: • продало автомашину УАЗ 3909; : • передало компьютер (инв. № 003) из одного структурного подразделения (бухгалтерия) : в другое (отдел продаж); • приобрело для бухгалтерии новый компьютер, которому присвоен инвентарный но- : мер 004. Все операции с объектами основных средств за февраль отражены на соответствующей : странице инвентарной книги за 2011 г.
ЗАО "Фрегат" (IKIN&IEiKlKlIltlC OpITIItll .VIIlMn) 1№11.М4№»МП1Ш€! структур! к rm Hn;ipai;№'4L*»iu|) ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА учета объектов основных средств У||||фп>1иропа>|пая форма Ат ОС-6П У гвсржденя постановлением Госкомстата России от 21.(11.2003 №7 Код Форма по ОКУД 03060356 по ОКНО 52564479 за период с 11 01 ”января 20 // г. по "31 " декабря 20 11 г. Лицо, Qi встствснпос за ведение книги Материально ответственное лицо бухгалтер (дазжпосп.) Лаврова Н.С. Табельный номер шсшналы} 2.4. Учет основных средств на малых предприятиях I 83
2-я страниц» формы № ОС-66 Номер по по- рядку Наименование объекта □споппых средств Инвентарный номер Поступило Первоначальная стоимость, руб. Срок полезного использования Сумма начислен- ной амортизации (износа), руб. документ, дата, номер дата принятия к бухгалтерскому учету структурное подразделение ответственное шщо 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Мнии-ЛТС 001 ОС-1 №1 от 30.12.2007 30.12.2007 Дирекция Попои С. В. 26376= 84 11932= 7 УАЗ 3909 002 ОС-I ЛЬ 2 от 31.01.2008 31.01.2008 Гараж Клейменов А. 11. 49620= 60 30599- 3 Компьютер 003 ОС-1№ 3 от 30.09.2008 30.09.2008 Бухгалтерия Лаврова Н.С. 20340- 30 19662= 4 Компьютер 004 ОС-I ЛЬ 4 от 10.02.201! 10.02 2011 Бухгалтерия Лаврова Н. С. 40500= 36 по данному образцу печатать вес четные страницы книги по форме № ОС-66 3-я страница формы № ОС-66 Остаточная стоимость, руб. Переоценка Внутренние перемещения, выбытие (списание) дата коэффициент пересчета (переоценки) восстановительная стоимость, руб. документ, дата, номер структурное подразделение ответственное лицо причина выбытия (списания) 11 12 13 14 15 16 17 18 14444= 19021= ОС-1 Л9 5 от 17.02.201] Продажа 678 ОС-2№ 1 от 10.02.2011 Отдел продаж Хромова Е.Д. 40500= по данному образку печатать все нечетные страницы книги по форме As ОС-бб 84 I 2. Первичные документы по учету основных средств
3. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО НЕМАТЕРИАЛЬНЫМ АКТИВАМ Порядок бухгалтерского учета нематериальных активов установлен в Поло- жении по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007, утвержденном приказом Минфина России от 27 декабря 2007 г. № 153н (да- лее — ПБУ 14/2007). Согласно п. 3 ПБУ 14/2007 для принятия к бухгалтерскому учету объекта в качестве нематериального актива необходимо единовременное выполнение следующих условий: а) объект способен приносить организации экономические выгоды в буду- щем, в частности объект предназначен для использования в производстве про- дукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для использования в деятельности, направленной на дости- жение целей создания некоммерческой организации (в том числе в предприни- мательской деятельности, осуществляемой в соответствии с законодательством Российской Федерации); б) организация имеет право на получение экономических выгод, которые данный объект способен приносить в будущем (в том числе организация имеет надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и права данной организации на результат интеллектуальной деятельно- сти или средство индивидуализации — патенты, свидетельства, другие охран- ные документы, договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, документы, подтверждающие переход исключительного права без договора и т.п.), а также имеются ограничения доступа иных лиц к таким экономическим выгодам (да- лее — контроль над объектом); в) возможность выделения или отделения (идентификации) объекта от дру- гих активов; г) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; д) организацией нс предполагается продажа объекта в течение 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; е) фактическая (первоначальная) стоимость объекта может быть достоверно определена; ж) отсутствие у объекта материально-вещественной формы. При одновременном выполнении всех перечисленных условий к нематери- альным активам относятся, например: • произведения науки, литературы и искусства; • программы для электронных вычислительных машин; • изобретения; • полезные модели; • селекционные достижения;
86 I 3. Первичные документы по нематериальным активам • секреты производства (ноу-хау); • товарные знаки и знаки обслуживания. В составе нематериальных активов учитывается также деловая репутация, возникшая в связи с приобретением предприятия как имущественного ком- плекса (в целом или его части). Нематериальными активами не являются: • расходы, связанные с образованием юридического лица (организацион- ные расходы); • интеллектуальные и деловые качества персонала организации, их квали- фикация и способность к труду. Для учета нематериальных активов предусмотрен только один унифициро- ванный документ — карточка учета нематериальных активов (форма № НМЛ-1), утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Документы, которыми должны оформляться операции с нематериальными ак- тивами, законодательно не разработаны. Тем не менее в постановлении сказа- но, что карточка «заполняется в одном экземпляре на основании документа на оприходование, приемки-передачи (перемещения) нематериальных активов и другой документации». В связи с этим организация должна самостоятельно разработать формы пер- вичной документации по нематериальным активам с соблюдением всех обяза- тельных реквизитов. Организация может использовать для принятия к учету объекта немате- риальных активов акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1), в который необходимо внести некоторые изменения или разработать его самостоятельно. Следует утвердить его в учетной политике. Примеры заполнения акта о приеме-передаче объекта нематериальных ак- тивов и карточки учета приведены на с. 87—92. Карточка учета нематериальных активов применяется для учета всех видов нематериальных активов, поступивших в организацию для использования. Ве- дется она в одном экземпляре. Карточка открывается в бухгалтерии на каждый объект. В графе 7 указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полез- ного использования. В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» за- писываются только основные показатели объекта, без дублирования данных имеющейся в организации технической документации на данный объект. ПБУ 14/2007 внесло новые правила в учет нематериальных активов. Так, появилась возможность их переоценки или обесценения (разд. III ПБУ 14/2007). Введено требование об обязательной ежегодной проверке на необходи- мость уточнения срока полезного использования нематериального актива (п. 27 ПБУ 14/2007) и способа определения его амортизации (п. 30 ПБУ 14/2007). В связи с этим имеет смысл внести дополнения в карточку учета немате- риальных активов, что не противоречит требованиям законодательства. До- полненную карточку обязательно следует утвердить в учетной политике орга- низации. В нашем примере мы дополнили карточку графой 11, в которой указыва- ется первоначально выбранный способ амортизации нематериального актива, а также разделами «Переоценка (обесценение)» и «Уточнение срока полезного ис- пользования (способа амортизации)».
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-получателя Руководитель организации-сдатчика Организация-сдатчик (наимсиованяс) (ддрсс, телефон. фпкс*> {uuJikci пение усыпи in wj Основание для составления акта (IHUIXCIKMUIMC структурного лодрлделцния) ___________________________________________________приказ___________ (лрнкш, распоряжение. леголор (с уичйикс^ его вили. wHciimwx оСнттельепО) Дата АКТ Номер документа Дата составления / 10.03.2009 о приеме-передаче объекта нематериальных активов Объект нематериальных активов _________________________________Складская программа (Уля ЭВМ {nmiMcimiuiMJie, назначение, модель, марта) номер II дата 10.03.2009 принятия к бухгалтерскому учету 10.03.2009 списания с бухгалтерского учета Счет, субсчет, код аналитического учета по ОКОФ 04 Помер амортизационной 1-руппы инвентарный 001 заводской Место нахождения объекта в момент приема-передачи Склад Организация-изготовитель Разработана самостоятельно (ЯИЯМСПЧП^МНЕ) Справочно: I. Участники долевой собственности Доля в праве общей собственности. % 2. Иностранная валюта* _____________________________________________________ _________________ (1ыимгпояии!«:) (Jzypci Заполняется в случае, когда стоимость объект» 1IMA при приобретения была выражена в иностранной валюте. (на дату) (сум.ма) 3. Первичные документы по нематериальным активам 87
2-я страница формы № ОС-1 1. Сведения о состоянии объекта нематериальных активов на дату передачи 2. Сведения об объекте нематериальных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету Дата Фактический срок эксплу- атации (лет, месяцев) Срок полез- ного исполь- зования Сумма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб- Стоимость приобрете- ния (дого- ворная сто- имость), руб- Первона- чальная сто- имость на лату приня- тия у бухгал- терскому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования \ Способ начисления амортизации выпуска (год) ввода в экс- плуатацию (первона- чальная) наименование норма 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 43200= 36 мес. Линейный 1200= Другие характеристики Складская программа для ЭВМ на 3 рабочих места. Предназначена для колличественно-суммового учета товара. Совместима с бухгалтерской и управленческими программами, используемыми в организации. 88 I 3. Первичные документы по нематериальным активам
3-я страница формы № ОС-1 Комиссия по присму-псрслачс Результат испытания па " 10 "марта 200 _9___________________________________г. Объект нематериальных активов предъявляемым условиям соответствует нс соответствует Доработка требуется нс требуется (укнчять. что nC-COCJTnerciRJVl} (указа! ь„ что требуется) Заключение комиссии: Программа может быть принята к учету. 11рнложспнс. Техническая документация инструкция для пользователей Председатель комиссии ______________________гл. инженер___________________ Нестеренко ___________________Л.Б. Нестеренко___________ (,’Ю.1ЖПСС1Ъ) (подпись) (расшифровка подписи) Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова (должность) (подпись) (рас шифровки иод виси) экспедитор Сидоров А.И. Сидоров (должность) (полнись] (рзс шифровка подписи) Объект нематериальных активов Сдал _______________________________ __ (,1».|ЖИиСТЪ) ’" 200______________________________г. (подпись) ровкз лолшки] Табельный номер Принял ____________________________________ ____________________________ ________________________________ (должжял I.} (invuntci.) (paciiiiiQijHjn»;* подписи) "" 200_____________________________________г. По доверенности от "" 200__________________________________________г. №14, выданной ________________________________________________________________________________________________ («СМ. кому {фамилия, ИМЯ» отчеств}} Объект НМЛ принял на ответственное хранение бухгалтер Лаврова Н. С. Лаврова_ (должность) (полнись) (рвстпфрояжи подписи) 11 10 "марта 200 _9________________________г. Табельный номер Отметка бухгалтерии: В инвентарной карточке (книге) учета объекта НМД выбытие отмечено Главный бухгалтер (iiuaimcii} (риСШИфрОВКЛ подписи) Отметка бухгалтерии об открытии инвентарной Номер Дата карточки учета объекта ПМА или записи документа составления в инвентарной книге 1 10.03.2009 Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова (лодпись) (рлоцлфролка ГИЩКИСН] 3. Первичные документы по нематериальным активам I 89
КАРТОЧКА № 1 учета нематериальных активов Организация_________________________________________________ЗАО “Фрегат"__________________________ Структурное подразделение ________________________________дирекция________________________________ Типовая межотраслевая форма № НМА-1 Утверждена постановлением I осксмстата России от 30.10.1997 № 71а Форма по ОК УД по ОКПО Коды 0310001 52564479 Дата состав- ления Код вида операции I Документ на оприходование дата номер 1003.2009 — 1 10.03.2009 ___________Складская программа для ЭВМ_____________________ пол юе наименование и назначений объекта нематериальных активов Структурное подразделение Вид деятельности Счет, субсчет Код анали- тическо о учета Первоначаль- ная (балансо- вая) стои- мость, руб. коп. Срок полезного использования Сумма начисленной амортизации, руб. коп. Норма амортиза- ции, % или сметная ставка Код счета и объекта аналитического учета (для отнесения амортиза- ции нематериальных активов) Дата постановки на учет Способ начисления амортизации 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 склад Хранение 04 - 43200= 36 мэс. 0 1200= 26 10.03 2009 Линейный 90 I 3. Первичные цокумен гы по нематериальным активам Переоценка(обесценение) Уточнение срока полезного использования (способа амортизации) Дата Коэффициент пересчета Восстановительная стоимость, руб. Дата уточнения срока полезного использования или способа амортизации Уточненный срок полезного использования Способ начисления амортизации 1 2 3 1 2~ 3 31.12.2009 36 мес. Линейный 31.12.2010 36 мео. Линейный 30.12.2011 72 мес. Линейный
Способ приобретения Документ о регистрации (наименование, номер, дата) Выбыло (передано) по документу причина выбытия (перемещения) сумма выручки от реализации, руб. коп. номер дата наименование код 11 12 13 14 15 16 17 Разработана самостоятельно Сумма износа, руб. коп. 0 3. Первичные документы по нематериальным активам I 91
Оборотная сторона формы № НМЛ-1 Краткая характеристика объекта нематериальных активов Складская программа для ЭВМ на 3 рабочих моста. Предназначена для количественно-суммового учета товара. Совместима с бухгалтерской и управленческими программами, используемыми в организации.___________________________________________________________________________________________________________ 92 I 3. Первичные документы по нематериальным активам Карточку заполнил бухгалтер Лаврова ___________________________________Н.С. Лаврова долж1ч;с1ъ подпись расшифровка подписи "10 " марта 2009 г.
4. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛ ЬНО-П РОИЗ ВОДСТВЕНН ЫХ ЗАПАСОВ В качестве материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются ак- тивы: • используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве про- дукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания ус- луг); • предназначенные для продажи; • используемые для управленческих нужд организации. Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи. Товары также являются частью МПЗ, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи. Движение МПЗ в организации — это поступление, внутреннее перемеще- ние и отпуск их на сторону. Для отражения операций с материалами применяются в основном первич- ные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Гос- комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Перечень унифицированных форм учетной документации по учету материалов Наименование формы Номер формы Доверенность М-2, М-2а Приходный ордер М-4 Ант о приемке материалов М-7 Лимитно-заборная карта М-8 Требование-накладная М-11 Накладная на отпуск материалов на сторону М-15 Карточка учета материалов М-17 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений М-35 Для отражения операций с товарами применяются в основном первичные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Госком- стата России от 25 декабря 1998 г. Хе 132.
94 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Перечень унифицированных форм учетной документации по учету товаров Наименование формы Номер формы Акт о приемке товаров ТОРГ-1 Ант об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей ТОРГ-2 Ант об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импорт- ных товаров ТОРГ-3 Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика ТОРГ-4 Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика ТОРГ-5 Акт о завесе тары ТОРГ-6 Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары ТОРГ-7 Заказ - отборочный лист ТОРГ-8 Упаковочный ярлык ТОРГ-9 Спецификация ТОРГ-Ю Товарный ярлык ТОРГ-11 Товарная накладная ТОРГ-12 Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-13 Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) ТОРГ-14 Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей ТОРГ-15 Акт о списании товаров • ТОРГ-16 Приходный групповой отвес ТОРГ-17 Журнал учета движения товаров на складе ТОРГ-18 Расходный отвес (спецификация) ТОРГ-19 Акт о подоаботке, подсортировке, перетаривании товаров ТОРГ-20 Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции ТОРГ-21 Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц ТОРГ-22 Товарный журнал работника мелкорозничной торговли ТОРГ-23 Акт о перемеривании тканей ТОРГ-24 Акт об уценке лоскута ТОРГ-25 Заказ ТОРГ-26 Журнал учета выполнения заказов покупателей ТОРГ-27 Карточка количественно-стоимостного учета ТОРГ-28 Товарный отчет ТОРГ-29 Отчет по таре ТОРГ-ЗО Сопроводительный реестр сдачи документов ТОРГ-31 Заполнять формы можно от руки или на компьютере. При необходимости их можно дополнить новыми реквизитами. Удалять существующие реквизиты нельзя. Размеры бланков, граф и строк можно изменять. Если организация внесла изменение в унифицированные формы, то такие документы считаются самостоятельно разработанными. Их необходимо обяза- тельно утвердить в учетной политике. Приведем схему движения документов на участке «МПЗ».
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 95 Схема движения документов на участке «МПЗ» 4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону 4.1.1. Счет Для оплаты (предоплаты) отгрузки МПЗ поставщик (продавец) выписы- вает счет по форме № 868. Он необходим и поставщику, и покупателю. Для покупателя счет является подтверждением обоснованности платежа, для по- ставщика — основанием для учета запаса товара на складе и планирования его закупок. В счете указываются реквизиты поставщика, уточняется, за какие конкрет- но товары (работы, услуги) должен быть произведен платеж, указывается срок, в течение которого товар будет зарезервирован для данного покупателя на скла- де поставщика. Обычно счет выписывается поставщиком покупателю при безналичной оплате. В отдельных случаях организации нс заключают договор, а продавец вы- ставляет счет. Согласно ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, теле- тайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Следовательно, в качестве договора может выступать и счет, в котором ука- заны все существенные условия договора. Рассмотрим основные реквизиты счета. В строке «Поставщик» указывается ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название поставщика. В строке «Адрес» — почтовый адрес поставщика. При необходимости указывается номер телефона, по которому покупатель может задать дополнительные вопросы или сообщить об оплате счета. Здесь же может быть указан и номер факса.
96 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Далее указываются банковские реквизиты поставщика: его расчетный, кор- респондентский счета, БИК банка и город — местонахождение банка постав- щика. Если поставщик и грузоотправитель являются разными лицами, то в строке «Грузоотправитель и его адрес» показывают ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название грузоотправителя. Здесь же указывается и полный почто- вый адрес грузоотправителя. Если поставщик и грузоотправитель — одно и то же юридическое лицо, то в данной строке пишут «Он же». В строке «Грузополучатель и его адрес» указывают ИНН и полное (или со- кращенное по уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес. Если расчеты между поставщиком и покупателем производятся с помощью платеж- ною требования, то для обоснованности выставления требования поставщик должен представить в банк и счет. Тогда в счете указывают номер и дату пла- тежного требования в графе «Отметка об оплате». В графе «Акцептован» ста- вится отметка об акцепте счета. Если счет является документом для оплаты в соответствии с каким-либо договором, заказом или нарядом, то в счете указывают реквизиты этого доку- мента: его номер и дату. Нумерация счетов осуществляется в соответствии с регистрацией их на предприятии-поставщике. Указывается дата, когда составлен счет. В графе «Плательщик и его адрес» указывают ИНН и полное (или сокращен- ное по уставу) название плательщика, а также полный почтовый адрес платель- щика. Если грузополучатель и плательщик — одно и то же лицо, то пишут «Тот же, что и грузополучатель». Затем указываются банковские реквизиты плательщика: расчетный, корре- спондентский счет, БИК банка плательщика и его местонахождение. Если заказчиком выступает юридическое лицо, отличное от грузополуча- теля и плательщика, тс указывают его ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название заказчика. Графа «Сумма счета» может не заполняться или быть заполненной частич- но. В последнем случае в графе «Всего продажная» можно указать общую сумму счета. В следующей части счета уточняется способ доставки товара: • станция назначения; • станция отправления; • дата отправления; • вид упаковки груза (например, «контейнер»)', • способ отправления груза (например, «автотранспортом поставщика»)', • количество мест, т.е. число контейнеров, коробок и т.п.; • номер накладной или квитанции, по которой отгружается товар; • вес отправленной партии. В строке «Дополнение» могут быть указаны любые дополнительные усло- вия. В частности, здесь может быть оговорено, что оплата счета должна быть произведена в течение определенного времени. Эго означает, гго поставщик обязуется в течение этого времени зарезервировать на складе товар для данного покупателя. В основной части счета указываются сведения о продаваемом товаре (рабо- тах, услугах): • наименование товара (работы, услуги); • количество продаваемого по счету товара; • цена за единицу товара; • стоимость продаваемого товара (работы, услуги). Если стоимость указы- вается с учетом налога на добавленную стоимость, то ниже указывается «в том числе НДС». Если стоимость дана без учета налога на добав-
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 97 ленную стоимость, то ниже указывается сумма НДС и итоговая сумма по счету цифрами, а затем прописью с заглавной буквы. Свободные строки счета прочеркиваются. Счет подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика и заверяется печатью поставщика. Поставщик ИНН 7743018754 ЗАО «Фрегат» Адрес г. Москва, Ленинградское ш., д. 2 контокор. счет № 407028108002820001552 в КБ «Удачный» к/с 30101810100000000111 БИК 044525111 Грузоотправитель и адрес: он же |К реестру № | 1 1 I Грузополучатель I ИНН 7713203918 । и адрес: ООО «Машснаб» | Акцептован 1 1 1 Для получения| Счет № 135 от 12.07.2011 Заказ-Наряд »- дата Плательщик и адрес: ИНН 7713203918 ОСО «Машснаб» Контокор. счет N‘ р/с 40702810300100000060 к/с 30101810500000000112 БИК 044525112 г. Москва банк КБ «Удачный» заказчик | Сумма счета 1 |по расчет |ной цене -(разница |нацен-| 1 объединен. 1ка на 1 | |товар | I 1 1 । । II 1 1 II на ст. Дата отпр. сс ст. способ отпр. I всего | продажная Г. 29 500= 1 самовывоз 1 | отметка об оплате | шифр квит. / накл. ? 1 1 Платежное требование № 3 упаковка число мест вес 1 от 13.07.2011 1 Дополнения: Оплата счета платежным требованием. Срок акцепта 5 дней. 1 Предмет счета | 1 _ . . .. 1 Количество Цена | Сумма | 1 1 Автомашина 1 НДС । УАЗ 3909 1 1 1 1 (один) । 25000=] 1 । । 25000= | 4500= | । । 1 Итого: I (Всего к оплате; Двадцать девять тысяч пятьсот рублей 00 >. . । 1 1 1 копеек | — । 1 29500= Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров Гл. бухгалтер Петрова Н.В. Петрова М.П. Форма счета не является унифицированной. Поэтому многие организации разрабатывают собственную форму этого документа, сохраняя основные по- казатели. Представим образец самостоятельно разработанной формы счета: 4-11562
98 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Поставщик: ООО «Оптима» Юр. адрес: 198216 г. Санкт-Петербург, Невский пр-т, д. 18, корп. 3 ИНН поставщика: 7805195784 Банковские реквизиты: р/с 40702810200000000147, к/с 30101810400000000222 в КБ «Мегабанк», г. Москва, БИК 044583222 Покупатель: ООО «Персей» СЧЕТ № 104 от 18.02.2011 Дополнение; К накладной от 18.02.2011 по договору № 24/ИК от 15.12.2010 Наименование товара Сумма Ставка НДС Сумма НДС Всего с НДС 1 2 3 4 5 Комплект ме- бели «Кабинет руководителя» 74 000 = 18% 13 320 = 87 320 = Всего к оплате 74 000 = * 13 320 = 87 320 = (Восемьдесят семь тысяч триста двадцать рублей 00 копеек) Счет подлежит оплате в течение 15 банковских дней. Руководитель предприятия Главный бухгалтер Иванов Сидоров М.П. 1LH, Иванов С. С, Сидоров 4.1.2. Доверенность Если организация получает МПЗ по месту нахождения поставщика или де- нежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работа- ющим в организации, не допускается. Для доверенности на получение материальных ценностей предусмотрены типовые бланки по форме № М-2а или форме М-2 (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Если представители организации получают материальные ценности у постав- щика ретулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет — по форме № М-2. Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не име- ют, поэтому их регистрируют в специальном журнале (форма журнала приведе- на в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»). Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у липа, ответственного за регистрацию доверенностей. Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работ- нику, который будет получать товарно-материальные ценности (ТМЦ). В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. До- веренность, в которой эта дата не указана, является недействительной. Также указывается номер доверенности и срок ее действия.
4.1. Отпуск материально-лроизводственных запасов на сторону I 99 Как правило, на практике доверенность выписывается на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются и одного и того же поставщика, то до- веренность может быть выписана на календарный месяц. Тем не менее ГК РФ разрешает выписывать доверенность сроком на три года. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ). Далее в доверенности записывают ИНН, полное наименование и почтовый адрес потребителя товара, а затем плательщика. Если это одно и то же лицо, то в строке «Плательщик...» пишут «Он же». На следующей строке проставляют реквизиты расчетного счета, наименова- ние и адрес банка плательщика. Указываются паспортные данные сотрудника, которому выдается доверен- ность. Вместе с доверенностью он должен будет предъявлять паспорт. В доверенности вписываются полное наименование поставщика и наимено- вание документа, на основании которого поставщиком выдаются товарно-ма- териальные ценности (ТМЦ). Такой документ может отсутствовать, например, в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых матери- альных ценностей. Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с указанием их нумерации по порядку, полного наименования каждого товара (изделия), единиц измере- ния товара и их количества прописью. Если на лицевой стороне бланка в до- кументе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается. Количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы и с заглавной буквы, после чего остаток ррафы прочеркивается. Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставится прочерк. Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты по выдаче и использованию доверенности: номер, дату выдачи и срок действия доверен- ности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дату документа, на основании которого поставщиком вы- даются материальные ценности (графа 7), номер и дату документа, подтвержда- ющего выполнение поручения. Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (форма № М-2) или в журнале учета (форма № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверя- ется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером. Работник, которому выдана доверенность, обязан нс позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли ТМЦ по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию органи- зации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ. Подписи должны быть выполнены собственноручно. Использование факси- мильной подписи на доверенности не допускается. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в кореш- ке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в гра- фе «Отметки о выполнении поручений»}. Возвращенные неиспользованные до- веренности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчет- ного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта. Работникам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдают. Оформленные доверенности по формам № М-2 и № 2а приведены на с. 100 и 101. 4*
100 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Расписка в получении й доверенности 1 1Л Кирилов | Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность Менеджер Кирилов | - 1 j ' Срок действия co Да 30.06.2011 р I си ~ Л ей cv S О се § 11 11 d Я t— V Номер, дата документа, подтайрждающею выголяоние поручения со Накладная N° К-149 ат 20.07.2011 Номер и дата наряда (.заменяющего наояд документа) или извещения - - г- Счет 15/07/11 от 15.07.2.011 - Поставщик со ЗАО «Фрегат» о Доверенность (форма № 2) Типовая межотраслевая форма № М-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10 1997 № 71а Форма по ОКУД Организация ЗЛО «Фрегат» по ОКПО Коды 0315001 52564479 Доверенность № 14 Дата выдачи “ 18 " июля 2011 г Доверенность действительна по и 30 " июля _ 2011 г. ИНН 7743208839 ЗАО «Фрегат», Москва, Ленинградское шоссе, д. 80 наименование, потребителя и его адрес ___________________________Он же__________________________________ наименование плательщика и его адрес Счет № 40802810038300100567 в КБ «Удачный» г. Москва наименование банка Доверенность выдана менеджеру Кирилову Ивану Петровичу должность фамилия, имя, отчеа во Паспорт: серия 45 06№ 347936 Кем выдан ОВД «Войковский» г. Москвы_____________________ Дата выдачи “ 13 " марта 2002 г. На получение от ООО «Салют»_________________________________________ наименование поставщика материальных ценностей по счету 15/07/11 наименование, номер и _________________________от 15.07.2011_____________________________ дача документа Оборотная сторона формы № М-2 Перечень материальных ценностей, подлежащих получению Номер по порядку Материальные ценности Единица измерения 1 1 1-Ж1 1 1 1 Количество (прописью) 1 2 3 4 1 Бумага для ксерокса Пачка 20 (Двадцать) 2 Бумага для факса Рулон 15 (Пятнадцать) I 3 Ручки шариковые Шт. 100 (Сто) 4 Тетради Шт. 50 (Пятьдесят) 5 Калькуляторы Шт. 10 (Десять) — .1 ». —и Подпись лица, получившего доверенность Кирилов удостоверяем. Руководитель Никофоров В. В. Никифоров ЛСДЖСЪ расшифровка подпхек М.П. Н.В. Петрова Главный бухгалтер Петрова ПЭДПКСЬ расшифровка подписи
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 101 Доверенность (форма N° 2а) Типовая межотраслевая форма № М-2а Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а Коды Форма по ОКУД 0315002 Организация ЗАО «Фрегат»по ОКПО 52564479 Доверенность № 2 Дата выдачи « 10 » февраля 2011 г. Доверенность действительна по « 15 » февраля 2011 г. ИНН 7743208839 ЗАО «Фрегат». Москва Ленинградское шоссе, д 2________________ наименование потребителя и его адрес ____________________________________Он же_____________________________ наименование плательщика и его адрес Счет Ns 40802810038300100567 в КБ «Удачный» г, Москва наименование банка Доверенность выдана менеджеру__________ Кирилову Ивану Петровичу должность фамилия, имя. отчество Паспорт: серия 45 06 № 347936 Кем выдан ОВД «Войковский» г. Москвы________________________________________ Дата выдачи « 13 »марта 2009 г. На получение от ООО «Вычислительная техника»________________________________ наименование поставщика материальных ценностей по Счету № 27 от 10.02.2011 наименование, номер и дата документа Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности Накладная 65 от 10.02.2003 Расписка лица, получившего доверенность Кирилов Журнал регистрации выданных доверенностей по форме № М-2а Номер и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения Счет 27 от 10.02.2011 Наименование поставщика ООО «Вычислитель' пая техника» Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность Менеджер Кирилов Иван Петрович Срок действия доверенности До 15.02.2011 Дата выдачи 10.02.2011 Номер овсрсн- осги Оборотная сторона формы № М-2а Номер по порядку Материальные ценности; Единица измерения Количество (прописью) 1 2 3 4 1 I Компьютер в комплекте Шт. 1 (Один) I Подпись лица, получившего доверенность Кирилов удостоверяем. Руководитель Никифоров В. В. Никифоров М.П. ПОДПИСЬ pact ифровка подписи Главный бухгалтер Петрова Н.В Петрова ПОДПИСЬ расш/фрозка подписи
102 I 4. Первичные документы по учету' материально-производственных запасов 4.1.3. Накладная Для оформления продажи (отпуска) материальных ценностей сторонней ор- ганизации применяются товаросопроводительные документы. Основной юваросонроводительный документ — накладная. Вид накладной зависит от способа доставки материальных ценностей и от вида самих материальных ценностей. При доставке товаров автомобильным транспортом выписывают товарно- транспортную накладную (форма № 1-Т), утвержденную постановлением Го- скомстата России от 28 ноября 1997 г. №’ 78. (Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особен- ностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.) При доставке товаров железнодорожным транспортом выписывают желез- нодорожную накладную. К железнодорожной накладной могут быть приложе- ны спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, го должна оформ- ляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». Рассмотрим наиболее часто встречающиеся на практике виды накладных. Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Накладная, которой оформляется отгрузка товара, называется товарной на- кладной. Для нее предусмотрен типовой бланк по форме № ТОРГ-12. Форма бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий полу- чения товара покупателем, вида организации-поставщика, места передачи то- вара и т.д. Обычно оформляют два экземпляра накладной: первый экземпляр остается на складе продавца у материально ответственного лица, отпустившего товар (в дальнейшем после передачи накладной в бухгалтерию на ее основании будет произведено списание ТМЦ); второй экземпляр передастся покупателю и явля- ется основанием для оприходования у него этих ценностей. Пример заполнения накладной приведен на с. 104—105. В шапке накладной указываются: • наименование, адрес, номер телефона, факса и банковские реквизиты организации-грузоотправителя; • наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи- зации-грузополучателя; • наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи- зации-поставщика. Если грузоотправитель и поставщик — одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузоотправитель»', • наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи- зации-плательщика. Если грузополучатель и плательщик — одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузополучатель». Если по каким-либо причинам в строке «Грузополучатель» отсутствуют эти реквизиты, то это не опровергает фактическую доставку товара поставщиком, а также наличие и оприходование его на счетах бухгалтерского учета у грузополу- чателей (письмо УФНС России по г. Москве ог 26 апреля 2010 г. № 16-15/43834). В строке «Основание» указывается документ, на основании которого вы- писывается накладная. Это может быть договор, приказ, распоряжение и т.п. Справа в таблице указывают номер и дату7 этого документа.
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 103 Если товар доставляется покупателю транспортной организацией, то указы- вается номер и дата транспортной накладной. Графа «Вид операции» заполняется, если организация применяет в учете си- стему кодирования. Тогда проставляется код операции, присвоенный ей в ор- ганизации. Далее указывают номер и дату составления транспортной накладной. Основные сведения об отгружаемом товаре указываются в таблице, состоя- щей из 15 граф. В графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 — наименование, сорт и артикул товара; приводится его краткая характеристика, например «Пальто женское зимнее р. 42—46, артикул 118». В графе 3 — код товара. Заполняют в случае, если организация применяет в учете систему кодирования. В графе 4 — наименование принятой по данному товару единицы измере- ния (штуки, килограммы, метры и т.д.). В графе 5 — код этой единицы измерения в соответствии с Общероссий- ским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366. В графе 6 — вид упаковки товара (ящик, коробка, тюк и т.п.). Далее указывается количество: • в графе 7 — в одном месте, т.е. в одной упаковке (например, 20 деталей в одном ящике); • в графе 8 — количество мест, штук, т.е. упаковок (например, 10 ящи- ков). В графе 9 — масса брутто (т.е. масса товара с тарой), а в графе 10 — масса товара нетто (т.е. чистый вес товара без упаковки). Если данные о массе товара брутто отсутствуют, ставится прочерк. В графе 10 — общее количества товара. Эта сумма равна произведению по- казателей из граф 7 и 8. В графе 11 — цена единицы товара без учета НДС в рублях и копейках. В графе 12 — стоимость всего количества товара без учета НДС в рублях и копейках. Графы 13 и 14 — сумма НДС, которая начисляется на продаваемый товар: • в графе 13 — ставка НДС, по которой исчисляется НДС для данного вида товара, в процентах; • в графе 14 — сумма НДС по всему количеству товара. Рассчитывается как произведение показателей из граф 12 и 13 (не забывайте, что в гра- фе 13 ставка НДС указана в процентах). В графе 15 — общая стоимость товара с учетом НДС. Накладная может состоять из нескольких листов. По каждому подводится итог по графам 8—10, 12, 14 и 15. Общий итог по этим же графам подводится в строке «Всего по накладной». Если товарная накладная состоит из нескольких листов, то прописью ука- зывается их количество. Количество порядковых номеров записей в накладной также указывается прописью. Прописью указывается и количество мест всего по накладной (итог по гра- фе 8), и масса груза нетто (итог ио графе 10), и масса груза брутто (итог по графе 11). Далее указывается прописью количество листов приложений. Это могут быть паспорта, сертификаты, счета-фактуры и т.п. В следующей строке указывается прописью общая сумма отпущенного това- ра с учетом НДС (итог по графе 15). Завершается заполнение накладной подписями сотрудника, разрешившего отпуск товара, главного бухгалтера и сотрудника, отпустившего товар.
Унифицированная форма № ТОРГ-12 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 Ns 132 1 рузополучатель Поставщик по ОКПО 52564479 Плательщик по ОКПО Основание 5110370 45366785 Код 0330212 52564479 *,й2. Э8. w^m8a)agoo,^, № ЗИИ8,от(>;то1к,„, £Ж(Ж525„, Форма п° окуй оргаиизация-грузоо.правитель. адрес, телефон, факс. банковские рекви^~-----------’-------------------------- ПО 10 с "руктурнэс подразделение-----------------------------------------—-----------—---------------------- организация, адрес, телефон, факс, оан .овские реквизиты --------------“------------ЩК1 1U _____________ЗДО "Фрегат" организация, адрес, телефон, факс, банковски»; рекгизин- СЮО "Вектор" . го Транспортная накладная £0 номер Лата номер Лата организация, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты ______________________договор наименование документа (договор, контракт, заказ-наряд) 45366785 14/2011 01.07 2011 го г го го Вид операции TOBZ Номер Товар Единица наймено- НАКЛАДНАЯ 87 05.07.2011 по по- наименование, хапактерис’ика. код измерения код Вид упаковки Коли в одном честно мест, штук 8 50 W 100 Масса брутто ~ 9 Количестве (масса нетто) 10 5000 100 ~ 10000 Цена, руб. ко л, 11 56.38 4,75 10,00 Сумма баз НДС Сумма с рядку 1 1 2 3 сорт, артикул товара 2 Папка-файл 5 см, А4. пластик Клей ПВА 65 г Тетради школьные в клетку 3 ванне 4 11\т. Бут. Шт. по ОКЕИ 5 796 8S8 796 6 пач. кор. пач. месте 7 100 10 юоо учета НДС, оуб. коп. 12 281900,00 475,00 100000.00 ставка, % 13 18 18 10 сумма, руб. коп. ~14 50742.00 85 50 10000,00 учетом НДС, руб, коп. 15 332642,00 560,50 110000,00 Г — Итого 160 • — 15100 к 382375,00 X 60827,50 443202.50 о о X о 00 и со го и Ей :□ ГО о о 03
Оборотная сторона формы № ТОРГ-12 Номер по по- рядку Товар Единица измерения Вид упаковки Количество Масса брутто Количество (масса нетто) Цена, руб, коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. НДС Сумма с учетом НДС, руб. коп. наименование, характеристика, сорт, артикул товара код наимено- вание код по ОКЕИ в одном месте мест, штук ставка, % сумма, руб. коп. 1 2 3 4 5 6 7 В 9 10 11 12 13 14 15 Итого Всего по накладной — — — X — X — — 160 15100 X 382375,00 X 60827.50 443202,50 Товарная накладная имеет приложение на___________________________________—________________________________листах и содержит Три порядковых номеров записей прописью Масса груза (нетто) _________________________________—________________________________ прописью Всего мест Сто шестьдесят Масса груза (брутто) — прописью прописью Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на — листах прописью Всего отпущено на сумму Четыреста сорок три тысячи двести два прописью —. — руб. 50 коп. Отпуск груза разрешил зав, склада № 1 Хромова должность подпись А.Н. Хромова расшифгювка подписи Главный (старший) бухгалтер Петрова подпись Н.В. Петрова расшифровка подписи Отпуск груза произвел кладовщица Михайлова должность подпись Л.Н. Михайлова расшифровка подписи М.П. " 05 " июля 2011 года По доверенности № 23 от и 04 ” июля 2011 года, выданной __________________снабженцу ООО "Вектор" Попову С.С.______________________ кем, кому (организация, место работы, должность, фамилия, и., о.) Груз принял снабженец Попов С. С. Попов Груз получил грузополучатель ДОЛЖНОСТЬ подпись расшифровка подписи должность ПОДПИСЬ расшифровка подписи М.П. " 05 " июля 2011 года 4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 105
106 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Если представитель покупателя получает товар на складе поставщика, то товар ему выдается только при наличии доверенности от организации — поку- пателя товара. Реквизиты доверенности заносятся в накладную. Получатель товара расписывается в строке «Груз принял». Если товар доставляется грузополучателю транспортной организацией, то то- вар по доверенности получает представитель транспортной организации. Он же и распишется в получении товара у продавца. При получении товара грузополуча- телем подпись его представителя ставится в строке «Груз получил грузополучатель». Накладная заверяется печатями организаций, отгрузившей и принявшей товар. Хранится накладная в архиве организации пять лет. Пример заполнения накладной по форме № ТОРГ-12 приведен на с. 104 и 105. Товарно-транспортная накладная (форма № 1»Т) При перевозке товара автомобильным транспортом может использоваться товарно-транспортная накладная (далее — ТТН) по форме № 1-Т. Унифициро- ванная форма этой накладной утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Форма № 1-Т необходима в случаях, когда доставка осуществляется сторон- ней автотранспортной организацией и оплачивается отдельно от стоимости то- вара (письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/1/333, определение Верховного Суда РФ от 10 ноября 2009 г. № КАС09-515 и т.д.). Если же доставка осуществляется самостоятельно автотранспортом продав- ца или покупателя, то для учета товара достаточно товарной накладной по фор- ме № ТОРГ-12, конечно, при условии, что доставка не оплачивается отдельно, а включена в стоимость товара (письма Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413, ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195). Когда одновременно составляются оба вида накладных, то форма № 1-Т яв- ляется первичным документом, ведь в шапке формы № ТОРГ-12 должны быть указаны номер и дата составления ТТН. Форма № 1-Т используется одновременно и для учета движения ТМЦ и для расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности. Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Товарный раздел является основанием для списания ТМЦ у грузоотправите- ля и оприходования их у грузополучателя. Таким образом, этот раздел опреде- ляет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей. Товарный раз- дел заполняет грузоотправитель (продавец). Транспортный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов гру- зоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами авто- транспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Таким образом, этот раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей — заказчиков авто- транспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Транспортный раздел заполняют вместе грузоотправитель (продавец) и грузоперевозчик. Форма No 1 -Т составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. Если одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, то накладная оформляется на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все послед- ствия неправильности, неточности или неполноты сведений, указанных ими в ТТН. Автотранспортные предприятия и организации имеют право проверять правильность этих сведений. Товарно-транспортная накладная хранится в бухгалтерии организации. Она выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для свисания ТМЦ; второй, третий и четвертый экземпляры,
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 107 заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью во- дителя, вручаются водителю. В дальнейшем второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта. Третий экзем- пляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспор- та прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотран- спорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры ТТН. Например, если на одном автомобиле одновременно пере- возятся несколько партий грузов в адрес нескольких грузополучателей, ТТН выписывается каждому грузополучателю в отдельности. По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, ТТН выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются организации — владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основани- ем для расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к пугевому листу и служит основанием для учета транспортной работы; третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок. В ТТН должны быть обязательно заполнены все реквизиты. Каждый экземпляр накладной должен быль заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя. Прием грузов к перевозке подтверждается подписью водителя-экспедитора во всех экземплярах накладной. Сдавая груз грузополучателю, водитель предъявляет ему три экземпляра ТТН. Грузополучатель удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля. Таким образом, для продавца документами, которые являются основани- ем для списания товара с учета, являются форма № ТОРГ-12 с указанными в ней реквизитами покупателя и первый экземпляр ТТН с подписью водителя о приемке груза к перевозке. Полномочия водителя подтверждаются переданной продавцу доверенностью от организации-перевозчика. Рассмотрим заполнение ТТН. В заголовке указывается: • дата составления ТТН; • в строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — соответственно на- именование организации, отгружающей товар и получающей товар; • в строке «Плательщик» — лицо, производящее оплату транспортной ра- боты по данной ТТН. Часто организации указывают в этой строке того, кто оплачивает товар по аналогии с накладной формы ТОРГ-12. Но здесь следует обратиться к Инструкции о порядке расчетов за перевозки гру- зов автомобильным транспортом, утвержденный 30.11.1983 Минфином СССР № 156, Госбанком СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавто- трансом РСФСР № 10/998. Несмотря на то что речь в данном документе идет об уже несуществующей форме, многие положения из него можно применить к нынедействующей (и в принципе похожей) форме № 1-Т; В товарном разделе, который заполняется грузоотправителем, указываются сведения о товаре. В графе «Код продукции (номенклатурный номер)» грузоотправитель указыва- ет эти данные согласно утвержденной у себя системе кодирования. Графы «Номер прейскуранта и дополнения к нему», «Артикул или номер по пре- йскуранту» заполняются, если организация-продавец утверждает у себя прей- скурант цен и присваивает товарам определенный артикул.
108 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Остальные графы в основном повторяют графы товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Графы для выделения суммы НДС не предусмотрены, поэтому стоимость товара указывается с НДС. В строке «Отпуск разрешил» указывается должность лица, ответственного за отгрузку товара, ставится его подпись с расшифровкой. В графе «Отпуск груза произвел» указывается должность лица, непосред- ственно отгрузившего товар, ставится его подпись с расшифровкой. Указывается дата отгрузки и ставится печать организации-грузоотправителя. При передаче товара перевозчику в ТТН переносятся реквизиты доверенно- сти лица, принимающего груз от имени перевозчика (номер и дата). Указывают- ся наименование организации-перевозчика, а также должность лица, принимаю- щего груз, его подпись и расшифровка этой подписи. Представитель перевозчика ставит отметку о наличии или отсутствии претензий к полученному грузу. Транспортный раздел заполняет перевозчик. В шапке раздела указывают: • номер ТТН; • в графе «Кпутевому листу» — номер путевого листа, который выписыва- ется водителю на доставку данного груза; • в строке «Организация» — наименование организации-перевозчика; • в строке «Заказчик» — наименование организации, заказавшей перевозку; • в строке «Водитель» — фамилию, имя и отчество водителя, а также номер его водительского удостоверения; • в строке «Вид перевозки» — наименование вида перевозки, например коммерческий, сдельный, повременной, оплата за ездку, централизован- ная перевозка и т.п.; • регистрационный номер автомобиля; • пункты погрузки и разгрузки при наличии и пункт переадресовки; • данные о прицепе при его наличии. Тип лицензионной карточки не заполняется, так как лицензирование пере- возки грузов отменено. В разделе «Сведения о грузе» указывают: • в графе 1 — краткое наименование груза; • графе 2 «С грузом следуют документы» — наименования и номера до- кументов, прилагаемых к ТТН (сертификаты, ТОРГ-12 и т.п.). Эти до- кументы водитель принимает с грузом, а впоследствии передает грузопо- лучателю; • графе 3 «Вид упаковки» — вид тары, в которой перевозится груз. Если груз не упакован, то ставится «н/у»; • графе 4 «Количество мест» — количество мест по каждому наименова- нию груза и каждому виду упаковки; • графе 5 «Способ определения массы» — каким способом определена масса груза (взвешиванием на товарных весах, с помощью замера, расчетным путем и т.п.); • графах 6 «Код груза», 7 «Номер контейнера», 8 «Класс груза» — данные в соответствии с системой кодирования и нумерации перевозчика; • графе 9 «Масса груза» —массу груза с точностью до 0,01 т по видам на- именования грузов и общую массу груза; • в строке «Количество ездок, заездок» — общее количество выполненных ездок, ведь одной ТТН могут быть оформлены несколько ездок с грузом; • строках, отражающих приемку-передачу груза материально ответствен- ными лицами, указывают: — оттиск пломбы, которой опломбирован груз. Это актуально при пере- возке 1руза в контейнерах, цистернах и т.п. под пломбой; — общее количество мест груза или контейнеров (прописью); — общую массу, сданного для перевозки по данной ТТН;
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 109 — строке «Сдал» — должность, подпись и расшифровку подписи лица от организации-грузоотправителя, передававшего груз для перевозки перевозчику. Ставится печать организации-грузоотправителя. Эта под- пись, заверенная печатью, подтверждает сведения, указанные в ТТН; — строке «Привял водитель-экспедитор» — подпись и расшифровку под- писи водителя, подтверждающие принятие указанного выше оплом- бированного груза к перевозке. Аналогичные сведения отражаются и при передаче груза водителем матери- ально ответственному лицу организации-грузополучателя. В строке «Транспортные услуги» перечисляются транспортные услуги, ока- занные водителем при погрузке материальных ценностей в автомашину (упа- ковка, укрытие брезентом и т.п.) с указанием их количества. Аналогичные све- дения могут быть отражены и при разгрузке груза у грузополучателя. Раздел «Погрузочно-разгрузочные операции» заполняется в два приема: при погрузке груза у грузоотправителя и при его разгрузке у грузополучателя следу- ющим образом: • в графе 10 «Операция» указывается вид операции: погрузка, разгрузка; • в графе 11 «Исполнитель» — наименование исполнителя указанных опе- раций (перевозчик, грузоотправитель, специализированная организация и т.п.); • в графе 12 «Дополнительные операции» перечисляются при их наличии виды таких операций и их количество; • графа 13 «Механизм, грузоподъемность, емкость ковша» заполняется при механизированной погрузке-разгрузке. Указываются вид механизма и его характер исти ки; • в графах «Способ» соответственно указываются: — в графе 14 — вид способа погрузки-разгрузки: ручной, механизирован- ный. наливом, самосвалом; — в графе 15 — код этого способа при наличии системы кодирования в организации; • в графах «Дата (число, месяц), время, ч, мин» указываются дата и время соответственно: в графе 16 — прибытия, а в графе 17 — убытия автомо- биля под погрузку-разгрузку. Время прибытия — это время предъявле- ния водителем путевого листа лицу, ответствен ному за отгрузку (прием) товара, а время убытия — время подписания и передачи ТТН водителю лицом, ответственным за отгрузку (прием) товара; • в графе 18 указывается время, затраченное на дополнительные операции, перечисленные в графе 12; • в графе 19 ставится подпись лица, ответственного за выполнение указан- ных операций. Раздел «Прочие сведения» заполняется организацией, владельцем автотран- спорта. В нем указывают: • в графах 25 «Код экспедирования груза» — код при наличии системы ко- дирования в организации; • графах 26 и 27 — суммы, причитающиеся за транспортные услуги, соот- ветственно с клиента и водителю; • графе 28 — сумму штрафа за неправильное оформление документов; • графах 29 и 30 — поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для из- менения расценок в соответствии с условиями перевозок) и к основному та- рифу (для его изменения в случаях, предусмотренных едиными тарифами); • графах 31 и 32 — соответственно время простоя автомобиля под погруз- кой и разгрузкой. Разделы «Таксировка» и «Расчет стоимости» заполняются работником ор- ганизации-перевозчика, ответственным за эти операции, для расчета стоимости доставки и зарплаты водителю по данной ТТН. Пример заполнения формы № 1-Т приведен на с. 110—111.
ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ Грузоотправитель 3/П? "фрегат", г. Москва, Ленинградский пр-т., д. 80. тел. (499)198 98-98 1.1 id.'iное HiiiiMCKOBai»нс hpi a*nuaiiii;i~ я^рсс, номер ie.'icipiijiay Грузополучатель ООО "Омега", г. Владимир, ул. Садовая, д. 5. тел. 5-21-43 (нскабсиянхс11Пиаяйе орпин*. ал;хс, номер телефона] Плательщик ООО "Омега", г. Владимир, ул. Садовая, д. 5, р/с 407038104800000080939 в КБ "Содбизнесбанк" (ионное пяимснокэннс орган итзции, адрес, памконекясрскнимтгы) г Типовая межотраслевая форма № 1-Т Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11,1997 №78 1 Форма по ОКУД №. Коды 0345009 213 (серия) Дата составления 10 08 201 по ОКПО 52564479 по ОКПО 52563456 по ОКПО 52563456 1. ТОВАРНЫЙ Код продукции (номенкла- турный номер) Номер прейскуранта и дополнения к нему Артикул или номер по прейскуранту' Количество Цела, руб. коп. Наименование продукции, товара (груза), ТУ, марка, размер, сорт Единица измерения Вид упаковки Количест- во мест Масса, т Сумма, руб, коп. Порядковый HOMCJ записи по склад- ской картотеке (грузоотправители: грузополучателю) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 А — — 15 28800- Компьютер шт. коробка 30 0.08 432000- 93 12 —' — 5 3500- Телефакс шт, коробка 1 0.002 17500- 17 Товарная накладная имеет продолжение на и содержит Два (lipnnnCMv) Всего наименований Два листах, на бланках за № Наценка, % — порядковых номеров записей Масса груза (нетто) Семьдесят восемь кг 0,078 T Т Складские или транспортные расходы — < ::р<ч । псью) (i грен i исью) Всего мест Тридцать одно Масса груза (брутто) Восемьдесят два кг 0,082 (прописью) (прописью) Всего к оплате 449500= Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на листах от 2011 г. Всего отпущено па сумму (прописью) Четыреста сорок девять тысяч пятьсот руо. 00 коп. Ио доверенности № выданной (прописью) Отпуск разрешил ком. директор (.ЩШЖНООД) Савельев Л. Г. Савельев (подпись) (pa tun I фра н ка 1 ю;к; и сн) Главный (старший) бухгалтер Петрова (подпись) Груз к перевозке принял «. 10 » _____августа ЗАО Перевозчик" водитель (должность) Кузин (подпись) А.В. Кузин (расшифровка подписи) Отпуск I руза произвел кладовщик (должность) М.П. Зотов (подпись) « 10 » Н.В.Петрова (расшифровка подписи) С.В.Зотов__________ (расшифровка подписи) августа 2011 г. (При личном приеме товара по количеству и ассортименту) претензий не имею Груз получил грузополучатель кладовщик (должность) Лобов (подпись) Н.П. Лобов (расишфрешка ПОДПИСИ/ 110 I 4, Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 111 2. ТРАНСПОРТНЫЙ РАЗДЕЛ Оборотная сторона формы № 1-Т
112 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов 4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей Движение материальных ценностей при передаче их в производство внутри организации оформляется при помощи: • лимитно-заборных карт (типовая форма № М-8); • требований-накладных (типовая форма № М-11). Лимитно-заборная карта (форма утверждена постановлением Госкомстата Рос- сии от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для оформления отпуска материаль- ных ценностей в структурные подразделения при систематическом их потреблении или в случае заранее разработанного лимита отпуска материальных ценностей. Лимит устанавливает руководитель организации или работник, назначен- ный его приказом (например, начальник структурного подразделения). Те же лица имеют право на внесение изменений в лимите. При расчете лимита ис- пользуются утвержденные в установленном порядке производственные нормы расхода материалов на единицу продукции, объемы производственных про- грамм цехов, участков. Сверхлимитный отпуск материалов или изменение лимита допускается только с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Сверхлимитная выдача материальных ценностей осуществляется по отдельным требованиям. Выписывается лимитно-заборная карта только на один вид материальных ценностей или на несколько взаимозаменяемых материалов. При замене одного вида материалов на другой в карте делается запись «Замена, смотри требование №_____», и, соответственно, уменьшается остаток лимита. Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером в двух экземплярах: первый экземпляр передают потребителю материальных ценностей (например, в цех), второй — на склад. Отпуск материалов на производство по лимитно-заборным картам может производиться лишь с одного прикрепленного склада. В заполнении лимитно-заборной карты могут принять участие несколько человек. При описании порядка заполнения граф лимитно-заборной карты бу- дем обязательно указывать, если какая-либо графа должна быть заполнена кон- кретным работником. В лимитно-заборной карте сотрудник, отвечающий за ее выписку, указывает: • название организации; • порядковый номер карты; • дату ее составления; • код операции движения ТМЦ согласно данной лимитно-заборной карте (заполняется, если организация применяет систему кодирования); • вид деятельности, для которой используется запрашиваемый вид матери- альных ценностей; • отправителя, т.е. наименование структурного подразделения, отпускаю- щего материальные ценности; • получателя, т.е. наименование структурного подразделения, получающе- го материальные ценности; • учетную единицу выпуска продукции (работ, услуг), т.е. единицу изме- рения продукции, для выпуска которой запрашивается данный вид мате- риальных ценностей; • наименование отпускаемых материальных ценностей, их краткую харак- теристику: сорт, размер, марку; • номенклатурный номер, присвоенный в организации данному виду ма- териальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой- ценником. Если организация имеет небольшой ассортимент запасов, она может не присваивать им номенклатурные номера. В этом случае в 1рафе ставится прочерк;
4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей I 113 • наименование принятой по данному виду материальных ценностей еди- ницы измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.); • код этой единицы измерения в соответствии с ОКЕИ, утвержденным по- становлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366. Максимальное количество материальных ценностей, которое может быть отпущено со склада, указывается в 1рафе «Лимит». Данную графу может запол- нить сотрудник, устанавливающий лимит использования материальных цен- ностей, или работник, отвечающий за выписку лимитно-заборных карт. После записи в карте лимита отпуска материальных ценностей карта должна быть заверена руководителем подразделения, установившего лимит. Бухгалтер, отвечающий за обработку лимитно-заборных карт, указывает: • бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составле- на корреспонденция счета учета материальных ценностей на основании этой лимитно-заборной карты; • код аналитического учета списываемых материальных ценностей; • цену за единицу материальных ценностей без учета НДС. Работник, получающий материалы, предъявляет свой экземпляр карты кла- довщику. Кладовщик должен указать на обоих экземплярах карты дату отпуска, ко- личество отпущенных материальных ценностей, а также остаток лимита. При этом он расписывается в карте работника, получающего материальные ценно- сти, а работник — в экземпляре карты, принадлежащей кладовщику. Аналогич- но оформляется и возврат материальных ценностей. Кладовщик также указывает порядковый номер записи отпускаемых мате- риальных ценностей по складской картотеке. По окончании периода, на который установлен лимит использования матери- альных ценностей, подводится итог' их отпуска. Для этого подсчитывается общее количество выданных материальных ценностей и из него вычитается их возврат. При окончательной обработке карты бухгалтер подсчитывает стоимость все- го отпущенного за отчетный период материала без учета НДС путем умножения всего количества выданных материальных ценностей (за минусом возврата) на стоимость единицы материальных ценностей. Карта заверяется подписями руководителей структурного подразделения, получающего материальные ценности, и структурного подразделения, отпуска- ющего эти ценности. Указывается дата закрытия лимитно-заборной карты. Оформлять отпуск материалов, систематически потребляемых в процессе производства, можно и непосредственно в карточках учета материалов. В указаниях по заполнению лимитно-заборной карты установлено, что по- сле того, как лимит, указанный в карте, использован, кладовщик сдает карту в бухгалтерию. Сдача лимитно-заборной карты должна происходить не реже одного раза в месяц. Но лучше сдавать карту вместе с отчетом о движении ма- териалов, срок сдачи которого устанавливается в графике документооборота. Поэтому и лимит должен устанавливаться с учетом этого графика. Срок хранения лимитно-заборной карты в архиве организации — пять лет. Пример заполнения лимитно-заборной карты приведен на с. 114—115. Требование-накладная по форме № М-11 (утверждена постановлением Гос- комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделе- ниями или материально ответственными лицами. В отличие от лимитно-заборной карты оно выписывается на каждый отпуск материальных ценностей внутри организации, но не может применяться в слу- чае, если установлено ограничение на отпуск материалов со склада. На несколько наименований материальных ценностей может быть выписа- но одно общее требование-накладная.
Типовая межотраслевая форма № М-8 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а ЛИМИТНО-ЗАБОРНАЯ КАРТА № 12 Форма по ОКУД Организация ЗАО «Фрегат» по ОКПО Коды 0315005 52564479 Дата состав- ления Код вида операции Вид деятельности Отправитель Получатель Корреспондирую- щий счет Учетная единица выпуска про- дукции (работ, услуг) структурное подразделение структурное подразделение счет, субсчет код анали- тического учета 30.06.2011 — Производство готовой продукции Склад № 1 Цех № 2 20 — Гоптовая продукция (шт.) Материальные ценности - - -- '" - - ’ - — Единица измерения наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование Лента упаковочная металлическая Л-45 1021994 168 тонна Лимит 0,6 Передковый номер по складской картотеке 4 Всего отпущено с учетом возврата Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коя. 0,51 13250= 6757,50 t Отпущено Дата Количество Остаток лимита Подпись заведующего складом или получателя 01.07.2011 0.02 0,58 Сидоров 07.07.2011 0,1 0,48 Сидоров 14.07.2011 0,15 0,33 Сидоров 21.07.2011 0,2 0,13 Сидоров 28.07.2011 0,1 0,03 Сидоров 114 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей I 115 Оборотная сторона формы № М-8 Руководитель подразделения, установившего лимит Гп. Руководитель подразделения, получившего материальные ценности А.Б. ДОЛЖНОСТЬ подпись расу:ифосека подписи Нач. цеха № 2 Онищенко П.П. Онищенко догекность подглсь расшифровка подписи Н.И Сидоров расшифровка подписи июля 2.0 11 Г. Заведующий складом Сидоров подпись 31
116 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экзем- пляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов. Заполнение граф требования-накладной формы № М-11 аналогично лимит- но-заборной карте. Срок хранения требования-накладной в архиве организации — пять лет. Пример заполнения требования-накладной приведен на с. 117. Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывается в случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, располо- женным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов. Чаще накладная применяется в первом случае. Типовой бланк по форме М-15 утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Пример заполнения формы № М-15 приведен на с. 118. Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают на склад (как основание для отпуска материалов), второй — получателю материалов. Накладная может быть выписана в бухгалтерии бухгалтером, ответствен- ным за данный участок учета, на складе кладовщиком на основании письмен- ного распоряжения руководителя и доверенности, предъявленной получателем материалов, или в структурном подразделении ответственным работником. В оформлении накладной могут принять участие и несколько человек. При описании порядка заполнения граф накладной будем обязательно указы- вать, если какая-либо графа должна быть заполнена конкретным работником. Нумерация накладных сквозная. С новою года нумерация начинается с Хе 1. В первой таблице накладной указывают: • дату составления накладной; • код вида операции (заполняется, если организация применяет систему кодирования); • отправителя: наименование структурного подразделения и вид его дея- тельности; • получателя: наименование структурного подразделения и вид его дея- тельности; • ответственного за поставку: наименование структурною подразделения, вид его деятельности и код исполнителя (заполняется, если организация применяет систему кодирования). Далее указывается документ, на основании которого выписывается на- кладная. В строке «Кому» указывают наименование получателя материальных цен- ностей: хозяйств своей организации или сторонних организаций. Кроме тою, вписывают фамилию, имя и отчество, а также реквизиты доверенности, пред- ставлс нной получателем. Если в соответствии с графиком документооборота, установленным в организа- ции, накладная выписывается нс в бухгалтерии, то графы 1 и 2 основной таблицы накладной будут заполнены затем бухгалтером, отвечающим за уют материалов: • бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составлена корреспонденция счета учета ТМЦ на основании этой накладной; • код аналитического учета списываемых материальных ценностей. Следующие графы может заполнять не только бухгалтер. В графе 3 указывают наименование, сорт, размер и марку материальных ценностей, отпускаемых по накладной.
Типовая межотраслевая форма № М-11 Утверждена постановлением госкомстата России от 30.10 97 № 71а ТРЕБОВАНИЕ-НАКЛАДНАЯ Форма по ОКУД Организация ЗАО «Фрегат» по ОКПО Коды 0315006 52564479 Дата состаьяе- НИЯ Код вида операции Отправитель Получатель Корреспондирующий счет Учетная единица выпуска продукции [ (работ, У^луг) структурное подразделение вид деятельности структурное подразделение вид деятельности счет, субсчет код аналити- ческого учета 14.07.7011 Склад № 1 Хранение Цех №2 Производство готовой продукции 20 — Готовая продукция (шт.) Через кого мастера Князева А.Б.____________________ Затребовал нач. цеха № 2 Онищенко П.П. Разрешил зав, складом Сидоре Н.И. - Корреспондирующий счет Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. КОП. Сумма без учета НДС, руб. коп. Порядковый | номер по ’ складской картотеке г счет, субсчет код аналити- ческого учета наименование номенк- латурный номер код наименование затре- бова- но отпу- щено 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 20 — Пряжка упаковочная 1022521 778 Упаковка 0,5 0,5 260= 130= 5/7 20 — Скоба металлическая 1022522 778 Упаковка 1 1 257= 257= 3/7 20 — Уголок защитный 1022523 778 Упаковка 2 2 300- 600= 2/7 20 — Лента штамповочная 7021995 . 168 Тонна 0,15 0,1 ( 12900= I 1290= 3/7 I - - -- Отпустил кладовщик Соломатина Л.ИСоломатина ДОЛЖНОСТЬ ПОДПИСЬ раСШИфрСВДа подписи Получил мастер Князева А. Б. Князев до.-жногъ подпись расшифоовка подписи В графе 4 — номенклатурный номер, присвоенный в организации данному виду материальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-ценником. Если организация имеет небольшой ассортимент запасов, то она может не присваи- вать им номенклатурные номера. В этом случае в графе ставится прочерк. Приведем образец формы номенклатуры-ценника. УТВЕРЖДАЮ Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров ЗАО «Фрегат» Номенклатура-ценник Наименование ТМЦ Номенклатурный номер Единица измерения Учетная цена, руб. 1-я группа «Сырьем материалы» (субсчет 10/1) Сталь конструкционная 1011068 Тонна И 950 2-я группа «Покупные полуфабрикаты» (суб- счет 10/2) 2.1. Полуфабрикаты: лента упаковочная металлическая 1021994 Тонна 13 250 лента штамповочная металлическая 1021995 Тонна 12 900 лента полипропиленовая 1021996 Бобина 750 2.2. Детали: пряжка упаковочная 1022521 Упаковка (1000 шт.) 260 скоба металлическая 1022522 Упаковка (1000 шт.) 257 уголок защитный 1022523 Упаковка (1000 шт.) 300 и т.д. В графе 5 указывается код единицы измерения в соответствии с О КЕИ. В графе 6 — наименование принятой по данному виду материалов единицы измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.).
Организация 3,40 «Фрегат» НАКЛАДНАЯ № 7 на отпуск материалов на сторону Типовая межотраслевая форма № М-15 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а Форма по ОКУД по ОКПО Коды 0315007 52564479 Дата состав- ления Код вида операции Отправитель Получатель Ответственный за поставку структурное подразделение вид деятельности структурное подразделение вид деятельности структур- ное подраз- деление вид деятельности код испол- нителя 05.07.2011 — Склад Ns 1 Хранение Ремонтный цех Ремонт Склад Ns 1 Хранение — Основание распоряжение ген, директора № 14 от 05.07.2011 Кому Ремонтный цех Через кого Мастера Болотина А.С. Корреспондирующий счет Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Номер Порядковый но- мер записи по складской картотеке । счет, субсчет Код аналити- ческого учета наименование, сорт, размер, марка номен- клатур- ный номер код наименова- ние надлежит отпус- тить отпу- щено инвен- тар- ный паспорта 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 25 — Лента штамповочная металлическая ЛШ-21 15x20 1021995 168 Тонна 0,02 0,02 12900= 258= 46 44 304.44 27/1 — 3 Всего отпущено одно наименований прописью на сумму Триста четыре— ---------------------- руб.44 коп. в том числе сумма НДС Сорок шесть руб. 44 коп, прописью 118 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Отпуск разрешил зав, складом Сидоров Н. И. Сидоров должность подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова подпись расшифровка подписи Отпустил кладовщик Соломатина Л.И. Соломатина должность подпись расшифровка подписи Получил мастер Болотин должность подпись А.С. Болотин расшифровка подписи
4.3. Приемка материальных ценностей I 119 В графе 7 — количество материала, которое следует отпустить по накладной. Графа 8 заполняется кладовщиком при отпуске материалов со склада. В ней указывается фактическое количество отпущенного материала. Если на складе ведется только количественный учет (или ответственный работник структурного подразделения не знает пен на материалы), то графы 9~12 заполняются бухгалтером. В графе 9 указывается цена единицы материалов без учета НДС в рублях и копейках. В графе 10 — стоимость всего количества материалов без учета НДС в руб- лях и копейках. Рассчитывается как произведение показателей из граф 8 и 9. В графе 11 ставится сумма НДС по всему количеству материалов. Рассчитыва- ется путем умножения показателя из колонки 10 на соответствующую ставку НДС. В графе 12 указывается общая стоимость товара с учетом НДС. Рассчитыва- ется как сумма показателей из граф 10 и 11. Графы 13-15 заполняет кладовщик: • в графе 13 указывается инвентарный номер, присвоенный материалу по данным складской картотеки; • графе 14 — номер паспорта, который обычно имеется у материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы, камни. В остальных слу- чаях в графе ставится прочерк; • графе 15 — номер записи в карточке учета материалов. По итогам накладной прописью указываются количество отпущенных на- именований материальных ценностей, общая сумма ТМЦ и НДС, включенный в общую сумму. Подписывают накладную: • ответственное лицо, разрешившее отпуск материальных ценностей; • лицо, отпустившее материальные ценности; • главный бухгалтер; • получатель ценностей. Срок хранения накладной в архиве организации — пять лет. Для учета движения ТМЦ внутри организации структурными подразделени- ями или материально ответственными лицами применяется накладная на внут- реннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13). Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания материальных ценно- стей, а второй — принимающему подразделению основанием для их оприходования. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соот- ветственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения ТМЦ. Срок хранения накладной в архиве организации — пять лет. Пример заполнения накладной формы № ТОРГ-13 приведен на с. 120. 4.3. Приемка материальных ценностей Оприходование поступающих в организацию материалов и товаров оформ- ляется разными первичными документами. 4.3.1. Приемка материалов Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах, то для учета оприходова- ния на складе материалов, поступивших от поставщика или из переработки, составляется приходный ордер (форма № М-4). Его в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад, а затем передает в бухгалтерию вместе с това- росопроводительными документами. Приходный ордер выписывается на фак- тически принятое количество ценностей.
ЗАО «Фрегат» организация НАКЛАДНАЯ Унифицированная форма № ТОРГ-13 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 Форма по ОКУД ________________ по ОКПО Вид деятельности по ОКДП Вид операции Помер документа Дата составления 14 15.08.2011 НА ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ, ПЕРЕДАЧУ ТОВАРОВ, ТАРЫ Отправитель Получатель Корреспонди рующий счет структурное подразделение вид деятельности структурное подразделение вид деятельности счет, субсчет код аналитического учета Склад №2 Хранение Магазин Торговля 41/2 -— Товар,тара Сорт Единица измерения Отпущено По учетным пенам наименование, характеристика кол. количество масса наиме- нование код по ОКЕИ в одном месте мест, штук брутто нетто цепа, руб. коп сумма, руб. коп 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Набор «Подарок первокласснику» — — Шт. 8 79 1 174 2,6 кг 2,5 кг 500 87000= — 111!.. ' ~ III — , Итого 174 2.6 кг 2,5 кг X 87000= Всего по накладной 174 2,6 кг 2,5 кг X 87000— 120 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Отпустил____кладовщик________Михайлова____________Л.Н. Михайлова_________товар и тару по количеству и надлежащему качеству должность подпись рас:пифрп»ка подписи на сумму Восемьдесят семь тысяч руб 00 коп прописью ГТ. I ' 1'1 Tf/UtnilMxl
4.3. Приемка материальных ценностей I 121 Вместо приходного ордера приемку и оприходование материалов можно оформить путем проставления на накладной поставщика штампа, в оттиске которого содержаться те же реквизиты, что и в приходном ордере. В штампе указывается очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Образец штампа: Приходный ордер № 24 «07» июля 2011 г. Склад № 1 ЗАО «Фрегат» Принял: кладовщик Соломатина Л.И. Соломатина Сдал:экспедитор Сергеев А. А. Сергеев На несколько наименований материалов может быть оформлен один при- ходный ордер, если: • материалы поступили от одного поставщика по одному сопроводитель- ному документу (накладной); • однородные материалы поступили от одного поставщика по разным до- кументам, но в течение одного дня. Пример заполнения приходного ордера приведен на с. 122. Графы «Код вида операции» и «Код поставщика» заполняются в том случае, если организация использует систему кодирования. В графе «Поставщик» в соответствующих случаях указывают название организа- ции, фамилию, имя, отчество физического лица, у которого приобретены материалы. В графе «Страховая организация» указывают наименование компании, за- страховавшей поступившие материальные ценности, если таковая имеется. Если материальные ценности не застрахованы, в графе ставится прочерк. В графе «Номер документа» ставится номер сопроводительного документа, на основании которого приходуются материальные ценности (обычно накладная), и номер платежного документа, которым оплачены материальные ценности. «Единицы измерения» указывают в соответствии с ОКЕИ. Как правило, ма- териальные ценности приходуют в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах поставщика (штуки, килограммы, метры и т.д.). Но если материал поступает в крупных единицах измерения (вагон песка), а расходуется в более мелких (тонна или килограмм), то его приходуют в более мелких единицах измерения. В этом случае необходимо документально оформить перевод одних изме- рительных единиц учета в другие. Унифицированной формы такого документа не существует. Это может быть приказ или распоряжение руководителя, акт о переводе. Можно предложить примерную форму такого документа. ЗАО «Фрегат-* Распоряжение г. Москва 21.01.2011 О переводе единиц измерения материалов ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Изменить единицы измерения ленты полипропиленовой с «бобины» на «по- гонные метры». 2. Перевод осуществить по нормативам: 1 бобина соответствует 500 погон- ным метрам. 3. Учитывать ленту полипропиленовую, поступившую от ЗАО «Промторг» по на- кладной от 18.01.2011 № 9 в количестве двух бобин, как поступившую е количе- стве 1000 погонных метров. 4. Отклонения от нормативных, образовавшиеся при отпуске ленты, учитывать в составе прочих доходов или расходов не более 50 погонных метров на бобине. Генеральный директор Никифоров В.В. Никифоров
Типовая межотраслевая форма № М-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № 24 Форма по ОКУД по ОКПО Коды 0315003 ЗАО «Фрегат» 52564479 Организация Склад .ТруКТурНОЕ Дата составле- ния 2 ПОДраз/J Код ви- да опе- рации Склад Поставщик Страховая компания Корреспонди- рующий счет Номер документа наименова- ние код счет, субсчет код анали- тического учета сопроводительного платежного 07.07.2011 — № 1 ОАО «Мепколург» — — 10/2 — 425 45 я Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. I коп. Сумма НДС. руб. коп. I Всего с учетом НДС. руб. коп. Номер пас- пор- та а Порядковый номер по складской 1 картотеке наименование, | сорт, размер, марка номенк- латурный номер код наименование по доку- менту принято 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Лента упаковочная 102199^ 168 Тонна 2,4 2.4 13250= 31800= 572.4= 37524= — 2/07 1 металлическая Лента штамповочная металлическая _ 1021995 168 Тонна 1,5 1,5 12900= 19350= 3483= 22833= — 1/07 . ’ — ~ — — - —— — - J J.I Итого 3,9 X | 51150= | 9207= 60357= | » 122 Документы по учету материально-производственных запасов Принял кладовщик. должность Соломатина Л. И. Соломатина подпись расшифровка подписи Сдал экспедитор Сергеев А.А. Сергеев должность подпись расшифровка подписи
4.3. Приемка материальных ценностей I 123 К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер паспорта». В остальных случаях в графе ставится прочерк. В графе «Порядковый номер по складской картотеке» указывают номер за- писи в карточке складского учета, оформленной на поступившие материальные ценности. Остальные графы заполняются аналогично другим документам. Приходный ордер хранится в бухгалтерии пять лет. Срок хранения приходного ордера в архиве организации — пять лет. Если при приемке материалов обнаружено количественное или качсбствен- ное расхождение, то оформляется акт о приемке материалов (форма № М-7). Данный акт является юридическим основанием для предъявления претен- зий поставщику материалов. Акт по форме № М-7 составляется также в случае отсутствия сопроводи- тельных документов при приемке материалов. Такое поступление называется неотфактурованной поставкой (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому улету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Мин- фина России от 28.12.2001 № 119н). К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплачен- ные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеуста- новленнохм порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета рас- четов. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании указанного акта. Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бух- галтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке. При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтети- ческом бухгалтерском улете по принятым в организации учетным ценам, кото- рые утверждены в номенклатуре-ценнике. После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их улетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком. Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то: • учетная стоимость материальных запасов не меняется; • уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся раз- ницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором по- ступили расчетные документы; • уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету сче- тов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году); • увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту сче- тов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки про- шлых лет, выявленные в отчетном году). Акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководите- ля. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Приемка осу- ществляется в присутствии материально ответственного лица, а также предста- вителя поставщика (грузоотправителя) или представителя незаинтересованной организации. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается в бух- галтерию организации вместе с сопроводительными документами, второй — в отдел, который будет готовить претензиционное письмо.
124 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов В шапке акта указываются: • его номер; • дата составления; • наименование организации, составляющей акт приемки материалов; • место составления акта; • сопроводительные документы (в нашем примере накладная постав- щика по форме № ТОРГ-12 от 05.07.2011 Ne 425 и ТТН от 05.07.2011 № 1734); • номер удостоверения о качестве (сертификата) при его наличии; • станция (пристань) отправления — наименование станции отправления при перевозке железнодорожным транспортом, наименование приста- ни — при перевозке водным транспортом. Неприменяемый вариант за- черкивается. В нашем случае перевозка осуществляется автотранспортом со склада отправителя, поэтому ставится прочерк; • наименование, адрес и номер телефона отправителя, поставщика и полу- чателя материалов; • наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло- вии, что груз застрахован; • дата отправки продукции отправителем: со станции, с пристани или со склада отправителя. Лишнее зачеркивается; • реквизиты договора поставки продукции (номер и дата); • дата и номер телеграммы или телефонограммы о вызове отправителя. Со- гласно Инструкции о порядке приемки продукции производственно-гех- нического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (далее — Инструкция № П-6), на приемку груза следует пригла- шать поставщика материала. Но следует учитывать, что данная Инструк- ция применяется только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере такого условия в договоре нс предусмотрено, поэтому в приеме материалов участвует представитель транспортной организа- ции, которому выдана доверенность на это участие. Раздел «По сопроводительным транспортным документам значилось» запол- няется на основании документов поставщика (товарной накладной и ТТН). В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке груза. В нашем примере груз доставлен автотранспортом на склад покупателя, поэтому заполняется только соответствующая графа, а в остальных ставятся прочерки. В разделе «Условия хранения продукции на складе получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до момента его приемки комис- сией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе, а не на поставщике. В разделе «Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции» описы- вается, в каком состоянии на момент приемки находится тара и упаковка. При наличии повреждений следует указать их возможные причины. В разделе «Количество недостающей продукции определено» указывается, ка- ким способом определено количество недостающего груза (взвешиванием, сче- том мест, обмером и т.п.). Раздел «Другие данные» заполняется в том случае, если существуют еще ка- кие-либо факты, которые, по мнению приемочной комиссии, следует отразить в акте и которые не нашли места в его предыдущих разделах. В первой таблице на 3-й странице графы «Код вида операции» и «Код по- ставщика» заполняются при наличии в организации системы кодирования. В остальные графы заносятся необходимые сведения. В графе «Номер сопро-
4.3. Приемка материальных ценностей I 125 водителъного документа» перечисляют с первой страницы акта номера сопро- водительных документов (в нашем примере ТОРГ-12 № 425 и ТГН № 1734). Вторая таблица на 3-й странице акта показывает количественное расхожде- ние доставленного груза по документам и фактически. Указывается количество и стоимость брака и боя груза, а также его недостача. При наличии излишков также указывается их количество и стоимость. Графа «Номер паспорта» заполняется лгля материальных ценностей, которые имеют паспорт. К ним можно отнести материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни. В разделе «Заключение комиссии» приводятся выводы, сделанные комиссией по итогам приемки цэуз'ск В разделе «Приложение. Перечень прилагаемых документов» перечисляются все сопроводительные документы. В заключение акт подписывается всеми членами комиссии с указанием до- кументов, подтверждающих их полномочия при приемке груза. Ставится дата принятия на учет материальных ценностей. Если обнаружено расхождение при приемке груза от транспортной органи- зации, то следует составить коммерческий акт. о чем делается отметка в стро- ке ТТН «Отметки о составленных актах». Номер и дата акта указываются в строке «Коммерческий акт». Необходимость составления такого акта в случаях, когда при приемке груза от органов транспорта устанавливаю гея повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, предусмотрена п. 4 ст. 796 ГК РФ и п. 5 Инструкции № П-6. Особенности составления коммерческого акта описаны в соответствующих документах для разных видов транспорта: 1) автомобильный транспорт: разд. VI Правил перевозок пассажиров и бага- жа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транс- портом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112. Коммерческий акт составляется в двух экземплярах и должен содержать следующую информацию: а) описание состояния багажа и тех обстоятельств, при которых обнаружена его несохранность, б) данные о том, правильно ли был погружен, размещен и закреплен багаж; в) описание нарушения требований к погрузке, размещению или крепле- нию багажа. Коммерческий акт составляется перевозчиком в день обнаружения обстоя- тельств, подлежащих оформлению актом. Если коммерческий акт невозможно со- ставить в указанный срок, он должен быть составлен в течение следующих сучок. Форма коммерческого акта не утверждена, поэтому согласно п. 5 Инструк- ции № П-6 коммерческий акг может быть заменен соответствующей отметкой на товарно-транспортной накладной; 2) железнодорожный транспорт: ст. 119 Устава железнодорожного транс- порта, утвержденного Федеральным законом от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ. Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и должен содержать следу- ющую информацию: а) точное и подробное описание состояния груза, багажа, грузобагажа и тех обстоятельств, при которых обнаружена несохранность 1руза, багажа, грузобагажа; б) данные о том, правильно ли погружены, размещены и закреплены груз, багаж, грузобагаж, а также имеется ли защитная маркировка груза, перевозимо- го в открытом подвижном составе В случае нарушения требований к погрузке, размещению или креплению груза, багажа, грузобагажа в коммерческом акте указывается, какое нарушение допущено. При составлении коммерческою акта о порче продовольственного и ско- ропортящегося грузов к нему прикладывается выписка из рабочего журнала о температурном режиме изотермических вагонов, контейнеров.
126 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Коммерческий акт подписывает перевозчик, а также грузополучатель, пас- сажир, получатель, если они участвуют в проверке грузов, багажа, грузобагажа. Форма коммерческого акта утверждена Правилами составления актов при перевозках грузов на железнодорожном транспорте, утвержденными приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 45; 3) воздушный транспорт: ст. 124 Воздушного кодекса Российской Федерации. Форма коммерческого акта не утверждена; 4) внутренние водные перевозки: ст. 160 Кодекса внутреннего водного транспорта Российской Федерации. Коммерческий акт не составляется: • при недостаче массы груза в пределах норм естественной убыли, норм снижения процента влажности или сорности при перевозке груза, норм расхождения в показаниях весовых приборов, разницы в массе груза, при- нятого для перевозки исходя из условий расчетов по итогам за навигацию; • выдаче груза, доставка которого осуществлена на технически исправном судне или в контейнере с неповрежденными запорно-пломбировочны- ми устройствами либо в сопровождении представителя грузоотправителя или грузополучателя. Форма коммерческого акта не утверждена; 5) внешние водные перевозки: ст. 402 Кодекса торгового мореплавания Рос- сийской Федерации (далее — КТМ РФ). Форма коммерческого акта не угверждена, но должна устанавливаться фе- деральным органом исполнительной власти в области транспорта (п. 2 ст. 5 КТМ РФ). В качестве примера предложим форму акта, составленного при автотранс- портной перевозке. Коммерческий акт № 1 составлен «8» августа 2011 г. г. Москва Договор перевозки от «05» августа 2011 г. За казч и к: ЗАО «Фрегат», Москва, Ленинградский пр-т, д. 80. И с п о л н ите л ь: ООО «Транспортник», Москва, Андроньевский пр-д, д. 4. Грузоотправитель: ЗАО «АВС», Москва, Ломоносовский пр-т, д. 18. Грузополучатель: ЗАО «Фрегат», Москва, Ленинградский пр-т, д. 80. Товарно-транспортная накладная № 284-08 от 08,08.2011. 1. Сведения об автотранспортном средстве: автомобиль Автофургон Volvo №157 АВ 199. Состояние автомобиля: Автофургон в исправном состоянии. Имеются ли следы вскрытия или повреждения: Следов вскрытия автофургона или его повреждения не имеется. Гпуз не опломбирован. 2. Результаты проверки груза По сопроводительным транспортным документам значится: Коли- чество мест Вид упаковки Наименование товара (груза) или номера вагонов (контейнеров, автофургонов и Т.Д.) Единица измере- ния По документам поставщика Особые отметки отправителя по накладной кол-во сумма, руб. коп. 1 2 3 4 5 6 7 10 Пачка Тетради школьные Шт. 1000 20 000= — 3 Картонные коробки Фломастеры Шт. 200 40 000= — 5 Картонные коробки Пеналы школьные Шт. 250 55 000= —
4.3. Приемка материальных ценностей I 127 Фактическое состояние груза: Фактически оказалось Брак Бой Отклонения (+) кол-во сумма, руб. коп. кол-во сумма, руб. коп. кол-во сумма, руб. коп. кол-во сумма, руб. коп. 8 9 10 11 12 13 14 15 1000 20 000= — — — — — 200 40 000= — — — — — — 200 44 000= — — 50 11 000= 50 11 000= Подробное описание дефектов (характер недостачи, излишков, ненадлежаще- го качества, брака, боя) и мнение комиссии о причинах их образования: Коробки с пеналами были плохо закреплены. Одна коробка упала. Пеналы из этой коробки повреждены (расколы, трещины, царапины). Члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, со- держащего данные, не соответствующие действительности. Председатель комиссии ком. директор ЗАО «Фрегат» Савельев Л.Г. Савельев (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) Члены КОМИССИИ: менеджер ЗАО «Фрегат» Вернова И.Б. Вернова (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) секретарь Зайцева Н.И. Зайцева (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) Представитель грузоотправителя (поставщика, производителя) водитель ЗАО «АВС» Криворучко П С. Криворучко (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) В заключение последним на акте формы № М-7 ставит свою подпись заве- дующий складом, принимающий на учет материальные ценности. Указывается дата окончания операции по его приемке. Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится на первой странице акта. Срок хранения акта в архиве организации — пять лет. Пример заполнения акла о приемке материалов приведен на с. 128—131. На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, гру- зоотправителю или перевозчику. Форма такого письма произвольная. В нем следует отразить: • наименование и дату составления документа; • наименование организации, которая составляет письмо; • реквизиты договора поставки, по исполнении которого предъявляется претензия; • перечень материальных ценностей в количественном и стоимостном вы- ражении и характер отклонений по каждому виду; • ссылку на акт; • предъявляемые требования; • расчет суммы претензии с обоснованием и подтверждением и т.п.
128 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Типовая межотраслевая форма № М-7 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30 10.1997 №71а АКТ № 26 о приемке материалов УТВЕРЖДАЮ Ген. директор (СОЛЖНОсГь) I шкисроров ____В.В Никифоров (подпись) [расшифровка подписи) "” 20____________________г. Форма по ЭКУД Коды 0315004 Организация ЗА С «Фрегат» по ОКПО 52564479 Дата сос~авления 07 07 2011 Место составления акта склад № 1 ЗАО “Фрегат”___________________________________________________________________________ Начале приемки 15 ч. ГС мин. Окончание поиемки 15 ч. 45 мин. Принят и осмо грен груз, прибывший по сопроводительным документам Накладная TOPI-12 от 05.07,2011 № 425 Удостоверение о качестве (сертификат) Na — созд^ангфттТаристани) — по сопроводительному транспортному документу Na 1734 " и июля 20 11 г. в вагонах Na — Отправи гель ОАО «Черепоеец-сталь», г. Череповец, ул. Мира, д. ^8 теп. 765-44_______________________________ (наименпея! ие, адрес, номер телефона) Поставщик ОАО «Металлург», Москва, ул. Басманная, д. 5, тел. (495) 111-11-22____________________________________________ (наимснова! ие, адоьс, номаэ гепвеяна) Получатель ЗАО Фрегат», Москва, Ленинградский пр-т д 80. тел. (499) 198-99-99___________________________________________ (наименование, адрес, номер телефона) Страховая компания — (наименование, адрес, номер телефо-а) Дата отправки продукции ср станции। (npmrт ним, I iPp и) мни со склада отправителя 05.G7.2U11 Договор Na 4/t.i от " 20 11 января 20 11 г. на поставку продукции. Дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове отправителя (заготовителя) — По сопроводительным транспортным документам значилось Отметка об оплом- бировании груза Количе- ство мест Вид упаковки Наименование продукции, товара (груза) или номера контейнеров Единица изме- рения Масса -руза, т Особые от- метки от- правителя по накладной отпра- вителя дороги, пристани 1 2 3 4 5 6 7 8 №854 №854 4 3 Б/уп Б/уп Лента упаковочная металлическая Лента штамповочная металлическая Тонна Тонна 24 1,5 — — №854 20 Ящик Уголок защитный Ящик (1000 шт.) 0 4 — — Дата и время, ч. мин. ГриЕ ытия на станцию (пристань, пост) на- значения Выдачи груза органом транспорта Вскрытия вагона и других транспорт ных средств Доставки на склад получателя 1 2 3 4 07.07.2011 в 11 ч 05 мин. = - --—— —
4.3. Приемка материальных ценностей I 129 2-я страница формь Nr М-7 Условия хранения ..редукции на складе получателя Соответствуют нормативным требованиям 5-11562
3-я страница формы № М-7 Код вида операции Структурное подразделение Вцц деятельности Склад Код поставщика Корреспондирую- щий счет Номер сопрово- дительного документа счет, субсчет код анали- тического учета - Склад Хранение № 1 - 10/6 - 425, 1734 Материальные ценности Единица измерения По документам Фактически оказалось Порядко- вый номер записи по складской картотеке Брак и бой Недостачи Излишки Номер пас- порта наименова- ние номенкла- турный номер КОД наименова- ние сорт коли- чество цена, руб. КОЛ. сумма, РУб- коп. сорт коли- чест- во цена, руб. коп. сумма, РУб- коп. коли- чество сумма, руб. коп. коли- чество сумма, руб. коп. коли- чество сумма, руб. кол. 1 2 3 4 5 6 7 6 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Лента упаковочная металличе- ская 1021994 168 Гон на 2.4 13250= 31800= 2.4 13250= 31800= 2/07 Лента штамповоч- ная металличе- ская 1021995 168 Тонна 1.5 12900= 19350= 1,5 72900- 19350= 1/07 Уголок защитный 102252.3 812 Ящик —- 20 300= 6000= — 19 300= 5700= 4/07 — — — 300= — — — -г» — f I J 130 14. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.3. Приемка материальных ценностей I 131 4-я страница формы № М-7 Заключение комиссии: Установлена недостача 1 ящика металлических уголков._________________________ Убыток составил 300 рублей 00 коп., НДС - 54 руб. Итого 354 руб. 00 коп. Приложение. Перечень прилагаемых документов Накладная № 425 от 05.07.2011, ТТН № 1734 от 05.07.2011, счет-фактура № 528 от 05.07.2011. С правилами приемки материальных ценностей по количеству, качеству и комплектности все члены комиссии ознакомлены и предупреждены, что они несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не со- ответствующие действительности. Ком, директор Савельев Л. Г. Савельев (должность) {подпись) (расшифровка подписи) Приказ № 43 от 06.07.2011 ЗАО «Фрегат». (номер и дата выдачи документа о полномочиях и наименова- ние организации, выдавшей документы) Мастер Князев А.Б. Князев (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Приказ № 43 от 06.07.2011 ЗАО «Фрегат». (номер и дата выдачи документа о полномочиях и наименова- ние организации, выдавшей документы) Экспедитор (должность) Панченко (подпись) О В, Панченко (расшифровка подписи) Доверенность № 69 от 05.07.2011 _____________ЗАО «Превозчик»_______________ (номер и дата выдачи документа о полномочиях и наименова- ние оргакизации, а вдевшей документы) Материальные ценности приняты и оприходованы ' 07 " июля 20 11 г. Коммерческий акт № 17 от 07" июля 20 11 г. Заведующий складом Сидоров Н.И. Сидоров (подпись) (расшифровка подписи) 5
132 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов 4.3.2. Приемка товара Приемка товара также осуществляется комиссией, назначенной приказов руководителя организации. В состав комиссии должно входить не менее тре> человек. Если количество и качество поступившего товара соответствует сопрово- ждающим документам, то комиссией оформляется акт о приемке товара (форма № ТОРГ-1). Акт составляется в одном экземпляре в день поступления товара, хотя количество экземпляров акта может быть увеличено в зависимости от ситу- ации. Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и услови- ями договора. Во многом заполнение данного акта схоже с заполнением акта о приемке материалов по форме № М-7. Пример заполнения акта по форме № ТОРГ-1 приведен на с. 133—136. В шапке акта по форме № ТОРГ-1 указываются: • наименование организации, составляющей акт, и при наличии структур- ное подразделение; • основание для составления акта: номер и дата приказа или распоряжения по организации (ненужный вариант зачеркивается); • номер акта; • дата составления акта; • место приемки товара; • перечислены сопроводительные документы (в нашем примере товарная накладная № I4/A-1 от 02.08.2011); • вид (телефонограмма, телеграмма, факс и т.п.), номер и дата документа о вызове представителя грузоотправителя, производителя и поставщи- ка (согласно Инструкции № П-6 на приемку груза следует приглашать поставщика. Но следует учитывать, что данная Инструкция применяет- ся только, если это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере товар доставлен представителем поставщика, поэтому он и участвует в приеме товара. Ему выдана доверенность на участие в приемке. Реквизиты до- веренности приведены в конце акта); • наименование, адрес и номер телефона грузоотправителя, производителя и поставщика товара; • наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло- вии, что груз застрахован. В нашем примере груз не застрахован, поэтому ставится прочерк; • реквизиты договора поставки товара (номер и дата) и счета-фактуры; • реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материа- лов по форме № М-7); • реквизиты ветеринарного свидетельства при его наличии; • реквизиты железнодорожной накладной, если груз доставлялся железно- дорожным транспортом; • вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, ав- тофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.) по строке «Способ доставки»} • дата отправления товара со станции (пристани, порта) отправления: наи- менование станции отправления — при перевозке железнодорожным транспортом; наименование пристани — при перевозке водным транс- портом; наименования порта — при перевозке по морю. Неприменясмый вариант зачеркивается. В нашем случае перевозка осуществляется авто-
4.3. Приемка материальных ценностей 1 133 Унифицированная форма № ТОРГ-1 Утверждена постановленном Госкомстата России от 25.12.199S №132 УТВЕРЖДАЮ Руководитель _________Ген, директор_____________ {должность) Никифоров ___________В.В. Никифору" (lBWINCb) 1рж.-шнфра1№а ПОДПИСИ) ” М и августа 20 П г. Номер документа Дата составления 19 02.08.2011 о приемке товаров Место приемки товара Склад № 2_____________________________________________________________________________ Настоящий акт составлен комиссией, которая установила; “ 02 ” августа 2011 г. по сопроводительным документам товарная накладная № 14/А-1 от 02.08.2011 (наименование, номер, дата) доставлен товар. Документ о вызове представителя грузоотправителя, поставщика, производителя: (ненужное зачеркнуть) телеграмма, факс, телефонограмма, радиО'Т>амма Ns —or “ — _______“_________г- (ненужное зачеркнуть) Грузоотправитель ООО «Карандаш», Московская об.ч. г. Химки, Библиотечный пр-д. д. /, тел. (495) 758-12-12 (наименование, адрес, номер телефона) Производитель он же_________________________________________________________________________________________ (наименование, адрес, номер гелефоиа) Поставщик он же ___________________________________________________________________________________________ (наименование, адрес, номер телефона) Страховая компания ________________________________________________________________________________________ (наименование, адрес, номер телефона) Договор (конгракт) на поставку товара № 18 от “ 02 ” августа 2011 г. Счет-фактура № 34 от “ 02 ” августа 2011 г. Коммерческий акт № от “ г. Ветеринарное свидетельство (свидетельство) № от “ г. Железнодорожная накладная № — от “ г. Способ доставки__________________________транспорт поставщика__________________________ К» (вид транспортного средства) Дата отправления товара “ 02 ” августа 2011 г. со станции (пристани, порта) отправления -__________________________________________________________________ (наименование) или со склада отправителя товара ООО «Карандаш» _____________________________ (наименование) Температура в толще мяса (рыбы) °C Дата, время, ч. мин. прибытия товара приемки товара начало приостановление возобновление окончание 02.08.2011 12 ч. 15 мин. - - 12 ч. 35 мин.
134 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов 2-я страница формы № ТОРГ-1 Товар Катего- рня, сорт Единица измерений Цена, руб. коп. По документам поставщика значилось наименование код наиме- нование код по ОКЕИ количество масса стоимость, руб. КОП- в одном месте мест, штук брутто нетто 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 7. Тетрадь для рисования — Шт. 879 220 ~ 40 7 — — 8800- Сертификат № УЧ-563 срок с 01.02.2011 по 31.01.2012 2.- — — —— — — — — — — — Сертификат — • тара тариф Итого 7 с —— 8000- Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра Соспюяние удовлетворительное. Повреждений нет. Способ определения недостающего товара —________________________________________ Заключение о причинах и месте образования недостачи товара —
4.3. Приемка материальных ценностей I 135
136 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов 4-я страница формы № ТОРГ-1 Все члены комиссии ознакомлены с правилами приемки товаров по количеству и качеству и предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности. Правильность количества и качества товара подтверждаем: ком. директор Председатель комиссии ЗАО «Фрегат» Савельев Л.Г. Савельев Члены комиссии: (место работы, должность) менеджер ЗАО «Фрегат» (подпись) Вернова (расшифровка подписи) И.Б. Вернова (место работы, должность) секретарь (подпись) Зайцева (расшифровка подписи) Н.П. Зайцева (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) Заключение комиссии По качеству и количеству товара замечаний нет. Представитель грузоотправителя (поставщика, производителя) Документ, удостоверяющий полномочия Доверенность ООО «Карандаш»__________________________ № 29 выдан “ 02 ” авг± z та 2011 г. ООО «Карандаш», ______экспедитор__________ Четверкин С.А. Четверкин (место работы, должность) (подпись) (фамилия, имя, отчество) Акт с приложением на -листах получил Главный (старший) бухгалтер Петрова _____________________ Н.В. Петрова___________________ (подпись) (расшифровка подписи) 02 августа 2011 г. Решение руководителя ________________________________________________________________ Товар и тару на ответственное хранение принял Заведующий складом (кладовщик)Хромова __________________________А.Н. Хромова_____________ (подпись) (расшифровка подписи)
4.3. Приемка материальных ценностей I 137 транспортом со склада отправителя, поэтому в данной строке ставится прочерк, но зато в стоке «со склада отправителя товара» указывается наименование отправителя; • температурный режим при перевозке мяса (рыбы). В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке товара: • дата прибытия груза; • время начала, приостановления, возобновления и окончания приемки товара. В нашем примере приемка не приостанавливалась, поэтому в этих графах ставится прочерк. Следующая таблица заполняется по сопроводительным документам постав- щика. При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего каче- ство товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия. Описывается состояние товара, тары и упаковки в момент приемки товара. Следующие строки заполняются в случае, если в процессе приемки обна- ружено несоответствие количества, качества или ассортимента поступившего товара сопроводительным документам поставщика: • «Способ определения недостающего товара»} • «Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»} • графы 20—24 «Отклонение»} • «Решение руководителя» по выявленным отклонениям. Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя), в нашем случае — представи- тель поставщика. Указаны реквизиты доверенности, выданной ему организаци- ей-поставщиком. В заключение последним на акте формы № ТОРГ-1 ставит свою подпись за- ведующий складом, принимающий на учет товар. Указывается дата окончания операции по его приемке. Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится на первой странице акта. Срок хранения акта в архиве организации — пять лет. Если же в процессе приемки обнаруживается несоответствие товара сопро- водительным документам, то кроме этого акта оформляется акт об установлен- ном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2). Если же поступил импортный товар, то — анало- гичный акт по форме № ТОРГ-3. Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах, акт по форме № ТОРГ-3 — на импортные товары в пяти экзем- плярах. Акты применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количествен- ные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Претензии могут быть предъявлены в случае ненадлежащего исполнения договора, которое может быть выражено в нарушении условий: • о количестве товара (ст. 466 ГК РФ); • о качестве товара (ст. 469 ГК РФ); • его ассортимента (ст. 468 ГК РФ) и т.п. Содержание претензии приведено в разд. 4.3.1 при описании оформления акта о приемке материалов по форме № М-7.
138 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Пример заполнения акта по форме № ТОРГ-2 приведен на с. 139—142. Первая страница акта по форме № ТОРГ-2 повторяет все данные из соот- ветствующего акта по форме № ТОРГ-1. Поэтому не будем повторять ее запол- нение, а сразу перейдем к заполнению 2-й страницы акта ТОРГ-2. В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи- сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифика- тов, спецификаций в вагоне, контейнере) и отправительская маркировка» перепи- сываются данные из сопроводительных документов транспортной организации и поставщика. В таблице «По сопроводительным транспортным документам значится» при- водятся данные о товаре в соответствии с сопроводительными документами поставщика. В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи- сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифи- катов, спецификаций в вагоне, контейнере) фактически» описываются факти- ческие данные, выявленные при осмотре транспортного средства при приемке товара. Следующая таблица отражает приемку товара по количеству мест и выяв- ленные расхождения. Далее приводятся сведения о количестве и стоимости товара по документам поставщика. В разделе «Условия хранения товара (продукции) до его вскрытия на складе получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до мо- мента его приемки комиссией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе, а не на поставщике. Также при необходимости указываются сведения о температурном режиме при разгрузке товара в вагоне (рефрижераторе и т.д.). В разделе «Состояние тары и упаковки, маркировки мест, товара и тары в момент внешнего осмотра товара (продукции)» описывается, в каком состоянии на момент приемки находятся тара и упаковка, а также маркировка мест и са- мого товара. Приводятся сведения о принадлежности наружной маркировки тары, в ко- торой упакован товар. Указывается дата вскрытия тары, наименование организации, которая опломбировала товар при отгрузке. При приемке товара по качеству, если делается выборочная проверка, опи- сывается порядок отбора товара для ее проведения. В следующей таблице приводятся данные по отклонениям (недостачи, из- лишки) в количестве товара и по их причинам: брак, бой. Если товар содержит драгоценные металлы или камни, то указывается номер паспорта товара. В строке «Определение количества товара (продукции) проводилось» указы- вается, каким образом определено количество товара: взвешиванием, счетом мест, обмером и т.п., а также где проводилось определение. Если определение проводилось путем взвешивания, то в следующей строке указывается характеристика весов, которые были использованы. При необходимости указать какие-либо еще сведения, которые нс нашли отражения, заполняется строка «Другие данные». Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным цен- ностям расхождений нет».
4.3. Приемка материальных ценностей I 139 Унифицированная форма № ТОРГ-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.199$ № 132 Форма по ОКУД ЗАО «Фрегат»__________ (орсапимцнй, адрес, номер телефона. по ОКПО Код 0330202 52564479 ___________Сюад № 2 (нрукг урное । юлраыелснис) Основание для составления акта Вид деятельности по ОКДГ1 номер (ненужное ычеркпуть) дата Вид операции 5110370___ 67 02 | 02 \~02 приемка Номер документа Дата составления 7 08.08.2011 УТВЕРЖДАЮ Руководитель ______ген, директор (должность) Никифоров В. В. Никифоров (подпись) (расшифровка по л писи) ОБ УСТАНОВЛЕННОМ РАСХОЖДЕНИИ ПО КОЛИЧЕСТВУ - (tf ” августа 2011 г. И КАЧЕСТВУ ПРИ ПРИЕМКЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ Место приемки товара Склад № 2____________________________________________________________ Настоящий акт составлен комиссией, которая установила: “ 08 "августа 2011 г. по сопроводительным документам товарная накладная 17/08 от 08.08.2011, ТТН № 284-08 (наименование, номер, нага) от 08.08.2011 доставлен товар. Документ о вызове представителя грузоотправителя, поставщика, производителя: (ненужное зачеркнуть) телеграмма, факс, телефонограмма, радиограмма Xs — от “ — ” —— г. (ненужное зачеркнуть) Грузоотправитель ЗАО «АВС», Москва, Ломоносовский пр-т, (8 1_8________________________________________________ (наименование, адрес, номер телефона) Производитель —_______________________________________________________________________________________________ (шименЬваннс, адрес, номер телефона) Поставщик ЗАО «АВС», Москва, Ломоносовский пр-т, д. 18________________________________________________________ (наименование, адрес, номер телефоне) Страховая компания —__________________________________________________________________________________________ (наименование, адрес, номер телефона) Договор (контракт) на поставку товара Xs 3/05/2011 от “ 03 ” мая 2011 г. Счет-фактура Xs 189 от “ 08 ” августа 2011 г. Коммерческий акт Хэ 1 от “ 08 ” августа 2011 г. Ветеринарное свидетельство (свидетельство) Xs от “ г. Железнодорожная накладная Xs от “ >5 г. Способ доставки Автофургон Volvo Xs 137АВ (вид транспортного средства) Дата отправления товара “ 08 ” августа 2011 г. со станции (при ci ани, порота) отправления ________________________________—________________________________ (наименование) или со склада отправителя товара ЗАО «АВС» (наименование) Дата, время, ч, мин. . прибытия товара па станцию (пристань, порт) назначения вскрытия ваго- на, автофурго- на, контейнера и других транспортных средств выдачи товара организацией транспорта доставки товара па склад opi аннза- цни-i юл учателя начала раз- грузки приемки товара начало приостанов- ление возобновле- ние окончание — — — 14 ч 27 мин. 14 ч 35 мин. 75 ч 00 мин. — ——1 15 ч 30.мин
140 i 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов 2-я страница формы № ТОРГ-2 Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, описание упаковочных ярлыков, пломб транспорта па отдельных местах (сертификатов, спецификаций в вагоне, контейнере) и отправительская маркировка Автофургон в исправном состоянии. Товар не опломбирован. По сопроводительным транспортным документам значится: Отметка об оплом бировании товара (груза), состояние пломб и содержание оттиска Коли- чество мест Вид упа- ковки Наименование товара (гру- за) или номера вагонов (контейнеров, авто фурго- нов и Т.Д.) Единица измере- ния Масса брутто товара (груза) по документам Особые от- метки отпра- вителя по накладной отправителя транспортной организации (станции, пристани, порта) 1 2 3 4 5 6 7 8 — 5 Картонные коробки Пеналы школьные Шт. — — — i • / Г t г - — — Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, описание установленных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертификатов, спецификации в вагоне, контейнере) фактически Автофургон в исправном состоянии. Товар не опломбирован._______________________________ Расхождение по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаружен- ные на складе товарополучателя Количество мест Масса, кг Степень заполнения тар- ного места, вагона, кон- тейнера и т.п. брутто тара нетто По документам грузоотправителя 5 — Фактически поступило 5 Расхождение (т, -) — Товар (наименование) Номер места Единица измерения По докумензам поставщика знали >ся наиме- нова- ние код по ОКЕИ артикул то- вара сорт количество (масса) цена, руб. кои. сумма, руб. коп. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Пеналы пластмассовые - Шт. 879 ПП-22 250 220= 55000= 1 .... *-г-и***и н ' ”—' - — -J
4.3. Приемка материальных ценностей I 141 3-я страница формы № ТОРГ-2 Условия хранения товара (продукции) до его вскрытия на складе получателя: Соответствуют нормативным требованиям Сведения о температуре при разгрузке в вагоне (рефрижераторе и т,д.) в товаре, °C •— Состояние тары и упаковки, маркировка мест, товара и тары в момент внешнего осмотра товара (продукции) Упаковка не повреждена. Содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать выводы о том, в чьей упаковке предъявлен товар (производителя или отправителя) Отметки на упаковке ЗАО «АВС». Дата вскрытия тары “ 8 ” авг; • та 2011 г. Организация, которая взвесила и опломбировала отгруженный товар, исправность пломб и содержание оттисков, соответствие пломб товаросопроводительным документам — Порядок отбора товара (продукции) для выборочной проверки с указанием ГОСТ, особых условий поставки по договору (контракту), основание выборочной проверки: —- Фактически оказалось Брак Бой Отклонения Номер паспорта аршкул товара сорт коли- чество (масса) цена, руб. коп. сумма, руб. кол. количе- ство (масса) сумма, руб. коп. количе- ство (масса) сумма, руб. коп. недостача ИЗЛИШКИ количе- ство (масса) сумма, руб. КОП. количе- ство (масса) сумма, руб. коп. 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 1111-22 200 220= 44000^ — — 50 7/000= — — — — — •
142 I 4. Первичные документы по учегу материально-производственных запасов 4-я страница формы №ТОРГ-2 Определение количества товара (продукции) проводилось Подсчетом, внешним и внутренним (взвешиванием, счетом мест, обмером и т п., осмотром на складе покупателя место определения количества товара (продукции)) Взвешивание товаров (продукции) проводилось на исправных весах, проверенных в установленном порядке. Сведение об исправности весоизмерительных приборов (тип весов, год клеймения) — Другие данные —_____________________________________________________________________________________ По остальным товарно-материальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах поставщика, расхождений в количестве и качестве нет. Подробное описание дефектов (характер недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака, боя) и мнение комиссии о причинах их образования Одна коробка с пеналами упала в машине по дороге. Пеналы из этой коробки повреждены (расколы, трегцины, царапины). Заключение комиссии Установлено несоответствие качества части товара. Составлен коммерческий акт № 1 от 08.08.2011. Члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, нс соответствующи е действитсл ьности. Председатель комиссии ком. директор ЗАО «Фрегат» Савельев Л Г. Савельев (мссго работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) Члены комиссии: менеджер ЗАО «Фрегат» Вернова И. Б. Вернова (место работы, ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи) секретарь Зайцева Н.И. Зайцева (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) (место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи) Представитель грузоотправителя (поставщика, производителя) водитель ООО «Транспортник» Криворучко П С. Криворучко (место работы, да-тжносп.) (подпись) (расшифровка подписи) Документ, удостоверяющий полномочия доверенность ЗАО «АВС» № 52 выдан “ 8 п августа 2011 г. Акт с приложением на —листах получил Главный (старший) бухгалтер Петрова ______Н В- Петрова____________ । (подпись) (расшифрсзкз подписи) Решение руководителя Подготовить поетензионное письмо т; ^анспортной организации и письмо_______ поставщику с просьбой о дополнительной поставке товара.
4.3. Приемка материальных ценностей I 143 Далее приводится мнение приемочной комиссии с подробным описанием дефектов (характера недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака, боя) и возможными причинами их возникновения, а также заключение ко- миссии. Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя). Указываются реквизиты дове- ренности, выданной ему организацией. Свою подпись ставит и главный (старший) бухгалтер организации, которая принимает товар. После этого руководитель выносит свое решение по итогам приемки и оформления акта, а затем утверждает акт. Гриф утверждения находится на пер- вой странице акта. Срок хранения акта в архиве организации — пять лет. На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, грузо- отправителю или перевозчику. Требования к форме такого письма приведены при описании акта о приемке материалов по форме № М-7. При приемке товара, поступившего без сопровождающих документов, оформляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Этот же акт оформляется и при покупке товаров у физического лица. На его основании приходуются фактически полученные ТМЦ, поступившие без счета поставщика, т.е. акт по форме № ТОРГ-4 используется для оформле- ния любого поступления в организацию по фактическому наличию. Составляется данный акт в двух экземплярах членами комиссии при уча- стии материально ответственного лица: первый экземпляр передается в бухгал- терию, второй остается у материально ответственного лица. При оформлении акта указываются следующие данные: • наименование организации, составляющей акт, и ее структурного под- разделения; • наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты постав- щика и грузоотправителя; • номер акта; • дата его составления; • место приемки товара; • сопроводительные документы (например, отсутствует накладная по фор- ме № ТОРГ-12, но имеется железнодорожная накладная. В этом случае в данной строке указывается только железнодорожная накладная. Если же отсутствуют все документы, то ставится прочерк или указывается, что товар получен без документов); • при наличии документов от транспортной организации: а) количество мест по транспортным документам; б) масса товара станции (пристани, порта) отправления и назначения; в) реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материалов по форме No М-7); • состояние упаковки товара. В таблице приводятся данные о товаре. Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо, принимающее товар. Срок хранения акта в архиве организации — пять лет. Пример заполнения акта по форме № ТОРГ-4 приведен на с. 144—145.
ЗАО "Фрегат" (VJH ЛЛИ КИ1И*. ллгис 1 склад № 2 (структурой- Поставщик Бурова Ольга Михайловна, г. Москва, Волоколамское шоссе, д. 7, тел. (499) 198-77-77, р/сч. в Тверском ОСБ (lljuHEiiLiKaqiiic. asymc, номер тсисфс1и, (илхонские рекпнянги) Грузоотправитель ______________________________________________________________________________________он же_______________________________________________ (uwiMcituu inc. адрес. номер телефипп. блпкевекке рекиниггы] Унифицированная форма № ТОРГ-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 Форма по ОКУД по ОКПО Код 0330204 52564479 Вид деятельности по ОКДП по ОКПО 5110370 — по ОКПО — Вид операции —* УТВЕРЖДАЮ Руководитель Ген. директор 1лпн*'ийст1.) Никифоров В. В, Никифоров Номер документа Дата составления I 18.01.2011 О ПРИЕМКЕ ТОВАРА, ПОСТУПИВШЕГО БЕЗ СЧЕТА ПОСТАВЩИКА « 18 » января 2011 г. Место приемки товара___________________________________________________________________Склад № 2_________________________________________________________________ Настоящий акт составлен комиссией, которая произвела приемку товара, прибывшего по сопроводительным документам без документов (илимсиинаиие. номер, дата) от Буровой Ольги Михайловны (постаигднж Пг>зоотпрг1ннтел1.). iWHMfiiiMicunie. ajijTtE. помер Te.iie4<iria) По транспортным документам значится ____________________________—______________________ мест Масса товара станции (пристани, порта) отправления _____________________—______________ Масса товара станции (пристани, порта) назначения ______________________—______________ Коммерческий акт № — от « — » — г., выданный (иАндениншпге орглпипицпм тражцирта) = — —- Состояние упаковки:____________________________________________________________________без упаковки_________________________________________________________________ станции со---------------- пристани, порта (нппмпкжапие) Товар Потребительские признаки товара Единица шмевения Количество Масса Цена, руб. коп. Стоимость, руб. коп. паи меновая и е, хара ктерпегика (вид, сорт, группа, артикул) код наиме- нование код по О КЕИ мест в одном месте штук брутто нетто 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 Платки "Батик" — Ручная роспись Шт. “ТО — — 5 — ТОГО Ш>1)= Шарфы "Паутинка " — Ручная вязка Шт. "ТО” — — 10 — — /эд= 1500= Шипки вязанные — Ручная вязка Шт 879 — — 10 — — 250= 2500= ... — • —— Итого — X 25 — — X 19000= 144 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Оборотная сторона формы № ТОРГ-4 Товар Потреби гельс кие признаки товара Единица измерения Количество Масса Цена, руб. коп. Стоимость, руб. коп. наименование, характеристика (вид, сорт, группа, артикул) код наиме- нование код по ОКЕИ мест в одном месте штук брутто нетто ) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 — Итого — X —- — X — Всего по акту — X 25 — — X 19000= Вес члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности. Члены комиссии: кол-i. директор Савельев Л. Г. Савельев (должность) зав. магазином (подпись) Павлова (расшифровка подписи) СИ. Павлова (должность) секретарь (подпись) Зайцева (расшифровка подписи) НИ. Зайцева (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Товар принял (материально ответственное лицо) зав, складом № 2 Хромова А.Н. Хромова (должность) (подпись) (расшифровка подписи) 4.3. Приемка материальных ценностей I 145
146 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов 4.3.3. Приемка готовой продукции Готовая продукция является частью МПЗ» произведенной в самой органи- зации и предназначенной для продажи. Готовая продукция должна сдаваться на склад готовой продукции за исклю- чением крупногабаритных изделий и иной продукции, сдача на склад которых затруднена по техническим причинам. Передача готовой продукции на склад может оформляться с помощью уже рассмотренных документов, например требования-накладной по форме № М-11 или накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15. Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения может быть также использована накладная на передачу готовой продукции в ме- ста хранения (форма № MX-18), утвержденная постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66. Составляется она в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основа- нием для списания продукции (ценностей), а второй — принимающему складу (цеху, участку, бригаде) основанием для оприходования продукции (ценностей). Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей). Пример заполнения накладной по форме № MX-18 приведен на с. 147—148. 4.4. Учет материальных ценностей на складе Учет материальных ценностей ведется: • в бухгалтерии — по материально ответственным лицам (бригадам) в сто- имостном выражении; • на складах — по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточках. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним докумен- тами служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по по- ступлению и выбытию товаров. Оперативный складской учет материальных ценностей, который ведут мате- риально ответственные лица, необходим: • для планирования снабжения и заключения договоров на поставку; • выявления залежавшихся, ненужных, неликвидных запасов; • контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения путем проведения инвентаризации и сравнения ее результатов с бухгал- терскими данными. 4 .4.1 Учет материалов Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру заполняется карточка учета материалов (форма № М-17). Пример заполнения карточки учета материалов приведен на с. 149. Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер материала. Записи в ней делаются в день совершения операции (на основании приход- ных или расходных документов). Карточка ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). На складах с небольшой номенклатурой материалов можно вести учет в книгах сортового учета с указанием реквизитов, которые должны отражаться в карточке. Все карточки регистрируются в картотеке, и им присваивается порядковый номер в соответствии с записью в реестре.
ЗЛО "Фрегат", Москва, Ленинградский пр-т, д. 80, тел. (499) 198-99-99 (организация, njrpcL, тс.юфсп, фпкс) Номер документа Дата составления 4 28.01.2011 НАКЛАДНАЯ НА ПЕРЕДАЧУ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ В МЕСТА ХРАНЕНИЯ Унифицированная форма № MX-18 Утверждена постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66 Форма по ОКУД _______________ по окпо Вид деяте юности по ОКДП Вид операции Код 0335018 52564479 5110370 Отправитель Получатель Корреспондирующий счет структурное подразделение вид деятельности по ОКДП структур]юс подразделение вид деятельности по ОКДП счет, субсчет код аналитическою учета Швейная мастерская. — Склад №2 — 29 — Продукция, товарно-материальные ценности Характеристика Единица измерения Вил упаксв- ки 1 кредано наименование код наиме- нова- ние код по ОКЕИ кепи!' :ество масса брутто количест- во (масса нетто) по учетным пенам ткань цвет па змер цепа за единицу, руб. коп. сумма, pvo. коп. в одном месте мест, штук 1 2 з 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Халат женский — Х/б Черный 50 Шт. 796 — — — — 3 540= 1620= Ко< -тюм .1 /ужений — Х/б Корич- невый 56 Шт. 796 — — — — 4 950= 3800= Костюм мужской — Х/б Корич- невый 54 Шт. 796 — —- — “ "1 2 950= 1900= Фартук для дворника — Брехент Черный 56 Шт. 796 — • - — — 2 120= 240= — __ _ -Г - ——"" "1 . ————— Итого 11 X 7560= 4.4. Учет материальных ценностей на складе I 14?
Оборотная сторона формы № MX-18 Продукция, товарпо-матсриальпые ценности Характеристика Единица измерения Вид упаков- ки Передано наименование код найме- мова- ние код по ОКЕИ количество масса брутто количест- во (масса нетто) но учет ным ценам цена за единицу, руб. коп. сумма, руб. кон. и одном месте мест, штук 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 14 15 16 Итого Итого по накладной X X Отпустил продукцию, товарно-материальные ценности Три наименований (прописью) па сумму _____________________________________________Семь тысяч пятьсот шестьдесят (прописью) материально ответственное лицо зав, мастерской ___________________________Шалова____________ (должность) (подпись) __________________руб. О коп. А.Н. Шалова_________________________ (расшифровка подписи) 148 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Контролер Получил Сергачева (подпись) зав. складом № 2 (должность) Н.П. Сергачева (расшифровка подписи) Хромова (подпись) А.Н. Хромова (расшифровка подписи)
КАРТОЧКА № 3 учета материалов Организаций _________________________________ ЗАО «Фрегат»______________________ Структурное подразделение склад № 1 ______________________________________ I HIIIDNMH IHltWH .< H> M 1 t V(tl<11ШДОНП lltn I .IHtlHIHlIIIK M I ill H iMn| Itn 1*111 I fill Oi 30 10.1947 No 7in Фоома по ОКУД по ОКПО Коды 031Е008 52564479 Дата составления 01 07 2011 Структурное подразделение Вид дея- тель- нос- ти Склад Место хранения Марка Сорт Профиль Размер Номенкла- турный номео ~с Единица измерения — Цена, РУб- ког. Норма запаса Срок 'од- I гости Поставщик стеллаж ячейка КОД наиме- нование Склад № 1 Хра- нение № 1 ЛШ-21 / — 15x20 1021995 768 Тонна 72900= 1,5 т — ОАО "Металлург» Наименование материала Лента штамповочная металлическая Драгоценный материал (металл, камень) наименование вид номенклатурный номер единица измерения количество (масса) номер паспорта _ КОД наиме- нование 1 2 3 4 5 6 7 8 — — — " — -— — Дата записи Номер От кого получено или кому отпущено Учетная единица выпуска продукции (ра- бот, услуг) Приход Расход Остаток Подпись, дата документа ПО порядку 1 2 3 4 5 в 7 8 9 Не 01.07.2011 0,7 т 04 07.2011 3 7 Рэмонтнн-й цех — 0,02 т 0.08 т Соломатина 04 07.2011 07.07.2011 24 2 ОАО «Металлу;: г» — 1,5 т 1,5В Соломатина 07.07.2011 14.07.2011 7 3 Цех № 2 — 0 15 т 1.43 т Соломатина 14.07.2011 Оборотная сторона формы № М-17 Карточку -заполнил кладовщик ДОЛЖНОСТЬ Соломатина подпись ЛК Соломатина расшифровка подписи А А Учет матери альных ценностей на складе I 149 " 31 " июля 20 11 г.
150 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Начальной записью в карточке является входящий остаток на начало меся- ца. Записи в графы «Приход», «Расход» материально ответственное лицо обязано делать ежедневно на основе оформленных в этот день первичных документов. После каждой записи в карточке выводится остаток. Исключение допускается при отпуске по лимитно-заборным картам, так как запись по карте может про- водиться один раз после ее закрытия, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяцем. В связи с этим в течение месяца материально ответственное лицо хранит свой экземпляр лимитно-заборной карты вместе с соответству- ющей карточкой учета материалов. Бухгалтер обязан осуществлять на складе в присутствии материально ответственного лица проверку своевременности и правильности оформления записи в карточках. Материально ответственное лицо постоянно должно сравнивать текущий остаток с нормой запаса, указанной в соответствующей графе. Если остаток материала становится ниже указанной нормы, отделу снабжения делают со- общение о необходимости закупки материала. В конце каждого месяца материально ответственное лицо сдает карточку в бухгалтерию. Карточка хранится в архиве организации пять лет. 4 .4.2. Учет товара Для учета движения товаров на складе применяется журнал (форма № ТОРГ-18). Пример заполнения журнала учета движения товаров на складе приведен на с. 151, Журнал ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сор- там, количеству и цене товара. Записи в журнале производятся на основании приходно-расходных доку- ментов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день. Срок хранения журнала в архиве организации — пять лет. При учете товара в количественно-стоимостном выражении используется карточка количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28), пример за- полнения которой приведен на с. 152. Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При ко- личественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно на одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выра- жении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами. Срок хранения карточки в архиве организации — пять лет. 4.5. Отчетность материально ответственных лиц Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от одного до десяти дней, установленные руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Сроки предоставления отчетности устанавливаются графиком документооборота. Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета (форма № ТОРГ-29). Он составляется матери- ально ответственным лицом в двух экземплярах: первый экземпляр вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или вы- бытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица. В адресной части товарного отчета указывают наименование организации и структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы материально от- ветственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.
4.5. От leTHOCTb материально ответе! венных лиц I 151 Образец обложки Унифицированная ферма Xs ТОРГ-18 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 ЗАО "Фрегат" Форма по ОКУД по ОКПО КОД 0330218 52564479 (орпшкмция, адрес) Склад Ji& 2 (структурное тюлракзелешю) Вид деятельности по ОКДП 5110370 УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ ЧА СКЛАДЕ За 01 июля по 31 июля 2011 Г. Лицо, ответственное за ведение журнала зав. складом № 2 (ЖО'ЛЖНЬСТЬ) Хромова А Н. (фамилия, ими, сп че'. гво) Наименование товара ________________________________________Гетради Единица измерения _____________________________________________________Шт. (наименование) Дата Номер документа Приход Расход Остаток Примечание I 2 3 4 5 6 7 01.07 8000= (400 шт.) — 04.07 21765 500 ЛОО (25 000 шт.) 508 000- (25 400 шт.) — 06.07 87 200 000= (10 000 шт.) 308 000= (15 400 шт ) —
Унифицированная форма № ТОРГ-28 Утверждена постановлением Г оско.метата Форма по ОКУД ЗАО "Фрегат" но ОКПО Код 0330228 52564479 (upiffllHinifME) Склад № 2 Гструттурнос №L7pnnneicii>M:) z □мера (секция) Вид деятельности по ОКДП Вид операции — 5110370 — Номер документа Цель составления КАРТОЧКА 16 01.03.2011 количественно-стоимостного учета Товар Размер Сорт Единица измерения Учетная цена, руб. коп. Корреспондирующий счет Примеча- ние наименование код наиме- нование код но ОКЕИ счет, субсчет код анали- тического учета 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 Тетради школьные — — — —= — Шт. 879 25= — 41 — — Номер но поряд- ку Дата записи Документ Поставщик или получатель Цена, руб. кон. Приход Расход Остаток Подпись, дата дата номер коли- чсст во. шт. сумма, руб. коп. количество, шт. сумма, руб. кон. коли- чество, пгг. сумма, руб. КОП- 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 / 01.03.2011 01.03.2011 59 ЗЛО "Поставщик" 20= 1000 20000= 1000 20000- Хршюча 0i.03.2011 2 03.03.2011 03.03.2011 14/2 Структурное подразделение "Магазин" 500 10000= 500 10000= Павлова 03.03.201! 3 12.03.2011 12.03.2011 16/2 Бухгалтерия 10 200- 490 9800- Лаврова 12.03.2011 4 15.03.20Н 15.03.20П 19/2 Управление 15 300= 475 9500= Зайцева I5.03.20H 5 17.03.201! 17.03.20П 146 ООО "Школьник" 400 8000= 75 1500= Пуияек 17.03.201! 6 22.03.2011 22.03.2011 87 ЗЛО "Поставщик" 20= 1000 20000= 1075 21500= Хромота 22.03.201 i 152 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.5. Отчетность материально ответственных лиц I 153 В приходной части товарного отчета в стоимостном выражении отражают •с~аток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступле- и е товаров и тары по сопроводительнььм документам. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата жжумента> сумма поступивших товаров) записывают отдельно, рассчитывают э'щую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода т даров за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа това- * ?в мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров). Основой товарного отчета является подтверждение товарного остатка. Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются варные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке. Нумерация - варных отчетов должна быть последовательной с начала до конца года с№ 1. Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе - е с начала года, нумеруются с начала их работы. В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки в товарных отчетах ис- правляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписываются правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью ^Исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления. Пример заполнения товарного отчета представлен на с. 154—155. Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета това- ров. Применяется этот метод обычно на крупных и средних предприятиях. Его еще называют оперативно-бухгалтерским. Смысл метода заключается в следующем. Бухгалтерия не ведет учета остатков и движения каждого вида товара и, следовательно, не дублирует записи складского учета. Периодически (ежеднев- но или один раз в несколько дней) бухгалтер проверяет правильность записей в регистрах складского учета (товарных книгах или карточках), которые ведут материально ответственные лица. Выявленные ошибки сразу исправляют. После этого регистры складского учета становятся регистрами оперативно- бухгалтерского учета, т.е. складской учет превращается в составную часть анали- тического бухгалтерского учета. Одновременно с проверкой карточек бухгалтер принимает на складе у материально ответственного лица первичные документы, проверяет их, раскладывает по учетным группам и составляет сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31). Рассортированные по учетным группам первичные документы служат основанием для подсчета итогов по груп- пам. В бухгалтерии по группам ведут накопительные ведомости аналитического учета материалов только в денежном выражении. На основании таких накопи- тельных ведомостей итоги по приходу и расходу по соответствующему субсчету переносят в оборотную ведомость движения материалов в денежном выражении. Для проверки правильности учетных записей, ведущихся как на складе, так и в бухгалтерии, на 1-е число каждого месяца (а также на дату инвентаризации) составляют сальдовую ведомость. В ней на основании регистров складского учета указывают остатки товаров по наименованиям, артикулам, сортам, ко- личеству и цене. Затем осуществляется таксировка и подсчет общей стоимости всех товаров. Этот итог должен быть равен сальдо синтетического счета уче- та материальных ценностей (10, 41 и т.д.). Сальдовые ведомости составляют по материально-ответственным лицам (бригадам), а если целесообразно — по укрупненным товарным группам. Образец формы сопроводительного реестра сдачи документов приведен на с. 156.
154 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Унифицированная форма № ТОРГ-29 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 ЗАО «Фрегат» Форма по ОКУД _ но ОКПО Код 1 0330229 52564479 оргаштцля склад № 2 структу pi юс пилраздс лс) юс Вид деятельности по ОКДП Вид операции ТОВАРНЫЙ ОТЧЕТ Номер документа Дата составления Отчетный период с по 7 31.08.20/1 0/.08.2011 31.08.2011 Табельный номер Материально ответственное лицо зав. скчадом Хромова А.Н. должность, фамилия, имя. отчесюи Наименование Документ Сумма, руб. коп. Отметки бухгалтерии дата номер товара тары 1 2 3 4 5 6 7 Остаток на « 01 » августа 2011 г. 125000= Приход ООО «Карандаш» 02.08.2011 14/А-1 8800= ЗАО «АВС» 08.08.2011 215 138400= ЗА О «Лотос» 16.08.2011 16/07 95120= 2510= — — Итого по приходу X X 242320= 2510= Итого с остатком X X 367320= 2510=
4.5. Отчетность материально ответственных лиц ! 155 Оборотная сторона формы № ТОРГ-29 Наименование Документ Сумма, руб. коп Отметки бухгалтерии дата номер товара тары 1 2 3 4 5 6 7 Расход ООО «Вектор» 03.08.2011 87 55000= Структурное подразделение «Магазин» 17.08.2011 9 304000= 2510= — — 1 — Итого по расходу X X 359000= 12510= Остаток на «31» августа 2011 г. X X 7520= Приложение 5 (Пять)документов Отчет с документами принял и проверил бухгалтер Савельева_Т.Н. Савельева должность подпись рас1:1иф|х>вка подписи Материально ответственное лицо зав, складом_Хромова А.Н. Хромова_ должность подпись расшифровка подписи
ЗАО "Фрегат opt анизшшя структурное подрачлеленпе СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ РЕЕСТР СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ Унифицированная форма № ТОРГ-31 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 Форма по ОКУД по ОКПО Вид деятельности Вид операции Код 0330231 52564479 Номер документа Дата составления Отчетный период с ио 7 31.08.2011 01.08.2011 31.08.2011 Организация Документ Количест во листов Примечание наименование код по ОКПО наименование номер дата ] 2 3 4 5 6 7 ООО «Карандаш» 12345678 ТОРГ-12 14/А-1 02.08.2011 7 Приход ЗАО «АВС» 23456789 ТОРГ-12 215 08.08.2011 3 Приход ЗА О «Лотос» 98765432 ТОРГ-12 16/07 16.08.2011 2 Приход ООО «Вектор» 87654321 ТОРГ-12 87 03.08.2011 1 Расход Структурное подразделение «Магазин» 52564479 ТОР Г-13 9 17.08.2011 4 Расход Итого Всего по реестру 11 11 Всего докумен тов________________________Пять___________________________________________________________________________________________________ количества прописью на Одиннадцати _______________________________________________________________________________________________________________________________________листах количество прописью 156 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Документы сдал зав, складом Хромова должность подпись А.И. Хромова рас;ггифр<?вкл подписи 37” августа 2011 г. Документы принял бухгалтер Савельева должность подпись ГН. Савельева расшифровка подписи '31” августа 2011 г. Проверил _ А^ухголтер Савельева должность подпись Т.Н. Савельева расшифроика подписи 37” августа 2011 г.
4,5. Отчетность материально ответственных лиц I 157 На малых предприятиях с незначительной номенклатурой материальных ценностей обычно применяют количественно-суммовои метод учета матери- альных ценностей. При этом методе в карточках учета материалов по окон- чании месяца выводят итоги по приходу и расходу материальных ценностей и остаток на начало следующего месяца. Итоги каждой карточки являются отдельной строкой для заполнения оборотной ведомости движения матери- алов. Количественно-суммовой метод аналитического учета материалов мож- но вести и без использования карточек. Малые предприятия вместо них ведут ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС по этим ценностям (форма № В-2), которая содержит сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении, а также остатки, приход и расход по каждому наименованию товаров. Форма ведомости и порядок учета ТМЦ установлены в Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утверждены приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 6^-н). Ведо- мость не является унифицированной формой, поэтому в нее можно вносить необходимые изменения. Ведомость по форме № В-2 предназначена для аналитического и синтети- ческого учета производственных запасов, ютовой продукции и товаров, отра- жаемых на счетах 10 -«Материалы» и 41 «Товары», а также сумм НДС по приоб- ретенным материальным ценностям (счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»). Ведомость открывается на месяц и ведется материально ответственными лицами (или в бухгалтерии) раздельно по производственным запасам и товарам в цазрезе всех видов ценностей независимо от того, имелось или нет движение за отчетный месяц ценностей. Стоимость ценностей определяется и отражается в ведомости исходя из за- трат по цене приобретения, транспортных расходов, надбавок, указанных в рас- четных документах поставщиков При наличии на предприятии двух и более материально ответственных лиц ведомости по форме № В-2 составляются каждым материальным лицом, а в бухгалтерии на основе указанных ведомостей сосгавляегся ведомость по форме № В-2 для сводного учета наличия и движения ценностей за месяц в целом по малому предприятию. Обособленно от материальных ценностей в ведомости отдельной строкой отражают НДС по этим ценностям, причитающийся к вычету. Пример заполнения ведомости учета производственных запасов и товаров, а также НДС по этим ценностям приведен на с. 158. Структурные подразделения производственной организации, занимающие- ся торговой деятельностью (магазины, торговые точки), могут заполнять товар- ный отчет по форме, предложенной в Методических указаниях по бухгал тер- скому учету материально-производственных запасов. Товарный отчет состоит из двух разделов. В разделе «А» отражается дви- жение ютовой продукции и товаров, в разделе «Б» — движение наличных денег. Товарный отчет составляется заведующим магазином, продавцом или иным материально ответственным лицом в двух экземплярах. В строке «Неторговая организация» указывается номер или наименование магазина либо иного торгового подразделения Материально ответственное лицо в разделе «А» товарного отчета отражает остатки и движение (приход, расход) готовой продукции и товаров в количе- ственном выражении, с указанием наименований, номеров и лат приходных и расходных документов, а также показатели «Расход» и «Остаток на конец меся- ца» в продажных ценах (включая НДС и другие налоги к цене товаров)
ЗАО '’Фрегат” Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС по этим ценностям за июль 2011 г. по складу № 1 № п/п Номен- клатур- ный номер Наименование ТМЦ Единица измерения Цена (приобрете- ния, фактическая себестоимость), запасов продукции Остатки на начало месяца Дебет Кредит Остатки на конец месяца всего в т.ч. от своего пр-ва всего в т.ч. в дебет счетов (шт.) кол-во сумма кол-во сумма кол-во сумма кол-во сумма 26 90 68 кол-во сумма 1 2 3 4 5 6 7 8. 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 4101121 Папка' файл 5 см, А4, пластик Шт. 50 3 150 10000 500000 5001 250050.00 1 5000 5002 250100.00 2 4101122 Клой (ИЗА 65 г Бут. 4,40 0 0 250 1100 102 448,80 2 100 148 651,20 3 4101123 7 отради школьные в клетку Шт. 8,50 400 3400 25000 212500 10010 86085,00 10 10000 15390 129815,00 Итого 3550 713600 336583,80 380566,00 4 НДС 0 111448 111448 111446 0 Бухгалтер (должность) Кирова (подпись) И. Б. Кирова_______ (расшифровка подпись)
4.5. Отчетность материально ответственных лиц I 159 В свободных строках раздела «А» отражается (при наличии операций): • в подразделе «Приход» — поступления со склада своей организации, от других организаций, готовой продукции и товаров; • подразделе «Расход» — продажа готовой продукции, товаров за наличный расчет, в кредит (т.е. с рассрочкой платежа), по расчетным чекам кредит- ной организации и т.д. В разделе «Б» отражаются источники поступления и выбытия наличных де- нег: выручка от продажи готовой продукции и товаров, сдача денег в кассу своей организации, инкассатору кредитной организации, недостачи и излишки наличных денег и т.д. Товарный отчет с приходными и расходными товарными и денежными до- кументами представляется бухгалтерской службе организации в установленные сроки. Периодичность сдачи товарного отчета устанавливается графиком доку- ментооборота. Отчет не может составляться реже одного раза в месяц. Товарные отчеты обязательно составляют к концу квартала, года, при про- ведении переоценки готовой продукции и товаров, инвентаризации, смене ма- териально ответственного лица и ликвидации неторговой организации. Бухгалтер проверяет и принимает отчет и делает об этом отметки на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгал- терской службе, второй возвращается материально ответственному лицу. При обнаружении ошибок в отчете бухгалтер вносит соответствующие ис- правления в оба экземпляра отчета. Материально ответственное лицо знако- мится с исправлениями и при согласии с ними подтверждает их своей подпи- сью с указанием исправленной суммы остатка готовой продукции, товаров и наличных денег на конец отчетного периода. Бухгалтерская служба организации или отдел торговли в разделе «А» товар- ного отчета заполняет графы «По фактической себестоимости» — по готовой продукции и товарам, после чего данные товарного отчета проводятся по бух- галтерскому учету. К товарному отчету прилагается «Ведомость движения готовой продукции и товаров». В ведомости отражаются поступления (приход) и расход готовой продукции и товаров с указанием их наименований, отличительных признаков и номен- клатурных номеров (если они имеются), а также единицы измерения, количе- ства, цены и суммы по продажным ценам (включая НДС). Если приход или расход готовой продукции и товаров оформлен документами с отражением вы- шеуказанных показателей, в ведомости они могут отражаться с указанием толь- ко общих (итоговых) сумм. В ведомости указываются итоговые суммы отдельно по приходу и расходу. Данные по фактической себестоимости и (или) покупным ценам заполня- ются отделом торговли или бухгалтерской службой. Примеры заполнения товарного отчета и ведомости движения готовой про- дукции и товаров приведены на с. 160—161. Организация должна выбрать наиболее удобную для себя форму товарного отчета, по которой будут отчитываться материально ответственные лица, или разработать собственную форму. Выбранная форма должна быть закреплена в учетной политике организации. Бухгалтер организации обязан проверять своевременность и полноту опри- ходования поступивших материальных ценностей, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обя- зан установить: • подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты до- кументов периоду, за который представляется отчет;
160 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов Приложение 5 к Мегэдичес <им указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2001 г. № 11Чн Неторговая организация магазин ЗАО ''Фрегат"____________ Секция —_________________________ Материально ответственное лицо Павлова С И______________________ 1 амилия и инициалы) ТОВАРНЫЙ ОТЧЕТ № 6 за период с" 01 " августа по" 31 " августа 20 11 года А. Движение готовой продукции и товаров № п/п Наименование Документ Сумма в продажных ценах По фактической себес“оимосги (в покупных ценах) Примечания Да га F 1омер Готовая продую 1ИЯ Товары .отовая продукция Товары Остаток на на 01.08.2011 1764 руб. 1164 руб. 1100 руб. 800 руб. ПРИХОД 1 Накладная М-15 03.08.2011 8 66150 руб. 41250 руб. 2 Накладная ТОРГ-13 С6.08.2011 15 2520 руб. 15С0 руб. 3 Накладная ТОРГ-13 15.08.2011 16 114С40руб. 87000 руб. И_ого приход 66150 руб. 117360 руб. 41250руб. 88500 руб. РАСХОД Продан^ за наличный расчет 67914 pv6. 118020 руб. 42350 руб 89000 руб. Продано по безналич- ному расчету Продано с рассрочкой (отсрочкой) платежа Итого расход 67914 руб. 118020 руб. 42350 руб 89000 руб. Остаток на 01.09.2011 0 504 руб. 0 300 руб. Б. Движение наличных денежных средств № п/п Наименование, № и дата документов, кр?1 кое содержа! 1ие опеоаиий Сумма Примечания Остаток на начало огчетного периода 3.17 суб. Выручка от продажи товаров и готовой продукции 185934 руб. в т.ч за гегг.ов/ю продукцию 67914 руб. за товар 118020 руб. Сдано в кредитную ор ганизаиию (кассу) организации 185930 руб. Остаток на конец отчетного периода 7,17 руб. Приложения: 1. Ведомость движения готовой продукции и товаров на 1 листах. 2. Документы 38 шт.
4.5. Отчетность материально ответственных лиц I 161 Материально ответственное лицо ________Павлова С И. Павлова (подпись) (фамиг ия и инициалы) Товарный отчет проверил и вместе с документами принял Бухгалтер Савельева ______________Т.Н. Савельева (подпись) (фамилия и инициалы) " 01 " сентября 20 11 го да С исправлениями согласен и остаток готовой продукции и товарсз на " 01 " сентября 20 11 г. в сумме Триста руб. 00 коп подтверждаю. Материально ответственное лицо Павлова _________________С.И. Павлова__________ (псдгись) (фамилия и инициалы) " 01 " сентября 20 11 года Неторговая организация магазин ЗАО "Фрегат"______________ Секция ___________________________ Материальны ответственное лицо Павлова____ __С. И Павлова (подпись) (фамилия и инициалы) Ведомость движения готовой продукции и товаров за период с" 01 " августа по " 31 ” аег; ста 20 11 -'ода Номенклатур- ный номер Наименование Ед. изм. Кол- во По продажным цечам По факгическои себестоимости цена сумма цена сумма ПРИХОД X X 4301211 Инструменты Набор 75 X X 550 pv6. 41250 руб. 4101101 Набор ’7 )одарок пересклаонику'1 Шт. 174 X X 500 руб. 87000 руб. 410112.3 Ручка подарочная Шт. 5 X X 300 руб 1500 руб. Итого приход X X 129750 руб. РАСХОД 4301211 Инструменты Набор 77 882 руб. 67914 руб. 550 руб. 42350 руб 4101101 Набор “ПоОароь первокласнику" Шт. 175 660 руб. 115500 руб. 500 руб. 87500 руб. 4101123 Ручка подарочная Шт. 5 504 руб. 2520 руб. 300 руб. 1500 руб. Итого расход 185934 руб. 131350 руб. 6-11562
162 1 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов • соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало от- четного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода; • соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного пе- риода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату про- ведения инвентаризации; • даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетель- ствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после; • законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т,д.); • наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей матери- ально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя ор- ганизации на внутреннее перемещение товаров; • полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным дове- ренностям, оплаченным или принятым к оплате документам; • правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и прило- женных к нему документах; • соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета, с первичными приходно-расходны- ми документами; • соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц; • соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товар- но-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам). Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом; исправления заверяют под- писью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец от- четного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправле- ний и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документа- ми должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов — пять лет.
5. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАССОВЫМ ОПЕРАЦИЯМ Ведение кассовых операций регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директо- ров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Унифицированные формы первичных учетных документов, которыми оформляются кассовые операции, утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Наименование формы Номер формы Приходный кассовый ордер К0-1 Расходный кассовый ордер КО-2 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3 Кассовая книга КО-4 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5 Напоминаем, что в кассовых первичных учетных документах исправления не допускаются, поэтому, если в них все-таки была сделана ошибка, документ следует переделать заново. К первичным кассовым документам относятся при- ходный и расходный кассовые ордера. Остальные кассовые документы являют- ся сводными, и ошибки в них исправляются обычным корректурным способом. За любое нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ на организа- цию накладывается штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а на виновное должностное лицо — от 4000 до 5000 руб. К нарушением в этой области могут быть отнесены: • расчеты наличными деньгами с юридическим лицами сверх установлен- ных предельных сумм; • превышение лимита хранения денежных средств в кассе организацтуд; • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной налич- ности; • несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств и т.д. 5.1. Поступление денег в кассу Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходны- ми кассовыми ордерами (ПКО). Для них предусмотрена унифицированная форма № КО-1. ПКО выписывается в одном экземпляре ответственным за это лицом. Состоит ПКО из двух частей: непосредственно самого приходного ордера и отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег. 6*
164 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишу- щей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих докумен- тах не допускаются. Поэтому, если при оформлении ПКО допущена ошибка, следует их переписать заново. В заголовке ПКО указывают названия организации и структурного под- разделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк. «Коды» выбираются из справки Госкомстата России. «Номер документа» указывается в соот ветствии с журналом регистрации при- ходных и расходных кассовых документов (форма № КО З). Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года. «Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей после- довательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву- мя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, го впе- реди ставится 0. Например, дату 1 февраля 2011 г. следует записывать гак: 01.02.2011. Приходный кассовый ордер составляется в день получения денег в кассу, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой оприходования денег. Примеры заполнения ПКО приведены на с. 166—167. Записи в графах «Дебет» и «Кредит» делает бухгалтер, который обрабатыва- ет этот первичный документ. В графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код струк- турного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если тако- вое имеется), например отдел магазина, конкретная торговая точка. В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер сче- та и если необходимо и субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. В графу «Кредит, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету', указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации. В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает денежную сумму (цифрами), получаемую в кассу организации. В графе «Код целевого назначения» записывается код назначения использова- ния поступивших средств. Эта графа используется, если организация применя- ет соответствующую систему кодирования. Заполнение строки «Принято от» приходного кассового эрдера производится следующим образом: • если деньги принимаются от работника организации (в которой состав- лен приходный кассовый ордер), то в этой строке указываются фамилия имя и отчество этого работника в родительном падеже; • если деньги принимаются от работника сторонней организации, то в этой строке пишем «Принято от «наименование организации» через «ФИО». В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег, .е. отражается содержание финансовой операции. В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые поступают кассу. При этом сумму рублей указывают прописью с заглавной буквы и с на-
5.1. Поступление денег в кассу I 165 чала строки, а сумму копеек — цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают. Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сум- ма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается. Например, в графе «Сумма» указано: 450-00. Следовательно, в строке «Сум- ма» до.ъкно быть написано» «Четыреста пятьдесят руб. 00 коп.» Если же в графе «Сумма» указано: 450 =, то в строке «Сумма» должно быть написано «Четыреста пятьдесят руб. — коп.». Перед словом «коп.» следует по- ставить прочерк. В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается циф- рами, или делается запись «без налога (НДС)». В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы. Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому кассовому ордеру. Все приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (фор- ма № КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (гра- фы 1—4), другая — для расходных (графы 5—8). Приходный д окумент Сумма, Примечание Расходный документ Сумма, Примеча- ние Дата номер руб. коп. дата номер руб. коп. 1 2 3 4 5 6 7 8 11.05.2011 18 450-00 От Никифорова Н.С. - возврат аванса 11.05.2011 19 25 000= ООО «-Персей» через Лаврова А.П. - крат- косрочный даем После заполнения и регистрации ПКО. но до получения денег по нему ПКО и квитанция подписываю гея главным бухгалтером или лицом, уполномо- ченным на эго письменным распоряжением руководителя. 'т‘акже указывается расшифровка подписи — фамилия и инициалы При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. В случае нееебЯкадёния одного из этих требований кассир возвращает до- кументы для надлежащего оформления Если все указанные требования выполнены, кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на ПКО и квитанции. На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы ее краешек за- ходил на сам приходный ордер. Образец постановки печати ла ПКО приведен на с. 166—167. Следует отметить, что автору не удалось найти в нормативных документах по- ложения о такой постановке печати. Но именно этот порядок сложился на прак- тике, что объясняется довольно просто: если сложить две расделенные части ПКО (сам ^приходный кассовый ордер и квитанцию к нему), то разделенная печать при совмещении позволит подтвердить, что обе части составляют единое целое.
Унифицированная форма Xs KO-I Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 Форма по ОКУД ЗАО «Фрегат» по ОКПО организация Код 0310001 52564479 ст руктур 1 юе подразделе пне ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления 1Я 11.05.2011 Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения код структур- ного подраз- деления кирреспои- днруюшнн счет, субсчет кол аналити- ческого учета 50 — 71 — 450-00 — Принято от Никифорова Н. С. _______________________________________ Основание: Возврат остатка неиспользованного аванса________________ СР’ма Четыреста пятьдесят------------------------------------ прописью —.-----------------------------------------------руб.00 коп. В том числе _________________________£СЗ /ЩС__________________________ Приложе! гне — _____________________________________ Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова подпись расшифровка подписи Получил кассир Воронова Т.Н. Воронова подпись расшифровка подписи
ЗАО «Фрегат» организация КВИТАНЦИЯ к приходному кассовому ордеру № 18 от «11» мм 2011 г. Принято от Никифорова Н. С_________________________ Осtioeai 1 не: Возврат остатка неиспользованного аванса Сумма 450 руб. 00 коп. цифрами Четыреста пятьдесят----------------- прописью ------------.---руб оо коп. В гом числе Вез НДС___________________ “11 « лит 2011 г. I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям ХЪП. (штампа) Главный бух!алтер Петрова_____Н.В. Петрова. / подпись расшифровка подписи КарАр Воронова Т.Н. Воронова подпись расшифровка подписи
Унифицированная форма № КО-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 Код Форма по ОКУД 031000) ЗАО «Фрегат» по ОКНО 52564479 организация — структурное подразделение ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления 19 11.05.2011 Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения КОД структур- ного подраз- деления корреспон- дирующий счет, субсчет код аналити- ческого учета 50 — 66 —7 25000= — Принято от ООО «Персей» через Лаврова А.П.______________________________ Основание: Краткосрочный заем по договору № 3/К от 29.04.2011____________ Сумма Двадцать пять тысяч--------------------------------------- прописью -------------------------------------------------------руб._____(К)_______коп. В том числе Без НДС________________________________________________________________ Приложение —_______________________________________________________________________ Главный бухгалтер Петрова подпись Получил кассир Воронова подпись Н.В.Петрова. расшифровка подписи . Т.Н Воронова. расшифровка подписи
ЗЛО «Фрегат» организация КВИТАНЦИЯ к приходному кассовому ордеру Лс /У от«//» мая 2011 г. Принято от ООО «Персей» через Лаврова А.П.__________ Основание: Краткосрочный заем по договору Mi З/Кот 29.04.2011 Сумма 25000 руб. — коп. цифрами Двадцать пять тысяч------------------------------ прописью --------——— руб._____КОП. В том числе Без НДС___________________________________ “ 11 « мая 201I г. М.П. (штампа) Главншй бухгалтер Петрова Н. В. П етрова, I подпись расшифровка подписи KapZip Воронова ________ Т.Н Воронова s' подпись расшифровка подписи 5.1. Поступление денег в кассу I О
168 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям Приложенные к ПКО документы погашаются штампом или надписью «По- лучено» с указанием даты (числа, месяца, года). После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает се на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассо- вый ордер остается в кассе. 5.2. Выдача денег из кассы Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим до- кументам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами рас- ходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам доку- ментах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Расходный кассовый ордер (РКО) выписывается в одном экземпляре ответ- ственным за эго лицом, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В заголовке РКО указывается название организации и структурного под- разделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк. «Коды» выбираются из справки Госкомстата России. «Номер документа» указывается в соответствии с журналом регистрации при- ходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года. «Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей после- довательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву- мя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впе- реди ставится 0. Например, дату 1 февраля 20И г. следует записывать так: 01.02.2011. РКО составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно дата, ука- занная в нем, и является датой выдачи денег. Пример заполнения РКО приведен на с. 170. Записи в графах «Дебет» и «Кредит» заносит бухгалтер, который обрабаты- вает этот первичный документ. В графе «Дебет, код структурного подразделения» указывается код струк- турного подразделения, в котором выдаются денежные средства (если таковое имеется), например отдел магазина, конкретная торговая точка. В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которого отражается выбытие денеж- ных средств из кассы организации. В графу «Дебет, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации. В графу «Кредит» заносится номер счета, по кредиту которого выдаются денежные средства.
5.2. Выдача денег из кассы I 169 В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает денежную сумму (цифрами), выдаваемую из кассы организации. В 1рафе «Код целевого назначения» записывается код назначения использо- вания выбывших средств. Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования. В строке «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются денежные средства в дательном падеже. Выдачу денег кассир произ- водит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. В строке «Основание» указывается содержание финансовой операции. В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом сумму рублей указывают прописью с заглавной буквы с на- чала строки, а сумму копеек — цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают. При заполнении РКО следует соблюдать тот же принцип при записи даты, что и в ПКО. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копей- ками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается. Например, в графе «Сумма» указано 1400-00. Следовательно, в строке «Сум- ма» должно быть написано: «Одна тысяча четыреста руб. 00 коп.» Если же в графе «Сумма» указано 1400 =, то в строке «Сумма» должно быть написано: «Одна тысяча четыреста руб. — коп.». Перед словом «коп.» следует поставить прочерк. По строке «Приложение» указывают прилагаемые первичные и другие доку- менты, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если денежные сред- ства выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. До- веренность остается в документах дня как приложение к РКО или ведомости. Все РКО до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации при- ходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для реги- страции приходных кассовых документов (графы 1—4), другая — для реги- страции расходных (графы 5—8). Приходный документ Сумма, руб. коп. Примечание Расходный документ Сумма, руб. коп. Примечание дата номер дата номер 1 2 3 4 5 6 7 8 11.05.2011 18 450-00 От Никифоро- ва Н.С. - возврат аванса 11.05.2011 34 1400= Майорову И.С. - материальная помощь 11.05.2011 19 25 000= ООО «Персей» че- рез Лаврова А.П. - краткосрочный заем После заполнения РКО его подписывают руководитель организации и глав- ный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это письменным распоряжением руководителя. Напоминаем, что если на прилагаемых к РКО документах имеется разре- шительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на РКО не обя- зательна. Расходный кассовый ордер передается в кассу для выдачи по нему денеж- ных средств.
Унифицированная форма № КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 Форма по ОКУД ЗАО «Фрегат» по ОКПО Код 0310002 52564479 организация структурное подразделение РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления 34 //.05.20// Дебет Сумма, руб. коп. Код целевого назначения код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета Кредит 73 50 1400= В ы да-i ъ _________Майорову И.С.________________________________________________________________________ фамилия, имя, отчество Основание;__Выдача материальной помощи_________________________________________________________________________________ Сумма Одна тысяча четыреста-------------------------------------------------------------------------------------------- прописью ------------------------------------------------------------------руб------коп. Приложение Заявление на материальную помощь_______________________________________ _______________________________ Руководитель организации ген, директор -Никифоров В.В. Никифоров должность подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер Петрова _________Н.В. Петрова___ подпись расшифровка подписи Получ ил Одна тысяча четыреста -------------------------------------------------------------------——-------------------г сумма прописью ---------------------------------------------------------------------------------------руб.---коп. “ 1 / МОЯ 2022 г. Подпись Майоров По пропуску № 68\ выданному отделом кадров ЗАО «Фрегат» 04.03.2008._______________________________ ___________ наименование, помер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя Выдал кассир______Воронова______________Т.Н. Воронова_________ подпись расшифровка подписи 170 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
5.3. Ведение кассовой книги организации I 171 При получении РКО кассир обязан проверить: • наличие и подлинность на документе подписи руководителя и главного бухгалтера; • правильность оформления документа; • наличие перечисленных в документе приложений. В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований РКО оформляют заново. Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные сред- ства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а копейки (если они указаны) — цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или ша- риковой ручкой. При выдаче денег по РКО или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удо- стоверяющий личность получателя. В следующей строке РКО кассир записыва- ет наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это могут быть па- спорт, военный билет, водительские права, пропуск в организацию, т.е. любой документ при наличии в нем фотографии и подписи владельца. Следует заметить, что реквизиты документа указываются независимо от того, является получатель денег представителем сторонней организации или своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено. Если документ, заменяющий РКО, составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяю- щие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных до- кументов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверя- ющего личность, на денежном документе, заменяющем РКО, не производится. После выдачи денег по РКО кассир заполняет строку «Выдал кассир», где расписывается и указывает фамилию и инициалы. Документы, приложенные к РКО, кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. РКО остается в кассе. Выдача РКО или заменяю- щих их документов на руки лицам, получившим деньги, запрещается. 5.3. Ведение кассовой книги организации Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе организации при- меняется кассовая книга (форма № КО-4). Каждая организация должна вести только одну кассовую книгу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кас- совая книга может вестись на компьютере. При этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны со- ставляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Во вкладном листе кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения вкладного листа кассовой книги и отчета кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку на вкладном листе кассовой книги.
Касса за « » г. Лист Номер документа От кого получено или кому выдано Номер кор- рсспонди- р> тощего счета, субсчета Приход, руб. коп. Расход, руб. коп. го si 1 2 3 4 5 ся СП Оста- гок на начало дня X s; ф zd CL Cl и т.д. О ь С. о Л Я к ст X Л Е X О X с Перенос
Номер документа От кого получено или кому выдано Номер кор- респонди- рующего счета, субсчета Приход, руб. коп. Расход, руб. коп. 1 2 3 4 5 г Итого за день Остаток на конец дня, в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии X X 172 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям Кассир _________________________________________ подпись расшифровка подписи Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве приходных и прописью ___________.___________________________расходи ых прописью получил. Бухгалтер __________________________________________________ подпись расшифровка подписи
5.3. Ведение кассовой книги организации I 173 В течение года вкладные листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходи- мости) вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом по- рядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается. Часть организаций ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят на определенный период, которым может быть месяц, квартал, год и т.д. в за- висимости от количества операций. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с ней. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации на последней странице кассовой книги. Кассовую книгу прошивают и опечатывают сургучной или мастичной пе- чатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на осно- ве жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять из книги листы. Кассовая книга может быть в продаже двух видов. Первый вариант кассовой книги имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на од- ной странице. Касса за « » г. Лист п О л е Номер документа От кого получено или кому выдано Номер корреспондирующего счета, субсчет Приход, руб. коп Расход, руб. коп л 1 2 3 4 5 л Остаток на начало дня X я п и д ш и в к И Итого за день Остаток на конец дня, X в том числе на зараостную плату, выплаты социального характера и стипендии Кассир X подпись расшифровка подписи Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве приходных и расходных прописью прописью получил. Бухгалтер . подпись расшифровка подписи
174 1 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям Отчет кассира может быть оформлен одним из двух способов: 1) отчетом кассира является следующий лист кассовой книги. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Между двумя листами (листом кассовой книги и листом отчета) кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге; 2) отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «_»г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку. По окончание рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с запи- сями в кассовой книге. Пример первого варианта кассовой книги приведен на с. 172. Второй вариант кассовой книги — горизонтальное расположение страниц. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляр с лицевой и обо- ротной стороны через копировальную бумагу7 чернилами или шариковой руч- кой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге и между частями проклады- вают копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и про- должают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрыв- ной части листа. Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части листов остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Пример второго варианта кассовой книги приведен на с. 173. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бух- галтера организации или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Сначала указываются все приходные документы, потом все расходные до- кументы. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалте- рию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассо- вой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке. Когда будет рассматриваться установление лимита денежных средств, станет понятно, для чего это делается. у, : Заполнение кассовой книги за 11 мая 2011 г. Остаток на начало дня 11 мая 2011 г. составляет 3 руб. 14 коп. За 11 мая 2011 г. в кассу ||; поступило две суммы: 450 и 25 000 руб.; выдана одна сумма — 1400 руб. Остаток на конец ' дня составил 24 053 руб. 14 коп. W',.’ •
5.3. Ведение кассовой книги организации I 175 П о л е д л я п о д ш и в к и Касса за « 11» мая 2011 г. Лист 29 Номер документа От кого получено или кому выдано Номер корреспондирующего счета, субсчет Приход, руб. коп. Расход, руб. коп. 1 2 3 4 5 Остаток на начало дня 3 руб. 14 коп. X ПКО № 18 От Никифорова Н. С. 71 450= ПКО № 19 От ООО «Персей» 66 25000- РКО № 34 Майорову И. С. 73 1400= Итого за день 25450= 1400= Остаток на конец дня, в том числе на заработную плату, вып паты социального характера и стипендии 24053 руб. 14 коп. X — X Кассир Воронова Т.Н, Воронова подпись расшифровка подписи Записи в кассовой книге поовеоил и документы в количестве два прописью приходных и один расходных получил, прописью Бухгалтер Петрова Н.В. Петрова подпись расшифровка подписи Как отмечалось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, пред- ставительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые до- кументы в головной офис, чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной. В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет ника- ких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе кассовой книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение органи- зации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной кассовой книги структурным подразделением. Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие подразделения ведут свою кассовую книгу и пере- дают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и кассовой книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При со- ставлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти по- казатели. Если же обособленное подразделение нс выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой кни1и. Этот раздел должен быть
176 I 5. Первичные учетные документ ы по кассовым операциям прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгал- тера организации. Передаются в этом случае в головную организацию оригина- лы первичных кассовых документов и разделы кассовой книги. В обособленном подразделении остаются их копии. В обоих случаях организации необходимо разработать методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политики органи- зации. В методике необходимо предусмотреть: • коды или индексы всех подразделений организации; • порядок нумерации кассовых документов; • способ ведения кассовой книги; • периодичность и перечень передаваемых документов, передаваемых в го- ловную организацию. Предположим, что сама организация зарегистрирована в Москве, где и на- ходится ее головной офис. Организация имеет обособленные подразделения в городах Санкт-Петербурге, Владивостоке и Краснодаре. В этом случае подразделениям организации можно присвоить буквенные индексы, соответствующие первым буквам городов, где они расположены: М, С-П, В, К. Нумерация может быть сплошной в каждом подразделении. В этом случае № 15 приходного кассового ордера в Краснодаре будет записан так: 15/К. Федеральная налоговая служба письмом от 19 января 2009 г. № ШС-22-2/28@ направила письмо Банка России от 11 декабря 2008 г. № 29-1-1-11/7735 по вопросу ведения кассовой книги организациями, имеющими в своем составе обособленные структурные подразделения. В письме предлагается следующая схема ведения кассовой книги такими организациями. Обособленные структурные подразделения организации, рас- положенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги. Первый экземпляр отчета остается в обособленном подразделении, второй вместе с прилагаемыми к нему кассо- выми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержден- ными в организации правилами документооборота. В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во вто- ром экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы органи- зации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета воз- врата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. В нашем примере деньги выданы: 1) кассиру-операционисту Лазаревой для размена — 10 000 руб.; 2) раздатчице заработной платы Синицыной — 135 418 руб. В течение дня в операционную кассу поступила выручка 198 500 руб. наличными и 25 000 руб. по банковской каоте В операционной кассе оставлено на следующий день для размена 8500 руб. Раздатчица Синицына вернула часть не полученной работниками заработной платы (13 420 руб.) для депонирования. Образец заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств при- веден на с. 177.
Унифицированная форма № КО-5 Утверждена постановлением Госкомстата России от (8.08.1998 №88 ЗАО^Фрегагт организация Форма по ОКУД по ОКПО Кол 03(0005 структурное подразделение Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств 14 июня 2011 г. Воронова Татьяна Николаевна фамилия, имя, отчество кассира Дата Остаток наличных денег у кассира на начало дня, руб. коп. Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп. Деньги получены Подпись кассира Получено за день по приходным операциям, руб. коп. Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп. Деньги и оплаченные документы получены Подпись старшего кассира Остаток наличных денег у кассира на конец дня, руб. кон. налич- ными деньгами оплачен- ными докумен- тами Всего (сумма цифрами и прописью) 14.06 0 10 000 = 13 5418 = Лазарева Синицына 223 500 = 200 000 - 13 420 = 25 000 = 225 000 = 13 420 = Воробьева Воробьева 8500 = — —— — —— 5.3. Ведение кассовой книги организации I 177
178 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям 5.4. Лимит денежных средств в кассе Сумма наличных денег, которая может оставаться в кассе на конец дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы. В течение дня обороты по кассе мо- гут превышать установленный лимит. Некоторые бухгалтеры отражают операции в кассовой книге за несколько дней и считают, что если на конец этого периода превышения лимита кассы нет, то все в порядке. На самом же деле остаток денежных средств в кассе не должен превышать установленного лимита ежедневно. Сверх лимита можно хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты за- работной платы и пособий, но не более трех рабочих дней (включая день по- лучения денег в банке). Все денежные средства в кассе, превышающие сумму лимита на конец дня, называются сверхлимитными. Размер лимита ежегодно устанавливает обслуживающий банк. Лимит остат- ка кассы может быть пересмотрен в течение года по обоснованной просьбе организации (например, увеличился объем выручки в связи с открытием новой торговой точки). Если организация имеет счета в разных банках, то подать расчет на установ- ление лимита остатка кассы можно в любом из них. Если лимит нс согласован с банком, то считается равным нулю. В этом случае необходимо сдавать в банк всю денежную наличность, имеющуюся в кассе организации на конец рабочего дня. Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную вы- ручку без согласования с банком. По согласованию с банком наличную выручку можно использовать только на «оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяй- ственной продукции, скупку тары и вещей у населения» (п. 7 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Организации, имеющие обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, устанавливают лимиты остатка денежных средств в кассе для таких подразделений в банках, где открыты расчетные счета этих под- разделений. Для организаций с обособленными подразделениями, не выделенными на отдельный баланс, устанавливается один общий лимит кассы. В этом случае целесообразно распределить этот лимит между подразделениями приказом ру- ководителя. Чтобы установить лимит остатка кассы, необходимо представить в банк спе- циальный расчет по форме № 0408020. Форма расчета приведена в Положении Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Расчет представляется в банк в двух экземплярах. Все показатели в расчете указываются в тысячах рублей. В строке «Налично-денежная выручка за последние три месяца» указывают сумму наличных денег, которая поступила в кассу организации от продажи то- варов (работ, услуг) за последние три месяца. Если организация только открывается, то указывают предполагаемую вы- ручку. Исходя из указанной суммы рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку, а также среднедневной расход выручки по следующим формулам: Среднедневная Сумма выручки за последние три месяца (сретнезасовая) — Число рабочих дней (часов) в этом периоде выручка
5.5. Сдача наличных денег в банк I 179 Сумма, выданная из кассы для оплаты расходов организации (кроме расходов на выплату зарплаты) Среднедневной _ в. течение последних трех месяцев расход Число рабочих дней в этом периоде В следующей строке следует подчеркнуть, как часто будет сдаваться выручка в банк: ежедневно, через день, один раз в несколько дней (указать количество дней). Далее указывают часы работы организации, время сдачи выручки и место, куда она сдается. Так, если у организации несколько торговых точек в разных местах, то выручка может сдаваться: • в объединенную кассу организации, откуда она потом общей суммой будет сдаваться в банк; • инкассаторам при заключении договора на инкассацию наличной вы- ручки; • в кассу банка с каждой торговой точки по отдельности; • на почту для перечисления на счета в банках. Сотрудник банка должен заполнить раздел «Решение учреждения банка» и указать сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку. Не стоит просить банк установить слишком большую величину лимита, если организация практически не имеет наличной выручки и не расходует этих денежных средств. Ведь при ближайшей проверке банк вправе уменьшить раз- решенную величину лимита. Чаще всего сумма лимита, устанавливаемая банком, равна разнице между среднедневной выручкой и среднедневным расходом. Если же организация практически не имеет наличной выручки, то лимит может быть установлен в размере среднедневного расхода. Если же организация сдает выручку один раз в несколько дней, то размер лимита (Z) определяется с учетом среднедневной выручки (5Р), среднедневного расхода (SP) и количества дней, через которое сдается выручка (7V): L = SV х N - SR х N. После того как лимит установлен, оба бланка расчета подписывает пред- ставитель банка. Один экземпляр остается в банке, второй с его отметкой воз- вращают организации. Пример заполнения расчета лимита остатка кассы приведен на с. 180. Если организация только открывается и ей сложно предположить, какова будет выручка, то, зная приведенные выше формулы, можно рассчитать ее ис- ходя из желаемого лимита остатка денежных средств в кассе, т.е. сделать все расчеты в обратной последовательности. 5.5. Сдача наличных денег в банк Прием денежной наличности от организаций на расчетный счет в банке производится по объявлениям на взнос наличными. Бланк объявления со- стоит из трех частей: объявления на взнос наличными, квитанции и ордера (форма № 0402001). Форма этого бланка приведена в Постановлении Банка России от 9 октября 2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организа- циях на территории Российской Федерации». Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет. В каждой части бланка организация указывает: • дату заполнения (в этот же день сдаются и наличные в приходную кассу банка);
180 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям ОКУД БИК 0408020 Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на 2011 год ЗАО «Фрегат» наименование (штамп) предприятия р/с 408028100383001QQ567 номер счета в КБ «Удачный» Г. Москвы наименование учреждения банка Налично-денежная выручка за последние 3 месяца 60 (фактическая) . Среднедневная выручка 1 Среднечасовая выручка 0,1 Выплачено наличными деньгами за последние три месяца (кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера) (фактически) 18 Среднедневный расход 0,3 тыс. руб. тыс. руб. тыс. руб. тыс. руб. тыс. руб. Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день, 1 раз в 5 дней, при образовании сверхлимитного остатка (нужное подчеркнуть) Часы работы предприятия с 9 час. 00 мин. до 18 час. 00 мин. Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам, в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть) 10 час. 00 мин. Испрашиваемая сумма лимита__________3.5____________тыс. руб. Три тысячи пятьсот рублей 00 копеек (сумма прописью) Просим разрешить расходование выручки на заработную плату и общехозяйственные расходы........... .................... .......... (указать цели расхода) Руководитель предприятия Никифоров В.В. Никифоров (Ф.И.О.) Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова (Ф.И.О.) Решение учреждения банка Установить лимит остатка кассы в сумме 3,5 тыс. руб. __________________Т итысячипятъсртрублсй_00копеек.__ ______________ (сумма прописью) Разрешено расходование выручки на заработную плату и общехозяйственные расходы (указать цель) Руководитель учреждения банка Михайлов Н.Ю, Михайлов (Ф.И.О.)
5.6. Получение нали иных денег в банке I 181 • название организации, сдающей наличные; • название банка, получающего наличные; • название получателя в банке (если средства зачисляются на собствен- ный расчетный счет, то допускается формулировка «Он же», но банки не очень это приветствуют); • расчетный счет, на который должны быть зачислены средства; • вносимую сумму цифрами и прописью; • источник взноса. Кассир или другое ответственное лицо, сдающее наличные, подписывает только объявление в графе «Подпись вносителя». При сдаче наличных с различ- ным источником в ордере цифрами указываются общая сумма, ее составляю- щие (частные суммы) и соответствующие коды (указывает банк): 0 2 — поступление торговой выручки от продажи потребительских товаров; 1 1 — поступление выручки от реализации платных услуг населению; 15 — поступление от реализации недвижимости; 16 — поступления на счета по вкладам граждан (кроме Сбербанка России); 19 — поступление на счет граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. 20 — поступление денег ог реализации государственных и других ценных бумаг; 32 — прочие поступления (например, взносы в уставный капитал). Операционный работник проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными. Подписывает все три части объявления в графе «Бухгал- тер» и передает объявление на взнос наличными в кассу. Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работ- ника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него наличные средства. После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объяв- лении на взнос наличными, с суммой, фактически сданных в кассу денег. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вноситслю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему опера- ционному работнику. Таким образом, объявление остается в банке; квитанция выдается кассиром банка лицу, вносящему средства наличными на расчетный счет (хранится в организации с расходным ордером и отчетом кассира); ордер выдается на руки ответственному работнику организации вместе с выпиской из расчетного сче- та (хранится в организации вместе с банковскими документами: выписками и платежными поручен иями). Менеджер ЗАО «Фрегат» 18 июля 2011 г. сдает е банк выручку за товары в сумме 25 000 руб. и 10 000 руб. — взнос учредителей в уставный капитал. Общая сумма — 35 000 руб. с двумя частными суммами, которые записаны в ордере. Для сдачи денег в банк они должны быть вы- даны из кассы по РКО уполномоченному сотруднику Затем заполняется объявление на сдачу «о. денег в банк. : Образцы заполненного РКО и бланка объявления на взнос наличными приведены на : с. 182-183. 5.6. Получение наличных денег в банке Получение наличных денег в банке осуществляется по предъявляемому в банк чеку из получаемой в банке денежной чековой книжки. Форма денежного чека законодательно не установлена. Поэтому каждый банк вправе сам разработать собственную форму чека, сохранив при этом его обязательные реквизиты.
Унифицированная форма № КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 Х«88 Форма по ОКУД ЗАО «Фрегат» по ОКПО Код 0310002 52564474 организация структурное подразделение РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления 62 14.07.2011 Дебет Сумма, руб. коп. Код целевого назначения код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета Кредит 51 50 35 000 = В ыдать Майорову И. С . фамилия, имя, отчество Основание: Для сдачи в банк_______ __________ ________________________________________________________ _____ Сумма Тридцать пять тысяч--------------------------------------------------------------------------------------- прописью -------------------------------------------------------------------руб------КОП. Приложение Квитанция к объявлению на сдачу денег в банк Руководитель организации ген, директор Никифоров В.В. Никифоров должность подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова. подпись расшифровка подписи Получил Тридцать пять тысяч ------------------------------------------------------------------------------------ сумма прописью -----------------------------------------------------------------------------------------руб----коп. « 18 » июля 2011 г. Подпись Майоров По пропуску № 685, выданному отделом кадров ЗАО «Фрегат» 04.03.1998_____________________________________________ наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя Выдал кассир____Воронова_________________Т.Н. Воронова ____________ подпись расшифровка подписи 182 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
5.6. Получение наличных денег в банке I 183 ОБЪЯВЛЕНИЕ № на взнос наличными 14 Код формы документа по ОКУД 0402001 ____18 июля 2011 г. -эго ЗАО «Фрегата Для зачисл. На счет № 40802810038300100567 йнк получателя КБ «Удачный» 35000-00 ~-_гучатель ЗАО «Фрегат» Сумма цифрами *~очник взноса Торговая выручка, взнос в уставный капитал ~ селись вносителя Майоров Бухгалтер Гоачееа Деньги принял кассир Саева КВИТАНЦИЯ № /8 июля 2011 14 Для зачисл. На счет № 0402001 г. Z~ кого ЗАО «Фрегат» 40802810038300100567 Банк получателя КБ «Удачный» 35000-00 “глучатель ЗАО «Фрегат» Сумма цифрами Лсточник взноса М.П. Торговая выручка, взнос в уставный капитал_______________ _ Бухгалтер Гоачееа Деньги принял кассир Саева ОРДЕР № 14 0402001 18 июля 2011 г. ДЕБЕТ Сумма От кого ЗАО «Фрегат» счет № 35000-00 Общая КРЕДИТ Банк получателя КБ «Удачный» 408028100383С0100567 счет № частные Символы 25000-00 02 10000-00 32 Получатель ЗАО «Фрегат» Источник взноса Торговая выручка, взнос в уставный капитал Бухгалтер Грачева Кассир Саева
184 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям С 2010 г. вводятся в действие денежные чековые книжки нового образца (пись- мо Банка России от 28 октября 2009 г. № 132-Т «О денежных чековых книжках»). Учреждения Банка России мотуг применять имеющиеся в наличии старые бланки денежных чеков, изготовленные ФГУП «Гознак», до их полного использования. Чековые книжки выдаются представителю организации банком, в котором открыт расчетный счет и заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание на основании поданного в банк заявления о выдаче чековой книжки. Обычно в чековой книжке содержится 50 страниц, каждая из которых со- стоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации. Ошибки, помарки и исправления при заполнении лицевой стороны чека не допускаются. Испорченные бланки чеков остаются в чековой книжке (подклеиваются к корешку') и погашаются надписью «Испорчен». Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки че- кодатель обязан хранить не менее трех лет. Денежная чековая книжка хранится в сейфе у главного бухгалтера. Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой любого цвета, кроме желтого, красного и зеленого, и одним почерком, т.е. одним человеком. Наименование чекодателя, т.е. владельца расчетного счета и чековой книж- ки, и номер счета чекодателя проставляются при получении книжки в банке от руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках. В строке «Чек ...на...» указывается сумма (цифрами), на которую выписы- вается чек. При этом свободные места впереди и после суммы рублей должны быть прочеркнуты двумя линиями. В следующей строке указывается место (в некоторых банках уже бывает за- полнено) и дата выдачи чека. При этом дата выдачи чека указывается следую- щим образом: число — цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. После слова «Заплатите» вписываются фамилия, имя и отчество кассира (сотрудника, на которого выдастся чек) в дательном падеже, свободное место прочеркивается двумя линиями. В следующей строке указывается прописью сумма, которую следует полу- чить по чеку. Сумма прописью должна начинаться в самом начале строки и с заглавной буквы, свободное место прочеркивается двумя линиями. Отступ даже на несколько миллиметров не допускается. Слово «рублей» должно указывать- ся вслед за суммой прописью без оставления свободного места. Если цифрами сумма в чеке была написана с использованием прочерка в графе для копеек, то запись суммы прописью заканчивается словом «рублей». Если использовалось обозначение 00 копеек, то его следует применять в сумме прописью: «Семнад- цать тысяч четыреста рублей 00 копеек». Чек подписывают сотрудники организации-чекодателя, имеющие право первой и второй подписи, обязательно чернилами или шариковой ручкой. Фамилии и подписи этих сотрудников должны быть зафиксированы в кар- точке с образцами подписей и описка печати. Обычно первая подпись при- надлежит руководителю организации как распорядителю кредитов, а вторая — главному бухгалтеру. Чтобы нс приостанавливать финансовую деятельность организации в их отсутствие, можно указать в карточке по две первых и две вторых подписи. Например: Первая подпись — директор, зам. директора. Вторая подпись — главный бухгалтер, зам. гл. бухгалтера. В левом нижнем углу лицевой стороны чека ставится печать организации, оттиск которой также зафиксирован в карточке. Печать не должна заходить за границы предназначенного участка.
5.6. Получение наличных денег в банке I 185 На оборотной стороне чека указываются цели расхода получаемых средств. При этом расходам присвоены следующие символы. Вид расхода Символ Выдачи на заработную плету и выплаты социального характера 40 Выдачи на стипендии 41 Выдачи на расходы, не о iносящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера 42 Выдачи на закупку сельскохозяйственных продуктов 46 Выдачи на выплату пенсий, пособий и страховых возмещений 50 Выдачи на другие цели 53 Выдачи со счетов по вкладам граждан (кроме Сбербанка России) 55 Выдачи со счетов граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без об- разования юридического лица 58 Таблица целей расхода и сумм подписывается со грудниками организации-чеко- дате..1я, имеющими право первой и второй подписи. Далее следует подпись кассира (получателя средств) о получении на руки указанной в настоящем чеке суммы. Ниже часть чека предназначена для проставления отметок, удостоверяющих личность получателя Бухгалтер, выписывающий чек, вписывает в соответству- ющие строки паспортные данные лица, которому доверено получать деньги по данному чеку в расходной кассе операционного отдела банка. Место под нижней горизонтальной чертой служит для пометок работников банка по проверке, распоряжению об оплате и непосредственно оплате налич- ных через расходную кассу операционной отдела банка. Корешок чека остается в чековой книжке организации, являясь подтвержде- нием использования чека на определенную сумму. Лицевая сторона чекового корешка заполняется при выдаче чека на руки кассиру организации. На ней указываются: • сумма к получению наличными в банке; • дата выдачи чека кассиру; • фамилия и инициалы кассира (получателя денежных средств). Корешок чека подписывается сотрудниками организации-чекодателя, име- ющими право первой и второй подписи. Кассир, получая чек на руки, указывает на лицевой стороне его корешка дату получения и ставит свою подпись. Кассир предъявляет заполненный чек операционисту банка, который прове- ряет его достоверность (правильность оформления). Если замечаний по оформ- лению чека нет, операционист вырезает контрольную марку в правом верхнем углу чека и отдает ее получателю, а сам чек передает Дея оплаты в кассу банка. Получатель денег предъявляет кассиру банка документ, удостоверяющий его личность, реквизиты которого указаны в чеке, отдаст контрольную марку и называет общую сумму к получению. Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке Затем приклеи- вает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и вы- даст наличные получателю Получатель проверяет выданную сумму здесь же, в расходной кассе банка. Порядок получения наличных с расчетного счета в разных банках может различаться В некоторых банках следует заказать наличные заранее лично или по телефону, в других банках чек надо сдать операционисту накануне получе- ния денежных средств. Полученные по чеку денежные средства приходуются в кассу организации, и на них выписывается ПКО. На оборотной стороне корешка чека проставля- ется номер и дата ПКО, по которому полученная в банке сумма оприходована в кассу организации. Эта отметка подписывается главным бухгалтером.
186 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям Следует обратить внимание на два момента: 1) на корешке чека, в ПКО и ею квитанции, в кассовой книге должна быть указана одна и та же дата; 2) первая и вторая подписи на лицевой и оборотной сторонах чека и на корешке чека должны быть одни и те же. Кассир ЗАО «Фрегат* Воронова Т.Н. 4 августа 2011 г получила по чеку в банке 65 000 руб ej на заработную плату за июль 2011 г., 3500 руб. на оплату больничного листа и 8000 руб. на " командировочные расходы. = Примеры оформления денежного чека и ПКО но данной операции приведены на с. 186- ; 188. кнпгмв мег wmtbj au .w Ulloas’ эииамх в JtMOixexjtpS xsR --vsdio---------------->HV9----------------BHHW-- <0 Ж <D X О Э ф CL О
Символ ЦЕЛИ РАСХОДА СУММ /\ 40 Заработная плата и выплаты социального характера за июль 2011 г. 65 000 46 Закупки сельхозпродуктов 50 Пенсии, пособия и страховые возм 3500 55 Командировочные в счет лимита 8000 «•у 56 Командировочные без лимита , 57 Хоз.-операционные расходы Подписи: Никифоров Петрова Указанную в настоящем чеке сумму получил Воронова подпись Отметки, удостоверяющие личность покупателя: Предъявлен паспорт 44 05 за № 324835 наименование документа Выдан ОВД «Гсловинский» «23» июля 2003 г, наименование учреждения Место выдачи___________а. Москва__________________ . ПРОВЕРЕНО ОПЛАТИТЬ « » 200 г. Отв. исполнитель* Оплачено Контролер Бухгалтер Кассир Оприходовано по кассе, кассовый ордер № 43 от «14» 08 20J7r. Главный (старший) бухгалтер Петрова (подпись) 5.6. Получение наличных денег в банке I 187
Унифицированная форма № КО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 Кв 88 ______ЗЛО «Фрегат» организация Форма но ОКУД ио ОКПО Код 0310001 52564479 структурное подразделение Номер документа Дата составления 43 04.08.20! / ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения код структур- ного подраз- деления корреспон- дирующий счет, субсчет ком аналити- ческого учета 50 51 76500 = Принято от Вороновой Т.Н_______________________________________________________ Основание Получено в банке по чеку на зарплату, больничный лист, командировку Сумма Семьдесят шесть тысяч пятьсот---------------------------------------- прописью ------- —- -------------------руб.-----------КОИ. В том число------------------------------------------------------без НДС 11рнложснис Корешок чеки АН 3822150______________________________ Главный бухгалтер Петрова______ подпись Получил кассир . Воронова подпись __Н.В. Петрова расшифровка подписи Т.Н. Воронова расшифровка подписи
ЗАО «Фрегат» организация КВИТАНЦИЯ к приходному кассовому ордеру № 43 от «04» августа 2011 г. Принято от Вороновой Т.Н. Основание: Получено в банке по чеку на зарплату. больничный зист, командировку Сумма 76500 руб. — коп. цифрами Семьдесят тесть тысяч пятьсот------------------------- прописью ------------------------------------------ -руб. --КО1] В том числе Без НДС «04» августа 2011 г. М.П. (штампа) Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова подпись расшифровка подписи Кассир Воронова Т.Н. Воронова подпись расшифровка подписи I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
6. РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдают- ся денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется Порядком ве- дения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на следую- щие виды расходов: • хозяйственно-операционные расходы, в том числе на приобретение ГСМ и представительские; • командировочные; • экспедиций, геологоразведочных партий; • уполномоченных предприятий и организаций; • отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе фи- лиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. В организации необходимо издать приказ руководителя, в котором должны быть определены: • перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства; • сроки, на которые выдаются денежные средства; • целевое назначение денежных средств; • размер денежных средств. Приведем пример этого приказа. Закрытое акционерное общество «Фрегат» ПРИКАЗ № 3 г. Москва 11 января 2011 г. О подотчетных лицах ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Выдавать под отчет наличные денежные средства следующим сотрудни- кам организации: гл. бухгалтеру Петровой Н.В. секретарю Зайцевой Н.И. снабженцу Николаеву А.Б. шоферу Прокофьеву И.Т. 2. Выдавать под отчет наличные денежные средства на срок 10 рабочих дней. 3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на: • командировочные расходы; - представительские расходы; • хозяйственные расходы; приобретение ГСМ. 4. Выдавать под отчет наличные денежные средства не более 100 000 руб. 5. В остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет ут- верждать отдельным приказом. Директор ЗАО «Фрегат» Никифоров В.В. Никифоров
190 I 6. Расчеты с подотчетными лицами Следует отмстить, что штрафные санкции за отсутствие данного приказа в организации применить нельзя. Но его наличие поможет устранить неудобства, связанные с выдачей и расходом наличных денежных средств организации. Срок, на который организация вправе выдавать наличные деньги в подот- чет своим сотрудникам, законодательно не определен. Его утверждение является правом, а не обязанностью организации. Однако его отсутствие налоговые ин- спектора иногда рассматривают как выдачу сотруднику беспроцентного займа со всеми налоговыми последствиями (НДФЛ с материальной выгоды согласно п. 2 ст. 224 НК РФ). Хотя арбитражные суды обычно встают в подобных вопросах на сторону налогоплательщиков, подотчетные суммы составляют не такую большую часть расходов организации и не всегда игра стоит свеч. Расходы на суд (как ма- териальные, так и моральные) могут значительно превысить подотчетные суммы. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запре- щается. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег пол отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет. 6.1. Порядок оформления авансового отчета Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постанов- лением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Он может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителе информации. На лицевой стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает: • наименование организации; • дату составления документа; • свои фамилию и инициалы; • свою профессию (должность); • табельный номер; • назначение аванса (хозяйственные, представительские, командировоч- ные расходы). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Их перечень и суммы затрат по представ- ленным документам записываются на оборотной стороне авансового отчета в графах 1—6. В графе 1 «Номер по порядку» указывается порядковый номер, присвоенный документу подотчетным лицом. В графах 2 и 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы» при- водятся соответственно дата составления полученного документа и его номер. В графе 4 «Наименование документа (расхода)» указывается вид произведен- ного расхода (например, канцелярские расходы). Сумма произведенного расхода приводится в графе 5, если расход осущест- влен в валюте Российской Федерации, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте. Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны авансового отчета), заполняются лишь в слу- чае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.
6.2. Хозяйственные расходы I 191 Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» по графе 5 или 6. Работник бухгалтерии при принятии от подотчетного лица авансового от- чета расписывается в принятии документа на проверку с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы расходов и количества приложен- ных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления работником авансового отчета в бухгалтерию. Расписка бухгалтера передается подотчетному лицу. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправ- дательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Графы 7—9 на оборотной стороне авансового отчета заполняются бухгал- тером. В графах 7 и 8 указываются суммы расходов, принятые к учету, в гра- фе 9 — номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Далее бухгалтер заполняет лицевую часть авансового отчета. Здесь указываются: • остаток (перерасход) предыдущего аванса; • сумма полученного из кассы организации аванса; • сумма израсходованных средств; • остаток или перерасход авансовых сумм; • бухгалтерские записи операций учета произведенных расходов. Информация дня заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером правильности арифметических расчетов, оформ- ления документов и расходования средств по назначению отчет направляется на утверждение руководителю организации. После угверждения авансового отчета руководителем организации оформ- ляются бухгалтерские записи и производятся расчеты с сотрудником. На ос- новании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу ор- ганизации по ПКО. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по РКО. Если работник своевременно не возвратил неизрасходованный аванс, адми- нистрация вправе на основании ст. 137 ТК РФ дать распоряжение об удержа- нии из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня оконча- ния срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности. При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодатель- ством, — 50% заработной платы, причитающейся работнику. Если работник, получивший деньги под отчет, возвращает всю сумму пол- ностью, в этом случае никаких расходов у организации не произошло. Соот- ветственно составлять авансовый отчет в данной ситуации работник не должен. Но следует иметь в виду, что при проверке соблюдения организацией кассовой дисциплины выдача в подотчет и возврат всей выданной суммы могут быть истолкованы как сокрытие превышения лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации. 6.2. Хозяйственные расходы Если подотчетное лицо приобретает товары в магазине, т.е. по договору роз- ничной купли-продажи, то подтверждающими документами являются кассовый чек (чек ККТ) и товарный чек. К сожалению, на практике возникают ситуации, когда в результате хране- ния мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация стано-
192 I 6. Расчеты с подотчетными лицами вится невидна. В этом случае произведенные расходы могут быть подтвержден! ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печа тью организации, с приложением оригинала чека (письмо Минфина России о 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209). Некоторые организации могут работать без применения контрольно-кассо вых машин, а значит, не должны выдавать чек ККМ. К ним относятся: 1 ) организации, оформляющие прием денег на бланках строгой отчетност! (например, почтовые отделения, авиакомпании и т.п.); 2 ) организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся надо гоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видо деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятельности установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ; 3 ) организации, включенные в специальный перечень Федеральным зако ном от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техник! при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использо ванием платежных карт». К ним, в частности, относятся: • киоски, продающие газеты, журналы, а также сопутствующие товары при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте со- ставляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утверждег органом исполнительной власти субъекта РФ. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров должег вестись раздельно; • продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском обще- ственном транспорте, ценных бумаг и лотерейных билетов; • торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для осущестачения торговли, за исключением находящихся на этих территориях магазинов, павильонов, киосков, па- латок, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнер- ного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), а также открытых при- лавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродоволь- ственными товарами; • разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродо- вольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэти- леновой пленкой, парусиной, брезентом и т.п.) и т.д. В первом случае подтверждающими документами будут бланки строгой от- четности (например, квитанция почты об отправке заказного письма). Во втором случае по требованию покупателя (клиента) выдается документ (товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием де- нежных средств за соответствующий товар (работу7, услугу)). Указанный до- кумент выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения: - наименование документа; • порядковый номер документа; • дата выдачи документа: • наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индиви- дуального предпринимателя); • ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ; • наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (вы- полненных работ, оказанных услуг); • сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
6.3. Представительские расходы I 193 • должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его лич- ную подпись. В третьем случае в качестве подтверждающего документа может быть представлен товарный чек с отметкой «Куплено с лотка (в киоске)» и круглой печатью организации продавца, в котором должны быть указаны все ее рек- визиты. Для получения под отчет денег на хозяйственные расходы сотрудник дол- жен написать заявление на имя руководителя организации. Форма заявления может быть произвольной или установленной в организации. После получения разрешающей визы руководителя в кассе по расходному ордеру сотрудник смо- жет получить деньги под отчет. Указанное заявление может иметь следующий вид. В бухгалтерию Выдать Никифоров Директору ЗАО «Фрегат» Никифорову В.В. от секретаря Зайцевой Н.П. Заявление Прошу выдать мне 13 000 руб. для приобретения канцелярских товаров и оплаты почтовых расходов по пересылке заказных писем поставщикам. Н.И. Зайцева 03.02.2011 Примеры заполнения РКО на выдачу подотчетной суммы, авансового отчета по ней и ПКО на возврат неизрасходованного остатка приведены на с. 194-197. 6.3. Представительские расходы Организации могут выдавать подотчетным лицам наличные денежные сред- ства и на представительские расходы. К представительским относятся расходы, связанные с официальным при- емом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также участников, прибывших на заседания совета ди- ректоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это расходы: — на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного анало- гичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организа- ции-налогоплательщика, участвующих в переговорах; — транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения пред- ставительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и об- ратно; — буфетное обслуживание во время переговоров; — оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских меропри- ятий. Подобные расходы относятся к представительским независимо от места проведения мероприятия. Таким образом, необязательно проведение перего- воров или заседания совета директоров (правления) на территории организа- 7-11562
Унифицированная форма № КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 Форма по ОКУД ЗА О « Фрегат » по ОКПО Код 0310002 26171894 организация структурное подразделение РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер докумен та Дата составления 6 03.02.20/1 Дебет Сумма, руб.коп Код целевого назначения код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета Кредит 71 50 13000 = 194 I 6. Расчеты с подотчетными лицами Выдать__________________ Зайцевой Н.И. _______________ ______ ____ _____ _______________________ фамилия, имя, отчество Основание: Под отчет на хозяйственные расходы_________________________________________________________ Сумма Тринадцать тысяч--------------------------------------------------------------------------------— руб.-----коп. прописью Приложение Заявление ________________________________________________________________________________________________ Руководитель организации ген, директор Никифоров В.В. Никифоров. должность подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова подпись расшнфровка подписи Получил Тринадцать тысяч----------------------------------------------------------------------------------руб. —-— коп. сумма прописью « 03 » февраля_____2011 г. Подпись Зайцева По паспорту 45 03 312987, выданному ОВД «Головинское» г. Москвы 23.07.2002_______________________________________ наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя Выдал кассир Воронова Т. If. Воронова подпись расшифровка подписи
6.3. Представительские расходы I 195 ЗАО "Фр гот" плимгеоваиж.* оргаиизлаии АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ Номер Дата б 05.02.2011 Унифицированная форма № АО-1 Утверждена постановлением ’’оскомсгата России от 01.(^-2001 №55 Код Форма по ОКУД 0102001 по ОКПО 52564479 УТВЕРЖДАЮ Отчет В сумме Двенадцать тысяч шестьдесят четыре 12064_________________ руб 00 коп. Руководитель ген. директор_______________________ ДОЛЖНОСТЬ Никифоров _______Никифоров В. В.____ 1ГО,Т1Ш<Г- расшифровка лоддмсн м 05 " февраля 20 П г. Структурное подразделение секретариат Код Подотчетное лицо Зайцева НИ. Табельный номер фшмшия, инициалы Профессия (должность) чапаръ_______________________________Назначение аванса хоз. расходы_______________________________ Наименование п< чазатсля Сумма руб коп. Бухгалтерская запись л .. остаток дебет кредит 11 рс.д!ь*йцуй иввне перерасход счет, субсчет сумма, руб.коп. счет, субсчет сумма руб.коп. Получен аванс 1. из кассы 13000 = 10 10546= 71 10546- 1 а. в валюте (справочно) 26 1518= 71 1518- 2. 50 936— 71 936- Итого получено 13(100= Израсходовано 12064= Остат ?к 936 = Перерасход Притожсни: j? документов на 3 листах Отчет проверен. К утверждению в сумме Двенадцать тысяч шестые сяп четыре руб. 00 коп. ( 12064 руб 00 коп.) сумма прописью Главный бухгалтер _________________Петрова_________________ _______________________Н В Петрова Бухгалтер ПОГНИСЬ Воронова П0Д1Я1СБ расшифровка гюдпнен Т.Н. Воронова рзсшнфровда 1Х)Д1]к»! Остаток внесен — в сумме Перерасход выдан 936 руб 00 коп по кассовому ордеру № /0 от “05” февраля 20// г Бухгалтер (кассир) Воронова Т.Н Воронова “05” февраля 20Н_ г. подпись подписи пиния отреза Расписка. Принят к проверке от Зайцевой Н.И.авансовый отчет № б от ”05" февраля 20// г. на сумму Двенадцать тысяч шестьдесят четыре руб 00 коп., количество документов 5 на 5 листах прением» Бухгалтер BopOHOOQ Т.Н. Воронова "05' фы<ралр 20//г, падзпл. раапг^Т’011^ МШОЖСИ 7
196 I 6. Расчеты с подотчетными лицами Оборотная сторона формы № АО- Номер по порядку Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета, субсчета ио отчету принятая к учету дата номер в руб. коп. в выпоте в руб. коп. в валюте 1 2 3 4 5 ь 7 S 9 1 03.02.2011 123 квитанция почты 1518 руб. 1518 руб. 26 2 03.02.2011 143456 чек ККМ на кннц. товары 10546руб. 10546руб. 10 3 03.02 2011 б.№ товарный чек на кинц. товары ^х^ Х^ 1 ^х" ^Х у7' ^Х^ ^х^ — — 1 Итого 12064руб. 12064руб. Подотчетное лицо Зайцева ПОДПИСЬ Н.П. Зайцева рпсшифронлп лодткл
Унифицированная форма ЛЪ КО-1 Утверждена ностаповлепнсм Госкомстата России от 18.08.1W8 № 88 Фир >1а по ОКУД 3/10 «Фрегат» по ОК ПО организация Код 0310001 26171894 структурное подразделение ПРИХОД11ЫЙ КЛССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления 10 04.02.2011 Дебет Кредит Сумма, руб. кон. Код целевого назначения код структур- ного подраз- деления корреспон- дирующий счет, субсчет код аналити- ческого учета 50 — 71 — 936-00 — Принято от Никифорова Н.С.______________________________________________ Основание: ____________Возврат остатка неиспользованного аванса__________ Сумма Девятьсот тридцать ше^ть----------------------------------- прописью -------------------—--------------------------------------руб. ~ дд_________кол. В том числе ________________________________без НДС______________________________ Приложение —_____________________________________________________________________ Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петроса подпись расшифровка подписи Полудил кассир Воронова Т.Н. Воронова подпись расшифровка подписи
ЗА О « Фрегат » организация КВИТАНЦИЯ к приходному кассовому ордеру Л" Ю «04» февра 11Я 201] г. Примято от Зайцевой Н.И. Основание: Возврат остатка неиспользованного аванса Сумма 936 руб. 00 коп. цифрами Девятьсот тридцать шесть--------- прописью -----------_----руб._ДО коп. В том числе бе? НДС______________ « 04 » февраля 2011 г. М.П. (штампа) Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова. ПОДПИСЬ расшифровка подписи Кассир Воронова Т.Н. Воронова ПОДПИСЬ расшифровка подписи 6.3. Представительские расходы I . * <0
198 I 6. Расчеты с подотчетными лицами ции-налогоплательщика Это может быть любое арендованное для этих целей помещение. К представительским расходам могут быть также отнесены анало- гичные расходы, произведенные сотрудником организации в командировке при проведении переговоров с контрагентами. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! : Перечень представительских расходов является закрытым. Поэтому к ним не могут быть отнесены расходы: — на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения забо- леваний; — оплату проезда представителей организаций, прибывших на переговоры до места переговоров и обратно; — проживание. Для целей исчисления налога на прибыль в состав прочих расходов, связан- ных с производством и (или) реализацией продукции, в течение отчетного (на- логового) периода включаются представительские расходы в размере, нс пре- вышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Налог на добавленную стоимость, уплаченный по представительским рас- ходам, принимается к вычету в пределах указанного норматива и при наличии счетов-фактур. В бухгалтерском учете представительские расходы могут отражаться по де- бету счетов: 26 «Общехозяйственные расходы» в составе управленческих расходов; 44 «Расходы на продажу» отдельной статьей; 20 «Основное производство», если организация не применяет в учете сче- та 26 и 44 (в основном малые предприятия). Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения в со- ответствии с гл. 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ и вы- бравшие в качестве объекта налогообложения величину доходов, уменьшенных на величину расходов, осуществляют представительские расходы за счет соб- ственных средств. Примерный перечень документов, которые следует оформить в организации для подтверждения представительских расходов, приведен в письме Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807. Для правильного учета представительских расходов необходимо оформить следующие первичные документы: 1) приказ руководителя о проведении конкретного мероприятия, назначе- нии ответственных лиц за организацию мероприятия и комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов; 2) смета на представительские расходы на отчетный год; 3) план или программа проведения конкретного мероприятия; 4) смета расходов на конкретное мероприятие; 5) акт (отчет) о списании представительских расходов. Первичные учетные документы, подтверждающие произведенные расходы (кассовые чеки, товарные чеки, накладные и т.п.), подшиваются к авансовом} отчету о представительских расходах. Приведем примеры оформления этих документов. Если организация нечасто проводит представительские мероприятия и за- ранее не может точно предсказать, какие конкретно представительские расходы будут осуществлены в отчетном году, то можно порекомендовать составить ме- нее конкретную смету расходов на предстоящий год.
6.3. Представительские расходы I 199 УТВЕРЖДАЮ Ген. директор ЗАО «Фрегат» В.В. Никифоров Смета представительских расходов на 2011 г. ЗАО «Фрегат» Представительские расходы в 2011 г. осуществлять в пределах 4% фонда оплаты труда. Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова 30.12.2010 Если же организация в состоянии рассчитать предстоящие расходы, то сме- та может выглядеть следующим образом. УТВЕРЖДАЮ Ген. директор ЗАО «Фрегат» В.В. Никифоров Смета представительских расходов на 2011 г. № п/п Наименование видов представительских расходов Сумма (или процент) 1 Расходы по официальному приему (на завтрак, обед или иное ана- логичное мероприятие) .... 2 Транспортное обеспечение 3 Буфетное обслуживание во время переговоров 4 Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации Итого ..... Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова 30.12.2010 Непосредственно перед проведением мероприятия руководитель издает приказ о его проведении и назначении лиц, ответственных за подготовку и проведение этого мероприятия. Закрытое акционерное общество «Фрегат» ПРИКАЗ № 4 г. Москва 12 января 2011 г. О подготовке к переговорам с региональными дилерами Приказываю: Назначить проведение переговоров на 27.01.2011. Ответственный за опове- щение участников — секретарь Зайцева Н.И. Обеспечить буфетное обслуживание во время переговоров и проведение офи- циального ужина. Ответственный — снабженец Николаев А.Б. Разработать программу переговоров. Ответственный — ком. директор Саве- льев Л.Г. Организовать транспортное обслуживание участников переговоров. Ответ- ственный — секретарь Зайцева Н.И. Составить смету и выдать необходимые для организации переговоров налич- ные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, ответственным за организацию мероприятия. Ответственный — гл. бухгалтер Петрова Н.В. Назначить комиссию по проверке правомерности списания представитель- ских расходов при проведении переговоров в составе: председатель комиссии — зам. ген. директора Аршинов К.П., члены комис- сии — менеджер Другова Ю.Т., бухгалтер Еремина С.В. Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров
200 I 6. Расчеты с подотчетными лицами Далее разрабатывается программа переговоров. УТВЕРЖДАЮ Ген. директор ЗАО «Фрегат» В.В. Никифоров 13.01.2011 Программа переговоров с региональными дилерами 27.01.2011 Место проведения переговоров — офис ЗАО «Фрегат». 1. Выступление ген. директора ЗАО «Фрегат» Никифорова В.В. о перспективах работы предприятия в 2011 г. и подведение итогов работы за 2010 г. 2. Выступление ком. директора Савельева Л.Г. об изменениях в работе с диле- рами в 2011 г. 3. Перерыв на кофе. 4. Выступления представителей дилерских организаций. 5. Ответы на вопросы представителей дилерских организаций. 6. Предложения и обсуждение проекта договора с дилерскими организациями. 7. Официальный ужин в кафе «Березка». Перечень приглашенных лиц прилагается. Перечень участников со стороны организации прилагается. Ком. директор Савельев Л.Г.Савельев 13.01.2011 На основании программы разрабатывается смета представительских рас- ходов. УТВЕРЖДАЮ Ген. директор ЗАО «Фрегат» В.В. Никифоров 14.01.2011 Смета на проведение переговоров с региональными дилерами 29.01.2011 Приглашенных — 18 человек Участники со стороны организации — 7 человек. 1. Расходы на буфетное обслуживание: Кофе — 2 банки х 800 руб. = 1600 руб. Чай — 1 пачка х 350 руб. = 350 руб. Кондитерские изделия — 500 руб. Хлеб белый — 3 бат. х 15 руб. = 45 руб. Колбаса копченая — 500 руб. Сыр — 400 руб. Итого: 3395 руб. 2. Официальный ужин в кафе «Березка»: 25 человек х 2500 руб. = 62 500 руб. 3. Транспортное обслуживание. Доставка участников переговоров от гостиницы до офиса ЗАО «Фрегат», доставка участников переговоров от офиса ЗАО «Фрегат» до кафе «Березка», доставка участников переговоров от кафе «Березка» до гостиницы — услуги ООО «Транскон» — 4130 руб., в том числе НДС — 630 руб. Всего: 70 025 руб. Гл. бухгалтер Петрова Н.В. Петрова 14.01.2011 После проведения мероприятия составляется акт на списание представи- тельских расходов.
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 201 УТВЕРЖДАЮ Ген. директор ЗАО «Фрегат» В.В. Никифоров Акт на списание представительских расходов при переговорах с региональными дилерами 27.01.2011 Мы, нижеподписавшиеся, комиссия в составе: председатель комиссии — зам. ген. директора Аршинов К.П., члены комиссии — менеджер Другова Ю.Т., бухгал- тер Еремина С.В. составили настоящий акт о том, что при проведении переговоров с региональными дилерами были израсходованы: 1. Продукты питания согласно чекам на сумму — 3200,50 руб. 2. Денежные средства на ужин в кафе «Березка» согласно чеку — 62 500 руб. Меню и счет прилагается. 3. Денежные средства на транспортные услуги согласно чеку ООО «Транс- кон» — 4130 руб. Маршрутный лист прилагается. Чеки приложены в авансовом отчете Николаева А.Б. 4. Перечень лиц, принявших участие в мероприятии прилагается. Заключение комиссии: 1. Признать произведенные расходы в сумме 69 830,50 руб. правомерными. 2. Списать с подотчета Николаева А.Б. указанную сумму и учесть ее в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией продукции. Подписи: Председатель комиссии Аршинов Н.П. Аршинов Члены комиссии Другова Ю.Т. Другова, Еремина С.В.Еремина 28.01.2010 Авансовый отчет на представительские расходы приведен на с. 202—203. 6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряже- нию работодателя на определенный срок для выполнения служебного поруче- ния вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работ- ников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не считаются. Выдача наличных денег в подотчет на командировочные расходы произво- дится в пределах сумм, причитающихся командированным работникам на эти цели. Статьей 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работ- ников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правитель- ства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее — Постановление № 749), работ- нику, направляемому в командировку, гарантировано возмещение следующих расходов: • расходы по проезду; • расходы по найму жилого помещения; • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоян- ного жительства (суточные); • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
202 I 6. Расчеты с подотчетными лицами Унифицированная форма ЛЬ ЛО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 0l.08.20fll № 55 ЗАО "Фрегат" lullKLIIOK.rnrc лргЯИЕВССиП Форма по ОКУД по ОКНО Код 0302001 52564479 АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ Номер Дата 5 2S.01.2011 УТВЕРЖДАЮ Отчет в сумме Шестьдесят девять тысяч восемь- сот тридцать_______________руб. 00 КОП. Руководитель ген, директор__________________ должность Никифоров Никифоров В В. 11С1ДШ1ЕГ. рчкшифромка подписи “ 28 " января 20 03 г. Код Структурное подразделение отдел снабжения Подотчетное лицо Николаев А.Б. Табельный номер фаМНЛЯЯ, ИШЩРШШ Профессия (должность) снабженец___________________________________ Назначение аванса представительские расходы_________________________ Наименование показателя Сумма, руб.коп. Бухгалтерская запись Предыдущий аванс остаток добег кредит перерасход счет, субсчет сумма, руб.коп. счег, субсчет сумма, руб.коп. Получен аванс 1. из кассы 70 000 = 26 69830,50 71 69830,50 1 а. в валюте (справочно) 50 169.50 71 169,50 2. * Итого получено 70 000 = Израсходовано 69830,50 Остаток 169.50 руб. 11срсрасход Приложение 10 документов на 10 листах Отчет проверен. К утверждению в сумме Шестьдесят девять тысяч восемьсот тридцать руб 50 коп ( 69830 руб 50 кон) Главный бухгалтер Бухгалтер сумма прописью НВ Остаток внесен Перерасход выдан ПОДПИСЬ Воронова рак'гпифрпв.кд подписи Т.Н Воронова ISQJUMCIi рэсишфрикха подписи в сумме 169 руб. 50 коп. по кассовому ордеру № 5 оз "28" января 20// г. января 20// г. Т.Н. Воронова расшифровка подписи Бухгалтер (кассир) Воронова ПРЯЛИСЬ ПИНИЯ О Гре 1а Расписка. Принят к проверке от Николаева А. Б. авансовый отчет № 5 ит“27Г' 01 2011г. на сумму Шестьдесят девять тысяч восемьсот тридцать руб. 50 коп., копзтчсство документов 10 па 10 листах нроижьи Бухгалтер_______________Воронова________________ __________________________Т.Н. Воронова_______________________ “28" 01 2011 г. ПОДПИСЬ p3CU|Hl|pj6KH imjunioi
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 203 Оборотная сторона формы № АО-1 Номер по порядку Документ, подтверж даюши й производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета, субсчета по отчету пр.тятая К учету дата номер в руб. коп. в валюте в руб. коп. в валюте 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 24.01.2011 13586 чек ККМ на чай и кофе 1950руб. 440= 26 2 24.01.2011 товарный чек на чай и кофе 3 24.01.2011 452336 чек ККМ на колбасу а сыр 465,50руб. 465,50 26 4 24 01.2011 товарный чек на колбасу и сыр - 5 27.01.2011 578853 чек ККМ на хлеб и кояд. избеги 785 руб. 464,50 26 6 27.01.2011 товарный чек на хлеб и конд. и 7 27.01.201! К-6547 чек ККМ на узкие е кафе 62500руб. 12750= 26 8 27.01.2011 меню ужина 9 27.01.2011 ТР-93567 чек ККМ на транспортные. раттги 4130 руб. 3600= 26 К) 27.01.201! маршрутный лист Итого 69X30.50 руб- 69830.50 руб. А Б. Николаев расшифровка подиной Подотчетное лицо Николаев полпкск
204 I 6. Расчеты с подотчетными лицами Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Фе- дерации и обратно к месту7 постоянной работы и по проезду из одного населен- ного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают: • расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы; • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на 1рансгюрте; • оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. В аналогичном порядке возмещаются и расходы по проезду при направле- нии работника в командировку на территории иностранных государств. При оплате расходов по найму жилого помещения возмещаются и затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (пользование телефоном, телевизором, холодильником и т.п.). К дополнительным услугам, возмещаемым организацией за счет себестоимости, не относятся расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходы за пользование рекреационно-оздорови- тельными объектами. Для целей налогообложения по налогу на прибыль данные расходы при- знать не удастся, так как они документально не подтверждены, т.е. нарушено одно из основных требований признания расходов при определении налоговой базы, приведенное в п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51). Суточные выплачиваются командированному работнику: • за каждый день нахождения в командировке; • выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки; • дни нахождения в пути в командировку и обратно (включая день выезда в командировку и день возвращения из нее); • время вынужденной задержки (выплачиваются по решению руководите- ля организации при предс