Microsofe
Ехсе1$ 365
Michael Alexander
Dick Kusleika

WILEY

Microsoft®

Ехсе[ЗбS

ИСЧЕРПЫВАЮЩЕЕ РУКОВОДСТВО

Майкл Александер

Пик Куслейка

Санкт-Петербург

• Москва • Минск

2026

ББК

32.973.23-018.2

УДКО04.67
А46

Аnександер Майкл, Куслейка Дик
А46

Библия

Excel 365. -

СПб.: Питер,

2026. -

992

с.: ил.

-

(Серия «Библиотека

специалиста»).

ISBN 978-5-4461-4175-3
Миллионы компаний и людей по всему миру используют
и интерпретации данных. В книге «Библия

Microsoft Excel для сбора, анализа
Excel 365» вы найдете всю необходимую информацию

для создания электронных таблиц и навигации по ним, добавления своих формул и функций, визуа­
лизации данных, а также создания отчетов и прогнозов на основе имеющихся данных. Это подробное
руководство идеально подойдет и начинающим, и опытным пользователям и станет для вас личным
гидом, который поможет раскрыть потенциал данных.

16+ (В соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2010 г. N11436-ФЗ.)
ББК

32.973.23-018.2

УДКОО4.67

Права на издание получены по соглашению с John

Wiley & Sons, lnc.

Все права защищены. Никакая часть данной

книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев
авторских прав.

Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как на­
дежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может
гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные
ошибки, связанные с использованием книги. В книге возможны упоминания организаций, деятельность которых
запрещена на территории Российской Федерации, таких как

Meta Platforms lnc., Facebook, lnstagram

и др. Изда­

тельство не несет ответственности за доступность материалов, ссылки на которые вы можете найти в этой книге.

На момент подготовки книги к изданию все ссылки на интернет-ресурсы были действующими.

ISBN 978-1119835103 англ.
ISBN 978-5-4461-4175-3

© 2022 Ьу John Wiley & Sons, lnc. AII rights reserved
© Перевод на русский язык ООО «Прогресс книга», 2025
© Издание на русском языке, оформление ООО «Прогресс
© Серия «Библиотека специалиста», 2025

книга»,

2025

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ

Часть 1

Начало работы с

ExceL

Глава

1. Знакомство с Excel ...................................................................................................................... 40
Глава 2. Ввод и редактирование данных ................................................................................................. 65
Глава З. Основные операции с рабочим листом ...................................................................................... 92
Глава 4. Работа с диапазонами и таблицами ......................................................................................... 112
Глава 5. Ф~рматирование рабочих листов ............................................................................................. 163
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами ............................................................................................... 199
Глава 7. Печать результатов работы .......................................................................................................220
Глава 8. Настройка пользовательского интерфейса .............................................................................243
Часть 11
Работа с формулами и функциями
Глава

9. Основы формул и функций Excel ...........................................................................................254
Глава 10. Формулы массивов .................................................................................................................290
Глава 11. Использование формул в математических расчетах ............................................................ 311
Глава 12. Формулы для обработки текста .............................................................................................326
Глава 13. Формулы для работы с датами и временем ..........................................................................342
Глава 14. Формулы для проверки условий ............................................................................................368
Глава 15. Формулы для поиска и извлечения данных .........................................................................386
Глава 16. Использование формул в правилах условного форматирования ........................................ 404
Глава 17. Поиск и исправление ошибок в формулах ............................................................................ 416
Часть 111

Создание диаграмм и другие приемы визуализации
Глава
Глава

18. Основы создания диаграмм в Excel .......................................................................................438
19. Расширенные возможности создания диаграмм ................................................................. 475

6

Краткое содержание

Глава

20. Графики спарклайнов .............................................................................................................506
Глава 21. Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов,
фигур и рисунков .....................................................................................................................518
ЧастьlV
Управление данными и их анализ
Глава

22. Импорт и предварительная подготовка данных ................................................................... 548
Глава 23. Проверка данных .....................................................................................................................577
Глава 24. Структурирование рабочих листов ......................................................................................... 590
Глава 25. Связывание и консолидация данных .................................................................................... 599
Глава 26. Сводные таблицы ....................................................................................................................617
Глава 27. Анализ данных с помощью сводных таблиц ......................................................................... 638
Глава 28. Анализ данных с помощью сценариев «что если» ............................................................... 669
Глава 29. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения ......................................................... 689
Глава 30. Пакет анализа ..........................................................................................................................709
Глава 31. Защищаем свою работу ..........................................................................................................722
Часть V
Использование

Power Pivot и Power Ouery

Глава

32. Введение в Power Pivot ...........................................................................................................734
Глава 33. Работа непосредственно с внутренней моделью данных .................................................... 758
Глава 34. Использование формул в Power Pivot ....................................................................................766
Глава 35. Знакомство с Power Ouery ......................................................................................................785
Глава 36. Преобразование данных с помощью Power Ouery ................................................................ 813
Глава 37. Обеспечение совместной работы запросов ...........................................................................843
Глава 38. Повышение производительности Power Ouery ......................................................................859
Часть VI
Программирование в
Глава

Excet

39. Введение в язык VBA ..............................................................................................................872
Глава 40. Создание пользовательских VВА-функций ........................................................................... 901
Глава 41. Создание диалоговых окон ....................................................................................................915
Глава 42. Использование элементов управления на рабочем листе ................................................... 936
Глава 43. Обработка событий в Excel .....................................................................................................949
Глава 44. Примеры VВА-программ .........................................................................................................964
Глава 45. Создание пользовательских надстроек Excel .......................................................................981

ОГЛАВЛЕНИЕ

..................................................................................................................................................29
О научном редакторе ................................................................................................................................. 30

Об авторах

Благодарности ............................................................................................................................................ 31
Введение

....................................................................................................................................................32

Обзор новых возможностей

Excel 365 ................................................................................... 32

Для кого эта книга ......................................................................................................................... 33

Excel .................................................................................................................................... 34
................................................................................................ 35
Команды Excel ....................................................................................................................... 35
У славные обозначения ....................................................................................................... 35
Правила и стандарты использования мыши ............................................................... 35
Структура издания ........................................................................................................................ 36
Как работать с книгой .................................................................................................................. 37
Версии

Соглашения, принятые в книге

От издательства

......................................................................................................................................... 38
Часть

1

Начало работы с
Глава

Excet

1. Знакомство с Excel ...................................................................................................................... 40

Excel ..................................................................................................... 40
Рабочая книга и рабочий лист .................................................................................................. 41
Основные элементы окна Excel ................................................................................................ 41
Перемещение по рабочему листу ............................................................................................. 44
Навигация с помощью клавиатуры ................................................................................ 44
Навигация с помощью мыши ........................................................................................... 46
Лента .................................................................................................................................................. 46
Вкладки ленты ....................................................................................................................... 46
Контекстные вкладки .......................................................................................................... 48
Виды значков на ленте ........................................................................................................ 49
Доступ к ленте с клавиатуры ............................................................................................ 50

Для чего используется

Оглавление

8

Использование контекстного меню ........................................................................................ 52

Настройка панели быстрого доступа ...................................................................................... 53
Работа с диалоговыми окнами .................................................................................................. 55
Навигация по диалоговым окнам .................................................................................... 56
Диалоговые окна с вкладками .......................................................................................... 57

Использование панелей задач ................................................................................................... 58

Создание первой рабочей книги

.............................................................................................. 59
....................................................................................................................... 59
Ввод названий месяцев ....................................................................................................... 60
Ввод данных о продажах .................................................................................................... 60
Форматирование чисел ....................................................................................................... 61
Форматирование таблицы ................................................................................................. 61
Суммирование значений .................................................................................................... 62
Создание диаграммы ........................................................................................................... 62
Печать рабочего листа ......................................................................................................... 63
Сохранение рабочей книги ................................................................................................ 64

Начало работы

Глава

2. Ввод и редактирование данных ................................................................................................. 65

Типы данных ................................................................................................................................... 65

.............................................................................................................. 65
Текст .......................................................................................................................................... 66
Формулы .................................................................................................................................. 67
Значения ошибок .................................................................................................................. 67
Ввод текста и чисел ....................................................................................................................... 68
Ввод чисел ............................................................................................................................... 68
Ввод текста .............................................................................................................................. 68
Использование режима ввода ........................................................................................... 69
Ввод значений дат и времени .................................................................................................... 70
Ввод значений даты .............................................................................................................. 70
Ввод значений времени ....................................................................................................... 70
Изменение содержимого ячеек ................................................................................................. 71
Удаление содержимого ячейки ........................................................................................ 71
Замена содержимого ячейки ............................................................................................. 72
Редактирование содержимого ячейки ........................................................................... 72
Несколько удобных способов ввода данных ............................................................... 74
Форматирование чисел ............................................................................................................... 81
Автоматическое форматирование чисел ....................................................................... 83
Форматирование чисел с помощью ленты ................................................................... 83
Сочетания клавиш для форматирования чисел ......................................................... 84
Форматирование чисел с помощью диалогового окна Формат ячеек ............... 85
Создание собственных числовых форматов ................................................................ 88
Использование Excel на мобильных устройствах ............................................................. 88
Планшетный интерфейс Excel ......................................................................................... 88
Ввод формул ........................................................................................................................... 89
Лента Рисование ................................................................................................................... 90
Числовые значения

Оглавление

9

Глава З. Основные операции с рабочим листом ...................................................................................... 92
Операции с рабочими листами ................................................................................................. 92

Работа с окнами

Excel .......................................................................................................... 92

Активизация рабочего листа ............................................................................................. 95

Добавление нового рабочего листа ................................................................................. 96
Удаление рабочего листа .................................................................................................... 96
Изменение названия рабочего листа .............................................................................. 97
Изменение цвета ярлыка листа ........................................................................................ 98
Изменение порядка листов ................................................................................................ 98

Скрытие и отображение рабочего листа ..................................................................... 100
Управление видом рабочего листа ........................................................................................ 100
Масштабирование листов для улучшения условий просмотра ......................... 101
Просмотр рабочего листа в нескольких окнах .......................................................... 101
Сравнение листов

............................................................................................................... 103

Разделение окна листа на две панели .......................................................................... 103

Закрепление областей в окне .......................................................................................... 104
Отслеживание значений с помощью окна контрольного значения .................. 106

Работа со строками и столбцами ............................................................................................ 106
Выделение строк и столбцов ........................................................................................... 107
Вставка строк и столбцов ................................................................................................. 107
Удаление строк и столбцов

............................................................................................. 108

Изменение ширины столбцов и высоты строк ........ :................................................ 109
Скрытие строк и столбцов ............................................................................................... 111

Глава

4. Работа с диапазонами и таблицами ......................................................................................... 112

Ячейки и диапазоны

Excel ........................................................................................................ 112

Выделение диапазонов ...................................................................................................... 113

Выделение строк и столбцов целиком ......................................................................... 114

Выбор несмежных диапазонов ....................................................................................... 114
Выделение диапазонов на разных листах

.................................................................. 115
............................................................................. 119
Выделение ячеек в результате поиска ......................................................................... 121
Копирование и перемещение диапазонов ........................................................................... 123
Копирование с помощью команд на ленте ................................................................. 124
Копирование с помощью команд контекстного меню ........................................... 125
Копирование с помощью горячих клавиш ................................................................. 126
Копирование и перемещение путем перетаскивания ............................................ 128
Копирование в соседние ячейки .................................................................................... 128
Копирование диапазона ячеек на другие листы ...................................................... 129
Использование буфера обмена Office для вставки ................................................. 130
Специальная вставка ......................................................................................................... 131
Использование диалогового окна Специальная вставка ...................................... 133
Именованные диапазоны .......................................................................................................... 136
Создание именованных ячеек и диапазонов ............................................................. 137
Управление именами ......................................................................................................... 140
Выделение ячеек конкретного типа

Оглавление

1О

Добавление примечаний к ячейкам ...................................................................................... 141
Отображение примечаний

............................................................................................... 143

Ответы на примечания ...................................................................................................... 143
Редактирование примечаний и ответов

...................................................................... 144

Удаление примечаний и ответов ................................................................................... 144
Закрытие цепочек примечаний ...................................................................................... 144

Добавление заметок к ячейкам ............................................................................................... 145
Отображение заметок ........................................................................................................ 147
Форматирование заметок

................................................................................................ 147

Редактирование заметок ................................................................................................... 148

Удаление заметок ................................................................................................................ 148

Работа с таблицами ..................................................................................................................... 148
Структура таблицы

............................................................................................................ 149
Создание таблиц .................................................................................................................. 151
Добавление данных в таблицу ........................................................................................ 152
Сортировка и фильтрация данных в таблине ........................................................... 153
Изменение оформления таблицы ................................................................................. 159
Глава

5. Форматирование рабочих листов ............................................................................................. 163

Инструменты форматирования в

Excel ............................................................................... 163

Инструменты форматирования на вкладке Главная .............................................. 164
Мини-панели инструментов ........................................................................................... 164
Диалоговое окно Формат ячеек ..................................................................................... 164

Способы форматирования рабочих листов ........................................................................ 166
Форматирование листа с помощью шрифтов ........................................................... 166
Выравнивание содержимого ячеек ............................................................................... 168
Цвета и заливки ................................................................................................................... 17 4

Границы и линии ................................................................................................................. 17 4
У славное форматирование

...................................................................................................... 177

Настройки условного форматирования ...................................................................... 177
Исполь:ювание графических элементов для условного

форматирования .................................................................................................................. 178
Создание правил условного форматирования на основе формул ..................... 182

Примеры условного форматирования, основанного на формулах

................... 185
Работа с условными форматами .................................................................................... 187
Создание стилей для упрощения форматирования ........................................................ 189
Применение стилей ............................................................................................................ 189
Изменение существующего стиля ................................................................................ 191
Создание новых стилей ..................................................................................................... 192
Объединение стилей из разных рабочих книг .......................................................... 193
Управление стилями с помощью шаблонов .............................................................. 193
Темы документов ......................................................................................................................... 193
Применение тем ................................................................................................................... 195
Настройка тем ...................................................................................................................... 196

Оглавление

Глава

11

6. Работа с файлами и шаблонами ............................................................................................... 199

Создание новой рабочей книги ............................................................................................... 199
Открытие существующей рабочей книги

........................................................................... 200

Отбор по типу файла ......................................................................................................... 203
Выбор способа отображения файлов ........................................................................... 203
Сохранение рабочих книг ......................................................................................................... 204

................................................................. 206
..................................................... 206
............................................ 207
работы
Восстановление несохраненных результатов
Настройка режима автосохранения ............................................................................. 207
За111ита рабочих книг 11аролем ................................................................................................ 208
Орга11иза1щя файлов .................................................................................................................. 208
Другие параметры рабочих книг ............................................................................................ 209
Раздел Защитить книгу .................................................................................................... 209
Раздел Проверка книги ..................................................................................................... 210
Журнал версий .................................................................................................................... 210
Управление книгой ............................................................................................................ 210
Параметры просмотра в браузере .................................................................................. 210
Раздел Режим совместимости ........................................................................................ 210
Закрытие рабочих книг ............................................................................................................. 211
Как избежать потери данных .................................................................................................. 211
Работа с шаблонами .................................................................................................................... 212
Что такое шаблоны Ехсе\ ................................................................................................. 212
Стандартные шаблоны ...................................................................................................... 215
Пользовательские шаблоны ............................................................................................ 217
Использование функции автовосстановления

Восстановление версий текущей рабочей книги

Глава

7. Печать результатов работы .......................................................................................................220

Быстрая печать документов ..................................................................................................... 220

Режимы просмотра рабочих книг .......................................................................................... 221
Обычный режим нросмотра ............................................................................................ 222
Режим разметки страницы

.............................................................................................. 222

Страничный режим просмотра ...................................................................................... 224
Настройка параметров печатной страни11ы

....................................................................... 225

Выбор принтера ................................................................................................................... 227
Задание объекта для печати ............................................................................................ 227

............................................................. 228
...................................... 228
............................................................
Задание формата бумаги
Печать нескольких копий документа .......................................................................... 228
Задание размеров 1юлей ................................................................................................... 229
Управление разделителями страниц ........................................................................... 230
Печать заголовков таблицы ............................................................................................. 231
Масштабирование 11ечатной страницы ....................................................................... 233
Печать сетки рабочего листа ........................................................................................... 233
Печать заголовков строк и столбцов рабочего листа ............................................. 233
Использование фонового рисунка ................................................................................ 234

Изменение ориентации печатной страницы

Оглавление

12

Создание колонтитулов

............................................................................................................ 235

Выбор предустановленных колонтитулов ................................................................. 236
Коды элементов колонтитулов

...................................................................................... 237

Другие параметры колонтитулов .................................................................................. 238
Другие темы, связанные с печатью

....................................................................................... 238

Копирование параметров страниц на другие рабочие листы .............................. 238
Скрытие ячеек перед печатью ........................................................................................ 239

Скрытие объектов перед печатью

................................................................................. 240

Создание представлений .................................................................................................. 240
Создание РDF-файлов ...................................................................................................... 242

Глава

8. Настройка пользовательского интерфейса ............................................................................. 243

Настройка панели быстрого доступа .................................................................................... 243
Обзор панели быстрого доступа .................................................................................... 244
Добавление новых команд на панель быстрого доступа ....................................... 245
Другие действия с панелью быстрого доступа ......................................................... 248

......................................................................................................................... 249
Что можно настраивать на ленте ................................................................................... 249
Как настроить ленту ........................................................................................................... 250
Сброс ленты .......................................................................................................................... 252

Настройка ленты

Часть

11

Работа с формулами и функциями
Глава

9. Основы формул и функций Excel ............................................................................................. 254

......................................................................................................... 254
Использование операторов ............................................................................................. 255
Порядок выполнения операторов ................................................................................. 257
Использование функций .................................................................................................. 259
Ввод формул в ячейки рабочего листа ................................................................................. 262
Ввод формул путем указания ячейки .......................................................................... 263
Вставка в формулы имен диапазонов .......................................................................... 264
Вставка в формулы функций .......................................................................................... 264
Советы по вводу функций ............................................................................................... 267
Редактирование формул ........................................................................................................... 267
Использование в формулах ссылок ...................................................................................... 268
Абсолютные, относительные и смешанные ссылки ................................................ 269
Изменение типа ссылок .................................................................................................... 271
Ссылка на ячейки вне текущего рабочего листа ...................................................... 271
Формулы с переменными ......................................................................................................... 273
Функция LET ....................................................................................................................... 274
Как работают формулы с переменными ..................................................................... 274
Использование формул в таблицах ...................................................................................... 276
Итоговые вычисления в таблицах ................................................................................ 276
Использование формул в столбцах .............................................................................. 277
Ссылки на табличные данные ........................................................................................ 278

Знакомство с формулами

Оглавление

13

Исправление ошибок в формулах ......................................................................................... 280

Работа с циклическими ссылками ................................................................................ 281

......................................................................................................... 282
.......................................................................................... 283
Присвоение имен константам ......................................................................................... 283
Присвоение имен формулам ........................................................................................... 284
Пересечение диапазонов .................................................................................................. 285
Замена существующих ссылок именами .................................................................... 287
Секреты работы с формулами ................................................................................................. 287
Режимы вычислений

Использование в формулах имен

Не стоит использовать в формулах жестко закодированные
значения

....................................................................... :......................................................... 287

Строка формул в качестве калькулятора ................................................................... 287
Получение точной копии формулы .............................................................................. 288

Преобразование формул в значения ............................................................................ 289

Глава 1О. Формулы массивов ................................................................................................................. 290
Устаревшие формулы массивов ............................................................................................. 290
Пример устаревшей формулы массива ....................................................................... 291
Редактирование устаревших формул массивов ....................................................... 291
Введение в динамические массивы ....................................................................................... 293

Диапазоны разлива ............................................................................................................. 295
Диапазоны разлива, содержащие ссылку ................................................................... 296

Функции динамических массивов

........................................................................................ 297

Функция СОРТ ................................................................................................................... 297
Функция СОРТПО ............................................................................................................ 299
Функция УНИК .................................................................................................................. 300

Функция СЛУЧМАССИВ .............................................................................................. 300
Функция ПОСЛЕД ............................................................................................................ 301

........................................................................................................... 303
ПРОСМОТРХ ................................................................................................. 307

Функция ФИЛЬТР
Функция

Глава

11. Использование формул в математических расчетах ............................................................ 311

Расчет процентов ......................................................................................................................... 311
Расчет процента выполнения задания ......................................................................... 311

............................................................................... 312
Вычисление процентного отклонения для отрицательных значений .............. 313
Вычисление процентного распределения .................................................................. 315
Вычисление нарастающих итогов ................................................................................. 316
Увеличение или уменьшение значений на заданный процент ........................... 317
Работа с ошибками деления на ноль ............................................................................ 318
Округление чисел ........................................................................................................................ 319
Округление чисел с помощью формул ........................................................................ 319
Округление до целых копеек .......................................................................................... 320
Округление до заданного количества значащих цифр .......................................... 321
Подсчет значений в диапазоне ................................................................................................ 323
Перевод единиц измерения ...................................................................................................... 324
Вычисление процента отклонения

Оглавление

14
Глава

12. Формулы для обработки текста .............................................................................................326

Работа с текстом ........................................................................................................................... 326
Функции работы с текстом ...................................................................................................... 327
Объединение строк ............................................................................................................. 328
Изменение регистра символов ....................................................................................... 329

Удаление лишних пробелов ............................................................................................ 330
Извлечение фрагментов строки ..................................................................................... 331
Поиск конкретного символа

........................................................................................... 332

Поиск второго вхождения символа .............................................................................. 334

Замена текста ........................................................................................................................ 335
Подсчет количества определенных символов в тексте .......................................... 336
Использование в формуле символа конца строки

.................................................. 337
Удаление из текста непечатаемых символов ............................................................ 338
Дополнение чисел нулями ............................................................................................... 338
Отображение чисел в виде текста ................................................................................. 339
Отображение чисел в формате Денежный ................................................................. 341
Глава

13. Формулы для работы с датами и временем .......................................................................... 342

Как

Excel

обрабатывает даты и время .................................................................................. 342

Даты как порядковые номера

......................................................................................... 342

Ввод дат .................................................................................................................................. 343
Время как порядковый номер ......................................................................................... 344

Ввод значений времени ..................................................................................................... 345
Форматирование :шачений дат и времени ................................................................. 346

Проблемы, возникающие ври работе с датами ......................................................... 347

Функции для работы с датами и временем ........................................................................ 348
Вывод текущих даты и времени ..................................................................................... 349
Вычисление возраста ......................................................................................................... 349

Вычисление количества дней между двумя датами

............................................... 350

Вычисление количества рабочих дней между двумя датами .............................. 351
Формирование списка рабочих дней без учета выходных
и праздничных дней

........................................................................................................... 352
................................................................................................... 354
Вычисление количества лет и месяцев между двумя датами .............................. 355
Преобразование дат в юлианский формат ................................................................. 356
Вычисление прошедшей/оставшейся части года в процентах ........................... 357
Определение последнего дня месяца ........................................................................... 358
Определение календарного квартала по дате ........................................................... 360
Вычисление финансового квартала по дате .............................................................. 360
Определение финансового месяца по дате ................................................................ 361
Определение даты N-ro дня недели в месяце ............................................................ 362
О11ределение даты последнего вхождения дня недели в месяце ........................ 363
Извлечение отдел1,ных частей из значений времени ............................................. 364
Вычисление прошедшего времени ................................................................................ 364
Округление значений времени ...................................................................................... 365

Извлечение частей даты

Оглавление

15

Преобразование десятичных значений часов, минут и секунд
в значение времени ............................................................................................................. 366

Прибавление к значению времени часов, минут и секунд ................................... 367

Глава

14. Формулы для проверки условий ............................................................................................ 368

Проверка условий с помощью формул ................................................................................ 368
Проверка выполнения простого условия ................................................................... 368

Проверка нескольких условий ....................................................................................... 369
Использование средств проверки данных для создания условия ..................... 370

Проверка выполнения двух условий

........................................................................... 372
............................................ 374
Формулы с проверкой условий .............................................................................................. 375
Суммирование значений, отвечающих условию ..................................................... 376
Суммирование значе11ий, соответствующих нескольким условиям ................ 379
Суммирование, если значения попадают в диапазон дат ..................................... 380
Подсчет значений, отвечающих условию ................................................................... 381
Подсчет количества :шачений, отвечающих нескольким условиям ................. 382
Вычисление среднего для значений, отвечающих условию ................................ 383
Вычисление среднего для значений, отвечающих нескольким условиям ...... 384
Проверка выполнения первого или второго условия

Глава

15. Формулы для поиска и извлечения данных ......................................................................... 386

Как работают формулы для поиска и извле•1ения дан11ых ........................................... 386
Функции для поиска и выборки значений ......................................................................... 387

Поиск точнm·о совпадения при просмотре левого столбца таблицы

............... 387

Поиск точного совпадения при просмотре любого столбца таблицы .............. 389
Поиск значений по горизонтали .................................................................................... 391

Скрытие ошибок, возвращаемых функциями поиска

........................................... 392

Поиск ближайшего соответствия в интервале значений ...................................... 393
Поиск значений в нескольких таблицах ..................................................................... 396
Поиск значений на основании двух критериев ........................................................ 398
Поиск значений на основе нескольких критериев .................................................. 400

Поиск последнего значения в столбце ......................................................................... 402

Глава

16. Использование формул в правилах условного форматирования ........................................ 404

Выделение ячеек, отвечающих определенному условию .............................................. 404

Выделение ячеек на основании значения другой ячейки ..................................... 406
Выделение значений, которые есть в первом списке, но отсутствуют
во втором ................................................................................................................................ 407
Выделение :шачений, имеющихся и в первом, и во втором списках

................ 409
...................................................... .411
Выделение дней между двумя датами ......................................................................... 412
Выделение дат на ос11ове задан11ой .............................................................................. .414

Условное форматирование ячеек на основании дат

Глава

17. Поиск и исправление ошибок в формулах ............................................................................ 416

Категории ошибок и способы их исправления

................................................................. 416
..................................................................................................... 417
символами решетки ..................................................................... 418

Несоответствие скобок
Ячейки занолнены

Оглавление

16

Непустые <,пустые» ячейки ............................................................................................. 418

Лишние символы пробела

............................................................................................... 419

Формулы, возвращающие ошибки ............................................................................... 419
Приоритет операторов

...................................................................................................... 423
............................................................................ 424
Точность значений десятичных чисел ......................................................................... 424
Ошибки, связанные с «фантомными,> внешними ссылками ............................... 425
Средства проверки Excel ........................................................................................................... 426
Выделение ячеек определенного типа ......................................................................... 426
Просмотр формул ............................................................................................................... 426
Отслеживание связей между ячейками ...................................................................... 427
Отслеживание ошибочных значений ........................................................................... 428
Исправление ошибок, связанных с циклическими ссылками ............................ 428
Фоновая проверка ошибок .............................................................................................. 429
Пошаговое вычисление формул .................................................................................... 430
Поиск и замена ............................................................................................................................. 431
Поиск текста ......................................................................................................................... 432
Замена текста ........................................................................................................................ 433
Поиск форматирования .................................................................................................... 433
Проверка орфографии ....................................................................................................... 434
Использование автозамены ..................................................................................................... 434
Если формулы не пересчитываются

Часть

111

Создание диаграмм и другие приемы визуализации
Глава

18. Основы создания диаграмм в Excel ....................................................................................... 438

Что такое диаграмма ................................................................................................................... 438

Как

Excel

создает диаграммы .................................................................................................. 439

Встроенные диаграммы

.................................................................................................... 440
..................................................... 441
Элементы диаграммы ........................................................................................................ 442
Ограничения для диаграмм ............................................................................................. 444
Этапы создания диаграмм ........................................................................................................ 445
Подготовка данных ............................................................................................................. 445
Изменение ориентации строк и столбцов .................................................................. 446
Изменение типа диаграммы ............................................................................................ 446
Выбор макета диаграммы ................................................................................................. 447
Выбор стиля диаграммы ................................................................................................... 448
Добавление и удаление элементов диаграмм ............................................................ 449
Настройка элементов диаграммы ................................................................................. 449
Изменение и настройка диаграмм ......................................................................................... 450
Перемещение и изменение размеров диаграммы .................................................... 450
Перемещение встроенной диаграммы на отдельный лист ................................... 451
Копирование диаграммы .................................................................................................. 452
Диаграмма, расположенная на отдельном листе

Оглавление

17

Удаление диаграммы ......................................................................................................... 452

Добавление элементов в диаграмму ............................................................................. 452
Перемещение и удаление элементов диаграммы ..................................................... 452
Форматирование элементов диаграммы

.................................................................... 453

Копирование форматирования диаграммы ............................................................... 454
Переименование диаграмм .............................................................................................. 454

Печать диаграмм

................................................................................................................. 455

Типы диаграмм ............................................................................................................................. 455
Определение типа диаграммы ........................................................................................ 456
Гистограммы ......................................................................................................................... 457
Линейчатые диаграммы .................................................................................................... 459
Графики .................................................................................................................................. 460
Круговые диаграммы ......................................................................................................... 461
Точечные диаграммы ......................................................................................................... 463

Диаграммы с областями

................................................................................................... 463
.................................................................................................. 464
Поверхностные диаграммы ............................................................................................. 465
Пузырьковые диаграммы ................................................................................................. 466
Биржевые диаграммы ........................................................................................................ 466
Новые типы диаграмм в Excel ................................................................................................. 468
Гистограммы ......................................................................................................................... 468
Диаграммы Парето ............................................................................................................. 468
Каскадные диаграммы ....................................................................................................... 469
Диаграммы типа <<ящик с усами~.> .................................................................................. 469
Диаграммы типа «солнечные лучи~.> ............................................................................. 471
Древовидные диаграммы ................................................................................................. 472
Воронкообразные диаграммы ......................................................................................... 472
Картограммы ........................................................................................................................ 473
Лепестковые диаграммы

Глава

19. Расширенные возможности создания диаграмм .................................................................475

Выбор элементов диаграммы

.................................................................................................. 475

Выбор с помощью мыши .................................................................................................. 476
Выбор с помощью клавиатуры ....................................................................................... 477
Выбор с помощью списка Элементы диаграммы
Средства

Excel

.................................................... 477

для настройки элементов диаграммы .................................................... 478

.................................................. 478
Использование кнопок настройки диаграммы ......................................................... 479
Использование ленты ........................................................................................................ 480
Использование мини-панели .......................................................................................... 480
Настройка области диаграммы ............................................................................................... 481
Настройка области построения диаграммы ....................................................................... 482
Работа с заголовками диаграммы .......................................................................................... 483
Работа с легендой ........................................................................................................................ 484
Работа с линиями сетки ............................................................................................................ 486
Использование панели задач Формат <элемент>

Оглавление

18

Настройка осей ............................................................................................................................. 486
Изменение оси значений .................................................................................................. 486
Изменение оси категорий

................................................................................................ 490

Работа с рядами !(анных ............................................................................................................ 493

............................................................................ 494
Добавление нового ряда данных в диаграмму .......................................................... 494
Изменение ряда данных ................................................................................................... 495
Добавление подписей данных ........................................................................................ 497
Обработка пропущенных данных ................................................................................. 499
Добавление планок погрешностей ................................................................................ 500
Добавление линии тренда ................................................................................................ 501
Создание комбинированных диаграмм ....................................................................... 502
Отображение таблицы данных ....................................................................................... 504
Создание шаблонов диаграмм ................................................................................................ 505
Удаление или скрытие ряда данных

Глава

20. Графики спарклайнов .............................................................................................................506

Типы спарклайнов

...................................................................................................................... 506

Создание спарклайнов ............................................................................................................... 508

............................................................................................................ 51 О
........................................................... 510
................................................... 511
!(анных
отсутствующих
или
Обработка скрытых
Изменение типа спарклайна ........................................................................................... 511
Изменение цвета и ширины спарклайна .................................................................... 511
Выделение данных по определенным критериям ................................................... 512
Настройка масштабирования осей спарклайнов ..................................................... 512
Имитация опорной линии ............................................................................................... 513
Задание оси дат ............................................................................................................................ 515
Автоматическое обновление спарклайнов ......................................................................... 516
Отображение спарклайнов для динамического !(иапазона .......................................... 517

Настройка спарклайнов

Изменение размеров ячеек со спарклайнами

Глава

21. Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов,

фигур и рисунков .....................................................................................................................................518
Визуализация с помощью числовых форматов ................................................................ 518
Стандартное форматирование чисел

........................................................................... 518

Создание собственных числовых форматов .............................................................. 521
Использование символов для улучшения отчетов

................................................. 528
Использование фигур и значков как средств визуализации ....................................... 531
Вставка фигур ...................................................................................................................... 531
Вставка значков в формате SVG ................................................................................... 533
Вставка 3D-моделей ........................................................................................................... 534
Форматирование фигур и значков ................................................................................ 535
Использование фигур для повышения качества отчетов ..................................... 536
Создание динамических надписей ................................................................................ 540
Добавление связанных рисунков .................................................................................. 540

Оглавление

19

Ис11ользование графики

SmartArt и WordArt .................................................................. 542
SmartArt ................................................................. 542
Использование WordArt .................................................................................................. 543
Работа с другими типами графических объектов ............................................................ 544
Несколько слов о графических файлах ....................................................................... 544
Вставка снимков экрана ................................................................................................... 545
Добавление подложки рабочего листа ........................................................................ 545
Ис11ользование редактора уравнений .................................................................................. 545
Вставка графических элементов

ЧастьlV
Управление данными и их анализ
Глава

22. Импорт и предварительная подготовка данных ...................................................................548

Им,юрт данных в Ехсе\ .............................................................................................................. 548
Импорт данных из файла ................................................................................................. 549
Импорт файла или его открытие ................................................................................... 551

Импорт текстового файла ................................................................................................ 552
Ко11ирование и вставка данных ...................................................................................... 555
Очистка данных

........................................................................................................................... 555

У далсние повторяющихся строк ................................................................................... 556

Обнаружение повторяющихся строк ........................................................................... 557
Разбиение текста ................................................................................................................. 558
Изменение реrистра символов ....................................................................................... 563
У далепие лишних пробелов ............................................................................................ 564
Удаление непечатаемых символов

............................................................................... 564

Преобразование значений ................................................................................................ 564
Классификация значений

................................................................................................ 565
Объединение столбцов ...................................................................................................... 567
Переупорядочение столбцов ........................................................................................... 567
Расположение строк в произвольном порядке ......................................................... 568
Извлечение имени файла из URL ................................................................................. 568
Поиск текста в списке ........................................................................................................ 568
Перевод вертикально расположенных данных в горизонтально

расположенные .................................................................................................................... 569
Заполнение пропусков в импортированном отчете ................................................ 571
Проверка правописания

................................................................................................... 572

Замена или удаление текста в ячейках ........................................................................ 573

Добавление текста в ячейки ............................................................................................ 574
Решение задачи с завершающим знаком минус ....................................................... 574
Чек-лист подготовки данных .......................................................................................... 575
Экс11орт данных

........................................................................................................................... 575
......................................................................... 575
Экспорт в файлы других форматов .............................................................................. 576
Экс1юртирование в текстовые файлы

Оглавление

20
Глава

23. Проверка данных .....................................................................................................................577

Как происходит проверка данных ......................................................................................... 577
Определение критерия проверки

.......................................................................................... 578

Типы проверяемых данных ...................................................................................................... 579

Создание раскрывающегося списка ...................................................................................... 581
Проверка данных с помощью формул

................................................................................. 582
......................................................................................... 583
Примеры формул для проверки данных ............................................................................. 584
Ввод только текста .............................................................................................................. 585
Ввод чисел больше значения предыдущей ячейки ................................................. 585
Ввод только уникальных значений .............................................................................. 585
Ввод текста, начинающегося с определенного символа ........................................ 586
Ввод даты по дню недели ................................................................................................. 586
Ввод значений, сумма которых не выше установленного лимита ..................... 586
Создание зависимых списков ......................................................................................... 586
Использование методов проверки данных без ограничения ввода ........................... 588
Вывод подсказки ................................................................................................................. 588
Вывод списка предлагаемых вариантов ...................................................................... 588

Использование ссылок на ячейки

Глава

24. Структурирование рабочих листов ......................................................................................... 590

Что такое структура рабочего листа ..................................................................................... 590
Создание структуры

................................................................................................................... 593

Подготовка данных ............................................................................................................. 593
Автоматическое создание структуры ........................................................................... 594
Создание структуры вручную

........................................................................................ 595
Работа со структурами ............................................................................................................... 596
Отображение уровней ....................................................................................................... 596
Добавление данных к структуре .................................................................................... 597
Удаление структуры .......................................................................................................... 597
Настройка панели структуры ......................................................................................... 597
Скрытие панели структуры ............................................................................................. 598
Глава

25. Связывание и консолидация данных .................................................................................... 599

Связывание рабочих книг

........................................................................................................ 599
........................................................................... 600
Синтаксис формул с внешними ссылками ................................................................ 600
Создание формулы со ссылками путем указания ................................................... 601
Вставка связей ...................................................................................................................... 602
Работа с формулами, содержащими внешние ссылки ................................................... 602
Создание связей с несохраненными рабочими книгами ....................................... 602
Открытие рабочей книги, содержащей формулы с внешними ссылками ...... 603
Запрос на обновление связей .......................................................................................... 604
Обновление связей ............................................................................................................. 605
Изменение ссылки на исходную книгу ....................................................................... 605
Разрыв связей ....................................................................................................................... 605

Создание формул с внешними ссылками

Оглавление

21

Возможные проблемы при работе с формулами, содержащими
внешние ссылки ........................................................................................................................... 606

Переименование или перемещение исходной рабочей книги

............................ 606

Использование команды Сохранить как .................................................................... 606

Изменения в исходной рабочей книге ......................................................................... 607
Использование промежуточных связей ...................................................................... 608
Консолидация рабочих листов ............................................................................................... 608
Консолидация с помощью формул ............................................................................... 609

Консолидация с помощью диалогового окна Специальная вставка

................ 610

Использование диалогового окна Консолидация ................................................... 611
Пример консолидации данных ....................................................................................... 613

Обновление консолидированных данных .................................................................. 616
Дополнительные сведения о консолидации .............................................................. 616

Глава

26. Сводные таблицы ....................................................................................................................617

Что такое сводная таблица ....................................................................................................... 617
Пример сводной таблицы ................................................................................................. 617
Какие данные подходят для сводных таблиц ............................................................ 620
Автоматическое создание сводных таблиц

........................................................................ 622

Создание сводных таблиц вручную ...................................................................................... 623
Определение местонахождения исходных данных ................................................. 624
Определение расположения сводной таблицы

........................................................ 624

Создание макета сводной таблицы ............................................................................... 625

Форматирование сводной таблицы ........................................................................... :.. 629
Изменение сводной таблицы .......................................................................................... 630

Примеры создания сводных таблиц

..................................................................................... 632

На какую сумму ежедневно открывают новые вклады

в каждом филиале? ............................................................................................................. 632

На какой день недели приходится больше всего вкладов? .................................. 633
Сколько счетов было открыто в каждом из филиалов
и по каждому из типов счетов?

...................................................................................... 634

Как суммы вкладов распределены по типам счетов? ............................................. 634
Какие типы счетов чаще всего открывают в кассах? .............................................. 636

В каком филиале кассиры открыли больше всего счетов для новых
клиентов? ............................................................................................................................... 636

Глава

27. Анализ данных с помощью сводных таблиц ......................................................................... 638

Работа с нечисловыми данными

............................................................................................ 638

Группирование элементов сводной таблицы ..................................................................... 640
Группирование вручную

.................................................................................................. 640
Автоматическое группирование .................................................................................... 641
Использование сводных таблиц для создания распределения ................................... 646
Создание вычисляемого поля и вычисляемого элемента ............................................. 647
Создание вычисляемого поля ......................................................................................... 649
Вставка вычисляемого элемента ................................................................................... 651

Оглавление

22

Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов ............................................................. 654
Фильтрация сводных таблиц с помощью временной шкалы ...................................... 656
Ссылки на ячейки сводной таблицы

.................................................................................... 657
................................................................................................... 659
Пример создания сводной диаграммы ........................................................................ 659
Дополнительная информация о сводных диаграммах .......................................... 662
Использование моделей данных ............................................................................................ 662

Создание сводных диаграмм

Глава

28. Анализ данных с помощью сценариев «что если» ............................................................... 669

Пример анализа «что если,>

..................................................................................................... 669

Типы анализа «что если,> .......................................................................................................... 671

Проведение анализа «что если1> вручную

.................................................................. 671

Создание таблиц данных .................................................................................................. 671
Использование диспетчера сценариев

........................................................................ 678

Анализ данных с помощью искусственного интеллекта ............................................... 684

Использование предложений

Excel .............................................................................. 684

Запрос проанализированных данных .......................................................................... 686

Глава

29. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения ......................................................... 689

Анализ «что если1> наоборот .................................................................................................... 689
Подбор параметра для одной ячейки ................................................................................... 689
Пример подбора параметра ............................................................................................. 690
Дополнительная информация о подборе параметра .............................................. 692
Поиск решения ............................................................................................................................. 692
Характерные задачи ........................................................................................................... 693
Простой пример поиска решения .................................................................................. 694
Параметры поиска решения ............................................................................................ 699
Примеры использования поиска решений ......................................................................... 700
Решение системы линейных уравнений ..................................................................... 700
Минимизация транспортных расходов ....................................................................... 702
Распределение ресурсов

................................................................................................... 705

Оптимизация инвестиционного портфеля ................................................................ 707

Глава

30. Пакет анализа ..........................................................................................................................709

Обзор возможностей пакета анализа .................................................................................... 709
Установка пакета анализа

........................................................................................................ 71 О

Использование пакета анализа ............................................................................................... 71 О
Инструменты пакета анализа .................................................................................................. 711

Дисперсионный аналиэ ..................................................................................................... 711

........................................................................................................................... 712
Ковариация ........................................................................................................................... 713
Описателы~ая статистика ................................................................................................ 714
Экспоненциальное сглаживание ................................................................................... 714
Двухвыборочный F-тест для дисперсии ..................................................................... 714
Аналиэ Фурье ....................................................................................................................... 715
Гистограмма .......................................................................................................................... 715
Корреляция

Оглавление

23

Скользящее среднее ........................................................................................................... 716

Генера11ия случайных чисел ............................................................................................ 717
Ранг и персентиль ............................................................................................................... 719
Регрессия

............................................................................................................................... 719

Выборка .................................................................................................................................. 720
t-тест ........................................................................................................................................ 720

Двух выборочный z-тест для средних ........................................................................... 721

Глава

31. Защищаем свою работу ..........................................................................................................722

Типы заrциты ................................................................................................................................. 722

Заrцита рабочего листа .............................................................................................................. 722
Заблокированные и незаблокированные ячейки

.................................................... 723

Параметры защиты рабочего листа .............................................................................. 724
Назначение разрешений пользователям

.................................................................... 725

Защита рабочей книги ............................................................................................................... 726
Установка пароля для открытия книги ....................................................................... 726

Зап1ита структуры рабочей книги ................................................................................. 728
Защита проектов

VBA ............................................................................................................... 728

Другие возможности по защите данных .............................................................................. 729
Сохранение книг в форматах

PDF и XPS .................................................................. 729

Финализация рабочей книги .......................................................................................... 730
Скрытие персональных данных ..................................................................................... 730
Использование цифровой подписи .............................................................................. 732

Часть V
Использование
Глава

Power Pivot и Power Ouery

32. Введение в Power Pivot ...........................................................................................................734

Power Pivot ............................................................................ 734
Power Pivot ............................................................................................................... 734
Связывание таблиц Excel с Power Pivot ..................................................................... 735
Загрузка данных из внешних источников .......................................................................... 743
Загрузка из реляционных баз данных ......................................................................... 743
Загрузка данных из плоских файлов ........................................................................... 749
Внутренняя модель данных

Лента

Обновление соединений с внешними источниками данных
и управление ими ................................................................................................................ 753

Глава

33. Работа непосредственно с внутренней моделью данных .................................................... 758

Загрузка данных во внутреннюю модель ............................................................................ 758
Управление отношениями во внутренней модели данных

Управление запросами и подключениями

Глава

.......................................... 764
......................................................................... 765

34. Использование формул в Power Pivot ....................................................................................766

Добавление вычисляемых столбцов ..................................................................................... 766
Создание простого вычисляемого столбца ................................................................ 766
Форматирование вычисляемых столбцов .................................................................. 768

Оглавление

24

Ссылки на вычисляемые столбцы в других расчетах

............................................ 769

Скрытие промежуточных вычисляемых столбцов ................................................. 770

DAX при создании вычисляемых столбцов .......................... 771
DAX, доступные в Power Pivot ..................................................... 772
Создание вычисляемых столбцов с помощью функций языка DAX ............... 773
Ссылки на поля в других таблицах .............................................................................. 777
Вложение функций ............................................................................................................ 779
Вычисляемые меры ..................................................................................................................... 779
Редактирование и удаление вычисляемых мер ........................................................ 782
Использование аналитических функций ............................................................................ 782

Использование языка
Функции языка

Глава

35. Знакомство с Power Ouery ......................................................................................................785

Основы

Power Query .................................................................................................................. 785
Этапы выполнения запроса ............................................................................................. 793
Просмотр кода в окне Расширенный редактор ........................................................ 794
Обновление данных в запросах Power Query ........................................................... 794
Управление запросами ...................................................................................................... 795
Действия на уровне столбца ............................................................................................ 797
Действия на уровне таблицы .......................................................................................... 799
Получение данных из внешних источников ...................................................................... 801
Импорт данных из файлов ............................................................................................... 802
Импорт данных из систем баз данных ......................................................................... 805
Получение данных из других систем хранения ................................................................ 806
Управление параметрами источников данных ................................................................. 807
Редактирование параметров источников данных ................................................... 808
Профилирование данных с помощью Power Query ........................................................ 809
Варианты профилирования данных ............................................................................. 809
Быстрые действия по профилированию данных ..................................................... 811

Глава

36. Преобразование данных с помощью Power Query ................................................................813

Общие задачи преобразования ............................................................................................... 813
Удаление дублирующихся записей .............................................................................. 813
Заполнение пустых полей ................................................................................................ 815
Заполнение пустых строк

................................................................................................ 816

Объединение столбцов ...................................................................................................... 817
Изменение регистра текстовых значений

.................................................................. 818

Поиск и замена текста ....................................................................................................... 819

Обрезка и очистка текста ................................................................................................. 820
Извлечение символов слева, справа и из середины строки

................................. 821

Извлечение первых и последних символов ............................................................... 823
Извлечение символов из середины текста ................................................................. 824

Разбиение столбцов с использованием символов-разделителей ....................... 824
Развертывание столбцов

.................................................................................................. 827

Развертывание дополнительных столбцов ................................................................ 828

Сведение столбцов .............................................................................................................. 829

Оглавление

Создание пользовательских столбцов

25

................................................................................. 830

Конкатенация исходных столбцов в пользовательский столбец ....................... 832
Преобразование типов данных ....................................................................................... 833
Тонкая настройка пользовательских столбцов с помощью функций .............. 834
Добавление условий в пользовательские столбцы ................................................. 836
Группирование и агрегирование данных ............................................................................ 838

Работа с пользовательскими типами данных .................................................................... 839

Глава

37. Обеспечение совместной работы запросов ...........................................................................843

Повторное использование этапов запроса .......................................................................... 843

Функция добавления в

Power Query.................................................................................... 847

Создание необходимых базовых запросов ................................................................. 848
Добавление данных ............................................................................................................ 848

Функция объединения в

Power Query ................................................................................. 850
Power Query ................................................................ 851
Объединение запросов ...................................................................................................... 852
Объединение запросов с помощью нечеткого соответствия ............................... 856

Виды объединения данных в

Глава

38. Повышение производительности Power Query ......................................................................859

Повышение эффективности обработки запросов в

Power Query .............................. 859

Быстрое получение информации о запросах ............................................................ 859
Организация запросов в группы .................................................................................... 859
Быстрое выделение столбцов в запросах .................................................................... 861
Переименование этапов запроса .................................................................................... 862

Быстрое создание справочных таблиц ........................................................................ 862
Копирование запросов для экономии времени ........................................................ 863
Просмотр зависимостей запросов ................................................................................. 864
Определение параметров загрузки по умолчанию .................................................. 864

Предотвращение автоматического преобразования типов данных .................. 865

Предотвращение проблем с производительностью в

Power Query ........................... 866

Использование представлений вместо таблиц ......................................................... 867

Выполнение некоторых вычислений на серверах баз данных ............................ 867
Обновление до 64-разрядной версии

Excel ............................................................... 867

Отключение средств обеспечения конфиденциальности ..................................... 868
Отключение функции распознавания связей ........................................................... 869

Часть VI
Программирование в
Глава

Excet

39. Введение в языкVВА ..............................................................................................................872

Что такое макросы

VBA ............................................................................................................ 872

Вкладка Разработчик ................................................................................................................. 873
Безопасность макросов .............................................................................................................. 874

Сохранение рабочих книг с макросами ............................................................................... 875
Два типа VВА-макросов ............................................................................................................ 876

Оглавление

26

VBA .......................................................................................................... 876
VBA ...................................................................................................................... 877
Создание макросов ...................................................................................................................... 879
Запись макросов .................................................................................................................. 879
Дополнительная информация о записи макросов .................................................. 887
Написание кода VBA ......................................................................................................... 890
Дополнительные сведения о языке VBA ............................................................................ 900
Подпрограммы

Функции

Глава

40. Создание пользовательских VВА-функций ...........................................................................901

Понятие функций

VBA ............................................................................................................. 901

Простой вводный пример ......................................................................................................... 901
Создание функции .............................................................................................................. 902

Использование функции на рабочем листе ............................................................... 902
Анализ функции .................................................................................................................. 903
Отличие функций от подпрограмм ....................................................................................... 904

Запуск функций ........................................................................................................................... 905
Вызов функции из другой процедуры ......................................................................... 906

Использование функции в формулах рабочего листа ........................................... 906
Аргументы функций ................................................................................................................... 907
Функция без аргументов .................................................................................................. 907
Функция с одним аргументом ........................................................................................ 907
Функция с двумя аргументами ................................................................................ ,..... 909
Функция с аргументами-диапазонами ........................................................................ 91 О
Пример простой и полезной функции ......................................................................... 911

Отладка пользовательских функций .................................................................................... 912
Вставка пользовательских функций в формулы .............................................................. 912

Глава

41. Создание диалоговых окон ....................................................................................................915

Зачем создавать новые диалоговые окна

............................................................................ 915
Альтернатива формам ................................................................................................................ 916
Функция InputBox ............................................................................................................. 916
Функция MsgBox ................................................................................................................ 917
Основы создания пользовательских диалоговых окон .................................................. 920
Работа с формами ............................................................................................................... 920
Добавление элементов управления на форму .......................................................... 921
Изменение свойств элементов управления ............................................................... 922
Обработка событий ............................................................................................................ 923
Вывод формы на экран ...................................................................................................... 924
Примеры создания диалоговых окон ................................................................................... 925
Первый пример .................................................................................................................... 925
Второй пример ..................................................................................................................... 928
Дополнительные возможности диалоговых окон ............................................................ 934
Добавление <<горячих» клавиш ...................................................................................... 934
Изменение последовательности обхода элементов ................................................ 935

Оглавление

Глава

27

42. Использование элементов управления на рабочем листе ................................................... 936

Зачем размещать элементы управления на рабочем листе ........................................... 936

Обзор элементов управления

ActiveX ................................................................................. 938
(ToggleButton) ......................................................................................... 938
Изображение (lmage) ........................................................................................................ 938
Кнопка (CommandButton) ............................................................................................... 939
Текстовое поле (TextBox) ................................................................................................ 939
Переключатель (OptionButton) ..................................................................................... 940
Подпись (Label) ................................................................................................................... 940
Поле со списком ( ComboBox) ........................................................................................ 941
Полоса прокрутки (Scrollbar) ......................................................................................... 941
Список (ListBox) ................................................................................................................. 942
Счетчик (SpinButton) ........................................................................................................ 943
Флажок (CheckBox) .......................................................................................................... 943
Исполыювание элементов управления ActiveX ............................................................... 944
Вставка элемента управления ........................................................................................ 944
Режим конструктора .......................................................................................................... 944
Настройка свойств элементов управления ................................................................ 944
Общие свойства элементов управления ..................................................................... 946
Связывание элементов управления с ячейками рабочего листа ........................ 946
Создание макросов для элементов управления ....................................................... 947
Выключатель

Глава

43. Обработка событий в Excel .....................................................................................................949

События

Excel ............................................................................................................................... 949
Создание процедуры обработки события ........................................................................... 950
События уровня рабочей книги ............................................................................................. 952
Open ......................................................................................................................................... 953
SheetActivatc ......................................................................................................................... 954
NewSheet ................................................................................................................................ 954
BeforeSave .............................................................................................................................. 954
BeforeClose ............................................................................................................................. 955
События уровня рабочего листа ............................................................................................ 956
Change ..................................................................................................................................... 957
Отслеживание изменений в заданном диапазоне .................................................... 957
SelectionChange ................................................................................................................... 959
BeforeRightClick .................................................................................................................. 960
События, не связанные с объектами ..................................................................................... 960
OnTime .................................................................................................................................... 961
OnKey ...................................................................................................................................... 962
Глава

44. Примеры VВА-программ .........................................................................................................964

Работа с диапазонами ................................................................................................................. 964
Копирование диапазона .................................................................................................... 965
Копирование диапазона произвольного размера

.................................................... 966

28

Оглавление

Выбор до конца строки или до конца столбца .......................................................... 967

Выбор всей строки или всего столбца ......................................................................... 968
Перемещение диапазона ................................................................................................... 968
Циклические операции над диапазоном ..................................................................... 969
Запрос на ввод значения ячейки

................................................................................... 970

Определение типа выделенного объекта .................................................................... 971
Выявление несмежных диапазонов .............................................................................. 972
Подсчет количества выделенных ячеек ...................................................................... 972

Работа с книгами

Excel .............................................................................................................. 973

Создание рабочей книги ................................................................................................... 973
Сохранение всех рабочих книг ....................................................................................... 974
Сохранение и закрытие всех рабочих книг ................................................................ 974

Работа с диаграммами ................................................................................................................ 975
Изменение типа диаграммы ............................................................................................ 97 5
Изменение свойств диаграммы ...................................................................................... 976

Форматирование диаграммы .......................................................................................... 976

Советы по ускорению работы VВА-кода ............................................................................ 977
Отключение функции обновления экрана ................................................................. 977
Отключение предупреждающих сообщений ............................................................. 977
Упрощение ссылок на объекты ...................................................................................... 978
Объявление типов переменных ..................................................................................... 978

Глава

45. Создание пользовательских надстроек Excel ....................................................................... 981

Что такое надстройка ................................................................................................................. 981

Работа с надстройками .............................................................................................................. 982
Зачем создавать надстройки .................................................................................................... 983
Создание надстройки ................................................................................................................. 984
Пример создания пользовательской надстройки ............................................................. 985

Код в модуле

Module1 ....................................................................................................... 986

Описание формы ................................................................................................................. 986

Тестирование рабочей книги .......................................................................................... 987
Добавление описания ........................................................................................................ 987
Создание пользовательского интерфейса для макроса надстройки ................. 987
Защита проекта .................................................................................................................... 988
Сохранение надстройки .................................................................................................... 989
Установка надстройки

...................................................................................................... 989

ОБ АВТОРАХ

Майкл Александер - старший консультант в компании Slalom Consulting с более
чем 15-летним опытом работы в области управления данными и отчетности. Автор
более десятка книг по бизнес-анализу с использованием Microsoft Excel. За свой
вклад в развитие сообщества Excel Майкл получил звание Microsoft Excel MVP
(Microsoft most valuaЬle professional - наиболее ценный специалист Microsoft).
Дик Куслейка работает с Microsoft Office уже более 20 лет. За это время 12 раз
был удостоен звания Microsoft Excel MVP. Дик разрабатывает для своих клиентов
решения на базе Access и Excel и проводит обучающие семинары по продуктам
Office в США и Австралии.

О НАУЧНОМ РЕДАКТОРЕ

Джойс Дж. Нильсен более 30 лет проработала в издательской индустрии в качестве
менеджера по проектам, технического писателя и редактора, специализируясь на

Microsoft Office, Windows, Интернете и общих технологиях. Является автором или
50 книг компьютерной тематики и 2100 интернет-статей. Джойс

соавтором более

получила степень бакалавра по количественному бизнес-анализу в Школе бизнеса
Келли при Университете Индианы в Блумингтоне. В настоящее время проживает
в Аризоне.

БЛАГОДАРНОСТИ

Мы выражаем глубочайшую признательность специалистамjоhn Wiley & Sons за
все часы работы, потраченные на подготовку этой книги. Спасибо также Джойс
Нильсен за предложенные ею многочисленные улучшения примеров и текста книги.

Особую благодарность мы выражаем нашим семьям за то, что они поддерживали
и терпели нас все время, проведенное за написанием книги.

ВВЕДЕНИЕ

Добро пожаловать в мир

Excel!

Да, возможно, это немного высокопарно, но

если вы внимательно присмотритесь к миру бизнеса, финансов, промышленно­
сти и любой другой области человеческой деятельности, то увидите, что Ехсе\

используют повсеместно. Excel есть везде. Это, безусловно, самая популярная
программа за историю существования бизнес-приложений. Мы действительно
живем в мире Excel. Возможно, вы ищете способ ускорить процесс обучения
и быстро разобраться в этом приложении, и именно поэтому вас заинтересовала
наша книга.

Дорогой читатель, вы нашли то, что нужно! Если вы изучаете

Excel для того, чтобы

получить новую работу, подготовить школьный проект или просто для личного
использования, то эта книга идеально вам подойдет.

В ней мы собрали все, что необходимо знать для быстрого освоения Ехсе\. Мы по­
заботились о том, чтобы в книге было много полезных примеров, а также советов
и рекомендаций, охватывающих все аспекты работы в Ехсе\: от основных понятий
до наиболее сложных функций и инструментов.

Обзор новых возможностей

Excei 365

Рассмотрим, какие возможности предоставляет

•

Excel 365.

Динамические массивы стали неотъемлемой частью механизма вычислений

Если функция использует массив, возвращающий несколько значений,
(spill range). Это касается в том
числе старых функций, которые не были предназначены для вывода массивов.
Появление в Excel динамических массивов кардинально изменило привычные
приемы работы с формулами и функциями, и вам больше не нужно профессио­
нально владеть ими, чтобы использовать все возможности массивов. В то же
время изменения, лежащие в основе механизма вычислений Excel, сделали

Excel.

то результаты выводятся в диапазон разлива

неактуальными прежние формулы массива.

Для кого эта книга

•

Новые функции динамических массивов. Компания

Microsoft

33

выпустила

несколько новых функций, которые используют динамические массивы для
упрощения сложных операций с формулами. Эти новые функции позволяют

удалять дубликаты, извлекать уникальные значения, фильтровать и динамически
сортировать данные, а также выполнять сложный поиск.

•

Формулы с переменными. Благодаря им вы можете создать своеобразный
контейнер, в котором хранятся результаты функции или вычислений, чтобы
в дальнейшем использовать их в других расчетах. Используя новую функцию

LET, вы сможете упростить свои формулы и повысить производительность вы­
числений.

•

Пользовательские типы данных
зовательскими данными в

Power Query. Инструмент для работы с поль­
Power Query позволяет хранить данные из не­

скольких столбцов в одном столбце в виде метаданных. Пользовательский тип
данных можно рассматривать как своего рода контейнер, который позволяет

сохранить данные многих столбцов, а затем использовать их в других местах
рабочей книги.

•

Импорт данных

Power Query

из

PDF. Power Query

теперь дает возможность

импортировать и преобразовывать данные непосредственно из РDF-файлов.

•

Профилировщик данных
филирования данных в

Power Query. Благодаря новым возможностям про­
Power Query вы сможете лучше понять данные и выявить

потенциальные проблемы еще до того, как они проявятся в процессе создания
отчетов.

•

Импорт пользовательских ЗD-моделей.

Excel теперь позволяет импортировать
Manufacturing,
Filmbox, Вinary GL Transmission, Polygon и StereoLithography.

пользовательские графические 3D-модели, в том числе файлы 3D

•

Цепочки примечаний. Каждый, кто имеет доступ к рабочей книге, теперь может
прямо в ней оставлять свои комментарии или отвечать на комментарии других

участников дискуссии. Цепочки примечаний выглядят как комментарии в благе
или на онлайн-форуме. Традиционные же примечания теперь называются за­
метками.

•

Перо действия. С помощью новой функции Перо действия

писать от руки прямо в ячейках, а

Excel

( Action Pen) вы можете

преобразует рукописный текст в дан­

ные! Эта функция, разработанная в первую очередь для мобильных устройств,
позволяет легко редактировать рабочие книги.

Для кого эта книга
Книга поможет повысить мастерство пользователям

Excel всех уровней: начинаю­

щим, уже опытным и даже профессионалам.

Если вы только начинаете осваивать

Excel, то

читайте с самого начала. В части

1

собрано все, что вам понадобится для знакомства с приложением: вы научитесь

Введение

34

вводить данные, управлять рабочими книгами, форматировать рабочие листы
и выводить таблицы на печать. В части II вы познакомитесь с формулами и функ­
циями

Excel.

Если вы опытный аналитик и хотите расширить свой набор инструментов для ви­
зуализации и анализа данных, то обратитесь к частям III и IV. Мы добавили в них
множество примеров и советов по анализу данных в

Excel

и созданию визуально

привлекательных отчетов.

Если ранее вы работали с предыдущими версиями Excel, то эта книга вам тоже по­
дойдет. В части V рассматриваются такие наборы инструментов, как Power Pivot
и Power Query. Раньше они были бесплатными надстройками от Microsoft и ис­
пользовались в качестве дополнений. Теперь же они стали неотъемлемой частью

Excel

и позволяют еще эффективнее управлять данными и взаимодействовать

с внешними источниками.

Если вы хотите изучить основы 11рограммирования на языке Visual Basic for
Applications (VBA), то в части VI найдете всю необходимую для этого информацию.
В ней целых семь глав, нрочитав которые вы сможете начать использовать VBA
для автоматизации и улучшения ваших решений.

Версии

Excet

В книге рассматриваются функции, появившиеся в обновлении Microsoft 365
в октябре 2021 года. Они будут доступны пользователям подписки на Microsoft 365
и тем, кто использует автономную ( бессрочную лицензию) версию Office/Excel 2021
для настольных компьютеров. Обратите внимание, что в этой книге не описывается
работа Microsoft Excel для Мае.

Excel поставляется в нескольких версиях, включая неб-версию и версии для план­
шетов и телефонов. Эта книга была написана для Excel 2021, предназначенного
для использования на ПК, однако большая часть нриведенной здесь информации
применима и к версиям для планшетов и Веба.
За последние несколько лет компания Microsoft перешла на гибкий цикл выпуска
обновлений для Office 365 ~ они выходят практически ежемесячно. Это отличная
новость для тех, кто любит следить за появлением новых функций в Excel. Но такая
частота обновлений несколько затрудняет работу тех людей, которые пытаются
описать возможности этого приложения в книге.

К тому времени, как выбудете читать эту книгу, Microsoft наверняка добавит в Ехсс1
новые возможности. Соответственно, в своей работе вы можете встретить новые
функции и инструменты, которые здесь не рассматриваются. Тем не менее Excel

обладает широким набором базовых функций, большая часть которых стабильна
и неизменна. Таким образом, возможные изменения приложения вряд ли будут
столь радикальными, чтобы эта книга утратила актуальность. Основные функции,
рассматриваемые в ней, останутся актуальными, даже если механизмы работы Excel
немного изменятся.

Соглашения. принятые в книге

35

Соглашения, принятые в книге
Рассмотрим, какие условные обозначения используются в книге.

Команды
В

Excel

Excet

используется контекстно зависимый интерфейс в виде ленты. Слова

в верхней части окна (например, Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы и т. д.)

называются вкладками. Щелкните на вкладке

-

и на ленте появятся ее команды.

У каждой команды есть имя, которое (обычно) указано рядом со значком или

под ним. Команды собраны в группы, названия которых отображаются в нижней
части ленты.

При ссылке на какую-то команду мы придерживаемся следующего правила:
указываем имя вкладки, затем имя группы, а после

-

имя команды. Так, команда,

используемая для переноса текста в ячейке, обозначается в книге так: Главная ► Вы­
равнивание ► Перенести текст.

Подробнее о пользовательском интерфейсе в виде ленты рассказывается в главе

1.

Условные обозначения
Все, что вам нужно набрать с клавиатуры, оформлено моноширинным шрифтом. Длин­

ные сообщения обычно выводятся отдельной строкой. Вот пример:
= "Название части:

"&ВПР(Название_части,Список,2)

Названия клавиш выделены рубленым шрифтом. Если несколько клавиш нужно
нажать одновременно, то они приводятся со знаком плюс, как, например, в этом

случае: <<Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать выделенные ячейки>.>. Таким же шриф­
том выделены обозначения столбцов (например: «после столбца Z идет столбец Ад,
за которым следуют АВ, АС и т. д.>.> ), адреса ячеек (например: «адрес левой верхней

ячейки

- Al>> ), названия вкладок ленты (например: «слова над значками ленты обо­

значают вкладки: Главная, Вставка и т. д.>.> ), элементов управления и кнопок (например:
«в правой части строки заголовка есть элемент управления Параметры отображения
ленты (рядом с кнопкой Свернуть)>.>).

Четыре клавиши со стрелками называются иавигаци01тыми.

Встроенные функции рабочего листа Excel обозначаются прописными буквами и вы­
деляются моноширинным шрифтом: «Обратите внимание на функцию СУММПРОИЗВ,
используемую в ячейке С20>.>.

Правила и стандарты использования мыши
В книге используются следующие стандартные термины, связанные с мышью.

•

Указатель мыши. Маленькая графическая фигурка, которая перемещается по

экрану, когда вы двигаете мышью. Обычно указатель мыши представляет собой

Введение

36

стрелку, но меняет вид, когда вы перемещаетесь в конкретные области экрана
или выполняете определенные действия.

•

Указать. Переместить мышь так, чтобы навести ее указатель на определенный
элемент. Например: «Наведите указатель на команду Вставить на вкладке Главная,>.

•
•

Щелкнуть. Нажать и сразу же отпустить левую кнопку мыши.
Щелкнуть правой кнопкой мыши. Нажать и сразу же отпустить правую кнопку

мыши. Эта кнопка используется в

Excel ( и не только) для открытия контекстных

меню, относящихся к тому, что выбрано в данный момент.

•
•

Двойной щелчок. Дважды быстро нажать левую кнопку мыши.
Перетащить. Нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перемещать мышь. Пере­

таскивание часто используется для выбора диапазона ячеек или изменения

размера объекта.

Для пользователей мобильных устройств
Если вы пользуетесь одним из таких устройств, то наверняка уже знаете основные
управляющие жесты.

В этой книге не рассматриваются конкретные жесты на сенсорном экране, но основные

жесты, указанные в перечне ниже, будут актуальны в большинстве случаев .
♦

Когда написано « щелкнуть», подразумевается, что нужно нажать . Быстрое касание
пальцем кнопки

♦

-

это то же самое, что и щелчок кнопкой мыши.

Если сказано «дважды щелкнуть» , нажмите дважды . Двойное быстрое касание соот­
ветствует двойному щелчку.

♦

Указание « щелкнуть правой кнопкой мыши » означает, что нужно нажать элемент

и держать на нем палец до тех пор, пока не появится меню. Чтобы открыть пункт
появившегося контекстного меню, коснитесь его пальцем .

Обязательно включите режим сенсорного управления на панели быстрого доступа .
Когда он активен, расстояние между командами ленты увеличено, что снижает вероят­

ность выбора не той команды. Если этого режима на панели быстрого доступа нет, то
коснитесь крайнего правого элемента управления и выберите Сенсорный режим/режим
мыши. Эта команда позволяет переключаться между обычным режимом и режимом
сенсорного управления.

Структура издания
Книга разделена на шесть ч астей .

Часть 1. Начало работы с Excel. В восьми главах этой части описываются основные
понятия и при емы работы в Excel. Их нужно обя зательно прочитать новичкам, но
и опытные пользователи найдут здесь новую информацию о цепочках примеч аний

и работе с

Excel на

Часть

Работа с формулами и функциями. Здесь вы найдете информацию

11.

о вычислениях в

мобильных устройствах.

Excel.

Главу

10

следует обязательно прочесть даже опытным

Как работать с книгой

пользователям, поскольку в ней рассказывается о новинке

Excel

37

~ динамических

массивах, ставших неотъемлемой частью механизма вычислений.

Часть

111. Создание диаграмм и другие приемы визуализации. В главах этой части

вы узнаете о том, как создавать эффективные диаграммы. Несколько глав посвяще­
ны возможностям условного форматирования и спарклайнам, а также интеграции

графиков в рабочие таблицы.
Часть

IV. Управление данными и их анализ. Здесь вы прочтете о проверке данных,

условном анализе, сводных таблицах и многом другом.
Часть V. Использование

Power Pivot и Power Query. Главы этой части посвящены
Power Pivot и Power Query. Вы узнаете о том, как созда­
вать отчеты с помощью Power Pivot и как Power Query позволяет автоматизировать

таким инструментам, как

такие операции, как очистка и преобразование данных.
Часть

Программирование в Excel. Часть VI предназначена для тех, кто хочет
Excel под себя или разрабатывает рабочие книги и надстройки для других
пользователей. Вы узнаете, как записывать макросы и программировать на VBA,

VI.

настроить

а также как создавать пользовательские формы, события и надстройки.

Как работать с книгой
Книгу не обязательно читать от начала до конца. Это скорее справочник, к которому
вы можете обратиться в следующих ситуациях:

•
•
•

вы зашли в тупик, пытаясь что-то сделать;
вам нужно сделать то, чего вы никогда раньше не делали;

у вас есть свободное время и вы хотите узнать что-то новое об

Excel.

Каждая глава посвящена одной большой теме. Не расстраивайтесь, если некоторые
темы поначалу покажутся вам сложными. Большинство пользователей прекрасно

работают в

Excel, используя лишь малую часть его функционала. Фактически здесь
80/20: 80 % пользователей Excel используют только 20 % его

актуально правило

возможностей. Но даже если вы используете лишь пятую часть функционала при­
ложения, вам все равно доступен огромный арсенал возможностей для решения
множества задач.

ОТ ИЗДАТЕЛЬСТВА

Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу

comp@piter.com ( из­

дательство .«Питер~, компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства

www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших

книгах.

В книге приводится множество примеров, которые можно скачать по ссылке

https://storage.piter.com/support_insale/files_list.php?code=978544614175&partner=3401. Файлы
расположены в каталогах, соответствующих главам. Для русскоязычного издания
мы локализовали примеры.

ЧАСТЬ 1
НАЧАЛО РАБОТЬI С EXCEL

В ~·лавах этой части собрана вся необходимая справочная информация, которая по­
зволит начать работу с Excel. Если ранее вы пользовались этим приложением (или
/\аже другой программой для работы с электронными таблицами), то наверняка
уже будете знать многое из того, что эдесь описано. Тем не менее рекомендуем вам
11росмотреть материал этих глав

-

уверены, вы откроете для себя немало новых

11риемов и техник.

В этой части

•
•
•
•
•
•
•
•

1. Знакомство с Excel.
Глава 2. Ввод и ре;1актирование данных.
Глава 3. Ос11ов11ые операции с рабочим листом.
Глава 4. Работа с диапазонами и таблицами.
Глава 5. Форматирование рабочих листов.
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами.
Глава 7. Печать результатов работы.
Глава 8. Настройка нользовательского интерфейса.

Глава

Глава

1

ЗНАКОМСТВО С

EXCEL

В этой главе представлен вводный обзор

Excel 365. Ее стоит прочитать (или хотя бы

просмотреть), даже если вы уже работали с предыдущей версией приложения.

Для чего используется
Excel -

самая известная программа для работы с электронными таблицами, кото­

рая входитв состав пакета
но

Excei

Excel

Microsoft Office.

Есть и другие подобные приложения,

наиболее популярен и на протяжении многих лет является мировым

стандартом.

Во многом

Excel предпочитают ввиду его универсальности.

Конечно, одним из до­

стоинств приложения является возможность выполнять в нем числовые расчеты, но

Excel позволяет решить и множество других задач. Вот лишь несколько возможных
Excel.

вариантов использования

•

Выполнение разного рода математических вычислений. Составление бюджетов,
подсчет расходов, анализ результатов опросов и использование практически

всех методов финансового анализа.

•

Создание диаграмм. Огромный выбор разных видов диаграмм и возможности
их настройки.

•

Организация списков. Создание различных структурированных таблиц для
эффективного хранения списков.

•
•

Работа с те_кстом. Очистка и форматирование текстовых данных.
Доступ к данным других типов. Возможность импортировать данные из раз­

личных источников, таких как базы данных, текстовые файлы, веб-страницы
и многие другие.

•

Создание наглядных дашбордов. Предоставление большого объема информа­
ции в компактном виде.

•

Создание рисунков и схем. Использование фигур и изображений для создания
схем разного уровня сложности.

•

Автоматизация сложных задач. Выполнение однотипных задач одним щелчком

кнопкой мыши благодаря макросам.

Основные элементы окна

Excel

41

Рабочая книга и рабочий лист
Файл Ехсе\ называется рабочей книгой. Вы можете открыть любое количество книг,
и каждая из них будет отображаться в отдельном окне. По умолчанию книги Ехсе\
имеют расширение

. xlsx.

ПРИМЕЧАНИЕ

В старых версиях Excel все рабочие книги открывались в одном окне Excel. Начиная
с Excel 2013, каждая книга открывается в отдельном окне. Это изменение сделало
Excel более похожим на другие приложения Office и дало пользователям возмож­
ность легче ориентироваться в различных рабочих книгах на разных экранах.

Рабочая книга обычно состоит из одного или нескольких рабочих листов, а каждый
лист состоит из отдельных ячеек. Ячейка может содержать число, формулу или
текст. На листе также есть скрытый слой рисования, на котором хранятся графики,

изображения и диаграммы. Объекты на слое рисования располагаются поверх
ячеек, а не в самих ячейках, как число или формула. Чтобы перейти к другому
листу, нужно щелкнуть на его ярлыке в нижней части окна рабочей книги. Кроме
того, в книге могут храниться листы диаграмм: на таком листе отображается один
график, и его тоже можно открыть, щелкнув на ярлыке.

Основные элементы окна

Excet

Вас может напугать большое количество различных элементов в окне Excel, но
для того, чтобы эффективно работать с приложением, вам не обязательно знать,
что все они означают. Со временем вы познакомитесь с большинством элементов
и научитесь ими пользоваться.

На рис.

1.1

показаны наиболее важные компоненты окна

Excel, а в табл. 1.1

приво­

дится их краткое описание.

Таблица

1.1. Основные компоненты окна Excel

Название

Описание

Вертикальная полоса про-

Позволяет прокручивать лист по вертикали

крутки

Г ориэонтальная полоса

Позволяет прокручивать лист по горизонтали

прокрутки

Заголовки столбцов

Каждый из 16 384 столбцов рабочего листа именуется буквами от А до XFD. Выбрать
весь столбец можно. щелкнув на его заголовке. а изменить ширину столбца - пере­
тащив его границу

Продолжение .Р

42

ГЛАВА

Таблица

1.1 {продолжение}

1

Знакомство с

Excel

Название

Описание

Индикатор выделенной
ячейки

Указывает на текущую выделенную ячейку/диапазон ячеек. [На одном рабочем ли­
сте - 17 179 869 184 ячейки]

Индикатор макрорекор­

Щелкните на нем, чтобы начать запись макроса

дера

Во время записи ваших действий значок изменит свой вид. Щелкните на нем еще

Visual Basic for Applications [VBA).

раз, чтобы остановить запись
Кнопка сворачивания

Нажмите эту кнопку, если нужно временно скрыть ленту. Дважды щелкните

ленты

на любой вкладке, чтобы лента снова стала видимой. Нажатие Ctrl+Fl дает тот же
результат

Кнопки просмотра стра­

Нажимая эти кнопки. можно менять способ отображения рабочего листа

ницы

Кнопки управления окном

Предназначены для сворачивания окна, изменения его размера и закрытия. Зти
кнопки есть практически во всех окнах Windows

Кнопки управления ярлы­

Позволяют прокручивать ярлыки рабочих листов, чтобы просмотреть все листы теку­
щей рабочей книги. Если щелкнуть на них правой кнопкой мыши, то откроется окно

ками листов

Переход к листу текущей книги со списком листов

Кнопка Новый лист

Нажмите эту кнопку [отображается справа от последней вкладки листа), чтобы до­
бавить новый рабочий лист

Кнопка Файл

Нажмите эту кнопку, чтобы открыть представление

Microsoft Office Backstage, где

содержится множество параметров для работы с документом [включая печать) и для
настройки приложения

Лента

Основное место расположения команд

Excel. Щелчок на названии любой вкладки

позволяет открыть ее, при этом меняется набор отображаемых на ленте элементов
.......................................... .. . .
---··--··················
......................................

Номера строк

Каждая строка пронумерована числами от 1до 1048 576. Щелкнув на номере
строки, вы выберете всю строку, а щелкнув между номерами строк и перетащив
ползунок. можно изменить высоту строки

Панель быстрого доступа

На этой настраиваемой панели собраны часто используемые команды. Она видна
всегда, независимо от того, какая вкладка активна

Параметры отображения

Раскрывающийся элемент управления, который предлагает три варианта отображе­

ленты

ния ленты

Поле Имя

Здесь выводится адрес активной ячейки или имя выбранной ячейки. диапазона.
объекта

Поле Поиск

Этот элемент управления предназначен для поиска команд
для доступа к полю

Список вкладок
Строка заголовка

-

Excel. Сочетание клавиш

Alt+Ы

Похож на меню. Щелкнув на любой строке, вы откроете соответствующую вкладку

В этой строке отображается имя открытого файла. Здесь также расположены панель

быстрого доступа {слева/, поле Поиск и некоторые кнопки управления, с помощью
которых можно менять вид окна {справа/

Основные элементы окна

Excel

43

Название

Описание

Строка состояния

Здесь выводятся различные сообщения. а также сводная информация о выбранном
диапазоне ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши на строке состояния. чтобы на­
строить. какие сообщения должны выводиться

Строка формул

Когда вы вводите данные или формулы в ячейку. они отображаются на этой панели

---Управление масштабом

Ползунок Масштаб позволяет менять масштаб рабочего листа

Ярлыки листов

Щелчок на любом из этих ярлыков открывает отдельный лист рабочей книги . В кни­
ге может быть сколько угодно листов: у каждого есть имя . которое и отображается
на ярлыке внизу окна

Кнопка

Лента
Панель

Строка

быстрого

заголовка

сворачивания

Строка формул

ленты

доступа

Кнопка

Заголовки

Список

столбцов

вкладок

Файл

~

•
8мА

Всtна

"'-

управления

окном

-1- -и

~""

Кнопки
Поле Поиск

№ОМl!rммро&а••

Сnрна

-

1

□

х

..ч:R08.t.T

L.

- __
f)

~'v

[:]•~-~
~

........,.

f,

..

-

~

•

Индикатор выделенной

•
:'; -

ячейки

Номера
строк

Кнопки управления
ярлыками листов

J

•=

, 1 ~~

+

- - 1·.._.....

• 1

Строка

Кнопка

Горизонтальная

состояния

Новый лист

полоса прокрутки

Поле

Ярлыки

Имя

листов

• •

~Упра-¼Jление
масштабом
Вертикальная

Кнопки

полоса

просмотра

прокрутки

страницы

Рис.

1.1. На экране Excel есть много полезных элементов.
которые вы будете часто использовать

44

ГЛАВА 1

Знакомство с

Excel

Перемещение по рабочему листу
В этом разделе описаны различные способы навигации по ячейкам рабочего листа.
Каждый рабочий лист состоит из строк (пронумерованных от

1 до 1 048 576)

и столбцов (обозначенных от А до XFD). Ячейки с номерами строк и буквами
столбцов, расположенные в левой и верхней частях рабочего листа, называются
заголовками строк и столбцов.

Столбцы промаркированы особым образом: после столбца Z идет столбец Ад, за
которым следуют АВ, АС и т. д. После столбца AZ идут столбцы ВА, ВВ и т. д. После

столбца ZZ следуют ААА, ААВ и т. д.
На пересечении строки и столбца расположена одна ячейка, которая имеет уникаль­
ный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес левой верх­
ней ячейки

- Al. Адрес ячейки

в правом нижнем углу рабочего листа

В любой момент времени активной мо­
жет быть только одна ячейка. Активной
является ячейка, которая принимает ввод

с клавиатуры и содержимое которой мож­
но редактировать. Активную ячейку мож­

но определить по более темному контуру
(табличному курсору) (рис.

1.2). Если вы­

делено несколько ячеек, то темным конту­

ром очерчен весь выделенный диапазон,

а активной является самая светлая ячейка

в нем . Ее адрес отображается в поле Имя .
Заголовки строк и столбцов активной
ячейки выделены другим цветом, чтобы
было легче определить строку и столбец
активной ячейки .

А

в

- XFD1048576.
с

D

Текущий год Прошлый год

1
2
3
4

Январь

В,097

Февраль

5

Апрель

7,985
8,441
8,008
8,204
7,114
7,04
7,265
8,459

8,371
7,567
7,512
7,453
8,664
7,466
7,794
7,018
8,032

8,9821
7,337
7,799

8,637}
7,127
7,331

б

7
8
9
10

Март

Май
Июнь

Июль
Август

Сентябрь

11 !октябрь
12 Ноябрь
13 Декабрь
14

Рис.

1.2. Активной является ячейка с темным
контуром - в данном случае С11

ПРИМЕЧАНИЕ

Ехсе\ можно устанавливать на устройства с сенсорным интерфейсом. Мы предпола­
гаем, что у вас есть обычные клавиатура и мышь, поэтому не рассматриваем команды,
связанные с сенсорным интерфейсом. Обратите внимание, что в раскрывающемся
списке Настроить панель быстрого доступа есть пункт Сенсорное управление или режим

мыши. В режиме сенсорного управления значки ленты и панели быстрого доступа

располагаются чуть дальше друг от друга, чем в обычном режиме .

Навигация с помощью клавиатуры
Для перемещения по рабочему листу можно использовать и стандартные клавиши

со стрелками : нажатие клавиши со стрелкой вниз ( .J,.) перемещает табличный кур­
сор вниз на одну строку, со стрелкой вправо ( ➔) - на один столбец вправо и т. д.
Клавиши PgUp и PgDn служат для перехода вверх или вниз на одно полное окно

Перемещение по рабочему листу

( количество строк,

45

на которое перемещается курсор, зависит от количества строк,

отображаемых в окне).
СОВЕТ

Включив режим Scroll Lock, вы можете прокручивать рабочий лист, не меняя актив­
ной ячейки. Это удобно, если нужно просмотреть другую область рабочего листа,
а затем быстро вернуться в исходное место. Просто нажмите Scroll Lock и используйте
клавиши со стрелками для прокрутки рабочего листа. Когда вы захотите вернуться
в активную ячейку, нажмите Ctrl+Backspace, а затем снова нажмите Scroll Lock, чтобы
отключить блокировку. Обратите внимание: если активен режим Scroll Lock, то
в строке состояния в нижней части окна Excel отображается надпись Scroll Lock.

Num Lock позволяет управлять работой клавиш цифровой клавиатуры.
Когда режим Num Lock включен, с помощью цифровой клавиатуры можно вводить

Клавиша

цифры. На многих клавиатурах есть отдельный набор клавиш навигации (стрелок),

которые расположены слева от цифровой клавиатуры. Выбор режима

Num Lock

не влияет на эти клавиши.

1.2 приведены все клавиши для перемещения по рабочему листу, исполь­
Excel.

В табл.

зуемые в

Таблица

1.2. Клавиши для перемещения

по рабочему листу

Excel

Клавиша

Перемещение табличного курсора

Стрелка вверх (t] или Shift+Enter

На одну строку вверх

Стрелка вниз [.J,.] или Enter

На одну строку вниз

------Стрелка влево[~) или Shift+Tab На один столбец влево
-----·------··----

Стрелка вправо ! ➔1 или ТаЬ
··- -

На один столбец вправо

-- ~------~---

PgUp

На один экран вверх

PgDn

На один экран вниз

Alt+PgDn

На один экран вправо

Alt+PgUp

На один экран влево

Ctrl+Backspace

Прокрутка экрана к активной ячейке

Ctrl+Home

К ячейке дl

Ctrl+End

К самой нижней правой ячейке используемого диапазона рабочего листа

t•

Прокрутка экрана на одну строку вверх [активная ячейка не изменяется)
Прокрутка экрана на одну строку вниз (активная ячейка не изменяется]
Прокрутка экрана на один столбец влево (активная ячейка не изменяется]
Прокрутка экрана на один столбец вправо (активная ячейка не изменяется)

* При включенном режиме

Scroll Lock.

ГЛАВА

46

1

Знакомство с

Excel

Навигация с помощью мыши
Чтобы изменить активную ячейку с 1юмощью мыши, просто щелкните на другой
ячейке, и та станет активной. Если ячейка, которую вы хотите сделать активной,

не видна в окне рабочей книги, то используйте полосы прокрутки, чтобы прокру­
тить окно в любом направлении. Для прокрутки на одну ячейку нажмите любую из
стрелок на полосе прокрутки. Если нужно прокрутить окно на весь экран, щелкните

в любом пустом месте поля прокрутки. Чтобы ускорить прокрутку, перетащите
ползунок или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте полосы прокрутки,
чтобы открыть контекстное меню.
СОВЕТ

Если у вашей мыши есть колесико, то используйте его для вертикальной прокрутки.

Кроме того, если нажать колесико и переместить мышь в любом направлении, то
рабочий лист автоматически прокрутится в этом же направлении.

Если нажать и удерживать Qrl при прокрутке колесика мыши, то можно масштабиро­
вать рабочий лист. Если вы предпочитаете использовать колесико мыши для масшта­

бирования рабочего листа без нажатия Ctr1, то выберите Файл ► Параметры ► Дополнительно
и установите флажок Панорамировать с помощью

intelliMouse.

Использование полос прокрутки или прокрутка мышью не изменяет активную

ячейку. Так вы просто нрокручиваете рабочий лист. Чтобы изменить активную
ячейку, после прокрутки нужно щелкнуть на новой ячейке.

Лента
Лента

-

основной инструмент взаимодействия с Ехсе\. Слова над значками ленты

обозначают вкладки: Главная, Вставка и т. д. Лентой называют всю структуру вкладок,
групп и элементов управления в верхней части окна приложения.

Лента может быть скрытой или видимой (по вашему выбору). Чтобы изменить
видимость ленты, нажмите

Ctrl+Fl

(или дважды щелкните на заголовке открытой

вкладки). Если лента скрыта, то временно появляется, когда вы щелкаете на вкладке,

и снова скрывается, когда вы переходите к рабочему листу. В правой части строки
заголовка сеть элемент управления Параметры отображения ленты (рядом с кнопкой

Свернуть). Щелкните на нем и выберите один из трех вариантов отображения ленты:
Автоматически скрывать ленту, Показывать вкладки или Показывать вкладки и команды.

Вкладки ленты
Набор команд, который бу;{ст отображаться на ленте, зависит от того, какая вкладка

выбрана. На каждой вкладке представлено несколько групп родственных команд.
Рассмотрим основные вкладки Ехсе\.

Лента

•

47

Главная. Скорее всего, большую часть времени вы будете работать именно
с этой вкладкой. Здесь представлены такие группы команд: Буфер обмена, Шрифт,
Выравнивание, Число, Стили, Ячейки, Редактирование. Их назначение поняпю из
названий.

•

Вставка. Команды этой вкладки позволяют вставить на рабочий лист различные
элементы: таблицу, диаграмму, рисунок, символ и т. д.

•

Разметка страницы. Эта вкладка содержит команды, меняющие общий вид рабочего
листа, а также некоторые настройки печати.

•

Формулы. На этой вкладке нредставлены команды для вставки формул, присвое­
ния имен ячейкам или диапазонам, получения доступа к инструментам проверки

формул и унравления тем, как

•

Данные. Содержит команды

Excel

выполняет вычисления.

Excel, предназначенные для

работы с данными, в том

числе команды анализа и сортировки данных.

•

Рецензирование. На этой вкладке собраны инструменты для проверки правопи­
сания, перевода слов, добавления примечаний или ;1ащиты листов.

•

Вид. Содержит команды для управления различными аснектами отображения
рабочего листа на экране. Некоторые команды этой вкладки также доступны
в строке состояния.

•

Разработчик. Эта вкладка 110 умолчанию не отображается. На ней собраны коман­
ды, полезные при программировании. Чтобы добавить эту вкладку, выберите
Файл ► Параметры ► Настроить ленту. В правом разделе Настроить ленту убедитесь,
<по в раскрывающемся меню выбран вариант Основные вкладки, и установите
флажок Разработчик.

•

Справка. Здесь собраны команды, позволяющие получить справку по той или

иной теме, внести предложения или отправить отзыв компании

•

Microsoft.

Надстройки. Эта вкладка будет видна только в том случае, если вы загрузили
старую рабочую книгу или надстройку, содержащую созданные пользователем

элементы интерфейса. Старые меню и навели инструментов были заменены
лентой, поэтому созданные пользователем элементы будут отображаться на
этой вкладке.

В этом списке перечислены стандартные вкладки ленты, но

Excel

может отобра­

жать и другие (контекстные) вкладки в зависимости от того, с каким элементом вы

работаете, или в результате установки донолнительных модулей.
ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Файл расположена в одном ряду с вкладками, однако на самом деле это

не вкладка. При нажатии этой кнопки открывается другой экран (известный как

представление

Backstage),

на котором можно выполнять различные действия с до­

кументами. Здесь команды расположены по левой стороне окна. Чтобы выйти из
представления

Backstage,

нажмите кнопку со стрелкой в левом верхнем углу.

48

ГЛАВА

Знакомство с

1

Excel

Вид команд на ленте меняется в зависимости от ширины окна Excel. Когда оно
слишком узкое, чтобы вместить все команды, они адаптируются; может показаться,
что некоторые из них отсутствуют, однако на самом дел е все команды доступны .

На рис.

1.3 показана вкладка Главная , где видны все элементы управления. На рис. 1.4
Excel. Обратите внимание, что некоторые
надписи исчезли, но значки остались. На рис. 1.5 показан вариант с совсем узким
показана эта же вкладка в более узком окне

окном. В большинстве групп отображается один значок, но если щелкнуть на нем,
то появятся все команды этой группы.

•

х

f)

~'i'

L'

о

-

!D • Сор,м,,.,.~• н..~,м м

~--------------

~~

мф,,а•тр· •-•м•~•

w,...

Рис.

Книrа1

-

1.3. Вкладка Главная
Р

Е ...

на ленте

•

Поиск.

Фай11 Главная Меню Вставка Разметка страницы Формулы Данные Рецензирование Вид Автоматизировать Справка

ш х

'"""""'- .:" .,

'"'""" [111 •

ж к

.±.

<$
Бу,феробмена

r,;.

~

•

д· д·

<',,.,д.
Шрифт

Автосохранение

U

:::@],~
- - ~-

~ ~
г,

Рис.

'31

-

8 9 .,

~-

Выравотвание

v

1D УСАовное форматирование "
~ Форм.!!тировать как таблицу"

~

f)

l8В]
о

Ячейl(И

Реда1С1'ироегние

Надсrройки

Стми

Главная в окне

Книrа1

•

Е...

Р

Недст~ки

Excel меньшей

ширины

•

Поиск

Файл Главная Меню Вставка Разметка стран Формулы Данные Рецензирован~, Вид АвтоматизироЕ Справка

r□

д

л

Вставить ~

ШрифУ

..,

%
Выравнивание

ЧИСIIО

<1
Буфер обмена

х

1!11

Jl'-i Стипи 11чеек "
г,

1.4. Вкладка
~

%
ЧИСJIО

о

ACROBAT ( CJ

lifl Условное форматирование .,,,
~ Форма-rироВllП, KllK Тllблицу .,

~
Ячейки

JJ

Редактирование

о

ACROBAT

х

@] IJI

m
о

Надстройки

~ Стили ячеек "
г,;

Сти.nи

Рис.

1.5. Вкладка

Главная в узком окне

Нмсrро~ки

Excel

Контекстные вкладки
Помимо стандартных, в Excel есть контекстные вкладки. При выборе объекта (на­
пример, диаграммы, таблицы или иллюстрации) на ленте становятся доступны
специальны е инструменты для работы с ним.
На рис. 1.6 показаны контекстные вкладки, которые появляются при выборе
диаграммы. Это вкладки Конструктор диаграмм и Формат. Обратите внимание, что
остальными вкладками можно пользоваться как и раньше.

Лента

•

Фаип

•

"},q СJРi!НИЦЫ

d}J.

Форму.11ы Данные Рецеюмромние Вид Автоматмэироваn, Р11Jра6отчик Cnpaвu

~

li_

До6авот. мем,нт Эl(cnpe«•
дм,1rрем1,4w"

M••-NWl~w
Д11аrрамма1

v

:

С,рокl/

B~n.

сrо.116.ц

A/IHHW8

,,._

(nul!OA>\llrpai,lt.l

Е

F

З

Феер

1035000Р

4 Март
S Anp

107122SP
1108718"
1147 523 Р
1187 б8бР
12292SSP
1272.27911
13168099

...,J
Ма\4

Июнь

8

ИIOJlb

10
11

с•."'

акт

12 Нояб

13

14
15

_Дек
Нтоr

о

х

D

•

OOi

ИJменна,п.n

Переr.мстит•

AИilfp.lMIIIW

AKllrp&•o.ry

т~

PKПOIIO)l(1!>!>tl!

м

G

---<>-

1362897 Р

1410S99P
1459970fl
14 601962 1"

Рис.

о---

1600000,
lf00000'
1юоооо,

1000000,

000000,

'°'""'
•00000,
100000,

о

ш

Прогноз продаж

1ooooooii

Яна

б

dЬ

Форr..4ат

f,

2

7

-

Конструктор АИаrрамw

tm !!!!i

111111111111 111i1ii111

Иэ1о1енмт~

1,1,lll(ff"

Power Pivol

49

UHJ~ НН!

12]
1Sё]

[1
llк•

~

М•рт

Anp

МаА

Июоt•l4,о,-.

,.__

Семт

О~!т

НОl!б

д,w.

1.6. Когда мы выбираем какой-то объект. появляются контекстные вкладки.
которые содержат инструменты для работы с ним

Виды значков на ленте
Когда вы наводите указатель мыши на любой значок на ленте, появляется подсказка
с назва нием соответствующей команды и ее кратким описанием. По большей части
з начки на ленте работают именно так, как ожидается по их названию. На ленте вы
найдете несколько видов значков.

•

Простая кнопка. Нажатие такой кнопки приводит к выполнению соответствую­
щего действия/открытия диалогового окна. Пример простой кнопки

-

Увеличить

размер шрифта в группе Шрифт вкладки Главная. Одни кнопки работают так, что
при их нажатии действие выполняется сразу; нажатие других приводит к откры­

тию диалогового окна, в котором можно ввести дополнительную информацию.

Кнопки могут дополняться описанием, но не обязательно.

•

Кнопка-переключатель. Позволяет задать какое-то форматирование или состоя­
ние и при нажатии меняет свой цвет. Примером может служить кнопка Полу­
жирный в группе Шрифт на вкладке Главная. Если для активной ячейки не задан

полужирный шрифт, то кнопка Полужирный отображается обычным цветом. Если
текст в активной ячейке уже выделен полужирным, то эта кнопка становится

более темной и обретает контур . Если нажать ее повторно, то полужирное на­
чертание текста будет отменено .

•

Простой раскрывающийся список. Если рядом со значком на ленте есть малень­

кая стрелка, направленная вниз, знач ит, это раскрывающийся список. Щелкните
на ней, и появятся дополнительные команды . Примером может служить команда

Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная. Если щелкнуть на этом
элементе управления, то появится несколько команд форматирования.

ГЛАВА

50

Знакомство с

1

Excel

Кнопка, сочетающая в себе простую кнопку и раскрывающийся список. При на­

•

жатии самой кнопки выполняется соответствующее действие. Если щелкнуть на

стрелке внизу справа, то можно выбрать одну из донолнительных команд. При­
мером такой к11011ки является Объединить и поместить в центре в группе Выравнивание

вкладки Главная. При щелчке на левой части этого элемента текст в выделенных

ячейках объединяется и центрируется. Если щелкнуть на стрелке внизу справа, то

появится список команд для объединения ячеек и отмены этого действия (рис.

v
Файл

Г11аона11

l[]

Л

Bcrш,s [G'I
. 4
Б~р обмена

Меню

Всrавка

lAptos№rrow

Ж К ~

•
r;

-

"'1

◊

.

Шрмфт

.

д- А

_А

j)

- Excel

Разметка страницы

"11

.

Книrа1

Формулы

А

с

П о и ск
Рецензирование

Вид

Автоматизировать

Справка

Ю

= =~+7-

.

§=~~

~ ~

Усло8t-104!

Форматиронть

(ТИАИ

~ Объединин, и поместить в центре

г,

[х

В5

Данные

1.7).

G

D

~ Объединит~. no сrроом

06ы.r,;1щ•t1~1!'8&\l,le~>iЬIXAЧt;>tl(IJ

§э Об"ЪедИНИТЬ 11чейки

Bыp.)!JH'4Ul1!"4C.'

m Отменить 06\оеДИНВНие ЯчееlС
~---------<

м><у6о;11 ы ,y,oJlчt'ii,ryн

«

~--1щоrо

~~~ру

),У~ ;1,oy,tCJ6иar,p.,1,1t'NflT1>NIR

O ~ ~ f O JOIOJ\080 A/UII
i4e( k ~ ( T ~

(1)

Допо11ниt~11нwе смдtНМJt

10

Рис.

1.7. Кнопка Объединить и

поместить в центре

-

пример кнопки

с раскрывающимся списком

•

Флажок. Такой элемент управления включает или выключает что-либо. При­
мером может служить флажок Сетка в группе Показать на вкладке Вид. Кота 011

установлен, на листе отображаются линии сетки. Если флажок снят, то лин ии
сетки не видны .

•

Кнопка-счетчик. Н а ленте

Exccl

есть только один такой элемент унравлсния:

Масштаб в группе Вписать на вкла1tке Разметка страницы. Щелчок на стрелке, на­
правленной вверх/вниз, позволяет увеличить/уменынить значен и е.

В некоторых группах на ленте в правом нижнем углу есть небольшой значок в виде
стрелки~

-

он называется пиктограммой открытия диалогового окна . На11рим ер,

посмотрев на вкладку Главная, вы увидите такую пиктОJ·рамму для

rpy1111

Буфер об­

мена, Шрифт, Выравнивание и Число, а в группах Стили, Ячейки и Редактирование се н ет .

Щелчок на этой пиктограмме приводит к открытию диалогового окна или нав ел и
задач с инструментами, нс представленными на ленте .

Доступ к ленте с клавиатуры
Может показаться, что с лентой можно работать только с помощью мыши, ведь
в названиях команд нс отображаются традиционные подчеркнутые буквы, которые
соответствуют горячим клавишам, работающим при нажатии одновреме111ю с Alt.

Лента

51

Однако на самом деле лентой можно пользоваться и с клавиатуры. Если вы на­
жмете Alt, то увидите всплывающие подсказки в виде букв ( или серий букв). Таким

образом, за каждым элементом управления на ленте закреплены те же горячие
клавиши, которые нужно нажать, чтобы выполнить команду.
СОВЕТ

Во время нажатия этих горячих клавиш вам не нужно удерживать нажатой кла­
вишу

На рис.

Alt.
1.8

показано, как выглядит вкладка Главная после нажатия

Alt для

отобра­

жения подсказок, а затем Я для отображения подсказок для вкладки Главная. Если

нажать одну из клавиш с буквами-подсказками, то на экране появятся другие
нодсказки . Например, чтобы выровнять содержимое ячейки по левому краю с по­
мощью клавиатуры, нажмите

Alt,

затем Я (для Главная), а затем ЫЫ (для Выровнять

по левому краю).

,.
Ao,oc~p"D "

'iJ• 'j• • 1] Кн-,,1

(U

Р lоиск

Е.

CliiJ -

JI

lr••,••JМеню Вставка Разметка араницы Формулы Данные Рецензирование Вид Автоматиэировать
Q O • .1. "'""' · 11 ., ~ ~ 111 %D а Усла,.Jt,• .,иро,1.. [I

ФаИл

8ст"вить ~

<!

.,

Ж К

= ,~

~ ., А Д
6'" .Д"

: " ' : '":

~ ~

~

.,

Число

~ Форматироваn. KIII( таб11ицу"

Ячейки

1.8. При

Редt1ктироuние

ACROBAT

•

Х

~

Надсrройкм

~Сти11и11ч@е1С"'

~~...

(ТКJIИ

Рис.

Справка

jJ1

О

нажатии

Alt отображаются

H1,1Crpol11C14

подсказки

Конечно, никто не помнит наизусть все эти клавиши, но если вы предпочитаете ра­

ботать с клавиатуры, то вам будет достаточно всего несколько раз воспользоваться
самыми востребованными командами, чтобы запомнить их.
Если вы нажмете

Alt и

одну из клавиш со стрелками~ и ➔, то сможете переходить

по вкладкам ленты. Добравшись до нужной вкладки, нажмите ,1,, чтобы перейти
к командам на ленте. Затем нажимайте ~ и ➔ для перехода непосредственно по

командам. Чтобы, находясь на ленте, перейти к первому элементу управления
в предыдущей или следующей группе вкладки, нажмите

Ctrl и стрелки ~ и ➔ со­
Enter, чтобы выполнить

ответственно. Когда дойдете до нужной команды, нажмите

ее. Этот метод не так эффективен, как использование букв-подсказок, но позволяет
быстро ознакомиться с досту пными командами.
СОВЕТ

Часто возникает необходимость повторить определенную команду. В Excel есть
способ упростить эту задачу. Например, задав определенный стиль ячейке (выбрав
Главная ► Стили ► Создать стиль ячейки), вы можете перейти в другую ячейку и нажать

Ctrl+Y (или F4) , чтобы

повторить команду.

ШDV Подробнее о настройке ленты рассказывается в главе 8.

ГЛАВА

52

Знакомство с

1

Excel

Поиск команд
В строке заголовка

Excel есть поле Поиск для поиска любой команды . Если вы не знаете ,

где найти нужную команду, то введите ее в этом поле. Например, если вы хотите вставить

гиперссылку на текущем рабочем листе, введите гиперссылка в поле Поиск (быстро
перейти в него можно нажатием Alt+Ы) .

Excel отобразит список потенциально подходя ­

щих команд и некоторые темы справки. Если видите нужную команду, щелкните на ней

(или используйте клавиши со стрелками и нажмите

Enter). Команда будет выполнена.

В этом примере в качестве предпочтительного действия предлагается выбор функции
ГИПЕРССЫЛКА. Если вы выберете его, то откроется диалоговое окно Аргументы функции
для функции ГИПЕРССЫЛКА, как если бы вы выполнили команду Формулы ► Библиотека
функций ► Ссылки и массивы ► ГИПЕРССЫЛКА.

р1с...

Файл

Главная

w

Меню

Вставка

Рисование

ж

"

к

t.:J·

~

~

.

д·

д·

Формулы

v

1С==1

%
Выравниаание

с,,.,д.

ЧиСАО

Данные

1;11 Условно

в

с

rиnерссылка

х

Пр едnочтитuьное дей ствие

~

•

ГИПЕРССЫЛКА
ГИПЕРССЫЛКА(адрес;имя)

J!;iФормап

Д.йстан•

г,;

/x

:

Ре

~(ТКАИЯ

wА

Разметка ст

Р

Сохранено е: :,1от ... v

~(c,_1,ь_n_ __,·JC

х

Вставиn. ~

А1

•

D

G

~

Ссw.nки и массивы

Сё,

Вставит~. rиперссы.nку

Cv

Вставит~. rиnерссы11ку

2
Н •й тн на ли сте

4
5

[Il

·гиперссы11ка·

В ыs о• СПfJ88КМ

8

Справка по

sanpocy

·гиnерссw.110"

10
11
12

13

Полем Поиск пользуются не только новички. Лента содержит множество команд, и даже

эксперты

Excel не в состоянии запомнить их все.

Использование контекстного меню
В Ехсе\ команды представлены не только на ленте, но и во множестве контекст­
ных меню, доступ к которым можно получить, щелкнув правой кнопкой мыши

практически на любом элементе. Однако такие меню содержат не все необхо­
димые команды, а только те, которые чаще всего используются для выбранного
элемента.

В качестве примера на рис .

1.9

показано контекстное меню, которое открывается

при щелчке правой кнопкой мыши на ячейке в таблице . Меню появляется рядом
с указателем мыши, что позволяет быстро и эффективно выбрать нужную команду.
Содержимое меню зависит от того, что вы делаете в данный момент. Например,

Настройка панели быстрого доступа

53

если вы работаете с графиком, то в контекстном меню будут команды, относящиеся

к выбранному элементу графика.

~J(~-~. ··-···=J А

[~•1,Ь!i

д" r_1iS ..

%

ООО [у

от комnьютер

ж к~<),·д·Ш·""8"'1"1

'-------~~---,,,..ы

ro

Р Поиск

v

Данны е

Ре цен з и рова н ие

Вид

С пра в ка

ACR

х

Вставит• (Ь "

УсловнОf!
формати рование

,;,
БуферобмемА

88

~ Коnиро1цн1,

&

fi

V

t□ ~

Форм111ирова1ь

"

как таблицу

,..

Ст~и
11чеек

"

'""'"

г,

~ Пар~1метры •ст••101:

А

м

G

Специ4.111оно11я вставка ...

Яна
з

Авто ма тизировать

JD

Фев

4 Мар
5 Anp
6 Май
7 Июн

1

Ин1емектуа11ьный поиск

п родаж

[)'
Вqавить

в j июл
9
10
11
12

А ос

13

Дек

14

Итоr

В.ыб~Н•

Се н
Окт

Очистиn. содержи~.tое

Н оА

2

21

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

Сортировка

> ;!

Сорrировк" по еоэр.,станию

Фw~ьтр

> :!

Сортировкi!I по убыванию

[П Qо11учить даннь1е иэ т а611ицы и11и диапа:~она...

µ

Соэдать nриt.<tечанив

Q Со1Д~п1о 3 амет1еу

Сначала 111чеИки с вь1де11внным wрифтом
Ооместип, вы6р1Jнный Jначок форматирования

noeepx остальнык Ot(OH

~ J::1,11стр,~ивllема11 сортнро1~с,

Вы6р,~ть нэ рас1ерыuющегос11 сnис1е•-·

Лист1

Готоео

~ Эксnресс-ан4.11иJ

л

;

◄---~

~ CМЦМ&JlwtW8 =
IO=
•=--

Рис.

1. 9. Щелкните правой кнопкой мыши. чтобы открыть контекстное меню с командами.
которые вы чаще всего используете

Над контекстным меню вы можете видеть мини-панель, на которой представлены

часто используемые инструменты с вкладки Главная. Она позволяет сэкономить вре­

мя при работе с мышью: вам не нужно искать все эти команды на ленте, просто
щелкните правой кнопкой мыши, и все инструменты форматирования появятся

рядом с указателем . Мини -панель особенно полезна, когда неактивна вкладка
Главная. Если вы воспользуетесь инструментом на мини-панели, то она останется

активной на тот случай, если вы захотите выбрать другое форматирование.

Настройка панели быстрого доступа
Многие пользователи предпочитают, чтобы определенные команды были всегда
под рукой и не приходилось каждый раз искать их на вкладках. Это можно реа­

лизовать, настроив панель быстрого доступа. Обычно она располагается слева
от строки заголовка, над лентой. Но вы можете поместить ее под лентой: просто

54

ГЛАВА

1

Знакомство с

Excel

щелкните правой кнопкой мыши на самой панели и выберите команду Размесrить
панель бысrрого доступа под лентой.

На панели быстрого доступа, расположенной под лентой, можно разместить больше
значков, но в то же время уменьшается рабочее пространство - на листе будет на
одну строку меньше.

По умолчанию панель быстрого доступа содержит четыре команды: Автосохранение,
Сохранить, Отменить и Вернуть. Вы можете добавить на нее и другие команды, которые
часто используете, или удалить имеющиеся. Чтобы добавить команду с ленты на

панель быстрого доступа, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите До­
бавить на панель бысrрого доступа . Щелкнув на стрелке справа от панели быстрого
доступа, вы увидите выпадающее меню с дополнительными командами, которые
можно разместить на панели .

В Excel довольно многие команды (в основном малоиспользуемые) на ленте от­
сутствуют. В большинстве случаев единственный способ получить доступ к ним добавить их на панель быстрого доступа. Щелкните правой кнопкой мыши на
этой панели и выберите пункт Насrройка панели бысrрого доступа. Откроется соот­
ветствующий раздел диалогового окна Параметры

Excel (рис. 1.1 О), в котором можно

настраивать панель быстрого досту па.

!ODQ Подробнее о настройке панели быстрого доступа рассказывается в главе В.

Как отменить команду
Практически любое действие в

Excel можно отменить с помощью одноименной команды
Ctrl+Z) после выполнения

на панели быстрого доступа. Нажмите кнопку Отменить (или

ошибочной команды, и все будет так, будто вы никогда ее не вызывали . Вы можете от­
менить

100 последних

выполненных команд .

Щелкнув на стрелке справа от кнопки Отменить, вы увидите список команд, которые

можно отменить . Выберите в нем любую команду, и будет отменено это и все последу­
ющие действия, которые вы выполняли .

Кнопка Вернуть, также находящаяся на панели быстрого доступа, выполняет противопо ­
ложное действие: повторно выполняет команды, которые были отменены. Если ничего

не было отменено, эта кнопка неактивна .

ВНИМАНИЕ

Не все действия в

Excel

можно отменить. Как правило, нельзя отменить действие

команд, расположенных на вкладке Файл. Например, если вы сохранили файл и по­
няли, что записали не ту версию, отмена не спасет ситуацию . Если у вас не осталось

резервной копии, то, увы, вам не повезло . Кроме того, нельзя отменить изменения,

внесенные макросом . А если выполнить макрос, изменяющий рабочую книгу, то

список отмены будет очищен.

Работа с диалоговыми окнами

Параметрь1

х

Excel

l

Общие

1

55

Формулы
Данные

~ Настроить панель быстрого доступа
Настройка панели быстрого дoayna:<V

Выбрать команд.~ из:

Для всех документов

Часто используемые команды

t~o

умо11чани..

v

Правописание
Сохранение

1

<Разделитель>

1

8
8

81С.Лючит~.,fвык11ючить автосо...

Яэык

{1

CneЦИaJlloHЫI! возможности

В Включить/вы1С11ючить автосохран ...

~ Отменю•

1>

dЬ Все типы диаграмм. [Создать диаr.

~ Повторит•

1>

ДоnОJ1ните.11ьно

Настроить ленrу
П;,не11ь быстрого дocryna

Быстрая nеча1ь

l[J

Вставит1о

ffJ

Вставин.

Сохранить

1>

Е;:1 Вставить рисунок
Нмсrройки

L~J Вставить сто11бцы на лист

1 Цеюр управления безопасност,ю

Добавить > > ]

3+- Вс,авить строки на лист

iiJ

Вставить табмщу

/ж Вставит~. функцию.
~ Вставить ячеики ..
Д

1

Вырез1ш.

:§: Выровнять по центру
__,_____!_

11 Показать Панель быстрого доступа
Оо11ожение панели

Над лентой

инструментов

"

НастроИки

С1 Всегда отображать команды метки

Сб~..,

fI1

Импорт и экспорт"

~!.

GQ [
Рис.

1.10. Диалоговое окно для

О,аена ]

настройки панели быстрого доступа

Работа с диалоговыми окнами
При выборе многих команд Excel открывается диалоговое окно, в котором вам
нужно указать дополнительную информацию. Например, если вы выбрали команду
Рецензирование ► Защита ► Защитить лист, то Excel не сможет ее выполнить, пока вы
не укажете, какие именно части листа нужно защитить. Поэтому отображается
диалоговое окно Защитить лист (рис.

Диалоговые окна

Excel

1.11 ).

различаются по принципу работы.

•

Обычное диалоrовое окно. Такие окна называются модальными. Если такое диа­
логовое окно открыто, то вы не сможете ничего сделать в рабочей таблице, пока
не закроете его. При нажатии в нем кнопки ОК будут выполнены определенные
действия, а нажатие кнопки Отмена (или Esc) закроет окно без выполнения каких­
либо действий. К этому типу относится большинство диалоговых окон Excel.

•

Незакрывающееся диалоrовое окно. Такие окна называются 11емодальн,ыми.
Это окно похоже на панель инструментов - вы можете продолжать работу
в Excel, даже когда оно остается открытым. Изменения, внесенные через такое
диалоговое окно, сразу принимаются в программе. К числу таких диалоговых

ГЛАВА

56

1

Знакомство с

Excel

окон относится, например, Найти и заменить. Вы можете оставить его открытым,

продолжая работать с листом. В немодальном диалоговом окне есть кнопка
Закрыть, но нет кнопки ОК.

х

?

Защитить лист
Пароль для отключения защиты листа :

8

Защитить лист и .содержимое защищаемых ячеек

Разрешить всем пользователям этого листа :

8
8

Выделение ~аблокированных ячеек
Выделение 1:1езаблокированных ячеек

О ~орматирование ячеек
О Форматирование столбцов
О Ф.Qрматирование строк
О !iставку столбцов

О В.ставку строк
О Вставку rиперссылок
О Удаление стол.бцов
О Удаление стр_ок

О Сортировку
О Использование .а.втофильтра
О Использование _сводной таблицы и сводной

[

ок

Отмена

~

Рис.

1.11. Excel использует диалоговые окна для получения дополнительной

информации о команде

Большинство людей интуитивно понимают, как работать с диалоговыми окнами.
Если вы пользовались другими программами с таким функционалом, то будете
чувствовать себя уверенно и здесь. Получать доступ к элементам управления можно
как с помощью мыши, так и непосредственно с клавиатуры.

Навигация по диалоговым окнам
Выбрать команду в диалоговом окне несложно

-

достаточно щелкнуть на элементе

управления, который нужно активизировать.

Диалоговые окна были разработаны с расчетом на работу с помощью мыши, но вы
можете пользоваться и клавиатурой. Каждый элемент управления в диалоговом

окне обычно подписан, и в этой подписи всегда есть одна подчеркнутая буква (это
та самая горячая 1<Лавиша, или 1<Лавиша-ускоритель). Вы можете активизировать
элемент управления с клавиатуры, нажав сначала Alt, а затем клавишу с подчеркнутой

Работа с диалоговыми окнами

57

буквой. Нажимая ТаЬ, можно переходить по всем элементам управления в окне. Если
нажмете Shift+ТаЬ, то элементы управления будут активироваться в обратном порядке.
СОВЕТ

Если вы выберете элемент управления, допускающий ввод текста, то в нем появится
курсор. В раскрывающихся списках и на кнопках-счетчиках значение, установленное
110 умолчанию, сразу выделено. Чтобы прокрутить список вниз, нажмите Alt+.l,, а для
изм енен ия значения кнопки-счетчика - стрелки j и .!,. Все остальные элементы
управления при выборе выделяются пунктирным контуром. Активизировать вы­
бранный элемент управления можно, нажав пробел .

Диалоговые окна с вкладками
Некоторые диалоговые окна

Excel

содержат вкладки, каждая из которых пред­

ставляет собой отдельную панель.
Для прим ера рассмотрим диалоговое окно Формат ячеек, показанное на рис .

1.12.

В нем шесть вкладок, что делает его функционально э квивалентным шести раз­
личным диалоговым окнам .

х

Формат ячеек

ЧиС/10

Выравнивание

Шрифт

Граница

За11ивка

Защита

Шрифт

Начертание

Aptos Narrow
~t os

------------

Dis~I~ (Заголовки)

@t#MФ#ila.iii -\-10-4@1
АЬаd,

АЬаd ,

fазмер

обычный

1

11

----<

ф.j.Щ!jЩ
курсив

8
9
10

по.11у»:ирный

Extra ught

ADLэM

Display
Aqency FB

Qодчеркивание :

12
14

Цв~т:

Нет

80б.1а1.чный

v

Видоизменение

1

"

полужирный курсив

Образец

С .э.ачеркнуrый
О наюрочный

f---

~

Aptos Narro_:__

О подстро.!;!ный

Это облачный шрифт, которым скачивает,,. при применении ПОС/lе скачивани11 он будет дОСJупен дли печати и
отображени,~ на экране

01(

Рис.

Отмена

1.12. Используйте вкладки диалогового окна для выбора различных
функциональных областей диалогового окна

ГЛАВА

58

Знакомство с

1

Excel

Диалоговые окна с вкладками удобны тем, что в одном таком окне можно внести сра­
з у несколько изменений. Ко гда закончите настройку, н ажмите кнопку ОК или Enter.
СОВЕТ

Чтобы выбрать вкладку с помощью клавиатуры, нажмите Ctrl+PgUp, или Ctrl+PgDn,
или Shift и первую букву названия вкладки, которую хотите активизировать.

Использование панелей задач
Еще один элемент пользовательского интерфейса Ехсе\ - панель задач. Панели
задач открываются автом атически при выборе определе нных команд. Например,
чтобы поработать с рисунком , щелкните на нем пра вой кнопкой мыши и выб е ­

рите команду Формат рисунка . В ответ Ехсе\ отобразит од ноименную панель задач
(рис.

1.13).

Панель задач похожа на диалоговое окно, но может оставаться видимой

столько, сколько потребу ется .

J8
Файл

А1тосо~ранен11е
Главная

L) 8

Меню

k) "

Вставка

~ ~ ,,

Рисование

v

Книга1

Разметка страницы

Удалить

в ячеИtСе

Нас:~йки ,111 Художественные эффекты "

~ L:: •

~I.J Про1рачность "

фо,

~

~

rj?\

Э""Р•" 0 •

•
,,

СТИЛИ"

х

Щ ;:□ ;10.43,м

f' dJ
Уаор,до,-,s

Зомещ,ющ,;

О6рш,s

~.,

Cm1111 рм~КО8

Рисунок 2

о

Формулы Данные Рецензирование Вид Автоматизировать Разработчик Сnрав11{ )

ii:I Цвет"
Р.1ш,11естить

•

р

Ex.cel

,,
~

R
, •••

i1S,63cм
г.

CneЦl'\,1"bHЫI! IOWOЖH

V

/х

v

Формат рисунка

V

Х

> Настройка рисунка

v

Обре•к•
Попожение рисунка

15.63 см
10,43 с ...
Смеще11ие по Х

С!,'!ещение по У
ПОJ1ожение обреэки
15,бЗс,,.

Ш14рина

10.4Зс,,.

Сt!ева

Сверху

Ли ст1

+
1111

Рис.

1.13. Панель задач Формат рисунка,

расположенная в правой части окна

1111

l'!J

-1---+

100'!(,

Создание первой рабочей книги

59

Панели задач нередко многофункциональны. На панели Формат рисунка в верхней

части расположены четыре значка. Если щелкать на разных значках, то будут из­
меняться списки команд под ними. Щелкните на любом элементе в списке команд,
и он раскроется, отобразив параметры.
На панели задач нет кнопки ОК. Закончив работу с панелью, нажмите кнопку За­
крыть ( х) в правом верхнем углу.

По умолчанию панель задач открывается в правой части окна

Excel, но вы можете

переместить ее в любое место, щелкнув кнопкой мыши на строке заголовка и пере­
тащив.

Excel

запоминает последнее положение панели, поэтому при повторном

открытии она окажется там, куда вы ее поместили. Чтобы вернуть панель задач
в исходное место, дважды щелкните на ее заголовке.

СОВЕТ

Если вы привыкли использовать клавиатуру, то учтите, что с панелью задач при­
вычные для диалогового окна клавиши, такие как ТаЬ, Пробел, клавиши со стрелками

и сочетания с Alt, не работают. Но стоит нажать Fб, и вы обнаружите, что панель задач
отлично работает с клавиатуры. Например, используйте ТаЬ, чтобы активизировать
заголовок раздела, а затем нажмите Enter, чтобы развернуть весь раздел.

Создание первой рабочей книги
В этом разделе вы сможете Узнать

Excel с практической стороны, выполнив упраж­

нения. Если вы еще не пользовались программой, то рекомендуем делать все на

компьютере, чтобы понять, как она работает.
Мы создадим простую таблицу прогноза продаж на месяц, а также диаграмму, ото­
бражающую эти данные.

Начало работы
Запустите

Excel

и убедитесь, что открыта пустая рабочая книга. Чтобы создать

новую рабочую книгу, нажмите Ctrl+N (или выберите Файл► Создать► Пустая книга).

Теперь добавим в новую книгу данные. Прогнозы продаж будут состоять из двух
столбцов: в столбец А введем названия месяцев, а в столбец В -

прогнозируемые

показатели продаж. Начнем с ввода заголовков столбцов.

1.

Выберите ячейку Al (левая верхняя ячейка рабочего листа), при необходимости
используя клавиши навигации (стрелки). В поле Имя появится адрес ячейки.

2.

Введите в ячейку

Al слово Месяцы и нажмите Enter. В зависимости от настроек

Excel либо станет активной ячейка ниже, либо указатель останется в ячейке Al.
3.

Выберите ячейку В1, введите Прогноз продаж и нажмите Enter. Вы заметите, что
текст выходит за пределы ячейки, но сейчас не стоит об этом беспокоиться.

ГЛАВА

60

1

Знакомство с

Excel

Ввод названий месяцев
На этом шаге мы введем в столбец А названия ме­
сяцев.

1.

Выберите ячейку А2 и введите Янв ( аббревиатура

2

Янв

для января). Далее вы можете ввести сокраще­

з

Февр

позволить

Excel

сделать эту работу, используя

4

Март

5

Апр

функцию автозаполнения.

6

Май

7

Июнь

Убедитесь, что активна ячейка А2. Обратите вни­

8

Июль

мание, что активная ячейка выделена рамкой.

9

Авr

10

Сент

11

Окт

Дек

нажмите кнопку мыши и перетащите указатель

12
13
14

вниз, пока не выделите ячейки от А2 до АlЗ.

15

В правом нижнем углу рамки вы можно увидеть

маленький квадрат, называемый маркером авто­
заполнения. Наведите указатель мыши на маркер,

3.

в

Месяц
__.____,Прогноз продаж

ния остальных названий месяцев вручную или

2.

А

1

Отпустите кнопку мыши, и

Excel автоматически

добавит названия месяцев.

с

Нояб

--

+

Рис.

1.14. Рабочий лист после

ввода заголовков столбцов

Ваш рабочий лист должен выглядеть так (рис.

1.14).

и названий месяцев

Ввод данных о продажах
Далее в столбце В добавим прогнозируемые показатели продаж. Предположим, что

в январе продажи составят
на

1 ООО ООО руб. , а далее будут ежемесячно возрастать

3,5 %.

1. Выберите ячейку В2 и введите 1000000 - прогнозируемые продажи за январь .
Можно добавить и обозначение валюты, чтобы сделать число более <,осмыс­
ленным,>, но не будем спешить

2.

-

форматирование мы рассмотрим чуть позже .

Чтобы добавить формулу для расчета прогнозируемых продаж в феврале, пе­
рейдите в ячейку ВЗ и введите следующее:
=В2*103,5%

Когда вы нажмете Enter, в ячейке отобразится 1035000. Формула выдает содер­
жимое ячейки В2, умноженное на

должны быть на

3.

103,5 %.
3,5 % выше январских.

Иными словами, в феврале продажи

Для прогнозирования продаж в последующие месяцы используется аналогичная

формула, но вам не обязательно заново вводить ее для каждой ячейки столбца В -

воспользуйтесь функцией автозаполнения. Убедитесь, что активна ячейка ВЗ.
Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения, нажмите кнопку мыши,
затем перетащите указатель вниз до ячейки В13 и отпустите кнопку мыши .

Создание первой рабочей книги

На данном этапе ваш рабочий лист должен вы­
глядеть как на рис.

1.15.

Помните, что, за ис­

ключением ячейки В2, значения в столбце В вы­

числяются с помощью формул. Чтобы проверить
это, попробуйте изменить значение для первого
месяца, января (в ячейке В2). Вы увидите, что

остальные значения будут пересчитаны согласно
формуле, то есть они все зависят от одного

-

на­

чального значения в ячейке В2.

Форматирование чисел
Значения на рабочем листе трудно читать, по­

в

А

1 Месяц
2 Янв
3 Февр
4 Март
5 Апр
6

7
8
9
10
11
12
13
14

Май
Июнь

Июль

Авг
Сент
Окт

Нояб
Дек

61

с

Прогноз продаж

1000000
1035000
1071225
1108717,875
1147523,001
1187686,306
1229255,326
1272279,263
1316809,037
1362897,353
1410598,761
1459969, 717

...

скольку они не отформатированы. На этом шаге

вы добавите форматирование чисел, чтобы их
было легче читать и они выглядели более едино­

Рис.

1.15. Ваш

рабочий лист

после создания формул

образно.

1.

Выберите числа, щелкнув на ячейке В2 и перетащив указатель мыши вниз к В13.
На этот раз не перетаскивайте маркер заполнения, поскольку вы всего лишь вы­

деляете ячейки, а не заполняете диапазон.

2.

Перейдите на ленту и выберите пункт Главная . В группе Число щелкните на рас­

крывающемся элементе управления Формат числа (первоначально он отображает
Общие) и выберите в списке пункт Денежный . Теперь числа отображаются со
знаком денежной единицы и двумя десятичными знаками . Так гораздо лучше,
но десятичные зна ки для этого примера не нужны.

3.

Убедитесь, что выделен диапазон В2 : В13 , выберите Главная ► Число и нажмите
кнопку Уменьшить разрядность. Один из десятичных знаков исчезнет. Нажмите

эту кнопку второй раз

-

и значения будут отображаться без десятичных знаков.

Форматирование таблицы
На данный момент у вас есть функциональная рабочая таблица, но хотелось бы
улучшить ее внешний вид. Преобразовать этот диапазон в «официальную» (и при­

влекательную) таблицу Ехсе\ очень просто .

1.
2.

Поместите табличный курсор в любую ячейку в диапазоне Al:B13.
Выберите Вставка ► Таблицы ► Таблица . Откроется диалоговое окно Создание
таблицы, в котором нужно убедиться, что программа правильно определила
диапазон .

3. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть оюю Создание таблицы . Ехсе\ отформатирует
таблицу по умолчанию и отобразит контекстную вкладку Конструктор таблиц.

62

ГЛАВА

1

Знакомство с

Excel

Ваш рабочий лист должен выглядеть так (рис.

1.16).

А

Если вам не нравится стиль таблицы по умолчанию,

1
2

то просто выберите другой в группе Конструктор

1 3

В

IM44-l'W • P,.f.iiФii,IS·W •
Янв

1 ООО

ООО

1?

Февр

1 035

ООО

1?

таблиц ► Стили таблиц. Обратите внимание, что вы

4 Март
5 Anp

можете предварительно просмотреть различные

6

Май

1147 523 1?

стили, перемещая ука:-1атель мыши по ленте. Найдя

7

Июнь

понравившийся стиль, щелкните на нем, и Oli будет

8

Июль

1187 686 1?
1 229 255 Р

применен к вашей таблице.

IU□y Дополнительные сведения о таблицах Excel см. в главе 4.

9
10

Авг

11

Окт

1 071 225 1'
1108 718 1'

1 272 2791'
1 316 8091?

Сент

1 362 8971?
1410 599 Q

12 Нояб
13
14

1

Дек
Итог

1 459 970 1'
14 6019621',

Рис.

1.16. Рабочий лист после

15

Суммирование значений
На рабочем листе отображаются ежемесячные про-

преобразования диапазона в таблицу

гнозируемые продажи, но что, если нужно увидеть

общий прогнозируемый объем продаж за год? Этот диапазон представляет собой
таблицу, поэтому вывести данный показатель достаточно просто.

1.
2.

Поместите табличный курсор в любую ячейку в таблице.

Выбер ите Конструктор таблиц ► Параметры стилей таблиц ► Строка итогов.

Excel авто­

матически добавляет новую строку в нижнюю часть таблицы, вставляя формулу,
которая рассчитывает итог столбца Прогноз продаж.

3.

Если вы хотите увидеть другую итоговую формулу (например, среднее), не­

рейдите в ячейку В14 и выберите другую итоговую формулу из выпадающего
списка

( открыть

его можно, щелкнув на стрелке, направленной вниз, рядом

с ячейкой формулы).

Создание диаграммы
Представим, что вам нужно создать диаграмму, которая показывает прогноз щю­
даж на каждый месяц.

1.

Поместите табличный курсор в любую ячейку в таблице.

2.

Выбер ите Вставка ► Диаграммы ► Рекомендуемые диаграммы .

Excel

отобразит не­

сколько предложенных вариантов типов диаграмм.

3.

В диалоговом окне Вставка диаграммы выберите вторую рекомендуемую диа­
грамму (гистограмму) и нажмите ОК.

Excel

вставляет диаграмму в центр окна.

Чтобы переместить ее в другое место, щелкните на ее границе и перетащите
диаграмму.

4.

Щелкните на диаграмме и выберите стиль на вкладке Конструктор диаграмм ► Стили
диаграмм .

Создание первой рабочей книги

На рис.

1.17

63

показан рабочий лист с гистограммой. Ваша может выглядеть по-

11ругому, в зав исимости от того , 1<акой стиль для нее вы выбрали.

А

1
2

3
4
5
6
7

с

В

ООО

1 ООО

Ф е вр

1035 ООО 11

Март

1071225 Р

Апр

1108 718 11

Май

1147 523

И ю нь

Р

8

Июль

9

Ав г

127227911

10

Сент

131680911

11

О кт

1 362 897

12 Нояб
Де к
Итог

Р

141059911
1459 970

н

G

Про гн о з прода ж

11

Яне

1187 686 11
1 229 255 11

13
14

D

1хц;. нw . pi·I·OФtl,Пblt& •
1600000

Р

1400000 Р
1200 ООО

Р

1000000 Р
800000 Р
600000 Р
400000

Р

200000

Р

Р

ОР

14 601962 Р,

11

Яне

Февр

Март

Anp

Май

Июнь Июль

Aer

Сент

Окт

Нояб

Дек

15
16

Рис.

1.17. Таблица

и диаграмма

!□□у Этот пример доступен для скачивания, файл называется Таблица и диаграмма .хlsх.
Печать рабочего листа
Рас11ечатать ра6очий лист очен1, просто (при условии, что у вас есть ра6отающий
11ри11тер) .

1. У6едитесь, что диаграмма не выбрана . Если она выделена, то будет нап ечатана
только она. Что6ы отменить выделение диаграммы, просто нажмите Esc или
111слкнитс на любой ячейке .

2.

Чтобы уви;1сть, как

Exccl

разместит данные и диаграмму на печатной странице,

нажмите ююпку Разметка страницы в 11равой части строки состояния.

Excel

ото­

бражает рабочий лист постранично, так что вы можете увидеть, как он будет
выгля;~еть 1юслс 11 ечати. В режиме просмотра макета страницы можно сразу
011ределить , уместится ли диаграмма на одной странице. Если она слишком ши­

рокая, щелкните на ней и потяните за угол, чтобы и :1менить размер диаграммы,

или просто нсрем естите ее 11од таблицу с данными. Нажмите кнопку Обычный,
чтобы вернуться к виду по умолчанию.

3.

Когда лист будет готов к печати , выберите Файл ► Печать. На данном эта пе вы
можете из м ен ить н екоторые настройки печати. Например, можно выбрать

альбомную, а не книжную ориентацию. Внесите и3менения, и в окне прсдвари­
телыюго просмотра вы увидите результат .

ГЛАВА

64

4.

1

Знакомство с

Excel

Если этот результат вам подходит, то нажмите большую кнопку Печать в левом

верхнем углу. Страница будет распечатана, и вы вернетесь в свою рабочую
книгу.

Сохранение рабочей книги
До сих пор все, что вы делали, хранилось в памяти компьютера. Если вдруг от­

- если только
Excel. Посмотрим, как сохранить работу

ключится электричество, то можно потерять результаты труда

не сработает функция автовосстановления
в файл на жестком диске.

1.

Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов быстрого доступа. (Эта
кнопка выглядит как устаревшая дискета.) Рабочая книга еще не сохранена
и имеет имя по умолчанию, поэтому

Excel

выдает диалоговое окно Сохранение

файла, позволяющее выбрать местоположение рабочей книги. В раскрывающемся
списке Выбрать расположение перечислены некоторые недавно использовавшиеся

места, или вы можете щелкнуть на Дополнительные параметры, чтобы открыть окно
представления Сохранить как. Оттуда можно нажать кнопку Обзор, чтобы перейти
в любое место на вашем компьютере.

2.
3.

Нажмите кнопку Обзор. Откроется диалоговое окно Сохранить как.
В поле Имя файла введите название (например, Прогноз продаж на месяц). При
желании можно указать другое местоположение.

4.

Нажмите кнопку Сохранить или клавишу Enter.

Exccl

сохраняет рабочую книгу

в виде файла. Она остается открытой, чтобы вы могли еще поработать с ней.
ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию Excel автоматически сохраняет резервную копию вашей работы
каждые десять минут. Чтобы изменить параметры автовосстановления (или отклю­
чить эту функцию), выберите Файл ► Параметры и перейдите на вкладку Сохранение
диалогового окна Параметры

автовосстановления

Excel. Однако никогда не стоит полагаться на функцию

Excel и лучше почаще сохранять свою работу.

Если вы выполняли все упражнения, то, вероятно, поняли, что создать эту рабочую

книгу было несложно. Но, разумеется, вы познакомились лишь с малой частью воз­
можностей

Excel.

В оставшейся части книги мы рассмотрим эти и многие другие

задачи более подробно.
СОВЕТ

В представлении Вackstage в

Excel есть раздел для закрепленных папок, расположен­

ный в верхней части списка последних папок. Если вы часто используете опреде­

ленную папку, то можете закрепить ее в верхней части этого списка, чтобы сделать

более доступной. Чтобы закрепить папку, найдите ее в списке последних папок,
наведите на нее указатель мыши и щелкните на значке Закрепить.

Глава

2

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Excel

по-разному обрабатывает разные данные. Поэтому вам необходимо узнать

о различных типах данных, которые можно использовать в рабочих листах

Excel,

и о том, как их изменять. Об этом мы и поговорим в текущей главе.

Типы данных
Файл рабочей книги

может содержать любое количество рабочих листов,
17 миллиардов ячеек. Ячейка может содержать
любой из четырех основных типов данных:

Excel

а на каждом листе находится более

• числовое значение;
• текст;
• формулу;
• ошибку.
Кроме того, на рабочем листе могут находиться графики, диаграммы, рисунки,

кнопки и другие объекты. Но они помещаются не в ячейках рабочего листа, а на
графическом уровне

-

невидимом слое, расположенном поверх каждого листа.

ШDQ Значения ошибок обсуждаются в части 11.
Числовые значения
Числовые значения (числа) определяют количество чего-либо: объем продаж,
количество сотрудников, атомный вес, результаты тестов и т. д. Кроме того,

числами могут быть выражены даты (например,
(например,

26

марта

2023

года) или время

15:24).

Excet может отображать данные в различных форматах. В разделе «Форматирование чисел»
этой главы вы увидите, как те или иные параметры форматирования могут влиять на ото­

бражение числовых значений.

ГЛАВА

66

Ввод и редактирование данных

2

Числовые ограничения

Excel

Возможно, вам интересно узнать, с какими типами числовых значений может работать

Excel. Другими словами, насколько большим может быть число? Насколько точны боль­
шие числа?

Для представления чисел в этом приложении используются
Например, если вы вводите большое число, такое как

15 десятичных позиций цифр.
123 456 789 123 456 789 (18 цифр),

то

Excel сохраняет его с точностью до 15 цифр. Это 18-значное число отображается как
123 456 789 123 456 ООО. Возможно, это ограничение покажется вам довольно жестким,

однако на практике оно редко вызывает какие-либо сложности, хотя такие случаи, без­

условно, бывают.
Например, проблемы могут возникнуть при вводе номеров банковских карт. Как правило,
эти номера состоят из

16 цифр. Excel автоматически заменяет последнюю цифру нулем,

делая номер карты недействительным. Чтобы решить эту проблему, нужно вводить
номера карт в виде текста. Самый простой способ -

предварительно отформатиро­

вать ячейку. (Выберите Главная ► Число и в раскрывающемся списке Числовой формат
выберите Текстовый.) Еще один вариант

вводить перед номером банковской карты

-

апостроф или иной нечисловой символ. Любой из этих способов не позволит

Excel ин­

терпретировать запись как число.

Ниже указаны другие числовые ограничения
♦

Excel.

Наибольшее положительное число: 9,9Е+307.

♦

Наименьшее отрицательное число: -9,9Е+307.

♦

Наименьшее положительное число:

♦

Наибольшее отрицательное число:

2,2251 Е-308.

-2,2251 Е-308.

Это числа в экспоненциальном формате. Их можно описать по-другому, например, так: наи­

большее положительное число равно «9,9 умножить на 1О в 307-й степени» (9,9 х 10307, 99307 );
иными словами

- 99 с 306 нулями. Не забывайте, что во всех огромных числах точными
15 цифр, а все остальные Excel заменит нулями.

будут только первые

Текст
Большинство рабочих листов в некоторых ячейках, помимо числовых значений,
содержат текст. Это могут быть данны е (например, список имен сотрудников),
подписи значений , заголовки столбцов или инструкции по работе с тем или иным
рабочим листом. С помощью текста можно пояснить смысл числовых данных или
указать их ис т очник.

Если текст н ачинается с цифры, то он все равно считается текстом . Например, если

вы введете в ячейку 12 сотрудников, то

Excel воспримет

это как текст, а не число.

Следовательно, вы не сможете использовать эту ячейку для вычисл е ний. Если вам
нужно указать, что число
а сотрудников

-

12 относится к сотрудникам, то введите 12 в одну ячейку,

в другую, соседнюю справа.

67

Типы данных

Формулы
Формулы

главный инструмент электронных таблиц.

-

Excel

позволяет вводить

в ячейки формулы разной степени сложности, в которых используются число­
вые значения (или даже текст). Если вы введете формулу в ячейку, то результат

вычислений появится в ней же. Если вы измените содержимое любой из ячеек,
используемых в формуле, то вычисления будут выполнены заново и отобразится
новый результат.

Формулой считается даже простое математическое выражение. Вдобавок в фор­
мулах можно использовать некоторые мощные функции, встроенные в Excel.
На рис.

2.1

показан рабочий лист, содержащий расчеты ежемесячных выплат

по кредиту. На листе есть числа, текст и формулы. Ячейки в столбце А содержат

текст. В столбце В можно увидеть четыре числа и две формулы. Формулы на­
ходятся в ячейках В6 и В10 . В столбце D показано фактическое содержимое ячеек
в столбце В .

В

А

1

с

Е

D

Кредитный калькулятор

2
Содержимое столбца В :

3

4

Сумма товара :

5

Предоплата:

6

Тело кредита:

7

Срок погашения (мес.):

8

Процентная ставка :

1500 ООО
1 200

платеж:

1500000

20%

0,2

ООО Р

=В4*(1-В5)

360

360

6,25%

0,0625

9
10 1Месячный

Р

7 388,61

ii]

=ПЛТ{В8/12;В7;-В6)

11

Рис.

2.1. Рабочие листы Excel можно создавать с помощью чисел, текста

и формул

!□□у Этот пример доступен для скачивания, файл называется Калькулятор.хlsх.
шоу Мы будем подробно рассматривать различные формулы в части 11.
Значения ошибок
Четвертый тип данных, который могут содержать ячейки, - значение ошибки. Это
результаты формул, в которых есть ошибка, например #ЗНАЧ!, появляющаяся при по­
пытке выполнить сложение ячеек, содержащих текст. Значения ошибок в основном
используются

Excel для того, чтобы формулы, в которых использованы результаты

других формул, продолжали показывать ошибку.

68

ГЛАВА 2

Ввод и редактирование данных

Ввод текста и чисел
Если вы когда-нибудь работали в приложениях Windows, то знаете, что ввод данных
в ячейки рабочего листа Excel

-

простой и интуитивно понятный процесс. Да, есть

некоторые различия в том, как

Excel сохраняет введенные значения и отображает

данные разных типов, но по большей части все просто.

Ввод чисел
Процесс ввода числовых значений выглядит так. Поместите в нужную вам ячейку

табличный курсор (так вы сделаете ее активной), введите число, а затем нажмите

Enter, ТаЬ или одну из навигационных клавиш ( со стрелками). Значение отображается
в ячейке и строке формул, так как в этой строке всегда показывается содержимое
активной ячейки. При вводе чисел можно использовать десятичные точки (или за­
пятые), знаки денежных единиц, а также знаки плюс, минус и процент. Если перед

числом стоит знак минус или оно заключено в круглые скобки, то

Excel

считает

его отрицательным.

Ввод текста
Ввести в ячейку текст так же просто, как и число: поместите в нее табличный
курсор, введите текст, а затем нажмите Enter или навигационную клавишу. Ячейка

может содержать максимум

32

ООО символов (для сравнения: примерно столько

символов (букв) насчитывается в средней по размеру главе этой книги). Обратите

внимание: в ячейку можно ввести большое количество символов, но не все они
могут отобразиться на экране.
СОВЕТ

Если вы вводите в ячейку очень длинный текст, то строка формул может не пока­

зывать его целиком. Чтобы отобразить в ней больше текста, щелкните на ее нижней
границе и потяните вниз, чтобы увеличить высоту строки (рис. 2.2). Либо нажмите

Ctrl+Shift+U - так можно изменять высоту строки формул, чтобы она показывала
одну строку текста или возвращалась к своему предыдущему размеру.

Что происходит, когда вы вводите текст, длина которого превышает текущую

ширину столбца? Если ячейки справа пустые, то

Excel

как бы заполняет их этим

текстом, показывая его целиком (при этом текст содержится только в одной

ячейке

-

той, в которую был введен изначально). Если же в соседних ячейках

есть какие-либо данные, то

Excel отображает максимально возможное количество

символов текста. (Полный текст по-прежнему содержится в изначальной ячейке,

Ввод текста и чисел

69

просто не отображается.) Если же длинную строку нужно отобразить полностью,
то добиться этого можно с помощью следующих действий.
Сократите текст.

•
•

Увеличьте ширину столбца (перетащите вправо границу столбца в заголовке).

•
•

Сверните текст внутри ячейки так, чтобы он занимал несколько строк. Выберите

Используйте более мелкий шрифт.
Главная ► Выравнивание ► Перенос текста, чтобы включить или выключить перенос

для выбранной ячейки или диапазона.

/х

Что происходит, когда вы вводите текст, длина которого превышает текущую ширину
столбца? Если справа от ячейки, в которую вы вводите текст, есть пустые ячейки, то Excel как
бы заполняет их этим текстом, показывая его целиком (при этом текст содержится только в

А

В

С

D

G

Н

К

:
•
L•

1Что происфд1rr, когда вы ввошrте текст. д!шна которого превышает текущую Ш1Iрш1у сто.:1бца? Ес...-ш справа от •чеi~кн, в которую вы I
2

Рис.

2.2. Строка формул, увеличенная по высоте.

позволяет показать в ячейке больше текста

Использование режима ввода
В левой части строки состояния Ехсе\ обычно отображается слово Готово. Это
значит, что программа готова к вводу или редактированию данных на рабочем
листе. Если вы начнете вводить в ячейку цифры или текст, то в строке состояния

появится слово Ввод, показывающее, что

Excel перешел в режиме ввода . Наиболее
Excel, - это Готово, Ввод

распространенные режимы, в которых может находиться

и Правка. Дополнительные сведения о режиме Правка приводятся в разделе <<Изме­
нение содержимого ячеек~> далее в главе.

Итак, в режиме ввода вы вводите в ячейку некий текст (или цифры) . При этом со­
л.ержимое ячейки отображается в ней самой и в строке формул. Оно не изменяется

до тех пор, пока программа не выйдет из режима ввода. Чтобы выйти из этого режи­
ма, вы можете нажать Enter, ТаЬ или практически любую навигационную клавишу
(например,

PgUp

или

Home).

Значение, которое вы ввели перед этим, сохранится

в ячейке, а в строке состояния снова появится сообщение Готово.
Кроме того, выйти из режима ввода можно, нажав

Esc.

Но при этом все введенные

вами данные или внесенные изменения будут проигнорированы и в активной ячейке
останется предыдущее содержимое.

ГЛАВА

70

2

Ввод и редактирование данных

Ввод значений дат и времени
В

Excel значения дат и

времени

-

особые типы числовых значений, которые фор­

матируются определенным образом, поэтому для работы с ними необходимо понять
систему их представления в

Excel.

Ввод значений даты
В Ехсе\ используется система последовательной нумерации дат. Самая ранняя
дата, которую программа может распознать,
порядковый номер

1.

Дата

2 января 1900

- 1 января 1900 года.

Эта дата имеет

года имеет порядковый номер

2

и т. д.

Такая система представления упрощает использование дат в формулах. Например,

вы можете ввести формулу, которая позволяет вычислить количество дней между
двумя датами.

В большинстве случаев вам не придется напрямую работать с этой системой. Вы мо­

жете просто ввести дату в общепринятом формате, а Ехсе\ обработает ее. Например,
вам нужно ввести дату

12 февраля 2025 года. Вы можете ввести 12 февраля 2025

года

(или использовать любой другой из форматов дат, которые программа может
распознать). Ехсе\ интерпретирует ваш ввод и сохранит значение 45700, которое
является порядковым номером для этой даты.
ПРИМЕЧАНИЕ

В примерах книги используется система представления дат, которая применяется

в России. На то, как Ехсе\ интерпретирует введенную дату, влияют региональные на­
стройки Windows. Поэтому данные, введенные в формате, который не соответствует
этим установкам (например, Июнь

1, 2025),

программа может интерпретировать

как текст, а не как дату. В таком случае необходимо вводить дату в формате, соот­
ветствующем региональным настройкам вашего компьютера

-

например,

1 июня

2025 года.

ШDQ Дополнительные сведения о работе с датами представлены в главе 1З.
Ввод значений времени
Когда вы вводите значения времени, Ехсе\ расширяет систему последовательной
нумерации дат, добавляя в нее десятичные числа. Другими словами, для Ехсе\
время

2025

-

это дробная часть дня. Например, порядковый номер даты

года

- 45700.

12

февраля

Полдень этого дня (то есть момент, в который совершается

переход от первой половины суток ко второй) внутри системы дат имеет пред­

ставление 44713. 5, поскольку дробь, представляющая этот момент времени, до­
бавляется к порядковому номеру даты, что позволяет получить полное числовое
значение даты/времени.

Изменение содержимого ячеек

71

Вероятнее всего, вам не придется представлять значения времени в виде порядко­

вых номеров дней и их дробных значений. Можете просто вводить в ячейку время
в одном из форматов, которые
ввести

12 февраля 2025

года

Excel
12: 00.

может раснознать. В нашем случае нужно

IO□y Дополнительную информацию о работе со значениями времени можно найти в главе 13.

Изменение содержимого ячеек
После того как вы ввели в ячейку число или текст, вы можете изменить его не­

сколькими снособами:

•

удалив содержимое ячейки;

•

эамснив его новым значением;

•

отредактировав содержимое.

ПРИМЕЧАНИЕ
Вы можете изменить ячейку, изменив ее формат. Однако форматирование влияет

только на отображение 11анных, а не на их содержимое. Форматированию посвящены
11осле11ующие разделы этой главы.

Удаление содержимого ячейки
Чтобы у11алить содержимое ячейки, просто щелкните на ней и нажмите

Delete. Чтобы
Delete. При

у 1tалить со11ержимое нескольких ячеек, вьщелите их все, а затем нажмите

этом удаляется содержимое ячейки, однако параметры форматирования (напри­

мер, выделение полужирным либо курсивным шрифтом или числовой формат),
нримененные к ячейке, сохраняются.

Более точно контролировать процесс удаления можно с помощью команды Глав­
ная ► Редактирование ► Очистить. В раскрывающемся меню этой команды есть шесть
вариантов.

•

Очистить все. Удаляется все содержимое ячейки, ее форматирование и примеча­
ния (если они сеть).

•

Очистить форматы. Удаляется только форматирование ячейки, а числовое значение,
текст или формула сохраняются.

•

Очистить содержимое. Удаляется только содержимое ячейки, но не затрагивается
форматирование. Выполнение этой команды дает тот же эффект, что и нажатие

Delete.
•

Очистить примечания и заметки. Удаляются заметка или нримечание
прикрепленные к ячейке.

( если

есть),

72
•

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование данных

Очистить гиперссылки. Удаляются гиперссылки, имеющиеся в выделенных ячейках.
Текст и форматирование сохраняются, поэтому ячейка по-прежнему имеет такой

вид, будто в ней есть гиперссылка, но ссылка больше не работает.

•

Удалить гиперссылки. Удаляются гиперссылки в выбранных ячейках, в том числе
их форматирование.

ПРИМЕЧАНИЕ

При удалении форматирования не удаляется цветной фон в ячейках диапазона, ко­

торый был преобразован в таблицу, за исключением двух случаев. Если вы выделите
всю таблицу или вручную измените цвет фона в ее стиле, то форматирование будет
удалено. Подробнее о таблицах мы поговорим в главе 4.

Замена содержимого ячейки
Чтобы заменить содержимое ячейки, просто поместите в нее табличный курсор,
введите новые данные и нажмите Enter или клавишу навигации. Любое формати­
рование, примененное к ячейке ранее, сохранится и будет применено к новому
содержимому.

Кроме того, содержимое ячейки можно заменить путем перетаскивания или ко­

пирования и вставки данных из другой ячейки. В обоих случаях форматирование

ячейки, в которую помещаются новые данные, будут заменено форматированием
этих данных. Избежать замены форматирования можно с помощью следую­
щих команд: Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Значения

(3)

или Главная ► Буфер

обмена ► Вставить ► Формулы (Ф).

Редактирование содержимого ячейки
Если в ячейке всего несколько символов, то самый простой способ заменить ее со­

держимое

-

ввести новые данные. Но если в ячейке хранится объемный текст или

сложная формула и вам нужно внести лишь небольшое изменение, то, скорее всего,
вы захотите отредактировать ячейку, а не вводить данные заново.
Изменить содержимое ячейки вы можете, перейдя в режим редактирования. Для

этого используйте один из следующих способов.

•

Дважды щелкните на ячейке.

•

Выделите ячейку и нажмите

F2.

Эти два действия позволяют изменить содержимое ячейки непосредственно
в ней самой.

•

Выберите ячейку, которую нужно изменить, а затем щелкните внутри стро­
ки формул. Это даст возможность изменить содержимое ячейки из строки
формул.

Изменение содержимого ячеек

73

Вы можете выбрать тот способ, который вам нравится больше. Одним пользовате­
лям у!(обнее редактировать содержимое ячейки непосредственно в ней; другие

предпочитают работать в строке формул.
ПРИМЕЧАНИЕ
На вкладке Дополнительно диалогового окна Параметры

Excel есть раздел Параметры правки

с опциями , которые влияют на возможности редактирования содержимого ячеек.

(Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите Файл ► Параметры.) Если флажок Раз­
решить редактирование в ячейках не установлен, то вы не сможете редактировать данные

прямо в ячейке, поскольку двойной щелчок кнопкой мыши не сработает. Кроме того,
в данном случае нажатие

F2

позволяет редактировать содержимое ячейки в строке

формул (а не внутри самой ячейки) .

Все онисанные выше способы приводят

к тому, что

Excel переходит в режим ре­
дактирования ( когда в левой части строки
состояния отображается слово Правка).

Когда

С2
А

1
2

х

/х

в

__с__

Понедельник

Excel находится в таком режиме ,

4

Среда

5
6

Четверг

7
8

Суббота

2.3).

Нажав х, можно

отменить редактирование, не меняя содер­

жимое ячейки. (Аналогичный эффект дает
нажатие

Esc.)

При нажатии ✓ редактирова­

Enter,

за исключен ием

Воскресенье

=СУММ(С2:СВ!
СУММt чиСАо1 lчисло2J;

10
11

ние завершается и из мененное содержимое

ходит при нажатии

Пятница

91

Рис.

вводится в ячейку. (То же самое проис­

D

115
187
135
148
169
136
159

Вторник

в строке формул видны два значка: х (От­
мена) и ✓ (Ввод) (рис .

=СУММ(С2:С8

)

2.3. В момент редактирования ячеек

в строке формул появляются два новых значка :

х !Отмена) и ✓ [Ввод)

того, что при щелчке на ✓ содержимое
активной ячейки не изменяется . )

В тот момент, когда вы начинаете редактировать ячейку, в месте вставки появля ется
курсор и можно выполнять следующие задачи.

•

Добавление новых символов . Перемещайте курсор, нажимая :

• навигационные клавиши • Home - чтобы п ереместить
•

•

чтобы перемещаться внутри ячейки;
курсор в начало ячейки;

End - чтобы переместить курсор в конец ячейки.

Выбор нескольких символов. Нажмите

Shift во время использования навига­

ционных клавиш.

•

Выбор символов во время редактирования ячейки. Используйте мышь . Просто
щелкните и проведите указателем мыши по символам, которые хотите выделить.

•

Удаление символа слева от курсора. Нажав Вackspace, вы удалите выделенный
текст или (если текст не выделен) один символ слева от курсора.

•

Удаление символа справа от курсора. Нажав

Delete, вы также удаляете выделен­

ный текст. Если текст не выделен, то удаляется один символ справа от курсора.

74

ГЛАВА

2

Ввод и редактирование данных

Несколько удобных способов ввода данных
Вы можете упростить процесс ввода данных в

Excel

и ускорить работу, используя

полезные приемы, которые описаны ниже.

Автоматическое перемещение курсора после ввода данных
Когда вы вводите данные в ячейку и нажимаете

Enter, Excel по умолчанию автомати­

чески перемещает табличный курсор в следующую ячейку сни:iу. Чтобы изменить
эту настройку, выберите Файл ► Параметры и перейдите на вкладку Дополнительно
(рис.

2.4).

Если вы установите флажок Переход к другой ячейке после нажатия клавиши

ВВОД, то сможете выбрать направление перемещения табличного курсора (вниз,
вправо, вверх или влево).

Параметры

х

Excel

•

~ Дополнительные параметры для работы с Excel.

Общие
Формулы

Параметры правки

Данные
Праеописани@

1

■ Пере~од,: другои ячейl(е после нажатия КJ1авиwи ВВОД

Сохранение

ttаnраВ11ение:

Вни.J

АвтомаrическаА вставка десят Вню
Вправо

Сnеци.11111,ны• 803МОЖНОС1И

Вверх

а et11эpeWИTlt маркеры )сlПОЛНl!Н Влево

Доnо11ните11.но

ИlllHИI! РJЧеек

■ Предуnре)'(Да111, перед nе~~еек
Настроит• 11енту

11 Раэреwиn. редаК1ироаание в 11чеиках

Пане1111, быстрого доступа

■ Расnроаран1ш, формаrы и формулы при рм:wирении диапаэон,11 данных
■ Автом.пическии ввод nроuентое

НадстроиkИ
Центр уnрае11еним безоn.кносн,ю

а АВТОЭа&ершение эначении ЯЧ@t'I(

8
[

Автоматически 11ыnо11нять мrно11енное 3аnо11н@ние

Панарамировать с nомоwью 1ntellrMouse

С1 Предупре~ать о6 операциях, которые моrут мнят~. много времени
~исло обрабатывllемых ,rчик

(8

тысячах)·

а исnо111ою1ат1о системнr.rе раJДе/lите11и

Пере ... ещение

icypcopa·

О лоrическое
еаест11енн91:

Не соэ.дават~. rиnepccы11icy на снимок Jкрана автоматически
ок

Рис.

2.4. На вкладке Дополнительно диалогового окна

Параметры

Отмена

.
)

Excel можно выбрать

несколько полезных параметров ввода

Выделение диапазона ячеек перед вводом данных
Если диапазон выделен , то при нажатии

Enter Excel

автоматически 11ереместит

табличный курсор в следующую ячейку диапазона, даже если вы ,,с установили
флажок Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД. Если вьщелены несколько

Изменение содержимого ячеек

75

строк, то программа будет перемещать курсор вниз по столбцам. Достигнув послед­
ней ячейки текущего столбца, курсор перемещается в верхнюю ячейку следующего
столбца.
Чтобы пропустить ячейку, просто нажмите

Enter, ничего не вводя. Чтобы вернуться
Shift+Enter. Если прел.почитаете вводить данные по
нажимайте ТаЬ, а не Enter. Программа продолжит вы-

к нрс;{ыл.ущей ячейке, нажмите

строкам, а нс по столбпам,

1rол11ять циклический обход текущего диапа:юна, пока вы не выберете ячейку за
его нрсдслами. Сделать это можно, нажав любую из навигационных клавиш или

Home. Если
Enter и ТаЬ.

вы хотите перемещаться внутри выбранного диапазона, нажимайте

Нажатие Ctrl+Enter для ввода одних и тех же данных в разные ячейки
В

Exccl есть удобный способ,

позволяющий ускорить подобную работу. Выделите

вес ячейки, в которых должны содержаться одинаковые данные, введите в строку

формул значение, текст или формулу, а затем нажмите

Ctrl+Enter.

После этого одни

и те же данные бул.ст вставлены в каждую из выделенных ячеек.

Изменение режима работы Excel
Переключаться межл.у режимами Ввод и Правка можно, нажимая

F2.

Например, в ре­

жиме Ввод вы ввели л.линное предложение, а затем заметили, что дш1устили ошибку
в одном из слов и ее нужно исправить. Оставаяясь в той же ячейке, куда вводили

текст, 11ажмите

F2 (Excel

перейдет в режим Правка) и с помощью навигационных

клавиш перемещайтесь по предложению, найдите неправильно написанное слово

и иснравьте его. (Чтобы перемещаться по тексту не побуквенно, а пословно, ис1юлыуйте навигационные клавиши в сочетании с нажатой

Ctrl.)

Иснравив ошибку,

вы можете нрол.олжать вводить текст, оставаясь в режиме Правка, или вернуться

в режим Ввод, снова нажав

F2, после чего можете перейти к другой ячейке, используя

навигационные клавиши.

Автоматический ввод десятичных запятых
Если вам приходится вводить много чисел с определенным количеством знаков по­

сле запятой, то поможет полезный инструмент, который работает нодобно старым
арифмометрам. Откройте диалоговое окно Параметры

Excel и

перейдите на вклал.ку

Дополнительно. В ра:щеле Параметры правки установите флажок Автоматическая вставка

десятичной запятой и убедитесь, что в поле Число знаков после запятой установлено
нужное вам количество десятичных знаков.

Если этот флажок установлен, то

Excel

автоматически вставляет десятичные за­

пятые в числа 110 мере того, как вы их вводите. Например, если в поле Число знаков

после запятой вы зал.али два знака, то введенное в ячейку число 12345

Excel

интер­

претирует как 123, 45. Чтобы отключить эту опцию, снимите флажок Автоматическая
вставка десятичной запятой. Активация или отключение этого параметра не влияет на
:шачения, введенные ранее.

76

ГЛАВА

2

Ввод и редактирование данных

ВНИМАНИЕ

Такой режим ввода данных применяется ко всем рабочим книгам ( а не только как­
тивной ). Если вы забудете, что активировали его, то в дальнейшем можете ввести
неверные данные и усложнить работу другого человека, если он будет пользоваться
вашим компьютером.

Использование функции автозаполнения
Облегчить ввод набора чисел или текстовых элементов в диапазон ячеек позволяет
функция автозаполнения. В правом нижнем углу активной ячейки или диапазона
находится маркер автозаполнения (маленький черный квадратик). Перетаскивая
его (при этом он меняет вид с квадратика на крестик) , вы сможете скопировать

содержимое ячеек либо автоматически заполнить их набором данных.
На рис .

2.5

показан пример создания линейного ряда нечетных чисел. Введите 1

в ячейку Al и 3 в ячейку А2. Затем выделите обе ячейки и перетащите маркер авто­
заполнения вниз, чтобы создать линейный ряд. На рисунке также показан значок,
при щелчке на котором отображаются дополнительные параметры автозаполнения.
Этот значок появляется только в том случае, если на вкладке Дополнительно диа­
логового окна Параметры

Excel

в разделе Вырезание, копирование и вставка установлен

флажок Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого.

А

2
3

4
5
б

7
8
9
10
11
12
13
1
14
15
16
17
18
19

Рис.

с

в

D

Е

1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
Копировать ячейки

~ Заполнить
() Заполнить только ф2рматы
Заполнить только зна~ения

О

Мгновенное заполнение

2.5. Этот ряд чисел был создан с помощью функции автозаполнения

Чтобы определить шаблон автозаполнения,

Excel анализирует содержимое исходных

ячеек. Если вы введете в одну ячейку цифру 1, а в другую

- 2, то программа сделает

Изменение содержимого ячеек

77

вывод, что значение в каждой ячейке, которая будет заполняться автоматически,
должно увеличиваться на

1. Если же, как в предыдущем примере, ввести цифры 1 и 3,
2. Кроме того, Excel может рас­

то значения в ячейках будут возрастать с шагом

познавать даты. Если ввести в исходные ячейки значения

31.1.2022 и 28.2.2022,

выделить их и перетащить маркер заполнения, то в последующие ячейки будут
вставлены даты последних дней следующих друг за другом месяцев.
СОВЕТ

Если перетаскивать маркер автозаполнения при нажатой и удерживаемой правой

кнопке мыши, то

Excel отобразит контекстное меню с дополнительными параметра­

ми заполнения. Кроме того, используя команду Главная ► Редактирование ► Заполнить,

вы сможете еще более точно контролировать процесс автоматического заполнения
диапазона.

Автоматизация ввода данных с помощью функции автозавершения
Упростить ввод в несколько ячеек одного и того же текста позволяет функция

автозавершения. Вы вводите в ячейку первые несколько букв текста, а

Excel авто­

матически завершает ввод, основываясь на данных, которые вы уже ввели в этом

столбце. Эта опция не только позволяет сократить объем ввода, но и гарантирует,
что повторяющиеся данные будут введены правильно.
Предположим, вы вводите в столбец информацию о товарах. Один из них - Принтер.

Когда вы впервые вводите это слово в ячейку,

Excel запоминает его.

Позже, когда

вы начнете в том же столбце вводить Принтер, программа узнает слово по первым
буквам и продолжит ввод за вас. Чтобы завершить действие, просто нажмите
Вы можете отклонить предложение программы

-

Enter.

для этого продолжайте вводить

текст.

Кроме того, функция автозавершения автоматически изменяет регистр букв. Если
вы снова начнете вводить слово принтер в другой ячейке того же столбца, но начнете
со строчной буквы ~п~, то

Excel

превратит ее в заглавную, чтобы слово соответ­

ствовало предыдущей записи.
СОВЕТ

Вы можете получить доступ к версии автозавершения, ориентированной на мышь,

щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню команду Вы­
брать из раскрывающегося списка. Excel отобразит раскрывающийся список, содержащий
все данные, введенные в текущий столбец. Выберите нужную вам запись - и она
будет введена автоматически.

Помните, что функция автозавершения работает только в том столбце, в котором
данные содержатся во всех ячейках без исключения. Если же в нем есть пустая
строка, то

Excel

жены под ней.

будет предлагать содержимое только тех ячеек, которые располо­

ГЛАВА

78

2

В ряде случаев

Ввод и редактирование данных

Excel использует функцию автозавершения, чтобы

попытаться за­

кончить слово, когда вы этого не хотите. Например, если вы введете в ячейку слово

мелки, а затем в другой ячейке под ним начнете вводить более короткое слово мел,

то

Excel предложит слово мелки.

Если вам нужно ввести слово, которое начинается

с того же сочетания букв, что и слово, предлагаемое функцией автозавершения, но
оно является более коротким, то, достигнув конца более короткого слова, просто
нажмите

Delete, а затем

нажмите

Enter или

навигационную клавишу.

Если функция автозавершения мешает вам работать, можете отключить ее на
вкладке Дополнительно диалогового окна Параметры

Excel:

в разделе Параметры правки

снимите флажок Автозавершение значений ячеек.

Принудительное отображение текста на новой строке
Длинный текст в ячейке можно отобразить в несколь1<0 строк: поместите курсор в то
место, откуда хотите начать новую строку, и нажмите

символ разрыва строки. При этом

Excel

Alt+Enter.

Так вы добавляете

автоматически меняет формат ячейки на

Переносить по словам. Но, в отличие от обычного режима переноса по словам, при
вставке вручную символа разрыва строки

Excel

принудительно переносит текст

на новые строки именно в том месте, которое определили вы. Это позволяет более
точно контролировать 11роцесс.

СОВЕТ

Если вы хотите отменит~, ручной перенос, то выберите я•1ейку, в которой есть символ
разрыва строки, установите курсор в том месте, где находится этот символ, и на­

жмите

Delete. Символ разрыва строки

в

Excel невидим,

но после его у;~а.11ения текст,

который располагался ::ia ним, переместится на предыдущую строку.

Использование функции автозанены для ускоренного ввода данных
Функция автозамены позволяет создавать сокращения для часто используемых
слов или фраз. Например, если вы работаете в компании «Моря и океаны», то мо­
жете создать ;~ля этого названия сокращение мик и использовать его как элемент

автозамепы.

Exccl

будет автоматически :iа11олнять ячейку текстом Моря и океаны

всякий раз, когда вы будете вводить в нес сочетание мик и выполнят~, действие, вы­
зывающее автозамену (нанример, вводить пробел, нажимать

Enter или

переходит~,

в другую ячейку).

Список слов, которые 11ри вводе будут эаменяться автоматически, в

Excel довольно

большой (в нем содержатся слова с наиболее распространенными ошибками), и вы
можете в него добавить собственные варианты. Для этого откройте диалоговое окно
Параметры

Excel

(выберите Файл ► Параметры), перейдите на вкладку Правописание

и нажмите кно11ку Параметры автозамены. В диалоговом окне Автозамена перейдите

на вкладку Автозамена, установите флажок Заменять при вводе, а эатем введите в поля
заменять: и на: польэовательские эначения. (На рис.

ввести любое количество вариантов автшамены.

2.6 покаэан 11ример.)

Вы можете

Изменение содержимого ячеек

79

х

Автозамена: русский
Автоэамена математическими символами
Автоэамена

8

Автоформат при вводе

Действия

.Показать кнопки возможностей автозамены

8
8
8
8
8

Исправлять ДВ.е ПРописные буквы в начале слова

Исключения

Делать первые буквы предложений прописными
Писать названия дн.е.й с прописной буквы

Устранять последствия слу~айного нажатия cAPS LOCK
Заменять П,QИ вводе
на :

з~менять :
мик

Моря и океань~

лиьш

лишь

любтиь

любить

машына

машина

миенно

именно

мнгог

МНОГО

Добавить

ок

Рис.

...

Удали ь

Отмена

2.6. Функция автозамены позволяет создавать короткие сокращения
для часто вводимого текста

СОВЕТ

С1111сок автозамсны, созданный Ехсе\, <<подхватывают,> и другие 11риложе11ия

soft Office.

Нанрим ер, все вар ианты автозамены, созданные в

Word,

Micro-

работают

и в Ехсе\.

Ввод дробных чисел
Как нравило, пользователи Ехсе\ хотят, чтобы нецелочисленные значения ото­
бражались как десятичные дроби с десятичной занятой . Однако программа может
отображать такие числа и как простые дроби . Чтобы ввести в ячейку простую дробь,

добав1,те пробел между целой часп,ю и дробной. Например, чтобы ввести
вве;щте б 7 /8 и нажмите

6 7/8,
Enter. Ехсе\ распознает его как 6,875 и автоматически от­

форматирует как дробь. Если вы вводите только дробь (например ,

1/8), то сначала

нужно ввести ноль (например, 01/8), иначе
Щелкните на ячейке с дробью

1/8

и

Excel нредположит, что вы вводите дату.
посмотрите на строку формул - вы увидите

в ней число 0, 125, а в ячейке будет отображаться 1/8.

Использование формы для ввода данных
Множество людей использует таблицы Ехсе\ в качестве простых баз данных, ин­
формация в которых организована по строкам . Вы можете об11е1·чить свою работу
и вводить данные с помощью специальной формы, которую Ехсс\ создает автома­
тически. Такие формы ввода данных работают с обычными диапазонами ячеек,

ГЛАВА

80

2

Ввод и редактирование данных

а также с диапазонами, преобразованными в таблицу. (Напомним, что преобра­
зование выполняется с помощью команды Вставка ► Таблицы ► Таблица.) На рис .

2.7

показан пример.

А

1
2

!Агент
АндРеев

3

Анд1>еев

4

АндРеев

5

Анд1>еев

б

АндРеев

7

АндРеев

8

Анд1>еев

9

Анд1>еев

10
11
12
13
14
15
16
17

Анд1>еев

18

Борискин

19
20
21

борискин

22

Борискин

23

Борискин

24

Борискин

Анд1>еев
АндРеев

Анд1>еев
Анд1>еев

Андреев
Андреев
Борискин

Борискин
Борискин

Рис.

о

с

Дата

!Район

стоимость

]
22.01.2025 Центральныi< 1 295 000,00 Р
1 384 ()(У'="
10.04.2025 Центральный
04.10.2025 Первомайский 1 258 О( Sheetl

19.01.2025 Первомайский
14.04.2025 Первомайский
17.03.2025 Первомайский
26.09.2025 Первомайский
10.01.2025 Первомайскиi<
12.01.2025 Первомайский
22.09.2025 Заводской
15.04.2025 Заводской
12.09.2025
21.05.2025
16.04.2025
22.11.2025
18.11.2025
03.09.2025
04.01.2025
06.03.2025
18.09.2025
21.08.2025
12.10.2025
11.04.2025

2.7. Используя

Заводской
Октобрьский
Октобрьский
Октобрьский
Первомайсний
Первомайский

Первомайский
Первомайский
Первомайский

Заводской
Заводской
Заводской

встроенную в

н

G
Количество
комнат

Ванных

75
.... , .

1354 О(
1 280 000,00 Р
1 300 000,00 Р
1 389 000,00 Р

Excel форму данных.

Собственность ИСТИНА ИСТИНА
,._.t:,_ _ _

')СТЬ

х

1 271 О1 At,нr
Ан
1 310 О(
22.01.2025
1312 О( Д.то
1 352 0(
Центрмьны;;~
1 372 0( ••"""
1 397 О( с,оимость
12950(Х)
1 288 О(
1 289 О( KOJ1io4ч«Jeo ~с:омнаr 4
1 291 О( В.нны,
1 282 О(
1 388 О( П..оща,ь
1 389 О(
Тнn
1275 О(
1 289 О( Басс,~н
1313 0(
1 342 О( ПроАОНО

Бассейн Продано

Площадь Тип

4

) И)

79

До6,11иrь

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

,сть ИСТИНА
lА,а,lи,ь
IСТЬ

В.риуть

,сть ИСТИНА

..

75

ложь

ложь

ложь

IСТЬ

ложь

ложь

ложь

ложь

,сть

ложь

ложь

IСТЬ

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

КРитерм"'

Собсrеенность

ложь
ИСТИНА

IСТЬ

!!•.а,,

ложь

ИСТИНА ИСТИНА

ИСТИНА

~кры,ь

ИСТИНА

к:ть

4
2

2

3

2

173
174
175

ИСТИНА

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

Част1-1ый

ложь

ложь

Собственность

ложь

ИСТИНА

Собственность

ложь

ИСТИНА

вы сможете упростить ввод значений в таблицу

К сожалению, команды доступа к формам ввода данных на ленте нет. Если вы плани­

руете пользоваться такой формой часто, то необходимо добавить соответствующую
команду на панель быстрого доступа или на ленту либо же найти в поле поиска.

Добавить эту команду на панель быстрого доступа вы можете так.

1.

Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого досту на и выберите На­
стройка панели быстрого доступа . Откроется вкладка Панель быстрого доступа диа­
логового окна Параметры

Excel.

2.

В раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите пункт Команды не на ленте.

3.

В списке слева выберите элемент Форма.

4. Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить выбранную команду на панель быстрого доступа.

5.

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры

Excel.

Когда эти действия будут выполнены, на панели быстрого доступа появится новая
кнопка.

Чтобы использовать форму ввода данных, сделайте следующее .

1. Организуйте данные так, чтобы программа воспринимала их как таблицу. Заго­
ловки столбцов должны располагаться в первой строке диапазона ввода данных.

Форматирование чисел

2.

81

Выберите любую ячейку в таблице и нажмите кнопку Форма на панели быстрого
доступа. Откроется диалоговое окно с полями редактирования и рядом кнопок

(см. пример на рис.

3.

2.7).

Введите информацию. Чтобы перемещаться между полями редактирования, на­
жимайте ТаЬ. Если ячейка содержит формулу, то результат ее вычисления будет

отображаться как текст (а не в виде поля редактирования). Иными словами,
формулы в этой форме редактировать нельзя.

4.

Заполнив форму, нажмите кнопку Добавить.

Excel

введет данные в рабо­

чую таблицу и очистит поля формы, чтобы можно было вводить следующую
строку.

С помощью такой формы вы можете редактировать и уже существующие данные.

ШDQ Этот пример доступен для скачивания, файл называется Ввод данных.хlsх.
Ввод текущей даты или времени
Чтобы добавить дату или время, вы можете использовать следующие сочетания
клавиш:

• для добавления текущей даты - Ctrl+Shift+4;
• для добавления текущего времени - Ctrl+Shift+б.
Чтобы ввести в ячейку и дату, и время, нажмите Ctrl++Shift+4, затем Пробел, а потом
Ctrl+Shift+б.

Информация о дате и времени рассчитывается исходя из системного времени ва­

шего компьютера. Если эти данные в
настройки

Excel вы считаете неточными,
Windows, чтобы внести соответствующие изменения.

используйте

ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы используете указанные выше сочетания клавиш для ввода даты или вре­

мени, то Excel вставляет эти данные в рабочий лист как статические. То есть при
пересчете рабочего листа они не изменятся. Как правило, именно такая настройка
и нужна, но вы должны знать об этом ограничении. Если вы хотите, чтобы дата или
время изменялись, когда файл с этими данными будет открыт в следующий раз, то
используйте одну из этих функций:
=СЕГОДНЯ()
=ТДАТА()

Форматирование чисел
Под форматированием -чисел, хранящихся в ячейках, понимается изменение только

их оформления.

Excel предоставляет множество вариантов форматирования. Далее

мы рассмотрим способы, с помощью которых вы можете быстро форматировать
рабочие листы, чтобы улучшить их внешний вид и читабельность.

ГЛАВА

82

2

Ввод и редактирование данных

СОВЕТ
Форматирование применяется только к выделенной ячейке или к диапазону ячеек.

Поэтому необходимо выделять ячейки, прежде чем форматировать их. Кроме того,
помните, что изменение формата представления числа влияет не на значение, со­

держащееся в ячейке, а исключительно на то, как число будет представлено на
рабочем листе.

Числовые значения, которые вы вводите в ячейки, обычно не отформатированы,
то есть просто состоят из последовательности цифр. Как правило, форматировать

числа нужно так, чтобы их было легче читать или чтобы количество десятичных
знаков в них было согласованным.
На рис.

2.8 показан рабочий лист с тремя столбцами, в двух из которых содержатся

числа. В первом столбце числа неотформатированы. Во втором ячейки отформа­

тированы так, чтобы числовые значения было легче читать. В третьем содержатся
названия использованных форматов.

А

Неформатироеанный

5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

с

в

2500
0,312
45700"
45700'

Отформатированный

Тип

2 500,00 Р
31,20%
12.02.2025
среда, 12 февраль 2025 г.

123439832 €
5559832
434988723
0,552"

123 439 832,00
555-9832
43498-8723

0,25
12332354090

D

13:14
1/4
1,23Е+10

Денежный
Процентный
Дата (короткий)

Дата (длинный)
Финансовый
Номер телефона
Индекс+

4

Время

Дробный
Экспоненциальный

,s.....

Рис.

1

j

2.8. Форматирование помогает понять. какие значения содержит рабочий лист

!□□у Этот пример доступен для скачивания, файл называется Форматирование.хlsх.
СОВЕТ
Если щелкнуть на ячейке с отформатированными данными, то в строке формул ото­

бразится неотформатированное значение. И вот почему. Выше мы уже говорили, что

форматирование влияет лишь на то, как данные отображаются на рабочем листе, но
не на само значение в ячейке. Тем не менее из этого правила есть несколько исклю­

чений . Когда вы вводите дату или время,

Excel

всегда отображает значение как дату

или время, даже если внутри ячейки эти данные хранятся как числовое значение .

Кроме того, данные, к которым применен формат Процентный, в строке формул будут
отображаться со знаком процента.

Форматирование чисел

83

Автоматическое форматирование чисел
Excel может выполнять некоторые операции форматирования автоматически.
Например, если вы вводите в ячейку 12, 2 %, то программа понимает, что вы хотите
использовать процентный формат, и применяет его автоматически. Или если вы

нажимаете пробел, чтобы отделить тысячи от сотен в числах (например, 123 456), то

Excel автоматически применит форматирование с этим разделителем групп разрядов.
Если же после числового значения вы указываете установленный по умолчанию знак
денежной единицы, например р., то к этой ячейке применяется формат Денежный.
Вводимые данные, которые могут рассматриваться как дата, программа воспримет

именно так.

Excel выберет соответствующий формат представления в зависимости от
Excel интерпретирует

того, как было введено значение. Если вы введете 31/1/2025, то

это значение как дату и отформатирует как 31.01.2025 ( в том же стиле, в котором

оно было введено). Введенное значение 31 янв 2025 программа отформатирует как
31-янв-25. А если вам нужно ввести в ячейку 31/1 и это значение не должно пред­
ставлять дату, то сначала введите апостроф

( '),

а потом само значение.

СОВЕТ

В

Excel есть удобная функция по умолчанию, которая упрощает ввод числовых зна­

чений в формате Процентный. Если ячейки уже отформатированы соответствующим

образом, то можно просто вводить в них обычные числа, а

Excel будет воспринимать

их как значения процентов (например, введите в такую ячейку 12, 5 и увидите 12, 5 %).

Чтобы ввести значение меньше
дите 0, 52 для 0, 52

1 %, нужно перед ним поставить ноль (например, вве­

%). Если функция автоматического ввода процентов не работает,

откройте диалоговое окно Параметры Excel и перейдите на вкладку Дополнительно. В раз­

деле Параметры правки установите флажок Автоматический ввод процентов. Если же вы
предпочитаете вводить фактическое значение процентов, этот флажок следует снять.

Форматирование чисел с помощью ленты
В группе Число (вкладка ленты Главная) есть кнопки, которые позволяют быстро

применять наиболее распространенные числовые форматы.
Так, раскрывающийся список Числовой формат содержит

матов чисел (рис.

2.9). Помимо этого, в группе Главная

11 распространенных фор­

► Число есть дополнительные

кнопки: Финансовый числовой формат (раскрывающийся список, в котором можно

выбрать денежный формат), Процентный формат и Формат с разделителями. Кроме того,
в этой группе есть еще две кнопки: для увеличения или уменьшения разрядности
чисел (количества цифр после запятой).

Если вы выберете один из этих форматов, то он сразу же будет применен к активной
ячейке. Кроме того, прежде, чем выбирать формат, вы можете выделить диапазон
ячеек (или даже всю строку или столбец рабочего листа). Если вы выделили не­

сколько ячеек, то

Excel применит числовой формат к ним ко всем.

84

ГЛАВА

Ввод и редактирование данных

2

Файл

Главнан Меню

Вставка

Рисование Разметка стран

\дptosNarrow

r□ х

Вставить [rn .,,

ж

к

~

...

.

](Q
д·

д·

Формулы

= =~ !i,

•)

§: ~ ~ ~ •

r;

Буфер обмена

r;

Шрмфт

/х

сз

__
С_

А

Выраsниuние

r;

177

V

D

2

3
4

Понедельни к

5

Среда

б

Четверг

7
8
9

Пятница
Суббота
Воскресенье

10
11

•

Числовой

Щ}

Денежный

EJ
EJ
(9

12

13

1

Формат не укаэан

12

~

177
139
160
144
114
136
116
986

Вторник

11:11 Условное форматирс

Общий

~3

63 .<J,,.,д.

~

-

Данные Рецензирован\1' Вид Ав1

177,00

177,00 Br
Финансовый

177,00 Br
Дата

1900· 06•25
Дата

25.6
Время

0:00

%

Процентный

½

Дробный

17700,00%

14
15

16
17
18

102
Лист1

_

...._~
Рис.

+

177
Эм:сnоненцимьный
1 , 77Е+О2

.,

Друrие чис.11овые форматы ...

2.9. Команды форматирования группы Число вкладки Главная

Сочетания клавиш для форматирования чисел
Существует и другой способ задавать формат чисел
В табл.

2.1

-

используя горячие клавиши.

приведены сочетания клавиш, с помощью которых можно отформатиро­

вать числа в выделенных ячейках или диапазоне. Обратите внимание, что Ctrl+Shift
расположены рядом, в левом (и правом) нижнем углу клавиатуры.

Таблица

2.1 . Сочетания клавиш для форматирования чисел

Сочетание КJJавиw

Применяемое форматирование

Общий числовой формат !то есть неформатированные значения]
Ctrl+Shift+~
- - - - - -- - - -- - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - ------·--·-------·Денежный формат с двумя знаками после запятой !отрицательные числа выделяются
Ctrl+Shift+$
красным цветом и записываются в круглых скобках]
··•"·-•······-·-··-···"···"··- -··--·-·- ---·---··- ··•····-- - - - - - -- - - -

Ctrl+Shift+%

Процентный формат без десятичных разрядов после запятой

Ctrl+Shitt+л

Экспоненциальный формат чисел с двумя знаками после запятой

Ctrl+Shift+#

Формат дат с указанием дня. месяца и года

Ctrl+Shift+@

Формат времени с указанием часов и минут

- - --

-···-· ·-- ------------•---- -

- - - - - - - -- - - - ·····- ·····-··--··-···---··-··-·-···---

- ------····················-····

Ctrl+Shift+!

······-- ·· ··

Числовой формат с двумя знаками после запятой. разделителем разрядов и знаком
минус для отрицательных значений

Форматирование чисел

85

Форматирование чисел с помощью диалогового окна Формат ячеек
Как правило, числовых форматов , доступных в группе Число вкладки Главная, вполне

хватает для выполнения большинства операций. Но в некоторых ситуациях нужно
применять другие варианты представления чисел. Excel предоставляет широкие
возможности для форматирования значений. В диалоговом окне Формат ячеек вы
можете найти несколько вкладок (ри с.

2.10). Для

форматирования чисел следует

использ овать вкладку Число .

(

Формат ячеек
ЧиСJ10

х

Выравнивание

Шрифт

Граница

Заливка

Защита

~иСJ1овые форматы

Образец

Общий
Числовой

1 525 011,00 r

g.;;;; ;;;;
Финансовый

Число десятичных .э.наков .

Дата
Время

О~означение :

2

Р русский

Процентный
Qтрицательные числа :

Дробный
Экспоненциальный

1234101'

Текстовый

1234,10Р

Дополнительный

-1 234,10 r
1 234,101'

(все форматы)

Формат "Денежный" исnо.11ьзуется для отображения денежных величин . Для выравнивания значений по
десятичному разделителю используйте формат "Финансовый''.

ОК

Рис.

Отмена

2.1 О. Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек

Открыть диалоговое окно Формат ячеек можно несколькими способами . Начните
с того, что выберите одну или несколько яч еек, которые нужно отформатировать,
а затем выполните одно из следующих действий .

•

Выберите Главная ► Число и щелкните на маленькой пиктограмме в правом ниж­
нем углу группы Число .

•

Выберите Главная ► Число, откройте список Числовой формат и выберите пункт
Другие числовые форматы.

•

Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и выберите в кон­
текстном меню команду Формат ячеек.

•

Нажмите

Ctrl+l.

86

ГЛАВА

Ввод и редактирование данных

2

На вкладке Число диалогового окна Формат ячеек отображаются

12

категорий

числовых форматов. Когда вы выбираете какую-то из них, правая часть вкладки
изменяется

-

на ней отображаются параметры, соответствующие этой категории.

В категории Денежный есть три параметра, которыми вы можете управлять: коли­

чество десятичных знаков после запятой, обозначение денежной единицы и способ
отображения отрицательных чисел. В окне списка Отрицательные числа вы можете
увидеть четыре варианта отображения (два из них выделены красным цветом),
которые изменяются автоматически в зависимости от того, какое количество ото­

бражаемых десятичных знаков задано.
В верхней части вкладки показан образец того, как значение будет выглядеть после
форматирования

( вы сможете увидеть его только в том случае, если предварительно

выбрали ячейку с числовым значением). Выбрав необходимые параметры, нажмите
кнопку ОК, чтобы применить форматирование к выделенным ячейкам.
ВНИМАНИЕ

Использование параметра Задать указанную точность приведет к тому, что числа на

рабочих листах будут соответствовать их отображению на экране . Эта настройка
применяется ко всем листам активной рабочей книги. Чаще всего нет необходи­
мости использовать этот параметр . Убедитесь, что понимаете последствия его
прим е н ен ия .

Что делать, если результат вычислений кажется неправильным
Напомним, что форматирование не изменяет значение в ячейке, а влияет лишь на то, как

оно отображается на рабочем листе. Например, если в ячейке находится число 0,87 4543,
то его можно отформатировать так, чтобы на экране оно отображалось как 87 %. Если же
на ячейку сделана ссылка в формуле, то в момент вычислений используется полное
числовое значение

(0,874543),

а не отображаемое

(87

о/о).

Обратите внимание: в ряде ситуаций из-за применения форматирования отображаемые
результаты вычислений могут казаться неверными, как бывает при суммировании чисел
с десятичными знаками. Например, если значения отформатированы так, чтобы показы­
вались два десятичных знака после запятой, то вы можете не увидеть фактические числа,
используемые в вычислениях, так как они будут округляться. Производя вычисления по

формулам, Excel использует точные значения, поэтому округленный результат может
показаться неверным.

Проблема решается несколькими способами. Можно задать параметры форматирования
так, чтобы в ячейках отображалось больше десятичных разрядов. Еще один вариант

-

применить к отдельным числам функцию ОКРУГ ли указать количество десятичных раз­
рядов, до которого

Excel должен округлять числа. Кроме того, можно дать программе

указание изменить числовые значения на рабочем листе, чтобы они соответствовали

формату, в котором отображаются. Для этого откройте диалоговое окно Параметры Excel,
перейдите на вкладку Дополнительно и в разделе При пересчете этой книги установите
флажок Задать указанную точность.

Форматирование чисел

87

Рассмотрим категории числовых форматов.

•

Общий. Формат по умолчанию. Если выбрать его, то значения будут отобра­
жаться как целые числа или как десятичные дроби. Если же число не помещается
в ячейке, так как слишком большое, то будет отображаться в экспоненциальном
формате.

•

Числовой. По:шоляет указать количество десятичных знаков, выбрать раз­
делитель групп разрядов, а также вариант отображения отрицательных чисел
(со :шаком минус, красным цветом либо красным цветом со знаком минус).

•

Денежный. Дает возможность указать количество десятичных знаков, знак де­

нежной единицы, а также вариант отображения отрицательных чисел ( со знаком
минус, красным цветом либо красным цветом со знаком минус). В этом формате
всегда иснользуется разделитель групп ра:Jрядов.

•

Финансовый. Отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда
выравниваются вертикально по левому краю ячейки.

•
•

Дата. Позволяет выбрать один из форматов отображения дат.
Время. Дает возможность выбрать один из форматов отображения :шачения
времени.

•

Процентный. Позволяет выбрать количество десятичных знаков. Если выбрать
его, то при введении числа в ячейку всегда будет появляться знак процента.

•

Дробный. Предоставляет на выбор один из девяти форматов отображения
дробных чисел.

•

Экспоненциальный. Если выбрать этот формат, то число будет отображаться
с буквой Е: 2,ООЕ+О5 =

200 ООО; 2,05Е+О5 = 205 ООО. Вы можете выбрать количе­

ство десятичных :шаков, которые будут отображаться слева от Е. Второй пример
можно нрочитать как

•

«2,05 умножить

на

10 в

нятой степени~.

Текстовый. Если выбрать такой формат для числового значения, то

Excel будет

воспринимать это число как текст (даже если тот выглядит как число). Эта опция

облегчает обработку таких элементов, как, например, номера банковских карт.

•

Дополнительный. Содержит четыре дополнительных типа форматов: Почтовый

•

Все форматы. Позволяет пользователям создавать свои числовые форматы,

индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер.

которые не входят ни в одну из указанных категорий. (Способ создания описан
чуть ниже.)
СОВЕТ

Ряд символов решетки (например,#########) в ячейке обычно означает, что
число не может быть отображено в выбранном вами формате, поскольку не хватает
ширины столбца. Чтобы увидеть содержимое ячейки, измените числовой формат
или увеличьте ширину столбца. Кроме того, символы решетки указывают на отрица­
тельное значение времени или недопустимую дату (то есть дату, предшествующую

1 января 1900 года).

88

ГЛАВА

2

Ввод и редактирование данных

Создание собственных числовых форматов
Если вам понадобится отобразить данные в числовом формате, которого нет ни в од­
ной из перечисленных выше категорий, можете создать собственный формат. Для
этого откройте диалоговое окно Формат ячеек и на вкладке Число в списке Числовые

форматы выберите команду (все форматы).

Использование

Excet на мобильных устройствах

Microsoft выпустила мобильное приложение Office для ис­
Android. Оно позволяет использовать функционал
Excel, Word и PowerPoint, ранее выпущенные Microsoft. Их можно

Не так давно компания

пользования на устройствах iOS и
приложений

бесплатно скачать и использовать для просмотра файлов, но сохранить изменения
вы сможете, только если у вас есть учетная запись Office 365.

Excel

на мобильном устройстве выглядит практически так же, как на настольном

ПК. Вы увидите сетку ячеек, вкладки листов внизу и ленту вверху. Однако есть

и различия, благодаря которым

Excel

лучше работает на устройстве с маленьким

экраном. Например, лента уменьшена, чтобы сэкономить место на экране, а объ­
екты касания на ленте и в меню увеличиваются, когда в качестве указательного

устройства используется палец.

Планшетный интерфейс

Excet

На рис. 2.11 показана пустая рабочая книга Excel, открытая на планшете. Вкладки
ленты похожи на вкладки настольной версии Excel, но кнопки расположены более
узкой полосой под вкладками. Если их слишком много и не все они отображаются
на экране, то его можно сдвинуть влево или вправо, чтобы увидеть больше кнопок.
В выбранной ячейке (на рис. 2.11 это Al) есть маркеры в левом верхнем и правом
нижнем углах. Чтобы выбрать одну ячейку, просто коснитесь ее. Чтобы расширить
диапазон, перетащите один из маркеров. При расширении диапазона над или под

ним появляется контекстное меню с часто используемыми командами. Чтобы от­
крыть контекстное меню для отдельной ячейки, коснитесь ее, удерживая нажатие.

Чтобы отредактировать ячейку, коснитесь ее дважды

- Excel

перейдет в режим

Правка. Вы можете вносить изменения непосредственно в ячейке или в строке фор­
мул, коснувшись ее. При переходе в режим Правка появится экранная клавиатура.

Есть и другой способ, позволяющий изменить содержимое ячейки, - необходимо
использовать долгое нажатие, чтобы вызвать контекстное меню, а затем выбрать
пункт Правка.

Чтобы сохранить изменения, внесенные в ячейку, можно нажать кнопку Отменить
на экранной клавиатуре, коснуться другой ячейки или нажать кнопку с флажком,

расположенную справа от строки формул. Чтобы выйти из режима редактирования,
не сохраняя изменения, нужно нажать красную кнопку со знаком х, также распо­

ложенную справа от строки формул.

Использование

5!1;1Va.!

(

Excel на мобильных устройствах

'NJJ\,tl10

?

89

~'!i;.'Y • ~•

•

ln~rl

Or-,w

""'
rонn1Ьь

Cnl•

R{'V1ew

V'lflW

~

Q Q,

...

Саl,Ь,1 {ВOdyJ

,А

А

1 •

D

G

н

м

N

•

2
3

10
11

12
13

"

15
15
17
18
19
20

21

22

,.
23

......1

+
Рис.

2.11. Пустая

рабочая книга. открытая на планшете

Ввод формул
Вкладка Формулы на ленте содержит кнопки для каждой из категорий формул,

к которым вы привыкли, работая с

Excel

на настольном компьютере. В результате

нажатия одной из этих кнопок появляется прокручиваемое меню, содержащее все

функции в этой категории. Кроме того, на вкладке Формулы есть элементы управ­

ления Автосумма и Последние, которые отображают соответственно меню общих
функций и тех функций, которые вы использовали недавно.

Есть и другой способ ввода формул

-

нужно нажать элемент управления fx слева

от строки формул . Он показывает недавно использованные функции в верхней

части и меню категорий функций и работает аналогично кнопкам вкладки Формулы
на ленте .

Третий способ ввести формулу выглядит так: надо ввести в ячейку знак равенства.

Используя этот способ, вы можете ввести первую букву нужной вам функции
рабочего листа, и на экране появится меню со всеми функциями, начинающимися
с этой буквы . Кроме того, можно набрать всю функцию, но это действие может
показаться утомительным. Введите знак равенства или выберите формулу

-

то­

гда, касаясь ячеек, вы сможете добавлять их адреса в формулу, как и при работе

с классическим
На рис.

2.12

Excel.

показана ячейка с функцией ИНДЕКС. Когда вы выбираете функцию из

меню, аргументы отображаются в виде кнопок. Нажимая кнопки, вы можете вы­
брать ячейки или ввести значения для аргумента.

,

90

ГЛАВА

2

!r,,.JU,r,щ

ll~l'V

(

Ввод и редактирование данных

9
I

.68, 8

•

·-

~

fx

,
J

1

•

tl

_,

. ·HOnoc>

!11•'

1\~Н

!мt:з

':,,.,

''""""

А

T•t

~_,,,_

"

~

~

Q Q

/~

•

1

е

•••

~

vO -

cotumn num 1

"'

D

~

о

н

--

..,
=

I

tаЬ

<

>

$

&

7

8

9

4

5

6

2

3

<Ъ)

.-)

%

t
~

Рис.

.,1,

➔

+

о

2.12. Аргументы функций отображаются в виде кнопок

В этом нримере первый аргумент был завершен нутем выбора ячейки ВЗ и нере­
таскивания маркера вни:.~ ;ю В7. Затем был выбран второй аргумент, который имеет
более темный ви;t, чем невыбра11ные. Воэможно, вы не захотите соз;щвать большую

электронную таблицу с помощью атих методов, 1ю интерфейс, который Ехсе\ нре;щ­
ставляет для ввода одной или двух функций, довольно удобен.

Лента Рисование
На мобильных устройствах вкладка Рисование отображается на ленте по умолчанию.
Она содержит такие элементы унравле11ия, как ручки, карандаши и маркеры для

рисования в Ехсс\. Как и фигуры и иллюстрации, нарисова11ные объекты находятся
на слое рисования над ячейками, а не внутри конкретной ячейки .
Вы можете нарисовать фи1·уру от руки и 11ри­

дать ей более аккуратный вид с помощью
команды Рисование ► Преобразование ► Пре­

образовать в фигуру. Используйте инструмент

выделения, чтобы выбрать рисунок, и на­
жмите элемент управления Преобразовать

в фигуру или эначок молнии, который rюяв­

ляется рядом с фигурой. На рис.

2.13 покаэан

круг, который был нарисован вручную, а ~ютом преобразован. Те11ерь он выглядит так,

будто изначально был вставлен с помощью
встроенных готовых фигур.

Рис.

2.13. Автоматическое уточнение
нарисованной фигуры

Использование

Excel на

мобильных устройствах

91

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы использовать вкладку Рисование в классическом Excel, ее нужно сначала
открыть. Если она не отображается, щелкните правой кнопкой мыши на любом
элементе управления ленты и в контекстном меню выберите пункт Настроить ленту.
Откроется вкладка Настроить ленту диалогового окна Параметры

Excel. В списке справа

установите флажок рядом с пунктом Рисование. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться
в Excel. Элемент управления Перо действия в классическом Excel на вкладке Рисование
не отображается.
На вкладке Рисование есть специальное перо, называемое Перо действия. Оно позволяет

писать текст и формулы от руки, а

Excel

после небольшой паузы преобразует их

в аккуратные фигуры и текст. Чтобы ввести формулу, используя перо, сначала вы­
берите ячейку, затем нажмите Перо действия и начните писать. На рис. 2.14 показана
формула =1+2, написанная от руки с помощью этого пера, а на рис.

2.15 -

результат,

выдаваемый Ехсе\ после небольшой паузы.

=1+2.
к

Рис.

2.14. Формула,

написанная вручную

с помощью Пера действия

Рис.

м

2.15. Excel преобразует рукописную формулу
в настоящую и помещает ее в ячейку

Глава З
ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ С РАБОЧИМ ЛИСТОМ

В этой главе мы рассмотрим, какие действия можно выполнять с рабочими книгами,
листами и окнами

Excel.

Вы получите рекомендации и освоите приемы, которые

помогут вам более эффективно работать в программе.

Операции с рабочими листами
В Excel каждый файл называется рабочей книгой, которая может содержать один
или несколько рабочих листов. Представьте, что рабочая книга Excel - своего рода
блокнот, тогда рабочие листы - это страницы в нем. Вы можете открыть конкретный
лист или добавить новый, удалять листы, менять их местами, копировать и т. д.
Рабочая книга может содержать любое количество листов. Они могут быть как
рабочими листами (то есть содержать строки и столбцы, состоящие из ячеек), так
и листами диаграмм (на каждом таком листе находится одна диаграмма). Говоря об
электронной таблице, большинство пользователей имеют в виду именно рабочий
лист.

В следующих подразделах описаны операции, которые можно выполнять с окнами

и рабочими листами.

Работа с окнами

Excet

Каждый файл рабочей книги
Окно

-

Excel,

который вы открываете, отображается в окне.

это контейнер операционной системы, в который рабочая книга помещается

при открытии. Вы можете одновременно открыть столько книг

Excel, сколько

вам

нужно.

В любом окне Excel в
( слева направо): Вход,

правой части строки заголовка можно увидеть пять кнопок
Параметры отображения ленты, Свернуть, Свернуть в окно/Развер­

нуть и Закрыть.

Окно

•

Excel

может находиться в одном из этих состояний.

Развернуто. Окно заполняет все рабочее пространство программы. Чтобы раз­
вернуть окно, нажмите кнопку Развернуть.

•

Свернуто. Окно скрыто, но файл открыт. Видна лишь пиктограмма этого окна

на панели задач

Windows.

Чтобы свернуть окно, нажмите кнопку Свернуть.

Операции с рабочими листами

•

93

Восстановлено. Окно развернуто, но не полностью. Чтобы восстановить раз­
вернутое окно, нажмите кнопку Свернуть в окно. Восстановить же свернутое

окно вы сможете, щелкнув на его пиктограмме на панели задач

Windows.

Окно

в таком состоянии можно перемещать по экрану; кроме того, можно изменять
размер окна.

СОВЕТ

Если вы хотите увеличить объем информации, которую можно увидеть на рабочем
листе, то нажмите кнопку Параметры отображения ленты и выберите Автоматически скры­
вать ленту. Окно будет развернуто максимально, а строка состояния и лента будут
скрыты. Щелкнув в любом месте строки заголовка, вы сможете получить временный
доступ к командам на ленте. Чтобы вернуть вид ленты по умолчанию, нажмите
кнопку Параметры отображения ленты и выберите пункт Показывать вкладки и команды.

Если вы работаете с несколькими рабочими книгами одновременно (это ситуация,

в которой пользователи оказываются довольно часто), то вам необходимо знать,
как перемещать окна книг, изменять их размеры, закрывать их и переключаться
между ними .

Перемещение окон и изменение их размеров
Переместить окно можно так: щелкните на его строке за головка и перетащите, ис­

пользуя мышь. Если оно развернуто, то перейдет в состояние Восстановлено. Если
оно уже находится в таком состоянии, то при перемещении по экрану сохранит

текущий размер.

Чтобы изменить раэмер окна, щелкните на любой из
его границ и перетаскивайте ее, пока не увидите , •по

ок110 приняло нужный вам размер. Когда вы помещае­
те указатель мыши на границу окна, он меняет свой

Расположе ...
Расположить

вид: из однонаправленной стрелки превращается

О ~ядом;

в двунаправленную. Это значит, что теперь вы може­

0

те изменять размер окна. Если вы хотите изменить

?

Cjj_epxy

ВНИЗ

размер окна сразу и по горизонтали, и по вертикали,

О сдева направо

щелкните на любом из углов и перетащите его.

О каскадом

При работе с Ехсе\ часто возникают ситуации, когда
все окна рабочей книги должны быть видны (то есть

О Только окна rекущей книги

не должны закрывать друг друга). Чтобы добиться

L ок J

этого, вы можете вручную перемещать окна, изменяя

их размеры. Но лучше воспользоваться возможно­

стями Ехсе\ по автоматическому выполнению этого
действия. Выбрав команду Вид ► Окно ► Упорядочить
все, вы увидите следующее диалоговое окно (рис .

3.1 ).

Рис.

Отмена

3.1. С помощью этого

диалогового окна можно быстро

Оно дает возможность размещать окна четырьмя

упорядочить окна всех открытых

разными способами. Выберите нужный вариант и на­

рабочих книг, которые не находятся

жмите ОК. На свернутые окна эта команда не влияет.

в свернутом состоянии

ГЛАВА З

94

Основные операции с рабочим листом

Переключение между окнами
Мы уже говорили, что в момент работы с файлами Ехсс\ активным является
- то, в котором выполняются команды и в кото­

только одно окно рабочей книги

ром вы вводите данные. Активное окно всегда расположено поверх других, и его

строка заголовка выделена другим цветом. Если вы хотите работать с книгой
из другого окна, нужно сделать его активным. Сделать это можно несколькими

способами.

•

Щелкните на нужном окне, если видите на экране его часть. Это окно пере­

местится поверх других и станет активным. Этот способ пе сработает, если
текущее окно развернуто, разве только другое окно не находится на другом
мониторе.

•

Нажмите

Ctrl+Tab,

чтобы циклически перемещаться по всем окнам, откры­

тым в данный момент. Когда нужное вам окно окажется сверху, оно станет

активным и вы сможете в нем работать. Чтобы циклически перемещаться по
окнам в обратном направлении, нажмите

•

Нажмите

Alt+Tab

или

Alt+Shift+Tab,

Ctrl+Shift+ТаЬ.

чтобы циклически перемещаться по

всем открытым окнам всех запущенных программ. В последних версиях
каждое окно приложения открывается в отдельном окне

Excel
Windows, поэтому вы

можете использовать это сочетание клавиш для перемещения между ними, как

если бы вы переключались между двумя программами, например

•

Excel и W ord.

Выберите команду Вид ► Окно ► Перейти в другое окно и в появившемся
раскрывающемся списке выберите нужное окно

( окно,

активное в данный

момент, отмечено флажком). Список может содержать до девяти окон. Если

в момент вашей работы количество открытых окон превышает девять, то вы­
берите команду Все окна (под списком из названий девяти окон).

•

Нажмите кнопку программы

Excel на панели задач Windows.

Возможно, вы относитесь к числу тех пользователей, которые предпочитают ра­

ботать с развернутыми окнами рабочих книг, ведь такой способ позволяет видеть
больше ячеек и не отвлекаться на другие окна. Но иногда лучше использовать
несколько окон. Например, вам нужно сравнить данные, которые хранятся в двух

рабочих книгах, или скопировать данные из одной книги в другую. В такой ситуации

более эффективным будет открытие двух окон.
СОВЕТ

Обратите внимание: одну книгу можно открыть в нескольких окнах. Например,
в вашей рабочей книге два листа. Можно открыть каждый из них в отдельном окне
и сравнить данные, которые содержатся на них. Все действия с окнами, которые

были описаны выше, можно выполнить и в такой ситуации. Более подробную ин­
формацию об этом вы найдете в подразделе ~Просмотр рабочего листа в нескольких
окнах» далее в главе.

Операции с рабочими листами

95

Закрытие окон
Если у вас открыто несколько окон, можно закрыть те из них, которые больше
не нужны. В

Excel это можно сделать

•
•

Выберите команду Файл ► Закрыть.

•
•

Нажмите

Alt+F4.

Нажмите

Ctrl+W.

Нажмите кнопку Закрыть

несколькими способами.

( х) ( справа в

В момент :iакрытия окна рабочей книги

строке заголовка окна рабочей книги).

Excel проверяет

наличие изменений, вне­

сенных в нес со времени открытия файла или его последнего сохранения. Если они

еп1,, то перед закрытием окна

Excel предложит сохранить

файл. Если изменений

не было, то окно закрывается без сообщений от нрограммы.
И1юта в момент закрытия файла

Excel предлагает сохранить рабочую книгу, даже

если вы не вносили в нес никаких изменений. Так происходит, кш·да книга содержит

автоматически обиовляемые функции. Например, в одной из ячеек содержится
функция =ТДАТА( ). Программа предложит сохранить эту книгу, поскольку функция
обновила ячейку, поместив в нее данные о дате и времени, актуальных на момент
открытия книги.

Активизация рабочего листа
В любой момент времени активной является лишь одна рабочая книга. Точно так же
активным в ней может быть только один лист. Чтобы сделать активным другой
лист, нужно щелкнуть на его ярлыке, рас1юложенном в нижней части окна книги.

Либо же можно нажап, следующие сочетания клавиш:

•

Ctrl+PgUp -

активизируется предыдущий лист, если 011 есть;

•

Ctrl+PgDn -

активизируется следующий лист, если он есть.

Если в книге много листов, то могут быть видны не все их ярлыки. Просматривать
ярлыки можно, нажимая кнопки управления ярлыками листов (рис.

3.2). Нажимая

одну из них, вы прокручиваете список ярльtков влево или вправо (в зависимости
от нажатой кнопки) по одному ярлыку за раз. Если нужно перейти к первому или
носледнему листу, нажмите

Ctrl и,

не отпуская ее, щелкните на кнопке ◄ или ► соот­

встствешю. Ярлыки листов располагаются на олной строке с горизонтальной поло­

сой прокрутки рабочего листа. Левее горизонтальной полосы прокрутки находится
ра:щслитель ярлыков (три точки по вертикали). Вы можете перетащить его вправо
или влево, если хотите увеличить или уменьшип, количество ярлыков, видимых

на экране. Но следует учесть, что при перетаскивании разделителя одновременно

и:Jменяется и количество видимых ярлыков листов, и размер горизонтальной по­
;юсы прокрутки.

ГЛАВА

96

3

Основные операции с рабочим листом

14
15
16
17
18
Кнопки управления - - - - + ярлыками листа

Рис.

<

Готово

Лист2

[@

ЛистЗ

Лист4

ЛистS

Листб

'Сх Специальные воsможности: nроверьте рекоме~ции

3.2. С помощью кнопок управления ярлыками листов можно активизировать другой

рабочий лист

или перейти к другим ярлыкам
СОВЕТ

Если щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из кнопок управления ярлыками
листов, то Excel выведет список всех листов рабочей книги. Вы можете быстро активи­
зировать лист, дважды щелкнув на его названии или выбрав его в списке и нажав ОК.

Добавление нового рабочего листа
Листы

-

отличный инструмент организации данных. Вместо того чтобы при­

водить все на одном листе, можно создать новые листы и распределить по ним

данные, размещая их в логическом порядке. Например, отслеживать объемы про­
даж нескольких товаров вы можете так : разместите данные по каждому из них на

отдельном листе, а затем создайте еще один лист, на котором будут представлены

результаты объединения данных.
Добавить новый лист в книгу можно четырьмя способами .

•

Нажмите кнопку Новый лист

( + ), которая располагается справа от носледнего

видимого ярлыка листа. Новый лист будет вставлен после активного листа.

•
•

Нажмите Shift+Fll. Новый лист будет добавлен перед активным листом.
На ленте выберите команду Главная ► Ячейки ► Вставить ► Вставить лист. Новый

лист будет вставлен перед активным листом .

•

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа. Откроется контекстное

меню. Выберите команду Вставить, в открывшемся окне Вставка щелкните на
пиктограмме Лист и нажмите ОК (или дважды щелкните на пиктограмме Лист) .

Новый лист будет добавлен перед активным листом.

Удаление рабочего листа
Если лист вам больше не нужен, то можете удалить его одним из двух способов.

•

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и в контекстном меню вы­

берите команду Удалить.

•

Активизируйте ненужный рабочий лист и выберите команду Главная ► Ячей­
ки ► Удалить ► Удалить лист.

Операции с рабочими листами

Если лист содержит какие-то данные, то
димость удаления (рис .

97

Excel попросит вас подтвердить необхо­

3.3).

Х

Microsoft Excel

1

Microsoft Excel удалит лист без возможности восстановления Продолжить?

Удалит~
Рис.

Отмена

3.3. Предупреждение Excel о возможной

___

J

потере данных

СОВЕТ

Можно удалить из книги сразу несколько отдельных или соседних листов, исполь­

зуя одну команду. Чтобы выделить отдельные листы, нажмите

Ctrl и, не отпуская ее,
щелкните на ярлыках листов, которые хотите удалить. Чтобы выделить несколько

соседних листов, щелкните на ярлыке первого листа, нажмите

Shift, а затем

щелкните

на ярлыке последнего (названия выбранных листов будут выделены полужирным
шрифтом и подчеркнуты). Затем удалите выбранные листы, используя любой из
двух способов, описанных выш е.
ВНИМАНИЕ

Удаление рабочего листа - одна из немногих операций в Excel, которую нельзя от­
менить. Удалив лист, вы не сможете его восстановить, поэтому будьте осторожны ,
выполняя эту операцию .

Изменение названия рабочего листа
По умолчанию листы в

Excel наз ываются Листl, Лист2 и т. д. Рекомендуется давать
- это облегчает поиск нужных данных в кни­

листам более описательные названия
гах с несколькими листами .

И зменить название листа можно тремя способами.

•

На ленте выберите Главная ► Ячейки ► Формат ► Переименовать лист.

•

Дважды щелкните на ярлыке листа, который хотите переименовать.

•

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и выберите команду Переименовать.

Excel

выделит на ярлыке листа название, и вы сможете изменить его. При этом вам

доступны все обычные приемы редактирования текста, например, вы можете на­
жимать

Home, End и навигационные клавиши (как по отдельности, так и в сочетании
Shift). По окончании редактирования нажмите Enter, и табличный курсор

с нажатой

вернется в одну из ячеек.

98

ГЛАВА З

Основные операции с рабочим листом

Максимальное количество символов в названиях листов не должно превышать

31,

при этом допускаются пробелы. Однако нельзя использовать следующие символы.
Двоеточие

Слеш !косая черта]
Обратный слеш [обратная косая черта]

[]

Квадратные скобки

?

Знак вопроса
Звездочка

Обратите внимание: длинное название увеличивает ширину ярлыка и тот будет

занимать больше места на экране. Если вы используете длинные названия, то вам
придется прокручивать список ярлыков, чтобы увидеть все из них.

Изменение цвета ярлыка листа

Excel позволяет изменять цвет фона ярлыков.

Например, ярлыки листов, содержа­

щих различающиеся данные, можно окрасить разными цветами или, наоборот, для
ярлыков листов с однотипными данными можно выбрать один цвет.

Чтобы изменить цвет ярлыка, выберите команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Цвет
ярлычка или щелкните на ярлыке правой кнопкой мыши и выберите команду Цвет
ярлычка в контекстном меню. Откроется диалоговое окно Цвета темы, в котором вы

можете выбрать цвет ярлыка. Вы не сможете изменить цвет текста, но программа
автоматически выберет контрастный цвет, чтобы сделать текст видимым. Напри­
мер, на черном ярлыке текст будет отображаться белым цветом.
Когда вы работаете с листом, его ярлык окрашен градиентом: от назначенного ему
цвета до белого. А полностью выбранный цвет ярлыка будет виден, только когда
соответствующий лист неактивен.

Изменение порядка листов
Порядок следования рабочих листов в книге можно изменять. Если, вы, например,
продаете товары в различных регионах, то данные о продажах можно поместип,

на разные листы и расположить их в алфавитном порядке. Кроме того, листы из
одной книги можно перемещать в другую или создавать копии листов в той же или
в другой книге.

Переместить рабочий лист можно следующими способами.

•

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и в контекстном меню вы­

берите команду Переместить или скопировать, после чего откроется диалоговое

Операции с рабочими листами

окно Переместить или копировать (рис.

3.4).

Укажите в нем требуемое 11оложе11ие

•

Переместить или копировать

листа.

Переместить выбранные листы

На ленте выберите Главная ► Ячейки ► Фор­

.1!

мат ► Переместить или скопировать лист. По­

Отчетность .хlsх

?

99

х

книгу :

явится то же диалоговое окно, которое

было онисано в пункте выше .

•

Щелкните на ярлыке рабочего листа
и перетащите его в нужное место книги

(если хотите перетащить лист в другую

книгу, то обе книги (источник и rюлуча­

перед листом :

Итоги
Реклама
Маркетинг

Производство
(переместить в конец)

тель) должны быть открыты и видимы).
При перетаскивании указатель мыши

О Создать копию

нревращастся в маленький значок листа,
а черная стрелка над строкой с ярлыками

ок

Отмена

указывает, куда будет помещен пере­
таскиваемый лист, когда вы отнустите
кнопку мыши.

Рис.

3.4. Диалоговое окно Переместить

или копировать, с помощью которого можно

Копирование листа похоже на его переме­

перемещать листы в той же или другой книге

щение. Если вы используете один из вари-

или копировать листы из одной книги в другую

антов, в котором открывается диалоговое

окно Переместить или копировать, то установите в нем флажок Создать копию. Чтобы
скопировать лист путем перетаскивания, нажмите

Ctrl

и удерживайте ее нажатой,

пока перетаскиваете ярлык в нужное место текущей или другой книги. При пере­

таскивании указатель мыши изменится: вы будете видеть маленькое изображение
листа со знаком плюс.

СОВЕТ

Можно перемещать или копировать несколько листов одновременно . Сначала вы­
делите листы : нажмите

Ctrl

и, не отпуская ее, щелкните на ярлыках листов, которые

хотите переместить или скопировать. Затем выполните действия, описанные выше .

Если вы перемещаете или копируете лист в книгу, в которой лист с таким названием

уже есть, то

Excel изменяет это название, чтобы сделать уникальным . Например,
(2). Возможно, вы захотите переименовать скопированный

Листl становится Листl

лист, чтобы дать ему более осмысленное название. (Процесс переименования листов
был описан в разделе <<Изменение названия рабочего листа>> выше).
ПРИМЕЧАНИЕ

При перемещении или копировании листа в другую книгу в нее копируются и все
имена ячеек и диапазонов, а также форматы, определенные пользователем на этом
листе .

100

ГЛАВА

3

Основные операции с рабочим листом

Скрытие и отображение рабочего листа
Один или несколько листов можно скрыть. Такая возможность может быть полез­
на, если вы хотите, чтобы лист не видели другие люди или чтобы он вам не мешал.
Лист скрывается вместе с ярлыком. Нельзя скрыть все листы в книге; хотя бы один
должен оставаться видимым.

Чтобы скрыть лист, выберите команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть или
отобразить ► Скрыть лист или щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и вы­

берите Скрыть. Активный рабочий лист (или несколько, в зависимости от вашего
выбора) будет скрыт.

Чтобы отобразить скрытый'лист, выберите команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть
или отобразить ► Отобразить лист или щелкните правой кнопкой мыши на любом яр­
лыке листа и выберите Показать. Откроется диалоговое окно Вывод на экран скрытого

листа со списком всех скрытых листов в книге. Выберите лист, который нужно
отобразить, и нажмите ОК. В этом же диалоговом окне можно выбрать несколько
отдельных листов (щелкая на них при нажатой

Ctrl) или несколько соседних (щелкая

на них при нажатой Shift). Становясь вновь видимым, лист появляется на том же

месте, где был скрыт.

Предотвращение действий с листами
В

Excel можно сделать так, чтобы

никто не смог несанкционированно отображать скрытые

листы, вставлять новые, переименовывать листы, копировать их или удалять. Для этого

нужно защитить структуру книги. Выполните следующие действия.

1.

Выберите команду Рецензирование ► Защита ► Защитить книгу.

2.

В окне Защита структуры и окон установите флажок Структура.

3.

Введите пароль (не обязательно) и нажмите ОК.

Когда эти действия будут выполнены, больше не будут доступны некоторые команды,
ранее доступные на ленте или в контекстном меню, которое открывалось при щелчке

правой кнопкой мыши на ярлыке листа. Это такие команды, как Вставить, Удалить, Пере­

именовать, Переместить или скопировать, Цвет ярлычка, Скрыть и Показать. Но имейте в виду,

что это довольно слабый способ защиты и взломать ее достаточно просто, особенно
если вы не вводите пароль.

Управление видом рабочего листа
Как правило, на рабочие листы постоянно добавляются новые данные. Со временем
их становится все больше, в результате чего навигация по рабочим листам и поиск

нужной информации могут усложняться. В Excel есть средства, которые позволяют
более эффективно просматривать как отдельный лист, так и несколько. О них мы
и поговорим далее.

Управление видом рабочего листа

101

Масштабирование листов для улучшения условий просмотра
Стандартный масштаб отображения, рабочих листов

его от

- 100 %. Вы можете изменить
10 % (очень мелкий) до 400 % (очень крупный). Уменьшая масштаб, можно

увидеть лист целиком и оценить его компоновку. Увеличивать же масштаб полезно,
если вам трудно воспринимать мелкий шрифт. Масштабирование не изменяет раз­
мер шрифта, заданного для ячеек, поэтому не влияет на вывод на печать.

В

Excel есть отдельные параметры, позволяющие изменять размер распечатываемых докумен­

тов. Они доступны в группе Вписать вкладки Разметка страницы !на ленте!. Более подробная
информация будет представлена в главе

7.

И:1менить коэффициент масштабирования активного окна листа можно любым из
следующих трех способов.

•

Используйте ползунок выбора масштаба, расположенный в правой части строки
состояния. Щелкните на ползунке и перетащите, и вид экрана будет меняться
по мере перемещения ползунка. Кроме того, вы можете щелкнуть в любом месте
горизонтальной шкалы, чтобы переместить ползунок непосредственно в это
место, или нажимать кнопки

-

(Увеличить) и+ (Уменьшить), расположенные по

обе стороны шкалы, чтобы менять масштаб на

•

10 %.

Нажмите Ctrl и вращайте колесико мыши вперед, чтобы увеличить масштаб, или
назад, чтобы уменьшить его.

•

Выберите команду Вид ► Масштаб ► Масштаб, в результате чего откроется диало-

говое окно для установки значений масштабирования.
Кроме того, в группе Масштаб вкладки Вид есть кнопка

100%,

нажав которую вы

сможете быстро вернуть стандартную величину масштаба, и кнопка Масштаб по
выделенному, которая позволяет автоматически изменить масштаб так, чтобы вы­
деленный диапазон ячеек был увеличен максимально (но в пределах

10-400 %)

СОВЕТ

Масштабирование влияет только на активное окно рабочего листа, поэтому вы можете

выбирать разные коэффициенты для разных листов. Кроме того, если лист отобража­
ется в двух разных окнах, то в каждом из них можно установить свой коэффициент.

Обратите внимание: если на листе есть именованные диапазоны !см. главу 41, то при уменьшении
коэффициента масштабирования до 39 %!или ниже! имя диапазона будет перекрывать соответству­
ющие ячейки. Благодаря этому способу просмотра можно получить представление о структуре листа.

Просмотр рабочего листа в нескольких окнах
Может возникнуть необходимость одновременно просматривать две разные части
одного листа (например, когда нужно увидеть в формулах ссылки на ячейки, рас­

ноложенные в разных местах листа) или несколько листов одной рабочей книги.

ГЛАВА З

102

Основные операции с рабочим листом

Любое из этих действий можно выполнить, открыв одно или несколько дополни­
тельных окон книги.

Чтобы создать новое окно активной рабочей книги, выберите команду Вид ► Окно ► Но­
вое окно.

Откроется новое окно, в котором будет отображаться активная рабочая книга
3.5). Чтобы вы не перепутали окна, Excel добавляет в строку заголовка двое­

(рис.

точие и номер окна, например: Данные по регионам.хlsх:1 и Данные по регионам.хlsх:2.

р
Фаил

Гм• Мен1 Вета~

Файл

~ Меню

Вставка

Рисование

Разметка араницы

L□

д

%

Буфер

Шрифт

4ис.nо

Формулы

Данные

Рецензирование

Вид

•

о

Автоматизировать

х

Разработ

J)
у,

Ячейl(И

Р.дактиро111ние

обмена"

Al

V

Диаrрамма

:

fx

1v

в

Измерение т

Пока

4
5
6

2 _ _ __

Показ1111л-, млн. руб.

- - - -----i

4 Оnерац1Ю1-1ный дене}l(НЬlй поток

Част" А

5
6
7

Темп uзменения выр
Выручка от реализ

7 Маржа валовой пр
8 Валовая прибыль
%маркетинговых р
10 Маркетинговые р

с

1 ение ценности компании при стратегии э

О

Е

G

ективности

[±]

Стратегия роста

1

Инвестиционный денежный rюток
Свободный дене)l(ИЫЙ rюток (FCF)
Ставка дж;контирования

в Завершающий денежный nоток (ЗДП)
9 Приведенный денежный поток

9

10 Ценно_ст_•_ко_м_па_н_
,,_ _ _ _ _ __

11

%коммерческих расх

12

Ком мерческие расх

~j
13
14

15
16

<
<
Го,оео

>

·•·

З.Стратегия_Роста

4.Стратеrия_Роста_итог

S.Стратег1 ...

+

:

◄

IIJj
>

••.

111

1!!]

---f-

~

1 ОIЖ

~

Рис.

3.5. Используя

несколько окон, можно одновременно просматривать разные части
одной и той же книги

СОВЕТ

Если в момент создания нового окна текущее окно будет развернуто на весь экран,
то вы можете не заметить, что Excel создал новое окно. Проверить это можно так:
если новое окно создано, то к названию книги в нем в строке заголовка будет до­

бавлено :2. Выберите команду Вид ► Окно ► Упорядочить все, а затем в диалоговом окне
Расположение окон выберите один из вариантов. Если установить флажок Только окна
текущей книги, то будут упорядочены лишь окна активной рабочей книги.
Вы можете создать столько окон для просмотра одной книги, сколько захотите.
При этом каждое окно не зависит от других, то есть прокрутка в одном не вызывает

прокрутку в другом (других). Таким образом, в отдельных окнах можно просма­
тривать различные части одного и того же листа. Если же на листе, отображаемом

Управление видом рабочего листа

1 03

в определенном окне, вы вносите изменения, то они будут добавлены во все осталь-

11 ые представления

этого листа.

Дополнительные окна можно закрыть, если они больше не нужны. Для этого, напри­
мер, нажмите кнопку Закрыть

( х)

в строке заголовка активного окна. Другие окна

рабочей книги нри этом останутся открытыми. Обратите внимание: если в книгу
были внесены и:1мснения, то

Exccl

предложит сохранить их только в момент за­

крытия последнего окна.

СОВЕТ

Открытие одной книги в нескольких окнах облегчает копирование данных или псре­
мсще11 ис их с одного листа на другой

-

это можно 11елать путем перетаскивания.

Сравнение листов
В ходе работы вам может понадобиться сраш 1ить два листа, которые открыты в раз-

11 ых окнах,

причем это могут быть листы как одной, так и разных книг. Упростить

ату задачу позволяет команда Рядом.

С11ачала убедитесь, что листы открыты в разных окнах. Если нужно сравнить

два листа книги, выберите команду Вид ► Окно ► Новое окно, чтобы создать новое
окно для активной книги. Перейдите в первое окно, а затем выберите команду
Вид ► Окно ► Рядом. (Если открыто нескоm,ко окон, появится диалоговое окно,

в котором можно выбрать окно для сравнения.) Два окна расноложатся одно над
11ругим, :шполнив весь экран.

В ходе сравнения содержимое обоих окон будет прокручиваться синхронно. Если эта
одновременная нрокрутка вам не нужна, выберите команду Вид ► Окно ► Синхронная
прокрутка. Если вы перемещали окна, то выберите команду Вид ► Окно ► Восстановить
расположение окна, чтобы расположение окон вернулось к первоначальному варианту.
Чтобы отключить режим сравнения, выберите команду Вид ► Окно ► Рядом еще раз.

Помните: значения все равно придется сравнивать вручную. К сожалению, в

Excel

11ет средств, по:шоляющих автоматически выделять на двух листах данные, в ко­
торых есть различия.

Разделение окна листа на две панели
В

Excel

сеть еще одна возможность, позволяющая отобразить в одном окне не­

сколько частей одного листа.

( Эта

возможность весьма кстати, если вы предпо­

читаете не загромождать экран дополнительными окнами.) Выполнив команду

Вид ► Окно ► Разделить, вы разделите активный лист на две или четыре области в том
месте, где находится табличный курсор. Если указатель ячейки находится на строке 1
или в столбце А, то выполнение команды приведет к разбиению листа на две панели;
в противном случае образуются четыре панели. Ра.,мер панелей можно изменять.
Для этого разделитель нужно перетаскивать с помощью мыши.

ГЛАВА

104
На рис.

Основные операции с рабочим листом

3

3.6 показан

рабочий лист, разделенный на четыре панели. Обратите вни­

мание: номера строк или буквы столбцов на разных панелях могут быть непоследо­

вательными. В примере на верхней панели отображаются строки с 7-й по 9-ю , а на
нижней

-

с 40-й по 57-ю. Иначе говоря , разделение на панели дает возможность

просматривать в одном окне разные части одного листа. Чтобы вернуть экрану
первоначальный вид, еще раз выполните команду Вид ► Окно ► Разделить или дважды
щелкните на линиях разделения.

А

7

KENSINGTOODl

с

Kenslngton Gardens

R@Юrt

D

12345 Redmond Rd

США

Милуоки

WI

G
S3204-9900

8

HAMPТONVDDDl

Hampton Village Eatery

234 Hampton Village

США

Спрингфилд

IL

62703-12S2

9

HEALTHYCDDOl

Healthy Concepts

1234 Westown Road

США

Уэст-Де- Мойн

IA

S062S-4424

40
41

1

MARGIESТDDDl

Margie's Travel

6789 82 Ave S.

США

Миннеаполис

MN

S5402-1249

43 OFFICEDEDDDl

Office Design Systems Ltd

Place 123 Suite з

Кс1нада

Виннипег

мв

R3M 2G6

44 PACIFICOODDl

Pacific Digital

76543 Commerical Street

США

И ндепенденс

мо

4S RIVERSIOODDl

Riverside University
RoseHen General Hospital

5678 Herman St
8765 Barclay St.

Канада

Ванкувер

вс

V6E 3J7

46 ROSELLENODDl

Канада

Реджайна

SK

S7K SC7

47 SINCLAIROOOl

Sinclair State University

SSU

США

Арлингтон - Хайте

ll

60004-6122

Polk Valley Highway Oept.

Rural Route 123 Вох 45G

США

Мак- Генри

IL

600S0

Pulaskl Enterprises lnc.

3456 Е . Main Parkway

США

Дулу,

MN

S5806

42

48

POLКVALLDDDl

49 PULASKIEDDDl

Вох

123

64S01

5t. Магу's Hospital

2345 N. River Dr.

США

Ми11уони

WI

S1 SТPATRICDDOl

5t. Patrick's Hospital

234 Phlllip

Австра11ия

Ме11ьбурн

VIC

S2 SUPERFOOOOOl

5uper Foods Plus

6543 N.E. Pusher Rd.

США

Детройт

MI

48233-1232

S3 REYNOLDSOODl

Reynolds State College

456 College Drive

США

Бентон • Харбор

MI

49022-9090

S4 DOWNTOWNDDl

Downtown Hotel

987 Chestnut Avenue

Чикаго

IL

60618-2991

SS VISIONINODDl

Vlsion lnc.

123 S.W . 49 Ave

США

Индианаполис

IN

46206-1222

S6 VlSТATRAODDl

Vista Travel

5678 Broadwa

Кан.ща

Саснатун

SK

SSS 6W9

SO

SТMARYHOODDl

Рис.

S3203 -2323
3DDD

3.6. Окно листа можно разделить на две или четыре панели,
чтобы одновременно просматривать разные его области

Закрепление областей в окне
На рабочих листах, как правило, есть заголовки строк и столбцов. Если такой лист
прокручивать вниз или вправо, то за головки и счезнут из виду, и это может затруд­

нить ориентацию на листе. Решить эту проблему поможет закрепление областей.
Заголовки, находящиеся в закрепленной области, при прокрутке листа будут всегда
видны на экране .

Чтобы закрепить области листа, поместите табличный курсор на ячейку, находящую­
ся строкой ниже той , которая должна оставаться видимой при прокрутке по вер­

тикали, или столбцом правее области, которая должна оставаться видимой при
прокрутке по горизонтали. Затем выберите команду Вид ► Окно ► Закрепить области
и в раскрывающемся списке выберите Закрепить области .

Excel

отделит закреплен­

ные области темными линиями. Отменить закрепле ние областей можно командой
Вид ► Окно ► Закрепить области ► Снять закрепление областей .

На рис.

3.7 показан лист с закрепленной строкой 1 и столбцом А. ( В момент выбора

команды Вид ► Окно ► Закрепить области ► Закрепить области активной была ячейка В2 . )

Страницу можно прокручивать вниз и вправо, при этом заголовк и в столбцах
и значения в столбце А будут оставаться на одном месте.

105

Управление видом рабочего листа

_ __

_
А

~

1D

покупателя

с

G

D
Страна

Город_ __

Шта~~екс

ll
IA
PQ
NSW

62703-1252
50625-4424
H4Q 6)8
2000
63156-5902
60441-2239
47905-5855
67201
62703

HAMPTONVOOOl

Hampton Village Eatery

234 Hampton Village

США

Спрингфилд

HEALTHVC0OOl

Heatthy Concepts

1234 Westown Road

США

Уэст-Де-Мойн

leClerc & Associates

4321 West Broadway

Канада

Монреаль

leisure & Travel Consultants
londonberry Nurslng Home
lnternationat Mailing Согр.
ISN lndustries
Manchester Sultes
Blue Yonder Airlines
Coho Wintery
laser Messenger Service
lawrence Telemarketing
Mid-City Hospital
MidJand Construction
Multitech Office Components
Magnificent Office lmages
Mahler State University
Network Solutions
North College
Northern State College
Mendota University
Metropolitan Fiber Systems

City 123
987 Portar Street

Австралия

Сидней

Новая Зеландия

Окленд

8765 58th Street West

США

Сент-Луис

мо

987 Unlon Clrcle

США

Локnорт

678 W Orange Ave
Р.О. Вох 1234

США

Лафайетт

США

Уичито

234 Hickman St.

США

Спрингфилд

98765 Crossway Park Or
12345 21st Ave S
9876 N. Pioneeг Road
5678 Fraser Ave N.
1234 Sunlight Place
987 45 дvе.

США

6лумингтон

IL
IN
KS
IL
MN

США

Лоуренс

К5

США

Гэри

США

Мишавака

США

Айова-Сити

IN
IN
IA

Канада

Виннипег

МВ

4321 McDan!els Rd
РО Вох 2345

США

Миннеаполис

США

Лейк-Цюрих

Business Office

США

Форт-Уэйн

MN
ll
IN
ll

О LECLERC0001

11
12
13
14
15
16
1
17
18
19
120
21
22
23
24
25
26
27
28
29

_..iи_м_,_n_о_к~n_а_тел_,_ _ _ _ _ _~Адрес

LEISURET000l
LONDONBEOOOl
INTERNATOOOl
1SNINDUS0001
MANCHE5T0001
BLUEYONDOOOl
COHOWINEOOOl
LA5ERMES0001
LAWRENCEOOOl
MIDCIТYHOOOl

MIDLANDCOOOl
MULТITECOOOl

MAGNIFICOOOl
MAHLERSTOOOl
NEТWORKSOOOl

NORTHCOL0001
NORTHERNOOOl
MENDOTAUOOOl
MEТROPOLOOOl

Рис.

234 lee Ridge Road

США

Чикаrо

8765 Co11ege Dr1ve

США

Гранд-Рапиде

5678 W. Jackson Ave

США

Милуоки

3.7. При закреплении строк и столбцов они остаются

55304-9В40

66208
46401-4211
46544
52230-1233
R2S 3S7
55404-4000
60047-1115
46802-3313
60604-2670

MI
49548-3343
__w_ 1
___
5_
32_02-5713

видимыми при прокручивании листа

Чаще всего на листе нужно закрепить первую строку либо первый столбец. Сделать
это можно с помощью двух специальных команд: Вид ► Окно ► Закрепить обласrи ► Закре­

пить верхнюю сrроку или Вид ► Окно ► Закрепить обласrи ► Закрепить первый сrолбец. Если

вы будете использовать эти команды, то перед закреплением первого столбца или
первой строки вам не придется правильно позиционировать активную ячейку.
СОВЕТ

При преобразовании диапазона ячеек в таблицу (команда Вставка ► Таблицы ► Таблица)
закреплять области не нужно. В этом случае при прокручивании вниз вместо букв столб­
цов л иста отображаются заголовки столбцов таблицы, которые будут видны на экране
до те х пор, пока таблица скроется из виду. Н а рис. 3.8 показан пример этого. Но такое
замещение возможно лишь при условии, что табличный курсор находится в таблице.

1D
31

покупателя

•

Имя покупателя

NOVASYSТOOOl

Nova Systems, lnc.
Octagon Marketing Org.
32
33 HUMONGOUOOOl Humongous lnsurance
Natlonal Shopping World
34 NATIONALOOOl
35 PLACEMADOOOl Place & MacDero Associates
Place One Sultes
36 PLACEONEOOOl
OCТAGONMOOOl

37 PLAZAON EOOOl
3В NORTHERN0002
39 NORTH5TA0001
40 RAINBOWROOOl
41 RED5FOOD0001
42 MARGIE5T0001
43 OFFICEDEOOOl
44 PACIFICDOOOl
45
46
47
48

Рис.

RIVER51D0001
ROSELLENOOOl
51NCLAIR0001
POLKVALLOOOl

3.8. При

Plaza One
Northern Famlly Hospital
Northstar Mall

•
• ~!;!еС
123 W. Nlchols Rd
1234 Redwood Trail
4567145th 5t NW
123 Apple Grove Square

Страна

•

Город

•

Штат

•

Индекс

США

Сент-Пол

MN

США

Индианаnолис

IN

США

Омаха

США

Индианаполис

NE
IN

Канада

Калrари

АВ

Т2Р 4В9

V6C 3J9
55119

9876 Willingdon
4567 East River Road
2345 42 5t. W

Канада

Ванкувер

вс

США

Вудбери

MN

987 Royal Park Centre
5432 Princlpal Ave.

Канада

Сент-Джоне

NF

США

Манкейто

MN

США

Сент-Луис

мо

США

Канзас-Сити

мо

США

Миннеаполис

MN

55104
46206-1099
68107-4509
46205-2393

AlC 1К4
56001
63156-3427
64108-1862
55402-1249

Rainbow Research
Red's Food Market
Margle's Trave1

3456 N. Jup1ter St
8765 W. Cordoba Way
6789 82 Ave 5.

Office Design Systems ltd
Paciflc Dlgltal
Rlverslde Unlverslty

Канада
Place 123 Sulte 3
76543 Commerical Street США
5678 Herman St .
Канада

Виннипег

мв

Индеnенденс

мо

R3M 2G6
64501

Ванкувер

вс

V6E 3J7

Rosellen General Hospltal
Slnclair State Universlty
Polk Valley Highway Dept.

8765 Вагсlау St.
SSU Вох 123
Rurat Route 123

Канада

Реджайна

5К

57К 5С7

США

Арлингтон-Хайте

60004-6122

США

Мак•Генри

ll
IL

Вох

45G

60050

прокручивании таблицы заголовки столбцов листа замещаются заголовками ее столбцов

106

ГЛАВА З

Основные операции с рабочим листом

Отслеживание значений с помощью окна контрольного значения
Возможны ситуации, когда требуется отслеживать значение в определенной ячейке
рабочего листа. Но если его просто прокручивать, то ячейка может оказаться за
пределами диапазона, который отображается на экране в момент работы. В этом
случае поможет инструмент Окно контрольного значения. Благодаря ему во всегда

видимом специальном окне могут отображаться значения заданных ячеек, коли­

чество которых может быть любым.
Чтобы открыть это окно, выберите команду Формулы ► Зависимости формул ► Окно
контрольного значения. На самом деле это панель задач, и ее можно закрепить в той

части окна, где вам будет удобнее с ней работать, или перетащить в любое место на
листе, разместив поверх него.

Добавить значение, которое вы хотите отслеживать, достаточно просто: на панели
Окно контрольного значения нажмите кнопку Добавить контрольное значение и щелкните

на ячейке, значение которой будете контролировать. На панели будет отображаться
значение выбранной ячейки, а также формула, благодаря которой оно получено.

Можно одновременно отслеживать значения любого количества ячеек, в том числе
тех, которые находятся на разных рабочих листах. На рис. 3.9 показано Окно кон­
трольного значения, в которое добавлены ячейки с разных листов.

r Окно контрольного значения

vx

? Добавить контрольное значение ...
Книга

Имя

Лист

Ячейка

Значение

Формула

Расчет ц ... 5 . Стратегия _Эффек .. .

В20

2 В8, 0

=В18'0, 8

Расчет ц ... 5 . Стратегия _Эффек .. .

(20

343,6

=(18' 0,8

Расчет ц ... 5 . Стратегия _Эффек .. .

F20

459,4

=F18' 0,8

Рис.

3.9. Благодаря

l

панели Окно контрольного значения можно отслеживать

изменения значений в любых ячейках книги
СОВЕТ
Двойным щелчком на ячейке в окне Окно контрольного значения можно сразу перейти

к ней. Но этот прием срабатывает только в том случае, если отслеживаемая ячейка
находится в активной рабочей книге.

Работа со строками и столбцами
В этом разделе вы найдете описание операций, которые допустимо выполнять над

строками и столбцами (а не над отдельными ячейками). Напоминаем, что каждый

рабочий лист содержит ровно
нельзя изменить.

1 048 576 строк и 16 384 столбца, и эти параметры

Работа со строками и столбцами

107

СОВЕТ

Рабочая книга, которая создана в ранних версиях Excel (до версии 2007), открывается
в режиме совместимости . Листы в таких книгах содержат 65 536 строк и 256 столбцов.
Если вы хотите увеличить кол ичество строк и столбцов в этих книгах , то сохраните
их к а к файл с расширени е м

. xlsx, а з атем

откройте снова.

Выделение строк и столбцов
Чтобы выдел ить строку ( столбе ц) цел иком, щелкните на ее ( е го) загол овке ( то есть
на номе ре строки или букве столбца ) ил и установите табличный курсор на любой
ее (его) яч е йке и нажмите соч етание Shift+Пpoбeл.

Если нужно выбрать несколько соседних строк или столбцов, щелкните на их заго­
ловке и п еретащите его на соседнюю строку или столбец - это поз волит расширить
область выделения . Кроме того , расширить эту область можно, щел кнув на номере
строки или букве столбца при нажатой Shift, а затем щелкнув на другой строке или
столбце . Чтобы выбрать строки или столбцы, которые н е являются соседними,
удерживайте нажатой

Ctrl, щелкая

на их заголовках.

Вставка строк и столбцов
Количество строк и столбцов на рабочем ли сте фиксированно, но при н еобходи­
мости их можно вставлять и удалять. В результате этих действий общее колич е ­
ство строк или стол бцов не изменяется . При вставке строки остальные просто
смещаются вниз , а самая последняя ( если она пустая) удаляется. Аналогично при

вставке столбца остал ьные сдвигаются вправо, а последний из них удаляется, если
является пустым .

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в последней строке (столбце) есть данные, то вы не сможете вставить строку
При этом на экране появится следующее сообщение (рис. 3.1 О) .

( столбец) .

х

Microsoft E)(c@I

Microsoft Excel не удаетс,~ вставить новые ячеi\ки, так как это приведет к САвиrу 1-,еnуоы• 11чеек )ё1 n~делы писта Неnуоые ячейки мoryt 1ц\1атьс11 пустыми, но содержат

nустые 1начени,~, некоторt,~е nарамеrры форматироаани11 или ф0рму11ы Уда11ите столько сrрок и11и столбцов, чтобы осеободив~гося hlКТ& кваrм11О д11я вставки, а эатl!м 1
nовторите nonьrrкy

ок

Рис.

3.10. Сообщение Excel о том, что в рабочий лист нельзя добавить строку или столбец

Вставить одну строку или несколько можно одним из следующих способов.

•

Выделите целиком строку или несколько строк, щелкая на их номерах сл е ва на
границе листа (или мож ете щелкнуть на одном и з номеров и перетащить указа­

тель мыши вниз). Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном
м е ню команду Вставить .

108

•

ГЛАВА

3

Основные операции с рабочим листом

Поместите табличный курсор на ячейку в строке, перед которой хотите вставить
новую, и выберите команду Главная ► Ячейки ► Вставить ► Вставить строки на лист.
Если же будут выделены несколько ячеек в столбце, то программа вставит такое
соответствующее количество строк и сместит вниз строки, расположенные под

добавляемыми.

Чтобы вставить один столбец или несколько, использ уйте один из следующих
вариантов.

•

Выделите столбец или несколько , щелкая на их букве нных обозначениях (или
можете щелкнуть на одной из ячеек с буквой и п е ретащить указатель мыши
вправо). Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню
команду Вставить.

•

Поместите табличный курсор на ячейку в столбце,
Вставка фа .. .

перед которым нужно вставить новый, а затем вы­

берите команду Главная ► Ячейки ► Вставить ► Вставить

Кроме того, можно вставлят ь отдельные ячейки , а не це­

лые строки или столбцы. Выделите область, в которую
нужно добавить ячейки, а затем выберите команду
Главная ► Ячейки ► Вставить ► Вставить ячейки (или выде­

О ячейки, со сдвигом вправо

l

лите область, щелкните на ней правой кнопкой мыши
и выберите команду Вставить). Чтобы вставить ячейки,
необходимо сдвинуть существующие вправо или вниз.
Поэтому открывается диалоговое окно (рис.

1

Вставка файла

столбцы на лист. Если же будут выделены несколько

ячеек в строке, то Excel вставит столько столбцов,
сколько было выделено ячеек.

х

?

3.11 ), в ко­

тором следует указать, в каком направлении программа

О ячейки, со сдвигом вниз

О сrроку

r,~:ец ]
Рис.

Отмена

3.11. Вы должны

указать программе, в каком
направлении она должна

должна сдвинуть ячейки. Обратите внимание: помимо

сдвигать текущие ячейки

отдельных ячеек, благодаря этому диалоговому окну

при вставке новых

можно вставлять целые строки или столбцы .

Удаление строк и столбцов
Строки или столбцы можно удалять. Например, на листе могут содержаться данные,
которые больше не нужны, или пустые строки/столбцы.

Чтобы удалить одну или несколько строк, используйте один из этих способов.

•

Выделите целиком строку или несколько, щелкая на их номерах (или можете
щелкнуть на одном из номеров и перетащить указатель мыши вни з ) . Щелкните

правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Удалить.

•

Поместите табличный курсор на строку, которую нужно удалить, а затем вы­
берите команду Главная ► Ячейки ► Удалить ► Удалить строки с листа. Если будут
выделены несколько ячеек в столбце, то Excel удалит все строки, в которых
располагаются эти ячейки.

Работа со строками и столбцами

109

Удалить один столбец или несколько можно следующими способами.

•

Выделите столбец (-цы), щелкая на их буквенных обозначениях (или можете
щелкнуть на одной из ячеек с буквой и перетащить указатель мыши вправо).

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Удалить.

•

Поместите табличный курсор на столбец, который нужно удалить, а затем вы­
берите команду Главная ► Ячейки ► Удалить ► Удалить столбцы с листа. Если в строке

были выделены несколько ячеек, то

Excel удаляет все столбцы, входящие в об­

ласть выделения.

Если вы случайно удалите строку или столбец, то это действие можно отменить.

Выберите команду Отменить на панели быстрого доступа или нажмите Ctrl+ Z.
СОВЕТ

Для вставки строк, столбцов или ячеек можно использовать сочетания Ctrl + (знак
плюс на цифровой клавиатуре), для удаления

- Ctrl -

(знак минус там же). Если

выделить всю строку или весь столбец, а затем нажать одно из этих сочетаний, то
будут вставлены (или удалены) строка или столбец целиком. Если будет выделена
не вся строка или столбец, то, в зависимости от того, какое из этих сочетаний вы
нажали, на экране появятся диалоговые окна Вставка или Удаление.

Изменение ширины столбцов и высоты строк
Ширину столбца или высоту строки можно менять. Например, вы можете сузить
столбцы, чтобы поместилось больше информации на распечатываемой странице,
или увеличить высоту строк, чтобы создать эффект большого междустрочного
интервала.

В

Excel есть несколько способов, позволяющих изменить ширину столбцов и вы­

соту строк. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Изменение ширины столбцов
Ширина столбца измеряется количеством символов моноширинноzо шрифта,
которые должны поместиться в ячейку. По умолчанию ширина каждого столбца
составляет

8,43 символа, что эквивалентно 64 пикселам.

СОВЕТ

Если ячейка, содержащая числовое значение, заполнена символами «решетка~>(#),

значит, столбец недостаточно широк и вся информация не помещается в нем. Чтобы
отобразить содержимое ячейки, расширьте столбец.

Прежде чем изменять ширину столбца, можно выделить все столбцы, которые
должны быть одинаковой ширины. Чтобы выделить несколько столбцов, щелк­
ните на их заголовках (буквах столбцов) и перетащите по ним указатель мыши
(или щелкните на одном из заголовков, нажмите

Ctrl

и, удерживая эту клавишу

нажатой, щелкайте на заголовках тех столбцов, которые хотите выделить). Чтобы

11 О

ГЛАВА З

Основные операции с рабочим листом

выделить все столбцы, нажмите кнопку Выделить все ( треугольник в левом верхнем

углу рамки рабочего листа).
Выделив столбцы, измените их ширину, используя любой из следующих способов.

•

Тащите мышью правую границу выделенного столбца до тех пор, пока ширина
не достигнет нужного значения.

•

Выберите команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Ширина столбца и введите желаемое
значение в поле Ширина столбца одноименного диалогового окна.

•

Выберите команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Автоподбор ширины столбца. С се
помощью можно настроить ширину выделенных столбцов так, чтобы на экране
полностью отображалось содержимое всех ячеек. Можно выделять не весь стол­
бец, а только ячейки в нем, и программа подгонит его ширину под содержимое

самого длинного элемента в текущей выборке.

•

Дважды щелкните на правой границе заголовка (буквы) столбца~ это позволит
автоматически установить его ширину, исходя из самого длинного элемента

в его ячейках.
СОВЕТ

Чтобы изменить ширину всех столбцов, заданную по умолчанию, выберите команду
Главная ► Ячейки ► Формат ► Ширина по умолчанию. В окне Ширина столбца введите новое

значение. Будет изменена ширина всех столбцов, за исключением тех, ширину ко­
торых вы уже изменяли вручную.

ВНИМАНИЕ

Excel больше не сможет автоматически подобрать ширину столбцов после того, как
вы вручную зададите их ширину. Если вы вводите длинное число, вместо которо­

го в ячейке отображаются символы решетки(#), то вам нужно изменить ширину
столбца вручную.

Изменение высоты строк
Высота строки измеряется в пунктах (это стандартная единица измерения, при­

нятая в издательском деле и полиграфии;
Высота, заданная по умолчанию, равна

72 пункта равны 1 дюйму, или 2,54
15 пунктам, или 20 пикселам.

см).

Высота строки по умолчанию может меняться в зависимости от шрифта, заданного

в стиле Обычный. Вдобавок

Excel автоматически регулирует высоту так, чтобы она

вмещала самый крупный шрифт в строке. Например, если увеличить размер шрифта

в ячейке до 20 пунктов, то программа сделает строку выше, чтобы весь текст был виден.
Задать высоту строки можно вручную, используя любой из следующих способов.
Как и в случае со столбцами, можно выделять несколько строк.

•

Тащите мышью нижнюю границу строки до тех пор, пока она не станет нужной
ВЫСОТЫ.

•

Выберите команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Высота строки и в окне Высота строки
введите в одноименное поле нужное вам значение (в пунктах).

Работа со строками и столбцами

•

111

Дважды щелкните на нижней границе заголовка строки (ячейки с ее номе­
ром)

-

это позволит автоматически установить высоту в соответствии с самым

крупным шрифтом в строке. Сделать то же самое можно с помощью команды
Главная ► Ячейки ► Формат ► Автоподбор высоты строки.

Если вы хотите создать интервалы между строками, то более подходящим вариантом
будет изменение их высоты, а не вставка между ними пустых строк.

Скрытие строк и столбцов
Строки и столбцы можно скрывать. Эта возможность может быть полезной, напри­
мер, если необходимо скрыть от других пользователей определенную информацию

или распечатать итоговый отчет в таком виде, чтобы в нем содержалась лишь часть
данных.

!□DQ В главе 24 описывается еще один способ, позволяющий сформировать итоговый отчет, создание структуры листа.

Чтобы скрыть одну или несколько строк, выделите их, щелкнув на заголовке.
Не снимая выделения, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню

выберите команду Скрыть. Еще один способ

-

выделить строки и использовать

команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть или отобразить.

Скрыть один или несколько столбцов вы можете аналогичным образом, но пред­
варительно выделяйте не строки, а столбцы.
СОВЕТ

Есть еще один способ скрыть ненужный вам элемент - перетащить его границу. Делать
это нужно в заголовке строки или столбца. Для скрытия строки перетащите ее ниж­
нюю границу вверх; скрыть столбец вы сможете, перетащив правую границу влево.

Высота скрытой строки, как и ширина скрытого столбца, равна О пунктов. Когда

вы перемещаете табличный курсор с помощью навигационных клавиш, ячейки
в скрытых строках или столбцах пропускаются. Иначе говоря, вы не сможете пе­
рейти к такой ячейке, используя эти клавиши.

Обратите внимание, что программа отображает узкие заголовки столбца и строки для
скрытых столбцов и строк. Чтобы расширить столбец или строку и сделать его (ее)

вновь видимым (-ой), щелкните на его (ее) заголовке и перетащите границу столбца
вправо, а границу строки

-

вниз.

Отменить скрытие строки или столбца можно еще одним способом. Используйте

команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Перейти (либо ее клавиатурный
эквивалент: FS или Ctrl+G), чтобы выбрать ячейку в скрытой строке или столбце.
Например, если столбец А скрыт, то вы можете нажать
(или любой другой в этом столбце)

-

FS и указать адрес ячейки Al

и табличный курсор окажется в скрытом

столбце. После этого отменить скрытие столбца можно с помощью команды
Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть или отобразить ► Отобразить столбцы.

Глава

4

РАБОТА С ДИАПАЗОНАМИ
И ТАБЛИЦАМИ

Большинство операций в

Excel связаны с обработкой данных в ячейках и диа­

пазонах. Понимая, как делать это наилучшим образом, вы сможете работать
максимально эффективно, затрачивая меньше усилий. В этой главе вы найдете

описание различных приемов, владеть которыми следует любому пользователю
программы.

Ячейки и диапазоны

Excet

Вам уже известно, что ячейка представляет собой единичный элемент рабочего
листа, который может содержать числовое значение, формулу или текст. Ячейка

определяется по ее адресу, состоящему из имени (буквы) столбца и номера строки.
Например, ячейка D9 находится в четвертом столбце девятой строки, поскольку

буква D обозначает именно этот столбец.
Группа из одной ячейки или нескольких называется диапазоном. У него, как и у от­

дельной ячейки, тоже есть адрес. Чтобы задать его, нужно указать адреса его левой
верхней и правой нижней ячеек, разделив их двоеточием.
Вот примеры адресов диапазонов и их пояснения:

•

С24 - диапазон, состоящий из одной ячейки;

•

Al:B1 - две ячейки, занимающие одну строку и два столбца;

•

Al :А100 -

•

100 ячеек столбца А;
Al:D4 - 16 ячеек, расположенных в четырех строках и четырех столбцах;

•

Cl :С1048576 - все ячейки столбца С. Еще один способ указать этот диапазон
использовать обозначение С:С;

•

A6:XFD6 - все ячейки строки 6. Этот диапазон можно указать по-другому - с по­
мощью обозначения 6:6;

•

A1:XFD1048576 - все ячейки рабочего листа. Еще один способ указать этот диа­
пазон - использовать обозначение A:XFD или 1: 1048576.

-

Ячейки и диапазоны

Excel

11 З

Выделение диапазонов
Чтобы выполнить некую операцию над диапазоном ячеек, его необходимо сначала
выделить. Например, чтобы изменить начертание текста в диапазоне на полужирный,
нужно выделить диапазон, а затем выбрать команду Главная ► Шрифт ► Полужирный
(или нажать

Ctrl+B).

В момент выбора диапазона цвет ячеек изменяется

- Excel

их подсвечивает. Ис­

ключение составляет активная ячейка, которая сохраняет обычный цвет. На рис.
вы можете видеть, как выглядит диапазон

4.1

выделенный на рабочем листе.

(A4:D8),

Я чей ка А4 , являющаяся активной, находится в этом диапазоне, но не подсвечена.

А

в

с

D

1 Общие расходы
2
1 кв

3

11 ке

4
5

Продажи

6
7

Аренда
Расходные материаль,

59 500
144 ООО

8

Итого

530 500

286 500
40500

Командировочные

IV

111 кв

286 500
42 525
62 475

286 500
44 651
65 599

144 ООО

144 ООО
540 750

535 500

кв

Всего за год

1150 ООО
174 560
256 452

290 500
46 884
68 879
144 ООО

576

550 263

~

9
10

ООО

21570]

Рис. 4.1. Ячейки выделяемого диапазона [за исключением активной) подсвечиваются
Выделить диапазон можно несколькими способами.

•

Щелкните левой кнопкой мыши и тащите се указатель по диапаэону, пока

не будут выделены все нужные вам ячейки . Если вывести указатель за пределы

экрана, то таблица будет автоматически прокручиваться.

•

Н ажм ите

Shin и,

не отпуская ее, выделите диапазон с помощью навигационных

клавиш или указателя мыши .

•

Нажмите

F8, чтобы

перейти в режим расширения области выделения (в строке

состояния появится надпись Расширить выделенный фрагмент). Оставаясь в этом

режиме, щелкните на ячейке, которая будет правой нижней ячейкой диапазона.

При этом можно нажимать навигационные клавиши

-

и диапазон будет расши­

ряться/уменьшаться на строку/столбец. Чтобы выйти из режима расширения
области выделения, снова нажмите

•

F8.

Вв еди те адрес ячейки или диапазона в поле Имя (напоминаем, что оно рас­

ноложено слева от строки формул) и нажмите

Enter. Excel выделит указанную

яч ей ку или диапазон .

•

Выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Перейти (или ис­
пользуйте ее клавиатурный эквивалент: нажмите

FS или Ctrl+G).

В открывшемся

диалоговом окне Переход вручную введите адрес диапазона. После того как вы

нажмете кнопку ОК,

Excel

выделит ячейки указанного диапазона.

114

ГЛАВА 4

Работа с диапазонами и таблицами

СОВЕТ

При выделении диапазона, состоящего из нескольких, программа отображает коли­
чество его строк и столбцов в поле Имя (слева от строки формул). Когда вы завершите
процесс выделения, в этом поле отобразится адрес активной ячейки.

Выделение строк и столбцов целиком
Допустим, вам нужно одинаково отформатировать или выровнять значения во

всей строке или во всем столбце. Для этого необходимо выделить строку /столбец
целиком. Сделать это можно несколькими способами.

•

Если вы хотите выделить только одну строку, то щелкните на ее номере. Для

выделения одного столбца щелкните на обозначающей его букве. Если нужно
выделить несколько соседних строк или столбцов, щелкните на номере строки

или на букве столбца и перетащите указатель мыши вниз (для выделения строк)
или вправо (для выделения столбцов).

•

Чтобы выделить несколько строк (или столбцов), которые не являются сосе,1(­
ними, нажмите Ctrl и, пе отпуская ее, щелкните на нужных номерах строк (или

буквах столбцов).

•

Если нужно выделить весь столбец, который содержит активную ячейку (либо
столбцы, содержащие выделенный диапазон ячеек), нажмите Сtгl+Пробел.

•

Чтобы выделить всю текущую строку (или строки с выделенными ячейками),
нажмите Shift+Пpoбeл.

СОВЕТ

Чтобы выделить сразу все ячейки рабочего листа, нажмите Ctrl+A. Если активная
ячейка находится внутри выделенного диапазона, то для выбора всех ячеек листа
нужно нажать

Ctrl+A

еще раз. Кроме того, выделить все ячейки сразу можно еще

одним способом: щелкнув на месте пересечения заголовков строк и столбцов ( обо­
значается треугольником~ в левом верхнем углу таблицы).

Выбор несмежных диапазонов
Чаще всего диапазоны, которые вы выбираете, являются смежиыми (иепрерывиыми),

то есть представляют собой сплошной прямоугольник ячеек. Но

Excel

позволяет

работать и с иесмежиыми диапазонами. Каждый такой диапазон состоит из двух
или более диапазонов (или нескольких ячеек), которые не обязательно будут рас­
положены рядом. Этот прием также известен как миожествеииое выделение. С его
помощью можно, например, задать одни и те же параметры форматирования ячей­

кам или диапазонам, находящимся в разных областях рабочего листа. На рис.

4.2

показан несмежный диапазон из двух частей: В4:С8 и F15:F17.

Выбрать несмежный диапазон можно так же, как обычный, с несколькими нюанса­
ми. Вместо того чтобы просто щелкать на ячейке ( или строке, или столбце) и пере­
таскивать указатель мыши, вам нужно выделить первый диапазон, а затем нажать

Ячейки и диапазоны

и удерживать

Ctrl, пока вы

Excel

115

выделяете дополнительные диапазоны мышью. Если же

вы 11редпочитаете делать это с помощью навигационных клавиш, то выберите первый
диапазон (нажав

F8

или

Shift),

а затем нажмите

Это позволит выбрать еще

Shift+F8.

один диапазон, не отменяя выбор предыдущего, при этом

Excel

перейдет в режим

Добавить или исключить из выделенного, о чем будет говорить соответствующее сообще­

ние в строке состояния . Чтобы выйти из этого режима, нажмите
А

1

Общие расходы

2
3
4
5
6

Продажи

7

8
9
10
11
12
13
14
15

в

Командировочные
Аренда
Расходные материалы
Итого

D

с

11 кв

1 кв

286 500
40 500
59 500
144 ООО
530 500

Shift+F8 еще раз.

111

G

IV

кв

286 500
42 525
62475
144 ООО
535 500

кв

Всего за год

286 500
44 651
65 599
144 ООО
540 750

290 500
46 884
68 879
144 ООО
550 263

П о

1150 ООО
174 560
256 452
576 ООО
2157013

ажи

Командировочные

16
17
18
19
20

Аренда
Расходные материалы
Итого

Рис. 4.2. В

Excel можно выбирать несмежные диапазоны

При вводе адреса диапазонов вручную (сделать это можно в ячейке Имя или диа­
логовом окне Переход) разделяйте адреса несмежных диапазонов точкой с запятой
(а точнее, символом-разделителем для снисков, который эадан в настройках вашего

компьютера). Например, если вы введете Al :А10;

cs :Сб, то на рабочем листе будут

выделены два нссмсжных диа11азона.

ПРИМЕЧАНИЕ

Свойства смежных и несмежных диапазонов, а также способы работы с ними раз­
личаются. Например, данные из несмежного диапазона нельзя перетащить или
ско11ировать методом «перетащить и отвуститы, (о нем поговорим чуть позже) .

Выделение диапазонов на разных листах
Диапазоны, расноложенные на одном рабочем листе, являются двумерными. Однако
некоторые диапазоны могут находиться на нескольких листах и вследствие этого
становятся трехмерными .

Предноложим, у вас есть рабочая книга, в которой вы ведете учет расходов вашей

компании. Как 11равило, для каждого отдела используется отдельный рабочий

ГЛАВА

116

4

Работа с диапазонами и таблицами

лист. Такой способ учета упрощает организацию данных: чтобы просмотреть
информацию по конкретному отделу, достаточно щелкнуть на соответствующем
ярлыке листа.

Рассмотрим упрощенный пример. Рабочая книга, показанная на рис.

4.3, состоит из

четырех листов: Итого, Пиаротдел, Маркетинг и Производство. Их структура идентична.
Единственное различие

в значениях. Лист Итого содержит формулы, с помощью

-

которых вычисляется сумма соответствующих элементов листов с данными по
трем отделам организации.

'311 да,осо,ранение

U

8 ";) •

~

•

~

•

•

.Р

Pic04_03 v

о

х

:!~"·: ~:.~~:·:~;2::I('i:·: ~:i I~:·. .·:~: ~I!':~~~.•
диаграммы

ф

Элементы...

/х

89

..,

L .,

"

диаграмма ..,

Диаграммы

~

Ссым:

v

V

в

А

с

н

G

D

"

1 Общие расходы
2

1 ив

3
4

Продажи

5

Командировочные

11 кв

IV

кв

Всего за год

286 500

286 500

290 500

40 500

42 525

44 651

46 884

6

Аренда

7

Расходные материалы

144

8

Итого

530 500

gj

Н1 кв

286 500
59 500

62 475

ООО

144

65 599

ООО

144

535 500

1150

68 879

ООО

144

540 750

ООО

174 560
256 452

ООО

576

550 263

ООО

2 157 013

10

11
12
13
14
15

Продажи

16

Командировочные

17

Аренда

18

Расходные материалы

19

Итого

20

ё

..

'

ООО

Итого

~

Пиаротдел

Маркетинг

Производство

◄

1m

n,специальные ао1r-Аожности все I nорАдке

Рис.

+
IJl!I

►

!О]

+

ню"

4.3. Листы в этой рабочей книге идентичны по структуре

ШDV Этот пример доступен для скачивания, файл называется Диапазоны.хlsх.
Предположим, вы хотите применить форматирование ко всем листам

-

например,

выделить заголовки столбцов полужирным шрифтом и задать заливку фоновым
цветом. Один из способов сделать это

-

отформатировать таблицы на каждом

листе отдельно. Однако это не очень эффективный вариант. Лучше выбрать сразу

Ячейки и диапазоны

117

Excel

несколько диапазонов , расположенных на разных листах, и отформатировать ячейки
на всех листах одновременно. Далее пошаrово описано, как это сделать (за основу
взят пример, показанный на рис.

1.
2.
3.

4.3).

Активизируйте рабочий лист Итого, щелкнув на его ярлыке.

Выберите диапазон ВЗ: FЗ.
Нажмите

Shift

и щелкните на ярлыке листа Производство. Будут выбраны все

листы между активизированным листом Итого и листом Производство. Так будет
сформирован трехмерный диапазон ячеек (рис.

4.4).

Если выделение осуще­

ствляется на нескольких листах, в строке заголовка окна соответствующей книги

появляется надпись Группа. Она призвана напомнить о том, что выбрана группа
листов и активизирован режим редактирования группы

Автосохронение

вз

V

U

:

А

8 ") • <;' •

/х

~

Pic04_03 -

•

р

v

о

х

1кв
в

с

D

1
2

Общие расходы

4
5
6

Продажи

Аренда

7

Расходные материалы

144 ООО

144

8

Итого

530 500

535 500

зl

Группа

.

..

G

111 кв
Всего
год
IV КВ _ _ _ _
кв - - - - - ~ll_кв_ _ _ _11_
~---заКомандировочные

286 500
40 500

286 500
42 525

286 500
44 651

290 500

1150 ООО

46884

174 560

59 500

62 475

65 599

68 879

ООО

144 ООО

540 750

550 263

ООО

144

256 452
576

ООО

2 157 013

9

10
11
12
13
14
15

Продажи

16

Командировочные

17

Аренда

18

Расходные материалы

19
20

Итого

21

22
23
Итого
Го,ово

~

Рис.

Пиаротдел

Маркетинг

~ Сnецимьные возможносrи все в порядке

+

Производство
Ко.nичестео

5

i!jj

11111

·-----f!JJ

-----+

4.4. В режиме группового редактирования можно работать с трехмерным диапазоном,
ячейки которого находятся на разных рабочих листах

►

100'6

118
4.

ГЛАВА 4

Работа с диапазонами и таблицами

Выберите команду Главная ► Шрифт ► Полужирный, а затем Главная ► Шрифт ► Цвет
заливки. Это позволит применить ко всем выделенным ячейкам полужирное
начертание и цветную заливку фона.

5.

Щелкните на любом ярлыке листа, кроме Итого. Соответствующий лист станет
активным, групповой режим редактирования будет отменен, а надпись Группа
исчезнет из строки заголовка.

Если листы сгруппированы, то все изменения, которые вносятся в ячейки на одном

листе, автоматически отображаются в ячейках остальных листов группы. Это дает
возможность при необходимости группировать листы с идентичным содержимым,
поскольку все, что вы вводите: надпись, данные, форматирование или формулы

-

автоматически добавляется к тем же ячейкам сразу на всех листах группы.
ПРИМЕЧАНИЕ

Когда

Excel

находится в режиме редактирования группы, некоторые команды на

ленте затеняются. Это значит, что они становятся недоступными для использова­

ния. Например, в этом режиме невозможно преобразовать выделенный диапазон
в таблицу ввиду недоступности команды Вставка ► Таблицы ► Таблица.

Как правило, выбрать многолистовой диапазон достаточно просто. Этот нроцесс
состоит из двух этапов. Сначала выделите диапазон на одном листе, а затем выбе­
рите листы, которые нужно добавить в многолистовой диапазон. Чтобы выделить

группу соседних листов, щелкните на ярлыке листа, с которого будет начинаться
группа, затем нажмите

Shift и,

не отпуская ее, щелкните на ярлыке листа, которым

она будет заканчиваться. Чтобы выбрать листы по отдельности, щелкните на яр­
лыке одного из листов в группе, затем нажмите

Ctrl

и, не отпуская ее, щелкните на

ярлыке каждого листа, который нужно выбрать. Если все листы в книге имеют
разную структуру, то можно пропустить те, которые не нужно форматировать.

Ярлыки выбранных листов изменят цвет ( станут светлыми), а в строке заголовка
появится надпись Группа.

СОВЕТ

Чтобы выбрать все листы книги, щелкните правой кнопкой мыши на любом ярлыке
листа и в контекстном меню выберите команду Выделить все листы.
ВНИМАНИЕ

Когда листы сгруппированы, вы вносите в них изменения, которые вам не видны.

В связи с этим, прежде чем объединять листы в группы, убедитесь, что понимаете,
какие изменения будут внесены и как они повлияют на все листы в будущей группе.
По окончании работы не забудьте разгруппировать листы. Для этого щелкните на
ярлыке листа вне группы или выберите команду Разгруппировать листы в контекстном
меню, которое открывается при щелчке на ярлыке правой кнопкой мыши. Не разгруп­
пировав листы, можете перезаписать содержимое ячеек на всех листах, если начнете
вводить данные на активном листе в тот момент, когда режим группы еще не отменен.

Ячейки и диапазоны

Excel

119

Выделение ячеек конкретного типа
И ногда может но надобиться найти на рабочих листах ячейки определенного типа.

На11ример, было бы удобно найти все ячейки с формулами или такие ячейки , со­

/tержимое которых влияет на формулу в активной ячейке. Ехсе\ предоставляет
средство, позволяющее локализовать такие ячейки и многие другие. Выберите
команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделить группу ячеек. Откроется
/tиалоговое окно Выделить группу ячеек (рис.

4.5).

х

?

Выделить группу ячеек
Выделить

О Заметки

О отличия по ст~окам

О константы

О отличия по столбuам

О tормулы

О .е.лияющие ячейки

И

,а

О з.ависимые ячейки

текст

,оль

логические

оu..ибки

( ) пустые ячейки

L

текущую 2бласть

О текущий массив

,а

0

о

осредственно

• • pr-

ПОСЛJ:дНЮЮ ячейку

О только видим.1nе ячейки
условные форматы

О проверка данных

О оQъекты
.этих же

ок

Отмена

Рис. 4.5. Открыв диалоговое окно Выделить группу ячеек. можно выбрать ячейки конкретного типа
После того как вы выберете в этом диалоговом окне нужную грунпу ячеек, програм ­

ма выделит соответствующее 110дмножсство ячеек в текущем диа пазо не . Обычно
в итоге выделяется несмежный диапазон . Если же поиск не даст результата (не

будет найдено ни одной подходящей ячейки), Ехсе\ сообщит вам об этом .
СОВЕТ

Если при вызове диалогового окна Выделить группу ячеек вы выб ираете лишь одну
ячейку, то Excel выделит ячейки во всей используемой области рабо•1его листа.
В противном случае выборка основывается на выбранном диапазоне.

ГЛАВА 4 Работа с диапазонами и таблицами

120
В табл.

4.1 описаны параметры, доступные в диалоговом окне Выделить группу ячеек.

Таблица 4.1. Параметры диалогового окна Выделить группу ячеек
Параметр

Назначение

Заметки

Выделяет только ячейки с примечаниями

Константы

Выделяет все непустые ячейки. не содержащие формул. Чтобы выбрать типы ячеек без фор­
мул, используйте флажки под параметром Формулы

Формулы

Выделяет ячейки с формулами. Можно дополнительно выбрать тип результата, который вы­
дает формула: числа, текст, логическое значение [TRUE или FALSEI или ошибка

Пустые ячейки

Выделяет все пустые ячейки. Если во время открытия диалогового окна выбрана одна из яче­
ек, то этот параметр позволяет выделить пустые ячейки в используемой области листа

- - - - - - - - ····-·--····-·································· ·········-·····························-········--······
Текущая область

Выделяет прямоугольный диапазон ячеек вокруг активной. Его граница определяется окружа­
ющими пустыми строками и столбцами. Кроме того, выделить текущую область можно, нажав

Ctrl+Shift+*
___ ................................................................................................... _ _ _
___ ..........................

.....

Текущий массив

Выделяет весь массив. [Подробнее о массивах см. в главе

Объекты

Выделяет все графические объекты на листе, в том числе диаграммы и графику

....... ,,, ..............................................,............._, __ ,,,. ...

101

Отличия по

Анализирует выбранное множество ячеек и выбирает те из них, которые отличаются от других

строкам

в каждой строке

Отличия по
столбцам

Анализирует выбранное множество ячеек и выбирает те из них, которые отличаются от других
в каждом столбце

Влияющие

Выделяет ячейки, на которые есть ссылки в формулах, расположенных в активной или вы­

ячейки

бранных ячейках [в пределах активного листаl. Можно выбрать или непосредственно влияю­
щие ячейки, или влияющие ячейки любого уровня. [Дополнительные сведения см. в главе 171

----·············--·---·········-············-·········--·-··.

-----••••••

•••••••••••••••••••--••~--•••-••••••• .. ••• .. •••••••m

---························-··-····---·----·--·····-·······················-······-··-·-·········-

Зависимые

Выделяет ячейки с формулами, в которых есть ссылки на активную ячейку или выбранные

ячейки

ячейки [в пределах активного листа]. Можно выбрать или непосредственно зависимые ячейки,
или зависимые ячейки любого уровня. [Дополнительные сведения см. в главе 17]

----------Последняя
Выделяет правую нижнюю ячейку рабочего листа, которая содержит данные или элементы
ячейка

форматирования. При активизации этого параметра проверяется весь лист, даже если во вре­
мя отображения диалогового окна был выбран диапазон ячеек

Только видимые
ячейки

Выделяет только видимые ячейки из выбранного множества. Этот параметр помогает работать
со структурами или со списком, к которому применен автофилыр

Условные
форматы

Выделяет ячейки, к которым применено условное форматирование [если вы используете
команду Главная ► Стили ► Условное форматирование!. При выборе варианта всех
будут выбраны все такие ячейки. При активации варианта этих же будут выбраны только те
ячейки, к которым применено то же условное форматирование, что и к активной ячейке

,,.

·························-···--·--· ·-··· - - - ..............................
..... _....................... .
Выделяет ячейки, настроенные на проверку вводимых данных [если вы используете команду
Данные ► Работа с данными ► Проверка данных!. При активации варианта всех

------·---- . ·-··-·····-·· ...... -·-···-·-·· ···-····-· ····-----·'·····-·········· ...............•

Проверка
данных

___ .,

будут выбраны все такие ячейки. При активации в~рианта этих же будут выбраны только те
ячейки, для которых установлены те же правила проверки допустимости данных, что и для
активной ячейки

Ячейки и диапазоны

Excel

121

СОВЕТ

Следует учесть, что в момент выбора в диалоговом окне Выделить группу ячеек не­
которых параметров вы можете уточнить сделанный выбор. Например, при выборе
параметра Константы будут доступны флажки, расположенные под параметром Фор­
мулы. Аналогичным образом дополнительные варианты, которые располагаются под
параметрами Зависимые ячейки и Проверка данных, применимы и при выборе параметров
Влияющие ячейки и Условные форматы.

Выделение ячеек в результате поиска
Помимо вышеописанных способов, выделять ячейки позволяет команда Глав­
ная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Найти (или сочетание

окне Найти и заменить (рис.

4.6)

Ctrl+F).

В диалоговом

можно выделять ячейки, исходя из их содержимого.

Кроме того, на этом рисунке показаны дополнительные параметры окна, которые
появляются при нажатии кнопки Параметры.

rНайти и заменить
Найти

о

х

Заменит.11.

Найт11:

v

I Формат не задан

Форма1 . ..

•

Заменить на :

v

I Формат не задан

Формаr...

•

И,1;кать :

на листе

Просматривать :

по строкам

Оfiласть поиска :

формулы

Заменить 11се

v

.З.аменить

Рис.

О ~читывать регистр
О Ячейка щ:ликом
Параметры

Найти все

,.6. Диалоговое окно

Найти далее

1

<<

Закрыть

Найти и заменить

Введите в поле Найти текст или значение, затем нажмите кнопку Найти все. В ниж­
ней части диалогового окна появятся ссылки на ячейки, которые соответствуют

критериям поиска. Например, на рис.

4.7

показан результат поиска по всей книге

ячеек, содержащих слово Аренда. Щелкните на любой ячейке в списке

- и она будет
выделена на листе. Чтобы выделить все ячейки в списке, сначала выделите одну
из них, а затем нажмите Ctrl+A. Таким способом вы можете выбрать ячейки только
на активном листе.

ПРИМЕЧАНИЕ

В окно рабочей книги можно переходить, не закрывая диалоговое окно Найти и за­
менить.

ГЛАВА 4

122

Работа с диапазонами и таблицами

□

Найти и заменить

Найти

х

Заменит.ь.

Найти·

Аренда

"

Заменить на·

v

и,кать:

в книге

Просматривать

по строкам

ОQЛасть поиска:

формулы

Лист

Имя

Формат не задан

Формах.

I Формат не задан

Формах.

О lчитыва1ь регистр

v

Заменить в.се
Книга

1

О Ячейка ~ликом
Параметры

Jаменить

Найти все

Ячейка

Значение

lfайти далее

<<

Закрыть

Формула

1
Итого

SES17

Аренда

P1c04_03.xlsx

Пиаротдел

SASб

Аренда

Pic04_03.xlsx

Маркетинг

SASб

Аренда

Pic04_03 xlsx

Производство

SASб

Аренда

Р1с04_03

5 ячеек

xlsx

найдено

Рис.

4.7. Диалоговое окно Найти и заменить с результатами поиска

Диалоговое окно Найти и заменить ноддсрживает работу с двумя гру1~повыми с им­
волами:

•

? - соответствует одному любому символу;

•

* - соответствует любому количеству любых сим1юлов .

Гру11повые символы могут работать и со :ш ачсниями, если уста11овле11 флажок Ячейка
целиком. Например, при 11оиске з 11ач ения З* будут найдены вес ячейки, где значения
начинаются с цифры

3.

Поиск з нач ен ия 1?9 позволяет найти все значен ия, которые

состоят из трех символов, начинаются с
ния

1 и зака нчиваются

нифрой

9.

Поиск :таче­

*00 позволяет 1-1ай т и все ячейки, значения 13 которых имеют на конце два нуля.

СОВЕТ

Чтобы найти сам вопроситсю,ный з нак или звездочку, пере;t с им волом поставьте
тил1,ду

( - ). Например,

следующая строка поможет найти строку *NONE *:

~*NONE~*
Если вам нуж110 найти сам символ тильды, указывайте два символа тильлы .

Если вам кажется, что поиск работает не вполне корре ктно, то нроверьте следующие
три параметра (они влияют на результаты поиска).

•

Учитывать регистр. Есл и :лот флажок установлен, то регистр текста лолжен 110лно­
стью совпадать. Например, поиск по эначению апрель не ~1айдет строку Апрель.

Копирование и перемещение диапазонов

•

123

Ячейка целиком. При установке этого флажка соответствие будет найдено только
при одном условии: ячейка содержит лишь то, что приводится в строке поис­

ка (и ничего больше). Например, при поиске значения
ячейка, содержащая

Microsoft Excel.

Excel не будет найдена

При использовании групповых символов

точное соответствие не требуется.

•

Область поиска. В этом раскрывающемся списке есть четыре варианта: формулы,

значения, примечания и заметки. При выборе значения формулы в ходе поиска бу­
дут анализироваться только текстовые значения, представляющие формулу,

или содержимое ячеек без формул. Если выбран параметр значения, то поиск
осуществляется в ячейках, где нет формул, и в результатах, сгенерированных

формулами, но не в самом тексте формул. Например, если выбран вариант фор­
мулы, то поиск с аргументом 900 не найдет ячейку, содержащую формулу =899+1,

но найдет ячейку со значением 900. При выборе параметра значения будут най­
дены обе эти ячейки.

Копирование и перемещение диапазонов
При работе с электронными таблицами пользователям очень часто приходится
копировать и перемещать содержимое отдельных ячеек и диапазонов. В

Excel есть

несколько способов выполнять эти операции.

•
•

Копирование содержимого из одной ячейки в другую.
Копирование содержимого ячейки в диапазон ячеек

( содержимое

исходной

ячейки копируется в каждую ячейку диапазона).

•
•

Копирование содержимого диапазона в другой диапазон.
Перемещение содержимого ячейки или диапазона ячеек в другой диапазон.

Операции копирования и перемещения очень похожи, за исключением одного ню­
анса. При копировании исходный диапазон не изменяется, а в случае перемещения
его содержимое удаляется.

ПРИМЕЧАНИЕ

При копировании ячейки обычно копируются следующие элементы: ее содержимое,
заданные для нее атрибуты форматирования (в том числе условное форматирова­
ние и проверка вводимых значений), примечания и заметки (если они есть). Если
копируется ячейка с формулой, то ссылки на ячейки в скопированных формулах
автоматически изменяются исходя из нового положения формулы.

Процесс копирования ( как и перемещения) состоит из двух этапов ( есть способы,
позволяющие выполнить эти операции очень быстро; о них вы узнаете чуть позже).

1.

Выберите ячейку или диапазон для копирования (исходный диапазон) и ско­
пируйте его в буфер обмена. В случае перемещения исходный диапазон не ко­
пируется, а вырезается и тоже помещается в буфер обмена.

124
2.

ГЛАВА 4

Работа с диапазонами и таблицами

Переместите табличный курсор в то место таблицы, куда вы намерены ско­
пировать или переместить данные (диапазон назначения), и вставьте в него

содержимое буфера обмена.
ВНИМАНИЕ

Вставляя данные,

Excel без предупреждения стирает содержимое всех ячеек,

кото­

рые входят в диапазон назначения. Если вы обнаружили, что в результате вставки
стерты ячейки с важными данными, то сразу нажмите кнопку Отменить на панели

быстрого доступа (или

Ctrl+Z).

ВНИМАНИЕ

Когда какая-то часть листа скопирована,

Excel

создает вокруг нее анимированную

границу (иногда ее называют •бегущими муравьями»). Пока она видна на экране,
данные с этого фрагмента листа все еще хранятся в буфере обмена и их можно вста­
вить повторно. Если нажать

Esc, то

•муравьи» исчезнут с экрана и программа удалит

соответствующую информацию из буфера обмена.

Операции копирования и перемещения используются очень часто, и в

Excel

до­

ступны несколько способов их выполнения. О каждом из них мы и поговорим
далее. Основное внимание уделим копированию и будем оговаривать нюансы, но
укажем возможные различия между этой операцией и перемещением, поскольку

оба процесса очень похожи.

Копирование с помощью команд на ленте
С помощью команды Главная ► Буфер обмена ► Копировать можно поместить копию

выделенной ячейки или диапазона в буфер обмена

Office.

Windows

и буфер обмена

Выполнив операцию копирования, перейдите в ячейку, в которую на­

мерены вставить скопированные данные, и выберите команду Главная ► Буфер
обмена ► Вставить.

Можно действовать иначе: перейдите в ячейку, в которую намерены вставить ско­

пированные данные, и нажмите

Enter. В этом случае программа удалит из буфера

обмена исходные данные и их нельзя будет вставлять повторно.
Если вы копируете диапазон, то перед нажатием кнопки Вставить вам не нужно

выделять целевой диапазон, в который будут вставлены скопированные ,'(анные.
Достаточно активизировать его левую верхнюю ячейку.

СОВЕТ

На кнопке Вставить ленты Главная ► Буфер обмена есть стрелка раскрывающегося

меню, содержащего дополнительный набор пиктограмм команд вставки, которые
выполняются с разными параметрами. Назначение этих пиктограмм будет описано
далее, в подразделе <<Специальная вставка,>.

Копирование и перемещение диапазонов

О буфере обмена

125

Office

Когда вы копируете или вырезаете данные в какой-либо программе

Windows, система

помещает их в буфер обмена Windows, который является областью памяти компьютера.
Во время каждой операции копирования или переноса операционная система (ОС)

Windows замещает информацию, ранее сохраненную в буфере обмена, новой, которую вы
вырезали или скопировали. Буфер обмена Windows может хранить данные в различных
форматах. Информацией в буфере управляет ОС, поэтому ее можно переносить в другие
приложения

Windows, независимо от того, из каких источников она была получена.

У

Microsoft Office есть собственный буфер обмена, который доступен только для про­
Office или скрыть
его, нажмите кнопку со стрелкой ~, расположенную в правом нижнем углу группы
грамм этого пакета. Чтобы просмотреть содержимое буфера обмена

Буфер обмена вкладки Главная.

Когда вы копируете или вырезаете данные из программы
ОС помещает их как в буфер обмена
данными программы

Office, например Excel или Word,
Windows, так и в буфер обмена Office. Но с этими

Office работают по-разному. Если, скопировав (или вырезав) пер­

вый фрагмент данных, вы таким же образом добавляете еще один, то в буфере обмена

Windows последний добавленный фрагмент замещает предыдущие данные, а в буфере
обмена Office добавляется к уже имеющимся фрагментам. Таким образом, в буфере
обмена Office можно одновременно хранить несколько фрагментов данных, которые
затем можно вставить в документы программ Office каждый отдельно или группой.
О способах работы с буфером (а также о важном ограничении) мы поговорим в подраз­
деле «Использование буфера обмена

Office для вставки» далее в этой главе.

Копирование с помощью команд контекстного меню
Выполнять операции копирования и вставки можно с помощью команд контекст­
ного меню. Для этого сделайте следующее .

•

Чтобы скопировать в буфер обмена выделенный диапазон, щелкните на нем

правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Копировать
(или Вырезать).

•

Чтобы вставить скопированный диапазон, хранящийся в буфере обмена, щелк­
ните правой кнопкой мыши на ячейке, в которую надо вставить скопированные

данные, и в контекстном меню выберите команду Вставить.
Вы можете задать более точные параметры вставки . Для этого щелкните правой

кнопкой мыши на ячейке, в которую собираетесь вставить данные, и выберите одну
из пиктограмм вставки, появляющихся в контекстном меню (рис.

4.8).

Вместо того чтобы использовать команду Вставить, можете просто выбрать ячейку,
в которую намерены вставить данные, и нажать

Excel

Enter. Это приводит к тому, что

удаляет скопированную информацию из буфера обмена, чтобы ее нельзя

было использовать повторно.

126

ГЛАВА!.

Работа с диапазонами и таблицами

1

Поиск в меню
х

Вырезать

[~

Копировать

r□

Па амет ы вставки :

t□ СJз

~ ~ ~

Lix

Специальная всrавка ...

>

Вставить скопированные нчейки ...
Удалить ...

Очистить содержимое

~

Экспресс-анали;,_
~ильтр

>

СQртировка

>

~

Получить данные из таблицы или диапазона ...

tJ

.Создать примечание

о

.Создать заметку

§.

Формат нчеек ...

Выбрать из раскрывающегося списка ...
Присвоит.ь имя ...
Се)

>

Ссылка

~ Связать с этим диапазоном

Рис.

4.8. Пиктограммы вставки из контекстного меню

позволяют выбрать специальный формат вставки

Копирование с помощью горячих клавиш
Операции копирования, вырезания и вставки можно выполнять, используя со­
четания клавиш.

•

Ctrl+C - выбранные ячейки будут скопированы как в буфер обмена Windows,

•

Ctrl+X - выбранные ячейки будут вырезаны и помещены как в буфер обмена

так и в буфер обмена

Windows,

Office.

так и в буфер обмена

Office.

Копирование и перемещение диапазонов

•

Ctrl+V -

содержимое буфера обмена

127

будет помещено в выбранную

Windows

ячейку или диапазон ячеек.
СОВЕТ

Это стандартные сочетания клавиш, используемые для тех же целей в большинстве
других приложений Windows.

Использование кнопок параметров вставки для добавления и вставки
Выполнение некоторых операций над ячейками или диапазонами ячеек приводит к по­
явлению на экране кнопок параметров вставки. Например, если скопировать диапазон,

а затем вставить его в другое место рабочего листа, используя команду Главная ► Буфер
обмена ► Вставить, то в правом нижнем углу добавленного диапазона появится кнопка
параметров вставки. Нажмите ее (или

Ctrl), и

вы увидите варианты, показанные на рисунке

ниже. Эти параметры позволяют выбрать способ вставки данных, например только зна­
чения или только форматирование. В данном случае использование кнопок Параметры
вставки является альтернативой использованию команд, доступных в диалоговом окне

Специальная вставка. (Об этом окне мы поговорим в подразделе «Использование диа­
логового окна Специальная вставка» . )

Е

IV

н

G

Всего за год

кв

290 500 :

1 150 ООО :

46 884

I

174 560

!

68 879

1

256 452

1

!

576

144 ООО

ООО

550 263 ! _______ 2_157 013

1

J~--------~
Вставка

:::::::ровочные

Аренда

Расходные материалы

Итого

u-

@]Ux Ux ~
rrn rп r,
Вставить значения

liiз ®з W

Другие параметры вставки

!у

[d ~ ~

l=o(Cttl)

•1

Отображение кнопок параметров вставки можно отключить. Для этого выберите команду
Файл ► Параметры, перейдите на вкладку Дополнительно и снимите флажки Отображать
кнопку параметров вставки при вставке содержимого и Отображать меню параметров до­
бавления.

128

ГЛАВА

4

Работа с диапазонами и таблицами

Копирование и перемещение путем перетаскивания
В

Excel

содержимое одной ячейки или диапазона можно копировать или пере­

мещать путем перетаскивания. Этот способ отличается от описанных выше тем,

что в нем не используются буферы обмена

Windows

и

Office,

то есть копируемые

(перемещаемые) данные не помещаются в них на хранение.
ВНИМАНИЕ

Если сравнивать операции вырезания и вставки и метод <<перетащить и опустить»,

то у последнего есть преимущество: при его использовании Ехсе\ предупреждает,
что в диапазоне назначения данные могут быть потеряны ( если он не пуст). Однако
имейте в виду: предупреждения о том, что при выполнении операции копирова­

ния с помощью перетаскивания будет удалено существующее содержимое ячеек,
не будет.

Чтобы перетащить ячейку, выделите ее и переместите указатель мыши к одной из
границ этой ячейки

-

он примет вид четырехнаправленной стрелки. Нажмите

Ctrl,

и к указателю добавится маленький знак плюс. Не отпуская эту клавишу, перета­
щите ячейку на новое место. Исходная ячейка останется на прежнем месте, а когда
вы отпустите кнопку мыши, программа создаст новую копию данных. Диапазон
ячеек копируется по той же схеме.
Если вы хотите просто переместить данные, то повторите все описанные действия,
не нажимая

Ctrl.

СОВЕТ

Если при наведении на границу ячейки или диапазона указатель мыши не пре­

вращается в четырехнаправленную стрелку, то необходимо изменить настрой­
ки программы. Выберите Файл ► Параметры, перейдите на вкладку Дополнительно
диалогового окна Параметры

Excel и установите флажок Разрешить маркеры заполнения

и перетаскивание ячеек.

Копирование в соседние ячейки
Нередко содержимое одной ячейки нужно скопировать в соседнюю ячейку или

диапазон ячеек. Эта операция особенно востребована при работе с формулами.
Например, вы составляли бюджет и создали формулу суммирования значений
в столбце В. С ее помощью можно суммировать значения ячеек других столбцов.
Эту формулу можно скопировать в соседние ячейки

-

и тогда не придется вводить

ее снова и снова.

В Ехсе\ есть дополнительные возможности, позволяющие выполнять копирование

в соседние ячейки. Чтобы использовать их, выберите исходную ячейку и ячейки
назначения, в которые будут копироваться данные из исходной. Затем выполните

одну из команд копирования, указанных в табл.

4.2.

Копирование и перемещение диапазонов

Таблица

129

,.2. Команды, позволяющие скопировать содержимое ячеек в соседние ячейки

Команда/сочетание клавиш

Место копировании содержимого ячеек

Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Вниз [или Ctrl+D)

Выбранный диапазон ниже

Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Вправо !или Ctrl+R)

Выбранный диапазон справа

----······--------

........................ -·······-·-

------ -------------------

Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Вверх

Выбранный диапазон вверху

···-····----·----·----------·-··---······--····-··---··"-----------------

Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Влево

Выбранный диапазон слева

Ни одна из этих команд не копирует информацию ни в буфер обмена
ни в буфер обмена

Windows,

Office.

СОВЕТ

Копировать в соседние ячейки можно и еще одним способом - перетаскивая маркер
заполнения выбранных ячеек ( маленький квадрат в правом нижнем углу выделенной
ячейки или диапазона). Содержимое исходных ячеек скопируется в ячейки, выде­

ленные при перетаскивании. Это пример использования функции автозаполнения,

которая была описана. Получить доступ к ее дополнительным возможностям вы
можете двумя способами. Нажмите кнопку Параметры автозаполнения, которая по­
является после того, как вы после перетаскивания маркера заполнения отпускаете

кнопку мыши. Либо же перетащите маркер заполнения, удерживая нажатой правую
кнопку мыши. В каждом случае появится контекстное меню с дополнительными

параметрами, которые будут различаться в зависимости от того, какой способ полу­
чения доступа к дополнительным возможностям вы выбрали.

Копирование диапазона ячеек на другие листы
Способами, описанными выше, можно скопировать содержимое ячейки или диа­
пазона на другой рабочий лист, даже если тот находится в другой рабочей книге.
И прежде, чем выбрать диапазон назначения, другой рабочий лист нужно сделать
активным, то есть перейти на него.

Кроме того, в

Excel есть и более быстрый способ копирования ячейки или диапазона

и вставки информации на другие рабочие листы той же книги.

1. Выберите диапазон для копирования.
2.

Нажмите

Ctrl и, не отпуская ее,

щелкните на ярлыках листов, на которые нужно

скопировать информацию. (В строке заголовка книги появится надпись Группа).

3.

Выберите команду Главная ► Редактирование ► Заполнить ► По листам. В окне За­

полнить по листам выберите вариант копирования (полностью, только содержимое
или только форматы).

4.

У становите переключатель в нужное положение и нажмите ОК. Выделенный

диапазон будет скопирован на рабочие листы, которые вы выбрали ( его адрес
на всех листах будет одинаковым).

ГЛАВА 4

130

Работа с диапазонами и таблицами

ВНИМАНИЕ

Будьте внимательны, используя эту команду, поскольку

Excel

нс станет выдавать

предупреждающее сообщение, если ячейки диапазона назначения окажутся запол­
ненными . Копирование или перемещение может привести к мгновенной потере

большого объема ценных данных, а вы даже не будете об этом знать. Поэтому обяза­
тельно проверяйте сделанное и в случае удаления нужной информации используйте

команду Отменить, чтобы восстановить данные.

Использование буфера обмена

Office для вставки

Ранее мы уже говорили о том, что когда вы вырезаете или копируете информацию

из программы, входящей в пакет
данные в два буфера обмена:

Microsoft Office (например, Exccl), она помещает
Windows и Office. Но то, что происходит с данными

в этих буферах , различается . Если , скопировав первый фрагмент данных, вы ко­

пируете (или вырезаете) еще один, то в буфере обмена

Windows последний фраг­
Office добавляется к уже
содержащимся там фрагментам. То есть в буфере обмена Office одновременно
мент замещает предыдущие данные, а в буфере обмена
могут храниться несколько фрагментов данных,
которые затем можно вставить в документы про­

грамм

Office

(или все вместе, или каждый в от­

дельности) .

Вставить все

(

V

х

Очистить все

Выберите вставляемый объект:

Чтобы использовать буфер обмена

Office, е го

сначала н адо открыть . Для этого перейдите
в груrшу команд Буфер обмена на вкладке Главная

ленты . В правом нижн ем углу нажмите малень­

кую кнопку со стрелкой
обмена

Буфер обмена

~ - Откроется буфер

Office.

СОВЕТ

Панель буфера обмена может открываться авто­
матически . Для этого н ажмите кнопку Параметры

в нижней части панели и установите флажок
Автоматическое отображение буфера обмена

0ffice.

ti)

540 750 550 263 2 157 01 З

ti)

144

ti)

65 599 68 879 256 452

ti)

44 651 46 884

ti)

2 157 013

ti)

256 452

ti)

1 150

ti)

65 599

ti)

44 651

ti)

286 500

ООО

144

ООО

576

ООО

ООО

Оставив панель буфера открытой, выделите ячейку

или диапазон, которые хотите поместить в буфер,
и скопируйте, используя любой на описанных
выше с11особов . Выдел ите следующую ячей­
ку или д иапа зо н и повторите те же действия.
По мере копирования на панели Буфер обмена

будет отображаться общее количество скопиро­
ванных элементов (в буфере может храниться до

24 элементов )

и их краткое описание. На рис .

показан буфер обмена
жится пять элементов.

Office,

4.9

в котором содер­

Параметры

Рис.

'-9. Панель Буфер обмена

содержит информацию о скопированных
фрагментах данных

Копирование и перемещение диапазонов

1З1

Чтобы вставить скопированную в буфер информацию, сначала выделите ячейку
назначения. Если хотите вставить в нее отдельный фрагмент, то щелкните на пик­
тограмме этого фрагмента на панели Буфер обмена. Если нужно вставить сразу все
скопированные элементы, нажмите кнопку Вставить все ( в верхней части панели

буфера обмена). Все значения будут вставлены одно за другим. Возможно, кнопку

Вставить все будет удобнее использовать в

Microsoft Word:

в буфер обмена можно

поместить текст из различных источников, а затем целиком вставить его в опреде­

ленное место в документе.

Содержимое буфера обмена

Office можно

очистить нажатием кнопки Очистить все

(в верхней части панели буфера).
При работе с буфером необходимо иметь в виду следующие нюансы.

•

Excel

вставит содержимое буфера обмена

торый вы скопировали в буфер обмена

Windows (носледний элемент, ко­
Office ), если вы выполните команды

Главная ► Буфер обмена ► Вставить, нажмете Ctrl+V или выберете команду Вставить
в контекстном меню ячейки.

•

Последний фрагмент данных, который вы скопировали или вырезали, появится

в буфере обмена и

•

Очистка буфера
мена

Office, и Windows.
обмена Office приводит

к удалению содержимого буфера об­

Windows.

ВНИМАНИЕ

У буфера обмена

Office есть серьезный

недостаток, ввиду которого его полезность

для пользователей Excel ограниченна: при копировании диапазона, содержащего
формулы, в буфер копируются только сгенерированные ими данные, а не сами фор­
мулы (то есть вставляться будут значения). Увы, программа никак не предупреждает
об этом пользователя.

Специальная вставка
Не всегда нужно копировать все из исходного диапазона в целевой. Например,
при копировании ячеек с формулами часто нужно скопировать не сами формулы,
а только значения, которые вычисляются с их помощью. Не менее часто нужно
переносить только форматы данных из одного диапазона в другой, не перезаписывая

любые имеющиеся в его ячейках данные или формулы.
Чтобы выбрать содержимое объекта копирования, используйте команду Глав­
ная ► Буфер обмена ► Вставить, которая открывает список дополнительных команд

(рис.

4.10).

Перемещая по ним указатель мыши, вы сможете увидеть, как встав­

ленные данные будет выглядеть в диапазоне назначения. Чтобы выбрать вариант
вставки, просто щелкните на соответствующей пиктограмме.

Вот список этих дополнительных команд.

•

Вставить (Ь ). Вставляет из буфера обмена
форматирование и формулы.

Windows содержимое ячеек, сохраняя

ГЛАВА

132
•

Работа с диапазонами и таблицами

4

Формулы (Ф). Копируются лишь значения и формулы (без форматирования),
содержащиеся в исходном диапазоне.

•

Формулы и форматы чисел (Ф). Команда позволяет вставить формулы и формати­
рование только чисел.

t3I

Автосохранение

Файл

U

Главная

~ lъ

□ □Вставить rn

8 "') •

Меню

Вставка

Р

Pic04_03 v
Разметка страницы

Рисование

д•

Шрифт

с t□ Их ®х ~

=~~-

-

==- - ~

-+= -•=

Формулы

Данные

Рецензи

t~

(все форматы)

~

[ig •

Выравнивание

lii

%

....о

ООО

.00

.оо
➔.О

Число

D

с

trn rп Li>
11

41:Jз®з~

Другие параметры вставки

~ld,~~

7
8
.. _,
9 '--_с_п_ец_и_ал_ьн_•_••_CJ_•_••_•._
10
11
12
13

кв

00 :
00
00 j
00 i
00 [__

!

111

кв

128 500
19 425
16 800
23 ООО
187 725

G

Всего за год

IVкв

128 500
20 396
17 640
23 ООО
189 536

132 500
21416
18 522
23 ООО
195 438

128 500

141
15
16

Рис.

Поиск

128500

2 Вставить значения
3
5
6

•

ЖК~ •'';.<',,,.д_.

Вставка

1

~

•JE..:J д·

icalibn

<$

~

518 ООО
79 737
68 962
92 ООО
758 699

23

ООО

151 500 ]

4.1 О. Excel предлагает несколько дополнительных команд вставки с предварительным

просмотром . В нашем случае информация копируется из диапазона ячеек С4 : С8 и вставляется,
начиная с ячейки

•

Cl 4, с помощью команды Транспонировать

Сохранить исходное форматирование (С) . Вставляются формулы, и применяется
форматирование ~опируемой ячейки .

•

Без рамок (Б). Копируется все, кроме рамок вокруг ячеек, имеющихся в исхол.ном
диапазоне.

•

Сохранить ширину столбцов оригинала (С). Вставляются формулы, и дублируется
ширина одного или нескольких столбцов скопированных ячеек .

•

Транспонировать (А). Изменяет ориентацию скопированного диапазона, в резуль­

тате чего строки становятся столбцами и наоборот. Если в скопированном диа­
пазоне есть формулы, то они тоже преобразуются, чтобы при транспонировании
работали правильно.

Копирование и перемещение диапазонов

•

133

Объединить условное форматирование (О). Этот вариант предлагается только в том

случае, если в скопированных ячейках есть атрибуты условного форматиро­

вания. Если он выбран, эти атрибуты из скопированных ячеек объединяются
с любыми другими атрибутами условного форматирования, которые заданы
13

•

диапазоне назначения.

Значения

(3).

Копируются результаты расчетов по формулам, при этом диапазо­

ном назначения может быть как новый диапазон, так и исходный. В последнем
случае первоначальные формулы заменяются полученными значениями.

•

Значения и форматы чисел

(3).

Вставляются результаты вычисления формул

и атрибуты форматирования чисел.

•

Значения и исходное форматирование

(3).

Вставляются результаты вычисления

формул, а также атрибуты форматирования чисел.

•
•

Форматирование (Ф). Применяется форматирование исходного диапазона.

Вставить ссылку (Ь). При выборе этой команды в диапазоне назначения создается
формула со ссылкой на исходный диапазон.

•

Рисунок (Р). Скопированные данные вставляются на рабочий лист как рисунок.

•

Связанный рисунок (С). Скопированные данные вставляются в виде динамического

•

Специальная ставка. Открывается диалоговое окно Специальная ставка

и:юбражения, которое обновляется в случае изменения исходного диапазона.

( см.

следу­

ющий подраздел).
ПРИМЕЧАНИЕ
Даже если операция вставки уже выполнена, вы можете проверить правильность

своих действий. После копирования диапазона в его правом нижнем углу появится
раскрывающийся список Параметры вставки. Щелкните па нем (или нажмите

Ctrl)

и сможете просмотреть пиктограммы вставки еще раз.

Использование диалогового окна Специальная вставка
Чтобы воспользоваться всеми возможностями этого способа вставки, выберите
Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Специальная вставка. Откроется одноименное диа­
логовое окно (рис.

4.11 ).

Кроме того, его можно открыть, щелкнув правой кнопкой

мыши на целевой ячейке и выбрав команду Специальная вставка в контекстном
меню. В этом диалоговом окне есть несколько переключателей, многие из которых
идентичны параметрам из раскрывающегося меню Вставка. В списке ниже указаны
только те параметры, которые чем-то отличаются.

•

Примечания и заметки. Копируются только заметки и примечания к ячейкам.
Значения из ячеек и их форматирование не копируются.

•

Условия назначения. Копируются правила проверки данных. Эти правила данных
можно установить с помощью команды Данные ► Работа с данными ► Проверка данных.

1 34

•

ГЛАВА 4

Работа с диапазонами и таблицами

С исходной темой. Копируется все, но используется форматирование из темы ис­
ходного документа. Этот параметр актуален тол,,ко в том случае, если данные

копируются из одной книги в другую и в обеих книгах задано ра:шос формати­
рование темы документов.

•

Ширины столбцов. Копируются только сведения о ширине столбцов и:1 одного
дианазона ячеек в другой.

•

Все условные форматы объединения. Все скопированные настройки условного фор­

матирования объединяются с любыми другими атрибутами форматирования
из диапазона назначения. Этот параметр работает только при копировании
диапа:юна с условным форматированием.

х

?

Специальная вставка
Вставить

О вс.е

О с ис~одной темой

О формулы

О без рамки

О значения

О ширины столбцов

О форма1ы

О форму4ы и форматы чисел

L,

() значении и форматы чисел

Примечания и заметки

О )IСловия на значения

вес условные формать об:ьедин ния

Операция

о умножить

О нет

(J

сложить

О 11азделить

О вычесть
О □ропускать пустые ячейки
Вставить связ.t,

Рис.

О транспонировать
ок

Отмена

4.11. Диалоговое окно Специальная вставка

ПРИМЕЧАНИЕ

Фактически в Ехсе\ есп, 11ссколько различных диалоговых окон Специальная вставка,
кажлос и з которых имеет свои нараметры. Какое окно откроется, зависит от того,

какие данные скопированы в буфер обмена. В этом подразделе описывается диа­
ло1·01юе окно Специальная вставка, которое открыщ1стся в том случае, сели в буфер
обмена скопированы отдельная ячейка или диапа:ю11.
СОВЕТ

Чтобы сделать команду Специальная вставка л.остунной, нужно ско11ироват1, ячейку
или лианазон. Вы не сможете воснользоваться :пой команл.ой, если данные будут
вырс:1аны (с помощью кома1щы Главная ► Буфер обмена ► Вырезать).

Копирование и перемещение диапазонов

135

Диалоговое окно Специальная вставка позволяет выполнять и другие операции,
о которых мы и попшорим далее.

Выполнение вычислений без использования формул
Переключатель Операция в диалоговом окне Специальная вставка позволяет выпол­

нять арифметические онерации со значениями и формулами в целевом диапазоне.
Например, можно скопировать один диапазон в другой и установить нереключатель

в положение умножить.

Excel

неремножит соответствующие значения в исходном

и целевом /tиапаэонах и заменит прежние эначения диапаэона назначения полу­
ченными рс:1ультатами.

Кроме того, так же можно вставить :шачения одной ячейки в диана:юн, одновре­
мешю выполнив математические операции. Допустим, у вас есть ряд эначений и вы

хотите увеличить каждое иэ них на

5 %.

Чтобы выполнить эту онерацию, введи­

те 105% в любую пустую ячейку и сконируйте это значение в буфер обмена. Затем
выделите диапаэон ячеек, содержащий эначения, которые необходимо увеличип,.
Откройте диалоговое окно Специальная вставка, установите переключатель Операция

в положение умножить и нажмите ююнку ОК. Каждое эначепие в вьщеленном диа-

11а:ю11е будет увеличено на

5 %.

ВНИМАНИЕ

Формулы, содержащиеся в ячейках диа11аэона наэначения, тоже будут и;1менепы.
Во многих случаях это нежелателыюе действие, так что будьте осторожны.

Пропуск пустых ячеек при вставке
У становив флажок пропускать пустые ячейки в диалоговом окне Специальная вставка, вы

можете эанретить

Excel

стирап, содержимое ячеек в дианазонс наэ11ачения, в кото­

рые копируются пустые ячейки исхо;щого диапазона. Это поле;шо при копировании

/tиапа:юна в другую область, поскош,ку вы вряд ли захотите, чтобы существующие
/tанные стиралис1, иэ-;3а того, что в копируемом диапазоне есть пустые ячейки.

Транспонирование диапазона
У ста~ювка флажка транспонировать в диалоговом окне Специальная вставка и:3меняет

ориентацию столбцов и строк копируемого дианаэона. Столбцы становятся стро­
ками, и наоборот. Все формулы в копируемом диапазоне иэменяются так, чтобы
11ри транспонировании они вьщавали правильный результат вычислений. Обратите
внимание: этот параметр мож1ю использовать в сочетании с другими нараметрами

этого диалогового окна. На рис.

4.12

пока:3ан пример гориэо11талыюго диапаэона

АЗ:FВ, который был транспонирован в диа11азон All:Flб.
СОВЕТ
Если в диалоговом окне Специальная вставка вы нажмете кнопку Вставить связь, то между

исходным и целевым диапа;юнами будет установлена свяэ1,. Благодаря ей любые
и:1ме11е11ия в исходном диана:юне будут автоматически отображап,ся в целевом.

ГЛАВА 4

136

Работа с диапазонами и таблицами

А

1

-------с

в

D

Расходы

2

1 кв

3

11

кв

120 ООО

4

Продажи

5

Командировочн

111
120

10 ООО

10 500
11550

6

Аренда

11 ООО

7

Расходные мате

29

ООО

8

Итого

170

ООО

29

IV кв

кв

ООО

ООО

171 050

Всего за год

ООО

120 ООО

11 025

11576

120

12 128
29

480

12 734

ООО

29

47 411

ООО

116

173 310

172 153

ООО

43 101
ООО

686 513

9
10
Продажи

11

Командировочные Аренда

12 1 кв

120

13 11 кв

120 ООО

ООО

10

ООО

10 500

Расходные материалы Итого
ООО

29

ООО

170

11550

29

ООО

171050
172 153

11

ООО

14 111

кв

120 ООО

11025

12 128

21 ООО

15 IV

кв

120 ООО

11576

12 734

29

ООО

173 310

480 ООО

43 101

47 411

116

ООО

686 513

16 Всего за год
17

Рис.

4.12. Изменение ориентации диапазона

при вставке на рабочий лист

Именованные диапазоны
Загадочные адреса ячеек и диапазонов иногда могут сильно усложнить работу.
Особенно это касается формул, о которых мы поговорим в главе 9. К счастью,
в Excel можно присваивать ячейкам и диапазонам содержательные имена. Напри­
мер, ячейке можно дать имя Процентная_ставка, а диапазону

-

Объем_продаж_за_июль.

Использование подобных имен ( а не адреса ячеек или диапазонов) дает несколько
преимуществ .

•

Содержательное имя диапазона (например, Валовой_доход) запомнить гораздо
легче, чем адрес ячейки (например, АС21).

•

При вводе имени меньше вероятность ошибиться, чем при вводе адресов ячеек
или диапазонов. К тому же если вы укажете неправильное имя в формуле, то

Excel
•

выдаст ошибку #ИМЯ?.

Содержательное имя позволяет бы стро перейти к областям рабочего листа, на
которых находятся соответствующи е ячейки или диапазоны. Для этого можно

использовать поле Имя (слева от строки формул). Нажмите кнопку раскрытия

списка имен и выберите нужное. Есть и другой способ: выберите команду
Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Перейти (или нажмите

FS либо Ctrl+G)

и укажите имя диапазона.

•

Упрощается процесс создания формул. Имя ячейки или диапазона можно вста­
вить в формулу, используя функцию автозавершения формул.

Ш□у Информацию об автозавершении формул можно найти в главе 9.
•

Имена позволяют упростить формулы и сделать их более понятными. Например,
формула =доход-Налоги, безусловно, намного понятнее, чем =D20-D40.

Именованные диапазоны

137

Создание именованных ячеек и диапазонов
Excel предоставляет несколько способов создания имен ячеек и диапазонов.

Но пре­

жде, чем мы к ним перейдем, напомним общепринятые правила выбора имен.

•

В именах не должно быть пробелов. Для имитации пробела можно использовать
символ подчеркивания (например, Годовой_доход).

•

Можно использовать любую комбинацию букв и цифр. Но помните, что имя
должно начинаться с буквы, подчеркивания или обратного слеша. Цифра в на­
чале имени не допускается (например, 2-йКвартал). Кроме того, оно не должно
походить на адрес ячейки (например, QTR2). Если такие имена все-таки нужно

задать, то перед именем можно поставить знак подчеркивания или обратный
слеш, например _2-йквартал и

\QTR2.

•

В именах не разрешается использовать любые специальные символы и знаки
пунктуации, за исключением символов подчеркивания, обратного слеша и точки.

•

Имена ограничены

255 символами,

но рекомендуется использовать как можно

более короткие имена, сохраняющие смысл.
ВНИМАНИЕ

Несколько имен в Excel определены для внутреннего использования. Конечно, вы
можете создать имена, которые будут их замещать, но этого лучше не делать. Мы реко­
мендуем не рисковать и избегать следующих имен: Область_печати, Заголовки_печати,
Область_консолидации и Имя_листа. Как удалить имя диапазона или переименовать
его, мы расскажем в подразделе <<Управление именами,> далее.

Использование поля Имя
Самый быстрый способ задать имя

-

использовать поле Имя ( слева от строки фор­

мул). Чтобы присвоить имя ячейке (или диапазону), выберите ее (его), щелкните
на поле Имя, введите имя и нажмите Enter. (Нажимать эту клавишу обязательно.
Благодаря этому программа запоминает созданное имя; если вы введете имя, а за­

тем перейдете к ячейкам рабочего листа, то имя не будет создано.)
Если вы введете некорректное имя (например, Мау21, которое является адресом

ячейки МАУ21), то

Excel активизирует ячейку с этим адресом и не предупредит вас

о том, что имя является неверным. Если во введенном имени есть недопустимый

символ, то программа выдаст сообщение об ошибке. Если имя уже есть, то вы
не можете использовать поле Имя, чтобы изменить диапазон, к которому относится
это имя. Попытка сделать это автоматически приведет к тому, что на листе будут

выбраны старая ячейка или диапазон.
В поле Имя в виде раскрывающегося списка отображаются все имена в рабочей
книге. Чтобы выбрать именованную ячейку или диапазон, щелкните на стрелке

в правой части поля Имя и выберите имя. Имя появится в поле Имя, и
именованную ячейку или диапазон на рабочем листе.

Excel

выберет

138

ГЛАВА 4

Работа с диапазонами и таблицами

Поле Имя - это раскрывающийся список, в котором отображаются все имена, име­
ющиеся в книге. Чтобы выбрать именованную ячейку или диапазон, щелкните на
стрелке в правой части поля Имя и выберите интересующее вас имя . Оно появится
в этом поле, и

Excel

выберет соответствующую ячейку или диапазон на рабочем

листе.

Использование диалогового окна Создание имени
Чтобы получить больше возможностей по присвоению имен ячейкам и диапазо­
нам, используйте диалоговое окно Создание имени. Сначала выделите ячейку или

диапазон, которым нужно присвоить имя. Затем выберите Формулы ► Определенные

имена ► Задать имя. Откроется диалоговое окно Создание имени (рис.

4.13).

(Обратите

внимание , что вы можете изменить его
размеры: установите указатель мыши на

любой из его границ и перетащите ее.)
Введите имя в поле Имя

( или

исполь­

зуйте имя, которое предлагает

]dмя :

х

Итого по региону

Qбласть:

Книга

Excel).

Адрес активной ячейки или диапазона

о

Создание имени

Примечание :

появится в поле Диапазон . В раскрываю­

щемся списке Область укажите область
видимости для создаваемого имени,
то есть зону, где оно будет применяться:

Диапа~он :

=Маркетинг!$G$7

во всей рабочей книге или на конкрет­

ок

ном листе, в котором оно определено.

В поле Примечание вы можете добавить
комментарий. Нажмите ОК, чтобы до ­
бавить новое имя и закрыть диалоговое

Рис.

]

"'"'"' 1'

J

4.13. Присваивать имена ячейкам

или диапазонам можно в диалоговом окне

Создание имени

окно .

Использование диалогового окна Создание имен из выделенного диапазона
Текст из рабочей таблицы можно использовать для создания имен ячеек или диа­
пазонов. Например, на основе текста в столбце А можно создать им ена для соот­
ветствующих значений в столбце В.

Excel

упрощает эту задачу .

Чтобы создать имена, используя текст из соседних ячеек, сначала выдел ите его
и ячейки, которым вы хотите присвоить имена. Это могут быть как отдельные ячей­
ки, так и диапазоны . Текст при этом должен находиться в ячейках, которые являются

соседними по отношению к ячейкам, которые нужно назвать. (Можно выбрать не­
сколько диапазонов парных ячеек. ) Далее выберите команду Формулы ► Определенные
имена ► Создать из выделенного. Откроется диалоговое окно Создание имен из выделенного
диапазона (рис.

4.14 ).

Флажки в этом диало говом окне установлены на основании анализа выделенного

диапазона, проведенного программой. Так, если она обнаружила текст в первой

Именованные диапазоны

139

строке диапазона, то 11редложит создать имена на основе текста в верхней стро­

ке

-

будет установлен флажок в строке выше. Если догадка Ехсе\ неверна, то вы

можете установить другой флажок. Нажмите ОК, и имена будут созданы. Исполь­
:1уя ланные, показанные на рис.
(рис.

4.14,

Ехсе\ создаст семь именованных диапазонов

4.15).
А

в

с

I Январь

Февраль

Е

D

Регион

1

26,438

39,488

29,898

З

Регион

4
5

Регион

2
3
4

32,423
25,571

38,58
33,314
32,979

27,442
39,333
32,8493

Регион

39,092

F

Март

1
2

б

7

Создание имен из выделенного д...

?

х

8
Создать имена из значений:

9

10
11

8
8

12
13
14

О в строке ниже

в строке u.ыше
в столбце сдева

О в столбце сnрава

15
16
17
18

Рис.

ок_j

4.14. В Excel можно создавать имена ячеек,

используя текст из соседних ячеек

о

Диспетчер имен

Изменить ...

Создать ...

$ильтр

lдалить

Имя

Значение

Диапазон

Область

·:i Март

{"29 898" "27,442" "39

=Лип2'SDS2 SDS5

Кн,га

~Регион _ 1
~Реrион _ 2
!iИjРегион_3
~Реrион_4
~Февраль
liИJянварь

Отмена

("26,438";"39,488";"29, ,.

• Лиcт2!SBS2 : SDS2

Книга

("32,423","38,58";"27,4 ..

• Лиcт2'SBS3 : SDS3

Книrа

{"25,571 ";"33,314";"39,

= Лист2!$В$4SDS4

Книга

("39,092";"32,979";"32,.

• Лист2 I SВS5

SDS5

Книга

{"39,488" "38,58"

= Лист2ISСS2

SCS5

Книга

= Лист2!SВS2

SBS5

Книга

"33,з. ..

{"26,438"·"32,423"·" 25,

Примечание

Диапазон

Х

= Лиcт2ISDS2 : SDS5

Рис.

4.15. Работать с именами диапазонов можно в окне Диспетчер имен

х

•

140

ГЛАВА 4

Работа с диапазонами и таблицами

ПРИМЕЧАНИЕ

Если текст, содержащийся в ячейке, приведет к созданию некорректного имени,
то программа автоматически исправит его. Например, если ячейка содержит текст

Чистый доход (недопустимое имя, поскольку в нем есть пробел), Excel заменит
пробел символом подчеркивания. Но если вместо текста в ячейке содержится
формула или некое значение, то программа не сможет создать на их основе кор­

ректное имя. При этом
никаких сообщений.

Excel

не присваивает ячейке никакое имя и не выводит

ВНИМАНИЕ

Если левая верхняя ячейка выбранного диапазона содержит текст, а вы выбрали
параметры в строке выше и в столбце слева, то Excel применит этот текст в качестве
имени для всех данных, кроме верхней строки и левого столбца. Поэтому, прежде,
чем принимать имена, которые программа создает автоматически, следует убедиться
в том, что они присвоены нужным диапазонам. Если Excel создал неправильное
имя, то его можно удалить или изменить в окне Диспетчер имен

( см. следующий

подраздел).

Управление именами
В рабочей книге можно создать любое количество имен ячеек и диапазонов. Если
таких имен много, то управлять ими можно в диалоговом окне Диспетчер имен, по­

казанном на рис.

4.15.

Чтобы открыть его, выберите команду Формулы ► Определенные имена ► Диспетчер
имен (или нажмите Ctrl+FЗ). Что оно позволяет делать?

•

Получать полные данные о каждом имени, содержащемся в рабочей книге.
Размер окна Диспетчер имен можно изменять, например увеличить ширину

столбцов, чтобы увидеть больше информации, и даже изменить порядок их
следования. Щелкнув на заголовке столбца, можно отсортировать информа­
цию в нем.

•

Фильтровать список имен. Нажатие кнопки Фильтр открывает список команд.

Вы можете выбрать ту, которая позволит отобразить лишь имена, соответствую­
щие определенным критериям. Например, это могут быть имена, принадлежащие

конкретному рабочему листу.

•

Получать быстрый доступ к диалоговому окну Создание имени. Чтобы от­
крыть это окно, нажмите кнопку Создать. Окно Диспетчер имен при этом не за­
кроется.

•

Редактировать существующие имена. Чтобы отредактировать имя, выделите
его в списке имен и щелкните на нем дважды или нажмите кнопку Изменить.

В открывшемся диалоговом окне Изменение имени можно изменить само имя,

ссылку на ячейки, которым оно присвоено, либо примечания к ним.

•

Удалять имена, которые больше не используются. Выберите в списке соот­
ветствующее имя и нажмите кнопку Удалить.

Добавление примечаний к ячейкам

141

ВНИМАНИЕ

При удалении имен ячеек и диапазонов соблюдайте осторожность. Удаление имени,
которое используется в формуле, приведет к тому, что та станет неправильной и бу­
дет возвращать значение ошибки #ИМЯ?. Было бы логичным, если бы при удалении
имени программа заменяла его в формулах соответствующим адресом, но этого

не происходит. Хорошая новость: удаление имени можно отменить. Если сразу после

удаления имени на листе вы видите ошибку #ИМЯ?, то нажмите кнопку Отменить на
нанели быстрого доступа (или нажмите Ctrl+Z). Удаление будет отменено.

Если вы удалите строки или столбцы, содержащие именованные ячейки или диапа­
зоны, то целостность ссылок, соответствующих их именам, будет нарушена. Напри­
мер, если ячейка Al на листе Лисrl называлась Проценты, то это имя соответствовало

ссылке =Листl ! Al. В случае удаления первой строки или первого столбца рабочего
листа ссылка, которая соответствует имени Проценты, станет некорректной и будет
отображаться как =Листl ! #ССЫЛКА!. И если имя Проценты используется в какой-либо
формуле, то она вернет значение ошибки #ССЫЛКА?.
СОВЕТ

Вы можете создать на листе список всех имеющихся в книге имен. Для этого сначала

поместите табличный курсор в любую пустую ячейку - она будет левой верхней
ячейкой будущего списка. Затем нажмите FЗ, чтобы открыть диалоговое окно Вставка
имени, где представлены все имена, определенные на текущем листе. Нажмите кнопку

Все имена, и программа создаст на рабочем листе список, в котором, помимо имен,
будут указаны соответствующие им адреса.

Добавление примечаний к ячейкам
В последних версиях Excel компания Microsoft добавила новый способ аннотирова­
ния ячеек. Раньше вы могли добавить к ячейке комментарий; он представлял собой
простое текстовое поле, в которое можно было добавить любой текст. Элемент,
который раньше назывался комментарием, теперь называется заметкой и рас­
сматривается в следующем разделе. Новый вариант аннотирования называется

примечанием. Он представляет собой связанный список комментариев и призван
облегчить общение пользователей.

Чтобы добавить примечание к ячейке, выделите ее и выполните любую из этих
команд.

•
•

Выберите Рецензирование ► Примечания ► Создать примечание.

Щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню
команду Вставить примечание.

•

Нажмите

Ctrl+Shift+F2.

Когда та или иная команда будет выполнена,
пустое примечание (рис.

4.16).

Excel

прикрепит к ячейке новое

Чтобы заполнить его, введите текст в поле Начать

ГЛАВА

142

4

Работа с диапазонами и таблицами

беседу и нажмите кнопку Опубликовать. (Если вы нажмете ее, оставив поле пустым,

то примечание не будет создано.) Во время публикации

Excel создает примечание

с информацией о пользователе, опубликовавшем его, а также с датой и временем
этого события. На рис.

А

4.17

в

с

Февраль

Январь

2

Регион

1

3

Регион

2

4

Регион З

5

!Регион 4

показано готовое примечание.

26,438
32,423
25,571
39,092

39,488
38,58
33,314
32,9791

Е

D

G

н

Март

29,898
27,442
39,333
32,8491

б

7

•
1

8
9
10

Пользователь

DS

Начать беседу

Совет: нажмите клавиши CTRL+BBOД для

публикации.

11
12
13
14

Рис.

4.16. При создании примечания к ячейке прикрепляется

Г; ....:.'
З

Регион

2

4 Регион 3
5 !Регион 4

в

с

Февраль

Январь

26,438
32,423
25,571
39,092

б

D

новое пустое примечание

G

н

Март

39,488
29,898
38,58
27,442
33,314
39,333
32,979lг-з=-=2~,8::-:4-:-9~3-.------------..
Ds 17 •••
Пользователь
Может кто то проверить финальные

7
8
9
10
11
12

данные по этому региону?
августа

24, 202S, 13:11

Ответить

13

14

Рис.

4.17. Введите текст и

нажмите кнопку Опубликовать, чтобы завершить процесс создания примечания

СОВЕТ

Опубликовать примечание или ответ вы можете, нажав Ctrl+Enter вместо кнопки
Опубликовать.

СОВЕТ

Заметку к ячейке можно преобразовать в примечание . Для этого выделите яче йку
с заметкой и выберите ком анду Рецензирование ► Заметки ► Преобразовать в примечание.
Ехсе\ не ставит временную м ет ку на преобразованное примечание, как в случае
с новыми примеча ниями .

143

Добавление примечаний к ячейкам

Отображение примечаний
Ячейки с примечаниями имеют мале111,кую метку в правом верхнем углу. Чтобы
нросмотреть связанные примечания, которые привязаны к ячейке, выделите ее.

Примечание отобразится, когда вы наведете указатель мыши на ячейку , и исчезнет,

когда вы его уберете. Если щелкнуть на примечании во время его отображения,
то ячейка будет выделена. Кроме того, 11росмотреть примечание можно, щелкнув
11равой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню команду Ответить
на примечание.

Чтобы просмотреть все примечания на

рабочем листе, выберите кома~щу Рецен­

Примечания

зирование ► Примечания ► Показать приме­

V
Элементы :

Х

3

чания. Откроется панель задач Примечания
(рис.

4.18).

Польз ователь

Используя панель Примечания, можно

D1

1?'

Отправил в региональный офис для

создавать новые примечания и отвечать

проверки

на имеющиеся. Если активная ячейка

аа rуста

еще не содержит примечание, то нажатие

24, 2025, 13:14

Ответить

кнопки Создать приведет к его созданию.

Если же к этой ячейке нримечание уже
нривя за но, то после нажатия

кнопки

курсор будет помещен в поле ответа на

8

Пользователь

В2

1?' •••

D5

1?'

Это значение уменьшилось

11римеча11ие.

Ответить

На ленте есть две команды, 11озволя­
ющие нросмотреть все примечания на

рабочем листе. Перемещаться по при­
мечаниям можно с помощью команд

Рецензирование ► Примечания ► Предыдущее
примечание или Рецензирование ► Приме­

чания ► Следующее примечание. Если панель

8

Пользователь

Может кто то проверить финальные

данные по зтому региону?

Ответить

:~адач Примечания видна, то эти команды

1юзволяют выбрать примечания прямо
на ней. Если же она не видна , то приме­

чания будут отображаться рядом с ячей­

Рис.

4.18. Отображение

всех примечаний

на панели задач Примечания

ками, к которым привязаны.

Ответы на примечания
Поле для ввода дополнительного текста расположено под примечанием, на которое

вы отвечаете. Когда вы начинаете набирать текст ответа, в ноле примечания ото­

бражаются кнопки Опубликовать и Отменить. Вы можете ответит~, только на последнее
примечание в цепочке .

144

ГЛАВА

4

Работа с диапазонами и таблицами

Редактирование примечаний и ответов
В поле примечания есть кнопка Редактировать, которая позволяет изменить текст при­

мечания, если именно вы его создали. При редактировании примечания дата и время

его создания не обновляются. Кнопка Редактировать будет доступна и в ответах, если
вы являетесь пользователем, ответившим на примечание. Она видна только в том

случае, если примечание или ответ активны либо на них наведен указатель мыши.
При редактировании примечания отображаются кнопки Сохранить и Отменить, по­
зволяющие подтвердить правку или вернуться к старому тексту.

Удаление примечаний и ответов
Первое примечание в цепочке можно узнать по многоточию в правом верхнем углу.
Это меню, в котором содержатся две команды: Удалить цепочку и Разрешить цепочку
(рис.

4.19).

При нажатии кнопки Удалить цепочку удаляется примечание и все при­

мечания под ним. Кроме того, удалить всю цепочку можно еще одним способом:

щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите в контекстном меню команду

Удалить примечание (или выберите команду Рецензирование ► Примечания ► Удалить).
Если вы удалили цепочку по ошибке, то выберите команду Отменить на панели
быстрого доступа или нажмите

27,442
39,333
32,8493

Ctrl+Z.

Пользователь

8

D5

/

• ••
~-'-----~

Можеr кто то проверить финальн

@J

Удалить цеп очку

данные по этому региону?
авrуста

8

24, 2025, 13: 11

✓ Закрыть цепочку

Пользователь
Отправил в региональный офис
для проверки

а в густа

24, 2025, 13 16

Ответить

Рис.

4.19. В первом

примечании в цепочке есть меню. позволяющее его удалить

В ответах на примечания вместо меню с многоточием есть кнопка Удалить. При ее
нажатии в ответе удаляется только этот ответ. Все ответы, находящиеся под уда­
ленным, остаются в цепочке.

Закрытие цепочек примечаний
Вторая команда в меню многоточия

-

Разрешить цепочку. С ее помощью можно предот­

вратить дальнейшее размещение в нем ответов. Разрешенные (закрытые) цепочки

становятся серыми. На рис.

4.20

показано примечание, которое было разрешено.

Добавление заметок к ячейкам

145

При повторном открытии цепочки она
возвращается в состояние, в котором на­

ходилась до момента закрытия. То есть

8

Автор

В2

/

•••

Это значение уменьшилось

она больше не выделяется серым цветом
и пользователи могут отвечать на при­

Ответить

мечания в ней. Закрывать или повторно

открывать цепочки может любой чело­
век, имеющий право доступа на запись

v

в рабочую книгу, а не только пользо­
ватель, создавший цепочку. Удаляет­

ся закрытая цепочка тем же способом ,

Разрешено

4 t Автор

D5

Может кто-то проверить финальные

что и открытая. Закрытие цепочки дает

данные по этому региону?

преимущество: можно сообщить другим

Еще

1 ответ

пользователям, что все проблемы были
решены, но при этом сохранить цепочку

как напоминание о них. Закрытые цепоч­

ки по-прежнему отображаются на панели

Рис.

4.20. Разрешенное примечание окрашивается

задач Примечания, и их можно увидеть,

серым цветом

если просмотреть все цепочки.

Добавление заметок к ячейкам
Как уже было сказано ранее, элемент, ранее называвш ийся примечанием, теперь на­
зывается заметкой. Заметки

-

это простые текстовые поля, которые привязываются

к ячейкам. Размер поля можно изменять и к заметкам можно применять некоторые
виды форматирования . От примечаний заметки отличаются тем, что вы не можете

ответить на заметку, но можете добавить дополнительный текст в нижнюю часть
поля, в котором она находится . С помощью заметок можно описать конкретное

значение или объяснить, как работает формула.
Чтобы добавить заметку к ячейке, выделите ее и выполните любое из этих дей­
ствий.

•
•

Выберите Рецензирование ► Заметки ► Заметки ► Создать заметку.
Щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите
команду Создать заметку .

•

Нажмите

Excel

Shift+F2.

вставит заметку, которая указывает на активную ячейку . Изначально она

состоит только из вашего имени, з·аданного на вкладке Общие диалогового окна
Параметры Excel (чтобы открыть его, выберите команду Файл ► Параметры). Свое имя
из заметки можно удалить. Введите текст заметки, а затем щелкните в любом месте

рабочего листа

-

она будет скрыта. Размер окна, в котором записывается заметка,

можно изменять, перетаскивая его границы. На рис.
меткой выглядит на рабочем листе.

4.16 показано, как ячейка с за­

146

ГЛАВА

4

Работа с диапазонами и таблицами

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

в

с

Регион
Регион
Регион

Регион

1
2
3
4

D

Февраль

Январь

26,43~
32,423
25,571
39,092

Е

Март

39,488
38,58
33,314
32,979

29,898
27,442
39,333
32,849~

l

Поnьзоватеnь:
Это предварительное
значение

13

141
Рис.

4.21. К ячейкам

можно добавлять заметки, поясняющие

содержащиеся в них значения

В правом верхнем углу ячеек, к которым добавлена заметка, отображается малень­
кий красный треугольник (это индикатор заметки ) . Если навести указатель мыши
на ячейку с заметкой, то она становится видимой .
СОВЕТ

Способ отображения заметок и примечаний к ячейкам можно изменить. Для этого
выберите команду Файл ► Параметры и откройте вкладку Дополнительно диалогового

окна Параметры Excel. В разделе Отображение выберите один из следующих трех ва­
риантов.

• Нет примечаний, заметок и индикаторов. Этот вариант позволяет скрыть все указан­
ные элементы . Чтобы снова отобразить скрытые заметки, выбер ите на ленте
команду Рецензирование ► Примечания ► Заметки ► Показать все заметки . Обратите
внимание: используя эту команду, вы выбираете параметр Индикаторы и заметки,
а при наведении указателя - примечания (третий вариант) . Или вы можете выбрать
команду Рецензирование ► Примечания ► Заметки, а затем выбрать любую из команд
Редактировать заметку, Следующая заметка или Предыдущая заметка , чтобы отобразить

только одну заметку. Выбор одной из этих команд не изменяет настройки в раз­
деле Файл ► Параметры .

• Только индикаторы, а при наведении указателя - примечания и заметки . Этот вариант
задан по умолчанию .

• Индикаторы и заметки, а при наведении указателя - примечания. Выбрав этот вариант,
вы сделаете так, что заметки будут отображаться всегда. Варианта Всегда отображать
примечания нет, но вы можете открыть панель задач Примечания (как это сделать,
описывалось в предыдущем подразделе) .

Добавление заметок к ячейкам

В

Excel

147

есть возможность сделать так, чтобы заметки отображались даже в том

случае, если на ячейку не наведен указатель мыши. Щелкните на ячейке с заметкой

правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Показать или скрыть
заметки. С ее помощью можно выбрать, что будет отображаться: сама заметка или
красный треугольник, а также задать обычное поведение заметки ( то есть она будет
открываться только при наведении на нее указателя мыши).

Отображение заметок
Если вы хотите, чтобы все заметки были видны (независимо от местоположения
указателя мыши), выберите команду Рецензирование ► Заметки ► Заметки ► Показать все
заметки. Это команда-переключатель; чтобы скрыть все заметки, выберите ее снова.

Чтобы изменить вариант отображения отдельной заметки, выделите ячейку, к ко­
торой она привязана, а затем выберите Рецензирование ► Заметки ► Заметки ► Показать
или скрыть заметку. Кроме того, кнопка Заметки в одноименной группе на ленте

содержит команды Следующая заметка и Предыдущая заметка. При выборе одной

из них отображается соответствующая заметка и скрывается текущая, если она
есть.

Ш□у Информация о том, как выводить заметки и примечания в документах при печати, будет при­
ведена в главе

7.

Форматирование заметок
Оформление заметок задано по умолчанию. Но при желании вы можете его из­
менить. Щелкните на ячейке с заметкой правой кнопкой мыши и в контекстном

меню выберите команду Изменить заметку. Выделите текст заметки и с помощью
команд групп Шрифт и Выравнивание на вкладке Главная отформатируйте его по
своему усмотрению.

Чтобы получить еще больше возможностей форматирования, выберите коман­
ду Главная ► Ячейки ► Формат ► Формат примечания или щелкните правой кнопкой

мыши на заметке и в контекстном меню выберите команду Форматировать при­
мечание. Откроется диалоговое окно Формат примечания, в котором можно изме­

нить многие элементы форматирования примечания, в том числе цвет, границы
и поля.

ВНИМАНИЕ

В диалоговом окне Формат примечания отображаются разные вкладки в зависимости
от того, редактируете вы заметку или нет. При редактировании, то есть когда курсор
находится в точке вставки в тексте заметки, в этом диалоговом окне открыта только

вкладка Шрифт. Если заметка выбрана, но не редактируется, то отображаются все
доступные вкладки.

ГЛАВА 4

148

Работа с диапазонами и таблицами

Альтернатива стандартным заметкам к ячейкам
Средство проверки данных Excel (подробнее о нем мы поговорим в главе 23) позволяет
создавать заметки другого типа: они автоматически появляются на экране, когда вы­

делена соответствующая ячейка. Чтобы создать такую заметку, сделайте следующее.

1.
2.

Выберите ячейку, к которой нужна заметка.

Выберите команду Данные ► Работа с данными ► Проверка данных. Откроется диалоговое окно Проверка вводимых знэчений.

3.

Перейдите на вкладку Подсказка для ввода.

4.

Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.

5.

Введите текст заметки в поле Подсказка по вводу.

6.

Введите текст в поле Заголовок (это делать не обязательно). Он будет выделен жирным
шрифтом и будет выводиться как заголовок заметки.

7.

Нажмите ОК, чтобы закрыть окно Проверка вводимых значений.

Выполнив эти действия, выделите ячейку, с которой работали,
заметку. Когда вы выделите другую ячейку

-

-

и вы увидите· вашу

заметка исчезнет.

Обратите внимание: такое примечание является ненастоящим. Ячейка с подобным

сообщением не имеет индикатора заметок и к ней неприменимы команды, позво­
ляющие работать с заметками. Кроме того, это сообщение нельзя отформатировать
и распечатать.

Редактирование заметок
Чтобы отредактировать текст заметки, выделите ячейку, к которой она привязана,
щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду
Изменить заметку (или выделите ячейку и нажмите

Shift+F2). Внеся изменения, щелк­

ните на любой другой ячейке.

Удаление заметок
Чтобы удалить заметку, выделите ячейку с ней, а затем выберите Рецензирование ► При­
мечания ► Удалить. Или щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном

меню выберите команду Удалить заметку.

Работа с таблицами
Таблица

Excel - это область рабочего листа, имеющая специальное назначение.
Excel придает им особые свой­

Когда диапазон ячеек определяется как таблица,

ства, которые облегчают выполнен ие части операций и помогают предотвращать

появление ошибок.
Назначение таблицы

-

обеспечить данным определенную структуру. Если вы знаете,

как таблицы выглядят в приложениях баз данных (например, в

Microsoft Access),

Работа с таблицами

149

то должны иметь представление о концепции структурированных данных. Если же

это не так, то не беспокойтесь: в этой теме нет ничего сложного.
В таблице каждая строка содержит информацию об одном объекте. В таблице
с информацией о сотрудниках каждая строка будет содержать информацию об
одном сотруднике (например, имя, отдел и дату приема на работу). Каждый стол­

бец содержит одну и ту же информацию для каждого сотрудника. Тот же столбец,
в котором указана дата приема на работу первого сотрудника, содержит дату приема

на работу всех остальных сотрудников.
Каждая строка таблицы содержит информацию о каком-то одном объекте. Для
примера возьмем таблицу с данными о сотрудниках. Каждая строка в ней будет
содержать данные об одном работнике (Ф. И. О., отдел, дату приема на работу
и т. д.). В каждом столбце будут данные определенного типа, относящиеся к каж­
дому из работников по отдельности. Так, информация о дате приема на работу всех
сотрудников будет храниться в одном столбце, при этом данные о том, в какой из
дней каждый из этих людей был принят на работу, будут расположены в отдельных
строках.

Структура таблицы
На рис.

4.22 показана простая таблица. Различные ее элементы будут описаны

ниже.

Кнопка сортировки

Строка заголовков

и фильтрации

Чередующиеся
строки

А

1 1
2 00001

з 'оооо2

в
...

н

с

•

Иван Петров

Маркетинга

Дарья Смирнова Бухгалтерия

Итого

Е

D
...

J.

.

.

...

•

. '

08.04.2001 80 000,00 11
12.12.1996 110 000,00 11
190 000,00 11

8912
10 490

?

Мар,ер ,аме,е,и, раsмера i

5
6
Строка итогов

Рис.

4.22. Основные элементы таблицы

!□□у Этот пример доступен для скачивания, файл называется Простая таблица.хlsх.
Строка заголовков
Строка заголовков обычно окрашена в цвет, отличающийся от цвета остальных
строк таблицы. Значения в строке заголовков определяют названия столбцов

таблицы . Если вы используете формулу, которая ссылается на ячейки таблицы,
то значения в строке заголовка будут определять порядок ссылки на ее отдельные

столбцы. Например, в ячейках столбца Стаж, дней таблицы, показанной на рис.

4.22,

находятся формулы, которые ссылаются на ячейки столбца Дата приема ( столбец D).

150

ГЛАВА

4

Работа с диапазонами и таблицами

Эти формулы имеют следующий вид: =ТДАТА()-[@[Дата приема]). Если таблица
по длине больше, чем вмещает экран, то при ее прокрутке вниз строка заголовков

заменит обычные заголовки столбцов

Excel.

ШDQ О том, как использовать в формулах особые табличные ссылки, мы поговорим в главе 16.
Кроме того, в заголовке есть кнопки сортировки и фWLьmрации. Они работают точно
так же, как обычные кнопки фильтрации данных в

Excel.

Тело таблицы
Тело таблицы образуется одной или несколькими строками данных. По умолчанию
строки отформатированы так, что поочередно окрашиваются в два разных цвета.

Когда в таблицу добавляются новые данные, они форматируются по тем же прави­
лам, которые применяются к существующим строкам. Например, значения в столб­
це, отформатированные как текст, будут так же отформатированы и во всех новых

строках этого столбца. То же самое касается правил условного форматирования.
Учитывайте, что к новым данным применяются не только правила форматирования.

Если ячейки столбца содержат формулу, то она будет автоматически вставлена
во все добавляемые строки. На новые данные будут распространяться и правила
проверки данных, установленные для этого столбца. Все это дает возможность
организовать достаточно надежную структуру ввода данных, которая позволяет

гарантировать, что все установленные требования будут автоматически применяться

к любой новой информации.
У таблиц много прекрасных свойств. Но одно из лучших заключается в следующем:
если в таблицу добавлять новые данные, то все, что ссылается на нее, будет автома­
тически учитывать это дополнение. Например, диаграммы или сводные таблицы,
создаваемые на основе некой таблицы, автоматически перестраиваются, когда в нее
добавляются новые строки данных или из нее удаляются ненужные строки.

Строка итогов
При создании таблицы ее строка итогов по умолчанию не отображается. Чтобы
добавить ее, на контекстной вкладке Конструктор таблиц (появляется на ленте при
выборе любой ячейки таблицы) установите флажок Строка итогов в группе Параме­
тры стилей таблиц. Когда строка итогов отображается, в ее первой ячейке находится
текстовое значение Итого, но вы можете изменить его или даже поместить в эту

ячейку формулу.

Какую бы ячейку строки итогов вы ни выбрали, рядом с ней появляется кнопка
раскрытия меню, содержащего список наиболее популярных функций. Он напо­
минает перечень аргументов для функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ, и это не случай­

но. Если выбрать в нем какую-либо функцию, то

Excel

автоматически вставляет

в ячейку формулу, в которой используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. итоги. Смысл

в том, что эта функция игнорирует фильтруемые ячейки, поэтому общий итог будет
изменяться в зависимости от заданных параметров фильтрации строк таблиr~ы.

Работа с таблицами

151

Помимо списка функций, в нижней строке этого меню находится команда Другие
функции. Она позволяет открыть стандартное диалоговое окно Вставка функции, в ко­

тором вы можете выбрать любую функцию из всех доступных в

Excel.

Кроме того,

в ячейку строки итогов можно вручную ввести любую нужную формулу.

Маркер изменения размера
В правом нижнем углу таблицы находится маркер изменения размера. Перетаски­
вая его, можно изменять размер таблицы как по горизонтали, так и по вертикали.
В первом случае в нее добавляются новые пустые столбцы с типовыми названиями
Столбец!, Столбец2 и т. д. (эти имена можно менять на более осмысленные). Во вто­
ром - добавляются пустые строки, в ячейки которых скопированы все элементы
форматирования, формулы и правила проверки данных в столбцах.
При уменьшении размеров таблицы просто изменяется соглашение о том, какие
именно данные считаются частью таблицы. При этом не удаляются никакие данные,
настройки форматирования формул или правила проверки данных. Если нужно

изменить содержимое таблицы, то лучше удалить столбцы, строки или отдельные
диапазоны, а не использовать маркер изменения размера.

Создание таблиц
Как правило, таблица создастся на основе существующего диапазона ячеек с дан­
ными. Но в Exccl можно создать таблицу, используя пустой диапазон, и заполнить
ее позднее.

1.

Убедитесь, что диапазон, который вы намерены преобразовать в таблицу, не со­
держит пустых строк или столбцов, иначе Excel не сможет правильно определить
диапазон ячеек, из которых будет создана таблица.

2. У становите табличный курсор в любую ячейку диапазона.
3.

Выберите команду Вставка ► Таблицы ► Таблица (или нажмите Ctrl+T). Откроется
диалоговое окно Создать таблицу (рис. 4.23). Excel попытается определить диа­
пазон ячеек, на основе которых нужно создать таблицу, а также то, есть ли у нее

строка заголовка. В большинстве случаев программа предлагает корректный
результат. Если же это нс так, сами измените ссылку на диапазон и нажмите
кнопкуОК.

Диапазон будет преобразован в таблицу

(с

использованием стандартного стиля

таблицы), и на ленте появится вкладка Конструктор таблиц.
ПРИМЕЧАНИЕ

Excel может неправильно определить размеры таблицы, если она не отделена от
других данных хотя бы одной пустой строкой или столбцом. Если программа опре­
делила размеры таблицы неверно, то в диалоговом окне Создать таблицу задайте ее
правильные координаты. А еще лучше

-

нажмите в этом окне кнопку Отмена, до­

бавьте на лист пустые строки и столбцы, чтобы отделить таблицу от других данных,
и создайте ее повторно.

152
~

ГЛАВА/+

А

Работа с диапазонами и таблицами

с

в

Е

D

F

н

G

Количество
Дата

Район

1

Аrент

2
3

Андреев

22.01.2025 Центральный

Андреев

4
5

Андреев

10.04.2025
04.10.2025

6
7

Андреев

8
9
10

Андреев

Андреев

Андреев

Стоимость

Центральный
Первомайский

19.01.2025 Первомайский
14.04.2025 Первомайский
17.03.2025 Первомайский
26.09.2025 Первомайский

Андреев
Андреев

12.01.202

11
12

Андреев

22.09.202
15.04.202

13
14

Андреев

15
16

Андреев

12.09.202
21.05 202
16.04.202

Андреев

22 11.202

17
18

Борискин

19
20

Борискин

1811.2025 Первомо
03 09.2025 Первомайский
04.01.2025 Первомайский

Борискин

21

Борискин

Андреев

Андреев

Борискин

Рис.

Ванных

комнат

Площадь Тип

Собственность

1 295 000,00 Р
1 384 000,00 Р

4

1

4

1 258 000,00 Р
1 271 000,00 Р

2
2

2
2

140 Собственность
154 Семейный

1 310 000,00
1 312 000,00

Р

3

3
2

210 Частный
165 Семейный

Р

4

1 352 000,00
1 372 ООО 00

Р

2

3
3

138 Частный
164 Собственность

Р

2
3

2
3

164 Собственность
165 Собственность

3
2

2
2

166 Собственность
166 Собственность

3
2
4

2
3

167 Частный
168 Собственность
168 Собственность

?

х

lкаж~пе расположение данных таблицы·

t

3

3
2

2: 00 ,ООР
1 289 000,00 Р

3
3

2
3

Р

06.03.2025 Первомайский

1 313 000,00
1 342 000,00

Р

2
4

3
2

18.09.2025 Первомайский

1 354 000,00

Р

2

2

Отмена

75

169 Частный
170 Частный
147 Семейный
171 Частный
172 Собственность
173 Частный

4.23. В диалоговом окне Создать таблицу можно проверить. правильно ли Excel определил
размер будущей таблицы

Чтобы создать таблицу из пустого диапазона, выделите такой диапазон и выберите
команду ВСтавка ► Таблицы ► Таблица. Excel создаст таблицу, добавит заголовки ( на­
пример, Столбецl и Столбец2) и применит стандартные атрибуты форматирования
таблицы к диапазону . Стандартные заголовки столбцов желательно заменить более
содержательным текстом .

Добавление данных в таблицу
Если в таблице нет строки итогов, то самый простой способ ввести в нее данные

-

просто начать печатать в строке, которая расположена сразу под последней занол­

ненной строкой. В этом случае

Excel автоматически дополнит таблицу этой строкой

и применит к ней установленные форматирование, формулы и правила проверки

данных. Таким же образом можно ввести значение в следующую строку. Фактически
вы можете ввести требуемое количество строк, и таблица автоматически увеличит
свою длину так, чтобы они стали ее частью.
Если в таблице строка итогов есть, то вы нс сможете использовать описанный 11ри­

ем. Вы можете просто вставить в таблицу строки, как в любом обычном диапазоне.
Чтобы вставить строку, выделите ячейку или строку, а затем выберите кома1щу
Главная ► Ячейки ► ВСтавить. Если выделенный диапазон находится внутри таблицы,

то в открывшемся меню ВСтавить будут новые команды, предназначенные для работы
именно с таблицами. Если их использовать, то таблица соответствующим образом
изменится, но данные вне таблицы останутся прежними.

153

Работа с таблицами

Если выделенная ячейка находится в таблице , то нажатие Ctrl+- (знак минус на
цифровой клавиатуре),> и

Ctrl++

(знак плюс на цифровой клавиатуре) приведет

к изменению только таблицы, не затрагивая других данных на этом рабочем листе.
Более того, эти сочетания клавиш будут работать одинаково независимо от того,
что выделено: одна ячейка либо вся строка или столбец.

Сортировка и фильтрация данных в таблице
В строке заголовка таблицы можно увидеть ююпки сортировки и фильтрации
(стрелка в углу ячейки). Нажав такую кнопку, можно выбрать параметры этих
операций (рис.

4.24).
~l
:l

А

1
2
3
4
5

Андреев

б

Андреев

Сортировка по ~озрастанию

Е

>

~ортировка по цвету

Андреев
Андреев

11

Андреев

12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
1 24

Андреев

F·

Андреев
Андреев
Борискин
Борискин
Борискин
Борискин

Бори скин
Борискин
Борискин

J

Борискин

Рис.

J

' (Выделить все)
' 204 000,00 1?
' 205 000,00 1?
' 215 000,00 1?
, 222 000,00 1?
' 225 000,00 1?
' 232 000,00 1?
' 244 000,00 1?
' 246 000,00 1?
' 251 000,00 1?
• 1252 000,00 1?
•]264 000,00 1?
' 268 000,00 1?
' 273 000,00 1?

Андреев

[@

>

Числовые фильтры

Андреев

l Готово

1?
1?
1?
1?
1?

7 Андреев
8 !Андреев
9 Андреев
10 Андреев

't>

F

G

Сортировка по убыв 0 нию

..,",.

1?
1?
1?
1?
1?
1?
1?
1?
1?

1?
1?

1?
1?
1?
1?

1?
1?

nnf"\nf"\ n

1?

4
4
2
2
3
4
2
2
3
3
2
3
2
4
3
3
3
2
4
2
4
2
3

1
2
2
3
2
3
3
2
3
2
2
2
3
3
2
2
3
3
2
2
2

2
2

~ l9тм~

_J

ии

4.24. В каждом столбце таблицы есть доступ к командам сортировки

75
140
154
210
165
138
164
164
165
166
166
167
168
168
169
170
147
171
172
173
173
174
175

и фильтрации

СОВЕТ

Если вы не планируете выполнять сортировку или фильтрацию данных в таблице,
можете отключить отображение кнопок фильтра в строке заголовка. Команда Кон­
структор таблиц ► Параметры стилей таблиц ► Кнопка фильтра позволяет отобразить или
скрыть стрелки вывода меню фильтра .

154

ГЛАВА

4

Работа с диапазонами и таблицами

Сортировка таблицы
Благодаря сортировке строки таблицы можно нереупорядочить, юяв за основу
з начения одного и:з столбцов. Например, можно упорядочить таблицу по именам,
расставив их в алфавитном порядке, или отсортировать данные о сотрудниках от­

дела продаж по какому-либо другому критерию.
Чтобы отсортировать таблицу 110 :значениям определенного столбца, нажмите
кнопку-стрелку в е1·0 заголовке и выберите и з С11иска одну из команд сортировки.
Команды могут разл ичаться в зав исимости от того, данные какого тина содержатся

в столбце.
Среди эти х команд вы можете увидеть коман:tу Сортировка по цвету. Она по:зволяет

сортировать строки таблицы в :1ав исимости от цвета шрифта в ячейках или их фона.

Но ее стоит испоm,зовать только в том случае, если стиль таблицы был и зме11е11
с 110мощью параметров поль:ювательского форматирования.

Таблицу можно отсортировать 110 любому количеству столб1tов. Если нужно вы­
полнить множественную сортировку, сначала вы110лня ется сортировка по после:t­

нему сортируемому столбну, затем -

по предноследнему и так далее до п ер1юп)

сортируемого столбца . Ра::~берем на прим ере, как это делается. Представим, что
таблица должна быть отсортирована в алфавипюм 11орядке по агентам . К тому же

110 регионам, а затем n порядке убывания цен . Для этого типа сортировки сначала отсортируем табл и ну
110 столбцу Агент, затем - 110 столбцу Район и наконец - 110 столб1tу Стоимость. На
рис. 4.25 покюа11 результат этой сортировки.

/tля каждого и:~ них записи нужно отсортировап, сначала

в

D

с

_,
Рыжков

3

Тареев
Ильин
Смирнов

6
7
8
9
LC
11

Иванов
Сушкин

Иванов
Сушкин

!ильин
Круглое

12 Рыжков
13 Гриб
14 Тареев
15 Рыжков
16
17
18
19

Дудкин

20
21
22

Петров

23
24

Петров

Рудин
Рудин
Дудкин

Рудин
Круглое

Иванов

05.01.2025 Заводской
19.04.2025 Заводской
03.01.2025 Первомайский
11.04.2025 Октябрьский
21.12.2025 Первомайский
10.09.2025 Заводской
11.10.2025 Октябрьский
05.02.2025 Заводской
14.06.2025 Заводской
04.12.2025 Первомайский
28.04.2025 Октябрьский
09.03.2025 ОктАбрьский
25.10.2025 Заводской
06.04.2025 ОктАбрьский
05.12.2025 Первомайский
15.03.2025 Заводской
18.12.2025 Заводской
28.05.2025 Октябрьский
06.12.2025 Первомайский
23.11.2025 Центральный
27.10.2025 Заводской
12.06.2025 ОктАбрьский
13.08.2025 ОктАбрьский

Рис.

204 000,00 Р
205 000,00 Р
215 000,00 Р
222 000,00 Р
225 000,00 Р
232 000,00 Р
244 000,00 Р
246 000,00 Р
251 000,00 Р
251 000,00 Р
252 000,00 Р
264 000,00 ~
268 000,00 Р
273 000,00 Р
281 000,00 Р
286 000,00 ~
293 000,00 Р
302 000,00 Р
321 000,00 Р
323 000,00 Р
327 000,00 Р
329 000,00 ~
334 000,00 Р

2,5
2,5
3
2,5
2
2,5

2,5
3
2,5

2,5

203 Собственность

ИСТИНА

ИСТИНА

213 Собственность
185 Собственность
210 Семейный
208 Частный
189 Собственность

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

192 Частный
212 Частный
201 Семейный
191
188
192
197

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

Семейный

ИСТИНА

ИСТИНА

Семейный

ИСТИНА

ложь

Частный

ИСТИНА

ложь

Частный

ИСТИНА

ложь

196 Собственность
213 Собственность
187 Собственность
210 Частный

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

206 Собственность
209 Частный
194 Частный

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

214 Частный
201 Семейный
200 Собственность

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ложь

ложь

4.25. Таблица, отсортированная по трем столбцам

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

155

Работа с таблицами

ПРИМЕЧАНИЕ

Ко,·ла столбе11 отсортирован, на кнопке в строке заголовка появляется специальный
;111ачок, который служит напоминанием о том, что таблица отсортирована по этому
столбцу ,

Дру1·ой снособ вы1юл11ить сортировку

110

нескольким столбцам

- использовать лиа­

;юго1юе окно Сортировка . Чтобы открыть его, выберите команду Главная ► Редактиро­
вание ► Сортировка и фильтр ► Настраиваемая сортировка . Или щелкните правой кноп­

кой мыши на любой ячейке в таблице и в контекстном меню выберите команду
Сортировка ► Настраиваемая сортировка.

Итак, диалоговое окно Сортировка открыто. Используя раскрьшающиеся списки,

укажите, по какому столбцу будет выпол11яться сортировка и в каком порядке

(1ю вщрастанию или IIO убыванию). В этом прим ере вы начнете со столбца Агент,
Выберите его в с писке Сортировать по. Затем нажмите кнопку Добавить уровень и в спи­

ске Затем по выберите столбец Район. После этого добавьте еще один уровень
столб11а Стоимость. На рис.

4.26

- для

показано, как лолжно выглядеть диалоговое окно

с нараметрам и сортировки по трем столбцам. Результат онерации будет совпал.ать
с тем, который был 1нжазан н а рис.

4.25.
х

Сортировка

t Добавить уровень

х ~а.пить уровень

с,0116ец

[rnкопирова1ь уровень

1 "

Параметры

Сортировка

М 11 данные

одеож.а

Порядок

Сортировать по

дrею

"

Значения ячеек

..,

Затем по

Район

v

Значения ячеек

"

ОтАдоR

Затем по

Стоимость

"

Значения ячеек

v

По возрастанию

ОтАдоЯ

ОК

Рис.

4.26. Диалоговое окно Сортировка с параметрами сортировки

Отмена

по трем столбцам

Фильтрация таблицы
Фш1ьтрация

-

это отображение в таблице только тех строк, :шачения в которых

удовлетворяют заданным условиям . (Остаю,ные строки скрываются.)

Обратите внимание: нри фильтрации строки таблицы скрываются целиком. Как

сле11ствие, данные, которые находятся слева или справа от таблицы, при ее филь­

трации тоже могут быт~, скрыты. Если вы нланируете тем или иным образом филь­
тровс1ть таблицу, то не 1щбавляйте в область фильтрации такие сторонние данные.

Вернемся к примеру, с которым мы работали выше. Прелположим, что необходи­

мо отобра~-~ить данные только по району Заводской. Н ажм ите кнопку фильтрации

ГЛАВА 1.

156

Работа с диапазонами и таблицами

в заголовке столбца Район и в раскрывающемся списке щелкните сначала на флажке
(Выделить все) (при этом все флажки будут сняты), а затем
Нажмите кнопку ОК. В таблице, показанной на рис.

4.27,

на флажке Заводской.

-

теперь отображаются

только те записи, которые относятся к Заводскому району. Обратите внимание:
нумерация строк на рабочем листе нарушена, поскольку строки таблицы , не отно­
сящиеся к Заводскому району (то есть не соответствующие заданным критериям
фильтрации) скрыты.

А

в

с

D

н

G

~

6

Андреев

7

!Андреев

22.09.2025 Заводской

1 288 000,00

Р

166 Собственность

ложь

ложь

15.04.2025 Заводской

1 289 000,00

Р

166

Собственность

ложь

ложь

ложь

ложь

1 300 000,00 Р

167 Частный
173 Частный
174 Собственность

Р

175 Собственность

12.09.2025

Заводской

1 291 000,00 Р
1 280 000,00

Борискин

21.08.2025 Заводской
12.10.2025 Заводсмой
11.04.2025 Заводской

Брикман

20.05.2025 Заводсмой

1 272 000,00 Р

18

Борисмин

20

Борискин

26
28

Заводской

36

Брикман

16.02.2025

50

Ильин

54

Круглов

14.06.2025 Заводсной
27.10.2025 Заводской

59

Петров

60

Петров

61
62

Рудин

65
70

Рыжков

02.03.2025 Заводской
27.07.2025 Заводской

Рудин

1 389 000,00

Р

181 Частный
4

182

3

201 Семейный

327 000,00

Р

337 000,00

Р

344

214
4

000,ООР

15.03.2025 Заводской
18.12.2025 Заводской
05.01.2025 Заводской

286 000,00

2,5

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

3

187 Собственность
210 Частный

ИСТИНА

2,5

ложь

ложь

204 000,00

Р

3

203 Собстеенносrь

ИСТИНА

ИСТИНА

195 Семейный
189 Собственность
212 Частный

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

Смирное

19.11.2025

Заводской

366 000,00

Р

4

10.09.2025 Заводе.сой
05.02.2025 Заводской

232 000,00

Р

3

246 000,00

Р

2,5

75
77
78

Сушкин

336 000,00

Р

2

205 000,00

Р

4

Тареев

28.03.2025 Заводской
19.04.2025 Заводской
25.10.2025 Заводской

268 000,00

Р

3

80
81

Тареев

15.08.2025 Заеодсной

341 000,00

Р

Рис.

ИСТИНА

Р

Сушкин

Тареев

Частный

194 Семейный
186 Частный

ложь

ложь

000,ООР

293

73
74

Сушкин

Собственность

Р

251000,ООР

1 396 000,00

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

196 Собственность
213 Собственность
197 Частный

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

189 Собственность

ИСТИНА

ложь

1

4.27. Таблица отфильтрована так, чтобы показать данные. относящиеся только к одному району

Как видите, на кнопке раскрытия списка в столбце Район появился другой з начок,
указывающий на то , что столбец отфильтрован.
Данные можно отфильтровать так, чтобы в таблице отображались запис и, соответ­
ствующие нескольким значениям из столбца, по которому выполняется фильтрация.
Например, нашу таблицу-пример можно отфильтровать по з нач е ниям Заводской
и Центральный столбца Район . Для этого в раскрывающемся с писке столбца уста~ю­
вите соответствующие флажки .

Фильтровать данные можно в любом количестве столбцов таблицы . Например,
в таблице-примере можно задать следующие параметры фильтра: в столбце Район
выбрать элемент Заводской , а в столбце Тип

-

элемент Квартира . Тогда в отфильтро­

ванной таблице будут отображаться только зап иси, которые соответствуют этим
критериям фильтрации .

Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам фильтрации, в раскрыва­

ющихся списках заголовков столбцов выберите команду Текстовые фильтры

( сели

в столбце записаны текстовые данные), и/или Числовые фильтры (если в столбце

Работа с таблицами

157

хранятся числовые данные), и/или Фильтры по дате (если для значений в столбце
выбран один из форматов даты или времени). Эти команды тоже позволяют на­
строить фильтр так, чтобы в таблице отображались только те или иные данные.
Например, можно выводить строки, в которых значение в столбце Стоимость больше

или равно

1 200 ООО руб., но меньше чем 1 500 ООО руб. (рис. 4.28).
?

Пользовательский автофилыр

х

Показать только те строки. значения которых:
Стоимость

больше или равно

0

И

O

Знак

'"?'"

1200000

v

1500000

ИДИ

меньше

Знак вопроса

V

обозначает один любой знак

""'" обозначает последовательность любых знаков
ОК

Отмена
___J

Рис.

4.28. Настройка более сложного числового фильтра

Кроме того, можно щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду
Фильтр контекстного меню. Она открывает доступ к нескольким дополнительным
возможностям, которые позволяют фильтровать данные, основываясь на содер­

жимом выбранной ячейки или ее форматировании (эта опция может пригодиться,
если к ячейкам в таблице применено условное форматирование) .
ПРИМЕЧАНИЕ

Как и следовало ожидать, при каждой фильтрации значения, находящиеся в строке

итогов, пересчитываются так, чтобы отображались итоговые значения, подсчитанные
лишь по отфильтрованным данным.

Если данные копируются из отфильтрованной таблицы, то будут скопированы толь­
ко те, которые показаны в таблице. Иначе говоря, строки, скрытые при фильтрации,

копироваться не будут. Благодаря такому свойству фильтрации можно скопировать
подмножество большой таблицы и вставить его в другую область рабочего листа.
Но следует помнить, что данные, скопированные из таблицы, вставляются не как
таблица, а как обычный диапазон ячеек. Однако в дальнейшем его можно преоб­
разовать в таблицу.

Чтобы удалить фильтр, нажмите кнопку в заголовке столбца и в раскрывающемся
списке выберите Очистить фильтр. Если фильтрация выполнялась по нескольким
столбцам, то можете использовать более быстрый способ удалить все фильтры:
выберите команду Главная ► Редактирование ► Сортировка и фильтр ► Очистить.

158

ГЛАВА 4 Работа с диапазонами и таблицами

Фильтрация таблицы по срезам
Отфильтровать таблиrtу можно с помощью
одного или нескольких срезов. Этот способ
менее гибкий, но визуалыю более интересный .

?

Вета в ка срезов

Срезы особенно полезны в ситуациях, когда

Одгент

таблицу нужно покаэать новичкам или тем,

Одата

кому обычные методы фильтрации кажутся

■ Район

слишком сложными. Благодаря срезам легко

□стоимость

понять, какой именно тип фил ьтрации приме­

Околичество комнат

няется. Однако у срезов есть недостаток: они

Ованных

занимают много места на экране.

х

Оплощадь

Чтобы добавить один срез (или нескол1,ко),

Отип

перейдите в любую ячейку таблицы и выбе­

0Бассейн

рите команду Конструктор таблиц ► Инструмен ­

Опродано

ты ► Вставить срез. Откроется диалоговое окно

Вставка срезов , в котором будут показаны все
заголовки таблицы (рис. 4.29).
У становите флажок рядом с нолем (нолями), ко­

торые нужно отфильтровать. Срез можно со:щать

для каждого столбца, 110 такая потребносп, воз­

никает нечасто. Как 11равило, таблица фил1,тру­
стся по нескольким полям . Нажмите ОК, и Ехсе\
ок

создаст срез для каждо1·0 указанного ноля .

Отмена

Срез содержит юю11ку /tля каждого у11икаль1юго элемента в 11ол е . В нашем примере срез
для поля Агент содержит

Рис.

4.29. В диалоговом окне Вставка

14

кнопок, 1юс1<ольку

срезов можно указать. какие срезы

таблица содержит эаниси о

14 разных агентах .

необходимо создать

ПРИМЕЧАНИЕ

Срезы могут быть неприм ен имы 11ля столбцов, в которых ссп, числовые ;щ 1111ыс.
Наприм ер, в нашей таблице-примере

- 78 различных значен ий в столбце Стоимость.
78 кнопок (и в ;-пом случае не бу;1ст во:~­
110 число вым диа 11 а:ю 11ам) . Это пример топ>, 11а­

Срез для этого столбrщ будет насчитывать
можности сгру 1111иров ать значения

сколько срез ы негибки по сравнению с обычной фиm,тр,щией, параметры которой
можно задап, с rюмощыо кнопок Фильтр.

Чтобы использовать срсэ, нажмите одну иэ его кнопок - и в табли не будут 1юка:1а11ы
лишь те строки, в которых есть соответствующее значе11 ис . Если вы предварительно
нажм ете

Ctrl, то сможете

выделить 11 ескол 1,ко кнопок. А есл и

Shift -

то непрерывную

1·ру11пу кнопок (бланщаря этому можно, 11а11ример, выбрап, дианазон э11а•1с11ий

в столбце Стоимость). Кром е того, в верх11сй части среза ссп, кrюпка мультивыбора.

Работа с таблицами

Нажмите се, чтобы включить режим мультивыбора
JЗ,пь

-

159

и вам нс придется удержи­

Ctrl.

Если в таблице несколько срезов, то она будет фильтроваться в соответствии с тем,
что выбрано в каждом срезе. Чтобы отменить фильтрацию для конкретного среза,
щелк ните на з начке Удалить фильтр, находящемся в правом верхнем углу окна.

Вы можете изменить способ отображения среза или его расположение на рабочем
листе. Для этого используйте команду Инструменты для среза ► Параметры ► Настройка
среза или соответст вующую команду из контекстного м еню среза.

На рис .

4.30 предстаJЗлена таблица, отфильтрованная с помощью двух срезов.

В ней

покаэаны за писи, имеющие отношение к району Октябрьский для двух агентов:
Андреев и Дудкин.

н

G

D

с

А

.т

4

Андреев

14
15
42

Андреев

Дудкин

~3

Дудкин

Андреев

21.05.2025
16.04.2025
22.11.2025

Октябрьский

28.05.2025
09.05.2025

Октябрьский

Октябрьский
Октябрьский

1 282 000,00 Р
1 388 000,00 Р
1 389 000,00 Р

Октябрьский

302 000,00 Р
336 000,00 Р

!!1
82
83

3
3

2
4

168 Собственность

169

3

~=

Аrент

168 Собственность

2

?

Jn,=;
Район

rnбмАРн нnrтh

Андреев
Борискин

Октябрьски й

Брикман

Первомайский

Гриб

Центральный

ЛОЖЬ
ИСТИНА

Частный

Заводской

ЛОЖЬ

и rти.нд

~= ?

,-~д

Дудкин

88
89
90

Иванов
Ильин

91
92
93

Круглов

94
95
Рис.

4.30. Таблица, отфильтрованная с

помощью двух срезов

Изменение оформления таблицы
При создании таблю1ы

Excel

применяет к 11 ей стиль по умолчанию. Реальное же

представлени е документа зависит от того, какая т ема документа используе тся

в рабочей книге (нодробнее об этом мы поговорим в главе

5). К таблице при не­

обходимости можно нрименить и другой стиль.

Поместите табличный курсор на любую ячейку в таблице и выберите команду
Конструктор таблиц ► Стили таблиц. На ленте в этой группе может отображаться
одна строка палитры стилей. Но если нажать кнопку Дополнительные параметры,

которая находится 1Зни::1у справа от палитры, то

Excel отобразит палитру Стили

160

ГЛАВА 4 Работа с диапазонами и таблицами

таблицы (рис.

4.31 ).

Стили сгруппированы по трем категориям: Светлые, Средние

и Темные. Обратите внимание: кота вы наводите указатель мыши на любой стиль
палитры, то таблица на листе соответственно меняет свой вид. Выбрав стиль,
который подходит под ваши задачи, щелкните на нем

-

и он будет применен

к таблице. Но учтите, что некоторые из стилей палитры практически нечитасмы
и использовать их не стоит.

..

Светлые

- - - - --

____ _;

Средние

-----

------

-------u
-------

Темные

iij Создать стиль таблицы ...

itdJ

Создать стиль сводной таблицы ...

Рис.

4.31. Палитра стилей таблиц

СОВЕТ

Стиль таблицы, заданный по умолчанию для текущей рабочей книги, можно из·
менить . Найдите в группе Стили таблиц тот стиль, который хотите использовать,

щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду
По умолчанию. Он будет испольэоваться для всех новых таблиц, которые вы создадите
в этой книге в дальнейшем.

161

Работа с таблицами

Можно изменять не только стиль таблицы, но и ее цветовую гамму. Для этого нужно
применить к рабочей книге другую тему документа. Выполните команду Разметка

страницы ► Темы ► Темы и выберите в открывшейся палитре подходящую тему.

Ш□у Темы подробнее рассматриваются в главе 5.
Изменить некоторые элементы стиля можно, установив или сняв соответствующие

флажки в группе Параметры стилей таблиц на вкладке Конструктор таблиц. С их по­

мощью можно указать, какие элементы таблицы должны (или нет) отображаться
и будут ли применены к ней те или иные параметры форматирования (табл.

4.3).

Таблица 4.3. Флажки группы Параметры стилей таблиц и их назначение
Флажок

Что включает/выключает

Строка заголовка

Отображение строки заголовка

Строка итогов

Отображение строки итогов

Чередующиеся строки

Чередование цветов строк

Первый столбец

Специальное форматирование для первого столбца. Результат установки/снятия
флажка зависит от того, какой стиль представления таблицы используется
-----

Последний столбец

- ~--

-

---

----

............. ······-···----·-

Специальное форматирование для последнего столбца. Результат установки/
снятия этого флажка зависит от того, какой стиль представления таблицы ис­
пользуется

Чередующиеся столбцы

Чередование цветов столбцов

Кнопка фильтра

Отображение раскрывающихся списков фильтров в заголовке таблицы

СОВЕТ

Если вы пытаетесь применить к таблице стиль, но не получаете нужного результата,
то, возможно, диапазон ячеек, на основе которого была создана таблица, отформа­
тировали еще до того, как он был преобразован в таблицу. Такое форматирование
можно отменить.

Чтобы удалить фоновую заливку ячеек, выделите таблицу и выберите команду
Главная ► Шрифт ► Цвет заливки ► Нет заливки. Чтобы удалить цветовое выделение со­
держимого ячеек, выберите команду Главная ► Шрифт ► Цвет шрифта ► Авто. Для удале­
ния существующих рамок выберите команду Главная ► Шрифт ► Граница ► Нет границы.

После этого палитра стилей должна работать обычным образом.

Вы можете создать собственный стиль таблиц. Для этого выберите команду Кон­

структор таблиц ► Стили таблиц и раскройте палитру стилей. Выберите в ней команду
Создать стиль таблицы. Откроется диалоговое окно Создание стиля таблицы (рис.

4.32).

В нем можно настроить формат любого элемента таблицы. Выберите его в списке
Элемент таблицы и нажмите кнопку Формат. В открывшемся диалоговом окне Формат

ячеек можно задать любой формат всех элементов таблицы. Закончив, присвойте

162

ГЛАВА 4

Работа с диапазонами и таблицами

новому стилю имя и нажмите ОК. Вновь созданный стиль появится в палитре стилей
в новой категории ~ Пользовательские.

х

Создание стиля таблицы

Имя.

Стиль таблицы 1

Элемент таблицы:

Образец

Вся таблица

Первая полоса столбцов
Вторая полоса столбцов
Первая полоса строк
Вторая полоса строк
Последний столбец

Первый столбец
Строка заголовка

Строка итогов

.Ф.ормат

Форматирование элемента.

О Назначить стилем таблицы по умолчанию для данного документа
ОК

Отмена

Рис. 4.32. В этом диалоговом окне можно создавать собственные стили таблицы
Пользовательские стил и таблиц доступны только в той рабочей книге, в которой они
были созданы. Но если таблицу, к которой был применен такой стиль, ско пировать
в другую рабочую книгу, то новый стиль будет доступен и в н ей .
СОВЕТ

В существующий ст иль таблицы можно внести изменения . Для этого найдите его на
ленте и щелкните на нем правой кнопкой мыши. В меню выберите команду Дублиро­
вать . Откроется диалоговое окно Изменение стиля таблицы со всеми настройками для

указанного стиля таблиц. Внесите все изм е не ния , которые вам нужны, присвойте
стилю новое имя и нажмите ОК, чтобы сохранить его как пользовательский.

Глава

5

ФОРМАТИРОВАНИЕ РАБОЧИХ ЛИСТОВ

Форматирование рабочих листов нужно не только для улучшения их внешнего
вида. Если правильно его выполнить, то пользователи смогут быстрее понять на­
значение листа и увидеть важные данные. Кроме того, оно позволяет визуально

структурировать информацию и предотвратить ошибки при вводе данных.

Форматировать нужно далеко не каждую рабочую книгу, особенно если работать
с ней будете только вы . Если же ее будет использовать кто-то другой , то книгу
все же стоит отформатировать, хотя бы на самом простом уровн е, тем более что
это не займет много времени .

Инструменты форматирования в
На рис.

5.1

Excet

показан пример простого форматирования рабочего листа и видно, как

оно улучшает внешний вид таблицы и се читабельность. Нсотформатированная

таблица (показана слева) функциональна, но нс слишком удобна для чтения по
сравнению с отформатированной (показана справа).

!□□у Этот пример доступен для скачивания, файл называется Простое форматирование.хlsх.
t3II

Рк .. •Сохрвнено,:J10.

»

Р

v

•

-

О

Х

(1

•
Фай.11 Г.11ав Мен1 Bcra, Рисо Разu Фор, Дан► Реце Вид Авто Разр Слро[·.

l[]

,Д

=

%

111 YC/IOIH(W фQрма, .. ро,а

Буфер
обмен, "

Шр11фт

ВЫ/N18,1НННИ8

ЧИС/10

"

"

"

~ Форматироп,. как та6.о.
IJj;!! Стм11и 11неек "

•
>

V

•

•

Е

V

/х

!

D_t_

•

Кредитный калькулятор
Сумма 11рединI:

4,25%

z4soooo,
4,lS!К

ГодоааА nроцентнаR ставк.111:

Периодичность матt-жей (мес.)

ПериодичнО(;'Ть П/lilТежей (мес.}

48

55

••

Ко11ичестао nериодоа:

59З,19f

Реrул,~рныйnлатеж:
Расчет

no одному

Веедите номер периода:

::

Те.nонр,ед11п;

[

8 677 f

Неформатнрованс

~

Рис.

Расчет по одному периоду

469169

Проценты:

14
1S

Гот080

55593,

периоду

10

1111

•··

+
111

l!!J

_._,.,.

1

(1...,,М

24500009

Реrv1111рныйn11с1теж

Х

J(;JJ(

11! Стми IIЧMK "

Кр,едитt1ый 11альку1111тор

Кол11чес:тво nериодое:

□

-

ФаtЬла, Д в,ш Рисо "'" Фор;:"' P:•,:::::::?]i •
Буфер Шрнфт BыpillHl<lilHHt ЧIOCJIO ~ Форм4rиро1.-r~ 1;1611) ,
Е15

Годова11 npoцeнтtsta111 ставка;

Р

v

V

;

CyMMilKl)l!ДHT8;

Со~рвнtмо1::tто.

о6меи;~"

1

Сtн~м

J21

Р1с..

"

10

В.едите номер периода

11

Тело 11/)еДИТil

12

Проценты

<
Гоrою

)'

,.,

f:I

46916"
8677"

D-rформатирое.1но

+

111!_111

1'!]

5.1. Простое форматирование может значительно улучшить вид рабочего листа

V

164

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

Инструменты форматирования ячеек

•
•

Excel можно найти

в трех местах:

на вкладке Главная ленты;

на мини-панелях контекстных меню, которые появляются при щелчке правой
кнопкой мыши на выделенном диапазоне или ячейке;

•

в диалоговом окне Формат ячеек.

Кроме того, многие популярные виды форматирования можно применить с по­
мощью специальных сочетаний клавиш.

Инструменты форматирования на вкладке Главная
На вкладке Главная вы можете получить быстрый доступ к наиболее используемым
параметрам форматирования. Выделите ячейку (или диапазон), которую нужно

отформатировать, а затем выберите соответствующий инструмент, находящийся
в группах Шрифт, Выравнивание или Число.

Процесс использования этих инструментов интуитивно понятен, и наилучший

способ ознакомиться с возможностями форматирования, которые они предо­

ставляют, ~ поэкспериментировать. Введите какие-нибудь данные и выделите
несколько ячеек. Нажимая кнопки форматирования, вы увидите, как будет ме­
няться оформление выделенного диапазона. Обратите внимание: некоторые из
этих элементов управления являются раскрывающимися списками. Нажав кнопку

с небольшой стрелкой, вы получите доступ ко всем скрытым под ней возможностям
форматирования.

Мини-панели инструментов
Как вы уже знаете, щелчок правой кнопкой мыши на ячейке или выделенном диа­

пазоне приводит к появлению контекстного меню. Кроме того, над или под ним

появляется мини-панель для форматирования (рис.

5.2).

Она содержит часто ис­

пользуемые элементы управления, которые доступны на вкладке Главная.

При выборе инструментов форматирования, размещенных на мини-панели, кон­
текстное меню исчезает, но сама она остается на экране, что позволяет и далее

применять к выбранным ячейкам другие параметры форматирования. Чтобы
скрыть мини-панель, щелкните на любой ячейке или нажмите Esc.

Диалоговое окно Формат ячеек
Как правило, инструментов форматирования, расположенных на вкладке Главная,
вполне достаточно, однако некоторые типы форматирования доступны лишь
в диалоговом окне Формат ячеек. Оно содержит ряд вкладок, с помощью которых

можно выбрать практически любой вариант стилистического форматирования
(в том числе числовое) (некоторые из этих вкладок мы рассмотрим далее в главе).

Форматы, которые вы выбираете в этом диалоговом окне, применяются только
к выделенным ячейкам.

Инструменты форматирования в

Excel

165

~айл Главная

UJ

х

Вставить ~
<J
Буфероб~

~

/х

С18
в

А

С

l,.

Вырезать

L~

Копировать

r□ Параметры вставки:

2
3
4
5
6
7
8
9
10

Специальна я _вста в ка ...

Вставить._

Очисrмть содержимое

11

~ильтр

12
13

14
15
16
17

~ Получить данные иэ таблицы или диапазона ...

(,J .Создать примечание

Q

181
19
20
21
22
23
24
25

.Создать заметку

[] Формат ачеек_.
Выбрать из раскрывающегося списка
Присвоит»: имя ...

<о Ссылка

Да нны е п о р
го,оео

Рис.

~

~ Связать с этим диапазоном

~ Сnецмuьные ао,__ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ____,.

5.2. Мини-панель появляется над или под контекстным меню

Чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, выполните любое из следующих
действ ий (11е забудьте предварительно выбрать ячейку или диапазон, которые
хотите отформатировать).

•
•

Нажмите сочетание

Ctrl+l.

Нажмите кнопку открытия диалогового окна (маленькую стрелку), которая
находится в правом нижнем углу групп Шрифт, Выравнивание или Число вкладки

Главная . В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек вы окажетесь на вкладке,

соответствующей выбранной rрунпе команд.

•

Щелкните правой кнопкой мыши на выделенной ячейке или диапазоне и вы­

берите в контекстном меню команду Формат ячеек.

•

В меню некоторых команд, появляющихся после нажатия кнопки открытия
диалогового окна, есть команда Другие, которая тоже открывает диалоговое окно

Формат ячеек . Пример такой команды

-

Главная ► Шрифт ► Границы ► Другие грани­

цы , которая выводит на экран окно Формат ячеек с открытой вкладкой Граница.

166

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт,

Граница, Заливка и Защита. О параметрах форматирования, доступных в этом окне,
мы поговорим далее в главе.

Способы форматирования рабочих листов
Возможности форматирования, доступные в

и в других приложениях

Microsoft Office,

Excel,

например

практически такие же, как

Word

или

PowerPoint.

Тем

не менее некоторые способы форматирования ячеек (такие как заливка фоновым
цветом или добавление границ) в

приложениях пакета

Excel

имеют большее значение, чем в других

Office.

Форматирование листа с помощью шрифтов
Выделять различные фрагменты рабочего листа, например заголовки таблиц, мож­
но с помощью шрифтов разных типов и размеров. Вдобавок можно определенным

образом подбирать их атрибуты

-

например, чтобы разместить на одной печатной

странице больший объем информации, можно использовать мелкий шрифт.
Для отображения введенной информации в

Excel по умолчанию используется
Calibri размером 11 пунктов. Шрифты (Calibri, Gambria, Arial, Times New
Roman, Courier New и т. д.) различаются начертанием. Ра:Jмер шрифта измеряется
в пунктах (72 пункта соответствуют 1 дюйму; 1 дюйм равен 2,54 см). Высота строки
в Excel по умолчанию 15 пунктов. Поэтому шрифт размером 11 пунктов, помещен­
ный в строку высотой 15 пунктов, очень хорошо читается, так как между символами

шрифт

соседних (по вертикали) строк остается достаточный промежуток.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы не изменили высоту строки вручную, то Ехсе\ автоматически настраивает
ее, исходя из максимальной высоты символов в строке.

СОВЕТ

Следует помнить, что Ехсе\ не встраивает шрифты. Если с вашей рабочей книгой
будут работать другие пользователи, то старайтесь использовать в ней стандартные
шрифты Windows. Если при открытии книги окажется, что используемый в ней
шрифт в системе не установлен, то Windows попытается найти похожие шрифты
по собственному усмотрению. Это действие не всегда дает корректный результат.
Изменить шрифт или его размер в выделенных ячейках можно с помощью элемен­
тов управления Шрифт и Размер шрифта, расположенных па вкладке Главная или на

мини-панели. Это самый простой способ.

Кроме того, выбрать шрифты можно на вкладке Шрифт диалогового окна Формат
ячеек (рис.

5.3). Там же можно изменить несколько свойств используемого шрифта,

к которым нет доступа в других местах программы. Можно выбрать стиль шрифта

Способы форматирования рабочих листов

16 7

(полужирный, курсив, подчеркивание), добавить цвет и различные эффекты (под­
черкнуть текст, оформить символы как верхние или нижние индексы). Если уста­

новить флажок Обычный, то Excel применит атрибуты шрифта, которые определены
/\ЛЯ этого стиля. Более подробно о стилях мы поговорим в разделе <<Создание стилей
/\ЛЯ у11рощения форматирования >> далее в главе.

х

Формат ячеек

Число

Выравнивание

Шрифт

Граница

За11ивка

Защюа

Шрифт

Начертание

Ca1ibri

обычный

...

Calibri Li ht

. '

(Заго.11овки)

fазмер

11

t§.jPЩЩj 1
курсив

Abadi
Abad1 Extra Light
ADLaM Display
Aqency FB

10

палуж:ирны"

"

полужирный курсив

12

14

Цв.с_r.

Подчеркивание
Нет

■ Обwчный

v

Обра3ец

Видоиэменение

:J _эачеркнутый
'надtтрочный

Calibri

:J nодстро~ный
Шрифт типа

TrueType.

Шрифт будет использован как д11я вывода на экран, так и для печати

ОК

Рис.

5.3. На

Отмена

вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек можно получить доступ
ко многим дополнительным параметрам шрифтов

На рис. 5.4 показаны примеры форматирования с использованием различных атри­
бутов шрифтов. Чтобы сделать подчеркивание символов более заметным, мы скрыли
сетку. Обратите внимание: в Ехсе\ предусмотрены четыре варианта подчеркивания.
Два из них позволяют подчеркивать только значения (но не все символы в яч е йке),
а еще два

-

1юл1юстью выделять нижнюю границу ячейки.

Быстро отформатировать выбранный диапазон ячеек можно с помощью следующих
сочетаний клавиш:

•

Ctrl+И или

Ctrl+B -

•

Ctrl+Ш или

Ctrl+I -

•

Ctrl+Г или

•

Ctrl+S -

Ctrl+U -

полужирное начертание;
курсив;

подчеркивание;

:iачеркивание.

ГЛАВА

168

5

Форматирование рабочих листов

А

В

1

1

Крупный и полужирный Шрифты бывают разных видов

2

Крупный и курсивный

Разных видов

3

Одинарное подчеркивание

'Pa.yu,,:t виgюв

4

Двойное подчеркивание

Ш,w-ф wч,v бо«!"'°""' ~ в,и,,в

Одинарное бухrалтера<ое подчеркивание

Разных 11идо11

I5
б

--щ~--~t6~ ~

Двойное бухгалтера<ое подчеркивание

Шрифты бывают ра з ных видов

7 Верхний индекс х 2 и нижний индекс х 1

8
Lg

Шрифты бывают разных видов

1 da 1 18JЭ"'1ip:ыl1

Рис.

s.,. Варианты форматирования шрифтов

Эти сочетания клавиш действуют и как обычные переключатели. Например, уста­
новить полужирное начертание или снять его вы можете, нажав Ctrl+B (нс забудьте
предварительно выделить соответствующий текст, ячейку или диапазон).

Использование нескольких стилей форматирования в одной ячейке
Если ячейка содержит текст, то можно отформатировать разными стилями отдельные
символы. Для этого перейдите в режим редактирования (нажмите

F2

или дважды щелк­

ните на ячейке) , а затем выделите символы, которые нужно отформатировать . Для этого
используйте мышь (перетаскивая ее указатель по тексту) или клавиатуру (нажмите

Shift

и, не отпуская ее, нажимайте навигационные клавиши).

Этот способ может пригодиться, например, когда нужно оформить надстрочные или
подстрочные символы в ячейке (примеры приведены на рис.

5.4).

Выделив символы, используйте обычные методы форматирования, в том числе все воз­
можности диалогового окна Формат ячеек. (Способы, позволяющие его открыть, были
описаны выше. Например, нажмите

Ctrl+ 1.) Любое форматирование будет применяться

только к выделенным в ячейке символам. Обратите внимание: форматировать так можно
только ячейки с текстом

-

для чисел и формул этот способ не подходит.

Выравнивание содержимого ячеек
Содержимое яч ейки можно выровнять как по гори:юнтали , так и по и вертикали .

По умолчанию чи сл а в

Exccl

а содержимое яч ее к в 11елом

И зменить эти значения

ныра в ни ва ются по правому краю, те кст

-

-

110 л е ному,

по нижнему .

110 умолчанию оч е нь просто.

Наиболее часто используемые

ком а нды выравнивания находятся в груrш е Выравнивание на вкл адке Главная ленты .

Кроме того, донолнител ьныс воз можности ныравнивания содержимого яч еек до­
ступны на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис .

5.5).

Способы форматирования рабочих листов

rФормат ячеек
ЧиСJIО

?

Вь~равн.-еание

Шрифт

rраниц,~

Заливка

169

х

Защи1а

.

Орментаци1t

no f0pм.)Otf1a,JIИ
у

по 1наченмю

о

.
•

ryn

nоаертик...пи

no

н111жнему краю

Надпись - •

к

..

Оrображение
nе~~ить тексr

•

) .111оnо4бор шир.-~ны

О сО_wдинение Ачеtк
Наnраuение 1еке1•
н.,nраален"е 1екаа

no

l(()НteкcJY

L

ок

Рис.

5.5. Вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек

Гаризонтальное выравнивание
Параметры горизонтального выравнивания можно найти в раскрывающемся спи­

ске По горизонтали на вкладке Выравнивание окна Формат ячеек. Благодаря им можно
контролировать расположение содержимого ячейки (или ячеек) относительно ее
ширины.

•

По значению. Числа выравниваются по правому краю, текст

ческие и ошибочные значения

•

-

-

по левому, логи­

по центру. Этот вариант задан по умолчанию.

По левому краю (отступ). Содержимое ячейки сдвигается влево. Если текст в ячейке
не помещается по ширине, то он выходит за ее правый край и визуально накла­
дывается на пустую ячейку справа. Если та содержит какие-то данные, то текст

при выводе на экран усекается и отображается не полностью. Эта команда есть
на ленте.

•

По центру. Содержимое ячейки смещается в центр . Если текст в ячейке не по­
мещается по ширине, то выходит за ее пределы и визуально накладывается на

пустые соседние ячейки по обе стороны от выбранной. Если они содержат какие­
то данные, то текст при выводе на экран усекается и отображается не полностью.
Команда ес ть на ленте.

170

•

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

По правому краю (отступ). Содержимое ячейки сдвигается вправо. Если текст
в ячейке не помещается по ширине, то он выходит за ее левый край и визуально
накладывается на пустую ячейку слева. Если она содержит какие-то данные,

то текст при выводе на экран усекается и отображается не полностью. Команда
есть на ленте.

•

С заполнением. Содержимое ячейки повторяется до тех пор, пока та не будет
целиком заполнена по ширине. Если этот параметр форматирования применен

к ячейкам справа от текущей, то они тоже будут заполнены.

•

По ширине. Текст в ячейке выравнивается по правому и левому краям одно­

временно. Этот вариант обычно используется, когда в форматируемой ячейке
содержится текст, разбитый на несколько строк.

•

По центру выделения. Текст смещается в центр нескольких выделенных столбцов.
Этот параметр полезен для центрирования заголовков относительно нескольких

столбцов.

•

Равномерно (отступ). Текст располагается равномерно по ширине ячейки.

ПРИМЕЧАНИЕ

Выбрав вариант По левому краю, По правому краю или Равномерно (отступ), в поле Отступ
можно дополнительно задать величину расстояния между текстом и левой, правой

или обеими границами ячейки.

На рис.

5.6 показаны примеры текста, к которому применены три вида горизонталь­

ного выравнивания: По левому краю (отступ), По ширине и Равномерно (отступ).

По левому краю (отступ)

Равномерно (отступ)

По ширине

«Восемьдесят семь лет назад наwи отцы
создали на зтом l(ОНтиненте новую нацию,

«Восемьдесят

семь

лет

назад

наши

отцы

зачатую в свободе и преданную ндее о том,

создали

что все люди созданы равными.

зачатую в свободе и преданную идее о том,

на

этом

континенте

новую

нацию,

Ji(Восемьдесят
создали

на

семь
этом

лет

назад

континенте

наши

новую

отцы
нацию,

зачатую в сеободе и преданную идее о том, ч10

что все люди со:,даны равными .

люди

со:,даны

равными.

с.ейчас мы ввязались в велиную гражданскую
войну, котораА nроеерАет, сможет 11и эта

нация, или любая ,цруrая нация, зачатая и

Сейчас мы вмзались в велииую гражданскую

Сейчас мы ввязались в великую гражданскую

войну,

которая

преданная таким образом, долго

нация,

или любая дРугая

существовать. Мы встретились на ее.nином

преданная таким обраюм, долго существовать .

таким

поле битвы !tтой войны . Мы пришли, чтобы

Мы встретились на великом поле битвы этой

встретились на великом no11e битвы этой войны .

проверяет,

сможет

ли

эта

нация, зачатая и

nосеятить часть этого поля последнему

войны .

уnоноению тем, кто отдал здесь свои жизни

этого

ради ~-ого, чтобы эта нация могла жить.

отдал здесь свои жизни ради того, чтобы эта

Мы

поля

пришли, чтобы
последнему

посвятить

упокоению

Совершенно уместно и правильно, что мы

нация

должны это сделать».

правильно, что мы должны это сделатьJ1.

Рис.

моr11а

жить .

Совершенно

часть

тем,

уместно

кто

и

войну, которая nроееряет, смож~т ли эта нация,
или тобая р,ругая нация , sачатая и П!)4!данная

образом ,

долго

сущестеоватъ .

Мы

Мы пришли , чтобы посвятить часть этого поля
nоС11еднему

уnомоению

тем,

кто

отдал

здесь

свои жизни ради того, чтобы на нация могла
жить. Совершенно уместно и правильно, что мы
должны

сделать• .

5.6. Один и тот же текст. для которого заданы три вида горизонтального выравнивания

Ш□V Если вы хотите поэкспериментировать с настройками выравнивания текста, то можете вос­
пользоваться файлом Выравнивание текста.хlsх.

Способы форматирования рабочих листов

171

Вертикальное выравнивание
Варианты вертикального выравнивания можно выбирать в раскрывающемся
сниске По вертикали вкладки Выравнивание диалогового окна Формат ячеек. Они по­
зволяют управлять расположением содержимого ячейки относительно ее границ
110 вертикали. Обычно их не слишком часто используют. Фактически эти варианты

полезны только в том случае, если высота строк была изменена вручную и превы­
шает обычную. Рассмотрим их подробнее.

•

По верхнему краю. Содержимое ячейки сдвигается к ее верхнему краю. Параметр
доступен на ленте.

•

По центру. Содержимое ячейки смещается в центр в вертикальном направлении.

•

По нижнему краю. Содержимое ячейки сдвигается к ее нижнему краю. Этот вариант

Параметр доступен на ленте.

доступен на ленте и задан по умолчанию.

•

По высоте. Текст ячейки выравнивается по вертикали. Этот параметр применим
только в том случае, если в форматируемой ячейке есть текст, разделенный на
несколько строк. Параметр можно использовать для увеличения межстрочного
интервала.

•

Равномерно. Текст раснределяется между верхней и нижней частью ячейки

равномерно, ври необходимости добавляется дополнительный интервал между

строками. Если ячейка содержит только одну строку текста, то этот способ вы­
равнивания будет идентичен варианту По центру.

Перенос по словам и автоподбор по ширине
Текст в ячейке может не помещаться в ней по ширине. Если вы не хотите, чтобы
011 накладывался на соседние ячейки, то обратите внимание на флажки Переносить
текст и Автоподбор ширины, которые есть на вкладке Выравнивание окна Формат ячеек.

Команда Перенести текст доступна и на вкладке Главная ленты.

Если установить флажок Переносить текст, то текст в ячейке будет отображаться
так, словно он разбит на несколько строк. Так удобно форматировать заголовки

столбцов, поскольку можно использовать длинные заголовки, не делая столбцы
слишком широкими и не уменьшая размер текста.

Благодаря флажку Автоподбор ширины можно уменьшить размер текста так, чтобы
011 1юместился в одной ячейке, не затрагивая соседние. Но его используют в редких

случаях: обычно эту настройку проще выполнять вручную, поскольку, если текст
достаточно длинный, результат будет неразборчив.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если для ячейки установлен флажок Переносить тексr, то опция автоподбора ширины
для нее недоступна.

ГЛАВА

172

5

Форматирование рабочих листов

Объединение ячеек для размещения большего объема текста
Возможность объединения (слияние) ячеек

-

очень удобный инструмент форма­

тирования. При слиянии объединенная ячейка занимает место исходных ячеек,

но объединить их содержимое невозможно. На рис.

5.7 показаны четыре варианта

слияния ячеек. Диапазон С2:12 был объединен в одну ячейку, как и диапазоны J2:P2,
В4:В8 и В9:В13. В двух последних случаях также была изменена ориентация текста

(подробнее об этом мы поговорим чуть позже, в разделе <<Изменение ориентации
текста,>).

А

_в_

с

D

G

н

к

м

N

о

pl

11

Неделя

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

т-1

ro

с:
с:

>
Q.

'N

ro
с:
с:

>
Q.

'-

85
17
91
62
71
40
7
62
44
76

1

4
40
51

Неделя

2
34
43
30
58
62
92
91
13
66
63

3
90
72
68
4
96
58
89
6
81
67

Рис.

5.7. Объединение ячеек для создания заголовков

22

23
52
40
70
13
23
39

5
93
85
93
65
51
57
73
70
72
41

6
23
64
21
46
98
59
59
43
20

7
79
24
11
63
80
47
24
73
100

8
93
6
18
6
19
14
94
71
97
24

2

9
30
54
42
46
51

10
98
98
95
65
33

11
63
26
92
25
84

12
55

68
88
55
89
62

14
83
56
6
37

30
72
19
100
64

91

13

73
75
65

41
77

92

13
28
16
54
18
90
39
69
61
49
3

14
92
59
42
19
43
17
4
12
81
42

Объединить можно любое количество ячеек, зани мающих произвольное коли­
чество строк и столбцов,

-

даже все

17 179 869 184

ячейки рабочего листа (хотя

трудно представить, зачем может понадобиться такая огромная ячейка, разве что
для розыгрыша коллеги) .

При этом все ячейки должны быть пустыми, за исключением левой верхней . Если
среди ячеек, которые вы хотите объединить, есть ячейка ( или несколько) с некими

данными, то

Excel

выведет предупреждение. Если продолжить операцию, то со ­

держимое всех ячеек, кроме левой верхней, будет удалено.

Объединить ячейки можно, установив соответствующий флажок на вкладке Вырав­
нивание диалогового окна Формат ячеек, но куда более удобный вариант

-

исполь­

зовать кнопки Объединить и поместить в центре в группе Выравнивание на ленте (или

на мини-панели). Выделите нужные ячейки, а затем нажмите кнопку Объединить

и поместить в центре. Ячейки будут объединены, а содержимое левых верхних ячеек
центрируется по горизонтали . Кнопка Объединить и поместить в центре действует

как переключатель . Если хотите вернуть ячейкам первоначальный вид (до объ­
единения ), то выделите их и снова нажмите кнопку Объединить и поместить в центре.

После объединения значение в итоговой ячейке можно выровнять, используя коман­
ды группы Главная ► Выравнивание .

Способы форматирования рабочих листов

173

Команда Главная ► Выравнивание ► Объединить и поместить в центре открывает список
с дополнительными параметрами.

•

Объединить по строкам. Если выбран диапазон, в котором много строк, то так можно
создать несколько объедин е нных ячеек - по одной на строку .

•

Объединить ячейки. Выделенные ячейки будут объединены без применения фор­
матирования Выровнять по центру .

•

Отменить объединение ячеек. Выделенные ячейки вернутся к первоначальному
ниду .

Изменение ориентации текста
Еще один вариант улучшить читабельность таблицы

отобразить текст под углом .

-

Текст можно располагать горизонтально или вертикально, а также под произволь­
ным углом .

Чтобы изменить ориентацию текста , выделите ячейку (или диапазон) и в группе
Главная ► Выравнивание раскройте список кнопки Ориентация , в котором представ­
лены самые популярные варианты изменения ориентации т е кста . Больше допол­
нительных возможностей открывает команда Формат выравнивания ячейки в этом

сниске. После того как вы ее выберете, откроется диалоговое окно Формат ячеек
на вкладке Выравнивание (см. рис. 5.5). В этом окне в области Ориентация задайте
требуемую ориентацию, указав в поле счетчика хх градусов значение в диапазоне
от -90° до +90° или перетащив красный индикатор на дуге Надпись в требуемое
ноложение.

На рис.

5.8

показан пример текста, расположенного под углом

А

в_
__

с

G

D

~

~t'

~

:\,
~t'

~

:'1

~t'

~

J>

~t'

~

н

~о

-$0

Север

1982

1804

18S8

1 672

7 316

4

Юг

2 S40

2 769

2 S47

2369

10 22S

Восток

2 873

3160

3 002

2 732

11 767

6

Запад

4 922

S 020

S 221

S S34

20 697

Итого

12 317

12 7S3

12628

12 307

S0 00S

7
8 1
9
10

45°.

С=:]

Рис.

5.8. Текст под углом 45°

ПРИМЕЧАНИЕ
На экране текст, размещенный под углом, нередко выглядит слегка искаженным,

но при выводе на печать он будет хорошо читаться .

174

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

Цвета и заливки
Excel позволяет выделять различными цветами отдельные области рабочих листов.
Изменять можно и цвет текста, и фон ячеек. До выхода Excel 2007 палитра в рабочей
книге насчитывала всего 56 цветов. Во всех последующих версиях программы ко­
личество цветов в ней практически неограниченно - более 16 миллионов оттенков.
Команды Главная ► Шрифт ► Цвет шрифта и Главная ► Шрифт ► Цвет заливки позволяют

изменить соответствующие элементы. Обе команды есть на мини-панели, которая
появляется после щелчка правой кнопкой мыши на ячейке или диапазоне.
СОВЕТ

Если вы хотите быстро скрыть содержимое ячеек, то установите для фона и шрифта
одинаковый цвет. Но даже в таком случае содержимое этих ячеек можно увидеть

в строке формул. Кроме того, имейте в виду, что при печати некоторые принтеры

могут самостоятельно изменить цвет фона так, чтобы текст был виден.
Теоретически вы можете использовать огромное количество цветов. Но будет
лучше, если вы ограничитесь десятью цветовыми гаммами

(и

их свет лыми/тсмны­

ми вариантами), которые предлагают различные элементы управления выбором
цвета. Иначе говоря, 11араметр Другие цвета, доступный на всех палитрах цветов,
лучше не использовать. На то есть несколько причин. Прежде всего, эти дссяп,

цветов были выбраны 11отому, что достаточно хорошо гармонируют друг с дру1·ом.
Еще одна причина связана с использованием тем документов. Если вы, работая
с книгой, измените тему документа, то созданные вами цвета не изменятся в соот­

ветствии с новой темой. В результате можно получить документ, где цвета нс будут
гармонировать между собой. Подробнее о темах документов мы поговорим в соот­
ветствующем разделе этой главы.

Границы и линии
Границы (или рамки)

-

еще один инструмент визуального выделения, который

можно применять к группам ячеек. Границы обычно используют для того, чтобы
визуально сгруппировать ячейки с однотипными данными или выделить некую

строку или столбец. В

Excel

предусмотрено

13 различных стилей границ. Найти

их можно в раскрывающемся списке команды Главная ► Шрифт ► Границы (рис.

5.9).

Здесь вы можете выбрать стили рамок для выделенной ячейки или диапазона, за­
дать стиль границ, который будет использоваться для каждого края выборки, сели
таковая имеется.

Вы также можете не выбирать предустановленный стиль границ, а очерчивать 11Jа11и­
цы самостоятельно. Это позволяют сделать команды Нарисовать границу или Нарисовать
сетку в группе Нарисовать границы раскрывающегося списка Главная ► Шрифт ► Границы.

Так, вы можете создавать границы с помощью мыши. Изменить цвет или стиль

помогут команды Цвет линии или Вид линии. Закончив прорисовывать границы, на­

жмите

Esc, чтобы

выйти из этого режима.

Способы форматирования рабочих листов

Файл

Главная

l[]

М еню

Вставка

Х

Вставить

v]~ vl А

LQ:)
~

Буфер об"ена

ж

Cl ~

:1.

к

ш

Г.

/х

С10
в

А

Рисова ние

с

1

Разметка страницы

Д'

д

V

Границы

ciJ

Нижняя граница

l:

Верхняя граница

[t·

2

V

17 5

Девая граница

HJ Праван граница

3
4

Нет границы

5

ffi Все границы
EIJ Внешние границы
Е] О Толстые внешние границы

б

7
8

:ol
11

_

Сдвоенная ни.жняя граница

12

±

Iолстая нижняя граница

13

Верхняя и .1:1ижняя границы

14
15
16
17

....
:-•-

18

Верхняя и толстая нижняя границы

Верхняя и сдвоенная нижняя границы

Нарисовать rраницы

19

~ Нарисоват~, границу

20

21
22

Е9 НарисQвать сетку

23

(:;>

24

Стереть грани~

~ Цвет линии

25

Данные по рег и ш ,.____т_
иn_л_и_н_
ии_ _ _ _ _ _ _ _ _ _>
~,
Готово

~

fx Специальные воэмож. ,._а;;;аа....______________..,.,...._.r,;;;;а1. ..J
Рис.

5.9. Варианты отображения границ ячеек

Создавать рамки вокруг ячеек можно еще одним способом. Выберите команду
Главная ► Шрифт ► Границы ► Другие границы, чтобы открыть вкладку Граница диало­
гового окна Формат ячеек (рис.

5.1 О).

Прежде чем открывать окно, выделите ячейку или диапазон, границы которых

нужно очертить. Сначала укажите тип линии, а затем

-

ее положение вокруг ячей­

ки, нажав одну из кнопок-пиктограмм с изображением той или иной границы (эти
никтограммы являются переключателями, то есть с их помощью границу можно

как установить, так и снять).

Обратите внимание: на вкладке Границы есть три кнопки (табл.

5.1 ),

которые

могут облегчить вашу работу, поскольку предоставляют три готовых варианта
/{СЙСТВИЙ.

ГЛАВА

176

Форматирование рабочих листов

5

Формат ячеек

Число

х

Выравнивание

Линия

Шрифт

Граница

!

Заливка

Защита

Всо

JИП ЛИНИИ:

не,

нет

Ш

1+1

внешние

внутренние

Отдельные

i···-··-··-· -

r.в
Надпись

.uвет:

Надпись

QJ

Авто

12:i

IН

ПI

Выберите тип линии и с помощью мыши укажите,

1(

ISI

какой части выделенного диапазона он относится : внешней

границе всего диапазона, всем внутренним границам ячеек или отдельной ячейке

ОК
Рис.
Таблица

5.1. Назначение

5.10. Вкладка

J

О1мена

j

Граница диалогового окна Формат ячеек

кнопок Нет. Внешние и Внутренние

Кнопка

Результат нажатия

Нет

Удаление всех рамок в выделенном диапазоне

Внешние

Обводка диапазона контуром

Внутренние

Помещение рамки на каждую ячейку в выделенном диапазоне

- -- - - - · - - - - - - - - - -- - - ~

Границы выбранного типа Excel отобразит в диалоговом окне. Разны е участки гра­
ницы можно очерчивать, используя различные типы линии. Вдобавок для любой из
линий можно з адать цвет. В целом окно Формат ячеек предоставляет широкие воз­

можности. Попрактикуйтесь с разными параметрами, чтобы понять принцип работы.

В

Excel можно добавлять в ячейки диагональные линии. Тогда ячейки или диапазон

будут выглядеть так, будто их перечеркнули.
СОВЕТ

Если вы используете границы, то отключите отображение сетки, по которой Excel
обозначает границы ячее к по умолчанию ( снимите флажок Сетка в группе Показать
на вкладке Вид) . Тогда рамки будут более заметными.

Условное форматирование

177

Копирование форматирования
Пожалуй, самый быстрый способ скопировать форматы из одной ячейки в другую или
в диапазон

-

использовать кнопку Формат по образцу (с изображением кисти) группы

Буфер обмена на вкладке Главная .

1.

Выберите ячейку (или диапазон) с элементами форматирования, которые необходимо скопировать.

2.

Нажмите кнопку Формат по образцу. Указатель мыши примет вид кисти .

3.

Проведите кистью по ячейкам, которые нужно отформатировать.

4. Отпустите кнопку мыши. Операция копирования форматирования завершена.
Заданные атрибуты форматирования можно скопировать в несколько несмежных обла­
стей рабочего листа. Для этого нужно выделить ячейки-образцы, а затем дважды нажать

кнопку Формат по образцу (она потемнеет и будет обведена контуром). Указатель мыши
будет в виде кисти до тех пор, пока вы не выйдете из режима копирования. Для этого
снова нажмите кнопку Формат по образцу или клавишу

Esc.

Условное форматирование
К ячейкам можно применить условное форматирование, в результате чего их внеш­

ний вид будет автоматически изменяться в зависимости от того, чем они заполнены.
У славное форматирование

-

полезный инструмент визуализации числовых данных.

Кроме того, в ряде случаев оно может послужить альтернативой созданию диаграмм.
У славное форматирование позволяет автоматически применять к ячейке разные
виды оформления в зависимости от ее содержимого. Например, диапазон ячеек

можно отформатировать так, чтобы отрицательные значения выделялись светло­
желтым фоном . При вводе содержимого в такую ячейку или при изменении уже

имеющихся данных

Excel

проверит значение согласно правилам условного фор­

матирования, установленным для этой ячейки. Если оно отрицательное , то фон
станет светло-желты м; если нет, то ничего н е произойдет.

Настройки условного форматирования
Чтобы применить правило условного форматирования к ячейке или диапазону,
выберите эти ячейки, а затем используйте одну из команд из раскрывающегося
списка Главная ► Стили ► Условное форматирование.

•

Правила выделения ячеек. Правила в этом меню касаются выделения ячеек, значе­

ния которых больше/меньше заданной величины либо равны ей, или значений
в указанном диапазоне, конкретных текстовых строк, даты или повторяющихся

значений.

•

Правила отбора первых и последних значений. Это меню содержит более сложные
правила, например выделени е первых десяти элементов, последних
тов или элементов, значени е которых превышает среднее.

20 % элемен­

178
•

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

Гистограммы. Непосредственно в ячейке отображается горизонтальная полоска,
длина которой соответствует числу в ячейке.

•
•

Цветовые шкалы. Цвет фона ячейки выбирается в соответствии с ее значением.
Набор значков. В зависимости от вида данных в ячейке рядом отображается тот
или иной маленький графический значок из заданного набора.

•

Собственное правило. Команда позволяет создать пользовательское правило
условного форматирования, в том числе правила, основанные на применении
логических формул.

•

Удалить правила. Позволяет удалить из выделенных ячеек все правила условного
форматирования, установленные для них ранее.

•

Управление правилами. Команда открывает диалоговое окно Диспетчер правил
условного форматирования, в котором можно создавать правила условного фор­
матирования, а также редактировать или удалять их.

Использование графических элементов
для условного форматирования
Рассмотрим три варианта условного форматирования с помощью графических

элементов: гистограммы, цветовые шкалы и наборы значков. Эти виды элементов
можно использовать для визуализации значений в диапазоне ячеек.

Использование гистограмм
У славное форматирование с применением гuстограм.м дает возможность отобразить
непосредственно в ячейках цветные горизонтальные столбики, длина которых за­
висит от значения в ячейке и максимального значения в диапазоне ячеек, к которым

применен формат.
В качестве примера такого форматирования приведен список

альбомов певца Боба Дилана (рис.

39 песен из разных
5.11 ). Длительность звучания каждой песни за­

дана в столбце D, к которому применено условное форматирование с гистограммой.
В результате можно сравнить длительность звучания песен.

ШDQ Этот пример доступен для скачивания, файл называется Примеры гистограмм.хlsх.
СОВЕТ

При изменении ширины столбца изменяются и длины гистограмм. Сами гистограммы
становятся более выразительными, если увеличить ширину столбца, для которого
задано такое форматирование.

Кроме того, в

Excel

предусмотрена палитра из

12

цветов гистограмм, которая от­

крывается командой Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Гистограммы. Если

Условное форматирование

179

эти цвета вам не подходят, выберите на палитре цветов для гистограмм команду
Другие правила

-

и откроется диалоговое окно Создание правила форматирования. В нем

можно выполнить следующие действия .

•

Сделать так, чтобы в ячейках отображались только гистограммы ( без числовых
значений).

•

Задать минимальное и максимальное значения для масштабирования.

•

Изменить внешний вид гистограмм.

•

Задать режим обработки отрицательных значений и осей.

•

Указать направление столбцов гистограммы .
А

1

IЫ,l·iд

с

. ,:ы -ыщ

liJ,iS ~ fФffi.i-1

2

ВоЬ

Oylan

lnfidels

Jokerman

'

ВоЬ

Dylan

ModernТimes

When Тhе Oeal Goes Oown

ВОЬ

Dylan

воь

б

lnfldels

Don't Fall Apart Оп

Dylan

Blonde Оп Blonde

leopard-Skin Pill•Box Hat

ВobDylan

Under the Red Sky

,х,

ВоЬ

Dytan

Hlghway 61 Revislted

Just like Tom Thumb's Blues

ВоЬ

Oylan

Self Portra!t

She

Вelongs

Tonight

to Ме

ВobOytan

New

10

ВоЬ

Planet Waws

Forever young

11

ВobOylan

30th Aлniversary Concert

Emotlonally Yours

12

ВobOyfan

Good As I Been to You

13

ВobDylan

Oown ln the Groove

canadee+o
When Did You leave Heaven

14

ВobDyian

Streetl@Sal

We Bettl!!!r Talk Thls 0\/er

lS

ВоЬ0у1аn

The Т1mes They Аге A-Changin'

9

Dylan

МOrning

Ме

NewMoming

ВobDylan

30th Anniversary

ВobDylan

Т1mе

18

ВоЬ

Knock~ Out loaded

Under Your Spell

Another Side of ВоЬ Dylan

ToRamona

Dylan

19 Bob[)ylan

Coneбt

North Country Blues

16

17

Out of Mlnd

FootOf Pride
Тil

I Fell 1n Love Wlth You

20

ВоЬ[)у\аn

Time Out of Mind

M1tlюnMi1es

21

ВobDylan

Another Slde of ВоЬ [)ylan

1Don't BelJeve You

22

ВоЬ

TellTaleSi1n_
s_tD1sc2l

9"oss Тhе Green Mountain

Dylan

Рис.

---

о

ОООбJ

00:0S:~11
00:05:56
00:04:00
00:03:36
00:05:32
00:02:43
00:03:59
00:04:57
00:05:43
00:04:23
00:02:13
00:04:04
00:04:33
00:08;47
00:05:17
00:03:56
00:03:52
00:05:52
00:04:22
00:08.14

5.11. Пример условного форматирования с использованием гистограмм : в каждой строке их длина
определяется значением в столбце D

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание: при использован ии готовой палитры из

12 цветов гистограмм их

цвет не зависит от настроек темы документа. Если вы примените к книге другую тему,

то цвет столбцов гистограмм останется прежним . Но если добавлять гистограммы
в диалоговом окне Создание правила форматирования, то цвета будут соответствовать
нвета м темы .

Использование цветовых шкал
Условное форматирование с примен ен ием цветовых шкал дает возможность из ме­
нить цвет фона ячеек в зависимости от их значений и с учетом значений в других
ячейках форматируемого диапазона.

На рис.

5.12

показан диапазон ячеек, отформатированный с применением цвето­

вой шкалы. Слева приводится статистика ежемесячных продаж по трем регионам.

ГЛАВА

180

5

Форматирование рабочих листов

Условное форматирование было применено к диапазону В4:D15. В данном случае
используется трехцветная шкала, на которой применяется разный цвет фона:

для малых значений

-

красный, для средних

-

желтый, для больших

-

зеленый.

Оттенками этих цветов заливается фон ячейки со значением, лежащем в диапазоне
между минимальным и максимальным показателями. Очевидно, что в центральном

регионе постоянно более низкие объемы продаж, но условное форматирование
не помогает наглядно показать, чем продажи для определенного региона различаются по месяцам.

А

~
2

В

С

Е

D

Одно правило условного форматирования

G

н

Отдельное правило для каждого региона

Западный Центральный Восточный

Месяц

Западный Центральный Восточный

3

Месяц

4

Январь

214 030

103 832

225 732

Январь

214 030

103 832

5

Февраль

204170

101563

240 342

Февраль

101 563

6
7

Март

104 283

236 845

Март

104 179

221 341

Апрель

209 295

104 283
104 179

236 845

Апрель

208 843
209 295

204170
208 843

8

Май

204 652

224 581

Май

204 652

101 379

224 581

225 732
240 342
221 341

9
10

Июнь

196 762

101 379
104 788

237 661

Июнь

196 762

104 788

237 661

Июль

190 891

102 665

234102

Июль

190 891

102 665

234 102

11

Август

185 406

105 024

244044

Август

185 406

105 024

244 044

12 Сентябрь

193 228

98 793

237 760

Сентябрь

98 793

237 760

13 Октябрь

185 216

98 563

230064

Октябрь

193 228
185 216

98 563

14 Ноябрь

190 495

99 871

Ноябрь

190 495

99 871

230 064
239 671

15 Декабрь

188 532

95185

239 671
247 491

Декабрь

188 532

95185

247 491

16

Рис.

5.12. Два примера условного форматирования
с использованием цветовой шкалы

В примере справа приводятся те же данные, но здесь условное форматирование

задано для каждого региона в отдельности. Используя такой подход, вы сможете
выполнять сравнение в пределах одного региона и видеть, в какие месяцы уровень
продаж достигал максимума и минимума.

Ни один из этих способов не является наилучшим. Подход к настройке условного
форматирования полностью зависит от того, какие аспекты данных вы планируете
визуализировать .

!□□у Этот пример доступен для скачивания. файл называется Примеры цветовой шкалы.хlsх.
Excel

предоставляет шесть двухцветных и шесть трехцветных заранее определен­

ных цветовых шкал. Их образцы находятся на палитре, которую можно открыть
командой Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Цветовые шкалы. Кроме того,
на ней доступна команда Другие правила, открывающая диалоговое окно Создание

правила форматирования (рис.

5.13),

в котором можно выбрать дополнительные

цвета и настроить другие параметры условного форматирования с использованием

цветовой шкалы. Все изменения, которые вы вносите, будут отображаться в строке
Образец внизу окна .

Условное форматирование

181

х

Созд а н ие п ра в ила форматирова н ия

Вы,бери1е тиn правила:

"

Форматироваrь все ячейки на основан1-1и их значений

-

Форматировать только ячейки, которые содержат

"

Форматировать только первые или последние значения

-

Форматировать только значения , которые находято1 выше или ниже среднего

-

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения

-

Испольювать формулу для определения форматируемых ячеек

Измените описание правила :

Формат ировать все ячейки на основании их значений :
Стиль формата :

Iиn :

Двухцветная шкала

Минимальное значение

Максимальное значение

Минимальное значение

Максимальное значение

Значение: IМинимальное значение)

t

Максимальное значение)

ок

L
Рис.

t

Отмена

5.13. Диалоговое окно Создание правила форматирования.
в котором можно настроить цветовые шкалы

Использование наборов значков
Еще один вариант условного форматирования

-

применение набора значков, из

которого Ехсе\ выбирает и вставляет в ячейку тот или иной значок в зависимости
от значения в ней.

Чтобы задать условный формат с набором значков, выделите диапазон ячеек и вы­
берите команду Главная ► стили ► Условное форматирование ► Наборы значков. Откроется

палитра, на которой представлено

20 наборов значков. В каждом

наборе от трех до

пяти значков. Создать собственный набор значков нельзя .
На рис .

5.14

показан пример использования набора значков. Они наглядно пока­

зывают актуальное состояние проектов, так как зависят от показателей готовности

работы, приведенных в столбце С.

IDDV Пример набора значков, приведенный в этом разделе, доступен для скачивания. файл называется Наборы значков.хlsх.
По умолчанию такое форматирование применяется к диапазону ячеек, где содержат­

ся процентные значения . Процентную шкалу от О до

100 % можно разбить на три,

четыре или пять частей в зависимости от количества значков в наборе. Для каждой
части процентной шкалы назначается отдельный значок.

182

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

А

в

с

Отчет о состоянии проекта

1
L

•

3

Проект

4

Проект

5

Проект

2

6

Проект

3

7

Проект

4

8
9

Проект

5

Проект

6

10

Проект

7

11

Проект

12

Проект

8
9

13

Проект

10

1

•

Завершенность проекта

"'
х

95%
100%
50%
0%
20%

"'

80%
100%

х
х

0%

1

50%,

0%

14

Рис.

5.14. Пример использования набора значков

Разбить процентную шкалу на части можно и другим способом. Используя команду
Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Наборы значков ► Другие правила , откройте

диалоговое окно Создание правила форматирования. Чтобы изменить существующее
правило, выберите Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Управление правилами.
Затем выберите правило и нажмите кнопку Изменить правило.
На рис.

5.15

показано, как изменять правила условного форматирования с при­

менением набора значков, чтобы значок в виде галочки присваивался только про­
ектам, которые завершены полностью (на

100 %). Проекты,

завершенные на О%,

получают значок Х . Всем остальным проектам не присваивается никакой значок .

На рис.

5.16 показано,

как список состояния проектов будет выглядеть после вне­

сения эти х изменений .

Создание правил условного форматирования на основе формул
Графические условные форматы обычно используются как средство визуализации
значения ячейки по отношению к значениям в соседних ячейках . В свою очередь,

правила условного форматирования, основанные на использовании формул, чаще
всего применяются к одной ячейке, независимо от значений в других . Одно и то же

правило можно применять к множеству ячеек на рабочем листе, но каждая из них
будет рассматриваться независимо от других .
В меню Правила выделения ячеек и Правила отбора первых и последних значений (команда

Главная ► Стили ► Условное форматирование) представлены наиболее востребованные

шаблоны правил условного форматирования, основанных на использовании формул .
Если выбрать команду Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Создать правило, то
откроется диалоговое окно Создание правила форматирования . Мы уже встречались

с ним выше, когда обсуждали настройку предустановленных графических условных
форматов. В этом окне тип правила Форматировать только ячейки, которые содержат дает
еще одну возможность получить доступ к правилам условного форматирования,

основанным на использовании формул.

Условное форматирование

183

-С-оз_д_•_ни_е_п_р_•_•и_•_•_ф_о_р_м_•ти_ р_о•_•_н_и"----------------?--i

!ы.б.ерите тип п р авила·

•

Форматировать все ячейки на основании их значений

-

Форматировать 1олько ячейки , которые содержат

-

Форматировать только первые или последние значения

•

Форматировать только значения , которые находятся выше или ниже среднего

•

Форматировать только уникальные или повторяющиес.R значения

-

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

Измените описание правила :

Форматировать все ячейки на основании их значений :

Стил.ь формата :

Наборы значков

Стиль значка :

О.б.ратный порядок значков

Пользовательские

т

О Показать т.Qлько значок

Отображать каждый 1начок согласно э1им правилам

..,

если значение равно

V

Нет значка ячейки

..,

если

и

V

х

•

если < ЗЗ

l

Iиn

.Значение

Значок

< 10

10

't

Процент

33

f

Процент

Отмена

~
Рис.

5.15. Правила для

набора значков можно изменять

Последний в списке типов правил окна Создание правила форматирования

-

тип Использовать

Отчет о состоянии проекта

формулу для определения форматируемых ячеек.

Его выбирают в ситуациях, когда ни один из
других предлагаемых выше режимов не поз­

Завершенность проекта

Проект
Проект

1

Проект

2

95%

.,/

100%

воляет выполнить поставленную перед вами

Прое кт З

задачу. Именно он обеспечивает максималь­

Проект4

ную широту возможностей по созданию пра­

Проект

вил условного форматирования.

Проект

6

Прое кт

7

.,/

100%

Проект

8
9

х
х

0%

Прое кт
Проект

10

ПРИМЕЧАНИЕ

Формула для условного форматирования

50%

х

0%
20%

5

80%

0%
50%

должна быть логической, возвращающей
значение ИСТИНА или ложь . Условие правила
выполняется и заданное форматировани е

применяется только в том случае, если фор­
мула возвращает ИСТИНА.

Рис.

5.16. Благодаря использованию того же

набора значков с другими установками

читабельность таблицы улучшается

шоу Примеры из этого раздела доступны для скачивания, файл называется Условное формати­
рование.хlsх.

184

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

Относительные и абсолютные ссылки
Если формула, введенная в диалоговых окнах Создание правила форматирования или
Изменение правила форматирования, содержит ссылку на ячейку, то эта ссылка должна

быть относителыюй и указывать на левую верхнюю ячейку выделенного диапазона.

Для примера предположим, что условное форматирование необходимо применить
к диапазону Al:B10, в котором другим цветом фона выделялись бы только ячейки
с текстом. В

Excel нет встроенного условного формата для решения этой задачи.
Поэтому создадим свой вариант, основанный на формуле, которая будет возвращать
ИСТИНА, если в ячейке находится текст, и ложь в противном случае. Чтобы задать
такой условный формат, сделайте следующее.

1.
2.

Выделите диапазон Al:B10 и убедитесь, что ячейка Al активна.
Выберите команду Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Создать правило.
Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования.

3.

Выберите в нем тип правила Использовать формулу для определения форматируемых
ячеек.

4.

Внизу, в поле Форматировать значения, для которых следующая формула является ис­
тинной, введите следующую формулу:

=ETEKCT(Al)

5.
6.
7.

Нажмите кнопку Формат. Откроется диалоговое окно Формат ячеек.

Перейдите на вкладку Заливка и выберите цвет фона тех ячеек, для которых
формула будет возвращать значение ИСТИНА.
Нажмите ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Создание правила форматирования
(рис.

8.

5.17).

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Создание правила форматирования.

Обратите внимание: формула, введенная на этапе 4, содержит относительную
ссылку на левую верхнюю ячейку выбранного диапазона.
В большинстве случаев при создании формулы условного форматирования исполь­
зуемая ссылка должна быть относительной и указывать на левую верхнюю ячейку
выделенного диапазона. Но из каждого правила есть исключения. В формулах

условного форматирования эти исключения тоже есть, например, когда необходи­
мо сослаться на конкретную ячейку. Допустим, что вы выбрали тот же диапазон

Al:B10 и хотите применить особое форматирование только для тех ячеек, значения
в которых превышают значение из ячейки Cl. В этом случае формула условного
форматирования будет такой:
=А1>$С$1

Здесь ссылка на ячейку Cl является абсолютной и не будет изменяться при проверке
этого условия в других ячейках выделенного диапазона. Иначе говоря, формула

условного форматирования для ячеек А2 будет выглядеть так:
=А2>$С$1

Условное форматирование

185

х

Создан ие п ра в ила форматирования

Вы.Qерите тип правила:

-

Форматировать все ячейки на основании их значений

-

Форматировать только ячейки, которые содержат

-

Форматировать только первые или последние значения

-

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего

-

Форматировать только у1а1икальные или повторяющиеся значения

-

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

Измените описание правила:

Форматировать значения , AJIA которых следующая формула является истинно й:

1

=ЕТЕКСТ(А1)

АаВЬБбЯя

Образец:

l

ОК

Рис.

5.17. Создание правила условного форматирования

Отмена

на основе формулы

Таким обраэом, в пределах диапазона относительная ссылка на ячейку изменяется,

а абсолютная

-

нет.

Примеры условного форматирования, основанного на формулах
Во всех примерах, которые приводятся ниже, формулы условного форматирования
следует вводить непосредственно в поле ввода диалогового окна Создание правила

форматирования после того, как в этом окне вы выберете тип правила Использовать
формулу для определения форматируемых ячеек. Далее вам нужно будет выбрать пара­
метры форматирования, с помощью которых будут выделяться ячейки, отвечающие
выбранным условиям.

Определение выходных дней
В Ехсе\ есть много правил условного форматирования для работы с датами, но
среди них нет такого, которое определяло бы даты, приходящиеся на выходные дни
(то есть те, что соответствуют субботе или воскресенью). Формула, приведенная

ниже, возвращает ИСТИНА, если дата, записанная в ячейке Al, является субботой или
воскресеньем :

=ИЛИ(ДЕНЬНЕД(А1)=7;ДЕНЬНЕД(А1)=1)

При написании формулы предполагается, что диапазон выбран и активной ячейкой
является

Al.

186

ГЛАВА

Форматирование рабочих листов

5

Выделение строки на основании значения
На рис. 5.18 показан фрагмент рабочего листа, на котором задана условная формула
в диапазоне АЗ:G28. Если имя, введенное в ячейку В1, есть в первом столбце, то будет
выделена вся строка, где есть это значение.

с

в

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Е

D

F

G

Зоя

Имя:

7
198
2
190
174
129
9
168
165
116
131
139
31
78
157

Аркадий
Виктория

Геннадий
Дарья

Евгений
Зоя
Игорь

Ксения
Леонид
Милана
Никита

Оксана
Пётр

Раиса
Станислав

Рис.

118
134
46
121
42
114
128
183
141
171
43
30
171
126
98

26
63
26
97
14
129
108
83
144
15
163
196
17
2
10

85
132
59
68
124
129
139
134
100
148
103
34
171
123
137

55
3
63
26
68
103
44
167
91
84
82
122
162
78
75

61
180
59
12
176
83
24
200
95
109
197
171
185
190
100

5.18. Выделение строки на основании совпадающего имени

Формула, задающая условное форматирование, выглядит так:
=$АЗ=$В$1

Обратите внимание : для ячейки АЗ исполь-

зуется смешанная ссылка. Для столбца
в формуле она абсолютная, поэтому при
сравнении всегда будет использоваться содержимое столбца А.

Чередование выделенных строк
Следующая формула условного форматиро-

вания была применена к диапазону Al:D18
(рис.

5.19). Она изменяет фон четных строк.

=OСТАТ(СТРОКА();2)=0

Благодаря такому чередующемуся выдел ению строк становится проще воспринимать

электронные таблицы. Если в области фор-

с

в

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

906
164
586
132
516
993
98
242
534
139
902
510
146
780
581
929
588
133

551
21
260
884
846
550
56
779
173
21
214
496
220
725
494
199
309
491

D

174
119
830
758
301
342
806
873
72
458
257
513
580
815
248
394
981
635

188
618
53
558
546
388
128
769
572
325
860
87
874
386
217
8
451
202

матирования удаляются или добавляются
строки, то выделение обновляется автоматически.

Рис.

5.19. Выделение четных строк с помощью
условного форматирования

Условное форматирование

187

В этой формуле использованы функции СТРОКА (возвращает номер строки) и ОСТ АТ
(возвращает остаток от деления первого аргумента на второй). Для ячеек в четных

строках функция ОСТ АТ вернула значение

0, поэтому они были отформатированы .

Аналогичную операцию можно выполнить и для столбцов: вместо функции СТРОКА
следует использовать СТОЛБЕЦ.

Создание выделения в виде шахматной доски
Следующая формула

-

вариация формулы из предыдущего примера. Применив

такое форматирование, можно изменить фон в ячейках, которые располагаются на

пересечении строк и столбцов с четными номерами. В результате возникает эффект
<1шахматной доски,> .
=OСТАТ(СТРОКА() ; 2)=OСТАТ(СТОЛБЕЦ();2)

Поочередное выделение групп строк
Ниже приведен еще один вариант форматирования, в котором выделенные строки

чередуются. Следующая формула применяет заданный цвет фона к ячейкам четырех
строк, потом идут четыре строки, которые
никак не выделяются, далее

-

снова четыре

выделенные строки и четыре невыделенные
и т. Д.

=ОСТАТ(ЦЕЛОЕ((СТРОКА()-1)/4)+1;2)=1

Пример применения такого условного фор-

матирования показан на рис.

5.20.

Чтобы изменить размер групп строк, замените в формуле число

4 нужным числом .

Например, эта формула поочередно форматирует группы из двух строк:

=ОСТАТ(ЦЕЛОЕ((СТРОКА()-1)/2)+1;2)=1

в

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

226
408
459
60
55
110
129
474
252
498
210

13

191
444
154
310
470
329
411
99
286
29

14
15
16
17
18
19
20
21

в
Рис.

23

с

481
392
210
270
485
262
73
364
357
64
409
405
261
276
32
102
250
140
393
373
261
449

D

494
367
276
490
340
369
341
186
422
247
371
283
71
246
67
250
372
110
215
284
445
408

260
119
319
412
59
459
205
186
223
162
491
24
264
57
15
450
485
248
198
96
253

~

5.20. Поочередное выделение групп строк

Работа с условными форматами
В этом подразделе представлена дополнительная информация о работе с услов­
ными форматами.

Управление правилами условного форматирования
Проверять, редактировать, удалять и создавать условные форматы можно в диа­

логовом окне Диспетчер правил условного форматирования. Чтобы его открыть, выде­
лите любую ячейку, для которой назначено условное форматирование, и выберите
команду Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Управление правилами .

188

ГЛАВА 5 Форматирование рабочих листов

Чтобы создать новый условный формат (в любом количестве), нажмите кнопку
Создать правило. К одному и тому же диапазону ячеек можно применять несколько
условных форматов, подразумевающих применение гистограмм, цветовых шкал

и наборов значков.

Копирование ячеек, содержащих условное форматирование
При копировании ячейки копируются и параметры ее условного форматирования
(если таковые имеются), поскольку информация о них сохраняется в ячейке так
же, как и о стандартном форматировании.
СОВЕТ

Чтобы скопировать только параметры форматирования (в том числе условного),
скопируйте ячейку, а затем выберите параметр Форматы в диалоговом окне Специаль­
ная вставка или используйте команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Форматирова­
ние (Ф).

Если в диапазон, в котором используется условное форматирование, добавляются

строки и столбцы, то новые ячейки создаются с теми же параметрами условного
форматирования.

Удаление условного форматирования
Обратите внимание: при удалении содержимого ячейки нажатием

Delete условное

форматирование не удаляется. Чтобы удалить его (а вместе с ним и все другие
параметры форматирования), выберите команду Главная ► Редактирование ► Очис­
тить ► Очистить форматы. Удалить все содержимое ячейки (в том числе форматиро­
вание) позволяет команда Главная ► Редактирование ► Очистить ► Очистить все.

Если вы хотите удалить только условное форматирование (нс изменяя со­

держимое и другие параметры форматирования ячейки), выберите команду
Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Удалить правила и в открывшемся меню

укажите требуемый вариант действий.

Выделение ячеек с условным форматированием
По виду ячеек не всегда можно определить, к каким из них применяется условное
форматирование, а к каким

-

нет. Выделить ячейки с условным форматированием

можно с помощью диалогового окна Переход. Выполните следующие действия.

1.

Выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Перейти. Откроется
диалоговое окно Переход.

2.

В нем нажмите кнопку Выделить и установите переключатель в положение Услов­
ные форматы.

3.

Чтобы выделить все ячейки с условным форматированием, выберите пара­

метр всех. Можно выбрать только те ячейки, которые солержат то же самое

Создание стилей для упрощения форматирования

форматирование, что и активная ячейка,

-

189

в этом случае выберите пара­

метр этих же.

4.

Нажмите кнопку ОК. Программа выделит нужные ячейки.

ПРИМЕЧАНИЕ

В диалоговом окне Найти и заменить можно выполнять поиск на рабочем листе ячеек,
к которым применяется специфическое форматирование. Но с его помощью нель­

зя выявить ячейки, которые были выделены в результате применения условного
форматирования.

Создание стилей для упрощения форматирования
Одна из наименее используемых возможностей

Excel -

именованные стили. Они

позволяют упростить применение предопределенных параметров форматирования

к ячейке или диапазону. Кроме того, с помощью именованных стилей рабочий лист
можно оформить как угодно.
Стиль может содержать до шести параметров, таких как:

•
•
•
•

числовое форматирование;

•
•

заливка;

выравнивание (вертикальное и горизонтальное);
шрифт (тип, размер и цвет);
границы;

защита ячеек (заблокировано и скрыто).

Основное преимущество использования стилей заключается в том, что с их по­

мощью можно легко менять параметры форматирования. Если к группе ячеек был
применен конкретный стиль, то достаточно изменить лишь те или иные его параме­
тры

-

и оформление ячеек изменится автоматически. Предположим, вы применили

определенный стиль к нескольким десяткам ячеек, которые расположены в разных

частях таблицы. Позже вы пришли к выводу, что размер шрифта лучше увеличить

с

12 до 14 пунктов. Если бы вы не использовали стиль, то вам пришлось бы изменять

раэмер шрифта во всех этих ячейках вручную. Но при наличии стиля вам достаточно
изменить его параметры

-

и размер шрифта автоматически изменится во всех ячейках.

Таким образом, использование стилей помогает ускорять выполнение рабочих задач.

Применение стилей
В

Excel представлена большая коллекция предопределенных именованных стилей,
5.21 показана палитра стилей,

которые сочетаются с темами документов. На рис.

открыть которую можно командой Главная ► Стили ► Стили ячеек. Чтобы применить
тот или иной стиль, сначала выделите ячейку или диапазон. Обратите внимание, что
имеется функция предварительного просмотра: когда вы перемещаете по образцам

ГЛАВА

190

Форматирование рабочих листов

5

указатель мыши, параметры того или иного стиля сразу же применяются к вы­

деленным ячейкам. Выбрав стиль, щелкните на нем

- и выбранные ячейки будут

отформатированы в соответствии с его параметрами.

Файл

Гпаана,- Меню Всrавка Рисован Разметк, ФормуJ11 Данные Рецензи Вид Автомат Разрабо Справка Power Pi

,.
Встааип,

-

t□

[1li

V

<J
БуФер обмема

А

%

Шрифт

ЧиСJ10

111 УСАО8Ное форматирование "
Выр,вниеание

~ Форматr1ровап. как таб11ицу"
~ Сти11 и А Чеi!К

г.

,О

[8]

РеАаl(fированне

Яче~ки

атизироеать

CJ

Разработ'-

Форматировать
как таблицу

"

"

С1И11и
11чеек

..,

Хороwмй, n.rюхой м иейтр&nьн ый

/х

84
А

с

105

Обь~чный

lttoxoн

Xopowиi.4

D
д•нные И МОА8АЬ

~•од

Ввод

105
240
364
480
204

135
138
468
313
179

287

408

Т@"

В'°'ч

_

ение

,w,1f:11115 ПоRснени,

Примечание

:т nредуп

Н••••нн,~ и 1аrоповкн

Заrолов . . .
Стмн

20% -

10
11
12
13
14
15
16
17
18

•-•

Заголовок

2

з1 rо.11овом з

з1 rо11оеок 4

Н азва

Итоr

...

с темой

а кце...

20% -

а1ще ...

20% -

а нце...

40%-

анце

60%-

анце

20% -

а нце ..

20% -

а нце ..

20% -

анце ..

ЧиСJtовоМ формет
Денежный

19

Денежный (О)

Процентный

Финансовый

Финансовый

.

~ (03,4ан, C"IИ/lb 11чеИки

20
21
22

~ Qбъедин1,нь с,и11и ...

Рис.

5.21. Образцы

имеющихся в

Excel стилей ячеек

ПРИМЕЧАНИЕ
Если окно программы достаточно широкое, то команду Стили ячеек вы на ленте не уви­

дите . Вероятнее всего, на ее месте будут отображаться четыре и более образца со

стилями. Чтобы увидеть все стили, определенные в системе, щелкните на стрелке

G.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию все ячейки рабочего листа отформатированы стилем Обычный. Если
вы внесете в него изменения, то во всех ячейках, к которым он применен, будут ис­
пользованы новые параметры форматирования.

После того как к ячейкам будет применен любой именованный стиль, можно до­
полнительно использовать другие методы форматирования, описанные в главе.
При этом изменение параметров форматирования в отдельной ячейке не повлияет
на другие ячейки, к которым применен тот же стиль .

Excel

предоставляет довольно много возможностей по управлению стилями. Фак­

тически вы можете сделать любое из следующего:

•

изменить существующий стиль;

•

создать новый;

Создание стилей для упрощения форматирования

•
•

191

объединить стили из разных рабочих юшг;
использовать шаблоны.

Рассмотрим эти способы более подробно.

Изменение существующего стиля
Чтобы и::1менить существующий стиль, сначала выберите его на палитре стилей.
(Напомним, что открыть ее можно командой Главная ► Стили ► Стили ячеек.) Щелкните

на стиле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Изменить.
Откроется диалоговое окно Стиль (рис.

5.22). У нас в этом окне показаны параметры
Office, который применяется ко всем

форматирования для стиля Обычный темы

ячейкам листа по умолчанию. Обратите внимание: параметры форматирования
стилей могут быть разными и зависят от используемой темы документа.

В качестве примера рассмотрим, как изменить стиль Обычный так, чтобы в нем по
умолчанию использовался другой шрифт.

1.

Выберите команду Главная ► Стили ► Стили ячеек. Откроется палитра стилей,

имеющихся в текущей рабочей книге .

2.

Щелкните правой кнопкой мыши на стиле Обычный и выберите Изменить. Откро­
ется /tиалоговое окно Стиль с настройками этого стиля (см . рис .

?

Стиль

Имя стиля:

5.22).

х

Обычный
~ормат ...

Стиль включает (по примеру)

8

~исло General

8

.аыравнивание: по горизонтали обычное, по вертикали по нижнему краю

8

шрифт- Calibri (Основной текст) 11 ; Текст 1

8

12амка: без рамок

8

~аливка: без затенения

8

з.ащита заблокировано

г
Рис.

ок

l

Отмена

5.22. В диалоговом окне Стиль можно изменять параметры существующих стилей

192

3.
4.

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

В этом окне нажмите кнопку Формат. Откроется диалоговое окно Формат ячеек.

Здесь перейдите на вкладку Шрифт и выберите шрифт и размер, которые хотите
использовать по умолчанию.

5.

Нажмите ОК, чтобы вернуться в окно Стиль. Обратите внимание, что в поле Шрифт
теперь отображается название выбранного вами шрифта.

6.

Нажмите ОК еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно Стиль.

Когда эти действия будут выполнены, во всех ячейках, к которым был применен
стиль Обычный, шрифт автоматически изменится на заданный вами. Вы можете

изменить любые параметры форматирования для любого стиля.

Создание новых стилей

Excel позволяет не только использовать встроенные стили, но и создавать соб­
ственные. Благодаря этому вы можете быстро применять созданный вами набор
параметров форматирования.

Чтобы создать новый стиль, сделайте следующее.

1.

Выберите ячейку и примените к ней параметры форматирования, которые
хотите добавить в новый стиль. Вы можете использовать любые параметры,
представленные в диалоговом окне Формат ячеек.

2.

Отформатировав ячейку, выберите команду Главная ► Стили ► Стили ячеек ► Создать
стиль ячейки. Откроется уже знакомое вам окно Стиль (см. рис.

5.22).

Имя стиля,

предложенное для текущей ячейки, отобразится в поле Имя стиля. Как правило,
там указывается Стиль 1. Имя будет выделено, благодаря чему вы можете сразу
ввести имя для нового стиля.

3.

В поле Имя стиля введите новое имя. Флажки указывают, какие параметры фор­

матирования текущей ячейки будут добавлены в новый стиль. По умолчанию
установлены все флажки.

4.

(Не обязательно.) Если вы не хотите, чтобы стиль включал одну или несколь­
ко категорий форматов, снимите флажок (флажки) с соответствующего поля
(полей).

5.

(Не обязательно.) Если вы не хотите добавлять в стиль параметры форматирования определенных категорий, то снимите соответствующие флажки.

6.

Нажмите ОК. Новый стиль будет создан, и диалоговое окно Стиль закроется.

В результате в палитре стилей появится новая категория Пользовательские и сам

новый стиль. Чтобы удалить пользовательский стиль, откройте палитру стилей
(Главная ► Стили ► Стили ячеек), щелкните на стиле правой кнопкой мыши и выберите

команду Удалить. Пользовательские стили доступны только в той рабочей книге,
в которой были созданы. Однако их можно скопировать в другую книгу. О том, как
это сделать, мы поговорим в следующем подразделе.

Темы документов

193

nРИМЕЧАНИЕ

В диалоговом окне Стиль есть параметр Защита. Он отвечает за то, смогут ли пользова­

тели изменять ячейки с выбранным стилем, и будет действовать лишь в том случае,
если активирована защита листа. Для этого выберите команду Рецензирование ► Изме­
нения ► Защитить лист.

Объединение стилей из разных рабочих книг
Один или несколько пользовательских стилей можно использовать в разных рабо­
чих книгах. Чтобы каждый раз не создавать стили заново, их лучше скопировать
из тех книг, в которых они уже созданьr.

Копировать стиль из одной рабочей книги в другую можно только в том случае,
если обе книги открыты. Перейдите в книгу, в которую хотите скопировать стиль,
и выберите команду Главная ► Стили ► Стили ячеек ► Объединить стили. Откроется диа­
логовое окно Объединение стилей со списком всех рабочих книг, открытых в данный

момент. Выберите ту книгу, в которой содержится нужный стиль, и нажмите ОК.
Все стили из указанной книги будут скопированы в текущую рабочую книгу.

Управление стилями с помощью шаблонов
Во время запуска

Excel устанавливает по умолчанию множество параметров, в том

числе параметры стилистического форматирования. Возможно, вам в начале работы
приходится изменять стандартные установки программы и вы тратите на это много

времени. В таком случае вам помогут шаблоны.

Предположим, вы предпочитаете, чтобы на рабочих листах не отображалась се;ка. Или
чтобы параметр Перенос текста по словам применялся по умолчанию. Все эти настройки
можно задать один раз, а результатом их применения пользоваться и впоследствии.

Чтобы иметь такую возможность, нужно создать новую рабочую книгу с изменен­
ным под ваши задачи стилем Обычный. Затем ее необходимо сохранить в качестве
шаблона ( с расширением

. xl tx).

В дальнейшем, создавая новую книгу, вы можете

взять этот шаблон за основу, таким образом автоматически внеся в нее все желаемые
изменения в форматировании.

!□DQ О шаблонах мы подробно поговорим в главе 6.

Темы документов
Стремясь облегчить пользователям задачу по профессиональному оформлению
рабочих книг, разработчики

Office предложили концепцию форматирования книг,

получившую название ~темы документов». Темы состоят из предопределенных
параметров форматирования, таких как заданные цвета, шрифты и различные

ГЛАВА

194

5

Форматирование рабочих листов

графические эффекты. Причем увидеть, как будет выглядеть книга, оформлен­
ная с помощью новой темы, можно практически сразу после того, как эта тема

будет применена. Для этого достаточно сделать всего несколько щелчков кнопкой
мыши.

Стоит отметить, что коицепция тем документов внедреиа и в другие приложения

Microsoft Office, поэтому любая компания может создать собственный стандартный
шаблон для всех своих документов.
ПРИМЕЧАНИЕ

Смена темы не приводит к изменению параметров форматирования, заданных до при­
менения той или иной темы. Представьте , что вы применили к диапазону именован­
ный стиль Акцент 1, а затем с помощью команлы Цвет заливки изменили цвет фона этого
диапазона . Если вы измените тему, то цвет фона, заданный вручную, не изменится.

Если вы хотите получать максимум преимуществ от иснользования тем, то всегла
оставляйте параметры форматирования, заданные по умолчанию.

На рис.

5.23 показан рабочий лист, содержащий фигуру SmartArt, таблицу, диаграм ­

му и по одному диапазону ячеек, отформатированных с помощью стилей Заголовок

1

и Пояснение. В этой ю1и1-е использована тема Стандартная , заданная 110 умолчанию

для всех приложений

Microsoft Office.

Отчет

N

м

к

н

G

о

р

Sprocket и Widget
Ежемесячные продажи
500
450
400
350
300

Wldgets

Sprockets

250

Янв

125

212

200

Февр

145

224

Месяц

Март

132

190

Anp

154

245

Май

164

289

Июнь

178

275

Итого

898

1435,

150
100

50

Янв

■

Рис.

Anp

Март

Февр

W1dgets

■

Май

Sprockets

5.23. Рабочий лист, оформленный с использованием темы Стандартная

Июнь

Темы документов

На рис.

5.24

195

показан тот же лист после выбора темы Дерево. Шрифты, цвета из­

менены (это плохо видно на черно-белых рисунках), как и графические эффекты
на фигуре

SmartArt.

!DDQ Можете поэкспериментировать с использованием различных тем, скачав файл Примеры тем.хlsх.
н

G

К

J

Отчет

М

L

о

N

р

Sprocket и Widget
Ежемесячные продажи
500
450

400
зsо

300

W1d cts

s ,rockcts

250

Янв

125

212

200

Февр

145

224

Март

132

190

Апр

154

245
289

Мсс,щ

Май

164

Июнь

178

275

И того

898

1435.

150
100
50
о

1
111111
ЯtlU

Фсuр

Маrн

• Widgets

Рис.

Л11р

МаН

Июнь

• Sprocketa

5.24. Этот же лист после применения темы Дерево

Применение тем
На рис.

5.25

показана палитра тем, открыть которую можно командой Разметка

страницы ► Темы ► Темы. При перемещении указателя мыши по образцам тем та из
них, над которой находится указатель, сразу применяется к активному рабочему

листу, и вы можете увидеть, как он изменится при ее использовании темы. Выбрав
необходимую тему, щелкните на ней

-

и она сразу будет применена ко всем листам

активной книги.
ПРИМЕЧАНИЕ

Тема применяется ко всей книге. В одной книге нельзя использовать разные темы
на разных листах.

Выбор темы влияет на оформление различных элементов рабочей книги. Например,
стили диаграмм зависят от того, какая из тем является активной.

196

ГЛАВА

5

Форматирование рабочих листов

...

Office

Стандартная

~
Ион

Тема

Offi...

Аспект

в .....

Галерея

Интеграл

Ретро

Сектор

Аа

Легкий дым

Натуральн ...

Вид

~:.JJ
Галерея

Дамаск

Дерево

Дивиденд

Капля

Контур

Метрополия

Окаймление

Посылка

Рамка

Савон

Сетка

Сланец

След само ...

Уголки

Главное м ...

Аа

•••

Аа
Цитаты

Эмблема

[Е Поиск тем ...

liiJ

Сохранить текущую тему...

Рис.

5.25. Палитра тем Excel

ПРИМЕЧАНИЕ

В разных темах используются различные шрифты (размеры которых могут раз­

ниться), поэтому выбор конкретной темы иногда может привести к неожиданным
результатам. Например, рабочий лист, который раньше умещался на одной печат­
ной странице, посл е применения новой темы может занимать две. Поэтому после

применения новой темы может понадобиться внести некоторые дополнительные
изменения в настройки оформления книги.

Настройка тем
Обратите внимание, что группа Темы на вкладке Разметка страницы содержит еще
три команды : Цвета, Шрифты и Эффекты . С их помощью можно изменить только
один из трех компонентов темы. Наприм ер, в теме Офис вам могут нравиться цвета

197

Темы документов

и эффекты, но не шрифт и вы хотите это изменить. Примените ее, а затем выберите
команду Разметка страницы ► Темы ► Шрифты и укажите набор шрифтов, который вас
устраивает.

В каждой теме используются два шрифта: один

-

для заголовков, другой

-

для

основного содержимого ячеек. (В некоторых случаях это один и тот же шрифт.)

Если шрифты, предлагаемые темой , вам не подходят, выберите команду Разметка
страницы ► Темы ► Шрифты ► Настроить шрифты. Откроется диалоговое окно Создание

новых шрифтов темы (рис.

5.26), в котором вы можете выбрать любые шрифты под

свои запросы.

СОВЕТ

При выборе команды Главная ► Шрифт ► Шрифт первыми в списке будут отображаться
названия двух шрифтов текущей темы.

Шрифт заголов~а:

х

?

Создание новых шрифтов темы

Образец

Calibri L1ght

Heading

Шрифт QСНОВНОГО текста:

Body text body text body text. Body t,

А

V

Calibri
Имя.

Друrая

1

1

Рис.

Сохранить 1

Отмена

5.26. В этом диалоговом окне можно изменять шрифты темы

С помощью команды Разметка страницы ► Темы ► Цвета можно изменить набор цве­
тов, используемых темой. Если же вы хотите создать собственный набор цветов,

- и увидите
изменить
можно
котором
в
5.27),
диалоговое окно Создание новых цветов темы (рис.
пред­
них
из
четыре
цветов:
12
из
любые цвета темы. Каждая тема содержит набор
элементов)
графических
(
акцентов
назначены для текста и фона ячеек, шесть - для
и два - для гиперссылок. По мере определения различных цветов обновляется
выберите команду Разметка страницы ► Темы ► Цвета ► Настроить цвета

и панель предварительного просмотра, доступная в этом окне .

ПРИМЕЧАНИЕ

Эффекты темы применяются к графическим элементам рабочего листа, таким как
фигуры разного типа (в том числе SmartArt) и диаграммы . Вы можете выбрать
другой набор эффектов темы, но настраивать параметры этих эффектов Excel
не позволяет.

198

ГЛАВА

Форматирование рабочих листов

5

х

Создание новых цветов темы

Образец

Цвета 1емы

Текст/фон

rемный

-

1

Текст/фон - саемый 1
Текст/фон -

н:мный 2

Текст/фон - светлый 2
Акцент

1

Ахцент

Z

Акцент

.3

т"ст

Г
•

Г

v

v

.,
Гиперссылка
Гиперссылка

Акцент~
АJ<цент

5

Акцен-r6

Г

[иперссы.пка

[li ..,

Просмотренная гиперссылка

[iij ..,

Имя .

v

{,J,pyr .ая 1

с рос

Сохранить

Рис.

Отмена

5.27. В окне Создание новых цветов темы можно изменять цвета темы

Если вы настроили тему, задав новые шрифты и цвета, и она вам очень понрави­
лась, то при желании можете ее сохранить. Для этого используй те команду Раз­
метка страницы ► Темы ► Темы ► Сохранить текущую тему. Тема появится на палитре

в категории Пользовательские. После этого ее можно будет использовать в других

приложениях

Office, таких как Word и PowerPoint. Для удаления пользовательской

темы найдите ее на палитре тем, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите
команду Удалить .

Глава

6

РАБОТА С ФАЙЛАМИ И ШАБЛОНАМИ

В :-ной главе описаны операции, которые можно выI10лнять над файлами рабочих
к11иг: открытие, сохранение, закрытие, удаление и т. д. Вы узнаете, как Excel рабо­
т<.1ет с файлами и обсс11ечивает доступ к файлам раэличных типов. Большинство
011исанных в главе операций выIюлняется в представлении

Backstage -

этот экран

можно увидеть, если нажать кнопку Файл на ленте . Кроме того, мы IюI·оворим о ша­

блонах - особом типе файлов рабочих книг.

Создание новой рабочей книги
1lри запуске Excel

отображается начальный экран (start screen) со с11иском недавно

ис11ользова11ных файлов и шаблонов, которые можно нримсняп, в качестве основы

JlЛЯ новой рабочей книги. Один иэ воэможных вариантов - Пустая книга; выбрав этот
файл, вы сможете создать пустую рабочую книгу и начать с ней работать. На рис. 6.1
Iюказана часть IIача.1II,ного экрана Excel.

Добрый вечер
~ Главная

v

Создать

~ Создать
Gef$1Mledw

В Открыть

Formulas

Take а tour

111111111[..

Сведения

11111111[1
Formula tutorial

Welcome to Excel
Сохрани1ь

Сохранить

--J

как

[

f)

Поиск
- - -- - ~

Сохранить
как

Adobe

PDF

Последние

Избранное

Мне предоставлен доступ

Печать

Другие ...

J3й1.

Рис.

pic02_07

6.1. Вариант Пустая

книга на начальном экране

Excel

200

ГЛАВА

6

Работа с файлами и шаблонами

СОВЕТ

Если вы хотите всегда начинать работу с пустой книги, минуя начальный экран,
то откройте диалоговое окно Параметры

E>ccel

(используя команду Файл ► Параметры),

перейдите на вкладку Общие и снимите флажок Показывать начальный экран при запуске
этого приложения.

После запуска

Excel

создает пустую рабочую книгу и присваивает ей имя Книга!.

Пока вы не сохраните ее на жестком диске, она существует только в оперативной

памяти компьютера. По умолчанию книга содержит три рабочих листа, которые
называются Лист!, Лист2 и ЛистЗ. Если вы начинаете совершенно новый проект, то
используйте эту книгу.
СОВЕТ

Перейдя на вкладку Общие диалогового окна Параметры

Excel, вы сможете изменить

количество рабочих листов в новой книге, заданное по умолчанию.

Создать новую пустую книгу

Excel

можно в любой момент одним иэ следующих

способов.

•

Выберите команду Файл ► Создать. В открывшемся одноименном окне можно соз­
дать пустую книгу или книгу на основе шаблона. Выберите вариант Пустая книга.

•

Нажмите Ctrl+N. Это самый быстрый способ создать новую рабочую книгу, если
вы не используете шаблон.

Открытие существующей рабочей книги
Открыть книгу, которая уже была сохранена на диске, можно одним из следующих
способов.

•

Выберите Файл ► Открыть ► Последние, а затем найдите нужный файл в списке
справа. В нем приводятся только те файлы, которые недавно использовались.

Количество отображаемых здесь файлов можно увеличить (максимум до

50),

задав соответствующее значение для параметра Число элементов в списке последних

книг на вкладке Дополнительно диалогового окна Параметры

•

Excel.

Выберите Файл ► Открыть и укажите нужное местоположение из списка слева.
Эти местоположения зависят от того, какие <<места~, вы уже создали. Здесь

можно увидеть варианты, свяэанные с облачными сервисами. Одним из вари­
антов всегда будет Этот компьютер. Отыскать нужные файлы можно с помощью
этого списка или нажав кнопку Обзор. В любом случае откроется окно Открытие
документа, в котором из множества различных вариантов вы сможете выбрать
подходящий вам.

•

Требуемый файл можно найти самостоятельно с помощью Проводника

Windows.

Дважды щелкните на его имени (или пиктограмме), чтобы открыть книгу. Если

Excel

в этот момент еще не запущен, то

и сразу откроет указанный файл.

Windows

автоматически запустит его

Открытие существующей рабочей книги

201

СОВЕТ

Выбрав команду Файл ► Открыть ► Последние, вы заметите, что в списке Последние на­
против каждого файла (если навести на него указатель мыши) отображается пикто­
грамма в виде канцелярской кнопки. Если вы щелкнете на ней, то файл, которому

она соответствует, будет прикреплен к списку последних документов и всегда будет

находиться вверху. Таким образом, важные файлы всегда будут в списке последних
документов, даже если открывались достаточно давно.

Чтобы убрать книгу из списка, щелкните правой кнопкой мыши на файле и в кон­
текстном меню выберите команду Удалить из списка. Кроме того, можно выбрать
команду Очистить незакрепленные книги, чтобы очистить список и начать его заново.

Чтобы открыть рабочую книгу через диалоговое окно Открытие документа, используйте
дерево каталогов, расположенное слева, и выберите в нем папку, в которой хранится

файл требуемой книги, а затем в списке справа выберите сам файл. При необходи­
мости размер диалогового окна Открытие документа можно изменить, используя соот­

ветствующий элемент управления в правом нижнем углу. После того как вы нашли

и выбрали файл, нажмите кнопку Открыть или просто дважды щелкните на его имени.
СОВЕТ

В диалоговом окне Открытие документа вы можете выделить сразу несколько файлов.

Для этого нажмите Ctrl и, не отпуская ее, щелкайте на именах нужных файлов. Нажа­

тие кнопки Открыть приведет к тому, что все выделенные файлы будут открыты.
Если в окне Открытие документа щелкнуть на имени какого-либо файла правой кноп­
кой мыши, то появится контекстное меню с множеством дополнительных команд

Windows. С их помощью можно, например, скопировать файл, удалить его или пере­
именовать, изменить его свойства и т. д. Здесь можно выполнить почти все действия,
которые доступны в Проводнике.

Обратите внимание: кнопка Открыть в диалоговом окне Открытие документа пред­
ставляет собой раскрывающийся список. Щелкните на стрелке в правой части этой
кнопки, и вы увидите список дополнительных команд.

•

Открыть. Файл открывается в обычном режиме.

•

Открыть для чтения. Файл открывается в режиме «только для чтениЯ>>, то есть
изменения, внесенные в исходный файл, сохранить нельзя.

•
•

Открыть как копию. Открывается копия выбранного файла. Если файл называется
Продажи. xlsx, то копия получит имя Копия(l)Продажи .xlsx.
Открыть в браузере. Файл открывается в браузере по умолчанию. Если файл

не может быть открыт в браузере, то этот вариант будет недоступен.

•

Открыть в режиме защищенного просмотра. Файл открывается в специальном ре­
жиме, не допускающем редактирования. Большинство команд ленты при этом

недоступны. Более подробная информация об этом режиме приведена во врезке
«Режим защищенного просмотра» ниже.

•

Открыть и восстановить. Позволяет восстановить и открыть файл после аварийного

завершения работы программы или компьютера.

202

•

ГЛАВА

6

Работа с файлами и шаблонами

Показать предыдущие версии . Команда применима лишь к тем документам, кото­

рые сохранены в среде с поддержкой истории версий, например

OneDrive

или

SharePoint Online.

Режим защищенного просмотра
В версии

Excel 201 О

появился режим защищенного просмотра

(Protected View), отвеча ­

ющий за безопасность. Может показаться, что программа старается просто не дать вам
открыть ваши же файлы . Но первейшая цель режима

-

защитить вас от вредоносного

программного обеспечения. Хакеры нашли несколько способов, позволяющих манипули ­
ровать файлами

Excel так, чтобы выполнялся определенный вредоносный программный

код. Режим защищенного просмотра в значительной мере предотвращает такие типы

атак, поскольку файл открывается в защищенной среде (песочнице).
Открывая рабочую книгу, которая была скачана не из локальной сети, а из Интернета ,
вы увидите специальное сообщение в строке формул. Кроме того, в строке заголовка

Excel появится сообщение [Защищенный просмотр] . Выберите команду Файл ► Сведения,
чтобы узнать, почему Excel открыл файл в этом режиме .
Если вы абсолютно уверены в том, что файл безопасен, то нажмите кнопку Разрешить
редактирование. Если вы этого не сделаете, то сможете только просматривать содержимое
книги, но не вносить в него изменения.

Если в книге есть макросы, то после того, как вы разрешите редактирование, система

безопасности выдаст другое предупреждение : Запуск активного содержимого отключен .

Если и на этот раз вы точно уверены, что макросы в файле безвредны, нажмите кнопку
Включить содержимое .

По умолчанию режим защищенного просмотра автоматически включается:

♦

для файлов, скачанных из Интернета ;

♦

для вложений, открытых из

♦

для файлов, открытых из потенциально небезопасных мест, например из папки,

Outlook;

в которой хранятся временные файлы, полученные из Интернета

(Temporary lnternet

Files);
♦

для файлов, которые заблокированы в соответствии со стратегией блокировки фай­
лов

(File Block Policy); эта

функция

Windows позволяет администраторам определять

файлы , несущие потенциальную опасность;

♦

для файлов с цифровой подписью, срок действия которой истек.

Если вы не собираетесь работать с таким документом, а хотите только распечатать его,
то выберите команду Файл ► Печать, а затем нажмите кнопку Разрешить печать.
Кроме того, в режиме защищенного просмотра можно скопировать ячейки (или диа ­
пазон) из одной книги и вставить в другую .

Вы можете выбрать, при открытии файлов какого типа будет включаться этот режим .
Для этого выберите Файл ► Параметры и в открывшемся окне (слева) нажмите кнопку
Центр управления безопасностью, а затем нажмите Параметры центра управления без­
опасностью (находится справа в окне) . Откроется диалоговое окно Центр управления

безопасностью. Перейдите на вкладку Защищенный просмотр и установите или снимите
нужные флажки .

Открытие существующей рабочей книги

203

Отбор по типу файла
В правой нижней части окна Открытие документа находится раскрывающийся список.

По умолчанию в нем выбран вариант Все файлы Excel (и длинный список расширений
имен файлов) . Это значит , что в окне ви;1ны лишь те файлы, которые являются

стандартными для

Excel.

Если нужно открыть файл другого типа, нажмите кнопку

раскрытия списка и выберите нужный тип .
Указать фильтр для выбора файлов можно в поле Имя файла . Например, если вы
хотите, чтобы отображались только файлы с расширением
ноле

* . xlsx

и нажмите

. xlsx,

введите в это

Enter.

Выбор способа отображения файлов
В диалоговом ою1е Открытие документа файлы могут отображаться но-разному: в виде

списка с подробной информацией, в виде пиктограмм и др. Чтобы изменить способ
отображения файлов, 11ажмите кнопку Изменить представление ~ • (в верхней правой
части окна). В открывшемся списке выберите нужный вариант.

Автоматическое открытие рабочих книг
Многие пользователи каждый день работают с одними и теми же рабочими книгами .
Если к вам это тоже относится, то спешим вас порадовать :

Excel

может открывать опре­

деленные файлы автоматически сразу после каждого запуска программы . Любая книга,
расположенная в папке

XLStart, открывается

автоматически .

Место расположения этой папки зависит от используемой версии

Windows. Чтобы

определить ее положение в своей системе, выполните следующее .

1.

Откройте диалоговое окно Параметры

Excel (команда

Файл ► Параметры) и перейдите

на вкладку Центр управления безопасностью.

2.
3.

Нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью.
В окне Центр управления безопасностью перейдите на вкладку Надежные расположения.
Вы увидите список надежных мест расположения для

4.

Excel.

Посмотрите на путь к размещению, в описании которого вы увидите слова автоза­
грузка пользователя . Этот путь может выглядеть так:
C : \Users\ < имя_noльзo6omeля>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART\

Еще одна папка

XLStart может

находиться в этом месте:

C:\Program Files\Microsoft

0ffice\root\0fficelб\XLSTART\

Если один или несколько файлов открываются автоматически из этой папки, то в начале
работы

Excel не будет показывать начальный экран или создавать пустую рабочую книгу.

Помимо

XLStart,

можно определить и другую папку, которая будет использоваться для

начальной загрузки файлов . Для этого выберите команду Файл ► Параметры и в открыв­
шемся окне Параметры

Excel

щелкните на вкладке Дополнительно. Прокрутите экран вниз

до раздела Общие, введите имя новой папки в поле Каталог автозагрузки и нажмите ОК.

Теперь при запуске
находятся в папках

Excel будут автоматически открываться все файлы книг, которые
XLStart, а также в указанной вами .

ГЛАВА

204

6

Работа с файлами и шаблонами

Сохранение рабочих книг
При работе в

Excel файл

может быть поврежден или утерян в результате непред­

виденных обстоятельств, например при отключении электропитания или сбое
системы. Восстановление файла может потребовать многих часов работы. Чтобы
избежать подобных ситуаций, нужно как можно чаще сохранять книгу на диске.
Операция сохранения занимает всего несколько секунд, и выполнить ее вы можете

любым из следующих способов.

•

Нажмите кнопку Сохранить (пиктограмма в виде дискеты) на панели быстрого
доступа.

•
•
•

Нажмите

Ctrl+S.

Нажмите

Shift+F12.

Выберите команду Файл ► Сохранить.

ВНИМАНИЕ

Обратите внимание: при сохранении файла его предыдущая версия, сохраненная на
жестком диске, перезаписывается (то есть утрачивается). Так что если вы открыли

рабочую книгу, а затем случайно испортили ее, то ни в коем случае не сохраняйте
файл! Вместо этого закройте его, не сохраняя, а затем откройте снова.

Если книгу уже сохраняли, то в результате выполнения одного из описанных дей­

ствий она сохранится на диске под тем же именем. Если требуется сохранить рабо­
чую книгу в новом файле или в другом месте, используйте команду Файл ► Сохранить
как или нажмите

F12.

Если книга до этого момента еще ни разу не сохранялась, то откроется диалого­

вое окно Сохранение документа (рис.

6.2).

В нем можно выбрать место сохранения

файла, например Этот компьютер или учетную запись

OneDrive, если она у вас есть.

В поле Имя файла будет заданное по умолчанию имя, например Книга! или Книга2.
В

Excel допускается использовать указанные стандартные имена в качестве имен

файлов рабочих книг, но делать это не рекомендуется. Новому файлу лучше дать
более содержательное имя. В окне Сохранение документа есть ссылка Дополнительные
параметры, с помощью которой можно перейти в раздел Сохранить как представле­
ния

Backstage.

Раздел Сохранить как представления

Backstage содержит почти ту же информацию,

что и диалоговое окно Сохранить файл, только в другом виде. С левой стороны
перечислены местоположения, а с правой

-

папки. Кнопка Обзор слева позволяет

открыть классическое диалоговое окно Сохранить как. Оно похоже на окно Открытие

документа. Выберите нужную папку в списке слева. Затем в поле Имя файла введите
имя. Расширение указывать не нужно - Excel добавляет его автоматически, исходя
из типа файла в поле Тип файла. По умолчанию файлы сохраняются в стандартном

формате

Excel, который использует расширение имени файла . xlsx.

есть макросы, то программа по умолчанию использует расширение.

Если в файле

xlsm.

Сохранение рабочих книг

205

х

Сохранение файла
И мя фай л а

1 Книrа1

.xlsx

1

В ы брать расположение

О

>

До кументы
OneDrive: персо н а л ьный

Вы хотите поделиться этим файлом?

Дополнительные параметры ...

Рис.

М+IЧФФМ

6.2. Первое сохранение рабочей

! Отмена

1

книги

Правила именования файлов

Excel следует, соблюдая общие правила, принятые
Windows. Имя может содержать до 255 символов, включая пробелы, что позволяет

Присваивать имена файлам книг
в

давать файлам осмысленные имена . Тем не менее в именах нельзя использовать сле­
дующие символы .

обратный слеш
двоеточие
кавычки

>

знак «больше »
вопросительный знак

*

звездочка

<

знак « меньше »
вертикальная черта

Чтобы имя было легче читать, вы можете использовать в нем прописные и строчные бук­
вы . При этом знайте, что регистр символов в именах файлов не учитывается . Например,

2025. xlsx и вы хотите сохранить другой файл под именем
2025. xlsx, то Excel спросит, хотите ли вы записать его поверх первоначального,

если у вас есть файл бюджет
БЮДЖЕТ

поскольку воспринимает эти имена как эквивалентные .

206

ГЛАВА

6

Работа с файлами и шаблонами

СОВЕТ

Если вы хотите изменить формат файлов, в котором
нию, откройте диалоговое окно Параметры

Excel сохраняет книги по умолча­

Excel ( используя команду Файл

► Параметры).

Перейдите на вкладку Сохранение и в поле Сохранять файлы в следующем формате задайте

нужный формат. Например, если ваши книги должны быть совместимы с более

старыми версиями программы (до

Excel 2007),

то формат по умолчанию можно

изменить на Excel 97-2003 Workbook (* .xls). Благодаря этому вам больше не придется

выбирать старые типы файлов каждый раз при сохранении новой книги.
Если в указанном вами месте уже есть файл с таким же именем, то

Excel

спросит,

хотите ли вы записать новый файл поверх существующего. Будьте осторожны!
После перезаписи восстановить предыдущий файл невозможно.

Использование функции автовосстановления
Если у вас большой опыт работы за компьютером, то, вероятно, вам уже приходилось
-

терять данные. Вы забыли сохранить файл или, возможно, отключилось питание

и вся несохраненная работа была утеряна. А может быть, вы работали над чем-то
и не думали, что это важно, поэтому закрыли файл, не сохраняя, а позже оказалось,

что он все-таки был нужен. Хорошая новость: в

Excel есть функция автовосстанов­

ления, которая позволяет минимизировать количество подобных случаев.

При работе в

Excel

данные время от времени сохраняются автоматически. Про­

грамма выполняет это действие в фоновом режиме, незаметно для пользователя.

К версиям документа, автоматически сохраненным в процессе работы, можно

получить доступ. Это касается и тех новых рабочих книг, которые вы еще ни разу
не сохраняли.

Благодаря функции автовосстановления вы можете:

•
•

просматривать версии книги, которые сохранялись автоматически;

получить доступ к <<черновым версиям~, автоматически созданным программой
для тех книг, которые вы закрыли, не сохраняя.

Восстановление версий текущей рабочей книги
Чтобы просмотреть, какие версии текущей рабочей книги доступны, выберите ко­
манду Файл ► Сведения. В разделе Управление книгой приводится список имеющихся

старых версий текущей книги. В одних случаях будут указаны несколько автомати­
чески сохраненных версий, в других

На рис.

6.3

-

автоматически сохраненных версий не будет.

показана рабочая книга с тремя сохраненными версиями.

Чтобы открыть версию, которую

Excel сохранил автоматически, щелкните на нуж­

ном имени файла. Помните: открыв такую версию, вы не замените текущую версию

книги. Поэтому вы можете решить, какая версия книги более значима: сохраненная
или текущая. Или можете просто скопировать информацию, которая могла быть
случайно удалена, и вставить ее в текущую книгу.

Использование функции автовосстановления

[ -]
ru

правп~ние
книrои..,

207

Управление книrой
= Сегодня, 17:28 (автовосстановление)
=
=

Сегодня,
Сегодня,

17:16
16:59

(автовосстановле!!.и~
(автовосстановле~

Сбросить область изменений
Очисrка журнала изменений, отображаемых на панели
"Изменения".

[ -i
[:;1'

Параметры

Параметры просмотра в браузере
Укажите, что именно смогут видеть пользователи при просмотре
этой книги в Интернете.

мотра в браузере

Рис.

6.3. Старые версии этой рабочей книги

можно восстановить

При закрытии рабочей книги версии, сохраняемые автоматически, удаляются.

Восстановление несохраненных результатов работы
Если вы закрываете книгу, не сохраняя изменения, то

Excel

зап рашивает подтвер­

ждени е операции сохранения. Если несохраненная рабочая книга имеет автомати­
чески сохраненную версию, то в диалоговом окне Вы хотите сохранить изменения вы

обязательно увидите сообщение об этом.
Чтобы восстановить рабочую книгу, которая была закрыта без сохранения, выбе­
рите команду Файл ► Сведения ► Управление книгой ► Восстановить несохраненные книги.

Вы увидите список всех черновых версий ваших рабочих книг. Можно открыть
их и (при толике удачи) восстановить необходимое. Обратите внимание: несо­
храненны е книги сохраняются в формате

. xlsb

и предназначаются только для

чтения. Если вы хотите сохранить один из этих файлов, то вам нужно присвоить
ему новое имя.

Настройка режима автосохранения
Как правило, файлы автоматически сохраняются каждые десять минут. Период

1 минуты до 120 минут)
Параметры Excel.

автосохранения (в интервале от
Сохранение диалогового окна

можно задать на вкладке

При работе с конфиденциальными документами можно сделать так, чтобы проме­
жуточные версии не сохранялись автоматически на вашем компьютере. На вкладке
Сохранение диалогового окна Параметры

Excel эту функцию можно отключить полно­

стью или для конкретной рабочей книги.

208

ГЛАВА

6

Работа с файлами и шаблонами

Защита рабочих книг паролем
В некоторых случаях может потребоваться защитить файл книги с помощью паро­
ля. Когда пользователь попытается открыть уже защищенный паролем файл,

Excel

предложит ввести пароль. Если тот будет введен неправильно, файл не откроется .
Чтобы задать пароль для книги, сделайте следующее.

1.

Выберите команду Файл ► Сведения
Шифрование документа

кроется список доступных вариантов

Шифрование содержимоrо этоrо файпа

действий.

2.

окно Шифрование документа (рис.

6.4 ).

Введите пароль, нажмите ОК, а за­

тем введите его еще раз, чтобы под­

1•••••
Внимание! Забытый пароль восстановить невозможно .
Список паролей рекомендуется хранить в надежном
месте .

Следует также помнить, что при вводе пароля
учитывается региар букв.

твердить.

4.

х

Пароль :

В нем выберите команду зашифровать
с использованием пароля . Откроется

3.

?

и нажмите кнопку Защита книги. От-

1 [ Отмена

Нажмите ОК и сохраните книгу.

Когда вы попробуете открыть эту книгу
снова, на экране появится запрос на

Рис.

6.4. Диалоговое окно Шифрование документа.
в котором можно задать пароль для книги

ввод пароля .

ВНИМАНИЕ

Пароль чувствителен к регистру символов. Помните: если вы забудете его, то от­
крыть файл обычными способами будет невозможно . Кроме того, такие пароли
не гарантируют абсолютной защиты от взлома файла, поэтому их нельзя сч итать
идеальной мерой безопасности .

Организация файлов
При наличии сотен файлов Excel может возникнуть проблема поиска нужной
книги. Чтобы этого избежать, файлам следует давать описательные имена. Кроме
того, упростить поиск нужных файлов можно с помощью папок и вложенных папок

( с описательными именам и) . Однако в некоторых случаях этих действий недостаточно.
К счастью,

Excel позволяет внести в сведения о книге необходимую описательную

информацию разного типа (иногда она называется метаданными), которая отно­
сится к свойствам документов. Эта информация содержит данные об авторе, теме,
категории и т . д .

С помощью команды Файл ► Сведения вы можете просмотреть (или изменить)

свойства документа. Эта информация будет представлена в правом углу панели
Сведения . Если щелкнуть на ссылке Показать все свойства внизу пан ели , то количе­

ство свойств, отображаемых на экране, увеличится (а текст ссылки изменится на
Показать меньше свойств).

Другие параметры рабочих книг

209

СОВЕТ

Если вы не видите всех свойств открытой книги, то на панели Сведения щелкните
на стрелке, расположенной в правой части кнопки Свойства, и в открывшемся меню

выберите команду Дополнительные свойства.

Другие параметры рабочих книг
Команда Файл ► Сведения позволяет вывести на экран панель Сведения представления

Backstage. На ней отображаются разделы с дополнительными параметрами (коман­
дами), которые имеют отношение к файлам и будут полезны, если вы планируете

делиться книгой с другими пользователями. Обратите внимание: на панели, как
правило, отображаются только те команды, которые имеют отношение к активной

рабочей книге, а не ко всем книгам в целом.

Раздел Защитить книгу
Выбрав команду Файл ► Сведения ► Защитить книгу, вы можете увидеть раскрываю­

щийся список со следующими командами (табл.

6.1).

шоу Более подробная информация о защите рабочих листов и книг, а также об использовании
цифровой подписи приведена в главе
Таблица

31.

6.1. Команды раздела Защитить книrу

Команда

Назначение

Всегда открывать

Дает возможность сохранить файл в режиме «только для чтения» и так защитить его от

только для чтения

внесения изменений

Зашифровать

Позволяет задать пароль, который необходимо ввести для открытия книги !см. раздел
«Защита рабочих книг паролем» выше в этой главе]

с использованием
пароля

Защитить теку­

щий лист

Дает возможность защитить различные элементы рабочего листа. Открывает то же диа­
логовое окно, что и команда Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист

Защитить структу-

Позволяет защитить структуру рабочей книги. Открывает то же диалоговое окно, что

РУ книги

и команда Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист

Ограничить

Дает возможность подключить текущую книгу к системе Azure Rights Management !Управ­
ление правами доступа в среде Azure] !если она используется в вашей организации]

доступ

и получить более детальное описание методов ее защиты
Добавить цифро­
вую подпись

Пометить как

окончательный

Позволяет внести в документ свою цифровую подпись, которой смогут доверять другие
пользователи

Помечает рабочую книгу как ее финальный вариант. Такой документ будет автоматически
сохранен в режиме «только для чтения», чтобы в него нельзя было вносить изменения.
Эта возможность никак не связана с безопасностью. Она просто информирует всех поль­
зователей о том, что вы предоставили для совместной работы окончательную версию книги

ГЛАВА

21 О

Работа с файлами и шаблонами

6

Раздел Проверка книги
Выбрав команду Файл ► Сведения ► Поиск проблем, вы можете увидеть раскрываю­
щийся список со следующими командами (табл.

Таблица

6.2. Команды

6.2).

раздела Проверка книги

Команда

Назначение

Проверить

Открывает диалоговое окно Инспектор документов. Инспектор документов предупредит

документ

вас о наличии в книге информации. которая может быть конфиденциальной [скорее всего.
это информация. хранящаяся в скрытых строках. столбцах или листах). Поэтому, прежде чем
предоставлять доступ к книге другим пользователям. используйте инспектор документов
для окончательной проверки документа

Проверить
читаемость

Проверить
совместимость

Проверяет книгу на наличие проблем. которые могут помешать работать с ней людям
с ограниченными возможностями. Результаты проверки отображаются на панели задач

Может быть полезна при сохранении книги в старом формате. Открывает окно Проверка
совместимости. в котором представлен перечень возможных проблем несовместимости.
Это же окно открывается при обычном сохранении книги в старом формате

Журнал версий
Если вы сохраняете файлы в

OneDrive,

то

Microsoft

будет вести журнал версий

каждый раз, когда вы сохраняете файл. Вы можете просматривать или восстанав­
ливать предыдущие версии.

Управление книгой
Если Ехсе\ автоматически сохранял предыдущие версии вашей книги, то вы можете
восстановить любую из них.

Параметры просмотра в браузере
Если вашу книгу нужно будет просматривать в браузере, то в одноименном окне
можно указать, какие листы и другие се объекты будут доступны для просмотра.

Раздел Режим совместимости
Если вы работаете с книгой старого формата, открытой в режиме совместимости, то
на панели Сведения увидите раздел Режим совместимости. Чтобы преобразовать файл

в текущий формат файла Ехсе\, нажмите кнонку Преобразовать.
ВНИМАНИЕ

Следует иметь в виду, что преобразование файла 11риводит к удалению его исходной
версии. Возможно, прежде, чем использовать эту команду, стоит создать ко11ию ис­
ходной книги.

Как избежать потери данных

211

Закрытие рабочих книг
Заканчивая работу с книгой, вы должны закрыть ее, чтобы освободить память
компьютера, которую она использует. При этом другие открытые книги останутся

открытыми. Закрывая последнюю из открытых книг, вы закрываете и

Excel.

Закрыть книгу можно любым из следующих способов.

•
•

Выберите команду Файл ► Закрыть.
Нажмите кнонку Закрыть

( х ), которая находится в правом углу строки заголовка

окна.

•
•

Нажмите Ctrl+F4.
Нажмите Ctrl+W.

Если вы внесли в книгу изменения уже после того, как она была сохранена,
то в момент се эакрытия

Excel

выведет сообщение с вопросом, хотите ли вы со­

хра11ить их. Если вы нажмете кнопку Да, то книга закроется и изменения будут
сохранены. Если нажмете Нет, то книга закроется, а все несохраненные данные

будут 11отеряны.

Как избежать потери данных
Представьте, что вы несколько часов работали над книгой

Excel, а затем что-то про­

иэошло: отключилось питание, сломался жесткий диск или вы совершили некую

ошибку

-

и в рс:~ультате книга была утеряна, а все ваши усилия пошли прахом.

К счастью, защитить себя от подобных бедствий несложно.
Ранее в этой ,·лаве мы обсуждали функцию автовосстановления, которая позволяет
создавать рсзсрв11ые копии книги чере:1 :шданные интервалы времени. Автовос­

становле11ие

-

вполне эффективный, но нс единственный способ защиты работы,

который можно использовать. Если книга очень важна для вас, то необходимо при­
нять дополнительные меры по обеспечению се сохранности. В табл.

6.3

описаны

еще несколько с11особов, позволяющих защитить файлы книг.

Таблица

6.3. Дополнительные способы защиты файлов

Место хранения

Преимущества/недостатки

фaiina
Тот же диск

Этот способ помогает предохранить файл от случайной потери. но бесполезен. если из
строя выйдет жесткий диск

Другой жесткий

Вариант подойдет. если на вашем компьютере несколько жестких дисков. Он обеспечивает

диск

более надежную защиту, чем предыдущий. поскольку вероятность того. что оба жестких
диска одновременно выйдут из строя. невелика. Разумеется. если компьютер украдут, этот

способ вас не спасет
Продолжение .Р

212
Таблица

ГЛАВА

6

Работа с файлами и шаблонами

6.3 (продолжение}

Место хранения

Преимущества/недостатки

файла

Сетевой сервер

Этот способ работает. если ваш компьютер подключен к серверу, на котором вы можете
хранить файлы. и является достаточно надежным. Но если и сервер. и компьютер находят­
ся в одном здании. то вы рискуете потерять информацию, например, если случится пожар

Сайт резервного

В Интернете есть специальные сайты. которые специализируются на хранении файлов ре­
зервных копий. Это достаточно надежный способ хранения. но ровно до тех пор, пока у вас

копирования

есть выход в Интернет
Сменный носитель

Это, пожалуй, самый надежный способ. Использование сменного носителя. такого как
USВ-устройство. позволяет физически поместить копию файла в другое место. Поэтому

в случае уничтожения компьютера [или даже здания, в котором он находится] резервная
копия останется целой

Работа с шаблонами
Шаблон - это модель, которая служит основой для чего-либо. Шаблоны Excel- это
рабочие книги, на основе которых создаются другие книги. Здесь мы поговорим о не­
которых встроенных шаблонах Excel и о том, как создавать собственные шаблоны.
В будущем благодаря этим знаниям вы сможете существенно облегчить свою работу.

Что такое шаблоны

Excet

Лучший способ изучить шаблоны - опробовать их на практике.
быстрый доступ к сотням файлов шаблонов.

Excel предоставляет

СОВЕТ

Изучение шаблонов - хороший способ расширить свои знания об Excel. Из ша­
блонов, созданных другими пользователями, вы можете почерпнуть идеи, которые
сможете использовать в дальнейшей работе.

Просмотр шаблонов
Чтобы начать знакомство с шаблонами, откройте представление

Backstage (с по­

мощью команды Файл ► Создать). Вы увидите список в виде пиктограмм. Это лишь

малая часть имеющихся шаблонов. Щелкните на одном из предлагаемых условий
поиска или введите описательное слово, чтобы найти дополнительные шаблоны.
ПРИМЕЧАНИЕ

Поиск осуществляется на сайте

Microsoft Office Online,

поэтому выбрать шаблон

с этого сайта вы сможете, только если у вас есть подключение к Интернету.

Например, в поле поиска введите счет и нажмите кнопку Поиск. Вы увидите мно­

жество миниатюр шаблонов, отвечающих этому условию.

Работа с шаблонами

На рис.

6.5

21 З

показан результат такого поиска.

Создать
~ Главная

«- Назад

~ Создать

I~ - - - - - - - - - - - - - - - - ~
Р\
invoice

В Открыть

С в едения

Сохра н ить

Sales invoice (simple de ...

Simple invoice that calc ...

Finance charge invoice s ...

Сохранить
как

-

Сох ра н и т ь

как

tNVOICE

Adobe

PDF
Печать

INVOICE

INVOIC E

Общий
досту п

Экспорт

lnvoice with financ•

ch■ ...

Small business sales inv ...

Finance charge invoice,..

Закрыть

-

Учетная
запись

Парамет ры

Рис.

6.5. На панели Создать в представлении Backstage можно выполнять
поиск определенных шаблонов

ПРИМЕЧАНИЕ

На сайте Microsoft Office Online представлен широкий выбор самых разных шабло­
нов . Если даже среди них вы не найдете нужный, то скачайте наиболее подходящий
для ваших целей, а затем откорректируйте его. Изменить существующий шаблон
куда проще, чем создавать рабочую книгу с нуля.

Создание рабочих книг на основе шаблона
Если вы хотите создать рабочую книгу на основе шаблона, выберите подходящий
шаблон на панели Создать и щелкните на его пиктограмме. Откроется окно, содер­

жащее увеличенное изображение шаблона, информацию о его создателе и другие
сведения . Если шаблон вам подходит, нажмите кнопку Создать. Если нет, то за­
кройте окно и, нажимая одну из стрелок, выбирайте следующие ( или предыдущие)
шаблоны из списка.

ГЛАВА

214

6

Работа с файлами и шаблонами

Когда вы нажимаете кнопку Создать,

Excel скачивает шаблон, а затем на его основе

создает новую книгу.

Дальнейшие ваши действия зависят от шаблона. Все шаблоны разные, но боль­
шинство интуитивно понятны. В некоторых книгах придется изменить настройки.

Просто замените своей информацию по умолчанию.
ПРИМЕЧАНИЕ

Важно понимать: создав на основе шаблона книгу, далее вы будете работать именно
с ней, а не с шаблоном . Внесенные в нес изменения никак не повлияют на шаблон, на
основе которого она была создана. После скачивания с сайта Microsoft Officc Oпlinc
он сохраняется для дальнейшего использования , и вам уже не придется скачивап,

его заново. Скачанные шаблоны будут отображаться в списке после ввода команды
Файл ► Создать.

На рис.

6.6 покаэана рабочая книга, соэда,шая на основе шаблона. Она нуждается

в определенной доработке. Но если вы будете исполь:ювать этот шаблон и в1ю­
следствии, то лучше внести нужные изменения именно в него, а нс в каждую новую
книгу, созданную па его основе.

с

в

А

INVOICE #100

2

Create &

Со.

3

123 Avenue А
Metropolis, UA 78910

4

(123) 45678901 (123) 456-7891

5

DATE

6

BILL ТО

FOR

7

Guy Oz I Olson Harris Ltd .

Consultation & design services

8

78 90th NW Suite 10
Metropolis, UA 78911

9

(123) 567-8910

101

Details

11

Consultation (1 hour)

$350,00

12

Design services (8 hours)

$400 ,00

• AMOUNT

Рис.

6.6. Рабочая книга, созданная на основе шаблона

Если вы хотите сохранить вновь созданную рабочую книгу, нажмите ююпку Со­

хранить.

Excel предложит имя файла, основанное на имени шаблона, но вы можете

испольэовать любое имя (соответствующее правилам именования).

Работа с шаблонами

215

Изменение шаблона
Файл шаблона 11редставляет собой обычную рабочую книгу. Поэтому его можно
открыть, внести в него изменения, а затем сохранить. Например, если вернуться

к 111аблону, который был показан на рис.

6.6, то вам может потребоваться изменить

сп> так, •побы в нем отображалась информация о вашей компании, ее логотип

и использовались актуальные покаэатели. В результате, когда вы будете пользо­
ваться этим шаблоном в дальнейшем, книга, со:щанная на его основе, уже будет
соответствующим образом настроена.
Чтобы отредактировать шаблон, выберите команду Файл ► Открыть (а не команду
Файл ► Создать) и в диалоговом окне Открытие документа найдите его местоположение

( имя этого файла, скорее всего,

имеет расширение

. xl tx, . xl tm или . xl t ).

Если вы

бу;~ете открывать файл с помощью команды Файл ► Открыть, то будет открыт именно

011,

а нс созданная на его основе рабочая книга.

Один из способов онределить место расположения скачанных файлов шаблонов

-

нросмотреть снисок доверенных раамещений.

1. Выберите команду Файл ► Параметры. Откроется диалоговое окно Параметры Excel.

2.

Откройте панель Центр управления безопасностью и нажмите кнопку Параметры

центра управления безопасностью. Откроется оюю Центр управления безопасностью.

3.

В нем выберите вкладку Надежные расположения. Скачанные шаблоны хранятся
в папке, в описании которой есть слова Шаблоны пользователя. Если вы захотите

изменить (или удалить) скачанный шаблон, то искать его файл нужно именно
:щссь.

В нашей операционной системе скачанные шаблоны были сохранены в этом месте:
C:\Users\<uмя_noльзoбameля>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

После того как вы внесете в шаблон изменения, выберите команду Файл ► Сохранить,
чтобы сохранить файл. При создании рабочих книг на его основе в дальнейшем
бу ;~ст использоваться измененная версия.

Стандартные шаблоны
Ехсс\ поддерживает три типа шаблонов.

•
•

Стандартный шаблон рабочей книги. Служит основой для новых книг.

Стандартный шаблон рабочего листа. Служит основой для новых листов, до­
бавляемых в книгу.

•

Пользовательский шаблон рабочей книги. Обычно это готовые к использо­
ванию книги, с формулами и форматированием. Но они могут быть как про­

стыми, так и сложными. Как правило, они настроены так, чтобы пользователь
мог ввести значения и сразу получить реэультат. Шаблоны, скачиваемые
с сайта

Microsoft Office Online, которые упоминались выше, относятся именно

к этому типу.

216

ГЛАВА 6

Работа с файлами и шаблонами

Изменение стандартных параметров рабочих книг
В каждой созданной книге есть настройки, принятые по умолчанию. Например,
книга содержит один лист, на нем есть линии сетки, верхний и нижний колонти­
тулы страницы пусты, текст выводится стандартным шрифтом, заданным в стиле

по умолчанию Обычный, столбцы имеют строго определенную ширину и т. д. Если
стандартные параметры книги вас не устраивают, то вы можете их изменить, создав

собственный стандартный шаблон рабочей книги.
Внесение изменений в стандартную рабочую книгу

Excel

~ обычно довольно про­

стой процесс, который в долгосрочной перспективе позволяет сэкономить много вре­

мени. Чтобы изменить стандартные параметры рабочей книги, сделайте следующее.

1.

Откройте новую рабочую книгу.

2.
3.

Добавьте или удалите листы, чтобы книга содержала их нужное количество.
Внесите изменения. Они могут быть связаны, например, с шириной столбцов,
именованными стилями, параметрами страницы и другими настройками, до­

ступными в диалоговом окне Параметры Excel. Чтобы изменить параметры стан­
дартного форматирования ячеек, выберите команду Главная ► Стили ► Стили ячеек,
а затем измените настройки для стиля Обычный. Например, измените шрифт, его

размер или формат отображения чисел.

4.

Закончив с внесением изменений, выберите команду Файл ► Сохранить как ► Обзор.
Откроется окно Сохранение документа.

5.

В нем выберите в раскрывающемся списке Тип файла формат Шаблон Excel (*.xltx).
Если ваш шаблон содержит VВА-макросы, то выберите Шаблон Excel с поддержкой
макросов

6.

(*.xltm).

В поле Имя файла введите Книга.

ВНИМАl:iИЕ

Вероятнее всего,

Excel предложит имя Книгаl. xl tx. Если вы хотите, чтобы программа

при создании новых книг использовала именно ваш шаблон, то измените это имя
на Книга.хltх (или Книга.хltm).

7.
8.

Сохраните файл в папке XL5tart ( а не в папке Шаблоны, которую предлагает

Excel ).

Закройте файл шаблона.

Когда все эти действия будут выполнены, шаблон Книга.хltх (или Книга.хltm) бу­
дет использоваться как основа для дальнейшего создания всех новых книг. Чтобы

создать книгу на его основе, выполните любое из следующих действий.

•
•

Нажмите Ctrl+N.

Откройте

Excel,

не выбирая никакую рабочую книгу. Этот вариант работает

только в том случае, если режим открытия начального экрана при запуске про­

граммы отключен. Этот параметр задается на вкладке Общие окна Параметры Excel.
(Напоминаем, что открыть его можно командой Файл ► Параметры.)

Работа с шаблонами

217

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание: созданный вами шаблон Книга.хltх не будет использоваться,
если вы выполните команду Файл ► Создать и выберете из списка шаблонов вариант
Пустая книга. Эта команда всегда приводит к загрузке стандартного шаблона рабочей
книги, благодаря чему вы при необходимости сможете вновь переопределить поль­
зовательский шаблон Книга. xltx.

Создание шаблонов рабочего листа
Помимо шаблона книги, вы можете создать шаблон одного рабочего листа, который
называется Лист. xl tx. Для этого выполните те же действия, с помощью которых

создали шаблон Книга.хltх. Шаблон лист.хltх используется при вставке нового
рабочего листа.

Редактирование шаблонов
После того как шаблон Книга.хltх или Лист .xltx будет создан, его, возможно, при­
дется изменить. Для этого откройте файл шаблона и отредактируйте его так же, как

и любую другую книгу. Закончив с редактированием, сохраните книгу как шаблон
в том же самом месте и закройте ее.

Возврат к стандартной рабочей книге
Если вы создали файл Книга .xltx (или Лист .xltx), а затем поняли, что для работы

больше подошли бы настройки по умолчанию, то просто удалите файл шаблона из
папки XLStart (или переименуйте его). После этого при создании новых книг или

листов

Excel

будет использовать настройки по умолчанию.

Пользовательские шаблоны
Шаблон Книг а. xl tx, с которым вы познакомились в предыдущем подразделе, отно­
сится к шаблонам специального типа, которые определяют стандартные настройки
для новых рабочих книг. Далее мы рассмотрим пользовательские шаблоны рабочих
книг. Пользовательский шаблон

-

это обычная рабочая книга, подготовленная

к использованию в качестве основы для новой книги.

Создание пользовательских шаблонов
Создав пользовательский шаблон, вы сможете избавить себя от повторения
одних и тех же действий. Предположим, вы создаете отчет о продажах за месяц,
в котором должны содержаться данные по регионам, а также кое-какие итоговые

расчеты и диаграммы. Чтобы решить эту задачу, вы можете создать файл-шаблон,
в котором будут все необходимые элементы, кроме собственно данных, которые
предстоит внести. В дальнейшем вы сможете создать книгу, взяв за основу этот

шаблон, заполнить пустые ячейки (то есть ввести исходные данные)
будет готов.

-

и отчет

ГЛАВА

218

6

Работа с файлами и шаблонами

ПРИМЕЧАНИЕ
Можно поступить иначе: использовать книгу, в которой содержатся данные за
предыдущий месяц, и сохранить ее под другим именем . Но это нередко приводит

к ошибкам, поскольку можно забыть выбрать команду Сохранить как и в ре:1ультатс
потерять файл с данными за прошлый месяц (он будет перезаписан). Лучший спо­
соб

-

выбрать команду Файл ► Открыть, а затем в диалоговом окне Открытие документа

выбрать команду Открыть как копию (она доступна после щелчка на стрелке кнопки
Открыть). При открытии файла как копии новая рабочая книга создается на основе
уже существующей , но нри этом используется другое имя. Так гарантируется, что

старый файл не булет перезаписан.

По умолчанию имя книги , созданной 11а основе шаблона, будет состоять из его
имени с добавлением числа. Например, если вы создаете новую книгу ва основе
шаблона Авансовый отчет . xl tx, то по умолчанию ей будет 11рисвоено имя Авансовый
отчетl. xlsx. Если книга, созданная на основе шаблона, сохраняется в11ервыс, то
откроется окно Сохранение документа, чтобы вы могли нрисвоить ей другое имя.
Пользовательский 111аблон

-

это обычная рабочая книга, в которой могут ис1юль­

зоваться любые возможности

Exccl,

такие как диаграммы , формулы и макросы .

Обычно шаблон настроен так, чтобы 1юль:юватель мог ввести значения и сразу
получить результаты. Иначе говоря , большинство шаблонов солержит вес необхо­
д имые элем е нты, кроме ланных, вводит~, которы е долж е н 1юльз овател ь.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если ваш шаблон со/tержит макрос ы, то дол жен быть сохран ен как Шаблон Excel с под­
держкой макросов и им ет ь рас шире ние

. xl tm.

Блокирование в шаблонах ячеек с формулами
Если с вашим шаблоном будет работать пользователь- новичок, то лучше заблокировать все
ячейки с формулами, чтобы их нельзя было удалить или изменить . Сделать это можно так.

1.

Выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделить группу
ячеек. Откроется диалоговое окно Выделить группу ячеек.

2.

В нем установите переключатель Константы и нажмите ОК. Будут выделены все не-

пустые ячейки, не содержащие формул .

3.

Нажмите

Ctrl+l . Откроется

диалоговое окно Формат ячеек.

4.

В нем перейдите на вкладку Защита.

5.

Снимите флажок Защищаемая ячейка .

6.

Нажмите ОК, чтобы закрыть окно Формат ячеек .

7.

Выберите команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист. Откроется диалоговое окно Защита листа .

8.

В нем укажите пароль (при желании) для снятия защиты и нажмите ОК.

В результате изменения можно будет вносить во все ячейки, кроме тех, в которых есть
формулы .

Работа с шаблонами

219

Сохранение пользовательских шаблонов
Чтобы сохранить рабочую книгу в качестве шаблона, выберите команду Файл ► Со­
хранить как ► Обзор, а затем в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон
Excel (*.xltx). Если шаблон содержит макросы, выберите Шаблон Excel с поддержкой
макросов (*.xltm). Сохраните свой шаблон в папке Шаблоны (в

Excel она назначается

автоматически) или во вложенной в нее папке.

Если шаблон впоследствии потребуется изменить, то для его открытия выберите
команду Файл ► Открыть.

Применение пользовательских шаблонов
Чтобы создать книгу на основе пользовательского шаблона, выберите команду
Файл ► Создать, а затем щелкните на ссылке Личные (над полем поиска). Вы увидите

пиктограммы всех шаблонов, которые создали. Дважды щелкните на требуемом
шаблоне, и

Excel создаст на его основе книгу.

Глава

7

ПЕЧАТЬ РЕЗУЛЬТАТОВ РАБОТЫ

Как бы оптимистичны ни были прогнозы о безбумажном офисе, бумага

-

по­

прежнему наилучшее средство распространения и передачи важной информации,

особенно там, где нет доступа к Интернету. Большинство рабочих книг Excel, кото­
рые вы создаете, скорее всего, в дальнейшем будут распечатываться в виде отчетов,
и им стоит придать презентабельный вид. В Excel много параметров управления
выводом данных на печать. Их мы и рассмотрим в этой главе.

Быстрая печать документов
Чтобы отправить на печать текущий рабочий лист со стандартными установка­
ми, выберите команду Файл ► Печать

( она открывает панель Печать представления
Backstage) и затем нажмите кнопку Печать. Есть и более эффективный способ: нужно
нажать Ctrl+P. В этом случае представление Backstage тоже отображается, но фокус
ввода уже помещен на кнопку Печать, поэтому завершить операцию можно, просто

нажав

Enter.

Все вышеописанное можно сделать одним щелчком кнопкой мыши. Нужно лишь

добавить на панель быстрого доступа новую кнопку. Для этого щелкните на стрелке
вниз, которая расположена справа в конце панели, и в открывшемся меню уста­

новите флажок Быстрая печать.

Excel добавит на панель

соответствующий значок.

Нажмите кнопку Быстрая печать, и программа выведет активный рабочий лист на
заданный в системе принтер, используя параметры печати, установленные по умол­

чанию. Если вы измените некоторые из них (на вкладке ленты Разметка страницы),

то при печати

Excel будет использовать новые параметры настройки. В противном
случае будут использоваться такие параметры, принятые по умолчанию.
•

На печать выводится текущий лист (или выделенные листы), в том числе любые
встроенные диаграммы и графические объекты.

•
•
•
•

Печатается одна копия документа.

Рабочий лист печатается целиком.
Задана книжная ориентация страниц.

Печатаемые документы не масштабируются.

Режимы просмотра рабочих книг

•

Используется бумага формата А4 ; размер верхнего и нижнего полей равен
а правого и левого

•
•
•
•

221
1,91 см,

- 1,78 см.

Верхние и нижние колонтитулы на печать не выводятся.
Примечания и заметки к ячейкам на печать не выводятся.

Сетка рабочего листа не печатается .

При печати большие рабочие листы разбиваются на страницы, которые располагаются по правилу «сверху вниз и слева направо>>.

При распечатке рабочего листа программа выводит только его активную область,
то есть будут распечатаны не все

17

миллиардов ячеек, а только те, в которых есть

данные. Если лист содержит встроенные диаграммы или графические объекты
(например,

SmartArt или

фигуры), они тоже распечатываются .

Предварительный просмотр перед печатью

Ctrl+P), активный рабочий
Backstage точно в том виде, в котором будет рас­

Когда вы выбираете команду Файл ► Печать (или нажимаете
лист отображается в представлении

печатан (показывается первая печатная страница). Чтобы просмотреть следующую
печатную страницу, щелкните на стрелке внизу окна предварительного просмотра (или
на вертикальной полосе прокрутки).
Окно предварительного просмотра содержит и другие элементы управления режимом
просмотра. Если вы собираетесь распечатывать многостраничный документ, то можете

задать номер страницы и быстро перейти на нее. Кнопка Показать поля~ позволяет
показать или скрыть границы полей, а кнопка По размеру страницы гарантирует отобра­
жение страницы целиком.

Когда кнопка Показать поля активна,

Excel добавляет маркеры, которые показывают по­

ложение границ столбцов и границы листа. Если эти поля видны на экране, то вы можете
изменить их размеры, как и ширину столбцов, перетащив мышью маркеры границ полей
или границ столбцов. Изменения в режиме предварительного просмотра вносятся сразу
и на рабочий лист.

Режимы просмотра рабочих книг
В

•

Excel доступны

три режима просмотра рабочих книг.

Обычный. Стандартный режим просмотра . Могут отображаться разделители
печатных страниц.

•

Разметка страницы . Позволяет увидеть, как каждая страница книги будет выгля­
деть после распечатывания.

•

Страничный. В этом режиме на экране могут отображаться несколько страниц,
и вы можете вручную управлять разделителями страниц.

222

ГЛАВА

7

Печать результатов работы

Три кнопки-значка, позволяющие выбрать тот или иной режим, расположены
в правой части строки состояния. Чтобы изменить режим просмотра, просто щелк­
ните на нужном значке. Вдобавок можно использовать ползунок Масштаб, чтобы
изменить масштаб отображения в диапазоне от 1О % ( очень мелкое представление)
до 400 % (очень крупное, хорошо отображающее детали).
Эти три режима доступны также в группе команд Вид ► Режимы просмотра книги.

Поговорим о них более подробно.

Обычный режим просмотра
Большую часть времени пользователи работают в обычном режиме просмотра книг.
В нем разделители страниц могут отображаться в виде вертикальных и горизонталь­
ных пунктирных линий. Эти разделители автоматически изменят свое положение на

рабочем листе, если будет изменена ориентация печатных страниц, добавлены или
удалены строки или столбцы, изменена высота строк или ширина столбцов и т. д.
Например, если распечатываемая область листа не умещается на одной странице,
то можно сузить столбцы ( сохраняя под контролем разбиение страниц).
ПРИМЕЧАНИЕ

Разделители страниц появятся автоматически на рабочем листе, если вы распе­
чатаете его хотя бы раз (или активизируете режим предварительного просмотра).
Кроме того, они появятся, если задать область печати, выбрав команду Разметка
страницы ► Параметры страницы ► Область печати ► Задать.

СОВЕТ

Отображение разделителей страниц в обычном режиме можно отключить. Для этого
выберите команду Файл ► Параметры и перейдите на вкладку Дополнительно. В области
Параметры отображения листа снимите флажок Показывать разбиение на страницы. Он имеет

отношение только к активному рабочему листу и становится серым, если активирован
не обычный режим просмотр, а какой-то другой. К сожалению, команды удаления
разделителей страниц нет на ленте. Более того, в Excel вообще нет такой команды,
поэтому соответствующую кнопку нельзя добавить на панель быстрого доступа.

На рис.

7.1

показана часть рабочего листа в обычном режиме просмотра. К листу

применено масштабирование (примерно на

50 %). Линии сетки отключены. Между
столбцами D и Е отображается пунктирная линия, которая указывает на место раз­
деления страниц.

Режим разметки страницы
В отличие от режима предварительного просмотра в представлении

Backstage (ак­

тивируется командой Файл ► Печать) режим разметки страницы дает возможность
не просто просматривать печатные страницы, но и совершать другие действия.

В этом режиме доступны вес команды
выполнять в программе любую работу.

Excel,

то есть, находясь в нем, вы можете

223

Режимы просмотра рабочих книг

с

в

А

F

о

н

G

Бассейн

Продано

Андреев

04.10.2025 Первомайский

1 258000,001?

2

154 Семейный

ложь

ИСТИНА

Андреев

19.01.2025 Перво майский

1 271 000, 00 1?

3

210 Частный

ложь

ИСТИНА

4

Андреев

21.05.2025 Октябрьский

1 282 000,00 Р

168 Собственность

ложь

ложь

5

Андреев

22. 09 .20 25 Заводской

1 288

ООО, 00

i>

166 Собственность

ложь

ложь

Андреев

15.04.2025 Заводской

1 289

ООО, 00

11

166 Собственность

ложь

ложь

Андреев

12.09.2025 Заводской

1 291

ООО, 00

11

167 Частный

ложь

ложь

Андреев

22.01.2025 Центральный

1 295

ООО, 00

11

4

ИСТИНА

ИСТИНА

3

165 С емейный

ложь

ИСТИНА

4

138 Частный

ложь

ИСТИНА

Агент

7

Район

Дата

Стоимость

Андреев

14.04.2025 Перво майский

1 310 000, 00 i>

10

Андреев

17.03.2025 Перво майский

1 312

11

Андреев

26.09 .2025 Перво майский

1 352 ООО, 00 11

12

Андреев

10.01. 2025 Перво майский

1 372 000, 00 11

ООО, 00

Площадь Тип

Количест1 ванных

2
2

i>

75 Собственность

3

164 С обственность

ИСТИНА

ложь

164 ,с обственность

ложь

ИСТИНА

13

Андреев

10.04.2025 Центральный

1384000,0011

4

140 С обственность

ложь

ложь

14

Андреев

16.04.2025 Октябрьский

1388 000, 00 Р

4

168 Собственность

ложь

ИСТИНА

15

Андреев

22. 11.2025 Октябрьский

1 389 000, 00 i>

3

169 Частный

ИСТИНА

ИСТИНА

16

Андреев

12. 01 .2025 Перво майский

1397000, 00 i>

3

165 Собственно сrь

ИСТИНА

ложь

Рис.

7.1. В обычном режиме просмотра пунктирные линии указывают
на место разделения страниц

На рис.

7.2

1юказа11 рабочий лист в режиме разметки страницы. Задано масшта­

бирование (11римерно на

40 %),

чтобы отобразить несколько печатных страниц.

В отличие от обычного режима 11росмотра в режиме разметки отображаются поля,
верхний и 11иж11ий колонтитулы (если они есть) и даже 11ространство между стра­

ницами . Вес эти элементы позволяют получить прел.ставлснис о том, как рабочий
лист будет выrлял.еть при печати . Если были зал.аны повторяющиеся строки или
столбцы , то в этом режиме они тоже бул.ут выводиться.

----"--'

1 1

~.,.

Р1 ион

CrO И MOC'lb

HOIIЖl!CIIBIHHbDI

п,,,...,..

т-,

бlССl!ИН

Прод,но

Aндpl!l!I

0•102015

Пер10111а йем: нй

1258000,ООР

1'4

~Ml!IЖь1iil

ложь

ИСТИНА

A ндpl!l!I

1901202'5

П1!р1омаисм:ий

1271000,ООР

110

ЧIC'IHЫiil

ложь

ИСТИНА

A ндpl!l!I

210'5.201'5O1ш1брьс:ки й

C06Cfll!HHOC'II>

ложь

ложь

A ндpl!l!I

21 091025

Эа1одской

1288000.ОО Р

COбCl'lll!HH0Cl'b

ложь

ложь

A ндplll!I

15.04.202'5

эа1одскои

1289000,ОО Р

C06C'l'll!HHOC'l'D

ложь

ложь

1282000,ООР

12.09.202'5 3а1одской

1291000,ООР

Aндpl!l!I

22.01.202'5 Цl!НТ р VIЬНЫЙ

129'5000,ООР

Aндpli!l!I

14.04.202'5 Переомайскнй

1310000,ООР

10

Aндpl!II

17.03.202'5

11

Андре111

26.09.102'5 Пераома liiос и й

13'52000,ООР

СобС'l'венноС'l'ь

И СТИНА

ложь

"

Андрt:1!1

10.01.202'5

П1:р1ома нск иИ

1зпооо,00Р

"'
"'
"'
"
"'
"'

164

Coбt'l'll!HHOCТI>

ложь

ИСТИНА

A ндpl!III

10.04.1025

Ц11ктр1111ьный

138 4 000,ООР

140

COбCl'lll!HH0C'l'b

ложь

ложь

14

Aндpl!t!I

16.04.2025

Октябрьас нИ

1388000,ООР

1'8

ложь

ИСТИ НА

A ндpl!l!I

'2.11.2025Oкт1'1брьQI Н Й

1389000,ООР

ИСТИНА

И С!И НА

A ндpltl!I

"
"
"

Пl!р1омаИск н й

167

1312000,ООР

1Э8

"'

Чаt'l'ный
CoбC'l'll!H H OC'l'b
Сl!меМный
ЧIС'l'НЫЙ

Coбt'l'll!HНOC'l'b
ЧIСl'НЫ Й

ложь

ложь

И СТИНА

исrин д

ложь

исrинд

ложь

ИСТИНА

Aндpl!li!I

12.01.202'5Пl!рlОМа йскнИ

1 397000,ООР

ИСТ\1НА

ложь

6орнrм нн

18.11.202'5

П11р1ома исхноl

1275000,ООР

I"
170

CoбC'l'll!HНOC'l'ь

17

Чat'l't-lЫЙ

ИСТИНА

ИСТИ НА

18

бо риск 111н

21.08.202'

3а1одско й

1280000,ООР

17Э

ЧаС'l'НЫН

ложь

бор111см ин

ОЗ.09.202'5 Пер1ома йО1НIII

1289000,ОО Р

Сl!ме Иный

6орисм~.ж

1210.202'5

ложь

ИСТИНА

ложь

COбt'l'll!HHOC'l'ь

Лс»+<Ь

ИСТИ НА

CoбCТll!HH0Cl'b

ИСТИНА

ИСТИНА

11

1',орисмнн

23.02.202'5 Октябрьос и\4

130'5000,ООР

1'7
17'
17'

",.
"

борнск и н

04.01.202'5

ПRр1ома й см ни

lЭJЭООО,ОО Р

171

ЧаС'l'НЫМ

Лс»+<Ь

ИСТИ НА

борнос 111н

06.03.202'5

Пер1омаи ос нl'i

1342000,ОО Р

172

СОбСТll!ННОСТЬ

ложь

И СТИ НА

Б0 p HCIC III H

24.04.202'5

Ок1Rб р ьсх 111 И

1343000,ОО Р

Сl!Мl!Й НЫЙ

И СТИНА

ложь

15

Бо рн ск н1-1

18.09.202'5

П11реомаи см ин

1354000,ОО Р

176
173

ЧIС'l'НЫЙ

И СТИНА

И СТИНА

"
"

Бо рн ск н1-1

11.04202'53аеодск о й

л ожь

и сrинд

27

Бор и tм НН

2'5.12.2025 Окт111бр ьскн й

13!10000,ОО Р

"

БрнкМIН

20.0'5.202'5З18ОДСJСО Й

1272000,ОО Р

Брмкм1н

1010.202'5 Окт111брьос: и~

1338000,ООР

"20

SII0ДCX0Й

Рис.

1300000,ООР

1389000,ОО Р

7.2. Вид рабочего листа

,,,

'"

177
181

~

С0бС'111!ННОС'ТЬ
Сl! ме йны й

и сmнА

Ч1ст ныи

И СТИ НА

.0.~!'~.0.0:!_. ~.~

в режиме разметки страницы

ложь
ложь

И_О"'!.НА

ГЛАВА 7

224

Печать результатов работы

СОВЕТ

Пустое пространство между страницами можно скрыть. Для этого поместите на
него указатель мыши

( появится

подсказка Скрыть пустое пространство) и щелкните

кнопкой мыши. В таком виде все возможности режима разметки страниц остаются

доступными, но отображается больше данных.

Страничный режим просмотра
Этот режим отличается от обычного наличием разделителей страниц ( имеющих вид
жирных пунктирных линий) и возможностью их перемещения вручную, а также

тем , что отображается только заполненная данными область листа, а не весь лист.
От режима разметки страниц страничный отличается тем, что на экране не видны
поля и верхние и нижние колонтитулы. На рис.

7.3

показано, как лист выглядит

в этом режиме.

А

1
•

1

с

в

D

Н

25
26

Борискин
Борискин

18.09.2025 Пер~ау,:~ L.Ji3ij
11.04.2025 3аво)l,&о~
Гl. l§A~o ~

3

G
173
175

27

Борискин

25.12.2025

Октябрьский

1 390 000,00

Р

2

177

ИСТИНА

ЛОЖЬ

28

Брикман

20.05.2025

Заводской

1 272 000,00

Р

1В1 :часmый

ИСТИНА

ложь

29

Брикман

10.10.2025

Октябрьский

1 338 000,00

Р

Брикман

10.09.2025

Центральный

1 340 000,00

Р

182 iСобственность
178 :Собственность

ИСТИНА ИСТИНА

30
31

Брикман

08.07.2025

Первомайский

1 343 000,00

Р

3
3
3
3

32

Брикман

23.02.2025

Октябрьский

1 363 000,00

Р

3

33 Брикман
34 Брикман

15.05.2025
19.03.2025

Первомайский

1 379 000,00

Р

2

Первомайский

Р

4

35
36

Брикман

18.09.2025

Центральный

1 385 000,00
1 395 000,00

Р

Брикман

37

Гриб

16.02.2025
09.03 .2025

Октябрьский

1 396 000,00
264000,00

38

Гриб

09.08 .2025

Октябрьский

39
40

Гриб

02.02.2025

Первомайский

Гриб

Октябрьский

41

Дудкин

12.12.2025
05.12 .2025

42

ложь
ИСТИНА
ЛОЖЬ
198 :Семейный
1
Дудкин
ЛОЖЬ
ИСТИНА
20.01.2025 Первомай ский
399 000,00 Р
4
3
190 :часmый
21.12.2025 Первомай сн ий
225 000,00 Р
3
2,5
208 :часmый
Иванов
ИСТИНА
ложь
11.10.2025 Октябрьский
244000,00 Р
2
3
192 :часmый
Иванов
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
Иванов
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
13.08.2025 Октябрьский
334 000,00 Р
4
3
200 :собственность
Иванов
ИСТИНА ЛОЖЬ
19.02.2025 Октябрьский
1433 000,00 Р
4
3
185 lсемейный
Ильин
ЛОЖЬ ИСТИНА
03.01 .2025 Первомайский
215 000,00 Р
3
3
185 :Собственность
14.06.2025 3аводсной
251 000,00 Р
3
2
201 :Семейный
Ильин
ЛОЖЬ ИСТИНА
-------------------------------------------------------------➔-----------------------02.02.2025 Первомайский
413 000,00 Р
4
3
193 1Собстве,шость
Ильин
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
,Иды,н
.28,.02.2JJ.2.5_Qк~:вбо.ьски й.
k1CIИJ:IA __дQЖЬ
44 7 .OJJ.O.QQ Р
4
2 .5
2Q8 l 'iаанЬI.Й

43
44
45
46
47
48
49
50
51

1"' ..._

Заводской

Первомай ский

Дудкин

28.05.2025

Октябрьский

Дудкин

09.05.2025

Октябрьский

Рис.

q~oo41

2

1

lчасmый С ИСТИ~А ИСТИНА
lсобственностьтран~~~Ь ИСТИНА

1
:семейный

ИСТИНА

ЛОЖЬ

179 :Собственность
1
183 ,собственность

ЛОЖЬ

ЛОЖЬ

ЛОЖЬ

ЛОЖЬ

180
180 :собственность

ИСТИНА

ЛОЖЬ

ИСТИНА

ЛОЖЬ

3

178 :собственность

ЛОЖЬ

ИСТИНА

Р

4

Р

3

447 000,00

Р

2

182 iсобственность
192 :часn1ый
1
207 ,часmый

447 000,00

Р

1 334 000,00

Р

281000,00

Р

302 000,00
336 000,00

Р
Р

1
:собственность

3,5

1

:собственность

ИСТИНА ИСТИНА
ИСТИНА

ЛОЖЬ

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ЛОЖЬ

3

184 :семейный

ИСТИНА

ИСТИНА

2

213 :собственность
206 :собствеt<НОСТЬ

ИСТИНА

ЛОЖЬ

199

3
3

7.3. Рабочий лист в страничном

ИСТИНА

режиме просмотра

При переходе в страничный режим просмотра происходит следующее.

•

Изменяется масштаб отображения рабочего листа, чтобы показать на экране
максимум данных.

•

Поверх всех печатных страниц отображаются их номера.

Настройка параметров печатной страницы

•

Текущая область печати выводится на белом фоне, а остальная часть рабочего
листа

•

225

-

на сером.

Разделители страниц отображаются в виде жирных пунктирных линий, которые
можно перетаскивать.

Если вы измените разбиение на страницы, используя перетаскивание линий­
разделителей, то

Excel будет автоматически подстраивать масштаб отображения так,

чтобы информация помещалась на страницах в соответствии с вашими указаниями.
СОВЕТ

В страничном режиме просмотра доступны все команды Excel. Например, можно изме­
нить масштаб отображения, если текст, по вашему мнению, выглядит слишком мелким.

Чтобы выйти из страничного режима, нажмите кнопку-значок Обычный или Разметка
страницы в правой части строки состояния.

Настройка параметров печатной страницы
Нажатие кнопки Быстрая печать на панели быстрого доступа (или выбор команды
Файл ► Печать ► Печать), как правило, позволяет получить нужный результат, но

иногда небольшие изменения в параметрах печати могут значительно улучшить
внешний вид вашего отчета. Чтобы получить доступ к этим параметрам, перейдите:

•

в диалоговое окно Печать представления

Backstage,

которое откроется после вы­

бора команды Файл ► Печать;

•
•

на вкладку Разметка страницы ленты;
в диалоговое оюю Параметры страницы, которое откроется после щелчка на пик­

тограмме, расположенной в правом нижнем углу группы Параметры страницы

вкладки Разметка страницы. Доступ к этому окну также можно получить, щелкнув
на одноименной ссылке в окне Печать в представлении

В табл.

7.1

указано, где именно в

Excel

Backstage.

можно настроить различные параметры

печати.

Таблица

7.1. Где можно изменить настройки печати

Настройка

Диапоrовое окно Печать
в nредставяен1111

Количество копий

Backstage

Вкпадка Разметка

Диапоrовое окно

страницы на пенте

Параметры страницы

х

Используемый принтер
Что печатается
Продолжение .Р'

226

ГЛАВА 7 Печать результатов работы

Таблица 7.1 /продолжение}
Настроiiка

Диаnоrовое окно Печать

Вкладка Разметка

Диаяоrовое окно

страницы на яенте

Параметры страницы

х

х

х

х

х

х

х

в nредставяен1111

Печатаемые страницы

Backstage

Х
---

··························-·············-·-··-·--·-

Задать область печати рабочего
листа

Одно- или двусторонняя печать

Х

Разборка по копиям

х

-----·---- --·----·-----------·--······ --·-

Ориентация

Формат бумаги

---································-······································----------·······

Настройка полей

х

Задание разрывов страниц

х
Х

вручную

Задание повторяющихся строк
или столбцов

Х

х

х

Печать или скрытие сетки

х

х

Печать или скрытие заголовков
строк и столбцов

х

х

Масштабирование печати

х

Задание номера первой страницы

х

Центрирование вывода

х

на странице

Задание верхних/нижних колон­

х

титулов и их параметров

х

Определение печати примечаний
или заметок в ячейках

Определение порядка печати

х

страниц

---Определение вывода
в черно-белом режиме

х

Определение печати ошибочных

х

ячеек

Вывод диалогового окна
для параметров принтера

х

х

Настройка параметров печатной страницы

После изучения табл.

7.1

вам может показаться, что вывод на печать

-

227

сложный

процесс. Но это не так. Запомните главное: почти все настройки можно задавать
непосредственно в диалоговом окне Параметры страницы.

Выбор принтера
Чтобы переключиться на другой принтер или устройство вывода, выберите команду
Файл ► Печать, в разделе Принтер щелкните на стрелке вниз и в открывшемся меню

выберите требуемый принтер из числа установленных в системе.
ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы настроить параметры принтера, щелкните на ссылке Свойсrва принтера на экране
настроек печати в представлении

Backstage.

Откроется диалоговое окно, в котором

будут указаны свойства выбранного принтера, конкретная конфигурация которого
зависит от модели устройства. Здесь можно задать настройки, характерные для этого

типа принтеров, например источник бумаги или качество печати. Скорее всего, вам
не придется менять эти настройки, по если у вас возникнут проблемы, связанные
с печатью, то стоит проверить значения этих параметров.

Задание объекта для печати
Иногда необходимо распечатать только часть рабочего листа, а не всю используе­
мую область, или перепечатать только избранные страницы отчета. В любом случае
выбирайте команду Файл ► Печать и, используя элементы управления в разделе
Параметры, укажите, что именно следует вывести на печать (табл.

7.2).

Таблица 7.2. Команды для вывода объектов на печать
Команда

Что выводится на печать

Напечатать

Выбранный текущий лист [или листы]. [Вариант по умолчанию.] Чтобы вывести на печать

активные лисrы

сразу несколько рабочих листов, нажмите

Ctrl и

выберите нужные вкладки. Обратите

внимание: каждый рабочий лист будет распечатываться с новой страницы
------------

Напечатать всю

Вся книга целиком, в том числе листы с диаграммами

книгу

Напечатать выде­

ленный фрагмент
Напечатать
выделенную
диаграмму

Напечатать
таблицу

Выбранный диапазон

Выбранная диаграмма [вариант появляется только в том случае, если диаграмма была
выделена]
Выбранная таблица [вариант становится доступен. лишь если в момент вывода на экран
диалогового окна Печать курсор находится в таблице, которая создана командой

Всrавка ► Таблицы ► Таблица]

ГЛАВА 7 Печать результатов работы

228
СОВЕТ

Если вы хотите распечатать конкретный диапазон, то выберите его, а затем ис­
пользуйте команду Разметка страницы ► Параметры страницы ► Область печати ► Задать.

Чтобы отказаться от заданной ранее области печати, выберите команду Разметка
страницы ► Параметры страницы ► Область печати ► Убрать. Чтобы проигнорировать об­
ласть печати, установите флажок Игнорировать область печати в списке параметров
диалогового окна Печать.

ПРИМЕЧАНИЕ

В область печати не обязательно должен входить только один диапазон. Прежде чем
задать ее область, можно выбрать несколько диапазонов. При этом каждая область
печати будет распечатана на отдельной странице.

Если текст или данные занимают несколько печатных страниц, то можно выбрать,
какие из них нужно распечатать. Для этого укажите номер первой и последней
страниц, используя элементы управления Страницы в разделе Настройка диалогового

окна Печать. Здесь для ввода значений можно использовать счетчики или ввести
номера страниц в соответствующие поля.

Изменение ориентации печатной страницы
Ориентация бывает книжной ( страница ориентирована вертикально) и альбомной
( страница ориентирована горизонтально). Чтобы задать ориентацию, выберите ко­
манду Разметка страницы ► Параметры страницы ► Ориентация ► Книжная (или Альбомная).

(Кроме того, получить доступ к настройкам ориентации страниц можно командой

Файл ► Печать.) Книжная ориентация установлена по умолчанию. Альбомная удобна
при печати широких диапазонов, которые не помещаются на вертикально ориен­
тированных страницах.

При изменении ориентации автоматически меняют свое местоположение разде­
лители страниц.

Задание формата бумаги
Формат бумаги, на которой печатается рабочий лист, можно задать с помощью ко­
манды Разметка страницы ► Параметры страницы ► Размер (или команды Файл ► Печать).
ПРИМЕЧАНИЕ

В

Excel можно установить любые форматы бумаги, но обычные офисные принтеры

поддерживают не все из них.

Печать нескольких копий документа
Вы можете распечатать сразу несколько копий документа. Для этого откройте
в представлении

Backstage диалоговое окно Печать,

введите в поле Копии (в верхней

части окна), сколько копий нужно распечатать, а затем нажмите кнопку Печать.

Настройка параметров печатной страницы

229

СОВЕТ

Если вы распечатываете несколько копий отчета, то убедитесь, что параметр Разо­
брать по копиям задан так, чтобы Excel распечатывал страницы в нужном порядке.
При печати только одной страницы программа игнорирует эту настройку.

Задание размеров полей
- это пустое пространство с краю страницы: слева, справа, сверху и снизу.
Excel предусмотрены четыре варианта стандартных размеров полей, но вы при

Поле

В

необходимости можете задать иные значения каждого из полей. Все страницы рас­
печатываются с одинаковыми полями. Разные значения полей для разных страниц
одного отчета установить нельзя.

В режиме разметки страницы над заголовками столбцов и левее номеров строк
отображаются линейки, показывающие ширину столбцов и высоту строк. Пере­
таскивая мышью края этих линеек, можно быстро изменить размеры полей. Гори­
зонтальную линейку можно использовать для настройки левого и правого полей,

вертикальную

-

для настройки верхнего и нижнего.

В раскрывающемся списке Разметка страницы ► Параметры страницы ► Поля можно вы­

брать один из стандартных вариантов размеров полей, обозначенных как Обычные,
Широкие и Узкие, или Последнее пользовательское значение, если вы настраивали поля

ранее. ( Аналогичные параметры можно задать командой Файл ► Печать.) Если ни один

из этих типовых наборов размеров полей не подходит, выберите в этом же списке
команду Настраиваемые поля, чтобы открыть диалоговое окно Параметры страницы на
вкладке Поля (рис.

7.4).

Изменить ширину поля можно, нажав кнопку счетчика или введя значение в поле
ввода. Если вы изменяете ширину с помощью окна Параметры страницы, то эти на­

стройки появятся в списке, который отображается после выбора команды Разметка
страницы ► Настройка страницы ► Поля, в виде параметра Последнее пользовательское
значение.

ПРИМЕЧАНИЕ

Область предварительного просмотра в середине вкладки Поля диалогового окна
Параметры страницы может выглядеть обманчиво: на самом деле здесь не видно, как
изменения, которые вы вносите, выглядят на странице. Запомните: изменяемое поле
выделяется темной линией.

Задать поля можно и в представлении

Backstage,

которое открывается по команде

Файл ► Печать.Чтобы настроить поля на панели предварительного просмотра, на­
жмите кнопку Показать поля (в правом нижнем углу) и перетащите соответствующие
индикаторы.

Помимо полей, можно задать отступ верхнего и нижнего колонтитула от соот­

ветствующего края страницы (то есть на каком расстоянии от края они будут
находиться). Эти значения должны быть меньше, чем ширина соответствующих

230

ГЛАВА

nечать результатов работы

7

полей, иначе колонтитулы могут наложиться на расп ечатываемые данные. (О том,
как создавать колонтитулы, мы поговорим чуть позже в этой главе . )

х

Параметры страницы

Поля

Страница

Лист

Колонтитулы

верхнеrо колонтитула

верхнее ·

1,9

0,8

:

,аевое

1,8

:

прав,2е :

1,8

:

нижнего колонтитула

нижнее:

1,9

:

:

0,8

:

Центрировать на странице

О rоризонтально
О вер1икально

Qечать .

Просмотр

ОК

Рис.
По умолчанию в

7.4. Вкладка

Excel

Сво,аства

Отмена

Поля диалогового окна Параметры страницы

данные на листе при печати выравниваются по верхнему

и левому полям . Если вы хотите отцентрировать данные по вертикали или по гори­
зонтали, то установите соответствующие флажки в разделе Центрировать по странице
вкладки Поля диалогового окна Параметры страницы.

Управление разделителями страниц
Вы вряд ли захотите, чтобы при печати отчета его последняя строка <<переползла,>
на следующую стр,шицу или чтобы заголовок таблицы распечатался в последней
строке страницы. К счастью, в Excel можно избежать подобных ситуаций при печати
большого объема данных, если правильно использовать разделители страниц.

Excel расставляет разделители автоматически, исходя из заданных размеров бумаги
и полей. Но вы всегда можете изменить их положение или вставить собственные
в том или ином месте листа. Например, разные таблицы можно распечатать на
разных страницах.

Настройка параметров печатной страницы

231

Вставка разделителей страниц
Чтобы вставить горизонтальный разделитель, поместите табличный курсор в ячейку

столбца А в той строке, с которой должна начинаться новая страница. Убедитесь,
что курсор установлен именно в столбце А, иначе будут заданы и горизонтальный,
и вертикальный разрывы. Например, если первой строкой на новой странице

должна стать строка 14, выберите ячейку А14. Затем выберите команду Разметка
страницы ► Параметры страницы ► Разрывы ► Вставить разрыв страницы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Разделители страниц визуализируются по-разному в зависимости от того, какой

режим просмотра вы используете (см. ра:тел «Режимы просмотра рабочих книг~>
в начале этой главы).

Чтобы вставить вертикальный разделитель, поместите табличный курсор в ячейку
нервой строки в том столбце, с которого должна начинаться новая страница. Затем
выберите команду Разметка страницы ► Параметры страницы ► Разрывы ► Вставить разрыв
страницы.

Удаление разделителей страниц, вставленных вручную
Чтобы удалить добавленный вручную разрыв страницы, поместите табличный
курсор в ячейку, расположенную ниже (правее), и выберите команду Разметка
страницы ► Параметры страницы ► Разрывы ► Удалить разрыв страницы.

Удалит~, все разделители, вставленные вручную, можно с помощью команды Раз­
метка страницы ► Параметры страницы ► Разрывы ► Сброс разрывов страниц.

Печать заголовков таблицы
На многих рабочих листах есть заголовки, которые расположены в первой строке
ил и н первом столбце. Если такой лист не помещается на одной печатной странице,
то носледующие страпины может быть трудно читать, поскольку по умолчанию
текст :шголовков повторно не распечатывается.

Excel предлагает простое решение

нроблемы: их можно распечатать на каждой странице, и для этого есть специал1,11ый режим.

Заголовки строк и столбцов на распечатках во многом нужны для того, для чего
используются зафиксированные области при навигации по рабочему листу. Но сле­
дует 1юмнить, что эти возможности не зависят одна от другой. Иначе говоря, за­

фиксированные области никак не влияют на результат печати.

IU□y Подробнее о закреплении областей мы рассказывали в главе З.

232

ГЛАВА

7

Печать результатов работы

ВНИМАНИЕ

Заголовки столбцов, печатаемые на каждой странице, не следует путать с верхни­
ми колонтитулами. Верхние колонтитулы расположены вверху каждой страницы

и содержат сведения о названии рабочего листа, дату или номер страницы. В свою
очередь, заголовки столбцов определяют данные, которые выводятся на печать: на­

звания полей в таблицах баз данных или в списке.

Вы можете указать строки, которые будут печататься вверху каждой страницы,
и/или столбцы, которые должны повторяться слева на странице. Для этого выбе­
рите команду Разметка страницы ► Параметры страницы ► Печать заголовков. Откроется

вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы (рис.

7.5).
х

П араметры стран и ц ы

Страница

Поля

Колонтитулы

Лист

Выводить на печать 4иапазон:
Печатать заголовки

сквозные СТJ20КИ :

S8:S17

сквозные ст2лбцы ·

SH:S~

Печать

О Сетка
О Черно-Qелая

Примечания и заметки

(нет)

Ошибки ячеек как ·

на экране

О Чернова~ качество
О Заголовки t,трок и столбцов
Последовательность вывода с1раниц

о вниз, затем вправо 1 mrш•
О 1.право, затем вниз

~l!r№J 1

Печать

.

Просмотр

Сво.0,сrва ..

ОК

Рис.
На рис.

7.5
-

а в левой

Отмена

7.5. Вкладка Лист окна Параметры страницы

показано, что в верхней части страницы будет повторяп,ся строка 1,

столбцы А и В. (Даже если повторяться будет только одна строка и J1и

столбец, вы должны добавить в ссылку двоеточие.) Установите флажок заголовки
строк и столбцов либо активизируйте поле Сквозные строки (или Сквозные столбцы)
и выберите строки (или столбцы) рабочего листа. Кроме того, вы можете ввести
эти ссылки вручную. На11ример, чтобы задать в качестве сквозных строки 1 и
введите

1:2.

2,

Настройка параметров печатной страницы

233

ПРИМЕЧАНИЕ

Если заголовки строк и столбцов определены и используется режим Разметка страни­
цы, то заголовки будут повторяться на каждой странице (как при выводе документа
на печать). Но ячейки, используемые в заголовке, можно выбрать только на той
странице, на которой они появились впервые.

Масштабирование печатной страницы
Иногда всю выводимую информацию необходимо распечатать на определенном
количестве страниц. Для этого нужно либо изменить размеры страниц и полей,
либо масштабировать выводимые данные. Если вы решите использовать вто­
рой вариант, то задайте масштабный множитель, используя счетчик Разметка
страницы ► Вписать ► Масштаб. Значения масштабного множителя варьируются в диа­
пазоне 10-400 % от реального размера. Чтобы установить «естественный>> размер,
введите в поле счетчика Масштаб значение

100.

Масштабирование можно выполнить, задав точное количество печатных страниц
и изменяя их высоту или ширину. Для этого предназначены команды Разметка
страницы ► Вписать ► Высота и Разметка страницы ► Вписать ► Ширина. Полученный мас­

штабный множитель будет отображаться в поле счетчика Масштаб.
ВНИМАНИЕ

Excel не заботится о том, насколько читабельным будет масштабируемый текст. Про­
грамма может настолько уменьшить страницу, что прочесть ее будет невозможно.

Печать сетки рабочего листа
По умолчанию сетка на печать не выводится. Если вы хотите распечатать данные вме­
сте с сеткой, установите флажок Разметка страницы ► Параметры листа ► Сетка ► Печать.

Чтобы имитировать линии сетки, можно добавить рамки к отдельным ячейкам.
Чтобы получить точную имитацию, установите цвет рамки на 25 % темнее бело­
го фона. Для этого выберите команду Главная ► Шрифт ► Границы ► Другие границы
и в раскрывающемся списке цвет выберите Белый, фон 1, более темный оттенок 25%
(наведите указатель мыши на цвет, и появится его название). Не забудьте изменить
цвет рамок до того, как будете задавать их для ячеек.

!□□у Более подробно о рамках и границах мы рассказывали в главе 5.
Печать заголовков строк и столбцов рабочего листа
По умолчанию заголовки (номера) строк и буквенные заголовки столбцов рабочего
листа на печать не выводятся. Если вы хотите, чтобы они были видны на бумаге,
установите флажок Разметка страницы ► Параметры листа ► Заголовки ► Печать.

ГЛАВА 7

234

Печать результатов работы

Использование фонового рисунка
К сожалению, нельзя сделать так, чтобы ваши раснечатки содержали фоновый рису­
нок. Вероятно, вы уже обратили внимание на команду Разметка страницы ► Параметры
страницы ► Подложка . После нажатия этой кнопки откроется диалоговое окно, где

можно выбрать изображение, которое будет использоваться как фон для рабочих
листов. Размещение этого элемента управления среди других команд, имеющих

отношение к печати , может ввести в заблуждение. Фоновые рисунки рабочих листов

uикогда

ue печатаются.

СОВЕТ

В качестве фонового изображения на рабочий лист можно вставить графический
объект: фигуру, объект

WordArt или рисунок, впоследствии изменив его нрозрач­
ность. А затем можно скопировать это изображение на все страницы, которые вы­
водятся на печать. Кроме того, можно вставить объект в верхний или нижний ко­

лонтитул страницы .

Вставка водяных знаков
Водяные знаки

-

это графические изображения (или текст), которые появляются на

каждой распечатываемой странице. В качестве водяных знаков часто используются
логотипы компаний или слова наподобие ОБРАЗЕЦ или ЧЕРНОВИК. В

Excel

нет конкрет­

ной команды для создания и вставки водяных знаков. Но их можно создать, вставив

графические изображения в колонтитулы. Для этого сделайте следующее.

1.
2.

Найдите на жестком диске изображение, которое послужит основой водяного знака.
Выберите режим Разметка страницы, например, с помощью команды Вид ► Режим
просмотра книги ► Разметка страницы.

3.
4.

Щелкните в центре верхнего колонтитула.

Выберите Колонтитулы ► Элементы колонтитулов ► Рисунок. Откроется диалоговое
окно Вставка изображений.

5.

В строке Из файла нажмите кнопку Обзор и в открывшемся окне Вставка рисунка най­
дите изображение, которое вы подготовили в качестве водяного знака. Выберите
требуемый файл и нажмите кнопку Вставить.

6.
7.

Щелкните вне колонтитула, чтобы увидеть вставленный рисунок на печатной странице.
Чтобы поместить изображение в центр страницы, снова щелкните в середине верх­
него колонтитула и добавьте перед кодом
каретки (нажимая для этого

& [Рисунок] несколько символов возврата
Enter). Используя соответствующее количество символов

возврата каретки, можно поместить изображение в нужном месте документа.

8. Теперь вы можете изменить некоторые настройки изображения (скажем, осветлить
его), чтобы оно больше напоминало водяные знаки. (Например, цветной рисунок
можно преобразовать в оттенки серого, чтобы он лучше смотрелся при печати на
черно-белом принтере.) Чтобы настроить изображение, щелкните в центре верхнего
колонтитула и выберите команду Работа с колонтитулами ► Формат рисунка, чтобы
открыть диалоговое окно Формат рисунка. На вкладке Рисунок изображение можно
настроить, используя элементы управления. Следите за тем, чтобы после всех ваших
экспериментов текст на листе можно было легко прочесть.

Создание колонтитулов

235

На рисунке ниже показан пример изображения колонтитула (значок копирайта), исполь­
зуемого в качестве водяного знака . Подобное можно проделать и с обычным текстом,
но при этом не будут доступны такие элементы управления форматированием, как
регулировка яркости и контрастности

.........
......... ......
. .....,
.......,....... ......
. . .........
.........
.......... .......,....

.

. . . , . . . . . .. ...... . '!

,, .....п ... . ........

..

...

..............

, ,.,.,

,.....................
.................
.............
.....
.......,.,.,...,........,_,,.,.,.
,............
...........
_... .
.... ................
,_,,.,
,_,,.

..

...,.... -... . . .
......... . ..........
,...................
1181.И..,> .,,.м, , , 'f

n.1,.,.n..,,.,. ,'S,,,.1

,1,,.,. .......... ,.•

.................
...................
,

,,.,.,. ........,
.., .............
.
,_,

...............,...,
,. ..............,
..,...................
.
.................
.................
...,. ............
............. . ...,
,

UMAU. .. , _ _.

,1

Создание колонтитулов
Верхний и 11ижNий колоNmитулы

- это информационные строки, которые пом е ­

щаются вверху и внизу каждой страницы, выводимой на печать. По умолчанию

в новых рабочих книгах есть м есто для колонтитулов, но они пустые.
Колонтитулы можно создать на вкладке Колонтитулы диалогового окна Параме­

тры страницы. Но есть более простой способ: можно перейти в режим разметки
страницы и щелкнуть на надписи Добавьте верхний колонтитул или Добавьте нижний
колонтитул .

ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы работаете в обычном режиме, то выбрав команду Вставка ► Текст ► Колонтитулы,
переведете книгу в режим разметки страницы и активизируете центральную часть
верхнего колонтитула.

236

ГЛАВА

Печать результатов работы

7

Далее можно будет ввести любую информацию и задать для нее любое форматиро­
вание. Обратите внимание: колонтитулы состоят из трех частей: левой, центральной
и правой. Например, вы можете создать верхний колонтитул, в левой части которого

будет указано ваше имя, в центральной

-

название листа, а в правой

-

порядковый

номер страницы.

СОВЕТ

Если постоянный верхний или нижний колонтитул нужен во всех ваших документах,

то создайте шаблон Книга. xl tx с этими колонтитулами , а затем используйте его как
исходный файл при создании новых книг.

ШDQ Более подробно создание шаблонов мы рассматривали в главе 6.
Когда какая-либо из частей колонтитула будет активизирована, можно ввести
необходимый текст и отформатировать его. Обратите внимание: после активи­
зации любой части колонтитула на ленте появляется новая контекстная вкладка
с названием Колонтитулы. Ее команды предназначены специально для работы
с колонтитулами.

Выбор предустановленных колонтитулов
Используя команды Колонтитулы ► Верхний колонтитул и Колонтитулы ► Нижний колон­
титул, вы можете открыть списки элементов предустановленных колонтитулов.

Обратите внимание: некоторые из этих элем ентов состоят из нескольких частей,
разделенных запятыми. Каждая часть такого составного элемента помещается
в одну из трех частей колонтитула (левую , центральную или правую). На рис .
показан верхний колонтитул, состоящий и з трех частей.

в

А

с

D

t<онфмденциапьн о

Агент

Стоимость

Перво майский

Андреев

04.10.2025

Андреев

19.01.2025 Перво майский

Андреев

21 .05.2025 О1<тябрьский

Андреев

22.09. 202S
15.04.2025

Андреев
Андреев
Андреев
А ндреев

12.09.2025
22.01.2025
14.04.2025

Заводской
Заводской

Заводской
Центральный
Перво майский

10
11

Андреев

17. ОЭ. 2025 Перво майский

Андреев

26.09.2025 Перво майский

12
13
14

Андреев

10.01.2025

Андреев

15

Андреев

10.04.2025 Центральный
16.04.2025 Октябрьский
22.11.2025 Октябрьский

Андреев

Рис.

Страница

08.10.2025
Район

Дата

G

Перво майский

7.6. Предустановленный

1 258 000,00 Р
1271000,00 Р
1 282 ООО, 00 Р
1 288 000, 00 Р
1 289 ООО, 00 Р
1 291 000, 00 Р
1 295 000, 00 Р
1310 000,00 Р
1312 000,00 Р
1352 000, 00 Р
1372 000,00 Р
1384 000, 00 Р
1 388 000, 00 Р
1 389 ООО, 00 Р

площадь

Количеств Ванных

2

154
210
168
166
166
167

75
165
138
164
164
140
168
169

верхний колонтитул, состоящий из трех частей

1

7.6

Создание колонтитулов

237

Коды элементов колонтитулов
В любую из трех частей колонтитула вы можете ввести текст или код, который
определяет переменные элементы колонтитулов, например номер страницы или

текущую дату. Чтобы вставить код любого переменного элемента, нажмите соответ­
ствующую кнопку в группе команд Колонтитулы ► Элементы колонтитулов. Например,

чтобы вставить в колонтитул текущую дату, нажмите в этой группе кнопку Текущая
дата. Все кнопки переменных элементов и их описание вы можете найти в табл.

7.3.

Таблица 7.3. Кнопки. позволяющие создать элементы колонтитулов. и их действие
Кнопка

Код

Действие

Номер страницы

&[Страница)

Вставка номера страницы

Количество

&[Страниц]

Вставка общего количества страниц. предназначенных для печати

Текущая дата

&[Дата]

Вставка текущей даты

Текущее время

&[Время]

Вставка текущего времени

Путь к файлу

&[Путь]&[Файл]

Вставка пути и имени файла рабочей книги

Имя файла

&[Файл]

Вставка имени файла рабочей книги

Имя листа

&[Лист]

Вставка названия рабочего листа

Рисунок

&[Рисунок]

Встав к а в колонтитул рисунка

Формат рисунка

Нет

Изменение параметров вставленного рисунка

страниц

-------------

Текст и коды можно сочетать; кроме того, можно вставлять в каждую часть колон­
титула сколько угодно кодов.

ПРИМЕЧАНИЕ
Если в колонтитуле должен выводиться символ амперсанда ( &), то введите его дважды,

так как в

Excel он используется в качестве разделителя кодов. Например, чтобы выве­

сти в колонтитуле текст Исследование

& Разработка,

введите Исследование

&& Разработка.

В колонтитулах можно использовать шрифты различных типов и размеров. Выде­

лите текст, который хотите изменить, а затем используйте любые средства форма­
тирования, доступные на вкладке ленты Главная ► Шрифт или мини-панели, которая

появляется автоматически после выделения текста колонтитула. По умолчанию

для текста колонтитулов в

Excel используется шрифт, заданный в стиле Обычный.

К сожалению, в колонтитулах нельзя напечатать содержимое конкретной ячейки,

например нельзя добавить в часть верхнего колонтитула содержимое ячейки Al.
Единственный вариант, который вы можете использовать,
в колонтитуле содержимое ячейки или написать макрос

VBA,

полнять эту операцию перед распечаткой рабочего листа.

вручную набрать
который будет вы­

ГЛАВА 7 Печать результатов работы

238
СОВЕТ

Колонтитулы могут занимать любое количество строк. Чтобы перейти на следу­
ющую строку, нажмите Enter. При использовании многострочных колонтитулов

необходимо изменить размер верхнего и нижнего полей так, чтобы колонтитулы
не перекрывали данные, расположенные на рабочем листе. О том, как это сделать,
мы говорили в подразделе ~задание размеров полей1> ранее в главе.

Другие параметры колонтитулов
Когда

Excel

находится в режиме разметки страницы, то в группе команд Колон­

титулы ► Параметры видны несколько флажков, установив которые можно настроить

соответствующие параметры колонтитулов (табл.

7.4).

Таблица 1.,. Флажки, позволяющие задать параметры колонтитулов
Флажок

Результат установки флажка

Особый колонтитул для пер­
вой страницы

Колонтитул первой страницы будет отличаться от колонтитулов всех других
страниц

Четные и нечетные страницы будут иметь разные колонтитулы

Разные колонтитулы для
четных и нечетных страниц

Изменять масштаб вместе
с документом

Выровнять относительно

полей страницы

Колонтитулы будут масштабироваться при масштабировании основного
содержимого печатных страниц. Флажок установлен по умолчанию
Левые и правые границы колонтитулов будут выровнены по соответствую­

щим полям печатной страницы. Флажок установлен по умолчанию

ПРИМЕЧАНИЕ
Если вы установите один из флажков Особый колонтитул для первой страницы или

Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, то больше не сможете использовать
предопределенные колонтитулы. Вы должны использовать кнопки Создать верхний
колонтитул и Создать нижний колонтитул на вкладке Колонтитулы диалогового окна Па­
раметры страницы.

Другие темы, связанные с печатью
Далее мы рассмотрим некоторые дополнительные темы, связанные с печатью.

Копирование параметров страниц на другие рабочие листы
Каждый рабочий лист

Excel имеет собственные параметры страницы ( ориентация

бумаги, поля, колонтитулы и т. д.). Они задаются в группе Разметки страницы на
вкладке Параметры страницы.

Другие темы. связанные с печатью

239

При добавлении в книгу нового листа он получает параметры страниц, принятые
по умолчанию. Эти параметры можно передать с уже настроенного листа во вновь

добавленные.

1.
2.

Выберите лист, который содержит нужные параметры. Это будет исходный лист.
Выберите целевые листы. Нажмите Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ярлыках
тех листов, в которых стандартные значения параметров страницы следует за­

менить значениями, взятыми из исходного рабочего листа.

3.

Щелкните на стрелке открытия диалогового окна, расположенной в правом
нижнем углу группы Разметка страницы ► Параметры страницы.

4. Откроется окно Параметры страницы. Нажмите ОК, чтобы закрыть его.

5.

Отмените группировку листов, щелкнув для этого правой кнопкой мыши на

любом листе и выбрав в контекстном меню Разгруппировать листы. При закрытии
диалогового окна Параметры страницы было выбрано сразу несколько листов, по­
этому параметры исходного листа будут переданы всем целевым.
ПРИМЕЧАНИЕ

Описанный способ не подходит для передачи значений параметров Выводить на пе­
чать диапазон и Печатать на каждой странице, доступных на вкладке Лист окна Параметры

страницы. Кроме того, не передаются рисунки, размещенные в колонтитулах.

Скрытие ячеек перед печатью
На рабочем листе может содержаться конфиденциальная информация, которую
следует защитить от вывода на печать. Сделать это можно одним из следующих

способов.

•

Скрыть строки или столбцы. Скрытые строки и столбцы на печать не выво­
дятся. Чтобы скрыть их, используйте команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть
или отобразить.

•

Скрыть содержимое ячейки или диапазона, выбрав для текста и фона один
и тот же цвет. К сожалению, этот способ подходит не для всех принтеров.

•

Скрыть значения в ячейках с помощью специального шаблона числового фор­
мата. Он состоит из трех точек с запятой(;;;). Подробнее о пользовательских
числовых форматах рассказывается в главе

•

2.

Замаскировать конфиденциальную область листа, наложив на нее прямоуголь­
ный объект. Выберите команду Вставка ► Иллюстрации ► Фигуры и в открывшейся
галерее фигур щелкните на прямоугольнике. Чтобы усилить эффект, закрасьте
прямоугольник цветом фона и удалите его рамку.

Если скрывать данные перед печатью отчетов вам приходится часто, то создайте

представление, в котором конфиденциальная информация будет скрыта. Подробнее
о представлениях мы поговорим далее, в подразделе 4Создание представлений!>.

240

ГЛАВА

7

Печать результатов работы

Скрытие объектов перед печатью
Чтобы предотвратить печать таких объектов рабочего листа, как диаграммы, фигуры
и графические объекты SmartArt, необходимо перейти на вкладку Свойства панели
задач Формат (рис.

7.7).
о

Формат рисунка

)
v

10
11
12
13

V

Х

Раа мер
С ■ ойств а

J

Перемещап, и и1менять ра1мер1,1 1мее1е с яче iiк t

О Пtрем■ щат• ■ месrе с 11чеИками, но не 111менят• ~
Не перемещать вместе с ячейками и не иэменяп,

а Выводить объект на nечап,

14
15

1',1 За,шищаемыИ объект : i)

16
17
18

> Надпис ь

19
20
21
22
23
24

Рис.

7.7. Вкладка Свойства панели задач Формат

1. Щелкните на объекте правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите
команду Формат хххх (хххх изменяется в зависимости от вида объе кта).

2.

На открывшейся панели задач Формат щелкните на пиктограмме Размер и свойства.

3.

Перейдите в раздел Свойства.

4.

Снимите флажок Выводить объект на печать.

ПРИМЕЧАНИЕ

Например, чтобы скрыть диаграмму, щелкните правой кнопкой на области диаграммы

( области фона) и выберите команду Формат области диаграммы. Или дважды щелкните
на границе диаграммы, чтобы открыть панель задач Формат области диаграммы. Затем
перейдите в раздел Размер и свойства и снимите флажок Выводить объект на печать.

Создание представлений
Если вам приходится на основе одной рабочей книги

Excel

создавать разные пе­

чатные отчеты, то настройка каждого отчета может стать довольно утомительной

задачей. Например, ваш непосредственный начальник может затребовать отчет,
страницы которого распечатаны в альбомной ориентации. Другому отделу может
понадобиться более простой отчет, распечатанный в книжной ориентации, при этом
некоторые столбцы с данными нужно скрыть. Процесс подготовки таких отчетов

Другие темы. связанные с печатью

241

можно значительно упростить, создав именованные представления, которые со­

держат соответствующие настройки для каждого отчета.

Функция создания представлений позволяет присваивать имена различным частям

рабочего листа и быстро переключаться между ними.
Представление может содержать следующие параметры.

•

Установки параметров печати, которые задаются командами из групп Раз­
метка страницы ► Параметры страницы, Разметка страницы ► Вписать и Разметка
страницы ► Параметры листа.

•
•

Скрытые строки и столбцы (по выбору).

Режим отображения рабочего листа (Обычный, Разметка страницы или Страничный
режим).

•

Выделенные ячейки и диапазоны.

•

Текущая ячейка.

•
•

Масштабирование.

•

Закрепленные области .

Размеры окон и их положение.

Если вы обнаружите, что постоянно делаете одно и то же: перед печатью задаете
эт и настройки, а потом отменяете их, то используйте именованные представления.

Это поможет вам значительно сэкономить свои усилия.
ВНИМАНИЕ

К сожалению, функция создания именованных предста влений не работает, если

в книге (а не только на рабочем листе) есть хотя бы од11а таблица, созданная с по­
мощью команды Вставка ► Таблицы ► Таблица . Если книга с таблицей является актив­
ной , то функция создания представлений отключается. И а-за этого полезность этой

функции существенно ограничивается .

Чтобы создать именованное представление, сделайте следующее.

1.

Задайте все установки окна книги,
которые нужно сохранить. Например,

х

Добавление представления

скройте некоторы е столбцы .

2. Выберите команду Вид ► Режимы про­
смотра книги ► Представления, чтобы от­

3.

Имя:

Бюджет на год

Включить в представление

крыть диалоговое окно Представления .

11 параметры печати

В нем нажмите кнопку Добавить. От­

8

cKpJaiTЫe строки, столбцы и параметры фильтра

кроется диалоговое окно Добавление

представления (рис .

4.

7.8).

Укажите описательное имя. Вы так­

[

ок

Отмена

же можете указать, что включить

Рис. 7.8. Диалоговое окно для создания

в представление. Например, если вы

именованного представления

242

ГЛАВА

7

Печать результатов работы

не хотите, чтобы представление включало настройки печати, снимите флажок
параметры печати.

5.

Введите имя нового представления. Кроме того, в окне с помощью флажков
можно задать, какие параметры нужно включать в представление, а какие

-

нет.

Например, если вы не хотите, чтобы в представление включались настройки
печати, снимите флажок параметры печати.

6.

Чтобы сохранить именованное представление, нажмите ОК.

В окне Представления можно увидеть список всех именованных представлений. Что­

бы выбрать конкретное представление, выделите его в списке и нажмите кнопку
Применить, а затем распечатайте отчет. Чтобы удалить представление из списка,
нажмите кнопку Удалить.

Создание РDF-файлов
Формат файлов

PDF очень популярен, так как позволяет представлять информацию

в режиме <<только для чтения1> и точно управлять расположением элементов на

листе. Если вам нужно работать над документом совместно с человеком, у которого
нет Excel, то хорошим решением будет создать РDF-файл. Бесплатное программное
обеспечение, предназначенное для отображения файлов в этом формате, можно
получить из различных источников.

ПРИМЕЧАНИЕ

Excel может создавать

РDF-файлы, но не может их открывать.

Word

может и соз­

давать их, и открывать.

XPS -

еще один формат представления <<электронных документов>>, разработанный
Microsoft как альтернатива PDF. Однако в настоящее время сторонние

компанией

производители практически не поддерживают

Чтобы сохранить рабочий лист в формате

XPS.

PDF

или

XPS,

выберите Файл ► Экс­

PDF/XPS ► Создать PDF/XPS. Откроется диалоговое окно Опу­
бликовать как PDF или XPS, в котором можно задать имя файла, его местоположение,
порт ► Создать документ

а также другие параметры.

Глава 8
НАСТРОЙКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО

ИНТЕРФЕЙСА

Полъзовательский интерфейс программы содержит все средства и методы, с по­

мощью которых пользователь взаимодействует с ней. Интерфейс

Excel состоит из

следующих элементов.

•
•
•

Лента.

•

Диалоговые окна.

•
•

Панели задач.

Панель быстрого доступа.
Контекстные меню, раскрывающиеся после щелчка правой кнопкой мыши.

Клавиши быстрого доступа.

В этой главе мы поговорим о том, как внести изменения в такие компоненты

пользовательского интерфейса

Excel, как панель быстрого доступа и лента. В про­
цессе работы с программой вы наверняка захотите настроить их в соответствии
с текущими задачами.

Настройка панели быстрого доступа
Эта панель остается на экране всегда, независимо от того, какая вкладка ленты

открыта. Поэтому сюда стоит поместить часто используемые команды, чтобы об­
легчить доступ к ним.

ПРИМЕЧАНИЕ

Панель быстрого доступа не видна на экране только в одном случае - если выбран
полноэкранный режим. Чтобы перейти в него, нажмите кнопку Параметры отображения
ленты в правой части строки заголовка Excel и выберите команду Автоматически скры­
вать ленту. Чтобы временно отобразить панель быстрого доступа (и ленту) в полно­
экранном режиме, щелкните на строке заголовка или нажмите Alt. Чтобы выйти из
этого режима, нажмите кнопку Параметры отображения ленты в строке заголовка Excel
и выберите команду Показывать вкладки или Показывать вкладки и команды.

244

ГЛАВА

8

Настройка пользовательского интерфейса

Обзор панели быстрого доступа
По умолчанию панель быстрого доступа расположена в левой части строки заго­
ловка

Excel, над лентой (рис. 8.1 ).

(
Файл

Аsтосохранение U
Главная

Меню

t□ х

Вставить

2
3

:!.

к

Книга1

v)

Рисование

,~---

~::п

V

V

<!а

- Excel

Разметка

V

crpa

д•

.А

Шрифт

г,;

V

г,;

Выр

Jx v

V

А

Вставка

("

~
v]E3 /{

ж

Буфер обмена

,

1':)

[~A_
p to
_s_N_ar_
r ow
__

[~

<J
Al

В

в

Рис.

с

D

Е

F

1

8.1. Панель быстрого доступа

Пока вы не настроите панель, она содержит четыре команды .

•

Автосохранение. Периодически сохраняет рабочие книги, которые уже были сохранены в OneDrive или SharePoint.

•
•
•

Сохранить. Сохраняет активную рабочую книгу.
Отменить. Отменяет последнее действие.
Повторить. Повторяет последнее отмененное действие.

Есл и вы работаете на устройстве с сенсорным экраном, то на панели будет видна
пятая команда: Сенсорный режим/режим мыши.

Панель быстрого доступа можно переместить под ленту. Для этого щелкните правой

кнопкой мыши на ленте и в контекстном меню выберите команду Разместить панель
быстрого доступа под лентой . Обратите внимание: перемещение пан ели под ленту
уменьшает видимую часть рабочего листа. Иначе говоря, есл и вы переместите
панель быстрого доступа с ее стандартного места, то на рабочем листе увидите
одной строкой меньше. В отличие от традиционных панелей эта панель может рас­

полагаться только над или под лентой : ее нельзя сделать плавающей и переместить
в произвольное место окна программы .

Команды на панели быстрого доступа представлены в виде маленьких пиктограмм

без текста. Исключение составляют команды с раскрывающимся меню. Например,
при добавлении на панель команды Шрифт из группы Главная ► Шрифт она будет
представлена в виде раскры вающегося списка. Если указатель мыши навести

на пиктограмму любой команды, то
и краткое описание.

Excel

выведет подсказку: название команды

Настройка панели быстрого доступа

245

Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя или удаляя пиктограммы
команд. Если вы часто используете какие-либо команды, добавьте их на панель бы­

строго доступа, чтобы упростить к ним доступ. Кроме того, порядок расположения
пиктограмм на панели быстрого доступа тоже можно изменить.
Количество команд, которые можно добавить на панель быстрого доступа, про­
граммой не ограничено. А вот количество пиктограмм, которые могут на ней ото­

бражаться, ограничено размером панели. Она всегда отображается в виде одной
строки, поэтому пиктограммы, которые не помещаются на ней, перемещаются
в отдельное меню, оно представлено в виде значка Другие эпементы.

Добавление новых команд на панель быстрого доступа
Добавить новую команду на панель можно одним из следующих трех способов.

•

Нажмите кнопку Настроить панепь быстрого доступа, расположенную справа на

панели (рис.

8.2). В открывшемся списке часто используемых команд выберите
Excel сразу поместит ее на панель быстрого доступа.

требуемую, и

r

U

Автосохранение
Файл

Главная

UJ

М еню

х

8

i,:)

Вставка

('\
Рисова,

_ ____________
Г-1_,_ Книга1
✓

(дptos Narrow

<$
Al

Шjжфт

✓

/х
в

Сохранить
Отправить по электронной почте

с

D

Быстрая печать

1 1
2

Просмотр и печать

3

Орфографи,

4
5

✓

б

✓

7
8
9

Отменить

Повторить
Сортировка по воэр,астанию
Сортировкll по убыванию

10
11
12

J

Сенсорное управление или режим мыши

Друrие команды...

13

14
15

Еазместить под лентой

Лист1

Рис.

•

Автосохранение

Открыть
~

V

А

~

Создать

Всrавить ~
Бу~р обмена

- Excel

Н•строить панель быстроrо доступа

+

Скрыть Панель быстрого доступа

' - - - - - -

8.2. Команды для добавления на панель быстрого доступа

Щелкните на любой команде ленты правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите Добавить на панепь быстрого доступа. Пиктограмма этой команды
появится на панели после пиктограммы, расположенной последней.

ГЛАВА

246
•

8

Настройка пользовательского интерфейса

Используйте вкладку Насrроить панель бысrрого доступа диалогового окна Параме­

тры Excel (рис.

8.3).

Чтобы быстро открыть это окно, щелкните правой кнопкой

мыши на пиктограмме любой команды (на панели быстрого доступа или на
любой вкладке ленты) и в контекстном меню выберите команду Насrройка панели
бысrрого доступа .

Параметры

х

Excel

~ Настроить панель быстрого доаупа

Общие
Формулы

.6.ь1брать команды из/i)

Данные

1 Часто

tlастройка панели быстрого доступа: СD

используемые команды

"J

~сех до~у_ментов {~о умол~ан...

=----_:)

Правописание
Сохранение

8

<Разделитеm,>

Язык

8КJIЮЧИТь/ВЫКJIЮЧИТЬ автосо...

~ Быстрая печать

И Сохргнить

8

8КJ1ючить/вык.nючить аетосохран ...

") Отменить

dll

Все типы диаграмм . (Создать диа"'

~ Повторить

Настроить ленту

f5

Вставить

Панель быстрого доступа

~ ВстаВИ'fЬ

Специальные возможности
Доnо11нительно

1>
1>

1>

~ Вставить рисунок

На.дстройки

Центр уnравлениR безопасностью

L~J Вставить столбцы на лист

(;~_обавить ~

3"-f. Вставить строки на лист

иi Вставить таблицу
/х Вставить функцию ...

Ej

Вставит1, ячейки ...

Х Вырезать
~ Вь1рОВНЯ'ТЬ по центру
1..,,

•

■ Показать Панель быстрого доступа
Положение панели
инструментов

Над лентой

11 Всегда отображать команды .метки

Рис.

"J

НастроИки:

lСброс,,, JD
~nо~т и эксn~~т "

fl)

8.3. Вкладка Настроить панель быстрого доступа диалогового окна Параметры Excel

Рассмотрим эту вкладку подробнее. Команды, которые можно вставить на панель
быстрого доступа, приводятся в списке слева. В свою очередь, справа перечислены
команды, имеющиеся на этой панели в текущий момент. Вверху есть раскрываю­

щийся список для выбора категорий команд; им енно команды выбранной категории
отображаются в списке слева. На рис .

8.3 показан список команд из категории Часrо
8.1.

используемые команды . Некоторые из категорий приведены в табл.

Кроме того, в раскрывающемся сп иске Выбрать команды из доступны элементы для

всех других вкладок, в том числе контекстных ( например, дополнительные вкладки,

которые появляются на ленте в тот момент, когда вы выделяете на рабочем листе
диаграмму). Чтобы добавить элемент на панель быстрого доступа, выберите его
в списке слева, а затем нажмите кнопку Добавить. Команда появится в списке справа.

В верхней части каждого списка есть элемент <Разделитель> . При добавлении его

Настройка панели быстрого доступа

247

на панель быстрого доступа появляется вертикальная черта, чтобы было удобнее
группировать команды на панели.

Таблица

8.1. Категории

команд вкладки Настроить панель быстрого доступа

Категория

Что содержит

Часто используемые команды

Список команд. которые пользователи

Команды не на ленте

Список команд, которые вы не найдете среди команд. отображаемых на вклад­

Excel выбирают чаще

всего

ках ленты. Многие из них, но не все, устарели либо вряд ли будут полезны
Все команды

Список всех команд

Макросы

Список всех доступных макросов

Вкладка Файл

Список команд. отображаемых в представлении Backstage

Вкладка Главная

Список команд, отображаемых на вкладке Главная ленты

Excel
---------------

Команды перечислены в алфавитном порядке. Тем не менее найти их не всегда
легко: иногда приходится пройтись по разделам.
СОВЕТ

Те команды, которые вы вынесете на панель быстрого доступа, будут отображаться
на ней во всех рабочих книгах. Но можно создать набор команд панели, предназна­
ченный для конкретной рабочей книги. Иначе говоря, указанные команды появятся
при работе только с ней. Если именно это вам и надо, то выберите нужную книгу,
а затем откройте вкладку Настроить панель быстрого доступа диалогового окна Параметры

Excel. При добавлении команды на панель используйте раскрывающийся список На­
стройка панели быстрого доступа, расположенный в правом верхнем углу, чтобы указать,
куда будет добавляться эта команда: во все рабочие книги или только в активную.
Если в раскрывающемся списке Выбрать команду из выбрать Макросы, то

Excel выведет

список всех доступных макросов. Нужный макрос можно подключить к пикто­

грамме панели быстрого доступа, чтобы он запускался после щелчка на ней. Если
вы добавили макрос на панель, то можете нажать кнопку Изменить, чтобы изменить
текст подписи и выбрать для макроса другую пиктограмму.

Завершив настройку панели быстрого доступа, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть
окно Параметры Excel. На панели появится новая пиктограмма ( одна или несколько,
в зависимости от ваших настроек).
СОВЕТ

Как правило, работать с вкладкой Панель быстрого доступа окна Параметры Excel при­
ходится, когда нужно добавить команду, которой нет на ленте, либо пиктограмму,
запускающую макрос, или изменить последовательность пиктограмм. Во всех иных
случаях проще найти команду на ленте, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши

и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.

248

ГЛАВА

8

Настройка пользовательского интерфейса

Другие действия с панелью быстрого доступа
Помимо вышеописанных, с панелью быстрого доступа можно выполнять следую­
щие действия.

•

Упорядочение пиктограмм. Если вы хотите изменить порядок отображе­
ния пиктограмм на панели, откройте вкладку ее настройки в окне Параметры Excel
и в правом списке задайте нужный порядок, используя кнопки со стрелками.

•

Удаление команд. Проще всего удалить команду с панели быстрого доступа так:
нужно щелкнуть на пиктограмме правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном
меню команду Удалить с панели быстрого доступа. То же самое вы можете сделать,

используя вкладку Панель быстрого доступа окна Параметры Excel: выберите команду
в правом списке и нажмите кнопку Удалить.

•

Восстановление первоначального вида. Если хотите восстановить вид панели

быстрого доступа по умолчанию, откройте вкладку Панель быстрого доступа диа­
логового окна Параметры Excel и нажмите кнопку Сброс. В открывшемся списке

выберите команду Сброс только панели быстрого доступа. После этого все команды,
которые вы добавляли на эту панель, будут удалены; останутся лишь команды,
размещенные на ней по умолчанию.
ВНИМАНИЕ

Операцию восстановления панели быстрого доступа отменить нельзя.

Совместное использование настроек

поnьзоватеnьского интерфейса
В диалоговом окне Параметры

Excel на

вкладках Панель быстрого доступа и Настроить ленту

есть кнопка Импорт-экспорт. С ее помощью можно сохранять и открывать файлы, содер­
жащие настройки интерфейса. Например, вы можете создать новую вкладку на ленте
и сделать так, чтобы пользоваться ею могли и ваши коллеги.
Нажатие кнопки Импорт-экспорт открывает список с двумя командами.

♦

Импортировать файл настроек. Если вы выберете эту команду, то откроется окно
выбора файла. Прежде чем загрузить файл,

Excel

выведет сообщение с вопросом

о том, действительно ли вы хотите заменить все существующие настройки для ленты

и панели быстрого доступа.
♦

Экспортировать все настройки. Выбрав эту команду, вы увидите диалоговое окно,
в котором нужно ввести имя создаваемого файла и указать место его сохранения.

Сведения о настройке ленты и панели быстрого доступа сохраняются в файле с рас­
ширением

exportedUI.

К сожалению, операции импорта и экспорта параметров пользовательского интерфейса
реализованы не слишком хорошо. Программа не позволяет сохранять или загружать

только одну группу настроек: либо панели быстрого доступа, либо ленты. Настройки
обоих типов экспортируются и импортируются вместе. По этой причине нельзя предо­

ставить для общего пользования только одну группу настроек из этих двух.

Настройка ленты

249

Настройка ленты
Лента

-

основной элемент пользовательского интерфейса

Excel.

Она состоит из

вкладок, корешки которых размещены в ее верхней строке. После щелчка на кореш­

ке вкладки отображается ее набор команд, которые, в свою очередь, организованы
в группы.

Что можно настраивать на ленте
Как правило, настраивать ленту нет необходимости. Но если вы постоянно ис­
пользуете одну и ту же последовательность команд и при этом переходите с одной
вкладки на другую, то можете разместить все нужные команды на одной вкладке

и тем самым ускорить выполнение рабочих задач.
Вы можете выполнить следующие действия с лентой:

•
•
•
•
•

добавить новую пользовательскую вкладку;
удалить пользовательскую вкладку;
изменить порядок расположения вкладок на ленте;
изменить имя вкладки;

скрыть неиспользуемые встроенные вкладки.

Группы на вкладках тоже можно настраивать. Вы можете:

•
•
•
•
•
•
•

добавить новую пользовательскую группу;
добавить команды в пользовательскую группу;
удалить команды из пользовательской группы;
удалить группы с вкладки;
перенести группу на другую вкладку;
изменить порядок групп на вкладке;
изменить имя груrшы.

Это достаточно полный перечень возможных вариантов настройки. Но при этом
вы не можете выполнить следующие действия:

•
•

удалить встроенные вкладки (их можно только скрыть);

•

и::~менить порядок следования команд во встроенных группах.

удалить определенные команды из встроенных групп (но можно удалить всю
группу целиком);

ПРИМЕЧАНИЕ

К сожалению, для настройки ленты (или панели быстрого доступа) невозможно ис­
пользовать макросы

VBA. Но разработчики могут писать код RibbonX и сохранят~,
его в файлах рабочей книги. В момент открытия файла лента будет изменяться,
отображая новые команды. Написание кода RibbonX - довольно сложная тема
и в этой книге не рассматривается.

250

ГЛАВА

8

Настройка пользовательского интерфейса

Как настроить ленту
Настройка ленты осуществляется на вкладке Настройка ленты диалогового окна

Параметры

Excel

(рис.

8.4).

Самый быстрый способ открыть его

-

щелкнуть правой

кнопкой мыши в любом месте ленты и в контекстном меню выбрать команду На­
стройка ленты.

Параметры

х

?

Excel

~ Настройка ленты

Общие
Формулы

Данные

&ыбрать команды: s.['

Правописание

[

Jjастроить ленту: 's!)

l

Часто исnоль~у_емые командь_
, _ _ _•

[

Основные вк~адки

(о)(ранение

~Повторить

Язык

1> ..

Unовторить

Специальные возможности
Дополнительно

Панель быстрого доступа
Надстройки

1

> ■ Главная

1Е

> ■ данные

)

>■ Автоматизировать
>IIРазработчи1е:
■ Надстройки

строw.и с листа
~Удалить ячейки ..,

> ■ Сnравка

А Уменьшить размер шрифта

Дцвет шрифта
Шрифт

Рис.

■ Рецензирование

> ■ Вид

~" Удалить

ГQФигуры
<f Формат no образцу
[] Формат ячеек
~Цеет заливки

страницы

>IIФормулы

Lсумма
А Увеличить размер шрифта
~JУдалить сто11бцы с листа

llil!Ye11oвнoe форматирование

>( J Рисование
1>11 Разметка

~Сnециальная вставка ...

-

IJУдаление фона

) IIВставка

8сохранить
~Сохранить как

Центр управления безопасностью

)

Х Подстрочнь1й

~ Создать файл
~ lсортировха по возрастанию
:lсортировка по убыванию

----

Осно~:;:;е вкладки

[),просмотр и печать
Размер [Размер шрифта]

Настроить ленту

I

> ■ ACROBAT

>
>

Г Создать вк11ад1Су
1>
1>

IE•

Настройки·

Создать гpynny

Щос•

f!J

Импорт и sкспоrт

..

]

Переименовать.

J,,
-

•

•
CoQ I

Отмена

8.4. Вкладка Настройка ленты диалогового окна Параметры Excel

Создание вкладки
Создать вкладку можно нажатием соответствующей кнопки в окне Параметры

Ехсе\ создаст вкладку Новая вкладка (Настраиваемая), а в ней

-

Excel.

новую группу : Новая

группа (Настраиваемая) .

Новым вкладкам и группам всегда присваиваются стандартные им ена. Чтобы из­
менить его, выберите элемент и нажмите кнопку Переименование. Чтобы переместить
вкладку в другое место на ленте, используйте кнопки Вверх и Вниз ( с права от панели

с названиями вкладок) .

Настройка ленты

251

ПРИМЕЧАНИЕ

Не нужно создавать вкладку только потому, что вы хотите добавить на ленту новые
команды. Можно создать новую группу на уже существующей вкладке.

Создание группы
Чтобы создать группу, выберите вкладку, на которой будет находиться новая
группа, и нажмите кнопку Новая группа.

Excel

создаст на текущей вкладке новую

группу Новая группа (Настраиваемая). Если вы хотите присвоить новой группе более
осмысленное имя, нажмите кнопку Переименование, а изменить положение новой
группы можно с помощью кнопок Вверх и Вниз.

Добавление команд в новую группу
Процесс добавления команд на ленту очень похож на добавление команд на панель
быстрого доступа (мы рассказывали об этом в предыдущем разделе). Команды

следует добавлять в новую группу, которая в этом случае должна быть выбрана
в правом списке. В самом общем виде процедура добавления будет такой.

1.

Чтобы отобразить различные группы команд, используйте раскрывающийся
список Выбрать команды (слева).

2.
3.

Выберите нужную команду.
Чтобы выбрать группу на вкладке, используйте раскрывающийся список На­
строить ленту (справа). В этом списке Основные вкладки всегда видимы на ленте,
а Вкладки инструментов относятся к контекстным и появляются на ленте только

после того, как пользователь выберет конкретный объект.

4.

В окне со списком (справа) выберите вкладку и группу, в которую хотите по­

местить команду. Чтобы развернуть вкладку и просмотреть ее содержимое,
щелкните на значке

+.

ПРИМЕЧАНИЕ

Добавлять команды вы можете только в те группы, которые сами создали.

5.

Чтобы добавить команду, выбранную в левом списке, в групну, выбранную
в правом списке, нажмите кнопку Добавить.

Чтобы изменить порядок вкладок, групп или команд, выберите соответствующий
элемент и с помощью кнопок Вверх и Вниз (расположены справа) переместите

их в нужное место. Обратите внимание: группу можно переместить на другую
вкладку.

ПРИМЕЧАНИЕ

Удалить встроенную вкладку нельзя, но ее можно скрыть, сняв флажок рядом с ее
названием.

252

ГЛАВА

8

Настройка пользовательского интерфейса

На рис. 8.5 показана часть настроенной ленты. В этом случае на вкладку Вид спра­
ва от группы Макросы были добавлены две группы: Доп. команды ( с тремя новыми
командами) и Озвучка (с тремя новыми командами).

Рис.

8.5. На

вкладку Вид добавлены две новые группы

Сброс ленты
Чтобы вернуть всю ленту или ее часть в состояние по умолчанию, щелкните правой
кнопкой мыши на любой части ленты и в контекстном меню выберите команду На­
стройка ленты. Откроется вкладка Настройка ленты диалогового окна Параметры
Нажмите кнопку Сброс

-

Excel.

и увидите две команды: Сброс только выбранной вкладки ленты

и Сброс всех настроек. Выберите ту, которая вам нужна. Если вы выберете вариант
Сброс всех настроек, то лента вернется в изначальное состояние, а вы потеряете все

настройки панели быстрого доступа, которые задавали.

ЧАСТЬ 11
РАБОТА С ФОРМУЛАМИ
И ФУНКЦИЯМИ

Формулы и функции рабочего листа - основные средства Excel, используемые для
обработки данных и извлечения полезной информации из рабочих книг. В этой
части материал подается от простого к сложному: мы начнем с основ использова­

ния формул Excel и постепенно перейдем к более сложным концепциям, таким как
новая функциональность динамических массивов в Excel.
В этой части

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Глава

9. Основы формул и функций Excel.
Глава 10. Формулы массивов.
Глава 11. Использование формул в математических расчетах.
Глава 12. Формулы для обработки текста.
Глава 13. Формулы для работы с датами и временем.
Глава 14. Формулы для проверки условий.
Глава 15. Формулы для поиска и извлечения данных.
Глава 16. Использование формул в правилах условного форматирования.
Глава 17. Поиск и исправление ошибок в формулах.

Глава

9

ОСНОВЫ ФОРМУЛ И ФУНКЦИЙ EXCEL

Excel по своей сути является вычислительной машиной. Подобно калькулятору,
программа принимает вопрос в виде формулы (например,

=2+2) и возвращает ответ.

Формулы позволяют выполнять не только математические операции, но и множе­
ство других сложных действий. Так, с их помощью можно анализировать текстовые
значения, искать данные на основе определенных критериев и выполнять анализ

условий. Если бы не формулы, электронная таблица была бы просто причудливым
текстовым документом с возможностью компоновать данные в таблицы.
Если вы хотите использовать весь функционал Excel, то должны понимать, как
работают формулы. В этой главе вы познакомитесь с некоторыми встроенными
формулами и функциями, а также научитесь писать собственные.

Знакомство с формулами
Каждой ячейке рабочего листа присваивается имя в зависимости от ее расположе­
Al. Она расположена в столбце А, строка 1. Когда

ния. Самая верхняя левая ячейка -

вы вводите в эту ячейку, например, число
При вводе в ячейку В1 числа

10

5,

то ее значение становится равным 5.

ее значение станет равным

10. Затем вы можете

использовать эти значения в формуле.

Например, вы можете щелкнуть на ячейке

Cl и начать вводить в нее =Al+B1. Когда

вы нажмете Enter,

Excel распознает ваш запрос и выполнит вычисления, выдав
результат - 15 (S + 10 = 15).
Формула всегда начинается со знака равенства и может содержать любой из сле­
дующих элементов.

•

Константы. Жестко закодированные числа можно использовать непосредственно

в формуле. Например, вы можете ввести в ячейку =5+10, чтобы получить ответ

•

15.

Операторы. К ним относятся символы, обозначающие математические операции,
такие как+ (для сложения) и* (для умножения). Одни операторы сравнивают

значения (>, <, =),а другие - объединяют их ( &). Как вы уже догадались, создавать
формулы можно, смешивая константы и операторы. Например, если ввести в ячей­

ку =15>10, то результатом будет ИСТИНА, поскольку

•

15 действительно больше 10.

Ссылки на ячейки. К ним относятся любые значения, которые указывают на
одну ячейку или диапазон. Вводя в ячейку

=Al+Bl, вы, по сути, используете

Знакомство с формулами

две ссылки. Благодаря ссылкам

Excel понимает,

255

что необходимо использовать

:шачсния в ячейках, на которые ссылается формула.

•

Текстовые строки. В качестве аргумента в формуле можно использовать лю­

бую текстовую строку, сели она заключена в кавычки. Например, если ввести

в любую ячейку ="Microsoft"&""&"Excel", то получится объединенный текст

Microsoft Excel.
•

Функции рабочего листа. Вы можете использовать практически неограниченное
количество функций

Excel

(например, СУММ и СРЗНАЧ) для построения формул.

Нанримср, щелкнув на ячейке В1 и введя =CYMM(Al:A10), вы суммируете все
:тачсния в ячейках с

Al по AlO.

Если ввести формулу в ячейку, то в ней отобразится результат расчета по этой

формуле, а сама формула при выборе ячейки будет отображаться в строке формул.
Примеры формул представлены в табл.

Таблица

9.1.

9.1. Примеры формул

Формула

Пояснение
Число

=150*, 05

150 умножается на 0,05. В этой

формуле используются только значения, и она

всегда возвращает один и тот же результат, в данном случае 7, 5. Можно было бы про­
сто ввести в ячейку 7, 5, но использование формулы позволяет понять, как значение
было вычислено
=АЗ

Выводится содержимое ячейки АЗ. Никакие вычисления не производятся

=Al +А2

Значения. находящиеся в ячейках дl и д2, суммируются

=доходы-Расходы

Из числа, находящегося в ячейке доходы, вычитается число. содержащееся в ячейке
Расходы

=CYMM(Al:A12)

Значения в ячейках из диапазона Al:A12 суммируются с помощью функции рабочего
листа СУММ

=Al=C12

Значение из ячейки дl сравнивается со значением ячейки с12. Если оба значения со­
впадают, то формула возвращает значение ИСТИНА, в противном случае

-

ложь

Обратите внимание: каждая формула начинается со знака равенства. Именно бла­
годаря ему

Excel отличает формулы от текста и числовых значений.

Использование операторов
Ехсе\ по:шоляет использовать в формулах различные операторы. Оператор

-

это

специальный символ, который обозначает тип математической (или логической)
011срации, выполняемой в формулах. Операторы, распознаваемые программой,

перечислены в табл.

9.2.

Кроме того, в Ехсе\ есть множество встроенных функций,

которые можно использовап, для выполнения дополнитель11ых 011ераций.

ГЛАВА 9 Основы формул и функций

256
Таблица

Excel

9.2. Операторы, используемые в формулах

Оператор

Название

+

Сложение
Вычитание, отрицание 1

•

Умножение
Деление

л

Возведение в степень

&

Конкатенация [объединение текстовых строк]
Логическое сравнение «равно»

>

Логическое сравнение «больше»

<

Логическое сравнение «меньше»

>=

Логическое сравнение «больше или равно»

<=

Логическое сравнение «меньше или равно»

<>

Логическое сравнение «не равно»

Вы можете использовать столько операторов, сколько необходимо для выполнения
вычислений (формулы могут быть довольно сложными).
Приведем еще несколько примеров формул, в которых используются различные

операторы (табл.
Таблица

9.3).

9.3. Примеры формул с операторами

Формупа

Действие

="деталь- "&"23д"

Объединяет две текстовые строки [иначе говоря, выполняет их конкатенацию]. В ре­
зультате получится строка Деталь-23д

=дl&А2

Выполняет конкатенацию содержимого ячеек дl и д2. Конкатенацию можно вы­
полнять как над числовыми значениями, так и над текстом. Если ячейка дl содержит
значение 123, а ячейка д2 - 456, то формула вернет 123456. Обратите внимание:

результат конкатенации всегда форматируется как текст
.......................- ...... - - - - - - - - - - - - - - -

-•···--............ .....

=6Л3

Возводит число

=216л ( 1/3)

Возводит 216 в степень 1/3. Математически это эквивалентно извлечению кубическо­
го корня из

1

Подробнее об этом

-

в главе

6в третью степень [в куб] [результат- число 216]

216, который

равен

17, в подразделе

6

.................-................. - - - .......-.......-

<~Приоритет операторов~>.

-

...............

Знакомство с формулами

Формула

Действие

=Al<A2

Возвращает ИСТИНА, если значение в ячейке Al меньше значения в ячейке д2.

257

В противном случае возвращается ложь. Операторы логического сравнения могут
применяться и к тексту. Например, если в ячейке дl содержится текст Витя,
а в ячейке д2 - юля, то формула вернет ИСТИНА, поскольку в алфавитном поряд­
ке имя Витя стоит перед именем Юля
................. ·-- - - - · · · · · · · · · - · · · · · · · - - - - - - - - - -

=Al<=A2

Возвращает истинд, если значение в ячейке дl меньше или равно значению
в ячейке д2. В противном случае возвращается ложь

Порядок выполнения операторов
При вычислениях формул

Excel

придерживается четких правил, определяющих

последовательность выполнения операторов. Порядок их выполнения зависит от

приоритета того или иного оператора. Эти правила необходимо учитывать, чтобы
результат вычислений по формуле был правильным.
Порядок выполнения операторов приведен в табл.

9.4. Как видите, оператор воз­
( то есть выполняется пер­
вым), а оператор логического сравнения - самый низкий ( выполняется последним).
ведения в степень имеет самый высокий приоритет

Таблица

9.'- Приоритет операторов в формулах Excel

Символ

Оператор

л

Возведение в степень
Умножение
Деление

+

Приоритет

z
z

Сложение
Вычитание
Объединение

4

Равно

5

<

Меньше

5

>

Больше

5

&

Обратите внимание: выражения в круглых скобках всегда вычисляются первыми.
Поэтому, используя в формулах круглые скобки, порядок выполнения операторов
можно изменить. В примере ниже значение ячейки ВЗ вычитается из значения
в ячейке В2 и полученный результат умножается на значение ячейки В4:
=(В2-ВЗ)*В4

258

ГЛАВА 9

Основы формул и функций

Excel

Если ввести эту формулу без скобок, программа выдаст другой результат. Умно­

жение имеет более высокий приоритет, поэтому сначала значение ячейки ВЗ будет
умножено на значение ячейки В4, а затем результат будет вычтен из значения
ячейки В2. Это совсем не то, что нужно сделать.

Формула без скобок выглядит так:
=В2-ВЗ*В4

СОВЕТ

Использовать скобки лучше даже там, где это, строго говоря, не обязательно. Это
помогает прояснить назначение формулы. Например, формула ниже показывает,
что значение ячейки ВЗ умножается на :шачение ячейки В4, а результат вычитается

из значения ячейки В2. Если вы не добавите скобки, то вам всегда придется помнит~,

о приоритете операций

Excel:

=В2-(ВЗ*В4)

Кроме обычных, в формулах можно применять и вложеииые скобки, то есть скобки,
заключенные в дру,,ие скобки. Если в формуле есть такие скобки, то программа вы­

числяет сначала те выражения, которые находятся в самых «внутренних~> скобках,
а затем движется изнутри наружу. Вот пример формулы, в которой используются

вложенные скобки:
=((В2*С2)+(ВЗ*СЗ)+(В4*С4))*Вб

Здесь использованы четыре пары круглых скобок, причем три из них вложены

в четвертые. Ехсе\ вычисляет значения выражений внутри всех вложенных скобок,
затем складывает их и умножает результат на значение ячейки В6.

В предыдущем примере используются четыре пары скобок, но дсйствителыю

нужны только внешние. Оператор умножения имеет более высокий приоритет по
сравнению с оператором сложения, поэтому формулу можно переписать так:
=(В2*С2+ВЗ*СЗ+В4*С4)*Вб

Обратите внимание: операторы с одинаковым приоритетом (например, умножение

и деление) всегда вычисляются в направлении слева направо (сели скобки явным
образом не определяют иной порядок вычисления).
Помните, что каждой открывающей скобке должна соответствовать закрывающая.
Если уровней вложенных скобок несколько, то в них легко запутаться. Но сели
в какой-то части формулы остались незакрытые скобки, то Ехсе\ выдаст сообщение
об этом и не позволит вам ввести незаконченную формулу.
СОВЕТ

Когда вы редактируете формулу, Ехсе\ помогает вам соноставить скобки, показывая
их одинаковым цветом.

Знакомство с формулами

259

ВНИМАНИЕ

В некоторых случаях, если формула содержит незакрытые скобки,
предложить вариант ее исправления. На рис.

9.1

Excel

может

показано, как работает средство

автокоррекции формул . Искушение принять предложенный вариант может быть

слишком большим, и тем не менее будьте осторожны - во многих случаях предло­
женная формула , являясь синтаксически правильной, будет не совсем той , которая
вам нужна.

--------х

Microsoft Excel

В формуле обнаружена опечатка. Мы предлагаем следующее исправление:

•

=(В3-В2*С2)
Вы хотите принять это исправление?

L
Рис.

Да

_J

Н.ет

9.1. Средство автокоррекции формул нередко предлагает синтаксически верные,
но ошибочные по сути варианты

Использование функций
При создании формул можно использовать встроенные функции рабочего листа.
Они позволяют значительно повысить эффективность формул и выполнить
настолько сложные вычисления, которые невозможно выполнить с помощью

одних только операторов, о которых мы говорили выше. Например, с помощью

функции TAN можно вычислить тангенс угла; вы вряд ли сможете получить это

значен ие другим способом, с использованием исключительно математических
операторов .

Примеры формул, в которых используются функции
Функция рабочего листа может существенно упростить формулу.
Среднее значение чисел , находящихся в десяти ячейках

Al :AlO, без использования

функций можно вычислить по такой формуле:
=(Аl+А2+АЗ+А4+АS+Аб+А7+А8+А9+А10)/10

Эта формула не слишком удобная . Хуже того, вам придется редактировать ее,
сели вы добавите в диапазон еще одну или несколько ячеек . К счастью, вы можете
замен ить ее гораздо более простой, в которой используется одна из встроенных
функций рабочего листа
=СРЗНАЧ(А1 : А10)

Excel -

СРЗНАЧ:

260

ГЛАВА

9

Основы формул и функций

Excel

Теперь посмотрим, как с помощью функций осуществляются вычисления, которые

невозможно выполнить по-другому. Представьте, что вам нужно найти наибольшее
значение в диапазоне ячеек. Не используя функции, вы не сможете получить нужный
ответ. Вот простая формула, в которой используется функция МАКС, позволяющая

отыскать наибольшее значение в диапазоне ячеек Al:D100:

=MAKC(Al:D100)
Кроме того, иногда функции позволяют избежать редактирования данных на
рабочем листе вручную. Допустим, в ячейках Al :Al000 вашей рабочей таблицы
содержится тысяча фамилий, причем все они введены прописными буквами. Ваш

руководитель, просматривая список, сообщает вам, что прописные буквы не под­
ходят для указания фамилий в списке адресов, то есть вы должны заменить записи
вида ИВАНОВ И. И. на Иванов И. И.

Благодаря функции ПРОПНАЧ нет необходимости исправлять каждое из тысячи
имен вручную и тратить на это часы. Вы можете просто ввести в ячейку В1 такую

формулу, а затем скопировать ее в следующие

999 строк:

=ПРОПНАЧ(Аl)

Благодаря одной функции вы можете сэкономить несколько часов работы.
СОВЕТ

Выполнить подобное преобразование, не прибегая к формулам, можно с помощью
команды Мгновенное заполнение, предусмотренной в
говорим в главе

Excel.

Подробнее о ней мы по­

22.

Приведем еще один (последний) пример, который убедит вас в преимуществе ис­
пользования функций. Допустим, вам нужно подсчитать премию по результатам

продаж какого-либо товара. Если продавец реализовал товара на
и более (ячейкаАl), то его премия составляет

7,5 %;

1 ООО

если продал меньше

ООО руб.

-

то

5 %.

Вы можете написать формулу, в которой для правильного расчета премии (неза­

висимо от суммы продаж) будет использоваться функция ЕСЛИ.
Функция ЕСЛИ позволяет создавать формулы, которые возвращают разные результа­
ты на основе некоторой логической проверки. Например, применительно к нашему
примеру можно использовать такую формулу:
=ЕСЛИ(А1<1000000;А1*5%;А1*7,5%)

Она проверяет значение ячейки Al, в которой указывается сумма продаж. Если оно
меньше

1 ООО ООО, то формула возвращает значение ячейки Al, умноженное на 5 %.

В противном случае возвращается значение ячейки Al, умноженное на 7,5

%. В этом

примере используются три аргумента, разделенные точкой с запятой. Об аргументах
мы поговорим далее.

!□□у Более подробно с функцией ЕСЛИ вы познакомитесь в главе 14.

Знакомство с формулами

261

Аргументы функций
Возможно, в предыдущих примерах вы заметили, что во всех функциях использу­

ются круглые скобки. Данные внутри них называют аргументами функций.
Способы использования аргументов могут быть разными. В зависимости от этого
определяются следующие типы функций:

•
•
•
•
•

функции без аргументов;
функции с одним аргументом;

функции с фиксированным количеством аргументов;
функции с переменным количеством аргументов;

функции с необязательными аргументами.

Пример функции без аргументов

-

ТдАТА, которая возвращает текущие дату и время.

Даже если у функции нет аргументов, после ее имени все равно обязательно нужно
указывать пустые скобки. Чтобы функция ТдАТА работала правильно, нужно ввести
ее имя, а затем пустые круглые скобки:
=ТдАТА()

В примерах, приведенных в начале главы, в качестве аргументов использовались

ссылки на ячейки. Но

Excel -

очень гибкая система с точки зрения использования

аргументов функций. В качестве аргумента может выступать ссылка на ячейку или
диапазон, литеральное значение, литеральная текстовая строка, выражение и даже

другая функция. Ниже приведены примеры функций, в которых используются
различные типы аргументов.

•

Ссылка на ячейку: =СУММ ( Al: А24).

•

Конкретное значение: =КОРЕНЬ(121).

•

Текстовая строка: =ПРОПНАЧ("иван иванов").

•

Выражение: =КОРЕНЬ(183+12).

•

Другие функции: =КОРЕНЬ( CYMM(Al: А24)).

Если в функции используется несколько аргументов, то их нужно разделить
специальным символом

( запятой

или точкой с запятой, в зависимости от версии,

в которой вы работаете). В американской версии

Excel в

качестве разделителя ис­

пользуется запятая. Но в ряде других локализованных версий программы (в том
числе русской) разделителем выступает точка с запятой. Разделитель элементов

списка указывается в региональных настройках

панели управления

Windows

Windows.

Задать его можно на

(диалоговое окно Язык и региональные стандарты).

Еще несколько слов о функциях
В стандартную поставку Excel входит более 450 встроенных функций. Если этого
недостаточно, то вы можете добавить в программу дополнительные специализи­
рованные функции, разработанные независимыми производителями, или создать

262

Excel

ГЛАВА

9

Основы формул и функций

собственные,

-

используя язык программирования

VBA ( если

у вас есть такая

возможность).

Столь широкий выбор функций может смутить, но со временем вы поймете, что
обычно работаете с куда меньшим количеством

порядка десяти . Кроме того, как

-

вы увидите далее, используя диалоговое окно Вставка функции ( о нем мы поговорим

позже), можно существенно упростить процесс поиска и вставки нужной функции,
даже если вы никогда раньше не имели с ней дела.

В этой части вы найдете множество примеров использования встроенных функций

Excel.
VBA

А основам создания пользовательских функций с помощью языка программирования

IVisual Basic for Applicationsl посвящена глава 40.

Ввод формул в ячейки рабочего листа
Каждая формула должна начинаться со знака равенства, чтобы сообщить

Excel,

что ячейка содержит формулу, а не текст. Вводить формулы в ячейку можно двумя

основными способами: вручную или с помощью ссылок на ячейки.
Если вы вводите формулу вручную, щелкните на ячейке, в которой она должна 11а­
ходиться, введите з нак равенства (=),а затем формулу. Например, вы можете ввести

в ячейку Cl следующую формул у, чтобы суммировать содержимое ячее к Al и В1 :

=Al+Bl
По м е ре ввода символы появляются в ячейке и строке формул . Разумеется, при

вводе формулы можно использовать все обычные клавиши редактирования .
При создании формул ы

Excel

оказ ывает содействие: появля ется выпада ющий

список , содержащий имена функций и диапазонов, названия которых совпадают

с уже введенными вами символами. Этот список меняется по мере того, как вы
вводите символы .

Наприм ер, предположим, что при вводе
формул ы вы в в ели знак раве нства, а за­

[ Суммирует аргументы ]

тем буквы су. На экране появится рас­
крывающийся список (рис.

9.2). Если

вы

введете еще одну букву, то он сократится
и в нем останутся только те функции,
наз вания которых соответствуют ва­

шему вводу. Чтобы использовать эту
подсказ ку, с помощью навигационных

клавиш найдите в списке функцию, ко­
торую хотите вставить в формулу, и н а ­

жмите ТаЬ. Обратите внимание: при вы­
делении функции выводится ее краткое
описание .

@СУММЕСЛИ
@сУММЕСЛИМН
@сУММКВ
@СУММКВРАЗН
@СУММ ПРОИЗВ
@сУММРАЗНКВ
@сУММСУММКВ
Рис.

9.2. При вводе формулы появляется

раскрывающийся список функций,
подходящих по названию

Ввод формул в ячейки рабочего листа

263

Автозаполнение формул
Средство автозаполнения формул делает ввод формул проще, чем когда-либо. Просто
начните вводить формулу, и

Excel поможет вам, представив список возможных вари­

антов и аргументов . Рассмотрим пример использования этого средства для функции
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ .

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ{
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИiн

(...
( ... )2. сч~т

(...)з-счш
( ... )4. МАКС

(... )s-мин
( ••• )6 - ПРОИЗВЕд
( ••• )7 - СТАНДОТКЛОН В

(... )в· СТАНДОТКЛОН Г
(.•• )9 • СУММ
( ••• )10 • дисп В

(...)11 диспг
( •••)101 • СРЗНАЧ

В список автозаполнения входят следующие элементы (учтите, что каждый тип элемента

имеет свой значок).

•

Встроенные функции

♦

Функции, определяемые пользователем (с помощью VBA или других инструментов) .

♦

Excel.

Имена констант, диапазонов и массивов, заданные пользователем (такие имена можно

создать командой Формулы ► Определенные имена ► Присвоить имя) .
♦

Перечни значений аргументов функции, которые влияют на выполняемые ею дей­
ствия или представляемые опции (в
них

♦

-

Excel таких

функций всего несколько, и одна из

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ) .

Ссылки на структурные элементы таблиц (если с помощью таких элементов можно

выделять отдельные части таблицы, например заголовки столбцов).

Ввод формул путем указания ячейки
Вы можете ввести всю формулу с клавиатуры. Тем нс менее

Excel

предоставляет

е ще олин способ ввода формул : он быстрее и проще. В ланном случае частично ис­
пол1,:1уется набор вручную, но адреса ячеек не набирают, а просто укааывают ссылки
на 11их . Например, чтобы ввести в ячейку АЗ формулу =Al+A2, сделайте следующее.

1. Поместите табличный курсор в ячейку АЗ .

2.

Введите знак равенства

( =),

с которого должна начинаться любая формула.

Обратите внимание, что в строке состояния (в левом нижнем углу экрана ) по­
явится надпись Ввод.

3. Дважды нажмите клавишу

t.

Вокруг ячейки Al 1юявится пунктирная рамка,

а ссылка на ячейку появляется в ячейке АЗ и в строке формул. Кроме того,
в строке состояния 1юявится надпись Укажите.

264
4.

ГЛАВА 9 Основы формул и функций

Введите знак плюс

( +).

Excel

Пунктирная рамка вокруг ячейки

Al

будет заменена

цветной сплошной, а в строке состояния снова появится слово Ввод.

5. Еще раз нажмите клавишу t. Пунктирная граница будет охватывать ячейку А2,
а ссылка на нее будет добавлена в формулу.

6.

Чтобы завершить ввод формулы, нажмите

Enter.

СОВЕТ

Указывать ячейки можно и с помощью мыши: щелкните на нужной ячейке, и се
адрес появится в формуле.

Вставка в формулы имен диапазонов
Если в формуле используются имена ячеек и диапазонов, то вместо адреса вы мо­

жете набрать соответствующее имя или выбрать его из списка, чтобы

Excel

вставил

его автоматически. Вставить имена в формулу вы можете любым из следующих

трех способов.

•

Выберите имя в списке Автозаnолнение формул. Использовать этот способ вы
сможете только в том случае, если знаете по крайней мере первую букву имени.
Введите первый символ имени, затем выберите имя из раскрывшегося списка
подсказок и нажмите ТаЬ.

•

Нажмите FЗ. Откроется диалоговое окно Вставка имени. Выберите в нем нужное
имя и нажмите кнопку ОК (или дважды щелкните на имени).

Excel

вставит вы­

бранное имя в формулу. Но если в рабочей книге нет заданных имен, то нажатие
FЗ ни к чему не приведет.

•

На вкладке Формулы ленты в группе Определенные имена нажмите кнопку Исполь­

зовать в формуле и в раскрывшемся списке выберите требуемое имя. Эта команда
доступна, если программа находится в режиме Правка и позволяет выбрап, одно
из доступных имен диапазона.

ШОQ Более подробно присвоение имен ячейкам и диапазонам мы обсуждали в главе 4.
Вставка в формулы функций
Самый простой способ ввести функцию в формулу

в нее знак равенства

( =),

-

щелкнуть на ячейке, ввести

набрать первые несколько букв функции, позволить

средству автозаполнения подсказать остальную часть и выбрать нужный вариант.
Еще один вариант

-

функцию нужно выбрать из группы команд Библиотека функ­

ций, расположенной на вкладке ленты Формулы (рис.

9.3).

Такой способ особенно

полезен, если вы не помните названия функции или не :шаете, какая функция
вам нужна. Вводя формулу, щелкните в этой группе на кнопке, представляющей
одну из категорий функций (Финансовые, Логические, Текстовые и т. д.), и откроется

список функций этой категории. Щелкните на нужной функции, чтобы открыть

Ввод формул в ячейки рабочего листа

265

окно Аргументы функции. Здесь вам нужно задать значения аргументов функции.

Кроме того, в этом окне есть ссылка Справка. Щелчок на ней приводит к открытию

справочной системы

Excel со

fx
Вставить
функцию

L

статьей, посвященной этой функции.

Автосумма

у

~ Логические ..,

~ Последние •

~ Текстовые

~ Финансовые ...

~ Дата и время •

v

~ Ссылки и массивы

v

Ш1 Математические "

l;j

Другие функции •

Библиотека функций

Рис.

9.3. Функцию можно вставить,

выбрав ее в одной из категорий на ленте

Вставить функцию в формулу можно еще и с помощью диалогового окна Вставка

функции (рис.

•
•

9.4).

Открыть его можно одним из следующих способов.

Выберите команду Формулы ► Библиотека функций ► Вставить функцию.
Используйте команду Вставить функцию, которая есть внизу каждого раскрыва­
ющегося списка в группе Формулы ► Библиотека функций.

•

Щелкните на пиктограмме Вставить функцию, которая находится слева от строки
формул. Эта кнопка обозначена как fx.

•

Нажмите Shift+FЗ.

х

?

Вставка функции
Поиск функции:
Введите краткое описание действия, которое нужно

Найти

выполнить, и нажмите кнопку "Найrи"
Категория: Дата и время

Выберите функцию:
ДАТА

ДАТАЗНАЧ
ДАТАМЕС
ДЕНЬ

ДЕНЬНЕД

ДНЕЙЗбО
дни

ДЕНЬНЕД(дата_в_ ч и словом _формате ;тип)
Возвращает число от

1 до 7,

соответствующее номеру дня недели для заданной

даты.

ок
Рис.

J

9.4. Диалоговое окно Вставка функции

Отмена

266

ГЛАВА

9

Основы формул и функций

Excel

В поле Категория диалогового окна Вставка функции представле н сп исок категорий

функций . При выборе одной из категорий в поле Выберите функцию появляется
перечень ее функций.

Если вы не знаете, как именно называется нужная вам функция, попробуйте ее
найти, используя поле Поиск функции, которое находится в верхней части диалого­
вого окна .

1.

В поле Поиск функции введите краткое описание функции и нажмите кнопку
Найти. Будет выведен список функций, соответствующих заданному критерию

поиска. При выборе функции в списке Выберите функцию в нижней части окна
Вставка функции появятся ее си нтак сис и краткое описание.

2.

Найдя нужную функцию , выделите ее и нажмите кнопку ОК. Откроется окно
Аргументы функции (рис.

9.5).
х

?

Аргументы функц ии
КОН МЕСЯЦА
Нач..дата

Число_месяцев

t
t

"01.2025"

1~

"01.2025"
12
46053

Возвращает порядковый номер последнего дня месяца, отстоящего на заданное число месяцев

вперед или назад от заданной даты (нач__Аата).
Число_месяцев

Значение:

количество месяцев до или после начальной даты

46 053
ок

Справка по :ЭТОЙ ФУНКЦИИ

Рис.

3.

Отмена

9.5. Диалоговое окно Аргументы функции

Укажите аргументы функции. Обратите внимание: вид этого окна изменяется
в зависимости от того, какая функция выбрана. Каждый аргумент имеет свое
поле ввода. Чтобы указать в качестве аргумента функции ссылку на ячейку или
диапазон, можно ввести адрес вручную или щелкнуть внутри поля аргументов

и выбрать (то есть указать) требуемую ячейку или диапазон.

4.

Задав все аргументы функции, нажмите ОК.

СОВЕТ

Есть еще один способ вставить функцию . При вводе формулы поле Имя заменяется
раскрывающимся списком Функции , в котором представлены недавно использовав­

шиеся функции ( если вы ими пользовались). Вы можете быстро добавить любую из
них , просто выбрав ее. В таком случае откроется диалоговое окно Аргументы функции .

Редактирование формул

267

Советы по вводу функций
Приводим несколько советов о том, как наиболее эффективно использовать диа­
логовое окно Всrавка функции для ввода функций.

•

Функции можно вставлять в существующие формулы. Выделите ячейку с фор­
мулой и перейдите в режим редактирования. Установите курсор в место вставки

формулы, а затем любым из описанных выше способов откройте окно Всrавка
функции и выберите нужную функцию.

•

Диалоговое окно Аргументы функции позволяет изменять аргументы в функци­

ях, вставленных на рабочий лист ранее. Выделите ячейку и в строке формул
щелкните на функции. Затем, чтобы открыть окно Аргументы функции, нажмите
кнопку Всrавить функцию

•

(fx)

в левой части строки формул.

Если вы передумали вставлять функцию и в этот момент находитесь в окне
Всrавка функции или Аргументы функции, нажмите кнопку Отмена.

•

Количество полей в окне Аргументы функции зависит от количества аргументов

выбранной функции. Если их в ней нет, то не будет ни одного поля. Если же
функция содержит переменное количество аргументов (как, например, функ­

ция СРЗНАЧ), то

Excel станет добавлять новое поле каждый

раз, когда вы будете

вводить необязательный аргумент. Обратите внимание: названия обязательных

аргументов выделяются полужирным шрифтом, а необязательных ~ обычным.

•

По мере ввода каждого аргумента в окне Аргументы функции справа от поля ввода

будет показано его текущее значение.

•

Некоторые функции, такие как ИНДЕКС, имеют несколько разных синтаксиче­
ских форм (то есть два или несколько разных списков аргументов). Если вы

выберете такую функцию, то программа отобразит дшюлнительное диалоговое
окно, в котором нужно будет указать форму функции, которую вы собираетесь
использовать.

•

Если вы используете некоторые функции достаточно часто, то со временем,

возможно, будете вводить их вручную, обходясь без окна Всrавка функции. В этом
случае, после того как вы введете имя функции,

Excel

отобразит подсказку,

в которой будут указаны имена ее аргументов.

Редактирование формул
Бывает, что нужно исправить формулу в соответствии с изменениями на рабочем
листе. Или формула возвращает ошибку, и ее нужно исправить, отредактировав
формулу.

Войти в режим редактирования ячеек вы можете одним из следующих способов.

•

Дважды щелкните на ячейке, чтобы отредактировать содержимое непосред­
ственно в ней.

•

Нажмите F2, чтобы отредактировать значение непосредственно в ячейке.

268
•

ГЛАВА

9

Основы формул и функций

Excel

Выберите ячейку, которую нужно отредактировать, а затем щелкните в строке
формул.

•

Если формула в ячейке возвращает ошибку, то в левом верхнем углу ячейки
отобразится маленький треугольник (индикатор ошибки). Щелкните на нем
и выберите один из вариантов исправления ошибки. (Варианты зависят от типа
ошибки в ячейке.)

СОВЕТ

На вкладке Формулы диалогового окна Параметры Excel можно указать типы ошибок,
для которых нужно отображать индикаторы ошибки (раздел Правила проверки оши­
бок). Чтобы включить или отключить фоновую проверку ошибок, установите или
снимите флажок Включить фоновую проверку ошибок на этой же вкладке в разделе
Проверка ошибок.

Во время редактирования формулы можно выделить несколько символов, пере­

тащив на них указатель мыши, либо используя навигационные клавиши в сочета­
нии с нажатой Shift. Вы можете заметить, что при редактировании формулы Excel
выделяет цветом адреса диапазонов в формуле. Это помогает быстро определить,
какие ячейки используются в формуле.
СОВЕТ

Если у вас не получается исправить сразу все ошибки в формуле, то можете преоб­
разовать ее в текст (просто удалите знак= в начале) и попробуйте исправить их еще
раз позже. Когда захотите проверить выполнение, поставьте знак= в начале ячейки,

чтобы

Excel снова воспринимал текст в ней как формулу.

Использование в формулах ссылок
Представьте, что вы перешли в ячейку С1 и ввели формулу =Al+Bl. Мы читаем это

так: значение из ячейки Al прибавляется к значению из ячейки В1. Но

Excel

вос­

принимает формулу иначе. Он переводит ее на свой язык так: нужно взять значение

в ячейке, расположенной на две позиции левее ячейки с формулой, и добавить его
к значению в ячейке, которая находится на одну позицию левее ячейки с формулой.
Если вы скопируете формулу из ячейки

Cl и вставите ее в ячейку С2, то увидите,

что формула в ней будет выглядеть так: =А2+В2. Короче говоря, Excel не использу­
ет фактические координаты столбцов и строк, которые вы видите. Вместо этого
оцениваются ссылки на ячейки с точки зрения их местоположения относительно

ячейки с формулой.

По умолчанию в Excel используются так называемые относительные ссылки.
Если вы не хотите, чтобы ссылки на ячейки корректировались при копировании
формулы, то можете заблокировать ссылки, превратив их в абсолютные (фиксиро­
ванные). Для этого нужно добавить символ доллара($) перед ссылкой на столбец
и строку. Например, щелкните на ячейке Cl и введите =$А$1+$В$1. Символ доллара

Использование в формулах ссылок

269

гарантирует, что ссылки в вашей формуле останутся фиксированными. Если вы
скопируете формулу из ячейки

Cl и вставите ее в ячейку С2, то увидите, что формула

останется прежней: =$А$1+$В$1.

Далее поговорим о том, какими бывают ссылки и для чего их можно использовать.

Абсолютные, относительные и смешанные ссылки
Любую часть формулы в

Excel

можно превратить в относительную, абсолютную

или даже смешанную ссылку.

•

Относительные ссылки. Будут изменяться при копировании формулы в другую
ячейку относительно той, в которой находится формула.

•

Абсолютные ссылки. Не изменяются при копировании формул, поскольку
в них даются ссылки на реальный адрес ячейки. В абсолютной ссылке исполь­
зуются два знака $ : один

-

для буквы столбца, второй

-

для цифры строки

(например, $А$5).

•

Смешанные ссылки. Номер строки (или столбца) в такой ссылке является
абсолютным , а столбца (строки)

-

относительным. Абсолютной в ссылке этого

типа является лишь одна часть адреса (например, $А4 ил и А$4) .
Тип ссылки на яч е йку важен только в том случае, если вы планируете копировать
формулу в другие ячейки. Рассмотрим несколько примеров , которые помогут вам

убедиться в этом .

Н а рис.

9.6 показана простая таблица.

В ячейке D2 есть формула, согласно которой

количество товара умножается на его це ну:

=В2*С2

D2

/х

V

=В2 * С2

в

с

D

Товар

Количество

Стоимость

Итого

1
2
3

Кресло

4

Стол

4

4

Люстра

3

Рис.

V

А

12500,0011
69500,0011
3 900,95 11

50000,0011
278000,0011
11702,8511

9.6. Копирование формулы, содержащей относительные ссылки

В формуле используются относительные ссылки. Поэтому при копировании фор­

мулы в ячейку D3 ссыл ки автоматически изменяются соответствующим образом .
В ячейке D3 формула будет выглядеть так:
=ВЗ*СЗ

Но что, если ссылки на ячейки в
=$В$2*$С$2

D2 будут не относител ьными , а абсолютными?

ГЛАВА

270

9

Основы формул и функций

Excel

Если скопировать эту формулу в ячейку DЗ теперь, то результат вычислений будет
неправильным (с точки зрения выполнения расчетов) . Дело в том, что формулы

в ячейках DЗ и D2 будут одинаковыми.

Теперь изменим пример: преобразуем простое вычисление стоимости в расчет раз­
мера налога с продаж. Значение НДС будет храниться в ячейке В7 (рис.

9.7).

В этом

случае формула в ячейке D2 будет выглядеть так:
=(В2*С2)*$В$7

V

1
2
3
4
5
6
1

fx

:

в

с

D

Е

Товар

Количество

Стоимость

НДС

Итого

Кресло
Стол

4
4

Люстра

3

Рис.

12500,001?
69500,001?
3 900,95 Р

3750,001?

7,50%

НДС :

7

=В2*С2*$В$7

А

9.7. Ссылки

на ячейку В7 должны быть абсолютными

Сн ачала количество умножается на цену, а затем результат умножается на размер

НДС, значение которой хранится в ячейке В7. Обратите внимание: ссылка на ячейку
В7 является абсолютной . Скопировав формулу и з ячейки D2 в ячейку D3, получим :
=(ВЗ*С3)*$В$7

Ссылки на ячейки В2 и С2 автоматически изменились, а ссылка на ячейку В7

- нет,

значит, мы получили правильный результат, поскольку ячейка с процентной ставкой
в этом примере изменяться не должна.

Н а рис.

9.8 показана таблица,

в которой используются смешанные ссылки. Форму­

лы в ячейках диапазона СЗ : F7 вычисляют площадь для различных значений длины

и ширины . Формула в ячейке О выглядит так :
=$ВЗ*С$2

сз

fx

V

А

с

в

Е

D

F

Ширина

1
2
3 1
4
5
6
7
8

=$В3*С$2

"'

:z:
s

а

Рис.

1,0
1,5
2,0
2,5
3,0

1,0

1,5

1,0
1,5
2,0
2,5
3,0

1,5
2,3
3,0
3,8
4,5

2,5
3,0
4,0
5,0
6,0

9.8. Использование смешанных ссылок на ячейки

3,8
5,0
6,3
7,5

Использование в формулах ссылок

271

Обратите внимание: в формуле используются две смешанные ссылки. В ссылке на
ячейку ВЗ абсолютной является ссылка на столбец ( $В), а в ссылке на ячейку С2 есть
абсолютная ссылка на строку ($2). Если вы скопируете эту формулу во все ячейки
диапазона, то получите правильный результат вычислений. Например, в ячейке

F7

бу11ст такая формула:

=$B7*F$2
Если же в исходной ячейке СЗ испол1,зовать абсолютные или полностью относи­
тельные ссылки, то результат будет неверным.

шоу Пример, демонстрирующий различные типы ссылок, доступен для скачивания, файл называется
Ссылки на ячейки.хlsх.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы помещаете формулу в другие ячейки копипастом, то

Excel автоматически

корректирует ссылки. А вот если вы перед вставкой не копируете, а вырезаете фор­
мулу, то программа предположит, что вы хотите сохранить ссылки на ячейки, и не

будет их корректировать.

Изменение типа ссылок
Неотносителъные (то есть абсолютные или смешанные) ссылки можно ввести
вручную, вставив в соответствующих частях адреса ячейки знаки доллара. Кроме
того, для выполнения этих же действий можно нажать F4. Вводя ссылку в ячейку

(либо вручную, либо указав ее), нужно нажать F4 несколько раз, чтобы программа
«прокрутила~ в цикле все четыре типа ссылок.

Например, сели в начале формулы вы ввели =Al, то первое нажатие F4 преобразует
ссылку на ячейку в =$А$1, второе

первоначальный вид

- =Al.

-

в =А$1, третье

-

в

=$Al, а четвертое вернет ссылке

Нажимайте F4 до тех пор, пока

Excel

не предложит

нужный вам тип ссылки.
ПРИМЕЧАНИЕ

Когда вы задаете имя ячейки или диапазона, то по умолчанию используется аб­
солютная ссылка на это имя. Например, если вы присвоили диапазону В1:В12 имя
Прогноз_Продаж, то в поле Диапазон диалогового окна Создание имени ссылка на этот

диапазон будет выглядеть так: $в$1:$в$12. Почти всегда это именно то, что нужно
пользователю. Таким образом, если скопировать формулу с именованной ссылкой,
то в скопированной формуле эта ссылка останется прежней.

Ссылка на ячейки вне текущего рабочего листа
Формулы могут содержать ссылки на ячейки с других листов, в том числе тех,

которые находятся в другой рабочей книге. Для работы с такими типами ссылок
в

Excel

предусмотрен специальный тип записи.

272

ГЛАВА

9

Основы формул и функций

Excel

Ссылки на ячейки с других рабочих листов
Чтобы использовать ссылку на ячейку с другого листа текущей книги, используйте
такой формат:
=Имя_Листа!Адрес_Ячейки

Иначе говоря, перед адресом ячейки следует указать имя рабочего листа, а затем
восклицательный знак. Вот пример формулы, в которой используется ссылка на

ячейку с рабочего листа Лист2:
=А1*Лист2!А1

Здесь значение ячейки

Al

текущего листа умножается на значение из ячейки

Al,

расположенной на листе Лист2.
СОВЕТ

Если имя листа в ссылке содержит один или несколько пробелов, то его необходимо
заключить в одинарные кавычки (Excel делает это автоматически, если при создании
формулы вы используете метод ~указать и щелкнуть»). Например, в этой формуле
есть ссылка на ячейку

=Al*'Bce

отделы'

Al листа Все отделы:

!Al

Ссылки на ячейки из других рабочих книг
Чтобы сослаться на ячейку в другой рабочей книге, используйте такой формат:
=[Имя_Рабочей_книги]Имя_Листа!Адрес_Ячейки

Здесь перед адресом ячейки указывается имя рабочей книги, заключенное в квадрат­
ные скобки, имя листа и восклицательный знак. Например, формула со ссылкой на
ячейку

Al листа Листl, находящегося в книге бюджет. xlsx, выглядит так:

=[бюджет.хlsх]Листl!Аl

Если в имени книги есть один или несколько пробелов, то в ссылке это имя ( а также
имя листа и квадратные скобки) необходимо взять в одинарные кавычки. Напри­
мер, формула со ссылкой на ячейку, расположенную на листе Листl книги бюджет

2022. xlsx,

выглядит так:

=Аl*'[бюджет 2022.хlsх]Листl'

!Al

Если в формуле используются ссылки на ячейки из другой книги, то открывать

эту книгу не обязательно. Но если она закрыта, то следует добавить полный путь
к ее имени. Например:
=Аl*'С:\Мои документы\[бюджет 2022.хlsх]Листl'

!Al

Формулы с переменными

273

Кроме того, связанный файл может располагаться на другом компьютере или сер­
вере. Так, следующая формула ссылается на ячейки в книге, которая находится
в папке

files

компьютера

DataServer:

='\\DataServer\files\[бюджeт.xlsx]Лиcтl'

!$D$7

ШDQ Подробнее о связывании рабочих книг мы поговорим в главе 25.
СОВЕТ

Если вы создаете формулы со ссылками на ячейки с других листов ( не текущего) или

из других книг, то вместо того, чтобы вводить ссылки вручную, можете указывать
ячейки с помощью мыши.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если ссылка на ячейки другого листа или книги создается с помощью мыши, то Excel
всегда вставляет абсолютные ссылки. Если вы планируете в дальнейшем копировать
эти формулы, то убедитесь, что изменили абсолютные ссылки на относительные

( если это необходимо).

Формулы с переменными
Работая с формулами, вы заметите, что иногда возникает необходимость повто­
рить одно и то же вычисление в формуле несколько раз. Это часто случается при
написании вложенных формул, в которых в качестве аргументов используются

результаты других функций.
Например, в формуле ниже вложенная функция ЕСЛИ используется для проверки

результата
значение>
не верно

-

Al+Bl. Если результат< 50, то будет выведено "Ниже пятидесяти". Если
100, то будет выведено "Выше ста". Если ни первое, ни второе условие
то "Между".

=ЕСЛИ(Аl+В1<50;

Как видите,

"Ниже пятидесяти";

Excel

ЕСЛИ(Аl+В1>100;

приходится дважды вычислять

"Выше ста";

Al+Bl:

"Между"))

чтобы проверить первое

условие ЕСЛИ и второе условие. Для этого простого примера это не проблема, но
все же программа выполняет лишние действия. Выполнение одних и тех же вы­

числений в сложных формулах со множеством вложенных функций негативно

влияет на производительность. И кроме того, вложенные вычисления может быть
сложно читать.

Далее мы поговорим, как упростить формулы и повысить производительность,
используя переменные.

ГЛАВА

274

9

Основы формул и функций

Excel

Функция LЕТ
Функция

LET

позволяет создать своеобразный контейнер, в котором хранятся ре­

зультаты функции или вычисления. Он называется формулой с переменной.

Функция LЕТ требует не менее трех аргументов.

•

Имя переменной. Оно должно быть понятным. Обратите внимание: имя пере­
менной не может начинаться с цифры.

•

Значение переменной. После того как вы придумали имя для переменной,

нужно указать значение, которое она будет хранить.

•

Формула, в которой используется переменная. Третий аргумент

-

формула,

которая возвращает результат вычисления с использованием заданной пере­
менной.

Чтобы создать базовую функцию LЕТ, щелкните на ячейке Al и введите следующее:
=LЕТ(Моя_Переменная;5*2;Моя_Переменная*10)

Результат вычислений равен

100.

Сначала формула заполняет переменную Моя_

Переменная результатом умножения
на

10.

5*2 (в данном случае 10), а затем умножает ее

В этой формуле одна пара <<ИМЯ -

значение,>.

В функции

LET, показанной ниже, используются две пары значений. Моя_Переменнаяl
хранит 10 (результат умножения 5*2), а Моя_Переменная2 - 50. Формула в последнем
аргументе умножает переменные на 10, в результате чего получается 5000.
=LЕТ(Моя_Переменная1;5*2; Моя_Переменная2;50; Моя_Переменнаяl*Моя_Переменная2*10)

СОВЕТ

В одной функции

LET можно использовать до 126 пар значений.

ВНИМАНИЕ

Присваивая имена переменным для функции

LET, избегайте использования имено­

ванных диапазонов, определенных в диалоговом окне Диспетчер имен. Если вы выбе­
рете имя, уже заданное для диапазона, то

LET будет игнорировать и переопределять

именованный диапазон. Подробнее об именованных диапазонах рассказывалось
в главе

4.

Как работают формулы с переменными
На рис.

9.9

показаны две формулы. Первая

-

в ячейке Сб

- нредставляет собой

традиционный вложенный оператор ЕСЛИ, который оценивает значение, получаемое

в результате деления СЗ/D3. Здесь видно, что деление СЗ/DЗ выполняется дважды.
=ЕСЛИ((СЗ/DЗ)>l;"Цель достигнута";ЕСЛИ((СЗ/СЗ)<l;"Ниже цели";"Ровно"))

Формулы с переменными

Исrюльзование функции

275

LET позволяет повысить эффективность вычислений,

посколr,ку значение, полученное в результате деления СЗ/DЗ, хранится в перемен­

ной Х.

Excel

выполняет это деление только ра:з, а затем передает ответ в остальные

части формулы.
=LЕТ(Х;СЗ/DЗ;ЕСЛИ(Х>l;"Цель достигнута";ЕСЛИ(Х<l;"Ниже цели";"Ровно")))

в

А

с

D

G

1
2
3
4
5

б !вложенный IF Цель достигнута l=ЕСЛИ( (СЗ/DЗ)>l;"Цель достигнута";ЕСЛИ((СЗ/DЗ)<l; "Ниже цели";"Ровно") )

7
8

! Функция LЕТ

Цель достигнутаl=J.ЕТ(Х;О/DЗ;ЕСЛИ (Х>l;"Цель достигнута";ЕСЛИ (Х<l; " Ниже цели";" Ровно" )) )

9

Рис.
На рис.

9.9. С помощью функции Ш можно упростить вложенный оператор ЕСЛИ

9.10 показана более сложная функция ПЕРЕКЛЮЧ, которая вычисляет разницу
13) и датой выставления счета-фак­

в днях между датой выполнения работ (ячейка

туры (ячейка НЗ) , а затем возвращает текст, отражающий время выполн ения работ
в ;щях . В ячейке JS за11иса11а следующая формула:
=ПЕРЕКЛЮЧ(ИСТИНА;(IЗ-Н3)>90;"90+";(IЗ-Н3)>30;"31-60";(IЗ-Н3)>0;"")

н

Дата выставления счета

05.05.2024

Срок оплатъ1

Дней на работу ~о дней
31-60 дней

Функция LЕТ

Рис.

1

12.0720~

!=J1 ЕРЕКЛЮЧ(ИСТИНА;(IЗ-Н3)>90;"90+" ;(13-Н31>30;" 31 -60 ";(13- НЗ)>О;'"')
l = LЕТ(дней ; 13-НЗ; ПЕРЕКЛЮЧ ( ИСТИНА;дней >90;" 90+";дней >30;" 31-60•' ;дней>О;""))

9.10. Использование функции Ш для упрощения оператора

ПЕРЕКЛЮЧ

Эта формула сложна для чтения , к тому же программе придется вычислять результат

rз-нз до трех раз, чтобы найти окончательный ответ.
У совершенствованная функция LET, показанная на рис.

9.1 О в ячейке J7, использует

п е ременную дней для хранения рез ультата вычитания IЗ-НЗ .
=LЕТ(дней;IЗ-НЗ;ПЕРЕКЛЮЧ(ИСТИНА;дней>90;"90+";дней>30;"31-60";дней>0;""))

Вместо того чтобы повторять первоначальный расчет для получения разницы в днях,
переменная дней заполняется один раз, а затем передается в функцию ПЕРЕ КЛЮЧ.

276

ГЛАВА 9

Основы формул и функций

Excel

Использование формул в таблицах
Таблицы Excel - это специально организованный диапазон ячеек, состоящий из
столбцов с заголовками. В этом разделе мы поговорим о том, как создавать формулы,
выполняющие вычисления на основе табличных данных.

Ш□Q Таблицам Excel посвящена глава 4.
Итоговые вычисления в таблицах
На рис. 9.11 показана простая таблица из трех столбцов . Сначала мы ввели данные
в ячейки, а затем преобразовали в таблицу командой Вставка ► Таблицы ► Таблица.
Имя таблице не присваивали, поэтому по умолчанию она получила стандартное
имя Таблицаl.

в

А

с

D

1
2

Месяц

3

Янв

4
5

Февр
Март

6
7

Апр

5

ООО

Май

5

ООО

5 873

8

Июнь

5

ООО

4 783

Июль

5

ООО

5 109

Авг

5 982

Сент

6 ООО
6 ООО

Окт

7

9
10
11

l~~

14

аплан

аФакт

а

ООО

3 255

4

ООО

4102

4

ООО

3 982
4 598

4

ООО

6 201

Нояб

8

ООО

6 833
7 983

Дек

9

ООО

9 821

15

j

---Рис.

9.11. Простая таблица

из трех столбцов с данными

i□□Q Этот пример доступен для скачивания, файл называется Формулы в таблице.хlsх.
Подсчитать итоговые суммы во втором и третьем столбцах таблицы можно без ис­
пользования формул. Достаточно нажать кнопку, чтобы добавить в таблицу строку
с формулами вычисления итогов.

1.
2.

Установите табличный курсор в любую ячейку таблицы.
У становит е флажок Конструктор таблиц ► Параметры стилей таблиц ► Строка итогов.

Внизу табл ицы появится строка итогов.

3.

Чтобы из менить тип итоговой формулы, перейдите в ячейку строки итогов

и в раскрывающемся списке выберите тип формулы (рис.

9.12). Например, чтобы
рассчитать среднее значение столбца Факт, выберите СРЗНАЧ из раскрывающегося
списка в ячейке D15. Excel создаст такую формулу:
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(101;[Факт])

277

Использование формул в таблицах

Для функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ первый аргумент, 101, обозначает функцию
вычисления среднего значения, а в роли второго аргумента выступает заголовок

столбца в квадратных скобках. Использование таких заголовков - новый способ
создания <<структурных~ ссылок внутри таблицы. (Более подробно о них мы по­
говорим чуть позже, в подразделе ~ссылки на табличные данные,>.)
ПРИМЕЧАНИЕ

Строку итогов из таблицы можно удалить, сняв флажок Конструктор таблиц ► Параметры
стилей таблиц ► Строка итогов. Если вы повторно установите этот флажок, то строка

итогов будет в том же виде , что и ранее.

Использование формул в столбцах
Довольно часто пользователям приходит­

Месяц

ся обрабатывать данные в самих таблицах
с помощью формул. Например, в таблице,

которая была показана на рис .

9.12,

необхо­

димо подсчитать разность между фактиче­
скими и плановыми показателями и внести

их в отдельный столбец. Для этого сделайте

3.

ООО

4102

4

ООО

3 982

Anp

5 ООО

4 598

Май

5

ООО

5 873

Июнь

5

ООО

Июль

5

ООО

4 783
-5109

Окт

--

l д~к

3 255

6 О(!О _
6000

--

7 ООО

-~

8000
9000

Итого

598~

~
~
7 983
9 821

68000

автоматически расширит та­

блицу, добавив новый столбец Разница.

2.

4

Март

Нояб

в качестве заголовка столбца и нажмите

Enter. Excel

а

Февр

Сент

1. П ере йдите в ячейку Е2, введите Разница

■ Фа кт
4000

~

следующее.

■ план

Янв

H,r
1

-

68Щ...:_

Ко11ичество
Ко,11ичес110 чисе.11

Перейдите в ячейку ЕЗ и введите =, чтобы

Мьксиuум
Минимум

обозначить начало формулы.

Сумма

Нажмите клавишу+- . В строке формул

Дисnерси11

С1андартное 0ПU1онение

1

Лrwrмe фунll(ЦИИ

появится [~акт] (это заголовок столбца).

4.

Введите з нак минус , а затем дважды на­

жмите клавишу

+-. Excel

Рис.

9.12. В списке можно выбрать формулу

для итоговых вычислений в таблице

введет в фор­

мулу [@План) .

5.

Нажмите Enter, чтобы завершить формулу .

Excel

скопирует ее во все строки

столбца Разница .
На рис .

9.13 показана таблица с

новым столбцом.

В любой ячейке столбца Разница вы найдете одну и ту же формулу:
=[@[Факт]]-[@План]

В этом примере формула была введена в первую ячейку столбца, однако на самом

деле можно ввести ее в любую пустую ячейку столбца, и она будет автоматически
скопирована во все остальные его ячейки . Кроме того , если формулу придется

редактировать, то

Excel

автоматически скопирует ее обновленный вариант во все

ячейки текущего столбца.

278

ГЛАВА

9

ЕЗ

Основы формул и функций

Jx v

V

А

в

Excel

;(@Факт]-[@План]
с

D

1

а план

а Факт

2

Месяц

3 1
4
5

Янв

4

ООО

Февр

4

Март

4

6
7
8
9

Июль

10

Авг

11

Сент

а Разница

а

3 255

-745

ООО

4102

102

ООО

3 982

- 18

Апр

5 ООО

4 598

-402

Май

5 ООО

5 873

873

Июнь

5 ООО

4 783

-217

5 ООО

5 109

109

6 ООО

5 982

-18

6 ООО

6 201

201
-167

12

Окт

7 ООО

6 833

13

Нояб

8

ООО

7 983

-17

14

Дек

9 ООО

9 821

821

15

Итого

68 ООО

68 522

Рис.

q

.J

9.13. В столбце Разница содержатся формулы

ПРИМЕЧАНИЕ

Символ@ перед названием заголовка столбца означает «эта строка». Таким образом,
[@Факт] означает «значение столбца Факт из этой строки,>.
Выше мы описали создание формулы путем указания ячеек. Это не единственный

способ

- можно ввести формулу вручную, используя стандартные ссылки на ячейки .

Например, в ячейку ЕЗ можно вручную ввести такую формулу:
=D3-СЗ

После того как вы введете формулу, программа автоматически распространит ее на

остальные ячейки столбца, при этом правильно и зменяя ссылки на них.
Учитывайте, что формулы, в которых используются заголовки столбцов, а не ссылки

на ячейки, интуитивно более понятны.
СОВЕТ

Чтобы отменить автоматическое создание формул в столбцах, откройте диалоговое
окно Параметры

Excel и п ерейдите на вкладку Правописание. Н ажмите кнопку Параметры

автозамены, а затем в окне Автозамена выберите вкладку Автоформат при вводе и снимите
флажок Создать вычисляемые столбцы, заполнив таблицы формулами .

Ссылки на табличные данные
В

Excel записать ссылки на данные в виде таблицы можно, указав имя таблицы

и заголовки ее столбцов.
Конечно, никто не запре щает использовать стандартные ссылки. Но использование

в ссылке имени таблицы и заголовков столбцов дает существенное преимущество:

Использование формул в таблицах

279

такая ссылка всегда верно указывает на нужные ячейки, независимо от того, из­

менился ли размер таблицы, добавлены или удалены из нее строки. Кроме того,
формулы, в которых используются имена таблиц и заголовков столбцов, автома­
тически перенастроятся, если изменить имя таблицы или столбца.
Чтобы сослаться на таблицу, показанную на рис.

9.13,

можно использовать ее

имя: Таблица!. Например, чтобы вычислить сумму всех данных в таблице , введите
в ячейку вне таблицы следующую формулу:
=СУММ(Таблицаl)

Эта формула всегда будет возвращать сумму всех данных таблицы (без учета рас­
считанных итоговых значений строк, если таковые имеются), даже если вы доба­
вите в таблицу строки или столбцы или удалите их. И даже если вы измените имя
таблицы ,

Excel автоматически изменит формулу, вписав в нее новое имя.

Например,

если вы измените имя Таблицаl на Итоговые_данные, то предыдущая формула будет
выглядеть так:

=СУММ(Итоговые_данные)

- l

Чаще всего в формулах используются ссылки

на конкретные столбцы таблицы . Следующая
формул а воз вращает сумму знач е ний из стол б­
ца Факт:

=СУММ(Таблица 1 [
СУММ(чиспо

( ... )месяц

=СУММ(Таблицаl[Факт])

( ••. )план

Обратите внимание: заголовок столбца, как и ра­

(... )Факт

нее , заключен в квадратные скобки . Если вы его

( ••. )Разница
#Все

из ме ните, то формула автоматически изменится.

#Данные

Боле е того, еще одно преимущество работы

#Заголовки

с таблицами проявляется при использовании

#Итоги

средства автозав ершения формул, о котором мы

говорили в предыдущих главах (рис.

9.14). Стоит

заметить, что, помимо заголовков столбцов табли­

Рис.

9.14. Используя средство

цы, в списке перечислены и другие элементы, на

автозавершения формул, можно

которые можно давать ссылку в формуле: #Все,

выбирать имена элементов таблицы

#Данные, #Заголовки, #Итоги и

@ - Эта строка .

ПРИМЕЧАНИЕ

Вам не нужно специально задавать имена для таблиц и столбцов. Всему диа п азону
данных, относящемуся к таблице, при ее создании автоматически будет присвоено
стандартное имя (нанример, Таблицаl). Имя объекта таблицы можно узнать, выделив
любую яч е йку таблицы , а затем выбрав вкладку Конструктор таблиц. В пол е Имя таблицы
группы Свойства отображается соответствующее имя . Там же вы можете изменить
его при необходимости.

280

ГЛАВА 9

Основы формул и функций

Excel

Исправление ошибок в формулах
Иногда при вводе формулы программа выдает значение, начинающееся с символа

решетки(#). Это значит, формула возвращает ошибочное значение. Чтобы изба­
виться от сообщения об ошибке, нужно исправить текст формулы.
СОВЕТ

Если ячейка заполнена знаками решетки полностью, значит, столбец недостаточно
широк, чтобы отобразить содержимое ячейки. В таком случае нужно либо расширить
столбец, либо изменить числовой формат содержимого ячейки.

В ряде случаев программа даже не позволит вам ввести формулу с ошибкой. Напри­

мер, здесь пропущена закрывающая скобка:

=Al*(Bl+C2
Если вы попытаетесь ввести такую формулу, то

Excel выведет сообщение об ошибке

и предложит вариант ее исправления. Довольно часто он является правильным, но
полностью полагаться на него нельзя.

В табл.

9.5

перечислены значения самых популярных ошибок, связанных с фор­

мулами. Формулы могут возвращать ошибки и в том случае, если некорректны
указанные в них ячейки. Это явление известно как эффект цепной реакции, когда

одно ошибочное значение может породить ошибки во многих других ячейках, со­
держащих формулы со ссылкой на некорректную.

Таблица

9.5. Значения самых популярных ошибок в Excel

Ошибка

#ДЕЛ/0 !

Описание

Формула пытается выполнить деление на ноль. В
ек

-

Excel считается, что значение пустых яче-

О, поэтому такая ошибка появляется и в том случае, когда в формуле выполняется деление

на содержимое пустой ячейки или со значением О
- - - - · · · - - - - - - - - - - - - - · - ----

#3НАЧ !
#ИМЯ?

- - - - - - - -.--••-····-· -·--··--··- -····· ······---- .......... ······-·-----·-

В формулу входит аргумент или операнд недопустимого типа. Операнд - это значение [или
ссылка на ячейку], с помощью которого формула вычисляет результат
В формуле используется имя. которое программа не может распознать. Например. имя было

удалено. или при вводе текста пропущена кавычка. или при вводе названия функции вручную
была допущена ошибка

#Н/ д

Неопределенные данные. Формула [прямо или косвенно] ссылается на ячейку с функцией,
в которой с помощью функции нд обозначается. что данные отсутствуют. Например, следующая

формула возвратит значение #Н/ д. если ячейка дl будет пуста:
=ЕСЛИ(Аl="";

НД();

Al)

Кроме того. некоторые функции [например. впР] могут возвращать #Н/ д. когда не находят со­
ответствия заданным условиям

Исправление ошибок в формулах

Ошибка
#ПУСТО!

Описание

В формуле используется пересечение двух диапазонов, которые на самом деле не пересекаются

!подробнее об этом
#ССЫЛКА!

#ЧИСЛО!

281

- далее в главе]

Формула ссылается на недействительную ячейку. Это может произойти, если ячейка была удале­
на с рабочего листа
Проблема связана со значением; например, в качестве аргумента вы задали отрицательное чис­
ло там, где должно быть положительное

Работа с циклическими ссылками
Иногда при вводе формул вы можете увидеть сообщение о том, что в формуле об­
разовалась циклическая ссылка. То есть формула прямо или косвенно обращается
к самой себе. Например, циклическая ссылка появляется, если ввести в ячейку АЗ
формулу =Аl+А2+АЗ: в формуле, которая находится в ячейке АЗ, используется ссылка

на саму эту ячейку. Вычисления по этой формуле могут продолжаться бесконечно,
так как значение в ячейке АЗ будет постоянно изменяться. Иначе говоря, конечный
результат мы не получим никогда.

Если после того, как вы ввели формулу, появилось сообщение о наличии цикли­
ческой ссылки, вы можете сделать следующее.

•
•

Нажать кнопку ОК, чтобы ввести формулу в ее текущем виде.
Или нажать кнопку Справка, чтобы получить информацию о циклических
ссылках.

Какой бы вариант вы ни выбрали, Excel выведет в левой части строки состояния
соответствующее сообщение как напоминание о том, что на рабочем листе есть
циклическая ссылка.

ВНИМАНИЕ

Если в диалоговом окне Параметры

Excel на вкладке Формулы установлен флажок

Включить итеративные вычисления, то Excel не сообщит о наличии циклических ссылок
и будет выполнять циклические вычисления столько раз, сколько указано в поле
Предельное число итераций этой же вкладки, либо пока разность между последова­
тельными результатами итераций не станет меньше значения в поле Относительная

погрешность. Такие итерационные вычисления применяются редко, поэтому флажок
Включить итеративные вычисления лучше снять, чтобы программа принимала цикличе­

ские ссылки за ошибки и выводила соответствующее сообщение.

Как правило, ошибка, в результате которой появляется циклическая ссылка, оче­
видна, поэтому ее легко исправить. Но в некоторых случаях циклические ссылки

являются косвенными. То есть первая формула может ссылаться на вторую, вто­

рая

-

на третью, а третья

-

опять на первую. Иногда выявление проблемы может

потребовать недюжинных дедуктивных способностей.

ГЛАВА 9

282

Основы формул и функций

Excel

Режимы вычислений
Вы наверняка уже заметили, что формулы на рабочем листе вычисляются момен­
тально. Если изменить значение в любой ячейке, на которую есть ссылка в формуле,
то эта формула выдаст новый результат без каких-либо усилий с вашей стороны.
Так происходит в том случае, если в

Excel установлен режим автоматических вы­

числений. Работая в этом режиме ( он установлен по умолчанию), при вычислении
формул программа придерживается следующих правил.

•

Если вы вносите изменения, например вводите данные/формулы или редак­

тируете их, то

Excel

мгновенно выполняет вычисления тех формул, в которых

используются новые или отредактированные данные.

•

Если в ходе сложных вычислений, которые занимают много времени, вам по­

надобится что-то изменить в рабочей таблице, то

Excel

временно прекратит

вычисления и возобновит их, когда вы закончите редактирование.

•

Вычисления формул выполняются в естественном порядке. Иначе говоря,

если в формуле из ячейки

D12

используется результат вычислений формулы

из ячейки D24, то первой будет вычислена формула из ячейки D24, а второй
формула из

-

D12.

В некоторых ситуациях возникает необходимость управлять процессом вычисления.

Например, если создать лист с тысячами сложных формул, то обнаружится, что

Excel производит вычисления крайне медленно.

В таком случае нужно установить

ручной режим вычислений, используя команду Формулы ► Вычисление ► Параметры
вычислений ► Вручную.

СОВЕТ

Большие диапазоны данных, которые в

Excel называются таблицами данных, могут

вычисляться медленно, если содержат формулы. При наличии на листе больших
таблиц данных имеет смысл выбрать тот режим вычислений, который задается коман­
дой Формулы ► Вычисление ► Параметры вычислений ► Автоматически, кроме таблиц данных.

Кстати, пусть вас не смущает термин ~таблица данных~,,. Это обычный диапазон
ячеек, который не был преобразован в таблицу командой Вставка ► Таблицы ► Таблица.

ШDQ Подробно о таблицах данных мы поговорим в главе 28.
Если

Excel работает в ручном режиме вычислений и у вас остаются невычисленные

формулы, то в строке состояния появляется надпись Вычислить. Выполнить пере­

расчет формул помогут следующие сочетания клавиш (табл.

9.6).

ПРИМЕЧАНИЕ

Режим вычислений, установленный в Excel (как и переход в другой режим), влияет
не только на конкретный рабочий лист или текущую книгу, но и на все открытые
книги.

Использование в формулах имен

Таблица

9.6. Сочетания

283

клавиш для пересчета формул

Клавиши

Что пересчитывается

F9

Формулы во всех открытых рабочих книгах

Shift+F9

Только формулы активного рабочего листа. Формулы из других листов этой же книги пере­

. ··-··················

считываться не будут

Ctrl+Alt+F9

Все формулы [принудительный пересчет]
-------------

Ctrl+Alt+Shift+F9

Дерево зависимостей соответствующего вычисления перестраивается. после чего выпол­
няется полный пересчет

Использование в формулах имен
Формула будет более понятной, если ячейкам, на которые в ней есть ссылки, дать со­
держательные имена. К тому же использование имен облегчает поиск и исправление
ошибок в формулах. Куда удобнее работать с таким именем, как Годовые_продажи,
чем со ссылкой на диапазон типа АВ12:АВ68.

ШDQ Основные сведения о работе с именами диапазонов были приведены в главе 4.
Здесь мы рассмотрим несколько полезных приемов использования имен в фор­

мулах. Эта информация из разряда той, о существовании которой большинство
пользователей даже не подозревают.

Присвоение имен константам
Представим для примера, что во многих формулах на листе используется значе­

ние НДС. Это значение можно поместить в ячейку и ссылки на нее использовать

в формулах. А чтобы те были понятными, возможно, стоит дать этой ячейке имя НДС.
Но не все пользователи

Excel

(даже опытные) знают о том, что можно дать имя

элементу, который не находится в ячейке. Для этого сделайте следующее.

1.

Выберите команду Формулы ► Определенные имена ► Задать имя. Откроется диа­
логовое окно Создание имени.

2.
3.
4.

В поле Имя введите имя (в данном случае НДС).

В поле Обласrь выберите область видимости этого имени. Это может быть либо
целая книга, либо конкретный лист открытой книги.
Щелкните на текстовом поле Диапазон и вместо написанного введите числовое
значение, например

5.
6.

0, 075.

(Не обязательно.) В поле Примечание можете дать описание имени.
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно. Имя создано.

284

ГЛАВА 9 Основы формул и функций

Excel

Итак, вы только что присвоили имя константе, а не ячейке или диапазону. Теперь,

если ввести в ячейку простую формулу, например =НДС, то она вернет значение 0,075,
то есть определенную вами константу. Ее можно использовать и в формулах, на­
пример

=Al *НДС.

СОВЕТ

Помимо числа, константой может быть и текст. Например, в качестве константы вы
можете указать название своей компании.
ПРИМЕЧАНИЕ

Именованные константы не появляются в поле Имя или диалоговом окне Переход.
И в этом есть смысл, поскольку они физически не находятся ни в одной ячейке.
Но они появляются в списках средства автозавершения формул

-

и это понятно,

ведь такие имена можно использовать в формулах.

Присвоение имен формулам
Имена можно присваивать не только константам, но и формулам . Такие формулы
тоже не находятся на листе, то есть не хранятся ни в какой его ячейке .
Создаются имена формул точно так же,
как имена констант,

-

с помощью диало­

гового окна Создание имени. Представим, что

Имя

нужно присвоить имя формуле, по которой

Qбласть:

вычисляется средний доход за месяц на

основе общего годового дохода. Как это
сделать, показано на рис.

9.15.

х

о

Создание имени
Среднемесячный.Аоход
Книга

Примечание :

Здесь имя

Среднемесячный_доход относится к формуле:

t

= Лист3 1 SВS1 /1~

=Лист3!$В$1/12

ок

Отмена

)

Если имя Среднемесячный_доход указать

в другой формуле, то вместо него будет ис­
пользоваться значение ячейки В1 с ЛистаЗ,

разделенное на

12.

Обратите внимание:

Рис.

9.15. Excel позволяет назначить

имя формуле. которая не находится

ссылка на ячейку является абсолютной.

в ячейке рабочего листа

Процесс именования формул становится более интересным в том случае, когда
используются не абсолютные ссылки, а относительные. Если вводить формулу
в поле Диапазон диалогового окна Создание имени методом указания, то Excel веста
будет использовать абсолютные ссылки на ячейку, а не относительные, как это
происходит при создании формулы в ячейке вручную.

Представьте, что вы активизировали на листе Листl ячейку В1 и создали имя Куб
для этой формулы:

Использование в формулах имен

285

Напоминаем, что при вводе этой формулы в окне Создание имени активной должна

быть ячейка В1. Убедитесь, что она действительно активна, прежде чем откры­
вать окно (это важно!). Сама формула содержит относительную ссылку, поэтому
при использовании именованной формулы на листе ссылки всегда рассматри­

ваются относительно ячейки с формулой. Например, если ввести формулу =Куб
в ячейку

D12,

то мы получим результат возведения в третью степень значения,

которое находится в ячейке С12,

ведь С12 расположена левее

-

D12,

как

Al

отно­

сительно В1.

Пересечение диапазонов
В этом подразделе мы поговорим об очень
важном понятии

-

нов, а точнее, о совокупности ячеек, общих
для двух диапазонов. В

Excel для определе­

ния перекрывающихся ссылок двух диапа­

зонов служит оператор пересечения

-

про­

бел. Простой пример пересечения показан
на рис.

v: Xv /x

о пересечении диапазо­

9.16.

99
90
58
37

1
2

3
4
5

94
75
89
95
37
11

11

65

6
7

=Cl:C6

АЗ:D~

D

С

8

А

51
89
13

84
56
62

Е

54
46
6o l
19
26
36

8

Формула в ячейке В9 имеет следующий

9 1

l=q1.:C6 A3 :D3

1Л

вид :

Рис.

=Сl:Сб АЗ:DЗ

Она возвращает 13 -

9.16. Пересечение двух диапазонов

эначение, которое хранится в ячейке СЗ, являющейся пере­

сечением двух укаэанных диапазонов.

Оператор пересечения

перечислены в табл .

Таблица

9.7.

один из трех операторов отношения диапазонов, которые

9.7. Операторы отношения диапазонов

Оператор

Что оnредепяет

: !двоеточие)

Диапазон

. !запятая)

Объединение двух диапазонов. Если разделить этим оператором два диапазона. то получится
один со всеми ячейками. которые содержатся и в первом. и во втором диапазонах

----·--··-···--···--·--·----··-·--·······-··-··-·--·-- - - - - - - - - -- - - - - - - - -

nробел

Пересечение двух диапазонов. В результате образуется диапазон. состоящий только из тех
ячеек. которые входят и в первый. и во второй диапазоны

Но реальную ценность пересечение диапазонов обретает только при использовании
имен. На рис.

9.17

показана небольшая таблица с несколькими значениями . Мы

выделили ее целиком, а затем воспользовались командой Формулы ► Определенные

имена ► Создать из выделенного, чтобы имена были созданы автоматически, с исполь­
зованием верхней строки и левого столбца.

286

ГЛАВА

9

Основы формул и функций

в

А

1
2

Север

3

Юг

4
5
6
7
8
9
10

Excel

с

Кварталl

Восток

99
90
58

Запад

37

КварталЗ

94
75
89
95

F

Квартал4

54
46
60
19

51
89
13

84

Создание имен из выделенного д...

?

Х

Создать имена из значений :

8
8

11

в строке 11ыше
в столбце с;~ева

12

О в строке Jiиже

13

О в столбце справа

14
15
16

== ок ~
Рис.

Excel создал

Е

D

Квартал2

9.17. Создание имен для

Отмена

всех значений в таблице

сл едующие восемь имен для диапазонов.

Север

=Лист1!$В$2:$Е$2

Кварталl

Юг

=Лист1!$В$3:$Е$3

Квартал2

- --

=Лист1!$В$2:$В$5
=Лист1!$С$2:$С$5

-

~

Восток

=Лист1!$В$4:$Е$4

КварталЗ

=Лист1!$D$2:$D$5

Запад

=Лист1!$В$5:$Е$5

Квартал4

=Лист1!$Е$2:$Е$5

С помощью этих имен можно создавать формулы, которые будет гораздо легче чи­
тать и использовать. Например, чтобы вычислить итоговое значени е для четвертого
квартала, достаточно ввести такую формул у:
=СУММ(Квартал4)

Чтобы сослаться на одну ячейку, использ уйте оператор пересечения. Перейдите

в любую свободную ячейку и введите формулу:

=

Кварталl Запад

Она возвращает значение, которое соответствует данным за первый квартал для
западного р егиона. Иначе говоря, она возвращает значение, находящееся на пере­

сечении диапазонов Кварталl и Запад. Таким образом, присваивая диапазонам
осмысленные имена, можно создавать простые и понятные формулы .

Секреты работы с формулами

287

Замена существующих ссылок именами
Если вы присвоите ячейке или диапазону имя, то

Excel

не будет автоматически

заменять им ссылки в уже имеющихся формулах. Предположим, в ячейке

F10 на­

ходится такая формула:

=Al-A2
Если вы присвоите ячейке А1 имя Доход, а ячейке А2 -

Расход, то

Excel

не будет

автоматически менять формулу в ячейке FlO на =доход-Расход. Тем не менее за­
менить имеющиеся ссылки на ячейки или диапазоны их именами довольно легко.

Для этого сначала выделите соответствующий диапазон с формулами. Затем выбе­
рите команду Формулы ► Определенные имена ► Присвоить имя ► Применить имена. В окне

Применение имен выберите имена, которые хотите задать (щелкнув на них), а затем
нажмите кнопку ОК. Ссылки на ячейки и диапазоны в выбранном диапазоне Excel
заменит соответствующими именами.

Секреты работы с формулами
В этом разделе приводятся несколько советов и рекомендаций по работе с фор­
мулами.

Не стоит использовать в формулах жестко закодированные значения
При создании формулы дважды подумайте, прежде чем использовать в ней посто­

янное значение. Например, вычислить налог с оборота, ставка которого составля­
ет

6,5 %,

можно с помощью такой формулы:

=А1*0,065

Но лучше ввести эту константу в ячейку, а в формуле использовать ссылку на нее.
Или можно присвоить константе имя

( о том,

как это сделать, мы говорили выше).

Эти действия позволят облегчить дальнейшую работу с файлом. Например, если
ставка налога изменится и составит

6,75 %, вам придется изменять каждую формулу,

в которой используется старое значение. Если же значение хранится в ячейке, то

вам нужно будет просто изменить его там. Все остальное

Excel сделает сам.

Строка формул в качестве калькулятора
Если вам нужно что-то быстро вычислить, то можете использовать строку формул
в качестве калькулятора. Например, введите такую формулу, но не нажимайте

=(145*1,05)/12

Enter:

ГЛАВА 9 Основы формул и функций

288

Если вы нажмете Enter, то

Excel

Excel

введет эту формулу в активную ячейку. Но эта

формула всегда возвращает один и тот же результат, поэтому имеет смысл сохра­

нить результат вычисления, а не саму формулу. Для этого нажмите

поместит в ячейку результат вычисления по формуле

F9, а затем Enter.

а не саму
формулу. Прием работает и при использовании в формуле ссылок на ячейки или
функции рабочего листа.

Excel

(12,6875),

Получение точной копии формулы
Как вам уже известно, при копировании формулы

Excel изменяет в ней ссылки на

ячейки, когда вы вставляете ее в другое место листа. Но иногда нужно получить

точную копию формулы. Один из способов - преобразовать ссылки на ячейки
в абсолютные значения, но это неудобно и не всегда желательно. Есть куда более
подходящий вариант: перевести Excel в режим редактирования, выбрать формулу,
а затем скопировать ее в буфер обмена в виде текста. Сделать это можно нескольки­
ми способами. Например, получить точную копию формулы из ячейки Al, а затем
скопировать ее в ячейку А2 можно так.

1.

Дважды щелкните на ячейке Al (или нажмите F2), чтобы перейти в режим ре­
дактирования.

2.

Выделите формулу. Для этого можно перетащить указатель мыши по формуле

(в любом направлении: справа налево либо слева направо) или нажать End, а за­
тем сочетание

Shift+Home.

3.

Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Копировать (или нажмите Ctrl+C). Текст
выделенной формулы скопируется в буфер обмена.

4.
5.
6.

Нажмите

Esc,

чтобы выйти из режима редактирования.

Перейдите в ячейку А2.

Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить (или нажмите Ctrl+V), чтобы
вставить текст формулы в ячейку А2.

Этот же способ позволяет скопировать только часть формулы, которую нужно ис­
пользовать в другой формуле. Мышью выделите часть, а затем скопируйте в буфер
обмена, используя один из доступных вам способов. Скопированный текст можно

будет вставить в любую другую ячейку.
Ссылки на ячейки в формулах (или фрагментах), скопированных подобным об­
разом, при вставке в новые ячейки изменяться не будут, поскольку формулы были
скопированы как текст, а не как настоящие формулы.
СОВЕТ

Преобразовать формулу в текст можно еще одним способом. Добавьте перед зна­
ком равенства апостроф('), скопируйте формулу и вставьте в новую ячейку. Затем

удалите апостроф
ходной формулы.

-

и формула заработает. Не забывайте удалять апостроф из ис­

Секреты работы с формулами

289

Преобразование формул в значения
Иногда с помощью формул нужно получить определенный результат, а затем за­
менить их значениями, которые они вернули. Для примера представим, что вы ис­

пользовали функцию СЛУЧМЕЖДУ для получения набора случайных чисел в диапазоне

Al :А20. Если не хотите, чтобы они пересчитывались всякий раз, когда вы нажмете

Enter, то

преобразуйте эти функции в их значения. Для этого сделайте следующее.

1.
2.
3.

Выберите диапазон Al:A20.

4.

Нажмите Esc, чтобы выйти из режима копирования.

Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Копировать (или нажмите
Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить значения

(3).

Ctrl+C).

Глава

10

ФОРМУЛЫ МАССИВОВ

Работа с массивами

- одна из самых крутых возможностей Excel. В отличие от

стандартных формул, где одна формула выдает только один результат, формулы

массивов могут возвращать серию ответов в несколько ячеек рабочего листа.
Формулы массивов всегда были частью

Microsoft

Excel,

однако в новом выпуске компания

представила динамические массивы, что позволит изменить парадю·му

использования возможностей формул массивов.

В этой главе вы познакомитесь с концепцией массивов и получите базовые знания
о том, как работают устаревшие формулы массивов. Затем мы обсудим, что такое
функции динамических массивов

Excel и как эти новые функнии

могут помочь вам

получить результаты, достичь которых с номощью только традю1ионных формул
невозможно.

шоу Большинство примеров, приведенных в этой главе, собраны в файле Формулы массивов.хlsх,
который доступен для скачивания.
ПРИМЕЧАНИЕ

В рамках главы термин <<устаревшие» относится к традиционным формулам масси­

вов, создаваемым нажатием Ctrl+Shift+Enter.

Microsoft называет их формулами CSE.

До появления динамических массивов можно было только одним способом сообщить
Excel, что формула является формулой массива, - заключив ее в фигурные скобки.
Однако ввести их вручную было невозможно - следовало нажать Ctrl+Shift+Enter.

Устаревшие формулы массивов
Что такое массив в контексте

Excel?

Представьте таблицу, содержащую пять строк

и один столбец. Пока она находится на рабочем листе, мы называем этот объект
диапазоном ячеек, но если сохранить его в памяти, он перестанет быть диапазоном
и превратится в массив. Пока он находится в памяти, любая операция с формулой,
где он используется, будет затрагивать все его элементы (каждый по-разному, в за­
висимости от формулы).

В

Excel

массив может быть одномерным или двумерным. Измерения массивов со­

ответствуют строкам и столбцам. Например, одномерный массив может храниться

Устаревшие формулы массивов

291

в диапазоне, состоящем из одной строки (горизонтальный массив) или одного

столбца (вертикальный массив). Двумерный может размещаться в прямоугольном

диапазоне ячеек (несколько строк и несколько столбцов) .

Пример устаревшей формулы массива
На рис .

10.1 показан

простой рабочий

лист, на котором вычисляются объемы
продаж нескольких товаров. Обычно

значение в столбце D ( объем продаж
каждого товара) вычисляют с помощью
формулы вида =В2*С2, а затем копиру­

ют се в оставшиеся ячейки столбца.
Очевидно, что этот прием сработает, но
для нашей таблицы потребуется шесть
формул в столбце D.

А

1

jд R-998

З

10
5
9

З

SZ-011
4 MR-9 19
5 TR-811
6 тs-ззз
7 ZL-001
8

Рис.

с

в

о_
__

~родано единиц Стоим_
ост
_ь_
т_
о•~
•Р_
• ~~~

Тоеар

З

$50 =8 2'
$100
1000
$20
100
$10
90
$60
180
$200
200

10.1. В столбце О содержатся формулы

для расчета объема продаж по каждому товару

Эти шесть формул можно сократить до одной, используя устаревшую формулу

многоячеечного массива. Чтобы создать формулу этого типа, которая вычислит
все шесть значений в диапазоне

1.

D2:D7,

сделайте следующее.

Выделите пустой диапазон ячеек, в котором будут храниться результаты вы­
числения формулы. В нашем случае это D2:D7. В одной ячейке нельзя вывести

несколько значений, поэтому выделите шесть ячеек, чтобы получился массив.

2.

Не снимая выделения, введите в строку формул следующую формулу:
=В2:В7*С2:С7

3.

Нажмите Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу. Да, обычно вы нажимаете Enter
и так вводите стандартную формулу, но в нашем примере это формула массива,
поэтому нужно нажать это сочетание клавиш .

Excel автоматически

введет формулу во все шесть выделенных ячеек. Если вы по­

смотрите на строку формул, то увидите следующее :
{=В2:В7*С2:С7}

Как мы уже говорили, фигурные скобки вокруг формулы означают, что она является
устаревшей формулой массива.

Редактирование устаревших формул массивов
Выделить ячейки с устаревшей формулой массива вы можете вручную, используя

обычные процедуры выбора ячеек или выполнив одно из следующих действий.

•

Активизируйте любую ячейку в диапазоне формул массива. Выберите коман­
ду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Перейти или просто нажмите

FS.

Откроется диалоговое окно Переход. Нажмите кнопку Выделить и в следующем

292

ГЛАВА

10

Формулы массивов

окне установите переключатель в положение текущий массив. Нажмите ОК, чтобы
закрыть окно.

•

Активизируйте любую ячейку в диапазоне формул массива и нажмите Ctrl+/
(обычный слеш), чтобы выделить ячейки , входящие в массив .

Если формула массива охватывает не­

х

r Microsoft Excel

сколько ячеек, то вы должны редактиро-

вать весь диапазон так, словно это одна

ячейка. Главное -

помнить, что нельзя

l

изменять только один элемент формулы
многоячеечного массива. Если вы попы­
таетесь это сделать, то программа выдаст

следующее сообщение (рис. 10.2.)

Чтобы отредактировать устаревшую фор­

Нельзя изменить часть массива.

Отмена

Рис.

мулу массива, выделите все ячейки в диа­

10.2. Excel напоминает, что нельзя

редактировать только одну ячейку

пазоне массива и активизируйте строку

формулы массива

формул как обычно. (Щелкните на ней

или нажмите F2.) Excel удаляет фигурные скобки из формулы, пока вы ее ре­
дактируете. Внесите изменения в формулу, а затем нажмите Ctrl+Shift+Enter. Эти

изменения будут отражены во всех ячейках массива (и фигурные скобки снова
появятся).
ВНИМАНИЕ
Есл и вы, отредактирова в формулу масс ива , в м е сто Ctrl+Shift+Enter сл учайно нажм ете
Ctrl+Enter, то формула будет введена в каждую выделенную ячейку, но перестанет быть

формул ой массива и , возможно, вернет неверный резул ьтат ил и ошибку #ПЕРЕНОС! .
Просто выделите яч е йки с нова, н ажмите

F2,

а з ате м

Ctrl+Shift+Enter.

Недостатки устаревших формул массивов
Устаревшие формулы массивов

-

одна из наименее понятных функций

Excel.

Поэтому

их лучше вообще не использовать, если есть вероятность, что с вашей книгой будет
работать другой пользователь, которому понадобится внести в изменения в такую
формулу. Он может испортить вашу работу, если попытается отредактировать формулу,
забыв нажать

Ctrl+Shift+Enter.

За исключением логических ошибок это, пожалуй, самая

распространенная проблема, с которой сталкиваются пользователи при работе с уста­
ревшими формулами массивов.

Есть еще одна потенциальная проблема: формулы массивов могут иногда замедлять
пересчеты на рабочем листе, особенно если речь идет об очень больших массивах.
В более быстрой системе такое замедление скорости может не вызывать сложностей.

Но с формулой массива, наоборот, получить результат можно почти всегда быстрее, чем
благодаря пользовательской функции
пользовательских функций

VBA

VBA.

Дополнительная информация о создании

приводится в главе

40.

293

Введение в динамические массивы

Введение в динамические массивы
У старевшие формулы массивов, как правило, были сложны для понимания. Все их
Excel. Так продолжалось

возможности могли оценить только опытные пользователи
до тех нор, пока не появились динамические массивы.

Чтобы использовать возможности массивов, больше нс обязательно обладать
углубленными знаниями о формулах . Изменения, лежащие в основе механизма
вычислений

Excel, делают устаревшие формулы массивов неактуальными. Теперь

не нужно выделять формулы массивов с помощью Ctrl+Shift+Enter.
Влля ните на рис.

10.3 на простую формулу, которая ссылается на диапазон ячеек IO.:Cl.
в

А

1

Е

D

с

Продано единиц Сrоимость товара

Товар

3
10

$50
$100

MR-919
5 'TR-811

S
9

$20

6 ; тs-ззз
7 !zL-001

3

2 AR-998
3 •BZ-011
4

l=A2 :C7

'1
1

$10
$60
$200

1

J

8

Рис.

10.3. Простая формула. ссылающаяся на диапазон

Простое нажатие Enter нриведет к тому, что формула автоматически распростра­
нится на окружающие ячейки (рис.

массива: шесть строк и три столбца.

10.4). В исходной формуле указаны
Excel принимает эту информацию и

размеры

выводит

результаты в виде сетки, соответствующей указанным размерам.

Е2
А

1

/х

V

Товар

=А2:С7

V

с

в

Е

D

G

F

Продано единиц Сrоимость товара 1

2 IAR-998
3 BZ-011
4 MR-919
5 TR-811
6 TS-333
7 ZL-001

3

$50

10
5
9

$100
$20
$10

3
1

$60
$200

>>

AR-998
BZ-011
MR-919
TR-811
TS-333
ZL-001

3

50

10
5

100
20

9
3
1

10
60
200

8

Рис.

10.4. Excel автоматически

переносит результаты в окружающие ячейки

Обратите внимание на строку формул на этом рисунке: в ней нет фигурных скобок.
Не пришлось нажимать Ctrl+Shift+Enter, чтобы сообщить Excel, что это формула
массива; он уже знает!

294

ГЛАВА

10

Формулы массивов

Такое поведение, когда результат автоматически распространяется на окружаю­

щие ячейки, называется разливом. Область вокруг формулы массива называется
диапа:юном разлива. Он определяется размерами, указанными в формуле массива.
В 11римере на рис.

10.4 формула массива ссылается на массив размером

шесть строк

на три столбца. Поэтому независимо от того, куда будет помещена формула, диа11а­

:юн разлива бу1tет фиксированным для сетки размером шесть строк на три столбца.
О диапазонах разлива мы еще поговорим, а пока важно отметить, что динамическое

поведение массивов

неотъемлемая часть механизма вычислений

-

Excel.

Ког;щ

любая функция использует массив, возвращающий несколько значений, результаты
выводятся в диапазон разлива. Это касается даже старых функций, которые не были
предназначены для вывода массивов. Например, в строке формул на рис.

10.5

мы

видим следующее:

=СУММ(В14:В19*С14:С19)

fx

ЕlЗ
А

13 J товар
14 AR-998
15 BZ-011
16 M R-919
17 TR-811
18 TS-333
19 ZL-001

=( Yt,V,\{B14:B19*C14:C19)
с

D

Продано единиц СТоимосrь товара

3
10

$50
$100

5
9
3

$20
$10
$60
$200

1

»1

1720

20

Рис.

10.5. Динамические массивы работают с любой традиционной функцией Excel.
принимающей массивы в качестве аргументов

В этой формуле сумма В14:В19 умножается на сумму С14 : С19 с 1юмощью простой
функции СУММ. И 11оскольку ;щнамические массивы тен е рь неотъемлемая часть

механизма вычислений Excel, то массивы обрабатываются автоматически и больше
нет необходимости нажимать Ctrl+Shift+Enter.

Динамические массивы и совместимость
На данный момент динамические массивы доступны только тем, кто имеет подписку

Office 365 либо использует автономную (бессрочную лицензию) версию Office/Excel 2022
или более позднюю . С динамическими массивами не смогут работать пользователи

Excel 2019 или более старых версий . Если сохранить рабочий лист с динамическими
массивами и открыть эту книгу в более старой версии Excel, то динамические массивы
преобразуются в устаревшие формулы массивов. Excel делает все возможное, чтобы со­
хранить достоверность данных, но имейте в виду, что преобразование может привести

к потере функциональности или неожиданному поведению . Если другие пользователи

работают в старых версиях Excel, то вам следует протестировать свои динамические
формулы в их версии программы, чтобы определить, как эти формулы поведут себя
в случае преобразования .

Введение в динамические массивы

295

Диапазоны разлива
При за1юлнении 11инамического массива результаты вычислений переносятся в со­

се11ние ячейки . Excel ви:~уально выделяет диапазон разлива сплошной синей линией.
Все ячейки в1iутри него фактически отключены, не считая точки ввода (ячейки,
в которой находится исходная формула) . На рис.

10.6 1юказан

активный диапазон

ра;1лива, содержащий данные динамического массива. Исхщщая формула была
введена в ячейку Е2. Ни одно и:~ :шачений в 11ианазоне разлива, кроме ячейки Е2,

11ельзя удалип,, нереместить или отредактировать тем или иным обра:юм.
По11ытка ввести ланные внутри диапа:юна ра;мива приведет к ошибке #ПЕРЕНОС!.
На рис.

10.7 пока:~ана такая ошибка.

Удалив лишние ланные и;~ 11иапа:ю11а разлива ,

вы неме1 ие11но вернете исходные :шачения массива .

ЕЗ

fx

V

А2:с.7

F

D

с

G

1
AR-998

2
3 1
4

3

BZ-011
MR-919

10

50
100

~~1

5

5

1

TR-811

9

6

1 тs-ззз

3

60

7

'ZL-001

1

200

Рис.

10.6. Диапазоны

/х

ElO

разлива будут обведены

синей линией

=А2:А7
D

8
9

Г

101

#ПЕРЕНОС!

11

12
13
14
15

Новые данные здесь

Рис.

10.7. Ошибка разлива.

вызванная тем ,

что диапазон уже заполнен значениями

Причин, 1ю которым может 110явиться ошибка #ПЕРЕНОС!, 11 есколько.

•

В диапазоне разлива уже есть данные. Это наиболее раснространенная нри­
чина ошибки #ПЕРЕНОС!. Динамические массивы смогут работать, только есл и

диапа:юн ра:тива бу11ет пустым .

•

Диапазон разлива выходит за пределы рабочего листа. По11робуйте выделить
ячейку А2 и ввести формулу =В: В . Вы 110J1учите ошибку #ПЕРЕНОС!, поскот,ку

диапазон ра:~лива требует больше места, чем прелоставляет рабочий лист.

•

Попытка использовать динамические массивы в таблице. Внутри объектов

табл ин Excel нельзя разместить другие объекты. Диапазоны разлива, по сути,
сами являются своего рода авторасширяющимися объектам и, поэтому ди11ами­
ческие массивы нелr,:~я ис110льзовап, внутри таблиrt.

•

Нехватка памяти, вызванная объемом динамического массива. В таких случаях

•

Объединенная ячейка в диапазоне разлива. Такой дианазо11 н е может содержать

необходимо п ерес мотреть формулу и обратиться к массиву меньшего размера.
объе1щненные ячейки .

•

Неопределенный размер . Как уже уноми1rалось ра11се в главе, в динамических

массивах можно иснользовать любые фунющи Excel. Однако формулы дина­
мических массивов с трудом работают стакими волатильными функциями, как

ГЛАВА

296

10

Формулы массивов

слчис и СЛУЧМЕЖДУ. Природа динамических массивов такова, что они вызывают

обновление вычислений до тех пор, пока формула не будет вычислена полно­
стью. Между тем волатильные функции изменяют размер при каждом проходе
вычислений , что , в свою очередь, заставляет динамический массив продолжать

вычисления. Это вы:зывает своего рода непрерывный цикл, пока Ехсе\ наконец
не выдаст ошибку #ПЕРЕНОС!.

•

Нераспознанная ошибка. Изредка Ехсе\ сталкивается с ошибкой, которую немо­
жет распознать, поэтому выдает ошибку #ПЕРЕНОС!. В таких случаях лучше пере­
смотреть формулу и убедиться, что она содержит все необходимые аргументы.

Диапазоны разлива, содержащие ссылку
Иногда нужно сослап,ся на диапазон разлива в других формулах. Но, просто со­

славшись в формуле на одну ячейку в диапазоне разлива, вы не сможете охватит~,

весь диапа..,он. Необходимо использовать оператор диапазона разлива, обоэначаемый
символом решетки (#).Рассмотрим эту концепцию на примере (рис.

10.8). Мы хотим

получить длину каждого строкового значения в диапазоне разлива Е2 : Е7. Видно,

что ввод формулы =ДЛСТР(Е2) позволяет
в диапазоне.

На рис .

Длина строки

дR-9001в

10.9 в строке формул

видно, что

мы добавили оператор лианазона разли­

ва (#)к ссылке на ячейку, дав

Excel указа­

н

G

нолучить длину только первого значения

ДЛСТР(Е2)

8

BZ-011
MR-9198
TR -81
TS-3333
ZL-001

ние использовать весь диапазон разлива .

В результате этот диапазон пере носится
и фактически создается новый

-

для

функции ДЛСТР.

На рис .

Рис.

10.8. Ссылка на одну ячейку в диапазоне

разлива не позволит охватить все значения

показа н ; ~ругой пример . Здес1, онератор дианазона разл ива испот , ­

10.10

эуется с функцие й СЧЁТЗ для подсчета всех з нач е ний в ука:1анном дианаэоне. Бе: 1

оператора мы получили бы 1 для первой ячейки в диапа:юне разл ива .

/х
D

/х

=ДЛСТР(Е2#)
Е

F

=СЧЁТЗ(Е2#)

D

G
Длина строки

Рис.

AR-90018

8

BZ-011

6

MR-9198

7

TR-81

5

TS-3333

7

ZL-001

6

10.9. С помощью оператора диапазона

Подсчет всех

значений

AR-90018
BZ-011
MR-9198
TR-81

6

TS-3333
ZL-001

Рис.

10.10. С помощью оператора диапазона

разлива можно применить функцию ко всему

разлива можно подсчитать все значения

диапазону

в диапазоне

Функции динамических массивов

297

Символ @ в формулах
В традиционных формулах массива

Excel использовалось так называемое неявное

пересечение. Оно означает, что из массива значений возвращается одно значение. Это

гарантировало, что формулы всегда будут возвращать лишь одно значение, поскольку
до появления динамических массивов ячейка могла содержать только одно значение.

Теперь, после появления динамических массивов,

Excel больше не ограничен возвратом

одиночных значений, поэтому в документах пользователей с подпиской на Office 365
и тех, кто работает с автономной версией

Office/Excel 2022 (с бессрочной лицензией),

неявное пересечение использоваться не будет.
Но если вы откроете рабочую книгу, созданную в более старой версии
увидеть в формулах символ

@.

Excel, то можете

Он известен как оператор неявного пересечения и яв­

ляется визуальным представлением ранее скрытого поведения неявного пересечения.

Вообще говоря, функции, возвращающие массивы (например, ИНДЕКС и СМЕЩ), будут
иметь префикс@, если были созданы в старой версии

Excel.

Если формула, где есть оператор@, возвращает одно значение, то@ можно удалить и это
не вызовет никаких последствий. Но если формула возвращает массив, то удаление@
приведет к тому, что массив охватит соседние ячейки.

Если вы удалите символ

@ из формулы, возвращающей массив, а затем откроете рабо­
Excel, то формула будет преобразована в устаревшую

чую книгу в более старой версии
формулу массива.

Функции динамических массивов
С момента появления динамических массивов

Microsoft выпустила несколько новых

функций, которые используют такие массивы, чтобы облегчить выполнение слож­

ных операций с формулами. Эти новые функции позволяют удалять дубликаты,
и звлекать уникальные значения, фильтровать данные, динамически сортировать
да нные и выполнять поиск. Далее мы рассмотрим их.

Функция СОРТ
Функция сортирует значения в заданном диапазоне 110 возрастанию или убыванию.

Результаты выводятся в диапазон разлива, который автоматически обновляется,
если зна чения в исходном диапазоне изменяются.

Синтаксис функции СОРТ:
=СОРТ(массив;

[индекс_сортировки];

[порядок_сортировки];

[по_столбцу])

Формула ниже отсортирует значен ия в диапазоне А2:А15 в порядке возрастания :
=СОРТ(А2:А15)

Аргумент

[ порядок_сортировки]

позволяет указать столбец для сортировки.

По умолчанию функция СОРТ работает с первым столбцом в заданном диапазоне.

ГЛАВА

298

Формулы массивов

10

В аргументе [порядок_сортировки] можно уювать любой другой столбец 110 его
номеру. Такая формула отсортирует по возраста11ию значения столбца В из 11иа11азо11а А2:В15:
=СОРТ(А2:В15;2)

Сортировка по воэрастанию задана в функции

110 умолчанию.

Но можно изме11ип,

порядок, добавив аргумент [порядок_сортировки]. Укажите на его месте -1, чтобы

вы1юлнить сортировку по убыванию. Следующая формула сортирует по убыванию
:н1ачения столбца В из диапазона А2:В15:
=СОРТ(А2:В15;2;-1)

На рис.

10.11 покаэа1ю, как работает функция СОРТ. Данные осту де1пах сортируются

в норядке убывания в соответствии с изменениями в результатах тестирования.

F2

1

fx

V

А

в

Студент

Тест1

2 !Andy
3 Beth
4 Cindy
5
6
7
8
9
10

Duane
Eddy
Francis
Georgia
Hilda
lsabel

11
12
13
14
15

Jack
Kent
Linda
Michelle
Nancy

Рис.

=СОРТ(А2:015;4;-1)

с

о

Тест

2

56
59

67
74

98
78
81
92
100
92
54
91
80
45
71
94

92
79

Е

G

н

Проrресс

11
15
-6

Michelle

71
81
59
54
56

Eddy
Beth
lsabel
Andy
Kent
Hilda
Francis

1
19
2

100
94
100
99
69
92
88
68
92
83

45

>>Jlinda

о

7
15
1
8
23
21
-11

Duane

Jack
Georgia

Cindy
Nancy

68
92

23
21

100
74

19
15
15
11
8
7

69
67

80
92
92
78

88
99
94
79

91
100
98
94

92
100
92
83

2
1
1
о

-6
-11

10.11. С помощью функции СОРТ данные о студентах сортируются
по убыванию согласно их результатам

Функция СОРТ по умолчанию сортирует строки. Но можно сортировать по столбнам,
если в кач естве посл едн е го ее аргумента [по_столбцу] указать :шачснис

/х

1 (рис. 10.12).

=C0PT(N2:AA3;2; - 1;1}
N

М

Студент
оценка

О

Andy
56

р

Q

R

т

u

V

w

х

у

Beth Cindy Duane Eddy Francis Georgia Hilda lsabel Jack
Kent Linda Mlchelle Nancy
59
98
78
81
92
100
92
54
91
80
45
71
94

Kent Duane Michelle Beth Andy lsabel
Linda
»IGeorgia jCindy Nancy Francis Hilda Jack
Eddy
100
98
94
92
92
91
81
80
78
71
59
56
54
45

Рис.

10.12. Сортировка по столбцам

1

Функции динамических массивов

299

Функция СОРТПО
Функ~щя сортирует содержимое диапазона на основе значе11ий из других диапазо­

нов. Она будет 1юле:ша, когда нужно выполнить сортировку сразу по нескольким
столбцам. Синтаксис функции:
=СОРТПО(массив;

[по_массиву];

[порядок_сортировки])

Ар1·умент [массив] определяет диапазон для сортировки, а аргумент

диа11азон для сортировки

110

[ по_массиву]

~

какому-либо критерию. С помощью аргумента

[порядок_сортировки] можно сортировать данные по возрастанию или убыванию,
указывая 1 или -1 соответственно. Нанример, чтобы отсортировать значения
в ;1иа11азоне А2:С18 по значениям в С2:С18 в порядке убывания, можно использовать
та1<ую формулу:
=СОРТПО(А2:С18;С2:С18;-1)

Это хороший сrюсоб, но он ничем не отличается от испол~,зования функции СОРТ
для сортировки того же диапазона по третьему столбцу (С) в порядке убывания:
=СОРТ(А2:С18;3;-1)

Настоящая це111юсть функции СОРТПО состоит в том, что она дает воэможность

вь111ол11ять сортировку по нескольким столбцам . Формул а на рис.

r ля; tит

10.13

вы-

так :

=СОРТПО(А2:С18 ; А2:А18;1;С2:С18;-1;В2:В18;1)

fx

V

А

1

Маrазин

в
_К11артал

= СОРТПО(А2 : С18 ; А2 : А18 ; 1 ; С2 : С18 ;- 1 ; В2 : В18 ; 1)1
с

Е

D

F

G

2

[ вuFFALO

Q2

66 845

3

BUFFALO

Q3

500 297

BUFFALO

Ql

4

BUFFALO

Q1

283 337

BUFFALO

Q2

66 845

5

CALIFORNIA

Q2

137 401

CALIFORNIA

Q1

1138 579
137 401

»

=СОРТПО( А2:С18;А2.А18; 1 ;С2:С18;- 1 ;В2:В18; 1)1

283 337

6

CALIFORNIA

Q3

78 755

CALIFORNIA

Q2

7

CALIFORNIA

Ql

1138 579

CALIFORNIA

Q3

78 755

8

CANADA

Q3

192 717

CANADA

Ql

683 529

9

CANADA

Q1

683 529

CANADA

Q3

192 717

10 CHARLOTTE

Q2

1170 341

CHARLOTTE

Q2

1170 341
593 458

11 CHARLOTTE

Q3

126 723

CHARLOTTE

Ql

12 CHARLOTTE

Ql

593 458

CHARLOTTE

Q3

126 723

13 DALLAS

Q2

318 807

DALLAS

Ql

352 632
318 807

14 DALLAS

Q3

295 650

DALLAS

Q2

15 DALLAS

Ql

352 632

DALLAS

Q3

295 650

16 DENVER

Q2

4 312 564

DENVER

Q2

4 312 564

17 DENVER

Q3

116 030

DENVER

Q1

516 989

18 DENVER

Q1

516 989

DENVER

Q3

116 030

Рис.

н

_ Общие продаж~

10.13. С помощью функции СОРТПО можно сортировать данные по нескольким столбцам

300

ГЛАВА

Формулы массивов

10

В этой формуле диапазон сортируется сначала по магазинам в порядке возрастания

(А2:С18), затем по сумме продаж в порядке убывания (С2:С18), затем по кварталу
в порядке возрастания (В2:В18). В результате мы получаем таблицу, где магазины
перечислены в алфавитном порядке и отсортированы по кварталам, в которые

сумма продаж была наибольшей.
ПРИМЕЧАНИЕ

Функция СОРТПО не требует, чтобы столбцы, по которым вы выполняете сортировку
(указанные в качестве аргументов [по_массиву] ), были частью исходных данных. При
желании можно отсортировать по другому диапазону в отдельной таблице. Однако
диапазон, по которому будет выполняться сортировка, должен иметь подходящие
размеры. Например, если исходные данные содержат

15 строк, то диапазон,
15 строк.

по ко­

торому выполняется сортировка, тоже должен состоять из

Функция УНИК
Функция извлекает список разных значений из диапазона или массива и имеет
такой синтаксис:
=УНИК(массив;

[по_столбцам];

[один_раз])

Обязательным является только аргумент [массив]. Базовое использование функции
УНИК показано в формуле ниже. Она извлекает уникальные значения из ячеек Al:AlO

в диапазон разлива, который автоматически обновляется при изменении значений
в исходном диапазоне:

=УНИК(А1:А10)

По умолчанию функция УНИК работает со строками. Но вы можете извлекать
уникальные значения из столбцов, указав

1

в качестве аргумента [по_столбцам].

Например, в следующей формуле с помощью функции УНИК уникальные значения
извлекаются из

Al:Jl

в новый диапазон разлива:

=YHИK(Al:Jl;l)

С помощью аргумента [ один_раз] можно извлекать значения, которые встречаются
в массиве только один раз. На рис.

10.14 показана разница между использованием

базовой функции УНИК и в сочетании с аргументом [ один_раз]. Как видите, в столб­
це

G приводятся только те магазины,
(CANADA и TUL5A).

которые встречаются один раз в исходном

диапазоне

Функция СЛУЧМАССИВ
Функция генерирует массив случайных чисел. Она может быть полезна, если
нужно сгенерировать случайные числа для моделирования и симуляции. Вот ее
синтаксис:

=СЛУЧМАССИВ([строки];[столбцы];[минимум];[максимум];[целое_число])

Функции динамических массивов

~

1

А
Магазин

в

2 lвuFFALO
3 BUFFALO
4 CALIFORNIA
5 CALIFORNIA

6
7
8
9
10
11
12
13

66
283
137
78
192

Q1
Q2
Q3
Q3
Q3
Ql
Q2
Ql
Q2
Q3
Ql

СНАRLОТТЕ
СНАRLОТТЕ

DALLAS
DALLAS
DENVER
DENVER
TULSA

Е

D

Общие продажи

Q2

CANADA

Рис.

с

Квартал

G
=УНИК(А2:А18"1)

=УНИК А2:А13

» BUFFALO

845
337
401
755
717

CALIFORNIA
CANADA

301

» CANADA
TULSA

СНАRLОТТЕ

DALLAS
DENVER
TULSA

126 723
593 458
318 807
352 632
4 312 564
116 030
516 989

10.14. Добавив арrумент [один_раз], можно извлекать значения. которые встречаются
в заданном диапазоне только один раз

Ни один из аргументов не является обязательным. Если ввести в ячейку Al следую­
щую формулу, то она вернет одно случайное десятичное число в диапазоне от О до

1:

=СЛУЧМАССИВ()

При передаче числа

10

в аргументе [строки] будет сгенерировано десять строк

случайных десятичных чисел от О до

1:

=СЛУЧМАССИВ(10)

Следующая формула добавляет аргумент [столбцы], чтобы сгенерировать десять

строк и пять столбцов случайных десятичных чисел от О до

1:

=СЛУЧМАССИВ(10;5)

Используйте аргументы [минимум] и [максимум], чтобы указать минимальное
и максимальное генерируемое случайное число. Формула сгенерирует десять строк
случайных десятичных чисел в диапазоне от

1 до 5. Обратите внимание, что второй

аргумент, [столбцы], не используется :
=СЛУЧМАССИВ(10;;1;5)

Excel может возвращать целые числа вместо десятичных, если вы сделаете последний
1. Следующая формула генерирует десять строк
и пять столбцов случайных целых чисел в диапазоне от 20 JIO 50:

аргумент, [целое_ число], равным

=СЛУЧМАССИВ(10;5;20;50;1)

Функция ПОСЛЕД
С помощью этой функции можно создать список последовательных чисел, используя

ее как самостоятельный элемент непосредственно в диапазоне разлива или в другой

формуле для выполнения более сложных операций. Бот ее синтаксис:
=ПОСЛЕД(строки;

[столбцы];

[начало];

[шаг])

302

ГЛАВА

Формулы массивов

10

[строки] - единственный обязательный аргумент, означает количество строк по­
следовательных чисел, которые необходимо сгенерировать. При отсутствии других
ар,,ументов
с

1и

сгенерирует список чисел, который по умолчанию начинается

Excel

заканчивается по достижении указанного количества строк. Например, если

ввести в ячейку Al следующую формулу, то будет сгенерирован список чисел от
до

12 (указанное

1

количество строк):

=ПОСЛЕД(12)

Если добавить аргумент [столбцы], то можно создать несколько столбцов с чис­
лами. Формула ниже rюзволяет получить последовательный список чисел в двух

столбцах. Опять же по умолчанию список начинается с

1и

продолжается до тех

нор, пока не будет достигнуто указанное количество строк и столбцов:
=ПОСЛЕД(12;2)

Получить более сложный набор последовательных чисел можно с помощью ар­
гумента [начало], чтобы указать, с какого числа начинается список, и аргумента
[шаг], обозначающего шаг изменения между числами. Если ,шести следующую
формулу, то будут сгенерированы десять строк чисел, значение 11 которых на­
чинается с

5

и увеличивается с шагом

5

до тех пор, пока не будут созданы псе

десять строк.

=ПОСЛЕД(10;;5;5)

Чтобы увидеть, как работает эта формула, носмотрите на столбщ F на рис.

А

1
2
3
4
5
б

7
8
9
10
11
12
13

в

=ПОСЛЕД(12)

с

Е

D

= ПОСЛЕД(12; 2)

1
2
3
4
5

1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
21
23

б

7
8
9
10
11
12

F

2
4
б

8
10
12
14
16
18
20
22
24

н

G

=ПОСЛЕД(10;; 5; 5)

10.15.

= ПОСЛЕД(lО;; SО;-5)

5
10
15
20
25
30
35
40
45
50

50
45
40
35
30
25
20
15
10
5

1А

Рис.

10.15. Пример использования функции ПОСЛЕД

На месте аргумента [шаг] можно указать отрищпелыюе число, чтобы создать 1ю­

следователь11ый список чисел в обратном порядке. На рис.

10.15 в столбце Н показан
50.

результат работы функции ПОСЛЕД с обратным отсчетом от

Функции динамических массивов

ЗОЗ

Как уже упоминалось, функцию ПОСЛЕД можно иснользонать 1тутри другой формулы

для выIюлнения более сложных операций . Рассмотрим рис.

10.16. В столбце D видно,

что фу11юtия ПОСЛЕД исIю;11,зуется вместе с функцией НАИБОЛЬШИЙ для извлечения

трех 11аибольших чисел и:-1 диапазона А19 : А28.
На рис.

10.17

продемонстрировано еще 01що полезное применение функции

ПОСЛЕД. Злесь она исIюлI,зустся внутри фу11кции ДАТА для со:щания списка меся цен

2024

I·щtа.

019

fx

V

А

;НАИБОЛЬШИЙ(А19:А28;ПОСЛЕД(З))

в

G

12
-5
3
2

19L
20
21
22
23
24
25
26

01.02.2024
01.03.2024
01.04.2024
01.05.2024

о

01.06.2024

6

01.07.2024
01.08.2024
01.09.2024

4
8

27

28
29

01.10.2024
01.11.2024
01.12.2024

Рис.

10.16. Получение списка

из трех наибольших чисел

в диапазоне А19:А28

Рис.10.17. Получение списка
дат на начало каждого месяца

2024 года
Функция ФИЛЬТР
Эта функция извлекает иэ набора дан ных со внадающие заIIиси на основе критериев,
ука:1а111Iых в аргументах. Ре:-1ультаты выводятся в диапазон раэлива и автоматиче ­

ски обновляются нри и:1менении исходных данных. Фунюtия ФИЛЬТР оказывается

весьма нол езной, когда нужен отчет

110

IюдмIюжеству болыной таблицы ланных .

Синтаксис функции:
=ФИЛЬТР(массив;

включить;

[если_пусто])

Ар1·умс1п [массив] ука:~ьшаст на исходные 11а11ные, и з которых извлекаются данные;
[включить) определяет критерии, которым для извлечения лолжны соответствовать

исхол11ыс записи; [ если_пусто] определяет, что долж но быть возвращено, если
ни OJtнo иэ значен ий нс соответствует критериям.

На рис .

10.18 показано,

как работает фуню~ия ФИЛЬТР . В строке формул видно, что

из 11ианазона A2:D15 (аргумент [массив]) изнлскаются записи, сели :тачение

больше

10

D2:D15

(ар1·умент [включить]) . Если ни одна за нись нс сов11а;щст, то формула

вернет Нет совпадений (аргумент

[ если_пусто] ) .

ГЛАВА

304

Формулы массивов

10

FЗ

1

fx

V

=ФИЛЬТР(А2:D15;D2:D15>10;"Нет совпадений")

А

в

с

D

Сrудент

Тестl

Тест2

Прогресс

Е

F

н

G

2 Andy

56

67

з lвeth

59

74

15

\дndy

56

67

4

Cindy

98

92

-6

Beth

59

74

15

5

Duane

78

79

1

Linda Р .

45

68

23

Р.

11
11

6

Linda

45

68

23

Michelle

71

92

21

7

Michelle

71

92

21

Linda J.

81

100

19

8

Na ncy

94

83

-11

lsabel

54

69

15

9

Linda J.

81

100

19

10 Francis

92

94

2

11 Georgia

100

100

о

12 Roland

91

92

1

Рис.

10.18. Фильтрация записей, в которых результат изменений выше 1О

СОВЕТ

Аргумент

[ если_пусто]

технически необязателен, 110 лучше всегда указывать, что

будет выведено, если функция ФИЛЬТР не найдет совпадений. Отсутствие аргумента

[ если_пусто] может привести к ошибке #ВЫЧИСЛ ! , если ни одна из записей в исходном
диапазоне не соответствует :~аданным критериям .

Вместо то го чтобы жестко кодировать аргумент [включить] , можно сослаться на
ячейку, в которой будут храниться критерии для функции ФИЛЬТР. Например, форму­
ла на рис .

10.19, по сути , такая же,

из ячейки

Fl. С такими параметрами в ячейку можно вводить различные з 11ач ен ия,

как и на рис .

10.18, только критерии

получ аютс я

чтобы видеть, как динамически меняются результаты в ФИЛЬТР.
Часто бывает поле:шо обернуть функцию ФИЛЬТР функцией СОРТ , чтобы отсортиро­
вать отфильтро ва нны е результаты. На рис.

10.20 показана сортировка отфильтро­

ванных результатов по первому столбцу отфильтрованного массива.

=ФИЛЫР{А2:D15;D2:D15>Fl;"Нет совпадений")
н

G

=СОРТ(ФИЛЫР(А2:D15;D2:D15>Fl;"Нет совnадений");l)
Е

1Linda Р.
Michelle
Linda J.

45
71
81

68
92
100

23

21
19

IAndy
Beth
lsabel
Linda J.
Linda Р.
Michelle

Рис.

н

G

к

10

15

10.19. Получение критерия ФИЛЬТР
из ячейки Fl

Рис .

56
59
54
81
45
71

67
74
69
100
68
92

11

15
15
19
23
21

10.20. Комбинируя функции СОРТ и ФИЛЬТР,
можно сортировать результаты

Функции динамических массивов

305

Использование нескольких условий в функции ФИЛЬТР
Иногда может понадобиться отфильтровать набор данных по нескольким кри­

териям. Чтобы это сделать, просто возьмите каждый критерий в круглые скобки
и разделите их звездочкой(*). Например, на рис.

рис.

10.19,

10.21

формула, показанная на

расширена за счет добавления второго критерия

имени. Обратите

-

внимание: каждый критерий заключен в отдельные круглые скобки.

=ФИЛЬТР(А2:015;(02:015>Fl)*(А2:А15=Нl);"Нет совпадений")
О

Е

Рис.

F

н

G
10

1porpecc 1
11
15

Beth

/вeth

59

74

15

10.21. Использование нескольких условий фильтрации

Итак, что же :щссь происходит? <<За кадром,> два условия оцениваются для каждой

строки набора данных, в результате чего для каждого соответствующего условия
выводится значение ИСТИНА или ложь. На рис.

10.22 мы

разбили условия на отдель­

ные формулы, чтобы вы могли увидеть результаты каждой из них.

в

А

1
2
3
4
5

Студент

Тест

Andy
Beth
Cindy
Duane
6 Linda Р .
7 Michelle
8

9
10
11
12
13
14

Nancy
Linda J.
Francis
Georgia
Roland
Kent
Hilda

15 lsabel
16

Рис.

с

1

56
59
98
78
45
71
94
81
92
100
91
80
92
54

о

Тест

2

Е

Пporpecc l

67
74
92
79
68
92
83
100
94
100
92
88
99
69

11

F

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

1
23
21
-11

ложь

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

о

ложь

ложь

1
8
7
15

ложь

ложь

19
2

ложь

ложь

ложь

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

10.22. Оценка критериев. выполняемая

10.21) означает, что результаты

каждой строки, в результате чего

Beth
={A2:A15=Hl}

15
-6

В Ехсе\ значение ИСТИНА соответствует 1, а ложь
(см. рис.

н

G

10
=(D2:DlS>Fl}

-

неявным образом

0. Звездочка в функции ФИЛЬТР

ИСТИНА и FALSE (1 и 0) перемножаются для

1 мы получим только для тех записей, которые

истинны по обоим условиям . Звездочку можно рассматривать как оператор и. Будут
возвращены результаты, где и первое, и второе условие равно ИСТИНА .

ГЛАВА

306

Формулы массивов

10

Чтобы вернуть результаты в том случае, если нервое или второе условие равно
ИСТИНА, используйте оператор <<нлюс,>

( +). Формула на рис. 10.23 возвращает все
20 или студентом является Beth.

записи, в которых значение и:~менения больше

FЗ

/х

V

А

в

1 Студент
2 Andy

Тест

D

ТестZ

Пporpecc j

56
59
98
78
45
71
94
81
92
100
91
80
92
54

lвeth
4
5
6
7
8
9
10
11
12

1

Cindy
Duane
Linda Р.
Michelle
Nancy
Linda J.
Francis
Georgia
Roland

13 Kent
14 Hilda
15 lsabel

=ФИЛЫP(A2:D15;(D2:D15>Fl)+(A2:A15=Hl);"Heт совпадений")

с

67
74
92
79
68
92
83
100
94
100
92
88
99

11
15
-6

!вeth
Linda Р.
Michelle

1

Beth
74
68

59
45
71

15
23
21

92

23

21
-11
19
2
о

1
8

7
15

69

Рис.

н

G
20

10.23. Пример использования оператора +

Фильтрация записей, содержащих поисковый запрос
Вы можете изменить условие в функции ФИЛЬТР, чтобы найти :1аписи 1ю конкрепюму
поисковому запросу. Для этого используйте функнию ПОИСК . На рис .

10.24

1юказа11

пример . Здесь мы отфильтровываем все записи, в которых имя студента - Li1нla .
Обернув ПОИСК функцией ЕЧИСЛО, мы преобразуем ре:1ультаты ноиска в число, ко­
торое сможет прочесть динамический массив.

fx

FЗ
А

в

1 Студент
2 Andy

Тестl

Linda Р.
Michelle

56
59
98
78
45
71

Nancy
Linda J.
Francis
Georgia
Roland
Kent
Hilda
lsabel

94
81
92
100
91
80
92
54

lвeth
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

с

Cindy
Duane

Рис.

=ФИЛЬТР(А2:D15;ЕЧИСЛО(ПОИСК(Fl;А2:А15});"Нет совпадений")

2

67
74
92
79
68
92
83
100
94
100
92
88
99
69

G

Е

D

Тест

Пporpecc l
11
15
-6

н

Linda
ILindaP.
Linda J.

45
81

68
100

23
19

1
23

21
-11
19
2
о

1
8
7
15

10.24. Фильтрация записей.

которые соответствуют поисковому запросу

Функции динамических массивов

307

Функция ПРОСМОТРХ
Функция ПРОСМОТРХ создана как преемник традиционных функций ВПР и ГПР. Благо­

даря более гибким параметрам она предлагает улучшенную версию поиска в Ехсе\.
Вот ее синтаксис:
=ПРОСМОТРХ(искомое_значение;

[если_ничего_не_найдено];

просматриваемый_массив;

[режим_сопоставления];

возращаемый_массив;

[режим_поиска])

Минимальные аргументы, необходимые для работы ПРОСМОТРХ,

это [искомое_

~

значение], [просматриваемый_массив] и [возвращаемый_массив]. Чтобы понять, как
они действуют, взгляните на рис.

10.25.

В этом примере мы пытаемся заполнить

столбец Тип клиента ( столбец С) на основе соответствующих значений в столбцах Е
и

F.

В строке формул можно увидеть следующую формулу:

=ПРОСМОТРХ(В2:В19;Е2:Е5;F2:F5;"Нет совпадений")

fx

сз

1

А

в

с

Покупатель

Прибыль

Тип клиента

2 Communication Connections
З

ПРОСМОТРХ(В2:В19;Е2 E~;F2:F~,"Heт совпадений")

Aaron Fitz Electrical

4 Astor Suite
5 Blue Yonder Airlines

D

$5 ООО ] С
$30 ООО А
-+-----$10 ООО В

Е
Прибыль

Тип клиента

30000

А

10000

В

$9 306 Нет совпадений

6 Central Communications LTD_-+-_$11 975 Н ет совпадений
7 Computerized Phone Systems
8 Country View Estates
9

Lawrence Telemarketing

10 Leisure & Travel Consultants
11 Magnificent Office lmages

$59 Нет совпадений
$19 Нет совпадений
$50 024 Н ет совпадений
$92 Нет совпадений
$9 489 Нет совпаден и й

12 Mahler State University
13 Metropolitan Fiber Systems

$11161 Нет совпадений
$10 686 Нет совпадений

14 Midland Construction

$30 851 Нет совпадений

15 Office Design Systems Ltd

$35 ООО Нет совпадений

Рис.

10.25. Базовая функция

ПРОСМОТРХ для поиска типа клиента на основе прибыли

Эта формула позволяет найти значен ия в столбце В ([искомое_значение]), сопо­
ставить их со значениями в столбце Е ( [ просматриваемый_массив]) и вернуть со­
впадающее значение в столбце F ([возвращаемый_массив]) . Последний ар гумент

( [ если_ничего_не_найдено]) определяет, что должно быть возвращено, если данные
не соответствуют критериям поиска. Аргумент [ если_ничего_не_найдено] необя за­
тел е н, но его лучше добавлять, чтобы избежать ошибок #Н/ д, появляющихся, если
з начение не найдено.
ПРИМЕЧАНИЕ

При создании функции ПРОСМОТРХ помните, что аргумент

[ просматриваемый_массив]

должен иметь те же размеры, что и аргумент [возвращаемый_массив] , то есть одина­

ковое количество строк и столбцов .

ГЛАВА

308

Формулы массивов

10

Взглянув на рис.

10.25, вы заметите, что функция ПРОСМОТРХ нашла клиента только

для тех записей, которые точно совпадают с прибылью в аргументе [ просматриваемый_
массив] ( столбец Е). Во многих случаях вы не найдете точного совпадения, особенно
если будете сопоставлять числовые значения. В нашем примере мы хотим выполнить
приблизительное сопоставление записей, чтобы найти даже те показатели, которые
не совсем совпадают со значениями в таблице поиска. Для этого мы можем добавить
аргумент

[ режим_ сопоставления].

Если ввести точку с запятой после аргумента

список вариантов (рис.

10.26).

[ если_ничего_не_найдено], появится

Выбор варианта зависит от ваших целей. Рекомен­

дуем поэкспериментировать с каждым вариантом, чтобы понять, какой из них вам
подходит. В данном случае мы хотим применить вариант Точное совпадение или

следующее меньшее значение. Выбор соответствующего варианта сразу же приводит
к извлечению всех допустимых значений о клиентах. На рис.

10.27 показан результат

приблизительного сопоставления.

В2:В18;"Нет совпадений";))
р

о

N

( ... 1

( ••• )-1 - Точное совпадение или следующее меньшее значение

( ... )1 - Точное совпадение или следующее большее значение
( ••• )2 - Соответствие с учетом подстановочных знаков

( ..• )3 - Соответствие регулярных выражений

Рис.

10.26. Введите точку с запятой, чтобы увидеть варианты для следующего аргумента
fx

=ПРОСМОТРХ(В2:В19;Е2:Е5;F2:F5;"Нет совпадений";- i')l

С2

V

А

В

С

1

Покупатеnь

Прибыnь

Тип кnиента

:

2 lcammunication Connections
3 Aaron Fitz Electrical
4 Astor 5uite
5 Blue Yonder Airlines
6 Central Communications LTD
7 Computerized Phone 5ystems
8 Country View Estates
9 Lawrence Telemarketing
10 Leisure & Travel Consultants
-11 Magnificent Office lmages
12 Mahler State University

$5 ООО
$30 ООО
$10 ООО
$9 306
$11975

13 Metropolitan Fiber 5ystems

$10 686 В

Рис.

С

D

F

1

А
В
С

1

В

$59 Нет совпадений
$19 Нет совпадений
$50 024 А
$92 Нет совпадений
$9 489 С
$11161 В

10.27. Результаты работы функции ПРОСМОТРХ

с использованием приблизительного соответствия
В редких случаях можно использовать аргумент [режим_поиска], чтобы определить,
как

Excel

выполняет поиск для функции ПРОСМОТРХ. Для этого аргумента возможны

следующие варианты .

Функции динамических массивов

309

•

1 - режим поиска по умолчанию; подходит для большинства сценариев поиска.

•

-1 - поиск начинается с последнего значения в массиве (по сути, выполняется
в обратном порядке по сравнению с поведением по умолчанию).

•

2 - бинарный поиск по значениям, которые уже отсортированы по возрастанию.
Используется для повышения производительности при работе с очень большими
массивами. Двоичный поиск выполняется быстро, но если данные отсортирова­
ны не по порядку, то функция ПРОСМОТРХ может вернуть неверные результаты.

•

-2 - бинарный поиск по значениям, которые уже отсортированы по убыванию.
Тоже используется для повышения производительности, но вы должны убедить­

ся, что ваши данные не отсортированы предписанным образом, иначе ПРОСМОТРХ
вернет неверные результаты.

ПРИМЕЧАНИЕ

При использовании ПРОСМОТРХ для сопоставления двух рабочих книг обе книги
должны быть открыты, иначе Excel вернет ошибку #ССЫЛКА!.

Использование функции ПРОСМОТРХ с подстановочными символами
Один из вариантов для аргумента [режим_сопоставления]

вочных символов (см. рис.

10.26). Это

-

совпадение подстано­

специальные символы, которые позволяют

выполнять сложный поиск с использованием приблизительного соответствия.

В

•

Excel предусмотрены три

подстановочных символа.

Звездочка(*). Соответствует любому количеству любых символов, включая их
отсутствие. В формуле означает, что нужно искать часть текста, независимо от
того, что идет перед ним или после него. Например, при поиске по слову *отель

будет найдено любое значение, заканчивающееся словом «отель~, независимо
от того, что стоит перед ним. Поиск по слову отель* обнаружит любое значение,
которое начинается со слова «отель~, независимо от того, что идет после него.

И, как вы уже догадались, при поиске по слову *отель* будет найдено любое
значение, содержащее слово «отель~.

•

Вопросительный знак(?). Соответствует любому символу. Например, при
поиске по запросу ?овар будут найдены варианты и товар, и повар. В процессе
поиска можно использовать несколько подстановочных знаков вопроса (вари­
анты ??рмула и ф?нкц?я

становочные знаки

*и

-

допустимые поисковые запросы). Кроме того, под­

? можно комбинировать, чтобы создать более сложный

поисковый запрос. Например, поиск по слову *рас??* вернет любую текстовую
строку, содержащую слово «расход>> или «расчет~.

•

Тильда(-). Используется, когда нужно добавить символ, который сам по себе
является подстановочным. Например, если вам нужно найти любую текстовую
строку, заканчивающуюся вопросительным знаком, то перед ним нужно поста­

вить тильду, поскольку знак вопроса является подстановочным

( *~? ). То же самое

касается звездочки. Чтобы найти любую строку, начинающуюся со звездочки,
нужно использовать сочетание

~* *.

ГЛАВА 1О

З 1О

Формулы массивов

На рис. 10.28 продемонстрировано использование символов подстановки. В столб­
це J функция ПРОСМОТРХ ищет знач ение прибыли для того покупателя, название
которого содержит буквы LTD. В столбце L эта функция ищет значение прибыли
для покупателя, в названии которого есть буквы f?tz.

/х

J2

1

в

Прибыль

2 l.fo.mmunication Connections
Astor Suite
5 Blue Yonder Airlines
6 Central Communications LTD

4

Computerized Phone Systems

Рис.

к

А
Покупатель

3 Aaron Fitz Electrical

7

=СУММ(ПРОСМОТРХ(Jl;А2:А19;В2:В19;"Нет совпадений";2))

$5 ООО
$30 ООО
$10000
$9 306
$irns
$59

*LTD*

$11 975]

м

N

*f?tz*
~ $30 ООО

=

10.28. Использование подстановочных символов для

выполнения сложного поиска

Глава

11

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ
В МАТЕМАТИЧЕСКИХ РАСЧЕТАХ

Большинству аналитиков, работающих с таблицами

Excel в разных учреждениях,

приходится выполнять математические расчеты, которые позволяют оценить со­

стояние дел, исходя из ключевых рабочих показателей. В этой главе мы рассмотрим
несколько математических операций, чаще всего используемых при проведении

подобных расчетов.

Расчет процентов
Вычисление таких показателей, как процент выполнения задания, отклонение от

бюджета или вычисление промежуточных итогов,

-

важнейший элемент анализа

текущего состояния дел любой организации. В этом разделе вы познакомитесь
с формулами, с помощью которых можно выполнять подобные вычисления.

ш□с:) Примеры из этой главы собраны в файле Математические формулы.хlsх, который доступен
для скачивания.

Расчет процента выполнения задания
Если вас просят определить процент выполнения задания, то речь идет о сравнении

реального состояния дел с планом. Математические вычисления в этом случае
крайне просты: нужно разделить фактическое значение на утвержденное плановое.
В результате вы получите числовое выражение в процентах того, насколько достиг­

нута поставленная цель. Например, если цель

-

то процент выполнения поставленной задачи
На рис.

продать 100 приборов, а продано 80,
- 80 % (80/100).

11.1 приведен список регионов с соответствующими данными о запланиро­

ванных и фактических объемах продаж. Обратите внимание: в формуле ячейки ES
мы просто делим значение из столбца Факт на значение из столбца План.

=DS/CS
Это стандартная формула, в которой используются ссылки на ячейки. Ее можно
ввести только раз в первую строку (в данном случае в ячейку

вать во все оставшиеся ячейки столбца.

ES), а затем скопиро­

11

ГЛАВА

312

Использование формул в математических расчетах

.----

в

А

l 32

[Регион

4

Север

5 1
6
7
8

Юг
Восток

Запад

Рис.

l

Е

D

с

План

509 283,00 Р
483 519,00 Р
640 603,00 Р
320 312,00 Р

511115,00
606 603,00
382 753,00

Р

106%
95%
119%

Р
Р

__ J

11.1. Вычисление процента выполнения задания

Если же вам нужно сравнить фактические показатели по регионам с общим планом
по всей компании, то можно использовать модель, представленную на рис.

11.2. В н ей

плановый объем продаж устанавливается не для региона в от дельности, а для все й
организации в целрм, то есть значения в столбце Реализация сравниваются с одним
и тем же значением, находящимся в ячейке ВЗ .
=Сб/$В$3

в

А

с

D

1
2
3
4
5
л

ент выполнения плана

Север

61

1:
Рис.

511115,00 Р
606 603,00 Р
382 753,00 Р

Юг
Восток

Запад

11.2. Вычисление

73%
87%
55%

процента выполнения задания в соотношении с общим планом

Обратите внимание: ссылка на ячейку со значением общего плана является абсо­
лютной ($В$3) . Напоминаем, что, если к адресу ячейки добавить символ доллара,
это зафиксирует ее, то есть при копировании формулы в другие ячейки все ее копии

всегда будут ссылаться на одну и ту же ячейку.

шоу Дополнительные сведения об абсолютных и относительных ссылках на ячейки приведены
в главе

9.

Вычисление процента отклонения
Отклонение

-

показатель различия между двумя значениями. Чтобы вы могли

лучше понять это определение, представьте, что в один день вы продал и

120 единиц

товара, а на сл едующий день - 150 единиц. Определить различие между объема­
ми продаж в натуральных единицах совсем просто: во второй день было продано
на

30 товаров

больше. Из

150 вычитаем 120 и

получаем отклонение

+30

единиц.

А что такое процентное отклонение? По сути , это та же разность между исход­

ным значением

(120)

и новым

(150) , но

выраженн ая в процентах. Процентное

Расчет процентов

отклонение

-

З1З

это разность между новым и исходным значениями, деленная на

исхо;~ное значение. В нашем примере

(150 - 120) / 120 = 25 %. Процентное откло­
25 % больше единиц

нение указывает на то, что в последний день вы продали на
товара, чем в предыдущий.

Приведенное выше определение можно представить в виде формулы (рис.

11.3).

Формула в ячейке Е4 вычисляет процентное отклонение между объемом продаж
текущего и предьщущеrо годов.

=(D4-C4)/C4
в

с

Реrион

Прошлый год

А

1
2
3
4 1

5
6
7

Рис.

Север-Гs{j9283,0011
Юг
Восток
Запад

~й го

483519,0011
640603,0011
320312,0011

553887,0011
511115,0011
606 603,00 !с'
382753,0011

6%
-5%
19%

11.3. Вычисление процентного отклонения между объемами продаж
в текущем и предыдущем годах

Единственное, ш1 что вам следует обратить внимание в этой формуле,

зов;шие круглых скобок. По умолчанию согласно установленному в

- исполь­
Excel прио­

ритету выпот1сния операторов операция деления должна вы1юлняться раньше,

чем операция вычитания . И если не следовать этому, то результат вычисления

формулы будет неверным . Поэтому, эаключив первую часть формулы в скобки,
мы 1·арантируем , что программа сначала выполнит вычитание, а затем использует

полученный результат в операции деления .

Ввод формул на рабочем листе можно упростить. Для этого формулу нужно ввести
в первую ячейку столбца нроцентноrо отклонения ( в нашем случае

-

в ячейку Е4),

а затем скопировать ее в остальные ячейки этого столбца.

l□Dy О приоритетах операторов подробнее рассказывается в главе 9.
Вычислить процент отклонения можно и с помощью другой формулы: новое зна­
чение нужно разделить на исходное и из результата вычесть единицу. Операция

деления в

Excel

выполняется раньше операции вычитания, поэтому никаких до­

полнительных скобок не потребуется:
=D4/C4-1

Вычисление процентного отклонения для отрицательных значений
В предыдущем подразделе вы узнали, что такое процентное отклонение и как его

вычислить. В большинстве ситуаций предложенные формулы отлично работают.
Но нс в том случае, если исходное значение равно или меньше нуля.

ГЛАВА

314

Использование формул в математических расчетах

11

Для примера представьте, что 11ачинаете вести би::111сс и 1ю11имаетс, что в тсчс11ис
первого года, скорее всего , 1ю11есетс некие финансовые 1ютсри . Основываяс1, на этом ,

вы устанавливаете для себя бюджет минус

1 ООО ООО руб. Но в течение первого го;щ
1 200 ООО руб. Про­

дела шли так хорошо, что вы даже смогли получип, доход -

це1п1юе отклонение меж;1у реальным доходом и уста~ювлс1111ым ранее бюджетом со­
ставляет

-220 %. Проверьте рс:~ультат на калькуляторе: 1 200 ООО минус -1
-1 ООО ООО , рав1ю -220 %.

ООО ООО ,

деленное на

Ра:шс можно утверждать, что 11роценпюе отклонение рав110

-220 %, если

в лсiiстви­

тслыюсти вы получили 11охо11 , а 11е убытки? Все нросто: если исходное :шачснис
является отрицательным, то результат в соответствии с 11равилами математики

тоже будет отрицатель11ым, что с точки зрения з11равого смысла выглядит доволыю
странно. И это реальная проблема в корпоративной среде , где выделе1111ый бкщжст
нередко может иметь отрицательное значение.

Выход есть: нужно испоm,:ювать функцию ABS , что 1ю:~воляст взять в качестве 11с­

литсля модуль исходного :тачс11ия , - таким обра:юм, его отрицательное :шачс11ис
11рсвращается В ПОЛОЖИТСJIЫIОС.

=(C4-B4)/ABS(B4)
На рис .

11.4

эта формул а ввс11сна в ячейку Е4, чтобы 1нжаэать, как ра:1личаются

рс зул1, таты, полученные 11ри использ ова нии стащщрпюй формулы вычисJ1с11ия

11р<щента отклон е ния и на111сй улучшенной форм улы.

Е4

Jx

V

=(С4

- В4) / ABS(B4)

в

с

D

Бюджет

Факт

изменение в%

1200 ООО

-220%

А

f

2
Стандартное

3
4 1

-1

ООО ООО

Упучшенное

изменение в

%

220%

5

Рис.

11.4. С помощью функции ABS можно получить правильное значение процента отклонения
при обработке отрицательных значений

Фу11ю1ия ABS

Excel во:1 вращаст абсолютное з 11ачс1111с чи сла,

стве 11 а раметра. Например, если в яч е йку

11 ередашю1·0 cii в каче­
Al внести =ABS(-100), то в н e ii 1юявится

:таченис 100. По сути, :-на фу11кция просто 11рсnращаст любое число в 11еотри11а­
тельнос, не ме няя его абсолютной неличины . Исполь:1уя ABS в этой формуле , можно
исключип, нежел ательное влияни е н а итоговое :111ач е 11ие отрицател ьного исхо111юго

:111ачения анали з ируемой величи11ы ( в наш е м 11римере это бюджет

- 100 ООО

руб . )

и обес 11 е чить получ е ние корректного э нач ения щю11е11та откл онения.
СОВЕТ

Эту формулу можно с 1юmюй увере нност ью ис1юJ11,: ювать в любых расчетах 11ро­
цента отклонения, так как 011а гарантированно во:шращает правильный рсэул1,тат

11ри любом сочетании 1юJюж1пелы1ых и отрицатсm,111,1х 11сходных :шаче11ий .

Расчет процентов

З 15

Вычисление процентного распределения
Проне1п11ое распределение

это ноказатель того, как а11ализирусмая величина

-

(на11ример, общая сумма прибыли) распределяется среди образующих ее компо­
нентов. Как показано на рис .

11 .5, вычислить этот показатель относительно просто:

нужно разделить значение каждого и:i компонентов на общую сумму. В нашем нри­

мере шачала выбирается ячейка, в которую заносится общая сумма (С9). Чтобы
получить нроцентное распределе11ие по регионам, значение прибыли по каждому
региону ;~елится на эту сумму.

А

1
2.

Рис.

в

[iегион

3 1
4

Север

5
6
7
8
9

Восток

Юг

Запад

Итого

с

D

Прибыль

П

о

ент выполнения

762.600,001? =СЗ/$С$9
338700,001?
169500,001?
645700,001?

18%
9%
34%

i 1 916 500,00 1? :

11.5. Вычисление процентного распределения

прибыли по регионам

Эта формула не требует никаких ;юпол~штельных разъяс11ений. В ней исполь:iу ­
ются ссылки на ячейки, чтобы разделить одно з нач е ние на Jtpyroe. Единственное,

на что вам следует обратить внимание, - наличие абсолютной ссылки на ячейку,
содержащую итогово е значе ни е ($С$9). Напоминаем, что , есл и указать в адресе
яч ейки символ доллара, ссылка становится фиксированной, и тогда при копирова­
нии формулы в другие ячейки ссылка на ячейку с итоговым :тачен ием останется

бе:1 изменений .
На самом деле нет необходимости выделять отдельную ячейку под хранение ито­
говой 11рибыли . Эту сумму можно получать непосредствсшю ври расчете каждого
значения процентного распределения. На рис.

11.6 показано,

как для этого исполь­

зовать функцию СУММ, поместив се на место ссыл ки на ячейку, в которой хранилось

итоговое з начение. Функция суммирует значения во все х ячейках, переданных ей
в качестве аргументов .

А

1
2
3
4

в

[ Регион

1

Север
Юг

5

Восток

6

Запад

l

с

Прибыль

D
,

П о ент выполнения

762 600,00 1? =СЗ/СУММ($С$3 :$С$6 )
338 700,00 1?

18%

169 500,00 1?

9%

645 700,00 1?

34%

7

Рис.

11.6. Вычисление процентного распределения с помощью функции

СУММ

З 16

ГЛАВА

11

Использование формул в математических расчетах

Как видите, в функции СУММ используются абсолютные ссылки. Еще раз напомним :
это гарантирует, что в случае копирования формулы в остальные ячейки столбца
диапазон суммируемых ячеек останется неизменным.

=СЗ/СУММ($С$3:$С$6)

Вычисление нарастающих итогов
Иногда необходимо подсчитать сумму значений с последовательным накоплением
сумм (такой метод суммирования иногда также называют суммированием с uарас­

тающим итогом). На рис .

11.7

показан пример, где анализируется объем продаж

с января по декабрь. Формулу из ячейки D3 сконировали в остальные ячейки
столбца от февраля до декабря:
=СУММ($С$3 : СЗ)

А

1:

1

в

с

~

D

Продано единиц На
Январь

78

4

Февраль

5

Март

63
33"

6

Апрель

7

Май

8

Июнь

9

Июль

10

Август

11

Сентябрь

12

Октябрь

13

Ноябрь

17"
84"
63"
32"
20"
98"
63"
75"

14

Декабрь

75

Рис.

УММ($С$3 : СЗ)

141
179
196
280
343
375
395
493
556
631
706

11.7. Вычисление нарастающих итогов

В этой формуле функция СУММ служит для суммирования всех показателей 11родаж,
1,а ч иная с ячейки О до теку щей строки. Главная особенность формулы закл ючается
в том, что в ней используетс я смешанная ссылка. Начальный адрес суммируемого

диапазона указан в виде абсолютной ссылки ($С$3), благодаря чему при копировании
формулы з начен и е диапа:-юна фиксируется. Другими словами, во всех кониях этой

формулы диапазон суммируемых ячеек всегда будет начинаться с января, а вот его
конечный адрес будет юменяться, каждый раз увеличиваясь на одну строку. Так
в каждой строке будут суммироваться все значе ния столбца С, начиная с начала
года и :Jа канчивая теку щей строкой.

Расчет процентов

З 17

Увеличение или уменьшение значений
на заданный процент
При проведении анализа в

Excel

довольно часто приходится увеличивать или

уменьшать существующие значения на заданный процент. Так, обычно при повы­
шении цены товара его нынешняя стоимость повышается на определенный про­
цент . Если же клиенту предоставляется скидка, то итоговая цена рассчитывается
с нонижением на процент скидки.

На рис.

11.8 показано,

как выполнить увеличение или уменьшение значений с по­

мощью простой формулы. В ячейке ES к цене на товар применяется наценка
а в ячейке Е9 покупателю предоставляется скидка

А

в

с

10 %,

20 %.
Е

D

1
2
3

1

4
Товар А

5 1
6

Себестоимость

Наценка

100

10%

Стоимость услуг

Скидка

1000

20%

ена

-CS *(l+DS )

7

8
Покупатель

9 1

ена соски

кой

-C9* (1-D9 )

"'
Рис.

11.8. Процентное увеличение и уменьшение с помощью простой формулы

Чтобы увеличить значен ие на некий процент, н еоб ходимо умножить исходное
:та чение на единицу и добавить процент. В примере на рис.
увеличивается на

1О %,

11.8 стоимость товара
1О %, что дает 11 О %.
100 руб., на 11 О %, и мы

поэто му к единице следует добавить

Теперь нам достаточно умножить исходную стоимость,
получаем искомое значение

- 110 руб.

Чтобы уменьшить значе ние на некий процент, исходное значение нужно умножить
н а е;щницу и вычесть проце нт. В примере на рис.
в ра:~м ере

20 %,

11 .8 покупатель получил скидку
20 %, что ;щет 80 %. Теперь
1000 руб . сле;tует умножить на 80 % - и мы получим

поэтому из един ицы следует вычесть

исхо;tную стоимость услуги в

искомое значение:

800 руб .

Обратите внимание на использование в формулах круглых скобок. Ка к вы помните,

по умолчанию в

Excel

приоритет умножения выше, чем сложения или вычитания,

поэтому умножение будет выполнено перед ними. Однако при отсутствии скобок
при вычислении по этой схеме мы получим неверные результаты, поэтому вторую

част~, формулы необходимо взять в скобки, и тогда умножение в формулах будет
BЫIIOJIIIЯTЬCЯ в последнюю очередь .

ГЛАВА

318

11

Использование формул в математических расчетах

Работа с ошибками деления на ноль
В математике деление на ноль считается недопустимой операцией. Понять причину

такого запрета можно, если разобраться, как происходит деление чисел.
По сути, деление

-

не более чем своеобразный вариант операции вычитания.

Например, разделить число

10 на 2 -

это то же самое, что последовательно вычи­

тать двойки из десяти до тех пор, пока результат не станет равным нулю. В данном
случае вычитать двойки из десятки придется пять раз.

10 - 2 = 8
8-2=6
6-2=4
4-2=2
2 - 2=0
Поэтому

10 / 2 = 5.

Но если вы попытаетесь применить то же правило к другой паре чисел,

1О и О ( то есть
10 на О), то никогда не сможете завершить это действие, по­
- это опять же 10, и так сколько угодно раз.

попробуете разделить
скольку

10 минус О

10-0=10
10-0=10
10-0=10
10-0=10
бесконечное количество раз.
Именно поэтому математики считают, что результат деления любого числа на О
не определен, его конкретного значения не существует. В программных пакетах, таких
как Excel, при попытке деления на ноль выводится соответствующее сообщение.

В частности, Excel, обнаружив на рабочем листе такую операцию, выведет в соот­
ветствующей ячейке сообщение об ошибке #ДЕЛ/0 ! .

Этого можно избежать, сделав так, что программа будет пропускать расчет выраже­
ний, в которых делитель принимает значение О. На рис. 11.9 показано, как добиться
таких результатов, вложив операцию деления в функцию

Excel

ЕСЛИ :

=ЕСЛИ(С4=0;0;D4/С4)

А

в

с

D

Е

Затрачено бюджета ~

! Бюджет ! Факт
Дмитрий

200

oj

Анна

5

Рис.

Сергей

300

11.9. Использование функции

200

100%

1ОО l=ЕСЛИ(С4=0; О;
350

D4/ C4)1
117%

ЕСЛИ для предотвращения ошибки деления на ноль

Округление чисел

319

Синтаксис функции ЕСЛИ:
=ЕСЛИ(логическое_выражение;

значение_если_истина;

значение_если_ложь)

В нашем 11римере первый аргумент предполагает следующую проверку: равно ли

нулю значение в ячейке С4 (С4=0). Логическое выражение условия должно быть
таким, чтобы возвращать логическое ИСТИНА или ЛОЖЬ. Обычно это означает, что
в нем есть оператор сравнения ( знак равенства либо знаки <<больше,>/ <<меньше,>)
или другая функция рабочего листа, которая возвращает значение ИСТИНА либо ЛОЖЬ
(например, ЕОШ или ЕПУСТО).
Если выражение в аргументе условия возвращает ИСТИНА, то в ячейку помещается
результат вычисления выражения второго аргумента функции ЕСЛИ. В нашем случае
второй аргумент

-

число О, и это значит, что мы просто хотим поместить в ячейку

ноль, если размер бюджета в ячейке С4 равен О.
Если логическое выражение возвращает ложь, то в ячейку 11омещается результат

вычисления выражения третьего аргумента функции: [значение_если_ложь]. В на­
шем примере это

D4/C4.

Таким образом, формула в конечном счете оз11а,1ает: если содержимое ячейки С4
равно

0,

то вернуть

0;

в 11ротивном случае вернуть результат вычисления

D4/C4.

СОВЕТ

Обратите внимание: вторым аргументом функции ЕСЛИ может быть любое значение
или текст. Например, здесь можно указать две кавычки (""),чтобы вместо О вернуть
пустую ячейку.

Округление чисел
Пользователи чаще всего предпочитают работать с округленными значениями.
Использовать избыточное количество значащих цифр или десятичных разрядов,
чтобы максимально точно передать значения,

-

не лучшее решение, так как вни­

мание пользователя перегружается, что, в свою очередь, может существенно за­

труднять чтение и анализ подготовленных вами отчетов. Поэтому рекомендуется

использовать функции округления числовых значений, предлагаемые в

Excel.

Округление чисел с помощью формул
Функция ОКРУГЛ используется для округления числа до указанного количества
десятичных разрядов. Вот ее синтаксис:
=ОКРУГЛ(число;

количество_знаков)

Передавая в качестве второго аргумента 0, можно потребовать от Excel удалить всю
дробную часть числа и округлить его до целого. Например, следующая формула
округлит исходное значение до

=ОКРУГЛ(94,45;0)

94:

320

ГЛАВА

11

Использование формул в математических расчетах

Если в качестве второго аргумента указано 1, число округляется до одного деся­
тичного разряда с учетом з начения второго разряда. Например, эта формула воз­
вратит

94, 5:

=ОКРУГЛ(94,45;1)

В качестве второго аргумента можно указать и отрицательное значение; программа

будет знать, что его необходимо округлить с учетом значения слева от десятичной
запятой. Например, эта формула вернет 90:
=OКРУГЛ(94,45;-1)

Кроме того, в

Excel можно округлить значение в указанном направлении, используя

функции ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ.
Та к, следующая формула, в которой используется ф у нкция ОКРУГЛВНИЗ, возвратит
исходное значение

94,45,

округленное вниз до

94:

=ОКРУГЛВНИЗ(94,45;0)

Если же вы хотите вернуть исходное значение 94,45 округленным вверх до 95, то
используйте эту формулу с функцией ОКРУГЛВВЕРХ:
=ОКРУГЛВВЕРХ(94,45;0)

Округление до целых копеек
В некоторых отраслях принято округлять дробные денежные значения до ближай­
шего целого ее минимальной единицы, н апример до копеек для сумм в рублях или
до центов дл я сумм в долларах. На рис.

11.1 О

показано, как округлить значение

в рублях до ближайшей целой копейки вверх или вниз и как это влияет на конеч­
ный результат .

А

11

В

С

D

Сумма в

Округление до

Округление до

2

рублях

копеек вниз

копеек вверх

3

3 450,243 1?

3 450,25 1?

3 450,241?

4
5

=ОКРВВЕРХ(В3,0.01) =ОКРВНИЗ(В3,0.01)

Рис.11.10. Округление до целых копеек
Округление до ближайшей целой коп е йки выполняется с помощью функций
ОКРВВЕРХ и ОКРВНИЗ.

Функция ОКРВВЕРХ округляет число с избытком, то есть до ближайш его большего,
кратного значению точности, которое ей было передано. Это очень удобно, если

Округление чисел

321

стандартные правила округления необходимо заменить правилами, принятыми
в организации. Например, можно дать Excel указание округлить значение 123,222 руб.
до

124 руб., используя функцию ОКРВВЕРХ со значением требуемой точности 1 руб.:

=ОКРВВЕРХ(123,222;1)

Если в функции ОКРВВЕРХ задать точность

0,01, то значение будет округлено до

целых копеек.

Если нужно выполнить округление до значения копеек, кратного пяти, следует

указать точность

0, 05.

Например, следующая формула вернет значение

123, 15:

=OКРВВЕРХ(123,11;0,05)

Функция ОКРВНИЗ работает аналогично, за исключением того, что округление выпол­
няется с указанной точностью до ближайшего меньшего значения. Так, в функция
ниже округляет

123,19

руб. до ближайшего меньшего значения копеек, кратного

пяти, то есть возвращает

123, 15:

=OКРВНИ3(123,19;0,05)

Округление до заданного количества значащих цифр
В некоторых финансовых отчетах значения принято округлять до заданного коли­

чества значащих цифр. Смысл в следующем: если вы работаете с суммами, исчис­
ляемыми миллионами, то нет необходимости приводить в отчетах точные значения
с большим количеством цифр вплоть до копеек. Вполне достаточно ограничиться
некой фиксированной точностью, скажем, с округлением до десятков, сотен или

тысяч рублей.
Например, вместо того, чтобы выводить

883 788,

можно округлить эту сумму до

одной значащей цифры. В таком случае в отчете будет выведено 900 000. Если

округлить исходное значение
представлено как

883 788 до двух значащих цифр, то в отчете оно будет

880 000.

По сути, вы принимаете решение, что в отчете достаточно будет вывести значения
с определенным количеством (старших) значащих цифр, а остальные (младшие)
разряды можно заменить нулями. Может показаться, что такой подход чреват

проблемами, но если вы работаете с достаточно большими величинами, то любые
числа ниже определенного порога будут для вас несущественными.
На рис.

11.11

показана формула, округляющая числа до заданного количества

значащих цифр.

Попробуем выяснить, как она работает.
Функция

Excel ОКРУГ л используется для округления заданного числа до указанного

количества дробных разрядов. Она принимает два аргумента: исходное числовое
значение и количество дробных разрядов, до которого его следует округлить.

322

ГЛАВА

11

Использование формул в математических расчетах

в

А

с

D

1

2

rзн;;-чащие цифры

3

1

4

2

1

Округляемое число

51

605 390

6
7
8
9
10
11

900 942

900

ООО

591007

590

ООО

491235

490

ООО

883 788

880

ООО

952 687

950

ООО

-332 602

-330000

Рис.

11.11. Округление чисел до двух значащих цифр

Если передать этой функции в качестве второго аргумента отрицательное значение,

то

Excel округлит исходное число до указанного количества значащих цифр слева

от десятичной запятой. Например, эта формула вернет значение

9500:

=OКРУГЛ(9489;-2)

Если изменить требуемое количество значащих цифр на -3, формула вернет 9000:
=OКРУГЛ(9489;-3)

Такая схема отлично работает, когда в отчете есть значения лишь одного поряд­
ка. Но что делать, если одни значения

-

миллионы, а другие

-

тысячи или даже

сотни? Если все их необходимо вывести с одной значащей цифрой, то придется
использовать различные функции ОКРУГЛ, каждую со своим вторым аргументом
в зависимости от порядка исходного значе ния .

Чтобы решить эту проблему, необходимо заменить в исходной формуле количество
значащих цифр, жестко заданное во втором аргументе, некой формулой, которая

будет вычислять его с учетом значност и исходного округляемого числа.
Допустим, исходное значение

- -2330, 45.

Вычислить значение второго аргумента

функции ОКРУГЛ можно с помощью такой формулы :
=ДЛСТР(ЦЕЛОЕ(АВS(-2330,45)))*-1+2

Она сначала обрабатывает исходное число с помощью функции ABS - чтобы убрать
знак минус, если число отрицательное . Затем результат обрабатывается функцией
ЦЕЛОЕ, которая отбрасывает все дробные позиции ( если они есть). И наконец, функ­
ция ДЛСТР возвращает количество цифр целой части исходного числа.
В нашем примере на данном этапе функция ДЛСТР возвращает

4:

если взять исход­

ное число, -2330,45, и удалить в нем знак минус и его дробную часть, то останутся
именно четыре значащие цифры его целой части.

Далее это число следует умножить на -1, чтобы значение второго аргумента было
отрицательным, а затем добавить к нему то количество значащих цифр, которое
мы хотим видеть в конечном результате:

4*-1+2=-2.

Подсчет значений в диапазоне

323

И наконец, результат этих вычислений будет использован в качестве второго ар­
гумента функции ОКРУГЛ. Если ввести в ячейку рабочего листа Ехсе\ следующую
формулу, то мы нолучим округленное соответствующим образом значение исход­
но1·0 числа, то есть

-2300

(в нем остались две значащие цифры):

=OКРУГЛ(-2330,45;ДЛСТР(ЦЕЛОЕ(АВS(-2330,45)))*-1+2)

Тенерь конкретное исходное значение можно заменить ссылкой на ячейку с окру­
гляемым значением, а фиксированное количество значащих цифр

-

ссылкой на

ячейку, куда можно будет ввести то значение, которое подойдет для отчета. В ре­
зультате мы получим формулу как на рис .

11.11:

=ОКРУГЛ(В5;ДЛСТР(ЦЕЛОЕ(АВ5(В5)))*-1+$Е$3)

Подсчет значений в диапазоне
В Ехсс\ предусмотрено несколько формул для подсчета значений в диапазоне ячеек:
СЧЁТ, СЧЁТЗ и СЧИТАТЬПУСТОТЫ. Каждая из них использует свой алгоритм подсчета,
:1ависящий от того, содержит ли ячейка некое значение (числовое, 01исловое или

текстовое) либо является пустой.
На рис.

11.12 показаны

различные варианты подсчета, которые можно реализовать

с помощью этих функций . В строке

12

функция СЧЁТ используется для подсчета

только тех экзаменов, которые учащиеся сдали успешно. В столбце Н с помощью
функции СЧЁТЗ ведется подсчет всех экзаменов, которые учащиеся сдали на данный
момент. И наконец, в столбце

I функция

СЧИТАТЬПУСТОТЫ служит для подсчета тех

экзаменов, которые учащимся только предстоит сдать.

А

с

в

D

Е

F

Физика

История

G

н

1
2

Jм.,••,~,.

3

4

Учащийся

1

Незачет

5
6
7

Учащийся

2

1

Учащийся

4

Незачет

8

Учащийся

s

1

Английский
язык

1

1

Учащийся з

Экзаменов

1

1
1

1
Незачет

1

1

Незачет

сдано каждым

Осталось

учащимся

экзаменов

2
3
3
2

2

4

о

9

10
11

12

~

Сколько экзаменов сдал учащийся
ематика

Английский

Искусство

История

язык

2

3

4

13

Рис.

11.12. Пример использования функций

подсчета ячеек

1

2

ГЛАВА

324

Использование формул в математических расчетах

11

Функция СЧЁТ подсчитывает лишь те значения, которые находятся в ячейках за­
данного диапазона. У нее один аргумент: диапазон анализируемых ячеек . Так, в на­
шем примере в ячейке С12 используется формула подсчета количества тех ячеек
в диапазоне С4:С8, где есть числовые значения:

=СЧЁТ(С4:С8)

Функция СЧЁТЗ подсчитывает все непустые ячейки. У нее только один аргумент:
диапазон анализируемых ячеек. Например, подсчет всех непустых ячеек в диапазоне

C4:F4 выполняется с помощью такой формулы:
=СЧЁТЗ(С4:F4)

Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ подсчитывает только пустые ячейки в диапазоне. У нее
тоже один аргумент: диапазон анализируемых ячеек. Так, формула ниже подсчи­
тывает все пустые ячейки в диапазоне C4:F4:
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(С4:F4)

Перевод единиц измерения
Возможно, на работе вам приходится часто переводить баррели в кубические ме­
Excel помогает решать эти задачи.

тры, или пинты в литры, или мили в километры .

Переводить одни единицы измерения в другие можно с помощью функции

Excel

ПРЕОБР. Ее также можно использовать для создания таблицы перевода, где будут

все необходимые вам виды единиц измерения. Пример такой таблицы для единиц
измерения объема показан на рис .

11 .13.

При ее создании использовалась именно

функция ПРЕОБР.

Синтаксис функции ПРЕОБР :
=ПРЕОБР(число;

исходная_единица_измерения;

Е

D

F

конечная_единица_измерения)

G

н

Столовая

Чайная ложка

1;
4
5
6
7
18
9
10
11
12
13

l

ts
Чайная ложка
Столовая ложка

Унция
Стакан
Пинта США
Пинта англ.

Кварта
Кварта англ .
Галлон
Галлон англ .

Рис.

tsp
tbs
oz
cup
us_pt
uk_pt
qt
uk_qt
gal
uk_gal

ПРЕОБР(1 ;$Е4;F$3 )

3,00
6,00
48,00
96,00
115,29
192,00
230,58
768,00
922,33

ложка

Унция

Стакан

tbs
0,33
1,00
2,00
16,00
32,00
38,43
64,00
76,86
256,00
307,44

oz
0_,_17
0_,_50
1,00
8,00
16,00
19,2 2
32,00
38,43
128,00
153,72

cup
0,02
0,06
0,13
1,00
2_,_00
2,40
4,00
4,80

11.1 З. Таблица преобразования единиц измерения объема

1 6,_ОО

19, 22

Перевод единиц измерения

Так, перевести расстояние
формулы

100 миль в километры
( она вернет значение 160, 93 ):

325

можно с помощью следующей

=ПPEOБP(100;"mi","km")

А преобразовать

100 галлонов в литры поможет такая формула ( она вернет 378, 54 ):

=ПРЕОБР(100;"gа1";"1")

Вероятно, вы уже заметили, что единицы измерения в этой функции указываются

с помощью специальных кодов. Они представляют собой строго заданные значе­
ния и должны вводиться именно так, как это определено в

Excel.

Если в качестве

аргумента для функции указать "галлон", "миля" или "грамм" вместо ожидаемых

значений "gal",

"mi" или "g" соответственно, то формула вернет сообщение об

ошибке #Н/ д.
Как только вы начинаете ввод функции ПРЕОБР,

Excel

выводит подсказки, позво­

ляя выбрать требуемый код единицы измерения. Кроме того, полный список всех
существующих кодов единиц измерения этой функции можно найти в справочной

системе

Excel.

Выяснив коды всех требуемых единиц измерения, вы можете создать собственную
таблицу перевода, подобную показанной на рис.

11.13.

В ее верхнем левом углу

введите формулу, которая будет ссылаться на соответствующие коды единиц из­
мерения в строке и столбце таблицы.
Убедитесь, что используете в формуле абсолютные ссылки. Для кодов в строке та­

блицы фиксируется ссылка на столбец, а для кодов в столбце фиксируется ссылка
на строку.

=ПРЕОБР(1;$Е4;F$3)

Теперь для того, чтобы создать собственную таблицу перевода единиц измерения,
вам нужно просто скопировать эту формулу во все строки и столбцы таблицы.

Глава

12

ФОРМУЛЫ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТА

В большинстве случаев при работе в

Excel

пользователям приходится не только

выполнять вычисления, но и преобразовывать различные данные или подготавли­
вать их к размещению в базе данных. И выполнение этих действий подразумевает
различные манипуляции со строками. В этой главе мы поговорим о том, как анали­

зировать и преобразовывать текстовые значения, а также о функциях для работы
с текстом, доступных в

Excel.

Работа с текстом
Когда вы вводите в ячейку данные, программа сразу определяет, что именно вы
вводите: формулу, число (включая дату и время) или что-то еще. Вот это <<что-то

еще~>

Excel и воспринимает как текст.

ПРИМЕЧАНИЕ

В некоторых случаях вместо слова «текст~ используется слово «строка~. Оба терми­

на имеют один и тот же смысл и обозначают последовательность символов. Иногда

оба слова употребляются вместе (в выражениях <<текстовая строка~ или «строка
текста~>), но смысл от этого не меняется.

В одной ячейке может храниться до

ве символов меньше). Но

Microsoft Word,

Excel

32

ООО символов (для сравнения: в этой гла­

не является текстовым процессором наподобие

поэтому трудно представить, кому может понадобиться вводить

в одну ячейку так много символов.

Выводить на рабочем листе большие объемы текста помогают надписи. Чтобы ис­
пользовать этот инструмент, выберите на лепте команду Вставка ► Текст ► Надпись
и введите текст. Работать с большими объемами текста в надписях легче, чем
редактировать текст в ячейках. Вдобавок надпись можно свободно перемещать,
и:iменять ее шрифт или размеры. Но если вы собираетесь обрабатывать некий текст
с помощью формул и функций, то он обязательно должен находиться в ячейках

рабочего листа.

Функции работы с текстом

327

Когда числа не воспринимаются как числа
При импорте данных из других источников

Excel иногда распознает числовые значения

как текстовые. Это обычная проблема, но отчаиваться не стоит: эти данные можно пре­
образовать в правильный формат, причем очень быстро.
В зависимости оттого, какие правила поиска ошибок установлены в программе (задаются
на вкладке Формулы диалогового окна Параметры

Excel), Excel может пометить число,
сохраненное в текстовом формате, с помощью смарт-тега (индикатора ошибки) §.
Активизировав эту ячейку и щелкнув на смарт-теге, вы увидите список параметров, по­

зволяющих исправить ситуацию. Чтобы числовое значение обрабатывалось как число,
а не как текст, выберите вариант Преобразовать в число.

Вы можете проверить работу определенных правил поиска ошибок. Для этого выберите
команду Файл ► Параметры, а затем вкладку Формулы. Можно активизировать поиск любой
из указанных там ошибок или всех сразу.
Есть еще один способ преобразовать нечисловые данные в числа. Для этого выделите
пустую ячейку и выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Копировать (или нажмите

Ctrl+C). Затем выделите диапазон, значения которого нужно преобразовать в числовой
формат, и выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Специальная вставка. В открыв­
шемся окне Специальная вставка в группе Операция установите переключатель в по­

ложение Сложить и нажмите кнопку ОК.

Excel

добавит ноль к каждой ячейке текущего

диапазона, и таким образом все ячейки выбранного диапазона будут принудительно

преобразованы в числовой формат. Но эта операция будет выполнена, только если оба
слагаемых являются числами.

Функции работы с текстом
В

Excel очеш, много функций для работы с текстом . Все они прелставлены в кате­

гории Текстовые, которую можно 11айти в диалоговом окне Вставка функции и группе
Библиотека функций вкладки Формулы .

Действие большинства тскстоuых функций не ограничено лишь текстовыми
да1111ыми . Как правило, они могут работать и с теми ячейками, которые содержат

числовые значения. Excel очень удобно использовать и в тех случаях, когда необ­
ходимо обрабатывать числа как текст.

Далее вы увидите несколько примеров, демонстрирующих некоторые общие ( и по­
лезные) способы работы с текстом. Часть из этих примеров вы наверняка сможете
ада птировать под решение ваших задач .

l□□v Пример рабочей книги для ЭТОЙ главы доступен для скачивания. файл называется Текстовые
формулы.хlsх.

328

ГЛАВА

Формулы для обработки текста

12

Объединение строк
Один из основных приемов обработки текстовых данных
ких строк текста в одну. На рис.

12.1

-

объединение несколь­

показано, как получить полное имя человека,

объединяя отдельные строки, содержащие его фамилию и имя.

в

А

1
2

Имя

о

Фами11ия

з 1

А11ександр

Иванов

= ВЗ &" "&С

4

Дмитрий

Смирнов

Дмитрий Смирнов

5

Максим

Кузнецов

Максим Кузнецов

6

Сергей

Козлов

Сергей Козлов

7

Андрей

Петров

Андрей Петров

8

Аllексей

Кондратьев

Аllексей Кондратьев

Артём

Богуш

Артём Богуш

И/IЬА

Апанасик

И11ья Апанасик

Кири1111

По11яков

Кири11л По11яков

Михаи11

Соколов

Михаи/1

9
10
11
12

Рис.

с

COKO/IOB

12.1. Объединение имени и фамилии, хранящихся в разных ячейках

В этом примере используется оператор конкатенации(&; амперсанд). С его по­

мощью можно дать Ехсе\ указание объединить два текстовых значения, стоящих
справа и слева от него, в одну текстовую строку . Кроме того, на рис.

12.1

показано,

что текстовое значение, сохраняемое в ячейке, можно объединить с текстом, ука­
занным непосредственно в формуле. В примере значения в ячейках ВЗ и СЗ при

объединении дополнительно разделяются пробелом, который задан в формуле
в виде строки (заключен в кавычки) .

Функция ОБЪЕДИНИТЬ позволяет реализовывать более сложные сценарии объедине­
ния текстовы х значений. Она требует всего несколько аргументов.
=ОБЪЕДИНИТЬ(раэделитель;

Первый аргумент

-

игнорировать_пустые ;

текст)

разделитель, который будет вставлен между содержимым

объединяемых ячеек. Например, если в качестве разделителя задать запятую, то
при объединении текстовых значений Ехсе\ они будут перечислены через зап ятую.
Второй аргумент указывает, как поступить с пустыми ячейками. Он может прини­

мать лишь два значения: ИСТИНА ( Ехсе\ будет просто игнорировать пустые ячейки)
или ложь. По факту аргумент определяет, как в итоговой строке будут расставлены
разделители и з первого аргумента . Если з начение второго аргумента

-

ИСТИНА, то

Ехсе\ не будет вставлять дополнительные разделители (например, запятые) при
обнаружении пустых ячеек в выбранном диапазоне.
Третий аргумент

-

текст, который нужно объединить. Это может быть просто

текстовая строка или массив строк, например диапаэон ячеек. Функция ОБЪЕДИНИТЬ

требует, чтобы на этом месте были заданы хотя бы одно значение или ссылка на
ячейку.

Функции работы с текстом

На рис.

329

12.2 показано, как с помощью функции ОБЪЕДИНИТЬ собрать в одно текстовое

значение имя, отчество и фамилию для каждого человека, сведения о котором есть

в таблице.

А

в

с

Е

D

13

14
15
161
17
18
19
20
21

Имя

I ОТ'<ество

IАпександр

Фамилия

1

!полное имя

!=ОБЪЕДИНИТЬ(" ";ИСТИНА;В16 : D 16 1

Олегович

Иванов

Дмитрий

Алексеевич

Смирнов

Максим

Иванович

Кузнецов

Максим Иванович Кузнецов

Сергей

Петрович

Козлов

Сергей Петрович Козлов
Андрей Васильевич Петров

Дмитрий Алексеевич Смирнов

Андрей

Васильевич

Петров

Алексей

Дмитриевич

Кондратьев

Апексей Дмитриевич Кондратьев

Артём

Иванович

Богуш

Артём Иванович Боrуш

2З

Илья

Александрович

Аnанасик

Илья Александрович Аnанасик

24
25

Кирилл

Петрович

Поляков

Кирипп Петрович Поляков

Михаил

Васильевич

Соколов

Михаил Васильевич Соколов

22

Рис.

12.2. Получение полного имени человека с помощью функции ОБЪЕДИНИТЬ

Изменение регистра символов
В Ехсе\ есть три функции, которые меняют регистр символов текста на верхний,

нижний или смешанный (первая буква каждого слова в верхнем регистре, а осталь­
ные

-

в нижнем). Как показано на рис.

12.3,

функции требуют передачи лишь

указателя на текст, который нужно обработать. Как вы, возможно, уже догадались,
функция ПРОПИСН переводит все символы в верхний регистр (то есть в прописные

буквы), функция СТРОЧН

-

в нижний ( то есть в строчные буквы), а функция ПРОПНАЧ

делает первые буквы всех слов прописными, а остальные

-

строчными. (Стоит

учесть, что эти функции работают лишь с буквами, а другие символы просто иг­
норируют, возвращая их неизменными.)

К чему душа лежит, к тому иСр~ки nрило:-l

А

4

s
б

8

=ПРОПИСН(С4)

К ЧЕМУ ДУША ЛЕЖИТ, К ТОМУ И РУКИ ПРИЛОЖАТСЯ .

=СТРОЧН(С4)

к чему дуwа лежит, к тому и руми приложатся .

=ПРОПНАЧ(С4)

К Чему Душа Лежит, К Тому И Руки Приложатся .

9

10

=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(С4;1))&СТРОЧН(ПРА8СИМВ(С4;ДЛСТР(С4)-1))

Рис.

--=:J к чему душа лежит, к тому и руки приложатся .

j

12.3. Перевод текста в верхний. нижний и смешанный регистры

К сожалению, в Ехсе\ нет функции, которая бы приводила текст в соответствие
с принятыми правилами написания предложений, когда с прописной начинается

только первое слово, а все остальное

-

строчными. Но, как показано на рис.

для этих целей можно использовать формулу:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(С4;1))&СТРОЧН(ПРАВСИМВ(С4;Д/1СТР(С4)-1))

12.3,

ГЛАВА

330

12

Формулы для обработки текста

Она состоит из двух частей, соединенных оператором конкатенации & (ампер­
сандом).

Первая часть выглядит так:
ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(С4;1))

Здесь функция ЛЕВСИМВ извлекает заданное количество символов из левой части
указанной строки . В ней всего два аргумента: исходная текстовая строка и количе­
ство символов, которые нужно извлечь из строки, начиная с ее левого края. В нашем

примере извлекается один, крайний слева, символ из строки, которая находится

в ячейке С4. Затем функция ПРОПИСН переводит этот символ в верхний регистр.

Вторая часть более сложная. В ней используется функция ПРАВСИМВ:
СТРОЧН(ПРАВСИМВ(С4;ДЛСТР(С4)-1))

Как и ЛЕВСИМВ, функция ПРАВСИМВ требует два аргумента: исходную текстовую строку
и количество извлекаемых из нее символов, начиная с правого края . Но в данном

случае мы не можем во втором аргументе функции ПРАВСИМВ указать фиксированное
количество символов. Это значение нужно вычислить, уменьшив длину исходной
строки на единицу , то есть << отрезав ,> первый символ строки, который мы переведем

в верхний регистр первой половиной формулы .
С помощью функции ДЛСТР можно получить полную дл ину строки . Из ее результата
вычитается единица, и з нач е ни е п ереда ется функции ПРАВСИМВ в кач естве второго
аргум е нта .

Теп ерь можно п е редать функции СТРОЧН всю исходную с троку (з а исключ е ни е м

первого символа), чтобы она пере вела ее в нижний регистр.
Исполь з уя оп е рат ор конкат е нации, мы получим окончат ел ьный р ез у л ьт ат

(рис.

12.3):

=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(С4;1))&СТРОЧН(ПРАВСИМВ(С4;ДЛСТР(С4)-1))

Удаление лишних пробелов
При и з вл е ч е нии данных из вн е шн е й

баз ы (или устаревш е й информацион­

А

в

с

ной си сте мы) т е кстовы е строки в них

[ftсходный текст lсокращенный текст]
ABCD
ABCD
А В С D
ABCD

наве рняка будут содержать множество
лишних пробелов . Они могут быть в на­
чал е , в конце строки или между словами

( как

в яч е йке В6 н а рис .

Alan

12.4 ).

! двсо

Jones

Alan Jones

l=СЖПРОБЕЛЫ(В7)1

Эти пробелы могут вы з ывать проблемы
в работе функций поиска, м е шать точ­
ному выставл е нию раз м еров столбцов,
усложнять создание диаграмм и т. д.

Рис.

12.4. Удаление лишних пробелов
из текстовых строк

Функции работы с текстом

На рис. 12.4 показано,
Excel СЖПРОБЕЛЫ.

331

как удалить такие лишние пробелы, используя функцию

Функции передается строка текста, из которой она удаляет все лишние пробелы,
оставляя по одному пробелу между словами.

Как и прочие функции, СЖПРОБЕЛЫ можно вкладывать в другие, чтобы очистить
текст до того, как с ним будут выполняться некие действия. Например, эта формула

сначала удаляет избыточные пробелы из строки в ячейке Al, а затем переводит ее
в верхний регистр:
=ПРОПИСН(СЖПРОБЕЛЫ(Аl))

Обратите внимание: функция СЖПРОБЕЛЫ разработана так, что удаляет из текста

только символы пробела в кодировке

ASCII; его десятичный код - 32. Но в наборе
Unicode есть и дополнительный символ пробела, который на­
зывается «неразрывным•. Он имеет десятичный код 160 и очень часто используется
символов кодировки
на веб-страницах.

Функция СЖПРОБЕЛЫ разработана так, что удаляет только пробелы, представлен­
ные кодом СИМВОЛ(З2). Она не может работать с пробелами с кодом СИМВОЛ(160).
В таких ситуациях нужно с помощью функции ПОДСТАВИТЬ найти символы с кодом

СИМВОЛ(160) и эаменить их символами с кодом СИМВОЛ(32), которые может обраба­
тывать функция СЖПРОБЕЛЫ. Поможет такая формула:
=СЖПРОБЕЛЫ(ПОДСТАВИТЬ(А4;СИМВЛ(160);СИМВОЛ(32)))

Подробнее о функции ПОДСТАВИТЬ расскаэывается в подразделе «Замена текста»
далее в главе.

Извлечение фрагментов строки
Один иэ наиболее важных приемов работы с текстом в
ментов строки или слова. На рис.

12.5 показано,

Excel -

извлечение фраг­

как с помощью функций ЛЕВСИМВ,

ПРАВСИМВ и ПСТР можно выполнять подобные задачи.
Функция ЛЕВСИМВ возвращает указанное количество символов с начала (левой
стороны) текстовой строки. У нее два аргумента: исходная строка и количество
символов извлекаемого фрагмента. В примере ниже извлекается пять первых

символов из текста в ячейке А4:
=ЛЕВСИМВ(А4;5)

Функция ПРАВСИМВ воэвращает указанное количество символов, начиная с конца

( правой стороны) текстовой строки. У нее тоже два аргумента: строка и количество
символов извлекаемого фрагмента. Вот как извлечь восемь последних символов
из текста в ячейке А9:
=ПРАВСИМВ(А9;8)

332

ГЛАВА

Формулы для обработки текста

12

с

в

А

1
Преобразование 9-значных почтовых индексов

2
3
4
5
6

в 5-значные .
Индекс

Индекс

70056-2343

70056

=ЛЕВСИМВ(А4,5)

75023-5774

75023

=ЛЕВСИМВ(А5,5)

Извлечение номера телефона без кода города .

7

8
9 1
10
11

Телефон

Телефон

(214)887-7765

887-7765

=ПРАВСИМВ(А9,8)

(703)654-2180

654-2180

=ПРАВСИМВ(АlО,8)

Извлечение каждого четвертого символа из

кода задания .

12

13
14

Код задания

Уровень задания

2214001

4

=ПСТР(А14,4,1)

15

5542075

2

=ПСТР(А15,4,1)

16

1113543

3

=ПСТР(А16, 4,1)

Рис.

12.5. Использование функций ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и ПСТР

Функция ПСТР возвращает указанное количество символов строки, начиная с за­
данной позиции. У нее три аргумента: исходная строка, номер символа, с которого
начинается фрагмент, и количество символов извлекаемого фрагмента. В примере
ниже из текста в ячейке А14 извлекается один символ в четвертой позиции:
=ПСТР(А14;4;1)

Поиск конкретного символа
Вы можете использовать функции ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и ПСТР, чтобы извлечь нужный
фрагмент текста, но только если точно знаете, в каком месте исходной строки _он
начинается. А что делать, если точное положение в тексте неизвестно? Например,
у вас есть следующий список кодов товаров:

PRT-432
COPR-6758
SVCCALL-58574
Как извлечь из них числовые значения, указанные после дефиса?
Использовать функцию ЛЕВСИМВ здесь нельзя, поскольку нам нужны фрагменты из

правой части исходных строк. Функция ПРАВСИМВ тоже не подходит, так как в ней
нужно точно указывать количество извлекаемых символов. У нас же в каждом

случае извлекаемый фрагмент имеет разную длину, а значит, любое конкретно

Функции работы с текстом

333

указанное значение в большинстве случаев будет либо меньше, либо больше тре­
буемого. Функция ПСТР сама по себе тоже будет работать неправильно, поскольку
нам необходимо указать в ней точную позицию, с которой начинается извлекаемый
фрагмент, а в нашем примере она постоянно меняется.

Таким образом, чтобы решить задачу, нужно выяснить, где именно в каждой из
строк находится дефис, который указывает на начало извлекаемого фрагмента.
Для этой цели лучше всего использовать функцию НАЙТИ.

В примере, представленном на рис.

12.6, мы используем функцию НАЙТИ в сочетании

с ПСТР, чтобы извлечь цифровые значения из списка кодов. Мы сначала находим

дефис, а затем полученное значение передаем функции ПСТР, чтобы извлечь тре­
буемый фрагмент:
=ПСТР(ВЗ;НАЙТИ("-";В3)+1;2)

г

А

с

в

1

Код товара

2

PWR-16-Small

L

Иэвлечение числовых эначений

-ПСТР( ВЗ ;НАЙТИ ( "-"; В3) +1 ; 2)

PW-18-Medium

18

PW-19-Large

19

CWS-22-Medium

22
44

CWТP -44- La rge

Рис. 12.6. Использование функции НАЙТИ

Синтаксис функции НАЙТИ:
=НАЙТИ(искомый_текст; текст;

[начальная_позиция])

У функции два обязательных аргумента. Первый
найти, а второй

-

- это текст, который требуется

строка, в которой нужно выполнить поиск. Функция возвращает

номер начальной позиции найденной подстроки в исходном тексте. Если подстро­
ка встречается несколько раз, функция НАЙТИ вернет позицию, соответствующую
первому вхождению .

Например, следующая формула находит дефис в строке

"PWR-16-Small":

=HAЙTИ("-";"PWR-16-Small")

Формула вернет 4, так как первым найдет тот дефис, который является четвертым
символом строки.

Функцию НАЙТИ можно использовать как аргумент функции ПСТР, чтобы извлечь
подстроку, расположенную сразу после символа, на котором остановилась функ­
ция НАЙТИ.

ЗЗ4

ГЛАВА

12

Формулы для обработки текста

Если вы введете такую формулу:
=ПCTP("PWR-16-Small";HAЙTИ("-";"PWR-16-Small")+1;2)

то она вернет две цифры, расположенные сразу после первого найденного дефиса.

Обратите внимание: в формуле используется выражение +1. Оно гарантирует, что
будет выбран фрагмент, который идет сразу после найденного дефиса в исходной
строке.

Поиск второго вхождения символа
По умолчанию функция НАЙТИ возвращает позицию п ервого вхождения искомого
с имвола/фрагмента. Если же вас интересует второе вхождение, воспользуйтесь

необязательным, третьим, аргументом. Он позволяет указать позицию, с которой
нужно начать поиск.

Например, следующая формула вернет номер позиции второго дефиса, так как

мы указываем функции НАЙТИ начать поиск с позиции

5 (то

есть с пятого символа

исходной строки):
=HAЙTИ("-";"PWR-16-Small";S)
Можно сделать это динамически ( не зная, с какой позиции начинать), если вложить

одну функцию НАЙТИ в качестве аргумента [начальная_позиция] в другую функцию
НАЙТИ. Следующая формула тоже позволит получить номер позиции второго дефиса:
=HAЙTИ("-";"PWR-16-Small";HAЙTИ("-";"PWR-16-Small")+l)

На рис.

12.7

показан пример использования такого метода. Здесь мы извлекаем

подстроку, опр еделяющую размер товара, из кода, находя второй дефи с и используя

этот номер позиции как исходную точку для функции ПСТР. Формула, расположен­
ная в ячейк е СЗ, выглядит так:
=ПСТР(ВЗ;НАЙТИ("-";ВЗ;НАЙТИ("-";ВЗ)+1)+1;10000)

А

1
2
3
4
5
6
7

в

_ _ _c_ _ _

l

,---------~---

_ _к_
о,_,дс_т_
о_
в а__,р'--а--+_ _ _ _ _ _
И _зв_л_е_ч_е_н_и_е.,_р_а_зм
_
е ._а_ _ _ _ _ _

PWR-16-Small
PW-18-Medium
PW-19-Large
CWS-22-Medium
CWTP-44-Large

=ПСТР( ВЗ ;НАЙТИ("-";В З ;НАЙТИ (" -"; В3) +1 ) +1;1OOOO)

Medium
Large
Medium
Large

Рис. 12.7. С помощью вложенной функции НАЙТИ можно определить
второе вхождение дефиса в исходной строке

1

Функции работы с текстом

Эта формула указывает

Excel найти

335

номер позиции второго дефиса, переместиться

на О/\ИН символ, а затем извлечь следующие

10 ООО символов. Конечно, в примере
10 ООО символов, но так мы гарантируем, ч.то будет извлечена

ни в одной строке нет

вся оставшаяся часп, строки после второго дефиса .

Замена текста
И1юта нужно заменить один текст 11ругим . Типичный пример

-

результат выпол­

нения функции ПРОПНАЧ . Она переводит в верхний регистр нс только первую букву
каж11ого слова, 110 и вес буквы, стоящие носле апострофа. Чтобы понять, о чем речь ,

введите в

Excel такую формулу:

=ПРОПНАЧ("КОФЕ

STARBUCK'S")

О11а должна преобразовать строку так , чтобы первая буква каждого слова была
прописной, а вес остальные
во:шращает значение Кофе

букву

S, стоящую

- строчными. Но в действительности функция ПРОПНАЧ
Starbuck' S. Она перевела в верхний регистр и после1щюю

после апострофа.

Ис11равить это проще всего с помощ1,ю функции ПОДСТАВИТЬ, которая позволяет

заменить некий текст в строке. На рис.

12.8 показано,

как это делается с помощью

слс;~ующей формулы :
=ПОДСТАВИТЬ(ПРОПНАЧ(ПОДСТАВИТЬ(В4;"'";"qzх"));"qzх";"'")

Е4

fx

V

=ПОДСТАВИТЬ(ПРОПНАЧ(ПОДСТАВИТЬ(В4;"'";"qzх"));"qzх";"'")

в

А

с

Е

D

1
2

Iпример ошибки функции ПРОПНАЧ J

Исп авление ошибки

3

Компания

41

STARBUCK'S COFFEE

Starbuck'S Coffee

5

MCDONALD'S

Mcdonald'S

Mcdonald's

6

MICHAEL'S DELI

Michael'S Deli

Michael's Deli

Рис.

Starbuck's Coffee

12.8. Исправление ошибки, вызванной работой функции ПРОПНАЧ

Вот синтаксис функции ПОДСТАВИТЬ:
ПОДСТАВИТЬ(текст;

стар_текст;

нов_текст;

[номер_вхождения])

В 11а111ем прим ере формула содержит две функции ПОДСТАВИТЬ и, по сути, представ­

ляет собой две формулы, вложенные одна в другую . Первая формула им еет вид:
ПРОПНАЧ(ПОДСТАВИТЬ(В4;"'";"qzх"))

З11есь функция ПОДСТАВИТЬ испою,зуется для замены всех анострофов сочетани­
ем букв

qzx.

Это может показаться странным,

110

метод в том и состоит: символ,

ГЛАВА

336

12

Формулы для обработки текста

вызывающий ошибку, нужно заменить сочетанием символов, которое вряд ли
встретится в обычном тексте.

Вторая формула выполняет обратное преобразование, то есть заменяет сочетание
символов

qzx

апострофом:

=ПОДСТАВИТЬ(ПРОПНАЧ(ПОДСТАВИТЬ(В4;"'";"qzх"));"qzх";"'")

Таким образом, полная формула заменяет апострофы сочетанием символов
и выполняет функцию ПРОПНАЧ, а затем вновь заменяет сочетания

qzx

qzx

апостро­

фами.

Подсчет количества определенных символов в тексте
Допустим, вам нужно узнать, сколько букв с в слове Миссисипи. Конечно, совсем
не сложно подсчитать их вручную, но если представить это в виде алгоритма, то

нужно выполнить следующие действия.

1.
2.
3.

Подсчитать общее количество букв в слове Миссисипи

(9

букв).

Подсчитать, сколько букв останется в слове после удаления всех букв с (6 букв).
Вычесть последнее значение из исходного количества букв.

Выполнив эти действия, можно получить математически обоснованный вывод, что

в слове Миссисипи три буквы с.
Так можно, например, подсчитывать количество слов в строке. На рис.

12.9 показан

результат выполнения следующей формулы, которая подсчитывает слова в строке
из ячейки В4 (в данном случае их
=ДЛСТР(В4 )-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(В4;"

А

9):
"; '"') )+1

l

с

в

По счет коли чества слов

~

К чему душа лежит, к тому

и руки приложатся.

=ДЛСТР( В4 ) -ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(В4; "

";'"' ))+1

'-----'-'--~-------'-'-'----'---'--'-'---'---'-'--9
-- - ' - - - ' - - - ' - - " - - - -_-

5

Рис.

12.9. Подсчет количества слов в ячейке

Здесь выполняется последовательность действий, предусмотренная в алгоритме
выше . Сначала в формуле используется функция ДЛСТР для определения длины
строки в ячейке В4:
ДЛСТР(В4)

Затем используется функция ПОДСТАВИТЬ для удаления пробелов:
ПОДСТАВИТЬ(В4;"

";"")

Функции работы с текстом

337

Обернув функцию ПОДСТАВИТЬ в функцию ДЛСТР, мы получим длину строки без про­

белов. Обратите внимание: к полученному результату добавляется единица ( +1),
чтобы учесть тот факт, что после последнего слова нет пробела:

";""))+1

ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(В4;"

Вычитая длину строки без пробелов из длины исходной строки, мы получаем
количество слов:

=ДЛСТР(В4)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(В4;"

";""))+1

Использование в формуле символа конца строки
При создании в Ехсе\ диаграмм иногда в текст лучше вставлять символы конца
строки, чтобы получить более наглядные изображения. В качестве примера рас­
смотрим следующую диаграмму (рис.

12.10). НаосиХмы выводим имя менеджера,

а также количество проданных им товаров. Это позволяет не перегружать график
подписями данных .

Продано единиц товара
1200
1000
800

11 1 1

600
400

200
о

Иван

Дмитрий

Олеr

Елена

Ееа

Наталья

843

573

858

890

602

984

Рис.

12.10. Подписи на оси Х содержат символ конца строки

Секрет в том, что в формуле, с помощью которой создаются подписи для оси кате­
горий, используется функция символ (рис .

А

12.11 ).

в

с

1
2

4

Дмитрий

Дмитрий573

573

5

Олег

Олег858

858

6

Елена

Елена890

890

Ева

Ева602

602

Наталья

Наталья984

984

7
18

Рис.

Продано единиц товара

зl
-,1~~~~~-8~4-.

з ~
,-ван---тl-=д_з_&_с_им-во_л_(_lО_}_&_
с_
з

12.11. Использование функции СИМВОЛ для принудительного добавления символа конца строки

338

ГЛАВА

12

Формулы для обработки текста

Каждый символ в Excel имеет соответствующий код ANSI (American National
Standards lnstitute - Американский национальный институт стандартов). Коди­
ровка символов по ANSI используется и в самой операционной системе Windows,
и именно этот код онределяет символ, который вы увидите на экране. Таблица ANSI
содержит 255 символов, пронумерованных от 1 до 255. Так, код заглавной латин­
ской буквы А - 65, а цифра 9 имеет код 57. Коды назначены даже непечатаемым
символам; например, код пробела - 32, а 10 - это код символа окончания строки
и нерехода на следующую.

С помощью функции СИМВОЛ в формулу можно добавить любой символ. В нримере,
ноказанном на рис.

12.11,

мы добавили в формулу символ конца строки, ра:зделя­

ющий значения, которые извлекаются из ячеек АЗ и О:
=АЗ&СИМВОЛ(10)&СЗ

Удаление из текста непечатаемых символов
Данные из внешних источников, таких как текстовые файлы или веб-документы,
могут содержать непечатаемые символы. Вместо того чтобы очищать данные от
таких символов вручную, можно испольэовать функцию Ехсе\ ПЕЧСИМВ (рис.

в

А

2

Маrазин

3 1
4

Москва

с

Очи

(Маrазин #1) 1Ш11Ш1111

енный текст

=СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ (В3) )

Москва (Маrазин #2)1111ШIШ! Москва (Маrазин #2)
Москва (Магазин #3)1111ШIШ1

5

Казань (Магазин #l) IШIIШl?J

6

Казань (Магазин #2) 1ШШШ1

7
8

12.12).

Казань (Магазин #3)1ШШШJ

Рис.

Москва (Магазин #3)
Казань (Магазин #1)
Казань (Магазин #2)
Казань (Магазин 113)

12.12. Очистка данных с помощью функции ПЕЧСИМВ

Функция ПЕЧСИМВ удаляет вес непечатаемые символы иэ строки, которая нередается
ей в качестве аргумента . Если же эту фу11ю1ию вложить в функцию СЖПРОБЕЛЫ, то
можно удалить иэ строки нс только не11ечатаемые символы,

110 и все лишние 111ю­

белы:
=СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(ВЗ))

Дополнение чисел нулями
Нередко данные, полученные в

Exccl,

нередаются в дру,· ие информационные си­

стемы организации, например в базы ;щш1ых. В них часто сеть требования к длине
нолей, которые предписывают определенное количество символов. Ти11ич11ый

способ обеспечит~, в1,111олнение этих требований
до установленной длины.

-

дополнить значения нулями

Функции работы с текстом

Дополнение данных нулями

-

339

относительно простая концепция . Так, если в базе

данных есть поле идентификатора клиента, длина которого должна составлять

десять символов, то можно дополнить значения достаточным количеством нулей.

Другими словами, идентификатор клиента
шестью нулями:
На рис.

12.13

2345

необходимо будет дополнить

2345000000.

в ячейке С4 находится формула, позволяющая дополнять значения

нулями до установленной длины :
=ЛЕВСИМВ(В4&"0000000000";10)

А

в

с

1
2
3

1

4

1

1D покупателя ополнение о 10 символов
5381656!=ЛЕВСИМВ( В4&"0000000000"; 10)

5

832 8320000000

6

23 2300000000

7

290 2900000000

8

2036 2036000000

9

5965 5965000000

10

6 6000000000

11

7457 7457000000

12

2903 2903000000

13

6137 6137000000

Рис.

12.13. Дополнение идентификатора клиента до десяти символов

Формула, представленная на рис .

12.13, дополняет

значение в ячейке В4 строкой

из десяти нулей . В результате создается новое значение идентификатора, длина

которого гарантированно больше десяти символов.
Затем с помощью функции ЛЕВСИМВ это значение просто обрезается справа до тре­
буемой длины в десять символов.

Отображение чисел в виде текста
В отчетах нередко требуется объединить текстовое значение с числовым, которое
отформатировано тем или иным образом . Например, нам нужно вывести отчет

о результатах работы менеджеров в таком виде:
Иван ДМитриев:

500 000

~

Проблема в том, что если для объединения в одну строку текстового и числового
значений используется обычный оператор конкатенации, то исходное формати­
рование чисел утрачивается . На рис .

12.14

показан соответствующий пример.

Обратите внимание: числа в объединенных строках неотформатированы, как было
в исходных ячейках.

340

ГЛАВА

Формулы для обработки текста

12

А

в

1
2

Менеджер

Крючков

Дудкина
Пирогова

Сидоров

11

3айкина

Петров :

Дудкина:

5205000
246000
7136000

Пирогова : 2921000

Сорока:8225000
Малец:

5630000

Сидоров:7994000

3айкина:6676000

6 676 000,00 11
5 716 000,00 11

Беликов

11

"&
Крючков:

8 225 000,00 11
5 630 000,00 11
7 994 000,00 11

Малец

~

В3&":

7 136 000,00 11
2 921 000,00 11

Сорока

8
9
10

~Меневже~и п~оважи

6 820 000,00 11
5 205 000,00 11
246 000,0011

Петров

5
6
7

Е

D

Продажи

Иванов

3 1
4

Рис.

с

Беликов:5716000

1

12.14. Числа. объединенные с текстом. утрачивают исходное форматирование

Чтобы решить эту проблему, ссылку на ячейку с исходным числовым значением
следует обернуть функцией ТЕКСТ, которая позволяет задать требуемое формати­
рование (рис.
=ВЗ&":

12.15):

"&ТЕКСТ(СЗ;"0

000~")
с

в

А

Е

D

1
2

Менеджер

3 1
4

Иванов

Продажи

6 820 000,00 11

Мене

Петров
Крючков

5 205 000,00 11
246000,0011

Петров :

5
6

Дудкина

7 136 000,00 11

Дудкина :

5 205 00011

Крючков :

246 00011

7

Пирогова

2 921 000,00 11

Пирогова:

7 136 00011
2 921 00011

8
9

Сорока

Сорока:

8 225 00011

Малец

8 225 000,00 11
5 630 000,00 11

Малец: 5 630 00011j

10

Сидоров

7 994 000,00 11

Сидоров:

7 994 00011

11

3айкина

Зайкина:

6 676 00011

12

Беликов

6 676 000,00 11
5 716 000,00 11

Беликов :

5 716 00011

Рис.

12.15. С помощью функции ТЕКСТ можно отформатировать числовые значения
при объединении с текстом

Функция ТЕКСТ требует два аргумента: число и допустимый формат. Допустимый

в том смысле, что
значение

Excel

сможет его распознать. Например, эта формула вернет

99~:

=ТЕКСТ(99,21;"#

###~")

То же число эта формула выведет как
=ТЕКСТ(99,21;

"0%")

А эта формула выведет его как
=ТЕКСТ(99,21;"0,0")

99, 2:

9921%:

Функции работы с текстом

341

Проще всего определить требуемый синтаксис форматирования на вкладке Число
диалогового окна Формат ячеек. Для этого сделайте следующее.

1.

Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке и в контекстном меню вы­
берите Формат ячеек.

2.
3.

На вкладке Число в списке Числовые форматы ( слева) выберите нужную категорию.
Теперь в том же списке выберите значение (все форматы). Справа появится
список Тип.

4.

Скопируйте синтаксис, который будет выведен в верхней строке списка Тип,
и вставьте его в формулу.

Отображение чисел в формате Денежный
Если числовые значения, которые вы объединяете с текстом, представляют собой
денежные суммы, то проще всего отформатировать их с помощью функции РУБЛЬ.
Она применяет к числовому значению региональный денежный формат (то есть

формат Денежный).

Функция РУБЛЬ имеет два аргумента: форматируемое число и требуемое количество
цифр после десятичной запятой.
=В3&":

"&РУБЛЬ(СЗ;0)

Глава

13

ФОРМУЛЫ ДЛЯ РАБОТЫ
С ДАТАМИ И ВРЕМЕНЕМ

Многие рабочие листы
в

Excel содержат информацию о датах и времени. Например,
Excel можно отслеживать состояние дел с течением времени или составлять рас­

писание. Начинающие пользователи часто недооценивают возможности програм­

мы по работе с датами и временем, и зря. В этой главе вы узнаете, как создавать

формулы для работы со значениями такого типа.
ПРИМЕЧАНИЕ
В оригинальных примерах главы, описанных в англоязычном издании, значения

дат приведены в американском формате: месяц/день/год. В адаптированных же
примерах, как и в тексте главы, даты приведены в привычном для нас формате:

день/месяц/год.

Как

Excet обрабатывает даты и время

В этом разделе приводится краткий обзор того, как программа распознает и обра­
батывает значения дат и времени. Кроме того, рассматривается представление дат
и времени в виде порядковых номеров и даются советы по вводу и форматированию
дат и времени.

Даты как порядковые номера
В

Excel дата -

это просто число, вернее, порядковый номер дня, отсчитанного от

вымышленной даты О января

1900 года. ( Она служит для представления временных
данных, не связанных с конкретной датой. Подробнее об этой дате мы расскажем
далее, в подразделе «Ввод дат~.) Порядковый номер

1 соответствует 1 января
1900 года, номер 2 - 2 января 1900 года и т. д. Такая система позволяет использовать

даты в формулах и выполнять с ними различные вычисления. Например, в этой
системе очень просто подсчитать количество дней между двумя датами: достаточно
из одной даты вычесть другую.

В программе можно задавать даты с

( ее порядковый номер - 2 958 465).

1 января 1900 года по 31 декабря 9999 года

Как

Excel обрабатывает даты

и время

343

Пре;tставить число в виде понятной человеку даты позволяет соответствующий

формат. Выполните команду Главная ► Число ► Числовой формат, чтобы открыть
список форматов и выбрать подходящий формат даты. Подробнее о форматах дат
мы ноговорим в разделе <1Форматирование значений дат и времени,> далее в главе.

Две системы дат

Excel

1900 и 1904. Они различаются точкой отсчета.
1900 первым днем считается 1 января 1900 года, а в системе 1904- 1 января
1904 года. По умолчанию в Excel для Windows используется система дат 1900, а в Excel
для Macintosh - система 1904.
Excel

поддерживает две системы дат:

В системе

Для совместимости со старыми файлами Мае
дат

1904. Чтобы

Excel для Windows поддерживает и систему

изменить систему дат, выберите команду Файл ► Параметры и в открыв­

Excel перейдите на вкладку Дополнительно. Установите
1904 в разделе При пересчете этой книги.
что в Excel для Мае систему дат изменить нельзя. В Excel для Windows
использовать систему 1900, установленную по умолчанию.

шемся диалоговом окне Параметры

или снимите флажок Использовать систему дат
Имейте в виду,
рекомендуется

Нужно быть осторожными при совместном использовании рабочих книг с разными
системами дат. Допустим, у нас есть две книги. В Книгеl используется система дат

15.1.1999. В Книге2 используется система дат 1900
Al из файла Книгаl. В этом случае во второй книге мы увидим
дату 14.1.1995, а не 15.1.1999, так как при связывании данных передается просто число,
то есть порядковый номер даты (в данном случае - 34713), а он в каждой книге интер­
1904,

и в ячейке

Al

хранится дата

и есть ссылка на ячейку

претируется по-своему.

Одно из преимуществ системы дат

1904 состоит

в том, что она позволяет отображать

отрицательные значения времени. Если в результате вычислений (например, в форму­
ле

=4: 00-5: 30) получено отрицательное значение, то оно не отображается в системе
1900, а в системе 1904 выводится как-1:30 (то есть разница 1 час 30 минут). Но нужно
учесть, что в системе дат 1900 отрицательные значения времени сохраняются и обра­
батываются корректно, просто Excel не может их отобразить.

дат

Ввод дат
Любую дату вы можете ввести в виде порядкового номера (если :таете его), а за­
тем отформатировать се как дату. Но чаще всего дату вводят с помощью одного из

установленных форматов даты . Ехсе\ автоматически преобразует ввод в порядковый
номер даты (который в дальнейшем можно будет использовать в вычислениях)
и применит к нему формат даты 110 умолчанию. В результате вы увидите именно
дату в привычном виде, а не загадочный порядковый номер.

Например, если вы хотите ввести в ячейку дату 18 июня 2022 года, введите 18 Июнь
2022 (можно использовать любой другой поддерживаемый формат). Ехсе\ интер­
претирует ваш ввод как дату и сохранит значение 44730 - ее порядковый номер .

Кроме того, к ячейке будет применен формат дат, установленный в системе по
умолчанию, поэтому ре:3ультат может отображаться не совсем так, как ваш ввод.

344

ГЛАВА

13

Формулы для работы с датами и временем

ПРИМЕЧАНИЕ

В зависимости от ваших региональных настроек ввод данных в формате, подобном
июнь

18 2022, программа может интерпретировать и как текст. В этом случае дату

нужно вводить в формате, соответствующем вашим региональным настройкам, на­
пример

18. 06. 2022.

Если в ячейку с датой поместить курсор, то в строке формул эта дата отобразится
в принятом по умолчанию формате, который соответствует короткому формату

дат. То есть в строке формул порядковый номер даты не отображается. Если
вам нужно узнать порядковый номер конкретной даты , установите для ячейки

формат Общий.
СОВЕТ

Чтобы изменить формат даты по умолчанию, необходимо изменить общесистемную
настройку. Перейдите в раздел Часы, язык, регион на Панели управления Windows и вы­
берите Язык и региональные стандарты ( в Windows 7) или просто Региональные стандарты
(в Windows 10). Формат дат по умолчанию можно выбрать в списке Краткая дата.
Выбранный параметр будет определять стандартный формат дат, который Excel
использует для вывода дат в строке формул.

Excel довольно гибко подходит к распознаванию дат, введенных в ячейку. Но он не­
идеален . Если вы попытаетесь ввести дату, которая находится вне поддерживаемого
диапазона дат, то программа интерпретирует ее как текст. Если же вы отформатиру­
ете как дату порядковый номер, выходящий за рамки поддерживаемого диапазона ,

значение будет отображаться в виде серии символов#########.

Поиск дат
Для поиска конкретной даты на листе с большим количеством дат можно использовать
диалоговое окно Найти и заменить. (Открывается командой Главная ► Редактирова­
ние ► Найти и выделить ► Найти или нажатием

Ctrl+F.)

Но учтите, что при поиске вводить

дату нужно в том формате, в котором она выводится в строке формул. Так, если ячейка
содержит дату в формате

2022», то в строке формул она будет отображаться
19.06.2022). И если искать эту дату в том виде, в ко­
в ячейке, то Excel ее не найдет.
«19

июнь

в кратком формате (например, как
тором она представлена

Время как порядковый номер
Для представления времени в Excel служит расширенная система представления
дат: к порядковым номерам дней добавляются десятичные значения , соответству­
ющие времени . Иначе говоря , программа воспринимает время как дробную часть
дня. Например, порядковый номер даты

1 июня 2022

этого дня в Excel соответствует значению 44713, 5.

года

- 44713. Тогда

полдень

Как

Одна минута в программе составляет примерно

Excel обрабатывает даты и

0,00069444.

время

345

Это значение можно

получить с помощью формулы, приведенной ниже. В ней мы вычисляем дробь,
в знаменателе которой

-

количество минут в сутках

(1440):

=1/(24*60)
Соответственно, числовое значение одной секунды

-

приблизительно 0,00001157.

Чтобы получить это число, в знаменателе той же дроби указываем количество
секунд в сутках

(86 400):

=1/(24*60*60)

Excel

распознает значения времени с точностью до одной тысячной секунды.

Числовой эквивалент для времени
до полуночи)

23:59:59,999

(то есть одна тысячная секунды

- 0,99999999.

Некоторые значения времени суток и соответствующие им числа представлены

втабл.13.1.

Таблица

13.1. Значения

времени суток и соответствующие им числовые значения

Время суток

Число

00:00:00 [полночь]

0,00000000

-----~----···-----------

------.-----~--

1:30:00

0,06250000

7:30:00

0,31250000

-------

10:30:00

0,43750000

12:00:00 [полдень]

0,50000000

13:30:00

0,56250000

16:30:00

0,68750000

18:00:00

0.75000000

21 :00:00

0,87500000

22:30:00

0,93750000

Ввод значений времени
Вероятнее всего, вы не будете работать непосредственно с порядковыми номерами
дней и их дробными частями, используемыми для представления времени. Просто
введите в ячейку время в одном из принятых форматов (табл. 13.2), а остальное

Excel сделает сам.

ГЛАВА

346
Таблица

13

Формулы для работы с датами и временем

13.2. Форматы

Excel

времени, распознаваемые

Содержимое ячейки

Интерпретация программы

11 :30 АМ

11

часов

30

11 :30:00 АМ

11

часов

30 минут

11:30 РМ

23 часа 30

11 :30

11

13:30

13 часов 30 минут

часов

минут

минут

30 минут

Excel использует по умолчанию
1900 года). Если вам нужно комби­

В этих примерах не указан день, и в таких случаях
дату с порядковым номером О (то есть О января

нировать даты и время, то сначала введите дату в одном из распознаваемых Ехсе\
форматов, затем через пробел - время, также в одном из установленных форматов.
Например, если вы введете в ячейку 6/1/2025 11: 30, Ехсс\ интерпретирует это как

11:30 утра 1 июня 2025

года (числовое значение

Если значение времени превышает

24

часа, то

- 45 663,4791666667).

Excel

интерпретирует его как соот­

ветствующее значение времени следующего дня. Так, введенное в ячейку значение

25 :00: 00 интерпретируется как 1:00:00 (час ночи) 1 января 1900 года. Часть значе­
ния, соответствующая дате, увеличивается на единицу, поскольку временная часть

превышает

24

день О января

часа. Помните: для времени бе;з указания даты всегда иснользуется

1900 года.

Аналогично, сели вы вводите дату и время (и время вревышает

24 часа),

введенная

дата корректируется. Например, если вы введете 18. 9. 24 25: 00: 00 (для ячейки

должен быть установлен формат даты), то это значение автоматически преобра­
зуется в 19.09. 20241 :00:00 (увидеть его можно в строке формул, а в ячейке будет

отображаться 19. 02. 24 ).
Максимальное значение времени, которое можно ввести в ячейку (без даты), со­

ставляет 9999:59:59 ( без одной секунды

1О ООО часов).

Это значение Ехсе\ интерпре­

тирует как 19. 02 .190115: 59: 59. Если вы введете время, превышающее

1О ООО часов,

то Ехсе\ интерпретирует его как строку.

Форматирование значений дат и времени
Ехсе\ предоставляет широкие воэможности для форматирования ячеек, содер­
жащих значения дат и времени. Например, ячейку можно отформатировать так,

чтобы в ней отображалас1, только дата, или только время, или олновремснно и дата,
и время.

Форматировать ячейки с латой и временем можно на вкладке Число диалогового окна
Формат ячеек. Для его открытия нажмите кнонку ~ в правом нижнем углу грунпы

Как

Excel обрабатывает даты и время

34 7

команд Число на вкладке Главная или выберите команду Другие числовые форматы
в списке Числовой формат там же.

В категории Дата представлены встроенные форматы дат, в категории Время - фор­

маты времени. Некоторые форматы позволяют отображать как дату, так и время.
Выберите подходящий формат в списке Тип и нажмите ОК.
СОВЕТ

Когда вы создаете формулу, которая ссылается на ячейку с датой или временем,

Excel автоматически применяет тот же формат к ячейке с формулой. Такая автома­
тизация, как правило, очень помогает, но в некоторых ситуациях все же неуместна

и может раздражать. К сожалению, отключить автоматическое форматирование

невозможно. Поэтому, если нужно отменить форматирование, выберите команду
Главная ► Число ► Числовой формат ► Общий, или выберите в окне Формат ячеек формат
Общий, или нажмите

arl+Shift+,.,

(тильда).

Проблемы, возникающие при работе с датами
Многие проблемы при работе с датами в

Excel

связаны с тем, что программа раз­

рабатывалась много лет назад. Система дат и времени в

Excel вместе со всеми
( о которых еще поговорим) перекочевала из программы Lotus 1-2-3.
Excel разрабатывался с нуля сейчас, то, скорее всего, работа с датами

ошибками

Если бы

была бы более корректной.

Ошибка високосного

1900 года

В каждом високосном юду есть дополнительный день

- 29 февраля. Считается, что
100 без остатка, не являются високосными, если не делят­
ся без остатка на 400. Согласно этому правилу, 1900 год не является високосным,
но Excel считает его таковым. Например, если ввести в ячейку дату 29.2.1900,
то Excel интерпретирует ее как правильную и присвоит ей порядковый номер 60.
годы, которые делятся на

Если же ввести 29.2.1901, то

Excel воспримет дату как ошибочную и не преобразует

в формат даты, а будет рассматривать как строку.
Как программа, которой ежедневно пользуются миллионы пользователей во

всем мире, может содержать столь очевидную ошибку? Ответ кроется в истории

создания

Excel: 1900 год ошибочно считался високосным еще в первой версии
Lotus 1-2-3. Зная об этой ошибке, разработчики первой версии Excel решили по­

вторить ее в своей программе, чтобы обеспечить совместимость файлов таблиц

Excel и Lotus.
Но почему эта ошибка сохранилась в более поздних версиях

Excel? В Microsoft счи­

тают, что вред от ликвидации ошибки високосного года превысит возможную пользу:

сотни тысяч существующих рабочих книг, созданных как в

Excel,

так и в других

приложениях электронных таблиц, сразу станут несовместимыми. Разработчики

_

348

ГЛАВА

13

Формулы для работы с датами и временем

электронных таблиц знают об этой ошибке и учитывают ее. На самом деле эта
ошибка вызывает очень мало проблем, поскольку большинство пользователей
не используют даты до

1 марта 1900 года.

Невозможность использования даты до 1января
Конечно, жизнь на Земле началась не

1900 года

1 января 1900 года. Люди, работающие с исто­
Excel может

рической информацией, конечно же, обращаются и более ранним датам.

работать с ними (например, программа не выдаст ошибку, если вы введете в ячейку

4

июля

1776),

но, к сожалению, воспринимает их как текст, а значит, невозможно

будет использовать функции для работы с датами.
СОВЕТ

Если необходимо упорядочить информацию по старым датам, то нужно ввести дату
в следующем формате: год четырьмя цифрами, далее месяц двумя цифрами, а за­
тем день

-

также двумя цифрами: например

1776-07-04. Такой

формат записи дат

не позволит работать с этими строками как с датами, однако операция сортировки
по дате будет выполняться корректно.
Использование дат в текстовом формате в некоторых ситуациях помогает, но главная

проблема в том, что даты в виде текста невозможно обработать. Например, нельзя
изменить форматирование или определить день недели, а также невозможно вы­

числить, какой день будет через семь дней после указанной даты.

Обозначение года двумя цифрами
Если вы вводите дату, обозначая год двумя цифрами, то убедитесь, что

Excel

пра­

вильно их интерпретирует. Дело в том, что в программе есть правила, определяющие,
какой век использовать в разных случаях.

Двузначные значения года от

00 до 29 интерпретируются как даты XXI века,
30 до 99 - как даты ХХ века. Например, дату 5. 12. 28 Excel интер­
претирует как 5 декабря 2028 года, а 5. 12. 30 - как 5 декабря 1930 года, поскольку
по умолчанию в Windows граничным является 2029 год.
а значения от

СОВЕТ

Лучший способ избежать неожиданностей

-

всегда вводить год полностью, ис­

пользуя четыре цифры.

Функции для работы с датами и временем
В

Excel довольно

много функций для работы с датами. Все они собраны в катего­

рии Дата и время (доступна по команде Формулы ► Библиотека функций ► Дата и время).

В этих функциях подразумевается, что и даты, и время, по сути, представля­
ют собой лишь систему нумерации. А это, в свою очередь, открывает широкие

Функции для работы с датами и временем

349

возможности для различных видов анализа с использованием формул. В этом

разделе мы рассмотрим примеры такого анализа и вы научитесь создавать соб­
ственные формулы.

Ш□у Файл с примерами для этой главы доступен для скачивания, он называется Даты и время.хlsх.
Вывод текущих даты и времени
Вместо того чтобы вводить текущие дату и время вручную, можно использовать
Excel. Например, функция СЕГОДНЯ возвращает

одну из двух специальных функций
только текущую дату:

=СЕГОДНЯ()

Функция ТДАТА возвращает текущие дату и время:
=ТДДТА()

Обе функции возвращают числовое значение системных даты и времени. При этом
СЕГОДНЯ всегда предполагает полночь, а ТДАТА возвращает фактическое время.

Важно помнить, что обе функции автоматически пересчитываются каждый раз,
когда вы изменяете или открываете рабочую книгу, поэтому не стоит использовать
их в качестве временной метки.
Функцию СЕГОДНЯ можно использовать и как часть строки, вложив ее в функцию
ТЕКСТ с некоторым форматированием даты. Например, эта формула выведет се­
годняшнюю дату:

="Сегодня "&ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();",!IДДД ДД ММММ ГГГГ \г\.")

l□□y Более подробную информацию об использовании функции ТЕКСТ можно найти в подразделе
«Отображение чисел в виде текста» главы

12.

Вычисление возраста
Один из самых простых способов вычислить возраст

Excel

-

использовать функцию

РАЗНДАТ. Она позволяет легко сравнивать даты.

Такая формула вычисляет возраст человека:
=РАЗНДДТ("16/5/1972";СЕГОДНЯ();"у")

Разумеется, в эту формулу можно вставить ссылку на ячейку с датой рождения:
=РАЗНДДТ(В4;СЕГОДНЯ();"у")

Функцию РАЗНДАТ можно использовать для вычисления количества дней, месяцев
и лет между двумя датами. Вот ее синтаксис:
=РАЗНДДТ(нач_дата_начала;

кон_дата;

единица_измерения)

ГЛАВА

350

13

Формулы для работы с датами и временем

Значение третьего аргумента указывает на то, что именно нужно найти (табл.

13.3).

Они представляют собой текст, поэтому их обязательно нужно заключать в двой­
ные кавычки.

Таблица

13.3. Единицы

измерения для функции РАЗНДАТ

Единица

Результат

"у"

Количество полных лет в заданном промежутке

"m"

Количество полных месяцев в заданном промежутке

"d"

Количество дней в заданном промежутке

"md"

Разница в днях между указанными датами. Значения месяца и года в заданных датах игнорируются

"ym"

Разница в месяцах между указанными датами. Значения дня и года в заданных датах игнорируются

"yd"

Разница в днях между указанными датами. Значение года в заданных датах игнорируется

Используя эти значения для временньiх промежутков, можно легко вычислить
разницу в годах, месяцах и днях между двумя датами. Если человек родился

1972

16 мая

года, то определить его текущий возраст в годах, месяцах и днях можно с по­

мощью таких формул соответственно:
=РАЗНДАТ("16/5/1972";СЕГОДНЯ();"у")

=РАЗНДАТ(
=РАЗНДАТ(

"16/5/1972"; СЕГОДНЯ(); "m")
"16/5/1972'"; СЕГОДНЯ(); "d")

ПРИМЕЧАНИЕ

РАЗНДАТ является функцией программы Lotus 1-2-3 и поддерживается в Excel только
ради обеспечения совместимости. Ее нет в списке окна Вставка функций и в списке Дата
и время в группе Библиотека функций на вкладке Формулы. Если захотите использовать
эту функцию, придется вводить ее вручную.

Вычисление количества дней между двумя датами
Чаще всего в бизнес-целях приходится определить количество дней между двумя
датами. По этим показателям руководители проектов оценивают сроки выполнения

поставленных задач, кадровики определяют время, необходимое для выполнения

работ, а бухгалтеры отслеживают просрочку выплат. Такие вычисления возможны
благодаря функции РАЗНДАТ.
На рис.

13.1

показан пример отчета, в котором функция РАЗНДАТ используется для

вычисления количества дней, прошедших с момента выставления счета (дни про­
срочки оплаты).
В ячейке D4 мы видим следующую формулу:
=РАЗНДАТ(С4; СЕГОДНЯ();

"d")

Функции для работы с датами и временем

А

с

в

351

D

1
2

~ выставления счета I

з

41

25-июль-25

5
6
7
8
9

04 - июль - 25

Рис.

ней n ос очки
РАЗНДАТ( С4;СЕГОДНЯ ();"d")

79

04-май -25

140

22 -май -25

122

ОЗ - апр- 25

171

28- апр- 25

146

13.1. Вычисление количества дней, прошедших с момента

выставления счета

Здесь функция РАЗНДАТ используется со значением временного нромежутка "d".
Так Ехсе\ получает ука:iание вернуть количество дней, прошедших от начальной
даты (ячейка С4) до конечной (функция СЕГОДНЯ).

Вычисление количества рабочих дней между двумя датами
При составлении отчетов с указанием количества дней между двумя датами не всегда

правильно учитывать nыходные, поскольку многие компании в эти дни не работают.

Для ,по.-о подойдет фунющя ЧИСТРАБДНИ, которая при расчете пропускает субботу
и воскресенье. Вот се синтаксис :
=ЧИСТРАБДНИ(нач_дата;кон_дата;[праздники])

Если начальная дата находится в яч ейке В4, а конечная

-

в ячейке С4, формула

вернет количество рабочих :щей (без учета субботы и воскресе11ья):
=ЧИСТРАБДНИ(В4;С4)

На рис .

13.2 показан

пример работы этой функции : в ячейке Е4 онределястся коли­

чество рабочих дней с

1 января

А

по

31

декабря

с

в

2024

года .

Е

D

1
2
Дата начала

з

01 .01 .2024

4 1

. р.ата

окончания_

31 .12.2024

Рабочих

ней

=ЧИСТРАБДНИ( В4;С4 )

s
Рис.

13.2. Пример вычисления

количества рабочих дней в году

Функция ЧИСТРАБДНИ.f.1ЕЖД
Единственный недостаток функции ЧИСТРАБДНИ заключается в том, что по умолча­

нию она исключает лишь субботы и воскресенья. Но что делать, если выходными

являются другие дни, например пятница и суббота? Или если выходной день один
и это воскресенье?

ГЛАВА

352

13

Формулы для работы с датами и временем

В таких ситуациях можно использовать функцию

Excel ЧИСТРАБДНИ. МЕЖД.

Помимо

начальной и конечной дат, ей передается третий, необязательный, аргумент: код,
определяющий нерабочие дни недели:
ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД(нач_дата;кон_дата;[выходной];[праэдники])

Когда при вводе функции ЧИСТРАБДНИ. МЕЖД вы дойдете до третьего аргумента,
выведет дополнительное меню (рис.

13.3).

Excel

Выберите нужный вариант и нажмите

Enter.
А

в

1
2
3
41
5

с

D

Дата начала

Дата окончания

01.01.2024

31 .12.2024

Е

F

G

н

ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД{ С4;D4;

ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД(нач_дат (. . . • •, f1,r.!!,.m11вt

'

6

( •.• )2 - Воскресенье, понедельник

7

( ••• )3 - Понедельник, вторник

8

( •.. )4 - Вторник, среда

9

( ••• )5 - Среда. четверг
( ••• )б - Четверг, пятница

10
11
12

( ••• )7 - Пятница, суббота

(••• )11 - Только воскресенье
( ••• )12 - Только понедельник

13

(, •• )13 - Только вторник

14
15

( ••. )14 - Только среда
( ••• )15 - Только четверг

Рис. 13.З. Функция ЧИСТРАБДНИ . МЕЖД позволяет указать, какие дни недели являются выходными

Формирование списка рабочих дней без учета выходных
и праздничных дней
При создании дашбордов с итоговым отчетом может быть полезно иметь вспомо­
гательную таблицу со списком рабочих дней в году (дней, которые не являются
выходными или праздничными). Такая таблица может понадобиться при расчете
выручки, единиц продукции за рабочий день и т. д.

Один из самых простых способов создать такой список
РАБДЕНЬ. МЕЖД. Сначала введите в ячейку дату

-

использовать функцию

последний день предыдущего года

-

и в отдельном диапазоне добавьте список праздничных и выходных дней. Значения
в этом списке должны быть отформатированы как даты (рис .

13.4).

В ячейку под датой предыдущего года введите такую формулу:
=РАБДЕНЬ.МЕЖД(В3;1;1;$D$4:$D$14)

Теперь просто скопируйте ее в ячейки ниже
года (рис.

13.5).

-

и получите список рабочих дней

Функции для работы с датами и временем

в

А

353

D

с

1

2
3

31.12.2024

1

6
7

8
9
10
11

12

Рис.

13.4. Начало работы: добавление последней даты

[:

Праздники 1
01.01.2025
07.01.2025
23.02.2025
08.03.2025
01.05.2025
09.05.2025
12.06.2025
04.11.2025
31.12.2025

4 1
5

с

в

А

3

41

предыдущего года и списка выходных

Праздники

01.01.2025
07.01.2025
23.02.2025
08.03.2025
01.05.2025
09.05.2025
12.06.2025
04.11.2025
31.12.2025

03.01.2025
06.01.2025
08.01.2025
09.01.2025
10.01.2025
13.01.2025
14.01.2025
15.01.2025
16.01.2025
17.01.2025

l_:4

Рис.

-

-

31.12.2024
РАБДЕНЬ.МЕЖД(В3;1;1; $D$4:$D$12 )

5
6
7
8
9
10
11
12
13

D

13.5. Создание списка

рабочих дней

Функция РАБДЕНЬ. МЕЖД возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабо­
чих дней от начальной . У функции есть два обязательных и два необязательных
аргумента:

РАБДЕНЬ.МЕЖД(начальная_дата;

•
•

количество_дней;

[начальная_дата] (обязательный)
[количество_дней]

(обязательный) -

[выходные];

[праздники])

исходная дата;
количество дней, на которые нужно сдви­

нуть начальную дату;

•

[выходные] (необязательный ) - по умолчанию в функции выходными считаются
суббота и воскресенье. Этот аргумент позволяет указать, какие дни нужно ис­
ключить как выходные. Когда вы при вводе функции дойдете до этого аргумента,

откроется меню, в котором можно выбрать соответствующий код выходного дня;

•

[праздники] (необязательный)

-

позволяет указать список дат, которые вместе

с выходными следует исключить из перечня рабочих дней.

ГЛАВА

354

Формулы для работы с датами и временем

13

В примере мы указали

Excel

начать расчеты с

31

декабря

года и вычислить

2024

следующий рабочий день с приращением один день от начальной даты. В необя­
зательных аргументах определили , что выходные дни

-

суббота и воскресенье,

а список праздничных дней расположен в диапазоне $D$4:$D$14.
=РАБДЕНЬ.МЕЖД(В3;1;1;$D$4:$D$14)

Обязательно зафиксируйте границы диапазона праздничных дней с помощью
абсолютных ссылок, чтобы он не менялся при копировании исходной формулы.

Извлечение частей даты
Часто есть необходимость использовать отдельную часть даты. Например, нужно

отфильтровать все заказы за определенный месяц или составить список работников
с дежурствами по субботам. В таких ситуациях из значений дат потребуется извлечь
месяц или номер рабочего дня.

Excel

предоставляет набор простых функций для разбиения даты на части:

•

YEAR - извлекает год из заданной даты;

•

MONTH - извлекает месяц из заданной даты;

•

DAY -

•

ДЕНЬНЕДЕЛИ

•

НОМНЕДЕЛИ

На рис .

и з влекает и з заданной даты з н ач е ни е лня м ес яца;

-

-

воз вращает з нач е ни е дня н едели для заданной даты;
воз вра щает для з аданной даты ном ер н едел и в году .

13.6 показано

использ овани е этих функ-

ций для из влечения отдел ьных частей даты и з
яч е йки О.

А

Функция год возвращает четырехзначное число,

2
3
4

соответствующее году в указанной дате . Сл еду­

5

=ГОД(СЗ)

ющая формул а воз вращает

6

=МЕСЯЦ(СЗ)

7

=ДЕНЬ(СЗ)

2024:

1 до 12, соответс т вующее

5

=ДЕНЬНЕД(СЗ) f--------1

Рис.

м есяцу в указ анной

2024

=НОМНЕДЕЛИ(СЗ)

9

Функция МЕСЯЦ воз вра щает число в диапазон е
от

Llб.05.Щ

8

=ГОд("lб.5.2024")

с

в

1

13.6. Извлечение отдельных

дате. Сл едующая формула возвращает 5:

элементов даты

=МЕСЯЦ("lб.5.2024")

Функция ДЕНЬ воз вращает число в диапазоне от

1 до 31,

соответствующее ном еру

д ня в указанной дате. Эта формула воз вра щает з н ач е ни е 16:
=дЕНЬ("lб . 5 . 2024")

Функция ДЕНЬНЕД воз вращает число в диапазоне от

1 до 7,

соответствующее дню

недели (от воскресенья до субботы), на который приходится указанная дата.
По умолчанию , если дата приходится на воскресенье, возвращается

1, если на

Функции для работы с датами и временем

возвращается

понедельник
ку

16 мая 2024

355

2 и т. д. Следующая формула возвращает 5, посколь­

года~ это четверг.

=ДЕНЬНЕД("lб.5.2024")

Эта функция имеет второй, необязательный, аргумент тип, который позволяет ука­
зать, с какого дня недели будет вестись отсчет. Если вы будете вводить функцию
ДЕНЬНЕД вручную, то по достижении второго аргумента откроется контекстное меню,

в котором можно выбрать нужное значение.
Вы можете настроить формулу так, чтобы возвращаемые значения с 1 по 7 соот­
ветствовали дням с понедельника по воскресенье:

=ДЕНЬНЕД("lб.5.2024";2)

Функция НОМНЕДЕЛИ возвращает номер недели в году, который соответствует ука­

занной дате. Следующая формула вернет
на 20-ю неделю

20,

так как

16 мая 2024

года приходится

года:

2024

=НОМНЕДЕЛИ("lб.5.2024")

Эта функция тоже имеет второй, необязательный, аргумент тип, который позволяет
указать, с какого дня начинать новую неделю. По умолчанию неделя начинается

с воскресенья, которое соответствует значению 1. Если вы будете вводить функцию
НОМНЕДЕЛИ вручную, то по достижении второго аргумента откроется контекстное меню,

в котором можно выбрать требуемое значение. (Как и в примере выше, параметр тип
должен быть равен 2, если первым днем недели следует считать понедельник.)

Вычисление количества лет и месяцев между двумя датами
В некоторых случаях может потребоваться выразить разницу между двумя датами

в виде количества лет и месяцев. Чтобы получить это значение в виде строки, можно
использовать две функции РАЗНДАТ.
На рис.

13.7 в ячейке С4 содержится

=РАЗНДАТ(А4;В4;"У")

следующая формула:

& "лет, " & РАЗНДАТ(А4;В4;"УМ") & "месяцев"

Здесь мы с помощью операторов конкатенации(&) соединили в общую строку
результаты вычисления двух функций РАЗНДАТ и двух текстовых строк.

Первая функция РАЗНДАТ вычисляет количество лет между начальной и конечной
датами согласно значению третьего аргумента (У):
РАЗНДАТ(А4;В4;"У")

Во второй функции РАЗНДАТ третий аргумент задан как УМ, то есть необходимо вы­
числить разницу в месяцах между начальной и конечной датами, игнорируя часть,
относящуюся к году:

РАЗНДАТ(А4;В4;"УМ")

ГЛАВА

356

Формулы для работы с датами и временем

13

/х v

С4
А

3
4

s
б

7
8
9
10
11
12
13

14
15

=РАЗНДДТ(А4;В4;"У")

&

G

"месяцев"
н

ев

64 лет, 9 месяцев
ВО лет, 10 месяцев
105 лет, 5 месяцев
85 лет, О месяцев
38 лет, 1 месяцев
43 лет, О месяцев

21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025
21.09.2025

Рис.

& РАЗНДДТ(А4;84;"УМ")

D

Дата начала Дата окончания Количество лет и меся

23.11.1960
25.10.1944
14.04.1920
28.08.1940
05.08.1987
24.08.1982
17.03.1959
06.04.1961
05.06.1944
15.03.1930
29.09.1921
10.05.1953

"лет, "

&

с

в

66 лет, 6 месяцев
64 лет, 5 месяцев
81 лет, З месяцев
95 лет, 6 месяцев
103 лет, 11 месяцев
72 лет, 4 месяцев

13.7. Подсчет количества лет и месяцев между двумя датами

Результаты вычислений объединяются с текстом, который поясняет, какое число
обозначает годы, а какое
=РАЗНДДТ(А4;В4;"У")

&

-

месяцы:

"лет,

"

&

РАЗНДДТ(А4;В4;"УМ")

&

"месяцев"

Преобразование дат в юлианский формат
Даты в юлианском формате часто используются на производстве как отметки време­

ни и краткий указатель номера партии. Такой способ кодирования даты позволяет
установить, когда был изготовлен продукт и так онределить его возраст. Кроме того,
юлианские даты используются в программировании, военной сфере и астрономии.
В разных отраслях промышленности применяются свои варианты формата юли­

анских дат, но наиболее популярен вариант из двух частей : двузначного числа,
обозначающего год, и количества дней, прошедших с начала года. Так, юлианская
дата для

В

Excel

01.01.1960

будет иметь значение

601, а для 10.5.2021 - 21130.

нет встроенной функции, с помощью которой дату в обычном формате мож­

но было бы преобразовать в юлианскую. На рис.

13.8

приведен пример формулы ,

которая поз воляет решить эту задачу.

=ПРАВСИМВ(ГОД(А4);2)&А4-ДДТА(ГОД(А4);1;0)

Эта формула

-

по сути, две формулы, результаты которых объединяются в одну

строку с помощью оператора конкатенации(&).

В первой формуле с помощью функции ПРАВСИМВ извлекаются две последние цифры

даты, соответствующие году. Обратите внимание: для извлечения полного значения
года здесь дополнительно используется функция год.
ПРАВСИМВ(ГОД(А4);2)

ШDQ Подробнее об использовании функции ПРАВСИМВ читайте в разделе «Извлечение фрагментов
строки ►> в главе 12.

Функции для работы с датами и временем

А
~31 ~
1

в

Юлианская ата

~ Стандартная Еата_[

5

01.01.1960 ПРАВСИМВ(ГОД(А4); 2)&А4-ДАТА(ГОД (А4); 1 ; 0)
44299
25.10.1944

6

14.04.1920

20105

7
8

28.08.1940
05.08 .1987

40241

24.08.1982

82236

17.03.1959

5976

4

1i~

87217

06.04.1961

6196

12

05 .06.1944

13
14

15.03 .1930

44157
3074

29.09.2000

00273

15

10.05.2024

24131

Рис.

13.8. Преобразование даты

357

в стандартном формате в юлианскую

Вторая формула посложнее. Здесь нам нужно узнать , сколько дней прошло с на­
чала года. Для этого можно просто вычесть указанную дату из последнего дня
предыдущего года.

А4-ДАТА(ГОД(А4);1;0)

Как видите, в формуле используется функция ДДТА. Она позволяет сформировать
дату, используя три аргумента: год, месяц и день . Год может быть любым целым
числом в диапазоне от 1900 до 9999. Месяц и день могут быть любыми положи­
тельными или отрицательными числами. Например, эта формула вернет числовое

значение для

1 декабря 2013

года:

=ДАТА(2013;12;1)

Обратите внимание: в исходной формуле в качестве аргумента дня задан 0. Но здесь
все просто: если третий аргумент функции ддтд равен 0, это указывает на то, что
нас интересует день до 1-го числа указанного месяца. В нашем примере день перед

1 января - 31

декабря . Поэтому, если формулу ниже ввести в пустую ячейку, то

мы получим в ней значение

31.12.1959.

=ДАТА(1960;1;0)

Если обе эти части объединить в одну формулу с помощью оператора конкатенации ,
мы сможем вычислить юлианское значение даты :

=ПРАВСИМВ(ГОД(А4};2}&д4-ДАТА(ГОД(А4);1;0}

Вычисление прошедшей/оставшейся части года в процентах
Создавая в

Excel отчеты

и дашборды, можно указать в процентах, какая часть года

уже прошла или сколько еще осталось. Эти значения затем можно использовать
в других вычислениях или просто для информации.

358

ГЛАВА

Формулы для работы с датами и временем

13

Посмотрите на строку формул на рис.

13.9.

В расчетах используется функция

ДОЛЯГОДД.

---

187

fx

V

l

=ДОЛЯГОДА(ВЗ;СЗ)

в

с

2

Дата начала

Дата окончания

3

01.01.2025

21.09.2025

А

1

]

4

5
6

Проше

шая часть го

а

Оставшаяся часть года

28%

L?_ l_ - = = ---1_2%_ ____

Рис.

13.9. Вычисление прошедшей и оставшейся частей года

В функции долягодд просто требуется указать начальную и конечную даты, и она
вычислит долю года, представляющую собой количество дней между начальной
и конечной датами:
=ДОЛЯГОДД(ВЗ;СЗ)

Чтобы получить долю оставшейся части года (как пока.1ано в ячейке С7 на рис.

13.9),

следует вычесть из единицы результат выполнения функции:
=1-ДОЛЯГОДД(ВЗ ; СЗ)

Определение последнего дня месяца
При работе с датами часто требуется динамически определять последнее число за­
данного месяца. Это значение неизменно для большинства месяцев, за исключением
февраля: в високосном году в нем

На рис.

13.10 показано,

29 дней .

как определить последний день февраля для любого года,

чтобы узнать, какие годы являются високосными.

r~

в

А

Пе вый

3

1

4

5
6

7
8

[

9
10
11
12
13

Рис.

ень февраля_

01.02.1999
01 .02.2000
01.02 .2001
01.02 .2002
01.02 .2003
01.02 .2004
01 .02 .2005
01.02 .2006
01.D2 .2007
01 .02 .2008
01 .02 .2009

с

После ний

ень

ев

апя

=ДАТА(ГОД(ВЗ);МЕСЯЦ(ВЗ)+l;О)

29.02.2000
28.02 .2001
28.02.2002
28.02.2003
29.02.2004
28.02.2005
28.02.2006
28.02.2007
29.02.2008
28.02 .2009

13.10. Вычисление последнего дня месяца

Функции для работы с датами и временем

359

Функция ДАТА позволяет получить числовое значение 1 даты по трем аргументам:

году, месяцу и дню. Год здесь может быть любым целым числом в диапазоне
от

1900 до 9999.

Месяц и день могут быть любыми положительными или отрица­

тельными числами.

Например, эта формула вернет порядковый номер даты

1 декабря 2013 года:

=дАТА(2013;12;1)

Если в качестве третьего аргумента вы укажете 0, то

Excel

поймет, что вам нужна

дата на день раньше. Например, если следующую формулу ввести в пустую ячейку,
то мы получим значение

29.02.2000:

=ДАТА(2000;3;0)

Но вернемся к примеру. Вместо того чтобы вводить год и месяц, мы используем

функцию год, чтобы получить нужный год, и МЕСЯЦ, чтобы получить нужный месяц.
Чтобы перейти к следующему месяцу, прибавляем единицу. А указывая третий
аргумент равным 0, мы получаем последний день месяца, который нас и интересует.
=дАТА(ГОД(ВЗ);МЕСЯЦ(В3)+1;0)

Как вы можете догадаться, 110 этой формуле можно определить последний день

любого месяца.

Функция КОНМЕСЯЦА
Использование функции КОНМЕСЯЦА - простая альтернатива описанному способу
применения функции ДАТА. Она вычисляет последний день любого месяца отно­
сителыю указанной даты. У функции два аргумента: начальная дата и количество

месяцев наперед (в будущем) или назад (в прошлом), считая от начальной даты.
Например, следующая формула вернет дату, соответствующую последнему дню

апреля

2024 года:

=КОНМЕСЯЦА("l.1.2024";3)

Если в качестве второго аргумента указать отрицательное число, то функция вернет
последний день соответствующего месяца в прошлом. Так, эта формула вернет дату,

соответствующую последнему дню октября

2023

года:

=КОНМЕСЯЦА("l.1.2024";-3)

Если соединить в одной формуле функции КОНМЕСЯЦА и СЕГОДНЯ, то можно получить
дату последнего дня текущего месяца:

=КОНМЕСЯЦА(СЕГОДНЯ();0)

1 Напоминаем, что программа автоматически устанавливает формат даты, если в ячейку

ввести любую формулу из категории Дата и время. Если нужно получить именно числовое
значение, выбирайте формат Общий.

ГЛАВА

360

13

Формулы для работы с датами и временем

Определение календарного квартала по дате
Трудно поверить, но в Ехсе\ нет встроенной функции, чтобы узнать номер кварта­
ла по конкретной дате. Если вам потребуется эта информация, то соответствующую
формулу придется создавать самостоятельно.

Ниже приведена формула, которая позволяет определять номер квартала для любой
даты (рис.

13.11 ):

=ОКРУГЛВВЕРХ(МЕСЯЦ(ВЗ)/3;0)

В этой формуле выполняются простые

А

математические расчеты. Ном ер месяца
делится на три, и полученный резуль­

тат округляется вверх до ближайшего
большего целого. Допустим, мы хотим

4

вычислить номер квартала для августа.

6

восьмой месяц

7

Поскольку август

-

в году, сначала мы делим
чаем

2,66.

8 на 3 и полу­

При округлении этого числа

до целого получаем

3.

Следовательно,

август относится к треть ему кварталу.

В формуле ниже выполняются имен­

но эти действия. С помощью функции

21.01.2025
29.03.2025
31.03.2025
31.05.2025
04.07 .2025
01.09 .2025
14.10.2025
28.11.2025
24.12.2025
25 .12.2025
31.12 .2025

5

8
9
10
11
12
13
14
15
16

1
1
1
2
3
3
4
4
4
4
4

МЕСЯЦ извлекается номер месяца из ука­

Рис.

занной даты, а функция ОКРУГЛВВЕРХ

13.11. Определение номера

квартала

округляет результат до целого.

=ОКРУГЛВВЕРХ(МЕСЯЦ(В3)/3;0)

Вычисление финансового квартала по дате
Во многих организациях финансовый
год начинается не в январе, а в дру­

гом месяце. В результате финансовые
кварталы года смещены относительно

А

r;

На рис.

13.12 показана хитрая формула ,

которая позволяет с помощью функции

4

7
8

9
10
11

ВЫБОР определить для указанной даты

12

номер финансового квартала. В данном

113

с
Финансовый кеартал

Дата

1

календарных и их нужно вычислять по

другой форм уле.

в

_14

финансо1ый rод начинается

I an

е11е

01.01.2025 -ВЫБОР(МЕСЯЦ (В3); 4; 4 ; 4 ; 1 ; 1 ; 1 ;2;2;2;3;3;3
21.01.2025
4
29.03.2025
4
4
31 .03.2025
31.05.2025
04.07.2025
01.09.2025
14.10.2025
28.11.2025
24.12.2025
3
25.12.2025
3
з
31.12.2025

случае предполагается, что финансо­

вый год начинается в апреле. Формула
ВЫГЛЯДИТ так:

=ВЫБОР(МЕСЯЦ(В3);4;4;4;1;1;1;2;2;2;3;3;3)

Рис.

13.12. Определение финансового квартала

Функции для работы с датами и временем

361

Функция ВЫБОР возвращает значение из списка вариантов на основе номера по­

зиции. Если бы вы ввели =ВЫБОР(2; "Золото"; "Серебро"; "Бронза"; "Медь"), то
получили бы значение Серебро, так как оно стоит вторым в вашем списке вариантов.
Замените 2 на 4, и получите результат Медь - четвертый вариант .
Первый аргумент функции ВЫБОР целое число от

1 до

порядковый номер элемента в списке. Это

количества возможных вариантов. По сути , первый аргумент

определяет, какой из следующих аргументов необходимо вернуть.
Максимальное количество возможных вариантов для этой функции

- 254, причем
1, возвращается

только первый является обязательным . Если номер индекса равен
первый вариант; если

2, то

В нашем примере (см. рис .

второй.

13.12) идея в том , чтобы сначала получить номер месяца

с помощью функции МЕСЯЦ, а затем по нему в функции ВЫБОР определить нужный
номер квартала в списке :

=ВЫБОР(МЕСЯЦ(В3);4;4;4;1;1;1;2;2;2;3;3;3)

Формула в ячейке СЗ возвращает значение 4, поскольку январь

первый месяц

-

года, а первый элемент в списке функции ВЫБОР - именно 4 . Таким образом, январь
в нашем примере относится к четвертому кварталу финансового года.

Если в вашей комп ании финансовый год начинается не в апреле, а в октябре,
то в этой формуле достаточно скорректировать список вариантов в функции ВЫБОР:
=ВЫБОР(МЕСЯЦ(В3);2;2;2;3;3;3;4;4;4;1;1;1)

Определение финансового месяца по дате
В некоторых орга низациях принят собственный финансовый кал ендарь: финан­
совые месяцы начинаются не 1-го и заканчиваются не 30-го ил и 31-го числа, а есть

определенные дни, обозначающие начало и конец месяца. Например, финансовый
месяц может начинаться 21-го числа
А

и заканчиваться 20-го. В таких орга­

в

с

низациях важно иметь воз можность

Финансовый месяц

свободно переводить стандартные
даты в соответствующие даты их финансовых месяцев .

На рис.

13.13 показана формула, где по

(начинается

вается 20-го. Формула в ячейке СЗ
выглядит так:

=ТЕКСТ(КОНМЕСЯЦА(В3-20;1);"mmm")

20•ro

01 .01.20251=ТЕКСТ( КОНМЕСЯЦА(В3-20;1);" mmm")
01.01 .2025

янв

5

21.01 .2025
20.03.2025

февр

вый м есяц . в ней функция КОНМЕСЯЦА

начинается 21-го числа и заканчи­

и ,ананчивается

3 1

6
7

В этом примере финансовый месяц

21-ro

числа следующеrо месяца)

4

дате определяется текущий финансо­
использ уется в сочетании с ТЕКСТ.

Дата

2

март

31.03.2025

апр

8

21.04.2025
20.06.2025

май
июнь

:o

21.06.2025

июль

11

21.07.2025

а вг

l

Рис.

13.13. Определение финансового месяца

ГЛАВА

362

13

Формулы для работы с датами и временем

В этой формуле из указанного значения даты (в ячейке ВЗ) вычитается
вращаемся на

20

20

(воз­

дней назад). Затем результат передается в функцию КОНМЕСЯЦА,

чтобы мы могли получить последний день следующего месяца:
КОНМЕСЯЦА(В3-20;1)

Затем мы оборачиваем это функцией ТЕКСТ, чтобы представить результат в виде
сокращенного названия месяца:

=ТЕКСТ(КОНМЕСЯЦА(В3-20;1);

Определение даты

"mmm")

N-ro дня недели в месяце

В аналитике многие процессы зависят от знания дат наступления определенных

событий. Например, если заработная плата начисляется во вторую пятницу каждого
месяца, то будет полезно заранее знать, какие даты в году приходятся на вторую
пятницу месяца.

Используя функции работы с датами, рассмотренные в этой главе, можно создать
динамическую таблицу, которая будет автоматически предоставлять необходимую
информацию.

Такая таблица показана на рис .

13.14.

Формулы в ней вычисляют дату N-го дня

недели для каждого месяца из списка в столбце В. В этом примере в ячейке В2
мы указали, что хотим узнать даты каждого второго воскресенья, понедельника

и так далее во всех месяцах за два года ( снимок экрана обрезан).

А

в

с

D

N-e

N-й

воскресенье

понедельник

н

G

з

2 --+-- 3

4
год

МЕСЯЦ

N-й вторник

4 _ _ _ 5 _ - +_ _ 6 _ _ _ 7
N-я среда

N-й четверг

N-я пятница

5 ---+-----t----~--t--

6
7 ---=-=---+----=--!---'-"-'-"-"-c..c_--t--'-----+-----+------t-----t---8
9
10
11
1

12

----+--------<-----+---+----t-------t------+-----+------t-----t--

---=-=---+----+---'-'--'--"-с.с_-+-

-----~---+-

13

14
----+-15
16
---+17

Рис.

13.14. Динамическая таблица,

позволяющая вычислить N-й день недели

в каждый месяц

N-я суббота

Функции для работы с датами и временем

363

В ячейке Сб таблицы содержится следующая формула:
=дАТА($А6;$В6;1)+С$4-ДЕНЬНЕД(ДДТА($Аб;$В6;1))+($В$2-(С$4>=ДЕНЬНЕД(ДДТА($Аб;
$В6;1))))*7

В ней выполняются ба:ювые математические расчеты, позволяющие определить,
какую именно дату следует вернуть, если заданы номер дня недели и его вхождение
в месяце.

Чтобы использовать таблицу, приведенную на рис.

13.14, просто введите год и

ме­

сяц в ячейки, начиная с Аб и Вб. Затем в ячейке В2 укажите требуемое вхождение.
Например, если вас интересуют даты первых понедельников каждого месяца , то вве­

дите 1 в ячейку В2 и используйте даты из столбца D. Чтобы узнать дату третьей среды
в каждом из месяцев , введите 3 в ячейку В2 и получите нужные данные в столбце F.

Определение даты последнего вхождения дня недели в месяце
С помощью функций работы с датами можно создать динамическую таблицу, кото­
рая будет автоматически предоставлять информацию о датах последнего вхождения

каждого дня недели в месяце. Например, на рис.

13.15 показана таблица,

которая

позволяет вычислить дату последнего воскресенья, последнего понедельника , последнего вторника месяца и т . д .

А

в

с

D

G

н

1 1
7
год

4
5
6
7

МЕСЯЦ

2024

2024
2024

8

9
10
11
12

4

5

3

2

1

Последняя

Последний

Последняя

Последняя

вторник

среда

четверг

пятница

суббота

месяца

месяца

месяца

месяца

месяца

29 .01.2024

30.01.2024

31 .01 .2024

25.01.2024

26.01 .2024

29 .04.2024
27 .05 .2024

30.04.2024
28.05 .2024
25.06.2024

26 .06.2024

27 .06.2024

26.04.2024
31.05.2024
28.06.2024

27.01 .2024
24.02.2024
30.03.2024
27.04.2024
25.05.2024
29.06.2024

24.09.2024

25 .09 .2024

26.09.2024

27.09.2024

28.09.2024

27.12.2024

28.12.2024

Последнее

Последний

Последний

воскресенье

понедельник

месяца

месяца

28.01.2024

28.04.2024
26.05 .2024

13

14
15

Рис.

13.15. Динамическая таблица. с помощью которой можно вычислить последнее вхождение дней
недели в каждый из месяцев

В яч е йке С4 табл ицы содержится следующая формула:
=дАТА($А4 ; $В4+1;1)-ДЕНЬНЕД(ДДТА($А4;$В4+1;С$2))

В ней вычисляется , какую именно дату в пределах месяца следует вернуть, если
заданы конкретный год, месяц и номер дня недели.

ГЛАВА

364

13

Формулы для работы с датами и временем

Чтобы использовать таблицу, показанную на рис.

13.15, просто введите год и месяц

в ячейки, начиная с А4 и 84. Имея такую таблицу, вы при необходимости сможете
сослаться в отчетах на ее ячейку с конкретной датой или просто копировать из нее,

чтобы получить нужные даты.

Извлечение отдельных частей из значений времени
Excel

предоставляет набор простых функций для разбора времени на составные

части:

•

ЧАС

•

МИНУТЫ

-

•

СЕКУНДЫ

На рис.

извлекает значение часов;

-

значение минут;

-

13.16

значение секунд.

показано, как с помощью этих функ-

ций получать отдельные части значения времени из
ячейки СЗ.

в

с

2

Функция ЧАС возвращает число от О до

23,

соот­

ветствующее часу заданного времени. Эта формула
вернет б:

=ЧАС("06:15:27")

3

1

06:15:27

1

4

=ЧАС(СЗ) ±

5
6

=МИНУТЫ(СЗ)

7

=СЕКУНДЫ(СЗ)

15
27

8

Функция минуты возвращает число от О до 59, соответствующее минутам заданного времени. Эта формула
вернет

А

1

Рис.

13.16. Извлечение отдельных
частей значения времени

15:

=МИНУТЫ("06:15:27")

Функция СЕКУНДЫ возвращает число от О до 59, соответствующее секундам заданного
времени. Эта формула вернет

27:

=СЕКУНДЫ("06 : 15:27")

Вычисление прошедшего времени
В отношении времени часто требуется определить продолжительность некоего
промежутка, то есть количества часов и/или минут, прошедших между временем
начала и временем окончания.

На рис .

13.17 показан список значений

времени начала и времени окончания и со­

ответствующие вычисленные промежутки.

В ячейке D4 находится следующая формула:
=ЕСЛИ(С4<В4;1+С4-В4;С4-В4)

Чтобы получить значение времени, прошедшего с момента начала и до момента
окончания, достаточно вычесть время начала из времени окончания. Однако здесь

365

Функции для работы с датами и временем

есть нюанс. Если время окончания меньше времени начала, то следует учитывать,

24 часа, и к полученному значению времени добавлять 1,
чтобы обозначить полный день. Это позволит избежать отрицательных значений

что часы идут полные
времени.

D

с

в

А

1
2
П

Дата начала

з

41
5

6
7

8
9

10
11
12

Рис.

ошло в емени

ЕСЛИ( С4< В4; 1 + С4 - В4; С4 - В4~

08:57:50
16:35:20
08:24:35
15:10:39
14:33:22
08:42:35
11 :20:24
15:56:53
15:33:16

23:48
07:50
18:40
23:28
02:33
22:15
22:08
19:12

16:23:23
16:14:36
09:50:59
14:01:49
11 :16:31
09:36:17
14:05:17
10:46:08

13.17. Вычисление прошедшего времени

В нашей формуле расчета прошедшего времени мы используем функцию ЕСЛИ,

чтобы проверить, какое значение времени больше (начальное или конечное). Если
конечное значение меньше, к разности добавляется единица. Если же оно больше,
то выполняется только вычитание.

шоу Подробнее о функции ЕСЛИ рассказывается в подразделе «Проверка выполнения простого
условия» главы

14.

Округление значений времени
Часто возникает необходимость округлить время до определенного значения.
Например, вы работаете консультантом и назначаете время проведения консуль­
таций с интервалом

На рис.

13.18

15 или 30

минут.

показано, как округлять значения времени до

15-

и 30-минутного

интервала.

в

А

с

Е

F

Окруrление до

Окруrление до

D

1
2
~

ближайших
з

Дата начала

Дата окончания

Прошло времени

08:49:12
10:58:31
09:23:37
08:39:16

10:03:56
10:18:55
13:48:26
16:40:22

01 :14
23:20
04:24
08:01

41
5

6
7

-

следующих

15

минут

10:15
10:30
14:00
16:45

'---

Рис.

13.18. Округление значений

времени

ближайших
прошедших

30

минут

10:00
10:00
13:30
16:30

--

366

ГЛАВА

13

Формулы для работы с датами и временем

Формула в ячейке Е4 выглядит так:
=OКРУГЛВВЕРХ(С4*24/0,25;0)*(0,25/24)

Формула в ячейке F4 такова:
=OКРУГЛВНИЗ(С4*24/0,5;0)*(0,5/24)

Можно округлить значение времени вверх до ближайшего часа. Для этого следует
умножить значение времени на
а затем разделить результат на

24,

передать результат в функцию ОКРУГЛВВЕРХ,

Например, эта формула вернет значение

24.

7: 00: 00:

=ОКРУГЛВВЕРХ("б:15:27"*24;0)/24

Чтобы округлить значение времени вверх до ближайшей четверти часа, нужно

24/0, 25, то
00:
30:
6:
ство четвертей часа в сутках . Формула ниже вернет
в предыдущей формуле вместо

24

использовать значение

есть количе­

=ОКРУГЛВВЕРХ("б:15:27"*24/0,25;0)*(0,25/24)

Чтобы округлить значения времени вниз до ближайшего прошедшего получаса,
следует использовать в формуле значение

24/0, 5 и

поменять функцию ОКРУГЛВВЕРХ

на функцию ОКРУГЛВНИЗ. Формула ниже вернет значение

6:00:00:

=ОКРУГЛВНИЗ("б:15:27"*24/0,5;0)*(0,5/24)

Ш□у Подробная информация о функциях ОКРУГЛВНИЗ и ОКРУГЛВВЕРХ представлена в главе 11.
Преобразование десятичных значений часов, минут и секунд
в значение времени
Нередко значения времени, которые поступают из внешних источников, представля­

ют собой обычные десятичные числа. Например, для интервала времени 1 час 30 минут
может быть указано значение 1, 5, а не 1: 30. Но это легко исправить, если разделить
исходное десятичное значение на

На рис.

24

и отформатировать результат как время.

13.19 ноказаны примеры преобразования десятичных часов в стандартный

формат времени.
Если разделить десятичное значение часов
на

24, то мы получим тоже десятичное чис­

А

Часы (десятичное

ло, но программа уже сможет распознать
его как соответствующее значение времени .

2

Чтобы преобразовать в формат времени

3 1
4
5

десятичное значение минут, его следует

разделить на

1440 (количество минут в сут­

ках). Эта формула вернет значение 1: 04

(то есть

1 час

=64,51/1440

и

4

минуты) :

с

в

1

6

7

Рис.

значение)

11,50 =83/2
13,75
18,25
11,35
12,45

13.19. Преобразование времени

13 :45
18:15
11:21
12:27

в виде

десятичного числа в часы и минуты

Функции для работы с датами и временем

36 7

Чтобы преобразовать в формат времени десятичное значение секунд, нужно раз­
400 (количество секунд в сутках). Формула ниже вернет значение

делить его на 86

0: 06: 30 ( то

есть

6 минут 30 секунд):

=390,45/86400

Прибавление к значению времени часов, минут и секунд
Значение времени представляет собой не что иное, как дополненный десятичными
разрядами порядковый номер даты, поэтому значения времени можно складывать

и вычитать. Но иногда может понадобиться увеличить значение времени на опре­
деленное количество часов и/или минут, заданное десятичным числом. В таком
случае проще всего использо вать функцию ВРЕМЯ.

Яч ейка

D4 на рис. 13.20 содержит сле­

дующую формулу:
=С4+ВРЕМЯ(5;30;0)

в

с

Время начала

В этом примере время, указанное в ячей­
ке С4 , увеличивается на 5 часов и

30

ми­

нут .

Функция ВРЕМЯ позволяет получить де­
сятичное значение времени по трем ар­

гументам: часы, минуты и секунды. На­

пример, эта формула вернет

А

D

1
2

14: 30: 30:

Время окончания через

5

часов

зомин

з

4 1
5

6
7
8
9
10

Рис.

15:38:01
10:41 :14
09:06:20
16:53:37
09:14:24
11 :18:49
12:11 :31

С4 +ВРЕМЯ(S ; ЗО;О)

16:11 :14
14:36:20
22:23:37
14:44:24
16:48:49
17:41:31

13.20. Прибавление заданного количества
часов и минут к указанному времени

=ВРЕМЯ(14;30;30)

Когда нужно увеличить заданное значение времени на определенное количество
часов, минут и секунд, используйте функцию ВРЕМЯ для создания нового значения

времени, а затем сложите их. Формула ниже добавляет
времени и возвращает значение

="14:30:00"+ВРЕМЯ(0;30;0)

15: 00: 00:

30

минут к указанному

Глава

14

ФОРМУЛЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ УСЛОВИЙ

В Excel есть несколько функций рабочего листа, с помощью которых можно вы­
полнять проверку условий. Некоторые из них будут описаны в этой главе. Проверка
условий подразумевает выполнение различных действий в зависимости от того,
выполняется ли указанное условие.

Проверка условий с помощью формул
Условие

-

это выражение, которое возвращает ИСТИНА или ложь. В зависимости от

значения в формуле будет использоваться один из двух возможных вариантов
выполнения вычислений. Другими словами, если условие возвращает ИСТИНА, то
возвращается одно значение или вычисляется первое выражение, а остальная часть

формулы игнорируется. Если же возвращается ложь, то наоборот: возвращается
другое значение или вычисляется второе выражение, а первая часть формулы
игнорируется.

В этом разделе мы рассмотрим некоторые логические функции, доступные в

Excel.

Ш□у Файл с примерами этой главы доступен для скачивания, он называется Проверка условий.хlsх.
Проверка выполнения простого условия
На рис.

14.1

показана таблица, где приводятся названия нескольких штатов США

и соответствующие цены на газ за шесть месяцев. Допустим, нужно определить,
выше или ниже средняя цена в штате в конкретном месяце по отношению к осталь­

ным штатам за тот же период. Если цена выше средней, то в таблице ниже будем
- то Низкая.

выводить сообщение Высокая, а если ниже средней
Вот формула для решения этой задачи:
=ЕСЛИ(СЗ>СРЗНАЧ(С$3:С$11);"Высокая";"Низкая")

ЕСЛИ - базовая функция проверки условий в
=ЕСЛИ(лог_выражение;

значение_если_истина;

Excel.

Вот ее синтаксис:

значение_если_ложь)

В примере выше первый аргумент такой: СЗ>СРЗНАЧ(С$З:С$11). Условие всегда

должно быть сформулировано так, чтобы возвращать одно из двух возможных

Проверка условий с помощью формул

369

значений : ИСТИНА или ложь. Обычно это означает, 1-по в условии должен быть опе­
ратор сравнения (например, знак равенства или знак «больше,>) или другая функ­
ция, возвращающая ИСТИНА или ложь (например, ЕОШ или ЕПУСТО). В нашем примере

в условии есть знак <<больше~ и предполагается сравнение значения в ячейке СЗ со
средним значением ячеек диапазона CЗ:Cll.

--С14

V

А

fx

в

=ЕСЛИ(СЗ>СРЗНАЧ(С$3:С$11);"Высокая";"Низкая")

с

Е

D

н

G

1
2
3

Штат

Калифорния

2024, авrуст 2024, сентябрь 2024, октябрь 2024, ноябрь 2024, декабрь 2024, январь
3,666
3,919
3,989
3,829
3,641
3,642

4

Колорадо

3,569

3,582

3,410

3,231

3,122

3,238

5

Флорида

3,614

3,516

3,486

Массачусетс

3,419

3,520

3,527

Миннесота

3,761
3,577

3,388
3,518

3,377

6
7

3,558
3,703
3,540

3,318

3,143

8

Нью-Йорк

3,933

3,879

3,700

3,272
3,734

3,317
3,180

3,633
3,231

3,113
3,736

9

Огайо

3,542

3,512

10

Техас

11

Вашинrтон

3,509
3,855

3,383
3,767

12
13

3,567

3,281

3,336

3,104

3,171

3,187

3,373

3,348

3,366

141
15

!высокая

]высокая

Высокая

Высокая

Высокая

Колорадо

Низкая

Низкая

Низкая

Низкая

Низкая

Низкая

16

Флорида

Низкая

Низкая

Низкая

Высокая

Высокая

Высокая

Калифорния

Рис.

Высокая

14.1. Цены на газ в отдельных штатах по месяцам

Если при проверке условия возвращается ИСТИНА, то функция выдает результат
в виде своего второго аргумента. В нашем случае это строка "Высокая", и так как

значение в ячейке СЗ действительно больше среднего, то в ячейке С14 мы видим
слово Высокая .

В ячейке

ClS с тем же средним сравнивается значение

из С4. Оно меньше среднего,

поэтому после проверки условия возвращается ложь, то есть функция ЕСЛИ возвра­
щает свой третий аргумент. В нашем примере это строка "Низкая" .

Проверка нескольких условий
Простые условия, как на рис . 14.1, можно объединять. Этот подход известен как
вложе11ие функций . В этом случае аргументы [значение_если_истина] и [значение_
если_ложь] могут тоже содержать проверку простых условий. Так можно проверить

несколько условий, причем выбор последующих условий зависит от результата
проверки первого.

На рис. 14.2 мы видим два поля ввода: Тип автомобиля и Характеристики. Значения
в этих полях выбирает пользователь. Возмож ные значения для поля Характеристи­
ки приведены ниже в двух диапазонах

-

для каждого и з двух указанных типов

автомобиля. Когда пользователь выберет конкретные значения в полях Тип автомо­
биля и Характеристики , в поле Какой автомобиль будет отображаться название класса

ГЛАВА

370

14

Формулы для проверки условий

автомобилей с указанными характеристиками: Купе, Седан, Пикап или Трейлер. Для
этого используется следующая формула:
=ЕСЛИ(Е2="Легковой";ЕСЛИ(Е3="2-дверный";"Купе";"Седан");ЕСЛИ(ЕЗ="С кузовом";
"Пикап";"Трейлер"))

Jx

Н2

=ЕСЛИ(Е2="Легковой"; ЕСЛИ(Е3="2-дверный"; "Купе"; "Седан"); ЕСЛИ(ЕЗ="С кузовом";
G

D

1
2
З

м

КакоА автомобиль ~

l тиn автомобиля Грузовой
Характеристики

н_
__

С кузовом

4
Легковой
б

2-дверный

7

4-дверный

8
9
10

Грузовой

11

Без кузова

с кузовом

Рис.

14.2. Определение класса автомобилей

по заданным характеристикам

Здесь результат проверки первого условия определяет второе условие. В нашем

случае если первое условие возвращает ИСТИНА (то есть в ячейке Е2 выбрано зна­
чение Легковой), то во втором проверяется, какое значение находится в ячейке ЕЗ:

2-дверный или 4-дверный. Если же в ячейке Е2 выбрано эначение Грузовик, то второе
условие проверяет, находятся ли в ячейке ЕЗ значения С кузовом или Без кузова .

Как было сказано выше, для проверки условий

Excel

предлагает базовую функцию

ЕСЛИ. Когда же нужно проверить несколько условий, можно использовать вложенные
функции ЕСЛИ (то есть в первой ЕСЛИ как аргумент использовать другие функции

ЕСЛИ). В примере выше первая функция ЕСЛИ проверяет з начение в ячейке Е2.
Но если результат

-

ИСТИНА, здесь второй аргумент не возвращается, так как он

представляет собой еще одну функцию ЕСЛИ, которая проверяет значение ячейки ЕЗ .
Аналогично третий аргумент является третьей функцией ЕСЛИ , которая также про­
веряет значен ие в ячейке ЕЗ .

На рис.

14.2 пользователь выбрал

Грузовик. Поскольку эначени е в ячейке Е2 нс со­

ответствует строке легковой, первая функция ЕСЛИ возвращает ложь , а затем выпол­

няется проверка в третьем ее аргументе. В нем функция ЕСЛИ сравнивает эначение

в ячейке ЕЗ со строкой с кузовом. Результатом будет ИСТИНА, поэтому формула

возвращает значение Пикап. Но есл и пользователь в ячейке ЕЗ выберет вариант
Без кузова, то результатом второй проверк и будет ложь и формула вернет значе ни е
третьего аргумента второй функции ЕСЛИ, то есть Трейлер.

Использование средств проверки данных для создания условия
Поля ввода на рис.

14.2 11редставляют собой списки допустимых значен ий . То есть

вместо того, чтобы вводить значение, пользователь может сразу выбрать его в списке.
При проверке данных в ячейке ЕЗ используется функция двссыл, которая иэменяст
список допустимых эначений для ячейки ЕЗ в зависимости от значения в Е2 .

Проверка условий с помощью формул

371

На этом рабочем листе созданы два именованных диапазона: Легковой содержит
ячейки Еб:Е7 , а Грузовик

- ячейки ElO:Ell. Имена диапазонов идентичны вариантам

в списке проверки данных Е2, определенном в диалоговом окне Проверка вводимых

значений . Н а рис.

14.3 показано

это окно для ячейки ЕЗ. Как видите, в качестве ис­

точника списка допустимых значений указа на функция двссыл , а ее аргументом
выступает ячейка Е2.

Параметры

Подсказка по вводу

х

?

Проверка вводимых значений

Сообщение об ошибке

Условие проверки

Iип данных :
Список
Значение

v

■ Игнорировать пустые нчейки

8

.Список допустимых значений

ме кду

Источник ·
=ДВССЫЛ(Е2)

О Е.аспространить изменения на другие ячейки с тем же условием

Отмена

0,!:iИСТИТЬ в се

Рис. 14.З. Проверка данных с использованием функции ДВССЫЛ
Функция двссыл имеет один аргумент: строку, которую она преобразует в ссылку на
ячейку. В нашем случае, поскольку в ячейке Е2 содержится строка Грузовик, форму­

ла в итоге получит вид =дВССЫЛ("Грузовик") . Значение Грузовик является именем

диапазона, определенного на рабочем листе, поэтому функция двссыл возвращает
ссылку на него (ElO:Ell), а его значения Excel использует для списка значений
ячейки ЕЗ. Если же в Е2 будет выбрано значение легковой, то функция двссыл вернет
диапазон Еб:Е7, и с пи сок допустимых значений для ЕЗ будет сформирован из него.

У этого способа проверки данных есть небольшой нюанс: при изменении значения
в ячейке Е2 значение в ЕЗ остается прежним. Список допустимых значений для

ЕЗ изменяется, но, пока пользователь не выберет в нем новое значение, формула
в ячейке Н2 может возвращать некорректный результат.

Функции поиска и выбора значений
Когда в формуле много вложенных функций ЕСЛИ, она становится слишком длин­
ной и сложной для понимания. На рис.

14.4 показан

немного измененный пример

определения класса автомобиля. Вместо того чтобы четко прописывать значения
во вложенных функциях ЕСЛИ , мы вводим их в ячейки рядом с характеристиками

ГЛАВА

372

14

Формулы для проверки условий

автомобилей (так, значение Седан вводится в ячейку рядом с соответствующей
характеристикой 4-дверный ).

fx v

Н2

D

=ЕСЛИ(Е2="Легковой";ВПР(ЕЗ;Еб:F7;2;ЛОЖЬ);ВПР(ЕЗ;Е10:F11;2;ЛОЖЬ))

Е

н

G

1
2 lтип автомобиля Легковой
3 Характеристики 4-дверный

к

Какой автомобиль!седан

4
5

Легковой

б

2-дверный Купе

7

4-дверный Седан

8
Грузовой

9
10

С кузовом

11

Без кузова Трейлер

Пикап

Рис. к,. Другой вариант определения класса автомобилей по заданным характеристикам
Новая формула выглядит так:
=ЕСЛИ(Е2="Легковой";ВПР(ЕЗ;Еб:F7;2;ЛОЖЬ);ВПР(ЕЗ;Е10:F11;2;ЛОЖЬ))

Теперь с помощью этой формулы можно определять класс автомобиля. Как видите,
условие в функции ЕСЛИ осталось прежним, но теперь, если результат равен ИСТИНА,

для поиска и выбора значения используется диапазон ячеек Еб : Е7, а если резуль­
тат

ложь, то диапазон

-

ElO:Fll. Подробнее о функции ВПР мы поговорим в главе 15.

Проверка выполнения двух условий
Функции проверки условия можно не только вкладывать друг в друга, но и ис­

пользовать как аргументы одной функции и . Этот способ подойдет, если нужно
одновременно оценить два и более условия.

На рис .

14.5 приводится таблица со списком

изделий, имеющихся на складе. В ней

указаны их количество и размер скидки при продаже. Инвентарный номер каждо­
го изделия состоит из трех частей, разделенных дефисами. Первая означает цех,

вторая определяет вид изделия: деталь (PRT), подсборка (SUB) или окончательная
сборка

(FIN). Третья часть номера - уникальный четырехзначный код. Допустим,

нам нужно установить скидку

в цеху

202

10 % только для тех

изделий, которые изготовлены

и уже собраны целиком. На все остальные изделия на складе скидка

не распространяется .

Формула для решения этой задачи выглядит так:
=ЕСЛИ(И(ЛЕВСИМВ(В3;3)="202";ПСТР(В3;5;3)="FIN");10%;0%)

Функция ЕСЛИ возвращает значение
вие

-

10%,

если условие

-

ИСТИНА, и

0%,

если усло­

ложь. В ее первом аргументе нужно записать выражение, которое вернет

ИСТИНА лишь в том случае, если первая часть номера изделия

- 202, а вторая

имеет

Проверка условий с помощью формул

значение FIN. Для этого в

Excel предусмотрена функция И .

373

Она принимает до 255 ло­

гических аргументов, разделенных точкой с запятой. Логические аргументы

-

это

выражения, возвращающие ИСТИНА или ложь. В нашем примере используются всего
два логических аргумента.

D3

/х v

V

А

=ЕСЛИ(И(ЛЕВСИМВ(ВЗ; 3)="202"; ПСТР(ВЗ; 5; 3 )="FIN"); 10%;0%)
с

в

G

D

н

1
2

Инвентарный номер Количество Скидка

3 1
4

202-PRT-3013
201-FIN-1452

76
69

5

202-FIN-8206
201-FIN-8238

12

7

203-FIN-8882

8

16
87

6

79

9

202-PRT-9587
203-FIN-4614

10

201-PRT-2478

11

202-SUB-1955

Рис.

I

0%)
0%
10%
0%
0%

97

0%
0%

25
14

0%

0%

14.5. Список изделий на складе

Первый аргумент, ЛЕВСИМВ( вз; з) =" 202", возвращает ИСТИНА, если первые три символа
номера изделия в ячейке ВЗ

-

202. Второй логический аргумент, ПСТР(ВЗ;S;З)="FIN",

возвращает ИСТИНА, если в номере изделия есть вхождение строки

FIN,

начиная

с пятой позиции. Подробнее о функциях работы с текстом мы рассказывали
в главе

12.

Функция И вернет ИСТИНА, лишь когда все ее логические аргументы вернут такое же

значение. Если хотя бы один вернет ложь, то ее результат будет таким же. В табл.

14.1

показано, какие значения возвращает функция и с двумя логическими аргументами
в зависимости от их значений.

Таблица

1'. 1. Значения,

возвращаемые функцией И в зависимости от значений ее аргументов

Первый логический арrумент

Второй логический арrумент

Значение, возвращаемое функцией И

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ложь

В ячейке DЗ пе рвый аргумент функции И вернет ИСТИНА, так как первые три сим­
вола номера изделия

-

202. Второй логический аргумент вернет ложь, поскольку

во второй части номера изделия указаны символы

с табл.

PRT, а не FIN. В соответствии

если аргументы возвращают ИСТИНА и ложь, функция И вернет ложь,
а значит, результатом выполнения всей формулы будет 0%. В ячейке D5 формула

14.1,

вернет 10%, так как истинны оба логических аргумента функции И.

ГЛАВА

374

14

Формулы для проверки условий

Размещение значений логических аргументов в ячейках
Функция И на рис.

14.5

содержит два логических аргумента. Если с ее помощью

создаются сложные формулы, то иногда полезно поместить ее аргументы в отдель­

ных ячейках. На рис.

14.6

показан измененный вариант того же списка изделий:

добавлены два дополнительных столбца. По их значениям можно понять, почему
определенное изделие получает или не получает скидку.

FЗ

/х

V

в

А

V

=ЕСЛИ(И(DЗ;ЕЗ);10%;0%)

с

о

1
Инвентарный номер Количество Цех

2
3
4

1

202

Окончательная сборка Скидка

202-PRT-3013

76

ИСТИНА

ложь

201-FIN-1452

69

ложь

ИСТИНА

0%]
0%

1

5

202-FIN-8206

12

ИСТИНА

ИСТИНА

6

201-FIN-8238

79

ложь

ИСТИНА

0%

7

203-FIN-8882

16

ложь

ИСТИНА

0%

8

202-PRT-9587

87

ИСТИНА

ложь

0%

9

203-FIN-4614

97

ложь

ИСТИНА

0%

10

201-PRT-2478

25

ложь

ложь

0%

Рис.

10%

14.6. Измененный вариант того же списка изделий

После изменений результат остается прежним, но сама формула упрощается :
=ЕСЛИ(И(DЗ;ЕЗ);10%;0%)

Проверка выполнения первого или второго условия
В примере на рис .

14.6

скидка предоставлялась на конкретное изделие, которое

мы определяли по инвентарному номеру. В следующе м примере нужно расши­

рить количество изделий со скидкой. Как и прежде, скидка будет распростра­
няться только на готовые сборки, но выпущенные уже двумя цехами:
На рис .

14.7 представлен

202

и

203.

тот же список изделий на складе , а скидки установлены

по новым правилам .

fx

07

=ЕСЛИ(И(ИЛИ(ЛЕВСИМВ(В7; 3 )="202" ;ЛЕВСИМВ(В7; 3 )="203"); ПСТР(В7; 5; 3 )=" FIN"); 10%; 0%)

__
D_

С

А

G

н

Инвентарный номер Количество Скидка

4
5
6
7 1
8
9
10

202-PRT-3013
201-FIN-1452
202-FIN -8206
201-FIN -8238
203 -FIN-8882
202-PRT-9587
203 -FIN -4614
201 -PRT-2478

76
69
12
79

0%
0%
10%
0%

16~
87
0%
97
10%
25
0%

Рис.

14.7. Скидка на изделия предоставляется по новым правилам

Формулы с проверкой условий

375

Здесь мы использовали следующую формулу:
=ЕСЛИ(И(ИЛИ(ЛЕВСИМВ(В3;3)="202";ЛЕВСИМВ(В3;3)="203");ПСТР(В3;5;3)="FIN");10%;0%)

Мы расширили условие в функции ЕСЛИ, чтобы учесть изменения в правилах
предоставления скидки. Функция и является ограничивающей, так как все ее

аргументы должны возвращать ИСТИНА, чтобы она тоже выдавала такой резуль­
тат. И наоборот, функция ИЛИ является вЮlючающей, поскольку выдает ИСТИНА,
если хотя бы один из ее аргументов возвращает это значение. В этом примере
мы вложили функцию ИЛИ внутрь И, сделав ее одним из аргументов. В табл.

14.2

показано, какие значения возвращает И с двумя логическими аргументами, один

из которых

Таблица

-

функция или.

1,.2. Значения. возвращаемые функцией И с функцией

ИЛИ в качестве первого аргумента

Первый логический Второй логический Значение, возвращае-

Второй логический

Значение, возвращае-

аргумент ИЛИ

аргумент ИЛИ

мое функцией ИЛИ

аргумент И

мое функцией И

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА
--- --------------·

ИСТИНА

ложь
--------

ложь

ложь

ложь
-----------

ИСТИНА
ложь
------- --···-···-··-·--·- ·-

-·--- - ---

ИСТИНА

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ложь

ИСТИНА

ложь

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ИСТИНА

ИСТИНА

ложь

ложь

ложь

ложь

ложь

ложь

ложь

На рис.

14.7

значение в ячейке D9 показывает, что изделие, на которое раньше

не было скидки, по новым правилам теперь получило ее. Выражение с функцией
или, а именно ИЛИ(ЛЕВСИМВ(В9;

3)="202" ;ЛЕВСИМВ(В9; 3)="203"), возвращает ИСТИНА,

так как один из его аргументов

-

ИСТИНА.

Формулы с проверкой условий
Простые функции для проверки условий наподобие ЕСЛИ, как правило, работают
лишь с одним значением или ячейкой за раз. Но

Excel предоставляет и другие ло­

гические функции, предназначенные специально для обобщения данных, например
суммирования или вычисления среднего значения.

В этом разделе мы рассмотрим некоторые полезные приемы организации вычис­

лений на основе заданного набора условий.

376

ГЛАВА

14

Формулы для проверки условий

Суммирование значений, отвечающих условию
На рис. 14.8 показан список бухгалтерских счетов с положительным и отрица­
тельным балансами. Нужно просуммировать все отрицательные остатки, а затем
сравнить полученное значение с суммой всех положительных остатков, чтобы убе­
диться, что они равны. Суммировать значения с учетом заданного условия можно

с помощью функции СУММЕСЛИ. Соответствующая формула выглядит так:
=СУММЕСЛИ(СЗ:С12;"<0")

С14

fx v

V

А

2
3
4

5
6
7
8
9

10
11

~~

=СУММЕСЛИ(СЗ:(12; "<0")
в

с

Счет

Баланс

1510 Оборудование
1540 Накопленная амортизация
1690 Земля
1915 Прочие активы
2320 Задолженность по заработной плате
2420 Текущая часть долгосрочной задолженности
2440 Депозиты от покупателей
5800 Себестоимость проданных товаров, прочее
5900 Возвраты и списания по закупкам
6300 Расходы на благотворительные взносы

9 863,00
(9 502,00)
5 613,00
8 653,00
(6 937,00)
(6 826,00)
(З 717,00)
73,00
(4 443,00)
7 223,00

1

~1

Отрицательное сальдо

Положительное сальдо

Рис.

(31 425,00)j
31425,00

11•. 8. Суммирование отрицательных значений

Функция СУММЕСЛИ извлекает значение из каждой ячейки диапазона СЗ:С12 и про­
веряет, соотв етствует ли оно заданному условию (второй аргумент функции).
Если значение меньше нуля, то соответствует условию и включается в сумму. Если

равно нулю или больше

-

игнорируется . Игнорируются также текстовые значения

и пустые ячейки.

В примере на рис.

14.8

первым проверяется значение в ячейке СЗ. Оно больше

нуля, поэтому функция его игнорирует . Затем проверяется ячейка С4. Ее значение
отвечает заданному условию, так как является отрицательным и, сл едовательно,

добавляется к общей сумме . По этому принципу проверяются все оставшиеся
ячейки диапазона. В итоге в общую сумму будут включены значения ячеек С4, С7,
С8, С9 и Cll, а остальные будут проигнорированы.
Обратите внимание: в формуле второй аргумент функции СУММЕСЛИ взят в кавычки .
По правилам э той функции все условия с логическими и математическими зна­

ками необходимо заключать в кавычки. Если условием является число, кавычки
не нужны.

У функции СУММЕСЛИ есть третий необязательный аргумент: диапазон_суммирования.
Используя его, мы можем суммировать значения одного диапазона, а условие

Формулы с проверкой условий

применять к другому. На рис.

377

14.9 вы видите список объемов продаж в различных

регионах. В данном случае определить общую сумму продаж по региону Восток
можно с помощью такой формулы:
=СУММЕСЛИ(В2:В11;"Восток";С2:С11)

СlЗ

/х

V

А

в

=СУММЕСЛИ(В2: В11; "Восток" ;C2:Cll) I
с

о

Е

1
2
3

Юг

2 714 745,31

Юг

1434 322,83

4

Север

1983 811,70

5

Восток

929 430,78

6

Восток

3 154 066,47

7

Юг

1264430,64

8

Север

4 674 274,42

9

Восток

940 684,25

10

Юг

2 497 381,24

11

Юг

1 728 260,75

Сумма по региону Восток

5 024 181,50

12

вl

Рис.

1

14.9. Объемы продаж в регионах

Суннирование положиrельных значений
На рис .

14.8 также показана сумма всех положительных значений баланса. Формула

здесь выглядит так:

=СУММЕСЛИ(СЗ:С12;">0")

Обратите внимание: эта формула и формула из примера выше ра:тичаются только
выражением в кавычках. Вм есто
зуется

"<0"

в качестве второго аргумента здесь исrюль­

">0" .

Нам не нужно включать в вычисления нулевые значения: они никак не повлияют на

результат. Но если нужно просуммировать значения, которые больше или меньше

1000, то нельзя использовать в качестве второго аргумента СУММЕСЛИ просто" <1000"
и ">1000", потому что тогда будут проигнорированы значен ия, равные 1000.
В таком случае можно заменить одно выражение «больше,> выражением <<боль­
ше или равно,>, например ">=1000", либо выражение <<меньше,>

-

выражением

~меньше или равно~, например "<=1000". Но учтите, что не нужно указывать

знак равенства в обоих вариантах, иначе эти значения будут просуммированы
дважды .

Синтаксис условий с операторами сравнения может показаться сложным.
В табл.

14.3

приведен набор простых правил, которые помогут и збежат ь воз­

можных ошибок .

378

ГЛАВА

Формулы для проверки условий

14

Таблица 14.З. Простые правила использования операторов сравнения
Условие

Правило

Пример

Равно числовому значению

Не используйте знак равенства

=СУММЕСЛИ(дl : д10;3)

или ссылке на ячейку

или двойные кавычки

• ._ _ _ _ "'·--- -·~

Не указывайте знак равенства,

Соответствует строке

СУММЕСЛИ(дl : А10;"книга")

но возьмите строку в кавычки

Заключите оператор с числом

Не равно числовому значению

=СУММЕСЛИ(дl:д10;">=50")

в кавычки

Заключите оператор со строкой

Не соответствует строке

=СУММЕСЛИ(дl:д10;"<>Апрель")

в кавычки

=СУММ ЕСЛИ (дl: д10;

Не равно значению в указан­

Заключите оператор в кавычки

ной ячейке или результату

и соедините его оператором конка-

вычисления формулы

тенации (&) со ссылкой на ячейку
(или формулой)

"< "&Cl)

В качестве второго аргумента можно использовать функцию СЕГОДНЯ (которая вш­

вращает текущую дату) или большинство других функций Excel. На рис. 14.10 110казан с11исок дат и числовых значений. Чтобы просуммировать числовы е :н 1ач ения,
соответствующие сегодняш ней ;1ате, используйте следующую формулу:
=СУММЕСЛИ(ВЗ:Вll;СЕГОДНЯ();СЗ:Сll)

СlЗ

V

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

fx

=СУММЕСЛИ(ВЗ:Вll;СЕГОДНЯ{);СЗ:Сll}
с

в

Е

Значение

Дата

01.02.2025
02 .02.2025
03.02.2025
09.03 .2025
05.07.2025
30.08.2025
22.09.2025
05.10.2025
10.02.2025

11

D

10
20
30
40
50
60
70
80
90

12

вl

Сумма за сегодня

14

Сумма за сегодня и ранее

Рис.

14.1 О. Использование функции

10]
370

СЕГОДНЯ внутри функции СУММЕСЛИ

Чтобы просуммировать числовые значения, которые соот ветствуют сегодняшнему
дню и предыдущим, объедините выражени е" <=" и функнию СЕГОДНЯ, используя
символ конкатенации:

=СУММЕСЛИ(ВЗ : Вll;"<="&СЕГОДНЯ();СЗ : Сll)

Формулы с проверкой условий

379

В условии функции СУММЕСЛИ можно использовать два подстановочных символа:

знак вопроса(?) будет соответствовать любому одиночному символу, а звездоч­
ка(*)

произвольному количеству любых символов (ни одного, один, два и т. д.).

-

Такая формула:
=СУММЕСЛИ(В2:В11;"?е*";С2:С11)

суммирует значения в ячейках диапазона

C2:Cll, если соответствующие им ячейки

в В2:В11 содержат строку длиной более двух символов , вторым из которых является
строчная буква е. Применив эту формулу к данным на рис.

14.9,

можно получить

сумму продаж по региону Север, так как буква е является второй только в названии
этого региона.

Суммирование значений, соответствующих нескольким условиям
Использование функции СУММЕСЛИ, показанной на рис.

14.9, имеет ограничение: она

работает только с одним условием. Проанализировать же сразу несколько условий
поможет функция СУММЕСЛИМН.
На рис.

14.11

показана часть списка стран, в котором приводится их валовой вну­

тренний продукт (ВВП) за период с
суммарный ВВП Бразилии

2000 по 2009 год. Допустим, требуется узнать
за 2003-2006 годы. Для этого можно воспользоваться

функцией СУММЕСЛИМН, которая позволяет проверить несколько условий, в нашем

случае

значения ячеек в столбцах Страна и Год.

-

G7

/х

V

А

с

Страна

Год

Австралия

3
4

Австралия
Австралия
Австралия

6
7
8
9

1

=СУММЕСЛИМН(DЗ :D212; ВЗ: В212;GЗ;СЗ :С212; ">="&G4;СЗ :С212; " <= " &GS)

V

в

Австралия
Австралия

Австралия

D

399 594
377 207

Страна

Бразилия

Начальный год

2003

2002
2003
2004

423 676
539162
654 968
730 729

Конечный год

2006

2007
2008

777 933
945 364
1 051 261

2009
2000

993 349
233 354

2001
2002

232 686
253 689

2003
2004
2005
2006

312
362
378
400

2007
2008

460 280
509 765
474 580

10
11
12

Австралия

13
14
15
16
17
18
19
20
21

Бельгия

22

Бельгия

23
24

Бразилия
Бразилия

2009
2000
2001

25

Бразилия

2002

Австралия

Австралия

Бельгия
Бельгия
Бельгия
Бельгия
Бельгия
Бельгия

Бельгия
Бельгия

Рис.

ввп

2000
2001

2005
2006

н

G

14.11. Значения

Общий ВВП

3 187 415

J

285
160
006
337

644 734
554 185
506 043

ВВП для различных стран за

2000-2009 годы

ГЛАВА 14

380

Формулы для проверки условий

Функция СУММЕСЛИМН в примере ВЫГЛЯДИТ так:
=СУММЕСЛИМН(DЗ:D212;ВЗ:В212;GЗ;СЗ : С212;">="&G4;СЗ:С212;"<="&G5)

Первый аргумент функции

-

диапазон ячеек, значения которых нужно суммиро­

вать. Остальные аргументы располагаются парами по схеме проберяемый_диапазон,

критерий. Таким образом, аргументов у функции СУММЕСЛИМН всегда будет нечетное
количество. Первая пара аргументов обязательна, ведь без хотя бы одного условия
отбора функция СУММЕСЛИМН ничем не будет отличаться от СУММ. Все остальные пары
аргументов необязательны, и их может быть максимум

126.

Но вернемся к нашему примеру и посмотрим еще раз на формулу выше. Значение

каждой ячейки в диапазоне D3:D212 добавляется к общему результату лишь в том
случае, если значения в ВЗ:В212 и СЗ : С212 соответствуют заданным условиям. В диа­

пазоне ВЗ:В212 отбираются только те ячейки, что соответствуют значению из GЗ .
В примере используются два условия отбора по году, так как заданы верхняя и ниж­
няя границы периода. Нижняя граница определяется в ячейке

G4, а верхняя - в GS.

В условиях отбора по году адреса этих двух ячеек объединяются с выражениями
<<больше или равно» и <<меньше или равно» с помощью оператора конкатенации.

Только если все три условия выполняются, значение ячейки будет добавлено
к общей сумме.

Суммирование, если значения попадают в диапазон дат
Один из способов использования СУММЕСЛИ с двумя или более условиями

-

сложе­

ние или вычитани е результатов, возвращаемых несколькими СУММЕСЛИ. Если два

условия применяются к одному и тому же диапазону, это эффективный способ.
Но если нужно проверять разные диапазоны, то формула сильно усложняется, так

как нужно следить за тем, чтобы значения не дублировались.
На рис.

14.12 показан

список: даты и объем реализованной продукции. Допустим,

нужно найти сумму значений за период с
и конечная даты вводятся в ячейки

F4

и

23 по 29 июня
FS

включительно. Начальная

соответственно. В

содержится сле­

F7

дующая формула :
=СУММЕСЛИ(ВЗ:В20;"<="&F5;СЗ:С20)-СУММЕСЛИ(ВЗ:В20;"<"&F4;СЗ:С20)

fx

V

1:'
2

з

4
5
6

7 1
" -"

А

в

с

Дата

Количество

20.06.2024
21.06.2024
22.06.2024
23.06.2024
24.06.2024
.:)J:....oL...10."1.Д

Рис.

843,77
400,60
396,54
656,56
249,77

=СУММЕСЛИ(ВЗ:В20;"<="&F5;СЗ:С20)-СУММЕСЛИ(ВЗ:В20;"<"&F4;СЗ:С20)
Е

D

Дата начала
Дата окончания

Сумма

F

G

23.06.2024
29.06.2024

1 4 321,421

---"--'-"-_ОА_

14.12. Суммирование объемов реализации за определенный

период

н

Формулы с проверкой условий

381

Здесь значение, возвращаемое одной функцией СУММЕСЛИ, вычитается из значения,

возвращаемого другой. Первая, СУММЕСЛИ( ВЗ: В20; "<=" &FS; сз: С20), возвращает сум­

му значений из столбца В для дней до

29 июня

включительно

В условии функции мы объединили оператор

<=

даты из ячейке FS.

-

с адресом ячейки FS. Если бы

в формуле была только эта функция, то она вернула бы значение 5 962, 33. Однако
нас интересует сумма значений начиная с

23

июня. А это значит, что из этого ре­

зультата нужно вычесть сумму объемов реализации за все дни до

23 июня.

В этом

поможет вторая СУММЕСЛИ. Таким образом, мы суммируем все значения за период
до

29 июня, а затем

вычитаем сумму значений за дни до

23 июня

и получаем объем

реализации только за указанный период.

Функция СУММЕСЛИМН
Возможно, функция СУММЕСЛИМН покажется вам более интуитивно понятной, чем
вариант с вычитанием. С ней формула будет выглядеть так:
=СУММЕСЛИМН(С3:С20;ВЗ:В20;"<="&F5;ВЗ:В20;">="&F4)

Здесь суммируются значения ячеек диапазона О:С20, которым соответствуют ячейки
ВЗ:В20, удовлетворяющие нескольким условиям. Первое условие идентично усло­
вию первой функции СУММЕСЛИ, а именно "<="&FS. Второе ограничивает допустимые

значения дней лишь теми, которые позже начальной даты или соответствуют ей.

Подсчет значений, отвечающих условию
Суммирование значений не единственный доступный в Ехсе\ способ агрегирования
данных . Программа предоставляет функции для подсчета количества значений
в диапазоне при соответствии заданным условиям .

На рис.

14.13

показан фрагмент таблицы с данными о странах и их валовом вну­

треннем продукте за период с

2000 по 2009

год. Допустим, необходимо узнать, как

часто ВВП разных стран достигал миллиона или превышал его. Если этот критерий

ввести в ячейку GЗ, то формула для расч ета (в ячейке

G5) будет выглядеть так :

=СЧЁТЕСЛИ(DЗ:D212;GЗ)

G5

fx

V

А

=СЧ~ТЕСЛИ(D3: D212; G3)

в

с

D

Страна

Год

ввп

399 594

1 051 261

Австралия

110

Австралия

2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007

~

Австралия

2008

4

Австралия

5 1

Австралия

6

Авсrралия

Австралия

8

Австралия

9

Австралия

Рис.

377 207
423 676
539 162
654 968
730729
777 933
945 364

Критерий
Количество

Между
и

Количество

14.13. Страны и их ВВП

=l
>=1000000
96]
500000
1000000
62

382

ГЛАВА

Формулы для проверки условий

14

Функция СЧЁТЕСЛИ работает аналогично СУММЕСЛИ (см. рис.

14.9). Различие в их

названиях: СЧЁТЕСЛИ подсчитывает количество значений, соответствующих за­
данному условию, а не суммирует их, а также в том, что у СЧЁТЕСЛИ нет третьего

необязательного аргумента. С помощью СУММЕСЛИ можно просуммировать значения
ячеек в диапазоне, который отличается от диапазона, проверяемого в условии.

Но в случае со СЧЁТЕСЛИ это не имеет смысла, поскольку подсчет ячеек в другом
диапазоне даст такой же результат.

В формуле из этого примера условие задается несколько иначе. Строковые значения
объединяются непосредственно в ячейке GЗ, а не во втором аргументе функции.
Но можно также задать второй аргумент как ">=1000000" или ">="&GЗ, а не просто
указывать на GЗ.

СОВЕТ

Вы могли заметить, что формула в ячейке GЗ выглядит как

=" >= "&10лб, то есть 1 мил­
10).

лион рассчитывается с помощью оператора л (путем возведения в степень числа

Такой способ представления больших значений помогает уменьшить количество
ошибок, связанных с введением неправильного количества нулей.

Подсчет количества значений, отвечающих нескольким условиям
Как вы уже поняли, у функции СУММЕСЛИ есть аналог

-

функция СЧЁТЕСЛИ. Кроме

того, СУММЕСЛИМН выполняет суммирование значений, отвечающих одновременно

нескольким условиям. Разумеется, компания

Microsoft

предусмотрела функцию,

которая позволяет определить количество значений, отвечающих сразу нескольким

условиям,

-

СЧЁТЕСЛИМН.

На рис.

14.14 показан список горнолыжников - призеров зимних Олимпийских
1972 года. Допустим, нам нужно узнать, у скольких серебряных медалистов
в фамилии ( на латинице) есть буква о. Искомая буква вводится в ячейку 13, а тип
медали - в ячейку 14. Формула будет выглядеть так:

игр

=СЧЁТЕСЛИМН(СЗ:С20;"*"&IЗ&"*";FЗ:F20;14)

Как и в СУММЕСЛИМН, в функции СЧЁТЕСЛИМН аргументы, определяющие диапазон
и условие, идут парами. Но у СУММЕСЛИМН всегда нечетное количество аргументов,

а у СЧЁТЕСЛИМН

-

четное.

Первый аргумент

-

это диапазон СЗ:С2O со списком имен и фамилий спортсменов.

Второй аргумент, условие, выглядит так:

13,

"* "&IЗ&" *" ( то есть это ссылка на ячейку
- под­

по обе стороны от которой находится по одному символу*). Здесь*

становочный символ, который соответствует произвольному количеству любых
символов: ноль, один и более. Вставив звездочки до и после адреса ячейки, мы
говорим

Excel подсчитать все фамилии, в которых символ из ячейки 13

находится

в любом месте. Другими словами, нас не интересует, сколько символов ( один, два

или нет совсем) будет перед о и после него.

Формулы с проверкой условий

15

V

fx

;

=СЧЁТЕСЛИМН(СЗ:С20;"*"&IЗ&"*";FЗ:F20;I4)

с

Спортсмен

3
4

Bernhard Russi
Roland Collombln

D

Е

Страна

Результат

Francisco Fern.Зndez

F

н

G

Медаль

01:51,4

золото

Имя содержит

СЕРЕБРО

Выиграна медаль

AUT

01:52,1
01:52,4

БРОНЗА

Количество

SUI
SUI

5 1Heini Messner

383

СЕРЕБРО

1

ESP

01:49,3

золото

7 Gustav Thбni

ITA

01:50,3

СЕРЕБРО

Roland Thбni

ITA

01:50,3

БРОНЗА

т

84

9 Gustav Thбni

ITA

03:09,6

золото

h

104

10 Edmund Bruggmann
11 Werner Mattle

SUI
SUI

03:10,7
03:11,0

СЕРЕБРО

б

246

БРОНЗА

n

110

12 Marie-Theres Nadig

SUI

01:36,7

золото

13 Annemarie Moser-Prбll

AUT

01:37,0

СЕРЕБРО

6

8

Рис.

j

3

105

14.14. Призеры зимних Олимпийских игр 1972 года в категории « горнолыжный спорт»

Вторая пара аргументов, Fз : F20 и 14, указывает, что нас интересуют лишь те строки

диапазона FЗ:F20, которые содержат значение Серебро (задано в ячейке 14). В резуль­

тате функция подсчитает только строки, для которых вы1юлняются оба условия
(то есть в фамилии есть буква о и спортсмен является серебряным медалистом).

В нашем примере это Густав Тёни

(Gustav Thбni) в слаломе среди мужчин, Анне­
(Annemarie Moser-Proll) в скоростном спуске среди женщин
гигантском слаломе. Таким образом, результат подсчета - з .

мари Мозер -Прёль
и она же

-

в

Поиск нестандартных символов
На клавиатуре нет буквы о, поэтому мы ввели ее в ячейку

13

особым способом :

потребовалось нажать Alt, а затем 0246 на цифровой клавиатуре (в английской рас­
кладке). Не пытайтесь ввести эти цифры , используя цифровые клавиши на обычной
клавиатуре,

-

этот вариант не сработает. Суть в том, что число

246 -

десятичное

представление ASCII-кoдa для символа о.

Вернемся к примеру на рис.

14.14: в диапазоне Н8 : 112 приводится небольшая таблич­

ка символов и их кодов . В ячейке 18 содержится формула =КОДСИМВ(Н8) . Функция
кодсимв возвращает ASCil-кoд символа, переданного ей в качестве аргумента. В при­

мере мы видим, что ASCII-кoд прописной буквы т (латиница) равен
строчной буквы i -

105, а

ASCll-кoд о

84, ASCII-кoд

- 246.

Зная все это, вы можете и с пользовать функцию символ для получения любого
символа .

Вычисление среднего для значений, отвечающих условию
Такая операция, как вычисление среднего з начения для группы чисел,

-

следующая

по частоте использования после суммирования и подсчета строк. Среднее арифме­
тическое чисел

-

это сумма всех чисел, разделенная на их количество .

384

ГЛАВА

Формулы для проверки условий

14

14.15 все тот же список горнолыжников - призеров зимних Олимпийских
1972 года. На этот раз нужно определить их средний результат, но только для

На рис.
игр

спортсменов из Швейцарии. Название страны мы указали в ячейке 13, что позволяет

выполнить расчет для спортсменов из любой страны. Используется следующая
формула:
=СРЗНАЧЕСЛИ(D3:D20;IЗ;ЕЗ:Е20)

2

/х

:

V

D

Е

страна

Результат

3

Швейцария

4

Швейцария

=СРЗНАЧЕСЛИ(DЗ:D20;IЗ;ЕЗ:Е20)

F

н

G

Медаль

Швейцария

01:51,4
01:52,1
01:52,4

золото

БРОНЗА

Средний результат

Испания

01:49,З

золото

СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ

7

Италия

01:50,3

СЕРЕБРО

8

Италия

01:50,З

БРОНЗА

5
6

!Австрия

Рис.

Страна

СЕРЕБРО

02 :12,0]
02:12,0

1,.1 s. Средний результат для спортсменов из одной страны

Подобные вычисления в

Excel можно выполнить с помощью специальной функции

СРЗНАЧЕСЛИ. У нее, как и у сходной с ней СУММЕСЛИ, два обязательных аргумента: нро­
веряемый диапазон и условие отбора. В качестве третьего, необязательного аргуме1 па
можно указать диапазон со значениями, для которых вычисляется среднее . В этом

примере каждая ячейка в диапазоне ЕЗ:Е20 либо включается, либо не включается
в расчет среднего

-

в зависимости от того, отвечает ли заданному условию соот­

ветствующая ячейка в диапазоне

D3:D20.

Если условию не соответствует ни одна ячейка диапазона, то функция СРЗНАЧЕСЛИ

возвращает ошибку #ДЕЛ/0 ! .

Вычисление среднего для значений,
отвечающих нескольким условиям

Наряду с СУММЕСЛИМН и СЧЁТЕСЛИМН в

Excel есть функция СРЗНАЧЕСЛИМН,

позволяющая

вычислить среднее арифметическое для всех значений диапазона, отвечающих не­
скольким условиям.

Вновь обратимся к таблице результатов зимних Олимпийских игр

1972 года в

кате­

гории «горнолыжный спорт ,> . Теперь нам нужно определить среднее время на осно­

вании более чем одного условия (рис.

14.16). В данном

случае мы предварительно

указываем страну, пол спортсмена и достоинство медали: эти значения вводятся

в ячейки

13:15.

Нам нужно получить среднее значение только для тех спортсменов,

для которых выполняются все три условия. Вот соответствующая формула :
=CP3HAЧECЛИMH(E3:E20;D3:D20;IЗ;B3:B20;"*"&I4;F3:F20;IS)

Формулы с проверкой условий

16

/х

V

•СРЗНАЧЕСЛИЖ(ЕЗ:

Соревнование

Скоростной спуск, мужчины

E20;D3 : D20; IЗ; ВЗ : В20; "*"&14; FЗ F20;IS)

с

D

Спортсмен

Страна

А

G
Реsу.nьтат

н

Медаль
Шаейцария

Bernhard Russi
Roland Cotlombln

Швейцария

01 :51,4

золото

Страна

Швейцария

01 :52,1

СЕРЕБРО

Пол

Скоростной спуск, мужчины

Helnl Messner

Аестрия

01 :52,4

БРОНЗА

Медаль

Слалом , мужчины

Francisco Fernandez

Испания

золото

Средний результат

01 , зз,зJ

Слалом , мужчины

Gustav Thбnl

Италия

01 :49,3
01 :50,3

СЕРЕБРО

СУММЕСЛИ и счm:сли

01 : ЗЗ , З

Слалом , мужчины

Roland Th6nl

Италия

01 : 50, З

БРОНЗА

Гиrантсний слалом, мужчины

Скоростной спуск, мужчины

03 :09, б

золото

Гигантсний слалом, мужчины

Швейцария

03 :10,7

СЕРЕБРО

Гигантсний слалом, мужчины

Guscav Thбnl
Edmund Bruggmann
WemerMattle

Италия

10
,11
12
13
14
15

Швейцария

03:11,0

БРОНЗА

Скоростной спуск, женщины

Marle-Theres Nadlg

Швейцария

01 : Зб,7

золото

Скоростной спуск, женщины

Annemarle Moser- Prбll
Susan Corrock
BarЬara Cochran
Danielle DeЬernard

Австрия

01 :37,0
01:37,7
01:31,2
01 ::11,3

СЕРЕБРО

16

385

Скоростной спуск, женщины
Слалом , женщины

Слалом , женщины

Рис.

США
США

Фраt,ЩИА

Женщины
золото

БРОНЗА

золото
СЕРЕБРО

14.16. Среднее значение. вычисленное на основании трех условий

Синтаксис СРЗНАЧЕСЛИМН напоминает синтаксис функции СУММЕСЛИМН. Первый ар­

гумент

-

это диапазон значений для вычисления среднего, а остальные до

127

пар

аргументов определяют анализируемый диапазон и условие отбора. В формуле
выше использованы три пары критериев:

•

DЗ: D20; IЗ

- только строки, представляющие результаты спортсменов из Швей­

царии ;

•

вз: В20;

"*"&14 -

только строки, в категории соревнования которых есть слово

<1Жеl!ЩИIIЫ>>;

•

FЗ:

F20; 15 - только строки с золотой медалью.

Если все три условия выполнены, вычисляется среднее знач ен и е результатов из
диапа:юна ЕЗ:Е20 .

Глава

15

ФОРМУЛЫ ДЛЯ ПОИСКА
И ИЗВЛЕЧЕНИЯ ДАННЫХ

В этой главе описываются различные методы, которые можно использовать для 110-

иска значений в диапазоне данных. В

Excel для этого предназначены три функции:

ПРОСМОТР, ВПР и ГПР. Но они подходят не во всех случаях.

Мы рассмотрим довольно много примеров выбора и поиска данных, в том числе аль­

тернативные методы, значительно расширяющие стандартные возможности

Excel.

ПРИМЕЧАНИЕ

Глава посвящена традиционным функциям поиска, доступным в Excel. В Office 365
Microsoft представила новую функциональность - динамические массивы

компания

(наряду с функцией ПРОСМОТРХ), призванные заменить многие функции и методы

поиска, описанные в этой главе. Тем не менее во многих рабочих книгах вы, скорее
всего, будете использовать традиционные функции и приемы. Рекомендуем разо­
браться, как они работают. Новые возможности динамических массивов Excel и новой

функции ПРОСМОТРХ были описаны в главе

10.

Как работают формулы для поиска
и извлечения данных
Формулы поиска возвращают значение из таблицы, находя другое, связанное с ним

значение в той же таблице. Хорошей аналогией может быть поиск нужного номера
в телефонном справочнике. В нем вы ищете нужную фамилию и рядом видите
номер телефона.
ПРИМЕЧАНИЕ

В этой главе словом .~таблица~> обозначается прямоугольный диапазон ячеек. Это
не обязательно <<официальная,> таблица Excel, создаваемая командой Вставка ► Таб­
лицы ► Таблица.

В

Excel

есть несколько функций, с помощью которых можно создавать формулы

для поиска и выбора значений в таблице ( табл.

15.1 ).

Функции для поиска и выборки значений

Таблица

15.1. Функции поиска и

Функции

387

извлечения значений

Описание
Поиск по вертикали. Просматривает первый столбец таблицы и возвращает значение из ука­

ВПР

занного столбца в найденной строке
Выбирает значение из списка значений, переданных в качестве аргументов

ВЫБОР

Поиск по горизонтали. Просматривает верхнюю строку таблицы и возвращает значение из ука­

ГПР

занной строки в найденном столбце
ЕСЛИ

Возвращает одно значение, если условие истинно, и другое

ЕСЛИОШИБКА

Возвращает первый аргумент, если в нем нет ошибки, или второй, если первый выдает ошибку

ИНДЕКС

Возвращает значение из диапазона ячеек по номеру строки и столбца

поискпоз

Возвращает номер позиции элемента в массиве или диапазоне

ПРОСМОТР

-

если ложно

Просматривает диапазон, в который входят значения только одной строки или одного столбца.
Другая форма этой функции просматривает первую строку или первый столбец массива, на­
ходит указанное значение и возвращает значение из аналогичной позиции последней строки
или столбца массива

СМЕЩ

Возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона на заданное количество
строк и столбцов

Функции для поиска и выборки значений
Поиск данных в списке или таблице часто используется во многих формулах

Excel.

В программе есть несколько функций, позволяющих искать данные по вертикали,
горизонтали, слева направо и справа налево. Вкладывая эти функции друг в друга,

можно создавать формулы, которые будут корректно находить значения даже при
изменении структуры таблицы.

В этом раэделе мы рассмотрим наиболее распространенные способы использования
функций поиска и выборки значений.

IU□y Файл с примерами для этой главы доступен для скачивания. он называется Выполнение
поиска.хtsх.

Поиск точного совпадения при просмотре левого столбца таблицы
Многие таблицы организованы так, что ключевые данные находятся в крайнем

левом столбце. В

Excel немало функций поиска, но функция ВПР была раэработана
15.1 покаэан список работников. Допустим, нужно

именно для таких таблиц. На рис.

заполнить данными простейшую платежную форму, иэвлекая информацию из этой

таблицы по идентификатору работника (столбец ID).

ГЛАВА

388
А

Формулы для поиска и извлечения данных

15

G

В
Отработано

Оматаsа

днеА

день

Место 1)86оты

Работник

10

154

АндРей Волков

Моснва, ул . Тверская, д.

240

Дмитрий Соколов

Санкт-Петербург, Невсний проспект, д. SO

319

Екатерина Иванова

Енатеринбурr, ул. Ленина, д.

15

22

Новосибирск, Красный проспект, д.

331 Алексей Ko3JIOB

22
22
12
18
20
20

33
28

428

Ольга Новикова

Каэань, ул. Баумана, д.

451

Сергей Мороюв

Сочи, ул. Навагинская, д.

527

Мария Фi!дорова

Калининград, Ленинский проспект, д.

40

12
65

10
11

540

Иван Петрое

Владивосток, ул. С&n.nанскам, д.

665

Анна Смирнова

Нижний Новгород. ул. Бо/lьwая Помроасмая, д.

12

981 Паее.n Лебеде•

25

Ростов-на-Дону, ул. Бо.!1ьша11 С.ДОSая, д.

Рис.

14 290,00
16 460,00

Р

7 230,00

Р

22

18

42

70

Пенсионнь1е

22

Р

9 970,00 Р
S 760,00 Р
8 280,00

СТра11оак1

Налог

Р

4170,ООР

8 310,ООР
7 040,00 Р
S 020,00 Р

15"
16"
24"
20"
25"
23"
17"
18"

21"
18"

отчмС11ени•

100,00

8"
7"

200,00
300,00
300,00

5"
5"
7"

100,00
200,00
300,00
200,00
100,00
100,00

3" j

·"
5"
1"

8"

15.1. Таблица с данными о сотрудниках

Идентификатор будем выбирать в списке, расположенном в ячейке LЗ (рис . 15.2).
На основе этих данных мы извлечем из исходной таблицы имя и фамилию ра­
ботника, сведения о его месте работы и другую информацию, необходимую для
заполнения полей платежной формы.

fx

мз

= ВПР($L$З;$В$З : $I$12;2;ЛОЖЬ)
м

N

о

Работник

№документа

К выплате

Ольга Новикова

164

к

2
з

1D

1

работника

~

428

4

Место работы

5
6

Казань, ул . Баумана, д.

73 797,00 1?

40

Начислено

103 680,00

7

Вычтено
Налог

8

Страховка

9

Пен с ионные отчисления

10
Всего

11

Рис.

15.2. Простая платежная форма

В разных полях формы используются следующие формулы.

Работник
=ВПР($L$3;$В$3:$!$12;2;ЛОЖЬ)

Начислено
=ВПР($L$3;$В$3:$!$12;5;ЛОЖЬ)*ВПР($L$3;$В$3:$I$12;4;ЛОЖЬ)

Налог
=(М7-08-09)*ВПР($L$3;$В$3:$!$12;6;Л0ЖЬ)

Страховка
=ВПР($L$3;$В$3:$!$12;7;ЛОЖЬ)

Пенсионные отчисления
=М7*ВПР($L$3;$В$3:$I$12;8;Л0ЖЬ)

-

24 599,00
100,00
5 184,00

-

29 883_,ОО~

Функции для поиска и выборки значений

389

Bcero
=СУММ(О7:O10)

К выплате
=М7-O11

В формуле, которая ищет и извлекает имя и фамилию работника, используется
функция ВПР. Вот ее синтаксис:
=ВПР(искомое_значение;

таблица;

номер_столбца;

[интервальный_просмотр])

Функция будет просматривать первый (крайний слева) столбец указанной табли­

цы, пока не найдет [искомое_значение]. Найдя его, ВПР вернет значение в столбце,
указанном аргументом [номер_столбца]. В примере это 2, поэтому функция вернет

имя и фамилию работника из второго столбца просматриваемой таблицы.
В других формулах этой платежной формы тоже используется функция ВПР, но

с небольшими изменениями. Для полей Mecro работы и Страховка формулы похожие,

но значения извлекаются из других столбцов. Формула в поле Начислено содержит

две функции ВПР, возвращаемые значения которых перемножаются, чтобы мы полу­
чили корректный результат. Первая извлекает из пятого столбца (FЗ:F12) дневной
тариф работника, а вторая

-

количество отработанных им дней (из четвертого

столбца, ЕЗ:Е12). Перемножая эти значения, можно получить зарплату работника
за расчетный период.
В формуле для расчета пенсионных отчислений (ячейка

09)

зарплата умножается

на соответствующий процент, который мы получаем из восьмого столбца таблицы

(13:112).

И наконец, в формуле в поле Налог сначала из зарплаты вычитаются стра­

ховка и пенсионные отчисления, а затем полученный результат умножается на

процентную ставку налога, которую функция ВПР берет из шестого столбца (GЗ:G12).
Разумеется, расчеты заработной платы немного сложнее, чем в этом примере, но
если вы поняли, как работает функция ВПР, то сможете реализовать на практике
и более сложные модели.
ПРИМЕЧАНИЕ

В этом примере во всех формулах четвертый аргумент функции ВПР имеет значение
ложь. Это указывает на то, что функция ВПР должна возвращать значение только в том

случае, если найдено точное совпадение. Иначе функция вернет ошибку #Н/ д. Далее
в главе, на рис.

15.7, показан пример использования другого допустимого значения

этого аргумента: ИСТИНА. В этом случае функция ВПР допускает приблизительное
совпадение.

Поиск точного совпадения при просмотре любого столбца таблицы
Но далеко не все таблицы содержат ключевые значения именно в крайнем левом
столбце. К счастью, в

Excel есть несколько функций для возврата значений, которые

находятся справа от искомого значения.

390

ГЛАВА

На рис.

15.3

15

Формулы для поиска и извлечения данных

показана таблица с перечнем магазинов в разных городах и штатах.

Пользователь может выбрать штат в раскрывающемся списке справа, а программа
должна вывести город и номер магазина.

Jx

G5
А

с

в

1
2

Город

3
4
5 1
6
7

=ИНДЕКС(В3:D25;ПОИСКПОЗ(G4;СЗ:С25;ЛОЖЬ);1)

Штат

Е

D
No

G

маrаэина

Чандлер

AZ

Глендейл

СА

6493
4369

Штат :

Форт-Колли нс

со

4505

Город:

Гейнсвилл

FL

8745

Магазин:

Пиория

IL

6273
9384

ПРОСМОТР Город :

ПРОСМОТР Магазин :

8

Индианаполис

IN

9

Лафайетт

5654

10
11

Гранд- Рапиде

LA
MI

Сент-Луис

мо

12

Биллингс

мт

8816
3331

13
14

Роли

NC

3335

Манчестер

NH

15

Элизабет

NJ

2608
4122

3972

16

Рис.
В полях столбца

15.3. Список магазинов по городам и штатам

G содержатся

следующие формулы .

Город
=ИНДЕКС(ВЗ:D25;ПОИСКПОЗ(G4;СЗ : С25;ЛОЖЬ);1)

Маrазин
=ИНДЕКС(ВЗ:D25;ПОИСКПОЗ(G4;СЗ : С25;ЛОЖЬ);З)

Функция ИНДЕКС возвращает значение из онределенных строки и столбца лиа­
назона . В данном случае на вход ей передается вся таблица, номер строки в виде

результата функции поискпоз и номер столбца. В формуле в поле Город л.олжен быть
указан первый столбец, поэтому соответствующий аргумент

- 1.

Поскольку для

поля Магазин в формуле должен быть указан третий столбец, то соответствующий
аргумент

-

з.

Если используемый дианазон не начинается с ячейки Al, то номер строки и столб­

ца не будет соответствовать строке и столбцу таблицы . Они отсчитываются
от левой верхней ячейки диапазона , а не всего рабочего листа . Формула вил.а
=ИНДЕКС(G2: Р10; 2; 2) фактически воз вращает значение из ячейки НЗ , поскол1,ку та

находится во второй строке и втором столбце диапазона

G2:Pl0.

СОВЕТ

Вторым аргументом функции поискпоз может быть только диапазон высотой
(или шириной) одна ячейка. Если он будет шире или выше, то функция вернет
ошибку #Н/Д.

Функции для поиска и выборки значений

391

Получить требуемый номер строки позволяет функция поискпоз . Она возвращает
позицию в списке, в которой было найдено нужное значение . Функция имеет три
аргумента.

•
•

Искомое значеиие. Значение, которое нужно найти.

Просматриваемый диапазон. Один столбец или одна строка, в которой вьшол­
няется поиск.

•

Тип совпадеиия. Если требуется точное совпадение, то аргумент должен иметь
значение ложь или

0.

Значение, для которого ищется совпадение,
лем в ячейке

-

это штат, выбранный пользовате­

G4, сам же поиск выполняется в диапазоне СЗ:С25. Функция поискпоз

просматривает его сверху вниз, пока не найдет требуемое значение ,

-

в примере

это NH. Оно находится в 12-й строке диапазона, поэтому функции ИНДЕКС в качестве

второго аргумента будет передано значение 12.
Получив результат поискпоз, функция ИНДЕКС будет иметь все необходимое для по­
иска требуемого значения. В 12-й строке заданного диапазона она выберет значение
либо из первого столбца (для поля Город), либо из третьего (для поля Магазин).
ПРИМЕЧАНИЕ

Если в функцию ИНДЕКС передать номер строки (или столбца ) , который окажется
выше количества строк ( или столбцов) в диапазоне, то она верн ет ошибку #ССЫЛКА! .

Поиск значений по горизонтали
В

Excel

есть функция и на тот случай, если данные структурированы так, что иско­

мые значения находятся в верхней строке, а не в левом столбце диапазона , и нужно
искать по строкам, а не по столбцам .
На рис .

15.4

показана табл ица с наз ваниями нескольких городов и температурой

воздуха в них . Пользователь может выбрать город в списке Ваш город ( столбец С),
и значение температуры в этом городе появится в пол е Температура. Формула в этом
поле выглядит так :

=ГПР(СS;С2:LЗ;2;Л0ЖЬ)

С6

/х

V

=ГПР(СS;С2:L3;2; ЛОЖЬ)

в

А

с

Е

D

1
Чунцин

2

Город

3

Температура

Сан-Пауло

15

11

Катманду

13

4
Ваш город :

5

б

Температура :

1

7

Используя ИНДЕКС:

8

Рис.

L

17

~

15.4. Данные о температуре воздуха в разных городах

392

ГЛАВА

Формулы для поиска и извлечения данных

15

Функция ГПР имеет тот же набор аргументов, что и ВПР. Буква Г в ее названии
означает <<горизонтальный~,,, в то время как буква В в названии ВПР - <<верти­
кальный,> . Следовательно, ГПР просматривает таблицу данных построчио, слева
направо, то есть по горизонтали, а ВПР -

сверху вниз, то есть по вертикали . Когда

ГПР находит совпадение, она возвращает значение из второй строки соответству­

ющего столбца.

Скрытие ошибок, возвращаемых функциями поиска
До сих пор мы использовали значение ложь в качестве последнего аргумента на­

ших функций поиска, чтобы возвращать только точные совпадения . Если же такая
функция не может вернуть точное совпадение, она выдает ошибку #Н/ д.

Ошибка #Н/ д полезна тем, что предупреждает пользователя, когда программа
н е находит совпадения . Но если таблицу планируется использовать в качестве от­
чета, то ошибки #Н/ д испортят его вид. В Excel есть функция, которая позволяет
обнаруживать такие ошибки, возвращая вместо них что-то другое.
На рис.

15.5 вы видите две таблицы.

В одной приведены названия компаний, а также

имена и фамилии их руководителей . В другой

-

имена и фамил ии некоторых из

них и сведения об их годовом доходе. Для объединения этих таблиц используется

функция ВПР. Но поскольку во второй таблице есть информация о доходах не всех
Excel выводит немало

директоров из первой таблицы, то при их объединении

ошибок #Н/ д.

F

V

/х

:

=ВПР(СЗ; $F$З: $G$11; 2;ЛОЖЬ)

в

с

D

Компания

Директор

8ОХ08

3 jдльфаСтройИнвест

Аркадий Черкасов

r

#Н/Д

62 157 026

G
Имя

Фёдор Лазарев
Милана Данилова

4

ВекторТехнологии

Виктория Захарова

5

ГарантСереис

Геннадий Орлов

#Н/Д

Юрий Громов

6

ДелоПрофи

Дарья Белова

#Н/Д

Виктория Захарова

7

ЕвразияЛогистик

Евгений Тихонов

8

ЖилКомФонд

Зоя Романова

9

ЗенитКонсалтинг

Игорь Малышев

#Н/Д

10

Инновационные Системы

Ксения Комарова

#Н/Д

Евгений Тихонов

11

Квантовые Решения

Леонид Гуров

#Н/Д

Анатолий Шилов

Рис.

40 266 501
68 970 486

Зоя Романова
Раиса Полякова
Ольга Романова

15.5. Отчет о годовых доходах руководителей

Доход

sa 2024

год

33 247 178
45 302 040
51 744 999
62 157 026
68 970 486
36
35
40
36

615 404 1
212 678
266 501
325 782

компаний

Формула для объединения данных выглядит так :
=ВПР(СЗ;$F$З:$G$11;2;ЛОЖЬ)

На рис. 15.6 она изменена. Мы вложили исходную формулу в функцию ЕСЛИОШИБКА,
которая в случае ошибки #Н/ д будет возвращать пустое значение:
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(СЗ;$F$З:$G$11;2;ЛОЖЬ);"")

Функция ЕСЛИОШИБКА принимает значение или формулу в качестве первого аргу­
мента и альтернативное возвращаемое значение в качеств е второго. Если первый

Функции для поиска и выборки значений

393

аргумент выдает ошибку, возвращается второй аргумент. Если же ошибок нет, она
возвращает указанное значение или результат формулы.

/х

D3

2

D

Директор

Доход

З IАркадий Черкасов
4

Виктория Захарова

5

Геннадий Орлов

6

Дарья Белова

7

Евгений Тихонов

8
9

Зоя Романова

10
11
12

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(СЗ ;$F$3: $G$11; 2;ЛОЖЬ);

с

Е

Милана Данилова

Юрий Громов
Виктория Захарова

40 266 501
68 970 486

Игорь Малышев

Зоя Романова

Раиса Полякова
Ольга Романова

Ксения Комарова

Евгений Тихонов

Леонид Гуров

Анатолий Шилов

Милана Данилова

Доход за

Имя

Фёдор Лазарев

62 157 026

"")

G

2024 год
33 247 178
45 302 040
51 744 999
62 157 026
68 970 486
36 615 404
35 212 678

40::J266501
36 325 782

45 302 040

Рис.

15.6. Более чистый

отчет

В нашем примере второй аргумент функции ЕСЛИОШИБКА - это пустая строка (" ").
Таким образом, вместо #Н/Д мы будем выводить просто пустую ячейку. Надо от­
метить, что ЕСЛИОШИБКА позволяет заменить сообщения об ошибках чем угодно,
например фразой «Нет данных» или просто нулем.
СОВЕТ

Функция ЕСЛИОШИБКА одинаково обрабатывает любые ошибки Excel, в том числе
#Н/ д, #ДЕЛ/0 ! и #ЗНАЧ!. Вы не можете ограничить количество ошибок, которые вы­
являет эта функция.

Excel предоставляет три функции перехвата сообщений об ошибках, которые можно
использовать для отладки:

•

ЕОШИБКА -

возвращает ИСТИНА, если ее аргумент выдает любую ошибку;

•

ЕОШ -

возвращает ИСТИНА, если ее аргумент выдает любую ошибку, кроме #Н/ д;

•

ЕНД -

возвращает ИСТИНА, если ее аргумент выдает ошибку #Н/ д, и ложь во всех

остальных случаях.

Эти функции перехвата сообщений об ошибках возвращают значения ИСТИНА или
ложь и чаще всего используются вместе с функцией ЕСЛИ.

Поиск ближайшего соответствия в интервале значений
Функции ВПР, ГПР и поискпоз позволяют сортировать данные в любом порядке.
У каждой из них есть последний аргумент, который заставляет функцию найти

точное совпадение или вернуть ошибку, если это невозможно.
Но эти функции могут работать и с уже отсортированными данными, когда нужно
найти только приблизительное совпадение. На рис.

15.7 показан метод расчета на­

лога. В ней не представлены все возможные значения; скорее, в ней есть интервалы

394

ГЛАВА

15

Формулы для поиска и извлечения данных

значений. Сначала нужно определить, в какой интервал попадает зарплата, а затем
использовать информацию из этой строки для расчета налога в ячейке

D16.

=ВПР(D15;В3:Е10;3;ИСТИНА)+(D15-ВПР(D15;ВЗ:Е10;1;ИСТИНА))*ВПР(D15;ВЗ:Е10;4;ИСТИНА)

в

с

Заработная плата от

но не боле е

А

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
161

325
1023
3 163
6 050
9 050
15 906
17 925

Ба :sовая сумм а

325
1023
3 163
6050
9 050
15 906
17 925

Заработная плата за две недели:
Удерживаемые надбавки:
П особие:
Заработная плата за вычетом надбавми:
Сумма удержания:

Рис.

Процент

0,0%
10,0%
15,0%
25,0%
28,0%
33,0%
35,0%
39,6%

69,80
390,80
1112,56
195,56
4 215,03
4 921,68
2 307,69
2
303,80
2 003,89
216,93

J

15.7. Расчет подоходного налога

В этой формуле используются три функции ВПР . С их помощью из таблицы из­

влекаются три значения , н еобходимые для выполнения вычислений. Посл ед ний
аргумент каждой

-

ИСТИНА, то есть при ноиске мы хотим получить только 11рибли­

з ительное соответствие .

Чтобы в таком случае получить прав ильные результаты , данные в столбце поиска

(на рис . 15.7 это столбе~\ В) должны быть отсортированы по возрастаиию. В про­
цессе поиска функция ВПР будет просматривать крайний слева столбе ц сверху
вниз и остановится, когда следующее анализируемое значе ни е окажется больше
искомого. Таким образом, она найдет наибольшее значение, которое н е больше
заданного в аргументе поиска.

ВНИМАНИЕ

Такой приблизительный поиск не гарантирует, что мы найдем ближайшее соответ­

ствие. Скорее, функция находит наибольшее совпадение, которое не вы111е искомого
значения, даже если следующее наибольшее значе ние ближе к нему.
Есл и данные в столб не поиска не отсортирова11ы по возрастанию, то вы не полу­
чите сообщения об ошибке, но, скорее всего, получите неверный результат. Такие
функции и спользуют метод двоичного поиска, чтобы найти прибли зителыюе совпа­
дение. Точка начала

-

середина просматриваемого столбца. При этом определяется,

в какой половине может находиться значение: в верхней или нижней. Выбранная
половина снова делится на две части, которые так же анал и з ируются . Этот 11роцесс

повторяется до те х пор, пока не будет получе11 требуемый результат.
Двоичный поиск в неотсортированном списке значений рано или позд1ю приведет

к тому, что функция поиска выберет не ту половину и вернет неверные данные.

Функции для поиска и выборки значений

395

В примере на рис. 15.7 функция ВПР останавливается на строке 5, так как 1023 наибольшее значение в первом столбце, которое не превосходит искомое 2003, 89.

Три части формулы сработают так.

•

Первая функция ВПР вернет из третьего столбца значение

•

Вторая ВПР вычтет сумму зарплаты из первого столбца из рассчитанной зара­

•

Третья функция ВПР вернет процентную ставку налога, извлеченную из четвер­

69, 80.

ботной платы в ячейке D15.

того столбца, и умножит на результат вычисления второй ВПР, а потом добавит
полученное значение к базовой ставке.
Учитывая результаты, возвращаемые тремя функциями ВПР, в числовом виде фор­
мулу можно представить так:

=69.80+(2003,89-1023,00)*15,0%
СОВЕТ

Метод, который используют функции поиска и извлечения при поиске приближен­
ного соответствия, работает намного быстрее, чем поиск с точным соответствием.
Для точного поиска функция должна последовательно просмотреть каждое значение

в столбце. Если вы знаете, что ваши данные всегда будут отсортированы по возра­
станию и будут содержать значения, точно соответствующие возможным аргументам
поиска, то можете уменьшить время вычислений, задав последний аргумент как

ИСТИНА. Поиск с приближенным соответствием в любом случае найдет точное со­
впадение, если оно есть и данные отсортированы.

Нахождение ближайшего соответствия с помощью функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Во все формулы поиска, рассмотренные выше, можно подставить комбина­
цию функций ИНДЕКС и поискпоз, которые часто используются совместно для

поиска и извлечения значений из таблиц. Как и у ВПР и ГПР, у функции поискпоз
тоже есть последний аргумент, позволяющий выполнить поиск с приблизитель­
ным соответствием. Функция поискпоз имеет дополнительное преимущество,

так как дает возможность работать с данными, отсортированными по убыванию
(рис.

15.8).

Формула с использованием функции ВПР, которая успешно работала в предыдущем
15.7), теперь возвращает в ячейке D16 значение #Н/Д. Причина

примере (см. рис.

в том, что эта функция начинает просмотр с середины столбца и обнаруживает, что
значение превышает искомое, поэтому продолжает поиск в ячейках выше. Но в этом

примере данные упорядочены по убыванию, поэтому в верхней половине столбца
нет ни одного значения, которое было бы меньше искомого.
Как видно из рис.

15.8,

в ячейке D18 находится формула, в которой используются

функции ИНДЕКС и поискпоз, и она возвращает правильный результат.
=ИНДЕКС(В3:Е10;ПОИСКПОЗ(D15;В3:В10;-1)+1;3)+(D15-ИНДЕКС(В3:Е10;ПОИСКПОЗ(D15;
В3:В10;-1)+1;1))*ИНДЕКС(В3:Е10;ПОИСКПОЗ(D15;В3:В10;-1)+1;4)

396

ГЛАВА

15

Формулы для поиска и извлечения данных

с

D

Е

но не более

Базовая сумма

Процент

в

А

1
2
3

Заработная плата от

4 921,68

17 925
15 906
9 050
6 050
3 163
1 023
325

4

5
6
7
8

9
10
11
12
13
14
15
16
17

195,56
1112,56
390,80
69,80

Заработная плата за две недели:
Удерживаемые надбавки:
Пособие:
Заработная плата за вычетом надбавки:
Сумма удержания:

Используя ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ:

181

---

Рис.

15.8. Та же таблица, что и

на рис .

-

39,6%
35,0%
33,0%
28,0%
25,0%
15,0%
10,0%
0,0%

4 215,03

17 925
15 906
9 050
6 050
3 163
1 023
325

r
1

2 307,69
2
303,80
2 003,89
#Н/Д

1

216,93 ]

15.7, но данные упорядочены

j

по убыванию

Последний аргумент функции поискпоз может принимать целочисленные значе­
ния

•

-1, О и 1:

-1 - используется для значений, отсортированных по убыванию. Функция ищет
минимальное значение, которое превышает искомое или равно ему . Получить
эквивалентный результат с помощью ВПР и ГПР невозможно;

•

0 - используется для неотсортированных значений. Поиск выполняется по
точному совпадению. Это эквивалент использования функций ВПР и ГПР, по­
следний аргумент которых

•

1-

-

ложь;

используется для значений, отсортированных по возрастанию. Выполняется

поиск максимального значения, которое меньше искомого или равно ему. Этот
вариант эквивалентен использованию функций ВПР и ГПР, последний аргумент
которых

-

ИСТИНА .

Когда последний аргумент функции ПОИСКПОЗ равен -1, она находит в столбце
1, чтобы получить нужную

значение выше искомого и к результату прибавляется
строку.

Поиск значений в нескольких таблицах
Рассмотрим пример, когда данные для поиска находятся в нескольких таблицах,
но пользователь сам выбирает, с какой нужно работать. Мы будем выполнять те же
вычисления, что и в примере на рис. 15.7. Разница лишь в том, что пользователь

может выбрать один из двух вариантов расчета: либо для холостых, либо для со­
стоящих в браке . Поиск будет выполняться только в одной из соответствующих
таблиц (рис.

15.9) . .

Функции для поиска и выборки значений

А

в

с

D

Е

Заработная плата от

но не более

Базовая сумма

Ставка

397

В браке

1:
4
5
6
7
8
9
10
11
12

325
1 023
3 163
6 050
9 050
15 906
17 925

Заработная плата от

87
436
1 506
3 523
7 254
15 667
15 731

69,80
390,80
1112,56
195,56
4 215,03
4 921,68

но не более

Базовая сумма

87
436
1506
3 523
7 254
15 667
15 731

В браке или холост:

0,0%
10,0%
15,0%
25,0%
28,0%
33,0%
35,0%
39,6%

Холост

4 038,46
3
455,70
3 582,76
716,38]

Удерживаемые надбавки:

Пособие:
Заработная плата за вычетом надбавки:
Сумма удержания:

15.9. Подоходный

Ставка

34,90
195,40
699,65
1 744,33
4 520,62
4 543,02

Заработная плата за две недели:

27

Рис.

0,0%
10,0%
15,0%
25,0%
28,0%
33,0%
35,0%
39,6%

Холост

13

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
28
29
301

325
1 023
3163
6 050
9 050
15 906
17 925

налог можно вычислить по одной из двух таблиц

В Excel можно использовать име11ова11ные диапазо1lЪt, а функция двссыл позволяет
выбрать таблицу для поиска. Прежде чем составлять формулу, нужно определить
два именованных диапазона: В_браке и Холост с соответствующими таблицами
значений для обоих категорий людей. Для этого сделайте следующее.

1.
2.

Выделите диапазон

B4:Ell.

Выберите команду Формулы ► Неопреде­

rСоздание имени

3.
4.
5.
6.

15.10).

В поле Имя введите В_браке.

Qбласть:

Книга

Прим ечание

Нажмите ОК.

Выделите диапазон В15 : Е22.

Снова выберите команду Формулы ► Неопре­

Диапазон ·

деленные имена ► Задать имя .

7.

= 'Рисунок

15.9'!SBS3:SES11

[

ок

Отмена

В окне Создание имени в поле Имя введите
Холост.

8.

х

В_брак~

ленные имена ► Задать имя. Откроется диа­

логовое окно Создание имени (рис.

о

Нажмите ОК.

Рис.

15.1 О. Диалоговое окно
Создание имени

398

ГЛАВА

Формулы для поиска и извлечения данных

15

На рабочем листе, показанном на рис.

15.9, в ячейке D25 задан список допустимых

значений. В нем два значения: В_браке и Холост, которые соответствуют именам

двух только что созданных диапазонов. По значению в ячейке D25 будем определять,
в какой из двух таблиц искать данные для выполнения расчетов, поэтому значения
в списке и имена диапазонов должны быть одинаковыми.
Новая формула расчета подоходного налога будет выглядеть так:
=ВПР(D29;ДВССЫЛ(D25);З;ИСТИНА)+(D29-ВПР(D29;ДВССЫЛ(D25);1;ИСТИНА))*ВПР(D29;
ДВССЫЛ(D25);4;ИСТИНА)

Вы наверняка заметили, что формула в этом примере очень похожа на показанную

на рис.

15.7.

Единственное их различие

-

вместо диапазона приводится функция

ДВССЫЛ.

Первый аргумент обязателен: это должно быть текстовое представление ссылки на
ячейку или диапазон. На рис. 15.9 в ячейке D25 хранится строка Холост. Функция
двссыл должна преобразовать это значение в ссылку на ячейку или диапазон. Если
ее первый аргумент изначально не является корректной ссылкой на диапазон ( как

у нас), то она проверяет список имен диапазонов, определенных в рабочей книге или

на рабочем листе. Если бы мы не создали именованный диапазон Холост, функция
вернула бы ошибку #ССЫЛКА!.
У функции ДВССЫЛ есть и второй (необязательный) аргумент, который может быть
одним из двух логических значений, в зависимости от того, как

Excel

интерпрети­

рует первый аргумент. Если программа воспринимает его как ссылку в стиле Al, то
второй аргумент
в стиле

R1C1,

-

ИСТИНА. Если же первый аргумент интерпретируется как ссылка

то второй аргумент

-

ложь. Для именованных диапазонов не играет

роли, какое значение имеет второй аргумент. Функция двссыл в любом случае вернет
корректную ссылку на диапазон.

ВНИМАНИЕ

Функция двссыл также может возвращать диапазоны из других рабочих листов или
даже других рабочих книг. Но если она ссылается на другую рабочую книгу, эта
книга должна быть открыта. двссыл не работает с закрытыми книгами.

Поиск значений на основании двух критериев
Поиск значений на основании двух критериев можно выполнить в прямоугольном

диапазоне ячеек, то есть в таблице из нескольких строк и столбцов. В формулах
выше мы использовали комбинацию ИНДЕКС и поискпоз как альтернативу для дру­
гих функций поиска. Но обе эти функции были разработаны именно для работы
с прямоугольными диапазонами.

15.11 показана таблица с данными о продажах в регионах по годам. В каждой
строке находятся данные по отдельному региону, а в каждом столбце - данные по
На рис.

Функции для поиска и выборки значений

399

одному году. Пользователь будет выбирать регион и год в одноименных списках,
чтобы увидеть соответствующий объем продаж в поле Продажи. Решить задачу
можно с помощью такой формулы:
=ИНДЕКС(С4:F9;ПОИСКПОЗ{С1З;В4:В9;ЛОЖЬ);ПОИСКПОЗ(С14;СЗ:FЗ;ЛОЖЬ))

[ ClS

=ИНДЕКС(С4:F9;ПОИСКПОЗ(С1З;В4:В9;ЛОЖЬ);ПОИСКПОЗ(С14;СЗ:FЗ;ЛОЖЬ)) l

fx

:

V

С

в

2

D

Е

2021
-------1525017

Н

2023

2024

1 227 847

1 019 616

Юг

5

Северо- Восток

2 704 237

2 135 564

1411 782

Север

З

563 687

4 441886

4 805 431

Запад

4 489 700

2 651 064

796 330

Центр

2 167 319

1 357 850

Восток

1861 239

З

16 311199

Итого

Итого

2022
1504 678

Регион

З

4

6
7
8
9
10

G

F

Продажи по регионам

5 277 158

716 535

6 968118

716 674

16 527 678

2 898 601
З 024 542

10 835 695

776 850

578 280

4 069 389

1475 301

10 984 209

15 669 322

13 087 629

12 851 269

57 919 419

З

7 326 561

11
12
13

Регион :

14

Год :

151

Север

2023

4 805 431

Продажи :

Рис.

15.11. Данные о продажах по регионам и

годам

К настоящему моменту вы уже должны иметь представление о работе функций
ИНДЕКС и поискпоз. В отличие от других формул здесь используются две функции
поискпоз, вложенные в ИНДЕКС. Вторая ПОИСКПОЗ возвращает номер требуемого
столбца - мы не указываем его непосредственно в формуле, как делали выше.
Как вы помните , функция ПОИСКПОЗ возвращает позицию выбранного в списке зна­
чения. На рис.

15.11

выбран регион Север, поэтому первая поискпоз возвращает з,

так как Север является третьим в списке . В функции ИНДЕКС это значение будет
определять номер строки. В поле Год выбрано 2018 (в этом списке содержатся
значения из верхней строки таблицы). В списке это второе значение, поэтому
вторая поискпоз возвращает 2. Таким образом, два первых аргумента функции
ИНДЕКС равны з и

2 соответственно,

и она выводит в ячейке

ClS

нужное значение .

Использование значений по умолчанию
Попробуем немного усложнить формулу поиска. Изменим ее так, чтобы пользова­
тель мог указать только регион, только год или не указывать вообще ничего. Если
один из вариантов не выбран, будем считать, что пользователя интересует общая
сумма только по региону или только по году. Если пользователь не выберет ни од­
ного варианта, мы вернем общую сумму по всей таблице.
=ИНДЕКС(С4:G10;ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(С1З;В4:В10;ЛOЖЬ);СЧЁТЗ(В4:В10));

ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(С14;СЗ:GЗ;ЛOЖЬ);СЧЁТЗ(СЗ:GЗ)))

400

ГЛАВА

15

Формулы для поиска и извлечения данных

Структура формулы остается прежней, но мы изменили несколько деталей. Диа­
пазон ячеек, который мы используем в функции ИНДЕКС, теперь включает строку 10

и столбец G. Аналогичным образом расширен и диапазон в каждой функции
поискпоз. Наконец, обе функции поискпоз теперь вложены в ЕСЛИОШИБКА. Она и воз­
вращает номер итоговой строки или итогового столбца.
Альтернативным значением для ЕСЛИОШИБКА является функция СЧЁТЗ. Она ведет
подсчет непустых ячеек, то есть содержащих как числа, так и текст, и возвращает

номер последней строки или последнего столбца в нашем диапазоне . Конечно,

можно было прописать номер этой строки или столбца непосредственно в форму­
ле. Но если в диапазон добавят новую строку или столбец, то придется вручную
корректировать эти значения в функциях СЧЁТЗ, увеличив их на единицу.

На рис.

15.12 показана та же таблица, что и

выше, но пользователь оставил пустым

поле Год. В заголовках столбцов нет пустых значений , поэтому функция поискпоз
вернет ошибку #Н/ д. Обнаружив ее, функция ЕСЛИОШИБКА вернет значение своего
второго аргумента (то, которое вернет ей СЧЁТЗ), а значит, функция ИНДЕКС получит

номер последнего столбца с итогами.

С15

V

/х

:

=ИНДЕКС(С4:G10;ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(С1З;В4:В10;ЛОЖЬ);СЧЁТЗ(В4:В10));

ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(С14;СЗ:GЗ;ЛОЖЬ);СЧЁТЗ(СЗ:GЗ)))

с

в

2
З

4
5
6
7
8
9
10

F

D

G

н

Продажи по регионам

Регион

2021
1525 017
2 704 237
3 563 687
4 489 700
2 167 319
1861 239
16 313 220

Юг
Северо-Восток

Север
Запад
Центр

Восток
Итого

11
12
13
14
151
16

Регион :

2023
1227 847
1411 782
4 805 431
796 330

1 357 850
3 578 280
15 671 344

776 850
4 069 389
13 089 652

2024
1 019
716
3 716
2 898
3 024
1475
12 853

Итого

616
535
674
601
542
301
293

5 277 158
6 968118
16 527 678
10 835 695
7 326 561
10 984 209
57 919 419

Север

Год:
Продажи :

2022
1504 678
2 135 564
4 441886
2 651064

16 527 678

Рис.

j

15.12. Возвращение итоговых значений продаж

Поиск значений на основе нескольких критериев
На рис.

15.13

показана таблица бюджетов разных отделов компании, располо­

женных в разных регионах. Нужно сделать так , чтобы пользователь мог выбрать
регион и отдел, чтобы получить информацию о соответствующем бюджете. Здесь
в формуле нельзя использовать функцию ВПР, так как она может работать лишь
с одним аргументом поиска , а нам нужно указать два, ведь в таблице повторяются
как регионы, так и отделы.

Функции для поиска и выборки значений

Н7

/х

V

А

v

=СУММПРОИЗВ(($8$3 : $8$45=Н5) * ($($3: $С$45=Н6) * ($Е$3: $Е$45))

в

с

Менеджер

Юридический

4 406 018

Юридический

Хосе Палмер

Логистический

Одри Вашингтон

2 564 165
1 443 535
2 834 014

Центр

4

Запад

5
6

Север
Центр

Служба поддержки

саманта Аллен

Северо-восток

Отдел страхования

Кэтрин Николе

Центр

Отдел кадров

Дэвид Гордон

9
10
11

1

Центр

Отдел продаж

Лиллиан Харт

Восток

Отдел сбыта

Клэр Петерсон

Центр

Отдел обслуживания

Ханна Портер

Юг

Служба подцержки

Виктория Гомес

Брук Бейли

12
13
14

Центр

Отдел страхования

Север

Отдел продаж

Лейла Грин

15

Север

Бухгалтерия

АлЕ!кс Кокс

16

Юг

Бухгалтерия

Дженезис Миллс

Рис.

н

Бюджет

Кейтлин Маршалл

3

7
8

G

D

Отдел

Регион

401

1119 596
2 949 401

Регион:
Отдел:
Бюджет:

Менеджер:

l
Центр
Отдел продаж Ц
2 371246 1
Лиллиан Харт 1

2 371246
3 043 499
1 621 716
697 697
1 458 914
2 922 128
3 699 755
930 133

15.13. Таблица бюджетов разных отделов

Нам поможет функция СУММПРОИЗВ. Она позволяет найти строку, которая будет

содержать оба искомых значения:
=СУММПРОИЗВ(($В$3:$В$45=Н5)*($С$З:$С$45=Н6)*($Е$З:$Е$45))

Функция СУММПРОИЗВ сравнивает каждую ячейку в диап азоне со значением из ука­
занной ячейки (в примере это HS и Нб) и возвращает массив значений ИСТИНА и ложь
в зависимости от результата. Затем полученные значения перемножаются, причем
ИСТИНА воспринимается как 1, а ложь

-

как 0, а результаты суммируются. В третьей

паре скобок нет оператора сравнения, поскольку это наш исходный диапазон со
значениями, которые функция должна вернуть.

Разберем ее детальнее. В примере на рис.

15.13 мы выбрали отдел продаж в централь­

ном регионе. Первые восемь строк таблицы не соответствуют этому выбору, поэтому
результатом будет ложь, то есть 0. Далее для них в функции на ноль умножается зна­
чение из столбца Бюджет, заданного в формуле как $Е$3:$Е$45. Результатом будет тоже
ноль, так как умножение любого числа на ноль дает ноль. Если же и регион, и отдел
совпадают, оба сравнения возвращают 1. Две единицы умножаются на значение со­
ответствующей строки в столбце Е, и мы получаем нужный результат.
В примере на рис .

15.13 для

строки

9 функция

СУММПРОИЗВ перемножает значения

1 *1 *2 371 246. Полученное значение суммируется со значениями для остальных
строк. Но все они равны нулю, так как для каждой из строк мы получаем минимум

одно значение ложь. Таким образом, результатом суммирования будет 2 371 246, что
и выведено в поле Бюджет.

Возвращение строки с помощью функции СУММПРОИЗВ
СУММПРОИЗВ работает так только с числами. Строку вернуть не получится, так как
все текстовые значения будут рассматриваться как нулевые и функция всегда будет
возвращать ноль.

402

ГЛАВА

15

Формулы для поиска и извлечения данных

Однако для возврата текста мы можем использовать СУМ,.,ПРОИЗВ в паре с функциями

ИНДЕКС и СТРОКА. Например, если в предыдущем примере вместо суммы бюджета
нужно вернуть имя менеджера, нам поможет следующая формула:
=ИНДЕКС(D:D;СУММПРОИ3В(($В$З:$В$45=Н5)*($С$3:$С$45=Нб))*(СТРОКА($Е$3 : $Е$45)));1)

Здесь в третьем элементе выражения мы не выбираем значение из столбца Е, а ис­
пользуем функцию СТРОКА, чтобы включить в массив номер найденной строки. Для
ситуации на рис.

15.13 в СУММПРОИЗВ вычисляется 1 *1 *9 и мы получаем 9.

Затем это

значение используется в качестве второго аргумента в функции ИНДЕКС. Посколь­

ку функция СТРОКА возвращает строку на рабочем листе, а не в исходной таблице,

ИНДЕКС использует в качестве диапазона весь столбец.

Поиск последнего значения в столбце
На рис.

15.14 показан неотсортированный список накладных. Допустим, нам нужно

найти информацию о последней накладной. Простой способ найти последний эле­
мент в столбце

-

использовать функцию ИНДЕКС и подсчитать элементы в списке,

чтобы определить последнюю строку:
=ИНДЕКС(В:В;СЧЁТЗ(В:В)+l)

F5

2 № накладной
3 IN6787
4 IN4374
5 l1N5061
6 IN4305
7
8
9
10
11
12

fx

v
В

IN1477
IN5552
IN8685
IN1491
IN2408
IN6513

=ИНДЕКС(В:В;СЧЁТЗ(В:В)+l)

с

D

Количество

Сумма

53
160
40
146
84
97
200
40
155
75

Рис.

555,73
940,56
3 026,10
4 885,94
969,46
2 979,33
2 950,74
3 970,50
3 332,94
3 326,98

G

Е

Последняя
накладная

IIN6513

Последняя
сум~

3 326,98

15.14. Список накладных

Если ИНДЕКС используется для поиска в одном столбце, то в ней, кроме диапазона,
достаточно указать лишь аргу мент для строки . Третий аргум ент, определяющий

номер столбца, в этом случае не нужен. Функция СЧЁТЗ подсчитывает количество
непустых ячеек в столбце В. Ее результат нужно увеличить на

1, чтобы учесть пустую

ячейку в первой строке рабочего листа. В этом примере ИНДЕКС вернет значение

из 12-й строки столбца В.
ВНИМАНИЕ

Функция СЧЁТЗ подсчитывает все непустые ячейки, в которых содержатся числа,
текст, даты и т. д. Если в диапазоне есть пустые строки (например, в качестве раз­
делителей), то функция не вернет нужный результат .

Функции для поиска и выборки значений

403

Поиск последнего значения с помощью функции ПРОСМОТР
Функции ИНДЕКС и СЧЁТЗ отлично подходят для поиска, если в диапазоне нет пустых
ячеек. Если же такие ячейки есть, а искать нужно числовые значения, то можно

использовать функцию ПРОСМОТР и очень большое число. На рис.
на формулу в ячейке

15.14 посмотрите

GS:

=ПPOCMOTP(9,99E+307;D:D)

Здесь мы указываем

Excel найти наибольшее положительное число, с которым он
10307 ). Функция ПРОСМОТР никогда не сможет найти

может работать (это чуть меньше

значение больше этого, поэтому остановится на последнем значении в диапазоне
и передаст его в качестве результата.

СОВЕТ

Числа вида 9,99Е +307 записываются в экспоненциальном формате. Число до буквы Е
(мантисса) имеет одну цифру слева от десятичной запятой и две справа. Число после

буквы Е определяет, в какую степень нужно возвести

10 (в данном случае это 307,
9,99 х 10307 ). Если число положительное, то запятая сдвигается вправо, если
отрицательное - то влево. Так, запись вида 4,32Е-02 является экспоненциальной
нотацией числа 0,0432.
то есть

Использование функции ПРОСМОТР дает дополнительное преимущество: всегда воз­
вращается последнее числовое значение, даже если в диапазоне есть текст, пустые

ячейки или ошибки.

Глава

16

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ
В ПРАВИЛАХ УСЛОВНОГО
ФОРМАТИРОВАНИЯ

Условное форматирование - возможность динамически изменять в Excel формати­
рование значений, ячеек или диапазонов на основании заданного набора условий.
Условное форматирование дает возможность за считаные секунды определить,
какие данные в отчете можно считать «хорошими•, а какие

-

«плохими•, и все

это на основе форматирования.
В этой главе мы рассмотрим несколько примеров того, как средствами условного

форматирования

Excel в сочетании с формулами визуализировать результаты вы­

полненного анализа.

шоу Файл с примерами для этой главы доступен для скачивания, он называется Формулы с услов­
ным форматированием.хlsх.

ПРИМЕЧАНИЕ

Основные принципы условного форматирования данных в
в главе

Excel

были изложены

5.

Выделение ячеек, отвечающих
определенному условию
Одно из основных правил условного форматирования, которое можно создать,

-

выделение ячеек, отвечающих определенным критериям. Первый пример демон­
стрирует условное форматирование ячеек со значениями, которые меньше заданного
показателя 4000 (рис.

16.1).

Чтобы создать это простое правило форматирования, сделайте следующее.

1.
2.

Выделите ячейки целевого диапазона. В нашем случае это СЗ:С14.

Выберите команду Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Создать правило.
Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования (рис.

16.2).

405

Выделение ячеек, отвечающих определенному условию

3.

В списке Выберите тип правила выберите вариант Использовать формулу для определения

форматируемых ячеек. Значения в ячейках

будут оцениваться на основании введенной вами формулы. Если результатом

формулы будет ИСТИНА, то к текущей ячейке будет применяться заданное форматирование.

4.

В соответствующее поле введите фор-

мулу, приведенную ниже. Обратите внимание: в ней используется ссылка только
на верхнюю ячейку целевого диапазона,

а не на весь диапазон . Нет необходимости
ссылаться на него целиком.

А

с

в

1
2
3
4

Продано единиц

2661
3804
5021
1001
4375
2859
7659
3061
2003
5147
4045
1701

Январь

Февраль
Март

5

6
7
8
9
10

Апрель

11

Сентябрь

12

Октябрь

Май
Июнь
Июль
Авrуст

13

Ноябрь

14
15

Декабрь

Рис.

16.1. Красным

выделены ячейки,

значения которых меньше

=(3<4000

4000

?

Создан и е пра в ил а ф ор м ат и ро ва ни я

Вы6ерите тип правила:

-

Форматировать все ячейки на основании их значений

-

Форматировать только ячейки , которые содержат

-

Форматировать только первые или последние значения

-

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего

-

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения

-

Использовать фо р мулу для определени я фо рм а т ируе м ых я чеек

Измените описание правила

Форматировать ,начения . AJIЯ которых спедУющая формула является истинной :
= С3 < 4000

О6р03ец :

АаВЬБбЯя

ок

Рис.

16.2. Создаем правило форматирования : выделять ячейки со значениями меньше 4000

ВНИМАНИЕ

Как видите, в формуле мы не указываем абсолютную ссылку на ячейку (СЗ), то есть
не добавляем символ доллара($). Но если при создании формулы вы просто щелкнете

на ячейке, а не введете ее название вручную, то Excel автоматически сделает ссылку
абсолютной. В этом примере важно, чтобы ссылка не была абсолютной, так как Excel
должен применять заданный тип форматирования ко всем ячейкам диапазона.

ГЛАВА

406

16

Использование формул в правилах условного форматирования

5. Нажмите кнопку Формат, чтобы определить нужный вариант форматирования
ячеек. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек можно выбрать любые
параметры форматирования шрифта, границ и заливки для целевой ячейки.

6. Выбрав нужные параметры, нажмите кнопку ОК.
7. В окне Создание правила форматирования также нажмите ОК. Созданное правило
будет применено к ячейкам целевого диапазона.
СОВЕТ

Если вы хотите отредактировать созданное ранее правило, просто выберите любую
ячейку в отформатированном диапазоне, а затем выполните команду Главная ► Сти­
ли ► Усповное форматирование ► Управление правилами. В открывшемся окне Диспе~ер правил

усповного форматирования выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило.

Выделение ячеек на основании значения другой ячейки
Часто требуется создать правило форматирования ячеек в зависимости от их срав­
нения со значением другой ячейки. Рассмотрим пример на рис.

16.3. В диапазоне

ЕЗ:Е14 мы выделим цветом все ячейки, значения в которых меньше среднего по­

казателя за предыдущий год (ячейка В4).

А

с

в

D

1

21
3
4
1 5
1
6
7
8
9
10
11
12

Рис.

~

Средний
ка,ате11ь!а

дыдущий год

3500

Месяц

Продано единиц

2661
3804
5021
1001
4375
2859
7659
3061
2003
5147
4045
1701

Январь

Февраль
Март
Апрель

Май
Июнь
Июль
Август

Сентябрь
октябрь

13

Ноябрь

14

Декабрь

16.3. В этой таблице цветом выделены ячейки со значениями

ниже среднего за предыдущий год

Чтобы создать это правило форматирования, сделайте следующее.

1. Выделите ячейки с данными целевого диапазона . В нашем случае это ЕЗ : Е14.
2. Выберите команду Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Создать правило
форматирования . Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования

(рис . 16.4).

3. В списке Выберите тип правила выберите вариант Использовать формулу для опреде­
ления форматируемых ячеек. Значения в ячейках будут оцениваться на основании
введенной вами формулы. Если результат формулы будет ИСТИНА, то к этой
ячейке будет применяться заданное форматирование.

Выделение ячеек, отвечающих определенному условию

?

Создан ие п ра вила форматировани я

407

х

Выберите тип правила

-

Форматировать все ячейки на основании их значений

-

Форматировать только ячейки, которые содержат

-

Форматировать только первые или последние значения

-

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего

-

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения

~ Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

Измените описание правила:

Форматировать ,начения , дпя которых следующая формула является истинной :
=ЕЗ < SВSЗ

АаВЬБбЯя

Образец :

!!)армат ...

ОК

Рис.

4.

Отмена

16.4. Создаем правило форматирования : выделять ячейки со значениями
меньше заданного в ячейке 84

В соответствующее поле введите формулу, приведенную ниже. Обратите вни­
мание: в ней значение в целевой ячейке (ЕЗ) просто сравнивается со з начением

ячейки-критерия ($В$3) . Как и в обычной формуле, нужно убедиться , что вы
испольэуете абсолютиые ссылки, чтобы каждая ячейка в вашем диапазоне
сравнивалась с соответствующей ячейкой-критерием.
=Е3<$В$3

5.
6.
7.

Нажмите кнопку Формат, чтобы определить параметры форматирования ячеек.
Выбрав нужные параметры в окне Формат ячеек, нажмите кнопку ОК.

В окне Создание правила форматирования нажмите ОК. Созданное правило будет
применено к ячейкам выбранного диапазона.

Выделение значений, которые есть в первом списке,
но отсутствуют во втором
Если вам нужно сравнить два списка и выбрать значения, которые есть в одном,
но отсутствуют в другом, то решить эту задачу быстрее и проще всего с помощью
условного форматирования . На рис.

16.5 показан пример, в котором сравниваются
2023 и 2024 годы . При этом в списке за 2024 год
компании, то есть те, которых нет в списке за 2023 год.

списки компаний-покупателей за
выделены вес новые

408

ГЛАВА

16

Использование формул в правилах условного форматирования

А

2
3
4

Рис.

в

с

Покупатель

Доход

2023
1

D
2024

GKNEAS Corp.

2 333,60

Покупатель

оход

JAMSEA Corp.

2 324,36
2 328,53

JAMSEA Corp.

2 324,36

JAMWUS Corp.

6

JAMWUS Corp.

2 328,53

JAYKA Corp.

2 328,53

7

JAYKA Corp.

2 328,53

JUSDAN Corp.

3 801,86

8

MAKUTE Corp.

2 334,01

MAKUTE Corp.

2 334,01

9

MOSUNC Corp.

2 311,70

MALEBO Corp.

3 099,45

10

NCUANT Corp.

2 311,79

MOSUNC Corp.

2 311,70

11

OSADUL Corp.

2 311,50

NCUANT Corp.

2 311,79

12

RRCAR Corp.

2 315,14

OSADUL Corp.

2 311,50

13

RULLAN

2 332,94

PUNSKE Corp.

7 220,80

14

SMATHE Corp.

2 336,59

REBU5T Corp.

14 224,84

15

SOFANU

Согр.

2 333,60

RRCAR

16

SUMTUK

Согр.

2 321,61

RULLAN

Согр.

2 332,94

17

TULU5S

2 311,96

RUTANS Corp.

4 175,75

18

UDGUWU

2 328,58

SCHOUL Согр.

5 931,46

19

ULDUNG Corp.

2 330,56

SMATHE Corp.

2 336,59

20

UWUNPE

Согр.

2 311,50

SOFANU Corp.

2 333,60

21

WUSTHA Corp.

2 311,05

SUA5HU Corp.

47 587,21

Согр.

Согр.
Согр.

16.5. Правила условного форматирования

Согр.

2 315,14

позволяют выделить значения,

которые есть в одном списке, но отсутствуют в другом

Чтобы создать это правило форматирования, сделайте следующее.

1.
2.

Выделите ячейки с данными. В нашем случае это Е4:Е28.

Выберите команду Главная ► стили ► Условное форматирование ► Создать правило фор·
матирования. Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования (рис.

3.

16.6).

В списке Выберите тип правила выберите Использовать формулу для определения фор­

матируемых ячеек. Значения в ячейках будут оцениваться на основании введенной
вами формулы . Если результат будет ИСТИНА, то к этой ячейке будет применяться
заданное форматирование.

4.

В соответствующее поле введите формулу, приведенную ниже. Обратите внима­
ние: в ней используется функция СЧЁТЕСЛИ для оценки того, есть ли значение из
целевой ячейки (Е4) в диапазоне, с которым выполняется сравнение ($В$4 : $В$21).
Если его там нет, функция вернет 0, а значит, формула вернет ИСТИНА и заданные

правила форматирования будут применены к целевой ячейке. Как и в обычной
формуле, нам нужно гарантировать, что поиск будет выполняться в одном и том же

диапазоне, поэтому ссылка на него в формуле должна быть абсолютной.
=СЧЁТЕСЛИ($В$4:$В$21;Е4)=0

5.
6.
7.

Нажмите кнопку Формат, чтобы задать параметры форматирования ячеек.
Выбрав нужные параметры в окне Формат ячеек, нажмите кнопку ОК.
В окне Создание правила форматирования нажмите ОК. Созданное правило будет
применено к ячейкам целевого диапазона.

шоу Более подробнее о работе функции СЧЁТЕСЛИ рассказывается в главе 14.

Выделение ячеек. отвечающих определенному условию

х

?

Создание правила форматирования

409

Выберите тип правила:

-

Форматировать все ячейки на основании их значений

-

Форматировать только ячейки, которые содержат

-

Форматировать только первые или последние значения

"

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего

"

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения

-

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

Измените описание правила:

Форматировать значения, дпя которых слеАУtощая формула является истинной :

:cчrтECЛИ(SBS4: SBS21;E4):0

~армат.]

АаВЬБбЯя

Образец:

ОК

Рис.

Отмена

16.6. Создаем правило форматирования : выделять ячейки со значениями,
которые есть в одном списке. но отсутствуют в другом

Выделение значений, имеющихся и в первом,
и во втором списках
Если вам нужно сравнить два списка и выбрать значения, которые есть в них обоих,
то вы вновь можете использовать условное форматирование. На рис.
пример, в котором сравниваются списки компаний-покупателей за

При этом в списке за
за

2024

16.7 показан
2023 и 2024 год.

год выделены все фирмы, имеющиеся и в списке

2023 год.

Чтобы создать это правило форматирования, сделайте следующее.

1.

2.

Выделите ячейки с данными целевого диапазона. В нашем случае это Е4 : Е28.

Выберите команду Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Создать правило
форматирования . Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования
(рис.

3.

16.8).

В списке Выберите тип правила выберите Использовать формулу для определения фор­
матируемых ячеек. Значения в ячейках будут оцениваться на основании введенной

вами формулы. Если результат будет ИСТИНА, то к этой ячейке будет применено
заданное форматирование.

410

ГЛАВА

16

г

Использование формул в правилах условного форматирования

в

с

Покупатель

Доход

А

Е

D

1
2
3

Рис.

2023

2024
Покупатель

Доход

4

GKNEAS Corp.

2 333,60

JAMSEA Corp.

2 324,36

5

JAMSEA Corp.

2 324,36

JAMWUS Corp.

2 328,53

6

JAMWUS Corp.

2 328,53

JAYKA Corp.

2 328,53

7

JAYKA Corp.

2 328,53

JUSDAN Corp.

3 801,86

8

MAKUTE Corp.

2 334,01

MAKUTE Corp.

2 334,01

9

MOSUNC Corp.

2 311,70

MALEBO Corp.

3 099,45

10

NCUANT Corp.

2 311,79

MOSUNC Corp.

2 311,70

11

OSADU L Corp.

2 311,50

NCUANT Corp.

2 311,79

12

RRCAR Corp.

2 315,14

OSADU L Corp.

2 311,50

вl

RULLAN Corp.

2 332,94

PUNSKE Corp.

7 220,80

14

SMATHE Corp.

2 336,59

REBUST Corp.

14 224,84

15

SOFANU Corp.

2 333,60

RRCAR Corp.

16

SUMTUK Corp.

2 321,61

RULLAN Corp.

2 332,94

17

TU LUSS Corp.

2 311,96

RUTANS Corp.

4 17S,75

18

UDGUWU Corp.

2 328,58

SCHOU L Corp.

S 931,46

19

ULDUNG Corp.

2 330,56

SMATHE Corp.

2 336,59

20

UWUNPE Corp.

2 311,50

SOFANU Corp.

2 333,60

2 315,14

16.7. С помощью условного форматирования можно выделить значения, имеющиеся в обоих списках
~ание правила форматирования
1

х

Выбери1е тип правила.
•

Форматировюь все ячейки на основании их значений

•

Форматировать только ячейки , которые содержат

•

Форматировать только первые или последние значениR

•

Форматировать только значения , которые находятся выше или ниже среднего

-

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения

•

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

Измените описание правила

Форматировать значения, дпя которых следующая формула ямяется истинной :

= СЧ~ТЕСЛИ(SВS4 SBS21 ,E4) >0

АаВЬБбЯя

~р"ат .

ок

Рис.

Отмена

16.8. Создаем правило форматирования : выделять ячейки со значениями,
которые есть в обоих списках

4.

В соответствующее поле введите формулу, 11ривел.е11ную ниже. Обратите внима­
ние: в ней используется функция СЧЁТЕСЛИ для оценки того, есть ли значение из
целевой ячейки (Е4) в диапазоне, с которым выполняется сравнение ($В$4:$В$21).

Условное форматирование ячеек на основании дат

411

Если оно будет найдено, функция вернет значение больше О, а значит, вся фор­
мула вернет ИСТИНА и выбранные правила форматирования будут применены
к целевой ячейке. Как и в обычной формуле, ссылка на проверяемый диапазон
должна быть абсолютной .
=СЧЁТЕСЛИ($В$4:$В$21;Е4)>0

5.
6.
7.

Нажмите кнопку Формат, чтобы задать параметры форматирования ячеек.
Выбрав нужные параметры в окне Формат ячеек, нажмите кнопку ОК.
В окне Создание правила форматирования тоже нажмите ОК. Созданное правило

будет применено к ячейкам целевого диапазона.

Условное форматирование ячеек на основании дат
-А

Иногда ячейки нужно выделить, чтобы указать, что
даты в них отвечают заданному условию. Так, при

1
2

планировании загрузки персонала, работающего

4

16.9).

5
6

Чтобы создать это правило форматирования, сде­

7

лайте следующе е.

8

1.

9
10

Выделите ячейки целевого диапазона. В нашем
случае это ВЗ:В18.

2.

11
12
13
14
15

Выберите команду Главная ► Стили ► Условное
форматирование ► Создать правило форматирования.

Откроется диалоговое окно Создание правила фор­
матирования (рис.

3.

1

16.10).

В списке Выберите тип правила выберите Использо­
вать формулу для определения форматируемых ячеек.

дни

23 .01.2023
28.12.2023
22.09.2024
09.12.2023
25.04.2024
07.11 .2024
31.07.2023
24.11.2023

3

по скользящему графику, часто удобно визуально
выделить выходные дни (рис.

Выходные

в

16

111
18

01 .05.2024
02.04.2023
18.07 .2024
12.08.2024

Значения в ячейках будут оцениваться на основа-

Рис. 16. 9. Условное форматирование

нии введенной вами формулы. Если результатом

позволяет выделить даты, которые

формулы будет ИСТИНА, то к этой ячейке будет

соответствуют выходным дням

применяться указанное форматирование.

4.

В соответствующее поле введите формулу, приведенную ниже. Обратите внима­
ние: в ней используется функция ДЕНЬНЕД для определения ном ера дня недели,
которому соответствует дата из целевой ячейки (ВЗ). Если эта функция вернет

1 или 7, значит, соответствующий день является воскресеньем или субботой,
то есть выходным днем 1 • В таком случае к целевой ячейке будут применены
заданные правила форматирования .
=ИЛИ(ДЕНЬНЕД(В3)=1;ДЕНЬНЕД(В3)=7)

1

По умолчанию в

Excel

понедел ьник

-

это

2, а воскресенье - 1.

412

ГЛАВА

16

Использование формул в правилах условного форматирования

Fание правила форматирования

х

Выберите тип правила:

•

Форматировать все ячейки на основании их значений

•

Форматировать только J~чейки, которые содержат

-

Форматировать только первые или последние значения

► Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднеrо

•

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения

•

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

Изме1-tи1е описание правила:

Форматировать значения, AJIA которых cneAYIOЩJIA формула является истинной :

t

= ИЛИ(дЕНЬНЕд(В3)= 1;ДЕНЬНЕд(В3)= 7)

Образец:

АаВЬБбЯя

ок

Рис.

с;;м~ 1
Отмена

16.10. Создаем правило форматирования : выделять ячейки с датами.
которые соответствуют выходным дням

5.
6.
7.

Наж~итс кнопку Формат, чтобы задать параметры форматирования ячеек.
Выбрав нужные параметры в окне Формат ячеек, нажмите кнопку ОК.
В окне Соэдание правила форматирования тоже нажмите ОК. Созданное правило

будет применено к ячейкам целевого диапазона.

Выделение дней между двумя датами
Иногда необходимо выделить даты, которые попадают в определенный период вре­
мени. На рис .

16.11

показано, как средствами условного форматирования выделять

даты на основе начальной и конечной дат. При изменении начальной и кон ечной

дат условное форматирование таблицы изменяется вместе с ними.
Чтобы создать это правило форматирования, сделайте следующее.

1.
2.

Выделите ячейки с данными целевого диапазона. В нашем случае это ЕЗ : Е18.

Выберите команду Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Создать правило
форматирования . Откроется диалоговое окно Соэдание правила форматирования
(рис.

3.

16.12).

В списке Выберите тип правила выберите Использовать формулу для определения
форматируемых ячеек. Значения в ячейках будут оцениваться на основании вве­

денной вами формулы . Если результатом будет ИСТИНА, то к этой ячейке будет
применяться указанное форматирование.

Условное форматирование ячеек на основании дат

в

с

Начало

Окончание

01 .01 .2023

Рис.

D

413

Е

Выделение дней ,а период

31 .12.2024

2023

и

2024 rr.

23.01.2023
28.12.2024
26.09.2022
08.12.2018
25.04.2023
07.11 .2022
31.07.2024
24.11.2024
28.12.2018
28.07.2022
17.12.2023
03 .08.2022
01.05 .2024
02 .04.2023
17.07.2022
12.08 .2018

16.11. С помощью условного форматирования можно выделять даты,
относящиеся к определенному периоду времени

,.-----Созда ние правила ф орматировани я
Выберите тип правила ;

-

Форматировать все ячейки на основании их значений

•

Форматироваrь только ячейки, которые содержат

•

Форматировать только первые или последние значения

•

Форматировать только значения , которые находятся выше или ниже среднего

-

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения

•

И спользовать формулу для о п ределен ия форм ат ируе м ых я чеек

Измените описание правила

Форматировать 3начения. д.пя которых спедующая формула явпяется истинной :

= И(ЕЗ > = SВSЗ ; ЕЗ < =SCSЗ)

=======Аа=В=Ь=Бб=Я=я========] 1 ~рмат
ОК

Рис.

4.

16.12. Создаем

•••

Отмена

правило форматирования: выделять ячейки с датами за указанный период

В соответствующее поле введите формулу, приведенную ниже. Обратите вни­
мание: в ней используется функция и, что позволяет сравнить дату в целевой

ячейке (ЕЗ) одновременно с начальной и конечной датами в ячейках $В$3 и $С$3 .
Если дата в целевой ячейке попадает в интервал, определяемый начальной

414

ГЛАВА

Использование формул в правилах условного форматирования

16

и конечной датами, то формула возвращает ИСТИНА и к целевой ячейке нриме­
няются заданные правила форматирования.
=И(Е3>=$В$З;Е3<=$С$3)

5.
6.
7.

Нажмите кнопку Формат, чтобы задать параметры форматирования ячеек.
Выбрав нужные параметры в окне Формат ячеек, нажмите кнопку ОК.
В окне Создание правила форматирования тоже нажмите ОК. Созданное нравило

будет применено к ячейкам целевого диапазона.

Выделение дат на основе заданной
В Excel можно применять условное форматирование
к датам, которые отстают от заданной на любое количество дней. На рис.

Г

в

с

1

16.13 показан соответствующий

L

пример. Все даты, которые меньше сегодняшней
минимум на

90 дней,

Срок оплаты
25.07.2025
04.05.20; ·
04.07.2025
28.03.2025
22.04.2024
31.08 .2025

выделены красным.

Чтобы создать это правило форматирования, сде­
лайте следующее.

1.

Выделите ячейки с данными целевого диапазона.

2.

Выберите команду Главная ► Стили ► Условное фор­

В нашем случае это С4 : С9 .

Рис.

матирование ► Создать правило форматирования.

Откроется диалоговое окно Создание правила фор­
матирования (рис .

16.14).

16.13. Условное

форматирование позволяет
выделять даты. связанные

с текущей по какому-либо принципу

х

(03Аание правила форматирования

Выберите ,иn правила

...

Форматировать все 11чейки на основании их эначений

-

Форматировать только Ачейки, которые содержат

-

Форма1ировать 1олысо первые или пос.nедние эначениR

...

Форматировiпь только значения , которые наход,нся выше или ниже среднеrо

-

Форман,ровать 1011ысо уникальные или nоетор,~ющиесR значени11

"

Исnо11ьэова,ь формулу Д/IR определениА форман,1руемых Rч~к

Измените описание прави.па

Форматировать , на чения , дпя к оторых следующая формул • ямяется иnинно ":

t

• СЕГОДНЯО · С4 > 90

АаВЬБбЯя

Обра sец:

ОК

Рис.

16.14. Создаем

Отмена

правило форматирования: выделять ячейки с датами,

которые меньше сегодняшней минимум на

90 дней

Условное форматирование ячеек на основании дат

3.

415

В списке Выберите тип правила выберите Использовать формулу для определения
форматируемых ячеек. Значения в ячейках будут оцениваться на основании вве­
денной вами формулы. Если результатом будет ИСТИНА, то к этой ячейке будет
применяться указанное форматирование.

4.

В соответствующее поле введите формулу, приведенную ниже. В этой формуле
проверяется, превышает ли сегодняшняя дата (возвращается функцией СЕГОДНЯ)
дату в целевой ячейке (С4) как минимум на 90 дней. Если да, то к целевой ячейке

будут применены заданные правила форматирования.
=СЕГОДНЯ(}-С4>90

5.
6.
7.

Нажмите кнопку Формат, чтобы задать параметры форматирования ячеек.
Выбрав нужные параметры в окне Формат ячеек, нажмите кнопку ОК.
В окне Создание правила форматирования тоже нажмите ОК. Созданное правило

будет применено к ячейкам целевого диапазона.

Глава

17

ПОИСК И ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК

В ФОРМУЛАХ

Разумеется, важно, чтобы обработка данных на рабочих листах Ехсе\ приводила
к точным и верным результатам. К сожалению, убедиться в правильности резуль­
татов не всегда просто, особенно если вы имеете дело с большими и сложными
рабочими листами. В этой главе описываются инструменты и приемы, которые

помогут выявлять, исправлять и предотвращать ошибки в книгах Ехсе\.

Категории ошибок и способы их исправления
Внесение изменений в рабочий лист (даже сравнительно небольших) может вызвать
.~:цепную реакцию», приводящую к появлению ошибок в других ячейках. Например,
в ячейку, в которой раньше находилась формула, можно случайно ввести число. Эта

простейшая ошибка способна серьезно повлиять на другие формулы, а проблему
вы можете обнаружить спустя долгое время после внесения изменений - если
вообще обнаружите.
Ошибки в формулах можно отнести к нескольким категориям.

•

Синтаксические. Неверен синтаксис формулы. Например, не совпадают круглые

•

Лоrические. Формула не возвращает ошибку, но является логически непра­

скобки или функция содержит неправильное количество аргументов.
вильной и поэтому возвращает неверный результат.

•

Ошибки в ссылках. Формула может быть правильной логически и синтаксиче­
ски, но содержать неверную ссылку на ячейку. Например, ссылка на диапазон
в функции СУl'Ф1 может включать только часть ячеек, которые нужно суммировать.

•

Семантические. Примером может быть неправильно написанное имя функции.
Ехсе\ попытается интерпретировать его как имя ячейки или диапазона и вернет

ошибку #ИМЯ?.

•

Циклические ссылки. Появляются, когда в ячейке есть прямая или косвенная

ссылка на эту же ячейку. В некоторых случаях циклические ссылки могут быть
полезны, но чаще всего указывают на проблему.

•

Ошибка динамического массива #ПЕРЕНОС!. Ехсе\ выдает такую ошибку,
когда формула динамического массива возвращает результаты, которые немо­

гут быть записаны в указанный диапа:юн. Обычно ошибку #ПЕРЕНОС! можно

Категории ошибок и способы их исправления

417

быстро устранить, убедившись, что диапазон для вывода пуст, не перекрывается
таблицей и не содержит объединенных ячеек.

•

Ошибки незавершенных вычислений. Иногда значения вычисляются не для
всех формул. Чтобы убедиться, что вычисления выполнены для всех формул,
нажмите

Ctrl+Alt+Shift+F9.

Ш□у Формулы динамических массивов были описаны в главе 10.
Легче всего выявить и исправить синтаксические ошибки. В большинстве слу­
чаев вы узнаете, что в формуле есть такая ошибка. Например, Excel не позволит
ввести формулу, в которой количество открывающих и закрывающих скобок
не совпадает.

Далее в этом разделе описаны самые распространенные ошибки и даны советы по
их выявлению и устранению.

Несоответствие скобок
В формуле каждой открывающей скобке должна соответствовать закрывающая.
Если скобки расставлены неправильно, Excel не позволит ввести такую формулу
в ячейку. Исключением из этого правила является простая формула с функцией.

Например, если ввести следующую формулу (в ней не хватает закрывающей скоб­
ки), программа добавит недостающую скобку автоматически:

=CYMM(Al:A500
Формула может содержать одинаковое количество открывающих и закрывающих
скобок, но они могут стоять в неправильном порядке. Например, формула ниже
преобразует строку так, чтобы первая буква была прописной, а остальные - строч­
ными. В ней пять пар скобок, и они расставлены правильно:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(Аl))&ПРАВСИМВ(СТРОЧН(Аl);ДЛСТР(Аl)-1)

В следующей формуле тоже пять пар скобок, но они расставлены неправильно.
Формула синтаксически верна, но вернет ошибочный результат (все буквы будут
прописными):
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(Аl)&ПРАВСИМВ(СТРОЧН(Аl);ДЛСТР(Аl)-1))

Неправильно расставленные скобки часто приводят к синтаксической ошибке:
программа выдает сообщение о том, что вы ввели слишком много ( или слишком
мало) аргументов функции.
СОВЕТ

Excel может помочь расставить скобки. Редактируя формулу, установите курсор
возле скобки. Excel выделит полужирным саму эту скобку и соответствующую ей
пару. Кроме того, при редактировании формул программа выделяет цветом вло­

женные скобки.

418

ГЛАВА

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

Автоматическая корректировка формул
Когда вы вводите формулу с синтаксической ошибкой,

Excel пытается определить про­

блему и предлагает исправить ее .

Выбирая режим автоматической корректировки формул, будьте внимательны : «догадка »

Excel не всегда оказывается верной. Допустим, вы ввели следующую формулу (в которой
нечетное количество скобок):
=СРЗНАЧ(СУММ(А1:А12;СУММ(В1:В12))

Excel

предложит такое исправление :

=СРЗНАЧ(СУММ(А1:А12;СУММ(В1 : В12)))
Этот вариант может показаться вам правильным, и вы захотите принять его, не прове­

рив . Новая формула синтаксически корректна, но вычисляет не то, что вы планировали

изначально. Логически правильная формула выглядит так :
=СРЗНАЧ(СУММ(А1 : А12);СУММ(В1 : В12))

Ячейки заполнены символами решетки
Ячейка может заполняться символами решетки(#) по одной из двух причин.

•

Столбец недостаточно широк и не вмещает отформатированное числовое

значение, находящееся в этой ячейке. Можно либо увеличить ширину столбца,
либо использовать другой формат числа ( см . r лаву

•

21 ).

Формула в ячейке возвращает недопустимое значение даты или времени.

Например,

Excel

не позволяет вводить даты до

1900

года или отрицательные

значен ия времен и . Если вы попытаетесь ввести такое значение в ячейку, то она

заполн ится символами решетки. Увеличение ширины столбца эту проблему
не решит.

Непустые «пустые» ячейки
Некоторые пользователи удаляют содержимое ячейки, нажимая Пробел. После

этого ячейка кажется пустой, но содержит невидимый символ пробела и вовсе
не является пустой.
Например, следующая формула возвращает количество непустых ячеек в диапазоне

Al :AlO. Если вы <,сотрете~ любую из этих ячеек с помощью пробела, эти ячейки все
равно будут подсчитаны и формула вернет неверный результат:
=СЧЁТЗ(А1:А10)

Если формула не игнорирует пустые с виду ячейки, то проверьте, действительно ли
они пусты.

1.
2.

Нажмите

Ctrl+F.

Откроется диалоговое окно Найти и заменить.

Нажмите кнопку Параметры. Окно расширится, и вы увидите дополнительные
параметры.

Категории ошибок и способы их исправления

* (звездочка,

419

пробел, звездочка).

3.

В поле Найти введите*

4.

У становите флажок Ячейка целиком.

5.

Нажмите кнопку Найти все. Если на листе есть ячейки, содержащие только сим­

волы пробела, то

Excel выведет их адреса в нижней части

окна Найти и заменить.

Лишние символы пробела
При использовании формул или процедур, в которых выполняется сравнение текста,

нужно проверять, нет ли в тексте лишних пробелов. Очень часто они добавляются
при импортировании данных из другого источника.

Если вы вводите числовые значения, то Excel автоматически удаляет завершающие
пробелы. Но для текста такая очистка не предусмотрена. Глядя на ячейку, невоз­
можно определить, содержит ли она лишние пробелы.

Функция СЖПРОБЕЛЫ находит пробелы в начале и в конце строки, а также повторяю­
щиеся пробелы внутри нее. Например, следующая формула возвращает ложь, если
в тексте ячейки Al есть начальные или завершающие пробелы или просто несколько
лишних пробелов, идущих подряд:
=СЖПРОБЕЛЫ(Аl)=Аl

Формулы, возвращающие ошибки
В главе

9 мы уже говорили о том,

что формула может вернуть одно из следующих

значений ошибок:

•

#ДЕЛ/0!

•

#Н/Д

•

#ИМЯ?

•

#ПУСТО!

•

#ЧИСЛО!

•

#ССЫЛКА!

•

#ПЕРЕНОС!

•

#ЗНАЧ!

В следующих подразделах мы разберем, какие проблемы могут вызвать эти ошибки.
СОВЕТ

В

Excel можно определить, как значения ошибок будут выводиться на печать. Чтобы

получить доступ к этому параметру, откройте диалоговое окно Параметры страницы

и перейдите на вкладку Лист. В раскрывающемся списке Ошибки ячеек как можно вы­

брать способ вывода ошибок: как на экране ( принято по умолчанию) или в виде пустых

ячеек. Кроме того, ошибки можно заменить символами дефиса или сообщением об
ошибке #Н/Д. Чтобы открыть окно Параметры страницы, нажмите кнопку~ в правом
нижнем углу группы Параметры страницы на вкладке Разметка страницы.

420

ГЛАВА

Поиск и исправление ошибок в формулах

17

Отслеживание значений ошибок
Часто ошибка в одной ячейке является результатом ошибки в другой. Чтобы определить,
какая ячейка изначально вызвала ошибку, активизируйте ячейку с ошибкой и выберите
команду Формулы ► Зависимости формул ► Проверка ошибок ► Источник ошибки.
рисует стрелку, указывающую на ячейку

-

Excel на ­

источник ошибки .

После того как ошибка будет выявлена, уберите эти стрелки , используя команду
Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки .

Ошибка #ДЕЛ/О!
Деление на ноль

ее, то

Excel

-

недопустимая операция. Если вы все же попытаетесь выполнить

вернет ошибку #ДЕЛ/0 ! .

Программа рассматривает пустые ячейки как ячейки, содержащие ноль, поэтому

такую ошибку можно получить и в том случае, если в формуле будет выполняться
деление на отсутствующее значение.

Чтобы избежать появления ошибки #ДЕЛ/0 ! , можно использовать функцию ЕСЛИ,
которая будет проверять лист на наличие пустых ячеек. Например, формула ниже
выведет пустую строку, если ячейка В4 пуста или содержит 0. В противном случае
она вернет вычисленное значение .

=ЕСЛИ(В4=0;"";С4/В4)

Можно использовать и функцию ЕСЛИОШИБКА, которая выполнит проверку на по­

явление любой ошибки. Например, формула ниже вернет пустую строку , сели

в результате вычисления будет получена какая-либо ошибка:
=ЕСЛИОШИБКА(С4/В4;"")

Ошибка#Н/Д
Эта ошибка появляется, если в ячейке, на которую ссылается формула, отобража­
ется #Н/д.

ПРИМЕЧАНИЕ

Некоторые пользователи вводят в ячейки #Н/ д или =НД() для обозначения пропу­
щенных данных . Так можно дать понять, что данные просто временно недоступны,
а не случайно удалены.

Ошибка #Н/Д также появляется, когда функция поиска (ВПР, ГПР , ПОИСКПОЗ или
ПРОСМОТР) не находит ни одного искомого значения.

Если вместо #Н/ д должна отображаться пустая строка, то следует иснользовать
функцию ЕСНД, например, так :
=ЕСНД(ВПР(Аl;С1:F50;4;ЛОЖЬ);"")

Категории ошибок и способы их исправления

421

Ошибка #ИМЯ?
Ошибка может появиться, если формула содержит:

•
•
•
•

неопределенное имя диапазона или ячейки;

текст, который Excel интерпретирует как неопределенное имя. Например,
ошибка в названии функции вызовет эту ошибку;
текст, нс заключенный в кавычки;
ссылку на диапазон, в котором нет двоеточия между адресами ячеек.

Кроме того, ошибка #ИМЯ? появляется, если в формуле используется функция,
определенная в надстройке, но сама эта надстройка не установлена.
ВНИМАНИЕ

В Excel есть небольшая проблема с именами диапазонов. Если удалить используемое
в формуле имя ячейки или диапазона, то формула все равно будет использовать это
имя, хотя оно больше не определено, и в результате вернет ошибку #ИМЯ?. Можно
было бы ожидать, что

Excel

автоматически заменит имя диапазона или ячейки со­

ответствующей ссылкой, но он почему-то этого не делает. Поэтому вам придется
самостоятельно заменять удаленные имена соответствующими ссылками.

Ошибка #ПУСТО!
Эта ошибка возникает, когда формула пытается использовать пересечение двух
диапазонов, которые на самом деле не пересекаются. В Excel оператором пере­
сечения служит пробел. Например, формула ниже вернет ошибку #ПУСТО!, так как
указанные в ней диапазоны не пересекаются:
=СУММ(В5:В14 Alб:Flб)

А следующая формула нс возвращает #ПУСТО!, но всегда будет возвращать значение
единственной ячейки В9, находящейся на пересечении указанных диапазонов:
=СУММ(В5:В14

A9:F9)

Кроме того, ошибка #ПУСТО! появляется, если вы случайно пропустите в формуле
оператор. Например, в этой формуле нет второго оператора:

=

Al+A2

АЗ

Ошибка #ЧИСЛО!
Формула возвращает эту ошибку в нескольких ситуациях.

•

Если аргументом функции должно быть число, но указано другое значение (на­
пример, $1000 вместо 1000).

•

В функции указан недопустимый аргумент, например, вычисляется квадратный

корень для отрицательного числа. Формула ниже вернет ошибку #ЧИСЛО!:
=КОРЕНЬ(-12)

422
•

ГЛАВА

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

Ошибку #ЧИСЛО! возвращают функции, которые не могут вычислить результат
и в которых для вычислений используется метод итераций. Например, он при­

меняется в функциях вед и СТАВКА ..

•

Формула возвращает слишком большое или слишком маленькое значение.
может работать со значениями в диапазоне от -1Е-307 до 1Е+307.

Excel

Ошибка #ССЫЛКА!
Эту ошибку возвращают формулы, в которых используются недопустимые ссылки
на ячейку. Ошибка может появиться в следующих ситуациях.

•

Ячейка, на которую ссылается формула, была удалена. Например, эта формула

вернет #ССЫЛКА!, если удалить строку 1, столбец А или В:

=Al/B1

•

Был удален рабочий лист с ячейкой, на которую ссылается формула. Так, фор­
мула ниже вернет ошибку #ССЫЛКА!, если Лист2 был удален:
=Лист2!А1

•

Ячейка с относительной ссылкой была скопирована и вставлена в новое место,
в итоге ссылка указывает на несуществующую ячейку (или диапазон). Напри­
мер, если формулу ниже скопировать из ячейки А2 в Al, она вернет #ССЫЛКА!,

поскольку ссылка будет указывать на ячейку АО, которой не существует:

=Al-1

•

Ячейку вырезали ( с помощью команды Главная ► Буфер обмена ► Вырезать), а затем

вставили в другую, на которую ссылается формула.

Ошибка #ПЕРЕНОС!
Эта ошибка появляется при вводе формулы динамического массива, когда указан­
ный диапазон вывода (ячейки, в которых отображается результат динамического
массива) не пустой. Чаще всего ошибка появляется, если диапазон вывода:

•
•
•
•

уже содержит данные;

перекрывает обычную или сводную таблицу;
содержит объединенные ячейки;
выходит за границы рабочего листа.

Кроме того, ошибка #ПЕРЕНОС! появляется, если формула динамического массива
использует автоматически обновляемую функцию, которая изменяет диапазон
вывода. По умолчанию если в процессе расчетов в массив вносятся изменения, то

совершаются дополнительные вычисления.

Excel выполняет их, чтобы убедиться,

что расчеты охватывают таблицу целиком. Автоматически изменяемые функции,
такие как СЛУЧМАССИВ, слчис и СЛУЧМЕЖДУ, могут менять размер массива, не позволяя

Excel вычислить формулу.

Категории ошибок и способы их исправления

423

Ошибка #ЗНАЧ!
Эта ошибка весьма распространена и может появиться по одной из следующих
причин.

•

Аргумент функции имеет неверный тин данных или формула пытается выпол­

нить операцию с использованием неверных данных. Например, ошибку #ЗНАЧ!
вернет формула, добавляющая число к строке.

•
•

Аргумент функции представляет собой диапазон, а должно быть одно значение.
Пользовательская функция рабочего листа не вычисляется. Выполнить при­
нудителы1ый пересчет формул можно нажатием

•

Ctrl+Alt+F9.

Пользовательская функция рабочего листа пытается выполнить недопустимую
операцию. Например, пользовательские функции нс могут изменять настройки

Excel

или значения, содержащиеся в других ячейках.

Обращайте внимание на цвет
Когда вы редактируете формулу,

Excel

выделяет используемые в ней ссылки на ячейки

и диапазоны определенным цветом, а вокруг самих этих объектов временно добавляет
рамку того же цвета. Это дает возможность проверить правильность ссылок в формуле.
Кроме того, используя цветную рамку, можно изменить ссылки в формуле. Для этого
перетащите рамку или ее маркер заполнения, который находится в правом нижнем

углу. Это проще, чем редактировать формулы вручную.

Приоритет операторов
Как отм ечалось в главе

9, в Excel

есть несколько нравил , определяющих порядок

выполн е ния мате матич еских операций. Если вы сомневаетесь или просто хотите

уточнить свои намерения, используйте скобки . Например , в формуле ниже сначала
умножаются з начения в яче йках Al и А2, а затем к результату добавляется единица.
Умноже ние вьшолняется первым, потому что оно имеет более высокий приоритет.

=l+Al*A2
А вот лруrая версия этой формулы, возвращающая тот же результат:

=l+(Al*A2)
Скобки здесь н еобязательны, но с ними порядок в ыполнения операторов стано­
вится очевидным .

Обратите внимание : оп ераторы отрицания и вычитания обоз начаются с помощью
одного и того же символа
трим две формулы :

-

з нака минус . Это может привести к ошибкам . Рассмо­

ГЛАВА

424

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

Первая возвращает значение 9, а вторая
ляется положительным числом. Как же

- -9. Но квадрат любого числа
Excel получает результат -9?

всегда яв­

В первой формуле знак минус обозначает оператор отрицания, который имеет са­
мый высокий приоритет. Во второй он обозначает оператор вычитания, приоритет
которого меньше, чем у оператора возведения в степень. Поэтому в первом случае

в квадрат возводится число

-3.

Во втором число

3

возводится в квадрат, а затем

результат вычитается из нуля, что дает отрицательный результат:

-9.

Первую формулу можно записать еще одним способом:
=-(зл2)

Скобки указывают, что знак минус является оператором вычитания, а не отрицания.
Эта формула тоже вернет значение

-9.

Если формулы не пересчитываются
Если вы используете пользовательские функции рабочего листа, написанные на

VBA,

то можете обнаружить, что формулы с ними не пересчитываются и выдают

неверные результаты. Предположим, VВА-функция возвращает формат числа
ячейки, на которую ссылается. Если вы его измените, то функция продолжит ото­

бражать данные в предыдущем формате. Это происходит потому, что изменение
формата не приводит к автоматическому пересчету.

Если вы хотите запустить пересчет формулы в ячейке, выберите эту ячейку и на­
жмите

F2, а затем Enter.
Ctrl+Alt+F9.

Принудительно пересчитат1, все формулы можно нажатием

Точность значений десятичных чисел
По своей природе комп1,ютеры не обладают бесконечной точностью. В

Excel

числовые значения сохраняются в двоичном формате длиной

8 байт, что позво­
15 десятичных знаков. Некоторые числа
помощ1,ю 8 байт, и тогда значение сохраняется

ляет обрабатыват1, числа с точност1,ю до
невозможно точно представить с
приблизител1,но.

Эта ограниченная точ1юст1, может привести к возникновению проблем. Введите
в ячейку

Al

следующую формулу:

=(5,1-5,2)+1
Результат должен быть равен 0,9. Но если отформатироват1, ячейку так, чтобы
она выводила число с

15 десятичными цифрами после запятой, то результатом вы­

числения будет 0,899999999999999. Причина в том, что в этой формуле операция
в скобках будет выполнена первой и промежуточный результат будет представлен
в двоичном формате с округлением. Далее к этому результату добавляется единица,

и ошибка округления распространяется на окончательный результат.

Категории ошибок и способы их исправления

425

Как правило, такие ошибки не создают проблем. Но если вам понадобится прове­
рить полученный результат с помощью логического оператора, то проблема может
возникнуть. Например, эта формула (предполагается, что предыдущая формула
находится в ячейке

Al)

вернет ложь:

=А1=0,9

Чтобы устранить такую ошибку, нужно использовать функцию ОКРУГЛ. Например,
следующая формула вернет ИСТИНА, поскольку для сравнения используется значение
в ячейке

Al, округленное до одной десятичной

цифры после запятой:

=OКРУГЛ(А1;1}=0,9

Рассмотрим еще один пример, где есть проблема, связанная с точностью представ­
ления данных. Попробуйте ввести такую формулу:

=(1,333-1,233)-(1,334-1,234}
Она должна вернуть

0, но возвращает

-2,22045Е-16 (число, очень близкое к нулю).

Если ввести формулу выше в ячейку Al, то следующая формула вернет значение
Не ноль:

=ЕСЛИ(А1=0;"Ноль";"Не ноль")

Чтобы исправить ошибку округления типа <<значение очень близко к нулю~, ис­
пользуйте такую формулу:
=ЕСЛИ(АВS(Аl}<lЕ-б;"Ноль";"Не ноль")

В ней с помощью оператора <<меньше~(<) абсолютное значение (модуль) числа
сравнивается с очень маленьким числом, а не с нулем, и формула возвращает ожи­
даемое значение, то есть Ноль.

Ошибки, связанные с «фантомными» внешними ссылками
При открытии рабочей книги

Excel может выводить сообщение с вопросом о том,

хотите ли вы обновить в ней связи. Оно может появиться, даже если в книге вообще

нет внешних ссылок. Чаще всего такие ошибочные ссылки возникают в результате
копирования рабочих листов, содержащих имена ячеек или диапазонов.
У стравить эту проблему можно так. Сначала выберите команду Файл ► Сведе­

ния ► Связанные документы ► Изменить связи с файлами, чтобы открыть диалоговое
окно Изменение связей. Если связи есть, то выделите их (по одной за раз) и нажмите

кнопку Разорвать связь, чтобы удалить соответствующую ссылку. Если проблема
сохраняется, то, вероятно, в рабочей книге есть ошибки в именах ячеек или диа­
пазонов. Выберите команду Формулы ► Определенные имена ► Диспетчер имен и в окне
Диспетчер имен просмотрите соответствующий список. Если вы увидите имя, для

426

ГЛАВА 17

Поиск и исправление ошибок в формулах

которого есть значение #ССЫЛКА!, удалите его. В этом же окне есть кнопка Фильтр,

открывающая список вариантов фильтрации. Здесь отображение имен можно на­
строить так, чтобы показывались только имена с ошибками.

Средства проверки

Excet

В этом разделе мы рассмотрим несколько встроенных инструментов

Excel, позво­

ляющих отследить ошибки в формулах.

Выделение ячеек определенного типа
В диалоговом окне Выделить группу ячеек можно указать тип ячеек, которые необходи­
мо выделить. Открыть его можно с помощью команды Главная ► Редактирование ► Найти
и выделить ► Выделить группу ячеек.

ПРИМЕЧАНИЕ

Эта команда будет выполнена для всего рабочего листа только в том случае, если
перед открытием окна Выделить группу ячеек была выделена одна ячейка, а не диапа.10t1.
В окне Выделить группу ячеек можно выделять ячейки определенного типа, что часто

помогает выявлять ошибки. Например, если переключатель Выделить установить

в положение формулы, программа выделит все ячейки с формулами. Масштаб ото­
бражения рабочего листа можно уменьшить, что позволит получить представление
о его структуре.

Чтобы изменить масштаб, используйте элементы управления в правой части стро­
ки состояния или нажмите Ctrl и, не отпуская ее, прокручивайте колесико мыши.
СОВЕТ

Выделяя ячейки с формулами, вы сможете найти распространенную ошибку- ко­

гда формула случайно заменяется значением. Если среди группы выбранных ячеек
с формулами есть невыделенная ячейка, то велика вероятность, что ранее в ней была
формула, которую впоследствии заменили значением.

Просмотр формул
Ознакомиться со структурой рабочей книги можно, отобраэив формулы, а нс ре­
эультаты их вычислений. Для этого выберите команду Формулы ► Зависимости
формул ► Показать формулы.

Можете предварительно открыть второе окно для этой рабочей книги, чтобы ви­
деть формулы в одном окне, а результаты
командой Вид ► Окно ► Новое окно.

-

в другом. Открыть новое окно можно

Средства проверки

Excel

427

СОВЕТ

Переключаться между режимом просмотра формул и обычным режимом позволяет

Ctrl+' (' - это клавиша обратного апострофа, которая располагается над ТаЬ ).

Отслеживание связей между ячейками
Чтобы разобраться, как отслелить взаимосвязи между ячейками, нужно усвоить
два следующих понятия.

•

Влияющие ячейки. Это понятие применимо только к ячейкам с формулой.
Влияющими являются все ячейки, от которых прямо или косвенно зависит

результат расчета по формуле. Прямо влияющей называется ячейка, ссылка на
которую используется в формуле. Косвенно влияющей называется ячейка, кото­

рая не используется непосредственно в формуле, но ссылка на нее есть в другой
ячейке, на которую ссылается эта формула.

•

Зависимые ячейки. Речь о ячейках с формулами, зависящих от конкретной

ячейки. Как и влияющие, они могут быть зависимыми прямо или косвенно.
Для примера рассмотрим простую формулу, введенную в ячейку А4:
=СУММ{Аl:АЗ)

Ячейка А4 имеет три прямо влияющие ячейки:

Al,

А2 и АЗ. В свою очередь, у них

есть 110 крайней мере одна прямо зависимая ячейка

-

А4.

Выявление влияющих ячеек формулы нерелко позволяет понять, почему она

работает неправильно. Кроме того, знать, какие ячейки с формулами зависят от
определенной ячейки, тоже бывает полезно. Например, сели вы собираетесь уда­
лить формулу, рекомендуем проверить, есть ли у нее какие-нибудь зависимости.

Определение влияющих ячеек
Вы можете определить ячейки, ссылки на которые исштьзуются в выделенной

формуле, несколькими способами.

•

Нажмите F2. Ячейки, ссылки на которые есть в этой формуле, будут выделены
цветной рамкой, а сами ссылки окрасятся соответствующим цветом. Но в таком

случае выделяются лишь ячейки, расположенные на том же рабочем листе, что
и формула.

•

Выберите Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделить группу ячеек, чтобы
открыть диалоговое окно Выделить группу ячеек. У становите переключатель Вы­

делить в положение влияющие ячейки, а для вложенного переключателя выберите

вариант только непосредственно (чтобы выделялись только прямо влияющие ячей­
ки) или на всех уровнях (чтобы выделялись как прямо, так и косвенно влияющие
ячейки). Нажмите ОК, и подсветятся влияющие ячейки. Так можно выделить

лишь ячейки, находящиеся на том же рабочем листе, что и формула.

428

•

ГЛАВА

Нажмите

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

Ctrl+[.

Будут выделены все прямо влияющие ячейки, находящиеся на

активном рабочем листе.

•

Нажмите

Ctrl+Shift+{. Будут выделены все прямо и косвенно влияющие ячейки,

расположенные на активном рабочем листе.

•

Выберите команду Формулы ► Зависимости формул ► Влияющие ячейки. Excel пока­
жет влияющие ячейки стрелками. Выберите эту команду несколько раз, чтобы
увидеть дополнительные уровни зависимости. Скрыть стрелки можно командой
Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки.

Определение зависимых ячеек
Определить ячейки с формулами, в которых используются ссылки на активную

ячейку, можно такими способами.

•

Выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделить группу
ячеек, чтобы открыть окно Выделить группу ячеек. У становите переключатель Вы­
делить в положение влияющие ячейки, а вложенный переключатель

-

в положение

только непосредственно ( чтобы выделялись только прямо влияющие ячейки) или
на всех уровнях (чтобы выделялись как прямо, так и косвенно влияющие ячей­
ки). Нажмите кнопку ОК, и будут подсвечены влияющие ячейки. Этот способ
позволяет выделить лишь ячейки, находящиеся на активном рабочем листе.

•

Нажмите

Ctrl+ ]. Будут выделены все прямо зависимые ячейки, расположенные

на активном рабочем листе.

•

Нажмите

Ctrl+Shift+ }. Будут выделены все прямо и косвенно зависимые ячейки,

находящиеся на активном рабочем листе.

•

Выберите команду Формулы ► Зависимости формул ► Зависимые ячейки. Excel отме­
тит зависимые ячейки стрелками. Выберите эту команду несколько раз, чтобы
увидеть дополнительные уровни зависимости. Скрыть стрелки можно командой
Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки.

Отслеживание ошибочных значений
Если формула возвращает ошибку, то Excel может помочь определить ее ис­
точник, поскольку ошибка в одной ячейке часто бывает результатом ошибки
в другой, влияющей ячейке. Выберите ячейку с ошибкой и выполните команду
Формулы ► Зависимости формул ► Проверка наличия ошибок ► Источник ошибки. Excel на­
рисует стрелки, указывающие на соответствующие ячейки. Чтобы скрыть стрелки,
выберите Формулы ► Зависимости формул ► Убрать стрелки.

Исправление ошибок, связанных с циклическими ссылками
Если вы случайно создадите формулу с циклической ссылкой, то Excel выведет
в строке состояния сообщение Циклическая ссылка, в котором укажет адрес ячейки.

Кроме того, на рабочем листе будут нарисованы стрелки, помогающие определить

Средства проверки

Excel

429

проблему. Если эти стрелки не помогут, выберите команду Формулы ► Зависимости
формул ► Проверка наличия ошибок ► Циклические ссылки.

Excel

покажет список всех

ячеек, участвующих в образовании циклической ссылки. Поочередно выбирайте
ячейки и проверяйте их формулы, пока не найдете источник ошибки.

Фоновая проверка ошибок
Чтобы включить (или отключить) фоновую проверку ошибок, установите (или
снимите) флажок Включить фоновую проверку ошибок на вкладке Формулы диалогового
окна Параметры

Excel (рис. 17.1 ). Кроме того, в этом же окне в группе Правила проверки

ошибок с помощью соответствующих флажков можно указать, какие типы ошибок
следует проверять в фоновом режиме.

Параметры

х

Excel

&Yi Изменение параметров, связанных с вычислением формул, их вводом и обработкой ошибок.
Праеоnисание

[ } В1t.11ючито итеративные вычисления

ВЫЧИСJll!НИ'8 • книrе:

Q

Со,ср.1нение

Яэык

i!tB'JOMi!tТМЧe(KИ

ПредеJIОНое УИСАО итераций: Е._:

Частичный

Относиrе111он1я norpewнocn.: Г'о.ооt

Специ11111оные 80)МОЖНОС'IИ
Доnо.11нит•111оно

Р16от• с формулеми

Наароит о ленту

Пенепо быстроrо доступа
Надстроики

ЦеНlр ynpaa.neни,i 6-юnасност~.ю

Сти111о CCЫJIOK R1C1 1

8 AllтoJaeepweнi.te форму11 1
11 Иcno.ni.юe.no имена та611иц •

форму11а11

■ ИспОJ11оюеат1о функции GetPtvotDaUI AJIЯ ссы.110,: • сеодноИ та6.11ице
■ ПреД11аrа,1о tари,1нтw форму11w, nоАдержиuемwе ■ бо11н раннмх еерси,uс Excet

1

■ Иcno11i.so.1т1o моноширинный шрифт д1111 все:м фор1,1у11

Проверк• оwибок

а@ключин. фоновую проверку ошибок!
Цвеr индикаторо1 оwи6ок:

( •л.

·1

(

Сброс nроnу~ым оwи6ок

1

Прв ■ МЛ8 nроввркм оwибок

■ Ячеики, которwе содержат форму11ы,

8

Формулы, не омваrывающие сме~ные 111чейки •~

nривQ№щие tc ошибкам

~

Рис.

Отмена

17.1. С этой настройкой Excel будет проверять формулы на наличие ошибок

Если фоновая проверка включена, то

Excel постоянно проверяет формулы рабочего

листа на наличие ошибок . Если обнаружена потенциальная ошибка, то в левом
верхнем углу соответствующей ячейки отображается маленький зеленый треуголь­
ник . Щелкните на ячейке, чтобы появился смарт-тег: под ним скрывается меню

с набором команд, позволяющих устранить обнаруженную ошибку . Количество
и набор команд зависят от типа ошибки.

430

ГЛАВА

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

Во многих случаях ошибку можно проигнорировать. Выберите команду Пропусrить
- и ячейка больше не будет проверяться на наличие ошибок, а смарт-теr

ошибку

исчезнет. Эту команду можно отменить, но учтите, что это будет сделано сразу для
всех ячеек рабочего листа. На вкладке Формулы диалогового окна Параметры
нажмите кнопку Сброс пропущенных ошибок

( см.

рис.

Excel

17 .1 ).

Проверить ошибки можно и с помощью команды Формулы ► Зависимости фор­
мул ► Проверка наличия ошибок. Откроется диалоговое окно, в котором подробно
описывается каждая ячейка рабочего листа, потенциально содержащая ошибку.
Принцип работы этого окна напоминает работу окна проверки орфографии.
ВНИМАНИЕ

Средство проверки ошибок работает неидеально. Другими словами, не стоит ду­
мать, что на рабочем листе действительно нет ошибок, только потому, что Excel их
не нашел!

Пошаговое вычисление формул
В

Excel

есть инструмент, позволяющий поэтапно вычислить сложную формулу

в том порядке, в каком это делает сама программа. Выделите ячейку с формулой

и выберите команду Формулы ► Зависимосrи формул ► Вычислить формулу. Откроется
диалоговое окно Вычисление формулы (рис.

17.2).
х

Вы ч исление формулы
.Ссылка:

Вы~исление:

Лисr31$В$13

=

ИНДЕКС(ВЗ:F9;ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(!!RАЗ:А9;Л0ЖЬ);

СЧёТЗ(А3:А9));ЕСЛИОШИБКА(ПОИСКПОЗ(#ССЫЛКА!;В2F2;ЛОЖЬ
);СЧёТЗ(В2 : F2)))

Для просмотра результата вычисления подчеркнутого выражения нажмите кнопку

"Вычислить~

Последний полученный результат отображается курсивом.

(

Рис.

аычислить

Шаг с 1аходом

17.2. В окне Вычисление формулы

Шаг с выходом

З.а.крыть

можно поэтапно вычислить формулу

Нажмите кнопку Вычислить, чтобы вычислить подчеркнутое выражение. Каждое
следующее нажатие приводит к выполнению очередного этапа вычислений . Пона­

чалу этот инструмент кажется немного сложным, но, поработав с ним, вы быстро

разберетесь в нем и оцените его пользу.

Поиск и замена

Excel

1.
2.
3.

предоставляет еще один способ вычислить часть формулы.

Выделите ячейку с формулой.

Нажмите

F2,

чтобы перейти в режим редактирования ячеек.

Выделите фрагмент формулы, который нужно вычислить, с помощью мыши
или нажатием

4.

431

Нажмите

Shift и

навигационных клавиш.

F9.

В выделенной части формулы будет отображаться результат вычислений. Вы мо­

жете вычислить другие части формулы или нажать Esc, чтобы отменить пошаговое
вычисление и вернуть формулу в прежнее состояние.
ВНИМАНИЕ

Будьте внимательны, используя этот метод: если при завершении работы вы вместо

Esc

нажмете

Enter,

формула изменится и в ней будут использоваться вычисленные

:шачения .

Поиск и замена
В Ехсе\ достаточно легко находить информацию на листе или в книге, а также ис­
кать и заменять те кст в ячейках .

Эти оперании выполняются в диалоговом окне Найти и заменить (рис.

17.3).

Пре­

жде чем открывать его, выделите диапазон, в котором хотите выполнить поиск.

Если выбрать только одну ячейку, то

Excel

выполнит 1юиск по всему рабочему

листу. Выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Найти (или
нажмите

Ctrl+F).
о

Найти и заменить

Наjjти

Заменит~,

Найти

Продаж~

Заменить на :

Иtкать

на листе

Просматривать ·

по строкам

О211асть поиска .

формулы

Заменить .асе

Рис.

х

.З.аменить

v

v

~ат не задан]

Форма1 .. .

v

~ат не задан

Форма1.. .

1

О lчитывать регистр
О Ячейка ~ликом
Параметры

найти все

lнайти далее

<<

Закрыть

j

17.3. Диалоговое окно Найти и заменить позволяет искать информацию
на рабочем листе или во всей книге

432

ГЛАВА

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

Если нужно просто что-то найти, в открывшемся диалоговом окне перейдите на
вкладку Найти. Если нужно заменить существующий текст новым, откройте вкладку

Заменить. Нажав кнопку Параметры, можно отобразить ( или скрыть) дополнительные
параметры (см. рис.

17.3).

Рассмотрим некоторые операции поиска и замены более подробно.

Поиск текста
Введите искомую информацию в поле Найти, затем нажмите кнопку Параметры и вы­

берите необходимые параметры поиска ( табл.
Таблица

17 .1. Параметры

17.1 ).

поиска

Элемент управления

Позволяет задать

Раскрывающийся список Искать

Область поиска: на активном рабочем листе или во всей книге

Раскрывающийся список Проема-

Направление поиска: просматривать по строкам или по столбцам

тривать

Раскрывающийся список Область

Какие данные просматривать: формулы. значения, заметки или при-

поиска

мечания

Флажок Учитывать регистр

Нужно ли при поиске учитывать регистр символов

Флажок Ячейка целиком

Что искать: все содержимое ячейки или только ее фрагмент

Кнопка Формат

Поиск ячеек, к которым применен определенный тип форматирования

[подробнее об этом поговорим в подразделе «Поиск форматирования»
далее)

Нажимайте кнопку Найти далее, чтобы находить ячейки с нужной информацией по
одной. Если же необходимо найти сразу все совпадающие ячейки, нажмите Найти
все. При этом диалоговое окно Найти и заменить расширится и внизу появится список

адресов ячеек, содержащих искомую информацию. Если щелкнуть на какой-либо
записи, Excel прокрутит рабочий лист так, чтобы на экране была видна выделенная
ячейка.

СОВЕТ

После нажатия кнопки Найти все вы можете выделить на листе все найденные ячейки,
нажав

Ctrl+A.

ПРИМЕЧАНИЕ

Диалоговое окно Найти и заменить позволяет получить доступ к рабочему листу
и вносить изменения, не выходя из этого окна.

Поиск и замена

433

Замена текста
Чтобы заменить одну текстовую строку другой, перейдите на вкладку Заменить
диалогового окна Найти и заменить. В поле Найти введите искомый текст, а в поле

Заменить на - вариант замены. Задайте другие параметры, как было описано в пре­
дыдущем подразделе.

Нажмите кнопку Найти далее, чтобы найти первую ячейку с искомым текстом. За­
тем нажмите кнопку Заменить.

Excel заменит содержимое выбранной ячейки новым

текстом, после чего перейдет к следующей найденной ячейке. Чтобы заменить ее
содержимое, снова нажмите кнопку Заменить. Чтобы заменить содержимое сразу
всех ячеек с искомым текстом, нажмите Заменить все. Если замена прошла не так, как

планировалось, ее можно отменить нажатием кнопки Отменить на панели быстрого
доступа (или нажатием

Ctrl+Z).

СОВЕТ
С помощью окна Найти и заменить можно и удалить информацию. Для этого на вклад­

ке Заменить в поле Найти введите нужный текст, а поле Заменить на оставьте пустым.

Поиск форматирования
В диалоговом окне Найти и заменить можно найти ячейки с определенным типом
форматирования и заменить его другим. Допустим, вам нужно найти все ячейки
с полужирным текстом, а затем сделать его курсивным. Для этого сделайте сле­
дующее.

1.

Выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Заменить (или
нажмите

2.
3.
4.

Ctrl+H). Откроется диалоговое окно Найти и заменить, вкладка Заменить.

Если необходимо, нажмите кнопку Параметры, чтобы расширить окно.
Если в полях Найти и Заменить на есть текст, удалите его.

Нажмите верхнюю кнопку Формат. Откроется окно Найти формат (напоминающее
окно Формат ячеек).

5.
6.
7.
8.
9.
10.

Перейдите в нем на вкладку Шрифт.

В списке Начертание выберите полужирный, а затем нажмите ОК.
Нажмите нижнюю кнопку Формат. Откроется окно Заменить формат.
Перейдите в нем на вкладку Шрифт.

В списке Начертание выберите курсив и нажмите ОК.
Вы вернетесь в диалоговое окно Найти и заменить. Нажмите кнопку Заменить все.

Excel найдет ячейки, в которых есть полужирный шрифт, и сделает его курсивным.
Кроме того, поиск форматирования можно выполнить на основании определенной
ячейки. В диалоговом окне Найти формат нажмите кнопку Выбрать формат из ячейки,

а затем щелкните на ячейке с подходящим форматированием.

434

ГЛАВА

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

ВНИМАНИЕ

Диалоговое окно Найти и заменить не позволяет искать параметры стилей таблиц
и параметры условного форматирования.

Проверка орфографии
Если вы работаете в текстовом редакторе, то наверняка пользуетесь проверкой орфо­
графии. Орфографические ошибки могут появляться и в электронной таблице, что
так же весьма неприятно. К счастью, в Excel есть аналогичный инструмент проверки.

Чтобы воспользоваться им, выберите команду Рецензирование ► Правописание ► Орфо­
графия или нажмите

F7.

Если хотите проверить текст только в определенном диа­

пазоне, то сначала выделите его, а затем запускайте проверку.
ПРИМЕЧАНИЕ

Программа проверяет содержимое ячеек, текстовые элементы в графических объ­
ектах и диаграммах, а также верхние и нижние колонтитулы страниц. Проверяется

даже содержимое скрытых строк и столбцов.

Диалоговое окно Орфография работает точно так же, как и другие средства проверки
правописания. Если Excel находит слово, которого нет в его словаре или которое
написано с ошибкой, то предлагает вам выбрать одно из следующих действий.

•

Пропустить. Пропустить слово и продолжить проверку правописания.

•

Пропустить все. Пропустить слово и все его последующие вхождения.

•

Добавить в словарь. Добавить слово в словарь.

•

Заменить. Заменить слово значением, указанным в поле Варианты.

•

Заменить все. Без подтверждения заменить слово и все его последующие вхо­
ждения словом, указанным в поле Варианты.

•

Автозамена. Добавить слово с ошибкой и его правильный вариант в список авто­
замены (подробнее об этом - в следующем разделе).

Использование автозамены
Автозамена

-

удобный инструмент, позволяющий автоматически исправлять ти­

пичные опечатки. Кроме того, пользователь может пополнить список слов, которые

программа будет исправлять. Диалоговое окно Автозамена показано на рис.

17.4.

Чтобы открыть это окно, выберите команду Файл ► Параметры, в окне Параметры Excel
перейдите на вкладку Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены.

В диалоговом окне Автозамена есть несколько флажков.

•

Исправлять две ПРописные буквы в начале слова. Автоматически исправляются слова

с двумя прописными буквами. (Например, слово Бюджет будет исправлено на

Использование автозамены

435

Бюджет.) Это типичная ошибка, которая часто встречается при быстром наборе
текста. Если вам нужно указать список исключений, нажмите кнопку Исключения.

•

Делать первые буквы предложений прописными. Первая буква предложения автома­
тически меняется на прописную.

•

Писать названия дней с прописной буквы. Первая буква в названии дня недели авто­
матически заменяется прописной. Например, если ввести слово понедельник,
программа исправит его на Понедельник.

•

Устранять последствия случайного нажатия

последствия случайного нажатия

CAPS LOCK. Автоматически
Caps Lock при наборе текста.

устраняются

• Заменять при вводе . Программа будет автоматически исправлять неверно на­
бранные слова.

х

?

Автозамена: русский
Автозамена математическими символами

Автоэамена

Действия

Автоформат при вводе

11 Показать кнопки возможностей автозамены
11 Исправлять дае ПРописные буквы в начале слова
11 Делать первые буквы предложений прописными
11 Писать названия дне.й с прописной буквы
11 Устранять последствия слу',!айного нажатия cAPS LOCK
11 Заменять при вводе
заменять :

Исклшчения ...

на :

(С )
(е)

©
€

(r)
(tm)

<!!)

jlобавиrь

Сок
Рис.

Excel

Удалиrь

J

Отмена

17.4. Диалоговое окно Авто замена

содержит довольно длинный список типичных опечаток, которые можно

исправлять автоматически. Кроме того, в программе предусмотрена автозамена

некоторых символов. Например, (с) заменяется знаком©, а (г)

-

знаком®. При

необходимости пользователь может добавить в этот список свои примеры. Напри­
мер, если вы часто ошибаетесь при наборе слова январь и пишете явнарь, сделайте
- в поле

следующее. Слово с ошибкой введите в поле заменять, а верный вариант

на. Все это можно сделать в диалоговом окне Проверка орфографии. Вы также можете

удалить записи, которые вам больше не нужны.

436

ГЛАВА

17

Поиск и исправление ошибок в формулах

СОВЕТ

Используя автозамену, можно создавать сокращения для часто используемых слов

и фраз. Например, название компании Обьедuненная корпорация обработки данных
можно сократить до окод. Создайте соответствующую запись для автозамены. Теперь,
как только вы наберете окод, Excel автоматически заменит это слово названием
Объединенная корпорация обработки данных. Но убедитесь, что вы не используете со­

кращения, которые обычно встречаются в тексте и могут быть заменены ошибочно.
ПРИМЕЧАНИЕ

Действие автозамены можно отменить. Например, вам важно ввести именно (с),

а не символ©. В таком случае сразу после того, как программа выполнит автозамену,

нажмите кнопку Отмена на панели быстрого доступа или Qrl+Z.
В диалоговом окне Автозамена есть вкладка Автоформат при вводе, где можно выбрать
настройки форматирования, например применение формата маркированного или

нумерованного списка, если обнаружен ввод списка. А также вкладка Действия,
где для определенных слов и фраз в книге можно задать действия, которые будут
включены в контекстное меню. Типы действий, которые распознает

от программного обеспечения, установленного в вашей системе.

Excel, зависят

ЧАСТЬ 111
СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ И ДРУГИЕ
ПРИЕМЬIВИЗУАЛИЗАЦИИ

Четыре главы этой части посвящены диаграммам и визуализации. Вы узнаете, как

с помощью графических средств Excel эффективно представлять данные в виде
диаграмм или графиков спарклайнов. Кроме того, будет рассказано, как графиче­
ские инструменты помогают улучшить оформление рабочих книг и повысить их
качество за счет более выразительной визуализации содержащихся в них данных.
В этой части

•
•
•
•

Глава

18. Основы создания диаграмм в Excel.
Глава 19. Расширенные возможности создания диаграмм.
Глава 20. Графики спарклайнов.
Глава 21. Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов,
фигур и рисунков.

Глава

18

ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ

ДИАГРАММ В

Диаграммы

-

EXCEL

инструмент графического представления числовых данных. Они

дают возможность оценить взаимосвязи между значениями, найти различия и вы­

явить тенденции развития бизнеса. Немногие механизмы позволяют так удобно
обобщать данные, как диаграммы, которые могут стать ключевыми компонентами
дашбордов для итоговых отчетов.
В

Excel

есть множество инструментов для наглядного представления данных

в виде диаграмм. В этой главе мы рассмотрим основные возможности програм­

мы по построению диаграмм и способы создания и настройки пользовательских
диаграмм.

io□y Файл с примерами для этой главы доступен для скачивания, он называется Работа с диа­
граммами.хlsх.

Что такое диаграмма
Диаграмма

-

это средство визуального представления данных. Диаграммы (или

графики) стали неотъемлемой частью электронных таблиц с момента появления
Lotus 1-2-3. Диаграммы, которые создавались в ранних версиях подобных про­
грамм, были очень простыми по сегодняшним меркам. Но с годами возможности

ПО значительно расширялись, и сегодня

Excel предлагает различные средства для

создания широкого спектра диаграмм.

Отображение данных в виде хорошо продуманной диаграммы помогает лучше их
понять. Диаграммы представляют собой изображения, поэтому с их помощью очею,
удобно анализировать ряды чисел и их взаимосвязи. Создав диаграмму, можно вы­

явить тенденции и закономерности, которые в противном случае могли бы остаться
незамеченными.

На рис.

18.1

вы видите рабочий лист с простой гистограммой, которая показывает

объемы продаж фирмы по месяцам. Достаточно взглянуть на диаграмму один раз,

чтобы понять: в июне, июле и августе продажи снижаются, а в период с сентября по

Как

декабрь

-

Excel создает диаграммы

439

растут. Конечно, вы можете прийти к такому же выводу, просто изучив

цифры. Но график позволяет понять это гораздо быстрее. Гистограмма

-

всего

лишь один из многих типов диаграмм, которые можно создавать в Ехсе\.
в

А

Месяц

С

Продажи по месяцам

2

Яне

$186 983

3
4

Фее

$179 009
$193 422
$185 956

Мар

5 Апр
6 Май
7 Июн

$196 025
$140 323

8 Июл
9 Aer

$139 302
$134 922
$184 773

10
11
12

Сен

Ноя

$201233
$218 039

13

Дек

$240 093

Окт

14

О

Н

G

~ Продажи по месяцам
:::: Г-~-------------$200000

$150

ООО

+ - - - - - - - -- - - - - - -~--------- - - - - - - - - - - - -- - - -- - - - - - - - -

$100000

+-8--------------------------г­

$50 ООО

---------------------------.------1-----1---1-

$

О

+-8"-т-

Янв

___.,........,___...,..........,.__...,..........,.__...,......_,__..,.....---,~~
Фев

Мар

Апр

Май

Июн

Июл

Авг

Сен

Окт

Ноя

Дек

15

Рис.

18.1. Пример простой

гистограммы. показывающей ежемесячные объемы продаж

СОВЕТ

Диаграммы могут располагаться в одном иэ двух мест книги: на рабочем листе ( они
называются встроенными) или на отдельном листе с диаграммами .
Создать встроенную диаграмму очень просто : выделите данные, а зате м нажмите

Alt+Fl . Или Fll - в таком случае диаграмма будет создана на отдельном листе.

Как Ехсе[ создает диаграммы
Для того чтобы создать диаграмму, необходимо иметь некий набор (числовых)
данных . Они должны храниться в ячейках рабочего листа. Обычно данные, предна­

значенные для создания диаграм мы, собраны на одном листе, но это нс обязательно.
В одной диаграмме можно использовать данные, расположенные на любом коли­
честве рабочих листов, которые, в свою очередь, могут находиться даже в разных
рабочих книгах. Решение о том, какие данные использовать: с одного листа или
с нескольких, зависит от принятой у вас модели данных, характера их источников

и уровня интерактивности вашего дашборда.

Диаграмма по сути

-

это объект, создаваемый Ехсе\. Он формируется из одного

или нескольких рядов данных, которые выводятся в графическом виде . Как имен­
но они будут представлены, зависит от выбранного типа диаграммы. Например,
если вы создаете график на основе двух рядов данных, то он будет содержать две
линии: каждая для представления одного ряда . Данные для каждого ряда хранятся

в отдельном столбце или строке. Каждая точка на линии графика определяется по
значению, которое находится в отдельной ячейке и обозначается маркером. Чтобы

ГЛАВА

440

18

Основы создания диаграмм в

Excel

отличить одну линию от другой, можно задавать разную их толщину, цвет или ис­
пользовать различные маркеры (кружочки, звездочки, квадратики и т . п.).

На рис.

18.2 показан график, на котором представлены два ряда данных со средними

ценами на жилье за девять лет. Различать ряды данных помогают разные маркеры

( квадратики и кружочки), расшифрованные в легенде под диаграммой.

Кроме того,

различается и цвет линий графиков (что не так заметно на черно-белом снимке
экрана).

А

l

с

в

Область 1

D

Е

к

н

G

Область 2

1

Год

2

2013

214

ООО

356 879

3

2014

247 250

385 070

4

2015

277 500

5

2016

374 500

520

ООО

6

2017

435

ООО

725

ООО

7
8
9
10
11
12

2018

489 500

820

ООО

2019

480 500

759

ООО

2020

401 700

702 300

2021

302 500

589

Средние цены на жилье
1000000

42 600

800000
600000
400000
200000

ООО

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

lЗ
Область

14

1

- Область2

15

Рис.

18.2. На этом графике два ряда данных

Важно помнить: диаграммы

Excel

являются дииамическими. Иначе говоря, /tИ.t­

грамма связана с данными на рабочем листе. Если их изменить, то диаграмма авто­
матически обновится, rюэтому дашборды всегда предоставляют самую актуальную
информацию.

Создав диаграмму, вы всегда можете поменять ее тип, форматирование, добавить
новые ряды данных или изменить существующий ряд данных так, чтобы 011 ис­
пользовал данные из другого диапазона .

Встроенные диаграммы
Встроенные диаграммы обычно расположены на верхнем слое рабочего листа, ко­
торый еще наэывают графическим . Именно такие диаграммы показаны на рис.
и

18.1

18.2.

Диаграмму, как и другие графические объекты (фигуры , объекты SmartArt или
W ordArt ), можно перемещать. Кроме того, можно изменять ее размеры и пропорции,
выравнивать границы и добавлять эффекты, например тень. Встроенные диаграм­
мы имеют несомненное преимущество : их можно расположить рядом с данными.

Кроме того, на одном листе можно разместить несколько встроенных диаграмм,

чтобы распечатать на одной странице.

Как

Excel создает диаграммы

441

По умолqанию диаграмма всегда создается как встроенная. Исключением является

ситуация, когда вы выбираете данные и для создания диаграммы нажимаете F11.
В этом случае она появится на отдельном листе.

Чтобы внести изменения во встроенную диаграмму, сначала необходимо щелкнуть
на ней кнопкой мыши, то есть ак:тивизировать ее. На ленте появятся две новые
вкладки: Конструктор диаграмм и Формат (рис.

18.3).

Конструктор диаграмм

[:]

тз ~

dJ]

Строка/ Выбрать
столбец

диаграммы

диаграмму

Тип

Расположение

Данные

о

N

~

р

R

Q

@J-

Переместить

Изменить тип

данные

Формат

т

Средние цены на жи л ье
1000000
800 ООО
600

ООО

400

ООО

200

ООО

2013

2014

2015

2016

Область

Рис.

1

18.3. После активизации диаграммы

2017

2018

-Область

2019

2020

2021

2

на ленте появляются две новые вкладки

Диаграмма, расположенная на отдельном листе
Встроенную диаграмму можно перенести на отдельный рабочий лист, и, чтобы ее
просмотреть, достаточно будет щелкнуть на его ярлычке. Диаграмма, расположенная
на отдельном листе, всегда занимает его целиком. Если вы планируете распечатать
диаграмму на отдельной странице, для нее лучше использовать свой лист. Если вам
предстоит создать много диаграмм, то, возможно, стоит разместить каждую на от­

дельном листе, чтобы не загромождать рабочий лист . Кроме того, так вы сможете
легко отыскать нужную диаграмму, присвоив листам описательные имена. Листы

диаграмм обычно не используют в традиционных дашбордах итоговых отчетов, но
они пригодятся при создании отчетов, которые будут просматриваться в рабочей
книге с несколькими рабочими листами.

442

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Excel

На рис. 18.4 показан лист с диаграммой. Обратите внимание: единственным объ­
ектом на нем является сама диаграмма; область рабочего листа отсутствует.

V

е

/х

t

Посетители веб-сайта

Лист1

Диаrрамма1

Лист2

Рис.

ЛистЗ

Лист4

18.4. Диаграмма

ЛистS

Листб

•••

+

на отдельном листе

Элементы диаграммы
Диаграмма состоит из множества элементо в, при этом не все из них являются обя­
зательными . Можно даже создать пустую диаграмму

элементов. Полезность такого действия сомнительна, но
Названия элементов диаграммы указаны на рис.

- не содержащую никаких
Excel позволяет это сделать.

18.5.

Это комбинированная диаграмма, которая содержит и столбцы гистограммы,
и линию графика . Используются два ряда данных: Доход и Прибыль . Значения
дохода отображены в виде вертикальных столбцов гистограммы, а значения

- в виде линии графика с маркерами-квадратиками. Каждый столбец
(или маркер) представляет собой одну точку ряда данных (данные, хранящиеся

прибыли

в одной ячейке).

На диаграмме есть горизонтальная ось, известная как ось категорий. На ней ото­

бражается категория каждой единицы данных (Январь, Февраль и т. д.). Названия
месяцев в данном случае

-

подписи оси категорий. Ее название не указано, по­

скольку смысл значений очевиден.

Как

Excel создает диаграммы

443

Обратите внимание: на этой диаграмме две вертикальные оси. Они называют­
ся осями значений. У каждой из них своя шкала. Левая ось соответствует дан­

ным, представленным столбцами (Доход), правая

-

данным на линии графи­

ка (Прибыль).

Шкалы этих осей различаются. Левая ось содержит значения от О до 200 ООО руб.
50 ООО руб. Правая использует другую шкалу: от О до 12 % с шагом 2 %.

с шагом

18.5 имеет две оси значений, поскольку оба ряда данных сильно
различаются по масштабу. Так, если для представления ряда Прибыль использовать

Диаграмма на рис.

левую ось, то он практически сольется с горизонтальной осью и его значения про­

сто не будут видны.
Область построения

Область диаграммы

Подписи (метки) данных

Название диаграммы

Ряды данных

Доход и прибыль
200000

-

-

--------- 11;1сж

10,80%

140 ООО
120 ООО
100 ООО
80000
60000
40000

2,00%

20000

0,00%

о
Январь

Февраль

Март

Доход

Вертикальная ось

Апрель

Май

Июнь

-п рибыль

Легенда

Горизонтальная ось
(категорий)

(значений)

Рис.

Вспомогательная ось
(значений)

18.5. Элементы диаграммы

Если на диаграмме несколько рядов данных, то нужно идентифицировать каждый

ряд или точку данных. Для этого обычно используется легенда. На рис. 18.5 она на­
ходится под диаграммой. В некоторых диаграммах используются подписи (метки)
данных, показывающи е значения каждой точки ряда данных. В нашем случае под­
писи есть только для ряда Прибыль. Кроме того, на многих диаграммах ( см. рис.

добавляют название и подписывают оси.

18.5)

ГЛАВА

444

18

Основы создания диаграмм в

Excel

На диаграмме есть горизонтальные линии сетки (которые относятся к левой оси

значений). Они являются продолжением шкалы значений, и по ним пользователю
проще определить значения точек данных.

Помимо прочего, все диаграммы имеют область диаграммы (это вся фоновая об­
ласть) и область построения (на ней отображается сама диаграмма , а также оси
и элементы представления данных).
В зависимости от типа диаграммы могут иметь дополнительные э лементы или

состоять из меньшего количества эл е м е нтов. Например, круговая диаграмма
(рис .

18.6)

сод е ржит секторы и не имеет осей, а трехмерная может иметь стенки

и основание (рис.

18.7).

Семейное положение (старше

18 лет)

Количество звонков в месяц

■ Состоят в бра1<е

1000

□ Одиноки

750

□ Разведены

S00
■ Овдовели
250

Рис.

18.6. Круговая диаграмма

Рис.

18.7. Трехмерная диаграмма

В диаграмму также можно добавить другие виды элементов, например линии тренда,
представляющие тенденции, или планки погрешностей.

Ограничения для диаграмм
Как и большинство инструментов Excel, диаграммы имеют определенные огра­
ничения по количеству данных, которые они могут обрабатывать и графически
представлять (табл. 18.1).

Таблица

18.1. Ограничения для диаграмм Excel

Элемент

Ограничение

Количество диаграмм на рабочем листе

- - --

---

Количество рабочих листов. на которые ссылается диаграмма

Определяется доступным объемом памяти

255

- - - -·····-

Количество рядов данных в диаграмме

255

Количество точек данных в рядах

32 ООО

Количество точек данных в рядах для трехмерных диаграмм

4000

Общее количество точек данных во всей диаграмме

256 ООО

Этапы создания диаграмм

445

Этапы создания диаграмм
Построить диаграмму, как правило, несложно.

1

простую диаграмму и настроить ее так, чтобы она
максимально соответствовала вашим запросам.

18.8

Факт

Январь

2

ООО

1895

Февраль

4

Март

2 500
3 500

3 648

Рис.

показаны данные, на основе которых

План

2
3

Подготовка данных
На рис.

с

в

А

В этом разделе мы поговорим о том, как сgздать

2 643

18.8. Эти данные можно

использовать для создания диаграммы

можно создать диаграмму.

Чтобы создать на их основе диаграмму, сделайте
следующее .

1.

~комен.цуеuw
ДИАГР4 ММ1о/

Выделите данные, которые хотите использовать

в диаграмме. Убедитесь, что выделили заголов­
ки столбцов, если они есть (в нашем примере
нужно выделить диапазон

Al:C4).

~~~

Откройте на ленте вкладку Вставка и в области

Объемна• 11иней'lатая

l

18.9 показано,

какие виды гистограмм предлагает программа.

Выберите вариант Гистограмма с группировкой,

и

Excel

На рис.

создаст соответствующую диаграмму.

18.10 показана гистограмма,

Рис.

построен­

~ ~е;_
111

18. 9. Виды

Январь

Февраль

4
5
6
7

Март

гистограмм, которые

Excel с помощью

ленты

диапазоне.

З

Друr.ие fИ("IO! piMM Ы.~

можно создать в

ная на основании данных в выделенном ранее

- А- -

г.

Линейчата,~:

Диаграммы щелкните на значке Вставить гистограм­

3.

n

klaJ ~ JOO XJl[J

Есть и дру­

создания диаграммы .

му или линейчатую диаграмму. На рис.

liJill ~

Объемная rмстоrрамма

н

гой способ: выберите одну ячейку в диапазоне,
после чего Excel использует его целиком для

2.

Гиnоrрамма

с

в

о

План

Факт

2 ООО
2 500
3 500

1895
2 643
З 648

-Е

к

н

G

Название диаграммы
4000

3500
3000
2 soo

8

2000

9
10

1 soo

11

soo

1000

12

о

13

11
Январь

14
15

11
Февраль

■ План

■ Факт

11;

Рис.

18.10. Гистограмма

с двумя рядами данных

Март

446

ГЛАВА

Основы создания диаграмм в

18

Excel

Изменение ориентации строк и столбцов
При создании диаграммы

пытается сам определить вариант расположения

Excel

данных: по столбцам или по строкам. Чаще всего он делает это удачно, но если

выбранная ориентация оказывается неверной, ошибку можно быстро исправить:
активизируйте диаграмму и выберите команду Конструктор диаграмм ► Данные ► Строка/
столбец. Эта кнопка является переключателем, поэтому, если переориентация не по­

могла, просто выберите ту же команду еще раз, и диаграмма примет прежний вид
(или нажмите кнопку Отменить на панели быстрого доступа).
Изменение ориентации рядов данных сильно влияет на внешний вид диаграммы
(а следовательно, и на ее понятность). На рис.
что и на рис.

18.10,

18.11

показана та же гистограмма,

но после изменения ориентации рядов данных. Теперь на диа­

грамме три ряда данных, по одному на каждый месяц. Если вам нужно сравнить
фактические показатели с плановыми по каждому месяцу, то такую диаграмму

будет куда сложнее анализировать, так как соответствующие столбцы находятся
не рядом, а в разных группах.

Название диаграммы
4000
3500
3000
2 500
2000
1500
1 1 ООО

500
о

11

Фант

План

■ Январь

Рис.

■ Февраль

■ Март

18.11. Диаграмма с рис . 18.10, но изменена ориентация рядов данных

Изменение типа диаграммы
Исходный тип диаграммы можно изменить. Так, гистограмма хороша для отобра­
жения определенного набора данных, но можно попробовать выбрать и другие типы
диаграмм. Выберите команду Конструктор диаграмм ► Тип ► Изменить тип диаграммы,

и откроется диалоговое окно Изменение типа диаграммы (рис.

18.12), в котором

можно

поэкспериментировать с диаграммами другого типа .

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в диаграмме используется несколько рядов данных, то убедитесь, что вы­
брали не один из них, а какой-то иной элемент, и только потом выбирайте команду
Конструктор диаграмм ► Тип ► Изменить тип диаграммы. Если будет выбран какой-то ряд,
то все изменения, которые вы внесете в окне Изменение типа диаграммы, применятся
только к этому ряду.

Этапы создания диаграмм

44 7

х

Изменение типа диаграммы

Реко мендуемые диаграммы Все диаграммы

9

Послед н ие

□

Шаблоны

1!Ь
~
(9

Г рафик

~

Линейча т ая

.

~
~
iпьп
/с
@]

8в
~
1dЪ

V,

lfll

•
1а1!

шJ1 lн8_ м kooJ Jf6 JМ IOdt
Гистограмма с группировкой

Круговая

н.

С областями

..1,"4е A"•fp,1 ...... 1>1

111

Точечная

Карта

111

Ннп-•д,,1•\ГfNl-1>1

11 11

11

Бирже в ая
Поверхностная

Н•и.11-•дм"Р•~

Лепестковая
Дерево

-.

Солнечные лучи

11 11

Гистограмма
Ящик с усами
Каска д ная
Воронка

Комбинированная

[

Рис.

ОК

Отмена

18.12. Диалоговое окно Изменение типа диаграммы

В левой части окна Изменение типа диаграммы перечислены основные категории

диаграмм, а в правой

- подтипы той категории, которая выбрана слева. Подберите

подходящий и щелкните на нем, а затем нажмите кнопку ОК - и Ехсе\ перерисует
диаграмму по новым параметрам. Если полученный результат вам не подходит,

нажмите кнопку Отменить на панели быстрого доступа.
СОВЕТ
Если диаграмма является встрое нной, то ее тин можно изменить с помощью команд
группы Диаграммы на вкладке Вставка. Этот способ даже более эффективен , поскольку

нс требует открытия отдельного диалогового окна.

Выбор макета диаграммы
Для каждого типа диаграмм предусмотрено несколько готовых макетов, которые
можно применить к уже созданной диаграмме одним щелчком кнопкой мыши.

Любой макет содержит дополнительные элементы л.иаграммы, такие как заголовок,

448

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Excel

подписи данных, оси и т. д. Можно оставить диаграмму оформленной по умолча­
нию, но есть шанс, что ол.ин из таких встроенных макетов окажется именно тем

вариантом, который вам нужен.

Чтобы применить макет, выберите диаграмму, а затем выполните команду Консrрук­
тор диаграмм ► Макеты диаграмм ► Экспресс-макет. На рис.

18.13

показано, как будет

выглядеть гистограмма при использовании различных макетов.

....,..

Н..JNtt/oll! ДiЦll).tММЫ

,..

......

,..,

11
-

НАЗВАНИЕ ДИАГРАММЫ

11 1-1
-·

.....,.

.,

.....
....
.....

...,

l.дl

, ...,

111'1'1

1-

Ilазваннс диаrраммы

.... ,...

J .....I'

1.._

.1,:. ......
..,

! , ...

·~

1-··
Рис.

-....

... ,..

,

lt.J.зпаш,с диаграммы

1-

11

---~

НАЗВАНИЕ ДИАГРАММЫ

....,..
.......

11 11

а

1
....

□-

□- ~-

18.13. Варианты оформления гистограммы

Выбор стиля диаграммы
В группе Конструктор диаграмм ► Стили диаграмм предлагается несколько стилей

оформления диаграмм, которые можно применить к готовой диаграмме. Для каж­
дого стиля предусмотрены определенная цветовая гамма и специальные эффе кты .
Но, как и в случае с э кспресс-макетами , применение стилей к л.иаграммам

обязатсльное действие.

-

11с­

Этапы создания диаграмм

449

СОВЕТ

Набор стилей, представленных в галерее Стили диаграмм, зависит от выбранной темы
Excel предложит
иной набор стилей диаграмм, созданный специально для выбранной темы.
книги. Если вы измените тему командой Разметка страницы ► Темы, то

Добавление и удаление элементов диаграмм
Иногда достаточно применить к диаграмме макет или стиль

( как

было описано

выше), чтобы получить диаграмму, которая будет содержать все необходимые
элементы. Но в большинстве случаев нужно удалить или добавить некоторые
элементы. Для этого предназначены элементы управления на вкладках Конструктор
диаграмм и Формат.

Например, чтобы дать диаграмме название, выполните команду Конструктор
диаграмм ► Макеты диаграмм ► Добавить элемент диаграммы ► Название диаграммы. Откро­

ется подменю с возможными вариантами расположения заголовка. По умолчанию

Excel добавляет на диаграмму строку заголовка с текстом Название диаграммы. Чтобы
изменить его, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню вы­

берите команду Изменить текст.

Настройка элементов диаграммы
Каждый элемент диаграммы можно отформатировать и настроить различными спо­

собами. Многие пользователи довольствуются диаграммами, созданными програм­
мой по умолчанию. Но вам, вероятно, интересно узнать, как настраивать и изменять

диаграммы, чтобы делать их максимально выразительными ( с вашей точки зрения).

Ш□у Форматирование и настройка диаграмм подробно рассматриваются в главе 19.
Excel предоставляет два способа отформатировать отдельные элементы диаграмм,
но в каждом случае сначала нужно выбрать этот элемент.

•
•

Используйте элементы управления на вкладке Формат.

Нажмите Ctrl+l, чтобы открыть панель задач Формат для выбранного элемента
диаграммы.

Кроме того, чтобы открыть панель задач Формат для того или иного элемента диа­
граммы, достаточно дважды щелкнуть на нем.

Для примера предположим, что нужно изменить цвет столбцов для одного из
рядов данных на диаграмме. Щелкните на любом столбце, представляющем точку
данных этого ряда (при этом будут выделены все столбцы), выполните команду
Формат ► Стили фигур ► Заливка фигуры и в палитре выберите требуемый цвет.

Чтобы изменить контур столбца, откройте меню Формат ► Стили фигур ► Контур фигуры.
Чтобы изменить эффекты столбца (например, добавить тень), откройте меню
Формат ► Стили фигур ► Эффекты фигуры.

450

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Excel

Кроме того, можно выбрать на диаграмме ряд данных, нажать Ctrl+l и менять на­
стройки на панели Формат ряда данных (рис.

18.14).

Формат ряда данных

v

Х

Параметры ряда

!:)
v

V

о

[ili]

Параметры ряда
Построить ряд

Уrол поворота первого сектора

):азрезание

Рис.

10.1,. Панель задач Формат ряда данных

Обратите внимание: на этой панели три вкладки (в виде пиктограмм ) . Чтобы п ере ­
ключаться между ними, щелкайте на этих пиктограммах. Каждая вкладка содержит
один раздел или несколько. Щелкнув на стрелке слева от названия раздела, можно
получить доступ к его элеме нтам управления. Кроме того, панель Формат ряда данных

привязана к границам окна и в дальнейшем достаточно щелкнуть на любом другом
элементе диаграммы, чтобы получить доступ к его параметрам. Иными словам и, эту
панель задач не нужно закрывать, чтобы увидеть результат внесенных изменений .

Изменение и настройка диаграмм
В этом разделе описываются распространенные способы изменения диаграмм .
ПРИМЕЧАНИЕ

Прежде чем изменять график, его необходимо активизировать. Если это встроенная
диаграмма, просто щелкните на ней. При этом активизируется диаграмма, а также

выбирается элемент, на котором вы щелкнули. Чтобы активизировать диаграмму
на отдельном листе, просто перейдите на него .

Перемещение и изменение размеров диаграммы
Если диаграмма встроенная, ее можно перемещать и изменять ее размер мышью.

Щелкните на рамке диаграммы, а затем перетащите график в нужное место листа.

Изменить размер диаграммы позволяют восемь маркеров

- это небольшие круж­

ки, которые появляются на углах и сторонах рамки диаграммы, если выбрать ее.

Изменение и настройка диаграмм

451

Наведя указатель мыши на один из этих маркеров , вы увидите, что он принял вид

двунаправленной стрелки. Щелкните на маркере и перетащите, чтобы изменить
размеры диаграммы .

Кроме того, точный размер диаграммы позволяют установить элементы управления
группы Формат ► Размер. Можно поменять размер диаграммы, щелкая на стрелках
счетчиков или введя значения высоты или ширины напрямую.

Чтобы переместить встроенную диаграмму, щелкните на се рамке в любом месте,
кроме маркеров размера, а затем перетащите в нужное место. Кроме того, можно
использовать стандартные операции вырезания и вставки . Выделите диаграмму

и выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вырезать (или нажмите

Ctrl+X).

Затем

активизируйте ячейку, рядом с которой должна быть диаграмма, и выполните
команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить (или нажмите

Ctrl+V).

Диаграмму можно переместить на другой лист или даже в другую книгу. В послед­

нем случае Ехсе\ автоматически устанавливает связь между обеими книгами: той,
где находится диаграмма, и той, что содержит исходные данные.

Переместить диаграмму можно и командой Конструктор диаграмм ► Расположе­
ние ► Переместить диаграмму. Откроется диалоговое окно Перемещение диаграммы,
в котором можно указать лист, на который следует переместить диаграмму (как

обычный, так и лист диагра ммы) .

Перемещение встроенной диаграммы на отдельный лист
Когда диаграмма создается с помощью команд группы Вставка ► Диаграммы, она всегда

будет встроенной. Если впослелствии потребуется перенести се на отдельный лист,
это несложно будет сделать.
Выделите диаграмму и выберите команду Конструктор диаграмм ► Расположе­
ние ► Переместить диаграмму. В открывшемся окне Перемещение диаграммы (рис.

18.15)

установите пере ключатель в положение на отдельном листе и (по желанию) укажите
новое имя этого листа .

?

Перемещение диаграммы

х

Разместить диаграмму·

1

~ О на 2тдельном листе:

i(j

О на 11меющемся листе: Лист4

l
Рис.

ок

18.15. Окно Перемещение диаграммы

Отмена

452

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Excel

Чтобы переместить диаграмму с отдельного листа на обычный рабочий лист,
щелкните на ярлычке ее листа и выберите команду Конструктор диаграмм ► Расположе­
ние ► Переместить диаграмму. В открывшемся окне Перемещение диаграммы установите

переключатель в положение на имеющемся листе и в списке слева выберите лист, на
который хотите переместить диаграмму.

Копирование диаграммы
Чтобы создать точную копию встроенной диаграммы, выделите ее и выберите ко­
манду Главная ► Буфер обмена ► Копировать (или нажмите

Ctrl+C).

Затем активизируйте

ячейку рядом с нужным местом и выберите Главная ► Буфер обмена ► Вставить (или
нажмите Ctrl+V). Место вставки может находиться на другом рабочем листе или
даже в другой книге. В последнем случае диаграмма автоматически будет связана
с данными в исходной рабочей книге.

Чтобы скопировать диаграмму, расположенную на отдельном листе, нажмите Ctrl
и перетащите ярлычок листа, на котором она находится, в новое место в списке
ярлычков.

Удаление диаграммы
Чтобы удалить встроенную диаграмму, щелкните на ней и нажмите Delete. Если
вы при этом нажмете Ctrl, то сможете выбрать сразу несколько диаграмм, а затем
удалить их нажатием

Delete.

Чтобы удалить диаграмму, расположенную на отдельном листе, щелкните правой
кнопкой мыши на ярлычке этого листа и в контекстном меню выберите команду
Удалить. Если нужно удалить несколько листов диаграмм, сначала нажмите

Ctrl

и,

не отпуская ее, щелкайте на соответствующих ярлычках листов, а затем щелкните

правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить.

Добавление элементов в диаграмму
В диаграмму можно добавить новые элементы (заголовки, легенду, подписи данных
или линии сетки). Для этого активизируйте диаграмму и нажмите кнопку Элементы

диаграммы О], которая появляется справа от верхнего правого угла диаграммы. Обрати­
те внимание, что при ее нажатии раскрывается меню с дополнительными параметрами.

Кроме того, можно иснользовать команды меню Добавить элементы диаграмм на
вкладке Конструктор диаграмм ► Макеты диаграмм.

Перемещение и удаление элементов диаграммы
Некоторые элементы диаграммы можно перемещать (например, заголовки, легенду
или подписи данных). Для этого выделите элемент, щелкнув на нем кнопкой мыши,

и перетащите в другое место на диаграмме. Кроме того, можно нажать кнопку Эле­
менты диаграммы, которая появляется справа от верхнего правого угла диаграммы.

Изменение и настройка диаграмм

Самый простой способ удалить элемент графика

выделить его и нажать

-

453
Delete.

ПРИМЕЧАНИЕ

Некоторые элементы диаграммы состоят из нескольких объектов. Так, элемент Под­
писи данных состоит из ряда подписей для каждой точки данных. Чтобы переместить
или удалить только одну подпись, щелкните один раз, чтобы выбрать весь элемент,
а затем щелкните второй раз, чтобы выбрать конкретную подпись. После этого ее
можно будет переместить или удалить.

Форматирование элементов диаграммы
Многие пользователи довольствуются предустановленными стилями и макетами

диаграмм. Но помните, что Ехсе\ позволяет работать с отдельными элементами
диаграммы и задавать дополнительное форматирование. Для этого можно исполь­

зовать команды на ленте. Но самый простой способ

-

щелкнуть на элементе правой

кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Формат <элеменr>. Точное
название команды зависит от того, какой элемент вы выберете. Например, если вы
щелкнете правой кнопкой мыши на заголовке диаграммы, то в контекстном меню
появится команда Формат названия диаграммы.

Выбрав команду Формат <элеменr>, вы увидите панель задач с параметрами этого

элемента, которые можно переопределять. Все внесенные изменения будут сразу
применены . Эту панель можно держать открытой при работе с диаграммой . Кроме

того, ее можно закрепить у левого или правого края окна или свободно перемещать
по экрану и меняп, ее размер.

Назначение панели задач Формат <элемент>
Неопытному пользователю эта панель может показаться довольно сложной. Она пред­

лагает множество настроек, которые не всегда явно видны, и, возможно, вам потребуется
приложить определенные усилия, чтобы найти нужный параметр форматирования.

Как мы уже упоминали, название этой панели задач (а соответственно, и набор доступных
параметров) зависит от того, какой элемент диаграммы выбран. Например, на рис.

18.14

показаны настройки для ряда данных.

Независимо от того, какой элемент выбран, в верхней части панели задач всегда будет
несколько пиктограмм. Нажатие каждой из них открывает вкладку, где можно настроить
конкретную группу параметров элемента.

Пусть вас не пугает кажущаяся сложность панели задач Формат <элемент>. Поработав

с ней, вы поймете, насколько она удобна и полезна.

СОВЕТ

Если панель Формат <элеменТ> не отображается, то дважды щелкните на элементе
диаграммы.

ГЛАВА

454

18

Основы создания диаграмм в

Excel

СОВЕТ
Если вы применили форматирование к элементу диаграммы и решили, что резуль­
тат вам не подходит, можете вернуть исходный вид этого элемента в соответствии

с выбранным стилем диаграммы. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе
и в контекстном меню выберите Восстановить стиль. Чтобы вернуть к исходному виду
всю диаграмму, перед выполнением этой команды выберите область построения
диаграммы.

Копирование форматирования диаграммы
Если вы создали диаграмму с красивым форматированием и понимаете, что вам
нужно создать еще несколько диаграмм с таким же форматированием, у вас есть
три варианта.

•

Создайте копию исходной диаграммы, а затем измените данные, используемые

в копии. Один из способов изменить набор данных

-

выбрать на ленте команду

Конструктор диаграмм ► Данные ► Выбрать данные и внести изменения в открывшемся
диалоговом окне Выбор источника данных.

•

Создайте новую диаграмму, не применяя к ней никакого форматирования. Затем

активизируйте исходную диаграмму и нажмите

Ctrl+C.

Далее выберите новую

диаграмму, выполните команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Специальная

вставка и в открывшемся окне Специальная вставка выберите Формат, после чего на­
жмите кнопку ОК. Это действие можно повторить для всех остальных диаграмм.

•

Создайте шаблон диаграммы, а затем используйте его как основу для новых
диаграмм либо примените к существующим.

iuш=) Подробнее о настройке и форматировании диаграмм, а также об их шаблонах рассказывается
в главе

19.

Переименование диаграмм
Когда вы активизируете встроенную диаграмму, в поле Имя

( слева от строки фор­

мул) появляется ее название. Чтобы изменить его, просто введите там нужное
название.

Зачем переименовывать диаграмму? Если на рабочем листе много диаграмм, то

может быть удобнее выбирать ту или иную диаграмму по ее имени. Для этого до­
статочно ввести название в поле Имя и нажать Eпter. Согласитесь, запомнить название
Продажи гораздо проще, чем Диаграмма

9.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы переименуете диаграмму, то

Excel

позволит использовать ее прежнее на­

звание для другой диаграммы. Обычно это не вызывает проблем, но может серьезно
повлиять на работу макроса

VBA, если в нем диаграммы выбираются

по названию.

Типы диаграмм

455

Печать диаграмм
Распечатать встроенные диаграммы так же просто, как и обычные рабочие листы.
Если вы включите встроенную диаграмму в диапазон, который хотите распечатать,

то

Excel распечатает ее в том виде, в котором она отображается на экране.

Если же

вы хотите напечатать весь рабочий лист, на котором, помимо прочего, есть и диа­

грамма, то сначала используйте режим просмотра Разметка страницы, чтобы убедиться,
что лиаграмма поместилась на одной странице. Диаграмму, созданную на листе

диаграмм,

Excel

всегда печатает на отдельной странице.

СОВЕТ

Если сначала вьщелить встроенную диаграмму, а затем выбрать команду Файл ► Печать,
то будет распечатана только диаграмма, а не весь рабочий лист.
Если вы не хотите распечатывать конкретную встроенную диаграмму, то откройте
для нее панель задач Формат области диаграммы, перейдите на вкладку Размер и свойства
и в разделе Свойства снимите флажок Выводить объект на печать.

Типы диаграмм
Как правило, диаграммы создают для того, чтобы донести какую-то мысль или по­
казать векую тенденцию. Чаще всего это явно прописано в заголовке или текстовом
поле рядом с диаграммой.

Чтобы добиться цели, которую вы ставили перед собой при создании диаграммы,
важно правильно выбрать ее тип. Поэтому стоит поэкспериментировать с различ­
ными типами диаграмм, чтобы подобрать тот вариант, который позволит донести

мысль наилучшим образом.
Почти всегда диаграммы используются для сравнения.

•

Сравнение нескольких показателей. Диаграмма может служить для сравнения

объемов продаж продукции компании по регионам.

•

Сравнение данных во времени. Диаграмма может содержать данные об объ­
емах продаж по месяцам и демонстрировать общую тенденцию их изменения
с течением времени.

• Относительное сравнение. Обычная круговая диаграмма может изображать
относительные доли в виде секторов круга.

•

Сравнение взаимосвязей между данными. Точечная диаграмма позволяет
11оказать взаимосвязь, например, между ежемесячными маркетинговыми рас­
ходами и уровнем доходов.

•

Сравнение частот. Обычная гистограмма поможет отобразить количество
(или процент) студентов, успеваемость которых находится в определенном
диапазоне.

456

•

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Excel

Выявление выбросов или нестандартных ситуаций. Если у вас есть тысячи то­
чек данных, то диаграмма может помочь выявить данные, которые не являются
репрезентативными.

Определение типа диаграммы
Перед созданием диаграммы пользователи Ехсе\ часто задаются вопросом: «Как
определить, какой тип диаграммы следует использовать для моих данных?~> К со­
жалению, однозначного ответа нет. Можно сказать тол1,ко, что следует использо­

вать тот тип, который 1юзволит наиболее просто донести вашу мысль. Начинать

лучше с рекомендуемых диаграмм Ехсе\. Выделите данные и выберите команду
Вставка ► Диаграммы ► Рекомендуемые диаграммы, чтобы посмотреть предложения про­
граммы. Но помните: они не всегда являются лучшим вариантом.

ПРИМЕЧАНИЕ

На ленте, в группе Диаграммы вкладки Вставка, есть кнопка Рекомендуемые диаграм­
мы, а также девять других кнопок для разных типов диаграмм. Например, на­
жав одну из таких кнопок, можно открыть галерею различных типов гистограмм.

Вероятно, проще всего выбрать определенный тип диаграммы, используя команду
Вставка ► Диаграммы ► Рекомендуемые диаграммы, которая открывает одноименную вклад­

ку окна Вставка диаграммы. Выберите вкладку Все диаграммы - и получите список всех
доступных типов и ПОДТИПОВ диаграмм.

На рис.

18.16

показаны шесть диаграмм разных типов, которые были созданы на

основе одного набора данных. Все диаграммы представляют одну и ту же инфор­
мацию (количество посетителей сайта в месяц), но выглядят по-разному.

Гистограмма (вверху слева) в данном случае, вероятно, наиболее подходящий вари­
ант, так как информация по каждому месяцу представлена отдельными столбиками.
Линейчатая диаграмма (вверху справа) аналогична гистограмме, но расположение
осей изменено (диаграмма повернута на

90° по часовой

стрелке). Это не слишком

удачный вариант, поскольку большинство людей лучше воспринимают временные
данные, представленные слева направо, а не сверху вниз.

График (посередине слева) не очень подходит для этого набора данных, так как этот
тип диаграмм обычно применяется для непрерывных, а не дискретных данных.
В нашем примере только

12 точек данных и

ничего не известно о том, как график

ведет себя в других точках. То же самое можно сказать о диаграмме с областями
(посередине справа).
Круговая диаграмма (внизу слева) выглядит очень сложной и не передает временную
природу данных. Такие диаграммы лучше всего подходят для рядов данных, в кото­

рых нужно подчеркнуть пропорции между относительно небольшим количеством

точек. Если же точек данных слишком много, круговую диаграмму будет невоз­
можно интерпретировать.

Типы диаграмм

457

Посетители веб-сайта

Посетители веб-сайта

....=ё=

30000

Мар

25000

Anp

,0000

и

10000
5000

...

"'°"
..,

15000

.... 11111111 С.н
Он,

де,

Яне Фев Мар Алр Ма~ Июн Июл Авr Сен Оtп Ноя Дем

S ООО

10 ООО

15 ООО

20 ООО

25

ООО

30 ООО

Посетители веб-сайта

Посетители веб-сайта

30000

30000
25000

25000

>0000

,0000

15000

15000

10000

10000

5000

5000

о
Янв Фев Мар

Anp

Яне Фее Мар

май И~он Июл Авr Сен Окт Но111 Дем

Посетители веб-сайта

Anp

Посетители

МаА Июн Ию11 Авf

д,,

30000
ООО

Сен

"""

Окт Ноя Дек

Фов

веб-сайта
М.р

Anp

....

■ Ию,~

ма•

• С..

..,

"""'
""""
Рис.

18.16. Одни

и

...

"""

и те же данные, представленные в виде диаграмм шести разных типов

Лс11ссrковая диаграмма (внизу справа) совершенно не нодходит, поскольку

врсмс11111:~с данные, расположенные по кругу, нс воспринимаются.

К счасп,ю, изменить ти11 лиаграммы в

Excel

очень просто. Поэтому рекомендуем

поэкс11ериментировать, чтобы определить тот вариант, который позволит пред­
ставить ваши данные в максимально точном и понятном виде .

В оставшейся части главы различные типы диаграмм Ехсе\ рассматриваются
детальнее . Примеры и описание помогут вам определить, какой тип лучше всего

подходит для отображения ваших данных.

Гистограммы
Вероятно, наиболее распространенный тип диаграмм

-

zистограмма

(bar charts),

или столбчатая диаграмма. Каждая точка данных на ней представлена в виде
вертикального столбца, высота которого соответствует значению. Шкала значе­
ний отображается на вертикальной оси, которая обычно находится в левой части

458

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Excel

диаграммы. Можно онределить любое количество рядов данных, причем столбцы
могут располагаться друг над другом. Как правило, чтобы было удобно различать

ряды данных, столбцы раскрашивают разными цветами или добавляют штриховку.
Гистограммы часто используются для сравнения дискретных наборов данных и для

изображения различий между точками данных одного или нескольких рядов.

Excel

предлагает семь видов гистограмм.

На рис.

18.17 показана гистограмма,

отображающая ежемесячные объемы 11родаж

двух товаров. И з нее видно, что объем продаж дисков всегда больше, чем шин. Кроме
того, каждый месяц объемы продаж шин падают, а дисков

-

растут.

Гистограмма с накоплением, созданная на основе этих же данных, показана на

рис.

18.18. Ее преимущество

в том, что можно увидеть общий ежемесячный объем

продаж по двум товарам. И з этой диаграммы видно, что общий объем про;щж по
месяцам остается приблизительно постоянным, а вот относительная доля каждого
товара и з меня етс я.

Продажи шин и дисков

Продажи шин и дисков

100000

160000
140000

~~JLIJ h.l i
Яне

....

■ Диски

Рис.

Мар

Алр

май

Шины

18.17. С помощью гистограммы можно

сравнить объемы продаж двух товаров

120000
100000
80000
60000
40000
20000

lj
~
• Яне

....

■ ДНски

Рис.

....

Алр

MilЙ

Шины

18.18. Гистограмма с накоплением

показывает и объемы продаж по каждому товару,
и общий объем продаж

На рис .

18.19 показана нормированная гистограмма, созданная

на основе все тех же

данных. Она позволяет показать относительный вклад кажл.ого товара в общий
объем продаж за месян. Обратите внимание: на оси значений отображаются про­
це1пные значения, а не фактические объемы продаж. Диаграмма этого ти11а нс со­
держит информации о реальных объемах продаж, однако это всегда можно показать
в виде подписей данных. Нормированные гистограммы могут заменить несколько

круговых, поскольку относительный объем продаж за месяц бул.ет показан не в виде
круга, а в виде столбца.

Те же данные вы видите на рис.

18.20 в

виде трехмерной (обьемной) гистограммы.

Такие гистограммы выглядят более привлекательно, но считается, что перспектива
усложняет сравнение данных, поэтому их не рекоменл.уется использовать.

Типы диаграмм

Продажи ш"" и ди<Иоа
100%

;l

-.. ~~~~!
'°"

,,.
""'.,.

Ян,

Фев

Q Шнны

Рис.

Май

Алр

Мар

459

Продажи шин и ДИСКОВ

1

100000 -

и~~

80000
60000
40000
20000

Мар

~n
Anp

■ ДИсмн

■ Дж:ми

18.19. Нормированная гистограмма

Рис.

Май

Q Шины

18.20. Трехмерная гистограмма

показывает вклад каждого товара

в общий объем продаж

Линейчатые диаграммы
Лuuейчатая диаграмма

-

это гистограмма, повернутая на

90°

по часовой стрелке.

Она хороша тем, что на ней легче разместить подписи категорий. На рис.

18.21

покаэана диаграмма со значениями для десяти категорий. Поскольку подписи
категорий достаточно длинные, их сложно ком11актно и читаемо разместить на

обычной гистограмме. В таких случаях целесообразно использовать линейчатую
диаграмму. В Excel предлагается шесть подтипов таких диаграмм.

Абсолютно согласен
Удобное расположение магазинов

Удобный график работы
Богатый ассортимент товаров
Мне нравится ваш сайт
Сотрудники дружелюбные

Магазины хорошо снабжаются
Мне нравится ваша реклама на ТВ

Вы продаете качественные товары

В целом я доволен
Я бы порекомендовал ваш магазин

...

0%

Рис.

1

5%

10%

15%

18.21. Если подписи категорий достаточно длинные.
то лучше использовать линейчатую диаграмму

20%

25%

ГЛАВА

460

18

Основы создания диаграмм в

Excel

Линейчатая диаграмма, как и гистограмма, может отображать любое количество
наборов данных . Кроме того, линии можно «уложить,> одну за другой слева на­
право.

Графики
Графики

-

один из самых распространенных типов диаграмм. Их часто используют

для демонстрации непрерывных данных и тенденций. Например, если на графике

отобразить ежедневные объемы продаж, то будут видны. их изменения и колебания
с течением времени. Надписи на оси категорий обычно наносятся через равные
интервалы .

На рис .

Excel

поддерживает семь подтипов графиков.

18.22 ноказан пример графика, на котором отображаются ежемесячные объ­
(675 точек данных). Хотя данные сильно меняются ежемесячно,

емы строительства

на графике четко прослеживается цикличность.

График строительства жилья е Москве за

1963-2020 годы

2,5

2,0

1,5

1,0

0,5

0,0
1963

Рис.

1968

1973

1978

1983

1988

1993

1998

18.22. График помогает выявить тенденцию

2003

2008

2013

2018

изменения данных

Графики можно создавать на основе нескольких наборов (рядов) данных, а раали­
чать их позволяют разные цвета, стили линий или маркеры. На рис.

18.23 показаны

графики , созданные на основе трех рядов данных. Они различаются маркерами
(кружочки, квадратики и треугольники) и цветами линий. Если эти графики

планируется печатать на черно-белом принтере, то выделить линии можно будет
только с помощью маркеров.

И наконец, на рис.

18.24

показан трехмерный график. Визуально он выглядит

неплохо, но по нему сложно проследить значения данных и фактически он бес­
полез ен.

Типы диаграмм

КОЛИЧЕСТВО СОТРУДНИКОВ
ПО РЕГИОНАМ
--Запад

--Центр

Восток

350

461

1

~
•

300
250
200
150

•

100
50

-----------

о

2020

Рис.

2021

2023

2022

2024

18.23. Графики. созданные на основе трех рядов данных

----,
Прирост численности населения
по городам

500
400

ООО

ООО

300000
200

ООО

100 ООО
Самара
Казань

1995

2000

Мосмва

2005

2015
2025

Рис.

18.24. Трехмерные графики сложно анализировать

Круговые диаграммы
Круговая диаграмма полезна в том случае, когда нужно показать пропорции или

часть чего-либо относительно целого. В такой диаграмме используется только один
ряд данных. Лучше всего использовать в круговой диаграмме не более

5-6 точек

данных (секторов) . Если точек будет больше, ее трудно будет понять.
ВНИМАНИЕ

Все :шачения, используемые для создания круговой диаграммы, должны быть поло­
жительными числами . Если в наборе исходных данных есть отрицательные значения,
они будут автоматически преобразованы в положительные, что вряд ли вам нужно.

ГЛАВА

462

18

Основы создания диаграмм в

Excel

На круговой диаграмме можно вырезать один сектор или более, чтобы сделать

акцент на каком-либо показателе (рис.

18.25). Для этого активизируйте диаграмму

и щелкните сначала в любом ее месте, выделяя весь круг, а затем на секторе, кото­

рый нужно вырезать, и перетащите его от

Использование

Excel

в компании

AtXYZ

центра.
се!

Диаграммы с вторичной круговой диаграм­

2013

14%

мой и вторичной гистограммой позволяют

Exce l 36S

"'

добавить вторую диаграмму, поясняющую
один иэ секторов круговой. На рис.

18.26

показана круговая диаграмма с вторичной

гистограммой. Круговая отображает струк­
туру затрат компании по четырем катего­

риям: Аренда , Товары и услуги, Коммунальные

услуги и Зарплата. Вторичная представляет

дополнительную разбивку категории Зар­

Рис.

18.25. Круговая диаграмма

с одним вырезанным сектором

плата по регионам.

1

Струк,ура затрат

Коммунальные
услуги

Товары и услуги

-----

Зарплата
в регионе

1

Зар п лата

в р егионе

2

Зарплата
в регионе З

Зарплата
в регионе

Рис.

4

18.26. Круговая диаграмма со вторичной гистограммой

Данные, используемые в диаграмме, расположены в диапа:юне А2 : В8. При ее соз­

дании

Excel

автоматически определяет, какие категории относятся ко вторичной

диаграмме. Здесь он определил, что ко вторичной гистограмме относятся три по­
следние категории,

-

и это неверно, поскольку в действительности к ней относятся

последние четыре.

Чтобы исправить диаграмму, щел кните нравой кнопкой мыши на любом ее секторе
и выберите в контекстном меню команду Формат ряда данных. В открывшемся окне

перейдите на вкладку Параметры ряда и внесите необходимые изменения. Здесь

Типы диаграмм

463

в списке Разделить ряд мы выбрали значение Положение, а ниже указали, что ко вто­
ричной диаграмме относятся четыре последние категории.

Один из подтипов круговой диаграммы называется торообра:той диаграммой.
По сути, это круговая диаграмма с дыркой посередине. Но в отличие от круговой с по­

мощью торообра:шой диаграммы можно отображать сразу несколько рядов данных.

Точечные диаграммы
Еще один распространенный тип

-

точечные диаграммы (также известные как

диаграммы рассеивания). Они отличаются от остальных тем, что значения откла­

дываются 110 обеим осям. Иначе говоря , на точечной диаграмме нет оси категорий .
Такие диаграммы часто используются для отображения взаимосвязи между двумя
переменными. На рис.

18.27

показан пример точечной диаграммы с графиком за­

висимости между количеством недель в программе похудения (горизонтальная

ось) и сброшенным весом (вертикальная ось).

Снижение веса участников

40
35
30

~

•

•

25

•

•

:t

~ 10

_g-

u

•

15

•

•

10

•

5
о
о

2

4

б

8

10

12

14

16

18

20

Недель в проекте

Рис.

18.27. Точечная диаграмма показывает взаимосвязь двух переменных

ПРИМЕЧАНИЕ

В этом примере точки данных были упорядочены по времени, однако на диаграмме
нет никакой информации , связанной с временем. Иначе говоря, точки ;щ нных стро­
ятся только на основе двух их з начений .

Диаграммы с областями
Диаграмма с областями похожа на график, 110 области под линиями заполнены

цветной заливкой или штриховкой. На рис.

18.28 вы видите диаграмму с областями

и накоплением, показывающую общую сумму 110 трем рядам данных. Кроме того,

можно понять вклад каждого набора данных в общую сумму.

464

ГЛАВА

Основы создания диаграмм в

18

Excel

Поквартальные продажи
3 500
3

ООО

2 500
■ Товар С

2 ООО

Товар В

1500

■ Товар А

1 ООО
500
о
Квартал

Рис.
На рис.

Квартал

1

2

Квартал

Квартал

3

18.28. Диаграмма с областями

4

и накоплением

18.29 показаны те же данные, но в виде трехмерной (объемной) диаграммы

с областями. Она смотрится интересно, но имеет серьезный недостаток: одни точки
данных перекрывают другие, стоящие за ними. В этом примере не видны значения

за первые три квартала для товара В. Решить проблему можно, вращая диаграмму
или используя проз рачность. Но лучше выбрать диаграмму другого типа.

Поквартальные продажи

---

1500
1250
1 ООО

750
500
Товар С

250
о

Квартал

Рис.

18.29. Эта трехмерная диаграмма с областями

4

не самый удачный вариант

Лепестковые диаграммы
Лепестковая диаграмма имеет отдельную ось для каждой категории, причем все
оси исходят из центра диаграммы. Значение каждой точки данных откладывается
на соответствующей оси .
На рис.

18.30,

слева показан пример лепестковой диаграммы . Она содержит два

ряда данных, в каждом из которых

12 категорий (месяцев), и демонстрирует спрос

Типы диаграмм

465

на лыжи и коньки по месяцам. Обратите внимание: один ряд данных частично
перекрывает другой.

в

Я•1в

Продажи лыж и коньков

о

ООО

Мар

20000
о"

Алр

15000
10000

l

5000

..4 Продажи лыж

Июn

■ Продажи коньков

Рис.

1

il~OO~~Diii
Янв Фее М.}р

Anp MaR

■ Продажи лыж

18.30. Лепестковая диаграмма с 12 категориями

Икт Июn Авт

Cew Ot<r 11011

Де1<

□ Продажи коньков

и двумя рядами данных

Использовать лепестковую диаграмму для отображения сезонных продаж может
быть интересно, но здесь больше подойдет обычная гистограмма с накоплением
( см. рис .

18.30, справа).

Поверхностные диаграммы
На поверхностных диаграммах два ряда данных или более отображаются в виде по­
верхности (рис.

Excel

18.31 ). В отличие от остальных типов диаграмм на поверхностных
разными цветами выделяет значения, а не ряды данных. Количество цветов,

используемых в диаграмме, зависит от единицы измерения по оси значений: каждый
цвет соответствует одному делению.

2,0
1,8
1,6

L~

~:~ !'
1,0 1
08 о:6 f
0,4

0,2
0,0
-0,2
-0,4
-0,6
-0,8
-1,0

t
/ 102,70
,1

' 101,80

о

0,3 0,6 0,9 1,2 1 5 1 8
, , 2,1 2,4 2,7 3

J / 100,90
- "1/100,00
3,3 3,6

Рис.

18.31. Поверхностная диаграмма

466

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Excel

Пузырьковые диаграммы
Пузырьковые диаграммы похожи на точечные, но могут включать дополнительный
ряд данных, представленный размером пузырьков. Как и в точечной диаграмме,

в пузырьковой ось категорий отсутствует, а обе оси являются осями значений.
На рис.

18.32 показан

пример пузырьковой диаграммы, отображающей результаты

участников в проекте по снижению веса. На горизонтальной оси представлен изна­
чальный вес пациентов, на вертикальной

-

количество недель в проекте, а размер

пузырьков соответствует сброшенному весу.

Зависимость сброшенного веса от количества
недель в проекте и исходного веса

25

20

•
80

90

100

110

120

1J0

140

150

160

Иsначапьный ••с, кг

Рис.

18.32. Пузырьковая диаграмма

Биржевые диаграммы
Биржевые диаграммы лучше всего использовать для отображения информации
о колебаниях цен на бирже. В зависимости от типа ( всего их четыре) /!ЛЯ таких
диаграмм требуется от трех до няти наборов данных .
На рис .

18.33

показаны примеры всех четырех типов биржевой диаграммы . Две

нижние отображают объемы продаж, и в них используются две оси значений. Объем
продаж за день представлен в виде столбиков, значения которых откладываются
по левой вертикальной оси . Столбики, также называемые свечками, представляют
собой вертикальные полосы, показывающие разницу между ценами в моменты от­

крытия и закрытия торгов. Черная свечка говорит о том, что цена закрытия была
ниже цены открытия.

Биржевые диаграммы можно использовать при работе не только с информацией
о ценах на бирже. На рис .

18.34 показана диаграмма,

где графически представлены

максимальные, минимальные и средние температуры в мае по дням . Такой вид

биржевой диаграммы называется <,Макс-Мин-Закрытие~>.

Типы диаграмм

Макс- Мин -За крытие

467

Открытие - Макс- Мин-Закрытие
18

18

"
"

14

,,

т

=г

1.16

711

/О

",,,
7.11

llb

1.14

128

Объем-Макс- Мин-Закрытие
,0000

<SOOO
4()000

l',fIOO
юооо

1'000
мооо

1'1000

10000
S(I()()

'

,.

1 '1

т

т

иь

l}':,

■ Оfiьем

М.~н,

м

111

....

>0000

"'

40000

1.18

i'J

"

30000

11

25000

/0000

10

"

1':1

9

ООО

ООО

10000
5000

"

сЬ о

9"'

n .s

724

■ О61,11м

.,.

1 1

1.26

80,мр,,ниг

1.11

М.111!

м,,

721\

],1kpt,11,,ie

18.33. Четыре типа биржевой диаграммы

Температура в мае

1

30

1

25

20

15

1

r I iН Н t
1
1t
j ! l ttttttttt
1

1

j

10

1

1

1

1

Максимальная

1

Минимальная

•

Средняя

1

5
1234567

L

89ШUUП U~~nuпюnппм~ИПDП~П

-

Рис.

-

18.34. Температурный график, созданный

78
1Ь

14

"

1 1 1

J;i11pf>11ИI'

Рис.

'"

Объем - Открытие- Мак с- Мин -Зак рытие
18

45000

1 1 1
п_4

7.25

на основе биржевой диаграммы

/О

68
66

468

ГЛАВА

18

Основы создания диаграмм в

Новые типы диаграмм в

Excel

Excet

Если вы до новой версии работали в

Excel 2013, то далее в главе увидите несколь­
Excel 2016 и 2019. В этом разделе

ко новых типов диаграмм, появившихся еще в

приводятся примеры каждого из новых типов и поясняется, какие данные нужны
для их создания.

Гистограммы
С помощью гистограммы (histogram chart) можно показать распределение значений
путем группировки их в диапазоны (интервалы или бины) и представить количе­
ство значений в каждом диапазоне в виде вертикальных столбцов. Пользователи,
создававшие гистограммы с помощью пакета анализа (см. главу

30),

скажут, что

создание красивой диаграммы требовало определенных усилий. Однако с новым
типом гистограммы работать легче.

18.35 показана гистограмма, созданная на основе результатов тестирования
105 студентов. Интервалы отображаются в виде подписей категорий . Количество

На рис.

интервалов можно задать в разделе Параметры оси панели задач Формат оси. В этом

примере было задано восемь интервалов, а все остальное сделал

Excel.

Распределение баллов за тесты
35

30

25

20

15

10

[30, 39]

(39, 48]

Рис.

(48, 56]

(56, 65]

(65. 74]

(74, 83]

(83, 91]

[91, 100)

18.35. Распределение тестовых баллов студентов

Диаграммы Парето

- это комбинированная диаграмма. Столбцы отображаются
в порядке убывания, а их значения отложены по левой оси. Линия на такой д иа­

Диаграмма Парето

грамме показывает суммарный процент, а значения ее точек данных отложены по
правой оси.

Новые типы диаграмм в

Excel

469

На рис.

18.36 показана диаграмма Парето, созданная на основе данных из диапазона
Excel отсортировал элементы на диаграмме. Например,
линии графика мы видим, что около 50 % всех поступивших жалоб относятся

А2:В14. Обратите внимание:

по

к трем верхним категориям.

А

с

2 жалоба
3

Количество

Еда не понравилась

15

4 Трудно найти
5

ГрА:!НЫt! туа11еты

б

Еда была )(ОЛОД),IОЙ

3
33

G

н

Жалобы на ресторан

'"

7

Оrсутстзие парковки
Схудное меню

9
10

Долгое ожидание, пока вас посадят

12
13
18

Долгое ожидание, nома вас обслужат

4

Принесли не ту еду

12

Грубый персонал

27

13

Слишком дорого

23
37

14 Слишком шумно

10

""'
..,.
50%

ю

"
"

-....
"""'

,,

б

8

-11

D

""'
""'

1111 ••.. ""'

15

'"'

16

17
18
19
120

~
Рис.

18.36. Пример диаграммы Парето

ПРИМЕЧАНИЕ

Диаграммы Парето

-

подтип гистограмм . Его можно найти в окне Вставка диаграммы

(нажав кнопку~ в нижнем правом углу вкладки Вставка ► Диаграммы) .

Каскадные диаграммы
Каскадиая диаграмма используется для отображения кумулятивного эффекта не­
кой последовательности чисел, обычно как положительных, так и отрицательных.
В результате получается диаграмма в виде лестницы. Этот тип диаграмм появился

в

Excel 2016.

На рис.

18.37

показана каскадная диаграмма, в которой используются данные

о движении денежных средств . На диаграммах этого типа итоговые данные обычно
отображаются в виде последнего столбика, который начинается с нулевой отметки .
Чтобы итоговый столбец показывал то, что нужно, выделите его, затем щелкните

на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Установить
как итоговое значение.

Диаграммы типа «ящик с усами»
Диаграмма типа «ящик с усами» часто используется для наглядного обобщения
данных. Такие диаграммы можно было создавать в

Excel

и раньше, но требовалось

выполнить большой объем подготовительной работы. Теперь эта задача сильно
упростилась.

ГЛАВА

470

18

Основы создания диаграмм в

Excel

Движение денежных средств
10000
9000

1414

8000
22891

7000
6000
5000
4000
3000
2000

1000
о

2020

•

о, 1

•

2 577 8137

,,,,I

.597
·1196

·1 742

1
1

-2 290

1851

Янв

Фее

Мар

1
•
672

Апр

Май

Июн

Июп

Сен

Aar

Окт

Ноя

Дек

Итого

■ Увеличение ■ Уменьшение ■ Итог

Рис.
На рис .

18.37. Каскадная диаграмма, отображающая движение денежных средств

18.38 показана диаграмма типа <<ящик с усами», созданная для четырех групп

испытуемых. Данные представлены в виде таблицы с двумя столбцами. На диаграм­
ме вертикальные линии, тянущиеся из <<ящика», представляют числовой диапазон

данных (минимальное и максимальное значен ия). Сами "ящики>> представляют
процентили: с 25-го по 75-й. Горизонтал ьная линия внутри <<ящика>>

-

значение

медианы (или 50-й процентиль), а символ х соответствует среднему значению. Этот

тип диаграммы позволяет быстро сравнивать группы данных.

Итоговые оценки по группам
6000

5000

4000

3000

х

х

2000

1000

ф

х

о

Плацебо

Рис.

Лечение А

Лечение В

18.38. Диаграмма типа «ящик с усами», отображающая

Лечение С

итоговые данные по четырем группам

Новые типы диаграмм в

Excel

471

На панели задач Формат ряда данных в разделе Параметры ряда есть несколько пара­
метров, характерных только для этого типа диаграммы.

Диаграммы типа «солнечные лучи»
Диаграмма типа «солнечные лучи» похожа на круговую диаграмму с несколькими

концентрическими слоями. Она лучше всего подходит для данных, организованных
иерархически . На рис.

18.39 вы

видите пример такой диаграммы. Она показывает

количество музыкальных треков в коллекции с разбивкой по жанрам и их поджан­
рам. Например, по ней видно, что джаз

-

это жанр , а внутри него есть вокальные

и инструментальные поджанры. Обратите внимание, что у некоторых жанров нет
поджанров .

Количество треков по музыкальному жанру

1
,.

••

Рис.

.

•.

. . . ...

..

.

18.39. Диаграмма типа «солнечные лучи». позволяющая оценить коллекцию музыкальных
произведений с разбивкой по жанрам и поджанрам

ГЛАВА

4 72

18

Основы создания диаграмм в

Excel

Потенциальная проблема диаграмм такого вида состоит в том, что некоторые
секторы могут быть настолько малы, что на них невозможно отобразить подписи
данных.

Древовидные диаграммы
Древовидные диаграммы появились в версии Ехсе\

2016.

Как и диаграмма << сол­

нечные лучи~,,, древовидная подходит для данных, организованных иерархиче­

ски, но данные в ней представляются в виде прямоугольников. На рис .

18.40

показана древовидная диаграмма, созданная на основе данных из предыдущего
примера.

Количество треков по музыкальному жанру

Фолк

Мужской вокал

Женский вокал

Рис.

18.40. Древовидная диаграмма. позволяющая оценить коллекцию музыкальных произведений
с разбивкой по жанрам и поджанрам

Воронкообразные диаграммы
Воронкообразные диаграммы, или диаграммы «воронка» (появились в

Excel 2019),

идеально подходят для представления этапов процес са продаж и отображения

суммы потенциального дохода для каждого этапа. Обычно используются ;~ля ви­
зуализации воронки продаж (рис.

18.41).

Новые типы диаграмм в

Excel

473

Воронка продаж

Рис.

Этап

1

3300 000,00 Р

Этап

2

1500 000,00 Р

Эта п

3

950000,00 Р

Этап

4

Этап

5

-

18.41. Воронкообразная диаграмма позволяет визуализировать объемы

продаж на каждом этапе

Картограммы
Картоtра.м.мъt используют карты с сайта

Bing для

визуализации данных, связанных

с географическим расположением (появились в Ехсе\

2019).

Как видно на рис.

18.42,

вам нужно предоставить программе лишь указатели местоположения (в данном

случае названия стран), а все остальное сделает

в

А

с

D

Excel.
G

н

#1 мобильных
телефонов
Китай

1 321930

3

Индия

1183 408 611

4

США

327 577 529

5

Бразилия

284 200000

6

Россия

256 116

ООО

ООО

ООО

7

Индонезия

236 800

8

Нигерия

167 371945

9

Япония

146 649 600

10

Пакистан

150 169 643

11

Бангладеш

131 376
107

Филиппины

106 987 098
101 339

14

Мексика

15

Иран

96 165 ООО

Египет
Италия

Великобритания

19

Вьетнам

20

661242 326

554 651

..,

ООО

Турция

93 670000
88 580 ООО
83 100 ООО
72 300 ООО
72 200 ООО

21

Франция

72180

22

Таиланд

69

Рис.

1321930000

ООО ООО

Германия

... З

16

# моб и ль н ых телефо н ов

ООО

12

17
18

Количество мобильных телефонов по странам

ООО

P.-f'dЬy

CID'V,1j,..tw,\i1

G.taN-.м1r .....lt,Na-.18q,Thlllltw"efffl•I

....

W!~ ....

ООО ООО

18.42. Картограммы

идеально подходят для визуализации данных о местоположении

ГЛАВА

474

Картограммы

18

-

Основы создания диаграмм в

Excel

чрезвычайно гибкий инструмент, позволяющий создавать диа­

граммы на основе названий стран, регионов, городов и даже данных о почтовых

индексах. Если поисковая машина

Bing сможет

распознать название географиче­

ского региона, который вы указали, то диаграмма будет построена без проблем.
Двойной щелчок на картограмме открывает панель задач Формат ряда данных

(рис.

18.43), содержащей несколько уникальных параметров форматирования.

Они

позволяют изменить 11роекцию карты (плоское или искривленное представление),

вариант отображения регионов (показывать все местоположения или только те, по
которым есть данные), а также установить цвет для определенного ряда данных .

Формат ряда данных

Х

V

П а ра метры ряда

v

Параметры ряда

Проекция карты

[ Авто

- - - - - - - ~ ~ ~-

Область карты
~

~-

------------

Подписи на карте

~
v

Цвет ряда

[

Расходящиеся

Минимум

[

(3

цвета)

Середина ГСреднее значение

Максимум

Рис.

[

v] [ ~
_3 ~

Наименьшее значен...

Наибольшее значение

18.43. Карты идеально подходят для

v

v]

L~

v

J

визуализации данных, привязанных к местоположению

Глава

19

РАСШИРЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
СОЗДАНИЯ ДИАГРАММ

Excel позволяет легко создать стандартную диаграмму. Выберите данные и тип диа­
- и все готово. Можете потратить еще несколько секунд и выбрать один из
готовых стилей диаграммы или даже один из макетов. Но если ваша цель - создать
граммы

максимально эффективную диаграмму, то, вероятно, придется воспользоваться

дополнительными методами настройки, доступными в

Excel.

Настройка диаграммы подразумевает изменение ее внешнего вида, а также добав­
ление новых элементов (при необходимости). Эти изменения могут быть как чисто
косметическими ( например, изменение цвета или толщины линий, добавление тени),
так и весьма существенными (изменение масштаба оси или добавление второй
оси значений). Элементы, которые можно добавить в диаграммы, - это таблицы
данных, линии тренда или планки погрешностей.

В предыдущей главе описывается, как создавать базовые диаграммы в

Excel

и какие их типы предлагает программа. В этой главе вы узнаете, как настраивать

диаграммы, чтобы они выглядели именно так, как вы хотите. Кроме того, мы рас­
скажем о некоторых хитростях построения диаграмм, которые сделают их еще

более впечатляющими.

Выбор элементов диаграммы
Изменение диаграммы похоже на любое другое действие в Excel: сначала следует
выделить объект (в данном случае - элемент диаграммы), а затем задать необхо­
димую команду.

За один раз можно выбрать только один элемент диаграммы ( или группу элементов).
Например, если нужно изменить шрифт надписей двух осей, то придется сделать
это по отдельности для каждой оси.

Выбирать элементы диаграммы в

•
•
•

Excel

можно тремя способами:

с помощью мыши;

используя клавиатуру;

с помощью списка Элементы диаграммы.

ГЛАВА

476

19

Расширенные возможности создания диаграмм

Выбор с помощью мыши
Чтобы выбрать элемент диаграмм ы, просто щелкните на нем . Вокруг него появится
рамка, по углам которой расположены маленькие круглые маркеры.
СОВЕТ

Некоторые элементы довольно сложно выбрать. Чтобы убедиться в том, что вы­
бран нужный элемент диаграммы, на ленте в верхней части группы Формат ► Текущий
фрагмент найдите список Элементы диаграммы . В его верхней строке будет выведено
название элемента, выбранного в данный момент (рис. 19.1 ). Если же в окне Excel
открыта панель задач Формат <элеменr>, то выбранный элемент можно идентифици­
ровать по ее названию. Для ее открытия нажмите

Ctrl+l.

Файл О Формулы Данные Рецензирование Вид Автоматизировать Разработчик Справка

r

бластьдиаrрамм

IIO "
•
Вертикальная вспомогательная ось (значений)

О О О

U U U

':v'

~

-

текст

WordArt "

Специальные воэможн

г.

Сткли фиrур

основные линии сетки

-

Замещающий

Стили

v

0 ..,

Вертикальная ось (значений)
Вертикальная ось (значений)

G;;

Конструкт

Power Pivot

Горизонтальная ось (категорий)
Легенда
Линии выноски ·прибыль"

2

Название диаrраммь1

3
4

Область диаграммы

Доход и прибыль
200 ООО

5

Область построения

б

Ряд •Доход·

7
8
9

Ряд "Прибыль·

·-··-·••шп:20¾-----

12,00%

180 ООО

10,00%
160~..."140 ООО

8,00%

120 ООО

Ряд "Прибыль" Подписи данных

6,00%

100 ООО
80000

4,00%

60000

10
11

40000

2,00%

20000

12 13

Янв

Фев

Мар

Anp

14

lS

о

N

м

1

Апр

р

Май

Июн

Июн

МаА
Доход

-Прибыль

~о.а, -Прибь111ь

Рис.

19 .1. В списке Элементы диаграммы (в левом верхнем углу] отображается название выбранного
элемента . В этом примере выбрана область диаграммы

Если перемещать указатель мыши над областью диаграммы , то появятся всплываю­
щие подсказки, в которых будет отображаться имя элемента, над которым находится
указатель. Если навести его на точку данных, появится подсказка с названием ряда
данных и значением этой точки.
СОВЕТ

Можете отключить подсказки, если они вам мешают. Для этого откройте диалоговое
окно Параметры

Excel (команда Файл ► Параметры), перейдите на вкладку Дополнительно

и в разделе Диаграмма снимите флажки Показывать имена элементов диаграммы при на­
ведении указателя и Показывать значения точек данных при наведении указателя

оба сразу, в зависимости от вашей задачи) .

( один или

Выбор элементов диаграммы

477

Некоторые элементы диаграммы (такие как ряды данных, легенда и подписи дан­
ных) могут состоять из нескольких частей. Например, ряд данных состоит из от­

дельных точек. Чтобы выбрать конкретную точку, необходимо щелкнуть два раза:
сначала на любом элементе ряда ( он будет выделен целиком), а затем на его элементе
(например, на столбце или маркере графика). Если выделена точка данных, то к ней
можно применить форматирование, отличное от форматирования всего ряда.

Таким образом, выбрать элемент диаграммы мышью не всегда просто. Если для
этого действия вы предпочитаете использовать мышь, то в некоторых случаях

потребуется нескольких щелчков. К счастью, в

Excel

возможны и другие способы.

Выбор с помощью клавиатуры
Если диаграмма активизирована, то по ее элементам можно перемещаться цикли­
чески. Для этого нажмите клавишу

клавиши:
~ и ➔

-

t и ,.J, -

Ctrl и, не отпуская ее, нажимайте навигационные
для перемещения по блокам: ряд данных, набор подписей и пр.;

для точечного перемещения по каждому элементу в ряду или по элементам

легенды. На ленте в списке элементов диаграммы каждый раз будет отображаться
название выделенного элемента.

Выбор с помощью списка Элементы диаграммы
Этот с писок находится на ленте в верхней части области Формат ► Текущий фрагмент.
В нем всегда отображается имя выделенного элемента. Но это раскрывающийся
список, поэтому в нем содерж атся имена всех элементов этой диаграммы, и с е го

помощью можно выбирать отдельные из них.
Кроме того, список Элементы диаграммы есть на контекстной мини-пан ел и, которая
появляется, если щелкнуть на элем е нте правой кнопкой мыши (рис .

(),iv

Доход и прибыль

-

Заливка

200 ООО

~v

-

Контур

19.2).

...

~ьпострсJ

11,20%

180 ООО
160 ООО
140 ООО

,зок·

120 ООО
100 ООО
80000
60000

§

Восстановить стиль

d)]

Изменить тип диаграммы...

~ Со.хранить как шаблон ...

40000

!fli!

20000
о
Яно

Фев

Мар

Доход

Рис.

<>--

Апр

-Прибыль

Май

Июн

Выбрать данные ...

11
~ Формат области построения ...

19 .2. Используя список Элементы диаграммы

на мини-панели,

можно выделить элементы диаграммы

478

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

В этом списке отображаются имена только элементов верхнего уровня. Например,
чтобы выделить отдельную точку данных, надо сначала выбрать в этом списке нуж­
ный ряд, а затем с помощью навигационных клавиш (или мыши) выбрать точку.
ПРИМЕЧАНИЕ

Когда выделена точка данных, в списке Элементы диаграммы отображается ее имя,
даже если изначально в списке его не было.
СОВЕТ

Если вы часто работаете с диаграммами, то список Элементы диаграммы можно поместить
на панель быстрого доступа, чтобы он все время был виден на экране, независимо от
того, какая вкладка открыта. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на стрелке

этого списка и в контекстном меню выберите Добавить на панель быстрого доступа.

Средства

Excet для настройки элементов диаграммы

Excel предоставляет четыре основных

инструмента для работы с элементами диа­

грамм: панель задач Формат <элеменr>, пиктограммы, отображаемые справа от диа­
граммы при ее выборе, команды вкладок ленты и мини-панели.

Использование панели задач Формат <элемент>
Если элемент диаграммы выбран, то форматировать его и настраивать параметры

можно с помощью панели задач Формат <элеменr>. У каждого элемента собственный
набор параметров, поэтому наполнение панели будет разным в зависимости от того,
какой элемент выбран (хотя многие параметры являются общими для всех подобных
панелей). Чтобы открыть эту панель, используйте любой из следующих методов.

•
•

Дважды щелкните кнопкой мыши на элементе диаграммы.

Щелкните на элементе диаграммы правой кнопкой мыши, а затем выберите
в контекстном меню команду Формат хххх (где хххх

•

-

название элемента).

Выделите элемент диаграммы, а затем выберите Формат ► Текущий формат ► Формат
выделенного.

•

Выделите элемент и нажмите

Ctrl+l.

Когда любое из этих действий будет выполнено, откроется панель задач Формат
<элеменr>, на которой можно изменить параметры выделенного элемента. Напри­
мер, на рис.

19.3 показана панель задач Формат для оси значений.

СОВЕТ

Как правило, панель задач Формат <элемеНТ> закреплена в правой части окна. Но мож­

но щелкнуть на заголовке и перетащить ее в любое удобное место, а также изменить
ее размер. Чтобы закрепить панель задач на прежнем месте, максимизируйтс окно
Excel, а затем перетащите панель к его правому краю. Если вы выберете дру1·ой
элемент диаграммы, то содержимое панели задач Формат <элеменr> изменится: на

ней будут представлены параметры настройки для текущего элемента.

Средства

G

•

н

Доход и
00

ООО

80

ООО

0 ""--1 - - - - - -......•2"'

Excel для

Формат оси
Параметры оси

v

479

настройки элементов диаграммы

Х

V

Параметры текста

1

;1""0,"'80"'%, -

9:з~

60000
40000

v

20000

Выравнивание

ftыравнивание по вертикали:

00000
80000

Направление текgа:

60000

1Посереди...

~]

[горизонтально

~]

Друrой угол:

40000

: ]

20000

О~;;а;;;;;;-,.;;
Яне

Фее

Мар

Доход

Девое поле
!]равое поле
Вер11нее поле
Нижнее поле

Рис. 19.З. Настроить свойства любого выбранного элемента диаграммы [в данном случае
значений] можно с помощью соответствующей панели задач Формат <злеменr>

- оси

Использование кнопок настройки диаграммы
Когда вы выделяете диаграмму, справа от нее появляются три кнопки (рис.

19.4).

Нажав их, вы раскроете меню или палитру , предоставляющие доступ к различным
параметрам.

Доход и прибыль
12,00%
10,00%

8,00%

[2]
[SZ]

6,00%
4,00%
2,00%

.....

0

Оси

О Названия осей

0
0

Название диаграммы
Метки данных

О Таб1нща данных

□

Пределы погрешностей

0
0

Сетка
Легенда

О Линия rренда

м,р

Доход

Anp

ма•

Справа

Сверху

0,00%

""'"

Слева

-Пр01бы.11ь

Снизу

---0--

ДоnоJ1нительные параметры ...

Рис.

19.4. Кнопки

настройки диаграммы

480

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

Рассмотрим назначение этих кнопок.

•

Элементы диаграммы. Позволяет удалить или отобразить определенные эле­
менты диаграммы. Каждый элемент можно развернуть, чтобы открыть до­
полнительные параметры. Для этого указатель мыши нужно поместить над
элементом и щелкнуть на стрелке, которая появится на правом краю строки

(см. рис.

•

19.4).

Стили диаграмм. Используется для применения имеющегося стиля или изменения
цветовой схемы диаграммы.

•

Фильтры диаграммы. Позволяет скрывать/отображать ряды и определенные
точки рядов или категории данных. Для некоторых типов диаграмм не ото­

бражается.

Использование ленты
С помощью элементов управления на вкладке Формат можно изменять оформ­

ление выбранного элемента диаграммы. Набор команд на ленте не является
полным набором параметров для любых элементов, однако позволяет менять
параметры заливки, контура и наложенных эффектов для большинства эле­
ментов диаграммы.

Вот несколько действий по форматированию, которые можно выполнить прямо

с ленты (выбрав элемент диаграммы).

•

Изменение цвета заливки: выберите Формат ► Стили фигур ► Заливка фигуры и вы­
берите цвет.

•
•

Изменение цвета границы или контура: выберите Формат ► Стили фигур ► Контур
фигуры и выберите цвет.
Изменение толщины и стиля линий: выберите Формат ► Стили фигур ► Контур
фигуры и выберите толщину или стиль линии.

•

Изменение визуального эффекта: выберите Формат ► Стили фигур ► Эффекты фигуры
и добавьте один или несколько эффектов.

•

Изменение цвета шрифта: выберите Главная ► Шрифт ► Цвет шрифта.

Использование мини-панели
Если щелкнуть на каком-либо элементе диаграммы правой кнопкой мыши, то
появится контекстное меню и мини-панель. Мини-панель содержит часто ис­

пользуемые команды форматирования (Стиль, Заливка, Контур), и при их выборе
применяется соответствующее форматирование. Для некоторых элементов диа­

граммы пиктограмма Стиль неактуальна, поэтому на мини-панели отображается
список Элементы диаграммы ( с помощью которого, как вы уже знаете, можно выбрать
другой элемент).

Настройка области диаграммы

481

Настройка области диаграммы
Область диаграммы

- это объект, который содержит все остальные ее элементы.

Эту область можно считать фоном диаграммы или ее контейнером.
Что касается настройки области диаграммы, то она будет исключительно космети­

ческой, то есть можно изменить цвет заливки, стиль и размер границ или добавить
некоторые эффекты, например тень от диаграммы или сглаженные края.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если убрать заливку фона диаграммы ( Формат области диаграммы ► Заливка ► Нет залив­
ки) , то она станет прозрачной и сквозь нее будут видны линии сетки рабочего листа.
Помимо этого, элементам можно добавить тень. На рис. 19.5 показана диаграмма,
в которой для области построения убрали заливку и добавили тень, в результате
чего кажется, что диаграмма приподнята над листом.

Доход и прибыль

f

00000

180 ООО
10,00%

160 ООО

8,00%
1120 ООО

6,00%

100 ООО

80000
60000
40000

4,00%
2,00%

20000
о
Янв

Фев

Мар

Доход

Рис.

Май

Anp

Июн

- Прибыль

19.5. Пример форматирования

области построения

Кроме того, в настройках области диаграммы можно изменить сразу все шрифты, ис­
пользуемые в диаграмме, не форматируя каждый текстовый элемент по отдельности.

Для этого выделите область диаграммы, а затем измените шрифты, используя команды
группы Главная ► Шрифт или панели задач Формат обласrи диаграммы ► Параметры тексrа .

Восстановление исходного форматирования элементов диаграммы
Если вы перестарались с форматированием элемента диаграммы, то всегда можете

вернуть его к исходному виду. Выделите элемент и выберите команду Формат ► Текущий
фрагмент ► Восстановить стиль или щелкните на этом элементе правой кнопкой мыши

и в контекстном меню выберите Восстановить стиль.
Если вы хотите восстановить исходное форматирование всей диаграммы, выделите
область диаграммы и используйте ту же команду.

ГЛАВА

482

19

Расширенные возможности создания диаграмм

Настройка области построения диаграммы
Область построения - это часть диаграммы, в которой находится собственно диаграм­
ма. Строго говоря, область построения представляет собой контейнер для графиков.
СОВЕТ

Если выбрать для области построения команду Заливка фигуры ► Нет заливки, то эта об­
лает,, станет прозрачной и сквозь нее будут видны цвет и заливка области диаграммы.

Положение и размеры области ностроения можно изменять. Для этого выделите се
и перетащите, захватив одну из границ. Чтобы изменить размер области построения,
перетащите олин из ее угловых маркеров.

Разные типы диаграмм но-разному реагируют на изменение размеров их области

ностроения. Например, нельзя изменять пропорции области построения круговой
и лепестковой диаграмм: у них она всегда квадратная. Что касается других типов

диаграмм, то 11ропо1щии сторон их области построения можно изменять, уменьшая
или увеличивая их высоту или ширину .

На рис.

19.6 1юказ,111а диаграмма, область построения которой была уменьшена,

чтобы можно было 11обавить на нее налпись .
Доход и прибыль
200

ООО

11;1>0"

12,00%

180 ООО
160 009,,о!Г
140000

Сокращение расходов

10,00%

позволило прибыли

8,00%

уровня февраля,

восстановиться до

9,50%

120 ООО

несмотря на снижение

6,00%

100 ООО

доходов.

80000
4,00%

60000
40000

2,00%

20000
0,00%

о
Янв

Фее

Мар

Апр

Май
Доход

Рис.

Июн
- Прибы11ь

19.6. Область построения диаграммы уменьшена, чтобы

можно было добавить надпись

В некоторых случаях размер области построения может автоматически изменяп,ся
при форматировании других элементов. Например, если добавить легенду, то об­
ласть построения может уменьшиться, чтобы освободилось место для размещения
легенлы.

СОВЕТ

Изменение размера и расположения области построения может существенно 1ювлия1ъ
на внешний вид диаграммы. При настройке диаграммы вы наверняка захотите 1юэкспе­
риментировать с разными размерами и местом расположения области построения.

Работа с заголовками диаграммы

483

Работа с заголовками диаграммы
В диаграммах используется несколько типов заголовков:

•

/tиаграммы;

•

оси категорий;

•

оси значений;

•

вс,юмогательной оси категорий;

•

вспомогательной оси значений;

•

вспомогательной оси, показывающей глубину на трехмерной диаграмме.

Количество заголовков зависит от типа диаграммы. Например, в круговой есть

только :1аголовок диаграммы, так как в ней нет осей.

Самый простой способ добавить заголовок -

нажать кнонку Элементы диаграммы,

которая появляется справа от диаграммы при ее выделении, и выбрать в списке
элемент Название диаграммы. Чтобы указать местоположение заголовка, щелкните
на стрелке справа от этого пункта. В открывшемся подменю можно задать вариант

раэмещения названия или выбрать команду Дополнительные параметры, чтобы открыть
панель эадач Формат названия диаграммы.

Наэвшrия осей задаются аналогично. При этом вам будут достуш1ы дополнительные
параметры, позволяющие выбрать ось, название которой вы хотите задать.
Добавив заголовок, можно заменить его стандартный текст и перетащить заголовок
в другое место диаграммы . Но помните: перетаскивая границы заголовка, нельзя

изменить его размер. Единственный способ сделать это - изменить размер шрифта.
СОВЕТ
В эаголовке диаграммы или заголовках осей можно использовап, ссылки на ячейки .

Например, можно создать ссылку в диаграмме, чтобы на ней в качестве заголовка
всегда использовался текст из ячейки Al. Чтобы создать такую ссылку, выберите
:1аголовок, щелкните на строке формул, введите

=,

укажите на ячейку с данными,

которые должны быть в заголовке, и нажмите Enter. Когда ссылка будет создана, при
выборе заголовка ссылка на ячейку отобразится в строке формул .

Добавление свободно плавающего текста
Текст на диаграмме может служить не только заголовком. Можно добавить в любое место
свободно плавающий текст. Для этого активизируйте диаграмму и выберите команду
Вставка ► Текст ► Надпись. Щелкните на том месте диаграммы, где хотите добавить надпись,
и введите текст. Можно изменить размеры этого окна или переместить его, изменить

его форматирование и т. д. Есть еще один способ: на диаграмму можно добавить объект
Фигура, а затем ввести в него текст (если объект допускает такую возможность). Пример
вставки фигуры с текстом был показан на рис. 19.6.

484

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

Работа с легендой
Легенда диаграммы содержит текст и ключи, которые идентифицируют ряды дан­

ных на диаграмме. Кllюч - это маленький графический объект, сопоставленный
с определенным рядом данных (по одному ключу на ряд).

Чтобы добавить легенду, активизируйте диаграмму и нажмите кнопку Элементы

диаграммы ЕЕ]. У становите флажок Легенда и щелкните на стрелке справа, чтобы
указать расположение легенды ( справа, слева, сверху или снизу) . После добавления
легенды ее можно будет перетащить в любое место диаграммы.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если nы перемещаете легенду вручную, то может понадобиться изменить размер
области построения диаграммы .

Самый быстрый способ удалить легенду

-

выделить ее и нажать

Delete.

Что касается форматирования легенды, то можно выделить ее отдельный элемент

и отформатировать только его. Например, чтобы привлечь внимание к конкретному
ряду данных, выделите его название полужирным. Чтобы выбрать элемент легенды,
сначала выделите всю ее целиком , а затем щелкните на нужном элементе .

Если вы н е добав или текст легенды в диапазон исходных данных , то
использовать

n не й

им е на Ряд 1, Ряд

2и

Excel будет

т. д. Чтобы добавить описательны е назва­

ния, выберите команду Конструктор диаграмм ► Данные ► Выбрать данные. Откроется

диалоговое окно Выбор источника данных (рис.

19.7). Выберите ряд,

который хотите

п ереназвать, и н ажмите кнопку Изменить . В открывшемся окне Изменение ряда в поле
Имя ряда введите новое наз вание . Повторите описанные де йствия для всех рядов
данных, наз вания которых хотите и з менить .

х

Выбор источника данных
,llиаnазон данных дли диаграммы

..-лис17!SВS2 SCS

~ Строка/столбоц
Элементы леrеНАы (рвды)

Подписи rор~оон,альной оси (.категории)

8

8
8
8
8

~
- - - - - - - -Х-~алить
---~
нI) Добавиrь ~ Изменить
Доход

~ Изменить

■

Скрьпьrе и []}'стые ячейки

Рис.

Янв
Ф,в

Мор
Апр
Moi\

ок

Отмена

19 .7. В окне Выбор источника данных можно изменить название ряда данных

Работа с легендой

485

В некоторых случаях обозначить ряды данных можно без легенды, используя спе­
циальный вид фигур

выноски . На рис .

-

19.8 показана такая диаграмма.

Выноски

взяты из галереи фигур, которая находится в разделе ленты Формат ► Вставка фигур.

КОЛИЧЕСТВО СОТРУДНИКО~
ПО РЕГИОНАМ
350
300

---l

-r·

250
200

150

.---------

___ .. -

100
50
о

1018

2019

2020

2021

2022
__J

Рис.

19.8. Вместо легенды

используются фигуры в виде выносок

Копирование форматирования диаграммы
Предположим, что вы создали очень сложную диаграмму, на форматирование и на­
стройку которой потратили много времени. Теперь вам нужно создать еще одну такую

же, но с другим набором данных. У вас есть несколько вариантов.
♦

Копирование форматирования. Создайте вторую диаграмму с настройками по

умолчанию. Затем выделите первую диаграмму и выберите команду Главная ► Буфер
обмена ► Копировать (или нажмите

Ctrl+C). Щелкните на второй диаграмме, а затем

выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Специальная вставка. В от­
крывшемся окне установите переключатель Вставить в положение форматы.

♦

Копирование диаграммы с изменением источника данных. Выделите первую

диаграмму. Затем нажмите

Ctrl и, не отпуская ее, переместите диаграмму в любое

другое место рабочего листа. Будет создана точная копия первой диаграммы. Затем
выберите команду Конструктор диаграмм ► Данные ► Выбрать данные. В диалоговом
окне Выбор источника данных в поле Диапазон данных для диаграммы укажите, на

основе каких данных должна быть создана вторая диаграмма.
♦

Создание шаблона диаграммы. Выделите первую диаграмму, щелкните на ней
правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Сохранить как шаблон.
В открывшемся окне Сохранение шаблона диаграммы введите имя шаблона и нажмите
кнопку Сохранить. Теперь этот шаблон можно будет использовать при создании новых
диаграмм. Подробнее о создании таких шаблонов рассказывается в конце главы,
в разделе «Создание шаблонов диаграмм».

486

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

Работа с линиями сетки
Линии сетки помогают определить числовые значения данных, визуализируемых

на диаграмме, и служат продолжением делений осей. Одни диаграммы с линиями
сетки выглядят неплохо, в то время как другие кажутся загроможденными. Иногда
вполне достаточно горизонтальных линий, а вот на точечных диаграммах лучше
использовать и горизонтальные, и вертикальные линии сетки.

Чтобы добавить или удалить линии сетки, активизируйте диаграмму и нажмите

кнопку Элементы диаграммы

[I].

У становите флажок Сетка и щелкните на располо­

женной справа стрелке, чтобы установить нужный тип линий.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для каждой оси предусмотрены два вида линий сетки: основные и дополнительные

(промежуточные). Первые расположены на уровне подписей осей, а вторые

-

между

линиями основной сетки.

Чтобы изменить цвет, толщину или вид линий сетки, щелкните на одной из них,
а затем выбирайте команды группы Формат ► Стили фигур. Кроме того, можно ис­
пользовать мини-панель управления для основных или дополнительных линий.

Если линии сетки кажутся слишком заметными на общем фоне, можете сделать их

более светлыми или пунктирными.

Настройка осей
Круговые, кольцевые и древовидные диаграммы, а также диаграммы типа <<солнеч­

ные лучю> вообще не имеют осей. Все двумерные диаграммы имеют две оси, но могут
иметь три (если исполь~уется вспомогательная ось значений) или четыре (если

добавляется вспомогательная ось категорий в точечной диаграмме). Настоящие
трехмерные диаграммы имеют три оси.

Управлять всеми параметрами осей можно с помощью панели задач Формат оси.

Ее содержимое зависит от типа выбранной оси.

Изменение оси значений
Чтобы изменить ось значений, щелкните на ней правой кнопкой мыши и в контекст­

ном меню выберите команду Формат оси. На рис.

19.9 показана вкладка Параметры оси

панели Формат оси для оси значений. Другие пиктограммы ( вверху панели) служат

для изменения внешнего вида оси и форматирования ее значений.

По умолчанию

Excel определяет шкалу оси (то есть минимальное и максимальное

значения на оси и цену основных и промежуточных делений), основываясь на диа­

пазоне значений данных ряда. Если вас не устраивают настройки по умолчанию,

задайте собственные максимальное и минимальное значения в группе Границы. Если

Настройка осей

изменить :-пи значения, то на11.11ись Автома­

тически с11рава заменится кнонкой Сброс.

487

Формат оси

Нажмите ее, чтобы вернуться к режиму

V
П араметры текста

Параметры оси

автоматического масштабирования шкал.
Кроме того,

Excel

автоматически настраи­

вает максимальные и минимальные еди­

ни11ы для осей. Их тоже можно ИЗМСIШТЬ

v

и :~адать собственные.

Параметры оси

Границы

И:1мене11ие шкалы оси значений может
повлиять на внешний вид диаграммы .
В некоторых случаях манипуляции со

19.10

пока­

за ны два графика, визуализирующие одни
и те же данные. На левом используются

зшtчения границ оси

м,1л 1,ное

-

на

400

1 зsо,о

-=-1

Автоматически

Qсновные

50,0

~

Автоматически

Оромежуточные

10,0

---i Автоматически

О Автовыбор

Н,1 правом минимальное значение грани­

20

Максимум

Автоматически

Горизо нтал ь ная ось пересекает

Excel по умолчанию.

цы было установлено на

о. о

Деления

шкалой мо1уг привести к ложному 11рсд­
ст,1влению о данных. На рис.

Минимум

L

ООО, а макси­

Значение оси
Максимальное значение по оси

ООО. На левом графике

ра:~личия в данных кажутся более замет­

1 нет

Ц!, н а деления

ными. При просмотре правого создается

впечатление, что временные изменения

О логарифмическая

невелики .

шкала

Выбор масштаба шкалы зависит от ситуа­
ции, так как строгих правил установки

ее :шачсний нет. Вряд ли стоит искажать

1

> Деления

данные, манипулируя графиком, чтобы
доказап, наличие тен11енции, которой на

обратный порядок значений

Рис.

19.9. Панель задач Формат оси.

на которой

можно настроить параметры оси значений

самом деле нет.

Доход

Дох од
200 ООО
180000

370000

160 ООО

320000

140 ООО

270000

120 ООО
100000

220000

80000

170000

60000

120000

40000
20000

70000

1i9JЗ.1

187 1i1J1

20000

о
Ане

Мар

Ф•о

-+-Доход

Рис.

19.10. Два

длр

Май

Июн

Ане

Ф,о

Мар

Алр

М.11'1

---ДОkОД

графика с разными шкалами. созданные на основе одних и тех же данных

Июн

488

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

СОВЕТ
Если вы создаете несколько диаграмм, которые содержат данные, равнозначные по

масштабу, то сделайте шкалы их осей одинаковыми, чтобы диаграммы было легче
сравнивать .

На панели задач Формат оси есть флажок обратный порядок значений . На рис.

19.11

показаны две диаграммы. Левая создана с настройками по умолчанию. На правой

используется обратный порядок значений, когда направление оси значений меня­

ется на обратное. Обратите внимание: ось категорий при этом располагается справа.
Если вы хотите, чтобы подписи оси при изменении ее направления оставались
в исходном положении, установите переключатель Горизонтальная ось пересекает
в положение Максимальное значение по оси.

Mara3- 1.:opowe. COCТOII­
Mtte 11)1111fOI IIWC811r

У'80:ороwий1ыборrо1111ров

Y1aoropowмii1ы(iopтo1111poв

MН1!11)11ilfOlll!IWIIPl!lllllelllll~TB

Mttel1)illlilfOll&wape,,,i!!lllll&1111t8

Вы

,.

,.

npQA•~•~.,ecn-...1,oNPw

...

Рис.19.11. На правой гистограмме для оси значений используется обратный порядок
Если значения, на основании которых создается диаграмма, имеют очень боль­

шой разброс, то для оси значений стоит использовать логарифмическую шкалу.
На такой шкале удобно визуализировать научные данные. На рис .

19.12 показаны
- лога­

два графика: на верхнем используется стандартная шкала, а на нижнем
рифмическая .
ПРИМЕЧАНИЕ

Для логарифмической шкалы по умолчанию используется основание логарифма

поэтому каждое следующее значение цены деления будет в
дыдущее. Основание можно задать в диапазоне между

2и

1О раз
1000.

1О,

превышать пре­

ш□(> Этот пример под названием Логарифмическая шкала.хlsх есть в архиве примеров к книге.
Если для создания диаграммы используются очень большие числовые значения,
можно установить новую цену делений для оси значений на панели задач Формат

оси. На рис .

19.13

представлены две диаграммы. На той, что слева, используются

большие числа. На диаграмме справа для з начения Цена деления выбран вариант
Тысячи и установлен флажок Отображать на диаграмме.

Настройка осей

489

Примерная стоимость хранения за терабайт
1000000
toouoo
800000
Л'lll(X!lt

000000
'1()00(1(1

.v)()l')J(]

,00000
юоооо

о

,,,,,,,,~,,~,~~~~~~,,,,,
Примерная стоимость хранения за терабайт

Рис.

19.12. Оба графика построены на основе одинаковых данных.
но на нижнем используется логарифмическая шкала

Доход

Доход

l

200
180

~ 160

140
120
100

100000
80000

80

ьоооо

60

40000
20000

40
20

о
м,,

""

дар

Июн

Ян,

ф,о

-Доход

Рис.

м,,

Дар

м,•

Июн

-доw:од

19.13. На диаграмме справа указаны единицы отображения -

тысячи

Чтобы настроить отметки, отображаемые на оси, на панели задач Формат оси рас­
кройте раздел Деления. Управлять отображением делений на оси можно с помощью
параметров Основные и Промежуточные. Основные деления

-

это отметки на осях,

которые сопровождаются обозначениями. Пром ежуточные деления обычно на­
ходятся между основными.

ГЛАВА

490

Расширенные возможности создания диаграмм

19

Если вы раскроете раздел Подписи, то сможете располагать подписи осей в трех
местах : рядом с осью, вверху и внизу (рис .

Если совместить эти настройки

19.14).

с выбором параметра Горизонтальная ось пересекает, то можно создать еще больше
вариантов графиков.

Vertical: Neкt

То

Horizontal: Neкt to

Axis
10

·б

•

•
•

-10
Horizontal: low

-8
·б

-10 -8

-б

•

-4
-б

Рис.

-8

-б

-4

-2

о

2

4

19.14. График остается

б

4

2

О

4

2

•

•

-10
-10

-2

•

•

-8

о

б

8

10

8

Harizontal: High

-4

•

•

о

-4

б

8

10

10
10

•
•

•

•

-8

-10
-2

Vertical: Hlgh

•

-2

-4
·б

-8
·10

•
•

-2

•

•

10

•

•

-4

Vertical: Low

•

8

-б

•

Horizontal: Low

10

246810

-2_ 2

-4

Neкt То Aкis

б

•

•
-8

Vertical:

•

8

-10

Aкis

8

•
•

б

2
о

-2
-4
-б

-8

-10

прежним, в то время как названия осей и подписи к ним
меняют свое расположение

В разделе Число панели задач Формат оси можно задать форматирование чисел для

оси значений. Обычно оно привязано к источнику данных, но эту настройку можно
изменить.

Изменение оси категорий
19.15 показана вкладка Параметры оси панели задач Формат оси для оси кате­
горий. Многие параметры этой панели дублируют параметры аналогичной панели

На рис.

задач для оси значений .

Самым важным параметром на этой вкладке является Тип оси: он определяет, какая

это ось

-

текста или дат. При создании новой диаграммы

Excel автоматически опре­

деляет, содержит ли ось категорий значения даты или времени. Если да, то создается

Настройка осей

временная диаграмма. На рис.
даты, а в столбце В -

19.16 показан простой

491

пример. В столбце А хранятся

данные, на основе которых была создана гистограмма. Она

содержит значения только для

10 дат, но Excel создал диаграмму и с 30 интервалами
- даты, и создал шкалу

на оси категорий. Он распознал, что значения на этой оси
с равными интервалами.

Формат оси

V

Параметры оси

v

Х

Параметры текста

Параметры оси

Тип оси

f') Автовыоор на основе данных
О Ось rекста
О Ось дат
Вертикальная ось пересекает

О Автовыбор
О в номере ~атегории
О в максимальной категории
Положение оси

J

на ,ltелениях

Получение спама по

email

250
200

О между делениями

J Обратный

порядок категорий

150

j

100

> Деления
5С

> Подписи

> Число
Рис.

1 11

5/2

Рис.

19 .15. Некоторые из доступных настроек

5/5

5/8

5/11

5/14

5/17

5/20

5/23

1
5/26

5/29

19 .16. Excel распознает даты и создает ось
категорий на основе этих данных

для оси категории

Чтобы отменить создание временной оси, на вкладке Параметры оси панели Формат
оси в разделе Параметры оси установите переключатель Тип оси в положение Ось текста.

Результат такого изменения показан на рис.

категории временного типа (как на рис.

19.17. В данном случае использование
19.16) позволяет лучше понять распреде­

ление исходных данных во времени .

Excel

самостоятельно определяет, как отображать подписи оси категорий. Но вы

всегда можете отменить выбор по умолчанию. На рис.

грамма с подписями времени. Они длинные, и

Excel

19.18 показана точечная диа­

выбрал располагать текст под

ГЛАВА

492

Расширенные возможности создания диаграмм

19

углом. Если расширить диаграмму, то подписи будут отображаться горизонтально.
Кроме того, настроить подписи можно с помощью параметров в разделе Выравнивание
вкладки Размер и свойства панели задач Формат оси .

Время прибытия рейса
2:ООРМ

:::1
.

Г~ Пол,..,,и, <••м• "° •mall

.R 10:ООАМ
о.

с:

9:00.AIVI
8:ООАМ

': ~ .111 1 11.
5/2

Рис.

5/8

5/9

5/11

5/13

5/14

5/19

19.17. Те же данные. что и

5/25

5/30

7:ООАМ

6:ООАМ

~

~

<о-$' "('$'

5/31

~
<f,<f

~

~

~

~

~

~

,,,<f °",:,'!' ...о.;'!' ...,,_'!' ...,'$' ,,_'$'

1

Прибыти•nо р•еnисанию

на рис . 19 . 16.

Рис.

19.18. Excel автоматически создает подписи

однако ось категорий переопределена

к оси категорий

Помните, что на оси категорий могут быть подписи, состоящие из текста, располо­

женного в нескольких столбцах . На рис.

19.19

показана диаграмма, в которой для

создания названий оси категорий используются значения из трех столбцов. Это

гистограмма на основании диапазона Al:ElO, и

Excel самостоятельно сформировал

подписи на оси категорий .

с

А

Месяц

Реrион

Города

Москва, Санкт-Петербург Регион 1

Янв
Фев

4
S

Сочи, Краснодар

Регион

2

Регион

3

Реrионаnьные продажи

743
686

800

623

Янв

450
475

422
564

700
600

Мар

500
300
300
300

578
367

500

Янв
Фев

10

Мар

12

700
750

Мар

9

11

G
Факт

900

Фев

8 Уфа, Ен.атеринбург

о
План

285
244

■ Пllан

800

400
300
200

100
о

11111111 111111 .~~.
Ре~он

131

1

мос"аа, Санкт•

14

Регион

2

Сочи, Краснодар

Регион

Петербург

15
1.6.

Рис.

19 .19. На этой диаграмме для создания названий оси категорий
три столбца с текстом

3

Уфа, Ематеринбурr

используются

Работа с рядами данных

493

Не бойтесь экспериментировать с диаграммой
(но сначала создайте копию)
Возможно, вы уже поняли, что осваивать диаграммы надежнее всего методом проб
и ошибок.

Excel

предлагает такое количество настраиваемых параметров диаграмм, что

даже опытные профессионалы не знают всех нюансов. Эта книга, несмотря на ее объем,
не претендует на звание полноценного справочника по всем возможностям создания

и настройки диаграмм. Ваша задача

-

экспериментировать, пробовать различные

варианты. Проявляйте творческий подход

-

и сможете создавать неповторимые

и оригинальные диаграммы.

Создав базовую диаграмму, вы наверняка захотите сделать ее копию, которую можно
использовать для экспериментов. Тогда если вы что-то сделаете неправильно, то всегда

сможете вернуться к исходному варианту и начать все сначала. Чтобы создать копию

Ctrl+C. Затем выделите ячейку, по­
Ctrl+V. Чтобы сделать копию листа

встроенной диаграммы, щелкните на ней и нажмите

верх которой хотите разместить копию, и нажмите
с диаграммой, нажмите

Ctrl

при щелчке на ярлычке этого листа, а затем перетащите его

в новое место среди других ярлычков.

Работа с рядами данных
Каждая диаграмма состоит из одного или нескольких рядов данных. Эти данные
преобразуются в столбцы гистограмм, графики, секторы круговых диаграмм и т. д.
В этом разделе мы рассмотрим основные операции, которые можно выполнять
с рядами данных .

Когда вы выделяете ряд данных на диаграмме,

•

Excel делает следующее.

Выводит название ряда в списке Элементы диаграммы (находится в группе команд
Формат ► Текущий фрагмент).

•

Отображает формулу =РЯД в строке формул .

•

Выделяет цветом ячейки с данными этого ряда.

Внести изменения в ряд данных можно с помощью команд на ленте или панели

задач Формат ряда данных . Ее вид зависит от типа диаграммы

( гистограмма,

график,

круговая и т. д.) .
ВНИМАНИЕ

Если панель задач Формат еще не открыта, то щелкните на нужном ряде . Но при этом
будьте внимательны: если ряд уже выбран, двойной щелчок приведет к открытию
панели задач Формат точки данных. В ней можно внести изменения только для одной
точки ряда данных. Чтобы отредактировать именно ряд, прежде чем щелкать на ряде

данных, следует выбрать другой элемент диаграммы. Или просто нажмите Ctrl+l,
чтобы открыть панель задач.

494

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

Удаление или скрытие ряда данных
Чтобы удалить ряд данных, выделите его и нажмите Delete. Он будет удален и:i

диаграммы, но данные на рабочем листе останутся.
ПРИМЕЧАНИЕ

Из диаграммы можно удалить вес ряды данных. Получится пустая диаграмма, но

се форматирование сохранится. Поэтому, сели в такую пустую диаграмму добавит~,
новый ряд данных, она примет прежний вид.

Чтобы временно скрыть ряд данных, активизируйте диаграмму и нажмите кнопку

Фильтры диаграммы 15Z]. Снимите флажок с названием ряда, который хотите скрыт~,,
и нажмите кнопку Применить. Ряд будет скрыт, но останется связан с диаграммой,
поэтому в дальнейшем его легко можно будет вывести снова. Все ряды скрыт~,
нс получится

-

хотя бы один должен оставаться видимым. Кроме того, кнопка

Фильтры диаграммы позволяет скрывать отдельные точки данных. Обратите внима­

ние: для диаграмм новых типов, появившихся в

Excel 2016 и 2019, кнопка Фильтры

диаграммы не отображается.

Добавление нового ряда данных в диаграмму
В

Excel

можно добавить новый ряд данных в существующую диаграмму тремя

способами.

•

Использование диалогового окна Выбор источника данных. Активиэируйте
диаграмму и выберите команду Конструктор диаграмм ► Данные ► Выбрать данные.
В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Добавить.

Откроется окно Изменение ряда. В поле Имя ряда укажите название нового ряда,

а в поле Значения

- диапазон ячеек со :шачениями для этого ряда. Кроме того,

;щалоговое окно Выбор источника данных можно открыть из контекстного меню

большинства элементов диаграммы.

•

Перетаскивание границы диапазона. Если новый дианазон расположен рядом

с другими диапааонами, то сначала нужно щелкнуть на области построения диа­

граммы. Excel выделит данные на рабочем листе. lЦелкните на одном и:1 угловых
маркеров диапазона и перетащите его, чтобы выделить новые данные и добавит~,
их в диаграмму. Этот снособ работает только для встроенных диаграмм.

•

Копирование и вставка. Выделите нужный диапазон и нажмите Ctrl+C. Затем

активизируйте /(Иаrрамму и нажмите Ctrl+V, чтобы вставить скопированные
данные в диаграмму.

СОВЕТ

Если диаграмма была ностроена на основе данных из таблицы, созданной командой
Вставка ► Таблицы ► Таблица, то она будет автоматически обновляться при добавлении
в таблицу новых строк или столбцов (или их удалении). Если вам нужно создап,
диаграмму, которая должна постоянно обновлят1,ся в соответствии с новыми да1111ыми, то проще всего сраэу создать ее на основе такой таблицы.

Работа с рядами данных

495

Изменение ряда данных
Нередко приходится изменить диапазон, определяющий ряд данных. Например,

нужно добавить в набор новые точки данных или удалить старые. Далее мы по­
говорим о том, как изменять диапазон ряда данных.

Перетаскивание границы диапазона
Если вы работаете со встроенной диаграммой, то диапазон данных проще все­

го изменить, перетащив его границы. Когда вы щелкнете на ;щаграмме,

Excel

выделит на рабочем листе соответствующий диапазон. Чтобы расширить или
сузить его, перетащите маркер, расположенный в правом нижнем углу рамки

(рис.

19.20).

В этом нримере в диаграмму нужно добавить две дополнительные

точки данных.

Доход
Яне
Фее
Мар
Апр

Май
Июн
Июл

Aer

151 032
187 933
146 301
153 978
189 331
157 323
228 118
278 304

Доход
200

ООО

•• -··········-··· •• 187.933..

180000
160000
140000
120 ООО
100 ООО
80000
60000
40000
20000
о
Янв

Фее

1
Мар

Anp

Май

Июн

■ доход

Рис.

19.20. Чтобы изменить ряд данных диаграммы. выделите ее и перетащите маркер диапазона

Можете также щелкнуть на границе рамки и перетащить вы;tеленный фрагмент
на другой диапазон ячеек .

В некоторых случаях может понадобиться изменить диапазон, содержащий под­

писи категорий. Этот диапазон тоже имеет рамки, и их можно неретащить, чтобы
расширить или сузить его .

Если диаграмма находится на отдельном листе, то изме нить се можно одним иэ

способов, описанных ниже. Они подходят и для встроенных диаграмм.

Использование диалогового окна Изменение ряда
Обновить диаграмму и отобразить новый диапазон данных можно, используя
диало1·овое окно Изменение ряда . Щелкните правой кнопкой мыши на точке ряла

данных и выберите в контекстном меню команду Выбрать данные. В открывшемся
окне Выбор источника данных выделите ряд, который хотите изменит~,, а затем нажмите

496

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

кнопку Изменить. Откроется еще одно окно
Изменение ряда (рис.

19.21).

пазон в поле Значения.

х

Изменение ряда

Измените диа­

Имя ряда:

основании которого была создана диа­

't

=Лист7 1 $С$~

Вы можете изменить весь диапазон, на

Значения:

грамма, настроив ссылки на него в поле

t • 151 032; 187 9...

=Лист7!$С$3:$С$8

Диапазон данных для диаграммы диалогового

окна Выбор источника данных (см. рис.

= Доход

~

19.7).

J

Отмена

Или выделите любой ряд из списка слева,
нажмите кнопку Изменить и внесите необ­

Рис.

19.21. Диалоговое окно Изменение ряда

ходимые изменения.

Редактирование формулы ряда
Каждый набор данных в диаграмме связан с определенной функцией РЯД. Она по­
является в строке формул, если на диаграмме выделить ряд данных. Понимая, как

работает эта функция, вы сможете прямо в ней редактировать ссылки на диапазон
данных, которые использовались для создания диаграммы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Функция РЯД не является обычной функцией

Excel: ее нельзя использовать в ячейках

рабочего листа и в ней нельзя использовать другие функции. Но можно редакти­
ровать ее аргументы.

Вот синтаксис функции РЯД:
=РЯД([имя_ряда];

[подписи_категорий];

[диапазон__данных];

[номер_ряда];

[размеры])

Рассмотрим ее аргументы.

•

[имя_ряда] (необязательный) . Содержит ссылку на ячейку, в которой находит­
ся название ряда, используемое в легенд е. Если в диаграмме только один ряд
данных, то

[ имя_ряда]

указывается в качестве ее заголовка. Аргумент может

содержать текст в кавычках. Если же аргумент опущен, то Ехсе\ добавит стан­
дартное имя ряда (например, Ряд

•

1и

т. д.).

[подписи_категории] (необязательный). Содержит ссылку на диапазон ячеек,
в котором приводятся подписи для оси категорий . Если этот аргумент опущен,

то Ехсе\ использует для этих подписей последовательные целые числа, начи­
ная с

1.

Для точечных диаграмм этот аргумент содержит значения для оси Х.

В качестве аргумента допускается задавать несмежный диапазон. В этом случае
адреса диапазонов разделяются точкой с запятой и заключаются в круглые

скобки. Аргументом также может быть массив числовых или текстовых зна­
чений, разделенных точкой с запятой (или текст в кавычках) и заключенных

в фигурные скобки .

Работа с рядами данных

•

497

[диапазон_данных] (обязательный). Содержит ссылку на диапазон, в котором
записаны значения ряда данных. Для точечных диаграмм этот аргумент содер­

жит значения для оси У. В качестве аргумента допускается задавать несмежный
диапазон. В этом случае адреса диапазонов разделяются точкой с запятой и за­

ключаются в круглые скобки. Аргументом также может быть массив числовых
или текстовых значений, разделенных точкой с запятой и заключенных в фи­

гурные скобки.

•

[ номер_ряда] (обязательный). Содержит номер ряда данных в диаграмме. Этот
аргумент имеет значение только в том случае, если в диаграмме несколько ря­

дов данных. В качестве этого аргумента нельзя использовать ссылку на ячейку.

•

[размеры] (используется только в пузырьковых диаграммах). Содержит ссылку
на диапазон ячеек, определяющих размеры пузырьков. В качестве аргумента
допускается задавать несмежный диапазон. В этом случае адреса диапазонов

разделяются точкой с запятой и заключаются в круглые скобки. Аргументом

также может быть массив числовых или текстовых значений, заключенный
в фигурные скобки.
В функции РЯД всегда указываются абсолютные ссылки на ячейки ( с двумя симво­

лами$) и обязательно

-

имя рабочего листа. Например, она может выглядеть так:

=РЯД(Лист1!$В$1;;Лист1!$В$2:$В$7;1)

СОВЕТ

В качестве аргументов можно использовать не имена диапазонов, а ссылки на них.

В этом случае Excel изменит ссылку в функции РЯД, добавив в нее имя рабочей книги
или рабочего листа (в зависимости от того, где располагается ссылка). Например,
если вы используете диапазон Мои данные (в рабочей книге бюджет. xlsx), то формула
будет выглядеть так:
=РЯд(Лист!$В$1;;6юджет.хlsх!Мои_данные;1)

Ш□у Именованные диапазоны мы рассматривали в главе 4.
Добавление подписей данных
Иногда требуется, чтобы на диаграмме выводились конкретные значения данных
в каждой точке. Чтобы добавить подписи для рядов данных, выберите ряд и нажмите

кнопку Элементы диаграммы

EEJ. Установите флажок Подписи данных и щелкните на

стрелке справа, чтобы указать расположение подписей.
Если хотите добавить подписи данных для всех рядов, выполните те же действия,
но предварительно выделите не ряд, а любой другой объект диаграммы.
На рис.
осей.

19.22

показаны три минималистичные диаграммы с подписями, но без

498

ГЛАВА

19

Товар

1
2
з

4
5

1
34
65
78
87
94

Расширенные возможности создания диаграмм

Товар

2
46
64
64
59
60

Товар

3
51
54
64
68
92

94

87

78

65

•

~

---

46

1

ТОВАР

64

64

60

59

•

ТОВАР

2

92

68

~•-----------•--51

L
Рис.

64

54

----

ТОВАР

3

19.22. На этих диаграммах используются подписи данных и не отображаются оси

Чтобы изменить вид подписей данных, выберите их и откройте панель задач Формат
подписей данных, нажав

Ctrl+l. Затем задайте нужные настройки

в разделе Параметры

подписи. Например, в подпись можно добавить наз вание ряда и категории .
Подписи привязаны к рабочему листу,
поэтому изменяются, если в данные вно­

January vs July Scores
100
•

сятся какие-либо изменения. Если подпись

Franclne

данных нужно заменить, то выберите ее
и введите новый текст.
Допустим , для ряда нужно использовать

8

Bernlce

8

Ellie

8

Catherine

другие подписи данных . На панели задач

Формат подписей данных установите фла­
жок значения из ячеек

(в

разделе Параметры

8

70

Danielle

подписи). Откроется диалоговое окно Диа­
пазон меток данных, в котором вы сможете

выбрать нужный диапазон с подписями

+

60
60

точек данных.

На рис.

19.23 показ ана точечная диаграм­

ма, в которой использ уются подписи, хра­
нящиеся в отдельном диапазоне.

70

во

90

1001

Januarv

Рис.

19.23. Диаграмма с подписями данных.

расположенными в отдельном диапазоне

СОВЕТ
По умолчанию подписи данных могут располагаться неудачно. Например , одну под­

пись может перекрывать другая и т. д. Е е можно выделить и перетащить. Для э того
сн ачала щелкните на всех подписях, а з атем на той, которую хотите переместить.

Работа с рядами данных

499

Обработка пропущенных данных
Иног;1а в исхоююм наборе да1111ых диаграммы может б1,1ть пропущено одно или
несколы<о значений.
(рис.

•

Excel предлагает три способа обработки таких ситуаций

19.24 ).

Показывать пустые ячейки как пустые значения. Пронущенные данные иг­

норируются, ря;1 ланных будет иметь пронуски . Этот снособ предусмотрен по
умолчанию .

•

Показывать пустые ячейки как нулевые значения. Пропущенные данные
считаются нулевыми.

•

Показывать пустые ячейки как линию. Пропуще11111,1е данные вычисляются

на основании соседних значений так, чтобы можно было соединить их прямой
линией. Этот параметр доступен только для графиков, диаграмм с областями
и точечных диаграмм.

90
80
70
60

50

..__

40
30
20
10
О+-~~,--г-,~~~~~~~~~~~~,--г-,~~~--<
1200дМ

ЭООдМ

бООдМ

900дМ

1200РМ

З

б

9 00 дМ

12 00

ЭООРМ

бООРМ

900РМ

З

б

9 00

90
80
70
60

50
40
30
20
10
12 00 дМ

90 -

00 дМ

00 дМ

РМ

00

РМ

00

РМ

РМ

-~--···

80
70
60

50
40
30
20
10
о -\--т--г-,~~~~~~~~~~~т--т--г-,~~~~~--1

12 00 дМ

Рис.

З

00 дМ

б

00

19.24. Три

дМ

9 00 дМ

12 00

РМ

З

00

РМ

б

00

РМ

9.00

РМ

варианта обработки пропущенных данных

500

ГЛАВА 19

Расширенные возможности создания диаграмм

Чтобы задать желаемый вариант обработки пропущенных данных, выберите ко­
манду Конструктор диаграмм ► Данные ► Выбрать данные и в диалоговом окне Выбор

источника данных нажмите кнопку Скрытые и пустые ячейки. В окне Настройка скрытых

и пустых ячеек будет предложено выбрать один из трех описанных выше вариантов
обработки. Учтите, что выбранные параметры будут применены ко всем рядам
данных активизированной диаграммы.
СОВЕТ

Обычно на диаграмме не визуализируются данные, находящиеся в скрытых строках
или столбцах. Но это можно изменить, используя параметры окна Настройка скрытых
и пустых ячеек.

Добавление планок погрешностей
В диаграммах некоторых типов можно добавить платси погрешностей. Они часто
используются для определения области изменения значения данных в конкретной
точке. Планки погрешностей доступны только в диаграммах с областями, гисто­
граммах, графиках и точечных диаграммах.

Чтобы добавить планки погрешностей, выделите ряд данных и нажмите кнопку

Элементы диаграммы ЕЕ]. У становите флажок рядом с элементом Предел погрешностей
и щелкните на стрелке справа, чтобы выбрать тип. Можете использовать дополни­
тельные параметры настройки, доступные на панели задач Формат предела погреш­

ностей. Рассмотрим, какие бывают типы пределов погрешностей.

•

Фиксированное значение. Планки имеют заданный пользователем фиксиро­
ванный размер.

•
•

Процент. Размер планки задается в процентах от каждого значения.

Стандартное отклонение. Размер планки задается в единицах среднеквадра­

тичного отклонения от среднего значения, которые

Excel

вычисляет для этого

ряда данных.

•

Стандартная погрешность. Размер планки задается в единицах среднеквадра­

тичной ошибки, которую

•

Excel вычисляет для этого ряда данных.

Пользовательская. Здесь можно указать размер верхней и нижней планок по­

грешностей. В поля ввода следует ввести либо значение, либо ссылку на диапазон,
где хранятся значения погрешностей, которые нужно представить в виде планок

На рис.

19.25 показан график с планками погрешностей, выраженных в процентах.

СОВЕТ

Ряд данных на точечной диаграмме может иметь планки погрешностей как для
значений оси Х, так и для значений оси У.

IU□y Этот пример с несколькими другими примерами использования планок погрешностей доступен
для скачивания. Файл называется Примеры планок погрешностей.хlsх.

Работа с рядами данных

501

Показания с интервалом
погрешность

1 минута:
± 10 %

120

100
80

60
40

20
о

З

1

5

7

Рис.

9

11

13

15

17

19

21

23

25

27

29

19.25. Погрешности выражены в процентах

Добавление линии тренда
Если нужно отследить по диаграмме изменение данных со временем, можно до­

бавить ли1-1ию тре1-1да. Она показывает тенденции измен е ния данных и иногда
позволяет делать прогнозы .

Чтобы добавить линию тренда, выделите ряд данных и нажмите кнопку Элементы

диаграммы [В . У становите флажок Линия тренда. Кроме того, можно щелкнуть на
ряде правой кнопкой мыши и выбрать команду Добавить линию тренда .

Чтобы указать тип линии тренда, щелкните на стрелке справа от элемента Линия
тренда. Возможн ые варианты зависят от данных. Чаще всего используются линей­
ные тренды (рис .

19.26).

120

Э.мменn.t АМ11rр,~ммы

100

80
60

□

M.-rкMA1HHWJt

□

T-6JНotЦ~~HHl,I)(

[]

40

0
0

20

Ба
"1"'"1"'"1"'"1"'

1

з

s

7

9

11

1э

•-01s

П!М.U.IIW nor~wнOC18t'I

C•1u
ЛlrtмAI
J\i,HMJI

TJ)l'Н,U

"l"'"l"'T

11

19

21

n

Рис.

в

21

29

19.26. Добавление линии тренда

ЛIII.Wl'IHWM npon,IOJ

502

ГЛАВА

Расширенные возможности создания диаграмм

19

Щелкните на линии тренда правой кнопкой

Формат линии тренда

мыши и выберите кома~щу Формат линии
тренда. Откроется одноименная панель за­

дач (рис.

')

19.27). На ней можно выбрать

более сложные линии тревда, такие как Ло­
гарифмическая, Экспоненциальная или Скользя­

v

[ili]

Параметры линии тренд•

L.

щее среднее.

Комбинированной называется Jtиаграмма,
ных и в которой используются разные типы

бражаться вторая ось значений. Например,
можно со:щать комбинированную диаграм­

Полиномиальная

Название линии тренда

му с двумя осями, где будет как гистограм­

О Автоматически

ма, так и линейный график . Оси значений

-

Лоrарифмическая

[d_ ~тепенная
lL_ ('\ ,кользящее среднее

диаграмм. Кроме того, для нес может ото­

-

О Линейная

l&

которая состоит из нескольких рядов дан­

гистограммы, справа

~кспоненциальная

[L
[L

Создание комбинированных диаграмм

тогда будут размещаться так: слева

V

П а раметры линии тренда

Линейная (Ряд1)

Другс:,е

для

Прогноз

для графика. Для

комбинированных диаграмм нужны как

Вперед на

периодов

Назад на

периодов

минимум два ряда данных .
установить пересечение

На рис.

19.28 пока::1ана гистограмма с двумя

показывать ~равнение на диаграмме

рядами данных. Значения ряда Осадки на­

Рис.

столько малы, что едва видны на шкале оси

19.27. На панели задач Формат линии

тренда доступны дополнительные параметры

значений. Именно поэтом у стоит создать

комбинированную диаграмму.

настройки линии тренда

Сводка погоды
30
26
22

18
14
10
б

2
-2

1 1 1
Янв

Фев

Мар

■
Anp

•
Май

--

Июн

Ср. темп-ра

Рис.

Июл

•

Авг

•

Сен

•

Окт

1 1

Ноя

Дек

■ Осадки

19 .28. Значения ряда Осадки плохо видны на общей диаграмме

Работа с рядами данных

503

Второй ряд данных лучше представить в виде графика, а не гистограммы, добавив
отдельную ось значений. Так исходная гистограмма превратится в комбинирован­
ную диаграмму . Что для этого нужно сделать?

1.

Активизируйте диаграмму и выберите команду Конструктор диаграмм ► Тип ► Изменить тип диаграммы. Откроется диалоговое окно Изменение типа диаграммы.

2.
3.
4.
5.
6.

Перейдите на вкладку Все диаграммы .

В списке типов диаграмм выберите Комбинированная .
Для ряда данных Ср. темп-ра выберите тип диаграммы Гистограмма с группировкой.

Для ряда Осадки выберите тип График и установите флажок Вспомогательная ось.
Нажмите кнопку ОК, чтобы применить эти изменения.

На рис .

19.29

показано диалоговое окно Изменение типа диаграммы после того, как

были заданы параметры отображения каждого ряда данных.

l□Dy Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Комбинированная диаграмма.хlsх.
И з м е н ен и е тип а диагра мм ы

Рекомендуемые диаграммы Все диаrраммы

9

Последние

о

Шаблоны

llla

Гистограмма

~
~
~

График

Гистограмма с группировкой и графи к на вспомогательной

Круговая

оси

~

~.

Линейчаrая

Сводка погоды

С областями

30

точечная

26

Карта

шьЬ

Биржевая

14

Ju.

Поверхностная

10

@}

Лепестковая

Efil

Дерево

~

Солнечные лучи

~·

2,50

22

ifi!

Ul'!ll

3,00

2,00

18

Гистограмма
Ящик с усами

,

__

·2

Яне

.
Фее

1,50
1,00
0,50

Мар Anp

MaR Икж Ию11

-Ср темn-ра

Авr

Сен

Окт

Но11

Дем

О,ОО

- Ос.адкм

Выберите 1ип диаrраммы и ось ДJIЯ рядов данных
Имя ряда

Вспомогательная ось

Тип диаграммы

Каскадная
Ср. темп~ра

Гистограмма с r pynnиp...

о

v

•

График

ОК

Рис.

19.29. В диалоговом

Отмена

окне Изменение типа диаграммы можно преобразовать гистограмму
в комбинированную диаграмму

504

ГЛАВА

19

Расширенные возможности создания диаграмм

ПРИМЕЧАНИЕ

Некоторые типы диаграмм совмещать нельзя . Например, невозможно создать комби­

нированную диаграмму, на которой будут пузырьковая или трехмерная диаграммы .
В диалоговом окне Изменение типа диаграммы всегда отображаются только те типы,
которые можно использовать совместно.

Отображение таблицы данных
В некоторых ситуациях имеет смысл вместе с диаграммой показать и значе­

ния данных, на основании которых она создана. Но если добавить подписи,
диаграмма будет содержать множество числовых значений и ее будет сложно
воспринять.

Вместо этого можно вывести под диаграммой таблицу дттых, на основании кото­
рых она создана. Так пользователи увидят числовые значения для каждой точки
данных на диаграмме, а вам не придется ее загромождать.

Чтобы добавить таблицу данных, активизируйте диаграмму и нажмите кнопку

Элементы диаграммы

EEJ. Установите флажок Таблица данных и щелкните на стрелке

справа, чтобы задать дополнительные параметры. На рис .
нированная диаграмма с таблицей данных.

19.30 показана комби­

3,.......,..,. Амаrраммw

0

°'"

0

На1uн1,4е ,1,11аrраммr.1

О МеJКИ~ННWХ

Е21 Те611ицаДllННWХ
О ПреАе11w nогрешносте~

621

C•Tl(II

Е21 Легенда

Пока:,ьн.,ан, 1СJ1ючи .11еrенды
Н• ПOKll)W811Tb КJIЮЧИ 11еrен,цы

Доnо.11нитеJ1ьнw• nараметрt.1 ..

О Лини,~ треНАа

Рис.

19.30. Эта комбинированная диаграмма содержит таблицу.
в которой отображаются значения точек данных

Таблицу данных можно добавить не во все диаграммы . Доступна она или нет для
вашей диаграммы, можно понять по наличию или отсутствию флажка Таблица
данных.

СОВЕТ

Как правило, таблицы данных добавляют к диаграммам, расположенным на от ­
дельных листах. Если нужно показать данные для встроенной диаграммы, то лучше

использовать диапазон ячеек на рабочем листе, поскольку его проще форматировать,
чем таблицу данных непосредственно на диаграмме .

Создание шаблонов диаграмм

505

Создание шаблонов диаграмм
В этом разделе вы узнаете о том, как создать шаблон диаграмм. Он включает в себя
настройки форматирования всех элементов диаграммы. Создавая диаграмму, в ка­

честве ее основы вы можете выбрать именно шаблон, а не встроенные стандартные
типы диаграмм

Excel.

Если вам постоянно приходится настраивать диаграммы одним и тем же способом,

то, создав собственные шаблоны, вы, вероятно, сэкономите время. Если вы создаете
много комбинированных диаграмм, то можете создать соответствующий шаблон
и вам больше не придется при создании новой комбинированной диаграммы вруч­
ную настраивать все необходимые параметры.
Чтобы создать шаблон диаграммы, сделайте следующее.

1.

Создайте диаграмму, которая послужит основой для вашего шаблона. Для этого

можно использовать любые данные, но лучше выбрать такие, которые будут
типичными для диаграмм, которые вы будете создавать в дальнейшем на основе
этого шаблона.

2.

Отформатируйте диаграмму и измените ее параметры по своему вкусу. Так

вы определите оформление будущих диаграмм, которые будут создаваться на
основе шаблона.

3.

Активизируйте созданную диаграмму, щелкните правой кнопкой мыши на обла­
сти диаграммы или области построения и выберите в контекстном меню команду
Сохранить как шаблон. Откроется диалоговое окно Сохранение шаблона диаграммы.

4.

Укажите имя шаблона и нажмите кнопку Сохранить. При этом папку, в которой

Excel

предлагает сохранить полученный файл, менять не следует.

Чтобы создать диаграмму на основе имеющегося шаблона, сделайте следующее.

1.
2.

Выделите данные.

Выберите команду Вставка ► Диаграммы ► Рекомендуемые диаграммы. Откроется
диалоговое окно Вставка диаграммы.

3.
4.

Перейдите на вкладку Все диаграммы.

В левой части щелкните на элементе Шаблоны.

Excel покажет пиктограммы всех

созданных ранее шаблонов.

5.

Щелкните на нужной пиктограмме, а затем нажмите кнопку ОК.

Excel

создаст

диаграмму на основе выбранного шаблона.
ПРИМЕЧАНИЕ

Вы можете применить шаблон к существующей диаграмме. Выделите диаграмму
и выполните команду Конструктор диаграмм ► Тип ► Изменить тип диаграммы, чтобы от­
крыть диалоговое окно Изменение типа диаграммы, идентичное окну Вставка диаграммы.

Глава

20

ГРАФИКИ СПАРКЛАЙНОВ

Спарклайн

-

это небольшая диаграмма, которая выводится в одной ячейке. Снарк­

лайны позволяют быстро выявить тенденции или изменения данных со временем.
Ввиду компактности с11арклайны почти всегда используются группами.
Хотя спарклайны выглядят как миниатюрные диаграммы (и иногда могут заме11ять

собой диаграмму), они все же отличаются от них. Например, диаграммы размеща­
ются в области построения, и одна диаграмма может визуализировап, несколько

рядов данных. Снарклайны же отображаются внутри ячейки и могут показывать
только один ряд данных.

шоу Диаграммы мы обсуждали в главах 18 и 19.
В этой главе мы рассмотрим спарклайны и способы их использования на рабочих
листах.

!□□у Файл с примерами для этой главы доступен для скачивания, он называется Примеры спарк­
лайнов.хlsх.

Типыспарклайнов
Excel поддерживает три

типа спарклайнов. На рис.

20.1

в крайнем справа столбце

но казаны нримеры каждого иэ них. В каждом спарклайне есть шесть точек дш 111 ых,

представленных в таблице слева.

•

График. Может отображаться с маркером для каждой точки данных. В первой

группе на рис.

20.1 показаны спарклайны-графики с маркерами. Даже 11ри беглом
W-91, теряли свои

просмотре можно увидеть, что все фонды, за исключением
активы на 11ротяже11ии шести месяцев.

•

Гистограмма. Во второй группе на рис.

20.1

мы видим те же данные, что и в 11ер­

вой, но здесь выводятся снарклайны-гистограммы.

•

Выигрыш/проигрыш. Представляет собой диаграмму <~:бинарного~ тина, ви­
эуализирующую каждую точку в виде нрямоугольника, который может быть

Типы спарклайнов

507

выше (для положительного значения, или выигрыша) или ниже (для отрица­
тельного, или проигрыша) условной оси. Такие спарклайны показаны в третьей

группе на рис.

20.1.

Обратите внимание: используемы е данные отличаются от ис­

ходных. В каждой ячейке показывается изменение относительно предыдущего
месяца. В этом примере положительное изменение показателя относительно

предыдущего месяца представляет собой выигрыш, а отрицательное

-

про­

игрыш.

График
Номер фонда

Фев

Янв

А-13

103,98
212,74
75,74
91,78
324,48

С-09
К-88

W-91
М-03

Мар

98,92
218,7
73,68
95,44
309,14

88,12
202,18
69,86
98,1
313,1

Anp

Май

86,34
198,56
60,34
99,46
287,82

спарклайны

Июн

75,58
190,12
64,92
98,68
276,24

----

71,2 - - - - - - - 181,74
59,46
105,86
260,9

---------с::::::

Гистограмма
Номер фонда

Фев

Янв

А-13

103,98
212,74
75,74
91,78
324,48

С-09
К-88

W-91
М-03

Мар

98,92
218,7
73,68
95,44
309,14

88,12
202,18
69,86
98,1
313,1

Anp

Май

86,34
198,56
60,34
99,46
287,82

Спарклайны

Июн

75,58
190,12
64,92
98,68
276,24

71,2 · • - - -

260,91 · • - -

Выигрыш/проигрыш
Номер фонда

Янв

Фев

#Н/Д

А-13
С-09

#Н/Д

К-88

#Н/Д

W-91

#Н/Д

М-03

#Н/Д

Мар

-5,06
5,96
-2,06
3,66
-15,34

Рис.

-10,8
-16,52
-3,82
2,66
3,96

Май

Anp
-1,78
-3,62
-9,52
1,36
-25,28

20.1. Примеры трех групп

--·-·
--------..
-.
----·---

181,74 · · · - 59,46 · • • - 105,86

Июн

-10,76
-8,44
4,58
-0,78
-11,58

спарклайнов

-4,38
-8,38
-5,46
7,18
-15,34

Спарклайны

Почему «спарклайны»
Термин «спарклайны» ввел Эдвард Тафт. В своей книге

Beautifu/ Evidence (Graphics Press,

2006) он дает следующее описание.
Спарклайны
В

-

Excel спарклайн -

выразительные, простые изображения размером в одно слово .
это изображение, которое умещается в одной ячейке. В этой главе

вы увидите, что спарклайны не ограничиваются графиками.

508

ГЛАВА

Графики спарклайнов

20

Создание спарклайнов
На рис.

20.2 показаны данные, которые можно проанализировать с помощью спарк-

лайнов.

в

А

_с_

D

G

н

м

Июн

Июл

1 Среднемесячное количество осадков, в мм
2
Яне

4
5
6
7
8
9

Дубна, Московская обл.
Выборг, Ленинградская обл.
Пушкин, Ленинградская обл.
Красногорск, Московская обл.

Гатчина, Ленинградская обл.
Коломна, Московская обл.

10 Зеленоrрадск, Калининградская обл.
11 Светлогорск, Калининградская обл.
12 Оренбург, Оренбургская обл.

Рис.

Фев

4,06
1,18
6,19
0,81
3,13
7,65
2,73
2,14
0,99

3,83
1,21
5,1
0,57
2,74
6,35
2,35
2,28
0,88

20.2. Данные, для анализа

Мар

4,59
1,41
5,07
1,12
3,84
5,8
1,89
3,6
0,81

Апр

3,5
0,45
5,56
1,74
2,54
3,66
1,11
3,69
0,28

Май

4,41
0,24
5,34
2,48
3,26
2,66
0,78
4,11
0,24

4,38
0,12
5,33
1,89
5,69
1,53
0,43
3,76
0,24

Авr

3,87
о

5,96
1,28
5,17
0,64
0,5
3,9
2,07

4,3
0,08
5,86
0,85
6,09
0,99
0,46
2,98
2,3

Сен

онт

3,72
0,15
4,84
1,34
6,61
1,54
0,74
2,96
1,45

3,17
0,3
3,81
1,26
4,48
3,35
2,18
2,76
1,21

Ноя

3,82
0,59
4,76
0,75
3,03

ден

8,44

3,39
0,76
5,26
0,67
2,71
8,29

2,26
3,71
0,67

2,85 1
2,86
1,03

которых можно использовать спарклайны

Чтобы создать спарклайны, сделайте следующее.

1.

Выделите данные, которые будут визуализироваться (без заголовков столбцов
или строк). Если вы создаете несколько спарклайнов, выберите все данные.
В этом примере начн ем с диапазона В4 : М12 .

2.

Выбер ите на ленте Вставка ► Спарклайны и щелкните на одном и з трех типов
спарклайнов : График, Гистограмма ил и Выигрыш/проигрыш . Откроется диалоговое

окно Создание спарклайнов (рис

20.3).

rСоздание спарклайнов

?

х

Выберите нужные данные
Диапазон данных:

В4: М12

Выберите место для размещения спарклайнов
д.i1апазон расположения:

$N$4:$N$12

[

ок

]

Отмена

Рис. 20.З. В окне Создание спарклайнов можно указать диапазон данных
и место размещения спарклайнов

3.

Укажите место размещения спарклайнов . Как правило, их располагают рядом

с данными, но это не обязательно. Чаще всего их размещают в пустых диапазо­

нах. Тем не менее

Excel не запрещает вставлять спарклайны в ячейки, в которых

уже есть данные. Указанное место расположения спарклайна должно совпадать

Создание спарклайнов

509

с источником данных по количеству строк или столбцов. Для этого примера
в качестве диапазона размещения задан

4.

Нажмите кнопку ОК.

N4:N12.

Excel создаст в указанных ячейках спарклайны выбранного

типа.

Группы спарклайнов
Как правило, спарклайны создаются группами

-

по одному для каждой строки или

столбца данных. На рабочем листе может содержаться любое количество групп спарк­
лайнов.

Excel запоминает каждую группу и позволяет работать с ней как с отдельным

объектом. Например, можно выбрать один спарклайн в группе, а затем по нему изменить
форматирование всех остальных. Если выделить одну ячейку со спарклайном, то

Excel

выделит все другие спарклайны этой группы.
Тем не менее есть операции, которые можно выполнять только с одним спарклайном
в группе.

♦

Изменить источник данных спарклайна. Выделите ячейку со спарклайном и выбе­
рите команду Спарклайн ► Спарклайн ► Изменить данные ► Изменить данные отдельного

спарклайна. Откроется диалоговое окно, в котором можно изменить источник данных
для выбранного спарклайна.
♦

Удалить спарклайн. Выделите ячейку со спарклайном и выберите команду Спарклайн ► Группа ► Очистить ► Очистить выбранные спарклайны.

Кроме того, можно отменить группирование спарклайнов. Для этого нужно выделить

один из входящих в группу спарклайнов и выбрать команду Спарклайн ► Группа ► Раз­
группировать. После этого с каждым спарклайном можно будет работать по отдельности.

Обратите внимание: вы можете удалить группу спарклайнов, если вам проще начать работу
с ними с нуля. Для этого выберите команду Спарклайн ► Группа ► Очистить ► Очистить
выбранные группы спарклайнов.

Спарклайны связаны с данными, поэтому при изменен ии любого значен ия в диапа­

зоне исхо1щ ых данных график обновится. Часто для улучшения читабельности спарк­
лайнов стоит увеличить ширину или высоту ячеек, в которых они размещаются.
СОВЕТ

Как правило, спарклайны создаются на том же рабочем листе, где хранятся данные.
Если вы хотите создать спарклайны на другом листе, то сначала активизируйте
лист, на котором будут отображаться спарклайны . Затем в диалоговом окне Соэдание
спарклайнов задайте исходные данные, выбрав их с помощью мыши или введя ссылку
на нужный лист (например, Листl!Аl : С12). Обратите внимание : в этом окне можно

указать другой рабочий лист в поле Диапазон данных, но нельзя сделать это в поле Диа­
пазон расположения. Можно действовать иначе: создать сварклайны на том же рабочем
листе, что и данные, а зате м вырезать ячейки и вставить их на другой рабочий лист.
На рис.

20.4

показаны спарклайны-гистограммы, созданные на основе данных

о количестве выпавших осадков.

510

1,
2
3
4
5
6
7
8
9

ГЛАВА

20

Графики спарклайнов

А

_с_

Янв

Дубна, Московская обл.

Фе,

З,83

1,12
3,84

5,8

3,66

2,48
3,26
2,66

1,89

1,11
3,69
0,28

0,78
4,11
0,24

4,59
1,41

Красногорск, Московская обл.

5,1
0,57

Гатчина, Ленинградская обл.

З,1З

2,74

Коломна, Московская обл.

7,65
2,73
2,14
0,99

6,35
2,35
2,28

0,88

0,81

Выборг, Ленинградская обл.
Пушкин, Ленинrрадская обл.

11 Сеnлоrорск, Калининградская обл.
Оренбург, Оренбургская обл.

Рис.

1,21

Май

Anp
3,5
0,45
5,56
1,74
2,54

Мар

4,06
1,18
6,19
0,81

10 Зеленоградск, Калининградская обл.

12

о

G

н

Июн

Июл

N

м

Среднемесячное количество осадков, в мм

5,07

3,6

20.4. Спарклайны-гистограммы

4,41
0,24
5,34

4,38
0,12
5,33
1,89
5,69

Авr

3,72

3,17

о

0,08
5,86
0,85

0,15
4,84
1,34

З,81

6,09
0,99

б,61

0,46
2,98

0,74
2,96
1,45

5,96

З,76

0,24

2,07

0,43

Окт

4,3

1,28
5,17
0,64
0,5
3,9

1,53

Се н

3,87

2,3

1,54

0,3
1,26
4,48

Ноя

3,82
0,59
4,76
0,75

3,03

Де н

3,39 · · • - • · · · ·
0,76 · · • - - 5,26 • • • • • • • • •
0,67 _
2,11 _ _ _

-·

-·••------••·••--

3,35
2,18

8,44

2,76

З,71

8,29 · · • - - 2,85 · · • - 2,86

1,21

0,67

1,ОЗ • • •

2,26

•-

-- -••

---••
-••·

-••·····-·-

····--

визуализируют данные об осадках в девяти городах

СОВЕТ

Все вышеупомянутые операции со спарклайнами можно выполнить и из контекстного

меню. Выберите ячейку со спарклайном и щелкните правой кнопкой мыши. Затем
выберите пункт Спарклайны . В результате откроется список команд, позволяющих
изменять и удалять спарклайны, а также выполнять с ними другие действия.

Настройкаспарклайнов
Когда вы активизируете ячейку со спарклайном,

Excel выделит все спарклайны

в группе. Затем для их настройки вы можете использовать команды на вкладке

Спарклайны. Об этом мы и поговорим далее.

Изменение размеров ячеек со спарклайнами
Изменяя ширину или высоту ячейки со спарклайном, вы меняете размеры его само­

го. Кроме того, спарклайн можно вставлять в объединенные ячейки.
На рис. 20.5 показаны четыре варианта одного и того же спарклайна, по которым
видно, как он меняется после изменения ширины столбца или высоты строки
и объединения ячеек. Как видите, именно размер и пропорции ячейки (или объ­
единенных ячеек) влияют на внешний вид спарклайна.

~

[

Рис.

20.5. Один

и тот же спарклайн с разными размерами

Настройка спарклайнов

511

Обработка скрытых или отсутствующих данных
По умолчанию, если вы скрываете строки

?

х

или столбцы, их данные н а спарклайнах

Настройка скрытых и пустых я ...

не отображаются . Кром е того, отсутству­

Показывать пустые ячейки как: О пустые значения

ющие данные (пустая яч е йка) отобража­

О нулевые значения

ются на графике в виде пробела.

Чтобы изменить эти стандартные настрой­
ки , выберите команду Спарклайн ► Спарк­

о IJИНИЮ

О 'Показывать данные в скрытых строках и столбцах

ок

лайн ► Изменить данные ► Скрытые и пустые

]

Отмена

ячейки. В диалоговом окне Настройка скры­
тых и пустых ячеек (рис.

20.6)

укажите под­

Рис.

ходящий вам способ обработки скрытых

20.6. Диалоговое окно

Настройка скрытых

и пустых ячеек

и пустых ячеек .

Изменение типа спарклайна
Как вы уже знаете,

Excel поддерживает работу с тремя типами спарклайнов: график,

гистограмма и выигрыш/проигрыш. Вы можете изменить тип созданного спарклай на

или группы . Выберите спарклайн и на ленте щелкните на одном и з трех значков
в группе Спарклайн ► Тип. Если выбранный спарклайн является част ью группы, то
все спарклайны в ней изменят свой тип.
СОВЕТ

После того как вы настроите оформл е ние с парклайнов, Ехсе\ запомнит эти настройки
для каждого типа и будет автоматич ес ки в осстанавливать их, когда вы будете пере­
ключаться м е жду типами.

Изменение цвета и ширины спарклайна
Чтобы изменить цвет созданного спарклайна, используйте группу команд Спарк­
лайн ► Стиль. Обратите внимание: цвета, которые используются в спарклайнах,
привязаны к темам. Иными словами, если вы измените тему (используя команду

Разметка страницы ► Темы ► Темы), то соответствующим образом изм енятся и цвета
спарклайно в.
ПРИМЕЧАНИЕ
Изменени е темы документа не повлия ет на спарклайны, в которых установлены
цвета по умол чанию. Иначе говоря , есл и из менить тему документа, и з менится цвет

только тех спарклайнов, к которым уже был применен новый цвет.

ШDQ О темах документов мы рассказывали в главе 5.
Для спарклайнов-графиков можно дополнительно задать толщину линий: выберите
Спарклайн ► Стиль ► Цвет спарклайна ► Толщина.

512

ГЛАВА 20

Графики спарклайнов

Выделение данных по определенным критериям
Чтобы выделить на спарклайнах данные по некоторым критериям, используйте эле­
менты управления группы Спарклайн ► Показать. В ней находятся следующие флажки.

•

Максимальная точка. Выделяются максимальные данные.

•

Минимальная точка. Выделяются минимальные данные.

•

Отрицательные точки. Выделяются отрицательные значения.

•
•

Первая точка. Выделяется первая точка данных.

•

Последняя точка. Выделяется последняя точка данных.

Маркеры. Маркеры данных. Этот параметр доступен только для спарклайновграфиков.

Если вы хотите изменить цвет для каждого вышеупомянутого элемента, то ис­
пользуйте команду Спарклайн ► Стиль ► Цвет маркера. К сожалению, нельзя изменить

размер маркеров, отображаемых на спарклайнах-графиках. На рис.

20.7 показаны

несколько таких спарклайнов, к которым применены разные типы выделения.

~ По умолчанию

~ Маркеры
~ Максимальная точка, минимальная точка
~ Первая точка, последняя точка
~ Отрицательные точки
Рис.

20.7. Варианты выделения точек данных для спарклайнов-графиков

Настройка масштабирования осей спарклайнов
Как и в случае с диаграммой, при создании одного или нескольких спарклайнов

по умолчанию используется автоматическое масштабирование осей. Иначе говоря,
минимальные и максимальные значения вертикальной оси определяются автома­

тически для каждого спарклайна в группе. За основу берется числовой диапазон
данных, использованных при его создании.

С помощью команды Спарклайн ► Группа ► Ось вы сможете отменить автоматическое
поведение и настраивать минимальное и максимальное значения одного спарклайна

или группы. Для более точной настройки можно использовать команду Пользова­
тельское значение ( в том же меню) и задать минимальное и максимальное значения
для группы спарклайнов.
ПРИМЕЧАНИЕ

В отличие от диаграмм на спарклайнах вертикальная ось не отображается. Поэтому
вы настраиваете, по сути, невидимую ось.

Настройка спарклайнов

На рис.

20.8

51 З

показаны две группы спарклайнов. Для верхней используются на­

стройки осей по умолчанию ( выбран параметр Автоматическое для каждого спарклайна ).
Каждый спарклайн имеет свой автоматически выбранный масштаб вертикальной
оси и визуализирует тенденцию за шесть месяцев продаж товара, но не показывает

величину значений .

Каждый спарклайн имеет собственную шкалу

Янв

Фев

Мар

Апр

Май

Июн

Товар А

100

111

117

130

Товар В

300
600

308

313
604

320

125
331

613

622

Товар С

607

Спарклайны

134 333 -

--•-·
---•·

619

---••

!все спарклайны используют одинаковую шкалу
Яне
Товар А

lТовар В

Товар С

Рис.

Фее

Мар

100

111

300
600

Май

Апр

117

130

308

313

607

604

320
613

Июн

125
331
622

Спарклайны

134
333 - - - - - 619 ■■■■■■

20.8. По нижней группе спарклайнов можно понять эффект от использования

одинаковых

минимальных и максимальных значений по оси для всех спарклайнов группы
Для спарклайнов, расположенных в нижней группе, используются те же данные,

но минимум и максимум для вертикальных осей изменены, поскольку выбран
параметр Фиксированное для всех спарклайнов. В результате разброс значений по от­
дельным товарам стал заметным, в отличие от тенденции продаж каждого товара
по м есяцам.

Таким образом, можно сделать вывод, что выбор параметров масштабирования оси
определяется тем, какой аспект данных необходимо подчеркнуть.

Имитация опорной линии
Одна из полезных функциональностей, отсутствующих в спарклайнах

Excel, -

опорная лин ия . Наприм ер, в некоторых ситуациях полезно показать значение

параметра относительно опорной величины. Если опорное значение отображается

в виде линии на спарклайне, пользователь может быстро оценить, приблизился ли
показатель за некий период к желаемой цели.

Однако данные можно преобразовать так, чтобы ось спарклайна имитиров ала
опорную линию (рис .

500

20.9) . Допустим,

студентам дали задание прочитывать

страниц текста каждый месяц. Реальное количество прочитанных страниц

хран ится в диапазонах данных, а спарклайны находятся в крайнем справа столбце.
Они визуализируют информацию о прочитанных страницах за шесть месяцев, но
по ним невозможно определить, кто из студентов и в какие месяцы смог выполнить
и перевыполнить задание.

514

ГЛАВА

Графики спарклайнов

20

Прочитано страниц (относительно цели)
Фев

Янв

Мар

Энн

-50

-88

606

-191

-285

Чак

Дэйв

108
-91

283
-85

Эллен

290

393

Фрэнк

-289

-441

Жизель

285
-150

264
-133

Генри

Рис.

20. 9. Спарклайны

Май

Июн

22
77
-500

Anp
163
-311
332
98
302
-500

201

284

-286

-270
-315

60

83

284

163

132
-306
265

202
178
-17

12
-244

-79

-67
263

374
-315

-

---..........,..
7

263

""-

~L

..,

-=
-----

показывают количество страниц. прочитанных студентами
за несколько месяцев

Есть другой способ решить эту залачу (рис . 20.10). Мы 11реобразуем лаI111ые так,
чтобы выполнение или невыполн ен и е задания обозначалось соответственно зна­
чением 1 и -1 . Используем слелующую формулу (в ячейке В18) :
=ЕСЛИ(В6>$С$2 ; 1;-1)

А

в

с

н

G

D

1 Чтение
2
3
4

500

Цель на месяц ·

Прочитано страниц

Фе•

Яно

5

Мор

Май

Anp

Июн

б

Энн

450

412

632

бб3

702

512

7
8
9
10
11
12
13
4
5
16
17

Боб

309
608
409
790
211
785
350

215
783
415
893
59
764
367

194
765
522
577

189
832
598
802

678
483
421
874
185
214
784

256
763
433
763
230
185

Чак

Дэйв
Эллен
Ф рэ н к

Жизель
Генри

о

о

701
560

784
583

Прочитано страниц (достиг или не достиг цели)
МаА

Anp

Мар

Фев

Яна

Энн

-1

-1

1

1

19

Боб

-1

-1

-1

-1

20

Чак

21

Дэйв

22.

Эллен

23

Фрэнк

24

Жизель

25

Генри

18

бб3

1
-1

-1

-1

·1

-1

1

1

1

-1

-1

Июн

1

1
-1
-1

-1

-1

-

1••-- -

-

1

-1
1•• - - - -

1

•l

-1

,с

Рис.

20.10. Спарклайны типа «выигрыш/проигрыш» используются
для отображения факта выполнения задания

Затем ско11ируем эту формулу во все другие ячейки диа11азона

B18:G25.

На ос11ова11ии преобразованны х ;~а1111ых были со:ща11 I,I с11арклайны типа <<в1,1игрыш/
11роигрI,111I,>. Этот способ лучше, чем 11 ервоначалы 1ый, но не 110:шоляст IюIIять

Задание оси дат

515

раэницу в величинах. Так, нельзя сказап,, сколько именно страниц не дочитал

студе1п:

1 или

все

500.

Но есп, и более эффективный подхол (рис.

20.11 ).

Мы преобразуем исходные

данные, вычтя плановое значение из количества прочитанных страниц. Соответ­
ствующая формула в ячейке ВЗl выглялит так:
=Вб-$($2

Затем эту формулу ко11ируем в другие ячейки диапазона B31 : GЗS, на основании

которых была создана группа спарклайнов-графиков с осью . Кроме того, мы вы­
брали режим Отрицательные точки, что поэволило выделить отрицательные значения
(то есть выявить факт невыполнения задания).

А

в

с

D

н

G

1 Чтение

2

Цель на месяц:

500

з

4

Прочитано страниц
Яна

Фе•

Май

Anp

Мар

Июн

5
6

Энн

450

412

632

663

702

7

Боб

309

215

194

189

678

256

8

Чак

608
409
790

783
415
893
59

765
522
577

832
598
802

483
874

763
433
763

о

о

185

230

764
367

701

784

560

583

214
784

185
663

9
10

Дэйе
Эллен

1Фр3НК

12

Жи,~ь

211
785

13

Генри

350

11

512

421

28
Прочит ■ но страниц (относительно цепи)

29
30
31 Энн
32 Боб
33 Чак
34

Дэйв

35

Эмен

36

Фрэнк

37
38

Жизель

Ян•

50
191
108
-91
290
-289
285
-150

Генри

Фев

-88
285
283
-85
393
-441
264
-133

Мар

132
306
265
22

Anp
163
311
332
98

77

302

-5 00

-500

201
60

284
83

Май

Июн

202
178
-17

12
•244
263

-79

-67

374
-315

263
-270

-286

-315

284

- -...

"'

==----

;;,о,

,.re:::::

~

~

163~

39

Рис.

20.11. Ось спарклайнов имитирует опорную линию

Задание оси дат
При соадании спарклайнов предполагается, что данные на них будут отображаться
в соответствии с равными промежутками времени . Например, спарклайн может

покааьшать ежедневный баланс на счету, ежемесячные продажи или еже годную

прибыль. Но что делать, если данные отображаются не черсэ равные временные
промежутки?

На рис.

20.12 мы видим таблицу с данными

по дням, а также с11арклайн, созданный

на основе значений в столбце В. Обратите внимание: данные за некоторые лни

ГЛАВА

516

Графики спарклайнов

20

отсутствуют, но на спарклайне все показано так, будто значения расположены через
равные промежутки времени.

Чтобы понятнее визуализировать данные, можно задать ось даты. Выделите
спарклайн и выберите команду Спарклайн ► Группа ► Ось ► Тип оси дат. Откроется
диалоговое окно Диапазон дат, и Excel попросит указать диапазон с датами. В этом
примере задан диапазон А2 : А11 . Нажмите кнопку ОК, и на спарклайне появятся
пропуски, которые соответствуют пропущенным дням (рис.

в

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

01.01.2024
02.01.2024
03.01.2024
04.01.2024
11.01.2024
12.01.2024
13.01.2024
14.01.2024
18.01.2024
19.01.2024

Рис.

с

А

о

в

Дата

Ко.nичестао

дап

154
201
245
176
267
289
331
365
298
424

-•-•·····

4
5
6
7
8

9
10
11

20.12. На спарклайне данные представлены

так. будто временнь1е промежутки равны

о

с

Количество

01.01.2024
02.01.2024
03.01.2024
04.01.2024
11.01.2024
12.01.2024
13.01.2024
14.01.2024
18.01.2024
19.01.2024

Рис.

20.13).

154

201
245
176
267
289
331
365
298
424

-•-•·····
·•-

1111

11

20.13. Добавление оси дат позволяет

понятнее визуализировать данные на спарклайне

Автоматическое обновление спарклайнов
Если спарклайн создан на основании данных из обычного диапазона ячеек, то при

добавлении новых значений в его начало или конец спарклайн не обновляется ав­
томатически . Чтобы обновить диапазон, необходимо использовать диалоговое окно
Изменение спарклайнов ( команда Спарклайн ► Спарклайн ► Изменить данные) . Но если дан­

ные спарклайна находятся в таблице, созданной командой Вставка ► Таблицы ► Таблица,
то он будет автоматически обновляться при добавлении новых значений.
На рис .

20.14

показан пример спарклайна, который создан на основе 1tа~1ных из

столбца Ставка. Если будет добавлено новое значение за сентябрь, спарклайн авто­
матически обновится.
А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Рис.

в

Янв
Фев
Мар
Апр

Май
Июн
Июл

Авг

с

5,20%
5,02%
4,97%
4,99%
4,89%
4,72%
4,68%
4,56%,

D

Е

~

20.14. Создание спарклайна на основе данных в таблице

Отображение спарклайнов для динамического диапазона

517

Отображение спарклайнов для динамического диапазона
На примере из этого раздела можно понять, как создать спарклайн, на котором будут
отображаться последние данные из диапазона. На рис .

20.15 показан

рабочий лист

с информацией о ежедневных объемах продаж. На спарклайнс справа выводятся

лишь есмь последних точек данных из столбца В. При добавлении в этот столбец
новых данных спарклайн автоматически изменяется так, чтобы показывать информацию только за последние есмь дней продаж.

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12
13
14

Рис.

в

День

20.15. С

с

D

Е

Продажи

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12
13

695
687
687
695
708
719
726
727
735
744
744
740
740

7-дневный тренд:

помощью именованного динамического диапазона можно отобразить
на спарклайне только семь последних точек данных

Начнем с создан ия им е нованного динамического дианазона.

1.

Выберите команду Формулы ► Определенные имена ► Задать имя и в окне Создание
имени задайте имя (в данном слу чае Последние?) . Затем в поле Диапазон введите
следующую формулу:
=СМЕЩ($В$2;СЧЁТЗ($В:$В)-7-1;0 ; 7;1)

По этой формуле диапазон вычисляется с помощью функции СМЕЩ. Первый
аргумент

-

это первая ячейка диапазона (В2). Второй

в столбце (минус количество возвращенных и минус

- количество ячеек
1, чтобы учесть заголовок

в ячейке В1) . Это имя всегда будет соответствовать семи последним непустым
ячейкам столбца В. Если вы хотите, чтобы отображалось другое количество точек
данных, то измените в обоих случаях з начение 7 на требуемое.

2.

Выберите команду Вставка ► Спарклайны ► График . Откроется диалоговое окно
Создание спарклайнов.

3.

В поле Диапазон данных введите Последние7 (имя динамического диапазона,

который вы только что создали). Затем в поле Диапазон расположения укажите

ячейку Е4. На спарклайне будут ви:iуализированы данные из диапазо на В11 : В17.

4.

Добавьте новые данные в столбец В. Спарклайн изменится так, что будет по­
казывать только последние есмь точек данных.

Глава

21

ВИЗУАЛИЗАЦИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

НАСТРАИВАЕМЫХ ЧИСЛОВЫХ ФОРМАТОВ.
ФИГУР И РИСУНКОВ

Визуализация

-

это представление абстрактных понятий или данных с помощью

изображений, графиков или диаграмм. Например, светофор

-

визуализа1tия аб­

страктных понятий «остановка» и «движение».

В деловом мире визуализация помогает передавать смысл данных и обрабатывать их

быстрее, чем обычные таблицы с числовыми значениями. Excel предлагает широкий
набор инструментов, которые можно использовать для добавления визуали:щции
в отчеты и дашборды.

В этой главе мы рассмотрим некоторые способы форматирования данных, нри­
званные облегчить их восприятие.

Ш□у Файл с примерами для этой главы доступен для скачивания, он называется Визуализации.хlsх.

Визуализация с помощью числовых форматов
Число в ячейке можно отобразить в различных форматах. В

Excel довольно много

встроенных числовых форматов, но даже при таком богатом выборе может не быть
того, который позволит решить именно вашу задачу.
В этой главе вы узнаете, как создавать свои числовые форматы, а также увидите
множество примеров, которые сможете использовать как есть или адаптировать
под свои нужды.

Стандартное форматирование чисел
Группа команд Число вкладки Главная содержит несколько команд, позволяющих

быстро применить к данным распространенные числовые форматы. В раскры­
вающемся списке Числовой формат представлены

11

таких форматов. Кроме того,

в группе Число есть несколько кнопок для выбора наиболее популярных форматов

( табл. 21.1 ). Если нажать одну из них, то выбранные ячейки будут отформатированы
соответствующим образом.

Визуализация с помощью числовых форматов

Таблица

21.1. Кнопки форматирования чисел

519

на ленте

Кнопка

Форматирование

Финансовый число­
вой формат

Добавляются символ денежной единицы и разделитель групп разрядов, а значения

отображаются с двумя знаками после запятой. В раскрывающемся списке можно вы­
брать любой символ денежной единицы, доступный в

Excel

Процентный
формат

Значение отображается в виде процентов без десятичных разрядов

Формат с раздели­

Добавляется разделитель групп разрядов, а значение отображается с двумя знаками

после запятой. Этот формат аналогичен финансовому числовому, только без символа

телями

денежной единицы
Увеличить разряд­

Количество цифр после запятой увеличивается на единицу

ность

Уменьшить разряд­

Количество цифр после запятой уменьшается на единицу

ность

ПРИМЕЧАНИЕ

Нажатие некоторых из этих кнопок приводит к тому, что к выделенным ячейкам
применяется предопределенный стиль. Все эти стили достунны в группе Стили вклад­

ки Главная. Чтобы изменить нараметры стиля, щелкните на его названии правой

кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Изменить. Подробнее об
этом рассказывается в главе

5.

Форматирование чисел с помощью сочетаний клавиш
Отформатировать числа можно и с клавиатуры. В табл.

21.2

приведены сочетания

клавиш, с помощью которых можно применять обычное форматирование чисел
к выделенным ячейкам или л.иапазо11у.

Таблица

21.2. Сочетания

клавиш для форматирования чисел

Сочетание

Форматирование

Ctrl+Shift+~

Общий числовой формат [то есть неформатированные значения)

ctrl+Shift+!

Число с двумя знаками после запятой, разделителем разрядов и минусом, если значение
отрицательное

Ctrl+Shift+@

Дата с указанием часов и минут

ctrl+Shift+#

Дата с указанием дня, месяца и года

Ctrl+Shift+$

Денежный формат с двумя знаками после запятой [если число отрицательное, оно отображает­
ся в скобках)

Ctrl+Shift+%

Процентный формат без десятичных разрядов

Ctrl+Shift+л

Экспоненциальный формат чисел с двумя знаками после запятой

520

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

Форматирование чисел с помощью диалогового окна Формат ячеек
Максимальный набор настроек числовых форматов вы найдете на вкладке Число
диалогового окна Формат ячеек. Открыть его можно одним из следующих способов.
Нажмите кнопку~ в правом нижнем углу группы команд Число вкладки Главная.

•
•
•

Выберите команду Главная ► Число ► Числовой формат ► Другие числовые форматы.
Нажмите

Ctrl+l.

Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке или диапазоне и в контекстном

меню выберите команду Формат ячеек.
В левой части вкладки Число диалогового окна Формат ячеек находится список Чис­

ловые форматы из 12 категорий. Когда вы выбираете одну из них, в правой части
вкладки отображается соответствующий набор параметров.
Вот список категорий числовых форматов с краткими пояснениями.

•

Общий. Формат по умолчанию. Если выбрать его, то значения будут отобра­
жаться как целые числа, десятичные дроби или ( если число слишком большое
и не помещается в ячейке) в экспоненциальном формате.

•

Числовой. Позволяет указать количество десятичных знаков, задать раздели­

тель групп разрядов (например, пробел) и способ отображения отрицательных
чисел.

•

Денежный. Позволяет указать количество десятичных знаков, выбрать символ

денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел. В этом формате
всегда используется разделитель групп разрядов (например, пробел).

•

Финансовый. Отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда
выровнены по вертикали, независимо от количества цифр в значении.

•

Дата. Позволяет выбрать один из форматов отображения дат, доступных в

•

Время. Предоставляет несколько форматов отображения времени.

•

Процентный. Позволяет указать количество десятичных знаков. Всегда до­

Excel.

бавляется знак процента.

•

Дробный. Позволяет выбрать один из девяти форматов отображения дробных
чисел.

•

Экспоненциальный. В этом формате число всегда выводится вместе с буквой Е:
2,00Е+05 = 200 000. Кроме того, можно указап, количество десятичных знаков,

которые будут отображаться слева от Е.

•

Текстовый. Если выбрать этот формат для ячейки, ее содержимое Excel будет
рассматривать как текст (даже если это число). У доб но использовать, например,
для отображения номеров кредитных карт.

•

Дополнительный. Содержит четыре дополнительных числовых формата: Поч­
товый индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер.

•

Все форматы. Позволяет создавать пользовательские числовые форматы,
не входящие ни в одну из перечисленных категорий.

Визуализация с помощью числовых форматов

521

Создание собственных числовых форматов
Задавая форматирование ячейки, вы даете Excel указание в виде кода числового
формата (шаблона). По нему программа распознает, как именно должны выводиться
значения в заданном диапазоне.

Чтобы увидеть этот код, выполните следующие действия.

1.

Щелкните на ячейке или диапазоне правой кнопкой мыши и в контекст­

ном меню выберите команду Формат ячеек . Откроется одноименное диалоговое
окно.

2.

В списке Числовые форматы выберите категорию Числовой и установите фла­
жок Разделитель групп разрядов

().

В счетчике Число десятичных знаков задайте О,

а в сп иске Отрицательные числа выберите нижнее значение (число красного цвета
со знаком минус).

3.

В списке Числовые форматы выберите (все форматы). В поле Тип вы увидите ша­
блон ( строку символов), который и соответствует выбранному вами числовому
формату (рис.

21.1 ).
х

Формат ячеек

Выравнивание

Число

Шрифт

Заливка

Граница

Защита

~исловые форматы:
Образец

Общий
Числовой

-1 890

Денежный
Финансовый

Дата

Т11п:

#

Время
Процентный

##О;[Красный)-#

##0

General

Дробный
Экспоненциальный

о.оо

Текаовый

# ##0

Дополнительный

# ##0.00
# ##0;-# ##0

MШ•/i&IIЫ

# lt#O

!Красный!-#

##0

# ##0,00;-# ##0,00
#

##0,ОО;[Красный]-#

##0,00

# ##0 Br;-# ##0 Br
# ##0

Вr;[Красный]-#

##0 Br

# ##0,00 Br;-# ##0,00 Br

Удалить

Введите код числового формата, используя один из существующих кодов в качестве образца.

ОК

Рис.

21.1. В

Отмена

поле Тип можно ввести код, определяющий нужный числовой формат

522

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

Код числового формата состоит из нескольких частей, разделенных точкой с за­
пятой. Ниже вы видите два разных формата: слева и справа от точки с запятой.

#

##0_;[Красный]-#

##0\

По умолчанию любой формат слева от первой точки с запятой применяется к по­
ложительным числовым значениям, а формат справа

-

к отрицательным. Таким

образом, по нашему шаблону положительные числа будут отображаться как обычно,
а отрицательные

-

со знаком минус и красного цвета:

1982
-1890
В поле ввода Тип (см. рис.

21.1)

можно изменить шаблон, чтобы применить к чис­

ловым значениям другой формат. Например, шаблон выше можно изменить так:

+# ##0;-# ##0
Теперь положительные числа будут выводиться со знаком плюс, а для отрицатель­
ных не будет использоваться другой цвет:

+1200
-15 000
Так удобно выводить процентные значения. Например, в поле Тип можно создать
для них отдельный шаблон:

+0%;-0%
Пример вывода:

+43%
-54%
Можно сделать так, чтобы отрицательные процентные эначения выводились в скоб­
ках, а положительные

-

беэ скобок и знака плюс. Вот соответствующий шаблон

для форматирования:

0%_);(0%)
ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание: в этом примере шаблон для положительных чисел заканчивается
Excel вставлять пробел шириной как у закрывающей
скобки справа от положительных чисел. Это позволит правильно выровнять поло­
жительные и отрицательные значения в столбцах, так как во всех отрицательных
величинах справа будет стоять дополнительный знак закрывающей скобки.
символами_). Они указывают

Процентные значения, отформатированные по такому шаблону, будут выводиться
так (для положительных и отрицательных чисел соответственно):

43%
(54%)

Визуализация с помощью числовых форматов

523

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в шабжте укаэан только один вариант форматирования, то есть нет раэделителя

в виде точки с за пятой, то этот един стве 1111ый формат будет применяться ко всем
числам: как отрицательным, так и положительным.

Форматирование больших чисел
Можно так отформатировать большие значен ия, чтобы не 11ере1·ружап, внимание
аудитории . На11ример, у вас есть диапа :ю11 числовых :шачен ий в тысячах или
миллионах . Вьщелите соответствующие ячейки, щелкните нравой кнопкой мыши

и в ко1пексп10м меню выберите команду Формат ячеек.

В открывшемся диалоговом ою-1 е в списке Числовые форматы выберите категорию
(все форматы). В ноле Тип введ ите следующий код формата (в кщще шаблона стоит
один пробел - 011 выступает ра:щелителем между сотнями и тысячами):
# ###

По :➔ тому шабло11у число бу;tет выводиться без последних трех разрядов, стоящих
слева от десятичной запя той, то есть значение

117 973

будет округлятr,ся до 118.

Чтобы добавить 11оя снение , что это число в тысячах, дополните шаблон так:
####"тыс."

Самое замечател1,ное здесь то, что никак не меняются и не обрезаются исход­
ные значения в ячейках. Шаблон определяет лишь их вид на рабочем листе.
Сравните значение в строке формул с тем , что выводится в выделенной ячейке
(рис.

21.2).

св

/х

V

_,

117943,605787004

в

А

с

5

~ 1 !1;

Е

.

t

,

н

~

; •.

··•-

380 тыс.

463

тыс.

тыс.

328

тыс .

тыс.

780 тыс.

904

тыс.

тыс.

466 тыс .

832

тыс.

Юг

840 тыс.

118 тыс .

800

тыс.

11

Северо-запад

623

тыс.

977 тыс .

808

тыс.

12

Запад

474 тыс.

876

тыс.

616

тыс .

6
7

Север

8

Восток

313

9

Юго-восток

397

10

13

Рис.

о

Форматирование больших чисел

4

118 тыс.

Северо-восток

-

Северо-запад

-

24

-

21.2. Шаблон форматирования

-

841

тыс.

тыс.

803

79

тыс.

102 тыс.

влияет лишь на способ отображения значения.

само оно остается неизменным

Выделенная ячейка отформатирована так, чтобы значение в ней отображалось
в тысяч ах, поэтому вы видите

118

тыс .. Но в строке формул выводится исходное

неформатировашюе 15-з начное число

117943,605787004.

ГЛАВА

524

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

ПРИМЕЧАНИЕ

Пользовательские шаблоны числового форматирования удобны, когда необхо­
димо выводить в таблицах большие числа. Конечно, можно преобразовать ис­
ходные значения в тысячи, деля их на

1000 с помощью соответствующих формул.

Но это изменит исходные данные. Когда вы выполняете математическую операцию
над значением в ячейке, вы фактически изменяете его. В таких случаях придется
тщательно отслеживать формулы, предназначенные лишь для достижения кос­

метического эффекта. Пользовательские шаблоны числового форматирования

позволяют избежать этого, изменяя только способ отображения данных, а не сами
значения.

Как уже говорилось, при необходимости можно указать, что число выражается
в тысячах, добавив в шаблон соответствующий текст:
####"тыс."

В результате вы получите такие цифры:

118

тыс.

318

тыс.

Эту технику можно использовать как для положительных, так и для отрицательных
чисел:

# ###"

тыс.";[Красный]-# ###"тыс."

В результате использования этого шаблона отрицательные значения тоже будут
представлены в тысячах и будут выделены красным цветом:

118

тыс.

-318

тыс.

Как вывести значения в миллионах? Просто поставьте в поле Тип два пробела после
символов, соответствующих дробной части числа:

# ##0,00

"млн"

Обратите внимание на использование дополнительных десятичных знаков (,00).
При переводе чисел в миллионы часто бывает полезно показать дробную часть,
как в следующем примере:

24,65

млн

Замена и скрытие нулевых значений
Помимо разных вариантов форматирования положительных и отрицательных

чисел,

Excel

предлагает способ обработки нулевых значений. Для этого в шаблон

достаточно добавить еще один символ точки с запятой. По умолчанию любой
формат, определенный после второго символа
которые расцениваются как нулевые.

; , применяется

ко всем значениям,

Визуализация с помощью числовых форматов

525

Например, в следующем шаблоне ну левые значения будут заменены выражением Н/ д:
# ##0;-#

##0;"Н/Д"

Кроме того, можно просто скрыть нулевые значения в ячейках. Для этого добавьте
в шаблон второй символ;, ничего не указывая после. Ячейки с нулевыми значени­
ями будут выглядеть пустыми.
# ##0;-# ##0;
Такое форматирование тоже является косметическим и никак не влияет на исход­

ное содержимое ячеек . На рис.

21 .3 видно, что в выделенной ячейке выводится Н/Д,
- 0.

но в строке формул отображается реальное значение

С43

V

/х

:

А

V

Q

в

с

Скрытие нулей

40
41
42

Принтеры

37

Ксероксы

18000

29

Н/Д

Пжим

Сканеры

43 1
44
45

..,
Рис.

ООО

Е

о

39

Тим

Ким

64000

24000

ООО

58000
88000

77

ООО

Обслуживание

16

ООО

12

ООО

Ремонт по гарантии

65

ООО

88

ООО

-

Н/Д

-~ 16000 -

21.3. Шаблон числового форматирования позволяет заменить
нулевые значения в ячейках выражением Н/Д

Добавление цвета с помощью шаблонов числового форматирования
Пользовательские шаблоны также позволяют задавать цвет числовых значений.

Например, процентные значения можно отформатировать так, чтобы положитель­
ные числа выводились синим цветом и со знаком плюс , а отрицательные

-

красным

и со з наком минус . Для этого введите в поле Тип следующий шаблон :
[Синий]+0%;[Красный]-0%

Обратите внимание: чтобы задать цвет, достаточно указать его название в квадрат­

ных скобках

[ ].

В Ехсе\ по названию можно задать несколько цветов (восемь цветов яз ыка

Basic).

Это первые восемь цветов стандартной палитры из

пользовалась в версиях Ехсе\ до
[Черный]
[Синий]

[Голубой]
[Зеленый]
[Пурпурный]
[Красный]
[Белый]
[Желтый]

2007

года.

56

Visual

цветов, которая ис­

526

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов, фигур и рисунков

При определении шаблонов цвета чаще всего указывают 1ю их названиям, но
не все из них можно считать подходящими . Например, зеленый нвет

Visual Basic

не слишком 11рияте11 для глаз (яркий неоновый зеленый). Вы можете убедиться

в этом, введя в ноле ввода Тип следующий шаблон форматирования:
(Зеленый]+0%;[Красный]-0%

Хорошая новосп, в том, что каждый из

56 цветов стандартной палитры имеет номер

и его можно укаэать в шаблоне форматирования. Для этого добаш,те в шаблон вы­
ражение [ ЦветN], где N - число от 1 ло 56.
В примере ниже используется цвет

10 -

более приятный оттенок зеленого:

(Цвет10]+0%;(Красный]-0%

Форматирование дат и времени
С помощью пользовательских шаблонов можно форматировать не только ч11сла,
но и значения лат и времени . Как показано на рис .

21 .4, в том же самом лиалоговом

окне Формат ячеек в поле Тип можно вводить соответствующие шаблоны .

х

Формат ячеек

Число

Выравнивание

Шрифт

Граница

Запивка

Защита

~иСJ1овые форматы:

Общий
Числовой

Обра1ец

2019-IIHB

Денежный
Финансовый
Дата

Врем11
Процентный

Тип

yyyy-mmm
·• 1 II0,00.

• 1110,00_ •, -• "·'1' • ·@

Дробный

_(' 1 IIO,OOJ; (' (1110,00);_(' "·"?IJ;_(@J

Экспоненциа11ьный

(' # 11/0J; (" (1 "0); _(' "·">?J;_(@J

Текстовый
Дополнительный

(Синий(+()'l(,_);(Красный](()'I(,)

• #IОJ;(К;сныйJ(# 1#0),"n/a"
VV'w'V

nнnm

mm-ddyyyy
mmm
ddd mmm уууу
mm·dd уууу h.mm
1 ##0 • тыс.•

АМ/РМ

r_далить

Введите код числовоrо формата. исnольэуА один из существующих кодов в качестве образца

ОК

Рис.

Отмена

21.4. В диалоговом окне Формат ячеек можно задавать форматы для значений дат и времени

Визуализация с помощью числовых форматов

527

Код, исrюльзуемый при определении форматов дат и времени, прост и интуи­

тивно нонятен. Например, значение ддд

-

трехсимвольное обозначение дня

недели, МММ - трехсимвольное обозначение месяца, а гггг

-

четырехсимвольное

обозначение го11а.

Для представления дней, месяцев, лет, часов и минут в

Excel

предусмотрено не­

сколько вариантов форматирования. Рекомендуем натратить некоторое время
и поэкснериментировать с их сочетаниями.

В табл.

21.3

приведены распространенные коды форматирования дат и времени,

которые можно использовать в отчетах и дашбордах.

Таблица

21.3. Коды некоторых определяемых пользователем форматов дат и

Код

Пример дпи 31.01.20221Н2:53

м

1

мм

01

ммм

Янв

мммм

Январь

ммммм

я

д

31

дд

31

ддд

Пн

дддд

Понедельник

гг

22

гггг

2022

ч или чч

19

мили мм

42

с ИЛИ се

53

ммм-гг

Янв-22

ДД/ММ/ГГГГ

01/31/2022

ддддммм гггг

Понедельник Янв

ДД-ММ-ГГГГ ч:мм

31-01-202219:42

ч

19

ч:мм

19:42

ч:мм:сс

19:42:53

2022

времени

528

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

Использование символов для улучшения отчетов
Символы

-

это маленькие графические элементы, не похожие на те, которые есть

в специальных шрифтах

Wingdings, Webdings

волы определены в универсальной кодировке

и подобных им. В Ехсе\ эти сим­

Unicode.

Символы

Unicode -

это

набор стандартизованных элементов текста, разработанных для предоставления
надежного набора символов, которые сохраняют свои характеристики на любой
платформе , независимо от особенностей национальных алфавитов, используемых
в разных странах мира.

Один из примеров часто используемого символа

Он является символом

- ©, символ авторского права.
Unicode и может использоваться на персональном компью­

тере с любой локализацией (китайской, турецкой, французской или русской) . При
этом он будет гарантированно доступен всем пользователям, вне зависимости от
национальных языковых различий.

В презентациях Ехсе\ символы

Unicode (или просто символы) можно использовать

в тех местах, где невозможно применять условное форматирование . Например,

в подписях данных на диаграммах, которые вы видите на рис.

21 .5,

на оси Х до­

бавлены стрелки трендов, которые помогают выполнить дополнительный анализ.
Этого нельзя было бы сделать с помощью условного форматирования.

Продажи за текущий месяц
283 324

300 ООО
250 ООО

200076
200 ООО
148 790

150 ООО

1
I•
1
•
•
98 308

100 ООО
50000
о

72 505

Екатеринбург1
АЗ %

Москва

&30%

Казань
Т

6%

Оренбург

Краснодар r

&27%

.,. 2%

Сочи

&34%

В сравнении с предыдущим месяцем

Рис.

21.5. Символы позволяют добавить дополнительный уровень анализа данных на диаграмме

Рассмотрим, ка к создать ди а грамму, показанную н а ри с .

Начнем с данных, представленных на рис .

21 .5.

21 .6. Обратите внимание: здесь есть специ­

альная ячейка для хран е ния всех символов, которые предполагается использовать

(в нашем случае это Cl). Сама по себе она не очень важна. В ней просто содержатся
символы , которые мы добавим в диаграмму.

Визуализация с помощью числовых форматов

г

А

в

с

529

D

Символы>>

2
с

Текущий

предыдущим

3
4
5
6
7
8
9

Рис.

Регион

месяцем

3%
30%
6%
27%
2%
34%

месяц

Екатеринбург

72
283
148
68
98
200

Москва
Казань
Оренбург
Краснодар
Сочи

21.6. Исходные данные и ячейка,

505
324
790
009
308
076

в которой будут храниться символы

Те перь сделайте следующ ее .

1.

Щелкните на ячейке Cl, а з атем выберите команду Вкладка ► Символы ► Символ .
Откроется диалоговое окно Символ (рис. 21.7). Прокрутите его содержимое, чтобы
найти нужный символ . Обратите внимание: используя раскрывающиеся списки
Шрифт и Набор в верхней части окна, вы сможете быстро перейти к определенно­
му набору символов (на этом рисунке выбран шрифт Arial и набор геометрические
фигуры) .

о

Симео11

Символы

Wрифr

•

х

Саециаnьные знаки

Arial

□

.

◊ ~ о

1'\ ~

~

Q

3

j

)
)

>
>

(

На бо р : геоме т рические фиrуры

о

-

~

• tv1 'i/ D
z;

++

z;
V
(

► т ◄
♦

l Jj

а

~

z

fj ~

~

<

,

◊

•

у

•f1

ф

е,

]

i

~

а

!il

#_ t 1 t..

р

R~

V

1//

1- t-

,1,

!

о

о

. ww
"

t

13 t.3 t t 4 4 4 4

о

i

Q

s iM

F

~

сВ

fа нее исполью вавшиеся с имволы

l

• 1х 1➔[~ 1 t I t 1€ 1f 1}1 1@1°' 1™ I ± 1* J 5 ~ 1+ 100
f

Ими Юникода ;

Код знака ; 25 В 2

Вlack Up•Poiotiog Tnaogle

nэ : Юнюсод (шепн .)

Всrавить

Рис.

21.7. С

Оrмена

помощью диалогового окна Символ можно вставить нужные символы в ячейку,
предназначенную для их хранения

2.

В этом окн е найдите и поочередно выберите нужные символы, каждый раз на­

жимая кнопку Вставить, чтобы пом естить тот или иной символ в ячейку. Для
примера выберите треугольник вершиной вверх и нажмите кнопку Вставить.
Затем выберите треугольник вершиной вниз и снова нажмите эту кнопку, после
чего закройте окно. В яче йке

Cl появятся два символа треугольников (рис. 21 .8).

530

ГЛАВА

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

21

А

в

D

Символы>>

1
2
с

предыдущим
месяцем

з

3%
30%

4
5
6
7
8
9

Рис.

3.

21.8. В ячейке С1

Екате инб

месяц

r

Москва

72 505
283 324
148 790

находятся два только что вставленных символа

Щелкните на ячейке Cl, перейдите в строку формул, выделите два символа в ней
и скопируйте их, нажав

4.

Текущий
Регион

Ctrl+C.

Перейдите в таблицу данных, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке
первого столбца и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.

5.

В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек создайте новый пользовательский

шаблон числового форматирования, вставив символы треугольников в нужных

местах (рис.

21.9).

В этом примере перед любыми положительными значениями

будет выводиться треугол ьник вершиной вверх, а перед отрицательными
угольник вершиной вни з .

6.

Нажмите кнопку ОК.

х

Формат ячеек

Число

Выравнивание

Шриф,

Граница

Заливка

Защи,а

~иСJ1оеые формаrы

Общий

Образец

ЧИСJIОВОЙ
Денежный
Финансоsый
Дат.а
Время
Процен,ныА

Дробный
Экспоненциа.льный
Текаовый
ДоnолнИl'ельныА

u;.;,;,;,щ.ы

Тип:

•еж. • °"
_- • I 110 Br •, • I IIO Вг -,_ • •.• Вr -,_-@)_- • I IIO_•,- • I 1,0 ,_ "• .•_,_.ер_.

_.• I 110,00 Br_•, • I 110,00 Br -,_ '•.•r, Br
.• I 110,00_·;·• 1110,00_-,_ • "·"??_-;_-@__(· I 110.00J;_(• (f ll0.00),.(' •.•/?j,J@J
(" 1 "OJ; (" (1110); (" "-"11J; (@)

·,_·С.­

[Синий)•ОСJьJ;(КрасныйJ(О'JЬ)

# lfOJ;(Kpa<ный](t IIO);"n/a"
уууу-ттт

mm·dd·YY'f'I
mmm

У.да.пить

Введите КОА числового формата, исnоль))11 один из существующих кодов в качес,ве об~ща

ОК

Рис.

21.9. Создание пользовательского шаблона форматирования

Отмена

на основе символов

-

тре·

Использование фигур и значков как средств визуализации

На рис.

531

21 .1О I юказан результат применения этого шаблона к ячейкам первого столбца

таблицы. По11робуйте изменить любое :шачение в нем с положительного на отрица­
тельное (или 11аоборот)

-

и

Excel автоматически добавит соответствующий символ.

А

в

D

Символы>>

1
2
с

предыдущим
з

месяцем

Текущий
Регион

месяц

4
5
6

7
8

9

Рис.

21.10. Выбранные символы становятся частью шаблона числового форматирования

Поскольку в ;щаграммах автоматически 11риме11яется числовое форматирование,
установленное для дианазонов исходных данных, вы увидите эти же символы

в подписях данных. Просто ис11ользуйте отформатированные значения в качестве
исходных данных для диаграммы.

Мы рассмотрели лишь один и:~ способов использования символов в отчетах. Вы мо­
жете вставляп, любые символы, чтобы улучшить нагля;щость таблиц, формул,
сводных табл ин и любых других объектов, которые захотите добавить в свои отчеты.

Использование фигур и значков как средств визуализации
Программы пакета

Microsoft Office

(в том числе

Excel)

предоставляют широкий

перечень настраиваемых графических изображений, называемых фигурами. С по­
мощью фигур можно создавать простые диаграммы, выводить текст или просто

менять оформление рабочего листа.
Помните, что фигуры могут визуально перегружать лист, поэтому нри их исполь­

зовании стоит соблюдать меру. В идеале они должны привлекать внимание только
к определенным данным и нс занимать на листе цснтрал1,нос место .

Вставка фигур
Чтобы добавить фигуру на рабочий лист, откройте специальную палитру (рис.

21.11 ),

используя команду Вставка ► Иллюстрации ► Фигуры.

Палитра разделена на несколько категорий, и в ве рхней представлены фигуры,

которые использовались в последнее время. Чтобы вставить фигуру на рабочий
лист, выполните одно из следующих действий .

• Щелкните на фигуре, а затем на рабочем листе. На нем появится фигура, раз­
мер которой задан по умолчанию.

532

•

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов, фиrур и рисунков

Сначала щелкните на фигуре, а затем перетащите указатель мыши по листу.
Так можно создавать фигуры большего или меньшего размера, а также фигуры
с пропорциями, отличающимися от стандартных.

Го

Форм ы

0::17

0

Ил л ю страци и

dJJ.

диаграммы

ф

L()

D

~

..,

L .,

Диаrрам~

Элементы уnраВ11ения

~

rn.

Рекомендуемые W- "' 111. "'

Флажок

(с1 Трехмерные модели

"'

ИзображениА Фигуры Значки ~ SmartArt

~l Снимок"

..

Последние использованные фиrуры

0"-.

'\. 0 00,t-.
~"'"'\'\.{ }*

L 4Q JJ~

Линии

"-.'\."'.L ---i..'l... c.c.

(, '\. (5 ~

Прямоугольники

□ DOO QOO □ O
Основные фиrуры

IblOl-.Ь,.DD.◊OO00@

@CJOO [Q]IF'~ v'◊O □ t:1'
lь!l@@),;::.:,[J©Q ~~«о,

( J {} ( J

{

}

Фиrурные стрелки

Q<::J fi JJ <=> ~ cflo.&IF~<cЙ с1!
~ ~ ~~IQ~D»[}9{]6
{} ◊ ~
и се л

Ис п оль зо в

Фиrуры для уравнений

стм: проверьте рекомен№,..._

Рис.

•

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __, _,

21.11. Палитра Фигуры

Вот несколько советов при работе с фигурами.

•

Все м фигурам программа присваивает описательные имена (например, Прямая

со стрелкой) . Чтобы изменить имя, выделите фигуру, введите новое имя в поле
Название (слева от строки формул) и нажмите

•
•

Enter.

Чтобы выделить фигуру на рабочем листе, просто щелкните на ней.
Если вы создаете фигуру методом перетаскивания и при этом хотите сохранить
ее пропорции по умолчанию, то во время п еретаскивания нажмите

Shift и

удер­

живайте ее , пока фигура не примет нужный разме р.

•

На вкладке Дополнительно диалогового окна Параметры

Excel есть параметры, по­

зволяющие управлять отображением объектов на экране. (Чтобы открыть это

Использование фигур и значков как средств визуализации

533

окно, выберите команду Файл ► Параметры.) Как правило, в разделе rJараметры
отображения книги переключатель Показывать объекты установлен в положение все.

Но объекты можно скрыть, установив его в положение никакие (скрыть объекты).
Если на рабочем листе расположено много сложных объектов, на перерисовку
которых Excel тратит много времени, то их скрытие позволит существенно
ускорить работу.

Вставка значков в формате

SVG

В Excel 365 есть коллекция бесплатных рисунков в формате SVG (ScalaЬle Vector
Graphics - масштабируемая векторная графика). Можно изменять их размеры
и форматировать без потери исходного качества. Эта коллекция, по сути, пред­
ставляет собой набор графических файлов, с помощью которых можно добавлять

визуальные эффекты на итоговые дашборды, создавать инфографику и оформлять
различные отчеты.

Чтобы добавить значок на рабочий лист, выберите команду Вставка ► Иллюстра­
ции ► Значки. Откроется диалоговое окно Стоковые изображения (рис.

21.12).

Все

доступные значки распределены по категориям или темам. Выберите нужный
значок и нажмите кнопку Вставка (или можете просто дважды на нем щелкнуть).

Он появится на активном рабочем листе.

х

Стоковые изображения
Изображения

,Р

Значки

Фигуры людей

Наклейки

Иллюстрации

Анимированные люди

Интерфейс

х

Места

+ +

Праздники

Насекомые

~о1)

(с _J

~ 1)

~

~

11+

(с J

[фJJ

I◄◄

l<J<J

□

EJ

~

[J

[2]

[&]

[З]

v

✓

х

х

Головоломки

r

•-q_

...

[tJi

0

-ci•

G) Вы являетесь подписчиком Microsoft 365, и у вас есть доступ к полной
библиотеке содержимого для творчества.

Рис.

МЫЧii№М

21.12. Библиотека значков пакета Microsoft Office

Отмена

ГЛАВА

534

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

Вставка ЗD-моделей
ЗD-модели

-

это тоже значки, но, в отличие от обычных, их можно поворачивать,

чтобы увидеть со всех сторон. Чтобы добавить такую модель на рабочий лист, вы­
берите команду Вставка ► Иллюстрации ► Трехмерные модели.
Просматривать или искать определенные объекты можно в диалоговом окне Трехмер­
ные модели в Интернете. Найдя нужный значок, выберите его, а затем нажмите кнопку
Вставка (или просто дважды щелкните на нем). Модель появится на рабочем листе.
На рис.

21.13

показано, как ЗD-модель можно поворачивать и рассматривать под

разными углами.

о

о

r

◊ о

◊

о

о

о

о

о

Рис.
Поработав со встроенными в

Excel

21.1 З. 30-модель

ЗD-моделями, вы быстро пойм ете, что круг их

применения довольно узок, вследствие чего их польза н е слишком высока. Одна­

ко

Excel

позволяет пользователям создавать собственные файлы 30-моделей,

не входящие в предустановленный набор. Можно использовать файлы любого из
следующих допустимых форматов.

•

. Зmf -

разработан специально для адд итивного производства (процесс изготов­

ления деталей, основанный на создании физического объекта по электронной
модели путем послойного добавления материала).

•

. fbx - используется для обеспечения совместимости различных программ
трехмерной графики.

•

. glb - двоичный формат передачи данных. Обычно используется в области
компьютерной графики и виртуальной реальности для хранения и передачи
ЗD-моделей, анимаций и других связанных ресурсов.

•

•

. obj - используется для хранения данных ЗD-геометрии.

. ply - формат файлов описания геометрии; также известен как Polygon File

Format и Stanford Triangle Format.
•

. stl -

формат файла, широко используемый для хранения трехмерных моделей

объектов, предназначенных для использования в аддитивных технологиях. Свое
название получил от сокращения термина STereoLithography, так как изначально
применялся именно в этой технологии трехмерной печати.

Использование фигур и значков как средств визуализации

535

Чтобы вставить собственный 3D-объект, выберите Вставка ► Иллюстрации и щелкните
на стрелке рядом с командой Трехмерные модели. Выберите вариант Это устройство.
Откроется диалоговое окно, где вам нужно будет найти файл, который следует
вставить на рабочий лист.

Выделение и скрытие графических объектов
Находить фигуры на листе и выполнять с ними различные действия позволяет па­
нель задач Выделение . Она особенно полезна, когда фигур на листе много и нужно

работать лишь с некоторыми из них . Активизировать ее можно командой Главная ► Ре­
дактирование ► Найти и выделить ► Область выделения.

На панели задач Выделение будет представлен список всех объектов, находящихся
на активном рабочем листе . Чтобы выделить один объект, щелкните на его имени
в списке. Чтобы выделить несколько объектов, нажмите

Ctrl и , не отпуская ее, щелкайте

на их именах .

Чтобы скрыть объект, щелкните на пиктограмме в виде глаза, расположенной справа
от имени этого объекта . Используя кнопки вверху панели, можно быстро скрыть (или
отобразить) все объекты на рабочем листе.

Форматирование фигур и значков
Значки ведут себя как обычные стандартные фигуры, однако имеют собственные
контекстные вкладки.

При выделении любой фигуры на ленте появляется контекстная вкладка Формат
фигуры, содержащая следующие группы команд.

•

Вставка фигур . Позволяют вставлять новые фигуры и заменять одну фигуру
другой.

•

Стили фигур. Служат для изменения стиля любой фигуры или заливки, границ
и графич еских эффектов, применяемых к фигурам.

•

Стили WordArt. Предназначены для измен ения и настройки внешнего вида текста,
помещенного на фигуры.

•

Специальные возможности. Используются для ввода альтернативного текста, пред­

назначенного для людей со слабым зрением.

•

Упорядочение. Позволяют задавать порядок отображения и выравнивания фигур,
группировать их, а также поворачивать.

•

Размер. Используются для задания точных размеров фигуры.

При выделении значка открывается контекстная вкладка Формат графического эле­
мента, которая содержит следующие группы команд.

•

Изменить. Позволяют заменить один значок другим, который взят из файла поль­

зователя или библиотеки

Microsoft Office либо

получен из Интернета.

536
•

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

Стили рисунка. Служат для изменения стиля любого значка или его заливки,
границ и примененных графических эффектов.

•

Специальные возможности. Используются для ввода альтернативного текста, пред­

назначенного для людей со слабым зрением.

•

Упорядочение. Позволяют задавать порядок отображения и выравнивания значков,
группировать их, а также поворачивать.

•

Размер. Используются для задания точных размеров значка.

При выделении ЗD-модели открывается контекстная вкладка Трехмерная модель со
следующими группами команд.

•
•

Воспроизведение модели. Позволяют управлять анимацией ЗD-модели.
Корректировка. Служат для замены одной модели на другую или возврата в ис­
ходное положение.

•

Представления трехмерных моделей. Позволяют быстро расположить ЗD-модели
под заданными углами.

•

Специальные возможности. Используются для ввода альтернативного текста, пред­

назначенного для людей со слабым зрением.

•

Упорядочение. Позволяют задавать порядок отображения и выравнивания
ЗD-моделей, группировать и поворачивать их.

•

Размер. Используются для задания точных размеров ЗD-модели, панорамиро­

вания и масштабирования, позволяющего сфокусироваться на определенной
области модели.
Вместо контекстных вкладок ленты можно использовать другой инструмент.
Щелкните на фигуре, значке или ЗD-модели правой кнопкой мыши и в кон­

текстном меню выберите соответствующую команду форматирования. В каж­
дом из случаев откроется своя панель задач, на которой можно получить доступ

к некоторым дополнительным параметрам форматирования, отсутствующим

на вкладках ленты. Любые внесенные изменения отображаются немедленно,
а сама панель может оставаться открытой и при выполнении других операций на

рабочем листе.

Можно прочитать 20 страниц подробнейшего описания всех возможностей форма­
тирования фигур, значков и ЗD-моделей, но такой способ обучения едва ли будет
эффективным. Гораздо полезнее изучать приемы форматирования этих объектов
на практике: все команды интуитивно понятны, и вы всегда можете нажать кнопку

отмены, если полученный результат вам не подойдет.

Использование фигур для повышения качества отчетов
С точки зрения большинства пользователей, фигуры Excel представляют собой
малополезные объекты, которые можно добавить на рабочий лист, если нужно изо­
бразить квадрат, несколько стрелок, круг и т. п. Но, кроме этого, с помощью фигур

Использование фигур и значков как средств визуализации

537

Excel можно создать стили зованный интерфейс, который существенно улучшит
сводные отчеты или дашборды. Далее мы рассмотрим несколько примеров того,
как фигуры Excel можно использовать для подобных целей.
Создание блока элементов
Раздел итогового отчета можно оформить в виде вкладки с корешком, который вы­
глядит так, будто обернут вокруг прочих элементов раздела. На рис. 21.14 показан
пример такого оформления для раздела итогового отчета, содержащего данные по
регио ну Север .

925

Прибыль

22%

539
452

1• 1

Всего rоваров

262

2178
В средн. за шт.

Товар А

$67

Рис.

21.14. Раздел

Как видно по рис.

Товар В

Товар С

1

Товар

D

-

итогового отчета оформлен в виде вкладки с корешком

21.15, в таком оформлении нет ничего необычного .

Набор фигур

и надписей размещен так, что создается впечатление, будто корешок с названием

региона действительно обернут вокруг данных отчета.

452
262

Рис.

21.15. Составные элемента

1

раздела, оформленного в виде вкладки с корешком

538

ГЛАВА

21

Визуализа~ия с использованием настраиваемых числовых форматов, фиrур и рисунков

Если вы хотите обратить внимание пользователя на несколько ключевых показа­
телей, то попробуйте представить их в виде такой вкладки. На рис.

21.16

показан

раздел сводного отчета, оформленный аналогичным образом. Вместо обычных
текстовых заголовков используются «ленточки» с названиями регионов, которые

выглядят более привлекательно. Как и в предыдущем примере, несколько графи­
ческих элементов размещаются на разных уровнях так, что частично перекрывают
друг друга.

•
Доход

Доход

Доход

35%

23%

44%

2178

Прибыль

Количество

Прибыль

Количество

2256

22%

◄

2025

Прибыль

18%

Доход

Количество

35%

Прибыль

22%

2178

Рис.

Количество

24%

21.16. Раздел отчета оформлен с использованием фигур Excel

Распределение фигур по слоям для экономии места
Пространство 1·рс:1фических дашбордов можно испо111,:ювать максимс:1л1,110 :-1ф­
фективно . Нс:111ример, если номестип, круговую л.иагрс:1мму 11оверх гиспн·раммы,

то данные будут 11редставлены
(рис .

n

11с:1иболее компс:1ктной и выразительной форме

21 .17).

На этом рисунке кс:1ждая круговая л.ис:1грамма показывает 11ронент от общеm ;щхода
110 конкретному региону, а гистограмма прел.оставляет более л.етс:1Льную информа­

цию о нем. Нужно просто поместить круговую диаграмму новсрх фигуры-кругс:1
и гистограммы.

Использование фигур и значков как средств визуализации

,,.
"'

1

ii

1• 1 "'

08;Jt)A

ONII

.....

м

)

Рис.

i1

оа

А

QNPB

Т~С

539

ToupO

21.17. Комбинируя фигуры с диаграммами. можно сэкономить пространство дашборда

Создание собственных графических элементов из фигур
В Ехсе\ можно изменять фигуры, редактируя их
узлы . Благодаря этому пользователь получает

широкие возможности по созданию собственных
графических элементов . Щелкните на фигуре
правой кнопкой мыши и в контекстном меню

выберите команду Начать изменение узлов. По пери­

м етру фигуры будут выведены н ебольшие точки
(рис.

21.18).

Чтобы и зменить форму фигуры, нуж­

но просто п е ретас кивать эт и точки .

Из мененные фигуры можно комбинировать с дру­
гими и благодаря этому. создавать собственные

Рис.

21.18. Создавать собственные

показано,

графические элементы можно

как создать такие элементы, добавив и з м ен е нную

редактированием узлов фигур

элементы инфоrр афики. На рис .

21 .19

фигуру и надпись на обычную окружность.
д

4

5
6
7
8
9

~~о

12

13
14

15
16
17
18

1

20
21
19 '
22

-

23
24
25
26

27

Рис.

, 1 ,,

о

w

21.19. Создание пользовательских элементов инфографики с помощью измененных фигур

540

ГЛАВА

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

21

Создание динамических надписей
Динамические надписи не столько функция

Excel,

сколько концепция. В данном

случае под динамическими понимаются надписи, которые изменяют свое содержание
в соответствии с просматриваемыми данными.

На рис.

21.20 показан соответствующий пример. Выделенная фигура типа Надпись
( обратите внимание на формулу, отображаемую в строке

связана с ячейкой СЗ

формул). Если содержимое этой ячейки изменится, то в надписи мы увидим
новое значение.

1 TextBox29

v

fx

:

А

=$($3

D

С

В

Е

F G

Н

I

J

L

К

N

М

О

Р

Q

Ред.данные

2
з

Процент доход~

4

Количеспю

5

Прибыль

35%

2178
22%

6
7

8
Прибыль

Количеаво

9

2178

10

22%

11

Рис.

21.20. Фигуры типа Надпись можно связать с ячейками

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание: в фигуру типа Надпись можно добавить нс более

255 с имволов.

Добавление связанных рисунков
Связанный рисунок

-

особый тип фигуры, которая

,6,

о

динамически отображает текущее состояние задан ного
диапазона ячеек. Представьте, что такой рисунок

Вставить

-

V

~

своего рода видеокамера, отслеживающая состояние

ж

t!J

к
V

Вставка

диапазона.

t□

Чтобы создать связанный рисунок, сделайте следу­
1
2

ющее .

1.

Выделите диапазон ячеек.

2.

Нажмите

3.
4.

i мs Sans s~~-

х

~

з

l'fi и f7

Lffi [р), Li'

~

4-

V

А

l

V

ф,

=$
с

данн

Вставить ,начения

®, rv

З5Ч

5

liiз

мое.

6

Друrи• параметры вставки

Выдел ите другую ячейку.

в ~L1, ~~

Выберите команду Главная ► Вставка ► Буфер обме­

10 '--_С_
пе_ц_
иа_
л_,_с_в•_за_нн_ы_
й r_и_
,ун_о_,(С)~

на ► Вставить ► Связанный рисунок (рис.

11

4

Ctrl+C, чтобы скопировать его содержи ­

217,
22•

7

21 .21).

В результате будет создан связанный рисунок, отра­
жающий состояние диапазона, выбранного на шаге

1.

9

Рис.

21.21. Вставка связанного
рисунка

Использование фигур и значков как средств визуализации

541

Исполь зуя связанный рисунок , можно протестировать различные макеты и раз­

мер диаграмм, не заботясь о ширине столбцов, скрытых строках и т. п. Кроме того,
связанные рисунки позволяют получить доступ к командам контекстной вкладки
Формат рисунка. Щелкните на таком рисунке

-

и эта вкладка появится на ленте, по­

сле чего вы сможете выбрать различные стили оформления рисунков.
На рис. 21.22 показаны два связанных рисунка, отображающих содержимое диа­
пазонов ячеек (слева). Если оно изменится, то будет измен ен и связанный рисунок
(справа). Связанные рисунки можно п еремещать, изменять в размерах и даже пере­
носить на другой рабочий лист.
Показатель 1
55%

Показатель

2

44%

Рис.

21.22. Связанные рисунки

могут улучшить визуализацию

СОВЕТ

В Excel есть инструмент Камера, позволяющий создавать связанные рисунки более
простым способом . К сожалению, его нет на ленте и получить к нему доступ может
быть сложно. Если вы будете использовать его достаточно часто, то лучше добавить
его кнопку на панель быстрого доступа. Для этого сделайте следующее.

1.

Щелкните на панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Настройка панели быстрого доступа. В результате вы перей­
дете на вкладку Панель быстрого доступа диалогового окна Параметры

2.
3.
4.

Excel.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Команды не на ленте.
В списке команд выберите Камера и нажмите кнопку Добавить.
Нажмите ОК, чтобы закрыть окно Параметры Excel .

После того как кнопка Камера появится на панели быстрого доступа, выделите диапазон
ячеек и нажмите эту кнопку. Далее щелкните на рабочем листе - и Excel поместит на
него связанный рисунок выбранного диапазона. Если в ячейки связанного диапазона
будут внесены изменения, то они сразу же будут отражены в связанном рисунке.

ГЛАВА

542

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов. фигур и рисунков

Использование графики
Графический инструмент

SmartArt и WordArt

Excel SmartArt

позволяет создавать на рабочих листах

профессиональные диаграммы, которые легко изменять и настраивать. Вероятно, он

будет наиболее полезен пользователям

PowerPoint, поскольку диаграммы больше
Excel SmartArt можно использовать для

соответствуют стилю презентации . Но в
визуализации отчетной документации.

Вставка графических элементов
Чтобы вставить объект
страции ►

SmartArt

SmartArt на рабочий лист, выберите команду Вставка

► Иллю­

SmartArt. Откроется диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt (рис. 21.23).

В левой части можно увидеть категории рисунко в . Выбрав подходящий, щелкни­
те на образце в средней части окна. Вы увидите его крупнее в правой части окна;
кроме того, там появится его название и небольшой текст справочного характера.
Н ажмите кнопку ОК, чтобы вставить рисунок на рабочий лист.

Выбор рисунка

х

SmartArt

,"·

Все

!!

-

Список

о

Цикл

11.i

Связь

о

Матрица

/а.

Пирамида

Ulужит д11я отображемия иерархич«ккой

....

Рисунок

орго,низаuи.1 С эn,.м ма1~том доступны

Процесс

п
Орrанмзационная диаrрамма

информации или отношениiо. nодоNетности в

фигуры г1омощн~ка, nодчиненноrо и .:011леги.

ОК

Рис.

21.23. Вставка

рисунка

Отмена

SmartArt

ПРИМЕЧАНИЕ

Не обращайте внимания на количество элементов каждого объекта в окне Выбор
рисунка SmartArt. Вставив его на рабочий лист, вы сможете настроить его так, чтобы
он содержал нужное вам количество элементов.

Если вы вставляете или выделяете диаграмму

SmartArt, то Excel выводит диалоговое

окно Введите текст, в котором удобно вводить текст для всех элементов диаграммы
(рис.

21.24).

Использование графики

•

-

...

Президент

•

Директор

•

Финансовь1й директор

по развитию

:ww

ldlЧIM

543

х

Введите текст

IM+iii
'

SmartArt и Wordдrt

•

•

Бухгалтерия

•

Отдел

IT

Директор
по продажам

L-.,__

•

Восточный реrион

•

Западный регион

• ..J.Jщтоаnьный

~ С ПОАПИСАМИ ...
Рис.
Добавить в диаграмму
структор

SmartArt

21.24. Ввод текста в организационную диаграмму
SmartArt

новый элемент можно с помощью команды Кон­

► Создание рисунка ► Добавить фигуру.

При работе с диаграммой

SmartArt

можно перемещать, изменять размер и фор­

матировать любой ее элемент. Для этого предназначены команды вкладки Формат.

Можно изменять макет любой диаграммы

SmartArt

SmartArt. Просто выделите объект

и выберите команду Конструктор SmartArt ► Макеты . При этом любой текст,

введенный вами ранее, остается прежним .

Выбрав подходящий макет, вы можете применить к нему другие стил и или цвета,
доступные в группе Конструктор

SmartArt

► Стили

SmartArt.

СОВЕТ

Набор доступных стилей SmartArt изменяется в зависимости от темы документа,
назначенной рабочей книге. И змен ить тему можно с помощью команды Разметка
страницы ► Темы ► Темы . Однако помните, что изменение темы документа может су­
щественно повлиять на внешний вид диаграмм

Использование
Инструм ент

SmartArt.

WordArt

WordArt

позволяет создавать графические изображения на основе

текста.

Чтобы вставить графику

WordArt

на рабочий лист, выполните команду Встав­

ка ► Текст ► Wordдrt и в открывшейся палитре выберите нужный стиль графического

текста.

Excel

вставит объект с текстом Поместите здесь ваш текст. Введите свой текст,

задайте для него подходящий размер и нужное форматирование.

При выборе объекта

WordArt

появляется контекстная вкладка Формат фигуры .

Используйте ее команды, чтобы настроить внешний вид объекта.

544

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов, фигур и рисунков

Работа с другими типами графических объектов
На рабочий лист

Excel

можно импортировать разнообразные графические изо­

бражения. Вам доступны три источника.

•

Компьютер. Используйте команду Вставка ► Иллюстрации ► Рисунки. В диалоговом

окне Вставка рисунка можно выбрать нужный файл и просмотреть его содержимое

перед вставкой. К сожалению, просто перетащить изображение на лист нельзя,
но вы можете перетащить какое-либо изображение из браузера и поместить его

на рабочий лист.

•

Интернет. Воспользуйтесь командой Вставка ► Иллюстрации ► Изображения в Интер­

нете. Откроется диалоговое окно Вставка картинок, где можно выбрать нужный
файл. Изображение вставляется на текущий рабочий лист вместе с текстовым
полем, указывающим на источник заимствования.

•

Буфер обмена Windows. Используйте команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить
или нажмите сочетание клавиш

Ctrl+V.

Несколько слов о графических файлах
Графические файлы можно разделить на две основные категории.

•

Растровые. Состоят из отдельных точек. Хорошо выглядят в исходном размере,

но при масштабировании обычно теряют четкость. Примеры популярных рас­
тровых форматов

•

-

ВМР,

PNG,JPEG, ТIFF и GIF.

Векторные. Состоят из точек и кривых, представленных математическими

уравнениями, поэтому четкость изображения сохраняется независимо от его
размера. Примеры популярных векторных форматов

- CDR, WMF и EPS.

ВНИМАНИЕ

Использование растровой графики на рабочем листе может значительно увеличить
размер книги (в зависимости от количества и размера используемых изображений).

Изображение на рабочем листе можно изменить. Для этого предназначены команды
контекстной вкладки Формат рисунка. Она появляется, если щелкнуть на изображе­
нии. Например, можно изменить цвет, контрастность и яркость рисунка. Кроме

того, можно добавить границы, тени, отражения и т. д.

-

аналогично операциям,

доступным для фигур.

Можете щелкнуть на изображении правой кнопкой мыши и в контекстном меню
выбрать команду Формат рисунка, чтобы воспользоваться параметрами, доступными
на одноименной вкладке.

Интересные возможности предоставляет инструмент управления художествен­
ными эффектами. С его помощью можно создавать эффекты, аналогичные тем,

которые имеются в арсенале программы

Photoshop.

Чтобы получить доступ

к этому инструменту, щелкните на изображении и выберите команду Формат

Использование редактора уравнений

545

рисунка ► Изменение ► Художественные эффекты. Каждый эффект можно настраивать,

поэтому, если вас не устраивает вариант по умолчанию, п опробуйте изменить не­
которые параметры.

Вставка снимков экрана
Excel позволяет создать и поместить на рабочий лист изображение окна любой про­
граммы, запущенной на ваше м компьютере в данный момент (в том числе другое

окно

1.

Excel). Для этого сделайте следующее.

Убедитесь, что в окне, снимок которого вы хотите сделать, отображается нужное
содержимое.

2.

Выберите команду Вставка ► Иллюстрации ► Снимок. Откроется галерея с эскизами
всех окон программ, открытых на вашем компьютере ( за исключением активного

окна

Excel).

3. Щелкните на нужном и зображении, и Excel вставит его на рабочий лист.
Изменять изображения копий экрана можно с помощью любой программы для
обработки растровой графики.

Добавление подложки рабочего листа
Если вы хотите установить графическое изображение в качестве подложки рабоче­
го листа (аналогично обоям на рабочем столе Windows), то используйте команду
Разметка страницы ► Параметры страницы ► Подложка и выберите нужный файл. В ре­
зультате весь лист заполнится копиями изображения.
Имейте в виду, что подложка отображается только на экране и не выводится при
печати рабоч его листа.

Использование редактора уравнений
Последний раздел этой главы посвящен редактору уравнений. С его помощью можно

вставлять отформатированные математические формулы в качеств е графических

объектов . Начните с выбора команды Вставка ► Символы ► Уравнение. Будет создано
текстовое поле и появятся контекстные вкладки Формат фигуры и Уравнение.

На рис.

21.25

показана вкладка Уравнение. Поначалу она может казаться сложной,

но постепенно вы поймете, как ее использовать. Идея в том, чтобы <<написать1>
уравнение, просто выбирая нужные символы на вкладке.

Рис.

21.25. Используйте символы

на вкладке Уравнение. чтобы написать уравнение

546

ГЛАВА

21

Визуализация с использованием настраиваемых числовых форматов , фиrур и рисунков

Как правило, сначала добавляют структуру, а затем редактируют части уравнения,
добавляя текст или символы. Структуры можно вкладывать друг в друга, а слож­

ность уравнений не ограничена. Объекты уравнений, с которыми вы работаете,
похожи на другие объекты фигур, которые описывались выше, поэтому вам не по­
надобится много времени, чтобы освоить приемы создания собственных уравнений.
Если этот способ кажется вам слишком сложным, можете воспользоваться удобной
функцией Рукописное уравнение , которая позволяет просто нарисовать уравнение.

На вкладке Уравнение выберите команду Сервис ► Рукописное уравнение, чтобы от­
крыть диалоговое окно Ввод математической формулы (рис.

21.26). В

нем вы можете

нарисовать свое уравнение и преобразовать его в текст.

(. Веол математмч@ско~ формулы

х

с
1[

R

---

с

\ 1

R

/
Наnиать

Стереть

Вы6~ть и исправить

Очистить
Вставка

Рис.

21.26. Вы

Отмена

можете сэкономить время и просто нарисовать свое уравнение

ЧACTblV
УПРАВЛЕНИЕ ДАННЬIМИ

И ИХ АНАЛИЗ

Excel -

превосходный инструмент анализа данных, при условии, что вы знаете, как

извлечь нужную вам информацию. В этой части описываются методы, позволяющие

получать, обрабатывать и анализировать данные. Вы увидите, что средства анализа

данных в

Excel очень эффективны и при этом просты

в использовании.

В этой части

•
•
•
•

Глава

22.
Глава 23.
Глава 24.
Глава 25.

Импорт и предварительная подготовка данных.

Проверка данных.

Структурирование рабочих листов.
Связывание и консолидация данных.

• Глава 26. Сводные таблицы.
• Глава 27. Анализ данных с помощью сводных таблиц.
• Глава 28. Анализ данных с помощью сценариев «что если~.
• Глава 29. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения.
• Глава 30. Пакет анализа.
• Глава 31. Защищаем свою работу.

Глава

22

ИМПОРТ И ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ
ПОДГОТОВКА ДАННЫХ

Сегодня данные везде. Например, если у вас есть сайт, он постоянно собирает не­

кую информацию, а вы об этом можете и не знать. В результате каждого посещения
вашего сайта генерируются данные, которые автоматически сохраняются в файле
на сервере. Этот файл содержит много полезной для вас информации, нужно только
найти время для ее изучения.

Это лишь один из примеров сбора данных. Практически каждая автоматизи­
рованная система собирает данные и сохраняет их. Часто, но не всегда, такая
система оснащена средствами проверки и анализа данных. И разумеется, данные

можно собирать вручную. Хороший пример

-

неавтоматизированный опрос по

телефону.

Excel является хорошим

инструментом для анализа данных и часто используется

для обобщения информации и отображения ее в виде таблиц и диаграмм. Но со­
бранные данные не всегда идеальны. И прежде чем приступать к анализу, их не­
обходимо подготовить (очистить).
Сделать это можно с помощью Excel. Под подготовкой данных здесь понимается
следующий процесс: исходные данные переносят на рабочий лист, а затем преоб­
разуют так, чтобы они соответствовали определенным требованиям. В ходе этой
обработки должна сохраниться целостность данных, что позволит правильно их
проанализировать.

В этой главе описаны различные способы переноса данных на рабочий лист, а также
даны рекомендации по их очистке.

Импорт данных в

Excet

Первым делом нужно перенести данные на рабочий лист.

Excel

позволяет им­

портировать данные из текстовых файлов популярных форматов, в том числе
с сайтов.

Импорт данных в

Excel

549

Импорт данных из файла
Здесь мы перечислим типы файлов, которые

Excel позволяет открывать напрямую, с помощью
команды Файл ► Открыть. На рис. 22.1 показан
список параметров фильтрации файлов, кото­
рые можно задать в диалоговом окне Открытие

Все

айлы

Файлы

Excel

Все веб-страницы
Файлы

XML

Текстовые файлы
Все источники данных

документа.

Базы данных

Access
Query
Файлы dBase
Макросы Microsoft Excel 4.0
Книги Microsoft Excel 4.0
Файлы

Форматы файлов рабочих листов
Помимо имеющихся форматов файлов (XLSX,

XLSM, XLSB, XL тх, XL тм и XLAM), Ехсе\ позволяет от­

Листы

крывать файлы рабочих книг всех предыдущих

Рабочие области
Шаблоны

версий:

Надстройки

•

XLS - двоичные файлы, созданные в програм­

Панели инструментов

мах

Файлы

Excel 4, Excel 95, Excel 97,
Ехсе\ 2002 и Excel 2003;

•

Ехсе\

2000,

Резервные копии

XLM - двоичные файлы, содержащие макросы
Ехсе\

4 (не данные);

•

XL т

двоичные файлы для шаблонов

Excel;

•

XLA - двоичные файлы для надстроек

Excel.

-

Кроме того,

SYLK

Формат обмена данными
Элек,::ЕОнная таблица О

Рис.

enDocument

j

22.1. Фильтрация по видам файлов

в диалоговом окне Открытие документа

Excel может работать с файлами ODS (OpenDocument Spreadsheet),

созданными в других приложениях электронных таблиц. Эти файлы создаются

в различных программах с открытым исходным кодом, таких как

Apache OpcnOffice, LibreOffice

Google Shcets,

и пр.

Файлы баз данных

Excel

может открывать файлы баз данных, сохраненные в следующих форматах.

• Файлы Access. Имеют различные расширения, в том числе . mdb и . accdb.
• Файлы dBase. Создаются системами управления базами данных dBase 111
и dBase IV и имеют расширение .dbf. Excel не поддерживает файлы dBase 11.
Когда вы пытаетесь открыть файл базы данных с помощью команды Файл ► Открыть,

Excel

на самом деле не открывает его. Вместо этого он создает подключение к внеш­

нему источнику данных

- таблице в базе данных, которую вы выбираете. Excel

поддерживает различные типы подключения к базам данных, которые позволяют

получать доступ к данным выборочно. Например, вместо того чтобы <<открывать,>
базу данных и выбирать в ней таблицу, можно выполнить запрос к ней и извлечь
лишь нужные записи (а не всю таблицу).

ГЛАВА

550

22

Импорт и предварительная подготовка данных

Форматы текстовых файлов
Текстовый файл содержит символы без форматирования.

Excel

может открывать

большинство типов таких файлов.

• csv (comma-separated values -

«значения , разделенные запятыми,>)

разделяются запятой, а строки

•

тхт

-

-

столбцы

символами конца строки.

-

столб11ы разделяются символами табуляции, а строки

-

символами конца

строки .

•

PRN - столбцы разделяются несколькими символами пробела, а строки

- сим­
Excel импортирует файлы этого типа в один столбец.
DIF (Data Interchange Format - формат обмена данными) - иэначально исполь­
зовался нрограммой VisiCalc. В настоящее время используется редко.
SYLK (Symbolic Link - символьная ссылка; файлы имеют расширение . slk) первоначально использовался программой Multiplan. Сейчас используется редко.
волами конца строки .

•

•

Большинство типов текстовых файлов могут различаться некоторыми деталями .
Например, файлы, созданные на компьютерах Мае, имеют другой символ конца

строки. Как правило,

Excel

без особых проблем открывает их.

При открытии текстового файла в

Excel

запускается инструмент Мастер текстов

(импорт), где можно задать способ из вл еч е ния да нных .
СОВЕТ

Е сл и вы н е хотите пользоваться инструм е нтом Мастер текстов (импорт), то уде рживайте
нажатой Shift, когда н ажим аете кнопку Открыть диалого во го окн а Открытие документа .

Если Excel не может открыть файл
Если Excel не поддерживает определенный формат файла, не спешите сдаваться . Вполне
вероятно, что с такой же проблемой сталкивались и другие пользователи. Попробуйте
поискать решение в Интернете, введя в строке поиска запрос вида

файла)

+ Excel». Возможно,

«. ..

(расширение

есть преобразователь файлов такого типа или кто-то смог

придумать, как открыть такой файл с помощью промежуточной программы и экспор­
тировать его в формат, распознаваемый

Excel.

НТМL-файлы

Excel

может открывать большинство НТМL-файлов, хранящихся н а локальном

диске или на всб-сервере. При этом НТМL-код может выводиться по-разному. В од­
них случаях НТМL-файл будет выглядеть почти так же, как в браузере, а в других
сходство будет весьма отдал енным, особе нно если в НТМLафайле используются
каскадны е таблицы стил е й

(CSS).

Как вариант, доступ к данным в Интернете можно получить с помощью

Query.

Мы обсудим эту тему в части

V.

Power

Импорт данных в

551

Excel

ХМL-файлы
текстовый формат, предназначенный для

XML (Extensihle Markup Language) -

описания структур данных. При этом данные заключаются в специальные теги ,
помогающие описывать их .

Ехсе\ может открывать ХМL-файлы, и более простые из них будут отображаться

корректно при минимуме усилий с вашей стороны. А вот отображение сложных
файлов потребует определенной работы. Но эта тема выходит за рамки нашей кни­
ги. Информа11ию о получении данных из ХМL-файлов можно найти в справочной

системе Ехсе\ и интернет-источниках.

Импорт файла или его открытие
Если вы иснользуете команду Файл ► Открыть для открытия файла, формат которого

отличается от традиционного формата файлов Ехсе\, то можете открыть файл или

импортировать , в зависимости от его типа. Как уже говорилось, файлы баз данных
не открываются. Вместо этого имнортируются данные из выбранных таблиц.
Еще один пример файлов, которые 11е открываются в

XML.

Excel

напрямую,

-

файлы

При открытии такого файла программа предложит вам выбрать: открыть

его как рабочую книгу в режиме только для чтения или импортировать его в таб­
лицу.

Текстовые файлы всегда открываются напрямую. Ехсе\ понимает структуру СSV­
файлов, ноэто му при их открытии не будет задавать дополнительные вопросы.

Если же вы открываете файлы, текст в которых разделяется символом табуляции
или столбцы им еют фиксированную ширину, то можете испол ьзовать мастер им­
порта, который помож ет определить структуру импортируемых данных.

Когда файл открывается напрямую, в строке заголовка

Excel выводится его
22.2 показана строка за головка посл е открытия файла Реализация
месяцам . txt. Есл и же команда Файл ► Открыть приводит к импорту данных, то

имя . На рис .
по

они всегда помещаются в новую рабочую книгу. В этом случае в строке заголовка

выводится название новой книги Ехсе \, например Книгаl.

r

Автосохраненме U
Фаил

Главная

,.,.

Меню

.х.

о

с_" •

Вставка

Реализоция по меся... • Сохранено в: )ТОТ компьютер v

•

Рисование

~ p t o s N a ~ ~ ~ -1 А

Вставит~. ~

ж

~
Буфер обмена

8 '? -

~

к

~

.

ЕЕ

•

Разметка страницы

А

~. .
д

г.

Шрифl

(общий

~--

Формулы

- =с:~ f?.

·1
%

'"'о8

ООО

.'8

- г.

Чис.lЮ

Данные

~ ~

Выравнивание

fx

Al
А

,1i===J
Рис.

В

с

D

G

н

22.2. В строке заголовка Excel отображается имя открытого файла

Реце

!~
~

ГЛАВА

552

22

Импорт и предварительная подготовка данных

СОВЕТ

До версии Excel 2019, если пользователь работал с файлом формата CSV, каждый
раз, когда он намеревался его сохранить, Excel напоминал, что формат файла отли­
чается от ~родного~ формата файлов Excel. Если пользователь добавлял формулы

CSV все это теря­
2019 года, Excel не выводит подобные напоминания

в файл или форматировал данные, то при сохранении в формате

лось. Однако начиная с версии

каждый раз. Теперь предупреждение о возможной потере данных появляется при

открытии файла, и пользователь может дать программе указание не выводить такое
напоминание снова.

Импорт текстового файла
Если сравнивать открытие файлов и их импортирование, то второй процесс имеет
преимущество: в этом случае данные можно поместить в конкретный диапазон ячеек

на рабочем листе, вместо того чтобы просто вводить их, начиная с ячейки Al. Далее
мы рассмотрим, как импортировать текстовый файл в определенный диапазон,

а также перечислим основные этапы работы с мастером импорта.

Тексты в файлах могут быть разделены неким символом или иметь фиксирован­
ную ширину. В файлах первого типа столбцы разделяются, например, запятой или
символом табуляции. В файлах второго каждый столбец состоит из одинакового
количества символов, а пробелы служат для заполнения данных. Например, в та­

ком файле первый столбец имеет ширину
начинается с

21-ro.

20

символов, поэтому второй всегда

В примере далее мы импортируем файл, текст в котором

разделяется запятыми, но процесс импорта файла с фиксированной шириной

столбцов аналогичен.
Начиная с версии

Excel 2019, импорт текстовых файлов рекомендуется выполнять

с помощью инструмента Получить и преобразовать, а не устаревшего инструмента

Мастер текстов (импорт). Подробнее о нем мы поговорим в части

V.

Но в примере для

этого подраздела воспользуемся именно мастером импорта. Причина в том, что

при всех возможностях инструмент Получить и преобразовать недостаточно гибкий,
например, он не поддерживает строки заголовков. Но в любом случае вам будет

полезно знать, как выполняются оба вида импорта тестовых файлов.
В первую очередь нужно активизировать мастер импорта. Для это1'0 выберите
команду Файл ► Параметры ► Данные и установите флажок Из текста (прежних версий)

(рис.

22.3).

Необходимый пункт появится в меню, и вы сможете проследить вы­

полнение примера.

На рис.

22.4 показан небольшой СSV-файл Реализация

по месяцам. csv. Рассмотрим,

как импортировать его в диапазон ячеек, начиная с СЗ.

1. Выберите команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить дан­
ные ► Устаревшие мастеры ► Из текста (прежних версий). Откроется диалоговое окно
Импорт текстового файла.

2.

Перейдите в папку, где хранится нужный файл.

Импорт данных в

Параметры

Excel

Общие

Excel

553
х

-

~ Изменение параметров, связанных с импортом и анализом данных.
Параметры денных

Данные

J

Правописание

Внесение и:JменениИ II макет по умо.11чанию сводных таблиц;

(оl(ранение

D Отк.nючин, еоэможность отмены операций обновления ДIIA больших сводных таблиц, чтобы ~меньwить

И1менить макет по умолчанию...

время обновления

Язык

ОтК11ючить возможность отмены операций 411я сводных т1:1611иц, содержа_ших не менее

Специальные возможности

С.t\едующего чиС11а строк {е тысячах):

,.._, Использовать момль данных при создании сводных ,аб11иц, та611иц )аПросо■ и nод1U1ючений к данным 1)

Допо11ните111оно

Е1 Оnи!юч~пь воэможносп, отмены A/IA операций с бо11ьшими моделями данны11:
Настроитtо ленту

ОтКJ1ючю1о еозможност~. отмены д.n.8 оnераций с моделями данных, размер 11:оторы11: не мен~.wе

(е МБ):

Пане11ь быстрого доступа

[8

------=1

~

■ .6.КJ1ючит1о надстройки анализа данн1о1х: Power Pivot и 3D Maps

Надстройки

О От1U1ючит1о автоматичесl(ое сруnnирование столбцов даты и времени в сеодн1о1х таблица11:

Центр управления беэоnасносп, ю

Отображение мастеров импорте данных прежних версий

Из веб~канала д.анн~.1к OData (прежних версий)

О Из Access (nрежних версий)
Из Интернета (nрежних версий)

Г Из имnорта данных XML (nрежних версий)

Из мастера nодl(Jlючения к данным (прежних еерсий)

■ f;з 1екста (прежних аерсий}i
Из

SQL Server

Из Mкrosoft

(прежних версий)

Query

(устаревшая версия)

Автоматическое nреобра аование данны х

1

а1 Включит~. •се стандартные nреобразования данных, указанные ниже, при вводе, встаеl(е или загрузке текста
в Excel

11

Рис. 22.З. Активизация устаревшего мастера импорта текста

Реализация по месяцам . сsv

Фай л

х

Ov

Просм отр

Изменить

о~

+

8

0

~ нварь , 69, 47 ,3 8,97 , 36
Февраль , 14,47,62,90 , 67
Ма рт , 42 , 78 , 83,94,82

Апр е ль ,7 2,15 , 65,61 , 21

Май , 56,70,84,22, 3 3
Июнь,37 ,3 8,9 7 , 3 9, 3 4
Июль,18 , 96,76,91,88
Авг ус т,13 , 59, 7 9,43,80

С ентябрь,70,36, 3 3,77,69
Октя б рь, 29 ,58, 2 5,99,87
Ноябрь, 56 ,8 3 ,88, 3 9, 24
Дек абрь,9 3, 99 , 5 2 , 33 ,97

Строк.а

1, столбец 1

Рис.

3.

символов

100%

Wi11dows (CR! F~

22.4. Этот СSV-файл будет импортирован

ANSI

в диапазон

Выберите файл и нажмите кнопку Импорт. Откроется диалоговое окно Мастер
текстов (импорт) (рис .

4.

260

22.5).

В первом окне мастера задайте способ импортирования данных: установите
переключатель Укажите формат данных в положение с разделителями и убедитесь,
что флажок Мои данные содержат заголовки снят. Нажмите кнопку Далее.

554

ГЛАВА

Импорт и предварительная подготовка данных

22

r

Мастер текстов (импорт) - шаг 1 ИЭ 3

1 Данные

х

аосnринRты как список 1начений с ра1Де11итет1ми

Если это верно, нажмите кнопку "Да11ее

>'',

в противном случае уuжюе формат данных

Формат искодных данных
Укажите формат данных

О с gа3Де11ителями

значения nо.11ей 01де11яются знаками ·ра1Де11ите11ями

) фиксированной ширины

Начать имnорт со строки

nonя имеют заданную ширину

Формат ,фaitlla

1

Windows (ANSI)

О Мои данные ,одержат заголовки

Предварите11ьный npoc:мorp фай11а

D:\Chapter 22\Реалюацим no

месяцам

csv

11 ве.рь,69,47,38,Q7 , Зб

14, 47, 62, С,0, 67
е,рт, 42, 18, 83, 94 , 82
прель, 72, 15, t5, 61, 21
llй,56, 70, 84, 22, ) j
,н,, з1, зе, 97 , 39, J4
ь, 18, 96, 70, 91, 88
густ, .. з . 59, 7(;, 4 3, 80

еараль,

Отмена

Рис.

5.

22.5. Первый этап

Нащ

Далее >

[отово

работы мастера импорта текста

В следующем окне мастера укажите символ-раэделитель: для СSV-файлов
установите флажок запятая, а все остальные снимите (рис .

Мастер текстов (импорт)

-

шаг

2

22.6).
х

из З

В )1Ом диа11оrоеом окне можно установи1ь разде.11и1е11и АЛА текстовых данных Ре])IЛЬТат аыводиtся в окне обраща
разбора
Си1.1во11ом-раэде11иrелем является

О знак 1абу11яции
о то~ка с ]ЗПАТОЙ
•

JЗПЯТЗЯ

О Считать последовательные разде.11ите11и одним
Qrраничитель сrрок:

Ошюбел

•

0'1JУГОЙ

Обра1ец разбора даннw

Отмена

Рис.

22.6. На втором этапе работы

Да,аее

>

[оrово

мастера выберите символ-разделитель

555

Очистка данных

6.
7.

Нажмите кно11ку Готово. Откроется диалоговое окно Импорт данных (рис.

22.7).

Здесь укажите местоrюложение импортируемых данных. Это может быть ячейка
на существующем рабочем листе или новый лист.

8.

Нажмите кнопку ОК, и

Excel

выполнит импортирование данных (рис .

Е

F

G

Январь

Февраль
Март
Им п о рт данных

?

Апрель

Май

Куда следует поместить данные?

Июнь

О Имеющийся лист:

=' Реализация по месяцам' !SАS1 1

Июль

't

Авгус т

Новый лист

дu

а

I

Свойства ..

Рис.

Сентябрь

ти данные в мс

ОК

е

ьда

]

Октябрь

ньх

Ноябрь

Отмена

22.7. Чтобы завершить импорт данных

из СSV-файла. укажите. куда их поместить

Декабрь

Рис.

Н

1

69
14
42
72
56
37
18
13
70
29
56
93

47
47
78
15
70
38
96
59
36
58
83
99

38
62
83
65
84
97
76
79
33
25
88
52

22.8).

97
90
94
61
22
39
91
43
77
99
39
33

36
67
82
21
33
34
88
80
69
87
24
97

22.8. Этот диапазон содержит данные.
CSV

импортированные непосредственно из файла

Копирование и вставка данных
Если онисанный выше способ переноса данных в

Excel

не срабатывает, то можно

использовать стандарт ные копирование и вставку. Если вы можете скопировать

данные и з какого-либо приложения (наприм ер, из текстового редактора или при­

ложения для просмотра РDF-файлов), то велика вероятность, что их можно будет
вставить в рабочую книгу

Excel. Чтобы добиться

наилучших результатов, исполь­

зуйте команду Главная ► Буфер обмена ► Вставка ► Специальная вставка и попробуйте
разные варианты этой операции . Нередко данные приходится предварительно

обработать (очистить) .

Очистка данных
В этом раэделе описываются методы, которые можно использовать для очистки

данных на рабочем листе.

IП□у В главе 12 приведены дополнительные примеры формул для обработки текстов, которые могут
быть полезны при очистке данных.

556

ГЛАВА

22

Импорт и предварительная подготовка данных

Удаление повторяющихся строк
Если данные поступают из нескольких источников, то могут появиться повторяющи­

еся строки. В большинстве случаев дубликаты необходимо удалить. В предыдущих
версиях

Excel удаление повторяющихся данных выполнялось, как правило, вручную,

хотя эту задачу можно было автоматизировать с помощью довольно сложного рас­
ширенного фильтрования . Однако в новых версиях процесс удаления дубликатов
строк упростился благодаря команде Удалить дубликаты (появилась в

Excel 2007).

Выберите любую ячейку в диапазоне, а затем используйте команду Данные ► Работа
с данными ► Удалить дубликаты. Откроется диалоговое оюю Удалить дубликаты (рис.

22.9).

х

Удалить дубликаты
Чтобы удалить повторяющиеся значения , выделите один или несколько столбцов,
содержащих их

Jg Выделить все

§~ Снв.ть выделение

8

_ Мои данные со~ержат 1аголовки

Колонны

8
8
8
8
8

Имя
Фамилия
Штат

Статус
Членсtсий номер

ок

Рис.

22.9. Диалоговое окно Удалить дубликаты

позволяет удалить повторяющиеся строки

ПРИМЕЧАНИЕ

Если ваши данные размещены в таблице, то выполнить эту задачу можно с помощью
команды Конструктор таблиц ► Инструменты ► Удалить дубликаты . Обе команды работают
одинаково.

В диалоговом окне Удалить дубликаты представлен список всех столбцов в вашем
диапазоне данных или таблице. Установите флажок рядом со столбцами, которые
должны проверяться ври поиске повторяющихся з начений. Чаще всего нужно вы­

брать все столбцы, и такой параметр задается по умолчанию. Нажмите кнопку ОК,

и

Excel удалит дубликаты строк и выведет сообщение об их количестве. Если будет

удалено слишком много строк, то вы можете отменить это, нажав кнопку Отменить

на панели быстрого доступа (или Ctrl+Z).
Задайте в диалоговом окне Удалить дубликаты все столбцы, и Ехсе\ удалит строку

только в том случае, если значения повторяются во всех столбцах. Если некоторые
столбцы в поиск можно не включать, снимите соответствующие флажки. Например,

если каждая строка в столбце содержит уникальный идентификационный код, то

Очистка данных

557

Excel никогда не найдет ни одного повтора, поэтому флажок для такого столбца
следует снять.

При обнаружении дубликатов первая строка сохраняется, а все последующие по­
вторы удаляются.

ВНИМАНИЕ

Повторяющиеся значения определяются по отображаемому, а не по хранящемуся
в ячейке. Например, в двух ячейках содержится одна и та же дата. Одна из них
представлена в формате 15.05.2022, а другая - в формате 15 мая 2022 г. При удалении

дубликатов Ехсе\ будет считать, что это разные значения. Точно так же числовые зна­
чения, отформатированные по-разному, программа считает разными, то есть

1 209,32Р

и 1209,32 - совсем не одно и то же. Поэтому, прежде чем выполнять поиск дублика­
тов, рекомендуется предварительно задать один и тот же вариант форматирования

всем ячейкам столбца.

Обнаружение повторяющихся строк
Есть еще один способ выделить повторяющиеся строки и проанализировать их,
не удаляя автоматически. В отличие от вышеописанного, этот метод работает с ре­
альными, а не с отображаемыми значениями.

Ш□Q Файл с примерами для этой главы доступен для скачивания, он называется Удаление дубли­
катов.хlsх.
Создайте формулу справа от данных, которая объединяет все ячейки слева. В сле­
дующих формулах предполагается, что данные находятся в столбцах A:F. Функция
ОБЪЕДИНИТЬ в этом примере разделяет столбцы с помощью символа вертикальной
черты (на клавиатуре находится над клавишей

Введите в ячейку

Enter).

G2 такую формулу:

=0БЪЕДИНИТЬ("l";ЛОЖЬ;А2:F2)

Добавьте еще одну формулу в ячейку Н2. Она выводит число
це

G встречается

- сколько раз в столб­

повторяющееся значение:

=СЧЁТЕСЛИ(G:G;G2)

Скопируйте эти формулы вниз для всех строк ваших данных.

По значению в ячейке столбца Н вы узнаете количество повторений. Если выво­
дится 1, значит, эта строка в таблице нс повторяется.
На рис. 22.10 показан простой пример. Если при поиске определенный столбец
можно пропустить, то не добавляйте его в формулу в столбце G. Например, если вы
хотите найти дубликаты, не учитывая при этом значение столбца Статус, измените
формулу в ячейке

G2 так:

=0БЪЕДИНИТЬ("l";ЛОЖЬ;А2:С2;Е2:F2)

ГЛАВА

558

Н7

Импорт и предварительная подготовка данных

22

/х

V

А

=СЧЁТЕСЛИ(G: G;G7)

V

в

с

D

G

1
2

Имя

Фамилия

Штат

Статус

Членский номер

Джошуа

Эллиоп

NJ

Включен

21.12.1909 Джошуа I Эллиопj NJ I Включен l 99-3325 l 3643

з

Брайан

Данн

МА

Исключен

99-3325
25-7251

4

Сара

Диас

МА

Исключен

62-6451

5

Адриан

Каннингем

М5

Включен

72-1993

22.02.1976 Сара lдиасl МА I Исключен 162-6451 l 27812
18.03.1939 Адриан I Каннинrем I MS I Включен 172-1993 l 14322

Зои

Уоткинс

WA

Исмючен

19-3615

30.12.1968 Зои IУоткинсl WA I Исключен l 19-3615 l 25202

Николе

AR

Исключен

50-7290

31.05.1980 Хайден I Николе IAR I Исключен l 50-7290 l 29372

6
7
8
9
10

lхайден

22.03.2007 Брайан lданн I МА I Исключен l 25-7251139163

25.02.1913 Джулия !Уокер I LA I Включен l 37-366014805

Включен

Коул

Карпентер

lA
MN

37-3660

Включен

82-3786

18.08.1914 Коул I Карпентер I MN I Включен 182-378615344

Бруклин

Стоун

мт

Включен

43-4609

15.D2.1967 Бруклин !Стоун I MTI Включен 143-4609 l 24518

Джулия

Уокер

11

Адриан

Уоррен

NY

Исключен

Адам

Росс

АК

Исключен

85-4686
75-6928

05.06.1941 Адриан IУоррен I NУIИсключен 185-46861 15132

12

13

Б айан

Д}t(ОНС_

NM

Исключен

46-9552

14.07 :.1_~6_1 _§,райан \Джон_сl NM ~~1(/Jюче~_146·9~51J22476

Рис.

.!!.

Включен

l

1

ш

22.06.1951 Адам I PocclAK I Исключен 175-6928118801

22.1 О. Использование формул для

выявления повторяющихся строк

Разбиение текста
После импортирования вы можете обнаружить, что значения из разных столбцов
оказались в одном (рис.

22.11 ).

А7

Jxv

V

Июль

18 96 76 91 88
А

1
2

Январь

3

Март

4

Апрель

5

Май

6
7

Июль

8

Август

9
10

Рис.

Февраль

Июнь

Сентябрь
Октябрь

11

Ноябрь

12

Декабрь

69
14
42
72
56
37
18
13
70
29
56
93

47
47
78
15
70
38
96
59
36
58
83
99

38
62
83
65
84
97
76
79
33
25
88
52

97
90
94
61
22
39
91
43
77
99
39
33

22.11. Импортированные данные помещены

36
67
82
21
33
34
88
80
69
87
24
97

в один столбец, а не в несколько

СОВЕТ

Данные на рис. 22.11 отображаются моноширинным шрифтом ( Courier New ). Если бы
использовался стандартный пропорциональный шрифт, то не было бы заметно, что
они правильно выровнены в столбцах фиксированной ширины .

Если все текстовые столбцы имеют одинаковую ширину (как в этом примере), то
можно написать ряд формул, которые будут извлекать данные в отдельные столбцы .
Решить эту задачу можно с помощью функций ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и ПСТР .

шоу Примеры формул, извлекающих символы из текста, приведены в главе 12.

Очистка данных

Кроме того, следует знать, что в

Excel

559

можно разделить данные так, чтобы они за­

нимали несколько столбцов, без использования формул. Для этого предназначены
команды Текст по столбцам и Мгновенное заполнение.

Использование команды Текст по столбцам
С помощью этой команды можно разбивать строки на составляющие их элементы .

ШDQ Этот пример доступен для скачивания, файл называется Текст по столбцам.хlsх.
Сначала убедитес,,, что справа от столбца с данными достаточно пустых столбцов,
в которых можно разместить извлеченные данные. Затем выделите данные, которые

хотите проанализировать, и выберите команду Данные ► Работа с данными ► Текст по

столбцам .

Excel откроет окно мастера распределения текста по столбцам. Он состоит
22.12 показан первый этап, на котором

из нескольких диалоговых окон. На рис.

следует выбрать тип данных.

Мастер распределения текста по столбцам

-

шаг

х

1 из 3

Данные восприняты как список значений с разделителями.

Если это верно, нажмите кнопку "Далее>", в противном случае укажите формат данных
Формат исходных данных
Укажите формат данных·

С с Qа]Делителями

-

О фиксированной ширины

- поля имеют заданную ширину

значения полей отделяютсА знаками-разделителями

Предварительный просмотр выбранных данных:

69, 47, 38, 97, 36
14, 47, 62, 90, 67
42, 78, ВЗ, 94, 82
рель, 72,15 1 65, 61,21
ай,56 , 70, 84,22, 33
юнь , 37, 38, 97, 39 , 34
неарь,

евраль,
арт,

ь,

10, 96,

вгуст,

1ь ,

91,

ее

13, 59, 79, 43, 80

Отмена

Рис.

•

< Назад

Дадее

>

22.12. Первое диалоговое окно мастера распределения текста

[оrово

по столбцам

С разделителями. Да нны е раздел е ны запятыми, пробелами , слсш а ми ил и дру­
гими с имволами .

•

Фиксированной ширины. Каждый компонент в строке занимает одинаковое
количество символов.

ГЛАВА 22

560

Импорт и предварительная подготовка данных

У становите переключатель Укажите формат данных в требуемое положение и на­
жмите кнопку Далее, чтобы перейти ко второму этапу, который зависит от выбора,
сделанного на первом этапе.

Если вы работаете с разделенными данными, то укажите символ (или символы),
который будет служить разделителем. В окне предварительного просмотра вы уви­

дите, каким будет результат. При работе с данными фиксированной длины задайте
ширину столбцов прямо в этом окне.

Если полученный результат вам подходит, нажмите кнопку Далее, чтобы перейти
к третьему этапу. Щелкните в окне предварительного просмотра на заголовке

каждого столбца и с помощью переключателя Формат данных столбца выберите со­
ответствующий формат. (Например, если у вас есть данные, которые выглядят, как

числа, но на самом деле являются текстом, вы можете применить к столбцу формат
Текстовый, сохранив все ведущие нули.) Нажмите кнопку Готово, и

Excel

разделит

данные в соответствии с вашими настройками.

Использование команды Мгновенное заполнение
Мастер распределения текста по столбцам хорошо работает со многими типами
данных, но все же не со всеми. Например, мастер оказывается бесполезным в случае
данных переменной длины, не имеющих разделителей. В такой ситуации можно

использовать команду Мгновенное заполнение. Но помните: она правильно работает
ТОЛЬКО с ОДНОТИПНЫМИ данными.

Команда Мгновенное заполнение для извлечения данных (а также объединения)
использует специальный шаблон. Просто введите несколько образцов в стол­
бец, расположенный рядом с данными, и выберите команду Данные ► Работа
с данными ► Мгновенное заполнение (или нажмите Ctrl+E).

Excel

проанализирует об­

разцы и попытается подобным образом заполнить остальные ячейки. Если предло­
женный вами шаблон программа распознает неправильно, нажмите Ctrl+Z, введите
еще один-два примера и попробуйте снова.
По умолчанию в

Excel включен параметр автоматического мгновенного заполнения.

Его можно найти в разделе Файл ► Параметры ► Дополнительно: флажок Автоматически

выполнять мгновенное заполнение. Если

Excel распознает

шаблон, то автоматически

заполнит диапазон. Обычно программа распознает шаблон, когда вы вводите целые
слова, содержащие только буквы. Если же вы вводите цифры или специальные
символы, то команду Мгновенное заполнение следует вызвать вручную.

На рис.

22.13 показан рабочий лист с текстом в одном столбце.

Задача состоит в том,

чтобы извлечь из каждой ячейки числовое значение и поместить его в отдельную
ячейку. Мастер распределения текста по столбцам здесь не поможет, поскольку
разделители столбцов четко не определены. Вероятно, можно написать формулу
массива, но это будет сложно.

Ш□у Этот пример вместе с другими доступен для скачивания. Файл называется Мгновенное за­
полнение.хlsх.

Очистка данных

561

А

Коробка весит

1

Рост Боба

2
3

20

кг.

2 метра .

\она ехала 9,5 часов подряд.

4

Число пи равно

5

Он выпил

3,14159

5 чашек кофе .

6

Налог с продаж за этот товар составил

7

15

8

Он был на 7 - м небе от счастья .

9

Квадратный корень из

3,12 рубля .

человек явились в суд присяжных.

16

равен четырем.

10 Где находится почтовый индекс 90210?

Рис.

22.13. Нужно извлечь числовые значения

из столбца А

Чтобы использовать возможности команды Мгновенное заполнение, перейдите к ячей­
ке В1 и введите в нее первое число - 20. В ячейку В2 введите второе число - 2. Смо­
жет ли команда идентифицировать оставшиеся числа и заполнить ими остальные

ячейки? Выберите команду Данные ► Работа с данными ► Мгновенное заполнение (или
нажмите Ctrl+E) - и Excel мгновенно заполнит остальные ячейки. На рис. 22.14
показан результат.

в

А

1
2

Коробка весит

20

кг.

2 метра .
Она ех ала 9,5 часов подряд.
З
4 Число пи равно 3,14159
5 Он выпил 5 чашек кофе .
6 Налог с продаж за этот товар составил 3,12
7 15 человек явились в суд присяжных .
8 Он был на 7- м небе от счастья.
9 Квадратный корень из 16 равен четырем.
10 Где находится почтовый индекс 90210?

Рис.

20
2
5

Рост Боба

22.14. Используя два образца,

14159 ~
5
12
15

рубля .

введенные в ячейки

7

16
90210

81 и 82, инструмент Мгновенное заполнение

в некоторых случаях сделал ошибочные выводы
Как видите, Excel правильно идентифицировал большую часть значений, но не все.
Точность угадывания увеличится, если предоставить программе больше образцов.
Например, укажите в качестве образца десятичное число. Удалите введенные
значения, введите в ячейку В6 число 3,12 и нажмите
определит все значения (рис.

Ctrl+E.

На этот раз

Excel

верно

22.15).

Этот простой пример позволяет сделать два важных вывода.

•

Выполняя команду Мгновенное заполнение, необходимо очень внимательно про­
верять получен ные данные . Только потому, что первые несколько строк верны,

нельзя считать, что команда сработала правильно для всех строк.

•

Точность мгновенного заполнения возрастает, если добавить больше образцов.

562

ГЛАВА

22

Импорт и предварительная подготовка данных

А

1

Коробка весит

2
3

Рост Боба
Она

20

в

кг.

2 метра.
ехала 9,5 часов

20
2
9,5

подряд.

3,14159 ~
5

4 Число пи равно 3,14159
5 Он выпил 5 чашек кофе.
Налог с продаж за этот товар составил

6
7

15 человек

8

Он был на 7-м небе от счастья.

3,12 рубля.

3,12
15

явились в суд присяжных.

7
16

9 Квадратный корень из 16 равен четырем.
10 Где находится почтовый индекс 90210?

Рис.

22.15. Если

90210

ввести образец в виде десятичного числа,

Excel определяет правильно

все числовые значения

На рис .

22.16 показан другой

пример. В столбце А содержится список имен людей.

Задача в том, чтобы выбрать имя, фамилию и отчество ( если оно указано). В стол­
бец В команда Мгновенное заполнение успешно извлечет все имена, используя для

этого только два образца (Андрей и Дмитрий) , а в столбец С

-

все фамилии, взяв за

основу образцы Волков и Соколов. Отчества или инициалы (это столбец

D)

не будут

извлечены до тех пор, пока мы не введем образцы с нробелом как в начале, так
и в конце отчества.

А

r:

Андрей

Волков
Соколов

D

Дмитрий Соколов

Дмитрий

3

Екатерина Петровна Иванова

Екатерина

Иванова

Петровна

4

Алексей Иванович Козлов

Алексей

Козлов

Иванович

5

Ольга Новикова

Ольга

Новикова

6
7

Сергей Дмитриевич Морозов

Сергей

Морозов

Дмитриевич

Мария Андреевна Фёдорова

Мария

Фёдорова

Андреевна

8

Иван Петров

Иван

Петров

9 Анна Алексеевна Смирнова
10 Павел Лебедев
11 Аркадий Черкасов

Анна

Смирнова

Павел

Лебедев

Аркадий

Черкасов

12

Виктория Владимировна Захарова

Виктория

Захарова

13
14

Геннадий Орлов

Геннадий

Орлов

Дарья Белова

Дарья

Белова

Евгений

Тихонов

Зоя

Романова

15 Евгений Тихонов
16

Рис.

с

в

Андрей Волков

Зоя Романова

Алексеевна

Владимировна

22.16. Использование команды Мгновенное заполнение для разделения полных имен на части

Подводя итог, можно ска:~ать следующее: команда Мгновенное заполнение

-

интерес­

ный вариант, но работает надежно, только если данные являются одноти1н1ыми.
Поэтому даже если вы считаете, что она сработало правильно , не забудьте тщатсл1,­
но проверить результаты. И подумайте дважды, прежде чем доверять программе
важные данные, поскольку в этом случае нет возможности задокументировать

Очистка данных

563

способ их извлечения. Но главное ограничение заключается в том, что (в отличие
от формул) мгновенное заполнение не является динамическим методом. Если

данные изменятся, то полученные ранее результаты автоматически не обновятся.
ПРИМЕЧАНИЕ

С помощью команды Мгновенное заполнение можно создавать новые данные из не­

скольких столбцов. Достаточно привести несколько образцов того, как должны ком­
бинироваться данные, - и Excel заполнит столбец по шаблону. В целом эту команду
лучше использовать для создания данных, чем для их извлечения. Но, опять же,

проще всего создавать формулы, извлекающие данные из существующих столбцов.

Изменение регистра символов
Часто очистка текстовых данных подразумевает изменение регистра букв. В Excel
нет для этого специального средства, но можно использовать формулы (см.врезку

<<Преобразование данных с помощью формул,> ниже).
Решить подобную задачу позволят три функции.

•

ПРОПИСН - преобразует все символы текстовой строки В ПРОПИСНЫЕ.

•

СТРОЧН - преобразует все символы текстовой строки в строчные.

•

ПРОПНАЧ - преобразует первую букву каждого слова текстовой строки В Про­
писную (то есть первая буква в каждом слове пишется с заглавной буквы, как
в имени собственном).

Эти функции довольно просты: они работают только с буквами алфавита и игно­
рируют остальные символы, возвращая их в неизменном виде.

Преобразование данных с помощью формул
Во многих примерах очистки данных, приведенных в этой главе, описывается, как пред­
ставить данные нужным образом, используя формулы и функции. Например, преобразо­

вать текст в верхний регистр можно с помощью функции ПРОПИСН . После преобразования
у вас появятся два столбца : с исходными и преобразованными данными . Почти всегда

исходные данные требуется заменить преобразованными . Сделать это можно так.

1.

Вставьте на лист новый временный столбец для формул, преобразующих исходные
данные .

2.

Создайте в нем формулы и убедитесь, что они правильно работают.

3.

Выделите все ячейки с формулами.

4.

Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Копировать (или нажмите

5.

Выделите столбцы с исходными данными .

6.

Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Значения

Ctrl+C).

(3).

Так вы сможете заменить исходные данные преобразованными . После выполнения этих
действий временный столбец с формулами можно будет удалить .

564

ГЛАВА

22

Импорт и предварительная подготовка данных

Удаление лишних пробелов
При очистке данных стоит убедиться, что в них нет лишних пробелов. Обычно не­
возможно понять, есть ли пробел в конце текстовой строки. Лишние пробелы могут
вызвать множество проблем, особенно когда строки нужно сравнивать. Строка
"Июль" - совсем не то же самое, что "Июль". В конце второй строки есть пробел.
Длина первой строки

-

четыре символа, а второй

-

пять.

Для подобных случаев можно создать формулу с функцией СЖПРОБЕЛЫ, которая
будет удалять все начальные и завершающие пробелы, а также заменять несколько
пробелов подряд одним. Например, следующая формула вернет строку Прибыль
в четвертом квартале (без лишних пробелов):
=СЖПРОБЕЛЫ("

Прибыль

четвертом

в

квартале

")

Данные, импортированные с веб-страниц, часто содержат пробелы другого типа:
неразрывные, обозначаемые в коде HTML тегом &nbsp. В Excel этот символ можно
генерировать с помощью такой формулы:
=СИМВОЛ(160)

Чтобы заменить такие пробелы обычными, используйте следующую формулу:
=ПОДСТАВИТЬ(А2;СИМВОЛ(160);"

")

Заменить неразрывные пробелы обычными и удалить при этом лишние можно
с помощью такой формулы:
=СЖПРОБЕЛЫ(ПОДСТАВИТЬ(А2;СИМВОЛ(160);"

"))

Удаление непечатаемых символов
Нередко данные, импортированные на рабочий лист

Excel,

содержат непонятные

(иногда непечатаемые) символы. Удалить из строки все непечатаемые символы
можно с помощью функции ПЕЧСИМВ. Представим, что данные хранятся в ячейке А2.
В таком случае можно использовать следующую формулу:
=ПЕЧСИМВ(А2)

ПРИМЕЧАНИЕ

Эта функция может <<не замечать,> некоторые непечатаемые символы Unicode. Она
запрограммирована так, чтобы удалять первые 32 непечатаемых символа в 7-бито­
вом коде ASCII. Информацию о том, как удалить непечатаемые символы Unicode,
можно найти в справочной системе Excel по функции ПЕЧСИМВ.

Преобразование значений
В некоторых случаях вам может понадобиться преобразовать значения из одной
системы измерения в другую. Например, при импортировании файла, хранящего

значения в унциях, эти данные необходимо представить в миллилитрах. Выполнить
такое преобразование, а также множество других может функция Excel ПРЕОБР.

Очистка данных

565

Если в ячейке А2 хранится значение в унциях, то преобразовать их в миллилитры
позволит такая формула:
=ПPEOБP(A2;"oz";"ml")

Эта функция универсальна и может обрабатывать большинство известных единиц
измерения в следующих категориях: вес и масса, расстояние, время, давление, сила,

энергия, мощность, магнетизм, температура, объем, площадь, скорость и пр.
Кроме того, в

Excel

значения из одной системы счисления можно переводить

в другую. Допустим, был импортирован файл с шестнадцатеричными значениями,

и их нужно преобразовать в десятичные. Сделать это можно с помощью функции
ШЕСТН. В .ДЕС. Так, формула ниже возвращает значение

1 279 -

десятичный эквива­

лент приведенного шестнадцатеричного числа:

=ШЕСТН.В.ДЕС("4FF")

Вдобавок

Excel может преобразовать двоичные и восьмеричные числа в десятичные.

Для этого используются функции дв. В. ДЕС и восьм. в. ДЕС соответственно.

Есть и функции, которые позволяют выполнять обратное преобразование из деся­
тичной системы счисления в другую: ДЕС. в. ШЕСТН, ДЕС. В .дв и ДЕС. в. восьм. Найти
их можно в категории Инженерные.

Кроме того, в

Excel

есть функция ОСНОВАНИЕ, преобразующая десятичное число

в число с любым основанием. Однако учтите, что в программе нет функции, которая
совершала бы обратное действие. Здесь вы ограничены двоичными, восьмеричными
и шестнадцатеричными числами.

Классификация значений
Иногда приходится распределять значения по группам. Например, данные о воз­

растах людей можно классифицировать по возрастным группам:

17

и моложе,

18-24, 25-34 и т. д.
Проще всего выполнить такую классификацию с помощью таблицы поиска.
На рис.

22.17 показано,
- в столбце В.

фикация

что значения возраста хранятся в столбце А, а их класси­
Он заполняется значениями с помощью таблицы поиска,

расположенной в диапазоне

D2:E9. В ячейке В2 введена следующая формула:

=ВПР(А2;$D$2:$Е$9;2)

Эта формула скопирована в ячейки ниже В2.

С помощью таблиц поиска можно обрабатывать и нечисловые данные. На рис.

22.18

показана таблица, которая используется для распределения штатов по регионам.
Таблица поиска, состоящая из двух столбцов, размещается в диапазоне D2:E52.
Формула в ячейке В2, которую также скопировали в ячейки ниже, выглядит так:
=ВПР(А2;$D$2:$Е$52;2;ЛОЖЬ)

566

ГЛАВА

22

Импорт и предварительная подготовка данных

г
1

в

А

2
3
4
5

1!
1 :о
11
12

1в

14
15
16

Рис.

~

V

о

18
25
35
45

35-44
<18
65-74
45-54
35-44
45-54

72
51
40
51
34
51
81
18
46
60

45-54
55-64
65-74
75+

45-54
55-64
25-34

32

/х

55
65
75

~

<18
18-24
25 -34
35-44

25-34
45-54
75+
18-24

по возрастным группам с помощью таблицы поиска

=ВПР(А3;$D$2:$Е$52;2;ЛDЖЬ)

V

в

А
Штат

D

18-24
35-44

24
42
44
17

22.17. Классификация

з

с

Классификация

Возраст

с

Е

D

Регион

Калифорния

Регион

IX

!Регион VII

! Айова

Алабама

Регион

Айдахо

Регион Х

IV

4

Миссури

Регион

VII

Айова

Регион

5

Невада

Регион

IX

Аляска

Регион Х

VII

6

Нью - Гэмпшир

Регион

1

Аризона

Регион

IX

7

Иллинойс

Регион

V

Арканзас

Регион

VI
VIII

8

Нью - Мексико

Регион

VI

Вайоминг

Регион

9

Калифорния

Регион

IX

Вашингтон

Регион Х

10
11
12
13
14

Орегон

Регион Х

Вермонт

Регион

Юта

Регион

VIII

Вирджиния

Регион

1
111

Коннектикут

Регион

1

Рис.

22.18. Использование таблицы

Висконсин

Регион

V

Гавайи

Регион

IX

Делавэр

Регион

111

поиска для распределения штатов по регионам

Ш□у Файл с примерами для этого раздела доступен для скачивания, он называется Классификация
данных .хlsх.
СОВЕТ

Еще одно преимущество использования функции ВПР заключается в том, что она

возвращ ает значение #Н/Д, если соответствие не найдено. Так удобно, например,
выявлять ошибки в названиях. Если указать значение ложь в качестве последне­
го аргумента функции, то программа должна будет найти только полные совпа­
дения.

Очистка данных

56 7

Объединение столбцов
Совмещать в формуле данные из двух и более столбцов можно с помощью функции
СЦЕП. Например, следующая формула объединяет содержимое столбцов

Al, Bl и Cl:

=СЦЕП(Аl:Сl)

IO□y Файл с примерами для этого раздела доступен для скачивания, он называется Конкатенация.хlsх.
Между содержимым разных ячеек можно вставлять пробел или другие раздели­
тели, например, если в столбцах указаны должность, имя и фамилия. Конкатена­

ция с помощью приведенной выше формулы даст результат наподобие ИвановИ.И .
Чтобы добавить пробелы (то есть чтобы получилось Иванов И. И.), используйте
функцию ОБЪЕДИНИТЬ:
=ОБЪЕДИНИТЬ("

";ИСТИНА;Аl:Сl)

В качестве первого аргумента функции ОБЪЕДИНИТЬ указывается разделитель,

который нужно вставить между значениями в отдельных ячейках. Если второй

аргумент

-

ИСТИНА, программа будет игнорировать пустые ячейки. Если же ложь,

то для пустых ячеек будет выводиться два разделителя подряд.
На рис.

22.19 показаны три

примера использования функции ОБЪЕДИНИТЬ. В первом

нет пустых ячеек, поэтому значение второго аргумента нс учитывается . Во втором
и третьем примерах вторые аргументы

-

ложь и ИСТИНА соответственно, а разде­

литель-пробел заменен запятой (так легче увидеть дублирование). Если пустые
ячейки нри объединении не игнорируются, то выводится два разделителя ( в данном
случае

-

А

две запятые) подряд.

в

с
Фамилия

D
Иrнорировать пустые? Объединенное ,начение

1

Имя

ОNество

2

Дмитрий

Алексеевич Смирнов

З

Дмитрий

Смирное

ЛОЖЬ

Дмитрий"Смирнов

=ОБЪЕДИ НИТЬ(" ,";DЗ;АЗ:СЗ)

4

Дмитрий

Смирнов

ИСТИНА

Дмитрий,Смирнов

=ОБЪЕДИНИТЬ(",";D4;А4:С4)

Дмитрий Алексеевич Смирнов =ОБЪЕДИНИТЬ(" ";ИСТИНА;А2:С2)

5

Рис.

22.19. Функция ОБЪЕДИНИТЬ вставляет разделитель между объединяемыми значениями

Объединять содержимое столбцов можно и с помощью команды Мгновенное за­
полнение (см. выше). Для этого просто укажите в соседних столбцах один или не­

сколько образцов объединения и нажмите Ctrl+E.

Excel

автоматически выполнит

конкатснанию для других строк данных.

Переупорядочение столбцов
Если вам нужно переупорядочить столбцы на рабочем листе, можете вставить
пустой столбец, а затем перетащить в него содержимое другого столбца. Но после
этого на месте перемещенного столбца останется пустое место.

568

ГЛАВА 22

Импорт и предварительная подготовка данных

Есть более простой способ.

1.
2.
3.
4.

Щелкните на заголовке столбца, который нужно переместить.
Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вырезать.
Щелкните на заголовке столбца, расположенного справа от целевого.
Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду
Вставить вырезанные ячейки.

Повторяйте эти действия до тех пор, пока не расставите столбцы в нужном порядке.

Расположение строк в произвольном порядке
В

Excel

можно быстро расположить строки в произвольном порядке. В первую

ячейку столбца справа от целевого вставьте эту формулу и скопируйте ее вниз:
=СЛЧИС()

Затем отсортируйте данные, используя этот столбец в качестве ключа сортировки.
Строки будут переставлены в произвольном порядке, и вы сможете удалить этот

столбец.

Извлечение имени файла из

URL

Допустим, у вас есть список интернет-адресов, из которого нужно извлечь только

имя файла. Сделать это позволит специальная формула. Например, в ячейке А2
содержится этот

URL:

http://example.com/assets/images/horse.jpg
Следующая формула вернет имя файла

horse.jpg:

=ПРАВСИМВ(А2;ДЛСТР(А2)-НАЙТИ("*";ПОДСТАВИТЬ(А2;"/";"*";ДЛСТР(А2)­
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А2;

"/"; "")))))

Формула возвращает текст, который стоит после последнего слеша. Если ячейка А2
не содержит ни одного слеша, формула вернет ошибку.
Чтобы извлечь URL-aдpec без имени файла, используйте такую формулу:
=ЛЕВСИМВ(А2;НАЙТИ("*";ПОДСТАВИТЬ(А2;"/";"*";ДЛСТР(А2)­
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А2;"/";"")))))

Поиск текста в списке
Допустим, у вас есть список данных, которые нужно проверить на соответствие

другому списку. Например, необходимо идентифицировать строки, в которых дан­

ные из определенных столбцов одного списка появляются в другом. На рис.
показан простой пример. Данные расположены в столбцах А:С. Задача

-

22.20

опреде­

лить строки, значение столбца Членский номер из которых можно найти и в списке

Очистка данных

569

Исключенные члены, хранящемся в столбце F. Так исключенных членов сообщества
можно будет удалить из списка.

07

/х

V

=ЕСЛИ(СЧЕТЕСЛИ($F$2:$F$22;В7)>0;"Исключен";""
в

А

1
2
3
4

Членский номер

Имя
Элис Джоне

Дженнифер Грин
Рода Дэвис
Рита Моррис

5
6

Дебра Хопкинс

7 1
8
9
10
11
12

Марсела Гарсия
Виола Дженкинс

Шарлотта Бейкер
Анджела Гонсалес
Мишель Янг
Линда Джонсон

13
14
15
16

Аннет Уильямсон

17
18
19

Стейси Мартин

1 20

l

21
22

Рут Маккинни

Мэри Гибсон
Кристин Уоррен

Ширли Кларк
Розмари Росс

Уолтрауд Адамс
Нэнси Мартинес

Доминик Джексон

Рис.

39-5954
46-2010
93-1595
35-5121
91-2687
93-4652
74-4701
21-5865
79-8010
93-7380
16-6377
94-2032
58-8192
27-3637
81-8640
82-8709
99-6607
16-8075
55-5367
82-4869
28-9592

с

о

Штат

Исключенные члены

AZ

11-6587

UT

16-4523
16-8075
21-5865
23-5078
36-9582
39-2953
40-8172
42-6818
45-8343
58-2363
58-8192
65-3095
67-5960
78-4209
78-8201
81-1158
86-7291

AZ
WA
UT

AZ

!исключен

СА
СА

Исключен

AZ
WA

AZ
СА

WA

Исключен

со

AZ
со

AZ
со

Исключен

AZ
СА

AZ

87-2700
93-4652
97-2586

22.20. Необходимо определить членов сообщества, номер которых встречается
расположенном в столбце F

в списке,

Ш□у Этот пример под названием Поиск в списке.хlsх доступен для скачивания .
. Вот формула,

с помощью которой можно решить эту задачу:

=ЕСЛИ ( СЧЕТ ЕСЛИ ( $F$2: $F$22; В2) >0; "Выбыл";'"')

Мы ввели ее в ячейку

D2, а затем скопировали в ячейки ниже. Эта формула выводит

слово Исключен, если номер из столбца В найден в списке исключенных участников.
Если номера в списке нет, формула возвращает пустую строку. Если отсортировать

список по столбцу D, то все исключенные участники будут переч ислен ы рядом,
и эти данные можно будет быстро удалить.
Описанный прием подойдет и для многих других задач поиска текста в списке.

Перевод вертикально расположенных данных в горизонтально расположенные
На рис.

22.21

показан пример расположения данных, который часто встречается при

импортировании файлов. Каждая запись состоит из трех последовательн ых ячеек

в одном столбце: чередуются значения полей ФИО, Отдел и Место работы. Эти данные
необходимо преобразовать так, чтобы каждая запись располагалась в трех столбцах.

570

ГЛАВА

Импорт и предварительная подготовка данных

22

Выполнить преобразование данных такого типа можно

А

несколькими способами, но мы рассмотрим самый
простой.
Начнем с создания вертикальных и горизонтальных

числовых «заголовков!> (рис.

22.22).

В столбце С содер­

1

Лори Ховард

2

Бухгалтерия

з

Главный офис

4

Жаклин Эсnиноза

5

Продажи

б

Западный филиал

элемента данных (в данном случае это будет столбец

7

Хосе Коллинз

ФИО). У нас это значения

8

жатся числа, соответствующие первой строке каждого

1, 4, 7, 10, 13, 16 и 19. Сгенери­

ровать эту последовательность чисел можно с помощью

простой формулы.

Бухгалтерия

9
10

Главный офис

11

Продажи

Бернис Райан

Горизонтальный диапазон заголовков состоит из по­

12 Восточный филиал

следовательных целых чисел , начиная с

В этом

13

Диана Браун

примере каждая запись содержит три ячейки данных,

14

Бухгалтерия

поэтому в заголовке мы видим

1, 2

и

1.

3.

15 Западный филиал
16 Джей Дж. Дэвис

ШDQ Этот пример под названием Вертикальные данные.хlsх до­
ступен для скачивания.

17 Лаборатория
18 Главный офис
19

Вот формула, которую мы введем в ячейку

1

D2:

20

Шанди Джонсон

Бухгалтерия

21 Главный офис

=СМЕЩ($А$1;$С2+D$1-2;0)

Рис.

22.21. Вертикальные

Ее нужно скопировать в ячейки, расположенные в двух

данные. которые необходимо

столбцах справа и в шести строках ниже . Ре:iультат

разбить на три столбца

показан на рис.

22.23.

Этот способ легко адаптировать для работы с вертикально расположенными дан­
ными, которые содержат ра:~личное количество нолей . Так, если бы каж1щя запись
содержала десять полей данных, то з начениями числовых <, заголовков,>, хранящих­

ся в столбце С, должны были быть 1, 11, 21, 31 и т. д. А горизонтальными были бы
значения от

1 до 10,
А

1
2

Лори Ховард

з

Главный офис

Бухгалтерия

а не от

в

1 до 3.
с

D

1

4

Жаклин Эспиноза

5

Продажи

10

б

Западный филиал

13

Хосе Коллинз

8

Бухгалтерия

16
19

Главный офис

11
12

Продажи

13

Диана Браун

14

Бухгалтерия

3

7

7
9
10

2

1
4

Бернис Райан

Восточный филиал

Рис.

22.22. «Заголовки» послужат для преобразования

вертикально расположенных

данных в горизонтальные строки

Очистка данных

/х

Е6
А

=СМЕЩ($А$1;$Сб+Е$1-2;0)
в

с

Е

D
1

2

3

1

Лори Ховард

2
3

Бухгалтерия

1

Главный офис

4

4
5

Жаклин Эспиноза

7

10

Бернис Райан

Пео8ажи

13
16

Диана Браун

Джей Дж. Дэвис

Лаборатория

Главный офис

19

Шанди Джонсон

Бухгалтерия

Главный офис

Продажи

6 !западный филиал
7 Хосе Коллинз
8

Бухгалтерия

9

Главный офис

10

Бернис Райан

11

Продажи

571

Бухгалтерия

Главный офис

Жаклин Эспиноза

Продажи

Западный филиал

Хосе Коллинз

Бухгалтерия

Главный офис

Лори Ховард

JБухгалтерия

Восточный филиал

)западный филиал

12

Рис.

22.23. Одна

и та же формула преобразует вертикально расположенные данные в строки

Обратите внимание: в приведенной выше формуле используется абсолютная
ссылка на ячейку

Al . Она не должна меняться во время копирования формулы ,

поскольку Al используется в формулах в качестве базовой ячейки. Если данные
начинаются в другой ячейке, то вместо $А$1 следует указать адрес первой ячейки
соответствующего диапазона.

Кроме того, в этой формуле используются <<смешанные,> ссылки во втором аргу­
менте функции СМЕЩ. В ссылке на ячейку С2 символ доллара стоит перед С, поэтому

столбец С является абсолютной частью ссылки. В ссылке Dl символ доллара стоит
перед цифрой 1, поэтому абсолютной частью ссылки является строка 1.

ШDV Об использовании смешанных ссылок в формулах рассказывается в главе 9.
Заполнение пропусков в импортированном отчете
При импортировании данных некоторые ячейки могут оставаться пустыми

(рис.

22.24 ) . Такой тип форматирования отчетов встречается довольно часто. Как

видите, запись в столбце А относится к нескольким строкам. Если отсортировать

список такого типа, то отсутствующие данные создадут проблему и будет довольно
сложно определить, кто и когда продал товар .

Если отчет маленький, то ввести недостающие значен ия в ячейки можно вручную

или с помощью команды Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Вниз (либо нажав

Ctrl+D). Но если
1.

список большой, то лучше сделать по-другому.

Выберите диапазон, в котором есть пропуски (в данном примере это АЗ : А14).

2. Выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделить группу
ячеек.

3.

В окне Выделить группу ячеек установите переключатель в положен ие пустые ячейки

и нажмите ОК. В исходной выборке будут выделены все пустые ячейки .

4.

В строке формул введите знак равенства (=),а затем адрес первой ячейки вис­

ходном столбце (в примере это =АЗ) и нажмите

Ctrl+Enter.

572
5.
6.

ГЛАВА

22

Импорт и предварительная подготовка данных

Еще раз выделите исходный диапазон и нажмите

Ctrl+C, чтобы скопировать его.

Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Всrавить ► Всrавить значения, чтобы
преобразовать формулы в значения.

А

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Менеджер

Месяц

Наталья

Янв

с

Янв
Фев
Мар

Иван

Янв

Фев
Мар

Дмитрий

Янв

Фев
Мар

Li.s....

Выручка

15 101,00 Р
34 230,00 Р
9 033,00 Р
8 054,00 Р
9 322,00 Р
32 143,00 Р
29 239,00 Р
38 993,00 Р
309,00 Р
9 092,00 Р
12 332,00 Р
32 933,00 Р

182
3350
114
135
401
357
509
414
53
323
283
401

Мар

Сергей

D

Продано единиц

Фев

13
14

Рис.

в

22.24. Этот отчет содержит пропуски

в столбце Менеджер

В результате на месте пропусков появятся верные данные, и ваш рабочий лист

будет выглядеть как на рис.

22.25.

ШDQ Этот пример под названием Заполнение пропусков.хlsх доступен для скачивания.
А

в

с

D

1
2 Менеджер
3 Наталья
4 Наталья
5
6
7
8
9
10

Месяц
Янв

Фев

Наталья

Мар

Сергей

Яне

Сергей

Фев

Сергей

Мар

Иван

Янв

Иван

Фев

Продано единиц

Выручка

182
3350

15 101,00 Р
34 230,00 Р

114
135
401

9 033,00
8 054,00

357
509
414

11

Иван

Мар

12
13
14

Дмитрий

Янв

Дмитрий

Фев

53
323
283

Дмитрий

Мар

401

9 322,00
32 143,00
29 239,00

Р
Р

Р
Р
Р

Р

38 993,00
309,00
9 092,00

Р

12 332,00
32 933,00

Р

Р

Р

---Рис.

22.25. Пропусков

нет, и теперь столбец можно отсортировать

Проверка правописания
Если вы работаете в текстовом редакторе, то наверняка пользуетесь функцией
проверки правописания. Ошибки в тексте могут раздражать, но если они есть в дан­
ных, то это может вызвать серьезные проблемы. Например, в случае группировки
данных по месяцам ошибка в названии месяца может привести к тому, что в году
окажется

13 месяцев .

Очистка данных

Чтобы выполнить проверку правописания в

Excel,

рование ► Правописание ► Орфография или нажмите

573

выберите команду Рецензи­

F7. Если вы хотите проверить

лишь определенный диапазон, то выделите его, прежде чем запускать проверку.

Если программа находит слова, которые не может распознать, то открывается диа­

логовое окно Орфография. Его параметры понятны без дополнительных пояснений.

l□DV Подробнее работа с этим окном рассматривается в главе 17.
Замена или удаление текста в ячейках
Иногда нужно полностью заменить (или удалить) определенные символы в столб­
цах данных. Например, необходимо заменить все символы обратного слеша обыч­
ным слешем. Проще всего сделать это с помощью диалогового окна Найти и заменить.

А чтобы удалить текст, просто оставьте в нем пустым поле Заменить на.

В других ситуациях может понадобиться решение на основе формулы. Рассмотрим
рис.

22.26.

Допустим, в номерах деталей (в столбце А) второй дефис нужно заме­

нить двоеточием. Сделать это в окне Найти и заменить нельзя, поскольку в нем нет
возможности задать удаление именно второго тире.

Гвs

V

:

/х

в

А

1

№детали

2 ADC-9B3-2
BG-8832-3

3
4

5
6

Рис.

QERP-9832-1

ОРУ-093-2

1

RGNP-9932-4

=ПОДСТАВИТЬ{АS;"-";":";2)
с

D

Модифи~ация

ADC-983:2
BG-8832:3
QERP-9832:1
ioPY-093:2
RGNP-9932:4

7

ВВ-221-2

ВВ-221:2

8
q

PDR-9322-3

PDR-9322:3

22.26. В окне Найти и заменить не получится заменить только второй дефис

В этом случае можно использовать простую формулу, которая за меняет второй
дефис двоеточием:
=ПОДСТАВИТЬ(А2;"-";":";2)

l□DV Файл с примерами для этого раздела доступен для скачивания, он называется Замена
текста . хlsх .
Чтобы удалить второй дефис, просто опустите третий аргумент функции ПОДСТАВИТЬ:
=ПОДСТАВИТЬ(А2;"-";;2)

Это еще один пример задачи, которую можно решить с помощью команды Мгно­
венное заполнение.

574

ГЛАВА

Импорт и предварительная подготовка данных

22

ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы писали код на каком-либо языке программирования, то, возможно, знакомы
с концепцией регулярных выражений. Они позволяют сравнивать строки с помо­

щью очень точных (и часто непонятных) кодовых значе ний. Ехсе\ не поддерживает
концепцию регулярных выражений, но благодаря безграничным возможностям
Интернета можно научиться пользоваться регулярными выражениями в

VBA,

а также поискать новы е надстройки, которые позволяют применять регулярны е

выражения в книгах

Excel.

Добавление текста в ячейки
Для добавления текста в яч е йку можно воспользоваться новым столбцом формул.
Рассмотрим несколько прим еров.

•

Следующая формула добавляет ID: и пробел в начало ячейки (в данном случае А2) :

="ID:

•

"&А2

Следующая формула добавляет .mрЗ в конец ячейки (в данном случае А2):

=A2&".mp3"

•

Эта формула вставляет дефис после третьего символа в ячейке (в данном слу­
чае А2):
=ЛЕВСИМВ(А2;3)&"-"&ПРАВСИМВ(А2;ДЛСТР(А2)-3)

Кроме того, добавлять текст в ячейки можно и с помощью команды Мгновенное за­
полнение.

Решение задачи с завершающим знаком минус
В импортированных данных отрицательные значения могут выглядет ь как

а не как -3 498, то есть знак минус будет расположен в конце.

3 498-,
Excel н е преобразует

эти значения и рассматривает их как те кстовую строку.

Решение настолько простое, что вы удивите сь.

1.

2.

Выделите данные с завершающими зна­

ками минус. В эту выборку также можно

Дополнительная наст ройка импорта те ...

включить положительные значения .

Настройка определения числовых данных

Выберите команду Данные ► Работа с дан­
ными ► Текст по столбцам. Откроется окно

мастера распределения текста по столбцам.

3.

х

Еазделитель целой и дробной части
Разделитель разрядов:

Примечание. Числа отображаюто, в соответствии с
настройкой элемента ·язык и стандарты• панели управления

На первом же экране мастера нажмите

С2рос

кнопку Готово.

11 Знак минус в конце отрицательных чисел
ок

Эта процедура работает благодаря настрой-

Отмена

ке по умолч а нию, заданной в диалоговом

окне Дополнительная настройка импорта текста (рис.

22.27),

кнопку открытия которого

Рис.

22.27. Окно дополнительной настройки
импорта текста

Экспорт данных

575

пользователи, как правило, не замечают. Чтобы открыть его, перейдите на третий
экран мастера распределения текста по столбцам и нажмите кнопку Подробнее.

Чек-лист подготовки данных
В этом разделе приведен список, по которому можно проверить наличие проблем
С/ЩННЫМИ.

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Есть ли у каждого столбца уникальный и описательный заголовок?

Однотипно ли отформатированы столбцы?
Выполнялась ли проверка на повторяющиеся или отсутствующие строки?
Если речь идет о текстовых данных, то однотипно ли задан регистр символов?

Проверили ли вы орфографические ошибки?
Содержат ли данные лишние пробелы?
Расположены ли столбцы в правильном (или логическом) порядке?

Есть ли пустые ячейки, которые не должны быть таковыми?
Исправлены ли завершающие знаки минус?

Достаточно ли широки столбцы, чтобы отобразить все данные?

Экспорт данных
Эта глава начиналась с раздела об импорте данных, поэтому логично завершить
ее обсуждением возможностей экспорта данных в файлы, которые не являются
<<родными,> файлами Ехсе\.

Экспортирование в текстовые файлы
С 110мощью команды Файл ► Сохранить как можно открыть диалоговое окно Сохранить

как, в котором доступно большое количество вариантов разных форматов. Текстовые
файлы можно сохранять в трех форматах:

• csv • тхт •

для файлов, содержащих значения, разделенные запятыми;

для файлов, содержащих значения, разделенные знаками табуляции;

PRN - для отформатированного текста.

Обсудим их более подробно.

ФайлыСSV
При экспортировании рабочих листов в текстовые СSV-файлы данные сохраняются
так, как отображаются. Иначе говоря, если ячейка содержит значение 12,8312344, но
отформатирована с двумя десятичными знаками после запятой, то значение будет
сохранено как

12,83.

5 76

ГЛАВА

22

Импорт и предварительная подготовка данных

В этом формате ячейки в строке разделяются запятой, а строки

-

символами воз­

врата каретки и перевода строки.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы экспортируете файл на Мак-устройство, то в качестве символа конца строки

используется только символ возврата каретки, без символа перевода строки.

Обратите внимание: если в ячейке есть запятая, значение будет заключено в кавыч­
ки. Если в ячейке есть кавычки, то они будут выведены дважды.

Файлы ТХТ
Процесс экспорта рабочих книг в ТХТ-файлы практически идентичен сохранению
в формате

CSV. Единственное различие в том, что в данном случае значения ячеек

в строке разделяются символами табуляции, а не запятыми.
Если рабочий лист содержит символы в формате

Unicode, то экспортировать файл

необходимо с использованием этой кодировки. Если этого не сделать, символы
Unicode будут сохранены как знаки вопроса.

ФайлыРRN
Файлы в формате

PRN

можно сравнить с распечатанным изображением рабочего

листа. Ячейки обычно разделяются несколькими символами пробелов. Кроме того,
строка может вмещать только

240 символов.

Если это ограничение превышено, то

излишек переносится на следующую строку. Файлы

PRN используются

редко.

Экспорт в файлы других форматов
Помимо вышеописанных,
других форматах (табл.

Таблица

Excel
22.1).

позволяет сохранять свои файлы в нескольких

22.1. Форматы файлов для экспорта

Формат

Расширение файла

Частота использования

Формат обмена данными

. di f

Низкая

Symbolic Link

. slk

Низкая

PortaЫe

Document Format • pdf

XML Paper Specification
Document

.xps

Веб-страницы

.htm

Высокая: файлы предназначены только для чтения
Низкая: альтернатива формату

PDF, разработанная

компанией

Microsoft
Высокая: часто при сохранении рабочей книги в этом формате
создается каталог с дополнительными файлами, необходимыми
для точного отображения страницы

Электронные таблицы

DpenDocument

.ods

Высокая: файлы предназначены для различных программ обра­
ботки электронных таблиц с открытым исходным кодом

Глава

23

ПРОВЕРКА ДАННЫХ

В текущей главе мы рассмотрим инструменты проверки данных, доступные в

Excel.

Проверка данных подразумевает добавление правил, которые позволят контроли­
ровать процесс ввода данных в определенные ячейки, и различных динамических

элементов, без использования макросов.

Как происходит проверка данных
В результате проверки данных

Excel

контролирует корректность ввода данных

в ячейки . Например, можно ограничить ввод данных в определенную ячейку целыми

числами от

1 до 12.

Если пользователь введет неправильное значение, программа

выдаст соответствующее предупреждение (рис.

в

А

с

23.1 ).
D

Е

F

G

1
2
3

1Введите номер месяца (1-12):

/1s

5
6
7
8
9
10

х

Microsoft Excel

О Э10 значение не соо1ветствует ограничениям по проверке данных, установленным для зrой ячейки
Повторить

Отмена

11
12
13

Рис.

23.1. Сообщение о том, что введены неправильные данные

Excel позволяет легко задавать критерии проверки данных. Для этого также можно
ис11ользовать формулы.
ВНИМАНИЕ

С проверкой данных связана серьезная проблема: если пол1,зователь скопирует со­
держимое ячейки , в которой нров ерка не производится, и вставит его в другую , в ко­

торой проверка выполняется, то все правила проверки будут удал е ны. В Ехсе\

эта нроблема вес еще не ре111е11а .

2019

ГЛАВА

578

23

Проверка данных

Определение критерия проверки
Чтобы определить тип данных, которые могут храниться в ячейке или диапазоне,
сделайте следующее .

1.
2.

Выделите ячейку или диапазон.

Выберите команду Данные ► Работа с данными ► Проверка данных. Откроется диа­
логовое окно Проверка вводимых значений с тремя вкладками (рис .

Пераметры
Параметры

Подсказка по ввоАу

х

Проверка вводимых значений

х

Проверка вводимых значений

23.2).

По,11,сuха

no BBOA)I

Сообщение о6 ow116ti:e

Сообщен..е о6 оwиб«е

УСАО11-1е проверки

При попытке•~ неверных данных отобража,ь сообщение

Iиn.Qаiнны,с
Цt110t! ЧИСАО

8

Иrнормронtь пусн,,1е а~Мкм

1,!аrо11ово,;
ОШЖ!ОQ

v

Поnробуй1е е~ рез
Соо§щен~
Ч1-1САО AO.IDkНO быть от 1 ДО 12

Проверк., вводимых значений

Параwетры

8

ПОАСUЗО по •ВОАУ

СообщеН.t@ о6

Оtо6рАжать l'\OAC.UJIC)I, кли 11чеИц 11ВJ1.11nc111~
о,

При •ы6о~ .ll~KИ •ы~и смдующую ПОАСU)ку

Jaro110&01C
мес,щы

ок

Рис.

3.
4.

23.2. Три вкладки диалогового окна Проверка вводимых значений

П ерейдите на вкладку Параметры .

Выберите одно из значений в раскрывающемся списке Тип данных. В зав исимо­
сти от выбран ного варианта содержимое вкладки из менится. Наприм ер, чтобы
задать формулу, выберите параметр Другой.

5.

Используя эле менты управления, доступные н а вкладке, задайте критерий

проверк и данных. Набор элементов зав исит от выбора, который вы сделали на
пр едыдущем этапе .

6.

(Не обязательно . ) Перейдите на вкладку Подсказка по вводу и введите текст, ко­

торый должен выводить

Excel,

если пользователь выделяет указанную ячейку.

Типы проверяемых данных

579

Можно указать, какие данные следует вводить, или документировать назначение

ячейки. Если нронустить этот этап, то при выделении ячейки ничего не будет
выводиться.

7.

(Нс обязательно.) Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке и введите текст
предупреждения, которое должно появляться при вводе пользователем недо­

пустимого значения. В списке Вид можно задать вид сообщения и варианты,
доступные пользователю при вводе неправильных данных. Например, чтобы
нредотвратить ввод неправильных значений, следует выбрать вариант Остановка.
Если пропустить этот этап, то при возникновении ошибки

Excel будет выводить

стандартное сообщение об ошибке.
ВНИМАНИЕ

Даже при действующей проверке данных пользователь может ввести ошибочные
данные. Если в списке Вид на вкладке Сообщение об ошибке диалогового окна Проверка

вводимых значений выбран любой вариант, кроме Остановка, то программа позволит
ввести недопустимые данные. Указать на ошибочные данные можно, выделив их
(подробнее об этом - в следующем разделе).

8.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь в выделенной ячейке или диапазоне будет проводиться проверка вводимых
данных по правилам, которые вы установили.

Типы проверяемых данных
На вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений можно задать

различные критерии проверки данных. В раскрывающемся списке Тип данных пред­

ставлены типы допустимых данных ( напоминаем, что набор элементов управления
меняется в зависимости от выбранного типа).

•

Любое значение. Если выбрать этот вариант, то все условия проверки данных бу­
дут удалены. Но, если не снять флажок Отображать подсказку, сообщение о вводе,

если оно задано, все равно будет выводиться.

•

Целое число. Пользователь должен ввести целое число. В раскрывающемся спи­

ске Значение можно выбрать допустимый диапазон значений. Например, можно
указать, что значение должно быть целым числом, большим или равным

•

100.

Действительное. Пользователь должен ввести действительное число. Диапазон

допустимых значений можно выбрать в раскрывающемся списке Значение.
Например, можно указать, что вводимое число должно находиться в диапазоне

от О до

•

1.

Список. Пользователь должен выбрать значение из предложенного списка.
Небольшой список можно ввести здесь же, в поле Источник ( значения разделяйте

580

ГЛАВА

23

Проверка данных

точкой с запятой). Подробнее об этом мы поговорим в разделе «Создание рас­
крывающегося списка~-.

•

Дата. Пользователь должен ввести дату. Допустимый диапазон можно опреде­
лить в раскрывающемся списке Значение. Например, можно установить, что дата

должна быть позже

•

1 января 2022

года.

Время. Пользователь должен ввести значение времени. Допустимый диапазон
можно указать в раскрывающемся списке Значение. Например, можно ограничить
значение времени десятью часами утра.

•

Длина текста. Максимальная длина вводимой строки (количество символов)

ограничена. Определить допустимую длину можно с помощью раскрывающегося
списка Значение. Например, можно указать, что размер вводимой строки должен

быть не более одного символа.

•

Другой. Использовать этот параметр можно при наличии логической формулы,
которая определяет правильность вводимых пользователем данных (которая

будет возвращать значение ИСТИНА или ложь). Можно ввести формулу непосред­

ственно в поле Формула (появится после того, как вы выберете этот тип провер­
ки) или привести ссылку на ячейку с формулой. Далее в главе мы рассмотрим

несколько примеров полезных формул.
На вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений есть еще не­

сколько флажков.

•

Игнорировать пустые ячейки. Если этот флажок установлен, то пустые запи­

си не обводятся как неверные при использовании команды Данные ► Работа
с данными ► Проверка данных ► Обвести неверные данные.

•

Список допустимых значений. Этот флажок появляется только в том случае, если

в списке Тип данных выбран вариант Список. С его помощью можно указать, сле­
дует ли выводить рядом с ячейкой кнопку со стрелкой, после нажатия которой

будет раскрываться список допустимых значений, где пользователь сможет
выбрать правильное.

•

Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Если этот флажок

установлен, то все внесенные изменения будут применяться и к другим ячейкам,
содержащим исходные критерии проверки данных.

СОВЕТ

В Excel есть команда Данные ► Работа с данными ► Проверка данных ► Обвести неверные
данные. Если использовать ее, то все неверные (согласно проверке) значения будут
обведены красными кружками. Когда пользователь исправит значение, кружок
исчезнет. Эта команда полезна, если вы не выбрали вариант Остановка или выпол­
няете проверку в ячейках, где уже есть значения. Чтобы убрать обводку, выберите
команду Данные ► Работа с данными ► Проверка данных ► Удалить обводку неверных данных.

На рис.

23.3 все значения больше 105 и меньше 5 считаются неверными и обведены

кружками.

Создание раскрывающегося списка

А

1
2

В

~
7
104

32
101

4

105
82

5

s
87
57
58
80

8
9
10
11
12
13
14

86
40
п

94

79
35

8
32
39

15

88

16
17
18

40
-7

н

G

75
23
24

70
90

6

Рис.

D

с

~
76
86

67
55
74

89
54

18
5

2~
59
43
35
46
5
41
65
45

14
76

83
89

70
69

5~
101
30
51
80
85
79
59
75
1oi::::=J)
57
22
71
37
43
и
9
1oc:ioi>
и
98
34
27
22
53
30
22
13
46
30
39
94
6
40

<=J)

24
29
74
86
12

98
40
26
93
78

61
9 ~
4c:JS
15
8
41
91
84
58
бО
80
1<=::::i)
7
31
94
39
55
81
87
84
84
бб

1c=J>

п

2CJ)
63

47

54

23.3. Excel может выделять неправильные значения [в этом примере в диапазоне от 5до

581

не находящиеся

105], обводя их кружками

Создание раскрывающегося списка
В большинстве случаев для проверки данных создается раскрывающийся список
доступных значений. На рис .

23.4

показан пример, где в качестве источника для

такого списка используются названия регионов из диапааона А2 : Аб .

А

1

в

с

D

Регионы

2

Север

з

!восток

Выберите регион:

Север

4

Северо-Запад

5

Юг

Восток

6

Юго- Восток

Северо - Запад

7

Запад

Север

Юr
Юго-Восток

8

Запад

t9
Рис .

23.4. Этот список был создан для проверки данных

Чтобы создать раскрывающийся список, сделайте следующее.

1.
2.

Введите перечень допустимых значений в один столбец или строку.
Выберите ячейку, где будет расположен раскрывающийся список, а затем выпол­
ните команду Данные ► Работа с данными ► Проверка данных. Откроется диалоговое
окно Проверка вводимых значений.

582

3.

ГЛАВА

23

Проверка данных

На вкладке Параметры выберите тип данных Список и в поле Источник укажите
диапазон значений. Диапазон может находиться и на другом рабочем листе, но
должен быть в текущей рабочей книге.

СОВЕТ

Если есть вероятность, что вы еще будете добавлять элементы в список, введите
их в один столбец и превратите его в таблицу, используя команду Вставить ► Табли­
цы ► Таблица. Excel автоматически будет обновлять список допустимых значений
при добавлении в таблицу данных или их удалении.

4.
5.
6.

Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений.
Задайте любые другие параметры проверки данных ( по желанию).
Нажмите кнопку ОК. Теперь при выборе ячейки будет выводиться сообщение ( если
задано) и кнопка со стрелкой, позволяющая открыть список доступных вариантов.

7.

Нажмите эту кнопку и выберите нужное значение в списке.

СОВЕТ

Если в списке должно быть всего несколько значений, то их можно ввести прямо
в поле Источник на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений ( оно

появляется, если в списке Тип данных выбрать значение Список). Значения следует
разделять специальным символом, определенным в соответствии с региональными

настройками (для России это точка с запятой, для США

-

запятая).

К сожалению, вы не можете менять размер шрифта для текста в раскрывающихся

списках. Ячейку со списком можно отформатировать так, чтобы текст выводился
крупным шрифтом, но сам список - нет. Если уменьшить масштаб отображения

рабочего листа, то может быть сложно разобрать элементы списка.

Проверка данных с помощью формул
По-настоящему эффективной проверка данных становится лишь тогда, когда вы­
полняется с помощью формул.

Формула, используемая для проверки данных, должна возвращать логическое
значение ИСТИНА или ложь. Если она вернет ИСТИНА, то введенное значение будет
записано в ячейку. Если же результатом будет ложь, программа выведет пред­

упреждение об ошибке, заданное на вкладке Сообщение об ошибке диалогового окна
Проверка вводимых значений.

Чтобы задать формулу, на вкладке Параметры окна Проверка вводимых значений в рас­
крывающемся списке Тип данных выберите вариант Другой. Введите формулу непо­
средственно в поле Формула или укажите ссылку на ячейку с формулой.
Несколько таких формул мы рассмотрим в разделе <,Примеры формул для про­
верки данных,> далее в главе.

Использование ссылок на Rчейки

583

Использование ссылок на ячейки
Если формула, введенная в диалоговом окне Проверка вводимых значений, содержит
ссылку на ячейку, то эта ссылка считается относительной на верхнюю левую ячейку

в выбранном диапазоне.
На примере поясним, почему в формулах для проверки данных лучше использовать
именно относительные ссылки. Предположим, в диапазон

82:810 следует

вводить

только нечетные числа. В диалоговом окне Проверка вводимых значений данных та­
кого типа нет, поэтому для создания соответствующего критерия проверки нужно

использовать формулу.
Сделайте следующее.

1.

Выделите диапазон (в данном случае

82:810) и

убедитесь, что активной ячейкой

является В2 .

2.

Выберите команду Данные ► Работа с данными ► Проверка данных. Откроется диа­
логовое окно Проверка вводимых значений.

3.

Перейдите на вкладку Параметры и в списке Тип данных выберите вариант Другой.

4.

В поле Формула введите следующую формулу (рис .

23.5):

=ЕНЕЧЁТ(В2)

Параметры

Подсказка по вводу

х

?

Проверка вводимых значений

Сообщение об ошибке

Условие проверки
Iиn данных
Другой

,

v

8

Игнорировать пуаые ачейки

з

~рмула

= ЕНЕчrтtв2J

Распроrрани ь изме~ения на друrие ячейки с 1ем же условием

О~истить все

Рис.

ок

Отмена

23.5. Ввод формулы проверки данных

Здесь используется функция ЕНЕЧЁТ, которая возвращает ИСТИНА, если ее аргумент

является н ечетным числом. Обратите внимание : формула всегда должна со­
держать ссылку на активную ячейку , каковой в текущем примере является

82.

584
5.

ГЛАВА

23

Проверка данных

Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке и выберите тип сообщения Остановка,
затем в поле Сообщение об ошибке введите Разрешается ввод только нечетных чисел.

6.

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Проверка вводимых значений.

Обратите внимание: введенная формула содержит ссылку на левую верхнюю ячейку
выделенного диапазона. Формула должна применяться ко всему диапазону, по­
этому ожидается, что каждая его ячейка содержит такую же формулу. В качестве

аргумента функции ЕНЕЧЁТ указана относительная ссылка на ячейку, поэтому

Excel

изменяет формулу, приводя ее в соответствие с каждой ячейкой диапазона В2:В10.

Чтобы убедиться в этом, выделите ячейку В5 и откройте окно Проверка вводимых
значений. Вы должны увидеть следующую формулу:
=ЕНЕЧЁТ(В5)
ПРИМЕЧАНИЕ

Есть и альтернативный способ. Логическую формулу введите в любую ячейку,
а затем ссылку на нее укажите в поле Формула окна Проверка вводимых значений. Для

нашего примера поместите в ячейку С2 формулу =ЕНЕЧЁТ(В2) и скопируйте ее вниз

по столбцу до ClO включительно. Затем в поле Формула окна Проверка вводимых значе­
ний введите =С2. Но в большинстве случаев гораздо проще и эффективнее вводить
формулу в поле Формула.

Таким образом, если формула должна применяться ко всему диапазону, в ней
используют относительную ссылку на его левую верхнюю ячейку. Исключение

-

когда ссылку нужно сделать на конкретную ячейку. Например, вы хотите, чтобы

в диапа:юн Al:B10 вводились только числа больше значения в ячейке Cl. Для этого
можно использовать следующую формулу:
=А1>$С$1

Здесь ссылка на ячейку Cl является абсолютной: она останется неизменной во
всех ячейках выделенного диапазона. Например, формула проверки данных для

ячейки А2 будет выглядеть так:
=А2>$С$1

Относительная ссылка на ячейку наменяется автоматически, а абсолютная

-

нет.

Примеры формул для проверки данных
В этом разделе мы разберем несколько нримеров, где проверка данных выполняется
с помощью различных формул. Все они вводятся непосредственно в поле Формула
па вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений. Эти примеры

помогут вам понять, как создавать собственные формулы проверки данных.

ШDQ Файл с примерами для этого раздела доступен для скачивания, он называется Примеры про­
верки данных.хlsх.

585

Примеры формул для проверки данных

Ввод только текста
В

Excel есть настройки, позволяющие ограничить длину текста в ячейке, но нет та­

ких, которые бы запрещали вводить в ячейку числа, разрешая только текст. Но это
можно с1tелать с помощью формулы:
=ЕТЕКСТ(Аl)

Здесь предполагается, что активной ячейкой в выбранном диапазоне является Al.

Ввод чисел больше значения предыдущей ячейки
Следующая формула позволяет ввести в ячейку число только в том случае, если

оно больше значения в предыдущей ячейке:

=A2>Al
В ней предполагается, что активной ячейкой выделенного диапазона является А2 .

Обратите внимание: эту формулу нельзя использовать в первой строке рабочего листа.

Ввод только уникальных значений
Следующая формула не позволит пользователю ввести повторяющиеся значения
в диапазон

Al:C20:

=СЧЁТЕСЛИ($А$1:$С$20;А1)=1

Это логическая формула, возвращающая ИСТИНА, если значение из ячейки появ­
ляется в диапазоне

Al :C20

только раз. В противном случае она возвращает ложь

и появляется окно Повтор данных! .

В этом примере предполагается, что активной ячейкой выделенного диапазона явля­

ется Al. Обратите внимание: в качестве первого аргумента функции СЧЁТЕСЛИ исполь­
зуется абсолютная ссылка. Вторым выступает относительная, которая меняется для

каждой ячейки диапазона. На рис.

23.6 показано, как работает эта формула.

ватель пытается ввести в ячейку В5 значение

32
33
34
35

4

4

5 1

5~

б

б

G
Проеерк• данных
Принимаются только недублироеанные данные .

10

11

11

12
13
14

12
13
14

х

Попор ~нн~х!

О В~~нное з~-.ение уже ест" 1 Аи1n1юне А 1:С20 ПоnробуЯrе еще p,aJ
r-::п:о■торить

10

)

Пользо­

которое уже есть в диапазоне

_в_

А

Рис.

12,

Отмена

, npa11U1

23.6. Проверка данных позволяет предотвратить ввод повторяющихся значений

Al :C20.

586

ГЛАВА 23

Проверка данных

Ввод текста, начинающегося с определенного символа
Следующая формула позволяет проверить наличие определенного символа. Она

гарантирует, что пользователь вводит строку, которая начинается с буквы А (ре­
гистр не имеет значения):
=ЛЕВСИМВ(Аl}="а"

Это логическая формула, возвращающая ИСТИНА, если первым символом ячейки

является буква А. В противном случае она возвращает ложь. При вводе этой фор­
мулы предполагается, что активной ячейкой является

Al.

Следующая формула является разновидностью предыдущей. Здесь во втором
аргументе функции СЧЁТЕСЛИ используются символы подстановки. Эта формула

гарантирует, что строка в ячейке начинается с буквы А и содержит ровно пять
символов:

=СЧЁТЕСЛИ(Аl;"А????"}=l

Ввод даты по дню недели
Следующая формула предполагает, что в ячейке содержится дата, и гарантирует,
что это понедельник:

=ДЕНЬНЕД(А1}=2

В данном случае активной ячейкой диапазона считается
вана функция ДЕНЬНЕД, возвращающая

1

Al. В формуле использо­

для воскресенья,

2-

для понедельника

и т. д. Обратите внимание: эта функция в качестве аргумента принимает любое
неотрицательное значение (не только даты).

Ввод значений, сумма которых не выше установленного лимита
На рис.

23.7 показан простой рабочий лист с перечнем покупок в диапазоне В1:В6.

Данные о запланированном бюджете хранятся в ячейке ES. Пользователь хочет
ввести в ячейку В5 значение, которое приведет к тому, что сумма всех покупок

(значение в ячейке Еб) будет выше установленного лимита. Следующая формула

гарантирует, что траты на покупки не превысят бюджет:
=СУММ($В$1:$В$6}<=$Е$5

Создание зависимых списков
Как вы уже знаете, при проверке данных можно создавать раскрывающиеся спи­

ски в ячейках

( см.

выше раздел «Создание раскрывающегося списка~). Давайте

рассмотрим, как с помощью одного раскрывающегося списка управлять запи­

сями во втором. Иначе говоря, второй список зависит от значения, выбранного
в первом.

Примеры формул для проверки данных

о

А
Мя со :

1
2

Овощи :

З

Фрукты

4

Закусни :

S !Алкоголь :
б

Безалкогольные напитки :

12 000,00 Q
2 500,00Q
5 000,00 Q
4 000,00 Q
22000[
5 000,00 Q

G

587

н

Проверк• данны х

Значение принимается толыю в том случае, если оно не превышает бюджет.

50 000,00,
50 500,00 Р

Бюджет на вечеринку :

Итого :

х

Слишком много

10

11
12
13
14

23.7. Проверкой данных можно гарантировать. что сумма значений диапазона не превышает

Рис.

определенного значения

На рис.

23.8 показан

пример зависимого списка, созданного для проверки данных.

В ячейке Е2 выполняется проверка данных с выводом списка из трех элементов

диапазона Al:Cl (Овощи, Фрукты и Мясо). Когда пользователь выбирает элемент из
первого списка, во втором

Овощи
1
2 IРуккола

( в ячейке F2)

в

с

Фрукты

Мясо

Яблоки

Говядина

з

Спаржа

Вишня

Курица

4
5

Свекла

Лимоны

Баранина

Брокколи

Апельсины

Свинина

6

Морковь

Персики

7

Цветная капуста

Груши

8
9
10
11
12
13
14
15

Сельдерей

Малина

Кукуруза

Клубника

предлагаются соответствующие значения.

D

Е

G
Вишня

Фрукты
Яблоки
Вишня

Лимоны
Апельсины

Перс ики
Груши
Малина
К.,, убника

Зеленая фасоль
Лук

Картофель
Редис

Кабачок
Репа

1 ,;.

Рис.

23.8. Элементы в списке F2 зависят от выбранного элемента списка Е2

На этом рабочем листе используются три именованных диапазона:

•

Овощи

•

Фрукты

-

•

Мясо

С2:С5 .

-

В ячейке

А2 : А15;

-

В2:В9;

F2 содержится

следующая формула:

=ДВССЫЛ($Е$2)

Таким образом, раскрываю1цийся список в ячейке
ке Е2.

F2 зависит от значения

в ячей­

588

ГЛАВА

Проверка данных

23

Использование методов проверки данных
без ограничения ввода
Чаще всего проверка данных применяется для предотвращения ввода пользовате­
лем недопустимых данных. Но ее можно использовать и как элемент интерфейса

рабочего листа, не ограничивая пользователя по части ввода данных. Ниже при­
ведены два примера: вывод подсказки и вывод списка предлагаемых вариантов.

Их реализация требует некоторого программирования на языке

VBA,

но можно

обойтись и средством проверки данных.

Вывод подсказки
Проверка данных позволяет выводить сообщение в тот момент, когда пользователь
выбирает определенную ячейку. Чаще всего это подсказка о том, какие данные
будут считаться недопустимыми для этой ячейки. Однако такое сообщение можно
использовать и для других целей.

На рис.

23.9 показано напоминание для

пользователя о необходимости завершить

предыдущий этап работы. В диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке

Параметры в списке Тип данных был выбран вариант Любое значение, поэтому пользо­
ватель может вводить в эту ячейку любые данные .

А

в

с

О

Е

1
2
3

Квартал:

4

Обновите рабочую книrу

5

Не забудьте обновить таблицу

6

с итоговыми данными , прежде

7
8

чем начнете работать с этими
значениями.

9

Рис.

23.9. Используя проверку данных, можно выводить разные сообщения

Вывод списка предлагаемых вариантов
В диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Сообщение об ошибке

в списке Вид по умолчанию выбран вариант Остановка. В этом случае не только вы­

водится сообщение об ошибке, но и блокируется возможность для пользователя
ввести недопустимые данные. В списке Вид есть еще два варианта: Предупреждение

и Сообщение. Если выбрать их, то пользователь сможет ввести любые данные. Кро­
ме того, можно снять флажок Выводить сообщение об ошибке, и тогда
выдавать никаких сообщений.

Excel

не будет

Использование методов проверки данных без ограничения ввода

589

Предноложим , в конкретную ячейку пользователь должен ввести название фрук­

та. Чтобы помочь ему, можно предложить список распространенных фруктов, но
при этом разрешить вводить и такие названия, которых в списке нет. По сути, этот

список нужен лишь для того, чтобы пользователь не вводил названия популярных
фруктов, а сразу выбирал их в нем.
Чтобы реализовать такой сценарий, в окне Проверка вводимых значений на вкладке

Параметры в списке Тип данных выберите вариант Список и в поле Источник укажите
диапазон ячеек со списком фруктов (рис.

23.10).

Затем на вкладке Сообщение об

ошибке снимите флажок Выводить сообщение об ошибке. Теперь пользователь сможет

либо выбрать фрукт из списка, либо ввести название вручную, если в списке его
нет. Конечно, в данном случае вы не сможете запретить пользователю вводить

бессмысленные значения .

Фрукты

К_и_ви_

._I

__.J •

Яблоки

х

Проверка вводимых значений

Вишня
лимоны

Параметры

Подсказка по вводу

Сообщение об ошибке

Апельсины

Персики

Условие проверки

Груши

Iиn данных ·

Малина

Клубника

Список
Значение

v

8

Игнорировать пустые вчейки

■ Список допустимых значений

между

Источник:

t

=SDSб:SDS 13

О fаспространить изменения на друrие ячейки с тем же условием

0.!::!.ИСТИТЬ все

Рис.

23.10. Диалоговое окно Проверка

ок

Отмена

вводимых значений

Глава

24

СТРУКТУРИРОВАНИЕ РАБОЧИХ ЛИСТОВ

Если вы пользуетесь текстовым процессором, то наверняка знаете, что такое струк­

тура документа. Большинство текстовых процессоров (таких как Microsoft Word)
позволяет просматривать только заголовки и подзаголовки докумен та, чтобы про­
анализировать его содержимое.

В

Excel

тоже можно использовать структуру, что существенно облегчает работу

с определенными видами рабочих листов.

Что такое структура рабочего листа
Работая в Excel, со временем вы поймете, что одни рабочие листы больше подходят
для создания структуры, чем другие. Структуру стоит добавлять в итоговые отчеты ,
в которых не нужно приводить все детали. Так, для создания структуры отлично подой­

дет рабочий лист с иерархической организацией данных и промежуточными итогами .

Чтобы вы могли лучше понять, что такое структура рабочего листа, рассмотрим
пример. На рис.

24.1

пок азан простой отчет по продажам за первое полугоди е .

В нем нет структуры. Кроме того, на листе используются формулы, позволяющи е
подвести промежуточны е итоги по регионам и кварталам.

А

1

Штат

2
3

Калифорния

в

с

D

янв

Февр

Март

/

нвартал

1960
1238
1954
1 375

1252
1 028
1 726
1 075

4330
3 513
5140
3 795

4

Орегон

5

Аризона

1118
1 247
1460
1 345

Итого по Западу

5170

6 527

5 081 ,

16 778

1993
1 224
1110
1225

4 738
4 365
3442
4 722

6

Вашингтон

7 Нью-Йорк
8 Нью-Джерси

Апр

4 507
4 703
4369
4 663

6 660

5 769

18 242

1832
1 706
1 637
1946
7 121

1 740
1 320
1512
1 327
5 899

1191
1290
1006
1 357

4844

17 864

1082
1499
1493
1013
1125
6 212

1 551
1941
1 820
1445
1387
8 144

4 626
5364
4 556
3 623
4 007

22176

7 968
9 359
9 225
7 866
8 783
43 201

18 771

18 757

58 282

113 352

Флорида
Итого по Востоку

5 968

5 552'

17 267

12

Кентукки

13

Оклахома

1109
1309
1511
1539
1973
7 441

1 078
1045
1 744
1493
1560
6 920

1155
1 641
1414
1211
1243
6 664'

3 342
3 995

21 025

1993
1924
1 243
1165
1495
7 820

18 579

19 194

17 297,

55 070

20 754

14

Миссури

15

Иллинойс

16

Канзас

17

Итого по Центру

18

Общий итог

Рис.

24.1. Стандартный

4 669
4 243

4 776

Итого

1 679
1 574
1144
1372

11

10

11 нвартал

1557
1 784
1 764
1 555

1429
1 735
1099
1 705

Массачусетс

н
Июн

1271
1 345
1461
1 736
5 813

1 316
1406
1233
1 792
5 747

9

G
Май

отчет с промежуточными итогами

4
4
4
4

763
316
155
630

8 837
8 216
9 509
8 458
35 020
9
8
7
9
35

501
681
597
352
131

Что такое структура рабочего листа

На рис.

591

показан тот же лист, но после добавления структуры. Для этого мы

24.2

выделили соответствующие строки и выбрали команду Данные ► Структура ► Группиро­
вать ► Создать структуру. Обратите внимание: слева появилась новая панель, где
можно выбрать уровень нросмотра. В данном случае структура имеет три уровня:
штаты , регионы и общий итог. На рисунке структура полностью развернута, поэтому видны все данные.

в

А

1

Штат

Вашингтон
Орегон
Аризона

И того по Западу

6
7 Нью-Йорt<
8 Нью-Джерси
9 Массачусетс
10

Ф11орида

11

Итого по Востоку

12

Кентуt<t<и

13
14
15
16

Оклахома

17

Итого по Центру

Миссури

Иллинойс
Канзас

18 Об щ и~
• 1

с

Яне

Калифорния

итоr

24 .3

Март

1960
1 238
1954
1 375
6 527

1252
1028
1 726
1075
5 081 '

1429
1 735
1099
1 705
5 968

1316
1406
1 233
1 792
5 747

1993
1224
1110
1225
5 552 '

1109
1309
1511
1539
1973
7 441

1 078
1045
1 744
1493
1560
6 920

1155
1641
1414
1211
1243
6 664 '

18 579

19194

17 297 '

Рис.
Н а рис .

D

Феар

1118
1247
1460
1 345
5170

/ квартал
4 330
3 513
5140
3 795
16778

Anp

G

н

МоА

ИtоН

11

квартал

1271
1345
1461
1 736
5 813

1557
1 784
1 764
1 555
6 660

1679
1574
1144
1 372
5 769

1832
1 706
1 637
1946
7121

1 740
1 320
1 512
1327
5 899

1191
1 290
1006
1357
4 844

21 025

1993
1924
1 243
1165
1495
7 820

1082
1499
1493
1 013
1125
6 212

1551
1941
1820
1445
1387
8144

22176

55 070

20 754

18 771

18 757

58 282

4 738
4 365
3442
4 722

17 267
3 342
З 995
4 669
4 243
4 776

4
4
4
4

507
703
369
663

18 242
4 763
4 316
4155
4 630

17 864
4 626
5364
4 556
3 623
4 007

Итого

8 837
8 216
9 509
8 458
35 020

9 501
8 681
7 597
9 352
35131
7
9
9
7
8
43

968
359
225
866
783
201

113 352

24.2. Тот же лист после создания структуры

отчет показан до второго уровня структуры, а все, что ниже, скрыто .

Теперь выводятся только итоги по регионам. При необходимости структуру можно
частично раскрыть (нажав кнопку со знаком <<плюс~), чтобы увидеть данные по
конкретному региону. А на первом уровне структуры будут видны только заголовки
и строка общего итога . Чтобы раскрыть все свернутые строки, щелкните на значке
с самым высоким номером, в этом прим ере

r

А

D
Мар

на уровне

G

н

МаА

Иtон

5 769

11 квартал
18 242

7 121

5 899

4 844

17 864

35131

21 025

7 820

6 212

8144

22176

43 201

55 070

20 754

18 771

18 757

58 282

113 352

Штат

6

Итоrо по З а паду

5170

6 527

/ квартал
5 081 '
16778

11

Итого по Восто ку

5 968

5 747

5 552'

17 267

17

Итого по Це нтру

7 441

6 920

6 664 '

18
19
20

Об щи~ итоr

18 579

19 194

17 297'

Яне

3.

6 660

1

Рис.

Excel

с

Феар

-

Anp
5 81 3

Итого

35 020

24.3. Рабочий лист после сворачивания структуры до второго уровня

может создавать структуры как по строкам, так и по столбцам . В предыдущем

примере структура была вертикальной (по строкам). На рис .

24.4

показан тот же

отчет, но после добавления горизонтальной структуры (по столбцам). Здесь мы
выделили соответствующие столбцы и выбрали команду Данные ► Структура ► Груп­

пировать ► Создать структуру. Когда созданы обе структуры, Ехсс\ выводит вверху
листа еще одну панель.

ГЛАВА

592

Структурирование рабочих листов

24

J' i

,l , 1,

7

А

1

Штат

2

Калифорния

З

Вашингтон

4

Орегон

5

Аризона

Итого по Западу

7 Нью-Йорк
8 Нью-Джерси
9
10

Массачусетс
Флорида

11

Итого по Востоку

12

Кентукки

13

Оклахома

14

Миссури

15
16

Иллинойс

17

Итого по Центру

18

Общий итог

Канзас

Рис.

в

с

D

Янв

Феер

Март

I

1118
1247
1460
1345
5170

1 960
1238
1954
1375
6 527

1252
1028
1 726
1075
5 081'

1429
1 735
1 099
1 705
5 968

1 316
1406
1 233
1 792
5 747

1993
1 224
1110
1225
5 552'

1109
1 309
1 511
1539
1973
7 441

1078
1045
1 744
1493
1560
6 920

1155
1641
1414
1 211
1243
6 664'

18 579

19194

17 297'

квартал

4 330
3 513
5140
3 795

Anp
1271
1 345
1461
1 736
5 813

G

н

Май

Июн

11 квартал
4
4
4
4

507
703
369
663

Итого

8
8
9
8
35

837
216
509
458
020

1557
1 784
1 764
1555
6 660

1679
1574
1144
1372
5 769

17 267

1832
1 706
1 637
1946
7121

1 740
1320
1 512
1327
5 899

1191
1 290
1 006
1 357
4 844

3 342
3 995
4 669
4 243
4 776

1993
1924
1243
1165
1495

21 025

1820

1082
1499
1493
1 013
1125
6 212

1551
1941
1820
1445
1 387
8144

4 007
22176

7 968
9 359
9 225
7 866
8 783
43 201

55 070

20 754

18 771

18 757

58 282

113 352

16 778

4 738
4365
3442
4 722

18 242

4 763
4 316
4155
4 630
17 864

4 626
5 364
4 556
3 623

9 501
8 681
7 597
9 352
35131

24.4. Тот же лист после добавления горизонтальной структуры (по столбцам]

Если для таблицы создана и горизонтальная, и вертикальная структуры, то с каждой
можно работать независимо от другой. Например, можно показать второй уровень
вертикальной структуры и первый горизонтальной . На рис.

24.5 представлен отчет,

в котором обе структуры свернуты до второго уровня. Получилась простая и по­
нятная таблица, в которой видны квартальные итоги по регионам .

1

,-

'
r-;-1
А

Штат

6

Итого по Западу "

16 778

18 242

35 020

11 Итого по Востоку "

17 267

17 864

35 131

17 Итого по Центру "

21 025

22 176

43 201

55 070

58282

113352

18

Общий итог

/

квартал

/1 квартал

1

Итого

1 0..

Рис.

24.5. Тот же отчет раскрыт до второго уровня обеих структур
(горизонтальной и вертикальной]

шоу Этот пример доступен для скачивания, файл называется Примеры структур.хlsх.
Работая со структурами, учитывайте следующие моменты.

•

Структуру можно создать вручную или позволить

Excel сделать это автомати­

чески. Если вы предпочитаете второй вариант, то придется заранее подготовить

рабочий лист. (Бол ее подробно оба варианта будут описаны в следующем раз­
деле.)

Создание структуры

•

593

Структуру можно создать как для всех данных листа, так и только для выбран­
ного диапазона.

•

Удалить структуру можно с помощью одной команды: Данные ► Структура ► Раз­
группировать ► Удалить структуру. См. соответствующий подраздел далее в главе.

•

Чтобы освободить место на экране, панель со структурой можно скрыть, но
саму структуру оставить. Подробнее об этом поговорим в подразделе «Скрытие
панели структуры• этой главы.

•

Структура может иметь до восьми вложенных уровней.

Структурирование рабочего листа
главная цель

-

-

весьма полезная возможность. Но если ваша

проанализировать большое количество данных, то лучше исполь­

зовать сводную таблицу. Она более гибкая, не требует создания промежуточных
формул и позволяет автоматически выводить итоговые данные. Выбор зависит от
источника данных. Если вы вводите новые данные «с нуля•, то лучше ввести их

в формате нормализованной таблицы и создать сводную таблицу.

Ш□у Информация о сводных таблицах и нормализованных данных представлена в главах 26 и 27.

Создание структуры
В этом разделе мы рассмотрим два способа создания структуры: автоматически
и вручную. Но предварительно необходимо убедиться, что данные подходят для
создания структуры, а формулы введены правильно.

Подготовка данных
Данные какого типа позволяют создать структуру? Как правило, они должны быть
расположены в иерархическом порядке. В качестве примера рассмотрим схему

бюджета:
Компания
Подразделение

Отдел

Категория бюджета
Статья бюджета
В данном случае каждая статья бюджета (например, расходы на авиабилеты и про­
живание в гостинице) является частью некой категории

( например,

командиро­

вочных расходов). Каждый отдел имеет собственный бюджет, отделы объ­
единяются в подразделения. Те, в свою очередь, образуют компанию в целом.
Такой тип организации хорошо подходит для создания вертикальной структуры
(по строкам).

ГЛАВА

594

24

Структурирование рабочих листов

Структурировав данные, мы, по сути, получаем сводную таблицу. В ряде случаев
эти данные будут нормализованы

- по одной записи в строке. Для суммирования
таких данных проще создать настоящую сводную таблицу, так как она дает больше
возможностей, чем обычная структура.
Создав структуру, можно просматривать данные на любом ее уровне. Если вы соз­
даете отчеты для руководителей разного звена, то лучше использовать структуру.
Например, руководству компании можно представить только итоги по подразделе­

ниям, руководителям подразделений
отдела

-

-

итоги по отделам, а каждому руководителю

все данные по его отделу. Но имейте в виду, что все свернутые данные

можно легко просмотреть при разворачивании структуры.

Создавать горизонтальную структуру (по столбцам) лучше для данных за разные
временные промежутки, которые можно <<свернуть,> в более длительные интервалы
(например, месяцы и кварталы).

Прежде чем создавать структуру, убедитесь, что все формулы введены правильно
и согласованно. Здесь <<согласованно» означает, что соответствующие формулы

расположены в одном и том же относительном месте на рабочем листе. В большин­
стве случаев формулы для вычисления итогов находятся под данными, к которым
относятся. Но иногда они располагаются и над соответствующими диапазонами.

Excel допускает любой из этих вариантов, но вам необходимо быть последователь­
ными в их использовании. Если формулы не будут согласованными, то автомати­
ческое создание структуры не приведет к нужному результату.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если формулы для подсчета итогов не саг ласованы
данными, а другие

-

( то

есть одни находятся над

под ними), то все равно можно создать структуру, но делать

это придется вручную.

Автоматическое создание структуры

Excel может создать структуру автоматически, за несколько секунд. А вот на соз­
дание той же структуры вручную может уйти гораздо больше времени.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы решите автоматически сформировать структуру для таблицы, созданной
командой Вставка ► Таблицы ► Таблица), то Excel не сможет этого сделать. Создавать
структуры для таких таблиц можно только вручную.
Чтобы автоматически создать структуру для диапазона данных, щелкните на лю­

бой его ячейке. Затем выберите команду Данные ► Структура ► Группировать ► Создать
структуру. Excel проанализирует формулы в диапазоне и создаст структуру: либо
горизонтальную, либо вертикальную, либо обе сразу, в зависимости от формул.
Если рабочий лист уже имеет структуру, то

Excel выведет вопрос о том, не хотите ли

вы изменить ее. Если хотите удалить старую структуру и создать новую, нажмите
кнопку ОК.

Создание структуры

595

ПРИМЕЧАНИЕ

Если использовать команду Данные ► Структура ► Промежуточный итог, то

Excel автома­

тически добавит формулы промежуточных итогов.

Создание структуры вручную
Лучше всего позволить

Excel создать структуру автоматически. Это более быстрый

и надежный способ. Но если автоматически созданная структура вам не подходит,
можно создать ее вручную.

Чтобы

Excel смог создать структуру автоматически,

все строки с итогами должны

находиться либо над данными, либо под ними. Эти варианты смешивать нельзя.

Аналогично, все столбцы с итогами должны находиться либо справа от данных,
либо слева. Если же рабочий лист не соответствует этим требованиям, то у вас два
варианта действий.

•
•

Переупорядочить данные так, чтобы лист соответствовал этим требованиям.
Создать структуру вручную.

Кроме того, структуру необходимо создавать вручную, если диапазон не содержит
формул. Возможно, вы импортировали файл и хотите добавить структуру, чтобы

его было удобнее просматривать.

Excel

определяет способ создания структуры,

анали;шруя расположение формул, поэтому без них сделать это автоматически
не получится.

Создание структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикаль­

ной структуры) или столбцов (для горизонтальной). Чтобы создать группу строк,
сделайте следующее.

1.

Выделите строки, которые должны быть в группе. Единственный способ выде­
лить их целиком

-

щелкнуть на номере одной из них, а затем провести указателем

мыши вниз, чтобы выбрать соседние строки.
ВНИМАНИЕ

Нс выбирайте строки с формулами для подсчета промежуточных или общих итогов.
Они не должны нопасть в группу.

2.

Выберите команду Данные ► Структура ► Группировать ► Группировать.

Excel

ото­

бразит слева панель для созданной группы.

3.

Повторите указанные действия для каждой создаваемой группы. При сворачи­
вании структуры все строки, составляющие группу, скрываются, но итоговая

строка, не входящая в группу, останется видимой.
ВНИМАНИЕ

Если перед созданием группы был выделен диапазон ячеек (а не строки и столбцы
целиком), то

пировать

-

Excel выведет диалоговое окно с уточнением, что именно нужно сгруп­
строки или столбцы. Затем он сгруппирует целые строки или столбцы

в зависимости от выбранного варианта.

596

ГЛАВА

24

Структурирование рабочих листов

Кроме того, можно создать многоуровневую структуру, объединив несколько групп.
При создании такой структуры начинать нужно с самого нижнего уровня иерархии

и продвигаться вверх. Если вы поймете, что сгруппировали не те строки, их можно

разгруппировать: выделите их и выберите команду Данные ► Структура ► Разгруп­
пировать ► Разгруппировать.

Если хотите ускорить процесс группирования или разгруппирования строк/столб­
цов, используйте сочетания клавиш

На рис.

Alt+Shift+_,

или

Alt+Shift+,__

соответственно.

показана трехуровневая структура, отражающая содержание этой

24.6

книги. Мы создали ее вручную, так как на рабочем листе нет формул, а есть
ТОЛЬКО текст.

1

'

А

'

1

D

с

В

Библия

2

Часть

11

Часть

21

Часть

26

Часть

Excel
1. Начало работы с Excel
11. Работа с формулами и функциями
111. Создание диаграмм и другие приемы
IV. Управление данными и их анализ

визуализации

27

22.

Импорт и предварительная подготовка данных

28

23.

Проверка данных

29

24. Струк-турирование рабочих листов

30

25.

Связывание и консолидация данных

31

26.

Сводные таблицы

32

27. Анализ данных с помощью сводных таблиц

33

28.

Анализ данных с помощью сценариев <с что если))

34

29.

Анализ данных : подбор параметров и поиск решения

35

30.

Надстройка Пакет анализа

36

31. Защищаем свою работу

37

Часть

45

Часть

V. Использование Power Pivot и Power Query
VI. Программирование в Excel

53

Рис.

24.6. Структура этой книги. созданная вручную

шоу Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Содержание книги.хlsх.

Работа со структурами
В этом разделе мы рассмотрим основные действия, которые можно выполнять со

структурой рабочего листа.

Отображение уровней
Чтобы отобразить тот или иной уровень структуры , нужно нажать кнопку с соответ­
ствующим номером

(1, 2 и т. д.) и

кнопку со знаком <<плюс~.> и <<минус,> . На рис.

эти кнопки показаны для горизонтальной и вертикальной структур.

24.5

Работа со структурами

597

Если нажать кнопку 1, то структура свернется максимально и будет виден только
первый ее уровень. Если нажать кнопку

2,

то структура развернется и к ней до­

бавится еще один (второй) уровень и т. д. Количество пронумерованных кнопок
соответствует количеству уровней структуры. Если нажать кнопку с определенным

номером, то отобразятся детали этого уровня, а также всех более высоких. Чтобы

отобразить все уровни (то есть всю таблицу), нужно нажать кнопку с наибольшим
номером.

Чтобы развернуть или свернуть определенный уровень, нажмите кнопку со знаком
•плюс» или •минус» соответственно. Так вы увидите все содержимое документа.
То же самое можно сделать с помощью команд Данные ► Структура ► Скрыть детали
и Данные ► Структура ► Отобразить детали.

СОВЕТ
Если при составлении различных отчетов вы постоянно настраиваете структуру, то

выберите команду Вид ► Режимы просмотра книги ► Представления, в открывшемся диа­
логовом окне Представления сохраните представление и присвойте ему имя. После

этого вы сможете быстро переключаться между именованными представлениями.

Добавление данных к структуре
Бывает, что в структуру нужно добавить дополнительные строки или столбцы.
В одних случаях новые строки или столбцы можно вставить так, чтобы они не на­

рушали структуру и стали ее частью. В других может обнаружиться, что новая
строка или столбец не встроилась. Если структура была создана автоматически, то

еще раз выберите команду Данные ► Структура ► Группировать ► Создать структуру.

Excel

попросит подтвердить, что вы хотите изменить существующую структуру. Если же

структура была создана вручную, то изменения в нее нужно вносить тоже вручную.

Удаление структуры
Если структура больше не нужна, ее можно удалить. Выберите команду данные ► Струк­

тура ► Разгруппировать ► Удалить структуру.

Excel

развернет структуру полностью

(отобразятся все скрытые строки и столбцы), а ее панель исчезнет. При удалении

структуры будьте осторожны: вы не сможете отменить ее удаление, нажав кнопку
Отменить. Вместо этого вам придется создавать ее заново.

Настройка панели структуры
При создании структуры вручную

Excel

помещает кнопки раскрытия/скрытия

структуры на уровне итоговых строк. Это может показаться неудобным и непо­
нятным.

Если вы хотите, чтобы кнопки структуры выводились вверху, нажмите кнопку
в правом нижнем углу группы Данные ► Структура. Откроется диалоговое окно

598

ГЛАВА

24

Параметры (рис.

Структурирование рабочих листов

24.7).

Снимите флажок итоги в строках подданными и нажмите кноп­

ку ОК. Теперь кнопки раскрытия /скрытия структуры будут расположены в более
логичном месте .

х

~:::: . ~·-·-~-·
8

итоги в t,троках под данными

■ итоги в сrолбцах справа от данных
О ,Автоматические аи.ли

Со~ать

Рис.

Применить аили

24.7. В диалоговом окне Параметры

ок

Отмена

можно настроить положение

кнопок раскрытия/скрытия структуры

Скрытие панели структуры
Панель с кнопками раскрытия/скрытия структуры занимает довольно много места
на экран е (в зависимости от кол ич ества уровней) . Если вы хотите видеть как можно

больше данных, то можно временно скрыть панель, н е удаляя структуру. Нажмите
чтобы скрыть/открыть панель структуры. Но имейте в виду: при скрытой

Ctrl+B,

панели вы не смож е те вручную разворачивать или сворачивать уровни .

ПРИМЕЧАНИЕ

Панель структуры можно скрыть, но сама она при этом сохраняется и н а рабоч е м
листе отображаютс я данные выбранного уровня . (Вот почему некоторые строки или
столбцы могут быть скрыты.)
Если сохранить нас тройки структуры с помощью диалогового окна Представления,

то состояние ее пан ели (видна она или скрыта) будет сохранено как часть пред­
ставления .

Глава

25

СВЯЗЫВАНИЕ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

В этой главе мы рассмотрим два способа использования данных из других ра­
бочих книг или листов: связывание и консолидацию. Связывание

-

это процесс

использования ссылок на ячейки внешних книг, позволяющий получить из них

данные для рабочего листа. Консолидация

-

объединение или обобщение (сум­

мирование) данных из двух или более рабочих листов, которые могут находиться
в разных книгах.

Связывание рабочих книг
Excel позволяет создавать формулы, содержащие ссылки на другие файлы рабо­
чих книг. Книга, где есть формулы с внешними ссылками, называется зависимой
(поскольку эти формулы зависят от другой книги). Книга с данными, которые ис­
пользуются в формуле с внешними ссылками, называется исходной (так как в ней
содержатся исходные данные).

Начав разбираться в связывании, вы можете задаться вопросом: если в одной
книге нужно использовать данные из другой, то почему бы просто не скопировать
их? В некоторых случаях это можно сделать. Но реальная ценность связывания

становится очевидной, если исходная книга постоянно обновляется другим поль­
зователем или группой. Создание ссылки в зависимой книге означает, что у вас

всегда будет доступ к актуальной информации в исходной, поскольку зависимая
книга обновляется при каждом изменении исходной.
Кроме того, связывание может быть полезно и в том случае, если нужно объеди­
нить различные файлы. Например, каждый региональный менеджер по продажам

хранит данные в отдельной рабочей книге. Можно создать итоговую рабочую
книгу, в которой будут использоваться формулы со ссылками, чтобы получить
конкретные данные из каждой рабочей книги и вычислить итоговые показатели
по всем регионам.

Связывание можно использовать и для разбиения большой рабочей книги на более
мелкие файлы. Можно создать небольшие книги, связанные с помощью нескольких
ключевых внешних ссылок.

Однако связывание имеет и обратную сторону. Формулы с внешними ссылками
можно случайно изменить и в результате разорвать установленные связи. Но этого

ГЛАВА

600

25

Связывание и консолидация данных

можно избежать, если понять принцип работы связывания. В этой главе далее мы
рассмотрим потенциальные проблемы связывания и способы их предотвращения
(см. раздел «Возможные проблемы при работе с формулами, содержащими внеш­
ние ссылки»).

В архиве с примерами представлены два файла, которые позволяют понять, как работает

связывание. Файлы называются Исходный.хLsх и Связанный.хLsх. Пока они находятся в одной
папке, связи будут работать.

Создание формул с внешними ссылками
Создать такую формулу можно несколькими способами.

•

Ввести ссылки на ячейки вручную. Ссылка может быть длинной, поскольку,
помимо адреса ячейки, содержит имена рабочих книги и листа (а возможно,
и полный путь к книге на диске). Вдобавок эти ссылки могут указывать на
рабочие книги, хранящиеся в Интернете. Преимущество ручного ввода в том,
что не обязательно открывать исходную книгу. Но у него есть и недостаток: при

наборе текста ссылки вручную легко ошибиться. Единственная опечатка при­
ведет к тому, что формула вернет ошибку (или, возможно, неверное значение
из рабочей книги).

•

Указать ячейки. Если исходная книга открыта, то можно использовать стан­
дартные методы указания на ячейку.

•

Вставить связь. Если исходная книга открыта, можно просто скопировать

нужные данные в буфер обмена, а затем в зависимой книге выполнить команду
Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Вставить ссылку (Ь).

Excel вставит скопированные

данные в виде формулы с внешней ссылкой.

•

Использовать команду Данные ► Работа с данными ► Консолидация. Этот
способ мы подробнее рассмотрим далее, в подразделе «Использование диало­
гового окна Консолидация».

Синтаксис формул с внешними ссылками
Скорее всего вам не придется вводить слишком много внешних ссылок вручную.

Но знать их структуру все же полезно

-

на случай, если придется устранять проб­

лему с ними. Вот общий синтаксис формулы с внешней ссылкой:
=[имя_рабочей_книги]имя_листа!адрес_ячейки

Ссылка начинается с имени книги ( в квадратных скобках), затем следует имя листа
и восклицательный знак; последним указывается адрес ячейки. Например, формула,
в которой используется ссылка на ячейку
Бюджет.

xlsx,

выглядит так:

=[Бюджет.хlsх]Листl!Аl

Al

из листа Лисrl, находящегося в книге

Создание формул с внешними ссылками

601

Если в имени книги или листа, указанных в ссылке, содержатся один или несколько

пробелов, то такое имя необходимо взять в одинарные кавычки. Например, формула,
в которой есть ссылка на ячейку

Al

из листа Листl, находящегося в книге Годовой

бюджет. xlsx, выглядит так:
='[Годовой бюджет.хlsх]Листl'!Аl

Если формула содержит ссылки на ячейки из другой рабочей книги, то открывать
эту книгу не обязательно. Если же она закрыта и находится не в текущей папке, то
необходимо добавить в ссылку полный путь к ней. Вот пример:
='С:\Учет\Ехсеl\Бюджет\[Годовой бюджет.хlsх]Листl'

!Al

Если рабочая книга хранится в Интернете, то формула должна содержать соот­
ветствующий

URL.

Например:

='httрs://livе.nеt/Документы/[Годовой бюджет.хlsх]Листl'

!Al

ПРИМЕЧАНИЕ

Одинарные кавычки необходимы всегда, если в ссылке указан путь или
при отсутствии в них пробелов.

URL, даже

Создание формулы со ссылками путем указания
Как уже было сказано, вводить вручную формулы с внешними ссылками не лучший
способ, поскольку при наборе легко допустить ошибку. Вместо этого можно дать
Ехсе\ указание создать формулу вместо вас.

1.
2.
3.
4.

Откройте исходную рабочую книгу.
В зависимой книге выберите ячейку, в которой будет храниться формула.
Введите знак равенства

( =).

Активизируйте исходную рабочую книгу, выберите нужный лист, выделите на
нем соответствующую ячейку или диапазон и нажмите

Enter.

Зависимая книга

будет активизирована повторно.
Когда вы укажете нужную ячейку или диапазон, Ехсе\ автоматически создаст син­
таксически правильную внешнюю ссылку. При таком подходе ссылка на ячейку

всегда является абсолютной (например, $А$1). Если вы планируете с помощью
этой формулы создавать другие связанные формулы и ее нужно будет копировать,

то преобразуйте абсолютную ссылку в относительную, удалив из адреса ячейки
знаки доллара.

Внешняя ссылка не содержит пути к исходной рабочей книге, пока та открыта.
Если же ее закрыть, то в ссылке автоматически добавится полный путь к книге
(или ее

URL).

Связанные внешние ячейки можно указывать и как аргументы функций, таких
как СУММ или ВПР. Везде, где можно задать адрес ячейки книги как функцию,

ГЛАВА

602

Связывание и консолидация данных

25

можно указать и ячейку в другой книге. Функция СУММ с внешней ссылкой может
выглядеть, например, так:

=СУММ([Лист_данных.хlsх]Лист1!$В$З:$В$5)

Вставка связей
Создать формулу с внешними ссылками можно еще одним способом

-

вставив свя:ш.

Это удобно, когда нужно создать формулу, которая просто ссылается на другие ячей­

ки, а не использует связь как часть большой формулы . Для этого сделайте следующее.

1. Откройте исходную рабочую книгу.
Выделите ячейку или диапазон, с которыми нужно установить связь, и скш1и­

2.

руйте в буфер обмена. Проще всего нажать

Ctrl+C.

Активизируйте зависимую рабочую книгу и выделите ячейку, в которой будет

3.

находиться связанная формула. Если вы вставляете скопированный диапа:юн,

то выделите только его будущую левую верхнюю ячейку .
Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Вставить ссылку (Ь).

4.

Работа с формулами, содержащими внешние ссылки
В этом разделе описывается несколько ключевых моментов, которы е следует учи­

тывать при работе со ссылками. Это поможет избежать распространенных ошибок.

Создание связей с несохраненными рабочими книгами
Ехсе\ позволяет создавать формулы, связанные с н есохраненны ми (и даже с несу­
ществующими) рабочими книгами . Допустим, открыты две книги (Книгаl и Книга2)
и ни одна из них не сохранена . Если в Книгеl создать формулу, связанную с Книгой2,

а затем сохранить Книrу2, то Ехсе\ отключит автосохранение и выведет под лентой
предупреждение (рис .

Q1

Аетосохр,иение

U

~

25.1).

'9 "

v

Книга1

(1) •

р

Сохранение . . v

•

Файл Главная Меню Вставка Рисован~ Разметка Формуль Данные Рецензи~ Вид Автомат~, Разрабо1 Справка
х

~

~ ptos Narrow

.

ж

~.:В
буq>ер обмена

<D

r;

к

•

.!:i
(1, •

·1 %

·1[11

.

А
д

.

А

Чис.nо

1;11 Ус.поеное форматирование "
Выравнивание

~ Форматировать как 1'аблицу "'

о

Power Pi,

D

р

[gJ

Редактирование

Ячейки

х

11

IJ2 Стили ячеек "

Шрмфт

СтИ11и

r;

АВТОСОХРАНЕНИЕ ВЫКЛЮЧЕНО )1а_кн~r11 СО.А рж~t Ct~ЛKl-1 на несо~ные фаилы~-~е все ~Й/.Uil.,.Ji8 JCOTQpыe ~Cbl/li!JeTCR
~lQ6Ы..Jl.8.llbWe..IIO/lb10fJ8TЬC"

/х

дl

А

,c:::ili]

с

=(YW-,( [КнигаЗ ]Листl ! $А$1 : $А$11)
D

G

•

н

2

Рис.

Х

fl1Q(QXpllH~HИ~M

25.1. Excel сообщает. что сохраняемая книга содержит ссылки

на еще не сохраненную книгу

Работа с формулами, содержащими внешние ссылки

603

Предупреждение появляется, даже если функция автосохранения отключена . Как

правило, не следует сохранять рабочую книгу, в которой есть ссылки на несохра­

ненный документ. Чтобы избежать появления такого предупреждения, сначала

сохраните исходную рабочую книгу.
позволяет создавать свя з и с несуществующими документами. Это может
понадобиться, если в качестве исходной предстоит использовать чью-то рабочую
книгу, но соответствующего файла у вас еще нет. Если вы будете вводить формулу,

Excel

в которой есть внешняя ссылка на н есуществующую рабочую книгу, то

Excel ото­

бразит диалоговое окно Обновить значения, весьма похожее на окно Открыть. Если

нажать кнопку Отмена, то в формул е сохранится введенное имя рабочей книги , но
сама формула вернет ошибку #ССЫЛКА!.
Когда исходная книга станет доступной, можно будет с помощью команды Дан­
ные ► Запросы и подключения ► Изменить связи обновить связи ( подробнее об этом
поговорим в подразделе <, Обновление связей >>). После этого ошибка исчезнет
и формула будет возвращать правильное значение.

Открытие рабочей книги, содержащей формулы с внешними ссылками
Открывая такую книгу, Excel выводит под лентой предупрежде ни е о том, что ав­
томатическое обновление ссылок было отключ ено (рис . 25.2). Вы можете нажать
кнопку Включить содержимое, чтобы обновить ссылки, или проверить формулы, чтобы
убедиться, что они не связаны с чем-то вредоносным.

Автосохранение
Файл

U

~ Меню

8 9

ш х

Вставить

ж

~
1

Разметка страницы

1FJ K

[~

Буфер обмена

Рисование

Вставка

г;.

к

~

V

!l
Шрифт

V

~

V

д

Формулы

(общий

д·

[1rJ

v]
%

V

г;.

о

~

Рецензирование

25.2. При

открытии книги, где есть ссылки на другие файлы,

~Форматир

~

-

Вид Автомат

lli:i!J Условное

~~

=~~v
- - -•= •=

=- -

00
Число

=

ООО

V

...,о8

Данные

~ Стили ячее
~

Выравнивание

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ СИСТЕМЫ БЕЗОПАСНОСТИ Автоматическо~ QQШ)в11eJ:1J1e ~вязей отключено

Рис.

J) Поиск

depend ... • Со><ранено в: этот компьютер v

v

v

[

Включить содержимое

J

Excel выводит предупреждение

СОВЕТ

Чтобы отключить режим вывода таких предупреждений, откройте диалоговое окно
Параметры Excel, выберите вкладку Дополнительно и в разделе Общие снимите фл ажок
Запрашивать об обновлении автоматических связей .

Что делать, если нужно обновить связи , но исходная рабочая книга больш е не до­
Excel не может найти исходную книгу, на которую есть ссылка
в формуле, то выводит два диалоговых окна, информируя вас об этом. Вы можете
изме нить каждую формулу, чтобы она указывала на нужную книгу, или обновить

ступна? Если

604

ГЛАВА

25

Связывание и консолидация данных

все формулы сразу, выбрав команду Данные ► Запросы и подключения ► Изменить связи,
чтобы открыть окно Изменение связей (рис. 25.3) (см. подраздел <<Изменение ссыл­
ки на исходную книгу,> далее) . В нем будут указаны все исходные рабочие книги,
а также другие типы связей с другими документами.

?

Изменение связей

Источник
Источни1

.xls,

Тип

Обновление

Состояние

Лист

д

Не,евестно

х

ОбJ:!ОВИТЬ
Изменить...
Qткрыть
fазорвъть связь

<

!;_остояние

Расположение:

Е:\Примеры\Сhарtеr

25

Элемент:

Обномение:

@з.втоматическое

по запросу

Запрос на о§_новление связей ...

Заfрыть

Рис. 25.З. Диалоговое окно Изменение связей

Запрос на обновление связей
Открывая книгу, где есть одна или несколько формул с внешними ссылками, Excel
по умолчанию отключает автоматическое обновление ссылок и выводит предупреж­
дение ( см. рис.

25.2).

Это предупреждение можно убрать, изменив соответствующий

параметр в диалоговом окне Запрос на обновление связей (рис.

25.4).

~рос на обновление связей
При открытии зтой книги

Excel

может спрашивать, нужно ли

обномять связи с другими книгами.

@,пользователь указывает, нужно ли задавать вопр.ос'
О t!e задавать вопрос и не обномять связи

j

О Ht задавать вопрос и обновлять связи

!
Рис.

ОК

!

Отмена

25.4. В диалоговом окне Запрос на обновление связей можно определить
режим обработки связей при открытии книги

Чтобы открыть это окно, выберите команду Данные ► Запросы и подключения ► Изменить
связи и в открывшемся окне Изменение связей (см. рис.

25.3)

нажмите кнопку Запрос

на обновление связей. В следующем диалоговом окне можно указать, когда и как

Excel должен обновлять связи .

Работа с формулами, содержащими внешние ссылки

605

Обновление связей
Если вы хотите убедиться, что в связанных формулах использованы последние

значения из исходных рабочих книг, то можете принудительно обновить связи.
Допустим, вы обнаружили, что кто-то внес изменения в исходную книгу и сохранил

ее последнюю версию на сетевом диске. В таком случае связи нужно обязательно
обновить, чтобы отображались актуальные данные.
Чтобы обновить связанные формулы, откройте диалоговое окно Изменение связей

(Данные ► Запросы и подключения ► Изменить связи), выберите в списке нужную исход­
ную книгу и нажмите кнопку Обновить ( см. рис.

25.3). Excel обновит все связанные

формулы в соответствии с последней версией исходной книги.
ПРИМЕЧАНИЕ

Для связей с листами

Excel в диалоговом окне Изменение связей всегда устанавливает

режим автоматического обновления, и его нельзя заменить режимом по запросу. Это
значит, что связи будут обновляться только при открытии книги. Кроме того, Excel
не будет автоматически обновлять связи, если вы вносите изменения в исходный
файл, а зависимая книга в этот момент закрыта.

Изменение ссылки на исходную книгу
В некоторых случаях может потребоваться заменить исходную рабочую книгу, на
которую указывают внешние ссылки. Например, в формулах листа содержались
ссылки на книгу Проект_бюджета.хlsх, но позже окончательную версию этого до­

кумента сохранили под именем Утвержденный_бюджет. xlsx.

Заменить исходную книгу можно так. Выберите команду Данные ► запросы и подклю­
чения ► Изменить связи. В диалоговом окне Изменение связей выберите книгу, которую
хотите заменить, и нажмите кнопку Изменить (см.рис.

25.3).

Откроется диалоговое

окно Изменить источник. Укажите в нем новый исходный файл. После этого все

формулы, где есть внешние ссылки на заменяемую рабочую книгу, обновятся
автоматически.

Разрыв связей
Если внешние ссылки в книге больше не нужны, то формулы с ними можно
преобразовать в значения, тем самым разорвав все внешние связи. Для этого от­
кройте диалоговое окно Изменение связей

(с

помощью команды Данные ► Запросы

и подключения ► Изменить связи), выберите в нем рабочую книгу, связь с которой
хотите разорвать, и нажмите кнопку Разорвать связь ( см. рис.

25.3).

ВНИМАНИЕ

Будьте осторожны: отменить эту операцию невозможно. Поэтому
сообщение, в котором предложит вам подтвердить ваше намерение.

Excel

выведет

606

ГЛАВА

25

Связывание и консолидация данных

Возможные проблемы при работе с формулами,
содержащими внешние ссылки
Формулы с внешними ссылками могут быть весьма полезны, но в их использовании
есть доля риска. Например, вы можете случайно разорвать некоторые связи. Но их

почти всегда можно восстановить, пока исходный файл не удален. Если вы открыва­

ете рабочую книгу, а

Excel не может найти исходный файл, то появляется диалоговое

окно, в котором можно указать нужную книгу и восстановить связи. Кроме того,
можно заменить исходный файл, нажав кнопку Изменить диалогового окна Изменение

связей ( открывается при выборе команды Данные ► Запросы и подключения ► Изменить
связи). Далее мы приводим некоторые рекомендации по работе с формулами, со­
держащими внешние ссылки.

Переименование или перемещение исходной рабочей книги
Если вы переименуете или переместите в другую папку исходный документ, то

Excel не сможет обновить имеющиеся связи.

В таком случае следует открыть диа­

логовое окно Изменение связей и указать новый исходный документ или нынешнее

расположение прежнего (см.подраздел <<Изменение ссылки на исходную книгу>>
выше).
ПРИМЕЧАНИЕ
Если исходная и зависимая книги находятся в одной папке, то их можно совместно

перемещать или копировать в другие папки. Тогда все ссылки останутся коррект­
ными.

Использование команды Сохранить как
Если открыты и исходная, и зависимая книги, то

Excel не отображает в формулах

с внешними ссылками полный путь к исходной. Если исходную книгу переиме­

новать с помощью команды Файл ► Сохранить как, то Excel автоматически преоб­
разует все внешние ссылки так, что в них будет использоваться новое имя. В од­
них случаях именно это и нужно, но в других такое изменение может привести

к ошибкам.
Рассмотрим пример того, как использование команды Файл ► Сохранить как может

привести к возникновению проблемы. Вы закончили работу с исходной книгой
и сохранили файл. Затем решили подстраховаться и командой Файл ► Сохранить как

создали резервную копию файла на другом диске. В результате формулы в зави­
симой книге теперь относятся к резервной копии, а не к первоначальному файлу.

А это явно не то, что вам требуется.
Таким образом, будьте осторожны, используя команду Файл ► Сохранить как для
рабочих книг, на которые имеются ссылки в других книгах.

Возможные проблемы при работе с формулами. содержащими внешние ссылки

607

Изменения в исходной рабочей книге
Если вы открыли исходную книгу, когда зависимая закрыта, то будьте особенно
внимательны. Например, если в исходной добавить новую строку, то все ячейки
под ней сместятся на одну строку вниз, а значит, их адреса изменятся. Если же вы

откроете зависимую книгу, то в ней будут использоваться старые адреса, которые
теперь, возможно, станут некорректными.

ПРИМЕЧАНИЕ

Определить, какая книга является исходной для конкретной зависимой книги, очень
нросто. Достаточно проанализировать перечень файлов в диалоговом окне Изменение
связей

( открывается с помощью команды Данные ► Запросы и подключения ► Изменить

связи). Однако онредслить, является ли одна книга исходной для другой, невозможно.

Что делать, чтобы избежать подобных проблем?

•

При внесении изменений в исходную книгу всегда открывайте зависимую.

В этом случае Ехсе\ автоматически скорректирует внешние ссылки в зависимой
книге.

•

Используйте в связанных формулах имена, а не ссылки на ячейки. Это самый

безопасный вариант.

•

Используйте формулу для ссылки на ячейку. Но имейте в виду: исходная

рабочая книга не всегда может иметь такую структуру, которая позволила бы
использовать этот способ.
Следующая формула

-

это абсолютная ссылка на ячейку С21 листа Листl в книге

Бюджет .xlsx:
=[Бюджет.хlsх]Лист1!$С$21

Если ячейке С21 задать имя Итог, то формула примет такой вид:
=Бюджет.хlsх!Итог

Использование имен вместо ссылок на ячейки позволяет гарантировать, что фор­

мулы всегда будут возвращать правильные значения, даже если вы вставите либо
удалите строки или столбцы в исходной книге.
Обратите внимание: в предыдущем примере имя Итог не заключено в квадратные
скобки. Такое оформление уместно в том случае, если имя относится ко всей кни­
ге, а не к отдельному листу. Если бы имя Итог относилось только к листу (то есть
область его действия была бы ограничена рабочим листом Листl), то формула вы­
глядела бы так:
=[Бюджет.хlsх]Листl!Итог

IП□у О присвоении имен ячейкам и диапазонам рассказывается в главе 4.

ГЛАВА

608

25

Связывание и консолидация данных

Если исходная книга содержит числовые данные по месяцам и вам нужно значение
за июль, можете использовать такую формулу:
=ВПР("Июль";Источник.хlsх!Итоги_за_месяц;2;ЛОЖЬ)

Здесь имя диапазона Итоги_за_месяц определено на уровне рабочей книги. Если бы

вы использовали обычную ссылку на ячейку, то у вас все равно возникла бы проб­
лема, пожелай вы вставить строки в рабочую книгу. Но если присвоить имя всему
диапазону, то при использовании подобной формулы не придется создавать име­
нованный диапазон для каждого месяца отдельно.

Использование промежуточных связей

Excel

не накладывает никаких ограничений на уровень сложности сети внешних

ссылок. Например, книга А может содержать ссылки на книгу Б, а та в свою оче­
редь

-

на книгу В. В таком случае книга А является в конечном счете зависимой

от книги В, а книга Б выступает носителем промежуточной связи.

В целом использовать промежуточные связи не рекомендуется, но если это все же

приходится делать, то имейте в виду, что формулы с внешними ссылками не об­
новляются, если зависимая книга не открыта. Представьте, что в предыдущем при­
мере открыты только книги А и В. Если изменить значение в книге В, то в книге А
все останется по-прежнему, поскольку книга Б (носитель промежуточной связи)
закрыта.

Консолидация рабочих листов
Под термином <<консолидация~,, в контексте рабочих листов подразумевается ряд
операций, выполняемых одновременно с несколькими листами или книгами. В не­

которых случаях консолидация включает в себя создание связанных формул. Вот
два распространенных примера консолидации.

•

Бюджеты отделов компании хранятся в одной книге, на отдельных листах.

Нужно консолидировать все эти данные и создать итоговый документ бюджета
всей фирмы, размещенный на одном листе.

•

Руководители отделов 11редоставляют свои бюджеты в отдельных рабочих книгах. Эти файлы нужно консолидировать в общий бюджет компании.

Такие задачи могут быть как очень сложными, так и довольно простыми. Все зависит
от способов представления информации в исходных рабочих листах. Выполнить

задачу будет просто, если листы оформлены однотипно. Может быть и так, что ра­
бочие листы составлены не одинаково, но достаточно похожи. Например, в одних
файлах может отсутствовать часть категорий данных, которые есть в других. В таком

случае можно использовать очень удобный инструмент

Excel, который

позволяет

подбирать данные по заголовкам строк и столбцов. Он описывается ниже в под­
разделе «Использование диалогового окна Консолидация,>.

Консолидация рабочих листов

609

Если же рабочие листы имеют мало общего или абсолютно разные, то можно
отредактировать их, чтобы сделать однотипными. Или просто вернуть файлы
руководителю отдела и попросить его предоставить информацию в стандартном

формате. Еще лучше перестроить процессы так, чтобы работать с нормализован­
ными таблицами , которые впоследствии можно будет использовать как источник
для сводных таблиц.
Консолидировать информацию из нескольких рабочих книг можно одним из сле­
дующих способов.

•
•

Иснользуйте формулы с внешними ссылками.

Скопируйте данные в буфер, а затем выберите команду Главная ► Буфер об­
мена ► Вставить ► Вставить ссылку (Ь).

•

Иснользуйте диалоговое окно Консолидация, которое можно открыть командой
Данные ► Работа с данными ► Консолидация.

Время пересмотреть стратегию консолидации
Если вы читаете эту главу, то наверняка ищете способ объединить данные, поступающие
из нескольких источников. Вы можете использовать предложенные нами методы кон­
солидации, но они помогут далеко не во всех ситуациях.

Типичный бюджет фактически является итоговым документом. Обычно гораздо проще
работать с упорядоченными, нормализованными данными, когда один элемент данных

представлен одной строкой. При такой структуре данных консолидировать и обобщить
их можно с помощью самого эффективного инструмента
Так, в бюджет региона

Excel -

сводной таблицы.

1 может быть включена сумма расходов на обучение сотрудников

ИТ-отдела за январь. Вместо того чтобы просто ввести число, лучше вставить его в таблицу
с несколькими столбцами, которые описывают это значение. Например, этот отдельный

элемент можно представить в виде строки нормализованной таблицы с шестью столб­
цами: Регион, Отдел, Описание статьи расходов, Месяц, Год и Сумма бюджета.

Если каждый региональный менеджер предоставит информацию о своем бюджете в та­
ком формате, то можно будет совместить эти данные на одном рабочем листе, а затем
создать сводную таблицу, в которой представлять итоговые данные в любом удобном
для пользователя виде. (Подробнее о сводных таблицах мы поговорим в главе 26.)

Консолидация с помощью формул
Этот м ето;t консолидации за ключ ается в со:щании формул , содержащих ссылки н а

други е рабочие листы или книги . Основные преимущества:

•

если :тач е ния в исхо;щой книге и э меняются , то формулы н е рес читываются
а втоматически ;

•

исходны е книги не обя :~атсльно должны быть открыты при со:щании формул
консолидации.

61 О

ГЛАВА

25

Связывание и консолидация данных

Если листы, которые нужно консолидировать, находятся в одной книге и струк­
турированы одинаково, то задача упрощается. Можно использовать стандартные

формулы. Например, чтобы вычислить сумму значений из ячеек Al, находящихся
на листах Лист2-Лист1O, введите следующую формулу:
=СУММ(Лист2:Лист10!А1)

Эту формулу можно ввести вручную или выделив несколько рабочих листов. Затем ее
можно просто скопировать в другие ячейки, таким образом создав формулы и для них.

!□DQ Как выделить сразу несколько листов, рассказывается в главе 4.
Если консолидировать нужно и другие книги, то можно использовать формулы
с внешними ссылками. Например, если нужно сложить значения из ячеек В2, ко­
торые находятся на листах Листl двух разных книг, Регионl.

xlsx

и Регион2.

xlsx,

используйте следующую формулу:
=[Регион1.хlsх]Листl!В2+[Регион2.хlsх]Листl!В2

В нее можно добавить сколько угодно внешних ссылок, но общее количество симво­
лов не должно превышать

8000. Кроме того, учтите: если в формуле много внешних

ссылок, то она будет очень длинной и ее может быть сложно редактировать.
Если рабочие листы, которые нужно консолидировать, оформлены и структури­
рованы по-разному, то все равно можно использовать формулы, но необходимо
убедиться, что ячейки в ссылках указаны верно. Как правило, это утомительная
задача, к тому же чреватая большим количеством ошибок.

Консолидация с помощью диалогового окна Специальная вставка
Для консолидации данных можно использовать диалоговое окно Специальная вставка

(рис.

25.5). Преимущество метода в том, что при вставке данных из буфера обмена

с помощью этого окна можно выполнять математические операции. Например, если

использовать переключатели группы Вставить, то можно добавить скопированные
значения в выбранный диапазон.
Этот метод применим только в том случае, если все рабочие листы, которые вы
консолидируете, открыты. Его недостатком является то, что консолидация полу­
чается нединамичной. Иначе говоря, при этом не создается формула с внешними
ссылками на исходные данные. И если они со временем изменятся, то результат

консолидации будет неправильным.
Чтобы использовать этот метод консолидации, сделайте следующее.

1.
2.

Скопируйте данные из исходного диапазона.

Активизируйте зависимую книгу и выберите диапазон, в который следует по­
местить консолидированные данные. Достаточно выделить первую ячейку.

3.

Выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Специальная вставка. Откроет­
ся диалоговое окно Специальная вставка.

Консолидация рабочих листов

4.

611

В разделе Вставить выберите вариант значения , а в разделе Операция выберите
действие сложить , а затем нажмите кнопку ОК.

х

Специальная вставка
Вставить
всg_

с иq:одной темой

<j!ормулы

без рам!';и

О Ьначенияl
формаrы

О Примечания и заметки

ширины столбцов
формуды и форматы чисел
значении и форматы чисел

~словия на значения

Операция
умножить

нет

о сложить

gазделить

во1_честь

О пропускать пустые ячейки

С т~нспонировать

~ Отмена )
Рис.

25.5. Диалоговое окно Специальная вставка

Повторите эти действия для каждого диапазона исходных рабочих листов, которые
нужно консолидировать. Убедитесь, что место размещения консолидированных
данных (см . нункт

2)

одинаковое для каждой операции вставки .

ВНИМАНИЕ

Этот метод, вероятно, является наихудшим способом консолидации данных. Он чре­

ват ошибками, а отсутствие формул означает, что определить источн ик ошибки будет
сложно или вовсе невозможно .

Использование диалогового окна Консолидация
Это окно можно использовать как универсальный встроенный инструмент кон­
солидации данных. Оно дает много возможностей и подойдет даже в тех случаях,

если способы размещения информации на исходных рабочих листах различаются.
В окне Консолидация можно выполнять как статическую (без использования формул
связ и), так и динамическую (с использованием формул связи) консолидацию.
Доступны следующие два варианта консолидации данных .

•

По позиции. Можно использовать только тогда, когда рабочие листы оформ­
лены олинаково.

•

По категории . В Ехсе\ допускается собирать данные с и сходных рабочих листов
по заголовкам строк и столбцов. Этот вариант можно использовать и в том случае,
если данные на исходных листах расположены по-разному или на некоторых

листах разное количество строк или столбцов.

ГЛАВА

612
На рис.

25

Связывание и консолидация данных

25.6 показано диалоговое окно

Консолидация, которое можно открыть с по­

мощью команды Данные ► Работа с данными ► Консолидация.

х

Консолидация
~нкция:
Сумма

Ссылка :

t

ОбJор ...

.Список диапазонов ·

Добавить

~алить
Использовать в качестве имен

О подписи верхней строки
О значения девого столбца

О Создавать связи с исходными данными

[_

Рис.

ОК

]

Закрыть

25.6. В диалоговом окне Консолидация можно определить диапазоны исходных данных,
подлежащих консолидации

Рассмотрим его элементы.

•

Раскрывающийся список Функция. Позволяет определить тип консолидации.

Чаще всего используется функция Сумма; на выбор есть десять вариантов.

•

Поле Ссылка. Сюда вводят адрес исходного диапазона для консолидации. Ссыл­

ку можно ввести вручную или использовать любой стандартный м етод указания
(если соотв етствующая книга открыта). Допускается указывать именованные

диапазоны. Введя адрес диапазона, нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить его
в список. При консолидации по позиции не добавляйте в диапазон консолидации
заголовки диапазона, а при консолидации по категории добавляйте обязательно.

•

Поле Список диапазонов. Содержит список всех ссылок, которы е были добав­
лены нажатием кнопки Добавить.

•

Область Использовать в качестве имен. Можно указать Excel при консолидации
использовать заголовки в верхней строке, в левом столбце или в обе их позициях.
Флажки нужно устанавливать при выполнении консолидации по категории.

•

Флажок Создавать связи с исходными данными. Если его установить, то на
зависимом рабочем листе будет создана структура с внешними ссылками на ячей­
ки в источнике, а также формулы вычисления итогов. Если не устанавливать ,

то при выполнении консолидации формулы со связями создаваться не будут.

•

Кнопка Обзор. Открывает диалоговое окно, в котором можно выбрать рабочую
книгу. Ее имя появится в поле Ссылка, и вам нужно будет ввести адрес диапазона.
Но вам будет легче работать, если все книги с данными для консолидации будут
предварительно открыты .

613

Консолидация рабочих листов

•

Кнопка Добавить. Позволяет перенести ссылку из поля Ссылка в поле Список
диапазонов. Указав каждый диапазон, убедитесь, что нажали эту кнопку.

•

Кнопка Удалить. Позволяет удалить выбранную ссылку из списка диапазонов.

Пример консолидации данных
В этом подразделе мы рассмотрим пример, который демонстрирует возможности

консолидации данных. На рис.

25.7

показаны три листа (из разных книг), данные

которых необходимо консолидировать. Это отчеты по продаже товаров за три ме­
сяца. Однако обратите внимание, что списки товаров, как и порядок перечисления
последних, различаются. Иначе говоря, эти листы оформлены не одинаково, по­

этому выполнить консолидацию будет непросто.

ш□с) Эти примеры доступны для скачивания . Файлы называются Регион1 .xlsx, Регион2.хlsх
и РегионЗ.хlsх .

Аопка,ранен"" С)
Файл

Главная

Н15

V

Меню

Вставка

д

Рисовани Разметка

В
Яна

Д-401

д-412
д-415

1 217

А-503

1285
1192
1202

А-404

А-409

д-511

А-536

С

•

Фор

D

Феар

1 ООО
1188
1212
1173
1298

д-403

Регион1

v

fx

:

1D тоаара
3
4
5
6
7
8
9
10

8 "') •

Март

1 094
1 324

1 202
1 236

Аоtосо,ран,н•• С)
ФаИл

Главная

J14

Меню

д-402
А-401
д-404
А-408

А-490
д-415

А-502
д-505
А-515
д-523
д-536

Рисовани Разметка

с

в
Яна

•

Фор

D

Феар

5 344
5000
5 436
5 336
5 278
5497
5 626
5 497
5 374
5 597
5 552

Морт

5 211
5 600

5 526
5 451

Ао,осо,раненне
ФаИл

Главная

К19

U

Меню

1D товара
д-401

4
5
6
7

А-405

8

А-523

9
10
11

д-533

Д-406

А-512
д-514

А-535
д-536

25.7. Три листа из разных рабочих книг,

8 "') •
Вставка

РегионЗ

v

Рисовани Разметка

fx

V

в

д

д-407

Рис.

Регион2

v

fx

д

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Вставка

V

10 товара

8 "') •

с
Феар

Яна

3 301
3 224
3 299
3 263
3023
3011
3 209
3 447
3 074
3 489

D
Март

3 478
3 246
3 221
3 255
3 217
3 024
3 482
3 252
3 026
3 087

которые необходимо объединить

3 453
3000
3 039
3 282
3 218
3 177
3 348
3 327
3 426
3 205

Фор

•

614

ГЛАВА

25

Связывание и консолидация данных

Чтобы объединить данные, начните с создания новой рабочей книги. Открывать
исходные книги не обязательно, но будет проще, если их открыть. Выполните
следующие шаги.

1.

Выберите команду Данные ► Работа с данными ► Консолидация.Откроется диало­
говое окно Консолидация.

2.

В списке Функция выберите требуемый тип консолидации. В нашем случае это
Сумма.

3.

Введите ссылку на диапазон из первой книги. Если она открыта, укажите его

с помощью мыши. Если закрыта, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти нужный
файл на диске. Ссылка должна содержать адрес диапазона. Можно также ис­

пользовать диапазон, в который входят все ячейки столбцов, например А:К.
Он больше того, который нужно консолидировать, но так можно гарантировать,
что консолидация будет работать, даже если в исходный файл будут добавлены

новые строки и столбцы.

4.

Если ссылка в поле Ссылка верна, то нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить
ее в список диапазонов.

5.

Введите ссылку на диапазон из второй книги. Можете указать его с помощью
мыши или просто отредактировать существующую ссылку, например, имя

Регионl заменить на Регион2. Нажмите кнопку Добавить. Ссылка появится в спи­
ске диапазонов консолидации.

6.
7.

По тому же принципу добавьте ссылку на диапазон из третьей книги.
Данные на рабочих листах расположены по-разному, поэтому в разделе Исполь­
зовать в качестве имен установите флажки значения левого столбца и подписи верхней

строки. В результате

8.

Excel будет подбирать данные по заголовкам.

У становите флажок Создавать связи с исходными данными, чтобы

Excel

создал

структуру с внешними ссылками.

9.

Нажмите кнопку ОК, чтобы начать консолидацию.

Excel

консолидирует данные и разместит их на рабочем листе, начиная с акти­

визированной ячейки. Обратите внимание: в этом примере программа создала
структуру, которая свернута до уровня промежуточных итогов по каждому

товару. Если ее развернуть, нажав кнопку

2 или

любую кнопку со знаком+, то

можно увидеть подробную информацию (исходную). При дальнейшем изучении
данных вы увидите, что каждая ячейка с исходным значением содержит формулу
с внешней ссылкой на соответствующую ячейку исходного файла. Поэтому при

изменении данных в любой из трех исходных книг

Excel

автоматически обновит

диапазон назначения.

Результат консолидации показан на рис.
развернута полностью)

-

на рис.

25.8, а подробная информация (структура

25.9.

Ш□у Подробная информация о структурах представлена в главе 24.

Консолидация рабочих листов

~А

+
+

54 IA-536

+
+

+

+
+
+
+

5344
3301
9224
1188
6648
1173
1298
5336
5278
6714
1285
1192
5626
5497
5374
3299
3263
3023
3011
8806
3447
3074
10243

А-407
А-401
А-403
А-404
А-409

А-412
А-408
А-490
А-415

А-503
А-511
А-502
А-505

А-515
А-405
А-406
А-512

А-514
А-523
А-533
А-535

МартЕ

D
Февр

5211
3478
9940
1324
6352
1116
1218
5358
5676
6612
1054
1408
5517
5239
5337
3221
3255
3217
3024
8851
3252
3026
9942

5526
3453
9653
1236
6228
1110
1467
5653
5257
6617
1298
1010
5564
5348
5443
3039
3282
3218
3177
8676
3327
3426
10605

l

25.8. Результат консолидации данных из трех исходных рабочих книг
А

, \ 2

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

Рис.

с
Янв

А-402

3
5
9
11
14
16
18
20
22
25
27
29
31
33
35
37
39
41
43
46
48
50

+

Рис.

в

в

с
Янв

Регион2
А-402

Регион3 "
А-407
Регион1
Регион2
Регион3
А-401
Регион1
А-403
Регион1
Регион2
А-404
Регион1
А-409

Регион1 "
А-412

Регион2 "
А-408

Регион2 "

Е

D
Февр

5344
5344
3301 "
3301
1000
5000
3224
9224
1188
1188
1212
5436
6648
1173
1173
1298"
1298
5336"
5336
5278"

Март

5211
5211
3478"
3478
1094
5600
3246
9940
1324
1324
1002
5350
6352
1116
1116
1218 "
1218
5358"
5358
5676"

5526
5526
3453
3453
1202
5451
3000
9653
1236
1236
1018
5210
6228
1110
1110
1467
1467
5653
5653
5257

25. 9. Итоговая структура развернута. и на экране видна подробная информация

615

616

ГЛАВА 25

Связывание и консолидация данных

Обновление консолидированных данных
При создании формул консолидации внешние ссылки создаются только на данные,

которые имеются на момент объединения. Иначе говоря, если в исходные книги до­
бавить новые строки с данными, то консолидацию этих данных придется выполнить
заново. К счастью, параметры консолидации сохраняются в книге с результатами

объединения и их можно использовать повторно. Именно поэтому рекомендуется
выделять в исходных книгах диапазон больше имеющегося ( см. пункт 3 описанной
выше последовательности действий).

Excel запоминает ссылки, введенные в диалоговом окне Консолидация, и сохраняет
их в рабочей книге. Таким образом, вам не придется вводить их повторно, если вы
захотите обновить результаты консолидации. Достаточно будет открыть это окно, про­
верить, правильно ли указаны диапазоны с исходными данными, и нажать кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ

Когда

Excel работает со структурированными данными, например, после выполнения

консолидации, повторная консолидация может иметь непредсказуемые последствия.

При повторной операции надежнее всего удалить структуру и очистить содержимое
ячеек, а затем открыть диалоmвое окно Консолидация и нажать кнопку ОК.

Дополнительные сведения о консолидации
Excel гибко относится к источникам, которые можно консолидировап,. Вы можете
объединить данные из таких источников, как:
•
•

открытые рабочие книги;

закрытые рабочие книги ( ссылку необходимо вводить вручную, 1ю можно ис­
пользовать кнопку Обзор диалогового окна Консолидация, чтобы получить часть
ссылки с именем файла);

•

та же рабочая книга, в которой создается консолидация.

И разумеется, при выполнении одной операции консолидации можно комбиниро­
вать любые из этих вариантов.
Если консолидация выполняется путем сопоставления заголовков, то они должны
полностью совпадать. Например, заголовки вщ~а Янв и Январь не совнадают. А вот
заголовки вида Апрель и АПРЕЛЬ считаются идентичными, поскольку при сравнении

регистр не учитывается. Кроме того, заголовки могут располагаться в любом 110рядке, не обязательно одинаково во всех исходных диапазонах.
Если в диалоговом окне Консолидация не установить флажок Создавать связи с исход­

ными данными, то консолидация будет статической. Это значит, что если исходные
данные в любом из листов-источников изменятся, то ре:3ультаты объединения
автоматически нс обновятся. Для их обновления выделите диапазон 11азначе11ия
и повторно выберите команду Данные ► Работа с данными ► Консолидация.

Если в диалоговом окне Консолидация установить флажок Создавать связи с исходными дан­
ными, то

Excel создаст стандартную структуру рабочего листа, с которой можно будет работать
24.

по принципам, описанным в главе

Глава

26

СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ

Сводные таблицы, вероятно, технологически самый сложный компонент

Excel.

Щелкнув кнопкой мыши всего несколько раз, можно проанализировать дан­

ные множеством ра:шых способов и получить итоговый отчет практически любого
типа.

В этой главе мы рассмотрим основы сводных таблиц, а в следующей разберем
множество примеров, демонстрирующих их возможности, а также способы их ис­
пользования.

Что такое сводная таблица
Сводная таблица

-

это, по сути, динамический итоговый отчет, созданный на осно­

ве некой базы данных. Источником для них могут быть данные на рабочем листе

( организованные в виде таблицы) или внешние файлы данных. Используя сводные
таблицы, можно преобразовать огромное количество строк и столбцов с числами
в осмысленное представление данных

-

причем очень быстро.

Возможно, самое важное свойство сводной таблицы

-

ее интерактивность. Создав

сводную таблицу, можно как угодно переупорядочивать ее содержимое и даже
добавить специальные формулы для выполнения новых расчетов. Кроме того,

можно группировать элементы созданной таблицы (например, объединить итоги по
северному и западному регионам). Несколько раз щелкнув кнопкой мыши, можно

применить к сводной таблице определенное форматирование, чтобы преобразовать
ее в отчет, хотя и с некоторыми ограничениями.

У сводных таблиц есть единственный недостаток: они не обновляются автоматиче­
ски при изменении исходных данных (в отличие от итоговых отчетов, созданных на

основе формул). Тем не менее это не проблема, ведь для обновления такой таблицы
достаточно нажать кнопку Обновить.

Пример сводной таблицы
Лучший способ понять концепцию сводных таблиц - увидеть их работу. На рис. 26.1
представлен фрагмент данных, на основе которых мы будем создавать сводные
таблицы в этой главе. Исходные данные мы сформировали в таблицу ( создана
с помощью команды Вставка ► Таблицы ► Таблица), но это необязательное условие
для работы со сводными таблицами.

618

ГЛАВА

А

1
3
4
6
7
8
9
10
11
12
13
14
151
16
17
18
19
20
21

Дата

.,

01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01 .04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024
01.04.2024

26

Сводные таблицы

в
день недели

.

с

Е

D

....

Сумма

Пятница

5 ООО

Пятница

10 ООО

Пятница

Тип счета

•

Открыт

G

•

Филиал

"

кпиент

Пенс. накопительный

Новый счет

Центральный

Постоянный

Депозит

Касса

Северный

Постоянный

500

Расчетный

Новый счет

Центральный

Постоянный

779
623
721
276

Депозит

Касса

Центральный

Новый

Сберегательный

Новый счет

Северный

Постоянный

Сберегательный

Новый счет

Западный

Новый

Сберегательный

Новый счет

Северный

Постоянный

Пятница

11
4
8
15
5

ООО

Сберегательный

Новый счет

Западный

Постоянный

Пятница

12

ООО

Депозит

Новый счет

Западный

Постоянный

Пятница

13 636
7177
6 837
3 171
50 ООО
4 690
12 438
5 ООО
7 ООО
11957
14 571

Депозит

Новый счет

Северный

Постоянный

Сберегательный

Касса

Северный

Постоянный

Сберегательный

Новый счет

Западный

Постоянный

Расчетный

Новый счет

Западный

Постоянный

Сберегательный

Новый счет

Центральный

Постоянный

Расчетнь1й

Новый счет

Северный

Новый

Расчетный

Новый счет

Центральный

Постоянный

Расчетный

Новый счет

Северный

Постоянный

Сберегательный

Новый счет

Северный

Новый

Расчетный

Новый счет

Центральный

Постоянный

Депозит

Касса

Центральный

Новый

Пятница

Пятница
Пятница

Пятница

Пятница

Пятница
Пятница
Пятница

Пятница
Пятница
Пятница

Пятница
Пятница
Пятница

Рис.

26.1. Исходная таблица.

на основе которой создается сводная

Таблица содержит информацию о новых счетах, открытых за месяц в банке с тремя
филиалами . Она содержит

712

строк, каждая из которых соответствует новому

счету, а также следующие столб цы.

•
•
•
•
•
•
•

Дата открытия счета.
День недели открытия счета.

Сумма начального депозита.

Тип счета (депоз ит, расчетный, сберегательный или пенсионный).
Кто открыл счет (рядовой кассир в кассе или уполномоченный по новым счетам).

Филиал, в котором был открыт счет.
Сведения о клиенте (постоянный или новый).

!□□у Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Банковские счета.хlsх.
В таблице довольно много данных, но по ним мало что можно понять. Чтобы про­
анализ ировать информацию, данные надо обобщить. Подведени е итогов

-

это,

по сути, процесс упорядочения данных. Так, правление банка могут интересовать
следующие вопросы .

•
•
•

На какую сумму ежедневно открывают новые вклады в каждом филиале?

На какой день недели приходится больше всего вкладов?
Сколько счетов было открыто в каждом из филиалов и по каждому из типов
счетов?

•
•
•

Как суммы вкладов распределены по типам счетов?
Какие типы счетов чаще всего открывают в кассах?

В каком филиале кассиры открыли больше всего счетов для новых клиентов?

Что такое сводная таблица

619

Разумеется, можно потратить время на сортировку данных и создание формул,
с помощью которых удастся получить ответы на все эти вопросы. Но лучше всего

для этих целей использовать сводную таблицу. Создание таблицы занимает всего
несколько секунд, при этом не придется вводить ни одну формулу. Кроме того,

при создании такой таблицы вероятность допустить ошибку гораздо ниже, чем

при работе с формулами .
Далее в главе вы увидите несколько примеров сводных таблиц, с помощью которых
можно получить ответы на все приведенные выше вопросы.

На рис.

26.2

показана сводная таблица, созданная на основе данных, предоставлен­

ных банком. Мы видим суммы вкладов по каждому филиалу и по каждому типу

счета. Эта итоговая таблица

-

одна из многих, которые можно создать на основе

имеющихся данных .

в

А

с

3

Сумма по полю Сумма Названия стол бцов

4

Названия строк

•

6

Северный

7

Центральный

•
Пенс. накопительный Расчетный Сберегательный Общий итоr

Депозит

5 Западный

650237
1209910
1361885
3222032

8 Общий итоr

D

10000
134374
68380
212754

292995
392516
802403
1487914

336088
467414
885757
1689259

1289320
2204214
3118425
6611959

9

Рис.
На рис .

26.3

26.2. Простая сводная таблица

наказана е ще одна сводная таблица, созданная на основе вс е тех же

данных . В ней добавле н фильтр для столбца Клиент (строка

2).

Выводится ин­

формация только по постоянным кли ентам. (Пол ьзователь также может выбрать
в раскрывающемся списке вариант Новый или Все. )

А

1
2.
3

в

с

::r

Постоянный

Клиент

4
5

Сумма по полю Сумма Названия столбцов

6

Депозит

7
8

Пенс. накопительный

Наз вания строк

Северный Центральный Общи й итоr

356 079

845 522

974 112

ООО

125 374

68 380

203 754

144 391
208 375
291 728
286 891
802 198 1 466 162

505 822
548 198
2 096 512

858 588
1 126 817
4 364 872

10

9 Сберегательный
10 Общий итоr

Рис.

•

• Западный

Расчетный

о

2 175 713

26.3. Сводная таблица. в которой используется фильтр

Ориентация таблиц в этих двух примерах разная. Во второй фи л иалы представле­
ны названиями столбцов, а типы счетов

требуется около пяти секунд

-

-

названиями строк. На такое изменение

и это еще один пример гибкости сводных таблиц.

ГЛАВА

620

26

Сводные таблицы

Почему «сводная», или
Глагол

pivot означает

Pivot ТаЫе

«вращать» или «поворачивать». Если рассматривать данные как

физический объект, то сводная таблица позволяет вращать сводку данных и смотреть
на нее под разными углами или с разных точек зрения. В сводной таблице можно легко
перемещать поля, вставлять их друг в друга и даже создавать группы элементов .

Представьте, что вам дали в руки странный предмет и попросили опознать его. Вы на­
верняка начнете рассматривать его со всех сторон, пытаясь понять, что это. Работа со

сводной таблицей похожа на анализ странного объекта, только объектом здесь являются
ваши данные. Сводные таблицы просто предназначены для экспериментов, поэтому
не бойтесь менять местами и добавлять/убирать столбцы и строки, пока не будете до­
вольны результатом.

Какие данные подходят для сводных таблиц
Данные, на основании которых можно создать сводную таблицу, должны быть пред­

ставлены в виде прямоугольной таблицы. Они могут находиться как в диапазоне
на рабочем листе, так и в файле внешней базы данных.

Excel может преобразовать

в сводную таблицу любую базу данных, но не все базы данных подходят для этой
цели.

В цел ом , поля в таблицах могут содержать один из двух видов данных.

•

Данные. Числовы е знач е ния, которы е можно суммировать . На рис .

26.1 это

поле Сумма .

•

Категории . Данные описательного характера. Н а рис .

26.1 это

поля Дата , День

недели, Тип счета , Открыт, Филиал и Клиент, которы е описывают те или иные харак­
теристики числового значения в поле Сумма .
ПРИМЕЧАНИЕ

Таблица баз ы да нных, подходящая для создания сводной таблицы, назы вается нор­
мали зованной . Иначе говоря, каждая запись (или строка) содержит информацию,
котор ая описыв ает данные .

В одной таблице может быть любое количество полей данных и полей категорий .
При создании сводной таблицы обычно предпол агается подведение итогов по одно­
му или нескольким полям данных. Значения в полях категорий из простой таблицы
появляются в сводной в виде названий строк, столбцов или в виде фильтров .
Но есть исключения , и можно создать полезные сводные таблицы даже для тех баз,

которые вообще н е содержат числовых пол ей.

шоу Пример сводной таблицы, созданной на основе нечисловых данных, приведен в главе 27.
На рис.

26.4

показан диапазон, который не подходит для создания сводной таблицы .

С данными такого типа вы уже встречались в главе

24.

Хотя диапазон содержит

Что такое сводная таблица

621

описательную информацию о каждом значении, данные в нем не нормализованы.

На самом деле он похож на сводную таблицу, но является менее гибким.

А

1
2
3
4

Штат

Калифорния

в

с

D

Е

янв

Февр

Мар

/квартал

Апр

G

н

Май

Июн

11 квартал
4
4
4
4

Итого

507
703
369
663

1 345

1960
1238
1954
1375

1 252
1 028
1 726
1075

4 330
3 513
5140
3 795

1 271
1345
1461
1 736

1557
1 784
1764
1555

1679
1574
1144
1372

5170

6 527

5 081 '

16 778

5 813

6 660

5 769

18 242

1316
1406
1233
1 792

1993
1224
1110
1225

4 738
4 365
3442
4 722

1832
1 706
1 637
1946

1 740

Флорида

1429
1 735
1099
1 705

1320
1512
1327

1191
1290
1006
1 357

4 763
4 316
4155
4 630

Итого по Востоку

5 968

5 747

5 552 '

17 267

7121

5 899

4 844

12

Кентукки

13

Оклахома

1109
1 309

14

Миссури

1078
1045
1 744

1155
1641
1414

1993
1924
1243

1493
1560

3 342
3 995
4 669
4 243
4 776
21 025

1165
1495
7 820

1082
1499
1493
1013
1125
6 212

1551
1941
1820
1445
1387

17 864
4 626
5 364
4 556

55 070

20 754

18 771

1118
1247
1460

Вашингтон
Орегон

5 Аризона
6 Итого по Западу
7 Нью-Йорк
8 Нью-Джерси
9
10
11

Массачусетс

15 Иллинойс
16

Канзас

17

Итого по Центру

18 Общий итог

Рис.
На рис .
стоит и з

в

1511
1539
1 973
7 441

6 920

1211
1243
6 664 '

18 579

19 194

17 297 '

26.4. Этот диапазон

7 597

9 352
35131
7 968
9 359
9 225
7 866
8 783

8144

3 623
4 007
22176

43 201

18 757

58 282

113352

не подходит для создания сводной таблицы

26.5 показаны те же данные,
78 строк данных - 110 одной

13 штатах

8 837
8 216
9 509
8 458
35 020
9 501
8 681

но в нормализованном виде. Диапазон со­
на каждый показатель продаж за

6

месяцев

США. Эта таблица идеально подходит для создания сводной таблицы

и содержит всю информацию, необходимую для суммирования данных по регионам
или кварталам.

D

Е

Штат

Месяц

Регион

2

Аризона

Апр

Запад

1736

з

Аризона

Февр

Запад

1375

4

Аризона

Янв

Запад

1345

5

Аризона

Июн

Запад

1372

6

Аризона

Март

Запад

1075

7

Аризона

Май

Запад

1555

Калифорния

Апр

Запад

1271

Калифорния

Февр

Запад

1960

Калифорния

Янв

Запад

1118

Калифорния

Июн

Запад

1679

Калифорния

Март

Запад

1252

13 Калифорния

Май

Запад

1557

14

Флорида

Апр

Восток

1946

15

Флорида

Февр

Восток

1792

Янв

Восток

1705

8
9
10
11
12

16 Флорида

Рис.

с

в

А

1

Квартал

Продажи

17

Флорида

Июн

Восток

1357

18

Флорида

Март

Восток

1225

19 Флорида

Май

Восток

1327

2оlиллинойс

Апр

Центр

1165

26.5. Этот диапазон содержит нормализованные данные и

подходит для создания сводных таблиц

622

ГЛАВА

На рис.

26

Сводные таблицы

26.6 показана сводная таблица, созданная на основе этих нормализованных
26.4.

данных. Как видите, она похожа на диапазон, представленный на рис.

д

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
2

с

в

D

Сrлб

Сумма по полю Продажи

1

•

Названия строк

н

G

Общий итоr

11

Март

Февр

Янв

Май

Апр

Июн

Восток

Массачусетс
Нью-Джерси

Нью-Йорк
Флорида

1110
1224
1993
1225

1099
1 735
1429
1 705

1 233
1406
1 316
1 792

1637
1 706
1832
1946

1 512
1320
1 740
1 327

1006
1290
1191
1357

7
8
9
9

597
681
501
352

1075
1 028
1 252
1 726

1 345
1247
1118
1 460

1 375
1238
1960
1954

1 736
1345
1 271
1461

1 555
1 784
1557
1 764

1372
1574
1679
1 144

8 458
8 216
8 837
9 509

1 211
1243
1155
1414
1641
17 297

1539
1973
1109
1511
1 309
18 579

1493
1560
1078
1744
1045
19194

1165
1495
1993
1 243
1924
20754

1013
1125
1082
1493
1499
18 771

1 445
1 387
1 551
1820
1941
18 757

7 866
8 783
7 968
9 225
9 359
113352

Запад
Аризона
Вашингтон

Калифорния
О р е гон
Центр

Иллинойс
Канзас

Кен-тую<и
Миссури

Оклахома

Общий итоr

r
Рис.

26.6. Сводная таблица. созданная на основе нормализованных данных

Ш□у Этот пример доступен для скачивания. файл называется Нормализованные данные.хlsх.

Автоматическое создание сводных таблиц
Создать сводную табл и ну очень просто. Эта задача практически не требует усилий,
если ваши данные нормализованы и табли1tа создается командой Рекомендуемые
сводные таблицы .

Если исходные данные расположены на рабочем листе, то выберите любую ячейку
дианазона, а затем выполните команду Вставка ► Таблицы ► Рекомендуемые сводные

таблицы . Ехсе\ быстро нросканирует данные и выведет диалоговое окно Рекомендуе­
мые сводные таблицы с эскизами таблиц, среди которых можно выбрать подхол.ящий
вариант.

На рис .

26.7

пока:3ано это окно для таблины с банковскими счетами .

В эски зах сводных таблиц используются ваши реальные ;щнные, и высока веро­
ятность, что один из образ цов

-

именно то, что вам нужно, или по крайней мере

0<1ень близок к нужному варианту . Выберите подходящий эскиз, нажмите ююнку

ОК - и

Excel созл.аст сводную таблину на новом рабочем листе.

Если щелкнуть на одном из полей сводной таблицы, то откроется панель зада•~ Поля
сводной таблицы, где можно вносить изменения в структуру таблицы .

Создание сводных таблиц вручную

623

х

Рекомендуемые сводные таблицы

Сумма по полю Сумма по строке Тип счета
Наsе11нин строк

•

д•nо,ит

Сбереrате.nьный

222 032
212 754
1487 914
1689 259

06щмй итоr

6 611959

Расчетнь1й

Hat....,..ttPoll •

no nonto Сумма
З

Пенс . накоnите11ьный

Сумма по полю Сумма по

Сумма

cy.,,,м.мflМIO(V

110
210I

Ji-.U.....
С..,Ммti
Цrм,..,.,._.

J118

OOщ,tQlffOf

tl11

Сумма по полю Сумма по

Сумма по полю Сумма по_

ок

Рис.

Отмена

26.7. Выбор рекомендуемой сводной таблицы

ПРИМЕЧАНИЕ

Если даt1ные находятся во внешней базе, то сначала выберите пустую ячейку, а затем
выполните команду Вставка ► Таблицы ► Рекомендуемые сводные таблицы. В открывшемся
диалоговом окне Рекомендуемые сводные таблицы щелкните на ссылке Изменить источник

данных . Откроется окно Выберите источник данных. У становите переключатель Выберите
данные для анализа в положение Использовать внешний источник данных, а затем нажмите

кнопку Выбрать подключение, чтобы задать источник данных. В результате вы увидите
список миниатюр рекомендованных сводных таблиц.

Если ни одна из рекомендованных сводных таблиц вам не подходит, у вас есть два
варианта.

•

Создайте сводную таблицу, наиболее близкую к желаемому варианту, а затем
на панели задач Поля сводной таблицы внесите в нее изменения.

•

Нажмите кнопку Пустая сводная таблица (располагается внизу диалогового окна

Рекомендуемые сводные таблицы), а затем создайте сводную таблицу вручную.

Создание сводных таблиц вручную
В этом разделе описываются основные этапы создания сводной таблицы. Как мы
говорили в начале главы, будем создавать ее на основе таблицы с банковскими
счетами. Создание сводной таблицы

-

интерактивный процесс. И вам предстоит

ноэкспериментировать с различными макетами, пока вы найдете тот, который будет

ГЛАВА

624

26

Сводные таблицы

соответствовать вашим задачам. Чтобы ознакомиться с названиями элементов
сводных таблиц и их назначением, обратитесь к врезке «Терминология сводных
таблиц» далее.

Определение местонахождения исходных данных
Если данные, на основе которых создается сводная таблица, находятся на рабочем
листе, то выделите любую ячейку в этом диапазоне и выберите команду Встав­
ка ► Таблицы ► Сводная таблица. Откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы

(рис .

26.8).
х

Со:,дание сsодной таблицы
Выберите данные мя ;!!На.11ин :

@ Вы.§.рать таблицу и11и диапа:,он
Iаб.J1ица ИJIИ диапа,он:

Та6J1ица1I

О .11спо11ьзомть внешний исrочник данных

Имя nодкАючения·

Испо11ы~оеать мод~11ь данны) :ной книги

Уожите , куда CJ\t./f:'lt.T ПО"'1естить отчет саодной n611ицы:

@ На новы~ ,11исr
О .1:1а сущестеующий 11ист
Диаnl!3 .Q_н:

Укажите, t11едУет .11и ан~ми:, ннко,11ы~::о т116J1ИЦ

О Добаеить пи данные а м.одеJlь данных
ОК

Рис.

Отмена

26.8. В диалоговом окне Создание сводной таблицы нужно указать источник данных
и будущее местоположение сводной таблицы

Ехсе\ попытается определить диапазон, основываясь на положении активной ячейки .
Если же вы создаете сводную таблицу на основе данных, находящихся во внешней
базе, то в диалоговом окне Создание сводной таблицы установите переключатель Ис­
пользовать внешний источник данных, а затем нажмите кнопку Выбрать подключение
и укажите источник.

СОВЕТ

Если вы создаете сводную таблицу на основе данных рабочего листа, то рекомендуется
сначала преобразовать диапазон в таблицу ( командой Вставка ► Таблицы ► Таблица) . Тогда
не придется изменять сводную таблицу вручную, если в исходной таблице будут уда­
лены или добавлены строки с данными, - сводная будет обновляться автоматически.

Определение расположения сводной таблицы
В нижней части диалогового окна Создание сводной таблицы следует задать положение

таблицы. По умолчанию она создается на новом листе, но можно указать любой
диапазон на любом листе, в том числе на том, где расположены исходные данные.

625

Создание сводных таблиц вручную

Нажмите кнопку ОК ~ и

Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет панель
26.9).

Поля сводной таблицы (рис.

U

В

Меню

Вставка

Аетосохранен,е
Фаил

Главная

~

~

С1одная

Активное

табли~..,

ПО/lе"'

"') •

~

Рисование

~

➔
Группа

Разметка сrраницы

Формулы

Действия

Обновить Источник

Данные

rrn

х

о
В

Р ецензирование

_(,

4Jx

~

Вычисления

Сервис

Показа1ь

[w

[Ь

С:~

Фильтр

•

р

bank accounts v

fi-1

)

данных..,

Данные

/х

АЗ

с

в

А

D

•

Е

1

2

V

Выберите поля для добавления в отчет:

1

3

4
5

1

Поля сводной таблицы

Чтобы создать оТ'-!ет, выберите

7
8
9
10
11
12

необходимые поля в списке

l@·I

Поиск

-8

гс Дата

•

1

J,

б

1

День недели

полей сводной таблицы

Сумма

~

113
14
15
16
17
18
19
20
21
22

l11}J
.

.1

Открыт

Перетащите поля в нужную область:

-

п

Гоrово

Тип счета

Т Фильтры

<

Ли ст2

ff@

Рис.

х

+

·-

•
►

fx Сnец~11ьные во,можности: проверьте рекоменр.аци и

26. 9. Для создания сводной таблицы

Строки

1

Столбцы

I:

Значения

О Отложить обновление макета

1m

[mJ

1!!]

----½---

+

100%

используйте панель Поля сводной таблицы

СОВЕТ

Панель Поля сводной таблицы обычно располагается справа. Но ее можно переместить
в любое место, перетаскивая за заголовок. Кроме того, если щелкнуть на любой
ячейке вне диапазона сводной таблицы, эта панель исчезнет с экрана.

Создание макета сводной таблицы
Теперь нужно настроить макет сводной таблицы. Это можно сделать несколькими

способами.

•

Перетащите имя поля из верхнего списка на панели Поля сводной таблицы в одну

из четырех нижних областей.

ГЛАВА

626

26

Сводные таблицы

У становите флажок рядом с полем в верхней части панели Поля сводной таблицы.

•

Excel поместит его в одну из четырех нижних областей.

При необходимости его

можно будет перетащить в другую область.
Щелкните на имени поля на панели Поля сводной таблицы правой кнопкой мыши

•

и в контекстном меню выберите область его местоположения (например, До­
бавить в названия строк).

Рассмотрим последовательность действий по созданию сводной таблицы, показан­
ной в подразделе << Пример сводной таблицы~., в начале главы. В этом примере мы
будем перетаскивать имена нужных полей из верхнего списка панели Поля сводной
таблицы в соответствующи е области внизу.

1.

Перетащите поле Сумма в область Значения. В резул ьтате таблица будет подсчи­
тывать сумму всех значе н ий в этом поле.

2.

Перетащите поле Тип счета в область Строки. В результате значения поля Тип счета
будут заголовками строк сводной таблицы.

3.

Перетащите поле Филиал в область Столбцы. Теперь в таблице будет выводиться
сумма для счетов всех типов, по филиалам. Таблица обновляется автоматически
при каждом изменении, внесенном на панели Поля сводной таблицы.

4.

Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и выберите
Числовой формат. Откроется вкладка Число диалогового окна Формат ячеек.

5.

Выберите нужный числовой формат и нажмите кнопку ОК.

Excel отформатирует

все числовые ячейки сводной таблицы.
На рис.

26.1 О

показана готовая сводная таблица.

fx

FB

6611959
D

А

Поля сводной таблицы

V

Х

Выберите пот• дn,1 .406аВJ1ени.11 в

Сумма

no

полю Сумма Наsеания столбцое

на,аання стром

•

Пенс. намоnитt Расчетный Сбереrате11ьн1 Общий итог

Западный

650 237

б

Северный

1 209 910

7

Центральн ый

1 361 885

в J общий итог

отчет:

"'

Деnо,ит

3 222 032

10 ООО
134 374
68 380
212 754

292
392
802
1 487

995
516
403
914

336 088
467 414
885 75 7
1 689 2591

1 289 320
2 204 214
3 118 425
6 611 959J

..

D дата

D День недели

1

11 Сумма
11 Тип счета

9
10
11

D оrкрыт

12

13
14
15
16
17

Перетащите nол.11 е нужную область:

Т' Фкльтры

1 Столбцы
Ти п счета

18

19

-

Строки

Значени,~

20

1~~

Фи11иал

Рис.

26.10. Сводная таблица , обобщающая

исходные данные

Сумм" по полю

_ .,

Создание сводных таблиц вручную

627

Терминология сводных таблиц
Чтобы продуктивно работать со сводно й таблицей , необходимо знать, и з каких элемен ­
тов она со с тоит.

А

в

3
4
5
6
7
8
9

с

D

(Все)

Открыт

Количество по полю Сумма НазваНИR столбцов •
Названия строк

•

Общий итоr

Постоянный

Новый

Депозит

Западный
Северный

Центральный
Де по з ит Ито г

26
20
38

28

54

40

60

97

84

59
127

2

13

8

5
15
8

2

26

28

20
26
49

39
35
109

59
61
15В

95

183

278

29
39
63

35
61
99

211

lU
Пенс. накопительны й

11
12
13
14
15

Западный

5

Северный
Центральный
П е нс . накопительны й Ито г

10

17
18
19
20
21
22

Расчетный

Западный
Северный
Центральный
Расчетны й Итог

Сберегательны й

23

24
25
26

Западный

6

Северный

22

Центральный

36

27
,~

Сбере гательный Итог

29

Общий итог

64

131

195

245

467

712

1

♦

Группа. Набор элементов, которые обрабатываются как один элемент. Их можно
объединить в группу вручную или автоматически (например, группировать даты по
месяцам) . В сводной таблице на рисунке выше нет групп .

♦

Исходные данные. Данные, на основе которых создается сводная таблица . Могут

♦

Область Значения. Ячейки сводной таблицы, содержащие итоговые данные. С эти ­

размещаться на рабочем листе или во внешней базе.

ми значениями можно выполнять такие операции, как суммирование, вычисление

среднего, поиск максимального и минимального значений и т. п .

♦

Область Столбцы. Элементы выбранного здесь поля размещаются в качестве за­
головков столбцов сводной таблицы , вдоль верхнего края. Каждый элемент в поле
занимает столбец . На рисунке выше в эту область мы добавили поле Клиент, у ко ­
торого есть два элемента (Постоянный и Новый) .

♦

Область Строки. Элементы выбранного здесь поля размещаются в качестве заго­

ловков строк сводной таблицы, вдоль левого края. Каждый элемент в поле занимает

строку. Поля этой области могут быть вложенными. На рисунке выше в эту область
мы добавили поля Филиал и Тип счета.

628

♦

ГЛАВА

26

Сводные таблицы

Область Фильтры. Используется для ограничения обрабатываемых данных. Можно
вывести информацию по одному значению выбранного столбца, нескольким или всем
одновременно. На рисунке выше мы добавили фильтр по столбцу Открыт исходной
таблицы, при этом выводятся все значения, так как выбран фильтр (Все).

♦

Общие итоги. Строка или столбец, где выводятся общие итоги для всех ячеек строки

или столбца сводной таблицы. Всегда можно задать способ подведения итогов : для
строк, столбцов, для тех и других или вообще не подводить. В сводной таблице на
рисунке выше общие итоги подводятся как для строк, так и для столбцов.
♦

Промежуточные итоги. Строка или столбец, где выводятся промежуточные итоги
для отдельных строк или столбцов сводной таблицы . На рисунке выше промежу­
точные итоги подводятся для каждого филиала. Итоги можно вывести над данными
или вообще скрыть . Промежуточные итоги можно распознать по слову Итог вместе
с названием строки/столбца .

♦

Элемент. Элемент поля, который отображается как заголовок строки или столбца
сводной таблицы. На рисунке выше ячейки Новый и Постоянный

-

элементы поля

Клиент. Поле Филиал содержит три элемента : Западный, Северный и Центральный,
а поле Тип счета

четыре : Депозит, Пенс. накопительный , Расчетный и Сберегательный.

-

СОВЕТ

Если вы обнаружите, что при создании сводной таблицы каждый раз вносите в ма­
кет одни и те же изменения, то знайте, что можете сохранить определенные па­

раметры макета как используемые по умолчанию. Для этого выберите команду
Файл ► Параметры ► Данные и нажмите кнопку Изменить макет по умолчанию. Откроется
диалоговое окно Изменение макета по умолчанию, показанное ниже.

х

И зме н ен и е маке та п о умолчан ию
Импорт макета

t

Импорт

Qромежуточные итоrм

Показать все промежуrочные итоги в верхне~ части группы

v

О Включаrь отобранные фильтром элементы в иrоги

Q6щи• мтоrи

8КJ1ючить Д/IЯ строк и столбцов

.., L

Показать в сжато\1 форме

Повторять все метки элементов

Пустые строки

[

ВСJавлять пус1ую строку после каждого э11емента

Восстановить эначени"

Excel

по умолчанию

Параметры _сводноR таблицы ...

ок

Отмена

)

Здесь можно задать параметры, которые будут применяться ко всем новым сводным
таблицам . Кроме того, можно еще больше упростить работу. Нажмите кнопку Импорт
в этом окне и укажите готовую сводную таблицу, параметры макета которой будут
автоматически использоваться по умолчанию. Если захотите вернуться к исходному

макету Excel, нажмите кнопку Восстановить значения Excel по умолчанию.

Создание сводных таблиц вручную

629

Форматирование сводной таблицы
По умолчанию для значений сводных таблиц используется формат Общий. Если вы
хотите изменить его, выделите любую ячейку с числом, щелкните на ней правой
кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Числовой формат. Откроется

диалоговое окно Формат ячеек. Укажите в нем нужный формат, и он будет применен
ко всем числовым значениям в таблице.

Вычисления в сводной таблице
Итоговые значения в сводных таблицах чаще всего вычисляются с помощью функции
суммирования . Но функцию всегда можно изменить в диалоговом окне Параметры поля
значений . Открыть его проще всего, щелкнув правой кнопкой мыши на итоговом значе­

нии сводной таблицы и выбрав в контекстном меню команду Параметры полей значений.
В окне две вкладки : Операция и Дополнительные вычисления .

о

Параметры п оля зна ч ений
Имя источника

Сумма

Пользовательское имя :

ОnерациА

х

Сумма по nолю Сумма

Допо11ни,е11ьные вычислениR

Выберите операцию, которую СJ1едует исполь3овать Д/IА сведени11
данных в выбранном поле
С мма
Количество
Среднее
Максимум

Минимум
Произведение

.!::{исловой формат

[

ок

Отмена

На вкладке Операция можно выбрать вычисляющую функцию. Доступны следующие ва­
рианты: Сумма, Количество, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел,
Стандартное отклонение, Несмещенное отклонение, Дисперсия, Несмещенная дисперсия.

Вычисленные значения в сводной таблице можно выводить в различной форме . Доступ ­
ные параметры предлагаются в раскрывающемся списке Дополнительные вычисления,

в том числе вычисление процента от общей суммы и процента от суммы по строке.
Кроме того, в этом диалоговом окне можно задать числовой формат значений. Чтобы
выбрать нужный вариант, просто нажмите кнопку Числовой формат.

К сводной таблице можно применить любой из встроенных стилей. Для этого
выделите любую ячейку таблицы и выберите команду Конструктор ► Стили сводной
таблицы. Настроить предустановленные стили можно с помощью команд группы
Параметры стилей сводной таблицы на вкладке Конструктор ленты.

630

ГЛАВА

26

Сводные таблицы

Кроме того, можно настроить отдельные элементы сводной таблицы, например,
скрыть общие итоги. Для этого служат команды группы Консrруктор ► Макет.

•

Промежуточные итоги. Скрыть промежуточные итоги или выбрать место их ото­
бражения (над или под данными).

•

Общие итоги. Выбрать вариант, как они должны отображаться ( если есть).

•

Макет отчета. Выбрать стиль макета (в сжатом виде, в форме структуры или та­
бличный). Кроме того, можно скрыть повторяющиеся заголовки.

•

Пусrая сrрока. Добавить пустую строку между элементами (для улучшения читабельности).

Группа Показать на вкладке Анализ сводной таблицы содержит дополнительные

команды, которые позволяют настроить внешний вид сводных таблиц. Например,
нажатием кнопки Заголовки полей можно скрыть/показать заголовки полей.

Еще больше параметров сводной таблицы доступно в диалоговом окне Параметры
сводной таблицы. Чтобы его открыть, выберите команду Анализ сводной таблицы ► Сводная
таблица ► Параметры или щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной

таблицы и в контекстном меню выберите команду Параметры сводной таблицы.
Пробуйте различные варианты

-

и в конце концов освоите все возможности верстки

и форматирования сводных таблиц.

Изменение сводной таблицы
В созданную сводную таблицу можно вносить любые изменения, например, добавить
итоги, используя панель Поля сводной таблицы. На рис.

26.11 показана уже знакомая вам

сводная таблица после того, как второе поле Открыт было перемещено в область Строки.
Вот несколько рекомендаций по изменениям сводных таблиц.

•

Чтобы удалить поле из сводной таблицы, найдите его имя в нижней части панели
Поля сводной таблицы и перетащите за ее пределы.

•

Если в какой-либо области в нижней части панели Поля сводной таблицы несколько
полей, то можно изменить их порядок, перетаскивая имена. Последовательность

имен определяет порядок вложенности элементов, и любые изменения на этой
панели сразу приводят к изменению внешнего вида сводной таблицы.

•

Чтобы временно удалить поле из сводной таблицы, снимите флажок рядом
с ним в списке вверху части панели Поля сводной таблицы. Вид сводной таблицы
тут же изменится: этого поля в ней не будет. Вновь установите флажок у этого
поля, и его имя появится в той же области сводной таблицы, где было прежде.

•

Если поле добавить в область Фильтры, то его элементы будут представлены в рас­
крывающемся списке вверху сводной таблицы. Это позволит выводить в ней
только выбранные значения. На рис. 26.12 приведен пример сводной таблицы,
в которой в качестве фильтра используются элементы поля Дата. Теперь в ней

можно выводить показатели только за один конкретный день, если выбрать его
в раскрывающемся списке поля Дата (в ячейке В1).

Создание сводных таблиц вручную

Jx

Е18

6611959

..

D

А

631

Поля сводной таблицы

Сумм~ по полю Сумма Наsаанмя сто11бцов

Наsаания строк

6

•

Северный ЦентральныА Общий итог

Касса

Новый счет

17
18

--8

~\'!(~

Деnоsит

196 938
453 299

210 695
999 215

353 911
1007 974

761 544
2 460 488

10000

91 820
42 554

9 095
59 285

100 915
111 839

■ Сумм•
■ Тип счет•

155 257
137 738

185 671
206 845

384 373
418 030

725 301
762 613

•

322 514
563 243
3118 4z5I

552 953
1 136 306
6 611959]

D дата

О День недели

Пенс. накопительный

9
10
11
12
13
14
15
16

[ @.l

отчет:

•

Западный

Касса

Ноеый счет
Расчетный
Касса

Новый счет

■ Открыт

156 513
73 926
310 901
262 162
1289 320 2 204 214

Новый счет

! общий итог

ФК11И8Л

О Клиент

СбереrатепьныА
Касса

х

V

Выберите nоля для до6ав11ения в

! Другие таблицы _

Перетащите поля в нужную область:

19
20
21
22

Т Фильтры

Столбцы
Филиал

23

24
25
26
27
28
29
30

Значения

}

Строки

Сумма

Тип счета

no

nо11ю

... ..,

Открыт

Рис.

fx

26.11. В область Строки добавлены два

поля

249189
С

8

А

05.04 2024

D

Поля сводной таблицы

.т

1

Вы6ери,е nоля д.nя добавления I

Сумма по полю Сумма Наsвания столбцов
Наsвания строк

•

01чеr.

"
Северный Центральный ОбщмА итог

Западный

Деnоsит
Касса

Новый счет

13 ООО
71 705

19 307

28 295
30 666

41295
121 678

Пенс . накопите.11ьный

7000

Новый счет

10
11

Расчетный

12

Касса

13
14
15

Новый счет

-

7 ООО

■ Сумма
■ 0,крьот

4 275
8100

11665
11459

16 140
19 759

19 395

12 310

1 ООО
10 612
50294

20 395
22 922
249189]

Касса

97 415

1014801

18
19
20
21
22

1

х

I €}

,.. 1

~1
~

--

J

■ Тип счета
200
200

Сберегательный

Новый счет
16
17 / общмR мтоr

~

l :::: недел-н

V

В Филиал

О Клиент
Другие таблицы ...

Перетащите пол11 в нужную область

Фи11ьтры
Дата

r

Столбцы

Филиа11

23

24
25
26
27
28
29
30

Строки
Тип счета
Открыт

Рис.

26.12. Сводная таблица фильтруется

по датам

Значения
Су мма по полю

... ,..

632

ГЛАВА

26

Сводные таблицы

Копирование содержимого сводной таблицы
Сводная таблица является гибким инструментом, но имеет некоторые ограничения .
Например, в нее нельзя добавлять новые строки или столбцы, изменять любые вы­
числяемые значения или вводить формулы. Если же вы хотите выполнить с таблицей
операции, которые для нее недопустимы, то создайте ее копию, причем так, чтобы она

не была связана с исходным источником данных.
Чтобы скопировать сводную таблицу, выделите ее и выберите команду Главная ► Буфер
обмена ► Копировать (или нажмите

Ctrl+C). Затем

перейдите на новый рабочий лист и вы­

берите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Вставить значения . Форматирование
таблицы не скопируется, даже если вы повторите эту операцию, установив переключатель
Форматы в диалоговом окне Специальная вставка.

Чтобы скопировать сводную таблицу вместе с форматированием, используйте буфер
обмена

Office. Если он не отображается, то щелкните на пиктограмме ~ в правом ниж­

нем углу группы Главная ► Буфер обмена.

Благодаря буферу содержимое сводной таблицы можно скопировать в любое место
с сохранением параметров форматирования .
Обратите внимание: скопированные данные больше не связаны с исходными. Если вы
измените исходные данные, это никак не повлияет на созданную ранее копию сводной

таблицы.

Примеры создания сводных таблиц
В текущем разделе мы разберем несколько примеров, демонстрирующих возмож­
ности сводных таблиц. В этих примерах используются банковские данные и даются
ответы на вопросы, которые приводились в начале главы .

На какую сумму ежедневно открывают новые вклады
в каждом филиале?
На рис .

26.13 показана сводная таблица, отвечающая

на этот вопрос.

Вы можете видеть, что в этой таблице:

•
•
•

поле Филиал находится в области Столбцы ;
поле Дата размещается в области Строки;
поле Сумма находится в области Значения, и его элементы суммируются .

Обратите внимание: в сводной таблице значения можно сортировать по любому
столбцу. Например, если отсортировать по столбцу Общий итог в порядке убывания,
то можно будет узнать, в какие дни суммы вкладов были наибольшими . Чтобы

добавить возможность сортировки, щелкните правой кнопкой мыши на любом

Примеры создания сводных таблиц

633

значении в том столбце, который нужно отсортировать, и в контекстном меню вы­
берите команду Сортировка.

r

~ Сумма по по:ю Сумма Фили:л

3
4
5
6
7
8
9
10
1
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

22
23
24
1
25
26
27

Рис.

Названия строк

•

01.04.2024
02.04.2024
04.04.2024
05.04.2024
06.04.2024
07.04.2024
08.04.2024
11.04.2024
12.04.2024
13.04.2024
14.04.2024
15.04.2024
18.04.2024
19.04.2024
20.04.2024
21.04 .2024
22.04.2024
25.04.2024
26.04.2024
27 .04.2024
28.04.2024
29.04.2024
30.04.2024

51488
7 188
122 828
97 415
52 738
53 525
92 013
89 258
39 797
29 075
36 064
85 015
48 337
53 721
56 444
3 419
97 210
85 828
95 998
43 472
12 128
19 429
16 930
1 289 320

! общий итог

С

•

Западный

Северный

~

Е

-

Центральный

139 196
27 805
164 305
50 294
91 724
196 188
77 674
43 953
44 621
176 698
114 418
62 787
72 262
213 728
140 739
35 753
236 269
137 025
29 040
72 948
43 217
22 570
11 ООО
2 204 214

Общий итог

179 011
72 256
146 290
101480
188 018
271227
105 087
172 920
70 300
143 921
117 800
191 611
79 394
209 916
125 276
79 355
188 509
218 889
150 139
56 379
62192
170 279
18176
3118 425

26.13. Сводная таблица, отображающая ежедневные суммы депозитов

J

369 695
107 249
433 423
249 189
332 480
520 940
274 774
306 131
154 718
349 694
268 282
339 413
199 993
477 365
322 459
118 527
521988
441 742
275 177
172 799
117 537
212 278
46106
6 611959

в каждом филиале

На какой день недели приходится больше всего вкладов?
Ответить на этот вопрос поможет сводная таблица, показанная на рис.

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
1n

Рис.

Названия строк

в

•

Сумма по полю Сумма

Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница

Суббота
Общий итог

26.14.

•

26.14. Сводная таблица, отображающая

1 381 289
1156 449
1177 432
1 025 286
1718148
153 355
6 611959

суммы вкладов за каждый день недели

ГЛАВА

634

26

Сводные таблицы

В этой таблице:

•

поле День недели находится в области Строки ;

•

поле Сумма размещается в области Значения, и его элементы суммируются.

Мы добавили условное форматирование, чтобы упростить сравнение данных. В ре­
зультате легко заметить, что больше всего вкладов поступает в пятницу.

Ш□Q Подробнее об условном форматировании рассказывается в главе 16.
Сколько счетов было открыто в каждом из филиалов
и по каждому из типов счетов?
Сводная таблица, отвечающая на этот вопрос, показана на рис.

с

в

А

26.15.

D

1
2

Количество по полю Сумма Тип счета

3

Названия сrрок

4

Западный

5 Северный
6

7

Центральный

jобщий итог
Рис.

•
Пенс. накопительный Расчетный Сберегательный Общий итог

• Депозит

8

59
61
158

35
61
99

153
197
362

28

278

195

712

54
60
97

5
15

211

26.15. В этой сводной таблице для

обобщения данных используется функция Количество

В этой таблице:

•

поле Тип счета размещается в области Столбцы;

•

поле Филиал находится в области Строки;

•

поле Сумма размещается в области Значения , и в нем подсчитывается количество
элементов это го поля.

До сих пор во всех примерах сводной таблицы в качестве вычисляющей исполь­
зовалась функция Сумма. Здесь мы изменили ее на Количество. Чтобы изменить вы­
числяющую функцию, щелкните на любой ячейке итоговых данных правой кнопкой
мыши и в контекстном меню выберите Итоги по ► Количество.

Как суммы вкладов распределены по типам счетов?
26.16. Напри­
5000 руб. или меньше.

Ответить на этот вопрос помогает сводная таблица, показанная на рис.

мер,

253 новых счета

(или

35,53 %)

были открыты на сумму

Эта сводная таблица отличается от предыдущих тем, что в ней используется только
одно поле

-

Сумма, которое размещается:

Примеры создания сводных таблиц

•

635

в области Строки, где значения сгруппированы, чтобы отображались диапазоны
сумм;

•
•

в области Значения, где подсчитывается количество элементов;
в области Значения ( еще раз), где подсчитывается проне,пное отношение коли­
чества элементов к общему итогу.

---

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

в

Названия строк

1-5000
5001-10000
10001-15000
15001-20000
20001-25000
25001-30000
30001-35000
40001-45000
45001-50000
60001-65000
1 10001-15000

14 75001-80000
15 85001-90000
16 Общий итог

у

в

с

Процент

Количество

253
192
222
19
3
1
3
3
5
2
5
1
3
712

35,53%
26,97%
31,18%
2,67%
0,42%
0,14%
0,42%
0,42%
0,70%
0,28%
0,70%
0,14%
0,42%
100,00%

17

Рис.

26.16. Сводная таблица отображает распределение сумм по счетам

При первом добавлении поля Сумма в область Строки в сводной таблице будет
отображаться одна строка для каждой уникальной суммы. Чтобы сгруппировать
з начен ия , как на рис.

26.16,

щелкните правой кнопкой мыши на любом элементе

и в контекстном меню выберите команду Группировать. В открывшемся диалоговом
окне Группирование задайте начальное :значение 1, для конечного установите флажок

Авто и укажите, что эначения поля нужно группировать с шагом 5000. Обратите вни­
мание: диалоговое окно Группирование не откроется, есл и вы выберете нескол 1,ко строк.
Второй экземпляр поля Сумма (в область Значения) суммируется по количеству.
Чтобы иэменить вычисляющую функцию, щелкните правой кнопкой мыши на

любой ячейке итоговых данных и в контекстном меню выберите команду Итоги
по ► Количество .

Перетащив третий экземпляр поля Сумма (снова в область Значения), укажите, что
в это м столбце должны отображаться проценты от общего количества. Для этого
щелкните правой кнопкой мыши на любом значени и в столбце С и в контекстном
меню выберите команду Дополнительные вычисления ► % от общей суммы . Этот параметр
также доступен на вкладке Дополнительные вычисления диалогового окна Параметры

поля значений .

636

ГЛАВА

26

Сводные таблицы

Какие типы счетов чаще всего открывают в кассах?
Сводная таблица на рис.

26.17

показывает, что кассиры чаще всего открывают

расчетный счет.

Касса

Открыт

5

Депозит

71

б

Сберегательный

68

7

Пенс. накопительный

I:
Рис.

с

в

А

1

общиА итог

10 ■
248

39,92%
28,63%
27,42%
4,03%
100,00%

26.17. Сводная таблица отфильтрована так, чтобы показать только работу кассиров

В этой сводной таблице:

•
•

поле Тип счета размещается в области Строки;

•

первый экземпляр поля Сумма размещается в области Значения, и в нем подсчи­

поле Открыт находится в области Фильтр;

тывается количество его элементов;

•

второй экземпляр поля Сумма находится в разделе Значения, и в нем подсчитыва-

ется процентное отношение количества его элементов к общему итогу .
В этой таблице мы добавили поле Открыт в область Фильтр, поэтому можно вывести
данные, например, только для значения Касса . Кроме того, строки таблицы отсор­

тированы по полю Количество счетов в порядке убывания (максимальное значение
находится вверху). (Чтобы так отсортировать строки, щелкните на любом значении
правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Сортировка, далее
выберите Сортировка от Я до А.) Вдобавок для столбца Процент задано условное фор­
матирование в виде гистограмм.

шоу Об условном форматировании рассказывается в главе 16.
В каком филиале кассиры открыли больше всего счетов для новых клиентов?
На этот вопрос поможет ответить сводная таблица, показанная на рис. 26.18. Сотру д­
23 расчетных счета для новых клиентов.

ники Центрального фил иала открыли

В этой сводной таблице:

•

поле Клиент размещено в области Фильтр;

•
•
•

поле Открыт находится в области Фильтр;

•

поле Тип счета размещено в области Фильтр;
поле Филиал находится в области Строки;
поле Сумма размещено в области Значения, и в нем подсчитывается количество
элем е нтов.

Примеры создания сводных таблиц

А

1

с
.т

2

Открыт

Касса

;r

3

Тип счета

Расчетный

.т

4
5 Названия строк
6 Западный
7 Северный
8 Центральный
9 Общий итог

Рис.

в
Новый

Клиент

•

637

оличество по полю Сумма

10
10
23
43

26.18. В этой сводной таблице три фильтра

в области Фильтр

В область Фильтр этой таблицы помещены три поля. В поле Клиент выбрано значе­
ние Новый, в поле Открыт

-

значение Касса, а в поле Тип счета

-

значение Расчетный.

В результате выводятся только эти данные.

Благодаря примерам, приведенным в этой главе, вы должны были получить первое
представление о сводных таблицах

Excel.

В следующей главе на новых многочис­

ленных примерах мы разберем расширенные возможности сводных таблиц.

Глава

27

АНАЛИЗ ДАННЫХ
С ПОМОЩЬЮ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ

В предыдущей главе вы познакомились со сводными таблицами и разобрали не­

сколько примеров, которые помогли понять, что создание сводных таблиц

-

очень

простой процесс и что на основе одного и того же набора данных можно создавать
разные типы таблиц.
В этой главе мы продолжим обсуждение и рассмотрим расширенные возможности
сводных таблиц, позволяющие значительно повысить эффективность их примене­

ния. Мы настоятельно рекомендуем вам опробовать описанные ниже методы на
собственных исходных данных. Если же их у вас нет, то можете воспользоваться
файлами, прилагаемыми к этой книге.

Работа с нечисловыми данными
Как правило, сводные таблицы создаются для обобщения числовых данных, но по­
зволяют обрабатывать и некоторые типы нечисловых. Нечисловые данные нельзя
суммировать или найти их среднее значение, но можно подсчитать количество
элементов.

На рис.

27.1

вы видите таблицу с нечисловыми данными и сводную таблицу, соз­

данную на ее основе. Первая содержит имена 400 сотрудников с указанием их пола

и региона, в котором работает каждый. Таблица состоит из нечисловых данных.
Тем не менее можно создать сводную таблицу, в которой будет подсчитываться
количество определенных элементов. Мы свели в таблицу данные о количестве
сотрудников в каждом регионе с распределением по полу (диапазон Е2:Н10).

!□□у Этот пример, в котором показывается создание сводной таблицы ~а основе нечисловых данных,
доступен для скачивания. Файл называется Список сотрудников.хlsх.
При создании этой сводной таблицы использовались следующие настройки.

•
•

Поле Пол помещено в область Столбцы.
Поле Регион помещено в две области: Строки и Значения. Во втором случае для
него была выбрана операция подсчета количества.

•

Кнопки заголовков полей отключены с помощью команды ленты Анализ сводной
таблицы ► Показать ► Заголовки полей.

639

Работа с нечисловыми данными

А

.

в

•

Сотрудник

Реrион

с

D

Поп

н

G

•

Аркадий Черкасов

Москва

Муж

Виктория Захарова

Санкт- Петербург

Жен

4 Геннадий Орлов

Москва

Жен

Дарья Белова

Москва

м~

Тверь

Количество

Муж

Жен
Сочи

-

Итого

5

15
29
64

Евгений Тихонов

Москва

Жен_

Москва

16
44

Зоя Романова

Сочи

Муж

Краснодар

43

47

Игорь Малышев

Москва

Муж

Санкт- Петербург

9

Ксения Комарова

Тверь

Жен

Уфа

51
17

40
29

10

Леонид Гуров

Сочи

Жен

Итоrо

176

224

Санкт-Петербург

Муж

5
б

8

11 Милана Данилова
12 Никита Ефремов

Санкт- Петербург

Жен

13 Оксана Щербакова

Санкт-Петербург

Муж

14
15

Пётр Коновалов

Санкт- Петербург

Муж_

Раиса Полякова

Санкт- Петербург

Муж

16
17

Станислав Мухин

Уфа

Муж

Тамара Виноградова

Москва

Жен

18

Фёдор Лазарев

Краснодар

Жен

19

Элина Сорокина

Санкт-Петербург

Жен

Краснодар

Жен

20 Юрий Громов
21 Яна Кузнецова
22 Анатолий Шилов

___
Уфа

23 !Иван Кузнецов
24

Рис.

Москва

108
90
91
46
400

_

-

м~

Сочи

Жен

Краснодар

Андрей Волков

20
45

Жен

-

= Муж =

27.1. В этой таблице нет числовых данных. но на ее основе можно создать сводную

ПРИМЕЧАНИЕ

В этой сводной таблице ноле Сотрудник не используется . В область Значения помеще­
но поле Регион. Но в эту область можно поместить любое другое поле из исходной

таблицы, так как в данном случае подсчитывается количество.

На рис .

•

27.2

показана та же сводная таблица после внесения некоторых изменений .

Отображаются проценты. Мы еще раз поместили в область Значения поле

Регион, а затем щелкнули правой кнопкой мыши на любом значении в столбце
и в контекстном меню выбрали команду Дополнительные вычисления ►

% от суммы

по столбцу.

•

Названия столбцов изменены. Мы ввели более короткие заголовки Количество
и%, выделив соответствующие ячейки и введя новые значения .

•

Изменен стиль сводной таблицы .

Жен

Муж

Количество
Сочи

Тверь
Москва
Краснодар

санкт-Петербург
Уфа

Общий итог

Рис.

Итог Количество

Количество

%
2,84%

Итоr%

%

5
16

15
29

6,70%

20

5,00%

9,09%

12,95%

45

44
43

25,00%
24,43%

64
47

28,57%
20,98%

108
90

11,25%
27,00%

51
17

28,98%
9,66%

40

17,86%
12,95%

91
46

176

100,00%

27 .2. Сводная таблица изменена -

29
224 100,00%

22,50%
22,75%
11,50%

400 100,00%

теперь в ней выводятся процентные значения

ГЛАВА

640

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Группирование элементов сводной таблицы
Одна из самых полезных возможностей сводных таблиц

-

объединение элементов

полей в группы. Можно группировать элементы, которые помещены в области Стро­

ки или Столбцы на панели задач Поля сводной таблицы.

Excel

предлагает два способа

группирования.

•

Вручную. После создания сводной таблицы выдели:ге элементы, которые
необходимо сгруппировать, а затем выберите команду Анализ сводной табли­
цы ► Группа ► Группировка по выделенному. Другой вариант

-

выделить элементы,

щелкнуть на них правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду
Группировать.

•

Автоматически. Этот способ подойдет для группировки элементов, которые

являются числами либо значениями дат или времени. Выделите любой элемент
поля, помещенного в область Столбцы или Строки, и выберите команду Анализ
сводной таблицы ► Группа ► Группировка по полю. Или щелкните на любом элементе

правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Группировать.

В обоих случаях откроется диалоговое окно Группирование, в котором можно
задать соответствующие настройки.

Далее мы рассмотрим оба способа более подробно.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы, имея один и тот же набор данных, планируете создать несколько сводных
таблиц с разными вариантами группирования, обязательно прочтите врезку «Не­
сколько групп из одного источника данных,> далее в этой главе.

Группирование вручную
На рис.

27.3 показана сводная таблица из предыдущего раздела, но с двумя группа­

ми. Они созданы из элементов поля Регион, помещенного в области Строки. Процесс
группировки выглядит так. Мы нажали Ctrl и, не отпуская ее, выделили в сводной

таблице элементы Москва, Санкт-Петербург и Тверь. Затем щелкнули на них правой
кнопкой мыши и выбрали в контекстном меню команду Группировать. Таким же об­
разом мы объединили во вторую группу оставшиеся элементы поля Регион. Затем
названия групп, присваиваемые по умолчанию (Группа 1 и Группа

2), заменили более

осмысленными (Западный регион и Восточный регион).

Вручную можно создать любое количество групп и даже группы групп.

Excel

предоставляет несколько вариантов отображения сводной таблицы. Они

собраны на вкладке Конструктор ленты. Поэкспериментируйте с этими команда ми и посмотрите, подходит ли вам результат. Кроме того, полезно попробовать

различные стили сводных таблиц, доступные на той же вкладке Конструктор. Пра­
вильно выбранный стиль может значительно улучшить читабельность сводной
таблицы.

Группирование элементов сводной таблицы

641

Количество

Итого

Муж

Жен

- Западный регион

44
16
5

Москва

Санкт- Петербург
Тверь

29

108
45

15

20

29

46
91

64

- Восточный регион
Екатеринбург
Соч и

Уфа
Итого

17
51
43

40
47

176

224

90
400

Рис. 27.З. Сводная таблица с двумя группами
На рис. 27 .4 показаны четыре вида той же сводной таблицы, полученные в результате
использования разных вариантов отображения промежуточных и общих итогов,
а также разных стилей.

к1

D

с

А

Количество
Восточный регион

Екатеринбург

46
91
90

Сочи

Уфа

Екатеринбург
Сочи

Западный регион

108
45
20

Москва

Санкт•Петербурr
Тверь

Москва

10
11
12

Са н кт- П ете рбург
Тверь

29
40
47

46
91
90

44
16
5

64
29
15

108
45
20

176

ZZ4

400

Количество

в

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

Уфа

17
51
43

Восточный регион
Екатеринбург
Сочи

46
91

Уфа

90

Итого

Западный регион
Москва

Са н кт- П етербург
Тверь

108
45
20

Количество

Западный регион
Итого

Итого

Муж

Жен

Восточный регион

227

111

116

65

108

173

176

224

400

,l

Рис. 2Н. Одна и та же сводная таблица в четырех вариантах

l□DQ Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Примеры груnnировки.хlsх.
Автоматическое группирование
Если поле содержит числовые значения, значения дат или времени, то

Excel может

автоматически создать группы элементов. В этом подразделе мы рассмотрим два
примера такого автоматического группирования.

ГЛАВА

642

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Группирование по датам
На рис.

27 .5 показана простая таблица с двумя полями :
730 строк и охватывает
1 января 2024 года по 31 декабря 2025 года.

Дата и Продажи . Она состоит из

даты с

Задача состоит в том, чтобы обобщить данные о про­
дажах по месяцам.

Пример, демонстрирующий, как группировать элементы

сводной таблицы по дате, доступен для скачивания. Файл
называется Группирование продаж по дате.хlsх.
На рис.

27.6 показана сводная таблица (в столбцах E:F),

созданная на основе этих данных. Поле Дата помещено

в область Строки, а поле Продажи

-

в область Значения.

Когда вы добавляете в сводную таблицу поля с датами,

Excel автоматически группирует даты и добавляет
сгруппированные поля в таблицу. Если вы не хотите,
чтобы исходные данные группировались, то сразу же
посл е добавления в сводную таблицу поля с датами
нажмите кнопку Отменить. Кроме того, можно вручную

в

А

[
1
2

01 .01 .2024
02 .01 .2024
03 .01 .2024
04.01.2024
05.01.2024
06.01 .2024
07 .01 .2024
08.01 .2024
09 .01 .2024
10.01.2024
11.01.2024

Рис.

383 ООО
376 300
436 200
366 900
394 200
448 800
441600
337 100
362 800
454 800
549 300

01.01.2024
02.01.2024
03.01.2024
04.01.2024
05.01.2024
06.01.2024
07.01.2024
08.01.2024
09.01.2024
10.01.2024
11.01.2024
12.01.2024
13.01.2024
14.01.2024
15.01.2024
16.01.2024
17.01.2024
18.01.2024

l

Рис.

383 ООО
376 300
436 200
366 900
394 200
448 800
441600
337 100
362 800
454 800
549 300
570 600
657 900
633 300
610 100
528 900
534 900
581400

27.5. Исходные данные

для сводной таблицы,
обобщающей продажи по месяцам

изменить параметры группирования .

1
2
3
4
5
6
7
8

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

с

D

Е

Названия строк т Сумма по полю Продажи

+ 2024

2025
Общий итог

27.6. Сводная таблица, данные в

488 744 500
1 163 380 900
1652125 400

которой сгруппированы автоматически

Чтобы сгруппировать элементы поля Дата по м есяцам, щелкните на любой дате
и выберите команду Анализ сводной таблицы ► Группа ► Группировка по полю (или
щелкните на дате правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду
Группировать). Откроется диалоговое окно Группирование (рис. 27.7). Excel предлагает
значения для полей с : и по:. Они охватывают весь диапазон данных, и вы можете
изменить их по своему усмотрению.

Группирование элементов сводной таблицы

643

В списке С шагом выберите Месяцы и Годы и отмените выбор других вариантов,
которые

Excc l

мог со:щать автоматически (наприм ер, Кварталы) . Убедитесь, что

начальная и конечная даты соответствуют вашим дан ным. Нажмите кнопку ОК,

и Ехсе\ сгруппирует ;щты по месяцам и годам (рис.

27.8).

D

Е

Названия стран ~

Сумма по полю Продажи

2024

488 744500
16 762 400
14 429 ООО
21490 200
9 811 ООО
15 793 800
12123 400
30162 ООО
52 439 600
61621800
70 352 700
86 612 400
97146 200
1163 380900
97 735 700
97172100
107 764 200
98 649 500
104 291500
92 601400
96 532 800
93 909 300
97 020 300
95145 200
95 080 200
87 478 700
1652125400

янв

февр
март
апр

май
июнь
июль
авг
сент
окт

нояб

х

Группирование

дек
Авто

2025

11 ~·

01 .01.2024

ПQ

31122025

•

янв

февр
март

Сwа гом :

апр

май

Секунды
Минуты

июнь

Ча с ы

Д ни

июль

Месяцы

авг

сент

Годы

окт

коли ее

о дне

нояб

1

дек
ОК

Рис.

Отмена

27.7. Диалоговое окно Группирование

Общий итог

Рис.

27.8. Сводная таблица после группирования
дат по месяцам и годам

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в диалоговом окне Группирование задать группировку только по месяцам, то

одинаковые месяцы разных лет будут объединены. В нашем примере при такой на­
стройке в строке янв будет сумма продаж за январь

На рис.

27.9

2024

и

2025

годов.

показана та же сводная таблица, во даты в вей сгруппированы по

кварталам и годам.

644

ГЛАВА

Анализ данных с помощью сводных таблиц

27

Е

D
Названия строк

Сумма по полю Продажи

2024

488 744 500

Кв-лl

52 681 600

Кв-л2

37 728 200
144 223 400
254 111 300

Кв-л3
Кв-л4

2025

1163 380 900

302 672

Кв-л2

295 542 400
287 462 400
277 704 100

Кв-л3
Кв-л4

Общий итог

Рис.

ООО

Кв-лl

1652 125 400

27.9. Сводная таблица с данными, сгруппированными

j

по кварталам и годам

Несколько групп из одного источника данных
Если вы создавали несколько сводных таблиц на основе одного источника данных, то
могли заметить, что группирование поля в одной таблице влияет на другую. В частности,

все другие сводные таблицы будут автоматически использовать то же группирование.
В одних случаях это именно то, что нужно, но в других

-

не совсем. Например, если вы

хотите получить два отчета: один с итоговыми данными, сгруппированными по месяцам

и году, а второй

-

по кварталам и году.

Группировка распространяется на другие сводные таблицы потому, что все сводные

таблицы используют одну и ту же кэш-память сводных таблиц. К сожалению, нет способа
указать сводной таблице использовать новую кэш-память. Но

Excel

можно «обмануть»:

присвоить разные имена одному и тому же диапазону исходных данных, который ис­

пользуется в нескольких сводных таблицах.
Например, исходный диапазон можно назвать Таблицаl, а затем Таблица2. Выделите

диапазон, введите имя в поле Имя (слева от строки формул) и нажмите Епtег. Затем,
не снимая выделения с диапазона, введите еще одно имя и снова нажмите

Enter. Excel

покажет только первое имя, но заданы будут оба. Убедиться в этом можно, выполнив
команду Формулы ► Определенные имена ► Диспетчер имен.

При создании первой сводной таблицы в параметре Таблица или диапазон укажите
Таблицаl. При создании второй выберите значение Таблица2. Каждая сводная таблица
будет использовать отдельную кэш-память, и вы сможете создавать группы в одной
таблице независимо от другой.
Этот же прием можно использовать и для уже созданных сводных таблиц. Присвойте
источнику данных другое имя. Затем выделите сводную таблицу и выберите команду
Анализ сводной таблицы ► Данные ► Источник данных ► Источник данных. В диалоговом окне
Изменить источник данных сводной таблицы введите новое имя, которое вы дали диапазо­
ну. Это приведет к тому, что

Excel

создаст новую кэш-память для этой сводной таблицы.

Группирование элементов сводной таблицы

645

Группировка по времени
На рис. 27.1 О вы видите диапазон данных в столбцах А:В. В каждой строке приведе­
ны показания некоего прибора, снятые с интервалом 1 минута в течение 24 часов.
В таблице данных 1440 строк, каждая из которых соответствует одной минуте.
В сводной таблице ( столбцы D:G) з начения времени сгруппированы по часам.

А

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
201
21
22
23
24
25
26
27

• l,i-iiftHШl·A •

15.06.2024 00:00
15.06.2024 00:01
15.06.2024 00:02
15.06.2024 00:03
15.06.2024 00:04
15.06.2024 00:05
15.06.2022 00:06
15.06.2022 00:07
15.06.2022 00:08
15.06.2022 00:09
15.06.2022 00:10
15.06.2022 00:11
15.06.2022 00:12
15.06.2022 00:13
15.06.2022 00:14
15.06.2022 00:15
15.06.2022 00:16
15.06.2022 00:17
15.06.2022 00:18
15.06.2022 00:19
15.06.2022 00:20
15.06.2022 00:21
15.06.2022 00:22
15.06.2022 00:23
15.06.2022 00:24
15.06.2022 00:25

Рис.

D

с

в

Время

105,32
105,35
104,37
106,40
106,42
105,45
107,46
109,49
110,54
110,54
110,55
109,56
107,60
107,68
109,69
107,76
107,81
108,83
109,85
111,94
114,04
112,12
112,21
112,25
113,34
112,41

27 .1 О. Сводная таблица,

--

Е

Среднее

G
Минимум

Максимум

12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

110,50
118,57
124,39
122,74
129,29
132,91
139,67
128,18
119,24
134,36
136,16
122,79
111,76
104,91
119,71
131,83
131,05
138,90
134,71
123,09
118,13
112,64
103,19
106,01

104,37
112,72
115,75
112,85
123,99
125,88
132,69
117,53
112,10
129,11
130,91
108,63
106,43
98,48
110,37
121,92
123,36
133,05
129,29
113,97
112,64
108,09
96,13
100,03

116,21
127,14
130,36
132,90
133,52
141,04
146,06
139,65
129,38
142,79
142,89
138,10
116, 71
111,86
130,55
139,65
137,94
145,06
139,89
135,23
125,65
117,72
110,49
111, 76

Общий итог

123,11

96,13

146,06

00
01
02
03
04
05
Об

07
08
09
10
11

l
-H

где значения времени сгруппированы по часам

шоу Этот пример доступен для скачивания, файл называется Группировка по времени.хlsх.
При создании сводной таблицы использовались следующие настройки .

•

В область Значения номещены три экземпляра поля Показания , и для каждого ис­
пользуется свой метод подсчета итогов (среднее, минимум и максимум). Чтобы
изменить метод подсчета для того или иного столбца, щелкните на любой ячей­
ке в нем правой кнопкой мыши и выберите Итоги по, а затем соответствующий
вариант.

•

В область Строки помещено поле Время. В диалоговом окне Группирование указано,
что элементы этого поля должны группироваться по часам.

ГЛАВА

646

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Использование сводных таблиц для создания распределения
В

Excel создать распределение данных можно

несколькими способами, но наиболее простой
из них

- испQльзовать сводную таблицу.
На рис . 27.11 вы видите фрагмент таблицы
с данными о 221 студенте: имя, фамилия
и количество баллов за тест. Шкала баллов
от

1 до 100 должна быть разбита на отдельные
10 (1-10, 11-20 и т. д.).
Задача - определить, сколько студентов будет

интервалы с шагом

в каждом десятибалльном диапазоне.

ШDQ Этот пример доступен для скачивания, файл называется Распределение баллов.хlsх.
Создать сводную таблицу на основе этих дан­
ных очень просто.

•
•

Сначала поле Баллы помещается в область

А

1

Студент

2 Аркадий Черкасов
3

Геннадий Орлов

5

Дарья Белова

28

6

Евгений Тихонов

93

7

Зоя Романова

8

Игорь Малышев

9

Ксения Комарова

82

10

Леонид Гуров

86

11

Милана Данилова

50 1

100

81

12 Никита Ефремов

75

13 Оксана Щербакова

80

Пётр Коновалов

71

15

Раиса Полякова

88

16

Станислав Мухин

48

17

Тамара Виноградова

14

82

18 Фёдор Лазарев
19

85

Элина Сорокина

Затем поле Баллы 11омещается в область

21

Значения, и для его з начений выбирается

22 Анатолий Шилов

функция подсчета количества.

23

вать по интервалам с шагом

81
100

4

20 Юрий Громов

В диалоговом окне Группирование мы указыва-

а
69

Виктория Захарова

Строки , и его значения группируются .

ем, что значения поля Баллы нужно группиро-

в

а Баnnы

82
80

Яна Кузнецова

77
35

Иван Кузнецов

Рис.

90

27.11 . Исходные данные для создания
распределения

10.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию Excel нс выводит элементы, количество которых равно нулю . В на­
шем примере нет баллов ниже 21, поэтому при создании сводной таблицы элементы
в интер валах 1- 1О и 11 - 20 были автоматичес ки с крыты. Если вы хотите, чтобы
пусты е интервалы выводились, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке
сводной таблицы и выберите в контекстном меню команду Параметры поля. В от­
крывшемся одноименном окне перейдите на вкладку Разметка и печать и установите

флажок Отображать пустые элементы. Нажмите кнонку ОК. Затем щелкните на таблице

правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры сводной таблицы, установите
флажок Для пустых ячеек отображать и введите 0 в пол е ввода . Так вместо пустот для

вновь добавленных строк будет выводиться О .

На рис .

27.12

показаны сводные таблица и диаграмма, демонстрирующие распре­

деление баллов ( о том, как создавать сводные диаграммы, расска;3ывается в соот­
ветствующем разделе этой главы). Значения в столбце Баллы отфильтрованы так,

чтобы в таблице и на диаграмме не выводились категории меньше

1 и больше 101.

Создание вычисляемого поля и вычисляемого элемента

G
Баллы

:;r

Количество по полю Баллы

н

647

к

Количество по no/lю Баллы

о

1-10
11-20
21-30
31-40
41-50
51-60
61-70
71-80
81-90
91-100

Распределение баллов за тест

о

3
6
6
19
29
30
84
44
221

Общий итог

90
80
70
60
50
40

30
20
10
о

1-10 11-20 21-30 31-40 41-50 51-60 61-70 71-80 81-90 91-100
бамы .Т

Рис.

27.12. Сводные таблица

и диаграмма, показывающие распределение тестовых баллов

ПРИМЕЧАНИЕ
В этом примере для автоматического создания rрунп иснользовалось диалоговое
окно Группирование. Если вы не хотите группировать элементы в ячейки одного раз­

мера, то можете создать собственные группы . Например, можно добавить буквенные
обозначения, соответствующие онределенным баллам. Выберите строки для первой
груш1ы, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду
Группа . Повторите эти действия для каждой новой группы. Затем з ам е ните стандарт­

ные имена групп более информативными.

Создание вычисляемого поля
и вычисляемого элемента
Во:1мож110, наиболее сложные компоненты сводных таблиц - вычисляемые поля

и элементы. Большинство пользователей просто стараются их нс добавлять. Но эти
поля и элементы могут быть очень полезными, и использовать их не так уж сложно,
если з нать принципы их работы .

.Начнем с онрсделсний.
•

Вычисляемое поле. Новое поле, создаваемое на основе существующих полей

сводной таблины . Если та создается на основе таблицы рабочего листа, то вместо

использования вычисляемого ноля можно добавить в исходную таблицу новый

648

ГЛАВА

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

столбец и создать нужную формулу. Вычисляемое поле должно находиться
в области Значения сводной таблицы . Вычисляемые поля нельзя использовать
в областях Строки , Столбцы или Фильтр.

•

Вычисляемый элемент. Рассчитывается на основе значений других элементов,

которые находятся в том же поле сводной таблицы. Если она создана на базе
таблицы рабочего листа, то вместо использования вычисляемого элемента можно

вставить одну или несколько строк и добавить нужные формулы. Вычисляемый
элемент должен находиться в области Строки , Столбцы или Фильтр сводной табли­
цы. Нельзя использовать вычисляемый элемент в области Значения .
Формулы, используемые для создания вычисляемых полей и элементов, не явля ­
ются стандартными формулами

Excel. Иначе говоря,

нельзя вводить их непосред­

ственно в ячейки. Их вводят в специальном диалоговом окне и сохраняют вместе
с данными сводной таблицы .
В примерах этого раздела используется табличная база данных (рис.

состоит из

5 столбцов

и

48

27 .13).

Она

строк. В каждой строке мы видим показатели ежеме­

сячных продаж одного менеджера. Н апример, Анна работает в северном регионе
и в январе продала

239 единиц товара на общую сумму 23 040 руб.

А

D

а Месяц а Продажи

2
3
4
5
6

Анна

Северный

Яне

23 040

Анна

Северный

Фее

Анна

Северный

Мар

Анна

Северный

Апр

24131
24 646
22 047

Анна

Северный

Май

7
8
9
10

Анна

Северный

Июн

Анна

Северный

Июл

Анна

Северный

Авг

Анна

Северный

Сен

11 Анна
12 Анна
13 Анна
14 Дмитрий

Северный

Окт

Северный

Ноя

Северный

Дек

Северный

Яне

Дмитрий

Северный

Фее

Дмитрий

Северный

Мар

Дмитрий

Северный

Апр

Дмитрий

Северный

Май

Дмитрий

Северный

Июн

20 Дмитрий

Северный

Июл

15
16
17
18
19

Рис.

с

в

Менеджеа Регион

Продано единиц

24 971
24 218
25 735
23 638
25 749
24437
25
25
20
23
24

355
899
024
822
854

22 838
25 320
24 733
21184

а
239
79
71
71
157
92
175
87
557
95
706
180
103
267
96
74
231
164
68

27.13. Исходные данные для создания вычисляемых полей и вычисляемых элементов

ID□y Рабочая книга. где демонстрируются вычисляемые поля и элементы, доступна в архиве с при­
мерами . Файл называется Вычисляемые поля и элементы .хlsх.

Создание вычисляемого поля и вычисляемого элемента

649

На рис . 27.14 показана сводная таблица, созданная на основе этих данных. В ней
мы видим показатели продаж (поле Продажи в области Значения) для каждого про­
давца (поле Менеджер в области Столбцы), упорядоченные по месяцам (поле Месяц
в области Строки).

Сумма по полю Продажи Названия столбцов
Названия строк

•

--~

•
Дмитрий Кирилл

Анна

Ольга

Общий итог

Яне

23 040

20 024

19 886

26 264

89 214

Anp

22 047

22 838

22 058

96 281

Май

24 971

25 320

20 280

29 338
25 150

Аег

23 638

23 174

21 273

29 506

97 591

Окт

24 437

22 639

19 625

27 113

93 814

Дек

25 899

23 179

20 583

28 670

98 331

Июл

25 735

21184

23 032

25 044

94 995

Июн

24 218

24 733

23 965

27 371

100 287

Мар

24 646

24 854

21824

25 041

96 365

Ноя

25 355

23 949

19 832

25 953

95 089

Сен

25 749

25 999

21584

29 061

102 393

Фее

Общий итог

Рис.

24 131

23 822

23 494

29 953

293 866

281 715

257 436

328 464

27.14. Сводная таблица, созданная

95 721

101 400

11614~

на основе данных о продажах

В следующих подразделах мы подробно разберем следующие примеры :

•

создание вычисляемого поля, в котором будет рассчитываться средняя стоимость
единицы товара;

•

создание четырех вычисляемых элементов для вычисления квартальной пре­
мии за продажи .

Создание вычисляемого поля
Сводная таблица - особый тип диапазона данных, в нее нельзя вставлять новые
строки или столбцы . А следовательно, нельзя вставить и формулы для выполнения
вычислений. Но можно создавать новые вычисляемые поля. В таком поле выпол­
няются вычисления на основе значений из других полей.

Вычисляемые поля - основное средство отображения в сводной таблице новой ин­
формации, полученной из других полей. Это альтернатива созданию нового столбца
в исходных данных. В то же время в большинстве случаев проще вставить в исход­
ный диапазон новый столбец с нужной формулой , чем использовать вычисляемое
поле в сводной таблице. Вычисляемые поля подойдут, если данные поступают из
источника, которым трудно управлять, например, из внешних баз данных.
Вернемся к примеру с продажами. Допустим, нам нужно вычислить среднюю
стоимость единицы товара. Для этого значение поля Продажи следует разделить на

650

ГЛАВА

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

значение поля Продано единиц. Результат будет храниться в новом (вычисляемом)
поле сводной таблицы.

1.
2.

Выберите любую ячейку сводной таблицы.
Выберите команду Анализ сводной таблицы ► Вычисления ► Поля, элементы и набо­
ры ► Вычисляемое поле. Откроется диалоговое окно Вставка вычисляемого поля

(рис.

27.15).
х

Вставка вычисляемого поля

Има:

Средняя стоимость

.Ф_ормула·

=

До,б.авить

Продажи/'~родано единиц'

Удамнь

llоля
Менеджер

Регион
Месяц

П~ажи

IIJWФФIJ,ФЫI•

Добавить поде

ОК

Рис.

3.

27 .15. Диалоговое окно

Закрыть

Вставка вычисляемого поля

В соответствующих полях введите имя и формулу. В формуле можно исполь­

зовать функции рабочего листа и другие поля из источника данных. В этом
примере имя вычисляемого поля

-

Средняя стоимость, а формула выгляnит так :

=Продажи/'Продано единиц'

4. Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить новое поле.
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно Вставка вычисляемого поля.
ПРИМЕЧАНИЕ

Формулу можно создать вручную, набрав ее либо дважды щелкнув на именах со­
ответствующих полей в списке Поля. Двойной щелчок на элементе копирует его

в поле Формула . В названии поля Продано единиц есть пробел, поэтому автоматически
добавляются одинарные кавычки.

Созданное поле добавляется в область Значения сводной таблицы. (Кроме того, оно
появляется в списке полей на панели задач Поля сводной таблицы .) С этим полем

можно обращаться точно так же, как и с любым другим, за одним исключением:

его нельзя перемещать в области Строки, Столбцы и Фильтр. Оно должно быть только
в области Значения.

Создание вычисляемого поля и вычисляемого элемента

На рис .

651

показана сводная таблица после добавления вычисляемого ноля.

27.16

В нем выв(щится сумма з начений средней стоимости единицы товара, но название
сокращено до Ср. цена.

а

о

N

м

н

H8JHHИII сто11бцо1 •
ДмитриR

Анна

....,.,

Н1111н1..,, строк " Общие продажи

Anp

23040
24131
24 646
22 047

м,,

24971

Иоон

24 218
25 735

м,р

.

Иооn

.,

23638
2S 749
24 437

С,н
Ок,

2535S
25 899
293 866

Но,

д••
ОбщмА итоr

Рис.

Итог общие продажи Итоr Ср . цена

О11ьr1

КИРИlt/1

Ср . цена Общие nрод1жи Ср . цен• Общие nрод1жи Ср . цена Общие продажи Ср . цен,

96
305
347
311
159
263
147
272
46
257
36
144
117

20024

23822
24 854
22 838
25 320
24 733
21184
23174

25 999
22 639
23 949

23179
281715

194
89
259
309
110
151
312
203
310
87
220
50
138

27 .16. Сводная таблица,

19 886
23494
21824

22058
20280
23965
23032

21273
21584
19625
19832
20583
257 436

209
159
263
230

26 264

45

25150
27 371
25044
29506
29061
27113
25953

32

149
28
189
236
283
116

••

29953
2S041
29 338

28670
318 464

285
35
291
132
104
288
305
286
199
226
320
145
14Z

89 214
101400
96 365
96 281

95 711
НХ1287

94995
97 591
101393

93814
95089
98331
1161481

169
75
287
208
88
90
198
91
114
168
98
96
118

в которой используется вычисляемое поле

СОВЕТ

В формуле вычисляемого поля можно ис11ользовать функ11ии рабочего листа, но
они не должны ссылаться на ячейки или именованные диа11азоны.

Вставка вычисляемого элемента
Помимо вычисляемых полей, Excel позволяет создавать вычисляемы е элементы
для какого-либо поля сводной таблицы. Помните, что испольэование вычисляемого
поля может быть альтернативой добавлению нового столбца в источник данных.
Создание вычисля емых элементов, в свою очередь, альтернатива добавлению вис­
ходные данные новых строк с формулами, ссылающимися на значения в других
строках.

В примере для этого подраздела мы создадим четыре вычисляемых элемен та.
В каждом из них мы вычислим размер квартальной премии для каждого мен едже ­

ра, в зависимости от продаж за квартал . Премию будем вычислять по следующим
правилам .

•

Квартал

1 - 10 % от суммарных

продаж в январе, феврале и марте .

•

Квартал

2 - 11 % от суммарных

продаж в апреле, мае и июне .

•

Квартал З

•

Квартал

- 12 % от суммарных продаж в июле, августе и сентябре.

4 - 12,5 % от суммарных

продаж в октябре, ноябре и декабре.

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы получить требуемые расчетные значения в исходной таблице, пришлось бы
добавит~, в нее 16 новых строк с соответствующими формулами (по четыре форму­
лы для каждого продавца) . Поэтому в данном случае проще будет создать четыре
вычисляемых элемента.

652

ГЛАВА

Анализ данных с помощью сводных таблиц

27

Чтобы создать вычисляемый элемент, рассчитывающий премии за первый квартал
(январь, февраль и март), сделайте следующее.

1. Выберите любую ячейку в области Строки или Столбцы сводной таблицы. За­
тем выполните команду Анализ сводной таблицы ► Вычисления ► Поля, элементы

и наборы ► Вычисляемый объект. Откроется диалоговое окно Вставка вычисляемого
элемента (рис.

27.17).
х

Вставка вычисляемого элемента в "Месяц"

ДоQавить__j

Има:

Премия за кв.

~ормула:

=(Янв+Фев+Мар)*10%

1

Удалить

llоля ·

2/lементы ·

Менеджер

Янв

Регион

Фев

Месяц

Мар

Продажи

Anp

Продано единиц

Май

Средняя стоимость

Июн

1

Июл
Авг

Добавить поде

Добавить элемент

ОК

Рис.

2.

Закрыть

27 .17. Диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента

В соответствующих полях введите имя нового элемента и формулу. В ней можно
использовать элементы других полей, но нельзя вводить функции рабочего листа.
В этом примере новый элемент носит имя Премия за кв. 1, а формула выглядит так:
=(Янв+Фев+Мар)*10%

3.

Нажмите кнопку Добавить.

4.

Повторите действия

5.

2 и 3, чтобы

создать еще три вычисляемых элемента.

•

Премия за кв.

2: =(Апр+Май+Июн)*11%.

•

Премия за кв .

3: =(Июл+Авг+Сен)*12%.

•

Премия за кв.

4: =(Окт+Ноя+Дек)*12,5%.

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

ВНИМАНИЕ

Если в сводной таблице используются вычисляемые элементы для какого-либо поля,
то нужно удалить строку, в которой подводятся общие или промежуточные итоги
по этому полю. Иначе в ней будет выводиться сумма исходных и вычисляемых эле­
ментов. То есть одни и те же элементы будут суммироваться дважды. Чтобы удалить
строку общих итогов, выберите команду Конструктор ► Макет ► Общие итоги ► Отключить
для строк и столбцов.

Создание вычисляемого поля и вычисляемого элемента

653

ПРИМЕЧАНИЕ

Вычисляемые элементы, в отличие от вычисляемых полей, не отображаются на
панели задач Поля сводной таблицы . В списке полей видны только поля .

Созданные вычисляемые элементы добавляются в сводную таблицу автоматически.
На рис . 27.18 показана таблица с четырьмя вычисляемыми элементами. Обратите
внимание: они находятся под эле ментами поля Месяц . Расположение элементов

можно изменить, выбрав соответствующий элемент и перетащив на новое место.
Можно и по-другому отделить вычисляемые элементы от остальных элементов

- сгруппировать их (вручную). На рис. 27.19 показано, как сводная таблица
будет выглядеть после создания двух групп и добавления промежуточных итогов.
поля

о

м

Q

H8JNHHII С'1'011бЦО8 •
ДМнтрнА

Анне

ОGщне nрод.ажн

H81NHH'8 CfJ)OtC •

....""'

23040
24131
24646

м,,

220-47
24971
24 218
2S73S
23638

Anp

·-·-..
М•"

,

2S749
24437
2S3S5

с.,,

""'

н~

Де,

Пре:ми11sа 1t1

1

l

25899
7182

l

7124
7382
7 569
313113

Прем1о11111sам1

2
Премм1111 п MI 3
Пре:мм1111пм1 4

Общи й мтоr

Рис.

ИТОf Общие npoДIIIIIH Итоr Ср . цеж~

Onwa

KHPМJIII

Ср. цен• Общие nроД8*Н Ср . цен• 06щмt1 nроД111«Н Ср. Ц8Н8 Общие nроА,1жн с.р. цен•

20024
23 822
24854
22838
2S320

96
зоs

347
311
159
263

24 73]

21114
23174
25999
22639
23949
23179

147

272
46
ш

36
144
185

6870
7 289
7181
6977
310031

ш

100
77
117

194
89
2S9
309
110
151

19886
23494
21824
22058
20280
2396S
23032
21273
21584
1962S
19832

so

20583

116

147
1S7

6520
6630
6248

200
S1
6S
181

137

18183!1

203
310
87
220

..

ш

6004

29953

2S041
29338
25 lSO
27 ]71
25044
29506

"

32
149
28
189
236
283

ш

26264

209
1S9
263
230

29061
27 113
25953
28670
8126
8186
8 568
8174
361517

••

285
3S
291

89214
101400
96365

ш

96281
9S 721
100287

....,

104
288
зоs

97S91
102 393
93 814

286
199
226
320
145
79
146

95089

98331
28698
29229
29380
28 72]
1177 511

ш

205
141

169
7S
287
208
88
90

198
91
114

168
98
96
130
110

116
113
118

27.18. В этой сводной таблице используются вычисляемые элементы
для отображения итогов по кварталам
м

н

на,нниа стоnбцо1

"
Дмитрий

Анна
На,нниа строк

Продажи

no

"

о

N

Общие продажи

0/lbГII

Кирим

Ср . цена Общие продажи Ср. цена Общие продажи Ср . цена Общие продажи Ср. цена

меащам

Яне

23 040

Фев

24131

Мар

Сен

24 646
22 047
24 971
24 218
2S 73S
23 638
2S 749

Окт

24 437

Ноя

2S 35S
2S 899
293 866

Anp
Май
Июн

Июл
Ааг

(lfм

Кеа ртм ьн ые прем и и Итоr

96
30S
347
311
1S9
263
147
272
46
2S7
36
144
117

20 024
23 822
24 8S4
22 838
2S 320
24 733
21184
23174
2S 999
22 639
23 949
23 179

194
89
2S9
309
110
1S1
312
203
310
87
220

so

21824
22 0S8
20 280
23 96S
23 032
21273
21 S84
19 62S
19 832
20 S83

281 715

138

257 436

147
15S
157
84
127
137

6 S20
6 630
6 248
6004
2S403

19 886
23 494

209
1S9
263
230
4S
32
149
28
189
236
283
116
86

26 264
29 9S3
2S 041
29 338
25 150

27 371
2S 044
29 S06
29 061
27113
2S 9S3
28 670
328 464

28S
3S
291
132
104
288
30S
286
199
226
320
14S
142

К1арп11ьны е премии
Премия
Премия
Премия
Премия

Ja
sa
Ja
Ja

ме.
ме.
ме.
мв.

1
2
3
4

К 1арта11ьные премии Итог

ОбщиА итог

Рис.

7 182
7124
7 382
7 S69
29 257
323 123

18S
223
100
77
120
117

6 870
7 289
7 181

6 977
28 317
310 032

282 839

200
S1
6S
181
87
86

8126
8186
8 S68
8 174

33 053
361 S17

79
146
232
20S
140
141

27 .19. Сводная таблица после создания двух групп и добавления промежуточных итогов

ГЛАВА

654

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Преобразование сводных таблиц
В

Excel можно создавать сводные таблицы на основе нормализованных таблиц . Но что,

если нужно выполнить обратную операцию?
На рисунке ниже в диапазоне А1:Е13 представлена исходная таблица с

данных . Обратите внимание : она похожа на сводную . В столбцах
таблицы, содержащей

48 точками
G:I показан фрагмент

48 строк, полученных из исходной таблицы . Другими словами,

каждое числовое значение в исходной таблице преобразуется в строку, которая содержит
название региона и месяца. Таблицы такого типа можно сортировать и обрабатывать
любым удобным способом . Кроме того, на основе преобразованной таблицы можно
создать сводную.

А

в

с

D

Север

Юг

Восток

Янв

441
44 7
450
452
453
457
460
468
472
479
484
490

Стлб2

Янв

Север

10

Сен

11

Окт

12

Ноя

13
14

Дек

15

Выберите ячеАму

•

с ■одноА т■ б11ице ■ ыш е, sатем нажмите кнопку,

16

чтобы соsдать таблицу , 1 котороА каждая точка данных будет содержать одну строму .

Anp

Восток

17 Замените sаголовки столбцо ■ н а описание noneiil.

Anp

Запад

18 Этот макрос можно исnолио ■ ать с любоА даухсторонней т16лицеА .

Май

Север

19
201
21

Май

Юг

Май

Восток

Май

Запад

Июн

Север

Преобразовать

314
31 4
345
365
401
413
427
448
367
392
495
504

Стлбl

132
143
172
184
212
239
249
263
291
294
302
305

3 Фев
4 Мар
5 Anp
6 Май
7 Июн
8 Июл
9 Авr

233
251
252
290
299
317
350
354
373
401
437
466

н

G
Запад

1

22

Янв

Юг

Янв

Восток

Янв

Запад

Фев

Север

Фев

Юг

Фев

Восток

Фев

Запад

Мар

Север

Мар

Юг

Мар

Восток

Мар

Запад

Anp

Север

Anp

Юг

Сrлб3

132
233
314
441
143
251
314
447
172
252
345
450
184
290
365
452
212
299
401
453
239

В архиве с примерами есть рабочая книга Преобразование сводной таблицы.
с макросом

xlsm
VBA, который преобразует двухстороннюю таблицу в нормализованную

таблицу из трех столбцов.
Другой способ выполнить такое преобразование

&

-

использовать инструмент Скачать

преобразовать. Соответствующий пример приводится в главе

36.

Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов
Срез

-

интерактивный элемент унравления, позволяю1ций выполнять фит,траrщю

данных в сводной таблю~е. На рис.

27.20 показана сво;щая таблица с тремя срс:~ами,

каждый из которых представляет собой определсшюс ноле. В сводной таблине
выводятся данные о новых и постоянных клиентах, счета которых были открыты
кассирами в северном филиале .

Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов

м

к

Названия столбцов

Названия строк

:r

Клиент

Количество

.т Всего

Касса

Депозит

Пенс . накопительный
Расчетный

Сберегательный
Общий итог

о

N

Северный

644 699

70

210 695
91820
185 671
156 513
644 699

16
9
23

.,_

~=

Открыт

Новый

Касса

Постоянный

Новый счет

Филиал

22
70

655

~=

~

За п а дн ый
Северный
Центра л ь н ый

Рис.

27.20. Использование срезов для фильтрации данных.
отображаемых в сводной таблице

Тот же тип фильтрации можно выполнить с помощью кнопок фильтров в сводной

таблице, но срезы позволяют создавать наглядные и удобны е в использовании
интерактивные дашборды.
Чтобы добавить один или несколько срезов на рабочий лист, выберите любую
ячейку в сводной таблице . Затем выберите команду Анализ сводной таблицы ► Встав­
ка ► Фильтр ► Вставить срез. Откроется диалоговое окно Вставка срезов со списком

всех полей сводной таблицы. У становите флажки в нужных местах и нажмите ОК.
Срезы можно перемещать по рабочему листу, а также можно менять их размеры
и внешний вид. Чтобы удалить результаты фильтрации, щелкните на пиктограмме
Очистить фильтр в правом верхнем углу среза.

Если вы хотите с помощью среза отфильтровать данные из сводной таблицы, то
просто нажмите одну из его кно1юк. Чтобы вывести данные с фильтрацией по не­
скольким значениям или полям, удерживайте нажатой

Ctrl и нажимайте кнопки

соответствующих срезов или щелкните на пиктограмме мультивыбора в правом
верхнем углу окна среза. Чтобы выбрать ряд последовательно расположе нных
кнопок, нажмите первую кнопку среза ,

На рис.

27.21

Shift и

последнюю кнопку среза.

показаны сводные таблица и диаграмма. Для фильтрации данных

используются два среза (по городу и по месяцу). В таблице (и на диаграмме) вы­

водятся данные только по Екатеринбургу, Москве и Санкт- Петербургу за январь,
февраль и март. Срезы позволяют быстро и просто создавать интерактивные
диаграммы.

!□□у Этот пример доступен для скачивания, файл называется Срезы сводной таблицы.хlsх.

ГЛАВА

656

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

м

н

G

N

О

Q

1

R

Сумма по полю Продажи Наsпния столбцов ~т
Наsннмя строк

:r

Екатеринбург

Москва санкт-Петербург Общий итог

Мар

1109
1 078
1155

1 460
1 954
1 726

Общийитоr

3 342

5 140

Rнв
Фев

1345
1 375
1 075
3 795

3914
4 407
З 956
12 277
Город

2500

Месяц

Янв

1500

500

'к

Иркутсх

Anp

Краснодар

Май

2000

1000

~=

111 11 111

Магадан

Июн

Москва

Ма р

Са нкт- Петербург

Фев

Смоленск
Сочи

ф"

J
Рис.

27.21. Использование срезов для фильтрации данных таблицы по городу и

месяцу

Фильтрация сводных таблиц
с помощью временной шкалы
Временные шкалы концептуально похожи на срез ы , но предназначены для фильт­
рации данных на основе временных показателей .

Временные шкалы стоит использовать только в том случае, если в сводной та­

блице есть поле в формате даты (но не времени). Чтобы добавить вре менную
шкалу, выберите ячейку в сводной таблице и выполните команду Анализ сводной
таблицы ► Вставка ► Фильтр ► Вставить временную шкалу . Откроется диалоговое окно

с перечнем всех полей в формате даты . Если в вашей сводной таблице нет такого

поля, Ехсе\ выведет сообщение об ошибке.
На рис.

27.22 показана сводная таблица, созданная на основе данных в столбцах А : Е.

В ней используется временная шкала, позволяющая фильтровать по кварталам .
Нажмите кнопку, которая соответствует анализируемому кварталу,

-

и сводная

таблица сразу обновится. Чтобы выбрать данные нескольких кварталов, выберите
один из них и перетащите его границу вперед или наз ад . Другие параметры фильт­
рации (доступные в раскрывающемся списке в правом верхнем углу)

и день. На рис .

2023

27.22

-

год, месяц

в сводной таблице выводятся данные за последний квартал

года и первые три квартала 2024-го.

IU□y Пример, в котором используется временная шкала, доступен для скачивания. Имя файла Временная шкала.хlsх.

Ссылки на ячейки сводной таблицы

А

1

в

Ш и ны

П остоянный

Ди ск и

01.01.2022 Постоянный
01.01.2022 Н овый

Дисни

11

12
13
14
15
16
17
18

Е

D

Новый
Новый

Шины

02 .01.2022

Новый

Диски

02.01.2022 Новый
03.01.2022 Новый
03.01.2022 Новый

Диски

Шины

Ш ины
Шины

03.01.2022
03.01.2022

Постоянный

Шины

Новый

Диски

04.01.2022

Новый

Шины

04.01.2022 Новый

Шины

212,95

05.01.2022
05.01.2022

Постоянный

Шины

Постоянный

Диски

05.01.2022

Новый

Шины

178,DO
183,DO
232,95

Рис.

Заказчик

198,00
178,00
178,DO
188,00
212,95
197,95
213,00
213,00
206,95
186,95
198,00
213,DO
212,95

Ковр и ки

01.01.2022
01.01.2022

н

G

• l копичество • ! всего • 1

• ITo••~

П осrоянный

01.01.2022
01.01.2022

10

с

"rj закаsчик

Аата sвкаsа

657

Тоеары

,,.

Новый

Коврики

Ш ины

Общий итог

137 361
D
14 076
151437

202Зг -КЗ2024r

2023
КЗ

2024
К4

К1

2025
кз

К2

•

257 982
36 355
37 492
331830

КВАРТАЛЫ

та заказа

[

Общий итоr

Постоянный

120 621
36 355
23 416
180 392

Диски

" " "

КЗ

К4

:j
►

----

27 .22. Данные в сводной таблице отфильтрованы по дате с помощью временной шкалы

Разумеется, для сводной таблицы можно использовать одновременно и временные
шкалы, и срезы. Шкала позволяет задать те же параметры форматирования , что

и срез, поэтому с ее помощью можно создать наглядный интерактивный дашборд,
который упрощает фильтрацию сводных таблиц.

Ссылки на ячейки сводной таблицы
После созда ния сводной таблицы вам может понадобиться создать формулы,
ссылающиеся на одну или несколько ее ячеек. На рис .

27.23

показана простая

сводная таблица с данными о расходах и доходах за последние три года. Значения
поля Месяц скрыты, поэтому выводятся только итоги по годам.

в

А

с

Е

D

1
2

3

4
5
6
7

Названия строк

2023
+ 2024
2025
Общий итог

Рис.

•

Суммарный доход

Суммарный расход

1256 274
1357 068
1583 717
4197 059

525 288
533 893
646181
1705362

Процент

41,81%
41,81%
41,81%
41,81%

27 .23. Формулы в столбце Fссылаются на ячейки сводной таблицы

ШDQ Этот пример доступен для скачивания, файл называется Ссылки на сводную таблицу.хlsх.
В столбце F содержатся формулы, и он не является частью сводной таблицы . Фор­
мулы вычисляют отношения расходов к доходам за каждый год. Они были созда­
ны путем указания соответствующих ячеек сводной таблицы . Например , можно
ожидать, что в ячейке FЗ будет такая формула:
=D3/СЗ

ГЛАВА

658

Анализ данных с помощью сводных таблиц

27

На самом деле она выглядит так:
=ПОЛУЧИТЬ.ДДННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ("Суммарный расход";$В$2;"Год";2023)/
ПОЛУЧИТЬ.ДДННЫЕ.СВОДНОЙ . ТАБЛИЦЫ("Суммарный доход";$В$2;"Год";2023)

Когда вы создаете формулу, ссылающуюся на ячейку сводной таблицы, путем
указания на эту ячейку, то Ехсе\ автоматически заменяет адрес этой ячейки функ­
цией ПОЛУЧИТЬ. ДДННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ. Но если вы введете адрес ячейки сводной

таблицы вручную, то Ехсе\ не использует эту функцию. Зачем Ехсе\ подставляет
ПОЛУЧИТЬ. ДДННЫЕ. сводной. т АБЛИЦЫ вместо обычной ссылки? Использование этой
функции гарантирует, что формула продолжит ссылаться на нужные ячейки свод­

ной таблицы даже после ее изменения.
На рис.

27.24

показана та же сводная таблица в развернутом виде

выводятся

-

данные за каждый месяц. Как видите, формулы в столбце F по-прежнему дают вер­
ный результат, несмотря на изменение адресов ячеек, на которые они ссылаются .

Если бы в формулах использовались обычные ссылки на ячейки, то при изменении
вида сводной таблицы они бы давали неверный результат.

в

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Названия строк ~ Суммарный доход

2023
Яне
Апр

Май
Аег
Окт
Дек
Июл
Июн
Мар
Ноя

13

Сен

14
15
16
17
18

Фее

l
Рис.

2024
Яне
Апр

27.21.. Внешний

Е

D

с

Суммарный расход

1 256 274
98 085
106 044
105 361
109 669
105 048
105 001
105 557
105 729
102 403
107 446
107 233
98 698
1357 068
109 699
108 911

525 288
42 874
43 102
45 005
41952
43 185
45 129
43 835
44 216
43 349
44 403
44 071
44167
533 893
46 245
43 835

вид сводной таблицы изменен, но формулы в столбце

F
Процент

41,81%
41,81%
41,81%
41_,_81%

Fпродолжают вычислять

правильный результат благодаря функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ . СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ
ВНИМАНИЕ

И с польз ов а ни е функции ПОЛУЧИТЬ . ДДННЫЕ . СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ с опряжено с одной про­

блемой: данны е, которы е он а из вле кает из сводной таблицы, дол жны быть видимыми .
Если с в одную таблицу и з м енить та к , что ячейки, и з которых из вле ка ются да нны е,
н е будут отобража ться, то функция ве рн ет ошибку .

Создание сводных диаграмм

659

СОВЕТ

Если вы не хотите, чтобы Excel автоматически использовал функцию ПОЛУЧИТЬ. ДАН­
НЫЕ. СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ при создании ссылок на ячейки сводной таблицы, выберите
команду Анализ сводной таблицы ► Сводная таблица ► Параметры ► Создать

GetPivotoata.

Это команда-переключатель.

Создание сводных диаграмм
Сводная диаграмма

-

это графическое представление данных из сводных таблиц.
Excel, то у вас не возникнет про­

Если вы знаете, как строить обычные диаграммы
блем с созданием и настройкой сводных.

ШDQ Дополнительная информация о создании диаграмм в Excel представлена в главах 18 и 19.
Создать сводную диаграмму

•

Excel

можно несколькими способами.

Выделите любую ячейку сводной таблицы и выберите команду Анализ сводной
таблицы ► Сервис ► Сводная диаграмма.

•

Выделите любую ячейку сводной таблицы и выберите команду Всrавка ► Диа­
граммы ► Сводная диаграмма.

•

Выполните команду Всrавка ► Диаграммы ► Сводная диаграмма ► Сводная диаграмма.

Если не выделена ни одна ячейка сводной таблицы, то

Excel запросит источник

данных и создаст сводную диаграмму.

•

Выберите команду Вставка ► Диаграммы ► Сводная диаграмма ► Сводная диаграмма
Excel запросит источник данных и создаст сводную диаграмму

и сводная таблица.

и сводную таблицу. Команда доступна только в том случае, если не выделена

никакая из ячеек сводной таблицы.

Пример создания сводной диаграммы
На рис. 27.25 показан фрагмент таблицы с данными об объемах ежедневных про­
даж в нескольких регионах. В поле Дата содержатся даты всех рабочих дней в году,
в поле Регион

-

названия регионов (Восrочный, Южный и Западный), а в поле Прода­

жи - объемы продаж.

ШDQ Этот пример доступен для скачивания, файл называется Продажи по регионам.хlsх.
На рис. 27.26 показана сводная таблица, созданная на основе этих данных. Поле Дата
помещено в область Строки, а его значения сгруппированы по месяцам. Поле Регион
помещено в область Столбцы, а поле Продажи - в область Значения.
Сводную таблицу понять легче, чем исходные данные, но динамику изменений
лучше показать на диаграмме.

660

ГЛАВА

Анализ данных с помощью сводных таблиц

27

в

А

l!D

Дата
01.01.2024
01 .01.2024
01 .01.2024
02 .01.2024
02 .01.2024
02 .01.2024
05 .01.2024
05.01 .2024
05.01 .2024
06.01 .2024
06.01 .2024
06.01 .2024
07.01.2024
07.01 .2024

1
2
3

4
5

6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Рис.

Продажи
1 090 900
807 900
465 ООО
1112 600
813 100
452 100
1122 400
816 100
427 400
1129 900
807 100
436 500
1126 500
808 200

Восточный
Южный
Западный
Восточный
Южный
Западный
Восточный
Южный
Западный
Восточный
Южный
Западный
Восточный

Южный

27.25. Исходные данные для создания сводной диаграммы

Г.Назван:я сч ~
5

с

Регион

в

с

Восточный

Западный

D
Южный

6 февр

25 941 600
25 548 700

10 070 800
9 974 ООО

17099100
13 481200

7

март

28 429 400

10 384 800

8

апр

27 377 200

12 477 200

14 091800
14 434 600

9

май

янв

ООО

26 805 700

13171 600

11922

10
11

июнь

28 208 900

13 307 100

12 215 600

июль
авг

28 901900
25 884 600

16 255 500
16 264 400

12 098 900

12
13
14

сент

26 453 700

19 301 200

9 779 ООО
10 631 500

окт

10 438 300

27 359 200

21376100

15 нояб

27 925 900

22 320 300

9 311800

16

30 980 200

26 010 200

10 496 200

ООО

190 913 200

дек

17 Общий итог

329 817

146 ООО

ООО

18

Рис.

27.26. Сводная таблица с данными о продажах по месяцам и регионам

Чтобы создать сводную диаграмму, выделите любую ячейку сводной таблицы
и выберите команду Анализ сводной таблицы ► Сервис ► Сводная диаграмма. Откроется
диалоговое окно Вставка диаграммы, в котором вы можете выбрать тип диаграммы .
Для этого примера выберите тип График и нажмите ОК. Ехсе\ создаст диаграмму,
показанную н а рис .

27.27.

Теперь легко увидеть, что в западном регионе продажи

растут, в южном падают, а в восточном относительно постоянны.

На сводной диаграмме есть кнопки выбора полей, которые позволяют выполнян
фильтрацию данных. Чтобы удалить такую кнопку (или вообще все), выберите
диаграмму, а затем используйте меню элемента управления Кнопки полей, который
находится в группе Анализ сводной диаграммы ► Показать или скрыть.

Создание сводных диаграмм

Сумма

no

661

n011io Продажи

ООО ООО

35

30 ООО

ООО

ООО ООО

25

20 ООО

ООО

15 ООО

ООО

Регион
-восточный
-западнь1й
-южный

10 ООО

ООО

5 000000

~

о
АНВ

февр

март

anp

май

июнь

июль

аег

сент

онт

наяб

дек

есяцы (Дат1)

Рис.

27.27. Сводная диаграмма , построенная на основе данных сводной таблицы

После выделения сводной диаграммы на ленте появятся две контекстные вкладки .
Команды вкладки Анализ сводной диаграммы практически идентичны командам для

работы с обычными диаграммами . Вкладка Конструктор содержит команды, более
подходящие для работы с диаграммами, чем команды одноименной вкладки,

которая появляется после щелчка на сводной таблице. Вкладка Анализ сводной диа­
граммы также содержит некоторые команды вкладки Анализ сводной таблицы, такие
как Обновить или Вставить срез.

Если исходную сводную таблицу изменить, то сводная диаграмма автоматически
обновится. Например, если в нашей сводной таблице значения поля Дата сгруппи­
ровать по кварталам, то сводная диаграмма будет выглядеть так (рис.

27.28).

Сумма по nолю Продажи

100 ООО ООО
90 ООО

ООО

ВО ООО ООО

70

ООО ООО

60 ООО ООО

Регион
-восточный

50 ООО ООО

-западный

40 ООО ООО

-южный

30

ООО ООО

20 ООО ООО

10 ООО ООО

Ка--л1

Ке-лl

кв-лз

к"ртапы (Дота)

Рис.

27.28. После внесения изменений в сводную таблицу сводная диаграмма
автоматически преобразуется

662

ГЛАВА

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Дополнительная информация о сводных диаграммах
При использовании сводных диаграмм нужно учитывать следующие нюансы.

•

Сводная таблица и сводная диаграмма соединены двухсторонней связью. Если
в одну из них внести изменения (связанные со структурой или фильтрацией),

то другая тут же изменится соответствующим образом.

•

•

Если активизировать сводную диаграмму, то панель Поля сводной таблицы
заменяется панелью Поля сводной диаграммы. На ней область Условные обозна­
чения (Ряды) заменяет область Столбцы, а область Ось (Категории) - область Строки.
Кнопки полей на сводной диаграмме содержат те же элементы управления,

что и заголовки полей сводной таблицы. Эти элементы управления позволя­
ют фильтровать данные, которые выводятся в сводных таблице и диаграмме.
Соответственно, если изменения в сводную диаграмму вносились нажатием этих

кнопок, то они будут автоматически отображены и в сводной таблице.

•

Если сводная диаграмма связана со сводной таблицей и вы удаляете послед­
нюю, то диаграмма сохраняется. При этом формулы РЯД диаграммы будут
содержать исходные данные сводной таблицы, хранящиеся в виде массива.

•

По умолчанию сводная диаграмма вставляется на рабочий лист с исходной
сводной таблицей. Чтобы переместить диаграмму на другой лист или на лист
диаграмм, выберите команду Анализ сводной диаграммы ► Действия ► Переместить
диаграмму.

•

На основе одной сводной таблицы можно создать любое количество сводных
диаграмм, причем каждую из них можно настраивать и форматировать отдельно

от других. При этом на всех диаграммах будут отображаться одни и те же данные.

•

Если щелкнуть на обычной диаграмме, то справа от нее появятся три пикто­
граммы: Элементы диаграммы, Стили диаграммы и Фильтры диаграммы. Для

сводных диаграмм пиктограмма Фильтры диаграммы не отображается.

•

Срезы и временную шкалу можно использовать и для сводных диаграмм.
Примеры их использования приводились в начале главе.

•

Не забывайте о темах документов. Команда Разметка страницы ► Темы ► Темы
позволяет изменить тему рабочей книги. В зависимости от выбранной темы
изменится оформление и сводной таблицы, и сводной диаграммы.

Использование моделей данных
До этого момента речь в главе шла исключительно о сводных таблицах, которые
созданы на основе одной таблицы данных. Новый инструмент, получивший на­

звание моделъ данных, предоставляет значительно больше возможностей работы со
сводными таблицами. С помощью модели данных можно извлекать информацию
сразу из нескольких исходных таблиц для создания одной сводной таблицы. Для
этого необходимо создать одну или несколько «табличных связейj>, чтобы связать
данные разных таблиц.

Использование моделей данных

663

В рабочей книге может быть только одна модель данных. Любая модель, созданная
в книге, нрименяется ко всем сводным таблицам, которые используют эту модель.

В одной рабочей книге нельзя создать одну модель для одной сводной таблицы,
а другую

-

для другой.

ПРИМЕЧАНИЕ

Модель данных появилась в

Excel 2013,

поэтому рабочие книги, в которых она ис­

пользуется , не совместимы с предыдущими версиями.

l□□y Подробнее модели данных мы рассмотрим в части V.
На рис.

27.29

представлены фрагменты трех таблиц, которые находятся в одной

рабочей книге (каждая хранится на отдельном листе). Таблицы называются Заказы,
Покупатели и Регионы. Первая содержит информацию о заказах на товары, вторая

данные о покупателях, а третья

Q1
ФаИл

А11ос.окра~ие
Главная

L)

В

А

р

Сохранено в: этот компьютер v

Рисован Разметке Формулt Данные Рецензи1 Вид Автомат~ Разрабо Справка

с

8

NUMOOOOOl
NUM000002
4 NUM000002
s NUM000002
6 NUMOOOOOЗ
7 NUM000004
8 NUM000004
NUM000004
NUMOOOOOS
111 NUM000006
12 NUM000006
13 NUM000006
14 NUM000007
1S NUM000008
16 NUM000008
17 NUM000009
18 NUM000009
19 NUMOOOOlO
20 NUMOOOOlO
21 NUMOOOOll
22 NUM000012
23 NUM000013
24 NUM000013
2S NUM000014
26 NUMOOOOlS
27 NUM000016

Power Pi•

08.01 .2022
09.01 .2022
,,..-----QI
ФаИ/1

10001

Тоник Дl'IR лица

10002

Ма

Гла вная

Вставка

Мен ю

fx

G17

Рисова
И СТИНА

Файл

•

Сох ранено в ...

Е17

2
3

10006 Stacey Mq~
10007 Ph1lt1p luцs
10008 Chrlstin@ Н Wil11ams

10
11
12

13
14

"

16

11!

10009 W111iam Alexander

в

с

10012 Gregory Moore
10013 Mary Arnold
10014 Llsa Jenklns
10015 дnthony Jones
10016 Cathleen She/ton
HV'l17 11 .. ~ А. Т

Сводная

rx Смц.МWI

l rонмю

....

Аляска

Тихоокеанский

дl

Алабама

Южный

AR
AZ

Арканзас

Южный

Аризона

Тихоокеан с кий

6
7

СА

Калифорния

Тихоокеан с кий

со

Колорадо

Западный

в

ст

Коннектикут

Северный

Заказы

Сводная

Заказы

10017

Джорджия

Южный

Гавайи

Тихоокеанский

Айова

Центральный

Айдахо

Западный

Иллинойс

Центральный

Сводная
Готоео

Рис.

__
Е __

1•

C=:J

Центральный

Индиана

Сн

Покупатели

,

Южный

Флорида

17,IN

~ Сnеци,1111ьные ео3можности: nроеерьте реком•НА11ции

Ро

1

:) -, ,....,n,, ._ ,"

09.02.2022

Cnpi

Северный

Делавэр

1S 1D
П 16 ll

IOJ-IIIНO(Ttl: n

х

Округ Колумби : Северный

13 HI
14 lд

r..; U•~

□

Авто Разр

D

АК

9 DC
10 DE
11 Fl
12 Gд

10010 Jason Goni.les
10011 Tom Young

2022

Jx v

V

10001 Oorothy Thornton
10002 Rene GJbson
10003 J1mes Clrlson
10004 Vlcky l ee
10005 EarlJefferюn

•

р

v

Глав Мен Вета Рисе Разw Фор Дан1 Реце Вид

А

28 INUM000017

!!@

М о.

lill

А11осо.;.р1- ~ 8

1

17,9

8,9S

..

н

G

D

:о

Готоео

•

/х

128

-

идентификатор региона для каждого штата.

Модель дан ...

v

Меню Вставка

-

!!@

Зака

1!!1

...

1Ш1

+
[!!]

27.29. Эти три таблицы будут использоваться для создания сводной таблицы
с помощью модели данных

•

◄

+

100%

•

]

664

ГЛАВА 27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Обратите внимание: таблицы Заказы и Покупатели имеют общий столбец ID_покупателя,
а таблицы Покупатели и Регионы - общий столбец ID_штата. Общие столбцы будут
использоваться для формирования отношений (связи) между таблицами.

Здесь будет применяться отношение «олин ко многим~. Для каждой строки в табли­
це Заказы есть ровно одна соответствующая строка в таблице Покупатели, определяе­

мая столбцом ID_покупателя. При этом в таблице Заказы строк с одним и тем же зна­
чением поля ID_покупателя может быть несколько. Таблица Заказы - это множество,
а таблица Покупатели - это единица в отношении <<один ко многим~. Аналогично,
для каждой строки в таблице Покупатели есть ровно одна соответствующая строка
в таблице Регионы, определяемая столбцом ID_штата. А для любой строки в таблице
Регионы может быть множество соответствующих строк в таблице Покупатели.
Пример, рассматриваемый в этом разделе, доступен для скачивания. Вы можете использовать

рабочую книгу Модель данных.хlsх, чтобы самостоятельно выполнить все описанные действия.
В рабочей книге Модель данных готово.хlsх показана окончательная версия сводной таблицы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Сводная таблица, созданная с использованием модели данных, имеет некоторые
ограничения в сравнении со сводной таблицей, созданной из одной таблицы. В част­
ности, нельзя группировать элементы, создавать вычисляемые поля или вычисля­

емые элементы.

В этом примере нам нужно подвести итоги продаж по штатам, регионам и годам.

Обратите внимание: информация о продажах и дате хранится в таблице Заказы, ин­
формация о штате

-

в таблице Покупатели, а названия регионов

-

в таблице Регионы.

Поэтому сводная таблица будет создаваться на основе данных всех трех таблиц.

Начнем с создания сводной таблицы (на новом рабочем листе) из таблицы Заказы.
Сделайте следующее.

1.

Поместите курсор на любую ячейку таблицы Заказы и выберите команду Встав­
ка ► Таблицы ► Сводная таблица. Откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы.

2.

У становите флажок Добавить эти данные в модель данных и нажмите кнопку ОК.

При работе с моделью данных панель Поля сводной таблицы выглядит несколько
иначе. Она содержит две вкладки

-

Активная и Все. На вкладке Активная сейчас

приводится только таблица Заказы, а на вкладке Все перечислены все таблицы
нашей рабочей книги.
На рис.

27.30

показана вкладка Все панели Поля сводной таблицы со всеми тремя

таблицами, развернутыми так, чтобы были видны заголовки их столбцов. Если
вы хотите изменить расположение панели задач, то нажмите кнопку с изобра­

жением шестеренки

@

и в раскрывающемся списке выберите вариант Разделы

полей и областей рядом.

Вы сделали таблицу Заказы частью модели данных, так как при создании сводной

таблицы установили для нее флажок Добавить эти данные в модель данных. Две
другие таблицы пока не являются частью модели.

Использование моделей данных

Поля сводной таблицы
Активные

V

665

Х

Перетащите поля в

Все

нужную область:

Выберите поля

для добавления в

Фильтры

отчет:

j Поиск
.J

~Заказы
D Номер заказа
D Дата заказа
D 1D покупателя
D Товар
D Цена за един ...
D Количество
D Всего

PI
&~

1

Столбцы

Строки

□ Год
.J

~Покупатели

D 1D покупателя
D Имя и фамил ...
D Адрес
D Город
D Штат
L Индекс
D Рассылка
~--Рис.

3.

:r

Значения

О Отложит...

27.30. Панель задач Поля сводной таблицы. отображаемая при

использовании модели данных

На ленте выберите команду Данные ► Работа с данными ► Отношения и нажмите
кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Создание отношения (рис .
На данный момент оно пустое, так как никакие связи еще не заданы.

х

Создание отношения
Выберите 1а6Jlицы и сто11бцы , дл11 которых нужно соэда1ь отношение
Iаблица

Сто•бец (чужой) :

Са,~занная ,абпица

Са.я:занны" сто116ец (первичны~ 1U1юч) :

ОтношениJII между таблицами поэво.11мют отображать свяJанные данные иэ разных 1а611иц в ОАНОМ отчете

Рис.

27 .31. Диалоговое окно Создание отношения

27.31).

666
4.

ГЛАВА

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

В нем свяжите таблицы Заказы и Покупатели. Для этого в верхней паре полей Табли­
ца и Столбец (чужой) выберите значения Таблица модели данных : Заказы и ID_покупа­
теля . Затем в нижней паре полей Связанная таблица и Связанный столбец (первичный
ключ) выберите значения Таблица лисrа: Покупатели и ID_покупателя. Сравните ваше
диалоговое окно Создание отношения с окном на рис.

27.32,

и если ваше выглядит

именно так, то нажмите кнопку ОК .

rСоздание

отношения

х

Выберите таблицы и столбцы, для которых нужно со3Аать отношение.
Столбец (чужой):

Таблица

.,.

Таблица листа Заказы

l

1D покупателя
Свя1анны~ столбец (первичный ключ)·

Связанная таблица

Таблица листа Покупатели

v

D покупате.11я

Отношения между таблицами позволяют отображать связанные данные из разных таблиц вl одном отчете

ОК

Рис.

5.

27.32. Связывание таблиц Заказы

Отмена

и Покупатели

Свяжите таблицы Покупатели и Регионы. Для этого в том же диалоговом окне еще
раз нажмите кнопку Создать и установите свя з ь между двумя этими табл ицами,

4. Итоговый вид окна Создание отношения показан
27.33. Обратите внимание: теперь таблица Покупатели идентифицируется

действуя по аналогии с пунктом

на рис.

как часть модели данных, так как была добавлена в нее в рсзул1,тате создания
свяэи на предыдущем э тапе.

х

Создание отношения
Выберите таблицы и столбцы, для которых нужно создать отношение.
,,о,бец (чужой)

Iаблица·

Таблица модели данных: Покупатели

v

Штат

Свя3анный столбец (первичный ключ)

Связанная таблица

Таблица листа Рtrионы

ш,ат

Отмена

Рис. 27.ЗЗ. Связывание таблиц Покупатели и Регионы

6.

Со:щайте сподную таблицу . Для этого сначала закройте диалогово е окно
Создание отношения, нажав кнопку ОК. Затем поместите поля Регион и Штат в об­

ласть Строки, поле Год На рис .
э тап е.

27.34

в область Столбцы и пол е Всего -

в область Значения .

покаэано , как создаваемая сподная таблипа выглядит на этом

667

Использование моделей данных

С11

А1тосохр,1нение

Файл

Главная

АЗ

V

U

М еню

:

8 9 "
Всrавка

Моде11ьмн ..

Рисование

/х

Разметка страницы

Формулы Данные Рецензирование Вид Автоматизировать РазработС

о

з l сvмма по столбцу Всего jнаsвания столбцов
S

-~

8

Сумма по столбцу Всего

А

4

Р Поиск

v

На111ания строк

А~стивные

9S1,32

2023
2024
1762,65 1661,42

Общий итог

SS,89
24,97
274,41 124,53
1S9,S6 163,SS
60,92
8,95
1S0,63 165S,84
S,99
99,82
618,65 941,25
1411,86 1108,S
11,98 106,77
91,87 3S2,31
S,99

SS,89
24,97
940,54
761,43
465,29
1882,2S
105,81
1834,57
3S39,2S
118,7S
1003,26
S,99
11107,68
7329,31
4414,S6
37964,94

4375,39

Выберите
.IVIJt

001111

добав11ени11 в

V

Х

Перетащите поля в

Все

нужную об.nасrь:

"

2022

Западный

Поля сводной таблицы

~
{о} ., 1 -

[

Фильтры

Северный
Вермонт

Делавэр
Коннекти1<ут

10
11
12

S41,6
438,32
39S,42
75,78

Массачусетс

Мэн
Мэриленд

13

Нью-Гзмnwир

14
15
16
17
18
19
20

Нью-Джерси

274,67

Нью-Йорк

Ottpyr

1018,89

Колумбия

Пенсильвания

S59,08

Род-Айленд
ТихоокеанскиА

3557,94

3915,88 3633,86

ЦентральныR

1647,68

2282,82 3398,81

21

Южный

22
23
24
2S
26

Общий итог

1019,33 1S7S,08 1820,1S
10480,03 12332,21 15152,7

J5)

lo,

J

~;Jз.ка:tы
D Но1,11ер эаКс1эг~
Датаэакг~за

] 1D

покуnате1111

1

Столбцы

Год

О Товар
О Цена эа единицу

О Количество

Строки

■ Всеrо

Регион

11 Год

Название штата

> т~покуnатепи
J

I; ЗначениА

mJ Реrноны

Сумма по сто11бцу Вс._

Штат

..

11 На~еание wт•т•
■ Реrнон

27

28
Заказы

Готоео

~

Лист2

Лист l •••

+

:

Рис.

Оt11ожит

◄-

II!I

~ Cneц1W111 1oнw. 80) Можноnи: nроир-.т• ~м•о-~ции

111

1!!]

27.34. Сводная таблица, созданная с помощью модели данных

Итак, мы создали сводную таблицу на основе трех таблиц. Осталось отформатиро­
вать ее . Вы можете задать параметры, соответствующие вашим запросам. Если же

вы хотите, чтобы таблица выглядела в точности так, как в файле Модель данных. xlsx,
сделайте следующее,

1.

Добавьте срезы . Выберите команду Анализ сводной таблицы ► Фильтр ► Вставить
срез. Откроется диалоговое окно Вставить срез. Перейдите в нем на вкладку Все
и установите флажки Товар и Рассылка,

2.

Отформатируйте срезы . Щелкните на срезе Рассылка правой кнопкой мыши

и в контекстном меню выберите команду Размер и свойства . Откроется панель
задач Формат среза. В разделе Положение и макет группы Макет установите значение
параметра Число столбцов равным

3.

2,

Отформатируйте числовые значения. Щелкните на любом числе в сводной

таблице правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Чис­
ловой формат. Откроется диалоговое окно Формат ячеек. В списке Числовые фор­

маты выберите значение Числовой, укажите число десятичных знаков равным

2

и установите флажок Разделитель групп разрядов.

4.

Добавьте промежуточные итоги по регионам. В сводной таблице щелкните на
любом из названий регионов (например, Центральный) правой кнопкой мыши

ГЛАВА

668

27

Анализ данных с помощью сводных таблиц

и в контекстном меню выберите команду Параметры поля. Откроется одноименное
диалоговое окно. На вкладке Промежуточные итоги и фильтры установите пере­
ключатель Итоги в положение автоматические.

5.

Добавьте пустые строки между регионами. В том же диалоговом окне Параметры
поля на вкладке Разметка и печать установите флажок Пустая строка после каждой
подписи.

На рис. 27.35 показана полностью отформатированная сводная таблица для этого
примера.

А

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Сумма по столбцу Всего Названия столбцов
Названия строк

28
29

D

Е

•

F

2023

2024 Общий итоr

97,68

5,99
147,57

359,15
31,97
66,87
280,50
61,83
5,99
855,11

5,99
604,40
31,97
210,50
350,29
672,16
58,82
2 441,26

1661,42

4 375,39

24,97
541,60
274,41
124,53
438,32
159,56
163,55
395,42
8,95
60,92
75,78
150,63 1 655,84
5,99
99,82
274,67
618,65
941,25
1018,89 1411,86 1108,50
11,98
106,77
559,08
91,87
352,31
5,99

55,89
24,97
940,54
761,43
465,29
1 882,25
105,81
1834,57
3 539,25
118,75
1003,26
5,99

ложь

Канзас
Колорадо
Монтана

Небраска

107,69

Нью-Мексико

Оклахома

Северная Дакота
Техас

Западный Итоr

35,94
69,79
182,88
427,45
52,83
563,07 1 023,08
9S1,32

------

✓✓✓-

Рассылка

2022

- Западный

13

14
15
16
17
18
19
20
21
1 22
23
24
25
26
27

с

в

1 762,6S

'7

ИСТИНА

Товар

✓-

✓✓-

?

Мицеллярная вода

Северный
Вермонт

55,89

Делавэр
Коннектикут
Массачусетс
Мэн
Мэриленд
Нью-Гэмпшир

Нью-Джерси

Нью-Йорк
Округ Колумбия

l

Пенсильвания

Род-Айленд

Северный Итоr

Рис.

3 303,76

2 795,78

4 638,46

10 738,00

27.35. Отформатированная сводная таблица с двумя добавленными срезами

СОВЕТ

После создания сводной диаграммы с помощью модели данных сводную табли1{у
можно преобразовывать в формулы. Это удобно , если вам нужна та же итоговая
информация, но она должна обновляться автоматически, а не обновлять сводную
таблицу. Выберите любую ячейку в сводной таблице и выполните команду Анализ
сводной таблицы ► Вычисления ► Средства OLAP ► Преобразовать в формулы. Сводная таблица
заменится ячейками с формулами. В них, в свою очередь, используются функции

КУБЭЛЕМЕНТ и КУБЗНАЧЕНИЕ. Диапазон больше не будет сводной таблицей, однако при
изменении данных формулы станут обновляться.

Глава

28

АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ
СЦЕНАРИЕВ «ЧТО ЕСЛИ»

Одна из наиболее интересных возможностей

Excel -

создание динамических мо­

делей. В такой модели используются формулы, которые мгновенно пересчитывают
результат при изменении исходных данных. Когда вы систематически изменяете

значения в ячейках и наблюдаете за эффектом в определенных ячейках формулы,
вы выполняете анализ вида 4ЧТО если~>.

Анализ 4ЧТО если~>

-

это процесс получения ответов на вопросы вида: 4Что про­

изойдет, если процентная ставка кредита поднимется до
если цену на продукцию поднять на

7,5 %?i>

или 4Что будет,

5 %?i>.

Если вы правильно настроите рабочий лист, то получить ответы на такие вопросы
будет просто: достаточно ввести новые значения и изучить результат расчетов.
А если вы не знаете, какие вопросы задать, то

Excel

может проанализировать дан­

ные и предложить способы их обобщения. Программа предоставляет полезные
инструменты, которые помогут вам в проведении анализа.

Пример анализа «что если»
На рис. 28.1 показан простой рабочий лист, на котором рассчитывается ипотечный
кредит. Перед нами две таблицы: для ввода исходных данных и для отображения
результатов (с формулами).

!ODQ Этот пример доступ~н для скачивания, файл называется Ипотечный кредит.хtsх.
С помощью первой таблицы можно легко ответить на следующие вопросы.

• Что, если я смогу договориться о более низкой цене на недвижимость?
• Что, если кредитор требует внести первоначальный взнос в размере 20 %?
• Что, если я смогу получить ипотечный кредит сроком на 40 лет?
• Что, если процентная ставка вырастет до 20 %?
Получать ответы на все эти вопросы можно, просто вводя различные значения

в ячейки диапазона С4:С7 и наблюдая за результатами в ячейках С10:С13. Разумеется,
вы можете одновременно изменять любое количество исходных значений.

670

ГЛАВА

28

Анализ данны х с помощью сценариев « что если »

С

В

А

Рабочая таблица ипотечного кредита

1
2

Вводные данные

3

4

Стоимость покупки:

5

Первоначальный взнос:

6

Срок кредита (месяцев) :

3 855 000,00 11
10%
360
3,10%

Процентная ставка (годовых):

7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Результаты расчета

3 469 500,00 11
14 815,3311
5 333 520,23 11
1 864 020,23 11

Сумма кредита:

Ежемесячный платеж :
Общая сумма платежей :

Общая сумма процентов:

Рис.

28.1. Верхняя таблица

предназначена для ввода данных,

на основании которых рассчитываются результаты

Не используйте в формулах жестко заданные значения
На примере расчета ипотечного кредита понятно, что любую таблицу следует создавать
так, чтобы вносить в нее изменения было максимально удобно и просто. Возможно, самое

главное правило проектирования рабочих таблиц должно звучать так:
Не стоит использовать в формулах жестко заданные значения. Вместо этого
лучше вводить исходные значения в отдельные ячейки, а в формулах указывать
ссылки на них.

Термин «жестко заданные значения» подразумевает использование в формуле обычных
чисел или констант, а не ссылок на ячейки. В формулах из примера с ипотечным кредитом
используются только ссылки на ячейки, а не конкретные числовые значения .

360 (срок погашения кредита) как
Cll (см. рис. 28.1 ), а не ссылаться на зна­

Например, можно было бы использовать значение
аргумент функции ПЛТ, находящейся в ячейке

чение в ячейке Сб. Использование ссылки, а не фиксированной константы дает два пре­
имущества. Во-первых, мы будем точно знать, какое значение используется в формуле.

То есть не придется читать формулу, чтобы посмотреть значения, так как они все перед
нами. Во-вторых, легче вносить изменения: ввести новое значение в ячейку гораздо

проще, чем редактировать формулу.
Конечно, если речь идет только об одной формуле, то проблем не будет и при указании
в ней сразу нужных чисел. Но представьте, что произойдет, если значения жестко заданы

в нескольких сотнях формул, распределенных по всему рабочему листу.

Типы анализа «что если»

671

Типы анализа «что если»
Безусловно, в

Excel можно создавать гораздо более сложные модели, чем показанная

в предыдущем примере. Есть три способа выполнения анализа «что если».

•

Проведение анализа вручную. Вводите новые значения в исходные ячейки

и наблюдайте за изменением результатов в ячейках с формулами.

•

Создание таблиц данных. Создайте таблицу, в которой будут отображаться
результаты вычислений при систематическом изменении значений одной или
;щух исходных ячеек.

•

Использование диспетчера сценариев. Создайте именованный сценарий и гс-

11ерируйте отчеты, используя структуру или сводные таблицы.
Далее мы рассмотрим их более подробно.

Проведение анализа «что если» вручную
Этот способ нс требует долгих объяснений. Его демонстрирует, в частности, при­
мер в начале главы. Для анализа «что если» вручную нужны одна ячейка или

несколько, куда мы будем вводить значения, а затем ссылаться на них в одной
ячейке с формулой или нескольких. Изменяя значения в исходных ячейках ввода,

мы можем наблюдать за реэультатами вычисления формул. Можно распечатать
рс:Jультат на бумаге или сохранить каждый набор исходных данных в новой
рабочей книге.
Аналиэ «что сели» вручную выполняют чаще всего, причем большинство пользова­
телей могут даже не догадываться о том, что используют его. В то же время полезно
знать и о других вариантах.

ПРИМЕЧАНИЕ
Если ячейки для ввода значений располагаются нс рядом с ячейками, содержащими
формулы, то отслеживать результаты вычислений можно с помощью Окна контроль­
ного значения (см. главу

3).

Создание таблиц данных
Другой вид анализа «что если» подразумевает использование таблиц данных - ди­
намического диапазона ячеек, в котором выполняются определенные вычисления

по формулам на основе значений из исходных ячеек. Создать таблицу данных
очень легко, однако есть некоторые ограничения по работе с ней. В частности, она
может одновременно работать только с одной или двумя исходными ячейками. Это
ограничение станет понятнее, если рассмотреть пример.

6 72

ГЛАВА

28

Анализ данных с помощью сценариев «что если»

ПРИМЕЧАНИЕ

С помощью диспетчера сценариев, который будет описан в разделе "использование
диспетчера сценариев~> далее в главе, можно создать отчет на основе любого коли­
чества ячеек ввода и яче ек с результатами.

Не путайте таблицу данных со стандартной таблицей Excel, которую можно создать
командой Вставка ► Таблицы ► Таблица. Это два совершенно разных объекта.

Создание таблицы данных с одним входом
В таблице данных с одним входом отображаются результаты расчетов по одной или
нескольким формулам для различных значений одной ячейки ввода. На рис.

показана схема такой таблицы. Создавать ее придется вручную, поскольку в
нет инструмента, который позволил бы сделать это автоматически.

Не используется

---+

+-

28.2
Excel

Формулы
или ссылки

на ячейки
с формулами

Результаты расчетов

для таблицы
с одним входом

i

Значение одной исходной ячейки

Рис.

28.2. Схема таблицы данных с одним входом

Таблицу можно разместить в любом м есте рабочего листа. В левом столбце содер­
жатся различные значения для одной исходной ячейки. В верхней строке

-

ссылки

на ячейки с формулами, по которым рассчитывается результат . (Сами формулы
могут находиться в другом месте.) Можно использовать одну ссылку на формулу

или несколько . Левая верхняя ячейка таблицы не используется ( остается пустой).
Excel рассчитывает формулы для каждого из значений в исходной ячейке и по­
мещает результат в соответствующий столбец (в ячейку, которая находится под
ячейкой с формулой или со ссылкой на нее).

В примере ниже используется рабочий лист для расчета ипотечного кредита ( см. пре­
- создать таблицу данных, в которой
будут показываться значения, рассчитанные по формулам второй таблицы (Сумма

дыдущий раздел). Цель этого упражнения

кредита, Ежемесячный платеж, Общая сумма платежей, Общая сумма процентов), при из­

менении процентных ставок от

2,75 до 4,75 % с

шагом

0,25 %.

Ш□у Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Ипотечный кредит.хlsх.

673

Типы анализа «что если»

На рис.

28.3

показана заготовка таблицы данных. В строка 3 содержатся ссылки на

ячейки с формулами. Например, в ячейке FЗ находится формула =С10, а в ячейке

GЗ

-

формула =Cll. В строке

2 размещены

заголовки столбцов, которые не явля­

ются частью таблицы. В столбце Е приведены все варианты исходных значений
(процентных ставок), которые будут использоваться при расчетах.

А

В

С

G

D

Рабочая таблица ипотечного кредита
Сумма кредита

Платеж в мес.

3 469 500,00,

Вводные данные

14 815,33

Р

Итого ,оплатить

S 333 SZ0,23

Р

Итого процента~

1 864

020,ZЗ Р

3 855 000,00 Р
10%

Стоимость nокуnни:

Первоначальный взнос:
Срок нредита {месяцев):

360

Процентная ставка (годовых):

3,10%

Реsульцты расчел

10

Сумма нр@дита:

11
12

Общая сумма платежей:

13

Общая сумма процентов:

469 500,00
14 815,33
5 333 520,23
1 864 020,23

З

Ежемесячный платеж :

Рис.

Р

Р
Р
Р

28.3. Подготовка к созданию таблицы данных с одним входом

Чтобы создать таблицу, выделите диапазон ячеек (в данном случае ЕЗ:112) и вы­
берите команду Данные ► Прогноз ► Анализ "что если" ► Таблица данных. О,кроется
диалотвое окно Таблица данных (рис.

А

В

С

28.4).

О

Рабочая таблица ипотечного кредита
Сvммо коедито
Э

Ваодные ~нные

3 sss 000,00 Р

Стоимость nонуnки ·

Первоначальный в,нос:

10%
360

Срок кредита (месяцев) :
Процентная стае~са (годовык}:

З,10%

10
11
11
13
14

Сумма кредита:

Ежемесячный n11атеж :

Р

Итого ,аплаmиmь

5 333 520,23 Р

Итого пооцентоs

1 864 020,23

Р

1

~ _з._s°"
-----х

3 469 5oo,i ПОА<11М1ПЬ IН8чени~ 00 (!.Q,'16ц81о1.

t

14 815,

Общая сумма n11атежей :

5 3]3 520 , 1 Под,та111~11о

Обща,~ сумма nроцентое:

1 864 020,!

t

~н•ченк" оо CtQOdм •

(Ж

15

Рис.

s мес

14 815,33

2,75%
3,00%
3,25%

Таблица Дl!IHHlolX

Ре,v11ьт1ты р1ечет•

Платеж

469 500,00 f

°'"""

28.4. Диалоговое окно Таблица данных

Поскольку варианты процентных ставок собраны в левом столбце таблицы данных,
поместите адрес или имя исходной ячейки (у нас это С7) в поле Подставлять значения
по строкам в. Введите в это поле С7 или щелкните на ячейке С7. Поле Подставлять зна­

чения по столбцам в оставьте пустым. Нажмите кнопку ОК, и
результатами вычислений (рис .

Excel заполнит таблицу

28.5).

ВНИМАНИЕ

При выполнении команды Таблица данных содержимое буфера отмены команд

Excel

удаляется. Поэтому отменить операции, выполненные до использования этой

команды , будет невозможно .

6 74

ГЛАВА

28

Анализ данных с помощью сценариев « что если »

в

А

с

G

D

н

Рабочая таблица ипотечноrо кредит~
Сумма~иmо
Ваодные ,ц.нные

4

Стоимость nокуnки:

3 855 000,00

5

П~еонача11ьный е:tнос:

б

ером кр4!р.Ита (меащев):

r

~

""'
360

Процентная C'Тiilaкa (годовых)·

.
§

3,10%

~
е

Ре3у11ьnты Р•~еп

Ежемеа~чный матеж:

12

Общая сумма матежей;

13

Обща11 сум,,.а nроцентое·

Рис.

~

3 469 500,00 Р
14 815,33 Р
S 333 520,23 Р
1 864 020,23 Р

Сумма кредита

11

l

1,75"
3,00%
3,15%
3,50%
3,7S%
4,00%
4,25"
4,50%

3 469 S00,00 r
З 469 500

4,75"

Ллоmежемес

Hm~ эоплотиmь

14 815,33 r
Р

3 469 soo,
3 469 soo,
3 469 500 Р
З 469 500 Р
3 469 S00 Р
3 469 500 Р
3 469 500 Р
3 469 500 Р

S 333 SZ0,13 f

14164
14 628

Р

5099014Р

Нmою проценmое

1 864 010,23 r
1 629 S14
1 796419

Р

Р

52б5919Р

15 099 Р
15 sso,
16 068 Р
16 564 Р
17 068Р

S 435 814 Р
S 608 658 Р
S 784 406 Р
S963013P
б144428Р

2б74928Р

Р

б328601Р

Р

6 515 480 Р

2 859101
3 045 980

17 579
18 099

Р

19бб314Р

2 139158

Р

2314906Р

2 493 513

Р

Р
Р

28.5. Результаты вычислений для таблицы данных с одним входом

С помощью этой таблицы можно проанализировать <<стоимость>> кредита при раз­
ных значениях процентной ставки. Обратите внимание: сумма кредита ( столбец

F)

остается неизменной . Это связано с тем, что формула в ячейке С10 не зависит от
размера процентной ставки (изменяемый параметр).

Если поместить табличный курсор в любую ячейку результатов, то в строке формул
можно увидеть не обычную, а многоячеечную формулу массива:
{=ТАБЛИЦА(;С7)}

Многояч еечная формула массива

-

это формула, которая может вычислять :значе­

ния в нескольких ячейках сразу (см. главу

10). Поскольку в таблице ис110л~,зуются

формулы, Ехсе\ обновляет созданную таблицу данных, если вы меняете ссылки на
ячейки в первой строке или процентные ставки в первом столбце .
ПРИМЕЧАНИЕ

Таблицу данных с ол,ним входом можно расположить вертикально (как в нашем
примере) или горизонтально. Если вы размещаете значения, связанные с исходной
ячейкой, в строке, то в л,иалоговом окне Таблица данных введите сс ылку на эту яч ейку
в пол е Подставлять значения по столбцам в .

Создание таблицы данных с двумя входами
Как следует и з названия, таблица данных с двумя входами позволяет получить ре­
зультаты расчетов при иэмснении двух входных параметров. Схема такой таблины
11оказана на рис.

28.6. Она

выглядит почти так же, как и таблица с одним входом,

но имеет одно существеююе отличие: в ней можно вывести результаты расчетов

только

110 одной

формуле .

В верх н ей строке таблицы данных с одним входом можно разместить любое ко­
личество формул или ссылок на них . В верхней строке таблицы с двумя вхолами
содержатся значен ия на основе второй исходной ячейки. В левую верхнюю ячейку

можно пом естить единстве нную формулу или ссылку на нее.

Используя рабочий лист для расч ета ипотечного кредита, создадим табл и ну данных
с двумя входами, которая будет выводить резул ьтаты вычислений по какой-либо
формуле (например, расчет ежемесячного платежа) 11ри различных комби11а11иях
;1вух исходных значений

( например, процентной ставки и

первоначального ю11оса).

Типы анализа «что если»

675

Чтобы увидеть, как измен ение исходных значений влияет на результаты вычис­
лений по другим формулам, можно создать несколько таблиц данных

-

по одной

для каждой используемой формулы.
Формула или ссылка
на ячейку с формулой

i

.___

Значения для исходной
ячейки №

2

Результаты расчетов

для таблицы
с двумя входами

i

Значения для исходной
ячейки №

1

Рис.

28.6. Схема таблицы данных с двумя входами

Чтобы продемонстрировать работу таблицы данных с двумя входами, возьмем
рабочий лист, показанный на рис. 28.7. Здесь мы будем анализировать эффектив1юсть рекламной кампании с рассылкой буклетов по почте. Для этого рассчитаем
чистую прибыль.

шоу Этот пример под названием Прибыль от рассылки.хlsх доступен для скачивания.
в

А

1

с

Прибыль от почтовой рассылки

2
Вводная информация

з

4

Количество разосланных буклетов :

5

Процент ответов:

275

ООО

2,50%

6

7
8
9
10

Рис.

Параметры

Расходы на печать за единицу:
Расходы на рассылку за единицу:
Заказы :

0,151-'
0,281-'
6875,001-'

11

Прибыль за заказ:

12

Общий доход:

127 187,50 1-'

13
14

Расходы на печать и рассылку:

118250,001-'

Чистая прибыль :

28.7. Таблица для

18,501-'

8937,501-'

расчета эффективности рекламной кампании

676

ГЛАВА

28

Анализ данных с помощью сценариев «что если»

В этой модели используются две ячейки ввода: количество разосланных буклетов

и предполагаемый процент ответов (см. таблицу Вводная информация). Таблица Па­
раметры содержит следующие строки.

•

Расходы на печать за единицу. Стоимость печати одного рекламного буклета. Изме­
няется в зависимости от количества:

• 0,20 руб. • О, 15 руб. • 0,10 руб. -

при тираже не более

200 ООО экземпляров;
200 001-300 ООО экземпляров;
при тираже свыше 300 ООО экземпляров.
при тираже

Для расчета стоимости печати одного буклета (в зависимости от количества)
используется следующая формула:
=ЕСЛИ(С4<200000;0,2;ЕСЛИ(С4<300000;0,15;0,1))

•

Расходы на рассылку за единицу. Фиксированны и составляют

0,28

руб. за один

буклет.

•

Заказы. Предполагаемое количество ответов с заказами. Определяется в зависи­

мости от предполагаемого процента ответов и количества разосланных буклетов.
Рассчитывается по следующей формуле:
=С4*С5

•

Прибыль за заказ. Фиксированное значение. Компании известно, что за каждый

заказ она получит

•

18,5 руб. дохода.

Общий доход. Вычисляется по простой формуле: доход, полученный от одного
заказа, умножается на количество заказов:

=C10*Cll

•

Расходы на печать и рассылку. Суммарные расходы на рекламу, в которые входит стои­

мость печатных материалов и почтовых услуг. Формула для расчета будет такой:
=С4*(С8+С9)

•

Чистая прибыль. Разница между общим доходом и расходами. Рассчитывается
по следующей формуле:

=(12-(13
Если вводить разные значения в исходные ячейки, то можно увидеть, что сумма

чистой прибыли будет меняться, иногда даже становясь отрицательной, что говорит
о потенциальных убытках.
На рис.

28.8 показан макет таблицы данных с двумя входами, которая позволит вы­

числять чистую прибыль при разных значениях количества разосланных буклетов
и предполагаемого процента ответов. Таблица располагается в диапазоне B17:J27.
В ячейке В17 содержится формула, которая ссылается на ячейку Чистая прибыль:

=(14

Типы анализа «что если»

в

А

с

D

Е

677

н

G

Прибыль от почтовой рассылки
Вводная информация

Количество разосланных буклетов:

4
5
6
7
8
9
10
11
12

275 ООО
2,50%

Процент ответов:

Параметры

0,15
0,28

Расходы на печать за единицу:

Расходы на рассылку за единицу:

Прибыль за заказ:

Общий доход:

13

Расходы на печать и рассылку :

Чистая прибыль :

Р

6 875,ООР
18,50 Р
127 187,50 Р
118 250,00 Р
8 937,50 Р

Заказы:

14

Р

ф

15 о
Е
16
~
17 ~
18 !,
.о
:t:
19 :t:
20 3
о
21
22 а.
о
23
24
::,
25 :§
26
27

Процент ответов

"

8 93711

1,S0%

1,7S%

2,00%

2,2S%

2,S0%

2,75%

3,00%

3,2S%

100 ООО
12S ООО

"
""'

1S0 ООО

ф

s..,.

"
__,

.17S

ООО

200

ООО

22S

ООО

2S0
27S

ООО

300
32S

ООО

ООО

ООО

Рис.

28.8. Подготовка данных к созданию таблицы с двумя входами

Чтобы создать такую таблицу данных, сделайте следующее.

1.

В диапазон

C17:J17 введите

возможные значения процента предполагаемых от­

ветов. В нашем примере это значения от

2.

1,5 до 3,25 % с шагом 0,25.

В диапазон В18:В27 введите предполагаемые значения количества разослан­

ных буклетов. В нашем примере это значения от
гом

3.
4.

100 ООО до 325 ООО

штук с ша­

25 ООО.

В ячейку В17 введите =С14 .

Выделите диапазон В17:J27 и на ленте выберите команду Данные ► Прогноз ► Анализ
"что если" ► Таблица данных. Откроется диалоговое окно Таблица данных.

5.

В поле Подставлять значения по столбцам в введите адрес ячейки

CS ( предполагаемый
- адрес ячейки С4

процент ответов), а в поле Подставлять значения по строкам в

(количество разосланных буклетов).

6.

Нажмите кнопку ОК.

На рис.

28.9

Excel заполнит таблицу данных.

показан результат. Как видите, большинство комбинаций значений

предполагаемого процента ответов и количества разосланных буклетов чреваты
убытками .

678

ГЛАВА

Анализ данных с помощью сценариев «что если»

28

в

А

с

2
3
4
5
6
7
8

Расходы на печать за единицу :

9

Расходы на рассылку за единицу :

н

Вводная информация
Количество разосланных буклетов :

275 ООО
2,50%

Процент ответов :

Параметры

0,15 Р
0,28 Р
6 875,00 Р
18,50 Р
127 187,50 Р
118 250,00 Р
8 937,50 Р

Заказы :

10
11
12

Прибыль эа заказ :
Общий доход:

lЗ

Расходы на печать и рассылку:

14

Чистая прибыль:

15

G

D

Прибыль от почтовой рассылки

1

ф

о

Е

16 ~
~
17 ~
18 ~~
19 ~~
о
20
о
21 ~
22 а.
о
23
24
::,
25
26
27

Процент ответов

8 91

s

100

ООО

12S

ООО

1S0000

17S ООО
200 ООО
225 ООО
2S0000
275 ООО
300000
32S ООО

ф

~

]

Рис.

r

1,75%

1,50%

-20 250 Р
-25 313 Р
30 375 Р
35 438 Р
30 500 Р
34 313 Р
-38 125 Р
-41938 Р
30 750Р
($33 313)

2,50%

2,75%

3,00%

3,25%

.1 О<Ю Р 63
1 51 Р
19 :>З.1 Р 1З 7'i0 Р
7 969 Р 2188;>
-23 438 Р 16 500 Р -9 563 i' 2 625 Р
-27 344 Р -19 250 Р -11156 Р 3 063 Р
·21 250 Р 12 ООО Р 2 750i' 6500Р
-23 906 i' 13 500 Р 3 094 ;> 7 312 Р
-26 563 i' 15 ООО Р 3 438 Р 8125 Р
-29 219 i' 16 5('() Р -3 '8.1.Р 8 937 Р
16 875 Р 3 ОООР 10 875 Р 24 750 Р
($18 281) ($3 250) $11 781 $26 813

Z,00%

2,25%

2 875 i'
3 594 Р
4 312 Р
5 031 Р
15 750 Р
17 719 Р
19 688 Р
21656 Р
38 625 Р
$41844

7 500Р
9 375 Р
11 250 Р
lЗ 125 Р
25 ООО Р
28125 Р
31 250 Р
34 375 Р
52 500 Р
$56 875

12 125 Р
15 156 Р
18188 Р
21 219 Р
34 250 Р
38 531 Р
42 813 Р
47 094 Р
66 375 Р
$71906

15 625

..

28. 9. Результаты анализа, выполненного с помощью таблицы данных с двумя входами

Как и таблица с одним входом, эта таблица является динамической. Можно изменить
формулу в ячейке В17 так, чтобы она ссылалась на другую ячейку с формулой (на­
пример, Общий доход) . Кроме того, можно ввести новые исходные значения Расходы

на печать за единицу и Прибыль за заказ. При любых подобных изм енениях значения
в таблице данных будут пересчитаны автоматически.

Использование диспетчера сценариев
Как видите, таблицы данных эффективны, 110 у них есть несколько ограничений .

•

Одновременно можно изменять только одну или две исходные ячейки.

•

Процесс создания таблицы данных не всегда интуитивно понятен.

•

Таблица с двумя входами показывает результаты расчетов только по одной
формуле. Для других формул нужно будет создавать дополнительные таблищ,1 .

•

Во многих ситуациях нас интересует несколько итоговых показателей, а не целая

таблица, в которой отображаются все возможные результаты для двух исходных
значений .

Диспетчер сценариев позволяет автоматизировать некоторые шаги анализа <<что

если,> . С его помощью можно создать несколько наборов исходных данных (здесь
они называются иаменяемыми ячейками) для любого количества переменных

Типы анализа «что если»

6 79

и присвоить имя каждому набору. Затем можно выбрать определенный набор
данных по имени, и

Excel

выведет результаты анализа этих данных на отдельном

листе. Кроме того, можно создать итоговый отчет, где будет показан результат под­
становки различных комбинаций исходных значений . Такой отчет может иметь вид

структурированной или сводной табли1~ы.
Рассмотрим пример. Предприятие изготавливает и продает некие товары, причем

прогноз объема их продаж зависит от нескольких факторов. Определим три сцена­

рия: для оптимистического, пессимистического и наиболее вероятного вариантов
развития событий. Затем присвоим им названия. После этого можно будет легко
переключаться между ними, выбирая соответствующие названия в списке. Про­
грамма будет автоматически подставлять нужные данные на рабочий лист и пере­
считывать формулы.

Определение сценариев
Итак, у нас есть рабочий лист с исходными данными о проиэводстве (рис.

в

А

D

Переменные затраты

1

2 Стоимость рабочего часа
3

с

28.1 О).

30

Стоимость материалов

57

4
5
Товар А

6
7

Часов на единицу

8

Материалов на единицу

9 Себестоимость производства
10 Прайс-цена
11
12

Выручка за единицу

Товар Б

Товар В

12

14

6
702,00 11

9

14

933,00 11

1518,0011
2 195,00 11

795,00 11

Количество произведенных единиц

93,0011
36

13 Общая прибыль на единицу товара

3 348,00 fl

1295,0011
362,0011
18
б

516,00 fl

24

677,0011
12
8124,00 fl

14
15 Итого прибыль

Рис.

17 988,00 f?

28.1 О. Рабочий лист с исходными данными

l□DV Этот пример под названием Сценарии производственной модели .хlsх доступен для скачивания.
На этом рабоч е м листе две ячейки с исходными данными : стоимость рабочего ч аса
(ячейка В2) и стоимость мате риалов (яч ейка ВЗ) . Предприятие и з готавливает три

вида товара, и произ водство каждого из них требует раз ного количества м атериала
и врем е ни .

Формулы вычи сляют общую прибыль по каждому товару ( строка

13) и суммарную

прибыл ~, (ячейка В15) . Допустим, вы руководитель и пытаетесь спроrноз ировап,

11рибыл1, в сл едующем году, при этом точно н е эн ая, ка кими будут стоимость мате ­
риалов и рабочего часа, поэтому предполагаете три сценария (табл.

28.1 ).

ГЛАВА

680
Таблица

28

Анализ данных с помощью сценариев «что если»

28.1. Три сценария для

производственной модели

Сценарий

Стоимость рабочего часа (руб.)

Стоимость материilllов (руб.)

Оптимистический прогноз

30

57

Пессимистический прогноз

38

62

Наиболее вероятный прогноз

34

59

В первом (оптимистическом) сценарии стоимость рабочего часа и материалов наи­
меньшая. Во втором (пессимистическом)

-

наибольшая. В третьем (самом веро­

ятном) используются промежуточные значения. Руководитель должен готовиться
к худшему, но его интересует, что произойдет при оптимистическом сценарии.

Для подобных случаев и используется диспетчер сценариев. Чтобы открыть его, вы­
берите команду Данные ► Прогноз ► Анализ "что если" ► Диспетчер сценариев. При первом
открытии окна вы увидите сообщение о том, что ни один сценарий не определен.
В дальнейшем в нем появятся названия добавленных сценариев.
СОВЕТ

Присваивать имеиа лучше как ячейкам с исходными значениями, так и всем ячейкам

с результатами, которые нужно анализировать. Excel использует эти имена в диа­
логовых окнах и генерируемых отчетах. Так можно облегчить анализ полученной
информации и сделать отчеты более понятными.

Чтобы добавить сценарий, в диалоговом окне Диспетчер сценариев нажмите кнопку
Добавить. Откроется диалоговое окно Добавление сценария (рис .

28.11 ).
х

Добавление сценария
J:iаэвание сценария
Оптимистически~ прогноз

Изменяемые ,ачейки

1

t

в~вз

Чтобы добавить несмежную изменяемую ,чейку, укажите ее при нажатой клавише ;,1
Примечание
Для руководителя

Защита

8

,:.апретить изменения

О скрыrь
ОК

Рис.

28.11. Создание нового сценария

Отмена

Типы анализа «что если»

681

Это окно содержит следующие поля.

•

Название сценария . Вы можете дать сценарию любое название.

•

Изменяемые ячейки. Здесь указываются ячейки с исходными данными для сцена­

рия. Можно ввести абсолютный адрес ячейки либо указать на нее. Можно также
ввести имя ячейки, если оно задано. Допускается указывать несколько ячеек,

не обязательно смежных. Если вы указываете несколько ячеек, то делайте это
11ри нажатой

Ctrl.

В каждом именованном сценарии можно использовать один

и тот же набор изменяемых ячеек или разные изменяемые ячейки . Количество
таких ячеек для одного сценария ограничено

•

Примечание. По умолчанию

Excel

32.

выводит здесь информацию о создателе сцена­

рия и дате создания. Но этот текст можно отредактировать, добавить новый или
вовсе удалить. Если присвоить сценарию понятное имя, то примечание может

и не понадобиться. Тем не менее некоторые сценарии могут быть такими слож­
ными, что дополнительная информация пригодится как создателю сценария,

так и всем, кто будет с ним работать.
Внизу диалогового окна Диспетчер сценариев есть также область Защита с двумя флаж­
ками. Они позволяют защитить сценарий от изменений и скрыть его. Установить

флажки можно только в том случае, если рабочий лист защищен и в диалоговом
окне Защита листа ( открывается командой Главная ► Ячейки ► Формат ► Защитить лист)
установлен флажок Изменение сценариев. Если защитить сценарий , его не смогут

из менять другие пользователи, а скрытый сценарий вообще не отображается в диа­
логовом окне Диспетчер сценариев .

В этом примере нужно определить три сценария, п еречисленные в табл.

28.1 . Изме­

няемыми ячейками являются Стоимость рабочего часа (яч ейка В2) и Стоимость мате­
риалов (ячейка ВЗ).

Заполнив поля диалогового окна Добавление
сценария, нажмите кнопку ОК. Откроется окно
Значения ячеек сценария (рис .

28.12),

в котором

х

Значения ячеек сценария

Введиrе значения кацой изменяемо~ 11чейки

будут перечислены поля для всех изменяемых

1

Hourly _laЬor_cost

зq

ячеек, определенных в предыдущем диалого­

z

Matenal_cost

S7

вом окне. Введите з начения для каждой ячейки
сце нария . Если вы нажмете кнопку ОК, то вер­

До§авить

ок

Отмена

нетесь в диалоговое окно Диспетчер сценариев ,
в котором теперь появится имя созданного

сценария. Если нужно создать еще несколько
сценариев, нажмите кнопку Добавить и повто­

Рис.

28.12. Диалоговое окно Значения
ячеек сценария

рите последовательность действий .

Отображение сценариев
О11ределив все сценарии, вы вернетесь в диалоговое окно Диспетчер сценариев, в ко­

тором появятся названия всех созданных на данный момент сценариев. Выберите
один из них, а затем нажмите кнопку Вывести (или дважды щелкните на названии

682

ГЛАВА

28

Анализ данных с помощью сценариев «что если»

сценария).

Excel подставит в изменяемые ячейки соответствующие значения, и на
рабочем листе будут вычислены результаты. Пример выбора сценария показан на

рис.

28.13.
х

Диспетчер сценариев
Сце.нарии ;

Пессимистический прогноз

Добавить ...

Наиболее ве,еоятный прогноз

1•1,Ф\!ФООФ1449Шi,И Ш/.t

~алить

изменить

..

О.Qъединить ...

Qтчет ...

$B$2 : SBSЗ
Для руководства

Рис.

28.13. Выбор сценария.

который необходимо вывести на экран

Использование элемента управления Сценарии
Этот элемент представляет собой раскрывающийся список, в котором перечислены все
заданные сценарии, что позволяет быстро запустить один из них. Странно, но этот по­
лезный инструмент не отображается на ленте. Но если вы часто используете диспетчер
сценариев, то можете добавить список Сценарии на панель быстрого доступа .

1.

Щелкните на панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и в контекстном меню
выберите команду Настройка панели быстрого доступа. Откроется вкладка Панель
быстрого доступа диалогового окна Параметры

2.

Excel.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Команды не на ленте.

3.

Прокрутите список вниз и выберите команду Сценарий.

4.

Нажмите кнопку Добавить.

5.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры

Excel.

Элемент управления Сценарии можно добавить и на ленту. Дополнительные сведения

о настройке панели быстрого доступа и ленты вы найдете в главе 8.

Изменение сценариев
Можно менять параметры созданных сц е нариев. Для этого сделайте следующее.

1.

Чтобы заменить одно или несколько значений для из меняемых ячеек сценария,
нажмите кнопку Изменить в диалоговом окне Диспетчер сценариев.

Типы анализа «что если))

2.

683

В раскрывающемся списке Сценарии выберите тот, который нужно исправить,
и 11ажмите кнопку Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение сценария.

3.
4.

Нажмите кнопку ОК. Откроется окно Значения ячеек сценария.

Внесите изменения и снова нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в окно Диспетчер
сценариев. Обратите внимание, что

Excel автоматически обновляет содержимое

поля Примечание: добавляет дату изменения сценария.

Объединение сценариев
При работе в команде может случиться так, что несколько пользователей создадут

на одном рабочем листе разные сценарии. Например, у отдела маркетинга, бухгалте­
рии и руководства компании могут быть совершенно разные мнения о том, какими
должны быть изменяемые ячейки.

Excel

позволяет легко объединить различные сценарии в одной рабочей книге. Пре­

жде чем делать это, убедитесь, что книга, из которой вы берете сценарий, открыта.

1.

Нажмите кнопку Объединить в диалоговом окне Диспетчер сценариев. Откроется
окно Объединение сценариев.

2.

В раскрывающемся списке Книга выберите книгу со сценариями, которые вы
хотите объединить.

3.

В списке Лист выберите нужный рабочий лист. Обратите внимание: по мере
того как вы будете проходить по этому списку, в нижней части окна Объединение
сценариев будет отображаться количество сценариев на каждом листе.

4.

Нажмите кнопку ОК. Вы вернетесь к предыдущему диалоговому окну, в котором

теперь выводятся имена добавленных сценариев.

Создание отчета по сценарию
На основе созданных сценариев можно сформировать итоговый отчет. Для этого
в диалоговом окне Диспетчер сценариев нажмите кнопку Отчет. Откроется окно От­
чет по сценарию.

В нем можно выбрать один из двух типов отчета.

•

Структура. Отчет будет сформирован в виде структурированной таблицы.

•

Сводная таблица. Отчет будет в виде сводной таблицы.

ШDQ О структурах рабочего листа и сводных таблицах рассказывается в главах 24 и 26 соответственно.
Тип Структура подходит для простых сценариев. Если же у вас много сценариев

с различными ячейками результата, то лучше выбрать сво;щую таблицу, так как
она обеспечивает большую гибкость.
Кроме того, в диалоговом окне Отчет по сценарию нужно указать ячейки, в которых

содержатся интересующие вас формулы. Для нашего примера с производственной

моделью и тремя вариантами сценария выберите B13:D13 и В15 (множественный выбор
ячеек), чтобы в отчете выводилась прибыль по каждому товару и общая прибыль.

ГЛАВА

684

28

Анализ данных с помощью сценариев «что если »

ПРИМЕЧАНИЕ
Диспетчер сценариев имеет существенное ограничение: в одном сценарии можно

использовать не более 32 изменяемых ячеек. Если вы попытаетесь указать больше,
то Excel выдаст сообщение об ошибке.

Когда вы зададите все необходимые параметры,
и поместит на него итоговую таблицу. На рис.

Excel создаст новый рабочий лист
28.14 показан отчет, сформированный

после выбора варианта Структура. Если изменяемым ячейкам и ячейкам результата

были присвоены имена, то они будут выведены в таблице. В противном случае будут
отображаться только адреса ячеек.

D

А

f

G

Структура сценария
Текущие значен1о1я

Пессимистический nporнo] Ha!llбo11ee вероятнь111 прогноз Оптимистический nporнo.

и,мен,~емые:

Стоимость рабочего ч1с,

б

стоим.осn материмое

30
57

38
62

34
59

30
57

1188,00 Р
5 184,00 Р
6 636,00 Р
13 008,00 Р

З 348,00 Р
6 516,00 Р
8 124,00 Р
17 988,00 Р

Реsульт1т:

Топр А_ПрибЫ/IЬ

9
10
11

тонр Б_Прмбыпь
тоаар в_nрнбыпь

Итого Прибыль

1Z

З 348,00 Р
6 516,00 •
8 124,00 Р
17 988,00 Р

-1188,00
3 690,00
4 980,00

Р

7 482,00

Р

Р
Р

13

Примечания: столбец "Теt<ущие ,начения" предстае.мет значения и,меняемык ячеек•

14
15
16
17
18
19

момент со,дания Итогоеого отчета по Сценарию . Иsменяемые ячейки дпя каждого
сценария выделены серым цеетом .

Рис. 2в . 1,. Отчет, созданный с использованием диспетчера сценариев

Анализ данных с помощью искусственного интеллекта
Инструмент

Excel Анализ данных (Analyze Data) использует искусственный интеллект

для анализа данных и предлагает способы их обобщения' . Кром е того, пользова­
тель может задавать вопросы о данных, используя естественный язык. Ранее это
средство наз ывалось Идеи .

Использование предложений
На рис.

Excet

28.15 показан фрагмент таблицы с данными о банковских счетах, открытых
Excel может выдать полезные

в течение месяца, Данные структурированы, поэтому
предложения.

1

Analyze Data

доступен для подписчиков

Microsoft 365

на английском, французском,

испанском , нем ецком , китайском и японском языках . В тексте мы приводим перевод

элементов интерфейса на русском языке , оставляя в скобках английский для удобства
работы читателей. - Примеч . ред.

685

Анализ данных с помощью искусственного интеллекта

с.

д

в

.,

Weekday

с

•

D
• AcctType

Amount

01.04.2025

тuesday

01.04.2025

Tuesday

3 539 Savlngs

1:

01.04.2025

Tuesday

10 461 Savlngs

01.04.2025

тuesday

6

01.04.2025

7

01.04.2025

8

2

• OpenedBy • Brэnch

1 ООО Checklng

Teller

Westslde

G
• CUstomer
New

NewAccts

Central

Teller

North County

Exlstlng

5 879 Checklng

NewAccts

Central

New

Tuesday

2 ООО IRA

NewAccts

Westslde

Existing

Tuesday

4 ООО Savings

NewAccts

Central

New

01.04.2025

Tuesday

5 302 CD

Teller

Central

Existing

Exlstlng

Exlsting

01.04.2025

Tuesday

6 314 Checking

Teller

Central

1:0
11

01.04.2025

Tuesday

9 247 Savlngs

Teller

Central

New

01.04.2025

тuesday

7756 CD

NewAccts

North County

Existlng

14 548 CD

NewAccts

Central

Eкisting

New Accts
NewAccts

Westslde

Exlsting

NorthCOunty

Existlng

12

01.04.2025

Tuesday

113

01.04.2025

Tuesday

14

01.04.2025

Tuesday

15

01.04.2025

Tuesday

5 957 Checklng

Teller

Westslde

New

16

01.04.2025

Tuesday

4113 Savings

NewAccts

Central

Exlstlng

3171 Checking
25

ООО

Savings

17

01.04.2025

Tuesday

9 010 Checking

Teller

Central

New

18

01.04.2025

тuesday

240 Checking

NewAccts

Central

Existlng

19

02.04.2025

Wednesday

124 Checklng

Teller

Central

Existing

Рис.

.

j

28.15. Банковские счета. открытые в течение месяца

Чтобы увидеть предложения

Excel, выделите любую ячейку таблицы и выполните
Analysis ► Analyze Data). Excel крат­
ко проанализирует данные, а затем отобразит панель задач Анализ данных (Analyze
Data) (рис . 28.16).

команду Главная ► Анализ ► Анализ данных (Ноте ►

В верхней части панели находится текстовое поле, в котором вы можете запросить

щшные. (О запросах мы поговорим в следующем подразделе. ) Ниже находится

ссылка Какие поля вас больше всего интересуют?

(Which fields interest you the most?).

Она позволяет выбрать нужные поля из ваших данных. Вы можете снять флажки

с нолей, которые вас не интересуют, чтобы сузить круг предложений
На рис .

28.17

Excel.

показан список полей для нашей таблицы данных.

В нижней части панели выводятся предложения

Excel по обобщению данных. Это

список сводных таблиц и диаграмм, которые, по мнению программы, могут вас
заинтересовать. Под каждым предложением находится ссылка. Если вы щелкнете

на ней, то вставите таблицу или диаграмму в рабочий лист. Кроме того, пройдя
по ссылке Полезно ли это?

(1s this helpful?), вы можете оставить отзыв о том, считае·
28.18 показан результат вставки одного из
Создан новый рабочий лист Предложениеl (Suggestion1), на который

те ли это предложение полезным. На рис.

предложений.

добавлены сводные таблица и диаграмма.

Из этого примера видно, что

Excel не отображает все возможные варианты сводной

таблицы, которые можно создать. Он определил, что больше всего было открыто
депозитов

(CD).

На самом деле программа не знает, что такое тип счета или сумма, но

искусственный интеллект может выявить взаимосвязи, даже не понимая контекст.

На панели задач Анализ данных

(Analyze Data) представлено ограниченное количе­

ство предложений . Однако внизу есть ссылка, которая позволяет расширить панель

и отобразить все доступные предложения.

ГЛАВА

686

Анализ данны х с помощью сценариев « что если »

28

Analyze Data

r~

а

Ask qu~t1on

х

_____________,

aЬout your d.!ita

Q Т otal Amount of North Courrty
Q

Тор З W tt'kday· Ьу tot•I Amount

Q

Show toUI Amour'!t' Ьу Dilte· as а line chart

~

WhlCh fit>lds inter6t)'OU

Analyze Data

х

'Amount Ьу 'AcctType' and 'Weelcday·
Sum of Amount Coiumn

Whкh

lаЬеЬ

Fndoy

Rowt"oels

Mondoy

т

Wedn~ay Tu~•Y

со

869863

570.640

581137

666669 5.

lnc.ludefields

Savings

347469

479426

CМ<k1ng

482816

288578

299292
219626

265 180 2..
199600 2.

18000

42645

77,377

25.000 4

0
0
0
0
0
0
0
0

IRA
Gr.tщfTotal

1.718.148 1.381.289

1. 177.432 1.156,4-49 1...

+ lnsert PivotTaьte
Amount Ьу 'W eekday·

·.......

Sum of Amount (M,l!ions)

l

fie!ds in~r~t you tM most?

...
Summo1rize value

(S..кtдll)

Date

Notavalue

Wukday

Not & v"lue

Sum

Amount

AcctTy~

Not" v,1lu~

Op,n<dBy

Not.1v,1I~

Br.1nch

Not,1-v.1lue

Customrr

Not" v,1lue

Ьу

.
.
.
.
.
.
.

,

*'*

"""""'
Рис.

Рис.

28.16. Панель задач Анализ данных
[Analyze Data]

28.17. Круг предлагаемых Excel вариантов

сужается, если снять флажок с названий тех
или иных полей

N27
н

D

Row Labels .1 Sum of Amount
3 CD
Sзvlngs

Checking
б

IRA

7 Grand Total

3,222,032

1,689,259
1,487,914

'АссtТуре':

CD has noticeaЫy higher 'Amount'.

CD

212,754
б,611, 9S9

10
11
12

,..

13
14

Amour,t

15
16

Рис.

28.18. Сводные таблица

и диаграмма, предлагаемые

Excel, помещаются

на новый рабочий лист

Запрос проанализированных данных
Пом имо предл оже ни я свод ных табл иц и диаграм м , инструмент ан ализа дан ных
поз в оляет задавать вопро сы о них н а естественном яз ы ке. Термин <<ес те ственный
язык» оз н ачает , что вам н е нужно з н ат ь с п еци ал ьны е клю ч евы е слова ил и с интакс и с,

Анализ данных с помощью искусственного интеллекта

как, например, при написании формул

Excel.

687

Вы можете просто ввести свои вопро­

сы так, как обычно говорите.

Под текстовым полем выводятся несколько запросов, предложенных
жете щелкнуть на любом из них, чтобы вставить его в поле. На рис.
панель эадач Анализ данных

Excel. Вы мо­
28.19 показана

(Analyze Data) после того, как пользователь щелкнул на
(Sort Customer Ьу Total Amount).

предложении Сортировать клиентов по общей сумме
На основе этого запроса

Excel

предлагает сводную диаграмму, где видна раэница

в суммах счетов постоянных и новых клиентов. Вы можете вставить предложен­
ную диаграмму , ввести новый запрос в текстовое поле или вернуться к исходным
результатам, нажав стрелку влево в начале поля.

В главе

26 мы использовали сводную таблицу, чтобы ответить на вопросы о данных
28.20 показаны результаты ввода первого вопроса На какую сумму ежедневно открывают новые вклады в каждом филиале? (What is the daily
total new deposit amount for each branch?).

банковского счета. На рис.

х

Analyze Data
~

Sort

'Customб' Ьу

х

t ~ Atnount'

Ou<stion
Soft 'Customer

Ьу

tot~I 'Amount

Showing total Amount

Ьу

Customer sort~ Ьу Amount n dea:nd1ng

Dfdef

'Amount

Showing totaJ Amount

......

·дmount· Ьу

Овtе

2022-04-1)1
2022-04-01
2022-04-01
2022-04-1)2
2022-04-02
2022-04-02
2022-04-04
2022-04-04
2022-04-04
2022-04-05

lnsert PrvotChart

fllot wмt you mont1 Т ry:
ot,J

Amou I

х

.......

Ьу 'Customeг·

Sum of Amount {М411ons)

+

Ana1yze Data

Ьу Amuu

Ьу

t 1nasc:ending

Ьу

•rкl

dl1e of o.te

date of ·oare· and

Br.1nch for

·вranch·

Branch
Central
Wests1de

North County
Central
Nonh County
Wests1de

North County
Central
Wests1de

North County

·cuлon~'

for ·customer' ·New'
Sum of Amount
61,275
8,721
16,190
44,932
22.049
7188
97,044
24,519
27.429
8,807

е

+ lns,rt
Рис.

28.19. Общие суммы

на счетах разных групп

Рис.

hlhi,h,

28.20. Использование анализа данных
для запроса данных

клиентов

Инструмент Анализ данных

New

(Analyze Data) повторяет вопрос, выделяя слова, которые,

по его мнению, являются значимыми, жирным шрифтом (например, ежедневно)
и зачеркивая непонятные (например, вклады) . Вы можете понимать, что сумма,
которую вы вносите при открытии нового счета, является вкладом, но этого слова

нет ни в заголовках столбцов, ни в данных, поэтому

Excel

его не понимает.

688

ГЛАВА 28

Анализ данных с помощью сценариев «что если»

Результаты не совпадают со сводной таблицей из главы

26. Основная разница в том,

что инструмент предлагает формулы, а не сводные таблицу или диаграмму. Еще

одно различие состоит в том, что Анализ данных

(Analyze Data)

суммирует только

те деньги, которые внесли новые клиенты. Из контекста вы знаете, что все эти бан­

ковские счета были открыты впервые и, следовательно, являются новыми. Но

Excel

этого не знает и ошибочно полагает, что нужны суммы только для новых клиентов.
Изменение запроса на На какую сумму ежедневно открывают счета по филиалам? (What
is the daily total amount Ьу branch) также не привело к появлению сводной таблицы.

Но удаление слов новые в'КЛады из запроса позволило получить более подходя­
щий результат. Непонятно, почему
а не сводную таблицу.

Excel

предпочитает сотни длинных формул,

Глава

29

АНАЛИЗ ДАННЫХ:

ПОДБОР ПАРАМЕТРОВ
И ПОИСК РЕШЕНИЯ

В предыдущей главе мы обсуждали анализ «что если»

-

процесс, позволяющий

отследить, как изменение исходных данных влияет на результат. В этой мы рас­

смотрим инструменты, позволяющие выполнить обратный процесс: поиск таких
исходных данных, которые при подстановке в формулы дают нужные значения
в ячейках результата.

Анализ «что если» наоборот
Рассмотрим следующий вопрос: «Каким станет общий доход, если продажи выра­

стут на 20 %?» Если рабочий лист создан правильно, то, изменив значение в одной
или нескольких ячейках, вы увидите, как изменится значение прибыли. В примерах
этой главы используется противоположный подход. Если вы знаете, каким должен

быть результат формулы,

Excel

может подсказать вам значения, которые нужно

ввести в одну или несколько исходных ячеек, чтобы получить этот результат.
Другими словами, вы можете задать вопрос типа «На сколько должны вырасти

продажи, чтобы мы получили прибыль в размере 12 миллионов рублей?,> Решить
Excel можно с помощью двух специальных инструментов.

эту задачу в

•

Подбор параметра. Определяет одно значение исходной ячейки, которое позволит
получить желаемый результат в ячейке результата.

•

Поиск решения. Позволяет определить значения, которые нужно ввести в не­

сколько исходных ячеек, чтобы получить желаемый результат.

Подбор параметра для одной ячейки
Концепция подбора параметра для одной ячейки довольно проста.

Excel отыскивает

значение в ячейке ввода, которое позволяет получить желаемый результат в ячейке

с формулой. В следующем примере показано, как это работает.

ГЛАВА

690

29

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

Пример подбора параметра
На рис.

29.1

показан рабочий лист с расчетом ипотечного кредита. На нем преду­

смотрены четыре ячейки для ввода параметров (С4:С7) и столько же

результатов (Cl0:ClЗ). В главе

28

-

для вывода

мы на таком же примере рассматривали выпол­

нение анализа <<ЧТО если,>, здесь же разберем противоположный подход. Вместо
того чтобы вводить различные значения исходных ячеек и оценивать резул1,тат
формул, позволим

Excel определить одно из исходных значений, которое приведет

к желаемому результату.

в

А

r:

с

Расчет ипотечного кредита

з

Вводные данные

4

Стоимость покупки :

5

Первоначальный взнос:

6

Срок кредита (месяцев) :

7

Процентная ставка (годовых) :

4 090 ООО 11
20%
360
9,10%

8
Результаты расчета

9
10

l

Сумма кредита:

З

272

ООО

11

11

Ежемесячный платеж :

12

Общая сумма платежей :

9 562 688 11

13

Общая сумма процентов :

6 290 688 /1

26 563 11

14

Рис.

29 .1. Калькулятор ипотечного кредита с ячейками для ввода значений и формулами

l□Dy Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Ипотечный кредит.хlsх.
Предположим, вы хотите купить квартиру и знаете, что ежемесячно можете платип,

30 ООО руб. Вам известно, что банк может выдать кред ит на 30 лет с фиксированной
ставкой 9, 1 % при условии, что вы внесете первоначальный взнос 20 %. Возникает
вопрос: какова максимальная стоимость покупки, которую вы себе можете по:ню­
лить? Иначе говоря, какое значение лолжно быть в ячейке С4 (стоимость покупки),
чтобы результат в ячейке Cll ( еже м есячный платеж) равнялся

30 ООО руб.? Можно
Cll н е ста н ет
инструментами Exccl .

и зменять зна чения в ячейке С4 до тех пор, пока значен ие в ячейке

равным

30 ООО .

Но лучше воспользоваться специальными

Сначала нужно ввести в исходные ячейки уже известные эначения.

1. В ячейку CS - 20% (процент первоначального взноса).

2.
3.

В ячейку Сб

- 360 ( срок погаш ения ссуды, количество месяцев).

В ячейку С7

- 9, 1% (годовая процентная ставка).

Далее выберите команду Данные ► Прогноз ► Анализ "что если" ► Подбор параметра .

Откроется диалоговое окно Подбор параметра . Необходимо получить значение 30 ООО

Подбор параметра для одной ячейки

в ячейке

691

Cll, изменяя :шачение в ячейке С4. Эту информацию можно указать в окне,

набрав адреса ячеек с клавиатуры или щелкнув кнопкой мыши на нужных ячейках
(рис. 29.2 ). Нажмите кнопку ОК, чтобы начать процесс подбора параметра.

в

А

D

с

н

G

Расчет ипотечного кредита

1
2

Вводные данныеr-----~

3
41
5
6

Стоимость покупки:

7

Процентная ставка (годовых):

4 090

Первоначальный взнос:

1?

360
9,10%

а _ _ _ _~
Результаты расчетг
Сумма кредита:

10

х

Подбор параметра

20%

Срок кредита (месяцев):

8
9

ООО

Установить в вчейке

SCS11

Зна~ение

30000

Изменяя эначен1о1е ячейки

scS41

3 272 0001?

11

Ежемесячный платеж:

12

Общая сумма платежей:

9 562 6881?

13
14

Общая сумма процентов:

6 290 6881?

Рис.

t

J

ок

26 5631?

t

Отмена

29 .2. Диалоговое окно Подбор параметра

Меньше чем через секунду Excel выведет окно Результат подбора параметра (рис. 29.3).
Здесь показаны подбираемое значение и значение, предлагаемое Excel. В данном
случае он нашел точное значение. Теперь в ячейке С4 будет подходящее значение -

4 619 203 руб. При такой сумме кредита и заданных условиях ежемесячный
составляет 30 ООО руб . На данном этапе вы можете сделать одно из двух.
•

платеж

Нажать юю11ку ОК, чтобы заменить прежнее значе ние найденным (при необхо­
димости 1юзже можно будет вернуться к первоначальному значению).

•

Нажать кнопку Отмена, чтобы вернуть рабочий лист в исходное состояние (до вы­
бора команды Подбор параметра) .

в

А

1
2

н

G

Вводные данные

3

4
5
6

Стоимость покупки:

7

П роцентная ставка (годовых):

8
9
10

D

с

Расчет ипотечного кредита

Первоначальный взнос:

Срок кредита (месяцев):

4 619 2031?
20%
360

~--

9,10'!!

Подбор параметра ДJIЯ ячейки

Сумма кредита:

(11

Решение найдено

Подбираемое значение

а -------,
Результаты расчетг

х

Результат подбора параметра

Текущее значение

30000

30

ш"
Пауза

ООО Р

3 695 363 1?

11

Ежемесячный п латеж:

12
13
14

Общая сумма платежей:

Общая сумма процентов:

t - - - -3_0_000 1?
10 800 ООО 1?
7 104 6371?

Рис. 29.З. Решение. найденное подбором параметра

ок

Отмена

692

ГЛАВА

29

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

Дополнительная информация о подборе параметра
Excel не всегда может найти значение, которое дает нужный результат, так как
иногда решения просто нет. В таком случае в диалоговом окне Результат подбора

параметра появится соответствующее сообщение.
Однако может быть и так, что

Excel

не может найти решение, но вы точно знаете:

оно есть. В этом случае попробуйте выполнить следующие действия.

•

Замените содержимое ячейки подбора (поле Изменяя значение ячейки в диало­
говом окне Подбор параметра) значением, наиболее близким к решению, а затем
выполните команду еще раз.

•

Измените значение параметра Предельное число итераций на вкладке Формулы
диалогового окна Параметры

Excel (Файл ► Параметры). Увеличение количества

итераций (или вычислений) приведет к тому, что

Excel будет пробовать больше

возможных решений.

•

Еще раз проверьте формулы и убедитесь, что значение в ячейке с результатом
действительно зависит от значения в указанной исходной ячейке.

ПРИМЕЧАНИЕ

Как и все программы,

Excel имеет ограниченную точность. Чтобы убедиться в этом,

введите в ячейку А2 формулу =Al л2. Затем воспользуйтесь диалоговым окном Под­

бор параметра, чтобы найти такое значение в ячейке Al (сейчас пустой), которое
при вычислении этой формулы приведет к результату 16. Excel выведет значение
4,00002269010434, которое очень близко к квадратному корню из 16, но, конечно,
не максимально точное. Точность подбора параметра можно задать на вкладке
Формулы диалогового окна Параметры

Excel.

Для этого нужно уменьшить значение

параметра Относительная погрешность.

ПРИМЕЧАНИЕ

В некоторых случаях привести к одному и тому же нужному результату могут разные
значения в исходной ячейке. Например, формула =Al л2 выдаст значение 16, если

в ячейке Al будет как -4, так и +4. Если при подборе параметра возможны два решения,
Excel выдаст то из них, которое ближе всего к исходному значению в ячейке ввода.

Поиск решения
Такой инструмент

Excel, как Подбор параметра, несомненно, является полезным, но

имеет определенные ограничения. Так, он может найти значение только для одной

ячейки и выдает только одно решение. В
со схожей функциональностью

Excel предусмотрен еще один инструмент
- Поиск решения, благодаря которому процедуру

подбора параметра можно расширять и выполнять следующие действия:

•

указывать несколько изменяемых ячеек;

•

задавать ограничения на значения в изменяемых ячейках;

Поиск решения

•

693

находить решение, при котором значение в определенной ячейке рабочего листа
достигает максимума или минимума;

•

получать несколько решений задачи.

Подбор параметра

-

относительно простая операция. А вот поиск решения гораздо

сложнее в использовании. Фактически надстройка Поиск решения является одним

из самых сложных (и способных вызвать разочарование) средств Excel и подхо­
Excel этот инструмент попросту не нужен, но

дит не всем . Одним пользователям

другие считают, что его впечатляющие возможности стоят времени, затраченного
на и зучение.

Характерные задачи
Задачи, которые стоит решать путем поиска решения, довольно специфические
и должны удовлетворять следующим условиям.

•

Значение в целевой ячейке должно зависеть от других ячеек и формул. Как
правило, пользователю нужно найти такие значения исходных параметров, при

которых значение в ячейке результата будет максимальным, минимальным или
конкретным числом.

•

Целевая ячейка должна зависеть от группы ячеек (называемых изменяемы­

ми). Именно в них значения нужно подобрать так, чтобы получить желаемый
результат в целевой ячейке.

•

Решение

( значения

изменяемых ячеек) должно находиться в очерченных

пределах или удовлетворять заданным требованиям.
После соответствующей настройки рабочего листа вы можете использовать поиск
решения для подбора значений в изменяемых ячейках и получения результата,
который удовлетворяет всем установленным ограничениям.

Если команды Поиск решения нет на ленте
Доступ к инструменту Поиск решения можно получить с помощью команды Данные ► Ана­
лиз ► Поиск решения. Если на ленте в группе команд Данные ► Анализ команды Поиск

решения нет, то нужно загрузить соответствующую надстройку. Сделать это очень просто.

1.

Выберите Файл ► Параметры. Откроется диалоговое окно Параметры

2.

Перейдите на вкладку Надстройки.

3.

В нижней части в раскрывающемся списке Управление выберите параметр Надстройки

Excel
4.

Excel.

и нажмите кнопку Перейти. Откроется диалоговое окно Надстройки.

В списке Доступные надстройки установите флажок Поиск решения и нажмите кнопку ОК.

Когда все эти действия будут выполнены, надстройка Поиск решения будет автоматически
загружаться при запуске

Excel.

ГЛАВА

694

29

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

Простой пример поиска решения
Работу инструмента Поиск решения мы сначала рассмотрим на простом примере,
а затем на более сложных, позволяющих продемонстрировать все его возможности.
На рис.

29.4

вы видите данные, на основе которых нужно вычислить прибыль от

продажи трех видов товаров. В столбце В приводится количество единиц каждого
товара, в столбце С -

доход от продажи одного товара. В столбце D содержатся

формулы для вычисления дохода от продажи каждого вида товара: количество того
или иного товара умножается на доход от продажи единицы.

в

А

с

1
Доход/ед.

Штук

2

D~
Доход

ЗООР

з

Товар А

25

1

4

Товар Б

25

1800 Р

5

Товар В

25

2 200

6

Итого

75

32 500

Р

Р

45

ООО Р

55

ООО Р

13250011

7

Рис.

29 .4. Нужно определить количество товаров,

j

приносящих максимальный доход

Ш□V Этот пример под названием Три товара.хlsх доступен для скачивания.
Не нужно иметь ученую степень по экономике, чтобы увидеть, что щшбольший
доход

-

от продажи товара В . Поэтому можно принять вполне логичное р ешение

выпускать только его. Но если бы все было так просто, то вам бы не потребовался
столь мощный инструмент, как поиск решения. Как и в большинстве других случаев,
в этом примере есть несколько ограничений, которые компания должна учитывать.

•
•
•
•

Общий объем производства не может превышать

300 товаров

в день.

Компании нужно произвести
Компания должна

50 товаров А, согласно полученному заказу.
произвести 40 товаров Б, согласно предстоящему заказу .

Сбыт товаров В относительно небольшой, поэтому компания хочет производить
не более

40

штук в день .

Эти четыре ограничения делают задачу более реалистичной и усложняют ее. По сути,
она идеально подходит для выполнения поиска решения.

Вот основные шаги при выполнении поиска решения.

1.

Введите на рабочий лист исходные данные и формулы. Убедитесь, что ячейки
отформатированы логично; например, поскольку товары только в целых еди­
ницах, задайте для соответствующих ячеек формат целых чисел.

2.

Выберите команду Данные ► Анализ ► Поиск решения. Откроется диалоговое окно
Параметры поиска решения.

Поиск решения

3.
4.
5.
6.
7.

695

Укажите целевую ячейку .
Укажите диапазон изменяемых ячеек .

Задайте ограничения.

При необходимости измените параметры выполнения поиска решения.
Нажмите кнопку Найти решение и остальное предоставьте программе.

Итак, приступим к поиску решения для нашего примера. Выберите команду
Данные ► Анализ ► Поиск решения. Откроется диалоговое окно Параметры поиска реше­

ния (рис.

29.5).
х

Параметры поиска ре ш ения

Оптимизировать целев~ю функцию

О Максимум

до:

О Минимум

t

SDSб

О Значения·

Изменяя ячейки переменных

SBSЗ.SBSS

В .соответствии с ограничениями

sвsз

>= 50

д2бавить

SBS4 >= 40
sвss
SBSб

<= 40
<= 300

Измени1ь

~алить

Сбросить

Загрузить/сохранить

О Сделать перемеJ::iНЫе без оrраничений неотрицательными
Выберите

Параметры

Поиск решения лин . за,Qач симплекс - меrодом

метод решения

Ме-тод решения
Для гладких нелинейных задач используйте поиск решения нелинейных задач методом ОП Г, для линейных
задач

• поиск

решеню, линейных задач симплекс-методом, а для негладких задач

- эволюционный

поиск

решения.

l

Найти решение

Справка

Рис.

29 .5. Диалоговое окно Параметры

Закрыть

поиска решения

В этом примере целевой ячейкой является D6, в которой вычисляется общий доход
по трем видам товаров. Далее сделайте следующее.

1.

В поле Оптимизировать целевую функцию введите адрес ячейки
щелкните на ней).

D6

(или просто

696
2.

ГЛАВА

29

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

Задача состоит в том, чтобы максимизировать значение в этой ячейке, поэтому
установите переключатель До в положение Максимум .

3.

В поле Изменяя ячейки переменных укажите изменяемые ячейки (в нашем случае
диапазон ВЗ:ВS). Далее нужно задать ограничения, по одному за раз. Все они
появятся в списке В соответствии с ограничениями .

4. Чтобы добавить ограничение, нажмите кнопку Добавить. В открывшемся диало­
говом окне Добавление ограничения (рис. 29.6) введите ссылку на ячейку, выберите
оператор и укажите крайнее значение .

х

Добавление ограничения

,Ссылка на ячейки

Ограничение

t

SBSб

]

Рис.

300

ДQбавить

Оrмена

29.6. Диалоговое окно Добавление ограничения

5. Необходимо задать первое ограничение: общий объем продукции - 300 штук.
Для этого введите адрес ячейки Вб, в раскрывающемся списке выберите з нач ени е
меньше или равно ( < =) и введите в поле Ограничение знач е ни е 300.

6.

Нажмите кнопку Добавить и укажите остальные огранич ения . В табл .

29.1 при­

ведены все ограничения, которые нужно задать по условиям этой задачи, а также

соответствующие формулы.

Таблица

29 .1. Ограничения и формулы для нашего примера
Формула

Оrранмченме

Объем выпуска до

300 штук

В6<=300

Не менее

50 товаров А

В3>=50

Не менее

40 товаров Б

В4>=40

Не более

40 товаров В

В5<=40

7.

Введя посл ед не е ограничение, нажмите кнопку ОК . Вн о вь откроетс я диалого­

вое окно Параметры поиска решения, в котором должны отображаться все ч етыре
ограничения .

8.

В поле Выберите метод решения выберите вариант Поиск решения лин . задач сим­
плекс-методом .

9.

Нажмите кнопку Найти решение, чтобы запустить процесс решения задачи . В стро­
ке состояния будет отображаться ход решения . Через н е которое время в окн е

Результаты поиска решения (рис.

29.7) появится сообщение , что решение найдено .

Поиск решения

697

х

Результаты поиска решения

Решение найдено . Все ограничения и условия
Qтчеты

оптимальности выполнены.

Результаты

(i) ~охранить найденное решение

Устойчивость
Пределы

О .§.осстановить исходные значения

О Вернутьfя в диалоговое окно параметров
поиска решения

ок

1 1,__ ____

отм_ен_а

_. ___

___,

О Отчеты fO структурами

Сохранить сценарий.

Решенне найдено. Все ограничения и условия оптимальности выполнены.

Если используется модуль ОПГ, то найдено по крайней мере локально оптимальное решение. Если
используется модуль поиска решений линейных задач симплекс- методом 1 то найдено глобально
оптимальное решение .

Рис.

J

29.7. Если решение задачи будет найдено, то откроется окно Результаты поиска решения

На данном этапе вы можете выбрать одно из следующих действ ий.

•

Заменить исходные значения найденными при поиске решения.

•

Восстановить исходные значения в изменяемых ячейках .

•

Создать один или все три отчета, описывающих работу инструмента.

•

Нажать кнопку Сохранить сценарий, чтобы сохранить решение в виде сценария,
который можно будет использовать в диспетчере сценариев .

IU□y Подробная информация о диспетчере сценариев представлена в главе 28.
Раэдел Отчеты диалогового окна Результаты поиска решения позволяет выбрать один

или все три необязательных отчета, при этом каждый будет создан на новом рабочем
листе, которому

Excel присвоит соответствующее имя. На рис. 29.8 показан отчет

Результаты . В его разделе Ограничения три из четырех ограничений имеют состояние

Привязка . Это значит, что ограничения приняты и значения больше не могут быть
и:~менены .

Наш простой пример показывает, как работает поиск решения. На самом деле эту
задачу можно было бы решить вручную . Но так, конечно, бывает не всегда.
СОВЕТ

Ко гда вы закрываете диалоговое окно Результаты поиска решения (нажав ОК или От·
мена), стек отмены выпол ненных операций очищается . Иначе говоря, невозможно

отменить изменения, внесенные инструментом Поиск решения в рабочую книгу.

ГЛАВА

698

А

1

29

Анализ данных : подбор параметров и поиск решения

с

в

Е

D

G

Microsoft Excel 16.О Отчет о результатах

2 Лист: [Три товара . хlsх]Листl
Отчет создан: 28.11.2025 10:03:38

З

4

Результат: Решение найдено. Все оrраничения и условия оптимальности выполнены.

5

Модуль поиска решения

9

Параметры поиска решения

12
13
14 Ячейка целевой функL1_ии _(Максимум_t
15

Ячейка

16

$D$6

Имя

Исходное значение Окончательное значение

Итого ДОХО!J,

531

ООО

11

531

ООО

11

17

18
19

Ячейки переменных

20

Ячейка

21

$8$3:$8$5

Имя

Исходное значение Окончательное значение Целочисленное

25
26
27
28

Ограничения

29

Ячейка

30

$В$6

Итого Штук

31

$В$3

32
33

Имя

Значение ячейки

Формула

Состояние

300 $В$6<=300

Привязка

Товар А Штук

50 $В$3>=50

Привязка

$В$4

Товар Б Штук

$В$5

Товар В Штук

210 $В$4>=40
40 $В$5<=40

Привязка

Без привязки

Допуск
о

170
о

34

Рис.

29.8. Один из трех отчетов. которые можно создать по завершении

поиска решения

Выбор метода решения
Надстройка Поиск решения для поиска оптимального решения использует три метода­

алгоритма. Ниже приводится лишь краткое объяснение каждого из них, поскольку тема
математических алгоритмов оптимизации выходит за рамки этой книги.
♦

Симплекс-метод. Метод по умолчанию. Лучше всего использовать для решения задач

линейного программирования. Если вы строите график входных и выходных значе­

ний и он образует прямую линию, то ваша задача относится к области линейного
программирования.

♦

Поиск решения нелинейных задач методом ОПГ. Предназначен для решения гладких
нелинейных задач программирования. График таких типов задач не образует прямую
линию, но его кривая непрерывна.

♦

Эволюционный. При использовании этого метода лучшее, на что вы можете надеять­
ся,

-

это хорошее решение (а не оптимальное). Если вы используете такие функции,

как ЕСЛИ, ВЫБОР и ВПР, это говорит о том, что вы пытаетесь решить негладкую нели ­

нейную задачу программирования.

Поиск решения

699

Параметры поиска решения
Прежде чем переходить к более сложным примерам, рассмотрим содержимое
диалогового окна Параметры поиска решения. Оно позволяет контролировать многие

аспекты решения задачи, а также загружать и сохранять спецификации моделей,
за1tанных в виде диапазона ячеек листа.

Обычно сохранять модель нужно лишь_ в том случае, если для одного рабочего листа
вы используете несколько наборов параметров средства Поиск решения. Это связано

с тем, что Ехсе\ автоматически сохраняет первую модель поиска вместе с рабочим
листом (используя скрытые имена). Если вы сохраняете дополнительные модели,

то Ехсе\ сохраняет информацию в виде формул, соответствующих спецификациям.
(Последняя ячейка в сохраненном диапазоне

-

это формула массива, в которой

хранятся настройки параметров.)

Нередко инструмент Поиск решения сообщает, что не может найти решение, даже
если вы знаете, что оно точно должно быть. Часто подобную проблему можно ре­
шить, изменив значения одного или нескольких параметров и повторно запустив

поиск. Откройте диалоговое окно Параметры поиска решения и нажмите в нем кнопку

Параметры, чтобы открыть окно Параметры (рис.

29.9).
х

Парllметры

I

I

Все методы Поиск решения нелинейных задач методом ОПГ Эв1
Точность ограничения:

0,000001

О Испольэовоть автоматичесное масштабирование
О !}оказывать результаты итераций
Решение с целочисленными ограничениями

0

!1,rнорировать целочисленные ограничения

,Uелочисленная оптимальность(%) :

5

Пределы решения
,Максимальное время (в секундах) :

100

Ч!1СЛО итераций :

100

Эволюционные и целочисленные ограничения :
Максимальное число подзадач :

максимальное число допустимых решений :

о~

Рис.

29.9. Окно для задания параметров поиска

Оrмена

решения задачи

700

ГЛАВА

29

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

Рассмотрим назначение предложенных параметров.

•

Точность ограничения. Позволяет указать, насколько точно должны удовлетворять
установленным ограничениям значения, заданные в диалоговом окне Добавление

ограничения.

•

Excel может решить задачу быстрее, если задать меньшую точность.

Использовать автоматическое масштабирование. Служит для включения автоматиче­
ской нормализации входных и выходных значений, которые сильно различаются
по величине.

•

Показывать результаты итераций. Если этот флажок установлен, то после каждой

итерации Поиск решения приостанавливает работу и выводит текущие результаты.

•

Игнорировать целочисленные .ограничения. Если этот флажок установлен, то Поиск
решения игнорирует ограничения, определяющие, что конкретная ячейка должна

иметь целочисленное значение. У становив этот флажок, иногда можно обнару­
жить решение, которое невозможно найти другими способами.

•

Максимальное время. Этот параметр позволяет ограничить максимальное время

(в секундах), отводимое на решение задачи. Если появится сообщение о том,
что лимит превышен, время можно увеличить.

•

Число итераций. Позволяет определить максимальное количество промежуточных
решений, допускаемых при поиске окончательного.

•

Максимальное число подзадач. Касается сложных задач. В этом поле можно задать

максимальное количество подзадач, которые могут использоваться при выборе
эволюционного алгоритма.

•

Максимальное число допустимых решений. Как и предыдущий параметр, предназначен
для сложных задач. Позволяет задать максимальное количество возможных реше­

ний, которые могут быть найдены при использовании эволюционного алгоритма.
ПРИМЕЧАНИЕ

Две другие вкладки этого диалогового окна содержат дополнительные параметры,
относяшиеся к методу поиска решения нелинейных задач методом ОПГ и эволю­
ционному алгоритму.

Примеры использования поиска решений
В оставшейся части этой главы мы разберем несколько примеров использования
инструмента Поиск решения для различных типов задач.

Решение системы линейных уравнений
В этом примере показано, как решить систему из трех линейных уравнений с тремя
неизвестными. Они могут выглядеть так:

4x+y-2z=0
2х- Зу+ Зz = 9
-6х- 2у + z = О

Примеры использования поиска решений

701

Задачу можно сформулировать так: найти такие значения переменных х, у и

z,

которые удовлетворяли бы всем трем уравнениям.
На рис.

29.1О

показан лист, созданный для решения этой задачи . На нем есть три

именованные ячейки, что делает формулы более читабельными:

Cll - х; С12 - у;

ClЗ-z.

В6

/х v

V

А

1

4х

2

2х

3

-6х

+
-

у

-

Зу
-2у

2z

=(4 *x)+(y) - (2 * z)

в

с

D

=О

+ Зz =9
+ z = О

4

б

Желаемое

Формула

5

1

Уравнение

7

Уравнение

8

Уравнение

1:
2:
3:

1

значение

о

3
2

9

-7

о

9

10
11
12

1

Переменная

1 Значение

у:

z:

13

1

1,00
1,00
1,00

х:

14

Рис.

29 .10. Рабочий лист для

решения системы линейных уравнений

Первоначально во все эти ячейки мы ввели значение 1,00 (что, конечно же, не яв­
ляется решением) .

l□Dy Этот пример под названием Линейные уравнения.хlsх доступен для скачивания.
В ячейках диапазона В6:В8 содержатся формулы, вычисляющие левые части урав­
нений.

• B6:=(4*x)+(y)-(2*z)
• В7:=(2*х)-(З*у)+(З*z)
• В8:=-(б*х)-(2*у)+(z)
В этих формулах используются значения переменных х, у , z, содержащиеся в соот­
ветствующих именованных ячейках. В ячейках диапазона Сб:С8 хранятся значения

правых частей уравнений (желаемый результат) .

Инструмент Поиск решения будет корректировать значения переменных х, у и
то есть изменять ячейки в диапазоне Cll:ClЗ
чений:
Вб=Сб
В7=С7

BS=CS

-

z,

при условии следующих ограни­

702

ГЛАВА

Анализ данных : подбор параметров и поиск решения

29

ПРИМЕЧАНИЕ

В этой задаче нет целевой ячейки, так как нам не нужно что-то минимизировать или
максимизировать. Однако в диалоговом окне Параметры поиска решения будет запрос
указать формулу в поле Оптимизировать целевую ячейку. В таком случае достаточно

ввести в это поле ссылку на любую ячейку с формулой.

На рис.

29.11

z (0, 50) удовлетво­

показан результат. Значениях (0, 75), у ( -2,00) и

ряют всем трем уравнениям .

1

3

4х + у
2х
-бх

-

- 2z

Зу+
-2у

с

в

А

1
2

Зz

+ z

=О
=9

=

О

4
значение

6

Уравнение

1:

о

о

7

Уравнение

2:

9

9

Уравнение

3:

о

о

1:
10
11
12
13
14
Рис.

Желаемое

Формула

5

1

Переменная

29 .11. Путем поиска решения мы нашли

I

х:
у:

z:

Значение

1

0,75
-2,00
0,50

решение системы линейных уравнений

ПРИМЕЧАНИЕ

Система линейных уравнений может иметь одно решение, бесконечно много реше­
ний или не иметь ни одного.

Минимизация транспортных расходов
В этом примере мы попробуем найти альтернативные способы перевозки грузов
для минимизации общих затрат на их транспортировку (рис.

29.12).

У компании

есть склады в Лос-Анджелесе, Сент-Луисе и Бостоне. Заказы поступают из сети
розничных магазинов, которые распределены по всей территории США и получа­

ют товары с любого из складов . Цель задачи

-

удовлетворить потребность шести

розничных магазинов в товарах, имеющихся на складах, и сохранить при этом

минимальный уровень общих расходов на перевозки.

ШDQ Этот пример под названием Стоимость перевозок.хlsх доступен для скачивания.

Примеры использования поиска решений

А

G

о

с

в

703

Таблица стоимости перевозок

1
2
3

Денвер

4

Хьюстон

5

Атл анта

6
7

Майами

8
9

Детройт

10

Количество перевезенного товара

Нужное
Магаз и н

11

12
13
14
15
16
17
18
19
20

количество

Лос-Анджеле с

Атланта

Майами
Сиэтл

Детройт
Итого

Сент-Луис

25
25
25
25
25
25
150

25
25
25
25
25
25
150

150
225
100
250
120
150
995

Денвер

Хьюстон

$108
$100
$57
$83
$164
$38

$47
$46
$30
$66
$115
$28

$58
$87
$121
$149
$62
$128

Сиэтл

Бостон

Сент-Луис

Лос-Анджелес

Бостон

25
25
25
25
25
25
150

Общее
количество

75
75
75
75
75
75
450

Запасы на складах

21

Начальные запасы :

400

350

500

22

Остаток :

250

200

350

23

!стоимость перевозок:

24

$

15 125

$

8 300

$ 13 750

$37175 1

]~

Рис.

29 .12. На этом листе определяется

самый выгодный способ доставки товаров

со складов в розничные магазины

Рабочий лист довольно сложный, поэтому рассмотрим каждую его часть.

•

Таблица стоимости перевозок. Расположена в диапазоне ячеек В2:ЕВ и содержит
информацию о стоимости перевозки одного товара с каждого склада в каждый
розничный м агаз ин. Так, стоимость этой перевоз ки из Лос-Анджелеса в Денвер

составляет

•

58 долларов .

Потребность в товаре для каждого розничного магазина. Эта информация со­
брана в ячейках диапазона С12:С17. Например, для Денвера нужно 150 единиц
товара, для Хьюстона

- 225

и т. д. В ячейке С18 содержится формула, которая

llодсчитывает общее количество необходимых товаров .

•

Количество перевезенного товара. В диапазоне D12:F17 находятся ячейки, зна­

чения в которых будут изменяться при поиске решения. Во всех ячейках задано
начальное значение 25. В столбце G содержатся формулы, суммирующие общее
количество товаров, которое компания должна доставить в каждый розничный
магазин .

•

Запасы на складах. В строке 21 содержатся данные о количестве товаров на
складах . В строке 22 добавлены формулы , по которым определяется остаток

704

ГЛАВА 29

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

товаров: количество доставленных товаров

( строка 18)

вычитается из общего

количества товаров на складах.

•

Стоимость перевозок. В строке 24 содержатся формулы, по которым вычисля­

ется стоимость перевозок. Следующая формула в ячейке D24 была скопирована
в две ячейки справа:
=СУММПР0ИЗВ(СЗ:С8;D12:D17)

В ячейке G24 подсчитывается итоговая стоимость перевозок для всех заказов.
Программа должна найти такие значения в ячейках диапазона D12:F17, при которых

каждый магазин будет получать нужное количество товара и общая стоимость

перевозок будет минимальной. Иначе говоря, необходимо минимизировать значе­
ние в ячейке

G24, изменяя значения диапазона ячеек D12:D17 с учетом следующих

ограничений.

•

Количество товара, необходимое каждому розничному магазину, должно
равняться количеству доставленного в него товара. (Иными словами, все за­

казы должны быть выполнены.) Эти ограничения представлены следующими
условиями:

C12=G12
ClЗ=GlЗ

•

C14=G14
Cl5=G15

Clб=Glб

C17=G17

Количество товара на складах не должно бьпь отрицательным. Эти ограни­
чения представлены следующими условиями.

D22>=0

•

Е22>=0

F22>=0

Значения в изменяемых ячейках не могут быть отрицательными, так как
перевозка количества товара, выраженного отрицательным числом, не имеет

смысла. В диалоговом окне Параметры поиска решения есть отличный флажок

Сделать переменные без ограничений неотрицательными. В данном случае его обяза­
тельно нужно установить.

ПРИМЕЧАНИЕ

Прежде чем решать задачу с помощью инструмента Поиск решения, попытайтесь
найти минимальную стоимость перевозок, изменяя значения в диапазоне

D12:F17

вручную. Обязательно проверьте, все ли ограничения соблюдены. Предприняв не­
сколько попыток, вы можете убедиться, что эта задача является достаточно сложной,
что позволяет по достоинству оценить все возможности надстройки Поиск решения.

Постановка задачи, пожалуй, один из самых сложных этапов. В данном случае

вы должны ввести девять ограничений. У казав всю необходимую информацию,

нажмите кнопку Найти решение, чтобы запустить процесс. Спустя некоторое время
на экране появится решение (рис.

29.13).

Общая стоимость перевозок составит

55 515

долларов, и при этом все условия

будут соблюдены. Обратите внимание: в магазин, находящийся в Майами, товары
будут поступать как из Сент-Луиса, так и из Бостона, и что в Сент-Луисе теперь нет

Примеры использования поиска решений

705

запасов. Логично, что не стоит оставлять склад пустым, поэтому следует изменить

ограничения, заданные для диапазона D22:F22, указав, что значения не должны быть
ниже некоего минимального значения.

г

в

А

с

Е

D

G

Таблица стоимости перевозок

1
2
3
4
5
6
7

Хьюстон

8

Детройт

Лос-Анджелес

Сент-Луис

$58
$87
$121
$149
$62
$128

Денвер

Атланта

Майами
Сиэтл

Бостон

$47
$46
$30
$66
$115
$28

$108
$100
$57
$83
$164
$38

9
10

Нужное
Магазин

11

12

Денвер

13

Хьюстон

14
15
16
17
1
18
19
20

Количество перевезенного товара
Лос-Анджелес

количество

Детройт

150
225
100
250
120
150

Итого

99S

Атланта

Майами
Сиэтл

Сент-Луис

Бостон

150

о

о

о

225
100
25

о

Общее
количество

120

о

о

о

о

150

150
225
100
250
120
150

270

350

37S

99S

о
о

о

225

Запасы на складах

21

Начальные запасы :

400

350

500

22

Остато к :

130

о

125

23
24

Стоимость перевозок :

$

16 140 $

15 ООО

$ 24 375

$55 515

J

с:=

Рис.

29 .13. Результаты.

полученные с помощью инструмента Поиск решения

Распределение ресурсов
Следующий пример можно отнести к категории задач, которые идеально подходят

для использования инструмента Поиск решения. По сути, в задачах подобного типа
определяются способы оптимизации объемов выпускаемой продукции, зависящей
от наличия ресурсов. На рис.

29.14

приведен упрощенный пример такого расчета

для компании по производству игр.

Ш□с:) Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Распределение pecypcoв.xlsx.
Компания производит пять видов игр, для которых используется шесть видов

материалов в различных количествах. Так, для выпуска игры А требуется 3 банки
синей краски, 2 банки белой, 1 упаковка пластика, 3 деревянные панели и 1 банка
клея. В столбце G отображаются текущие запасы каждого вида материала. В строке
показан доход от продажи каждой игры.

10

ГЛАВА

706

29

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

с

А

J

н

G

D
Хоббиленд

1

Необходимые материа11ы
Исnо11ыо
Игра

И rраА

Красная краска, банка

о

6

Игра

Игра В
о

1

r

о

11
12

l1з

Белая краска, банка
Пластик,

yn.
о

Деревянная панель

Клей, банка
ДО)СОр/ед.

1 500

75

Общий доход

150 ООО

ООО Р

2 ООО

Р

100 ООО

Р

2 500

Р

125 ООО

Р

2 500

Р

125 ООО

Р

375
390
750
325
1400
950

250
250
350
550
800
550

Р'

50

50

50

50

50

Количество для производства
До.11од

3 ООО

Р

Осталось

81НО

625
640
1100
875
2 200
1500

3

1

Синяя краска, банка

6
7
8
9
10

Доступно

ИrраД

Р

575 ООО 1?

~4

Рис.

29 .14. Использование средства

Поиск решения для максимизации прибыли.

получаемой в условиях ограниченности ресурсов
Количество игр, которое нужно изготовить, указывается в диапазоне

B11:Fll.

Эти

значения и будут определяться в процессе поиска решения. Цель примера - вы­
явить, как распределить имеющиеся ресурсы так, чтобы максимизировать значение
общего дохода от продажи игр (ячейка В13). Иначе говоря, Поиск решения позволит
определить, какое количество каждой из игр нужно изготовить, чтобы получить
максимальный доход. Ограничения для этого примера относительно просты.

•

На выпуск продукции требуется такое количество ресурсов, которое не пре­
вышает имеющееся в наличии. Для этого нужно указать, что значения в каждой

ячейке столбца

•

I должны быть г О.

Количество произведенной продукции не должно быть отрицательным.
Для этого устанавливаем флажок Сделать переменные без ограничений неотрица­
тельными.

На рис. 29.15 показаны результаты, полученные при поиске решения. В таблице мы
видим, какой ассортимент позволит получить максимальный доход 1 236 506 руб.
При этом следует учесть, что все ресурсы, кроме клея, будут использованы полностью.
G

D

с

А

н

J1

Хоббиленд

11

Необходимые материалы
Испольsо

3

Материал

ИrplA

Игра Б

Игр• В

о

1

о

Красная краска, банка

б

Игра

Синяя kраска, банка

1
1

Белая красна, банка

о

r

Доступно

Иrра Д

3
о

Пластик, уп.

о

Деревянная панель

9

Клей, б.знка

10 Доход/ед.
11 Количество Д/IЯ
12 Доход

l lЗ

1
1500 Р
194

производства

290 288

Общий доход

Р

3000Р

19
57 308

Р

2 ООО Р
158
316 795

Р

2 500

625
640
1100

875
2 200
1 500

875
2 200
1 зsз

Р

Р

2 500

40

189
471 314 f

100 вон

Осталось

81НО

625
640
1100

12365061?

14

Рис.

29.15. Путем

поиска решения мы определили. как использовать ресурсы.
чтобы максимизировать общий доход

о
о
о

о
о

147

707

Примеры использования поиска решений

Оптимизация инвестиционного портфеля
В этом примере с помощью инструмента Поиск решения мы попробуем составить
такой инвестиционный портфель, чтобы получить максимальный доход от инве­
стиций. В портфеле будет несколько инвестиционных инструментов, доходность
которых различается. Кроме того, можно ввести несколько дополнительных
ограничений, которые помогут снизить риск потерь и правильно распорядиться

капиталом. Без таких ограничений задача решается очень просто: нужно вложить

все деньги в проект, приносящий наибольший доход.
В примере используется гипотетическая модель кредитного кооператива

-

фи­

нансовой организации, которая принимает деньги от одних сво их членов и выдает

кредиты под проценты другим членам, выдает кредиты банкам и осуществляет
некоторые другие виды инвестиционной деятельности. Часть дохода от этих
инвестиций перераспределяется между членами организации в виде дивидендов,
которые зав исят от доли депозитных вкладов участников.

Этот кредитный кооператив должен соблюдать некоторые ограничения, касающи­
еся инвестиций, плюс его правление установило несколько собственных правил.
Все эти требования в совокупности и составляют ограничения для этой задачи.
На рис.

29.16 показан

рабочий лист, с которым мы будем работать.

Ш□у Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Инвестиционный портфель.хlsх.
с

в

А

D

1
2

Сумма портфеля:

4

Инвестиции

5

Автокредиты

6,90%

10 ООО ООО

690 ООО

20,00%

6

Кредиты на покупку подержанных автомобилей

8,25%

10 ООО ООО

825 ООО

20,00%

8,90%

10

ООО ООО

890

ООО

20,00%

13,00%

10

ООО ООО

1 300

ООО

20,00%

4,60%

10

ООО ООО

460

ООО

50

ООО ООО

1?

Инвестированная

% ДОХОДНОСТИ

7 Кредиты на покупку недвижимости
8 Необеспеченные облигации
9
10

Банковские вклады

50

итого

Доходность

сумма

ООО ООО

1?

4 165

ООО 1?

% портфеля

20,00%
100,00%

11

!итого доходность:

12

8,33%1

13
Автокредиты

14

Рис.

29.16. Лист для решения

40,00%

J

задачи максимизации доходов от инвестиций кредитного союза

При работе с портфелем ценных бумаг стоимостью

5 млн руб.

необходимо учиты­

вать следующие ограничения.

•

Сумма, которую кооператив вкладывает в кредиты на новые автомобили,
должна быть как минимум в три раза больше суммы кредитов на подержан­
ные автомобили. (Кредиты на подержанны е автомобили - более рискованные
инвестиции.) Это ограничение записывается так:
СS>=Сб*З

708

ГЛАВА

Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

29

Кредиты на приобретение автомобилей должны составлять не менее 15

•

% от

общей суммы всех инвестиций. Ограничение записывается так:

D14>=0,15
Необеспеченные ( то есть более рискованные) кредиты должны составлять

•

не больше 25

% от суммы всех инвестиций.

Это ограничение записывается так:

Е8<=0,25

По крайней мере 10

•

% от суммы

инвестиций должны составлять банковские

депозиты. Это ограничение записывается так:
Е9>=0,10

•

Весь объем инвестиций должен составлять 50 млн руб.

•

Все инвестиции должны быть~ О.

Изменяемые ячейки

-

С5:С9, а цель этой задачи

-

максимизировать процент доход­

ности в ячейке D12. В изменяемые ячейки введено начальное значение 10 000 000.
Если запустить поиск решения с этими параметрами, то мы получим следующий

результат (рис.

29.17).

Общая доходность при этом составит

А

1

с

в

Сумма портфеля :

50

9,25 %.
о

О ОО ООО Р

2

3--------------~------------------Инвестированная

4
5
6
7
8
9
10

% доходности

Инвестиции

Доходность

сумма

% портфеля

Автокредиты

6,90%

5 625

ООО

388 125

Кредиты на п окупку подержанных автомобилей

8,25%

1 875 ООО

154 688

3,75%

К р едиты на п окупку недв ижимости

8,90%

Необес п еченн ы е облигации
Ба н ковские вклады

25

13,00%

ООО ООО

2 225

ООО

50,00%

ООО

1625

ООО

25,00%

12 500

5 ООО ООО

4,60%
50

итого

11,25%

ООО ООО Р

230 ООО
4 622 813

Р

10,00%
100,00%

11
1Итого

12

доходность:

9,25%1

13
Автокредиты

14

15,00%

15-

Рис .

29.17. Результаты оптимизации инвестиционного портфеля

Дополнительная информация об инструменте Поиск решения
Поиск решения

-

сложный инструмент, и в этой главе он описан кратко . Если вы хо­

тите узнать больше о его возможностях, то посетите сайт компании

Frontline Systems
(www.solver.com). Именно она разработала надстройку Поиск решения для Excel. На сайте

есть учебные материалы и другая полезная информация, в том числе подробное руко­
водство, которое можно скачать. Кроме того, там можно найти дополнительные средства

поиска решения для

Excel, которые позволяют решать гораздо более сложные задачи .

J

Глава

30

ПАКЕТ АНАЛИЗА

был разработан в первую очередь для бизнес-пользователей, однако его ис­
пользуют и специалисты из других отраслей, таких как образование, наука, стати­
стика и инженерное дело. Один из инструментов Excel, позволяющих удовлетворять

Excel

запросы таких пользователей,

-

надстройка Пакет анализа. Тем не менее многие

возможности, которые она предоставляет, применимы и для финансовых расчетов.

Обзор возможностей пакета анализа
Пакет анализа

-

это инструмент, предоставляющий большое количество аналити­

ческих функций, не встроенных непосредственно в

Excel.

Эти функции могут быть полезны как представителям научных, инженерных и об­
разовательных сообществ, так и бизнес-пользователям, имеющим дело с задачами,
для решения которых недостаточно стандартного функционала электронных таблиц.
Ниже перечислены виды анализа, которые можно выполнять с помощью пакета
анализа и каждый из которых мы рассмотрим далее в главе.

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Дисперсионный анализ (три типа).

Корреляция.
Ковариация.
Описательная статистика.
Экспоненциальное сглаживание.

Двухвыборочный F-тест для дисперсии.
Анализ Фурье.
Гистограмма.

Скользящее среднее.
Генерация случайных чисел.
Ранг и персентиль.

Регрессия.

Выборка.
Т-тест (три типа).

Двухвыборочный z-тест для средних.

71 О

ГЛАВА

Пакет анализа

30

Как видите, пакет анализа добавляет в Ехсе\ много новых возможностей. Но эти
функции имеют ограничения, поэтому в некоторых случаях лучше создать соб­
ственные формулы для выполнения некоторых вычислений .

Установка пакета анализа
Пакет анализа

-

надстройка Ехсе\, и в первую очередь нужно убедиться, что она

установлена. Проверить это можно на вкладке Данные. Если вы видите на ней груп­
пу Анализ с кнопкой Анализ данных, значит, надстройка установлена. В ином случае
сделайте следующее .

1.

Выберите команду Файл ► Параметры.Откроется диалоговое окно Параметры

2.

Перейдите на вкладку Надстройки.

3.

В раскрывающемся списке Управление (внизу вкладки) выберите Надстройки

Excel
4.

и нажмите кнопку Перейти . Откроется диалоговое окно Надстройки.

В списке Доступные надстройки установите флажок Пакет анализа. Дополнительно
устанавливать флажок Пакет анализа

5.

Excel.

- VBA не нужно.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Надстройки.

Использование пакета анализа
Пользо ваться пакетом анализа относительно просто. Выберите на ленте команлу
Данные ► Анализ ► Анализ данных. Откроется диалоговое окно Анализ данных (рис .

30.1)

со списком инструментов. Прокрутите его, найдите нужный вид анализа и выберите
соответствующую строку. Нажмите кнопку ОК. Откроется новое диалоговое окно,

вид которого будет зависеть от выбранного инструмента.

Анализ данных
Инструменты анализа

х

?
ок

Двухфакторный дисперсионный анализ без повторений
Корреляция

Отмена

Ковариация
Описательная статистика
Экспоненциальное сглаживание

!:;правка

Двухвыборочный F-тест для дисперсии
Анализ Фурье

~нерация случайных чисел
Рис.

30.1. Выберите нужный инструмент в диалоговом окне Анализ данных

Далее обычно требуется указать один или несколько диапазонов ячеек с исходны­
ми данными, а также диапазон, в котором будут размещаться результаты (тогла

Инструменты пакета анализа

711

достаточно указать его левую верхнюю ячейку). Кроме того, можно выбрать ва­
ри.-шт, ври котором результаты анализа будут помещаться на новый рабочий лист
или в новую книгу. Помимо того, для каждой функции нужно будет указать разное
количество дополнительной информации. Во многих диалоговых окнах есть флажок,
но:шоляющий уточнить, есть ли в заданном диапазоне заголовки. Если да, то для

анализа необходимо ввести ссылку на весь диапазон, включая заголовки, и указать

Excel,

что они находятся в первом столбце или первой строке. Программа будет

использовать эти заголовки в создаваемых таблицах. Большинство инструментов

также предоставляют различные варианты вывода, которые вы можете выбрать
в зависимости от своих задач.

ВНИМАНИЕ

При генерации отчетов пакет анализа действует не всегда одинаково. В одних слу­
чаях результат вычисляется с помощью формул, поэтому при изменении входных
данных он изменяется автоматически. В других результат выдается в виде фикси­
рованных значений, поэтому останется прежним, если исходные данные изменить
и не выполнить перерасчет.

Инструменты пакета анализа
В этом разделе описаны все инструменты этой надстройки и приведены соответ­

ствующие примеры. Объем книги не позволяет подробно описать все доступные

параметры, и если вам потребуются некоторые расширенные инструменты анализа,
то вы наверняка сможете разобраться в них самостоятельно по аналогии с рассмо­
тренными здес1,.

Кроме того, прежде чем впервые использовать любой инструмент анализа, почитайте
о 11ем в с11равочной системе

Excel.

Рабочая книга, в которой представлены результаты работы всех инструментов, рассмотренных

в этой главе, доступна для скачивания. Файл называется Примеры анализа данных.хLsх. В нем
содержатся альтернативные решения на основе формул, которые иногда дают лучший результат,
чем при использовании пакета анализа.

Дисперсионный анализ
Дисперсиониый анализ (иногда обозначается аббревиатурой

ANalysis of VAriaпce) -

ANOVA,

от англ.

это статистический метод, который используется для

сравнения средних значений двух или более выборок. Он позволяет определить,
ра:шичаются средние значения между группами или же различия случайны. В

Excel

можно выполнять дисперсионный анализ трех видов.

•

Однофакторный. Простой анализ, в котором испол1,эуется только одна выборка
для каждой I'руппы данных.

ГЛАВА

712

Пакет анализа

30

Двухфакторный с повторениями. Расширенный анализ с несколькими выбор­

•

ками (или повторениями) для каждой группы данных.

Двухфакторный бе3 повторений. Расширенный анализ с одной выборкой для

•

каждой группы данных.

На рис.

30.2 показано диалоговое окно с параметрами однофакторноrо дисперсион­

ного анализа. Параметр Апьфа определяет уровень статистической достоверности
метода.

в

А

2
3
4
5
6
7
8

с

о

Низкое а Среднее а Высокое а Контрольное а
34
41
32
43
36
42
42
56
1
42
38
53
41
51
53
28
37
38
43
43
50
32
35
54
26
36
37
52
33.

9

Е

F

х

Входные Аанные
Входной интервал
Группирование

SAS1SDS8

t

ок
Отмена

О no стол_6цам

О no с:rрокам

8

,правка

Метки в первой строке

АnЬФ•

10
11
12

н

G

Однофакторный дисперсионный анализ

o.os

Параметры вывода

О 8gLХоднои интервм

13

14
15
16
17

SGS1I

t

О Ноеь~й рабочий 4ио ·
О Нова,~ рабочая 1,ниrа

10.

Рис.

30.2. Определение параметров однофакторного дисперсионного анализа

J

Результатами будут средние значения и дисперсия для каждой из четырех выборок,
величина

F,

критические значения Fи з начимость F-статистики (вероятность).

Корреляция
Корреляция

-

это взаимосвязь между разными показателями в статистике . На11ри­

мер, когда один 11оказатсль увеличивается, другой уменьшается или тоже увеличи­

вается . Корреляция может быть:

•

положительной

•

отрицательной

-

•

нейтральной

изменения не связаны друг с другом .

-

-

когда один показатель растет, другой тоже растет;
когда одна переменная растет, другая уменьшается ;

Степень корреляции выражается коэффициентом, который варьируется от

( полная отрицательная

-1,0

корреляция) до+ 1,0 ( полная положительная корреляция).

Нулевой коэффициент означает нейтральную корреляцию .

Инструменты пакета анализа

Диалоговое окно инструмента Корреляция показано на рис.

30.3.

71 З

В нем необходимо

указать диапазон исходных данных, который может состоять из любого количества
переменных, сгруппированных по строкам или столбцам .

?

Корреляция
Входные данные
ВJS.одной интервал :

Группирование:

SA$1 :$1S14

t

х

Со~
Отмена

о по СТОЛQЦам

О по с1рокам

~правка

О Метки в первой строке
Параметры вывода

О Вg1ходной интервал :

l

sкs1J

t

О Новый рабочий пист:

О Новая рабочая книга

Рис. 30.З. Диалоговое окно Корреляция
Результатом будет корреляционная матрица, в которой указываются коэффициенты
корреляции для каждой пары переменных.

ПРИМЕЧАНИЕ

В полученной корреляционной матрице не используются формулы для вычисл ен ия

результатов. Поэтому и зменен ие данных никак на нее не влияет . Создать матрицу,

которая автоматически обновляется при из м енен ии исходных данных, можно с по­
мощью функции КОРРЕЛ.

Ко вариация
Использо вание параметров кова риационного анализа приводит к созданию ма­

трицы, аналогичной корреляционной. Koвapuau,uя, как и корреляция, позвол яет

определить, как одна переменная влияет на другую. Ковариация рассчитывается
как среднее значение произведений отклонений каждой и з случайных величин от
своих средних значений.
Этот инструмент не генерирует формулы, поэтому результаты ковариационного

анализа не обновляются после изменения исходных данных. Матрицу ковариаций,
которая автоматически пересчитывается после из менения исходных данных, можно

вычислить с помощью функции КОВАР.

ГЛАВА

714

30

Пакет анализа

Описательная статистика
Инструмент Описательная статистика позволяет создать таблицу с некоторыми стан­
дартными статистическими показателями. На рис.

30.4 представлен

пример такой

таблицы .

А

В

Пример дn11

П~шмер д.м1

Пример Д/IА

sanaднoro

централt~ноrо

аоnочноrо

Прvмер дтt юподмого

Пример для це-нтрольмого

~rнона

региона

pezuoнa

реrнона а

35
З2

10
11
12
13
14
15

реrнона а
41

46
57
4S
28

35
36
45
44
62

бО

б1

37
34
33
37
З2

62
36
52
46
52

38
41

28

3В

52
29
43
45
28
35
37

Среднее

Стандартная ошибка

39,25 Среднее
1,84801 Стандарn1ая ошибка

37,5

Медиана

Мода

37

Станд,1рn1ое отмоненне
Днсмрси1t

З2

Эксцесс

37
41
54
44
42
48

Асимметрия

8,26454
68,3026

1,47266
1,18011

Раэмах

32

28
60
785
20

Минимум

Максимум
Сумма

1(011мчктво
Уроеень достоеерностм

16
17

38
42

50
52

46
47

Рис.

pezuoнo

46 Среднее
2,10763 Стандартная ошибu

45,5

Медиана

МоД,J

52

Стандартное отК11оненне
Дисперсия
Эксцесс
Асимметрия

9,42S61
88,8421

-0,47699
0,14121
34

Pi13MilX

28
62
920
20

Минимум

Максммум
Сумма

l<ОJ!ИЧКТ80
Уровень досrоеерностм

З,86793

(95%)

Примt!р длR еосточноzо

(95%)

Медиана

Мода
Стандартное отмоненне
ДнсnерсмА
Эксцесс
АснмметрнА

41,35
1,56487
41,S
37
6,99831
48,9763
-0,28025
-0,24858

P;tЭMilK

26

28
54
827
20

Минимум

Максимум
Сумма

l<ОJ!МЧКТ80
Уровень достоеерностм

4,41132 (95%)

З,27531

30.4. Пример отчетной таблицы, созданной

с помощью инструмента Описательная статистика
Результат анализа состоит из значений (а не формул). Как следствие, эту функцию

можно использовать только в том случае, если вы уверены, что данные не будут
изменяться . Иначе всю процедуру придется выполнить заново. Кроме того, стати­
стические данные можно вычислить, используя соответствующие формулы .

Экспоненциальное сглаживание
Экспоненциальное сглаживание

-

это метод для анализа и прогнозирования вре­

менных рядов, при котором будущие значен ия вычисляются на основе прошлых

данных с учетом экспоненциально убывщощих весов. В окне этого вида анализа
можно указать коэффициент затухания (также называемый константой сглажи ­
вания ) , который может варьироваться от О до

1. Он определяет относительный вес

предыдущей точки данных и ранее предсказанной точки данных. Кроме того, можно
вывести стандартные погрешности и создать диаграмму.

В процессе экспоненциального сглаживания создается формула, в которой исполь­
зуется указанный вами коэффициент затухания . Поэтому при изменен ии данных

Excel автоматически

обновляет результаты расчетов по формулам.

Двухвыборочный F-тест для дисперсии

F-mecm -

это широко исполь зуемый статистический тест, который позволяет

сравнить дисперси и двух выборок. На рис .
и результаты такого теста.

30.5

показан небольшой набор данных

Инструменты пакета анализа

т

А

В

с

GMMII • Q&i,i,f►J •
96

39
53
51

5
6
7

78
65
66

48 1
51
42

8

69
87
68

44
42

9
10
11

н

G

Двухвыборочный F-тecr для дисперсии

1

78
72

715

Переменная

75,44444444

Дисперсия

109,5277778
9
8
4,381111111
0,025855309
3,438101233

Наблюдения

df
P(F<=f) одностороннее
F критическое одностороннее

50J

Рис.

1

Среднее

Переменная

2

46,66666667
25
9

8

30.5. Пример работы F-теста

В результатах анализа приведены среднее значение и дисперсия для каждой

выборки, величина F-статистики, критические значения F-статистики и ее зна­
чимость.

Анализ Фурье
Этот инструмент позволяет выполнить быстрое преобразование Фурье для диа­
пазона данных. Диапазон ограничен следующими размерами:

128, 256, 512

и

1024

1, 2, 4, 8, 16, 32, 64,

точки данных. Входные и выходные значения этой функции

могут быть комплексными числами, представленными в виде текстовых строк
(а не числовых значений).

Гистограмма
Этот инструмент полезен для анализа распределения данных и создания гисто­
грамм. В окне параметров нужно указать входной диапазон и интервалы значений

(карманы). Интервал значений определяет границы для каждого из столбцов

гистограммы. Если интервал не указывать, то

Excel автоматически создаст десять

равномерно распределенных интервалов. Размер каждого интервала определяется
по следующей формуле:
=(МАКС(входной_диапазон)-МИН(входной_диапазон))/10

Вывод, полученный с помощью инструмента Гистограмма, показан на рис.

30.6.

В качестве дополнительного параметра можно указать, что диаграмма должна быть
отсортирована по частоте попадания данных в каждый интервал.
Если в окне установлен флажок Парето (отсортированная гистограмма), то в интервале

значений должны находиться только значения, формулы использовать нельзя. Если

они останутся, то сортировка, выполняемая

Excel, будет неверной и на рабочем листе

появятся ошибочные значения. Поскольку инструмент Гистограмма не использует
формулы, то при изменении входных данных процедуру потребуется повторить,
чтобы обновить результаты.

ГЛАВА

716

30

Пакет анализа

в

А

tjЫШIФ

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

I

23
24
25
26
27
28
29

62, 70323992
61,96443918
48,44592821
46,4671315
55,01976501
59,10840754
54,50605512
66,63895091
53,08022209
43,19490598
49,66300493
51,45875674
55,92397555
41.21212526
55,25746145
47,95754775
54,41882548
50,67 489964
51,15669536
43,68821591
60,51921572
56,45481123
61,66044967
53,4031109
62,57954864
46,52236511
61,79669198
35,4543421

Рис.

D

с
Карман

Е

0,83%
5,00%
10,00%
17,50%
27,50%
40,83%
60,83%
78,33%
91,67%
99,17%
100,00%

1
5
6
9
12
16
24
21
16
9
1

32,7379
36,128
39,5181
42,9082
46,2983
49,6884
53,0785
56,4686
59,В587

63,2488
Еще

н

G

Интегральный %

Частота

Карман

Частота

Интегральный

%
20,00%
37,50%
50,83%
64,17%
74,17%
81,67%
89,17%
94,17%
98,33%
99,17%
100,00%

24
21
16
16
12
9
9
6
5
1
1

53,0785
56,4686
49,6884
59,8587
46,2983
42,9082
63,248В

39,5181
36,128
32,7379
Еще

Гистограмма
30
25
~ 20
t; 15 1
~ 10
5
о

::\<о'!,'\,

"ч,

~

"">

s>,

:ъо;

11 1 1 1 - <о

rь"'

<о'>~<!],'\,

<3i
.,.<о
~
~'
,,,...,, ,,,fo,

ч,"i

">°''

f>

.,.<о,

'\,,

"'

# з-">,,,..,,§5,f;> v "°'"[\;,......,'lq,<o:ъ"'
~

ч,°'

ч,">" <ь<о-v ~<::> ,р"' rь"'°' ~rь'>

<о"''

...,о,,

...,<о,

120,00%
100,00%
80,00%
60,00%
40,00%
20,00%
0,00%

.;f.'

'<)

"'"''

Карман

30.6. Инструмент Гистограмма

позволяет выполнять анализ распределения данных

и представлять результаты в графическом виде

Другие способы создания распределений описаны в главе

27.

Кроме того,

Excel

поддер­

живает два типа диаграмм: гистограмму и диаграмму Парето. Они работают с диапазоном
данных и не требуют отдельного интервала значений. Соответствующий пример приведен
в главе 1В.

Скользящее среднее
Этот инструмент позволяет сгладить ряд данных, который имеет большую измен­
чивость. Лучше всего использовать его при создании диаграммы. Excel выполняет
сглаживание, вычисляя скользящее среднее для заданного количества значений.
Во многих случаях скользящее среднее позволяет выявить тенденции, которые

было бы сложно заметить из-за большого разброса данных.
На рис.

30.7

показана диаграмма, созданная с помощью инструмента Скользящее

среднее. В диалоговом окне с параметрами можно указать количество значений,

Инструменты пакета анализа

717

использ уемых для вычисления каждого среднего. Кроме того, если установить

флажок Стандартные погрешности, то

Excel

поместит формулы для определения

погрешностей рядом с формулами вычисления скользящего среднего. Значения
стандартных погрешностей показывают степень различия м ежду имеющимися
значениями и вычисленными ср едними .

G
Ско11w11щее среднее

И!lмерени1111

112 •н/д
111 •Н/Д
181"
154"
100'

87'
193"
но"
10

78'

11

111"
140"

12
13
14
15

Скользящее среднее
134,6666667

300

148,6666667
145
113,6666667
126,6666667
150
147

250

139,6666667

200

202"

129,6666667
171

151"
108'
124"
134'

153,6666667
127,6666667
122

нм'

150,6666667

153"
115"
205'

160,ЗЗЗЗЗЗЗ

lб 1
17
18
19
20
21
22
23
24
25

56'
162"

129'
161"
150'
154'

б

1i

164,3333333

L
7
__,_

1S0

100

154
157,6666667

50
- Пропю!i

125,3333333
141
115,6666667
150,6666667
146,6666667
155

Рис.

Точк• Д8ННWХ

30.7. Диаграмма, созданная

инструментом Скользящее среднее

на основании предоставленных данных

В нескольких первых выходных ячейках всегда содержится значение ошибки #Н/ д,
поскольку для вычисления скользящего среднего этих начальных значений недо­
статочно исходных данных.

Генерация случайных чисел
В

Excel

предусмотрена встроенная функция для вычисления случайных чисел,

однако Генерация случайных чисел является более удобным и гибким инструмен­
том, поскольку позвол яет определять тип распределения для случайных чисел .

На рис.

30.8 показано диалоговое окно этого инструмента.

Параметры изменяются

в зависимости от выбранного типа распределения .
В поле Число переменных указывается количество столбцов, а в поле Число случайных

чисел -

колич ество строк. Например, если необходимо получить

чисел, расположенных в
числа

10

и

20.

10

столбцах и

20

200

случайных

строках, то в эти поля следует ввести

718

ГЛАВА

30

Пакет анализа

х

Генерация случайных чисел

ок

Чнсло переменных:

Отмена

,:!исло случайных чисел:

fаспределение:

Дискре1ное

(;правка

Параметры
В~одной интервал значений и верятностей:

Случs1йное рассеивание:
Параметры вывода

О В_tиходной интервал:
О Новый рабочий дист:
О Новая рабочая ~ниrа

Рис.

30.8. Excel позволяет генерировать разные наборы случайных чисел

В поле Случайное рассеивание можно указать начальное значе ни е, которое

Excel

ис-

пользует в своем алгоритме генерации случайных чисел . Обычно это поле оставляют
пустым . Но есл и необходимо генерировать одинаковые последовательности случай­
ных чисел, то можно задать рассеивание в диапазоне от

1 до 32 767

(допускаются

только целые числа) . В раскрывающемся списке Распределение можно выбрать один
из следующих вариантов.

•

Равномерное. Ге н ерируется последовательность равномерно распределенных

случайных чисел в заданном интервале . Нужно указать верхнюю и нижнюю
границы интервала.

•

Нормальное. Генерируется последовательность случайных чисел, соответству­
ющих нормальному распределению. Здесь нужно указать среднее значение
и стандартное отклонение.

•

Бернулли. Генерируется последовательность случайных чисел, принимающих
только значение О или

•

1, в зависимости

от заданной вероятности успеха.

Биномиальное. Генерируется последовательность случайных чисел, соответству­

ющих распределению Бернулли для некоего колич ества попыток, с заданной
вероятностью успеха .

•

Пуассона. Генерируется последовательность случайных чисел, соответствующих

распределению Пуассона. Оно характеризует дискретные события, произошед­
шие в интервале времени, в котором вероятность одного события пропорцио­
нальна размеру интервала. Параметр Лямбда определяет ожидаемое количество

.

Инструменты пакета анализа

719

событий в интервале. В распределении Пуассона Лямбда равняется среднему,
которое совпадает с дисперсией .

•

Модельное. Этот параметр на самом деле не генерирует случайные числа. Вместо
этого он повторяет последовательность чисел с заданным пользователем шагом.

•

Дискретное. Этот параметр позволяет указать вероятность выбора определенных

:шачений. Для него требуется входной диапазон, состоящий из двух столбцов:
в первом содержатся значения, во втором

-

вероятности выбора каждого зна­

чения. Сумма вероятностей во втором столбце должна быть равна

100 %.

Ранг и персентиль
Этот инструмент позволяет создать таблицу, показывающую порядковый и пер­
сентильный ранги для каждого значения в заданном диапазоне. Кроме того, ранги

и персентили можно генерировать с помощью функций

Excel

(начинающихся

с префикса РАНГ и ПЕРСЕНТИЛЬ).

Регрессия
С помощью этого инструмента выполняется регрессионный анализ данных

(рис .

30.9). С

помощью регрессии можно анализировать тенденции, создавать про­

гноаирующие модели. Часто ее используют для того, чтобы как-то связать набор
чисел, на первый взгляд, не связанных между собой .

х

Регрессия
Входные данные

ок

Входной интервал У
Отмена

Входно~ интервал Х

О метки

С.правка

О Кgнстанта - ноль

..J lровень надежности
Параметры вывода

t

О Вы.кодной интервал
О Новый рабочий .аист·
) Новая рабочая книга
Остатки

О ОстJ}тки

(

О С1андартизованные остатки

О График nодбора

[рафик остатков

Нормальна,~ вероятность

О График 1::1армальной вероятности

Рис.

30. 9. Диалоговое окно инструмента Регрессия

720

ГЛАВА

30

Пакет анализа

Регрессионный анализ позволяет выявить степень зависимости одного диапазона
данных (зависимая переменная) от одного или нескольких других диапазонов
(независимые переменные). Эта зависимость выражается математически с помо­

щью значений, которые вычисляет

Excel.

На основе полученных расчетов можно

создать математическую модель данных и спрогнозировать значение зависимой
переменной, которое определяется различными значениями одной или нескольких
независимых переменных.

Инструмент Регрессия позволяет выполнять простую или множественную линейную
регрессию и автоматически вычислять и стандартизировать остатки.

В диалоговом окне этого инструмента доступны следующие параметры.

•

Входной интервал У. Диапазон, содержащий значения зависимой переменной.

•

Входной интервал Х. Один или несколько диапазонов, содержащих значения не­
зависимых переменных.

•

Константа-ноль. Если этот флажок установлен, то регрессия будет содержать
нулевую константу (то есть линия регрессии будет проходить через начало ко­
ординат; иначе говоря, когда значения Х равны О, то предсказанное значение У

тоже будет равно О).

•

Уровень надежности. Уровень надежности для регрессии.

•

Остатки. Четыре варианта в этом параметре позволяют указать, включать ли

остатки в выходной диапазон. Остатки

-

это разность между наблюдаемыми

и прогнозируемыми значениями.

•

График нормальной вероятности. Если установить этот флажок, будет создана диа­
грамма нормальной вероятности.

Выборка
Этот инструмент позволяет выполнить случайную выборку данных из диапазона
входных значений. Функция будет полезна при работе с большой базой данных,
так как позволяет генерировать ее подмножества.

На использование инструмента влияют два параметра: Периодический и Случайный.

В первом случае выбирается каждое п-е значение входного диапазона, где п - за­

данный период. Во втором задается размер выборки, и каждое значение имеет
равную вероятность быть выбранным.

t-тест
С помощью этого инструмента можно определить, имеется ли статистически зна­

чимое различие между двумя небольшими выборками. В

Excel можно

выполнить

три типа t-теста.

•

Парный двухвыборочный для средних. Для парных выборок, содержащих
данные о двух наблюдениях за одним и тем же объектом ( например, результаты

Инструменты пакета анализа

721

вступительных и выпускных экзаменов). Выборки должны иметь одинаковый
размер.

Двухвыборочный с одинаковыми дисперсиями. Для независимых, а не парных

•

выборок. Предполагает равенство дисперсий этих выборок.
Двухвыборочный с разными дисперсиями. Для независимых выборок. Пред-

•

полагает неравные дисперсии выборок .
На рис.

30.10

показаны результаты парного двухвыборочного t-теста. Чтобы его

выполнить, нужно задать уровень надежности (параметр Апьфа) и гипотетическую
среднюю разность между двумя средними (то есть нулевую гипотезу) .

в

А

с

атестl

атест2

а

2

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

71
63
68
67
66
63
76
70
69
73
71
66
70
78
68
75
65
67
71
74
71

69
61
70
68
61
60
83
72
71

3
4
5
6

7
8
9

10
11

12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

Е

D

1 Сtудент#

G

Парный двухвыборочный t-тест для средних

Тест 1
Тест2
69,61904762 71,0952381
16,64761905 48,79047619
21
21
0,962742992

Среднее
Дисперсия

Наблюдения
Корреляция Пирсона

о

Гипотетическая разность средних

df
t-статистика

77

Р(Т<=t) одностороннее

72
66
71
86
70
78
63
68

t

критическое одностороннее

Р(Т<=t) двухстороннее

t

критическое двухстороннее

20
-2,081521605
0,025222395
1,724718243
0,05044479
2,08596344 7

77

78
12.

Рис.

30.10. Результаты выполнения парного t-теста

Двухвыборочный z-тест для средних
Если размер выборки не превышает

30 значений

и ее стандартное отклонение не­

известно, то лучше использовать t-тест, поскольку он предназ начен для работы
с малыми выборками. Если нужно выполнить анализ большой выборки или сово­
купности данных, то подойдет z-тест; при этом должны быть известны дисперсии
для обоих входных интервалов .

Глава

31

ЗАЩИЩАЕМ СВОЮ РАБОТУ

О защите данных много говорят на форумах

Excel. Пользователи хотят узнать, как

эффективно защитить рабочие книги от перезаписи или копирования. В текущей

главе мы расскажем вам, какие возможности для этого есть в

Excel.

Типы защиты
В

•

Excel

есть три категории защиты данных.

Защита рабочих листов. Весь рабочий лист либо его часть защищается от из­
менения или запрещается вносить изменения в лист конкретным пользователям.

•

Защита рабочих книг. Рабочая книга защищается от вставки или удаления от­
дельных листов, а также требуется пароль для открытия книги.

•

Защита проектов VBA. Код VBA защищается ( с помощью пароля) от просмотра
или изменения сторонними лицами.

ВНИМАНИЕ

Прежде чем переходить к описанию типов защиты, скажем несколько слов о пробле­
ме безопасности вообще. Использование паролей для защиты ваших рабочих книг
не гарантирует полной безопасности ввиду существования утилит подбора паролей
(и некоторых простых приемов). В большинстве случаев использование паролей
помогает, но если недобросовестный человек захочет получить доступ к вапrим
данным, то найдет способ сделать это. Если безопасность имеет для вас решающее
значение, то поищите инструмент, который может гарантировать ее в полном объеме.

Защита рабочего листа
Пользователи Excel защищают рабочие листы с разными целями. Одна из них предотвратить случайное удаление формул или других важных данных. В подоб­
ных случаях защита строится так, чтобы числовые данные можно было изменять,
а формулы

-

нет.

Чтобы защитить рабочий лист, активизируйте его и выберите команду Рецензи­
рование ► защита ► Защитить лист. Откроется диалоговое окно Защитить лист (рис.

31.1 ).

Вводить пароль не обязательно. Если вы его зададите, то он потребуется для сня­
тия защиты с листа. Если в окне оставить настройки по умолчанию, то ни в одну

723

Защита рабочего листа

ячейку текущего листа нельзя будет вносить
изменения .

?

Защитить лист

х

Пароль Д/IЯ отключения защиты листа:

Чтобы отменить защиту, выберите команду

11

Рецензирование ► Защита ► Снять защиту листа .

11 Защитить лист и .tодержимое защищаемых ячеек

Если лист был защищен паролем , то

Разрешить всем пользователям этого листа:

Excel

1

■ Выделение 1аблокированных ячеек

предложит ввести его.

8

..

Выделение незаблокированных ячеек

О ~рматирование ячеек
О Форматирование столбцов

Заблокированные

О ФQрматирование строк

и незаблокированные ячейки

О ~ставку столбцов

Во многих случаях необходимо защитить весь

О Вgавку строк
О Вставку rиперссылок

лист, 110 оставить некоторые ячейки доступны­

О Удаление стол.Qцов

ми для изменения. Например, если на вашем

О Удаление строк

листе есть формулы, то могут быть и ячейки ,
содержащие исходные значения для этих фор­

О Сортиров~
О Использование ~втофильтра
О Использование tводной таблицы и сводной

мул. В этом случае пользователь должен иметь

~ [ отмена J

возможность изменять ячейки с исходными
значениями, но нс ячейки с формулами. У каж­

дой ячейки листа есть атрибут Защищаемая
ячейка, который определяет , можно ли вносить
и:~м е нения в ячейку, если весь лист за щищен .

•

Рис.

31.1. Защитить рабочий лист

можно с помощью диалогового окна

Защитить лист

По умолчанию для всех ячеек листа атрибут Защищаемая ячейка установлен. Если
вы хотите и з менить это, то выделите яч е йку или д иапазон, щелкните правой кноп­

кой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек (или нажмите

Ctrl+l). В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек перейди те на вкладку Защита
(ри с.

31.2), снимите флажок Защищаемая

ячейка и нажмите кнопку ОК .

х

Формат ячеек

Число

Выравнивание

Шриф1

Граница

Заливо

Защи1а

■ Зашищаема11 11чейка

[l С~рыть формулы
Блокирование 11чеек и скрытие формул действуют 1олько ПOCJle защиты листа (вкладка • Рецензирование ·, группа
· изменени11 ·, кнопка · защи1и1ь лист ·)

ОК

Рис.

31.2. Флажок Защищаемая ячейка

Отмена

на вкладке Защита окна Формат ячеек

ГЛАВА

724

31

Защищаем свою работу

ПРИМЕЧАНИЕ

На вкладке защита диалогового окна Формат ячеек есть также флажок Скрыть формулы.

Если он установлен, то после активации защиты листа содержимое выделенной
ячейки не будет выводиться в строке формул, но непосредственно на рабочем листе
можно будет увидеть результат. Обычно установкой этого флажка не только защи­
щают формулу от изменения, но и скрывают ее.

Если вы сняли флажок Защищаемая ячейка для некоторых ячеек, то обязательно
выберите команду Рецензирование ► Защита ► Защитить лист, чтобы включить режим
защиты для всего листа. В результате содержимое незаблокированных ячеек можно
будет изменять, однако при попытке изменить заблокированные Excel выведет
следующее предупреждение (рис.

31 .3).

Х]

M,c,osoft Excel

Яче~к• и.11и диаrрамма, которую вы nытаетесь иJменить, находитс.11н111ащищенном 11исrе Чтобы енесrи 111эменени11, сним1•пе :tащиту JIИCJI Може1 nоtребоаатьс,~ nаро11ь

1

Рис.

°'

1

31 .3. Предупреждение о попытке изменить содержимое заблокированной ячейки

ПРИМЕЧАНИЕ

Атрибут Защищаемая ячейка действует только в том случае , если рабочий лист за­
щищен. На незащищенном поведение заблокированных и разблокированных ячеек
будет одинаковым.

Параметры защиты рабочего листа
В диалоговом окне Защитить лист ( см. рис.

31.1)

есть несколько флажков, которые

определяют, какие действия доступны пользователю на защищенном листе.

•

Выделение заблокированных ячеек. Позволяет выделять заблокированные ячейки
с помощью мыши или клавиатуры (но не изменять их). Этот флажок установлен
по умолчанию .

•

Выделение незаблокированных ячеек. Дает возможность выделять незаблокиро­
ванные ячейки с помощью мыши или клавиатуры . Флажок установлен по
умолчанию .

•

Форматирование ячеек. Позволяет форматировать заблокированные ячейки .

•

Форматирование столбцов. Дает возможность скрывать столбцы и изменять их
ширину.

•

Форматирование строк . Позволяет скрывать строки и изменять их высоту.

•

Вставка столбцов. Дает возможность вставлять новые столбцы.

•

Вставка строк. Позволяет вставлять новые строки.

Защита рабочего листа

•

725

Вставка гиперссылок. Дает возможность вставлять гиперссылки (даже в заблокированные ячейки).

•

Удаление столбцов. Позволяет удалять столбцы.

•

Удаление строк. Дает возможность удалять строки.

•

Сортировка. Позволяет сортировать данные в диапазонах, но только если эти

диапазоны не содержат заблокированные ячейки.

•

Использование автофильтра. Дает возможность использовать существующий авто­

фильтр.

•

Использование сводной таблицы и сводной диаграммы. Позволяет вносить изменения

в макет сводной таблицы или создавать новые сводные таблицы. Этот режим
применим и к сводным диаграммам.

•

Изменение объектов. Позволяет изменять на рабочем листе объекты (например,
фигуры) и диаграммы, а также добавлять и удалять заметки.

•

Изменение сценариев. Дает возможность управлять сценариями.

!DDQ О создании и использовании сценариев рассказывается в главе 28.
СОВЕТ
Если при защите листа установлен флажок Выделение незаблокированных ячеек, то

перемещаться между незаблокированными ячейками можно нажатием ТаЬ ( забло­
кированные в этом случае пропускаются), что значительно упрощает ввод данных.

Назначение разрешений пользователям
В Excel можно указать список пользователей, которым будет разрешено вносить
изменения в определенные части защищенного рабочего листа. Кроме того, можно
дополнительно установить пароль для внесения таких изменений. Эта возможность
используется относительно редко, а настроить ее достаточно сложно. Но если это

необходимо, то установка может стоить затраченных усилий.
Сделайте следующее.

1.

Снимите защиту с рабочего листа, если ранее она была установлена.

2. Выберите команду Рецензирование ► Защита ► Разрешить изменение диапазонов.
Откроется диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов (рис. 31.4).
3. Нажмите кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Новый диапазон.
4. Заполните соответствующими значениями поля Имя, Ячейки и Пароль диапазона,
а затем нажмите кнопку Разрешения. Откроется диалоговое окно Разрешения для
группы.

5.
6.

Нажмите кнопку Добавить. Откроется окно Выбор: "Пользователи или Группы".
Введите имя пользователя в системе

Windows и нажмите кнопку ОК.

диалоговое окно Разрешения для группы.

Откроется

726

ГЛАВА

31

Защищаем свою работу

?

Разрешить изменение диапазонов

х

Диапазоны защищенного листа, разблокируемые паролем :

Название

Содержит ячейки

l

r .Созд~
Изменить.

.

Удалить

Укажите, кто может редактировать диапазон без пароля:
Разрешения

О ~ставить сведения о разрешениях в новую книгу
,lащитить лист ...

Рис.

7.

ок

Отмена

Применить

31.,. Диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов

В нем оставьте установленным флажок Разрешить либо снимите его и установите
флажок Запретить и нажмите кнонку ОК.

8.

Закройте остальные открытые диалоговые окна, нажимая в каждом и:1 них
кнопку ОК.

9.

Установите режим защиты рабочего листа. Это можно сделать, нажав ю-юпку
Защитить лист в диалоговом окне Разрешить изменение диапазонов перед его аакры­

тием или после, выбрав на ленте команду Рецензирование ► Защита ► Защитить лист.

Защита рабочей книги
В

Excel

защитить книгу можно двумя способами :

•

установить пароль для открытия книги ;

•

защитить структуру книги: запретить пользователю манипуляции с листами

книги (вставку, удаление, скрытие и т. д.).

Эти способы не являются взаимоисключающими, поэтому оба можно испол~,зовать
для одной и той же книги. Рассмотрим их подробнее.

Установка пароля для открытия книги
При сохранении книги

Excel позволяет задать пароль, который нужно будет вволить

при ее открытии в дальнейшем.

Чтобы добавить пароль к рабочей книге, сделайте следующее .

1.

Выберите команду Файл ► Сведения ► Защитить книгу ► Зашифровать с использованием
пароля. Откроется диалоговое окно Шифрование документа (рис.

31 .5).

Защита рабочей книги

х

?

Шифрование документа

727

Шифрование содержимоrо этоrо файла
Пароль :

Внимание! Забытый пароль восстановить невозможно.
Список паролей рекомендУется хранить в надежном
месте .

СледУет также помнить, что при вводе пароля

учитывается регистр букв.

Рис.

31.5. Диалоговое окно Шифрование документа, в котором можно указать пароль для рабочей книги

2.

Введите пароль и нажмите кнопку ОК.

3.

Введите пароль еще раз и нажмите ОК.

4.

Сохраните рабочую книгу.

ПРИМЕЧАНИЕ

Эти действия нужно выполнить только один раз. Нет необходимости задавать пароль
при каждом сохранении книги .

Чтобы удалить пароль из книги, повторите
ту же самую процедуру, но на шаге

2 удалите

имеющийся пароль в диалоговом окне Шифро­
вание документа, нажмите кнопку ОК, после чего
сохраните книгу.

На рис.

rВведите пароль

l

1

ок

пароль, которое появляется при попытке от­
крыть книгу , защищенную паролем .

В

Excel

х

'Формулы в таблице.хlsх ' защищен .

ll•e,,•

31 .6 показано диалоговое окно Введите

?

Рис.

J

Отмена

31.6. Для открытия этой книги

есть еще один способ защитить книгу

требуется пароль

паролем.

1.

Выберите команду Файл ► Сохранить как и нажмите кнопку Обзор. Откроется диа­
логовое окно Сохранение документа.

2.

В нем нажмите кнопку Сервис и выберите в открывшемся меню команду Общие
параметры . Откроется диалоговое окно Общие параметры.

3.

В поле Пароль для открытия введите пароль.

4.

Нажмите кнопку ОК.

Excel

предложит повторно ввести тот же пароль, прежде

чем вы вернетесь к окну Сохранение документа.

5.

В нем убедитесь, что имя книги, ее местоположение и тип указаны правильно,
и нажмите кнопку Сохранить.

728

ГЛАВА

31

Защищаем свою работу

ПРИМЕЧАНИЕ

В диалоговом окне Общие параметры есть еще одно поле для ввода пароля: Пароль для
изменения. Если вы зададите здесь пароль, то пользователь, не знающий его, сможет
открыть книгу в режиме «только для чтения>.>, но не сможет сохранить ее под тем же

именем. Если вы устанавливаете флажок Рекомендовать доступ только для чтения без
пароля, то Ехсе\ предлагает открыть файл в режиме <<только для чтения>.>, но поль­
зователь может отказаться от этого предложения.

Защита структуры рабочей книги
Чтобы запретить другим (или себе) выполнять определенные действия в рабочей
книге, вы можете защитить ее структуру. Когда структура защищена, пользователь
не сможет:

•

вставить в книгу новый лист;

•

удалить лист;

•
•

отобразить скрытый лист;

•

переименовать лист;

•

переместить лист.

скрыть лист;

Чтобы защитить структуру книги, сделайте следующее .

1.

Выберите команду Рецензирование ► Защита ► За­
щитить книгу. Откроется диалоговое окно Защита
структуры и окон (рис .

31.7).

2.

В нем установите флажок структуру.

3.

Введите пароль ( не обязательно).

4.

Нажмите кнопку ОК.

Защита структур ...

х

?

Пароль (не обязателен) :

Защитить книгу

Кнопка Защитить книгу на ленте меняет цвет, ука­

■ сrруктуру
о

зывая на то, что вы включили защиту. Чтобы

,а

L

выключить ее, выберите команду Рецензирова­
ние ► Защита ► Защитить книгу повторно. Защита

ок

Отмена

будет снята, а кнопка Защитить книгу станет обыч­

ного цвета. Если структура книги была защищена

Рис.

структуры и окон

паролем, придется ввести его .

Защита проектов

31.7. Диалоговое окно Защита

VBA

Если в книге есть макросы, то стоит з ащитить проект

VBA от просмотра и

ния макросов другими пользователями. Сделать это можно так.

1.

Откройте окно редактора

2.

В окне Projects выберите свой проект.

Visual Basic for Application,

нажав Alt+F11.

измене­

Другие возможности по защите данных

3.

729

Выберите команду Tools ► <имя проекта> Properties ( <имя проекта> соответству­
ет имени вашего проекта). Откроется диалоговое окно <имя проекта> -

Project

Properties.

4.

В нем перейдите на вкладку Protection (рис.

F

31.8).

Project - ProJect Properties
General

Protection

Lock project
О Lock proJect for yiewing

Password to view project properties
Eassworcl
Confirm password

• • ••I

------------ок

Рис.

5.
6.
•

Отмена

31 .8. Диалоговое окно для защиты

Справка

проектов

VBA

На этой вкладке установите флажок Lock project for viewing.

В поля Password и Confirm password введите выбранный пароль.
Нажмите кнопку ОК и сохраните файл. После того как файл будет закрыт, а за­
тем снова открыт, для просмотра или изменения кода VBA потребуется ввести
заданный пароль.

i□□v Макросы VBA подробно описываются в части VI.

Другие возможности по защите данных
В этом разделе описываются дополнительные способы защиты данных, с которыми
вы можете работать в

Excel.

Сохранение книг в форматах
Формат

PDF и XPS

PDF (PortaЬle Document Format -

формат переносимых документов) ши­

роко используется для представления документов в режиме ,полько для чтения,>,

при этом структура исходного документа полностью сохраняется. Программное
обеспечение для просмотра РDF-файлов доступно из разных источников. Excel
может создавать файлы в этом формате, но не может их открывать.

ГЛАВА 31

730

XPS -

Защищаем свою работу

еще один формат <<электронных бумаг>.>, разработанный компанией

в качестве альтернативы
тически

PDF. В
не поддерживают XPS.

Чтобы сохранить рабочую книгу в формате
Файл ► Экспорт ► Создать документ

Microsoft

настоящее время сторонние разработчики прак­

PDF/XPS

PDF

► Создать

или

XPS,

PDF/XPS.

выберите команду

Откроется соответству­

ющее диалоговое окно, в котором можно будет указать имя файла и его местопо­
ложение, а также задать другие параметры.

Финализация рабочей книги
Excel позволяет пометить рабочую книгу как окончательную.

Если книге присвоен

такой статус, то в отношении нее доступны только два действия:

•

книгу можно открывать лишь в режиме «только для чтения>.>, ее нельзя сохранить под тем же именем;

•

книгу можно только просматривать, то есть ничего нельзя изменить.

При открытии такой рабочей книги под лентой появится соответствующее сообще­
ние. Статус можно изменить, нажав кнопку Все равно редактировать.

Чтобы пометить рабочую книгу как окончательную, выберите команду Файл ► Све­
дения ► Защитить книгу ► Пометить как окончательный. Откроется диалоговое окно,

в котором вы можете подтвердить свой выбор. Если вы нажмете кнопку ОК, то по­

явится еще одно окно с объяснением, что означает пометка книги как окончательной.
После нажатия ОК в строке состояния появится изображение листа с галочкой,
указывающее, что активной книге присвоен статус окончательной.
ВНИМАНИЕ

Пометка документа как окончательного не является надежной мерой безопасности.
Любой, кто откроет книгу, может изменить ее статус, повторно выбрав команду
Файл ► Сведения ► Защитить книгу ► Пометить как окончательный. После этого содержимое

книги снова можно будет изменять.

Скрытие персональных данных
Если предполагается, что с вашей книгой будут работать другие пользователи, то
лучше скрыть содержащуюся в ней конфиденциальную и личную информацию.

Такой инструмент

Excel,

как Инспектор документов, поможет найти в книге всю

информацию о вас, вашей организации или о самой книге, чтобы скрыть эти
сведения.

Чтобы запустить Инспектор документов, выберите команду Файл ► Сведения ► Найти
проблемы ► Проверить документ. Откроется окно инспектора (рис.

кнопку Проверить, и

31.9). Нажмите
Excel выведет результаты проверки и предоставит возможность

удалить из книги ту или иную информацию.

Другие возможности по защите данных

х

?

Инспектор документов

7З 1

Чтобы проверить наличие выделенного содержимого в документе, нажмите кнопку ·проверить·

8

Примечания
Проверка документа на наличие примечаний .

8

Свойава аокумента и персональные данные
Проверка документа на наличие скрытых метаданных и персональных данных.

8

Мор.ель ДilННЫХ
Проверяет модели данных для внедренных данных, которые могут быть не видны на листе

8

Кон1ентные на,цстройки
Проверка на наличие контентных надстроек. сохраненных в основном тексте документа .

■ Надстройки области .~адач
Проверка на наличие со)(раненных в документе надстроек области задач

8

Сводные та.О:лицы и диаграммы, объемные формулы. срезы и временные wкалы
Проверка на наличие сводных таблиц, сводных диаграмм, объемных формул, срезов и

временных шкал, которые могут содержа,ь данные, не отображающиеся на листах .

Проверить

Рис.

31. 9. С помощью диалогового окна

Закрьпь

Инспектор документов можно найти

в документе скрытую и персональную информацию
ВНИМАНИЕ

Если Инспектор документов обнаружил в книге скрытые и персональные данные,
то это не означает, что их обязательно следует удалить. Иначе говоря, на втором
шаге работы инспектора не нужно сразу нажимать кнопку Удалить все, чтобы убрать
из докуме11та всю найденную информацию. Например, у вас может быть скрытый
лист с данными, 11а основе которых выполняются некие расчеты. И если удалить
его , то какие-то формулы в книге перестанут работать. Поэтому сначала создайте

резервную копию сво е й рабочей книги, а 3атем запускайте Инспектор документов и вы­
бирайте, что удалить, а что лучше оставить.
В меню Файл ► Сведения ► Найти проблемы доступны еще две команды.

•

Проверить читаемость. Проверка книги на наличие содержимого, которое будет
трудно прочесть людям с ограниченными возможностями.

•

Проверить совместимость. Проверка книги на наличие функциональности, недо­

ступной в предыдущих версиях Ехсе\ .

ШDQ О проверке совместимости файлов рассказывается в главе 6.

732

ГЛАВА

31

Защищаем свою работу

Использование цифровой подписи

Excel позволяет добавить в книгу цифровую подпись. В некотором смысле она
используется аналогично подписи на бумажном документе. Цифровая подпись
помогает подтвердить подлинность книги и гарантирует, что с момента подписания
в книгу не вносились изменения.

После подписания книги подпись будет актуальной до тех пор, пока вы не внесете
изменения в файл и не пересохраните его.

Получение цифрового сертификата
Чтобы поставить на книге цифровую подпись, необходимо предварительно полу­
чить в центре сертификации соответствующий сертификат, с помощью которого

можно будет проверить вашу подпись и подтвердить ее подлинность. Стоимость
этой услуги зависит от компании, выдающей сертификаты.

Подписание книги

Excel поддерживает два типа цифровых подписей:

видимую и невидимую.

Чтобы добавить видимую подпись, выберите команду Вставка ► Текст ► Строки
подписи ► Строка подписи

Microsoft Office.

Откроется диалоговое окно Настройка подписи,

в котором нужно ввести соответствующую информацию. Добавив блок подписи,
дважды щелкните на нем. В открывшемся окне Подпись подпишите документ, введя

для этого свое имя или загрузив отсканированное изображение своей подписи.
После того как документ подписан, он помечается как окончательный. Любое из­
менение файла аннулирует подпись.

Чтобы добавить невидимую цифровую подпись, выберите команду Файл ► Све­
дения ► Защитить книгу ► Добавить цифровую подпись. Если подписанная книга будет
изменена, то невидимая подпись станет недействительной.

ЧАСТЬ

V
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ POWER PIVOT
И POWER OUERY
В этой части вы познакомитесь с двумя мощными инструментами

Pivot

и

Power Query.

В

Power Pivot

Excel - Power

можно создавать эффективные отчеты, ис­

пользуя внешние данные и модели данных. А

Power Query

позволяет экономить

время за счет автоматизации процессов получения и подготовки внешних данных
и значительно расширяет возможности анализа данных и создания отчетов.

В этой части

•
•
•
•
•
•
•

Глава

32. Введение в Power Pivot.
Глава 33. Работа непосредственно с внутренней моделью данных.
Глава 34. Использование формул в Power Pivot.
Глава 35. Знакомство с Power Query.
Глава 36. Преобразование данных с помощью Power Query.
Глава 37. Обеспечение совместной работы запросов.
Глава 38. Повышение производительности Power Query.

Глава

32

ВВЕДЕНИЕ В

POWER PIVOT

Осознавая важность происходящей в сфере бизнес-аналитики революции и ме­

ста, отведенного в ней Excel, компания Microsoft вложила значительные средства
в улучшение тех функциональных возможностей Excel, которые могут быть
максимально востребованы сегодня. Особое внимание было уделено уровню со­
ответствия Excel требованиям, выдвигаемым современной бизнес-аналитикой,
и расширению возможностей программы по управлению, обработке и анализу
информации, поступающей из различных источников данных, количество которых
непрерывно растет.

Ключевым продуктом этих вложений стала надстройка

Power Pivot. Этот инстру­

мент позволяет устанавливать связи между разрозненными источниками данных,

которые могут содержать сотни тысяч строк данных, и объединять информацию
из них в одном аналитическом механизме, встроенном в

Excel.

В этой главе мы рассмотрим основные возможности, главные функции и преиму­
щества

Power Pivot.

Внутренняя модель данных
По своей сути

Power Pivot -

Power Pivot

это надстройка

Excel,

с помощью которой можно

работать с данными в несколько миллионов строк, объединять таблицы в модель
данных и создавать аналитические вычисления. Она работает на базе аналитиче­
ского движка xVelocity, но в терминологии
данных.

Excel его называют внутренней моделью

Каждая рабочая книга

Excel содержит внутреннюю модель данных, которая пред­
Power Pivot в памяти. В этом разделе
описывается, как с помощью внутренней модели данных Power Pivot импортировать
ставляет собой отдельный экземпляр процесса

и интегрировать данные, поступающие из разрозненных источников.

Лента

Power Pivot

Все пользователи, имеющие действующую подписку на

Office 365 Pro Plus, смогут
32.1). Доступ к ней будут иметь
и те, кто использует любую автономную версию Excel 2013 или более позднюю.

увидеть и активировать вкладку

Power Pivot

(рис.

Внутренняя модель данных

Фай/1

Г11авна.11

Меню

Всrавка

Рисование Разметка араницы

fx
Уnрмнмме

Форму11ы

nокпп.11м

-- --

)ффе-1С!'М8НОС1'М"

Добнкт.•

Onpeдviкn.

~.IIIINЖHWJ!

,_

T-6,м,цll!f

Рис.

Реценэмрование

ВиА

Автомаnоировать

Разрабоrчиk

Сnравка

Power pjvot

00

~

Me,pw ICJl,o-.e•we

Данные

735

Power Pivot

,_.,,,..

32.1. Вкладка Power Pivot на ленте Excel

Обратите внимание: организации часто устанавливают

Excel, следуя собственным

политикам установки. В некоторых организациях эта программа устанавливается

без активированной надстройки

Power Pivot,

поэтому ее вкладка не будет видна.

Если вы ее не видите, сделайте следующее.

1. Перейдите на ленту и выберите команду Файл ► Параметры. Откроется диалоговое
окно Параметры Excel.

2.

В нем перейдите на вкладку Надстройки, а затем в списке Управление (внизу окна)

выберите вариант Надстройки СОМ.

3.

В списке доступных надстроек СОМ установите флажок Microsoft Power Pivot for
и нажмите кнопку ОК.

Excel

4.

Закройте и перезапустите

Excel.

Несколько слов о совместимости
С момента выхода

Pivot.

Excel 201 О

корпорация

В зависимости от версии

Excel

Microsoft выпустила

несколько версий

Power

применяются разные версии надстройки. Будьте

осторожны при совместном использовании рабочих книг с моделями

Power Pivot в усло­
Excel, а другие - в бо­
Power Pivot, созданной

виях, когда одни пользователи работают в более ранних версиях
лее поздних. Открытие и обновление книги с моделью данных

в более старых версиях, приведет к автоматическому обновлению модели. В результате
пользователи старых версий

Excel

больше не смогут использовать ее в этой книге.

Как правило, при работе с книгами, где есть модели данных

в вашей версии

Excel

те использовать рабочие книги с моделями
версии

Excel,

Power Pivot,

созданные

или более старой, не бывает таких проблем. Однако вы не сможе­

Power Pivot,

созданными в более поздней

чем ваша.

Связывание таблиц

Excet с Power Pivot

Первый шаг в использовании

Power Pivot -

за1юлнить модель данных . Можно

либо импортировап, данные из внешних источников, либо связать с моделью
таблицы

Exccl

с

Excel в текущей
Power Pivot.

рабочей книге. Начнем с того, что свяжем три таблицы

ШОQ Большинство примеров, приведенных в этой главе, можно проработать, скачав файл Основы

Power Pivot.xlsx.

736

ГЛАВА 32

Введение в

Power Pivot

Для примера возьмем три таблицы данных, сохраненных на трех рабочих листах:
Покупатели, заголовок счета и Детали счета (рис .

А

1 1D

32.2).

В

покупателя

с

Имя покупателя

Адрес

2 DOLLISCO000l
Dollis Cove Resort
3 GETAWAYIO00l
Getaway lnn
4 HOMEFURN000l Home Furnishings Limited
5 JOHNSONK000l

Johnson, Kimberly

Покупатели

11

Заголовок счета

Дата сч:та Номер сч:та
08.05.2005

3

ORDSТ1025

BAKERSEMO0Ol

12.04.2007 STDINV2251
08.05.2005

BAKERSEMO0Ol

ORDSТ1026

AARONFIT00Ol

12.04.2007 STDINV2252

AARONFIT0OOl
Заголовок счета

Покупатели

А

В

Детали счета

--,

С

D

• !количество • ! себестоимость • j цена/ед. • 1

1

Номер счета

2

ORDSТ1022

1

59,29

119,95

3

ORDSТ1015

1

3290,55

6589,95

4

ORDSТ1016

10

35

34,95

5

ORDSТ1017

50

91,59

189,95

Покупатели

Рис.

l

Детали счета

[ю покупа~еля-1

[

2

765 Кingway
234 Е Cannon Ave.
234 Heritage Ave.
5678 S. 42nd Ave.

Заголовок счета

Детали счета

32.2. С помощью модели данных Power Pivot будет выполнен анализ данных.
размещенных на трех рабочих листах

Таблица Покупатели содержит основную информацию о покупателях: идентификатор,
наименование организации, ее адрес и т. д. Таблица Заголовок счета хранит сведения
о каждом отдельном счете, выставленном конкретному покупателю. В таблице
Детали счета содержится подробная информация о счетах.
Мы хотим проанализировать доходы по покупателям за месяц. Очевидно, что снача­

ла нужно как-то объединить все эти данные. В прежние времена потребовалось бы
выполнить множество действий с использованием функции ВПР или подобных ей
и написанием разных формул. Но с помощью

Power Pivot задачу связывания дан­

ных из трех таблиц можно решить всего несколькими щелчками кнопкой мыши .

Подготовка таблиц fxcel
При связывании данных из книг

Excel

с внутренней моделью

Power Pivot

лучше

всего сначала преобразовать данные на листе в именованную таблицу. Хотя техни­
чески это не обязательно, так будет проще отслеживать данные в модели данных

Внутренняя модель данных

Power Pivot

737

Power Pivot

и управлять ими. Если предварительно не преобразовать данные

в именованные таблицы, то

Excel присвоит этим наборам стандартные имена вида

Таблица!, Таблица2 и т. д.

Выполните следующие действия, чтобы преобразовать каждый набор данных
в таблицу

Excel.

Перейдите на рабочий лист Покупатели и щелкните на любой ячейке с данными.

1.
2.
3.

Нажмите

Ctrt+T. Откроется диалоговое окно Создать таблицу (рис. 32.3).

Убедитесь, что диапазон таблицы задан правильно и установлен флажок Таблица
с заголовками. Нажмите кнопку ОК.

4.

Теперь на ленте должна появиться контекстная вкладка Конструктор таблиц.
Перейдите на нее и в группе Свойства в поле Имя таблицы введите подходящее

название (рис .

32.4). Так

при работе с внутренней моделью данных вы всегда

будете знать, какая именно таблица используется.

х

Создать таблицу

~кажите расположение данных таблицы

t

SAS1:SGS10
■ Iаблица с заголовками

Файл

Имя таблицы:

(покупатели

·$· Размер таблицы
Отмена

Рис.

32.3. Диапазон данных

преобразуется в таблицу

5.

Главная

Повторите шаги

Меню

Вставка

Разметка

~ Сводная таблица
х Удалить дубликаты

{f

Вставить

Преобразовать в диапазон

Свойства

Рис.

Рисование

Инструменты

срез

---

32.4. Новой таблице Excel присвоено более понятное имя

Excel
1-4 для

наборов данных заголовок счета и Детали счета.

Добавление таблиц Excel в модель данных
Теперь, когда диапазоны данных преобразованы в таблицы
их в модель данных

Power Pivot. Для

Excel, можно добавлять

этого откройте на ленте вкладку

Power Pivot

и сделайте следующее.

1.
2.

Щелкните на любой ячейке в таблице Покупатели.
Перейдите на вкладку Power Pivot и выберите команду Таблицы ► Добавить в модель дан-

ных. Будет создана копия вашей таблицы и откроется специальное окно (рис.
Окно

Power Pivot

выглядит почти так же, как и окно

Excel,

32.5).

но на самом деле это

отдельная программа. Обратите внимание: в сетке таблицы Покупатели есть номера
строк, но нет буквенных заголовков столбцов . К тому же не получится редакти ­

ровать данные в таблице. Это просто снимок таблицы Ехсе\, импортированной
в

Power Pivot.

738

ГЛАВА

Гм1на11

Введение в

32

Доnо11н1пr111>НО

Комарук1 ор

lo
"°""''"'

Power Pivot

AITOCyt,IMI ,

ФrР"'"'

CIOA~ II

s.

rаб,1111ц1 •

tне WНКХАIННЫХ•

I

Tl'lnдaФll>X

1+1'

Обноеить

%

А8н+11,1)(

8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

1D покупателя а
DOLLISC00001
GETAWAYl0001
HOMEFURN0001
JOHNSONK0001
KELL YCON0001
KENSINGT0001
HAMPTONV0001
HEALТНУСООО1
LECLERC0001
LEISURET0001
LONDONBE0001
INTERNAT0001
ISNINDUS0001
MANCHEST0001
BLUEYOND0001
COHOWINE0001
LASERMES0001
LAWRENCE0001

Т8611и

Имя покупателя D
Dollis Cove Resort
Getaway lnn
Ноте Furnishings ..
Johnson, KimЬerly
Kelly Consulting
Kensington Garde,..
Hampton Village Е ...
Healtny Concepts
LeClerc & Associat...
Leisure & Тrsvel С ...
LondonЬerry Nursi ...
lnternational Mailin ...

Страна а Город

Адрес а
765 Kin ...
234 ЕС...
234 Нег...
5678S ...
123 Уео
12345 ...
234 На ...
1234W ...
4321 w...
City 123
987 Рог ...
8765 5...
987 Uni ...
ISN lndustries
678W ..
Manchester Suites
Blue Yonder Air1ines Р . O . Во ...
234 Hic ...
Coho Wintery
98765 ..
Laser Messenger ..
Lawrence Telemar... 12345 ..

~ 06мст~ -..ч~П росwотр

Фор..аnороuн..е

/i,

1
2
3
4
5
6
7

ПptACТlllleИIII! АИIГрамм ы
Поuмн, cкp.in.ee

Прцс:11111е+1иt-

•,,g ."11

'

f'>:

l(PI

D

Канада

Шарло ...

США

Сагино

США

Мидле...

США

Рокфо ...
Мельбу ...

Австрал ...
США

Милуоки

США

Сп ринг...

США

Уэст-Д...

Канада

Монреа ...

Австрал ... Сидней

Новая

----------~~

Штат а Индекс а
C1A1W3
PEI
MI
48605
48640-9 ...
MI
61125-6 ...
IL
3000
VIC
WI
53204-9 ...
62703-1 ..
IL
50625-4 ...
IA
H4O6J8
PQ
NSW
2000

1

3... Окленд

США

Сент-Л. ..

мо

США

Локrюрт

США

Лафай ...

США

Уичито

IL
IN
KS
IL
MN
KS

Спринг...

США

США

Блуми ...

США

Лоуренс

63156-5 ...
60441-2 ...
47905-5 ...
67201
62703
55304-9 ...
66208

,
Рис.

32.5. Модель данных Power Pivot

Кроме того, если вы посмотрите на панель задач Windows в нижней части экра­
Power Pivot имеет собственное окно, отдельное от окна Ехсе\ .

на, то увидите, что

Вы можете переключаться между этими окнами, нажимая на панели задач кнопку

соответствующей программы.

Повторите шаги 1 и 2 для каждой из оставшихся таблиц Ехсе\: Заголовок счета и Де­
тали счета. После того как вы импортировали все таблицы Excel в модель данных,
в окне Power Pivot они будут отображаться каждая на своей вкладке (рис. 32.6).

ДооОJ1нмт~11ьно

Коистру,стор

rм,на.11

11'1

А.а

fbll{

J.t

с
8с

....

06новм1 ь

По~н ... ~

~

IНflLJHM )( A&+I H ЬIX •

С80АН411

01~ .. ,ь

Ja6JI M ЦI ~

ll'e фl4Jlь1p"

Буфер обмеш~

Форма1 мроt1ание

D Номер счета D

...

2
з

4
5
6
7
8
9

с UJ!бцем

Сор1111ро10 м фипьтрац~,111

fi

[Дата счета]

Дата счета

Cop1t1pot1U

08.05.2005 о
12.04 .2007 О ...
08.05.2005 О ...
12.04.2007 О ...
07.05.2004 О ...
10.02.2004 О ...
15.02.2004 О ...
10.05.2004 О ...
08.05.2004 О ...

ORDST1025
STDINV2251
ORDST1026
STDINV2252
ORO1002
INV1024
INV1025
ORDPH 1D05
ORD1000

1D

покупателя

D

BAКERSEM0001

BAKERSEM0001
AARONFIT0D01
AARONFITDD01
METROPOL0D01
AARONFIT0D01
AARONFIТ0D01

LECLERC0001
MAGNIFIC0001

Покуnатеnи ~ rопоеок счета Детали счета

Рис.

32.6. Каждая таблица

в модели данных будет отображаться на отдельной вкладке

Внутренняя модель данных

Power Pivot

739

ПРИМЕЧАНИЕ

Данные, импортированные в Power Pivot, остаются связанными с таблицами Excel,
поэтому в модели данных будут автоматически применяться любые изменения,
внесенные в эти таблицы. Иначе говоря, хоть данные в надстройке и представляют
собой снимок таблицы на момент ее добавления в модель данных, они будут авто­
матически обновляться при редактировании исходных таблиц в Excel. Связанные
таблицы - единственный вид источника данных, который автоматически обнов­
ляется по мере изменения данных. Как вы узнаете далее в этой главе, данные из

внешних источников необходимо обновлять вручную.
СОВЕТ
Если вы случайно закрыли окно

Power Pivot, то не переживайте: его можно открыть

вновь, выбрав на ленте команду Power Pivot ► Модель данных ► Управление или команду
Данные ► Работа с данными ► Вернуться в окно

Power Pivot.

Создание связей между таблицами в модели данных Power Pivot
На текущем этапе

Power Pivot знает, что в модели данных есть три таблицы, но

не имеет представления о том, как их можно связать. Для этого сначала необхо­
димо определить отношения между таблицами. Сделать это можно прямо в окне

Power Pivot.

1.

Перейдите в окно надстройки и выберите на ленте команду Главная ► Про­
смотр ► Представление диаграммы. Откроется окно с графическим представлением

всех таблиц, входящих в модель данных

1.,.
По~\'lе

1(11011,.

Обцоеиrь

l~UЖИ!СА•11м11111•

1а6J!ица·

............
ul

~

r"rдаи.....Форм.~,

CIO№IIII

s.

%

'

1,8 .,

Фopмlnlpo81Hllt

Псжупатели

□ Заголовок счета

o,.,.ti,\'111,
8<tф"

Power Pivot

) Aeтrxy1.1u-,,

~1

....,,.

Capт,ip<'НINI по

,,.. ,,.

Сор 1 1-1ро1ц м ~ь1рацм11

"
Hallni

1:::)

Номер счета

с:] Номер счета

c:J

Количество

w) Адрес

[::D 1D

покупателя

32.7) .

-

Пp,tACJa8Jlat1"e

............

...;

Пl)t'Мl'МИИ~ »iarpa1,1u111
Пoot8)11b(lфl,llble

06/\М11,l"8ЧЩ:1\е1<"11
Прос.wотр

□ Детатt счета

С] Имя покупателя

1D покупателя

Соц1щ,l(РI

НаА,м

□ Дата счета

□

(рис .

[П] Себестоимость
а Цана/ед .

□ Страна
Город

Рис.

32.7. Представление диаграммы позволяет увидеть структуру всех добавленных таблиц

В этом окне схемы таблиц можно перемещать, перетаскивая их за строку за­

головка. Идея в том, чтобы определить первичные ключи в каждой из таблиц
и соединить их, установив таким образом связи. Например, таблицы Покупатели
и Заголовок счета можно соединить по полю

1D покупателя, а таблицы Заголовок
- по полю Номер счета.
поле 1D покупателя в схеме таблицы Покупатели, чтобы выделить

счета и Детали счета

2.

Щелкните на

его, а затем протащите указатель мыши к одноименному полю в схеме таблицы
Заголовок счета (рис.

32.8).

ГЛАВА 32

740

Введение в

Power Pivot

ш] Загоnооок счета

1ъ] Покупатеnи

rnl

1D по

Дата счета

ПD Страна

uD

Город

Рис.

3.

32.8. Создание связи

между таблицами

Щелкните на поле Номер счета в схеме Заголовок счета и перетащите указатель
мыши к одноименному полю в схеме Детали счета.

К этому моменту диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на

рис. 32.9. Обратите внимание:

Power Pivot добавил линии между таблицами, которые

вы только что соединили. В терминологии баз данных эти линии называют связями.

1IП Покупатели
1П

1D покупателя

1П Покупатель

fiD

Адрес

[Ш Страна

uD

Город

Рис.

u] t\етаnи счета
1П Заголовок счета

rnJ

Номер счета

1П Дата счета

Ш] Количество

1ы Номер счета

1m

Себестоимость

uD 1D покупатепя

1m

Цена/ед.

32.9. На диаграмме Power Pivot все связи между таблицами обозначаются линиями

Обе связи, созданные в модели данных Power Pivot, имеют тип ~один-ко-многим1>.
Это значит, что когда одна таблица соединена с другой связью такого типа, то в пер­
вой таблице все записи имеют уникальные значения ключевого поля (например, ID
покупателя), а в записях второй значения этого поля могут дублироваться .
Обратите внимание: на линиях связей есть стрелки, направленные от одной табли­
цы к другой. Стрелки всегда указывают на таблицу, содержащую дублированные
значения ключевого поля.

В нашем примере таблица Покупатели представляет собой уникальный список кли­
ентов, каждый из которых имеет идентификационный номер. Это значит, что все

значения в поле ID покупателя являются уникальными. А вот в таблице Заголовок счета

может быть несколько записей с одним и тем же значением в поле ID покупателя, так
как любой клиент может сделать в компании сколько угодно заказов, на каждый
из которых будет оформлен отдельный счет.
СОВЕТ

Чтобы в Power Pivot закрыть представление диаграммы и вернуться к таблицам,
выберите на ленте команду Главная ► Представление данных.

Внутренняя модель данных

7 41

Power Pivot

Управление существующими связями
Если вам нужно отредактировать или удалить связь, установленную между двумя

таблицами в модели данных, сделайте следующее.

1.

Перейдите в окно

Power Pivot

и выберите на ленте команду Конструктор ► Свя­

зи ► Управление связями. Откроется диалоговое окно Управление связями (рис.

]

-

х

о

Управление связями

32.1 О).

И3МйН~

Актмено

ТвблмЦ81

Да

ЗaronoeotC счет.

Нвnревnенме фм.л"тре

[ID

nокуn.-rеля)

Мноn1е к одному

{":1) «

К Заrолоесж счета

Таблмца

2

Покупатели

[ID

nокуnателяl

Закрыть

Рис.

2.

32.10. В окне Управление связями можно редактировать или удалять существующие связи

Щелкните на связи, которую требуется отредактировать или удалить, а затем
нажмите кнопку Изменить или Удалить соответственно.

3.

После нажатия кнопки Изменить откроется диалоговое окно Изменение связи
32.11 ). Вы заметите, что столбцы, используемые для формирования связи,

(рис.

выделены. Если вы хотите переопределить связь, просто выберите соответству­
ющие столбцы. Кроме того, с помощью флажка Активные связь можно отключить
или включить. Выполнив все необходимые действия, нажмите кнопку ОК.

х

Изменение свои

Выберите взаимосвязанные таблицы и столбцы.

Каnичестао

Номер счете

1
1
10
50

Себестоимость

Цена/ед

59,29
3290,55
35
91,59
59,29

119,95
6589,95
34,95
189,95
119,95

Заrоnоесж счете

1D nокуnателя

Дата счете

Номер
счет■

08.05.2005 00:00 00 • • t
•
BAKERSEM0001 12 04.2007 00:00 00
08.05.2005 00,00 00 t • t
AARONFIТ0001
t
12.04.2007 00:0000
AARONFIТ0001
ВAKERSEM0001

MEТROPOLOOO,

07 .05.2004 00:00 :00 • •

t

,

•t

QK

■ Активные

Рис.

О]:мена

32.11. В диалоговом окне Изменение связи можно переопределить таблицы и
которые были заданы для выбранной связи

поля,

742

ГЛАВА

32

Введение в

Power Pivot

Использование данных из модели Power Pivot при создании отчетов
Когда связи между таблицами в модели данных

Power Pivot

будут установлены,

она, по сути, готова к работе. В Power Pivot под этим в основном предполагается
анализ с помощью сводных таблиц. Фактически все данные, сохраненные в этой
надстройке, представляются в книгах

Excel в виде сводных таблиц.

ШDQ Сводным таблицам посвящены главы 26 и 27.
Чтобы получить доступ к данным
Перейдите в окно

1.

Power Pivot

Power Pivot, сделайте следующее.
и выберите на ленте команду Главная ► Сводная

таблица. Откроется диалоговое окно Создать сводную таблицу.

Укажите, где нужно создать сводную таблицу: на новом листе или уже суще­

2.

ствующем. Затем нажмите кнопку ОК.
Используя панель задач Поля сводной таблицы, создайте подходящий вам макет

3.

сводной таблицы. Это делается точно так же, как при создании стандартных

сводных таблиц.
Пример такой сводной таблицы показан на рис.
из всех таблиц, имеющихся в модели данных

32.12. Она содержит информацию
Power Pivot. Обратите внимание:

в стандартной сводной таблице можно использовать поля только одной таблицы.
Но в нашем случае благодаря связям, которые мы определили в модели , можно ис­
пользовать любые поля из любой таблицы. При такой конфигурации мы, по сути,
получаем мощный аналитический инструмент, работающий с разными таблицами ,
но представленный в форме стандартной сводной таблицы . В нашем примере по­
казано, как определить среднюю цену за товар для каждого из клиентов компании .

I

З Наsаания строк

с

\ ·)средняя цена•• единицу товара

4 Aaron Fitz Electrical

5 Adam Park Resort
б Advanced Paper Со.
7
8
9
10

Advanced Tech 5atellite 5ystem
American Sclence Museum
Associated lnsurance Company
Astor 5ultes

11 Atmore Retlrement Center

12
13
14
15

Baker's Emporium lnc.
Blue Yonder Alrll nes
Boyle's Country lnn's
Breakthrough Telemarketlng

16 castle lnn Resort

17 Central Communications LTO

18 Central Distributing
19 Central illlnols Hospltal
20 Communlcatlon Connectlons
21 Computerlzed Phone Systems
22 Contoso. Ltd.
23 Country View Estates
24 Dollis Cove Resort

25 Holling Communicatlons lnc.
26 15N lndustrles

-----

Рис.

..

Поля сводной таблицы

V

272
640

Активные

192
63
157

Выберите nоля для добавления в отчет:

325
1583
40
601
856
610
864
120
769
125
1705
127
120
8912
129
120
104

1

1 Поиск

>

Х

Всо

1@-1

751

Детмм счет■

> (Шзаголовок счета

> IIJ Покуn•т•лм

Перетащите nоля в нужную облает..:

Т Фильтры

-

Строки
Имя nокуnате11я

1 Столбцы

I. Значения
С~дняя цена за един ...

..,

1350

32.12. Сводная таблица, управляемая Power Pivot и объединяющая данные из нескольких таблиц Excel

Загрузка данных из внешних источников

743

Если бы вы выполняли подобный анализ до того, как в Excel появилась надстройка
Power Pivot, эта задача была бы очень непростой. Вам бы пришлось создать два на­

бора формул с функцией ВПР: для извлечения данных сначала из таблицы Покупатели
в таблицу Заголовок счета, а затем из таблицы Заголовок счета в таблицу Детали счета.

После этого вам бы все равно пришлось искать способ обобщить эти данные так,
чтобы можно было рассчитать среднюю стоимость товара для каждого покупателя.

Загрузка данных из внешних источников
Как уже упоминалось в начале главы, в

Power Pivot можно использовать данные
Excel: разрешается импортировать данные из внешних
Действительно мощным инструментом Power Pivot делает именно

не только из рабочих книг
источников.

способность консолидировать данные из самых разных источников и выстраивать
взаимосвязи между ними. Это значит, что теоретически вы можете создать модель

данных

Server,

Power Pivot, которая будет содержать данные частично из баз данных SQL
- из баз данных Microsoft Access и даже данные из обычного

частично

текстового файла.

Загрузка из реляционных баз данных
Один из распространенных источников данных, используемых аналитиками

в
и

Excel, - реляционные базы данных, в частности Microsoft Access, SQL Server
Oracle. В этом подразделе мы рассмотрим, как загрузить информацию непосред­

ственно из внешних реляционных баз данных.

SOL Server
Базы данных

SQL Server -

один из самых распространенных вариантов хранения

данных корпоративного уровня. Большинство таких баз развертывает и сопрово­

ждает ИТ-отдел. Чтобы подключиться к базе данных

SQL Server,

вам придется

работать с ИТ-отделом. Без этого не получить доступ на чтение к базе данных

Server, из которой

SQL

вы будете извлекать данные.

Получив требуемый доступ, откройте Excel и выполните команду Power Pivots ► Модель
данных ► Управление. Откроется окно

Power Pivot.

В нем выберите Главная ► Получение внешних данных ► Из других источников. В открыв­

шемся диалоговом окне Мастер импорта таблиц (рис.

SQL Server и

32.13) выберите вариант Microsoft

нажмите кнопку Далее.

В следующем окне мастер запросит информацию, необходимую для подключения
к выбранному источнику данных: адрес сервера, учетные данные для входа в систему
и любое другое название базы. В окне представлены различные поля в зависимости
от типа выбранного источника данных (рис.

•

32.14).

Понятное имя соединения. Здесь можно ввести название источника данных. Лучше
использовать описательное название, которое достаточно легко прочесть и за­
помнить.

744

ГЛАВА

32

Введение в

Power Pivot

Мастер импорта таблиц

х

Соединение с источником данных
Можно создать соединение с источником данных или исполь30вать
существующее соединение .

1J

Microsoft: SQL Server

Создаите соед~1нение с базои данных SOL Server Имnортируите табпицы или представления из
базы данных ипи данные , возвращенные запросом

Microsoft SQL Azure
Создайте соединение с ба30й данных

SQL Azure. Импортируйте таблицы или представления мэ

базы данных или данные , возвращенные запросом .
Система платформы аналитики (Майкрософт)

Создайте подключение к системе матформы аналитики (Майкрософт) . Импортируйте таблицы или
представления в базу данных либо данные , возвращенные из запроса .

П Microsoft Access

lsi"' Создайте соединение с базой данных

Microsoft Access .

из базы данных или данные , возвращенные запросом .

Г1,

Импортируйте таблицы или представления

Orвcle

L
◊ Создайте соединение с базой данных Oracle. Импортируйте таблицы или представления из базы
данных или данные , возвращенные запросом .

Г1,

Тегвdаtа

L❖ Создайте соединение с базой данных

Teradata. Импортируйте таблицы мли представления И3 базы

данных или данные , а03арвщенные запросом .

~

SyЬase

l❖ СО3Дайте соединение с базой данных SyЬese . Имоортируйте таблицы или представления из базы
денных или д~ воэае!'щенные с:с:
••::;
"==·-----

< l::lаэад

Рис.

•

32.13. В диалоговом окне

[

Далее >

]

Мастер импорта таблиц выберите

Готово

Отмена

Microsoft SQL Server

Имя сервера. В этом поле указывается имя сервера, на котором находится база
для подключения. Имя можно узнать в ИТ-отделе, который предоставил вам
право доступа к этому источнику данных.

•

Вход на сервер. В этой группе полей указываются учетные данные для получения

доступа к серверу. В зависимости от того, какой доступ вам был предоставлен,
переключатель в этой группе нужно будет установить в одно из положений:
Использовё;lть проверку подлинности Windows либо Использовать проверку подлинности
SQL Server. В первом случае подразумевается, что сервер будет опознавать вас по

вашим учетным данным в Windows. Во втором - что в ИТ-отделе специально
для вас на сервере были созданы уникальное имя пользователя и пароль, ко­
торые вам и нужно указать. Обратите внимание: извлекать данные из базы вы
сможете, только если у вас есть права доступа как минимум на ч те ние данных.

•

Сохрё:1нить пароль. Если установить этот флажок, то имя пользователя и пароль,

которые вы ввели, сохранятся в текущей книге Excel. Благодаря этому данные
из источника останутся доступными для обновления, даже если с книгой будут
работать другие люди. Однако этот вариант чреват определенными проблема­
ми с безопасностью, поскольку любой, кто сможет просмотреть свойства этого
соединения, сможет узнать ваши имя пользователя и пароль. Выбирать этот
вариант имеет смысл только в тех случаях, когда в ИТ-отделе вам предоста­
вили учетную запись приложения
использования разными людьми).

( то

есть запись, созданную специально для

Загрузка данных из внешних источников

•

7 45

Имя базы данных . На любом сервере, на котором работает СУБД SQL Server,
можно разместить произвольное количество баз данных. Введите в этом поле

название базы, к которой хотите подключиться,

- его должны будут сообщить

вам в ИТ-отделе при предоставлении доступа.

х

Мастер импорта таблиц
nодк,uа,чен..е к бе38 данных

Microsof\ SQL Server

Веедмте сеедения, необход.имые дnА соединения с ба:юй данных
Mк:rosolt SOL S..Ver.
Понятное имя соед,,tнения:

SqlServer

Имясорира
Вход на сереер

О Исnол~n. nроеерку nодnинностм Windows
О ИcnonD3Q88ть npoвepte.y nодnинностм SOL Server
Имя nonЬ30saтenя:

~срамить

роль

Имя ба:,ы данных
Аоnоnннтельно

< Назад

[

Даnее >

(lроверкть соединение

l [отоео

От-мена

Рис. э2.1,. На данном этапе укажите информацию для соединения с базой данных
Введя всю необходимую информацию, нажмите кнопку Далее - и откроется следую­

щее окно мастера импорта. В нем необходимо определить способ извлечения данных

из базы. Их два: либо выбрать из предложенного списка существующих в базе таблиц
и представлений, либо ввести собственный запрос к ней, составленный с использова­
нием синтаксиса языка

SQL. Второй вариант предполагает написание собственного

сценария на языке SQL, поэтому в большинстве случаев выбирается первый вариант.
Мастер импорта таблиц обратится к базе и предоставит вам полный список до­
ступных в ней таблиц и представлений (рис. 32.15). Таблицы будут обозначаться
пиктограммами в виде сетки, а для представлений поверх этой сетки будет выво­
диться квадратик.

Чтобы импортировать таблицу (или представление), достаточно установить со­

ответствующий флажок. В столбце Понятное имя каждой импортируемой таблице
или представлению можно задать новое имя, под которым она в дальнейшем будет
фигурировать в модели данных

Power Pivot.

СОВЕТ

В окне на рис. 32.15 есть кнопка Выбрать связанные таблицы. Выбрав в нем таблицу ( или
несколько), можно просто нажать эту кнопку, после чего

Power Pivot просканирует

базу и автоматически выберет для импорта все таблицы, связанные с выбранной .
Эта функциональная возможность облегчает работу с большими базами данных,
содержащими десятки таблиц.

746

ГЛАВА

Введение в

32

Power Pivot

Мастер импорта таблиц

х

Выбор таблиц м представлений
Выберите таблицы и представления, из которых нужно
импортировать данные.

Табnицы и представления
Исходная таблица

Employee_Master

Loce.tionMe.ster

О

ЕйJ1
0 {}}

Данные фильтра

t

-~_ Empl()yee.,,..Master

LocationMaster

·PriceMaster

Pr~,

ProductMe.ster

Test Comments

0 ·fj,.' Tre.nsactionMester

[]1[Z'1

Понятное имя

...

Transe.ctionMaster

Sal;,.s_Вy_Employee

Выбрать связанные таблицы

Да,пее >
Рис.

Просмотр и фильтрация

~ово_j

32.15. Мастер импорта таблиц вывел список таблиц и

Отмена

представлений

Важно помнить: при импорте таблицы импортируются все ее столбцы и записи
данных, это влияет на размер и быстродействие модели данных Power Pivot. Часто
бывает, что нужна информация лишь из небольшого количества столбцов. В таких
случаях следует воспользоваться кнопкой Просмотр и фильтрация.

Щелкните на имени таблицы (см. рис. 32.15), а затем нажмите кнопку Просмотр
и фильтрация. Мастер импорта таблиц выведет окно предварительного просмотра
выбранной таблицы (рис. 32.16). В нем будут представлены все ее столбцы данных
и часть строк.

В заголовке каждого столбца есть флажок, и если он установлен, значит, столбец
выбран для импорта. Если флажок снят, то столбец не будет импортирован вместе
с таблицей и Power Pivot не добавит его в модель данных.
Кроме того, в заголовках столбцов есть кнопки фильтров, с помощью которых мож­
но выбрать для импорта только записи с нужными данными. При нажатии такой
кнопки открывается меню, где вы определяете критерии отбора ненужных записей.
Этот отбор работает точно так, как и стандартная фильтрация

Excel.

Выбрав необходимые данные, нажмите кнопку Готово в окне мастера импорта
таблиц. Начнется процесс импорта, и мастер выведет окно с информацией о ходе

процесса (рис.

32.17). Когда он завершится, в этом окне будет отображена общая

информация о выполненном импорте.

747

Загрузка данных из внешних источников

х

Мастер импорта таблиц
Выбор таблиц м представлений
Выберкте таблицы и предстааnения , из которых нухно
имnортмронть данные .

Тебnмцы и представления

1

.

.

./

./

17214 HULCUM Corp.

SIOUXFALLS

2

17216 SUASHD Corp.

PIERRE

3

17218 BASLUS Corp.

SIOUX FAllS

SD

4

17236 GROHOM Corp .

WORTHINGТON

MN

5

17273

CANISTOТA

SD

6

17286 REBANS Corp.

VANKТON

SD

7

17296 OSHUSM Corp.

SPENCER

IA

8

17304 SAUAXF Corp.

SIOUX FAllS

SD

9
10

17309 PORКVA Corp.
17310 OMUSAC Corp.

MONTEVIDEO
MITOiEll

MN
SD

11

17344 ULSUN Corp.

MARSНAll

MN

12

17347

SIOUXFALLS

SD

RAМPARCorp .

САТСО

Corp.

SD

Просмотр и фильтрация

Вы.брать сея3анные таблицы

< Не.яд

Рис.

[отоео

Далее>

0тм ....

32.16. В окне Просмотр и фильтрация можно отменить импорт лишних столбцов, а в остальных
столбцах оставить лишь строки с нужными данными

Мастер импорта таблиц
Идвт •шорт
Опервция импорта мохет янять нескаnько минут. Чтобы остановить
операцию импорта , нажмите кнопку ·0станоеить импорт"

ф Успешно

Успешное 38Ве

Подробно
Рабочий 3Лемент

Состояние

CustomerМaster

Успешно . Передано стро1с

9120.

Em~~e_Master

Успешно . Передано стро1< :

68 615.

locatlonмaster

Успешно. Передано строк :

54.

ProductМlster

Успешно. Передано СТРОК:

&49.

Рис. 32.17. В последнем окне мастера импорта таблиц отображается ход выполнения импорта
Последним шагом в загрузке данных из

SQL Server является просмотр и создание
Power Pivot и выберите команду

всех необходимых связей. Перейдите в окно

Главная ► Просмотр ► Представление диаграммы. Откроется экран с диаграммой модели

данных, на котором можно просмотреть и отредактировать необходимые связи
( см. подраздел ~создание связей между таблицами в модели данных Power Pivot>>
выше в этой главе).

ГЛАВА 32

748

Введение в

Power Pivot

СОВЕТ
Если окажется, что нужно дополнительно откорректировать правила фильтрации
импортированных данных, то можно снова открыть окно Просмотр и фильтрация, в ко­

тором они были заданы. Для этого выберите целевую таблицу в окне

Power Pivot

и выберите на ленте надстройки команду Конструктор ► Свойства таблицы. Вы заметите,
что открывшееся окно, по сути, такое же, как окно Просмотр и фильтрация мастера

импорта таблиц (см. рис.

32.16).

Здесь можно выбрать столбцы, которые были от­

фильтрованы ранее, отредактировать правила фильтрации, снять фильтры и даже

использовать другие таблицы или представления.

Другие реляционные системы баз данных
Независимо от того, где хранятся ваши данные
или

MySQL, -

-

в

Microsoft Access, Oracle, dBase

вы можете загружать данные практически из любой реляционной

системы баз данных. Если у вас установлен соответствующий драйвер доступа
к базе, вы сможете подключить

Power Pivot.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для подключения к любой системе баз данных на вашем компьютере должен быть
установлен соответствующий драйвер доступа к этой системе. Системы баз SQL

Server и Access - продукты корпорации Microsoft, и драйверы для них практически
гарантированно будут установлены на большинстве компьютеров. Драйверы для
других систем баз, скорее всего, придется устанавливать специально. Как правило,
это делают специалисты ИТ-отдела организации: либо изначально, при установке
на компьютере всего пакета корпоративного ПО, либо по запросу. Если на вашем
компьютере нет требуемых драйверов для доступа к базам данных, то обратитесь
в свой ИТ-отдел.

Откройте окно

Power Pivot

и выберите команду Главная ► Получение внешних

данных ► Из других источников. Откроется диалоговое окно Мастер импорта таблиц,

которое было показано на рис.

32.13.

Выберите в нем нужную систему реляционных баз данных (доступно множество
вариантов). Например, если требуется получить доступ к

Oracle

(или

Sybase),

то

выберите строку Oracle (или SyЬase).
Чтобы подключиться к любой из существующих систем реляционных баз данных,
потребуется выполнить примерно те же действия, что и при импорте данных из
базы

SQL Server ( см. выше в этой главе).

Но вы можете увидеть несколько альтер­

нативных диалоговых окон в зависимости от особенностей выбранной системы
баз данных.

Понятно, что

Microsoft

не может предоставить пользователям именованное

соединение со всеми возможными системами реляционных баз данных. Поэтому
в предложенном списке вы можете не найти нужный вариант. В таком случае

просто выберите вариант Прочие {OLEDB/ODВC). Мастер импорта таблиц предложит
ввести адрес для соединения с той системой баз данных, которая вам необходима.

Загрузка данных из внешних источников

749

Загрузка данных из плоских файлов
•Плоскими• называют файлы, которые содержат табличные данные без какой-либо
структурной иерархии или отношений между записями. Самые распространенные

типы плоских файлов

-

файлы Excel и текстовые файлы. В плоских файлах хранит­

ся множество важной информации. В этом подразделе описано, как их использовать
в качестве источников данных, импортируемых в модель данных

Power Pivot.

Загрузка данных из внешних файлов fxcel
В начале этой главы мы рассмотрели, как связать между собой таблицы, загрузив
Power Pivot, сохраняемую в той же рабочей книге. Связанные
таблицы имеют явные преимущества перед другими типами импортируемых дан­
ных, поскольку они сразу реагируют на внесение любых изменений в исходные
таблицы Excel. Если вы измените данные в одной из таблиц в рабочей книге, то
автоматически изменится и связанная с ней таблица в модели данных Power Pivot.
их в модель данных

Интерактивность в реальном времени - замечательное свойство связанных таблиц.
Но у них есть и недостаток: все исходные данные должны храниться в той же рабочей
книге, в которой сохраняется и сама модель данных Power Pivot, а это не всегда возмож­

но. Вы столкнетесь с множеством ситуаций, когда вам нужно будет включить данные,
которые должны находиться в другой книге. В таких случаях можно воспользоваться

мастером импорта таблиц
Откройте окно

Power Pivot для подключения к внешним файлам Excel.

Power Pivot

и выберите команду Главная ► Получение внешних

данных ► Иэ других источников. Откроется диалоговое окно Мастер импорта таблиц.

Прокрутите в нем список вниз и выберите вариант Файл Excel (рис.

32.18), а затем

нажмите кнопку далее.

Далее мастер запросит информацию, необходимую для подключения к целевой
рабочей книге. Нужно будет ввести следующее.

•

Понятное имя ооединения. В этом поле можно указать любое имя внешнего источ­
ника данных. Лучше использовать описательное название, которое достаточно
просто прочесть и запомнить.

•

Пуrь к файлу Excel. В это поле следует ввести полный путь к файлу целевой рабочей
книги

•

Excel.

Найти и выбрать нужный файл можно с помощью кнопки Обзор.

Использовать первую строку в качестве заголовков столбцов. В большинстве случаев
таблицы в

Excel содержат заголовки

столбцов. Если это так, то убедитесь, что

флажок Иаюльэовать первую строку в качестве заголовков столбцов установлен, чтобы

Power Pivot смог правильно обработать их в процессе импорта.
Введя всю необходимую информацию, нажмите кнопку Далее, и откроется сле­
дующее окно мастера импорта таблиц (рис.
рабочих листов выбранной книги

Excel.

32.19).

В нем вы видите список всех

У становите флажки для листов, которые

хотите импортировать. В столбце Понятное имя можно указать новое имя каждого
импортируемого листа, которое будет использоваться как название таблицы во
внутренней модели данных

Power Pivot.

750

ГЛАВА 32

Введение в

Power Pivot

х

Мастер импорта таблиц
Соединение с источником данных
Можно СО3Д!ПЬ соединение С источником Д8ННЫХ или ИСПОЛЬ3088ТЬ
существующее соединение .

Мtюrомерные источники
~

L. •

Службы

Microsoft Analysis Services

Создайте соединение с кубом служб SQL Server Analysts Seмces . Импортируйте данные ,
возвращенные запросом многомерных выражений.

•

Веб-каналы да ных

-

г~ Отчет

L_1J

Создайте соединение с отчетом сr,ужб

Microsoft Reporting Services

и импортируйте данные из

канале .

CJ

Другие каналы

!l"f Создайте соединение с веб-каналом данных. и импортируйте данные из канала.
Текс1·овые фаИ11ы
Файл

•

Х

Excel
ИмnорТ1-lруите данные из файла E:xcel

ii

1~

~:кетовый файл

L--м-••--·

< Назад

Рис.

~

ee> J

[отово

Отмена

32.18. В окне мастера выберите вариант Файл Excel
х

Мастер импорта таблиц
Выбор таблиц и представлений
Выберите таблицы и предстеsления , и:s которых нужно
имnортироветь денные .

Имя файле :

O:\Chapter

33\Внутренняя модель данных .хlsх

Т ебnицы и представления

ьJ
О

О 't.
'О_[

Исходная таблица

Понятное имя

Денные фильтре

1 Обслуживание$

Ресnоложение$
Сотрудники$

Выб.реть связенные таблицы

< Незад

Рис.

32.19. Установите флажки для тех листов,

Дмее>

Просмотр и фильтреция

Отмене

которые необходимо импортировать

Загрузка данных из внешних источников

751

СОВЕТ

При извлечении данных из внешних файлов Excel Power Pivot позволяет выбрать
не только целые рабочие листы, но и именованные диапазоны ячеек. Последний
вариант удобен, когда нужно импортировать не все данные листа, а только их часть.
Как уже говорилось, в этом окне дополнительно можно воспользоваться кнопкой

Просмотр и фильтрация, чтобы убрать из импортируемых данных ненужные столбцы
и записи данных. Если в этом нет необходимости, нажмите кнопку Готово, чтобы
завершить импорт.

Как всегда, не забудьте просмотреть и создать связи с любыми другими таблицами,
которые вы загрузили в модель данных

Power Pivot.

ПРИМЕЧАНИЕ

При загрузке в модель данных внешних файлов Excel нельзя достичь того уровня
интерактивности, который возможен при работе со связанными таблицами в той же
рабочей книге. Как и при импорте таблиц баз данных, данные, полученные из внеш­
него файла Excel, являются просто снимком. Чтобы обновить информацию и увидеть
изменения, которые могли быть внесены во внешний файл Excel за время, прошедшее
с момента загрузки, необходимо обновить соединение с данными. (Подробнее эта
тема будет описана в пункте 40бновление данных в модели Power Pivot вручную•
далее в главе.)

Загрузка данных из текстовых файлов
Текстовые файлы

-

еще один тип плоских файлов, широко используемых для

ввода и передачи данных. Такие файлы чаще всего представляют собой результат
вывода информации из устаревших вычислительных систем или с сайтов.
всегда умел импортировать текстовые файлы.

Excel
Power Pivot позволяет интегрировать

информацию из этих файлов с данными из других источников.

Откройте окно

Power Pivot

и выберите команду Главная ► Получение внешних

данных ► Из других источников. Откроется диалоговое окно Мастер импорта таблиц, уже

знакомое вам по рис.

32.18. Прокрутите список в этом окне и выберите вариант

Текстовый файл и нажмите кнопку Далее.

Мастер импорта таблиц откроет окно Соединение с неструктурированным файлом,

в котором нужно указать информацию, необходимую для подключения к целевому
текстовому файлу.

•

Понятное имя соединения. В этом поле можно указать любое имя источника дан­
ных. Лучше использовать описательное название, которое достаточно просто
прочесть и запомнить.

•

Путь к файлу. Введите здесь полный путь к целевому текстовому файлу. Найти

и выбрать нужный файл можно с помощью кнопки Обзор.

•

Разделитель столбцов. В этом раскрывающемся списке выберите символ, который
использовался в целевом файле как разделитель столбцов. (Конечно, сначала

нужно выяснить, что это был за символ. Так, в СSV-файлах для разделения

752

ГЛАВА

Введение в

32

Power Pivot

значений полей в записи всегда используется запятая, а в других файлах может

использоваться символ табуляции или точка с запятой.) В списке содержатся
шесть наиболее распространенных вариантов разделителей полей в тестовых
файлах: Табуляция, запятая, Точка с запятой, Пробел, Двоеточие и Вертикальная черта.

•

Использовать первую строку в качестве заголовков столбцов. Если целевой файл со­

держит строку заголовков столбцов, то обязательно убедитесь, что флажок Ис­
пользовать первую строку в качестве заголовков столбцов установлен. Это позволит

Power Pivot извлечь эти заголовки и правильно их обработать при импорте.
Введя необходимую информацию, нажмите кнопку Далее, и откроется окно мастера
импорта, в котором вы сможете предварительно просмотреть и проанализировать

загружаемую информацию. Как и для других типов данных, можно отфильтровать

лишние столбцы, сняв флажки рядом с их названиями в строке заголовков. Кроме

того, в строке заголовков для каждого столбца есть кнопка фильтра, позволяющая
отфильтровать ненужные строки данных.

Завершив подготовку, нажмите кнопку Готово, чтобы запустить процесс импорта.
Когда он будет закончен, информация из указанного текстового файла станет частью

модели данных

Power Pivot.

Как всегда, не забудьте просмотреть и создать связи

с другими таблицами, которые вы загрузили в

Power Pivot.

Загрузка данных из буфера обмена
В

Power Pivot есть

интересная возможность загрузить данные из буфера обмена:

в модель можно вставить данные, предварительно скопированные из другого места.

Это разовый метод для быстрого ввода некой полезной информации в модель данных.
Рассматривая этот вариант, имейте в виду, что в этом случае нет реального источника

данных. Вы просто вручную копируете данные в буфер обмена, а затем вставляете
их в модель. И в дальнейшем вы не сможете ни обновить эти данные, ни отследить,
откуда они были скопированы.
Допустим, вы получили документ

W ord с таблицей. Вам нужно скопировать эту
Power Pivot в том же виде (рис. 32.20).

таблицу и добавить ее в модель данных

1

А

в

с

D

Реrион

Отдел

Менеджер

Бюджет

4 406 018
2 564165

Центр

Юридический

Кейтлин Маршалл

Запад

Юридический

Хосе Палмер

4
5

Север

Лоrистический

Одри Вашинrтон

Центр

Служба поддержки

Саманта Аллен

6
7

Северо- восток Отдел страхования

Кэтрин Николе

Центр

Отдел кадров

Дэвид Гордон

Отдел продаж

Лиллиан Харт

2 371246

Отдел сбыта

Клэр Петерсон

3 043 499
1 621 716

2
3

8 I Центр
9 Восток
10

Рис.

Центр

Отдел обслуживания Ханна Портер

1443 535
2 834 014
1119 596
2 949 401

32.20. Данные можно скопировать прямо из документа Microsoft Word

Загрузка данных из внешних источников

753

Можете скопировать эту таблицу в буфер обмена, а затем перейти в окно Power
Pivot и выбрать на ленте команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить. В открывшемся
диалоговом окне Просмотр вставки (рис. 32.21) просмотрите, что именно будет до­

бавлено в модель данных.

х

Просмотр вставки

Просмотрите вставляемые данные. Можно изменить имя таблицы и указать, нужно ли
использовать первую строку в качестве заголовков в целевой таблице.
Имя Iаблицы :

PastedTаЫе
Вставляемые данные :
Отдел

Менеджер

Юридиче ...
Юридиче ...
Логистич .. .
Сл-,,жба п ...
Отдел ст ...
Отдел ка ...
Отдел пр...
Отдел сб ...
Отдел об ...

Кейтлин Мар ... 4 406 018
2 564165
Хосе Палмер
Одри Вашин ... 1 443 535
Саманта Ал ... 2 834 014
Кэтрин Нико... 1 119 596
Дэвид Гордон 12 949 401
Лиллиан Харт 2 371 246
Клэр Петерс... 3 043 499
Ханна Портер 1 621 716

Запад

1 север

Центр

!

Бюджет

Регион
Центр

Северо- ...
Центр
Центр

Восток
Центр

■ Использовать первую строку в качестве заголовков столбцов.
ОК

Рис.

Отмена

32.21. В диалоговом окне Просмотр вставки можно уточнить,
что именно будет вставлено в модель

В этом окне немного параметров. Можно задать имя новой таблицы, под которым
Power Pivot, и указать, содержит ли первая

она будет представлена на диаграмме
строка заголовки столбцов.

Когда вы нажмете кнопку ОК, данные будут сразу же импортированы в модель
данных Power Pivot. Далее их можно отформатировать, а также создать связи

с другими таблицами модели.

Обновление соединений с внешними источниками данных и управление ими
Загрузив данные из внешнего источника в

Power Pivot, вы

фактически получаете

статический снимок состояния этого источника на момент создания связи. Именно
этот снимок

Power Pivot использует в своей

внутренней модели данных.

Со временем внешний источник данных может измениться и пополниться новыми

Power Pivot в своей модели по-прежнему будет использовать
прежний (устаревший) снимок, и так будет до тех пор, пока вы не создадите новый

записями. Однако
снимок.

754

ГЛАВА

32

Введение в

Power Pivot

Процедуру изменения содержимого модели данных

Power Pivot

путем создания

нового снимка источника данных называют обновлением данных. Обновление можно
выполнить вручную или автоматически.

Обновление данных в нодели Power Pivot вручную
На вкладке Главная окна

Power Pivot

есть кнопка Обновить. Если нажать стрелку

в нижней части этой кнопки, откроется меню с двумя командами: Обновить и Обно­
вить все.

Команда Обновить позволяет немедленно обновить таблицу в

Power Pivot,

ак­

тивную в окне Представление данных. Другими словами, если активной является

вкладка таблицы Покупатели, то после нажатия кнопки Главная ► Обновить уста­

новится связь с соответствующим источником внешних данных и будет выдан
запрос на обновление информации только для этой таблицы. Такой вариант
очень удобен, когда нужно обновить информацию только для определенных
источников данных.

Используя команду Главная ► Обновить ► Обновить все, можно обновить информацию
сразу во всей модели данных

Power Pivot.

Настройка автоматического обновления
Можно настроить соединение с источником так , что извлечение из него данных

и обновление информации в модели
Для этого в окне

Excel выберите

Power Pivot будет происходить автоматически.

команду Данные ► Запросы и подключения ► Запросы

и подключения. Откроется панель задач Запросы и подключения (рис.

Запросы и подключения

Запросы

V

I Подключения

Подключений :

4

~ ThisWorkbookDataModel

Data Model
~ LinkedTaЬle_Customers

~

LinkedT aЫe_lnvoiceDetails

~

LinkedT aЫe_lnvoiceHeader
Рис.

32.22. Панель задач Запросы и подключения

Х

32.22).

Загрузка данных из внешних источников

755

Перейдите на вкладку Подключения, а затем дважды щелкните на соединении, ко­
торое хотите настроить.

В открывшемся диалоговом окне Свойства подключения перейдите на вкладку Ис­

пользование (рис.

32.23). Чтобы настроить автоматическое обновление выбранного

источника данных , на этой вкладке нужно задать значения следующих параметров .

•

Обновлять каждые ... мин. Установка этого флажка приведет к тому, что

Excel

будет автоматически обновлять выбранный источник данных через указанное
количество минут. При этом будут автоматически обновляться и все другие
таблицы , связанные с этим соединением.

•

Обновление при открытии файла. Если установить этот флажок, то

Excel

будет

автоматически обновлять выбранное соединение при каждом открытии этой
рабочей книги. При этом будут автоматически обновляться и все другие таблицы,
связанные с этим соединением .

(

Свойства подключения
Има подключения :

о

l1 nkedTaЫe_Customers

Qписание:

Использование

Оnределение

Область использовании

Обновление экрана
Последнее обновление :

О Обнов4я1ь каждые

6i

мин

О О!iновление при открытии файла
Удали ь данные из внешнего диапазона перед сохранением книги

■ Обновляrь это подключение по команде "Обновить все·
Форматирование сервера

OLAP

При и пользовании этого подключения загружать с сервера следующие
форматы
Формат ч~,,сел

Цвеr заливки

Начертание

Цвет текста

ДетализациR

OLAP

Ма1< _~,,мальное число извлекаемых записей

Язык

Пр1о1 загрузке данных и ошибок исnольювать язь к интерфейса

L
Рис.

ОК

Off1ce

Отмена

32.23. В диалоговом окне Свойства подключения выбранное соединение можно настроить так.
чтобы данные обновлялись автоматически

756
•

ГЛАВА

32

Введение в

Power Pivot

Обновлять это подключение по команде "Обновить все". Выше было сказано, что команда
Главная ► Обновить ► Обновить все позволяет одновременно обновить все соединения,
благодаря которым информация передается в модель данных Power Pivot. Но если
через соединение из внешнего источника в модель импортируются миллионы строк

данных, то работа может замедляться всякий раз при выборе команды Обновить все.
Чтобы решить эту проблему, достаточно снять этот флажок для выбранного со­
единения, и тогда при выполнении команды Обновить все оно будет игнорироваться.

Редактирование свойств соединения
В некоторых случаях может потребоваться отредактировать те или иные настрой­
ки соединения к внешнему источнику данных после того, как оно было создано.
При обновлении просто создается новый снимок состояния внешнего источника.
Редактирование же позволяет вернуться к процедуре создания соединения и из­

менить его конфигурацию. Вот несколько причин, по которым может понадобиться
повторно настроить соединение.

•

Изменилось расположение сервера в сети или местонахождение файла источника данных.

•
•
•

Изменилось имя сервера или файла источника данных.

Необходимо изменить учетные данные или режим аутентификации.

Необходимо добавить таблицы, которые были исключены при первоначальном
импорте.

Итак, чтобы отредактировать свойства соединения, в окне

Power Pivot

выберите

команду Главная ► Получение внешних данных ► Существующие соединения (рис.

32.24).

Соединения, относящиеся к модели данных Power Pivot, будут в группе Подключения
к данным Power Pivot. Выберите в ней соединение, которое хотите отредактировать.
х

Сущест1ующие соединени11

__
Вwб.рмте СО8Д.Ннекме с источником даннwх. содержащим
даннЫft дn111 имnорте

•,

.

1

Ехсе4 8ttyrpeнttAR модет. данных1
•п
1' Книrе. Осноеw Power Pivolxlsx

Dрадапхить аыбор..

Открwть

06ноеиn.

Уоалиn.

Зекрыть

Рис. з2.2,. В диалоговом окне Существующие соединения можно изменить конфигурацию
.

_
.
т

.
р
;

,
.

источниками данных
.

Power Pivot с внешними

в

соединения

Загрузка данных из внешних источников

757

Выбрав соединение, измените его параметры с помощью кнопок Изменить и Открыть.
Выбор кнопки зависит от того, что именно нужно изменить.

•

Кнопка Изменить. Позволяет изменить адрес сервера, путь к файлу и параметры

•

Кнопка Открыть. Позволяет импортировать новые таблицы в уже существу­
ющем соединении. Это удобно, когда вы случайно пропустили таблицу при

аутентификации.

первоначальной загрузке данных.

Глава

33

РАБОТА НЕПОСРЕДСТВЕННО

С ВНУТРЕННЕЙ МОДЕЛЬЮ ДАННЫХ

Каждая рабочая книга поставляется с внутренней моделью данных, которая из­

начально представляет собой пустой контейнер. По мере работы с

Power Pivot

внутренняя модель заполняется таблицами и связями, которые вы добавляете в нее.
До сих пор для работы с внутренней моделью данных мы использовали ленту

Power
Pivot. Однако, как вы узнаете из этой главы, в Excel можно комбинировать свод­

ные таблицы и соединения с данными, чтобы взаимодействовать непосредственно
с внутренней моделью, не используя ленту

Power Pivot.

ШDQ Большинство примеров, приведенных в этой главе, можно проработать, скачав файл Внутренняя
модель данных.хlsх.

Загрузка данных во внутреннюю модель
Допустим, у нас есть рабочая книга

Excel с тремя рабочими листами. На листе
Обслуживание хранится таблица с данными о работах, выполненных сотрудниками
некой компании (рис. 33.1 ). На листе Сотрудники находится таблица с данными
о работниках компании (рис. 33.2).

Вам нужно проанализировать общую стоимость выполненных работ, сгруппировав
их по должностям сотрудников. Обычно это довольно непростая задача, так как
данные о стоимости услуг и должностях работников находятся в разных таблицах.
Но с помощью внутренней модели данных это можно сделать всего несколькими
щелчками кнопкой мыши.

В первую очередь нужно преобразовать эти данные в таблицу

Excel, то есть в объект,

который сможет распознать внутренняя модель. Сделать это можно так.

1. Щелкните на любой ячейке с данными листа Обслуживание и выберите на ленте
команду Вставка ► Таблицы ► Таблица. Откроется диалоговое окно Соэдание таблицы.

2.

Убедитесь, что выбран весь диапазон с данными на этом листе и флажок Таблица
с заголовками установлен, после чего нажмите кнопку ОК. Диапазон данных будет
преобразован в таблицу Excel. Присвойте ей понятное имя, по которому можно
будет легко найти ее во внутренней модели данных. Если этого не сделать, то
модель будет состоять из таблиц с именами вида Таблицаl, Таблица2 и т. д.

Загрузка данных во внутреннюю модель

А

1

в

с

Менеджер ... Дата_выполнения •

D

Стоимосrь_работ •

Время_обслуживания •

2

4416

3
4

4416
160006

5
6

6444
160006

7

8

52661
6444

9
10

51552
55662

06.01.2007

225,24
86,31

11
12

1336
60224

06.01.2007
06.01.2007

86,31
86,31

13

54564
56146

06.01.2007
06.01.2007

86,31
89,26

2

5412

06.01.2007
06.01.2007

90,24
92,90

1
2

14
15

05 .01 .2007
05.01.2007

Рис.

05 .01.2007
05.01.2007
05 .01.2007

2
2
3
4

196,58
204,20

33.1. Таблица с перечнем

4
3
2
2
2
2

выполненных работ

в

А

1

2
2

112,13
145,02

05 .01.2007

56416

16 1

111,79
111,79
112,13

05.01.2007
05.01.2007

Табе11ьный номер

D

Фамилия

•

O/IЖНОСТЬ

.

2

21 SIOCAT

ROBERT

Работник сервиса

3

3

42 BREWN

DONNA

Работник сервиса

3

4

45 VAN HUILE

KENNEТH

Работник сервиса 2

MAURICE

Работник сервиса

2

LUC

Работник сервиса

2

ROCH

Работник сервиса

2

Работник серви са

3

5

104 WIBB

6

106

7

113 TRIDIL

8

142

СЕТЕ

GUY

CESТENGIAY

9

145 ERSINEILT

MIKE

Работник сервиса 2

10

162 GEBLE

MICHAEL

Работник сервиса

2

11

165 CERDANAL

ALAIN

Работник сервиса

3

12

201 GEIDRIOU

DOMINIC

Нача11ьник

13

213 MERAN

DENIS

Работник сервиса

14

215

ANTHONY

Работник серви са 2

15

226 PLANTE

MARC

Работник сервиса

16

231 REIRSIOU

DOMINIC

Нача11ьник

Рис.

SТEARS

7 59

1
3
2

2

33.2. Таблица с информацией о сотрудниках

3. Щелкните на любой ячейке только что созданной таблицы Excel, а затем на
ленте программы перейдите на контекстную вкладку Конструктор таблиц. В группе

Свойства есть поле ввода Имя таблицы. Введите в него новое имя таблицы (в нашем
примере это Обслуживание). Теперь таблицу можно добавлять во внутреннюю
модель данных .

4.

Выберите на ленте команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные с помощью существующего подключения. Откроется диалоговое окно Суще­
ствующие подключения .

5. В нем перейдите на вкладку Таблицы. Вы увидите список всех таблиц Excel,
имеющихся в книге в настоящий момент (рис . 33.3).
6. В этом окне дважды щелкните на строке таблицы Обслуживание. Откроется диа­
логовое окно Импорт данных (рис. 33.4).

7 60

ГЛАВА 33

Работа непосредственно с внутренней моделью данных

х

Существующие подключения

х

Импорт данных

Выберите способ представления данных в книге .
Выбериrе nодК/lючение Иllи таблицу

С"1 О Iаблица

[C!j О Qтчет сводной таблицы
Подкnючения Iаблицы

1 ____ :
Показать:

таблицы

О То4ько создать nодКJ1ючение
Куда следует поместить данные?

Книга1 .xlsx (Эта книга)

EEEJ
t±±J

06служинние

Имеющийся лист

Обслуживание•SАS1 :SDS6861S

• SBSS

L

Новый лист

Добавить эти данные в модель данных

1

Рис.

О ,Сводная диаграмма

.Qткрыть

I

Отмена

33.3. В диалоговом окне Существующие подключения
перечислены доступные таблицы Excel

СвоАств.а....

Рис.

ок

Отмена

33.4. В окне Импорт

данных можно добавить таблицу

Обслуживание во внутреннюю
модель данных

7.

В этом окне установите переключатель Выберите способ представления данных в книге
в положение Только создать подключение и нажмите кнопку ОК.

Повторите эту последовательность действий для диапазона с данными на рабочем
листе Сотрудники.

Таким образом, обе таблицы загружены во внутреннюю модель данных. Ее можно
увидеть в окне Существующие подключения. Как показано на рис.

33.5,

внутренняя

модель называется Таблицы в модели данных книги.

Теперь на основе двух таблиц можно создать одну сводную. Для этого сделайте
следующее.

1.

На ленте выберите команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные с помощью существующего подключения. Откроется диалоговое окно Суще­
ствующие подключения .

2.
3.

В нем перейдите на вкладку Таблицы.
Дважды щелкните на строке Таблицы в модели данных книги. Откроется диалоговое
окно Импорт данных.

4.

В нем установите переключатель Выберите способ представления данных в книге
в положение Отчет сводной диаграммы, переключатель Куда следует поместить дан­

ные? в положение Новый лист и нажмите кнопку ОК (рис.

36.6). Сводная таблица

появится на новом рабочем листе.

На данном этапе вы можете щелкнуть в любом месте сводной таблицы, чтобы
открыть панель задач Поля сводной таблицы . Выберите вкладку Все (рис.

33.7).

В списке полей будут представлены все таблицы, доступные во внутренней
модели данных.

761

Загрузка данных во внутреннюю модель

х

Существующие подключения

Выберите подк.nючение или таблицу

Подключения Iаб.1нщы
Qока1ать:

'8се табли4.ы

Модель данных этой книги
~

Таблицы е мор.ели А,IННЫХ книrи

~ Таблиц:2
Внутренняя модель данных.хlsх (Эта книга)

EEfl

06спуживание

tt±J Обслуживаниеl!А!1 :SD!68б15
Er:iJ Сотрудники
tt±J Сотрудникиl!Аl1 :!D!бSО

Qткрыть

Рис.

33.5. Внутренняя

Отмена

модель данных. отображаемая в окне Существующие подключения

Поля сводной таблицы
Активные

V

Х

Все

Выберите поля для добавления в отчет:

\

Поиск

PI

ГЕ§jобслуживание

х

Импорт данных

l.

-li!Сотрудники

Выберите способ представления данных в книге.

П 0 Iаблица

Перетащите поля в нужную область :

О Qтчет сводной таблицы
Т Фильтры

1 • О ,Сводная диаграмма

1

Столбцы

О Топ.ько создать подключение
Куда спедует поместить данные ?

О Имеющийс• лист:

t

IBS'

-

Строки

Значения

О Новый лист
ДоЬавить эти да1тые в "ю.це,11ь данных

С во~ства.

Рис.

.

ок

]

Отмена

33.6. Создание сводной таблицы на новом
рабочем листе

О Отложить обновление макета

Рис.

33.7. На панели задач Поля сводной таблицы

откройте вкладку Все. чтобы увидеть доступные
в модели таблицы

762

5.

ГЛАВА

33

Работа непосредственно с внутренней моделью данных

Создайте сводную таблицу стандартным способом. В нашем случае поле Долж­
ность следует поместить в область Строки, а поле Стоимость_работ - в область
Значения.

Как видно на рис . 33.8, результаты выглядят не совсем правильно. В сводной
таблице выводится одна общая стоимость работ для всех должностей. При­
чина в том, что две таблицы, которые мы только что импортировали, никак
не связаны.

в

А

Поля сводной таблицы

1
2
ан_и_я_с_тр_о_к-~~]Сумма по столбцу Стоимость_работ
3 ~,Н-•з-в-

4

Начальник

5
6
7
8
9
1О
11
12
13

Начальник2

1

Начальник 3

1
2
Работник сервиса 3

Работник се рвиса

Работник сервиса

Общий итог

Активные

V

Х

Все

Выберите поля для добавления в отчет:

10774171,78
10774171,78
10774171,78
10774171,78
10774171,78
10774171,78
10774171,78

Могут потребоваться отношения между
таблицами .

х

1 Автообнаружение ... 11
]

14

СОЗДАТЬ ...

PI

Поиск

Перетащите поля в нужную область:

15
16
17

Фильтры

1

Столбцы

}

Значения

18
19
20
21
22
23
24
25

Строки
Должность

--=-]

~ма по столбцу Сто... ..,

•
Рис.

33.8. Если таблицы, объединенные в сводную, не связаны, то Excel предложит вам
создать отношение

Excel сразу же обнаружил, что в сводной таблице используются две таблицы

из

внутренней модели данных, и предложил создать между ними связь . Вы можете

позволить программе выявить и установить связи между таблицами автома­
тически или же нажать кнопку СОЗДАТЬ и сделать это вручную. Связи все же

лучше устанавливать вручную, поскольку это позволит исключить ошибки со

стороны

6.

Excel.

Нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Откроется диалоговое окно Создание отношения
(рис. 33.9). Здесь необходимо указать таблицы и их поля, которые будут исполь­

зоваться для создания отношения. Как видно по рисунку, в таблице Обслуживание
поле Менеджер связывается с полем Табельный_номер в таблице Сотрудники .
Создав отношение, вы получаете одну сводную таблицу, в которой можно ис­

пользовать данные сразу из двух независимых таблиц. На рис.
итоговая сводная таблица.

33.1 О

показана

Загрузка данных во внутреннюю модель

763

х

Создание отношения
Выберите таблицы и столбцы, АЛЯ которых нужно создать отношение .

Столбец (чужой) :

Iаблица ·
Таблица модели данных: Обслуживание

..,

Саязанная таблица :

Менеджер

Связанный столбец (первичный ключ) :

Таблица моде.11и данных: Сотрудники

Табе11ьныи номер

Отношения межд)' таблицами позволяют отображать связанные данные из разных таблиц в одном отчете .

Уnравление связями

Рис.

Отмена

]

33. 9. Создайте отношение, используя раскрывающиеся списки Таблица и Столбец

А

•

в

1
2
3 1Названия строк • )еумна
4 Начальник 1
5 Начальник2
6 Начальник3
7 Работник сервиса 1
8 Работник сервиса 2
9 Работник сервиса 3
10 Общий итоr
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

Рис.

~

...

по столбцу Стоиность_работ
19586
171560
75085
210309
9687391
610240

10774172

Поля сводной таблицы
Активные

V

Все

-

Выберите поля для добавления в отчет:

1

х

1@· 1

PI

Поиск
> IИ3 обслужмввние

> !т сотрудни ки

Перетащите поля в нужную область:

Т Фильтры

-

Строки
Должность

1

Столбцы

:r

Значения

Сумма по столбцу Сто ... ..,

33.10. Задача решена : получена общая стоимость выполненных работ по каждой должности

ПРИМЕЧАНИЕ

На рис .

33.9

показано, что нижний правый раскрывающийся список называется

Связанный столбец (первичный ключ). <\Первичный!> означает, что внутренняя модель

данных использует это поле связанной таблицы в качестве первичного ключа.
Первичный ключ - это поле, содержащее только уникальные непустые значения
( то есть дублирование значений или отсутствие значения не допускается) . Первич­

ные ключи в модели данных позволяют предотвратить агрегирование ошибочных
и дублирующихся записей. В каждом отношении между таблицами должно быть
поле, обозначенное как первичный ключ.
Так, в поле Табельный_номер таблицы Сотрудники ( см. рис. 33.9) должны находиться
лишь уникальные значения и не может быть пропусков. Только на таких условиях

Excel

может обеспечить целостность данных при объединении нескольких таблиц.

ГЛАВА 33

7 64

Работа непосредственно с внутренней моделью данных

Управление отношениями
во внутренней модели данных
После того как таблицы добавлены во внутреннюю модель данных, проверьте и при

необходимости настройте отношения между ними. Изменить отношения в сводной
таблице можно с помощью диалогового окна Управление отношениями.
Щелкните в любом месте сводной таблицы и выберите команду Анализ сводной
таблицы ► Вычисления ► Отношения. Откроется диалоговое окно Управление отношени­
ями (рис.

33.11 ).
х

Управление отношениями

1Состояние
Активная

Таблица•

Связанная таблица подстановки

Обслуживание (Менеджер)

Сотрудники (Табельный_номер)

-

Создать

·--

...

Автоматич«к~ обнаружение ...

Изменить

...

Активировать

Деактивировать
Уда.пить

Рис.

33.11. В диалоговом окне Управление отношениями

можно настраивать связи между таблицами

во внутренней модели данных
В этом окне есть следующие кнопки.

•

Создать. Создается новое отношение между двумя таблицами во внутренней
модели данных.

•

Автоматическое обнаружение.

Power Pivot может автоматически обнаружить и соз­

дать отношения между таблицами на основе их данных.

•

Изменить. Можно отредактировать выбранное отношение.

•

Активировать. Выбранное отношение применяется, то есть Ехсе\ будет учитывать
его при обобщении и анализе информации во внутренней модели данных.

•

Деактивировать. Выбранное отношение отключается, то есть Ехсе\ будет игнори­
ровать его при обобщении и анализе информации во внутренней модели данных.

•

Удалить. Выбранное отношение удаляется.

Управление запросами и подключениями

7 65

Управление запросами и подключениями
Выберите на ленте команду данные ► запросы
и подключения. Откроется панель задач за­

Запросы и подключения

просы и подключения (рис.

Запросы

33.12).

На ней

отображаются все подключения и запросы,
имеющиеся в текущей рабочей книге.

J

V

Х

Подk/lючения

Подключений :

3

[!) ThisWorkbookDataModel

Если вы имеете дело с незнакомой рабочей

Модель данны х

книгой, то эту панель стоит открыть, чтобы

WorksheetCor1nection_Книr а 1xlsx!Qб

проверить, есть ли во внутренней модели

данных книги какие-либо внешние под­

~ WorksheetConnection_Kниra1.xlsx 1 Coт...

ключения или запросы.

Щелкните правой кнопкой мыши на лю-

бой записи, чтобы открыть для нее кон-

Рис. 33.12. С помощью панели задач Запросы

текстное меню, позволяющее обновить или

и подключения можно управлять запросами

удалить подключение либо же изменить

и подключениями во внутренней модели данных

его свойства.

Глава

34

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ В

Если в

Power Pivot приходится

POWER PIVOT

анализировать сложные таблицы и базы данных,

часто хочется расширить возможности анализа, добавив вычисления, которых

нет в исходном наборе данных.

Power Pivot

содержит мощный набор функций,

называемых выражениями анализа данных или функциями языка

DAX,

которые

позволяют выполнять математические операции, рекурсивные вычисления, поиск
данных и многое другое.

В этой главе вы познакомитесь с функциями языка

DAX и узнаете базовые правила
Power Pivot.

создания собственных вычислений в моделях данных

IU□y Большинство примеров, приведенных в этой главе, можно проработать, скачав файл Формулы
Power Pivot.xtsx.

Добавление вычисляемых столбцов
Вычисляемыми называют столбцы, которые пользователи создают для добавления
в таблицы

Power Pivot возможности вычислений на основе формул. Вычисляемые
Power Pivot и становятся частью исходных

столбцы создаются непосредственно в

данных, используемых для формирования сводной таблицы. Такие столбцы ра­

ботают на уровне строки; то есть в формуле, которую вы создаете в вычисляемом
столбце, используются данные каждой строки. Представьте, что в таблице

Power
Pivot есть столбцы Доход и Затраты. Можно создать вычисляемый столбец, значения

в котором будут разностью значений этих двух столбцов.
Вычисляемые поля, или меры, позволяют выполнять более сложные вычисления,

с использованием обобщенных данных. Такие вычисления применяются непо­
средственно к сводной таблице и в результате образуют своего рода виртуальный
столбец, который нельзя увидеть в окне

Power Pivot. Вычисляемые меры нужны,

когда необходимо выполнить расчеты с использованием обобщенных значений,
например, найти разницу в стоимости товаров, приобретенных в

2020 и 2019 году.

Создание простого вычисляемого столбца
Процесс создания вычисляемого столбца в
формулы в таблице

Power Pivot очень похож на построение
Excel. Рассмотрим это на примере. Чтобы создать вычисляемый

столбец, сделайте следующее.

Добавление вычисляемых столбцов

1.

2.

76 7

В Excel откройте файл Формулы Power Pivot. xlsx, перейдите на ленте на вкладку
Power Pivot и выберите команду Модель данных ► Управление. Откроется окно Power
Pivot. Перейдите в нем на вкладку Детали счета.
В таблице крайним справа будет пустой столбец с заголовком Добавление столбца.
Щелкните на его верхней ячейке.

3.

В строке формул окна

Power Pivot

(рис.

34.1) введите следующую формулу:

=[Цена/ед.]*[Количество]

(Общий доходl

• ..

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

ORDST1022
ORDST1015
ORDST1016
ORDST1017
ORDST1018
INV1010
INV1011
INV1012
ORDST1020
ORDST1021
INV1015
INV1016
Рис.

4.

Нажмите

.

-·

.

/,· !=[Цена/ед . ]*[Количество]

•

.

:t••·

10
50
1
1
1

. . •

•
59,29
3290,55
35
91,59
59,29
674,5
91,25
303,85
59,29
59,29
179,85
3,29

• . • •- • 1Общий
119,95 I
6589,95
34,95
189,95
119,95
1349,95
189,95
609,95
119,95
119,95
359,95
9,95

доход

•

119,95
6589,95
349,5
9497,5
119,95
1349,95
189,95
609,95
119,95
119,95
359,95
9,95

34.1. Начните создание вычисляемого столбца с добавления формулы

Enter -

и введенная формула будет помещена во все ячейки этого

столбца.

5. Power Pivot автоматически присвоит столбцу имя Вычисляемый столбец 1. Дважды
щелкните на заголовке столбца и переименуйте его в Общий доход.
ПРИМЕЧАНИЕ

В окне

Power Pivot можно переименовать любой столбец. Достаточно дважды щелк­
- щелкнуть на за·

нуть на его заголовке и ввести новое название. Еще один способ

головке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Переименовать
столбец.

СОВЕТ

Чтобы упростить создание формулы вычисляемого столбца, можно использовать
мышь. Например, вместо того чтобы вручную набирать текст формулы =[Цена/

ед. )*[Количество], можно ввести в строку формул символ=, щелкнуть на любой
ячейке столбца Цена/ед. , ввести знак *, щелкнуть на любой ячейке столбца Количество
и нажать

Enter.

Обратите внимание : в формулах можно указывать и статические

данные. Например, можно ввести формулу, которая будет добавлять к значени·
ям

10 %:

=[Цена/ед. ]*1.10.

ГЛАВА

768

Использование формул в

34

Power Pivot

Каждый созданный вычисляемый столбец будет автоматически доступен в списке
полей сводной таблицы, связанной с моделью данных

Power Pivot.

На рис.

34.2

показан столбец Общий доход в списке полей на панели задач Поля сводной таблицы.

Вычисляемые столбцы можно использовать точно так же, как и любые другие поля
в сводной таблице.

11

с•

Поля сводной таблицы
Активные

3 1
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
15
16

с

в

д

1
2

jна,uния строк

• ]еумма по столбцу Общий доход
45668,4
6238,5
Adam Park Resort
131930,45
Advanced Paper Со .
Advanced Tech 5atellite 5ystem
2278,7
6357,8
Amerlcan Science Museum
1299,8
Associated 1nsurance Company
174604,55
Astor Sultes
39,95
Atmore Retirement Center
18418
Baker's Emporium lnc.
26138,3
Blue Vonder Airllnes
1829,85
Boyle's Country lnn's
91437
Breakthrough Telemarketing
239,9
Castle lnn Resort
Aaron Fitz Electrical

V

х

Все

Выберите поля для добавления в отчет:

1 Поиск

О Номер счета

О Количество
О Себестоимость

О Цен•/ед,

11 Общий ДОХОД

1@· 1
PI

.
1
.

Пеоетащите поля в нvжнvю область:

Рис. з,. 2. Вычисляемые столбцы автоматически добавляются
в список полей сводной таблицы
СОВЕТ
Если панель задач Поля сводной таблицы не видна, щелк ните правой кнопкой мыши

в любом месте сводной таблицы и в контекстном меню выберите команду Показать
список полей .

ПРИМЕЧАНИЕ

Если нужно отредактировать формулу вычисляемого столбца, то найдите его в окне
щелкните в любом его месте и внесите изменения непосредственно

Power Pivot,

в строке формул .

ШОQ Подробнее о создании сводных таблиц в Power Pivot рассказывается в главе 32.
Форматирование вычисляемых столбцов
Часто нужно изменить форматирование столбцов в таблицах

Power Pivot так, чтобы

сразу было понятно, какие данные в них находятся . Например, можно добавить
обозначение валюты, если это денежные суммы, удалить дробную часть чисел или
отобразить даты определенным образом.

Добавление вычисляемых столбцов

769

Разумеется, форматировать можно не только вычисляемые столбцы. Действия,
перечисленные ниже, актуальны для любого столбца любой таблицы в Power Pivot.

1.

В окне

Power Pivot

щелкните на любой ячейке столбца, который нужно от­

форматировать.

2.

На вкладке Главная найдите группу команд Форматирование (рис .

Г11авнаА

Дополнительно

IСонсtруктор

t.,.

Тип данных Автоматически (Дес,ничное число)
Формат: Общие данные

6

данных •

Буфер обмена

данных •

Существующие
соединения

•

ORDST1022
ORDST101 5
ORDST1016
ORDST1017
ORDST1018
INV1010
INV1011
INV1012

Рис.

Сводная

Обновить

таблица ·

s.

...

=[Цена/ед.]•[Количество]
. ,.
. .
.

/,

.

10
50

-+,,g

•

"'

""8

Форматирование

.

59,29
3290,55
35
91 ,59
59,29
674,5
91 ,25
303,85

. ..

.

Общий доход

•

119 95
6589,95
349,5
9497,5
119,95
1349,95
189,95
609,95

119,95
6589,95
34,95
189,95
119,95
1349,95
189,95
609,95

34.3. С помощью элементов управления на вкладке Главная в группе Форматирование
можно форматировать столбцы в модели данных

3.

% '

Получение внешних данных

1 [Об~ий.:оход] ••
1
2
3
4
5
6
7
8

Из других
источников

Из базы Из СJl}'ЖбЫ

1',1ВИ Ь

34.3).

Power Pivot

Используйте элеме нты управления в этой группе, чтобы изменить форматиро­
вание столбца.

СОВЕТ

Пользователи, имеющие опыт работы со сводными таблицами Excel, знают, что изме­
нение числовых форматов в каждом из столбцов этих таблиц в отдельности -кр айне
утомительное занятие. Инструменты форм атирования в

Power Pivot хороши

в том

числе тем, что любой формат, примененный к столбцу, автоматически прим еняется
ко всем сводным таблицам, связанным с моделью данных.

Ссылки на вычисляемые столбцы в других расчетах
Как и при любых вычислениях в Excel, Power Pivot позволяет ссылаться на значе­
ния в вычисля емых столбцах как на переменные в формулах, с помощью которых
создаются другие вычисляемые столбцы . На рис. 34.4 это показано на примере
создания нового вычисляемого столбца Валовая маржа . Обратите внимание на
строку формул : в формуле используется ссылка на вычисляемый столбец Общий
доход, созданный ран ее .

ГЛАВА

770

[Валовая мар...

Номер с

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

34

•

Использование формул в

Л =[Общий доход]-([Себестоимость]'[Количество])

~ а Количество а Себестоимость а Ценаlед а Общий доход а Валовая ма жа

ORDST1022
ORDST1015
ORDST1016
ORDST1017
ORDST1018
INV1010
INV1011
INV1012
ORDST1020

59,29
3290,55
35
91 ,59
59,29
674,5
91,25
303,85
59,29
59,29
179,85
3,29

10
50

ORDSТ1021

INV1015
INV1016

Рис.

Power Pivot

34.4. В столбце Валовая маржа

119,95
6589,95
34,95
189,95
119,95
1349,95
189,95
609,95
119,95
119,95
359,95
9,95

119,95
6589,95
349,5
9497,5
119,95
1349,95
189,95
609,95
119,95
119,95
359,95
9,95

60 66
3299,4
-0,5
4918
60,66
675,45
98,7
306,1
60,66
60,66
180,1
6,66

используется ссылка на созданный нами столбец Общий доход

Скрытие промежуточных вычисляемых столбцов
В формулах вычисляемых столбцов можно использовать ссылки на другие вы­
числяемые столбцы, поэтому бывает, что часть таких столбцов создают в качестве
вспомогательных, чтобы получить промежуточный результат других вычислений.

Такие столбцы вряд ли нужно видеть конечным пользователям в сводных таблицах
и диаграммах, а также отчетах, созданных с помощью

Как и на рабочих листах

Power View

и

Power

Мар.

Excel, в модели данных Power Pivot можно скрыть любоi-i

столбец (в том числе не вычисляемый) . Для этого выделите столбец и щелкните

в любом его м есте правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите
команду Скрыть из набора клиентских средств (рис.

о

Со3Дание севэи

0
ь,..о~

Гlo.tlr--11-(,lil,I-•

(ОбщиИ доход]

/,

1 ORDST1022
2 ORDST1015
3 ORDSТI016
4 ORDSТI017
~ ORDST1018
6 INV1010
7 INV1011
8 INV1012
9 ORDST1020
10 ORDST1021
11 INV1015
12 INV1016

Рис.

рФtТИ ~ С8Я3аННОИ таблице

Копировать

:-(Цема/ед.J•(Коnмчество)

10
50

34.5).

59,29
3290,55
35
91.59
59,29
674,5
91.25
303.85
59,29
59,29
179,85
3,29

• 11~,9;

Встае1опь столбец

~ У...далить столбцы

6589.95

Переименовать столбец

Закрепить столбцы

1: : : : 119,95
О
1~::::

'6Jp1 гь все сталоцы

Скрыть и> ноборо клионтс:.их средсто

609,9S • •

Ширина столбца

!::::~

Фильтр

35Э,Э5

Описание

9,95

34.5. Скрытие столбцов в модели данных Power Pivot

Скрытый столбец нс будет отображаться в списке доступных полей на панели :iа ­
дач Поля сводной таблицы . Но если перед скрытием столбец использовался в отчете,
созданном на основе сводной таблицы, то из отч ета он автоматически не удалится .

Скрытие приводит лишь к тому, что название столбца удаляется из сниска досту11ных полей на панели задач Поля сводной таблицы.

Использование языка

DAX при

создании вычисляемых столбцов

771

На рис. 34.6 показано, что в Power Pivot цвет столбцов изменяется в зависимости
от их характеристик. Скрытый столбец затемнен и выделен серым цветом, а не
скрытый вычисляемый имеет более темный (черный) заголовок и выделен более
светлым оттенком серого .

l ORDSТ1022

Номе с . " а Количество а Себестоимость а

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

59,29
3290,55
35
91 ,59
59,29
674 ,5
91,25
303,85
59,29
59,29
179,85
3,29

1
10
50

ORDST1015
ORDST1016
ORDST1017
ORDST1018
INV1010
INV1011
INV1012
ORDST1020
ORDSТ1021

INV1015
INV1016

Рис.

ена/ед

119,95
6589,95
34 ,95
189,95
119,95
1349,95
189,95
609,95
119,95
119,95
359,95
9,95

••

34.6. Скрытый столбец затемнен, а вычисляемый

60,66
3299,4
-0,5
4918
60,66
675,45
98,7
306,1
60,66
60,66
180,1
6,66

имеет более темный заголовок

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы отменить скрытие столбца, выберите его в окне Power Pivot, щелкните на
выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Ото­
бразить в наборе клиентских средств .

Использование языка

DAX при создании вычисляемых столбцов

DAX (Data Analysis Expression - «выражения для анализа данныхi>) - это язык
написания формул, который Power Pivot использует для выполнения вычислений.
Язык DAX поставляется с собственным набором функций. Одни позволяют вы­
полнять в вычисляемых столбцах расчеты на уровне строки, а другие используются
в вычисляемых полях для обобщающих операций.
В этом разделе мы рассмотрим несколько функции языка

DAX,

которые можно

использовать в вычисляемых столбцах.
ПРИМЕЧАНИЕ

В языке DAX более 150 функций. Примеры этой главы позволят получить лишь
общее представление о работе формул в вычисляемых столбцах и полях. Полный
обзор всех возможностей языка DAX выходит за рамки нашей книги. Если после
прочтения этой главы вы захотите получить более подробную информацию о DAX,
обратите внимание на книгу Альберто Феррари и Марко Руссо The Definitive Guide

to DAX1 (Microsoft Press, 2019).
'

Феррари А., Руссо М. Подробное руководство по
В!, SQL Server Analysis Services. - М., 2021.

DAX: бизнес-аналитика с Microsoft Power

772

ГЛАВА

Использование формул в

34

Функции языка

Power Pivot

DAX, доступные в Power Pivot

В предыдущем подразделе описывалось, как в

Power Pivot создавать вычисляемые

столбцы путем ввода математических выражений непосредственно в строку формул.
Как вы могли заметить, в окне надстройки левее строки формул находится кнопка fx

Excel). При ее нажатии открывается
34.7). Оно позволяет просматривать, искать
строку формул доступные функции языка DAX.

(похожая на кнопку Вставить функцию в окне
диалоговое окно Вставить функцию (рис.
и вставлять в

f

авка функции

х

?

Поиск функции
Введите краткое описание действия, которое нужно

J:jайти

выполнить, и на.жмите кнопку ·найти•
Категория:

Полный алфавитный перечень

Выберите JRУНКцию:

ACOS
ACOSH
АСОТ
АСОТН

ASIN
ASINH
АВS(чиспо)

Возвращает модуль (абсолютную величину) числа

Справка па этой Функции

Рис.

34.7. В диалоговом

ок

Отмена

окне Вставка функции доступны все функции языка ОАХ

Просматривая список функций, вы увидите, что м,югие из них похожи на функнии

Excel. Однако не заблуждайтесь: это вовсе не они. В Excel функции всегда работают
с ячейкой или диапазоном ячеек, а функции языка DAX предназначены для работы
на уровне таблиц и столбцов.
Чтобы вы могли лучше понять, что это значит, создайте новый вычисляемый
столбец на вкладке Детали счета. Введите в строку функций хорошо известную
вам функцию суммирования: =SUM( [ Валовая маржа)) 1. На рис. 34.8 показан ре­
зультат .

Как видите, функция просуммировала все значения в столбце. Причина в том, что

Power Pivot и
1

Б

встроенный в нее язык

Power Pivot

DAX

названия функций языка

предназначены для работы с таблицами

DAX

не русифицированы .

-

Примеч. ред.

Использование языка

DAX при создании вычисляемых столбцов

773

и столбцами в целом. В

Power Pivot нет конструкций для ячеек и диапазонов. В та­
Excel.
СУММ Excel обычно вводятся ссылки на диапазон, в функции

бличной сетке даже нет буквенных заголовков столбцов, характерных для
Там, где в функции

suм языка

DAX

предполагается использование всего столбца.

• Вычисляемый столбец 1 •

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

ORDST1022
ORDST1015
ORDST1016
ORDST1017
ORDST1018
INV1010
INV1011
INV1012
ORDST1020
ORDST1021
INV1015
INV1016

1
10
50

59,29
3290,55
35
91,59
59,29
674,5
91,25
303,85
59,29
59,29
179,85
3,29

60,66
3299,4
-0,5
4918
60,66
675,45
98, 7
306, 1
60,66
60,66
180,1
6,66

119,95
6589,95
34,95
189,95
119,95
1349,95
189,95
609,95
119,95
119,95
359,95
9,95

Рис. з,.в. Функция

928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998
928378,069999998

SUM языка DAX может просуммировать

только значения заданного столбца
В формулах вычисляемых столбцов можно использовать не все функции языка

DAX.

Поскольку при создании таких столбцов расчеты производятся на уровне

строки, в них можно использовать только те функции

DAX,

которые выполняют

расчеты с единственной точкой данных.

Создание вычисляемых столбцов с помощью функций языка
Ч тобы вы могли увидеть, насколько функции языка

DAX

DAX позволяют расширить воз­

можности создания вычисляемых столбцов, вернемся к нашему примеру. Перейдите
в окно

Power Pivot

и откройте вкладку Заголовок счета . Есл и вы уже закрыл и окно

надстройки, выберите на ленте команду
На вкладке Заголовок счета (рис.

Power Pivot

► Модель данных ► Управление.

34.9) есть столбец Дата счета .

Он достаточно важен

и в исходном виде, но при анализе данных с помощью сводной таблицы работать

с конкретными датами не всегда удобно. Гораздо удобнее создать отдельные столбцы
для значений года и месяца, извлеченных из поля Дата счета. Это позволит обобщать
и анализировать данные по месяцам и годам.

Решить задачу помогут функции

DAX YEAR( ), MONTH()

и FORMAT( ). Чтобы добавить

в модель соответствующие вычисляемые столбцы, сделайте следующее .

1.

В таблице Заголовок_счета щелкните на верхней пустой ячейке крайнего правого

столбца с заголовком Добавление столбца .

2.

В строке формул введите

=YEAR( [дата счета]) и нажмите Enter. Power Pivot
1, а затем заполн ит
вычисленными функцией YEAR.

автоматически изменит имя столбца на Вычисляемый столбец
его з начениями,

3.

Дважды щелкните на заголовке этого столбца и присвойте ему имя Год.

ГЛАВА

774

34

Использование формул в

1. .

•

08.05.2005 О ...
12.04.2007 О ...
08.05.2005 О ...
12.04.2007 О ...
07.05.2004 О ...
10.02.2004 О ...
15.02.2004 О ...
10.05.2004 О ...

2
3
4
5
6
7
8

Рис.

Power Pivot

••

•

ORDST1025
STDINV2251
ORDSТ1026

STDINV2252
ORD1002
INV1024
INV1025
ORDPH1005

Добавление столбца

BAKERSEM0001
BAKERSEM0001
MRONFIT0001
MRONFIT0001
METROPOL0001
MRONFIT0001
MRONFIT0001
LECLERC0001

34. 9. С помощью функций языка DAX можно дополнить эту таблицу
вычисляемыми столбцами Месяц и Год

4.

Щелкните на верхней пустой ячейке следующего пустого столбца (крайнего
справа), который теперь имеет заголовок Добавление столбца.

5.

В строке формул введите =MONTH( [дата счета]) и нажмите Enter.

Power Pivot

автоматически переименует столбец в Вычисляемый столбец 1, а затем заполнит
его значениями , вычисленными функцией

6.
7.

MONTH.

Дважды щелкните на заголовке этого столбца и присвойте ему имя NО_месяца .
Снова щелкните на верхней пустой ячейке следующего пустого столбца (край­
н его справа), который теперь имеет заголовок Добавление столбца .

8.

В строке формул введите =FORMAT( [Дата счета], "mmm") и нажмите Enter.

Pivot

автоматически переименует столбец в Вычисляемый столбец

полнит его значениями, вычисленными функцией

9.

Power

1, а затем за­

FORMAT.

Дважды щелкните на заголовке этого столбца и присвойте ему имя Месяц.

Когда вы все это сделаете, в таблице появятся три новых вычисляемых столбца
(рис.

34.10).
Дата счета а Номе

1
2
3
4
5
6
7
8

08.05.2005
12.04.2007
08.05.2005
12.04.2007
07.05.2004
10.02.2004
15.02.2004
10.05.2004

Рис

О ...
О ...

О ...
О ...
О ...
О ...
О ...
О ...

34.10. С

с ... •;.а
ORDST1025
STDINV2251
ORDST1026
STDINV2252
ORD1002
INV1024
INV1025
ORDPH1005

D № месяца D Месяц
1D пок па ... 'h а Год
BAKERSEM0001
2005
5 Мау
BAKERSEM0001
2007
4 Арг
AARONFIT0001
2005
5 Мау
AARONFIT0001
2007
4 Арг
METROPOL0001
2004
5 Мау
AARONFIT0001
2004
2 Feb
AARONFIT0001
2004
2 Feb
LECLERC0001
2004
5 Мау

помощью функций языка

DAX мы добавили три

D

вычисляемых столбца :

Год, №_месяца и Месяц
Как было сказано выше, созданные вычисляемые столбцы сразу отображаются
в списке полей на панели задач Поля сводной таблицы (рис.

34.11 ).

Использование языка

DAX при создании вычисляемых столбцов

Поля сводной таблицы
Активные

V

775

Х

Все

Выберите поля для добавления в отчет:

j Поиск
_J

PI

..

Заголовок счета

О Дата счета
О Номер счета

О 1D покупателя

11 Год
11 NО_месяца
11 Месяц
Рис.

1

34.11. Вычисляемые столбцы сразу становятся доступными в любой сводной таблице.
связанной с моделью данных Power Pivot

Сортировка сводных таблиц по месяцам
Одно из самых неприятных свойств

Power Pivot -

неспособность сортировать

месяцы в порядке их слел.ования. Выше мы создали вычисляемый столбец Месяц.
В сводной таблице

Power Pivot расположит месяцы
34.12).

в алфавитном порядке, а не в по­

рял.ке следования (рис .

Названия строк

~ Среднее по столбцу Общий доход С

Aaron Fitz Electrical
Apr
Feb
Jan

Mar
Мау

Sep
Adam Park Resort
Арг

Jan
Мау

Sep
Advanced Paper Со.

1122
827
396
248
1830
60
840
600
60
2 400
13 049
360

Арг

Jan

Advanced Tech Satellite System

Рис.

34.12. В сводных таблицах. связанных с моделью данных Power Pivot.
месяцы сортируются по алфавиту, а не по порядку

776

ГЛАВА

Использование формул в

34

Power Pivot

Исправить это очень просто. Перейдите в окно

Power Pivot

и выберите команду

Главная ► Сортировка и фильтрация ► Сортировка по столбцам. Откроется диалоговое

окно Сортировка по столбцу (рис.

34.13).
?

Сортировка по столбцу

х

Выберите сортируемый столбец и столбец, по которому будет проводиться сортировка (например ,

отсортируйте имена месяцев по номерам месяцев) . Щелкните следующую ссылку, чтобы ознакомиться
со способом сортировки по столбцу иэ другой таблицы .
Сортировать

По

Столбец

Столбец

Меся~.--------

№_месяца

Как сортировать по столбцу иэ ,!ШУ.ГОИ т~блицы?

Рис.

34.13. В диалоговом

ок

Отмена

окне Сортировка по столбцу можно определить

порядок сортировки значений в столбцах
Идея в том, чтобы выбрать сначала тот столбец, который вы хотите отсортировать,
а затем тот столбец, по которому вы хотите отсортировать первый. В нашем при­
мере значения столбца Месяц следует отсортировать в соответствии со значениями

столбца NO_месяца.
Завершив действия в окне Сортировка по столбцу, нажмите кнопку ОК. Сначала будет
казаться, что ничего не произошло. Причина в том, что заданный вами порядок
сортировки не предназначен для окна

Power Pivot -

он применяется для упоря­

дочения данных в сводной таблице. Перейдите в окно
сразу увидите результат сортировки (рис.

•

Названия строк

Excel,

и в сводной таблинс

34.14).

Среднее по столбцу Общий доход С

- Aaron Fitz Electrical

Jan

396

Feb

827
248
1122

Маг
Арг
Мау

1830
60

Sep
- Adam Park Resort

Jan

600
840
60
2 400

Арг
Мау

Sep
- Advanced Paper

Со.

Jan
Арг

360
13 049

Advanced Tech Satellite System

Рис.

34. 1'. Теперь строки с названиями

месяцев расположены в правильном порядке

Использование языка

DAX при создании вычисляемых столбцов

777

ПРИМЕЧАНИЕ

Сводная таблица, созданная на основе вашей модели данных, сначала наследует ее
параметры форматирования и сортировки, а затем применяет настройки формати­
рования , заданные вами непосредственной в ней . Другими словами, форматирование

сводной таблицы заменяет форматирование и сортировку, заданные в Power Pivot.

Ссылки на поля в других таблицах
Иногда операция, которую вы пытаетесь выполнить с помощью вычисляемого

столбца, требует использования значений из других таблиц модели данных Power

Pivot. Например, при создании вычисляемого столбца в таблице Детали счета могут
понадобиться данные о размере скидки для конкретного клиента из таблицы По­
купатели (рис.

34.15).
■W f1 • l■t•iti§.€114,1-

2
з

4
5
6

7
18

Рис.

DOLLI ...
GETA ...
НОМЕ ...
JOHNS ...
KELLY ...
KENSI ...
НАМР ...
HEALT...

• iiSO•U • р.;.щ
11 %
10 %
25 %
12 %
5%
13 %
20 %
11 %

Dollis Cove Resort
Getaway lnn
Ноте Furnishings Limited
Johnson, KimЬerly
Kelly Consulting
Kensington Gardens Resort
Hampton Village Eatery
Healthy Concepts

34.15. Значение в столбце Скидка таблицы

765 Кingway
234 Е Cannon Ave.
234 Heritage Ave.
5678 S. 42nd Ave.

·~

123Уео

12345 Redmond Rd
234 Hampton Village
1234 Westown Road

Покупатели можно использовать

для создания вычисляемого столбца в другой таблице
Решить эту задачу можно с помощью DАХ-функции RELATED. Подобно функции
ВПР в

Excel, RELATED

позволяет находить и извлекать значения из одной таблицы,

чтобы использовать их в другой.

Итак, нужно создать вычисляемый столбец, в котором будет отображаться сумма
скидки для каждой тран:iакции в таблице Детали счета. Для этого сделайте следующее.

1.

В таблице Детали счета щелкните на верхней пустой ячейке крайнего правого
столбца с заголовком Добавление столбца .

2.

В строке формул введите следующее:

=RELATED(
Как только будет введена открывающая скобка, Power Pivot выведет список
полей, которые можно вставить в создаваемую формулу (рис.

34.16).

Обратите

внимание : его з начения состоят из двух частей : в одинарные кавычки заключены

имена таблиц, а в квадратные скобки

-

имена их полей . В данном случае нас

интересует поле 'Покупатели'[Скидка].

3.

Дважды щелкните на строке поля 'Покупатели'[Скидка], а затем нажмите Enter.

Power Pivot автоматически переименует столбец в Вычисляемый столбец 1, а затем
заполнит его значениями, вычисленными с помощью функции RELATED.

778

JJIABA 34

Использование формул в

Power Pivot

!Скидка, %1

1,1.,sщ.;м1
1 ORDST1022
2 ORDST1015
З ORDST1016
4 ORDST 1017
5 OROST 1018
16 INV 1010
7 INV 1011
8 INV 1012

Рис.

••~

1

!

1
10
50

321

'Покупатели'[Город]
'Покупатели'[Индекс]
'Покупатели'[Покупатель]
'Покупатели'[Скидкаj

,
3•

34.16. С помощью функции

'Покупатели'[Страна]

•~окупатели'(Штат]

--~

RELATШ можно найти и извлечь значение поля,

находящегося в другой таблице

4.

5.

Дважды щелкните на заголовке столбца и присвойте ему имя % скидки.
Снова щелкните на верхней пустой ячейке крайнего правого столбца с заголов­
ком Добавление столбца .

6.

В строке формул введите следующее выражение и нажмите

Enter:

=[Цена/ед.]*[Количество]*(l-[% скидки])

Power Pivot автоматически переименует столбец в Вычисляемый столбец 1, а затем
заполнит его значениями, вычисленными по этой формуле.

7.

Дважд ы щелкните на заголовке столбца и присвойте ему имя Сумма скидки .

Когда эти действия будут выпол нены , в таблице Детали счета появится новый вычис­
ляемый столбец, содержащий сумму скидки для каждой транзакции . Эти суммы были
вычи слены на основе з начений , извлече нных из таблицы Покупатели. На рис .

34.17

показа но, как будет выглядеть таблица с новым вычисляемым столбцом .

Ir =RЕLАТЕD ( 'Покупатепи'[Скидка])

10
50

Рис.

59,29
3290,55
35
91 ,59
59,29
674,5
91 ,25
303,85

119,95
6589,95
34,95
189,95
119,95
1349,95
189,95
609,95

34.17. Значения в столбце Сумма скидки вычисляются

• %
1

скидки @IЩШ9Фi51 • 1]
•

13,00 % 1
11,00 %
9,00 %
6,00 %
9,00 %
15,00 %
17,00 %
5,00 %

$104 ,36
$5 865,06
$318,05
$8 927,65
$109,15
$1 147,46
$157,66
$579,45

на основе значений столбца Скидка

из таблицы Покупатели
ПРИМЕЧАНИЕ

Функция RELA TED для поиска знач ений использует отношения между табл ица­
ми, определ енные при создании модел и данных. Поэтому в списке будут только
те поля других таблиц , которы е доступны для текущей таблицы на ос нове свя зе й,
существующих в модели данных .

Вычисляемые меры

779

Вложение функций
В предыдущем примере в таблице Детали счета мы сначала создали вычисляемый
столбец

% скидки с использованием функции RELATED, а затем использовали этот

столбец в другом вычисляемом столбце для расчета размера скидки.
Важно отметить, что для выполнения подобной задачи не обязательно создавать
несколько вычисляемых столбцов. Вместо этого можно вложить функцию RELAТED

в формулу, по которой рассчитываются значения второго вычисляемого столбца.
Расчеты будут такими:
=[Себестоимость]*[Количество]*(l-RЕLАТЕD('Покупатели'[Скидка]))

Как видите, «вложить функцию» означает просто вставить ее в соответствую­

щее место в формуле. В этом примере мы могли бы использовать RELATED для
создания промежуточного вычисляемого столбца % скидки. Но вместо этого мы
11росто поместили ее в то место формулы, где использовалось значение данного

столбца.

Вложение функций может сократить время решения подобных задач и даже по­
высить производительность при работе с крупными моделями данных. С другой

стороны, сложные формулы с вложением функций могут быть сложнее для чтения
и понимания.

Вычисляемые меры
Вы также можете расширить функциональность отчетов

Power Pivot с

помощью

вычисляемых мер, или полей. Они позволяют выполнять более сложные расчеты
с использованием объединенных данных. Эти вычисления не задаются прямо
в окне

Power Pivot,

как при создании вычисляемых столбцов, а применяются не­

посредственно к сводным таблицам, созданным на основе модели данных. В них
образуются своего рода виртуальные столбцы, которые не видны в

Power Pivot.

Вычисляемые меры используются, когда необходимо произвести расчеты на основе
предварительно сгруппированных строк.

Допустим, вы хотите вывести по каждому покупателю разницу в стоимости товаров,

11риобретенных им в

2020

и

2019

году. Что нужно сделать, чтобы выполнить этот

расчет? Сначала придется вычислить общую стоимость товаров, приобретенных
клиентом в

2020

году. Затем

-

найти тот же показатель за

2019

год. И наконец,

вычесть второе значение из первого. Такой расчет просто невозможно выполнить

с помощью вычисляемых столбцов. Единственный способ определить разницу
между суммами за

2020 и 2019 год -

использовать вычисляемые меры.

Чтобы создать вычисляемую меру, сделайте следующее.

1.

В окне

Excel

перейдите на вкладку со сводной таблицей, созданной на основе

модели данных

Power Pivot.

780

2.

ГЛАВА 34

Использование формул в

Power Pivot

На ленте выберите команду Power Pivot ► Вычисления ► Меры ► Создать меру. Откроется
диалоговое окно Мера (рис.

34.18).

Мера

Имя rаблицы ;

Детали счета

Название меры

2019

стоимость

Опи~ние

Формула:

CtJ

Проверить формулу

=CALCULA ТЕ(
suмrдетали счет1'{Себестоимость]);

УЕАR(' Заголовок счета '{дата счета])z2019

Параметры форматирования
Категория :

$ АнrлийскиИ (США)

Общие данные
Число

,~ю,мt

Десятичные разряды

о

•

Дат,~

Исnоль3оаеть разделитель ра3рядов {пробел)

ИСТИНА/ЛОЖЬ

ОК

Рис.

3.

Отмена

34.18. Создание новой вычисляемой меры

В нем введите следующую информацию.

•

Имя таблицы. Выберите здесь таблицу, в которой будет содержаться вычис­
ляемый показатель. Этому выбору не стоит придавать большое значение .
Выбранная таблица никак не влияет на вычисления . Это просто предпочтение
того, где вы хотите видеть новое виртуальное поле.

•
•

Имя меры. Присвойте полю описательное имя .

Формула . Введите формулу

DAX, по которой будут вычисляться значения но­

вого виртуального поля . В этом примере мы используем следующую формулу:

CALCULATE(
SUМ('Детали счета'[Себестоимость]),

УЕАR('Заголовок счета'[Дата счета])=2020

Здесь используется функция CALCULAТE, которая суммирует значения

в столбце Себестоимость из таблицы Детали счета для строк, где значение года
в столбце Дата счета таблицы Заголовок счета равно

•
4.

2020.

Параметры форматирования. Задайте форматирование результатов вычислений .

Нажмите кнопку Проверить формулу, чтобы убедиться, что введенная формула

не содержит синтаксических ошибок. Если формула составлена правильно,

появится сообщение Формула не содержит ошибок. Если ошибки все же есть, вы
увидите их полное описание.

781

Вычисляемые меры

5.

Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить изменения и закрыть диалоговое окно
Мера . На панели задач Поля сводной таблицы появится новое виртуальное поле.

6.

Повторите шаги

2-5

для каждой вычисляемой меры, которую нужно создать

в сводной таблице.
В этом примере сначала нужно создать меру, представляющую сумму себестои­
2019 год . Соответствующая формула будет выглядеть так:

мости товаров за

CALCULATE(
SUМ('Детали счета'[Себестоимость]),
УЕАR('Заголовок счета'[Дата счета])=2019

Нам также потребуется м ера, вычисляющая разницу м ежду двумя суммами за

2020

и

=[2020

2019

год. Вот соответствующая формула:

Стоимость]-[2019 Стоимость]

ПРИМЕЧАНИЕ

Результаты можно использовать в качестве аргумента в новой мере. В этом примере
[2020 Стоимость], так и [2019 Стои­

при расчете разницы можно использовать как

мость) . Для этого при вводе формулы введите открывающую квадратную скобку([),
чтобы увидеть список мер, созданных ранее.
На рис. 34.19 показаны новые поля вычисляемых мер. Показатели выводятся по
каждому покупателю и демонстрируют разность в суммарной себестоимости това­
ров, приобретенных им за 2020 и 2019 год. Как видите , каждую вычисляемую меру

можно выбрать на панели задач Поля сводной таблицы.
в

[ 1
2
3
4
5

1!
9
10
11

l~:

14
15

с

2020 Стоимость 2019
$3 239
$1244
$56
$225
$324
$14 060
$1859
$2 525
$3 436
$2 906
$8
$59
$35 461
$19

Рис.

D

2020 vs 2019
($4 683)
$7 922
($64)
$1308
$0
$56
$39
$186
$324
($2 731)
$16 791
$1859
($4 256)
$6 781
$416
$3 020
($6 163)
$9 069
$8
$59
$33 228
$2 233
$19

Стоимость

Е

..

Поля сводной таблицы
Активные

Все

Выберите поля для добавления в отчет:

V

х

l

юl
р

Поиск

Скидка,

О Сумма скидки

11 /х 2020 Стоимость
11 /х 2019 Стоимость
11 fx 2020 vs 2019

..
1

•

3'. 19. Вычисляемые меры доступны на панели задач Поля сводной таблицы

ПРИМЕЧАНИЕ

Файл с примером для этой главы содержит вкладку Вычисленные меры с уже создан­
ной сводной таблицей .

ГЛАВА

782

34

Использование формул в

Power Pivot

Редактирование и удаление вычисляемых мер
Если требуется изменить формулу или параметры уже существующей вычисляемой
меры, то сделайте следующее.

1. Щелкните в любом месте соответствующей сводной таблицы, затем перейдите
на вкладку Power Pivot на ленте и выберите команду Вычисления ► Меры ► Управление
мерами. Откроется диалоговое окно Управление мерами (рис . 34.20).

Fправление мерами

.....

?

х

. . .мум
CALCULAЩ

2019(,~
2020vs2019
r2020c~~

SUM("~•

(ЧC'l'I [С~ммосn!J, YEAR(3КOAOtll(Н( с~·tд,п

c~D:::2019)

(2020Ct0ttuoefi)-[2019C~J

CALCULAТ(!_

Рис.

SUМ("Дnмt1 счn8!Себктомuссn.D,

34.20. В окне Управление мерами можно отредактировать или удалить любую
из созданных вычисляемых мер

2.

Выберите меру и нажмите ююнку Изменить ( или Удалить, в зав исимости от того,
что вам нужно).

Нажатие кнопки Изменить приведет к открытию диалогового окна Мера, в котором
можно откорректировать меру .

Если нажать кнопку Удалить , то откроется окно, в котором нужно подтвердить, что

вы действительно хотите удалить меру. Нажмите кнопку Да , и мера будет удалена.

Использование аналитических функций
Аналитические функции ( они же функции куба)

-

это группа функций

мощью которых можно получить доступ к данным в мол.ели

Exccl, с по­
Power Pivot, минуя

ограничения, накладываемые сводными таблицами. Аналитические функции
не предназначены непосредственно для выполнения вычислений, но могут по­

служить для извлечения данных из сводных таблиц, после чего их мож110 будет
испол1,зовать в формулах, которые могут находиться в других частях книги Exccl.
Начнем с того, что 110зволим

Excel

конвертировать сводную табл ицу в набор ана­

л и т ических фу11кций. Суть в том, что Ехсе\ замен ит значения в ячейках сводной
таблицы формулами, связанными с моделью данных

Power Pivot.

Чтобы преобразовать сводную таблицу в набор аналитических фунющй, сделайте
следующее.

1.

Перейдите на рабочий лист со сводной таблицей, созданной на основе модели
данных

Power Pivot.

783

Исnользование аналитических функций

2. Щелкните на любой ячейке сводной таблицы, а затем выберите на ленте коман­
ду Анализ сводной таблицы ► Вычисления ► Средства OLAP ► Преобразовать в формулы.
Через секунду-другую ячейки, в которых находилась сводная таблица, запол­
нятся аналитическими формулами. Пример такой формулы показан в строке

формул

Excel на рис . 34.21.
=КYБЭЛEМEНТ("ThlsWorkbookDataModel";"[lnvo,ceHeader).[Month Name].&[Jan)") 1

f•

В4

с

в

А

Месяц
-~-~Sum

;...;____.j

Jul
Sep

$44 072
$6S 11В
$116 467
$11760S
$16S В86
$477
$12Sl

Общий итог

$Sll ЗОЗ

!Jan
Feb

Mar
Apr
Мау

10
11
12

G

D

420
316
В16
119В

476
20

$42В

Рис.

Н

of UnitCOst Sum of Quзntlty Sum of UnitPrice

З

111
360

$ВВ 034
$130 В13
$233 011
$230 S92
$331 SЗ7
$999
$2 S20
$440
$1017946

34.21. Ячейки заполнены аналитическими функциями

Если сводная таблица, которую вы хотите преобразовать, содержит поля фильтров
отчета, то откроется диалоговое окно Преобразование в формулы (рис.

34.22).

В нем

можно преобразовать элементы раскрывающегося списка фильтра в аналитические
формулы. Если установить флажок Преобразовать фильтры отчета, то раскрывающиеся

сниски будут заменены статическими формулами.

Преобразование в формулы
По умолчанию при преобразовании значения данных, а также названия строк и столбцов
сводной таблицы окончательно заменяются nодстановочными формулами Если имеются
фильтры отчета, они остаются неизменными, так что возможность фильтрации данных
сохраняе1ся

При выборе преобразования фильтров отчета существующие фильтры отчета также
окончательно заменяются подстановочными формулами; при этом фильтрация данных
становится невозможной

■ Пр,е_образовать фильтры отчета
[]реобразовать

Рис.

Отмена

34.22. В Excel можно преобразовать поля фильтров отчета в статические формулы

Если же вы предполагаете, что при работе с преобразованной сводной таблицей
будете менять выборку ячеек и их содержимое, то возможность фильтрации лучше

сохранить. В таком случае убедитесь, что флажок Преобразовать фильтры отчета снят,
а затем нажмите кнопку Преобразовать.

Теперь, когда все значения, которые вы видите, не являются элементами сводной

таблицы, в этот диапазон можно вставлять строки и столбцы, добавлять в формулы
в этих ячейках собственные вычисления либо ссылаться на эти значения в других

784

ГЛАВА

34

Использование формул в

Power Pivot

формулах на рабочем листе. Например, на рис.

34.23

видно, что мы добавили две

строки итогов за квартал в середине сводной таблицы. Мы смогли сделать это только

потому, что данные больше не являются объектом сводной таблицы, а представляют
собой аналитические формулы .

~а

/ж
в

А

с

$44 072
$65 118
$116 467

Feb
Маг

7
8
9

Квартальные итоги

J

llil

Sep
Квартальные итоги

$167 614

Рис.

Мау

Jul

420
316
816

$88 034
$130 813
$233 011

1198
476
20
3

$230 592
$331 537
$999
$2 520

$225 6561
$117 605
$165 886
$477
$1251

Apr

10 1
11
12
3
4
5

о

Sum of UnitCost Sum of Quantity Sum of UnitPrice

Месяц

Jan

5

=СУММ(С4:С6)

34.23. С помощью аналитических функций можно гибко менять структуру сводных данных,
сохраняя связь с моделью данных

ПРИМЕЧАНИЕ

Файл с примером для этой главы содержит вкладку Аналитические формулы с уже

преобразованной сводной таблицей.

Глава

35

ЗНАКОМСТВО С

POWER QUERY

В информационном менеджменте есть такое понятие, как

ETL. Это общий термин

для процессов, которые происходят, когда данные переносят из нескольких систем

в одно хранилище. Аббревиатура расшифровывается как
«извлечение, преобразование, загрузка»-.

Extract, Transform, Load -

Функция извлечения подразумевает чтение данных из конкретных источников

и извлечение подмножества данных. Функция преобразования предусматривает
очистку, предварительную обработку и агрегацию полученных данных для при­
дания им определенной структуры. Функция загрузки подразумевает фактический
импорт или запись подготовленных данных в целевое место.

Аналитики, работающие с

Excel, многие годы выполняли все эти процедуры вруч­
Excel регулярно вручную извлекают

ную. Каждый день миллионы пользователей

из внешних источников данные, обрабатывают их, а затем интегрируют в свои от­
четы. Все это требует больших усилий.

Pou,er Query

помогает упростить эту задачу, предлагая интуитивно понятный

механизм для извлечения данных из различных источников, выполнения их

сложных преобразований, а затем загрузки в рабочую книгу или внутреннюю
модель данных.

В этой главе мы разберем основные концепции

Power Query

и увидим, какие

преимущества он предоставляет в плане экономии времени и автоматизации

действий, позволяющих добиться чистоты данных, импортируемых в модели
отчетности.

Основы

Power Query

Начнем изучение этой темы с рассмотрения простого примера. Предположим, что

вам нужно импортировать данные о ценах на акции корпорации
следние

30 дней с сайта Yahoo Finance. Для этого сценария вам

Microsoft

за по­

нужно выполнить

веб-запрос, чтобы получить необходимые данные с сайта.
Сделайте следующее.

1. На ленте выберите команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Из других источников ► Из Интернета (рис.

35.1 ).

786

ГЛАВА

35

Знакомство с

~

~

По11учить
анные

3

4
5

r,.

В•л~(Е G

Ш[

Обновить

"

Акции (Еп ...

все"

"""

..

Типы даННЫIС

G

{;i1 ИJ.

Fabric

и Power Platform

~ И• веб-~ужб

[&l Иэ друrих источников

ru Устаревшие мастеры

Объединить а.аnросы

"

fm Иэ 1аб11ицы/диаnазона
>

~ И:s Интернета
~ ИJ -'.Писка SharePoint
~ Из .в.еб-канала OData

[&L И• файла

~ )аnустить Редактор Power Query...

~ Параметры исто~ника данных ...

Рис.

[:'Q,

Hodoop (HDFS)

И1 Active Directory

w

Иа Microsoft Exchange

[] Параметры запрщ;а

10..

2.

1:]

~ И1Azure

7
8
9

~.

~~

Разметка араницы

Рисование

WИэ .б.аэы данных

б

10
11
12
13
14
15
16
17
18

Вставка

U И•фай,,а

Al
1
2

Меню

Главная

Файл

Пол

Power Query

35.1. Создание веб-запроса с помощью Power Ouery

В диалоговом окне Из Интернета (рис.

35.2)

URL страницы с нужной
так: http://finance.yahoo.com/q/

введите

информацией. В нашем случае адрес выглядит
hp?s=MSFТ.

('

х

Из Интернета
• Базовый

О Подробнее

URL - aдpec
https://f1nance.yahoo.com/quote/MSFТ/financials/

~

L
Рис.

35.2. Диалоговое окно

Отмена

Из Интернета, в котором нужно ввести URL-aдpec

источника нужных данных

Введя адрес страницы , нажмите кнопку ОК. Через некоторое время откроется
панель задач Навигатор (рис.

35.3).

Основы

787

Power Query

о

х

Навигатор
р
Несколько элементов
Отобразить параметры

.,

Лист1
Дата

•

https://f1nance.yahoo.com/. ..
Г' ТаЫеО

Открытие

292,39

293,43

291,08

16.08.2025

293,19

294,82

290,02

13.08.2025

289,48

292,9

289,3

12.08.2025

286,63

289,97

286,34

11.08.2025

287,21

288,66

285,86

10.08.2025

288,8

289,25

285,2

09.08.2025

289,75

291,55

287,81

08.08.2025

288,51

289,5

287,62

07.08.2025

286,88

289,63

286,1

06.08.2025

286,22

287,59

284,65

05.08.2025

285,79

287,38

284,4

04.08.2025

285,22

286,77

283,85

03.08.2025

284,65

286,16

283,31

02.08.2025

284,08

285,55

282,76

01.08.2025

283,52

284,94

282,22

31.07.2025

282.95

284.33

281.67

Заrрузить

Рис.

3.

Низкая

Высокая

17.08.2025

•

Преобраювать данные

Отмена

35.3. Панель задач Навигатор

Выберите на панели источник, из которого нужно извлечь данные, а затем на­
жмите кнопку Преобразовать данные. (Для предварительного просмотра данных

можно щелкнуть на названии каждой из таблиц.) В нашем случае цены на акции

Microsoft хранятся

в таблице ТаЫе О. Именно ее следует выбрать.

ПРИМЕЧАНИЕ
Возможно, вы заметили, что на панели задач Навигатор есть кнопка Загрузить (рядом

с кнопкой Преобразовать данные) . Ее нажатие позволяет пропустить любые этапы
редактирования и импортировать данные в их текущем виде. Если вы уверены,

что не будете преобразовывать или фильтровать данные, можете нажать кнопку

Загрузить и импортировать данные непосредственно в модель данных или в таблицу
рабочей книги.
ВНИМАНИЕ

В

Excel есть и другая

кнопка команды Из Интернета, расположенная на вкладке Дан­

ные в группе Получить и преобразовать данные, справа от кнопки Получить данные. Эта
дублирующая кнопка на самом деле позволяет получить доступ к устаревшему

инструменту автоматического извлечения данных из веб-ресурсов, имевшемуся во
всех версиях программы, начиная с

Excel 2000.

ГЛАВА

788

Знакомство с

35

Power Query

Версия этой команды в

Power Query (доступ к которой открывается при выборе,
35.1) позволяет сделать гораздо больше, чем просто искать
веб-страницах. С помощью Power Query можно не только извлекать

как показано на рис .

данные на
данные из сложных веб-страниц, но и обрабатывать их. Не забывайте об этом
дублировании и при извлечении данных из Интернета всегда используйте пра­
вильный инструмент.

Когда вы нажмете кнопку Преобразовать данные,

Редактор

Power Query,

Power Query откроет новое окно

которое содержит собственную ленту, панель предвари­

тельного просмотра и панель Параметры запросов (рис.

35.4). Здесь данные перед

загрузкой можно очистить, преобразовать или отфильтровать.
Лента

rll 1

~ • ~

Лист1 - Редактор Power Query

Г11авна,~

Преобраювание

о
Закрыть и

о

Добав11ение столбца

,

С•оRства

L.I

Расширенный реАактор

Обновить nредварите.11ьный ~

nросмотр •

-

~аrрузить

Power Query

Тиn ,4анных-. Дата

сто116цаt.4и

•

ороки

За кры1ь

>

[

1"""""

. L2

Дата

4

с

,:,\

.

Со

!.

Открыти е

• U

Преобразование

.

8 ЫСО М8 R

17.08.2025

292.39

293,43

16.08.2025

293,19

294,82

13.08.2025

289,48

292,9

12.08 2025

286,63

289,97

11.08.2025

287,21

288,66

12

"'

• СВОЙСТВА
Лист1

288,8

289,25

289, 75

291,55

ов.ав.202s

288,51

289,5

07.08.2025

286,88

189,63

10

06082025

286,22

187,59

11

05.08.2025

285, 79

287,38 -.;

,n,r;

,sir;,,

,я~

MnR

•

ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ

Q

Источник

>,.

Навиrаци,.

>-.

Иэмененныи тиn

Повышенные :tаrоловки

Q

77

>

J: • ·

Панель предварительного

Параметры

просмотра

запроса

Рис.

х

В се сво11ст в а

10.08.2025

<

П араметры ,а п роса

Имя

09.08.2025

12

•

r-,. Исnо11ь:ювать первую ароку I ка•
Рацелить Группировать 1
►
-. 1 Замена значений
no
стоllбец •

УnраВJ1ение Сокраnпь

Уnрав11ение •

х

л О

Просмотр

.. ..

35.4. В окне Редактор Power Ouery можно преобразовывать, очищать
и фильтровать загружаемые данные

Идея в том, чтобы предварительно обработать каждый столбец данных, выполнив
действия, которые позволят получить нужные данные и структуру. Подробно
мы рассмотрим их далее в главе. А пока вернемся к нашей задаче

данные о стоимости акций

4.

Microsoft за

последние

Щелкните на столбце Высокая , затем нажмите
столбцах Низкая и Закрытие.

Ctrl

-

получить

30 дней.

и , не отпуская ее, щелкните на

Основы

5.

Power Query

789

Не снимая выделения с этих трех столбцов, щелкните правой кнопкой мыши
и выберите команду Изменить тип ► валюта (рис.

U

Высокая

35.5).

Копировать
х

1... 2

92,17

Удалить столбцы
Удалить другие столбцы

294,6

Добавить столбец иэ примеров...

92,85

Удалить дубликаты

93,89

Удалить ошибки

94,23

Замена значений ...

94,57

Заполнить

Преобраэование

.. свой
Имя
Лист1

Все сво

94,91
,./ Десятичное

Изменить тип

•

"'

_.

ПРИМ

число

Валюта

Объединить столбцы

Целое число

Создание типа данных

Процент

Сумма

Дата и время

Продукт

Дата

Группировать по...

Время

Отменить свертывание столбцов

Дата, время и часовой пояс

Отменить свертывание других столбцов

Продолжительность

Отменить свертывание только для выбранных столбцов

Текст

Переместить

Истина/ложь

283,11

280,58

282,5

280,04

Рис.

Двоичный
Используя локаль ...

35.5. Измените тип данных, выбрав формат Валюта

6. Power Query выведет сообщение с

вопросом о том, хотите ли вы заменить име­

ющееся преобразование типов или добавить новое в рамках отдельного шага.
Нажмите кнопку Добавить шаг.

7.

Удалите все ненужные на данный момент столбцы, поочередно щелкая на их за­
головках правой кнопкой мыши и выбирая в контекстном меню команду Удалить.

( В нашем примере, помимо даты, требуются данные только из столбцов Высокая,
Низкая и Закрытие.) Удалить столбцы можно еще одним способом . Нажмите Ctrl
и, не отпуская ее, щелкните на заголовках столбцов, которые следует оставить.
Затем щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любого из них и в контекст­
ном меню выберите команду Удалить другие столбцы (рис.

35.6).

Вы можете заметить, что в некоторых строках отображается слово

Error.

Это

строки с текстовыми значениями, которые не удалось преобразовать.

8.

Удалите строки с ошибками, щелкнув правой кнопкой мыши на столбце Высокая
и выбрав пункт Удалить ошибки (рис.

9.

35.7).

Когда все ошибки будут удалены, добавьте столбец Неделя для вывода в каждой

строке таблицы первого дня недели, к которой относится дата в столбце Дата. Для
этого щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца Дата и в контекстном
меню выберите Создать дубликат столбца . Появится новый столбец Копия Дата.

790

ГЛАВА

35

Знакомство с

Power Query

.

~

х

2

1.2

Открытие

.

$

Высокая

Удалить столбцы
Удалить другие столбцы

3

Добавить столбец из примеров ..

4

Удалить дубликаты
Удалить ошибки

б

1

'+2

7
8

Изменить тип

9

Преобразование

10

Объединить столбцы

12

•

13

'>:] Отменить свертывание столбцов

11

Рис.

Замена значений ...
Заполнить

~.;i

Создание типа данных
Груnпировать по ...

14

Отменить свертывание других столбцов

15

Отменить свертывание только для выбранных столбцов

16

Переместить

35.6. Выделите столбцы, которые нужно сохранить. а затем выберите команду
контекстного меню Удалить другие столбцы

1.2

Открытие

Копировать
Удалить

293,19

Удалить другие столбцы

289,48

Создать дубликат столбца

Г

286,63

Добавить столбец из примеров ...
Удалить дубликаты

287,21

Удалить ошибки

288,8

Изменить тип

289,75

Преобразование

288,51

t..2 Замена значении.

286,88

Заменить ошибки ...

286,22

•

285,79

Создание типа данных
Группировать по ...

285,22

Заполнить

284,65

Отменить свертывание с1олбцов

284,08

Отменить свертывание других столбцов

283,52

Отменить свертывание только для выбранных столбцов

282,95

-1

Расnреде11ение sнач1

Переименовать.
Переместить
Детализация

Добавить как новый запрос

Рис.

35.7. Устранение ошибок. связанных со строками. которые не могут быть
преобразованы в формат валюты

1О.

Щелкните на заголовке нового столбца правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Переименовать. Затем прямо в заголовке введите новое
имя: Неделя. Нажмите

Enter.

Основы

11.

791

Power Query

Щелкните на заголовке столбца Неделя правой кнопкой мыши и в контекстном

меню выберите команду Преобразование ► Неделя ► Начало недели (рис.

35.8). Excel

преобразует каждую дату в этом столбце, заменив ее днем начала недели .
..., ..,____ _ _ _ _

~

Копировать

"

Удалить
Удалить друrие столбцы
Создать дубликат столбца
Добавить столбец из примеров.
Удалить дубликаты
Удалить ошибки
Изменить тип

~ 1

Преобразование

Год

Замена значений ...

Квартал
Месяц

Заменить ошибки

•

Создан1,11е типа данных
Группировать по ...
Заполнить

....-

Неделя года

Неделя

Неделя месяца

День

Начало недели

Преобразования текста

Конец недели

Отменить свертывание столбцов
Отменить свертывание других столбцов
Отменить свертывание только для выбранных столбцов

-(

Переименовать ...
Переместить
Детализация

Добавить как новыи запрос

Рис.

12.

35.8. С помощью редактора Power Query можно выполнять различные преобразования данных

На этом этапе подготовка данных к им­
порту завершена; осталось сохранить за ­

прос и загрузить данные. Для этого на ленте

Power Query выберите команду Главная

► За­

крыть ► Закрыть и загрузить. Откроется меню
с двумя командами : Закрыть и загрузить и За­

Выберите способ представления данных в книге .

'""'J О Iаблица

О То,аько создать подключение

Выбор команды Закрыть и загрузить приводит
к сохранению зап роса и выводу результатов

Excel

Qтчет сводной таблицы

+1

1 • О !:;водная диаграмма

крыть и загрузить в.

в виде таблицы

х

?

Импорт данных

Куда следует поместить данные?

О Имеющийся лист·

на новый рабочий лист

в рабочей книге. Если же выбрать команду
Закрыть и загрузить в, то откроется диалого­

вое окно Импорт данных (рис.

35.9),

в котором

t

в
О ]:fовыйлист
Добавить эти данные в модель данных

можно указать, куда должны выводиться ре­

зультаты: на конкретный рабочий лист или во

СвойСТВjj ...

ок

Отмена

внутреннюю модель данных .

Кроме того, в диалоговом окне Импорт дан­

Рис.

35.9. В диалоговом окне Импорт

ных можно указать, что данные н е нужно им­

данных можно выбрать место сохранения

портировать, а лишь сохранить созл.анный

результатов

792

ГЛАВА

35

Знакомство с

Power Ouery

запрос как запрос на подключение . Иначе говоря, его можно будет использовать
в различных процессах в памяти компьютера, причем результаты не будут никуда
выводиться. Для нашего примера установите переключатель Куда следует поместить

данные? в положение Новый лист. Результаты выполнения запроса в виде таблицы
Excel будут помещены на новый рабочий лист активной рабочей книги.
На текущий момент у вас есть таблица данных, как на рис.

35.1 О.

Ее можно исполь­

зовать для создания сводной таблицы.

1
2 17.08.2025
3 16.08.2025
4 13.08.2025
5 12.08.2025
6 11.08.2025
7 10.08.2025
8 09.08.2025
9 08.08.2025
10 07.08.2025
11 06.08.2025
12 05.08.2025
13 04.08.2025
14 03.08.2025
15 02.08.2025
16 01.08.2025
17 31.07.2025
18 30.07.2025
19 29.07.2025
20 28.07.2025

Рис.

292,39
293,19
289,48
286,63
287,21
288,8
289,75
288,51
286,88
286,22
285,79
285,22
284,65
284,08
283,52
282,95
282,38
281,82
281,25

291,08
290,02
289,3
286,34
285,86
285,2
287,81
287,62
286,1
284,65
284,4
283,85
283,31
282,76
282,22
281,67
281,13
280,58
280,04

293,43
294,82
292,9
289,97
288,66
289,25
291,55
289,5
289,63
287,59
287,38
286,77
286,16
285,55
284,94
284,33
283,72
283,11
282,5

35.10. Результаты выполнения запроса

292,17
294,6
292,85
293,89
294,23
294,57
294,91
295,25
295,59
295,93
296,27
296,61
296,95
297,29
297,63
297,97
298,31
298,65
298,99

11.08.2025
11.08.2025
11.08.2025
11.08.2025
11.08.2025
04.08.2025
04.08.2025
04.08.2025
04.08.2025
04.08.2025
04.08.2025
04.08.2025
28.07.2025
28.07.2025
28.07.2025
28.07.2025
28.07.2025
28.07.2025
28.07.2025

на извлечение данных из Интернета:

данные были извлечены. преобразованы и собраны в таблицу
Попробуйте оценить, что вы только что сделали с помощью

Excel

Power Query.

Всего не­

сколькими щелчками кнопкой мыши вы нашли в Интернете данные, очистили их,

оставив только нужные столбцы, и даже добавили собственный столбец. Наконец,
импортировали данные в рабочую книгу Excel в виде таблицы, полностью готовой
к использованию. В этом и заключается суть

Power Query:

он позволяет легко из­

влекать, преобразовывать и фильтровать данные, не требуя от пользователя навыков
написания программного кода.

СОВЕТ

Чтобы вернуться в окно редактора Power Query и изменить запрос, откройте панель
задач Запросы и подключения. Для этого на ленте выберите команду Данные ► Запросы
и подключения ► Запросы и подключения. Щелкните на целевом запросе правой кнопкой

мыши и выберите команду Изменить.

Основы

Power Ouery

793

Этапы выполнения запроса
Power Query

использует для кодирования запросов собственный язык формул,

известный как язык М. Как и при работе макрорекордера, каждое ваше действие
в редакторе

приводит к генерации строки кода, записываемой как

Power Query

очередной этап выполнения запроса. Этапы представляют собой встроенную в ра­
бочую книгу последовательность операторов на языке М, что позволяет повторно
выполнять запрос всякий раз при обновлении данных, полученных с помощью

Power Query.
Чтобы вы могли лучше понять эту концеп­
цию, откройте редактор

таблицы

Excel,

Power Query

для

которую мы создали в преды­

дущем подразделе (см . рис.

35.10). Щелкните

Парамет ры з апроса
_. СВОЙСТВА
Имя

правой кнопкой мыши в любом ее месте и вы­

Лi11 СТ1

берите Таблица ► Изменить запрос. Откроется
панель задач Параметры запроса (рис.
этапы запроса.

Каждый этап запроса представляет собой
отдельное действие, которое вы выполнили,
подготавливая данные к импорту. Щелкнув

на любом из этапов, в строке формул редак­

Power Query

Все свойства

35.11 ),

и в разделе Примененные шаги можно увидеть

тора

х

вы увидите формулу на

_.

ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ

Источник

(1

Навигация

(1

Повышенные заголовки

(1

Измененный тип
Измененный тип 1

Дублированный столбец
Переименованные столбцы
Х Вычисленное начало недели

языке М, благодаря которой выполняют­
ся необходимые действия. Например, если
щелкнуть на этапе Дублированный столбец, то

в строке формул редактора отобразится про­
граммный код, позволяющий продублировать
столбец данных.

Рис.

35.11. На

панели задач Параметры

запроса можно просматривать каждый этап
выполнения запроса и управлять им

СОВЕТ

Если вы не видите панель задач Параметры запроса, то выберите на ленте редактора
команду Просмотр ► Структура ► Параметры запроса. На вкладке Просмотр

Power Query

также находится флажок Строка формул . Если не видите в окне саму строку формул,
установите его.

Щелчок на любом и з этапов приводит к тому, что на панели предварительного
просмотра данные принимают такой вид, какой они имели на момент выполнения

выбранного этапа . Так, если вы щелкнете на этапе Измененный тип 1, то на панели
предварительного просмотра увидите, как выглядели данные до того, как вы про­

дублировали столбец.

794

ГЛАВА

35

Знакомство с

Power Query

Если на любом из этапов щелкнуть правой
кнопкой мыши, откроется контекстное меню

с набором команд (рис.

.;

ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ

На вигг О

применить к выбранному этапу.
Рассмотрим основные команды этого кон­

Изменить параметры

Повыu -1

Переименовать

Измен х

Удалить

Измен

Удалить до конца

текстного меню.

•

1)

Источник

35.12), которые можно

Вставить шаг после

Изменить параметры. Позволяет отредакти­

Вычис.

ровать аргументы или параметры действия,

определяющего выбранный этап.

•

Переименовать. Выберите, чтобы присвоить

--,

Свойства ...

этапу осмысленное название .

•

Удалить. Позволяет удалить выбранный

Рис.

35.12. С помощью контекстного меню

этап . Будьте осторожны: удаление этапа

можно изменить. переименовать. удалить

может привести к ошибкам, если последу-

или переместить выбранный этап

ющие этапы зависят от удаленного.

•

Удалить до конца. Выберите, если нужно удалить этот этап и все последующие
до конца запроса.

•
•

Вставить шаг после. Позволяет вставить этап после выбранного.
Разместить перед. Позволяет переместить выбранный этап вверх в общей после­
довательности этапов .

•

Разместить после. Переместить выбранный этап вниз в общей последовательности
этапов.

•

Извлечь предыдущий. Позволяет извлечь все этапы, предшествующие этому,
в новый за прос.

Просмотр кода в окне Расширенный редактор
В

Power Query

можно просматривать и напрямую редактировать код аапроса.

Для этого на ленте в окне Редактор

Power Query выберите

команду Просмотр ► Подроб­

нее ► Расширенный редактор . Откроется соответствующее диалоговое оюю, которое

представля ет собой нечто большее, чем просто поле для редактирования кода на
языке М или ввода собственного. В нем опытные пользователи могут расширять
функционал

Power Query,

вводя код разработанных ими этапов .

Обновление данных в запросах

Power Ouery

Важно отметить, что данные, импортированные с помощью

Power Query,

никак

не будут связаны со своими источниками. Итоговая таблица данных представляет
собой лишь снимок состояния исхо1tных данных на момент выполнения аа11роса.
Инач е говоря, если данные в источнике будут изменены, то это никак нс отразится
на данных, импортированных

Power Query,

и обновлятr, их придется поль:ювателю.

Основы

Если вы загрузили результаты

Power Query

795

Power Query в таблицу Excel в существующей рабо­

чей книге, то можете вручную обновить таблицу, щелкнув на ней правой кнопкой

мыши и выбрав команду Обновить.
Данные, загруженные во внутреннюю модель, тоже можно обновить. Для этого на
ленте выберите команду Данные ► Запросы и подключения ► Запросы и подключения.
Откроется соответствующая панель задач. Перейдите на вкладку Запросы, щелк­

ните на нужном запросе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню
команду Обновить.

Чтобы немного автоматизировать процесс обновления запросов, вы можете на­

строить источники данных на автоматическое обновление данных

Power Query.

Для этого выполните следующие действия.

1.
2.

На ленте выберите команду данные ► Запросы и подключения ► Запросы и подключения.
На панели задач Запросы и подключения откройте вкладку Подключения, щелкни­

те правой кнопкой мыши на запросе

Power Query,

который нужно обновить,

и в контекстном меню выберите команду Свойства. Откроется диалоговое окно
Свойства подключения.

3.

В нем перейдите на вкладку Использование и выберите режим обновления данных,
установив соответствующий флажок.

•

Обновлять каждые ... минут.

Excel будет

автоматически обновлять данные, со­

блюдая указанный временной интервал. Вдобавок будут обновляться все
таблицы данных, связанные с этим подключением.

•

Обновлять данные при открытии файла.

Excel

будет автоматически обновлять

выбранное соединение данных при открытии рабочей книги.

•

Обновление при открытии файла.

Excel будет автоматически обновлять данные

при каждом открытии этой рабочей книги. Вдобавок будут обновляться все
таблицы данных, связанные с этим подключением.

Эти режимы автоматического обновления полезны, если необходимо гарантировать,
что пользователи всегда будут работать со свежими данными. Разумеется, установка

этих режимов не исключает возможности обновлять данные вручную.

Управление запросами
По мере увеличения количества запросов в рабочей книге понадобится способ ими
управлять. В

Excel это можно делать на панели задач Запросы

и подключения. Чтобы

открыть ее, выберите на ленте Данные ► Запросы и подключения ► Запросы и подключе­
ния. Затем перейдите на вкладку Запросы, найдите нужный запрос и щелкните на

нем правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню (рис.

35.13) с командами,

которые можно применить к запросу.

•

Изменить. Позволяет открыть диалоговое окно Редактор
можно изменить этапы запроса.

Power Query, в котором

796

ГЛАВА

Знакомство с

35

Power Ouery

Е осы и подключения
росы

V

Под ключения

1 запрос

Копировать

[7
Х

Изменить
Удалить

r.e:l'

Переименовать

D,

Обновить

1":

Загрузить в ...

~ Дублировать
Се,

Ссылка

!cJ

Объединить

Ж Добавить
["

Экспортировать файл подключения ...
Переместить в группу
х

Показать выбор

lt'□ Свойства ...

Рис.

35.1 З. Контекстное меню с набором команд, которые можно применить к запросу

•

Удалить. Удалить выбранный запрос.

•

Переименовать. Присвоить запросу новое имя.

•
•

Загрузить в. Открыть диалого вое окно Импорт данных, в котором можно указап,

Обновить. Обновить данные выбранного эапроса.
способ представления и местоположение результата выполнения запроса .

•

Дублировать. Создать копию запроса.

•

Ссылка. Создать новый запрос, который будет ссылаться на результаты исход­

•

Объединить. Объединить выбранный запрос с другим в этой книге путем соrю­

ного запроса .

ставления указанных столбцов.

•

Добавить. Добавить результаты другого запроса в этой книге к результатам вы­
бранного.

•

Экспортировать файл подключения. Сохранить файл в формате Office Data Connection (.odc) с учетными данными для подключения к исходным данным запроса.

Основы

•

Power Query

797

Переместить в группу. Переслать выбранный запрос в логическую группу, создан­
ную пользователем для лучшей организации.

•

Вверх. Переместить выбранный запрос на одну позицию вверх на панели Запросы
и подключения.

•

Вниз. Переместить выбранный запрос на одну позицию вниз на панели Запросы
и подключения.

•

Показать выбор. Отобразить результаты выполнения выбранного запроса на

•

Свойства. Открыть диалоговое окно Свойства запроса, в котором можно, например,

панели предварительного просмотра.

переименовать запрос и ввести его краткое описание.

Панель задач Запросы и подключения особенно полезна в тех случаях, когда рабочая
книга содержит несколько запросов. Считайте, что это своего рода оглавление, ко­
торое позволяет легко находить запросы и выполнять с ними различные действия.

Действия на уровне столбца
Если в диалоговом окне Редактор

Power Query

на панели предварительного про­

смотра щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца, откроется
контекстное меню с полным набором команд, которые можно применить к выбран­
ному столбцу (табл. 35.1). Кроме того, определенные действия можно применить
сразу к нескольким столбцам, выбрав их и щелкнув на выделенной области правой
кнопкой мыши.

Таблица

35.1. Команды уровня

Команда

работы со столбцом
Обработка сразу

Что позволяет сделать

нескольких

столбцов
Удалить

Удалить выбранные столбцы из данных

Удалить другие

Удалить все не выбранные столбцы из данных

Power Query
Power Query

Да
Да

столбцы

Создать дубликат выбранного столбца в качестве нового столбца,

Нет

столбца

который станет крайним справа. Новый столбец будет называться
Копия х, где Х - имя исходного столбца

Добавить стол­
бец из примеров

Создать пользовательский столбец, в котором данные из других
столбцов будут скомбинированы на основе нескольких примеров,
приведенных пользователем. Как и в случае команды Мгновенное

Да

Создать дубликат

заполнение Excel, встроенный механизм выявления шаблона
Power Query, опираясь на предоставленные образцы, выведет алгоритм преобразования данных, а затем использует его, чтобы заполнить новый столбец вычисленными значениями
Продолжение

rP

ГЛАВА

798
Таблица

35

Знакомство с

Power Ouery

35.1 {продолжение}

Команда

Что позволяет сделать

Обработка сразу
нескольких

столбцов
Удалить дубли­

Удалить в выбранном столбце все строки, в которых значения дублиру-

каты

ют предыдущие. Строка с первым вхождением значения не удаляется

Да

Удалить ошибки

Удалить все строки, в выбранном столбце которых есть ошибки

Да

Тип изменения

Открыть меню, в котором можно выбрать тип данных для выделен-

Да

ных столбцов
Преобразование

Открыть меню, в котором можно выбрать способ представления дан-

Да

ных в выделенных столбцах. Для текстовых данных доступны следу-

ющие варианты: нижний регистр, ВЕРХНИЙ РЕГИСТР, Каждое
Слово С Прописной, Усечь, Очистить, Длина,

Если данные в столбце

-

JSON и XML.

дата или время, то варианты выбора будут

такими: Год, Квартал, Месяц, Неделя и День. Если же значения
числовые, то доступны следующие варианты: Округление, Абсо­

лютное значение, Факториал, Десятичный логарифм, На­
туральный логарифм, Степень и Квадратный корень

Замена значений

Найти в выбранном столбце определенное значение и заменить его

Да

другим

Заменить ошибки

Заменить стандартное сообщение об ошибке пользовательским

Да

Создать тип дан­

Сохранить несколько столбцов в одном как метаданные, что по­

Да

ных

зволяет отображать все необходимые данные, не занимая место

на рабочем листе. Формулы

Excel могут взаимодействовать с этими

типами данных

----

Группировать по

Группировать данные по значениям в строках. Например, можно

Да

группировать данные по регионам и подсчитать количество городов
в каждом регионе или суммировать население по каждому региону

Заполнить

Заполнить пустые ячейки столбца значением из его первой непустой

Да

ячейки. Можно выбрать направление заполнения: сверху вниз или
снизу вверх

Отменить сверты-

Транспонировать выбранные столбцы в строки или наоборот

Да

Транспонировать не выбранные столбцы в строки или наоборот

Да

Отменить свер­

Транспонировать выбранные столбцы в строки или наоборот. Кроме

Да

тывание только

того, эта команда сохраняет список столбцов на текущем этапе,

вание столбцов
Отменить свер­
тывание других

столбцов

для выбранных
столбцов

чтобы тот же набор столбцов не разворачивался при последующих
операциях обновления

Основы

Команда

Power Ouery

799

Обработка сразу

Что nоэвопяет сдепать

нeCKOJlbKIIX

стопбцов
Переименовать

Заменить имя выбранного столбца новым. заданным пользова­

Нет

телем

Переместить

Переместить выбранный столбец в указанную позицию в таблице.

Да

Возможные варианты: Левый, Правый, В начало и В конец
Детализация

Отобразить содержимое выбранного столбца. Команда предназначе-

Нет

на. в первую очередь, для столбцов с метаданными, представляющи-

ми внедренную информацию
Добавить как но­

вый запрос

Создать новый запрос, возвращающий содержимое выбранного.

Нет

Для этого необходимо создать в новом запросе ссылку на исходный.

Имя нового запроса будет совпадать с именем выбранного столбца,
указанным в его заголовке

Разделить стол-

Разделить значения в выбранном столбце на два столбца или более.

бец

используя заданное количество символов или указанный раздели­

Нет

тель, такой как запятая. точка с запятой. символ табуляции и т. д.
Команда доступна только при щелчке правой кнопкой мыши на
текстовом столбце
Объединить

Объединить значения из двух или более столбцов в один. используя

столбцы

указанный разделитель, такой как запятая, точка с запятой. символ

Да

табуляции и т. д. Команда доступна только при выборе двух или
более столбцов

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание: все команды уровня столбца данных, доступные в контекстном
меню, есть и на ленте редактора

Power Query.

Действия на уровне таблицы
При работе в редакторе

Power Query

можно выполнять определенные действия

сра:1у со всей таблицей данных. Перечень доступных команд можно увидеть в меню
(рис.

35.14 ), которое открывается после щелчка на пиктограмме Действия с таблицей,

расположенной в левом верхнем углу таблицы.
Назначение этих команд описывается в табл.

35.2.

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание: все команды, доступные в меню Действия с таблицей, есть и на
ленте редактора

Power Query.

ГЛАВА

800

35

Знакомство с

п

•

Power Ouery

n"t" tvnP

<,,>

i

Копировать всю таблицу

[j

Использовать первую строку в качестве заголовков

l:tJ

Добавить пользовательский столбец...

C::J Добавить столбец из примеров ...
Вызвать настраиваемую функцию ...

Добавление условного столбца ...

Добавить столбец индекса
Выбор столбцов ...

~ Сохранить верхние строки ...
Сохранить нижние строки .. .
Сохранять диапазон строк.. .

Сохранять дубликаты
Сохранить ошибки

~ Удалить верхние строки ...
Удалить нижние строки ...
Удалить чередующиеся строки ...

Удалить ошибки
Слияние запросов ...

Добавить запросы ...

Рис.

Таблица

35.14. Меню с перечнем

команд, которые можно применить к таблице в целом

35.2. Команды уровня таблицы

Команда

Что позволяет сделать

Копировать всю та ­

Копировать данные текущего запроса в буфер обмена

блицу
Использовать первую

Заменить все заголовки столбцов в таблице значениями, содержащимися в первой

строку в качестве за­

строке соответствующих столбцов

головков

Добавить пользова­
тельский столбец

Вставить после последнего столбца новый столбец. Значения в нем будут опреде­
лены в соответствии со значением или формулой , предоставленной пользователем

Добавить столбец из

Создать пользовательский столбец. в котором данные из других столбцов будут

примеров

скомбинированы на основе нескольких примеров, приведенных пользователем.
Как и в случае команды Мгновенное заполнение

Excel. встроенный механизм
выявления шаблона Power Ouery. опираясь на предоставленные образцы. выведет
алгоритм преобразования данных. а затем использует его. чтобы заполнить новый
столбец вычисленными значениями
Вызвать настраива­

емую функцию

Добавление условного
столбца

Вставить после последнего столбца новый столбец. а затем выполнить в каждой
его строке функцию. заданную пользователем

Вставить после последнего столбца новый столбец. а затем заполнить его значе­
ниями в соответствии с условием если-то-иначе. заданным пользователем

Получение данных из внешних источников

801

Что позволяет сделать

Команда
Добавить столбец ин­

Вставить новый столбец. содержащий в своих строках последовательность целых

декса

чисел. которая начинается с

1.0 или любого другого значения. заданного пользо­

вателем

Выбор столбцов

Выбрать столбцы. которые должны быть в результатах выполнения запроса

Сохранить верхние

Удалить из таблицы все строки. за исключением

строки

ется пользователем

Сохранить нижние
строки

Удалить из таблицы все строки. за исключением

Сохранять диапазон

Удалить из таблицы все строки. за исключением тех. которые попадают в диапа-

строк

зон. заданный пользователем

Сохранять дубликаты

Удалить из таблицы все строки. в которых значения в выбранных столбцах уни­

Nверхних. Значение NопределяNнижних. Значение Nопределя-

ется пользователем

кальны: зто позволит сосредоточиться на строках с дубликатами
-----

Сохранить ошибки

Удалить все строки. не содержащие ошибок: это позволит отфильтровать ошибочные значения. выявленные в процессе преобразования
Удалить из таблицы

Nверхних строк

Удалить нижние строки

Удалить из таблицы

Nнижних строк

Удалить чередующиеся

Удалить чередующиеся строки. начиная с первой. предназначенной для удаления.

Удалить верхние
строки

и до указанного количества удаляемых строк: после этого отдельно указанное ко­

строки

личество строк сохраняется. и такой шаблон повторяется до конца таблицы
Удалить дубликаты

Удалить все строки. в которых значения в выбранных столбцах дублируют найден­

ные ранее. Строка с первым вхождением этого значения не удаляется
Удалить ошибки

Удалить все строки. содержащие ошибки в выбранных в данный момент

столбцах
Слияние запросов

Создать новый запрос. позволяющий объединить текущую таблицу с данными
других запросов в рабочей книге путем сопоставления значений в указанных
столбцах

Добавить запросы

Создать новый запрос. который добавляет в конец текущей таблицы результаты
другого запроса. сохраняемого в этой рабочей книге

Получение данных из внешних источников
В

Microsoft затратили немало времени и ресурсов, чтобы обеспечить Power Query

возможность подключения к широкому спектру источников данных. Что бы это

ни было

- сторонний сайт, текстовый файл, система баэ данных, социальная сеть
- Power Query может предоставить доступ к большинству ( если

или веб-сервис,

нс ко всем) существующих источников информации.

802

ГЛАВА

Знакомство с

35

Power Ouery

Все поддерживаемые типы подключений можно увидеть, выбрав на ленте Дан­
ные ► Получить и преобразовать данные ► Получить данные.

•

Из файла. Извлечение данных из файла

CSV, XML,JSON, PDF
•
•
•

Excel, текстового файла, файла форматов

или папки.

Из базы данных. Извлечение информации из баз данных, таких как Microsoft
Access, SQL Server или SQL Server Analysis Services.
Из Azure. Получение данных из облачных сервисов Microsoft Azure.
Из Power В1. Извлечение информации из наборов данных Power BI, к которым
ваша организация предоставила вам доступ.

•

Из веб-служб. Получение данных из облачных сервисов, таких как
в онлайн-режиме.

Facebook,

Salesforce или Microsoft Dynamics,
•

Из других источников. Получение данных из широкого спектра источников данных

в Интернете, облачных сервисов и различных ОDВС-источников. В этой группе
есть вариант Пустой запрос. Если выбрать его, то открывается уже знакомый вам
редактор

Power Query.

В нем можно открыть представление Расширенный редактор.

Это удобно, когда код на языке М нужно скопировать, а затем вставить прямо
в редакторе

Power Query.

Далее в главе мы рассмотрим различные типы подключений, с помощью которых
можно импортировать внешние данные.

Импорт данных из файлов
Данные в организациях часто хранятся в простых текстовых файлах, текстовых

файлах формата

CSV

и даже разных рабочих книгах

Excel.

Нередко такие файлы

используются в качестве источников данных для проведения разного рода анали­

за.

Power Query

предлагает несколько типов подключений, чтобы импортировать

данные из внешних файлов.
СОВЕТ

Не забывайте, что импортируемые файлы не обязательно хранить именно на вашем
компьютере. Файлы можно импортировать на сетевые диски, а также в облачные
хранилища, такие как Google Диск или Microsoft OneDrive.
ПР\IIМЕЧАНИЕ

При выполнении импорта из любого из рассмотренных ниже источников

Power Query

выводит диалоговые окна, в которых можно задать соответствующие настройки.

Пользователю нужно предоставить информацию, необходимую

Power Query

для

подключения к указанному источнику данных. Это могут такие параметры, как путь

к файлу,

URL,

имя сервера, учетные данные и т. д.

Для каждого типа подключения требуется уникальный набор параметров, поэтому
диалоговые окна будут различаться. К счастью, Power Query редко нужно больше
полудюжины параметров, чтобы выполнить подключение к любому источнику
данных, поэтому содержимое всех этих окон интуитивно понятно и работа в них
не должна вызвать затруднений.

803

Получение данных из внешних источников

Получение данных из рабочих книг Excel
Чтобы импортировать данные из других книг

Excel,

выберите на ленте команду

Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить данные ► Из файла ► Из книги. От­
кроется диалоговое окно Импорт данных.

Обратите внимание: импортировать можно любой тип файлов
книги с макросами и шаблоны книг.

Power Query

Excel,

в том числе

не будет импортировать диа­

граммы, сводные таблицы, фигуры, код VБА или любые другие объекты, которые
могут быть в рабочей книге.

Power Query

просто импортирует данные в ячейках

указанного диапазона книги.

Как только файл будет выбран в окне Импорт данных, откроется диалоговое окно На­
вигатор с перечнем всех источников данных, доступных в книге. Бам нужно указать

источник, а затем либо сразу загрузить данные, либо предварительно отредактиро­
вать. Кнопка Загрузить позволяет пропустить редактирование и загрузить данные
в текущем виде. Кнопку Преобразовать данные следует использовать, когда данные

сначала нужно преобразовать или скомпоновать, а затем импортировать.

В терминах рабочих книг

Excel источником данных может быть или рабочий лист,

или именованный диапазон ячеек. Значки слева от названия каждого источника

помогают различить, что является диапазоном, а что
источник данных Покупатели~

-

листом. Так, на рис.

-

35.15

это именованный диапазон, а источник данных

Вычисляемые меры - рабочий лист.

)(

о

Навигатор
р

Отобразить параметры
Форму11ы

4

Покуга1ели1

"

Предваритепьныи просмотр )llrpyжeн воскресенье

Неско11ько элементов

"

Power P1vot.xlsx (81

1D nокуn •т ел"

Покуn •теnь

DOLLISC00001

Doll,s Cove Resort

GEТAWAYIOOOl

Getaway lnn

HOMEFURN0001

Home Fur nishinss L!mited

"

J
J

Де1а11и счета
Заго.nоеок сче,а

JOHNSONKOOOl

Johnson, Kimberly

-

Покуnа,е/11'11

KEllYCON0001

Ketly

KENSINGTOOOl

Kensinaton Gardens Resort

HAMPTONV0001

Hampton Vill•ae Eatery

HEALТНУСОООl

Heiilthy Concepts

LECLERCOOOl

leClerc & Assocletes

Ана11и1ические функции
ВычиСJ1яемые меры
Де1а11и счеrа

ConsultiПiJ

Заго11овок счета

lEISUREТOOOl

lelsure & Travel Consultants

Покупатели

LONOONBEOOOl

LondonЬerry

Nurslna Home

INТERNAT0001

lnternationi1I

МеШnа

ISNINDUS0001

ISN lndustries

Corp.

<

>
J.1tру-эиrь

Рис.

•

Преобраюва,ь данныt'

Отмt-на

35.15. Выберите источники, которые хотите использовать. а затем нажмите кнопку Загрузить

Можно импортировать данные сразу из нескольких источников. Для этого уста­
новите флажок Несколько элементов, а затем установите флажки для тех листов
и дианазонов, которые хотите импортировать совместно.

ГЛАВА

804

Знакомство с

35

Power Query

Получение данных из файлов формата CSV и текстовых файлов
Текстовые файлы широко используются для хранения и распространения инфор­

мации, поскольку могут хранить тысячи байтов данных, не увеличивая свой размер.
Причина в том, что текстовые файлы позволяют отказаться от форматирования,
сохраняя только текст.

Файлы в формате
той•)

-

CSV (comma-separated value -

~значения, разделенные запя­

это текстовые файлы, в которых в качестве разделителя полей используется

запятая.

Чтобы импортировать текстовый или СSV-файл, на ленте выберите команду
Данные ► Получить и преобразовать данные ► Из файла ► Из текстового/СSV-файла. В от­

крывшемся диалоговом окне Импорт данных выберите текстовый или

CSV -файл,

а затем нажмите кнопку Импорт.

ВНИМАНИЕ

В

Excel

на вкладке Данные в группе Получить и преобразовать данные есть еще одна

кнопка Из тексrового/СSV-файла. Вам может показаться, что это дублирующаяся кноп­
ка, однако на самом деле она представляет собой устаревший инструмент импорта

данных, который использовался в прежних версиях
Версия, реализованная в

Power Query,

Excel.

гораздо мощнее и позволяет скомпоновать

или преобразовать текстовые данные еще до их импорта. Убедитесь, что используе­
те правильную версию инструмента импорта данных из текстовых и СSV-файлов,
реализованную именно в

Power Query.

После того как вы нажмете кнопку Импорт в диалоговом окне Импорт данных, от­

кроется редактор

Power Query,

в котором вы увидите содержимое выбранного

текстового или СSV-файла. В этом окне нужно применить все изменения, кото­

рые вы хотите внести в эти данные, прежде чем они будут импортированы. Затем

следует нажать команду Закрыть и загрузить на вкладке Главная, чтобы завершить
процесс импортирования.

ПРИМЕЧАНИЕ

В некоторых текстовых файлах разделителем полей служит символ табуляции.
CSV, текстовые файлы с таким разделителем содержат символы
табуляции, которые разделяют текстовые значения на столбцы данных. Power Query
Подобно файлам

автоматически распознает такие файлы и импортирует данные из них в отдельные

столбцы в соответствии с каждым символом табуляции.

Получение данных из файлов POF
В

Power Query

появилась возможность импортировать данные из файлов

Чтобы получить доступ к данным

PDF, выберите на ленте команду Данные

и преобразовать данные ► Получить данные ► Из файла ► Из

PDF.

► Получить

PDF. В открывшемся диало­

говом окне Импорт данных выберите РDF-файл. Через несколько секунд откроется

805

Получение данных из внешних источников

диалоговое окно Навигатор (рис.

с перечнем таблиц и страниц, доступных

35.16)

в выбранном файле.

□

х

Навигатор
р,

ТаЫс002

Несколько элементов

Отобразить По!lраметры

"

о

'

Бухуче11.рdf (14]

•

,..., т,ые001 IP•g• 1J

.,,

(Paqe 12)

Содерж•н~ оnе рt~ции

Ко11мчесnю

Цен•

Остатон н;, 1111нвар11

60

120

Постуn14JЮ е 111ннре,

•

320

том числе

1 10111неар111

100

110

1 1SIIIHIIPA

во

130

140

105

-

ТаЫе002 (Page 1 ·2)

1 20111не.1р111

-

ТоЬl.003 (Page 2-31

,

Всеrо материалое с остатком на начало М@О!ца

-

ТоЫе004 (Page 3-4]

'

Оmущено на nроизеодстео

,

Остатом на

,-, ТоЫ.005 (Page 4)

1

•

380

1tн11ре

феер.1ля

1 20111н11р11

Page001

1 lkero

PogeOOZ

'

Poge003

матернilлое с ост,нном

Отnущено на nром,еодстео

1 Остатом на

•

H<ll

нач ало меаща

310

113,95

70

113,9S

140

105

380

111н1аре

310
70

1 фе1р,1nя

105

Poge004
Poge005

>

<
]аrрузиrь

Рис.

•

Пр№раюнтьданные

Оtмена

35.16. Доступные таблицы и страницы в РОF-файле отображаются
в диалоговом окне Навигатор

Обратите внимание: в окне показаны как структурированные таблицы, так и страни­
цы, что позволяет импортировать из РDF-фай ла и то и другое. Просто щелкните на

элементе, который нужно импортировать, а затем нажмите кнопку Загрузить, чтобы
импортировать исходные данные непосредственно в рабочую книгу, или кнопку
Преобразовать данные, чтобы сначала очистить их, а затем загрузить.
Кроме того, можно импортировать несколько элементов из файлов

флажок Несколько элементов ( см. рис .

PDF, установив

35.16).

СОВЕТ

Данные из РDF-файла редко поступают в чис том виде. Почти всегда приходится

нажимать кнопку Преобразовать данные, чтобы очистить названия столбцов, удалить
пустые поля и убрать ненужные элементы данных.

Импорт данных из систем баз данных
В крупных организациях для управления данными обычно иснользуется не

а системы баз данных, такие как

Excel,
Microsoft Access и SQL Server. Они позволяют

не только хранить миллионы строк данных, но и обеспечивать их целостность ,

ГЛАВА

806

35

Знакомство с

Power Query

защищать от избыточности, выполнять быстрый поиск и извлекать данные с по­
мощью запросов и представлений.

Power Query дает возможность подключиться к самым разным системам баз данных.
Реляционные базы данных и базы данных OLAP
Чтобы импортировать данные из реляционной базы данных, выберите на ленте
команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить данные ► Из базы данных,

а затем в открывшемся подменю укажите тип базы, к которой нужно подключиться.

Power Query предлагает возможность подключения к большинству популярных на
SQL Server, Microsoft Access, Oracle, MySQL, SQL
Server Analysis Services и т. д.

текущий момент типов СУБД:

Базы данных облачной службы Azure
Если в вашей организации используются базы, развернутые в облачной службе

Microsoft Azure, либо программные решения, полученные от Microsoft Azure
Marketplace, то знайте, что в Power Query есть целый набор типов подключений,
предназначенных для импорта данных из облака Azure. Получить доступ к ним
можно с помощью команды Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Из

Azure.

Использование ООВС-соединений с нестандартными базами данных
Возможно, в вашей организации используются уникальные нестандартные систе­

мы баз данных, которых нет в подменю Из базы данных команды Получить данные.

Но не беспокойтесь: если для такой базы есть ОDВС-драйвер, то

Power Query

сможет к ней подключиться.

Выберите на ленте команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Из других источников и в открывшемся подменю увидите перечень дополни­

тельных типов подключений, поддерживаемых
к нестандартной базе данных с помощью

Power Query. Чтобы подключиться
ODBC, выберите команду Из ODBC.

Получение данных из других систем хранения
ODBC, Power Query
хранения данных (рис. 35.17).
Помимо

позволяет подключиться и к другим типам систем

Чтобы перейти к этому списку, выберите на ленте Данные ► Получить и преобразо­
вать данные ► Получить данные ► Из других источников. Одни из этих систем хранения

данных

(SharePoint, Active Directory и Microsoft Exchange) достаточно популярны

и используются во многих организациях для хранения данных, отслеживания

возможности заключения сделок или управления электронной почтой. Другие

системы, такие как О Data и

Hadoop, не так распространены и служат для работы

Управление параметрами источников данных

807

с большими объемами данных . В специальной литературе их упоминают, когда
речь идет о больших данных (Big Data). Команду Из Интернета (исполь:ювание

которой уже обсуждалось выше) часто выбирают аналитики, которые работают
с интернет-данными.

~~v

~

Получить ~ U9
данн ыеv

[j

~

П,.

Об~ить ~
все..,

И,фай.ла

Ахции

1

)

(En ...
Типы данных

ени11

Ш Из 6.азы данных

к

~ И1 Azure

{;i1 И.1

и Power Platform

>

~ И• веб-,:лужб

1m Иs 1абпицы/диапаsона

>

bl И• друrих источников

~ И• Интернета

>

J

~ Из ~;;писка SharePoint

Устаревшие мастеры

>

~ И3 в.еб-канала OData

~ Объ•динить з1tnросы

>

bl И• файла

Fabric

§7

.3аnустить Редактор Роwег Query ...

r.

Параметры исто=tника данных ...

[J

Параметры заnро.са

Hadoop (HDFS)

~Ц И1 Active Directory
~ 111• Microsoft Exchange

ы И1 ОDВС

D.

11\sOLEDB

~ И• рисунка
[Ъ Пустой sanpoc
Рис.

35.17. Другие системы, которые Power Ouery может использовать как источник данных

Управление параметрами источников данных
Каждый раз, когда вы подключаетесь к источнику в Интернете или к такому ис­

точнику, который требует предоставления учетных данных,

Power Query кэширует

(сохраняет) значения всех параметров подключения.

Допустим, вы 1юдключились к базе данных

SQL Server,

ввели все свои учетные

данные и импортировали нужные данные. В момент успешного подключения

808

ГЛАВА

35

Знакомство с

Power Ouery

Power Query сохранил всю информацию о нем (такую как строка подключения, имя
пользователя, пароль, настройки конфиденциальности и т. д.) в файле на вашем
локальном компьютере.

Цель такого кэширования

-

избавить пользователя от необходимости заново вво­

дить учетные данные при повторном подключении к тому же источнику данных

каждый раз, когда нужно обновить запрос. Безусловно, это отличное решение, но
что делать, если учетные данные изменятся? Короткий ответ

-

соответствующие

запросы не будут выполняться до тех пор, пока вы не обновите параметры источ­
ника данных.

Редактирование параметров источников данных
Чтобы отредактировать параметры подключения, на ленте выберите команду
Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить данные ► Параметры источника данных.

В открывшемся диалоговом окне Настройки источника данных (рис.

35.18) вы увидите

список всех соединений, в которых нужно указывать учетные данные и которые

ранее использовались в запросах. Выберите источник, параметры которого нужно
изменить, и нажмите кнопку Править разрешения.

Настройки источника данных
Управление параметрами источников данных, используемых в запросах

О Источники данных в текущей книге

,,

Глобальные разрешения

Поиск- по параметрам источников донных

http://finance.yahoo.com/
http://finance.yahoo.com/q/hp

Правиrь разрешения

Рис.

Очистить разрешения

...

35.18. Чтобы отредактировать параметры источника. выберите его в окне Настройки источника
данных и нажмите кнопку Править разрешения

Откроется диалоговое окно Править разрешения (рис.

35.19) с

параметрами достуш

к выбранному источнику . Здесь можно изменить не только учетные данные, но
и другие параметры конфиденциальности .

В диалоговом окне Править разрешения нажмите кнопку Изменить, чтобы внести и :1 менения в параметры источника. Вид окна зависит от типа источника, с которым

вы работаете, но в любом случае оно бу;tст интуитивно поняп1ым.

Профилирование данных с помощью

Power Ouery

809

r
Править разрешения
е http://finance.yahoo.com/q/hp
Учетные данные
Тип; А нонимно
ИзNен~ть

Уда.nить

Уровень конфиденциальности
Н ет

~

Рис.

Отмена

35.19. Окно редактирования параметров для выбранного источника

ПРИМЕЧАНИЕ

Параметры доступа к источникам

Power Query сохраняет в файле на вашем локальном

компьютере. Даже если вы удалили определенный запрос , его параметры сохраняются

для возможного использования в будущем. Со временем это может привести к тому,
что список источников сильно разрастется . У старевшие и ненужные эл ементы можно

удалить. Для этого откройте диалоговое окно Настройки источника данных, выберите в спи­
ске источников тот, который больше не нужен, и нажмите кнопку Очистить разрешения .

Профилирование данных с помощью

Power Query

При импорте нового источника часто бывает полезно сначала получить пред­
ставление о данных и только после этого начинать работать с ними . Например,
сколько пу стых записей? Сколько уникальных значений содержится в том или

ином столбце? Каковы минимальные и максимальные з начения?
В те кущем разделе будут описаны возможности профилирования в

Power Query:

вы уз наете, как лучше понять данные и устранить потенциальные проблемы еще
до их дальнейшего использования .

Варианты профилирования данных
Чтобы увидеть параметры профилирования данных , откройте редактор

Query

Power

и перейдите на вкладку Просмотр. В группе Предварительный просмотр данных

вы увидите несколько флажков (рис.

35.20).

Рассмотрим назначение каждого флажка.

•

Моноширинный . Преобразует шрифт на панел и предварител ьного просмотра
в моноширинный, что упрощает обнаружение различий в данных.

•

Показать пробелы. Позволяет показать символы возврата каретки и другие скры­
тые символы.

810

ГЛАВА

35

Знакомство с

Power Ouery

Преобразование

Главная

"
Параметры

Показать пробелы

Просмотр

Распределение столбцо в

Моноширинный

Строка формул

"

"

Профиль столбца

Качеаво столбца

запроса

Предварительный просмотр данных

Структура

Рис.

Добавление аопбца

35.20. Параметры профилирования

находятся в группе Предварительный просмотр данных

на вкладке Просмотр
Качество столбца. Позволяет показать в процентах, сколько в таблице 11устых

•

столбцов , сколько значений отображается как ошибки и сколько считаются
допустимыми. С этой информацией гораздо легче анализировать данные.
Распределение столбцов . Выводит гистограмму , показывающую, сколько разных

•

и уникальных записей содержится в каждом из столбцов.
Профиль столбца. Позволяет просмотреть подробную описательную статистику по

•

выбранному столбцу, например количество записей со значением 0, минимальное
значение в столбце, максимальное, среднее значение и стандартное отклонение

для всех значений в столбце.
Обратите внимание: по умолчанию профилировщик данных

зует только п ервы е

1ООО за11исей.

Power Query исполь­

Но чтобы получить более пол ное представлени е

о данных, можно дать ему указание использовать весь набор данных . На ри с .

35.21

показано, ка к это сделать.

А1с 10 noнyn11тviя

А1с Покvпате/1~

OOLUSCOOOOl

Dollis Cove Resort

GEТAWAYIOOOl

Get11w11y lnn

. L2

Скидка

0,JJ 765 Kingway
O,J 234

Е

Cannon

0,15 234 Heritage Ave.

3

HOMEFURNOOOl

Home furnlshinas llm1ted

4

JOHNSONKOOOl

Jol,nson, Kimberly

0,J1 S678 S. 42nd Ave

5

KEllYCONOOOl

Kelly Consult1n1

0,05 123 Уео
О, JЗ

1234.S Redmond 1

6

KENSINGTOOOl

Kens1n1ton Gardens Resort

7

HAMPTONVOOOl

H,1mpton V,llaвe Eatery

8

HEAL ТНУСООО1

Healthy Concepts

0,J1 1234 Westown Rc

9

LECLERCOOOl

LeClerc & Associates

0,08 4321 West Broad,

10

LEISUREТOOOl

Le1sure & Travel Consultants

0,06 C1ty 123

11

LONDONBEOOOl

londonberry Nurs1n11 Home

О,Jб

12

INTERNATOOOl

lnternational Mailing Corp.

O,JJ 876.S 58th Street

13

ISNINDUSOOOl

ISN lndustr1es

0,15 987 Union Circle

14

MANCHESTOOOl

Manchester SUites

0,05 678 W Or•n11e Av

15

BШEYONDOOOl

Вlue

16 COHOWINEOOOl

0,1 234 Hampton V1);

0,06

Yonder A1rf1nes

987 Porter Street

Р.О. Вох

1234

0,09 234 H1ckman St

CohoW1ntery

J;••

.

>

Профилирование столбца на основе всеrо набора данных

Рис.

35.21. Вариант Профилирование столбцов на основе всего набора данных позволяет получить
больше информации о данных

~

АУЕ

..,

Профилирование данных с помощью

Power Ouery

811

Быстрые действия по профилированию данных
Установив флажок Качество столбца, вы увидите значения в процентах, описыва­

ющие данные в столбце: сколько пустых, ошибочных и допустимых. Если навести
на эти проценты указатель мыши, то появляется всплывающее окно. Щелкнув на

многоточии в нижнем правом углу, вы откроете меню, где можно выбирать такие
действия, как Удалить ошибки, Удалить пустые и Удалить дубликаты (рис.

"'>

Добавление столбца

Преобразование

Главная

Строка формул

]

35.22).

Просмотр

О Распределение столбцов

Моноширинный

"'1 Показать пробелы О Профиль столбца
Параметры
,11

запроса

Предварительный просмотр данных

Структура

>

Качество столбца

_________

= TaЬle.TransformColumnTypes(Пoкynaтeли_T

_____

... А8с 1D покупателя

-

• Допустимые
• Ошибка
• Пустой

Ji
V

о

;;;;;.
•

100 96
0%
О 96

А8с Покупатель

~

Допустимые

• Ошибка
• Пустой

а.-------~'------~

~

1D покупателя

,ve Resort

102 (100 %)

0

(О%)

0 (0%)

Допустимые

Ошибка

Пустой

1lnn
1rnishings Limited
1 Kimberly

,sulting
Копировать

" ' ' " ~ .... ~ • - & "

7

HAMPTONV000l

На,

8

HEALTHYC000l

Не,~ Сохранить ошибки

9

LECLERCOOOl

LeC

Удалить дубликаты

10

LEISURET000l

Lei,

Удалить пустые

11

LONDONBEOO0l

Lor

12

INTERNAT000l

ln1,:a2 Заменить ошибки

Рис.

Сохранять дубликаты

~

Удалить ошибки

35.22. Быстрые действия для столбца

Установка флажка Профиль столбца приводит к появлению под пан елью 11редва ­
рительного просмотра двух новых панелей: Статистика по столбцам и Распределение

значений. Как показано на рис.

35.23,

панель Распределение значений содержит со­

ответствующую гистограмму. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на любом ее
столбце, откроется контекстное меню с командами возможных преобразований,
основанных на типе данных этого столбца. В нашем случае мы щелкнули на столбце
для числового значения, что привело к появлению контекстного меню с командами

Числовые фильтры и Замена значений.

ГЛАВА

812

35

П окуn атели 1

•• • •

Знакомство с

]

Сrрока формул

Пара меrры

До6ав11ение сто.116~

О Моноширинный

Г:

РасnреАе11е н ие столбцов

т;; Показа1ь пробелы

1..r)

ПрофИАь сtопбца

U 8сеrда разрешать
Перейн,,:

Расширенный

С1'0116цу
Сто116цы

Предварительный просмотр данных

Структура

Параметры

- . ель

765

0,1 234

l<анад•

Е

США

Cannon Ave.

berly

0,11 5678 S. 42nd

O,D5 123 Уео

"

США

А11е ,

..,,

США
АвстралиА

>
Распределение sначений

Статистика по столбцам

102

Количество
Ошибка

о

ПустоИ

о

"

Коnироваrь

т

..

',

21

Отдельные

Числовые фи11ьтры
Замена значений

о

Уникапьные
Не число

о

Ноль

о

Мин .

0,05

111111111111111111

0,25

Макс.

Рис.

А1с Стра н •

Kinвway

'"• <

8, СТРОК 102

заnрос,1

Зависимости

0,15 234 Heritaae Ave.

1lngs Umited

СТОЛБЦОВ

:Ивисимосrи

редаk1Ор

Подробнее

А1с Адрес
й,11

1 esort

Среднее

х

л 8

Просмотр

С Качество столбца

:ianpoca

)

о

- Реда ктор Роwег Query

Преобраюеание

О

Power Query

о,

13745

..,,

g

:g
Q

:(:

Q

Q

~

Профилированиi! столбц.t на ос ноа!! n~раых с,рок

о

~

Q

{1000)

Q

~

N

Q

~

V

м

Q

Q

Q

~

Q

Q

;;- ~ ~

ю

~

N

Q

Q

Q

ПРЕДВАРИТЕ.ЛЬНЫИ ПРОСМОТР ЗАГРУЖЕН В

1646

35.23. Щелкнув правой кнопкой мыши на столбце гистограммы, можно открыть меню для выбора
быстрых действий и параметров соответствующих значений

СОВЕТ

Быстрые действия в профилировщике данных - это легкий способ найти и приме­
нить необходимые преобразования. Они ничем не отличаются от команд на ле11те
редактора

Power Query и

команд, которые появляются после щелчка правой кнопкой

мыши на значении непосредственно на панели предварительного просмотра.

Глава

36

ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ДАННЫХ
С ПОМОЩЬЮ

POWER QUERY

Преобразование данных обычно подразумевает их очистку: создание структуры
таблицы, удаление дубликатов, удаление пробелов и даже добавление пользова­
тельских вычисляемых столбцов.

В этой главе описаны некоторые инструменты и приемы работы в среде

Power

Query, которые облегчают выполнение этих действий.
Вы можете самостоятельно выполнить примеры этой главы, скачав файл Список контактов.tхt
и импортировав его в Power Ouery. Для этого откройте новую рабочую книгу, выберите команду

Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить данные ► Из файла ► Из текстового/
СSV-файла, выберите и импортируйте файл

Leadlist.txt, а затем нажмите кнопку Изменить.

Общие задачи преобразования
При работе с внешними источниками данных вы быстро обнаружите, что многие
наборы данных требуют предварительной обработки. В этом разделе мы рассмо­
трим наиболее распространенные задачи преобразования, которые вам придется
выполнять.

Удаление дублирующихся записей
Наличие в данных дублирующихся записей сильно осложняет их анализ. Дубли­
каты могут повлиять почти на каждый вычисленный результат. Именно поэто­

му при получении нового набора данных в первую очередь необходимо найти
и удалить дублирующиеся записи. Но перед этим следует решить, каким об­
разом будут определяться повторы. Продемонстрировать этот момент поможет
таблица на рис.

36.1.

Вы видите лишь

11

ее записей. Как думаете, сколько из них

повторяются?

Если за критерий взять значения в столбце Siс-код, то на рис.

36.1

будет

11

дубли­

катов. То есть только одна, первая, запись содержит уникальное значение, а все

остальные являются ее дубликатами. Если в критерий добавить поле Почтовый код,
то дублирующими будут только две записи, со значениями почтового кода 77032

nреобразование данных с помощью

Power Query

814

ГЛАВА

и

И наконец, если 11обавить третье поле, Номер компании, то все

77040.

36

36.1 , станут уникальными, так как ни

показанных на рис.

11

записей,

одна из них не содержит

повторяющихся значений во всех трех полях.

н

4

5
6
8
9
10
11

1389 77032
1389 77032
1389 77042

WI

624 е realread st

4633777 akron

oh

6630 mldana rd

ра

6666 Hhagh st

2083985 attentown
17762162 alll ston
6103857 anahelm
11475365 austln
11475365 austin

77051
77057
77060
77065
77070
1389 77074
1389 77079

1389
1389
1389
1389
1389

Рис.

14150640 adams

11475365 austin
568358 avenel

оп

ро Ьох

са

2200 е santa ana canyen rd ste 524

tx
tx
tx
nj

46246 n haghway 456
46246 п haghway 456
46246 п haghway456
400 lr haghway 4
400 lr haghway 4

568359

36.1. Есть ли

130

DAIMIRT, ТАМ, G.
THEMPSENJR. МАКЕ, G.
scrn, ANDY, т.
MCKINZAE, DAVE, G.
NILSEN, REBIRT, Т .
KILLIRMAN , DAVAD, G.
KILLIRMAN, DAVAD, G.
KIШRMAN , DAVAD, G.
CELIMAN, TERRANCE, G.
SANSENE, TERRANCE, G.

в этой таблице дублирующиеся записи? Зависит от способа их определения

Этот пример показывает, что наличие двух записей с одинаковым значением в ка­

ком-либо столбце не обязательно означает, что они являются дублирующимися.
Вы сами должны решить , какое поле или комбинация полей лучше всего определяет

уникальную запись в вашем наборе данных.
Как только вы это решите, можете приступать к удалению дублирующихся запи­
сей. Для этого достаточно просто выбрать в окне редактора Power Query команду
Удалить дубликаты .

36.2 показано удаление дублирующихся записей на основании :н~ачений
в трех столбцах. Повторим: крайне важно правильно выбрать столбцы, которые
будут считаться критерием поиска дублирующихся записей. В данном случае мы
На рис.

выбрали поля Адрес, Номер компании и Название компании. Сначала выделили все три
столбца, а затем щелкнули на этой выделенной области правой кнопкой мыши
и в контекстном м е ню выбрали команду Удалить дубликаты .

Копировать

624 е realread st

.>-.

6630 midana rd

Удалить другие столбцы

6666 lihagh st
роЬок

2200

е

Добавить столбец из примеров ..

130

Уда11и т ь дубликаты

santa ana canyen rd St(

У да лить ошибки

1ч, 1 Замена значении.

46246 n haghway 456
46246 n haghway 456

Заполнить

46246 n haghway 456
400

1r

haghway 4

400

ir

haghway 4

Удмить столбцы

И зменить тип

Объединить столбцы

•

СоЗ.Qание типа данНЫ)(

ч--

Отменить свертывание столбцов

2 lattliien rd

Группировать по.

5400 b re in a nв hwy
ро Ьо х

4200 stn mean

Отменить свертывание друrи)( столбцов

ро Ьох

4200 stn mean

Отменить свертывание только д,1я выбранных столбцов

11400 n antirstate 61 s1rvace с

Рис.

Переместить

36.2. Удаление дублирующихся записей

Общие задачи преобразования

815

ВНИМАНИЕ

Команда Удалить дубликаты ищет разные значения в выделенных столбцах, а затем
удаляет все записи, которые следует удалить, чтобы получить список только уни­
кальных значений . Если перед выполнением этой команды был выбран только один
столбец, то только он и будет использоваться для создания списка уникальных
значений. Такое решение может привести к удалению слишком большого количества
записей, часть которых могут и не быть дубликатами. Поэтому прежде чем выбирать
эту команду, убедитесь, что выделили все нужные столбцы.

Если вы совершили ошибку и удалили
дубликаты на основании значений в не11 равильно выбранном наборе столб­

Параметры запроса " СВОЙСТВА

,~одкj

Имя

цов, то не волнуйтесь. Панель задач

Leadlist (2)

Параметры запроса позволяет отменить

Все свойства

выполнение любого этапа. Откройте
ее, щелкните правой кнопкой мыши на
строке этапа Удаленные дубликаты и в кон­

текстном меню выберите команду Уда­
лить (рис.

х

tдключ

"

ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ
Источник

(1

Повышенные заголовки

(1

Измененный тип

2)

36.3).

СОВЕТ

-l

Переименовать

>..

Удалить
Удалить до конца

Если панель задач Параметры запро­

са отсутствует на экране, выберите на
л е нте редактора запросов

Power Query

Вставить шаг после

Рис.

36.3. Отмена удаления дубликатов на панели
Параметры запроса

команду Просмотр ► Параметры запроса .

Заполнение пустых полей
Следует учитывать, что в действительности имеются два типа пустых значений :

null

и пустая строка. Значение

null,

по сути, представляет отсутствие з начения

или неопределенное состояние , а пустая строка эквивалентна вводу в ячейку двух
идущих подряд символов кавычек("") .
Пустые поля

-

это не всегда плохо, но чрезмерное количество пропусков мо­

жет привести к неожиданным проблемам, когда придет время анализировать
данные .

Ваша задача

-

решить, сохранить ли пустые поля в наборе данных или заполнить

их конкретными значениями. Учитывайте следующие рекомендации.

•

Старайтесь редко использовать пустые значения. Работать с набором данных
гораздо проще, если не нужно постоянно проверять записи на пустые поля.

•

По возможности используйте замены. Лучше всего везде, где это воз можно,
в пустых полях автоматически вводить некие заданные значения .

•

Не допускайте в числовых полях значения null. Следует оставлять нули во всех
столбцах с денежными или числовыми значениями, которые могут участвовать
в вычислениях.

816

ГЛАВА 36

Преобразование данных с помощью

Power Ouery

В окне редактора
водится слово

Power Query в ячейках с отсутствующими значениями вы­
null. Заменить нулевые значения очень просто: щелкните на

заголовке столбца (или столбцов) с такими значениями правой кнопкой мыши
и в контекстном меню выберите команду Замена значений. Откроется соответству­
ющее диалоговое окно (рис.

а в поле Заменить на

-

36.4).

Введите в поле Значение для поиска слово

null,

любое значение, которое вы хотите использовать вместо

него. В примере мы выбрали 0.

х

Замена з н ач ени й
Заменить одно значение другим в выбранных столбцах .
Значение для поиска

null
Заменить на

~

Рис.

Отмена

36.4. Замена пустых значений

Заполнение пустых строк
Во всех случаях, когда это воз можно ,
пустые строки в текстовых полях реко­
мендуется заменять неким словом или

з начением . Например, во всех пустых

полях столбца Контактное лицо мы хотим
выводить Неизвестно (рис.

36.5).

Замена значений
Заменить одно значение другим в выбранных столбцах
Значение ДЛЯ ПОИСКА

Заменить на

Для этого щелкните на заголовке столб­

Неи з вестно

ца Контактное лицо правой кнопкой мыши

и в контекстном меню выберите команду Замена значений. Откроется соответ­
ствующее диалоговое окно. В его поле

Рис. 36.5. Замена пустой строки словом Неизвестно

заменить на введите значение Неизвестно .

Мы хотим заменить им пустые строки, поэтому в поле Значение для поиска нич е го

вводить не надо. Чтобы завершить операцию замены , нажмите кнопку ОК.
СОВЕТ

Если потребуется изме нить этап с заменой значений , то можно вновь открыть окно

Замена значений, щелкнув на значке

@

справа в строке этапа на панели задач Пара­

метры запроса. Это актуально практически для любого действия , отраженного в этом

диалоговом окне. Просто щелкните на значке
для настройки его параметров.

@

этапа, и откроется диалоговое окно

Общие задачи преобразования

817

Объединение столбцов
В редакторе

Power Query можно обьединятъ значения двух

и более столбцов. Это

делается с помощью команды Объединить столбцы . Выделите столбцы, значения
которых нужно объединить, а затем щелкните на выделенной области правой кноп­
кой мыши и в контекстном меню выберите команду Объединить столбцы (рис .

36.6).

DB
)1.

DB

Удалить столбцы

Удалить другие столбцы

DB

Добавить столбец из примеров ...

DB

Удалитъ дубликаты

DB

Удалить ошибки

DB

\..1 Замена значений ...

DB

Заполнить

DB

Изменить тип

DB

Объединить столбцы

DB

•

Создание типа данных

~

Отменить свертывание столбцов

DB

Группировать по ...

DB
DB

Отменить свертывание других столбцов

DB

Отменить свертывание только для выбранных столбцов

DB

Переместить

Рис.

36.6. Объединение столбцов Тип и

Откроется диалоговое окно Объединить столбцы (рис .

Код

36.7).

В нем можно выбрать

символ, который будет служить разделителем объединяемых значений. В рас­
крывающемся списке Разделитель приводятся стандартные значения, часто ис­

пользуемые для таких целей: запятая, точка с запятой, пробел и т. д. Мы выбрали
вариант --Пользовательский--, который позволяет ввести в поле ввода под ним любой
желаемый символ, например дефис, как на рис.

36.7. Кроме тоrо,

в этом окне можно

дать новое имя вновь создаваемому столбцу.

х

Объединить столбцы
Выберите способ слияния выбранных столбцов.
Разделитель
-По льзовательский ~

Новое имя столбца (необязательно)

Код товараj

~

Рис.

36.7. Диалоговое окно Объединить столбцы

о,мена

818

ГЛАВА

Преобразование данных с помощью

36

Power Ouery

В результате будет создан новый столбец, содержащий объединенные значения из
исходных столбцов (рис.

36.8).

.

Это удобная функция, но, как видите, Power
Query автоматически удалил исходные столб­

DB-100199

DAIMIRT,

цы Тип и Код. Иногда может понадобиться

DB-100199

THEMPSENJR,

объединить значения нескольких столбцов

DB-100199

scrn, ANDY. т,

в новом, но сохранив исходные. В таких слу­

DB-100199

MCKINZAE. DAVE, G.

чаях лучше сначала скопировать столбец,

DB-100199

Nll5EN, REBIRT,

DB-100199

KILLIRMAN, DAVAD, G.

DB-200

CELIMAN, TERRANCE, G.

а извлечение выполнить в дублированном
столбце. Копию столбца можно создать, щелк­
нув на нем правой кнопкой мыши и выбрав

А8с Контактное пицо
ТАМ,

G,

МАКЕ,

G,

Т

DB•

SANSENE, TERRANCE, G.

DB-100199

GIRVES. STIPHIN, G.

команду Создать дубликат столбца. Когда ду­

бликат будет создан, он станет последним

(крайним справа) столбцом в таблице.

Рис.

36.8. Исходные столбцы удалены
и заменены новым

Изменение регистра текстовых значений
Для примера представьте таблицу с данными о клиентах, в которой адреса введены
строчными буквами. Этот текст на конвертах, в письмах или накладных будет нсчи­
таем . К счастью, в

Power Query есть несколько встроенных функций, поз воляющих

л е гко и з менить регистр те кста .

Например, столбец Контактное лицо содержит им ена, записанные прописными бук­
вами . Чтобы исправить это, щелкните на заголо в ке столбца правой кнопкой мыши
и в контекстном м е ню выберите Преобразование ► Преобразование текста ► Каждое слово
с прописной (рис.

36.9).

А8с Нонтактноt
DAIMIRT,

ТАМ,

THEMPSENJR,
SСЕТТ,

ANDY,

;,..
Удалить другие столбцы

r..,
Т.

MCKINZAE, DAV

L,

NILSEN, REBIRT,
KILLIRMAN, DAI
\ CELIMAN, TERR,
SANSENE, TERR,

GIRVES, STIPHlf\ 1"tl 1
BIRNSTIAN, PEIL
MCMANIR,
MACHAL,

0125 6666 lihagh st

Добавить столбец из примеров ...

2226

Удалить дубликаты

2466 2200

Удалить ошибки
Изменить тип

Преобразование

YESHANEGA, Tlf
EMCCILLEIGH. D

Рис.

ро Ьох
е

130
santa ana canyen rd ste 524

6361 46246 n haghway 456
0200 400 " haRhwav 4
нижний регистр

Замена значений .. ,

ВЕРХНИЙ РЕГИСТР

Заменить ошибки ...

Каждое Слово С Прописнои

SТIV. Создание типа данных

т1мо·

0444 6630 m,dana rd

Создать дубликат столбца

Разделить столбец
Группировать по ...
Заполнить

Усечь
Очистить

Длина

JSON
XML

36.9. Изменение регистра текстовых значений в столбце Контактное лицо

Общие задачи преобразования

819

Поиск и замена текста
Допустим, вы работаете в компании

BL VD,

!пс. В один прекрасный день руково­

дитель навещает вас, что теперь не допускается использовать аббревиатуру Ыvd во
всех адресах компании и ее как можно скорее следует заменить словом

Boulevard.

Как это сделать?

В подобных ситуациях лучше всего исполь:ювать функцию Замена значений . Щелк­
ните на поле Адрес правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Заменить
значения. В открывшемся диалоговом окне Замена значений (рис.

36.10)

введите

соответствующие значения в поля Значение для поиска и Заменить на, после чего на­
жмите кнопку ОК.

х

Замена зна ч ений
Заменить одно значение другим в выбранных столбцах.
Значение для поиска

l

Blvd
Заменить на

Boulevard

~ P~cllJ~f'eН.~~'~--n•p~мe~p~!
Ячейка целиком
Заменить с использованием специальных символов

ОК

Рис.

Отмена

36.10. Замена текстовых значений

Обратите внимание: если нажать кнопку Расширенные параметры, то в окне появятся
еще два флажка.

•

Ячейка целиком . Установка этого флажка приведет к тому, что

Power Query

будет замещать значения только в тех полях, в которых содержимое совпадает
со значением, заданным в поле Значение для поиска . Этот вариант может быть
полезен, когда нужно заменить значение

нули в числе

•

0

(ноль), не заменяя, например, все

1000.

Заменить с использованием специальных символов. Если установить этот флажок,

то будет разрешено использовать в качестве замещающего текста специальные

скрытые символы, такие как перевод строки, возврат каретки или символ табу­
ляции. Этот вариант может быть полезен, когда нужно принудительно задать
отступ в тексте или переместить его так, чтобы он выводился в две строки.

ГЛАВА

820

36

Преобразование данных с помощью

Power Query

Обрезка и очистка текста
Данные, полученные из хранилищ данных или даже из

текстовых файлов, часто содержат поля с пробелами в на­
чале или конце строк (рис.

36.11 ). Это

Суммарный доход •1
~Штат•
7483960
$
qc

может искажать

са

ar
ny

с другими, уже чистыми значениями .

tx

Представьте, что на основании этих данных нужно по­
лучить сумму потенциального дохода по штатам Кали­

форния, Нью-Йорк и Техас. В значениях поля Штат есть
лишние пробелы , поэтому строки для каждого штата
будут разбиты на две группы: с пробелами и без, что по­

са

l

ny
tx

Рис.

Удалить лишние пробелы в текстовых значениях можно

Query. На рис. 36.12

13 722 782
12475489
827 563
7669208
13722782
15475489
12583 591
13136365

36.11. Лишние пробелы

могут усложнить анализ

мешает получить точные результаты .

с помощью специальной команды в окне редактора

$
$
$
$
$
$
$
$

or

результаты, особенно когда вы объединяете такие строки

и привести к некорректным
результатам

Power

показано, как это сделать в нашем примере: нужно щелкнуть

на заголовке поля Штат правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать ко­
манду Преобразование ► Усечь .

_____ •

,____
on

х

Добавить столбец из примеров ...

са

Удалить дубликаты

аг

Удалить ошибки

md

Изменить тип

mt

Преобразование

on

DB-1

xcept Repaiг and Caгwashes

DB-1

tery Repair Shops and Paint S

DB-2

epair Shops

DB-2

Repaiг

and

Каждое Слово С Прописной

Очистить

1 Разделить столбец

6

DB-1

Caгwashes

xcept

Усечь

Создание типа данных

оп

DB-1

ВЕРХНИЙ РЕГИСТР

Заменить ошибки ...

on

DB-2

epair Shops

нижний регистр

'..., Замена значений ...

со

ops, NEC

tery Repa,r Shops and Paint S

Создать дубликат столбца

or

mb

Удалить
Удалить другие столбцы

qc

mn

12~ '-ir-мnn

Копировать

Длина

Группировать по ...

JSON

Заполнить

XML

Рис.

36.12. Команда Усечь

Обратите внимани е: команда Усечь будет применена сразу ко всем значениям
в выделенном столбце (или нескольких) . Таким образом, можно очистить зна­
чения сразу во всех столбцах, просто выделив их, перед тем как выбрать коман­
ду Усечь.

Общие задачи преобразования

821

На рис. 36.12 видно, что в подменю Преобразование есть также команда Очистить. Она
отличается от команды Усечь тем, что удаляет из значений любые скрытые симво­

лы наподобие символов возврата каретки, перевода строки и прочих аналогичных
символов, которые могут содержаться в наборах данных из внешних источников.
В Excel такие символы обычно замещаются знаком вопроса или квадратиками, но

Power Query они

в окнах

не отображаются.

Таким образом, предварительно очистить данные со скрытыми символами или
лишними пробелами можно с помощью команд Усечь и Очистить.
ПРИМЕЧАНИЕ

Возможно, вы уже знаете, что функция Excel СЖПРОБЕЛЫ позволяет удалять ведущие,
конечные и повторяющиеся пробелы в строке, переданной ей в качестве аргумента.
Команда Power Query Усечь удаляет в тексте только ведущие и конечные пробелы,
не анализируя его на наличие внутренних пробелов. Если повторяющиеся про­
белы влияют на обработку данных, то используйте команду Замена значений, чтобы
заменить указанное количество пробелов одним.

Извлечение символов слева, справа и из середины строки
В

для выполнения таких операций можно использовать функции ПРАВСИМВ,

Excel

ЛЕВСИМВ и ПСТР. Они позволяют извлекать указанную часть строки, начиная с разных

позиций. Описание этих функций дано в табл.

Таблица

36.1. Функции,

36.1.

извлекающие часть строки

Функция

Возвращает

Требуемые аргументы

Пример

ЛЕВСИМВ

Указанное количество

Сама строка и коли-

ЛЕВСИМВ(

символов, начиная

чество возвращаемых

пять символов, начиная с крайнего слева

с крайнего слева

символов

символа указанной строки, то есть 70056

"70056-3504", 5)

вернет

символа строки

-·--- ---

ПРАВСИМВ

__
Указанное количество

Сама строка и коли-

ПРАВСИМВ(

символов, начиная

чество возвращаемых

четыре символа, начиная с крайнего справа

с крайнего справа

символов

символа указанной строки, то есть soft

,,

символа строк

. _____________ ----

_., ,.,,

ПСТР

--------~--------------

--------~~-~-----·-

"Microsoft" ,4)

вернет

------------------~-

Указанное количество

Сама строка, начальная

=ПСТР ( "Lone 1у",

символов, начиная

позиция и количество

вола, начиная со второго символа указанной

с заданного символа

возвращаемых сим-

строки, то есть

строки

волов

2, з)

вернеттри сим-

one

Power Query есть эквивалентные функции. Оf!И доступны на ленте редактора
Power Query на вкладке Преобразование в подменю команды Столбец "Текст" ► Извлечь
(рис. 36.13).

В

ГЛАВА

822

Преобразование данных с помощью

36

Преобразование

Power Ouery

Добав.nение С1'олбца

Просмотр

Статистика

ть 'l'ИП данных

'+ •

Столбец

•текст• ...

овать

"

Тригонометрические

88 Стандар,ны~ •

•

-+ Округ11ен111е "

1о' Научный·

Информация

•

Столбец • количество•

юбой столбец

Объединить с о.11бцы
ние

Извлечь·

Раэделить Формат

WI

с1олбец

oh

•
Стол

Длина
Первые символы

ра

Последние с имволы
оп

Диапазон
са

Текст перед ра1Делителем

tx

Текст после разделителя

tx

Текст между разделителями

tx
nj

Рис.

7538 General Automotive R~

36.13. Команда Извлечь Power Ouery позволяет извлечь требуемую часть текстового значения,
находящегося в столбце

Подменю команды Извлечь содержит ряд команд. Операции, которые можно вы­

полнить с их помощью, описаны в табл.

Таблица

36.2. Команды

Команда

36.2.

подменю Извлечь
Эквивалентная

Действие

функция
Текстовые значения в указанном столбце преобразуются

Длина

Excel

ДЛСТР

в числовые, представляющие количество символов в каждом
поле

В каждой строке выбранного столбца остается только задан-

Первые символы

ЛЕвсимв

ное количество начальных символов

Последние символы

Остается только заданное количество конечных символов

ПРАВСИМВ

---------··· · - - - - · - - - --

Остается лишь заданное количество символов, начиная сука-

Диапазон

пстР

занной позиции
Текст перед разде­
лителем

-

Текст после разде­

Остаются только символы, стоящие перед заданным раз­
делителем
___________ _ _ _ _ _ __
--

,,

... .,, ..., . _.. _.., ..

Остаются символы. стоящие после заданного разделителя

лителя

Текст между разде­
лителями

Остаются только символы, стоящие между двумя заданными
разделителями

Общие задачи преобразования

823

ПРИМЕЧАНИЕ

Применение к столбцу команд из подменю Извлечь приводит к тому, что исходные
текстовые значения заменяются полученными результатами. Другими словами,

после выполнения команд исходные значения больше не будут видны в таблице.
Поэтому имеет смысл скопировать исходный текстовый столбец и выполнить из­
влечение в копии.

Чтобы создать копию столбца, щелкните на его заголовке правой кнопкой мыши

и в контекстном меню выберите команду Создать дубликат столбца. Новый столбец
добавится в конец таблицы (станет крайним справа).

Извлечение первых и последних символов
Чтобы извлечь первые

N символов текстового значения,

бец, выберите на ленте редактора

Power Query

выделите нужный стол­

команду Преобразование ► Столбец

"Текст" ► Извлечь ► Первые символы. В открывшемся диалоговом окне Извлечь первые

символы укажите, сколько символов хотите извлечь. В примере на рис.

36.14

из

значений в поле Телефон извлекаются три первых символа.

1 2 з Телефон

4616646666 5304 heggirty rd
3466353404 404

Ьill Ыvd

1201345344 546 rie seant-giorgis

Извлечь первые символы
Укажите, сколько первых символов следует сохранить.
Количество

3

---~

Рис.
Извлечение

N

36.14. Извлечение первых трех символов

последних символов выполняется аналогично. Выделите нужный

столбец, выберите на ленте редактора

Power Query команду Преобразование

► Столбец

"Текст" ► Извлечь ► Последние символы . В открывшемся диалоговом окне Извлечь по­
следние символы укажите, сколько символов хотите извлечь .

824

ГЛАВА

36

Преобразование данных с помощью

Power Ouery

Извлечение символов из середины текста
Чтобы извлечь из середины текстового значения строку из N символов, вы­
делите нужный столбец и выберите на ленте редактора Power Query команду
Преобразование ► Столбец "Текст" ► Извлечь ► Диапазон. Откроется диалоговое окно

Диапазон извлекаемого текста (рис.

36.15).

В этом окне нужно указать, какое количество символов следует извлечь и какова

их начальная позиция в тексте. На рис. 36.15 видно, что в столбце Siс-код находятся
значения из четырех цифр . Чтобы извлечь из него два средних символа, в поля На­
чальный индекс и Число символов необходимо ввести одинаковые значения 2, то есть
мы будем извлекать два символа, начиная со второго.

-----

7539 Automotive Repair Shops, NEC

DB

7538 General Automotive Repair Shops

DB

7532

Тор,

Body, and Upholstery Repair Shops and Paint S

DB

Диапазон извлекаемо го тек ста
Задайте индекс первого символа и число сохраняемых символов.
Начальный индекс

Число символов

Рис.

36.15. Извлечение двух средних символов в значениях столбца Siс-код

Разбиение столбцов с использованием символов-разделителей

.

Приходилось ли вам работать с набором

А8с Контактное лицо

данных, отдельные фрагменты которого

YESHANEGA, TIMOTHY,

(два или более) помещены в одно поле и раз­

EMCCILLEIGH, DINNAS, G.

делены запятыми? Например, поле Адрес

CERAGNAN, LIC, Т.

Presldent

FESSUIS,

Owner

может содержать текстовые значения, пред­

ставляющие город, улицу, дом, почтовый

А.

МАКЕ, А.

д8с Должность

Presldent

Owner

IASIN, WARREN, А.

Manager

IVIRT, DWAGHT, Т.

Owner

индекс и т. д. В очищенном наборе данных

SCANNAILLO, NACK, G.

Owner

все эти значения должны находиться в от­

VEBEWA, STIVE, Т.

Owner

дельных полях.

На рис.

36.16 показано поле Контактное лицо,

значения в котором представляют собой
строки с фамилией, именем и вторым ини­
циалом. Представьте, что вам нужно раз­
делить это поле на три .

GALERNIOU, GERDEN, А.

Owner

CREICH. BALL, G.

Owner

KANE, NERM, G.

Owner

Рис.

36.16. Поле Контактное лицо можно

разделить на три с помощью команды

Разделить столбец

Общие задачи преобразования

825

В Excel это сделать довольно сложно, но в редакторе Power Query для подобных
задач есть специальная команда Разделить столбец. Щелкните на заголовке столбца
правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Разделить столбец.
Откроется подменю, содержащее семь команд (табл.
В примере на рис.

36.16 столбец

36.3).

Контактное лицо содержит строки в виде фамилии,

имени и второго инициала, разделенных запятыми. Поэтому нужно использовать
команду По разделителю.

Выделите столбец Контактное лицо, щелкните на его заголовке правой кнопкой
мыши и в контекстном меню выберите команду Разделить столбец ► По разделителю.
Откроется диалоговое окно Разделить столбец по разделителю (рис.

36.17).

Таблица 36.З. Команды подменю Разделить столбец
Команда
По разделителю

Что позволяет сделать
Разбить содержимое столбца, используя символ-разделитель, которым может
быть запятая, точка с запятой, пробел и т. д. С помощью этой команды удобно
разбивать на части имена, адреса или другие виды строк, которые состоят
из нескольких фрагментов, разделенных определенными символами

По количеству символов

Разбить значения столбца на части, размер которых определяется указанной

длиной символов. Полезно, когда строки нужно разделить на фрагменты фикси­
рованной длины

По позициям

Разбить содержимое столбца на основе числовых позиций, указанных пользо­
вателем

По переходу со строчных

Разбить значения столбца, в котором регистр меняется со строчного на про-

на прописные

писной

По переходу с прописных

Разбить содержимое столбца, в котором регистр меняется с прописного на

на строчные

строчный

По переходу с цифр

не на цифры

По переходу с не цифр

на цифры

Разбить значения столбца, в котором предыдущий символ является числом,

а следующий за ним - не число

Разбить содержимое столбца, в котором предыдущий символ не является чис-

лом, а следующий за ним - число

В нем нужно задать следующие параметры.

•

•

Выберите или введите разделитель. В этом списке можно выбрать символ-раздели­
тель, по которому исходное значение будет делиться на части. Если нужного сим­
вола в списке нет, выберите значение -Пользовательский-- и введите этот символ.
Разделение по. Этот переключатель позволяет указать, как редактор

Power Query

должен использовать найденные в строках символы-разделители. Столбец мож­
но разделять только по первому найденному символу

( положение Самый

левый

разделитель) или только по последнему (положение Самый правый разделитель).

В обоих случаях исходный столбец будет разделен на два. Третье положение

826

ГЛАВА

Преобразование данных с помощью

36

Power Ouery

переключателя означает разбиение значения по каждому найденному в нем
символу-разделителю.

•

Расширенные параметры. По умолчанию, если переключатель установлен в по­

ложение По каждому вхождению разделителя, создается столько столбцов, сколько
символов-разделителей было найдено в исходных значениях. С помощью рас­
ширенных параметров можно отменить значение по умолчанию и ограничить

количество создаваемых столбцов. Кроме того, значение можно разделить на
новые строки, а не на столбцы.

•

Символ кавычек. Здесь можно дать Ехсе\ указание не рассматривать символы вну­

три кавычек как разделители. Например, если в качестве разделителя в столбце
будет использоваться запятая, то, задав символ кавычек, можно гарантировать,
что запятые в строке "Один, два и три" при ее разбиении будут игнорироваться.

XI
Разделить столбец по разделителю
Укажите разделитель, используемый для разбиения текстового столбца.
Выберите или введите разделитель
Запятая
Разделение по

О Самый левый разделитель

( Самый правый разделитель
@ По каждому вхождению разделителя

~ -~~~.~~ре_~~-~~--~-~-Р.~~-~!Р~!
Разделение на

"~} Столбцы
Строки

Число столбцов, на которое необходимо разделить столбец

Символ кавычек

Р 1Дели1ь

nомо

юс

иа ьных

и 1в

в

~

Рис.
На рис .

36.18

О1мtна

36.17. Разделение столбца Контактное лицо по каждой запятой

показа ны новые столбцы, созданные после разделения з на,,ений

в столбце Контактное лицо по каждому вхождению запятой . Как видите, появились

три новых столбца, а исходный, Контактное лицо, удален. Новые столбцы можно
переименовать. Для этого щелкните на заголовке правой кнопкой мыши и в ко11-

текспюм меню выберите команду Переименовать.

Общие задачи преобразования

А8с Контактное 11ицо.1

.

А 8с Контактное 11ицо.2

.

А9с Контактное пицо.3

.

А8с Допжность

DAIMIRT

ТАМ

G.

THEMPSENJR

МАКЕ

G.

Manageг

SСЕТТ

ANDY

Т.

Owner

MCKINZAE

DAVE

G.

Owner

NILSEN

REBIRT

т.

Owner

Manager

КIШRMAN

DAVAD

G.

Мапаgег

CELIMAN

TERRANCE

G.

Owner

SANSENE

TERRANCE

G.

Owner

GIRVES

SТIPHIN

G.

Owner

BIRNSTIAN

PEIL

G.

Manager

MCMANIR

SТIVE

А.

Plant Manager

MACHAL

ТIМОТНУ

G.

Owner

YESHANEGA

TIMOTHY

А.

President

Рис.

в столбце Контактное лицо успешно разделены на три части

36.18. Значения

827

Развертывание столбцов
Пользователям нередко приходится работать с наборами данных, структура которых
напоминает показанную на рис.

36.19. Важные заголовки (здесь -

месяцы) вынесены

в верхнюю часть таблицы, где играют двойную роль: заголовков столбцов и одно­
временно конкретных значений данных. Такую таблицу удобно просматривать на

рабочем листе, но сложности появляются, если нужно выполнить анализ данных,
предпола~:-ающий их а грегировани е, группирование и т. д.

•

М1А

'U!Vrн

2

IKtlНЧttll(МI ~'(111;,talHle И l)eMO!-<f o&ъ.llIOtl

31S5,81

3

tKH>l'lecкoe обс11У>1<;,111нне "ron11pк1

53S0,03

8924,71

4

'ход

14l5,08

1S79,61

1401,91

1981.01

1704,бJ

S

1&'1ДW&фrныil Д11Jайн/у,сод Jll 1l!pp,пop-..ell

5474,12

4500,51

5314,36

SIOS,68

5163,16

6

tpoф....,,,,rr...,ec:кoeo&лv1•o•Nt1н1

9810,95

10180,13

11100,73

10947,71

no

уборке" иденнм:~ дo,,,1w>1ero коuйсr.

11

l

•• :м!llt>IЫMH

>1;Jl(llll,AtlНIJIIMH

61J9,66

6443,99

4360.14

4409,13

4951,61

8851,71

6394,43

6511,46

9467,71

5386,11

""'

9616,ЭJ

7

'и1уrн оо v6opke II НJIIHtlOO дом1ш"1rо ко,111kт

1840,76

1997,18

10'16,78

4101.1

8

екнwчккое о&пужи111,~.,е н ремо+н обье11rо1

161S1,01

35878,99

18361,55

11ВОЛ

9

IMHlfЧe<MOfloбcfl'fllll'lill•l'IIIТOt'llpкa

11574,71

36894,69

11016,JB

1787J,1

481S0,9

!ЮОН,41

51130,17

75.'iJl,58

69418,/3

.19401,16

1Н90,57

11191

10918,JS

19469,89

10 ·•о,11 JI ~JltH"MM ЖIЦll<ДtHl'IIIMH

t1

tандшафn<ыll .ц10Jдн/у.од а• террнторнеll

Рис.

Power Pivot

474,3
18119,3
31989,З

36.19. Такая структура данных осложняет их анализ

предлагает простой способ свертывать и развертывать столбцы. Для

этого пр едназначена команда Отменить свертывание столбцов, которая дает возмож­

ность преобразовать набор столбцов в два столбца: один будет состоять из заголовков
исходных столбцов, а другой будет содержать их данные.

Вы можете самостоятельно выполнить этот пример, скачав файл Отмена свертывания . хlsх.
Откройте файл, затем выберите Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить

данные ► Из других источников ► Из таблицы/диапазона .

828

ГЛАВА

36

Преобразование данных с помощью

Power Query

Вернемся к нашему примеру, проиллюстрированному на рис.
вернуть столбцы для отдельных месяцев, выделите

12

36.19.

Чтобы раз­

столбцов, щелкните на вы­

деленной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду
Отменить свертывание столбцов.

В результате будет создана новая таблица (рис.

36.20).

Обратите внимание: на­

звания месяцев теперь являются значениями в новом столбце Атрибут, а числовые
показатели по месяцам помещены в другой новый столбец

-

Значение. Разумеется ,

их можно переименовать.

А8с Описание yc.nyrи

• 1.2

З н аче ни е

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст ...

Яне

6219,66

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Фее

4263,92

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Мар

5386,12

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Anp

6443,99

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Май

4360,14

Услуги по уборке и еедению домашнего хозяйст...

Июн

5097,46

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Июл

7566,19

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст ...

Aar

4263,92

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Сен

7245,64

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Окт

3847,15

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Ноя

6540,21

Услуги по уборке и ведению домашнего хозяйст...

Дек

5610,45

Техническое обслуживание и ремонт объектов

Яне

3255,82

Рис.

36.20. Теперь данные по каждому месяцу представлены в табличном формате

Развертывание дополнительных столбцов
Команда Отменить свертывание столбцов весьма полезна, но у нее есть один недоста­

ток. В нашем примере он проявляется в том, что следует точно указывать столбцы,
которы е нужно раз вернуть . Но как быть, если количество месяцев постоянно уве­
личивается? Что делать, если вы уже развернули столбцы с января по июнь, но со
временем пришли данные за июль, август, а потом и за сентябрь? Команда Отменить

свертывание столбцов требует, чтобы все столбцы, которые нужно развернуть, были
четко указаны, поэтому вам придется каждый раз отменять развертывание столбцов,
а затем снова выполнять его, добавляя новый столбец. Этого можно избежать, есл и
использовать команду Отменить свертывание других столбцов. Она работает наоборот:
вы выбираете те столбцы, которые нужно оставить неизменными, и указываете

Power Query
Так, на рис.

разворачивать все остальные.

36.21

показано, что вместо столбцов с месяцами мы выбрали столбцы

Магазин и Категория работ, щелкнули на выделенной области правой кнопкой мыши
и в контекстном меню выбрали команду Отменить свертывание других столбцов.
В результате не будет иметь значения, сколько новых столбцов добавляется (или
удаляется) каждый месяц,

-

запрос всегда будет обрабатывать всю таблицу, неэа­

висимо от количества столбцов в ней.

Общие задачи преобразования

829

[А8с Маrа,ин -------,г.;::-­

г БУФФАЛО

БУФФАЛО

f БУФФАЛО

Л анд,_

Удалить столбцы

Удалить другие столбцы

Техн•

Добавить столбец из примеров .R

БУФФАЛО

Техн~

У да лить дубликаты

БУФФАЛО

Техн• 4 .2 Замена значений_.

БУФФАЛО

Рис.

ланд )\_

Удалить ошибки

БУФФАЛО

Техн•

КАЛИФОРНИЯ

Ланд

КАЛИФОРНИЯ

Ланд

КАЛИФОРНИЯ

Ланд

КАЛИФОРНИЯ

Ланд •

КАЛИФОРНИЯ

Ланд

КАЛИФОРНИЯ

Ланд

Отменить свертывание столбцов

КАЛ И ФОРНИЯ

Ланд

Отменить свертывание других столбцов

КАЛИФОРНИЯ

Ланд

Отменить свертывание только для выбранных столбцов

КАЛИФОРНИЯ

Ланд

Переместить

36.21.

Заполнить
Изменить тип

Преобразование
Объединить столбцы

Созда ние типа данных
Группировать по ...

----

Если количество столбцов может меняться, то лучше использовать команду Отменить
свертывание других столбцов

СОВЕТ

Лучше всегда использовать команду Отменить свертывание других столбцов. Даже если

вы не планируете изменять структуру таблицы, эта команда обеспечивает большую
гибкость при неожиданных изменениях данных.

Сведение столбцов
Преобразовать исходные данные мож­
но также с помощью команды Столбец

Стат1-1стика

сведения. Просто выделите столбцы, ко­

11 Стачдартнь1И •

Столбец свер.ения

'

36.22).

создании новых столбцов
Таблицы с вложенными

столбцами не

36.23).

В нем нужно подтвердить выбор столб-

nоддерживаютс11

...

1ие"' ,

··доход'"}})

Испольювание имен в

выбранном столбце Д/IА

Откроется диалоговое окно Столбец све­

дения (рис.

•

Столбец • количество•

Power Query выберите команду

сведения (рис.

•

Окрут11сние •
Инфорuа~.,•

·текст··

для новых столбцов, а затем на ленте ре­
Преобразование ► Любой столбец ► Столбец

Триrономе рическиt

_.

Столбец

торые станут заголовками и значениями

дактора

•

Доход

6219,66
4263,92
5386,12

Апр

6443,99

Май

4360,14

ца со значениями и определить метод

агрегирования. По умолчанию редактор

Power Query

Рис.

36.22. Сведение столбцов Месяц и Доход

агрегирует данные с по-

мощью функции Сумма . Этот метод агрегирования установлен по умолчанию, но

его можно переопределить, выбрав другую функцию (Количество, Медиана, Минимум
и т. д. ) . Можно также выбрать вариант без агрегирования значений . Чтобы завер­
шить операцию сведения, нажмите кнопку ОК.

830

ГЛАВА

Преобразование данных с помощью

36

Power Ouery

х

Столбец сведения
Исnо.nьзовать имена в столбце •·месяц", чтобы создать новые столбцы

0

Столбец значений
Доход

......

.

.....

~.Р~~-~~Р-~-~н~~--~-~р~~~!Р~
Функция аrреrированноrо значения

Сумма
Доnолните11ьные сведения о столбце сведения

l
Рис.

36.23. Диалоговое окно Столбец сведения

Создание пользовательских столбцов
При преобразовании данных иногда приходится добавлять собственные столбщ,1,
чтобы извлечь ключевые точки данных, добавить новые показатели или сохранить
результаты вычислений.

Чтобы создать пользовательский столбец, на ленте редактора

Power Query выберите

команду Добавление столбца ► Общие ► Настраиваемый столбец. Откроется диалоговое

окно Настраиваемый столбец (рис.

36.24), в котором
Power Query.

можно определить содержимое

нового столбца на основе формул

Настраиваемый столбец
Добавьте столбец, который вычисляется на основании других столбцов.
Имя нового столбца

t,ользовательский
Настраиваемая формула столбца

0

Доступные столбцы
Магазин
Описание успуги
Месяц
Доход

<<Вставить

Сведения о форму11ак

Power Query

../ Синтаксические ошибки не обнаружены.

Рис.

~

36.24. Диалоговое окно Настраиваемый столбец

Отмена

Создание пользовательских столбцов

831

В окне сеть следующие поля ввода.

•
•

Имя нового столбца. Здесь вы указываете имя столбца.
Настраиваемая формула столбца. В этом поле записывается формула, по которой

будут вычисляться значения в столбце.

•

Доступные столбцы. В этом списке представлены имена всех столбцов, которые
уже определены в текущем запросе. Двойной щелчок на любом имени в списке
11риводит к тому, что имя автоматически вставляется в формулу.

Как и в

Excel,

эта формула может быть как предельно простой, например =1, так

и более сложной, например с проверкой условия оператором

i f. В следующих

нодразделах мы рассмотрим несколько примеров создания таких столбцов, чтобы
вы смогли понять, как расширить функциональность, предоставляемую пользова­

тсл1,ским интерфейсом

Power Query.

Но нрежде чем переходить к созданию формул в

чем они отличаются от формул

•

Нет ссылок на ячейки. В

Excel.

Power Query,

поговорим о том,

Вот основные различия.

Power Query

нельзя выйти за пределы окна Настраи­

ваемый столбец, чтобы выбрать диапазон ячеек мышью. Формулы

Power Query

работают со столбцами в целом, а не с их отдельными ячейками.

•

Функции

Excel в Power Query не работают. Power Query

предоставляет мно­

жество функций, выполняющих те же операции, что и функции

Excel,

но для

:шписи формул в нем используется собственный язык.

•

Все элементы чувствительны к регистру букв. В

Excel

формулы можно на­

бирать в любом регистре (как строчными буквами, так и прописными), и они
будут корректно работать. Но в Power Query дело обстоит иначе: записи sum,
Sum и SUM будут представлять собой три разных значения, и только одно из них
(Sum) является допустимым.

•

Тип данных имеет значение. Одни поля являются текстовыми, другие

- число­
Excel хорошо справляется с формула­
которых смешиваются разные типы данных. В Power Query язык формул

выми, даже если в них представлены даты.
ми, в

крайне чувствителен к типам. Он не обладает встроенными возможностями для
нреобразования типов данных. Любые проблемы с типами данных придется
решать пользователю с помощью функций преобразования, о которых мы рас­
скажем далее в главе.

•

Отсутствуют экранные подсказки или контекстная помощь. При вводе фор­

мулы

Excel выводятся экранные подсказки и предлагаются доступные команды
Power Query подобной функциональности нет.
Практически все, что вы сможете узнать о формулах в Power Query, доступно
в окне Настраиваемый столбец по ссылке Сведения о формулах Power Query. Она ведет
на сайт Microsoft, посвященный Power Query.

и пункты контекстных меню. В

Тем не менее все не так страшно, как может показаться. Чтобы вы могли в этом
убедиться, начнем с создания простого пользовательского столбца.

832

ГЛАВА 36

Преобразование данных с помощью

Power Query

Конкатенация исходных столбцов в пользовательский столбец
Ранее в этой главе вы узнали, как выполнить объединение (конкатенацию) значений
из двух и более столбцов с помощью команды Объединить столбцы. Хотя команда

проста в использовании, она приводит к удалению исходных столбцов. Вам на­
верняка придется столкнуться с ситуацией, когда нужно будет не только получить
новый столбец с объединенными значениями, но и сохранить исходные столбцы.
В подобных случаях можно создать собственный столбец. Чтобы вы могли понять,
как это сделать, вернемся к примеру, который мы обсуждали в начале главы, и по­
пробуем объединить столбцы Тип и Код. Сделайте следующее.

1.

Откройте окно редактора

Power Query

и на его ленте выберите команду До­

бавление столбца ► Общие ► Настраиваемый столбец. Откроется диалоговое окно
Настраиваемый столбец.

2.

В нем поместите курсор ввода в поле Настраиваемая формула столбца, сразу после
знака равенства.

3.

В списке Доступные столбцы найдите столбец Тип и дважды щелкните на нем.
В поле ввода после знака равенства появится [Тип].

4.

Сразу после этого введите выражение &" - "&. Оно обеспечит разделение значений
в двух столбцах дефисом.

5.

Затем введите выражение Number. тотехt(). Эта функция

Power Query

будет

автоматически преобразовывать числовые значения в текст, чтобы его можно
было использовать с другим текстом. В нашем примере в столбце Код находятся
числовые значения, поэтому их нужно преобразовать в текст, чтобы позже объ­
единить с текстовыми значениями столбца Тип. Подробнее о преобразовании
типов данных мы поговорим далее в главе.

6.

В поле ввода формулы поместите курсор между скобками в выражении Num-

ber. ToText ().

7.

Затем в списке Доступные столбцы найдите столбец Код и дважды щелкните на
нем. Внутри скобок добавится выражение [Код].

8.

В поле Имя нового столбца введите МойПервыйСтолбец.
На данном этапе диалоговое окно Настраиваемый столбец должно выгляде1ъ так,

как показано на рис.

36.25. Обратите внимание: в нижней части окна выводится

сообщение Синтаксические ошибки не обнаружены. Всякий раз, создавая в этом окне

новую формулу или редактируя имеющуюся, убедитесь, что выводится такое
сообщение.

9.

Нажмите кнопку ОК, чтобы добавить в запрос новый столбец.

Если все было сделано правильно, на панели Запросы появится новый столбец
МойПервыйСтолбец с объединенными значениями из исходных столбцов, при этом
сами они будут сохранены в запросе. Выполняя этот пример, вы познакомились

с базовыми принципами создания формул в Роwег

ние об их работе.

Query и

получили прслставлс­

Создание пользовательских столбцов

,,.

833

х

Настраиваемый столбец
Доба в ьте столбец, который вычисляется на осно ва нии других столбцов
Имя нового столбца
МоИПервыИСто116ец

Настраиваемая формула столбца

•

0

Доступные столбцы

["

[Тип]& " -"&Number. т отехt ( [ К од] )

Штат
S1с-код

Описание
Код
Контактное лицо
Должность
Те.11ефон

V

AnnPr

<<
Сведения о фopt.ty.Aax

~

У Синтаксические ошибки не обнаружены

Рис.

Вставить

Power Query

36.25. Готовая формула для объединения значений

Отuена

в столбцах Тип и Код

Преобразование типов данных
Работая с формулами в

Power Query,

вы неизбежно будете выполнять некие дей­

ствия с полями, хранящими данные разных типов . Так, в предыдущем примере мы

объединяли текстовый столбец Тип с числовым столбцом Код. Мы использовали

функцию преобразования для изменения типа данных столбца Код, чтобы при
дал1,нейшей обработке их можно было рассматривать как текстовые.

В табл.

36.4 перечислены основные функции преобразования типов в Power Query.

Как было показано в предыдущем примере, нужно просто добавлять в них названия
столбцов, значения которых следует преобразовать:
NumЬеr.ТоТехt([имя_столбца])

Таблица

36.4. Основные функции преобразования типов

Исходный тип

Реэупьтат nреобраэован111

Функц111

Дата

Текст

Date. тотехt()

Время

Текст

Time. ToText()

Число

Текст

- - -Number.ToText()

Чиcлo___ _____ ___

Number.FromText()

Дата в виде текста

Дата

Date. Fromтext ()

Дата в виде числа

Дата

Date. From()

Текст

___ _

834

ГЛАВА

36

Преобразование данных с помощью

Power Query

Очевидно, что необходимо знать тип данных тех столбцов, что используются
в формулах

Power Query.

Только это позволит выбрать верную функцию преоб­

разования типа.

Чтобы выяснить, данные какого типа хранятся в столбце, и изменить его, выделите
столбец и на ленте редактора

Power Query выполните команду Преобразование

► Любой

столбец ► Тип данных. Рядом с командой Тип данных будет указано, какой тип данных
задан для столбца (рис .

36.26).

Его можно изменить, выбрав новый в раскрыва­

ющемся списке .

Добавление сто.116ца

Преобразование

r

Транспонировать

С Обра1и1ь строки

овать первую строку

стве заголовков

"

1

Считать с.троки

•

\.+ 1 •

ч-,

Десятичное число
Валюта
Целое чиС110

Таблица

1'

Просмотр

Тип данных: Целое число·

ТаЫе. AddColumn ( #"Изменен

Процент
Дата и время
Да1а
Время
Дата, время и часовой пояс

ops and Paint 5

Продолжительность
Текст

ops and Paint S

Истина/11ожь
Двоичный

100199 KILLIRMAN, DAVAD, G.

Рис.

J

36.26. С помощью раскрывающегося списка Тип данных можно уточнить тип данных столбца
и при необходимости изменить

Тонкая настройка пользовательских столбцов с помощью функций
Имея базовые знания о функциях

Power Query,

вы сможете создавать преобра:ю­

вания, выходящие за рамки того, что можно сделать с помощью редактора

Query.

Power

В следующем примере мы создадим пользовательский столбец, в котором

числовые значения будут дополняться нулями.
Часто бывает так, что ключевые поля должны содержать определенное количество
символов,

-

это позволяет взаимодействовать с периферийными платформами,

такими как хранилище данных ЛОР или система

SAP.

Например, представьте, что

номер компании в реестре должен состоять из десяти символов. Если же значение

меньше, то слева к нему нужно добавить соответствующее количество нулей.
Как это сделать? Секрет прост: ко всем значениям в столбце номера компании
нужно добавить в начале десять нулей, независимо от размера значения, а затем
передать этот промежуточный результат функции, аналогичной ПРАВСИМВ, которая
оставит лишь десять последних символов.

Создание пользовательских столбцов

835

29875764. Сначала это значение преобразуется
а затем передается функции наподобие ПРАВСИМВ, которая
обрезает его до десяти символов справа. Результат - значение 0029875764.
Например, номер компании

в

000000000029875764,

Подобное преобразование, по сути, реализуется в два этапа, но сделать то же самое
можно с помощью одного пользовательского столбца.

1.

Откройте окно редактора

Power Query и

выберите на ленте команду Добавление

столбца ► Общие ► Настраиваемый столбец. Откроется диалоговое окно Настраива­
емый столбец.

2.

В нем поместите курсор в поле Настраиваемая формула столбца, сразу после знака
равенства.

3.
4.
5.
6.

Введите десять нулей в кавычках ("0000000000"), а затем знак амперсанда

(&).

Теперь введите выражение Number. тотехt( ).

Поместите курсор между скобками в выражении Number. тотехt().
В списке Доступные столбцы найдите столбец Номер компании и дважды щелкните
на нем. Между скобками добавится выражение [Номер компании].
На данном этапе в поле ввода формулы будет такое выражение:
"0000000000"&Number.ToText([Hoмep компании])

Эта формула только дополняет десятью нулями значение в столбце Номер
компании. Теперь нужно извлечь из полученных строк десять крайних справа
символов.

ПРАВСИМВ является функцией
Но в

Power Query

Excel и не будет работать в запросах Power Query.
- Text. End (). Как и ПРАВСИМВ, Text. End

есть ее эквивалент

требует передачи нескольких параметров: исходной строки и количества из­
влекаемых из нее символов, например:

Text.End([MyText],10)

7.

В нашем случае строкой будет уже введенная часть формулы, а количество
символов, которые нужно извлечь, равно

10.

В поле ввода формулы сразу по­

Text. Епd(, а затем после уже
формулы добавьте , 10). Формула должна выr лядеть так:

сле знака равенства введите

имеющегося текста

Text.End("0000000000"&Number.ToText([Hoмep компании]),10)

8.

В поле Имя нового столбца введите Полный номер компании.
На данном этапе диалоговое окно Настраиваемый столбец должно выглядеть так,

как показано на рис.

36.27. Убедитесь, что внизу выводится Синтаксические ошибки

не обнаружены.

9.

Нажмите кнопку ОК, чтобы добавить в запрос новый столбец.

перечислены некоторые функции Power Query, с помощью которых
можно расширять возможности пользовательских столбцов, а также их эквива­
В табл.

36.5

ленты - функции Excel. Изучите этот список и обратите внимание на различия.
Не забывайте, что функции Power Query чувствительны к регистру!

ГЛАВА

836

36

Преобразование данных с помощью

Power Query

х

Настраиваемый столбец
Добавьте столбец, который вычисляется на основании других столбцов.
Имя нового столбца

(iiiлный номе_р компании
Настраиваемая формула столбца

CD

Доступные столбцы

Text.End("0000000000"&Number.ToText([Hoмep комnа нии] ),10)

• =

Г

ur1исание

Код
Контактное лицо
Должность

Телефон
Адрес

Номер компании
Название компании

<<
Сведения о формулах Роwег

~

,/ Синтаксические ошибки не обнаружены.

Рис.

Вставить

Query

36.27. Формула,

Отмена

позволяющая дополнить значение номера компании нулями
до общей длины в десять символов

Таблица

36.5. Функции преобразования в Power Ouery и Excel

Функция

Функция

Excel

Power Ouery

ЛЕВСИМВ([текст];[количество])

Техt.Stаrt([текст],[количество])

ПРАВСИМВ([текст];[количество])

Техt.Еnd([текст],[количество])

ПСТР([текст];[начальная
nозиция];[количество])

Техt.Rаngе([текст],[начальная

- --•-··-- -,,., __ ,

_

................ .......... _, ....

nозиция],[количество])

____ _________________________________

НАЙТИ([искомое значение];

Text.PositionOf( [npocмaтpивaeмый

[просматриваемый текст])

текст],[искомое значение])+!

ЕСЛИ([выражение];[результатl];
[результат2])

if

ЕСЛИОШИБКА([проверяемое
значение];[возвращаемое значение])

try

[выражение]
[результат2]

then

[результат!)

[проверяемое значение]
[возвращаемое значение]

else

otherwise

Добавление условий в пользовательские столбцы
Как следует из табл .

36.5, в Power Query есть встроенная функция i f. Она позволяет

проверить условие и выпол нить различные варианты действий в зависимости от
результата проверки. В этом подразделе вы узнаете, как с ее помощью контроли­

ровать значения, выводимые в пользовательском столбце.

837

Создание пользовательских столбцов

Как и функция Excel ЕСЛИ, функция Power Query i f проверяет выполнение задан­
ноrо условия, а затем возвращает результат (истина или ложь) в зависимости от
того, что показала проверка :

if

then

[выражение]

[результатl]

else

[результат2]

ПРИМЕЧАНИЕ

В Excel точки с запятой в записи функции ЕСЛИ можно рассматривать как эквиваленты
операторов then и else. В Power Query в функции i f эти операторы присутствуют
явно. Поэтому формула Excel ЕСЛИ(ВаЬiеs=2; "Двойняшки"; "Не двойняшки") в Power
Query может выглядеть так : if BaЬies equals 2 then "Двойняшки" else" Не двойняшки".

Представьте, что вам нужно создать столбец, где будет выводиться слово Низкий или
Высокий, исходя из предполагаемого дохода компании в 2025 году . Таким образом,
пользовательский столбец будет содержать только два значения: Низкий ( если доход

ниже

10 ООО)

или Высокий (если больше или равно

10 ООО) .

Решить задачу можно с помощью единственной формулы с функцией

if [2025

then
else

i f:

Потенциальный доход]>=10000

"Высокий"
"Низкий"

Согласно этой формуле,

Power Query для каждой записи в запросе оценивает

значение в столбце [2025 Потенциальный доход] и, если оно больше или равно 10000,
выводит в новом столбце слово Высокий, а если нет - Низкий.
На рис.

36.28

показано, как эта функция if будет выглядеть в диалоговом окне

Настраиваемый столбец.

Настраиваемый столбец
Добавьте столбец, который вычисляется на основании других столбцов.
Имя нового столбца
Пользовательский

Настраиваемая формула столбца

• if(2025

then

G)

Потенциальный доход]

>•10000

"Высоким·

else "ниэкий'1

"'

Почтовый код
Тип

2024

Потенциальный доход

2025

Потенциальный доход

2026

Потенциальный доход

МойПервыйСтолбец
Полный номер компании

<<
Сведения о формулах Роwег

Вставить

Query

~ Синтаксические ошибки не обнаружены .

~

Отмена
___,)

Рис.

36.28. Создание пользовательского столбца с проверкой условия

ГЛАВА

838

36

Преобразование данных с помощью

Power Query

СОВЕТ

В формулах Power Query игнорирует любые пробелы, не входящие в строку, взя­
тую в кавычки. Это значит, в формулу можно добавить любое количество пробелов
и символов перевода строки. На обработку формул в Power Query это никак не по­
влияет, если использовался нужный регистр и соблюдались требования синтаксиса.
На рис . 36.28 показано, как формулу можно записать в нес колько строк, чтобы
упростить ее чтение и понимание.

Группирование и агрегирование данных
В некоторых случаях может понадобиться разбить набор данных на компактные
группы, чтобы уменьшить количество строк с уникальными значениями. Возможно,
вам даже потребуется свести числовые значения в агрегированное представление.
Агрегированное представление

-

это снимок предварительно сгруппированных

данных, который показывает суммы, средние значения, количество строк и т . д.

Power Query предлагает команду Группировать по, позволяющую обобщать исходные
данные и создавать их агрегированные представления.

Откройте окно редактора

Power Query

и на ленте выберите команду Преобразо­

вание ► Таблица ► Группировать по. Откроется диалоговое окно Группировать по (рис.

36.29).

х

Группировать по
Укажите столбцы для группировки и желаемые выходные данные.
(!.: Подробнее

·]

Город

.]

Штат

Добао11~ни~ группирования

Имя нового столбца

2024

Операция
Сумма

Общий доход

Столбец

2024

Потенциальныи доход

...

Добав11~ниt аrреrирова1-1и11

~

Рис.

Отмена

36.29. В диалоговом окне Группировать по заданы параметры , позволяющие суммировать
потенциальный доход за год по штатам и городам

В этом окне можно использовать два режима Базовый и Подробнее. Первый дает

возможность группировать только по одному столбцу, второй

-

по нескольким.

Работа с пользовательскими типами данных

839

Чтобы сгруппировать данные по столбцам Город и Штат, как в примере выше , сде­
лайте следующее.

1.

Откройте окно редактора

Power Query и

выберите на ленте команду Преобразова­

ние ► Таблица ► Группировать по. Откроется диалоговое окно Группировать по.

2.

У становите переключатель в положение Подробнее. Появятся новые поля, по­

зволяющие выполнить группирование по нескольким столбцам.

3.

В раскрывающемся списке выберите первый столбец, значения которого будете

группировать. Затем нажмите кнопку Добавление группирования, чтобы добавить
второй столбец, значения которого также следует учитывап,. На рис.

36.29 со­

ответственно были выбраны столбцы Город и Штат.

4.

В поле Имя нового столбца введите имя нового столбца. В примере мы ввели

2024 Общий

5.

доход.

В раскрывающемся списке Операция выберите способ агрегирования данных
(Сумма, Считать строки, Среднее, Мин., Макс. и т. д.) . Мы выбрали вариант Сумма.

6. В раскрывающемся списке Столбец укажите столбец, значения которого будут
группироваться. В примере это столбец 2024 Потенциальный доход.

7.

Нажмите кнопку ОК, чтобы завершить операцию и добавить в запрос новый
столбец с агрегированными значениями .

На рис.

36.30

показан результат.

1

adams

wi

4356

2

akron

oh

51448

З

allentown

ра

58310

4

alliston

оп

anahelm

са

austin

tx

63798

avenel

nj

30970

Рис.

5482
84002

36.30. Данные. агрегированные по столбцам Город и Штат

ПРИМЕЧАНИЕ

Когда пользовател ь выполняет команду Группировать по ,

Power Query удаляет и з за ­

проса все столбцы, которые не использовалис ь при группировании. Это позволяет
получить чистый резул ьтат в виде только с группиров а нных да нных.

Работа с пользовательскими типами данных
Power Qu ery

поз воля ет хранить несколько столбцов данных в одном в виде мета­

;1анных . Зате м эти расширенные типы данных можно и с пользо вать в формул ах

Excel.

В этом разделе вы узнаете , как задействовать такие пользовательские типы

данных в отчетах.

840

ГЛАВА

36

Преобразование данных с помощью

Power Query

Вы можете самостоятельно выполнить этот пример, скачав файл Пользовательские типы
данных.хlsх. Откройте файл, затем выберите команду Данные ► Получить и преобразовать

данные ► Получить данные ► Из других источников ► Из таблицы/диапазона .
Термин <<Пользовательский тип данных,> не совсем удачен, поскольку этот тип не со­
ответствует традиционным типам данных: число, дата, валюта и т. д. В

Power Query

пользовательский тип данных можно рассматривать как своего рода контейнер,

который позволяет хранить данные для многих столбцов и затем использовать их
в других местах рабочей книги.
Если хотите получить представление об этом функционале, сделайте следующее.

1.

Перейдите в редактор

Power Query,

щелкните на столбце Сотрудник правой

кнопкой мыши и выберите Создание типа данных. Откроется одноименное диа­
логовое окно.

2.

В нем установите переключатель в положение Подробнее. Откроется список

доступных полей (рис.

36.31).

Идея в том, что выбранный столбец (в данном

случае Сотрудник) будет своего рода контейнером, в котором будут храниться
данные из других определенных вами столбцов.

х

Создание типа данных
Выберите, как будет отображаться тип даннык.

О Базовый

r•) Подробнее

Имя типа данных

Тип данных
Отобразить столбец
Сотрудник

Доступные столбцы

Выбранные столбцы
Сотрудник

Регион
Маrазин

Категория работ
с< Удале

l

ОбщиИ доход

Дополнительные с ведения

Рис.

Отмена

36.31. Создание пользовательского типа данных

Работа с пользовательскими типами данных

3.

841

Выберите в списке доступных столбцов Регион, а затем нажмите кнопку Добавить.
Сделайте то же самое для каждого столбца в этом списке.

4.

Нажмите кнопку ОК, чтобы завершить опеТиnдаННЬl)(

рацию создания пользовательского типа

1

данных.

BIQGIS>, AlAN

2

ВЕАСЕ,

В этот момент на панели предварительного про­

3

FOX, DAN IEl

смотра будет отображаться только столбец Со­

4

BEWMAN,

5

BICKIR, WILLIAM

ALVIN

WIШAM

трудник, поскольку именно его вы выбрали в на­

6

КIASACK,

чале. Как показано на рис.

7

SELINSKY, JAMES

на любом значении в столбце, то под панелью

8

AVAlA, JAVIER

появляется таблица, в которой выводятся все

9

36.32, если щелкнуть

JOSEPH

BEQIAAL, ROGER
Сотрудник

данные для этого значения.

BIQGISS, ALAN

Регион СЕВЕР

Нажмите кнопку Закрыть и загрузить на вкладке

Магазин БУФФАЛО

Главная редактора

Power Query, чтобы поместить
результаты на новый рабочий лист. На рис. 36.33

Категория работ Уборка и организация хозяйства
Общий доход

показано, что результатом этого запроса является

Рис.

список значений из столбца Сотрудник. Каждое
из них помечено пиктограммой Тип данных

2564,95

36.32. Каждое значение

в столбце Тип данных содержит

G,

по которой понятно, что значение является ча­

сведения из вложенных столбцов.

стью типа данных. Щелкнув на значке справа от

что видно на панели предварительного

таблицы~. можно вывести любое из исходных

просмотра внизу

значений для этого типа данных.

1
2
3
4
5
б

7
8
9
10
11
12
13
14

..

G BIQGISS, ALAN
G ВЕАСЕ, ALVIN
GFOX, DANIEL
GBEWMAN, WILLIAM
GBICКIR, WILLIAM
G КIASACK, JOSEPH
GSELINSKY, JAMES
GAVALA, JAVIER
G BEQIML, ROGER
G BINNUIS, DAVID
G BLECK, DMMON
G CHRASTMN, ТODD
G CILМN JR, NICHOLAS

Рис.

в

А
у

с

D

Е

-

EJI
Тип данных

Title
Категория работ
Магазин

Общий доход
Регион
Сотрудник

36.33. Типы данных будут помечены специальной пиктограммой

Большое преимущество пользовательск их типов данных заключается в том, что

они позволяют ссылаться на исходные значения с помощью простых формул .

На рис .

36.34 показан один из примеров того, как работать с этими типами данных.

Мы добавили раскрывающийся список со значениями из столбца Сотрудник ( заголо­
вок нашего типа данных). Рядом с именем сотрудника отображается пиктограмма,

ГЛАВА

842

36

Преобразование данных с помощью

Power Ouery

подтверждающая, что з начение является типом данных. Теперь мы можем сослаться

на него с помощью простой формулы, чтобы получить значение вложенного столбца.

D

G

н

Выберите сот удника

G ВЕАСЕ, ALVIN
Денвер

Ландша тный дизайн и благоустройство территории

=G

Qт111е
() Катеrория работ
()магазин
() Общий доход
()Регион
() Сотрудник

Рис.

36.34. Используя ссылку на значение типа данных. можно выбрать любой

Если в раскрывающемся списке (у нас он находится в ячейке

из исходных столбцов

G4) выбрать ново1·0

сотрудника, то с в едения о нем будут извлеч е ны автоматически.

Ш□у Вернитесь к главе 23, чтобы вспомнить, как добавить проверку данных на рабочий лист.
СОВЕТ

Помните, что вы можете обновить базовый запрос

Power Query. Обновление приве­

л.ст н е только к появлению новых заголовков типов данных, но и к автоматическому

обновлению всех значений, полученных по формуле , ссылающейся на ваши тины
д а нных .

Глава 37
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ ЗАПРОСОВ

Анализ данных часто выполняется в несколько этапов, при этом на каждом очеред­
ном этапе используются результаты предыдущего или он строится на их основе.

Например, при создании сводной таблицы используются результаты выполнения
Power Query или запрос формируется на основе таблицы, созданной пред­

запроса

ставлением

SQL Server.

Чтобы получить нужные результаты, вам часто придется создавать одни запросы
на основе других. Именно этому и посвящена данная глава. Здесь мы рассмотрим

несколько способов, позволяющих расширить возможности анализа данных за счет
совместной работы нескольких запросов.

!□□у Вы можете самостоятельно выполнить примеры этой главы, скачав следующие файлы:
•

Услуги по сотрудникам.хlsх;

•

Добавление данных.хlsх;

•

Объединение данных.хlsх;

•

Нечеткое соответствие.хlsх.

Повторное использование этапов запроса
Обычно для всех видов анализа используется одна таблица данных. Даже простую
таблицу, показанную на рис. 37.1, можно использовать для создания различных
11редставлений: реализация услуг по исполнителям, по отраслям, по регионам и т. д.

Конечно, вы можете подготовить отдельные запросы, в каждом из которых будет

использоваться свой алгоритм группирования и агрегации данных. Но это будет
означать, что придется многократно повторять все этапы очистки и преобразования
исходных данных, чтобы подготовить их для анализа.
Чтобы лучше понять, что это означает, сделайте следующее.

1.
2.

Откройте файл примера Услуги по сотрудникам. xlsx.

Выделите в таблице любую ячейку, а затем выберите команду Данные ► Получить
и преобразовать данные ► Получить данные ► Из других источников ► Из таблицы/ диа­

пазона. Откроется окно редактора

Power Query.

ГЛАВА

844

[
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
lZ
13
14
15
16

Ре~он

Обеспечение совместной работы запросов

Фи:н.,,~·..__--'-===с...

D
От 11сль бмsнеса
Уборка и организация хозяйства

ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР

ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР

MEMS
BEALIY
BEALIY
BEALIY
BEWMAN
BEWMAN
BIHRINS
BIHRINS
BREWN
BROEKS
BROEKS
CANNEN
CANNEN

ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР

ЦЕНТР, ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР

ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР

ЦЕНТР. ЗАПАД ДЕНВЕР
ЦЕНТР. ЗАПАД дЕНВЕР

Рис.

3.

•

37

Ландшафтный дизайн и благоустройство террИтории

JOSEPH
JOSEPH

Техническое обслуживание и ремонт

CHRISТOPHER Техническое обслуживание и ремонт

CHRISТOPHER Ландшафтный дизайн и благоустройство территории
CHRtSТOPHER Техническое обслуживание и ремонт

DIRk
DIRK
KURT
KURT

Ландшафтный дизайн и благоустройство территории

sсотт

Техническое обслуживание и ремонт

HENRY
HENRY

Ландшафтный дизайн и благоустройство территории

WIШAM

ландшафтный дизайн и благоустройство территории

WIШAM

Техническое обслуживание и ремонт

Техническое обслуживание и ремонт

Ландшафтный дизайн и благоустройство территории
Техническое обсnуживание и ремонт

Техническое обС/lуживание и ремонт

$465,33
$411,60
$760,31
$2 125,38
$5 909,14
$39 829,79
$319,18
$119,38
$914,20
$17 645,38
$112,01
$685,65
$5 482,47
$79В,71

$10 84В,58

37.1. Эти данные можно использовать для проведения анализа с разным уровнем обобщения

В нем нажмите кнопку фильтра в поле Филиал и в открывшемся меню снимите
флажок Канада.

4.

Выделите столбцы Фамилия и Имя, а затем щелкните на любом из этих заголов­
ков правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Объединить
столбцы. Откроется одноименное диалоговое окно.

5.

В нем создайте новый столбец Сотрудник, объединив значения из столбцов Фамилия
и Имя и добавив разделитель в виде запятой. На рис. 37.2 показано, как в этом
случае должно выглядеть окно Объединить столбцы .

х

Объединить столбцы
Выберите способ слияния выбранных столбцов.
Разделитель

[

Запятая

Новое имя столбца (необязательно)
Сотрудник

~

Рис.

6.

37.2. Объединение столбцов Фамилия

В окне редактора

Power Query

Отмена

и Имя в новый столбец Сотрудник

выберите на ленте команду Преобразова­

ние ► Таблица ► Группировать по. Откроется соответствующее диалоговое окно .
Нужно сгруппировать записи по полю Сотрудник, суммируя значения в поле
Стоимость услуг.

7.

Присвойте созданному столбцу имя Доход по сотруднику. В раскрывающемся
списке Операция выберите вариант Сумма, а в списке Столбец - Стоимость услуг.
На рис.

37.3 показан

вид окна Группировать по на данном этапе .

Повторное использование этапов запроса

845

х

Группировать по
Укажите столбец для группировки и желаемые выходные данные.

0 Базовый

О Подробнее

Сотрудник

Имя нового столбца

Операция

Доход по со~~~дни~

Столбец

с.rмма

Стоимость услуг

~

Рис.

Отмена

37.3. Группирование по полю Сотрудник с суммированием значений в поле Стоимость услуг
для создания нового столбца Доход по сотруднику

Мы получили представление, в котором показан общий доход по каждому из

работников. Как видно на рис .

37.4,

в запрос входят все этапы, выполненные

до группирования данных.

• U
1

AAEMS,JOSEPH

Доход п о сотруднику

•

47864,31

2

BEALIY,CHRISTOPHER

3

BEWMAN,DIRK

4

BIHRINS,KURT

18559,58

5

BREWN,SCOТТ

112,01

6

BROEKS,HENRY
CANNEN,WILLIAM

8

DEYIL)ACK

3812,73

9

DIRESE,JON

800,29

ERТIGA,CARLOS

11

EVIRBY,CHRISТOPHER

12

FILLIR,VINCENT

13

GALVAN,NIEVES

Рис.

"

х

_. СВОЙСТВА
Имя

438,56

7

10

Параметры запроса

1637,24

Услуги по сотрудникам
Все своИства

6168,12
11647,29

_.

ПРИМЕНЕННЫЕ Ш А ГИ

Источник
Измененный тип

Строки с примененным фил ...

30188,96
552,93

Переупорядоченные столбцы

7379,02
9763,47

(1

Объединенные столбцы

><.

Сгруппированные строки

37.4. Чтобы подготовить данные к группированию. нужно выполнить все этапы. которые
отображаются на панели Параметры запроса

Но что, если на основании тех же данных придется выполнить другой анализ?
Например, если вам нужно получить другое представление, в котором доход

будет выводиться по видам услуг?
Конечно, все действия можно выполнить заново и импортировать другую копию
исходных данных . Но в таком случае придется выполнить и остальные этапы
подготовки (в нашем случае это Строки с примененным фильтром и Объединенные
столбцы).

846

ГЛАВА

37

Обеспечение совместной работы запросов

Лучше всего повторно использовать результат предыдущих этапов, создав на

их основе новый запрос. Идея в том, чтобы сначала определить, какие этапы по­
требуются, а затем на панели Параметры запроса щелкнуть правой кнопкой мыши

на этапе, находящемся непосредственно под выбранными. В нашем примере

( см. рис. 37 .4) необходимо сохранить все этапы, вплоть до Сгруппированные строки.
8.

На панели Параметры запроса щелкните правой кнопкой мыши на этапе Сгруп­

пированные строки и в контекстном меню выберите команду Извлечь предыдущий.
Откроется диалоговое окно Извлечение шагов (рис .

37.5).
х

Извлечение шагов
Извлечение шагов до выбранных шагов в новый запрос.
Имя нового запроса

Доход по отраслям/

~

Рис.

9.

Отмена

37.5. Диалоговое окно Извлечение шагов

В нем в поле Имя нового запроса введите имя запроса (в нашем примере это Доход
по отраслям) , а затем нажмите кнопку ОК .

После это го

Power Query

выполнит два действия: сначала переместит все и з ­

влекаемые этапы иа исходного запроса в новый, а затем свяжет исходный за­

прос с только что соэданным. Иначе говоря, оба запроса теперь будут совместно
использовать первые несколько этапов, вплоть до этапа Сгруппированные строки.

В окне редактора

Power Qucry новый запрос Доход
37.6), расположенной в левой

па11сли Запросы (рис.

по отраслям теперь виден на

части этого окна. Обратите

внимание : на панели Параметры запроса видно, что этот запрос не содержит эта н

Сгруппированные строки.

Power Query сохранил в новом запросе только указанные для

извлечения этапы (то есть все, что находятся выше эта па Сгруппированные строки).

Концепция извлеч ен ия этапов может показаться слегка за путанной. Суть ее в сле­

дующем: вместо того чтобы создавать новый за прос с нуля, вы сооб щаете

Power
Query о том, что хотите сформировать новый запрос, в котором будут учитываться

уже созданные вами этапы .

ПРИМЕЧАНИЕ

Когда два запроса (и более) совместно иснользуют результаты выполнения несколь­
ких этапов, запрос, в котором создавались эти этапы, будет и сточн иком данных для
остальных запросов группы. Такая связь приводит к тому, что первый запрос нельзя
удалить. Если вы вес-таки за хотите это сделать, то сначала удалите все остальные,
зависимые от него, запросы.

Функция добавления в

•

"'1

Услуги по сотрудникам

СТОЛDЦОВ

5, СТРОК 999+

Рис.

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

2

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

3

ЦЕНТР. ЗАПДД

ДЕНВЕР

4

ЦЕНТР. ЗАПДД

ДЕНВЕР

5

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

б

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

7

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

8

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

9

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

10

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

11

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

12

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

1З

ЦЕНТР. ЗАПАД

ДЕНВЕР

14

IIFHTP

~дПАЛ

ЛFHRFP

<

Профилироаани~ сто116ца на осноае neplilыx строк

"

Power Query

Параметры запроса

847

х

-' СВОЙСТВА
Имя

До'1-Од по отраслям
Все С80ЙСТВ1!1

-'

ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ
Источник
Измененный тип

:>:.

Строки с примененным фил ...

Q

Объединенные столбцы

Q

Переуnорядоченные столбцы

V

>
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЬIИ ПРОСМОТР ЗАГРУЖЕН В

(1000)

37 .6. Два запроса совместно используют результаты

Функция добавления в
В

..

. ,

А8с Филиал

1

Power Query

16 50

выполнения нескольких этапов

Power Query

строки, сгенерированные в одном запросе, можно добавлять в ре­

зультаты работы другого . Возможность добавления полезна в тех случаях, ког;щ

за пи си из н ескольких однотипных таблиц нужно собрать в одну общую таблицу.
Понять , как работает функция добавления записей, проще на примере. Допустим,
вужно свести в одну таблицу данные по четырем регионам, хранящиеся в четырех
разных таблицах. Каждая из них содержит сведения по одному региону и находится
на отдельном рабочем листе в файле Добавление данных. xlsx (рис .

А
Регион

1
2

Север

З

Север

4 Север
5 Север
6 Север
7 Север
8 Север
9 Север
10 Север
11 Север
12 Север
13 Север
14 Север
15 Север
16 Север
17 Север

>
Рис.

в
, Филиал

37.7).

Е

D
1 Ко

Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
,•.

Данные Север

801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211
801211

ALDUN Согр .
ALFRAN Согр .
ALLAUD Corp .
ALLAUD Согр .
ALLOMU Согр
ALPHAP Corp .
AMPUSA Corp
ANAQAE Corp.
ANDUVU Corp.
ANTUSS Corp .
AQBANF Corp.
ARAWAC Corp.
ATLANT Согр .
ATLANT Согр .
ATLANT Согр
BALTMU Согр.

Данные Центр

NJ
NJ
NJ
NJ
NJ
NJ
NY
NY
NJ
NY
NJ
NY
NJ
NJ
NJ
NY

Данные Юг

37.7. Данные по регионам. размещенные на отдельных листах. нужно свести

в одну таблицу

848

ГЛАВА

Обеспечение совместной работы запросов

37

Создание необходимых базовых запросов
Важно понимать, что возможность добавления доступна только для существующих
запросов. Иными словами, независимо от того, какие источники данных у вас есть,

вам нужно импортировать их в

Power Query, прежде чем вы сможете объединить

их. В нашем случае это значит, что предварительно нужно создать запросы на полу­

чение данных из каждой таблицы в нашем файле.
Для этого сделайте следующее.

1.

В окне

Excel

откройте рабочий лист Данные Север, щелкните в таблице на любой

ячейке, а затем выберите на ленте команду Данные ► Получить и преобразовать дан­
ные ► Получить данные ► Из других источников ► Из таблицы/диапазона. Откроется ре­

дактор

Power Query,

в котором будет выведено содержимое только что импорти­

рованной таблицы. Чтобы завершить создание запроса, на ленте редактора нужно
выбрать одну из команд в меню кнопки Главная ► Закрыть ► Закрыть и загрузить.

2.

Поскольку в нашем примере запрос создается просто для добавления его к другим
запросам, в меню необходимо выбрать команду Закрыть и загрузить в, что позволит

создать только подключение, без загрузки данных. Откроется диалоговое окно
Импорт данных.

3.

У становите переключатель Выберите
способ представления данных в книге в по­
ложение Только создать подключение и на­

Запросы

жмите кнопку ОК. Откроется панель

Заnросов.

задач запросы и подключения, на которой

будет отображаться созданный только
что запрос Данные_Север .

4.

Запросы и подключения

Повторите шаги

Только подключение.

Только подключение.

,..., Данные_Юг
Только подключение.

Г' Данные_Запад

чения будет выглядеть так, как показано
на рис .

37.8.

Только подключение.

Как видите, для каждого из

Рис.

четырех запросов указано, что он пред­

ставляет собой только подключение.

Подключения

4

- Данные_Центр

После создания запросов для каждого
региона панель задач Запросы и подклю­

Х

- Данные_Север

1-3 для остальных ра­

бочих листов в этой книге.

V

37.8. Создание запросов только

на подключение к каждой из четырех таблиц

Теперь, когда для всех четырех таблиц были созданы запросы на подключ е ни е,
можно приступать к добавлению данных .

Добавление данных
Чтобы добавить к запросу Данные_Север данные из всех остальных запросов, сде­
лайте следующее.

1.

На панели задач Запросы и подключения найдите запрос Данные_Север, щелкните

на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Добавить.
Откроется диалоговое окно Добавление (рис.

37.9).

Функция добавления в

Power Query

849

х

Добавление
Объединять строки из трех и более таблиц в одну.

••, Три таблицы или больше

Две таблицы

Таблицы для добавления

Дос,упные таблицы
Данные_Север

Данные_Север

Данные_Центр

Данные_Центр

Данные.Юг

Данные_Юг
Данные_Заnад

Данные.Запад
Добавить

~

Рис.

2.

Отмена

37.9. Добавление нескольких запросов к запросу Данные_Север

В нем установите переключатель в положение Три таблицы или больше . Содержи­
мое окна изменится: в нем появятся два списка: слева

ва

-

-

Доступные таблицы, спра­

Таблицы для добавления. В левом перечислены все запросы, существующие

в этой рабочей книге. В правом изначально будет только один запрос (в нашем
примере Данные_Север ), отмеченный как текущий.

3.

В списке слева выберите запрос, который нужно добавить к первому, и нажмите
кнопку Добавить (посередине). Имя добавленного запроса появится в списке
справа.

4.

Нажмите кнопку ОК. Откроется редактор

Power Query,

в котором можно про­

анализировать полученные результаты и отредактировать их, если нужно. Бы за­

метите, что

5.

Power Query создал

новый запрос и присвоил ему имя Добавить! .

Откройте панель задач Параметры запроса и переименуйте запрос, введя в соот­
ветствующее поле Общий отчет.

6.

Нажмите кнопку Закрыть и загрузить, чтобы сохранить результаты и выйти из
редактора
На рис.

Power Query.

37.10

показан конечный результат.

ВНИМАНИЕ

Обратите внимание: на рис. 37.9 запрос Данные_Север изначально есть и в левом,
и в правом списках. Следите за тем, чтобы не добавить его в список справа еще раз.
Если вы это сделаете, то добавите запрос к самому себе, фактически продублировав
все его записи.

ГЛАВА

850

[;

А

в

""

Север

Н ыо- Иорк

3

Север

4

Север

Нью-Йорк
Ныо-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Н ыо- Йорк

5 Север
6 Север
7 Север
8 Севе р
9 Север
10 Север
11 Север
12 Север
13 Север
14 Север
15 Север
16 Север

Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Нью-Йорк
Ныо-Йорк
Нью- Йорк
Нью-Йорк

17

Север

Нью-Йорк

18
19
20
21

Север

Ныо-Йорк
Нью-Йорк

Север
Север
Севе

Нью-Йорк
Нью-Йо к

Рис.

37

Обеспечение совместной работы запросов

с

801211 ALDUN Corp
801211 ALFRAN Corp
801211 ALLAUD Corp
801211 ALLAUD Corp
801211 ALLOMU Corp
801211 ALPHAP Corp
80121 1 AMPUSA Corp
801211 ANAQAE Corp
80 1211 ANDUVU Corp
801211 ANTUSS Corp
801211 AOBANF Corp
801211 ARAWAC Corp
801211 ATLANT Corp
801211 ATLANT Corp
801211 ATLANT Corp
801211 BALTMU Corp
8012 11 BAQTAS Corp
801211 BECUT Corp
801211 BLECKP Corp
801211 BMWOFN QO!Q

37.10. Итоговая

.

F

D
NJ
NJ
NJ
NJ
NJ
NJ
NY
NY
NJ
NY
NJ
NY
NJ
NJ
NJ
NY
NY
NY
NJ
NJ

24 02
12 02
10 02
20 02
09 01
29 01
16.02
03 02
04 02
16 03
19 02
29 01
05 .01
03 02
19 02
16 02
03 02
06 01
24 02
09 01

20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20

1

Запросы и подключения

З.nрос08

V

х

ПOAICJIIOчeнo,411

Запросы

5

~ Да11нь,е Север
Только nод1СJ1ючение

П Данные_Це~11р
Только подК.11ючение.

..., Даннt

с _ю,

Только nод1U1ючение

,..... Даннt с ~iiГ'<Щ
Только nод1СJ1ючение

Заrружено tтро11:

2 040.

объединенная таблица с информацией по всем регионам

Имена столбцов должны совпадать
Когда вы добавляете один запрос к другому,

Power Query первым делом анализирует

заголовки столбцов в каждом из запросов, чтобы получить их все. Затем он выводит
все уникальные названия и объединяет данные из обоих запросов только в тех столб ­
цах, имена которых совпадают. Другими словами ,

Power Query

использует заголовки

столбцов запросов в качестве руководства для определения того, какие данные нужно
добавлять в каждый столбец .

Если имена столбцов в запросах не совпадают, то

Power Query сведет данные только для
(null) значения .

столбцов с совпадающими именами, а во все остальные вставит пустые

Например, представьте, что у вас есть два запроса : один со столбцами Регион и Доход,
а другой со столбцами Регион и Сумма продаж. При объединении этих запросов вы полу­
чите таблицу с тремя столбцами: Регион , Доход и Сумма продаж . Данные из первого запро­

са будут выведены в столбцы Регион и Доход, а данные из второго

-

в столбцы Регион

и Сумма продаж. В результате останутся пустые значения в столбцах Доход и Сумма продаж .

Таким образом, следует убедиться, что имена соответствующих столбцов в запроса х
строго совпадают. Только так

Power Query

сможет правильно добавить данные. Даже

если столбцы в каждом из этих запросов расположены в разном порядке, при добав ­
лении данных второго запроса

Power Query,

ориентируясь на заголовки , поместит вс е

данные в нужные столбцы .

Функция объединения в

Power Query

Часто воз никает необходимость создавать запросы, объединяющие данные двух
разных таблиц. Например, может понадобиться объединить данные таблиц Сотруд­

ники и Продажи, чтобы получить таблицу с информацией как о самих работниках,
так и о выполнении ими пл а на продаж.

В этом разделе вы узнаете, как в

Power Query

данные, полученные из нескольких запросов.

можно объединять в одном запросе

Функция объединения в

Виды объединения данных в
Подобно функции

Excel

Power Query

851

Power Query

ВПР, функция

Power Query

Объединить дает возможность

объединить данные двух разных запросов, сопоставляя их по какому-либо уникаль­
ному идентификатору, например

1D

покупателя или Номер накладной.

Существует несколько способов объединить два набора данных. Используемый при
этом тип соединения очень важен, так как от неrо зависит, какие именно записи

будут извлечены из результатов выполнения каждого запроса.

Power Query поддерживает шесть видов соединения. Схематично они представлены
37.11.

на рис.

ШШСО
Внешнее

Внешнее

Полное

соединение слева

соединение справа

соединение

(]) (]) (])
Внутреннее

Антисоединение

Антисоединение

соединение

слева

справа

Рис.

•

37.11. Виды соединения. поддерживаемые Power Ouery

Внешнее соединение слева. Возвращаются все записи из первого запроса, не­
зависимо от результатов сопоставления, и только те из второго, которые имеют

совпадающие значения в объединенном поле.

•

Внешнее соединение справа. Извлекаются все записи из второrо запроса, не­
зависимо от результатов сопоставления, и только те из первого, которые имеют

совпадающие значения в объединенном поле.

•

Полное соединение. Возвращаются все записи из первого и второго запросов,
независимо от результатов сопоставления значений в поле, по которому вы­

полняется объединение .

•

Внутреннее соединение. Извлекаются только те записи из обоих запросов,
которые имеют совпадающие значения в поле, по которому выполняется объ­

•

Антисоединение слева. Возвращаются только те заниси из первого запроса,

единение.

которые не совпадают ни с одной из записей второго запроса.

•

Антисоединение справа. Извлекаются только те записи из второго запроса,
которые не совпадают ни с одной из записей первого :~апроса.

ГЛАВА

852

Обеспечение совместной работы запросов

37

Объединение запросов
Чтобы понять, как работает функция объедине­
ния в

Power Query,

рассмотрим пример. В нем

мы объединим две таблицы, содержащие во­
просы к респондентам для некоего опроса и их

ответы. Файл примера называется Объединение
данных.

Запросы и подключения

V

Х

Запросы I Подключения
Запросов:

2

1m Вопросы

xlsx.

Только подключение.

Как можно видеть на рис.

37 .12, в рабочей книге

1m Ответы
Только подключение.

с примером уже есть два запроса: Вопросы и Отве­

ты. Они возвращают вопросы, заданные респон­
дентам, и их ответы соответственно. Задача в том,

чтобы создать новую таблицу, в которой будут

Рис.

37.12. Результаты этих двух

запросов необходимо объединить
в общую таблицу

сопоставлены вопросы и ответы на них.

ПРИМЕЧАНИЕ

Функцию объединения можно применять только к существующим запросам. Ины­
ми словами, независимо от того, какой источник данных будет использоваться, его

необходимо сначала импортировать в

Power Query, чтобы можно было объединить

результаты этого запроса с результатами другого.

Чтобы выполнить объединение, сделайте следующее.

1.

На ленте выберите команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Объединить запросы ► Объединить (рис .

37.13).

Откроется диалоговое

окно Слияние.

В этом окне можно выбрать те запросы, которые следует объединить, и указать
столбцы с уникальными идентификаторами каждой из записей. В примере

в верхнем списке мы выберем запрос Вопросы, а в нижнем

-

Ответы. Столбцами

с идентификаторами будут соответственно пары 1D интервьюера и 1D вопроса в за­
просе Вопросы и

2.
3.

Нажмите

1D ответа -

в запросе Ответы .

1D

Ctrl

вопроса

и, не отпуская ее, щелкните на заголовках столбцов 1D интервьюера

-

именно в таком порядке .

В нижнем раскрывающемся списке выберите запрос Ответы.
Нажмите
и

6.

интервьюера и

В верхнем раскрывающемся списке этого окна выберите запрос Вопросы.
и

4.
5.

1D

Ctrl

и, не отпуская ее, щелкните на заголовках столбцов 1D интервьюера

1D ответа .

В раскрывающемся списке Тип соединения выберите, по какому типу будет вы­

полняться объединение результатов. В данном случае можно оставить вариант
по умолчанию

7.

-

Внешнее соединение слева.

Нажмите кнопку ОК, чтобы завершить объединение. Откроется окно редактора

Power Query.

Функция объединения в

Главная

Файл

Меню

Вставка

Рисование

Разметка страницы

у

[J]
Получить

Формулы

Данные

Типы

Сортировка

Работа с

все..,

данных v

и фильтр v

данными"

анные..,

Рецензирование

~

i>(

Обновить

Power Ouery

Прогноз

{~
Структура

853

Ви

?.

~ Получение данных (предварительная версия)

D И• ф•ЙJI•
U1 Иа 6.аэы данных

> ent

~ ИI Azuro

>

s

bl Иа друrих источников

>

indows 2008;#Redhat/Suse;#UX
tom Development;#System lntegration

~ Объединить JAnpocы

> Шi Объединить

{;i' И1

Fabric

и Power Platform

~ Запустить Редактор Power Query...

cro

eto До.О.авить

оеъ•АМНИТЬ

Обыдинение двух запросов и1
этой книrи

~ Параметры исто~ника данных...
[] Параметры запроса

:

Рис.

◄-----~

37 .13. Выполнение объединения

ВНИМАНИЕ

Обратите внимание на цифры 1 и 2 в правой части заголовков 1D интервьюера и 1D
вопроса на рис. 37.14. Они присваиваются столбцам в соответствии с порядком их
выбора (см. шаги 3 и 5 выше).
Порядок выбора полей в качестве уникальных идентификаторов имеет значение для
каждого запроса. Два столбца, помеченные цифрой 1 (или 2), будут сопоставляться
между собой независимо от их заголовков.
ПРИМЕЧАНИЕ

В нижней части диалогового окна Слияние выводится сообщение о том, сколько
записей из второго запроса соответствует записям первого при использовании
указанных идентификаторов. В нашем примере соответствие было обнаружено для

17 629

ответов среди

26 910

вопросов.

Чтобы объединение было корректным, совсем не обязательно 100%-ное совпаде­
ние. Может быть веская причина, по которой записи в двух запросах не совпадают.
В данном случае респонденты отвечали не на все вопросы, поэтому в результатах
запроса Ответы содержится меньше записей .

ГЛАВА

854

Обеспечение совместной работы запросов

37

(

х

Слияние
Выберите таблицы и совпадающие столбцы для создания объединенной таблицы

Вопросы

1D интереыоера

1

1О вопроса

Вопрос

2

100004S2941

1 Nature of the Engagement

10000452941

2 Nature of Engagement • Other:
Execution Methodology

1()000452941

з

!0000452941

4

Execution Methodology- Other:

10000452941

5

Contгact Туре

Ответы

1D

"

мнтереыоера

1 1D от~rа

Ответ

2

10000452941

1 Custom Development

10000452941

З

Waterfall

10000452941

5

Тime

10000452941

8 NEC,ABEAM,B-eng

10000452941

9 Local

and Materials

Тип соединения

Внешнее соединение слева ~все из первой таблиц ...
Исполь::юв!!iть нечеткие соответствия для слияния

)
V

Рис.

8.

Параметры нечеткого соответствия

Выделенный фрагмен1 соответствует строкгм из первой таблиць1

(176 ...

37.14. Диалоговое окно Слияние с параметрами. необходимыми для объединения запросов

В редакторе

Power Query появился запрос, образованный слиянием двух исход­
- нажать кнопку Развернуть в заrоловке

ных запросов. Все, что осталось сделать,

нового столбца Ответы и выбрать в открывшемся окне те столбцы, которые не­
обходимо добавить в конечный результат. В нашем примере требуется только
столбец Ответы (рис .

37.15).
•

::ngagement

-

Отиты

Поиск столбцов которые 1-4у;,..но развернуп

1gement - Other·

'" Развернуть О Агрегирование

hodology

4 hodotogy - Other:

■

(Выбрать все столбцы)

Ю интервьюера
б

•r

fог

ln scope

7

·г fог

8

or

9

global ог local

in scope

арр!

10 ·hnologies used 11 :ation

Рис.

1D ответа

арр~

✓

Ответ

✓ Использовать исходное имя столбца как префикс
С

ОК

Отмена

37 .15. Разворачивание нового столбца и выбор полей, которые должны быть в результатах запроса

Функция объединения в

9.

Power Query

855

На данном этапе вы можете применить к результатам запроса дополнитель­

ны е преобразования, если это необходимо. Когда вы будете удовлетворе­
ны итогом, выберите на ленте редактора команду Главная ► Закрыть ► Закрыть
и загрузить ► Закрыть и загрузить, чтобы поместить результат ы в рабочую книгу.
На рис.

37 .16 показаны результаты выполнения объединенного запроса.

б

7
8

9
10
11
12

с

в

А

1
2
3
4
5

~

1
2
3
5
4

\0000452941
\0000452941
\0000452941
\0000452941
\0000452941
\0000452941
\0000452941
\0000452941
!0000452941
!0000452941
!0000453446

Рис.

D

Custom Development

Nature of the Engagement
Nature of Engagement - Other:
Execution Methodology
Contract

.

Waterfall
and Materials

Тime

Туре

Execution Methodology - Other:
NEC,ABEAM,B-eng

8 Main competitor
9 1s engagement global or local
б Hosting partner for ln scope apps

Local
Java

10 Application technologies used - Other:
7 Hosting partner for in scope apps - Other:

Client data center

1 Geographic location

37 .16. Таблица Excel. полученная

в результате выполнения запроса. созданного объединением

запросов Вопросы и Ответы
ПРИМЕЧАНИЕ
В окне редактора

Power Query во всех ячейках

с отсутствующим значением отображается
слово null. Чтобы убрать его в результатах за­
проса , не нужно что-то дополнительно делать .

Ехсе\ автоматически распознает пустые ячей­
ки, и слово null не будет выводиться в таб­
лице, полученной после выполнения запроса.

Если со временем понадобится внести изм е ­
нения в запрос, полученный при объединении,

Параметры запроса

х

~ СВОЙСТВА
Имя
Слирч-1е
Вс

BOl'ICl&a

~ ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ

Источник

Развернутый ; О

Изменить парамеtры

откройте панель задач Запросы и подключения,

найдите его, щелкните на его строке правой

Встс,вить шаг после

кнопкой мыши и в контекстном меню вы­

берите команду Изменить. Откроется окно
редактора

Power Query.

Щелкните на эта­

пе запроса Источник правой кнопкой мыши

и в контекстном меню выберите команду Из­
менить параметры (рис .

37 .17).

Кроме того, на

Рис.

37.17. Щелкните на этапе запроса

панели Параметры запроса можно щелкнуть на

Источник правой кнопкой мыши

значке шестеренки@ в строке этапа Источник.

и в контекстном меню выберите команду

Откроется диалоговое окно Слияние, в кото­

Изменить параметры, чтобы открыть

ром можно внести необходимые изменения

диалоговое окно Слияние

в запрос .

ГЛАВА 37

856

Обеспечение совместной работы запросов

Объединение запросов с помощью нечеткого соответствия
В некоторых случаях таблицы, которые нужно объединить, не имеют уникальных
точно совпадающих идентификаторов. Тогда можно воспользоваться нечетким со­

ответствием. В этом примере мы будем использовать предопределенные запросы
Доход и Сотрудники, содержащиеся в файле Нечеткое соответствие. xlsx.

Чтобы выполнить объединение, сделайте следующее.

1.

На ленте выберите команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Объединить запросы ► Объединить. Откроется диалоговое окно Слияние.

2.

В верхнем раскрывающемся списке выберите запрос Сотрудники, затем щелкните
на столбце Фамилия.

3.

В нижнем раскрывающемся списке выберите запрос Доход и щелкните на столбце
Сотрудник.

4.

В раскрывающемся списке Тип соединения выберите тип объединения запросов.
В данном случае можно оставить вариант по умолчанию

-

Внешнее соединение

слева.

5.

Установите флажок Использовать нечеткие соответствия для слияния, чтобы выпол­
нить объединение. Диалоговое окно Слияние должно выглядеть так, как показано
на рис.

6.

37.18.

Щелкните на стрелке рядом со ссылкой Параметры нечеткого соответствия, чтобы
открыть дополнительные настройки.

•

Порог подобия. Указывает, насколько похожи должны быть два значения
для сопоставления. Значение по умолчанию (применяется, если оставить

пустым) равно 0. 80, что примерно соответствует 80 % сходства. Значение 1
будет говорить о том, что два значения должны совпадать на
мальное значение, которое можно здесь указать,

- 0;

100 %.

Мини­

но в этом случае все

значения будут совпадать друг с другом. Число, которое вам нужно ввести,

зависит от используемых данных. В большинстве случаев значение по
умолчанию 0. 80 является оптимальным, так как обеспечивает совпадение
приличного количества записей, не приводя к большому количеству лож­
ных совпадений.

•

Игнорировать регистр. С помощью этого флажка можно указать, как

Query должен сравнивать текстовые значения при сопоставлении:

Power

с учетом

регистра или без. По умолчанию регистр игнорируется. Если значения долж­
ны сопоставляться с учетом регистра, снимите флажок.

•

Сопоставление путем объединения текстовых фрагментов. Можно указать, чтобы

Power Query объединил

текстовые фрагменты в каждой записи, чтобы за­

вершить сопоставление. Например, если одна из ваших таблиц содержит
значение

star light,

а другая

-

значение

starlight,

то

Power Query

в допол­

нение к обычному алгоритму сопоставления объединит текст и повторит
сопоставление.

Функция объединения в

Power Query

857

Слияние
Выберите таблицы и совпадающие столбцы для создания объединенной таблицы.

Сотрудники
Фамилия

Регион

MEMS

Центр

Денвер

ABERRA

Юг

Флорида

АОЕМО

Запад

КалифорнИА

AOEMS

Запад

Феникс

ALCERO

Север

Нью-Йорк

Филиал

•1

Доход
Сотрудник

Доход

MEMS,JOSEPH

1637,24

ABERRA,CHRISTOPHER

33966,01

ADEMO,DANIEL

29633,92

ADEMS,КVLE

AOEMS,TAIWAN

27194,8
32976,06

Тип соединения

Внешнее соединение слева {все из первой таблиц...

.. ]

../ i Использовать нечеткие соответствия для слияния

>Параметры нечеткого соответствия
V

Рис.

•

Выделенный фрагмент соответствует строквм из первой таблицы (76 ...

37 .18. Диалоговое окно Слияние, в котором выбрана функция

нечеткого соответствия

Максимальное число совпадений . Этот параметр определяет максимальное

количество совпадающих строк, которые будут возвращены для каждой за­
писи. Например, есл и вы хотите найти только одну совпадающую строку для
каждой записи, введите здесь 1. По умолчанию возвращаются все совпадения.

•

Таблица преобразования. С помощью этого списка можно выбрать уже суще­
ствую щую таблицу сопоставления, содержащую два значения (в отдельных
столбцах), которые, по вашему мнению, должны совпадать автоматически.

Вы можете импортировать ее в отдельный запрос, а затем выбрать ее в этом
списке .

Вернемся к примеру. Сделайте следующее.

7.

Введите значение

0. 60

в поле Порог подобия. Мы имеем дело с достаточно уни­

кальными именами, поэтому можем использовать меньший процент подобия,
чем вариант по умолчанию.

8.

Введите

1 в поле Максимальное число совпадений. Это позволит получить только

одно совпадение для каждого сотрудника.

858

ГЛАВА

37

Обеспечение совместной работы запросов

9. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить объединение и открыть окно редактора

Powcr Query.
10. Нажмите кнопку Развернуть в заголовке столбца Доход и выберите в открывшем­
ся окне те столбцы, которые следует добавить в конечный результат. В данном
случае нужен только столбец Доход.

11.

Нажмите Закрыть и загрузить, чтобы вывести результаты в рабочую книгу.

СОВЕТ

В нижней части диалогового окна Слияние

Power Query выводит информацию о том,

сколько записей из нижнего запроса совпадает с записями из верхнего на основе вы­

бранных вами уникальных идентификаторов. Попробуйте вводить разные пороги
подобия, чтобы определить, какой из них дает больше истинных совпадений и при
этом не приводит к слишком большому количеству ложных.

Глава

38

ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

POWER QUERY

В этой rлаве вы получите практические советы по организации работы с запросами
и повышению эффективности работы с

Power Query, а также узнаете, как оптими­

зировать производительность выполнения запросов.

Повышение эффективности обработки запросов
в

Power Query

Корпорация Microsoft добавила в Power Query множество новых функциональных
возможностей, поэтому он стал действительно богатым набором инструментов,
позволяющих выполнять практически любое преобразование данных.

Быстрое получение информации о запросах
Все запросы Power Query, хранящиеся в конкретной рабочей книге, можно увидеть
на панели задач запросы и подключения. Чтобы открыть ее, выберите на ленте команду
Данные ► Запросы и подключения ► Запросы и подключения.

На этой панели можно быстро получить информацию о запросе, поместив указатель
мыши над его названием. Появится информация о его источнике данных и времени

его последнего обновления, а также небольшая выборка данных. Кроме того, можно
щелкнуть на ссылке на столбец, чтобы выделить его (рис.

38.1 ).

Организация запросов в группы
По мере добавления в рабочую книгу запросов панель задач Запросы и подключения
может стать неорганизованной. Чтобы упростить работу с ней, можно объединить
отдельные запросы в группы.

На рис.

38.2

показано, как это сделать. Можно создать группу для определенных

этапов обработки данных или для запросов, поступающих из внешних баз данных.
Кроме того, можно создать группу для хранения небольших справочных таблиц.
На панели задач каждая группа может быть представлена в свернутом виде, то есть
запросы, с которыми вы сейчас не работаете, будут скрыты.

860

ГЛАВА

38

Повышение производительности

Power Query

)(

Слияние 1
Фамилия

Реrион

Фм.пмап

ДоХОА

AAEMS

Центр

Денвер

ТаЫе

ABERRA

Юг

Флорида

ТаЫе

ADEMO

Запад

Калифорния

ТаЫе

ADEMS

Запад

Феникс

ТаЫе

ALCERO

Север

Нью - Йорк

ТаЫе

ALDIRTEN

Север

Мичиган

ТаЫе

ALLIN

Цен т р

Кан зас-С ити

ТаЫе

ANDIRSEN

Запад

Феникс

ТаЫе

ARWAN

Центр

ASHEM

Юг

1

Канис-Сити

ТаЫе

Даллас

ТаЫе

Столбцы
Филиал, Доход

Фами11ия,

Последнее обновление
12:09
Состояние загрузки
Загружено на лист

Источники данных
.:: Загрузка

ИЗМЕНИТЬ

ПРОСМОТРЕТЬ НА ЛИСТЕ

Рис.

38.1. Поместите указатель мыши

УДАЛИТЬ

поверх строки запроса на панели задач Запросы и подключения,

чтобы получить по нему информацию, в том числе о содержимом столбцов

r

Запросы и подключения
Запросы

V

П одключения

З а просо в 4

"

Из Интернета

[1]

,.... Yanoo Finance
Только подключение.

Результаты слияния

[1]

(ЛИЯ-iИЕ'1
Загружено строк:

6?7

" ■ Другие запросы [2]
П Сотрудники
Только подключение .

Г"' Доход
Только подключение .

Рис.

38.2. Запросы

можно объединять в группы

Повышение эффективности обработки запросов в

Power Query

861

Чтобы создать группу, найдите на панели Запросы и подключения нужный запрос,
щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду
Переместить в группу ► Создать группу.

Чтобы переместить запрос в существующую группу, найдите его на панели Запросы
и подключения и щелкните на нем правой кнопкой мыши, затем наведите указатель

мыши на команду Переместить в группу и в контекстном меню выберите группу,
в которую хотите поместить запрос. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на
названии группы, откроется подменю, предназначенное для управления самой
группой.

Быстрое выделение столбцов в запросах
При работе с большими таблицами, с десятками столбцов, содержимое окна ре­
Power Query приходится прокручивать в поисках нужных столбцов.
Это может быть довольно утомительно. Задачу можно существенно упростить,

дактора

выбрав на ленте в окне редактора команду Главная ► Управление столбцами ► Выбор
столбцов ► Выбор столбцов.

В окне Выбор столбцов (рис. 38.3) будут перечислены все доступные столбцы (в том
числе пользовательские, которые вы могли добавить в запрос). Здесь вы сможете
легко найти и выбрать нужные столбцы.

х

Выбор столбцов
Выберите столбцы, которые необходимо
сохранить

Столбцы поиска
■

(Выбрать все столбцы)

✓

1D

'../

Покупатель

,✓

Скидка

r;,,

Адрес

покупателя

Страна

';/' Город
Штат
Индекс

ОК

Отмена

Рис. 38.З. С помощью команды Выбор столбцов можно быстро найти
и выделить столбцы в запросе

862

ГЛАВА

38

Повышение производительности

Power Ouery

Переименование этапов запроса
Каждый раз, когда в редакторе

Power Query выполняется некое действие, на панели
38.4 ). Перечеш,

Параметры запроса в описание запроса добавляется новый этап (рис.
этапов запроса

-

своего рода журнал, в котором фиксируются все выполненные

действия.

Параметры запроса
,1

х

СВОЙСТВА
Имя

Покупатели
Все свойства

_..

ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ

Источник
Измененный тип

Другие удаленные столбцы
Разделить ст,

О

Изменить параметры

Измененный -1 Переименовать
Х

Удалить

Удалить до конца
Вставить шаг после

Рис.

л

Разместить перед

v

Разместить после

38.4. Чтобы переименовать этап. щелкните на нем правой кнопкой мыши
и в контекстном меню выберите соответствующую команду

Всем этапам автоматически присваиваются стандартные названия, такие как Текст

в верхнем регистре или Объединенные столбцы . Рекомендуем потратить немного вре­

мени и присвоить им более осмысленные им ена. Чтобы переименовать любой этап,
щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите кома1щу
Переименовать.

Быстрое создание справочных таблиц
В любом наборе данных всегда есть несколько столбцов, которые могут стать
идеальным источником для справочной таблицы . Например, если в вашем наборе
данных есть столбец со списком категорий товаров, будет полезно создать с11ра­
вочную таблицу всех уникальных значений в этом столбце. Справочные таблины

Повышение эффективности обработки запросов в

Power Ouery

863

часто используются при выборке данных , в меню доступных вариантов при вводе,
в кач естве значений для подстановки и т. д.

Чтобы создать справочную таблицу, откройте окно редактора Power Query, щелк­
ните на заголовке нужного столбца правой кнопкой мыши и в конте кстном меню
выберите команду Добавить как новый запрос (рис . 38.5). Будет создан новый запрос,
а в окне редактора откроется таблица, содержащая только столбец-источник. Теперь
останется удалить дубликаты, пробелы и т. д.

Копировать

76S t

234! Х
234 t

Удалить другие столбцы
Создать дубликат столбца

S678-

123 \

Добавить столбец ю примеров_
Удалить дубликаты

1234

Удалить ошибки

234 1

Изменить тип

1234
4321

Удалить

Преобразование

l. 2

Замена значений_.

City

Заменить ошибки ...

987 1.
876S

Создание типа данных
Разделить столбец

987 1

Группировать по ...

678 \

Заполнить

Р.О .

.....,

Отменить свертывание столбцов

234 1

Отменить свертывание других столбцов

9876

Отменить свертывание только для выбранных столбцов

1234 -(

Переименовать ...
Переместить
Детализация

Ра ,

Рис.

Добавить как новый запрос

38.5. Создание новой справочной таблицы на основе существующего столбца

Копирование запросов для экономии времени
Созданный ранее запрос можно при необходимости исполь:ювать повторно. Если
на панели задач Запросы и подключения есть уже готовые варианты, то прощ е вос­
пользоваться ими .

Вы можете сэкономить время, если при создании нового запроса начнете с дуб­

лирования запроса, уже имеющегося в рабочей книге. Для этого откройте панель
Запросы и подключения, найдите запрос, который нужно скопировать, щелкните

на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Дубли­
ровать.

864

ГЛАВА

38

Повышение производительности

Power Ouery

Просмотр зависимостей запросов
На вкладке Просмотр окна редактора

Power Query

есть команда Зависимости за­

проса. С ее помощью можно открыть одноименное диалоговое окно (рис.

38.6),

в котором представлена диаграмма, отображающая каждый из запросов в вашей
рабочей книге. Запросы, которые зависят от других запросов, будут соединены
линией со стрелкой.

,--

о

х

Зависимости запроса

\ ~ http://finance.yahoo.co ...

Текущая книrа

! Yahoo Finance

-

Не загружено

Сотрудникм

-

Не загружено

Доход

Не загружено

-

Слияние1

Загружено на лист

Структура •

Рис.

38.6. Диалоговое окно Зависимости

-

---f+- +

► !◄

запроса

Полезность э той функции несколько ограничена. Например, можно изменить

масштаб и расположение диаграммы, но нельзя перемещать объекты. Кроме того,
в

Power Query

нет возможности печати. Если вы захотите вывести содержимое

окна на печать, то вам придется делать снимки экрана.

Определение параметров загрузки по умолчанию
Если вы активно работаете с Power Pivot и Power Query, есть вероятность, что
большую часть времени вы загружаете запросы Power Query во внутреннюю модель
данных. Если вы делаете это всегда, то настройте Power Query, чтобы это действие
выполнялось автоматически .

Повышение эффективности обработки запросов в

Power Ouery

865

На ленте выберите команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Параметры запроса. Откроется диалоговое окно Параметры запроса (рис.

38.7).

В разделе ГЛОБАЛЬНЫЕ перейдите на вкладку Загрузка данных. Далее в разделе Стан­
дартные параметры загрузки запроса установите переключатель в положение Указать

пользовательские параметры загрузки по умолчанию, снимите флажок Загрузить в лист
и установите флажок Загрузить в модель данных.

Параметры запроса
ГЛОБАЛЬНЫЕ

Фоновые данные

Общие

О Всегда разрешать скачивание в фоновом режиме для

Загрузка данных
Редактор Роwег

предварительного просмотра данных

,!, Разрешить скачивание в фоновом режиме для предварительного

Query

просмотра данных в соответствии с параметрами каждого файла

Безопасность

О Никогда не разрешать скачивание в фоновом режиме для

Конфиденциальность

предварительного просмотра данных

Региональные настройки

Стандартные параметры заrрузки запроса

Диагностика

Использовать стандартные параметры загрузки

ТЕКУЩАЯ КНИГА

0

i' Указать пользовательские параметры загрузки по умолчанию:
Загрузить в лист

Загрузка данных

✓ Загрузить в модель данных

Региональные настройки

Быстрая загрузка данных

Конфиденциальность

Рис.

0

38.7. Параметры загрузки данных

Предотвращение автоматического
преобразования типов данных
В

Power Query есть возможность автоматически

распознавать ти11 данных в столбцах и переопре­
делять его. Этот тип распознавания чаще всего

используется при добавлении новых данных
в запрос.

Параметры запроса
Имя
Сотруд>1111ки
Все своиства

Например, на рис .

38.8

показаны этапы аапро­

А ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ

са после импорта текстового файла . Обратите
внимание на этап Измененный тип:

Источник

Power Query
Разделить столбец по раздел.

выполнил его автоматически как часть работы

Сгруппированные строки

хорошо справляется с распозна­

ванием типов данных, однако автоматическое

выпол11ение этой функции может вызывать про­

блемы. Некоторые опытные пользователи

Power

Q

Измененный тип1

по распознаванию типа данных.

Power Query

х

А СВОЙСТВА

Рис.

О

38.8. Power Ouery автоматически

добавляет этап для изменения типа
данных при их импорте

866
Query

ГЛАВА

Повышение производительности

38

Power Ouery

считают эту функцию раздражающей. Они предночитают самостоятельно

решать, какой тип применять для данных в столбце.
Если вы тоже предпочитаете сами и з менять тип данных, можете отменить автомати­

ческое преобразование. На ленте выберите команду Данные ► Получить и преобразовать
данные ► Получить данные ► Параметры запроса. Откроется диалоговое окно Параметры
запроса (рис.

38.9).

В разделе ТЕКУЩАЯ КНИГА перейдите на вкладку Загрузка данных

и в разделе Определение типов снимите флажок Определять типы и заголовки столбцов
для неструктурированных источников.

х

Параметры запроса
Определение типов

ГЛОБАЛЬНЫЕ

Определять типы и заголовки столбцов для неструктурированных

Общие

источников

Загрузка данных

Редактор Роwег

Query

Связи

Безопасность

✓ Создание связей между таблицами при первом добавлении в

Конфиденциальность

модель данных

Региональные настройки
Диагностика

Обновление связей при обновлении запросов, загруженных в
модель данных

ТЕКУЩАЯ КНИГА

G)

0

Фоновые данные

Загрузка данных

✓ Разрешить скачивание в фоновом режиме для предварительного

Региональные настройки

просмотра данных

Конфиденциальность

~

Рис.

Отмена

38.9. Отключение функции определения типов данных

Предотвращение проблем с производительностью

в

Power Query

Powcr Query

накладывает на действия пользователя минимальные ограничения,

позволяя работать с достаточно большими объемами данных. В результате это
может нриводить к со:щанию запросов, работающих слишком медленно .
При обработке данных объемом несколько тысяч записей какие-либо нроблсмы
с производительностью едва ли возникнут. Но если выполнение :1апроса подразуме­

вает импорт и преобра:ювание сотен тысяч записей, то вопрос производительности

Предотвращение проблем с производительностью в

Power Query

86 7

выходит на первый план. Логично, что чем больше объем обрабатываемых данных,
тем медленнее будет работать запрос. Тем не менее можно попробовать оптимизи­
ровать производительность запросов.

Использование представлений вместо таблиц
При подключении к внешней базе данных

Power Query позволяет

импортировать

не только таблицы, но и представления. По сути, представление

-

это заранее

созданный запрос, размещенный на сервере.

Хотя таблицы более прозрачны и позволяют видеть все необработанные данные
без фильтрации, они содержат все доступные столбцы и строки независимо от того,
нужны они пользователю или нет. Поэтому в запросы иногда приходится добавлять
;~шюлнительные этапы, чтобы удалить столбцы и отфильтровать ненужные данные,
а это затраты вычислительных мощностей.

Представления позволяют работать с предварительно обработанными и отфильт­
рованными данными и помогают оптимизировать модель данных, ограничивая

объем импортируемых записей.

Выполнение некоторых вычислений на серверах баз данных
Большинство аналитиков, которые используют
с

Power Query,

Excel и только начинают работать

склонны извлекать с внешних серверов необработанные данные.

А все действия по их преобразованию и агрегации выполняются в

Power Query

лишь после доставки этих данных.

Но зачем заставлять

Power Query выполнять преобразования,

с которыми мог бы

справиться внутренний сервер? Ведь реальность такова, что существующие системы

баз данных наподобие

SQL Server позволяют формировать, агрегировать, очищать
и преобразовывать данные гораздо эффективнее, чем Power Query. Почему бы
не использовать их мощный функционал, прежде чем импортировать данные

в

Power Query?

Вместо того чтобы получать необработанные данные из таблиц, рассмотрите
возможность использования инструментов на стороне сервера, позволяющих вы­

полнить максимальный объем работ по преобразованию и агрегированию данных.
Это позволит сократить объемы обработки, выполняемой в

Power Query, а значит,

повысится производительность.

Обновление до 64-разрядной версии

Excet

Если вы продолжаете сталкиваться с проблемами производительности, попробуй­
те заменить компьютер на более мощный. Лучше всего перейти на 64-разрядный

компьютер, на который можно будет установить 64-разрядную версию

Excel.

ГЛАВА 38

868

Повышение производительности

Power Query

Эта версия программы более эффективно использует оперативную память ком­

пьютера

-

важнейший системный ресурс, необходимый для обработки больших

массивов данных. Более того,
версию

Excel

Microsoft

рекомендует перейти на 64-разрядную

всем, кто работает с моделями данных, состоящими из миллионов

строк.

Но прежде чем вы приступите к установке 64-разрядной версии

Excel, ответьте на

следующие вопросы.

•

У вас уже установлена 64-разрядная версия Excel? Чтобы узнать это, выберите
команду Файл ► Учетная запись ► О программе

Excel.

В верхней строке открывшегося

диалогового окна будет указано, с какой версией вы работаете:

32-

или 64-раз­

рядной.

•

Достаточно ли велика ваша модель данных? Если вы не работаете с большими
моделями, то переход на 64-разрядную версию Excel не приведет к заметному
повышению скорости работы программы. Как определить, велика ли модель?

Общее правило гласит: если размер файла вашей рабочей книги с внутренней
моделью данных превышает

50

Мбайт, то переход на 64-разрядную версию

определенно улучшит производительность

•

Excel.

Установлена ли на вашем компьютере 64-разрядная операционная система?

К сожалению, 64-разрядную версию

Excel невозможно установить на компью­

тере с 32-разрядной операционной системой. Чтобы определить, какая система
установлена на вашем ПК, введите в браузере поисковый запрос вида «Мой ПК

64-

или 32-разрядный>.>. Вы получите множество ссылок на сайты, где можно

узнать ответ на этот вопрос.

•

Будут ли работать с 64-разрядной версией ваши надстройки? Если вы ис­
пользуете сторонние надстройки, то имейте в виду, что некоторые из них могут

оказаться несовместимыми с 64-разрядным

Excel.

Обратитесь к создателям

надстроек и выясните, совместимы ли их продукты с 64-разрядным
касается надстроек всех программ пакета
Учтите, что при обновлении

Excel до

Microsoft Office,

Excel. Это
Exccl.

а не только

64-разрядной версии автоматически об­

новятся и все программы, входящие в пакет

Microsoft Office.

Отключение средств обеспечения конфиденциальности
Средства обеспечения конфиденциальности в

Powcr Query

служат для защиты

данных организации при их объединении с другими источниками. Если вы создаете
запрос, в котором внешний источник используется вместе с внутренним, то

Query

Power

приостанавливает работу, чтобы уточнить, как классифицировать уровень

конфиденциальности данных для каждого из источников.

Большинству аналитиков, работающих исключительно с данными их организации,
нет нужды отвлекаться на настройки уровня конфиденциальности. К счастью,
можно игнорировать их.

Предотвращение проблем с производительностью в

Power Query

869

Выберите на ленте команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Параметры запроса. Откроется диалоговое окно Параметры запроса (рис.

38.1 О).

В разделе ТЕКУЩАЯ КНИГА перейдите на вкладку Конфиденциальность, а затем в раз­
деле Уровни конфиденциальности установите переключатель в положение Игнорировать
уровни конфиденциальности для возможного улучшения производительности.

r Параметры запроса
Уровни конфиденциальности

ГЛОБАЛЬНЫЕ

О Совмещать данные в соответствии с настройками уровней

Общие

производительности для каждого источника

Загрузка данных
Редактор

<!>iИгнорироватьуровни конфиденциальности для возможного i

Power Query

Безопасноаь

У!'У.~':".".':'.И..~...~Р.оизводительности....0)
Дополнительные сведения об уровнях конфиденциальности

Конфиденциальность
Региональные настройки

Диагностика

ТЕКУЩАЯ КНИГА
Загрузка данных
Региональные настройки
Конфиденциальность

Рис.

38.10. Отключение средств обеспечения конфиденциальности

Отключение функции распознавания связей
Если вы создаете запрос и в окне Импорт данных в качестве места загрузки выби­
раете вариант Добавить эти данные в модель данных, то Power Query по умолчанию
попытается распознать связи между этим запросом и уже имеющимися, а также

добавить выявленные связи во внутреннюю модель. Связи между запросами

определяются в основном по этапам запросов. Например, если вы объедините
два запроса, а затем загрузите результат в модель данных, то связь будет создана
автоматически.

В больших моделях данных с десятками таблиц функция распознавания связей
может влиять на производительность системы и увеличивать время загрузки мо­

дели. Этих проблем можно избежать и даже получить заметный прирост произво­
дительности, если просто отключить эту функцию.

Для этого выберите на ленте команду Данные ► Получить и преобразовать данные ► Получить
данные ► Параметры запроса . Откроется диалоговое окно Параметры запроса (рис. 38.11 ).

870

ГЛАВА

38

Повышение производительности

Power Ouery

В разделе ТЕКУЩАЯ КНИГА перейдите на вкладку Загрузка данных, а затем в разделе Связи
снимите флажок Создание связей между таблицами при первом добавлении в модель данных.

r

араметры запроса

ЛОБАЛЬНЫЕ

Определение типов

Общие

: ✓' Определят ь типы и заголовки столбцов для неструктурированных
ИСТОЧНИКОВ

Загрузка данных

Редактор

Power Query

Связи

Безопасность

Создание связей между таблицами при первом добавлении в
Конфиденциальность

модель данных

Региональные настройки

,ьнt.

Диагностика

11::

модель дан

ТЕКУЩАЯ КНИГА

0

1и~: с f 1Е>и
)!х

1ри обновле1- ии

апр

>C...JB загруженных в

0

Фоновые данные

Загрузка данных

../

Региональные настройки

Разрешить скачивание в фоновом режиме для предварительного
просмотра данных

Конфиденциальность

Рис.

38.11.

Отключение автоматических связей между таблицами

ЧАСТЬ VI
ПРОГРАММИРОВАНИЕ В EXCEL

Язык

VBA (Visual Basic for Applications) -

встроенный в Ехсе\ мощный яэык про­

граммирования, позволяющий автоматизировап, рутинные или часто выполняемые

011ерации, создавать функции рабочего листа и разрабатывать в среде Ехсе\ при­
ложения, предназначенные для других пользователей.
В этой части

•
•
•
•
•
•
•

Глава

39.
Глава 40.
Глава 41.
Глава 42.
Глава 43.
Глава 44.
Глава 45.

Введение в язык

VBA.

Создание пользовательских VВА-функций.
Создание диалоговых окон.

Использование элементов управления на рабочем листе.
Обработка событий в Ехсе\.
Примеры VВА-программ.

Создание пользовательских надстроек Ехсе\.

Глава

39

ВВЕДЕНИЕ В ЯЗЫК

VBA

В этой главе вы познакомитесь с языком макрокоманд Visual

Basic for Applications

основным инструментом для пользователей, которые хотят настроить

(VBA) -

и автоматизировать

Excel. Вы узнаете, как записывать макросы и создавать простые
VBA и подробнее

макропроцедуры. В последующих главах мы продолжим работу с
рассмотрим темы, упомянутые в этой главе.

Что такое макросы
Макрос

-

VBA

это последовательность команд, которая используется для автомати­

зации некоторых действий

Excel,

чтобы повысить эффективность работы поль­

зователя и уменьшить количество ошибок. Например, можно создать макрос для
форматирования и печати ежемесячного отчета о продажах. Такой макрос можно

использовать ежемесячно. Это не только избавит вас от необходимости всякий раз
выполнять одни и те же действия по форматированию, но и гарантирует однотип­
ность оформления отчетов.

Чтобы создавать и использовать простые VВА-макросы, не обязательно быть про­
граммистом. Разобравшись в основах этого языка, даже начинающие пользователи
могут просто включить средство записи макросов

Excel, выполнить некую последо­
VBA. При запуске этого макроса

вательность действий и преобразовать их в макрос

Excel выполнит записанную

в нем последовательность действий.

Достаточно опытные пользователи могут написать макросы для разнообразных
:1адач: выводить на экран диалоговое окно, созданное пользователем, добавляп, на

ленту новые команды, обрабатывать данные, находящиеся в нескольких рабочих
книгах, и даже создавать пользовательские надстройки для

Excel.

873

Вкладка Разработчик

Что можно сделать с помощью VBA

VBA -

язык программирования с чрезвычайно широкими возможностями , который

можно использовать для решения разных задач . Перечислим самые распространенные

варианты применения (в этой книге описываются не все из них).
♦

Вставка часто повторяющейся строки или формулы. Если вам часто приходится

вводить в таблицы стандартный текст, то можно создать макрос, который будет
делать это вместо вас .

♦

Автоматизация часто выполняемой процедуры. Например, можно написать
макрос для создания ежемесячного отчета (если его структура не слишком сложна).

♦

Автоматизация повторяющихся операций. Если вам нужно выполнить одно
и то же действие в

12 разных

рабочих книгах, то при первом выполнении запишите

макрос, а затем запускайте его при работе во всех остальных книгах

-

и он повторит

это действие вместо вас.

♦

Создание пользовательской команды. Например, можно объединить в макросе
несколько команд

Excel, чтобы выполнять их одним нажатием сочетания клавиш

или щелчком кнопкой мыши .

♦

Создание упрощенного интерфейса для пользователей, которые не очень хо­

рошо разбираются в

Excel.

Например, можно создать шаблон для ввода данных,

который исключит возможность ошибки .

♦

Разработка новых функций рабочего листа. В

Excel имеется широкий набор

встроенных функций, и тем не менее пользователь может создавать собственные
функции , значительно упрощающие работу с формулами .
♦

Создание полноценных приложений, управляемых с помощью макросов.

Макросы

Excel могут открывать пользовательские диалоговые окна и выполнять

команды на ленте.

♦

Создание пользовательских надстроек для
расширяющие функционал

Excel. Надстройки -

это программы,

Excel.

Вкладка Разработчик
Работать с макросами VBA позволяет вкладка Разработчик (рис.
лены все необходимые команды.

Пс.t,к

~
V,suel

В.S•<

mc.'"'=--

М1кросw ии Oт>IOCМTe,'lw+IН «wJIKII

...

Бе:юnкжкт1,wи:рос08

-Exctl

Рис.

СОМ

где представ­

•

[)C-C1N
~,с:11 Н~ки Н.1Астрой1СМ

39.1 ),

~Пpoo,tO'fpкo,u,

01 Ото6ре1ит1о OIUIO
)-11~

39 .1. Вкладка Разработчик на ленте

-

eiимnopr

Q

х

ГЛАВА

874

39

Введение в язык VBA

По умолчанию эта вкладка на ленте нс отображается. Чтобы добавить се на ленту,
сделайте следующее .

1. Щелкните на любой команде ленты правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Настройка ленты. Откроется вкладка Настроить ленту диа­
логового окна Параметры

2.

Excel.

В списке справа установите флажок Разработчик .

3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться на рабочий лист.

Безопасность макросов
Применение макросов может повлечь серьезные проблемы, такие как удаление
файлов с вашего компьютера или установка на него вредоносного программного

обеспечения. Учитывая этот факт, корпорация

Microsoft добавила в Ехсе\ средства

предотвращения подобных проблем.
На рис.

39.2

показана вкладка Параметры макросов диалогового окна Центр управления

безопасностью. Открыть это окно можно командой Разработчик ► Код ► Безопасность
макросов.

Центр управления беэопасностью

Надежные издатели

Параметры макросов

Надежные расположения

С

Надежные документы
Доверенные каталоги надстроек

Надстройки
Параметры

Отключить макросы VBA без уведомления

О Отключить макросы VBA с уведомлением
С.,. Отключить макросы VBA. кроме макросов с цифровой подписью

О Включить макросы VBA (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы)
ActiveX

11 .6,ключить макросы Excel 4,0 при включении макросов VBA

Параметры макросов
Защищенный просмотр

Парамет ры макросов дли ра1работчика

Панель сообщений

11 Доверять доступ к объектной модели проектов VBA

Внешнее содержимое

Параметры блокировки файлов
Параметры конфиденциальности

Вход в службу на основе формы
Параметры п ротокола

Рис.

39 .2. Вкладка

Параметры макросов диалогового окна Центр управления безопасностью

По умолчанию переключатель установлен в положение Отключить макросы

VBA с уве­

домлением . Поэтому при открытии книге макросами (и беэ цифровой нодписи) они
отключаются и Ехсе\ выводит над строкой формул соответствующее предупреж-

11ение системы бе:юпасности (рис . 39.3). Е сл и вы уверены, что книга получена и:~
безопасного источника, нажмите кнопку Включить содержимое - и макросы будут

Сохранение рабочих книг с макросами

875

включены. Ехсе\ запомнит ваше решение, и при открытии этого файла впоследствии
11рс1{упреждение не будет появляться.

д"0<0,рон,ни•
л

U

~ Меню

LO

Х

Вставить ~

•

. .1

"'ll11

Ж К
Ш

Функции vba • Excel

.Р

Вставка Рисован~ Разметка Формуль Д анные Рецензи~: Ви д Автоматv Разработ

~n
..,

<!
БУФер обмена

") • <;" • •

В

~ .., А
~

•

Д

А

%

11а1 Ус.ловное форматироввние"'

Число

Выравнивание

~ Форматировать как таблицу "'

r;

г,;

Стк.nи

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ СИСТЕМЫ БЕЗОПАСНОСТИ Запуск: макросов~

1

Ре

~ Стили ячеек •

•

! 8КJIЮЧИТЬ содержимое j

fx

ЕlЗ
с

д

D

17

Рис.

39.3. Если рабочая

G

------

1

книга содержит макросы. то

Excel выводит предупреждение

системы безопасности
ПРИМЕЧАНИЕ

Если в момент открытия рабочей книги с макросами открыто окно редактора Visual
Basic, то Excel не выводит предупреждение системы безо насности, а открывает диа­
логовое окно Извещение системы безопасности Microsoft Excel с двумя кно11ками: Включить
макросы и Отключить макросы.

Вместо того чтобы работать с отдельными рабочими книгами, вы можете наз начип,
ощ,у или несколько папок ~надежными местами,>

( на вкладке Надежные расположения

1щалогового окна Центр управления безопасностью). При открытии книг, содержащихся
в таких папках, макросы включаются автоматически .

Сохранение рабочих книг с макросами
Файл книги с макросом

VBA) 110 умолчанию сохраняется
. xlsx
(то есть как обычный документ Ехсе\), появится окно с предупреждением (рис. 39.4 ).
в формате

. xlsm.

( или даже пустой

модуль

Если же вы попытаетесь сохранить такой файл в формате

Нажмите кнопку Нет, а затем в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа

в списке Тип файла выберите вариант Книга

rМюоюft

с поддержкой макросов

(*.xlsm).
х'

Ex"I
Ulf:,q,DЩМf: 1(0МП0Нf:КТW Нf:.О)МО)КНО (ОАРIМИТЬ 8 ICHHГf:

•

Excel

60 nоддrрж~r.и

l.!lltpocoв:

•ПporrrV8

Чlo6w со1р1нкrь ф1кп со ■cruи к:омnонrнnми. Нi,-;ми1е кнопqо ·нn·, а ин!м а мискr ·тип ♦111111 аы6rритr ,иn ф1КА1 с nомrржкой i.liн::poco ■.
Что6w nродо11Жить со•р.tнrниr кнмги а ♦ орма,r

6ts

n()Мtр:.«1<и

C4i,_J
Рис.

39 .4. Если

j

Mll(PO<oe. HIJICMИl't .::ноnку ·д.·

Н-'т

.С.nр11к1

рабочая книга содержит макросы. а вы пытаетесь сохранить ее как обычный файл
то программа выведет окно с предупреждением

Excel.

876

ГЛАВА

39

Введение в язык

VBA

ПРИМЕЧАНИЕ

Кроме того, книгу с макросами можно сохранить в старом формате Excel 97 - 2003
(для которого используется расширение . xls) или в новом двоичном формате Excel
(для которого используется расширение .xlsb). Файлы этих форматов могут со­
держать макросы.

Два типа VВА-макросов
VВА-макрос (также известный как процедура) бывает одного из двух типов: подпро­
грамма

(Sub) или фу1tкция (Function). В этом разделе мы рассмотрим их различия .

Что нового в редакторе Visual

Basic?

Если коротко, то ничего . Интерфейс редактора

VBA остается неизменным в течение
Excel,

многих лет. Язык VBA был обновлен, чтобы соответствовать новым возможностям

но функционал редактора остался прежним, а его панели инструментов и меню работают

так же, как в старых версиях Excel.

Подпрограммы

VBA

Макрос-подпрограмма представляет собой нечто наподобие новой команды, ко­
торую может выполнить либо пользователь, либо другой макрос. В рабочей книге

Excel

может быть любое количество подпрограмм. На рис.

подпрограмма

VBA1.

39.5

показана простая

При выполнении этого макроса происходит следующее:

1)

текущая дата помещается в активную ячейку;

2)

к ней применяются заданные параметры форматирования : числовой формат,

полужирный шрифт, белый цвет текста, черный цвет фона;

3)

ширина столбца подгоняется под его содержимое .

шоу Файл с описанным макросом доступен для скачивания и называется Текущая дaтa.xlsm. В нем
также есть кнопка, упрощающая запуск макроса .

Подпрограммы всегда начинаются с ключевого слова

Sub, за которым следует имя

макроса (обязательно уникальное) и пара круглых скобок, в которых задаются
аргументы. Скобки необходимы, даже если аргументы в подпрограмме не исполь­
зуются (тогда скобки остаются пустыми, как в примере выше).

Оператор End Sub свидетельствует об окончании подпрограммы . Строки, заклю­
ченные между операторами

1

Sub

и

End Sub,

составляют текст макроса .

Язык Visual Basic for Applications не русифицирован, поэтому в его коде используются
английские названия свойств, методов, событий, служебных слов и т. п. Но в комментариях,
именах подпрограмм и переменных можно использовать кириллицу . - Примеч. ред .

Два типа VВА-макросов

877

4 Текущая дaтa.xlsm - Module1 (Code)
(General)

v

CurrentDate

в

1ктивную ячейку

Sub CurrentDate ()
1

Вставляет

текущую д,::~ту

ActiveCell . Value

=

Date

= "mmmm d, уууу"
ActiveCell.Font.Bold = True
ActiveCell.Font.Color = vbWhite
ActiveCell.Interior . Color = vbBlack
ActiveCell.Columns . AutoFit
End Sub
ActiveCell.NumЬerFormat

..
Рис.

39 .5. Простая подпрограмма VBA

Наш макрос CurrentDate содержит комментарий. Комментарии предназначены
для пользователей,
с апострофа

( ').

VBA

их игнорирует. Строка комментария в

VBA

начинается

Кроме того, комментарий можно написать прямо в строке с оне­

ратором, после него. Иначе говоря, если

VBA встречает апостроф

в программе, то

игнорирует остал ьной текст в этой строке.

Запустить VВА-подпрограмму можно любым из следующих способов.

•

Выберите команду Разработчик ► Код ► Макросы (или нажмите Alt+F8), чтобы от­
крыть диалоговое окно Макрос. В нем выберите имя подпрограммы и нажмите
кнопку Выполнить.

•

Назначьте этот макрос какому-либо элементу управления на панели быстрого
доступа или ленте

•
•

Excel.

Используйте сочетание клавиш, назначенное подпрограмме (если оно есть) .
Нажмите кнопку или щелкните на пиктограмме, к которой привязан запуск
этого макроса .

•

Если окно редактора
и нажмите

•
•

Visual Basic

открыто, поместите курсор в код макроса

FS.

Выполните подпрограмму, вызвав ее из другой подпрограммы

Введите имя подпрограммы в окне Immediate редактора

Функции

VBA.
Visual Basic.

VBA

Второй тип VВА-процедур
функция

VBA

- функции. Как и обычная функция рабочего листа,
VBA всегда возвращает знач ение. Ее можно вызвать из другой процедуры

или использовать в формулах рабочего листа по аналогии со встроенными

функциями рабочих листов
На рис.

Excel.

39.6 показан код пользовательской функции рабочего листа. Она называется

CubeRoot, и ей требуется один аргумент. Эта функция вычисляет кубический корень

ГЛАВА

878

39

Введение в язык VBA

для своего аргумента и возвращает результат. Функции подобны подпрограммам.
Однако обратите внимание, что функция начинается с ключевого слова Function
и заканчивается оператором

End Function.

•~Кубический корень.хlsm • Module1 (Code)
CubeRoot

(Generel)

Function CubeRoot (num)
1И

1\

'1

J(И

И

num' (1 /

CubeRoot

-IИ

t-'

З)

End Function

Рис.

39 .6. Эта функция VBA вычисляет кубический

корень

шоу Файл с описанным макросом доступен для скачивания и называется Кубический корень.хlsm.
Функции VBA можно использовать в формулах рабочего листа, что позволяет упростить зти
формулы и выполнять вычисления, которые иначе были бы невозможны. Подробнее о функциях

VBA рассказывается в главе 40.

Некоторые определения
Пользователей , которые только начинают работать с языком

VBA, может смутить его

терминология. Приведем несколько определений, которые имеют отношение к языку

VBA

и пользовательским формам (диалоговым окнам).

♦

Макрос

♦

Метод
метода

(Macro).

Набор команд

Excel, выполняемых автоматически.

(Method). Действие, выполняемое над объектом. Например, применение
Clear к объекту Range удаляет содержимое и форматирование ячеек этого

диапазона.

Контейнер для VВА-текста.

♦

Модуль

(Module).

♦

Объект

(Object). Элементы,

которыми управляют средствами

VBA: диапазоны, диа­

граммы, рисунки и т. д.

♦

♦

(Subprogramm). Один из
VBA. Другой тип макроса - функция.

Подпрограмма

языке

Процедура

(Procedure).

двух типов макросов, создаваемых на

Еще одно название макроса. VВА-процедура может быть

подпрограммой или функцией.
♦

Свойство (Property). Параметр объекта. Например, объект-диапазон
свойствами

♦

Height, Style

Текст макроса

и

Range обладает

Name.

(Code). VВА-команды, которые помещаются в текст модуля

программы

при записи макроса. Текст можно ввести и вручную.

♦

Форма

(UserForm).

Контейнер, содержащий элементы управления для пользова­

тельского диалогового окна, а также текст программы на языке

VBA.

Создание макросов

♦

Функция

879

(Function). Один из двух типов VВА-макросов, который можно создать
- подпрограмма). Возвращает значение. Функции VBA можно исполь­

(второй тип

зовать в других VВА-макросах или в формулах рабочих листов.
♦

Элементы управления

(Controls). Элементы формы (или рабочего листа), позволя­

ющие управлять чем-либо : кнопки, флажки, списки и т. д.
♦

VBA (Visual Basic for Applications). Язык макрокоманд, который поддерживается
Excel и другими приложениями пакета Microsoft Office.

♦

VBE (Visual Basic Editor). Редактор Visual Basic (открывается отдельно от окна Excel),
который используется для создания VВА-программ и пользовательских форм. Пере­
ключаться между окнами

Excel и редактора Visual Basic можно нажатием Alt+Fll.

шоу Более подробно пользовательские диалоговые окна в виде форм описаны в главах 41 и 42.

Создание макросов
Ехсе\ предоставляет два способа создания У БА-макросов.

•

Включите макрорекордер и запишите свои действия.

•

Ввсяитс текст программы непосредственно в модуль

VBA.

Запись макросов
В этом подразделе мы опишем основные шаги, которые необходимо выполнить для
зап иси VВА-макроса. В большинстве случаев вы можете ааписать свои действия
в виде макроса, а затем просто <<воспроизвести» его; нри этом не придется смотреть

на авто матич ески сгенерированный код. И если вам достаточно простой зап иси

макросов и их воспроизведения, то разбираться в языке

VBA

нет необходимости

(хотя нс намешает понимать его базовые принципы) .

Запись действий для создания макроса
Средство зап иси макросов Ехсе\ ( макроре­
кордер) помогает преобразовать действия
пользователя в код на языке

VBA.

Чтобы

запустить макрорекордер, выберите коман­

М акрос1

Сочетание g11авиш

ду Разработчик ► Код ► Запись макроса (или

щелкните на значке Запись макроса в левой

части строки состояния) . Откроется диа­
логовое окно Запись макроса (рис.

39.7).

х

Запись макроса
l::1мА макроса

Ctr1+
Сохранить

1

Эта книга
Описание

В нем есть следующие пара м етры.

•

Имя макроса. По умолчанию Ехсе\ пред­

ОК

Отмена

лагает имена наподобие Макросl , Мак­
рос2 и т.

/\.

Рис.

39.7. Диалоговое окно Запись макроса

880
•

ГЛАВА

39

Введение в язык VBA

Сочетание клавиш. Здесь можно указать клавиши, нажатие которых будет запу­
скать макрос. В комбинации всегда используется клавиша Ctrl. При вводе буквы
можно также нажать Shift. Например, ввод буквы Н при нажатой Shift приведет
к созданию сочетания

Ctrl+Shift+H.

ВНИМАНИЕ

Сочетания клавиш, присвоенные макросам, имеют более высокий приоритет, чем
встроенные сочетания. Например, если вы закрепите за макросом сочетание

Ctrl+S,

то уже не сможете использовать его для сохранения рабочих книг, когда этот макрос
доступен.

•

Сохранить в. Место для хранения макроса. В этом списке можно выбрать теку­
щую рабочую книгу, личную книгу макросов (будет описана далее в главе) или
новую рабочую книгу.

•

Описание. В этом поле можно ввести описание макроса ( нс обязательно).

Чтобы приступить к записи своих действий, нажмите кнопку ОК; все действия

в окне

Excel будут преобразованы в код на языке VBA (в это время в строке состоя­
). По окончании записи выберите команлу

ния появится кнопка Запись макроса ~

Разработчик ► Код ► Остановить запись или нажмите кнопку Остановить запись □

, ко­

торая появится в строке состояния вместо кнопки Запись макроса.

ПРИМЕЧАНИЕ
В результате записи ваших действий всегда создается новая подпрограмма. Что же
касается функций, то их можно создать только вручную.

Простой пример записи макроса
В качестве примера мы запишем макрос, который будет вводить ваше имя в вы­
бранную ячейку. Для этого откройте новую рабочую книгу и сделайте следующее.

1.

Поместите табличный курсор в пустую ячейку.

ПРИМЕЧАНИЕ

Очень важно выбрать ячейку перед началом записи макроса. Если сначала включить
запись макроса, а потом активизировать ячейку, то ссылка на нее будет записана
в макрос. В результате он всегда будет обрабатывать именно эту ячейку и, соответ­
ственно, не будет универсальным.

2.

Выберите команду Разработчик ► Код ► Запись макроса. Откроется диалоговое оюю
Запись макроса (см. рис.

3.

39.7).

Введите новое имя макроса, чтобы заменить стандартное Макросl. Например,
можно использовать вариант

4.

MyName.

Назначьте этому макросу сочетание

Ctrl+Shift+N: нажмите Shift и, не отпуская ее,

введите в поле Сочетание клавиш букву N.

Создание макросов

5.
6.

881

Убедитесь, что в поле Сохранить в выбрано значение Эта книга.
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Запись макроса и начать запись
действий .

7.

Введите в выделенную ячейку свое имя и нажмите Enter.

8.

На этом запись макроса закончена, поэтому выберите на л енте команду Разра­
ботчик ► Код ► Остановить запись (или нажмите кнопку Остановить запись в строке
состояния) .

Просмотр кода созданного макроса
Макрос был записан в новом модуле Modulel. Чтобы просмотреть код макроса в этом
модуле, необходимо открыть окно редактора Visual Basic. Это можно сделать одним
из двух способов.
Нажать Alt+Fll.

•
•

Выбрать на ленте команду Разработчик ► Код ► Visual Basic.

В окне редактора на панели Project Explorer отображается список всех открытых
рабочих книг и надстроек, структура которого имеет вид дерева, и ее можно сво­
рачивать и разворачивать. Код записанного макроса хранится в модуле

Modulel

текущей рабочей книги . Если дважды щелкнуть на имени Modulel, то код макроса
отобразится на панели Code.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если в окне редактора Visual Basic вы не видите список открытых рабочих книг ,
то выберите команду меню View ► Project Explorer или нажмите Ctrl+R, чтобы открыть
панель

На рис.

Project Explorer.

39.8

показан код записанного макроса в том виде, в каком он представлен

на панели Code редактора

Visual Basic.

~ Microsoft V1sual Basic for Appl1catюns • Книrа2 - (Module1 (Code)]

4S f.ile
~ ~ •
ProJeCt

-

Q

ltJ

Ln 7, Col Зб

VBAPГOJect

v

Мое Имя

Sub MyName ()

...J
+

~ atpvbaen.xls (ATPVBAEN.XLAM)

~ Solver (SOLVER.XLAM)
+ ~ VBAProject (FUNCRES.XLAM)
+ ~ VBAProject (UBitMenu04RU.xlam)
- ~ VBAProject (Книrа2)
Microso~ Excel ObJects
![)лист! (Лист!)
~ЭтаКНига
Modules
~Modulel

MyN

JI\

М

<r

+

Рис.

х

о

fd1t Y.iew !nser1 Fs,rmat Qebug Bun Iools Add -lns W1ndow lfelp

ActiveCell. FormulaRlCl Range ( '1 85 11 ) • Select
End Sub

39.8. Подпрограмма MyName, сгенерированная

" Питерj"

средством записи макросов

fJ х

882

ГЛАВА

39

Введение в язык VBA

Текст макроса должен выглядеть примерно так (разумеется, в двойных кавычках

должно быть указано ваше имя):

Sub

MyName()

' MyName
'

Макрос

Сочетание клавиш:

Ctrl+Shift+N

ActiveCell.FormulaRlCl =
Range("B5").Select
End Sub
Записанный макрос

Sub ),

-

"Питер"

это подпрограмма (так как начинается с ключевого слова

которая называется MyName. Операторы, записанные в теле подпрограммы,

сообщают Ехсе\, что именно он должен делать при выполнении макроса.

Обратите внимание:

Excel

вставил несколько комментариев (начинаются с апо­

строфа) в верхних строках макроса. Эта информация основана на параметрах, вы­

бранных в диалоговом окне запись макроса. Эти строки на самом деле не нужны, и их

удаление никак не повлияет на работу макроса. Если вы удалите все комментарии,
то процедура будет состоять всего из двух выполняемых операторов:

ActiveCell.FormulaRlCl =
Range("B5").Select

"Питер"

Первый оператор вставляет в текущую активную ячейку имя, которое при за­

писи макроса было введено в предварительно выбранную ячейку. Первая часть
оператора,

ActiveCell, обозначает активную ячейку, а вторая, FormulaRlCl, - это
Range, о котором мы поговорим позже. Когда при записи макроса
вы нажали Enter, Ехсе\ сместил выделение на одну ячейку вниз ( если в настройках
Excel вы не изменили это поведение программы по умолчанию). Это действие за­
фиксировано вторым оператором, Range ( "В5"). Select. По нему можно догадаться,

свойство объекта

что перед записью макроса была выбрана ячейка В4.

Проверка работы макроса
Перед записью макроса ему было назначено сочетание

Ctrl+Shift+N.

Чтобы проте­

стировать его, вернитесь в окно Ехсе\ любым из следующих способов.

•
•

Нажмите

Alt+Fll.

В окне редактора

Visual Basic выберите команду

меню

View ►- Microsoft Excel.

В окне Excel откройте любой рабочий лист, выберите любую ячейку и нажмите
Ctrl+Shift+N. Макрос сразу введет в ячейку ваше имя, после чего активизирует
ячейку В5.

Создание макросов

883

Редактирование макроса
Записанный макрос можно изменить. Например, вы решили, что по завершении

работы макроса нужно выделять не В5, а ячейку, расположенную под активной.
Нажмите Alt+Fll, чтобы открыть окно редактора Visual

Modulel

Basic. Затем откройте модуль

и измените второй оператор так:

ActiveCell.Offset(l, 0).Select
Отредактированный макрос теперь будет выглядеть так:

Sub MyName()
'MyName

Макрос

Сочетание клавиш:

Ctrl+Shift+N

ActiveCell.FormulaRlCl = "Питер"
ActiveCell.Offset(l, 0).Select
End Sub
Протестируйте его, и вы увидите, что он работает как надо.

Относительная и абсолютная адресация в макросах
Если вы планируете работать с макросами, то вам необходимо разобраться, что
такое абсолютная и относительная адресация в макросах. Даже простой макрос
будет работать неправильно, если выбрать некорректный режим записи.
Обычно при записи макроса

Excel

сохраняет точные адреса ячеек, которые вы

выбираете (то есть использует абсолютные ссылки). Если нажать Enter, когда таб­
личный курсор находится в ячейке

Al,

в результате чего он опустится на ячейку

вниз, то в записываемом макросе будет зафиксировано, что вы выбрали ячейку А2.
Аналогично, если во время записи макроса выбрать, например, диапазон В1:В10, то

Excel зафиксирует это действие так:
Range("B1:B10").Select
Этот оператор

VBA можно расшифровать так:

«На рабочем листе нужно выделить

ячейки диапазона В1:В10>>. При запуске макроса всегда будут выбираться именно
эти ячейки, независимо от того, какая ячейка является активной.
На ленте в группе команд Разработчик ► Код есть кнопка-команда Относительные ссылки.

Если нажать ее во время записи макроса, то

Excel из режима адресации по умолча­

нию перейдет в режим относительной адресации. Это значит, выбор диапазона ячеек
будет зависеть от расположения активной ячейки. Например, если запись макроса

ГЛАВА 39

884

Введение в язык VBA

выполняется в режиме относительной адресации и активной является ячейка

Al,

то выбор диапазона ячеек В1:В10 приведет к записи такого кода:

ActiveCell.Offset(0, 1).Range("Al:A10").Select
Этот оператор можно расшифровать так: «От активной ячейки нужно переме­

ститься на О строк вниз и на

1 столбец вправо.

Следует считать, что это ячейка Al,

а затем относительно этого нового положения нужно выбрать диапазон А1:А10~.
Иначе говоря, макрос, записанный в режиме относительной адресации, использует
активную ячейку как отправную точку, а затем относительно этой ячейки вы­

бирает диапазон. В зависимости от расположения активной ячейки можно полу­

чить разный результат. Но в любом случае будут выбираться десять ячеек одного
столбца, начиная с ячейки, расположенной относительно активной на О строк вниз

и на

1 столбец вправо.

Когда

Excel записывает макрос, находясь в режиме относительной адресации, кноп­

ка Относительная ссылка выглядит нажатой. Чтобы вернуться в режим абсолютной
адресации, снова нажмите ее, и она примет обычный вид (исчезнет подсветка).

Второй пример записи макроса
В первом примере макрос повел себя странно, после своего выполнения сделав ак­
тивной ячейку В5. Это поведение не причинило вреда и не привело к неправильной

работе макроса. Но давайте рассмотрим пример того, как выбор неправильного
режима при записи макроса может привести к его некорректной работе. Вам пред­
стоит записать макрос, который будет вставлять в активную ячейку текущие дату
и время. Сделайте следующее.

1.
2.

Поместите табличный курсор в пустую ячейку.
Выберите на ленте команду Разработчик ► Код ► Запись макроса. Откроется диа­
логовое окно Запись макроса.

3.

Введите новое имя макроса, чтобы заменить стандартное Макросl. Например,
можно выбрать вариант

4.

TimeStamp.

Назначьте этому макросу сочетание

Ctrl+Shift+ Т:

нажмите

Shift и,

не отпуская ее,

введите в поле редактирования Сочетание клавиш букву Т.

5.
6.
7.

Убедитесь, что в поле Сохранить в выбран вариант Эта книга.
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Запись макроса.
Введите в активизированную ячейку следующую формулу:
=ТДАТА()

8.

Нажмите кнопку Копировать (или Qrl+C), чтобы скопировать содержимое ячейки
в буфер обмена.

9.

На ленте выберите команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить значения (3). Формула
в активной ячейке будет заменена текущим значением, поэтому оно не будет
изменяться в дальнейшем при пересчете формул рабочего листа.

Создание макросов

10.
11.

885

Нажмите Esc, чтобы выйти из режима копирования.
Выберите команду Разработчик ► Код ► Остановить запись (или нажмите кнопку
Остановить запись в строке состояния).

Запуск макроса
Активизируйте пустую ячейку и нажмите Ctrl+Shift+ Т, чтобы выполнить макрос.
Есть вероятность, что он не сработает.
Код

VBA для

этого макроса зависит от параметров, заданных на вкладке Дополни­

тельно диалогового окна Параметры

Excel, а

именно от флажка Переход к другой ячейке

после нажатия клавиши ВВОД (в разделе Параметры правки). Если он установлен, то

записанный макрос не будет работать как надо, поскольку активная ячейка была
изменена после нажатия

время записи (на этапе

Enter. Даже если вы повторно активизируете ячейку во

7), то

все равно не сработает.

Просмотр кода макроса
Откройте окно редактора Visual

Basic, чтобы просмотреть код записанного макроса.
39.9 показан код макроса в том виде, в котором он отображается на панели
Code редактора Visual Basic.
На рис.

4Фун1щии vba.,:lsm

Modt11e1 (Code)

um
_ь.
_,_
•Only
-'-----------~
(Genera11 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _•_

Sub TimeStamp ()
: Т шeSt
ч тани

р

~,q:
к

зиш:

Ctr

~

hi~t~r

i veCell. FormulaRlCl •
Range("B2") .Select

Ас

" NOW ()"

Selection .Сору
Selection.PasteSpecial Paste : -- xlPasteValues, Operation:•xlNone, SkipBlanks _
: •False , Transpose: •False
Acti veSheet. Paste
Application. CutCopyMode • False
End Sub

Рис.

39 .9. Подпрограмма ТimeStamp. сгенерированная макрорекордером

Подпрограмма состоит из пяти операторов. Первый вставляет формулу =NOW()

в активную ячейку. Второй выбирает ячейку В2. Это действие, о котором говори­

лось выше: если на этапе

7 активной

стала ячейка ниже, то на этапе

8

нужно было

заново выбрать активную ячейку. Адрес ячейки в этой строке зависит от того, где
именно находился курсор в момент записи макроса .

886

ГЛАВА

39

Введение в язык

VBA

Третий оператор копирует выделенную ячейку в буфер обмена. Четвертый, состо­
ящий из двух строк ( символ подчеркивания в конце строки означает, что оператор

продолжается на следующей строке), вставляет содержимое буфера обмена ( в виде
значения) в выделенный диапазон. Пятый оператор отменяет пунктирную рамку
вокруг скопированной ячейки.

Проблема в том, что в макросе жестко прописан выбор ячейки В2. И если он будет
запускаться для другой ячейки, то код все равно выберет В2 и скопирует ее со­

держимое в буфер обмена. Очевидно, это не то, что нужно, и, значит, макрос будет
работать неправильно.
ПРИМЕЧАНИЕ

Вы можете заметить, что в макросе записаны действия, которые вы не выполняли.

Например, добавлены параметры для оператора

PasteSpecial. Запись таких дей­

ствий - это <<1юбочный» результат работы метода, который
преобразования ваших действий в код VBA.

Excel

использует для

Перезапись макроса
Внести изменения в макрос можно несколькими способами. Если вы понимаете
язык

VBA, то можете редактировать код прямо в окне редактора.

Или можете пере­

записать макрос в режиме ис110льзования относительных ссылок.

Откройте окно редактора

Visual Basic, удалите существующую нроцедуру ТimeStamp

и перезапишите макрос заново. Прежде чем приступить к записи, выберите на ленте
команду Разработчик ► Код ► Относительные ссылки .

На рис .

39.1 О

показан код нового макроса, записанного в режиме использования

относительных ссылок .

~Функции vba.xlsm • Module1 (Code)
NumbersOnty

(General)

Sub
Т1

Т imeSt.amp

t

I

()

Мак

ни

ActiveCell. r·ormulaRlCl • "acNOW ()"
Acti veCell. Select

Selection.Copy
Selection . PasteSpecial Pasle : .,xl PasteValues , Operation: xlNone , Sk ipBlanks
: •False , Transpose: •False
Application.CutCopyMode • False
End Sub

..
Рис.

39.10. Теперь макрос ТimeStamp работает корректно

Создание макросов

887

Обратите внимание: во второй строке теперь находится оператор ActiveCell. Select,

а не ссылка па конкретную ячейку рабочего листа. Это решает проблему копирова11ия и вставки значения неправильной ячейки, но зачем выбирать ячейку еще раз,
если она уже выбрана? Это одна из особенностей записи макросов. Как только вы
выбираете ячейку (например, когда завершили ввод формулы и нажимаете Enter),
нрограмма записи скрупулезно регистрирует каждое ваше действие. В этом примере,
когда вы нажимаете Enter на этапе

7, макрорекордер записывает такую строку кода:

ActiveCell.Offset(l, 0).Range("Al").Select
Но вы не выполняете в этой ячейке никаких действий, поэтому макрорекордер

не сохраняет ее в тексте макроса. Когда вы заново выбираете ячейку с датой, про­
грамма заменяет эту строку другой

-

той, которую вы видите в макросе.

Тестирование макроса
Открыв окно

Excel,

перейдите на любой рабочий лист (в той же книге или любой

другой). Выберите ячейку и нажмите Ctrl+Shift+Т. Макрос введет в нее текущую дату
и время. Возможно, вам понадобится расширить столбец, чтобы увидеть значение.

Если результат работы макроса требует дополнительного ручного вмешательства,
это явный признак того, что макрос можно улучшить. В этом примере можно сделать

так, чтобы при выполнении макроса ширина столбца автоматически увеличивалась
до требуемой. Для этого добавьте в конец кода макроса ( перед оператором

End Sub)

такую строку:

ActiveCell.EntireColumn.AutoFit

Дополнительная информация о записи макросов
Если вы выполняли все предыдущие примеры, то, вероятно, уже поняли, как за­

писываются макросы, и увидели, какие проблемы могут возникнуть при записи
;~аже самого простого макроса. Если программирование на языке

VBA вам кажется

сложным, то не стоит волноваться. Вам не придется вникать в его тонкости, если

записанный макрос работает правильно. Если же макрос работает некорректно, то
зачастую проще перезаписать макрос, чем редактировать код.

Если хотите отслеживать процесс записи, то настройте экран так, чтобы видеть код,
который генерируется в редакторе Visual Basic. Сделать это можно так: убедитесь,
что окно Excel не развернуто до максимат1ьного размера, затем разместите окна Excel
и редактора

Visual Basic

так, чтобы оба были видны. Пока идет запись действий,

убедитесь, что в окне редактора отображается код нужного модуля. (Чтобы выбрать
модуль, дважды щелкните на его имени на панели Project Explorer.)
СОВЕТ

Если вы много работаете с VBA, подумайте о том, чтобы добавить в систему второй
монитор. Тогда Excel можно будет открывать на одном мониторе, а редактор Visual

Basic -

на другом.

ГЛАВА

888

39

Введение в язык VBA

Сохранение макросов в личной книге
Большинство пользовательских макросов предназначены для запуска в конкретной

рабочей книге, но может потребоваться использовать их и в других книгах. Такие
макросы общего назначения можно хранить в личной книге макросов, чтобы они
всегда были доступны. Эта книга загружается при каждом запуске Ехсе\ и назы­
вается

Personal. xlsb.

Но файла не существует до тех пор, пока вы не запишете

в личную книгу хотя бы один макрос.
ПРИМЕЧАНИЕ

Личная книга макросов обычно располагается в скрытом окне (чтобы не мешала

работать).

Чтобы сохранить макрос в личной книге, перед его записью выберите в диалоговом
окне запись макроса в раскрывающемся списке Сохранить в вариант Личная книга макросов.

Если макросы находятся в личной книге, то ее не нужно загружать всякий раз нри

открытии нового рабочего файла. При выходе из

Excel

программа выведет окно

с вопросом о том, не хотите ли вы сохранить изменения в личной книге макросов.

Назначение макросу сочетания клавиш
Когда вы начинаете записывать макрос, в диалоговом окне Запись макроса можно за­

дать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса. Если вы не задали его псрсл
записью либо хотите изменить, сделайте следующее.

1.

Выберите команду Разработчик ► Код ► Макросы (или нажмите

Alt+F8). Откроется

диалоговое окно Макрос .

2.
3.

Выберите в списке имя нужного макроса.
Нажмите кнопку Параметры . Откроется диалоговое окно Параметры макроса
(рис.

4.

39.11 ).

В нем задайте или измените сочета­

ние клавиш и добавьте или измените
описание макроса . Можно использо­

вать сочетания вида Сtгl+ <буква> или
Ctrl+Shift+<бyквa> (в последнем случае
нужно нажать

Shift

и, не отпуская ее,

ввести прописную букву) .

5.

(Не обязательно.) Введите описание

Имя макроса
ДатаВремя

Сочетание '1!авиш

Ctrl+Sh1ft+

Вводи, текущую дату и время в активную "чейк}1

ок

Отмена

Нажмите ОК, чтобы закрыть окно Пара­
метры макроса и вернуться в окно Макрос.

7.

Т

Qnисание

макроса.

6.

х

Параметры макроса

Нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть
диалоговое окно Макрос .

Рис.

39 .11. В окне Параметры макроса можно

добавить или изменить сочетание клавиш
для запуска макроса

Создание макросов

889

Назначение макроса кнопке
Когда макрос записан и протестирован, его можно назначить кнопке, расположенной

на рабочем листе . Для этого сделайте следующее.
Если это макрос общего назначения, который вы планируете использовать

1.

в разных рабочих книгах, то убедитесь, что он сохранен в личной книге макросов.
Выберите на ленте команду Разработчик ► Элементы управления ► Вставить. Рас­

2.

кроется палитра элементов управления (рис.

39.12).

Если провести указателем

мыши над ее пиктограммами, то можно увидеть подсказку о назначении каждого

элемента. Щелкните на первой пиктограмме Кнопка .

Файл

Главная

ffi

~

Меню

С'@

Макросы lll!

Visu•I
Basic

Вставка

Рисование Разметка ст Формулы

Надстройки Надстройки

Excel

Вставить

/х

V

А

в

П1)

~ iШ] Пакеты расширени·~I
источник

Элементы управления формы

XML

□ @!;J □ ~ §!J@

V

с

[)

Режим

конструктора ш!

СОМ

Надстройки

Al

Рецензиро, Вид Автоматиз, Разработч 1

~

С)
Надстройки

Код

Данные

D

1 1

L]Aa~ [ill)lJ'ij]
◄

2
3

Рис.

3.

39.12. Палитра элементов управления

Щелкните в том м есте листа, где должн а располагаться кнопка, и , н е отпу с кая

ююпку мыши, очертите обл асть кнопки . После того как вы отпустите кнопку
мыши, откроется диалоговое окно Назначить макрос объекту.

4.

Выберите в С11иске имя макроса, который будет запус кат ься этой кнопкой .

5.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно Назначить макрос объекту.

6.

(Н е обя зательно . ) Измените текст н а кнопке (по умол чанию там в ыводится
Кнопка

1).

Для этого щелкните на н ей правой кнопкой мыши , выберите в кон­

текстном меню Изменить текст и прямо на кнопке внесите и з м е нения .

Посл е выполнения этих действий при нажатии кно11ки будет выполняться наз на­
че1111ый ей макрос.

Добавление макроса на панель быстрого доступа
Макрос можно назначить кнопке на панели быстрого доступа. Для этого сделайте
следующее .

1.

Щелкните на п а нели быстрого доступа правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Настройка панели быстрого доступа. Откроется вкладка
Панель быстрого доступа диалогового окна Параметры

Excel.

890

ГЛАВА

39

Введение в язык

VBA

2. В раскрывающемся списке слева выберите Макросы.
3. В верхней части списка справа выберите Для всех документов. Можно также
выбрать рабочую книгу с макросом. В этом случае инструмент Панель быстрого
доступа будет скрыт, когда активна любая другая книга.

4. Выберите нужный макрос и нажмите кнопку Добавить.

5.

Если вы хотите изменить пиктограмму или текст на кнопке, нажмите кнопку
Изменить, выберите значок из списка символов или введите новое имя, а затем
нажмите кнопку ОК.

6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel.
В результате этих действий на панели быстрого доступа появится кнопка, запу­
скающая макрос.

Написание кода

VBA

Как мы показали в предыдущих разделах, самый простой способ со:щать макрос это записать свои действия. Однако для создания более сложных макросов вам
придется вводить код VBA вручную - другими словами, писать программу. Чтобы
сэкономить время, можно взять записанный макрос и отредактировать его код.

Прежде чем присту11ать к написанию VВА-макроса, необходимо хорошо разобраться
в том, что такое объекты, свойства и методы. В этом подразделе вы познакомитесь
с такими понятиями программирования, как циклы и условные операторы

(If- Then).

Этот подраздел необходимо 11рочитать тем, кто хочет писать код макросов 11а

VBA.

Здесь мы даем лишь вводную информацию. Все нюансы программирования на

и передовые методы разработки приложений для работы с электронными
таблицами подробно описаны в нашей книге Excel 2019 Pomer Programming mith

VBA

VBA (Wiley, 2019).
Основы: ввод и редактирование кода
Прежде чем вводить код программы, необходимо вставить в рабочую книгу модуль

VBA.

Если он уже есть, то его можно использовать для ввода нового кода.

VBA, сделайте следующее.
редактора Visual Basic. На панели Project

Чтобы вставить в рабочую книгу новый модуль

1. Нажмите Alt+Fll, чтобы открыть окно
Explorer вы увидите список всех открытых рабочих книг и надстроек.

2.

Выберите книгу, с которой работаете в данный момент.

3. Выберите команду InsertModule. В книге появится новый (пустой) модуль, ко;\
которого будет отображаться на панели Code.
Работа с кодом модуля на панели Code на11оминает работу в обычном текстовом
редакторе. Можно перемещаться по листу, выделять текст, вставлять его, копиро­
вап,, вырезать и т.

/\.

Создание макросов

891

Советы по оформлению текста программы
Набирая код макроса, делайте отступы, добавляйте пустые строки и комментарии, чтобы
сделать его более читабельным.
После того как вы ввели строку кода (нажав

Enter),

редактор проверит ее на наличие

синтаксических ошибок. Если их нет, то строка автоматически переформатируется,
а ключевые слова и идентификаторы будут выделены соответствующими цветами.
В результате добавляются нужные пробелы (например, до и после знака равенства)
и удаляются лишние. Если программа обнаружит синтаксическую ошибку, то появится
всплывающее сообщение и соответствующая строка будет выделена другим цветом

(по умолчанию красным). Ошибку необходимо исправить до запуска макроса.
Оператор

VBA

может быть настолько длинным, насколько вам нужно. Однако иногда

его лучше разбить на несколько строк. Для этого в месте предполагаемого разбиения
вставьте пробел и символ подчеркивания(_). Следующий фрагмент занимает две строки,
но в действительности это один оператор

VBA:

Sheets("Лиcтl").Range("B1").Value = _
Sheets("Лиcтl").Range("Al").Value

В код можно вставлять комментарии. Начало комментария обозначается символом

апострофа (').Любой текст, следующий за апострофом, при компиляции игнорируется.
Комментарий можно делать отдельной строкой или вставлять в конце строки кода. Вот
два примера комментариев:

'

Присвойте значения

Rate = 0.085

переменным

'Ставка

на

16

ноября

Объектная нодель Еxcel
Язык

VBA предназначен для работы с объектами.

Часть из них содержатся в самом

языке, но большинство объектов, которые вы будете использовать при программи­

ровании на

VBA для

Ехсе\, принадлежат объектной модели Ехсе\ .

На вершине объектной модели находится объект
само приложение

Excel, а все остальные объекты

Application, 11редставляющий

находятся ниже него в и ерархии .

Понять, как писать код, помогает следующий вопрос: какой объект нужно изменить
и какое

ero

свойство или метод отвечает за интересующу ю характеристику этого

объекта? Например, если вы хотите, чтобы пользователи вводили данные только

с помощью строки формул, а не непосредственно в ячейках рабочего листа, то мо­
жете соответствующим образом изменить з начение свойства
объекта

Edi tDirectlyinCell

Application.

Если вы нс з наете, какой объект или свойство нужно изменить (а в начал е работы
это, как правило, неизвестно), воспользуйтесь макрорскорд еро м. Начните за­
писывать макрос и внесите изменения, а затем посмотрите на пенерированный
КОД .

892

ГЛАВА

39

Введение в язык VBA

Вернемся к примеру со свойством

Edi tDirectlyinCell объекта Application.

Начав

записывать макрос, выберите команду Файл ► Параметры ► Дополнительно и снимите
флажок Разрешить редактирование в ячейках. Макрорекодер сгенерирует такой код:

Sub Macrol{) '
'Macrol Macro
Application.EditDirectlyinCell
End Sub
Теперь вы знаете, что свойство

False

EditDirectlyinCell объекта Application хранит

информацию об этой настройке, и можете использовать ее в своих программах.

Объекты и коллекции
Помимо объекта Application, объектная модель Excel содержит сотни других объектов,
таких как

Range, Chart или Shape. В иерархии модели они находятся под Application.

Объекты одного типа содержатся в коллекциях, а те, в свою очередь, тоже являются
объектами. Объекты коллекций именуются с использованием множественного
числа названий тех объектов, которые в них входят. Например, каждая открытая

в

Excel рабочая

книга

Workbook, а все открытые рабочие книги нахо­
- это коллекция,
все объекты типа Shape.

-

это объект

дятся в объекте коллекции Workbooks. Аналогично, объект Shapes
содержащая

Соглашение о множественном числе в именах объектов коллекций не соблюдается
лишь в нескольких случаях. Важное исключение

-

объект

Range,

о котором мы

поговорим позже в этой главе.

Чтобы обратиться к конкретному объекту, нужно указать его место в иерархии,
используя точку как разделитель. Например, сослаться на ячейку

Al

можно с по­

мощью следующего кода:

Application.Workbooks.Item("Moя_книra.xlsx").Worksheets.Item(l).Range("Al")

К счастью, в языке

VBA можно использовать сокращения.

Объект Application на­

ходится на вершине иерархии, поэтому его можно опускать, при этом транслятор

VBA

поймет, что именно вам нужно. Кроме того, в

VBA для

некоторых объектов

определены свойства по умолчанию. Все коллекции имеют стандартное свойство

Item, которое используется для доступа к одному из объектов коллекции.

Поэтому

приведенную выше запись можно сократить:

Workbooks("Moя_книra.xlsx").Worksheets(l).Range("Al")

При обращении к элементу коллекции можно обращаться к нему по имени или по
номеру. В коде выше для коллекции

Workbooks мы передаем имя книги, и программа

Создание макросов

893

возвращает ссылку на указанную книгу. Но к объекту в коллекции Worksheets мы
обращаемся по номеру листа

-

нам нужен первый лист этой книги, независимо от

его названия.

Свойства
Объекты имеют свойства, которые можно рассматривать как атрибуты. Например,

объект Range обладает свойствами Column, Row, Width и Value. Объект Chart имеет
свойства Legend, ChartTi tle и др. При этом заголовок диаграммы также является

объектом: называется ChartTi tle и имеет свойства Font, Orientation и Text. В

Excel

множество объектов, и каждый из них имеет собственный набор свойств. С по­
мощью VВА-кода можно:

•

узнать текущее значение свойства объекта и, исходя из этого, выполнить некие
действия;

•

изменить значение свойства объекта.

Чтобы обратиться к свойству, нужно ввести его после имени объекта через точку.
Например, следующий VВА-оператор устанавливает для свойства Value диапазона
Частота значение 15 (то есть в результате выполнения этого кода во всех ячейках

заданного диапазона появится число
Range("Чacтoтa").Value

15):

= 15

Вы могли заметить, что в пункте «Объекты и коллекции» точка использовалась
для перемещения по иерархии и обращения к конкретному объекту, а здесь она

снова нужна уже для того, чтобы получить доступ к свойству объекта. Это совпа­
дение не случайно. Свойства могут иметь множество различных значений, в том

числе названия других объектов. Используя запись Application. Workbooks( "Моя_
книга. xlsx" ), фактически мы обращаемся к свойству Workbooks объекта Application. В результате выполнения этого кода возвращается ссылка на объект коллек­
ции Workbooks.
Некоторые свойства доступны только для чтения, то есть значение свойства можно

узнать, но нельзя изменить. Например, если объект Range состоит из одной ячейки,
его свойства Row и Column доступны только для чтения: можно определить, в какой

строке и в каком столбце находится ячейка, но нельзя задать ей другое местополо­
жение, изменив значения этих свойств.

Кроме того, объект Range имеет свойство Formula, которое можно изменить. Иначе
говоря, можно вставить в ячейку формулу, изменив значение свойства Formula этой
ячейки. Следующий оператор вставляет формулу в ячейку А12, изменяя значение

свойства Formula этой ячейки.

Range("A12").Formula =

"=СУММ(А1:А10)"

894

ГЛАВА

39

Введение в язык VBA

ПРИМЕЧАНИЕ

Можно предположить, что отдельная ячейка рабочего листа тоже является объек­
том, но в Excel нет объекта Cell. Поэтому для работы с одной ячейкой используется
объект Range, состоящий лишь из одной ячейки.

Как было сказано выше, объект Application находится на вершине объектной модели
Он имеет несколько полезных свойств,
позволяющих определить, с чем именно пользователь работает в данный момент.

Excel и соответствует самому приложению.
•

Application. ActiveWorkbook. Возвращает имя активной рабочей книги Excel
( объект Workbook ).

•

Application. Acti veSheet. Возвращает имя активного листа ( объект Sheet)
текущей рабочей книги.

•

Application.ActiveCell. Возвращает адрес активной ячейки (объект Range)

•

Application. Selection. Возвращает объект, выбранный в текущий момент
в активном окне объекта Application. Это может быть диапазон ( объект Range),
диаграмма (Chart), фигура (Shape) или любой другой объект, который можно

текущего рабочего листа.

выделить в окне

Excel.

Во многих случаях на один и тот же объект можно ссылаться разными способами.
Предположим, у вас есть рабочая книга Продажи. xlsx и открыта сейчас только она.
Кроме того, допустим, в ней всего один рабочий лист Итоги. Обратиться к этому
листу можно любым из следующих способов:
Workbooks("Пpoдaжи.xlsx").Worksheets("Итorи")

Workbooks(l).Worksheets(l)
Workbooks(l).Sheets(l)
Application.ActiveWorkbook.ActiveSheet
ActiveWorkbook.ActiveSheet
ActiveSheet
Выбор зависит от того, как много вы знаете о рабочей области. Например, если
открыто несколько рабочих книг, то второй и третий вариант станут ненадежны­
ми. Работать с активным листом (каким бы он ни был) позволяет любой из трех
последних вариантов. А первую строку кода лучше использовать, если необходи­

мо быть абсолютно уверенными в том, что вы обращаетесь к конкретному листу
в конкретной рабочей книге.

Методы
Помимо свойств, у объектов есть методы. Метод можно рассматривать как дей­
ствие, которое выполняется с объектом. Как правило, методы используются для
взаимодействия с внешними для Excel компонентами компьютера или для одно­
временного изменения нескольких свойств. Например, у объекта Range есть метод

Clear. Следующий оператор VBA очищает объект Range:
Range("Al:C12").Clear

Создание макросов

895

(Это действие эквивалентно выбору диапазона и выполнению команды Главная ► Ре­
дактирование ► Очистить ► Очистить все.)

Метод Clear предполагает изменение значений сразу нескольких свойств объекта
Range. Значение свойства Value изменяется на Empty, в результате чего содержимое
диапазона очищается. Свойство Bold объекта Font заменяется на False, а свойство
Comments получает значение Nothing, в результате чего удаляются все примечания
к ячейкам диапазона. В общем, выполняются операции, связанные с очисткой
диапазона.

Если ваш код взаимодействует с файлами на дисках, с принтерами или внешними

для Excel компонентами, то вы, скорее всего, будете использовать соответствующий
метод. Каждый объект рабочей книги Workbook имеет свойство Name, доступное
только для чтения, поэтому вы не сможете изменить его значение напрямую вот так:

Workbooks(l).Name = "xyz.xlsx"
Такой код работать не будет. Однако вы можете изменить имя рабочей книги с по­
мощью метода SaveAs:

Workbooks(l).SaveAs "xyz.xlsx"
Этот метод изменяет значение не только свойства Name, но и значения еще несколь­

ких свойств объекта Workbook, а также записывает файл на жесткий диск.
В коде

VBA методы легко перепутать со свойствами, так как они

тоже отделяются

от объекта точкой. Но это абсолютно разные понятия.

Объект Range
Объект Range -

особенный. Как вы понимаете, он занимает центральное место

в объектной модели

Excel. Рабочие книги и листы существуют только для хранения

:шачений ячеек. Коллекция Worksheets просто содержит группу объектов Worksheet,
а коллекция Shapes объединяет группу объектов Shape. Что касается объекта Range,
то он работает совершенно иначе.

Он может состоять даже из одной ячейки. При этом диапазон ячеек

-

тоже объ­

ект Range, а вовсе не объект коллекции Ranges. Объект Range - один из немногих,
для которого не соблюдается правило именования коллекций с использованием
множественного числа названий объектов.
Большинство объектов коллекций имеют свойство Item по умолчанию. Это по­
:шоляет написать:

Workbooks(l)
вместо:

Workbooks.Item(l)
Как правило, если объект имеет свойство Item, то именно оно выбирается по
умолчанию при обращении к нему. Для объектов, не являющихся коллекциями,

896

ГЛАВА 39

Введение в язык VBA

по умолчанию выбирается свойство

Value, если оно у них есть. Например, эти две
Value для

строки кода VBA будут давать идентичные результаты, так как свойство
объекта

Checkbox

выбирается по умолчанию:

If Sheetl.CheckBoxl.Value
If Sheetl.CheckBoxl
Объект

=

=

True Then

True Then

имеет и свойство

Range

Item,

и свойство

Value.

Главная его особенность

в том, что в одном контексте по умолчанию используется

Но не беспокойтесь: компилятор языка

VBA

Item, а в другом - Value.

точно знает, когда какое свойство

нужно выбрать.

Переменные
Как и во всех языках программирования, в

VBA можно использовать переменные.

Но в этом языке не обязательно объявлять их в явном виде перед использованием
в программе (хотя это, безусловно, хорошая практика).
ПРИМЕЧАНИЕ

Если ваш модуль

VBA

содержит в верхней части оператор

Option Explicit,

вы

обязаны объявить вес переменные, используемые в этом модуле. Необъявлен­

ные переменные приведут к ошибке компиляции, и ваш макрос не будет вьшол­
няться.

В примере ниже значение из ячейки

Rate =

Al листа Листl

присваивается переменной

Rate:

Worksheets("Лиcтl").Range("Al").Value

После выполнения этого кода переменную можно будет использовать в других
фрагментах кода

VBA.

Управление потоком выполнения программы
В

VBA

используется множество конструкций, которые встречаются и в других

языках программирования. Они служат для управления потоком выполнения

программы. Далее мы рассмотрим несколько наиболее используемых конструющй
языков программирования.

Условный оператор
ке

VBA.

Один из важнейших элементов управления в яэы­

Используется, когда в программе необходимо принять некое решение.

Основной синтаксис

If

If... Then.

условие

Then

If ... Then

операторы

выглядит так:

[Else

операторыl]

Проще говоря, если условие истинно, то будут выполнены операторы. Если аадаtю
и выражение

Else,

то при несоблюдении условия будут выполняться операторыl.

Создание макросов

Рассмотрим пример использования этой конструкции (без

897

Else). Подпрограмма

проверяет содержимое активной ячейки. Если в ней хранится отрицательное чис­
ло, то оно выводится красным цветом. В противном случае ничего не происходит:

Sub CheckCell()
If ActiveCell.Value < 0 Then ActiveCell.Font.Color
End Sub

vbRed

'Красный

А вот еще один пример использования этого оператора, но уже с выражением

Else.

Здесь получается вложенный оператор, поэтому в конце необходимо добавить

End If.

Эта подпрограмма окрашивает значение активной ячейки в красный цвет,

если оно отрицательное, и в зеленый, если положительное:

Sub CheckCell ()
If ActiveCell.Value < 0 Then
ActiveCell.Font.Color vbRed 'Красный
Else
ActiveCell.Font.Color vbGreen 'Зеленый
End If
End Sub
Цикл

For... Next.

Позволяет многократно выполнять один или несколько операто­

ров. Вот пример цикла

For ... Next:

Sub SumSquared()
Total = 0
For Num = 1 То 10
Total = Total + (Num

л

2)

Next Num

MsgBox Total
End Sub
В этом примере между

For и Next находится только один оператор. Он выполняется
Num последовательно принимает значения от 1 до 10. В цикле
Total присваивается сумма квадратов Num (при этом каждое значение

десять раз: переменная
переменной

прибавляется к сумме предыдущих). Результат выводится в окне сообщения.
Цикл

Do.

В цикле

For ... Next набор операторов выполняется заданное количество

раз, а в цикле Do набор операторов будет выполняться до тех пор, пока соблюдается
определенное условие. Рассмотрим пример:

Sub SumSquaredTo500()
Total
0
num = 0
Do

num
num + 1
Total = Total + (num л 2)
Loop Until Total >= 500
MsgBox num & Space(l) & Total
End Sub

898

ГЛАВА

39

Введение в язык VBA

В этой процедуре суммирование квадратов будет выполняться до тех пор, пока сумма
не превысит 500. В циклах Do условие завершения цикла можно проверять только в стро­

ке

Do или в строке Loop, но не в обеих сразу. В результате возможны четыре варианта:

•

Do Until

(Выполнять до ... );

•

Do While

(Выполнять пока ... );

•

Loop Until

(Повторять до ... );

•

Loop While

(Повторять пока ... ).

Конструкция With ... End With. Еще одна конструкция, которую вы встретите при
записи макросов. Это короткий вариант, удобный в тех случаях, когда нужно об­
ратиться сразу к нескольким свойствам или методам одного объекта. Вот пример
использования конструкции

Wi th ... End Wi th:

Sub AlignCells()
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter 'По центру
.VerticalAlignment = xlCenter 'По центру
.WrapText = False 'Ложь
.Orientation = xlHorizontal 'По горизонтали
Епd With
End Sub
Этот макрос выполняет те же операции, но без конструкции

Wi th ... End Wi th:

Sub AlignCells()
Selection.HorizontalAlignment = xlCenter 'По центру
Selection.VerticalAlignment = xlCenter 'По центру
Selection.WrapText = False 'Ложь
Selection.Orientation = xlHorizontal 'По горизонтали
End Sub
Конструкция

Select ... Case.

Удобна в том случае, если нужно выбрать один и:i

нескольких вариантов. Использование

Select ... Case

показано в примере ниже.

Проверяется значение в активной ячейке рабочего листа. Если оно меньше О, то
значение выводится красным цветом, сели равно О - синим, если больше О - черным.

Sub CheckCell ()
Select Case ActiveCell.Value
Case Is < 0
vbRed 'Красный
ActiveCell.Font.Color
Case 0
vbBlue 'Синий
ActiveCell.Font.Color
Case Is > 0
vbBlack 'Черный
ActiveCell.Font.Color
End Select
End Sub
После каждого оператора

Case может находиться любое количество других опера­

торов, и все они выполнятся, если условие истинно.

Создание макросов

899

Пример программы, которую нельзя записать как макрос
Ниже приведен пример программы на языке

при обычной записи макросов

Excel.

VBA,

которую нель:зя сгенерировать

В ней используются переменные, которые

необходимо вводить вручную. Эта процедура создает список всех формул, содер­

жащихся на активном рабочем листе, а затем сохраняет его на новом листе.

Sub ListFormulas()
' Создание переменной диапазона
Set InputRange = ActiveSheet.UsedRange
'Добавление нового рабочего листа и сохранение в переменной

Set OutputSheet = Worksheets.Add
Переменная для

строки

вывода

OutputRow = 1
'

Цикл

по всем ячейкам входного диапазона

For Each cell In InputRange
If cell.HasFormula Then
OutputSheet.Cells(OutputRow, 1)
OutputSheet.Cells(OutputRow, 2)
OutputRow = OutputRow + 1
End If
Next Cell
End Sub

&
&

cell.Address
cell. Formula

i□□y Этот пример под названием Список формул.хlsm доступен для скачивания .
Код кажется сложным, но на самом деле он довольно

прост. Разберемся, как он работает.

А

1

$G$2

2 $А$8

1.

2.

В макросе создается переменная

с

=5UM(A2:A7)

$В$8

=5UM(B2:B7)

Ей соответствует используемый диапазон ячеек

4 $С$8

=5UM(C2:C7)

активного листа (что избавляет от необходимости

5

$D$8

11роверять каждую ячейку).

6

$А$9

=5UM(D2:D7)
=AVERAGE(A2:A7)

7

$В$9

В книгу вставляется новый лист, который присваи­

8

$С$9

=AVERAGE(B2:B7)
=AVERAGE(C2:C7)

9

$D$9

=AVERAGE(D2:D7)

вается переменной-объекту

OutputSheet.

Затем

3

l

10 $Е$9

=AVERAGE(E2:E7)

присваивается значен ие

11 $А$15

=RANDBEТWEEN(l,1000)

1. В дальнейшем значение этой переменной будет

12 $В$15
13 $($15

=RANDBEТWEEN(l,1000)

14 $D$15

=RANDBEТWEEN(l,1000)

В цикле

15 $Е$15

=RANDBEТWEEN(l,1000)

16 $А$16

=RANDBEТWEEN(l,1000)

то адрес ячейки и сама формула записываются на

17 $В$16
18 $($16

=RANDBEТWEEN(l,1000)

лист

19 $D$16

=RANDBEТWEEN(l,1000)

20 $Е$16

=RANDBEТWEEN(l,1000)

11 е реме11ной

OutputRow

увеличиваться с шагом

3.

InputRange.

в

=В9/2

1.

For . . . Next проверяется каждая ячейка
диапазона InputRange. Если в ней есть формула,
OutputSheet, при этом значение переменной
OutputRow увеличивается на 1.

На рис.

39.13 показан реэультат выполнения это го
макроса - список всех формул, содержащихся на
рабочем листе.

Рис.

=RANDBEТWEEN(l,1000)

=RANDBEТWEEN(l,1000)

39 .13. Макрос ListFormulas

создает список формул на листе

900

ГЛАВА

39

Введение в язык

VBA

Этот макрос хорош как пример, но в реальной работе будет не слишком применим.
Он недостаточно гибкий и не предполагает обработки ошибок. Так, если структура
рабочей книги защищена, то попытка вставить в книгу новый лист вызовет ошибку.

Дополнительные сведения о языке VBA
Эта глава представляет собой базовое введение в

VBA.

Если вы столкнулись с ним

впервые, то все эти объекты, свойства и методы могли вас ошеломить. Очень не­
приятно, когда знаешь, что хочешь сделать, но не знаешь, какие объекты, свойства
или методы нужно для этого использовать. К счастью, есть несколько способов
получить больше информации об этих элементах.

•

Прочитайте эту книгу до конца. Следующие главы содержат дополнительную

•

Записывайте свои действия, используя макросы. Лучший способ освоить

информацию и множество примеров программирования на

VBA -

VBA.

включить макрорекордер и записывать все свои действия в

Excel.

Затем

изучайте сгенерированный код макроса, чтобы понять, какие объекты, свойства
и методы в нем используются.

•

Пользуйтесь справочной системой

VBA.

Это основной источник подробной

информации об объектах, методах и процедурах

Excel.

Система достаточно

полная, и к ней легко получить доступ. Находясь в модуле

VBA,

поместите

курсор на свойство или метод и нажмите Fl. Появится сообщение с описанием
выбранного слова. Справочная система VBA работает в режиме онлайн, поэтому
для работы с ней необходимо подключение к Интернету.

•

Купите и прочитайте еще одну книгу. Есть множество книг, посвященных ис­

ключительно

Excel и программированию на VBA.

Наша книга Excel 2019 Power

ProgramminglfJith VBA (Wiley, 2019) - одна из них.

Глава

40

СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ

VВА-ФУНКЦИЙ

Как уже говорилось в предыдущей главе, VВА-процедуры делятся на два типа:

подпрограммы

(Sub) и функции (Function).

Понятие функций
Функции в языке

•
•

В этой главе мы рассмотрим функции.

VBA

VBA весьма универсальны.
VBA;

Их можно:

вызывать из другой процедуры

использовать в формулах, которые вы создаете на рабочем листе.

Эта глава посвящена созданию функций, предназначенных для использования
в формулах.

Excel содержит более 450 готовых функций рабочего листа. При таком обилии
у вас может возникнуть вопрос: зачем создавать дополнительные функции? Самая
главная причина в том, что новые функции могут значительно упростить ваши

формулы, сделав их короче, а короткие формулы понятнее и с ними легче работать.
Например, сложную формулу можно заменить одной функцией. Кроме того, но­

вые функции необходимо создавать еще и потому, что они позволяют выполнять
операции, которые иначе были бы невозможны.
ПРИМЕЧАНИЕ
В этой главе предполагается, что вы знакомы с процессом ввода и редактирования

кода VВА-программ в окне редактора

Visual Basic.

ШDQ Информация о редакторе Visual Basic представлена в главе 39.

Простой вводный пример
Создавать пользовательские функции довольно просто, если вы понимаете

VBA.

В этом разделе приводится пример функции, которая будет храниться в модуле

VBA, доступном

из редактора

Visual Basic.

ГЛАВА 40

902

Создание пользовательских VВА-функций

Создание функции
Примером послужит функция NumSign (рис.

40.1).

Она имеет один аргумент и воз­

вращает слово Положительное, если ее аргумент больше О, Отрицательное, если
меньше О, и Ноль, если он равен О.

4Функции vba.xlsm - Module1 (Code)
(Gen~r~I)

v

NumSign

Qption E"J?licit_
Function NumSign (num)
If IsNumeric (num) Then
Select Case num
Case Is < О
=

" Отрицательное "

NumSign
Case Is > О

=

" Ноль "

NumSign

=

" Положительное "

NumSign

Case

О

End Select
Else
NumSign
End I f
End Function

.

=

.
Рис.

40.1.

Простая пользовательская функция рабочего листа

Разумеется, того же результата можно добиться с помощью формулы рабочего
листа, в которой используются вложенные функции ЕСЛИ:
=ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(Аl); ЕСЛИ(А1=0; "Ноль"; ЕСЛИ(А1>0; "Положительное"; "Отрицательное"));'"')

Однако многие согласятся, что функция более понятна, к тому же ее легче редак­
тировать, чем формулу.

Использование функции на рабочем листе
Если ввести на лист формулу, в которой используется функция NumSign, то Ехсе\
вычислит ее и выведет результат. То есть эта функция работает аналогично
любым другим встроенным функциям рабочего листа. Если вы хотите вставить
ее в формулу, то выберите команду Формулы ► Библиотека функций ► Вставить функ­
цию. Откроется диалоговое окно Вставка функции. Все пользовательские функции

собраны в категории Определенные пользователем. Выберите функцию NumSign
и нажмите кнопку ОК. Откроется диалоговое окно Аргументы функции (рис.

40.2).

Пользовательские функции можно также вставлять в формулы и комбинировать
с другими элементами.

Простой вводный пример

903

х

Арrументы функции

NumSign
Num

t

А~

=
=

0,23
•отрицательное•

Справка недоступна

Num

Значение

Отрицательное

r

спмщ·;а по леи Фюшти

Рис.

ок

J

40.2. Создание формулы рабочего листа. в которой применяется пользовательская функция

Анализ функции
В этом подразделе мы проанализируем функцию

NumSign. Вот ее

код ( см. рис.

40.1 ):

Function NumSign(num)
If IsNumeric(num) Then
Select Case num
Case Is < 0
"Отрицательное"
NumSign
Case 0
"Ноль"
NumSign
Case Is > 0
"Положительное"
NumSign
End Select
Else
NumSign =
End If
End Function
Процедура начинается с ключевого слова
ции

- NumSign.

Function, за которым следует имя функ­
num, а его имя заключено

Эта функция использует один аргумент

в круглые скобки . Вместо этого аргумента при вызове функции подставляется
либо ссылка на ячейку, либо знач ен и е, которое нужно обработать. Если функция
используется на рабочем листе, то аргументом может быть адрес ячейки (наприм ер,

Al)

или число (например,

- 123). Если функция

используется в другой процедуре,

то аргументом может быть числовая неременная, число или значение, полученное
и з ячейки.

Первый оператор в теле функции

- If. С него начинается блок операторов условия,
If,
куда входят оператор
оператор End If, один или несколько не обязательных опе­
If
Else
раторов
и один не обязательный оператор Else. Отступы в коде добавлены
так, чтобы было понятно, что операторы Else и End If в нижней части функции
относятся к оператору If, расположенному вверху. Использовани е отступов - не­
обя:~ательное требовани е языка

VBA,

но с ними код проще читать.

ГЛАВА ,о

904

Оператор

True,

Создание пользовательских VВА-функций

If содержит вызов встроенной функции IsNumeric, которая возвращает

если переданный ей аргумент

-

числовое значение, и

имя встроенной функции начинается с
значение

True

или

Далее в функции

Is

или

Has,

False,

если нет. Если

она возвращает логическое

False.
NumSign

используется конструкция

Select Case (см. главу 39),
num и выбирается воз­
меньше О, то функции NumSign

с помощью которой анализируется входной параметр
вращаемое значение. Если значение параметра

присваивается строка 'Отрицательное'; если равно О, то присваивается строка

'Ноль'; а если больше О, то присваивается строка 'Положительное'. Значение,
возвращаемое функцией, всегда присваивается переменной с тем же именем, что
и у функции.

В языке

VBA часто есть несколько способов решить одну и ту же задачу. Например,
Select Case можно использовать блок If.

в нашем примере вместо конструкции

Следующий код возвращает тот же результат, но здесь используется еще один блок
проверки условия с операторами

If

и

Else If.

Обратите внимание, что отступы

в примере упрощают чтение кода и помогают понять, к какому из операторов

If

относится та или иная строка кода.

Function NumSign(num)
'Используется
If IsNumeric(num) Then
If num = 0 Then
NumSign = "Ноль"
Elseif num > 0 Then
"Положительное"
NumSign
Else
NumSign
"Отрицательное"
End If
Else
NumSign
End If
End Function

оператор

If

Отличие функций от подпрограмм
Пользовательские процедуры-функции незначительно отличаются от процедур-под­
программ. Основное отличие в том, что функция возвращает значение (например,
число, дату или текстовую строку). В коде функции возвращаемое ею значение

по завершении выполнения должно быть присвоено переменной, имя которой со­
впадает с именем функции.

Чтобы создать пользовательскую функцию, сделайте следующее.

1. Нажав Alt+Fll, откройте редактор Visual Basic.

2.

На панели Project Explorer выберите нужную рабочую книгу. Если панель нс ото­

бражается, выберите в окне редактора команду View ► Project Explorer.

3.

Выберите команду Inserts ► Module, чтобы вставить в книгу новый модул1,
или используйте существующий. Это должен быть стандартный модуль.

VBA,

905

Заnуск функций

4. Введите ключевое слово Function, а затем добавьте в круглых скобках имя функ­
ции и список ее аргументов ( если они есть). Если в функции нет аргументов, то
редактор VBA добавит пустые скобки автоматически.
5.

Введите VВА-код и убедитесь, что переменной с именем, как у функции, при­
сваивается нужное значение. Именно его вернет функция.

6.

Завершите код функции оператором

End Function. Редактор VBA добавляет этот
Function.

оператор автоматически, после того как вы введете

ПРИМЕЧАНИЕ

Этап

3 очень

важен. Если поместить функцию в программный модуль для объекта

ThisWorkbook или WorkSheet , то она не будет распознана в формуле листа и
выведет ошибку #ИМЯ?. Вставка функции в модуль неправильного типа
страненная ошибка.

-

Excel

распро­

Имена функций должны удовлетворять условиям, которые заданы для имен пере­
менных.

Чего не может сделать функция
Почти все, кто начинает создавать собственные функции средствами VBA, совершают роко­
вую ошибку: пытаются заставить функцию делать то, что она не может делать в принципе.
Функция рабочего листа всегда возвращает значение, а во всем остальном должна быть
полностью «пассивной». Иначе говоря, она не может изменить что-нибудь на листе. На­
пример, нельзя создать функцию, изменяющую параметры форматирования ячейки.

(Это пробуют сделать практически все начинающие программисты на VBA, но еще никто
из них не добился успеха.) Если вы попытаетесь выполнить действие, которое является
недопустимым для функции, то она просто вернет ошибку.
При всем этом предыдущий абзац не совсем точен. Есть несколько случаев, когда

пользовательские функции VBA, используемые в формулах, могут дать определенный
эффект. Например, можно создать функцию рабочего листа, которая будет добавлять
или удалять примечания в ячейках. Но в большинстве случаев функции, которые ис­

пользуются в формулах, должны быть пассивными.
Функции

VBA, которые не используются в формулах рабочего листа, могут делать все

то же самое, что и обычная подпрограмма, в том числе изменять параметры формати­
рования ячейки.

Запуск функций
В отличие от подпрограммы, которую можно запустить многими способами, функ­
ция запускается только двумя:

•

вызовом из другой VВА-процедуры;

•

в формуле рабочего листа.

Рассмотрим оба способа подробнее.

ГЛАВА

906

40

Создание пользовательских VВА-функций

Вызов функции из другой процедуры
Пользовательскую функцию можно вызывать из VВА-процедуры точно так же, как
VBA. Например, после того как вы определили функцию

и встроенные функции

CalcTax,
Тах

можно ввести такой оператор:

= CalcTax(Amount, Rate)

Он вызывает вашу функцию, передавая ей в качестве аргументов значения перемен­
ных Amount и Rate. Результат вычисления функции присваивается переменной тах.

Использование функции в формулах рабочего листа
Применение пользовательской функции в формуле на рабочем листе аналогично
использованию встроенных функций. Но убедитесь, что Ехсе\ сможет найти эту
функцию. Если она находится в той же книге, то дополнительно ничего не нужно

делать. Если же функция определена в другой книге, то следует сообщить Ехсе\,
где ее искать. Сделать это можно одним из трех способов.

•

Перед именем функции добавьте ссылку на файл. Например, если вы хотите
использовать функцию

CountNames, которая определена в книге Мои_функции. xlsm,

то можете добавить такую ссылку:
=Moи_фyнкции.xlsm!CountNames{Al:A1000)

Если имя книги содержит пробел, то его нужно заключить в одинарные кавычки:
='Мои функции.хlsm'

!CountNames{Al:A1000)

Если функция была помещена на лист с использованием диалогового окна Вставка
функции, то ссылка на книгу добавится автоматически.

•

Выберите ссылку на рабочую книгу в настройках. Если пользовательская функ­
ция определена в книге, на которую есть ссылка, то не нужно вводить название

этой книги перед именем функции. Ссылку на другую книгу следует выбрать
с помощью команды Tools ► References в окне редактора Visual Basic. Вы получите
список ссылок со всеми открытыми книгами. Установите флажок для книги,
которая содержит функцию. (Если книги в списке нет, то есть она не открыта,

для ее выбора нажмите кнопку

•

Browse.)

Создайте надстройку. Если создать надстройку из книги с функциями, то 11ри
использовании одной из них в формуле не придется вставлять ссылку на файл.
Но саму надстройку следует предварительно загрузить.

Ш□у Подробно мы обсудим надстройки в главе 45.
ПРИМЕЧАНИЕ

Функции не отображаются в диалоговом окне Макрос, так как функцию нельзя за­
пустить напрямую. Чтобы иметь возможность тестировать функции в процессе их
разработки, нужно провести предварительную работу. Можно написать простую
подпрограмму, которая вызывает вашу функцию. Если же функция предназначена
для использования в формулах, то для ее тестирования в одну из ячеек введите

какую-нибудь простую формулу.

Аргументы функций

907

Аргументы функций
Об аргументах функции необходимо помнить следующее.

•

В качестве аргументов можно использовать переменные (в том числе массивы),
константы, литералы или выражения.

•
•

Некоторые функции могут не иметь аргументов.

Некоторые функции могут иметь фиксированное количество обязательных
аргументов (от

•

1 до 60).

В некоторых функциях могут быть и обязательные, и не обязательные аргу­
менты.

Далее приводятся примеры, показывающие, как эффективно использовать аргу­

менты функций. Не обязательные аргументы в этой книге не рассматриваются.

Ш□Q Примеры, приведенные в этой главе, можно проработать, если скачать файл Функции vba.xLsm.
Функция без аргументов
В большинстве функций аргументы используются, но это не обязательное требова­
ние. Так, в

Excel есть несколько встроенных функций рабочего листа, не имеющих

аргументов: слчис, СЕГОДНЯ и ТДДТА.

Рассмотрим пример простой функции, не имеющей аргументов. Она возвращает

свойство

UserName объекта Application. Это имя, которое отображается в группе
Microsoft Office на вкладке Общие диалогового окна Параметры Excel.

Личная насrройка

Эта функция может быть полезна, поскольку нет встроенной функции, которая
возвращала бы имя пользователя:

Function User()
' Возвращает имя текущего пользователя
User = Application.UserName
End Function
Если ввести в ячейку листа следующую формулу, то в этой ячейке отобразится
имя текущего пользователя:

=User()
Как и во встроенных функциях

Excel, при использовании функции без аргументов

к ее имени необходимо добавить пустые круглые скобки.

Функция с одним аргументом
Первый пример. Эта функция принимает единственный аргумент и удаляет все

символы, не являющиеся цифрами:

Function Numbers0nly(txt)
Dim i As Long

Г JIABA 40

908

Создание пользовательских VВА-функций

For i = 1 То Len(txt)
If IsNumeric(Mid(txt, i, 1)) Then
NumbersOnly = NumbersOnly & Mid(txt, i, 1)
End If
Next i
End Function
Один из вариантов ее применения

-

удаление букв из номеров счетов. Следующая

формула возвращает 759426, потому что в переданном ей тексте есть только эти цифры:

=NumbersOnly("INV759426")
Кроме того, с помощью этой функции можно извлекать числа из текста, полученного

из внешнего источника данных. Например, если вы скопировали с веб-страницы
предложение 4Чистая прибыль за квартал составила
в ячейку

Al,

150 267 руб.•

и вставили его

то извлечь числа и использовать их в других вычислениях поможет

такая формула:

=NumbersOnly(Al)
Второй пример. Функция, которую мы сейчас рассмотрим, чуть посложнее и будет
полезна, например, руководителю, которому нужно рассчитывать премии для со­

трудников отдела продаж. Сотрудник, который продает больше товаров, получает
большую премию. Функция возвращает сумму премии, которая зависит от объема
продаж (объем продаж

-

единственный, но обязательный аргумент этой функции).

Для вычислений будем пользоваться табл.

40.1.

Таблица ,0.1. Процент премии в зависимости от объема продаж
Объем продаж за месяц, руб.

Премия,%

0-99 999

в

100 000-190 999

10.5

·---·

---·--·-· -····-······-·-··--·

200 000-390 999

12

400 ООО и более

14

Рассчитать премии при разных объемах продаж можно несколькими способами.
Например, с помощью такой формулы:
=ЕСЛИ(И(А1>=0;А1<=99999,99);А1*0,08;ЕСЛИ(И(А1>=100000;А1<=199999,99);А1*0,105;

ЕСЛИ(И(А1>=200000;А1<=399999,99);А1*0,12;ЕСЛИ(А1>=400000;А1*0,14/0))))

Этот вариант не слишком удачный по двум причинам. Во-первых, формула слишком
сложная и трудная для понимания. Во-вторых, она недостаточно универсальна

-

значения в ней жестко прописаны, и ее будет трудно изменить при изменении
правил расчета премии.

Аргументы функций

909

Лучше рассчитывать премии в функции работы с таблицей, например:
=ВПР{Аl;Таблица;2)*А1

Чтобы функция ВПР сработала, на рабочем листе должна быть таблица вида при­
веденной выше табл. 40.1.
Но еще лучше создать новую функцию, например, такую:

Function Commission{Sales)

'

Вычисление премии в зависимости от объема продаж

Tierl = 0.08
Tier2 = 0.105
TierЗ = 0.12
Tier4 = 0.14
Select Case Sales
Case 0 То 99999.99
Commission = Sales * Tierl
Case 100000 То 199999.99
Commission = Sales * Tier2
Case 200000 То 399999.99
Commission = Sales * TierЗ
Case Is >= 400000
Commission = Sales * Tier4
End 5elect
End Function
Когда вы добавите функцию

Commission в модуль VBA, ее можно будет использо­

вать в формуле рабочего листа или вызывать из другой процедуры. Введя в ячейку
рабочего листа следующую формулу, вы получите
соответствует премия в размере

30 ООО

(объему продаж

250 ООО

12 %):

=Commission{250000)
Если значение объема продаж находится в ячейке

D23, то в качестве аргумента

функции можно использовать ссылку на нее:

=Commission{D23)

Функция с двумя аргументами
Этот пример основан на предыдущем. Представьте, что менеджер по продажам ввел

новые правила: общая сумма комиссионных увеличивается на
работы продавца в компании. В этом примере функция

1 % за каждый год
Commission (из предыдущего

подраздела) изменена так, чтобы она принимала два аргумента, причем оба они
являются обязательными. Назовем эту новую функцию

Function Commission2(Sales, Vears)
• Вычисление премии с учетом стажа
Tierl = 0.08
Tier2 = 0.105

Commission2:

91 О

ГЛАВА 40

Создание пользовательских VВА-функций

Тiеrз = 0.12
Tier4 = 0.14
Select Case Sales
Case 0 То 99999.99
Commission2 = Sales * Tierl
Case 100000 То 199999.99
Commission2 = Sales * Tier2
Case 200000 То 399999.99
Commission2 = Sales * TierЗ
Case Is >= 400000
Commission2 = Sales * Tier4
End Select
Commission2 = Commission2 + (Commission2 * Years / 100)
End Function

Изменения незначительные: мы ввели в функцию второй аргумент

Years

и перед

выходом из функции добавили строку кода, где рассчитывается окончательная
сумма премии с учетом стажа сотрудника.

Ниже приведен пример формулы с использованием этой функции. Предполагает­

ся, что значение суммы продаж хранится в ячейке
лет

-

Al, а количество отработанных

в ячейке В1.

=Commission2(Al;B1)

Функция с аргументами-диапазонами
В этом примере показано, как использовать диапазон ячеек рабочего листа в каче­
стве аргумента функции. В этом нет ничего сложного, поскольку Excel заботится
обо всех деталях.
Предположим, необходимо вычислить среднее для пяти наибольших значений
из диапазона Data. В

Excel

нет подходящей встроенной функции, поэтому можно

написать такую формулу:
=(НАИБОЛЬШИЙ(Dаtа;1)+НАИБОЛЬШИЙ(Dаtа;2)+НАИБОЛЬШИЙ(Dаtа;З)+НАИБОЛЬШИЙ(Dаtа;4)+
НАИБОЛЬШИЙ(Dаtа;S))/5

Здесь используется встроенная функция

Excel

НАИБОЛЬШИЙ, которая возвращает

п-е наибольшее число из диапазона Data. Пять наибольших чисел складывают­
ся, и полученный результат делится на 5. Эта формула хорошо работает, но она
громоздкая и не универсальная. Например, если понадобится вычислить среднее уже
шести или семи значений, то придется каждый раз вносить изменения в формулу

да еще и следить за тем, чтобы обновлялись все ее копии на листе или в книге.

Если бы в

Excel была функция TopAvg, то для вычисления среднего можно было бы

добавить простую формулу:

=TopAvg(Data;S)

Аргументы функций

Эта ситуация

-

911

пример того, насколько пользовательские фунющи могут упростить

работу. Ниже приведен текст функции

TopAvg.

Она возвращает среднее значение

для п наибольших величин заданного диапазона.

Function TopAvg(Data, Num)
Вычисляет среднее для наибольших чисел в диапазоне

Data

Sum = 0
For i = 1 То Num
Sum = Sum + WorksheetFunction.Large(Data, i)
Next i
TopAvg = Sum / Num
End Function
Эта функция принимает два аргумента: Data (диапазон рабочего листа) и Num (коли­
чество значений, для которых мы ищем среднее). Работа функции начинается с об­
нуления переменной

Sum. Затем используется цикл For ... Next, с помощью которого

рассчитывается сумма наибольших значений в диапазоне. Обратите внимание, что
в цикле используется функция

Large ( соответствует функции Excel НАИБОЛЬШИЙ).
Excel можно использовать в VBA, если вставить перед
ней слово WorksheetFunction и точку. И наконец, переменной TopAvg присваивается
значение Sum, деленное на Num.
Функцию рабочего листа

В VВА-процедурах можно использовать любые функции рабочих листов

Excel,
Rnd,

кроме тех, что имеют эквиваленты в языке VBA. Например, есть VВА-функция

во:шращающая случайное число. Поэтому в своих VВА-программах вы не можете

использовать функцию

Excel СЛЧИС.

Пример простой и полезной функции
Полезные функции не обязательно должны быть сложными. Функция, которую мы
рассмотрим сейчас, представляет собой оболочку для встроенной VВА-функции

Spli t.

Она позволяет легко извлечь элемент из строки, в которой есть символы­

разделители. Наша функция называется

ExtractElement:

Function ExtractElement(Txt, п, Separator)
' Возвращает п-й элемент текстовой строки, в которой
' элементы разделены указанным символом
ExtractElement = Split(Application.Trim(Txt), Separator)(n - 1)
End Function
Функция принимает три аргумента:

• тхt - текст с символами-разделителями или ссылка на ячейку с таким текстом;
• п - порядковый номер нужного элемента в строке;
• Separator - символ-разделитель, используемый в тексте.
Вот пример формулы, в которой используется функция

=ExtractElement("123-45-678";2;"-")

ExtractElement:

912

ГЛАВА

40

Создание пользовательских VВА-функций

второй элемент в строке, разделенной дефисами.

Эта формула вернет 45 -

В качестве разделителя можно использовать пробел. Вот формула, которая из­
влекает имя из строки с именем и фамилией (если они написаны через пробел)
в ячейке

Al:

=ExtractElement(Al;l;" ")

Отладка пользовательских функций
Отладить функцию несколько сложнее, чем подпрограмму. Если вы разработали
функцию для использования в формулах рабочего листа, то ошибка в ней просто
приводит к отображению ошибки в ячейке с формулой ( обычно это #ЗНАЧ!). Други­

ми словами, вы не получите обычного сообщения об ошибке во время выполнения,
которое поможет вам найти оператор с ошибкой.
При отладке формулы на рабочем листе лучше использовать на нем только один
экземпляр функции. Есть три метода поиска ошибок в функциях.

•

Поместите в наиболее важных местах кода функцию MsgBox, чтобы от­
слеживать реальные значения переменных. Окна сообщений в функциях
появляются при их выполнении. Но убедитесь, что на листе есть только одна
формула, использующая вашу функцию; в противном случае окна сообщений

будут появляться для каждой отслеживаемой формулы.

•

Протестируйте вашу функцию, вызвав ее из подпрограммы. При возникнове­

нии ошибки появится сообщение, и вы сможете либо исправить ее ( если сразу
обнаружите), либо перейти в отладчик редактора

•

Visual Basic.

Создайте в функции точки останова, а затем выполните ее с помощью отлад­

чика

Excel.

Если нажать F9, то оператор, на котором находится курсор, станет

точкой останова. Выполнение функции остановится, и вы сможете пройти по

коду строка за строкой (нажимая
вании средств отладки

F8). Дополнительные сведения об использо­

VBA можно

найти в справочной системе.

Вставка пользовательских функций в формулы
В диалоговом окне

Excel

Вставка функции можно выбрать функцию рабочего листа

и вставить ее в формулу. В нем также перечислены пользовательские функции,

написанные на VBA. Когда вы выберете нужную функцию, откроется диалоговое
окно Аргументы функции: введите все аргументы, которые требуются функции.
ПРИМЕЧАНИЕ

В диалоговом окне Вставка функции не отображаются имена функций, объявленных
Private. Если вы создаете функцию, которая будет ис­

с помощью ключевого слова

пользоваться только другими процедурами

VBA, объявите ее как Private.

Вставка пользовательских функций в формулы

91 З

Можно сделать так, чтобы в диалоговом окне Вставка функции выводилось описание
пользовательской функции. Для этого сделайте следующее.

1.
2.
3.
4.

Создайте функцию в модуле
Перейдите в

VBA,

используя окно редактора

Visual Basic.

Excel.

Выберите команду Разработчик ► Код ► Макросы. Откроется диалоговое окно Макрос.

В поле Имя макроса введите имя функции. Обратите внимание: обычно в этом
окне пользовательские VВА-функции не отображаются, поэтому вам придется
ввести имя вашей функции самостоятельно.

5.

Нажмите кнопку Параметры . Откроется диалоговое окно Параметры макроса

(рис.

6.

40.3).

Введите описание функции и нажмите

х

Параметры макроса

кнопку ОК. Имейте в виду: поле Сочетание
клавиш для пользовательских функций

Имя макроса

TopAvg

не работает.

Сочетание ~авиш

Описание функции, которое вы ввели , в даль­

etr1+I

нейшем будет выводиться в диалоговом окне

Qписание

Вставка функции.

Вычисляет среднее д,1я наибольших чисел в диапазоне

Есть и другой способ добавить описание
пользовательской функции : нужно выполнить оператор

использу-

ется метод

VBA, в котором
MacroOptions. М етол.

позволяет

ок

нс только добавить назначение функции, но
и присвоить ей категорию и л.аже описать

Отме1-1а

Рис. 40.3. В окне можно ввести описание

ее аргуме нты . Информация об аргументах
выводится в диалоговом окне Аргументы функ­

функции. которое будет выводиться в окне

ции, которое открывается после того , как вы

Вставка функции

выберете функцию в окн е Вставка функции.
На рис.

40.4

показано окно Аргументы функции, в котором пользователю предлагается

ввести аргументы функции TopAvg, а также дано ее описание. Она относится к ка­
тегории функций

системе

3 (Математические) .

Номера категорий перечислены в справочной

VBA.

В данном случае мы добавили описание работы, категорию и сведения об аргументах
для уже знакомой вам функции

TopAvg, выполнив эту

подпрограмму :

Sub CreateArgDescriptions()
Application . MacroOptions Macro:="TopAvg", _
Description:= _
•
"Вычисляет среднее для наибольших чисел в диапазоне.",

Category:=3, _
ArgumentDescriptions:= _
Аrrау("Диапазон с данными",

End Sub

"Значение

n")

914

ГЛАВА ,о

Создание пользовательских VВА-функций

х

Аргументы функции

TopAvg
Dilta

А2;А6

1'

= (10 -180425}

Num

~

t

.

з

•

19

ВычиU1яет среднее дnя наибольших чисе.n в диапазоне

Num

Значение

n.

19
ок

Сnоана по )ТРИ фун,сщ1и

Рис.

Значение

40.4. В окне Аргументы

функции можно определить пользовательскую функцию

Эту подпрограмму достаточно выполнить один раз. После этого общее описание,
категория и сведения об аргументах функции будут сохранены в системном файле
приложения .

В этой главе мы лишь поверхностно затронули создание пользовательских функ­

ций. Однако приведенной информации должно быть достаточно, чтобы вы могли
начать работу.

Ш□у Примеры полезных функций VBA представлены в главе 44. Их можно использовать напрямую
или адаптировать под рабочие задачи.

Глава

41

СОЗДАНИЕ ДИАЛОГОВЫХ ОКОН

Невозможно взаимодействовать с Excel, не сталкиваясь с диалоговыми окнами.
Как и в большинстве других программ, написанных для Windows, в этих окнах
можно получить информацию, определить параметры команд и вывести сообще­
н не. Разрабатывая макросы VBA, вы сможете создавать собственные диалоговые
окна, которые будут функционировать так же, как и встроенные в Excel. Эти окна
называются полъзователъскими формами

(UserForm).

Зачем создавать новые диалоговые окна
Некоторые макросы ведут себя одинаково при каждом запуске. Например, можно
разработать макрос, который будет вводить в диапазон рабочего листа список регио­

нов продаж. Он всегда дает один и тот же результат и не требует дополнительного
ввода данных пользователем. Но можно создавать макросы, которые работают
по-разному в зависимости от обстоятельств или предоставляют пользователю до­
полнительные возможности. В таких случаях поможет диалоговое окно.

Рассмотрим пример простого макроса, который переводит текст каждой ячейки

выбранного диапазона в верхний регистр (пропуская ячейки с формулами). В коде
используется встроенная VВА-функция

StrConv:

Sub ChangeCase()
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value, vbUpperCase)
End If
Next Cell
End Sub
Макрос полезный, но его можно улучшить. Например, он будет еще полезнее, если
позволит изменять регистр текста по выбору пользователя: все буквы строчные,
11рописные или каждое слово с прописной.

Это несложно сделать, но, чтобы прописать это в макросе, придется как-то узнать

у пользователя, как именно он хочет отформатировать текст. Чтобы решить эту
задачу, нужно предоставить пользователю диалоговое окно, как на рис.

создано в редакторе

Visual Basic и

выводится благодаря макросу

VBA.

41.1.

Оно

ГЛАВА 41

916

Создание диалоговых окон

с

в

А

Е

D

F

н

G

1
2
3

январь

4

февраль

5

март

6

апрель

7

май

8

июнь

9

июль

10

авrуст

11

сентябрь

12

октябрь

13

ноябрь

14

декабрь

-

х

Переключение регистра

1 ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

Отмена

(i" все строчные

1 Начинать С Прописных

ок

Рис., 1.1. В диалоговом окне Переключение регистра пользователь может выбрать
соответствующий режим
Есть и другое решение: можно создать три отдельных макроса, каждый из которых

отвечает за свой вариант изменения регистра. Однако удобнее совместить эти три

операции в одном макросе и использовать форму. Мы подробнее рассмотрим этот
пример, а также способы создания форм позже, в разделе <<Примеры пользователь­
ских форм,> этой главы.

Альтернатива формам
Создать новую форму нетрудно, однако иногда проще использовать инструменты

VBA.

Например, в этом языке есть две функции, InputBox и MsgBox, которые по­

зволяют выводить простые диалоговые окна без необходимости создавать форму
в редакторе Visual Basic. Эти окна можно настраивать, но они, конечно, не предо­
ставят всех тех возможностей, которые доступны в пользовательских формах .

Функция

lnputBox

Функция позволяет получить от пользователя одно значение. Вот упрощенная
версия синтаксиса

InputBox:

InрutВох(сообщение[,заголовок]

[,значение_nо_умолчанию])

Рассмотрим аргументы этой функции:

•
•
•

сообщение (обязательный)

-

заголовок (не обязательный)

текст, который выводится в окне;

-

текст в заголовке окна.

значение_по_умолчанию (не обязательный)
выводится в поле ввода.

-

значение, которое по умолчанию

Альтернатива формам

917

Вот пример использования функции Inputвox:

CName

= InрutВох("Введите ваше имя:", "Имя пользователя")

Когда эта строка кода будет выполнена,
(рис .

Excel выведет на экран диалоговое окно
41.2). Обратите внимание: в примере используются только два аргумента, значе­

ние по умолчанию не задано. Когда пользователь введет значение и нажмет кнопку ОК,

оно будет присвоено переменной

CName. Затем ваш код VBA может использовать ее.
х

Имя пользователя

Введите ваше имя;

Cancel

Рис.

Функция

41.2. Диалоговое окно. которое открывается при вызове функции lnputBox

MsgBox

Эта функция поз воляет вывести на экран информацию и получить от пользовате­

ля простые данные. Функция

MsgBox

использована во многих примерах этой книги

для вывода з начения переменной . Вот упрощенная версия синтаксиса MsgBox:
МsgВох(сообщение[,кноnки]

[,заголовок])

Рассмотрим аргументы функции:

•
•

сообщение (обязательный)
кнопки (не

обязательный) -

текст, который выводится в окне;
коды кнопок, которые будут выводиться в диа-

логовом окне;

•

заголовок (не обязательный)

-

текст в заголовке окна.

Вы можете использовать функцию MsgBox самостоя­
тельно или присвоить ее результат переменной.

х

Microsoft Excel

В первом случае ее аргументы не нужно заключать

в круглые скобки. В следующем примере MsgBox

Нажмите ок, чтобы продолжить

выводит на экран сообщение и не возвращает результат:

ок

Sub MsgBoxDemo()
MsgBox

"Нажмите ОК,

]

чтобы продолжить"

End Sub

Рис. 41.З. Простое окно

На рис .

с сообщением. которое открывается

кода.

41.3

показан результат выпол нения этого

при вызове функции

MsgBox

ГЛАВА 41

918

Создание диалоговых окон

Чтобы в таком окне запросить у пользователя ответ, результат функции MsgBox
необходимо присвоить переменной. В следующем коде используются встроенные

константы ( описаны в табл.

41.1 ),

которые упрощают работу со значениями, воз­

вращаемыми функцией:

Sub GetAnswer()
Ans = МsgВох("Продолжить?", vbYesNo)
Select Case Ans
Case vbYes
[код,

...

который выполнится,

если пользователь нажал Да]

который выполнится,

если пользователь нажал Нет]

Case vbNo
[код,

...

End Select
End Sub
Таблица, 1.1. Константы, используемые в функции

MsgBox

Константа

Значение

Описание

vbOKOnly

0

Отображается только кнопка ок

vbOKCancel

1

Отображаются кнопки ок и Отмена

vbAbortRetryignore

2

Отображаются кнопки Прервать, Повтор и Пропустить

vbYesNoCancel

3

Отображаются кнопки Да, Нет и Отмена

vbYesNo

4

Отображаются кнопки да и Нет

vbRetryCancel

5

Отображаются кнопки Повтор и Отмена

vbCritical

16

Выводится пиктограмма О, означающая критическое
сообщение
- -·-----------

32

vbQuestion

Выводится пиктограмма

8, означающая вопрос, на который

пользователь должен дать ответ

VBExclamation

48

vЫnformation

64

Выводится пиктограмма

, J__,. означающая предупреждение

Выводится пиктограмма

8, означающая информационное

сообщение

vbDefaultButtonl

0

По умолчанию выбрана первая кнопка

vbDefaultButton2

256

По умолчанию выбрана вторая кнопка

vbDefaultButtonЗ

512

По умолчанию выбрана третья кнопка

Ans присваивается одно из значений: vbYes
Select Case определяет действие, которое подпрограмма должна
в зависимости от значения Ans.

При выполнении этого кода переменной

или

vbNo.

Оператор

выполнить

Альтернатива формам

919

Благодаря аргументу кнопки вы можете легко настраивать свои окна сообщений.
В табл.

41.1

перечислены наиболее распространенные встроенные константы

VBA,

которые можно использовать для этого аргумента. Можно указать, какие кнопки

добавить, должна ли в окне отображаться пиктограмма и какая кнопка выбрана
110 умолчанию.

В примере ниже мы используем комбинацию констант, чтобы вывести в нашем
окне кнопки Да и Нет

(vbYesNo)

и пиктограмму со знаком вопроса

Кнопка Нет будет выбрана по умолчанию

(vbDefaultButton2).

эапись, мы предварительно присвоим эти константы переменной
затем :зададим как второй аргумент функции

(vbQuestion).

Чтобы упростить

Config,

которую

MsgBox.

Sub GetAnswerl()
Config = vbYesNo + vbQuestion + vbDefaultButton2
Ans = МsgВох("Расnечатать ежемесячный отчет?", Config)
If Ans vbYes Then RunReport
If Ans = vbNo Then Exit Sub
End Sub
На рис.

41.4

программы

показан результат выполнения под­

GetAnswerl.

Microsoft Excel

Если нажать кнопку Да,

то будет выполняться процедура

RunReport

(здесь

не показана) . Если же нажать Нет (или просто кла­

8

Распечатать ежемесячный отчет?

вишу

Enter), то подпрограмма завершится. В функ­
MsgBox аргумент [заголовок] опущен, поэтому
выводится стандартный заголовок Microsoft Excel.

нии

А вот еще один пример использования функции

MsgBox:

Да
Рис.

Нет

]

41.4. Используя второй аргумент
MsgBox. можно задать

функции

Sub GetAnswer2()
кнопки. которые будут выводиться
Msg = "Начать создание ежемесячного отчета?"
в окне
Msg = Msg & vbNewLine & vbNewLine
Msg Msg & "Создание отчета займет приблизительно"
Msg = Msg & "15 минут . В результате будет создан отчет"
Msg = Msg & "на 30 страницах по продажам за текущий месяц."
Title = "Компания XYZ"
Config = vbYesNo + vbQuestion
Ans = MsgBox(Msg, Config, Title)
If Ans vbYes Then RunReport
If Ans = vbNo Then Exit Sub
End Sub
Этот пример демонстрирует, как выводить в окне длинные сообщения . С по­
мощью переменной

Msg

и оператора конкатенации (&) мы разделили сообщение

на несколько операторов. Во втором из них используется константа

vbNewLine,

которая представляет собой символ начала новой строки . (С помощью двух

таких символов можно вставить пустую строку.) Отобраз ить в окне заголовок

920

ГЛАВА 41

Создание диалоговых окон

позволяет переменная

Config

Ti tle на месте третьего аргумента функции. В переменной

хранятся константы, которые генерируют кнопки Да и Нет и пиктограмму

с вопросительным знаком. На рис.

41 .5

вы видите окно, которое откроется при

выполнении этой подпрограммы.

Компания

8

XYZ

Начать создание ежемесячного отчета?
Создание отчета займет приблизительно
будет создан отчет на

30 страницах

15

минут. В результате

по продажам за текущий

месяц.

Да
Рис.

)

Нет

41.5. Окно с длинным сообщением и заголовком

Основы создания пользовательских диалоговых окон
Функции InputBox и

MsgBox подходят для многих ситуаций , но, если вам нужно

получить больше информации, лучше создать пользовательское диалоговое окно,

которое в редакторе

Visual Basic представлено

в виде объекта UserForm.

Чтобы создать UserForm, сделайте следующее.

1.

Определите, для чего будет использоваться диалоговое окно и в какой части
VВА-макроса оно будет вызываться.

2.
3.
4.

Перейдите в редактор

вставьте в ваш VВА-проект новую форму.

Добавьте на нее необходимые элементы управления .
Создайте VВА-макрос для отображения формы. Он будет находиться в обычном
модул е

5.

Visual Basic и

VBA.

Создайте процедуры обработки событий, которые будут выполняться, когда
пользователь станет взаимодействовать с элементами управления на форме

(например, когда он нажмет кнопку ОК) . Эти процедуры следует сохранить
в модуле формы.

Далее мы подробно рассмотрим все этапы создания форм .

Работа с формами
Чтобы создать диалоговое окно, необходимо сначала вставить новую форму в окно
Visual Basic. Откройте его командой Разработчик ► Код ► Visual Basic (или

редактора

нажмите Alt+F11) . Убедитесь, что на панели Project Explorer выбрана текущая рабо­
чая книга, а затем выполните команду Insert ► UserForm. В окне редактора появится

Основы создания пользовательских диалоговых окон

пустая форма (рис.

41.6).

921

Щелкните на ней, и откроется панель инструментов Toolbox,

которая позволяет добавлять на форму элементы управления.

l1
~

о

file

~~

fdit

!nsert

F,2_rmat

.Qebug

.Вun

Jools

8,dd-lns

Yfindow

tfelp

- 6

Х

Proje:ct ~ VBAProject

Е1

VВAProj<!d:

S

Мicrosoft

(8ookl)

Excel

OЬ~ts

~ Sh,t,tl(She,tl)

~ ThsWondюok

8

Forms

1J

UserForm 1

а

• Toolbox

•. ГCoiiiioiiJI

••'".=
, ...=.., =
,..,-..,~,... =
~..=. ,=
~.
А,=
,..=.=

m

д

1-!J 111

[!В

~

~

~@ -

Рис.

41.6. Пустая форма

и панель

0 0
[±]

[J

.:1

Toolbox

Добавление элементов управления на форму
Элементы управления

ActiveX,

которые можно добавить на форму, находятся на

панели инструментов Toolbox ( см. рис.

41.6).

Если она не отображается на экране,

выберите команду View ► Toolbox.
Если навести указатель мыши на элемент управления на панели

Toolbox, то появля­

ется его название . Чтобы добавить элемент на форму, щелкните на нем, а затем на
форме

-

элемент будет добавлен с размером по умолчанию . Можно также сначала

щелкнуть на элементе, а затем перевести указатель мыши на форму и обрисовать

некую область, указав местонахождение элемента и его размер. Добавленный эле­
мент можно перемещать, а также изменять его размеры .

Перечень элементов управления и их назначение приводятся в табл .

41.2.

ШDV Некоторые из зтих элементов можно разместить прямо на рабочем листе. О том, как это сделать,
рассказывается в главе

42.

Кроме того, на панели есть еще один элемент:

Select Objects . Он

позволяет вы­

бирать на панели другие элементы, добавлять их на форму, менять их размер
и перемещать.

Чтобы удалить элемент с формы, щелкните на нем левой кнопкой мыши и нажмите

Delete либо щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите
команду Delete.

922

ГЛАВА 41

Создание диалоговых окон

Таблица ,1.2. Элементы управления на панели

Toolbox

Элемент управления

Что добавn1ет

CheckBox

Флажок для управления логическими параметрами

ComboBox

Поле ввода, скомбинированное с раскрывающимся списком, в котором можно выбрать
некий вариант
--------

CommandButton

Кноп к у, которую можно нажать

Frame

-------. -··--·-··
Рамку [контейнер для других объектов]

Image

Элемент управления, который может содержать изображение

Label

Надпись [контейнер для текста]

ListBox

Список, элемент которого может выбрать пользователь

MultiPage

Многостраничный элемент управления [контейнер для других объектов]

OptionButton

Один элемент переключателя [для выбора одного режима из нескольких]

ScrollBar

Полосу прокрутки. перетаскивая которую пользователь может указывать значение

SpinButton

Счетчик [позволяет задать значение нажатием стрелок вверх или вниз]

Tabstrip

Полосу вкладок [контейнер для других объектов]

TextBox

Поле, в которое пользователь может вводить текст

ToggleButton

Выключатель для управления логическими параметрами

- · · --

------

-·----··········--·-····. · - - - -

-------·--· ···-·-----------

-

- -

------

- ---

-----

-

Изменение свойств элементов управления
Каждый элемент управления имеет несколько свойств, определяющих его внеш­
ний вид и поведение. Одни свойства, такие как Height или Width, можно изменить,
щелкнув на границе этого элемента и перетащив ее. Для изменения других свойств
придется использовать окно

Properties.

Чтобы открыть это окно, выберите команду View ► Properties Window (или нажмите F4).

В окне отображается список свойств элемента, выбранного в данный момент. Если
щелкнуть на свободном месте формы, то отобразятся ее свойства. На рис.
казано содержимое окна

Properties для

элемента управления

41. 7

по­

CommandButton.

Если вы хотите изменить то или иное свойство, выберите его в окне Properties н пе­
речне слева, а затем введите новое значение в поле справа. Для некоторых свойств

(например, BackColor) можно выбирать значение из списка. В верхней части окна
Properties есть раскрывающийся список всех элементов, добавленных па форму,
поэтому нужный элемент можно выбрать и там. Кроме того, отобразить свойства
элемента можно, просто щелкнув на нем в окне формы.

Основы создания пользовательских диалоговых окон

~ Microsoft Visual Basic for Applic1t1ons- Book4 - (UsвForml (Userform)]

4

file

Projed -

0

fd1t

У.1~

!nsert

F,2m,at

,Qebug

.Вun

Jools

Add-lns

о

Window

tlelp

923

х

-

д

х

\iВAProject

VDAPro;«t (Вооk4}
а

•

-

""°'°ft ,хс,1 OЬJects

!@) Sheetl(Sheetl)

lcommandВuttont Corrvмrd:tutton

iJ ThisWorkЬook
в

АlрмЬеЬс

Fonns

-

8)Use<fonn1
8 ~ VDAPro;«t (Ех~ Ю22 1
8
МicrosoftExcd<i>.)IOS
!@) Sheetl (ЮС)
!@) Sheet2 (rrne)

IC•t,gonzed )

(N,,mo)

CommanclJutton 1

-·""

fai,,

ВюСо1оr

t-,lo

!@) Sheetз (Adмty)
!@) Sheet4 (ro,k}

..J

о 8Н8000000F&.
1--~
fai,,
CoпwмrdJutton 1

~ Th,Wo,Jd,ook

fai,,
Тп,,

Tilho,м

•

Ш,0000012&.

н

84
fai,,
(№n,)

Рис.

41.7. Окно свойств элемента управления CommandButton

Когда вы задаете свойства через окно Properties, вы задаете их в процессе разработки .
Вы также можете использовать

VBA

для изменения свойств элементов во время

отображения формы (то есть во время выполнения).
Полное описание всех свойств элементов управления выходит за рамки этой книги.

Чтобы получить информацию о конкретном свойстве объекта, выберите его в окне

Properties

и нажмите

Fl.

Обработка событий
Событие

-

это то, что происходит, когда пользователь взаимодействует с элементом

на форме. Например, нажатие кнопки инициирует событие Click, выбор элемента
в списке вызывает события Click и Change. Чтобы сделать форму полезной, необхо­
димо написать на

VBA процедуру обработки события,

которая будет выполняться

при наступлении конкретного события .
По имени процедуры можно понять, к какому элементу управления она относится

и какое событие обрабатывает. Так, процедура, выполняемая после нажатия кнопки

MyButton, будет называться MyButton_Click. Но обычно нет необходимости запо­
минать, как называются такие процедуры. Просто щелкните на нужном элементе

управления правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду View

Code. В открывшемся окне будут автоматически вставлены ключевые слова Private Sub и End Sub, причем в первой строке уже будет прописано корректное имя

Создание диалоговых окон

ГЛАВА 41

924

для обработчика одного из событий этого элемента управления. В верхней части
панели Code справа есть раскрывающийся список, в котором можно выбрать другое
событие вместо предложенного по умолчанию (рис. 41.8).
Чтобы получить результат, как на рис. 41.8, мы щелкнули правой кнопкой мыши
на кнопке CommandButtonl и выбрали команду View Code. По умолчанию выбирается
событие Click, которое и вставляется в модуль кода. Кроме того, в раскрывающемся
списке на панели

Code показаны

и другие события, доступные для этого элемента.

4

fdFt

[ile

~1~

lnSМ

F,2rm11.

.QIOug

Bun

Jools

Add-lns

•
►
11'1 .,
lcomrnммmutton1

О

8

$

--(-4)
1'4cro,oft.Exa!I~

SU.Ь

..:]

. ...
""'
.,,,,,

w

KeyOown

'°'""
e 1!11-•
4' YМProjrd: (Exwl 2.0l21
SJ.

Cld<

Ве~аiе
EnLer

1) ShetH (Shм:tlJ
{)-n.w8

~ х

ln4, Col 1

Co.und8uttonl_Click(I

tnd Su.b

-

Jjdp

W:1ndow

25.J

Pr1vate

Х

О

t] Microsoft V1.su1I ~s,c for Appl1ot1ons • Book.4- (U~orm1 (Cod1:)1

К.,Uр

UouseDown

Мc:ro,oft Extel CЬ~ts
11!) ,._tl(ТOC)
11!),._U(Jm,)

Mouseмo..-e

uouиU

111 -tз (Actмty)
11!)-14(Т-'<)

{)-n.w-

Рис.

41.8.

На панели

Code показано событие Click кнопки и список других доступных событий

Вывод формы на экран
Чтобы вывести созданную форму в виде диалогового окна на экран, нужно добавить
процедуру, в которой используется метод Show объекта UserForm. Так, следующая
процедура выведет форму с названием UserForml:

Sub ShowDialog()
UserForml.Show
End Sub
Эта процедура должна находиться в стандартном модуле
Если в вашем проекте еще нет модуля

Insert

►

VBA,

VBA, а не

в коде формы .

то вставьте его с помощью команды

Module.

После выполнения процедуры ShowDialog в окне Excel появляется форма UserForml.
Остальные действия зависят от созданных вами процедур обработки событий.

Примеры создания диалоговых окон

925

Примеры создания диалоговых окон
В предыдущих разделах мы дали вводную информацию о создании пользователь­

ских окон. Здесь же процесс разработки нового диалогового окна мы рассмотрим
на двух примерах: простом и посложнее. Начнем с простого.

Первый пример
Создадим диалоговое окно, в котором будет выводиться сообщение для пользо­
вателя. Эту задачу можно решить и с помощью функции MsgBox, однако диало­

говое окно даст нам больше возможностей по форматированию и размещению

сообщения.

ШDQ Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Вывод сообщения.хLsm.
Создание формы
Прежде всего создайте новую рабочую книгу. Затем сделайте следующее.

1.

Выберите на ленте команду Разработчик ► Код ► Visual Basic (или нажмите Alt+Fll).

Откроется окно редактора

2.
3.

В окне Project Explorer выберите рабочую книгу, дважды щелкнув на ней.
Выберите команду Insert ► UserForm. На экране редактора появятся пустая форма

UserForml

4.

Visual Basic.

и панель

Toolbox.

Нажмите F4, чтобы открыть окно Properties, и измените следующие свойства

объекта UserForm:

5.

Cвoiimo

Изменить на

Name

AboutBox

Caption

Об этой рабочей книге

С помощью панели ТооlЬох добавьте в форму элемент Label. Если панель не видна,
то выберите команду View ► ТооlЬох.

6.

Выделите элемент

Label и в его окне Properties в поле свойства Caption введите

текст, который должен отображаться на этом элементе.

7.

Оставаясь в окне Properties элемента Label, щелкните на свойстве Font и подбе­
рите шрифт. Можно изменить гарнитуру, размерит. д. Результаты выбора ото­
бражаются в форме. На рис.

41.9 показан пример отформатированной надписи.

В данном случае свойству TextAlign было присвоено специальное значение,
которое выравнивает текст по центру:

2 - fmTextAlignCenter

ГЛАВА

926

Ваsк

Microsoft Visш1I

Af f1le
roJect

41

Создание диалоговых окон

for Appl1cat1ons -

Вывод coo6щeни1t.xl sm

-

{АЬоutВох

(UserForm)J

fd1t ~1ew Insert Fgrrмt QeЬug Bun Iools Add -lns Wtndow tielp

VBAProJect

...J

.fl( atpvЬaen.xls (ATPVBAEN .XLAM)
• ~Solver (SOLVER.XLAM)
VBAProject (FIJNCRES.XLAM)
+ ,14 VBAProject (UBitMenu04RU.xlam)
"-' VBAProject (Вwвод cooбщeHMJl.xlsm)
+

IЬIMessage laЬel

Эта рабочая книга создана ДЖорджем
Беллингтоном из бухгалтерии.

• ti!

Mк:rosolt Ех~ OЬjects

AJphaЬetic

C.tegonzed
IЫМ.Ssage

(Name)
Accelerator

Если у вас возникнут вопросы или
проблемы, позвоните ДЖиму по

l)Sheet1 (Лист!)
~ ThlsWorkЬook
Fonns

телефону

+8773.

/\utDS<Ze
8ackColof

:J &НВООООООF&

8ackStyle
Вo<derColor
-tyle

8&Н80000006&
о . fm-tyleNone

False

1 • fmвackStyleOpaque

Эта рабочая книГil создана Джордж

captюn

~AЬou!Sox

ок

Мodules

~Мodulel

• tl, VВAProjec:t (Кнмrа1)

-contrompтext

,.__ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

~

_

EnaЬled

True
Tahomii

ForoColor

■ &Н80000012&

Нeght

91,5

_. Font

НelpContext!D О

L,fl:
Мouseloon

5,6
(None)

МousePolnter О

- fmМousePow'lterDefault

(None)

Pkture

P!cturePositlon 7 - fmPicturePosit:ionAЬoveCter
SpeoalE/f,ct О - fmSpeoalEffectЯat
1
h-aЫndex
False

trabstop
~

ag
extAllgn

Рис.41. 9. Элемент управления

8.

Добавьте в форму объект

2 - fmTextAllgnC.enter

~~

С'ы.

Label после изменения свойств шрифта

CommandButton,

затем в окне

Properties

измените его

свойства так:

9.

Свойство

Изменить на

Name

OKButton

Caption

ок

Default

True

При желании мож ете внести другие изменения . Например, иэменить ра з мер

формы, передвинуть элементы управления, увеличить либо уменьшить их .

Тестирование формы
На данном этапе форма содержит все необходимые элементы управл е ния. Мы
нс добавили лишь способа ее отображения. Во время разработки можно нажать

FS ~ так вы увидите форму в ее текущем виде. Чтобы закрыть ее, в строке заголовка
нажмите кнопку Закрыть (Х) .

Чтобы написать процедуру, которая будет выводить нашу форму на э кран в

Excel,

сделайте следующее .

1.

Вставьте в прое кт модуль

Inserts

►

Module.

VBA,

выбрав в окне редактора

Visual Basic

команду

Примеры создания диалоговых окон

2.

927

В пустом модуле введите следующий код:

Sub ShowAboutBox()
AboutBox.Show
End Sub

3.
4.

Перейдите в окно

Excel

(нажав Alt+Fll).

На ленте выберите команду Разработчик ► Код ► Макросы (или нажмите Alt+FB).
Откроется диалоговое окно Макрос.

5.

В нем выберите в списке макросов ShowAboutBox и нажмите кнопку Выполнить.
На экране появится созданная форма.

Если вы нажмете кнопку ОК, то эта форма не закроется, как можно было бы ожидать.
Чтобы это произошло, для кнопки нужно создать процедуру обработчика событий.
Этим мы и займемся далее. А пока, если вы все же хотите закрыть это окно с со­

общением, просто нажмите его кнопку Закрыть (Х).

iu□y Открыть такое окно можно и нажатием кнопки, помещенной на рабочий лист. О том, как под­
ключить макрос к такой кнопке, рассказывается в главе

42.

Создание процедуры обработки событий
Процедура обработки события выполняется всякий раз при наступлении того со­
бытия, с которым она связана. В нашем случае нужно создать процедуру обработки
события Click, которое генерируется, когда пользователь нажимает в окне кнопку ОК.

Чтобы со:щать такую процедуру, сделайте следующее.

1. Нажмите Alt+Fll, чтобы перейти в окно редактора Visual Basic.

2.

Перейдите к форме AboutBox, дважды щелкнув на ее названии на панели Project

Explorer.

3.

Дважды щелкните на элементе управления OKButton. Реда ктор

Visual Basic
End Sub для

активизирует модуль кода формы и вставит в него операторы Sub и

события

Click (рис. 41 .10).
Книrа1

• UserForon1 (Code)

OKButton

Click

P1ivale Sub

OКВutton

Click ()

End Sub
1

Рис.41.10. Модуль кода для формы AboutВox

ГЛАВА

928
4.

41

Создание диалоговых окон

Вставьте перед End Sub следующий оператор:

Unload

Ме

Он просто закрывает форму. Полный текст процедуры обработчика события дол­
жен выглядеть так:

Private Sub OKButton_Click()
Unload Ме
End Sub
Теперь, при наличии этой процедуры, нажатие кнопки ОК будет приводить к за­
крытию нашего окна.

ПРИМЕЧАНИЕ

Ключевое слово Ме, используемое в модуле программного кода формы,

-

это просто

сокращение, предназначенное для ссылок на саму форму. Иными словами, запись

Unload Ме полностью эквивалентна записи Unload AboutBox. Сокращение удобно
использовать: если вы решите переименовать форму, то оператор Unload Ме по­
прежнему будет работать.

Второй пример
Этот пример представляет собой улучшенную версию процедуры ChangeCase,
приведенной в начале главы. Напомним, что оригинальная версия этого макроса

меняет регистр текста в ячейках: делает буквы прописными. Модифицированная
версия будет запрашивать у пользователя данные о том, как именно нужно изменить
регистр: сделать все буквы прописными, строчными или только начинать каждое
слово с прописной.

ш□с) Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Изменение perиcтpa.xlsm.
Создание диалогового окна
Итак, в новом диалоговом окне пользователю нужно будет указать вариант преоб­
разования текста. Можно выбрать только один вариант, поэтому следует использо­
вать такие элементы управления, как переключатели (OptionButton). Чтобы создать
новое диалоговое окно, откройте пустую рабочую книгу и сделайте следующее.

1.
2.
3.

Нажмите Alt+Fll, чтобы открыть окно редактора

Visual Basic.

В нем выберите команду Insert ► UserForm. Редактор добавит пустую форму UserForml и выведет на экран панель Toolbox.
Нажмите F4, чтобы открыть окно свойств формы, и измените их так:
Свойство

Изменить на

Name

UChangeCase

Caption

Переключение регистра

Примеры создания диалоговых окон

4.

5.

6.

929

Добавьте на форму кнопку (элемент CommandButton) и измените ее свойства так:
Свойство

Изменить на

Name

OKButton

Caption

ок

Default

True

Добавьте в форму еще одну кнопку и измените ее свойства так:
Свойство

Изменить на

Name

CancelButton

Caption

Отмена

Cancel

True

Добавьте элемент переключателя ( объект OptionButton) и измените его свойства,
как указано ниже. (Он будет установлен по умолчанию при открытии формы,
поэтому для его свойства

7.

8.

9.

Value должно быть задано значение True.)

Свойство

Изменить на

Name

OptionUpper

Caption

ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

Value

True

Добавьте второй элемент переключателя и измените его свойства так:
Свойство

Изменить на

Name

Optionlower

Caption

все строчные

Добавьте третий элемент переключателя и измените его свойства так:
Свойство

Изменить на

Name

OptionProper

Caption

Начинать С Прописных

У становите подходящий размер кнопок и расположите их на форме так, чтобы
она стала похожа на форму, показанную на рис.
и переключатели не перекрывают друг друга.

41.11.

Убедитесь, что кнопки

930

ГЛАВА

41

Создание диалоговых окон

Из'-Аенение perиcтpa.xlsm

" UChangeCase (UserForm}

Переключение регистра

(о' ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

r
r

Отмена

все строчные
Начинать С Прописных

ок

Рис.41.11. Диалоговое окно после вставки элементов управления и настройки их некоторых свойств
СОВЕТ

В редакторе

Visual Basic есть несколько команд,

которые позволяют менять размер

элементов управления и задавать параметры их выравнивания. Например, эле­
ментам, входящим в группу, можно задать одинаковый размер или переместить их

так, чтобы все они были выровнены по левому краю. Для этого выделите нужные
элементы, а затем выберите соответствующую команду в меню Format. Названия
этих команд, как правило, понятны; кроме того, в справочной системе можно найти
полное их описание .

Создание процедур обработки событий
В этом примере должно быть две процедуры обработки событий. Одна будет обраба­
тывать событие Click для кнопки CancelButton, а вторая - событие Click для кнопки

OKButton. Создавать такие процедуры для переключателей нет нужды: код VBA
может определить, какое из трех положений выбрал пользователь, но ему не нужно

реагировать на изменение выбора

-

только на нажатие кнопки ОК или Отмена .

Процедуры хранятся в модуле формы. Чтобы создать процедуру обработки события

Click для кнопки Отмена, сделайте следующее .

1.

Активизируйте форму UserForml, дважды щелкнув на ее имени на панели Project

Explorer.

2.

Дважды щелкните на кнопке Отмена. Редактор

Visual Basic

активирует модуль

кода для формы и вставит в него пустую процедуру .

3.

Вставьте перед оператором End Sub такой оператор:

Unload

Ме

Это все, что нужно сделать. Процедура обработки события Click для кнопки Отмена
должна выглядеть так:

Private Sub CancelButton_c'lick()
Unload Ме
End Sub

Примеры создания диалоговых окон

Она состоит из одного оператора, закрывающего форму

UserForml, и

931

будет вы110л-

11яться после нажатия кнопки Отмена.

Теперь нужно написать процедуру обработки события

Click для кнопки ОК. Вы­

полните следующие действия.

1.

В раскрывающемся списке вверху окна

Properties выберите объект OKButton. За­

тем в окне формы дважды щелкните на кнопке ОК. Редактор подготовит новую

процедуру, которая будет называться

2.

OKButton_Click.

Введите следующий код. Обратите внимание: первый и последний операторы
уже добавил редактор Visшl Basic.

Private Sub OKButton_Click()
' Выйти, если диапазон не выбран
If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
'

ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

If Me.OptionUpper.Value Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value, vbUpperCase)
End If
Next cell
End If
все

строчные

If Me.Optionlower.Value Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value,
End If
Next cell
End If
'

vЫowerCase)

Начинать С Прописных

If Me.OptionProper.Value Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value, vbProperCase)
End If
Next cell
End If
Unload
End Sub

Ме

Макрос начинается с проверки диапазона. Если тот не выбран, то процедура сразу
завершается. Остальная часть нодпрограммы состоит из трех отдельных блоков, но
выполняется только один, в зависимости от того, какое положение переключателя

установлено (у какого значение свойства

нужного блока форма закрывается.

Value

равно

True).

После выполнения

932

ГЛАВА 41

Создание диалоговых окон

Вывод диалогового окна на экран
На данном этапе диалоговое окно содержит все необходимые элементы управления.
Осталось сделать так, чтобы окно отображалось на рабочем листе Excel. Напишем
для этого специальную VВА-процедуру.

1.
2.
3.

Убедитесь, что открыто окно редактора

Visual Basic.

Вставьте в проект модуль , выбрав команду Insert ► Module.
В пустом окне модуля введите такой код:

Sub ChangeCase()
ChangeCase.Show
Епd Sub

4.

Выберите команду Run ► Run Sub/Userform (или нажмите FS). Вы перейдете в
где будет открыто новое диалоговое окно (рис.

в

А

с

Excel,

41.12).
G

D

1
2
з

ЯНВАРЬ

4

ФЕВРАЛЬ

5

МАРТ

б

АПРЕЛЬ

7
8
9

МАЙ
июнь
июль

10

АВГУСТ

11

СЕНТЯБРЬ

12
13
14

ОКТЯБРЬ

х

Переключение регистра

<i

ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

r

все строчные

r

Начинать С Прописных

Отмена

ок

НОЯБРЬ
ДЕКАБРЬ

1~

Рис.

41.12. Поверх рабочего листа отображается новое диалоговое окно

Проверка работы диалогового окна
Чтобы проверить работу окна ChangeCase непосредственно в

Excel,

сделайте сле­

дующее.

1.
2.
3.
4.

Перейдите в окно

Excel.

Введите текст в диапазон ячеек.
Выделите этот диапазон.

Выберите команду Разработчик ► Код ► Макросы (или нажмите Alt+F8). Откроется
диалоговое окно Макрос.

5.

В списке макросов выберите ChangeCase и нажмите кнопку Выполнить. Откроется
диалоговое окно Переключение регистра (см . рис.

6.

41.12).

Установите переключатель в нужное положение и нажмите кнопку ОК.

Примеры создания диалоговых окон

933

Проверьте работу окна на других ячейках, в том числе несмежных. Обратите внима­
ние: если нажать кнопку Отмена, то диалоговое окно закроется, при этом содержимое

выбранных ячеек никак не изменится.

Кажется, что все хорошо, но у кода есть проблема: если выбрать целиком один или
несколько столбцов, то процедура обрабатывает каждую ячейку, что может занять

много времени. В главе

45

мы рассмотрим еще одну версию этой рабочей книги,

где проблема решается путем обработки подмножества выбранных ячеек, которое
пересекается с используемым диапазоном.

Назначение макроса кнопке на рабочем листе
На данном этапе все работает как надо. Однако у вас нет быстрого и простого спо­
соба запустить макрос. Оптимальный вариант

-

добавить на рабочий лист кнопку

для него. Для этого достаточно выполнить несколько действий.

1.

Выберите на ленте команду Разработчик ► Элементы управления ► Вставить. Затем
в раскрывшейся палитре элементов управления щелкните на элементе Кнопка.

2.

Щелкните на рабочем листе и обрисуйте область для расположения кнопки.
Откроется диалоговое окно Назначить макрос объекту.

3.

Выберите в списке макрос ChangeCase. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть это
окно.

4.

(Не обязательно.) Стандартный текст на кнопке можно заменить более описа­
тельным. Для этого щелкните на кнопке правой кнопкой мыши и в контекстном

меню выберите команду Properties, а затем в окне свойств присвойте новое зна­
чение свойству Caption. Или прямо на кнопке введите новый текст.
Выполнив все эти действия, нажмите новую кнопку

-

должно открыться диалоговое

окно Переключение регистра, созданное вами ранее.

Для рабочего листа в текущем примере используется кнопка из группы Элементы управления
формы. Помимо этого, в Excel можно использовать элементы управления из группы Элементы
ActiveX. Мы подробно их рассмотрим в главе 42.

Назначение макроса кнопке на панели быстрого доступа
Если вы хотите использовать свой макрос в другой рабочей книге, то назначьте его
кнопке на панели быстрого доступа. Для этого сделайте следующее.

1.
2.

Убедитесь, что рабочая книга с макросом открыта.
Щелкните на ленте правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите
команду Настройка панели быстрого доступа. Откроется вкладка Панель быстрого
доступа диалогового окна Параметры

3.

Excel.

В списке Выбрать команды из (слева) выберите вариант Макросы. Появится список

всех макросов, доступных в

Excel на данный

момент.

934

4.

ГЛАВА 41

Создание диалоговых окон

Выберите в нем нужный макрос и нажмите кнопку Добавить. Этот макрос по­
явится в списке справа.

5.

(Не обязательно.) Если хотите изменить пиктограмму для кнопки макроса, на­
жмите кнопку Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение кнопки, в котором
можно изменить как пиктограмму, так и имя кнопки (в поле Отображаемое имя).

6.

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel. Пиктограмма
кнопки для макроса появится на панели быстрого доступа.

Дополнительные возможности диалоговых окон
Пользовательские диалоговые окна расширяют функционал макросов. Можно

разработать окна, которые будут выглядеть точно так же, как и встроенные в Ехсе\.
В этом разделе содержится дополнительная информация, которая поможет вам

создавать разнообразные диалоговые окна.

Добавление «горячих» клавиш
Все диалоговые окна Ехсе\ хорошо работают как с мышью, так и с клавиатурой,
поскольку у каждого элемента управления есть соответствующая «горячая• клави­

ша. Чтобы получить доступ к конкретному элементу, пользователь может нажать
Аlt+<клавиша>.

Учитывая вышесказанное, стоит назначать «горячие• клавиши и элементам управ­

ления вашего диалогового окна. Это можно сделать в окне
ввести символ клавиши как значение свойства

Properties. Достаточно

Accelerator.

В роли «горячей• клавиши могут выступать любая клавиша с буквой, цифрой
или знаком препинания, независимо от того, есть ли этот символ в названии соот­

ветствующего элемента управления. Но лучше использовать букву, которая есть
в названии элемента, поскольку она будет подчеркнута - а это визуальная под­
сказка для пользователя.

Другой распространенный подход

-

использовать первую букву названия элемента

управления. Однако <,горячие>> клавиши в диалоговом окне не должны повторяться.

Если первая буква уже занята, выбирайте другую, лучше ту, которую легко ассо­
циировать со словом (например, твердую согласную). Если «горячие• клавиши

дублируются, то при нажатии одной из этих комбинаций будет активизироваться
тот элемент, который в последовательности обхода (см. следующий подраздел)
расположен раньше. При повторном нажатии «горячей• клавиши вы перейдете
к следующему элементу.

Одни элементы управления, например поля ввода, не имеют свойства Caption, а дру­

гие, такие как подписи, не могут иметь фокус ввода. Поэтому «горячие• клавиши
нельзя назначить полю, 110 можно

-

связанному с ним элементу управления Подпись,

который будет описывать назначение этого поля. Тогда при нажатии «горячей•

Дополнительные возможности диалоговых окон

935

клавиши, назначенной подписи, активизируется следующий по порядку элемент

управления в последовательности обхода (этим элементом будет име нно поле ввода,
поскольку подпись не может быть активизирована).

Изменение последовательности обхода элементов
В предыдущем подразделе мы упомянули о последовател ьности обхода элементов
управл ения диалшового окна. При работе в окне нажати е ТаЬ и Shift+Tab приводит
к циклическому перемещению фокуса ввода по элементам управления в этом окне .

Создавая диалоговое окно, нужно убедиться, что порядок обхода его элементов
правильный .

Просмотреть или изменить последователь­

ность обхода для созданного окна можно

View ► ТаЬ Order. В от­
Order (рис . 41 .13) можно

ТаЬ

с помощью команды

Iab Order

крывшемся окне ТаЬ

CancelButton

выбрать в списке любой элемент управления
и с помощью кнопок

Move Up

и

Move Down

из-

х

Order

ок

OptionUpper
Optionlower

Cancel

OptionProper

Move_Up

менить его позицию.

MoveDown

Мастерство создания новых диалоговых окон
приходит с опытом . Можно, например, вни­
мательно изучить устройство диалоговых

окон

Excel

и попытаться продублировать

многие из них.

Рис.

, 1.13. Изменение последовательности
обхода элементов управления

Больше информации о создании диалоговых окон вы найдете в справочной систе ме

VBA.

Чтобы открыть справку, нажмите Fl, находясь в модуле

VBA.

Глава

42

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ
НА РАБОЧЕМ ЛИСТЕ

В предыдущей главе вы узнали о том, как создавать новые диалоговые окна. Если

такая идея вас не слишком увлекает, но вам хотелось бы использовать элементы
управления диалогового окна, то эта глава для вас. В ней рассказывается о том, как

расширить возможности обычных рабочих листов с помощью таких интерактивных
элементов управления, как кнопки, списки и переключатели.

Зачем размещать элементы управления на рабочем листе
Элементы управления добавляются на лист в основном для того, чтобы облегчить
пользователю ввод данных. Например, вы создаете модель, в которой используется

одна или несколько ячеек ввода. Можно сделать так, чтобы пользователь не вводил
значения вручную, а выбирал их из заранее определенного списка.
Вставить элементы управления на лист гораздо проще, чем создать диалоговое окно.

Кроме того, обычно для этого не нужно создавать никаких макросов, поскольку
можно связать такой элемент с ячейкой листа. Например, элемент управления

CheckBox

(означает флажок) можно связать с определенной ячейкой. Когда этот

флажок установлен, в ней отображается TRUE, инач~
На рис.

42.1

- FALSE.

показан пример, в котором используются три типа элементов управ­

ления: флажок
прокрутки

(Checkbox), два набора переключателей (OptionButtons) и полоса
(ScrollBar). На основе введенных пользователем данных рассчиты­

вается график погашения кредита, который выводится на другом рабочем листе.
Здесь довольно много интерактивных элементов управления, однако макросы
не используются.

ШDQ Этот пример доступен для скачивания. Файл называется График погашения ипотеки.хlsх.
Процесс добавления на рабочий лист элементов управления может показаться не­

много запутанным, поскольку

Excel предлагает две разные группы этих элементов.

•

Элементы управления формы. Созданы специально для

•

Элементы ActiveX. Можно использовать в формах (диалоговых окнах).

Excel.

Зачем размещать элементы управления на рабочем листе

D

В

А

G
Связанные ячейки

Расчет ипотечного кредита
РЗ

Сtоимость покупки:

450

845
8,45

ООО

Р Комиссия за кредит 50 <ХЮ руб

10
11

(' 10%

r.

30лет

r

15%

r

15лет

(>

20%

~2 765

]

Д.llя nо11осы nрокрутми
Проц•нт

Комиссия

ИСТИНА

Сро,,ред,,.,

Переонача11ьныйеэнос:

937

ООО

Кредит

30 лет

ИСТИНА
ЛОЖЬ

15

30

лет

лет

12
Р2

13

14
15
16

[ _

76S

ООО

под 8,45 %

__j

ЛОЖЬ

10% 8]НОС

ЛОЖЬ

15% 83НОС

ИСТИНА

20%

взнос

20% первоначальный взнос
t?21162,Sб

Ежемесячный платеж :

17

18
19
20
21

Графим платежей

Рис.

42.1. На этом

рабочем листе используются элементы управления диалоговых окон

Эти эл ементы представлены на палитре, которая открывается с ,юмощью команды
Разработчик ► Элементы управления ► Вставить (рис.

42.2).

Если на ве сти указатель мыши

на любой элем ент, то Ехсе\ выводит подсказку с информаци е й о нем .

РЪ}р•6отчи,

~

~

Vm.111 ма~рОСЬI

[] С1ойст11

~ Запись м•сроса

~ Опiоси,е11Ы1ые CCЫIIJИ

Excel

' ::.,·--··:···

1:·

&') Просмотр k.Ода

Н&Дстройси НадстроИ~и Надстрои~ и

[!] Отобра,ить оtно

СОМ

э~~tны Jnp•etteнн• +ормы

Н1Д{ТрО1-ни

□ !J;!~l!li:ВJ@

CJAo ~
D

Э~tемещы

G

!F
Рис.

Ac:.tivt>X

м

□ (11[~1::111~\;

l!l@AQ"IY

•I

42.2. Две группы элементов управления. которые можно размещать на

рабочих листах

ПРИМЕЧАНИЕ

Если вкладки Разработчик на ленте нет, то щелкните на каком-либо элементе л енты
правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Настройка ленты.
Откроется соответс твующая вкладка диал огового окна Параметры Excel. В списке
справа установите флажок рядом с пунктом Разработчик. Нажмите кнопку ОК, чтобы

вернуться в Ехсе\ .

Большинство элементов управления доступны в обеих группах. Например, как
в одной, так и в другой есть элемент Список

(ListBox).

Однако это два совершенно

разных элемента. Как правило, элементы первой группы проще в использовании,

а элементы второй предоставляют больше возможносте й. В этой главе мы рассмо­
трим только элементы управления

ActiveX.

938

ГЛАВА 42

Использование элементов управления на рабочем листе

Обзор элементов управления
В группе Элементы

ActiveX

ActiveX находятся следующие элементы:

•

Выключатель

•

Изображение (Image);

(ToggleButton);

•

Кнопка

•

Переключатель (OptionButton);

•

Подпись (Label);

•

Текстовое поле (TextBox);

•

Поле со списком (ComboBox);

•

Полоса прокрутки

•

Список

•

Счетчик (SpinButton);

•

Флажок

(CommandButton);

(ScrollBar);

(ListBox);

(CheckBox).

Все их можно использовать на рабочих листах

Excel.

!□□у Скачайте файл Элементы управления.хlsm, чтобы проработать примеры этой главы.
Выключатель

(ToggteButton)

Этот элемент управления имеет два состояния: включено и выключено. При на­
жатии кнопки элемент из текущего состояния переходит в противоположное, при

этом изменяется и внешний вид кнопки. Переключатель имеет два значения:

TRUE

(если кнопка нажата) либо FALSE (если не нажата). Во многих случаях этот элемент
можно использовать вместо флажка.

Изображение

(lmage)

Этот элемент управления используется для отображения графики. Ниже описаны
три его главных свойства.

•

AutoSize. Если свойство имеет значение TRUE, то элемент Image автоматически
изменяет свой размер, чтобы полностью вместить изображение.

•

Picture. Содержит путь к файлу с изображением. Нажмите кнопку этого свойства
в окне Properties, и Ехсс\ откроет диалоговое окно, в котором можно выбрать файл
с нужным рисунком. Другой вариант: скопируйте изображение в буфер обмена,
в окне

•

Properties выделите свойство Picture и нажмите Ctrl+V.

PictureSizeMode. Опреl(еляет, как будет меняться размер рисунка, если его про­
порции отличаются от пропорций контейнера (рисунок может быть обрезан,
растянут или масштабирован так, чтобы целиком помещаться в контейнере).

Обзор злементов управления

ActiveX

939

СОВЕТ

Вставить изображение на рабочий лист можно и с помощью команды Вставка ► Ил­
люстрации ► Рисунки .

Кнопка

(CommandButton)

Этот элемент управления предназначен для выпол~1сния макроса. Имя макроса
состоит из имени кнопки, символа подчеркивания и слова

Click. Например, если

кнопка называется MyButton, то ее нажатие запускает макрос MyButton_Click. Код

макроса должен находиться в модуле кода рабочего листа, на котором находится
кнопка .

Текстовое поле

(TextBox)

На первый взгляд этот элемент управления может показаться бесполезным, посколь­

ку он просто позволяет ввести текст, а для этого обычно используются ячейки листа.
На самом деле он применяется не столько для ввода, сколько для вывода больших
фрагментов текста. Поле может иметь полосы прокрутки, ноэтому его можно ис-

11ользовать ;щя отображения большого объема информации в небольшой области.
На рис .

42.3

ноказано поле ввода, содержащее текст Геттисбергской речи Авраама

Линкольна. Обратите внимание на вертикальную полосу нрокрутки, которая по­
является посл е установки соответствующего з 11ачения свойства

едва ли заметит или запомнит надолго то, что мы

ScrollBars.

::;]

эдесь говорим, но он не сможет забыть того, что
они совершили здесь. Скорее, зто нам, живущим,

следует посвятить себя завершению начатого ими
дела, над которым трудились до нас с таким

благородством те, кто сражался эдесь. Скорее, зто

нам, живущим, следует посвятить себя великой

задаче, все еще стоящей перед нами,

-

перенять

у зтих высокочтимых погибших еще большую

J

приверженность тому делу, которому они в полной
мере и до конца сохраняли верн ость 1 исполниться

Рис.

...

42.3. Элемент управления TextBox с вертикальной полосой прокрутки

Ниже описаны наиболее полезные свойства этого элемента.

•

AutoSize. Определяет, будет ли элемент управления автоматически регулировать
свой размер в зависимости от объема текста.

•

IntegralHeight . Если равно TRUE, то ширина окна поля выбирается так, чтобы
строки в нем при вертикальной прокрутке отображались полностью . Если FALSE,
то строки могут отображаться частично .

940

ГЛАВА

,2

Использование элементов управления на рабочем листе

•

MaxLength. Определяет максимальное количество символов, которое вмещает
текстовое поле. Если равно 0, то количество символов не ограничено.

•

Multiline. Если равно TRUE, то в поле может отображаться несколько строк
текста. Чтобы создать новую строку в многострочном текстовом поле, нажмите

Shih+Enter.
•

TextAlign. Определяет способ выравнивания текста в поле.

•

WordWrap. Если значение этого свойства и свойства Mul ti Line - TRUE, то текст, длина
которого превышает ширину текстового поля, переносится на следующую строку.

•

ScrollBars. Определяет тип полос прокрутки для текстового поля: горизонталь­
ная, вертикальная, обе или ни одной.

Переключатель

(OptionButton)

Этот элемент управления особенно полезен, если пользователю нужно выбрать
один вариант из нескольких. Переключатели всегда используются группами, где
не менее двух элементов.

Ниже описаны самые полезные свойства этого элемента.

•

Accelerator. Буква, которая позволяет пользователю выбрать нужный вариант
с клавиатуры. Например, если для конкретного переключателя присвоить этому

свойству значение с, то нажатие Alt+C приведет к тому, что будет выбран именно
этот переключатель.

•

GroupName. Имя, которое идентифицирует эту кнопку переключателя с другими
такими же кнопками в группе.

•

LinkedCell. Ячейка рабочего листа, связанная с переключателем. Если этот эле··
мент управления выбран, то в ячейке выводится ИСТИНА, в противном случае - ложь.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если на рабочем листе несколько наборов переключателей, то всем переключателям
одного набора необходимо присвоить одно и то же имя группы (значение свойства
GroupName ), причем оно должно отличаться от имени группы другого набора. Если же
это свойство не изменить для нового набора переключателей, то все его элементы
станут частью набора с тем же именем группы.

Подпись

(Labet)

Этот элемент управления просто отображает текст. Для рабочих листов он вряд ли
будет полезен, так как можно использовать стандартный и более универсальный
инструмент рисования Надпись. Но элемент

Label позволяет решать и другие за­

дачи: вы можете использовать его событие Click для активации других элементов
управления с помощью <,горячей>> клавиши ( см. подраздел «Добавление "горячих"
клавиш,> в главе

41 ).

Обзор элементов управления

Поле со списком

ActiveX

941

(ComboBox)

Это элемент управления , в котором объединены поле ввода и р;~скрывающийся

список. В свернутом состоянии он представляет собой обычное поле ввода , в ко­
торое пользователь может ввести любое значение, даже отсутствующее в списке.

В развернутом он превращается в обычный раскрывающийся список. (Чтобы раз­
вернуть элемент, нажмите кнопку со стрелкой.)
На рис.

42.4

показано поле со списком, для которого в качестве значения свойства

ListFillRange задан

диапазон

D1:D12,

а в свойстве

LinkedCell

указана ячейка

Al.

Рассмотрим ч;~сто используемые свойства

•

BoundColumn.

Если список состоит из

нескольких столбцов, то это свойство
определяет, в каком из столбцов содер­
жится возвращаемое значение.

•

ColumnCount.

Определяет количество

столбцов в списке.

•

•

LinkedCell. Указывает ячейку рабочего

1
2
3

Указ ывает диапаз он

списка .

ListRows. Задает количество элементов,
отображаемых в раскрытом списке.

Январь
Февраль

Февраль

-...

Март

17
8
9

D

Март

6

10

ListFillRange.

Fb

5

элемент, выбранный в списке.

с

Январь

4

листа, в которой будет отображаться

рабочего листа, содержащий элементы

•

в

А

этого элемента.

Апрель
Май

Апрель

Май
Июнь
Июль
Август

Сентябрь

Июль

1 Август

11

Октябрь
Ноябрь
Декабрь

12
13
Рис.

42.4. Элемент управления ComboBox

•

ListStyle. Определяет внешний вид элементов списка .

•

Style. Определяет, будет элемент управления работать как раскрывающийся
список или поле (ввода) со списком . В раскрывающемся списке нельзя вводить
новое значение.

шоу Можно создать раскрывающийся список непосредственно в ячейке, используя средство про­
верки данных. Подробнее об этом рассказывается в главе 23.
Полоса прокрутки

(Scrottbar)

Этот элемент управле ния позволяет выбрать значение ячейки. На рис.

42.5 показан

рабочий лист с тремя полосами прокрутки, которы е используются для изменения
цвета прямоугольника. Значения элемента определяют интенсивность красного,
зеленого и синего цветов в окончательном цвете прямоугольника. В этом примере
для из менения цвета используется нес колько простых макросов .

942

ГЛАВА 42

Использование элементов управления на рабочем листе

в

А

r1

209 КРАСНЫЙ

2
з

115 ЗЕЛЕНЫЙ

4
5
6
7
8
9
10

45

синий

с

D

~
~
~

J
J
J

~
~
~

11

12
13
14
15
16
17

Рис.

42.5. Этот рабочий лист содержит три полосы

прокрутки

Рассмотрим наиболее полезные свойства этого элемента управления.
Указывает текущее значение полосы прокрутки.

•

Value.

•

Min. Минимальное значение для

•

Мах . Максимальное значение для полосы прокрутки .

•

полосы прокрутки .

LinkedCell. Укюывает ячейку рабочего листа, в которой отображается значение
полосы прокрутки.

•

Ука:1ывает з начение полосы прокрутки после одного щелчка на

SmallChange.
бегунке.

•

LargeChange.

Указывает шаг изменения значения полосы прокрутки после на­

жатия ее кнопок.

Полоса прокрутки 11одхол.ит, когда нужно выбрать значение из широкого диапазона
вариантов.

Список

[ListBox)

Содержит перечень элеме ,пов, из которых пользователь может выбрать один или
несколько вариантов. Этим элемент

ListBox отличается от элемента ComboBox, хотя

в целом они похожи .

Ниже описаны самые поле:1ные свойства этого элемента управления .

•

BoundColumn. Если список состоит из нескольких столбцов, то это свойство
011ределяст, какой из них содержит возвращаемое зна чение.

•

ColumnCount. Задает количество столбцов, отображаемых в списке.

•

IntegralHeight.

Если равно

TRUE,

то ширина окна списка настраивается авто­

матически, чтобы строки текста при вертикальной 11рокрутке отображались
целиком. В противном случае строки могут отображаться частично.

Обзор элементов управления

•

943

ActiveX

LinkedCell. Указывает ячейку рабочего листа, в которой отображается выбран­
ный элемент.

•

ListFillRange. Указывает диапазон рабочего листа, содержащий элементы
списка.

Определяет внешний вид элементов списка.

•

ListStyle.

•

Mul tiSelect. Определяет, может ли пользователь выбрать несколько элементов
из списка.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если используется список с множественным выбором, то значение свойства LinkedCell
задать нельзя. Вместо этого придется написать макрос, который будет определять,
какие элементы выбраны.

Счетчик (SpinButton)
Этот элемент управления позволяет пользователю выбирать значение, нажимая одну
И:i двух кнопок со стрелками ( одна служит для увеличения значения, другая

-

для

уменьшения). Счетчик можно располагать как вертикально, так и горизонтально.
Ниже описаны полезные свойства этого элемента управления.

Указывает текущее значение.

•

Value.

•

Min.

•

Мах. Максимальное значение.

•

Минимальное значение.

LinkedCell. Указывает ячейку рабочего листа, в которой отображается значение
счетчика.

•

SmallChange.

Указывает шаг изменения значения счетчика после нажатия его

кнопок. Обычно это значение 1, но можно задать и любое другое.

Флажок (CheckBox)
Этот элемент используется в тех случаях, когда нужно выбрать из двух возможных
вариантов: да или нет, истина или ложь, включить или выключить и т. д. Ниже
описаны два его полезных свойства.

•

Accelerator. Буква, которая позволяет пользователю изменить состояние флажка
с клавиатуры. Например, если свойству присвоено значение А, то нажатие Alt+A
изменит состояние флажка на противоположное. Эта же буква будет подчеркнута
в названии элемента управления.

•

LinkedCell. Ячейка рабочего листа, связанная с флажком. В ней отображается
ИСТИНА, если флажок установлен, и ложь

-

если нет.

Помимо вышеописанных элементов, в группе Элементы

ActiveX

есть кнопка Другие

элементы управления. Она позволяет отобразить список других элементов этой груп­

пы, которые установлены в вашей системе. Не все из них могут работать в

Excel.

944

ГЛАВА

,2

Использование элементов управления на рабочем листе

Использование элементов управления

ActiveX

В этом разделе мы рассмотрим, как добавить элемент управления

ActiveX

на ра­

бочий лист и настроить его работу.

Вставка элемента управления
Чтобы вставить элемент на рабочий лист, выполните команду Разработчик ► Элементы
управления ► Вставить, выберите в палитре элемент управления, который хотите ис­

пользовать, а затем перетащите его на рабочий лист. Пока не беспокойтесь о точном
размере или положении элемента, так как это можно настроить в любое время.
ВНИМАНИЕ

Убедитесь, что вы работаете именно с элементами управления

ActiveX,

а не с эле­

ментами управления формы. Инструкции из этой главы для последних неактуаль­
ны. Элементы управления

ActiveX

размещаются в нижней части палитры (Разра­

ботчик ► Элементы управления ► Вставить).

Режим конструктора
При вставке элемента управления на рабочий лист приложение

Excel

переходит

в режим конструктора. Он позволяет настраивать свойства элементов, изменять

их размеры и местоположение на листе, добавлять или редактировать макросы
для них.

ПРИМЕЧАНИЕ
Включить или отключить режим конструктора можно нажатием кнопки Режим кон­

структора, находящейся в группе Элементы управления на ленте. Когда Excel работает
в этом режиме, кнопка подсвечивается, а элементы неактивны. Чтобы протестировать
их работу, необходимо выйти из режима конструктора.

Вам, вероятно, придется часто включать и отключать его при работе с элементами
управления. Например, удалить элемент (щелкнув на нем и нажав

Delete)

можно,

только если режим конструктора активизирован.

Настройка свойств элементов управления
Каждый элемент управления имеет свойства, которые определяют его внешний вид

и поведение. Настраивать их можно только в режиме конструктора.

Excel

пере­

ходит в него автоматически при добавлении элемента на рабочий лист. Если же
нужно изменить элемент уже после выключения этого режима, то включите его

заново, нажав кнопку Режим конструктора в группе Элементы управления на вкладке
Разработчик.

Использование элементов управления

ActiveX

945

Чтобы изменить свойства элемента управления, сделайте следующее.

1.
2.

Убедитесь, что Ехсе\ находится в режиме конструктора.
Щелкните на элементе, свойства которого хотите изменить. Должно открыться
окно

3.

Properties.

Если оно не открылось, выберите команду Разработчик ► Элементы управле­
ния ► Свойства. Окно Properties откроется (рис.

42.6).
н

G

..:.J

,,...
,,...
,,...

СоmЬо6ох1

Tn.oe
□ ""80000005&.
l • finllod<S,_.,
• 11Н8ОООООО6&.
о --tyioNon,

10
11
12

-

1'

1
1

14

,..,

15
16

о

17

-~..,.,..,._

1 - ~-t1DnSty\oArrow

18
19

Truo

20

•-- -

21

•

с.ь,

анеооооооеа.

18

22
23
24

Truo
о

- finJ>EМod<NoCon•ol

67.S

25
26
27

Рис.

42.6. В окне Properties можно настроить свойства элемента управления

Найдите нужное свойство элемента и внесите изменения.

4.

Способ изменения свойства зависит от его типа. Для одних типов можно выбрать
только заранее определенные значения в раскрывающемся списке. Для других ( таких
как

Font) предусмотрена специальная кнопка, нажатие которой приводит к открытию

диалогового окна, где можно внести изменения . Для третьих достаточно вручную

ввести значение в поле. При изменении свойства изменения сразу же вступают в силу.
СОВЕТ

Чтобы получить сведения о конкретном свойстве , щелкните на нем в окне Properties
и нажмите

'

Fl 1.

Информация будет представлена на английском языке.

-

Примеч. ред.

Использование элементов управления на рабочем листе

ГЛАВА 42

946

В окне Properties есть две вкладки: Alphabetic и Categorized. Как вы можете догадаться,
на первой свойства отображаются в алфавитном порядке, а на второй - по катего­
риям. Таким образом, на обеих вкладках представлены одни и те же свойства, но
в разном порядке.

ПРИМЕЧАНИЕ

В некоторых свойствах элементов управления

ActiveX

(например,

Name) должно

быть обязательно задано значение. Иначе говоря, нельзя оставить его пустым. Если
оно не введено, то Excel всегда предупредит об этом, выдав сообщение об ошибке.

Общие свойства элементов управления
Каждый элемент управления обладает уникальным набором свойств. Однако многие
элементы управления имеют общие свойства (табл. 42.1).

Таблица

,2.1. Общие свойства элементов управления

Свойство

Описание

AutoSize

Если значение элемента

-

тrue, то его размер на листе автоматически изменяется в за­

висимости от длины его текста

BackColor

Цвет фона элемента управления

BackStyle

Стиль фона [прозрачный или нет]

Caption

Текст, который отображается на элементе управления

Left

Значения, определяющие положение левого верхнего угла элемента управления

и Тор

LinkedCell

Ячейка рабочего листа, содержащая текущее значение элемента управления

ListFillRange

Диапазон рабочего листа, содержащий список значений, которые будут отображаться в эле­

менте управления наподобие Listвox или

comboBox

Name

Имя элемента управления. По умолчанию присваивается имя, состоящее из названия эле­
мента и цифры. Вы можете изменить имя на любое подходящее. Однако учитывайте, что имя
каждого элемента управления на рабочем листе должно быть уникальным

Picture

Позволяет задавать графический рисунок, который будет отображаться на элементе управления

Value

Значение элемента управления

VisiЫe

Если значение этого свойства

Width и Height

Значения, определяющие ширину и высоту элемента управления

- False, то элемент управления будет скрыт

Связывание элементов управления с ячейками рабочего листа
Часто элементы управления

ActiveX

можно использовать на рабочем листе без

применения макросов. Многие элементы имеют свойство LinkedCell, в котором
указывается адрес ячейки, связанной с этим элементом.

Использование элементов управления

ActiveX

94 7

Например, можно вставить на рабочий лист элемент унравления SpinButton
и в его свойстве LinkedCell прописать ячейку Bl. После этого она будет содержать
значение счетчика и любое нажатие кнопок счетчика будет изменять и значение
в ячейке Bl. Разумеется, вы можете использовать это значение в формулах рабо­
чего листа.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если свойство

LinkedCell

задается в окне

Properties,

то связанную ячейку нельзя

указап,, нросто щелкнув на ней. Вы должны ввести адрес или имя ячейки (если
оно есть) вручную.

Создание макросов для элементов управления
Со:щать макрос для элемента управления можно с помощ,,ю редактора

Visual Basic.

Макрос хранится в модуле, связанном с тем листом Ехсе\, на котором находится этот
элемент. Например, если вы разместили элемент управления

то код

VBA для

ActiveX на листе Лист2 ,

него должен быть сохранен в модуле именно этого листа. Каждый

элемент может иметь свой макрос для обработки любого его события. Например,
элемент CommandButton может иметь один макрос для обработки события Click,
второй

-

для события DЫClick и т. д.

СОВЕТ

Самый простой способ нолучить доступ к модулю кода элемента управления дважды щелкнуть на элементе. (Сработает, только есл и Ехсе\ находится в режим е

конструктора. ) Откроется окно редактора Visual Basic, в котором будет создана пустая
11роцедура обработки события по умолчанию выбранного элемента. Н апример, со­
бытием по умолчанию для элемента

Checkbox является щелчок (Click). Н а рис. 42.7
CheckBoxl, рас-

1юказан пу стой макрос для обработки такого события для элемента
11оложе11но го на листе Лист!.

Имя элемента управления отображается
вверху слева, а название события

-

вверху

справа. Если нужно создать макрос для

другого события, выберите нужное событие

~ Book1 - Sheet1 (Codt)

jcheck8ox1

Privace

_:] jc tick

SuЬ CheckВOxl_Click(}

в раскрывающемся списке .

End

SuЬ

Ниже описаны действия, позволяющи е

добавить кнопку (CommandButton) и создать

простой макрос, который выводит сообще­

"',11_ill

ние при ее нажатии.

1.

Выберите команду Разработчик ► Элемен­
ты управления ► Вставка .

2.

В палитре элементов управления в груп­
пе Элементы
Кнопка.

ActiveX щелкните на элементе

Рис. 42.7. Если в режиме конструктора
дважды щелкнуть на элементе управления.

то открывается окно редактора

Visual Basic,

где создается пустая процедура обработчика
события для этого элемента

948
3.

ГЛАВА 42

Использование элементов управления на рабочем листе

Переместите указатель мыши на рабочий лист и, нажав левую кнопку мыши,
начертите прямоугольник, определяющий местоположение и размеры новой

кнопки.

4.

Excel автоматически перейдет в режим

конструктора.

Дважды щелкните на созданной кнопке. Откроется окно редактора Visual

Basic,

и будет создана пустая процедура обработки его события Click.

5.

В тексте подпрограммы перед оператором End Sub введите следующий код:

MsgBox

6.
7.

"Привет,

сейчас"

&

Time

Нажмите Alt+Fll, чтобы вернуться в
(Не обязательно.) В окне

Excel.
Properties настройте

свойства кнопки. Если окно

не отображается, выберите команду Разработчик ► Элементы управления ► Свойства.

8.

Нажмите кнопку Режим проектирования в группе Элементы управления на вкладке

Разработчик, чтобы выйти из режима конструктора.

Выполнив эти шаги, нажмите новую кнопку, и появится окно, в котором будет
выведено текущее время.

ПРИМЕЧАНИЕ
Код

VBA для элементов управления нужно вводить вручную. Нельзя создавать для

них макросы с помощью макрорекордера. Но можно записать макрос и запустить его

из процедуры обработки события. Например, если вы записали макрос
то для его вызова из кода

вариант

-

события.

VBA используется

оператор

FormatCells,
Call FormatCells. Еще один

скопировать сгенерированный код и вставить его в процедуру обработки

Глава 43
ОБРАБОТКА СОБЫТИЙ В EXCEL

В предыдущих главах мы рассмотрели несколько примеров VВА-процедур обработ­
ки событий для элементов управления ActiveX. Именно такие процедуры делают
Excel интерактивным приложением. В этой главе события Excel описаны более
подробно, а также приведены несколько примеров их использования, которые вы
можете адаптировать для решения собственных задач.

События

Excet

В Excel можно отслеживать широкий спектр событий, инициированных пользова­
телем или самим приложением, а наступление этих событий приводит к запуску
соответствующих процедур

VBA.

В этой главе описаны следующие категории

событий.

•

События уровня рабочих книr. Происходят с конкретной книгой. Примеры:

Open, BeforeSave и NewSheet. Код VBA, обрабатывающий события этого уровня,
должен быть сохранен в модуле для книrи (например, в модуле Этакнига).

•

События уровня рабочих листов. Происходят с конкретным листом книги.
Примеры: Change, SelectionChange и Calculate. Код VBA, обрабатывающий
события этого уровня, хранится в модуле соответствующего листа (например,
в модуле Листl).

•

События, не связанные с конкретными объектами. К этой категории можно
отнести только два события уровня приложения Excel: OnTime и OnKey. От со­
бытий двух других категорий отличаются тем, что обрабатывающий их VВА­
код не находится в модуле класса. Эти события устанавливаются путем вызова
методов объекта Application.

Множество схожих событий могут одновременно относиться к первым двум
категориям. Например, у листа Листl есть событие Change, которое инициирует­

ся при изменении содержимого любой ячейки этого листа. А у рабочей книги
есть событие SheetChange, которое инициируется всякий раз, когда изменяется
содержимое любой ячейки на любом ее листе. У этого события в каждой книге
есть дополнительный аргумент, позволяющий узнать, на каком листе была из­
менена ячейка.

950

ГЛАВА 43

Обработка событий в

Excel

Создание процедуры обработки события
Каждая процедура обработки события должна находиться в соответствующем
модуле кода. Код обработки событий уровня рабочих книг хранится в модуле
Этакнига, а код обработки событий уровня рабочих листов

ющем листу (например, в модуле листl). Эти модули

- в модуле, соответству­
Excel добавляет в проект

автоматически. Добавить или удалить модуль Этакнига нельзя. Чтобы добавить
или удалить модуль листа, необходимо добавить или удалить лист из рабочей
книги.

Кроме того, каждая процедура обработки
события должна иметь имя, определенное

Книr41

Эт<1Книrа

(Code)

WOO(Ьook

пользователем заранее. Объявить про­
цедуру можно, непосредственно введя ее
имя, но лучше пусть это сделает редактор

Visual Basic.

Private Stib

Wo1:kЬook __Open О

End Sub

Для этого предназначены

два раскрывающихся списка в верхней
части окна с кодом.

На рис.

43.1

показан модуль кода для

объекта Этакнига. Выберите этот модуль,
дважды щелкнув на н е м в окне

Project

Explorer. Вверху окна с кодом находят­
ся два раскрывающихся списка. Чтобы

43.1. Лучший способ создать
- позволить сделать
это редактору Visual Basic

Рис.

процедуру события

объявить процедуру, сначала в левом списке выберите объект Workbook, а :iатсм
в правом - событие, для обработки которого предназначается создаваемая 11ро­
цедура. После этого появится пустая процедура, состоящая только из объявления
и завершающего оператора

End Sub.

Например, если в списке объектов выбрать объект workbook, а в списке событий

Open, то

-

редактор создаст следующую (пустую) процедуру:

Private Sub Workbook_Open()
End Sub
Код обработки события процедуры должен находиться между этими двумя стро­
ками .

Некоторые процедуры обработки событий могут иметь аргументы. Допустим,
нужно создать процедуру, за11ускаемую при активизации листа книги (событие

SheetActivate). (Это событие

возникает, когда пользователь переходит на другой

лист.) Если использовать способ, описанный выше, то редактор Visual
следующую процедуру:

Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
End Sub

Basic создаст

Создание процедуры обработки события

В этой процедуре используется один аргумент

(Sh),

951

соответствующий активному

листу. Обратите внимание: переменная Sh объявлена как объектная переменная

типа

Object, а не как переменная типа Worksheet, поскольку лист может быть как
(Worksheet), так и листом диаграмм (Chart).

рабочим листом

Данные, передаваемые с помощью аргумента, можно свободно использовать в коде

процедуры. Например, следующая процедура выводит сообщение с именем ак­
тивизированного листа. Для этого используется значение свойства

Name объекта,

который передается через аргумент. Этот аргумент может соответствовать объекту

Worksheet

или

Chart.

Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
MsgBox "Активизирован лист." & Sh.Name
End Sub
Некоторые процедуры обработки событий используют логический аргумент Cancel.

Например, для процедуры, обрабатывающей событие
книги, редактор

BeforePrint уровня рабочей
Visual Basic создаст следующее объявление:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Значение переменной

Cancel, передаваемое в процедуру в качестве аргумента, из­
False. Но в коде процедуры оно может быть установлено

начально установлено в
в

True, в результате чего печать будет отменена.

Работа с этой переменной показана

в примере ниже:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Msg = "Вы загрузили в принтер этикетки 5164?"
Ans = MsgBox(Msg, vbYesNo, "Вывод на печать")
If Ans = vbNo Then Cancel = True
End Sub
Процедура

Workbook_BeforePrint запускается перед печатью книги и выводит окно

сообщения с вопросом о том, правильная ли бумага загружена в принтер. Если
пользователь нажимает кнопку Нет, то переменной

True

Cancel присваивается значение

и данные не будут выводиться на печать.

Ниже представлена еще одна процедура для события уровня рабочей книги

- Be-

forePrint.

Она запускается при распечатке рабочей книги и помещает содержимое

ячейки

в верхний колонтитул распечатываемой страницы.

Al

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader
Worksheets(l).Range("Al")
End Sub
Итак, события делятся на три категории. В текущем разделе были представлены
примеры двух из них. В следующих разделах мы поговорим обо всех трех категориях
более подробно. Начнем с событий уровня рабочей книги.

ГЛАВА 43

952

Обработка событий в

Excel

События уровня рабочей книги
События этого уровня происходят с конкретной рабочей книгой. Список наибо­
лее распространенных событий этой категории и их краткое описание приведены
в табл.

43.1.

Таблица ,з.1. События уровня рабочей книги
Событие

Действие, инициирующее событие

Activate

Активизация книги

AfterSave

Сохранение книги

BeforeClose

Начало процесса закрытия книги

BeforePrint

Начало процесса печати книги !или ее элементов]

BeforeSave

Начало процесса сохранения книги

Deactivate

Деактивизация книги

NewSheet

Создание !вставка] нового листа в книге

Open

...,. _.,, _______.,

Открытие книги
___________________
_

SheetActivate

Активизация какого-либо листа книги

SheetBeforeDouЬleClick

Двойной щелчок на каком-нибудь листе книги. Срабатывает при
двойном щелчке перед выполнением стандартного действия

Excel

!например, входом в ячейку для редактирования), позволяя программи­
сту перехватить этот щелчок и выполнить собственный код, например,
открыть диалоговое окно или запустить макрос

SheetBeforeRightClick

Щелчок правой кнопкой мыши на каком-нибудь листе книги.
Срабатывает при щелчке правой кнопкой мыши перед действием
по умолчанию

SheetChange

Любые изменения, внесенные в рабочий лист пользователем

SheetDeactivate

Деактивизация какого-либо листа книги

SheetSelectionChange

Любое изменение выбранных ячеек на любом рабочем листе в книге

-----

----········---·-·-----

WindowActivate

Активизация любого окна книги

WindowDeactivate

Деактивизация любого окна книги

Далее в разделе приведены примеры использования некоторых событий из этой
таблицы.

События уровня рабочей книги

953

ВНИМАНИЕ

Все приведенные ниже процедуры должны размещаться в модуле кода для объекта
ЭтаКнига. Если вы поместите их в модуль другого типа, то они не будут работать
и вы не увидите сообщение об ошибке.

Open
Это событие

-

одно из наиболее часто отслеживаемых. Оно инициируется при

открытии книги или надстройки и обрабатывается процедурой Workbook_Open. Эта
процедура универсальна и применяется для решения следующих задач:

•
•
•
•

вывод на экран окна приветствия;

открытие других рабочих книг;
~ктивизация определенного листа в книге;

создание определенной среды книги, например, если для работы с книгой тре­
буется установка надстройки.

ВНИМАНИЕ

Нет никакой гарантии, что процедура Workbook_Open будет выполняться всегда.
Например, пользователь может просто отключить макрос. Кроме того, она не будет

запущена и в том случае, если при открытии рабочей книги пользователь будет удер­
живать нажатой

Shift.

Ниже приведен простой пример процедуры Workbook_Open. В ней используется

VВА-функция Weekday, которая определяет текущий день недели. Если это пят­

ница 1, то появляется окно с сообщением, в котором пользователю напоминают

о необходимости выполнить резервное копирование файлов. Если это другой день
недели, то процедура ничего не делает.

Private Sub Workbook_Open()
If Weekday(Now) = 6 Then

Msg = "Обязательно выполните
MsgBox Msg, vЫnformation

еженедельное резервное копирование!"

End If
End Sub
В следующем примере открытие рабочей книги приводит к выполнению последо­
вательности из нескольких действий:

1)
2)
3)
4)
1

максимизируется размер окна

Excel;

активизируется рабочий лист DataEntry;
на этом листе выбирается первая пустая ячейка в столбце А;
в эту ячейку вводится текущая дата.

В Excel пятница считается шестым днем недели, поэтому в коде используется значение 6.
Примеч. ред.

-

954

ГЛАВА

43

Обработка событий в

Excel

Если листа DataEntry в книге нет, то будет сгенерирована ошибка.

Private Sub Workbook_Open()
ActiveWindow.WindowState = xlMaximized
Worksheets("DataEntry").Activate
Range("Al").End(xlDown).Offset(l,0).Select
ActiveCell.Value = Date
End Sub

SheetActivate
Процедура выполняется каждый раз, когда пользователь активирует какой-либо
рабочий лист. Она переводит табличный курсор в ячейку Al. Добавление в проце­
дуру оператора Оп

Error Resume Next

приводит к тому, что она игнорирует ошибку,

возникающую в том случае, если активизированный лист является листом диа­
грамм:

Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
Оп Error Resume Next
Range("Al").Select
End Sub
Обрабатывать листы с диаграммой можно и иначе: проверяя тип рабочего листа.
Для этого можно использовать аргумент

Sh,

который передается процедуре:

Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
If TypeName(Sh) = "Worksheet" Then Range("Al").Select
End Sub

NewSheet
Процедура, представленная ниже, выполняется каждый раз, когда в книгу до­

бавляется новый лист. Он передается в процедуру в виде аргумента. Новый лист
может быть либо рабочим, либо листом с диаграммой, поэтому эта процедура
определяет тип листа. Если лист является рабочим, то в ячейку Al вводятся теку­
щие дата и время:

Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
If TypeName(Sh) = "Worksheet" Then _
Sh.Range("Al").Value = "Лист вставлен" & Now()
End Sub

BeforeSave
Процедура

Workbook_BeforeSave

выполняется перед фактическим сохранением

книги. Как вы помните, команда Файл ► Сохранить приводит к открытию диалогового

События уровня рабочей книги

955

окна Сохранение документа в том случае, если текущая книга ранее не сохранялась

или была открыта только для чтения.
Когда процедура Workbook_BeforeSave выполняется, ей передается аргумент, по­

зволяющий определить, будет ли открыто диалоговое окно Сохранение документа.
Это показано в примере ниже:

Private Sub Workbook_BeforeSave
(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
If SaveAsUI Then
MsgBox "Используйте
End If
End Sub

новое соглашение об именовании файлов."

Когда пользователь пытается сохранить рабочую книгу, выполняется процедура
Workbook_BeforeSave. Если откроется диалоговое окно Сохранение документа, то значе­
нием переменной SaveAsUI будет True. Процедура проверяет ее значение и вывалит
сообщение только в том случае, если диалоговое окно Сохранение документа открыто.
Процедура обработки события BeforeSave в списке аргументов содержит еще

одну переменную

- Cancel.

Если значением Cancel будет True, то книга не будет

сохранена.

BeforeCtose
Это событие происходит в начале процесса закрытия книги и часто используется
в сочетании с процедурой Workbook_Open, которая инициализирует различные

элементы и объекты открываемой книги. Процедура Workbook_BeforeClose перед

:~акрытием книги удаляет эти элементы и объекты и восстанавливает ~нормальные»
установки книги.

Если пользователь пытается закрыть книгу, в которую были внесены изменения,

Excel

выведет сообщение с предложением сохранить копию книги. В некоторых

случаях именно это и нужно. Но если книга предназначена для временной работы
и ее не нужно сохранять, то открытие диалогового окна Сохранение документа может

привести к созданию ненужных копий, возникающих потому, что пользователь за­

путался. С помощью события BeforeClose можно указать, что книга уже сохранена

(даже если это не так), и избежать появления этого сообщения:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
Me.Saved = True
End Sub
В главе

41

упоминалось, что ключевое слово Ме в модуле кода формы ссылается

на саму эту форму. То же самое происходит в модуле кода Этакнига и модуле

956

ГЛАВА

43

Обработка событий в

Excel

листа. В данном случае Ме относится к книге, содержащей процедуру обработки

события.
Как правило, если закрывается книга, в которую были внесены какие-либо из­
менения и они не были сохранены, то Ехсе\ выводит сообщение с предложением
сохранить книгу перед закрытием.

ВНИМАНИЕ

Это событие может вызвать проблему, поскольку к моменту, когда пользова­
тель видит на экране сообщение о сохранении, событие BeforeClose уже произо­
шло, то есть процедура Workbook_BeforeClose была выполнена. Если пользователь
отменит закрытие, то книга останется открытой, но код события уже будет вы­
полнен.

События уровня рабочего листа
Наиболее часто используемые события рабочего листа и их краткое описание при­
43.2. Напоминаем, что процедуры обработки событий нужно вводить

ведены в табл.

в модули кода рабочих листов. Этим модулям по умолчанию присваиваются имена
Листl, Лист2 и т. д.

Таблица

43.2. События уровня

рабочего листа

Событие

Действие, инициирующее событие

Acti vate

Активизация листа

BeforeDouЬleClick

Двойной щелчок на листе. Это событие происходит перед стандартным действием
двойного щелчка

BeforeRightClick

Щелчок правой кнопкой мыши на листе книги. Это событие происходит перед стан­
дартным действием щелчка правой кнопкой мыши

Change

Ячейки на листе изменяются пользователем

Deactivate

В ячейки листа пользователь внес изменения

FollowHyperlink

Нажатие гиперссылки на рабочем листе

SelectionChange

Изменение объекта. выделенного на листе

Далее в разделе приведены примеры использования некоторых событий из этой

таблицы.

События уровня рабочего листа

957

Change
Это событие происходит в тех случаях, когда пользователь изменяет значение

какой-нибудь ячейки рабочего листа. Оно не генерируется, если пересчитываются
формулы или на лист вставляется новый объект (диаграмма или фигура).
При вызове процедуре Worksheet_Change в качестве аргумента Target передается

объект Range. Он представляет диапазон ячеек, в которых произошли изменения,
вызвавшие событие Change. Следующая процедура выводит сообщение, в котором
указывается адрес диапазона с измененными ячейками:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
MsgBox "Диапазон" & Target.Address & "был изменен."
End Sub
Чтобы понять, какие действия пользователя вызывают событие Change, введите

код этой процедуры в модуль объекта Worksheet, перейдите в

Excel

и выполните

различные действия с ячейками (ввод, редактирование, удаление, форматирование,

копирование и т. п.). Если они будут инициировать событие Change, то

Excel

вы­

ведет сообщение с указанием ячеек, претерпевших изменения.
К сожалению, событие Change не всегда генерируется в тех случаях, когда ожидается
его возникновение, или генерируется при выполнении действий, которые не должны
приводить к нему. Такое происходит, например, в следующих случаях.

•

Иаменение формата ячеек не генерирует событие Change (как можно было бы
ожидать), но команда Главная ► Редактирование ► Очистить ► Очистить форматы
генерирует.

•
•

Нажатие Delete генерирует это событие, даже если ячейка пуста.
В реаультате иаменения ячеек с помощью команд

Excel событие Change может

как воаникнуть, так и нет. Например, операции сортировки и поиска решения

не запускают это событие. Но такие операции, как Найти и заменить, нажатие
кнопки Автосумма или добавление строки Итоги в таблицу, генерируют.

•

Если VВА-процедура наменяет содержимое ячеек, то это обязательно приводит
к генерированию события Change.

Отслеживание изменений в заданном диапазоне
Событие Change возникает при изменении любой ячейки рабочего листа. Но часто
бывает необходимо отследить иаменения только в конкретной ячейке или опре­

деленном диапазоне. При вызове процедуре обработки событий Worksheet_Change
передается в качестве аргумента объект Range. Он соответствует ячейке или ячейкам,
в которые вносились изменения.

ГЛАВА 43

958

Обработка событий в

Excel

Предположим, что на рабочем листе есть именованный диапазон Входные_данные
и необходимо отследить возможные изменения только в нем. Для объекта

Range
Change, но в данном случае можно выполнить быструю
процедуре Worksheet_Change:

не предусмотрено событие
проверку в

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Dim VRange As Range
Set VRange = Ме.Rаngе("Входные_данные")
If Union(Target, VRange).Address
VRange.Address Then
Msgbox
End if
End Sub

"Измененная ячейка находится в диапазоне ввода."

В этой процедуре создается диапазон

VRange, представляющий ячейки, которые не­

обходимо отслеживать на предмет изменений. В процедуре используется функция

VBA Union, позволяющая определить, содержатся ли в диапазоне VRange ячейки из
диапазона Target, переданного в качестве параметра. Функция возвращает объект,
содержащий ячейки из обоих диапазонов, переданных ей в качестве параметров.
Если адрес объединенного диапазона совпадает с адресом диапазона

VRange,

это

означает, что изменения произошли в ячейках диапазона Входные_данные, поэтому

выводится окно с сообщением. В противном случае процедура завершается и ни­
чего не происходит.

У процедуры есть один недостаток. Событие Change генерируется, когда изменения
произошли как в одной ячейке, так и в нескольких (например, при автозапол­

нении диапазона или его очистке). Поэтому диапазон

Target

может состоять из

нескольких ячеек, причем одни могут принадлежать диапазону Входные_данные,

а другие
зона

- нет. В измененной процедуре Worksheet_Change каждая ячейка диапа­
Target проверяется на принадлежность диапазону VRange (то есть диапазону

Входные_данные), и если она в него входит, то выводится окно с соответствующим

сообщением:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Set VRange = Ме.Rаngе("Входные_данные")
For Each ячейка In Target.Cells
If Uniоn(ячейка, VRange).Address
VRange.Address Then
Msgbox
End if
Next cell
End Sub

"Измененная ячейка находится в диапазоне ввода."

Одна из проблем предыдущей процедуры заключается в том, что она выводит со­
общение для каждой ячейки диапазона Входные_данные. Если вы изменяете много

События уровня рабочего листа

959

ячеек, то будете получать много сообщений, и все придется закрывать. С помощью
метода

Intersect

можно получить общие ячейки для двух диапазонов:

Private Sub Worksheet_Change( _
ByVal Target As Excel.Range)
Dim VRange As Range
Dim cell As Range
Dim IRange As Range
Set VRange
Set IRange

Ме.Rаngе("Входные_данные")

Intersect(VRange, Target)

If Not IRange Is Nothing Then
MsgBox "Диапазон" & IRange.Address
End If
End Sub

& "был изменен."

Если у двух диапазонов нет общих ячеек, то переменная

IRange не будет содержать
Is Nothing.
IRange содержит ячейки, по­

ни одной ячейки. Это можно проверить с помощью ключевых слов

Мы хотим, чтобы оператор

If возвращал TRUE, когда

этому используем ключевое слово

Is Nothing.

Конструкция

Not

для проверки условия, противоположного

If Not Object Is Nothing

не так проста для чтения, но ис­

поль:iуется достаточно часто, и вы наверняка столкнетесь с ней, если будете читать
чужой КОД.

Ш□у Этот пример доступен для скачивания. Файл называется Отслеживание диапазона.хLsm.

SeiectionChange
Это событие генерируется всякий раз, когда пользователь выбирает диапазон ячеек
на рабочем листе. Взгляните на следующую процедуру:

Private Sub Worksheet_SelectionChange(
ByVal Target As Range)
Me.Cells.Interior.Colorindex = xlNone
With Target
.EntireRow.Interior.Colorindex = 35
.EntireColumn.Interior.Colorindex
35
End With
End Sub
Она изменяет цвет фона строки и столбца, на пересечении которых находится
активизированная ячейка, тем самым облегчая определение этой ячейки. В про­

цедуре сначала удаляется цветной фон со всего листа, а затем строка и столбец
активизированной ячейки закрашиваются светло-зеленым цветом (рис.
выделение показано серым цветом).

43.2; в книге

Обработка событий в

ГЛАВА43

960

ГG.

1 3 Февраль

Рис.

43.2. При

4

Март

5
6

Апрель

Май

7

Июнь

8
9
10
11
12
13
1

J Июль
Авrуст

Сентябрь
Октябрь

НОАбрь

Декабрь

в

с

Мэри

Билл

Excel

664
572
513
667
581
689
516
533
546
616
692
518

551
548
665
699
640
649
538
618
587
573
613
657

о

G

Джо

Фрзнк

582
577
546
663
661
569
660
611
584
612
617
597

Изрол

607
529
678
562
586
518
626
681
538
602
603
630

н

Пит

675
500
673
504
510
591
523
585
575
696
544
638

Нэнси

513
681
566
626
542
607
560
641
624
621
601
602

557
635
693
595
537
625
689
618
648
620

~
2

помещении курсора на ячейку строка и столбец, в которых она находится. выделяются

Ш□у Этот пример доступен для скачивания. Файл называет~я Изменение выбранного объекта.хlsm.
ВНИМАНИЕ

Не используйте эту процедуру на рабочем листе с фоновой заливкой, так как она
после выполнения процедуры будет удалена. Но макрос не удалит фоновую заливку,
полученную в результате применения к таблице стиля .

BeforeRightCtick
Обычно, когда пользователь щелкает на рабочем листе правой кнопкой мыши, от­
кры вается контекстное меню. Если вы по каким-либо причинам не хотите, чтобы

оно появлялось, то можете перехватить событие

RightClick. В следующей про­
True, тем самым блокируется

цедуре ее аргументу

Cancel

событие

и предотвращается открытие контекстного меню. Вместо него

RightClick

присваивается значен ие

появляется окно с сообщением.

Private Sub Worksheet_BeforeRightClick _
(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox "Контекстное меню недоступно."
End Sub

События, не связанные с объектами
События, рассмотренные выше, были связаны с такими объектами, ка к рабочая
книга и лист. В этом разделе описаны два дополнительных события, не относящиеся
ни к одному объекту:

OnTime

и оnкеу . Для доступа к ним необходимо использовап,

соответствующие методы объекта

Application.

События, не связанные с объектами

961

ПРИМЕЧАНИЕ

В отличие от других событий, описанных в этой главе, для программирования со­
бытий типа оп нужно использовать стандартный модуль

VBA.

OnТime
Это событие генерируется в заранее указанное время. В следующем примере по­

казано, как запрограммировать
ния в 15:00:

Excel на подачу звукового сигнала и вывод сообще­

Sub SetAlarm()
Application.OnTime TimeSerial(lS,0,0), "DisplayAlarm"
End Sub
Sub DisplayAlarm()
Веер

MsgBox
End Sub

"Пора сделать перерыв!"

В этом примере в процедуре SetAlarm с помощью метода OnTime объекта Application задается событие OnTime. Методу передаются два аргумента: значение времени
(здесь для его получения используется функция TimeSerial; это самый простой
способ получить значение времени) и имя процедуры, которая будет выполняться
при наступлении события
выполнения процедуры

OnTime (в примере это процедура DisplayAlarm). После
SetAlarm в 15:00 будет вызвана 11роцедура DisplayAlarm,

которая выведет окно сообщения.
Задать время можно и с помощью VВА-функции

TimeValue,

которая преобразует

понятное человеку значение времени в виде строки в числовой формат, который

понимает

Excel.

С ней инструкцию из процедуры

Application.OnTime
"DisplayAlarm"

ТimeValue("З:00:00

SetAlarm можно записать так:

pm"), _

Если нужно задать событие, которое наступит через некоторое время от настоящего
момента (например, через 20 минут), то можно использовать любой из следующих
операторов:

Application.OnTime Now + Time5erial(0, 20, 0), _
"DisplayAlarm"
Application.OnTime Now + TimeValue("00:20:00"), _
"DisplayAlarm"
Кроме того, с помощью метода

OnTime можно задать событие,

которое произойдет

в определенный день. Конечно же, компьютер при этом должен быть включен,
а Ехсе\

-

открыт.

962

ГЛАВА

43

Обработка событий в

Чтобы отменить событие

Excel

OnTime, нужно знать точное время, на которое оно было

запланировано. Тогда с помощью того же аргумента, который использовался для

задания события OnТime, следует сбросить события в состояние False. Событие
OnTime срабатывает с интервалом в секунду. Если вы что-то запланировали
на

15:00, то

можете отменить это событие с помощью такого кода:

Application.OnTime TimeSerial(15, 0, 0), _
"DisplayAlarm", , False
Если событие было запланировано относительно текущего момента времени и его
нужно отменить, то следует предварительно запомнить этот момент. В подобной
ситуации задавать время генерации события необходимо так:

TimeToRun = Now + Time5erial(0, 20, 0)
Application.OnTime TimeToRun, "DisplayAlarm"
С помощью переменной

TimeToRun

можно отменить подачу сигнала при условии,

что она все еще находится в области видимости:

Application.OnTime TimeToRun, "DisplayAlarm", , False

OnKey
Во время работы

Excel

постоянно отслеживает, какие клавиши нажимает пользо­

ватель. Благодаря этому при нажатии заранее заданной клавиши или сочетания
приложение сможет запустить определенные процедуры.

В примере ниже с помощью метода OnKey задается событие OnKey, которое назна­
чает клавишам

PgDn и PgUp другой функционал. После выполнения процедуры
Setup_OnKey нажатие PgDn будет приводить к выполнению процедуры PgDn_Sub, а на­
жатие PgUp - к выполнению нроцедуры PgUp_Sub. В результате табличный курсор
будет перемещаться соответственно на одну строку вверх или вниз.

Sub Setup_OnKey()
Application.OnKey "{PgDn}", "PgDn_Sub"
Application.OnKey "{PgUp}", "PgUp_Sub"
End Sub
Sub PgDn_Sub()
Оп Error Resume Next
ActiveCell.Offset(l, 0).Activate
End Sub
Sub PgUp_Sub()
Оп Error Resume Next
ActiveCell.Offset(-1, 0).Activate
End Sub

События. не связанные с объектами

963

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание: коды (названия) клавиш заключены в фигурные скобки. Пол­
ный список кодов клавиш можно найти в справочной системе

Visual Basic

(поиск

1ю ключевому слову ОпКеу).

СОВЕТ
В приведенных выше процедурах

Оп

Error Resume Next,

PgDn_Sub

и

PgUp_Sub

иснuльзовался оператор

позволяющий игнорировать появление возможных ошибок.

Например, если табличный курсор будет находиться в нервой строке, то попытка
перехода на строку вверх приведет к ошибке, так как в этой ситуации курсор пе мо­

жет переместиться вверх. Кроме того, если активный рабочий лист является листом
диаграммы, то ошибка произойдет из-за того, что для этого типа листов нет такого
понятия, как активная ячейка.

Выполнив следующую процедуру, вы отмените события ОпКеу, и назначение кла­
виши

PgDn

и

PgUp вернется

к исходному:

Sub Cancel_OnKey()
Application.OnKey "'{PgDn}"
Application.OnKey "{PgUp}"
End Sub
ВНИМАНИЕ
Вопреки ожиданиям, использование пустой строки в качестве второго аргумента

в методе ОпКеу не отменяет события ОпКеу. Наоборот, пустая строка в этом методе
заставляет

Excel

игнорировать нажатие указанной клавиши (или сочетания), но

не отменяет само событие ОпКеу. Например, с помощью следующего оператора можно

отключить реакцию

Excel на сочетание Alt+F4 (знак процента обозначает клавишу Alt):

Application.OnKey "%{F4}", ""

Глава

44

ПРИМЕРЫ VВА-ПРОГРАММ

Изучать программирование на языке

VBA

лучше всего на примерах. Зачастую

удачный пример может передать идею гораздо лучше, чем длинное описание тео­

ретических основ. Объем книги ограничен, поэтому в ней нет детальных описаний

всех нюансов

VBA,

но есть множество примеров. Подробная информация об этом

языке есть в справочной системе
редактора

VBA,

нажмите

прежде чем нажать

Excel. Чтобы получить справку,

находясь в окне

Fl. Если вы хотите получить контекстную справку, то,

Fl, выделите ключевое слово VBA, наименование объекта,

свойство или метод.

Текущая глава содержит несколько примеров с распространенными приемами про­

граммирования на языке

VBA. Некоторые из этих примеров можно использовать как

есть, но в большинстве случаев вам предстоит откорректировать их в зависимости
от вашей задачи.

Работа с диапазонами
Большинство операций, выполняемых с помощью VВА-программ, будут касаться

диапазонов ячеек рабочих листов. Работая с объектами диапазона, помните о сле­
дующих моментах.

•

Чтобы работать с диапазоном в программе

VBA,

его не нужно предварительно

выбирать на рабочем листе.

•

Лист с диапазоном ячеек, который вы хотите выбрать, должен быть активизи­
рован.

•

Средство записи макросов не всегда создает идеальный макрос. Лучше всего
записать макрос с помощью макрорекордера, а затем вручную отредактировать

его, чтобы повысить его эффективность.

•

В коде

VBA рекомендуется

использовать именованные диапазоны. Например,

запись Rапgе("Итоги") лучше, чем

Range("D45"):

если впоследствии понадо­

бится добавить в рабочую таблицу строку, предшествующую строке

45, то

при

использовании в макросе второго варианта записи придется внести в код соот­
ветствующие изменения.

Работа с диапазонами

•

965

При записи макросов, работающих с выделенными диапазонами, обращайте
внимание на то, какой режим адресации ячеек ( относительный или абсолютный)
выбран. Он может повлиять на корректность работы макроса.

!□□у Более подробная информация о режимах записи представлена в главе 39.
•

Создавая макрос, работающий с каждой ячейкой диапазона, выбранного в данный
момент, учитывайте, что пользователь может выделить столбцы или строки це­
ликом. Но они могут содержать как заполненные, так и пустые ячейки. Поэтому

обычно нужно создать подмножество ячеек выбранного диапазона, содержащее
только непустые ячейки. Кроме того, можно работать с ячейками исключитель­
но в используемом диапазоне рабочего листа ( с помощью свойства

•

Помните о том, что

Excel

UsedRange ).

позволяет выбирать несколько диапазонов на рабо­

чем листе. Например, можно нажать

Ctrl

и, не отпуская ее, выделить диапазон,

а затем еще один. Поэтому обязательно проверьте ( с помощью свойства Areas ),
как поведет себя макрос, если будут выбраны несколько диапазонов, и при не­
обходимости внесите в него соответствующие изменения.
Все эти моменты будут продемонстрированы далее на примерах.

Копирование диапазона
Эта операция в макросах выполняется часто. Если активизировать средство за­

писи макросов (в режиме записи абсолютных адресов) и скопировать диапазон

Al:AS в диапазон В1:В5, то в результате будет сгенерирован следующий код макроса:
Sub CopyRange ()
Range("Al:AS").Select
Selection.Copy
Range("Bl").Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode
End Sub

False

Этот макрос будет работать, но такой способ копирования диапазона не самый
эффективный. Точно такой же результат можно получить с помощью следующего
однострочного макроса:

Sub CopyRange2()
Range("Al:AS").Copy Range("Bl")
End Sub
Как видите, в методе Сору можно задать аргумент, указывающий, куда копировать
выделенный диапазон. Полезную информацию о свойствах и методах можно найти

в справочной системе

VBA.

966

ГЛАВА 44

Примеры VВА-программ

Этот пример демонстрирует, что макрорекордер далеко не всегда генерирует опти­

мальный макрос. Как видите, чтобы работать с объектом, совсем нс обязателыю
его выбирать. Обратите внимание, что во втором макросе диапазон вообще не вы­

бирается , и после выполнения этого макроса ячейка, которая ранее была активной,
таковой и останется.

ПРИМЕЧАНИЕ

В большинстве примеров этой главы используются неквалифицированные ссылки
на объекты. Квалифицированной является такая ссылка, в которой явным обра­
зом указывается, какой именно объект должен восприниматься как родительский
по отношению к текущему. Например, ссылка

Range( "Al") -

неквалифицированная,

поскол~,ку в ней не указано, на каком именно рабочем листе находится эта ячейка.
Квалифицированная ссылка на ячейку А1 в данном случае будет иметь такой вид:
Application.Workbooks("Kниral").Worksheets("Лиcтl").Range("Al")

Когда вы используете неквалифицированные ссылки в стандартном УВА-модуле,

предполагается, что имеется в виду рабочий лист, который определяется текущим
значением cвoйcтвaActiveSheet и находится в книге, определяемой значением свой­

ства

ActiveWorkbook.

Такой подход избавляет от необходимости вводить в каждом

операторе громоздкие записи, описывающие цепочку родительских объектов кон­

крепюго адресуемого объекта, есл и именно эти объекты вы и имеете в виду . Если же
желательно или необходимо использовать точные, полностью квалифицированные
ссылки, то добавляйте объектные переменные, как описывается в подразделе« Унро­
щсние ссылок на объекты,> в конце главы .

Копирование диапазона произвольного размера
Часто н еобход имо скопировать диапазон, точное

количество строк и столбцов которого заранее не­
извест но .

На рис.

44.1 показан диапазон рабочего листа, содер­

А

1

в

с

Конец недели З вонки

Заказы

2

03.01.2025

452

3

10.01.2025

546

89
102
132

4

17.01.2025

587

5

24.01.2025

443

65

31.01.2025
07.02.2025

609

156

пазона в каждый конкретный момент неизвестны,

6
7
8

14.02.2025

592
487

92

поэтому написать макрос, вьнюлняющий копиро­

9

21.02.2025

601

105

515
540

133
122

жащий ряд строк и столбцов, количество которых
изменяется еженедельно. Точные адреса ячеек диа­

вание такого диапазона, довольно сложно.

10

28.02.2025

В следу ющем макрос е показа но, как скопировать

11

07.03 .2025

такой диапазон и поместить ею на Лист2, начиная

12

с ячейки Al. В этом макросе использовано свойство
CurrentRegion, которое возвращает объект-диапазон,

Рис.

95

44.1. Количество строк в этом

соответствующий блоку ячеек, окружающему за­

диапазоне может различаться

данную ячейку . Это действие эквивалентно тому,

при каждом выполнении макроса

Работа с диапазонами

96 7

чтобы выбрать на ленте команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Перейти,
в открывшемся диалоговом окне Переход нажать кнопку Выделить и в открывшемся

диалоговом окне Выделить группу ячеек выбрать параметр Текущая область.

Sub CopyCurrentRegion()
Range("Al").CurrentRegion.Copy _
Sheets("Лиcт2").Range("Al")

End Sub
Можно действовать иначе и для хранения данных иснользовать таблицу. При до­
бавлении в нес новых строк адрес ее диапазона корректируется автоматически, что
дает возможность использовать, нанример, такую процедуру:

Sub

СоруТаЫе()

Range("TaЬlel[#All]").Copy Sheets("Лиcт2").Range("Al")

End Sub

шоу Этот пример, содержащий описанные макросы, доступен для скачивания. Файл называется
Копирование диапазона.хlsm.

Выбор до конца строки или до конца столбца
Вероятно, вы уже неоднократно использовали сочетания

Ctrl+Shift+_,

и

Ctrl+Shift+ J

для выбора диапазона, который начинается от текущей ячейки и захватывает за­
полненную строку или столбец целиком. Если при записи макроса использовать эти
сочетания в режиме относительной адресации ячеек, то можно получить корректно

работающий код, то есть он будет выделять в текущей области именно диапа:юн
(по строке или столбну) заполненных ячеек.
Поднрограмма, приведенная ниже, выбирает диапа:юн, который начинается с те­
кущей ячейки и продолжается вниз до последней ячейки столбца (или до первой
пустой ячейки, если та попадется раньше). Когда диапазон выбран, с ним можно
делать что угодно: копировать, перемещать, форматировать и т. д.

Sub SelectDown()
Range(ActiveCell; ActiveCell.End(xlDown)).Select
End Sub
Обратите внимание: у свойства

Range два параметра. Один указывает на верхнюю
- на нижнюю правую.

левую ячейку диапазона, а второй

В этом примере используется метод

Range.

End объекта Range, который возвращает объект

Этот метод принимает единственный аргумент, которым может быть одна

из следующих констант:

xlUp, xlDown, xl ToLeft, xl ToRight.

шоу Пример с описанным макросом доступен для скачивания. Файл называется Выбор ячеек.хlsm.

ГЛАВА '4

968

Примеры VВА-программ

Выбор всей строки или всего столбца
В макросе ниже показано, как выбрать весь столбец, в котором находится акти­
визированная ячейка. Использовано свойство

EntireColumn,

которое возвращает

ссылку на диапазон, состоящий из всего столбца:

Sub SelectColumn()
ActiveCell.EntireColumn.Select
End Sub
Как вы уже догадались, имеется и свойство

EntireRow, которое возвращает диапазон,

состоящий из всей строки.

Если необходимо выполнить операцию на всех ячейках в конкретной строке, то
ее не нужно выбирать. Например, при выполнении следующей подпрограммы
содержимое всех ячеек строки, в которой содержится активизированная ячейка,

выделяется полужирным шрифтом:

Sub MakeRowBold()
ActiveCell.EntireRow.Font.Bold
End Sub

=

True

Перемещение диапазона
Эта операция состоит из двух этапов: сначала диапазон вырезается в буфер обме­

на, а затем вставляется в другую область. Если записать действия во время выпол­
нения этой операции, то макрорекордер сгенерирует примерно такой код:

Sub MoveRange()
Range("Al:Cб").Select

Selection.Cut
Range("A10").Select
ActiveSheet.Paste
End Sub
Как было показано выше на примере копирования (см. подраздел <<Копирование
диапазона~), это не самый эффективный способ перемещения диапазона ячеек. Эту
операцию можно сильно упростить, используя всего один оператор

VBA:

Sub MoveRange2{)
Range("Al:Cб").Cut

Range{"A10")

End Sub
Преимущество этого подхода в том, что в методе

Cut

предусмотрен аргумент, ука­

зывающий на диапазон, в который помещается вырезанная информация.

ШDV Пример с описанным макросом доступен для скачивания. Файл называется Перемещение
диапазона.хlsm.

Работа с диапазонами

969

Циклические операции над диапазоном
Многие макросы моrут выполнять операции как над каждой ячейкой диапазона, так

и выборочно, в зависимости от содержимого той или иной ячейки. Такие операции
обычно выполняются в цикле For ... Next, с помощью которого обрабатывается
каждая ячейка.

В примере ниже показано, как создается цикл для перебора всех ячеек диапазона.
В данном случае диапазоном является множество ячеек, выбранных в текущий
момент. Переменной Cell присваивается ссылка на обрабатываемую ячейку.
(Обратите внимание: переменная объявлена как объект Range.) Тело цикла For ...

Next

состоит из единственного оператора, в котором анализируется содержимое

ячейки. Если значение является отрицательным, оно преобразуется в положи­
тельное:

Sub ProcessCells()
Dim Cell As Range
For Each Cell In Selection.Cells
If Cell.Value < 0 Then Cell.Value
Next Cell
End Sub

Cell.Value * -1

Код работает корректно. Но что делать, если множество выбранных ячеек состоит
из целого столбца или целой строки? Это довольно распространенная ситуация,
поскольку Excel позволяет выполнять операции над целыми столбцами или стро­
ками. В таком случае макрос будет работать очень долго, поскольку в теле цикла
обрабатывается каждая ячейка, даже пустая. Поэтому нужен способ обрабатывать
только непустые ячейки.

Эту задачу можно решить с помощью метода

SpecialCells.

В примере ниже с его

помощью создается новый объект, содержащий подмножество выбранных ячеек на
листе, хранящих числовые значения (а не формулы). Затем полученное подмноже­

ство обрабатывается, в результате чего все пустые ячейки и ячейки с формулами
подпрограммой игнорируются.

Sub ProcessCells2()
Dim ConstantCells As Range
Dim Cell As Range
Игнорировать ошибки
Оп

Error Resume Next

Обработка числовых значений

Set ConstantCells =
Selection.SpecialCells(xlConstants, xlNumbers)
For Each Cell In ConstantCells
If Cell.Value < 0 Then Cell.Value = Cell.Value * -1
Next Cell
End Sub

ГЛАВА 44

970

Подпрограмма

Примеры VВА-программ

ProcessCells2

работает одинаково быстро независимо от того,

сколько ячеек выбрано. Так, можно выбрать диапазон, все столбцы в диапазоне, все
строки или даже весь рабочий лист. И во всех этих случаях будут обрабатываться
только ячейки, содержащие константы. Это довольно значительное улучшение по
сравнению с подпрограммой

ProcessCells,

представленной выше.

Обратите внимание, что в подпрограмме используется следующий оператор:
Оп

Error Resume Next

Этот оператор дает

Excel команду игнорировать любые возникающие ошибки и про­
1) метод

сто переходить к следующей ячейке. Он необходим по двум причинам:

выдает ошибку , если ни одна из ячеек не удовлетворяет установлен­
ным требованиям; 2) операция сравнения вернет ошибку , если в ячейке содержится
ошибочное значение. Нормальный режим проверки ошибок восстановится только
после завершения подпрограммы. Чтобы дать Excel команду вернуться в обычный
режим проверки ошибок, используйте следующий оператор:

SpecialCells

Оп

Error GoTo 0

Ш□у Этот макрос доступен для скачивания. Файл называется Циклические операции.хlsm.
Запрос на ввод значения ячейки
Как говорилось в главе

41 , с

помощью VВА-функции

пользователю ввести значени е в ячейку . На рис.
Вв еденное значение можно присвоить
переменной, а затем использовать в под­

прогр амме . Однако часто это зна чение

InputBox можно предложить
44.2 показан пример.
х

Microsoft Excel
Введите значение д/lЯ ячейки А1

ок
Отмена

требуется поместить в какую-либо ячей­
ку. В подпрограмме ниже показано, как
запрос ить у пользователя значение и по-

местить его в ячейку Al с помощью только

Рис. 4'.2. Использование функции

одного оператора :

Sub GetValue()
Range("Al").Value

VBA lnputBox

для получения значения от пользователя

_

InрutВох("Введите значение для ячейки

Al ")

End Sub
Однако у этой подпрограммы есть одна проблема: если пользователь нажмет кнопку
Отмена, то содержимое ячейки

Al

будет заменено пустой строкой. Ниже приведена

и змененная версия этой подпрограммы, в которой вводимое значен ие сначала

присваивается п еременной

UserVal.

Код проверяет эту переменную и дальше вы­

полня ется только в том случае, если переменная не пуста :

Sub GetValue2()
UserVal = InрutВох("Введите значение для ячейки Al")
If UserVal <> "" Then Range("Al").Value = UserVal
End Sub

Работа с диапазонами

971

Ниже приведен вариант этой подпрограммы, в котором пользователям разрешается
вводить только числовое значение. Если введено не число, то появляется соот­

ветствующее сообщение и процедура

GetValue

выполняется снова. Подпрограмма

выйдет из цикла Do Loop только после того, как пользователь шзедет числовое зна­

чение, которое затем будет помещено в ячейку Al. Второй оператор в теле цикла
нужен для того, чтобы дать пользователю возможность завершить выполнение
цикла (и всей подпрограммы), нажав кнонку Отмена.

Sub GetValue()
Do

UserVal

-

IпрutВох("Введите значение для ячейки

Al")

If UserVal = "" Then Exit Sub
Loop Until IsNumeric(UserVal)
Range("Al").Value = UserVal
End Sub

Определение типа выделенного объекта
Если макрос предназначен для работы с выбранным диапазоном, то необходимо
иметь воэможность определить, что выбран именно ;щапазон (а не что-то другое).
В нротив1юм случае макрос может завершиться аварийно. Следующая подпро­

грамма ш1ределяет тип выбранного объекта и выводит сообщение для пользователя:

Sub SelectionType()
MsgBox TypeName(Selection)
End Sub

!□□у Пример с описанным макросом доступен для скачивания. Файл называется Тип выбора.хlsm.
Для объектов, позволяющих вводить текст, этот макрос не будет работать в режиме ввода
данных. Если вы нажимаете кнопку и ничего не происходит, то нажмите

Esc, чтобы выйти из

режима ввода.

Если выбранный объект

Range.

-

дианазон, то процедура

SelectionType выведет па экран

Если макрос предназначен для работы только с диапаэонами, то можно

использовать оператор If, чтобы убедиться в том, что выбран именно диапазон.
Ниже приведен пример, в котором выводится сообщение, если выбранный объект
не является диапазоном ( объектом Range ).

Sub CheckSelection()
If TypeName(Selection) = "Range" Then
' . . . [другие операторы]
Else
MsgBox "Выберите диапазон."
End If
End Sub

ГЛАВА 44

972

Примеры VВА-программ

Выявление несмежных диапазонов
В

Excel можно выбирать несмежные диапазоны,

нажимая Ctrl во время выделения

объектов или диапазонов. Это может вызывать проблемы в работе некоторых
макросов, например, нельзя будет скопировать несмежные диапазоны. В макросе
ниже показано, как определить, выбрал ли пользователь диапазон несмежных ячеек:

Sub MultipleSelection()
If Selection.Areas.Count 1 Then
' ... [другие операторы]
Else
MsgBox "Выделение несмежных диапазонов
End If
End Sub

не поддерживается."

В этом примере используется свойство Areas, которое возвращает коллекцию всех
объектов выбранного множества. Область - это объект Range, со.стоящий из смеж­
ных ячеек. Свойство Count возвращает количество объектов в коллекции.

В некоторых ситуациях может понадобиться не просто игнорировать любые вы­

деленные диапазоны, в том числе несмежные, а обрабатывать их, например, при
копировании. Как показано в примере ниже, в этом случае достаточно организовать

цикл по элементам коллекции

Areas

объекта

Range:

Sub LoopAreas ()
Dim Area As Range
For Each Area In Selection.Areas
копирование

каждого

выделенного

диапазона

' на 10 столбцов вправо
Area.Copy Area.Offset(0, 10)
Next Area
End Sub

Подсчет количества выделенных ячеек
Можно создать макрос, который будет работать с выделенным диапазоном ячеек.

Так, свойство Count объекта Range позволяет подсчитать количество ячеек в таком
диапазоне (или любом другом). Например, следующий оператор выводит сообще­
ние, в котором указывается количество ячеек в выделенном диапазоне:

MsgBox Selection.Count
Если на активизированном рабочем листе есть именованный диапазон данные, то
следующий оператор подсчитает количество ячеек в нем и присвоит это значение

переменной

CellCount

CellCount:

= Rапgе("Данные").Соuпt

Работа с книгами

Excel

973

ВНИМАНИЕ

В Ехсе\ 2007 при обращении к свойству Count в ряде случаев может возникать ошибка,
особенно если рабочий файл имеет большой размер. Это свойство использует тип
данных Long (длинное целое), поэтому наибольшее значение, которое оно может хра­
нить, равно 2 147 483 647. Например, если пользователь выделит 2048 полных столбцов
рабочего листа (2 14 7 483 648 ячеек), то в Ехсе\ 2007 обращение к свойству Count вызовет
ошибку. К счастью, в

Microsoft добавили

свойство

Countlarge,

которое использует

тип данных DouЫe (двойной точности) и может оперировать числами до

Более подробная информация о типах данных

1,79+ Е"308.

VBA представлена далее в табл. 44.1.

Подытожим: свойство Count с большинством типов данных VBA работает без ошибок,
но если нужно подсчитать очень большое количество ячеек (например, все ячейки
рабочего листа), то вместо него следует использовать Countlarge.

Кроме того, в VВА-коде можно подсчитать количество строк и столбцов в диапа­
зоне. Вычислить количество столбцов в выделенном диапазоне можно с помощью
такого выражения:

Selection.Columns.Count
И разумеется, свойство

Rows

позволяет подсчитать количество строк в диапазоне.

Этот оператор подсчитает количество строк в диапазоне Данные и присвоит это
значение переменной

RowCount

RowCount:

= Range("Дaнныe").Rows.Count

Работа с книгами

Excet

В этом разделе мы рассмотрим примеры того, как использовать
с книгами

VBA

для работы

Excel.

Создание рабочей книги
Выполнить эту операцию можно с помощью метода

books,

Add объекта коллекции Work-

как показано в примере:

Workbooks.Add
Некоторые методы, например

Add,

возвращают значение. В данном случае это

созданная рабочая книга. Возвращаемое значение можно сохранить в переменной
и впоследствии использовать в коде. Следующий код объявляет переменную NewBook, создает новую рабочую книгу и сохраняет ее в переменной, а затем использует
эту переменную для сохранения новой книги на диск:

Dim NewBook As Workbook
Set NewBook = Workbooks.Add
NewBook.SaveAs "test.xlsx"

974
Метод

ГЛАВА

44

Примеры VВА-программ

Add возвращает рабочую книгу, поэтому вам доступны все ее свойства, на­

пример Sheets. Если вы хотите создать новую книгу и работать с первым листом
в ней, то можете поместить лист в переменную, а не в книгу. Ниже приведен соот­
ветствующий пример:

Dim NewBook As Worksheet
Set NewBook = Workbooks.Add.Sheets(l)
NewBook.Range("Al").Value = Now

Сохранение всех рабочих книг
Эта процедура поочередно просматривает все книги из коллекции

Workbooks

и со­

храняет их в файлах, в которых они сохранялись ранее:

Sub SaveAllWorkbooks()
Dim Book As Workbook
For Each Book In Workbooks
If Book.Path <> "" Then Book.Save
Next Book
End Sub

PuЬlic

Обратите внимание на использование в этом примере свойства Path рабочей кни­
ги. Если оно пусто, это означает, что книга еще не сохранялась (то есть это новая
книга). Процедура игнорирует такие книги и сохраняет только те, свойство

Path

которых не является пустым.

Сохранение и закрытие всех рабочих книг
Следующая процедура поочередно просматривает все книги из коллекции

books,

Work-

сохраняет и закрывает их:

Sub CloseAllWorkbooks()
Dim Book As Workbook
For Each Book In Workbooks
If Book.Name <> ThisWorkbook.Name Then
Book.Close SaveChanges:=True
End If
Next Book
ThisWorkbook.Close SaveChanges:=True
End Sub
В этой процедуре в цикле

For ... Next

проверяется, является ли очередная книга

той, которая содержит эту процедуру. Такая проверка необходима, поскольку за­
крытие книги с этой процедурой завершает ее выполнение и другие книги остаются
открытыми.

Работа с диаграммами

975

Работа с диаграммами
Работать с диаграммами средствами

VBA достаточно сложно, поскольку приходится

иметь дело с большим количеством объектов. Если активизировать макрорскор­
дер, создать диаграмму и выполнить над ней даже простейшую операцию, то

Exccl

сгенерирует достаточно большой объем кода.
Однако уяснив, как функционируют элементы диаграммы, можно создать полезные

макросы. В этом разделе представлены несколько макросов для работы с диаграм­

мами. При написании подобных макросов необходимо знать некоторые нюансы.
Так, встроенная диаграмма на рабочем листе представляет собой объскт-юнпейнер
ChartObject, содержащий реальный объект Chart. Диаграмма, находящаяся на от­
дельном листе, такого контейнера не имеет.

При работе с диаграммами полезно создать объект-ссылку на диаграмму (см.под­
раздел <<Упрощение ссылок на объекты,> далее в главе) и работать именно с ним,
а нс с исходной диаграммой. Например, следующие операторы создают 11еремен­

ную-объскт MyChart и присваивают ей ссылку на встроенную лиаграмму Диаграммаl,
нахолящуюся на активизированном рабочем листе:

Dim MyChart As Chart
Set MyChart = ActiveSheet.ChartObjects("Диarpaммal").Chart

l□□V Эти макросы доступны для скачивания. Файл называется Макросы для диаграмм.хlsm.
Изменение типа диаграммы
В следующем примере показано, как изменить тип всех встроенных диаграмм
на активизированном листе. Макрос превращает каждую диаграмму в гисто­

грамму с группировкой в результате изменения свойства

Chart.

Встроенная константа

xlColumnClustered

ChartType

объекта

соответствует стандартной ги­

стограмме.

Sub Chartтype ()
Dim ChtObj As ChartObject
For Each ChtObj In ActiveSheet.ChartObjects
ChtObj.Chart.ChartType = xlColumnClustered
Next ChtObj
End Sub
В этом примере все объекты
с помощью оператора цикла

ChartObject активизированного листа обрабатываются
For ... Next. В теле цикла изменяется значение свойства

ChartType всех диаграмм листа, в результате чего они преобразуются
с группировкой.

в гистограммы

976

ГЛАВА44

Примеры VВА-программ

Следующий макрос выполняет ту же функцию, но обрабатывает все листы диа­

грамм в рабочей книге:

Sub ChartType2()
Dim Cht As Chart
For Each Cht In ActiveWorkbook.Charts
Cht.ChartType = xlColumnClustered
Next Cht
End Sub

Изменение свойств диаграммы
В следующем примере во всех диаграммах на активизированном листе изменяется

шрифт легенды. Цикл For ... Next использован дважды: с его помощью обрабаты­
ваются все объекты типа ChartObject и свойству HasLegend присваивается значение
True. Так для всех диаграмм создается легенда. Затем в коде изменяются свойства
объекта Font, содержащегося в объекте Legend.

Sub LegendMod ()
Dim ChtObj As ChartObject
For Each ChtObj In ActiveSheet.ChartObjects
ChtObj.Chart.HasLegend = True
With ChtObj.Chart.Legend.Font
.Name = "Arial"
.FontStyle = "Bold"
.Size = 8
End With
Next ChtObj
End Sub

Форматирование диаграммы
В примере ниже к диаграмме (в данном случае это объект Диаграмма!) применяется
несколько типов форматирования:

Sub ChartMods ()
With ActiveSheet.ChartObjects("Диarpaммal").Chart
.ChartType = xlColumnClustered
.ChartТitle.Text = "XYZ Corporation"
.ChartArea.Font.Name = "Arial"
.ChartArea.Font.FontStyle = "Regular"
.ChartArea.Font.Size = 9
.PlotArea.Interior.Colorindex = 6
.Axes(xlValue).Ticklabels.Font.Bold = True
.Axes(xlCategory).TickLabels.Font.Bold = True
End With
End Sub
Лучший способ узнать имена объектов, свойств и методов, которые потребуются
при написании программ, работающих с диаграммами,

-

записывать макрос во

время создания диаграммы или в процессе внесения в нее изменений.

Советы по ускорению работы VВА-кода

977

Советы по ускорению работы VВА-кода
VВА-макросы работают быстро, но иногда их скорости недостаточно. В текущем

разделе приведены примеры действий, которые позволяют ускорить работу ма­
кросов.

Отключение функции обновления экрана
Вы наверняка заметили, что во время выполнения макроса все его действия мож­
но увидеть на экране. Эта возможность полезна, пока макрос еще не отлажен, но

становится ненужной и замедляет его работу, если он уже отлажен и без проблем
выполняется.

К счастью, есть способ отключить режим обновления экрана во время выполнения
макроса. Достаточно вставить в макрос следующий оператор:

Application.ScreenUpdating

=

False

Если в какой-то момент выполнения пользователь должен видеть результаты ра­

боты макроса, то введите следующий оператор:

= True

Application.ScreenUpdating

По завершении работы макроса Ехсе\ включает режим обновления экрана авто­
матически.

Отключение предупреждающих сообщений
Одно из преимуществ использования макросов заключается в том, что они по­
зволяют выполнить некое количество действий автоматически . Можно запустить

макрос, а затем выпить чашечку кофе, пока

Excel

работает. Однако некоторые

операции могут потребовать реакции пользователя. Например, если макрос дол­

жен удалить лист, то откроется следующее диалоговое окно (рис .

44.3). Подобные

сообщения означают, что пользователь должен отслеживать процесс выполнения
макроса .

f

1Crosoft Excel

1• !

•-~=,~••~••--~"'•о••-""-"
Отмена

Рис. '4.3. Окно с предупреждением. которое может появляться во время выполнения макроса
Можно сделать так, чтобы подобные сообщения не выводились, и выбрать ответ по
умолчанию. Для этого нужно вставить в код следующий оператор

Application.DisplayAlerts

= False

VBA:

978

ГЛАВА 44

Примеры VВА-программ

Включить отображение предупреждений можно с помощью этого оператора:

Application.DisplayAlerts = True
Как и в случае режима обновления экрана, по завершении выполнения макроса

Excel автоматически

включит режим вывода предупреждающих сообщений.

Упрощение ссылок на объекты
Как вы, возможно, уже заметили, ссылки на объекты могут быть слишком длинными,
особенно если объект находится не на активизированном листе или не в активи­

зированной книге. Например, полностью квалифицированная ссылка на объект

Range

может иметь такой вид:

Workbooks("Moя_книra.xlsx").Worksheets("Лиcтl")

_

.Rаngе("Налоги")

Если этот диапазон часто используется в макросе, то можно создать объектную
переменную с помощью команды Set. Например, чтобы присвоить объект Range
переменной

Rate,

используйте следующий оператор:

Set Rate = Workbooks("Moя_книra.xlsx") _
.Worksheets("Лиcтl").Range("Haлorи")

Определив переменную

Rate,

ее можно использовать вместо слишком длинной

явной ссылки, например:

Rate.Font.Bold = True
Rate.Value = 0,0725
В результате использования подобных объектных переменных не только упрощает­
ся код макроса, но и значительно ускоряется его выполнение. Некоторые макросы

после введения объектных переменных могут выполняться в два раза быстрее.

Объявление типов переменных
Как правило, при программировании на VBA не нужно беспокоиться о типах
данных, которые присваиваются переменным. Все эти вопросы Excel решает са­
мостоятельно. Например, если в коде есть переменная

MyVar, то

сначала ей можно

присвоить числовое значение, а позже (во время выполнения процедуры)

-

совсем

иное, скажем текстовую строку.

Но если необходимо, чтобы процедуры выполнялись максимально быстро, то
Excel, какие типы данных будут присвоены каждой из

можно заранее сообщить

используемых вами переменных. Предоставление этой информации в процедуре

VBA называется

объявлением типа переменных.

В табл. 44.1 представлено большинство типов данных, существующих в VBA. Кро­
ме того, для переменной каждого типа указано количество байтов, занимаемых ею
в памяти, и примерный диапазон возможных значений.

Советы по ускорению работы VВА-кода

Таблица

979

'4.1. Типы данных в языке VBA

Тиnданнь1х

Количество 6аiiтов

Byte [байт]

Примерныii диапазон значениii

От О до

255

···············-·······

Boolean [логический тип]

2

True [Истина] или False [Ложь]

Currency [денежный: масштабированное целое значение]

8

От -9,2Е14 до 9,2Е14

........

..... ··-··-············-

.............. ··--··-···

Date [дата]
Decimal [десятичное]
·····························································-·-·--·---

-

-··· __ ,. __________ .

........ ·--------- . ···

8

От 1января

14

+/-7,9Е28 без десятичной точки

8

От -1,7Е+308 до

......................

..............•.•

DouЫe [значение с плавающей запятой двойной точности]

100 года до 31
.......

декабря

9999 года

······-··--"''

-4, 9Е-324 для отрицатель­

ных значений.

От 4,9Е-324 до О,7Е+308 для положительных
значений

Integer [целое]
.. -- . .

....

2

От

-32 768 до 32 767

4

От-2147

·········---·-·--

Long [длинное целое]
.......................................... ____ ,__

.............

·--·--·-·--·

LongLong [двойное длинное целое]

8

483 648 до 2147 483 647

От-9,2Е18 до 9,2Е18. Занимает в памяти,

как правило,

Obj ect [объектный]

4

···················· .......................................

8байт [64 бита]

Любая ссылка на объект

............,............

Single [значение с плавающей запятой одинарной точности]

4

От -3,4ЕЗ8 до -1,4Е-45 для отрицательных
значений.

От 1,4Е-45 до 4Е38 для положительных
значений
.............

..,.,_.........

String [строка переменной длины]

10 +длина строки

От О до примерно

2миллиардов символов

, .................. ,.. ...................

•••••••••••••••••••••--••-•••••••m

string [строка фиксированной длины]

Длина строки

От

1до приблизительно 65 400

······························-··-·-·············-··········--·-·-·-·····---

Variant [с числами]

16

Любое числовое значение в диапазоне типа
DouЬle

variant [с символами]
•••••-

•••••••••••••••"'••••••••

•• •••--.. ••-•-..

•••ш•••••••••••

•••• -•-•••••••• ••

......... ,. .....

22 +длина строки

От О до примерно

2миллиардов символов

Сколько требуется

Диапазон каждого элемента совпадает с диа­

для хранения всех

пазоном его типа данных

••••ш-•-•ш-•

User-defined [определенный с по­
мощью оператора Туре]

элементов

Если переменная не объявлена, то по умолчанию

Excel

будет использовать тип

Variant. В целом, лучше использовать тип данных, который занимает минималь­
ное количество байтов и при этом способен обрабатывать все возможные данные.

Исключение составляют операции с плавающей запятой: здесь ради обеспечения
максимальной точности лучше использовать тип данных DouЫe (он предпочти­
тельнее типа Single). Еще одно исключение связано с применением типа Integer.

Тип Long позволяет представить больший диапазон данных, но использование для
переменных типа Integer обычно значительно повышает нроизводительность.

980

ГЛАВА 44

Примеры VВА-программ

Если в макросе выполняется обработка данных, то скорость его работы зависит от
количества байтов, которые используются конкретным типом данных и которые

VBA должен обработать. Иначе говоря, чем меньше памяти занимают данные, тем
VBA может получать доступ к ним и манипулировать ими.

быстрее модуль

Чтобы объявить переменную, перед первым ее использованием введите оператор
Например, объявить переменную Uni ts как тип данных Long можно с помощью

Dim.

такого оператора:

Dim Units As Long
Чтобы объявить переменную

UserName как тип данных String, используйте следу­

ющий оператор:

Dim UserName As String
Когда вы объявляете переменную внутри процедуры, то объявление действительно
только в этой процедуре. Если же объявить переменную за пределами всех про­
цедур (но перед первой процедурой), то объявление будет действительно во всех
процедурах модуля.

Если вы используете объектную переменную (как описано в предыдущем под­
разделе <<Упрощение ссылок на объекты,>), то объявите ее как соответствующий
объектный тип данных, например:

Dim Rate As Range
Set Rate = Workbooks("Moя_книra.xlsx"). _
Worksheets("Лиcтl").Range("Haлorи")

Чтобы оставить себе напоминание объявлять все используемые переменные, в на­
чале модуля добавьте такой оператор:

Option Explicit
В таком случае редактор VBA будет выдавать сообщение об ошибке каждый раз,
когда в этом модуле встретит необъявленную переменную. Обратите внимание:
предварительное объявление всех переменных, используемых в коде, приводит
к тому, что выполнение кода ускоряется, а поиск и устранение ошибок ( если они
возникнут) упрощается.

Глава

45

СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ

НАДСТРОЕК

EXCEL

С точки зрения разработчиков, одна из самых полезных особенностей

Excel -

воз­

можность создания надстроек. В текущей главе мы разберемся, что такое надстройка
и как ее создать.

Что такое надстройка
Надстройка - это программный элемент, который добавляется к электронной таблице,
чтобы расширить ее функционал. Excel содержит несколько надстроек, в том числе
Поиск решения и Пакет анализа (см.главы

29 и 30). В идеале новые функции должны хо­

рошо сочетаться с оригинальным интерфейсом, чтобы они казались частью программы.

В

Excel создавать надстройки из рабочих книг может любой опытный пользователь.
Excel отличается от файла рабочей книги. Преобразовать в над­

Но надстройка

стройку можно любую книгу, но далеко не каждая книга подойдет для создания
надстройки.

Чем надстройка отличается от обычной рабочей книги? Надстройки по умолчанию
имеют расширение . xlam. Кроме того, они всегда скрыты, поэтому рабочие листы
или листы диаграмм, содержащиеся в надстройке, отобразить нельзя. Зато можно
получить доступ к ее подпрограммам и функциям и открыть ее пользовательские
диалоговые окна.

Рассмотрим основные способы использования надстроек

•

Excel.

Хранение пользовательских функций рабочих листов. После загрузки над­
стройки эти функции можно использовать точно так же, как и любые другие
встроенные функции рабочего листа.

•

Хранение утилит

Excel. VBA -

идеальное средство создания утилит общего

назначения, расширяющих возможности

•

Excel.

Хранение ~секретных~- макросов. Если вы не хотите, чтобы другие пользова­
тели ваших книг просматривали (или изменяли) ваши макросы, то храните их

в надстройке, защитив VВА-проект паролем. Пользователи смогут использовать
эти макросы, но, не зная пароля, не смогут их просматривать или изменять. Есть

еще одно преимущество: при работе надстройки ее исходная рабочая книга не
открывается.

ГЛАВА 45

982

Создание пользовательских надстроек

Как уже было сказано,

Excel

Excel поставляется с несколькими полезными надстрой­

ками; кроме того, другие надстройки можно получить от сторонних поставщиков

или из различных интернет-источников. К тому же Excel содержит необходимый
инструментарий для создания пользовательских надстроек. Этот процесс будет
описан ниже, в разделе <,Создание надстройки~.
ПРИМЕЧАНИЕ

VBA, СОМ, VSTO и Office. Надстройки
ActiveX, которые компилируются, а не пишутся, как в VBA.
Надстройки VSTO создаются в Visual Studio с помощью набора инструментов
Visual Studio Tools for Office. Надстройки СОМ и VSTO все еще поддерживаются,
В

Excel
-

СОМ

работают четыре типа надстроек:
это DLL-файлы

но считаются устаревшими .

Последний тип надстроек, Office, использует такие веб-технолоrии, как HTML, CSS,
JavaScript и TypeScript. В настоящее время возможности работы надстроек Office
с Excel ограничены, но корпорация Microsoft активно развивает и совершенствует
платформу.

В этой главе рассматриваются только надстройки

VBA.

Работа с надстройками
Работать с надстройками удобнее всего в дис­
петчере надстроек

Excel. Чтобы получить к нему

доступ, сделайте следующее.

х

Надстройки
'1_оступные надстройки:

1. Выберите команду Файл ► Параметры. Откро­
ется диалоговое окно Параметры Excel.
2.

Перейдите на вкладку Надстройки.

3.

В нижней части вкладки в раскрывающем­

П Euro Currenc1 Tools

11 Пакет анализа 11 Поиск решения

VBA

Excel

Отмена

Об,ор ..

Автоматизация

ся списке Управление выберите вариант
Надстройки

ок

Bl,6141@1,l{(J.

и нажмите кнопку Перей­

ти . Откроется диалоговое окно Надстройки

(рис.

Пакет анализа

45.1 ).

Содержит инструменты для анализа научных и

В списке Доступные надстройки указаны все

надстройки, о которых известно

финансовых данных

Excel. Над­

стройки, отмеченные флажком, открыты (или
загружены) в текущий момент. С помощью
этого диалогового окна можно открывать и за­

крывать надстройки, устанавливая или снимая

Рис.

45.1. Диалоговое окно

Надстройки

флажок возле их названий.
СОВЕТ

Открыть диалоговое окно Надстройки можно и быстрее. Нажмите Alt+ Т, а затем I. Или,
если видна вкладка Разработчик, выберите команду Разработчик ► Надстройки ► Надстройки.

Зачем создавать надстройки

983

ВНИМАНИЕ
Большинство файлов надстроек можно открыть, используя команду Файл ► Открыть,
однако закрыть надстройку с помощью команды Файл ► Закрыть нельзя. Единствен­

ный способ удалить надстройку

-

выйти из

Excel

и запустить приложение заново

или написать специальный макрос для закрытия надстройки. Поэтому надстройки
лучше открывать с помощью диалогового окна Надстройки.

Пользовательский интерфейс некоторых надстроек (в том числе входящих в со­

став Ехсе\) можно интегрировать в ленту

Excel,

чтобы нользователь мог получить

доступ к инструментам надстройки. Например, если добавить надстройку Пакет
анализа, то доступ к ее инструментам можно будет получить с помощью команды
Данные ► Анализ ► Анализ данных.

ПРИМЕЧАНИЕ

Надстройки, созданные в

Excel до

версии

тегрируются автоматически в ленту

2007 (файлы* .xla), при открытии не ин­
Excel. Доступ к ним можно получить только

через их элементы управления ( меню или панели инструментов), с помощью команд
Надстройки ► Команды меню или Надстройки ► Настраиваемые панели инструментов.

Зачем создавать надстройки
Большинству польэоватслей

Excel нет необходимости создавать надстройки. Но если

вы разрабатываете рабочие книги для других пользователей или просто хотите полу­
чить от

Excel максимум

пользы, то эта тема может быть вам интересна.

Вот причины, по которым рабочую книгу нужно преобразовать в надстройку.

•

Избеrание путаницы. Если конечный пользователь загрузит вашу книгу в ка­

честве надстройки, то она не появится в окне

Excel

и, следовательно, не будет

мешать новичкам. В отличие от просто скрытой рабочей книги, надстройку
отобразить нельзя.

•

Упрощение доступа к функциям рабочеrо листа. Для пользовательских
функций рабочего листа, которые сохранены в надстройке, не нужно ука­
зывать имя книги. Например, если новая функция БАЛАНС хранится в книге

Новые_функции. xlsm, то при обращении к этой функции из другой книги необ­
ходимо использовать следующий синтаксис:
=Новые_функции.ХLSМ!БАЛАНС(А1:А50}

Но если эта функция хранится в открытом файле надстройки, то синтаксис зна­

чителыю упрощается, поскольку нет необходимости добавлять ссылку на файл:
=БАЛАНС(А1:А50}

•

Облеrчение доступа. После того как вы укажете местонахождение файла над­
стройки на диске, она появится в диалоговом окне Надстройки под соответству­

ющим именем; там же будет дано краткое описание се функций.

984
•

ГЛАВА

Создание пользовательских надстроек

Excel

Улучшение контроля заrрузки. Надстройки могут открываться при запуске

Excel
•

45

автоматически, независимо от каталога, в котором они хранятся.

Иrнорирование запросов при закрытии. При закрытии надстройки пользова­

тель никогда не увидит запрос

Excel Сохранить изменения в ... ?, так как изменения

в надстройках не сохраняются, если только вы не активизируете соответствую­
щий параметр в окне редактора

VBA.

Создание надстройки
Технически, преобразовать в надстройку можно любую рабочую книгу. Но учтите,
что книги, состоящие только из рабочих листов ( то есть без макросов и пользо­
вательских диалоговых окон), после преобразования станут непригодными для
использования, так как надстройки всегда являются скрытыми.

Преобразовывать в надстройки стоит только книги с макросами. Например, иде­
альная надстройка получится из книги, которая содержит процедуры общего на­
значения

( подпрограммы

и функции) или диалоговые окна.

Чтобы создать надстройку из рабочей книги, сделайте следующее.

1.
2.

Разработайте VВА-приложение и убедитесь, что оно корректно работает.
(Не обязательно.) Добавьте название и описание вашей надстройки. Выберите
команду Файл ► Сведения и щелкните на ссылке Показать все свойства в нижней

части правой панели. Введите краткое название в поле Название и более подроб­
ное описание - в поле Комментарии. Хотя этот шаг не является обязательным, он
облегчает установку надстройки и работу с ней.

3.

(Не обязательно.) Защитите проект VBA. На этом не обязательном этапе код
VBA и диалоговые окна можно защитить от просмотра. В редакторе Visual
Basic выберите команду Tools ► VBAProject Properties. В диалоrовом окне Properties
перейдите на вкладку

Protection

и установите флажок

Lock Project for viewing.

Здесь же можно задать пароль, без которого нельзя будет получить доступ
к коду и снять защиту.

4.

Сохраните книгу как надстройку: выберите команду Файл ► Сохранить как и в от­
крывшемся диалоговом окне Сохранение документа в раскрывающемся списке Тип

файла выберите значение Надстройка Excel (*.xlam). По умолчанию Excel сохранит
вашу надстройку в каталоге Addlns, но можно выбрать и любое другое место.
ПРИМЕЧАНИЕ

После сохранения книги как надстройки исходная книга остается активизированной.

Если вы собираетесь установить надстройку и протестировать ее, то файл рабочей
книги необходимо закрыть, чтобы избежать появления в Excel двух макросов с оди­
наковыми именами.

Пример создания пользовательской надстройки

985

Созданную надстройку нужно установить. Сделайте следующее.

1. Выберите команду Файл ► Параметры ► Надстройки.

2.

В нижней части вкладки Надстройки в раскрывающемся списке Управление выбе­
рите параметр Надстройки

Excel

и нажмите кнопку Перейти. Откроется диалоговое

окно Надстройки.

3.

Нажмите ююнку Обзор, чтобы найти созданный файл надстройки (с расшире­
нием .xlam). Нужная надстройка отобразится в списке надстроек диалогового
окна Надстройки, при этом будут выведены название и описание надстройки,
:~аданные для нес автором на панели

Properties.

Нажмите кнопку ОК, чтобы уста­

новить надстройку.

ПРИМЕЧАНИЕ
Процедуры и 1юльзовательские формы можно изменять в ХLАМ-версии своего

файла и сохранять изменения прямо из окна редактора Visual Basic. Надстройки
не отображаются в окне Excel, поэтому изменения следует сохранять в редакторе
Visual Basic, используя команду File ► Save.

Пример создания пользовательской надстройки
В этом разделе описывается щюнссс создания надстройки Переключение_регистра,

вы1юлненной на основе книги Изменение регистра. xlsm, которую мы обсуждали
в главе

41.

В этой книге содержится форма, на которой отображается переключатель,

,юзволяющий изменять регистр текста в выделенном диапазоне ячеек . Действие

11а11стройки показано на рис.

А

1 Аркадий Черкасов
2 Виктория Захарова
З

Геннадий Орлов

4

Дарья Белова

5

Евгений Тихонов

6 Зоя Романова
7 Игорь Малышев
8 Ксения Комарова
9 Леонид Гуров
10 Милана Данилова
11 Никита Ефремов
12 Оксана Щербакова
13 Пётр Коновалов
14 Раиса Полякова
15 Станислав Мухин
16 Тамара Виноградова

45.2.
в

с

о

G
х

Переключение регистра

(i ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

r
r

Отмена

все строчные
Начинать С Прописных

ок

17

Рис.

45.2. С помощью надстройки можно изменять регистр текста в выделенном диапазоне листа Excel

ГЛАВА 45

986

Создание пользовательских надстроек

Excel

Вы можете скачать исходную версию рабочей книги !Изменение perиcтpa.xlsml, а также версию
после преобразования в надстройку Ннадстр!Изменение perиcтpa . xlaml. Ни один из файлов
не заблокирован, поэтому вы получите полный доступ к коду VBA и форме.
В к11иrе, с которой мы будем работать, всего один пустой лист. Кроме того, наша
книга-образец содержит ояин VВА-модуль и одну форму.

Код в модуле

Modute1

В модуле кода Modulel с<щержится одна процедура, отображающая форму. Сначала
процедура ShowChangeCaseUserForm проверяет тип выделенного объекта. Если вы­
делен диапазон ячеек, то эта подпрограмма открывает диалоговое окно, основа11ное

на форме UChangeCase. Если выделен другой объект (например, диаграмма), то от­
крывается окно с сообщением.

Sub ShowChangeCaseuserForm()
If TypeName(Selection) • "Range" Then
UChangeCase.Show
Else
MsgBox "Выберите какие-нибудь ячейки."
End If
End Sub

~□ш=) Информацию о работе в окне редактора Visual Basic, в том числе рекомендации об исполь­
зовании панели

Project Explorer для доступа к программным модулям вы найдете в главе 39.

Описание формы
На рис.

45.3 показана форма UChangeCase, содержащая пять элементов управления:

три OptionButton и две CommandButton. Всем элементам присвоены понятные имс11а.
Для нереключателя ВСЕ ПРОПИСНЫЕ свойству Value присвоено значение TRUE, что

делает его выбранным 110 умолчанию.

!□□у Подробный анализ кода этого макроса приведен в главе 41.
ЁЮ Изменение perиcтpa.xlsm • UChangeCase (UserForm)
Переключение регистра

/о ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

r
r

Рис.

Отмена

все строчные
Начинать с Прописных

ок

45.3. Пользовательское диалоговое окно. созданное в редакторе Visual Basic

Пример создания пользовательской надстройки

987

Тестирование рабочей книги
Прежде чем преобразовать книгу в надстройку, ее необходимо протестировать.
Тестирование следует проводить в тот момент, когда активизирована другая книга.

Это позволяет смоделировать ситуацию, когда наша книга станет надстройкой .

Напоминаем, что надстройка никогда не является активизированной рабочей
книгой и ни один из ее листов никогда не отображается.
Итак, сохраните книгу, закройте ее и снова откройте. Затем активизируйте другую

книr·у, выделите в ней диапазон ячеек с текстом. Нажмите

Alt+F8, чтобы открыть

диалоговое окно Макрос. В нем выберите макрос ShowChangeCaseUserForm. После
того как он запустится, протестируйте все параметры.

Добавление описания
Это действие не является обязательным, но рекомендуем его выполнить. Выберите
команду Файл ► Сведения и щелкните на ссылке Показать все свойства внизу на панели
с11рава. Введите краткое название в поле Название. (Именно под этим наэванием ваша

настройка будет отображаться в диалоговом окне Надстройки.) В поле Примечания
введите описание надстройки (рис.

45.4).

(Этот текст появится внизу диалогового

окна Надстройки при выборе этой надстройки в списке. )

Свойства,
Размер

1.50Мбайт

Название

Регистр симво11ов.хlsm

Теги
Примечания

Изменение регистра си ...

Шаблон
Состояние

Рис.

Текст

Категории

Биб.nи.11

Тема

ФаИл с примера~

Excel

База rиперссылки

Текст

Организация

JWalk & Assoc1ates

45.4. Добавление информации о надстройке в свойства файла

Создание пользовательского интерфейса для макроса надстройки
На данный момент непонятно, как запустить макрос, выводящий форму . Самое
простое решение

-

назначить для этого <1горячую,> клавишу. Хорошим вариантом

можно считать сочетание

1.

Ctrl+Shift+C.

Сделайте следующее.

На ленте выберите кома,щу Разработчик ► Код ► Макросы (или нажмите
Откроется диалоговое окно Макрос.

2.

В сниске Имя макроса выберите макрос ShowChangeCaseUserForm.

Alt+F8).

988

3.
4.
5.

ГЛАВА 45

Создание пользовательских надстроек

Excel

Нажмите кнопку Параметры. Откроется диалоговое окно Параметры макроса.
Задайте сочетание клавиш

Ctrl+Shift+C

и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно Макрос.

Внеся все эти изменения, обязательно сохраните рабочую книгу.

Защита проекта
Одно из преимуществ надстройки

-

возможность защитить исходный код про­

грамм от посторонних глаз. (Это полезно, например, при создании коммерческого

продукта.) Чтобы защитить проект надстройки, сделайте следующее.

1.
2.
3.

Откройте окно редактора

Visual Basic.

В окне Project ► VBProject щелкните на рабочей книге надстройки.

Выберите команду Tools ► VBAProject Properties. Откроется диалоговое окно Project

Properties.

4.

Щелкните на вкладке Protection (рис.

45.5).

-----------х

VBAProject - Project Properties
General

Protection

Lock project
■ Lock project for J1iewing

Password to view project properties
Eassword
Confirm password

L

••••

---------------

[
Рис.

5.
6.
7.

••••

ОК

":=]

Отмена

Справка

45.5. Вкладка Protection диалогового окна Project Properties

У становите флажок Lock project for viewing.
Введите пароль для проекта (дважды) .

Нажмите кнопку ОК.

Пример создания пользовательской надстройки

989

Сохранение надстройки
Чтобы сохранить книгу в качестве надстройки, сделайте следующее.

1.
2.
3.

Перейдите в

Excel и

активизируйте рабочую книгу.

Выберите команду Файл ► Сохранить как.
В диалоговом окне Сохранение документа в раскрывающемся списке Тип файла

выберите значение Надстройка Excel (*.xlam).

4.

В поле Имя файла введите имя создаваемой надстройки и нажмите кнопку Со­

хранить. По умолчанию

Excel сохраняет надстройки в каталоге Addlns, но можно

выбрать любой другой каталог.

Установка надстройки
Теперь нужно подключить надстройку к

Excel. Убедитесь, что ХLSМ-версия книги

не открыта, а затем сделайте следующее.

1.

Выберите команду Файл ► Параметры и в диалоговом окне Параметры

Excel пе­

рейдите на вкладку Надстройки.

2.

В раскрывающемся списке Управление (нижняя часть вкладки) выберите параметр
Надстройки

3.

Excel и нажмите кнопку Перейти.

Откроется диалоговое окно Надстройки.

Нажмите кнопку Обзор, найдите созданный вами файл надстройки (у него будет
расширение

. xlam)

и нажмите кнопку ОК. Надстройка появится в списке диа­

логового окна Надстройки. Обратите внимание: здесь появится и информация
о надстройке, указанная вами в диалоговом окне Свойства.

4.

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и открыть надстройку.

Вот и все. Чтобы получить доступ к надстройке, нажмите Qrl+Shift+C. Либо же можно
добавить кнопку на панель быстрого доступа или в одну из групп команд на ленте.

шоу Информация о настройке пользовательского интерфейса Excel представлена в главе 8.

Майкл Александер, Дик Куслейка

Библия

Excel 365

Перевел с английского А. Ларин

Руководитель дивизиона

Ю. Сергиеико

Руководитель проекта

А. Питиримов

Ведущий редактор

Н. Гриичик

Литературный редактор

Н. Хлеби11а

Художественный редактор
Корректоры

В. Мостипа11

О. А11дриевич, Е. Павлович

Верстка

Г. Блинов

Изготовлено в России. Изготовитель: ООО «Прогресс книга». Место нахождения и фактический адрес:

194044, Россия, г.

Санкт-Петербург, Б. Сампсониевский пр., д. 29А, пом.

Дата изготовления:
Налоговая льгота

-

02.2026.

52.

Тел.:

+78127037373.

Наименование: книжная продукция. Срок годности: не ограничен.

общероссийский классификатор продукции ОК

034-2014, 58.11.12 -

Книги печатные профессио­

нальные, технические и научные.

Импортер в Беларусь: ООО «ПИТЕР М»,
Подписано в печать

220020,

РБ, г. Минск, ул. Тимирязева, д.

24.12.25. Формат 7Ох 100/16. Бумага офсетная.

Усл. п. л.

121/3, к. 214, тел./факс: 208 80 01.

79,980. Тираж 1200. Заказ 9675.

Отпечатано с готовых файлов заказчика в АО «Первая Образцовая типография»,

филиал «УЛЬЯНОВСКИЙ ДОМ ПЕЧАТИ». 432980, Россия, г. Ульяновск, ул. Гончарова, 14

Кристофер Негус

БИБЛИЯ

LINUX

10-е издание

Полностью обновленное 10-е издание «Библии

Linux» поможет как начина­

ющим, так и опытным пользователям приобрести знания и навыки, которые
выведут на новый уровень владения

Linux.

Известный эксперт и автор

бестселлеров Кристофер Негус делает акцент на инструментах командной

строки и новейших версиях

Red Hat Enterprise Linux, Fedora и Ubuntu. Шаг

за шагом на подробных примерах и упражнениях вы досконально поймете
операционную систему

Linux и

пустите знания в дело. Кроме того, в 10-м из­

дании содержатся материалы для подготовки к экзаменам на различные

сертификаты по

Linux.

1!]~1!]

~~

~-

ГасХаваджа

KALI LINUX: БИБЛИЯ

ПЕНТЕСТЕРА

Пентестеры должны в совершенстве знать

Kali, чтобы эффективно вы­

полнять свои обязанности. В книге есть все об инструментах и способах,
которыми пользуются хакеры при взломе систем. Вы научитесь выстраи­
вать надежную защиту от несанкционированного доступа к виртуальным

ресурсам. Вне зависимости от уровня подготовки и начинающий, и прак­

тикующий пентестер почерпнет важные для себя сведения.