/
Author: Серова Г.А.
Tags: общеобразовательная школа педагогика школы электротехника самоучитель компьютерные технологии компьютерная техника
ISBN: 5-87057-071-9
Year: 1997
Text
Серова Г.А
персоналом",
7203&J гадовой >Ц8Й
Рекомендуем подписаться на
ежемесячный журнал:
Управление
персоналом
* менеджмент
персонала;
* стили управления;
* нестандартные
ситуации;
* трудовое право
на коммерческой
фирме;
* психология
управления;
* культура
предпринимателя;
* международный
обзор;
* новые книги
по бизнесу
Подписка на наш журнал
принимается начиная с
любого месяца текущего года в любом почтовом
отделении по каталогу Роспечати.
Подписные индексы по каталогу ’’Роспечати" (стр.172):
полугодовой - 72035;
годовой - 71852. Льготная цена!
Для граждан республик СНГ - подписка принимается
через газету "Экономика и жизнь”.
Тел.: (095) 903-73-38
СЕРОВА Г. А.
САМОУЧИТЕЛЬ
МЕНЕНДЖЕРА
по работе на ПК
ЗАО “Бизнес-шксрта 1нтел-Синтез” •
* •
1997 '
ББК 74.2
С32
СЕРОВА Г. А. Самоучитель мененджера
С32 по работе на ПК . - М.: ЗАО “Бизнес-школа
“Интел-Синтез”, 1997. - 240 с.
Информационная культура мененджера подразумевает знание и
умение эффективного пользования информацией с помощью ПК и его
програмного обеспечения. В книге рассматриваются назначение и
особенности ПК. В доступной форме описаны основные приемы работы
в операционной системе MS-DOS, программных оболочках Norton и
Windows 3.11, прикладных программах Word версии 2.0 и 6.0, Excel 5.0,
Access 2.0, Organizer, Mail, Chat, Scheduled, WinPopup и т.д. Показаны
возможности использования сетевых ресурсов Windows 3.11 for
Workgroups.
Книга рассчитана на мененджеров, специалистов при управлении
кадрами и т.д., желающих овладеть навыками работы на ПК и
познакомиться с современными программными средствами, а также
всех, кто желает освоить основные приемы работы на ПК.
Оптовая торговля: тел.: 129-92-61, 129-92-12.
Розничная торговля: Москва, просп. Мира, 18.
ISBN 5-87057-071-9
© Серова Г. А., 1997
© ЗАО “Бизнес-школа
“Интел-Синтез”, 1997
Введение
Понятие «менеджер» все шире входит в деловой обиход.
Сегодня это понятие становится привычным, часто употребляе-
мым вместо слова «руководитель». Изменение терминологии,
очевидно, не случайно, связано это с мировым опытом управле-
ния, который в настоящее время широко использует современ-
ную информационную компьютерную технологию, значительно
повышающую профессионализм менеджера.
В наше время все больше фирм или организаций используют
персональные компьютеры (ПК) как современный инструмент,
позволяющий эффективно организовать рабочее время специа-
листа. Быстрый рост компьютерного парка в нашей стране при-
водит к тому, что компьютеры в своей работе начали использо-
вать не только профессионалы в области вычислительной тех-
ники. К новым пользователям возможностей ПК сегодня отно-
сятся менеджеры, которым необходимо иметь оперативный дос-
туп к информации, уметь обрабатывать и анализировать эту ин-
формацию и т.д.
Распространение автоматизированных офисов, широкое ис-
пользование ПК приводит к существенным изменениям в труде
менеджера, что в свою очередь требует их специальной компью-
терной подготовки. Среди требований, выдвигаемых в практи-
ческой работе, все чаще называются умение и навыки использо-
вания современной компьютерной технологии.
В книге даны практические рекомендации, описаны приемы
работы, необходимые в повседневной деятельности менеджера
при использовании графической оболочки Windows 3.11 for
Workgroups (сетевой вариант), текстовых редакторов Word 2.0 и
Word 6.0, электронной таблицы Excel 5.0, системы управления
базами данных Access 2.0, основные приемы работы в системе
Organizer, а также возможности сетевых ресурсов Windows 3.11
(электронная почта Mail, электронный телефон Chat и т.д.).
Обучиться приемам работы на ПК по индивидуальной или
групповой программе Вы можете в Учебном центре КУДИЦ
(телефон (095) 207-08-04, факс 207-78-62).
Желаем успехов в работе
1‘ 3
1. Современная информационная
технология — основа
информационной культуры
менеджера
Менеджеры относятся к работникам информационной сфе-
ры, т.к. информация является и предметом и продуктом их тру-
да. От ее полноты, достоверности и своевременности зависит
качество управленческих решений. В настоящее время совре-
менная информационная технология все решительнее заявляет о
себе как принципиально новая технология сбора, обработки и
передачи информации. Поэтому не случайно, что в последние
годы в интерьере кабинета руководителя как признак прогрес-
сивности руководителя появились персональные компьютеры
(ПК). Более подробное знакомстЬо с характером использования
дорогостоящей техники показывает, что в работе руководителей
по-прежнему преобладает ручной труд, а использование техни-
ческих средств носит ограниченный характер.
Как показывает практика, требования руководителя обычно
распространяются на следующие задачи: систематизированное
хранение информации, быстрый поиск информации, обновле-
ние и корректировка информации, статистическая обработка
данных для выявления тенденций и прогноза, доступ к данным
других ПК и др. Для их реализации необходима как специаль-
ная операционная среда, пакеты прикладных программ, таких
как обработка текста, составление таблиц и их расчет, построе-
ние графиков и диаграмм, управление базой данных и т.д., так и
определенная степень компьютерной грамотности менеджера.
Компьютер оказывает существенное воздействие на органи-
зацию и характер труда менеджера, автоматизируя в первую
очередь рутинные операции. При этом появляются большие
возможности заниматься творчеством, меняется характер ком-
муникаций между людьми. Традиционная коммуникативная си-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
4
1. СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ -
ОСНОВА ИНФОРМАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ МЕНЕДЖЕРА
стема «человек—человек» дополняется системой «человек—ПК—
человек».
Для того, чтобы осуществлять компьютеризацию управления
в отечественной практике, необходимо изучить мировой опыт, в
частности США и других лидеров в области внедрения инфор-
мационной технологии. Компьютеризация сферы управления
США началась в 70-е годы вследствие ряда объективных про-
цессов, связанных с увеличением масштаба управленческо-ад-
министративной деятельности, в котором традиционный офис
перестал способствовать эффективности производства. Амери-
канские менеджеры не захотели мириться с такой ситуацией,
стали появляться проекты современного офиса (электронные
конторы), в которых современная информационная технология,
базирующая на использовании технических средств, таких как
ПК, стала использоваться при автоматизации управленческого
труда.
По определению «информационная технология» включает
в себя методы обработки информации как результат сочетания
технических возможностей вычислительной техники, электро-
связи, информатики, направленных на сбор, накопление, ана-
лиз, доставку информации потребителям независимо от рассто-
яния и объемов; на автоматизацию рутинных операций и подго-
товку аналитической информации для принятия решений.
Современная информационная технология — это обработка ин-
формации с помощью персонального компьютера (ПК) и со-
временного программного обеспечения.
Основу современной информационной технологии состав-
ляют три технических достижения:
1. Появление новой среды накопления информации на ма-
шиночитаемых носителях (магнитные ленты, магнитные диски,
оптические диски и т.д.).
2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку инфор-
мации практически в любую точку земного шара без существен-
ных ограничений во времени и расстоянии (сети передачи дан-
ных, спутниковая связь и т.д.).
3. Возможность автоматизированной обработки информации
с помощью компьютера.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
5
1. СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ -
ОСНОВА ИНФОРМАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ МЕНЕДЖЕРА
Шаг за шагом информационная технология способствовала
росту эффективной деятельности человека в любой сфере, в том
числе и в сфере деятельности менеджера.
Особое место в современной информационной технологии
занимает ПК. В первую очередь на выбор ПК влияет учет важ-
ных характеристик ПК, которыми являются:
• надежность, базирующаяся на высоком уровне интегра-
ции ее компонентов, появлении полупроводников, блоч-
ном конструировании узлов и т.д., а также оперативности
и качестве обслуживания;
• малые габариты и вес;
• информационный комформ — ПК находится в распоря-
жении одного человека;
• легкость обучения работе на ПК (2—3 недели);
• простота работы из-за дружественного интерфейса;
• возможность легко наращивать аппаратные и программ-
ные ресурсы, что позволяет создавать системы, соответ-
ствующие требованиям пользователя;
• низкая стоимость ПК;
• высокая экономичность ПК'
• экономия трудовых ресурсов, т.к. не требуется большого
штата по обслуживанию ПК.
На выбор повлияли также и некоторые особенности работы
с ПК:
• развитый человеко-машинный интерфейс, позволяющий
менеджерам легко общаться с ПК;
• большое число готовых программных средств прикладно-
го характера, используемые менеджерами в их повсед-
невной деятельности;
• использование новых типов носителей информации (дис-
кет, оптических дисков и т.д.), позволяющих хранить ин-
формацию в машиночитаемом виде, что удобно в эксплу-
атации;
• эргономичность конструкции или, часто говорят, при-
влекательность конструкций ПК, что не только удобно,
но и доставляет эстетическое удовольствие при работе.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
6
1. СОВРЕМЕННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ —
ОСНОВА ИНФОРМАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ МЕНЕДЖЕРА
Эволюция использования современной информационной
технологии в деятельности менеджеров только начинается. Пер-
вый шаг в этом связан с превращением ПК в электронную пи-
шущую машинку с широкими возможностями редактирования
текста на экране дисплея с помощью программных средств, на-
зываемых «Текстовые редакторы». ПК с успехом может взять на
себя функции электронных вычислений данных, представлен-
ных в табличном виде, с помощью программ, называемых
«Электронные таблицы» и создания автоматизированных спра-
вочных систем с помощью СУБД (систем управления базами
данных). Последующие шаги связаны с использованием в рабо-
те менеджеров электронной почты, позволяющей эффективно
организовывать обмен информацией между специалистами и
персональных информационных систем, знание и умением ра-
ботать с которыми значительно повысят организацию рабочего
времени менеджеров. Чтобы успешно применять достижения
современной информационной технологии, менеджерам необ-
ходимо в общих чертах представлять себе особенности, принци-
пы и технические приемы работы на ПК.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
7
2. Основные сведения
об архитектуре ПК
Архитектурой ПК называется совокупность всех технических
устройств, которые относятся к компьютеру. Пользователь-не-
профессионал, к которому можно отнести и менеджера, обязан
знать и понимать назначение каждого из этих устройств.
К важнейшим составным частям технических средств ПК
относятся (рис. 1):
• системный блок с дисководами и винчестером;
• дисплей (монитор), на котором отображается результат
происходящих в компьютере процессов обработки ин-
формации;
• клавиатура как у обычной пишущей машинки, с помо-
щью которой вводится информация в ПК.
Дополнительно к Вашему компьютеру могут быть подключе-
ны: принтер, мышь, сканер, модем, стриммер, дигитайзер, а также
другие устройства.
Рис. 1
Приложение к журналу «Управление персоналом»
8
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
Рассмотрим более подробно отдельные технические состав-
ные части ПК и остановимся на тех моментах, которые должен
знать менеджер при работе на ПК.
Системный блок
Системный блок представляет собой «мозг» машины. Здесь
те данные, которые вводятся через клавиатуру или с помощью
мыши, обрабатываются и передаются на различные, подключа-
ющиеся к компьютеру устройства. Хотя в ПК винчестер
(жесткий диск) и дисководы размещены в системном блоке,
строго говоря, они не относятся к нему, а представляют собой
устройства ввода/вывода и хранения информации (программ,
текстовой информации, баз данных и т.д.).
Рассмотрим отдельные функции системного блока, обращая
внимание только на те признаки, которые важны для пользова-
теля, т.к. для него, в конечном счете, не важно' сколько «шин»
и «каналов ввода/вывода» имеет его ПК. Главным элементом
системного блока является процессор (по-английски CPU —
Central Processing Unit — центральный обрабатывающий блок).
Он осуществляет выполнение программ и управление работой
устройств компьютера. Именно от процессора зависит, с какими
программами и с какой скоростью может работать Ваш ПК. Ве-
дущей фирмой по разработке микропроцессоров, устанавливав-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
9
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
мых на ПК, является фирма Intel. На Вашем ПК может быть
установлен один из следующих микропроцессоров:
Intel 80286,
Intel 80386,
Intel 80486,
Intel Pentium,
Intel Pentium Pro.
Технические возможности этих процессоров отличаются друг
от друга. Чем выше номер процессора, тем выше его техничес-
кие возможности. Для Вас важно то, что программное обеспе-
чение, созданное и работающее для процессора Intel 80286 (АТ),
выполняются и процессорами с более высокими цифрами обо-
значения. Также помните, что компьютеры на базе Intel 80286
обеспечивают достаточное быстродействие при работе с про-
стыми программами — при подготовке текста, ведении неболь-
ших баз данных, вводе различных документов и т.д. При работе
же с программами, имеющими графический интерфейс, напри-
мер с программами среды Windows, при обработке больших
объемов информации, для управления локальными сетями не-
обходимо выбирать модель ПК с более мощным процессором.
К настоящему времени на рынке технических средств пред-
лагаются новые процессоры 5-го поколения «Intel Pentium»
(иногда их называют Intel 80586), которые используются для су-
перкомпьютеров, в них реализованы самые передовые архитек-
турные и технологические решения. Именно эти ПК желатель-
но иметь на ваших рабочих местах.
Важной характеристикой ПК, которая приводится в любом
проспекте, является так называемая тактовая частота, которая
указывает, сколько элементарных операций (тактов) выполняет
в секунду микропроцессор, измеряется тактовая частота в мега-
герцах (МГц). Этот параметр показывает, насколько быстро ра-
ботает процессор компьютера, и позволяет тем самым сделать
некоторые заключения о скорости работы всего компьютера,
хотя определяющей для нее является не только тактовая частота.
Процессоры 80286 обычно работают с частотой 8, 12, 16, 20,
25 МГц, процессоры 80386 — 16, 25, 33, 40 МГц, 80486 — с час-
тотой 25, 33, 40, 50, 66, 75, 80, 100 Мгц, процессоры Pentium —
60, 66, 75, 90, 100, 120, 133, 150, 166, 200 МГц.
Прежде чем приобретать ПК с требуемой тактовой частотой,
необходимо помнить, что во время работы процессор должен
4
Приложение к журналу «Управление персоналом»
10
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
ждать срабатывания модулей памяти, для этого он устанавливает
так называемый режим ожидания, который пока не достигает
быстродействия самого процессора.
Вообще выбор ПК определяется двумя основными условия-
ми — задачами, которые необходимо будет решать на ПК,
и суммой, которой Вы располагаете на его приобретение. В на-
стоящее время на компьютерном рынке различными фирмами-
производителями предлагаются ПК различные типов. В любой
рекламе Вы можете найти стандартную запись предлагаемой
компьютерной техники (например, см. прайс-лист на ПК, при-
веденный в приложении 1). Короткая запись содержит основ-
ную информацию о предлагаемом ПК, например:
Pentium 133/16/1600/2s 1р/1.2 1.44
SVGA14" 0.28 “Slim”
Rus/Lat 101 & mouse 2b,
это значит, что ПК имеет процессор Pentium, тактовую частоту
133 Мгц, оперативную память 16 Мбайт, винчестер 1600 Мбайт,
последовательных порта 2, параллельный порт 1, два накопите-
ля на гибких дисках: на 1.2 Мбайт (дискета 5.25 дюйма) и на
1.44 Мбайта (дискета 3.5 дюйма), монитор SVGA 14 дюймов по
диагонали с зерном 0.28 мм, корпус Slim, русско-латинская кла-
виатура на 101 клавишу, 2-х кнопочная мышь.
Пользователь, работающий за ПК, должен знать, что сис-
темный блок работает с 4-мя видами памяти:
— постоянной памятью, в которой хранится программа, ко-
торая запускается ПК сразу после включения машины и
обеспечивает тестирование компьютера на его работос-
пособность;
— оперативной памятью (RAM), предназначенной для вре-
менного хранения данных во время работы на ПК. В со-
временных ПК, используемых в работе менеджера, мо-
жет быть использована память емкостью 1, 4, 8, 16,
32 Мбайт. При этом надо помнить, что для работы с
программами среды Windows необходимо не менее
4 Мбайт оперативной памяти;
Примечание. В большинстве случаев емкость оперативной
памяти может быть увеличена и на Вашем старом ПК.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
— внешней сменной памятью, на которой хранится инфор-
мация (программы, базы данных, и т.д ), необходимая
пользователю для работы на ПК. Такими хранителями
информации являются дискеты, наиболее распростране-
ны дискеты размером 5.25 дюймов (133 мм) и 3.5 дюй-
мов (89 мм), основные объемы памяти на которых при-
ведены в таблице 1.
Таблица 1
Диаметр дискеты Емкость дискеты Обозначение на дискете
5.25 дюйма 360 кб Double Side/Double Density (DS/DD)
5.25 дюйма 1.2 Мб Double Side/High Density (DS/HD)
3,5 дюйма 720 кб Double Side/Double Density (DS/DD)
3.5 дюйма 1.44 Мб Double Side/High Density (DS/HD)
3.5 дюйма 2.88 Мб
Примечание. Байт — общепринятая единица измерения информа-
ции, используемая для указания памяти, скорости обмена инфор-
мацией и других характеристик ПК. Килобайт (кб) — единица
объема информации, равная 1024 байтам. Мегабайт (Мб) — едини-
ца объема информации, равная 1048576 байтам. 1 Гигабайт (Гбайт)
равен 1024 Мбайтам.
На дискетах размером 5.25 дюймов имеется прорезь для
защиты от записи, если ее заклеить, то на нее нельзя будет
произвести запись. На дискете 3.5 дюймов для защиты от
записи используется специальный переключатель (защел-
ка), которую необходимо открыть, тем самым запретить за-
пись информации на дискету (рис. 2).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
12
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
Рис. 2
Помните, что дискеты размером 3.5 дюйма более на-
дежны и долговечны, т.к. заключены в жесткий пластмас-
совый конверт.
В настоящее время на смену магнитным носителям ин-
формации идут оптические. Современные ПК вместо дис-
ковода на 5.25 дюймов снабжены накопителем CD-ROM.
Надежные, совместимые, удобные — три эпитета, которые
в полной мере применимы к оптическим дискам фирмы
VERBATIM. Лучшим показателем надежности служит по-
жизненная гарантия компании на каждый оптический диск.
Лучшим критерием совместимости является безупречная
работа оптических дисков с устройствами ведущих произ-
водителей — IBM, SONY, Hewlett Packard и др. Удобство
оптических дисков может оценить каждый, кому хоть раз
пришлось копировать сто мегабайт данных на дискеты.
Наиболее известными оптическими дисками являются
CD-ROM, вмещающие до 650 Мбайт информации. На дис-
ках большой памяти удобно хранить и использовать ин-
формацию больших объемов.
— внутренняя несменная память (винчестер или накопитель
на жестком диске), также как и внешняя, предназначена
для постоянного хранения информации. Очень важно,
чтобы объем или емкость винчестера были достаточны
для того, чтобы на нем хранить создаваемую и использу-
емую информацию.
На моделях компьютеров IBM PC АТ жесткий диск мо-
жет иметь емкость 40, 80 Мбайт. Бывают жесткие диски
Приложение к журналу «Управление персоналом»
13
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
и большей емкости — 160, 300, 500 Мбайт и т.д. В настоя-
щее время при выборе ПК для менеджеров желательно
иметь как можно большую емкость винчестера, что позво-
лит работать с прикладными программами среды Windows.
Дисплей
Дисплей (монитор) ПК предназначен для отображения ин-
формации в ходе работы за ПК. Качество изображения на экра-
не дисплея определяет степень удобства при работе на ПК.
Дисплеи бывают цветными и монохромными. Они могут ра-
ботать в одном из двух режимов: текстовом или графическом.
Сегодня на рынке технических средств Вам предложат дисп-
леи с размером экрана 15 или 17 дюймов по диагонали.
В текстовом режиме экран дисплея обеспечивает отображе-
ние чаще всего 25 строк по 80 символов. В число символов,
изображаемых на экране, могут входит символы кириллицы (т.е.
буквы русского алфавита), латинские буквы, числа. На экране
дисплея всегда присутствует черточка, называемая курсором.
Курсор «невидимой нитью» связан с клавиатурой, и любой сим-
вол (буква или цифра), который Вы нажмете на клавиатуре, по-
падет на место курсора, после чего курсор встанет справа от
Классический дисплей
(CRT — Cathode Ray Tube) j
этого символа.
Графический режим экрана
дисплея предназначен для вы-
вода графиков, рисунков и т.д.
Конечно в этом режиме мож-
но выводить и текстовую ин-
формацию. В графическом ре-
жиме экран дисплея состоит
из точек, количество точек по
горизонтали и вертикали на-
зывается разрешающей спо-
собностью дисплея. Так, вы-
ражение «разрешающая спо-
собность 640 на 200» означает,
что дисплей в данном режиме
выводит 640 точек по горизон-
тали и 200 точек по вертикали,
электронно-лучевой трубкой
ся стандартом для этого моду-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
14
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
ля вывода информации. Дисплеи на жидких кристаллах (LCD —
Liquid Crystal Display) или плазменные дисплеи часто все еще
обладают относительно низкой контрастностью и используются
в основном в переносных ПК — Laptop, где важны параметры
веса и размер.
Для ввода в действие множества программ необходимо
знать, каким типом дисплея оснащен Ваш ПК. На протяжении
ряда лет стандартом был CGA, затем EGA, сейчас VGA и SVGA.
• CGA (Color Graphics Adapter) — цветная графика с рас-
ширяющей способностью 320 или 640 на 200 точек экра-
на (пикселов — элементов изображения).
• EGA (Enhanced Graphics Adapter) — цветная графика,
расширяющая возможность 640x350 точек.
• VGA (Video Graphics Array) — 640x480 точек.
• SVGA (Super Video Graphics Array) — 800x600, 1024x768
точек (а также и более высокие разрешения).
Чем выше разрешающая способность, тем меньше будут
утомляться глаза при работе на ПК, это всегда надо помнить
при выборе дисплея.
Клавиатура
Клавиатура (Keyboard) предназначена для ввода информации
в ПК. Различают в основном два варианта использования кла-
виатуры. С одной стороны, существует стандарт IBM PC с чис-
лом клавиш от 84 до 86, а с другой — привычная для более но-
вых ПК клавиатура со 101 — 102 клавишами.
На различных клавиатурах имеются отличия в надписях на
некоторых клавишах, имеющих одно и тоже функциональное
Приложение к журналу «Управление персоналом»
15
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
назначение. Например, клавиша [Enter], предназначенная для
окончания ввода строки и перевода курсора на начало следую-
щей строки, на некоторых клавиатурах обозначена [Return],
[Enter] или [J]. Такие особенности клавиатуры не очень прин-
ципиальны при работе, к особенностям своей клавиатуры
пользователь привыкает очень быстро.
В целом любая клавиатура состоит из 4 видов клавиш:
• алфавитно-цифровые клавиши;
• функциональные клавиши;
• клавиши со стрелками;
• специальные управляющие клавиши.
Центральное положение занимают алфавитно-цифровые кла-
виши, расположение их в значительной степени сходно со стан-
дартной клавиатурой обычной пишущей машинки. Работа с
этими клавишами не должна вызывать никаких затруднений,
если для пользователя привычна клавиатура пишущей машинки.
Однако следует отметить, что некоторые знаки пунктуации при
работе с русским шрифтом могут оказаться на клавиатуре ПК в
иных местах по сравнению с их изображением на клавиатуре.
Если посмотреть на любую клавиатуру, то видно, что одна и та
же клавиша может быть использована для печати текста на рус-
ском и английском языке (например, S и Ы). Для переключения
клавиатуры с режима ввода английских букв на режим ввода
русских букв (и наоборот) используются специальные програм-
мы, которые называются драйверы клавиатуры. В зависимости
от того, каким Вы будите пользоваться драйвером, это переклю-
чение будет осуществляться с помощью различных клавиш
(например, [Shift] левый — английский, a (Shift] правый — рус-
ский, или одновременное нажатие левой и правой клавиш
[Shift], бывают и другие способы переключения). Специалист,
который будет инсталлировать (устанавливать) программы на
ПК, сообщит, какими клавишами нужно переключать клавиату-
ру. Обратите внимание — в правой части клавиатуры скомпоно-
ваны клавиши, которые служат двум целям: во-первых, они
могут выполнять роль цифровой клавиатуры калькулятора и, во-
вторых, с их помощью можно управлять положением курсора на_
экране.
Верхнюю группу над алфавитно-цифровыми клавишами об-
разуют функциональные клавиши (или их еще называют програм-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
16
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
мируемые) и обозначены они Fl, F2 и т.д. Назначение этих
клавиш меняется программным способом и об их использова-
нии оговаривается в инструкциях по эксплуатации программных
продуктов.
Клавиши со стрелками находятся внизу, с правой стороны от
алфавитно-цифровой клавиатуры [<—ТФ—>J. Эти клавиши пред-
назначены для перемещения курсора по полю экрана в соответ-
ствии с направлениями, указанными на клавише (вверх, вниз,
вправо, влево).
Специальные управляющие клавиши расположены слева
и справа относительно алфавитно-цифровой клавиатуры, они
реализуют стандартные функции управления.
Перечень специальных клавиш и их назначение приведены
в таблице 2.
Таблица 2
Название клавиши Перевод назва- ния клавиши Назначение клавиши
Esc (Escape) Отмена Клавиша используется для отмены какого-то действия
Tab Табуляция Действует подобно табуляции в пишущей машинке
Backspace Возврат на один символ Клавиша удаляет символ, на- ходящийся слева от курсора
Caps Lock Заглавные буквы Фиксация заглавных букв
Control (Ctrl) Управление Клавиша используется в ком- бинации с другими клавиша- ми
Shift (fl) Смена регистра Левая и правая клавиша мо- жет использоваться анало- гично клавише смены регист- ра в пишущей машинке
Alt (Alternate) Изменение Клавиша используется в ком- бинации с другими клавиша- ми
Enter (Return)(J) Клавиша ввода Клавиша используется для завершения действия
2 954
17
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
Название клавиши Перевод назва- ния клавиши Назначение клавиши
Insert (Ins) Вставка Клавиша переключает режим ввода символа на раздвижку символов или замещение ра- нее набранных
Delete (Del) Удаление Удаляется символ, стоящий под курсором
Home Исходное» положение Перемещение курсора на на- чало
End Конец Перемещение курсора на ко- нец
PgDn Перелистывание к началу Изменение (перелистывание) изображения на экране
PgUp Перелистывание к концу Изменение (перелистывание) изображения на экране
Num Lock Блокировка цифр Клавиша включает (при пов- торном нажатии выключает) режим ввода цифр
Pause Пауза
PrtSc (PrintScreen) Распечатка кадра Вывод информации экрана на печать
Scroll Lock Блокировка Сама по себе клавиша не приводит ни к каким дей- ствиям. Клавиша использует- ся в комбинации с другими клавишами
Целый ряд клавиш на ПК (как видно из таблицы 2) не име-
ет собственного самостоятельного функционального назначе-
ния, они используются при комбинации с другими клавишами
для выполнения какого-то действия. Примерами могут служить
клавиши Shift, Control (Ctrl), Alt. При использовании одной из
Приложение к журналу «Управление персоналом»
18
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
этих клавиш, ее необходимо удерживать и, удерживая в нажатом
состоянии, нажимать другую клавишу. Наиболее часто встреча-
ющиеся комбинации клавиш приведены в таблице 3.
Таблица 3
Комбинации клавиш Назначение комбина- ции клавиш Особенности при нажатии клавиш
Ctrl+Alt+Del Перезагрузка ПК, т.е. выключение и вклю- чение компьютера Нажать и держать клавиши Ctrl и Alt, затем нажать клави- шу Del.
Ctrl+Num Lock Посредством комби- нации можно зафик- сировать изображение на экране дисплея Нажать и держать клавишу Ctrl, затем нажать клавишу Num Lock.
Ctrl+Scroll Lock Вызывает прерывание работы ПК и перевод ее в режим ожидания ввода команд с клави- атуры Нажать и держать клавишу Ctrl, затем нажать клавишу Scroll Lock
Ctrl+C Прекращение работы любой команды или программы. Нажать и держать клавишу Ctrl, затем нажать клавишу С
Мышь
Манипулятор «мышь» представляет собой устройство ввода.
Конструктивно «мышь» представляет собой небольшую пласт-
массовую коробку, которая при помощи шнура подсоединяется
к ПК. Особенно незаменимой мышь становится при использо-
вании графически-ориентированных программ типа Windows.
В основном различают мыши с 2-мя и 3-мя кнопками. Для
обеспечения совместимости с существующими программами
необходимо, чтобы мышь могла работать с драйверами Microsoft
и Mouse System, которые фактически являются стандартами,
Приложение к журналу «Управление персоналом»
V
19
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
поддерживаемыми всеми производителями программного обес-
печения. Чтобы изменить положение курсора на экране дисп-
лея, необходимо перемещать «мышь» по столу или другой ров-
ной поверхности. Когда необходимо выполнить то или иное
действие, на которое указывает курсор «мыши», необходимо
нажать на левую кнопку мыши.
Принтер
Принтер — печатающее устройство, предназначенное для
вывода информации на бумажный носитель. Выделяют в основ-
ном три вида принтеров:
— матричный принтер (принтер с игольчатой печатающей
головкой) формирует свои символы из точек, которые
печатаются в нужный момент на бумагу с помощью от
9 до 24 тонких иголочек в то время, когда печатающая
головка движется вдоль строки. Матричные принтеры
работают относительно громко и не являются идеальным
средством для получения качественной печати. Наи-
большее распространение получили принтеры фирмы
IBM (IBM Graphics) или принтеры EPSON FX/LQ;
— струйные принтеры — построенные на основе капельного
микродозатора, получают все большее и большее рас-
пространение. Одним из принципиальных достоинств
струйных принтеров является низкий уровень шума при
печати. Необходимо отметить, что эти принтеры предъ-
являют более высокие требования к качеству бумаги
и качеству специальных чернил;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
20
2 ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
— лазерные принтеры (принтеры постраничной печати).
Они работают по такому же принципу, как копироваль-
ные аппараты. Стандартом здесь в настоящее время яв-
ляется принтер LaserJet фирмы Hewlett Packard.
Модем
Модем обеспечивают связь
между персональными компью-
терами посредством телефонной
линии, преобразуя цифровую
информацию компьютера в зву-
ковую и наоборот. Связь между
ПК и телефонной линией в оп-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
21
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ Об АРХИТЕКТУРЕ ПК
ределенной степени стандартна, если учитывать широко распро-
страненный стандарт фирмы Hayes. Модемы различают между
собой по формату передаваемых данных и по быстродействию
(2400, 9600, 12 000, 14 400, 16 800, 19 200, 21 600, 28 800 и более
бит в секунду). По варианту исполнения бывают встроенные
(в виде печатных плат) и внешние модемы. Внешние модемы
размещены в собственном корпусе, в случае внутренних моде-
мов речь идет о печатных платах, которые вставляются внутрь
ПК.
Соглашения, описывающие параметры связи, называются
протоколами, набор из нескольких протоколов называется стан-
дартом. Разработкой стандартов и протоколов занимается Ко-
митет СС1ТТ (Comit Consultatif International de Telegraphique et
Telephonique).
Более подробные сведения о скорости передачи информации
через модем приведены в приложении 4.
Факс-модем
Это устройство сочетает возможности модема и средства для
обмена факсимильными изображениями с другими факс-моде-
мами и обычными телефаксными аппаратами.
Приложение к журналу «Управление персоналом*
22
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
Сканер — устройство для считывания графической и тексто-
вой информации в ПК. Сканеры могут вводить в компьютер
рисунки, распознавать символы, что позволяет быстро вводить
напечатанный ^ли рукописный текст. Сканеры бывают на-
стольные (2), в этом случае обрабатывается весь лист бумаги
целиком, либо ручные (1), тогда сканером проводят над нужным
текстом или рисунком.
Стриммер
Стриммер — это устройство для быстрого сохранения ин-
формации, находящейся на жестком диске. Стриммер записыва-
ет информацию на кассеты с магнитной лентой, похожие на
кассеты для бытового магнитофона. Стриммеры имеют емкость
60 Мбайт и выше.
Сетевой адаптер
Это устройство дает возможность подключить ПК в локаль-
ную сеть, что дает возможность доступа к данным, находящимся
на другом компьютере.
К компьютеру можно подключать и другие устройства: плот-
тер (графопостроитель), который позволяют печатать рисунки,
схемы с точностью до 0.0025 мм; дигитайзеры — устройства для
преобразования изображения в цифровую форму для обработки
в компьютере; музыкальные приставки для исполнения музыки
с помощью компьютера и т.д.
Современные ПК отличаются по архитектуре и производи-
тельности. Отсюда и определенные трудности объективного
сравнения ПК. Вообще подход к выбору ПК не может рассмат-
риваться в отрыве от основной деятельности менеджера, поэ-
тому лучше при выборе ПК оценивать: скорость, качество, объем
обрабатываемой информации, уровень подготовки пользователя по
использованию современной информационной технологии, при-
оритетность задач, подлежащих автоматизации.
Включение и выключение компьютера
После того, как Вы познакомились с устройством ПК, давайте
определим порядок включения и выключения компьютера.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
23
2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИТЕКТУРЕ ПК
Для включения компьютера необходимо:
• подключить ПК к сети или это сделать через стабилиза-
тор напряжения;
• включить периферийные устройства (принтер, монитор и
др-);
• включить компьютер, используя кнопку (POWER) на си-
стемном блоке.
Для выключения компьютера необходимо:
• закончить работу с прикладной программой;
• выключить принтер (если он был включен);
• выключить дисплей (монитор) компьютера;
• выключить компьютер, используя кнопку (POWER) на
системном блоке;
• выключить компьютер из сети.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
24
3. Программное обеспечение ПК
В предыдущем разделе Вы, возможно впервые, познакоми-
лись с техническими средствами ПК. Но для того, чтобы «вдох-
нуть жизнь» в ПК, необходимо использовать программное обес-
печение.
Программное обеспечение — это комплекс инструкций и прог-
рамм, необходимых для машинной реализации задач пользова-
теля. Так, для менеджеров с помощью программного обеспече-
ния должны быть реализованы функции подготовки текстовых
документов, обмен информацией, доступ к базам данных (БД),
проведение необходимых расчетов и т.д. В настоящее время
разработано огромное количество программ. Все программы
принято разделять на операционные системы (ОС) и прикладные
программы. Сегодня менеджер должен знать назначение каждой
программы, понимать и уметь работать с ними.
Особенно важно менеджерам научиться работать с приклад-
ными программами.
Прикладное программное обеспечение
Прикладное программное обеспечение (ППО) — это комп-
лекс инструкций и программ, обеспечивающих непосредствен-
ную обработку данных по задачам пользователя, т.е. ППО ори-
ентировано на решение конкретных задач в той сфере примене-
ния, где эти задачи часто встречаются у пользователя. В насто-
ящее время имеется тенденция использовать типовое программ-
ное обеспечение при создании автоматизированных систем.
Сущность такого подхода заключается в том, что ППО рассмат-
ривается как совокупность взаимосвязанных и взаимодополня-
ющих унифицированных ППП, с их помощью могут быть пост-
роены функционально полные технологические цепочки для
всех традиционных видов обработки информации. Руководству-
ясь этим подходом, нетрудно скомпоновать конкретные систе-
мы ПК для организации автоматизированного рабочего места
пользователя.
Деятельность менеджера может быть классифицирована по
нескольким основным направлениям: подготовка и оформление
Приложение к журналу «Управление персоналом»
25
Э. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПК
текстовой документации; доступ к базам данных по специаль-
ной информации; эффективная организация рабочего времени,
создание собственных автоматизированных справочных систем,
проведение необходимых расчетов, что соответствует типовому
программному обеспечению, предлагаемому на рынке про-
граммного обеспечения сегодня: текстовые редакторы, системы
управления базами данных (СУБД), персональные информаци-
онные системы (ПИС), электронные таблицы.
Пользователям также предлагаются так называемые интегри-
рованные пакеты (Open Access, Frame Work (FW), Works), кото-
рые в качестве своих функциональных возможностей предлага-
ют работу с текстовым редактором, с электронной таблицей, с
СУБД. Многие интегрированные пакеты имеют функции пер-
сональной информационной системы.
Одним из основных типов ППО, широко используемых
пользователями, являются текстовые редакторы (ТР) или по
английски WORD PROCESSORS.
Редакторы текстов удобны прежде всего тем, что позволяют
чрезвычайно быстро готовить тексты, по ходу работы вносить
изменения или дополнения, мгновенно дублировать повторяю-
щиеся элементы, находить нужное место в тексте, варьировать
его формат, проводить автоматическую орфографическую про-
верку текстов и многое другое. Понятно, что никакие пишущие
машинки не обладают такими возможностями, и поэтому ПК
оказывается самым удобным средством подготовки любой тек-
стовой информации. Кроме того, текстовые редакторы разрабо-
танные в последние годы, имеют разнообразные шрифты, что
вместе в возможностью принтеров позволяют придавать тексту
практически любое графическое оформление, на которое хвата-
ет фантазйи. Для того чтобы производить сравнение текстовых
редакторов, рассмотрим перечень основных характеристик, по
которым можно проводить это сравнение:
• обработка текстов большого объема (в миллионы знаков);
• работа с блоками текста;
• автоматическое форматирование строк с выделением аб-
зацев;
• автоматическая разбивка на страницы заданной длины;
• поиск и замена по образцам;
• набор шрифтов и гарнитур, математическая символика;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
26
3. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПК
• графические элементы или средства псевдографики;
• работа с многоуровневыми строкам^ (над- и подстроч-
ные индексы);
• наличие встроенного словаря;
• проверка орфографии;
• задание типовых макроопераций;
• совместимость по формату с другими редакторами или
преобразование формата записи;
• работа в режиме электронной почты;
• настройка на работу с принтерами разных типов и се-
мейств;
В настоящее время разработано огромное количество тексто-
вых редакторов. К. числу наиболее популярных в нашей стране
относится Word for Windows. Вашему вниманию будет предос-
тавлена технология подготовки документа с помощью Word for
Windows (версии 2.0 и 6.0).
Сегодня менеджеру необходимо уметь создавать и работать
со своими базами данных с помощью СУБД Access 2.0, произво-
дить вычисления данных, представленных в табличной форме, с
помощью электронной таблицы Excel 5.0.
В целях повышения эффективности работы Вам предлагает-
ся познакомиться с программами (Mail, Chat, Winpopup), позво-
ляющими обмениваться через ПК краткими сообщениями, слу-
жебными записками, текстами и т.п., а также программами
(Schedule+, Organizer), которые не только планируют, но и кон-
тролируют процесс выполнения дел менеджера.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
27
3.1. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА MS-DOS
Основное назначение операционной системы (ОС) — увели-
чение производительности ЭВМ путем расширения программ-
ных и аппаратных возможностей. ОС не предназначена для не-
посредственной обработки данных пользователя, но любая прог-
рамма пользователя выполняется под ее управлением и при ее
участии. ОС — программа, которая загружается при включении
ПК.
В настоящее время в мире существуют десятки различных
операционных систем (MS-DOS, UNIX и т.д.), однако наи-
большее распространение получила операционная система MS-
DOS. Существует две разновидности этой ОС: MS-DOS произ-
водства фирмы Microsoft и PC-DOS, разработанная фирмой
Microsoft в содружестве с фирмой IBM. В отношении использо-
вания обе разновидности практически идентичны друг другу.
Различие лишь в названии и торговой марке DOS, появляющей-
ся при загрузке, а также в названии главных системных файлов:
— для MS-DOS: IO.SYS, Msdos.sys,
— для PC-DOS: Ibmbio.com, lbmdos.com,
— третьим обязательным файлом ОС является файл
command.com.
Основная причина необходимости такой программы как ОС
состоит в том, что элементарные операции для работы с устрой-
ствами компьютера и управления его ресурсами — это операции
низкого уровня и действия, которые необходимы пользователю
и прикладным программам, на самом деле состоят из несколь-
ких сотен или тысяч таких элементарных операций. ОС как бы
скрывает от пользователя эти ненужные ему подробности и пре-
доставляет ему удобный интерфейс для работы. Именно ОС
осуществляет загрузку в оперативную память всех программ,
передает им управление в начале их работы, выполняет различ-
ные вспомогательные действия по запросу выполняемых про-
грамм и освобождает занимаемую программами оперативную
память при их завершении.
Одна из важнейших фун ций ОС — организация файловой
системы. Информация в ПК хранится в виде файла. Файл — это
поименованная область внешней памяти для хранения программ
и данных (текстовых, табличных и т.д.). Каждый файл имеет
Приложение к журналу «Управление персоналом»
28
3,1. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА MS-DOS
имя, которое состоит из 2-х частей: имени и расширения, кото-
рые разделяются между собой точкой. Например, файл
command.com: command — имя файла, а сот — его расширение.
По расширению файла можно определить содержание файла,
например, если файл имеет расширение .doc, значит это — тек-
стовый файл. В имени файла можно использовать от 1 до
8 символов, в расширении — от 1 до 3 символов. Следует отме-
тить, что многие программы сами дают расширение файлу, по-
этому пользователю необходимо задать только имя файла, при
этом помнить, что рекомендуется употреблять для наименова-
ния файлов только латинские буквы. Имена файлов регистри-
руются на магнитных дисках в директориях (или каталогах).
Требования к именам директории те же, что и к именам фай-
лов, расширение имени для директории (каталога) не использу-
ется.
Давайте посмотрим на рисунок 3. Мы видим, что в главном
каталоге регистрируются файлы — command.com и др. и катало-
ги 1-го уровня (или их называют подкаталоги) — NC,
WINDOWS и др., в каталогах 1-го уровня регистрируются фай-
лы и каталоги 2-го уровня и т.д.
i— C:\ n |« C:\WINWOI ID q
Name Size Date Time . Name Size '. '.d • • Time
WINDOWS SUB-DIR 7-20-94 9:05p UP—DIR 8-09-94 9:53p
WINORFO SUB-DIR 9-15-94 9:31p 40convrt gly 3072 10-28-91 12:00p
WINWORD SUB-DIR 8-09-94 9:53p 50convrt gly 3584 10-28-91 12:00p
386spartgpar 12558336 11-13-94 5:05p 55convrc gly 4096 10-28-91 12:00p
Io gsys 33430 4-09-91 5:00a Convinfo doc 128426 10-28-91 12:00p
Msdos gsys 37394 4-09-91 5:00a dbase cnv 47104 10-28-91 12:00p
autoexec bat 144 9-11-94 7:41p dca rtf txt 2365 10-28-91 12:00p
autoexec old 140 9-21-94 6:05p dialog fo& 15680 10-28-91 12:00p
command com 47845 4-09-91 5:00a dialog fon 16048 2-14-94 12:00p
config old 115 9-11-94 6:15p gr_am lex 780688 10-28-91 12:00p
command.com 47845 4-09-91 5:00a UP—DIR 8-09-94 9:53p
С:\>
IHelp 2Menu SView* 4Edit 5Copy 6RenMov 7Mkdir 8Delete 9PullDn lOQuit
C:
корень
1 уровень
2 уровень
29
3.1. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА MS-DOS
Поддержка широкого набора внешних устройств (ВУ) —
также важная функция ОС. ПК может иметь довольно большой
набор ВУ, помимо стандартных — дисплея, клавиатуры, гибких
дисков и принтера, к машине могут подключаться дополнитель-
ные устройства ввода/вывода такие как графопостроитель,
мышь, а также специальные устройства — модемы для связи с
телефонной линией, локальные сети и т.д. Каждому типу ВУ
сопоставляется свой драйвер. Драйверы стандартных устройств
образуют в совокупности базовую систему ввода/вывода (BIOS),
которая часто заносится в ПЗУ системного блока. Драйверы до-
полнительных устройств могут подключаться к ОС дополни-
тельно.
Еще об одной важной функции ОС необходимо сказать —
обеспечение общения пользователя с машиной с помощью ко-
манд операционной системы, которые позволяют производить
операции копирования (Сору), удаления (Del), просмотр катало-
га файлов (Dir) и т.д. Анализ, исполнение команд в ОС проис-
ходит в командном процессоре command.com. Начинающий
пользователь должен знать, что все команды делятся на внут-
ренние и внешние. Внутренние команды Вы не сможете обнару-
жить на диске, так как они являются частью файла сот-
mand.com и загружаются в память во время загрузки операци-
онной системы. Поэтому пользователю надо просто задать ма-
шине эту команду, и она будет выполнена. Внешняя команда —
это программа, которую необходимо иметь на диске, причем
для ее запуска достаточно набрать ее имя без расширения. Спи-
сок наиболее важных команд, используемых пользователями,
начинающими овладевать основами компьютерной грамотности,
приведен в таблице 4.
Таблица 4
Команда Тип Назначение
dir внутренняя Вывод содержимого каталога (подкаталога)
сору внутренняя Копирование одного или нескольких файлов
del внутренняя Удаление одного или нескольких фай- лов
type внутренняя Вывод на экран содержимого файла
30
3.1. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА MS-DOS
Команда Тип Назначение
cd внутренняя Смена каталога
md (mkdir) внутренняя Создание каталога
rename внутренняя Изменить имя файла или группы фай- лов
ver внутренняя Вывод номера версии MS-DOS
format внешняя Форматирование (разметка) диска
xcopy внешняя Копирование файлов, включая сис- темные файлы
При работе с внутренними командами операционной систе-
мы вводить их Вам придется с клавиатуры. Для ввода команды
нужно набрать ее имя и параметры с помощью соответствующих
алфавитно-цифровых клавиш, имя команды должно отделяться
от параметров пробелами, Регистр, на котором набираются бук-
вы, в командах DOS не влияет на выполнение команды, т.е. при
наборе любой команды можно смешивать заглавные и строчные
буквы. Ввод команды завершается нажатием клавиши «Enter».
Следует напомнить Вам, что к операционной системе (в частно-
сти к ее файловой системе) обращается не только пользователь,
но и прикладные программы, при этом в них используются те
же правила по обозначению имен файлов, каталогов, накопите-
лей (дисководов), что и в командах пользователя, вводимых с
клавиатуры. Конечно, работа на ПК по принципу диалога:
пользователь набирает команду на клавиатуре — операционная
система ее выполняет недостаточно удобен, так как при наборе
команд часто допускаются ошибки, да и сам набор отнимает
много времени. Поэтому в настоящее время широкое распрост-
ранение получили программы-оболочки, позволяющие выпол-
нять наиболее часто используемые команды DOS в более удоб-
ной для пользователя форме, просматривать содержимое катало-
гов на дисках, работать с файлами, запускать программы и т.д.
Одной из таких программ является Norton Commander
Дальнейшее развитие средств общения пользователя с ПК
нашло в операционной оболочке Windows, завоевавшей в насто-
ящее время огромную популярность.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
31
3.2. NORTON COMMANDER
В разделе мы поговорим с Вами об основных понятиях
Norton Commander и основных приемах работы с ним.
Запуск программы Norton Commander (NC), как правило,
осуществляется автоматически при старте операционной систе-
мы, т.к. после начальной загрузки операционной системы про-
цессор выполняет командный файл autoexec.bat, с помощью ко-
торого можно вызвать программу NC. Если в этом командном
файле не будет указан файл запуска системы NC, то для запуска
программы необходимо на клавиатуре набрать имя файла запус-
ка этой системы nc.exe, т.е.
С:>пс.ехе
I-------1
имя файла
запуска NC
J Enter
I_____________I
клавиша ввода
На экране (рис. 4) появляются два прямоугольных окна (пане-
ли), ограниченных двойной рамкой, ниже рамки размещается
командная строка, еще ниже располагается строка, где перечис-
лены операции и номера функциональных клавиш, которые реа-
лизуют эти операции. Эта строка называется нижним меню.
f— C:\ q
Name Size Date
WINDOWS SUB-DIR 7-20-94
WINORFO SUB-DIR 9-15-94
WINWORD SUB-DIR 8-09-94
386spart_par 12559336 11-16-94
Io _sys 33430 4-09-91
Msdos _sys 37394 4-09-91
autoexec bat 189 11-15-94
autoexec old 140 9-21-94
command com 47845 4-09-91
autoexec bak 142 9-21-94
(левая панель)
С: \> <хамлвдяалг строха)
IHelp 2Menu 3View 4Edit 5Copy
(нижнее нет NC)
Time
9:05р
9:31р
9:53р
8:44а
5:00а
5:00а
11:00р
6:05р
5:00а
6:15р
Name Size Date Time
PM5 SUB-DIR 9-11-94 8:10p
ALDUS SUB-DIR 9-11-94 8:07p
TRK SUB-DIR 8-21-94 l:22p
(правая панель)
6RenMov 7Mkdir 8Del 9PullDn lOQuit
Рис. 4
Приложение к журналу «Управление персоналом»
32
3.2. NORTON COMMANDER
Что надо знать о панелях
На верхней рамке панели выводится либо ее название, либо
имя текущего каталога (для панели файлов). В нашем случае
(рис. 4) на левой панели выведен фрагмент содержимого диско-
вода «С:» (винчестера), а на правой панели содержимое диско-
вода «А:». Вы заметили, что имена файлов выделены строчными
буквами, имена каталогов — прописными. Один из файлов или
каталогов выделен рамкой с фоном, его называют выделенным,
в нашем примере (рис. 4) это — файл command.com, а рамку
называют курсор Norton Commander. Можно выделить любой
файл или каталог, для этого используются клавиши со стрелка-
ми. Панель, на которой находится курсор, называют активной,
»то значит Вы можете выбрать и работать с любой программой,
находящейся на активной панели. Переход с одной панели на
другую осуществляется нажатием клавиши «ТАВ», тем самым
Вы можете сделать активной либо правую панель, либо левую
панель.
Для смены дисковода текущей панели необходимо одновре-
менно нажать две клавиши Alt+Fl (если хотите изменить дис-
ковод на левой панели) или Alt+F2 (если на правой), если эти
действия Вы выполнили правильно, появится окно, содержащее
буквы всех существующих логических дисководов, например:
f= Drive letter =j
Choose left drive
ABC
Работая клавишами co стрелками, можно выбрать один из
дисководов, после чего нажать клавишу ввода «Enter».
В каждой панели Norton Commander может отражать три ви-
да информации: оглавление каталога, дерево каталога, сводная
информация о диске и каталоге. В зависимости от вида инфор-
мации в верхней части панели выдается сообщение: имя катало-
га (например на рис С:\), Tree (дерево), Info (сводная информа-
ция) соответственно. Для получения различного вида информа-
ции пользуются функциональной клавишей F9, что соответству-
ет выбору команды PullDn (Включение верхнего меню). Обрати-
те внимание: на экране появится верхнее меню Norton Com-
mander, у которого крайняя левая (Left) или крайняя правая ко-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
3-954
33
3.2. NORTON COMMANDER
манда (Right) при их выборе (для этого необходимо одну из них
выбрать, используя клавиши со стрелками) имеют совершенно
одинаковый перечень подкоманд (рис. 5), среди них и будут
подкоманды Tree (дерево), Info.
Left Files Commands Options Right
Brief
Full
Info
Tree
On/Off Ctrl-Fl
и т.д.
Рис. 5
Работая клавишами со стрелками, можно выбрать одну из
подкоманд (Brief, Full, ...), после чего сразу изменится вид па-
нели программы Norton Commander.
Среди этих подкоманд полезными для Вас являются:
• «Brief» — при ее выборе на панели высвечивается только
краткая информация о содержимом дисковода, т.е. толь-
ко имена файлов и каталогов.
• При выборе подкоманды «Full» на панели появляется
полная информация, включающая сведения не только об
имени файла, но и размере, дате, времени последней мо-
дификации файла и каталога.
Что надо знать о командной строке
В командной строке можно вводить любые команды так, как
будто Вы работаете в DOS, а не в NC.
Что надо знать о функциональных клавишах нижнего меню
В состав этого меню входят:
• вызов справочной информации |Не1р| по функциональ-
ной клавише F1,
• вызов меню пользователя [Menu| — клавиша F2,
• просмотр содержимого файла [View] — клавиша F3,
Приложение к журналу «Управление персоналом»
34
3.2. NORTON COMMANDER
• редактирование файлов [EditJ — клавиша F4,
• копирование файлов [Copy] — клавиша F5,
• переименование файлов [RenMov] — клавиша F6,
• создание подкаталога [Mkdir] — клавиша F7,
• уничтожение файлов [Del] — клавиша F8,
• включение верхнего меню [PullDn] — клавиша F9
• выход из Norton Commander [Quit] — клавиша F10.
Рассмотрим самые основные операции, необходимые на
первых порах при работе в Norton Commander, выполняемые с
помощью этих функциональных клавиш. Если необходимо вы-
полнить операции: копирование, удаление, перемещение и др. с
несколькими файлами, то эти файлы предварительно выделяют-
ся с помощью клавиши «Insert». Для отмены выделения необхо-
димо повторно нажать эту клавишу.
Запуск любой прикладной программы
В активной панели выбрать файл, который является файлом
запуска нужной для Вас прикладной программы, и нажать кла-
вишу ввода «Enter».
Копирование файла
Копирование представляет собой процесс дублирования
файла.
Для выполнения операции копирования необходимо:
1. На одной панели установить диск или директорию, с
которой будем копировать, а на другой панели диск или
директорию, куда будем копировать.
2. Перейти на диск, с которого будет копировать (с помо-
щью клавиши «ТАВ»), выделить на нем один или не-
сколько файлов, предназначенных для копирования.
Выделение осуществляется с помощью клавиши Insert.
3. Нажать клавишу F5 (Сору).
4. На экране появляется информация, в котором сообща-
ется, куда будет копироваться файл или группа файлов.
5. Нажать клавишу ввода «Enter».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
3*
35
3.2. NORTON COMMANDER
Просмотр содержимого файла
Просмотром файла называется процесс ознакомления с его
содержимым. Можно например, просмотреть содержимое тек-
стового, графического файла. Для этого:
1. Выбрать файл, содержимое которого необходимо по-
смотреть, выделить его курсором Norton Commander (с
помощью клавиш со стрелками).
2. Нажать функциональную клавишу F3 (View).
На экране появляется содержимое файла.
3. Выход из режима просмотра — нажатие клавиши [Esc],
Примечание. Для каждого типа файлов имеются свои правила орга-
низации файлов, поэтому не удивляйтесь, что не все файлы для Вас
будут читаемы.
Редактирование содержимого файла
Процесс изменения содержимого файла называется редакти-
рованием. Для редактирования используются программы назы-
ваемые редактором. Таким редактором в Norton Commander яв-
ляется редактор с именем Edit. Для редактирования файла необ-
ходимо:
1. Выбрать файл, содержимое которого необходимо откор-
ректировать, выделить его курсором Norton Commander
(с помощью клавиш со стрелками).
2. Нажать функциональную клавишу F4 (Edit).
3. На экране появляется содержимое файла, Вы также
увидите курсор (черточка на экране), с помощью кото-
рого можно редактировать информацию, появившуюся
на экране. На первых порах проводите редактирование
только тех файлов, которые содержат текстовую инфор-
мацию, чаще всего имена этих файлов имеют расшире-
ние «.txt» или «.doc».
4. Выход из режима редактирования — нажатие клавиши
[Esc], При этом появляется диалоговое окно, и машина
предложит Вам выбрать один из режимов: «Сохранить»
(Save) — имеется ввиду проведенные изменения, «Не
сохранять» (Don't Save), «Отменить» (Cancel), т.е. про-
должить редактирование:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
36
3.2. NORTON COMMANDER
=============== Edit • 1 -----=====
You’ve made changes since the last save.
Save Don't save Continue editing
5. Выбрать один из предложенных режимов (используя
клавиши со стрелками) и нажать клавишу ввода «Enter».
Переименование файлов
Изменение имени или расширения файла называется пере-
именованием. Оно применяется, если пользователь считает, что
присвоенное имя оказалось неудачным или при копировании
(перемещении) файла в другой каталог в нем уже есть файл с
таким именем. Для выполнения операции переименования фай-
ла необходимо:
1. Выбрать файл, имя которого необходимо переимено-
вать, выделив его курсором Norton Commander с помо-
щью клавиш со стрелками.
2. Нажать функциональную клавишу F6 (RenMov).
На экране появляется диалоговое окно, в котором
необходимо указать новое имя файла:
' । -........ Rename ... ,
Rename or move ’’let.doc” to
let.doc
[ Move | [ FlO-Tree ] ( Cancel ]
3. Нажать клавишу ввода «Enter».
При необходимости выхода из режима нажмите клавишу
[Esc],
Создание новой директории (каталога)
При создании документов необходимо сохранять их в своей ди-
ректории (как бы папке), для этого необходимо будет сначала эту
директорию создать. Порядок создания директории следующий:
I. Выбрать дисковод или область файловой структуры, в
которой будет создаваться новая директория.
2. Нажать клавишу F7 (Mkdir).
На экране (рис.6) появляется запрос о названии дирек-
тории:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
37
3.2. NORTON COMMANDER
. . Make directory — .. n
Create the directory
Рис. 6
3. Указать имя директории и нажать клавишу ввода
«Enter».
Примечание. Причины невозможности создания директории могут
быть: недопустимое имя директории, директория с таким именем
уже имеется и т.д.
Удаление файла
Если файлы, в которых хранится информация, пользователю
не нужны, они подлежат удалению, это приведет к освобожде-
нию места на диске для записи других файлов.
I Внимание. При выполнении этой операции надо быть очень
внимательным.
Порядок удаления файлов следующий:
1. Выбрать файл, который необходимо удалить, выделив
его курсором Norton Commander с помощью клавиш со
стрелками. Можно выделить группу файлов с помощью
клавиши «Insert».
2. Нажать функциональную клавишу F8 (Del).
На экране появляется диалоговое окно, в котором
указывается имя файла (или количество файлов), под-
лежащих удалению:
|==== Delete =====
Do you wish to delete
lexm.doc
Delete Cancel
3. Для подтверждения нажать клавишу ввода «Enter».
Для отмены нажать клавишу «Esc» либо, работая клавишами
со стрелками, выбрать в диалоговом окне режим отмены «Cancel».
В более старой версии Norton для удаления директории сна-
чала надо удалить все файлы в этой директории, и только после
этого можно будет удалить саму директорию.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
38
3.2. NORTON COMMANDER
Быстрый поиск файла
Для быстрого поиска файла во всех каталогах на диске сле-
дует:
1. Одновременно нажать две клавиши «Alt» и «F7».
2. В появившемся диалоговом окне набрать имя файла или
первые символы требуемого файла и выбрать кнопку
«ОК»:
Find File
File name:
3. Norton Commander выделит найденный файл.
Создание текстового файла
В Norton Commander имеется простой по освоению и функ-
циональным возможностям текстовой редактор, позволяющий
подготавливать документы, не требующие особого качества при
их оформлении.
Технология подготовки документа с помощью этого тексто-
вого редактора состоит из следующих этапов:
1. Одновременно нажать две клавиши «Shift» и «F4».
В результате появляется диалоговое окно, в котором
программа запрашивает имя файла. Для примера дадим
файлу имя cl.txt:
................... Edit ........... — ...........
Edit the file
cl.txt (на клавиатуре набрали это имя файла)
2. Текстовый редактор ищет файл с заданным именем и,
так как он его не находит, то в новом диалоговом окне,
Приложение к журналу «Управление персоналом»
39
3.2. NORTON COMMANDER
появившемся на экране, об этом сообщается, программа
просит подтвердить, что это новый файл «New File»:
...- Edit ’
Reading the file
cl.txt
- -- Edit - - -
Can't find the file
cl.txt
New-file Cancel
3. Нажать клавишу ввода «Enter» и тем самым подтвер-
дить, что это новый файл. Для отказа от режима, ис-
пользуя клавиши со стрелками, выбрать команду Cancel.
4. В появившемся окне набрать текст, его редактировать с
помощью команд редактора, информация о которых со-
держится и появится при нажатии клавиши F1:
Edit: C:\USER\cl.txt
Line 2 Col 19 453,904 Free
ТЕКСТ
(рабочее поле)
lHelp 2Save 3 4Hex 5 6 7Search 8 9 lOQuit
В окне текстового редактора на верхней строчке выдается
информация о том, что Вы работаете в редакторе (Edit), указано
имя файла и место его нахождения (C:\USER\cl.txt), место по-
ложения курсора в рабочем поле (Line, Col).
Кроме того, во время редактирования действуют следующие
функциональные клавиши: FI — помощь, F2 — сохранение
файла, F7 — поиск, F10 — выход из программы текстового ре-
дактора Norton Commander.
Ниже приведена таблица используемых служебных клавиш
Norton Commander.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
40
3.2. NORTON COMMANDER
Таблица 5
Клавиши Выполняемые действия
Alt+Fl выбор диска на левую панель
Alt+F2 выбор диска на правую панель
Alt+F7 поиск файла
Alt+F8 вывод списка ранее выполняемых команд
Alt+буква быстрый поиск файла
Ctrl+Enter перенос в командную строку выделенного имени файла
Ctrl+Fl включение/выключение левой панели
Ctrl+F2 включение/выключение правой панели
Ctrl+U замена панелей местами
Fl вызов помощи
F2 вызов меню пользователя
F3 просмотр файла
F4 редактирование файла
F5 копирование файла (файлов)
F6 переименование файла
F7 создание каталога
F8 удаление файлов, каталога
F9 открытие верхнего меню Norton Commander
F10 выход
Tab переход между панелями
4- групповая отметка (выделения) файлов
— снятие групповой отметки файлов
41
3.2. NORTON COMMANDER
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА В СИСТЕМЕ НОРТОН
Задание 1. Отработка приемов управления панелями
1.1. Включение и выключение (появление и исчезновение с эк-
рана) панелей.
Порядок выполнения.
Нажать одновременно две клавиши Ctrl и О (часто в литерату-
ре этот прием описывают через знак «+», т.е. Ctrl+O) — панели
исчезнут с экрана, при повторном нажатии — появятся,
либо
поочередно включать или выключать панели, для этого нажать
одновременно две клавиши CtrI+F1 — левая панель исчезнет с
экрана, при повторном нажатии — панель появится.
Нажать одновременно две клавиши Ctrl+F2 — правая панель
исчезнете экрана, при повторном нажатии — появится.
Пояснение. Активной называют панель, в которой в данный
момент находится курсор системы Нортон.
1.2. Активную панель сделать пассивной, пассивную — актив-
ной.
Порядок выполнения.
Нажать клавишу Tab, в результате чего курсор Нортона перей-
дет от одной панели к другой.
1.3. Смена дисковода на панели.
Порядок работы.
При смене дисковода на левой панели Нортона:
а) нажать одновременно две клавиши AH+F1,
б) появляется таблица выбора диска:
Е Drive letter =п
oose left drive
A ° c I
в) работая клавишами co стрелками выбрать, например, дис-
ковод А: и нажать клавишу Enter (Ввод).
При смене дисковода на правой панели Нортона:
а) нажать одновременно две клавиши Alt+F2,
6) появляется таблица выбора диска,
Приложение к журналу «Управление персоналом»
42
3.2. NORTON COMMANDER
в) работая клавишами со стрелками, выбрать, например, дис-
ковод А: и нажать клавишу Enter (Ввод).
Примечание. Если в дисководе нет дискеты или был выбран
плохо работающий дисковод, появится сообщение: Ошибка!
Не могу прочесть диск в дисководе А:
........ 111 Error ..... н-гип
Can’t read the disk in drive B:
Press ENTER to try again, ESC to abort,
or enter a different drive letter here B:
В этом случае необходимо:
— вставить в дисковод А: дискету и нажать клавишу Enter
(Ввод),
либо
— ввести другое имя дисковода вместо А: (например С:),
либо
— - нажать клавишу Esc (Отмена).
Задание 2. Работа внутри активной панели
2.1. Перейти на последнюю строку в панели.
Порядок работы.
Нажать на клавиатуре на клавишу End (Конец)
либо
использовать клавишу перемещения курсора (стрелка i).
2.2. Перейти на верхнюю строку в панели.
Порядок работы.
Нажать на клавишу Ноте (Исходное положение)
либо
использовать клавишу перемещения курсора (стрелка Т).
2.3. Выделить файл.
Порядок работы:
а) установить курсор на файл, который необходимо выделить,
6) нажать клавишу insert (Вставка) — файл выделится желтым
цветом.
2.4. Снять выделение файла.
Порядок работы:
а) установить курсор на файл, с которого необходимо снять
выделление,
43
3.2. NORTON COMMANDER
6) нажать клавишу Insert (Вставка).
2.5. Выделить группу файлов.
Порядок работы:
а) установить курсор на первый файл, который необходимо вы-
делить,
б) нажать клавишу Insert (Вставка) — файл выделится желтым
цветом,
в) установить курсор на другом файле и снова нажать клавишу
Insert и т.д.
2.6. Снять выделение группы файлов.
Порядок работы:
а) установить курсор на файл, который с которого необходимо
снять выделение,
6) нажать клавишу Insert,
в) установить курсор на другом файле и снова нажать клавишу
Insert и т.д.
2.7. Выделить все файлы.
Порядок работы:
а) нажать клавишу «серый» плюс (см. правую часть клавиату-
ры),
б) появляется диалоговое окно Выделить всё (т.е. все файлы):
г= Select .............
Select the files
в) нажать клавишу Enter (Ввод).
2.8. Снять выделение сразу во всех файлов.
Порядок работы:
а) нажать клавишу «серый» минус (см. правую часть клавиату-
ры).
6) появляется диалоговое окно Снять выделение (т.е. снять
выделение со все,х выделенных файлов):
===== Un select -----1[
Unselect the files
в) нажать клавишу Enter (Ввод).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
44
3.2. NORTON COMMANDER
Задание 3. Работа co справкой системы Norton
Порядок выполнения.
Нажать на клавиатуре функциональную клавишу F1.
Результат — на экране появляется окно Справка (Help), приве-
денное на рисунке:
..... .......Help ......
The Norton Commander, Version 4.0
Copyright (C) 1996-1993 by Symantec Corporation.
Janary 22 1993, Created by John Socha. V.4 by Derek White
About the Norton Commander
Commands menu
NCD Tree
Find File
History
EGA Lines
System Information
Swap panels
Panels on/off
Compare directories
Terminal
Menu File Edit
Extension File Edit
( Help ] ( Cancel ]
Работая на клавиатуре клавишами со стрелками, в окне
Справка можно выбрать любой режим (например, О системе
Нортон, Меню и т.д.), нажав клавишу Enter (Ввод) на клавиату-
ре.
Для выхода из справки нажать функциональную клавишу F10
(Quit) или клавишу Esc.
Задание 4. Создать директорию под именем USER сначала на А:
(имя дисковода), затем на С:
Порядок выполнения для А:
1. Вставить дискету в дисковод А:.
2. На панели (левой или правой) системы Нортон вывести со-
держимое дисковода А:, используя прием, описанный в зада-
нии 1.3.
3. Сделать активной панель, содержащую дисковод А:, исполь-
зуя прием, описанный в задании 1.2.
4. Нажать функциональную клавишу F7 (Mkdir).
5. В появившемся диалоговом окне набрать на клавиатуре имя
директории USER.
.-m.»- Make directory ..
Create the directory (Создать директорию)
USER (имя директории)
45
3.2. NORTON COMMANDER
6. Нажать клавишу Enter (Ввод), на панели А: появляется но-
вая директория.
Порядок создания директории на винчестере С:, аналогичный
описанному выше:
1. На панели (левой или правой) системы Нортон вывести со-
держимое дисковода С:, используя прием, описанный в зада-
нии 1.3.
2. Сделать активной панель, показываемую содержимое диско-
вода С:, используя прием, описанный в задании 1.2.
3. Далее порядок тот же, что описан выше (см. пп. 4, 5, 6).
Задание 5. Создать текстовый файл cl.txt и сохранить его на
диске А:
Порядок выполнения
Сделать активной панель Нортона с содержанием диска А: со-
гласно способу, описанному в задании 1.2.
1. Нажать на клавиатуре одновременно две клавиши Shift и F4
(Shift+F4).
2. В диалоговом окне задать имя файла cl.txt и нажать клави-
шу Enter (Ввод)
Edit
Edit the file
cl.txt (на клавиатуре набрали это имя файла)
3. В появившемся окне текстового редактора системы Нортон
набрать текст:
Edit: C:\USER\cl.txt Line 2 Col 19 453,904 Free
ТЕКСТ
(рабочее поле)
IHelp 2Save 3 4Нех 5 6 ^Search 8 9 lOQuit
4. Для сохранения текста нажать функциональную клавишу F2
(см. меню текстового редактора и убедитесь, что это команда
Сохранить (Save)).
На диске А: Вы увидите имя созданного в задании файла.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
46
3.2. NORTON COMMANDER
Задание 6. Просмотр содержимого файла
Порядок выполнения.
1. Курсором Нортона выделить файл, содержимое которого
необходимо просмотреть.
2. Нажать функциональную клавишу F3 (View).
На экране появится содержимое файла.
Выход их режима просмотра через клавишу F10 или Esc.
Задание 7. Изменение названия файла (на примере изменения
имени файла cl.txt, находящегося на А:, на новое имя cly.doc)
Порядок выполнения.
1. Курсором Нортона выделить файл cl.txt.
2. Нажать функциональную клавишу F6 (RenMov).
3. В появившемся диалоговом окне набрать новое имя файла
cly.doc.
4. Нажать клавишу Enter (Ввод).
Выход их режима через клавишу F10 или Esc.
Задание 8. Копирование файла text1.doc, находящегося на А:,
в С:
Порядок выполнения.
1. Установить на панели Нортона имена дисководов откуда ко-
пируем — А:(например, А: на левой панели) и куда копируем —
С: например, на правой панели, используя прием, описанный в
задании 1.3.
2. Установить курсор Нортона на файл cly.doc.
3. Нажать функциональную клавишу F5 (Сору).
4. Появляется диалоговое окно, в котором сообщается, куда
будет копироваться файл:
р—==~ Сору =-----—---------------
Сору 11 cly.doc*' to
С:\
[] Include sub directories
( Copy ] [ FlO-Tree ] [ Cancel ]
5. Нажать клавишу Enter (Ввод).
Приложение к журналу «Управление пе|х:оналом»
47
3.2. NORTON COMMANDER
Задание 9. Копирование нескольких файлов
Например, скопировать 2 файла из С: на А:.
Порядок выполнения аналогичный порядку, описанному в за-
дании 8, только перед копированием необходимо выделить
файлы, которые необходимо скопировать, используя прием,
описанный в заданиях 2.5, 2.7.
Задание 10. Основные приемы работы с верхнем меню Нортона
ЮЛ. Высветить на левой панели имена файлов и их расшире-
ния.
Порядок работы:
а) нажать функциональную клавишу F9 (PullDn).
В результате на экране, на самом верху, появится верхнее ме-
ню Нортона:
Left Files Commands Options Right
Brief
Full
Info
Tree
On/Off
Ctrl-Fl
6) работая клавишами co стрелками (в случае необходимости)
выбрать левую панель (Left) и нажать клавишу Enter (Ввод).
В результате на экране появятся подкоманды,
в) выбрать, работая клавишами со стрелками, подкоманду
Краткая (Brief) и нажать клавишу Enter (Ввод).
Ю.2. Высветить на правой панели имена файлов и их расшире-
ния.
Порядок работы аналогичен описанному в задании 11.1, только
в этом случае выбирается Правая панель (Right) в п. 6).
10.3. Высветить на левой панели имена файлов с расширением,
их размеры, даты и время создания.
Порядок работы:
а) нажать функциональную клавишу F9 (PullDn).
В результате на экране на самом верху появится верхнее меню
Нортона,
Приложение к журналу «Управление персоналом»
48
3.2. NORTON COMMANDER
б) работая клавишами co стрелками (в случае необходимости)
выбрать левую панель (Left) и нажать клавишу Enter (Ввод).
В результате на экране появятся подкоманды,
в) выбрать, работая клавишами со стрелками, подкоманду
Полная (Full) и нажать клавишу Enter (Ввод).
10.4. Высветить на правой панели имена файлов с расширением,
их размеры, даты и время создания.
Порядок работы аналогичен описанному в задании 11.1, только
в этом случае выбирается Правая панель (Right) в п. 6).
10.5. Быстрый поиск файла.
Например, найти файл format.com.
Нортон предлагает два способа быстрого нахождения файла:
1 способ
Порядок работы:
а) нажать функциональную клавишу F9 (PullDn).
В результате на экране на самом верху появится верхнее меню
Нортона;
б) работая клавишами со стрелками, выбрать команду
(Commands) и нажать клавишу Enter (Ввод).
В результате на экране появятся подкоманды;
в) выбрать, работая клавишами со стрелками, подкоманду По-
иск файла на диске (Find File) и нажать клавишу Enter (Ввод).
В результате на экране появится диалоговое окно, в котором
необходимо набрать имя файла (например, format) или пер-
вые символы его и выбрать кнопку ОК или нажать клавишу En-
ter (Ввод):
г) Нортон найдет и выделит найденный файл.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
4-954
49
3.2. NORTON COMMANDER
2 способ
Порядок работы.
Одновременно нажать две клавиши Alt и F7 (Alt+F7).
На экране появится диалоговое окно, описанное выше, и поря-
док работы, описанный в пп. в) и г), повторяется.
Задание 11. Удаление файла
Если файлы, в которых хранится информация, не нужны, они
подлежат удалению. Это приведет к освобождению места на
диске для записи других файлов.
I Помните!
При выполнении этой операции надо быть очень внимательным.
Например, удалить файл на А: cly.doc, созданный ранее по
заданию 5 и переименованный в задании 7.
Порядок выполнения.
1. Выделить курсором Нортона файл cly.doc.
2. Нажать функциональную клавишу F8 (DEL).
На экране появляется диалоговое окно, в котором указывается
имя файла, подлежащего удалению.
3. Для подтверждения удаления файла нажать клавишу Enter
(Ввод).
Для отмены режима нажать клавишу Esc либо, работая кла-
вишами со стрелками, выбрать в диалоговом окне кнопку Can-
cel (Отмена).
При удалении нескольких файлов, сначала их необходимо вы-
делить (см. задание 2.5), а затем нажать клавишу F8.
ь
Приложение к журналу «Управление персоналом»
50
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ
WINDOWS 3.11
Принято считать, что Windows представляет собой новую
графическую оболочку операционной системы DOS. Версии
Windows 3.0-3.1 и Windows 3.11 для рабочих групп (сетевой ва-
риант) обязательно требуют наличия на ПК системы DOS, в за-
дачу которой входят запуск Windows и ее поддержка.
В разделе описана популярная версия графической оболочки
Windows 3.11. Для объяснения основных приемов работы приво-
дятся названия команд как на русском, так и на английском
языках.
Основная идея, заложенная в основу оболочки Windows —
естественное представление информации, т.е. информация дол-
жна представляться в такой форме, которая обеспечивает на-
глядность представления, удобство работы и управления для
пользователя. При разработке системы были определены следу-
ющие идеологические требования к ней:
— возможность настраиваться на работу со всеми видами
дисплеев и принтеров;
— способность выполнять одновременно несколько задач;
— поддержка единообразия приемов и методов ведения ди-
алога с пользователем за счет разработки унифициро-
ванного графического интерфейса;
— обеспечение возможности запуска одной или нескольких
задач, созданных для работы в DOS;
— обеспечение организации обмена данными между при-
ложениями.
В системе Windows экран компьютера называют «поверх-
ность стола» (desktop). На экране вся работа пользователя произ-
водится в прямоугольных областях, называемых окнами (Win-
dows). В окнах могут располагаться программы и документы.
Windows 3.11 предлагает пользователю работать с программа-
ми управления и прикладными программами.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
4е
51
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
К программам управления среды Windows 3.1 и Windows 3.11
относятся:
— Диспетчер Программ (Program Manager), позволяющий
организовать прикладные программы;
— Диспетчер Файлов (File Manager), позволяющий органи-
зовать файлы и каталоги на дисках и управлять ими;
— Панель Управления (Control Panel), позволяющая изменять
такие параметры Windows, как цвета экрана, шрифты,
изменять оформление экрана, устанавливать принтеры и
т.п.;
— Диспетчер Печати (Print Manager), распределяющий и
выполняющий все запросы печати;
— Буфер Обмена (ClipBoard), используемый для перемеще-
ния и копирования информации;
— Список. Задач (Task List), используемый в любое время
для быстрого переключения между активными приклад-
ными программами.
Прикладные программы, входящие в пакет Windows:
• Текстовый редактор Write, позволяющий создавать тек-
сты;
• Графический редактор Paintbrush, позволяющий рисовать
простейшие рисунки, графики, блок схемы;
• Часы (Clock), позволяющие отслеживать реальное время;
• Калькулятор (Calculator), позволяющий производить вы-
числение арифметических операций в варианте стандар-
тного калькулятора;
• Календарь (Calendar), позволяющий эффективно органи-
зовать свое рабочее время за счет заполнения ежедневни-
ка, месячного планирования, использования функций
сигнала и будильника. Программа Календарь поставляется
в Windows 3.1, в сетевой версии Windows 3.11 ее можно
доустановить;
• Картотека (Cardfile), позволяющая создавать и работать с
небольшими базами данных;
• Блокнот (Notepad), простейший текстовый редактор;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
52
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
• Таблица Символов (Character Мар), позволяющая включать
различные специальные знаки в программы Windows.
А также ряд полезных сетевых программ:
— Почта (Mail), позволяющая пересылать сообщение из од-
ного компьютера другому;
— Телефон (Chat), позволяющий пользователям общаться
между собой;
— Расписание (Schedule*) — программа, позволяющая поль-
зователям эффективно организовать свое рабочее время.
При работе с графической оболочкой Windows используется
манипулятор мышь.
Манипулятор мышь — это устройство, обеспечивающее пе-
ремещение курсора по экрану монитора и передачу указаний
пользователя. Перемещение курсора мыши на экране происхо-
дит синхронно с перемещением самой мыши по поверхности
стола. Работа с мышью включает в себя следующие операции:
• щелчок — кратковременное нажатие и отпуск левой или
правой кнопки мыши. Обычно для щелчка используется
левая кнопка мыши, если это не оговорено особо;
• двойной щелчок — два щелчка с малым интервалом меж-
ду ними;
• перетаскивание — перемещение мыши при нажатой ле-
вой кнопке.
Курсор мыши, в зависимости от его местонахождения, ситу-
ации на экране и т.д., автоматически меняет свою форму (вид):
к § I О
Чаще всего курсор имеет вид стрелки.
Запуск системы
Для запуска системы Windows необходимо набрать на клави-
атуре команду win, т.е. команда на экране будет иметь вид
C:\>win или выделить курсором файл win.com и нажать клавишу
[J] (ввод). В результате на экране появляется окно, приведен-
ное ниже:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
53
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
В среде Windows появляются окна двух типов:
— окна, в которых выполняются приложения, называют
прикладными окнами;
— окна, подчиненные другим, которые служат для индика-
ции документов или пиктограмм, называются окнами до-
кументов или групповыми окнами.
Все окна имеют сходные элементы (рис. 7):
1 — строка меню. В строке меню отображен список доступ-
ных команд;
2 — кнопка системного меню. С помощью команд системного
меню можно изменить размер окна, переключиться на другую
программу, закрыть текущую программу;
3 — строка заголовка, содержит имя текущей программы или
документа;
4 — заголовок окна, зависит от типа окна, в котором он по-
является. Это может быть имя прикладной программы, имя до-
кумента или группы, каталога или файла;
5 — кнопка свернуть, позволяет уменьшить окно в значок
(пиктограмму);
Приложение к журналу «Управление персоналом»
54
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
6 — кнопка развернуть, позволяет развернуть окно на весь
экран;
(Если окно развернуто на весь экран, то в правом верхнем
углу появляется кнопка вида 1x1, позволяющая восстановить ок-
но до нормального состояния);
7 — рабочая зона окна;
8 — указатель мыши (курсор), при перемещении мыши по
полю экрана указатель мыши меняет свою форму;
9 — вертикальная линейка прокрутки, позволяет просматри-
вать текст, если он не поместился на экране или пролистывать
страницы;
10 — горизонтальная линейка прокрутки, позволяет просмат-
ривать текст, если он не уместился на экране;
11 — угол окна, используется для одновременного увеличе-
ния или уменьшения длины и ширины окна.
Выход из системы Windows 3.11
Выход из системы Windows производится из программы
Диспетчер Программ (Program Manager) одним из трех способов:
1. Вызвать Системное меню, для чего щекнуть левой
кнопкой мыши по кнопке системного меню. Курсором
мыши щелкнуть по команде «закрыть» (Close); на запрос
системы нажать клавишу ОК.
2. Воспользоваться клавиатурной комбинацией [Alt]+[F4],
3. Дважды щелкнуть левой клавишей мыши, установив ее
на кнопку системного меню.
Работа с окном в среде Windows
Окно может быть представлено в виде полноэкранного,
нормального, пиктограммы. Приемы выполнения этих опера-
ций описаны в таблице:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
55
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Представ- ление окна Исполнение через сис- темное меню Исполнение через кнопки
Полно- экранное 1. Щелкнуть мышкой по кнопке системного меню. 2. Выбрать команду «развернуть» («Maximize»). Щелкнуть мышкой по правой верхней кнопке SJ
Нормальное 1. Щелкнуть мышкой по кнопке системного меню. 2. Выбрать команду «размер» («Size»). Щелкнуть мышкой по правой верхней кнопке
Пикто- грамма 1. Щелкнуть мышкой по кнопке системного меню. 2. Выбрать команду «свернуть» («Minimize»). Щелкнуть мышкой по правой верхней кнопке
Изменить размер окна можно подведя мышку к границе или
углу окна, при этом изменится форма курсора из в <->, удер-
живая кнопку мышки, передвигать ее в нужном направлении.
Окно можно перемещать по экрану, для этого нужно устано-
вить мышь на строку заголовка и, удерживая кнопку мыши, пе-
редвигать ее в нужном направлении.
При переводе пиктограммы в нормальное окно возможны
следующие приемы работы:
1. Установить мышь на название пиктограммы и дважды
щелкнуть левой кнопкой мыши.
2. Установить мышь на название пиктограммы и щелкнуть
левой кнопкой мыши, при появлении команд системно-
го меню выбрать команду «восстановить» (Restore).
При работе с Windows часто приходится работать с так назы-
ваемыми диалоговыми окнами, которые являются разновиднос-
тью подчиненных окон. Windows выдает диалоговое окно тогда,
когда система не может завершить выполнение какой-либо ко-
манды или есть необходимость проинформировать пользователя
Приложение к журналу «Управление персоналом»
56
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
о возможных последствиях его действий. Как правило, размер
диалогового окна неизменен, перемещение его возможно только
путем перетаскивания его «за заголовок». В диалоговом окне
всегда имеется несколько полей переключателей (кнопок) с зак-
люченными в них надписями. В диалоговых окнах имеются так
называемые поля ввода, в которых пользователь может вводить
текст, а также поля списков (имеющие изображение Ш), содер-
жащие список объектов доступных для выбора. Выход из диало-
гового окна происходит через поле переключателя ОК или От-
мена (Cancel).
Например, диалоговое окно команды «Печать» имеет вид:
Печать
Принтер: HP LaserJet III на LPT1:
Печатать: Документ [~±|
Копий: [Q
Диапазон страниц -----------------------
(• Все
С Текущая страница С Выделение
О Страницы:
Введите номера и/или диапазоны страниц,
разделенные запятыми. Например, 1,3,5-12
Г” Печать в дайл
|х Копии в подбор
Напечатать: Все страницы диапазона! ±
Меню
Эффективным средством управления средой Windows дос-
тупным практически из любого окна или пиктограммы является
меню. Для вызова меню достаточно щелкнуть по нему мышью.
Из рисунка, отображающего окно Диспетчер Программ, видно,
что система работает с системным меню (верхняя левая кнопка)
и меню из строки меню.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
57
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Системное меню содержит в основном команды, предназна-
ченные для изменения размеров и представления окна: «Вос-
становить» (Restore), «Переместить» (Move), «Размер» (Size),
«Свернуть» (Minimize), «Развернуть» (Maximize), «Закрыть»
(Close), а также команду «Переключиться в...» (Switch То...), по-
зволяющую увидеть список активных приложений, выполнить
переходы между ними.
Меню из строки меню содержит команды, выполняемые в
данной программе. Так, например, Диспетчер программ содержит
следующие команды меню: «Файл» (File), «Параметры»
(Options), «Окно» (Window), «Справка» (Help).
ОКНО ДИСПЕТЧЕР ПРОГРАММ (PROGRAM MANAGER)
Диспетчер Программ является центральной программой сре-
ды Windows 3.11. Целью ее существования является демонстра-
ция «ассортимента» доступных приложений, их упорядочение и
запуск. Пока Windows работает, это окно активно, с закрытием
окна завершается работа с Windows. После запуска системы
Windows обычно появляется окно Диспетчера Программ иЛи его
пиктограмма. В окне Диспетчера Программ появляются группо-
вые окна или их пиктограммы: Главная (Main), Реквизиты
(Accessories), Игры (Game), Сеть (Network), Группа Запуска (Start
Up) и т.д.
Диспетчер программ, в случае необходимости, позволяет
упорядочить пиктограммы и окна. Способы упорядочения приве-
дены в таблице 6:
Таблица 6
Вид окна Упорядочение через меню (автоматическое) Упорядочение ручным спосо- бом с помощью мыши Упорядоче- ние ручным способом с помощью клавиатуры
Пикто- грамма / способ. В окне Диспетчера Про- грамм выбрать команду «Параметры» (Options), далее выбрать подко- С помощью мыши переме- щать отдельные значки на новое место, т.е. выб- рать значок с помощью мы- Открыть Сис- темное меню с помощью клавиш ALT+Дефис (-), выбрать команду «Пе-
58
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Вид окна Упорядочение через меню (автоматическое) Упорядочение ручным спосо- бом с помощью мыши Упорядоче- ние ручным способом с помощью клавиатуры
манду «Автоупорядоче- ние» (Auto Ar- range). 2 способ. Выбрать команду «Окно» (Windows), а в ней подкоманду «Упорядочить значки» (Arrange Icons). ши, нажать ле- вую кнопку и, не отпуская ее, двигать значок на новое место, только после установки знач- ка отпустить кнопку мыши. реместить» и с помощью клавиш со стрелками переместить значок в нужное мес- то.
Пол- ноэк- ранное или нор- маль- ное Выбрать команду «Окно» (Windows), а в ней подкоманду «Каскад» (Cascade) или «Мозаика» (Tile), которые позво- ляют изменить размещение окон на поверхности экрана. Работая мыш- кой, для уменьшения размера окна устанавливаем мышку на угол окна или на его границы, изме- няем размер окна до нужно- го, устанавливая мышку на стро- ку заголовка, перемещаем ок- но в нужном направлении.
Часто пользователю необходимо запустить программу, рабо-
тающую под управлением DOS, например, систему Norton
Commander или конкретную программу автоматизированного
рабочего места (АРМа), не выходя из системы Windows 3.11.
Для выполнения этой операции пользователь может создать
свое групповое окно, а в нем программный элемент
(пиктограмму), который является программой запуска нужной
для пользователя системы. Как это можно выполнить, описано
в приведенной ниже таблице 7:
59
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Таблица 7
Создание Порядок работы Примечание
группо- вого окна 1. В меню команды «Файл» (File), выбрать подкоманду «Создать» (New). 2. Отметить «Группа про- грамм» (Program Group) и нажать кнопку «Да» (ОК). 3. В поле «Описание» (Description) ввести имя создаваемой группы и на- жать кнопку «Да» (ОК). На экране возникает диалоговое окно «Новый программный объект» (New Program Object). После второго дей- ствия на экране по- явится новое диало- говое окно «Свойства группы программ» (Program Item Proper- ties).
элемента 1. В меню команды «Файл» (File) выбрать подкоманду «Создать» (New). 2. Отметить «Программный элемент» (Program Item) и нажать кнопку «Да» (ОК). 3. В поле «Описание» (Description) ввести имя создаваемого элемента, в поле «Командная строка» (Command Line) ввести имя файла программы, включая полный путь и расширение. Если имя неизвестно, то выбирается кнопка «Пролистать» (Browse) для отображения списка файлов и катало- гов. Выбираем в списке нужный файл и нажимаем кнопку «Да» (ОК). и Программа по умол- чанию присвоит зна- чок новому элементу. Чтобы изменить зна- чок, необходимо на- жать кнопку «Изменить значок» (Change Icon), выб- рать нужный и на- жать кнопку «Да» (ОК).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
60
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Удаление программного элемента и группового окна
Для удаления программного элемента или группового окна
щелкнуть по нему левой кнопкой мыши, затем в меню «Файл»
(File) выбрать команду «Удалить» (Delete), появится сообщение
о необходимости подтверждения операции удаления, выбрать
кнопку ОК.
В Windows 3.11 имеется несколько предварительно опреде-
ленных групп, в каждой из которых содержатся пиктограммы
программ, работающих в графической среде. При установке
Windows и ее первом запуске Диспетчер программ появляется на
экране с группами Главная (Main), Реквизиты (Accessories),
Группа запуска (Start Up) и т.д. Основными для пользователя
являются группы Главная (Main) и Реквизиты (Accessories).
В группе Главная расположены системные программы
Windows: Панель Управления, Окно Папки обмена, Диспетчер
файлов, Диспетчер печати и т.д.
S Диспетчер Програм IM -1 [Главная) ▼ ж
= Файл Параметры Окно Справка ж
g ж s и Диспетчер Панель Диспетчер Окно Файлов Управления Печати Папки Обмена Поддержка Редактор Read Me для 866 PIF (Прочти Меня) | Установка Windows
В группу Реквизиты включены прикладные программы для
Windows, которые могут быть полезными для пользователей:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
61
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Часы, Калькулятор, Календарь, Картотека, Таблица Символов,
Блокнот, редактор Write, графический редактор Paintbrush.
Реквизиты
Редактор
Write
Paintbrush!
Т ерминал
Блокнот
Запись
Макрокоманд
Картотека
Календарь
Калькулятор
Часы
Упаковщик
Объектов
Т аблица
Символов
Медиаплеер
Ей
PRI
Звукозапись
Раскладка
Клавиатуры
Индикатор
Клавиатуры
ОСНОВНОЕ НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИЕМЫ РАБОТЫ
С ПРОГРАММАМИ ГРУППЫ ГЛАВНАЯ
Панель Управления (Control Panel)
Панель Управления используют для изменения различных
настроек и параметров системы Windows. Панель Управления
находится в групповом окне Главная (Main). Чтобы запустить
Панель Управления, необходимо выбрать значок «Панель Управ-
ления» в окне Главная и дважды щелкнуть левой кнопкой мы-
ши. На экране появляется окно Панель Управления с различны-
ми параметрами системы, изображенными в виде значков: цвет,
оформление, шрифты, порты, клавиатура, стандарты, дата/вре-
мя и т.д.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
6->
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Цвет (Color) используется для настройки различных элемен-
тов экрана: цвета окон, значков и т.д. После выбора пиктограм-
мы «цвет» (двойной щелчок мышью) на экране появляется диа-
логовое окно, в котором расположены возможные варианты
цветовой гаммы, после выбора одного из них здесь же в демон-
страционном окне можно увидеть, как это будет выглядеть.
Оформление позволяет установить Узор (Wallpaper) или Обои
(Pattern) для экрана, задать программу Хранителя Экрана (Screen
Saver), задать частоту мигания курсора, и т.д. Эти операции
можно будет выполнить, если выбрать и запустить пиктограмму
Оформление (Desktop). На экране появится диалоговое окно.
Выбирая желаемые варианты предлагаемых узоров, обоев и т.д.,
можно настроить и оформить системы по своему вкусу.
Шрифты (Fonts) включают описание нескольких шрифтов,
которые входят в стандартную поставку Windows. Эти шрифты
включают: экранные шрифты, шрифты для графопостроителя и
шрифты TrueType. Экранные шрифты используются для вывода
на экран текста, который появляется в диалоговом окне или в
окне прикладной программы. Шрифты для графопостроителя
могут масштабироваться и используются для вывода информа-
ции на экран или для графопостроителей. Шрифты TrueType
также могут масштабироваться до любого размера, предлагаемо-
го системой. Эти шрифты выглядят на печати так же, как на
экране.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
63
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Стандарты (International) и Дата/Время (Date/Time) позво-
ляют установить формат времени и даты, формат валюты, фор-
мат числа, которые будут использоваться в прикладных про-
граммах.
Мышь (Mouse), эта программа позволяет регулировать ско-
рость перемещения мыши по экрану, регулировать максимально
допустимый временной интервал между нажатиями кнопок
мыши при выполнении двойного щелчка, для пользователей-
левшей предусмотрена возможность переключения клавиши
мыши с левой на правую (т.е. в этом случае щелчок, двойной
щелчок, перетаскивание будут осуществляться с помощью пра-
вой клавиши мыши).
Окно Папки Обмена (ClipBook Viewer)
С помощью Окна Папки Обмена можно просмотреть содер-
жимое Буфера Обмена и Папки Обмена на рабочей станции.
Скопированная или вырезанная информация помещается в Бу-
фер Обмена, впоследствии эту информацию можно вставить из
Буфера Обмена в другие документы и приложения или сохра-
нять ее в Папке Обмена на рабочей станции. Чтобы запустить
программу, необходимо выбрать значок Окно Папки Обмена в
окне Главная и дважды по нему щелкнуть левой кнопкой мыши.
На экране появляется картинка, приведенная ниже:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
64
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3,11
Вырезанные или копируемые в буфер данные остаются
в нем до тех пор, пока в него не скопируют другие. При выходе
из Windows информация в буфере пропадает.
Если используется прикладная программа Windows, то поря-
док перенесения информации с помощью команд «Копировать»
(Сору) или «Вырезать» (Cut) (т.е. удалить) в буфер следующий:
1. Выбрать данные, которые необходимо вырезать или
скопировать.
2. Войти в команду «Редактирование» (Edit) или «Правка»
(Edit) и выбрать команду «Копировать» (Сору) или
«Вырезать» (Cut).
3. Чтобы вставить информацию из буфера, необходимо
поместить курсор в то место, куда надо вставить данные
из буфера, войти в меню «Редактирование» (Edit) и выб-
рать команду «Вставить» (Paste).
Диспетчер файлов (File Manager)
Диспетчер файлов является вспомогательной программой,
обеспечивающей управление файловой системой DOS. Про-
грамма находится в групповом окне Главная (Main). При вызове
программы (двойной щелчок левой кнопкой мыши по пиктог-
рамме Диспетчер файлов) появляется картинка, приведенная
ниже:
Файл Диск Дерево Просмотр Параметры Окно Справка
Диспетчер Файлов
ППЕ
C:\WINDOWS\*.
1—-Mb |[™ =kl с
- СЗ excel - CU Fonts - ЁЗ gmouse ~C3gs - СЗ nc - О пи - СИ poisk ~ СЗ qemm - СЗ sc - СЗ sekret - СЗ tools -C3tik РИЯИ _ _ ♦ I»» E) bootlog. txt Cjmsapps □ calc.exe СЗsystem В calc, hip C3temp C3calendar.exe n_defauR.pif В calendar.hlp В25Бсо1ог.Ьтр В canyon, mid □ add866.exe Dcardfile.exe В add866 hip В cardfile hip Pl afkcihic.grp В cars.bmp Bapps.hip В castle.bmp Barcade.bmp Bccard100.ini В arches, bmp П ccard200. exe Pl ainulp hmn ГПг.Ьлмгплп p.xp. В charmap В chimes, w В chitz.bmf В chord, wa nclipbrd.e> В clipbrd.hli П clock, ext ГЗ control e> В control hl В control, in В dadppah В ding wav Pl ГЬг.пяп i T
|С: 33 708Кб свободно. Всего 164192Кб [Всего 143 файл(ов) (5 040 2В9 бай-
5-954
65
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
В левой части окна отображена директория, в правой части
окна отображается содержимое активной или текущей директо-
рии. Пиктограммами желтого цвета обозначены директории,
пиктограммами другого цвета — файлы.
Активная директория имеет пиктограмму^ раскрытой книги
(!^), все остальные в виде закрытой книги (I—]).
Команды меню «Дерево» (Tree) позволяют отмечать или не
отмечать расширяемые ветви, показывать один уровень текущей
директории, показывать корневую директорию и т.д.
В правой части экрана отображены дочерние директории и
файлы текущей директории. Файлы имеют пиктограммы раз-
личного вида:
• с голубой полосой — пиктограммы файлов, которые за-
пускаются программой и используются средой Windows,
они имеют расширение exe, com, pif, bat; E3mem.exe;
• с чистым листочком (D) — пиктограммы файлов, не со-
зданных каким-либо приложением Windows;
• с заштрихованным листочком (©) — созданы каким-
либо приложением Windows.
С помощью меню «Просмотр» (View) можно просматривать
файлы различным образом (имя, отдельные характеристики и
т.д.), а также сортировать файлы различными способами.
Программа Диспетчер Файлов дает возможность просмотра
данных, хранящихся как на винчестере, так и на дискетах, по-
зволяет копировать, удалять, переименовывать файлы, создавать
директории и т.д.
Для выбора дискового устройства возможны два варианта:
1. Щелкнуть мышкой по значку того устройства, кото-
рое необходимо выбрать.
2. Выбрать команду «Диск» (Disk) в меню Диспетчера
Файлов, а в нем команду «Выбор устройства» (Select
Drive), появляется список устройств — выбрать необ-
ходимый и нажать кнопку «Да» (ОК).
При смене каталога необходимо щелкнуть указателем мыши
по строке с именем каталога.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
66
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Открытие нескольких окон каталогов возможно следующими
способами:
1) способ. Дважды щелкнуть мышкой по значку устройства.
2) способ. Войти в меню «Окно» (Windows) и выбрать коман-
ду «Новое окно» (New Windows).
Выбор активного окна каталога. Если одновременно открыто
сразу несколько окон каталога, то только одно может быть ак-
тивным. Чтобы сделать неактивное окно активным, предлагают-
ся следующие способы:
1) способ. Щелкнуть мышкой в любом месте окна, которое
хотим сделать активным.
2) способ. Открыть Системное меню и в нем выбрать команду
«Следующий» (Next).
3) способ. Войти в меню «Окно» (Windows) и использовать
команды «Каскад» или «Мозаика».
Копирование файла или группы файлов. Для того, чтобы ско-
пировать файл или группу файлов, надо выделить их одним из
нижеперечисленных способов:
1. Для выделения файла — щелкнуть по нему левой кноп-
кой мыши.
2. Для выделения группы подряд расположенных файлов
нажать клавишу Shift и, не отпуская клавиши, щелкнуть
по первому файлу блока, затем — по последнему.
3. Для выделения группы файлов, расположенных не под-
ряд, нажать клавишу Ctrl, не отпуская ее, левой кнопкой
мыши отметить все нужные файлы.
Примечание. При ошибочном выборе нужно повторно щелкнуть и
маркировка исчезает, далее действия повторить, как указано выше.
Для копирования файла или группы файлов нажать клавишу
Ctrl и левую кнопку мыши. Удерживая левую кнопку мыши на-
жатой, переместить файл или группу файлов на новое место
(при этом перемещается пиктограмма), затем отпустить клавишу
Ctrl и левую клавишу мыши, после чего появляется запрос на
подтверждение операции копирования, подтвердить его, нажав
клавишу Да (YES).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
5*
67
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Для закрытия окна каталогов можно использовать один из
двух способов:
1) способ. Дважды щелкнуть мышкой по кнопке Сис-
темного меню выбранного окна.
2) способ. Войти в Системное меню и выполнить ко-
манду «Закрыть» (Close).
Диспетчер печати (Print Manager)
Диспетчер печати является прикладной программой системы
Windows, управляющей выводом на печать. С помощью этой
программы можно установить и настроить принтеры, подклю-
читься к принтерам, находящимся в сети, а также управлять вы-
водом на печать файлов.
В любой момент, пока не началась печать файла, можно
проверить статус файла в очереди и изменить его (кроме перво-
го файла).
Для проверки статуса файлов необходимо открыть окно Дис-
петчер печати в групповом окне Главная:
“| Принтер Документ Просмотр Параметры Справка
за ЙШ ЙИ н ш шв
и £ мя принтера/докуиента [ Состоите [ Размер D ► Локальный пользователь: Microsoft Word -OF ► Печатает 17 Кб D Локальный пользователь: Microsoft Word • RA 17 Кб D Локальный пользователь: Microsoft Word - PL. 16 Кб ' D Локальный пользователь: Microsoft Word-ZA 50 Кб D Локальный пользователь: Microsoft Word • ZA 50 Кб HP LaserJet HIP в LPT1 (не используется совместно Ожидание 0 заданий [7 7
Принтер не подсоединен или в нем закончилась бумага.
где 1 — информация об очереди на печать (включает имя
файла, размер файла, время и дату посылки на пе-
чать).
Изменить положение файла в локальной .очереди на печать
можно следующим образом: отметить файл, положение которого
Приложение к журналу «Управление персоналом»
68
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
надо изменить (нажать левую кнопку мыши), переместить файл
в новое положение в очереди.
Для приостановки печати необходимо из меню выбрать ко-
манду «Пауза» (Pause); для возобновления печати выбрать ко-
манду «Восстановить» (Resume).
Для удаления файла из очереди необходимо выделить файл,
подлежащий удалению, выбрать команду в окне диспетчера пе-
чати «Удалить» (Delete), в появившемся диалоговом окне под-
твердить удаление, нажав кнопку «Да» (ОК).
Прикладные программы среды Windows
Часы (Clock)
Для того чтобы пользователь мог следить за временем, кор-
ректировать его, в состав Windows включены Часы. Программа
Часы находится в группе Реквизиты. Для запуска программы
необходимо дважды щелкнуть мышкой по пиктограмме Часы.
Часы могут быть представлены как цифровые или как стрелоч-
ные. Выбор осуществляется через меню программы «Часы»
(Clock) и «Параметры» (Settings) при выборе команды «Стре-
лочные» (Analog) или «Цифровые» (Digital).
С помощью команды «Установить шрифт» (Set Font) можно
изменить вид шрифта для цифр индикации.
Калькулятор (Calculator)
Калькулятор в Windows представлен двумя видами: стандар-
тным и научным. Стандартный калькулятор позволяет выпол-
нять простые расчеты и сохранять результаты в памяти. Науч-
ный — выполнять сложные научные и статистические расчеты.
Для запуска Калькулятора в группе Реквизиты необходимо
выбрать значок Калькулятор.
Для выполнения простейших расчетов необходимо:
1. Ввести первое число.
2. Выбрать оператор, который применяется при расчете.
3. Ввести следующее число.
4. Выбрать на калькуляторе кнопку = (знак равно).
Для удаления результата нажать на калькуляторе кнопку С
или нажать Esc.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
69
3,3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Календарь (Calendar)
Программа Календарь поставляется с Windows 3.1 и является
календарем-памяткой для ежедневной работы с дополнитель-
ными возможностями месячного планирования, с функциями
сигнала и будильника, срабатывающего в установленный
пользователем момент времени и в определенный срок. В Win-
dows 3.11 эту программу можно доустановить, скопировав файл
calendar.exe в директорию Windows и используя прием, описан-
ный в таблице 7.
Календарь запускается традиционным для Windows спосо-
бом — двойным щелчком курсора мыши по пиктограмме Кален-
дарь, находящейся в группе Реквизиты (Accessories).
в Календарь-(Без Имени) DB1
Файл Инфо Редактирование Просмотр Показ Будильник Параметры
17:14 [♦Д+j Воскресенье, 30 Июнь 1996
7:00 I 1
8:00
9:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
' » -
16:00 мМ
17:00
18:00
19:00
20:00
Программа Календарь позволяет работать с двумя видами
календарей: на день и на месяц. Для переключения из режима
День в режим Месяц или наоборот возможны два способа:
1) способ. Необходимо воспользоваться командой «Просмотр»
(View), где и выбрать нужный режим.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
70
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
2) способ. Дважды щелкнуть мышкой по строке состояния в
окне Календаря. Для возврата назад достаточно дважды
щелкнуть по нужной дате в календаре.
Для назначения времени какого-то события (например,
встречи) надо в режиме День ввести краткую информацию об
этом событии рядом с заданным временем.
Отображение различных дней можно выполнять различными
способами:
1) способ. В меню Календаря выбрать команду «Показ»
(Show), где выбрать подкоманду «Следующий» или «Пре-
дыдущий».
2) способ. В меню «Показ» выбрать команду «Дата» (Date), в
появившемся диалоговом окне ввести нужную дату и выб-
рать кнопку «Да» (ОК).
| Примечание. Допустимые форматы дат: 8.3.94 или 8-3-94 или 8/3/94.
Установка будильника производится следующим образом:
выбрать время для установления будильника, в меню «Будиль-
ник» (Alarm) выбрать команду «Установить» (Set). Для установки
звукового сигнала в меню Будильник необходимо выбрать ко-
манду «Параметры» (Control), в появившемся диалоговом окне
установить флажок «Звук».
Для изменения параметров ежедневника (например, интер-
вала времени) необходимо выбрать в меню команду «Пара-
метры» (Options), а в ней команду «Параметры дня» (Day set-
tings), далее указать нужные параметры и нажать клавишу «Да»
(ОК).
Картотека (Cardfile)
Программа Картотека позволяет создать базу данных не-
большого объема, которую можно использовать для записи
имен, адресов, телефонов и другой информации.
Для запуска программы необходимо дважды щелкнуть мыш-
кой по значку Картотеки, находящемуся в группе Реквизиты.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
71
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
где 1 — информационное поле, в которое можно вводить
информацию;
2 — строка состояния;
3 — стрелки просмотра;
4 — строка заголовка карточки.
Для заполнения пустой карточки необходимо:
В меню «Редактирования» (Edit) выбрать команду «Заго-
ловок» (Index) или дважды щелкнуть мышкой по заголовку кар-
точки. В появившемся диалоговом окне в строке заголовка ввес-
ти заголовок карточки и выбрать кнопку «Да» (ОК). Символ
ввода переместится в информационное поле, в котором можно
ввести информацию (не более 40 символов). Для введения но-
вой карточки выбирается команда «Добавить» (Add) в меню
«Карточка» (Card).
Программа предусматривает два возможных варианта про-
смотра Картотеки: просмотр карточек и просмотр списка.
В режиме просмотра карточек на экране виден набор отдельных
карточек, в режиме списка на экран выводится список заголов-
ков карточек, расположенных в алфавитном порядке.
Поиск текста в картотеке выполняется следующим образом:
1. В меню «Поиск» (Search) выбрать команду «Найти»
(Find), появится диалоговое окно.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
72
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
2. В этом диалоговом окне в поле «Найти» (Find) ввести
искомый текст.
3. В диалоговом окне установить один из флажков «Вверх»
(Up) или «Вниз» (Down) для организации поиска вперед
или назад.
4. В диалоговом окне выбрать кнопку «Повторить поиск»
(Find Next).
5. Для следующего вхождения еще раз нажать кнопку
«Повторить поиск» и т.д.
6. Если текст не будет обнаружен, программа сообщит об
этом и попросит нажать кнопку «Да» (ОК).
Таблица Символов
Таблица Символов Windows позволяет вставлять в другие
программы символы, недоступные с клавиатуры, а также неко-
торые символы, содержащиеся в символьных шрифтах. Таблица
Символов работает только совместно с прикладными програм-
мами Windows.
Для запуска таблицы символов необходимо выбрать значок
Таблица Символов в группе Реквизиты. После запуска на экране
появляется картинка, приведенная ниже:
где 1 — таблица доступных шрифтов;
2 — поле для копирования символов в буфер Обмена;
3 — таблица символов выбранного шрифта.
Для того, чтобы вставить символ в документ, необходимо
выполнить следующие действия:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
73
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
1. Открыть список «Шрифт» (Font) и выбрать нужный
шрифт.
2. Щелкнуть мышкой по символу, который выбрали.
Примечание. Если символ надо рассмотреть, то после выбора
символа необходимо нажать кнопку мыши и удерживать ее.
3. Нажать кнопку «Выбрать» (Select), указанный символ
появится в окне «Копировать символы» (Characters to
copy).
4. Для того чтобы поместить символ в Буфер, необходимо
нажать кнопку «Копировать» (Сору).
5. Переключиться в тот документ, в который необходимо
скопировать символ.
6. Выбрать тот же шрифт, что и в Таблице Символов.
7. Поместить курсор в то место, где должен стоять символ.
8. В меню команды «Редактирования» (Edit) выбрать под-
команду «Вставить» (Paste).
Блокнот (Notepad)
Программа Блокнот является простейшим текстовым редак-
тором, позволяющим ввести и просмотреть небольшую по объе-
му информацию (до 50 кб). Запись производится одним шриф-
том постоянного размера, отсутствуют возможность вставки
графиков и большинство возможностей оформления текста.
Запуск Блокнота производится из группы Реквизиты путем
двойного щелчка по левой кнопке мыши. На экране появляется
окно, приведенное ниже:
74
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Работа с текстом в Блокноте во многом похожа на работу
с текстом в любой другой прикладной программе Windows.
Для того, чтобы текст в окне Блокнота не выходил за преде-
лы окна, необходимо установить автоматическое выравнивание.
Для этого выбирают в меню «Редактирование» (Edit) команду
«Перенос строки» (Word Wrap).
Для поиска определенной информации по тексту нужно:
1. Переместить курсор на то место, с которого начинается
поиск.
2. Воспользоваться в меню «Поиск» (Search) командой
«Найти» (Find).
Появится диалоговое окно.
3. Ввести в поле «Найти» (Find) диалогового окна иско-
мый текст.
4. Для того, чтобы учитывать при поиске строчные и про-
писные буквы, нужно установить флажок «Различать
прописные/строчные буквы».
5. Выбрать кнопку «Повторить поиск» (Find Next).
Для поиска следующего вхождения нажать еще раз
кнопку «Повторить поиск» и т.д.
6. При отсутствии вхождений программа сообщит об этом
и попросит нажать кнопку «Да» (ОК).
Редактор Write
Редактор Write является прикладной программой Windows,
предназначенной для обработки текста.
Для запуска редактора необходимо дважды щелкнуть левой
кнопкой мыши по пиктограмме Редактор Write в группе Рекви-
зиты. На экране появляется окно, приведенное ниже:
75
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Окно редактора типовое и состоит из рабочего поля, имею-
щего линейки прокрутки, строку меню, строку заголовка.
Сразу после открытия окна можно вводить текст. Мигающая
черточка в рабочем поле называется маркером или текстовым
курсором. При вводе текста в рабочем поле редактора за марке-
ром перемещается и другой символ, имеющий вид маленького
круга со штрихами, этот элемент называют маркером конца тек-
ста.
Для разделения текста на абзацы необходимо перевести кур-
сор на конец текста, т.е. перед маркером конца и нажать кла-
вишу ввода Enter.
Разделение абзаца можно удалить, подведя курсор на начало
абзаца и нажав на клавиатуре клавишу Backspace.
Выделение (маркировка) текста может проводиться следую-
щим образом:
Объект выделения Процедура выполнения
Слово Щелкнуть дважды мышкой слово, подлежащее выделению.
Строка Подвести указатель мыши к области экрана пе- ред началом строки (часто называют зоной выде- ления) и щелкнуть мышкой. Если необходимо выделить несколько строк, то, удерживая левую кнопку мыши, перемещать указатель мыши вверх или вниз до тех пор, пока все нужные строки не будут выделены.
Абзац Дважды щелкнуть по левой кнопке мыши перед абзацем.
Весь документ Переместить указатель мыши в зону выделения, нажать клавишу на клавиатуре Ctrl и, удерживая ее, щелкнуть левой кнопкой мыши.
Выделенный текст можно удалить с помощью клавиши De-
lete.
Выделенный текст можно перенести на новое место, для
этого:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
76
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
1. Выбрать в меню «Редактирование» (Edit) команду
«Вырезать» (Cut), в результате выделенный текст попа-
дает в Буфер Обмена.
2. Установить курсор на то место, куда будет вставляться
текст.
3. Выбрать в меню «Редактирование» (Edit) команду
«Вставить» (Paste).
Выделенный текст можно скопировать, в этом случае все
действия, приведенные выше, повторяются, только вместо ко-
манды «Вырезать» надо выбрать команду «Копировать» (Сору).
Примечание. Для отмены маркировки курсор мыши нужно поста-
вить с правой стороны текста на любое свободное место или подве-
сти курсор к тексту и нажать клавишу мыши.
Редактор Write предлагает различные виды оформления и
обработки текста: шрифты, расположение и выравнивание строк
и абзацев и разбивку на страницы. Для форматирования текста
используются команды из меню «Символ» (Character) и «Абзац»
(Paragraph). Для автоматического разбиения документа на стра-
ницы используется команды меню «Файл» (File) «Разбить на
страницы» (Repaginate). Если требуется произвести разбивку
вручную, то нужно воспользоваться комбинацией клавиш
Ctrl+Enter.
Для поиска текста необходимо воспользоваться командами
меню «Найти» (Find). На экране появляется диалоговое окно, в
котором в поле «Найти» (Find What) необходимо ввести текст,
который требуется искать. Это может быть отдельный символ,
слово, словосочетание.
Найти:
Найти
Отмена
П Должно Совпадать Все Слово
ЕН Различать Строчные/Прописные Буквы
Повторить И «иск
Приложение к журналу «Управление персоналом»
77
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Примечание. Поиск всегда выполняется от позиции текстового кур-
сора в направлении к концу текста, поэтому перед поиском по-
ставьте курсор в начале текста.
Замена текста служит удобным способом исправления тек-
ста. После выбора команды «Заменить» (Replace) из команды
«Поиск» (Find) на экране появится диалоговое окно, в котором
сначала надо сообщить программе «что искать» в поле «Найти»
(Find What), а затем сообщить на «что поменять» в поле «Заме-
на» (Replace With).
Графический редактор Paintbrush
Графический редактор относится к наиболее интересным
приложениям Windows. В помощью графического редактора
можно создавать простейшие рисунки, чертежи, блок-схемы.
Графический редактор может принимать (и передавать) графики
посредством буфера промежуточного хранения Windows, поэто-
му он часто используется для обмена графической информацией
между программами Windows.
Запуск Графического Редактора осуществляется путем двой-
ного щелчка левой кнопкой мыши по пиктограмме Paintbrush в
окне Реквизиты, в результате на экране появляется окно, при-
веденное ниже:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
78
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
Рабочее поле является как бы полотном, на котором создает-
ся чертеж, рисунок и т.д. Курсор, помимо помощи при выборе
различных команд, служит главным образом для построения
чертежей или создания рисунка. Как правило, курсор изобража-
ется в виде маленькой стрелки, однако в рабочем поле он может
быть самой различной формы, которая изменяется в соответ-
ствии с выбранным инструментом.
Любой графический рисунок можно сохранить, используя в
меню «Файл» (File) команду «Сохранить как...» (Save As...).
В появившемся диалоговом окне пользователь задает имя фай-
ла, а программа сама присвоит файлу расширение .bmp.
Создание простых рисунков включает в себя следующие шаги:
1. Выбор цвета фона.
2. Выбор основного цвета.
3. Выбор толщины линии для рисования.
4. Рисование.
5. Редактирование рисунка.
Цвета фона и рисунка выбираются из Палитры цветов.
Для выбора цвета фона — указать курсором мыши на выб-
ранный цвет в области Палитры и щелкнуть правой кнопкой мы^
ши, затем в меню «Файл» выбрать команду «Создать».
Для выбора основного цвета для рисования — указать курсо-
ром мыши на выбранный цвет в области Палитры и щелкнуть
левой кнопкой мыши. ' '
Для изменения толщины линии необходимо щелкнуть левой
кнопкой мыши по одному из образцов, приведенному в Наборе
образцов толщины линий.
Для выбора инструмента для рисования необходимо указать
курсором на выбранный инструмент и щелкнуть левой кнопкой
мыши.
Для рисования необходимо переместить курсор в то место, в
котором будет начинаться рисунок и, удерживая левую кнопку
мыши, начать рисовать.
Отмена внесенных изменений в рисунок возможна либо с по-
мощью команды «Отменить» (Undo) в меню «Редактирование»
(Edit), либо с помощью инструмента «Ластик».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
79
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WIND0WS111
Графический Редактор предлагает для работы следующие
инструменты:
где 1 — ножницы
2 — резак
3 — распылитель краски
4 — текст
5 — цветной ластик
6 — ластик
7 — валик
8 — кисть
9 — лекало
10 — линейка
11 — прямоугольник
12 — закрашенный прямоугольник
13 — скругленный прямоугольник
14 — закрашенный скругленный прямоугольник
15 — окружность/эллипс
16 — закрашенная окружность/эллипс
17 — многоугольник
18 — закрашенный многоугольник
Для копирования рисунка в Буфер Обмена используется сле-
дующий порядок:
1. Выбрать инструмент — ножницы, т.е. щелкнуть курсо-
ром мыши по пиктограмме инструмента ножницы.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
80
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
2. С помощью инструмента вырезать рисунок или его
часть, в этом случае курсор мыши появляется в рабочем
поле в виде перекрестия, необходимо растянуть его до
прямоугольника, охватывающего всю область вырезае-
мого рисунка.
3. В меню «Редактирования» (Edit) выбрать команду «Ко-
пировать» (Сору).
Рисунок попадает в Буфер Обмена.
Приемы работы в диалоговом окне Сохранить как...
Работая в приложениях Windows 3.11 (текстовом редакторе
и т.д.), пользователю необходимо уметь сохранять созданную на
ПК информацию. При первичном сохранении используется ко-
манда «Сохранить как...» из меню «Файл». Порядок работы
с этой командой в Windows унифицирован во всех работающих
с файлами программах.
При первичном сохранении информации необходимо:
1. Выбрать команду «Файл», а в ней подкоманду «Сохранить
как...».
В результате появляется диалоговое окно, приведенное
ниже:
6-954
81
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
2. В диалоговом окне Сохранить как... порядок работы сле-
дующий:
а) выбрать, при необходимости, диск , щелкнув мышкой по
списку поля Диск, а затем по имени нужного диска;
б) выбрать каталог, в который будет записываться информа-
ция, щелкнув по нему дважды мышкой, при этом каталог в виде
пиктограммы будет иметь вид раскрытой книги
в) в поле Файл дать имя файлу и щелкнуть мышкой по
кнопке ОК.
Примечание. Расширение файлу не давать, т.к. программа это сдела-
ет сама. Например, если Вы создаете текст в текстовом редакторе
Write, то при сохранении текста система присвоит файлу расшире-
ние .wrt.
Если Ваш файл имеет имя, то при повторном сохранении
необходимо использовать команду «Файл», а в ней подкоманду
«Сохранить».
Приемы работы в диалоговом окне Открыть
При редактировании файла, хранимого на диске, сначала
необходимо выполнить операции его загруки с помощью ко-
манды «Открыть». Порядок работы с этой командой в Windows
унифицирован во всех работающих с файлами программах.
1. Выбрать команду «Файл», а в ней подкоманду «Открыть».
В результате появляется диалоговое окно, приведенное ниже:
82
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
2. В диалоговом окне Открыть порядок работы следующий:
а) выбрать, при необходимости, диск, щелкнув сначала
мышкой по списку поля Диск, а затем по имени нужного диска;
б) выбрать каталог (директорию), в котором хранится Ваш
файл, щелкнув по нему дважды мышкой, при том каталог в виде
пиктограммы примет вид раскрытой книги
в) найти нужный файл, щелкнуть мышкой по его имени, да-
лее по кнопке ОК.
Переключение между программами
При запуске нескольких программ для выполнения каждой
из них, как Вы заметили, предназначено свое окно. В Windows
существует понятие активное окно, им называется окно той
программы, с которой пользователь работает в данный момент.
На экране могут быть открыты несколько окон, но активным
может быть только одно. Для смены активного окна существует
несколько способов:
1) способ. Если окно программы видно на экране, то доста-
точно щелкнуть мышью по этому окну и оно станет ак-
тивным.
2) способ. Переключение с помощью клавиш на клавиатуре
Alt и Tab. Переключение выполняется следующим обра-
зом: нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, нажимать и
отпускать клавишу Tab. На экране в окне будут появляет-
ся названия запушенных программ. При появлении нуж-
ной для Вас программы отпустите клавиши Alt и Tab, при
этом произойдет переключение на нее.
Примечание. Список запущенных программ изменяется цикличес-
ки, поэтому, если переключение не получилось, его можно повто-
рить.
3) способ. Использовать комбинацию клавиш Control и Esc.
На экране появится окно Список задач, для перехода на
требуемую задачу выделить ее в списке с помощью мыш-
ки и выбрать режим (кнопку) «Переключиться в» (Switch
То) или выполнить двойной щелчок по названию задачи.
4) способ. Двойным щелчком на обоях вызывать на экран
Список задач. Переключение между задачами как в п.З.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
6*
«3
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА В СИСТЕМЕ
WINDOWS 3.11
Задание 1. Изменение размера окна
l.l. Представить окно Диспетчер программ в виде пиктограммы
Порядок работы.
Щелкнуть мышкой по правой верхней кнопке —I окна Диспет-
чер программ (см. рис. 1).
В результате окно превращается в пиктограмму и устанавли-
вается в нижней строке экрана.
1.2. Восстановить окно Диспетчер программ
Порядок работы:
а) щелкнуть мышкой по пиктограмме.
В результате появятся подкоманды системного меню;
6) выбрать подкоманду «Восстановить», щелкнув по ней мыш-
кой.
1.3. Представить окно распахнутым на весь экран
Порядок работы.
Щелкнуть мышкой по правой верхней кнопке J-J окна Диспет-
чер программ (см. рис. 1).
В результате окно распахивается на весь экран.
1.4. Представить окно в стандартном (нормальном) виде
Порядок работы.
Щелкнуть мышкой по правой верхней кнопке ixJ окна Диспет-
чер программ (см. рис. 1).
Задание 2. Запустить окна Главное и Реквизиты
Для выполнения этой операции возможны 2 способа.
1 способ
Порядок работы:
а) из меню Диспетчера программ выбрать команду Окно,
6) в результате появляются подпрограммы этой команды, из
них выбрать окно Главное.
Повторить пп. а) и 6), только в этом случае выбрать окно Рек-
визиты.
84
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
2 способ
Подвести курсор мыши к пиктограмме окна Главное и щелк-
нуть по ней мышью, в появившемся системной меню выбрать
команду Восстановить.
Аналогичные действия провести для запуска окна Реквизиты,
только не забудьте курсор мыши в этом случае подвести к окну
Реквизиты.
Задание 3. Расположить окна Главное и Реквизиты мозаикой
Порядок работы:
а) из меню Диспетчера программ выбрать команду Окно,
б) в результате появляются подпрограммы этой команды, из
них выбрать подкоманду Мозаика.
Задание 4. Свернуть в пиктограмму окно Реквизиты
Порядок работы.
Щелкнуть мышкой по правой верхней кнопке окна Реквизи-
ты программ.
Задание 5. Создать директорию USER1 на дисководе С:
Порядок работы:
а) в окне Главное запустить программу Диспетчер файлов,
дважды щелкнув по пиктограмме Диспетчер файлов мышкой.
В результате раскрывается окно Диспетчера файлов;
6) выбрать дисковод, на котором будем создавать директорию,
в нашем случае С:;
в) в меню этого окна выбрать команду Файл, в ней подкоманду
Создать каталог, в появившемся диалоговом окне набрать имя
каталога USER1 и нажать в диалоговом окне на кнопку ОК.
Задание 6. Отформатировать чистую дискетку, вставленную
в дисковод А:
Порядок работы:
а) в окне Главное запустить программу Диспетчер файлов,
дважды щелкнув мышкой по пиктограмме.
В результате раскрывается окно Диспетчера файлов;
6) выбрать команду Диск, а в ней подкоманду Форматирование
диска;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
Я 5
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
в) в появившемся диалогом окне «Форматирование диска»
выбрать устройство (например, А:) и емкость форматирования,
нажать кнопку ОК.
| Примечание, Не забудьте вставить дискету в дисковод А:.
Задание 7. Запустить программу Часы
Порядок работы:
а) в окне Реквизиты запустить программу Часы (дважды щелк-
нув мышкой по пиктограмме).
В результате раскрывается окно Часы;
б) через команду Параметры произвести выбор шрифта, уста-
новить режим дата, убрать секунды, выбрать режим «Без заго-
ловка», изменить размер окна и переместить окно в нижний
правый угол.
Задание 8. Произвести настройку часов
Порядок работы:
а) в окне Главное запустить программу Панель управления,
дважды щелкнув мышкой по пиктограмме, в появившемся ок-
не выбрать пиктограмму Дата/Время, дважды щелкнув мыш-
кой по пиктограмме;
б) в появившемся диалоговом окне «Дата и время» установить
нужные значения даты, месяца и т.д., поставив курсор на дату
или месяц, год, час, минуты, после чего щелкнуть мышью по
кнопке ОК.
Задание 9. Произвести расчеты с помощью программы Каль-
кулятор
Порядок работы.
В окне Реквизиты запустить программу Калькулятор, дважды
щелкнув мышкой по пиктограмме.
В результате раскрывается окно калькулятора.
Задание 10. Создать текст с помощью текстового редактора
Write и сохранить его в директории USER1 под именем text2
Порядок работы:
а) в окне Реквизиты запустить программу Write, дважды щелк-
нув мышкой по пиктограмме.
В результате раскрывается окно текстового редактора Write;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
86
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3 11
б) набрать текст, например, следующий:
Личное заявление работника о приеме, пере-
воде или увольнении пишется, как правило, от
руки, в произвольной форме или на трафаретном
бланке, разработанном на предприятии.
в) сохранить текст, для этого:
— выбрать команду Файл, в ней подкоманду Сохранить
как,
— в появившемся диалоговом окне, выбрать дисковод
С:, в поле Каталог выбрать каталог USER1 (для чего не-
обходимо сначала подняться в корень, т.е. дважды щел-
кнуть мышью по С:, затем найти директорию USER1 и
войти в нее, т.е. дважды щелкнуть по ней мышью),
— в поле Файл набрать имя файла text2, предваритель-
но удалив в этом поле информацию *.wrt. Удобнее всего
сделать это, щелкнув дважды мышью по этой информа-
ции (при этом информация высветится голубым цве-
том), затем нажать клавишу на клавиатуре Delete.
Для выхода из текстового редактора Write нажать на кнопку
системного меню окна Write.
Задание 11. Создать ежедневник и сохранить его в директории
USER1 (для пользователей Windows 3.1)
Порядок работы:
а) в окне Реквизиты запустить программу Календарь, дважды
щелкнув мышкой по пиктограмме.
В результате раскрывается окно программы Календарь;
6) подвести мышь к конкретному времени и щелкнуть по нему
мышью (курсор встанет напротив выбранного времени), на-
брать текст планируемого события (например, совещания,
встречи и т.д.).
Таким же образом зафиксировать все другие планируемые со-
бытия на любой день месяца, года;
в) сохранить созданный календарь, для этого:
— выбрать команду Файл, в ней подкоманду Сохранить
как,
— в появившемся диалоговом окне, выбрать дисковод
С:, в поле Каталог выбрать каталог USER1 (для чего не-
обходимо сначала подняться в корень, т.е. дважды щел-
кнуть мышью по С:, затем найти директорию USER1 и
войти в нее, т.е. дважды щелкнуть по ней мышью),
Приложение к журналу «Управление персоналом»
87
3.3. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ГРАФИЧЕСКОЙ ОБОЛОЧКЕ WINDOWS 3.11
— в поле Файл набрать имя файла calenl, предвари-
тельно удалив в этом поле информацию *.cal. Удобнее
всего сделать это, щелкнув дважды мышью по этой ин-
формации (при этом информация высветится голубым
цветом), затем нажать клавишу на клавиатуре Delete.
Для выхода из программы Календарь нажать на кнопку сис-
темного меню или выбрать команду Файл, а ней подкоманду
Выход.
Примечание. Помните, что для внесения новых сведений
в Ваш ежедневник необходимо войти в программу Календарь,
вызвать на экран Ваш файл, например, созданный в задании
11 calenl.cal., с помощью команды Файл и Открыть.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
88
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ
РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Текстовой редактор Word для Windows (полное название
Microsoft Word for Windows или часто встречаемое в литературе
WinWord) — один из самых популярных программных продук-
тов для обработки текстов. Эта популярность не случайна. Word
для Windows работает в среде Microsoft Windows, благодаря чему
обладает присущим этой среде удобством пользовательского ин-
терфейса.
Редактор выполняет все основные действия по оформлению
текста, имеет возможность оформление текста в несколько ко-
лонок, вставку рисунков, создание таблиц, автоматическое со-
ставление предметных указателей и оглавлений.
Word для Windows предоставляет развитые средства печати
по шаблонам, деловым письмам, содержит программу контроля
орфографии и многое другое.
Текстовой редактор предлагает богатый набор шрифтов, гар-
нитур, что позволяет оформлять документы очень качественно и
красиво.
В данном разделе будут рассмотрены основные приемы ра-
боты с текстовым редактором Word для Windows версии 2.0 и
более поздней версии 6.0, которые может использовать менед-
жер в своей работе. Новая версия текстового редактора продол-
жает идеологию, принятую в предыдущей версии Word 2.0. Но-
вовведения связаны с улучшенным интерфейсом, новыми гра-
фическими возможностями. Самым существенным в Word 6.0
является требование к памяти. Word 2.0 требует по крайней ме-
ре 1 Мб памяти для основной работы текстового редактора, для
использования всех возможностей — 2 Мб. При использовании
Word 6.0 на Вашем компьютере должно быть установлено не
менее 4 Мб оперативной памяти доступных для WINDOWS,
иначе Word 6.0 сообщит о нехватке памяти. В минимальной
комплектации редактор Word 6.0 занимает на диске 6 Мб, мак-
симальная комплектация требует 24 Мб.
Далее в тексте будут описаны основные приемы работы
с текстовым редактором. Как будет видно, выполнение этих
приемов Word 2.0 и Word 6.0 в основном одинаково. Отличие
заключается в том, что в Word 6.0 были изменены названия не-
которых команд и добавлены новые пункты меню. Все измене
ния в названиях и позициях команд меню приведены в прило
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
жении 2. Изменен вид диалоговых окон: в Word 6.0 применяют-
ся трехмерные диалоговые окна в виде ящичков с карточками-
вкладами (приложение 3), улучшены функции форматирования
документа и т.д. Для работы с Word 2.0 или Word 6.0 предвари-
тельно на Вашем компьютере должна быть установлена среда
Microsoft Windows.
Описание выглядят как краткие инструкции пользователю
по выполнению основных технологических операций, необхо-
димых при работе (ввод текста, сохранение текста, шрифтовое
оформление и т.д.).
При описании команды приведены их названия на русском
и в скобках на английском языке.
Для запуска программы Word 2.0 Вы должны войти в среду
Microsoft Windows, найти в окне Диспетчера программ окно
Microsoft Word 2.0 (смотри рисунок), подвести указатель мыши
к пиктограмме Microsoft Word 2.0 и дважды нажать на левую
клавишу мыши:
Если Вы работаете в Word 6.0, то также необходимо войти в
среду Microsoft Windows, в Диспетчере программ найти пиктог-
рамму (значок программы) «Microsoft Word», обычно он нахо-
дится в группе «Microsoft Office» (рис. 8):
Рис. 8
90
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Установить курсор мыши на значок программы, дважды
щелкнуть по левой кнопке мыши — программа запускается.
После вызова программы Word 6.0 на экране дисплея появ-
ляется рабочий экран (окно) редактора Word для Windows
(рис. 9):
Рис. 9
Приложение к журналу «Управление персоналом©
91
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Рисунок 9 отображает вид экрана английской и русской вер-
сий Word 6.0.
Структуры окон Word 2.0 и 6.0 схожи между собой и состоят
из строки заголовка, строки меню, панели инструментов «Стан-
дартной» и «Форматирования», масштабной линейки.
Строка заголовка — верхняя строка экрана, в ней стоит имя
приложения Microsoft Word, а за ним имя редактируемого фай-
ла. Новый документ всегда называется Документ! (Document!).
Число 1 указывает на то, что Word может работать с нескольки-
ми документами. В строке заголовка имеется три кнопки: левая
кнопка называется кнопкой вызова системного (управляющего)
меню; две правые кнопки позволяют изменить размер окна.
С помощью первой кнопки -Z-I можно свернуть окно до пиктог-
раммы, с помощью второй либо распахнуть окно на весь экран,
если кнопка изображена 2J, либо восстановить окно до стан-
дартных (нормальных) размеров, если кнопка имеет вид JrJ.
Строка меню находится под строкой заголовка. В строке ме-
ню перечислены команды: «Файл» (File), «Правка» (Edit), «Вид»
(View), «Вставка» (Insert), «Формат» (Format), «Сервис» (Tools),
«Таблица» (Table), «Окно» (Window), «Справка» (Help). Каждая
команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функ-
циональную направленность. После выбора одной из команд
(для чего необходимо подвести указатель мыши на выбранную
команду и нажать левую клавишу мыши) открывается подменю
этой команды.
Панель инструментов «Стандартная» содержит кнопки со
значками. Значки — это команды, которые можно найти и в
меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам
удобно использовать панель инструментов, щелкая мышкой по
выбранной команде. Основные команды панели инструментов
приведены в таблице 8.
Таблица 8
Вид кнопки Название команды Содержание команды
□1 Создать Создание нового документа
Открыть Открытие существующего до- кумента
92
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Вид кнопки Название команды Содержание команды
в Сохранить Сохранение активного доку- мента
Печать Печать активного документа
[7^ Просмотр печати Показ внешнего вида доку- мента, выводимого на печать
Орфография Проверка орфографии актив- ного документа
и Вырезать Удаление выделенного фраг- мента текста и помещение его в буфер обмена
й Копирование Копирование выделенного фрагмента текста в буфер об- мена
1^1 Вставлять Вставка копии содержимого буфера обмена в текущую по- зицию курсора
Формат Перенос форматирования вы- деленного текста на другой фрагмент текста
22 О i Отмена/Повтор (используется Word 6.0) Отмена результата предыду- щих операций/Повтор после- дней операции
я Автоформат Автоматическое форматиро- вание документа
Автотекст Создание или вставка элемен- тов автотекста в зависимости от выделения
Таблица Вставка таблицы
®1 Таблица Excel Вставка таблицы Excel
93
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Вид кнопки Название команды Содержание команды
.3S Колонки текста Изменение количества коло- нок в выделенном разделе
я Рисунок Управление изображением панели инструментов «Рисования»
1111 Вставка диаграммы Вставка диаграммы в доку- мент
Й1 Спец, символ Конец абзаца. Включает и выключает индикацию сим- вола
|150Х |±| Масштаб Выбор масштаба изображения документа
а? I Справка Справочная информация по элементам экрана
Панель инструментов «Форматирования» содержит сокра-
щенные обозначения самых употребительных операций, выпол-
няемых при оформлении текста. Основные команды панели
форматирования приведены в таблице 9.
Таблица 9
Вид кнопки Название команды Содержание команды
| Нормальный Стиль
lTimesET !*| Шрифт Изменение вида шрифта
|io |i| Размер шрифта Изменение размера шрифта в пунктах
ж| Включение и выключение полужирного начертания
к| Включение и выключение курсивного начертания
Приложение к журналу «Управление персоналом»
94
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Вид кнопки Название команды Содержание команды
Включение и выключение подчеркивания символов
Выравнива- ние слева Форматирование текста с выравниванием по левому краю
ЗИ: Центриро- вание Форматирование текста с центрированием
Выравнива- ние справа Форматирование текста с выравниванием по право- му краю
5^5 Блочное вырав- нивание Форматирование текста с блочным выравниванием
1*-* 1 Нумерация Создание нумерованного списка
ТП| .w| Списки- бюллетени Создание списка- бюллетеня
jjjj? Смещение вправо Смещение текстового аб- заца вправо к следующей позиции табуляции
Смешение влево Смещение текстового аб- заца влево к следующей позиции табуляции
s Обрамление Управление обрамлением панели инструментов «Обрамление»
Масштабная (горизонтальная) линейка находится под пане-
лью инструментов «Форматирования». В ней размешены марке-
ры (фиксаторы) отступа и позиции табуляции того абзаца, в ко-
тором расположен курсор. Используя мышь, можно быстро из-
менить отступы абзацев, ширину столбцов таблицы и т.д.
Приложение к журналу «Управление персонаж»»»
95
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Общий вид масштабной линейки Word 6.0 приведен на ри-
сунке 10:
индикатор
/фиксатор красной строки абзаца индикатор линейки
\ фиксатор левого отступа фиксатор правого отступа
Рис. 10
Индикатор линейки может отражать формат страницы, ука-
зывая на фиксацию основных отступов страницы, формата таб-
лицы при создании табличной формы документа; формат абзаца
в виде значков A L, J для Word 6.0. Для изменения вида инди-
катора необходимо щелкнуть по нему мышью.
Примечание. Индикатор для настройки ширины столбцов появляет-
ся в том случае, если курсор ввода находится внутри таблицы.
Фиксатор левого отступа определяет положение левой гра-
ницы абзаца.
Фиксатор правого отступа определяет положение правой
границы абзаца.
Фиксатор красной строки определяет положение красной
строки абзаца.
В процессе работы можно делать панели видимыми и неви-
димыми на экране. Для Word 6.0 в меню используется также
команда «Вид» (View), а в ней подкоманда «Панели инструмен-
тов». Из полученного списка панелей инструментов выбрать
нужные, щелкнув по ним мышкой.
96
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Основные приемы работы при создании документа в Word 2.0
и Word 6.0
Для создания нового документа порядок работы в текстовом
редакторе Word версии 2.0 или 6.0 одинаков, при этом необхо-
димо:
1. В строке меню выбрать команду «Файл» (File).
2. В подменю указать команду «Создать» (New).
3. На экране появляется диалоговое окно, позволяющее
выбрать режим и т.д. документа. Система по умолчанию
предлагает стандартный режим Normal.
4. Выбрать предлагаемый режим, нажав мышкой на кла-
вишу «ОК».
5. Текстовой процессов откроет окно в рабочей области
экрана и присвоит ему новое название «Документ!».
6. Набрать текст.
7. При работе с текстом можно использовать следующие
возможности:
— Для перехода на новый абзац нажать на клавишу
«Enter».
— Для перехода на новую строку в том же самом абзаце
следует одновременно нажать на клавиши Shift и Enter.
— Для печати поверх набранного текста нажать клавишу
Insert (вставка). В строке состояния появляются буквы
OVR, указывающие на смену режима печати. Для воз-
врата обратно в режим вставки нажать клавишу Insert.
— Для перемещения по тексту использовать линейки про-
смотра.
— Для перемещения в определенное место документа выб-
рать в меню команду «Правка» (Edit) и подкоманду
«Перейти на...» (GO ТО), появится диалоговое окно. На-
пример, для перемещения на 5 страницу в поле ввода
диалогового окна набрать символ «р» и номер требуемой
страницы, т.е. р5.
— Для выделения части текста подвести указатель мыши к
началу области выделения и затем, нажав и удерживая
левую кнопку мыши, расширять высвечиваемый участок
текста до требуемой величины. Для выделения всего тек-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
7-954
97
3,4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6,0 ДЛЯ WINDOWS
ста использовать команду «Правка» (Edit) и подкоманду
«Выделить Все» (Select АП). Для отмены выделения —
переместить мышь на любое место вне этой области
и щелкнуть по левой кнопке мыши.
— Для удаления части текста необходимо сначала его вы-
делить, а затем нажать на клавиатуре клавишу Delete.
— При ошибочном выполнении какого-то действия (на-
пример удаления части текста) в редакторе имеется воз-
можность восстановить исходную ситуацию (например,
вернуть исходный текст). Для этого в меню выбрать ко-
манду «Правка» (Edit), а ней подкоманду «Отменить»
(Undo).
— Для перемещения части текста на новое место необхо-
димо:
а) выделить перемещаемый участок;
б) в строке меню выбрать команду «Правка» (Edit), а
ней подкоманду «Вырезать» (Cut). При этом выде-
ленная часть текста исчезает с экрана и перемещает-
ся в Буфер (Clipboard);
в) установить курсор на то место, куда требуется пе-
реместить текст;
г) в строке меню выбрать команду «Правка» (Edit), а
ней подкоманду «Вклеить» (Paste).
Примечание. При копировании выделенного текста вместо подко-
манды «Вырезать» (Cut) необходимо выбрать «Копировать» (Сору).
Другой способ быстрого копирования или перемещения заключается
в том, что после выделения текста, курсор мыши подводят на выде-
ленный участок и нажимают на левую клавишу мыши (в случае пе-
ремещения) или CTRL + левая клавиша мыши (в случае копирова-
ния), при этом указатель мыши меняет свою форму, и, удерживая
клавиши, переводят указатель мыши на то место, куда необходимо
переместить или скопировать текст, только после этого отпускают
клавишу мыши и клавишу CTRL на клавиатуре.
/
Либо
Для создания нового документа можно выбрать кнопку
«Создать» Й на стандартной панели инструментов.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
98
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6,0 ДЛЯ WINDOWS
Установка полей
При печати документа выводимый текст располагается внут
ри границ, устанавливаемых полями. По умолчанию верхнее и
нижнее поле устанавливается равным 1 дюйму (2.54 см), а левое
и правое — равными 1.25 дюйма (3.175 см).
Существуют три способа изменения установки полей:
1) в режиме просмотра образцов печатных страниц (Print
Preview);
2) с использованием команды меню.
Установка полей по 1-му способу:
а) выбрать команду «Файл» (File), а в ней подкоманду
«Просмотр» (Print Preview);
б) выбрать режим «Линейка» Jjil при работе Word 6.0;
в) подвести указатель мыши к маркеру границы поля на
линейки (курсор примет форму двунаправленной стрелы)
[ г 1 V 2 4 6 8 10 12 14 Г Г
и. нажав левую кла-
вишу мыши, переместить границу в заданное место, отпус-
тить мышь.
Примечание. Аналогичные действия по установке полей производят-
ся через команду «Вид», а в ней — «Параметры страницы».
Установка полей по 2-му способу:
а) выбрать команду «Формат» (Format), а в ней подкоманду
«Страницы» (Page Setup), если Вы работаете в Word 2.0 или
выбрать команду «Файл» (File), а в ней подкоманду «Пара-
метры страницы» (Page Setup) при работе в Word 6.0;
б) в появившемся диалоговом окне выбрать режим «Поле»
(Margins), в нем установить значений верхнего поля (Тор),
нижнего поля (Bottom), левого поля (Left), правого поля
(Right), красной строки (Gutter);
в) по окончании установки выбрать кнопку «ОК».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
7*
99
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Сохранение документа
Сохранение документа выполняется после того, как доку-
мент создан, а также периодически в процессе работы для пре-
дотвращения потери информации из-за сбоев компьютера. Для
сохранения документа в меню выбрать команду «Файл» (File), а
в ней подкоманду «Сохранить» (Save) — при повторном сохра-
нении или «Сохранить как» (Save As) или «Сохранить все» (Save
All) — при первичном сохранении. В появившемся диалоговом
окне (рис. И) выбрать диск, ввести имя файла, в котором будет
сохраняться документ и нажать на панели диалогового окна
кнопку ОК.
Рис. 11
Либо
Сохранение документа можно выполнить и с помощью
кнопки «сохранить» JS1 на панели инструментов.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
100
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2 0 И 6 0 ДЛЯ WINDOWS
Загрузка документа
Кроме создания новых документов, менеджерам часто при-
ходится редактировать старые документы, т.е. те, которые хра-
нятся на диске. Для проведения работ по редактированию ста-
рого документа сначала его надо загрузить в окно текстового
редактора, для этого:
а) выбрать команду «Файл» (File), а в ней подкоманду «От-
крыть» (Open);
б) в появившемся диалоговом окне указать нужный диск,
каталог, а далее выбрать имя файла загружаемого докумен-
та;
в) нажать кнопку «ОК».
Либо
Загрузку документа можно выполнить и с помощью кнопки
«открыть» Ж1 на панели инструментов.
Режим поиска
Поиск документа можно осуществлять по имени файла, кон-
тексту, ключевым словам и т.д. Для этого:
а) выбрать команду «Файл» (File), а в ней подкоманду
«Открыть» (Open);
б) в появившемся диалоговом окне выбрать кнопку «Най-
ти» (Find File), в новом диалоговом окне «Поиск» (Search),
задавая комбинацию условий поиска по расширению, по
имени файла, по названию, автору и т.д.
Шрифтовое оформление документа
Текстовый процессор дает возможность работать с набором
шрифтов различной гарнитуры (Font). В каждой гарнитуре
шрифты различаются размером или кеглем (Points) и начертя
нием (Style).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
101
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Выбор гарнитуры:
а) выбрать команду «Формат» (Format), а в ней подкоманду
«Символ» при работе с Word 2.0 или подкоманду «Шрифт»
(Font) при работе с Word 6.0;
б) в появившемся диалоговом окне, в поле «Шрифты»
(Font) выбрать нужную гарнитуру шрифта, используя об-
ласть просмотра списка, предлагаемого системой;
или для выбора кегля шрифта:
в) в появившемся диалоговом окне, в поле «Кегль» (Point)
выбрать нужный размер, используя список размеров пред-
лагаемых системой;
Примечание. Кегль измеряется в пунктах. 1 пункт = 1/72 дюйма =
= 0.353 мм.
или для выбора начертания шрифта:
г) в появившемся диалоговом окне, в поле «Стиль» (Style)
выбрать нужный, используя список предлагаемых системой:
жирный, курсив, подчеркивание.
Текст может иметь и комбинированное оформление.
Либо
Шрифтовое оформление можно выполнять, используя кноп-
ки панели форматирования (см. таблицу 9).
Оформление абзаца
Выбрать в строке меню команду «Формат» (Format), а в ней
подкоманду «Абзац» (Paragraph). В диалоговом окне Абзаца за-
дать требования к оформлению:
а) в поле «Выравнивания» (Alignment) — из списка предла-
гаемого системой выбрать допустимый тип: влево, центри-
рование и т.д.;
б) в поле «Отступ» (Indentation) задать следующие виды от-
ступов:
— «Слева» (From Left) — отступ с левой стороны на задан-
ное расстояние,
— «Справа» (From Right) — отступ с правой стороны на за-
данное расстояние,
Приложение к журналу «Управление персоналом»
102
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
— «Первая строка» (Fist Line) — отступ на заданное рассто-
яние в первой строке абзаца;
в) в поле «Интервал» (Spacing) устанавливается величина
межстрочных интервалов. В полях «Перед» (Before) и «Пос-
ле» (After) задаются интервалы выделенных или текущего
абзаца (т.е. абзаца, в котором находится курсор). Это рас-
стояние отсчитывается в единицах интервалов (Li). Один
интервал = 0.16 дюйма = 12 пунктам (pt) = 4.23 мм. В поле
«Межстрочный» (Line Spacing) устанавливается величина
межстрочного интервала внутри абзаца;
г) установка табуляции осуществляется в диалоговом окне
Табуляции (Тав) либо с помощью команды «Формат» (For-
mat), в ней подкоманды «Табуляция». В поле «По умолча-
нию» (Default Tab Stops) можно установить новый шаг табу-
ляции. Стандартный шаг 0.5 дюйма = 1.27 см. В поле
«Позиция табуляции» (Tab Stop Position) можно ввести ин-
дивидуальное значение каждого табулятора. В поле «Вырав-
нивание» (Alignment) можно выбрать тип табулятора: текст
располагается справа от маркера, текст располагается слева
от маркера и т.д.
Примечание. Оформление абзаца можно выполнять, используя
кнопки на панели форматирования и приемы работы с масштабной
(горизонтальной) Линейкой (см. рис. 10).
Оформление страницы
Режим ручного разделения страниц:
а) в строке меню выбрать команду «Вставка» (Insert), а в
ней — подкоманду «Разрыв» (Break);
б) в появившемся диалоговом окне в группе «Граница раз-
дела» (Section Break) выбрать условие установки новой
страницы (New Page) и указать мышкой на кнопку «ОК».
Для удаления страницы, проставленной ручным способом,
необходимо курсор поставить на линию разделения страниц
и нажать на клавиатуре клавишу «Delete».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
103
I .1 (И НОНЫ РАГ.О1Ы С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Задание формата страницы:
цри работе в Word 23);
а) в строке меню выбрать команду «Формат» (Format), а в
ней — подкоманду «Страница» (Page Setup);
б) в появившемся диалоговом окне выбрать режим ввода
параметров формата страницы «Размер и ориентация» (Size
and Orientation);
в) задать или выбрать размеры страницы, выбрать одну из.
двух ориентаций листа бумаги «Вертикальная» (Portrait) или
«Горизонтальная» (Landscape);
г) после выбора указать мышкой на кнопку в диалоговом
окне «ОК».
при работе в Word 60:
а) в строке меню выбрать команду «Файл» (File), а в ней
подкоманду «Параметры страницы» (Page Setup);
б) в появившемся диалоговом окне выбрать режим «Размер
бумаги», задать или выбрать размеры страницы, выбрать
одну из двух ориентаций листа бумаги — «Книжная» (Port-
rait) или «Альбомная» (Landscape);
в) после выбора указать мышкой на кнопку «ОК» в диало-
говом окне.
Нумерация страниц
При оформлении страницы текстовый редактор позволяет
выбрать место, где будут находиться номера страниц (внизу, на-
верху, слева, по центру, справа). Для этого:
а) выбрать команду главного меню «Вставить» (Insert), а в
ней подкоманду «Номера страниц» (Page Numbers);
б) в появившемся диалоговом окне
104
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
используя кнопку списка
выбрать Положение и Вырав-
нивание номера страницы на листе.
Перед печатью в режиме Просмотра (команда «Файл-Про-
смотр» (File-Print Preview)) можно увидеть нумерацию страниц.
Печать текста
Прежде чем печатать документ, полезно просмотреть его с
помощью режима «Просмотр печати» (Print Preview).
Для печати необходимо:
а) выбрать в строке меню команду «Файл» (File), а в ней
подкоманду «Печать» (Print);
б) в появившемся диалоговом окне установить требуемые
условия печати (количество копий, выводить на печать
страницы, начиная с номера, указанного в поле и т.д.).
Дополнительные возможности режимов печати реализованы
в команде «Опции» диалогового окна «Печать». Можно устано-
вить следующие режимы печати: «Черновая печать» (Draft Out-
put), печать в порядке от последней страницы к первой (Reverse
Print Order) и т.д.
Таблица стилей
Стили — это совокупность описания оформления элементов
текста (символы, абзацы, разделы), которые хранятся под опре-
деленным именем в специальной таблице. Использование сти-
лей позволяет быстро выполнять оформление текста. Текстовой
редактор предлагает набор стандартных стилей. По умолчанию
редактор предлагает стиль «Нормальный» (Normal).
Для создания нового стиля, фиксирующего оформление
выбранного абзаца, необходимо:
а) выделить абзац световым фоном;
б) в меню выбрать команду «Формат» (Format), а в ней
подкоманду «Стиль» (Style);
в) в появившемся диалоговом окне в списке поля «Стили»
выбрать нужный и нажать кнопку «ОК».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
105
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Примечание, Если нужный стиль отсутствует, то при работе
с Word 2.0 в диалоговом окне выбрать режим «определить» и произ-
вести установку значений требуемого стиля, далее указать мышью
на значение в диалоговом окне «применить». При работе с Word 6.0
выбрать кнопку «Изменить», в появившемся диалоговом окне
«Изменить стиль» нажать кнопку Формат и изменить формат стиля,
далее нажать ОК.
Применения стиля, используя панель инструментов
Форматирования:
а) выделить абзац (или часть текста) световым фоном,
(Нормальны!
б) на панели инструментов Форматирования в поле «Стиль»
выбрать имя нового стиля Г
Верхний колонтитул
Заголовок 1
Заголовок 2
Заголовок 3
Нижний колонтитул
Нормальный
текст
титул1
Шрифт абзаца по дмолчаник
Работа с таблицами
Таблица представляет собой удобное средство для представ-
ления информации в виде строк и столбцов.
Возможны два варианта создания таблиц:
I. Создается пустая таблица, а затем она заполняется соот-
ветствующей информацией.
2. Таблица формируется на основе введенного текста.
Примечание, При работе с таблицами удобно сделать видимыми
служебные символы текстового процессора (сетку таблицы, маркер
конца ячейки, маркер конца строки).
Создание пустой таблицы возможно либо с помощью коман-
ды «Вставка таблицы» Я на стандартной панели инструментов,
либо с помощью команды меню «Таблица» (Table).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
I06
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Для создания таблицы необходимо:
1) подвести курсор к месту, где необходимо создать таблицу;
2) на стандартной панели инструментов нажать кнопку
«Вставка Таблицы» (Insert), под кнопкой появляется линия
сетки, нажав и не отпуская левую клавишу мыши, пере-
местить указатель мыши по линии сетки до получения
нужного количества строк и столбцов, а затем отпустить
клавишу мыши.
Либо в меню выбрать команду «Таблица» (Table), а в ней
подкоманду «Вставить таблицу» (Insert). В появившемся ди-
алоговом окне установить нужное количество строк и стол-
бцов.
Оформление существующего текста в виде таблицы
Примечание. Необходимо, чтобы элементы текста, которые будут
впоследствии трансформированы в ячейки таблицы, были разделе-
ны символами конца абзаца или символами табуляции.
1. Выделить световым фоном область текста, которую не-
обходимо преобразовать в таблицу.
2. В строке меню выбрать команду «Таблица» (Table), в
подменю выбрать команду «Преобразовать текст в таб-
лицу» (Convert Text to Table).
3. Если текстовой процессор не может однозначно опре-
делить текст в таблицу, на экране появится диалоговое
окно, в котором необходимо выбрать типа разделителя.
Для перемещения курсора внутри таблицы можно использо-
вать мышь или перемещать курсор между ячейками таблицы,
используя клавишу TAB, а также клавиши перемещения курсора
(клавиши со стрелками).
Для добавления столбцов необходимо:
1. Выделить столбец или группу столбцов справа от места,
в которое требуется вставить новый столбец.
2. В меню выбрать команду «Таблица» (Table), а в ней под-
команду «Вставить столбцы» (Insert Columns).
Для добавления строк необходимо:
1. Выделить строку или группу строк ниже того места,
в которое требуется вставить новую строку или строки.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
107
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
2. В меню выбрать команду «Таблица» (Table), а в ней под-
команду «Вставить строки» (Insert Rows).
Для добавления ячеек необходимо:
1. Выделить ячейку или группу ячеек за тем местом, в ко-
торое требуется вставить новые ячейки.
2. В меню выбрать команду «Таблица» (Table), а в ней под-
команду «Вставить ячейки» (Insert Cells).
Для изменения ширины столбца необходимее
подвести указатель мыши к вертикальной линии сетки
столбца, ширину которого требуется изменить. После того,
как указатель мыши изменит свой вид (<->), нажав и удер-
живая левую клавишу мыши, переместить линию сетки
влево или вправо.
Либо указать мышью на маркер столбца таблицы ...
ширину которой необходимо изменить, нажать левую кла-
вишу мыши и, удерживая ее, переместить маркер по ли-
нейке вправо или влево.
Для удаления ячеек, строк и столбцов необходимо:
1. Выделить ячейку (строку, столбец).
2. В меню «Таблица» (Table) выбрать команду «Удалить»
(Delete).
Обрамление таблицы
Word может отобразить линии сетки таблицы вокруг ячеек
таблицы, делая ее более удобной для работы. При выделении
одной ячейки, ячеек в столбце или строке, ячеек в нескольких
столбцах или строках предлагаются различные образцы обрам-
ления. Для выполнения обрамления необходимо:
1. Выделить таблицу или ее часть.
2. Из меню команды «Формат» (Format) выбрать подко-
манду «Обрамление и заполнение» (Border).
3. В появившемся диалоговом окне создать свой собствен-
ный вариант обрамления, меняя толщину, узор и т.д.
линий:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
108
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
При работе с Word 6.0 можно использовать при обрамлении
команду «Автоформат», предлагающую различные варианты
оформления таблицы. Для этого:
1. Установить курсор в таблице.
2. В меню выбрать команду «Таблица» (Table), а в ней
подкоманду «Автоформат» (Autoformat) таблицы.
3. В списке «Форматы» выбрать вариант оформления.
4. В группе «Применить» (Apply) установить нужные пере-
ключатели и нажать «ОК».
Либо
использовать панель инструментов обрамления
(предварительно выведя его на экран через команду меню
«Вид» (View), подкоманду «Панели инструментов» или с по-
мощью инструмента «Обрамления» Ш1)
| 075 пт
[*j ааааяи|ва !□
Приложение к журналу «Управление персонаж
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Оформление существующего текста в виде таблицы
Примечание. Необходимо, чтобы элементы текста, которые будут
впоследствии трансформированы в ячейки таблицы, были разделе-
ны символами конца абзаца или символами табуляции.
а) выделить световым фоном область текста, которую необ-
ходимо преобразовать в таблицу;
б) в строке меню выбрать команду «Таблица» (Table), в
подменю выбрать команду «Преобразовать текст в таблицу»
(Convert Text to Table);
в) если текстовой процессор не может однозначно опреде-
лить текст в таблицу, на экране появится диалоговое окно,
в котором необходимо выбрать тип разделителя.
Заголовки столбцов для длинных таблиц
При печати длинных таблиц на нескольких страницах при-
нято повторять заголовки столбцов вверху каждой страницы, на
которой продолжается таблица.
Чтобы установить заголовки столбцов в длинной таблице,
необходимо:
а) выделить первую строку таблицы (или несколько строк,
если необходимо повторять их вверху каждой страницы);
б) выбрать из главного меню команду «Таблица» (Table),
в ней подкломанду «Заголовок» (Headings).
Результаты выполнения этой операции можно увидеть в ре-
жиме просмотра.
Слияние документов
Редактор предоставляет в распоряжение пользователя эф-
фективный механизм работы с серийными (имеющими одина-
ковое содержание) письмами.
Отдельно готовится основной документ и документ данных
(все изменяющиеся части текста: адрес, имя и т.д.). Так как по-
рядок работы в Word 2.0 и Word 6.0 немного отличаются друг от
друга, технологию слияния документов опишем отдельно для
каждой версии.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
но
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6,0 ДЛЯ WINDOWS
Порядок работы в Word 2.0
Создание документа данных.
Документ данных состоит из заголовка (header) и записей
данных (data records). Заголовок содержит список имен всех по-
лей переменной части текста, содержащихся в основном доку-
менте. Записи данных включают содержание полей для отдель-
ной копии конечного документа.
1. Для создания документа данных выбрать в меню коман-
ду «Файл» (File), а в ней «Создать» (New).
2. Выбрать в меню команду «Файл» (File), а в ней «Печать
слияния» (Print Merge Setup).
3. В появившемся диалоговом окне выбрать «Присоединить
документ данных» (Attach Data File).
4. В появившемся новом диалоговом окне выбрать «Соз-
дать документ данных» (Create Data File).
5. Определить имена полей документа данных.
6. По завершению ввода всех имен полей документа дан-
ных выбрать в диалоговом окне ОК.
7. Задать имя файла для документа данных и записать его
под этим именем на диск.
8. Заполнить появившуюся на экране таблицу.
Примечание. Если для каких-либо полей отсутствует информация,
поле оставляется пустым и не заполняется пробелами.
Создание основного документа.
1. Набрать текст основного документа (выполняется как
для обычного документа).
2. Присоединить к нему документ данных через меню ко-
манды «Файл» (File), а в нем «Печать слияния» (Print
Merge Setup) и далее «Присоединить документ данных»
(Attach Data File) (т.е. аналогично пп. 2, 3).
После того, как присоединение документа данных
завершится, в верхней строке экрана появится дополни-
тельная строка команд, обслуживающая режим работы
с шаблонами документов (вставка имени поля в основ-
ной документ (Insert Merge Field), переход в режим ре-
дактирования документа данных (Edit Data Field) и т.д.).
Приложение к журналу «Управление персоналом)
111
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
3. Поместить указатель ввода текста в место, где должна
появится измененная часть информации, подставляемая
из документа данных, и указать мышью на «Вставку
имени поля» (Insert Merge Field).
4. Выбрать мышью нужное поле из списка и указать на
ОК.
5. Повторить предыдущую процедуру необходимое число
раз, пока не будут введены все требуемые поля в основ-
ной документ.
6. Результат слияния можно просмотреть через «Файл»
(File), «Печать слияния» (Print Merge Setup) и в появив-
шемся диалоговом окне выбрать «Слить» (Merge), далее
выбрать режим «Слить в новый документ» (Merge to New
Document).
Порядок работы в Word 6.0
С помощью команды «Слияние», находящейся в меню ко-
манды «Сервис», можно:
112
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
• создавать основной документ для стандартного письма,
т.е. текста, который остается одним и тем же во всех
письмах;
• задать источник данных, т.е. все изменяющиеся части
текста: адрес, имя и т.д.;
• вставить поля слияния в основной документ, т.е. опреде-
лить места, в которых нужно печатать информацию из
источника данных;
• произвести слияние данных с основным документом, в
этом случае поля слияния замещаются информацией из
источника данных;
• напечатать адреса на конвертах.
Создание основного документа.
Для создания основного документа:
1. Выбрать команду «Сервис», а в ней подкоманду «Слия-
ние».
2. В появившемся диалоговом окне «Ассистент слияния» в
группе Основной документ выбрать режим «Создать», а
затем «Формы».
3. После появления сообщения выбрать кнопку «Активное
окно». Программа вернется в диалоговое окно «Ассис-
тент слияния», в нем выбрать кнопку «Закрыть». В ре-
зультате на экране появляется панель «Слияние».
4. Набрать текст основного документа.
Создание данных для слияния.
Документ данных состоит из заголовка (header) и записей
данных (data records). Заголовок содержит список имен всех по-
лей переменной части текста, содержащихся в основном доку-
менте. Записи данных включают содержание полей для отдель-
ной копии конечного документа.
Для создания данных:
1. Выбрать команду «Сервис», а в ней подкоманду «Слия-
ние».
2. В появившемся диалоговом окне «Ассистент слияния»
в группе «Источник данных» выбрать режим «Получить
Приложение к журналу «Управление персоналом»
8-954
111
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
данные», а в нем «Создать источник данных» (т.е. заго-
ловки имен полей переменной части текста).
3. На экране появляется диалоговое окно, в котором пере-
числены имена полей, содержащих информацию, чаще
всего используемую в стандартных письмах, удалить
имена ненужных полей. Для добавления новых полей
выбрать режим «Добавить поле».
4. Когда формирование списка будет завершено, нажать
кнопку «ОК», сохранить источник данных.
Для записи данных, которая выполняется после сообщения
Заполните информацию об адресе:
а) выбрать режим «Правка» источника данных;
б) в диалоговом окне Форма данных заполнить форму для
каждого адреса, что составляет одну запись данных;
в) для вывода новой пустой формы для следующей записи
выбрать кнопку «Добавить»;
г) заполнив формы, нажать кнопку «ОК» и вернуться в ос-
новной документ.
Примечание Если для каких-либо полей отсутствует информация,
поле оставляют пустым и не заполняется пробелами.
Слияние данных с документом.
Для выполнения этого режима курсор должен находиться в
основном документе:
1. Установить курсор в том месте основного текста, где
будет печататься информация из источника данных;
2. Выбрать поле слияния на панели инструментов слия-
ния, в основном документе будет вставлено имя поля,
заключенное в шевроны « ».
После расстановки всех переменных частей документа вы-
полнить сам процесс слияния:
1. В меню выбрать команду «Сервис», а в ней режим
«Слияние».
2. В диалоговом окне «Ассистент слияния» выбрать режим
«Слить».
3. В диалоге «Слияние» выбрать способ слияния и нажать
кнопку «Слить».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
114
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Печать адресов на конвертах.
Используя слияние документов, можно автоматически печа-
тать на конвертах имена и адреса. При этом информацию об
адресах можно использовать либо из существующего источника
данных, используемых при создании стандартных писем, либо
можно создавать новый источник данных. Как и со стандарт-
ными письмами, сначала создается основной документ, пред-
ставляющий лицевую сторону конверта. Порядок работы следу-
ющий:
1. В меню выбрать команду «Сервис», а в ней режим
«Слияние».
2. В появившемся диалоговом окне «Ассистент слияния» в
группе «Основной документ» выбрать режим «Создать», а
затем «Конверты».
3. После появления сообщения выбрать кнопку «Активное
окно».
4. В диалоговом окне «Ассистент слияния» в группе «Ис-
точник данных» нажать кнопку «Получить данные», а за-
тем выполнить одно из следующих действий:
1. Выбрать команду «Открыть источник данных», выбрать
источник данных и нажать кнопку «ОК». После появле-
ния сообщения нажать кнопку «Настройка» основного
документа.
2. Выбрать команду «Создать источник данных». Выбрать
имена полей и нажать кнопку «ОК». Сохранить новый
источник данных. Когда будет выдано сообщение, на-
жать кнопку «Правка» источника данных и «ОК».
Заполнить адресную информацию в диалоге «Форма
данных» и нажать кнопку «ОК». Затем нажать кнопку
«Ассистент слияния» на панели инструментов слияния
документов В и в группе «Основной документ» нажать
кнопку «Настройка»;
5. На вкладке «Опции конверта» выбрать размер конверта.
6. На вкладке «Опции печати» выбираются опции подачи
конвертов на основе информации о выбранном принте-
ре. Если опции, принимаемые по умолчанию, не подхо-
дят для Вашего принтера, выбрать правильные.
7. Нажать кнопку «ОК», чтобы закрыть диалог «Опции
конверта».
8*
115
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
8. В появившемся диалоговом окне Адрес конверта устано-
вить курсор в поле «Пример адреса конверта» и нажать
кнопку «Вставить поле слияния», выбрать соответствую-
щее поле слияния. Вставив все поля слияния, нажать
кнопку «ОК», чтобы закрыть диалог Адрес конверта.
9. В диалоге Ассистент слияния нажать кнопку «Правка» в
группе Основной документ, а затем выбрать документ
конверта. Основной документ конверта будет отображен
в режиме просмотра страницы. Поля слияния для адре-
са назначения будут размещены в кадре.
10. Проверить готовность принтера к печати и нажать
кнопку «Слияние на принтер» панели инструментов сли-
яния документов ^й1.
Назначение основных кнопок панели инструментов Слияние
приведены в таблице 10.
Таблица 10
Вид кнопки Назначение
гПоле слияния 1'1 Помещает поле слияния в точку ввода
Вставляет поле в точку ввода
«»| АК Отображает слитую информацию или имена полей
ЕЮ! 1 >1 н| Просматривает сливаемые записи данных (первая, предыдущая, теку- щая, следующая и последняя запись)
RBI Диалог Ассистент слияния
я Проверка ошибки перед слиянием
Сливает все документы в один новый документ
я Сливает документы на принтер
Отображает диалог слияния
116
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
Вид кнопки Назначение
я Ищет и показывает записи данных, содержащих заданную информацию
и Отображает записи данных в диалоге Формат Данных.
Шаблоны документов
Шаблоны — это специальные документы, которые исполь-
зуются в качестве заготовок для создания других документов од-
ного типа.
Word предлагает шаблоны наиболее распространенных типов
документов: писем, факсов, отчетов и т.д.
Для работы с шаблонами необходимо:
а) из меню «Файл» (File) выбрать команду «Создать» (New);
б) из диалогового окна Создать выбрать нужный шаблон и
щелкнуть мышкой по кнопке «ОК» (рис. 12);
Рис. 12
117
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
в) в качестве нового документа откроется копия шаблона.
Примечание. По умолчанию новый документ имеет шаблон
NORMAL.
Проверка орфографии
В редактор Word встроены средства контроля правописания,
обеспечивающие выявление и устранение ошибок в тексте до-
кумента.
Примечание. При установке Word команды проверки могут быть и
нс включены, в этом случае в меню Сервис они отсутствуют. Для их
установки следует повторить программу Setup.
Word проверяет документ на наличие орфографических
ошибок, используя стандартный словарь. Если в документе ис-
пользуются слова, которых нет в словаре, Word позволяет ввести
их в дополнительный словарь.
Для проверки орфографии необходимо:
а) в меню «Сервис» выбрать команду «Орфография»
ILllt
на стандартной панели инструментов выбрать кнопку
«Орфография» 1Й.
Word начинает проверку документа, начиная с позиции
курсора;
б) При появлении слова в диалоговом окне (рис. 13) его
можно заменить, пропустить, добавить в дополнительный
словарь;
Рис. 13
118
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
в) если выводится сообщение о том, что проверен весь до-
кумент, нажмите кнопку «ОК».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
119
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПО СОЗДАНИЮ
ТЕКСТА С ПОМОЩЬЮ ТЕКСТОВОГО
РЕДАКТОРА WORD 6.0
При работе с текстовым редакторм можно рекомендовать
следующий порядок работы:
1 шаг.
Войти в Word и установить удобный для набора текста вид эк-
рана
т.е.:
I. Убрать «лишние» панели (через команду Вид и подко-
манду Панели инструментов).
2. Установить видимым на экране маркер правого края
(удобнее использовать для этого команду Масштаб —
установить значение маштаба 75%, затем приемом пере-
таскиваня, т.е. установить курсор мыши на маркер пра-
вого края, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская
ее, передвинуть маркер, например, до значения на ли-
нейке 15, отпустить левую клавишу мыши), после уста-
новки вернуться к масштабу 100 %.
3. Установить видимый на экране специальный символ
Е.
4. Выбрать при необходимости размер шрифта (символа).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
120
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
5. Не трогать маркеры левого края и красной строки, т.к.
удобнее изменить их положение на линейке на 3-м шаге
при оформлении текста.
2 шаг.
Набрать текст, приведенный в Приложении 4
Примечание:
а) текст создается выровненным по левому краю;
б) при создании текста клавишу «ВВОД» нажимаем только в
конце абзаца;
в) для набора заглавных букв нажать клавишу Caps Lock (см.
— загорелась зеленым цветом лампочка на клавиатуре);
г) один из приемов увеличения расстояния между строками
(или опустить строку вниз) — поставить курсор на начало стро-
ки и нажать клавишу «ВВОД»;
д) для соединения (объединения) двух абзацев необходимо
поставить курсор на специальный символ (Ц) и нажать клавишу
Delete;
е) для вставки в текст слова, предложения и т.д. необходимо
поставить курсор на то месте, куда необходимо это вставить, и
набирать вставляемый текст.
Для примера Вам предлагается набрать текст телефонограммы (см.
приложение 4).
Помните! Текст набирается выравненным по левому краю, пос-
ле его набора Вы должны приступить к его оформлений), т.е.
к 3-му шагу.
3 шаг.
Оформление текста
ВЫДЕЛИТЬ текст:
— СЛОВО — дважды кликнуть мышкой внутри слова,
— Несколько СЛОВ — поставить курсор на начало и при-
емом перетаскивания, т.е. при нажатой левой клавиши
мыши, вести курсор мыши по направлению выделения.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
121
3.4. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ РЕДАКТОРОМ WORD 2.0 И 6.0 ДЛЯ WINDOWS
— СТРОКУ — подвести курсор мыши в виде стрелки к
строке и кликнуть (щелкнуть, нажав левую клавишу)
мыши,
— Несколько СТРОК — выделить одну и использовать при-
ем перетаскивания,
— ВЕСЬ текст — использовать команды «Правка» —
«Выделить все».
С выделенным текстом можно:
• изменять его положение на экране (листе), т.е. устано-
вить: выравнять вправо, по центру или по ширине, ис-
пользуя команды на панели форматирования;
• изменить размер шрифта;
• изменить шрифт (Ж, К , Ч).
• и т.д.
Примечание. Для отмены последнего действия, в случае необходи-
мости, нажать на кнопку на панели инструментов ОТМЕНА 221*1.
4 шаг.
Просмотр перед печатью и печать
Для просмотра выбрать команду «Файл» — «Просмотр», в
случае необходимости, можно в этом режиме изменить отступ
слева, сверху и т.д., подведя мышь к линии отступа (при этом
курсор примет форму «-») и используя прием перетаскивания
(т.е. нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перемешать
мышь в нужном направлении):
Для печати созданного документа выбрать команду
«Файл» — «Печать».
Приложение к журналу «Управление персоналом»
122
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ
EXCEL 5.0
Excel — это программа обработки электронных таблиц, ко-
торая может быть использована для организации сложных рас-
четов, представления табличных данных в виде диаграмм, про-
ведения сортировки и манипулирования большими объемами
информации. Новая версия электронной таблицы Excel 5.0 про-
должает идеологию версии Excel 4.0 и представляет собой соче-
тание улучшений и новшеств при работе с таблицей (пред-
ставление всех файлов в виде рабочих книг для упрощения уп-
равления данными, единый орфографический словарь для Excel
и Word, ввод и редактирование данных непосредственно в ячей-
ках или в строке формул, изменение масштаба диаграммы и
т.д.)
Для работы с Excel 5.0 требуется: любой IBM-совместимый
компьютер с процессором 80286 или выше; графический дисп-
лей (EGA, VGA) не менее 4 мб оперативной памяти; система
Microsoft Windows версии 3.1 и более поздней; мышь; принтер
по выбору.
Запуск программы
1. Открыть группу программ, в которой установлена сис-
тема Excel для Windows.
2. Дважды щелкнуть по значку программы Microsoft Excel.
При запуске открывается пустое рабочее поле, называемое в
Excel 5.0 рабочей книгой (РК), т.е. появляется электронный эк-
вивалент бухгалтерского бланка (рис. 14).
Электронная таблица представляет собой пересечение строк
и столбцов. Строки обозначены цифрами (1,2, ...), столбцы
буквами (А, В, F, J ...)
На пересечении строки и столбца находится ячейка, которая
имеет имя, складываемое из имени столбца и номера строки
(А12, К7..). Щелкая мышкой по ячейкам таблицы, выбирают
нужную ячейку, которая называется в этом случае активной, она
выделяется более жирной, по сравнению с другими ячейками,
рамкой. В активную ячейку вводится информация с клавиатуры.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
123
I > ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Элементы экрана
Microsoft Excel - Bookl
а | ФайлПравка Вид Вставка Формат Сервис Данные Окно 2
Fira
а гл- s |ж|к|н| ежив м%нг^и гн]±| о
кнопки
прокрутки
ярлычки РЛ
разделения
ярлычков
ярлычков
Структура окна Excel, как будет видно далее, очень схожа с
окном Word.
Строка заголовка — верхняя строка экрана, в этой строке
находится имя приложения — Microsoft Excel, а за ним имя ра-
бочей книги — Book. Новая рабочая книга всегда называется
Book). Число 1 указывает на то, что Excel может работать с не-
сколькими рабочими книгами. В строке меню имеется три
кнопки: левая кнопка IE1 называется кнопкой вызова систем-
ного (управляющего) меню; две правые кнопки позволяют из-
менить размер окна. С помощью первой кнопки можно свер-
нуть окно до пиктограммы, с помощью второй либо распахнуть
окно на весь экран, если кнопка изображена I, либо восстало-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
124
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
вить окно до стандартных (нормальных) размеров, если кнопка
изображена -xJ.
Строка меню находится под строкой заголовка. В строке ме-
ню перечислены команды: Файл (File), Правка (Edit), Вид
(View), Вставка (Insert), Формат (Format), Сервис (Tools), Дата
(Data), Окно (Window), Справка (Help).
Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих
общую функциональную направленность.
Панель инструментов «Стандартная» содержит кнопки со
значками. Значки — это команды, которые можно найти и в
меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам
удобно пользоваться панелью инструментов. Основные команды
панели инструментов приведены в таблице:
Вид кнопки Название команды Содержание команды
Создать Создание новой рабочей табли- цы
Открыть Открытие существующей табли- цы
я Сохранить Сохранение активной таблицы
Печать Печать активной таблицы
Просмотр печати Показ внешнего вида таблицы, выводимой на печать
Орфография Проверка орфографии
j Вырезать Удаление выделенного фрагмен- та таблицы и помещение его в буфер
и Копирование Копирование выделенного фрагмента в таблицы буфер об- мена
Приложение к журналу «Управление персоналом»
125
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Вид кнопки Название команды Содержание команды
Вставлять Вставка копии содержимого бу- фера в текущую позицию курсо- ра
Формат Перенос форматирования выде- ленного текста таблицы на дру- гой фрагмент текста
Ю' i Отмена/Повтор Отмена результата предыдущих операций/Повтор последней операции
е| Автосумми- рование Вставляет функцию СУММ в предлагаемый интервал сумми- рования, основанный на данных, расположенных сверху или слева от активной ячейки
А|
111
|=г|
ai Рисунок Управление изображением; пане- ли инструментов «Рисования»
bill Вставка диаграммы Вставка диаграммы в документ
и Спец, символ Конец абзаца
1 150 «ш Масштаб Выбор масштаба изображения документа
I Справка Справочная информация по элементам экрана
126
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Панель инструментов «Форматирования» содержит сокра-
щенные обозначения самых употребительных операций, выпол-
няемых при оформлении текста. Основные команды панели
форматирования приведены в таблице:
Вид кнопки Название команды Содержание команды
| Нормальный а Стиль
|limesET S Шрифт Изменение вида шрифта
ГМ Размер шрифта Изменение размера шриф- та в пунктах
й Включение и выключение полужирного начертания
а Включение и выключение курсивного начертания
•Hl Включение и выключение подчеркивания символов
Выравни- вание слева Выравнивание по левому границе содержимого ячейки
I Центриро- вание Выравнивание по центру содержимого ячейки
s| Выравни- вание справа Выравнивание по правому краю содержимого ячейки
Выравни- вание тек- ста по цен- тру Выравнивание текста од- ной ячейки по центру че- рез несколько столбцов
ffl | Окаймля- ющая рам- ка Добавляет рамку, располо- женную по внешним краям выделенных ячеек
127
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Строка формул находится под панелью «Форматирования» и
используется для ввода или редактирования данных в ячейке
таблицы.
В процессе работы можно делать панели видимыми и неви-
димыми на экране. Для этого так же, как и текстовом редакторе
Word, в меню используется команда Вид, а в ней подкоманда
Панели инструментов. Из полученного списка инструментов
выбрать нужные:
Диалоговое окно Excel появляется тогда, когда какую-либо
команду невозможно выполнять без предоставления дополни-
тельной информации. Новинкой Excel является окно «контекст-
но-зависимое меню» (щелкнуть по правой кнопке мыши), это
окно повышает комфортность работы, поскольку исключает не-
обходимость поиска требуемой операции в строке меню.
Сетку в таблице, которая всегда появляется при запуске Ex-
cel и появлении новой рабочей книги (РК), можно убрать с по-
мощью команд Сервис (Tools) — Параметры (Options). В по-
явившемся диалоговом окне выбрать команду — Вид (View),
в ней поле — Параметры Окна (Windows options), затем режим
Сетка (Gridlines), в котором необходимо убрать установку на
показ сетки I*щелкнув по ней мышью.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
128
3.5, ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Примечание: 1. Если ярлычков РЛ не видно, то выбрать команды:
Сервис (Tools)—Параметры (Options)—Вид (View)—установить в ре-
жиме Ярлычки листов (Sheet Tabs) значение показать 1*1
2. Каждому РЛ можно дать свое имя (например, ба-
ланс, план), для этого необходимо:
1) Дважды щелкнуть мышкой по ярлычку.
2) В диалоговом окне (Rename Sheet) дать имя.
Вид окна Рабочей Книги (РК) помимо описанных выше —
строки заголовка (Microsoft Excel); строки меню; панели инст-
рументов (Standard); панели форматирования (Formatting) имеет-
— поле имени (А1);
— строку формул;
— имя рабочей книги (Bookl), если это окно распахнуто,
то имя находится в строке заголовка;
— заголовок столбца (А, В, С, max 256);
— заголовок строки (1, 2, ... , max 16 384);
— кнопки прокрутки ярлычков;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
9-954
129
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
— ярлычки РЛ;
— маркер разделения ярлычков;
— линейки прокрутки;
— строку состояния;
— активную ячейку.
Если на экран не выведена нужная панель, то для ее вывода
необходимо выбрать следующие команды:
1 способ.
Вид (View) — Панель инструментов (ToolBars) —
— установить в режиме Стандартная (Standard), значение
показать f* ;
— установить в режиме Форматирование (Formatting), зна-
чение показать
— и т.д.
2 способ.
Подвести мышь к любой панели инструментов, щелкнуть
правой кнопкой мыши, появится меню, из которого выбирается
нужная панель.
Создание новой панели или создание индивидуальной панели
Порядок работы:
1. Выбрать из меню команду Вид (View), в ней подкоман-
ду Панель инструментов (ToolBars).
2. В диалоговом окне выбрать имя нужной панели (или
задать новое имя в поле ИМЯ ПАНЕЛИ (ToolBar Name)
и нажать кнопку ОК, после чего на экране появляется
пустая панель инструментов).
3. Нажать кнопку НАСТРОЙКА (Customize).
4. Перетаскивать кнопки из диалогового окна НАСТРОЙ-
КА (Customize) в выбранную панель.
Примечание. Для удаления кнопки из панели перетащить ее из па-
нели в окно Настройки.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
130
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Для удаления вновь созданной панели необходимо:
1. Выбрать из меню команду Вид (View), в ней подкоман-
ду Панель инструментов (ToolBars).
2. Выбрать имя панели, которая должна быть удалена.
3. Выбрать кнопку Delete, подтвердить удаление.
Работа с листами
При работе с рабочими листами (РЛ) можно:
Вставлять новые листы
(ограничено объемом доступной памяти, до 255 РЛ птах), для
этого необходимо:
1. Активизировать РЛ, на место которого надо вставить
новый.
2. Выбрать из меню команду Вставка (Insert), в ней под-
команду Рабочий лист (Worksheet).
Удалять листы:
1. Активизировать РЛ.
2. Выбрать из меню команду Правка (Edit), в ней подко-
манду Удалить (DelSheet).
Переименовывать
1. Дважды щелкнуть мышкой по ярлычку РЛ.
2. В диалоговом окне (Rename Sheet) дать новое имя.
Перемешать или копировать листы
в пределах одной книги или в другую РК:
1. Активизировать РЛ.
2. Нажать левую клавишу мыши и перетащить РЛ на но-
вое место.
3. Отпустить клавишу мыши.
Перемещение по рабочему листу
Активной ячейкой называется ячейка, в которую вводится
информация (текст, число, формула). Изменить активную ячей-
ку можно, для этого:
— передвинуть указатель мыши в ячейку, которая должна
быть активной, и щелкнуть по ней мышью
Приложение к журналу Управление персоналом»
9
131
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
либо '
— выбрать в меню команду Правка (Edit), а в ней подко-
манду Перейти (Go То).
Изменение размера ячейки
Изменить размер колонки можно тремя способами.
7 способ.
а) подвести курсор к краю заголовка столбца, курсор изме-
нит форму <->;
б) нажать левую клавишу мыши и двигать мышь, изменяя
при этом размер столбца.
2 способ.
а) в меню выбрать команду Файл (File),в ней подкоманду
Просмотр (Print Preview), затем Поля (Margins);
б) подвести курсор к краю столбца, нажать левую клавишу
мыши и двигать мышь, изменяя при этом размер столбца.
3 способ.
а) в меню выбрать команду) Формат (Format), в ней под-
команду Колонка (Column), затем Ширина (Width);
б) задать требуемый размер колонки.
Изменение размера строки проводится аналогично приему,
описанному выше.
Слияние ячеек
Для слияния ячеек необходимо:
1. Выделить ячейки.
2. Щелкнуть по кнопке «Выравнивание по центру» S .
Выделение
Выделение колонки — щелкнуть мышкой по имени колонки.
Выделение строки — щелкнуть мышкой по номеру строки.
Выделение ячейки — рядом стоящие — нажать мышь и пере-
таскивать.
Выделение ячейки — не рядом стоящие (т.е. не в одном блоке)
— щелкать мышью по ячейкам, при этом нажать клавишу CrtL
Приложение к журналу «Управление персоналом*
132
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Для выделения всей таблицы — нажать кнопку перед заголов-
ками столбца и строки:
Ввод данных
Ввод данных — одна из основных операций при работе с
электронной таблицей. Каждая ячейка таблицы может быть за-
полнена данными, имеющими различный характер: число,
текст, формула. Для ввода данных в ячейку таблицы необходимо
выполнить следующее:
1. Активизировать ячейку, т.е. переместить курсор в ту
ячейку, куда будут вводиться данные.
2. Ввести данные (текст, число, формулу), используя кла-
виатуру.
3. Подтвердить ввод:
— либо нажав клавишу ввод,
— либо нажав кнопку (галочка) перед полем ввода тек-
ста,
— либо щелкнув мышкой на другую ячейку,
— либо покинув текущую ячейку с помощью клавиш
управления курсором.
Ввод чисел. Excel принимает число, вводимое с помощью
клавиатуры, и сразу вводит его в ячейку. Можно заканчивать
ввод нажатием клавиши ввода (Enter), но можно не нажимать
эту клавишу, а перейти в следующую ячейку Excel с помощью
клавиш управления курсором или с помощью мыши.
Ввод текста. Текст, в отличие от чисел, изображается вы-
равненным по левому краю. По завершению ввода Excel рас-
познает тип введенной информации. Если последнее из введен-
ных слов не поместилось в ячейку на экране, то это не значит,
что оно не поместилось в ячейку таблицы. Размер ячеек на са-
мом деле гораздо больше, чем это представлено на экране.
Ввод формул. Любой ввод данных, начинающийся со зна-
ка =, интерпретируется Excel как формула. В строке формул
Приложение к журналу «Управление персоналом»
133
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
всегда индицируется сама формула, а в ячейке виден результат
вычисления.
Исправления содержимого ячейки
Др подтверждения
— либо работая клавишей Backspace,
— либо работая клавишей Del,
— либо кнопкой (X) — проигнорировать, кнопка располо-
жена перед полем ввода текста.
Подвувержденный текст
I. Активизировать ячейку.
2. Нажать F2 либо щелкнуть мышкой по полю строки вво-
да текста.
3. Появится курсор в поле ввода, после чего можно произ-
вести исправления содержимого ячейки.
Удаление содержимого ячейки
Ячейка на экране имеет несколько уровней: Изображение
(ALL), Формат (Format), Формула (Contents), Имя (Notes).
Для удаления содержимого ячейки необходимо выбрать из
меню команду Правка (Edit), в ней подкоманду Очистить
(Clear), а затем один из уровней.
Вставка ячейки
Для вставки ячейки использовать из меню команду Вставка
(Insert), в ней подкоманду Ячейки (Cells).
Удалить ячейку
Для удаления ячейки использовать из меню команду Правка
(Edit), в ней — Удалить (Del).
Копирование содержимого ячейки или группы
/ способ
Через команду Правка (Edit) — Копировать (Сору).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
134
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
2 способ.
Нажать правую клавишу мыши (тем самым вызвать контек-
стно-зависимое меню), появятся подкоманды, среди них выб-
рать Копировать (Сору).
3 способ.
Методом перетаскивания в рядом стоящие ячейки, курсор
мыши подвести под нижний правый угол ячейки, при этом кур-
сор изменит свою форму (+), удерживая левую клавишу мыши,
перевести курсор мыши на рядом стоящие ячейки и отпустить
клавишу мыши.
Скрыть ячейки или колонки
можно с помощью команды меню Формат (Format), в ней —
Колонка (Column), затем — Скрыть (Hide).
Для восстановления скрытых колонок выделить рядом сто-
ящие и выбрать команды Формат (Format) — Колонка (Column)
— Раскрыть (UnHide).
Разделение окон
Удобен режим работы с окнами или с большой таблицей,
когда необходима фиксация строки или столбца, например фик-
сация заголовка.
/ способ;
в меню выбрать команду Окно (Windows), в ней подкоманду
Фиксировать подокно (Freeze panel), далее команду Разбить
(Split) для автоматического разбиения окон.
2 способ;
перед линейкой прокрутки
, подведя к ней курсор мыши, нажать левую
клавишу мыши и, не отпуская клавишу, опустить курсор вниз.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
135
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Оформление рабочего листа: шрифты, выравнивание, выбор
цвета, обрамление
Шрифты
Различные виды и размеры шрифта, предлагаемые Excel, по-
зволяют эффектно оформить таблицу. Существуют несколько
способов выбора шрифтов.
/ способ:
а) в меню выбрать команду Формат (Format), в ней подко-
манду Ячейки (Cells);
б) в диалоговом окне «Формат ячейки», выбрать карточку
«Шрифты» (Font);
в) выбрать и установить нужный шрифт.
2 способ — с помощью контекстно-зависимого меню:
а) щелкнув правой мышкой по выделенной ячейке;
б) выбрать команду Формат ячеек (Format Cells);
в) выбрать и установить нужный шрифт.
3 способ — с помощью команды Шрифт на панели инстру-
ментов Форматирования.
Выравнивание
содержимого ячейки или ячеек по левому краю, по правому
краю, по центру и т.д.
1 способ:
а) в меню выбрать команду Формат (Format), в ней подко-
манду Ячейки (Cells);
б) в диалоговом окне «Формат ячейки», выбрать карточку
«Выравнивать» (Alignment);
в) выбрать и установить нужный режим выравнивания.
2 способ — с помощью контекстно-зависимого меню:
а) щелкнув правой мышкой по выделенной ячейке;
б) выбрать команду Формат ячеек (Format Cells);
в) в диалоговом окне «Формат ячейки» выбрать карточку
«Выравнивать» (Alignment);
г) выбрать и установить нужный режим выравнивания.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
136
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Выбор цветов
позволяет получить большую наглядность при работе с табли-
цей.
Для выбора и установки цвета необходимо:
I. Выбрать из меню команду Формат (Format), затем под-
команду Ячейки (Cells).
2. В диалоговом окне «Формат ячейки» выбрать карточку
«Вид» (Patterns).
3. Выбрать и установить нужное значения цвета.
Обрамление
С целью выделения отдельных элементов таблицы (заголо-
вок колонок, строк, ячеек) используется режим обрамления.
Для его выполнения существует несколько способов.
/ способ;
а) выделить ячейки, подлежащие обрамлению;
б) выбрать из меню команду Формат (Format), затем под-
команду Ячейки (Cells);
в) в диалоговом окне «Формат ячейки» выбрать карточку
«Рамка» (Border);
г) выбрать и установить нужное обрамление (рамка, сетка).
2 способ связан с использованием команд панели инструмен-
тов «Форматирования», предварительно выделяют ячейки, под-
лежащие обрамлению.
Форматирование чисел
По умолчанию все ячейки нового рабочего листа формати-
руются с помощью Основного формата. В этом формате числа
выводятся на экран в виде целых, десятичных дробей. Основной
формат допускает вывод на экран до 11 цифр числа. При необ-
ходимости можно заменить Основной числовой формат ячейки
на любой встроенный в Excel, например, денежный или про-
центный. Для этого необходимо:
I. Выделить ячейки.
2. Выбрать из меню команду Формат, в ней подкоманду
Ячейки (Cells).
3. В диалоговом окне «Формат ячейки» выбрать карточку
«Число» (Numbers).
4. Выбрать нужное представление чисел.
137
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Примечание: где # — замещаемые, 0 — обязательные.
Например, число 15:
формат
#.##0,00
0.000,00
результат
15
15.00
0.013,00
Автоформатирование с помощью шаблонов
Автоформаты — это встроенные комбинации форматов, ко-
торые можно выбрать и применить к какому-либо интервалу
данных. Для этого необходимо:
1. Выделить блок данных.
2. Выбрать из меню команду Формат (Format), в ней под-
команду Автоформат (Autoformat).
3. В появившемся диалоговом окне Автоформат в поле
Формат таблицы (Table Format) выбрать с помощью
мыши название шаблонов, при этом в окне примера
можно просмотреть сам шаблон.
Примечание. Можно варьировать шаблонами, для этого:
1. Выделить блок данных.
2. Выбрать из меню команду Формат (Format), в ней подкоманду
Автоформат (Autoformat).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
138
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
3. В диалоговом окне выбрать Параметры (Options), затем выбрать и
установить переключатели в группе Применяемые форматы
(Formats to Apply) на режим включения 1?1'.
Расчеты
Для вычисления содержимого ячеек используются формулы
и функции (СУММ, СРЗНАЧ и т.д.). Причем функции могут
входить в формулы.
Все математические функции в программах описываются с
помощью операторов:
1. Арифметические операторы: +, *, %.
2. Операторы сравнения: =, <, >.
3. Операторы связи: Диапазон (:), Объединения (;).
4. Тестовый оператор соединения & (предназначен для
того, чтобы при создании образца документа не вно-
сить, например, каждый раз вручную даты).
При обработке формулы используется определенная после-
довательность выполнения действий, как требуют правила ма-
тематики, иерархия операторов следующая:
— операторы связи;
— оператор отрицания;
— оператор процентов;
— оператор возведения в степень;
— оператор точечных вычислений — умножение, деление
(*/);
— оператор линейных вычислений — сложение, вычитание
(+-);
— оператор текста, имен;
— оператор сравнения.
Скобки в формулах используются для указания приоритета.
Вид формул может меняться в зависимости от решаемых за-
дач за счет использования ссылок, функций, имен и т.д.
139
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
ц/ш = CyMM(D4/C5);CP3HA4(G2:G10)
функции
При вводе формул необходимо придерживаться следующих
правил:
— ввод формул должен начинаться со знака =;
— в формулах могут быть использованы функции;
— позади имени каждой функции стоят скобки, в которых
задаются аргументы, используемые функцией;
— аргументы в функциях отделяются друг от друга точкой с
запятой;
— в качестве элементов формулы и аргумента функции
может быть адрес ячейки, в этом случае в вычислениях
участвует содержимое адресуемой ячейки;
— в формулах не должны присутствовать пробелы (за ис-
ключением содержащихся в тексте).
При суммировании содержимого ячеек ручным способом:
1_ способ:
в строке формул после знака = печатать адреса ячеек, например
(=С1+С2), затем для подтверждения набранной формулы на-
жать ввод либо щелкнуть мышью по знаку «галочка» (2su) перед
строкой формул.
2 способ;
• а) ввести знак =;
б) щелкнуть мышкой по ячейке (в строке формул появится
обозначение этой ячейки), напечатать знак + и щелкнуть
мышкой по другой ячейке и т.д.;
в) для подтверждения набранной формулы нажать ввод либо
знак «галочка» (2а£1) перед строкой формул.
При суммировании содержимого ячеек автоматическим спо-
собом:
а) поставить курсор на ячейку, в которой должна быть сум-
ма (например А5);
б) нажать кнопку Суммы (Е) на панели инструментов;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
140
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
в) в строке формул появляется команда =Сумм (А1:А4);
г) подтвердить формулу для получения результата.
Примечание. Если дважды щелкнуть по кнопке (Z), автоматически
обрабатываются все ячейки, находящиеся сверху до первой пустой.
Если ячейки над текущей пусты, то обрабатываются цифры, нахо-
дящиеся в ячейках слева от текущей ячейки.
Отмена автоматического перерасчета — с помощью команд:
Сервис (Tools) — Опции (Options) — Вычисление (Calculator) —
Вручную (Manual).
Функции Excel
Функция — это специально созданная формула, которая вы-
полняет операции над заданным значением или значениями.
Чтобы получить сведения о функциях Excel, необходимо
щелкнуть по кнопке «Мастер функций» (2*1) на панели инстру-
ментов. Появится диалоговое окно, содержащее все функции,
используемые в Excel.
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Для того, чтобы применить функцию, нужно ввести ее в
формулу.
При использовании в вычислениях функции надо помнить,
что:
— при записи функции аргументы задаются в круглых
скобках, в качестве аргумента могут быть числа, ссылки,
текст, массивы, логические значения;
— аргументы функций могут быть константы или формулы.
Одним из самых простых вычислений является вычисление
суммы. На этом примере рассмотрим возможные приемы рабо-
ты в Excel.
Итак, можно вручную записывать имена всех ячеек для сум-
мирования, например:
= СУММ(В1:В4; С2;С5)
= Сумм(с:с), т.е. по всему столбцу.
Примечание. Если при записи аргументов записывать их через «;»,
то при вставке ячейки формула переписывается, если через «:», то
переписывается имя одной ячейки.
Но можно использовать возможности Мастера функций,
вызвав его через меню или через кнопку «Мастер функций»
(Al) на панели инструментов.
Порядок работы по 1 способу следующий:
а) выбрать из меню команду Вставка (Insert), а в ней под-
команду Функции (Function);
либо дважды щелкнуть мышкой по полю формул и выбрать
кнопку Fx;
б) в появившемся диалоговом окне выбрать категорию
функций и имя функции (например «Все» (АП) и Сумм
(SUM);
в) нажать кнопку Шаг (Step или Next) для перехода ко вто-
рому диалогу Мастера;
г) задать аргументы функций для вычислений (например,
а1:а4) и ОК.
Копирование формул
Обычно Excel копирует все из выделенного блока (ячейки):
формулы, значение, формат. Однако, при желании можно ско-
пировать только формулу, или значение, или формат, используя
Приложение к журналу «Управление персоналом»
142
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
команду Специальная вставка. В Excel используются следующие
способы копирования:
7 способ.
Использовать команды меню Правка — Копировать —
Вставка или применить технику перетаскивания, которая по-
английски называется «Drag and Drop» (перетащить и оставить).
При перемещении и копировании ячеек с помощью 1 спо-
соба задействована вся содержащая в ячейках информация
(формула, параметры форматирования и т.д.).
Порядок работы:
а) скопировать содержимое ячейки в буфер с помощью ко-
манды Копировать;
б) активизировать ячейку, куда копировать;
в) выбрать команду Вставка.
2 способ.
Порядок работы при копировании с помощью специальной
вставки следующий:
а) скопировать содержимое ячейки в буфер;
б) активизировать ячейку куда копировать;
в) выбрать в меню команду Правка, в ней подкоманду Спе-
циальная правка (Paste Special);
г) в появившемся диалоговом окне выбрать требуемую оп-
цию, например Формулу или Значение и т.д.
Если необходимо последовательно скопировать формулу в
несколько ячеек, в Excel используется прием автоматического
заполнения.
J способ:
а) предварительно выделить интервал ячеек для копирова-
ния, этот интервал должен начинаться^ формулы, которую
следует скопировать в выделенные ячейки;
б) выбрать из меню команду Правка (Edit), в ней подко-
манду Заполнить (Fill), далее выбрать направления копиро-
вания — Вправо (Right), Влево (Left) и т.д.
| Примечание. При этом автоматически изменяются адреса ячеек.
4 способ (более быстрый):
а) выделить ячейку, с которой производится копирование;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
143
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
б) установить курсор мыши на маленький черный квадрат в
правом нижнем углу рамки (маркер заполнения), окружа-
ющей ячейку, которую копируем, указатель мыши примет
форму крестика (+);
в) нажать левую кнопку мыши и растянуть обрамляющую
рамку так, чтобы захватить все ячейки, которые хотим за-
полнить формулой.
5 способ (копирование «со связкой»;
Часто на практике приходится копировать значение содер-
жимого ячейки из одной таблицы (исходной) в другую, при
этом необходимо, чтобы при изменении значения ячейки в ис-
ходной таблице автоматически менялось это значение в другой
таблице.
Например, из РЛ1 содержимое ячейки А1 необходимо ско-
пировать в РЛ2 в ячейку С2. Порядок работы в этом случае сле-
дующий:
I. РЛ2 и ячейку С2 сделать активной (щелкнув по ней
мышью) и набрать на клавиатуре = (знак равенства, т.к.
Excel понимает, что в ячейке будет записана формула).
2. Перейти в РЛ1 (откуда будем копировать) и сделать ак-
тивной ячейку А1, содержимое которой необходимо
скопировать.
3. Выбрать команду Копировать (на панели инструментов
или в меню).
4. В строке формул выбрать поле кнопки Выполнять
(зеленая галочка).
Примечание. Аналогично производится копирование и в другую ра-
бочую книгу.
Замена адреса ячеек с относительного на абсолютный
При копировании формул программа изменяет адреса ячеек,
иногда это нежелательно, для этого необходимо заменять адреса
ячеек с относительного на абсолютный (т.е. с А1 на $А$ I), для
этого:
а) выбрать ячейку, которая содержит необходимую формулу;
б) дважды щелкнуть в строке формул по адресу ячейки, ко-
торая не должна меняться, при этом адрес ячейки выделится;
в) нажать клавишу F4.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
144
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
В результате этих действий в формуле будут участвовать аб-
солютные адреса.
С помощью абсолютных адресов можно гибко варьировать.
Например, $А1 означает, что при переносе формул будет изме-
няться только адресация строки ячеек, а при обозначении
А$1 — только столбца.
Пример:
5 =А1/А3
7 =А2/А4
=А1+А2 =АЗ/А5
Имена для абсолютных ячеек
Другой способ абсолютной адресации заключается в назна-
чении имен ячейкам и использовании этих имен в формулах.
Например, назначить ячейке А1 — имя «всего», а в ячейке А5
ввести формулу =А2/всего.
Для назначении имени ячейки необходимо:
1. Выделить ячейку (например А1).
2. Выбрать в меню команду Вставить (Insert), в ней под-
команду Имя (Name), далее — Определить (Define).
3. В диалоговом окне в поле Имена в рабочей книге
(Name in Workbook) ввести имя, (например, всего) и
щелкнуть мышкой по кнопке ОК.
Содержимое этой ячейки можно вставлять в любое место РК
(через команды Вставка — Имя — Вставить).
Для назначения имени области таблицы необходимо:
а) выделить область;
б) выделенной области дать имя, используя способ, опи-
санный выше.
Отмена автоматического вычисления
Любые изменения чисел в ячейках таблицы автоматически
приводят к пересчету таблицы.
Иногда это бывает не совсем удобно для пользователя, по-
этому Excel предлагает режим отмены автоматического вычис-
ления, для этого:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
10-954
MS
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
а) выбрать команды Сервис (Tools)—Параметры (Options);
б) выбрать команду Вычисления (Calculation) в появившем-
ся диалоге выбрать опцию Вручную (Manual), затем устано-
вить переключатель Перечислять перед сохранением (Recal-
culate Before Save) в режим включено 1*.
После этого все вычисления в рабочем листе будут происхо-
дить только после нажатия клавиши F9 или кнопки Вычислить
(Calc Now) во вкладке Вычисление (Calculation).
Примечание. Наиболее частые ошибки, встречающиеся при вводе
чисел и формул, и их отображение на экране приведены ниже:
####### Возникает, если размер числа больше размера ячейки
#DIV/0 Деление на нуль. Возникает при обращении к ячейке, содержащей нуль или к незаполненной ячейке
#NAME? Обращение к имени интервала, не существую- щего в таблице. Возникает при вводе непра- вильного имени интервала
#NULL Возникает тогда, когда вставлен пробел там, где должны использоваться для разделения аргумен- тов функций запятые
#NUM Возникает тогда, когда система не может опре- делить значение в формуле
#REF Возникает при неправильной ссылке на ячейку
#VALVE! Возникает, если используется не тот тип аргу- мента в функции, неправильный тип оператора
Заголовки столбцов (строк) для длинных таблиц
При печати длинных таблиц на нескольких страницах при-
нято повторять заголовки столбцов вверху каждой страницы, на
которой продолжается таблица.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
146
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Чтобы установить заголовки столбцов (строк) в длинной
таблице, необходимо:
а) выбрать из главного меню команду Файл (File), в ней
подкоманду Параметры страницы (Page Setup), затем в по-
явившемся диалоговом окне карточку Лист (List);
б) в диалоговом окне карточки Лист
щелкнуть мышью по полю Названия для печати строки
сверху для печати заголовка (или столбцы слева), в этом поле
появится курсор;
в) в таблице выделить строку для использования в качестве
строки заголовка (или столбец), в результате в диалоговом
окне на месте курсора появится область в качестве строки
заголовка при печати, затем выбрать кнопку ОК.
Результаты выполнения этой операции можно увидеть в ре-
жиме просмотра.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
10’
147
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Печать
Для того, чтобы иметь бумажный документ созданной элект-
ронной таблицы, необходимо воспользоваться режимом печати
в Excel с помощью команды меню Файл (File) — Печать (Print).
В появившемся диалоговом окне установить все необходи-
мые опции (количество копий, какие страницы печатать и т.д.).
Если при печати появляются неразрешимые проблемы, то
система сообщит об этом. В этом случае выбрать режим На-
стройка принтера (Printer Setup), из предлагаемого в диалоговом
окне списка выбрать принтер, затем опцию Установка (Setup).
Появится диалоговое окно для выбранного типа принтера (фор-
мат, качество печати, ориентация бумаги и т.д.)
Установка параметров страницы осуществляется через ко-
манды Файл (File) — Параметры страницы (Page Setup), на эк-
ране появляются метки конца страницы в виде тонких линий.
Изменить метки можно в том же диалоге через вкладку Поле
(Margins).
Автоматическое разбиение на страницы осуществляется, если
выбран в переключателе Авторазбиение на страницы (Automatic
Page Break) режим включено I* . Выход на переключатель мож-
но осуществить через команды меню Сервис (Tools) — Опции
(Options) — Вид (View).
Установка меток разбиения на страницы вручную осуществля-
ется с помощью команды меню Вставка (Insert), в ней — Конец
Страницы (Page Break).
Для удаления метки страницы надо ее выделить и нажать
клавишу на клавиатуре Delete или установить курсор под строку
и выбрать команду Вставка (Insert), в ней — Убрать конец стра-
ницы (Remove Page Break).
Создание диаграмм
Диаграмма — графическое представление данных. Система
предлагает на выбор 14 типов диаграмм — 8 типов двумерных
(плоских) и 6 типов трехмерных, т.е. объемных.
Предлагается 2 способа создания диаграмм:
1. При помощи инструмента «Мастер диаграмм» на стан-
дартной панели яВ).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
148
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
2. При помощи команд панели инструментов Диаграмма
(Chart):
По способу сохранения диаграмм их подразделяют:
— на внедренные диаграммы — в этом случае график, на-
ложенный на РЛ, сохраняется в файле РЛ;
— на диаграммные страницы — в этом случае создается но-
вый графический файл.
Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Ма
стера диаграмм.
Порядок работы в этом случае следующий:
1. Выделить объект, т.е. часть таблицы, содержащей дан-
ные для диаграммы.
2. Щелкнуть мышью по кнопке на стандартной панели
Мастер диаграмм.
3. Подвести указатель мыши в ту часть РЛ, где планирует-
ся размещение диаграммы, например чуть ниже табли-
цы, обратите внимание, что курсор изменит форму и
станет в виде крестика (+).
4. Нажать левую кнопку мыши и растянуть прямоугольник
до размеров предполагаемого графика, отпустить мышь,
откроется 1 диалоговое окно из 5 Мастера диаграмм.
Мастер диаграмм - шаг 1 из 5
Введите или выделите интервал рабочего листа,
содержащий данные для построения диаграммы.
Включите ячейки, содержащие метки строк и столбцов,
если Вы хотите, чтобы они появились в диаграмме.
Интервал:
|=$С$2
Справка | Отмена j
< Шаг
Шаг > | Закончить |
Приложение к журналу «Управление пп г* милом»
149
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Примечание. Для контроля Excel указынается интервал (Range)
выделенной таблицы.
5. Если в 1-м диалоговом окне выбрать кнопку Закончить
(Finish), Excel создаст график и покажет его на РЛ.
В противном случае^
а) выбирается кнопка Шаг (Next), и Excel переходит к
следующему 2-му диалоговому окну и предлагает выб-
рать тип диаграмм, после выбора типа снова выбираем
кнопку Шаг (Next);
б) появляется 3-е диалоговое окно с вариантами диаг-
рамм, выбирается один из вариантов и снова нажимаем
кнопку Шаг (Next), и Excel переходит к следующему,
4-му диалоговому окну, показывающему на примере вид
выбранной диаграммы.
Можно работать с полями этой диаграммы. В верх-
нем из них можно указать, как выбираются данные из
РЛ, из столбцов или из строк, нижняя группа опций
используется, если при выделении данных в таблице
брали не всю таблицу, а только числовые значения;
в) если полученный результат устраивает пользователя,
выбирается режим Финиш (Finish) или Шаг (Next);
г) если выбран Шаг (Next), то появляется 5 диалоговое
окно, где задаются название осям и заголовок таблицы,
после чего выбирается кнопка ОК.
Примечание. Во всех диалоговых окнах можно вернуться обратно
с помощью кнопки Шаг назад (Back).
Создание диаграмм с помощью панели инструментов «Диаграмма»
(Chart) (более быстрый способ)
В первую очередь включается изображение панели «Диаг-
рамма» (Chart). Для этого необходимо выбрать команду меню
Вид (View), в ней подкоманду Панели инструментов (ToolBars).
Порядок работы по созданию диаграммы в этом случае сле-
дующий:
1. Выделить данные в таблице.
2. На панели инструментов выбрать кнопку IltlM позво-
ляющую открыть список типов диаграмм.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
150
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
3. Выбрать тип диаграммы и указать на РЛ место диаграм-
мы, выполнив действия указанные выше в пп. 3, 4, за-
пустить Мастер диаграмм.
4. Выбрав кнопку Финиш (Finish), получаем вид диаграммы.
Для каждой диаграммы можно создать отдельные Рабочие
листы (РЛ), для этого используется один из описанных ниже
способов.
/ способ:
— выделить блок ячеек в рабочем листе и выбрать команду
меню Вставка, в ней подкоманду Диаграммы (Chait), за-
тем — На новом листе (As new Sheet).
2 способ:
а) открыть контекстно-зависимое меню для ярлычков РЛ и
выбрать из него команду Вставить;
б) на экране появляется диалог, выбрать кнопку Диаграмма
Chart в поле Создать;
в) ОК, таким образом будет создан отдельный РЛ с диаг-
раммой.
Для выделение диаграммы необходимо:
— либо дважды щелкнуть по ней мышью;
— либо выбрать команду Правка, в ней подкоманду Объект
(Object).
Можно отдельно обрабатывать отдельные элементы диаг-
раммы, но прежде их необходимо выделить с помощью мыши
и/или клавиш управления курсором.
Например, Ось Y — щелкнув по самой оси или по ее обо-
значению, в результате концы оси будут помечены двумя не-
большими квадратами. В поле имени появится надпись ОСЬ I
(Axis 1).
Редактирование диаграмм
Иногда после создания диаграммы требуется редактирование
ее. Порядок работы в этом случае следующий:
1. Выделить диаграмму.
2. В меню выбрать команду Формат, в ней — Выделенная
область диаграммы (Selected Chart Area).
Приложение к журналу «Управления ппконмом»
151
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
3. В появившемся диалоговом окне Форматирование обла-
сти выбрать вкладку Шрифт (Font). Задать тип, размер
и стиль шрифта для текста в диаграмме.
4. Выбрать вкладку Вид (Patterns) и задать рамку диаграм-
мы, ее цвет и толщину контура.
Результат редактирования можно просмотреть в поле
Пример (Sample).
Если обходиться без рамки и выбрать опцию Нет
(None), Excel предлагает опции, с помощью которых
можно раскрасить диаграмму.
5. ОК.
Форматирование диаграммы
Excel позволяет изменить внешний вид диаграммы. Для этого
вызывается диалог «Окно Форматирования области» одним из
приведенных способов:
7 способ — с помощью двойного щелчка мыши в области по-
строения;
2 способ — с помощью команды Формат (Format) —
Выделить область построения (Select Plot Area);
3 способ — с помощью контекстно-зависимого меню для об-
ласти построения.
При работе с диаграммами часто приходится изменять об-
ласть построения диаграмм.
1 способ. После того как выделили область диаграммы (серая
штриховая рамка), можно передвинуть ее с помощью мыши.
2 способ. По периметру обрамляющей области находятся
темные квадраты, можно схватить их мышью и перетащить, тем
самым изменить размер области построения диаграммы.
Для удобства копирования диаграммы в Word рекомендуется
произвести точное выравнивание границ графика по ячейкам,
для этого:
I. Подвести курсор к маркерам границы.
2. Нажав клавишу на клавиатуре Alt и левую клавишу
мыши перетащить мышь на новое место.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
152
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
3. Нажав клавишу Shift и, удерживая ее, выбрать команду
Редактирование (Edit), выбрать подкоманду Копировать
рисунок. Диаграмма попадает в Буфер обмена.
Примечание. Если выбрать команду меню Редактирование (Edit),
а в ней Копировать, то при копировании останутся разграфлен-
ные ячейки, их можно убрать через команду меню Сервис
(Tools), в ней подкоманду Опции (Options), затем — Вид (View).
4. Войти в текстовый редактор Word и скопировать диаг-
рамму из Буфера обмена.
Создание заголовка диаграммы
Порядок работы:
1. Выделить график.
2. Из меню выбрать команду Вставить (Insert), в ней под-
команду Заголовок (Titles).
3. В диалоговом окне включить режим «Заголовок грани-
цы», установив (щелкнув по режиму мышью) значение
I* , затем выбрать кнопку ОК.
4. Появится место для заголовка, подвести во внутрь кур-
сор, изменить шрифты и написать текст заголовка.
Примечание. Аналогичным способом дается имя по осям диаграм-
мы. В этом случае в п. 3 вместо режима «Заголовок границы» выби-
рается режим «Значение».
Для улучшения наглядности графика рекомендуется:
I. Выделить график.
2. Подвести курсор на ось и дважды щелкнуть мышкой.
3. В появившемся диалоговом окне Format Axis, вызвать
масштаб и задать значения, затем выбрать кнопку ОК.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
153
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА НА EXCEL 5.0
Создать и оформить таблицу (приведенную ниже)
на рабочем листе 1
А В с D F
1 квартал 1 кв. 2 кв. 3 кв. 4 кв. Всего
2 Объем сбыта 3592 4390 3192 4789
3 Доход от оборота
4 Себестоимость реализованной продукции 4 . 1
5 Валовая прибыль 53873 65845 47887 71831
6 Затраты на зарплату 8000 8000 9000 9000
7 Затраты на рекламу 10000 10000 10000 10000
8 Накладные расходы 21549 26338 19155 28732
9 Валовые издержки
10 Прибыль от продукции
11 Коэф прибыльности
12 13
14 Цена продукции 40 р
15 Себестоимость продукции 25 р
Для расчета:
Доход от оборота = Объем сбыта х Цена продукта
Себестоимость реализованной продукции = Объем сбыта х Се-
бестоимость продукции
Валовые издержки = Затраты на зарплату + Затраты на рекла-
му + Накладные расходы
Прибыль от продукции = Балован прибыль - Валовые издержки
Коэффициент прибыли = Прибыль от продукции / Доход от
оборота
Всего — вычисляется как сумма ячеек соответствующей стро-
ки.
(!риложение к журналу «Управление персоналом»
154
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Порядок работы
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ
1. Создать шапку таблицы
Сделать активной ячейку А1 (щелкнув по ячейке мышкой), на-
брать на клавиатуре слово Квартал, нажать на клавиатуре
кнопку Ввода (Enter) (или кнопку ввода на панели формул ±J).
Сделать активной ячейку В2, ввести в ячейку слово 1 кв.
(действия выполнять аналогично описанному выше) и т.д.
2. Заполнить таблицу
Сделать активной ячейку А2 (щелкнув по ячейке мышкой), на-
брать на клавиатуре слова объем сбыта, нажать на клавиатуре
кнопку Ввода (Enter) (или кнопку ввода на панели формул 20).
Сделать активной ячейку В2, ввести в ячейку число 3592 и т.д.
Примечание. Перед вводом чисел в ячейки Цена продукции и
себестоимость продукции, выделить ячейки В!4 и В15, выбрать
команду главного меню Формат, в ней подкоманду Ячейки,
затем выбрать карточку Число, в которой выбрать категорию
Денежный и выбрать Код формата Р; (рубли).
3. Ввести в таблицу формулы
Например, для расчета значения всего (ячейка F2) по объему
сбыта использовать кнопку автосуммирования на панели инст-
рументов Для этого сделать активной ячейку F2, щелкнуть
мышкой по кнопке автосуммирования, затем щелкнуть мыш-
кой по ячейке В2 (объем сбыта в 1 квартале) и, не отпуская
клавишу мыши, перевести мышь на ячейку ВЗ, В4, В5 (объемы
сбыта во 2-4 квартале), при этом в строке формул появляется
запись I ~СУММ(В_2.Е2)_ , 0ТПуСТИТЬ клавишу мыши, нажать
на клавиатуре кнопку Ввода (Enter) (или кнопку ввода на пане-
ли формул 2^).
Например, для расчета дохода от оборота необходимо объем
сбыта умножить на цену продукта, в нашем случае:
Сделать активной ячейку ВЗ (щелкнув по ячейке мышкой), на-
брать на клавиатуре знак = (равно, т.к. вводится формула) за-
тем В2*В14 (т.е. адрес ячейки со значением объема сбыта для
1 квартала умножить на цену), нажать на клавиатуре кнопку
Приложение к журналу «Управление персоналом»
155
3.5. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ EXCEL 5.0
Ввода (Enter) (или кнопку ввода на панели формул -£J).
Полученную формулу из ячейки ВЗ скопировать в ячейки В4,
В5, В6 (т.е. получаем значения дохода от оборота во 2-4 квар-
тале), для этого воспользоваться кнопкой на панели инстру-
ментов копировать и вставить ffll.
либо
подвести мышь к правому нижнему углу ячейки ВЗ, когда
мышь примет форму + (крестика) нажать левую клавишу мы-
ши и, не отпуская ее, переместить мышь сначала в ячейку В4,
затем B5t затем В6, только после этого отпустить клавишу мы-
ши (в этом случае формула из ячейки ВЗ будет скопирована в
ячейку В4, В5, В6.
4. Переименовать рабочий лист 1 на название Отчет.
5. Сохранить таблицу на винчестере в директории User под
именем ТАВ1.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
156
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
ACCESS 2.0 for WINDOWS — одна из самых популярных
систем управления базами данных (СУБД). Access 2.0 имеет сис-
тему хранения данных в виде реляционных таблиц, позволяет
объединять связанные данные, работать с базами данных, со-
зданными другими СУБД (dBase, Paradox, FoxPro и т.д.), полно-
стью интегрирован с другими приложениями пакета Microsoft
Office: Word 6.0, Excel, Mail. СУБД Access обладает развитой си-
стемой разработки приложений, которая позволяет создавать
приложения в удобной форме для пользователя при вводе дан-
ных, составлению отчетов и т.д.
Для установки ACCESS 2.0 for WINDOWS необходим IBM
PC совместимый персональный компьютер со следующей кон-
фигурацией:
• Микропроцессор не ниже 80386.
• Не менее 6 Мб оперативной памяти (рекомендуется 8 Мб
и более).
• Не менее 19 Мб свободного места на жестком диске для
полной установки.
• Монитор VGA или более совершенный.
• MS-DOS версия 6.0 или выше.
• Microsoft Windows 3.1 и выше.
Общие сведения о базе данных
В самом общем виде база данных — это набор записей и
файлов, которые организованы специальным образом.
Под реляционной понимается база данных, в которой каждая
мнись содержит информацию, относящуюся только к одному
конкретному объекту. Кроме того, с данными нескольких типов
можно работать как с единым целым, основанным на значениях
< низанных между собой данных.
Один из типов баз данных — это документы, набранные при
помощи текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Но
при работе с базами данных может возникнуть множество про-
пнем:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
157
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
— как собрать информацию о клиентах, если данные раз-
бросаны по отдельным текстовым файлам и электрон-
ным таблицам;
— как сохранить связи между файлами при вводе новой
информации;
— как сохранить введенные данные и т.д.
Когда возникают проблемы подобного рода, Вам нужна СИ-
СТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД).
СУБД включает в себя три основных типа функции: опреде-
ление (задание структуры и описание) данных, обработка дан-
ных и управление данными.
Определение данных — Вы должны определить, какая именно
информация будет храниться в Вашей базе данных, задать струк-
туру данных, их тип и формат (например, количество цифр или
символов), а также указать, как эти данные связаны между собой.
Можно также задать форматы и критерии проверки данных.
Обработка данных — т.е. можно выбирать любые поля, фильт-
ровать и сортировать данные, объединять данные с другой свя-
занной с ними информацией и вычислять итоговые значения.
Управление данными — можно указать, кому разрешено зна-
комиться с данными, корректировать их или добавлять новую
информацию. Можно также определить правила коллективного
пользования данными.
Возможности Access 2.0
Любая СУБД позволяет пользователю создать свою справоч-
но-информационную систему, например, список сотрудников,
штатное расписание, данные о работах, проводимых в организа-
циях и т.д. и проводить поиски (запросы) в этой системе, со-
ставлять различные формы отчетов.
Для того, чтобы проводить эту работу необходимо:
• уметь описать структуру конкретной базы данных,
• уметь «ввести» информацию в эту базу данных, ее допол-
нять, изменять, создавать различные удобные для поль-
зователя формы ввода этой информации и т.д.
• уметь работать с этой базой данных, т.е. производить в
ней поиски, составлять на ее основе различные формы
отчетов, сортировать базу данных и т.д.
Приложение к журналу «Управление персоналом*
158
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
В самом общем смысле база данных — это набор записей,
специальным образом организованных и хранящихся в памяти
машины. Например, можно хранить все сведения о сотрудниках
(тогда база данных будет включать сведения о каждом сотруднике
в виде записи включающей фамилию, должность, год рождения,
стаж работы, адрес и т.д. Каждый элемент записи (сведения) в
СУБД называют полем. В поля заносят конкретные данные.
Access 2.0 построена на основе реляционной модели управле-
ния базами данных, а значит каждая запись в такой базе данных
содержит информацию, относящуюся только к одному конкрет-
ному объекту (например, база данных о сотрудниках), кроме того,
реляционные СУБД позволяют работать с несколькими базами
данных как с единой за счет того, что в описание базы данных
вводят поля, по которым и производится это объединение.
Обычно в реляционных базах данных сведения об объекте
одного типа (сотруднике, заказе и т.д.) хранятся в виде таблиц.
В столбцах таблицы содержатся различные характеристики
объекта, позволяющие говорить о структуре БД, а строки пред-
назначены для описания значений отдельного объекта.
Например, при создании базы данных (БД) о сотрудниках,
характеристиками этой БД будут фамилия, должность, год рож-
дения, стаж и т.д.:
фамилия ДОЛЖНОСТЬ год рождения стаж *
Иванов экономист 1959 15
Петров ст. экономист 1945 30
— характеристики
объекта (поля БД)
— описание зна-
чений элемента
объекта (1-я за-
пись в БД)
— 2-я запись в БД
и т.д.
Каждое поле записи характеризуется типом данных, которые в
нем хранятся. Access предоставляет свободу в задании типа дан-
ных (текст, числовые данные, дата, время, денежные значения,
рисунки, звук, документы, электронные таблицы), можно задать
форматы хранения (длина строки, точность представления чисел
п даты/времени) и представление этих данных при выводе на эк-
ран или печать. Access позволяет осуществлять динамический об-
мен данными между приложениями Windows и связь между вне-
159
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
дренными объектами (картинками, диаграммами и т.д.). Работая в
Access, можно осуществлять импорт и экспорт данных из файлов
текстовых редакторов или электронных таблиц, обрабатывать
файлы других СУБД (Paradox, dBase, FoxPro и т.д.).
СУБД Access позволяет работать с данными, применяя раз-
личные способы поиска. Например, можно выполнять поиск
информации в отдельной таблице или создать запрос со слож-
ным поиском по нескольким связанным между собой таблицам
или файлам. Для обработки данных Access использует язык SQL
(структурированный язык запросов), позволяющий выделить из
одной или нескольких таблиц необходимую для конкретной за-
дачи информацию.
В базе данных Access основными объектами являются табли-
цы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица — объект, который Вы определяете и используете
для хранения данных. Таблица содержит поля (столбцы) и запи-
си. Для каждой таблицы Вы можете определить первичный
ключ и один или несколько индексов с целью увеличения ско-
рости доступа к данным.
Запрос — объект, который позволяет пользователю получить
нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Форма — объект, предназначенный для ввода данных и ото-
бражения их на экране.
Отчет — объект, предназначенный для создания документа.
Макрос — объект, представляющий собой структурированное
описание одного или нескольких действий, которые должен вы-
полнить Access в ответ на определенное событие.
Модуль — объект, содержащий программы на Microsoft Ac-
cess Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие
действия.
РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ
В этом разделе мы разберем основные принципы проектиро-
вания и заполнения таблиц базы данных, установление связи
между таблицами, их экспорт, импорт и присоединение.
Создание базы данных
Создание Базы данных включает 2 этапа: проектирование
БД и ввод данных.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
160
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
После запуска ACCESS на экране появится окно приложе-
ния, в строке меню которого есть два имени меню: ФАЙЛ и
СПРАВКА.
При проектировании используются команды Файл, в ней
подкоманда Создать. Открывается окно Базы Данных и активи-
зируется корешок Таблица.
В верхней части окна, под заголовком, расположены три ко-
мандные кнопки:
Создать — позволяет создать новую таблицу,
Открыть — позволяет просмотреть и отредактировать данные
в таблице,
Конструктор — используется для просмотра и изменения оп-
ределения таблицы.
Для создания (проектирования) таблицы необходимо выб-
рать кнопку Создать.
В появившемся диалоговом окне Вам предлагается 2 вариан-
ы работы: создать таблицу на основе имеющихся в системе об-
Приложение к журналу «Управление персоналом.
11-954
161
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
разцов («Мастер») или создать новую таблицу с уникальной
структурой («Новая таблица»)’
Создание таблицы
Мастер Црвая таблица
Отмена
Порядок работы при выборе варианта Мастер
1. Выбрать кнопку Мастер.
2. В появившемся диалоговом окне выбрать образец таб-
лицы, на основе которой будет построена Ваша таблица
и определить необходимые поля. Используя кнопку L2J
перенести необходимые поля из окна «Образцы полей»
в окно «Поля новой таблицы». Для переноса всех полей
используйте кнопку
162
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
3. После определения полей (например Адресат, Фамилия,
Организация, Должность) выбрать кнопку Таб-
лице присвоится имя образца, и это имя запишется в
окно «Таблицы базы данных».
4. Для изменения описания свойства каждого поля выб-
рать кнопку «Конструктор»
5. Заполнить поля конкретными записями.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
11*
163
3.6. ОСНОВЫРАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Например:
Для перехода от столбца к столбцу можно использовать
кнопку TAB, а в обратном направлении — Shift+TAB.
6. Сохранить таблицу, используя команды Файл и Сохра-
нить таблицу.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
164
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Порядок работы при выборе варианта Новая Таблица
1. Выбрать кнопку Новая Таблица.
2. Заполнить и определить поля Таблицы в Диалоговом окне:
В столбец «Поле» заносятся имена полей таблицы, в
столбец «Тип данных» — тип данных соответствующего по-
ля. Для задания типа данных и их формата используется
список, появляющийся при переводе курсора мыши в поле
Тип данных. Например Поле — Фамилия, Тип данных —
выбрать Текстовый. В окне «Свойства поля» задать формат
данных и другие необходимые свойства:
165
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
3. Сохранить Таблицу с помощью команд Файл и Сохра-
нить как.
4. Перейти в режим Таблица с помощью команд Вид —
Таблица или используя кнопку на панели Режим табли-
ца И, начинать вводить данные.
5. Сохранить Таблицу.
Примечание. Каждому полю сопоставляется определенный тип дан-
ных, который можно выбрать из раскрывающегося списка столбца
Тип Данных. Каждое поле может содержать данные только одного
типа. ACCESS различает следующие типы данных: текстовый; мемо;
числовой; дата/время; денежный; счетчик; логический; объект OLE.
Вы можете дополнительно определить следующие свойства по-
лей: — размер поля; — формат; — десятичные разряды; — входной
формат; — подпись поля; —- стандартное значение; — условие на
значение; — сообщение об ошибке; — обязательное поле; — индек-
сированное поле.
Редактирование структуры таблицы
Добавление и удаление полей
Выделите строку таблицы, перед которой должна быть
вставлена новая строка. Для этого щелкните по маркеру стро-
ки — серому прямоугольничку у левого края. Войдите в меню
Правка и выберите команду Вставить Строку (клавиша Insert).
Над выделенной строкой появится новая, пустая строка.
Для удаления выделите соответствующую строку или не-
сколько строк, войдите в меню Правка и выберите команду
Удалить (клавиша DEL).
Определение первичного ключа
Когда все поля определены, необходимо как минимум одно
поле выбрать в качестве первичного ключа. Это поле не может
содержать одинаковую величину в двух различных записях и
препятствует вводу повторяющихся записей. Для задания пер-
вичного ключа необходимо выделить поле, которое должно
стать первичным ключом, войти в меню Правка и выбрать ко-
манду Определить Ключ. При этом можно выделить несколько
полей одновременно.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
166
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Ввод данных в базу данных
Для ввода записей имеется три способа:
— войдите в меню Записи и выберите команду Ввод Дан-
ных;
— щелкните мышью в пустой записи данных;
— войдите в меню Записи и выберите подменю Перейти,
команду Новая, чтобы перейти к пустой записи данных
в конце таблицы.
Переход к следующему полю записи данных осуществляется
нажатием клавиши «ТаЬ» или «Enter».
Перемещение записей
Войдите в меню Правка и выберите команду Вырезать. Далее
для вставки записи в нужном месте необходимо выбрать коман-
ду Вставить.
Копирование записей
Выделите необходимую запись, войдите в меню Правка и
выберите команду Копирование. Для вставки данных на нужном
месте используйте команду Вставить.
Удаление записей
Выделите нужные записи, войдите в меню Правка и выбери-
ic команду Удалить.
Поиск данных
Войдите в меню Правка и выберите команду Найти. Для вы-
юна диалогового окна Поиск можно использовать комбинацию
клавиш Ctrl+F.
Далее необходимо заполнить поля структуры поиска в соот-
ветствии с предложенным меню.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
167
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Замена данных
Для замены данных войдите в меню Правка и выберите ко-
манду Заменить. Далее необходимо заполнить поля предложен-
ной диалоговой структуры.
Связь между таблицами
Чтобы связать таблицы друг с другом, необходимо войти в
меню Правка и выбрать команду Схема Данные. Если Вы не со-
здавали ранее схемы данных, то на экране сначала появится ди-
алоговое окно Добавление Таблицы. Выберите таблицы или зап-
росы базы данных, которые Вы хотите связать между собой.
Далее необходимо выбрать первую таблицу из тех, которые
Вы хотите связать друг с другом, и нажмите кнопку Добавить.
Проделайте это для всех связываемых таблиц и нажмите
кнопку Закрыть. Вы попадете в окно Схема Данных, в котором
находятся теперь все выбранные Вами таблицы.
Поля, для которых Вы устанавливаете связи, должны содер-
жать общую информацию. Эти поля не обязательно должны
иметь одинаковые названия, но совершенно необходимо, чтобы
совпадали типы данных и размер этих полей.
Импорт и экспорт таблиц
Для проведения экспорта или импорта таблиц необходимо
войти в меню Файл и выбрать команду Настройка Импор-
та/Экспорта.
На экране появится соответствующее диалоговое окно, поля
которого необходимо заполнить. Далее для экспорта таблиц не-
обходимо войти в меню Файл и выбрать команду Импорт.
Для экспорта таблиц необходимо в меню Файл выбрать ко-
манду Экспорт.
Построение запросов
По способу формирования запросы можно разделить на два
вида:
— запросы по образцу;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
168
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
— структурированные запросы.
Основной тип запросов — запросы по образцу.
Для формирования запросов по образцу выберите вкладку
запросов в окне базы данных. После этого нажмите кнопку Со-
здать. Далее можно формировать запрос самостоятельно или с
использованием Мастера запросов.
Использование Мастера запросов
После выбора из диалогового меню Мастера запросов Вам
будет представлено четыре Мастера запросов:
— перекрестный запрос;
— поиск повторяющихся записей;
— поиск записей, не имеющих подчиненных;
— архивирование.
Самостоятельное формирование запросов
Если Вы решили самостоятельно формировать запрос, то
Вам необходимо выбрать режим Новый Запрос. На экране по-
явится окно формирования запросов и одновременно будет от-
крыто диалоговое окно Добавление Таблицы.
Далее необходимо выбрать таблицы, которые будут исполь-
зоваться для Вашего запроса. Для этого необходимо выделять
нужные таблицы и нажимать кнопку Добавить.
Ввод условий отбора
В области конструирования запроса сделайте щелчок в ячей-
ке строки Условие Отбора для поля, по которому Вы хотите оп-
ределить это условие. После этого необходимо ввести выраже-
ние для соответствующего условия отбора. ACCESS проанали-
зирует заданное выражение и, возможно, исправит синтаксис.
Вы можете задать несколько условий отбора. При определении
нескольких условий отбора для одного поля Вы можете исполь-
зовать операторы И или ИЛИ.
Конструктор выражений
В области конструирования необходимо активизировать
ячейку строки Условие Отбора поля. Далее необходимо запус-
тить конструктор выражений, выбрав на панели инструментов
кнопку Построить (с изображением трех точек) или выбрать ко-
манду Построить из контекстного меню, которое вызывается
Приложение к журналу «Управление персоналом»
169
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
щелчком правой кнопки мыши. Из левого списка необходимо
выбрать таблицу, на которых должен базироваться запрос.
В списке справа будут помещены поля выделенной таблицы.
Для ввода соответствующего поля в поле выражений необходи-
мо сделать двойной щелчок по имени поля. В третьем списке
указаны выражения, которые можно вставить в список.
Сортировка записей данных в запросе
Для этого необходимо в области конструирования активизи-
ровать ячейку Сортировка. После этого необходимо выбрать на-
правление сортировки: По Возрастанию или По Убыванию.
После формирования запроса его можно выполнить. Для
немедленного выполнения запроса и получения выборки можно
воспользоваться инструментом Выполнить — кнопка панели ин-
струментов с изображением восклицательного знака — или выб-
рать соответствующую команду в меню Запрос.
Параметрические запросы
Очень часто приходится иметь дело с запросами, устроен-
ными в принципе одинаково, но имеющими некоторые разли-
чия в поставленных условиях отбора. В этом случае, чтобы каж-
дый раз заново не создавать отдельный запрос, следует сформи-
ровать запрос с параметрами. После задания стандартных, не
изменяющихся условий отбора, в строку Условие Отбора для
соответствующего поля вместо обычного конкретного условия
отбора введите приглашение пользователю задать условие отбо-
ра (текст в квадратных скобках), который должен появиться в
диалоговом окне. Войдите в меню Запрос и выберите команду
Параметры. На экране появится диалоговое окно Параметры
Запроса. В ячейке столбца Параметр введите текст, который Вы
определили в строке Условие Отбора области конструирования.
В ячейке столбца Тип Данных определите нужный тип и нажми-
те кнопку ОК.
Формы данных
Создание формы
Как и при разработке таблиц и запросов, при разработке
форм Вы можете воспользоваться помощью Мастера или режи-
мом самостоятельного создания форм.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
170
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Для создания форм с помощью Мастера необходимо:
— в окне базы данных раскрыть вкладку форм и нажать
кнопку Создать.
или
— войдите в меню Файл и выберите команду Новый
Объект, а затем команду Форма.
На экране появится диалоговое окно Создание Формы, в ко-
тором необходимо выбрать режим Мастера По Разработке Форм.
В Вашем распоряжении имеются пять видов форм:
• в один столбец
• табличная форма
• диаграмма
• составная форма
• простая форма
Форма в один столбец
Каждая запись данных представлена на отдельной странице
формы, а каждое поле данных находится в собственной строке.
Табличная форма
Этот вид формы напоминает обыкновенное табличное пред-
ставление запроса или таблицы базы данных.
Форма^диаграмма
Это форма со встроенной диаграммой, отображающей ин-
формацию из базы данных в графическом виде.
Октавная форма
В одной форме одновременно представлена информация
двух различных таблиц базы данных, между которыми установ-
лена связь.
Простая форма
Эта форма — частный случай формы в один столбец.
Самостоятельное создание формы
В диалоговом окне Создание Формы нажмите кнопку Пустая
Форма. ACCESS раскроет окно с пустым бланком формы в ре-
жиме конструирования и далее Вы можете заняться созданием
своего собственного макета формы. Вам необходимо будет оп-
ределить свойства формы, список полей и сформировать эле-
менты управления.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
171
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Каждая форма ACCESS может быть представлена на экране
водном из четырех видов:
— в режиме конструирования. Для перехода в этот режим
выберите команду Конструктор Форм в меню Вид;
— в основном режиме работы с формой. Для перехода в
этот режим выберите команду Форма в меню Вид;
— в табличном режиме. Для перехода в этот режим выбе-
рите команду Таблица в меню Вид;
— режим предварительного просмотра. Для перехода в этот
режим выберите команду Предварительный Просмотр в
меню Файл.
Представление данных в форме отчетов
Сконструировать макет отчета можно двумя способами: с
помощью Мастера отчетов или самостоятельно.
При выборе Мастера по разработке отчетов на экране по-
явится список из семи различных видов отчетов:
• В один столбец. В этом отчете каждое отображаемое поле
записи расположено в отдельной строке.
• Группировка данных и вычисление итогов. В этом отчете
поля записи данных располагаются в строчку, в таблич-
ной форме.
• Итоговый. Отличие от предыдущего отчета состоит в том,
что итоговый отчет не содержит детальных записей.
• Табличный. Вид этого отчета соответствует виду данных
таблиц базы данных и запросов, представленных в таб-
личной форме.
• Почтовые наклейки. Этот вид отчетов используется для
создания стандартных почтовых наклеек на конверты.
• Слияние с MS WORD. Этот вид отчетов используется для
подготовки серийных документов, что позволяет объеди-
нить данные таблицы или запроса MS ACCESS с доку-
ментом MS WORD.
• Простой. Формируется отчет в один столбец, в котором
будут представлены все поля записи данных конкретной
таблицы или запроса.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
172
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Самостоятельное конструирование макета отчета
В окне базы данных раскройте вкладку Отчет, а затем на-
жмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно
Создание Отчета. Далее необходимо нажать кнопку Пустой От-
чет.
Пустой макет отчета разделен на несколько областей.
Существует следующий список различных областей:
— заголовок отчета,
— верхний колонтитул,
— заголовок группы,
— области данных,
— примечание группы,
— нижний колонтитул,
— область примечания отчета.
Открытие базы данных
Для открытия созданной ранее базы данных необходимо:
— войти в файл «Файл»;
— выбрать команду «Меню». На экране появится соответ-
ствующее диалоговое меню. С помощью настройки па-
раметров в этом окне Вы можете открыть базу данных.
Если Вы хотите только просмотреть базу данных, установите
флажок Только Чтение. Если Ваш компьютер подключен к ком-
пьютерной сети и Вы не хотите, чтобы другие пользователи
могли вносить изменения в базу данных, установите флажок
Монопольный Доступ.
Закончив определение необходимых параметров, щелкните
по кнопке ОК, и нужная база данных будет открыта.
Сжатие базы данных
Не используемые в настоящий момент базы данных можно
сжать. Для этого необходимо:
— войти в меню «Файл»;
— выбрать команду «Сжать». В появившемся на экране ди-
алоговом окне Исходная База Данных Для Сжатия необ-
ходимо выбрать нужный файл базы данных.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
173
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Шифрование и дешифрование базы данных
Для зашиты информации от просмотра ее другими програм-
мами базу данных можно зашифровать. Для шифровки базы
данных необходимо выбрать команду Зашифровать из меню
«Файл». Аналогичным образом происходит расшифровка базы
данных.
Восстановление базы данных
В некоторых случаях база данных может быть повреждена.
Для восстановления поврежденной базы рекомендуется исполь-
зовать команду Восстановить из меню «Файл».
Дополнительные возможности ACCESS
ACCESS располагает дополнительными возможностями, ко-
торые позволяют повысить эффективность труда: макросы,
SQL-запросы и ACCESS Basic.
В данном методическом руководстве эти возможности не
рассматриваются.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
174
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПО ACCESS 2.0
I. Создание новой БД
Выбрать команду Файл-Создать (либо кнопку на панели инст-
рументов 1Д1), в открывшемся диалоговом окне выбрать на С:
дирректорию USER, ввести имя файла BD1 (расширение име-
ни файла — .MDB — система добавит автоматически) и нажать
кнопку ОК.
В появившемся окне База данных BD1, определить структуру
базы данных, для этого:
а) выбрать корешок Таблица '
нажать кнопку —I;
в окне базы данных и
6) в диалоговом окне «Создание таблицы» нажать кнопку
«Мастер» и из списка «Образцы полей» выбрать поля дан-
ных, которые необходимо поместить в таблицу, например из
образца таблицы Сотрудники выбрать поля:
Фамилия нажать кнопку >
имя нажать кнопку >
отчество нажать кнопку >
должность нажать кнопку >
дата рождения нажать кнопку
зарплата нажать кнопку >
домашний телефон нажать кнопку >
По завершению таблицы нажать кнопку Далее.
Примечание. После нажатия кнопки I —> I в таблицу поме-
шаются все предлагаемые по умолчанию поля данных,
и I—J позволяют удалять поля, уже назна-
ченные для таблицы.
в) на экране выведено окно Разработка таблицы; выбрать
способ определения ключевых понятий, выбрав режим
Ф Определяются Microsoft Access.
. затем кнопку «Да-
лее» на карточке подсказки;
Приложение к журналу «Управление персоналом»
175
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
г) в следующей последовательности диалогового окна Раз-
работка таблицы выбрать режим
--14 ............:.. ; <’
<• Непосредственный ввод данных в таблицу.
ш&шмжмкжнш затем
кнопку «Готово».
2. Ввод данных в базу
Сделать 10 записей. Поле первичного ключа таблицы (обычно
первое поле таблицы), как правило, имеет тип поля данных
Счетчик. Этот тип гарантирует, что во время ввода данных Ac-
cess автоматически нумерует строки таблицы.
Г Таблица Сотрудники
КодСотруднт Фамилия i Имя I Отчество Должность Дата рожден Зарплата |Домашний т4
- ! • iJEEB 2 Петров (Счетчику Иван Петр Иванович Петрович инженер ст инженер 12.12.55 50 000,00 р. 1 1 10 50 50 500,00 р 1123» 541-435
н| «] [ || • •
Примечание. При сообщении «Ошибка при преобразовании
введенного значения к заданному типу данных» выбрать
кнопку Конструктор и и изменить тип данных.
3. Обработка таблицы
Открыть таблицу в режиме Конструктора и изменить таблицу в
соответствии со своими потребностями. Для каждого поля
можно определить имя поля, тип поля и описание. После окон-
чания формирования таблицы выбрать команду Файл, затем
Закрыть.
Для создания новой (11-й записи) щелкнуть мышью по пустой
строке таблицы и приступить к вводу данных.
Примечание. В левой части записи находится область марки-
ровки записей, обозначающая ее состояние. Треугольником
I < маркируется текущая запись. Как только в записи произ-
ведены изменения, которые еще не были сохранены, вместо
треугольника появляется пиктограмма с изображением каран-
даша . Строка, следующей за последней записью, марки-
руется звездочкой * ,
Приложение к журналу «Управление персоналом»
176
3.6. ОСНОВЫ РАБОТЫ С СУБД ACCESS 2.0
Для удаления записи необходимо:
а) выбрать запись, щелкнув мышью по соответствующей
строке в области маркировки записи (например, 2-й);
б) выбрать команду Правка, в ней подкоманду Вырезать.
4. Поиск данных
Найти все записи, содержащие должность инженер.
Для этого:
Щелкнуть мышью по любой строке соответствующего столбца
таблицы (в нашем случае — на любую должность).
Выбрать команду Правка, в ней подкоманду Найти.
В появившемся диалоговом окне в поле «Образец поиска»
следует ввести искомое значение (в нашем случае — инже-
нер).
Примечание. Можно также провести поиск, выбрав в диало-
гом окне режим «С начала поля» или «С любой части поля»
из списка «Совпадение».
С помощью опций в группе «Область поиска» Вы задаете усло-
вие системе Access проводить поиск только в текущем поле
или во всех полях таблицы.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
12-954
177
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Windows 3.11 for Workgroups (сетевой вариант) привлекает
пользователя не только комфортабельностью самой оболочки,
но и реализованными в этой среде приложениями, позволяю-
щими пользователю эффективно организовать свое рабочее
время:
• осуществлять обмен сообщениями по электронной почте,
• вести согласованный с другими членами рабочей группы
дневник для планирования заданий,
• иметь доступ к сетевому принтеру, подключенному к од-
ному из компьютеров сети,
• иметь сетевой доступ к файлам и приложениям на ком-
пьютерах, подключенных в сеть.
Для подключения к сетевым ресурсам необходимо пройти
процесс регистрации. Для этого при входе в Windows в появив-
шемся окне регистрации (рис. 14) необходимо указать имя
(Logon Name) и пароль (Password).
Рис. 14
Если пользователь проходит регистрацию, то фактически все
необходимые для работы в сети ресурсы (электронной почты,
сетевой печати, доступа к сетевым удаленным ПК и т.д.) предо-
ставляются пользователю автоматически.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
178
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
3.7.1. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА MICROSOFT MAIL
Электронная почта — одна из основных программ, исполь-
зуемых в работе менеджера, эта программа позволяет наладить
документооборот в офисе, используя современные средства
коммуникаций, переводит пользователя от обычных способов
общения (телефонных согласований, подачи докладной или
черновика документа и т.д.) к электронным, дающим возмож-
ность обмениваться через ПК краткими сообщениями, служеб-
ными записками, текстами, чертежами документов и т.п.
Электронная почта Microsoft Mail предоставляет пользовате-
лям следующие возможности:
— посылать и принимать электронное сообщение по лю-
бому адресу, зарегистрированному в сети,
— осуществлять автоматическую рассылку одного сообще-
ния по многим адресам,
— определять важность, срочность и приоритетность от-
правляемого сообщения,
— подключать файлы, созданные приложениями Windows
(текстовыми редакторами, электронной таблицей), к
электронным сообщениям и пересыпать их другому
пользователю,
— печатать полученные и переданные сообщения,
— сохранять все посланные, принятые сообщения в архи-
вах.
Примечание. При наличии факс-модема можно расширить список
адресов номерами факс-аппаратов Ваших партнеров и посылать со-
общения на их компьютеры; если реализована технология FAX АТ
Work, то Ваши партнеры получат не картинку посланного докумен-
та, а документ в виде файла, который можно загрузить в программы
и работать с ним.
При установке электронной почты администратором систе-
мы в области вычислительной техники создается почтовое отде-
ление, в котором содержится вся информация о партнерах
(пользователях) электронной почты, эта информация может до-
бавляться, удаляться, может изменяться пароль доступа.
Для каждого пользователя создается свой почтовый ящик
(файл) для получения, передачи и хранения сообщения. Доступ
Приложение к журналу «Управление персоналом»
12
179
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
к почтовому ящику защищен паролем, известным только пользо-
вателю этого ящика.
При запуске электронной почты необходимо найти пиктог-
рамму Mail и дважды щелкнуть по ней мышкой:
Рис. 15
В случае успешного запуска на экране появится окно, при-
веденное на рисунке 16:
Рис. 16
180
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
В окне под линейкой меню находится панель инструментов,
в рабочем поле окна находятся два подчиненных окна: Входящие
(Inbox) и Исходящие (Outbox) сообщения, (на рисунке 16 окно
Исходящее не видно, чтобы его увидеть сверните окно Входя-
щие). В окне Входящие содержатся все сообщения, полученные
пользователем, в окне Исходящие — архив всех отправленных
сообщений. Как любое окно среды Windows, эти окна могут
быть представлены в нормальном виде и в виде пиктограмм.
Рис. 17
Окно входящих сообщений состоит из списка личных папок
сообщений (Private Folders), и списка заголовков сообщений', име-
ни отправителя (From), темы сообщения (Subject), даты в вре-
мени получения (Received).
Рис. 18
181
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Каждый заголовок содержит пиктограмму примечания:
— в виде закрытого конверта, когда сообщение не прочи-
тано,
— в виде открытого конверта, когда сообщение прочитано,
— в виде конверта со скрепкой, когда сообщение помеще-
но в другую папку,
— в виде всех перечисленных выше пиктограмм с добавле-
нием восклицательного знака, когда сообщение особой
важности.
В списке личных папок предлагаются три стандартные пап-
ки: Входящие (Inbox), Отправленные (Sent mail), Удаленные
(Deleted Mail).
• Папка Входящие (Inbox) — предназначена для приема но-
вых сообщений.
• Папка Отправленные (Sent mail) — предназначена для
хранения отправленных сообщений в текущем сеансе
электронной почты.
• Папка Удаленные (Deleted Mail) — предназначена для
хранения удаленных сообщений, при завершении работы
с электронной почтой все сообщения удаляются из нее.
Примечание. Для сортировки сообщений пользователь может созда-
вать свои собственные личные папки и при необходимости их унич-
тожать. Для создания личной папки необходимо выбрать команду
Файл (File), а в ней подкоманду Создать папку в появившемся диа-
логовом окне дать название папки, затем в нем нажать кнопку ОК.
Рис. 19
Приложение к журналу «Управление персоналом»
182
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Для удаления личной папки выбрать команду Окно, в ней под-
команду Входящие, в появившемся диалоговом окне выбрать
папку, которую надо удалить (например, письма), далее в меню
выбрать команду Файл, в ней подкоманду Удалить.
Рис. 20
Посылка сообщения
Для посылки сообщения необходимо выбрать адресата, указать
тему сообщения, сформировать текст сообщения и послать его.
Можно переслать только те сообщения, которые созданы при-
ложениями Windows, причем эти программы-приложения долж-
ны присутствовать на компьютере получателя. Для выполнения
всех перечисленных операций необходимо:
Выбрать из меню команду Почта (Post), а в ней подко-
манду Создать сообщение (Compose Note) или выбрать
на панели инструментов кнопку Создать (Compose)
На экране появляется окно формирования по-
сылаемого сообщения (Send Note), в котором вводится
имя адресата, имена получателей копий сообщения
(заполняется при необходимости), тема сообщения:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
183
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Рис. 21
Примечание. Для исключения возможных ошибок при вводе
адресата и получателей копий можно воспользоваться кноп-
кой Адрес (Address), щелкнув по ней мышкой. Из списка ад-
ресов выбирается нужный.
2. Заполнить поле темы сообщений (Subject), набрав на
клавиатуре 3-5 слов (но не более 255 символов) краткой
аннотации сообщения, затем ввести текст сообщения.
При передаче простого сообщения перейти в п.З.
В случае передачи более сложного сообщения ис-
пользуется прием присоединения к сообщению файла,
созданного с помощью текстового редактора или элект-
ронной таблицы. В этом случае необходимо щелкнуть
мышкой по кнопке I »->* I (Attach) и в открывшемся
диалоговом окне выбрать имя присоединяемого файла.
Примечание. В окне присоединенный файл представляется в
виде пиктограммы.
3. Для посылки сообщения щелкнуть мышкой по кнопке
посылки сообщения (Send) I Отпр^ть |
Приложение к журналу «Управление персоналом»
184
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Прием сообщения
Прием сообщения осуществляется автоматически. Все при-
нятые сообщения помещаются в папку Входящие (Inbox).
При необходимости прием новых поступлений можно про-
вести немедленно с помощью команды меню Просмотр (View).
Чтение сообщения
Для чтения сообщения необходимо:
1. Выбрать команду Просмотр, в ней подкоманду Открыть
папку входящих, появляется диалоговое окно, приведен-
ное на рисунке 22:
Рис. 22
2. Подвести мышь на строку заголовка интересующего со-
общения и дважды щелкнуть мышью по этому сообще-
нию.
3. В окне электронной почты появится окно выбранного
сообщения с указанием имени адреса, пославшего со-
общение (From), даты сообщения (Date), имен адресов,
которым послано сообщение (То), имен адресов, кото-
рым послана копия сообщения (Сс), темы сообщения
(Subject), полный текст сообщения.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
185
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Сообщение можно редактировать, перемещать и копировать
из папки в папку, сортировать по различным критериям и т.п., а
также, не выходя из режима просмотра сообщения, перейти к
просмотру следующего или предыдущего сообщения.
Примечание. Целесообразно, получаемый файл сначала скопировать
получателем с помощью команды Сохранить как на собственном
диске, в нужном каталоге и под своим именем для его последующе-
го редактирования.
При получении сообщения с Вложением двойным щелчком
мыши по пиктограмме, находящейся в поле сообщения, развер-
нуть её.
Если требуется редактирование Вложенного сообщения, же-
лательно его сначала сохранить с помощью команды Файл, а в
ней подкоманды Сохранить вложение.
Удаление сообщения
Для удаления сообщения необходимо:
1. Открыть одну из личных папок.
Рис. 23
2. Выделить заголовок сообщения, зафиксировать на нем
курсор мыши.
186
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
3. Выбрать команду Файл (File), в ней подкоманду Уда-
лить (Delete) или выбрать кнопку на панели инструмен-
тов Удалить (Delete). При этом сообщение помещается в
папку удаленных сообщений.
Ответ на полученное сообщение
При необходимости пользователь имеет возможность после
прочтения сообщения ответить адресату. Для этого необходимо:
1.
Выбрать команду Почта (Mail), в ней подкоманду ответа
на сообщение Ответить (Reply) или щелкнуть мышкой
по кнопке панели инструментов
Ответ
2. На экране появится окно формирования посылаемого
сообщения (Send Note), в котором перед текстом сооб-
щения вставлена пустая строка, куда и вносятся ком-
ментарии.
3.
Для посылки сообщения щелкнуть мышкой по кнопке
посылки сообщения I. °ТлРа8И^._].
Если сообщение отправляется нескольким адресатам, то в
этом случае выбирается команда Почта, а в ней подкоманда От-
вет всем или кнопка
Ответ всем
Печать сообщения
При необходимости вывода на печать полученного сообще-
ния выбрать из меню команду Файл (File), а в ней подкоманду
Печать (Print).
Примечание. Копирование текста или фрагмента осуществляется
приемом используемым в Word, с помощью команд Выделить, Ко-
пировать, Вставить.
Завершение работы с электронной почтой
Для завершения работы с электронной почтой существуют
дна варианта.
Приложение к журналу ♦Управление персоналом»
187
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Первый вариант используется, если электронная почта была
запущена без связи с другими приложениями, такими, напри-
мер, как планировщик работ Schedule+. В этом случае для за-
вершения работы с электронной почтой необходимо
— выбрать команду меню Файл (File), а в ней подкоманду
Выход (Exit).
Второй вариант используется, если электронная почта запу-
щена другим приложением, например, планировщиком работ
Schedule-!-, работая в котором, используя Mail, можно осуществ-
лять связи с пользователями. В этом случае необходимо
— выбрать команду меню Файл (File), а в ней подкоманду
Выход с отменой регистрации (Exit And Sign Out).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
188
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
3.7.2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ТЕЛЕФОН CHAT
Электронный телефон — удобное средство общения между
сотрудниками учреждения. Работа с этой программой напоми-
нает работу с обычным телефоном и требует установки на Ва-
шем компьютере и компьютерах Ваших коллег среды Windows
3.11 for Workgroups.
Для запуска программы необходимо найти пиктограмму Chat
и дважды щелкнуть по ней мышкой.
фона:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
189
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Перед началом работы желательно проверить настройку Ва-
шей программы, для этого выбрать из меню команду Парамет-
ры, в ней подкоманду Общая настройка. В появившемся диало-
говом окне Общая настройка проверить, установлен ли режим
автоматического запуска, и в случае необходимости выбрать
другое расположение окон.
Общая настройка
“Стиль окна:
(^(Расположение друг над Друг j=j
О Расположение рядом □□
ок |
Отмена
“Сообщение партнера:
<•> Использовать шрифт партнера
О Использовать свой шрифт
И Автоматический запуск Chat в случае вызова
Приложение к журналу «Управление персоналом»
190
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Для начала разговора необходимо:
1. Выбрать из меню команду Разговор, а в ней подкоманду
Вызвать или щелкнуть по кнопке на панели инструмен-
тов вызова абонента HI.
2. На экране появляется окно списка абонентов:
Выбрать компьютер
3. Из списка выбрать требуемого абонента и ждать, когда
он как бы «снимет трубку».
Примечание. При этом на компьютере Вашего коллеги про-
звучит звуковой сигнал; после входа Вашим коллегой в ре-
жим Chat можно начать диалог.
На Вашем ПК и компьютере Вашего коллеги рабочее окно
Chat разобьется на два подокна, через которые и идет диалог:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
191
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Все, что Вы вводите, будет изображаться в верхней части ок-
на, ответы Вашего коллеги — в нижней части окна.
Для завершения работы с программой Chat необходимо из
меню выбрать команду Разговор, а в ней подкоманду Завершить
разговор или на панели инструментов выбрать кнопку Заверше-
ние связи (изображение телефона с опущенной на рычаг
трубкой).
Примечание, Если абонент не отвечает, необходимо щелкнуть мыш-
кой по кнопке инструмента Завершение связи ISJ.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
192
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
3.7.3. СИСТЕМА SCHEDULE+
Система Scheduled- позволяет не только планировать и конт-
ролировать процесс выполнения дел менеджера и его руководи-
теля, но и рабочее время членов коллектива. Например, для
эффективной организации проведения делового совещания с
несколькими сотрудниками с учетом загруженности рабочего
дня этих сотрудников, можно просмотреть расписания каждого
из сотрудников, наложить их одно на другое, выбрать удобное
для всех время, после чего отметить это время во всех расписа-
ниях сотрудников и оповестить о начале совещания по элект-
ронной почте. Система встроена в оболочку Windows for Work-
groups 3.11. В оболочке Windows 3.1 эта программа отсутствует,
поэтому для планирования работ необходимо приобретать от-
дельно программу, которая носит название Microsoft Project.
Запуск программы Schedule+ осуществляется двойным щел-
чком по пиктограмме.
Диспетчер Программ
Файл Параметры Окно Справка
Приложение к журналу «Управление персоналом»
13-954
193
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3,11
Планировщик рабочего времени Schedule+ имеет два подчи-
ненных окна:
— окно Рабочий дневник,
— окно Совещаний.
Окно Рабочий дневник
Сразу после запуска системы появляется окно Рабочего
дневника (или Плана работы):
Рабочий дневник состоит из следующих разделов: «Appts»
(События), «Planner» (Планировщик), «Tasks» (Задания).
В разделе к/ippts» (События) (он изображен на рисунке) вы-
водится текущая дата, поля выбора месяца и года, табель-кален-
дарь на текущий месяц.
Под календарем находится поле для ввода заметок, не при-
вязанных к определенному моменту времени.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
194
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
В центре окна размещено поле ввода событий, связанных с
конкретным временем. Подведя курсор мыши к конкретному
времени, можно ввести текст заметки.
Список работ
В разделе «Planner» (Планировщик) можно планировать про-
ведение деловой встречи с сотрудниками, учитывая их свобод-
ное время. Программа автоматически обозначает в окне «Plan-
ner» (Планировщик) наиболее удобное для всех сотрудников
время для проведения совещания.
В разделе «Tasks» (Задания) можно создать сетевой график
выполнения конкретного задания. Каждое задание разбивается
на подзадания, каждому из них присваивается приоритет и зада-
ется срок выполнения.
Приложение к журналу ♦Управление персоналом»
13'
195
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Окно сообщения
Окно (Messages) содержит два вида сообщений: приглаше-
ние на встречу и ответ на приглашение. Если установлена связь
с электронной почтой Mail, то эти сообщения видны в Mail в
окне Входящие (Inbox).
Порядок работы с календарем
При первом запуске системы открывается календарь (еже-
дневник) с указанием в заголовке имени пользователя.
Для заполнения плана рабочего дня календаря необходимо:
— щелкнуть мышью по нужной временной рамке, чтобы в
ней появился курсор ввода;
— набрать текст мероприятия;
— нажать клавишу TAB.
196
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Слева от текста мероприятия вставляется значок k2L, кото-
рый означает, что за несколько минут до начала мероприятия на
экране компьютера появляется напоминание о мероприятии в
диалоговом окне.
Чтобы установить необходимую продолжительность мероп-
риятия в пределах стандартных временных интервалов, необхо-
димо:
— щелкнуть мышью по тексту мероприятия (при этом по-
является рамка вокруг текста),
— установить курсор мыши на нижний край рамки (он
примет форму двунаправленной стрелки), нажать кнопку
мыши и, не отпуская ее, растянуть рамку на нужный
временной отрезок.
Для изменения атрибутов мероприятия (времени начала,
продолжительности и т.д.) необходимо:
— дважды щелкнуть мышью в рамке мероприятия:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
197
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
— в открывшемся диалоговом окне использовать рамку
When, для этого:
а) в поле Start выбрать час и минуты начала мероп-
риятия,
б)в поле End выбрать час и минуты окончания ме-
роприятия;
— установить флажок Set Reminder for, если необходимо
выдавать напоминание о мероприятии;
— установить флажок Private, если необходимо пометить
мероприятие как личное;
— установить флажок Tentative, если мероприятие необяза-
тельное, но возможное;
— щелкнуть по кнопке ОК.
Для внесения заметок в поле те-
кущего дня необходимо:
— в поле Notes щелкнуть мышью,
чтобы там появился курсор
ввода (см. рис.):
— ввести текст заметки.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
198
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Редактирование мероприятий
Для изменения текста мероприятия необходимо:
— щелкнуть мышью в рамке мероприятий;
— изменить текст мероприятий, используя обычные прави-
ла редактирования;
Для изменения времени проведения мероприятия, необхо-
димо:
— курсор мыши установить в верхний край рамки мероп-
риятия, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки;
— нажав и не отпуская кнопку мыши, перенести рамку на
нужное время, отпустить кнопку мыши.
Для перемещения мероприятия на другой день необходимо:
— щелкнуть мышью по мероприятию, которое необходимо
переместить,
— в меню Edit выбрать команду Move Appt,
— в появившемся диалоговом окне ввести время и дату,
куда необходимо переместить мероприятие:
[W ооЮ [Fri 11/10/96^5] I—.ж. ............1
Cancel
Для копирования мероприятия необходимо:
— щелкнуть мышью по мероприятию, которое необходимо
скопировать,
— в меню Edit выбрать команду Copy Appt,
— с помощью календаря выбрать день и время, на которое
необходимо скопировать мероприятие,
— в меню Edit выбрать команду Past.
Поиск текста мероприятия можно производить по всему ка-
лендарю, вперед или назад от текущей даты. Для поиска необ-
ходимо:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
199
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
— в меню Edit выбрать команду Find,
— в рамке Search диалогового окна ввести текст мероприя-
тия (полностью или частично), а затем выбрать направ-
ление поиска (вперед от текущей даты, назад и т.д.)
____________________Find
Search For:
r-Se arch--------------
Forward from today
О Backward from today
О Whole schedule
Start Search
Cancel
Start Search
— щелкнуть по кнопке >""" ..
Для удаления мероприятия необходимо:
— выбрать нужное мероприятие,
— в меню Edit выбрать команду Delete Appt.
Система позволяет распечатать календарь одного дня, меся-
ца, недели или нескольких дней, недель, месяцев.
Для печати плана необходимо:
— в календаре выбрать день, расписание которого необхо-
димо распечатать,
— в меню Edit выбрать команду Print,
— в появившемся диалоговом окне в поле For рамки
Schedule Range указать количество дней, недель или ме-
сяцев, начиная от выбранной даты:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
200
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
— в рамке Print выбрать вид распечатки, затем щелкнуть по
кнопке ОК.
Для просмотра содержимого календаря необходимо устано-
вить нужную дату, для чего:
— щелкнуть по кнопке разворачивания списка в рамке
наименования месяца ,
— в появившемся списке щелкнуть по названию нужного
месяца,
— щелкнуть по нужному числу календаря.
2 со Т W Т F „.s_
22 х 2.3 26 27 28
29 30 1 2 3 4 5
6 7 8 9 юЩ 12
13. 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 31 1 2
Просмотр мероприятий текущего дня осуществляется на-
жатием клавиши TAB или с помощью линейки прокрутки:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
201
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Чтобы просмотреть расписание на ближайшие дни, необхо-
1имо щелкнуть по закладке Planner.
Завершение работы с программой осуществляется аналогично
электронной почте Mail, через меню команды File (Файл) и
подкоманду Exit (Выход) или подкоманду Exit And Sign out
(Завершить и отменить регистрацию).
Приложение к журналу «Управление персоналом»
202
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
3.7.4. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЕТЕВЫХ
РЕСУРСОВ ПК
Под сетевыми ресурсами подразумеваются: разделенные
принтеры, разделенные каталоги с файлами.
СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИНТЕРОВ
Предоставление принтера для совместного использования
Важным преимуществом Windows 3.11 является возможность
использования одного из принтеров рабочей группы для вывода
информации.
Для предоставления принтера для совместного использова-
ния необходимо:
1. Запустить программу Диспетчер печати (окно Главная),
из меню выбрать команду Принтер, в ней Совместное
использование принтера как...
2. В появившемся диалоговом окне необходимо указать
имя принтера, при необходимости пароль, комментарий
и т.д.:
Примечание.
1. Диспетчер печати ПК рабочей станции должен быть всегда ак-
тивным.
2. При установке на принтер пароля не забудьте сообщить его чле-
нам рабочей группы.
Приложение к журналу ♦Управление персоналом»
203
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Доступ к сетевому принтеру
Печать из любого Windows-приложения выполняется стан-
дартным для среды Windows способом через команды Файл и
Печать.
Как известно, качество печати зависит от типа принтера
(матричный, струйный, лазерный и т.д.), его разрешающей спо-
собности и т.д. При работе в среде Windows for Workgroups 3.11
ПК можно настроить на работу с несколькими принтерами,
подсоединенными к различным компьютерам сети, а при работе
с отдельными приложениями обращаться к некоторым из них.
При этом нужно:
1. Убедиться, что тот компьютер, к принтеру которого не-
обходимо подключиться, включен и на нем загружен
Windows.
2. Выбрать в меню команду Файл, а в ней подкоманду Пе-
чать.
3. В появившемся диалоговом окне Печать выбрать кноп-
ку Принтер. На экране появляется диалоговое окно Вы-
бор принтера.
4. В списке принтеров найти нужный и дважды щелкнуть
по нему мышью. Затем нажать кнопку Закрыть.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
204
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Далее действовать стандартным образом в диалоговом окне
Печать.
Примечание. Если в списке принтеров отсутствует имя сетевого
принтера, необходимо выбрать кнопку Сеть и подсоединиться к
нужному принтеру.
Для отсоединения принтера, используемого для печати дру-
гими членами рабочей группы, необходимо:
1. Запустить Диспетчер печати.
2. Из меню выбрать команду Принтер, а в ней Прекратить
совместное использование принтера.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
205
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕСУРСОВ
(ФАЙЛОВ, КАТАЛОГОВ) ПК РАБОЧЕЙ ГРУППОЙ
Предоставление ресурсов для совместного использования
Для предоставления каталогов и файлов для совместного ис-
пользования необходимо:
1. Запустить Диспетчер Файлов.
2. Выделить каталоги для совместного использования.
3. Из меню Диспетчера Файлов выбрать команду Диск, а в
ней подкоманду Совместный доступ или кнопку ЙУ.
В появившемся диалоговом окне установить атрибуты ис-
пользования: тип доступа и пароль, затем выбрать кнопку ОК:
Share Directory
Sphere Name: Path: Comment: OK
C:\GSPGGY\BOOK Cancel |
Help |
СЗ Re-share at Startup
“Access Type:
(•) Read-Only
О Full
О Depends on Password
“ Pa s swo rd s:-------
Read-Only Password:
Full Access Password
Приложение к журналу «Управление персоналом»
206
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Использование сетевых каталогов.
Доступ к файлам членов рабочей группы
Для организации доступа к файлам членов рабочей группы
необходимо:
I. Запустить Диспетчер Файлов.
2. Из меню Диспетчера Файлов выбрать команду Диск, а в
ней подкоманду Соединение с устройством сети.
В появившемся диалоговом окне выбрать компьютер из сво-
ей рабочей группы, с которым необходимо подсоединиться и
затем кнопку ОК.
3. Система возвращается в Диспетчер Программ, из него
выбрать нужный файл.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
207
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
Прекращение совместного доступа осуществляется через
Диспетчер Файлов с помощью команды Диск, в ней подкоманды
Запрет совместного доступа.
Для отключения от сетевого каталога, т.е. прекращения ис-
пользования чужого каталога в окне Диспетчер Файлов выбира-
ется команда Диск, в ней подкоманда Отключение от устройства
сети.
Приложение к журналу ♦Управление персоналом»
208
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
3.7.5. СИСТЕМА WINPOPUP
Система предназначена для передачи краткого сообщения в
оперативном режиме. Перед началом работы необходимо вы-
полнить или проверить настройки, для этого:
1. В Панели управления (группы Главная) запустить прог-
рамму Сеть.
2. В появившемся диалоговом окне:
из поля Параметры выбрать кнопку Запуск
Запуск
3. В появившемся диалоговом окне выполнить необходи-
мые настройки: использовать WinPopup, выбрать режим
Вход при запуске, и т.д.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
14 954
209
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
- 10 I Установки начальных действий Mi 1
параметры 0 Вход npnj.anycKet й Отдоженные соединения И Использовать сетевой DDE Ю Использодать WinPopup ОК
Отмена
Справка
параметры для сетевой раооты организации Q Регистрация в домен Windows NT или LAN Manager Имя домена. | | Г~1 Ие показывать сообщение при успешном входе
Установить пароль... |
। гриоритеты: 1 Быстрое । |1 । Быстрое распределение выполнение ।—।—।—t__i—i___i—l__i—। ресурсов приложений -
Для отсылки сообщения с помощью системы WinPopup не-
обходимо:
I. Запустить систему, щелкнув мышью по ее пиктограмме,
раскроется окно WinPopup:
Сообщения Справка
Нет сообщений
t т
Текущее сообщение: 0 {Общее кол-во сообщений О
210
3.7. СЕТЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WINDOWS 3.11
2. Из меню выбрать команду Сообщение, в появившемся
диалоговом окне выбрать адресата, щелкнув мышью по
кнопке Пролистать:
Отправить сообщение
3. Набрать сообщение и отправить его.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
14*
211
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Персональная информационная система предназначена для
эффективной организации рабочего времени менеджера, она
предоставляет в распоряжение пользователя основные рабочие
инструменты: календар’ь, телефонный справочник, перечень за-
даний, блокнот и т.д. В настоящее время на рынке программ-
ных продуктов предлагается много интересных разработок, од-
ной из наиболее популярных является система Organizer. • Рас-
смотрим простейшие операции по работе с системой, использо-
вание которых будет полезно менеджерам в организации их ра-
бочего времени. Для запуска системы необходимо указать кур-
сором на пиктограмму Organizer и дважды по ней щелкнуть
мышкой, на экране появляется картинка, представленная на
рисунке:
Разделы
На экране появляется знакомая Вам структура окна (систем-
ная кнопка, имя окна, кнопки сворачивания и разворачивания
окна, меню, панель управления, инструментальная панель и
Т.Д.).
Меню системы включает команды: Файл, Редактор, Раздел,
Страницы, Сервис, Настройка, Справка.
Приложение к журналу «Управление персоналом*
212
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
С помощью инструментальной панели и панели управления
обеспечивается быстрый доступ к наиболее часто используемым
командам меню. Назначение кнопок панели управления приве-
дены в таблице 11.
Таблица 11
Кнопка Назначение
Открытие файла
Сохранение файла на диске
Печать
а Отмена последнего изменения
Удаление выделенного фрагмента в буфер
Копирование выделенного фрагмента в буфер
Вставка информации из буфера
Поиск текста
Связь с внешним файлом (Команда Файл/Связь ста- новится доступной только в процессе связывания)
Отправка сообщения
Просмотр журнала звонков
Переход к режиму позиционирования панели управ- ления
Работа с содержанием записной книжки
и Получение справки относительно работы с Lotus Or- ganizer
Инструментальная панель находится в левой части окна Lo-
tus Organizer, непосредственно над часами и отрывным календа-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
213
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
рем. Она предоставляет пользователю дополнительный набор
средств для выполнения ряда операций и задач, которые приве-
дены в таблице 12:
Таблица 12
Кнопка Назначение
И Выбор объекта
Перенос объекта с одной страницы на другую
Связывание объектов между собой
Разрыв связей между объектами
& Обмен информацией с буфером Windows при операциях удаления /копирования/вставки
й ! ю Вставка новой страницы (события, адреса и т.п.) в текущий раздел записной книжки
ей
Возврат к странице, от которой был осуществ- лен переход к текущей
3 мм Отправка и получение почты
Телефонный звонок или регистрация входяще- го звонка
ЕЙ Печать
При работе с системой Organizer курсор может приобретать
различную форму:
— при работе с меню, панелью управления, диалого-
выми окнами и т.д.;
^5 — при работе с объектами;
‘lb) Gj* — ПРИ листании страниц;
— при ожидании;
214
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Q
— при операции переноса объекта.
Рассмотрим основные технологические приемы работы с си-
стемой Organizer, которые могут быть использованы менеджера-
ми в работе. В случае затруднения при работе с системой нужно
обращаться к справке а
Режим Календарь
Календарь позволяет планировать мероприятия, устанавли-
вать продолжительность каждого при помощи фиксатора интер-
вала, переносить мероприятия на другие дня, включать режим
оповещения и т.д.
Для открытия Календаря из меню Organizer выбирается раз-
дел «Календарь» (рис. 24).
подводим
мышь к
режиму
Календарь и
щелкаем по
левой
клавише
мыши
Рис. 24
На экране появляется календарь текущего года (рис. 25).
Чтобы вывести на экран ежедневник, необходимо в календа-
ре выбрать дату и щелкнуть по ней мышью.
На экране появляется картинка, приведенная на рисунке 26.
Приложение к журналу «Управление персоналом*
215
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Рис. 25
~ 1995
Январь
ПнИгОЧтП»С«в<
Октябрь
эо
Декабрь
Февраль
Пы«ѻЧгПтС«Вс
Рис. 26
216
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Режим отображения ежедневника может быть изменен с по-
мощью значков, находящихся на рисунке под значком отрывно-
го календаря. Назначение каждого из них приведено ниже.
Кнопка Режим отображения
|щ Один день на странице
S Рабочая неделя на развороте
О! Календарная неделя на развороте
И Неделя на странице
Для отображения событий в ежедневнике необходимо вы-
полнить следующее:
1. Выбрать день месяца, щелкнув мышкой по конкретной
дате.
2. Выбрать режим отображения ежедневника, используя
значки, находящиеся под значком отрывного календаря
с левой стороны поля системы Organizer.
3. Отобразить в ежедневнике интервалы времени, для по-
явления которых щелкнуть мышкой в любом месте
выбранной даты ежедневника.
4. Выбрать время отображения события и щелкнуть по
нему мышью, на экране появляется окно событий, в ко-
торое вводят информацию о событии (рис. 27).
5. Ввести информацию о событии (например, совещание,
встреча и т.д.).
6. Для оповещения события (в случае такой необходимос-
ти) нажать кнопку «Сигнала» _й1.
7. Для ввода события в ежедневник нажать кнопку *4.
8. Отказ от ввода — кнопка Х|.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
217
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
РИС. 27
В результате в ежедневнике появятся запланированные со-
бытия, например:
Январь 1995______
9 Понедельник
8:30 ДМ совещание
10:00 ДМ позвонить Иванову И И.
Неэ&лд 2
Приложение к журналу «Управление персоналом»
218
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Для отмены (удаления) события необходимо:
1. Выделить событие.
2. Схватить его мышкой (т.е. подвести мышь вовнутрь вы-
деленного события и нажать левую клавишу мыши).
3. Не отпуская мышь, перетащить указатель мыши в кор-
зину W.
4. Отпустить левую клавишу мыши.
Если событие удалено сл
помощью команды «Отмена»
айно, его можно восстановить с
Чтобы перенести событие, необходимо:
1. Нажать на инструментальной панели кнопку М, после
чего курсор приобретает вид магнита.
2. Указать курсором на событие, которое необходимо пе-
ренести на новое место, и щелкнуть по левой кнопке
мыши.
3. Перейти на нужную страницу календаря, выбрать нуж-
ную дату и щелкнуть по ней мышкой, в результате со-
бытие будет перенесено на новое место.
4. Нажать кнопку S и тем самым выключить режим
«Переноса».
Режим Дела
Режим предназначен для кратковременного и долговремен-
ного планирования, прослеживания сроков выполнения запла-
нированных событий.
Режим «Дела» позволяет изменять даты начала и окончания
событий, назначать приоритеты выполнения отдельных собы-
тий, помечать выполненные задачи, отображать задачи в кален-
даре.
Для выбора режима выбираем раздел «Дела» (рис. 24).
В результате на экране появляется картинка, только сначала
без внесенной информации, приведенной на рисунке 28.
Приложение к журналу «Управление персоналом»
219
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Рис. 28
Для ввода информации в режим «Дела» необходимо:
1. Выбрать на инструментальной панели кнопку Ш или в
меню системы Organizer выбрать команду «Сервис», а в
ней подкоманду «Добавить дело». На экране появляется
диалоговое окно:
Приложение к журналу «Управление персоналом»
220
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
2. В поле Описание ввести задачу. Например, организо-
вать совещание. В поле Начало (Конец) ввести время
начала (окончания) выполнения задачи. В поле При-
оритет — назначить приоритет задачи. После выполне-
ния задачи сделать отметку в поле Сделано, подведя
курсор мыши к полю и нажав левую клавишу.... мыши,
тогда результат будет виден, и имеет вид
Для отмены (удаления) задачи необходимо:
I. Подвести курсор мыши к названию задачи.
2. Схватить ее мышкой (т.е. подвести мышь вовнутрь тек-
ста задачи и нажать левую клавишу мыши).
3. Не отпуская мышь, перетащить указатель мыши в кор-
зину W.
4. Отпустить левую клавишу мыши.
Если событие удалено случайно, его можно восстановить с
помощью команды «Отмена» ±3.
Для отображения Дел в
календаре необходимо:
1. Выбрать в меню
команду
«Настройка», в ней
подкоманду
«Календарь».
В появившемся ди-
алоговом окне (рис.
29) выбрать опцию
«отображать», в по-
явившемся новом
диалоговом окне
(рис. 30) выбрать
раздел «Дела»:
Календарь - параметры
Рабочий день
Атрибуты затрат
Строка 11&Код клиента
Строка 2 Код (затрат
ОК | | Отмена
| Отображать../] j формат.;..
События
Отображать строк Все
□ Полная информация
С Включая выходные
Рис. 29
Приложение к журналу «Управление персоналом»
221
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Рис. 30
Режим Адреса
Режим Адреса предназначен для поиска информации по
именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержа-
щимся в карточке адресной книги.
Для выбора режима выбираем раздел Адреса (рис. 24).
В результате на экране появляется картинка, приведенная на
рисунке 31.
Для ввода информации в адресную книгу необходимо:
1. Активизировать поле адресной книги (перемещение
между полями осуществляется с помощью клавиши на
клавиатуре Tab (вперед) или одновременного нажатия
двух клавиш Shift+Tab (назад)).
2. Занести информацию в поле.
3. После занесения информации во все поля адресной
книги выбрать кнопку «Новый», находящуюся под ад-
ресной книгой.
Для поиска информации в адресной книге (для выведения ее
на экран нужно либо воспользоваться командой меню «Сервис»
и подкомандой «Добавить адрес», либо щелкнуть мышкой по
символу ?, находящемуся с правой стороны вверху у адресной
книги) необходимо:
1. Активизировать поле в адресной книге, по которому не-
обходимо провести поиск. Например — фамилия.
2. Ввести поисковый образец. Например — Иванов.
3. Выбрать кнопку «Поиск», находящуюся под адресной
книгой.
222
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Рис. 31
Для изменения режима просмотра система предлагает вос-
пользоваться кнопками управления режимом просмотра или
командами меню «Настройка» и «Адреса».
Назначение кнопок управления режимом просмотра, нахо-
дящихся на рисунке 31 под значком отрывного календаря, при-
ведено ниже:
Кнопка Отображаются
‘0'0: Все поля: ФИО, Организация, Адрес, Телефон,
Факс и примечания (одна запись на странице)
Адрес: ФИО, Организация, Адрес, Телефон, Факс (две записи на странице)
223
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Кнопка Отображаются
ни Тел./Факс: ФИО, Организация, Телефон, Факс (четыре записи на странице)
М = Т = '1 Е14 Телефон: ФИО, Организация, Телефон (шесть или более записей на странице)
Поиск с помощью команд проводится следующим образом:
1. В меню системы выбирается команда «Редактирование»,
в ней подкоманда «Поиск».
2. В появившемся диалоговом окне (рис. 32) задается в
опции «Образец» поисковый образ. Например, конкрет-
ная фамилия.
3. В опции «Раздел» указывается, в каком разделе системы
проводить поиск.
4. Выбирается режим «Найти».
Рис. 32
Приложение к журналу «Управление персоналом»
224
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Режим Блокнот
Режим Блокнот предназначен для ведения записей, на стра-
нице блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и
т.д.
Для входа в режим необходимо выбрать раздел Блокнот
(см. рис. 24).
На экране появляется картинка, приведенная на рисунке 33:
Рис. 33
Для ввода текста в страницу Блокнота необходимо:
I. Выбрать кнопку на инструментальной панели а.
2. На экране появляется диалоговое окно, приведенное на
рисунке 34:
Приложение к журналу ♦Управление персоналом»
15-954
225
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Блокнот: добавление страницы
Рис. 34
3. Указать заголовок страницы Блокнота и выбрать фор-
мат.
4. Нажать клавишу в диалоговом окне «ОК».
5. Перелистывая страницы, найти заданный заголовок,
щелкнуть по этой странице мышью и набирать текст.
6. Оформление страницы можно проводить с помощью
опции «Выравнивание» (рис. 34).
Для отмены (удаления) страницы необходимо:
I. Подвести курсор мыши к оглавлению страницы.
2. Схватить ее мышкой (т.е. подвести мышь вовнутрь тек-
ста оглавления и нажать левую клавишу мыши).
3. Не отпуская мышь, перетащить указатель мыши в кор-
зину Ш.
4. Отпустить левую клавишу мыши.
Если страница удалена случайно, ее можно восстановить
с помощью команды «Отмена» 2^1.
226
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Режим Планировщик
Режим Планировщик предназначен для отслеживания запла-
нированного события (поездки, конференции и т.д.) на готовом
календарном плане.
Для входа в режим необходимо выбрать раздел Планы
(см. рис. 24).
На экране появляется как бы собранный в «гармошку» лист
Планировщика, для его разворачивания необходимо указать
курсором на кнопку О*, находящуюся в правом верхнем углу
страницы, после чего лист планировщика развернется, и на эк-
ране появится следующая картинка (рис. 35):
Файл Редактирование Раздел Страница Сервис Настройки
Справка
иниввявиишиии
Рис. 35
Приложение к журналу «Управление персоналом»
15
227
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Для ввода события в Планировщик необходимо:
1. Указать курсором на начальную дату мероприятия
и нажать клавишу мыши.
2. В появившемся диалоговом окне «Новое Событие»
(рис. 36) указать, выбрав из списка Ш, что за событие,
время начала и окончания события:
айл Редактирование Раздел Страница Сервис Настройки Справка
{Вторник. Апрель 04.1995 РМ
|И Проект 2
Событие
Начало
4/4/95
4/5/95
Еонец
3
17
4 |5 6
11 12 13
18 19 20
Ноя
Дек
Я нв
Фев
"Т«Г
L.__
Выходной 1Q
Учеба
JПланы 1 995
ПВСЧПСВ-ПВС Ч П С В ПВ С Ч П С В П В СЧ ПС В П В С ч п С В п В
Новое Событие
18
Дек
4 Апрель 1995 ► в
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс _
2 --
9 --
16
23
7
14
21
1
8
15
22
91
92
93
Утро
94
Отмена
96
97
98
99
00
ОК
Вечер
о
(Пусто] [Пусто]
(Пусто] | Пусто]
— г--. 1___________М-'п 1
♦
Рис. 36
В результате событие будет отражено на календарном плане.
Для отмены события необходимо захватить его мышкой и
перетащить в корзину
Режим Дата
Режим Дата позволяет отмечать различные важные даты,
юбилеи и т.д., делать краткие комментарии к ним.
Для входа в ражим необходимо выбрать раздел Дата
(см. рис. 24), на экране появляется страница ежедневника, ко-
Приложение к журналу «Управление персоналом»
228
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
торая разбита на квадраты, соответствующие месяцам года. Для
ввода информации необходимо:
1. Войдя внутрь нужного месяца с помощью мыши, щелк-
нуть ею, либо указать мышью на значок ШИ.
2. На экране появляется диалоговое окно «Юбилеи»
(рис. 37).
3. В это окно заносится необходимая информация (дата,
описание и т.д.). После ввода информации следует на-
жать клавишу «ОК».
Введенная Дата будет автоматически отражаться в календаре.
Рис. 37
Необходимо отметить, что при начале работы с разделом
«Даты» на экране появляется страничка еженедельника только
с тремя первыми месяцами. Чтобы работать с последующими
месяцами, необходимо «перелистнуть» страничку, используя
изображенный внизу странички загнутый уголок.
Приложение к журналу ♦Управление персоналом»
229
3.8. СИСТЕМА ORGANIZER
Для изменения даты необходимо:
1. Указать мышью на описание даты и нажать кнопку мы-
ши, на экране появляется диалоговое окно «Юбилей».
2. Изменить дату или описание и нажать клавишу «ОК».
Для удаления события в Дате необходимо захватить ее мыш-
кой и перенести в корзину
Приложение к журналу «Управление персоналом»
230
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРАЙС-ЛИСТ
НА ПЕРСОНАЛЬНЫЕ КОМПЬЮТЕРЫ
ФИРМЫ DIGITAL
И ПРОДУКЦИЮ ФИРМЫ DELRINA
Digital
MOBILE
HiNote
HiNote CS450 4MB/340MB DSTN
HiNote CT475 4MB/510MB TFT 38
HiNote Ultra
HiNote Ultra CT450 8MB/340MB TFT, AUDIO
HiNote Ultra CT475 8MB/528MB TFT, AUDIO WWWWiP
Mobile Media. 2xCD-ROM, stereo speakers, audio line out, software ItijrunrnnittrntiH.Hmur^
DESKTOP
VENTURIS 466DX2 Network
VENTURIS 466DX2, 4MB, 27OHDD, DE203-AS .r.nmmitm.trm.nnrnmm.
VENTURIS PENTIUM 575
VENTURIS Pentium 75. 8MB, 420MB, 256 Cache ой
VENTURIS PENTIUM 5120
VENTURIS Pentium 120, 8MB, 1.2GB, 256 Cache
Celebris 5100
Celebris 5100, 840 MB HDD, 16MB, 256 Cache
Celebris XL 5120
Celebris XL 5200, Diskless, 16MB, ST964, Burst cache, CD
Alpha upgrade for XL
NEW’!» Celebris GL Slimline
Celebris GL P90, 845 HDD, 16MB, CD
Celebris GL P120, 845 HDD, 16MB, CD
Celebris GL PI33, 1200 HDD, 16MB, CD it :; •/ ’ .. Ш
NEW!!! Celebris GL Short tower
Celebris GL P90, 845 HDD, 16MB, CD S.S2)
Celebris GL P120, 845 HDD. 16MB, CD
Celebris GL P133, 1200 HDD. 16MB, CD «,612
231
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Различие в названии команд Word 2.0 и Word 6.0:
Word 2.0 Word 6.0
Вид — Коды полей Сервис — Опции, в ней вкладка Про- смотр, в которой есть переключатель Коды полей
Вид — Панели фор- матирования Вид — Панели инструментов, в появив- шемся диалоговом окне включить/вы- ключить панель Форматирования
Вид — Строка инст- рументов Вид — Панели инструментов, в появив- шемся диалоговом окне включить/вы- ключить панель Стандартная
Файл — Параметры печати Файл — Печать, в появившемся диало- говом окне нажать кнопку Принтер
Файл — Печать сли- яния Сервис — Слияние
Формат — Страница Файл — Параметры страницы
232
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Пример трехмерного диалогового окна Word 6.0:
233
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
СКОРОСТЬ ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ ЧЕРЕЗ МОДЕМ
Скорость Полезная информация
300 bps С этой скоростью работали самые первые модемы. Поэтому она в некотором смысле стандартная. Почти все модемы могут работать с такой скорос- тью
1200 bps Хотя эта скорость в четыре раза превышает стан- дартную в 300 bps, по современным понятиям она тоже слишком мала. Сервисная служба Prodigy работает слишком медленно на такой скорости
2400 bps Это бывший стандарт. Такая скорость довольно популярна
4800 bps Эта скорость почти никогда не используется; с ней работают некоторые медленные факс-машины
9600 bps Скорость в четыре раза выше текущего стандарта. Некоторые сервисные службы, включая Prodigy, America Online и CompuServe, позволяют общать- ся с собой на такой скорости
14.4 Kbps (14 400 bps) Это стандарт скоростных модемов, но пока что он не так широко поддерживается, как 9600 bps
19.6 Kbps (19 600 bps) Очень немногие модемы могут работать с такой скоростью, причем только друг с другом. Это час- тный стандарт, т.е. вы сможете работать только с такими же скоростными модемами того же произ- водства
28.8 Kbps (28 800 bps) Появился еще один стандарт, известный как V.Fast. Это международный стандарт, поэтому вскоре следует ожидать появления большого ко- личества модемов, поддерживающих эту возмож- ность
234
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Акционерное общество открытого типа АООТ «Алмаз» Товарищество с ограниченной ответственностью ТОО «Северное»
Передал — Светлова т. 250-63-89 Принял — Кошкина т. 482-11-13 13 ч. 06 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
15.06.96 №120
16.06.96 в 15.30 состоится заседание Правления по вопросу по-
ставки чая и кофе в 1997 г. На заседание приглашается началь-
ник отдела снабжения Петров О.К.
Генеральный директор И.Д.Дубинин
235
Литература
1. К.Ахметов. Курс молодого бойца. М.: Компьютер
Пресс, 1994 — 320 с.
2. А.Столяров, Е.Столярова. Вы купили компьютер... М.:
«Вербо», 1995 — 136 с.
3. В.Э.Фигурнов. IBM PC для пользователя. М.: Финансы
и статистика, 1991 — 288 с.
4. Э.А.Уткин, Н.И.Морозова. Инновационный менедж-
мент. М.: АКАЛИС, 1996.
5. С.Фойц. Windows 3.1 для пользователя. С.-Петербург,
1995 - 560 с.
6. Д.С.Аглицкий, С.А.Любченко. Персональный компью-
тер и Windows для всех. М.: «ФИЛИНЪ», 1995 — 240 с.
7. М.Штарке, Р.Болльманн. Word для Windows 2.0. К.:
Торгово-издательское бюро BHV, 1993 — 440 с.
8. Р.Хаселир, К.Фаненштих. Word 6.0 для Windows.
М.: «ЭКОМ», 1994 - 384 с.
9. Компьютеры: Справочное руководство. В 3-х томах.
Пер. с англ. / под ред. Г. Хелмса — М.: МИР, 1986 —
416 с.
10. К.Корольков. Windows for Workgroups. К.: Торгово-изда-
тельское бюро BHV, М.; БИНОМ, 1994 - 480 с.
11. С.С.Свириденко. Современные информационные тех-
нологии. М.: «Радио и связь», 1989.
12. Н.М.Половнев, А. М.Якимов. Системы автоматизиро-
ванной обработки учетной информации. М., ФиС, 1995.
13. Руководство пользователя Microsoft Office, США: Micro-
soft Windows, 1994.
14. С.Д.Мартынов. Профессионалы в управлении. Л.: Ле-
низдат, 1991 — 144 с.
15. Паркер Р. Microsoft Office 4 for Windows для «чайников».
К.: «Диалектика», 1995 — 416 с.
236
Уважаемые инвесторы, студенты,
преподаватели, менеджеры, специалисты!
“Бизнес-школа “Интел-Синтез” готовит к изданию
учебное пособие:
Р.А.Фатхутдинов. Стратегический менеджмент. -
М.; 1997. - 300 с.
Учебное пособие (автор - доктор экономических наук, профессор)
посвящено актуальнейшей проблеме: повышению качества и обоснованности
стратегического управленческого решения по формированию,
функционированию и развитию фирмы в условиях неопределенности.
Аристотель писал: Благо везде и повсюду зависит от соблюдения двух
условий:
1) правильного установления конечных целей и 2) отыскания
соответствующих средств, ведущих к конечной цели". На современном этапе
"конечной целью" фирмы (организации, предприятия, учреждения, инвестора)
является выпуск эффективного и конкурентоспособного товара, а "средством"
достижения этой цели - применение научных подходов, методов системного
анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования
стратегического управленческого решения, повышение организованности
системы менеджмента.
Учебное пособие состоит из Предисловия, 6 тем и понятийного аппарата по
стратегическому менеджменту. Темы:
1. Методика разработки стратегического управленческого решения.
2. Формирование стратегии фирмы (на основе системного, маркетингового,
воспроизводственного, функционального и др. подходов).
3. Стратегия повышения качества товара.
4. Стратегия ресурсосбережения.
5. Стратегия организационно-технического развития фирмы.
6. Методика разработки стратегических планов и их реализации.
Пособие написано с применением системного и комплексного подходов,
экономико-математических методов, с использованием последних разработок
в области стратегического менеджмента, содержит много логических схем,
формул, табличного материала, конкретных примеров. Стиль изложения
логичный, понятный, грамотный, современный.
Ежеквартальный
практический
журнал
Трудовое
права
Для* юрисконсультов,
руководителей,
кадровиков,
менеджеров
и студентов
юридических вузов
Приглашаем авторов
располагающих актуальными
материалами для сотрудничества!
Ответим на вопросы читателей
на страницах журнала.
Адрес редакции:
117036, Москва, а/я 10
Подписка по каталогу агентства "КНИГА-СЕРВИС"
Подписной индекс - 0295 (стр. 36)
Рекомендуем подписаться на
ежеквартальный журнал:
Секретарское
дело
Профессиональный
журнал для
секретарей-референтов
Подписка на наш
журнал принимается
начиная с любого
месяца текущего
года в любом
почтовом отделении
по каталогу Роспечати.
Адрес редакции:
117036
Москва а/я 10
Подписные индексы по каталогу Роспечати (стр.163):
полугодовой - 72034;
годовой - 71851. Льготная цена!
Для граждан республик СНГ - подписка принимается
через газету "Экономика и жизнь".
Тел.: (095) 903-73-38
Закажите у нас один номер бесплатно !
Содержание
Введение....................................................3
1. Современная информационная технология —
основа информационной культуры менеджера...........4
2. Основные сведения об архитектуре ПК..................8
3. Программное обеспечение ПК..............................25
3.1. Операционная система MS-DOS........................27
3.2. Norton Commander...................................32
Самостоятельная работа в системе Нортон .............42
3.3. Основы работы в графической оболочке Windows 3.11 .51
Самостоятельная работа...............................84
3.4. Основы работы с текстовым редактором
Word 2.0 и 6.0 для Windows..............................89
Самостоятельная работа.................................120
3.5. Основы работы с электронной таблицей Excel 5.0....123
Самостоятельная работа.................................154
3.6. Основы работы с СУБД Access 2.0...................157
Самостоятельная работа.................................175
3.7. Сетевые возможности Windows 3.11..................178
3.7.1. Электронная почта Microsoft Mail............179
3.7.2. Электронный телефон Chat....................189
3.7.3. Система Scheduled...........................193
3.7.4. Совместное использование сетевых ресурсов ПК
(принтеров, файлов, каталогов)................ 203
3.7.5. Система Winpopup............................209
3.8. Система Organizer...............................212
Приложения............................................... 231
Литература..............................................236
ЛР № 062201 от 03.02.93 Подписано в печать 28.03.97 Формат 60x88 1/16
Печать офсетная Бумага кн-журн. Печ. л. 15,0
Заказ 954 Тираж 10000
АОЗТ Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 117036, Москва, ул. Профсоюзная, 13 620
140010, Люберцы, Октябрьский пр-кт, 403
Библиотека журнала.
’’Управление персоналом”
Первое полугодие 1997 года
Кн,1 ’Делопроизводство в кадровых службах". Андреева В.И.
Кн.2 "Делопроизводство". Андреева В.И.
Кн.З "Нормирование труда в РФ”. Фильев В.И.
Кн.4 "Охрана труда в РФ". Фильев В.И.
Кн.5 "Комментарии к Уголовному кодексу”
Кн.6 "Правоохранительные органы и предприниматель". Яни П.С.
Кн.7 "Как разговаривать с трудными людьми", (перевод с англ.)
Кн.8 "Комментарии к КЗоТу", (постатейные)
Кн.9 "Как управлять персоналом". Старобинский Э.Е. (3-е издание)
Кн. 10 "Управление персоналом современной организации”.
Шекшня С. В. (2-е издан ие)
Кн.11 "Система менеджмента". Фатхутдинов Р.А. (2-е издание)
Кн.12 "Криминал и бизнес". Старобинский Э.Е.
Кн.13 "Психология управления". Розанова В.А.
Кн.14 "Психологические аспекты подбора и проверки персонала".
Составитель Летвинцева Н.А.
Кн.15 "Делопроизводство на ПК”. Кузнецов С.Л.
Все книги из серии "Библиотека журнала "Управление персоналом"
будут публиковаться по главам на страницах журнала в 1997 году.
••••••«•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••а
Еже ква рта л ьн ы й
практический
журнал
Трудгзвое
права
Для: юрисконсультов,
руководителей,
кадровиков,
менеджеров
и студентов
юридических &узов
Приглашаем авторов g
Й par по лагающих актуальными
.материалами для *• •тру^чи^ества!
iihihiu та——
Ответим на вопросы читателей
на страницах журнала.
Адрес редакции: j
117036, Москва, а/я 10
ПодШкдJfe ‘каталогу агентства ”КНИГА-СЕРВИС’Г
’ Подписнойтиндёкс - 0295 (стр. 36)
____;________________________• ____ ______ ____