Author: Беленький Ю.М.
Tags: компьютерные технологии программное обеспечение
ISBN: 5-8206-0028-2
Year: 2000
Text
Юрий Беленький
Сергей Власенко
Microsoft
®
2000
Дюссельдорф Киев
Москва Санкт-Петербург
УДК 681.3.06
Книга посвящена новой версии текстового процессора Microsoft Word и содержит
исчерпывающую информацию по всем аспектам его применения.
Microsoft Word 2000 — самый мощный интеллектуальный текстовый процессор из
известных на сегодняшний день. Это удобный и простой в использовании
инструмент для создания профессионально оформленных документов. Средства,
реализованные в Word 2000, позволяют эффективно обмениваться информацией, упрощают
коллективную работу над документами, повышают ее продуктивность и качество.
Большое количество примеров, сопровождающих изложение, обеспечивает его
наглядность, а многочисленные советы и замечания будут полезны как новичкам, так и
опытным пользователям.
Для пользователей любого уровня подготовки
Группа подготовки издания:
Главный редактор Екатерина Кондукова
Ответственный редактор Андрей Кутузов
Компьютерная верстка Ольга Сергиенко
Корректура Зинаида Дмитриева
Дизайн обложки Наталья Смирнова
Производство Николай Тверских
Беленький Ю. М., Власенко С. Ю.
Microsoft® Word 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 1999. -
992 с, ил.
ISBN 5-8206-0028-2
© Беленький Ю. М., Власенко С. Ю., 1999
© Оформление, издательство "БХВ — Санкт-Петербург", 1999
Лицензия ЛР № 065953 от 15.06.98. Подписано в печать 24.06.99.
Формат 70x100 1/1в. Печать офсетная. Бумага газетная. Усл. печ. л. 80.
Тираж 3000 экз. Заказ № 454.
БХВ - Санкт-Петербург, 198005, С.-Петербург, Измайловский пр., 29.
Отпечатано с готовых диапозитивов
в ордена Трудового Красного Знамени ГП «Техническая книга»
Комитета Российской Федерации по печати
198005, Санкт-Петербург, Измайловский пр., 29.
Содержание
Предисловие 1
Введение 3
Для кого предназначена эта книга 3
Структура книги 4
Используемые обозначения 6
Компакт-диск с примерами 7
Об авторах этой книги 7
От авторов 8
ЧАСТЬ I. ОСНОВЫ РАБОТЫ С WORD 2000 11
Глава 1. Новые возможности Word 2000 13
Повседневное использование Word 13
Контекстные меню 13
Панели инструментов 14
Диалоговые окна 15
Переключение между документами 16
Справочная система 16
Средства работы с файлами 18
Список шрифтов 18
Свободный ввод текста 19
Новые возможности Буфера обмена 19
Новые возможности Автозамены 20
Средства создания таблиц 21
Подготовка многоязычных документов 21
Обработка больших документов 22
Иллюстрированные издания 23
Публикация документов в World Wide Web 24
Поддержка HTML 24
Публикация документов на Web-сервере 24
Оформление Web-страниц 25
Предварительный просмотр Web-страниц 25
Поддержка рамок HTML 26
IV Содержание
Коллективная работа пользователей 27
Совместное использование приложений 27
Подписки и оповещения 27
Дискуссии в Web 27
Средства электронной почты 28
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000 30
Запуск и закрытие Word 30
Элементы интерфейса Word 32
Основные приемы работы 37
Использование мыши 37
Использование клавиатуры 39
Использование меню 40
Использование панелей инструментов 42
Контекстные меню 47
Выделение и группирование объектов 48
Перетаскивание мышью 48
Всплывающие подсказки 49
Открытые диалоговые окна 49
Работа с окнами 50
Переключение между приложениями 50
Переключение между документами 51
Свертка, развертка и восстановление окон 51
Перемещение окна 52
Изменение размеров окна 52
Закрытие окна 52
Получение справки 53
Помощник 54
Всплывающие подсказки 56
Справочная система 57
Глава 3. Управление документами 62
Основные понятия 62
Создание документа 66
Открытие существующего документа 70
Открытие файлов, не являющихся документами Word 77
Открытие документов, использовавшихся ранее 78
Поиск документов 79
Сохранение документа 83
Сохранение файлов с новыми именами 84
Сохранение в форматах других текстовых процессоров и приложений 85
Заполнение свойств документа 85
Сохранение нескольких документов одновременно 86
Сохранение документа с защитой 86
Автоматическое сохранение документов 88
Автоматическое создание резервных копий 90
Быстрое сохранение 90
Закрытие документа 91
Содержание V
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров 92
Основные сведения о шаблонах 93
Использование шаблонов 94
Использование встроенных шаблонов Word 2000 96
Создание документа с использованием шаблона 99
Создание шаблона 99
Создание шаблона на основе другого шаблона 100
Создание шаблона на основе документа 101
Изменение шаблонов 102
Изменение шаблона NORMAL.DOT 103
Автоматическое открытие шаблона 104
Использование информации из другого шаблона 105
Загрузка глобальных шаблонов 106
Копирование элементов шаблона с помощью Организатора 107
Использование мастеров 108
Создание документов с помощью мастера 110
Использование Мастера писем 110
Использование надстроек 115
Загрузка надстроек 115
Выгрузка надстроек 116
Глава 5. Редактирование и проверка документов 117
Режимы просмотра документа 117
Выбор режима просмотра 118
Работа в обычном режиме 118
Работа в режиме разметки страницы 119
Работа в режиме структуры 119
Работа в режиме Web-документа 121
Работав режиме просмотра во весь экран 121
Настройка масштаба 122
Настройка параметров просмотра 123
Перемещение по документу 123
Перемещение и прокрутка с помощью мыши 124
Перемещение и прокрутка с помощью клавиатуры 124
Выбор объектов 125
Абсолютный переход 127
Относительный переход 127
Переход к месту последнего редактирования 128
Переход с помощью схемы документа 128
Выделение текста 130
Выделение текста с помощью мыши 130
Выделение текста с помощью клавиатуры 131
Удаление текста 134
Ввод текста с заменой 134
Отмена правки 135
Разметка документа с помощью закладок 136
Создание закладок 136
VI Содержание
Редактирование, копирование и перемещение текста, отмеченного
закладкой 137
Переход к закладке 138
Удаление закладок 138
Вставка часто встречающегося материала 138
Создание элемента Автотекста 139
Вставка элемента Автотекста 141
Удаление элемента Автотекста 142
Панель инструментов Автотекст 142
Использование Автозаполнения 143
Использование Копилки 143
Исправление ошибок при вводе 144
Создание элементов Автозамены 144
Удаление элемента Автозамены 146
Использование Автозамены 146
Создание исключений Автозамены 147
Использование Буфера обмена 148
Что такое Буфер обмена? 149
Новые возможности Буфера обмена 149
Перемещение объектов 149
Копирование объектов 150
Использование мыши для перемещения и копирования 151
Поиск и замена текста 152
Поиск текста : 152
Замена текста 155
Поиск и замена форматирования и стилей 157
Поиск и замена форматов 158
Поиск и замена специальных символов 161
Управление переносом слов 163
Вставка обычных и неразрывных дефисов 164
Настройка параметров переноса 164
Автоматическая расстановка переносов 165
Расстановка переносов вручную 166
Удаление вставленных вручную переносов 167
Проверка правописания 167
Автоматическая проверка орфографии в документе 168
Проверка орфографии в документе 169
Добавление элементов Автозамены в процессе проверки орфографии 171
Добавление слов в словарь 171
Установка параметров проверки орфографии 172
Создание вспомогательного словаря 174
Проверка грамматики 175
Выбор грамматических правил 178
Проверка удобочитаемости 179
Проверка текстов на других языках 179
Использование тезауруса 180
Статистика 181
Содержание VII
Глава 6. Печать документов 183
Установка и настройка принтера в Windows 183
Настройка принтера 188
Настройка памяти и шрифтов 188
Предварительный просмотр документа перед печатью 190
Режим разметки страницы 190
Режим предварительного просмотра 191
Печать документа 194
Выбор принтера 194
Печать нескольких копий 195
Печать части документа 195
Печать дополнительной информации 197
Печать документа с масштабированием 198
Настройка параметров печати 199
Обновление полей 199
Обновление связей 200
Фоновая печать 200
Печать данных форм 200
Выбор источника бумаги 200
Печать страниц в обратном порядке 200
Печать в режиме черновика 201
Печать нескольких неоткрытых документов 201
Печать в файл 202
ЧАСТЬ И. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 205
Глава 7. Форматирование символов 207
Способы форматирования символов 208
Форматирование с помощью мыши 210
Форматирование с помощью панели инструментов 210
Форматирование с помощью команд меню 214
Форматирование с помощью клавиатуры 220
Дополнительные средства форматирования 222
Использование ударения 223
Использование фонетической транскрипции 224
Использование комбинирования символов 225
Использование обрамления символов 226
Использование копирования формата 227
Вставка специальных символов и знаков 228
Использование диалогового окна Символ 228
Настройка комбинаций клавиш для вставки специальных символов 230
Вставка специальных символов с помощью клавиатуры 231
Изменение языка форматируемого документа 231
Создание буквицы в начале абзаца 233
Использование шрифтов типа TrueType 235
Глава 8. Форматирование абзацев 236
Способы форматирования абзаца 237
VIII Содержание
Отображение символов абзацев 240
Форматирование при помощи мыши 242
Форматирование с помощью панели инструментов 243
Выравнивание абзацев 243
Установка отступов 244
Настройка интервалов между строками 245
Обрамление и заливка абзацев 246
Форматирование с помощью линейки 248
Установка позиций табуляции 248
Установка отступов 250
Форматирование с помощью команд меню 251
Выравнивание, настройка интервалов, установка отступов 251
Установка и удаление позиций табуляции 255
Обрамление и заливка абзацев 257
Форматирование с помощью клавиатуры 264
Вставка конца строки. 265
Копирование формата 266
Нумерация строк 266
Добавление номеров строк 267
Удаление или подавление номеров строк 268
Изменение направления текста 269
Глава 9. Форматирование страниц 271
Установка размера и ориентации страницы 271
Установка полей 273
Установка полей при помощи команды меню 274
Установка различных полей для разных частей документа 275
Создание разворотов и полей для переплета 276
Создание дополнительного пространства для переплета 277
Установка полей с помощью линейки 278
Вертикальное выравнивание текста 279
Управление разбиением абзацев и страниц 281
Управление разбиением абзацев 281
Вставка разрывов страниц 283
Работа с разделами 284
Деление документа на разделы 284
Копирование форматирования раздела 286
Поиск и изменение типа конца раздела 286
Создание колонтитулов 287
Добавление верхних и нижних колонтитулов 287
Создание разных колонтитулов внутри одного документа 289
Размещение колонтитулов 291
Работа с номерами страниц 292
Вставка номеров страниц 292
Форматирование номеров страниц 293
Фоновая разбивка на страницы 294
Вставка текущей даты и времени 295
Вставка номеров строк 296
Содержание IX
Работа с колонками 297
Создание колонок 298
Форматирование колонок 299
Создание колонок одинаковой ширины 299
Создание колонок различной ширины 300
Ввод и редактирование текста в колонках 301
Вставка линии между колонками 301
Просмотр текста с колонками 302
Изменение колонок 302
Изменение количества колонок 303
Изменение ширины колонок и расстояния между ними 303
Удаление колонок 305
Вставка разрыва колонки 305
Выравнивание длин колонок 306
Выбор источника бумаги 307
Глава 10. Использование стилей 309
Выбор способа форматирования 310
Автоматическое форматирование документа 312
Применение стилей с помощью Автоформата 313
Просмотр изменений в форматах 315
Установка параметров Автоформата 317
Получение оптимального результата при применении Автоформата 318
Использование тем и библиотеки стилей 319
Использование существующих стилей 321
Применение стандартных стилей 321
Отображение стилей с помощью полосы стилей 324
Подавление стиля ручным форматированием 326
Создание стилей 326
Задание имени нового стиля 327
Создание стиля по образцу 327
Создание стиля с помощью команды меню 328
Создание стиля на основе существующего стиля 331
Назначение стилям комбинаций клавиш 331
Следование одного стиля за другим 333
Совместное использование стилей в документах 333
Изменение стилей 335
Удаление стиля 336
Новое имя или псевдоним для стиля 336
Переопределение стиля 337
Изменение стиля "Обычный" 339
Обновление стилей 340
Изменение базового стиля 341
Применение, копирование и удаление стилей 342
Разрешение противоречий между стилем символов и абзаца 343
Применение стилей абзацев 343
Применение стилей символов 343
Копирование стилей 345
Удаление стилей символов 345
Проверка форматирования 346
X
Содержание
ЧАСТЬ III. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПЕЦИАЛЬНЫХ СРЕДСТВ 347
Глава 11. Работа с таблицами 349
Создание и удаление таблиц 349
Создание простой таблицы 350
Создание сложной таблицы 352
Преобразование текста в таблицу 353
Преобразование таблицы в текст 354
Удаление таблиц 355
Ввод данных и перемещение в таблице 355
Редактирование таблиц 356
Отображение и скрытие линий сетки и маркеров 356
Выделение ячеек 358
Выделение ячеек с помощью меню 358
Выделение ячеек с помощью мыши 359
Выделение ячеек с помощью клавиатуры 360
Копирование и перемещение ячеек 360
Копирование и перемещение ячеек с помощью мыши 360
Использование Буфера обмена 361
Использование режима просмотра структуры документа 362
Добавление и удаление ячеек, строк и столбцов 363
Добавление и удаление ячеек 363
Добавление и удаление строк и столбцов 364
Разделение и объединение ячеек 366
Разбиение таблицы 368
Форматирование таблиц 369
Использование панели инструментов 369
Автоматическое форматирование таблицы 370
Изменение размера таблицы и ее частей 372
Изменение размера целой таблицы 372
Изменение ширины столбца 373
Перетаскивание границ ячеек и использование линейки 374
Использование команды меню 375
Автоматический подбор ширины столбцов 376
Изменение высоты строки 376
Перетаскивание границ строк и использование вертикальной линейки 376
Использование команды меню 377
Установка одинаковых размеров для строк или столбцов 378
Изменение интервала между ячейками 378
Изменение расположения текста в таблице 380
Изменение ориентации текста 380
Выравнивания текста относительно границ ячейки 381
Установка полей, отступов и позиций табуляции в ячейках таблицы 383
Распределение текста внутри ячейки 385
Границы и заливка 386
Расположение таблицы на странице 388
Перемещение таблицы 388
Выравнивание таблицы на странице 389
Обтекание текста вокруг таблицы 390
Содержание Xl_
Работа с длинными таблицами 391
Дублирование заголовка таблицы на последующих страницах 391
Печать всей строки таблицы на одной странице 391
Дополнительные возможности 392
Сортировка 392
Выполнение вычислений 394
Вставка формулы в ячейку 394
Ссылки на ячейки в таблице 395
Нумерация ячеек в таблице 395
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков 396
Создание маркированных, нумерованных и многоуровневых списков 397
Создание списка с помощью меню 397
Работа с многоуровневым списком 399
Создание списка с помощью панели инструментов 400
Создание многоуровневого списка 400
Особенности создания и редактирования списков 400
Автоматическое формирование списка 400
Вставка подчиненного абзаца в список 401
Вставка пункта в список 401
Изменение типа созданного списка 401
Завершение и разбиение списка 402
Настройка маркированных списков 403
Выбор и настройка параметров маркера и списка 404
Создание списков с рисованными маркерами 406
Настройка нумерованных списков 407
Настройка формата нумерации и параметров списка 408
Настройка многоуровневых списков 409
Настройка формата нумерации и параметров списка 410
Настройка дополнительных параметров многоуровневого списка 412
Создание нумерованных заголовков 413
Настройка нумерации заголовков 414
Удаление нумерации заголовка 415
Глава 13. Структура документа 416
Работа со структурой документа 416
Сокрытие и отображение содержимого разделов 418
Печать структуры документа 420
Создание структуры документа 420
Выделение текста в режиме просмотра структуры 422
Изменение структуры документа 423
Использование панели инструментов для изменения структуры 424
Использование символов структуры 425
Глава 14. Использование кодов полей 427
Принципы работы с полями 427
Типы полей 429
XII Содержание
Формат записи кодов полей 429
Комбинации клавиш для работы с кодами полей 430
Отображение кодов полей 431
Печать кодов полей 432
Создание и редактирование кодов полей 432
Вставка кодов полей с помощью команд меню 433
Вставка ключей и закладок 434
Написание кодов полей вручную 435
Редактирование кодов полей 436
Создание вложенных полей 436
Удаление полей 436
Поиск полей 437
Форматирование значений полей 437
Форматирование текстовых значений полей 438
Изменение регистра в значении поля 439
Форматирование числовых значений 439
Форматирование числовых значений полей 440
Элемент числового формата 0 440
Элемент числового формата # 440
Элемент числового формата х 441
Десятичный разделитель 441
Разделитель групп разрядов 441
Знак минус (-) 441
Знак плюс (+) 441
Использование текста в числовом формате 441
Форматирование в зависимости от знака числового значения 441
Форматирование значений поля типа дата/время 442
Элементы формата для форматирования месяца 442
Элементы формата для форматирования дня 442
Элементы формата для форматирования года 443
Элементы формата для форматирования часа 443
Элементы формата для форматирования минут 443
Использование текста в формате дата/время 444
Обновление, блокировка полей и разрыв связи 444
Обновление полей 444
Блокировка полей 445
Разрыв связи 445
Использование команды меню для обновления и разрыва связи 446
Справочные данные по кодам полей 447
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния 448
Создание основного документа слияния 449
Создание документа на бланке 451
Создание каталога 453
Создание конвертов и наклеек 455
Работа с источниками данных 457
Создание нового источника данных для слияния в Word 457
Применение источника заголовка для слияния 459
Содержание XIII
Просмотр и изменение источника данных 460
Редактирование источника данных с помощью диалогового окна 460
Редактирование источника данных как документа Word 461
Изменение структуры источника данных 462
Отбор данных из источника данных 463
Условия отбора записей данных для слияния 463
Сортировка записей данных в источнике слияния 464
Объединение основного документа и источника данных 465
Просмотр данных в основном документе 465
Объединение основного документа и источника данных в новый документ 466
Печать и отправка документа, полученного в результате слияния 467
Глава 16. Создание электронных форм 469
Типы форм в Word 469
Создание электронной формы 471
Создание шаблона формы 472
Разработка структуры формы 473
Добавление полей в шаблон формы 474
Защита электронной формы 475
Сохранение электронной формы 477
Создание печатной формы 478
Заполнение и сохранение электронной формы 479
Изменение параметров полей электронной формы 481
Изменение параметров полей типа флажок 481
Изменение параметров полей со списками 482
Изменение параметров текстовых полей 483
Общие параметры настройки полей формы 486
Добавление справочных сведений 486
Отключение полей формы 487
Изменение названий полей 488
Автоматизация работы с формой 488
Печать формы 489
Печать только введенных данных 489
Построение форм с заполняемыми диалоговыми окнами 490
Использование полей ASKw FILLIN 491
Создание формы с использованием полей ASK и FILLIN 492
Использование формы с заполняемыми диалоговыми окнами 493
Глава 17. Работа с математическими формулами 494
Вставка формулы 494
Работа с Редактором формул 498
Редактирование формул 498
Установка масштаба редактируемой формулы 499
Вставка шаблонов 500
Вставка символов 501
Вставка акцентов 502
Создание и редактирование матриц 503
XIV Содержание
Настройка внешнего вида формул 505
Настройка интервалов 505
Вставка пробелов 506
Выравнивание формул 506
Изменение размеров и стилей шрифтов 507
ЧАСТЬ IV. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИЛЛЮСТРАЦИЙ 511
Глава 18. Вставка рисунков в документ 513
Обзор совместимых графических форматов 513
Вставка и копирование рисунков 514
Вставка рисунков в документ 515
Копирование рисунков в документ 517
Вставка в документ графического объекта 518
Вставка картинок из Галереи Microsoft ClipArt 521
Работа с рисунками 522
Выделение рисунков 522
Изменение размеров рисунка и обрезка 522
Изменение размеров и обрезка рисунков с помощью мыши 522
Изменение размеров и обрезка рисунков с помощью команды меню 524
Восстановление исходных размеров рисунка 526
Перемещение и копирование рисунка 527
Группирование рисунков 529
Изменение порядка вывода рисунков 530
Отображение и скрытие рисунка 531
Обтекание текста вокруг рисунка 532
Добавление обрамления и заливки 535
Удаление обрамления и заливки 537
Создание прозрачных зон в растровом рисунке 537
Изменение рисунков 538
Редактирование и преобразование рисунков 540
Преобразование графического объекта 541
Глава 19. Создание надписей 542
Создание надписей 542
Добавление и изменение текста надписи 545
Удаление надписи 545
Изменение размера надписей 545
Перемещение и расположение надписей 548
Копирование и перемещение надписи 550
Форматирование надписей 550
Форматирование текста надписи 550
Выбор цветов и рамок 552
Изменение цвета текста надписи 552
Изменение вида рамки 553
Изменение цвета и удаление заливки надписи 555
Использование дополнительных цветов и стилей заливки 556
Добавление тени и объема 559
Содержание XV
Верстка текста с использованием надписей 561
Обтекание текста вокруг надписи 562
Изменение порядка вывода надписей 564
Вставка графических объектов в надпись 565
Группирование и разгруппирование надписей 566
Использование связанных надписей 567
Создание связи между надписями 567
Разрыв связи между надписями 568
Перемещение по цепочке надписей 569
Использование рамок 569
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word 570
Основные понятия 570
Панель инструментов Рисование 571
Создание и изменение фигур 573
Создание фигуры 573
Перемещение фигур 575
Изменение размера фигуры 578
Удаление рисованных объектов 580
Форматирование фигур 581
Изменение типов линий, штрихов и стрелок 581
Изменение цвета линий и текста, заливка замкнутых фигур 582
Добавление теней и трехмерных эффектов 584
Вращение и отражение фигур 585
Размещение графических объектов 587
Привязка к сетке 587
Выравнивание и распределение графических объектов 588
Использование Автофигур 590
Включение текста или картинки в рисунок 592
Добавление текста к рисунку 592
Комбинирование рисунка Word с рисунками других типов 593
Использование выносок 594
Фигуры произвольной формы 595
Создание фигур и линий произвольной формы 596
Изменение фигур и линий произвольной формы 596
Работа с рисованными объектами 597
Копирование графических объектов 598
Переупорядочивание слоев рисунка 598
Группировка и разгруппировка фигур и линий 599
Переупорядочивание слоев рисунка и текста 599
Управление обтеканием текста вокруг рисунка 600
Глава 21. Создание текстовых эффектов с помощью WordArt 602
Создание объекта WordArt 602
Панель инструментов WordArt 605
Настройка объекта WordArt 606
Перемещение и изменение размеров объекта WordArt 607
Обтекание текста вокруг объекта WordArt 608
XVI Содержание
Изменение текста объекта WordArt 610
Форматирование объекта WordArt 610
Изменение стиля фигурного текста из коллекции WordArt 610
Изменение формы текста 611
Дополнительные средства форматирования 611
Использование панели инструментов Рисование при работе
с объектом WordArt 614
Глава 22. Построение диаграмм 615
Создание диаграммы 615
Использование таблицы данных Microsoft Graph 617
Создание диаграммы на основе существующих данных 619
Импорт данных из рабочего листа или текстовых данных 621
Настройка диаграммы 623
Редактирование таблицы данных 624
Выделение данных 624
Замена и редактирование существующих данных 625
Вставка и удаление строк и столбцов 625
Включение и исключение данных из диаграммы 626
Изменение данных путем перемещения маркера графика диаграммы 626
Изменение типа диаграммы 627
Выбор типа диаграммы 627
Настройка существующего типа диаграммы 629
Построение составных диаграмм 630
Добавление элементов на диаграмму 631
Добавление линий тренда и планок погрешностей 631
Добавление заголовков и меток данных 632
Добавление плавающего текста 632
Добавление легенд, стрелок, линий сетки и таблицы данных 633
Форматирование таблицы данных 635
Подбор ширины столбцов 635
Форматирование чисел и дат 636
Форматирование диаграммы и ее элементов 637
Изменение размера диаграммы 638
Изменение узоров и цветов 638
Форматирование шрифтов и текста 639
Форматирование осей 640
Вращение объемных диаграмм 641
ЧАСТЬ V. КОЛЛЕКТИВНАЯ РАБОТА И ПУБЛИКАЦИЯ
ДОКУМЕНТОВ В WEB 643
Глава 23. Основные сведения об Internet и World Wide Web 645
Основные понятия 645
Internet Explorer и сопутствующие приложения 647
Публикация документов 648
Сохранение документа в формате HTML 648
Содержание XVII
Доступ к документам на Web-сервере 650
Доступ к документам на сервере FTP 653
Глава 24. Создание гиперссылок на документы Internet и Office 656
Использование гиперссылок 657
Переход по гиперссылке 657
Создание и изменение гиперссылок 658
Оформление гиперссылок 663
Использование панели инструментов Web 664
Глава 25. Создание Web-страниц 666
Создание Web-страницы 667
Создание Web-страниц на основе встроенных шаблонов 667
Создание пустой Web-страницы 669
Средства создания Web-страниц 669
Вставка и редактирование элементов Web-страниц 670
Изменение фона Web-страницы 670
Форматирование символов текста 672
Создание маркированных и нумерованных списков 672
Вставка бегущей строки 673
Вставка горизонтальной линии 674
Вставка рисунков 675
Создание графических гиперссылок 677
Создание альтернативного текста для рисунков 677
Вставка и форматирование таблиц 678
Глава 26. Дополнительные возможности разработки Web-страниц 679
Советы по созданию Web-страниц 679
Основы языка HTML 680
Структура документа HTML 682
Тэги HTML 682
Логические стили 682
Физические стили 683
Гиперссылки 683
Дополнительные средства редактирования Web-страниц 684
Оформление Web-страниц 684
Создание интерактивных форм 685
Создание Web-страниц с рамками 688
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office 691
Обмен данными между приложениями 692
Что такое OLE 692
Использование Буфера обмена 692
Создание фрагментов на Рабочем столе 694
Перетаскивание данных между приложениями 695
Внедрение и связывание данных 695
Некоторые сведения о форматах данных 696
XVIII Содержание
Связывание данных 697
Вставка файла в документ 698
Отображение связей 698
Обновление связей 700
Редактирование связей 700
Внедрение данных в документы 701
Вставка нового объекта в документ 702
Редактирование внедренного объекта 704
Выбор оптимального способа обмена данными 704
Примеры использования Word совместно с другими приложениями Office 706
Использование таблиц и диаграмм Excel в документах Word 706
Присоединение документов Word к элементам Outlook 709
Присоединение документа Word к сообщению электронной почты 709
Присоединение документа Word к задаче Microsoft Outlook 710
Использование Microsoft Binder для подготовки подшивок документов 711
Создание новой подшивки 712
Открытие существующей подшивки 713
Добавление документов в подшивку 713
Выделение документа в подшивке 715
Перемещение документа в подшивке 715
Копирование документа в подшивке 716
Переименование документа в подшивке 717
Удаление документа из подшивки 717
Скрытие и показ документа в подшивке 717
Сохранение раздела подшивки как документа 717
Расшивка подшивки на отдельные документы 718
Просмотр документа с помощью создавшего его приложения 718
Печать подшивки 718
Глава 28. Коллективная работа над документами 720
Что такое Office Server Extensions 721
Использование Office Server Extensions 722
Средства навигации 723
Поиск документов 724
Обсуждение документа 726
Уведомления об изменениях документов 731
Подписка на документ 731
Получение уведомления 734
Подготовка телеконференции 734
Отправка факсов и электронной почты 736
Использование Office Mail 736
Отправка факса 737
Маршрутизация сообщения 738
Использование общих папок Microsoft Exchange Server 741
ЧАСТЬ VI. ОБРАБОТКА БОЛЬШИХ ДОКУМЕНТОВ 743
Глава 29. Сноски 745
Основные понятия, связанные со сносками 745
Содержание XIX
Вставка сносок 746
Вставка одной сноски 747
Вставка дополнительных символов сносок 748
Вставка символа сноски с помощью кода поля 749
Просмотр и редактирование сносок 750
Просмотр текста сноски во всплывающем окне 750
Использование панели сносок 751
Форматирование и редактирование текста сносок 752
Изменение стиля текста и символа сноски 753
Изменение символа сноски 753
Поиск сносок 754
Копирование, перемещение и удаление сносок 756
Преобразование сносок 757
Настройка параметров сносок 758
Настройка разделителя сносок 758
Настройка продолжения сносок 759
Настройка размещения сносок 759
Настройка нумерации сносок 760
Глава 30. Указатели и оглавления 762
Основные понятия 762
Оглавления 763
Создание оглавления из заголовков 764
Создание оглавления на основе стилей 766
Создание оглавления с помощью кодов полей 768
Форматирование и обновление оглавления 769
Использование кода поля ТОС 772
Создание оглавления в отдельной рамке 775
Указатели 776
Отметка элементов указателя вручную 776
Отметка совпадающих элементов указателя 778
Отметка элементов указателя, ссылающихся на диапазон страниц 779
Отметка элементов указателя, ссылающихся на другие элементы 780
Отметка элемента многоуровневого указателя 780
Автоматическая отметка элементов указателя 781
Форматирование элементов указателя 785
Сборка указателя 785
Форматирование указателя 787
Обновление, блокировка, фиксация и удаление указателя 788
Использование кодов полей ХЕ и INDEX 789
Специальные списки 792
Списки названий 793
Произвольные списки 795
Глава 31. Исправления и примечания 797
Работа с исправлениями 798
Режим записи исправлений 798
Отображение пометок исправлений 800
Принятие исправлений и отказ от них 802
XX Содержание
Работа с примечаниями 804
Вставка, редактирование и удаление примечаний 804
Звуковые примечания 807
Отображение примечаний 807
Поиск примечаний 808
Печать примечаний 810
Работа с версиями документа 810
Открытие, сохранение и удаление версий 811
Сравнение документов 813
Слияние исправлений и примечаний 814
Глава 32. Автоматизация ссылок 816
Основные понятия, связанные с перекрестными ссылками и названиями 816
Перекрестные ссылки 818
Создание перекрестных ссылок 819
Обновление перекрестных ссылок 821
Форматирование перекрестных ссылок 822
Названия 822
Вставка названия отдельного объекта 823
Автоматическая вставка названий 824
Определение пользовательских меток названий 825
Изменение нумерации названий 827
Включение в номер названия дополнительной информации 827
Форматирование и редактирование названий 828
Глава 33. Сборка больших документов 830
Концепция главного документа 831
Создание главного документа 834
Создание нового главного документа 834
Преобразование существующего документа в главный документ 838
Сборка главного документа из существующих документов 839
Работа с главным документом 840
Форматирование, редактирование и печать 840
Работа с вложенными документами 841
Открытие и блокировка вложенных документов 841
Перемещение, объединение, разбиение и удаление вложенных документов... 843
Работа с отдельными файлами 845
Установка начальных значений глобальных параметров 846
Создание оглавлений и указателей 847
ЧАСТЬ VII. ОСНОВЫ VBA 849
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов 851
Использование встроенных средств автоматизации Word 2000 853
Создание макроса 854
Область действия макроса 855
Место хранения макросов 855
Подготовка к записи макроса 856
Содержание XXI
Какие действия записываются 858
Процедура записи макроса 858
Пример записи макроса 860
Выполнение макроса 862
Редактирование макроса 863
Знакомство с записью диалога 866
Использование записанного текста макроса 867
Пример макроса с возможностью ввода данных 867
Автоматически выполняемые макросы 873
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений 875
Шаблон OF2000.DOT 876
Процедуры шаблона Of2000 880
Модуль Pictures 881
Модуль Styles 884
Процедура Set Numbered List 885
Процедура MarkAsTerm 887
Процедура MarkAsGood 888
Процедура Insert Part Header 888
Модуль Tables 889
ЧАСТЬ VIII. ПРИЛОЖЕНИЯ 893
Приложение А. Настройка и оптимизация Word 895
Диалоговое окно Параметры 896
Настройка параметров печати 900
Параметры электронной почты и Web-документов 902
Безопасность макросов 903
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню
и комбинаций клавиш 905
Настройка панелей инструментов 906
Создание панели инструментов 906
Добавление и удаление кнопок 908
Перемещение кнопок 911
Создание рисунка для кнопки 912
Настройка меню 913
Добавление и удаление команд меню 913
Создание и удаление меню 916
Настройка контекстных меню 918
Настройка комбинаций клавиш 919
Настройка дополнительных параметров интерфейса 921
Приложение В. Справочные данные по кодам полей 923
Справочный список кодов полей 923
= 923
Advance 926
XXII
Содержание
Ask 927
Author 928
AutoNum 928
AutoNumLgl 929
AutoNumOut 929
AutoText 929
AutoTextList 929
Comments 930
Compare 931
CreateDate 932
DataBase 932
Date 933
DDE и DDEAuto 933
DocProperty 934
DocVariable 934
EditTime 935
Embed 935
Eq 935
FileName 936
FileSize 936
Fill-in 937
GoToButton 937
HyperLink 938
If 939
Include Picture 940
IncludeText 940
Index 941
Info 942
Keywords 943
LastSavedBy 943
Link 943
ListNum 944
MacroButton 945
MergeField 945
MergeRec 945
MergeSeq 945
Next 946
Nextlf 946
NoteRef 946
NumChars 947
NumPages 947
NumWords 947
Page 948
PageRef 948
Print 948
PrintDate 948
Private 949
Quote 949
Содержание XXIII
RD , 949
Ref 949
RevNum 950
SaveDate 950
Section 950
SectionPages 951
Seq (Sequence) 951
Set 952
Skiplf 952
StyleRef 952
Subject 953
Symbol 953
TC 954
Template 954
Time 955
Title 955
TOC 955
User Address 957
Userlnitials 957
UserName 957
XE 957
Приложение Г. Компакт-диск с примерами 959
Предметный указатель 963
http://www.nevafink.ru
info@nevalink.ru
Подключение
ко всем ресурсам Интернет
частных лиц и
корпоративных клиентов.
Ваше электронное
представительство.
World Wide Web.
Реклама в Интернете.
Выделенные каналы связи.
Скидки постоянным клиентам.
"Горячая линия"
поддержки пользователей
24 часа, без выходных.
Информационно-торговый отдел?
Quake flat-rate.
Сервис-центры по доступу в Интернет
На Московском вокзале и в Центральных ж/д кассах
т.т.: (812) 277-25-17, (812) 168-67-34
пять лет на рынке Санкт-Петербурга. Более 5000 абонентов.
Среди разработок: http://www.spb.ru
старейший и один из самых популярных серверов России.
Санкт-Петербург, Канал Грибоедова, 36, тел.: 113-47-12, факс: 110-57-64
Предисловие
Данная книга входит в комплект из пяти книг "Microsoft Office 2000",
подготовленный издательством "БХВ — Санкт-Петербург".
1. Новиков Ф. А., Яценко А. Д. Microsoft Office 2000 в целом. Рамочная книга
по всем продуктам семейства Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook, Access, FrontPage, Publisher, Project, PhotoDraw, Team Manager
и др.).
2. Беленький Ю. М., Власенко С. Ю. Microsoft Word 2000.
Энциклопедическое руководство по текстовому процессору Word 2000.
3. Долженков В. А., Колесников Ю. В. Microsoft Excel 2000. Энциклопедическое
руководство по системе управления электронными таблицами Excel 2000.
4. Харитонова И. А., Михеева В. Д. Microsoft Access 2000. Энциклопедическое
руководство по СУБД Access 2000. Особое внимание уделено разработке
приложений баз данных.
5. Microsoft Office 2000: компакт-диск с примерами. Краткое руководство по
использованию компакт-диска, на котором собраны примеры
(документы, шаблоны, приложения) к книгам комплекта.
Основная цель объединения книг в комплект состоит в том, чтобы осветить
в совокупности все темы, связанные с семейством приложений Microsoft
Office и, в то же время, предоставить читателю возможность выбрать именно
то, что ему нужно.
Комплект не является многотомным изданием: книги независимы и
самодостаточны (кроме компакт-диска с примерами). Они объединены общей
целью, стилем и оформлением, но имеют и некоторые особенности,
обусловленные конкретным назначением. Так, в книге Microsoft Office 2000
в целом используется специальная система обозначений и компактное
представление материала, что позволило вместить в небольшой объем описание
всех основных средств рассматриваемых приложений. Книги с описаниями
конкретных продуктов написаны очень развернуто и подробно, что
позволяет использовать и как учебник и как справочник. Компакт-диск с
примерами является важным дополнением к каждой из книг комплекта.
Комплект в целом был создан авторским коллективом: в процессе работы
авторы постоянно согласовывали темы книг, вели взаимное редактирование
материала, обменивались идеями, примерами и текстами. Такая
коллективная работа повысила качество и обогатила содержание каждой книги в
отдельности и всего комплекта в целом.
Ф. А. Новиков
Введение
С появлением каждой новой версии Microsoft Word становится все проще
в использовании. Очередная версия — Microsoft Word 2000 предоставляет
еще более удобные и гибкие средства, чем все предшествующие.
Word 2000 является мощнейшим текстовым процессором, но наряду с этим
обладает средствами, которые делают его простым как в использовании, так
и в получении справочной информации о нем. И что еще важнее, Word 2000
позволяет обеспечить совместную работу над документами, поддерживает
коммуникации в корпоративных сетях (intranet) и глобальной сети Internet.
Новые возможности коллективной работы, работа в Internet, глобальные
информационные системы оказывают воздействие на способы обучения,
работы и социальной организации. Воздействие этого фактора на
цивилизацию сопоставимо по значимости с распространением книгопечатания.
Изменения, которые мы увидим в ближайшие 10 лет, вероятно будут не менее
значимыми. Word 2000 создан для того, чтобы помочь вам удержаться на
гребне волны этих изменений.
Для кого предназначена эта книга
Эта книга предназначена специально для пользователей Microsoft Word 2000.
Тем не менее она может быть полезна даже тем, кто еще не перешел к
использованию Word 2000 и информация, содержащаяся в книге, поможет
решить, а стоит ли вообще переходить к новой версии Word.
"Microsoft Word 2000 в подлиннике" — это настольная книга для любого
человека, использующего Word. Действительно:
□ Для опытных пользователей Word эта книга обеспечит быстрый доступ
к описанию новых средств (см. главу 1)
О Для новичков эта книга явится исчерпывающим руководством по
эффективному использованию Word 2000
Поскольку авторы этой книги являются признанными экспертами Microsoft
Word и других приложений Microsoft Office, то их многочисленные советы,
подсказки и ответы на трудные вопросы окажут помощь всем: и новичкам,
и опытным пользователям.
4
Введение
Структура книги
Word 2000 — это программа невероятной мощности и богатства средств. Тем
не менее освоить ее при правильном подходе к изучению достаточно просто
и легко. Эта книга организована таким образом, чтобы помочь быстро и
эффективно изучить Word 2000.
Если вы уже знакомы с Word 6.0, Word 95 или Word 97, то вам разумно
будет просмотреть оглавление в поисках новых средств и пролистать книгу,
останавливаясь на тех страницах, где описаны новые черты. Некоторые
команды Word 2000 были изменены таким образом, что они стали более
понятны среднему пользователю. Кроме того, в Word 2000 имеется целый
ряд принципиально новых возможностей и средств.
Книга состоит из восьми частей:
□ Часть I. Основы работы с Word 2000
□ Часть II. Форматирование документов
□ Часть III. Использование специальных средств
П Часть IV. Использование иллюстраций
□ Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
□ Часть VI. Обработка больших документов
О Часть VII. Основы VBA
□ Часть VIII. Приложения
Часть I поможет вам изучить основы Word, которые понадобятся для
создания типичных документов, и даст обзор новых средств Word 2000. Даже
если вы хорошо знакомы с Word 6.0, Word 95 или Word 97, вам стоит
просмотреть главу 1, чтобы получить представление о наиболее мощных
средствах Word и узнать о новых возможностях Word 2000. Главы с 1-й по 6-ю
содержат основные сведения, необходимые для открытия, создания,
сохранения, редактирования, проверки и печати документов.
Часть II знакомит со средствами форматирования документа. В главе 7
описывается форматирование символов, а в главе 8 — форматирование строк и
абзацев средствами выравнивания, отступов и обрамления. В главе 9
описываются средства форматирования страниц документа (в том числе настройка
полей, ориентации страницы, параметров нумерации, формата бумаги), а
также использование колонок. Одной из наиболее полезных глав во второй
части является глава 10, в которой рассказывается о преимуществах
использования стилей для документов с повторяющимися элементами, такими как
заголовки, колонтитулы и т. п.
В части III описываются многие специальные средства, которые делают
Word наиболее мощным текстовым процессором. Глава И научит работать
Введение
5
с таблицами, которые помогают организовать текст, списки, числовые данные
и даже графику. Из главы 12 вы узнаете, как использовать маркированные и
нумерованные списки для более ясного изложения мыслей. Если вам
приходится много писать, и вам хочется, чтобы материал был хорошо
организован, прочтите в главе 13 обсуждение превосходных средств Word для
структуризации документов. В главах 14 и 15 описано, как автоматизировать
документы с помощью кодов полей и построить формы, которые облегчают
ввод данных. В главе 16 вы научитесь использовать встроенные в Word
средства баз данных, связать Word с файлами данных, хранящимися на диске,
на сетевом сервере или на универсальной ЭВМ. В этой же главе
описывается использование этих данных для создания писем на бланке, конвертов и
почтовых наклеек. Завершает эту часть глава 17, которая поможет научиться
использовать Редактор формул для подготовки математических текстов.
В части IV рассказывается, как использовать встроенные в Word
инструменты для рисования и как импортировать рисунки, созданные другими
программами. Глава 18 показывает, насколько легко вставлять рисунки из
других программ или из наборов готовых рисунков. В главе 19 показано, как
заключить текст или графику в надписи для того, чтобы сделать все на
экране перемещаемым. При этом можно куда угодно перетаскивать элементы
страницы и текст будет обтекать их. В Word есть и собственные средства
создания рисунков, которые описаны в главе 20. В главах 21 и 22 описаны
программы WordArt и Microsoft Graph. Эти программы дают возможность
создавать затейливые заголовки и строить диаграммы, похожие на те, что
создают программы типа Excel.
В части V рассматривается одно из наиболее важных новых средств
Word 2000 — коллективная работа над документами и их публикация в
Internet. Глава 23 содержит основные сведения об Internet, World Wide Web и
программах просмотра. Глава 24 посвящена работе с документами Word или
страницами Web из Word 2000 или Internet Explorer. В главах 25 и 26
рассматривается использование Word для подготовки полноценных
Web-страниц, содержащих гиперссылки, графику и многое другое. Глава 27 посвящена
преимуществам использования Word при работе с другими приложениями
Windows, а глава 28 — дополнительным возможностям коллективной работы
над документами.
Если вам приходится оформлять контракты, писать объемные руководства,
печатать книги с большим количеством глав или работать с тезисами или
статьями, изобилующими терминами, то вам следует обратиться к части VI.
Вы можете сделать содержимое ваших документов более обозримым, если
будете использовать средства для создания указателей, оглавлений и
перекрестных ссылок, описанные в главах 29—31. Так как любая тщательная
работа включает в себя этапы редактирования и внесения исправлений,
соответствующие средства Word, обсуждаемые в главе 32> помогут отслеживать
как исправления и редакции, так и то, кто их внес. В главе 33 показано, как
создавать большие документы из меньших по размеру документов (глав).
6
Введение
В части VII показано, как автоматизировать Word и добавлять новые
средства с помощью макросов. В главе 34 рассматриваются возможности записи
макросов, а описание языка программирования Visual Basic для
приложений, редактора Visual Basic и примеры программ вы найдете в главе 35.
В конце книги в части VIII вы найдете четыре приложения:
□ Приложение А посвящено методам настройки и оптимизации Word 2000
□ Приложение Б содержит информацию о настройке меню, панелей
инструментов и комбинаций клавиш
□ Приложение В содержит справочную информацию о кодах полей
□ Приложение Г содержит информацию о примерах, помещенных на
компакт-диск
Содержание и предметный указатель помогут вам сориентироваться в книге.
Поиск нужной темы не составит труда, поскольку книга структурирована по
основным объектам или операциям, с которыми приходится сталкиваться
при работе с Word. В предметный указатель вынесены лишь определения,
а также основные экранные элементы, т. е. то, чего нет в оглавлении.
Используемые обозначения
Соглашения, используемые в книге, установлены таким образом, чтобы
помочь научиться работать в Word быстро и легко.
Команды меню, диалоговые окна и их элементы написаны так, как они и
появляются на экране, как правило, с заглавной буквы. Поскольку многие
названия состоят из нескольких слов, они выделяются в тексте специальным
шрифтом. Новые понятия при первом их появлении в тексте выделены
курсивом.
Обозначения клавиш указаны в угловых скобках, например, <Пробел>,
<Дефис>, <Минус>, <Enter>, <F>. Используется два типа комбинаций
клавиш. Если комбинация указана через запятую (<Alt>,<F>), следует нажать и
отпустить первую клавишу, а затем нажать и отпустить вторую. Если
комбинация соединена знаком плюс (<Alt>+<F>), следует нажать и удерживать
нажатой первую клавишу, пока вы нажимаете вторую.
( Замечание J
Хотя при обозначении клавиш используются прописные буквы, это не означает,
что при их нажатии следует одновременно нажимать еще и клавишу <Shift>,
если только это не оговорено специально.
Тексты программ на Visual Basic и коды полей выделяются специальным
шрифтом. Кроме того, коды полей заключены в фигурные скобки { }. Имена
файлов и папок набраны прописными буквами: NORMAL.DOT, C:\MSOFFICE
Введение
7
и т. д. Собственные имена объектов заключены в кавычки: стиль "Заголовок 1",
шаблон "Обычный". Цели некоторый текст выделен моноширинным
шрифтом, то это означает, что вы должны вводить этот текст с помощью
клавиатуры (например, Введите эту информацию).
Два помощника будут сопровождать вас в путешествии по Word 2000 —
специальные врезки: Замечание и Совет.
Г Замечание j
Замечание содержит дополнительную информацию, которая может помочь вам
избежать некоторых проблем или которую следует учитывать при
использовании описанных средств.
( Совет ^
Совет содержит более простые или альтернативные методы выполнения
процедур.
Компакт-диск с примерами
Некоторые наиболее показательные примеры, использующиеся в этой книге,
вынесены на компакт-диск Microsoft Office 2000: компакт-диск с примерами
(см. Предисловие). В состав этого издания входит сам компакт-диск, на
котором собраны и подготовлены к работе примеры (документы, шаблоны,
приложения) ко всем книгам комплекта, а также брошюра с описанием
примеров и руководством по их использованию.
Список примеров этой книги, попавших на компакт-диск, и их краткое
описание приведены в приложении Г.
Об авторах этой книги
Авторы этой книги — выпускники Физико-механического факультета Санкт-
Петербургского Государственного Технического университета
(специальность прикладная математика).
Сергей Власенко — эксперт по программному обеспечению технического
отдела Санкт-Петербургской фирмы "АстроСофт". Его основная деятельность
связана с разработкой высокотехнологичного программного обеспечения,
однако это не мешает ему в свободное время сотрудничать с издательством
MBHV — Санкт-Петербург". Приобретенный за 5 лет работы с продуктами
семейства Microsoft Office опыт, а также постоянное общение с
пользователями этих приложений позволили ему стать одним из идеологов команды,
которая готовила переводы целого ряда книг издательства Que Corporation:
Using Microsoft Word 95, Using Microsoft Excel 95, Using Microsoft Office 95,
8
Введение
Using Microsoft Access 95, Using Microsoft Word 97, Using Microsoft Excel 97,
Using Microsoft Outlook 97 для серии "В подлиннике", выпущенных
издательством "BHV — Санкт-Петербург". Сергей Власенко является также
соавтором книг "Word 97 в вопросах и ответах" и "Основы Outlook 97".
Юрий Беленький также является сотрудником технического отдела фирмы
"АстроСофт", хотя по специальности он математик. Перед тем как всерьез
заняться разработкой программного обеспечения, он успел поработать
преподавателем информатики для старшеклассников, что безусловно помогло
ему при работе над этой книгой. Для Юрия Беленького сотрудничество с
издательством "BHV — Санкт-Петербург" также не является новым. Он
участвовал в переводе книги Using Microsoft Office 95.
С авторами можно связаться по электронной почте по адресу wd2000@usa.net.
От авторов
Хотя на обложке книги указаны лишь две фамилии, в ее создании
принимали участие многие. Без их помощи и поддержки эта книга, наверное,
никогда бы не вышла в свет.
В первую очередь хочется отметить команду, участвовавшую в подготовке
текста книги. Команда существует уже не первый год и за это время
подготовила переводы книг издательства Que Corporation: Using Microsoft
Word 95, Using Microsoft Excel 95, Using Microsoft Office 95, Using Microsoft
Access 95, Using Microsoft Word 97, Using Microsoft Excel 97, Using Microsoft
Outlook 97 для серии "в подлиннике", выпущенных издательством "BHV —
Санкт-Петербург". С этими книгами безусловно знакомо большинство
читателей.
Внимательные читатели уже заметили, что эта книга также вышла в серии
"в подлиннике" и, кроме того, является частью комплекта книг о продуктах
семейства Microsoft Office 2000. Однако эта книга имеет существенное
отличие от перечисленных выше изданий — она авторская, а не переводная.
Именно этим обусловлены все достоинства и недостатки (надеемся, что
таковых совсем немного) этого издания, а также повышенные требования к
слаженности работы команды. А теперь перейдем к персоналиям.
Особая благодарность — Федору Александровичу Новикову, нашему
преподавателю, научному руководителю (он остается им, хотя мы вот-вот
расстанемся с университетом) и инициатору работы над этой книгой и всем
комплектом. Федор Александрович подготовил превосходную (читатели могут
в этом убедиться) часть про обработку больших документов.
Александра Маленкова положила начало книге, хотя написанная ею часть,
посвященная иллюстрированным изданиям, находится ближе к концу
книги. Кроме того, в этой книге использованы советы из книги "Word 97 в
вопросах и ответах", соавтором которой она является.
Введение
9
Юлий Колесников написал одну из самых сложных частей книги —
"Использование специальных средств". Он приложил максимум усилий для того,
чтобы сделать свою часть полной и интересной.
Антон Мышковский написал самую маленькую часть "Основы VBA", но
далеко не самую простую. К тому же он постоянно подбадривал нас и делал
важные замечания по ходу работы. Поэтому мы хотим сказать ему огромное
спасибо.
Сотрудники издательства "BHV — Санкт-Петербург" очень помогли нам на
заключительном этапе работы. Благодаря Андрею Львовичу Кутузову,
ответственному редактору нашей книги, мы значительно улучшили текст,
особенно в тех местах, где слова подбирались мучительно долго. На первых
стадиях написания книги мы использовали бета-версии Microsoft Office 2000
и чрезвычайно признательны директору издательства Вадиму Александровичу
Сергееву за своевременное предоставление этих версий. Конечно, мы
должны поблагодарить и остальных сотрудников издательства, принимавших
участие в подготовке книги. Результаты их работы выше всяческих похвал.
Мы также благодарны коллегам из фирмы "АстроСофт" за понимание и
поддержку; сотрудникам лаборатории программного обеспечения Института
теоретической астрономии за то, что они периодически кормили нас обедом
и высказывали множество критических замечаний; нашим сокурсникам из
Политехнического университета, за общение в периоды, когда заниматься
книгой мы уже не могли. С помощью всех этих людей мы не только
расширили список тем, которые освещены в этой книге, но и смогли добраться до
ее конца.
Спасибо всем!
2 Ък 454
ЧАСТЬ I
Основы работы с Word 2000
Microsoft Word 2000 — наиболее популярный и самый мощный
интеллектуальный текстовый процессор из известных на сегодняшний день. Это очень
удобный и достаточно простой в использовании инструмент для создания
профессионально оформленных документов.
Реализованные в Word 2000 средства позволяют более эффективно
обмениваться информацией, упрощают коллективную обработку документов,
увеличивают продуктивность труда и обеспечивают более качественные
результаты.
Хотя в Word 2000 добавлены многие новые средства, тем не менее
пользоваться им стало ни сколько не сложнее, а по оценкам многих экспертов —
гораздо проще. Исходя из тщательного изучения практики использования
Word сотрудниками фирмы Microsoft, а также на основе пожеланий многих
клиентов, в Word 2000 были добавлены многие средства, которые упрощают
многие трудные задачи и делают некоторые ранее невыполнимые задания
выполнимыми.
В процессе разработки Word 2000 преследовались следующие основные цели:
□ Упрощение процедур для решения повседневных задач обработки текстов
□ Снижение расходов на техническую поддержку
□ Упрощение процесса создания сложных документов
□ Расширение возможностей использования таблиц и иллюстраций
□ Упрощение публикации документов в Web
□ Расширение возможностей коллективной работы пользователей
2*
В данной части описываются основные возможности Word,
предназначенные для решения повседневных задач обработки текстов:
□ Глава 1 "Новые возможности Word 2000" содержит обзор некоторых
наиболее важных средств Word 2000. Наряду с принципиально новыми
средствами в ней обсуждаются и возможности, которые уже имелись в
предыдущих версиях Word, но претерпели значительные изменения. Опытным
пользователям Word достаточно просмотреть эту главу, чтобы отметить
для себя, что нового было добавлено.
□ В главе 2 описываются: процедуры запуска и закрытия Word, работа с
панелями инструментов, меню и диалоговыми окнами, а также
использование справочной системы. Кроме того, эта глава знакомит с некоторыми
новыми терминами, которые будут использоваться в книге.
□ В главе 3 вы познакомитесь со средствами, предназначенными для
работы с файлами и папками, узнаете как создать новый документ, открыть
существующий и сохранить изменения в нем. Также в этой главе
обсуждаются возможности поиска документов, просмотр и заполнение свойств,
просмотр документов перед открытием.
□ В главе 4 описывается назначение шаблонов и мастеров, поставляемых с
Word 2000. Кроме того, в ней рассматривается создание новых шаблонов,
копирование и удаление элементов шаблонов, подключение глобальных
шаблонов и надстроек.
□ В главе 5 рассматриваются режимы отображения документа,
перемещение по документу, правка текста, использование Буфера обмена,
Автотекста, Автозамены, Автоформата, закладок, использование глобального
поиска и замены, а также средств проверки орфографии и грамматики.
□ Глава 6 содержит исчерпывающую информацию о средствах печати
документов Word. В частности, рассматриваются процедуры установки и
настройки принтера, выбор параметров печати документа, настройка
параметров страницы и предварительный просмотр документа перед печатью.
ГЛАВА 1
Новые возможности Word 2000
В Word 2000 реализован целый ряд принципиально новых средств,
позволяющих повысить продуктивность работы, а также упростить подготовку и
повысить качество создаваемых документов. Многие из функций, уже
знакомых по предыдущим версиям Word, также усовершенствованы в Word 2000.
Повседневное использование Word
С появлением каждой новой версии Microsoft Word расширяется набор
реализованных средств и, как следствие, увеличивается число команд меню.
Число команд меню стало настолько велико, что может привести в
замешательство даже искушенного пользователя. Word 2000 позволяет
автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя (см.
главу 2).
При открытии меню отображаются наиболее часто используемые команды.
Вывести на экран полный список команд меню можно с помощью стрелки
в нижней части раскрытого меню. При этом скрытые ранее команды
отображаются на светлом фоне.
При выборе редко применяемой команды автоматически повышается ее
приоритет, и в следующий раз она будет выводиться среди наиболее часто
вызываемых команд (рис. 1.1).
Контекстные меню
Используя раскрывающиеся меню и диалоговые окна, можно быстро
получить доступ к сотням функций. Некоторые из этих функций используются
чаще других. Контекстные меню (shortcut menus) появились именно по этой
причине. Контекстные меню раскрываются щелчком правой кнопки мыши
14
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 1.1. Автоматически настраиваемое меню Word
на тексте, объектах или таких элементах экрана, как панели инструментов.
Вид контекстного меню (рис. 1.2), которое появляется около указателя мыши,
зависит от того, на каком элементе был произведен щелчок мышью (см.
главу 2).
( Совет )
Если вы не знаете, какие операции применимы к
выделенному объекту в документе, то вызовите контекстное меню.
В него будут включены основные команды,
предназначенные для работы с выделенным объектом.
Рис. 1.2. Пример контекстного меню
Панели инструментов
Использование панелей инструментов ускоряет доступ к командам. Word
позволяет перемещать панели инструментов и менять их форму (рис. 1.3).
С помощью команды Вид, Панели инструментов (View, Toolbars) можно
отобразить или скрыть панель инструментов. Подцепив панель инструментов
мышью в области свободной от кнопок, можно переместить ее.
Глава 1. Новые возможности Word 2000
15
Рис. 1.3. Панели инструментов
Word 2000 еще больше упрощает управление отображением кнопок на
панели инструментов. Если панель инструментов не помещается на экране
целиком, то в ее правом верхнем углу появляется двойная стрелка, нажав на
которую можно получить доступ к оставшимся кнопкам.
С помощью значка со стрелкой вниз в правой части панели инструментов
или в заголовке панели инструментов можно быстро скрыть или отобразить
нужную кнопку на панели инструментов. Для этого надо нажать на значок
со стрелкой вниз, подвести указатель мыши к команде Добавить или удалить
кнопки (Add/Remove Buttons) и установить или сбросить соответствующий
флажок в списке кнопок (рис. 1.3).
Диалоговые окна
Word обладает таким многообразием средств, что было бы невозможно
организовать доступ к каждому из них только с помощью меню. Поэтому
меню содержат команды для выполнения основных операций, а доступ к
параметрам этих операций осуществляется с помощью диалоговых окон.
16
Часть I. Основы работы с Word 2000
Поскольку параметров может быть очень много, внутри диалогового окна
они сгруппированы по вкладкам (рис. 1.4). Переходить от одной группы
функций к другой можно с помощью клавиши <ТаЬ> или нажав
подчеркнутую букву, соответствующую вкладке, удерживая при этом нажатой клавишу
<Alt>.
Рис. 1.4. Диалоговое окно
со вкладками
Переключение между документами
В Word 2000 используется новый метод переключения между документами
(см. главу 2). Для каждого открытого документа Word 2000 создается
отдельное окно и выводится кнопка на Панели задач Windows (рис. 1.5). Такой
подход обеспечивает более быстрое переключение между документами.
Рис. 1.5. Кнопки документов на Панели задач
Справочная система
Microsoft Word 2000 очень удобен — он не создает проблем при изучении
новых возможностей приложений и работе с ними. Наверное, вам хотелось
бы, чтобы рядом с вами постоянно находился опытный эксперт и помогал
в работе с тем или иным средством.
Глава 1. Новые возможности Word 2000
17
В Microsoft Word 2000 и других приложениях семейства Microsoft Office 2000
предпринята попытка сделать нечто подобное. Благодаря Помощнику (Office
Assistant) необходимая информация всегда находится под рукой. Он в любой
момент даст вам совет о том, как лучше выполнить то или иное действие,
или подсказку о том, как найти нужный инструмент в приложениях
Microsoft Office.
Можно выбрать один из нескольких персонажей, представляющих
Помощника, среди которых есть дружелюбная кошка, ученая скрепка, Альберт
Эйнштейн и многие другие (рис. 1.6).
Рис. 1.6. Помощник
В Microsoft Office 2000 используется новая справочная система (см. главу 2),
достоинства которой уже могли оценить пользователи Internet Explorer 4 и
Windows 98. Справочная система построена на основе HTML, поэтому ее
использование ничем не отличается от использования программ просмотра
Internet.
При вызове справочной системы автоматически изменяется размер окна
приложения, чтобы активный документ не заслонялся при просмотре текста
справки. Кроме того, информация в справочной системе всегда остается
актуальной, поскольку может обновляться через Internet.
18
Часть I. Основы работы с Word 2000
Средства работы с файлами
Нередко пользователям в течение дня приходится работать с десятками и
даже сотнями документов. В связи с этим особенно важны удобные
средства, предоставляющие быстрый доступ к документам, независимо от того, где
они хранятся: на локальном диске, в сети или на корпоративном Web-
сервере (см. главу 3).
В приложениях Microsoft Office 2000 расширены возможности стандартных
диалоговых окон (открытия, сохранения документов и т. п.). Размещенная в
этих диалоговых окнах панель обеспечивает быстрый доступ к документам,
с которыми пользователь уже работал ранее, ярлыкам на Рабочем столе
Windows и в папке ИЗБРАННОЕ, а также папкам на Web-серверах (рис. 1.7).
Рис. 1.7. Диалоговое окно Открытие документа
Список шрифтов
В предыдущих версиях Word в процессе
подбора нужного шрифта необходимо было
использовать диалоговое окно Шрифт (Font), что было
несколько неудобно (см. главу 7).
В Word 2000 список шрифтов на панели
инструментов Форматирование (Formatting)
отображает не только названия шрифтов, но и их
начертание (рис. 1.8).
Рис. 1.8. Список шрифтов
Глава 1. Новые возможности Word 2000
19
Свободный ввод текста
Данная возможность позволяет начать вводить текст с любого места на
странице. Для этого достаточно дважды щелкнуть по нужному месту страницы.
При этом Word 2000 отображает рядом с указателем мыши подсказку о том,
какое выравнивание будет применено к абзацу, а после двойного щелчка по
документу автоматически создает все необходимые отступы и применяет к
новому абзацу стиль, используемый по умолчанию.
Эта функция упрощает создание титульных листов и других документов
с многочисленными отступами (см. главу 5).
Новые возможности Буфера обмена
Для копирования нескольких фрагментов текста или графики в документ
Word через стандартный Буфер обмена Windows нужно было постоянно
переключаться между окнами.
Новые возможности Буфера обмена, реализованные в приложениях семейства
Microsoft Office 2000, позволяют сохранять до 12 блоков информации (текст,
рисунок, Web-страницу и т. д.) одновременно. При этом для каждого
скопированного фрагмента на панели инструментов Буфер обмена (Clipboard)
появляется отдельная кнопка (рис. 1.9).
Рис. 1.9. Панель инструментов Буфер обмена
20
Часть I. Основы работы с Word 2000
Идентифицировать тип скопированного фрагмента можно с помощью
значка (он изменяется в зависимости от формата скопированных данных). Кроме
того, для текстовых фрагментов выводится всплывающая подсказка,
отображающая скопированный текст. Скопированные в Буфер обмена блоки
можно вставить в документ по отдельности или все вместе. Расширенные
возможности Буфера обмена доступны и в других приложениях Microsoft
Office 2000.
Новые возможности Автозамены
Существенно упрощает повседневную работу пользователей применение
технологий IntelliSense. В приложениях Office 2000 усовершенствованы уже
хорошо знакомые пользователям возможности Автозамены. При подготовке
многоязычных документов чрезвычайно полезной будет функция
автоматического переключения раскладки клавиатуры (см. главу 5).
Автозамена в Word 2000 позволяет автоматически исправлять еще большее
число неправильно набранных слов, избавляя пользователей от
необходимости делать это вручную. При этом в Office 2000 для каждого языка
используется отдельный список Автозамены, что сокращает число возможных
ошибок.
Используя средство Автозамена (AutoCorrect), можно набрать слово или
аббревиатуру, и Word автоматически заменит их текстом или графикой,
которые были назначены им в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect)
(рис. 1.10).
Рис. 1.10. Диалоговое
окно Автозамена
Глава 1. Новые возможности Word 2000
21
Это средство позволяет набирать тексты, содержащие большое количество
терминов, например, юридические или медицинские. Достаточно ввести
сокращение и Word заменит его полным термином или фразой.
Кроме того, можно настроить средство Автозамена на автоматическую
замену первой буквы в предложении на заглавную или исправление часто
встречающихся ошибок.
Средство Автоформат (AutoFormat) позволяет единственной командой
применить стандартизованный набор форматов к уже введенному документу.
Используя набор правил о том, как определяются заголовки, названия,
рисунки, таблицы, основной текст и т. д., Word анализирует документ и
применяет соответствующие стили к каждому элементу. После этого можно
вручную переопределить каждый стиль или воспользоваться Библиотекой
стилей (Style Gallery) для изменения внешнего вида документа (см. главу 10).
Автоматическое форматирование может применяться по мере ввода текста.
Например, если ввести звездочку в начале абзаца, то Word автоматически
сделает этот абзац элементом маркированного списка. Если перед первым
элементом списка набрать число, Автоформат создаст нумерованный список.
Кроме того, Автоформат может автоматически создавать заголовки и рамки,
заменять порядковые числительные вида (1st) на индексированные (Ist) и
дроби вида (1/2).
Средства создания таблиц
Возможности создания и изменения таблиц в Word 2000 значительно
расширены по сравнению с Word 97. Теперь работать с таблицами стало проще
и удобнее. Word 2000 позволяет создавать вложенные таблицы, а также
разделять ячейки таблицы по диагонали. Таблицы можно перемещать в любое
место страницы. Появилась возможность обтекания таблицы текстом (см.
главу 11).
Подготовка многоязычных документов
Word 2000 может автоматически определять язык, на котором вводится текст,
что значительно упрощает подготовку многоязычных документов. Кроме
того, текст, набранный при неправильно выбранной раскладке клавиатуры,
автоматически исправляется.
Признак языка для текста также устанавливается автоматически. Для этого
больше не нужно использовать сложные команды меню. Данная
возможность обеспечивает правильный выбор процедур проверки орфографии и
грамматики, а также выбор списка Автозамены для данного языка (см. главу 5).
Word 2000 позволяет учитывать информацию о языке документа при
выполнении других процедур (например, при вставке даты или оглавления).
22
Часть I. Основы работы с Word 2000
Обработка больших документов
Word предлагает мощные средства построения указателей и оглавлений,
которые особенно полезны при работе с большими отчетами, планами или
юридическими документами (рис. 1.11). Эти средства стали более простыми
в использовании, увеличилось число параметров форматирования (см. главу 30).
Рис. 1.11. Диалоговое окно Оглавление и указатели
Построение перекрестных ссылок на таблицы, рисунки и комментарии —
одна из наиболее трудоемких задач при подготовке планов и важных
документов. Word позаботится о ее решении, при этом ему потребуется совсем
небольшая помощь. Не придется даже перемещаться по документу в
поисках того, на что требуется сослаться: Word отслеживает различные типы
элементов и представляет их для выбора при построении ссылки (см. главу 32).
Автоматическая проверка орфографии — это средство первичной проверки
правописания, которая осуществляется по мере ввода текста. Если
соответствующий параметр установлен, любое введенное слово, которого нет в
словаре, подчеркивается красной волнистой чертой. Если на таком слове
щелкнуть правой кнопкой мыши, появится список альтернативных написаний
этого слова, в котором можно выбрать правильный вариант (см. главу 5).
По мере роста сетевых возможностей все больше людей работают
коллективно над документами. Word 2000 позволяет совместно использовать
документы и отслеживать сделанные в них исправления. Панель инструментов
Глава 1. Новые возможности Word 2000
23
Рецензирование (Reviewing) позволяет принимать или отвергать
исправления, сделанными другими членами коллектива (см. главу 31).
Иллюстрированные издания
Панель инструментов Рисование (Drawing) содержит кнопки для создания
рисунков непосредственно в Word. Размещать рисунки можно в одном из
трех графических слоев: под текстом, наподобие водяных знаков, внутри
текста, так что текст обтекает рисунок, или поверх текста, перекрывая сю
(см. главу 20).
Средство Автофигуры позволяет рисовать различные формы по готовым
образцам. Кроме того, доступен обширный набор готовых картинок из Галереи
Microsoft ClipArt (см. главу 18).
При создании технической документации или учебных материалов с
помощью текстового процессора желательно использовать выноски. Выноски —
это надписи с текстом, которые поясняют элементы рисунка (рис. 1.12).
Word позволяет делать выноски, не прибегая к помощи настольных
издательских систем: вставлять выноски, форматировать их и привязывать
к объектам, которые они описывают.
Рис. 1.12. Выноски
24
Часть I. Основы работы с Word 2000
Публикация документов в World Wide Web
Word 2000 — идеальное средство не только для создания документов, но и
для их распространения среди широкой аудитории. Word 2000 значительно
упрощает создание документов, предназначенных для публикации в Web.
В отличие от Word 97, в котором имелась возможность импорта документов
в формат HTML, в Word 2000 HTML является равноправным форматом
хранения документов. Поэтому все те, кому адресован какой-либо документ,
смогут увидеть его таким, каким вы его сделали. При этом использование
Word для просмотра документа не является необходимым — достаточно
воспользоваться обычной программой просмотра Web-страниц.
Кроме того, Word 2000 — это полнофункциональный редактор Web-страниц,
позволяющий использовать рамки, элементы управления и сценарии, а также
различные варианты оформления Web-страниц.
Поддержка HTML
Для Word 2000 HTML является равноправным форматом хранения
документов. Это означает, что при работе с документом, сохраненным в формате
HTML, вид документа не изменяется (сохраняются все параметры
форматирования), а также доступны все средства, используемые при работе с
обычным документом Word. Кроме того, документ, сохраненный в формате
HTML, отображается в программе просмотра Web-страниц (Internet Explorer
версии 5.0 и выше) точно так же, как он выглядит в Word 2000 (см. главу 23).
При копировании содержимого Web-страницы из программы просмотра
через Буфер обмена в документ Word попадает не только текст, но и
иллюстрации, а также сохраняются все параметры форматирования исходных
данных (шрифты, отступы, таблицы и т. п.).
При редактировании Web-страниц все неизвестные для Word 2000
управляющие последовательности (теги) HTML игнорируются, но не удаляются
из документа (см. главы 24—25). Это обеспечивает совместимость с
программами просмотра других фирм (например, Netscape Navigator).
Публикация документов на Web-сервере
Для просмотра, открытия и сохранения документов на Web-сервере
используются стандартные диалоговые окна открытия/сохранения документов
(см. рис. 1.7). Поэтому при использовании Word 2000 процесс публикации
документов (независимо от их формата — HTML, стандартный формат Word
или Rich Text Format) становится столь же прост, как сохранение файла на
локальном диске (см. главу 3).
Глава 1. Новые возможности Word 2000
25
Оформление Web-страниц
В комплект поставки Word 2000 входит набор шаблонов и вариантов
оформления Web-страниц (тем). Шаблоны Web-страниц похожи на шаблоны
обычных документов Word, в то время как варианты темы Web-страниц
больше напоминают дизайны презентаций PowerPoint.
В теме Web-страницы определены такие параметры форматирования, как
фоновый рисунок, стили абзацев, графические маркеры и т. д.
Используемую тему можно изменить на любом этапе работы с документом (в отличие
от шаблона, который выбирается на этапе создания документа). Темы Web-
страниц Word 2000 совместимы с приложением FrontPage 2000,
предназначенным для создания и управления Web-узлами. Это упрощает
редактирование Web-страниц, созданных в Word 2000, с помощью FrontPage.
Использование средства Библиотека стилей (Style Gallery) позволяет с
большой легкостью создавать документы стандартного вида (рис. 1.13).
Библиотека стилей представляет собой набор стилей форматирования, которые
применяются ко всему документу. Можно проверить, как будет меняться вид
активного документа по мере выбора различных стилей в Библиотеке стилей.
Рис. 1.13. Библиотека стилей
Предварительный просмотр Web-страниц
При работе с документами, сохраненными в формате HTML на панели
инструментов Стандартная (Standard), автоматически появляется кнопка, с по-
26
Часть I. Основы работы с Word 2000
мощью которой можно открыть текущий документ в программе просмотра
Web-страниц, используемой по умолчанию.
Поддержка рамок HTML
Рамки HTML — это одно из наиболее популярных средств, позволяющих
упростить навигацию по документам на Web-сервере. С помощью рамок
Web-страницу можно разделить на несколько частей, в каждой из которых
будет отображаться определенная информация. Например, в левой части
можно расположить подробное содержание, а в правой отображать
конкретный документ (рис. 1.14). При этом страница с рамками отображается в
Word точно так же, как она будет выглядеть в окне программы просмотра
Web-страниц (Internet Explorer 4 и выше).
Добавить новую рамку очень просто (см. главу 25). Это можно сделать с
помощью новой панели инструментов Рамки (Frames). Размер фрейма легко
изменить, перетащив его границу. Имеется возможность перетаскивания
текста из одного фрейма в другой, а также автоматического создания фрейма,
содержащего гипертекстовое оглавление текущего документа (см. главу 30).
Рис. 1.14, Использование рамок
Глава 1. Новые возможности Word 2000
27
Коллективная работа пользователей
Word 2000 предоставляет не только мощные и удобные средства подготовки
документов, но и широкие возможности коллективной работы над
документами. Это особенно важно, поскольку чаще всего документы являются
результатом совместных усилий группы людей.
В Word 2000 сделано все, чтобы сделать коллективную работу над
документами проще и продуктивнее. Использование подписок и оповещений
позволяет постоянно следить за статусом интересующих вас документов;
оперативные обсуждения помогут быстро прийти к общему мнению и отразить
его в документе; средства электронной почты обеспечат надежную доставку
документов коллегам и клиентам.
Совместное использование приложений
При работе с другими приложениями Word обладает большой гибкостью и
мощностью. В дополнение к возможности копировать и вставлять данные
или устанавливать связь с другими приложениями Windows, Word позволяет
внедрять частично или целиком документы других приложений Microsoft
Office. Это означает, что внедренные объекты других приложений, таких как
Microsoft Excel 2000, можно редактировать или модифицировать внутри
документа Word. Документы Word можно присоединить к задаче или элементу
журнала Microsoft Outlook. Двойной щелчок по присоединенному документу
позволяет немедленно редактировать его, не выходя из Microsoft Outlook
(см. главу 27).
Подписки и оповещения
Если на корпоративном Web-сервере размещен комплект серверных
дополнений Office (Office Server Extensions), то имеется возможность подписаться
на определенные документы и получать уведомления об изменении их
состояния по электронной почте. Пользователи могут получать уведомления
об изменениях документа, опубликованного на Web-сервере, а также о
создании или удалении документов.
Такие уведомления могут рассылаться незамедлительно, ежедневно или
один раз в неделю. Кроме того, на документ можно подписаться при
помощи Internet Explorer, чтобы получать уведомления об изменении документа
через эту программу (см. главу 28).
Дискуссии в Web
В Word 2000 расширены возможности рецензирования документов. Если
прежде рецензирование предполагало рассылку документа по электронной
28
Часть I. Основы работы с Word 2000
почте, то теперь его можно проводить оперативно, в реальном масштабе
времени. С помощью серверных дополнений Office (Office Server Extensions),
размещенных на Web-сервере организации, проводятся оперативные
обсуждения и совещания. Начать такое обсуждение можно прямо из документа
Word или из Internet Explorer.
Обсуждение может стать частью документа Word или отображаться на
отдельной панели в нижней части окна Word. С помощью панели
инструментов Обсуждение (Discussion), отображаемой во время проведения совещания,
можно просматривать, редактировать и добавлять примечания, а также
реагировать на мнения коллег.
Word 2000 привязывает текст обсуждения (примечания и реакцию на них)
к конкретному абзацу документа (см. главу 28).
Средства электронной почты
Процедура отправки документа Word по электронной почте значительно
упрощена. На панели инструментов Стандартная (Standard) имеется кнопка,
раскрывающая в окне документа Word панель сообщения электронной почты
(рис. 1.15). С помощью этой панели можно указать получателей сообщения,
параметры отправки и, собственно, отправить сообщение (см. главу 27).
Рис. 1.15. Отправка сообщения электронной почты
Глава 1. Новые возможности Word 2000 29_
Кроме того, в состав Word 2000 входит переработанный редактор
сообщений электронной почты WordMail, который использует в качестве формата
сообщений формат HTML. Это упрощает обмен сообщениями, в которых
используется форматирование текста, поскольку такое сообщение будет
правильно отображаться в любом почтовом клиенте, поддерживающем формат
HTML.
ГЛАВА 2
Первое знакомство
с Word 2000
Одним из главных достоинств пакета Microsoft Office является продуманный
и удобный графический интерфейс пользователя (GUI — Graphical User Interface).
В данной главе интерфейс рассматривается сам по себе, в отрыве от
функций и средств, доступ к которым он обеспечивает. Такой подход позволяет
нам "вынести за скобки" как можно больше материала. Мы предполагаем,
что читатель знаком с идеей графического интерфейса, и в первую очередь
сосредоточимся на фиксации терминологии, затем проведем общий обзор
интерфейса Microsoft Word 2000.
Использование Word 2000 по существу ничем не отличается от
использования любой другой программы для Windows. Если вам уже знакомо какое-
либо приложение Windows, вы можете спокойно пропустить эту главу или
просто бегло просмотреть ее. Для новичков же эта глава важна сразу по
двум причинам: позволит научиться работать в Word и заложит основы,
которые пригодятся при изучении других программ для Windows.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Запуск и завершение работы Word
□ Элементы интерфейса Word
□ Операции с окнами документов
□ Использование справочной системы
Запуск и закрытие Word
Существует несколько способов запуска Word:
□ По имени исполняемого файла (WINWORD.EXE). При установке Microsoft
Word на жесткий диск копируется файл WINWORD.EXE, который и
является основным файлом приложения Microsoft Word. Естественно, что
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
31
этим файлом можно воспользоваться для запуска приложения, однако
если учесть тот факт, что файл WINWORD.EXE обычно находится
достаточно глубоко в структуре папок, то этот способ запуска приложения
является не очень удобным и, как следствие, не столь популярным. Он
наиболее полезен при запуске Word из командной строки сеанса MS-DOS.
□ С помощью ярлыка. Ярлыки Windows представляют собой ссылки на файлы.
Это очень удобный механизм, поскольку файл приложения нельзя
перемещать, а ярлык, указывающий на файл приложения, может находиться
в любом месте (в меню Пуск, на Панели Microsoft Office, на панели
инструментов Панели задач, на Рабочем столе Windows и т. д.). В процессе
установки Microsoft Word в меню Пуск, Программы (Start, Programs)
автоматически создается ярлык для запуска этого приложения.
Использование ярлыка является наиболее удобным способом запуска приложений.
□ С помощью диалогового окна Создать документ Office (New Office Document).
Если необходимо не только запустить Word, но и создать документ на
основе определенного шаблона (см. главу 4), то оптимальным способом
будет использовать диалоговое окно Создать документ Office, ярлык для
вызова которого находится в меню Пуск.
□ С помощью документа Word. Естественно, что Word запускается и при
открытии существующего документа Word. Для этого достаточно найти
документ при помощи Проводника Windows (Windows Explorer) и дважды
щелкнуть по значку документа.
Чтобы запустить Word с помощью меню Пуск (Start):
1. Нажмите кнопку Пуск на Панели задач (Taskbar).
2. Поместите указатель мыши на элемент Программы (Programs). Появится
меню программ.
3. Выберите команду Microsoft Word, если она имеется в меню программ,
или предварительно найдите программную группу с этой командой.
На рис. 2.1 приведено меню Программы с выделенной командой Microsoft
Word.
Завершение (или закрытие) Word, когда работа окончена или требуется
освободить память для других приложений, производится следующим образом:
1. При использовании мыши выберите команду Файл, Выход (File, Exit)
или нажмите кнопку Закрыть (х) в правом верхнем углу окна Word.
2. При использовании клавиатуры нажмите комбинацию клавиш <Alt>+<F4>.
3. Если в документе были сделаны какие-либо изменения, появится
сообщение Помощника (Office Assistant), запрашивающее, сохранить ли эти
изменения. Нажмите кнопку Да (Yes) или клавишу <Enter>, чтобы
сохранить изменения, или же кнопку Нет (No) — в противном случае.
32
Часть I. Основы работы с Word 2000
4. Сообщение Помощника появится только в том случае, когда он активен
(см. раздел "Помощник" далее в этой главе). В противном случае появится
обычное диалоговое окно с запросом на сохранение изменений.
Рис. 2.1. Ярлык Microsoft Word в меню Пуск
Элементы интерфейса Word
Вообще говоря, интерфейс — это набор правил, определяющих
взаимодействие нескольких устройств. Физически взаимодействие осуществляется
воздействием рабочего органа одного устройства на органы управления
другого устройства. В данном случае подразумеваются два устройства:
пользователь (человек) и Microsoft Word (программа). Рабочими органами
первого устройства являются (при работе с Microsoft Word) глаза и руки, в
особенности пальцы. Наша задача состоит в том, чтобы описать органы
управления второго устройства — программы.
В настоящее время в графическом интерфейсе используются
многочисленные и разнообразные элементы управления. Как правило, отдельные
элементы группируются в более крупные конструкции. В Microsoft Word широко
применяются следующие три типа интерфейсных конструкций.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
33
П Окна. Окна бывают четырех типов: окно приложения, окно документа,
диалоговое окно и форма. Окно приложения и окно документа иногда
делятся на части, называемые панелями. Панели видны одновременно.
Диалоговые окна и формы иногда делятся на части, называемые вкладками.
Вкладки имеют ярлычки и раскрываются по очереди. Окна приложений,
окна документов и формы можно перемещать, изменять их размер,
сворачивать и разворачивать. Диалоговые окна также можно переместить, но
изменить их размер, свернуть или развернуть — нельзя.
□ Панели инструментов. Панели инструментов могут быть фиксированы
вдоль границы окна приложения или формы, но могут и плавать в
отдельном окне. В этом случае панель инструментов может менять свою
форму и размеры. На панели инструментов могут располагаться
различные элементы управления (чаще всего это кнопки).
□ Меню. Меню бывают раскрывающиеся и контекстные (или всплывающие).
Последние появляются, как правило, по щелчку правой кнопки мыши.
Меню состоят из команд, которые можно выбрать. Выбор команды
приводит либо к непосредственному выполнению действия, либо к
раскрытию еще одного меню, либо к раскрытию диалогового окна или формы.
( Замечание }
Все утверждения в приведенном выше списке должны бы сопровождаться
преамбулой "как правило...". Каждое из них имеет те или иные исключения,
которые мы могли бы указать, но делать это не стали. Дело в том, что
перечисление исключений заняло бы неоправданно много места, ничуть не приблизив нас
к поставленной цели: охватить интерфейс Microsoft Word в целом.
В окнах различных типов, на панелях инструментов (а иногда и в других
местах) располагаются различные элементы управления. Среди них
наиболее часто используются следующие: кнопки, текстовые поля или поля ввода,
флажки, переключатели, списки и раскрывающиеся списки, полосы прокрутки,
палитры, счетчики (рис. 2.2).
С Замечание ~^
Слово "кнопка" означает элемент управления на экране (т. е изображение
кнопки с надписью или значком) "Кнопка мыши" — это физическое устройство,
которое можно нажимать. Клавиши на клавиатуре называются просто
"клавишами".
Элементы управления могут комбинироваться самыми разнообразными
способами. Например, с помощью кнопки в диалоговом окне можно раскрыть
меню, а с помощью раскрывающегося списка на панели инструментов
можно раскрыть палитру кнопок.
Кроме упомянутых, часто встречающихся элементов управления, имеются и
другие, например, маркеры, вешки. На рис. 2.2 мы постарались показать как
34
Часть I. Основы работы с Word 2000
можно больше элементов графического интерфейса, но, как видите, все
перечисленные элементы не удалось показать даже ценой перегрузки
иллюстрации.
Рис. 2.2. Элементы интерфейса Word
Неопытный пользователь может быть обескуражен обилием возможностей.
Даже опытным пользователям Microsoft Word и Microsoft Office требуется
некоторое время на освоение многочисленных интерфейсных нововведений,
которые появились Word 2000. Кстати говоря, мы не разделяем чрезмерно
оптимистических утверждений типа: "интерфейс Microsoft Word 2000
интуитивно ясен любому пользователю".
Это так, если пользователь хорошо знаком с интерфейсом и/или понимает
основные принципы организации интерфейса, что достигается длительной
тренировкой под руководством специалиста. Для заочной формы обучения,
для которой предназначена наша книга, этот метод неприемлем. Мы же
предпримем смелую попытку объяснить интерфейс Microsoft Word 2000.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
35
Человеческий ум устроен так, что для объяснения нужно вначале назвать
объясняемое. Все современные приложения, вслед за Windows, используют
стандарт терминологии GUI фирмы Microsoft. Локализации продуктов
фирмы Microsoft, в частности русские версии Windows и, конечно, сам русский
Microsoft Word, уже выработали стандарт русского GUI (т. е.
единообразного перевода общей терминологии на русский язык). Мы придерживаемся
этого стандарта в нашей книге (хотя, как всякий стандарт, GUI содержит,
наряду с удачными, и не очень удачные, на наш взгляд, русские переводы
терминов).
С
Замечание
j
К сожалению, стандарт GUI, как и всякий стандарт, отстает от жизни. Все время
появляются нововведения, которые охватываются стандартом только спустя
некоторое время, что влечет разнобой в терминологии. Мы не в силах это
изменить, но можем гарантировать, что, во-первых, терминология в нашей книге
последовательна, во-вторых, она охватывает все существенные новинки
Microsoft Word 2000, и, в-третьих, она не противоречит стандарту.
Иногда мы позволяем себе использовать и профессиональный жаргон, если
стандартизованная терминология слишком утяжеляет обороты. В табл. 2.1
приведены термины GUI и часто используемые варианты описания
действий при работе с графическим интерфейсом.
Таблица 2.1. Термины графического интерфейса
Исходный термин Русский перевод
Варианты описания действий
Button
Menu
Pop-up menu
Pull-down list
Кнопка
Checkbox
Command
Dialog
List
Флажок
Команда
Диалоговое окно,
диалог
Список
Меню
Контекстное меню
Раскрывающийся список
Нажать кнопку (щелкнуть кнопку,
щелкнуть по кнопке)
Установить флажок, снять флажок
(сбросить флажок)
Выбрать команду, выполнить команду
Открыть диалоговое окно, закрыть
диалоговое окно
Выбрать элемент из списка,
выделить элемент в списке
Раскрыть меню (активизировать
меню), выбрать команду меню
Раскрыть контекстное меню (вызвать
контекстное меню), выбрать команду
контекстного меню
Выбрать элемент из списка, ввести
элемент в список
36
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 2.1 (окончание)
Исходный термин Русский перевод
Варианты описания действий
Radio button
(option button)
Spinbox
Tab (Sheet)
Window
Text box
Palette
Переключатель (кнопка
переключателя)
Счетчик
Вкладка
Окно
Поле ввода,
текстовое поле
Палитра
Выбрать параметр (поставить
переключатель в положение, выбрать
переключатель)
Установить значение счетчика,
задать значение счетчика
Раскрыть вкладку (перейти на
вкладку, выбрать вкладку)
Открыть окно (раскрыть окно,
перейти в окно), закрыть окно
Ввести значение в поле (в поле
ввода, в текстовое поле)
Раскрыть палитру, выбрать элемент
из палитры
Мы надеемся, что приведенная терминология не вызовет (во многом
обоснованного) раздражения. Авторы не видят способа изложить свои идеи
достаточно понятно и в то же время кратко без абсолютно свободного
использования этой терминологии.
Различные элементы интерфейса можно отнести к графическим в разной
степени. Некоторые элементы, такие как меню, являются графическими
только по оформлению. Чем менее графическим является элемент, тем
легче его описать словами, и наоборот. К счастью (или к сожалению?),
наиболее часто используемые элементы унаследованы от неграфического
текстового интерфейса, поэтому их описание легко помещается на этой странице.
Основу интерфейса Microsoft Word 2000 составляет набор инструкций,
которые пользователь указывает, а программа выполняет. Инициатива, как
правило, принадлежит пользователю. Инструкции бывают простые и сложные.
Последние отличаются наличием дополнительных параметров или
аргументов, необходимых для выполнения инструкции. Выполнение инструкции
инициируется выбором команды в меню или нажатием кнопки на панели
инструментов.
Если инструкция является простой, то она сразу выполняется, если
сложной, то открывается диалоговое окно для указания параметров. Если
значение параметра должно быть выбрано из широкого множества (например,
текст или число), то для задания такого параметра используется текстовое
поле или счетчик. Если значение параметра должно быть выбрано из
некоторого предопределенного списка, то используются флажки, переключатели,
списки и палитры.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
37
Флажок — это список из двух элементов ("да" и "нет"). Группа
переключателей — это неизменяемый список, из которого должен быть выбран один
элемент. Списки отличаются тем, что состав их элементов может меняться
в зависимости от контекста. Палитра — это графический вариант списка.
Как правило, каждый параметр имеет некоторое значение по умолчанию,
которое используется, если пользователь не меняет значения параметра.
После того как значения параметров заданы (или приняты по умолчанию),
для завершения выполнения инструкции нужно нажать кнопку в
диалоговом окне (обычно она называется ОК) или клавишу <Enter>. Чтобы
отменить выполнение инструкции, нужно нажать кнопку Отмена (Cancel) или
клавишу <Esc>.
Как видите, основная часть интерфейса Microsoft Office 97 достаточно
банальна и привычна всем пользователям Windows. Графическая часть при
этом не является существенной для правильного указания инструкций.
Основные приемы работы
Microsoft Office 2000 и Microsoft Word 2000, как его часть, представляют
собой плод довольно длительной эволюции, которая управляется результатами
тщательных исследований эффективности использования пакета. В центре
внимания разработчиков находится удобство и эффективность работы
пользователя. Если приходится делать выбор, то в первую очередь принимаются
во внимание интересы пользователя, может быть даже за счет простоты
реализации и сопровождения.
Сказать, что Microsoft Word 2000 являет собой совершенный венец
творения, было бы преувеличением, но то, что Microsoft Word совершенствуется с
ускорением — несомненно. Microsoft Word используют буквально все, от
новичков до опытных пользователей. Каждая категория пользователей
делает это по-своему, применяя, может быть, какие-то специфические приемы
для решения своих задач, благо гибкость интерфейса это позволяет.
В этом разделе мы опишем некоторые общие приемы и дадим некоторые
советы, которые могут пригодиться для повышения эффективности вашей
работы. Перечисленные приемы выбраны по нашим субъективным
предпочтениям. Мы их используем, попробуйте и вы, может быть они окажутся
небесполезными и для вас.
Использование мыши
Методы использования мыши (или другого устройства указания) легко
запомнить. Эти методы делают использование Word намного проще.
Фактически для таких операций, как перемещение или копирование текста,
просмотр (прокрутка) документа или рисование и внедрение объектов, мышь
почти обязательна.
38
Часть I. Основы работы с Word 2000
В табл. 2.2 описываются действия мыши, которые используются в Word.
Таблица 2.2. Действия мыши
Действие
Описание
Щелчок
Щелчок правой
кнопкой
Двойной щелчок
Перетаскивание
или буксировка
Вращение колесика
Перетаскивание или
буксировка колесика
<СМ>+вращение
колесика
Перемещение мыши таким образом, что указатель мыши на
экране оказывается в нужном месте текста, меню или
панели инструментов, после чего быстрое однократное нажатие
левой кнопки мыши. С помощью этого действия выбираются
команды меню, перемещается точка вставки, выделяется
графический объект
Перемещение мыши таким образом, что указатель мыши на
экране оказывается в нужном месте текста, меню или
панели инструментов, после чего быстрое однократное нажатие
правой кнопки мыши. С помощью этого действия
вызывается контекстное меню
Перемещение мыши таким образом, что указатель мыши на
экране оказывается в нужном месте, после чего быстрое
двукратное нажатие левой кнопки мыши. С помощью этого
действия выделяется слово в тексте, открывается для
редактирования внедренный объект
Перемещение мыши таким образом, что указатель мыши на
экране оказывается в нужном месте текста, таблицы или
списка, после чего нажимается и удерживается нажатой
левая кнопка мыши, пока указатель мыши перемещается в
другое место. С помощью этого действия выделяется
фрагмент текста, несколько элементов списка или ячеек
таблицы, перемещаются графические объекты, изменяются их
размеры
Прокрутка окна документа вверх при вращении колесика
вперед. Прокрутка окна документа вниз при вращении
колесика назад. (Только для мыши IntelliPoint)
Перемещение указателя мыши при нажатом и
удерживаемом колесике. При этом весь документ перемещается в
окне в указанном направлении. (Только для мыши IntelliPoint)
Увеличение или уменьшение масштаба отображения
документа путем вращения колесика при нажатой и
удерживаемой клавише <Ctrl>
Некоторые действия мыши имеют другой результат, если при щелчке,
двойном щелчке или перетаскивании мышью, нажать клавишу <Shift> или
<Ctrl>. Как правило, нажатие клавиши <Shift> при щелчке выделяет текст
между точкой вставки и местом, по которому щелкнули. Нажатие клавиши
<Ctrl> при щелчке или двойном щелчке тоже дает различные результаты,
в зависимости от того, что выделено в момент этого действия.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
39
Использование клавиатуры
Клавиатура наиболее часто служит для ввода текста и чисел, совершения
быстрых операций с помощью комбинаций клавиш, а также для работы с
портативными компьютерами, у которых нет мыши. Тем не менее,
наилучший способ работы с Word и другими приложениями Windows состоит в
комбинированном использовании мыши и клавиатуры.
В табл. 2.3 описываются действия клавиатуры, которые используются в Word.
Таблица 2.3. Действия клавиатуры
Действие
Описание
Ввод
<Enter>
<АИ>+<буква>
<Буква>
<Alt>+<->
<А1Ь»+<Пробел>
<ТаЬ»
<Esc>
Ввод текста, то есть последовательное нажатие обычных клавиш
с буквами, цифрами и так далее, но не клавиши <Enter>
Нажатие клавиши <Enter> при вводе текста означает конец
абзаца, а при вводе в поля ввода диалоговых окон означает
нажатие выделенной кнопки (как правило, это кнопка ОК)
Нажатие клавиши <Alt> и одновременно подчеркнутой буквы
раскрывает соответствующее меню. Если активно диалоговое
окно, то это действие вызывает переход к параметру, название
которого содержит подчеркнутую букву
Нажатие подчеркнутой буквы в то время, как раскрыто меню,
вызывает выполнение соответствующей команды меню
Вызов системного меню документа
Вызов системного меню приложения
При вводе текста нажатие клавиши <ТаЬ> означает переход к
следующей позиции табуляции, при работе с таблицей это
действие означает переход к следующий ячейке таблицы, а при
работе в диалоговом окне — переход к следующему параметру
окна
Как правило, прекращение текущей операции
При наличии мыши для выполнения команд и запуска задач следует
попробовать как действия мыши, так и действия клавиатуры. Вскоре станет ясно,
что для одних команд удобнее использовать клавиатуру, а для других —
мышь.
Многочисленные комбинации клавиш делают клавиатуру очень полезной.
Эти комбинации перечисляются в соответствующих местах книги. Следует
отметить, что в раскрывающихся меню комбинации клавиш перечисляются
справа от названий команд. Они выполняют команду немедленно, минуя
вызов меню и выбор элемента меню. Например, вместо выбора команды
Правка, Удалить (Edit, Delete) можно нажать клавишу <Delete>.
40
Часть I. Основы работы с Word 2000
Как уже было сказано, мы описываем действия пользователя за
компьютером в основном в терминах команд меню, но отнюдь не рекомендуем
пользоваться только командами меню. Чаще всего того же результата можно
добиться с помощью кнопок панелей инструментов, контекстных меню и
комбинаций клавиш, причем, как правило, это оказывается более
эффективным.
Если понаблюдать за работой опытного пользователя и новичка с
приложениями Microsoft Office, то можно заметить, что новичок чаще использует
мышь, а опытный пользователь предпочитает клавиатуру. Это объясняется
тем, что использование мыши значительно проще и нагляднее, однако
использование клавиатуры быстрее и эффективнее.
Действительно, точное попадание указателем мыши в нужное место на
экране требует более сложных и тонких мышечных действий, чем попадание
пальцем в нужную клавишу на клавиатуре. Кроме того, при вводе с
клавиатуры используется Буфер ввода: можно вводить следующую команду, не
дожидаясь, пока закончится выполнение предыдущей.
В результате опытный профессионал молотит пальцами по клавиатуре в
максимальном темпе, не задерживаясь ни на секунду. Особенно это
впечатляет, если оператор работает десятью пальцами вслепую: пулеметная дробь,
мельтешение на экране и неизменно превосходный результат.
При работе с мышью такое невозможно: чтобы щелкнуть по следующей
кнопке, нужно дождаться, пока закончится предыдущая операция и
указатель обретет свой стандартный вид. Разучить клавиатурные комбинации не
так уж трудно: достаточно первое время обращать внимание на них (справа
от названий команд в меню и названий кнопок во всплывающих подсказках).
( Совет )
Установите флажок Включить в подсказки сочетания клавиш (Show shortcut
keys in ScreenTlps) на вкладке Параметры (Options) диалогового окна Настройка
(Customize). Это диалоговое окно вызывается командой Сервис, Настройка
(Tools, Customize).
Использование меню
Word использует те же методы выбора команд из меню, что и другие
приложения Windows, а именно можно управлять командами с помощью мыши,
клавиш, соответствующих подчеркнутым буквам, клавиш управления
курсором, а также специальных комбинаций клавиш. Бывает удобно смешивать
методы выбора из меню.
Некоторые команды меню могут быть отображены серым цветом. Это
означает, что они в данной ситуации невыполнимы. Команды меню,
сопровождаемые многоточием, требуют для своего выполнения дополнительной ин-
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
41
формации. Эти команды вызывают диалоговые окна, запрашивающие
дополнительную информацию. Команды меню, сопровождаемые черным
треугольником, при своем выполнении вызывают подменю.
Из любого раскрывающегося меню или диалогового окна можно выйти,
нажав клавишу <Esc>. В случае использования мыши для выхода нужно
щелкнуть второй раз по имени меню или нажать кнопку Отмена (Cancel) в
диалоговом окне.
Word 2000 позволяет автоматически подстраивать набор команд меню под
конкретного пользователя. При открытии меню отображаются наиболее
часто используемые команды. Вывести на экран полный список команд меню
можно с помощью стрелки в нижней части раскрытого меню. При этом
скрытые ранее команды отображаются на светлом фоне. При выборе редко
применяемой команды автоматически повышается ее приоритет, и в
следующий раз она будет выводиться среди наиболее часто вызываемых команд
(рис. 2.3).
Замечание
э
При желании автоматическую настройку отображения элементов меню можно
отключить. Для этого достаточно снять второй сверху флажок на вкладке
Параметры (Options) диалогового окна Настройка (Customize), которое
вызывается при помощи команды Сервис, Настройка (Tools, Customize) (см.
приложение Б).
G| Wd01 doc - Microsoft Word
|^Щзавка ф*д [&т$вк& %<#&&* *<&й>йс Х*6ййц# &з*э jQftpae*»4
mmm
Hgnepa
страницей* Г&, Рю ЙОД Ш
ш
Picture
PictureText
Heading4
BodyText
Picture
ffl,»H»l<'
npi-
OH€
Owe*»*
О Примечание
.РИ1
Qmm>.
Осда&яенйе и указатели,..
■к<
Ист
Дос__
Ч^Н Надписи
г ' Файл.;*
тек
кон
как
ки повышается ее приоритет, и в следующий раз
в часто вызываемых команд (рис °1 1) fl
аиваемое меню WordU
If Щ | Ч ^ -1 Boc,yText
Ш$4
и диалоговые окна, можно быстро получить
менее некоторые из этих функций используются
(shortcut menus) появились именно по этой
Зляются при нажатии правой кнопки мыши на
ентах экрана, как панели инструментов Вид
ртся около указателя мыши, зависит от того, на
мыши (см ш°2) Ц
•»><&•©„ мифов»» \ -Ч О РД-^ЗД'^ d«&.<
-ПШШ-
2Г
Рис. 2.3. Автоматически настраиваемое меню Word
'/А
3 Зак 154
42
Часть I. Основы работы с Word 2000
Использование панелей инструментов
Панели инструментов в Word обеспечивают возможность быстрого доступа
к часто используемым командам и процедурам. Доступ к кнопкам на
панелях инструментов осуществляется только с помощью мыши (или подобного
устройства). Для того чтобы вызвать требуемую команду или процедуру,
нужно щелкнуть по соответствующей кнопке панели инструментов. Какие
панели инструментов отображаются и где они располагаются на экране,
решает пользователь. Панели инструментов всегда доступны, так как они
располагаются поверх окон документов.
В Word можно работать одновременно с несколькими панелями
инструментов. В Word 2000 имеется 16 основных панелей инструментов.
Стандартная (Standard). Эта панель содержит кнопки, наиболее часто
используемые при создании документов, обработке файлов и печати (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Панель инструментов Стандартная
Форматирование (Formatting). Эта панель содержит кнопки, используемые
для форматирования шрифтов, установки выравнивания, применения
стилей, нумерации или маркировки, форматирования границ (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Панель инструментов Форматирование
Автотекст (AutoText). Эта панель содержит кнопки, используемые для
назначения уникальных имен часто используемым фрагментам текста и
графики (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Панель инструментов
Автотекст
Элементы управления (Control toolbox). Эта панель содержит кнопки,
используемые для создания интерфейса пользователя с помощью Visual Basic
(рис. 2.7).
Рис. 2.7. Панель
инструментов Элементы
управления
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
43
Базы данных (Database). Эта панель содержит кнопки, которые помогают
сортировать списки, редактировать базы данных, добавлять или удалять
столбцы из базы данных, запускать слияние и импортировать данные из
внешней базы данных (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Панель инструментов
Базы данных
Рисование (Drawing). Эта панель содержит кнопки для рисования, заливки,
изменения формы или группирования графических объектов в документе
(рис. 2.9).
Рис. 2.9. Панель инструментов Рисование
Формы (Forms). Эта панель содержит кнопки, которые помогают вставлять
окна редактирования, флажки, списки и таблицы. Кроме того, можно
изменить свойства поля формы и защитить форму по окончании ее
формирования (рис. 2.10).
Рис. 2.10. Панель инструментов
Формы
Настройка изображения (Picture). Эта панель содержит кнопки для вставки,
управления отображением, увеличения и уменьшения яркости и
контрастности, обрезки, изменения стиля линий, обтекания текстом, установления
прозрачных цветов и сброса параметров рисунка (рис. 2.11).
Рис. 2.11. Панель инструментов
Настройка изображения
Рецензирование (Reviewing). Эта панель содержит кнопки для вставки и
редактирования примечаний, просмотра примечаний и исправлений, создания
задач для Microsoft Outlook, сохранения версий документов и отправки
документов по электронной почте (рис. 2.12).
Рис. 2.12. Панель
инструментов
Рецензирование
3*
44
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблицы и границы (Tables and Borders). Эта панель дает возможность
быстро нарисовать таблицу, сделать границу и изменить толщину линий,
применить тени, сортировать строки и столбцы, вставлять формулы (рис. 2.13).
Рис. 2.13. Панель инструментов Таблицы и границы
Visual Basic (Visual Basic). Эта панель содержит кнопки, позволяющие
запускать и записывать макросы, вызывать редактор Visual Basic и панель
инструментов Элементы управления, а также входить в режим конструктора
(рис. 2.14).
Рис. 2.14. Панель инструментов
Visual Basic
Web (Web). Эта панель содержит кнопки, позволяющие просматривать и
загружать страницы Web (рис. 2.15).
Рис. 2.15. Панель инструментов Web
WordArt (WordArt). Эта панель содержит кнопки для вставки,
редактирования, форматирования, изменения формы, вращения, выравнивания и
изменения интервалов фигурного текста (рис. 2.16).
Рис. 2.16. Панель
инструментов WordArt
Web-компоненты (Web components). Эта панель содержит кнопки для
вставки различных элементов управления, используемых при создании Web-
страниц (рис. 2.17).
Рис. 2.17. Панель
инструментов
Web-компоненты
Рамки (Frames). Эта панель также используется при создании Web-страниц
и предназначена для работы с рамками HTML (рис. 2.18).
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
45
Рис. 2.18. Панель инструментов Рамки
Буфер обмена (Clipboard). Эта панель предназначена для упрощения операций
работы с Буфером обмена Windows, а также включает расширенные
возможности Буфера обмена, реализованные в Microsoft Office 2000 (рис. 2.19).
Рис. 2.19. Панель инструментов
Буфер обмена
С Замечание ^
Word 2000 имеет много других кнопок, не включенных в предопределенные
панели инструментов. Для настройки предопределенных панелей инструментов
следует исключить ненужные кнопки и включить необходимые (см. приложение Б).
Для отображения и скрытия панели инструментов можно воспользоваться
командой Вид, Панели инструментов (View, Toolbars) или щелкнуть правой
кнопкой мыши по любой панели инструментов и затем отметить те панели
инструментов, которые должны отображаться на экране.
Чтобы отобразить панель инструментов:
1. Выберите команду Вид, Панели инструментов. Появится меню панелей
инструментов.
2. Выберите панель инструментов, которую нужно отобразить на экране.
Панели инструментов с установленными флажками будут отображаться.
3. Word отобразит отмеченную панель инструментов, причем на том месте,
где она размещалась при предыдущем отображении.
Если используется мышь и какая-нибудь панель инструментов отображена
на экране, для отображения желаемой панели инструментов:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов, чтобы
появилось контекстное меню.
2. Щелкните по названию панели инструментов, которую нужно отобразить.
Скрыть панель инструментов можно одним из следующих способов:
□ Щелкнуть правой кнопкой мыши по панели инструментов, чтобы
появилось контекстное меню панелей инструментов. В нем отмечены панели
инструментов, отображаемые на экране. Щелкните по названию той
панели инструментов, которую нужно скрыть.
46
Часть I. Основы работы с Word 2000
□ Выбрать команду Вид, Панели инструментов и снять флажок,
соответствующей панели инструментов в контекстном меню.
□ Если панель инструментов находится в плавающем окне, ее можно
закрыть, щелкнув по кнопке Закрыть в правом верхнем углу панели.
( Замечание ^)
Word запоминает отображенные панели инструментов и их местоположение на
экране. При повторном запуске Word панели инструментов, которые
отображались на предыдущем сеансе, снова будут отображены.
Чтобы было удобно работать, панели инструментов и меню можно
переместить или изменить их форму. Они могут быть зафиксированы вдоль края
окна или свободно перемещаться в их собственных окнах. Такие окна
называются плавающими. Закрепленные панели инструментов и меню
представляют собой полосу в одну кнопку высотой или шириной. Можно изменить
форму перемещаемых панелей инструментов и меню и поместить их в
наиболее удобное место экрана. На рис. 2.20 показаны фиксированные и
перемещаемые панели инструментов.
Рис. 2.20. Перемещаемые и закрепленные панели инструментов
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
47
Чтобы переместить панель инструментов или меню, нужно зацепить мышью
за серую область около левого края и перетащить. Если подтащить панель
инструментов к краю окна, она зафиксируется у этого края, при этом ее
серая область станет тоньше.
Панели инструментов, зафиксированные у левого или правого края, могут
оказаться слишком узкими для отображения раскрывающихся списков.
В таких случаях списки, которые не помещаются, заменяются кнопками.
Нажатие на такую кнопку раскрывает список или диалоговое окно.
Панели инструментов и меню могут свободно плавать в окне. Чтобы
переместить плавающую панель инструментов или меню, нужно зацепить ее
мышью за серую область около одного из широких краев и перетащить.
Можно изменить размер и форму плавающего окна, двигая его за кромку.
Чтобы вернуть панель инструментов или меню в зафиксированное
состояние, нужно перетащить ее к краю экрана и отпустить кнопку мыши.
Контекстные меню
В Microsoft Word 2000 широко используется интерфейсный прием,
положительное влияние которого на эффективность работы трудно переоценить —
это контекстные меню.
Контекстное меню вызывается следующим образом: нужно подвести
указатель мыши к объекту, с которым вы собираетесь работать (это может быть
выделенный текст, элемент в списке, рисунок, ячейка таблицы и вообще
что угодно), и один раз щелкнуть правой кнопкой мыши. Рядом с
указателем мыши появится меню с командами, которые применимы к данному
объекту в данном контексте. В 99% случаев среди этих команд окажется
нужная.
Использование контекстных меню сокращает количество манипуляций,
необходимых для выбора команды, сокращает пробег мыши (и тем самым
экономит время, нужное на перемещение указателя по экрану) и, самое
главное, сокращает количество ошибок.
Если в контекстном меню нет команды, которую вы хотите применить, то,
вероятно, дело не в том, что меню плохое, а в том, что вы собираетесь
применить команду в неподходящем контексте: не тот объект выделен, не тот
режим отображения установлен, не те значения имеют параметры и т. д.
( Совет ^)
Во всех сомнительных случаях сначала нажмите правую кнопку мыши и только
потом начинайте использовать другие методы, если контекстное меню вас не
удовлетворит.
48
Часть I. Основы работы с Word 2000
Выделение и группирование объектов
Очень многие операции (например, все операции форматирования)
требуют, чтобы предварительно был указан объект, к которому применяется
операция. Такое указание объекта в качестве аргумента будущей операции
называется выделением. Выделено может быть что угодно: отдельный символ,
фрагмент текста, рисунок и т. п.
Выделенный объект отображается особым образом, чтобы было видно, что
он выделен. Например, изображение выделенного текста инвертируется,
вокруг выделенного рисунка появляются характерные маркеры выделения
и т. д. Существует множество различных методов выделения объектов. Так,
"штучный" объект, который имеет "естественные" границы (например
рисунок), как правило, выделяется одним щелчком, а "множественный" объект
(например текст или диапазон ячеек таблицы) выделяется протаскиванием
указателя мыши.
На практике часто встречается ситуация, когда одну и ту же операцию
нужно применить сразу к нескольким объектам. Вместо того чтобы
последовательно несколько раз выделять очередной объект и применять операцию,
можно выделить сразу несколько объектов и применить операцию один раз.
Такое выделение называется множественным (или расширенным)
выделением. Обычно расширенное выделение можно выполнить, последовательно
выделяя несколько объектов при нажатой клавише <Ctrl>.
Родственным расширенному выделению является группирование, которое
позволяет несколько объектов (например, несколько элементов рисунка)
объединить в группу и применять операции сразу к группе.
Навыки эффективного и рационального выделения объектов — это один из
важнейших резервов повышения эффективности использования Microsoft
Office.
Перетаскивание мышью
Собственно графические элементы интерфейса являются гораздо менее
стандартизованными и формализованными, чем рассмотренные выше
псевдографические. На сегодняшний день вполне устоявшимся является,
пожалуй, только прием перетаскивания (drag and drop).
Перетаскивание — это комплексное действие мышью, которое состоит из
трех неразрывных этапов:
1. Подведите указатель мыши к перетаскиваемому объекту на экране и
нажмите левую кнопку мыши. Это называется "зацепить объект мышью".
Как правило, при этом указатель мыши меняет свою форму, чтобы
пользователь мог видеть, что зацепление произошло.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
49
2. Переместите указатель мыши в другое место на экране, удерживая при
этом нажатой кнопку мыши. Обычно изображение перетаскиваемого
объекта (или иной символ) перемещается по экрану вместе с указателем
мыши, чтобы пользователь мог видеть, что и куда он перетаскивает.
3. Отпустите кнопку мыши, как бы роняя перетаскиваемый объект в новом
месте (drop). В этот момент и будет фактически выполнена операция,
определяемая перетаскиванием.
В зависимости от того, что и куда перетаскивается, с помощью этого приема
можно инициировать выполнение самых разнообразных функций Microsoft
Word или других приложений. Кроме того, выполняемое действие можно
модифицировать, удерживая нажатой одну из клавиш <Ctrl>, <Alt> или
<Shift> при перетаскивании.
Всплывающие подсказки
Выучить наизусть смысл значков на многочисленных кнопках сразу
невозможно, тем более что многие значки новые и появились только в Word 2000.
Однако часто достаточно минимальной подсказки, скажем названия
кнопки, чтобы преодолеть секундное замешательство. Если подвести указатель
мыши к кнопке и немного подождать, то появится название кнопки. Если
этого не происходит, то нужно сделать следующее:
1. Выберите команду Сервис, Настройка (Tools, Customize).
2. Раскройте вкладку Параметры (Options).
3. Установите флажок Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips
on toolbars)
4. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Всплывающие подсказки предусмотрены не только для кнопок на панелях
инструментов, но и для других объектов (например, для исправлений и
примечаний). По умолчанию устанавливается режим отображения этих
подсказок, так что вопрос об отображении и скрытии всплывающих подсказок
возникнет, когда они начнут вам мешать.
Открытые диалоговые окна
Чуть выше в этой главе, описывая работу с диалоговыми окнами, мы
отметили, что после заполнения параметров диалогового окна выполнение
действия инициируется нажатием специальной кнопки. При этом мы ничего не
сказали о том, что происходит с окном. А происходить может одно из двух:
либо диалоговое окно автоматически закрывается после выполнения
функции, либо нет. Первый случай более привычен, так ведет себя большинство
50
Часть /. Основы работы с Word 2000
окон. Но некоторые окна (например, диалоговое окно Найти и заменить)
остаются открытыми и после выполнения действия.
Можно закрыть такое окно вручную, а можно оставить открытым. Если
в этом случае щелкнуть мышью вне окна в документе, то окно останется
открытым, но будет неактивным (как говорят, потеряет фокус ввода).
Производя дальнейшие действия в документе, можно в любой момент
активизировать окно (щелкнув по его заголовку) и выполнить действие,
определяемое окном (возможно, с другими параметрами). Это свойство позволяет
экономить время на открытие и заполнение параметров часто используемых
окон.
У этого метода есть недостаток: неактивное открытое окно заслоняет на
экране часть документа, но если действительно нужно многократно применять
одну и ту же функцию (например, просмотр и принятие исправлений), то
экономия времени перевешивает указанный недостаток.
Работа с окнами
Пользуясь Word 2000, можно запустить и другие приложения Windows или
работать с несколькими документами Word. При этом если не внести
порядок в работу с различными окнами, то информация на экране может
перепутаться. Так же как бумаги и папки разложены на столе, документы Word
и приложения Windows должны быть упорядочены на экране.
Переключение между приложениями
Работать с приложением или документом можно тогда, когда
соответствующее окно активно. Заголовок активного окна выделен. В большинстве
случаев активное окно расположено поверх остальных окон. Но в некоторых
случаях (например, в процессе связывания документов) активное окно
может и не быть верхним.
При выполнении Word одновременно с другими приложениями
переключение между окнами приложений осуществляется активизацией
соответствующего приложения. Если Панель задач (Taskbar) в нижней части экрана
не видна, нужно щелкнуть в нижнем углу экрана. Появится Панель задач,
показывающая запущенные приложения. Активизировать окно приложения
можно щелкнув по его кнопке на Панели задач.
Можно также циклически переключаться с одного приложения на другое,
используя комбинацию клавиш <Alt>+<Tab>. Появляется панель
приложений, которая показывает значки всех открытых приложений. Комбинация
клавиш <Alt>+<Tab> перемещает выделяющую рамку с одного значка на
другой. Приложение активизируется, если его значок выделить и отпустить
клавиши <Alt>+<Tab>.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
51
Переключение между документами
Поскольку Word позволяет легко работать с несколькими документами, на
экране часто может быть несколько окон с различными документами.
Работать, однако, можно только с активным. Если окно видно, активизировать
его можно, щелкнув в нем мышью. Если окно не видно на экране, то
следует переместить другие окна с документами таким образом, чтобы нужное
окно можно было видеть.
Команды для работы с окнами собраны в меню Окно (Window). В
частности, в этом меню отображаются названия открытых в данный момент
документов. Для переключения между документами с помощью меню следует
выбрать в меню Окно название документа, на который надо переключиться.
Чтобы переключиться на другое окно с помощью клавиатуры, можно
циклически нажимать комбинацию клавиш <Ctrl>-t-<F6> (следующий
документ) или <Ctrl>+<Shift>+<F6> (предыдущий документ).
С~ Замечание ^
В Microsoft Word 2000 и других приложениях семейства Microsoft Office 2000
используется новая концепция работы с окнами документов. Теперь для каждого
открытого документа выводится отдельная кнопка на Панели задач (при этом
само приложение может быть запущено в единственном экземпляре) Поэтому
для переключения между документами можно использовать процедуры,
описанные в предыдущем разделе.
Свертка, развертка и восстановление окон
Для выполнения сложных заданий может потребоваться работа с
несколькими приложениями, причем каждое приложение может работать с
несколькими документами. Работа со многими приложениями и документами
может перегрузить экран, поэтому Windows предоставляет возможность
работать с несколькими окнами, убрав не используемые в настоящий момент
окна, но сохранив возможность быстро сделать их доступными.
Чтобы увеличить пространство на рабочем столе, можно хранить открытые
окна в свернутом виде, при этом им будут соответствовать кнопки на
панели задач внизу рабочего стола Windows. Чтобы свернуть окно, нужно
щелкнуть по кнопке Свернуть (Minimize) в правом конце заголовка. Свернутые
окна остаются открытыми, но исчезают с экрана. Чтобы вновь открыть
окно, нужно щелкнуть по кнопке приложения на Панели задач.
Для восстановления размера окон приложений или документов нужно
нажать кнопку Восстановить (Restore). Эта кнопка имеет вид
перекрывающихся окон. Чтобы окно заполняло весь рабочий стол Windows, нужно нажать
кнопку Развернуть (Maximize) приложения. Эта кнопка выглядит как одно
большое квадратное окно.
52
Часть I. Основы работы с Word 2000
Перемещение окна
Когда на экране много приложений или документов Word 97, возникает
желание передвигать окна по той же причине, по которой мы перекладываем
бумаги на своем письменном столе.
Чтобы переместить окно с помощью мыши:
1. Активизируйте окно, которое будет перемещаться.
2. Тащите его заголовок до тех пор, пока перемещаемая рамка не будет
находиться там, где должно располагаться окно.
3. Отпустите кнопку мыши. Окно зафиксируется на своем новом месте.
Чтобы переместить окно с помощью клавиатуры:
1. Нажмите клавиши <Ак>+<Пробел> или <АН>+<Дефис>, чтобы вызвать
системное меню приложения или документа, соответственно.
2. Нажмите клавишу <Е>, чтобы выбрать команду Переместить (Move).
В заголовке появится четырехсторонняя стрелка.
3. Используя стрелки, переместите рамку окна.
4. Зафиксируйте новое положение, нажав клавишу <Enter>, или оставьте
окно на прежнем месте, нажав клавишу <Esc>.
Изменение размеров окна
Часто достаточно видеть только часть окна приложения или документа.
Чтобы изменить размеры окна с помощью мыши, нужно перетащить угол
или край окна на новое место и затем отпустить кнопку мыши.
Чтобы изменить размеры окна с помощью клавиатуры:
1. Активизируйте окно.
2. Нажмите клавиши <Ак>+<Пробел> или <Ак>+<Дефис>, чтобы вызвать
системное меню приложения или документа, соответственно.
3. Нажмите клавишу <М>, чтобы выполнить команду Размер (Size).
4. Нажмите стрелку, которая соответствует стороне окна, которую нужно
переместить.
5. Пользуясь стрелками, переместите эту сторону.
6. Нажмите клавишу <Enter>, чтобы зафиксировать новое положение, или
<Esc>, чтобы отменить.
Закрытие окна
По окончании работы с документом его следует закрыть, чтобы удалить окно
документа с экрана и освободить память. Если после того, как документ был
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
53
сохранен в последний раз, были сделаны какие-либо изменения, появится
диалоговое окно с запросом, сохранить ли изменения перед закрытием окна.
Нажмите кнопку Да (Yes), если хотите сохранить последние изменения.
Между закрытием окна документа и закрытием документа есть большая
разница. Если для одного и того же документа открыто несколько окон,
можно закрыть окно, не закрывая файл. Но если окно документа одно или
если выполняется команда Файл, Закрыть (File, Close), то закрывается файл
и все окна документов, которые показывают этот файл.
Чтобы закрыть файл и при этом закрылись все использующие документ окна:
1. Выберите команду Файл, Закрыть (File, Close).
Окно закроется, если с момента последнего сохранения не было сделано
никаких изменений.
Если изменения были, появится диалоговое окно, запрашивающее,
сохранить ли изменения.
2. Нажмите кнопку Нет (No), если не нужно сохранять измененный
вариант файла, и кнопку Да (Yes) — в противном случае.
Если вы нажали кнопку Да, а файл еще ни разу не сохранялся, появится
диалоговое окно Сохранение документа (Save As). Введите новое имя
файла и нажмите кнопку Сохранить (Save).
Чтобы закрыть все открытые документы, нажмите и удерживайте клавишу
<Shift>, вызывая меню Файл. Команда Закрыть все (Close All) появится на
месте команды Закрыть (Close). Выберите ее, чтобы закрыть все открытые
документы.
Получение справки
Справка является общим средством не только для Microsoft Word, но и
вообще для приложений Windows. Уметь пользоваться справочной системой
совершенно необходимо. Нам случается консультировать разных
пользователей (и не только по долгу службы, а и по дружбе) и очень часто на наш
совет: "Посмотрите в справочной системе" следует ответ: "Там этого нет".
Между тем, это не так. Не может быть, чтобы какое-либо существенное
средство Microsoft Word не нашло своего отражения в справочной системе.
Мы относим себя к опытным пользователям и умеем пользоваться
справочной системой, но даже нам найти нужную информацию не всегда легко.
Перечислим объективные причины этих затруднений:
□ Справочные файлы поистине огромны. Если просто читать все подряд,
то некогда будет работать. Кроме того, удержать в голове всю
информацию одному человеку практически невозможно. Читать справочную
систему так, как вы читаете эту книгу, бесполезно.
54
Часть I. Основы работы с Word 2000
□ Справочные файлы собираются из множества источников, их пишут
разные авторы в разное время, используются переделанные файлы прежних
версий и т. д. В результате неизбежны мелкие ошибки и опечатки:
пропущенные слова, неточные обороты, некорректные перекрестные ссылки
и т. д.
□ Справочные файлы изготовляются параллельно с программами, это же
относится и к локализации. Программы же в процессе разработки
обнаруживают тенденцию к постоянному изменению. Отследить эти
изменения и внести коррективы в готовые справочные файлы совсем не просто.
Существуют несколько способов доступа к справочной информации:
□ Помощник
□ Всплывающие подсказки
□ Справочная система
Далее все эти возможности будут рассмотрены.
Помощник
Средство Помощник по Office, которое далее мы будем называть просто
Помощник, является попыткой фирмы Microsoft придать интеллектуальный
характер справочной системе (это средство уже знакомо пользователям
Word 97).
Можно вспомнить средства Совет дня, Мастер советов, Мастер подсказок
из предыдущих версий и задаться вопросом: в чем причина настойчивости,
с которой Microsoft пытается разработать и внедрить такое средство? Может
быть, мы несправедливы к пользователям, но нам кажется, все дело в том,
что пользователи не читают справочную информацию, или точнее, не
читают нужные разделы в нужное время.
Помощник предоставляет советы, подсказки и быстрый доступ к
справочной информации. Он унаследовал положительные качества своих
предшественников и приобрел одно новое — на экране его представляет
персонифицированный персонаж (рис. 2.21). Если вам не нравится персонаж, который
по умолчанию представляет Помощника на экране, вы можете выбрать
другой персонаж из доступных.
Если Помощник не запущен, то запустите его, выбрав команду Справка,
Справка по Microsoft Word (Help, Microsoft Word Help) или нажав кнопку
Справка по Microsoft Word (Microsoft Word Help) на панели инструментов
Стандартная (Standard), или нажав клавишу <F1>.
Работать с Помощником очень просто. Если щелкнуть по окну Помощника,
то появится характерное всплывающее окно со списком действий, которые
Помощник предлагает вам в текущей ситуации.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000 55
Рис. 2.21. Помощник и его совет на экране
Рис. 2.22. Вкладка Параметры диалогового окна Помощник
56
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 2.23. Вкладка Коллекция (Gallery) диалогового окна Помощник
Если Помощник начинает кривляться и в его окне загорается лампочка, это
значит, что у него появился для вас полезный совет. Щелкните по
лампочке, чтобы увидеть этот совет (см. рис. 2.21).
Управление Помощником проще всего осуществить с помощью
контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши по окну
Помощника. В этом меню имеются две команды: Параметры (Options)
и Выбрать помощника (Choose Assistant), которые открывают две разные
вкладки одного и того же диалогового окна Помощник (Office Assistant)
(рис. 2.22 и 2.23).
Опытный пользователь Microsoft Office, который считает, что Помощник
слишком часто путается под ногами, может указать, в каких именно случаях
Помощник должен появляться. Флажки на вкладке Параметры (Options)
нам кажутся очевидными и мы их оставляем без комментариев.
Всплывающие подсказки
Всплывающие подсказки очень полезны в ситуации "знал, но забыл".
Однако если вы не знаете, что это такое, то просто название вряд ли вам
поможет. В таком случае нажмите клавиши <Shift>+<Fl>. Указатель мыши
примет форму стрелки с вопросительным знаком. Подведите указатель мыши к
интересующему вас объекту и щелкните по нему. Появится краткое
(примерно один абзац), но достаточно содержательное объяснение.
Описанное средство, которое иногда называют контекстной справкой,
можно применять к чему угодно: кнопкам, командам, элементам управления
диалоговых окон, выделенным объектам и просто буквам в тексте. Нам
лично этот метод кажется даже более удобным, чем справочная система и
Помощник, которые бывают слишком многословны.
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
57
Если в диалоговом окне есть кнопка со знаком вопроса (она есть не во всех
окнах), то нажмите ее, а затем щелкните по интересующему вас элементу
диалогового окна. Появится соответствующая всплывающая подсказка
(рис. 2.24). Это средство совершенно аналогично предыдущему.
Рис. 2.24. Всплывающая подсказка в диалоговом окне
Справочная система
Данный раздел посвящен описанию работы справочной системы,
последним средством в рекомендуемой нами процедуре поиска ответа на вопрос.
Последним, потому что это, так сказать, "тяжелая артиллерия", которую
нужно пускать в ход, если предыдущие легкие средства не помогли.
( Замечание ^
На рисунках этого раздела вы увидите англоязычный текст справочной
информации. Это объясняется тем, что к моменту выхода книги авторы все еще не
располагали локализованной справочной системой. В остальном
использование справочной системы при работе с локализованной версией Word
полностью аналогично описанному ниже.
Для вызова справочной системы нажмите клавишу <F1>. Если при этом
включен режим использования Помощника, он появится на экране и
предложит ввести свой вопрос. Введите в поле ввода ключевые слова (см. далее в
этом разделе) и нажмите кнопку Найти (Find). Если же на вашем
компьютере Помощник отключен, то сразу же после нажатия клавиши <F1> будет
запущена справочная система.
58
Часть I. Основы работы с Word 2000
После вызова справочной системы появляется окно Справка Microsoft Word
(Microsoft Word Help) (рис. 2.25). В левой части этого окна имеются три
вкладки, соответствующие трем способам поиска информации в справочной
системе, а в правой части отображается справочная информация. Кроме
того, окно справочной системы имеет панель инструментов, с помощью
которой можно управлять режимами просмотра справки и печатать выбранные
разделы.
^ Замечание J
Если в окне Справка Microsoft Word нет левой панели, то нажмите кнопку
Показать (Show) на панели инструментов.
В Microsoft Office 2000 используется новая справочная система, достоинства
которой уже могли оценить пользователи Internet Explorer 4 и Windows 98.
Справочная система построена на основе HTML, поэтому ее использование
ничем не отличается от использования программ просмотра Internet. При
вызове справочной системы автоматически изменяется размер окна
приложения, чтобы активный документ не заслонялся при просмотре текста
справки. Кроме того, информация в справочной системе всегда остается
актуальной, поскольку может обновляться через Internet.
Рис. 2.25. Вкладка Содержание окна Справка Microsoft Word
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
59
Рассмотрим более подробно все три вкладки окна Справка Microsoft Word.
Вкладка Содержание (Contents) (рис. 2.25). Эта вкладка фактически является
оглавлением разделов. Все разделы сгруппированы в иерархическую систему
книг. Чтобы открыть книгу, нужно дважды щелкнуть по ее значку.
Открывая книги и вложенные книги, можно добраться до разделов, значки
которых имеют вид листочка со знаком вопроса.
Щелчок по значку раздела открывает раздел в правой панели окна справки.
Этот способ хорош, если вы уже знакомы с приложением и его справочной
системой и знаете, что вам нужно и где оно находится. Если же вы видите
справочную систему Word в первый раз, то вам придется долго блуждать по
дереву книг, чтобы узнать, например, с помощью какой комбинации
клавиш можно выровнять абзац влево.
Нужно признать, что вкладка Содержание имеет одно неоспоримое
преимущество: она позволяет поверхностно ознакомиться с составом всей
имеющейся в справочной системе информации.
Вкладка Мастер ответов (Answer Wizard) (рис. 2.26). Эта вкладка
предоставляет наиболее интересные возможности для поиска — она позволяет найти
Рис. 2.26. Вкладка Мастер ответов окна Справка Microsoft Word
60
Часть I. Основы работы с Word 2000
те разделы справки, текст которых содержит указанное слово или
словосочетание. При этом вы не зависите от разработчиков справочной системы (от
того, насколько удачно выбрана иерархия разделов, насколько тщательно
проведена индексация), здесь все в ваших руках.
Вы непременно получите правильный ответ, если сумеете правильно
сформулировать вопрос. После того как в поле Выберите действие (What would
you like to do?) будет введен вопрос, по которому необходимо получить
справочную информацию, нажмите кнопку Найти (Search) и в списке
найденных разделов дважды щелкните по интересующему вас разделу.
Вкладка Указатель (Index) (рис. 2.27). Эта вкладка позволяет искать
информацию по тому же принципу, что и предметный указатель в обычной книге.
В текстовом поле, помеченном цифрой 1, нужно ввести слово (или даже
достаточно нескольких букв). При этом в списке, помеченном цифрой 2,
выделится наиболее похожее слово или словосочетание. Теперь достаточно
дважды щелкнуть по этому слову в списке, помеченном цифрой 2, чтобы
получить список разделов, которые связаны с выделенным словом. Важно
отдавать себе отчет в том, что ищется слово, выделенное в списке 2, а не то,
что вы ввели в поле 1.
Рис. 2.27. Вкладка Указатель окна Справка Microsoft Word
Глава 2. Первое знакомство с Word 2000
61
Эффективность работы с этой вкладкой зависит от того, насколько полно,
аккуратно и последовательно было проведено индексирование информации
в справочной системе для составления предметного указателя. Например,
в предметных указателях приложений Microsoft Office перечислены, в
основном, имена существительные. Так что вопрос типа: "с помощью какой
комбинации клавиш можно выровнять текст влево?" нуждается в
переформулировке.
В справочном тексте могут появиться ключевые слова или ключевые фразы.
Эти слова или фразы подчеркнуты сплошной или пунктирной линией и
выделены цветом и подчеркиванием. Это означает, что с ними связана
дополнительная информация. Пунктирное подчеркивание означает связь
с определением из глоссария, а сплошное подчеркивание — связь с другим
разделом, т. е. гиперссылку. Чтобы воспользоваться связью с подчеркнутым
словом, нужно просто щелкнуть по слову.
Возможности справочной системы в новейших версиях Windows
значительно усовершенствованы. Одним из таких усовершенствований является
добавление к тексту элементов управления. С элементами управления могут
быть связаны самые различные действия: переход к другому разделу,
открытие всплывающего окна с определением, демонстрация и др. В результате
справочная система из пассивного текста для чтения превращается в
активное приложение.
ГЛАВА 3
Управление документами
Если в предыдущей главе мы рассматривали работу с Word, как с единым
целым (запуск и закрытие, использование интерфейсных элементов и т. п.),
то в этой мы сосредоточим внимание на работе с документами —
основными единицами хранения информации.
Практически любой сеанс работы с Word начинается с создания нового или
открытия существующего документа, а заканчивается сохранением и
закрытием документов. Поэтому, прежде чем переходить к изучению более
сложных средств (например вставки таблиц или иллюстраций, методов
редактирования текста), следует освоиться с операциями работы с документом как
единым целым.
В отличие от простых текстовых редакторов, Word 2000 поддерживает целый
ряд дополнительных возможностей, упрощающих управление документами
(например поиск документов по ключевым словам, сохранение документов
на узлах FTP и WWW).
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Основные сведения о документах
□ Создание нового документа
□ Открытие существующего документа
□ Поиск документов по ключевым словам
□ Сохранение документов
П Закрытие документов
Основные понятия
Единица хранения данных в операционной системе называется файлом.
С точки зрения операционной системы файлы являются неделимыми объ-
Глава 3. Управление документами
63
ектами, которые обладают определенными свойствами, в частности именем.
Крайняя справа часть имени файла, состоящая из точки и некоторых
символов, называется расширением. Расширение имени файла не является
обязательным. В современных операционных системах семейства Microsoft
Windows (Windows 95/98 и Windows NT) можно использовать длинные
имена файлов. При именовании файлов следует помнить следующее:
□ Имя файла может содержать до 255 символов, включая пробелы
□ Можно использовать латинские буквы от А до Z, русские от А до Я (как
строчные, так и прописные) и цифры от 0 до 9
□ Разрешается использовать символы переноса (-) и подчеркивания (_),
восклицательный знак (!), а также символы @ #$%'&(){ }, причем
если имя начинается с одного из этих символов, оно будет находиться в
начале списка имен, упорядоченного по алфавиту
П Нельзя использовать символы: \ ?:*,"<> |
Файлы хранятся в папках. Папки тоже имеют имена и могут содержать
файлы и другие папки (рис. 3.1). Принципы именования папок и файлов
одинаковы. Объекты, находящиеся в одной папке (файлы и вложенные папки),
должны иметь разные имена. Доступ к папкам и файлам осуществляется по
их именам.
Рис. 3.1. Файлы и папки в приложении Проводник Windows
64
Часть I. Основы работы с Word 2000
( Замечание j
Изложенное в предыдущем абзаце настолько привычно современным
пользователям персональных компьютеров, что может показаться законом природы.
Однако это не так. Это изобретение, которое обычно связывают с появлением
операционной системы UNIX (примерно 25 лет тому назад), было прогрессивным
и удачным по тем временам, но сейчас представляется несколько архаичным.
В терминологии Microsoft Office файлы называются документами.
Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какого сорта
информация хранится в документах. Как правило, документы разных типов
обрабатываются разными программами.
В простейшем случае каждый документ представляется одним файлом.
В Microsoft Office принята определенная дисциплина именования файлов,
суть которой состоит в использовании расширения имени файла для указания
типа документа, представляемого этим файлом. Придерживаться этой
дисциплины необязательно: файлы можно именовать как угодно, но нарушение
дисциплины не дает ничего, кроме неудобств. В табл. 3.1 перечислены
наиболее распространенные типы документов, с которыми работает Word.
Таблица 3.1. Основные типы документов Microsoft Word
Название Расширение Описание
Web-страница .HTM, .HTML Универсальный формат хранения документов
Microsoft Office 2000. Word позволяет сохранять
документы в этом формате без потери присущих
им возможностей (форматирование, таблицы,
рисунки и т. п.). Может быть открыт для просмотра и
изменения (с некоторыми ограничениями) без
использования Word — при наличии программы
просмотра Web-страниц
Документ .DOC Основной тип документов Word. Содержит
форматированный текст, то есть текст с дополнительной
информацией о шрифтах, отступах, интервалах
и т. п., а также рисунки, таблицы и другие элементы
Шаблон .DOT Содержит информацию, общую для всех докумен-
документа тов, основанных на данном шаблоне, в том числе
макросы, описание стилей, элементов Автотекста
и др.
( Замечание ^
К сожалению, документ Word называется просто "документ" и не имеет
никакого другого специального названия. Это обстоятельство порождает путаницу в
терминологии: слово "документ" в Microsoft Office обозначает два родственных,
но существенно различных понятия. С одной стороны, "документ" — это общее
Глава 3. Управление документами
65
название для единиц информации, обрабатываемых программами Microsoft
Office, а с другой — это может быть документ Word. Путаница усугубляется тем,
что слово "документ" входит в устойчивые терминологические словосочетания,
где также имеет разный смысл. Поскольку эта книга посвящена описанию
Word 2000, везде, где это особо не оговорено, мы термином "документ" будем
называть документ Word 2000.
Получается стройная схема, в которой все разложено по полочкам и
понятно, даже после наших не вполне исчерпывающих объяснений, не правда ли?
К сожалению, на этом остановиться нельзя. Приведенная типизация
полезна и необходима для первого знакомства, но в ней не учтены некоторые
существенные детали, без ясного понимания которых эффективно
использовать Word практически невозможно. К обсуждению этих деталей мы
будем возвращаться постоянно, на протяжении всей книги, а здесь лишь
кратко их перечислим.
Во-первых, список типов документов, приведенный в табл. 3.1, не является
исчерпывающим. При работе с Word 2000 используется по меньшей мере
втрое больше типов документов, чем указано в табл. 3.1. Попытка
перечислить здесь их все породила бы полный хаос в голове читателя.
Во-вторых, документы указанных типов могут иметь внутреннюю структуру,
причем ее элементы могут, в свою очередь, иметь различные типы. Так,
документ Word может состоять из нескольких разделов, оформленных
совершенно по-разному. Разделы не имеют собственных имен, но нумеруются по
порядку в документе (см. главу 9).
В-третьих, механизм связи и внедрения объектов OLE 2, на котором мы
остановимся в конце книги, позволяет внутрь документа одного типа
внедрить объект совершенно другого типа, который может быть обработан
только "родным" для него приложением. Например, внутрь пустого документа
Word может быть внедрена диаграмма Excel. Какой тип имеет такой
документ? Формально — это документ Word, а по существу — диаграмма Excel
(см. главу 27).
В-четвертых, внутрь документа любого типа могут быть вставлены
гиперссылки на документы или части документов любых других типов. Переходя
по гиперссылкам из одного документа в другой, пользователь очень скоро
перестает понимать, документ какого именно типа открыт перед ним в
данный момент на экране (см. главу 24).
В-пятых, в состав Word входят различные средства экспорта/импорта,
конвертеры и фильтры, которые позволяют обрабатывать документы в чужих
форматах почти так же свободно, как и документы в "родном" формате (см.
главы 3, 18).
Этот список можно было бы продолжить, но мы не будем злоупотреблять
пространными замечаниями, а приступим непосредственно к средствам
работы с документом, реализованным в Word 2000.
66
Часть I. Основы работы с Word 2000
Управление файлами подразумевает выполнение семи основных операций:
создание, удаление, открытие, закрытие, сохранение, переименование и
поиск. Далее рассматриваются все эти операции, но с разной степенью
подробности, поскольку часть операций не требует подробного описания.
Создание документа
При запуске Word (см. главу 2) автоматически создается пустой документ,
готовый для ввода текста (рис. 3.2). Данный способ создания документов
является самым тривиальным и не требует дополнительных описаний. Далее
в этом разделе мы рассмотрим более сложные способы создания
документов, придерживаясь принципа "от простого, к сложному".
Рис. 3.2. Новый документ, автоматически создаваемый при запуске Word
Замечание j
На рис. 3.2 новый документ имеет имя "Документ 1й, что указывает на то, что
этот документ— первый, созданный после запуска программы. Каждый
следующий новый документ получает очередной порядковый номер: "Документ2",
Глава 3. Управление документами
67
"ДокументЗ" и т. д. Даже после сохранения и закрытия документа "Документе
следующий новый документ в этом сеансе работы (т. е. до закрытия Word)
будет называться "Документ2".
Для создания нового документа, когда Word уже запущен, нажмите кнопку
Создать (New) на панели инструментов Стандартная (Standard). Появится
окно нового документа и можно приступать к вводу текста (см. главу 5).
( Замечание ~^)
Обратите внимание на то, что для каждого документа создается отдельное
окно верхнего уровня, имеющее отдельную кнопку на Панели задач Windows
Такой подход к отображению окон документов является одним из новшеств
Word 2000 и обеспечивает более удобное переключение между документами
(см. главу 2).
Аналогом кнопки Создать на панели инструментов Стандартная является
команда меню Файл, Создать (File, New). Однако эта команда предоставляет
некоторые дополнительные возможности. Чтобы создать документ с ее
помощью:
1. Выберите команду Файл, Создать. Появится диалоговое окно Создание
документа (New) (рис. 3.3), в котором можно выбрать шаблон или мастер
для создания документа.
В этой главе мы не будем останавливаться на использовании шаблонов и
мастеров (см. главу 4). Отметим лишь, что шаблоны и мастера —
наиболее удобные средства создания типовых документов (например
служебной записки или отчета).
Рис. 3.3. Диалоговое окно Создание документа
68
Часть I. Основы работы с Word 2000
2. Раскройте вкладку, содержащую необходимый шаблон или мастер.
3. С помощью кнопок Крупные значки (Large Icons), Мелкие значки (List) и
Сведения (Details) выберите режим просмотра элементов, отображаемых
в диалоговом окне Создание документа. Функции этих кнопок такие же,
как в окне Проводника Windows.
4. Выделите шаблон или мастер, с помощью которого необходимо создать
документ.
Если для выделенного элемента предусмотрена возможность
предварительного просмотра, то на схеме Просмотр (Preview) появится примерный
вид первой страницы создаваемого документа.
5. Чтобы создать документ, выберите параметр документ (Document), а для
создания нового шаблона — параметр шаблон (Template).
6. Нажмите кнопку ОК. На экране появится окно нового документа.
( Замечание j
Если в диалоговом окне Создание документа на вкладке Общие (General)
выделить элемент Обычный (Normal) и нажать кнопку ОК, то будет создан такой
же документ, что и при нажатии кнопки Создать на панели инструментов
Стандартная.
Этим средства создания документов Word в самом приложении Word и
исчерпываются, однако существует несколько дополнительных возможностей
их создания.
Для создания документа с помощью диалогового окна Создать документ
Office (New Office Document):
1. Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач Windows.
2. В появившемся меню выберите команду Создать документ Office (New
Office Document).
Откроется диалоговое окно Создать документ Office (рис. 3.4), которое по
своим возможностям аналогично диалоговому окну Создание документа,
описанному выше. Единственное отличие состоит в том, что с помощью
диалогового окна Создать документ Office можно создать не только
документ Word, но и документ любого установленного приложения Microsoft
Office.
3. Выделите шаблон или мастер, с помощью которого должен быть создан
новый документ, и нажмите кнопку ОК. Появится окно нового документа.
Создать новый документ можно и вообще не запуская Word. Для этого:
1. Запустите приложение Проводник Windows (Windows Explorer).
2. Раскройте папку, в которой необходимо создать новый документ.
Глава 3. Управление документами 69
Рис. 3.4. Диалоговое окно Создать документ Office
Рис. 3.5. Новый документ Word в Проводнике Windows
70
Часть I. Основы работы с Word 2000
3. Выберите команду Файл, Создать, Документ Word (File, New, Word
Document).
4. В раскрытой папке появится новый документ (рис. 3.5). Введите новое
имя для созданного документа и нажмите клавишу <Enter>.
5. Теперь можно дважды щелкнуть по значку созданного документа, чтобы
открыть его в Word и приступить к редактированию.
С Замечание ^
При выполнении последней процедуры фактического создания документа не
происходит. Вместо этого Проводник Windows создает копию заранее
созданного пустого документа Word, который хранится в специальной папке.
Открытие существующего документа
Очень часто приходится не создавать документы, а изменять и
просматривать уже существующие. На практике открывать имеющиеся документы
приходится гораздо чаще, чем создавать новые. К одному и тому же
документу можно возвращаться сколько угодно раз, чтобы его напечатать,
отредактировать или добавить новый материал. Или же можно открыть
существующий документ и использовать его части для создания нового документа.
Никаких ограничений на открытие файлов, созданных средствами Word,
нет. При установке Word можно установить одну или несколько программ
преобразования (конвертеров), которые дают возможность открывать
файлы, созданные другими программами, например WordPerfect. Это позволяет
просматривать и редактировать документы, созданные другими
пользователями, с применением других приложений.
Как и в случае создания документов, имеется несколько возможностей их
открытия. В следующем списке перечислены основные методы открытия
документов:
□ Открытие документа с помощью Проводника Windows (Windows Explorer)
или другой программы, предоставляющей средства просмотра файловой
структуры.
□ Переход по гиперссылке, указывающей на документ Word (см. главу 24).
□ Открытие документа с помощью диалогового окна Открыть документ
Office (Open Office Document).
□ Открытие документа с помощью диалогового окна Открытие документа
(Open) в Word.
Выбор конкретного способа открытия документа зависит от ваших
предпочтений и от того, с каким приложением вы работаете в данный момент.
Например, если Word уже запущен, то удобнее будет воспользоваться
диалоговым окном Открытие документа, если же открыт Проводник Windows, то
Глава 3. Управление документами
71
лучше воспользоваться им. Далее мы последовательно рассмотрим каждый
из этих способов.
Чтобы открыть документ с помощью приложения Проводник Windows:
1. Запустите Проводник Windows, если это еще не сделано.
2. Раскройте папку, в которой находится нужный документ.
3. Дважды щелкните по значку документа в списке файлов.
4. Выбранный документ появится в отдельном окне.
^ Замечание J
Для открытия сразу нескольких документов можно выделить их в папке,
удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, и выполнить команду Файл, Открыть (File, Open).
Процедура открытия документа путем перехода по гиперссылке,
указывающей на него, еще более проста:
1. Откройте Web-страницу (или документ другого типа, поддерживающий
гиперссылки).
2. Щелкните по гиперссылке, указывающей на документ Word.
3. При использовании Internet Explorer документ Word будет открыт в том
же окне, что и документ, ссылающийся на него. При этом в окне Internet
Explorer появятся панели инструментов и меню Word.
Если же вы переходите по гиперссылке из окна другого приложения
(например по ссылке, содержащейся в поле таблицы Access), то документ
будет открыт в отдельном окне.
Диалоговое окно Открытие документа обеспечивает доступ к множеству
дополнительных возможностей, связанных с открытием документов. В
частности, с помощью этого диалогового окна можно открыть документ,
расположенный на Web-сервере или FTP-сервере, произвести предварительный
просмотр документа перед его открытием, а также найти нужный документ.
( Замечание J
Диалоговое окно Открытие документа является одним из стандартных
диалоговых окон Word, предназначенных для работы с файлами. Кроме него в число
стандартных входят окна Сохранение документа (Save), Вставка файла
(Insert File), Добавить рисунок (Insert Picture) и некоторые другие. В этом
разделе на примере использования диалогового окна Открытие документа мы
опишем общие средства стандартных диалоговых окон для работы с файлами
и не будем обсуждать эти средства в дальнейшем.
Чтобы открыть документ с помощью диалогового окна Открытие документа:
1. Запустите Word, если он еще не запущен.
2. Выберите команду Файл, Открыть (File, Open) или нажмите кнопку
Открыть (Open) на панели инструментов Стандартная (Standard), или нажми-
72
Часть I. Основы работы с Word 2000
те комбинацию клавиш <Ctrl>+<0>. Появится диалоговое окно
Открытие документа (рис. 3.6).
Это окно содержит множество элементов управления, которые можно
разделить на четыре основные группы: панель инструментов (табл. 3.2),
список ярлыков (табл. 3.3), список файлов и папок, а также несколько
элементов управления в нижней части диалогового окна.
Рис. 3.6. Диалоговое окно Открытие документа
Таблица 3.2. Элементы панели инструментов окна Открытие документа
Элемент
Описание
Список Папка
(Look in)
Кнопка Назад
(Back)
Раскрывающийся список, обеспечивающий доступ к
иерархическому представлению дисков и папок.
Содержимое папки (файлы и папки), выделенной в списке Папка,
отображается в основном списке диалогового окна
Открытие документа
Переход к предыдущей папке, открывавшейся в
диалоговом окне Открытие документа. Например, если вы
сначала открыли папку СЛДОКУМЕНТЫ, а затем перешли на
диск D:\, то после нажатия кнопки Назад снова будет
открыта папка СЛДОКУМЕНТЫ. Эту кнопку наряду со
списком Папка, кнопкой Переход на один уровень
вверх и ярлыками, размещенными в правой части
диалогового окна Открытие документа, удобно использовать
для навигации по папкам
Глава 3. Управление документами
73
Таблица 3.2 (окончание)
Элемент
Описание
Кнопка Переход
на один уровень
вверх
(Up One Level)
Кнопка Найти в Web
(Search Web)
Кнопка Удалить
(Delete)
Кнопка Создать
папку (New folder)
Кнопка
Представления
Кнопка Сервис
(Tools)
Переход к папке, находящейся на один уровень выше
текущей (т. е. к родительской папке). Например, если в
диалоговом окне Открытие документа открыта папка
СЛДОКУМЕНТЫ, то после нажатия кнопки Переход на
один уровень вверх будут отображены файлы и папки,
находящиеся в корневой папке С:\
Запуск программы просмотра Internet, используемой по
умолчанию, и открытие страницы поиска. На странице
поиска необходимо указать ключевые слова, по которым
можно найти интересующий вас документ на
Web-сервере организации или в Internet
Удаление элемента (или элементов), выделенных в
основном списке диалогового окна Открытие документа
Создание новой папки в текущей папке
При нажатии на стрелку справа от этой кнопки
открывается меню, в котором можно выбрать режим отображения
файлов и папок (табл. 3.4). Режимы отображения
изменяются циклически при нажатии на саму кнопку
Открывает меню дополнительных команд для работы с
файлами и папками (табл. 3.5)
Таблица 3.3. Ярлыки в окне Открытие документа
Ярлык
Описание
Журнал (History)
Личные папки (Personal)
Рабочий стол (Desktop)
Избранное (Favorites)
Web-папки (Web folders)
Переход в папку журнала, содержащую ярлыки
для ранее использовавшихся документов
Переход в папку ЛИЧНЫЕ ПАПКИ (PERSONAL)
Переход в папку РАБОЧИЙ СТОЛ (DESKTOP)
Переход в папку ИЗБРАННОЕ (FAVORITES),
содержащую ярлыки для избранных документов
Переход в специальную папку WEB-ПАПКИ (WEB
FOLDERS), в которой содержатся элементы для
доступа к файловой структуре Web-серверов (см.
главу 24)
4 Зак 454
74
Часть I. Основы работы с Word 2000
Замечание
э
С помощью стандартных диалоговых окон, предназначенных для работы
с файлами (Открытие документа, Сохранение документа и т. д.), можно
открывать и сохранять файлы, расположенные на серверах FTP (см. главу 24).
В списке Тип файлов (File type) выделите элемент, соответствующий типу
документа, который необходимо открыть.
С помощью списка ярлыков и кнопок панели инструментов откройте
папку, содержащую нужный документ, и выберите режим отображения
файлов и папок (табл. 3.4).
Таблица 3.4. Команды меню Представления
Команда
Описание
Список (List) Отображение папок и документов в виде простого списка
Таблица Отображение папок и документов в виде таблицы, содержащей
(Details) информацию не только об имени документа или папки, но и
о дате создания, атрибутах и т. д. (см. рис. 3.6)
Свойства Отображение папок и документов в виде простого списка. Для
(Properties) выделенного объекта на специальной панели отображаются
значения его свойств (рис. 3.7)
Просмотр Отображение папок и документов в виде простого списка. Для
(Preview) выделенного объекта на специальной панели отображается его
содержимое (рис. 3.8)
Рис. 3.7. Просмотр свойств документа в диалоговом окне Открытие документа
Глава 3. Управление документами
75
Рис. 3.8. Просмотр документа в диалоговом окне Открытие документа
5. Воспользуйтесь меню Сервис на панели инструментов диалогового окна
Открытие документа для выполнения дополнительных операций
(например, подключения сетевого диска). Команды меню Сервис подробно
описаны в табл. 3.5.
Таблица 3.5. Команды меню Сервис
Команда Описание
Найти (Find Now) Открывает диалоговое окно Найти (Find Now),
предназначенное для поиска документов по его
свойствам (см. раздел "Поиск документов" далее в этой
главе)
Удалить (Delete) Удаляет выделенные объекты (документы и папки)
Переименовать Позволяет изменить имя выделенного объекта (до-
(Rename) кумента или папки)
Печать (Print) Печать выделенных документов (см. также главу 6)
Добавить в "Избранное" Позволяет создать ярлык к выделенному объекту
(Add to Favorites) (документу или папке) в папке ИЗБРАННОЕ
(FAVORITES)
Подключить сетевой Отображает диалоговое окно, предназначенное для
диск (Map network drive) подключения сетевого диска
Свойства Отображает диалоговое окно свойств выделенного
(Properties) объекта (см. раздел "Заполнение свойств документа"
далее в этой главе)
76
Часть I. Основы работы с Word 2000
"Замечание ^
Набор команд в меню Сервис отличается в зависимости от типа диалогового
окна. Например, в диалоговом окне Открытие документа меню Сервис
включает в себя одни команды, а в диалоговом окне Сохранение документа
(Save) — другие.
6. Выделите документ, который необходимо открыть (или несколько
документов, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>), и нажмите кнопку Открыть
(Open).
Обратите внимание на то, что справа от кнопки Открыть имеется
стрелка. При нажатии на эту стрелку появится меню, в котором можно указать
режим открытия документа:
• Открыть (Open). Стандартный режим открытия документа. Документ
можно изменять и сохранять под старым именем.
• Открыть для чтения (Open read-only). Открытие документа в режиме
"только для чтения". Для сохранения изменений в документе,
открытом в режиме "только для чтения", необходимо сохранить его под
другим именем
• Открыть как копию (Open copy). Открытие копии документа. Перед
открытием документа создается его копия (новый документ), которая
затем открывается в Word
• Открыть в обозревателе (Open in browser). Этот режим доступен только
в том случае, если в списке файлов выделена Web-страница (т. е.
документ в формате HTML). При выборе этого режима Web-страница
открывается не в Word, а в программе просмотра, используемой по
умолчанию (например Internet Explorer)
(~~ Замечание ^
Подобное меню имеется практически во всех диалоговых окнах, аналогичных
окну Открытие документа. С его помощью можно указать операцию, которую
нужно выполнить с выделенным документом или файлом.
В зависимости от выбранного режима открытия документа, он будет открыт в
отдельном окне Word или в окне программы просмотра Internet.
Процедура использования диалогового окна Открыть документ Office
практически ничем не отличается от приведенной выше, поэтому мы приведем
ее, не описывая деталей:
1. Нажмите кнопку Пуск (Start) на панели задач Windows. В появившемся
меню выберите команду Открыть документ Office (Open Office Document).
Появится диалоговое окно Открыть документ Office (рис. 3.9).
2. В списке Тип файлов (File type) выделите элемент, соответствующий типу
документа, который необходимо открыть. Обратите внимание на то, что
Глава 3. Управление документами
77
с помощью диалогового окна Открыть документ Office можно открыть не
только документы Word, но и документы других приложений Microsoft
Office.
3. С помощью списка ярлыков и кнопок панели инструментов откройте
папку, содержащую нужный документ, и выберите режим отображения
файлов и папок.
4. Выделите документ, который необходимо открыть (или несколько
документов, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>), и нажмите кнопку Открыть
(Open).
Рис. 3.9. Диалоговое окно Открыть документ Office
Открытие файлов,
не являющихся документами Word
Word может открывать файлы, созданные другими программами, например
текстовым редактором Блокнот (или любым другим приложением, которое
создает текстовые файлы), приложениями WordPerfect, Word for DOS, Works
и многими другими. Для этого также используется команда Файл, Открыть
(File, Open), но нужно указать тип файла таким образом, чтобы Word мог
перевести его в свой собственный формат.
Чтобы открыть файл, не являющийся документом Word:
1. Выберите команду Файл, Открыть или нажмите кнопку Открыть (Open)
на панели инструментов Стандартная (Standard).
78
Часть I. Основы работы с Word 2000
2. Выберите устройство или папку, содержащие нужный файл.
3. Раскройте список Тип файла и выберите нужный тип.
4. Из списка файлов выберите файл.
5. Нажмите кнопку ОК.
По умолчанию при открытии файлов, не являющихся документами Word,
они автоматически преобразуются с использованием конвертера, который
Word выбирает в результате анализа структуры открываемого файла. Однако
в некоторых случаях конвертер выбирается все-таки неверно. Поэтому мы
рекомендуем включить режим подтверждения преобразования файла при
открытии. Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). Появится
диалоговое окно Параметры (Options).
2. Раскройте вкладку Общие (General).
3. Установите флажок подтверждать преобразование при открытии (Confirm
conversion at Open).
4. Нажмите кнопку ОК.
Теперь при открытии документа, не являющегося документом Word, будет
появляться диалоговое окно Преобразование файла (File Conversion), где
можно указать конвертер, который будет использоваться для
преобразования (рис. 3.10).
Рис. 3.10. Диалоговое окно
Преобразование файла
Открытие документов, использовавшихся ранее
Word позволяет быстро открывать документы, с которыми вы работали
недавно. Для каждого открывавшегося документа Word в меню Файл (File)
создается отдельный элемент, выбор которого приводит к открытию
документа. По умолчанию Word запоминает в меню Файл только четыре
открывавшихся ранее документа, однако всего таких элементов может быть до
девяти.
Глава 3. Управление документами
79
Чтобы изменить число документов, запоминаемых в меню Файл:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). Появится
диалоговое окно Параметры (Options).
2. Раскройте вкладку Общие (General).
3. Установите флажок помнить список из (Recently used file list) и введите
в текстовом поле число документов, запоминаемых в меню файл.
4. Нажмите кнопку ОК.
Поиск документов
Word предоставляет мощные средства поиска, которые позволяют искать
файлы по имени, местоположению, автору и дате создания или последнего
сохранения файла. Можно также использовать информацию, введенную
в диалоговом окне свойств документа. Наконец, можно искать по какой-
нибудь части текста, входящей в документ.
Чтобы найти документ по имени файла и его типу:
1. Выберите команду Файл, Открыть (File, Open). Появится диалоговое окно
Открытие документа (Open).
2. Раскройте папку, в которой необходимо произвести поиск документов.
3. В раскрывающемся списке Тип файлов (File Type) выберите тип файла,
который нужно найти.
4. В поле Имя файла (File name) введите имя (или часть имени) файла.
5. Раскройте меню Сервис (Tools) на панели инструментов диалогового
окна Открытие документа (Open) и выберите команду Найти (Find Now).
Появится диалоговое окно Найти (Find Now) (рис. 3.11).
6. Установите флажок Просмотреть вложенные (Search subfolders), чтобы
произвести поиск во всех папках, вложенных в ту, которая была выбрана
в диалоговом окне Открытие документа.
7. Нажмите кнопку Найти (Find Now).
После того как Word найдет файлы, отвечающие определенному вами
критерию, список их имен отображается в диалоговом окне Открытие
документа (рис. 3.12). Можно предварительно просмотреть каждый файл, чтобы
убедиться, что именно он вам и нужен, и затем открывать, печатать,
копировать или удалять файлы — поочередно или пользуясь групповыми
операциями.
Диалоговое окно Найти позволяет проводить и более сложный поиск
документов. При этом можно задать одно или несколько условий поиска.
Например, можно выполнить поиск всех файлов, которые содержат слова
"страхование здоровья" и созданы за последние семь дней.
80
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 3.11. Диалоговое окно Найти
Рис. 3.12. Результат поиска документов
При создании множества условий поиска каждое строится из двух или трех
частей. Во-первых, в раскрывающемся списке Свойство (Property) выбирается
одно из разнообразных свойств, включающих автора, название приложения,
группы, организации, ключевые слова и многое другое, чем может обладать
файл.
Глава 3. Управление документами
81
Во-вторых, в раскрывающемся списке Отношение (Operation) выбирается
операция, которая зависит от выбранного свойства. Например, если
выбрано свойство Дата печати, операции могут быть следующие: вчера (yesterday),
сегодня (today), прошлая неделя (last week), эта неделя (this week), прошлый
месяц (last month), этот месяц (this month), любое время (any time), любое
время между (any time between), приходится на (on), не ранее (on or after), не
позднее (on or before).
Наконец, для некоторых свойств в поле ввода Значение (Value) нужно ввести
значение. Например, если необходимо найти все файлы, напечатанные
вчера, то не нужно вводить никакого значения. Если же надо найти все файлы,
напечатанные 27.01.99, то следует ввести эту дату в поле Значение.
Ниже приведены дополнительные примеры условий поиска, причем
полужирным начертанием выделены названия операций, а курьером — значения:
□ Свойство Автор (Author); операция начинается с (begins with); значение
Сергей.
Будут найдены все файлы, имена авторов которых начинаются с имени
"Сергей".
□ Свойство Заметки (Comments); отношение содержит фразу (includes phrase);
значение Это глава.
Будут найдены все файлы, в которых поле Заметки включает фразу "Это
глава".
□ Свойство Количество слов (Number of words); отношение больше (more);
значение 1200.
Будут найдены все файлы, содержащие более 1200 слов.
□ Свойство База гиперссылок (Hyperlink base); отношение содержит слова
(includes words); значение бюджет.
Будут найдены все файлы, которые имеют базу гиперссылок,
содержащую слово "бюджет".
Чтобы построить критерий (то есть набор условий) поиска:
1. Раскройте меню Сервис на панели инструментов диалогового окна
Открытие документа и выберите команду Найти. Появится диалоговое окно
Найти (см. рис. 3.11).
2. В раскрывающемся списке Папка (Look in) выберите диск и папку, в
которых будет производиться поиск. Чтобы включить в поиск вложенные
папки, установите флажок Просмотреть вложенные.
3. Выберите тип критерия, то есть один из параметров: И (And) или ИЛИ
(Or).
При выборе параметра И будут найдены файлы, отвечающие всем
введенным условиям.
82
Часть I. Основы работы с Word 2000
При выборе параметра ИЛИ будут найдены файлы, отвечающие любому
из множества условий поиска.
4. Раскройте список Свойство и выберите нужное свойство.
5. Раскройте список Отношение и выберите нужную операцию.
6. Введите нужное значение в поле ввода Значение. Если необходимо,
установите флажок точное совпадение (Match exactly).
7. Чтобы добавить это условие к другим условиям, входящим в критерий
поиска, нажмите кнопку Добавить (Add). Новое условие появится в списке
условий поиска (см. рис. 3.11).
8. Повторите шаги 3—7 для построения следующего условия.
Чтобы удалить условие, нужно выделить его в списке условий поиска и
нажать кнопку Удалить (Delete). Чтобы удалить все условия, нажмите
кнопку Сброс (New Search).
9. Когда критерий поиска построен, нажмите кнопку Найти. После того как
Word найдет файлы, отвечающие определенному вами критерию, список
их имен будет отображен в диалоговом окне Открытие документа (см.
рис. 3.12).
С Замечание ^
Не все комбинации условий являются допустимыми. Если комбинация
недопустима, появится сообщение об ошибке. Например, нельзя искать файл,
который начинается и с символа "Б", и с символа "В".
После окончания ввода критерия поиска его можно сохранить для
использования в будущем. Для этого нужно будет выбрать именованный критерий
и начать новый поиск.
Чтобы сохранить критерий поиска:
1. Задайте критерий, как это описано выше.
2. В диалоговом окне Найти (Find Now) нажмите кнопку Сохранить (Save).
Появится диалоговое окно Сохранение набора условий поиска (Save
Search) (рис. 3.13).
3. Введите имя критерия.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Для запуска отбора по этому критерию нажмите кнопку Найти.
Рис. 3.13. Диалоговое окно Сохранение набора условий поиска
Глава 3. Управление документами
83
Для повторного использования критерия поиска:
1. В диалоговом окне Найти нажмите кнопку Открыть (Open).
2. В появившемся списке выберите нужный критерий.
3. Нажмите кнопку Открыть (Open).
4. Нажмите кнопку Найти.
Сохранение документа
Наверняка вы слышали совет почаще сохранять свой документ.
Сохраненный документ хранится в виде файла на диске. До тех пор пока вы не
сохранили документ, все изменения хранятся только в памяти компьютера.
Если произойдет отключение электричества, даже на очень короткое время,
все, что находится в памяти компьютера, будет потеряно, включая вашу
работу.
После сохранения файла его можно сохранить снова под тем же именем или
сохранить новую копию файла под другим именем и в другом месте. При
сохранении файла можно приписать к файлу дополнительную информацию,
которая поможет найти этот файл, когда вы снова захотите с ним
поработать.
Можно установить режим, при котором Word автоматически, через
определенные промежутки времени, сохраняет документ, а также сохраняет его
предыдущую копию при каждом новом сохранении. В этом случае, если вы
забыли сохранить файл или отключилось электричество, или произошло
что-нибудь еще, можно будет восстановить, по крайней мере, часть
утраченной работы.
Можно сохранить файл, созданный в Word, в других форматах, что
позволяет переносить документ на компьютеры, где Word не установлен. Например,
можно сохранить документ как файл WordPerfect, чтобы потом использовать
его в этом текстовом процессоре. Кроме того, можно сохранить документ
как защищенный файл, чтобы ограничить доступ к документу и
предохранить его от внесения изменений без вашего ведома.
При первом сохранении документа ему дается имя и определяется, на каком
диске и в какой папке он будет храниться. После сохранения файла в
первый раз, можно сохранить его снова под тем же именем или как новый
файл — с другим именем.
Чтобы сохранить файл и дать ему имя:
1. Выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку
Сохранить (Save) на панели инструментов Стандартная (Standard), или
нажмите клавишу <F12>. Появится диалоговое окно Сохранение документа
(Save) (рис. 3.14).
84
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 3.14. Диалоговое окно Сохранение документа
2. Раскройте папку, в которой необходимо произвести сохранение.
3. Введите имя файла в поле Имя файла (File name). Word автоматически
добавит к нему расширение .DOC, поэтому расширение вводить не нужно
(см. также раздел "Сохранение в форматах других текстовых процессоров
и приложений" далее в этой главе).
4. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
5. Если установлен параметр вызова диалогового окна свойств документа
при первом сохранении файла, то заполните поля этого диалогового окна,
когда оно появится, и нажмите кнопку ОК (см. раздел "Заполнение
свойств документа" далее в этой главе). Можно пропустить это
диалоговое окно, нажав кнопку ОК без ввода какой-либо информации.
Сохранение файлов с новыми именами
Обычной практикой является сохранение файла под новым именем после
внесения в него изменений. Тогда остается и исходный файл, и второй,
исправленный, каждый с уникальным именем. Используя этот метод, вы
можете хранить на диске последовательные версии документа и всегда можете,
в случае необходимости, вернуться к более раннему варианту. Для этого
используется команда Файл, Сохранить как.
При первом сохранении дайте файлу имя с номером, например FILE01.
При каждом новом сохранении переименовывайте его, используя
следующий номер: FILE02, FILE03 и т. д. Файл с самым большим номером всегда
Глава 3. Управление документами
85
является последней версией. После окончания проекта файлы с меньшими
номерами можно удалить.
( Замечание ^
Именуйте файлы, используя две цифры, включая ноль: FILE01, FILE02 ит д,
тогда в списках диалоговых окон они будут стоять в порядке возрастания
номеров. Иначе, например, FILE11 будет стоять раньше FILE3, так как файлы
упорядочиваются по имени в возрастающем порядке.
Чтобы сохранить именованный файл под новым именем:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как.
2. Измените имя в поле Имя файла (File name).
3. Если необходимо сохранить документ в другой папке, то раскройте ее.
4. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
Сохранение в форматах
других текстовых процессоров и приложений
Когда вы сохраняете документ, по умолчанию файл сохраняется в формате
Word. Но можно сохранить файл и в других форматах, например, в формате
WordPerfect или текстовом (ASCII) формате для импорта файла в
программы другого типа.
Для сохранения файла в формате, отличном от Word:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как или нажмите клавишу <F12>.
2. В диалоговом окне Сохранение документа введите имя файла без
расширения.
3. Выберите формат файла в раскрывающемся списке Тип файла (File Type).
Word припишет к имени файла подходящее расширение.
4. Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла.
В раскрывающемся списке Тип файла Word отображает только те типы
файлов, для которых установлены конвертеры. Если в этом списке нет нужного
вам формата, необходимо запустить программу установки Word или
Microsoft Office.
Заполнение свойств документа
Информация, описывающая документ, называется свойством. Например,
имя файла, дата создания и размер файла являются свойствами документа
Word. Кроме того, можно сохранить и другую информацию, используя
диалоговое окно свойств документа. Информация о документе может включать
описания, которые облегчают задачу организации и поиска файлов, когда
86
Часть I. Основы работы с Word 2000
создано много файлов. Дополнительную информацию можно приписать
документу при его создании, во время работы с ним или при его сохранении.
Чтобы заполнить свойства документа:
1. Выберите команду Файл, Свойства (File, Properties). Появится диалоговое
окно свойств документа с раскрытой вкладкой Документ (Summary).
2. Заполните некоторые поля по своему усмотрению (можно ввести текст
длиной до 255 символов).
3. Нажмите кнопку ОК.
Вкладка Статистика (Statistics) диалогового окна свойств документа
содержит сведения о том, когда был создан документ, когда сохранен в
последний раз, сколько страниц, слов и символов он содержит.
Если вы хотите, чтобы при сохранении документа автоматически
запрашивался ввод о нем дополнительной информации, то сделайте следующее:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте вкладку
Сохранение (Save).
2. Установите флажок предлагать заполнение свойств документа (Prompt for
Document Properties).
3. Нажмите кнопку ОК.
Теперь при каждом сохранении документа под новым именем будет
появляться диалоговое окно свойств документа. Если вы не хотите вводить о нем
дополнительную информацию, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть это
диалоговое окно.
Сохранение нескольких документов
одновременно
Если открыто несколько документов, то можно сохранить их одновременно,
используя команду Файл, Сохранить все. Диалоговое окно Сохранение
документа появится для каждого документа, который не сохранялся прежде. При
этом также автоматически сохраняются шаблоны и другие вспомогательные
файлы.
Сохранение документа с защитой
Если к документу имеют доступ сразу несколько пользователей, то,
возможно, вам захочется защитить файл от открытия или модификации. Чтобы
предотвратить открытие файла, устанавливается пароль для открытия файла.
Тогда при следующем открытии файла необходимо будет ввести этот
пароль. Другая возможность — назначить пароль разрешения записи, который
позволяет вносить изменения в документ и сохранять их только тем, кто
Глава 3. Управление документами
87
знает пароль. Те же, кто пароля не знает, могут открыть документ только
для чтения.
Можно также установить параметр рекомендовать доступ только для чтения
(Read-Only Recommended). При этом, когда такой документ открывается,
появляется диалоговое окно, советующее открыть документ только для
чтения, без сохранения изменений. Однако пользователь имеет возможность
открыть документ обычным образом и сохранять изменения в нем. Поэтому
для максимальной защиты лучше назначить документу пароль.
Кроме того, можно ограничить изменения в документе примечаниями,
которые представляют собой комментарии к документу. Их можно просматривать
в специальном окне примечаний и вносить новые, предлагая исправления,
которые могут быть внесены в документ тем, кто знает пароль (см. главу 31).
При создании в Word формы можно защитить документ от всех изменений,
кроме ввода данных в поля формы (см. главу 16).
Чтобы назначить документу пароль:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как (Save As) или нажмите клавишу
<F12>, затем в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры
(Options). Появится диалоговое окно Сохранение (Save) с раскрытой
вкладкой Сохранение (Save) (рис. 3.15).
Или выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Сохранение (Save). Появится диалоговое окно Параметры
(Options) с раскрытой вкладкой Сохранение (Save).
Рис. 3.15. Диалоговое
окно Сохранение
88
Часть I. Основы работы с Word 2000
2. Чтобы назначить файлу пароль, выберите поле пароль для открытия файла
или поле пароль разрешения записи и введите пароль.
При вводе пароля вы увидите в текстовом поле только звездочки. Пароль
может содержать до 15 символов, включая буквы, цифры, символы и
пробелы.
3. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окне Подтверждение пароля
(Confirm password) (рис. 3.16).
4. Повторите ввод пароля и нажмите кнопку ОК.
5. Сохраните документ, как это было описано ранее.
Замечание J
Когда файл защищен паролем, никто не может открыть его без пароля, даже
вы сами. Так что не забывайте пароль.
Рис. 3.16. Диалоговое окно
Подтверждение пароля
Чтобы удалить или изменить пароль, нужно повторить ту же самую
процедуру, но при этом, соответственно, либо удалить пароль (который
появляется в виде строки звездочек), либо ввести на его место новый.
Чтобы установить параметр рекомендовать доступ только для чтения:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как или нажмите клавишу <Fl2>,
затем в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options).
Появится диалоговое окно Сохранение (Save) с раскрытой вкладкой
Сохранение (Save).
Или выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Сохранение (Save). Появится диалоговое окно Параметры
(Options) с раскрытой вкладкой Сохранение (Save).
2. Установите флажок рекомендовать доступ только для чтения.
3. Нажмите кнопку ОК.
Автоматическое сохранение документов
Можно заставить Word автоматически сохранять документы через
определенные промежутки времени. Если произойдет ошибка при выполнении
Word и программа будет закрыта, то автоматически сохраненные файлы от-
Глава 3. Управление документами
89
кроются при следующем запуске Word. При работе с особо важными
документами целесообразно автоматическое сохранение проводить чаще. По
умолчанию оно осуществляется каждые 10 минут.
Чтобы включить автоматическое сохранение документов и установить
интервал:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте вкладку
Сохранение (Save) (рис. 3.17).
2. Установите флажок автосохранение каждые (Save AutoRecover info every).
3. Выберите или введите в счетчике минут (minutes) временной интервал
автоматического сохранения.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 3.17. Вкладка Сохранение диалогового окна Параметры
При работе с документом Word будет периодически сохранять информацию,
необходимую для восстановления файла. При этом в строке состояния будет
появляться соответствующее сообщение. Если сбой электропитания или
иная причина вызовет аварийное завершение программы Word и при этом
будет установлен режим автосохранения, то можно восстановить всю
информацию на момент последнего автосохранения. При следующем запуске
Word все файлы, которые были открыты в момент аварийного завершения,
90
Часть I. Основы работы с Word 2000
будут автоматически открыты, при этом в заголовке окна документа после
имени файла будет указано в скобках слово восстановлен (Recovered).
Чтобы указать папку, в которой должны находиться автоматически
сохраненные файлы:
1. Выберите команду Сервис, Параметры и раскройте вкладку Расположение
(Location).
2. В списке Типы файлов выделите автосохраненные (AutoRecovered) и
нажмите кнопку Изменить (Change). Появится диалоговое окно Изменение
расположения (Change Location).
3. Назначьте диск и папку, где вы хотите хранить автоматически
сохраненные файлы, и нажмите кнопку ОК.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
Автоматическое создание резервных копий
Можно заставить Word создавать резервные копии документа при каждом
его сохранении. При этом в качестве резервной копии Word сохраняет
предыдущую версию документа и дает ей имя оригинала, которому
предшествует слово "Копия".
Резервные копии являются еще одним средством повышения надежности.
Если основной файл будет поврежден из-за ошибки диска, то можно
открыть резервную копию. Резервная копия хранится в той же папке, что и
исходный документ.
Чтобы установить режим создания резервных копий:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Сохранение (Save) (рис. 3.17).
2. Установите флажок всегда создавать резервную копию (Always Create
Backup Copy).
3. Нажмите кнопку ОК.
Быстрое сохранение
Процесс сохранения файлов можно ускорить, включив режим быстрого
сохранения. При этом Word ускоряет процесс сохранения, так как программа
сохраняет только изменения, а не весь документ. Быстрое сохранение
применяется только при выполнении команды Файл, Сохранить (File, Save),
а при выполнении команды Файл, Сохранить как (File, Save As) не
применяется. Если установлен параметр всегда создавать резервную копию (см.
предыдущий раздел), то быстрое сохранение использовать нельзя, так как
резервные копии создаются только при полном сохранении.
Глава 3. Управление документами
91
Чтобы включить быстрое сохранение:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Сохранение (Save) (см. рис. 3.17).
2. Установите флажок разрешить быстрое сохранение (Allow Fast Saves).
3. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ~^
Если для ускорения процесса сохранения файлов установлен параметр
разрешить быстрое сохранение, сохраняемые файлы занимают большее
пространство на диске, чем при полном сохранении, так как Word должен
сохранять исходный файл плюс исправления. Чтобы освободить дисковое
пространство, отключите режим быстрого сохранения и после этого сохраните документ
Это уменьшит размер сохраненного файла.
Закрытие документа
После окончания работы над документом необходимо его закрыть. Чтобы
закрыть документ, выберите команду Файл, Закрыть (File, Close) или
нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна документа.
Если после последнего сохранения документа были сделаны изменения, то
Word спросит, хотите ли вы их сохранить. Чтобы сохранить изменения,
нажмите кнопку Да (Yes). (Если вы еще не сохраняли документ ранее, то
появится диалоговое окно Сохранение документа (Save) и нужно будет указать
имя документа.) Если изменения сохранять не надо, то нажмите кнопку Нет
(No). Чтобы отменить закрытие документа, нажмите кнопку Отмена (Cancel).
( Замечание J
При закрытии последнего открытого документа Word завершает свою работу и
освобождает используемую память. Если при закрытии последнего документа
вы нажали не кнопку Закрыть в заголовке окна, а аналогичную кнопку в строке
меню (она также находится справа), то документ будет закрыт, но Word
останется загруженным.
Чтобы закрыть все открытые документы, нажмите клавишу <Shift> и,
удерживая ее нажатой, выберите команду Файл, Закрыть все (File, Close All).
ГЛАВА 4
Использование шаблонов
и мастеров
Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при
создании стандартных документов. Например, Мастер записок поможет создать
грамотно оформленную служебную записку, а Мастер Web-страниц
существенно упрощает работу с Web-страницами. Многие пользователи Word не
используют возможности, предоставляемые мастерами и шаблонами
документов, поскольку ничего не знают о них. Эта глава как раз и посвящена
разъяснению преимуществ использования шаблонов и мастеров.
Шаблон — это файл, который содержит части документа и средства,
характерные для документов данного типа. Шаблон может содержать текст,
рисунки, диаграммы, форматирование, стили, макросы, элементы Автотекста,
панели инструментов, коды полей, пользовательские команды меню и
комбинации клавиш. В шаблоне можно запомнить те параметры Word, которые
часто используются. При создании нового документа на основе некоторого
шаблона все содержание и средства шаблона переносятся в этот документ, а
сам шаблон остается на диске без изменений.
Мастера — это шаблоны, автоматизирующие процесс создания документов.
Мастера предоставляют последовательность диалоговых окон, помогающих
правильно оформить документ определенного типа.
Надстройка — это дополнительная программа, которая расширяет
функциональные возможности Word. После установки она становится как бы
частью Word, например, добавляя новые команды меню или новые панели
инструментов. Надстройки можно приобрести у поставщиков программного
обеспечения.
В этой главе рассматриваются вопросы использования шаблонов и
надстроек для быстрой подготовки стандартизованных документов:
□ Использование стандартных шаблонов Word 2000
□ Создание и изменение шаблонов
□ Копирование элементов одного шаблона в другой
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
93
П Использование мастеров
□ Работа с надстройками
Основные сведения о шаблонах
Все документы Word основаны на шаблонах. По умолчанию новый
документ создается на основе шаблона "Обычный" (NORMAL.DOT). Шаблон
NORMAL.DOT является глобальным, т. е. стили, макросы, элементы
Автотекста и другие элементы, сохраненные в шаблоне NORMAL.DOT, доступны
из любого документа в любое время.
(^ Замечание ~^)
Если Word не может найти шаблон NORMAL.DOT или файл шаблона
поврежден, то автоматически создается новый экземпляр шаблона NORMAL.DOT с
установками по умолчанию. Используйте это средство при случайном удалении
или повреждении шаблона NORMAL.DOT.
В шаблоне может храниться следующая информация:
□ Обычный текст, колонтитулы, сноски, рисунки
□ Параметры страницы
П Стили
П Элементы Автотекста
□ Макросы
□ Пользовательские меню и команды
□ Панели инструментов и кнопки
□ Комбинации клавиш
Если документ основан на шаблоне, отличном от шаблона "Обычный", то в
процессе работы загружены по крайней мере два шаблона. Если
дополнительные шаблоны загружены глобально (см. раздел "Автоматическое открытие
шаблона" далее в этой главе), то одновременно доступны несколько шаблонов.
Некоторые элементы загруженных шаблонов могут иметь одно и то же имя.
Когда Word обнаруживает такую ситуацию, то используются следующие
четыре правила разрешения конфликта, которые Word применяет
последовательно. Следует:
□ Использовать макрос или другой элемент в самом документе
□ Использовать элемент из шаблона, назначенного активному документу
П Использовать элемент из шаблона "Обычный"
□ Использовать элементы из дополнительных глобальных шаблонов,
просматривая их в алфавитном порядке имен шаблонов
94
Часть I. Основы работы с Word 2000
Нужно иметь в виду эти правила, когда вы принимаете решение, где
хранить различные элементы шаблонов и как их называть. Шаблон,
назначенный документу, должен содержать только элементы, специфические для
документов данного типа. Лучше не загромождать шаблон "Обычный"
множеством стилей, макросов и элементов Автотекста, которые вы создали для
себя. Эти элементы лучше сохранить в шаблоне, имя которого начинается
на букву А. В этом случае можно быть уверенным, что Word найдет и
использует глобальные макросы прежде, чем он найдет макросы, сохраненные
в других шаблонах.
При создании документа на основе некоторого шаблона, содержащего текст
или рисунки, в документе уже при открытии содержится основной текст и
графика из шаблона. Все стили, макросы и другие элементы шаблона, также
доступны в документе. После того как документ создан, к нему можно
присоединить другой шаблон, при этом станут доступны все средства нового
шаблона. Далее в этой главе рассмотрено копирование различных элементов
из одного шаблона в другой.
Word обычно сохраняет шаблоны как файлы с расширением .DOT в папке
ШАБЛОНЫ (TEMPLATES), которая находится в папке, где был установлен
Microsoft Office. Шаблоны хранятся в определенном месте, чтобы они были
легко доступны независимо от того, в какой папке работает пользователь.
Вкладки, которые появляются в диалоговом окне Создание документа (New),
соответствуют папкам, находящимся в папке ШАБЛОНЫ, а элементы этих
вкладок соответствуют файлам с расширением .DOT. Чтобы изменить эти
установки по умолчанию:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Расположение (File Locations), выделите элемент
шаблоны пользователя (User Templates) и нажмите кнопку Изменить (Modify).
3. Появится диалоговое окно, в котором нужно указать новое расположение
папки с шаблонами (см. приложение А).
Word 2000 использует формат хранения шаблонов, совпадающий с
форматом предыдущей версии Word 97. Поэтому Word 2000 позволяет не только
создавать документы на основе шаблонов Word 97, но и использовать в
Word 97 шаблоны, сохраненные в формате Word 2000.
Использование шаблонов
Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки любых типичных
документов. Особенно полезны шаблоны при подготовке таких документов,
как:
П Счета, заказы и вообще любые стандартные формы на бланках
П Планы и отчеты
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
95
О Объявления, брошюры, препринты
□ Деловые письма и факсы
Использование шаблонов для подготовки печатных бланков и Web-страниц
значительно сократит время, затрачиваемое на подготовку таких документов.
Применение шаблонов для подготовки отчетов гарантирует, что все отчеты
будут иметь единый формат и вид. Кроме того, шаблоны могут содержать
специальные команды или макросы, которые можно использовать при
работе с документом. Включение в Автотекст таких элементов, как название
фирмы и фамилии руководителей, позволит избежать досадных опечаток
в деловых письмах. Форматирование может быть предопределено в
шаблоне, а от пользователя требуется только заполнять поля, причем дата, время
и другие данные могут быть вставлены автоматически.
Рис. 4.1. Документ, основанный на шаблоне "Стандартная записка"
96
Часть I. Основы работы с Word 2000
d состав Word 2000 включено значительное число шаблонов для
публикаций, писем, факсов, отчетов и других документов. Эти шаблоны можно
модифицировать или создавать на их основе свои. Кроме того, некоторые из
этих шаблонов являются мастерами, т. е. представляют собой
последовательность диалоговых окон, которые позволяют создавать документы в
полуавтоматическом режиме (пользователь отвечает на вопросы, a Word на
основе этих ответов конструирует документ).
Шаблоны являются основным инструментом для создания интерактивных
форм. Word позволяет создавать формы с полями ввода, раскрывающимися
списками и флажками. Поскольку формы используются многократно, их
целесообразно сохранять как шаблоны. Пользователи открывают новую
форму с помощью команды Файл, Создать. При этом не стоит беспокоиться
о том, что форма будет случайно испорчена, поскольку исходный шаблон
хранится на диске и остается неизменным (см. главу 16).
Шаблоны сокращают время на ввод информации. Так, вместо того чтобы
раз за разом вводить название вашей фирмы, можно один раз ввести его в
шаблон. Шаблоны могут быть настолько автоматизированы, что для
создания документа требуется только несколько раз щелкнуть мышью и ввести
значения некоторых полей. На рис. 4.1 приведен пример такого
автоматизированного шаблона.
Использование встроенных шаблонов Word 2000
В большинстве пользователи ограничиваются в повседневной работе
использованием шаблона "Обычный" (NORMAL.DOT) и, может быть, еще
некоторыми шаблонами для служебных записок и отчетов. Целесообразно
изучить шаблоны, включенные в состав Word 2000, поскольку среди них,
весьма вероятно, есть подходящие и для решения ваших задач.
Многие из стандартных шаблонов Word содержат специальные
инструменты, стили, меню и макросы, предназначенные для использования в
различных процедурах. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три
категории — стандартные, современные и изысканные.
В шаблонах каждой категории используются сходные принципы
оформления. Можно выбрать подходящую категорию, и, используя шаблоны этой
категории, быть уверенным в том, что различные документы будут иметь
согласованное оформление профессионального качества.
Многие шаблоны содержат прямо в себе инструкции по их применению,
которые дают возможность пользователю, следуя этим инструкциям шаг за
шагом, создавать довольно сложные эффекты оформления документа.
Встроенные шаблоны разбиты на несколько типов, соответствующих
вкладкам диалогового окна Создание документа. В табл. 4.1 приведен список
встроенных шаблонов Word 2000 и их описания.
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
97
Таблица 4.1. Стандартные шаблоны Word 2000
Тип
Шаблон
Описание
Общие
(General)
Обычный
(Normal)
Web-страница
(Web Page)
Сообщение
электронной почты
(E-mail message)
Шаблон, используемый по
умолчанию (NORMAL.DOT)
Шаблон, используемый по
умолчанию для создания Web-страниц
Шаблон, используемый для
подготовки электронной почты
Письма и факсы
(Letters & Faxes)
Стандартное письмо
(Professional Letter)
Изысканное письмо
(Elegant Letter)
Современное письмо
(Contemporary Letter)
Стандартный факс
(Professional Fax)
Изысканный факс
(Elegant Fax)
Современный факс
(Contemporary Fax)
Заготовка для письма. Подробные
инструкции по настройке и
использованию шаблона приведены в
самом шаблоне
То же
Тоже
Заготовка для титульного листа
факсимильного сообщения. Подробные
инструкции по настройке и
использованию шаблона приведены в
самом шаблоне
То же
То же
Записки
(Memos)
Стандартная записка
(Professional Memo)
Изысканная записка
(Elegant Memo)
Современная записка
(Contemporary Memo)
Заготовка для служебной записки.
Инструкции по заполнению
включены непосредственно в шаблон
То же
То же
Отчеты
(Reports)
Стандартный отчет
(Professional Report)
Изысканный отчет
(Elegant Report)
Современный отчет
(Contemporary Report)
Заготовка для отчета. Инструкции по
заполнению включены
непосредственно в шаблон
То же
То же
98
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 4.1 (окончание)
Тип
Шаблон
Описание
Публикации
(Publications)
Бюллетень
(Newsletter)
Диссертация
(Thesis)
Руководство
(Manual)
Справочник
(Reference)
Заготовка для цветного
иллюстрированного бюллетеня. Набор в три
колонки. Инструкции по заполнению
включены непосредственно в шаблон
Заготовка для тезисов диссертации.
Инструкции по заполнению
включены непосредственно в шаблон
Заготовка для руководства
пользователя. Инструкции по заполнению
включены непосредственно в шаблон
Заготовка для справочника.
Инструкции по заполнению включены
непосредственно в шаблон
Другие документы
(Other Documents)
Стандартное резюме
(Professional Resume)
Изысканное резюме
(Elegant Resume)
Современное резюме
(Contemporary Resume)
Заготовка для личного резюме.
Инструкции по заполнению включены
непосредственно в шаблон
То же
То же
Web-страницы
(Web Pages)
Простая Web-страница
(Blank Web Page)
Типичные вопросы
(Questions and Answers)
Текст с полями справа
(Text with right margin)
Текст с полями слева
(Text with left margin)
Оглавление
(Table of Contents)
Личная Web-страница
(Personal Web Page)
Заготовка для пустой Web-страницы
Заготовка для Web-страницы
"Вопросы и ответы"
Заготовка для Web-страницы с
набором в две колонки. Правая колонка
используется для отображения
рисунка
Заготовка для Web-страницы с
набором в две колонки. Левая колонка
используется для отображения
рисунка
Заготовка для Web-страницы с
содержанием
Заготовка для личной Web-страницы
Шаблоны Office 97
(Office 97 Templates)
Шаблоны, использовавшиеся в
Office 97
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
99
Создание документа с использованием шаблона
Создать новый документ на основе шаблона очень просто (см. также
главу 3). Для этого:
1. Выберите команду Файл, Создать (File, New). Появится диалоговое окно
Создание документа (New) (рис. 4.2).
2. Раскройте вкладку Общие (General) и выделите значок Обычный
(Normal). Этот значок соответствует шаблону NORMAL.DOT.
3. Если необходимо создать документ на основе шаблона, отличного от
шаблона NORMAL.DOT, то раскройте нужную вкладку и выделите
значок шаблона. В группе Просмотр (Preview) выводится пример документа,
основанного на выделенном шаблоне.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 4.2. Диалоговое окно Создание документа
Создание шаблона
Хотя в комплект поставки Word включено много встроенных шаблонов,
могут понадобиться такие документы или формы, для которых ни один из
этих шаблонов не подходит. Можно создать совершенно новый шаблон либо
на основе существующего шаблона, либо на основе существующего
документа.
100
Часть I. Основы работы с Word 2000
Создание шаблона на основе другого шаблона
Шаблоны создаются во многом так же, как документы (см. главу 3). Если
уже есть шаблон, который содержит часть нужных средств, то можно
сэкономить время, создавая новый шаблон на основе существующего.
Чтобы создать шаблон на основе существующего:
1. Выберите команду Файл, Создать (File, New).
2. В появившемся диалоговом окне Создание документа (New) выберите
параметр шаблон (Template).
3. Раскройте вкладку, содержащую шаблон, на основе которого необходимо
создать новый.
4. Выделите нужный шаблон.
5. Выделите шаблон "Обычный", если нужно начать создание нового
шаблона с пустого шаблона с параметрами по умолчанию.
6. Нажмите кнопку ОК. Обратите внимание, что по умолчанию шаблону
присваивается имя "Шаблон!", а не "Документ!", как обычно (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Окно нового шаблона, созданного на основе шаблона NORMAL.DOT
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
101
Отформатируйте шаблон, как обычный документ. Включите текст и
графику, которые должны присутствовать во всех документах, основанных на
этом шаблоне. Определите стили, макросы, элементы Автотекста, новые
команды, комбинации клавиш и кнопки на панели инструментов, как это
описано в следующих главах.
Чтобы сохранить шаблон:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как (File, Save As).
2. Раскройте папку, в которой нужно сохранить шаблон.
Чтобы шаблон отображался на одной из вкладок диалогового окна
Создание документа сохраните шаблон в одной из папок, вложенных в папку
ШАБЛОНЫ (Templates) или в папку шаблонов рабочей группы (см.
приложение А).
3. Введите имя шаблона в текстовом поле Имя файла (File Name).
Расширение .DOT будет добавлено автоматически.
4. Нажмите кнопку ОК.
Создание шаблона на основе документа
Предположим, что уже существует документ, который содержит большую
часть текста, графики и форматирования, которые нужно перенести в
шаблон. Word позволяет создавать не только документы на основе шаблонов, но
и шаблоны на основе документов.
Чтобы создать шаблон на основе существующего документа:
1. Выберите команду Файл, Открыть (File, Open), чтобы открыть документ,
который нужно использовать в качестве основы шаблона.
2. Измените документ нужным образом, отредактировав текст, добавив
графику, стили, макросы, элементы Автотекста или кнопки на панели
инструментов.
3. Выберите команду Файл, Сохранить как (File, Save As). Появится
диалоговое окно Сохранение документа (Save As) (рис. 4.4).
4. В раскрывающемся списке Тип файла (File type) выделите элемент
Шаблон документа (Document template).
5. Раскройте папку, в которой нужно сохранить шаблон. Эта папка
определяет ту вкладку, в которой шаблон появится в диалоговом окне Создание
документа (New).
6. Введите имя шаблона в поле Имя файла (File name). Расширение .DOT
будет добавлено автоматически.
7. Нажмите кнопку ОК.
102
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 4.4. Диалоговое окно Сохранение документа
Изменение шаблонов
Стандартные шаблоны Word сконструированы так, чтобы удовлетворять
типичным потребностям пользователя, однако может понадобиться
модифицировать шаблон, чтобы он удовлетворял некоторым особым требованиям.
Например, вы хотите использовать шаблон "Современный факс" для
подготовки документов, отправляемых по факсу, и не хотите каждый раз
заполнять свой адрес, телефон и т. д.
В этом случае шаблон можно изменить, указав в нем стандартную
информацию об отправителе. Кроме того, можно добавить специальный текст,
графику, стили, форматирование и элементы Автотекста, нужные для ваших
документов. Шаблоны можно модифицировать в соответствии с
потребностями пользователя, даже если это стандартные шаблоны Word или
шаблоны, полученные от другого пользователя.
После изменения шаблона новые документы, основанные на этом шаблоне,
будут включать все сделанные изменения. В то же время документы,
созданные на основе шаблона до его изменения, получат доступ только к
некоторым новым средствам. В частности, текст, стили, графика, формат
страницы не передаются уже существующим документам.
Старым документам после изменения шаблона будут доступны следующие
измененные средства:
□ Элементы Автотекста
□ Макросы
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
103
П Меню
□ Комбинации клавиш
□ Панели инструментов и команды меню
Если в шаблон нужно внести очень много изменений, то может быть лучше
с самого начала создать новый шаблон или использовать существующий
документ, как основу для создания шаблона. Если же требуется внести всего
несколько модификаций, то проще использовать описанный ниже метод
изменения шаблона.
Чтобы изменить существующий шаблон:
1. Выберите команду Файл, Открыть (File, Open)
или нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов
Стандартная (Standard)
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<0>.
2. В результате любого из этих действий появится диалоговое окно
Открытие документа (Open).
3. Откройте папку с шаблоном.
4. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выделите значение
Шаблоны документов (Document Templates).
5. Выделите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть (Open).
6. Измените шаблон: отредактируйте текст и графику, измените
форматирование, переопределите стили или элементы Автотекста, добавьте или
измените макросы, комбинации клавиш или кнопки.
7. Выберите команду Файл, Сохранить (File, Save), чтобы сохранить шаблон
с тем же именем в той же папке.
Изменение шаблона NORMAL.DOT
Word хранит свои установки по умолчанию для создания новых документов
в шаблоне, который находится в файле с именем NORMAL. DOT. Все
документы, которые создаются с помощью кнопки Создать (New), основаны на
шаблоне NORMAL.DOT. В этом шаблоне хранятся такие установки, как
стили, гарнитура и размер шрифта по умолчанию, размеры полей страницы
и т. д.
Параметры по умолчанию для новых документов можно изменить двумя
способами. Первый, более гибкий метод состоит в том, чтобы
отредактировать файл NORMAL.DOT. Нужно открыть файл NORMAL.DOT, изменить в
нем любые параметры и сохранить его с тем же именем. Например, чтобы
изменить параметры обычного текста, нужно изменить стиль "Обычный".
Таким способом можно изменить любые параметры документа по умолчанию.
104
Часть I. Основы работы с Word 2000
Чтобы макросы, стили, кнопки или элементы Автотекста были
доступны всем документам, достаточно поместить их в шаблон "Обычный"
(NORMAL.DOT). Однако при этом может возникнуть конфликт, если
документ основан на шаблоне, который включает элементы с такими же именами.
В таком случае приоритет имеет тот шаблон, на котором основан документ.
Например, если документ создан на основе шаблона "Стандартная записка",
в котором есть стиль "Маркированный", то при форматировании
маркированного списка будет использоваться стиль "Маркированный" из шаблона
"Стандартная записка", а не из шаблона "Обычный", где тоже есть стиль с
таким именем.
При создании документа он имеет параметры по умолчанию,
устанавливаемые шаблоном. Эти параметры можно изменить двумя способами: открыть
и изменить шаблон или изменить некоторые параметры в документе и
передать эти параметры обратно в шаблон, так что они станут новыми
параметрами по умолчанию.
Можно передать из документа обратно в шаблон параметры, которые
определяются с помощью команд Формат, Шрифт (Format, Font), Формат,
Стиль (Format, Style) и Файл, Параметры страницы (File, Page Setup) и
некоторых других.
Чтобы передать элементы форматирования из документа в шаблон:
1. Откройте документ, основанный на шаблоне, который нужно изменить.
2. Выберите команду Формат, Шрифт или Формат, Стиль или Файл,
Параметры страницы и т. д. в зависимости от того, какие параметры нужно
изменить в шаблоне.
3. Измените параметры форматирования.
Во многих диалоговых окнах имеется кнопка По умолчанию (Default),
нажатие которой сохраняет изменения параметров форматирования
различных элементов. Сохранение стилей в шаблоне — более сложная
процедура (см. главу 10).
4. Сохраните документ.
Работу по модификации шаблона можно значительно ускорить, копируя
существующие стили, макросы, элементы Автотекста из других шаблонов
с помощью Организатора (см. раздел "Использование информации из
другого шаблона" далее в этой главе).
Автоматическое открытие шаблона
Можно открыть одновременно несколько шаблонов, тогда все
содержащиеся в них стили и макросы будут доступны в документе. Чтобы открыть один
или несколько шаблонов при запуске Word, скопируйте соответствующие
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
105
файлы с расширением .DOT в папку АВТОЗАГРУЗКА (STARTUP), которая
находится в папке OFFICE. Папка АВТОЗАГРУЗКА используется по
умолчанию для файлов, автоматически загружаемых при запуске приложений
Microsoft Office.
Если необходимо автоматически загружать шаблоны, расположенные в
другой папке, то:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Расположение (Locations).
2. В списке Типы файлов (File types) выделите элемент автозагружаемые
(auto loaded).
3. Нажмите кнопку Изменить (Change), чтобы указать новую папку.
4. Нажмите кнопку ОК.
Существует еще один способ, позволяющий автоматически загружать
шаблоны при запуске Word:
1. Откройте шаблон NORMAL.DOT.
2. Выберите команду Сервис, Макрос, Начать запись (Tools, Macro, Record
New Macro).
3. Присвойте новому макросу имя AutoExec (см. главу 34).
4. Создайте новый документ на основе шаблона, который необходимо
загружать при запуске Word, и остановите запись макроса.
5. Закройте созданный документ (его можно не сохранять) и сохраните
шаблон NORMAL.DOT.
Теперь при запуске Word будет автоматически создаваться новый документ,
основанный на выбранном шаблоне. Если шаблон содержит текст или
графику, то содержимое шаблона автоматически появится в созданном
документе.
Чтобы отказаться от автоматической загрузки шаблона, удалите его из папки
АВТОЗАГРУЗКА, или удалите макрос AutoExec из шаблона NORMAL.DOT
(в зависимости от того, какой способ использовался). Не забудьте сохранить
изменения после удаления макроса.
Использование информации
из другого шаблона
Если при работе над документом требуется использовать средства другого
шаблона, то его можно присоединить к документу. Присоединение другого
шаблона не меняет текста документа, но меняет определенные установки:
макросы, элементы Автотекста, команды меню, поля страницы, комбинаций
клавиш и кнопки панелей инструментов.
5 Зак 454
106
Часть I. Основы работы с Word 2000
Чтобы присоединить шаблон к документу:
1. Откройте документ, к которому нужно присоединить шаблон.
2. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки (Tools, Templates and
Add-Ins). Появится диалоговое -окно Шаблоны и надстройки (Templates
and Add-Ins). Обратите внимание на то, что текстовое поле Шаблон
документа (Document Template) содержит имя текущего шаблона,
присоединенного к документу (рис. 4.5).
Рис. 4.5. Диалоговое окно
Шаблоны и надстройки
3. Нажмите кнопку Присоединить (Attach). Появится диалоговое окно
Присоединение шаблона (Attach template).
4. Найдите нужный шаблон и выделите его.
5. Нажмите кнопку Открыть (Open). Имя шаблона появится в текстовом
поле Шаблон документа диалогового окна Шаблоны и надстройки.
6. Чтобы при подключении нового шаблона автоматически обновить стили
документа, установите флажок Автоматически обновлять стили
(Automatically update styles).
7. Нажмите кнопку ОК.
Загрузка глобальных шаблонов
В одном сеансе работы с Word можно одновременно использовать
несколько шаблонов и сделать элементы этих шаблонов глобальными для всех
обрабатываемых документов. Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки (Tools, Templates and
Add-Ins).
2. Нажмите кнопку Добавить (Add) в диалоговом окне Шаблоны и
надстройки (Templates and Add-Ins).
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
107
3. В появившемся диалоговом окне Добавление шаблона (Add template)
найдите нужный шаблон и нажмите кнопку Открыть (Open).
4. На экране снова появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки, а в
списке Общие шаблоны и надстройки (Global templates and Add-Ins) будет
указано имя добавленного шаблона.
5. Установленный флажок слева от имени шаблона говорит о том, что
средства этого шаблона можно использовать. Если снять этот флажок, то
шаблон останется глобальным, но его элементы будут недоступны.
6. Нажмите кнопку ОК.
Все элементы глобальных шаблонов остаются доступными только в течение
одного сеанса работы, т. е. до закрытия Word. При следующей загрузке
Word добавленные шаблоны все еще будут появляться в списке загруженных
шаблонов, но их элементы не будут доступны, поскольку при загрузке
автоматически сбрасываются все флажки глобальных шаблонов.
Чтобы сделать доступными элементы какого-либо глобального шаблона,
установите соответствующий флажок в диалоговом окне Шаблоны и
надстройки и нажмите кнопку ОК.
Копирование элементов шаблона
с помощью Организатора
Во время работы может понадобиться какой-нибудь стиль, макрос, панель
инструментов или элемент Автотекста, который хранится в другом шаблоне.
Или, может быть, вы сами разработали стиль, макрос, панель инструментов
или элемент Автотекста, которые хотите использовать в других документах.
Средство Организатор позволяет скопировать элементы из одного шаблона
в другой, чтобы они были доступны там, где нужны.
Чтобы скопировать стиль, макрос, панель инструментов или элемент
Автотекста из одного шаблона в другой:
1. Откройте документ, основанный на шаблоне, из которого нужно
скопировать элемент.
2. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки (Tools, Templates and
Add-Ins) и нажмите кнопку Организатор (Organizer). Появится
диалоговое окно Организатор (Organizer). В левой части этого окна
выводятся средства шаблона текущего документа, а в правой — средства шаблона
NORMAL.DOT (рис. 4.6).
3. Если нужно передать какие-либо средства из другого файла, то:
• Нажмите кнопку Закрыть файл (Close File), при этом название кнопки
изменится на Открыть файл (Open File)
• Нажмите кнопку Открыть файл, в результате появится диалоговое
окно Открытие документа (Open)
5*
108
Часть I. Основы работы с Word 2000
• Выделите файл, элементы которого необходимо передать
• Нажмите кнопку Открыть (Open), и элементы шаблона, на котором
основан открытый документ, появятся в диалоговом окне Организатор
4. Раскройте вкладку, соответствующую тому типу средства, которое нужно
скопировать.
5. Выделите один или несколько элементов в списке Из (From).
6. Нажмите кнопку Копировать (Сору).
7. Повторите шаги 4—6 для копирования других средств или нажмите
кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Организатор.
Рис. 4.6. Диалоговое окно Организатор
С помощью диалогового окна Организатор можно не только копировать
элементы, но и переименовывать их, а также удалять. Для этого служат
кнопки Переименовать (Rename) и Удалить (Remove), соответственно.
Использование мастеров
В состав Word 2000 входят особые шаблоны, которые являются не просто
образцом готового документа, а представляют собой пошаговые инструкции
создания документа. Такие особые шаблоны называются мастерами.
Мастера автоматизируют сам процесс создания документа по
спецификациям. Например, Мастер бюллетеней позволяет создать красиво оформленную
публикацию со всеми необходимыми атрибутами.
Процесс создания документа с помощью мастера заключается в том, что
пользователь последовательно отвечает на вопросы и делает выбор из воз-
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
109
можных вариантов. Например, в случае Мастера бюллетеней
последовательность вопросов примерно следующая: стиль бюллетеня, параметры печати,
дополнительная информация, включаемая в бюллетень, и т. д.
Мастера Word 2000 можно использовать для создания шаблонов. Это
позволит создать заготовку для документа, которую можно будет использовать
в дальнейшем.
Некоторые мастера, входящие в состав Word 2000, упрощают подготовку
простых документов типа служебных записок и титульных страниц
факсимильных сообщений. Другие мастера гораздо сложнее и позволяют
создавать рекламные буклеты, информационные бюллетени и другие документы
со сложным форматированием.
В табл. 4.2 перечислены мастера, входящие в состав Word 2000. Категория
мастера соответствует вкладке диалогового окна Создание документа (New).
Таблица 4.2. Мастера в составе Word 2000
Категория
Мастер
Описание
Письма и факсы
(Letters & Faxes)
Мастер писем
(Letter Wizard)
Мастер факсов
(Fax Wizard)
Мастер конвертов
(Envelope Wizard)
Мастер
почтовых наклеек
(Mailing Label Wizard)
Последовательность диалоговых окон,
позволяющая создать деловое или
личное письмо по выбранному образцу
Последовательность диалоговых окон,
позволяющая создать титульную
страницу факсимильного сообщения
Последовательность диалоговых окон,
позволяющая автоматизировать
процесс создания конвертов
Последовательность диалоговых окон,
позволяющая автоматизировать
процесс создания почтовых наклеек
Записки
(Memos)
Мастер записок
(Memo Wizard)
Последовательность диалоговых окон,
позволяющая создать служебную
записку. Заполнение многих реквизитов
автоматизировано
Публикации
(Pubs)
Мастер бюллетеней
(Newsletter Wizard)
Последовательность диалоговых окон,
позволяющая создать
информационный бюллетень
Web-страницы
(Web Pages)
Мастер Web-страниц
(Web Page Wizard)
Мастер Web-страниц предоставляет
уже настроенные шаблоны страниц
Internet, которые можно легко изменить в
соответствии с конкретной задачей
110
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 4.2 (окончание)
Категория Мастер Описание
Другие документы Мастер резюме Последовательность диалоговых окон,
(Others) (Resume Wizard) позволяющая создать личное резюме
Мастер календарей Последовательность диалоговых окон,
(Calendar Wizard) автоматизирующая создание календаря
Создание документов с помощью мастера
Процедуру запуска мастера аналогична процедуре создания документа:
1. Выберите команду Файл, Создать (File, New).
2. Раскройте вкладку, соответствующую категории мастера, и выделите его
значок.
Шаблоны, которые являются мастерами, содержат в своем названии
слово "Мастер". Кроме того, их значки украшены стилизованным
изображением волшебной палочки.
3. Нажмите кнопку ОК.
Использование Мастера писем
Рассмотрим использование мастеров на примере работы с Мастером писем.
Мастер писем позволяет написать письмо быстро и легко. Он предоставляет
часто используемые элементы письма, например, приветствия и
заключительные слова, которые можно выбрать из списка. Кроме того, с помощью
мастера можно отформатировать письмо с использованием имеющихся
стилей.
Чтобы создать письмо с помощью Мастера писем:
1. Выберите команду Файл, Создать (File, New). Появится диалоговое окно
Создание документа (New).
2. Раскройте вкладку Письма и факсы (Letter & Faxes), выделите значок
Мастера писем.
3. Нажмите кнопку ОК. Будет создан новый документ, а затем появится
диалоговое окно Мастер писем (Letters Wizard) (рис. 4.7).
4. Выберите параметр Создать одно письмо (Create one Letter) или параметр
Создать письма для слияния (Create Letter for Mail Merge). Мы
рассмотрим только первую возможность. Использование средств слияния
подробно описано в главе 15.
5. Нажмите кнопку ОК.
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
111
Рис. 4.7. Диалоговое окно
Мастер писем
Рис. 4.8. Вкладка Формат
письма диалогового окна
Мастера писем
6. Появится диалоговое окно Мастера писем с раскрытой вкладкой Формат
письма (Letter Format) (рис. 4.8).
7. Произведите настройку формата письма. В табл. 4.3 приведены
параметры оформления письма, которые можно выбрать на вкладке Формат
письма диалогового окна Мастера писем.
Таблица 4.3. Параметры, формата письма
Параметр
Описание
Строка даты
(Date line)
Использовать колонтитулы
(Include Header and Footer
with Page Design)
Шаблон
(Choose a Page Design)
Стиль письма
(Choose a Letter Style)
Добавление или удаление даты из текста
письма. Если этот флажок установлен, выберите
формат даты из списка
Добавление верхнего или нижнего колонтитула
ко второй и всем последующим страницам
письма
Выбор шаблона, который следует присоединить
к письму. В окне образца показано, как
выглядит выбранный шаблон
Выбор формата письма. В окне образца
показано, как выглядит каждый формат письма
112
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 4.3 (окончание)
Параметр
Описание
Использовать бумагу
с готовой шапкой
(Pre-printed Letterhead)
положение шапки
на странице
(Where on the Pages Is the
Letterhead)
место, занимаемое папкой
(How Much Space Does the
Letterhead Need)
Если письмо печатается на бланке,
содержащем шапку, установите флажок Использовать
бумагу с готовой шапкой, а затем укажите
положение шапки, чтобы текст письма не
оказался напечатанным поверх шапки
Положение шапки на бланке. Соответствующее
поле страницы изменяется автоматически так,
чтобы текст письма не оказался напечатанным
поверх шапки
Расстояние от края бумаги до внутреннего края
шапки. Соответствующее поле страницы
изменяется автоматически так, чтобы текст письма
не оказался напечатанным поверх шапки
Раскройте вкладку Получатель (Recipient) (рис. 4.9) или нажмите кнопку
Далее. Укажите информацию о получателе письма. Вкладка Получатель
позволяет задать параметры, описанные в табл. 4.4.
Таблица 4.4. Сведения о получателе письма
Параметр
Описание
Адресная книга
(Click Here to Use
Address Book)
Имя получателя
(Recipient's Name)
Адрес доставки
(Deliver Address)
Приветствие
(Salutations)
Выбор почтового адреса из адресной книги (при ее
наличии). Найдите имя в адресной книге, выделите его и
нажмите кнопку ОК
Введите имя получателя. Имена, использовавшиеся ранее
при подготовке писем, запоминаются Мастером писем и
могут быть выбраны в раскрывающемся списке
Адрес получателя. Введите адрес или нажмите кнопку
адресная книга и выберите его из адресной книги. Адрес
получателя используется при подготовке конверта
Вставка приветствия. Введите нужное приветствие или
выберите одно из готовых. Содержимое списка
определяется типом приветствия, выбранным справа
Раскройте вкладку Другое (Other) (рис. 4.10). Определите
дополнительные элементы письма.
Для каждого добавляемого в письмо элемента введите текст или выделите
один из вариантов в раскрывающемся списке.
В поле Копия (СС) укажите имя и, адрес лица, которому следует
направить копию письма. Введите адрес или нажмите кнопку адресная книга
и выберите его из адресной книги.
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
113
Рис. 4.9. Вкладка
Получатель диалогового окна
Мастера писем
Рис. 4.10. Вкладка Другое
диалогового окна
Мастера писем
114
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 4.11- Вкладка
Отправитель диалогового окна
Мастера писем
10. Раскройте вкладку Отправитель (Sender) (рис. 4.11). Добавьте
информацию об авторе письма. Параметры вкладки Отправитель перечислены
в табл. 4.5.
Таблица 4.5. Информация об отправителе
Параметр
Описание
адресная книга
(Click Here to Use
Address Book)
имя отправителя
(Sender's Name)
обратный адрес
(Return Address)
не печатать
(Omit)
прощание
(Complimentary
Closing)
Выбор обратного адреса из адресной книги (при наличии
адресной книги)
Ввод имени отправителя. Имена, использовавшиеся ранее,
запоминаются Мастером писем и могут быть выбраны в
раскрывающемся списке
Введите адрес или нажмите кнопку адресная книга и
выберите его из адресной книги. Если используемый бланк
уже содержит обратный адрес, установите флажок не
печатать
Отмена печати обратного адреса в письме. Если
используемый бланк уже содержит обратный адрес, установите
флажок не печатать
Текст заключительной части письма. Введите нужный текст
или выберите один из образцов из списка прощание
Глава 4. Использование шаблонов и мастеров
115
Таблица 4.5 (окончание)
Параметр Описание
должность Ввод должности отправителя. Текст, использовавшийся
(Job Title) ранее при подготовке писем, запоминается Мастером
писем и может быть выбран в раскрывающемся списке
организация Ввод названия организации отправителя. Названия, ис-
(Company) пользовавшиеся ранее, запоминаются Мастером писем и
могут быть выбраны в раскрывающемся списке
машинистка Ввод инициалов машинистки. Инициалы, использовавшие-
(Writer/Typist ся ранее, запоминаются Мастером писем и могут быть вы-
Initials) браны в раскрывающемся списке
вложения Вставка вложения в письмо. Если вложений несколько,
(Enclosures) введите их число в поле вложения
11. После того как настройка параметров письма завершена, нажмите
кнопку Готово (Finish).
12. Мастер писем произведет форматирование письма и вставит в него
дополнительную информацию. После этого будет подсвечена область,
в которой необходимо ввести основной текст письма.
13. Введите основной текст письма и сохраните документ.
Замечание )
Произвести дополнительную настройку параметров письма можно и после
нажатия кнопки Готово в диалоговом окне мастера писем. Для этого выберите
команду Сервис, Мастер писем (Tools, Letters Wizard) и измените параметры
письма.
Использование надстроек
Надстройки являются средством расширения возможностей Word и ведут
себя как часть программы Word. Надстройки могут добавлять новые
команды в меню или новые панели инструментов. Многочисленные надстройки
для решения специфических задач можно приобрести у независимых
поставщиков. Инструкции по использованию конкретных надстроек обычно
включаются в документацию к ним.
Загрузка надстроек
Имена файлов с программами надстроек имеют расширение .WLL. Для
установки надстроек следуйте прилагаемым к ним инструкциям.
116
Часть I. Основы работы с Word 2000
Чтобы загрузить установленную надстройку:
1. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки (Tools, Templates and
Add-Ins). Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates
and Add-Ins).
2. В группе Общие шаблоны и надстройки (Global Templates and Add-Ins)
нажмите кнопку Добавить (Add). Появится диалоговое окно Добавление
шаблона.
3. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) выделите элемент
Надстройки Word (Word Add-Ins).
4. Выделите нужную надстройку. Если ее нет в списке, то перейдите в
другую папку. Если вы не знаете, как называется нужная надстройка,
загляните в документацию.
5. Нажмите кнопку ОК. Word загрузит программу надстройки.
Надстройки можно загружать автоматически при запуске Word. Чтобы
загрузить программу надстройки при запуске Word, достаточно просто
скопировать файл с программой надстройки в папку АВТОЗАГРУЗКА (STARTUP),
которая расположена в папке OFFICE. В папке АВТОЗАГРУЗКА хранятся
файлы, используемые при запуске Word.
Выгрузка надстроек
После того как надстройка загружена, она остается доступной до выхода из
Word. Может потребоваться удалить надстройку из памяти, чтобы
высвободить часть системных ресурсов.
Чтобы выгрузить надстройку:
1. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки (Tools, Templates and
Add-Ins). Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates
and Add-Ins).
2. В группе Общие шаблоны и надстройки (Global Templates and Add-Ins)
выделите надстройку, которую нужно удалить.
3. Нажмите кнопку Удалить (Remove). Надстройка будет выгружена из
памяти.
4. Нажмите кнопку ОК.
ГЛАВА 5
Редактирование
и проверка документов
В этой главе обсуждаются важнейшие средства редактирования документов
и указаны многочисленные методы эффективной правки документов.
Овладение этими средствами является необходимым условием для эффективного
использования Word на практике.
В данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Управление отображением документа
П Выделение, редактирование и удаление текста
□ Вставка часто используемого текста
П Использование средств поиска и замены
□ Расстановка переносов
□ Перемещение и копирование текста и графики
□ Проверка правописания
Режимы просмотра документа
Word позволяет отображать документ в режиме, который в наибольшей
степени подходит для выполняемых операций:
□ Обычный режим подходит для отображения основного текста в том виде,
как он будет напечатан
□ Режим структуры документа используется для просмотра документа в
соответствии со структурой заголовков
□ Режим разметки страницы позволяет увидеть страницу в точности так, как
она будет напечатана, включая колонки, колонтитулы и номера страниц
□ Режим главного документа используется для создания и реорганизации
составных документов (см. главу 33)
118
Часть I. Основы работы с Word 2000
П Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране
□ Режим просмотра во весь экран позволяет видеть только сам документ,
убрав остальные элементы, обычно присутствующие на экране
□ Режим предварительного просмотра документа перед печатью позволяет
просмотреть общий вид сразу нескольких страниц в том виде, как они
будут напечатаны, и позволяет внести правку и настроить документ для
печати (см. главу 6)
Теперь рассмотрим более подробно все эти режимы просмотра.
Выбор режима просмотра
Наилучший режим просмотра документа подсказывает квалификация
пользователя и набор выполняемых операций. Например, для профессиональной
машинистки нужно как можно больше места на экране для отображения
текста. С другой стороны, при верстке оригинал-макета лучше использовать
режим просмотра разметки страницы. По мере изменения выполняемых
операций можно перестраивать режим просмотра документа.
Чтобы изменить режим просмотра с помощью команды меню:
1. Выберите команду Вид (View). Обратите внимание, что текущий режим
просмотра выделен в меню, то есть значок режима просмотра выглядит
нажатым.
2. Выберите команду, соответствующую нужному режиму просмотра:
Обычный (Normal), Web-документ (Online Layout), Разметка страницы (Page
Layout), Структура (Outline) или Во весь экран (Full Screen).
( Замечание ^
Изменить режим просмотра можно также с помощью кнопок, расположенных
слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Работа в обычном режиме
Обычный режим просмотра (рис. 5.1) используется при выполнении
большинства операций ввода и редактирования текста. В этом режиме (он
используется Word по умолчанию) форматирование символов и абзацев отображается
полностью. Разрывы строк и страниц, позиции табуляции и выравнивание
также отображаются без искажений.
В то же время область вне основного текста, то есть поля, колонтитулы и
номера страниц не отображаются. Не отображаются также те параметры
оформления документа, которые связаны с точным расположением материала
на странице, в частности заполнение колонок текста змейкой и обтекание
текстом закрепленного абзаца или объекта. За счет этого операции
редактирования и перемещения точки вставки выполняются несколько быстрее.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
119
Рис. 5.1. Документ в обычном режиме просмотра
Чтобы перейти в обычный режим просмотра, выберите команду Вид,
Обычный (View, Normal) или нажмите клавиши <Alt>+<Ctrl>+<N>.
Работа в режиме разметки страницы
В режиме разметки страницы каждая страница отображается так, как она
будет напечатана. Можно прокрутить страницу за пределы основного текста
и просмотреть колонтитулы, номера страниц и размеры полей. Колонки,
заполненные змейкой, и текст, обтекающий кадры, отображаются в точности
так, как будут напечатаны. В режиме просмотра разметки страницы можно
производить все операции по вводу и редактированию текста.
Чтобы перейти в режим разметки страницы, выберите команду Вид, Разметка
страницы (View, Page Layout) или нажмите клавиши <Alt>+<Ctrl>+<P>.
На рис. 5.2 представлен документ в режиме просмотра разметки страницы.
Обратите внимание на вертикальную линейку, которая позволяет
устанавливать верхнее и нижнее поле страницы (см. главу 9).
Работа в режиме структуры
В режиме структуры (рис. 5.3) отображаются структурные уровни абзацев
документа и появляется специальная панель инструментов Структура
(Outline), кнопки которой позволяют повышать и понижать уровни абзацев,
а также передвигать их вверх или вниз (см. главу 13).
120 Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 5.2. Документ в режиме просмотра разметки страницы
Рис. 5.3. Документ в режиме просмотра структуры
Глава 5. Редактирование и проверка документов
121
Чтобы перейти в режим просмотра структуры, выберите команду Вид,
Структура (View, Outline) или нажмите клавиши <Alt>+<Ctrl>+<0>.
Работа в режиме Web-документа
Режим просмотра электронного документа позволяет просмотреть документ
в том виде, как он появится на экране. В этом режиме слева от текста
появляется схема документа (document map), которая позволяет быстро
переходить к любому заголовку документа (рис. 5.4).
Чтобы перейти в режим просмотра электронного документа, выберите
команду Вид, Web-документ (View, Online Layout).
Замечание J
Схему документа можно отобразить в любом режиме просмотра. Включать и
выключать отображение схемы документа можно с помощью кнопки Схема
документа (Document map) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Рис. 5.4. Документ в режиме просмотра Web-документа
Работа в режиме просмотра во весь экран
Режим просмотра во весь экран используется в тех случаях, когда нужно
максимально увеличить область для отображения текста. В этом режиме не
122
Часть I. Основы работы с Word 2000
отображаются: заголовок окна, строка меню, линейка, все панели
инструментов, полосы прокрутки и строка состояния. На экране появляется
специальная панель инструментов Во весь экран (Full Screen) с единственной
кнопкой Вернуть обычный режим (Back to Normal).
( Замечание J
Режим просмотра во весь экран не является основным. Его можно
использовать для просмотра документа в любом из режимов, упомянутых выше.
Чтобы перейти в режим просмотра во весь экран, выберите команду Вид,
Во весь экран (View, Full Screen). Чтобы вернуться к предыдущему режиму
просмотра, нажмите кнопку Вернуть обычный режим или клавишу <Esc>.
В режиме просмотра во весь экран доступны команды меню. Чтобы открыть
меню, нужно навести указатель мыши на верхнюю границу экрана.
( Совет )
Панель инструментов Во весь экран можно перетащить с помощью мыши
в любое место на экране. Если эта панель мешает на экране, то ее можно
зафиксировать вдоль верхней границы окна, дважды щелкнув по строке заголовка
панели. Чтобы снова сделать панель инструментов Во весь экран плавающей,
нужно зацепить мышью правый край панели и вытащить ее в нужное место.
Таким же образом можно вытащить на экран и другие панели инструментов.
Настройка масштаба
Word позволяет управлять масштабом отображения документа. Для
установки масштаба отображения документа нужно ввести число от 10 до 500 в
поле ввода раскрывающегося списка Масштаб (Zoom) на панели инструментов
Стандартная (Standard). Чем меньше масштаб, тем большая часть документа
поместится на экране. Так, при работе с мелкими шрифтами и точном
выравнивании объектов имеет смысл выбирать большой масштаб,
например 500%.
Изменить масштаб отображения с помощью панели инструментов можно
одним из следующих способов:
□ Нажать кнопку со стрелкой справа от списка Масштаб на панели
инструментов Стандартная и выбрать нужное значение коэффициента
масштабирования из списка.
□ Ввести значение коэффициента масштабирования в поле ввода
раскрывающегося списка Масштаб на панели инструментов Стандартная и
нажать клавишу <Enter>.
□ С помощью команды Вид, Масштаб (View, Zoom).
Глава 5. Редактирование и проверка документов
123
Чтобы изменить масштаб отображения документа с помощью команды Вид,
Масштаб (View, Zoom):
1. Выберите команду Вид, Масштаб. Появится диалоговое окно Масштаб
(Zoom) (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Диалоговое окно
Масштаб
2. Выберите нужный масштаб, для чего выберите одно из положений
переключателя Масштаб или введите коэффициент масштабирования в
текстовом поле.
Параметры целая страница (whole page) и несколько страниц (few pages)
доступны, только если установлен режим просмотра разметки страницы.
3. Нажмите кнопку ОК.
Настройка параметров просмотра
С помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) можно
производить еще более детальную настройку режима просмотра документа.
Например, можно отобразить или скрыть символы табуляции и маркеры конца
абзаца, отметить границы полей пунктирными линиями, скрыть или
отобразить полосы прокрутки. Все эти параметры устанавливаются на вкладке Вид
диалогового окна Параметры (см. приложение А).
Перемещение по документу
Если вы знакомы с текстовыми процессорами, то вы очень быстро
научитесь перемещаться по документу Word. Однако не следует останавливаться
на достигнутом и прекращать изучение методов перемещения по документу,
поскольку Word предоставляет целый ряд уникальных методов,
сокращающих до минимума время поиска места в документе.
124
Часть I. Основы работы с Word 2000
Перемещение и прокрутка с помощью мыши
Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки позволяют с помощью
мыши очень просто прокручивать документ. Бегунок полосы прокрутки
показывает место отображаемой в данный момент части документа
относительно полной длины и ширины документа. При перемещении бегунка по
вертикальной полосе прокрутки рядом с ним появляется номер страницы.
Чтобы переместить точку вставки с помощью мыши, прокрутите документ так,
чтобы увидеть нужное место, переместите туда указатель мыши и щелкните им.
В табл. 5.1 перечислены методы перемещения по документу с помощью
мыши и полос прокрутки.
Таблица 5.1. Методы перемещения с помощью мыши и полос прокрутки
Перемещение Действие
На одну строку Нажать кнопку прокрутки вверх или вниз
На один экран Щелкнуть в серой области выше или ниже
бегунка на вертикальной полосе прокрутки
На одну страницу вперед или назад Нажать кнопку Предыдущая страница
(Previous Page) или кнопку Следующая
страница (Next Page) на полосе прокрутки
В другое место документа Протащить бегунок на вертикальной полосе
прокрутки в новую позицию
По горизонтали с небольшим шагом Нажать кнопку прокрутки влево или вправо
По горизонтали в нужное место Протащить бегунок на вертикальной полосе
прокрутки в новую позицию
В левое поле В обычном режиме просмотра документа
нажать кнопку прокрутки влево при нажатой
и удерживаемой клавише <Shift>. В режиме
разметки страницы просто нажать кнопку
прокрутки влево
Замечание
После того как нужное вам место документа появится на экране, не забудьте
щелкнуть мышью в тексте, чтобы переместить точку вставки в новую позицию.
В противном случае при вводе текста на экране опять появится то место
документа, где осталась точка вставки.
Перемещение и прокрутка с помощью клавиатуры
Клавиши со стрелками (<<->, <Т>, <-*>, <1>), а также другие клавиши
управления курсором — <Page Up>, <Page Down>, <Home>, <End>
перемещают точку вставки обычным образом.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
125
Эти же клавиши, но в комбинации с клавишей <Ctrl>, позволяют
выполнять и другие операции перемещения. В табл. 5.2 перечислены различные
варианты перемещения точки вставки, которые можно выполнить с помощью
клавиатуры.
Таблица 5.2. Перемещение и прокрутка с помощью клавиатуры
Перемещение
Клавиши
На один символ влево
На один символ вправо
На одну строку вверх
На одну строку вниз
На одно слово влево
На одно слово вправо
В конец строки
В начало строки
На один абзац вверх
На один абзац вниз
На один экран вверх
На один экран вниз
В первую строку окна
В последнюю строку окна
В конец документа
В начало документа
«->
<-»
<t>
<i>
<Ctrl>+«->
<Ctrl>+<->>
<End>
<Home>
<Ctrl>+<t>
<Ctrl>+<4>
<Page Up>
<Page Down>
<Ctrl>+<Page Up>
<Ctrl>+<Page Down>
<Ctrl>+<End>
<Ctrl>+<Home>
Выбор объектов
Важным*средством Woni является Выбор объектов (Select Object), которое
позволяет перемещаться по документу от одного объекта к другому.
Допустимыми объектами являются заголовки, таблицы и другие объекты,
перечисленные в табл. 5.2.
Чтобы воспользоваться средством Выбор объектов:
1. Нажмите кнопку Выбор объекта перехода (Select object) на вертикальной
полосе прокрутки. Появится палитра кнопки Выбор объекта перехода
(рис. 5.6).
2. Нажмите кнопку, определяющую тип просматриваемых объектов.
Назначение кнопок указано в табл. 5.3.
126
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 5.6. Палитра кнопки
Выбор объекта перехода
3. Нажмите одну из кнопок с двойными стрелками, расположенных рядом
с кнопкой Выбор объекта перехода, чтобы перейти к предыдущему или
следующему объекту выбранного типа.
4. Чтобы отменить режим просмотра объектов и вернуться к обычному
режиму листания страниц, нажмите кнопку Страницы в меню объектов
перехода.
Таблица 5.3. Элементы палитры кнопки Выбор объекта перехода
Элемент
Название
Поля (Field)
Концевые сноски (Endnote)
Сноски (Footnote)
Примечания (Comment)
Разделы (Section)
Страницы (Page)
Элемент Название
Перейти (Go To)
Найти (Find)
Исправления (Edits)
Заголовки (Heading)
Рисунки (Graphic)
Таблицы (Table)
После нажатия кнопки в меню для выбора типа просматриваемых объектов
кнопки на вертикальной полосе прокрутки, расположенные выше и ниже
кнопки Выбор объекта перехода, изменят свой цвет и название. Из черных
стрелочки на кнопках станут синими, что служит признаком того, что
установлен режим просмотра объектов определенного типа, а в названии
кнопки появится указание типа объектов, для которых установлен режим
просмотра.
( Замечание )
Стрелочки останутся черными, если нажать кнопку Страницы, потому что
переход к следующей и предыдущей страницам является функцией по
умолчанию для этих кнопок.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
127
Если нажать кнопку Перейти или Найти, то Word откроет соответствующую
вкладку диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace).
Абсолютный переход
Чтобы перейти к конкретной странице, разделу, строке, закладке,
примечанию, сноске, полю, таблице, рисунку, формуле, объекту или заголовку,
выберите команду Правка, Перейти (Edit, Go To) или нажмите клавиши
<Ctrl>+<G> и укажите объект перехода.
Так, чтобы перейти к конкретной странице:
1. Выберите команду Правка, Перейти. Появится диалоговое окно Найти
и заменить (Find and Replace) с раскрытой вкладкой Перейти (Go To)
(рис. 5.7).
2. Выделите вариант Страница (Page) в списке Объект перехода (Go to What).
3. Введите номер страницы в поле ввода Введите номер страницы (Enter
Page Number).
4. Нажмите кнопку Перейти (Go To).
Рис. 5.7. Вкладка Перейти диалогового окна Найти и заменить
Относительный переход
Команда Правка, Перейти (Edit, Go To) позволяет также перемешаться
относительно текущего положения точки вставки. Так, можно переместиться
на определенное число страниц, строк, разделов, сносок, примечаний, полей,
таблиц, рисунков, формул или объектов относительно текущего положения
точки вставки. Или можно переместиться в позицию, которая определяется
как процент от общей длины документа.
Чтобы выполнить относительный переход, например, к странице:
1. Выберите команду Правка, Перейти или нажмите клавиши <Ctrl>+<G>,
чтобы открыть вкладку Перейти (Go To) диалогового окна Найти и
заменить (Find and Replace).
128
Часть I. Основы работы с Word 2000
2. Выделите вариант Страница (Page) в списке Объект перехода (Go to what).
3. Введите число со знаком плюс (+) или минус (-) или число со знаком
процента (%).
4. Нажмите кнопку Перейти (Go To).
5. Нажмите кнопку Закрыть (Close) или клавишу <Esc>, чтобы закрыть
диалоговое окно Найти и заменить.
Диалоговое окно Найти и заменить можно оставить открытым, если
нужно быстро выполнить несколько переходов подряд.
Страницы, разделы, сноски, примечания, таблицы, рисунки и формулы
нумеруются от начала документа.
Чтобы перейти к любому элементу документа, выделите тип элемента в
списке Объект перехода и укажите его абсолютный или относительный
номер.
Например, если выбран вариант Страницы, то ввод числа 12 означает
именно двенадцатую страницу документа, но +12 означает двенадцатую страницу,
считая от текущей страницы вперед, а -12 — двенадцатую страницу, считая
от текущей страницы назад. Если ввести значение 50%, то это означает
переход к середине документа.
Название поля, в котором указывается информация для перехода, меняется
в зависимости от того, какой вариант выбран в списке Объект перехода.
В некоторых случаях, например при переходе к закладке, это поле
становится полем ввода с раскрывающимся списком, из которого можно выбрать
нужное значение.
Переход к месту последнего редактирования
Чтобы вернуться к предыдущему положению точки вставки, где была
выполнена какая-то операция, нажмите клавиши <Shift>+<F5>. Word помнит
три последних положения точки вставки. Четвертое нажатие комбинации
клавиш <Shift>+<F5> вернет точку вставки в исходное положение.
Если нажать клавиши <Shift>+<F5> после открытия документа, то точка
вставки переместится в место, где она находилась во время выполнения
команды сохранения документа.
Переход с помощью схемы документа
Схема документа является еще одним новым средством Word 2000. Она
представляет собой вертикальную панель, которая располагается слева от
окна документа. Это средство позволяет быстро и просто перемещаться
в длинных электронных документах. Текущее положение отслеживается в
схеме документа автоматически.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
129
Чтобы перейти к нужному месту в документе с помощью схемы документа:
1. Нажмите кнопку Схема документа (Document Map) на панели
инструментов Стандартная (Standard). Слева от окна документа появится панель
схемы документа (рис. 5.8). Кнопка Схема документа работает как
флажок: если схемы нет на экране, то нажатие этой кнопки приведет к
появлению схемы, если нажать кнопку еще раз, то схема исчезнет.
Рис. 5.8. Схема документа
2. Щелкните по тому заголовку или тексту в схеме документа, к которому
нужно перейти. Обратите внимание, что при прокрутке документа
выделение в схеме документа также перемещается, чтобы соответствовать
текущему положению точки вставки. Нажмите кнопку со значком 4- или -
рядом с заголовком в схеме документа, чтобы развернуть или свернуть
структуру, относящуюся к этому заголовку.
Для работы со схемой документа с помощью клавиатуры нажмите
клавишу <F6>. С помощью клавиш управления курсором выделите нужный
заголовок в схеме документа, а затем нажмите клавишу <Enter>, чтобы
вернуться обратно в документ. При использовании клавиатуры для
разворачивания и сворачивания можно также использовать комбинации
клавиш <Alt>+<Shift>+<+> и <Alt>+<Shift>+<->, соответственно.
3. Ширину панели схемы документа можно изменить, протащив мышью
правую границу панели.
130
Часть I. Основы работы с Word 2000
Выделение текста
Word использует общий принцип, характерный для приложений Windows:
сначала нужно выделить какой-либо объект, а потом выполнить
необходимую команду. Если необходимо удалить слово, отформатировать абзац,
переместить предложение, то сначала нужно выделить слово, абзац или
предложение, а потом выбрать соответствующую команду. Выделение можно
выполнять как с помощью мыши, так и клавиатуры.
С Замечание ^
В этом разделе рассматриваются процедуры выделения текста. Для получения
информации о выделении других объектов обратитесь к главам, посвященным
этим объектам.
Выделение текста с помощью мыши
Выделять текст с помощью мыши просто и удобно. Выделить можно любое
количество текста, от одного символа до всего документа.
Чтобы выделить небольшое количество текста:
1. Нажмите левую кнопку мыши, когда указатель мыши находится в начале
выделяемой области.
2. Протащите указатель мыши, удерживая кнопку мыши нажатой, до конца
выделяемой области и отпустите кнопку мыши.
3. Если указатель мыши достигнет границы окна, за которой еще есть
текст, то начнется автоматическая прокрутка.
Чтобы выделить текст, начиная от текущей позиции точки вставки до
некоторой отдаленной позиции:
1. Переместите точку вставки в начало выделяемой области.
2. Нажмите и удерживайте клавишу <Shift> или нажмите клавишу <F8>
(режим расширенного выделения).
Пока включен режим выделения, в строке состояния виден индикатор
вдл.
3. Прокрутите документ так, чтобы на экране был виден конец выделяемой
области.
4. Щелкните мышью в конце выделяемой области.
5. Если на шаге 2 вы нажали клавишу:
• < Shift>, то отпустите ее
• <F8>, то нажмите клавишу <Esc>, чтобы выключить режим выделения
Чтобы отменить выделение, щелкните мышью где угодно вне выделенной
области.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
131
Можно выделять как отдельные элементы, такие как слова, предложения,
строки и абзацы, так и документ в целом с помощью приемов, описанных в
табл. 5.4. Обратите внимание на использование области выделения для
эффективного выделения текста.
Область выделения — это пустая область слева от основного текста. Попадая
в эту область, указатель мыши принимает форму стрелки, направленной
вправо вверх.
Таблица 5.4. Выделение элементов текста с помощью мыши
Выделяемый элемент Действие мыши
Слово Двойной щелчок по слову
Предложение Одинарный щелчок по предложению при нажатой и
удерживаемой клавише <Ctrl>
Строка Одинарный щелчок слева от строки в области
выделения
Несколько строк Протаскивание указателя мыши по области выделения
Абзац Двойной щелчок в области выделения рядом с абзацем
Документ Одинарный щелчок в области выделения при нажатой
и удерживаемой клавише <Ctrl>
Прямоугольный блок текста Протаскивание указателя мыши из левого верхнего
угла выделяемого блока в правый нижний при
нажатой и удерживаемой клавише <Alt>
Замечание }
После того как текст выделен с помощью мыши, можно щелкнуть правой
кнопкой мыши по выделенному тексту, чтобы открыть контекстное меню.
Использование контекстных меню экономит время, поскольку не нужно двигать
указатель мыши по экрану, чтобы выбрать команду меню или нажать кнопку на
панели инструментов.
Выделение текста с помощью клавиатуры
Владеющим машинописью нет нужды отрывать пальцы от клавиатуры для
выделения текста. Word позволяет выделять различные фрагменты текста
с помощью клавиатуры быстро и просто. Наиболее удобный метод
выделения текста состоит в том, чтобы нажать и удерживать клавишу <Shift> в
процессе перемещения точки вставки. Некоторые из комбинаций клавиш,
использующиеся для выделения текста, перечислены в табл. 5.5.
132
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 5.5. Выделение текста с помощью клавиатуры
Выделяемый элемент Клавиши
Слово <Shift>+<Ctrl>+«-> или
<Shift>+<Ctrl>+<-»
От точки вставки до начала строки <Shift>+<Home>
От точки вставки до конца строки <Shift>+<End>
Строка <Shift>+<t> или <Shift>+<4>
От точки вставки до начала документа <Shift>+<Ctrl>+<Home>
От точки вставки до конца документа <Shift>+<Ctrl>+<End>
Большую область текста можно выделить, комбинируя клавишу <F8>
(расширенное выделение) и клавишу <F5> (переход).
Чтобы выделить большую область текста с помощью клавиатуры:
1. Переместите точку вставки в начало выделяемой области текста.
2. Нажмите клавишу <F8>.
3. Нажмите клавиши <Ctrl>+<G>.
4. Выделите нужный тип элемента и введите номер или другой
идентификатор, который указывает на конец выделяемого текста (см. раздел
"Относительный переход" ранее в этой главе).
5. Нажмите кнопку Перейти (Go To).
6. Нажмите клавишу <Esc>, чтобы закрыть диалоговое окно Найти и
заменить (Find and Replace).
Итак, чтобы выделить следующие 20 строк текста, нажмите клавишу <F8>,
нажмите клавиши <Ctrl>+<G>, в списке Объект перехода выделите элемент
Строка, введите +20, нажмите кнопку Перейти (Go To) и затем нажмите
клавишу <Esc>.
Чтобы выделить весь документ, можно нажать клавиши <Ctrl>+<A>.
Существует еще один способ выделения текста с помощью клавиатуры,
основанный на использование клавиши <F8>. Чтобы выделить текст от
точки вставки до определенного места документа:
1. Переместите точку вставки в начало выделяемой области текста.
2. Нажмите клавишу <F8>, чтобы включить режим выделения.
3. Нажмите одну из комбинаций клавиш, перечисленных в табл. 5.6.
4. Нажмите клавишу <Esc>, чтобы выключить режим выделения.
После того как режим выделения выключен, отменить выделение можно,
нажав любую клавишу управления курсором.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
133
Таблица 5.6. Выделение текста в режиме расширенного выделения
Выделяемый элемент
Клавиши
Соседний символ
От точки вставки до определенного символа
От точки вставки до конца строки
От точки вставки до начала строки
От точки вставки до верха предыдущего экрана
От точки вставки до низа следующего экрана
От точки вставки до начала документа
От точки вставки до конца документа
«-> или <-»
Этот символ. Например, если в
режиме расширенного выделения
нажать клавишу <Я>, то
выделение будет расширено до
очередной буквы Я
<End>
<Home>
<Page Up>
<Page Down>
<Ctrl>+<Home>
<Ctrl>+<End>
Режим расширенного выделения можно использовать и для выделения
таких элементов текста, как слово, предложение, абзац, раздел и документ.
Для этого нужно поместить точку вставки в выделяемый элемент и нажать
клавишу <F8> несколько раз (табл. 5.7).
Таблица 5.7. Расширение области выделения
Выделяемый элемент
Число нажатий клавиши <F8>
Слово
Предложение
Абзац
Раздел
Документ
Чтобы выделить область текста, меньшую, нежели текущее выделение,
необходимо, нажав и удерживая клавишу <Shift>, нажать клавишу <F8>
нужное число раз.
с
Замечание
:>
Не забудьте нажать клавишу <Esc>, когда закончите выделение, чтобы
выключить режим расширенного выделения.
134
Часть I. Основы работы с Word 2000
Удаление текста
К окончательному варианту текста редко приходят с первой попытки и
поэтому удалять текст приходится довольно часто. Удаление текста — это
очень простая операция в Word, но существуют некоторые нюансы и их
нужно иметь в виду.
Чтобы удалить текст, необходимо сначала выделить его, используя любой
метод выделения, а затем нажать клавишу <Delete> или <Backspace>.
Можно использовать специальные комбинации клавиш, которые перечислены
в табл. 5.8.
Таблица 5.8. Удаление текста
Удаляемый элемент Клавиши
Символ справа от точки вставки <Delete>
Символ слева от точки вставки <Backspace>
Следующее слово <Ctrl>+<Delete>
Предыдущее слово <Ctrl>+<Backspace>
Если вы удалили что-то по ошибке, то чтобы восстановить удаленный
элемент:
□ Выберите команду Правка, Отменить (Edit, Undo)
□ Или воспользуйтесь комбинацией клавиш <Ctrl>+<Z>
Для эффективного удаления текста с помощью клавиатуры используйте
клавишу <F8> или клавишу <Shift>.
Например, чтобы удалить предложение, три раза нажмите клавишу <F8>,
а затем клавишу <Delete> или <Backspace>.
Ввод текста с заменой
Word обладает полезным средством, которое позволяет заменять
выделенный текст на вводимый текст или содержимое Буфера обмена.
Чтобы установить режим замены выделенного фрагмента при вводе:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). Появится
диалоговое окно Параметры (Options).
2. Раскройте вкладку Правка (Edit).
3. Установите флажок заменять выделенный фрагмент (Typing Replaces
Selection).
4. Нажмите кнопку ОК.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
135
Чтобы установить режим замены символов при вводе:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). Появится
диалоговое окно Параметры (Options).
2. Раскройте вкладку Правка (Edit).
3. Установите флажок включить режим замены символов при вводе
(Overtype).
4. Нажмите кнопку ОК.
Можно также включить этот режим двойным щелчком по индикатору ЗАМ
в строке состояния.
( Замечание ^
Нужно быть очень внимательным при работе в режиме замены. Так, в режиме
замены символов при вводе необходимо иметь в виду: вводимые символы
замещают символы, следующие после точки вставки (но не вставляются перед
ними); а новый вводимый текст заменяет сначала выделение и потом
следующий за ним текст.
Отмена правки
Команда Правка, Отменить (Edit, Undo) отменяет последнее выполненное
действие (если его можно отменить). Отменить можно большинство
операций редактирования, таких как удаление, ввод и вставка.
Чтобы отменить последнюю операцию редактирования, выберите команду
Правка, Отменить (Edit, Undo) или нажмите клавиши <Ctrl>+<Z>.
С помощью панели инструментов Стандартная (Standard) можно отменить
сразу несколько последних действий. Для этого можно использовать список
кнопки Отменить (Undo), вызываемый нажатием стрелки справа от этой
кнопки.
Можно вернуть (выполнить заново) операции, которые были отменены, с
помощью кнопки Отменить на панели инструментов Стандартная. Чтобы
вернуть несколько последних операций, можно воспользоваться одним из
следующих способов:
П Нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом с кнопкой Повторить (Redo).
Появится список отмененных операций, которые можно вернуть.
□ Выберите команду Правка, Повторить (Edit, Redo).
□ Нажмите клавишу <Ctrl>+<Y>, чтобы повторить последнюю отмененную
операцию.
Если операцию нельзя отменить или вернуть, то соответствующие кнопки
на панели инструментов и команды меню будут недоступны.
136 Часть I. Основы работы с Word 2000
Разметка документа с помощью закладок
В Word закладка — это некоторый элемент, которому присвоено
определенное имя. Таким элементом может быть часть документа, включающая текст
и графику, а может быть просто некоторое место в документе.
Пользователи, знакомые с электронными таблицами, сразу узнают основную идею:
закладка — это аналог именованного интервала ячеек на рабочем листе.
Закладки используются для быстрого перемещения к определенному месту
в документе, для выделения текста и графики с целью копирования,
перемещения, индексации и перекрестных ссылок. Закладки также часто
необходимы для создания макросов, которые производят операции с некоторыми
частями документа (см. главу 34).
Закладки можно сделать видимыми на экране. Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Вид (View).
2. Установите флажок закладки (Bookmarks) в группе Показывать (Show).
3. Нажмите кнопку ОК.
4. Закладки, содержащие текст, будут отображаться в виде квадратных
скобок вокруг этого текста.
5. Закладки, только отмечающие место в документе, будут изображаться
в виде неподвижного символа I (курсора).
Создание закладок
При создании закладки нужно присвоить имя некоторому элементу
документа.
Чтобы создать закладку:
1. Переместите точку вставки в то место,
которому вы хотите дать имя, или
выделите текст и графику, которым вы хотите
дать имя.
2. Выберите команду Вставка, Закладка
(Edit, Bookmark) или нажмите клавиши
<Ctrl>+<Shift>+<F5>. Появится
диалоговое окно Закладка (Bookmark) (рис. 5.9).
Рис. 5.9. Диалоговое окно
Закладка
Глава 5. Редактирование и проверка документов
137
3. Введите имя закладки в поле Имя закладки (Bookmark Name) или
выделите в списке существующее имя, если вы хотите переопределить закладку.
При этом нужно иметь в виду, что имя закладки:
• Может быть длиной не более чем 40 символов
• Должно начинаться с буквы
• Может содержать буквы, цифры и подчеркивания
• Не может содержать пробелы, знаки препинания и специальные
символы
4. Нажмите кнопку Добавить (Add).
Редактирование, копирование
и перемещение текста, отмеченного закладкой
Текст, отмеченный закладкой, может быть скопирован, перемещен или
отредактирован. В табл. 5.9 перечислены результаты действий с текстом,
отмеченным закладкой.
Таблица 5.9. Действия с текстом, отмеченным закладкой
Действие Результат
Добавление текста между двумя
символами закладки
Добавление текста непосредственно
перед открывающей квадратной скобкой
закладки
Добавление текста непосредственно
после закрывающей квадратной скобки
закладки
Копирование текста в другой документ
Копирование текста в тот же самый
документ
Удаление части текста закладки
Удаление всего текста закладки
Вводимый текст добавляется к тексту
закладки
Вводимый текст добавляется к тексту
закладки
Вводимый текст не добавляется к тексту
закладки
Закладка вставляется также и в другой
документ
Закладка остается там же, где была
Закладка остается на месте с
оставшимся текстом
Закладка удаляется. Если вырезанный
текст закладки вставить в новом месте,
то будет вставлена и закладка
6 Зак 454
138
Часть I. Основы работы с Word 2000
Переход к закладке
Если какой-то фрагмент документа отмечен закладкой, то можно быстро
перейти к этому тексту, одновременно выделив его. Выберите команду
Вставка, Закладка (Edit, Bookmark), выделите имя закладки, к которой
нужно перейти, и нажмите кнопку Перейти (Go To). Имена закладок в списке
обычно перечисляются в алфавитном порядке, но можно их отсортировать и
в порядке расположения в документе. Для этого нужно выбрать параметр по
позиции (by position).
Такой же эффект получится, если выбрать команду Правка, Перейти (Edit,
Go To), выделить в списке Объект перехода (Go to what) вариант Закладка
(Bookmark), выделить в раскрывающемся списке нужное имя закладки и
нажать кнопку Перейти (Go To).
Скрытые закладки появляются в списке, если установлен флажок Скрытые
закладки (Hidden Bookmarks). Скрытые закладки вставляет сам Word при
составлении оглавления и других автоматически генерируемых текстов (см.
главу 30).
Удаление закладок
Чтобы удалить закладку:
1. Выберите команду Вставка, Закладка (Edit, Bookmark).
2. Выделите имя закладки, которую нужно удалить.
3. Нажмите кнопку Удалить (Remove).
4. Нажмите кнопку Закрыть (Close). Закладка удаляется, а помеченный ею
текст остается в документе на прежнем месте.
Можно удалить закладку вместе с текстом, если выделить весь текст
закладки и нажать клавишу <Delete> или <Backspace>.
Если удалить только часть текста, помеченного закладкой, то закладка
останется в документе.
Вставка часто встречающегося материала
Word предоставляет специальное средство Автотекст (AutoText),
использование которого может значительно повысить эффективность работы.
Автотекст позволяет хранить и быстро вставлять в документ часто используемый
текст или графику, причем с учетом форматирования. Например, если
приходится часто набирать длинное название фирмы, то его можно запомнить
как элемент Автотекста и быстро вставлять в документ по мере надобности.
Применение Автотекста гарантирует, что повторно используемый материал
будет вставлен без ошибок и всегда одинаково. Если вы создаете шаблон
Глава 5. Редактирование и проверка документов
139
для стандартизованных документов, то целесообразно включить в шаблон
элементы Автотекста для слов, фраз и других элементов, характерных для
документов этого типа (см. главу 4).
Word содержит несколько десятков предопределенных элементов
Автотекста, которые используются наиболее часто. Чтобы просмотреть готовые
элементы Автотекста, выберите команду Вставка, Автотекст и прокрутите
список имеющихся элементов.
Создание элемента Автотекста
Чтобы добавить текстовый или графический элемент Автотекста:
1. Выделите в документе текст, графику или таблицу, которую нужно
добавить к элементам Автотекста.
2. Выберите команду Вставка, Автотекст (Insert, AutoText).
3. В появившемся меню выберите команду Создать (New) или нажмите
клавиши <Alt>+<F3>. Появится диалоговое окно Создание элемента
автотекста (Create AutoText Entry) (рис. 5.10). Обратите внимание, что
выделенный фрагмент воспроизведен в поле Имя элемента автотекста
(AutoText entry).
Рис. 5.10. Диалоговое окно
Создание элемента автотекста
4. Введите сокращенное имя в поле Имя элемента автотекста. Постарайтесь
придумать короткое легко запоминающееся сокращение. Имя элемента
Автотекста может содержать пробелы и специальные символы.
Если ввести имя, которое уже используется для другого элемента, то
Word выдаст соответствующее предупреждение.
5. Нажмите кнопку ОК.
Каждый элемент Автотекста принадлежит некоторому шаблону. Это может
быть шаблон документа или обычный шаблон NORMAL.DOT (в последнем
случае элемент Автотекста будет доступен во всех документах).
Изложенный выше метод не позволяет указать, где должен быть сохранен
элемент Автотекста. Фактически, элемент Автотекста сохраняется в
шаблоне, к которому Word обращался последний раз, а этим шаблоном может
оказаться как шаблон документа, так и шаблон NORMAL.DOT (см. главу 4).
Сохранение элемента Автотекста в шаблоне NORMAL.DOT позволяет
использовать этот элемент в любом документе. Элемент Автотекста, который
6*
140
Часть I. Основы работы с Word 2000
сохранен в другом шаблоне, будет доступен только в документах,
основанных на этом шаблоне.
Чтобы установить место сохранения элементов Автотекста по умолчанию:
1. Выберите команду Вставка, Автотекст.
2. Выберите команду Автотекст (AutoText) в появившемся меню. Появится
диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) с раскрытой вкладкой
Автотекст (AutoText) (рис. 5.11).
3. В раскрывающемся списке Шаблоны (Look In) выберите шаблон, в
котором нужно сохранить элемент Автотекста.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 5.11. Вкладка Автотекст диалогового окна Автозамена
Выбранный шаблон будет оставаться шаблоном для сохранения элементов
Автотекста по умолчанию до тех пор, пока при создании или вставке
элемента Автотекста не будет выбран другой шаблон.
Чтобы создать элемент Автотекста и явно указать место его хранения:
1. Выделите в документе текст, графику или таблицу, которую нужно
добавить к элементам Автотекста.
2. Выберите команду Вставка, Автотекст, затем в появившемся меню
выберите команду Автотекст. Появится диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect)
с раскрытой вкладкой Автотекст.
Глава 5. Редактирование и проверка документов 141
3. Введите в поле Имя элемента (Enter AutoText entries here) имя элемента
Автотекста.
4. В раскрывающемся списке Шаблоны (Look In) выберите шаблон, в
котором нужно сохранить элемент Автотекста.
5. Нажмите кнопку Добавить (Add). Элемент Автотекста будет сохранен
в выбранном шаблоне, а диалоговое окно Автозамена будет закрыто.
При завершении сеанса работы, в котором были добавлены какие-либо
элемента Автотекста в шаблон NORMAL.DOT, может быть выдан запрос
на подтверждение сохранения элементов Автотекста в общем шаблоне
NORMAL.DOT. Это зависит от установленных параметров сохранения
документов. Если элементы добавлялись в другой шаблон, то запрос будет
выдан обязательно. Нажмите кнопку Да (Yes), чтобы сохранить элементы
Автотекста или нажмите кнопку Нет (No), чтобы отказаться от этих элементов.
Вставка элемента Автотекста
После того как элемент Автотекста создан, его можно легко вставить в
любое место документа.
Чтобы вставить элемент Автотекста в документ:
1. Поместите точку вставки в то место, где должен быть вставлен элемент
Автотекста.
2. Введите имя элемента Автотекста.
3. Нажмите клавишу <F3>.
При нажатии клавиши <F3> Word заменяет введенное имя элемента
Автотекста его значением. Имя элемента Автотекста должно быть введено в
начале строки или отделено от предшествующего текста хотя бы одним
пробелом, в противном случае оно не будет опознано как имя элемента
Автотекста, и замена не произойдет.
Если вы забыли имя элемента Автотекста, то его можно посмотреть в списке,
который появляется при выборе команды Вставка, Автотекст (Insert,
AutoText).
Чтобы вставить элемент Автотекста с помощью команд меню:
1. Поместите точку вставки в то место, где должен быть вставлен элемент
Автотекста.
2. Выберите команду Вставка, Автотекст. Появится меню Автотекста.
3. Выберите один из элементов Автотекста в меню. Значение этого
элемента будет вставлено в документ.
Состав списка элементов Автотекста зависит от текущего стиля и шаблона.
Например, если вы работаете над письмом, то в случае, когда стилем теку-
142
Часть I. Основы работы с Word 2000
щего абзаца является "Приветствие", в списке будет один набор
предопределенных элементов Автотекста, когда же стилем абзаца является "Подпись",
список будет содержать другой набор.
Кроме того, имеет значение, какой вариант выбран в раскрывающемся списке
Шаблоны (Look in) вкладки Автотекст (AutoText) диалогового окна
Автозамена (AutoCorrect).
(7" Совет ^
Чтобы увидеть список всех без исключения элементов Автотекста, нажмите и
удерживайте нажатой клавишу <Shift> при вызове списка Автотекста.
Удаление элемента Автотекста
Не используемые более элементы Автотекста лучше удалить, чтобы не
загромождать шаблон:
1. Выберите команду Вставка, Автотекст, Автотекст (Insert, AutoText, AutoText).
2. В поле Имя элемента (Enter AutoText entries here) введите имя элемента
или выберите его из списка.
3. Нажмите кнопку Удалить (Delete).
Панель инструментов Автотекст
Панель инструментов Автотекст (AutoText) (рис. 5.12) позволяет создавать
и вставлять элементы Автотекста. Чтобы отобразить панель инструментов
Автотекст, выберите команду Вид, Панели инструментов, Автотекст (View,
Toolbars, AutoText).
Рис. 5.12. Панель инструментов
Автотекст
Чтобы создать элемент Автотекста с помощью панели инструментов:
1. Выделите текст или графику.
2. Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Автотекст.
3. Введите имя элемента и нажмите кнопку ОК.
Чтобы вставить элемент Автотекста с помощью панели инструментов:
I. Нажмите кнопку Все элементы (All Entries) на панели инструментов
Автотекст и выберите элемент из списка. Надпись на этой кнопке (и
состав элементов Автотекста в списке) может меняться в зависимости от
текущего стиля и шаблона.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
143
Чтобы увидеть все элементы Автотекста, удерживайте нажатой клавишу
<Shift> при нажатии кнопки Все элементы на панели инструментов
Автотекст.
2. Выберите один из элементов Автотекста в появившемся списке. Значение
этого элемента будет вставлено в документ.
Самая крайняя слева кнопка на панели инструментов Автотекст служит для
вызова диалогового окна Автозамена (AutoCorrect) с раскрытой вкладкой
Автотекст (AutoText).
Использование Автозаполнения
Автозаполнение (AutoComplete) является еще одним средством для
ускорения ввода текста. Если это средство включено, то Word автоматически
выведет подсказку и предложит завершить ввод слова или фразы, которые Word
сможет распознать как элемент Автотекста или дату (название дня недели
или месяца).
Чтобы включить и использовать Автозаполнение:
1. Выберите команду Вставка, Автотекст, Автотекст (Insert, AutoText, AutoText).
Появится диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) с раскрытой
вкладкой Автотекст (AutoText).
2. Установите флажок Автозаполнение для автотекста и дат (Show AutoComplete
Tip for AutoText and Dates).
3. Нажмите кнопку ОК.
Начните вводить дату или имя элемента Автотекста в документ. Как только
Word распознает вводимый текст как начало даты или имя элемента
Автотекста, появится подсказка, которая будет содержать дату или несколько
первых слов элемента Автотекста.
Нажмите клавишу <Enter> или <F3>, чтобы принять предложение Word и
автоматически завершить ввод. Если предложение Word не отвечает вашим
намерениям, то просто игнорируйте его и продолжайте ввод текста.
( Замечание ^
Подсказки не появляются для элементов Автотекста, имена которых короче
трех символов.
Использование Копилки
Копилка (spike) — это специальный элемент Автотекста, который позволяет
удалить выделенные фрагменты из различных мест документа, собрать их
вместе и вставить разом в новое место документа.
144
Часть I. Основы работы с Word 2000
Содержимое Копилки вставляется в документ обычным образом, как и
любой другой элемент Автотекста. Копилку можно опустошить, и подготовить
ее для накопления новой группы фрагментов текста и графики.
Чтобы добавить текст или графику в Копилку:
1. Выделите текст или графику, которую нужно добавить в Копилку.
2. Нажмите клавиши <Ctrl>+<F3>. Word вырежет выделенный фрагмент и
добавит его в конец Копилки.
3. Выделите другие фрагменты, которые должны быть добавлены в
Копилку, и повторите шаг 2.
4. После того как все нужные элементы перенесены в Копилку, среди
элементов Автотекста появится специальный элемент с именем Копилка.
Чтобы вставить содержимое Копилки в документ:
1. Поместите точку вставки в то место документа, где должно быть
вставлено содержимое Копилки.
2. Нажмите клавиши <Shift>+<Ctrl>+<F3>, чтобы вставить содержимое
Копилки в документ и одновременно очистить Копилку.
Чтобы очистить Копилку, не вставляя ее содержимого в документ, просто
удалите Копилку из числа элементов Автотекста.
Исправление ошибок при вводе
Существует ряд характерных ошибок, которые почти каждый пользователь
допускает при вводе текста. Средство Автозамена Word распознает типичные
ошибки ввода и автоматически меняет ошибочные слова на правильные.
Автозамену можно использовать для автоматического ввода длинных слов и
фраз вместо их сокращений. Кроме того, Автозамена позволяет
автоматически исправлять последствия случайного нажатия клавиши <Caps Lock> и
автоматически делать первую букву предложения прописной.
При вводе текста вы можете заметить, что некоторые слова подчеркнуты
красной волнистой чертой. Это означает, что этих слов нет в
орфографическом словаре Word. Можно щелкнуть на таком слове правой кнопкой мыши
и увидеть список предлагаемых исправлений.
Более подробно средства проверки орфографии описаны далее в этой главе.
Создание элементов Автозамены
Элементы Автозамены можно создать двумя способами:
□ Вручную с помощью команд меню
□ В процессе проверки орфографии (см. раздел "Добавление элементов
Автозамены в процессе проверки орфографии" далее в этой главе)
Глава 5. Редактирование и проверка документов
145
Чтобы добавить элемент Автозамены с помощью команд меню:
1. Выберите команду Сервис, Автозамена (Tools, AutoCorrect). Появится
диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) с раскрытой вкладкой
Автозамена (AutoCorrect) (рис. 5.13).
Рис. 5.13. Вкладка Автозамена диалогового окна Автозамена
2. В поле заменить (Replace) введите текст, который должен автоматически
заменяться при вводе.
3. В поле на (With) введите текст, которым должен заменяться введенный
текст.
Элементы Автозамены не могут быть длиннее, чем 255 символов. В
противном случае следует пользоваться Автотекстом.
4. Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы включить новый элемент в
список автоматических замен.
Нажмите кнопку Заменить (Change), если в списке Автозамены уже
существует такой элемент. В этом случае Word запросит подтверждение,
прежде чем заменять существующий элемент новым.
5. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы средство Автозамена работало автоматически, нужно установить
флажок Заменять при вводе (Replace Text as You Type) в диалоговом окне
Автозамена.
146
Часть I. Основы работы с Word 2000
При вводе текста в поле на нельзя нажимать клавишу <Enter> (это
эквивалентно нажатию кнопки ОК).
Если заменяющий элемент должен содержать символ конца абзаца, то нужно
ввести этот текст в документ, выделить его, а затем обратиться к диалоговому
окну Автозамена.
Удаление элемента Автозамены
Иногда требуется удалить элемент Автозамены, например, если вы больше
не используете какое-то сокращение.
Чтобы удалить элемент Автозамены:
1. Выберите команду Сервис, Автозамена. Появится диалоговое окно
Автозамена.
2. Выделите в списке элемент, который нужно удалить.
3. Нажмите кнопку Удалить.
4. Нажмите кнопку ОК.
Использование Автозамены
Автозамена работает автоматически во время ввода без всяких
дополнительных усилий со стороны пользователя. Кроме автоматических замен по списку,
Автозамена позволяет производить автоматически еще некоторые исправления.
Чтобы установить параметры Автозамены:
1. Выберите команду Сервис, Автозамена (Tools, AutoCorrect). Появится
диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) с раскрытой вкладкой
Автозамена (AutoCorrect) (рис. 5.13).
2. Выберите любую комбинацию параметров из приведенных в табл. 5.10.
3. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 5.10. Параметры Автозамены
Параметр
Действие
Пример
Исправлять ДВе
ПРописные буквы
в начале слова (Correct
TWo INitial CAapitals)
Делать первые буквы
предложений
прописными (Capitalize First
Letter of Sentences)
Вторая прописная буква в слове
заменяется на строчную, если
далее в слове идут строчные буквы
Первая буква в первом слове
предложения заменяется
прописной. Признаком начала
предложения является точка предыдущего
предложения, начало абзаца или
начало документа
Слово "АВтозамена"
заменяется словом
"Автозамена"
Фрагмент текста
"заменяется
прописной, признаком" после
замены выглядит:
"заменяется
прописной. Признаком"
Глава 5. Редактирование и проверка документов
147
Таблица 5.10 (окончание)
Параметр
Действие
Пример
Устранять последствия
случайного нажатия
CAPS LOCK (Correct
accidental usage of
cAPS LOCK Key)
Заменять при вводе
(Replace Text as
You Type)
Исправить настройку
клавиатуры (Correct
keyboard layout)
Меняется регистр букв, которые
были введены после ошибочного
нажатия клавиши <Caps Lock>
Слово
"аВТОЗАМЕНА"
заменяется словом
"Автозамена"
Автоматически заменяются слова, Слово "дял" заменя-
которые присутствуют в списке ется словом "для"
Автозамены
Автоматически заменяется текст,
набранный при неправильно
выбранной раскладке клавиатуры
Предложение
"Bcgjkmpjdfybt Цщкв.'
заменяется
предложением
"Использование Word."
Автозамена производится в тот момент, когда закончен ввод слова, то есть
введен пробел или знак препинания.
Создание исключений Автозамены
При использовании Автозамены могут встретиться исключительные случаи.
Так, не всегда первую букву слова, идущего после точки, нужно делать
прописной. Например, в нашей книге часто встречаются ссылки типа "см.
приложение А". Другим примером является использование двух подряд идущих
прописных букв в названиях фирм и в торговых знаках. Для таких случаев
в Автозамене предусмотрены исключения.
Чтобы создать исключения Автозамены:
1. Выберите команду Сервис, Автозамена (Tools, AutoCorrect). Появится
диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) с раскрытой вкладкой
Автозамена (AutoCorrect) (см. рис. 5.13).
2. Нажмите кнопку Исключения (Exceptions). Появится диалоговое окно
Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions) (рис. 5.14).
3. Чтобы внести исключение, касающееся первой прописной буквы,
раскройте вкладку Первая буква (First Letter), введите исключение в поле Не
заменять прописной буквой после (Don't Capitalize After) и нажмите
кнопку Добавить (Add).
4. Чтобы внести исключение, касающееся двух прописных букв, раскройте
вкладку ДВе ПРописные (INitial CAps), введите исключение в поле Не
заменять (Don't Correct) и нажмите кнопку Добавить (Add).
5. Исключения, не попадающие в описанные выше категории, можно
добавить на вкладке Прочие (Other).
148
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 5.14. Диалоговое окно
Исключения при автозамене
6. Установите флажок Автоматически добавлять слова в список
(Automatically add words to list), если вы хотите, чтобы Word автоматически
добавлял слова в списки исключений.
7. После добавления всех исключений нажмите кнопку ОК.
8. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена.
( Замечание ^
Word добавляет слова в список исключений в следующем случае. Если
пользователь ввел слово, Автозамена заменила его на другое слово и после этого
пользователь немедленно с помощью клавиши <Backspace> стер заменяющее
слово и снова ввел исходное слово. Если после произведенной автоматической
замены выбрать команду Правка, Отменить (или нажать клавиши <Alt>+<Z>),
то Word вернет исходное слово, но не добавит его в список исключений
Чтобы удалить исключение Автозамены:
1. Выберите команду Сервис, Автозамена. Появится диалоговое окно
Автозамена.
2. Нажмите кнопку Исключения. Появится диалоговое окно Исключения
при автозамене.
3. Раскройте вкладку Первая буква, ДВе ПРописные или Прочие.
4. Выделите в списке элемент, который нужно удалить.
5. Нажмите кнопку Удалить.
6. Нажмите кнопку ОК.
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена.
Использование Буфера обмена
Word поддерживает средства перемещения и копирования фрагментов
документа, которые позволяют реорганизовать материал так, чтобы изложение
было гладким и логичным.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
149
Что такое Буфер обмена?
Фрагмент текста или графики, к которому применены команды
перемещения и копирования, помещается в специальную область памяти, которая
называется Буфер обмена. Буфер обмена хранит свое содержимое, пока в
него не будет помещено новое содержимое с помощью команды
копирования или перемещения. Фактически с помощью Буфера обмена можно
перемещать и копировать текст и графику в другие приложения Windows.
Новые возможности Буфера обмена
Для копирования нескольких фрагментов текста или графики в документ
Word через стандартный Буфер обмена Windows нужно было постоянно
переключаться между окнами. Новые возможности Буфера обмена,
реализованные в приложениях семейства Microsoft Office 2000 позволяют сохранить
до двенадцати блоков информации (текст, рисунок, Web-страницу и т. д.)
одновременно (см. главу 1).
Перемещение объектов
Вероятно, вы знакомы с концепцией перемещения текста и графики.
Фрагмент текста или графическое изображение "вырезается" из того места, где
оно находится, а затем "вставляется" в новое место. Таким образом,
существующий текст или графическое изображение перемещается в новое место.
Операцию перемещения можно произвести с помощью команд меню,
комбинаций клавиш или кнопок панели инструментов.
Чтобы переместить текст или графическое изображение:
1. Выделите нужный текст или графику.
2. Выберите команду Правка, Вырезать (Edit, Cut)
или нажмите клавиши <Ctrl>+<X>
или нажмите кнопку Вырезать (Cut) на панели инструментов
Стандартная (Standard)
или щелкните правой кнопкой мыши по выделению и в контекстном
меню выберите команду Вырезать (Cut)
3. Выделенный фрагмент удаляется из документа и запоминается в Буфере
обмена.
4. Переместите точку вставки в то место, куда нужно переместить текст или
графику.
5. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste)
или нажмите клавиши <Ctrl>+<V>
150
Часть I. Основы работы с Word 2000
или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная
или щелкните правой кнопкой мыши в новой позиции и в контекстном
меню выберите команду Вставить (Paste).
6. Выделенный фрагмент появится в новом месте.
Если требуется переместить один фрагмент в несколько разных мест, то
просто перемещайте точку вставки в эти места и вставляйте этот фрагмент,
поскольку при вставке фрагмент из Буфера обмена не удаляется.
Если нужно переместить несколько фрагментов из разных мест в одно место,
целесообразно использовать Копилку. Копилка позволяет вырезать
несколько фрагментов, переместить точку вставки в нужное место, а затем вставить
все вырезанные фрагменты в том порядке, в котором они были вырезаны.
Использование Копилки описано выше в этой главе.
Копирование объектов
Операция копирования объектов очень похожа на операцию перемещения.
Разница состоит лишь в том, что в данном случае исходный фрагмент
остается на месте, а в новое место вставляется его копия.
Можно копировать и перемещать фрагменты не только в тот же документ,
но и в другой документ. Операцию копирования можно произвести с
помощью команд меню, комбинаций клавиш или панели инструментов.
Чтобы скопировать текст или графическое изображение:
1. Выделите нужный текст или графику.
2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy)
или нажмите клавиши <Ctrl>+<C>
или нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов
Стандартная (Standard)
или щелкните правой кнопкой мыши по выделению и в контекстном
меню выберите команду Копировать (Сору)
Выделенный фрагмент запоминается в Буфере обмена.
3. Если вы хотите скопировать объект в другой документ, то откройте его.
Если документ уже открыт, то сделайте его активным. В противном
случае откройте документ.
4. Переместите точку вставки в то место, куда нужно скопировать текст или
графику.
5. Выберите команду Правка, Вставить
или нажмите клавиши <Ctrl>+<V>
или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная
Глава 5. Редактирование и проверка документов
151
или щелкните правой кнопкой мыши в новой позиции и в контекстном
меню выберите команду Вставить (Paste)
6. Выделенный фрагмент появится в новом месте.
Использование мыши
для перемещения и копирования
Word позволяет перемещать, копировать и связывать фрагменты, используя
только мышь. Это средство позволяет быстро перемещать абзацы или
предложения, копировать фразы и перетаскивать рисунки в другое место.
Чтобы переместить текст или графику в другое место с помощью мыши:
1. Выделите текст или графику, которые нужно переместить в новое место.
Если вы собираетесь перетаскивать графику, то перейдите в режим
просмотра разметки страницы.
2. Передвиньте указатель мыши так, чтобы он располагался поверх
выделения. Указатель мыши превратится в стрелку.
3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите указатель мыши
к месту назначения.
4. Указатель мыши примет форму стрелки с маленьким серым
прямоугольником снизу. Курсор серого цвета будет передвигаться вместе с
указателем мыши.
Чтобы скопировать выделенный на шаге 1 фрагмент документа, а не
переместить его, удерживайте нажатой клавишу <Ctrl> в процессе
перетаскивания указателя. При этом рядом с указателем мыши в маленьком
квадратике появится знак плюс (+). Это является признаком того, что
происходит копирование, а не перемещение.
5. Отпустите левую кнопку мыши, чтобы вставить выделение в новое место.
Правую кнопку мыши также можно использовать для вырезки, копирования
и вставки.
Чтобы переместить или скопировать текст в новое место с помощью правой
кнопки мыши:
1. Выделите текст или графику, которые нужно переместить или скопировать.
2. Установите указатель мыши над выделенным фрагментом и нажмите
правую кнопку мыши, чтобы вызвать контекстное меню.
3. Выберите команду Вырезать (Cut) или Копировать (Сору).
4. После того как выделенный фрагмент скопирован в Буфер обмена
(любым способом), щелкните правой кнопкой по тому месту документа, где
необходимо произвести вставку и в появившемся контекстном меню
выберите команду Вставить (Paste).
152
Часть I. Основы работы с Word 2000
Поиск и замена текста
Возможность поиска и замены текста, форматирования, стилей и
специальных символов значительно экономит время подготовки документа. Это
средство гарантирует, что будет найдено каждое вхождение текста,
подлежащего замене.
Команда Правка, Найти (Edit, Find) позволяет найти и выделить текст,
форматирование, стиль или специальный символ.
Команда Правка, Заменить (Edit, Replace) позволяет найти и заменить текст,
форматирование, стиль или специальный символ. Замену можно
производить как выборочно, так и глобально сразу во всем документе.
Поиск текста
Средство поиска в Word позволяет очень быстро найти конкретное слово,
словосочетание или специальный символ в многостраничном документе.
Искомый текст может иметь длину от 1 до 255 символов, считая пробелы.
Можно искать специальные символы, такие как символы табуляции,
разрывы страниц, .номера строк, сноски или отметки исправлений, а также
определенное форматирование или стиль.
Чтобы найти текст или специальные символы:
1. Если нужно производить поиск и замену только в части документа, то
выделите эту часть. В противном случае сбросьте выделение.
2. Выберите команду Правка, Найти (Edit, Find)
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<F>
3. Появится диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace), в
котором будет раскрыта вкладка Найти (Find) (рис. 5.15).
Рис. 5.15. Вкладка Найти диалогового окна Найти и заменить
4. В текстовом поле Найти (Find What) введите текст или специальные
символы, которые нужно найти. Список специальных символов приведен
в табл. 5.14 (см. раздел "Поиск и замена специальных символов" далее
в этой главе).
Глава 5. Редактирование и проверка документов
153
Текст в поле Найти прокручивается влево по мере ввода новых символов.
Всего можно ввести до 255 символов.
5. Нажмите кнопку Больше (More), чтобы сделать доступными элементы
настройки параметров поиска (рис. 5.16).
Рис. 5.16. Расширенный вид диалогового окна Найти и заменить
6. Установите необходимые параметры поиска в соответствии с табл. 5.И.
7. Нажмите кнопку Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, или
раскройте вкладку Заменить (Replace), чтобы указать параметры замены
искомого текста.
После нажатия кнопки Найти далее Word начнет поиск первого
вхождения искомого текста или специального символа и выделит это
вхождение. При этом диалоговое окно Найти и заменить остается открытым, так
что можно немедленно продолжить поиск следующего вхождения с
помощью кнопки Найти далее.
Таблица 5.11. Параметры поиска текста
Параметр Эффект
Направление (Search) Определяет направление поиска. При выборе значения
Вперед (Down) поиск осуществляется от точки вставки
до конца документа или выделенного фрагмента. Выбор
значения Назад (Up) означает поиск от точки вставки
до начала документа или выделенного фрагмента.
Значение Везде (АН) позволяет произвести поиск по всему
документу
154
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 5.11 (окончание)
Параметр
Эффект
Учитывать регистр
(Match Case)
Только слово целиком
(Find Whole words Only)
Подстановочные знаки
(Use Pattern Matching)
Поизносится как
(Sounds Like)
Все словоформы
(All Word Forms)
Формат (Format)
Специальный (Special)
Снять форматирование
(No Formatting)
Если этот флажок установлен, то будет производиться
поиск текста, совпадающего с образцом с учетом
регистра
Если этот флажок установлен, то ищутся только целые
слова, а не части других слов
Этот флажок позволяет использовать при поиске
специальные операции и выражения (см. раздел "Поиск и
замена специальных символов" далее в этой главе)
Этот флажок позволяет искать все слова, похожие по
произношению на слово, введенное в поле Найти.
Поиск созвучных слов выполняется только для
англоязычных текстов
Этот флажок позволяет искать все производные от
введенного в поле Найти слова. Поиск словоформ
выполняется только для англоязычных текстов
Эта кнопка выводит меню для выбора различных
параметров форматирования, в том числе Шрифт (Font),
Абзац (Paragraph), Язык (Language) и Стиль (Style)
В зависимости от сделанного выбора, выводится
соответствующее диалоговое окно, позволяющее задать
искомые параметры форматирования (см. раздел "Поиск
и замена форматов" далее в этой главе)
Позволяет искать вхождения специальных символов,
таких как символы абзаца или символы табуляции
(см. также раздел "Поиск и замена специальных
символов" далее в этой главе)
Удаляет все параметры поиска форматирования,
установленные во время предыдущей операции поиска
Чтобы прекратить поиск и закрыть диалоговое окно Найти и заменить,
нажмите кнопку Отмена (Cancel) или клавишу <Esc>. Например, может
понадобиться закрыть диалоговое окно, чтобы отредактировать найденный текст.
Чтобы отредактировать найденный текст, не закрывая диалогового окна
Найти и заменить нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Tab>.
Даже после того, как диалоговое окно Найти и заменить закрыто, поиск
можно продолжить, нажав комбинацию клавиш <Shift>+<F4> или снова
выбрав команду Правка, Найти. Все параметры поиска сохранятся, поэтому
можно сразу нажать кнопку Найти далее.
Если Word не может найти искомый текст, то выводится диалоговое окно,
в котором сообщается, что просмотр документа закончен и искомый текст
не найден. Нажмите кнопку ОК и измените условия поиска.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
155
Если в качестве образца поиска используется достаточно длинный фрагмент
текста, то можно скопировать этот фрагмент в Буфер обмена, а затем
вставить его в поле Найти диалогового окна Найти и заменить. Это средство
очень удобно использовать для безошибочного заполнения поля Найти.
Замена текста
Можно не только искать текст, форматирование или специальные символы,
но и автоматически заменять их. Например, если после того, как документ
закончен, выяснилось, что фамилия, упоминавшаяся в документе, или
любой другой фрагмент текста были введены неправильно, можно исправить,
положение, выполнив одну команду меню. Может, к примеру, и так
случиться: вы ввели длинный библиографический список и выделили все
названия книг подчеркиванием, а потом выяснилось, что нужно было их выделить
курсивом. Ничего страшного, можно одной командой заменить все
выделения подчеркиванием на выделения курсивом.
Замена текста во многом аналогична поиску текста. Основное различие
состоит в том, что вкладка Заменить (Replace) диалогового окна Поиск и
замена (Find and Replace) кроме поля Найти (Find What) содержит поле Заменить
на (Replace With). В этом поле вводится текст, на который нужно заменить
найденный текст. Диалоговое окно Поиск и замена позволяет подтверждать
каждую замену или выполнить замены для всех вхождений образца сразу.
Чтобы заменить текст:
1. Выберите команду Правка, Заменить (Edit, Replace) или нажмите
комбинацию клавиш <Ctrl>+<H>. Появится диалоговое окно Найти и
заменить, в котором будет раскрыта вкладка Заменить (рис. 5.17).
2. В поле Найти введите текст, который нужно заменить.
3. В поле Заменить на введите текст, которым нужно заменить.
4. Установите нужные параметры замены в соответствии с табл. 5.12.
5. Если вы хотите подтверждать каждую замену, то нажмите кнопку Найти
далее (Find Next). Когда будет найдено следующее вхождение, нажмите
кнопку Заменить (Replace), чтобы произвести замену, или кнопку Найти
далее, чтобы пропустить это вхождение и перейти к следующему.
Если нужно заменить все вхождения сразу без подтверждения, нажмите
кнопку Заменить все.
Если Word не может найти искомый текст, то выводится диалоговое окно,
в котором сообщается, что просмотр документа закончен и искомый
текст не найден. Чтобы закрыть это окно, нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку Отмена (Cancel), чтобы вернуться в документ.
156
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 5.17. Вкладка Заменить диалогового окна Найти и заменить
Таблица 5.12. Параметры замены
Параметр Эффект
Направление Определяет направление поиска образца. При выборе
(Search) значения Вперед (Down) поиск осуществляется от
точки" вставки и до конца документа или выделенного
фрагмента. Аналогично, Назад (Up) означает поиск от
точки вставки до начала документа или выделенного
фрагмента. Значение Везде (АН) позволяет произвести
замену по всему документу
Учитывать регистр Если этот флажок установлен, то заменяется текст,
(Match Case) совпадающий с введенным с учетом регистра
Только слово целиком Если этот флажок установлен, то заменяются только
(Find Whole words Only) целые слова, но не части слов
Подстановочные знаки Этот флажок позволяет использовать при замене спе-
(Use Pattern Matching) циальные операции и выражения (см. раздел "Поиск и
замена специальных символов" далее в этой главе)
Поизносится как Этот флажок позволяет заменять все слова, похожие по
(Sounds Like) произношению на слово, введенное в поле Найти.
Замена созвучных слов выполняется только для
англоязычных текстов
Все словоформы Этот флажок позволяет заменять все производные от
(All Word Forms) слова, введенного в поле Найти. Замена словоформ
выполняется только для англоязычных текстов
Глава 5. Редактирование и проверка документов
157
Таблица 5.12 (окончание)
Параметр Эффект
Формат Эта кнопка выводит меню для выбора различных пара-
(Format) метров форматирования, в том числе Шрифт, Абзац,
Язык и Стиль. В зависимости от сделанного выбора,
выводится соответствующее диалоговое окно, в
котором можно указать искомые параметры
форматирования (см. раздел "Поиск и замена специальных
символов" далее в этой главе)
Позволяет производить замену специальных символов,
таких как символы абзаца или символы табуляции
(см. также раздел "Поиск и замена специальных
символов" далее в этой главе)
Снять форматирование Удаляет все параметры поиска форматирования, уста-
(No Formatting) новленные во время предыдущей операции замены
Чтобы прервать операцию замены и закрыть диалоговое окно Поиск и замена.
нажмите клавишу <Esc> или кнопку Отмена.
Если не оговорено противное, Word применяет исходное форматирование
к заменяющему тексту. Например, если заменяется какое-либо слово и
исходное вхождение выделено полужирным, то результат замены тоже будет
выделен полужирным. Чтобы избежать этого, нужно задать форматирование
как часть спецификации замены (см. раздел "Поиск и замена форматов"
далее в этой главе).
Отменить замену можно с помощью команды Правка, Отменить (Edit,
Undo). Если замена выполнялась с подтверждением, то отменяется только
последняя замена. Последовательно выполняя эту команду, можно отменить
все сделанные замены, начиная с последней. Если была нажата кнопка
Заменить все, то команда Правка, Отменить отменяет все замены.
Поиск и замена форматирования и стилей
Поиск и замена форматирования во многом аналогична поиску и замене
текста. Например, можно заменить все выделения подчеркиванием на
выделения курсивом. При этом никакого текста в полях Найти (Find What) и
Заменить на (Replace With) диалогового окна Поиск и замена (Find and
Replace) указывать не нужно. Искать и заменять можно как текст и
форматирование отдельно, так и определенным образом отформатированный текст.
Искать и заменять можно не только формат символов, но и формат абзаца,
язык и стиль. Например, можно заменить все центрированные абзацы
(заголовки) на абзацы с выступом на левое поле. А можно, например, если
Специальный
(Special)
158
Часть I. Основы работы с Word 2000
основный язык документа русский, заменить отдельные встречающиеся
английские слова на те же самые слова, но помеченные надо улучшить,
с тем чтобы средства проверки правописания использовали нужный словарь.
Поиск и замена форматов
Искать и заменять можно текст, форматирование или то и другое вместе.
Например, можно найти текст и заменить его другим текстом, или можно
найти определенным образом отформатированный текст и заменить его
текстом, отформатированным другим образом, или можно найти только
определенное форматирование и заменить его другим форматированием.
Чтобы найти или заменить форматирование:
1. Выберите команду Правка, Найти (Edit, Find) или Правка, Заменить
(Edit, Replace). Появится диалоговое окно Найти и Заменить (Find and
Replace).
2. В поле Найти (Find What) введите текст, который надо найти, или
оставьте это поле пустым, если нужно найти только форматирование.
3. Укажите форматирование символов, абзаца, язык или стиль, который
нужно найти или заменить.
Чтобы найти форматирование символов, нажмите кнопку Формат
(Format) и в появившемся меню выберите команду Шрифт (Font). Появится
диалоговое окно Найти шрифт (Find Font) (рис. 5.18). Это диалоговое
окно выглядит точно так же, как диалоговое окно Шрифт (Font), которое
используется для форматирования символов (см. главу 7). Укажите
параметры, которые нужно найти, и нажмите кнопку ОК или клавишу
<Enter>.
Чтобы найти форматирование абзаца, нажмите кнопку Формат и в
появившемся меню выберите команду Абзац (Paragraph). Появится
диалоговое окно Найти абзац (Find Paragraph). Это диалоговое окно выглядит
точно так же, как диалоговое окно Абзац, которое используется для
форматирования абзацев. Укажите параметры, которые нужно найти, и
нажмите кнопку ОК или клавишу <Enter> (см. главу 8).
Чтобы найти область документа, помеченную определенным языком,
нажмите кнопку Формат и в появившемся меню выберите команду Язык
(Language). Появится диалоговое окно Найти язык (Find Language)
(рис. 5.19). Это диалоговое окно выглядит точно так же, как диалоговое
окно Язык, которое используется для указания языка текста. Укажите
язык, который нужно найти, и нажмите кнопку ОК или клавишу <Enter>
(см. главу 7).
Чтобы найти область документа, которой назначен определенный стиль,
нажмите кнопку Формат и в появившемся меню выберите команду Стиль
Глава 5. Редактирование и проверка документов
159
(Style). Появится диалоговое окно Найти стиль (Find Style) (рис. 5.20).
Укажите стиль, который нужно найти, и нажмите кнопку ОК или
клавишу <Enter> (см. главу 10).
Замечание ^)
Можно также найти фрагмент текста с определенными параметрами
табуляции, границ, а также текст выделенный цветом. Для этого в меню кнопки
Формат необходимо выбрать команды Табуляция (Tabs), Рамка (Border) и
Выделение цветом (Color Highlight), соответственно.
Рис. 5.18. Диалоговое окно
Найти шрифт
Рис. 5.19. Диалоговое окно Найти язык Рис. 5.20. Диалоговое окно Найти стиль
160
Часть I. Основы работы с Word 2000
4. Выбранные форматы символов, абзацев, языка и стиля будут
перечислены под полем Найти.
5. Введите в поле Заменить на (Find What) заменяющий текст или оставьте
его пустым, если нужно заменить только форматирование.
6. Чтобы добавить форматирование к заменяющему тексту, нажмите кнопку
Формат и выберите команду Шрифт, Абзац, Язык или Стиль. Появится
диалоговое окно Заменить шрифт, Заменить абзац, Заменить язык или
Заменить стиль, соответственно. Выберите нужные параметры. Нажмите
кнопку ОК или клавишу <Enter>.
Выбранные форматы символов, абзаца, языка и стиля будут перечислены
под полем Заменить на.
7. Нажмите кнопку Найти далее (Find Next), чтобы найти и выделить
следующее вхождение указанного текста и/или форматирования.
8. Когда будет найдено следующее вхождение
• Нажмите кнопку Заменить (Replace), чтобы произвести замену
Или кнопку Найти далее, чтобы пропустить это вхождение и перейти
к следующему
• Нажмите кнопку Заменить все (Replace All), чтобы заменить все
вхождения сразу без подтверждения
9. После того как операция поиска или замены завершена, нажмите кнопку
Отмена (Cancel) или клавишу <Esc>, чтобы закрыть диалоговое окно
Найти и заменить.
В диалоговых окнах, которые появляются после нажатия кнопки Формат,
в начальный момент все текстовые поля пусты, а флажки имеют серый цвет.
Это означает, что данные параметры не участвуют в спецификации
операции поиска или замены.
Если один раз щелкнуть по флажку, то он будет установлен (т. е. появится
отметка). Это означает, что искомый или заменяющий текст должен
обладать данным свойством форматирования.
Если щелкнуть по флажку второй раз, то он будет сброшен. Это означает,
что искомый или заменяющий текст не должен обладать данным свойством
форматирования.
Если же щелкнуть по флажку в третий раз, то он снова станет серым. Это
означает, что данное свойство форматирования не участвует в
спецификации операции поиска или замены.
Например, для того чтобы отменить выделение малыми прописными
буквами всех вхождений некоторого слова:
1. Выберите команду Правка, Заменить и введите слово в поле Найти.
2. Нажмите кнопку Формат и выберите команду Шрифт.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
161
3. Щелкните по флажку Малые прописные (Small Caps), чтобы установить
его. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Найти и
заменить.
4. Введите то же самое слово в поле Заменить на. Нажмите кнопку Формат
и выберите команду Шрифт. Два раза щелкните по флажку Малые
прописные, чтобы снять его. Если оставить этот флажок серым, то
форматирование символов не будет изменено. Нажмите кнопку ОК, чтобы
вернуться в диалоговое окно Найти и заменить.
5. Нажмите кнопку Найти далее и затем нажмите кнопку Заменить или
Заменить все.
Выбранные параметры форматирования в полях Найти и Заменить на
диалогового окна Найти и заменить остаются в силе до тех пор, пока не будут
изменены. Другими словами, когда открывается диалоговое окно Найти и
заменить, в нем уже присутствуют установки форматирования, сделанные во
время предыдущей операции поиска или замены.
Чтобы удалить все установки форматирования, нажмите кнопку Снять
форматирование (No Formatting). Параметры поиска и замены запоминаются
только в течение сеанса работы с Word. При следующем запуске Word
параметры поиска и замены автоматически сбрасываются.
Средство поиска и замены в Word является весьма гибким. Оно позволяет
заменять текст независимо от форматирования, форматирование независимо
от текста или то и другое во взаимосвязи. Можно оставить поле Заменить на
пустым и тем самым удалить текст или форматирование. В табл. 5.13
перечислены возможности поиска и замены, предоставляемые командами
поиска и замены.
Таблица 5.13. Возможности поиска и замены
Если заменить
На
То получится
Текст
Формат
Формат или текст и формат Формат
Текст Текст и формат
Текст Пустое значение
Формат или текст и формат Пустое значение
Старый текст и формат
плюс новый формат
Старый текст в новом формате
Новый текст, старый формат
плюс новый формат
Удаленный текст
Удаленный текст и формат
Поиск и замена специальных символов
Поиск и замена текста в документе не представляют трудностей. Иногда
нужно искать и заменять нечто отличное от текста, например, символы
табуляции, символы абзаца, символы конца раздела и многое другое.
162
Часть I. Основы работы с Word 2000
Например, если открыть текстовый файл (ASCII файл), в котором каждая
строка заканчивается символом возврата каретки, то все эти символы можно
заменить на пробелы. Еще пример: если имеется текстовый файл со
списком, в котором элементы разделены пробелами, то их можно заменить
символами табуляции и тем самым добиться автоматического выравнивания
колонок.
Поиск и замена специальных символов осуществляется либо с помощью
кнопки Специальный (Special) диалогового окна Найти и заменить (Find and
Replace), либо с помощью кодов специальных символов. В табл. 5.14
перечислены коды специальных символов, которые можно ввести с клавиатуры.
Таблица 5.14. Коды специальных символов
Код
АР
At
Аа
А 9
А#
-$
/ЧА
Л +
*=
Ае
Ad
Af
Ag
An
Al
Am
As
* .4.
Л-
Ab
Aw
Специальный символ
Символ абзаца (И)
Символ табуляции (->)
Знак примечания (только при поиске)
Любой символ (только при поиске)
Любая цифра (только при поиске)
Любая буква (только при поиске)
Символ крышки (~)
Длинное тире (—)
Короткое тире (—)
Знак концевой сноски (только при поиске)
Поле (только при поиске)
Знак сноски (только при поиске)
Рисунок (только при поиске)
Разрыв колонки
Разрыв строки
Принудительный разрыв страницы
Неразрывный пробел
Неразрывный дефис
Мягкий перенос
Разрыв раздела (только при поиске)
Символ пробела (любое пустое пространство — один пробел,
несколько пробелов или символы табуляции) (только при поиске)
Глава 5. Редактирование и проверка документов 163
Таблица 5.14 (окончание)
Код Специальный символ
Ас Содержимое Буфера обмена (только при замене)
А& Содержимое поля Найти (только при замене)
^Onnn Символ ANSI или ASCII, где nnn — код символа (только при замене)
Чтобы вставить специальный символ с помощью кнопки Специальный:
1. Выберите команду Правка, Найти (Edit, Find) или Правка, Заменить
(Edit, Replace).
2. Установите точку вставки в поле Найти (Find What) или в поле Заменить на
(Replace With).
3. Нажмите кнопку Специальный.
4. В появившемся меню выберите символ, который нужно найти или заменить.
Чтобы вставить специальный символ с помощью клавиатуры:
1. Выберите команду Правка, Найти или Правка, Заменить.
2. Введите соответствующий код в поле Найти или в поле Заменить на.
Символ крышки (А) вводится клавишами <Shift>+<6> при английской
раскладке клавиатуры.
3. Нажмите кнопку Снять форматирование (Clear Formatting), если
форматирование не должно влиять на поиск и замену.
Управление переносом слов
Перенос слов позволяет выровнять правую границу текста и уменьшить
пробелы между словами в абзацах, выровненных по ширине. Слова при
переносе разбиваются на части с помощью дефиса. Word имеет три типа
дефисов: необязательные (мягкие), обычные и неразрывные (жесткие).
В табл. 5.15 приведены сведения об этих трех типах дефисов.
Таблица 5.15. Типы дефисов
Дефис Клавиши Вид Функция
Обычный <Дефис> - Используется для составных
слов и всегда отображается
Необязательный <С!г1>+<Дефис> -, Используется для переноса
слов в конце строки. Не
отображается, если не был
использован для переноса
164
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 5.15 (окончание)
Дефис
Неразрывный
Клавиши
<Ctrl>+<Shift>+<flec})i/ic>
Вид Функция
Используется для слов,
которые не должны
переноситься. Всегда отображается
Расстановка переносов в документе улучшает его внешний вид за счет
уменьшения расстояния между словами в абзацах, выровненных по ширине,
и выравнивания правого края в абзацах, выровненных влево (см. главу 9).
Word позволяет автоматически расставить необязательные переносы по всему
документу. При этом анализируется первое слово в каждой строке, и если
это слово может быть перенесено, то в него вставляется необязательный
дефис. После этого первая часть слова переходит на предыдущую строку.
Необязательные переносы печатаются только тогда, когда они появляются
в конце строки при фактическом переносе слова.
Можно управлять вручную расстановкой дефисов, обозначающих переносы.
В режиме ручного управления переносами Word отображает каждый случай
переноса и запрашивает у пользователя разрешение, прежде чем вставить
дефис.
Вставка обычных и неразрывных дефисов
Обычный дефис вставляется в составных словах и в том случае, когда нужно
перенести слово вручную. Если слово оказывается в конце строки и должно
быть перенесено, то перенос производится по обычному дефису.
Неразрывный дефис обладает тем свойством, что перенос по нему не производится.
Например, неразрывный дефис нужен, чтобы предотвратить перенос таких
слов, как "что-либо".
Настройка параметров переноса
Чтобы настроить параметры переноса слов в документе:
1. Выберите команду Сервис, Язык, Расстановка переносов (Tools, Language,
Hyphenation). Появится диалоговое окно Расстановка переносов (рис. 5.21).
Рис. 5.21. Диалоговое окно
Расстановка переносов
Глава 5. Редактирование и проверка документов
165
2. Установите параметры переноса в соответствии с табл. 5.16.
3. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 5.16. Параметры переносов
Параметр
Действие
Автоматическая расстановка
переносов (Automatically
Hyphenate Document)
Переносы в словах
из ПРОПИСНЫХ БУКВ
(Hyphenate Words In CAPS)
Ширина зоны переноса слов
(Hyphenation Zone)
Макс, число последовательных
переносов (Limit Consecutive
Hyphens To)
Принудительно (Manual)
Переносы расставляются автоматически
Разрешается переносить слова из прописных
букв
Ширина зоны вдоль правого края, которая
регулирует количество переносов. Если крайнее
слово целиком помещается в эту зону, то оно
не переносится. Таким образом, чем больше
установлена ширина зоны переноса, тем
меньше переносов будет сделано и наоборот, чем
меньше ширина зоны переноса, тем больше
слов будет перенесено
Ограничение на число подряд идущих строк,
которые оканчиваются дефисом
Нажатие этой кнопки позволяет проверить и
исправить автоматически расставленные
переносы. Каждое переносимое слово выводится с
указанием мест возможных переносов. Можно
удалить вставленные Word необязательные
переносы и вставить свои
Автоматическая расстановка переносов
Чтобы автоматически расставить необязательные дефисы:
1. Если включен режим отображения скрытого текста и непечатаемых
символов, нажмите клавиши <Shift>+<Ctrl>+<*> или выберите команду
Сервис, Параметры (Tools, Options), раскройте вкладку Вид (View) и
снимите флажки отображения скрытого текста и других непечатаемых
символов перед расстановкой переносов.
2. Расстановку переносов нужно производить с учетом того, как будет
печататься текст, то есть без скрытого текста и непечатаемых символов.
3. Выберите команду Сервис, Язык, Расстановка переносов (Tools, Language,
Hyphenation). Появится диалоговое окно Расстановка переносов (см.
рис. 5.21).
166
Часть I. Основы работы с Word 2000
4. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically
Hyphenate Document).
5. Нажмите кнопку ОК. В существующем тексте будут расставлены переносы.
6. Расстановка переносов в существующем и вновь вводимом тексте будет
автоматически меняться по мере редактирования документа.
Чтобы удалить из текста автоматически вставленные необязательные дефисы,
просто снимите флажок Автоматическая расстановка переносов в диалоговом
окне Расстановка переносов.
Расстановка переносов вручную
Чтобы вставить переносы вручную:
1. Если включен режим отображения скрытого текста и непечатаемых
символов, то нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Ctrl>+<*> или выберите
команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскройте вкладку Вид (View)
и снимите флажки отображения скрытого текста и других непечатаемых
символов перед расстановкой переносов.
2. Расстановку переносов нужно производить с учетом того, как будет
печататься текст, то есть без скрытого текста и непечатаемых символов.
3. Если нужно расставить переносы только в части текста, то эту часть
необходимо предварительно выделить. В противном случае Word расставит
переносы во всем документе.
4. Выберите команду Сервис, Язык, Расстановка переносов (Tools, Language,
Hyphenation). Появится диалоговое окно Расстановка переносов
(см. рис. 5.21).
5. Снимите флажок Автоматическая расстановка переносов (Automatically
Hyphenate Document).
6. Нажмите кнопку Принудительно (Manual). Появится диалоговое окно
Расстановка переносов (Manual Hyphenation) (рис. 5.22).
Рис. 5.22. Диалоговое окно,
предназначенное для расстановки
переносов вручную
7. Нажмите кнопку Да (Yes), если вы согласны с расстановкой переносов,
которую предлагает Word. В противном случае с помощью мыши или
клавиш <<-> и <-»> переместите позицию дефиса и нажмите кнопку Да.
Word автоматически перейдет к следующему переносимому слову.
8. Нажмите кнопку Нет (No), если вы не согласны с расстановкой
переносов и хотите запретить перенос этого слова.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
167
9. Продолжайте расстановку переносов, пока Word не сообщит, что
расстановка переносов завершена, после чего нажмите кнопку ОК.
Удаление вставленных вручную переносов
Чтобы удалить необязательные переносы, вставленные вручную:
1. Выберите команду Правка, Заменить (Edit, Replace).
2. Поместите курсор в поле ввода Найти (Find What) и нажмите кнопку
Специальный (Special). Если этой кнопки нет в диалоговом окне,
нажмите кнопку Больше (More), чтобы расширить диалоговое окно.
3. Выберите вариант Мягкий перенос (Soft Hyphenation) в появившемся меню.
В поле ввода Найти будет вставлен соответствующий код.
4. Поле Заменить на (Replace With) оставьте пустым.
5. Нажмите кнопку Заменить все (Replace All), чтобы убрать все
необязательные дефисы из документа.
6. Нажмите клавишу <Esc> или кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть
диалоговое окно Найти и заменить.
Проверка правописания
Средство проверки орфографии Word очень быстро находит в документе
слова, которых нет ни в основном, ни в специальных или вспомогательных
словарях, поскольку в них допущены ошибки или они не знакомы
программе. Кроме того, средство проверки орфографии может предложить
несколько вариантов правильного написания, среди которых почти наверняка
есть тот, который нужен.
Если включено средство автоматической проверки орфографии, то
неправильно введенные слова сразу при вводе подчеркиваются красной
волнистой линией, что бросается в глаза при чтении текста. Кроме того, в строке
состояния появляется значок в виде открытой книги с красным крестиком,
который означает, что в документе есть орфографические ошибки.
Средство проверки орфографии Word попутно следит еще за тем, чтобы:
П Не было повторения слов (например, "что что")
П Правильно употреблялись прописные буквы (например, "мЫ")
□ Прописные буквы обязательно присутствовали там, где они нужны
(например "москва")
Проверка орфографии проводится от начала до конца документа. Однако
можно проверить орфографию только в части документа, если выделить эту
часть.
168
Часть I. Основы работы с Word 2000
Проверка орфографии является важным инструментом и дает определенную
уверенность в правильности текста, но есть такие ошибки, которые никакая
проверка орфографии не сможет обнаружить, например, если вы ввели одно
слово вместо другого. Поэтому тщательное вычитывание текстов
необходимо всегда.
( Замечание ^
Многие средства Word 2000, в частности проверка орфографии, не являются
обязательными и могут быть не установлены. Если какое-то средство не
установлено, то при выборе команды, вызывающей это средство, автоматически
запустится программа установки, с помощью которой можно добавить
отсутствующие средства.
Автоматическая проверка орфографии
в документе
При автоматической проверке орфографии неправильно введенные слова
сразу при вводе подчеркиваются красной волнистой линией. Чтобы
включить автоматическую проверку орфографии:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Правописание (Spelling & Grammar) и установите
флажок автоматически проверять орфографию (Automatic Spell Checking).
Если окажется, что это средство слишком сильно замедляет работу системы,
отключите автоматическую проверку орфографии и воспользуйтесь
командными методами проверки орфографии, которые описаны ниже.
Чтобы проверить орфографию слов, подчеркнутых красной волнистой
линией:
1. Дважды щелкните по значку открытой книги в строке состояния, чтобы
найти и выделить следующее подчеркнутое слово в документе.
2. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши непосредственно по
подчеркнутому слову.
3. Появится контекстное меню, которое содержит варианты написания
слова и некоторые команды.
4. Исправить неправильно написанное слова можно с помощью одного из
следующих действий:
• Исправить слово вручную
• Выбрать вариант написания из контекстного меню
• Выбрать команду Пропустить все (Ignore All), чтобы игнорировать все
вхождения этого слова в документ
• Выбрать команду Добавить (Add), чтобы добавить слово в текущий
дополнительный словарь
Глава 5. Редактирование и проверка документов
169
Повторите эту процедуру для каждого слова, подчеркнутого красной
волнистой чертой.
Замечание "^
Действие команды Пропустить все распространяется на текущий сеанс работы
с Word, то есть вновь введенные слова тоже будут игнорироваться, но только
до завершения работы Word.
Проверка орфографии в документе
Чтобы проверить орфографию в документе с помощью команды меню:
1. Выделите слово или фрагмент документа, который нужно проверить. Если
ничего не выделено, то проверяется весь документ.
2. Выберите команду Сервис, Правописание (Tools, Spelling and Grammar)
или нажмите кнопку Правописание (Spelling) на панели инструментов
Стандартная (Standard)
или нажмите клавишу <F7>.
3. Появится диалоговое окно Орфография (Spelling) (рис. 5.23).
Рис. 5.23. Диалоговое
окно Орфография
4. Word просматривает документ, сопоставляя каждое слово со словарем.
Если обнаруживается слово, которого нет в словаре, оно подсвечивается
в тексте и появляется в поле Нет в словаре (Not in Dictionary).
5. Диалоговое окно Орфография можно подвинуть, если оно заслоняет
контекст ошибочного слова.
6. Если в документе нет ошибочных слов, то диалоговое окно Орфография
даже не появляется.
7 Зак 454
170
Часть /. Основы работы с Word 2000
7. Отредактируйте ошибочное слово в поле Нет в словаре или выделите
нужное написание в списке Варианты (Suggestions).
Если на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) диалогового окна
Параметры (Options) установлен флажок всегда предлагать замену (Always
Suggest Corrections), и Word может предложить вариант для исправления
ошибки, то варианты написания появятся в списке Варианты. Чтобы
вызвать это диалоговое окно из диалогового окна Орфография, нажмите
кнопку Параметры (Options).
Если же флажок всегда предлагать замену снят, то список Варианты
будет пуст. В этом случае, чтобы вывести варианты написания, нажмите
клавиши <Alt>+<E>.
8. Если правильное написание слова появилось в списке Варианты, то
нажмите кнопку Заменить (Change). Неправильно написанное слово будет
заменено на выделенный элемент списка Варианты.
9. Чтобы заменить сразу все вхождения неверно написанного слова,
нажмите кнопку Заменить все (Change All).
10. Если необходимо оставить найденное слово без изменений, то нажмите
кнопку Пропустить (Ignore).
11. Нажмите кнопку Пропустить все (Ignore All), если нужно игнорировать
все вхождения этого слова в документ.
12. Если Word считает слово ошибочным, а вы уверены в том, что оно
написано правильно и хотите добавить его в словарь, нажмите кнопку
Добавить (Add). Слово будет добавлено в текущий вспомогательный словарь.
13. Сделать вспомогательный словарь текущим можно выделив его имя
в раскрывающемся списке вспомогательные словари (Custom
Dictionaries) на вкладке Правописание диалогового окна Параметры.
14. Word продолжит поиск ошибочных слов. Нажмите кнопку Отмена
(Cancel), чтобы прекратить проверку орфографии. Кроме того, можно
отменить последние исправления (не более пяти), если нажать кнопку Вернуть
(Undo).
Когда будет проверена выделенная часть или весь документ, появится
диалоговое окно с соответствующим сообщением. Если проверялась только
часть документа, то будет предложено провести проверку оставшейся части
документа.
Если начать проверку орфографии в середине документа, то проверка будет
проведена до конца, а затем Word вернется к началу документа и закончит
на том месте, где начал.
Можно прервать проверку орфографии для правки документа, не закрывая
диалоговое окно Орфография. Просто оттащите его в сторону от места правки.
Затем щелкните где-нибудь в документе или нажмите клавиши <Ctrl>+<Tab>,
Глава 5. Редактирование и проверка документов 171
чтобы активизировать окно документа. После правки документа
нажмите кнопку Возобновить (Resume), чтобы продолжить проверку орфографии
с того места, где остановились.
Если ни одно из слов в списке Варианты не подходит по контексту
(средство проверки орфографии не сможет определить правильное написание
слова, если в нем содержится большое количество ошибок), то неправильно
написанное слово можно отредактировать прямо в поле Нет в словаре. После
того как слово исправлено, нажмите кнопку Заменить, чтобы внести
исправления в документ, или нажмите кнопку Отменить правку (Undo Edit),
чтобы отказаться от изменений и вернуть прежнее написание.
Отменить все исправления, сделанные в процессе проверки орфографии,
можно двумя способами:
□ Выберите команду Правка, Отменить (Edit, Undo) сразу после того, как
проверка орфографии закончена.
□ Нажмите кнопку со стрелкой вниз справа от кнопки Отменить (Undo) на
панели инструментов Стандартная. Выделите с помощью мыши все
исправления, которые нужно отменить и щелкните мышью.
Добавление элементов Автозамены
в процессе проверки орфографии
Чтобы добавить элемент Автозамены в процессе проверки орфографии:
1. Выберите команду Сервис, Правописание (Tools, Spelling and Grammar)
и начните процесс проверки орфографии и грамматики.
2. Нажмите кнопку Автозамена (AutoCorrect), чтобы заменять тот текст,
который находится в поле Нет в словаре (Not in Dictionary) на текст, который
находится в поле Варианты (Change To). Указанная замена будет
добавлена в список элементов Автозамены.
В список Автозамены можно добавить только один из вариантов
исправления, предлагаемых Word.
Исправление, введенное вручную не может быть добавлено в список
Автозамены.
3. Продолжайте проверку орфографии.
Добавление слов в словарь
В процессе проверки орфографии можно пополнять вспомогательные
словари. Когда Word выделит как неправильное некоторое слово, которое вы
намерены использовать, выберите вспомогательный словарь и добавьте в него
это слово. После этого средство проверки орфографии уже не будет считать
это слово неправильным.
7*
172
Часть I. Основы работы с Word 2000
Чтобы добавить слово во вспомогательный словарь:
1. Нажмите кнопку Параметры (Options) в диалоговом окне Орфография
(Spelling).
2. В раскрывающемся списке Вспомогательные словари (Custom Dictionary)
выделите нужный словарь.
3. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно параметров правописания.
4. Нажмите кнопку Добавить (Add).
( Замечание ^
Будьте внимательны, чтобы случайно не добавить в словарь неправильное
слово. Если нужно удалить неправильно добавленное слово из
вспомогательного словаря, то откройте словарь с помощью текстового редактора WordPad
и удалите слово. Словари обычно располагаются в папке \PROGRAM FILES
\COMMON FILES\MICROSOFT SHARED\PROOF.
Установка параметров проверки орфографии
В диалоговом окне Орфография (Spelling) имеется кнопка Параметры
(Options), которая позволяет установить различные параметры проверки
орфографии, например, указать дополнительные словари, включить или
отключить автоматическую проверку и другие.
Параметры проверки орфографии устанавливаются следующим образом:
1. Чтобы установить параметры до начала проверки, выберите команду
Сервис, Параметры, а затем раскройте вкладку Правописание (Spelling &
Grammar) (рис. 5.24).
Чтобы установить параметры непосредственно в процессе проверки,
нажмите кнопку Параметры в диалоговом окне Орфография.
2. В группе Орфография (Spelling) можно установить параметры,
перечисленные в табл. 5.17.
3. Кнопка Словари (Dictionaries) открывает диалоговое окно
Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) (рис. 5.25).
4. В списке Вспомогательные словари выберите словари, которые нужно
открыть.
5. Одновременно можно открыть до 10 словарей, хотя можно иметь сколько
угодно много вспомогательных словарей, но проверка будет выполняться
только по открытым словарям.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Вспомогательные
словари
7. Еще раз нажмите кнопку ОК.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
173
Рис. 5.24. Вкладка Правописание диалогового окна Параметры
Таблица 5.17. Параметры проверки орфографии
Флажок
Функция
автоматически проверять
орфографию (Check Spelling
as You Type)
не выделять слова с ошибками
(Hide Spelling Errors)
всегда предлагать замену
(Always Suggest Corrections)
предлагать только из основного
словаря (Suggest from Main
Dictionary Only)
пропускать слова из прописных
букв (Ignore Words in UPPERCASE)
пропускать слова с цифрами
(Ignore Words with Numbers)
Автоматически определяются и выделяются
подчеркиванием красной волнистой линией
слова, не содержащиеся в словарях
Найденные слова с ошибками не выделяются
Предлагаются варианты написания ошибочного
слова. Если снять этот флажок, то варианты
автоматически предлагаться не будут, при этом
проверка орфографии несколько ускорится
Предлагается вариант написания только из
основного словаря, но не из вспомогательных
словарей
Игнорируются все слова, состоящие только из
прописных букв
Игнорируются все слова, в которые входят
цифры
174
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 5.17 (окончание)
Флажок Функция
пропускать адреса Интернета и Игнорируются все слова, являющиеся адреса-
имена файлов (Ignore Internet ми Internet и именами файлов
and file Addresses)
Рис. 5.25. Диалоговое окно
Вспомогательные словари
Создание вспомогательного словаря
При проверке орфографии слова документа проверяются по словарю.
Основной словарь Word содержит десятки тысяч слов, и все-таки некоторые
используемые вами слова могут отсутствовать. Например, такими словами
могут быть специальные технические термины, названия фирм, фамилии
партнеров. Для таких слов можно создать вспомогательный словарь и
использовать его наряду с основным словарем при проверке орфографии.
Чтобы создать новый вспомогательный словарь:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Правописание (Spelling & Grammar).
2. Нажмите кнопку Словари (Dictionaries).
3. В появившемся диалоговом окне Вспомогательные словари (Custom
Dictionaries) нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно
Создание вспомогательного словаря (New custom dictionary).
4. В текстовом поле Имя файла (File Name) введите имя нового словаря,
которое должно кончаться расширением .DIC.
5. Обычно файлы словарей располагаются в папке \PROGRAM FILES
\COMMON FILES\MICROSOFT SHARED\PROOF. Тем не менее можно
сохранить словарь и в любой другой папке.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
175
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save) в диалоговом окне Создание
вспомогательного словаря.
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Вспомогательные
словари.
8. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
Вспомогательный словарь можно редактировать, например, удалять
ошибочно внесенные слова. Для этого в диалоговом окне Вспомогательные
словари выделите словарь и нажмите кнопку Изменить (Edit). Все элементы
вспомогательного словаря отсортированы по алфавиту. После
редактирования сохраните файл в текстовом формате (не изменяйте имя и
местоположение файла словаря).
В табл. 5.18 приведены возможности работы со вспомогательными
словарями, которые предоставляет диалоговое окно Вспомогательные словари.
Таблица 5.18. Элементы управления диалогового окна
Вспомогательные словари
Элемент управления
Выполняемая функция
Кнопка Изменить (Edit)
Кнопка Добавить (Add)
Кнопка Удалить (Remove)
Раскрывающийся список
Язык (Language)
Внесение изменений в выделенный вспомогательный
словарь. На время редактирования словаря Word
прекращает автоматическую проверку орфографии
После окончания редактирования можно снова
установить автоматическую проверку орфографии
Добавление вспомогательного словаря, который
расположен где-либо на другом диске или в другой папке
Удаление выделенного вспомогательного словаря из
списка
Назначение вспомогательному словарю
определенного языка. Вспомогательный словарь будет
использоваться только для проверки слов, которые помечены
как слова данного языка (см. раздел "Проверка
текстов на других языках" далее в этой главе). Если
выбрать в данном раскрывающемся списке вариант
(нет) (none), Word будет использовать словарь для
проверки всех слов
Проверка грамматики
Очень полезно проверить, являются ли предложения в документе
грамматически корректными. Например, фразы типа "Можно заменить текст на
другой текст" встречаются довольно часто, хотя с точки зрения грамматики
правильно было бы написать: "Можно заменить текст другим текстом". Как
176
Часть I. Основы работы с Word 2000
раз такие недочеты позволяет обнаруживать и устранять средство проверки
грамматики (рис. 5.26).
Рис. 5.26. Проверка
грамматики
Проверять грамматику можно как в выделенном тексте, так и во всем
документе. Выделенный текст должен содержать по крайней мере одно
предложение. Если ничего не выделено, то проверяется весь документ, начиная
с точки вставки.
По умолчанию при проверке грамматики одновременно проверяется
орфография, поэтому если нужно проверить только грамматику, снимите флажок
также проверять орфографию (Check Grammar with Spelling) на вкладке
Правописание (Spelling & Grammar) диалогового окна Параметры (Options).
Чтобы проверить грамматику в документе:
1. Выберите команду Сервис, Правописание (Tools, Spelling and Grammar)
или нажмите клавишу <F7>.
2. Как только Word найдет предложение с неправильной или
сомнительной грамматической структурой, появится диалоговое окно Правописание
(рис. 5.26).
3. В поле Грамматическая ошибка (Wordiness) находится предложение, в
котором обнаружена грамматическая ошибка. Место, в котором, по
мнению Word, допущена грамматическая ошибка выделяется цветом.
4. В поле Варианты (Suggestions) приводятся возможные варианты
исправления ошибки.
5. Если Word не может подсказать вариант исправления ошибки, тогда
кнопка Изменить (Change) становится недоступной, а в поле Варианты
приводится краткое описание допущенной ошибки и рекомендации по
ее устранению.
Чтобы получить более детальное объяснение ошибки, нажмите кнопку со
знаком вопроса в левом нижнем углу диалогового окна Правописание.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
177
6. Исправьте ошибку, выделив один из вариантов в поле Варианты и нажав
кнопку Изменить.
Или исправьте предложение в поле Грамматическая ошибка и нажмите
кнопку Изменить.
Или выберите одну из возможностей, предоставляемых диалоговым
окном Правописание (табл. 5.19).
Таблица 5.19. Элементы управления диалогового окна Правописание
Кнопка
Функция
Пропустить
(Ignore)
Следующее
(Next Sentence)
Изменить
(Change)
Пропустить все
(Ignore All)
Помощник
(Office Assistant)
Параметры
(Options)
Сомнительное предложение или слово игнорируется
Данное предложение остается без изменений и происходит
переход к следующему
Вносится изменение, предлагаемое Word в поле Варианты.
Если вариантов несколько, то сначала необходимо выделить
нужный вариант. Если Word не предлагает никаких
вариантов, то эта кнопка недоступна. В таком случае нужно
вручную внести изменения в поле Грамматическая ошибка или
прямо в тексте документа
Правило, которое нарушается данным предложением,
больше применяться не будет (в текущем сеансе)
Вызов помощника Microsoft Office
Выводится вкладка Правописание диалогового окна
Параметры, в которой можно установить параметры проверки
грамматики
Можно исправить предложение прямо в документе и потом продолжить
проверку грамматики. Для этого нужно нажать клавиши <Ctrl>+<Tab>
или щелкнуть мышью где-нибудь в документе, отредактировать
предложение и нажать кнопку Возобновить (Resume) в диалоговом окне
Правописание, чтобы продолжить проверку от точки вставки.
После окончания проверки грамматики, если на вкладке Правописание
диалогового окна Параметры установлен флажок статистика
удобочитаемости (Show Readability Statistic), выводится диалоговое окно Статистика
удобочитаемости (Readability Statistic), в котором приводится
статистическая информация о документе (см. раздел "Проверка удобочитаемости"
далее в этой главе).
178
Часть I. Основы работы с Word 2000
Выбор грамматических правил
Набор грамматических и стилистических правил зависит от назначения
документа и от того, к какой категории читателей он адресован. В связи с
этим рассматриваются три предопределенных группы правил: для обычной
переписки, для деловой переписки и полный набор.
На основе этих групп можно определить три пользовательских набора
грамматических и стилистических правил. В табл. 5.20 приведено краткое
описание наборов грамматических правил.
Таблица 5.20. Встроенные наборы грамматических правил
Набор правил Результат
Строго (Formal) При проверке грамматики используются все правила.
Применяется при подготовке особенно важных
документов
Для деловой переписки Применяются только те правила, которые распростра-
(Casual) нены в деловой переписке
Для обычной переписки Используется ограниченный набор правил
(Standard)
По выбору пользователя Используются правила, выбранные пользователем
(Custom)
Чтобы настроить набор грамматических правил:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options), а затем раскройте
вкладку Правописание (Spelling & Grammar) (см. рис. 5.24).
Если проверка грамматики уже начата, то нажмите кнопку Параметры.
2. В раскрывающемся списке Набор правил (Writing Style) выделите тот
набор правил, который нужно настроить.
3. Нажмите кнопку Настройка (Settings). Появится диалоговое окно
Настройка грамматической проверки (Grammar Settings).
4. Если пользовательский набор правил должен быть основан на одном из
предопределенных наборов, то выделите этот набор в раскрывающемся
списке Используемый набор правил (Writing Style).
5. Выберите параметр Грамматика (Grammar) для грамматических правил
или Стиль (Style) для стилистических правил, затем установите флажки
для нужных правил и снимите для ненужных.
6. В раскрывающихся списках выделите варианты проверки нанизывания
родительных падежей, предложно-именных групп и согласованности
относительных местоимений.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
179
7. В каждом списке есть вариант не проверять.
8. Задайте максимально допустимое количество слов в предложении.
9. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Параметры.
10. Нажмите кнопку ОК, чтобы закончить настройку грамматических правил.
Проверка удобочитаемости
Показатели легкости чтения характеризуют проверяемый текст с точки
зрения того, насколько текст легко читается и насколько должен быть
подготовлен читатель для его прочтения.
Показатель уровня образования основан на образовательном индексе Флеша-
Кинсайда (Flesch-Kincaid Grade Level) и показывает, каким уровнем
образования должен обладать читатель проверяемого документа.
Подсчет показателя делается на основе вычисления среднего числа слогов
в слове и слов в предложении. Значение показателя варьируется от 0 до 20.
Значения от 0 до 10 означают число классов школы, оконченных читателем
Следующие пять значений— от 11 до 15 соответствуют курсам высшего
учебного заведения. Высшие пять значений относятся к сложным научным
текстам.
Показатель легкости чтения подсчитывается по среднему числу слогов в
слове и слов в предложении и варьируется от 0 до 100. Чем выше значение
показателя, тем легче прочесть текст и тем большему числу читателей он
будет понятен.
Чтобы после окончания проверки грамматики появлялось диалоговое окно
Статистика удобочитаемости (Readability Statistic):
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Правописание (Spelling & Grammar).
3. Установите флажок Статистика удобочитаемости (Show Readability
Statistics).
4. Нажмите кнопку ОК.
Проверка текстов на других языках
При подготовке русского издания этой книги большая часть текста была
введена, естественно, на русском языке. Но любой документ, и эта книга,
в частности, может содержать отдельные слова или фрагменты текста на
другом языке, например, английском. Такой текст можно выделить и
назначить ему другой язык. После этого все средства проверки Word (проверка
орфографии, автоматический перенос слов, тезаурус, проверка грамматики)
будут использовать для проверки словарь назначенного языка.
180
Часть I. Основы работы с Word 2000
Для того чтобы использовать проверку на других языках, соответствующие
словари должны быть установлены. Словари для русского и английского
языков входят в комплект поставки русской версии Word, словари для
других языков можно приобрести и установить дополнительно.
Чтобы проверить текст на другом языке:
1. Выделите текст, написанный на другом языке.
2. Выберите команду Сервис, Язык, Выбрать язык (Tools, Language, Set
Language). Появится диалоговое окно Язык (Language).
3. В списке Пометить выделенный текст как (Mark Selected Text As)
выделите язык. Если нужно использовать этот язык при проверке всего текста,
то нажмите кнопку По умолчанию (Default).
4. Можно выделить вариант без проверки (no proofing), тогда Word будет
игнорировать помеченный фрагмент при проверке. Это средство полезно
в технических документах, содержащих термины, которых нет в
основных словарях.
5. Нажмите кнопку ОК.
Использование тезауруса
В тех случаях, когда вы не уверены в значении слова или когда какое-то
слово встречается слишком часто в тексте, можно воспользоваться
тезаурусом Word, чтобы подобрать синоним.
Тезаурус ищет синонимы для одного слова, а именно для выделенного слова
или того слова, внутри которого находится точка вставки, или для слова
предшествующего точке вставки.
Чтобы получить список синонимов для слова:
1. Выделите слово или поместите в него точку вставки.
2. Выберите команду Сервис, Язык, Тезаурус (Tools, Language, Thesaurus)
или нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<F7>. Появится диалоговое
окно Тезаурус (Thesaurus) (рис. 5.27).
3. Текстовое поле Поиск (Looked Up) содержит выделенное слово.
4. Текстовое поле Заменить на (Replace with Synonym) содержит наиболее
подходящий синоним, ниже этого поля приведен список других синонимов.
5. Список Значения (Meanings) содержит определение слова.
6. Выполните одно из действий, описанных в табл. 5.21.
7. Текстовое поле Поиск (Looked Up) содержит выделенное слово.
Текстовое поле Заменить на (Replace with Synonym) содержит наиболее
подходящий синоним, ниже этого поля приведен список других синонимов.
Список Значения (Meanings) содержит определение слова.
Глава 5. Редактирование и проверка документов
181
8. Выполните одно из действий, описанных в табл. 5.21.
9. Нажмите кнопку Заменить, чтобы заменить слово в документе
содержимым поля Заменить на, или нажмите кнопку Отмена.
Рис. 5.27, Диалоговое окно
Тезаурус
Таблица 5.21. Подбор синонимов с помощью тезауруса
Действие Результат
Выделить синоним в списке Заменить на
(Replace with Synonym)
Выделить другое слово в списке Значения
(Meanings)
Выделить в списке Значения вариант
Связанные слова или Антонимы
Выделить слово в списке Значения или
в списке Заменить на и нажать кнопку
Поиск (Look Up)
Нажать кнопку Возврат (Previous)
Выбранное слово перемещается в
текстовое поле Заменить на
В списке Заменить на появляется
новый список синонимов
В списке Заменить на появляется
список связанных слов или антонимов
Выбранное слово перемещается в
текстовое поле Поиск и для него
появляется новый список синонимов и значений
В текстовом поле Поиск появляется
слово, которое было прежде, и для
него появляется список синонимов и
значений
Статистика
Команда Сервис, Статистика (Tools, Word Count) позволяет подсчитать
количество страниц, абзацев, строк, слов и символов в документе.
Чтобы получить статистическую информацию о документе:
1. Выберите команду Сервис, Статистика. Появится диалоговое окно
Статистика (Word Count).
2. Word произведет подсчет и появится результат (рис. 5.28).
182
Часть I. Основы работы с Word 2000
3. Установите флажок Учитывать все сноски (Include footnotes and endnotes),
если необходимо произвести подсчет символов в колонтитулах. Word
повторит подсчет и обновит результат.
4. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Рис. 5.28. Диалоговое окно
Статистика
ГЛАВА 6
Печать документов
Напечатанный документ традиционно считается окончательным результатом
работы в текстовом процессоре. Помимо самих средств печати документов.
Word предоставляет много дополнительных возможностей: просмотр перед
печатью одной или нескольких страниц документа и изменение параметров
страницы прямо в процессе просмотра; печать всего открытого документа
или только его части; печать документа в виде черновика или в
окончательном виде. Можно также печатать скрытый текст и коды полей, сразу
несколько документов, не открывая их.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Установка и настройка принтера
G Предварительный просмотр документа перед печатью
□ Различные процедуры печати документов Word
□ Настройка параметров печати
□ Печать документа в файл
Установка и настройка принтера в Windows
Поскольку операционная система Windows берет на себя выполнение
большинства процедур, связанных с печатью, пользователю остается лишь
решить три основные задачи: установка принтеров, которые могут
использоваться приложениями Windows (в том числе и Word), настройка принтера
для выполнения специальных заданий, а также настройка параметров
печати, специфичных для конкретного приложения.
В этом разделе мы рассмотрим процедуру установки нового принтера и
настройки его параметров в операционной системе Windows 95/98. Если
принтер, который необходимо использовать для печати документов Word, уже
установлен и настроен, то вы можете пропустить данный раздел.
184
Часть I. Основы работы с Word 2000
( Замечание ^
Процедура установки принтера в операционных системах Windows NT
Workstation, Windows NT Server, а также Windows 2000 несколько отличается от той,
которая будет описана ниже. Для получения более подробной информации об
установке и настройке принтеров в этих операционных системах следует
обращаться к справочной системе.
Определить, установлен ли принтер в операционной системе можно прямо
из Word. Для этого:
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print).
2. В появившемся диалоговом окне Печать (Print), раскройте список имя
(Name).
3. Проверьте, что нужный вам принтер присутствует в списке имя (рис. 6.1).
Если нет, значит принтер не установлен.
Рис. 6.1. Список установленных принтеров в диалоговом окне Печать
Чтобы установить принтер в Windows:
1. Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач. Выберите команду
Настройка, Принтеры (Settings, Printers).
2. Дважды щелкните по значку Установка принтера (Add Printer) в
появившемся окне Принтеры (Printers). Появится первое диалоговое окно
мастера установки принтера.
3. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы начать установку.
Глава 6. Печать документов
185
Выберите параметр Локальный (Local), если принтер подключен к
вашему компьютеру, или Сетевой (Network), если принтер доступен через
локальную сеть.
4. Нажмите кнопку Далее. Возможно, придется подождать несколько
секунд, пока мастер установки принтера соберет необходимую
информацию о имеющихся драйверах принтеров.
5. В списке Изготовители (Manufacturers) выделите фирму изготовитель
принтера.
В списке Принтеры (Printers) появится список различных моделей
принтеров этого изготовителя (рис. 6.2).
Рис. 6.2. Выбор
фирмы-изготовителя
и модели принтера
6. Выделите модель принтера в списке Принтеры. Затем нажмите кнопку
Далее.
Если в списке нет вашего принтера, и у вас есть драйвер принтера,
полученный от изготовителя, нажмите кнопку Установить с диска (Have Disk).
Если у вас нет драйвера, то можно попробовать использовать драйвер для
совместимой модели.
В любом случае можно выбрать вариант Универсальный (Generic) в
качестве изготовителя и вариант Только текст (Text Only) в качестве принтера,
однако этот драйвер не поддерживает специальных шрифтов и графики.
7. Выделите порт, который должен использоваться принтером, и нажмите
кнопку Далее (рис. 6.3.)
Если нужно изменить параметры порта, нажмите кнопку Настроить порт
(Configure Port).
186
Часть I. Основы работы с Word 2000
Рис. 6.3. Настройка порта,
используемого принтером
Рис. 6.4. Название
принтера используется
для его идентификации
8. Введите название принтера в поле Название принтера (Printer Name)
и нажмите кнопку Далее (рис. 6.4).
9. Появится окно с предложением напечатать пробную страницу после
установки принтера. Выберите параметр Да (Yes) или Нет (No), по
желанию.
10. Нажмите кнопку Готово (Finish).
Если выбранный принтер не поддерживается уже установленными в
Windows драйверами, то мастер установки принтера предложит вставить
установочный компакт-диск Windows, на котором находится нужный
драйвер.
Глава 6. Печать документов
187
11. Нажмите кнопку ОК. Когда появится диалоговое окно Копирование
файлов (Copy Files), введите имя устройства и папки, которая содержит
новый драйвер принтера.
Когда установка принтера будет завершена, окно Принтеры снова станет
активно.
12. Выделите значок нового принтера в окне Принтеры. Выберите команду
Файл, Свойства (File, Properties) в окне Принтеры.
13. Просмотрите все вкладки диалогового окна свойств принтера (рис. 6.5)
и произведите установку значений параметров принтера, таких как
ориентация страницы, разрешение, источник бумаги и т. д. Набор
возможных параметров зависит от выбранного принтера. После завершения
установки параметров нажмите кнопку ОК.
Рис. 6.5. Диалоговое окно
свойств принтера
14. Нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна Принтеры, чтобы
завершить установку принтера.
С Совет ^)
Установленный принтер можно сделать используемым по умолчанию в
приложениях Windows. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по значку
установленного принтера в окне Принтеры и в появившемся контекстном меню
выберите команду По умолчанию (Set as Default).
188
Часть /. Основы работы с Word 2000
( Замечание J
Чтобы получить доступ к бесплатной коллекции новых драйверов принтеров
для Windows, откройте Web-страницу центра технической поддержки компании
Microsoft— support.microsoft.com. В текстовом поле Search введите Printer
drivers и нажмите кнопку Go. Откроется страница со списком драйверов.
Загрузите нужный драйвер и установите его, как описано выше.
Настройка принтера
После установки драйвера принтера Word сам проделает оставшуюся часть
работы. Word использует вполне разумные предположения о таких
параметрах печати, как ориентация страницы и размер бумаги, так что, как
правило, нет нужды об этом беспокоиться (см. также главу 9). Однако некоторые
параметры можно установить прямо в диалоговом окне Печать (Print).
Диалоговое окно свойств драйвера принтера позволяет управлять важными
параметрами для документа, содержащего сложную графику, или при
выполнении сложного полиграфического оформления документа средствами
Word.
Чтобы настроить параметры драйвера принтера:
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print). Появится диалоговое окно
Печать.
2. Выделите принтер в раскрывающемся списке имя (Name).
3. Нажмите кнопку Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно свойств
драйвера принтера. Пример такого окна для принтера HP LaserJet HIP
представлен на рис. 6.5.
4. Установите параметры принтера. Конкретные параметры, которые
присутствуют в окне свойств, зависят от выбранного принтера.
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно свойств драйвера
принтера.
6. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Печать.
( Замечание }
Отличие приведенного выше способа настройки драйвера принтера от выбора
команды Файл, Свойства (File, Properties) в окне Принтеры (Printers) состоит
в том, что при вызове диалогового окна свойств принтера из диалогового окна
Печать измененные параметры влияют только на печать документов Word
и сохраняются только в течение сеанса работы с Word.
Настройка памяти и шрифтов
Если используется лазерный принтер, то, возможно, потребуется указать,
какой картридж со шрифтами используется, а также, сколько памяти имеет
Глава 6. Печать документов
189
принтер. Эти установки влияют на возможности принтера, поэтому не стоит
ими пренебрегать. В зависимости от вида принтера можно изменить многие
установки.
Чтобы установить размер памяти и используемый картридж со шрифтами
для лазерного принтера:
1. Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач.
2. Выберите команду Настройка, Принтеры (Settings, Printers).
3. Появится окно Принтеры (Printers). Выделите значок принтера.
4. Выберите команду Файл, Свойства (File, Properties).
5. Раскройте вкладку Параметры устройства (Device Options). Эта вкладка
будет иметь примерно такой вид, как на рис. 6.6.
Рис. 6.6. Вкладка Параметры
устройства для принтера HP
LaserJet HIP
6. В раскрывающемся списке Память принтера (Printer Memory) выделите
то значение, которое соответствует объему памяти, имеющейся в принтере.
7. Раскройте вкладку Шрифты (Fonts).
8. В списке Картриджи (Cartridges) выделите картридж, установленный в
принтере.
9. Нажмите кнопку ОК, чтобы завершить установку параметров и вернуться
в окно Принтеры.
190
Часть I. Основы работы с Word 2000
( Замечание J
Не забудьте выключить принтер перед установкой картриджа и включайте его
только после того, как картридж установлен.
Определенные параметры печати можно настроить непосредственно в Word 97
с помощью вкладки Печать (Print) диалогового окна Параметры (Options).
Для этого:
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print).
2. Нажмите кнопку Параметры или выберите команду Сервис, Параметры
(Tools, Options).
3. Раскройте вкладку Печать.
4. Установите необходимые параметры: черновая или окончательная печать,
порядок печати страниц и др.
Предварительный просмотр документа
перед печатью
Word предлагает два режима просмотра страниц перед печатью:
□ Предварительный просмотр (Print Preview). Основным достоинством этого
режима является наличие специальной панели инструментов, которую
удобно использовать для изменения масштаба отображения документа и
выполнения других операций.
□ Просмотр в режиме Разметка страницы (Page Layout). Этот режим
особенно полезен при верстке текста. В нем можно использовать все
возможности редактирования документа (см. главу 5).
Режим разметки страницы
Разные режимы просмотра документа предоставляют различные
возможности. В обычном режиме просмотра поля страницы не видны, а видно лишь
пространство между полями, где располагается основной текст. В режиме
просмотра разметки страницы видны и поля, и основной текст. Именно
этот режим следует использовать, если нужно просмотреть колонтитулы,
сноски, номера страниц и вообще все то, что обычно располагается на полях.
Чтобы просмотреть документ в режиме просмотра разметки страницы:
1. Откройте документ.
2. Выберите команду Вид, Разметка страницы (View, Page Layout) или
нажмите кнопку Режим разметки (Page Layout) слева от горизонтальной
полосы прокрутки (3-я слева).
3. При необходимости настройте масштаб отображения документа с
помощью команды Вид, Масштаб (View, Zoom).
Глава 6. Печать документов
191
4. Чтобы вернуться к обычному режиму просмотра, выберите команду Вид,
Обычный (View, Normal) или нажмите кнопку Обычный режим (Normal)
слева от горизонтальной полосы прокрутки (1-я слева).
Режим предварительного просмотра
Режим предварительного просмотра можно использовать непосредственно
перед печатью документа, чтобы увидеть документ в том виде, в котором он
попадет на принтер (т. е. без служебной информации, такой как символы
табуляции, маркеры конца абзаца, символы пробела, подчеркивание
неверно набранных слов и т. п.).
Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, выберите команду
Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) или нажмите кнопку
Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов
Стандартная (Standard). Появится изображение документа, аналогичное
представленному на рис. 6.7.
Рис. 6.7. Документ в режиме предварительного просмотра
192
Часть I. Основы работы с Word 2000
В режиме предварительного просмотра с документом удобно работать с
помощью кнопок специальной панели инструментов Предварительный
просмотр (Print Preview), которая располагается в верхней части окна
предварительного просмотра документа. В табл. 6.1 перечислены названия и функции
этих кнопок.
Таблица 6.1. Кнопки панели инструментов Предварительный просмотр
Название кнопки
Выполняемое действие
Печать (Print)
Увеличение (Magnifier)
Печать документа с использованием параметров,
установленных ранее в диалоговом окне Печать (Print).
Само диалоговое окно Печать не отображается
Переключение из режима просмотра в режим
редактирования и обратно. В режиме просмотра указатель
мыши имеет форму увеличительного стекла. Щелкая
по документу в режиме просмотра можно изменять
масштаб отображения документа. В режиме
редактирования указатель мыши имеет обычную форму.
В этом режиме можно редактировать текст документа
Одна страница (One Page) Страницы документа отображаются по одной
Несколько страниц
(Multiple Pages)
Масштаб (Zoom Control)
Линейка (View Ruler)
Подгонка страниц
(Shrink to Fit)
Во весь экран
(Toggle Full Screen View)
Закрыть (Close Preview)
Контекстная справка
(Context Help)
Одновременно отображается несколько страниц
документа
Этот раскрывающийся список позволяет выбрать
масштаб изображения в процентах от натуральной
величины
Включение и выключение отображения линейки
Весь документ или его часть немного сжимается,
чтобы уменьшить общее количество страниц на 1. Этот
инструмент очень полезен в тех случаях, когда
последняя страница документа содержит совсем
немного текста и оказывается незаполненной
Переключение между режимом просмотра во весь
экран и обычным режимом. В режиме просмотра во
весь экран на экране нет ничего, кроме документа и
панели инструментов
Выход из режима предварительного просмотра
Получение контекстной справки
В режиме предварительного просмотра кнопки Обычный режим (Normal
View), Режим Web-документа (Online Layout), Режим разметки (Page Layout)
и Режим структуры (Outline) доступны, как и во всех остальных режимах,
Глава 6. Печать документов
193
и располагаются слева от горизонтальной полосы прокрутки. Нажатие
любой из этих кнопок приводит к переходу из режима предварительного
просмотра в режим, соответствующий нажатой кнопке.
В режиме предварительного просмотра можно перемещаться по документу
с помощью клавиш <Page Up> и <Page Down>, а также полос прокрутки.
Если на экране отображаются линейки, то можно настраивать поля так же,
как это делается в режиме разметки страницы (см. главу 9). Кроме того,
имеется возможность отредактировать документ.
Чтобы отредактировать документ в режиме предварительного просмотра:
1. Нажмите кнопку Увеличение на панели инструментов Предварительный
просмотр. Указатель мыши приобретет вид увеличительного стекла.
2. Щелкните по той части документа, которую нужно отредактировать.
Документ будет отображен в масштабе 100%.
3. Еще раз нажмите кнопку Увеличение, чтобы указатель мыши приобрел
обычный вид.
4. Отредактируйте документ так же, как это делается в режиме разметки
страницы.
5. Еще раз нажмите кнопку Увеличение, чтобы указатель мыши снова
приобрел вид увеличительного стекла.
6. Щелкните по документу, чтобы вернуться к прежнему масштабу
предварительного просмотра.
В режиме предварительного просмотра можно одновременно просматривать
несколько страниц. При установленном разрешении 1280x1024 можно
просматривать одновременно до 112 страниц, хотя практически имеет смысл
просматривать не более 6—8 страниц (при любом разрешении). Очень удобно
просматривать две страницы в книжной ориентации (разворот).
Чтобы установить режим просмотра сразу нескольких страниц:
1. Нажмите кнопку Несколько страниц на панели инструментов
Предварительный просмотр.
2. Поместите указатель мыши в левый верхний угол палитры, которая
появится под кнопкой Несколько страниц.
3. Нажмите левую кнопку мыши и протащите указатель мыши направо и
вниз до тех пор, пока не будет выделено нужное количество страниц
в нужном взаимном положении.
4. Отпустите левую кнопку мыши. Теперь в окне предварительного
просмотра отображено несколько страниц документа.
Чтобы вернуться к просмотру одной страницы, нажмите кнопку Одна
страница (One Page).
194
Часть I. Основы работы с Word 2000
Чтобы вернуться к редактированию документа, нажмите кнопку Закрыть
(Close Preview) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print
Preview).
Печать документа
Простейший способ напечатать документ — выполнить команду Файл,
Печать (File, Print) или нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов
Стадартная (Standard). В первом случае будет отображено диалоговое окно
Печать (Print), а во втором документ сразу же будет отправлен на принтер,
выбранный в диалоговом окне Печать (см. раздел "Выбор принтера" далее в
этой главе). По умолчанию печатаются все страницы текущего открытого
документа в одном экземпляре на текущий выбранный принтер.
Чтобы напечатать один экземпляр документа:
1. Откройте документ, который нужно напечатать.
2. Выберите команду Файл, Печать
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
Появится диалоговое окно Печать.
3. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно закроется, а в строке состояния
появится значок принтера, который указывает на выполнение печати.
Чтобы прекратить печать, пока значок принтера присутствует в строке
состояния, достаточно нажать клавишу <Esc>. Когда значок принтера
появится на Панели задач, можно дважды щелкнуть по нему, чтобы открыть папку
принтера. Выделите документ, печать которого нужно прекратить, и
выберите команду Документ, Отменить печать (Document, Cancel Printing). Если
значка принтера нет на Панели задач, то это значит, что задание печати уже
отправлено на принтер.
Выбор принтера
Если установлено несколько принтеров, Word будет всегда отправлять
задания печати на тот из них, который выбран по умолчанию. Возможно, вам
понадобится изменить этот выбор.
Чтобы выбрать принтер:
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print). Появится диалоговое окно
Печать (Print).
2. Выделите принтер в раскрывающемся списке имя (Name).
3. Нажмите кнопку ОК, чтобы начать печать, или закройте диалоговое окно,
нажав кнопку Закрыть в правом верхнем углу диалогового окна.
Глава 6. Печать документов
195
( Замечание ^
Word перечисляет все установленные принтеры в списке имя диалогового окна
Печать (см. рис. 6.1). Если требуемого принтера нет в списке, то его нужно
установить (см. раздел "Установка и настройка принтера в Windows" ранее в
этой главе).
Печать нескольких копий
Word позволяет напечатать несколько копий документа. Вообще говоря,
можно напечатать до 32 767 копий (но за время печати всех этих копий
можно успеть сходить в отпуск). По умолчанию Word разбирает печатаемый
материал по копиям, т. е. печатает копии в подбор, что очень удобно для
больших документов.
Чтобы напечатать несколько копий документа:
1. Откройте документ, который нужно напечатать.
2. Выберите команду Файл, Печать (File, Print)
или нажмите клавиши <Ctrl>+<P>.
Появится диалоговое окно Печать (см. рис. 6.1).
3. В поле число копий (Number of copies) введите число копий документа,
которые нужно напечатать
или воспользуйтесь счетчиками слева от поля число копий для
увеличения или уменьшения числа копий.
4. Нажмите кнопку ОК.
Если время печати ограничено, то снимите флажок Разобрать по копиям
(Collate), тогда печать пройдет быстрее, но потом придется разобрать
напечатанные листы по экземплярам вручную.
Печать части документа
Существует два метода печати части документа:
□ Выделить часть документа и выбрать команду Файл, Печать (File, Print)
□ Напечатать текущую страницу, заданный диапазон страниц или
выделенный фрагмент с помощью переключателей в диалоговом окне Печать
(Print)
Печать выделенного фрагмента полезна в тех случаях, когда нужно
напечатать, например, раздел большого документа, но вы не знаете точно, на
каких страницах этот раздел располагается.
Чтобы напечатать выделенный фрагмент документа:
1. Выделите фрагмент документа, который нужно напечатать.
196
Часть I. Основы работы с Word 2000
2. Выберите команду Файл, Печать
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
3. Выберите параметр выделенный фрагмент (Selection) в группе Страницы
(Page Range) диалогового окна Печать.
4. Нажмите кнопку ОК.
Если вы точно знаете номера страниц, которые нужно напечатать, то можно
задать один или несколько диапазонов страниц.
Чтобы напечатать диапазон страниц:
1. Выберите команду Файл, Печать
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
2. Введите диапазоны страниц в поле номера (Pages) группы Страницы
диалогового окна Печать.
Например, чтобы напечатать страницы с первой по третью, пятую,
десятую и с двадцатой по двадцать вторую, введите 1-3,5,10,20-22.
3. Нажмите кнопку ОК.
Можно даже печатать определенные страницы определенных разделов.
Например, чтобы напечатать второй раздел, нужно ввести s2. Чтобы напечатать
страницы, начиная с седьмой страницы второго раздела и кончая пятой
страницей третьего раздела, нужно ввести p7s2-p5s3.
В больших документах иногда бывает полезно напечатать ту страницу, с
которой в данный момент производится работа.
Чтобы напечатать текущую страницу:
1. Поместите точку вставки на ту страницу, которую нужно напечатать.
2. Выберите команду Файл, Печать или нажмите комбинацию клавиш
<Ctrl>+<P>.
3. Выберите параметр текущая (Current Page).
4. Нажмите кнопку ОК.
ЕЬли вы хотите иметь двустороннюю печать, а принтер этого не
поддерживает, то придется печатать в два приема: четные страницы и нечетные
страницы отдельно.
Чтобы напечатать только четные или только нечетные страницы:
1. Выберите команду Файл, Печать
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
2. В раскрывающемся списке Вывести на печать (Print) диалогового окна
Печать выделите элемент Четные страницы (Even Pages) или Нечетные
страницы (Odd Pages).
3. Нажмите кнопку ОК.
Глава 6. Печать документов
197
Печать дополнительной информации
Документ Word может содержать различную дополнительную информацию,
которую можно напечатать вместе с документом или отдельно от него.
Word позволяет включить в печатаемый документ следующую
дополнительную информацию:
□ Сведения □ Скрытый текст
□ Коды полей П Графические объекты
□ Примечания
Чтобы напечатать дополнительную информацию вместе с документом:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. В появившемся диалоговом окне Параметры раскройте вкладку Печать
(Print) (рис. 6.8).
3. В группе Печатать (Include with Document) установите флажки,
соответствующие тем видам дополнительной информации, которые нужно
напечатать (табл. 6.2).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 6.8. Вкладка Печать диалогового окна Параметры
198
Часть I. Основы работы с Word 2000
Таблица 6.2. Печать дополнительной информации о документе
Флажок
Эффект
сведения
(Summary Info)
коды полей
(Field Codes)
примечания
(Annotations)
скрытый текст
(Hidden Text)
графические объекты
(Drawing Objects)
На дополнительной странице в конце документа
печатаются сведения о документе, такие как автор, название,
дата печати, количество страниц, слов, символов и т. д.
Печатаются коды полей, но не их значения
В конце документа печатается список всех примечаний
с указанием автора примечания и страницы, к которой
относится примечание
Печатается весь скрытый текст, где бы в документе он ни
находился
Печатаются все графические объекты
Word позволяет напечатать отдельно от документа следующую
дополнительную информацию:
□ Сведения
□ Примечания
□ Стили
□ Элементы Автотекста
□ Сочетания клавиш
Чтобы напечатать отдельно от документа дополнительную информацию:
1. Выберите команду Файл, Печать
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
2. В раскрывающемся списке Напечатать (Print What) выделите
соответствующий элемент.
3. Нажмите кнопку ОК.
Печать документа с масштабированием
Иногда возникает необходимость изменить масштаб печатаемого материала.
Например, может потребоваться напечатать несколько страниц документа
на одном листе, чтобы сэкономить бумагу. Другая ситуация: вы
подготовили документ, придав ему тот вид, который хотите получить после печати,
и указали размер страницы А4, но оказалось, что напечатать можно только
на принтере, поддерживающем формат В5.
В обоих случаях Word придет на помощь: достаточно указать, что
необходимо напечатать материал с изменением масштаба и вы получите документ
именно в том виде, в котором и предполагали (изменится только масштаб
всех объектов).
Глава 6. Печать документов
199
Чтобы напечатать документ с масштабированием:
1. Откройте документ.
2. Выберите команду Файл, Печать (File, Print)
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
Появится диалоговое окно Печать (Print).
3. Если необходимо напечатать несколько страниц на одном листе, то
в раскрывающемся списке число страниц на листе (Pages per Sheet)
выделите нужное число страниц — от 1 до 16.
4. Если надо разместить страницы одного формата на листах другого
формата, то в раскрывающемся списке по размеру страницы (Page Fit)
выделите нужный формат листа.
5. Настройте другие параметры печати документа, как это было описано
выше.
6. Нажмите кнопку ОК.
Настройка параметров печати
Word позволяет управлять многими параметрами печати. Можно печатать
страницы в обратном порядке, черновой вариант документа, а также текст,
который обычно скрыт. Можно обновлять поля во время печати, а также
выбирать источник подачи бумаги, если это позволяет принтер.
Чтобы установить параметры печати:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Печать (Print).
3. Настройте параметры печати на вкладке Печать в диалоговом окне
Параметры (Options).
4. Нажмите кнопку ОК.
Параметры печати будут описаны в следующих разделах.
Обновление полей
Документы Word могут содержать коды полей, которые являются,
фактически, командами вставки определенной информации в документ. Например,
поле даты вставляет в документ текущую дату в момент печати документа.
Но некоторые значения полей не обновляются автоматически во время
печати (см. также главу 14).
Чтобы добиться обновления значения таких полей при печати, установите
флажок обновлять поля (Update Fields) на вкладке Печать (Print)
диалогового окна Параметры (Options). Этот флажок лучше держать установленным
всегда.
200
Часть I. Основы работы с Word 2000
Обновление связей
Перед печатью целесообразно обновить всю информацию, связанную с
документом (см. главу 27).
Чтобы перед печатью документа автоматически обновлялись все связи,
установите флажок Обновлять связи (Update Links) на вкладке Печать (Print)
диалогового окна Параметры (Options).
Фоновая печать
Фоновая печать подразумевает возможность продолжать работу в Word во
время печати документа.
Чтобы включить фоновый режим печати, установите флажок фоновая печать
(Background Printing) на вкладке Печать (Print) диалогового окна Параметры
(Options).
Печать данных форм
Иногда заполненные формы печатаются не на чистую бумагу, а на заранее
подготовленные типографским способом бланки (см. главу 16). В таком
случае нужно печатать только входные данные формы, но не ее постоянную
часть.
Чтобы печатать только входные данные формы, установите флажок печатать
только данные для форм (Print Data Only for Forms) на вкладке Печать
(Print) диалогового окна Параметры (Options).
Выбор источника бумаги
Некоторые принтеры позволяют подавать бумагу из разных источников.
Чтобы изменить источник подачи бумаги по умолчанию, выделите нужный
вариант подачи бумаги в раскрывающемся списке Подача бумаги (Default
Tray) на вкладке Печать (Print) диалогового окна Параметры (Options).
Печать страниц в обратном порядке
Некоторые принтеры имеют устройство, которое позволяет укладывать
напечатанные страницы в порядке их следования. Другие принтеры печатают
так, что последняя напечатанная страница оказывается наверху. В таком
случае может возникнуть необходимость напечатать страницы в обратном
порядке.
Чтобы напечатать страницы в обратном порядке, установите флажок в
обратном порядке (Reverse Print Order) на вкладке Печать (Print) диалогового
окна Параметры (Options).
Глава 6. Печать документов
201
Печать в режиме черновика
Иногда нужно быстро напечатать упрощенный вариант документа.
Например, этот экземпляр нужен для дальнейшей правки или его нужно захватить
с работы, чтобы просмотреть дома. В таких случаях для быстрой печати без
украшений следует использовать режим черновика.
В режиме черновика Word печатает быстро, но не учитывает параметры
форматирования документа. Например, выделенные символы
подчеркиваются, а не выделяются полужирным или курсивом. Вместо рисунков
печатаются пустые рамки.
Следует заметить, что вид черновика зависит от используемого принтера.
Например, принтеры Hewlett-Packard LaserJet печатают с сохранением
форматирования, но без графики, а принтеры PostScript вообще не
поддерживают режим черновика.
Если установить черновой режим печати по умолчанию, то вся печать будет
идти в таком режиме, пока этот параметр не будет изменен. С другой
стороны, некоторые принтеры позволяют напечатать один документ в черновом
режиме, не устанавливая этот режим по умолчанию.
Чтобы установить черновой режим печати в качестве режима по умолчанию:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Печать (Print).
2. Установите флажок черновой (Draft Output).
3. Нажмите кнопку ОК.
Печать нескольких неоткрытых документов
Иногда бывает нужно напечатать несколько документов, не открывая их.
Для этого:
1. Запустите приложение Проводник (Windows Explorer). Или
воспользуйтесь окном Мой компьютер (My Computer).
2. Выделите файлы, которые нужно напечатать, при этом:
• Чтобы выделить подряд идущие файлы, удерживайте нажатой клавишу
<Shift> при выделении
• Чтобы выделить файлы, расположенные в разных местах окна,
выделите первый файл, а затем щелкайте по другим файлам, удерживая
нажатой клавишу <Ctrl>
3. Щелкните правой кнопкой по одному из выделенных файлов.
4. В появившемся контекстном меню выберите команду Печать (Print).
Документы будут напечатаны на принтере, выбранном по умолчанию.
8 Чак 454
202
Часть I. Основы работы с Word 2000
Если вы объединили несколько документов Word в один главный документ,
то можно напечатать главный документ целиком (см. главу 33).
Печать в файл
Иногда бывает нужно напечатать документ в файл. Например, такая
необходимость возникает, когда нужно напечатать файл на компьютере, к
которому подключен принтер, но на котором не установлен Word.
Из этой ситуации можно выйти одним из следующих способов:
□ Сохранить документ в формате HTML и воспользоваться для его
открытия и печати программой просмотра Web-страниц (например, Internet
Explorer 5).
□ Загрузить с одного из узлов Internet фирмы Microsoft свободно
распространяемое приложение Word Viewer, позволяющее просматривать и
печатать (но не создавать) документы Word.
□ Напечатать документ в файл на компьютере, на котором установлен Word
и взять этот файл с собой (при этом создаваемый файл печати должен
быть предназначен именно для того принтера, на котором он будет
напечатан).
Может возникнуть необходимость напечатать документ на принтере,
которого нет в вашем распоряжении. В таком случае можно установить в
качестве принтера любой принтер, поддерживающий PostScript, напечатать
документ в файл и отнести этот файл в специализированное бюро для
распечатки документа на высококачественном полиграфическом устройстве.
Чтобы напечатать документ в файл:
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print).
2. Установите флажок печатать в файл (Print to File) и нажмите кнопку ОК.
Появится диалоговое окно Печать в файл (Print to File).
Убедитесь в том, что в списке имя (Name) диалогового окна Печать
(Print) выделен именно тот принтер, на который предполагается
отправить файл печати. При отправке на принтер файла печати, созданного
для принтера другого типа или модели, скорее всего, возникнут ошибки.
3. В поле Имя файла (File name) введите имя файла, который должен
содержать результат печати, и нажмите кнопку ОК.
4. Вся та информация, которая обычно посылается на принтер при печати,
будет сохранена в файле, указанном на шаге 3.
С~ Замечание J
Не забудьте снять флажок Печать в файл, прежде чем печатать другой
документ на принтере.
Глава 6. Печать документов
203
Чтобы напечатать файл печати без использования Word:
1. Запустите сеанс MS-DOS, нажав кнопку Пуск (Start) на Панели задач и
выбрав команду Программы, Сеанс MS-DOS (Programs, MS-DOS Prompt).
2. Перейдите в папку, в которой находится файл печати. Если принтер
подключен к порту LPT1, то выполните команду copy letter.prn lpti \b.
3. Файл печати будет отправлен на принтер.
( Замечание ^)
Word позволяет создать текстовый файл, содержащий текст документа без
форматирования. Для этого выберите команду Файл, Сохранить как (File,
Save As). Появится диалоговое окно Сохранение документа. В
раскрывающемся списке Тип файла выделите элемент Только текст (Text Only), укажите
имя файла и нажмите кнопку ОК.
8*
ЧАСТЬ II
Форматирование документов
Овладение навыками форматирования документов является одной из самых
главных задач при изучении Word. Правильное использование средств
форматирования документа позволяет не только облегчить его прочтение и
понимание, но и выделить наиболее важные части текста, а также
структурировать документ. Поскольку обычно документы Word содержат большое
количество текстовой информации, формат текста во многом определяет
общий формат документа.
В отличие от простейших текстовых редакторов (например, приложения
Блокнот), в которых средства изменения параметров форматирования текста
сильно ограничены или же просто отсутствуют, Word 2000 обеспечивает
настолько богатые возможности форматирования текста, что для их описания
потребовалась целая часть.
Надо отметить, что термин форматирование в Word употребляется не только
по отношению к текстовой информации, но и к любым другим элементам
документа— таблицам, рисункам, диаграммам и пр. (см. главы 11, 18).
В общем случае этот термин означает изменение внешнего вида объекта.
В данной части описываются возможности Word, так или иначе связанные
с форматированием текста:
□ В главе 7 "Форматирование символов" рассматриваются вопросы,
связанные с форматированием отдельных символов. В частности,
использование различных шрифтов и их атрибутов, различные методы
форматирования символов, а также создание буквицы.
□ Глава 8 "Форматирование абзацев" посвящена средствам форматирования
абзацев (установка отступов, выравнивание, управление положением на
странице и т. п.).
□ В главе 9 "Форматирование страниц" обсуждается установка параметров
страниц документа (поля страницы, колонтитулы, нумерация страниц
и т. п.), а также создание колонок.
□ В главе 10 "Использование стилей" рассматривается применение стилей
для автоматизации форматирования документов.
ГЛАВА 7
Форматирование символов
Минимальным форматируемым в Word фрагментом текста является символ.
Символ — это отдельная буква, цифра, знак пунктуации или специальный
знак (например, знак авторского права, неразрывный пробел или длинное
тире).
Под форматом символа понимаются параметры его начертания —
используемый шрифт, курсив, полужирный, подчеркнутый, верхний или нижний
регистр, цвет шрифта и другие. Все эта параметры можно назначать как
отдельному символу, так и всему документу.
Параметры форматирования можно комбинировать. Так, например, можно
одновременно выделить слово полужирным шрифтом и курсивом. В
документе можно использовать столько различных способов форматирования
символов, сколько необходимо. Например, можно все примечания выделять
курсивом, заголовки — полужирным шрифтом большего размера, а
фрагменты текста, которые нуждаются в редактировании, — подсвечивать
другим цветом.
В данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Способы форматирования символов
□ Использование копирования формата
□ Дополнительные методы форматирования символов
П Форматирование специальных символов
□ Изменение языка форматируемого документа
□ Создание буквицы в начале абзаца
□ Использование шрифтов TrueType
208
Часть II. Форматирование документов
Способы форматирования символов
На рис. 7.1 представлены примеры форматов, которые могут быть получены
при помощи Word.
Рис. 7.1. Примеры форматирования символов
Шрифт (гарнитура) — это способ начертания символов. Все буквы, знаки
пунктуации и прочие знаки, относящиеся к данному шрифту, имеют
характерный для него вид. Есть два основных типа шрифтов: шрифты с засечками
на концах букв (serif), шрифты без засечек (sans serif). В нашей книге, как и
в большинстве других, основной текст набран шрифтом Times (с засечками),
а заголовки — шрифтом Arial (без засечек).
Кроме того, для всех шрифтов можно выделить еще две группы:
пропорциональные и моноширинные шрифты. В пропорциональных шрифтах ширина
символа зависит от конкретного символа, в то время как все символы
моноширинных шрифтов имеют одинаковую ширину. В большинстве случаев
для набора текста используются пропорциональные шрифты, но в
некоторых случаях (например, для текстов программ) применяются
моноширинные (например, Courier). Существуют также и специальные шрифты, такие
как символьные или декоративные.
Глава 7. Форматирование символов
209
На рис. 7.2 приведены некоторые примеры различных типов шрифтов.
Обычно в стандартный набор шрифтов входят: Times New Roman
(пропорциональный, с засечками), Arial (пропорциональный, без засечек), Courier
New (моноширинный, с засечками) и Symbol (математические символы).
Здесь же (на примере шрифта Trebuchet MS) показано, что не все шрифты
поддерживают русский язык. Если русский язык не поддерживается, в этом
случае вместо символов, набранных при русской раскладке клавиатуры,
будут отображаться одинаковые специальные символы.
Рис. 7.2. Различные типы шрифтов
Размеры шрифтов (кегль) измеряются в пунктах, традиционной
типографской единице измерения. Дюйм (2,54 см) состоит из 72 пунктов;
следовательно, дюймовая буква имеет высоту 72 пункта, а полудюймовая — 36.
Размер текста в книге обычно составляет 10—12 пунктов.
Стиль — это набор "запомненных" команд форматирования. Word
использует стиль "Обычный" для применения форматирования по умолчанию, но
параметры этого стиля можно легко изменить (см. также главу 10).
Различные форматы символов могут быть использованы для того, чтобы:
□ Отобразить элементы текста, требующие использования верхнего или
нижнего индекса, например формулы химических элементов (С2Н5ОН —
этиловый спирт), единицы измерения физических величин (м2 —
единица измерения площади) или же индексы биржевых величин (USDIl6 —
курс доллара по ЦБ) и т. д.
210
Часть II. Форматирование документов
П Выделить часть текста для последующего редактирования, например,
назначив этой части другой цвет фона или подчеркивание.
□ Спрятать примечания, необходимые при работе, но ненужные при печати.
□ Усилить визуальными эффектами влияние более важной информации.
Нужно помнить, что почти все команды форматирования работают как
переключатели. Первый выбор команды включает параметр форматирования,
повторный выбор — выключает.
Существуют три способа выбора команд форматирования: с помощью команд
меню, клавиатуры и панели инструментов. На самом деле вызываются одни
и те же команды, а наличие трех различных способов форматирования
нужно лишь для адаптации интерфейса Word к вкусам различных
пользователей. Нужно отметить, что команды меню можно выбирать как с помощью
клавиатуры, так и мыши. Причем, мы рекомендовали бы пользоваться
форматированием с помощью клавиатуры, так как этот способ кажется нам
более быстрым.
Рекомендуем заранее продумывать форматы, которые будут использоваться
(это многократно повысит производительность труда), и не допускать
излишеств в форматирование, потому что, как известно, лучшее враг хорошего.
Форматирование с помощью мыши
Мышь можно использовать при форматировании с помощью как команд
меню, так и панели инструментов Форматирование (Formatting). Несмотря
на наше замечание о предпочтительности использования клавиатуры, мышь
является удобным и мощным средством для форматирования документов.
Рассмотрим, как выбирать команды форматирования с помощью панели
инструментов.
Форматирование с помощью панели инструментов
Панель инструментов Форматирование (Formatting) — удобное средство для
форматирования текста (рис. 7.3). Прежде чем начинать работу, необходимо
вывести ее на экран. Для этого выберите команду Вид, Панели инструментов
(View, Toolbars). Если в появившемся списке напротив элемента
Форматирование флажок уже установлен, значит, панель инструментов
Форматирование выведена на экран, в противном случае этот флажок необходимо
установить.
Рис. 7.3. Панель инструментов Форматирование
Глава 7. Форматирование символов
211
На панели инструментов Форматирование отражается формат выделенного
фрагмента, если весь выделенный фрагмент имеет один и тот же формат.
При этом не важно, каким образом назначен формат: при помощи меню,
клавиатуры или панели инструментов. Панель инструментов
Форматирование также содержит и средства форматирования абзаца (см. главу 8).
Далее приведены основные инструкции по форматированию символов с
помощью панели инструментов Форматирование.
Чтобы изменить стиль с помощью панели инструментов:
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Выберите стиль в списке Стиль (Style).
В списке Стиль отражается вид символов, получаемый при применении
этого стиля. На рис. 7.4 в списке Стиль представлены стили,
использованные в данной книге.
Чтобы изменить шрифт с помощью панели инструментов:
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Выберите шрифт в списке Шрифт (Font).
Рис. 7.4. Список Стиль панели инструментов Форматирование
212
Часть II. Форматирование документов
Замечание J
Необходимо отметить, что в Word 2000, в отличие от всех предыдущих версий
Word, в списке Шрифт видны образцы соответствующего шрифта, как показано
на рис. 7.5.
Рис, 7.5. Список Шрифт
панели инструментов Форматирование
Чтобы изменить размер шрифта с помощью панели инструментов
Форматирование:
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Выберите размер шрифта в раскрывающемся списке Размер шрифта
(Font Size).
Чтобы форматировать текст полужирным начертанием, курсивом или
подчеркиванием с помощью панели инструментов Форматирование:
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Нажмите кнопку Полужирный (Bold), Курсив (Italic) или Подчеркнутый
(Underlined) для назначения нужного формата.
Будучи примененными, объемные кнопки панели инструментов
Форматирование выглядят нажатыми, как показано на рис. 7.6. Нажатие на кнопку
вызывает (или отменяет) соответствующее форматирование для всего
выделенного текста.
Рис. 7.6. Кнопки форматирования полужирным,
курсивом или подчеркиванием
Необходимо помнить, что все эти кнопки работают как переключатели, т. е.
если формат выделенного слова — полужирный и нажата еще раз кнопка
Полужирный, то слово утратит этот формат. Если выделены два слова, где
обычное слово предшествует слову в полужирном формате, то при нажатии
кнопки Полужирный оба слова приобретут формат полужирный. Если же,
наоборот, обычное слово следует за словом в полужирном формате, то оба
слова после нажатия кнопки Полужирный приобретут обычный формат.
Глава 7. Форматирование символов
213
Кнопка Выделение цветом (Highlight) используется также как обычный
цветной маркер при работе с бумажными документами. Например,
замечания, сделанные одним человеком, можно выделить желтым цветом, а
другим — зеленым.
Чтобы выделить фрагмент текста цветом с помощью панели инструментов
Форматирование:
1. Нажмите кнопку Выделение цветом. Указатель мыши должен приобрести
форму подсвечивающего пера.
2. Протащите указатель мыши по тексту, подлежащему выделению.
3. Нажмите кнопку Выделение цветом повторно или клавишу <Esc>, чтобы
отключить режим выделения цветом.
Для изменения цвета выделения нажмите кнопку со стрелкой вниз,
расположенной справа от кнопки Выделение цветом, и в появившейся палитре
выберите нужный цвет. Если нужно удалить подсветку, в палитре доступных
цветов выберите Нет (None).
Кнопка Цвет шрифта (Font Color) используется для изменения цвета самих
символов.
Чтобы изменить цвет шрифта фрагмента текста с помощью панели
инструментов Форматирование:
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Нажмите кнопку со стрелкой вниз, расположенную справа от кнопки
Цвет шрифта, и в появившейся палитре выберите нужный цвет.
Рис. 7.7. Вкладка
Вид диалогового окна
Параметры
214
Часть II. Форматирование документов
Заметим, что в отличие от кнопок Полужирный, Курсив, Подчеркивание,
кнопки Выделение цветом и Цвет шрифта не отражают параметров
форматирования в точке вставки (т. е. они не выглядят нажатыми, если текст,
в котором находится точка вставки, выделен цветом).
( Замечание ^
Возможна ситуация, в которой фрагмент текста выделен цветом, а на экране
это не отражено. В таком случае нужно выбрать команду Сервис, Параметры
(Tools, Options) и в открывшемся диалоговом окне выбрать вкладку Вид (View),
на которой установить флажок выделение цветом (Highlight), как показано на
рис. 7.7. Чтобы получить более подробную информацию о настройке Word 2000,
обратитесь к приложению А.
Форматирование с помощью команд меню
Диалоговое окно Шрифт (Font), которое вызывается при выборе команды
Формат, Шрифт (Format, Font), позволяет изменить множество параметров
форматирования символов (в том числе и те, которые невозможно изменить
при помощи панели инструментов). Форматирование символов при помощи
диалогового окна Шрифт обладает рядом преимуществ: выводятся все
стандартные параметры форматирования; все эти параметры можно изменять
одновременно; результат выбранного форматирования виден на схеме
Образец (Preview).
Кроме того, нажав кнопку По умолчанию (Default), можно сохранить
выбранные параметры форматирования символов в шаблоне текущего
документа. При этом все последующие документы, основанные на этом
шаблоне, будут по умолчанию использовать сохраненные ранее параметры
форматирования (см. главу 4).
Чтобы изменить параметры форматирования символов с помощью
диалогового окна Шрифт:
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Выберите команду Формат, Шрифт или щелкните правой кнопкой мыши
по выделенному фрагменту и в появившемся контекстном меню
выберите команду Шрифт (Font).
3. В появившемся диалоговом окне Шрифт выберите параметры
форматирования.
4. Нажмите кнопку ОК.
Диалоговое окно Шрифт имеет три вкладки: Шрифт (Font), Интервал
(Character Spacing) и Анимация (Text Effects), представленные на рис. 7.8, 7.9
и 7.10, соответственно.
Параметры вкладки Шрифт описаны в табл. 7.1.
Глава 7. Форматирование символов
215
Рис. 7.8. Вкладка Шрифт
диалогового окна Шрифт
Таблица 7.1. Параметры вкладки Шрифт
Параметр
Значения
Описание
Шрифт (Font)
Начертание
(Font Style)
Список установленных
на компьютер TrueType
шрифтов, а также
встроенных шрифтов
принтера
Гарнитура шрифта. Обычно
присутствуют шрифты Times New Roman,
Arial и Courier
Обычный (Normal)
Курсив (Italic)
Полужирный (Bold)
Полужирный Курсив
(Bold Italic)
Базовый шрифт. Является основным
при наборе
Текст: курсив. Часто используется
для выделения. Может сочетаться с
полужирным шрифтом
Текст: полужирный. Часто
используется для заголовков и подзаголовков
Комбинация курсива и полужирного
Размер (Size)
8, 10, 12 и т. д.
Размер символа в пунктах. Дюйм
состоит из 72 пунктов (типографская
система мер)
216
Часть II, Форматирование документов
Таблица 7.1 (продолжение)
Параметр
Значения
Описание
Подчеркивание
(Underline)
нет (None)
Одинарное (Single)
Только слова
(Only Words)
Двойное (Double)
Пунктирное (Dotted)
Толстой линией (Thick)
Штриховое (Dash)
Штрихпунктирное
(Dot Dash)
Штрих двойное
пунктирное (Dot Dot Dash)
Волнистой линией
(Wave)
Обычный текст. Используется для
удаления подчеркивания
Обычное подчеркивание. Интервалы
между словами подчеркиваются
Обычное подчеркивание. Интервалы
между словами не подчеркиваются
Двойное подчеркивание. Интервалы
между словами подчеркиваются
Подчеркивание. .пунктиром. Интерва-
лы между словами подчеркиваются
Подчеркивание толстой линией.
Интервалы между словами
подчеркиваются
Штриховое подчеркивание.
Интервалы между словами подчеркиваются
Подчеркивание штрихпунктирной
линией. Интервалы между словами
подчеркиваются
Подчеркивание штрихпунктирной
линией с двумя точками. Интервалы
подчеркиваются
Подчеркивание волнистой линией.
Интервалы между словами
подчеркиваются
Цвет текста
(Color)
Авто (Auto), Черный
(Black), Красный (Red),
Желтый (Yellow) и т. д.
Изменяет цвет текста. Если для
печати текста будет использоваться
цветной принтер, то текст напечатается в
цвете
Видоизменения
(Effects)
зачеркнутый
(Strlkethrough)
двойное зачеркивание
(Double Strikethrough)
верхний индекс
(Superscript)
нижний индекс
(Subscript)
Текст, перечеркнутый линией:
зачеркнутый. Часто используется в режиме
исправлений
Текст, перечеркнутый двумя
линиями: дважды зачеркнутый
Текст, приподнятый над базовой
линией
Текст, опущенный ниже базовой линии
Глава 7. Форматирование символов
217
Таблица 7.1 (окончание)
Параметр
Значения
Описание
Видоизменения
с тенью (Shadow)
контур (Outline)
приподнятый (Emboss)
утопленный (Engrave)
скрытый (Hidden)
малые прописные
(Small Caps)
все прописные
(All Caps)
Текст с тенью справа и снизу
Отображается граница каждого
символа
Эффект выпуклости букв
Эффект вдавленности букв
Текст не появляется на экране и не
печатается, пока это не нужно. Часто
используется для личных пометок
или комментариев
малые прописные. Используется для
графического эффекта или
специального выделения
ВСЕ БУКВЫ ПРОПИСНЫЕ.
Используется для графического эффекта
или выделения. Труднее
воспринимается при чтении, чем обычный
текст в верхнем и нижнем регистрах
На вкладке Интервал диалогового окна Шрифт (рис. 7.9) можно выбрать
расстояние между символами, положение символа относительно базовой
линии, указать, с какого наименьшего размера шрифта применять кернинг
пар символов (кернинг пар — изменение межсимвольного расстояния для
некоторых пар символов, например, для пары символов АУ).
Результат выбранного форматирования виден на схеме Образец. Параметры
вкладки Интервал подробно описаны в табл. 7.2.
Таблица 7.2. Параметры вкладки Интервал
Параметр
Значения
Описание
Интервал
(Spacing)
на (By)
Обычный (Normal)
Разреженный
(Expanded)
Уплотненный
(Condensed)
1 пт (по умолчанию) или
введите собственную
величину
Интервалы по умолчанию для
выделенного шрифта
Интервалы между символами
разрежены на величину, указанную в поле на
Интервалы между символами сжаты
на величину, указанную в поле на
Величина в пунктах, на которую нужно
разредить или сжать текст. Шаг
изменения — десятая доля пункта
218
Часть II. Форматирование документов
Таблица 7.2 (окончание)
Параметр
Значения
Описание
Смещение
(Position)
на (By)
Нет (Normal)
Вверх (Raised)
Вниз (Lowered)
1 пт (по умолчанию) или
введите собственную
величину
Текст находится на базовой линии
Текст поднят над базовой линией на
величину, указанную в поле на
Текст опущен ниже базовой линии на
величину, указанную в поле на
Величина в пунктах, на которую нужно
поднять или опустить текст. Шаг
изменения — десятая доля пункта
Кернинг для
символов размером
(Kerning for Fonts)
8 пт (по умолчанию) или
введите собственную
величину
Наименьший размер шрифта, начиная
с которого применяется кернинг пар,
то есть изменение межсимвольного
расстояния для некоторых пар
символов
Рис. 7.9. Вкладка Интервал
диалогового окна Шрифт
На вкладке Анимация (Text Effects) диалогового окна Шрифт (рис. 7.10) в
списке Вид (Animations) отображены все доступные анимационные эффекты:
□ Красные муравьи (Marching Red Ants) — красная пунктирная рамка,
которая движется вокруг выделенного текста по часовой стрелке.
Глава 7. Форматирование символов
219
□ Мерцание (Shimmer) — текст мерцает за счет регулярного
кратковременного искажения букв.
□ Мигающий фон (Blinking Background) — попеременное отображение
текста: нормальное и выворотка (белые буквы на черном фоне).
□ Неоновая реклама (Las Vegas Lights) — пунктирная рамка вокруг текста
все время меняет узор и цвет.
□ Фейерверк (Sparkle Text) — поверх текста случайным образом появляются
маленькие цветные пятна.
□ Черные муравьи (Marching Black Ants) — черная пунктирная рамка,
которая движется вокруг выделенного текста по часовой стрелке.
□ (нет) (попе) — обычный текст. Используется для удаления анимации.
Чтобы назначить символу анимационный эффект, выделите
соответствующий элемент в списке Вид. Результат применения эффекта виден на схеме
Образец.
Рис. 7.10. Вкладка Анимация
диалогового окна Шрифт
Диалоговое окно Шрифт отражает также текущий формат выделенного
фрагмента текста. Если начертание текста — курсив, то после выделения
этого текста и выбора команды Формат, Шрифт параметр Начертание в окне
Шрифт будет иметь значение Курсив. Если же выделенному тексту
назначено несколько форматов, то в списках соответствующих параметров не будет
выделенных элементов, а флажки будут затенены. Например, если выделен
фрагмент, содержащий символы с различным начертанием, то в списке
Начертание не будет выделенного элемента. Если же для части символов выде-
220
Часть II. Форматирование документов
ленного фрагмента текста установлен эффект с тенью, то флажок с тенью
будет затенен.
Поскольку форматирующие команды работают как переключатели, то
можно, выделив большой фрагмент текста, включающий в себя много форматов,
установить или отменить какой-либо параметр, общий для всего фрагмента.
Например, имеется фрагмент текста с символами разных размеров, с
подчеркиванием и без подчеркивания, с различным начертанием. Если нужно,
чтобы у всего фрагмента было начертание Обычный, то необходимо этот
фрагмент выделить и в окне Шрифт выбрать в списке Начертание вкладки
Шрифт значение Обычный.
( Замечание ^
Если нужно заменить шрифты, не меняя при этом текст, то можно
воспользоваться командой Правка, Заменить (Edit, Replace). Если при этом окно не
раскрыто полностью, нужно нажать кнопку Больше (More) и затем — кнопку
Шрифт (Font). Изменить все размеры шрифтов в документе можно так же, как
и шрифты — при помощи команды Правка, Заменить (см. также главу 5).
Форматирование с помощью клавиатуры
Существует два способа форматирования символов с помощью клавиатуры:
□ Выбор форматов в диалоговом окне Шрифт (Font) с помощью
клавиатуры (об этом окне рассказано в предыдущем разделе).
□ Использование комбинаций клавиш, устанавливающих те или иные
форматы.
Для форматирования первым способом нужно нажать комбинацию клавиш
<Ctrl>+<D> и в открывшемся диалоговом окне Шрифт установить
необходимые параметры форматирования с помощью клавиш перемещения
курсора, а также клавиш <Tab>, <Enter> и <Пробел>.
Чтобы изменить форматирование символов при помощи комбинаций клавиш:
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Нажмите необходимую комбинацию клавиш.
3. Комбинации клавиш описаны в табл. 7.3.
Таблица 7.3. Комбинации клавиш, используемые
для форматирования символов
Формат Клавиши
Полужирный (Bold) <Ctrl>+<B>
Курсив (Italic) <Ctrl>+<l>
Глава 7. Форматирование символов
221
Таблица 7.3 (окончание)
Формат
Клавиши
Обычное подчеркивание (Single)
Подчеркивание только слов
(Only Words)
Двойное подчеркивание (Double)
Малые прописные (Small Caps)
ВСЕ ПРОПИСНЫЕ (All Caps)
Скрытый текст (Hidden)
Верхний индекс (Superscript)
Нижний индекс (Subscript)
Копирование формата
Вставка формата
Удаление формата
Изменение регистра символов
Шрифт
Шрифт Symbol
Размер в пунктах
Следующий по возрастанию
размер в пунктах, доступный для
данного шрифта
Предыдущий размер в пунктах,
доступный для данного шрифта
Размер на один пункт больше
Размер на один пункт меньше
<Ctrl>+<U>
<Ctrl>+<Shift>+<W>
<Ctrl>+<Shift>+<D>
<Ctrl>+<Shift>+<K>
<Ctrl>+<Shift>+<A>
<Ctrl>+<Shift>+<H>
<Ctrl>+<Shift>+<=> (знак равенства)
<Ctrl>+<=>
<Ctrl>+<Shift>+<C>
<Ctrl>+<Shift>+<V>
<СМ>+<Пробел>
<Shift>+<F3>
<Ctrl>+<Shift>+<F> активизирует
раскрывающийся список Шрифт панели инструментов
Форматирование. Введите новое имя шрифта
или используйте клавиши со стрелками для
выделения нужного шрифта; нажмите клавишу
<Enter> для его выбора
<Ctrl>+<Shift>+<Q>
<Ctrl>+<Shift>+<P> активизирует
раскрывающийся список Размер шрифта панели
инструментов Форматирование. Введите новый размер
или используйте клавиши со стрелками для
выделения нужного размера; нажмите клавишу
<Enter> для его выбора
<Ctrl>+<Shift>+<»
<Ctrl>+<Shift>+«>
<Ctrl>+<]>
<Ctrl>+<[>
222
Часть II. Форматирование документов
Дополнительные средства форматирования
В Word 2000 появилось новое средство — панель инструментов Расширенное
форматирование (Extended Formatting), которая дает возможность
использовать дополнительные команды форматирования символов. Чтобы
использовать эту панель инструментов, необходимо предварительно вывести ее на
экран. Для вывода на экран панели инструментов Расширенное
форматирование:
1. Выберите команду Вид, Панели инструментов, Настройка (View, Toolbar,
Customize) или команду Сервис, Настройка (Tools, Customize).
2. В появившемся диалоговом окне Настройка (Customize) выберите
вкладку Панели инструментов (Toolbars) и установите флажок Расширенное
форматирование (Extended Formatting), как показано на рис. 7.11.
3. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Рис. 7.11. Вкладка Панели
инструментов диалогового
окна Настройка
В результате на экране появится панель инструментов Расширенное
форматирование (рис. 7.12).
Рис. 7.12. Панель инструментов
Расширенное форматирование
Замечание ^)
Панель инструментов Расширенное форматирование отсутствует в списке
панелей инструментов, доступных при помощи команды Вид, Панели
инструментов, поэтому предложенный способ вывода ее на экран является
единственно возможным.
Глава 7. Форматирование символов
223
Панель инструментов Расширенное форматирование содержит также
команды выделения цветом, двойное зачеркивание и некоторые средства
форматирования абзаца.
Рассмотрим команды дополнительного форматирования:
□ Знак ударения (Emphasis Mark)
□ Фонетическое руководство (Phonetic Guide)
□ Объединить знаки (Combine Characters)
□ Завершить знаки (Enclosure Characters)
Примеры использования дополнительных команд форматирования
показаны на рис. 7.13.
Рис. 7.13. Примеры использования дополнительных команд форматирования
Использование ударения
Чтобы поставить знак ударения над символом:
1. Выделите символ.
2. Нажмите кнопку Знак ударения (Emphasis Mark) панели инструментов
Расширенное форматирование (Extended Formatting).
224
Часть II. Форматирование документов
Поскольку ударение ставится, как правило, над одним символом в слове,
поэтому и выделять следует тот символ, над которым будет поставлено ударение.
Необходимо помнить, что эта кнопка работает как переключатель, т. е. если
над символом поставлено ударение и нажата еще раз кнопка Знак ударения,
то символ утратит этот формат. Если выделены два символа, где обычный
символ предшествует символу с ударением, и нажата кнопка Знак ударения,
то оба символа приобретут ударение. Если же, наоборот, обычный символ
следует за символом с ударением, то оба символа после нажатия кнопки
Знак ударения приобретут обычный формат.
Использование фонетической транскрипции
Чтобы создать фонетическую транскрипцию для фрагмента текста:
1. Выделите фрагмент текста.
2. Нажмите кнопку Фонетическое руководство (Phonetic Guide) панели
инструментов Расширенное форматирование (Extended Formatting).
3. В появившемся диалоговом окне Фонетическое руководство (Phonetic
Guide) (рис. 7.14) введите фонетический разбор фрагмента текста.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 7.14. Диалоговое
окно Фонетическое
руководство
Параметры диалогового окна Фонетическое руководство описаны в табл. 7.4.
Таблица 7.4. Параметры диалогового окна Фонетическое руководство
Параметр Значение Описание
Основной текст
(Base Text)
Текст, выделенный для
фонетического разбора
Глава 7. Форматирование символов
225
Таблица 7.4 (окончание)
Параметр
Транскрипция
(Ruby Text)
Выравнивание
(Alignment)
Шрифт (Font)
Размер (Size)
Группировать
(Group)
Моно (Mono)
Удалить все
(Remove All)
Прочтение
по умолчанию
(Default Readings)
Образец (Preview)
Значение
По центру (Centered)
0-1-0, 1-2-1
По левому краю (Left)
По правому краю (Right)
Список установленных
на компьютер TrueType
шрифтов, а также
встроенных шрифтов принтера
8, 10, 12 и т. д.
Нет
Нет
Нет
Нет
Нет
( Замечание )
Описание
Фонетическая транскрипция для
выделенного фрагмента текста
Смещение текста фонетического
разбора по горизонтали
относительно базового текста
Гарнитура шрифта. Обычно
присутствуют шрифты Times New Roman,
Arial и Courier
Размер символа в пунктах. Дюйм
состоит из 72 пунктов
(типографская система мер)
Группирует символы базового
текста
Разделяет посимвольно базовый
текст
Удаляет фонетический разбор
Создает текст фонетического
разбора точно таким же, как и базовый
Показывает образец текста с
текущим форматированием
Текст после фонетического разбора фиксируется, и удалить символ из
разобранного текста становится невозможным.
Использование комбинирования символов
Чтобы использовать комбинирование символов для фрагмента текста:
1. Выделите фрагмент текста.
2. Нажмите кнопку Объединить знаки (Combine Characters) панели
инструментов Расширенное форматирование (Extended Formatting).
3. В появившемся диалоговом окне Объединение знаков (Combine
Characters) (рис. 7.15) выберите шрифт из раскрывающегося списка Шрифт
(Font) и размер из раскрывающегося списка Размер (Size).
4. Нажмите кнопку ОК.
226
Часть II. Форматирование документов
Рис. 7.15. Диалоговое окно
Объединение знаков
Чтобы удалить комбинирование символов:
1. Выделите фрагмент текста, содержащий комбинированные символы.
2. Нажмите кнопку Объединить знаки панели инструментов Расширенное
форматирование.
3. В появившемся диалоговом окне Объединение знаков нажмите кнопку
Удалить (Remove).
Использование обрамления символов
Чтобы заключить один или несколько символов в рамку (например,
прямоугольник или круг):
1. Выделите фрагмент текста.
2. Нажмите кнопку Завершить знаки (Enclosure Characters) панели
инструментов Расширенное форматирование (Extended Formatting).
3. В появившемся диалоговом окне
Ограничение ширины знаков (Enclosure Characters)
(рис. 7.16) выделите стиль обрамления:
сжать (Shrink Text), увеличить (Enlarge
characters). Затем выделите тип
обрамления в списке Ограничение (Enclosure) и
поменяйте, если необходимо, значение в
текстовом поле Знаки (Characters).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 7.16. Диалоговое окно
Ограничение ширины знаков
Чтобы отменить обрамление символов:
1. Выделите фрагмент текста, содержащий символы с обрамлением.
2. Нажмите кнопку Завершить знаки панели инструментов Расширенное
форматирование.
Глава 7. Форматирование символов
227
3. В появившемся диалоговом окне Ограничение ширины знаков выделите
стиль нет (None).
4. Нажмите кнопку ОК.
Использование копирования формата
Часто форматирование текста состоит из последовательности большого
числа форматирующих команд. Если в ходе работы требуется назначить
одинаковый формат нескольким фрагментам текста, то повторять операцию
форматирования каждый раз не хочется. В Word существует возможность,
позволяющая сберечь время и избежать долгого и нудного повторения
форматирующих команд. Эта возможность реализуется с помощью
повторения или копирования форматов. При этом можно использовать два
различных метода: команду меню Правка, Повторить (Edit, Repeat) или кнопку
Формат по образцу (Format Painter) на панели инструментов Стандартная
(Standard).
Команду Правка, Повторить можно использовать для копирования формата
сразу же после форматирования символов. Эта команда повторяет один,
непосредственно предшествующий данному моменту, акт редактирования.
Если для назначения сразу нескольких форматов используется диалоговое
окно Шрифт (Font), то команда Правка, Повторить применяет их все, так как
они сделаны в рамках единого редактирования. Но если эта команда
выбрана после нескольких назначений формата с помощью клавиатуры или
панели инструментов Форматирование (Formatting), то будет повторено только
самое последнее действие.
Чтобы копировать форматирование с помощью команды Правка, Повторить:
1. Выделите сразу же после форматирования символов текст для нового
форматирования.
2. Нажмите клавишу <F4> или выберите команду Правка, Повторить.
Использовать этот метод можно только непосредственно после того акта
редактирования, который вы хотите повторить.
На панели инструментов Стандартная есть кнопка Формат по образцу,
предназначенная для копирования форматов. Для того чтобы копировать формат
с помощью кнопки Формат по образцу:
1. Выделите текст, формат которого нужно скопировать.
2. Нажмите кнопку Формат по образцу на панели инструментов
Стандартная. Указатель мыши приобретет форму кисти рядом со знаком обычной
точки вставки.
3. Выделите текст для форматирования и отпустите кнопку мыши. Он
автоматически приобретет новый формат.
228
Часть II. Форматирование документов
Можно распространить скопированный формат более чем на один фрагмент
текста следующим способом: дважды нажать кнопку Формат по образцу в
шаге 1, выделить первый блок текста для переформатирования и отпустить
кнопку мыши. Далее последовательно выделять очередные блоки текста. По
завершении копирования формата нажмите еще раз кнопку Формат по
образцу или клавишу <Esc>.
Если вам не нравятся скопированные или добавленные параметры
форматирования, можно отменить эти параметры и вернуть тексту параметры
исходно назначенного ему стиля (см. главы 8, 10).
Чтобы отменить все форматы символов:
1. Выделите текст, формат которого нужно отменить.
2. Нажмите клавиши <Ctrl>+< Пробел>.
Вставка специальных символов и знаков
Вместе с Word поставляются специальные символьные шрифты,
содержащие декоративные значки (dingbats), символы бюллетеня, звездочки, цветы,
символы научной нотации и другие специальные символы. Стандартными
специальными символьными шрифтами являются: Symbol, Monotype Sorts,
Webdings, Wingdings, Wingdings2, Windings3. Другие символьные шрифты
могут быть встроены в принтер; например, большинство
PostScript-принтеров включают шрифт Zapf Dingbat.
В документ могут быть включены многие специальные символы. Можно
использовать специальные буквы иностранных языков, такие как умляут
(umlaut), тильда (~), или символы ANSI, такие как многоточие (...) или
длинное тире (—), используемые в пунктуации. Можно также включать
невидимые символы, такие как необязательный дефис (появляющийся только
в необходимых случаях), и неразрывные пробелы (которые препятствуют
отделению слов друг от друга в конце строки).
Существуют два способа доступа к специальным символам: можно
использовать диалоговое окно Символ (Symbol), которое предлагает для выбора
набор специальных символов, или специальные комбинации клавиш.
Использование диалогового окна Символ
Диалоговое окно Символ (Symbol) (рис. 7.17) содержит две вкладки: Символ
(Symbol) и Специальные символы (Special Characters). Вкладка Символ
предоставляет доступ к символьным шрифтам, а вкладка Специальные символы —
к символам ANSI.
ANSI — это обычный набор символов, который вы видите на клавиатуре,
плюс множество символов, таких как знак авторского права, зарегистриро-
Глава 7. Форматирование символов
229
ванный торговый знак, неразрывный пробел и многие символы
иностранных языков.
Рис. 7.17. Вкладка Символы диалогового окна Символ
Для вставки символов с помощью диалогового окна Символ:
1. Установите точку вставки в то место документа, куда необходимо
вставить символ.
2. Выберите команду Вставка, Символ (Insert, Symbol). Появится диалоговое
окно Символ.
3. В раскрывающемся списке Шрифт (Font) вкладки Символ выделите
шрифт вставляемых символов.
Выделите элемент (обычный текст) для вывода символов ANSI. Также
можно использовать вкладку Специальные символы, если нужно вставить
неразрывный пробел, длинное тире или другой специальный символ
ANSI.
4. Щелкните на символе, чтобы выделить его и увидеть в увеличенном
размере, или нажимайте клавишу <ТаЬ>, пока подсвеченный символ в окне
не будет выделен (окружен пунктиром), и затем нажимайте клавиши со
стрелками до тех пор, пока не будет выделен нужный символ.
5. Нажмите кнопку Вставить (Insert).
6. Вставьте остальные нужные символы, повторяя шаги 3—5.
7. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Для надежности просмотрите все интересные и полезные символы,
доступные для шрифтов Symbol и обычного текста.
230
Часть II. Форматирование документов
На самом деле вставленные символы представляют собой коды полей
таблицы символов, внедренные в ваш документ. Такая организация
предохраняет от случайного выделения символа и замены его шрифта на другой.
Изменение шрифта символа может превратить его в букву. Например, если
при форматировании вы использовали Zapf Dingbats для вставки квадратных
маркеров в документ, а затем изменили шрифт маркера на Times Roman, то
символ маркера превратится в букву п.
Для удаления вставленного символа можно поместить курсор справа от
символа и нажать клавишу <Backspace>. Можно также проделать следующее:
1. Выделить удаляемый символ.
2. Нажать клавишу <DeIete>.
Настройка комбинаций клавиш
для вставки специальных символов
Некоторые символы, такие как авторское право или торговый знак,
приходится вставлять часто. Диалоговое окно Символ (Symbol) можно настроить,
определив комбинации клавиш. В дальнейшем их можно использовать для
вставки символов прямо через клавиатуру.
Чтобы добавить комбинацию клавиш для вставки специального символа:
1. Выберите команду Вставка, Символ (Insert, Symbol).
2. Щелкните на символе, для которого хотите создать сокращение.
3. Нажмите кнопку Клавиша (Shortcut Key). Появится диалоговое окно
Настройка клавиатуры (Customize), показанное на рис. 7.18. Выделенный
символ будет выведен в списке Команды (Commands).
Рис. 7.18. Диалоговое окно Настройка клавиатуры
Глава 7. Форматирование символов
231
4. Нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите определить для
символа. Выбранное сокращение появится в окне Новое сочетание клавиш
(Press New Shortcut Key). Можно выбрать одну из следующих
комбинаций клавиш:
Комбинация клавиш Комментарий
<С1г1>+любая буква или отдельная цифра Большая часть из них уже назначена
в Word
<С!г1>+<8Ш>+любая буква или отдельная Многие из них уже назначены в Word
цифра
<АК>+любая буква или отдельная цифра Большая часть из них не назначена
<АИ>+<8ЫА>+любая буква или отдельная Большая часть из них не назначена
цифра
5. Нажмите кнопку Назначить (Assign).
6. Нажмите кнопу Закрыть (Close).
7. Повторите шаги 2—6 для назначения клавиш каждому из оставшихся
символов.
8. Нажмите кнопку Закрыть.
Вставка специальных символов
с помощью клавиатуры
Вставлять специальные символы с помощью клавиатуры можно двумя
способами: используя комбинации клавиш, назначенные в диалоговом окне
Символ, или используя номера символов в ANSI. Необходимо знать номера
букв и символов в таблице ANSI.
Для вставки символов ANSI с помощью клавиатуры:
1. Установите курсор в точку вставки символа.
2. Нажмите клавишу <Num Lock> на дополнительной цифровой клавиатуре
(чтобы при нажатии этих клавиш появлялись цифры).
3. Удерживая нажатой клавишу <Alt>, на дополнительной цифровой
клавиатуре наберите 0 (ноль), а за ним — ANSI-код символа. Например, для
ввода символа » нажмите <Alt>+0187 на дополнительной клавиатуре.
Изменение языка
форматируемого документа
Важной особенностью Word 2000 является наличие языковой поддержки,
под которой прежде всего подразумевается проверка орфографии и грамма-
232
Часть II. Форматирование документов
тики, а также общая проблема использования кириллицы в документах
Word. При этом следует отметить, что российские пользователи зачастую
заинтересованы в том, чтобы поддержка для русского языка не заменяла,
а дополняла бы поддержку аналогичных возможностей для английского языка.
При вводе текста Word "отслеживает" переключение языковой раскладки
клавиатуры и расставляет скрытые языковые пометки. Таким образом,
текст, введенный с помощью русской раскладки клавиатуры и состоящий из
русских букв, оказывается помеченным как русский текст, а текст,
введенный с помощью английской раскладки клавиатуры, оказывается
помеченным как английский, со всеми вытекающими отсюда последствиями при
проверке правописания.
При копировании текста других приложений с помощью буфера обмена, он
может быть лишен скрытых языковых пометок, если они не
поддерживаются приложением-источником. Например, если вы копируете содержимое
текстового файла из приложения "Блокнот", то вставляемый текст получит
языковую пометку на основании того, какая раскладка клавиатуры была
установлена в момент выполнения операции вставки.
Осложнения возможны и в том случае, если вставляемый текст содержит
иноязычные слова. Например, если во вставляемом русском тексте
попадаются английские слова, то для правильной проверки правописания
необходимо будет после вставки фрагмента установить языковую принадлежность
таких слов или фрагментов английского текста вручную.
Чтобы установить языковую принадлежность фрагмента текста:
1. Выберите команду Сервис, Язык, Выбрать язык (Tools, Language, Set
Language). Появится диалоговое окно Язык (Language) (рис. 7.19).
2. Выберите язык в списке Пометить
выделенный текст как: (Mark Selected Text As).
3. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 7.19. Диалоговое окно Язык
( Совет )
Чтобы быстро отобразить диалоговое окно Язык для установки языковой
принадлежности выделенного фрагмента текста, дважды щелкните по индикатору
языка в строке состояния (он находится слева от индикатора проверки
правописания).
Глава 7. Форматирование символов
233
Создание буквицы в начале абзаца
Буквица (drop сор) представляет собой встроенную в абзац большую
прописную букву или первое слово. Буквица используется для того, чтобы сделать
вид абзаца более привлекательным. Верх буквицы или слова выравнивается
по верху первой строки абзаца. Несколько последующих строк имеют в
начале отступ, давая место опущенному тексту буквицы. Буквицы обычно
используются в начале разделов или главных частей документа.
При выборе для буквицы другого шрифта возьмите такой, который
сочетается с остальной частью абзаца. Начальные буквы в шрифте без засечек
(sans serif) следует использовать в абзацах аналогичного шрифта; буквицы с
засечками (serif) подходят к абзацам в шрифте с засечками. На рис. 7.20
приведены некоторые примеры буквиц.
Рис. 7.20. Примеры буквиц
Когда выбран формат буквицы, Word заключает выделенный текст в рамку.
Прочая часть абзаца остается вне рамки.
Чтобы создать буквицу:
1. Выделите первую букву, слово или сегмент абзаца, который хотите
форматировать как буквицу.
9 Зак 454
234
Часть II. Форматирование документов
2. Выберите команду Формат, Буквица (Format,
Drop Cap). Появится диалоговое окно
Буквица (Drop Cap) (рис. 7.21).
Рис. 7.21. Диалоговое окно
Буквица
3. Выделите в группе Положение (Position) один из параметров: в тексте
(Dropped) или на поле (In Margin), описание которых приведено ниже.
Параметр Результат
в тексте (Dropped) Буквица по границе левого поля внутри основной
текстовой области
на поле (In Margin) Буквица на левом поле
4. Выделите шрифт в раскрывающемся списке шрифт (Font).
5. В поле высота в строках (Lines to Drop) введите или выберите число
строк, на которые распространяется буквица. По умолчанию их три.
6. В поле расстояние от текста (Distance from Text) введите или выберите
расстояние от буквицы до текста абзаца.
7. Нажмите кнопку ОК.
Если установлен обычный режим просмотра, то Word предложит
переключиться в режим просмотра разметки страницы для вывода буквицы так, как
она появится в печати.
Нажмите кнопку Да (Yes) для переключения в режим просмотра разметки
страницы.
Для того чтобы удалить буквицу:
1. Выделите первую букву, слово или сегмент параграфа, для которого
хотите удалить форматирование буквицей.
2. Выберите команду Формат, Буквица.
3. Выделите опцию нет (None) в группе Положение.
4. Нажмите кнопку ОК.
Глава 7. Форматирование символов
235
Если в качестве буквицы использовалась только первая буква, то имеет
смысл не проводить вышеописанную операцию.
Чтобы удалить буквицу:
1. Выделите буквицу, и, нажав клавишу <Del>, удалите ее.
2. Заново введите первую букву.
Такой подход значительно экономит время, если, конечно, вы не ищете по
полчаса нужную клавишу на клавиатуре.
Текст буквицы заключен в рамку, может быть изменен по размеру и
перемещен в другое место.
Использование шрифтов типа TrueType
TrueType — система генерации встроенного шрифтового обеспечения —
генерирует экранные и принтерные шрифты так, что видимое на экране
практически всегда соответствует тому, что выводится при печати, независимо от
того, какой у вас принтер — лазерный или матричный. Word ориентируется
на использование новых шрифтов TrueType, поддерживающих формат
UNICODE, впервые примененных в Windows NT.
В списке Шрифт (Font) панели инструментов Форматирование (Formatting)
рядом со шрифтами TrueType стоит значок, состоящий из двух букв Т.
Рядом с принтерными шрифтами стоит значок принтера.
В документах Word можно использовать экранные шрифты, которые не
подходят ни к одному из принтерных. Хотя при этом принтер и не имеет
подходящих шрифтов, Windows при печати выберет сходные по типу и
размеру. В некоторых случаях принтерный шрифт будет весьма похож на
экранный, в других случаях — сильно отличаться.
Шрифты типа TrueType предоставляют широкий диапазон размеров и
начертаний, кроме того, можно приобрести дополнительные гарнитуры этих
шрифтов. Недостаток использования шрифтов TrueType состоит в том, что
время, необходимое для генерации и загрузки экранных шрифтов, слегка
замедляет работу системы. Правда, это замедление заметно лишь в старых
системах.
9*
ГЛАВА 8
Форматирование абзацев
Абзац — это фрагмент текста, возможно пустой, который заканчивается
маркером конца абзаца^. Этот символ вводится нажатием клавиши <Емег>.
Для удобства редактирования символ конца абзаца обычно не отображается
на экране. Что нужно сделать для отображения символа конца абзаца, будет
рассказано далее в этой главе.
Для человека, не использующего текстовые процессоры, абзац — это
последовательность предложений, объединенных вместе для выражения
отдельной мысли, идеи или образа. При работе с Word абзацем могут быть также:
заголовок статьи, элемент списка, пустая строка между двумя абзацами и т. п.
Умение правильно форматировать абзац при работе с документом Word так
же важно, как и умение правильно форматировать символ. В Word
существует большое число параметров форматирования абзаца, покрывающих
широкий диапазон средств, которые способствуют передаче мыслей в той же
степени, как и выбор слов.
Как уже отмечалось, символ конца абзаца обычно невидим, однако он
сохраняет в себе все форматирование абзаца, который им завершается.
Форматирование абзаца — это центрирование или выравнивание, линии
границы и заливка, выступы и отступы и т. д.
Параметры форматирования абзацев, как и параметры форматирования
символов, можно комбинировать, например установить для абзаца и отступ,
и выравнивание. Для абзаца можно использовать столько параметров
форматирования, сколько необходимо. Например, заголовки можно выровнять
по центру и установить для них отступ, а основной текст выровнять только
по ширине. Для достижения нужного эффекта имеет смысл использовать
форматирование абзаца в комбинации с форматированием символов.
В данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Способы форматирования абзацев
□ Выравнивание абзацев
Глава 8. Форматирование абзацев
237
□ Установка позиций табуляции и отступов
□ Нумерация строк
□ Настройка интервалов между строками и абзацами
П Заливка и обрамление абзацев
□ Изменение направления текста
Способы форматирования абзаца
Абзац в Word является еще одной форматируемой единицей. Так же, как
отдельные символы форматируются с помощью полужирного начертания
или курсива, для абзацев существуют свои параметры форматирования:
□ Выравнивание. Выравнивание текста абзаца по левому или правому краю,
по центру или по обоим краям.
□ Отступы. Создание отступа от левого поля, правого поля или отступа
первой строки абзаца.
П Позиции табуляции. Создание столбцов текста, которые полностью
выровнены и легко настраиваются.
□ Интервалы. Изменение интервалов между строками и абзацами.
□ Линии, рамки и заливка. Добавление абзацам графического эффекта с
помощью линий по границам абзаца и заливки внутри границ.
Выравнивание абзаца указывает, как выравниваются левый и правый края
абзаца.
Абзацы, выровненные по левому краю, выровнены слева, но имеют
неровный правый край (по умолчанию в Word). Обычно выровненный по левому
краю текст используется в информационных письмах или в качестве
основного текста в англоязычных книгах.
Абзацы, выровненные по правому краю, выровнены справа, но имеют
неровный левый край. Выровненный по правому краю текст может быть
использован в верхних и нижних колонтитулах документа — например,
номера страниц, или в случае создания списка, в котором элементы правого
столбца выравниваются по правому краю.
У абзацев, выровненных по центру, оба края неровные, текст располагается
посредине между полями. Центрирование часто используется для заголовков.
Абзацы, выровненные по ширине, имеют равные края как слева, так и
справа. Такое выравнивание используется в формальных деловых письмах,
в русскоязычных книгах (например, в данной книге), а также в текстах
колонок (как в газетах).
Абзацы выравниваются по полям страницы, если не установлено отступов.
В противном случае, абзацы выравниваются соответственно отступам.
238
Часть II. Форматирование документов
Поля документа устанавливаются с помощью диалогового окна Параметры
страницы (Page Setup). Поля можно установить для всего документа или же
для каждого раздела документа в отдельности. Отдельные абзацы или
группы абзацев могут иметь отступы от этих полей и тем самым иметь свои
собственные установки полей.
Отступы в абзаце могут быть установлены многими способами. Можно
установить отступы слева, справа или от обоих полей. Можно задать отступ
только для первой строки абзаца (этот метод часто используется вместо
нажатия клавиши <ТаЬ> в начале каждого нового абзаца). Можно создать
выступ (hanging indent), когда первая строка абзаца выступает влево по
отношению к остальным. Выступы часто используются в маркированных и
нумерованных списках. Бывают также вложенные отступы (отступы внутри
текста с отступами).
Работа с табуляцией состоит из двух этапов: подготовительного этапа и
этапа использования. Первый этап состоит в установке позиций табуляции и
выбора типа табуляции для каждой из установленных позиций. Если
пропустить этот этап, то будут использоваться установленные по умолчанию
позиции табуляции, выровненные влево и отстоящие друг от друга на 1,27 см.
Установка позиций табуляции включает выбор типа табуляции — по левому
краю, по центру, по правому краю, по разделителю (decimal) или с чертой
(bar) — и указание расположения позиций табуляции.
Второй этап состоит в том, чтобы в процессе ввода документа нажимать
клавишу <ТаЬ> для перемещения точки вставки к следующей позиции
табуляции. Кроме того, имеется три типа заполнения свободного пространства
между позициями табуляции: точками, пунктиром или сплошной линией.
Табуляция обладает следующим замечательным свойством: после того как
позиции табуляции установлены в документе, можно их перемещать и
изменять, и выделенный текст будет перемещен или выровнен в соответствии
с ними.
Расстояние между строками в тексте принято называть интерлиньяжем.
Известно, что для длинных строк требуется большее промежуточное
расстояние, чтобы глаз не терял продолжение строки при переходе справа налево,
кроме этого известно также, что для шрифтов с символами малого размера
нужны меньшие межстрочные интервалы, чем для шрифтов большого
размера.
Интерлиньяж измеряется в строках. Обычный текст имеет одинарный
интервал в одну строку, но если вы потребуете интервал в 0.5, то получите
интервал в полстроки. Строки, форматированные таким образом, сжаты. Если
вы потребуете интервал в 1.5, между строками абзаца появится
дополнительный интервал в полстроки.
Word обеспечивает контроль над интервалами между строками, начиная
с автоматического регулирования и кончая возможностью увеличивать и
Глава 8. Форматирование абзацев
239
уменьшать интерлиньяж, а также возможностью добавления
дополнительного интервала в случае наличия в строке больших символов или верхнего
индекса.
Автоматическая настройка интервалов в Word не является, однако,
ограничением. Между строками и абзацами можно добавить дополнительное
пространство.
Интервалы между абзацами можно подобрать с помощью добавления
дополнительных строк до или после выделенного абзаца. После нажатия
клавиши <Enter> Word оставляет определенное пространство до последующего
абзаца. Этот метод полезен, когда формат документа требует
дополнительных интервалов между абзацами, перед новыми разделами или вокруг
графических объектов. Увеличение интервалов между абзацами при этом
сводится к тому, чтобы нажать клавишу <Enter> два раза в конце очередного
абзаца. Более точный и аккуратный метод заключается в том, чтобы
установить дополнительные интервалы до и/или после абзаца.
В качестве окончательного штриха абзацам документа можно назначить
границы и заливку. Границей (border) может быть рамка, окружающая абзац
(или абзацы) со всех сторон, или линия с одной или более сторон. Кроме
того, можно использовать заливку (shading), заполняющую абзац узором.
Рамки и линии могут быть сплошные черные, а заливка — серой, если же
монитор цветной, то они могут быть даже более многоцветными, чем радуга.
Рамки могут быть полезными для выделения отдельных абзацев по
отношению к остальному тексту.
На рис. 8.1 показаны примеры форматирования абзацев, которые могут
быть получены с помощью Word 2000. Как видно из рисунка, для первого
абзаца использовано выравнивание по левому краю и отступ от левого края,
кроме этого установлены такие параметры форматирования символов, как
полужирное начертание и подчеркивание, а также увеличен размер
символов. Для второго абзаца использовано только выравнивание по левому краю,
а для третьего использовано выравнивание по обоим краям и увеличен
интервал между строками.
Разные форматы могут быть использованы для того, чтобы:
П Центрировать заголовки
□ Создавать выступы для нумерованных или маркированных списков
□ Выравнивать столбцы текста с помощью табуляции
Существуют четыре способа выбора команд форматирования — с помощью
команд меню, клавиатуры, панели инструментов и линейки. При
форматировании абзацев можно использовать любой из перечисленных способов
(который больше нравится).
Нужно отметить, что команды меню можно выбирать как с помощью
клавиатуры, так и с помощью мыши. Форматирование с помощью клавиатуры
наиболее предпочтителено, т. к. этот способ кажется нам более быстрым.
240
Часть II. Форматирование документов
Рис. 8.1. Примеры форматирования абзацев
( Замечание ^)
Поскольку новый абзац, образующийся после нажатия клавиши <Enter>,
сохраняет форматирование предыдущего, то при необходимости формат абзаца
можно распространять на последующие простым нажатием клавиши <Enter>
Отображение символов абзацев
Форматирование абзаца воздействует на весь абзац и хранится в символе fl,
которым заканчивается каждый абзац (рис. 8.2). Если его удалить, то
предшествующий текст становится частью следующего абзаца. При этом новый
абзац, сформированный из двух, принимает форматирование первого (рис. 8.3).
Обычно символы абзаца не видны. В случаях сложного форматирования
текста их следует отображать на экране — во избежание случайного
удаления и тем самым потери форматирования.
Чтобы вывести на экран символы абзаца с помощью меню:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
Глава 8. Форматирование абзацев 241
Рис. 8.2. Текст до удаления символа конца абзаца
Рис. 8.3. Текст после удаления символа конца абзаца
242
Часть II. Форматирование документов
2. В появившемся диалоговом окне Параметры (Options) (рис. 8.4) раскройте
вкладку Вид (View).
3. Установите флажок знаки абзацев (Paragraph Marks) в группе Знаки
форматирования (Formatting Marks).
Рис. 8.4. Вкладка Вид
диалогового окна
Параметры
Для отображения символов абзаца с помощью клавиатуры нажмите
комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<8>. Для отображения символов абзаца
с помощью панели инструментов Стандартная нажмите кнопку
Непечатаемые знаки (Show/Hide К), которая имеет вид символа абзаца (Ц).
(~ Замечание ^
Если отображение символов абзаца включено с помощью выбора команды
Сервис, Параметры и затем установки флажка знаки абзацев, то включать и
отключать отображение табуляций и пробелов можно просто с помощью кнопки
Непечатаемые знаки. Символы абзаца при этом останутся видимыми.
Форматирование при помощи мыши
Мышь можно использовать как при форматировании с помощью команд
меню, так и при форматировании с помощью панелей инструментов
Форматирование (Formatting) и Расширенное форматирование (Extended
Formatting). Кроме этого, форматирующие операции, связанные с использованием
линейки, без помощи мыши просто невозможны.
Глава 8. Форматирование абзацев
243
Форматирование
с помощью панели инструментов
Панели инструментов Форматирование (Formatting) и Расширенное
форматирование (Extended Formatting) являются удобным средством для
форматирования абзацев. По умолчанию на панели инструментов Форматирование
размещены кнопки для создания нумерованных и маркированных списков,
создания и отмены отступов и кнопки управления выравниванием. Имеется
также доступ к специальной панели инструментов для создания в документе
линий и рамок.
Можно настроить панель инструментов Форматирование так, чтобы с ее
помощью был доступен такой параметр, как межстрочный интервал. Этот же
параметр доступен и с помощью панели инструментов Расширенное
форматирование. Итак, если соответствующим образом настроить панель
инструментов Форматирование, то для форматирования абзаца достаточно ее одной
(см. приложение Б).
( Замечание )
Напомним, что прежде чем использовать ту или иную панель инструментов
нужно убедиться, что она выведена на экран. В противном случае нужно
выбрать команду Вид, Панели инструментов (View, Toolbars) и указать панели,
которые хотите видеть на экране.
Рассмотрим, как форматировать абзац при помощи панелей инструментов
Форматирование и Расширенное форматирование.
Выравнивание абзацев
Чтобы изменить параметры выравнивания текста при помощи панели
инструментов Форматирование (Formatting):
1. Выделите абзацы, подлежащие выравниванию, или поместите точку
вставки внутри нужного абзаца.
2. Нажмите соответствующую кнопку для выравнивания: По левому краю
(Align left), По центру (Center), По правому краю (Align right) или По
ширине (Justify) (по обоим полям).
На рис. 8.5 представлены примеры всех 4-х типов выравнивания.
( Замечание ^
Будучи примененными, объемные кнопки По левому краю, По центру, По
правому краю, По ширине выглядят нажатыми. Если панель Форматирование
выведена на экран, то кнопки установки выравнивания отражают тип
выравнивания в том абзаце, где находится точка вставки.
244
Часть II. Форматирование документов
Рис. 8.5. Примеры различных типов выравнивания
Установка отступов
На панели инструментов Форматирование (Formatting) есть две кнопки для
установки в выделенных абзацах отступов до очередной доступной позиции
табуляции: Уменьшить отступ (Decrease Indent) и Увеличить отступ (Increase
Indent). Кнопка Увеличить отступ используется для установки отступа до
следующей доступной позиции табуляции. Кнопка Уменьшить отступ
используется для установки отступа до предыдущей позиции табуляции.
Эти кнопки могут быть использованы только для создания отступов абзацев
от левого поля (но не для отступов первой строки и выступов) в
соответствии с уже установленными для текущего абзаца (абзацев) позиций
табуляции (см. также разделы "Форматирование с помощью линейки" и
"Форматирование с помощью команд меню" в данной главе).
Для отмены или установки отступов в абзацах с помощью панели
инструментов Форматирование:
1. Выделите нужные абзацы (абзац).
2. Нажмите кнопку Увеличить отступ (для установки отступа) или кнопку
Уменьшить отступ (для отмены).
Глава 8. Форматирование абзацев
245
Кнопку Увеличить отступ можно нажимать до тех пор, пока левый отступ не
достигнет требуемой позиции. Следовательно, с ее помощью легко создать
вложенные абзацы, когда одни отступы устанавливаются относительно
других (рис. 8.6).
Рис. 8.6. Отступы, устанавливаемые с помощью панели инструментов
Форматирование
Настройка интервалов между строками
Для установки интервалов между строками можно использовать панель
инструментов Расширенное форматирование (Extended Formatting).
Для настройки межстрочных интервалов с помощью панели инструментов:
1. Выделите нужный абзац.
2. Для установки:
• Полуторного интервала нажмите кнопку Полуторный интервал (1.5 Space)
• Двойного интервала нажмите кнопку Двойной интервал (Double Space)
• Одинарного интервала (установленный по умолчанию) нажмите кнопку
Одинарный интервал (Single Space)
246
Часть II. Форматирование документов
Рис. 8.7. Примеры абзацев с разными межстрочными интервалами
На рис. 8.7 показаны примеры абзацев с одинарным, полуторным и
двойным межстрочными интервалами.
Заметим, что существуют и другие межстрочные интервалы, кроме
перечисленных выше (см. раздел "Форматирование с помощью команд меню"
в данной главе).
С Замечание ^
Будучи примененными, объемные кнопки Одинарный интервал, Полуторный
интервал, Двойной интервал выглядят нажатыми. Если панель Расширенное
форматирование выведена на экран, то кнопки установки межстрочного
интервала отражают межстрочный интервал в точке вставки.
Обрамление и заливка абзацев
Обрамление, как и все виды форматирования, относится к абзацам,
которым оно назначено. На рис. 8.8 показано, как можно использовать
обрамление и заливку абзацев.
Глава 8. Форматирование абзацев
247
Рис. 8.8. Абзац, выделенный с помощью обрамления и заливки
Прежде чем начинать работать с рамками, линиями и заливками, выведите
панель инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders) (рис. 8.9) с
помощью выбора команды Вид, Панели инструментов (View, Toolbars) или
путем нажатия кнопки Таблицы и границы (Tables and Borders) на панели
инструментов Стандартная (Standard).
Рис. 8.9. Панель инструментов Таблицы и границы
Панель инструментов Границы (Borders) (рис. 8.10) открывается при
нажатии кнопки Внешние границы (Borders) на панели инструментов Таблицы и
границы или кнопки Внешние границы на панели инструментов
Форматирование.
Рис. 8.10. Панель
инструментов Границы
248
Часть II. Форматирование документов
Для создания рамки или линии с помощью панели инструментов Таблицы
и границы:
1. Выведите панель инструментов Таблицы и границы с помощью нажатия
кнопки Таблицы и границы на панели Стандартная или с помощью
команды Вид, Панели инструментов.
2. Выделите один или несколько абзацев, подлежащих обрамлению.
3. Раскройте список Тип линии (Line Style) и выделите тип линии.
4. Раскройте список Толщина линии (Line Weight) и выделите толщину
линии.
5. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Внешние границы. На появившейся
панели инструментов Границы (см. рис. 8.10) нажмите нужную кнопку,
чтобы добавить желаемые границы.
6. Выберите, если необходимо, оттенок цвета или узор в списке Цвет
заливки (Shading Color).
Форматирование с помощью линейки
Линейка — средство, обеспечивающее быстрый доступ к некоторым
параметрам форматирования абзацев и страниц (рис. 8.11).
Рис. 8.11. Линейка
Линейка используется для быстрого изменения отступов и позиций
табуляции с помощью мыши. По умолчанию позиции табуляции выровнены по
левому краю. Если необходимо использовать для табуляции другое
выравнивание, то выбрать его также можно при помощи линейки (об установке
позиций табуляции — далее в этом разделе).
Отображение на экране линейки, как и панели инструментов, не
обязательно. Для отображения или удаления линейки с экрана выберите команду
Вид, Линейка (View, Ruler). Если линейка выведена на экран, в этом случае
команда Вид, Линейка помечена флажком.
( Замечание ^
Кроме горизонтальной линейки существует еще и вертикальная линейка,
доступная в режиме разметки страницы.
Установка позиций табуляции
С помощью линейки можно быстро устанавливать, перемещать или удалять
табуляцию любого стиля выравнивания. Этот процесс, как уже отмечалось,
Глава 8. Форматирование абзацев
249
включает в себя два этапа: выбор стиля табуляции путем нажатия кнопки,
управляющей выравниванием табуляции и находящейся на левом краю
линейки, и установка позиций табуляции.
Линейка выводит позиции табуляции (по умолчанию с интервалом 1,27 см)
в виде крошечных вертикальных линий внизу линейки. Если вы установите
свои позиции табуляции, то все позиции по умолчанию, слева от
установленных вами, будут удалены.
Чтобы установить позиции табуляции с помощью линейки:
1. Выделите абзац или абзацы, для которых хотите установить позиции
табуляции.
2. Нажимайте кнопку выравнивания табуляции до тех пор, пока не
появится нужный символ: по левому краю, по центру, по правому краю, по
разделителю или с чертой (на рис. 8.12 показано, как каждый тип
выравнивания выглядит на экране).
3. Установите указатель мыши под той засечкой разметки линейки, где
хотите установить позицию табуляции. Нажмите левую кнопку мыши для
установки позиции табуляции на линейке.
Повторяйте шаги 2 и 3 для добавления на линейке позиций табуляции
различных типов, или просто повторяйте шаг 3 для установки того же типа
табуляции.
Рис. 8.12. Линейка с установленными позициями табуляции
Позиции табуляции отображаются как маркеры в виде того же символа,
который появлялся при выборе стиля табуляции. Если маркер позиции
табуляции не находится на правом краю линейки, то можно установить на нем
указатель мыши, нажать левую кнопку и, удерживая ее, перетащить маркер
направо в правильную позицию.
Чтобы использовать линейку для выбора способа выравнивания текста
относительно позиций табуляции или назначения заполнителей, дважды
щелкните на позиции табуляции для вызова диалогового окна Табуляция
(Tabs). В списке Позиции табуляции (Tab stop position) выделите позицию,
параметры которой хотите изменить, сделайте все необходимые изменения
и нажмите кнопку ОК (подробнее об этом см. в разделе "Форматирование
с помощью команд меню" данной главы).
Чтобы быстро удалить позиции табуляции на линейке с помощью мыши:
1. Перетащите табуляцию с линейки на документ.
2. Отпустите кнопку мыши.
250
Часть II. Форматирование документов
( Замечание J
При выделении группы абзацев, имеющих разные установки табуляции,
позиции табуляции, не являющиеся общими для всех абзацев, на линейке будут
выделены серым. Позицию табуляции можно переместить, и эта новая позиция
будет применена ко всем выделенным абзацам. Это хороший способ
синхронизации табуляции в группе абзацев, если вы случайно изменили позицию
табуляции лишь в одном из них.
Установка отступов
С помощью линейки можно легко создавать отступы любого типа. Линейка
содержит треугольные маркеры, называемые маркерами отступа (indent
markers) у левого и правого поля. Их можно перетаскивать налево и направо
для установки отступов. Верхний треугольник у левого поля указывает
отступ первой строки (First-line indent).
Нижний треугольник указывает левый отступ. Эти треугольники могут
перемещаться независимо друг от друга. Квадратик под нижним
треугольником можно использовать для перемещения маркеров отступа первой строки
и левого отступа одновременно. Треугольник у правого поля указывает
отступ абзаца от правого поля (см. рис. 8.11 и 8.12).
Левые и правые отступы отмеряются от левого и правого поля,
соответственно. Отступ первой строки измеряется относительно левого отступа.
Чтобы установить отступы с помощью линейки:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
2. Для установки:
• Отступа слева переместите квадратик, находящийся под маркером
левого отступа, к нужной позиции на линейке (верхний треугольник
при этом также перемещается)
• Правого отступа перетащите маркер правого отступа к нужной
позиции на линейке
• Отступа первой строки перетащите маркер отступа первой строки
к нужной позиции отступа
• Выступа первой строки влево переместите маркер левого отступа
в нужную позицию на линейке
Замечание j
Когда в обычном режиме просмотра вы перемещаете левый отступ или отступ
первой строки левее границы левого поля, линейка автоматически
прокручивается влево. Если нужно сдвинуться по линейке влево, не меняя позиций
маркеров отступа, то в процессе перемещения в горизонтальном направлении с
помощью левой стрелки полосы прокрутки удерживайте нажатой клавишу <Shift>.
Глава 8. Форматирование абзацев 251
Форматирование с помощью команд меню
Если выбрать команду Формат, Абзац (Format, Paragraph), то появится
диалоговое окно Абзац (Paragraph), которое предоставляет наибольший выбор
параметров форматирования абзацев.
На схеме Образец (Preview) показано, как выбранное форматирование
влияет на абзац. Можно раскрыть вкладку Отступы и интервалы (Indents and
Spacing) для изменения отступов, интервалов, выравнивания. Можно также
раскрыть вкладку Положение на странице (Line and Page Breaks) для
изменения разбиения на страницы, подавления нумерации строк и переносов.
Так как диалоговое окно Абзац предоставляет быстрый доступ к
диалоговому окну Табуляция (Tabs), то получается, что путем выбора команды
Формат, Абзац можно сразу сделать большую часть форматирования.
( Замечание ^
Получить доступ к диалоговому окну Абзац можно также путем нажатия правой
кнопки мыши и выбора команды Абзац в контекстном меню.
Выравнивание, настройка интервалов, установка отступов
Чтобы изменить такие параметры форматирования абзаца, как выравнивание,
интервалы между строками и абзацами, отступы при помощи команд меню:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
2. Выберите команду Формат, Абзац (Format, Paragraph) или щелкните
правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и в появившемся
контекстном меню выберите команду Абзац (Paragraph).
Рис. 8.13. Вкладка Отступы
и интервалы диалогового окна
Абзац
252
Часть II. Форматирование документов
3. В появившемся диалоговом окне Абзац (Paragraph) (рис. 8.13) на вкладке
Отступы и интервалы (Indents and Spacing) выберите параметры
форматирования, описанные в табл. 8.1.
4. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 8.1. Параметры вкладки Отступы и интервалы
Параметр
Значение
Описание
Выравнивание
(Alignment)
По левому краю (Left)
По центру (Centered)
По правому краю
(Right)
По ширине (Justified)
Устанавливает выравнивание абзаца
по левому краю
Устанавливает выравнивание абзаца
по центру
Устанавливает выравнивание абзаца
по правому краю
Устанавливает выравнивание абзаца
по ширине
Уровень
(Outline Level)
Отступ
(Indentation)
слева (Left)
справа (Right)
первая строка
(Special)
Основной текст (Body Устанавливает уровень текста для
Text), УровенИ (LeveM), создания оглавления (см. также гла-
..., УровеньЭ (Level9) ву 13)
О см (по умолчанию)
или введите
собственную величину
О см (по умолчанию)
или введите
собственную величину
(нет) (None)
Отступ (First Line)
В выделенном абзаце или абзацах
устанавливается отступ от левого поля.
Если число положительное, отступ
будет вправо от границы поля; если
отрицательное — внутрь поля, влево
от его границы (иногда это называют
выступом)
В выделенном абзаце или абзацах
устанавливается отступ от правого
поля. Если число положительное,
отступ будет влево от границы поля;
если отрицательное — внутрь поля,
вправо от его границы
отсутствие отступа
Устанавливает
или выступа
Устанавливает для первой строки
(строк) выделенного абзаца
(абзацев) отступ от левого отступа (или
левого поля, если отступов не
установлено) (рис. 8.14)
Глава 8. Форматирование абзацев 253
Таблица 8.1 (продолжение)
Параметр Значение Описание
первая строка Выступ (Hanging) Устанавливает для первой строки
(строк) выделенного абзаца (абзацев)
выступ от левого отступа (или левого
поля, если отступов не установлено)
(рис. 8.14)
на (By) 1.27 см (по умолчанию) Величина отступа (выступа) в см,
или введите собствен- влево от левого отступа
ную величину
Интервал
(Spacing)
перед (Before) 3 пт (по умолчанию) или
введите собственную
величину
после (After) 3 пт (по умолчанию) или
введите собственную
величину
междустрочный Одинарный (Single)
(Line Spacing)
Двойной (Double)
Минимум (At Least)
Точно (Exactly)
Величина интервала в пунктах, на
которую выделенный абзац (абзацы)
отстоит от предыдущего
Величина интервала в пунктах, на
которую выделенный абзац (абзацы)
отстоит от следующего
Интервал в одну строку. Высота
строки подбирается автоматически с
учетом размера шрифта, графики и
формул, вставленных в строку
Интервал в полторы строки.
Вставляет дополнительные полстроки между
строками
Двойной интервал. Вставляет
дополнительную целую строку между
строками
Интервал, не меньший, чем
указанный в поле значение. Для высоких
символов, большой графики, верхних
и нижних индексов Word вставляет
дополнительное пространство
Точный размер интервала
указывается в поле значение. Все строки
имеют одну и ту же высоту,
независимо от размера символов.
Дополнительное пространство никогда не
вставляется. Некоторые строки могут
быть срезаны из-за нехватки места
по высоте. В этом случае нужно
увеличить интервал
Полуторный (1.5 Lines)
254
Часть II. Форматирование документов
Таблица 8.1 (окончание)
Параметр
Значение
Описание
междустрочный Множитель (Multiple)
Значение (At)
Величина, задаваемая
либо в пунктах, если
указать пт (pt), либо
коэффициент
умножения для одинарного
интервала
Интервал, равный одинарному с
заданным коэффициентом. Так,
например, тройной (3), четверной (4)
Межстрочное расстояние, при вводе
в это поле значение междустрочный
автоматически меняется на
Множитель
Рис. 8.14. Отступ и выступ
Можно использовать выступ для создания нумерованных и маркированных
списков (см. главу 12).
С
Замечание
}
Отступы можно устанавливать в разных единицах измерения. Например, для
создания отступа в 6 пунктов введите 6 пт в одном из окон счетчика отступа
(дюйм состоит из 72 пунктов). Для создания отступа в 2 см введите 2 см.
Глава 8. Форматирование абзацев
255
Если при печати абзац, перед которым установлен дополнительный
интервал, оказывается наверху страницы, Word игнорирует этот интервал, так что
верхняя граница документа всегда одна и та же.
Межстрочные интервалы можно связывать со стилями, так что при нажатии
клавиши <Enter> в конце абзаца будет автоматически вставляться точный
интервал для каждого стиля текста, будь то заголовок, требующий 14
пунктов перед следующей за ним строкой текста, или просто основной текст,
требующий лишь 12 пунктов между строками (см. главу 10).
Установка и удаление позиций табуляции
Одним из способов управления позициями табуляции является
использование диалогового окна Табуляция (Tabs). Этот способ табуляции имеет
несколько преимуществ. Каждую позицию табуляции можно установить
точно, указав число в десятичной записи, и можно добавить заполнители —
точками, пунктиром или сплошной чертой (рис. 8.15).
С помощью мыши или клавиатуры можно быстро убрать существующие
позиции табуляции и изменить установки табуляции по умолчанию для
оставшейся части документа. Можно даже переформатировать существующие
позиции табуляции.
Рис. 8.15. Типы заполнителей, используемые при табуляции
256
Часть II. Форматирование документов
Часто бывает удобно вывести на экран символы табуляции, что можно
сделать как с помощью меню, так и с помощью панели инструментов.
Для вывода символов табуляции с помощью меню:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Выберите вкладку Вид (View). В группе Знаки форматирования
(Formatting marks) установите флажок знаки табуляции (Tab Characters).
Для установки позиций табуляции с помощью меню:
1. Выделите абзац или абзацы, для которых хотите установить табуляцию,
или установите точку вставки в место начала ввода текста с новыми
установками табуляции.
2. Выберите команду Формат, Табуляция. Появится диалоговое окно
Табуляция (Tabs) (рис. 8.16). Для его вывода можно также выбрать команду
Формат, Абзац и в появившемся диалоговом окне Абзац нажать кнопку
Табуляция (Tabs) или дважды щелкнуть по какой-нибудь установке
позиции табуляции на линейке.
Рис. 8.16. Диалоговое окно
Табуляция
3. Введите (используя десятичные числа) позицию табуляции в поле
Позиции табуляции (Tab Stop Position).
4. Укажите в группе Выравнивание (Alignment) нужный стиль табуляции: по
левому краю (Left), по центру (Center), по правому краю (Right), по
разделителю (Decimal) или с чертой (Ваг).
5. Выделите, при необходимости, в группе Заполнитель (Leader) стиль
заполнения: 1 — для пустого заполнителя, 2 — для точечного, 3 — для
пунктирного и 4 — для подчеркивания линией.
6. Нажмите кнопку Установить (Set) для установки позиции табуляции.
7. Повторите шаги 3—6 для установки остальных позиций табуляции.
8. Нажмите кнопку ОК.
Глава 8. Форматирование абзацев
257
Список Позиции табуляции покажет установленные позиции табуляции.
Переформатировать существующие позиции табуляции можно, следуя той
же процедуре, а именно:
1. Выделите позицию в списке Позиции табуляции.
2. Установите для нее новые параметры в группах Выравнивание и Заполнитель.
3. Нажмите кнопку Установить.
После установки позиций табуляции их можно очистить (удалить)
индивидуально или группой. Предложенный метод работает независимо от того,
установлена табуляция с помощью диалогового окна Табуляция или с
помощью линейки.
Чтобы удалить позиции табуляции с помощью меню:
1. Выделите абзац или абзацы, для которых хотите удалить позиции
табуляции, или установите точку вставки в место начала действия новых
установок табуляции.
2. Выберите команду Формат, Табуляция.
3. Нажмите кнопку Удалить все (Clear All) для удаления позиций
табуляции. Можно также выбрать позицию табуляции в списке Позиции
табуляции (Tab Stop Position) и нажать кнопку Удалить (Clear) для удаления
одной позиции (удаленные позиции будут перечислены в области Будут
удалены (Tabs Stops to Be Cleared) внизу диалогового окна Табуляция).
Повторяйте этот процесс для удаления остальных позиций табуляции.
4. Нажмите кнопку ОК.
Обрамление и заливка абзацев
Рамка окружает выделенный абзац или группу абзацев со всех сторон.
Доступны два типа предустановленных рамок: рамка и тень. Линия может быть
с одной или более сторон выделенного абзаца или группы абзацев. Имеется
11 типов линии, и можно выбрать любой из них при создании линии, рамки
или тени.
Для создания рамок, линий и тени используется диалоговое окно Границы и
заливка (Borders and Shading) (рис. 8.17). Это диалоговое окно предоставляет
множество преимуществ: все параметры форматирования доступны
одновременно. На схеме Образец показано, как выбранное форматирование
влияет на абзац.
Выберите команду Формат, Границы и заливка (Format, Borders and Shading)
для доступа к этому диалоговому окну. В нем можно раскрыть вкладку
Границы (Borders), Страница (Page Border) или Заливка (Shading). Вкладка
Граница (рис. 8.17) предоставляет опции, описанные в табл. 8.2.
258
Часть II. Форматирование документов
Рис. 8.17. Вкладка Граница диалогового окна Границы и заливка
Таблица 8.2. Параметры вкладки Граница
Параметр Эффект
нет Обрамление отсутствует. Эту опцию можно использовать для уда-
(None) ления существующих границ, например, при задании заливки без
границ
рамка (Box) Рамка с одинаковыми линиями по всем сторонам
тень (Shadow) Рамка с тенью, расположенной по нижней и правой сторонам
объемная Объемная рамка. Чтобы использовать это средство, нужно выбрать
(3-D) несимметричный тип линии границы
другая Определяемые пользователем линии по одной или нескольким гра-
(Custom) ницам. Для установки этих линий используются кнопки в группе
Образец
Образец Линия с одной нпи нескольких сторон выделенного абзаца (абза-
(Preview) цев). Пунктирные линии на углах и по сторонам образца указывают,
где могут появиться линии. Линии границы добавляются либо
нажатием соответствующей кнопки, либо щелчком мыши по границе
образца. Каждая добавленная линия границы отображается в поле
Образец (рис. 8.17)
Тип (Style) Линия или рамка выделенного типа. В каждом из перечисленных
вариантов указан точный размер и показан образец линии
Глава 8. Форматирование абзацев
259
Таблица 8.2 (окончание)
Параметр Эффект
Цвет (Color) Линия или рамка выделенного цвета. Доступны: 16 цветов и оттенки
серого. Параметр Авто (Auto) назначает цвет по умолчанию (обычно
черный), однако его можно изменить в Панели управления
Ширина Толщина выбранной линии. Отображается образец линии и толщина
(Width) линии в пунктах, которую можно изменить
Для создания рамки или линии с помощью меню:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
Если обрамление создается более чем для одного абзаца, рамка включает
все абзацы как группу, не вставляя обрамления между ними.
Чтобы добавить границы к ячейке таблицы, нужно выделить всю ячейку,
включая маркер конца ячейки.
2. Выберите команду Формат, Границы и заливка. Появится диалоговое
окно Границы и заливка.
3. Раскройте вкладку Граница.
4. Для создания обрамления выберите рамка, тень или объемная в группе
Тип (Setting).
Для создания линии с помощью мыши выполните одну из следующих
процедур.
В группе Образец щелкните по схеме абзаца на той стороне абзаца, где
хотите вставить линию. Можно также нажать соответствующую кнопку.
Если тип линии уже выбран в списке Тип, будет вставлена линия такого
типа. Можно продолжать вставку на основании сделанного выбора. Если
выделено несколько абзацев, линию между ними можно создать с помощью
щелчка на горизонтальной линии между абзацами в группе Образец.
Выбор типа линий до установки обрамления обеспечивает желаемое его
представление.
5. Для установки пробела между обрамлением и текстом нажмите кнопку
Параметры (Options) и укажите необходимые расстояния в группе Поля
(From Text).
6. Для назначения цвета всем рамкам и линиям выберите цвет в списке
Цвет.
7. Нажмите кнопку ОК.
Ширина обрамления (рамок или линий) абзаца определяется отступом абзаца.
(Если отступов нет, она определяется по полям страницы.) Если рамку (или
линию) абзаца нужно сделать меньше расстояния между полями, создайте
260
Часть II. Форматирование документов
в абзаце отступы. На рис. 8.18 представлен пример, где в первом случае
отступов у абзаца не установлено, а во втором случае установлен отступ справа.
Рис. 8.18. Ширина обрамления определяется отступом абзаца
С Замечание ^
При выделении для обрамления нескольких абзацев, имеющих различные
отступы, каждый абзац появится в своем отдельном.обрамлении (вместо того,
чтобы всем им появиться внутри одной рамки). Чтобы абзацы с разными
отступами появились в одной рамке, нужно создать таблицу, заключить каждый
абзац в строку, затем выделить таблицу и форматировать рамку вокруг нее
(см. главу 11).
Если абзацы выравниваются точно по полям страницы (как это всегда
бывает, если не установлены отступы), рамки слегка выходят за поля. Если есть
необходимость установления рамок точно по полям или между ними, нужно
для абзаца установить отступы (в соответствии с шириной обрамления).
Например, если обрамление имеет вид двойной линии толщиной 1,5
пункта, и ширина рамки с учетом пробела между линиями будет 4,5 пункта, то
установите отступ в 4,5 пункта. Для этого введите 4,5 пт в полях слева и
справа в диалоговом окне Абзац.
Для удаления или изменения обрамления или линии с помощью меню:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
2. Выберите команду Формат, Границы и заливка.
Глава в. Форматирование абзацев
261
3. Выделите вкладку Граница.
4. Выберите параметр нет в группе Тип для удаления всего оформления.
5. Выделите линию, которую хотите изменить, и выберите другой параметр
в списке Тип.
Можно также назначить другой цвет линии в списке Цвет.
6. Выделите опцию рамка, тень или объемная для изменения типа
обрамления.
7. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ^
При форматировании группы абзацев с промежуточными линиями могут
появиться лишние линии в интервалах между абзацами в том случае, если они
созданы с помощью дополнительного нажатия клавиши <Enter>. Чтобы этого
не случилось, создайте дополнительное пространство между абзацами с
помощью параметра после диалогового окна Абзац. (См. раздел "Выравнивание,
настройка интервалов, установка отступов" ранее в этой главе.)
Для абзаца можно задать как границы, так и заливку. Для задания заливки
можно использовать вкладку Заливка диалогового окна Границы и заливка.
(рис. 8.19). Заливка может быть выполнена: оттенком серого цвета,
выбранным цветом с различной степенью плотности, узором. Однако прежде, чем
назначить узоры для фона текста, удостоверьтесь, читается ли текст на их
фоне.
Рис. 8.19. Вкладка Заливка диалогового окна Границы и заливка
262
Часть II. Форматирование документов
Различная плотность черного цвета обеспечивается серым цветом
соответствующей интенсивности. Для каждой заливки можно определить цвет узора
и цвет фона. Заливка оттенком цвета создает эффект смешения: так желтый
цвет узора на голубом фоне создает эффект зеленого.
Заливку можно использовать как вместе с границами, так и без них. Для
контроля за результатом выбора узора и цвета используйте окно Образец на
вкладке Заливка, параметры которой описаны в табл. 8.3.
Таблица 8.3. Параметры вкладки Заливка
Параметры заливки Результат
Нет заливки (None) В выделенных абзацах заливка отсутствует
Заливка (Fill) Цвет заливки или узора
тип (Style) Заливка цветом выбранной интенсивности или узором.
Опции включают варианты заливки, возрастающие по степени
интенсивности, и различные узоры. Параметр Нет (Clear)
применяет для заливки выбранный цвет фона; параметр
Сплошной (Solid) назначает выбранный цвет узора
цвет фона Цвет фона для выбранного узора заливки. Параметр Авто
(Background) назначает лучший цвет, обычно белый. Можно выбрать один
из 16-ти цветов, включая черный и белый
В случае использования узора после некоторого экспериментирования
можно добиться захватывающих результатов, которые могут усилить эффект
восприятия документов. В узоре Светлая решетка (Lt Grid), например,
желтый узор формирует светлую решетку поверх голубого фона. На черно-
белом принтере цвета конвертируются в оттенки или узоры серого цвета.
Для заливки абзацев с помощью меню:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
2. Выберите команду Формат, Границы и заливка.
3. Раскройте вкладку Заливка.
4. Выберите нужный узор в списке тип. Варианты узора включают вариант
Нет (используется цвет фона), Сплошной (заливка цветом узора),
интенсивность заливки и тип полосатого или клетчатого узора, например,
Темная горизонтальная (Dk Horizontal) (для темных горизонтальных полос)
и Светлая решетка (Lt Grid) (для создания решетки, выполненной с
помощью светлых пересекающихся пунктирных линий).
5. Выберите в палитре Заливка цвет заливки или узора.
6. Выберите в списке цвет фона цвет фона.
7. Нажмите кнопку ОК.
Глава 8. Форматирование абзацев
263
Для удаления заливки с помощью меню:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
2. Выберите команду Формат, Границы и заливка.
3. Раскройте вкладку Заливка.
4. Выберите Нет заливки (None) в группе Заливка.
5. Нажмите кнопку ОК.
В Word 2000 можно использовать рисунок-разделитель — горизонтальную
линию в качестве обрамления абзаца. Эта возможность предоставлена,
в основном, для тех, кто занимается созданием Web-страниц с помощью
Word (см. главу 25).
Чтобы использовать горизонтальную линию в качестве обрамления абзаца:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
2. Выберите команду Формат, Границы и заливка.
3. Нажмите кнопку Горизонтальная линия (Horizontal Line).
4. В появившемся диалоговом окне Горизонтальная линия (Horizontal Line)
на вкладке Рисунки (Pictures) выберите линию, которую хотите вставить
(рис. 8.20).
5. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 8.20. Диалоговое
окно Горизонтальная
линия
264
Часть II. Форматирование документов
Форматирование с помощью клавиатуры
Для форматирования абзацев с помощью клавиатуры:
1. Выделите нужный абзац (абзацы).
2. Используйте одну из комбинаций клавиш, описанных в табл. 8.4, для
выполнения команд форматирования абзаца.
Таблица 8.4. Комбинации клавиш, используемые для форматирования абзаца
Действие
Клавиши
Выравнивание текста по левому краю (Left-align)
Центрирование текста (Center-align)
Выравнивание текста по правому краю (Right-align)
Выравнивание текста по ширине (Justify)
Добавление отступа от левого поля
Создание выступа на одну позицию табуляции
Сокращение выступа на одну позицию табуляции
Текст с одинарным интервалом
Переход к интервалу в 1,5 строки
Текст с двойным интервалом
Добавление/удаление 12 пунктов перед абзацем
(переключатель)
Удаление форматирования, не являющегося компонентом
стиля, наложенного на абзац
Восстановить форматирование по умолчанию
(из стиля "Обычный")
<Ctrl>+<L>
<Ctrl>+<E>
<Ctrl>+<R>
<Ctrl>+<J>
<Ctrl>+<M>
<Ctrl>+<T>
<Ctrl>+<Shift>+<T>
<Ctrl>+<1>
<Ctrl>+<5>
<Ctrl>+<2>
<Ctrl>+<0> (ноль)
<Ctrl>+<Q>
<Ctrl>+<Shift>+<N>
Комбинации клавиш очень удобно использовать для выравнивания
выделенных абзацев. К тому же, этот метод позволяет сэкономить пространство
на экране, поскольку не нужно выводить панель инструментов
Форматирование.
Как и в случае использования панели инструментов Форматирование,
действие комбинаций клавиш основывается на существующих установках
позиций табуляции. Если, допустим, установка позиций табуляции по
умолчанию в Word не изменена (следовательно, они установлены на каждые
1,27 см), то с помощью комбинаций клавиш можно создать выступ первой
строки абзаца, при этом левый край оставшихся строк абзаца будет
расположен на 1,27 см вправо.
Глава 8. Форматирование абзацев
265
С Замечание ^
Точно так же, как вы используете комбинации клавиш для форматирования
абзаца, вы можете использовать их для удаления форматирования. Выделите
абзац и нажмите клавиши <Ctrl>+<npo6en> для удаления форматирования
символов и возврата к стилю, наложенному на абзац.
Вставка конца строки
Если при вводе абзаца, форматированного стилем, за которым
автоматически должен следовать другой стиль, нажать клавишу <Enter>, то на
следующий абзац будет наложен последний из стилей.
В том случае, когда переход к другому стилю не желателен, нужен разрыв
строки, а не новый абзац, например, в подзаголовке из двух строк хочется
после ввода первой строки нажать клавишу <Enter> и все еще остаться
в стиле подзаголовка, а не переключаться на новый стиль. Чтобы
закончить строку без вставки символа абзаца, нажмите комбинацию клавиш
<Shift>+<Enter>.
По окончании ввода заголовка из двух строк нажмите клавишу <Enter> для
обычного завершения абзаца и начала нового в следующем стиле (см. главу 10).
Если нажать кнопку Непечатаемые знаки для вывода на экран символов
абзаца, можно увидеть в концах строк, завершенных нажатием комбинации
клавиш <Shift>+<Enter>, символы конца строки, имеющие вид
направленных вниз и влево стрелок (рис. 8.21).
Рис. 8.21. Пример разрыва строки
10 Зак 454
266
Часть II. Форматирование документов
Копирование формата
Самым простым способом копирования формата абзаца является
распространение форматирования на последующий вводимый текст. Если при
вводе абзаца нажать клавишу <Enter>, текущий абзац кончается и начинается
новый, наследующий форматирование предыдущего.
Другой способ копирования форматирования — выбор команды Правка,
Повторить (Edit, Repeat) или нажатие клавиши <F4>. Поскольку команда
Повторить дублирует только самое последнее действие, то лучше всего
использовать ее в случае форматирования с помощью диалоговых окон Абзац
(Paragraph), Табуляция (Tabs) или Границы и заливка (Borders and Shading),
выполняя сразу несколько установок форматирования одновременно.
Чтобы скопировать форматирование абзаца с помощью мыши:
1. Выделите текст, форматирование которого хотите продублировать.
2. Нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter) на панели
инструментов Стандартная (Standard). При этом указатель мыши приобретет
форму кисти в сочетании с символом точки вставки.
3. Протащите указатель мыши по тексту, подлежащему форматированию.
4. Когда вы отпустите кнопку мыши, этот текст приобретет скопированный
формат.
Чтобы скопировать форматирование абзаца с помощью клавиатуры:
1. Выделите абзац, форматирование которого нужно скопировать.
2. Нажмите клавиши <Ctrl>+<Shift>+<C>.
3. Выделите абзац или абзацы, формат которых хотите изменить.
4. Нажмите клавиши <Ctrl>+<Shift>+<V>.
Наверное, самым мощным средством копирования форматирования абзаца
является использование стилей. Стиль — это набор форматирующих команд,
которые могут быть применены одновременно и могут быть позже
изменены с глобальным эффектом на все выполненные применения. Стили легко
использовать и создавать, особенно с помощью создания стиля по образцу
(см. главу 10).
Нумерация строк
Нумерацию строк полезно использовать при подготовке рукописей,
юридических документов, для ссылок или просто в том случае, когда нужно знать,
сколько строк текста содержится на странице, в стихотворении или
документе. Можно выбрать начальный номер строки, расстояние между
номерами и текстом, интервал, через который появляются номера; можно указать,
Глава 8. Форматирование абзацев
267
начинается ли нумерация заново на каждой новой странице, разделе или
непрерывна по всему разделу. Для отдельных абзацев нумерацию можно
подавлять.
Добавление номеров строк
Нумерацию строк можно задать для некоторых разделов или для всего
документа в целом, если он не разбит на разделы (см. главу 9).
Чтобы добавить номера для строк:
1. Установите точку вставки внутри раздела, в котором нужно ввести
нумерацию строк, или просто где-нибудь в документе, если он не разбит на
разделы. Для установки нумерации строк по всему документу, имеющему
разделы, выделите документ целиком.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup).
Появится диалоговое окно Параметры страницы.
3. Выделите вкладку Макет (Layout).
4. Нажмите кнопку Нумерация строк (Line Numbers). Откроется диалоговое
окно Нумерация строк (рис. 8.22), параметры которого описаны в табл. 8.5.
5. Установите флажок Добавить нумерацию строк (Add Line Numbering).
Если необходимо, измените установки по умолчанию для номеров строк.
6. Выберите параметр в группе Начинать нумерацию (Numbering) для
указания, когда нумерация возобновляется с начального номера (однако
печататься будут только определенные спецификацией номера).
7. Дважды нажмите кнопку ОК.
Рис. 8.22. Диалоговое окно
Нумерация строк
Таблица 8.5. Параметры диалогового окна Нумерация строк
Параметр Значение, способ задания Описание
Начать с Введите начальный номер в окне или Начальный номер строки
(Start At) используйте стрелки вверх и вниз для
увеличения или уменьшения номера.
(По умолчанию нумерация строк
начинается с 1)
ю*
268
Часть II. Форматирование документов
Таблица 8.5 (окончание)
Параметр Значение, способ задания
Описание
От текста
(From Text)
Шаг
(Count By)
Начинать
нумерацию
(Numbering)
Введите расстояние в окне или исполь- Расстояние от номеров строк
зуйте стрелки вверх и вниз для его до текста
увеличения или уменьшения на
десятую долю дюйма. (Параметр Авто
задает расположение номеров на
расстоянии 0.25" влево от одноколоноч-
ного текста или на расстоянии 0.13"
влево от колонки газетного типа.)
Если поля или расстояния между
колонками слишком малы, номера строк не
печатаются
Введите в окне значение шага или Интервал между печатае-
используйте стрелки вверх и вниз для мыми номерами (все строки
его увеличения или уменьшения нумеруются, но номера
печатаются не все, а через
указанный здесь шаг)
Переключатель в положении на каж- Начало нумерации на
каждой странице (Restart Each Page) дой новой странице
Переключатель в положении в
каждом разделе (Restart Each Section)
Переключатель в положении
непрерывно (Continuous)
Начало нумерации в начале
каждого нового раздела
Нумерация непрерывна по
всему документу
Нумерация строк не видна в обычном режиме просмотра. Чтобы увидеть
номера строк, выберите команду Вид, Разметка страницы (View, Page Layout)
или команду Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview). Можно
также напечатать документ.
Замечание
j
Формат номеров строк можно изменить с помощью изменения параметров
стиля "Номер строки" (см. главу 10).
Удаление или подавление номеров строк
Номера строк можно удалить все одновременно. С другой стороны, можно
подавить нумерацию строк в выделенных абзацах или абзаце, внутри
которого находится точка вставки. При этом не подавляются номера в
нумерованных списках (см. главу 12).
Глава 8. Форматирование абзацев
269
Для удаления нумерации строк:
1. Установите точку вставки внутри нужного раздела или выделите весь
документ целиком, если он разбит на разделы.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup).
3. Раскройте вкладку Макет (Layout).
4. Нажмите кнопку Нумерация строк (Line Numbers).
5. Снимите флажок Добавить нумерацию строк (Add line numbering).
6. Нажмите кнопку OK или дважды клавишу <Enter> для возврата к
документу.
Для подавления нумерации строк:
1. Выделите абзацы, в которых нужно подавить нумерацию.
2. Выберите команду Формат, Абзац (Format, Paragraph).
3. Раскройте вкладку Положение на странице (Line and Page Breaks).
4. Установите флажок запретить нумерацию.строк (Supress line numbers).
5. Нажмите кнопку ОК.
Изменение направления текста
Можно изменить ориентацию или направление текста в ячейке таблицы,
в надписи или в кадре с помощью команд меню или с помощью панелей
инструментов Надпись (Text Box) и Таблицы и границы (Tables and Borders).
Чтобы изменить ориентацию текста с помощью команд меню:
1. Выделите текст, ориентацию которого нужно изменить.
2. Выберите команду Формат, Направление текста (Format, Text Direction).
Появится диалоговое окно Направление текста (рис. 8.23).
3. В группе Ориентация (Orientation) выберите нужную ориентацию текста.
Результат будет представлен в поле Образец (Preview).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 8.23. Диалоговое окно
Направление текста
270
Часть II. Форматирование документов
Чтобы изменить направление текста с помощью панели инструментов:
1. Выделите текст, ориентацию которого нужно изменить.
2. Если соответствующей панели инструментов нет на экране, то выберите
команду Вид, Панели инструментов (View, Toolbars) и затем Надпись или
Таблицы и границы.
3. Щелкайте по кнопке Изменить направление текста (Change Text
Direction) до тех пор, пока текст не приобретет нужную ориентацию.
ГЛАВА 9
Форматирование страниц
Мы уже рассмотрели два уровня форматирования: форматирование
символов и форматирование абзацев. Теперь рассмотрим третий уровень —
форматирование страниц. Установки форматирования страницы включают такие
параметры, как размеры полей, вертикальное выравнивание на странице,
разрывы страниц, разделов и абзацев, нумерацию страниц, колонтитулы,
формат и ориентацию бумаги, источник подачи бумаги.
В режиме разметки страницы установки форматирования, как правило,
действуют на весь документ (например, формат бумаги и размеры полей).
Однако Word позволяет распространять установки форматирования страницы
и на отдельные части документа, которые называются разделами. Например,
в один документ можно включить и письмо, и конверт к нему, указав для
первой страницы документа (то есть, для конверта) другой формат и
ориентацию бумаги, другой источник подачи бумаги. Можно задать разные
колонтитулы для разных частей документа.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Настройка ориентации страницы
□ Установка полей для различных документов
□ Использование в одном документе страниц различного формата
□ Создание колонтитулов
П Нумерация страниц
□ Создание колонок
Установка размера и ориентации страницы
Задолго до появления Word, для деловой переписки, чертежных работ и
других задач, были разработаны стандартные размеры листа. Этим
стандартам были присвоены специальные имена. Так, лист шириной 210 мм и вы-
272
Часть II. Форматирование документов
сотой 297 мм называется листом формата А4. Для того чтобы не усложнять
обозначения и не придумывать другое название для одного и того же листа,
но только повернутого на 90 градусов, было введено понятие ориентации:
□ Если высота листа больше его ширины, то говорят, что это книжная
(portrait) ориентация листа.
□ Если высота листа меньше его ширины, то говорят, что это альбомная
(landscape) ориентация листа.
Можно установить формат бумаги и ориентацию страницы для всего
документа или для отдельного раздела. Подробнее о разделах будет рассказано
далее в этой главе. Word предлагает несколько встроенных форматов бумаги,
включающих наиболее распространенные стандартные форматы. При
необходимости, можно задать и специальный формат.
Формат бумаги и ориентация страницы применимы к разделу, аналогично
установкам размеров полей. Формат и ориентацию бумаги можно
установить для всего документа, отдельного раздела, группы разделов и
выделенного текста. В последнем случае Word автоматически вставляет разрыв
раздела с новой страницы до и после выделенного текста. Кроме того, можно
установить формат бумаги и ориентацию страницы от точки вставки до
конца документа; в этом случае Word вставит разрыв раздела с новой
страницы в точке вставки.
Чтобы установить формат бумаги и ориентацию страницы:
1. Поместите точку вставки в раздел, для которого нужно задать формат
бумаги и ориентацию страницы, или выделите соответствующий текст.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). В
диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) раскройте вкладку Размер
бумаги (Paper Size) (рис. 9.1).
Рис. 9.1. Вкладка
Размер бумаги
диалогового окна
Параметры страницы
Глава 9. Форматирование страниц
273
3. В раскрывающемся списке Размер бумаги (Page Size) выберите нужный
размер (формат) бумаги. Если в этом списке нет подходящего формата,
выберите вариант другой (Custom) и введите размеры бумаги в счетчиках
Ширина (Width) и Высота (Height).
4. Выберите переключатель книжная (Portrait) или альбомная (Landscape),
чтобы задать ориентацию бумаги.
5. В раскрывающемся списке Применить (Apply To) выберите, к какой части
документа должны применяться сделанные установки (см. раздел
"Установка различных полей для разных частей документа" далее в этой главе).
6. Нажмите кнопку ОК.
Если вам постоянно приходится использовать нестандартный размер
бумаги, то нажмите кнопку По умолчанию (Default) для того, чтобы установить
новые значения по умолчанию в шаблоне "Обычный" (NORMAL.DOT).
Более того, чтобы сохранить любые новые значения параметров
форматирования страницы в шаблоне "Обычный" (NORMAL.DOT), нужно нажать кнопку
По умолчанию.
С Замечание ^
Прежде чем задавать нестандартный размер бумаги, убедитесь, что ваш
принтер может печатать на бумаге такого формата. Некоторые лазерные принтеры
плохо работают с бумагой нестандартного формата.
Установка полей
Поле — это область между краем листа бумаги и основным текстом. Как
легко убедиться, если у вас бумага прямоугольная, то полей ровно четыре:
левое, правое, верхнее и нижнее. Если вы все-таки не можете обнаружить
четыре поля, то проверьте, прямоугольная ли у вас бумага. Поля не
обязательно должны быть пустыми: на них могут располагаться колонтитулы,
номера страниц, сноски и даже текст или рисунки.
По умолчанию Word устанавливает верхнее и нижнее поле по 2,54 см
(дюйм) и правое и левое поле по 3,17 см (дюйм с четвертью). Поля можно
изменить для всего документа или только для отдельных разделов. Если вам
постоянно приходится применять нестандартные поля, то можно установить
новые значения по умолчанию в шаблоне "Обычный" (NORMAL.DOT).
Отображение полей зависит от режима просмотра документа:
□ В обычном режиме просмотра и в режиме просмотра электронного
документа поля не отображаются, отображается только пространство между
полями, где располагается основной текст.
□ В режиме просмотра разметки страницы отображается все так, как будет
напечатано, и поля в том числе.
274
Часть II. Форматирование документов
( Замечание ^
Если нужно отобразить колонтитулы, номера страниц, сноски и вообще все, что
обычно располагается на полях, то следует использовать режим просмотра
разметки страницы.
Чтобы сменить режим просмотра, выберите команду Вид, Обычный (View,
Normal) или Вид, Разметка страницы (View, Print Layout) или нажмите
соответствующую кнопку слева от горизонтальной линейки прокрутки.
Изменить размеры полей в документе можно двумя способами: с помощью
вкладки Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup)
(рис. 9.2) или с помощью линеек (как горизонтальной, так и вертикальной).
У каждого из этих способов есть свои достоинства и недостатки: первый
способ позволяет установить параметры полей абсолютно точно, второй
способ позволяет сразу видеть, как изменение параметров полей влияет на
внешний вид документа.
Рис. 9.2. Вкладка
Поля диалогового окна
Параметры страницы
Установка полей при помощи команды меню
Вкладка Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup)
предоставляет наиболее широкий набор возможностей для управления
полями. Можно задать точные размеры полей, установить несимметричные
поля, зарезервировать место для переплета, назначить разные поля разным
частям документа и применить все эти установки к обычному шаблону, чтобы
сделать их установками по умолчанию. На схеме Образец (Preview)
отображается общий вид страницы по мере выбора значений параметров полей.
Чтобы установить параметры полей сразу для всего документа, точку
вставки можно поместить в любом месте документа. Если же нужно установить
Глава 9. Форматирование страниц
275
параметры полей только для части документа, тогда необходимо проделать
следующее:
□ Чтобы применить установки полей к выделенному тексту, выделите текст
до установки полей. При установке параметров полей для выделенного
текста Word вставит разрыв раздела до выделения и после. О разрыве
раздела более подробно рассказано далее в этой главе.
□ Чтобы применить установки полей к существующим разделам, поместите
точку вставки в нужный раздел или выделите нужные разделы.
□ Чтобы применить установки полей к тексту от точки вставки до конца
документа, поместите точку вставки там, где должны начать действовать
новые установки параметров полей. При этом Word вставит разрыв
раздела в точке вставки.
Чтобы точно установить размеры полей:
1. Выделите нужную часть документа.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup) и в
появившемся диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Поля
(см. рис. 9.2).
3. Установите размеры полей в счетчиках Верхнее (Тор), Нижнее (Bottom),
Левое (Left), Правое (Right) и Переплет (Gutter). Выберите переключатель
Положение переплета (Gutter Position): слева (Left) или сверху (Тор).
4. Нажмите кнопку ОК.
Все размеры задаются в единицах измерения по умолчанию (обычно это
сантиметры). Установить единицу измерения по умолчанию можно в
диалоговом окне Параметры (Options) на вкладке Общие (General).
Установка различных полей для разных частей документа
Чтобы установить различные поля в разных частях документа, он должен
быть разделен на разделы. Разделы можно вставить заранее при помощи
вставки разрыва раздела, а можно просто выделить текст, установить
параметры полей и тогда Word сам вставит разрывы разделов.
Раскрывающийся список Применить (Apply To) вкладки Поля (Margins)
диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) определяет, к какой части
документа будут применяться установленные параметры полей. Содержимое
этого списка может меняться. Его варианты описаны в табл. 9.1.
Таблица 9.1. Варианты содержимого списка Применить
Вариант Часть документа Условие применения
К текущему разделу Текущий раздел (новые раз- Точка вставки находит-
(This Section) рывы раздела не вставляются) ся в текущем разделе
276
Часть II. Форматирование документов
Таблица 9.1 (окончание)
Вариант
Часть документа
Условие применения
К выделенным разделам Несколько разделов (новые Выделена по крайней
(Selected Sections) разрывы раздела не встав- мере часть текста из
ляются) нескольких разделов
До конца документа
(This Point Forward)
К выделенному тексту
(Selected Text)
Ко всему документу
(Whole Document)
От точки вставки до конца
документа (вставляется
разрыв раздела со следующей
страницы)
Выделенный текст
(вставляются разрывы раздела со
следующей страницы до и после
выделенного текста)
Весь документ (новые
разрывы раздела не вставляются)
Точка вставки в
произвольном месте
Текст выделен
Точка вставки в
произвольном месте
Замечание
3
При удалении символа конца раздела в документе, содержащем несколько
разделов с различными полями, разделы объединяются и тогда различие в
параметрах страницы утрачивается.
Создание разворотов и полей для переплета
Разворот — это пара страниц (левая и правая), которые видны при
открытии книги или журнала. Если документ будет печататься на двух сторонах
бумаги, то нужно установить параметры для правильного оформления
разворотов. Это делается либо с помощью флажка Зеркальные поля (Mirror
Margins), либо флажка 2 Страницы на листе (2 Pages per Sheet) на вкладке
Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup). В
первом случае разворот будет реализован на двух различных листах, во втором
случае — на одном.
Рекомендуется устанавливать флажок 2 Страницы на листе только если
ориентация листа альбомная. Обратите внимание, что при этом вместо
параметров Левое и Правое появляются параметры Внутри (Inside) и Снаружи
(Outside).
Разворот позволяет задать различные колонтитулы и различное
расположение номеров страниц для левых и правых страниц. Подобно уже
рассмотренным обычным полям, поля для разворотов применяются к разделам
документа, что позволяет установить разные значения параметров для разных
частей документа.
Глава 9. Форматирование страниц
277
Чтобы создать развороты:
1. Поместите точку вставки в нужное место или выделите нужную часть
документа.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup) и
раскройте вкладку Поля.
3. Установите флажок Зеркальные поля или 2 Страницы на листе в
зависимости от того, как нужно реализовать разворот.
4. Нажмите кнопку ОК.
Создание дополнительного пространства для переплета
На обычных страницах пространство для переплета отводится слева от
левого поля или над верхним полем. На разворотах это пространство
добавляется к внутреннему полю, если переплет слева. Если переплет сверху, ю
использование разворотов невозможно.
( Замечание ^
Пространство для переплета не влияет на размер полей, но сокращает область
текста.
Чтобы установить пространство для переплета:
1. Поместите точку вставки в нужное место или выделите нужную часть
документа.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup) и
раскройте вкладку Поля (Margins).
3. Установите размер пространства для переплета в счетчике Переплет
(Gutter). На схеме Образец появится заштрихованная область,
отображающая пространство для переплета (рис. 9.3).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 9.3. Изображение
пространства для переплета
в виде заштрихованной
области на схеме Образец
278
Часть II. Форматирование документов
Установка полей с помощью линейки
Линейка является средством, позволяющим очень быстро установить поля в
документе или разделе документа. В режиме просмотра разметки страницы
и в режиме предварительного просмотра перед печатью Word позволяет
использовать две линейки (рис. 9.4):
□ Горизонтальная линейка отображается в верхней части окна документа.
Она позволяет установить левое и правое (или внешнее и внутреннее)
поля.
□ Вертикальная линейка отображается в левой части окна документа и
позволяет установить верхнее и нижнее поля.
Заметим, что в обычном режиме просмотра доступна только горизонтальная
линейка.
На каждой линейке есть белая и серая части. Серая часть линейки
обозначает поля, а белая часть — область текста. Линия между серой и белой
частями называется границей поля. Границу поля можно протащить (в любую
сторону и на любой линейке) и тем самым изменить размер поля.
Рис. 9.4. Вертикальная и горизонтальная линейки
Глава 9. Форматирование страниц
279
При помощи линейки нельзя вставить разрыв раздела в документ. Линейка
позволяет установить поля только для всего документа или для раздела, в
котором находится точка вставки (см. главу 8).
Чтобы изменить поля с помощью линейки:
1. Если линейка не отображается на экране, то выберите команду Вид,
Линейка (View, Ruler).
2. Перейдите в режим просмотра разметки страницы с помощью кнопки на
горизонтальной полосе прокрутки. Если после этого не отображается
вертикальная линейка, то выберите команду Сервис, Параметры (Tools,
Options), раскройте вкладку Вид (View) и установите флажок
Вертикальная линейка (Vertical Ruler). В режиме предварительного просмотра перед
печатью можно нажать кнопку Линейка (Ruler), чтобы отобразить линейки.
3. Поместите указатель мыши на границу поля, так чтобы указатель мыши
приобрел форму стрелки с двумя остриями (при этом рядом появится
текстовая подсказка) и перетащите границу поля.
4. Протащите границу поля в нужную сторону (к центру страницы, чтобы
увеличить поле или от центра страницы, чтобы его уменьшить).
Пунктирная линия в документе будет показывать новую границу поля.
5. Если вы передумали (не будете изменять поля), нажмите клавишу <Esc>
до того, как отпустите кнопку мыши или выберите команду Правка,
Отменить после того, как отпустите кнопку мыши.
Если в документе используются зеркальные поля, то отобразите на экране
две страницы, чтобы видеть эффект от изменения полей сразу на развороте.
С~ Замечание ^
Если требуется изменить поля только для одного или нескольких абзацев, то
лучше воспользоваться отступами. Линейка предназначена для изменения
полей во всем документе или в большом разделе.
( Замечание ^
При перетаскивании границы поля можно нажать и удерживать клавишу <Alt>,
при этом на линейке будут отображаться численные размеры поля и основного
текста.
Вертикальное выравнивание текста
Текст, как правило, выравнивается по границе верхнего поля. Тем не менее
встречаются ситуации, когда может потребоваться другой тип вертикального
выравнивания, например, по центру страницы или по высоте (рис. 9.5).
В последнем случае между абзацами (но не между строками абзацев)
вставляются дополнительные интервалы, так чтобы абзацы были равномерно
распределены между границами верхнего и нижнего поля.
280
Часть II. Форматирование документов
Рис. 9.5. Режимы вертикального выравнивания текста
Вертикальное выравнивание может быть применено ко всему документу или
к разделу документа. Если текст заполняет страницу полностью, то
изменение вертикального выравнивания не дает заметного эффекта. Эффект
достигается, если вертикальное выравнивание применяется к короткому
документу или разделу, который по длине меньше, чем страница.
Чтобы задать вертикальное выравнивание:
1. Поместите точку вставки в нужное место или выделите нужную часть
документа.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup).
Появится диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup).
3. Раскройте вкладку Макет (Layout) (рис. 9-6).
Рис. 9.6. Вкладка
Макет диалогового окна
Параметры страницы
Глава 9. Форматирование страниц
281
4. В раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание (Vertical
Alignment) выберите вариант По верхнему краю (Тор), По центру (Center) или
По высоте (Justified), чтобы задать соответствующее выравнивание.
5. Нажмите кнопку ОК.
Управление разбиением абзацев и страниц
Word автоматически разрывает страницу при достижении границы нижнего
поля, и текст продолжается на следующей странице. Объем текста, который
помещается на странице, зависит от множества факторов:
□ Типов шрифтов и их размеров
□ Параметров форматирования абзацев, например межстрочных интервалов
или отступов
□ Параметров форматирования страниц, например размеров полей
□ Наличия сносок
□ Отображения скрытого текста и многих других
С~ Замечание ^
Чтобы увидеть реальное положение разрыва страницы, следует отменить
отображение скрытого текста.
Управление разбиением абзацев
Разбиением текста на страницы можно управлять многими способами.
Например, можно запретить разрывать два абзаца или потребовать, чтобы
некоторый абзац начинался с новой страницы, можно указать, на какой
строке должен быть разрыв страницы.
По умолчанию абзацы разрываются на границе нижнего поля и
продолжаются от границы верхнего поля следующей страницы. Во многих случаях
требуется предотвратить такой произвольный разрыв абзацев внизу
страницы. Например, не следует отрывать заголовок от следующего за ним абзаца.
Некоторые абзацы вообще нельзя разрывать. Следует избегать так
называемых висячих строк (widows and orphans), то есть отдельных строк текста
наверху или внизу страницы.
Одни средства разбиения абзацев имеют преимущества перед другими,
например, даже если установлен флажок не разрывать абзац (Keep Lines
Together), абзац все равно будет разорван, если вручную вставить в середину
абзаца жесткий разрыв страницы.
Для управления разрывом абзаца:
1. Поместите точку вставки в абзац, для которого нужно задать параметры
управления разрывом.
282
Часть II. Форматирование документов
2. Выберите команду Формат, Абзац (Format, Paragraph). Появится
диалоговое окно Абзац (Paragraph) (рис. 9.7).
3. Раскройте вкладку Положение на странице (Line and Page Breaks). В
группе Разбивка на страницы (Pagination) установите нужные флажки.
Доступные флажки описаны в табл. 9.2.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 9.7. Вкладка Положение
на странице диалогового
окна Абзац
Таблица 9.2. Параметры группы Разбивка на страницы
Флажок
Результат
запрет висячих строк
(Widow/Orphan Control)
не разрывать абзац
Keep Lines Together)
не отрывать от следующего
(Keep with Next)
с новой страницы
(Page break before)
Для выделенных абзацев не допускается
появление одиночной строки внизу или вверху страницы
Для выделенных абзацев не допускается разрыв
страницы внутри абзаца. Если абзац не
помещается целиком на текущей странице, то он
перемещается на следующую страницу
Выделенный абзац всегда находится на одной
странице со следующим абзацем. Если
следующий абзац не помещается вместе с выделенным
на текущей странице, то оба абзаца
перемещаются на следующую страницу
Выделенный абзац помещается наверху
следующей страницы
Глава 9. Форматирование страниц
283
Слева от абзацев, для которых установлены параметры разбиения,
появляется маленький черный квадратик, относящийся к числу непечатаемых
символов.
Вставка разрывов страниц
Word предоставляет возможность разорвать страницу в произвольном месте
документа, если вставить так называемый жесткий или принудительный
разрыв страницы. Текст, который следует за принудительным разрывом
страницы, всегда начинается сверху следующей страницы.
Вставить принудительный разрыв страницы можно с помощью команд
меню или комбинаций клавиш. Кроме того, он вставляется при вставке
разрыва раздела, продолжающегося с новой страницы.
После вставки принудительный разрыв страницы можно удалять,
перемещать, копировать и вставлять.
Принудительные разрывы страниц отображаются в обычном режиме
просмотра и в режиме просмотра структуры в виде пунктирных линий со
словами "Разрыв страницы". В таком же виде они отображаются в режиме
просмотра разметки страницы и в режиме просмотра главного документа, если
включен режим отображения непечатаемых символов.
Чтобы вставить принудительный разрыв страницы:
1. Поместите точку вставки в то место, где должна начаться новая страница.
2. Выберите команду Вставка, Разрыв (Insert, Break). Появится диалоговое
окно Разрыв (Break) (рис. 9.8).
Рис. 9,8. Диалоговое окно
Разрыв
3. Выберите параметр новую страницу (Page Break).
4. Нажмите кнопку ОК.
Принудительный разрыв страницы можно также вставить нажатием
комбинации клавиш <Ctrl>+<Enter>.
284
Часть II. Форматирование документов
Работа с разделами
Разделы — это части документа, которые могут быть отформатированы
независимо друг от друга.
Разделы особенно полезны при создании документов, состоящих из
отдельных глав, и при верстке документов, имеющих сложное полиграфическое
оформление. Разделы позволяют начать каждую главу с нечетной страницы
и задать колонтитулы, нумерацию страниц и строк для этой главы. При
верстке разделы позволяют менять количество колонок текста в пределах одной
страницы. Подробнее о колонках см. в разделах "Создание колонок",
"Изменение колонок" далее в этой главе.
Деление документа на разделы
По умолчанию весь документ представляет собой один раздел. Для того чтобы
увеличить количество разделов, необходимо вставить разрыв раздела. Так же,
как и разрыв страницы, разрыв раздела отображается как двойная
пунктирная линия со словами "разрыв раздела" в обычном режиме просмотра. В
режиме просмотра разметки страницы разрыв раздела отображается, если
включен режим отображения непечатаемых символов (рис. 9.9). Линии,
отображающие разрыв раздела, никогда вообще не печатаются.
Рис. 9.9. Разрыв раздела на текущей странице
Глава 9. Форматирование страниц
285
Разрыв раздела отмечает ту точку, начиная с которой применяется иное
форматирование. Текст, который следует за разрывом раздела, может
начинаться: непосредственно на той же странице, на следующей странице или
на следующей нечетной или четной странице.
Чтобы вставить разрыв раздела:
1. Поместите точку вставки в то место, где должен начаться новый раздел.
2. Выберите команду Вставка, Разрыв (Insert, Break). Появится диалоговое
окно Разрыв (Break) (см. рис. 9.8).
3. Установите переключатель в группе Новый раздел (Section Breaks) в одно
из положений, описанных в табл. 9.3.
4. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 9.3. Положения переключателя Новый раздел
Положения переключателя Начало нового раздела
со следующей страницы (Next Page) Верх следующей страницы
на текущей странице (Continuous) Точка вставки (никакого разрыва в
документе не видно)
с четной страницы (Even Page) Следующая страница, имеющая четный
номер (обычно это левая страница разворота)
с нечетной страницы (Odd Page) Следующая страница, имеющая нечетный
номер (обычно это правая страница
разворота)
В некоторых случаях Word вставляет разрыв раздела автоматически. Если
документ форматируется в несколько колонок с параметром До конца
документа, то Word вставляет разрыв раздела в точке вставки. Если выделен
некоторый текст и назначено форматирование в несколько колонок, то Word
вставляет разрыв раздела до и после выделенного текста. Более подробно
о форматировании колонок в разделе "Создание колонок" рассказано ниже
в этой главе.
Подобно тому, как символы конца абзаца хранят всю информацию о
форматировании абзаца, символы разрыва раздела хранят всю информацию о
форматировании раздела.
Чтобы удалить разрыв раздела, проделайте одну из следующих операций:
О Поместите курсор перед разрывом раздела и нажмите клавишу <Delete>
О Поместите курсор после разрыва раздела и нажмите клавишу <Backspace>
286
Часть //. Форматирование документов
Чтобы удалить все разрывы раздела в документе:
1. Выберите команду Правка, Заменить (Edit, Replace) и нажмите кнопку
Больше (More).
2. Поместите курсор в поле Найти (Find What), нажмите кнопку
Специальный (Special) и в появившемся списке выберите Разрыв раздела (Section
Break).
3. Убедитесь, что поле Заменить на (Replace With) пусто и нажмите кнопку
Заменить все (Replace All).
4. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Копирование форматирования раздела
Символ разрыва раздела хранит всю информацию о форматировании
раздела, поэтому для копирования форматирования раздела нужно просто его
скопировать и вставить в нужном месте. После вставки символа разрыва
раздела предшествующий текст приобретет форматирование, определяемое
вставленным символом разрыва раздела.
Другой способ скопировать форматирование раздела состоит во включении
этого форматирования в шаблон документа. По умолчанию документ
состоит из одного раздела в одну колонку без номеров строк. Если вам часто
нужно использовать иное форматирование, то модифицируйте шаблон
NORMAL.DOT так, чтобы он включал нужное вам разделение на разделы и
соответствующее форматирование (см. главу 4).
Поиск и изменение типа конца раздела
Для того чтобы найти разрыв раздела:
1. Выберите команду Правка, Найти (Edit, Find).
2. Поместите курсор в поле Найти, нажмите кнопку Специальный и
выберите Разрыв раздела.
3. После этого с помощью кнопки Найти далее (Find Next) можно искать
разрывы раздела один за другим. Этим способом можно найти разрывы
раздела, даже если они не отображаются на экране.
Единственный способ изменения типа разрыва раздела — это удаление
старого символа разрыва раздела и вставка нового. Если вы хотите при этом
сохранить форматирование, то сначала нужно вставить новый символ после
старого, а потом удалить старый.
Команду Правка, Заменить (Edit, Replace) можно использовать для того,
чтобы заменить символы разрыва раздела на что угодно, однако никакой
символ нельзя заменить на символ конца раздела.
Глава 9. Форматирование страниц
287
Создание колонтитулов
Колонтитулы содержат информацию, которая повторяется на каждой
странице документа. В простейшем случае, например, верхний колонтитул
может содержать название главы, а нижний колонтитул — номер страницы.
В более сложных случаях колонтитулы могут содержать логотип фирмы или
другую графику, имя автора, дату сохранения или дату печати документа и
вообще любую информацию, которая может понадобиться. Обычно верхний
колонтитул располагается в верхнем поле, а нижний колонтитул — в
нижнем поле.
Кроме этого Word предоставляет возможность устанавливать особые
колонтитулы на первой странице документа или раздела. Можно также иметь
различные колонтитулы на четных и нечетных страницах. Каждый раздел
документа может иметь свои собственные колонтитулы.
С колонтитулами можно делать все, что можно делать с обычным текстом.
Можно изменить шрифт или размер шрифта, вставить рисунок или таблицу,
нарисовать картинку, добавить обрамление или заливку. Можно изменять
позиции табуляции, устанавливать отступы или межстрочный интервал.
Можно использовать любые средства форматирования Word, чтобы сделать
колонтитулы отличающимися от основного текста.
Добавление верхних и нижних колонтитулов
При добавлении колонтитулов Word переходит в режим просмотра разметки
страницы, отображает специальную область для создания колонтитула,
отображает панель инструментов Колонтитулы (Header and Footer).
В момент редактирования колонтитулов основной текст документа
недоступен для редактирования (рис. 9.10). В режиме просмотра разметки страницы
основной текст документа отображается серым цветом, когда редактируются
колонтитулы, и, наоборот, серым цветом отображаются колонтитулы, когда
редактируется основной текст. После создания колонтитула нужно закрыть
панель инструментов Колонтитулы.
( Замечание J
Чтобы видеть одновременно и текст, и колонтитулы без затенения, нужно
перейти в режим предварительного просмотра перед печатью с помощью
команды Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview).
В колонтитул можно включать как текст, так и графику. Кроме того, в
колонтитул можно включать элементы Автотекста, номера страниц, дату и
время, поля, символы, перекрестные ссылки, файлы, рамки, рисунки, объекты
или базы данных, даже можно нарисовать картинку с помощью панели
инструментов Рисование (Drawing). При создании колонтитулов имеет смысл
использовать кнопки на панели инструментов Колонтитулы.
288
Часть II. Форматирование документов
Рис. 9.10. Создание колонтитулов
С Замечание ^)
Можно совсем скрыть основной текст, если нажать кнопку Основной текст
(Show/Hide Document Text) на панели инструментов Колонтитулы. Чтобы
вернуть отображение основного текста, нужно нажать эту кнопку еще раз
Чтобы добавить верхний или нижний колонтитул к документу:
1. Выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Header and Footer).
2. Введите и отформатируйте верхний колонтитул.
3. Нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул (Switch Between Header and
Footer), чтобы перейти к нижнему колонтитулу. Введите и
отредактируйте нижний колонтитул.
4. Нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов Колонтитул
или дважды щелкните по основному тексту документа, чтобы закрыть
область колонтитула и перейти к основному тексту документа.
Автоматически включить дату и время в колонтитул можно с помощью
команды Вставка, Поле (Insert, Field). Этот способ позволяет указать
различные параметры форматирования даты и времени (см. также главу 14).
Глава 9. Форматирование страниц
289
Чтобы удалить колонтитул, нужно активизировать его, выделить весь текст
и все объекты в колонтитуле и нажать клавишу <Delete>, после чего нажать
кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы, чтобы вернуться в
документ.
Если колонтитул больше поля, то Word настроит поля так, чтобы вместить
колонтитул. Если вы не хотите, чтобы поля увеличивались, сделайте
колонтитул меньше или поместите его ближе к краю бумаги.
( Замечание ^
Если вы хотите, чтобы основной текст перекрывал колонтитул (например,
колонтитул — это графика, на фоне которой должен располагаться основной
текст), то введите знак минус (-) перед размером поля. Например, если задать
размер верхнего поля -2,5 см и ввести колонтитул размером 12,5 см от края
страницы, то часть колонтитула (10 см) будет перекрываться основным
текстом. Таким путем можно смоделировать "водяные знаки", которые будут
появляться на каждой странице документа.
Создание разных колонтитулов
внутри одного документа
При создании колонтитулов Word применяет их ко всем разделам
документа. Таким образом, по умолчанию все колонтитулы в документе одинаковы.
Если для раздела нужно задать другой колонтитул, то нужно перейти в этот
раздел, отменить связь колонтитула этого раздела с колонтитулами других
разделов и ввести новый колонтитул. Новый колонтитул будет применен к
текущему разделу и всем последующим разделам.
В некоторых случаях эта возможность становится очень полезной,
например, можно задать различные колонтитулы для четных и нечетных страниц.
В любом случае, для того чтобы разные части документа имели разные
колонтитулы, документ должен быть разделен на разделы. Как ввести разрыв
раздела, было описано ранее в этой главе.
Чтобы изменить колонтитулы в отдельном разделе документа:
1. Поместите точку вставки в том разделе, где нужно изменить колонтитул.
2. Выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Header and Footer). Word
выделит верхний колонтитул текущего раздела. Нажмите кнопку
Верхний/нижний колонтитул (Switch Between Header and Footer), если нужно
изменить нижний колонтитул.
3. Чтобы отменить связь колонтитула, нажмите кнопку Как в предыдущем
разделе (Same as previous). При этом исчезнет надпись Как в предыдущем,
которая обычно присутствует на правой верхней границе области
колонтитула.
4. Создайте новый колонтитул.
290
Часть II. Форматирование документов
5. Нажмите кнопку Закрыть (Close) или дважды щелкните по основному
тексту документа, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к
основному тексту документа.
( Замечание ^
В режиме просмотра разметки страницы можно перейти к редактированию
колонтитула, если дважды щелкнуть по нему.
Чтобы заново связать колонтитул с колонтитулом предыдущего раздела:
1. Поместите точку вставки в том разделе, где нужно связать колонтитул с
колонтитулом предыдущего раздела.
2. Выберите команду Вид, Колонтитулы. Word выделит верхний колонтитул
текущего раздела. Нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул (Switch
Between Header and Footer), если нужно изменить нижний колонтитул.
3. Чтобы заново установить связь колонтитула, нажмите кнопку Как в
предыдущем разделе. Word запросит подтверждение на удаление
колонтитула. Если ответить утвердительно, то:
• Собственный колонтитул текущего раздела будет удален
• Колонтитулом текущего раздела станет колонтитул предыдущего
• Появится надпись Как в предыдущем, которая обычно присутствует на
правой верхней границе области колонтитула
4. Нажмите кнопку Закрыть или дважды щелкните по основному тексту
документа, чтобы закрыть панель колонтитулов и перейти к основному
тексту документа.
При восстановлении связи с колонтитулом предыдущего раздела меняется
колонтитул не только текущего раздела, но и колонтитулы всех
последующих разделов, которые связаны с текущим.
( Замечание ^
Если изменить один колонтитул, не разрывая связь с другими колонтитулами,
то изменятся все колонтитулы в документе.
Многие документы имеют особенные колонтитулы на первой странице или
вовсе не имеют колонтитулов на первой странице. В Word можно иметь
особенные колонтитулы не только на первой странице документа, но и на
первой странице каждого раздела.
В документе, который предназначен для печати на двух сторонах бумаги,
целесообразно использовать различные колонтитулы для четных и нечетных
страниц, чтобы разворот выглядел наиболее привлекательно. Обычно на
левых страницах колонтитулы выравнивают влево, а на правых — вправо.
Чтобы задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц и первой
страницы:
Глава 9. Форматирование страниц
291
1. Выберите команду Вид, Колонтитулы.
2. Перейдите к колонтитулам того раздела, для которого нужно задать
особенный колонтитул для первой страницы или разные колонтитулы для
четных и нечетных страниц. Перейти к колонтитулам нужного раздела
можно с помощью кнопок: Перейти к предыдущему и Перейти к
следующему на панели инструментов Колонтитулы.
3. Выберите команду Файл, Параметры страницы (Page Setup). В
открывшемся диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) раскройте
вкладку Макет (Layout).
4. Чтобы создать особенный колонтитул на первой странице, установите
флажок первой страницы (Different First Page) в группе Различать
колонтитулы (Headers and Footers) и нажмите кнопку ОК. На верхнем крае
области колонтитула появится надпись Верхний колонтитул первой
страницы или Нижний колонтитул первой страницы.
5. Чтобы создать различные колонтитулы на четных и нечетных страницах,
установите флажок четных и нечетных страниц (Different Odd and Even)
в группе Различать колонтитулы и нажмите кнопку ОК. На верхнем крае
области колонтитула появится надпись Верхний колонтитул нечетной
страницы или Нижний колонтитул нечетной страницы. Чтобы перейти
к колонтитулам четных страниц, нажмите кнопку Перейти к следующему.
6. Если колонтитул не предусмотрен, то просто очистите область
колонтитула. В противном случае создайте колонтитулы на первой странице или
на четных и нечетных страницах.
7. Нажмите кнопку Закрыть (Close) или дважды щелкните по основному
тексту документа, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к
основному тексту документа.
Чтобы удалить особенный колонтитул на первой странице, достаточно в
группе Различать колонтитулы (Headers and footers) диалогового окна
Параметры страницы снять флажок Первой страницы (Different first page).
Размещение колонтитулов
По умолчанию колонтитулы размещаются на расстоянии 1,27 см (полдюйма)
от края бумаги. Чтобы изменить это расстояние:
1. Выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Header and Footer).
2. Перейдите к колонтитулам того раздела, для которого нужно задать
расстояние колонтитула от края страницы. Это можно проделать с помощью
кнопок Перейти к предыдущему (Show Previous) и Перейти к следующему
(Show Next) на панели инструментов Колонтитулы (Header and Footer).
3. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). В
появившемся диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) раскройте
вкладку Поля (Margins).
292
Часть И. Форматирование документов
4. В группе От края до колонтитула (From Edge) установите значения в
полях Верхнего (Header) и Нижнего (Footer).
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы.
6. Нажмите кнопку Закрыть (Close) или дважды щелкните по основному
тексту документа, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к
основному тексту документа.
( Замечание ^
Имейте в виду, что большинство принтеров не могут печатать ближе, чем
0,5 см к каждому краю листа бумаги, поэтому не следует устанавливать
расстояние от края бумаги до колонтитула меньше этого технологического
параметра принтера.
Работа с номерами страниц
Большие документы легче читать и использовать, когда страницы
перенумерованы. Word позволяет легко вставить номера страниц в верхний или
нижний колонтитул. Поэтому при работе с номерами страниц используются
те же приемы, что и для работы с колонтитулами.
Вставка номеров страниц
Номера страниц могут располагаться вверху или внизу страницы и могут
быть выровнены по центру или по краю страницы. При вставке номера
страницы Word вставляет поле с кодом PAGE и заключает его в рамку.
Поскольку номер страницы вставляется как поле, это позволяет очень просто
обновлять номер страницы, даже если страница перемещается в другое
место документа (см. главу 14). Поскольку номер страницы заключается
в рамку, это позволяет очень просто перемещать номер страницы в пределах
колонтитула.
Чтобы вставить номера страниц:
1. Выберите команду Вставка, Номера страниц (Insert, Page Numbers).
Появится диалоговое окно Номера страниц (Page Numbers) (рис. 9.11).
Рис. 9.11. Диалоговое окно
Номера страниц
Глава 9. Форматирование страниц
293
2. В раскрывающемся списке Положение (Position) выберите, где должны
располагаться номера страниц: вверху или внизу страницы.
3. В раскрывающемся списке Выравнивание (Alignment) выберите один из
вариантов выравнивания номера: Слева (Left), От центра (Center), Справа
(Right), Внутри (Inside) или Снаружи (Outside).
4. Снимите флажок Номер на первой странице (Show Number on First Page),
если вы не хотите, чтобы номер появлялся на первой странице.
5. Нажмите кнопку ОК.
Другой способ вставки номеров страниц заключается в том, чтобы при
создании колонтитула нажать кнопку Номер страницы (Page Numbers) на
панели инструментов Колонтитулы (Header and Footer). Этот способ обычно
используется для включения дополнительного текста в номер страницы.
Чтобы изменить расположение номера на странице, можно снова выбрать
команду Вставка, Номера страниц и выбрать другой вариант в списке
Выравнивание, но можно применить другой прием:
1. В режиме просмотра разметки страницы дважды щелкните по номеру
страницы, чтобы активизировать панель редактирования колонтитула.
2. Выделите номер страницы и протащите его в другое место в пределах
колонтитула.
3. Нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы.
Поскольку номера страницы находятся в колонтитулах, то для удаления
номеров страниц нужно сначала активизировать колонтитулы, затем выделить
номер страницы и удалить его, нажав клавишу <Delete>.
( Замечание ~~^
Даже если документ состоит из нескольких разделов, по умолчанию
устанавливается сквозная нумерация страниц. Можно указать, однако, чтобы нумерация
страниц начиналась с определенного значения в каждом разделе. Например,
если документ содержит разделы, соответствующие томам, то нумерация в
каждом разделе начинается обычно с 1.
Форматирование номеров страниц
Номера страниц можно форматировать многими различными способами.
Номера страниц могут быть записаны арабскими или римскими цифрами,
а также строчными или прописными буквами.
В номер страницы можно включить номер главы, если названия глав в
документе имеют один из встроенных стилей: "Заголовок Г'—"Заголовок 9" и
перенумерованы с помощью команды Формат, Список (Format, Bullets and
Numbering). Номер главы можно отделить от номера страницы
соответствующим разделителем (см. главу 12).
294
Часть II. Форматирование документов
Номера страниц можно отформатировать при вставке, а можно сделать это
позже. Чтобы отформатировать номера страниц:
1. Выберите команду Вставка, Номера страниц (Insert, Page Numbers).
2. Нажмите кнопку Формат (Format). Появится диалоговое окно Формат
номера страницы (Page Number Format) (рис. 9.12).
Рис. 9.12. Диалоговое окно
Формат номера страницы
3. В раскрывающемся списке Формат номера (Number Format) выберите
способ записи номера страницы.
4. Установите флажок Включить номер главы (Include Chapter Number), если
вы хотите, чтобы перед номером страницы появлялся номер главы. В
раскрывающемся списке начинается со стиля (Chapter Starts with Style)
выберите имя стиля, которым отформатированы названия глав в документе.
5. Если между номером главы и номером страницы нужен разделитель, то
выберите его из раскрывающегося списка разделитель (Use Separator).
6. Нажмите кнопку ОК.
Фоновая разбивка на страницы
По умолчанию Word автоматически производит разбивку на страницы в
процессе работы с документом. Это называется фоновой разбивкой на
страницы. В режиме просмотра структуры, главного документа и обычном
режиме просмотра фоновую разбивку на страницы можно отменить. Однако в
режиме просмотра разметки страницы, а также в режиме предварительного
просмотра перед печатью этого сделать нельзя. Отмена фоновой разбивки
на страницы немного ускоряет работу программы.
Чтобы отменить фоновую разбивку на страницы:
I. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Общие (General).
Глава 9. Форматирование страниц
295
2. Снимите флажок фоновая разбивка на страницы (Background Repagi-
nation).
3. Нажмите кнопку ОК.
Вставка текущей даты и времени
Существует несколько способов автоматической вставки в документ даты и
времени: например так, чтобы в дальнейшем они не менялись, а можно
вставить их как поле, тогда в документе будет отражаться текущая дата при
обновлении этого поля. Можно выбрать один из многочисленных форматов
даты и времени, можно включить дату или время в колонтитул (см. также
главу 14).
Чтобы вставить дату или время:
1. Поместите точку вставки в то место, где должна появиться текущая дата
или время. Можно поместить точку вставки в основной текст документа,
а можно в колонтитул.
2. Выберите команду Вставка, Дата и время (Insert, Date and Time).
Появится диалоговое окно Дата и время (Date and Time) (рис. 9.13).
3. В списке Форматы (Available Formats) выделите необходимый формат.
4. Установите флажок Обновлять автоматически (Insert as Field), если вы
хотите, чтобы значение поля менялось при обновлении.
5. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 9.13. Диалоговое окно
Дата и время
Чтобы обновить значение поля даты и времени, выделите поле и нажмите
клавишу <F9>. Можно установить параметры обновления значений полей
при открытии документа и при печати.
296
Часть II. Форматирование документов
Вставка номеров строк
Если на документ часто ссылаются, то очень полезно перенумеровать в нем
строки. Например, часто нумеруют строки в финансовых и юридических
документах. Перенумеровать можно все или только некоторые строки в
документе. Если документ состоит только из одного раздела, то нумеруются
все строки документа. Если документ состоит из нескольких разделов, то
нумеруются строки текущего раздела.
Если выделить некоторый текст до того, как будет осуществляться вставка
номеров строк, то Word вставит разрыв раздела до и после выделенного
текста и перенумерует строки в выделенном тексте. Если нужно
перенумеровать строки в документе, состоящем из нескольких разделов, то необходимо
сначала выделить весь документ, а потом вставлять номера строк.
Имеются разнообразные возможности для управления отображением
номеров строк. Номера строк могут начинаться с 1 или с любого другого числа.
Номера строк могут появляться в каждой строке или с некоторым шагом.
Нумерация может быть сквозной, а может начинаться на каждой странице
или в каждом разделе. Можно управлять расстоянием между текстом и
номерами строк. Можно подавить нумерацию строк в некоторых абзацах.
Номера строк располагаются в левом поле страницы или слева от текста,
если текст сверстан в несколько колонок.
Чтобы добавить номера строк:
1. Поместите точку вставки в том разделе, где нужно вставить номера строк.
Если в документе один раздел, то точку вставки можно поместить где
угодно. Если перенумеровать необходимо только строки в некоторой части
текста, то выделите эту часть.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Появится
диалоговое окно Параметры страницы. Раскройте вкладку Макет (Layout).
3. Нажмите кнопку Нумерация строк (Line Numbers). Появится диалоговое
окно Нумерация строк (Line Numbers) (рис. 9.14).
Рис. 9.14. Диалоговое окно
Нумерация строк
4. Установите флажок Добавить нумерацию строк (Add Line Numbering).
Глава 9. Форматирование страниц
297
5. Установите любые из следующих параметров:
• В счетчике От текста (From Text) введите расстояние от номеров
строк до основного текста (так, чтобы номера поместились на полях)
• В счетчике Начать с (Start At) введите начальный номер строки
• В счетчике Шаг (Count By) введите шаг, с которым должны появляться
номера строк (например, чтобы номера появлялись у каждой третьей
строки, введите 3)
6. В группе Начинать нумерацию (Numbering) выберите один из
переключателей:
• на каждой странице (Restart each pages), если нумерация строк
начинается заново на каждой странице
• в каждом разделе (Restart each section), если нумерация строк
начинается заново в каждом разделе
• непрерывно (Continuous), если используется сквозная нумерация строк
в документе
7. Нажмите кнопку ОК дважды: первый раз — чтобы закрыть диалоговое
окно Нумерация строк, второй — чтобы вернуться в документ.
Чтобы удалить номера строк:
1. Выполните шаги 1—3 предыдущей процедуры.
2. Снимите флажок Добавить нумерацию строк.
3. Выполните шаг 7 предыдущей процедуры.
Чтобы подавить номера строк в некоторых абзацах:
1. Выделите абзацы, в которых не должны появляться номера строк.
2. Выберите команду Формат, Абзац (Format, Paragraph). Появится
диалоговое окно Абзац (Paragraph).
3. Раскройте вкладку Положение на странице (Line and Page Breaks).
4. Установите флажок Запретить нумерацию строк (Suppress line numbers).
5. Нажмите кнопку ОК.
Работа с колонками
Гладкий текст (строчка за строчкой от одного поля страницы до другого) —
иногда не самый лучший способ подачи материала. Чтобы удержать интерес
читателя и сделать материал более привлекательным, помогает
расположение текста в несколько колонок на одной странице. Исследования показали,
что текст, расположенный в колонках газетной ширины, гораздо быстрее
11 Зак 454
298
Часть II. Форматирование документов
читается. Так что колонки делают материал не только более
привлекательным, но и более читабельным.
Word 2000 позволяет создавать колонки двух типов:
П Колонки змейкой, которые встречаются в газетах, журналах и
информационных бюллетенях
П Параллельные колонки, которые используются в списках и таблицах. Для
организации параллельных колонок очень хорошо подходят таблицы
Word (которые состоят из столбцов и строк текста, чисел или других
данных).
В этом разделе обсуждаются колонки змейкой (они еще называются
колонками газетного типа), в которых текст, оканчивающий одну колонку,
продолжается, начиная следующую.
Создание колонок
При необходимости можно создавать колонки как равной ширины, так и
нет. Можно также создавать по-разному оформленные колонки в разных
разделах документа. Между колонками можно задать вертикальные линии.
Максимально можно создать до тринадцати колонок на странице книжной
ориентации и до восемнадцати колонок на странице альбомной ориентации.
Однако с точки зрения удобства для чтения, слишком большое количество
колонок также нежелательно. Имеет смысл создавать не более трех колонок
на стандартной странице книжной ориентации и более пяти колонок на
странице альбомной ориентации.
Для создания колонок используются: либо команда меню Формат, Колонки
(Format, Columns), либо кнопка Колонки (Columns) на панели инструментов
Стандартная (Standard). В обычном режиме просмотра колонки
отображаются реальной ширины, но без расположения их рядом друг с другом. Полное
отображение колонок в этом виде происходит только в режиме просмотра
разметки страницы или в режиме предварительного просмотра перед
печатью.
С помощью команды Формат, Колонки необходимо создать колонки и
указать, что спецификацию колонок можно применить не ко всему документу,
а "до конца документа". Word вставит разрыв раздела в точке вставки.
А можно выделить текст и после этого применить любой способ создания
колонок. Разрыв раздела вставляется до и после выделенного текста (или
только после, если выделение текста производилось от начала).
Замечание J
Все форматирование, относящееся к колонкам, хранится в символе разрыва
раздела. Если удалить этот символ, то форматирование колонок исчезнет.
Глава 9. Форматирование страниц
299
Форматирование колонок
Интервал — это пространство между колонками. Ширина колонки — это
расстояние от ее левого края до правого. При форматировании колонок нужно
иметь в виду следующее:
□ Если нужно отформатировать весь документ в несколько колонок, а
документ имеет только один раздел, то точку вставки можно поместить где
угодно.
□ Если нужно отформатировать лишь один раздел в несколько колонок, и
документ уже разделен на разделы, то точку вставки необходимо
поместить в форматируемый раздел. Отформатировать несколько разделов
сразу можно только, если их все предварительно выделить.
П Если форматирование по колонкам нужно начать с определенного места
в документе, а документ еще не разделен на разделы, то точку вставки
необходимо поместить в то место, где должно начаться форматирование
колонок. Форматирование по колонкам можно применить от точки
вставки вперед до конца документа. В этом случае в точку вставки будет
вставлен разрыв раздела.
□ Если нужно отформатировать по колонкам только часть текста, а
документ еще не разделен на разделы, то необходимо предварительно
выделить форматируемую часть текста. Разрыв раздела при этом будет
помещен до и после выделения.
Создание колонок одинаковой ширины
Количество колонок, а также их ширина определяется исходя из следующих
факторов: ширина бумаги, размеры полей, ширина колонок, интервалы между
колонками. Очевидно, например, что чем меньше левое и правое поле, тем
шире можно сделать колонки.
Word накладывает следующее ограничение: ширина колонки не может быть
менее 1,27 см (полдюйма). Если это ограничение нарушается, Word выводит
сообщение: Ширина колонок не может быть меньше 1,27 см. Длина колонок
определяется длиной раздела, а если нет разделов, то длиной страницы.
Например, если на стандартной бумаге А4 210x297 мм со стандартными
полями по 2,54 см определить три колонки равной ширины с интервалом
1,27 см, то ширина каждой колонки составит 4,46 см.
Чтобы создать колонки равной ширины с помощью кнопки Колонки
(Columns):
1. Выделите фрагмент текста или поместите курсор в раздел, который нужно
отформатировать.
2. На панели инструментов Стандартная (Standard) нажмите кнопку Колонки.
Появится раскрывающаяся палитра колонок. Протащите указатель мыши,
чтобы выделить нужное число колонок (не более шести).
и*
300
Часть II. Форматирование документов
На рис. 9.15 представлена раскрытая палитра кнопки Колонки и выделены
три колонки.
Рис. 9.15. Палитра кнопки
Колонки
Чтобы создать колонки равной ширины с помощью команд меню:
1. Определите, какую часть документа нужно отформатировать в несколько
колонок (см. предыдущий раздел).
2. Выберите команду Формат, Колонки (Format, Columns). Появится
диалоговое окно Колонки (рис. 9.16).
Рис. 9.16. Диалоговое окно
Колонки
3. В группе Тип (Presets) выберите элемент: одна (One), две (Two) или три
(Three) (колонки). Можно также в поле Число колонок (Number of
Columns) ввести нужное количество колонок.
Установите флажок колонки одинаковой ширины (Equal column width).
Если форматирование по колонкам должно производиться от точки
вставки до конца документа, то раскройте список Применить (Apply to) и
выберите элемент До конца документа (Whole document).
4. Нажмите кнопку ОК.
Создание колонок различной ширины
Хотя кнопка Колонки (Columns) позволяет создавать колонки равной
ширины очень быстро, диалоговое окно Колонки (Columns) предоставляет гораздо
Глава 9. Форматирование страниц
301
больше возможностей. На схеме Образец (Preview) окна Колонки можно
видеть схему размещения колонок. Можно определить колонки по-своему, а
можно воспользоваться заготовками колонок неравной ширины в группе
Тип (Presets).
Заготовки содержат одну широкую и одну узкую колонки, причем широкая
колонка вдвое шире узкой. Заготовки удобно брать за основу при
определении своих колонок, поскольку ширина колонок будет согласована.
Команда Формат, Колонки (Format, Columns) позволяет точно указать,
какой ширины должны быть колонки и какой величины должны быть
интервалы между ними. Чтобы создать колонки неравной ширины, достаточно
снять флажок Колонки одинаковой ширины (Equal column width) и с помощью
счетчиков ширина (Width) и промежуток (Spacing) установить ширину
колонки.
( Замечание j
Можно воспользоваться вариантами слева (Left) или справа (Right), в
зависимости от того, с какой стороны должны быть узкие колонки.
Ввод и редактирование текста в колонках
Ввод, редактирование и форматирование текста в колонках выполняются
так же, как и для любого другого текста (см. главу 5). Специфическими для
перемещения и выделения в колонках являются следующие два приема.
□ Чтобы переместиться из одной колонки к верхней строке следующей
(предыдущей) колонки, нажмите клавиши <Alt>+<|> (<Alt>+<T>),
соответственно.
□ В режиме разметки страницы полоса выделения, которая обычно
располагается слева от основного текста, в колонках располагается слева от
каждой колонки. Если указатель мыши попадает в эту полосу, он
приобретает вид стрелки, с помощью которой можно выделять строки и абзацы
в этой колонке.
Вставка линии между колонками
Добавление вертикальных разделительных линий между колонками
улучшает внешний вид текста. Разделительные линии совпадают по длине с самой
длинной из колонок данного раздела. Линии отображаются только в режиме
просмотра разметки страницы или в режиме предварительного просмотра
перед печатью.
Чтобы добавить разделительные линии между колонками:
1. Поместите точку вставки внутрь раздела, между колонками которого
нужно добавить линии.
302
Часть II. Форматирование документов
2. Выберите команду Формат, Колонки (Format, Columns).
3. В появившемся диалоговом окне Колонки (Columns) установите флажок
Разделитель (Line Between).
4. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы убрать разделительные линии между колонками, снимите флажок
Разделитель в диалоговом окне Колонки. Разделительные линии можно
добавить и с помощью диалогового окна Границы и заливка (Borders and
Shading). Однако, лучше использовать флажок Разделитель (Line between),
поскольку именно в этом случае разделительные линии имеют одинаковую
длину, даже если одна из колонок короче остальных.
Просмотр текста с колонками
Как известно, Word позволяет просматривать документ в нескольких
различных режимах: в обычном режиме просмотра, в режиме просмотра разметки
страницы, структуры, главного документа и в режиме предварительного
просмотра перед печатью. В разных режимах просмотра колонки
отображаются по-разному:
□ Обычный режим просмотра подходит для быстрого ввода текста, но в
этом режиме колонки не отображаются рядом друг с другом, как они
должны быть напечатаны. Текст отображается в одной колонке
установленной ширины, но при этом не видно, где происходит перенос текста
из одной колонки в другую.
□ В режиме просмотра разметки страницы колонки отображаются так, как
они расположены на самом деле, включая разделительные линии, если
они установлены.
□ В режиме предварительного просмотра перед печатью страница
отображается со всеми деталями, которые будут напечатаны.
П В режиме просмотра структуры и главного документа колонки
отображаются примерно так же, как и в обычном режиме просмотра.
Изменение колонок
Документ, отформатированный в несколько колонок, может быть изменен
несколькими различными способами, а именно можно:
□ Изменить число колонок или преобразовать колонки равной ширины в
колонки неравной ширины (или обратно).
□ Изменить ширину колонок и интервалы между ними.
□ Поместить определенный текст наверху колонки или начать ее с новой
страницы.
□ Сбалансировать колонки на странице так, чтобы они имели, по
возможности, одинаковую длину.
Глава 9. Форматирование страниц
303
Для некоторых изменений можно использовать линейку. Например, линейка
позволяет изменять ширину и интервал между колонками. Другие
изменения выполняются только с помощью диалогового окна Колонки (Columns).
( Замечание ^
Диалоговое окно Колонки можно очень быстро вызвать, если дважды щелкнуть
мышью по серой области между колонками на горизонтальной линейке.
Изменение количества колонок
Количество колонок можно изменить с помощью линейки или с помощью
диалогового окна Колонки (Columns). Можно перейти от колонок равной
ширины к колонкам неравной ширины и обратно. Перейти от колонок
неравной ширины к колонкам равной ширины можно с помощью линейки,
но для обратного перехода нужно использовать диалоговое окно Колонки.
Чтобы изменить число колонок равной ширины или изменить колонки
неравной ширины на колонки равной ширины:
1. Поместите точку вставки в место, где изменения должны быть применены.
2. Нажмите кнопку Колонки (Columns) на панели инструментов
Стандартная (Standard) и выделите нужное число колонок в раскрывающейся
палитре.
Чтобы изменить число колонок неравной ширины или изменить колонки
равной ширины на колонки неравной ширины:
1. Поместите точку вставки в место, где изменения должны быть применены.
2. Выберите команду Формат, Колонки (Format, Columns). В открывшемся
диалоговом окне Колонки введите нужное число колонок.
3. Снимите флажок колонки одинаковой ширины (Equal column width) и
измените ширину колонок, если необходимо.
4. Нажмите кнопку ОК.
Изменение ширины колонок и расстояния между ними
При создании колонок Word определяет их ширину, исходя из количества
колонок и ширины страницы. Можно изменить ширину всех или некоторых
колонок. Кроме того, можно изменить интервал между колонками.
По умолчанию между колонками устанавливается интервал в полдюйма
(1,27 см), но иногда этот интервал нужно уменьшить. Например, это
целесообразно делать при большом количестве колонок (поскольку, чем больше
колонок, тем они меньше и тем меньшее расстояние требуется между ними).
Иногда, напротив, интервал целесообразно увеличить. Например, при печати
304
Часть II. Форматирование документов
рекламного проспекта в три колонки в альбомной ориентации интервал
нужно увеличить, особенно если предполагается сгибать страницы втрое.
Изменить ширину колонок и интервал между ними можно с помощью
диалогового окна Колонки (Columns) и с помощью линейки. Если колонки
имеют равную ширину, и вы хотите сделать их неравной ширины, то
придется использовать диалоговое окно Колонки.
Чтобы изменить ширину колонок и интервал между ними с помощью
линейки:
1. Убедитесь, что линейка отображена на экране. Если нет, то выберите
команду Вид, Линейка (View, Ruler).
2. Поместите точку вставки в раздел, ширину колонок которого нужно
изменить.
3. Серые области на линейке указывают величину интервалов между
колонками. Переместите указатель мыши в одну из этих серых областей так,
чтобы указатель мыши принял форму двусторонней стрелки. Если колонки
равной ширины, то все равно, какую серую область выбрать —
изменения распространятся на все колонки. Если колонки неравной ширины,
то в каждой серой области присутствует значок, похожий на решетку, как
показано на рис. 9.17. В этом случае настройку каждой колонки и
каждого интервала можно проводить отдельно.
4. После того как указатель мыши переместится в серую область и примет
вид двусторонней стрелки, рядом с ним появится текстовая подсказка.
Если колонки одинаковой ширины, то подсказка может быть: Левое поле
или Правое поле, в зависимости от того, на какой край серой области
помещен указатель мыши. Если колонки неравной ширины и указатель
мыши помещен в центр серой области, то появляется подсказка
Переместить столбец.
5. Нажмите кнопку мыши и протащите границу серой области к середине,
чтобы уменьшить интервал и, соответственно, увеличить ширину колонки,
или протащите границу серой области от ее середины, чтобы увеличить
интервал и уменьшить ширину колонки.
Рис. 9.17. Вид линейки при форматировании колонок
Если колонки имеют неравную ширину, то протаскивание можно
выполнять двумя способами, которые дают разный результат.
□ Если протащить границу между серой областью интервала и областью
колонки, то перераспределится пространство между интервалом и колонкой.
□ Если протащить значок решетки, то перераспределится пространство
между двумя соседними колонками, размер интервала не изменится.
Глава 9. Форматирование страниц
305
( Замечание )
Если колонки имеют одинаковую ширину, то изменение одной
распространяется на все. Если колонки имеют разную ширину, то изменения распространяются
только на данную колонку.
Чтобы изменить ширину колонок или ширину интервала между колонками
или изменить колонки равной ширины на колонки неравной ширины с
помощью диалогового окна Колонки (Columns) проделайте следующее:
1. Поместите точку вставки в раздел, ширину колонок которого нужно
изменить.
2. Выберите команду Формат, Колонки (Format, Columns).
3. Если нужно изменить колонки равной ширины на колонки неравной
ширины, снимите флажок колонки одинаковой ширины (Equal column
width).
4. В группе Ширина и промежуток (Width and Spacing) измените значения
полей ширина (Width) и интервал (Spacing) для нужных колонок.
5. Нажмите кнопку ОК.
Удаление колонок
Если документ отформатирован по колонкам, то проще всего удалить это
форматирование с помощью кнопки Колонки (Columns) на панели
инструментов Стандартная (Standard).
Чтобы удалить форматирование по колонкам:
1. Поместите точку вставки в раздел, колонки в котором нужно удалить.
2. С помощью кнопки Колонки выделите одну колонку.
Можно также выбрать команду Формат, Колонки и в группе Тип выбрать
параметр Одна, а затем нажать кнопку ОК.
Вставка разрыва колонки
При создании колонок Word автоматически вставляет разрыв колонки так,
чтобы колонка умещалась на странице. Иногда такие автоматически
вставленные разрывы колонок могут оказаться неудачными. Например, заголовок
может оказаться внизу второй колонки, а дальнейший текст продолжаться в
третьей колонке сверху. В таком случае нужно вставить перед заголовком
разрыв колонки, чтобы сдвинуть заголовок в третью колонку.
Чтобы вставить разрыв колонки:
1. Поместите точку вставки в то место, где нужно начать следующую
колонку.
2. Выберите команду Вставка, Разрыв (Insert, Break). Появится диалоговое
окно Разрыв.
306
Часть II. Форматирование документов
3. Выберите переключатель новую колонку (Column Break).
4. Нажмите кнопку ОК.
Еще проще разрыв колонки можно вставить, если нажать клавиши
<Ctrl>+<Shift>+<Enter>.
Если нужно, чтобы колонка начиналась с новой страницы, можно вставить
разрыв страницы либо нажав клавиши <Ctrl>+<Enter>, либо выполнив
предыдущую процедуру, но с выбором переключателя новую страницу (Page
Break) на шаге 3.
Выравнивание длин колонок
В тех случаях, когда колонки продолжаются на следующую страницу, Word
автоматически балансирует колонки, то есть выравнивает их так, чтобы
последние строки всех колонок на странице находились на одном уровне. Но
если текст не заполняет всю страницу целиком, то Word не балансирует
колонки, и последняя колонка может оказаться короче остальных. На рис. 9.18
и 9.19 приведены примеры несбалансированных и сбалансированных
колонок, соответственно.
Чтобы сбалансировать длину колонок:
1. Поместите точку вставки в конец текста последней колонки.
2. Выберите команду Вставка, Разрыв.
1 ЙбОТ! С
1 колонами
1 r.'.v.^m'VT.z
■ .........—-.1 ■ ...
■ .... i..~..._.
■ ........ .._^.»~
1 Сшщннв пмапок
Ir'.TZl.. Т.Г.*. мЛГ
'.'j.L'zi'-z:"'"'
Г-"...,!"'."- "Г.Т
оГ~^' . '''-.Т!
»"•" щ>' ' •"••" "
,1шы?.,.ш-„.,._.
L"."Jl*^r.TV.riT 1
:.г*..*;^;к v- 1
i I
Со;дам и» «иоиог
Рис. 9.18. Пример несбалансированных
колонок
Рис. 9.19. Пример сбалансированных
колонок
Глава 9. Форматирование страниц
307
3. Выберите переключатель на текущей странице (Continuous) в группе
Новый раздел.
4. Нажмите кнопку ОК.
Выбор источника бумаги
Word позволяет не только задать различные поля, размер бумаги и
ориентацию страницы для разных частей документа, но и указать, откуда принтер
должен брать бумагу.
Многие принтеры имеют несколько источников подачи бумаги.
Большинство лазерных принтеров имеют лоток для автоматической подачи бумаги и
в то же время позволяют подавать бумагу вручную. Некоторые принтеры
имеют два лотка для подачи бумаги. Word позволяет использовать эти
особенности для удобной организации работы.
Например, если нужно напечатать официальное письмо, состоящее из
нескольких страниц, то можно указать, что первая страница, которая должна
быть напечатана на специальном бланке, подается вручную, а прочие
страницы подаются автоматически из лотка. Параметры источника подачи
бумаги устанавливаются для каждого раздела документа, аналогично другим
параметрам страницы.
Чтобы установить источник бумаги:
1. Поместите точку вставки в тот раздел, для которого нужно установить
источник бумаги.
2. Выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). В
диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) раскройте вкладку
Источник бумаги (Paper Source) (рис. 9.20).
Рис. 9.20. Вкладка
Источник бумаги
диалогового окна
Параметры страницы
308
Часть II. Форматирование документов
3. В списке Первая страница (First page) выберите источник бумаги для
первой страницы раздела (документа).
4. В списке Остальные страницы (Other pages) выберите источник бумаги
для остальных страниц раздела (документа).
5. В раскрывающемся списке Применить выберите, к какой части
документа должны применяться сделанные установки (см. раздел "Установка
различных полей для разных частей документа" ранее в этой главе).
6. Нажмите кнопку ОК.
Современные лазерные принтеры легко справляются с печатью на
страницах различного размера и различной ориентации, но если у вас возникнут
затруднения, обратитесь к руководству по принтеру.
ГЛАВА 10
Использование стилей
Крайне неудобно вручную задавать форматирование каждого символа и
каждого абзаца в большом документе — это достаточно утомительно, да и
чревато ошибками. При ручном форматировании легко пропустить какой-то
фрагмент или случайно задать различные параметры для однородного текста.
Качество форматирования определяется тем, насколько последовательно и
единообразно оно используется в документе.
К счастью, при правильной работе ручное форматирование текста в
документе Word является редким исключением. Как правило, форматирование
выполняется при помощи стилей. Стиль — это совокупность параметров
форматирования, которой дано имя. Применение стиля к некоторому тексту
означает, что для этого текста устанавливаются сразу все параметры
форматирования, входящие в стиль.
В данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Автоматическое форматирование документа
□ Использование встроенных стилей
□ Создание собственных стилей
□ Изменение параметров форматирования в существующем стиле
□ Управление стилями
Word предоставляет два типа стилей: стили символов и стили абзацев.
Стили символов позволяют установить любые параметры форматирования
символов, такие как полужирное начертание, курсив, малые прописные и
другие. Эти стили содержат только форматирование символов и
применяются к выделенному тексту.
Стили абзацев включают в себя параметры форматирования как символов,
так и абзаца, а также установки табуляции, расположение абзаца, границы и
заливку. Стили абзацев применимы к выделенным абзацам или абзацу.
310
Часть II. Форматирование документов
По отношению к непосредственному форматированию каждого слова,
предложения, абзаца или страницы, использование стилей имеет следующие
преимущества:
□ Слово или абзац можно форматировать нужным образом и копировать
это форматирование на другие слова или абзацы, что дает экономию во
времени.
□ При использовании стилей для форматирования можно быть уверенным,
что все выделенные элементы текста или абзацы одного типа будут
выглядеть одинаково.
□ При изменении стиля изменяется весь выделенный текст и абзацы, на
которые наложен данный стиль.
Выбор способа форматирования
При работе с Word всегда используется, по крайней мере, один стиль.
Встроенный в Word стиль "Обычный" (Normal) назначает документу
параметры форматирования по умолчанию. Если в момент открытия нового
документа панель инструментов Форматирование (Formatting) выведена на
экран, стиль "Обычный" виден на ней в раскрывающемся списке как текущий
(рис. 10.1).
Рис. 10.1. Стиль "Обычный", отображенный на панели инструментов
Форматирование
В стиле "Обычный" установлены основные параметры форматирования:
шрифт и размер шрифта (Times New Roman размером 10 пунктов или
другой шрифт, в зависимости от принтера), выравнивание по левому краю и
одинарный межстрочный интервал. При этом доступны и другие стили для
элементов типа: номера страниц, верхние и нижние колонтитулы. Как
изменить стиль "Обычный", описано в разделе "Изменение стиля иОбычный,,м
ниже в данной главе.
Замечание )
Стилевая информация абзаца (например, о выравнивании), хранится в
символе абзаца, который находится в конце каждого абзаца. Если удалить символ
абзаца, то форматирование данного абзаца распространится и на следующий
Глава 10. Использование стилей
311
Следует быть осторожным при удалении символов конца абзаца, поскольку
есть риск потерять форматирование. По этой причине многие пользователи
Word предпочитают, чтобы при работе символы конца абзаца
отображались на экране, для чего достаточно нажать кнопку Непечатаемые знаки
(Show/hide Ц) на панели инструментов Стандартная. На этой кнопке
изображен символ конца абзаца (If).
Список доступных стилей зависит от шаблона, выбранного в момент
создания документа. Шаблон по умолчанию называется "Обычный" и
помещается в файле NORMAL.DOT. В дополнение к стилю "Обычный", этот шаблон
содержит стили для отступов, таблиц оглавления, заголовков, названий,
списков и многие другие. Стили, встроенные в шаблон, можно использовать
в исходном виде или модифицировать их. Можно создавать и свои
собственные стили (см. главу 4).
Кроме шаблона "Обычный", который разработан для основного
использования, каждый из других шаблонов предназначен для своего типа документа
(например, для брошюры, факса или резюме). Стиль "Обычный" в одном
шаблоне может задавать шрифт Times New Roman размером в 10 пунктов,
а в другом — шрифт Century Schoolbook в 12 пунктов.
Изменение шаблона может изменить форматирование стиля. В диалоговом
окне Библиотека стилей (Style Gallery) можно видеть результаты изменения
шаблона и эффект воздействия на стили (см. раздел "Использование тем и
библиотеки стилей" далее в этой главе).
Существуют три способа применения и изменения стилей, каждый из
которых имеет свои достоинства и недостатки:
□ Самый быстрый способ форматирования — с помощью команды Формат,
Автоформат (Format, AutoFormat). При использовании этого метода
форматирование выполняется автоматически, без необходимости выбора
стилей. Однако свободы в выборе стилей при этом значительно меньше,
хотя все установки стилей можно вручную переопределить.
□ Метод, дающий наибольшую свободу при форматировании текста —
ручное форматирование — путем создания, выбора и/или модификации
стилей, доступных в шаблоне, на основе которого создан документ.
Однако этот способ отнимает много времени и увеличивает трудоемкость,
поскольку приходится выбирать стиль для каждого элемента документа.
□ Выбор нового шаблона с помощью команды Формат, Тема. При
использовании этого способа можно просмотреть, как документ будет выглядеть
в рамках других шаблонов, затем выбрать и применить нужный шаблон,
но, как и при использовании первого способа, при этом уменьшается
свобода выбора.
В последующих разделах подробно описаны все способы форматирования.
312
Часть II. Форматирование документов
Автоматическое форматирование
документа
Представьте себе, что вы быстро набросали важное деловое письмо, не
обращая при этом никакого внимания на форматирование. Затем — щелчок
мышью, и документ внезапно приобретает желаемый вид формального
делового письма. Такую возможность предоставляет команда Формат,
Автоформат (Format, AutoFormat).
Если выбрана эта команда, Word проходит документ абзац за абзацем,
применяя подходящие стили. Если, например, включен список элементов, перед
каждым из которых стоит звездочка, Word переформатирует список,
заменив звездочки маркерами и добавив стиль маркированного списка. Если вы
отформатировали лишь часть текста, Word доведет работу до конца.
Автоформат проверит согласованность форматирования на протяжении
документа и тем самым улучшит его вид. Применяемые стили Word берет из
шаблона, назначенного документу.
На рис. 10.2 представлен документ до применения Автоформата, и тот же
текст, но уже отформатированный с помощью Автоформата, показан на
рис. 10.3.
Рис. 10.2. Текст до применения Автоформата
Глава 10. Использование стилей
313
Рис. 10.3. Документ, отформатированный с помощью Автоформата
После форматирования текста с помощью Автоформата можно улучшить
вид документа с помощью применения стилей вручную или
форматирования любых элементов документа. Можно также в библиотеке стилей
выбрать новый шаблон для изменения общего вида документа. Эти темы
раскрыты далее в этой главе в разделах "Использование тем и библиотеки
стилей" и "Применение, копирование и удаление стилей".
( Замечание ^
Имеется два способа управления средством Автоформат. Если вы хотите
продолжать пользоваться им в целом, однако вам не понравилось какое-то
конкретное изменение, вернитесь назад и еще раз введите текст, как было.
Word поймет, что должно быть именно так и больше не будет делать таких
изменений. Если вы хотите полностью или частично отключить Автоформат при
вводе, то выберите команду Сервис, Автозамена (Tools, AutoCorrect),
раскройте вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat as You Type) и снимите
все или часть флажков.
Применение стилей с помощью Автоформата
Автоформат анализирует документ в активном окне и применяет стили к
каждому абзацу, который отформатирован стилем "Обычный" или
"Основной текст". Стили, применяемые Автоформатом, включают форматирование
314
Часть II. Форматирование документов
стандартных элементов текста, таких как цитаты, маркированные списки,
заголовки и многие другие.
Автоформат применяет стили и делает следующие исправления:
□ Использует свои правила форматирования для поиска и форматирования
таких элементов, как заголовки, основной текст, списки, верхние и
нижние индексы, адреса, заключительные части писем.
□ Удаляет лишние символы конца абзаца.
О Заменяет прямые кавычки (") и апострофы (•) на парные кавычки ("") и
апострофы (").
П Заменяет (с), (г) и (tm) значками авторского права ©,
зарегистрированного торгового знака ® и торгового знака ™.
П Заменяет звездочки, дефисы или другие символы, используемые для
элементов списков, на символ маркера (•).
П Заменяет пробелы в начале строки, вставленные с помощью клавиши
<ТаЬ> или пробела, на отступы.
Для автоматического форматирования текста с помощью меню:
1. Выделите текст для форматирования. Если нужно форматировать весь
документ, установите курсор в произвольном месте документа.
2. Выберите команду Формат, Автоформат (Format, AutoFormat). Появится
диалоговое окно Автоформат (рис. 10.4).
Чтобы определить, какие изменения производит Автоформат, нажмите
кнопку Параметры (Options) в диалоговом окне Автоформат или
измените установки на вкладке Автоформат (AutoFormat) диалогового окна
Автозамена (AutoCorrect). Более подробно это изложено в разделе
"Установка параметров Автоформата" данной главы.
Рис. 10.4. Диалоговое окно
Автоформат
3. Выберите одно из двух положений переключателя: Сразу весь документ
(AutoFormat Now), чтобы провести автоматическое форматирование и не
Глава 10. Использование стилей
315
просматривать внесенные изменения, или С просмотром каждого
изменения (AutoFormat and review each change), чтобы просмотреть внесенные
изменения и принять или отвергнуть их.
Чтобы улучшить точность выбора стилей Автоформатом, выберите тип
документа в раскрывающемся списке.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы начать форматирование. Word просмотрит
текст и выберет стили из текущего шаблона.
5. Когда автоформатирование закончится, документ приобретет новый
формат. Если на шаге 3 был выбрано положение переключателя С
просмотром каждого изменения, то диалоговое окно Автоформат появится
снова (рис. 10.5), и вы можете принять одно из четырех решений:
• Принять все (Accept All) для принятия всех изменений
• Отменить все (Reject All) для отказа от всех изменений
• Просмотр изменений (Review Changes), чтобы, просматривая их одно за
другим, принимать или отказываться от каждого в отдельности (см.
раздел "Просмотр изменений в форматах" далее в этой главе)
• Библиотека стилей (Style Gallery) для применения стилей из другого
шаблона (см. раздел "Использование тем и библиотеки стилей" далее в
этой главе)
Рис. 10.5. Диалоговое окно
Автоформат в режиме
принятия/отклонения
изменений
Если результат автоформатирования не удовлетворителен, можно отменить
все сделанные изменения.
( Замечание )
Если вы выбрали параметр Сразу весь документ, то Word не предлагает вам
просмотреть сделанные изменения — вы просто видите их на экране. Если
результат вам не нравится, нажмите кнопку Отменить панели инструментов
Стандартная.
Просмотр изменений в форматах
После автоматического форматирования документа можно просмотреть
изменения и кое-что исправить. Для просмотра изменений одного за другим
можно нажать кнопку Просмотр изменений в диалоговом окне Автоформат
(рис. 10.5). После просмотра очередного изменения можно принять его или
316
Часть II. Форматирование документов
отклонить. Можно также в процессе прокрутки документа выделить для
просмотра отдельные изменения.
Word указывает на изменения текста и форматирование временными
пометками (маркерами исправлений) и цветом (в случае цветного монитора). Если
выведены символы абзацев, Word выделяет цветом дополнительные
символы абзаца, которые им удалены, а также те, к которым применен стиль. Для
вывода символов абзаца нажмите кнопку Непечатаемые знаки (Show/Hide)
на панели инструментов Стандартная.
Просматривать документ можно и со скрытыми пометками исправлений.
Для скрытия их нажмите кнопку Скрыть пометки (Hide Marks) в диалоговом
окне Просмотр изменений автоформата (Review AutoFormat Changes).
В табл. 10.1 описаны пометки исправлений.
Таблица 10.1. Пометки изменений Автоформата
Видимое изменение Значение
Голубой символ абзаца (Ц) (на монохромном К данному абзацу применен стиль
мониторе показан как более яркий)
Красный символ абзаца (Ц) (на монохромном Этот символ абзаца удален
мониторе показан как более яркий)
Зачеркнутые символы (выделены красным Удаленный текст или пробелы
цветом)
Подчеркнутые символы (выделены голубым Добавлены символы, которые под-
цветом) черкнуты
Вертикальная черта по левому полю Изменен текст или
форматирование в данной строке
Для просмотра изменений, сделанных при автоформатировании, проделайте
следующее:
1. По завершении автоформатирования нажмите кнопку Просмотр изменений.
Появится диалоговое окно Просмотр изменений автоформата (рис. 10.6).
2. Следующие действия помогут просмотреть нужные изменения:
• Для просмотра текста, находящегося под диалоговым окном,
переместите окно в новое место, используя строку заголовка
• Для просмотра всего документа используйте вертикальную прокрутку
• Для просмотра изменений одного за другим используйте кнопку Найти
(Find)
• Для просмотра результата наложения другого стиля выделите текст и
выберите другой стиль в списке Стиль панели инструментов
Форматирование
Глава 10. Использование стилей
317
Рис. 10.6. Диалоговое окно Просмотр изменений автоформата
3. Когда нужное изменение выделено, можно сделать следующее:
• Для отмены изменения нажмите кнопку Отменить (Reject)
• Для возврата последнего отклоненного изменения нажмите кнопку
Вернуть (Undo Last)
• Для просмотра документа со всеми оставшимися изменениями, но без
пометок исправлений, нажмите кнопку Скрыть пометки (Hide Marks)
4. Нажмите кнопку Отмена (Cancel) для принятия всех оставшихся
изменений. Снова появится диалоговое окно Автоформат.
5. Нажмите кнопку Принять все для принятия всех изменений или кнопку
Отменить все для отклонения всех изменений. Можно даже выбрать
другой стиль Автоформата в Библиотеке стилей.
Установка параметров Автоформата
Правила, которым следует Word при выполнении автоформатирования,
можно изменить. Например, можно установить, применять ли специальные
стили к заголовкам и спискам.
(~ Замечание ^
Автоформат может форматировать документ с использованием разработанных
вами стилей, если вы переопределите встроенные стили (см. раздел
"Получение оптимального результата при применении Автоформата" и "Создание
стилей" далее в этой главе).
Для изменения правил автоформатирования:
1. Выберите команду Сервис, Автозамена (Tools, AutoCorrect) и раскройте
вкладку Автоформат (рис. 10.7).
2. В группе Применить к (Apply) установите флажки для типов абзацев,
к которым нужно применять автоматическое форматирование.
318
Часть II. Форматирование документов
3. В группе Заменять (Replace) установите флажки для тех комбинаций
символов, которые нужно заменять в процессе автоформатирования.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 10.7. Вкладка
Автоформат
диалогового окна
Автозамена
С Замечание ^
Для ускорения процесса форматирования воспользуйтесь средством
Автоформат при вводе, параметры которого устанавливаются с помощью вкладки
Автоформат при вводе диалогового окна Автозамена.
Получение оптимального результата
при применении Автоформата
Любое форматирование, установленное с помощью команд меню Формат,
помогает системе Word определить, какие стили нужно использовать при
автоформатировании. Например, первоначально примененные стили могут
быть сохранены или заменены, в зависимости от установок на вкладке
Автоформат диалогового окна Автозамена (см. предыдущий раздел). Кроме того,
следующие советы помогут вам извлечь максимум пользы из команды
Автоформат:
□ Для заголовков уровня 1 используйте больший шрифт, чем для
подчиненных заголовков. К тексту в шрифте большего размера применяется
стиль заголовка более высокого уровня.
Глава 10. Использование стилей
319
П Снимите все флажки на вкладке Автоформат, нажмите кнопку ОК и
выполните Автоформат. Лишние символы абзаца в конце строк будут
удалены, например, в файлах, конвертированных из других форматов.
□ Вводите комбинации символов (с), (г) или (tm). Word преобразует их,
соответственно, в ©, ® или ™.
□ Переопределите встроенные стили. Word будет назначать стили,
например заголовков, с нужным вам форматированием.
Использование тем и библиотеки стилей
Каждый создаваемый документ основан на шаблоне. При создании нового
документа стили выбранного шаблона копируются в этот документ. Каждый
шаблон содержит набор стандартных стилей, большая часть которых
доступна во всех шаблонах Word. Например, стиль "Заголовок 1" в шаблоне
"Обычный" использует шрифт Arial размером в 14 пунктов, в то время как
в шаблоне "Стандартный факс" стиль "Заголовок 1" использует шрифт Arial
размером в 11 пунктов.
В Word 2000 в дополнение к стандартным шаблонам появилась возможность
использовать темы для изменения внешнего вида документа. Тема включает
в себя фон, заголовки первых двух уровней, маркированный список, а также
вид гиперссылки. Для создания документа на основе соответствующей темы:
1. Выведите в активном окне документ, стили которого хотите изменить.
2. Выберите команду Формат, Тема (Format, Theme). В появившемся
диалоговом окне Тема (Theme) (рис. 10.8) выберите нужную тему.
3. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 10.8. Диалоговое
окно Тема
320
Часть II. Форматирование документов
Для просмотра и изменения вида документа путем переключения к
соответствующим стилям другого шаблона можно использовать диалоговое окно
Библиотека стилей, которое выводится нажатием кнопки Библиотека стилей
(Style Gallery) в диалоговом окне Тема.
Можно выбирать следующие типы шаблонов документа: письма, факсы,
записки, публикации, отчеты, страницы Web и другие документы. Можно
использовать шаблоны Word 6.0, Word 95 или Word 97. Многие из шаблонов
Word принадлежат к одному из трех семейств:
□ Современный
□ Стандартный
□ Изысканный
Для просмотра и изменения стилей с помощью Библиотеки стилей:
1. Выведите в активном окне документ, стили которого хотите изменить.
2. Выберите команду Формат, Тема. В появившемся диалоговом окне Тема
нажмите кнопку Библиотека стилей. Появится диалоговое окно
Библиотека стилей (рис. 10.9).
3. Выберите нужный параметр в группе Просмотреть (Preview):
• документ (Document), если нужно отобразить активный документ,
форматированный стилями выбранного шаблона
• пример (Example) для вывода образца текста, форматированного
стилями выбранного шаблона
• образцы стилей (Style Samples) для просмотра списка стилей,
доступных в выбранном шаблоне, включая образцы текста в каждом стиле
Рис. 10.9. Диалоговое
окно Библиотека
стилей
Глава 10. Использование стилей
321
4. Выделите шаблон для просмотра. Продолжайте просмотр, выбирая
другие шаблоны.
5. Нажмите кнопку ОК для принятия нового шаблона. Word скопирует
стили выбранного шаблона в текущий документ.
В противном случае нажмите кнопку Отмена (Cancel) для полного
возврата к исходному шаблону.
Меняя стили в Библиотеке стилей, вы копируете форматирование стиля из
нового шаблона в текущий документ. Шаблон не подменяется; подменяются
лишь определения стилей в текущем документе. Например, исходный стиль
основного текста Times New Roman в 10 пунктов может быть заменен
стилем со шрифтом Times New Roman в 12 пунктов. Кроме того, все те стили,
которые имеются в новом шаблоне, но отсутствуют в исходном шаблоне
документа, будут добавлены в документ. Стили, уникальные для документа,
не подвергнутся изменению.
Использование существующих стилей
Word включает большое число стандартных, или встроенных стилей. Вы уже
знакомы со стилем "Обычный", который Word использует для применения
форматирования по умолчанию ко всем новым документам, основанным на
шаблоне Normal. Прочие стандартные стили — те, которые обеспечивают
форматирование структурных заголовков, верхних и нижних колонтитулов,
номеров страниц, номеров строк, указателей, оглавлений, примечаний и
сносок.
Применение стандартных стилей
При создании нового документа доступны стили: "Основной шрифт" (Default
Paragraph Font), "Заголовок 1" (Heading 1), "Заголовок 2" (Heading 2),
"Заголовок 3" (Heading 3) и "Обычный" (они перечислены в окне списка Стиль
панели инструментов Форматирование (Formatting)). Word автоматически
применяет эти стили, если используется Автоформат, но их можно
применять к выделенным абзацам и самостоятельно. Лучше всего некоторые
стандартные стили применять автоматически при создании заголовков, сносок,
указателей и т. п.
Многие стандартные стили позволяют не только форматировать текст, но и
использовать некоторые дополнительные возможности. Так, используя
автоматические стили заголовков (от "Заголовок 1" до "Заголовок 9"), можно
впоследствии собрать эти заголовки в оглавление. Аналогично, при вставке
в документ элементов указателей или сносок, Word соберет их в указанном
вами месте документа.
322
Часть II. Форматирование документов
Для применения стандартных стилей с помощью меню:
1. Установите курсор в место начала действия нового стиля, либо выделите
текст или абзацы для форматирования новым стилем. (Для
форматирования одного абзаца достаточно установить курсор в любом месте абзаца.)
2. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style). Откроется диалоговое
окно Стиль (Style) (рис. 10.10).
3. Выберите параметр Всех стилей (All Styles) в раскрывающемся списке
Список (List). В окне Стили будут выведены все стили.
4. Выделите нужный стиль в списке Стили и нажмите кнопку Применить
(Apply).
Рис. 10.10. Диалоговое
окно Стиль
Для применения стандартных стилей с помощью панели Форматирование:
1. Выделите текст или абзацы, подлежащие форматированию в новом стиле.
(Для форматирования одного абзаца можно установить курсор в любом
месте абзаца.)
2. Раскройте список Стиль на панели инструментов Форматирование.
3. Для наглядности название каждого стиля в списке отформатировано
именно этим стилем. Справа от названия стиля на сером фоне указан
размер шрифта и способ выравнивания для этого стиля.
4. Выберите стиль, который хотите применить.
Замечание j
В поле ввода списка Стиль указан стиль того абзаца, где находится курсор или
стиль выделения. Если выделено несколько абзацев разного стиля, это поле
пусто.
Глава 10. Использование стилей
323
Стандартные стили Word описаны в табл. 10.2.
Таблица 10.2. Стандартные стили Word
Стандартный стиль
или семейство стилей
Объект
наложения
Форматирование
по умолчанию
Применение
"Обычный" Абзац
(используемый
по умолчанию для
форматирования
любого нового текста)
"Обычный отступ" Абзац
"Заголовок 1"— Абзац
"Заголовок 9"
(Heading 1—Heading 9)
форматируют заголовки
по структуре документа
"Ссылка на примеча- Символы
ние" (создает скрытые
ссылки на примечания)
"Текст примечания" Абзац
(форматирует текст
примечания)
"Название объекта" Абзац
(форматирует подписи
под рисунками)
"Нижний колонтитул" Абзац
(форматирует нижние
колонтитулы)
"Знак сноски" Символы
"Знак концевой сноски" Символы
(форматирует конец
сноски)
"Текст сноски" Абзац
"Текст концевой сноски" Абзац
10- или 12-пунктовый
шрифт с засечками
(в зависимости от
принтера), выравнивание
по левому краю,
одинарный межстрочный
интервал, контроль
висячих строк
"Обычный" + отступ
слева 2,5 см
Форматирование
от большого шрифта
в полужирном
начертании ("Заголовок 1")
до мелкого курсива
"Обычный" + шрифт
в 8 пунктов
"Обычный"
"Обычный" +
полужирное начертание
"Обычный" + позиция
табуляции 8 см по
центру, сдвиг справа 16 см
Шрифт абзаца
по умолчанию
Шрифт абзаца
по умолчанию
"Обычный"
"Обычный"
Применяется
ко всему тексту
автоматически
в документах,
основанных на
шаблоне Normal
Вручную
В режиме
просмотра
структуры документа
Команда Вставка,
Примечание
При вводе текста
в поле окна
Примечание
Команда Вставка,
Название
Команда Вид,
Колонтитулы
Команда Вставка,
Сноска
Команда Вставка,
Сноска
При вводе текста
сноски
При вводе текста
концевой сноски
324
Часть II. Форматирование документов
Таблица 10.2 (окончание)
Стандартный стиль
или семейство стилей
Объект
наложения
Форматирование
по умолчанию
Применение
"Верхний колонтитул"
(форматирует верхние
колонтитулы)
"Указатель Г-
"Указатель 9"
"Номер строки"
"Номер страницы"
"Оглавление 1 "—
"Оглавление 9"
(форматируют
оглавление)
Абзац "Обычный" + позиция
табуляции 8 см по
центру, сдвиг справа 16 см
Абзац Разнообразные наборы
форматов указателей
Символы "Обычный"
Символы "Обычный"
Абзац Различные наборы
форматов оглавления
Команда Вид,
Колонтитулы
Команда Вставка,
Оглавление и
указатели,
вкладка Указатель
Команда
Файл, Параметры
страницы, вкладка
Макет
Команда Вставка,
Номера страниц
Команда Вставка,
Оглавление и
указатели,
вкладка Оглавление
Форматирование для многих стандартных стилей основывается на стиле
"Обычный". Другими словами, многие стили включают все установки
форматирования стиля "Обычный" и некоторые дополнительные. Например,
верхние и нижние колонтитулы форматируются в стиле "Обычный" плюс
установки позиций табуляции.
С
Замечание
}
Если изменить стиль "Обычный", все базирующиеся на нем стили тоже
изменятся. Например, если установить в стиле "Обычный" двойной межстрочный
интервал, то колонтитулы, указатели и все другие стили, основанные на стиле
"Обычный", получат двойной интервал.
Отображение стилей с помощью полосы стилей
При интенсивной работе со стилями можно вывести на экран полосу стилей
(style area), чтобы для каждого абзаца отображать на левом поле имя его
стиля (рис. 10.11).
С помощью мыши можно использовать полосу стилей для быстрого доступа
к диалоговому окну Стиль (Style). Так, для быстрого применения и
переопределения стиля дважды щелкните по его имени в полосе стилей, чтобы вы-
Глава 10. Использование стилей
325
вести диалоговое окно Стиль. Находясь в этом окне, можно применить,
создать и переопределить стиль.
При первоначальном выводе полосы устанавливается ее ширина. Затем,
однако, ширину можно менять с помощью мыши, перетаскивая линию,
отделяющую полосу от текста, влево или вправо. Можно закрыть полосу
целиком, перетащив линию в самый левый край экрана или установив ширину
полосы стилей равной нулю.
(~ Совет "^
Одинарный щелчок по имени стиля в полосе стилей выделяет абзац целиком.
Для вывода или скрытия полосы стилей:
1. В обычном режиме просмотра выберите команду Сервис, Параметры
(Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Вид (View). Диалоговое окно покажет все установки
режима просмотра, которые можно модифицировать.
3. В поле ширина полосы стилей (Style Area Width) введите ширину или
нажимайте стрелки вверх и вниз для ее увеличения или уменьшения (на
миллиметр). Для удаления полосы стилей с экрана введите в это поле о
(нуль).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 10.11. Полоса стилей
326
Часть II. Форматирование документов
Подавление стиля ручным форматированием
Хотя форматирование большей частью можно делать с помощью стилей,
иногда возникает необходимость переопределить форматирование,
выполненное применением стиля. Может понадобиться что-нибудь простое,
например, выделение одного слова полужирным начертанием; но иногда
требуется более существенное изменение, например, выделение курсивом целого
абзаца. Можно модифицировать форматирование, не меняя стиля.
Однако при переопределении впоследствии данного стиля нужно учесть
эффект взаимодействия ручного форматирования с измененным стилем.
Переопределение стиля может отменить некоторые сделанные установки.
Ручное форматирование взаимодействует со стилями следующим образом:
□ Если вновь применяемый стиль содержит установки той же категории,
что были выполнены вручную, новые параметры стиля подавят ручное
форматирование. Если, например, вручную был добавлен двойной
межстрочный интервал, а измененный стиль определяет одинарный, то
применение нового стиля уберет двойной интервал.
□ Если параметры вновь применяемого стиля не имеют отношения к
сделанным вручную установкам форматирования, применение этого стиля
не повлияет на результаты ручного форматирования. Если, например, вы
добавили обрамление к абзацу, а затем применили стиль, в котором
обрамление не задано, оно все же останется.
□ Некоторые установки форматирования символов работают как
переключатели — нужно нажать кнопку Полужирный (Bold) для включения
полужирного начертания и нажать ее снова для отключения. Если стиль
с полужирным начертанием применяется к абзацу, в котором есть одно
или два таких слова, то весь абзац будет полужирным за исключением
этих слов, которые были форматированы вручную (стиль переключит их).
С другой стороны, если вы сделали весь абзац полужирным, то
применение стиля с полужирным начертанием оставит абзац полужирным, не
отключив этот формат.
□ Если для слова нужно убрать все добавленное вручную
форматирование символов, установите курсор внутри слова и нажмите клавиши
<аг1>+<пробел>.
□ Если нужно убрать все добавленное вручную форматирование для абзаца,
отформатированного применением стиля, нажмите клавиши <Ctrl>+<Q>.
Создание стилей
Проблема использования своих собственных стилей решается в два этапа.
Сначала нужно создать стиль, задав параметры форматирования, такие как
отступы, межстрочные интервалы, шрифт и его размер. Затем можно при-
Глава 10. Использование стилей
327
менять этот стиль вместе со всеми его установками к символам и абзацам
документа.
Стиль абзаца можно создать двумя способами: по образцу (используя панель
инструментов Форматирование (Formatting) или клавиатуру) или с помощью
меню. Создать стиль по образцу очень просто. Использование меню для
этой цели дает больше возможностей, включая возможность создания
стилей символов.
С Замечание ^
Стили сохраняются вместе с документом или шаблоном, в котором созданы
Можно, однако, использовать одни и те же стили в разных документах.
Задание имени нового стиля
Имя нового стиля должно быть уникальным. При попытке создания нового
стиля под именем уже существующего к абзацам применяется старый стиль
(см. раздел "Использование существующих стилей" ранее в данной главе).
При задании имени стилю нужно иметь в виду:
□ Число символов в имени стиля может доходить до 253.
П Имя стиля может содержать пробелы, запятые и псевдонимы.
Псевдоним — это произвольное сокращенное имя.
□ В именах стилей учитывается регистр: можно использовать прописные и
строчные буквы.
П Недопустимы следующие символы: обратный слэш (\), фигурные скобки
({ }), точка с запятой (;).
Имя стиля должно быть осмысленным, запоминающимся и таким, чтобы
его можно было использовать в других документах.
Создание стиля по образцу
Для создания стиля по образцу отформатируйте текст нужным образом и
затем создайте стиль на основе этого форматирования. При
форматировании первого абзаца (образца) имейте в виду, что хотя стили абзацев
содержат команды форматирования на уровне абзаца, они могут также содержать
и форматирование символов. На уровне форматирования символов
определяются шрифт, размер и прочие характеристики формата первого символа
выделенного текста. Если абзац-образец содержит левые и правые отступы и
обрамление, эти установки также будут определены в стиле.
Стиль по образцу можно создать с помощью панели инструментов
Форматирование (Formatting) или клавиатуры.
328
Часть II. Форматирование документов
Для создания стиля по образцу с помощью панели инструментов
Форматирование:
1. Выберите команду Вид, Панели инструментов (View, Toolbars) и выберите
панель Форматирование, если она не выведена на экран.
2. Отформатируйте абзац-образец. Можно применять форматирование абзаца
и символов, обрамление и заливку, выравнивание и размещение,
табуляции и установку языка для проверки орфографии.
3. Оставляя курсор внутри абзаца-образца, выделите полное имя
существующего стиля в списке Стиль (Style) панели инструментов
Форматирование.
4. Введите имя создаваемого стиля.
5. Нажмите клавишу <Enter> для создания стиля.
После создания стиля в списке Стиль панели инструментов Форматирование
появится новое имя стиля. Это показывает, что его установки определяют
вид исходного абзаца-образца.
Для создания стиля по образцу следует также использовать команду меню.
Это можно сделать, например, если вы хотите использовать
форматированный абзац как основу для стиля, но при этом сделать еще некоторые
дополнительные форматирующие установки.
Для создания стиля по образцу с помощью меню:
1. Отформатируйте абзац, который хотите использовать как образец для
стиля, и установите курсор внутри него.
2. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style) и нажмите кнопку
Создать (New). В следующем разделе приведена подробная информация об
использовании этого диалогового окна.
3. В поле Имя (Name) введите имя нового стиля. Обратите внимание, что
в окне Описание (Description) появилось описание форматирования
выделенного абзаца.
4. Нажмите кнопку Формат (Format) и сделайте дополнительные
форматирующие установки, если необходимо.
5. Нажмите кнопку ОК для возврата к диалоговому окну Стиль.
6. Нажмите кнопку Закрыть.
Создание стиля с помощью команды меню
Для создания стилей без предварительного форматирования образца
используется команда Формат, Стиль (Format, Style). При этом вы даете стилю
имя, определяете его форматирующие характеристики и устанавливаете,
является ли его основой какой-то стиль, следует ли за ним другой стиль и
Глава 10. Использование стилей
329
добавлять ли новый стиль в текущий шаблон. Можно также импортировать
и экспортировать стили из других документов и шаблонов.
С помощью команды меню можно создавать оба типа стилей: и абзацев,
и символов. Стиль, созданный с помощью меню, можно применить к
текущему выделенному абзацу или просто добавить в список стилей, созданных
для вашего документа или шаблона.
Все новые стили базируются на стиле текущего выделенного абзаца. В
следующем разделе описывается, как создать новый стиль на основе
произвольного стиля.
Для создания стиля с помощью меню:
1. Выберите команду Формат, Стиль. Появится диалоговое окно Стиль.
2. Обратите внимание, что на панелях просмотра образцов для текущего
абзаца показано и форматирование абзаца, и форматирование символов.
Поле Описание (Description) указывает точные характеристики
форматирования.
3. Нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Создание
стиля (рис. 10.12).
Рис. 10.12. Диалоговое окно
Создание стиля
4. В поле ввода Имя (Name) введите имя нового стиля. Используйте
уникальное, короткое и легко запоминающееся имя.
В окне Описание находится пока только имя стиля текущего выделенного
абзаца.
5. В раскрывающемся списке Стиль (Style Type) выберите параметр Знака
(Character) для создания стиля символов или Абзаца (Paragraph) для
создания стиля абзаца.
12 Зак 451
330
Часть II. Форматирование документов
Нажмите кнопку Формат (Format) для раскрытия списка параметров
формата (они описаны в табл. 10.3) и выберите нужный. Например, для
создания полужирного начертания выберите параметр Шрифт для
открытия диалогового окна Шрифт, затем выберите стиль Полужирный (Bold)
в группе Начертание (Style).
Таблица 10.3. Параметры формата при создании нового стиля
Выделяемый
параметр
Что можно при этом задать
Шрифт (Font)
Абзац (Paragraph)
Табуляция (Tabs)
Граница (Border)
Язык (Language)
Рамка (Frame)
Нумерация
(Numbering)
Шрифт, начертание (полужирный, курсив, подчеркнутый),
размер, цвет, верхние и нижние индексы, межсимвольные
интервалы
Выравнивание абзаца, интервалы, отступы, межстрочные
интервалы (недоступно для стилей символов)
Позиции табуляции, их выравнивание, заполнители или
удаление позиций табуляции (недоступно для стилей
символов)
Расположение границ, стиль, цвет, заливка абзаца
(недоступно для стилей символов)
Язык, который должен использоваться при проверке
орфографии, грамматики и в тезаурусе (для текущего абзаца)
Обтекание текста, размер и положение рамки, или
удаление рамки (недоступно для стилей символов)
Маркированные и нумерованные списки в различных стилях
(недоступно для стилей символов)
Повторяйте этот шаг, чтобы включить столько установок
форматирования, сколько нужно.
7. Нажмите кнопку ОК. Для создания дополнительных стилей повторяйте
шаги 2—5 до закрытия диалогового окна.
8. Для применения нового стиля к текущему выделенному абзацу нажмите
кнопку Применить (Apply). Для выхода из диалогового окна без
применения нового стиля нажмите кнопку Закрыть (Close).
С
Замечание
:>
При вводе имени нового стиля на шаге 2 удостоверьтесь, что оно уникально.
Если вы введете имя существующего стиля и затем выберете форматирующие
установки, вы переопределите существующий стиль. В результате любой текст,
который был форматирован ранее этим стилем, приобретет новое
форматирование.
Глава 10. Использование стилей
331
Создание стиля на основе существующего стиля
Иногда в работе требуется группа сходных, различающихся слегка стилей.
Например, вам нужен стиль "Основной текст таблицы" для оформления
содержания таблицы, но при этом могут понадобиться стили "Заголовок
таблицы" и "Последняя строка таблицы". С помощью следующего метода
можно создать несколько стилей на базе одного основного.
Для создания одного стиля на основе другого:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style).
2. Нажмите кнопку Создать (New).
3. В поле Имя (Name) введите имя нового стиля.
4. В раскрывающемся списке Основан на стиле (Based on) укажите имя
стиля, на основе которого хотите создать новый. Для вывода списка стилей
нажмите кнопку со стрелкой вниз справа от списка Основан на стиле.
При выборе стиля, кроме его имени, можно увидеть параметры
форматирования стиля для выделенного абзаца в окне Описание (Description).
Новый стиль будет автоматически основан на выделенном стиле, если не
будет специфицирован другой.
5. Выберите любой из параметров списка Формат для добавочного
форматирования нового стиля.
6. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Стиль.
7. Нажмите кнопку Закрыть (Close). Если же хотите применить новый
стиль к выделенному абзацу, нажмите кнопку Применить (Apply).
Назначение стилям комбинаций клавиш
Быстрый способ применения стиля — использование комбинаций клавиш,
назначаемых в процессе создания или переопределения нового стиля.
Обычно в комбинацию клавиш входит клавиша <Alt> плюс назначаемый
вами символ. Например, можно назначить комбинацию <Alt>+<n> для
стиля подзаголовка.
Можно, конечно, назначать произвольные комбинации клавиш для стилей,
но они могут конфликтовать с предопределенными встроенными в Word
комбинациями. Например, Word использует комбинацию клавиш <Ctrl>+
+<Shift>+<S> для быстрого создания и применения стиля, так что эту
комбинацию клавиш не следует назначать новому стилю.
Чтобы создать для стиля комбинацию клавиш:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style).
2. В списке Стиль (Style) выделите нужный стиль.
12*
332
Часть II. Форматирование документов
3. Нажмите кнопку Изменить (Modify).
4. Нажмите кнопку Клавиша (Shortcut Key). Откроется диалоговое окно
Настройка клавиатуры (Customize Keyboard) (рис. 10.13).
5. В поле ввода Новое сочетание клавиш (Press New Shortcut Key) введите
комбинацию клавиш. С клавишами <Ctrl>, <Alt> и <Shift> можно
сочетать все буквы, цифры, а также клавиши <Delete>, <Insert>.
6. Если выбранная комбинация клавиш уже назначена другому стилю или
макросу, Word выведет сообщение Текущее назначение (Currently
assigned to) и соответствующую команду или макрос. Если такие клавиши не
были ничему назначены, строка сообщения Текущее назначение будет
содержать [нет] ([unassigned]).
7. Нажмите кнопку Назначить (Assign).
8. Нажмите кнопку Закрыть (Close) для возврата в диалоговое окно
Изменение стиля.
9. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Стиль.
10. Нажмите кнопку Закрыть.
Рис. 10.13. Диалоговое окно Настройка клавиатуры
Для отмены назначения клавиш:
1. Выберите команду Формат, Стиль.
2. В списке Стиль выделите нужный стиль.
3. Нажмите кнопку Изменить.
4. Нажмите кнопку Клавиша.
5. В окне Текущие сочетания клавиш выделите комбинацию клавиш для
удаления.
Глава 10. Использование стилей
333
6. Нажмите кнопку Удалить (Remove).
7. Нажмите кнопку Закрыть для возврата в диалоговое окно Изменение стиля.
8. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Стиль.
9. Нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы применить стиль с помощью комбинации клавиш:
1. Выделите нужный абзац или абзацы.
2. Нажмите назначенную комбинацию клавиш.
Следование одного стиля за другим
При использовании стилей очень полезной является возможность задать
следование одного стиля за другим. Предположим, вы редактируете
сложный текст с множеством подзаголовков, форматируемых некоторым стилем.
За каждым подзаголовком следует текст, форматируемый стилем
"Обычный". Вы сэкономите время и усилия, не применяя стиль "Обычный"
всякий раз по завершении ввода подзаголовка. Если для стиля "Подзаголовок",
например, задан .следующим стиль "Обычный", то нажатие клавиши <Enter>
по завершении ввода подзаголовка вызовет автоматическое применение
стиля "Обычный" к следующему абзацу.
По умолчанию Word назначает для каждого стиля следующим его самого,
так что нажатие клавиши <Enter> распространяет стиль дальше. Во многих
случаях это как раз то, что требуется.
Для задания следования одного стиля за другим:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style).
2. Нажмите кнопку Создать (New) для создания стиля. Откроется
диалоговое окно Создание стиля (New Style).
Или для модификации существующего стиля выделите его в списке и
нажмите кнопку Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно
Изменение стиля (Modify Style).
3. В раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца (Style for Following
Paragraph) выделите стиль, который хотите задать в качестве следующего
(если вы не выберете стиль, следующим для стиля будет он сам). Для
вывода списка стилей нажмите кнопку со стрелкой вниз справа от окна.
4. Нажмите кнопку ОК для возврата к диалоговому окну Стиль.
5. Нажмите кнопку Закрыть.
Совместное использование стилей в документах
Каждый создаваемый документ включает стили, по крайней мере, стиль
"Обычный" и некоторые другие стандартные стили Word. Набор стилей
каждого документа обеспечивается его шаблоном — либо шаблоном "Обыч-
334
Часть II. Форматирование документов
ный", либо одним из шаблонов, которые предоставляет Word, либо
пользовательским шаблоном.
Использование шаблона и есть основной способ совместного применения
стилей в документах. Создается шаблон, содержащий необходимые стили,
затем документы базируются на этом шаблоне. Например, можно иметь
шаблон "Письма" для форматирования писем, печатаемых на бланке вашей
организации. Если регулярно создаются несколько различных типов
документов, можно создать шаблон для каждого из них.
Иногда, однако, бывает необходимо использовать стили документа или
шаблона в другом документе или шаблоне. Можно сделать это путем
копирования стилей из документа или шаблона в другой документ или шаблон.
Можно копировать стили из любого документа или шаблона в любой
другой. Если имя копируемого стиля совпадает с именем какого-то стиля
документа или шаблона, куда происходит копирование, копируемый стиль
подменит старый (будет запрос на подтверждение замещения); новые
копируемые стили добавятся к старым.
Для копирования стилей из документа или шаблона:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style).
2. Нажмите кнопку Организатор (Organizer). Откроется диалоговое окно
Организатор (рис. 10.14).
В окне Из (In) слева выводится список стилей текущего открытого
документа или шаблона. Окно В (То) справа показывает список стилей
шаблона NORMAL.DOT.
Рис. 10.14. Диалоговое окно Организатор
3. Нажмите кнопку Закрыть файл (Close File) (ниже соответствующего
списка) для закрытия списка стилей текущего документа или шаблона.
Глава 10. Использование стилей
335
После этого кнопка Закрыть файл сменится кнопкой Открыть файл
(Open File), и вы сможете открыть другой документ или шаблон.
4. Нажмите кнопку Открыть файл под соответствующим списком для
открытия документа или шаблона, чтобы копировать его стили. Появится
диалоговое окно Открытие документа (Open). Выберите нужный
документ. Если нужно открыть шаблон, в списке Тип файлов выделите тип
Шаблоны документов (*.DOT). Если необходимо, меняйте при выборе
папки и диски. Найдя нужный документ или шаблон, нажмите кнопку
Открыть для возврата в диалоговое окно Организатор.
5. Выделите стили для копирования в списке Из или В. Стрелка Копировать
(Сору) изменит направление в нужную сторону.
Можно выделить для копирования группу смежных стилей: нажать
первый из них, и затем, удерживая нажатой клавишу <Shift>, нажать на
последний. Для выделения группы несмежных стилей в процессе
выделения удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.
6. Нажмите кнопку Копировать.
7. Нажмите кнопку Закрыть.
Другой способ переноса стиля в документ — копирование абзаца,
форматированного этим стилем, из другого документа. При использовании этого
способа нужно быть осторожным, поскольку в данном случае одноименные
стили не подменятся. Если, например, копируемый абзац отформатирован
стилем "Первый элемент", а в документе, куда происходит копирование, уже
есть такой стиль, то скопированный абзац приобретет форматирование
именно этим стилем.
( Замечание j
При копировании абзаца в новый документ можно избежать копирования стиля,
если не включать в копируемый текст символ абзаца.
Прочие команды вставки текста в документ, такие как Автотекст (AutoText),
Правка, Вставка (Edit, Paste), Правка, Специальная вставка (Edit, Paste
Special), также переносят стили.
( Замечание ^
Можно копировать до пятидесяти абзацев с уникальными именами стилей. При
копировании большего количества абзацев Word перенесет весь список стилей
из другого документа.
Изменение стилей
Модифицировать можно любые стили, как стандартные, так и собственные,
созданные ранее. Это позволяет легко приспосабливаться к смене
выполняемых задач. Например, вместо того чтобы запоминать новый формат
336
Часть II. Форматирование документов
оформления подписей руководителей на документах вашей фирмы, можно
переопределить стиль, созданный для этого. Все, что нужно далее — это
работать, как раньше; новое определение стиля обеспечит нужные изменения.
Существует несколько способов изменения стиля. Упомянем лишь
некоторые: можно переопределить стиль, включив новые или изменив старые
характеристики; можно удалить или переименовать стиль. Упростить
применение стиля можно назначением псевдонима. В последующих разделах
обсуждаются эти и другие методы изменения стилей.
С Замечание )
Убедитесь, что вы сохранили шаблон после изменения стилей. В противном
случае эти изменения не будут доступны при следующем использовании
шаблона.
Удаление стиля
Иногда становится ясно, что стиль больше не нужен. Его можно удалить,
при этом весь связанный с ним текст приобретет форматирование стилем
"Обычный". Встроенные стили удалять нельзя.
Для удаления стиля:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style).
2. В списке Стили (Styles) выделите удаляемый стиль. Если в данный
момент выделен абзац со стилем, который нужно удалить, этот стиль уже
будет выделен в списке.
3. Нажмите кнопку Удалить (Delete). Появится запрос на подтверждение
удаления.
4. Нажмите кнопку Да (Yes).
Можно удалить сразу несколько стилей. Для этого нажмите кнопку
Организатор (Organizer) в диалоговом окне Стиль (Style), выделите удаляемые
стили и нажмите кнопку Удалить (Delete).
Новое имя или псевдоним для стиля
Можно переименовать стиль, что не повлияет на связанный с ним текст, но
изменит имя стиля по всему документу. При этом можно дать стилю новое
имя, добавить дополнительное или присвоить псевдоним — сокращенное
имя или аббревиатуру, которую можно быстро набрать в окне Стиль (Style)
панели инструментов Форматирование (Formatting). Например, если вы
часто используете стиль "Заголовок 1" с помощью клавиатуры, то можно дать
этому стилю псевдоним "зГ\ Тогда для его применения нажмите клавиши:
<Ctrl>+<Shift>+<S>, затем <з>,<1> (не вводя полное имя), и <Enter>.
Глава 10. Использование стилей
337
Стандартные стили не могут быть переименованы, однако псевдонимы
могут быть даны и им. Отметим, что в качестве псевдонима для другого стиля
нельзя использовать имя стандартного стиля.
Для переименования стиля или назначения ему псевдонима:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style).
2. В списке Стили (Styles) выделите стиль, который вы хотите переименовать.
3. Нажмите кнопку Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно
Изменение стиля (Modify Style).
4. Введите новое имя в поле Имя (Name). Для добавления псевдонима
введите после нового имени запятую и псевдоним. Если нужно просто
добавить псевдоним, введите запятую после имени текущего стиля и затем
псевдоним.
5. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Стиль (Style).
6. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Переопределение стиля
Если переопределить стиль, то весь связанный с ним текст отразит
сделанные изменения. Предположим, что вы заканчиваете 35-страничный отчет
с множеством подзаголовков, форматированных стилем "Подзаголовок",
который включает полужирный шрифт Arial размером в 18 пунктов,
выровненный по центру. И вдруг редакционная коллегия решает, что подзаголовки
должны быть меньшего размера и подчеркнутыми. Вы просто
переопределяете стиль "Подзаголовок", отразив в нем новые пожелания по
форматированию, и все подзаголовки в тексте изменятся так, как вам нужно.
Изменить стиль на основе образца так же легко, как и создать на этой
основе новый. Для переопределения стиля по образцу:
1. Выберите команду Вид, Панели инструментов (View, Toolbars) и выберите
Форматирование (Formatting), если панели нет на экране.
2. Отформатируйте абзац, который хотите использовать в качестве образца
для переопределяемого стиля.
3. Выделите этот абзац (или его часть).
4. На панели инструментов Форматирование выделите имя текущего стиля.
Можно также нажать клавиши <Ctrl>+<Shift>+<S> и выделить или
набрать имя переопределяемого стиля.
5. Нажмите клавишу <Enter>. Появится диалоговое окно Переопределение
стиля (Reapply Style) (рис. 10.15), где можно выбрать переключатели:
• данный стиль, используя выделенный фрагмент как образец — для
изменения форматирования текущего стиля в соответствии с
выделенным текстом
338
Часть II. Форматирование документов
• формат выделенного фрагмента, используя данный стиль — для
применения стиля к выделенному тексту
Если установить флажок Автоматически обновлять стили в дальнейшем, то
Word будет переопределять стили при изменении форматирования
абзацев не открывая диалогового окна Переопределение стиля. Чтобы
отменить режим автоматического обновления стилей, откройте диалоговое
окно Стиль, нажмите кнопку Изменить и снимите флажок Обновлять
автоматически (Automatically Update).
6. Нажмите кнопку ОК или клавишу <Enter> для переопределения стиля.
Рис. 10.15. Диалоговое окно
Переопределение стиля
Команда Формат, Стиль (Format, Style) предоставляет наиболее гибкие
возможности для изменения стиля. Можно сделать изменение и добавить его
в шаблон, на котором базируется документ. Тогда при использовании в
будущем этого шаблона данный стиль будет всегда отражать это изменение.
Для переопределения стиля с помощью меню:
1. Выберите команду Формат, Стиль.
2. В списке Стили выберите стиль для переопределения. Если стиль не
включен в список, выберите другое значение в раскрывающемся списке
Список.
3. Нажмите кнопку Изменить (Modify). Появится диалоговое окно
Изменение стиля (рис. 10.16).
4. Нажмите кнопку Формат и установите нужные параметры
форматирования, а ненужные — удалите.
5. Установите флажок Добавить в шаблон (Add to Template), чтобы эти
изменения отразились и в шаблоне.
6. Установите флажок Обновлять автоматически (Automatically Update), если
вы хотите, чтобы Word автоматически переопределял стиль в случае
ручного переформатирования любого абзаца этого стиля.
7. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Стиль.
8. Повторяйте шаги 2—6 для переопределения других стилей, если
необходимо.
9. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Глава 10. Использование стилей
339
Рис. 10.16. Диалоговое окно
Изменение стиля
Изменение стиля "Обычный11
Каждый раз, когда на основе шаблона Normal создается новый документ,
Word использует стиль "Обычный" для определения шрифта, его размера,
межстрочных интервалов и других параметров форматирования. Если вам
часто приходится изменять шрифт, размер или другие характеристики стиля
"Обычный", вам следует изменить его установки по умолчанию.
Изменение форматов стиля "Обычный" в документе повлияет только на
текущий документ. Добавьте измененный стиль в шаблон для использования
его в будущем. Существующие документы не изменятся до тех пор, пока вы
не обновите их стили (см. раздел "Обновление стилей" далее в этой главе).
Помните, что любое изменение стиля "Обычный" отразится на всех стилях,
основанных на нем (а их большинство).
Для изменения установок по умолчанию с помощью меню:
1. Выберите команду Файл, Открыть (File, Open) и откройте шаблон
NORMAL.DOT или тот, на основе которого вы создаете новые документы.
2. Окно Стиль (Style) на панели инструментов Форматирование (Formatting)
должно показывать имя "Обычный". В новых документах первый абзац
автоматически форматируется стилем "Обычный".
3. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style) и нажмите кнопку
Изменить (Modify). В поле ввода Имя (Name) должен быть выделен стиль
"Обычный". Если это не так, введите в этом поле: обычный.
4. Сделайте нужные изменения форматирования с помощью параметров
списка Формат (Format).
340
Часть II. Форматирование документов
5. В диалоговом окне Изменение стиля установите флажок Добавить в шаблон.
6. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Стиль.
7. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Для изменения установок по умолчанию в стиле "Обычный" на основе образца:
1. Выберите команду Файл, Открыть и откройте документ, основанный на
шаблоне NORMAL.DOT или на том, который используется для создания
новых документов.
2. Выделите текст или установите курсор внутри абзаца, форматированного
стилем "Обычный".
3. С помощью меню Формат, панели инструментов Форматирование или
клавиатуры установите параметры форматирования, которые хотите
использовать для большинства документов. Например, вы можете захотеть
использовать другой шрифт большего размера с отступом первой строки
1,27 см.
4. Щелкните в поле ввода раскрывающегося списка Стиль панели
инструментов Форматирование и нажмите клавишу <Enter>.
5. Word спросит вас, хотите ли вы переопределить стиль, используя
выделенный фрагмент как образец. Нажмите кнопку ОК.
6. Выберите команду Формат, Стиль. Появится диалоговое окно Стиль
с выделенным стилем "Обычный" в списке Стили. Если это не так,
выделите его.
7. Нажмите кнопку Изменить, установите флажок Добавить в шаблон и
нажмите кнопку ОК.
8. Нажмите кнопку Закрыть.
( Замечание ^
Чтобы изменить форматирование символов в стиле "Обычный", выберите
команду Формат, Шрифт, установите необходимые параметры в диалоговом окне
Шрифт и нажмите кнопку По умолчанию.
Обновление стилей
При создании группы документов на основе одного и того же шаблона
хочется быть уверенным, что любое изменение стиля отразится в каждом
документе. Например, при написании книги, каждая глава которой
представляет собой отдельный файл, возникает необходимость копировать изменения
в формате заголовков и колонтитулов во все файлы. Это можно сделать с
помощью диалогового окна Шаблоны и надстройки (Templates and Add-Ins).
Глава 10. Использование стилей
341
Если установлен флажок Автоматически обновлять стили (Automatically
Update Document Styles), Word при каждом открытии документа копирует
в него все стили присоединенного шаблона. При этом соблюдаются
следующие правила:
□ Стиль шаблона заменяет одноименный стиль документа.
Форматирование стилем шаблона заменяет старое
□ Стили шаблона, отсутствующие в документе, копируются в документ
□ Стили документа, отсутствующие в шаблоне, остаются без изменения
Удостоверьтесь, что во всех документах стили названы одинаково. В
противном случае обновление не будет иметь нужного эффекта.
Для обновления стилей документа при каждом открытии:
1. Установите курсор внутри файла, стили которого хотите обновлять.
2. Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки (Tools, Templates and
Add-Ins). Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки (рис. 10.17).
Имя присоединенного шаблона появится в текстовом поле Шаблон
документа (Document Template).
3. Установите флажок Автоматически обновлять стили.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 10.17. Диалоговое окно
Шаблоны и надстройки
Изменение базового стиля
По умолчанию, новый стиль базируется на стиле текущего выделенного
абзаца (часто это стиль "Обычный"). Можно, однако, создавать стиль на
основе любого другого. При этом любые изменения базисного стиля отразятся
на всех стилях, основанных на нем.
342
Часть II. Форматирование документов
Нужно иметь в виду, что стандартные стили Word базируются на стиле
"Обычный", и если его изменить, то стандартные стили также изменятся.
Если нежелательно менять стиль "Обычный", можно создать базисный стиль
для документа и использовать его как основу для дополнительных стилей.
Изменяя базисный стиль, можно выполнять обширные изменения по всему
документу.
Для того чтобы сделать один стиль базисным для другого:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style).
2. Выделите в списке Стили (Styles) тот стиль, базисный стиль которого
хотите поменять.
3. Нажмите кнопку Изменить (Modify). Появится диалоговое окно
Изменение стиля (Modify Style).
4. Укажите имя базисного стиля в раскрывающемся списке Основан на стиле.
Для вывода списка стилей нажмите кнопку со стрелкой справа от списка.
Если требуется защитить исходный стиль от влияния изменений любого
стиля, выберите параметр (нет) в списке Основан на стиле.
Выбрав имя стиля, вы увидите его имя и параметры форматирования для
выделенного абзаца в поле Описание (Description). Новый стиль будет
автоматически базироваться на выбранном стиле, если не указать другой
базисный стиль.
5. Нажав кнопку Формат (Format), установите дополнительные параметры
форматирования для стиля.
6. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Стиль.
7. Нажмите кнопку Закрыть (Close) или кнопку Применить (Apply) для
наложения нового стиля на выделенный абзац.
( Замечание )
Если вы присоединили не тот шаблон к документу и обновили стили, то
повторите процесс присоединения с использованием правильного или исходного
шаблона.
Применение, копирование
и удаление стилей
Эффективность стилей проявляется особенно ярко в случае использования
их для согласования форматирования от абзаца к абзацу. Стили можно
применять во время ввода текста или к выделенному тексту, выбирая их с
помощью меню, панели инструментов Форматирование или с помощью
клавиатуры. Чаще всего используется панель инструментов Форматирование.
Глава 10. Использование стилей
343
Разрешение противоречий
между стилем символов и абзаца
В начале работы со стилями очень важно осознать, как взаимодействуют
стиль абзаца и стиль символов. Поскольку символы всегда находятся внутри
абзаца, применение стиля абзаца может изменить форматирование символов.
Помните, что стили абзацев включают в себя и установки форматирования
абзаца, и установки форматирования символов. Стили символов включают
только установки форматирования символов. Любой стиль абзаца,
применяемый к тексту, форматирует весь абзац (или группу выделенных абзацев)
целиком. Если стиль абзаца включает форматирование символов, оно также
применяется ко всему абзацу.
Если применяется стиль символов, такой как полужирный, к тексту абзаца,
и затем применяется стиль абзаца, задающий полужирное начертание, то
текст, который был выделен полужирным при назначении стиля символов,
станет обычным, а не полужирным, так как стиль абзаца отключит данную
установку.
Применение стилей абзацев
Перед применением стиля абзаца к отдельному абзацу внутри него нужно
установить курсор. Если необходимо применить стиль к группе абзацев, надо
сначала выделить их или хотя бы часть каждого абзаца
Применение стилей символов
Для применения стиля символов выделите сначала нужный текст.
Форматирование новым стилем будет добавлено к тем установкам, которые уже
сделаны для данного текста. Например, стиль символов, который добавляет
полужирное курсивное начертание, не изменит шрифт, размер шрифта или
другое уже назначенное форматирование абзаца.
Для применения стиля с помощью меню:
1. Установите курсор текста внутри абзаца или выделите текст в абзаце
(абзацах), который должен быть отформатирован новым стилем.
2. Выберите команду Формат, Стиль. Появится диалоговое окно Стиль.
3. Нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом с раскрывающимся списком
Список и выберите один из следующих параметров:
• Используемых стилей (Styles in Use) — для перечисления стандартных
стилей или тех, которые вы создали или модифицировали для
текущего документа
• Всех стилей (All Styles) — для перечисления всех стилей, доступных
в документе
344
Часть //. Форматирование документов
• Специальных стилей (User-Defined Styles) — для перечисления
нестандартных стилей, созданных вами для документа
4. Выделите нужный стиль в списке Стили. Стилям абзаца предшествует
символ абзаца (Ц), стилям символов — подчеркнутая буква "а" (а). Схемы
Абзац (Paragraph Preview) и Знаки (Character Preview) дают представление
о результате применения стиля.
5. Нажмите кнопку Применить (Apply).
Для применения стиля с помощью панели инструментов Форматирование:
1. Установите курсор внутри абзаца или выделите текст в абзаце (абзацах),
который должен быть форматирован новым стилем.
2. Нажмите кнопку со стрелкой вниз справа от раскрывающегося списка
Стиль на панели инструментов Форматирование для вывода списка
доступных стилей. Стилям абзаца соответствует символ абзаца (|) справа от
названия стиля, стилям символов — подчеркнутая буква "а" (а).
3. Выделите стиль, который нужно применить к абзацу или выделенному
тексту (прокрутив список, если необходимо).
Для применения стиля с помощью клавиатуры:
1. Установите курсор текста внутри абзаца или выделите текст в абзаце
(абзацах), который должен быть отформатирован новым стилем.
2. Нажмите одну из комбинаций клавиш, описанных в табл. 10.4.
Таблица 10.4. Комбинации клавиш, используемые для применения стилей
Клавиши Стиль
<Ctrl>+<Alt>+<1 > "Заголовок 1"
<Ctrl>+<Alt>+<2> "Заголовок 2"
<Ctrl>+<Alt>+<3> "Заголовок 3"
<Ctrl>+<Shift>+<L> "Маркированный список"
<Ctrl>+<Shift>+<N> "Обычный"
<Ctrl>+<Shift>+<S> Активизация раскрывающегося списка Стиль; нужный стиль
можно выбрать в списке
Замечание J
Стили, которые перечисляются в раскрывающемся списке Стиль, являются
лишь частью доступных стилей. Весь список можно увидеть, если в момент
нажатия клавиши со стрелкой, раскрывающей список Стиль, удерживать нажатой
клавишу <Shift>.
Глава 10. Использование стилей
345
При нажатии комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+<S> Word выделяет
текущий стиль в раскрывающемся списке Стиль на панели инструментов
Форматирование. Для выбора другого стиля нужно: либо ввести его имя в
поле ввода списка Стиль, либо выбрать стиль с помощью клавиш со
стрелками и нажать клавишу <Enter>. Если вы введете имя
несуществующего стиля, то вместо применения очередного стиля будет создан новый, на
основе стиля выделенного абзаца.
Комбинации клавиш могут быть назначены и другим стилям (см. раздел
"Назначение стилям комбинаций клавиш" ранее в данной главе).
Копирование стилей
Можно применять один и тот же стиль последовательно несколько раз.
Примените стиль первый раз, затем выделите дополнительный текст для
форматирования тем же стилем и нажмите клавиши <Ctrl>+<Y> или <F4>.
Продолжайте процедуру применения стиля в других местах. Этот способ
годится и для стилей абзацев, и для стилей символов.
Для копирования стилей символов один или несколько раз можно также
использовать кнопку Формат по образцу (Format Painter) на панели
инструментов Стандартная. Для этого:
1. Выделите текст или символ абзаца, содержащий форматирование,
которое нужно скопировать.
2. Нажмите кнопку Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.
3. Выделите текст, подлежащий форматированию. На выделенный текст
будет наложен новый стиль.
4. Для многократного копирования стилей символов с помощью кнопки
Формат по образцу выполняйте эту процедуру с двойным щелчком по
кнопке на шаге 2.
Для прекращения процесса копирования нажмите кнопку Формат по
образцу еще раз.
Если один стиль нужно заменить другим во множестве мест, то лучше
использовать команду Правка, Заменить.
Удаление стилей символов
Можно удалить стиль символов и заново назначить форматирование
символов по умолчанию, соответствующее стилю выделенного абзаца. Для этого
установите курсор текста внутри слова или выделите текст, форматирование
которого нужно удалить, и нажмите комбинацию клавиш <0;г1>+<Пробел>.
346
Часть II. Форматирование документов
Проверка форматирования
Форматирование может быть выполнено с помощью стиля или вручную,
с помощью меню или других команд. Можно быстро определить, как
форматирование повлияло на какой-нибудь текст. Для этого:
1. Выберите команду Справка, Что это такое? (Help, What's This?) или
нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Fl>. Указатель мыши примет
форму стрелки со знаком вопроса.
2. Щелкните мышью по тексту, который хотите проверить. Появится окно
описания форматирования (рис. 10.18). Можно продолжать проверку,
щелкая в нужных местах.
3. Нажмите клавишу <Esc> для выхода из режима справки.
Рис. 10.18. Проверка параметров форматирования текста
ЧАСТЬ III
Использование
специальных средств
Базовые средства работы с документом уже были описаны в предыдущих
частях, однако возможности Microsoft Word 2000 не ограничиваются только
этим. Word также предоставляет множество средств, которые облегчают
работу с документами, улучшают их читаемость, снижают трудозатраты при
работе с большим количеством подобных документов, дают возможность
работать с такими экзотическими объектами, как математические формулы.
Профессиональная работа без подобных средств практически невозможна,
но даже в тех случаях, когда Word используется только в качестве
примитивного текстового редактора, мы бы рекомендовали использовать многие
из тех специальных средств, о которых пойдет речь ниже.
В этой части будут рассмотрены следующие вопросы:
□ В главе 11 "Работы с таблицами" рассматриваются вопросы, связанные
с созданием, форматированием и редактированием таблиц.
□ В главе 12 "Создание маркированных и нумерованных списков"
рассматривается создание таких элементов оформления документов, как списки,
выбор маркеров для маркированных списков и все другие, связанные
с этим вопросы.
□ Глава 13 "Структура документа" посвящена использованию структуры
документа.
□ В главе 14 "Использование кодов полей" рассматриваются вопросы,
связанные с автоматизацией выполнения многих рутинных процедур при
помощи полей.
□ В главе 15 "Создание и обработка данных для слияния" описываются
способы автоматизации создания множества однотипных документов.
□ В главе 16 "Создание электронных форм" рассматриваются вопросы
создания, сохранения, заполнения и печати электронных форм.
□ В главе 17 "Работа с математическими формулами" рассматривается
создание математических формул при помощи Редактора формул.
ГЛАВА 11
Работа с таблицами
Microsoft Word 2000 обладает богатым арсеналом возможностей для работы с
таблицами. Он предоставляет широкий набор средств, облегчающих и
ускоряющих выполнение многих стандартных операций с таблицами, таких как
создание, редактирование, форматирование и т. д.
Таблица состоит из строк и столбцов ячеек. Ячейки могут содержать как
текстовые, так и графические данные (например, иллюстрации к тексту).
Наиболее удобно использовать таблицы для представления хорошо
структурированных данных, например, списков, расписаний, финансовой
информации.
Таблицы позволяют легко и быстро форматировать содержащиеся в них
данные, сортировать их и даже производить некоторые вычисления. С
помощью таблиц можно разместить текст в несколько колонок, изменить
направление текста (например, расположив его по вертикали), выровнять
абзацы текста и рисунки.
В этой главе будут рассмотрены следующие вопросы:
□ Создание и удаление таблиц
□ Ввод данных и перемещение по таблице
□ Форматирование и редактирование таблиц
□ Сортировка данных и проведение вычислений в таблице
Создание и удаление таблиц
Таблица может быть вставлена в любое место документа. Она может быть
достаточно длинной, в том числе размещаться на нескольких страницах.
Структура таблицы в общем случае может быть сколь угодно сложной.
Совершенно необязательно, чтобы таблица представляла собой прямоугольную
сетку из одинаковых ячеек.
350
Часть III. Использование специальных средств
В данном разделе рассмотрены методы создания таблиц, имеющих как
простую, так и сложную структуру, а также методы автоматического
преобразования структурированного текста в таблицу, и наоборот — таблицы в
обычный текст.
Создание простой таблицы
Наиболее простой и быстрый способ вставки таблицы в документ —
использование кнопки Добавить таблицу (Insert Table), расположенной на
панели инструментов Стандартная (Standard).
Чтобы создать таблицу с помощью кнопки Добавить таблицу:
1. Поместите курсор в то место, куда требуется вставить таблицу.
2. Нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная.
Появится макет таблицы (сетка столбцов и строк), который выглядит как
миниатюрная таблица. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно
передвигать указатель мыши по этому макету, определяя тем самым размер
будущей таблицы. Если сдвинуть указатель мыши за правую или
нижнюю границу, то макет расширится (рис. 11.1).
3. Отпустите кнопку мыши, когда будет выделена таблица нужного размера.
Рис. 11.1. Палитра для создания таблицы
Если процесс создания таблицы необходимо прервать, достаточно поместить
указатель мыши левее или выше макета таблицы, удерживая при этом
нажатой кнопку мыши, а затем отпустить кнопку.
Глава 11. Работа с таблицами
351
Другой путь создания простой таблицы — использование команды меню
Таблица, Добавить, Таблица (Table, Insert, Table). При этом можно задать
ширину ее столбцов.
Чтобы вставить таблицу в документ при помощи команды меню:
1. Поместите курсор в то место, куда требуется вставить таблицу.
2. Выберите команду Таблица, Добавить, Таблица. Появится диалоговое
окно Вставка таблицы (Insert Table) (рис. 11.2).
Рис. 11.2. Диалоговое окно
Вставка таблицы
3. В поле Число столбцов (Number of Columns) введите количество столбцов
таблицы. Для увеличения или уменьшения числа столбцов
воспользуйтесь счетчиками справа от этого поля.
4. Если количество строк известно заранее, то в поле Число строк (Number
of Rows) введите количество строк таблицы. Для увеличения или
уменьшения числа строк воспользуйтесь счетчиками справа от этого поля.
5. Выберите переключатель постоянная (Fixed Column Width), если ширина
столбцов известна заранее. Введите значение ширины в соответствующее
поле вручную или воспользуйтесь счетчиками справа от этого поля для
увеличения или уменьшения ширины. Если оставить значение Авто
(Auto) — столбцы будут распределены по ширине страницы.
6. Выберите переключатель по ширине окна (AutoFit to window), чтобы
таблица имела ширину страницы.
7. Выберите переключатель по содержимому (AutoFit to contents), если
ширина столбцов должна определяться их содержимым.
8. Нажмите кнопку Автоформат (AutoFormat), чтобы в момент создания
таблицы применить к ней один из готовых макетов оформления.
9. Если требуется создать несколько таблиц, имеющих одинаковую
структуру, установите флажок По умолчанию для новых таблиц (Set as default for
352
Часть III. Использование специальных средств
new tables). Все создаваемые далее таблицы по умолчанию будут иметь
установленные только что параметры.
10. Нажмите кнопку ОК.
Создание сложной таблицы
Более сложную таблицу, например, содержащую ячейки разной высоты или
различное количество столбцов на строку, удобно создавать,
воспользовавшись командой Таблица, Нарисовать таблицу (Table, Draw Table). Эта
команда позволяет задать внутреннюю структуру таблицы при помощи
мыши. Сначала задается внешний контур таблицы, а затем в нее добавляются
внутренние разделительные линии.
Чтобы создать (нарисовать) сложную таблицу:
1. Выберите команду Таблица, Нарисовать таблицу. В результате появится
панель инструментов Таблицы и границы (Tables and borders) (рис 11.3).
Этого же эффекта можно достичь, нажав кнопку Таблицы и границы
(Tables and borders) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Рис. 11.3. Панель инструментов Таблицы и границы
2. На панели инструментов Таблицы и границы нажмите кнопку Нарисовать
таблицу (Draw Table). Указатель мыши примет форму пера.
3. С помощью мыши нарисуйте внешнюю границу создаваемой таблицы.
Для этого нажмите левую кнопку мыши там, где должен располагаться
один из углов таблицы, и двигайте указатель мыши до тех пор, пока
внешняя граница не примет требуемые размеры, после чего отпустите
левую кнопку мыши.
4. Прорисуйте внутренние разделительные линии таблицы. Для этого
поместите указатель мыши над одной из нарисованных линий (над
границей таблицы или любой из внутренних разделительных линий) и нажмите
левую кнопку мыши. Протащите указатель мыши до пересечения с какой-
либо другой линией таблицы и отпустите кнопку мыши.
( Замечание ^)
При рисовании внутренних линий появляется пунктирная линия, которая
показывает, как будет располагаться новая разделительная линия таблицы. Если
отпустить кнопку мыши до того, как пунктирная линия соединится с одной из
существующих линий, новая линия не будет нарисована.
См. также раздел "Использование панели инструментов" далее в этой главе.
Глава 11. Работа с таблицами
353
Преобразование текста в таблицу
Иногда возникает потребность представить существующий текст в
табличной форме. Вместо того чтобы переносить имеющийся текст в таблицу
вручную, лучше воспользоваться командой Таблица, Преобразовать,
Преобразовать в таблицу (Table, Convert, Text to Table).
Для преобразования существующего текста в таблицу:
1. Вставьте в текст символы, указывающие на то, как разделять текст на
строки и столбцы. Например, вставьте символы табуляции для выделения
столбцов и символы отметки абзацев для разделения строк.
2. Выделите преобразуемый текст.
3. Выберите команду Таблица, Преобразовать, Преобразовать в таблицу.
Появится диалоговое окно Преобразовать в таблицу (Convert Text to
Table) (рис. 11.4).
Рис. 11.4. Диалоговое окно
Преобразовать в таблицу
4. В поле Число столбцов (Number of Columns) введите количество столбцов
таблицы. Для увеличения или уменьшения числа столбцов
воспользуйтесь счетчиками справа от этого поля.
5. Установите переключатель в положение:
• постоянная (Fixed Column Width), если ширина столбцов известна
заранее. Введите значение ширины в соответствующее поле вручную
или воспользуйтесь счетчиками справа от этого поля для увеличения
или уменьшения ширины. Если оставить значение Авто (Auto) —
столбцы будут распределены по ширине страницы
• по ширине окна (AutoFit to window), если таблица должна иметь
ширину страницы
• по содержимому (AutoFit to contents), если ширина столбцов должна
определяться их содержимым
354
Часть III. Использование специальных средств
6. Нажмите кнопку Автоформат (AutoFormat), чтобы в момент создания
таблицы применить к ней один из готовых макетов оформления.
7. Установите переключатель в положение: знак абзаца (Paragraphs), знак
табуляции (Tabs), точка с запятой (Semicolons), чтобы выбрать символ-
разделитель для столбцов. В результате будет выбран символ отметки
абзаца, символ табуляции или точка с запятой, соответственно.
8. Чтобы установить иной символ-разделитель, установите переключатель
в положение другой (Other) и в поле справа от него укажите требуемый
символ.
9. Нажмите кнопку ОК.
Преобразование таблицы в текст
Word также позволяет выполнить и обратную операцию — преобразование
таблицы в текст. При этом тоже потребуется указать символ-разделитель,
который будет отделять информацию из разных столбцов таблицы.
Для преобразования таблицы в текст:
1. Выберите строки таблицы, преобразуемые в абзацы.
2. Выберите команду Таблица, Преобразовать, Преобразовать в текст (Table,
Convert, Table to Text). Появится диалоговое окно Преобразование в текст
(Convert Table To Text) (рис 11.5).
Рис. 11.5. Диалоговое окно
Преобразование в текст
3. В группе Разделитель (Separate text with) выберите символ, который будет
вставляться на границах столбцов (строки будут разделяться отметками
абзацев).
Для этого установите переключатель в положение знак абзаца (Paragraph
marks), знак табуляции (Tabs), точка с запятой (Semicolon), чтобы выбрать
символ отметки абзаца, символ табуляции или точку с запятой,
соответственно.
Можно задать и иной символ-разделитель, если выбрать переключатель
другой (Other) и в поле справа от него указать требуемый символ.
Глава 11. Работа с таблицами
355
Удаление таблиц
Иногда возникает ситуация, при которой ранее созданная таблица
оказывается ненужной. В этом случае возникает естественное желание удалить ее.
Для удаления из документа ненужной таблицы можно воспользоваться
командами меню или кнопками на панели инструментов Стандартная (Standard).
Чтобы удалить таблицу с помощью кнопок на панели инструментов
Стандартная:
1. Выделите таблицу, поместив точку вставки в любую из ячеек таблицы,
а затем нажав клавиши <Alt>+<Num 5>.
2. Нажмите кнопку Вырезать (Cut).
Чтобы удалить таблицу с помощью команды меню:
1. Выберите таблицу, которую хотите удалить, и поместите точку вставки
в любую из ее ячеек.
2. Выберите команду Таблица, Удалить, Таблица (Table, Delete, Table).
Ввод данных и перемещение в таблице
После создания новой таблицы курсор оказывается в первой ячейке (в
левом верхнем углу таблицы). Текст или число вводятся в ячейку прямо с
клавиатуры. По мере ввода текста, высота и ширина ячейки увеличивается, а
вся таблица сдвигается вправо. При нажатии клавиши <Enter> курсор
переместится на одну строку вниз и высота ячейки увеличится.
Чтобы переместить точку вставки в любую ячейку таблицы, достаточно
щелкнуть левой кнопкой мыши в том месте, куда нужно ее переместить.
Однако более удобно для перемещения между ячейками использовать
комбинации клавиш.
В табл. 11.1 приведен полный список клавиш и их комбинаций,
предназначенных для перемещения по таблице.
Таблица 11.1. Комбинации клавиш для перемещения по таблице
Действие Комбинация клавиш
Перейти в соседнюю ячейку (если же курсор <ТаЬ>
находится в последней ячейке таблицы,
добавляется новая строка)
Перейти в предыдущую ячейку <Shift>+<Tab>
Перейти на предыдущую или следующую строку <t> или <1>
Перейти в первую ячейку в строке <Alt>+<Home> или
<Alt>+<Num 7>
356
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 11.1 (окончание)
Действие
Комбинация клавиш
Перейти в последнюю ячейку в строке
Перейти в первую ячейку в столбце
Перейти в последнюю ячейку в столбце
Начать новый абзац
Добавить новую строку внизу таблицы
Добавить текст перед таблицей в начале
документа
<Alt>+<End> или
<Alt>+<Num 1>
<Alt>+<Page Up> или
<Alt>+<Num 9>
<Alt>+<Page Down> или
<Alt>+<Num 3>
<Enter>
<Tab> в конце последней строки
<Enter> в начале первой ячейки
Редактирование таблиц
После того как таблица создана и заполнена, может потребоваться внести в
нее некоторые изменения: переместить или скопировать ячейки, вставить
новые ячейки, строки или столбцы для размещения дополнительного текста
и иллюстраций. Часто приходится настраивать высоту строк и ширину
столбцов. В данном разделе будет рассмотрено, как выполняются все эти
действия.
Редактирование содержимого ячейки производится с помощью тех же
приемов, что и редактирование текста или графики в документе. Удалять
символы можно с помощью клавиш <Backspace> и <Delete>, перемещаться
в тексте — с помощью клавиш со стрелками или мыши. Однако для
редактирования целых ячеек, строк и столбцов используются другие приемы,
которые описаны далее.
Замечание
:>
Контекстные меню позволяют получить быстрый доступ ко многим командам,
описанным ниже. Чтобы вызвать контекстное меню, поместите указатель мыши
на интересующий элемент таблицы и нажмите правую кнопку мыши. Появится
список доступных команд для редактирования или форматирования
выделенного фрагмента. С помощью мыши выберите нужную команду.
Отображение и скрытие линий сетки и маркеров
Линии сетки — линии, показывающие структуру таблицы, делая видимыми
границы отдельных ячеек. Они не выводятся на печать и видны только на
экране.
Глава 11. Работа с таблицами
357
Маркер конца ячейки показывает, где кончается содержимое ячейки, а маркер
конца строки показывает, где заканчивается строка таблицы.
На рис. 11.6 представлена таблица, в которой линии сетки и маркеры
скрыты. На рис. 11.7 показана та же самая таблица, но линии сетки и маркеры
видны. Ясно, что с этой таблицей работать значительно удобнее.
Рис. 11.6. Таблица со скрытыми линиями сетки и маркерами
Рис. 11.7. Таблица, в которой показаны линии сетки и маркеры
358
Часть III. Использование специальных средств
Для включения отображения линий сетки используется команда Таблица,
Отображать сетку (Table, Show Gridlines), а для выключения — команда
Таблица, Скрыть сетку (Table, Hide Gridlines).
Чтобы быстро показать или скрыть маркеры конца ячеек и конца строк,
нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<Ctrl>+<8> или нажмите кнопку
Непечатаемые знаки (Show/Hide) на панели инструментов Стандартная
(Standard).
Выделение ячеек
Прежде чем использовать команды редактирования или форматирования
таблиц, необходимо выделить область ячеек, строки или столбцы, к
которым эти команды будут применяться (рис. 11.8). Рассмотрим способы, как
быстро и легко выделять строки, столбцы или всю таблицу.
Рис. 11.8. Выделенный диапазон ячеек
Выделение ячеек с помощью меню
Используя команды меню, можно выделять отдельные ячейки, строки,
столбцы или таблицу целиком.
Чтобы выделить ячейки, строки или столбцы:
1. Переместите точку вставки в ячейку, принадлежащую строке или
столбцу, который нужно выделить. Чтобы выделить всю таблицу, точку
вставки можно поместить в любую ячейку.
Глава 11. Работа с таблицами
359
2. Выберите команду Таблица, Выделить (Table, Select). Затем выберите
одну из команд Таблицу (Table), Столбец (Column), Строка (Row) или
Ячейка (Cell) для выделения всей таблицы, столбца, строки или одной
ячейки, соответственно.
Выделение ячеек с помощью мыши
Для выделения содержимого ячейки используются стандартные приемы
выделения текста с помощью мыши или клавиатуры.
Область выделения можно распространить и за пределы ячейки: как только
выделение достигает границы с соседними ячейками, она выделяется целиком.
При выделении мышью можно использовать специальные области
выделения. Когда указатель мыши перемещается в такую область, он приобретает
форму жирной стрелки. Так можно выделять ячейки, строки или столбцы,
в зависимости от того, где находится указатель мыши.
В табл. 11.2 указаны способы выделения элементов таблицы при помощи
мыши.
Таблица 11.2. Использование мыши для выделения элементов таблицы
Выделяемый
элемент
Действие
Текст в ячейке Выделить мышью требуемый текст обычным образом
Ячейка Щелкнуть левой кнопкой мыши в области выделения ячейки,
которая находится с внутренней стороны левой границы ячейки. При
этом указатель мыши примет форму жирной черной стрелки,
направленной вправо — вверх
Область ячеек Выделить первую ячейку, затем, не отпуская кнопки мыши,
протащить указатель в последнюю ячейку выделяемой области или
нажать клавишу <Shift> и щелкнуть по последней ячейке
Строка ячеек Щелкнуть левой кнопкой мыши в области выделения, находящейся
напротив выделяемой строки слева от таблицы. Если нужно
выделить несколько строк, то протащить указатель мыши
Столбец ячеек Щелкнуть по верхней линии столбца (при этом указатель мыши
примет форму жирной черной стрелки, направленной вниз). Если
нужно выделить несколько столбцов, то протащить указатель мыши
Таблица Щелкнуть левой кнопкой мыши в области выделения слева от
верхней строки таблицы; протащить указатель мыши вниз, чтобы
выделить все строки или нажать клавишу <Shift> и щелкнуть по
последней строке (аналогично можно выделить всю таблицу,
выделив все столбцы). В Word 2000 есть еще один способ,
предназначенный для больших таблиц: подвести указатель мыши к левому
верхнему углу таблицы, появится маркер таблицы (см. рис. 11.8);
щелкнуть мышью по маркеру таблицы
360
Часть III. Использование специальных средств
Выделение ячеек с помощью клавиатуры
Способы выделения ячеек и групп ячеек с помощью клавиатуры
перечислены в табл. 11.3.
Таблица 11.3. Использование клавиатуры для выделения элементов таблицы
Комбинация клавиш Выделяемый элемент
<ТаЬ> Следующая ячейка
<Shift>+<Tab> Предыдущая ячейка
<Shift>+(<T>, <!>, <-» или «->) Текст в текущей ячейке, а затем целиком
смежные ячейки (сверху, снизу, справа или
слева, соответственно)
<F8>+(<t> или <1>) Текущая ячейка и ячейки сверху или снизу.
Чтобы прекратить выделение, нужно нажать
клавишу <Esc>
<F8>+(<->> или «->) Текст (символ за символом) в текущей ячейке,
а затем целиком смежные ячейки. Чтобы
прекратить выделение, нужно нажать клавишу
<Esc>
<Alt>+<Num 5> Вся таблица
(при выключенном <Num Lock>)
Отметим, что при выделении с помощью клавиш со стрелками сначала
выделяются отдельные символы, но как только происходит пересечение
границы ячейки, начинают выделяться целые ячейки.
Если выделены несколько ячеек, то при изменении направления будут
выделяться целые группы смежных ячеек. Например, если выделить три
смежные ячейки в строке с помощью клавиш <Shift>+<<-> или <F8>+<->>,
а затем нажать один раз клавишу <1>, то будут выделены еще три ячейки
снизу.
Копирование и перемещение ячеек
При активной работе с таблицами постоянно приходится выполнять такие
операции, как копирование или перемещение содержимого ячейки, группы
ячеек, отдельных строк и столбцов. Выполнять эти операции в таблицах не
менее удобно, чем выполнять подобные операции в основном тексте.
Копирование и перемещение ячеек с помощью мыши
Приемы работы с мышью в основном тексте применимы и при работе с
содержимым ячеек, ячейками и таблицами целиком.
Глава 11. Работа с таблицами
361
Чтобы переместить или скопировать символы в ячейке или группу ячеек:
1. Выделите символы или область ячеек, которые необходимо переместить
или скопировать.
2. Переместите указатель мыши в выделенную область, так чтобы он
принял форму стрелки, наклоненной влево.
3. Для перемещения выделенного фрагмента нажмите и удерживайте левую
кнопку мыши. Для копирования нажмите и удерживайте при этом
клавишу <Ctrl>. Обратите внимание на сообщение в строке состояния Куда
переместить? (Move to where?) или Куда копировать? (Copy to where?).
4. Переместите точку вставки (имеющей в этот момент серый цвет) в то
место, куда требуется поместить перемещаемые или копируемые
символы или ячейки. При перемещении или копировании интервала ячеек
поместите указатель мыши в левую верхнюю ячейку целевой области.
В процессе перетаскивания или копирования указатель мыши имеет вид
стрелки с серым прямоугольником снизу.
5. Отпустите левую кнопку мыши.
Использование Буфера обмена
Использование в таблицах команд Правка, Вырезать (Edit, Cut), Правка,
Копировать (Edit, Copy) и Правка, Вставить (Edit Paste) аналогично
использованию тех же команд в обычном тексте. Они позволяют переместить или
скопировать ячейки в таблице или переместить всю таблицу в другое место.
Если выделить текст или рисунок в ячейке, то копироваться и перемещаться
будет только содержимое выделенных участков. Если же ячейка выделена
целиком или выделено несколько ячеек, то копироваться будет не только
содержимое, но и границы.
Если воспользоваться командой Правка, Копировать, они будут
скопированы в Буфер обмена (Clipboard). Команда Правка, Вырезать переместит
выделенную область в Буфер обмена, однако границы области останутся
в таблице. Если выделена целая строка или столбец, то команда Правка,
Вырезать приведет к их полному удалению из таблицы (вместе с границами).
При выполнении команды Правка, Вставить первая ячейка области,
содержащаяся в Буфере обмена, копируется в ячейку, в которой находится
курсор. Если область ячеек, находящаяся в Буфере обмена, не содержит целых
строк или столбцов, она замещает исходное содержимое ячеек. В противном
случае происходит сдвиг исходных ячеек, и вставляемая область добавляется
в таблицу.
Команда Правка, Вставить видоизменяется в зависимости от содержимого
Буфера обмена: при копировании области ячеек используется команда
Правка, Вставить ячейки (Edit, Paste Cells), при копировании целых строк
или столбцов используются команды Вставить строки (Paste Rows) и
Вставить столбцы (Paste Columns), соответственно.
13 Зак 454
362
Часть III. Использование специальных средств
Если вставлять ячейки в область текста, вставится таблица, содержащая эти
ячейки. Если ячейки вставляются в уже существующую таблицу, она
расширится так, чтобы вместить все вставляемые ячейки.
Чтобы скопировать или переместить ячейки:
1. Выделите ячейки, строки или столбцы, которые нужно скопировать или
переместить.
2. Чтобы переместить выделенный фрагмент: выберите команду Правка,
Вырезать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<X> или нажмите
кнопку Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Чтобы скопировать выделенный фрагмент: выберите команду Правка,
Копировать (Edit, Copy) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>
или нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов
Стандартная.
3. Поместите курсор в левую верхнюю ячейку той области, в которую
нужно скопировать ячейки.
4. Выберите команду Правка, Вставить ячейки или нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl>+<V> или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели
инструментов Стандартная.
Использование режима просмотра структуры документа
Часто возникает необходимость изменить порядок следования строк в
таблице. Для решения этой задачи удобно использовать средства Word,
доступные в режиме просмотра структуры документа.
Чтобы переместить строку ячеек или группу строк в режиме просмотра
структуры:
1. Выберите команду Вид, Структура (View, Outline). Слева от каждой строки
появится маленький квадратик, называемый символом основного текста
(рис. 11.9).
2. Выделите строку или группу строк, щелкнув по символам основного
текста первой и последней строки группы при нажатой клавише <Shift>.
Можно также обычным образом выделить область ячеек, при этом
дальнейшие действия будут выполняться над содержащими их строками.
3. Нажмите кнопку Вверх (Move Up) или Вниз (Move Down) на панели
инструментов Структура (Outlining). Строка сдвинется на одну позицию.
4. Повторите шаг 3 нужное число раз.
Замечание J
Наиболее простой способ переместить строку таблицы вверх или вниз
состоит в том, чтобы выделить целую строку и нажать комбинацию клавиш
<Shift>+<Alt>+<T> или <Shift>+<Alt>+<>l>. При этом не обязательно находиться
в режиме просмотра структуры документа.
Глава 11. Работа с таблицами
363
Рис. 11.9. Таблица в режиме просмотра структуры документа
Добавление и удаление ячеек, строк и столбцов
Очень часто требуется менять структуру таблицы, добавляя или удаляя
отдельные ячейки, строки или столбцы. Одной командой можно удалить или
добавить сразу несколько элементов таблицы. Для этого нужно выделить
область ячеек, после чего любая команда добавления или удаления вызовет
появление или исчезновение ровно того же количества ячеек, строк или
столбцов, сколько содержалось в выделенной области. При этом происходит
автоматический сдвиг элементов таблицы, отражающий происходящие
изменения ее структуры.
Добавление и удаление ячеек
Чтобы добавить или удалить ячейки из существующей таблицы:
1. Выделите область ячеек, которая должна быть добавлена или удалена.
2. Выберите команду Таблица, Добавить, Ячейки (Table, Insert, Cells), чтобы
добавить ячейки, или команду Таблица, Удалить, Ячейки (Table, Delete,
Cells) для их удаления. При этом появится диалоговое окно Добавление
ячеек (Insert Cells) или Удаление ячеек (Delete Cells), в соответствии с
выбранной командой (рис. 11.10 и 11.11).
3. Выберите один из переключателей, который соответствует подходящему
направлению сдвига существующих ячеек таблицы. Можно также
добавить или удалить строку или столбец целиком.
4. Нажмите кнопку ОК.
13*
364
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 11.10. Диалоговое окно
Добавление ячеек
Рис. 11.11. Диалоговое окно
Удаление ячеек
Полный список переключателей, определяющих направление сдвига ячеек,
с объяснением их действия приведен в табл. П.4.
Переключатель
Таблица 11.4. Действие переключателей направления сдвига
Действие
со сдвигом вправо (Shift cells right),
со сдвигом влево (Shift cells left)
со сдвигом вниз (Shift cells down),
со сдвигом вверх (Shift cells up)
вставить целую строку (Insert
entire row), удалить всю строку
(Delete entire row)
вставить целый столбец (Insert
entire column), удалить весь столбец
(Delete entire column)
Сдвиг существующих ячеек вправо (влево).
При удалении ячеек из таблицы, имеющей
сложную структуру, использование этого
переключателя может приводить к трудно
предсказуемым изменениям структуры
таблицы
Сдвиг существующих ячеек вниз (вверх).
При удалении ячеек структура таблицы не
изменяется, а сдвигается вверх содержимое
нижних ячеек. При добавлении ячеек
вставляется целая строка
Вставка (удаление) целой строки
Вставка (удаление) целого столбца
Если нужно удалить только содержимое, не удаляя сами ячейки, следует
выделить требуемые ячейки и нажать клавишу <Delete> или <Backspace>.
Добавление и удаление строк и столбцов
Добавлять или удалять строки и столбцы можно с помощью тех же команд,
которые используются для добавления и удаления ячеек (табл. 11.4).
Добавлять строки и столбцы можйо в любое место таблицы.
Чтобы добавить новую строку в конец таблицы, переместите точку вставки
в конец последней ячейки и нажмите клавишу <ТаЬ>. Чтобы добавить строку
Глава /1. Работа с таблицами
365
в любое место таблицы, поместите точку вставки в конец последней ячейки
строки, под которой будет располагаться новая строка, и нажмите сначала
клавишу <->>, а затем <Enter>.
Чтобы добавить столбцы или строки в существующую таблицу с помощью
меню:
1. Выделите область ячеек, рядом с которой требуется добавить новые
строки или столбцы. Если необходимо добавить только одну строку или один
столбец, достаточно поместить точку вставки в ячейку, около которой
они будут вставлены.
2. Выберите команду Таблица, Добавить (Table, Insert). В появившемся меню
выберите пункт, соответствующий желаемому местоположению новых
элементов относительно выделенной области или текущей ячейки.
Столбцы могут быть вставлены слева и справа от выделенной области,
а строки — сверху и снизу.
Результаты добавления столбцов с помощью команды Таблица, Добавить,
Столбцы слева (Table, Insert, Columns to the left) приведены на рис. 11.12.
Перед выполнением команды точка вставки находилась в ячейке четвертого
столбца.
Результаты добавления строк с помощью команды Таблица, Добавить,
Строки сверху (Table, Insert, Rows above) приведены на рис. 11.13. Перед
выполнением команды точка вставки находилась в ячейке третьей строки.
Рис. 11.12* Добавление столбцов
366
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 11.13. Добавление строк
Чтобы удалить столбцы или строки из существующей таблицы:
1. Выделите область ячеек, содержащуюся в строках или столбцах,
подлежащих удалению. Если необходимо удалить только одну строку или
столбец, достаточно поместить точку вставки в ячейку, которая содержится
в этом столбце или строке.
2. Выберите команду Таблица, Удалить (Table, Delete). В появившемся
меню выберите пункт Столбцы (Column) для удаления столбцов или пункт
Строки (Row) для удаления строк.
Разделение и объединение ячеек
Иногда требуется усложнить структуру таблицы, изменяя относительное
расположение и количество ячеек в соответствии с требованиями решаемой
задачи. Например, иногда требуется, чтобы в первой строке была всего одна
ячейка для размещения заголовка таблицы (например, см. рис. 11.8).
Для преобразования группы ячеек в одну ячейку:
1. Выделите преобразуемую группу ячеек.
2. Выберите команду Таблица, Объединить ячейки (Table, Merge Cells).
Для иллюстрации результата объединения ячеек с целью создания строки
для заголовка приведен внешний вид таблицы до объединения ячеек
(рис. 11.14) и после (рис. 11.15).
Глава 11. Работа с таблицами 367
Рис. 11.14. Таблица до объединения ячеек
Рис. 11.15. Таблица после объединения ячеек
368
Часть III. Использование специальных средств
Чтобы разбить ячейку на несколько ячеек:
1. Выделите ячейку или группу ячеек, подлежащую разбиению.
2. Выберите команду Таблица, Разбить ячейки (Table, Split Cells). В
результате появится диалоговое окно Разбиение ячеек (Split Cells) (рис. 11.16).
Рис. 11.16. Диалоговое окно
Разбиение ячеек
3. В полях Число столбцов (Number of columns) и Число строк (Number of
rows) укажите число столбцов и строк, на которые будет разбита ячейка.
4. Если была выделена группа ячеек, можно воспользоваться флажком
Объединить перед разбиением (Merge cells before split). Если он установлен,
перед разбиением выделенные ячейки будут объединены, в противном
случае каждая ячейка будет разбита отдельно.
Доступ к вышеописанным командам можно получить, используя панель
инструментов Таблицы и границы (Tables and borders) (см. раздел
"Использование панели инструментов" далее в этой главе).
Разбиение таблицы
Иногда бывает необходимо разбить одну таблицу на две или более. Для
этого можно воспользоваться командой Таблица, Разбить таблицу (Table,
Split Table).
Чтобы разбить таблицу на две:
1. Поместите точку вставки в ту строку исходной таблицы, которая будет
первой строкой во второй таблице.
2. Выберите команду Таблица, Разбить таблицу (Table, Split Table).
Если перед таблицей, начинающейся на первой строке страницы или
вплотную прилегающей к предшествующему тексту, необходимо вставить
текст, можно воспользоваться также командой Таблица, Разбить таблицу.
Перед ее выполнением поместите точку вставки в первую строку таблицы.
В результате перед таблицей появится пустая строка.
Если таблица начинается на первой строке страницы, пустую строку перед
ней можно получить и друЬш способом — поместить точку вст&вки Й
начало левой верхней ячейки и нажать клавишу <Enter>.
Глава 11. Работа с таблицами
369
Форматирование таблиц
В Microsoft Word существует много способов улучшить внешний вид и
облегчить восприятие таблиц путем их форматирования. Форматирование
любого элемента таблицы можно задать вручную, однако для большинства
типов таблиц в Word имеются готовые макеты оформления.
В этом разделе будут рассмотрены способы автоматического
форматирования таблиц, использование панели инструментов Таблицы и границы (Tables
and Borders), а также все существующие методы ручного форматирования
таблиц.
Использование панели инструментов
Панель инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders) (см. рис. 11.3)
предоставляет удобные средства создания, редактирования и
форматирования таблиц. С ее помощью можно легко и быстро создавать таблицы,
имеющие сложную структуру; разбивать и объединять ячейки* выравнивать
ширину строк и столбцов. Для выделения границ ячеек можно использовать
множество типов линий различной толщины и цвета, можно задавать также
различные цвета ячеек.
На этой панели имеются средства, позволяющие производить сортировку
таблицы и вычислять сумму значений ячеек.
По умолчанию панель инструментов Таблицы и границы не отображается на
экране. Чтобы ее вывести, нажмите кнопку Таблицы и границы (Tables and
Borders) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Полное описание функций всех кнопок панели приведено в табл. 11.5.
Таблица 11.5. Кнопки панели инструментов Таблицы и границы
Название кнопки Функция
Нарисовать таблицу Создание новой таблицы со сложной внутренней
(Draw Table) структурой
Ластик (Eraser) Удаление разделительной линии и объединение
содержимого ячеек
Тип линии (Line Style) Выбор типа линий рамки для элементов таблицы
Толщина линии (Line Weight) Выбор толщины линий рамки для элементов
таблицы
Цвет границы (Border Color) Выбор цвета линий рамки для элементов таблицы
Внешние границы Выбор конфигурации линий рамки для элемен-
(Outside Border) тов таблицы
370
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 11.5 (окончание)
Название кнопки
Функция
Цвет заливки (Shading Color) Выбор цвета заливки внутренней области ячеек
Добавить таблицу
(Insert Table)
Объединить ячейки
(Merge Cells)
Разбить ячейки (Split Cells)
Выравнивание в ячейке
(Align)
Выровнять высоту строк
(Distribute Rows Evenly)
Выровнять ширину столбцов
(Distribute Columns Evenly)
Автоформат таблицы
(Table AutoFormat)
Изменить направление текста
(Change Text Direction)
Сортировка по возрастанию
(Sort Ascending)
Сортировка по убыванию
(Sort Descending)
Автосумма (AutoSum)
Вставка таблиц, строк, столбцов и ячеек,
задание ширины столбцов таблицы
Объединение нескольких ячеек
Разбиение ячейки таблицы на несколько ячеек
Выбор типа выравнивания содержимого
выделенной ячейки относительно границ ячейки
Выравнивание высоты выделенных строк таблицы
Выравнивание ширины выделенных столбцов
таблицы
Форматирование таблицы с использованием
одного из встроенных макетов оформления
Изменение направления текста в ячейке. В
ячейке таблицы текст может идти не только слева
направо, но также снизу вверх и сверху вниз
Сортировка таблицы по возрастанию значений
ячеек (по алфавиту)
Сортировка таблицы по убыванию значений ячеек
Вставка формулы, вычисляющей сумму
значений ячеек таблицы, расположенных раньше
текущей ячейки в строке или столбце
Автоматическое форматирование таблицы
Помимо широких возможностей, которые Microsoft Word предоставляет для
форматирования таблиц, имеется несколько десятков уже готовых макетов
оформления, среди которых почти всегда можно найти наиболее
подходящий для данной таблицы. Обычно, оказывается гораздо быстрее и удобнее
использовать уже готовый макет оформления, а затем внести необходимые
поправки, чем начинать форматирование таблицы с нуля.
Чтобы применить автоматическое форматирование:
1. Поместите точку вставки в требуемую таблицу.
2. Выберите команду Таблица, Автоформат (Table, Table AutoFormat). В
результате появится диалоговое окно Автоформат таблицы (Table AutoFormat)
(рис. 11.17).
Глава 11. Работа с таблицами
371
Рис. 11.17. Диалоговое окно
Автоформат таблицы
3. В списке Форматы (Formats) выделите нужный макет оформления.
Внешний вид таблицы, отформатированной с помощью выбранного
макета, отображается на схеме Образец (Preview).
В группе Использовать (Formats to apply) установите флажки,
указывающие, какие виды форматирования должны быть применены для данной
таблицы.
Действие всех флажков этой группы описано в табл. 11.6.
В группе Изменить оформление (Apply special formats to) установите
флажки, указывающие, нужно ли применять специальное
форматирование к перечисленным элементам.
4. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 11.6. Действие флажков группы Использовать
Флажок Действие
границы (Borders)
заливку (Shading)
шрифт (Font)
цвет (Color)
автоподбор (AutoFit)
Применять форматирование границ ячеек,
соответствующее выбранному макету оформления
Применять заливку ячеек в соответствии с выбранным
макетом оформления
Изменять шрифт текста в ячейке в соответствии с
выбранным макетом оформления
Изменять цвета текста, заливки и границ ячеек в
соответствии с выбранным макетом оформления
Автоматический подбор ширины столбцов в зависимости
от объема текста в столбце
372
Часть III. Использование специальных средств
Изменение размера таблицы и ее частей
В этом разделе рассмотрены методы настройки геометрических размеров
целой таблицы, а также высоты и ширины отдельных строк и столбцов. Все
необходимые размеры могут быть заданы вручную или подобраны
автоматически с учетом требований решаемой задачи.
Изменение размера целой таблицы
В Word 2000 появилась удобная возможность быстрого изменения размера
целой таблицы. При этом размеры всех ячеек изменяются пропорционально
исходным. Если для таблицы указан недопустимо малый размер, она
уменьшится лишь до определенного предела.
Чтобы изменить размер целой таблицы:
1. Поместите указатель мыши на таблицу. В ее правом нижнем углу
появится маркер изменения размера (рис. 11.18).
Рис. 11.18. Исходная таблица
2. Поместите указатель мыши на маркер изменения размера, при этом
указатель примет форму двунаправленной стрелки.
3. Нажав левую кнопку мыши, перемещайте указатель мыши, изменяя при
этом размер таблицы.
4. По окончании отпустите левую кнопку мыши.
Глава 11. Работа с таблицами
373
На рис. 11.19 приведен результат изменения размера таблицы,
представленной на рис. 11.18.
Рис. 11.19. Таблица после изменения размера
Если известно численное значение требуемой ширины таблицы:
1. Поместите точку вставки внутрь таблицы.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). В
результате появится диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Таблица (Table) и установите флажок ширина
(Preferred width).
4. Для задания ширины таблицы в сантиметрах или в процентах от
исходной ширины выберите из раскрывающегося списка единицы (Measure in)
пункты Сантиметры (Centimeters) или Процент (Percent), соответственно.
5. В поле ввода, справа от флажка ширина, введите требуемое значение.
6. Нажмите кнопку ОК.
Изменение ширины столбца
Если столбец слишком мал для текста отдельный ячеек или же наоборот
слишком широк и теряется много места, то следует изменить ширину
столбца. Существует три основных способа изменения ширины столбца:
374
Часть III. Использование специальных средств
D Перетаскивание правой границы столбца в таблице
□ Перетаскивание маркера границы столбца на линейке
□ С помощью команды Таблица, Свойства (Table, Table Properties)
Перетаскивание границ ячеек и использование линейки
Для перетаскивания границ столбцов или ячеек с помощью мыши
поместите указатель мыши над правой границей интересующего столбца. При этом
указатель должен принять вид двойной вертикальной черты с маленькими
стрелочками по бокам. Указатель мыши изменит свой вид при попадании в
нужное место, даже если выключены линии сетки таблицы.
Чтобы изменить ширину столбца, нужно переместить указатель мыши при
нажатой левой кнопке, а затем отпустить левую кнопку мыши. Если при
этом столбец выделен целиком или, напротив, в нем ничего не выделено, то
изменится ширина всех ячеек столбца. Если же в столбце имеются
выделенные ячейки, то изменение ширины коснется только выделенных ячеек (для
этого нужно поместить указатель мыши точно на границу какой-либо из
выделенных ячеек).
Ширину столбцов можно также менять с помощью маркеров границы
столбца на линейке. Чтобы включить режим отображения линейки,
выберите команду Вид, Линейка (View, Ruler).
Ширина остальных столбцов и всей таблицы в целом меняется в зависимости
от того, какие клавиши нажаты одновременно с перемещением границы.
Если одновременно с перемещением удерживать клавишу <Alt>, то на
линейке будут показаны численные значения ширины столбцов.
Возможные способы изменения ширины столбцов перечислены в табл. 11.7.
Таблица 11.7. Изменение ширины столбцов с помощью мыши
Действие
Результат
Перемещение границы столбца
без нажатия клавиш
Перемещение маркера границы
столбца на линейке без нажатия
клавиш
Перемещение границы столбца
при нажатой клавише <Shift>
Перемещение маркера границы
столбца на линейке при нажатой
клавише <Shift>
Изменяется только ширина столбца справа
от данного; ширина таблицы при этом не
меняется
Ширина всех столбцов, правее данного, не
меняется; меняется ширина всей таблицы
Ширина всех столбцов, правее данного, не
меняется; меняется ширина всей таблицы
Изменяется только ширина столбца справа
от данного; ширина таблицы не меняется
Глава 11. Работа с таблицами
375
Таблица 11.7 (окончание)
Действие Результат
Перемещение границы столбца или Изменяется ширина всех столбцов, правее
маркера границы столбца на линейке данного, пропорционально их исходным раз-
при нажатой клавише <Ctrl> мерам; ширина таблицы не меняется
Двойной щелчок по границе Ширина столбца становится такой, чтобы
вместить максимально возможное по
ширине содержимое
Использование команды меню
Если требуется задать конкретное значение ширины для одного столбца или
группы столбцов, можно воспользоваться командой Таблица, Свойства
(Table, Table Properties).
Для этого:
1. Выделите в таблице область ячеек, содержащуюся в столбцах, ширину
которых следует изменить.
2. Выберите команду Таблица, Свойства. Появится диалоговое окно Свойства
таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Столбец (Column) (рис. 11.20).
4. Установите флажок ширина (Specify height) для явного задания ширины
столбцов. При этом станет доступным поле ввода справа от флажка.
Рис. 11.20. Вкладка Столбец
диалогового окна Свойства
таблицы
376
Часть III. Использование специальных средств
5. Ширину столбцов можно задавать как в сантиметрах, так и в процентах
от общей ширины таблицы. Для выбора способа задания в
раскрывающемся списке единицы (Column height is) выберите пункт Сантиметры
(Centimeters) или Процент (Percent of table), соответственно.
6. В поле ввода справа от флажка ширина (Specify height) укажите требуемое
значение ширины столбцов.
7. Для изменения ширины соседних столбцов можно использовать
кнопки Предыдущий столбец (Previous Column) и Следующий столбец (Next
Column) для перехода к соседнему столбцу слева или справа,
соответственно.
8. Нажмите кнопку ОК.
Автоматический подбор ширины столбцов
Для автоматического подбора ширины группы столбцов выделите требуемые
столбцы, а затем сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши по любой
из их правых границ. Это приведет к изменению ширины выделенных
столбцов на минимально возможную для того, чтобы вместить их содержимое.
Чтобы добиться того же эффекта для всей таблицы, ее можно выделить
целиком, и поступить так, как описано выше, либо, поместив точку вставки
внутрь таблицы, выбрать команду Таблица, Автоподбор, По содержимому
(Table, AutoFit, AutoFit to Contents).
Чтобы ширина всей таблицы равнялась ширине страницы, воспользуйтесь
командой Таблица, Автоподбор, По ширине окна (Table, AutoFit, AutoFit to
Window). При этом ширина столбцов пропорционально изменится.
Изменение высоты строки
После создания таблицы все строки имеют одинаковую высоту. Однако
добавление текста и изменение свойств абзаца меняют высоту строк таблицы.
Изменить высоту строки можно одним из следующих способов:
□ Перетащить границы строки прямо в таблице
□ Перетащить маркер границы строки на вертикальной линейке
□ Воспользоваться командой Таблица, Свойства (Table, Table Properties)
Перетаскивание границ строк
и использование вертикальной линейки
Для перетаскивания границы строки необходимо поместить над ней
указатель мыши, который должен принять при этом вид двойной горизонтальной
черты с маленькими стрелочками. Переместите указатель мыши при
нажатой левой кнопке, а затем отпустите левую кнопку мыши.
Глава 11. Работа с таблицами
377
Высоту строк можно также менять с помощью маркеров границы строки на
вертикальной линейке. Однако для этого необходимо перейти в режим
просмотра разметки страницы с помощью команды Вид, Разметка страницы
(View, Print Layout). Высота строки настраивается перемещением
соответствующего маркера.
Если просто переместить границу или маркер границы, будет установлена
минимальная высота строки. Это означает, что высота будет автоматически
увеличена, если ее содержимое выйдет за этот минимальный размер.
Если в процессе протаскивания маркера нажать и удерживать клавишу
<Ctrl>, то высота строки будет задана точно. Содержимое строки будет
усекаться, если оно превысит установленную высоту.
Использование команды меню
Если требуется задать конкретное значение ширины для одного столбца или
группы столбцов, можно воспользоваться командой меню Таблица, Свойства
(Table, Table Properties).
Для этого:
1. Выделите в таблице область ячеек, содержащуюся в строках, высоту
которых следует изменить.
2. Выберите команду Таблица, Свойства. Появится диалоговое окно Свойства
таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Строка (Row) (рис. 11.21).
Рис. 11.21. Вкладка Строка
диалогового окна Свойства
таблицы
378
Часть III. Использование специальных средств
4. Установите флажок высота (Specify height) для явного задания высоты
строк, при этом станет доступным поле ввода справа от флажка.
5. Для задания минимального или точного значения высоты строк из
раскрывающегося списка режим (Row height is) выберите пункты Минимум
(At least) или Точно (Exactly), соответственно.
6. В поле ввода справа от флажка высота введите требуемое значение высоты
строк.
7. Чтобы изменить высоту других строк, можно воспользоваться кнопками
Предыдущая строка (Previous Row) и Следующая строка (Next Row) для
перехода к соседним строкам сверху или снизу, соответственно.
8. Нажмите кнопку ОК.
Установка одинаковых размеров для строк или столбцов
Часто бывает необходимо установить одинаковую ширину для группы
столбцов или высоту для группы строк без указания конкретных численных
значений. Для решения этой задачи:
1. Выделите требуемую группу столбцов или строк.
2. Выберите команду Таблица, Автоподбор, Выровнять высоту строк (Table,
AutoFit, Distribute Rows evenly) для строк или Таблица, Автоподбор,
Выровнять ширину столбцов (Table, AutoFit, Distribute Columns evenly) для
столбцов.
Изменение интервала между ячейками
Интервал между ячейками — это расстояние, на которое соседние ячейки
таблицы удалены друг от друга. Для объяснения понятия интервала
рассмотрим таблицу, все ячейки которой имеют граничные линии. При
нулевом интервале соседние ячейки соприкасаются, а их граничные линии
наложены друг на друга и по отдельности неразличимы (рис. 11.22).
На рис. 11.23 приведена та же таблица, но с интервалом между ячейками,
равным 0,2 см. Соседние ячейки теперь не соприкасаются, и их граничные
линии не сливаются.
Для изменения интервала между ячейками:
1. Поместите точку вставки в требуемую таблицу.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). Появится
диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Таблица (Table) и нажмите кнопку Параметры
(Options). При этом появится диалоговое окно Параметры таблицы (Table
Options) (рис. 11.24).
4. Установите флажок интервалы между ячейками (Allow spacing between
cells), при этом станет доступным поле ввода справа от флажка.
Глава 11. Работа с таблицами 379
Рис. 11.22. Таблица с нулевым интервалом между ячейками
Рис. 11.23. Таблица с ненулевым интервалом между ячейками
380
Часть III. Использование специальных средств
5. Введите в это поле значение интервала
или воспользуйтесь счетчиками справа
от этого поля для увеличения или
уменьшения его содержимого.
6. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 11.24. Диалоговое окно
Параметры таблицы
Изменение расположения текста в таблице
В этом разделе рассматриваются вопросы настройки положения текста
внутри ячейки относительно ее границ. Для задания расположения текста
можно использовать различные типы выравнивания, отступы, а также
изменять ориентацию текста.
Изменение ориентации текста
Word предоставляет возможность изменения ориентации текста внутри
ячейки. Это позволяет, например, расположить заголовок таблицы не в верхней
строке, а сбоку, как это показано на рис. 11.25.
Рис. 11.25. Таблица с заголовком сбоку
Глава 11. Работа с таблицами
381
Для изменения ориентации текста:
1. Выделите область ячеек, в которых требуется поменять ориентацию
содержимого.
2. Выберите команду Формат, Направление текста (Format, Text Direction).
В результате появится диалоговое окно Направление текста — Ячейка
таблицы (Text Direction — Table Cell) (рис 11.26).
Рис. 11.26. Диалоговое окно
Направление текста —
Ячейка таблицы
3. Выберите нужную ориентацию текста, щелкнув по одной из кнопок в
группе Ориентация (Orientation). Пример текста с такой же ориентацией
приводится в поле Образец (Preview).
4. Нажмите кнопку ОК.
Выравнивания текста относительно границ ячейки
Для того чтобы указать расположение текста ячейки относительно ее
границ, используются команды выравнивания. Пример таблицы со
всевозможными типами выравнивания текста приведен на рис. 11.27.
Чтобы установить выравнивание текста:
1. Нажмите кнопку Таблицы и границы (Tables and Borders) на панели
инструментов Стандартная (Standard), панель инструментов Таблицы и
границы (Tables and Borders) появится на экране.
2. Выделите ячейку или группу ячеек, в которых требуется изменить
выравнивание текста.
3. На панели инструментов Таблицы и границы нажмите кнопку
Выравнивание в ячейке (Align) и в появившейся палитре выберите Выравнивание
сверху по левому краю (Align Top Left). В результате на экране появится
панель с кнопками для установки любых существующих типов
выравнивания (рис 11.28).
4. Нажмите кнопку, соответствующую требуемому типу выравнивания.
Другой способ задания выравнивания — использование команды меню
Таблица, Свойства (Table, Table Properties).
382
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 11.27. Таблица с разными типами выравнивания текста
Рис. 11.28. Кнопка Выравнивание в ячейке с палитрой
для выбора типа выравнивания
Чтобы установить выравнивание текста для группы ячеек:
1. Выделите требуемую группу ячеек.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). Появится
диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Ячейка (Cell) (рис. 11.29).
4. В группе Вертикальное выравнивание (Vertical alignment) задайте тип
вертикального выравнивания для выделенных ячеек.
5. Нажмите кнопку ОК.
Самым быстрым способом установить выравнивание текста по ширине
является использование кнопок По левому краю (Align left), По центру (Center)
Глава 11. Работа с таблицами
383
и По правому краю (Align right) на панели инструментов Форматирование
(Formatting). Для этого выделите требуемую группу ячеек и нажмите
соответствующую кнопку.
Рис. 11.29. Вкладка
Ячейка диалогового окна
Свойства таблицы
Установка полей, отступов и позиций табуляции
в ячейках таблицы
Отдельную ячейку таблицы можно рассматривать как маленькую страницу
текста, и в соответствии с этим для ячеек имеют смысл такие понятия, как
поля, отступы и позиции табуляции. Разница состоит в том, что отступы и
позиции табуляции задаются для всей ячейки целиком, а на странице для
каждого абзаца они могут быть установлены отдельно.
Поля позволяют задать расстояние от текста в ячейке до ее границ. Задав
ненулевые значения полей, можно значительно облегчить восприятие
таблицы.
Чтобы задать поля для всех ячеек таблицы:
1. Поместите точку вставки в требуемую таблицу.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). Появится
диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Таблица (Table) и нажмите кнопку Параметры
(Options). При этом появится диалоговое окно Параметры таблицы (Table
Options).
4. Задайте значения полей ячеек таблицы по умолчанию. Для этого введите
значения в поля ввода верхнее (Тор), нижнее (Bottom), левое (Left), пра-
384
Часть Ш. Использование специальных средств
вое (Right), задав тем самым размеры полей сверху, снизу, слева и справа,
соответственно.
5. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы задать поля для группы ячеек:
1. Выделите требуемую группу ячеек.
2. Выберите команду Таблица, Свойства. Появится диалоговое окно
Свойства таблицы.
3. Перейдите во вкладку Ячейка (Cell) и нажмите кнопку Параметры
(Options). При этом появится диалоговое окно Параметры ячейки (Cell
Options) (рис. 11.30).
Рис. 11.30. Диалоговое окно
Параметры ячейки
4. Чтобы задать значения полей выделенных ячеек, отличные от принятых
в таблице по умолчанию, снимите флажок как во всей таблице (Same as
the whole table).
5. Введите значения в поля ввода верхнее (Тор), нижнее (Bottom), левое
(Left), правое (Right), задав тем самым размеры полей сверху, снизу,
слева и справа, соответственно.
6. Нажмите кнопку ОК.
Для задания отступов для ячейки, также как и для страницы, можно
воспользоваться горизонтальной линейкой или командой меню.
Чтобы задать отступы с помощью линейки, поместите курсор в требуемую
ячейку, а затем передвиньте маркеры Отступ первой строки (First Line
Indent), Отступ слева (Left Indent), Отступ справа (Right Indent) на нужные
позиции.
Чтобы задать отступы с помощью команды меню:
1. Выделите группу ячеек.
2. Выберите команду Формат, Абзац (Format, Paragraph). При этом появится
диалоговое окно Абзац (Paragraph).
3. В группе Отступ (Indentation) установите требуемые отступы.
4. Нажмите кнопку ОК.
Глава 11. Работа с таблицами
385
Чтобы установить позиции табуляции в ячейке, выделите ячейку и
установите позиции табуляции обычным образом: с помощью команды Формат,
Табуляция (Format, Tabs) или с помощью линейки. Однако, чтобы
переместить точку вставки в следующую позицию табуляции, нужно нажать
комбинацию клавиш <Ctrl>+<Tab>, а не просто <ТаЬ>, как обычно.
Распределение текста внутри ячейки
В некоторых случаях необходимо перераспределить текст в ячейке. К
примеру, весь текст заголовка находится в левой части ячейки, а нужно, чтобы
он был распределен равномерно. Чтобы равномерно распределить
содержимое ячейки по всей ее длине:
1. Выделите требуемую группу ячеек.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). В результате
появится диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Ячейка (Cell) и нажмите кнопку Параметры
(Options). При этом появится диалоговое окно Параметры ячейки (Cell
Options) (рис. 11.30).
4. Установите флажок вписать текст (Fit text).
5. Нажмите кнопку ОК.
Пример таблицы, заголовок которой отформатирован таким образом,
приведен на рис. 11.31.
Рис. 11.31. Пример таблицы с заголовком, распределенным по длине ячейки
386
Часть III. Использование специальных средств
Границы и заливка
Границы и заливка — мощные и гибкие средства, предназначенные для того,
чтобы облегчить восприятие документа и сделать его более наглядным и
привлекательным.
В документе Word можно добавлять границу с любой стороны таблицы,
отдельной ячейки или группы ячеек, абзаца или просто выделенного текста.
Для создания фона таблицы, абзаца или выделенного текста можно
использовать заливку или штриховку.
Существует несколько путей доступа к инструментам, позволяющим
использовать границу или заливку.
Для добавления границы быстрее всего воспользоваться кнопкой Внешние
границы (Outside Border) на панели инструментов Форматирование (Formatting).
Сначала выделите требуемую область ячеек. Для добавления границы
текущей используемой конфигурации нажмите на кнопку Внешние границы.
Чтобы изменить текущую конфигурацию границы, щелкните немного
правее кнопки, на символе раскрывающегося списка. В появившемся меню
выберите требуемую конфигурацию.
Чуть больше возможностей предоставляет панель инструментов Таблицы и
границы (Table and Borders). Помимо уже описанной кнопки для добавления
границ Внешние границы (Outside Border), она содержит кнопку Цвет
границы (Border Color), предназначенную для задания текущего цвета границы и
кнопку Цвет заливки (Shading Color), с помощью которой можно добавить
заливку и установить текущий тип заливки.
Наибольшие возможности предоставляются, если выделить требуемые
ячейки и выбрать команду Формат, Границы и заливка (Format, Borders and
Shading). В диалоговом окне Границы и заливка (Borders and Shading)
откройте вкладку Граница (Borders) (рис. 11.32).
Другой способ доступа к этому окну — выбрать команду Таблица, Свойства
(Table, Table Properties), в открывшемся диалоговом окне Свойства таблицы
(Table Properties) перейти на вкладку Таблица (Table) и нажать кнопку
Границы и заливка (Borders and Shading).
Для добавления границ перейдите на вкладку Граница (Borders) диалогового
окна Границы и заливка (Borders and Shading). Она содержит следующие группы:
П Тип (Setting) — эта группа предназначена для задания конфигурации
рамки. При выборе нужного варианта обратите внимание, как будет меняться
поле в группе Образец (Preview), предназначенное для предварительного
просмотра выбранной конфигурации.
□ Тип (Style), Цвет (Color), Ширина (Width) — эти группы предназначены
для задания стиля рамки. Стиль рамки определяется типом линии
границы, ее цветом и толщиной.
Глава 11. Работа с таблицами
387
Образец — эта группа предназначена для задания вручную конфигурации
рамки, т. е. установки набора граничных линий, входящих в рамку и
предварительного просмотра получившейся конфигурации.
Раскрывающийся список Применить к (Apply to) позволяет выбрать, к какому
именно объекту добавлять границы — к целой таблице, выделенным ячейкам,
тексту в них и т. д.
Рис. 11.32. Вкладка
Граница
диалогового окна Границы
и заливка
Для добавления заливки или штриховки перейдите на вкладку Заливка
(Shading) (рис. 11.33).
Рис. 11.33. Вкладка
Заливка
диалогового окна Границы
и заливка
388
Часть III. Использование специальных средств
Эта вкладка содержит следующие группы:
□ Заливка (Fill) — эта группа предназначена для задания цвета и шаблона
заливки. В раскрывающемся списке тип (Style) можно указать не только
одноцветную заливку, но и заливку со штриховкой. При выборе варианта
обратите внимание, как будет меняться поле в группе Образец (Preview),
предназначенное для предварительного просмотра выбранной заливки.
□ Образец (Preview) — эта группа предназначена для предварительного
просмотра выбранной заливки. Раскрывающийся список Применить к
(Apply to) позволяет выбрать, к какому именно объекту применять
заливку—к целой таблице, выделенным ячейкам, тексту в них и т. д.
На рис. 11.34 приведен пример использования границ и заливки.
Рис. 11.34. Пример таблицы с границами и заливкой
Расположение таблицы на странице
В этом разделе рассматриваются методы задания положения таблицы на
странице, выравнивания таблицы и настройка типа обтекания таблицы текстом.
Перемещение таблицы
Одна из наиболее часто встречающихся задач — перемещение всей таблицы
целиком. Решать эту задачу нужно, находясь в режиме разметки страницы.
Чтобы переместить таблицу:
Глава 11. Работа с таблицами
389
1. Для перехода в режим разметки страницы, выберите команду Вид,
Разметка страницы.
2. Поместите указатель мыши на таблицу, в ее левом верхнем углу появится
маркер переноса.
3. Поместите указатель мыши на маркер переноса, при этом указатель
примет форму перекрещивающихся двунаправленных стрелок.
4. Нажав левую кнопку мыши, передвигайте указатель, перемещая при этом
таблицу.
5. По окончании отпустите левую кнопку мыши.
Выравнивание таблицы на странице
Выравнивание целой таблицы принципиально ничем не отличается от
выравнивания текста. Так же, как и текст, таблицу можно выровнять по левому
или правому краю страницы, или по центру. Для выравнивания таблицы
можно воспользоваться кнопками на панели Форматирование (Formatting)
или меню.
Для быстрого выравнивания выделите таблицу целиком, а затем нажмите
одну из кнопок: по левому краю (Align Left), по центру (Center), по правому
краю (Align Right), находящихся на панели Форматирование.
Для выравнивания таблицы при помощи меню:
1. Поместите курсор в требуемую таблицу.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). В результате
появится диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Таблица (Table) (рис. 11.35).
Рис. 11.35. Вкладка
Таблица диалогового окна
Свойства таблицы
390
Часть III. Использование специальных средств
4. В группе Выравнивание (Alignment) выберите тип выравнивания.
5. Если выравнивание будет производиться по левой границе страницы, то
в поле ввода отступ слева (Indent from left) можно задать
соответствующий отступ.
6. Нажмите кнопку ОК.
Обтекание текста вокруг таблицы
В Word 2000 таблица приобретает некоторые дополнительные свойства:
теперь для таблицы можно задавать режимы обтекания текста, подобно тому,
как это делается, например, для графических объектов.
Для задания режима обтекания текста вокруг таблицы:
1. Поместите точку вставки в требуемую таблицу.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). В
результате появится диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Таблица (Table) (рис. 11.35).
4. В группе Обтекание (Text wrapping) укажите нет (None), если обтекание
не требуется и вокруг (Around), если обтекание необходимо. Во втором
случае становится доступна кнопка Размещение (Positioning),
предназначенная для установки параметров обтекания.
5. Нажмите кнопку Размещение, появится диалоговое окно Размещение
таблицы (Table Positioning) (рис 11.36).
Рис. 11.36. Диалоговое окно
Размещение таблицы
6. В группах По горизонтали (Horizontal) и По вертикали (Vertical)
определите положение таблицы. Для этого в раскрывающихся списках
положение (Position) выберите вид относительного расположения, а в
раскрывающихся списках относительно (Relative to) — объект, относительно
которого задается положение.
Глава 11. Работа с таблицами
391
7. В полях группы Расстояние от окружающего текста (Distance from
surrounding text) задайте минимальное расстояние от границ таблицы до
обтекающего ее текста.
8. В группе Параметры (Options) установите требуемые опции и нажмите
кнопку ОК.
Работа с длинными таблицами
Особенности работы с длинными таблицами определяются тем, что длинная
таблица, как следует из названия, не помещается целиком на одной
странице. При переходе на очередную страницу автоматически происходит разрыв
таблицы. В этом разделе описаны имеющиеся возможности по управлению
процессом разрыва.
Дублирование заголовка таблицы
на последующих страницах
Во многих случаях при создании длинных таблиц требуется, чтобы на
каждой странице таблица начиналась с заголовка. Можно выполнять эту задачу
ручным способом, но на этом пути нас будет ждать масса подводных
камней, например, при изменении размера шрифта текста в таблице все строки
"поплывут" и введенный вручную дополнительный заголовок может
оказаться на середине листа.
Word предоставляет специальный метод для решения этой задачи —
дублирование заголовка. Для дублирования заголовка таблицы в местах
автоматического разрыва страницы:
1. Выделите строку или строки текста, которые будут использоваться в
качестве заголовка таблицы. Выделенный фрагмент должен включать
первую строку таблицы.
2. Выберите команду Таблица, Заголовки (Table, Heading Rows Repeat) или
команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties) и в появившемся
диалоговом окне Свойства таблицы (Table Properties) на вкладке Строка
(Row) установите флажок повторять как заголовок на каждой странице
(Repeat as header row at the top of each page).
С Замечание ^)
Word не дублирует заголовок при вставке разрыва страницы вручную.
Дублируемые заголовки таблицы видны только в режиме разметки страницы.
Печать всей строки таблицы на одной странице
В некоторых случаях таблица явно меньше одной страницы, но может так
получиться, что часть таблицы будет напечатана на одной странице, а часть
392
Часть III. Использование специальных средств
на другой. Чтобы избежать этого, нужно запретить автоматический разрыв
строк таблицы:
1. Выделите строку или строки текста, которые не следует разрывать при
переходе на следующую страницу.
2. Выберите команду Таблица, Свойства (Table, Table Properties). В результате
появится диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Перейдите на вкладку Строка (Row).
4. Снимите флажок разрешить перенос строк на следующую страницу (Allow
row to break across pages).
5. Нажмите кнопку ОК.
I Замечание ^)
Чтобы задать место разрыва вручную, поместите курсор в строку, которая
должна появиться на следующей странице, и нажмите комбинацию клавиш
<Ctrl>+<Enter>.
Дополнительные возможности
При работе с таблицами Word может использоваться не только как
текстовый, но и как табличный процессор. В некоторых случаях это позволяет
отказаться от использования специальных средств (например, Excel), особенно
при обработке относительно простых таблиц. Word позволяет производить
сортировку таблиц по различным критериям, а также выполнять
вычисления с использованием формул.
Сортировка
В Word используются три типа сортировки содержимого таблиц:
□ Сортировка текста. Содержимое ячеек таблицы, даже если там
содержатся даты или числа, рассматривается как текст. Сначала будут
отсортированы ячейки, начинающиеся с символов "!", "#","$", а затем те, которые
начинаются с цифр. Все остальные ячейки сортируются в соответствии с
правилами используемого языка.
□ Сортировка чисел. В этом случае Word будет игнорировать любые
находящиеся в ячейке символы, кроме цифр.
□ Сортировка по дате. Ячейки, не содержащие дату или время, будут
помещены в начало (или в конец, в зависимости от условий сортировки).
В качестве символов-разделителей для дат можно использовать "—", "/",
",", "."• При указании времени символом-разделителем является ":".
Глава 11. Работа с таблицами
393
Чтобы произвести сортировку таблицы:
1. Выделите группу ячеек, содержащихся в столбцах, по которым будет
приводиться сортировка.
2. Выберите команду Таблица, Сортировка (Table, Sort). Появится
диалоговое окно Сортировка (Sort) (рис. 11.37).
Рис. 11.37. Диалоговое окно
Сортировка
3. В раскрывающемся списке Сортировать (Sort by) укажите столбец, по
которому будет производиться сортировка. Его можно будет выбрать только
из столбцов, выделенных на первом шаге.
4. В раскрывающемся списке тип (Туре) выберите тип сортировки.
5. Установкой переключателя по возрастанию (Ascending) или по убыванию
(Descending) задайте направление сортировки: по возрастанию или
убыванию, соответственно.
6. Если требуется установить следующие уровни сортировки, повторите
шаги 3—5 для двух оставшихся групп Затем (Then by).
7. Если таблица содержит заголовок, в группе Список (My list has) выберите
переключатель со строкой заголовка (Header row), чтобы исключить
заголовок из сортировки.
8. Если используется язык, отличный от принятого по умолчанию, нажмите
кнопку Параметры (Options). В появившемся диалоговом окне
Параметры сортировки (Sort Options) (рис. 11.38) выберите нужный язык из
раскрывающегося списка Язык (Sorting language).
9. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы произвести сортировку отдельного столбца или группы ячеек:
1. Выделите столбец или группу ячеек, которые необходимо отсортировать.
2. Выберите команду Таблица, Сортировка. Появится диалоговое окно
Сортировка (рис. 11.37).
3. Установите параметры, как описано в предыдущем разделе.
14 Зак 454
394
Часть III. Использование специальных средств
4. Нажмите кнопку Параметры и в появившемся диалоговом окне
Параметры сортировки (рис. 11.38) установите флажок только столбцы (Sort
Column Only).
5. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 11.38. Диалоговое окно
Параметры сортировки
Выполнение вычислений
Для выполнения вычислений в таблицах Word использует те же методы, что
и табличные процессоры. Ячейка таблицы может содержать либо
конкретное значение, либо формулу, по которой это значение вычисляется. В
данном разделе будут рассмотрены вопросы использования формул в таблицах.
Вставка формулы в ячейку
Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При
изменении ячеек, на которые есть ссылки в формуле, можно обновить
результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу <F9>.
Ссылки на ячейки таблицы описаны в следующем разделе, а
дополнительную информацию об имеющихся функциях можно получить в справочной
системе.
Чтобы вставить формулу в ячейку:
1. Выделите ячейку, в которую должен быть помещен результат.
2. Выберите команду Таблица, Формула (Table, Formula). В результате
появится диалоговое окно Формула (Formula) (рис. 11.39).
Рис. 11.39. Диалоговое окно
Формула
Глава 11. Работа с таблицами
395
3. В поле Формула (Formula) введите требуемую для вычислений формулу.
При этом, чтобы ускорить ввод, можно выбирать функции из
раскрывающегося списка Вставить функцию (Paste function). Например, для
сложения содержимого ячеек ai и В4 надо ввести suM(ai,b4).
4. В поле Формат числа (Number format) введите формат для результата.
Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00%.
5. Нажмите кнопку ОК.
Ссылки на ячейки в таблице
При использовании формул почти всегда приходится ссылаться на
отдельные ячейки или на их диапазоны. Ссылка на отдельные ячейки выглядит,
например, как ai, A2, bi, В2 и т. д. При этом символ определяет столбец,
а номер — строку, на пересечении которых находится ячейка.
Для ссылок на отдельные ячейки в качестве разделителя используется
запятая. При ссылке на диапазон для разделения первой и последней ячеек
используется двоеточие.
( Замечание ^
Ссылки на ячейки в Word, в отличие от ссылок в Excel, всегда являются
абсолютными и отображаются без значков $. Например, ссылка на ячейку ai в Word
эквивалентна ссылке на ячейку $а$1 в Excel.
Нумерация ячеек в таблице
В некоторых случаях ячейки таблицы требуется пронумеровать. Это можно
сделать обычным способом, вручную вставив номер в каждую ячейку
таблицы, что, однако, не так эффективно.
Чтобы быстро пронумеровать группу ячеек в таблице:
1. Выделите нужные ячейки.
2. Нажмите кнопку Нумерация (Numbering) на панели инструментов
Форматирование (Formatting).
( Замечание J
Чтобы пронумеровать начало каждой строки, выделите только первый столбец
таблицы.
14*
ГЛАВА 12
Создание маркированных
и нумерованных списков
В общем случае список представляет собой набор абзацев — элементов
списка, отформатированных особым образом и снабженных номерами или
специальными маркерами. Word позволяет максимально автоматизировать
процесс создания списков различных видов.
Возможно использование списков трех типов:
□ Маркированные списки. В таких списках перед каждым пунктом ставится
специальный символ или рисунок, отмечающий элемент списка (маркер).
Для всех элементов одного списка используются одинаковые маркеры.
Маркированные списки обычно применяются для перечисления
параметров, порядок следования которых не важен (например, список свойств
какого-либо продукта).
□ Нумерованные списки. В отличие от маркированных списков здесь вместо
маркеров используется последовательность чисел или символов. Каждый
элемент такого списка имеет свой индивидуальный номер, что удобно
при перечислении свойств или операций, порядок следования которых
важен. (Например, список пошаговых процедур.)
□ Многоуровневые списки. Этот список представляет собой иерархическую
структуру из списков вышеописанных типов. Подобные структуры
используются при создании разнообразных технических или юридических
документов, требующих многоуровневой нумерации пунктов.
Примеры нумерованного и маркированного списков приведены на рис. 12.1.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Создание маркированных, нумерованных и многоуровневых списков
□ Настройка параметров списка
□ Создание и настройка нумерованных или маркированных заголовков
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков 397
Рис. 12.1. Пример нумерованного и маркированного списков
Создание маркированных,
нумерованных и многоуровневых списков
В Word существует несколько способов создания списков, каждый из
которых удобен для использования в той или иной ситуации. В основном,
списки создаются с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование
(Formatting) или команд меню. Тем не менее существует ряд
дополнительных возможностей для быстрого создания и редактирования списков.
Например, можно создавать новый список, а можно преобразовывать в список
уже имеющийся текст.
Данный раздел содержит описание практически всех возможных способов
создания списков.
Создание списка с помощью меню
Для выбора типа и формата создаваемого списка выберите команду меню
Формат, Список (Format, Bullet and Numbering) и в появившемся диалоговом
398
Часть III. Использование специальных средств
окне Список (Bullets and Numbering) (рис 12.2) укажите необходимые
параметры списка. Это окно содержит все используемые варианты списков, что
позволяет наиболее полно использовать возможности Word.
Рис. 12.2. Диалоговое окно
Список
Чтобы создать список с помощью команд меню:
1. Выберите команду Формат, Список. Появится диалоговое окно Список.
2. Раскройте вкладку Маркированный (Bulleted), Нумерованный (Numbered)
или Многоуровневый (Outline Numbered) для создания маркированного,
нумерованного или многоуровневого списка, соответственно.
3. Выберите один из предлагаемых семи вариантов списка (заметим, что
вариант нет (None) означает отсутствие списка) и нажмите кнопку ОК
или дважды щелкните по выбранному варианту (рис. 12.2).
4. Если создается нумерованный список, установите переключатель группы
Нумерация (List Numbering) в положение начать заново (Restart
Numbering) для создания нового списка или в положение продолжить (Continue
previous list) для продолжения ранее прерванного списка.
5. Кнопка Изменить (Customize) вызывает диалоговое окно, позволяющее
детально настроить тот или иной вариант форматирования списка (см.
разделы "Настройка маркированных списков", "Настройка нумерованных
списков" и "Настройка многоуровневых списков" этой главы).
6. Кнопка Рисунок (Picture) на вкладке Маркированный (Bulleted) позволяет
задать в качестве маркера любой рисунок, сохраненный в графическом
файле.
Результатом проделанных операций будет появившийся в текущей строке
маркер или номер первого пункта списка. Если точка вставки находилась
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков 399
в абзаце, текст абзаца автоматически станет элементом списка. Если же
текст еще не был введен, то можно начинать ввод. При этом каждый
очередной абзац будет форматироваться как следующий элемент списка.
Если нужно преобразовать в список несколько подряд идущих абзацев,
выделите их и проделайте операции, описанные выше, для создания списка.
В результате появится список, элементами которого будут выделенные абзацы.
Для создания списка можно воспользоваться контекстным меню:
1. Переместите указатель мыши на пустую строку, абзац или группу
выделенных абзацев и нажмите правую кнопку мыши.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду Список (Bullets and
Numbering), при этом откроется диалоговое окно Список.
3. Раскройте вкладку Маркированный для создания маркированного списка,
вкладку Нумерованный для создания нумерованного списка или вкладку
Многоуровневый для создания многоуровневого списка.
4. Выберите нужный вариант списка и дважды щелкните по нему или
нажмите кнопку ОК.
5. Результат проделанных действий будет таким же, как при использовании
основного меню.
Работа с многоуровневым списком
Многоуровневый список, как уже упоминалось, представляет собой
несколько вложенных друг в друга нумерованных или маркированных списков.
Поэтому, при работе с многоуровневым списком требуется изменять уровень
текущего элемента списка, чтобы иметь возможность добавить подчиненные
пункты. Для этого:
1. Создайте очередной пункт списка текущего уровня нажатием клавиши
<Enter>.
2. Нажмите кнопку Увеличить отступ (Increase Indent) на панели
инструментов Форматирование (Formatting) или клавишу <ТаЬ>, чтобы
повысить уровень вложенности данного пункта.
Если уровень вложенности должен быть более высоким, повторите
второй шаг нужное число раз.
3. Введите все элементы с текущим уровнем вложенности.
4. Нажмите кнопку Уменьшить отступ (Decrease Indent) на панели
инструментов Форматирование или комбинацию клавиш <Shift>+<Tab>, чтобы
продолжить создание элементов предыдущего уровня вложенности.
Многоуровневый список может содержать до девяти уровней вложенности.
400 Часть III. Использование специальных средств
Создание списка
с помощью панели инструментов
Более быстрый способ создания списка — использование панели
инструментов Форматирование (Formatting). Если эта панель не отображена,
выберите команду Вид, Панели инструментов, Форматирование (View, Toolbars,
Formatting).
Кнопки Маркеры (Bullets) и Нумерация (Numbering) создают
маркированный и нумерованный списки, соответственно (для создания
многоуровневого списка нет отдельной кнопки на панели инструментов).
Формат создаваемого списка определяется последним выбранным
вариантом в окне Списки (Bullets and Numbering) (по умолчанию маркированный
список маркируется черными жирными точками, нумерованный список —
числами с точкой).
Для создания списка с помощью панели инструментов:
1. Поместите курсор на пустую строку или нужный абзац, либо выделите
несколько абзацев.
2. Нажмите кнопку Маркеры для создания маркированного списка или
кнопку Нумерация для создания нумерованного списка.
В результате, отмеченный абзац или набор абзацев будут отформатированы
как список выбранного типа.
Создание многоуровневого списка
Для создания многоуровневых списков на панели инструментов
Форматирование (Formatting) не существует отдельной кнопки. Тем не менее Word будет
работать с нумерованным или маркированным списком, как с
многоуровневым, если использовать кнопки Уменьшить отступ и Увеличить отступ.
Особенности создания и редактирования списков
Как уже отмечалось, создание списка и работа с ним может осуществляться
не только с помощью команд меню или кнопок панели инструментов.
В этом разделе описаны некоторые дополнительные возможности создания
и использования списков различных типов, а также способы завершения
создания списка.
Автоматическое формирование списка
Нумерованный или маркированный список может быть создан и без
использования описанных ранее специальных средств. Достаточно наличия в
документе определенных текстовых конструкций.
Абзац автоматически становится элементом маркированного списка, если
в начале встречается символ дефис ("-") или звездочка ("*"), а затем через
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков
401
пробел или табуляцию следует текст абзаца. По завершении ввода текста
абзаца нажатие клавиши <Enter> сформирует первый и второй пункты
списка (в первом пункте — текст введенного абзаца, во втором — только
маркер). Аналогично создается и нумерованный список, при этом абзац должен
начинаться с "1.".
Вставка подчиненного абзаца в список
Иногда отдельный пункт списка должен содержать более одного абзаца.
Поскольку каждый абзац автоматически становится самостоятельным
элементом списка, необходимо произвести дополнительные действия:
1. По окончании ввода первого абзаца, нажмите клавишу <Enter>. В
результате появится маркер следующего пункта.
2. Нажмите кнопку Маркеры (Bullets) на панели инструментов
Форматирование (Formatting), если текущий список маркированный, или кнопку
Нумерация (Numbering), если он нумерованный. В результате маркер и
отступ будут убраны.
Того же эффекта можно добиться, если выбрать команду Формат, Список
(Format, Bullets and Numbering) и в появившемся диалоговом окне Список
(Bullets and Numbering) выбрать пункт Нет (None) на соответствующей
вкладке. Кроме этого еще один вариант — нажать клавишу <Backspace>.
3. Увеличьте отступ нового абзаца с помощью кнопки Увеличить отступ
(Increase Indent) на панели инструментов Форматирование.
Чтобы продолжить прерванный список, создайте список того же типа и
установите в окне Список переключатель группы Нумерация (List
Numbering) в положение продолжить (Continue previous list).
Вставка пункта в список
В некоторых случаях требуется вставить в список один или несколько
дополнительных пунктов. Например, такая необходимость может возникнуть
при детализации описания какого-либо действия, шаги реализации которого
описаны при помощи нумерованного списка.
Для того чтобы добавить новый пункт в середину списка, поместите курсор
в конец абзаца, после которого будет создаваться новый пункт, и нажмите
клавишу <Enter>. При этом в нумерованном списке будет автоматически
исправлена нумерация пунктов (в соответствии с произведенными
изменениями).
Изменение типа созданного списка
Работа со списками в Word организована настолько гибко, что существует
возможность преобразовывать списки или элементы списка из одного типа
402
Часть III. Использование специальных средств
в другой. Такие преобразования используются, если требуется изменить вид
уже созданного списка. Например, можно заменить нумерацию числами
(1, 2, 3 и т. д.) на нумерацию порядковыми числительными (первый, второй,
третий и т. д.), или включить в нумерацию списка буквы— 1, 2, 3,..., 9,
А, В, С и т, д.
Если в списке необходимо поменять вид одного или нескольких пунктов:
1. Выделите пункты, подлежащие корректировке.
2. Выберите команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering).
3. В открывшемся диалоговом окне Список (Bullets and Numbering)
выберите желаемый тип и вариант списка и дважды щелкните по нему или
нажмите кнопку ОК.
4. Вид выделенных пунктов изменится в соответствии с выбранным типом.
Если изменить тип одного или нескольких элементов в нумерованном
списке, последующие пункты списка будут перенумерованы в
соответствии с внесенными изменениями.
I Замечание J
Следует учесть, что, если выделенные пункты списка содержали подчиненные
абзацы, то при переопределении типа они будут также пронумерованы или
маркированы. Пути корректировки подобных искажений описаны в следующем
параграфе.
Завершение и разбиение списка
Для завершения формирования списка любого типа нужно сформировать
еще один, пустой, элемент списка, а затем убрать нумерацию (маркировку)
и отступ. Для этого:
1. Поместите курсор в конец списка и нажмите клавишу <Enter>. При этом
будет сформирован следующий пункт списка.
2. Чтобы убрать маркер, нажмите клавишу <Backspace>.
Маркер (номер) и отступ можно также убрать следующим образом: нажать
кнопку Маркеры (Bullets) на панели инструментов Форматирование
(Formatting), если текущий список маркированный, или кнопку Нумерация
(Numbering), если он нумерованный. Того же эффекта можно добиться, если
выбрать команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering) и
в появившемся диалоговом окне Список (Bullets and Numbering) выбрать
пункт Нет (None) на соответствующей вкладке.
Подобная процедура применима и для разбиения списка, только в этом
случае пустой элемент нужно сформировать в месте разбиения списка.
Нумерация списка при этом не изменится.
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков
403
Чтобы начать нумерацию второго списка сначала:
1. Выделите первый пункт второго списка.
2. Выберите команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering).
3. В открывшемся диалоговом окне Список (Bullets and Numbering)
установите переключатель группы Нумерация (List Numbering) в положение
начать заново (Restart Numbering).
4. Нажмите кнопку ОК.
Если список содержал подчиненные абзацы, то при изменении типа этого
списка они автоматически нумеруются или маркируются. Чтобы исправить
эти нежелательные изменения:
1. Выделите подчиненные абзацы.
2. Нажмите на панели инструментов Форматирование кнопку Маркеры
(Bullets), если список маркированный, или кнопку Нумерация
(Numbering), если нумерованный. Маркер и отступ будут убраны.
Того же эффекта можно добиться, если выбрать команду Формат, Список
(Format, Bullets and Numbering) и в появившемся диалоговом окне
Список (Bullets and Numbering) выбрать пункт Нет (None) на
соответствующей вкладке.
Если подчиненный абзац один, поместите курсор непосредственно после
маркера и нажмите клавишу <Backspace>.
3. Увеличьте, если это необходимо, отступ абзаца с помощью кнопки
Увеличить отступ (Increase Indent) на панели инструментов Форматирование.
Настройка маркированных списков
Иногда требуется использовать параметры списка, отличающиеся от
предлагаемых Word, например, вид маркера или величину отступов. Как уже
было отмечено, Word предоставляет широкие возможности для
конфигурирования списков. Все они доступны в диалоговом окне Список (Bullets and
Numbering).
На вкладке Маркированный (Bulleted) в окне Список (Bullets and Numbering)
нажмите кнопку Изменить (Customize), в появившемся диалоговом окне
Изменение маркированного списка (Customize Bulleted List) (рис. 12.3)
настройте параметры списка.
Чтобы изменить параметры форматирования списка:
1. Выберите команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering).
2. В появившемся диалоговом окне Список раскройте вкладку Маркированный.
3. Выделите вариант списка, который нужно изменить.
404
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 12.3. Диалоговое
окно Изменение
маркированного
списка
4. Нажмите кнопку Изменить.
5. В открывшемся диалоговом окне Изменение маркированного списка
произведите необходимые изменения (табл. 12.1).
Таблица 12.1. Группы диалогового окна Изменение
маркированного списка
Группа Описание
Символ маркера Шесть вариантов маркеров, каждый из которых можно
(Bullet charter) редактировать с помощью кнопок Шрифт (Font) и
Маркер (Bullet), позволяющих изменить,
соответственно, начертание и вид маркера
Положение маркера Величина отступа маркера
(Bullet position)
Положение текста Величина отступа абзаца
(Text position)
Образец (Preview) Схема изображенного списка, демонстрирующего
результат произведенных изменений
6. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Изменение маркированного списка.
7. Нажмите кнопку ОК.
г Замечание ^
Ч
Любые изменения могут быть отменены нажатием кнопки Сброс (Reset) в
диалоговом окне Список.
Выбор и настройка параметров маркера и списка
Настройка параметров списка подразумевает выбор символа маркера и
варианта его начертания, а также величины отступов маркера и текста.
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков
405
Для изменения маркера откройте диалоговое окно Изменение
маркированного списка (Customize Bulleted List). В группе Символ маркера (Bullet
charter) выберите один из шести вариантов маркера, подлежащий корректировке.
Чтобы изменить форму маркера:
1. Нажмите кнопку Маркер (Bullet).
2. В открывшемся диалоговом окне Символ (Symbol) (рис 12.4) выберите
новый маркер.
Для перехода к другому шрифту раскройте список шрифтов Шрифт
(Font) и выберите желаемый.
Для выбора символа щелкните по любому из 224 символов,
изображенных в окне Символ.
3. Нажмите ОК для подтверждения выбора или дважды щелкните по
выбранному символу.
Рис. 12.4. Диалоговое окно Символ
Текущий вариант маркера в окне Изменение маркированного списка
изменится в соответствии с новыми установками.
Чтобы изменить параметры начертания маркера:
1. В диалоговом окне Изменение маркированного списка нажмите кнопку
Шрифт (Font).
2. В открывшемся диалоговом окне Шрифт (Font) произведите
необходимые изменения (см. главу 7).
Форматирование отступов также осуществляется в диалоговом окне
Изменение маркированного списка, для чего проделайте следующее:
□ Для увеличения или уменьшения отступа маркера измените значение в
поле отступ (Indent At) в группе Положение маркера (Bullet position), для
406
Часть III. Использование специальных средств
чего установите новое значение отступа в сантиметрах с помощью
клавиатуры или мыши.
□ Для увеличения или уменьшения отступа текста измените значение в поле
отступ (Indent At) в группе Положение текста (Text position), для чего
установите новое значение отступа в сантиметрах с помощью клавиатуры
или мыши.
Результат произведенных изменений можно видеть в поле Образец (Preview).
Отступы маркера и отступы текста задаются относительно левого края
страницы. Поэтому, если величина отступа текста меньше величины отступа
маркера, такое форматирование применяется начиная со второй строки,
а расстояние между маркером и началом первой строки текста
устанавливается автоматически.
Создание списков с рисованными маркерами
В качестве маркеров можно использовать не только символы, но и
графические изображения. Вместе с пакетом Microsoft Office 2000 поставляется
большая библиотека стандартных рисунков. Кроме них можно также
использовать пользовательские изображения, записанные в стандартных форматах.
Для того чтобы создать список с рисунком в качестве маркера:
1. Выберите команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering).
2. В появившемся диалоговом окне Список раскройте вкладку Маркированный.
3. Нажмите кнопку Рисунок (Picture), появится диалоговое окно
Рисованный маркер (Picture Bullet) (рис. 12.5).
4. Раскройте вкладку Рисунки (Picture) для выбора статического маркера
или вкладку Фильмы (Motion Clips) для выбора анимированного маркера.
Чтобы добавить в набор новый маркер, нажмите кнопку Импорт клипов
(Import Clips) для добавления нового рисунка или анимации или кнопку
Клипы в Интернете (Clips Online) для получения новых маркеров через
Internet.
5. Выберите нужный маркер и нажмите кнопку ОК. В текущем абзаце
сформируется первый пункт списка.
Дальнейшая работа осуществляется как с обычным маркированным списком.
Размер рисунка не имеет существенного значения, но большой рисунок,
скорее всего, плохо впишется в документ.
(~ Замечание ^
Подобные списки являются маркированными, однако величины отступов
маркера и абзаца в них не поддаются регулировке, как это было описано выше.
Тем не менее, используя клавишу <Tab>, можно сформировать интервал
между текстом и маркером.
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков
407
Рис. 12.5 Диалоговое
окно Рисованный
маркер
Необходимо учитывать, что после создания списка с рисованными
маркерами этот вариант списка становится текущим. Поэтому при следующем
нажатии кнопки Маркеры (Bullets) на панели инструментов Форматирование
(Formatting) будет создан список именно такого типа.
Настройка нумерованных списков
Word предоставляет возможность редактирования стилей нумерованных
списков с помощью изменения вариантов нумерации, шрифтов и
дополнительных комментариев, а также с помощью формирования величины отступов.
Настройка параметров нумерованного списка осуществляется в диалоговом
окне Изменение нумерованного списка (Customize Numbered List) (рис. 12.6).
Рис. 12.6. Диалоговое окно
Изменение нумерованного
списка
408
Часть III. Использование специальных средств
Для доступа к диалоговому окну настройки нумерованных списков:
1. Выберите команду Формат, Список (Format, Bulleted and Numbering),
появится диалоговое окно Список (Bulleted and Numbering).
2. Выберите вкладку Нумерованный (Numbered).
3. Выберите вариант списка, который нужно изменить.
4. Нажмите кнопку Изменить (Customize).
5. В появившемся диалоговом окне Изменение нумерованного списка
произведите необходимые изменения (табл. 12.2).
6. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Изменение нумерованного списка.
7. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 12.2. Группы диалогового окна Изменение нумерованного списка
Группа Описание
Формат номера (Number format) Настройка формата нумераторов списка
Положение номера Настройка отступа и выравнивания номера
(Number position)
Положение текста (Text position) Настройка отступа текста
Образец (Preview) Пример схематически изображенного списка,
иллюстрирующего произведенные изменения
( Замечание ^
Любые изменения могут быть отменены нажатием кнопки Сброс (Reset) в
диалоговом окне Список.
Настройка формата нумерации и параметров списка
Настройка формата нумерации включает выбор типа нумерации (числа,
буквы, слова), начальное значение и дополняющие нумерацию символы (точки,
скобки и т. п.). Все указанные параметры могут быть изменены в
диалоговом окне Изменение нумерованного списка (Customize Numbered List)
(рис. 12.6).
Параметры формата нумерации располагаются в группе Формат номера
(Number format).
Чтобы изменить формат нумерации:
1. Раскройте список нумерация (Number style) и выберите желаемый вариант.
2. Если нужно начать список не с первого пункта, измените значение в поле
начать с (Start at) на необходимое с помощью мыши или клавиатуры.
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков
409
3. Дополните стиль нумерации в текстовом поле Формат номера (Number
format).
4. Нажмите кнопку Шрифт (Font).
5. В открывшемся диалоговом окне Шрифт (Font) произведите
необходимые изменения.
6. Нажмите кнопку ОК для закрытия окна Шрифт (Font).
В отличие от маркированного списка, маркер элемента нумерованного списка
может содержать более одного символа. В связи с этим выбор отступа
нумерации определяется положением оси, относительно которой номер
выравнивается по левому или по правому краю, или по центру. Все остальные
характеристики аналогичны характеристикам форматирования отступов
маркированного списка.
Чтобы изменить параметры отступов:
1. В раскрывающемся списке Положение номера (Number position)
выберите режим выравнивания нумерации: По левому краю (Left) — по левому
краю номера, По центру (Center) — по центру, По правому краю (Right) —
по правому краю.
Для выбора положения оси выравнивания измените параметр на (Aligned at).
2. В группе Положение текста (Text position) измените параметр отступ
(Indent at) для выбора отступа текста.
В поле Образец (Preview) будут отображаться появляющиеся изменения
формата списка.
Настройка многоуровневых списков
Многоуровневые списки являются иерархическими структурами
нумерованных и маркированных списков. Широкие возможности настройки помогают
создать сложные по структуре, но легкие в использовании многоуровневые
списки. Настройка параметров многоуровневых списков осуществляется
в диалоговом окне Изменение многоуровневого списка (Customize Outline
Numbered List) (рис. 12.7).
Чтобы произвести настройку многоуровневого списка:
1. Выберите команду Формат, Список (Format, Bulleted and Numbering),
появится диалоговое окно Список (Bulleted and Numbering).
2. Выберите вкладку Многоуровневый (Outline Numbered).
3. Выберите вариант списка, который нужно изменить.
4. Нажмите кнопку Изменить (Customize).
410
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 12,7. Диалоговое
окно Изменение
многоуровневого
списка
5. В открывшемся диалоговом окне Изменение многоуровневого списка
произведите необходимые изменения (табл. 12.3).
6. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Изменение многоуровневого списка.
7. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 12.3. Группы диалогового окна Изменение
многоуровневого списка
Группа
Описание
Уровень (Level)
Формат номера
(Number format)
Положение номера
(Number position)
Положение текста
Text position)
Образец (Preview)
Текущий редактируемый уровень вложенности списка
Формат нумерации элементов списка на текущем уровне
Отступ и положение маркера на текущем уровне
Настройка отступа текста на текущем уровне
Пример схематически изображенного списка,
демонстрирующего результат произведенных изменений
(текущий уровень выделяется двумя черными линиями)
Замечание
:>
Любые изменения могут быть отменены нажатием кнопки Сброс (Reset) в
диалоговом окне Список (Bullets and Numbering).
Настройка формата нумерации и параметров списка
Каждый уровень вложенности является нумерованным или маркированным
списком, в общем случае имеющим независимую структуру. Поэтому
настройка параметров списка выполняется для каждого уровня отдельно.
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков 411
Для выполнения любых допустимых изменений откройте диалоговое
окно Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List)
(рис. 12.7).
Чтобы произвести полную настройку многоуровневого списка:
1. В группе Уровень (Level) выберите уровень, подлежащий
редактированию.
2. В раскрывающемся списке нумерация (Number style) выберите стиль
нумерации для текущего уровня.
Список нумерация (Number style) содержит не только варианты
нумерации, но и варианты маркеров.
Последним в списке нумерация (Number style) является элемент Новый
символ ("New Bullet"). Выбор этого пункта эквивалентен нажатию
кнопки Маркер (Bullet) в диалоговом окне Изменение маркированного списка
(Customize Bulleted List).
3. Измените, если это необходимо, параметр начать с (Start at), задав этим
начальное значение нумерации для текущего подсписка (если он
нумерованный).
4. Раскройте список предыдущий уровень (Previous Level Number) (это
возможно только, если текущий уровень не первый) и выберите уровень,
маркер или номер которого должен входить в нумерацию или
маркировку текущего уровня.
Убрать неправильно выбранную связь можно, удалив в текстовом поле
Формат номера (Number format) лишние символы, которые были
добавлены автоматически при работе со списком Предыдущий уровень.
5. Дополните стиль нумерации в текстовом поле Формат номера.
6. Нажмите кнопку Шрифт (Font) и в открывшемся диалоговом окне
Шрифт (Font) произведите необходимые изменения. Затем нажмите
кнопку ОК для закрытия окна Шрифт (Font).
7. В раскрывающемся списке Положение номера (Number position)
выберите режим выравнивания, если текущий подсписок нумерованный.
Для выбора положения маркера или нумерации измените параметр на
(Aligned at).
8. В группе Положение текста (Text position) измените параметр отступ
(Indent at) для выбора отступа текста.
9. Повторите все этапы для другого уровня вложенности.
10. С помощью схемы Образец (Preview) в диалоговом окне Изменение
многоуровневого списка можно выбирать редактируемый уровень
вложенности. Для этого достаточно щелкнуть на изображении нужного
уровня.
412
Часть III. Использование специальных средств
Настройка дополнительных параметров
многоуровневого списка
Диалоговое окно Изменение многоуровневого списка (Customize Outline
Numbered List) (см. рис. 12.7) содержит еще несколько дополнительных
параметров, позволяющих настроить некоторые функции автоматического
форматирования списков.
Чтобы настроить дополнительные параметры многоуровневого списка:
1. Выберите команду Формат, Список (Format, Bulleted and Numbering),
появится диалоговое окно Список (Bulleted and Numbering).
2. Выберите вкладку Многоуровневый (Outline Numbered).
3. Выберите вариант списка, который нужно изменить.
4. Нажмите кнопку Изменить (Customize).
5. В открывшемся диалоговом окне Изменение многоуровневого списка
нажмите кнопку Больше (More).
6. В нижней части окна появятся дополнительные параметры (рис 12.8),
которые описаны в табл. 12.4.
Рис. 12.8. Диалоговое
окно Изменение
многоуровневого
списка с
дополнительными элементами
Таблица 12.4. Дополнительные параметры диалогового окна
Изменение многоуровневого списка
Параметр Описание
Связать уровень со стилем Список стилей, которые можно связать с текущим
(Link Level To Style) уровнем многоуровневого списка
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков
413
Таблица 12.4 (окончание)
Параметр
Описание
Символ после номера
(Follow Number With)
Имя списка поля ListNum
(ListNum Field List Name)
Заменить римские цифры
арабскими (Legal Style
Numbering)
Нумеровать заново
(Restart Numbering After)
Применить
(Apply changes to)
Список символов, который будет помещаться между
номером и началом абзаца. По умолчанию
вставляется символ табуляции
Имя списка, созданного с помощью поля ListNum.
Поле ListNum используется для размещения
многоуровневых номеров в одной строке
Флажок замены римских чисел в нумерации списка
эквивалентными арабскими цифрами
Список уровней, при достижении номера которых
происходит сброс нумерации текущего уровня
(например, нумерация элементов уровня 3 начнется
заново, если встретится номер уровня 2, но будет
продолжаться, если встретится номер уровня 4). Для
включения этой возможности необходимо перед
названием этого параметра установить флажок
Список, позволяющий выбрать область действия
настройки: Ко всему списку (Whole list), К
выделенному тексту (Selected text), К текущему абзацу
(Current Paragraph) и др.
Создание нумерованных заголовков
Нумерация заголовков осуществляется путем отнесения каждому стилю
заголовка определенного уровня в структуре многоуровневого списка. Другими
словами, все абзацы, имеющие, например, стиль "Заголовок 1" будут
нумероваться как пункты списка первого уровня вложенности (1, 2, 3), абзацы,
имеющие стиль "Заголовок 2", — как пункты списка второго уровня
вложенности (а, Ь, с) и т. д.
Нумеруются только абзацы, имеющие стили заголовков. Один документ
может включать только один вид нумерации заголовков, однако можно
настроить нумерацию заголовков так, чтобы она начиналась заново в каждом
разделе документа. Если переставить заголовки местами, Word
автоматически перенумерует в соответствии с новым порядком их следования.
Заголовки могут быть как нумерованными, так и маркированными. В
диалоговом окне Список (Bullets and Numbering) на вкладке Многоуровневый
(Outline Numbered) (рис. 12.9) представлены четыре варианта нумерации
заголовков — примеры вариантов с указанием стилей заголовков.
414
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 12.9. Вкладка
Многоуровневый
диалогового окна
Список
Чтобы произвести нумерацию заголовков:
1. Выберите команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering),
появится диалоговое окно Список (Bullets and Numbering).
2. Выберите вкладку Многоуровневый (Outline Numbered).
3. Выберите один из вариантов нумерации заголовков и нажмите кнопку ОК.
В результате, выбранный вариант нумерации будет применен ко всем
абзацам документа, имеющим стиль заголовка.
Настройка нумерации заголовков
Создав собственные варианты нумерации заголовков, можно придать
документу наиболее удобную и наглядную форму.
Настройка нумерации заголовков осуществляется аналогично
редактированию обычных многоуровневых списков:
1. Выберите команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering),
появится диалоговое окно Список (Bullets and Numbering).
2. Выберите вкладку Многоуровневый (Outline Numbered).
3. Выберите вариант списка, подлежащий редактированию.
4. Нажмите кнопку Изменить (Customize).
5. В появившемся диалоговом окне Изменение многоуровневого списка
(Customize Outline Numbered List) нажмите кнопку Больше (More) для
получения доступа ко всем параметрам окна. Если окно уже полностью
открыто, кнопка Больше (More) подменяется кнопкой Меньше (Less),
нажатие которой убирает дополнительные параметры (см. рис. 12.8).
Глава 12. Создание маркированных и нумерованных списков 415
6. Выберите уровень, который нужно откорректировать, в поле Уровень
(Level) или щелкните на нужном уровне на схеме Образец (Preview).
7. Произведите настройку каждого уровня (см. раздел "Настройка
многоуровневых списков" ранее в этой главе). В данном случае основным
является параметр Связать уровень со стилем (Link Level To Style), который
устанавливает привязку текущего уровня к выбранному стилю заголовка.
8. Нажмите кнопку ОК для подтверждения изменений.
9. В результате в диалоговом окне Список на вкладке Многоуровневый
редактируемый вариант изменится в соответствии с произведенной
настройкой.
Удаление нумерации заголовка
Если нумерация заголовка по каким-то причинам стала не нужна, ее можно
удалить так же, как и нумерацию обычного многоуровневого списка. Убрать
маркер или номер заголовка можно с помощью меню или панели
инструментов Форматирование (Formatting).
При использовании меню:
1. Поместите курсор на заголовок, номер которого нужно убрать.
2. Выберите команду Формат, Список (Format, Bullets and Numbering).
3. В появившемся окне Список (Bullets and Numbering) выберите вариант
нет (None) и нажмите кнопку ОК.
Использование панели инструментов упрощает задачу:
1. Поместите курсор на заголовок, номер которого нужно убрать.
2. Нажмите кнопку Маркеры (Bullets) на панели инструментов
Форматирование, если заголовок маркированный, или кнопку Нумерация
(Numbering), если заголовок нумерованный.
Для быстрого удаления маркера или номера заголовка поместите курсор на
начало абзаца, являющегося заголовком. Затем нажмите клавишу <Backspace>
один раз — для удаления маркера, и еще раз — для удаления выступа.
ГЛАВА 13
Структура документа
Каждый документ имеет свою внутреннюю структуру. Обычно документ
разбит на разделы, которые в свою очередь могут быть разделены на более
мелкие части и так далее. Если документ содержит хотя бы несколько
страниц, полезно разбить его на несколько разделов — это упростит работу над
документом и сделает его более удобочитаемым.
Для облегчения работы с большими документами в Word существует режим
просмотра структуры документа. Это служебный режим, предназначенный
для наглядного представления внутренней организации документа. В этом
режиме можно ознакомиться со структурой заголовков, изменить их
порядок, добавить новые и удалить старые разделы, переместить некоторые
разделы в другую часть документа или изменить их статус. В режиме просмотра
структуры удобно начинать создание документа, создав его структуру, или
структурировать имеющийся документ.
Структура документа определяется заголовками — абзацами, каждый из
которых отформатирован соответствующим образом. Заголовкам частей, глав и
других разделов соответствуют свои стили абзацев. Обычному (основному)
тексту также соответствует свой стиль. В самом простом варианте
используются встроенные стили: "Заголовок Iм—"Заголовок 9" (Heading 1—Heading 9),
соответствующие старшинству разделов.
Чтобы сделать абзац заголовком, необходимо отформатировать его,
используя один из этих стилей, тогда Word будет отличать этот абзац от основного
текста. При создании нового стиля можно указать уровень (старшинство)
заголовков, которому будет соответствовать этот стиль. Такой стиль будет
стилем заголовка. Можно создавать заголовки до девяти уровней
вложенности (см. главу 10).
Работа со структурой документа
Структура отображается как многоуровневый список из названий разделов.
Заголовки разделов разных уровней отличаются по стилю и величине отступа.
Глава 13. Структура документа
417
Рис. 13.1. Документ в режиме просмотра структуры
Чтобы перейти в режим просмотра структуры документа, выберите команду
Вид, Структура (View, Outline) или щелкните по кнопке Режим структуры
(Outline View), находящейся слева от горизонтальной линейки прокрутки.
На рис. 13.1 представлен документ в режиме просмотра структуры
документа, а также панель Структура (Outlining), появляющаяся на экране
автоматически при переходе в этот режим просмотра.
Слева от каждого абзаца находится соответствующий ему символ структуры.
Используя эти символы, можно производить большую часть операций над
структурой документа. Символы структуры бывают двух видов — символы
заголовков ("+" и "—") и символ основного текста (маленький квадратик).
Символ "+" слева от заголовка означает, что в соответствующем разделе
содержится текст. Знак "—" говорит о том, что данный раздел пуст.
В режиме просмотра структуры можно управлять способом ее отображения
на экране, с помощью кнопок на панели инструментов Структура и
комбинаций клавиш, описанных в табл. 13.1.
Таблица 13.1. Кнопки панели инструментов Структура
и комбинации клавиш для работы со структурой документа
Кнопка Комбинация клавиш Действие
Развернуть (Expand) <Alt>+<Shift>+<=> Разворачивает один уровень
данного раздела
418
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 13.1 (окончание)
Кнопка
Комбинация клавиш Действие
Свернуть (Collapse)
Показать заголовок 1 ...
Показать заголовки 1—7
(Show Heading 1 ...
Show Heading 7)
Все заголовки
(Show All Headings)
Показать только первую
строку (Show First Line
Only)
Отобразить
форматирование (Show
Formatting)
<Alt>+<Shift>+<->
<Alt>+<Shift>+nn,
где nn — уровень
заголовков
<Alt>+<Shift>+<A> или
<*> на цифровой
клавиатуре
<Alt>+<Shift>+<L>
</> на цифровой
клавиатуре
Сворачивает самый младший
из уровней, отображенных в
данном разделе
Отображает структуру
документа вплоть до
соответствующего уровня
Отображает всю структуру
документа вплоть до основного
текста
Включает/выключает режим
отображения только первой
строки каждого абзаца
Включает/выключает режим
отображения формата текста
Сокрытие и отображение содержимого разделов
Для удобства работы со структурой больших документов содержимое
отдельных разделов можно временно скрыть. Делается это с помощью
символов структуры. Чтобы скрыть (свернуть) все содержимое раздела, выполните
двойной щелчок по символу структуры соответствующего заголовка. У
заголовков с подзаголовками или подчиненным текстом этот символ выглядит
как "+".
После сворачивания содержимого раздела будет виден только его заголовок.
Под заголовком появится серая полоса, показывающая, что данный раздел
имеет свернутый текст (рис. 13.2). Чтобы отобразить {развернуть)
содержимое раздела, сделайте двойной щелчок по символу структуры еще раз.
Кроме использования символов структуры, скрывать и отображать
содержимое разделов можно при помощи кнопок Развернуть (Expand) и Свернуть
(Collapse) на панели инструментов Структура (Outlining) (табл. 13.1). Для
отображения очередного уровня структуры, щелкните по кнопке Развернуть, а
чтобы скрыть один уровень структуры, щелкните по кнопке Свернуть.
Для указания количества отображаемых уровней структуры, щелкните по
одной из кнопок Показать заголовок 1, Показать заголовки 1—7 (Show
Heading l, ..., Show Heading 7). Цифра на кнопке соответствует самому
младшему отображаемому уровню заголовка. В этом режиме показываются только
названия разделов, без основного текста.
Глава 13. Структура документа
419
Рис. 13.2. Отображение различных элементов структуры
Для отображения основного текста служит кнопка Все заголовки (Show All
Headings) на той же панели инструментов. Если нажать эту кнопку,
структура документа будет показана полностью. Чтобы показать все заголовки, а
основной текст скрыть, нажмите кнопку Все заголовки еще раз.
Можно облегчить восприятие текста в этом режиме, включив режим
отображения только первой строки абзацев. Для этого нажмите кнопку
Показать только первую строку (Show First Line Only). В режиме отображения
первой строки Word показывает только первую строку у всех абзацев
обычного текста (рис 13.3).
Часто формат заголовков, особенно старших уровней, отличается большим
размером шрифта. Такие заголовки занимают много места на экране и в
режиме просмотра структуры сильно затрудняют восприятие, так как на экран
помещается только несколько разделов. Можно уменьшить масштаб
отображения документа, но в таком случае будут плохо различаться основной
текст и заголовки младших уровней.
Наиболее приемлемое решение — отключить отображение форматирования.
При отключенном форматировании в режиме просмотра структуры
документа все заголовки и основной текст выводятся в стиле "Обычный"
(Normal). Данная установка действует только на отображение документа
в режиме просмотра структуры. Во всех остальных режимах формат будет
показываться как обычно.
420
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 13,3, Режим отображения только первой строки абзацев
Чтобы отключить отображение формата при просмотре структуры, нажмите
кнопку Отобразить форматирование (Show Formatting) на панели
инструментов Структура.
Печать структуры документа
Распечатать структуру документа можно только из режима просмотра
структуры. Для этого, находясь в режиме просмотра структуры, раскройте
разделы, содержимое которых нужно распечатать, и нажмите кнопку Печать
(Print) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Создание структуры документа
Как уже отмечалось, для разделения документа на разделы используются
заголовки. Создание структуры документа сводится к созданию в нем
системы заголовков. Структура может создаваться в любом из режимов
редактирования документа Word. Во всех режимах, кроме режима просмотра
структуры, создание заголовков происходит по мере ввода основного текста.
Чтобы создать заголовок в одном из этих режимов, введите текст заголовка
и отформатируйте его, используя нужный стиль заголовка. Таким образом
Глава 13. Структура документа
421
можно создавать в документе несложную структуру, не отрываясь от
основной работы.
Работу над документами со сложной структурой удобнее всего начинать в
режиме просмотра структуры. В этом режиме можно заранее создать все
заголовки документа, отслеживая его общую структуру. Кроме того, можно
менять уровень и местоположение заголовков, что также может быть
полезно при создании структуры документа.
Создание и изменение структуры производится при помощи кнопок панели
инструментов Структура (Outlining). Кнопки этой панели, предназначенные
для создания и изменения заголовков, а также соответствующие им
комбинации клавиш, описаны в табл. 13.2.
Кнопка
Таблица 13.2. Кнопки панели инструментов Структура
и комбинации клавиш для создания заголовков
Комбинация клавиш Действие
Повысить уровень
(Promote)
Понизить уровень
(Demote)
Понизить до обычного
текста (Demote to Normal)
Вверх (Move Up)
Вниз (Move Down)
<Alt>+<Shift>+<<->
<Alt>+<Shift>+<^>
<Ctrl>+<Shift>+<N>
<Alt>+<Shift>+<t>
<Alt>+<Shift>+<^>
Переместить абзац на один
уровень выше
Переместить абзац на один
уровень ниже
Преобразовать абзац в
основной текст
Переместить выделенные
абзацы вверх по тексту
Переместить выделенные
абзацы вниз по тексту
Для создания структуры нового документа:
1. Выберите команду Вид, Структура (View, Outline) или нажмите кнопку
Режим структуры (Outline View), чтобы перейти в режим просмотра
структуры документа. Первому абзацу нового документа в режиме
структуры автоматически присваивается стиль Heading 1 (т. е. первый уровень
структуры).
2. Введите текст заголовка и нажмите клавишу <Enter>. Таким же образом
введите все заголовки первого уровня (рис. 13.4).
3. Чтобы ввести подзаголовок, поместите курсор в конец заголовка, для
которого требуется ввести подзаголовок, и нажмите клавишу <Enter>.
4. Щелкните по кнопке Понизить уровень (Demote), чтобы понизить
уровень заголовка.
422
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 13.4. Создание структуры документа
5. Наберите текст подзаголовка.
6. Нажмите клавишу <Enter>. Будет создан еще один подзаголовок того же
уровня.
7. Наберите текст следующего подзаголовка и нажмите клавишу <Enter>.
Таким же образом вводятся подзаголовки и более низких уровней (рис. 13.5).
После создания структуры можно перейти в обычный режим и начать ввод
основного текста.
Выделение текста в режиме просмотра структуры
При работе в режиме просмотра структуры необходимо учитывать
некоторые особенности выделения текста. Во-первых, для выделения можно
использовать символы структуры. С их помощью выделяется сразу весь раздел,
включая подзаголовки и основной текст. Чтобы выделить раздел, щелкните
по символу структуры слева от названия. Точно так же выделяются
отдельные абзацы основного текста.
Для выделения только заголовка, поместите указатель мыши слева от текста,
чтобы он принял вид стрелки, наклоненной вправо, и щелкните левой
Глава 13. Структура документа
423
Рис. 13.5. Создание вложенных разделов
кнопкой мыши. Обратите внимание, что, в отличие от обычного режима,
таким способом выделяется не строка, а весь абзац.
Чтобы выделить несколько абзацев, перемещайте указатель мыши вдоль
левой границы выделяемых абзацев, удерживая при этом левую кнопку мыши.
( Замечание ^
Если заголовок содержит свернутый тест, то он также будет выделен. Чтобы
этого не произошло, необходимо развернуть раздел перед выделением
заголовка.
Изменение структуры документа
При работе с большим документом его структуру часто приходится менять:
добавлять или удалять разделы, менять местами части документа и т. д.
Такого рода задачи удобно решать в режиме просмотра структуры, особенно
когда значительная часть документа уже создана.
В режиме просмотра структуры можно перемещать разделы и отдельные
абзацы, а также переводить заголовки и целые разделы с одного уровня на
другой. Все эти операции выполняются с помощью соответствующих кно-
424
Часть III. Использование специальных средств
пок панели инструментов Структура (Outlining) или с помощью символов
структуры.
Использование панели инструментов
для изменения структуры
Кнопки панели инструментов Структура (Outlining), которые используются
при изменении структуры документа, были перечислены в табл. 13.2. Там же
указаны сочетания клавиш, которые можно использовать вместо
соответствующих кнопок.
Изменение уровня заголовка производится с помощью кнопок: Повысить
уровень (Promote), Понизить уровень (Demote) и Понизить до обычного текста
(Demote to Normal).
Для изменения уровня заголовка:
1. Переместите курсор в текст заголовка, у которого необходимо изменить
уровень.
2. Чтобы понизить уровень введенного заголовка, нажимайте кнопку
Понизить уровень или клавишу <ТаЬ> до тех пор, пока заголовок не
переместится на нужный уровень. Чтобы повысить уровень заголовка,
используйте кнопку Повысить уровень или сочетание клавиш <Shift>+<Tab>.
3. Если требуется преобразовать заголовок в основной текст, нажмите
кнопку Понизить до обычного текста.
При повышении или понижении уровня заголовка, его стиль автоматически
меняется соответственно изменению уровня. Например, если заголовок 2-го
уровня понизить на один уровень, то он будет отформатирован в
соответствии со стилем "Заголовок 3" (Heading 3).
Чтобы вставить в документ заголовок требуемого уровня:
1. Создайте новый абзац в том месте документа, куда требуется вставить
заголовок. Для этого поместите курсор в конец абзаца, после которого
надо вставить заголовок, и нажмите клавишу <Enter>.
2. Введите название раздела.
3. Установите нужный уровень заголовка.
Иногда требуется удалить заголовок или весь раздел. Если при этом раздел
свернут, то при удалении заголовка будет также удален и весь текст раздела.
В остальном, удаление заголовков происходит так же, как и удаление текста
в обычном режиме.
Изменение структуры не обязательно должно заключаться в изменении
заголовков. Иногда требуется просто переместить несколько абзацев или целый
раздел. В режиме просмотра структуры перемещение текста несколько
отличается от других режимов.
Глава 13. Структура документа
425
Чтобы переместить существующий раздел в другое место:
1. Выделите раздел целиком. Если его содержимое не отображено,
достаточно выделить заголовок.
2. Для того чтобы переместить раздел на один абзац выше по тексту,
щелкните по кнопке Вверх (Move Up). Для перемещения вниз воспользуйтесь
кнопкой Вниз (Move Down).
Использование символов структуры
Для изменения структуры документа можно использовать символы
структуры. Чтобы переместить раздел на несколько уровней выше или ниже,
перетащите с помощью мыши символ структуры этого раздела влево или
вправо. Место, куда будет помещен раздел, и, соответственно, новый
уровень раздела показывается вертикальной чертой и пунктирным квадратиком
(рис. 13.6).
Рис. 13.6. Новый уровень разделов при изменении уровня с помощью
символа структуры
Если перетаскивать символ структуры вверх или вниз, раздел будет
перемещаться по тексту. Новое место раздела показывается горизонтальной чертой
со стрелкой (рис. 13.7).
15 Зак 454
426
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 13.7. Место вставки при перемещении с помощью символа структуры
При изменении структуры с помощью символов структуры, заголовок
перемещается вместе с подразделами и подчиненным текстом. Чтобы
переместить или изменить только уровень заголовка, необходимо пользоваться
кнопками на панели инструментов Структура (Outlining).
ГЛАВА 14
Использование кодов полей
Поля позволяют реализовать множество дополнительных возможностей
Word, таких как вставка информации в нужные места документа с помощью
диалогового окна, создание оглавлений и предметных указателей.
Добавление полей в документ происходит также при выполнении таких привычных
операций, как нумерация страниц, вставка в документ рисунка, формулы,
даты и т. д., однако обычно они не отображаются в документе. Поля
помогают автоматизировать выполнение рутинных процедур и превращают
обычный текст в настоящий электронный документ.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Использование полей при работе с документами
П Создание и редактирование полей
□ Форматирование значений полей
□ Обновление и блокировка полей, разрыв связи
Принципы работы с полями
Поле — это область документа, содержащая данные, которые могут
изменяться. Обычно поля создаются при добавлении в документ объектов с
использованием команд меню Вставка (Insert). Поля могут быть представлены
как коды полей или как значения полей. Значение поля — это то, что
отображается в документе, а код поля — это обычно скрытый код, с помощью
которого формируется значение поля.
Word предоставляет возможности для создания, редактирования и
просмотра кодов полей. Коды могут создаваться с помощью команд меню или путем
ввода нужного кода с клавиатуры непосредственно в тексте документа. На
рис. 14.1 приведен пример документа, поля которого выводятся в режиме
отображения значений полей, а на рис. 14.2 — тот же документ, но
представленный в режиме отображения кодов полей.
15*
428 Часть III. Использование специальных средств
Рис. 14.1. Режим отображения значений полей
Рис. 14.2. Режим отображения кодов полей
Глава 14. Использование кодов полей
429
Существует девять категорий полей, каждая из которых содержит до десяти
наименований. Категории разделяются по функциональному назначению.
Например, категория Дата и Время (Data and Time) содержит поля,
значением которых являются дата и время, а поля категории Нумерация
(Numbering) позволяют производить нумерацию страниц.
Типы полей
По эффекту, который поля оказывают на документ, выделяют поля значения,
поля маркеры и поля действия.
Поля значения вносят в документ элементы, определяемые пользователем
или автоматически. Эти поля могут содержать данные, общие для всего
документа, например, имя файла filename, или общие для всей системы —
текущая дата date.
Поля маркеры используются для пометки некоторых мест в документе, что
необходимо, например, для формирования элементов оглавлений тс или
указателей хе.
Поля действия не имеют видимых значений, а выполняют определенные
действия. Действие может быть выполнено при обновлении поля или по
щелчку на нем. Например, поле ask при обновлении открывает диалоговое
окно для ввода текста, но введенный текст нигде не отображается, а
запоминается в определенной закладке. Другие поля, например, macrobutton и
gotobutton выполняют, соответственно, какой-либо макрос или переход
к определенному месту документа, если дважды щелкнуть по полю.
Формат записи кодов полей
Код поля записывается по определенным правилам и содержит три
основные части: символы поля, тип поля и инструкции поля.
Символами поля являются фигурные скобки { }, внутри которых указан тип
поля, и дополнительные ключи и аргументы.
Символы поля — это не обычные символы, и их нельзя ввести с
клавиатуры. Они создаются с помощью команд меню или специальной комбинации
клавиш.
Тип поля указывается сразу за открывающей фигурной скобкой, затем
ставится пробел, за которым следуют инструкции поля.
В качестве примера записи кода поля может служить поле time, значением
которого является текущее время: {time \@ "h:mm:ss am/pm"). Где,
соответственно, TIME —- ТИП ПОЛЯ.
В некоторых полях используются аргументы. Аргументы — это числовые
или текстовые записи, которые дополняют значение или действие полей.
430
Часть III. Использование специальных средств
Аргумент может состоять из одного или нескольких слов, причем во
втором случае он заключается в двойные кавычки. Например, поле {quote
"Выводимый текст"} имеет значение "Выводимый текст". Однако в некоторых
случаях формат записи не требует использования кавычек.
Существующие типы аргументов кодов полей описаны в табл. 14.1.
Таблица 14.1 Аргументы кодов полей
Аргумент
Описание
Закладка
Идент! 1ф11ка тор
Текст
Ключ
Закладки в полях используются для указания в тексте мест, на
которые воздействуют эти поля. Кроме того, закладки могут
использоваться как переменные для запоминания информации
Идентификаторы ограничивают или формируют область действия
полей. Например, если всем рисункам документа присвоить
идентификатор "Р", то затем его можно использовать для
выполнения с помощью полей каких-либо операций над всеми рисунками
Текст используется в полях для различных целей. Например, в
качестве пояснительных надписей во время запроса данных от
пользователя. Если текстовый аргумент содержит более одного
слова, то он должен быть заключен в кавычки
Ключи влияют на результат действия поля. Они включают или
отключают некоторые возможности. Ключ начинается с символа
\, за которым следует буква ключа. Существуют два типа ключей:
общие ключи и специальные ключи. Общие ключи могут
использоваться с различными полями, а специальные ключи — только
с полем определенного типа. Каждое поле может содержать до
10 общих ключей и до 10 специальных. Специальные ключи
описаны в приложении В
Комбинации клавиш для работы с кодами полей
Создание кода поля можно осуществить как с помощью команды меню
Вставка, Поле (Insert, Field), так и с помощью клавиатуры. Кроме этого
с помощью клавиатуры можно обновлять поля, производить их поиск, а
также выполнять некоторые другие действия. Все это очень ускоряет работу.
Комбинации клавиш для работы с полями и соответствующие функции
описаны в табл. 14.2.
Таблица 14.2. Комбинации клавиш для работы с полями
Комбинация клавиш Функция
<F9>
<Shift>+<F9>
Обновляет значение поля в выделенном участке документа
Переключает режим отображения выделенных полей из
значения поля в код поля и обратно
Глава 14. Использование кодов полей
431
Таблица 14.2 (окончание)
Комбинация клавиш Функция
<Alt>+<F9>
<Ctrl>+<F9>
<Ctrl>+<Shift>+<F9>
<Alt>+<Shift>+<F9>
<F11>
<Shift>+<F11>
<Ctrl>+<F11>
<Ctrl>+<Shift>+<F11>
<Alt>+<Shift>+<D>
<Alt>+<Shift>+<P>
<Alt>+<Shift>+<T>
Переключает режим отображения всех полей в документе
из значения поля в код поля и обратно
Вставляют в текст символы поля для ручного ввода кода
поля
Разрыв связи. Эта операция замещает поле его текущим
значением
Эквивалентно двойному щелчку по выделенным полям
GOTOBUTTON И MCROBUTTON
Переход к следующему полю
Переход к предыдущему полю
Блокировка обновления значения поля. Позволяет,
разрывая связь, сохранить его значение неизменным
Снимает блокировку обновления значения поля
Вставляет поле date
Вставляет поле page
Вставляет поле time
Отображение кодов полей
Обычно в документе отображаются значения полей, тогда как коды полей
скрыты. Значения полей выводятся как обычный текст или рисунок. При
этом они могут изменяться при обновлении. Обновление производится
автоматически (например, при открытии документа, его печати и т. д.) или
инициируется пользователем.
Некоторые поля не имеют видимых значений, но оказывают влияние на
другие поля или производят какие-либо действия. К числу таких полей
относятся: ASK, NEXT, PRINT, RD, SET, SKIPIF, ТА, ТС, ХЕ.
Чтобы отобразить коды полей во всем документе:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Вид (View).
3. Установите флажок коды полей (Field Codes).
4. В раскрывающемся списке затенение полей (Field shading) выберите
режим затенения кодов полей: Никогда (Never) — не затенять, Всегда
432
Часть III. Использование специальных средств
(Always) — затенять всегда, и При выделении (When selected) — затенять,
если код поля выделен.
5. Нажмите кнопку ОК.
Также отобразить все коды полей можно нажатием комбинации клавиш
<Alt>+<F9>.
Чтобы отобразить коды только выделенных полей, нажмите комбинацию
клавиш <Shift>+<F9>. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на
выделенных полях и в появившемся контекстном меню выбрать команду
Коды/значения полей (Toggle Field Codes).
Указанные комбинации клавиш и команда контекстного меню позволяют
с помощью повторного вызова снова перейти в режим отображения
значений полей.
Чтобы отобразить коды полей, не имеющих видимого значения:
1. Выберите команду Сервис, Параметры.
2. Раскройте вкладку Вид.
3. Установите флажок скрытый текст (Hidden text).
4. Нажмите кнопку ОК.
Печать кодов полей
Если, например, документ передается на доработку другому лицу, то требуется
иметь твердую копию документа с кодами полей (бумажный вариант
документа, на котором будут отображены не значения кодов, а сами коды полей).
Чтобы при печати выводились коды полей:
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print).
2. В открывшемся диалоговом окне Печать (Print) нажмите кнопку
Параметры (Options).
3. В группе Печатать (Include with document) установите флажок коды полей
(Field Codes).
4. Нажмите кнопку ОК для подтверждения изменения.
5. Напечатайте документ.
6. Необходимо помнить, что для печати документа со значениями полей
требуется снова снять флажок коды полей.
Создание и редактирование кодов полей
Существует несколько способов добавления полей в документ:
□ Поля автоматически создаются при выполнении некоторых команд меню,
не имеющих непосредственного отношения к работе с полями. К таким
Глава 14. Использование кодов полей
433
командам относятся: Вставка, Номера страниц (Insert, Page Number),
Вставка, Дата и Время (Insert, Data and Time), Вставка, Объект (Insert,
Object) и др.
□ С помощью специальной команды Вставка, Поле (Insert, Field)
□ С помощью клавиатуры
Вставка кодов полей с помощью команд меню
Этот способ добавления полей наиболее удобен, так как выбор и настройка
кода поля производится в специальном диалоговом окне Поле (Field)
(рис. 14.3), содержащем разнообразные подсказки и комментарии. Однако в
этом случае невозможно использование некоторых кодов полей, а также
создание вложенных полей.
Рис. 14.3. Диалоговое окно
Поле
Для добавления поля в документ:
1. Поместите курсор на место вставки.
2. Выберите команду меню Вставка, Поле (Insert, Field).
3. В открывшемся диалоговом окне Поле выберите нужный тип поля.
4. Если имя поля, которое добавляется, известно заранее, в группе
Категории (Categories) выберите (Все) (АН), а затем в группе Поля (Field names)
выберите поле.
5. Если название поля точно не известно, то в группе Категории выберите
нужную категорию, а затем в группе Поля найдите нужное поле.
6. Нажмите ОК для подтверждения вставки.
(~ Замечание ~~^)
При этом в группе Описание (Description) появится краткое описание
выбранного поля.
434
Часть III. Использование специальных средств
Вставка ключей и закладок
Ключи и закладки используются для уточнения функции поля. Например, с
помощью ключей можно настроить формат вывода даты и времени, регистр
символов, режим отображения чисел и т. п. Закладки обычно определяют
участки текста, над которыми должны производиться действия,
выполняемые кодом поля. К тому же закладки могут использоваться в качестве
буфера для временного хранения сообщений и т. п.
Чтобы добавить к коду поля необходимые ключи или закладки:
1. Выберите команду Вставка, Поле (Insert, Field).
2. В появившемся диалоговом окне Поле (Field) выберите нужное поле.
3. Нажмите кнопку Параметры (Options). В результате появится диалоговое
окно Параметры поля (Field Options) (рис. 14.4).
Рис. 14.4. Диалоговое окно
Параметры поля
4. Раскройте вкладку Общие ключи (General Switches) или Ключи (Field
Specific Switches), чтобы добавить общие ключи или специальные ключи,
соответственно.
5. Выберите ключ. В группе Описание (Description) появится краткое
описание выбранного элемента.
6. Нажмите кнопку Добавить (Add to Field), чтобы добавить ключ или
закладку к коду поля. Кнопка Удалить (Undo Add) служит для отмены
последнего добавления.
7. Нажмите кнопку ОК.
С Замечание "^
Для каждого поля набор вкладок в диалоговом окне Параметры поля свой
В некоторых случаях, например для полей fillin и comments, доступна толь-
Глава 14. Использование кодов полей
435
ко вкладка Параметры (Options), в случае, показанном на рис 14 4 (поле
autotextlist), кроме вкладок, перечисленных в пошаговой процедуре,
доступна также вкладка Стили (Style).
В диалоговых окнах Поле и Параметры поля находится строка Код поля
(Field codes), описывающая формат записи текущего поля. Под ней
расположена строка редактирования, в которой, по мере добавления ключей и
закладок, формируется запись кода поля. Эта запись может быть
отредактирована вручную. Для этого достаточно щелкнуть на строке редактирования,
после чего можно вносить необходимые изменения.
у Замечание ^)
Форматы записи чисел, денежных единиц, времени и даты определяются
установками в панели управления Windows в приложении Языки и стандарты
(Regional Settings).
Написание кодов полей вручную
Если требуется ввести поле, формат которого хорошо известен, то быстрее
сделать это вручную непосредственно в тексте документа. При ручном вводе
кодов полей становится возможным использование всех имеющихся в Word
полей, а также создание вложенных полей, о чем пойдет речь в одном из
следующих разделов.
Для того чтобы ввести код поля с помощью клавиатуры:
1. Поместите курсор на место вставки поля.
2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<F9>. В указанное место
документа будут вставлены символы поля (фигурные скобки). Затенение кода
поля определяется установками в диалоговом окне Параметры (Options)
3. Введите тип поля и через пробел инструкции поля.
4. Для обновления поля нажмите клавишу <F9>. Обновить поле можно также
с помощью команды контекстного меню Обновить поле (Update field).
5. Можно сначала ввести текст кода поля, а затем, выделив его, нажать
комбинацию клавиш <Ctrl>+<F9>. Это также приведет к созданию поля
6. Символ \ используется в коде поля для обозначения ключа. Поэтому,
если необходимо использовать этот символ для других целей (например,
при указании пути к файлу), следует вводить \\. Символ " также является
зарезервированным и, чтобы использовать его в тексте, необходимо
набирать символы \и.
( Замечание ^)
Если код поля введен неверно, то при попытке отобразить значение поля на
его месте будет выведено сообщение об ошибке.
436
Часть III. Использование специальных средств
Редактирование кодов полей
Редактирование кода поля обычно сводится к изменению или добавлению в
поле ключей и закладок. При этом используются те же методы, что и при
редактировании обычного текста. С помощью команд меню изменить код
поля невозможно.
Для изменения кода уже созданного поля:
1. Отобразите код поля с помощью нажатия клавиш <Shift>+<F9> или
команд меню.
2. Переместите курсор внутрь поля и отредактируйте код, как обычный
текст. Символы поля { t редактировать нельзя.
3. Обновите поле с помощью клавиши <F9> или команды контекстного
меню Обновить поле (Update Field).
Создание вложенных полей
Поле может включать одно или несколько вложенных полей. Вложенные
поля применяются, если значение одного поля должно зависеть от значения
другого.
Например, если введенное с помощью поля fillin значение необходимо
отобразить в каком-либо другом месте документа, можно запомнить
значение этого поля в закладке, а затем отобразить содержимое этой закладки в
НУЖНОМ месте. При ЭТОМ КОД {SET Данные1 { FILLIN "Введите ваши данные"}}
при обновлении вызывает появление диалогового окна с приглашением
"Введите ваши данные" и запоминает введенные данные в закладке данные 1.
С помощью поля ref можно отобразить эти данные в любом месте документа.
Чтобы вложить одно поле в другое:
1. Создайте поле с помощью команды меню Вставка, Поле (Insert, Field)
или комбинации клавиш <Ctrl>+<F9>.
2. Поместите курсор внутрь текущего поля и повторите первый шаг.
3. Повторите шаг 2 для вставки других вложенных полей.
4. Обновите поле с помощью клавиши <F9> или контекстного меню.
Удаление полей
В некоторых случаях поле требуется удалить. В Word не предусмотрены
специальные команды меню, позволяющие редактировать и удалять коды полей.
Чтобы удалить поле:
1. Выделите удаляемое поле.
2. Нажмите клавишу <Delete>, чтобы удалить выделенное поле из документа.
Глава 14. Использование кодов полей
437
3. Если нужно удалить несколько полей, можно воспользоваться клавишей
<F11> для быстрого перехода к следующему полю или комбинацией
клавиш <Shift>+<Fll> для перехода к предыдущему полю.
Поиск полей
В большом документе иногда бывает трудно найти нужные коды полей.
Однако можно воспользоваться стандартными средствами поиска, которые
позволяют быстро найти поле, код которого соответствует указанному
образцу.
Чтобы найти код поля:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Вид (View), установите флажок Код поля (Field codes).
Для поиска полей, не имеющих видимого значения, установите флажок
Скрытый текст (Hidden text) на той же вкладке.
3. Нажмите кнопку ОК.
4. Выберите команду Правка, Найти (Edit, Find).
5. В текстовом поле Найти (Find What) введите текст кода поля, который
требуется найти, без символов поля { }.
6. Нажмите кнопку Найти далее (Find Next).
7. Если необходимо отредактировать найденное поле, то закройте окно
поиска и выполните необходимые действия.
8. Повторяйте шаги 6—7, пока не будут найдены все искомые поля.
Форматирование значений полей
Форматирование значений полей используется для задания начертания
(шрифты, эффекты и т. п.), интерпретации (например, числовое значение
можно выводить в виде числа, количественного или порядкового
числительного и т. п.) и содержания значения поля (можно не отображать
некоторые цифры числа, добавлять комментирующие надписи и т. п.).
Форматировать значения полей можно обычными способами,
применяемыми для текста и графики, а можно с помощью редактирования кодов полей
путем добавления ключей. При форматировании полей обычными
способами, т. е. с помощью команд меню, панелей инструментов и т. п.,
обновление поля может привести к потере произведенного форматирования. Ключи
входят в код поля и форматирование, определенное с их помощью, при
обновлении останется.
Как уже отмечалось, различают общие ключи и специальные ключи.
В табл. 14.3 приведены форматы записи и назначение общих ключей.
438
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 14.3. Общие ключи кодов полей
Ключи Назначение
\* тип ключа Форматирование текстового значения поля. Например,
определение регистра, формата символов и т. п.
\# формат Форматирование числового значения в соответствии с
форматом числа, который указывается после ключа
\@ формат Форматирование значения типа дата/время в соответствии
с форматом, который указывается после ключа
\ ! Блокирование изменений значения поля
Значения некоторых полей, таких как autonum, gotobutton, autonumlgl,
AUTONUMOOUT, EMBED, LISTNUM, MACROBUTTON, RD, Eq, ТС, ТА, ХЕ, Не МОГуТ 6bITb OT-
форматированы с помощью общих ключей.
Форматирование текстовых значений полей
Ключи позволяют жестко зафиксировать шрифт, начертание символов и
регистр выводимого текста. Например, если значением поля являются
фамилия, имя и отчество, можно, вне зависимости от исходного текста,
выводить их так, чтобы первая буква каждого слова была прописной, а остальные
строчными.
Существуют два ключа (их формат и описание даны в табл. 14.4), которые
позволяют при обновлении поля сохранить форматирование, произведенное
с помощью обычных средств.
Таблица 14.4. Ключи сохранения ручного форматирования
Ключ Описание
\* charformat Форматирует значение поля так же, как отформатирован
первый символ типа поля в записи кода поля. Например, при коде
ПОЛЯ { DATE \@ "dd.MM.yy" \* charformat } получится
значение 28.01.99
\* mergeformat Сохраняет форматирование значения поля, произведенное
стандартными средствами. При этом добавленное
форматирование символов и абзацев не будет отменено при
обновлении поля. Если форматирование значения поля не
производилось, то действие ключа \* mergeformat аналогично
\* charformat
Глава 14. Использование кодов полей
439
Изменение регистра в значении поля
С помощью ключей изменения регистра (они описаны в табл. 14.5) можно
управлять выводом строчных и прописных букв независимо от исходного
регистра.
Таблица 14.5. Ключи изменения регистра
Ключ
Назначение
\* Upper Преобразование всех букв значения поля в прописные
\* Lower Преобразование всех букв значения поля в строчные
\* FirstCap Преобразование первой буквы значения поля в прописную, а всех
остальных в строчные
\* Caps Преобразование первой буквы каждого слова значения поля
в прописную, а всех остальных в строчные
Например, значением ПОЛЯ {QUOTE "пример преобразования регистра" \* Cavt ■
будет строка "Пример Преобразования Регистра".
Форматирование числовых значений
Форматирование числовых значений позволяет представлять числа в
различных текстовых формах, удобных в том или ином случае. Ключи,
позволяющие производить такое форматирование, описаны в табл. 14.6.
Таблица 14.6. Ключи для форматирования численных значений
Ключ
Назначение
\* Arabic Запись числового значения с использованием арабских цифр
(1,2,3 и т. д.)
\* Roman Запись числового значения с использованием римских цифр.
Регистр отображения чисел будет соответствовать регистру
первой буквы ключа. То есть числа будут отображать прописными
буквами I, II, III, IV и т. д., если ключ задан как \* Roman, и
строчными буквами i, ii, iii, iv и т. д., если ключ задан как \* г oman
\* Alphabetic Преобразование численного значения в букву латинского
алфавита, порядковый номер которой равен этому значению То есть
числу 1 будет соответствовать буква А, числу 2 — буква В и т д.
Регистр отображаемой литеры определяется регистром первой
буквы ключа
\* Hex Преобразование десятичного числа в шестнадцатеричную форму
Например, числовое значение 1001 будет отображено как ЗЕ9
440
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 14.6 (окончание)
Ключ Назначение
\* Ordinal Преобразование числового значения поля в порядковое
числительное путем добавления к числу окончания. Например,
число 39 будет записано, как 39ый (39th)
\* CardText Преобразование числового значения поля в количественное
числительное, записанное словами. Например, число 14 будет
отображено как "четырнадцать" ("fourteen").
\* Ordtext Преобразование числового значения поля в порядковое
числительное, записанное словами. Например, число 27 будет
отображено как "двадцать седьмой" ("twenty-seventh")
\* Dollartext Преобразование числового значения поля в количественное
числительное, причем целая часть записывается словами, а
дробная — цифрами. Так числовое значение 43,57 будет выведено в
виде "сорок три и 57/100" ("forty-three and 57/100")
Форматирование числовых значений полей
Форматирование числовых значений помогает привести эти значения к виду,
стандартизованному для определенных целей. Например, можно
производить округление чисел до нужного знака, добавлять единицы измерения,
форматировать числа в зависимости от их знака и т. п.
Форматирование числового значения осуществляется с помощью ключа \# и
следующего за ним числового формата. Числовой формат задается с помощью
символов, называемых элементами числового формата (о # х ., - +).
Например, для форматирования числового значения, полученного в
диалоговом окне с помощью поля fillin, можно использовать следующий числовой
формат:
{FILLIN \# " ##0,00# руб."}.
Элемент числового формата 0
В соответствующей этому элементу числового формата позиции будет всегда
отображаться цифра значения поля, если она есть, или 0, если этой цифры
нет. Например, если числовой формат имеет вид ооооо,ооо, то числовое
значение 56,7 будет преобразовано в 00056,700.
Элемент числового формата #
Элемент числового формата # позволяет не отображать незначащие нули.
Например, формат #оо,о### преобразует число 012,300 в 12,3.
Глава 14. Использование кодов полей
441
Элемент числового формата х
Символ х в числовом формате как бы обрезает все цифры, следующие за
этим символом. Например, #,#х для числа 0,1234567 выдает значение 12.
Десятичный разделитель
Десятичный разделитель используется для задания чисел с десятичной
дробной частью. В качестве десятичного разделителя выступает знак (обычно
запятая), определяемый установками в панели управления Windows в
приложении Языки и стандарты (Regional Settings).
Разделитель групп разрядов
Разделитель групп разрядов (разделитель тысяч) используется для отделения
группы цифр в числе. В качестве десятичного разделителя выступает знак
(обычно пробел), определяемый установками в панели управления Windows
в приложении Языки и стандарты (Regional Settings).
Знак минус (-)
Символ минус (-) в числовом формате добавляет знак минус к значению
поля, если число отрицательно, или пробел, если число положительно или
равно нулю.
Знак плюс (+)
Символ плюс (+) в числовом формате добавляет знак минус в значение
поля, если число отрицательно, знак плюс, если число положительно, или
пробел, если оно равно нулю.
Использование текста в числовом формате
Текст добавляется в числовой формат, если необходимо как-либо
прокомментировать результат или указать единицы измерения. При включении
текста числовой формат заключается в кавычки. Место отображения текста
в значении поля будет таким же, как и в числовом формате. Например,
числовой формат "Итого: +#00 градусов" преобразует число 107,451 в строку
"Итого:+107 градусов".
Если в тексте используются символы, являющиеся элементами
числового формата, ТО ИХ НуЖНО заключать В апострофы: "Переменная 'х' равна
-##00, Ох".
Форматирование в зависимости от знака
числового значения
Если в числовом формате указать все три варианта форматирования,
разделенных точкой с запятой (;), то первый вариант будет применяться для по-
442
Часть III. Использование специальных средств
ложительных чисел, второй — для отрицательных и третий — для нулевых
значений.
Например, числовой формат "#оо,Ох; минус #оо,о#; ноль" выполнит
преобразование так, как это показано в табл. 14.7.
Таблица 14.7. Результаты форматирования
Числовое:
123,9876
-123,9876
0
значение
Значение поля
123,99
минус 123,99
ноль
Форматирование значений поля типа дата/время
Форматирование значений типа дата/время осуществляется с помощью
ключа \@ и следующего за ним формата даты/времени. Формат
даты/времени определяет, каким образом и в каком месте следует указать элементы
даты (день, месяц, год) и времени (часы, минуты, секунды). Например, поле
{date \@ "д.мм.гггг"} имеет значение 28.01.1999, если день последнего
обновления был 28 января 1999 года. Текущие дата и время определяются по
системным часам компьютера. В форматах даты/времени используются
СИМВОЛЫ: М, Д, Д, г, Г, ч, Ч, м, am, AM, pm, PM.
Элементы формата для форматирования месяца
Для форматирования месяца используется прописная буква м (строчная
буква м используется при определении формата минут). В табл. 14.8
представлены варианты форматирования месяца.
Таблица 14.8. Варианты форматирования месяца
Элемент формата Формат
М 1,2,..., 12
ММ 01,02,..., 12
ммм Янв, Фев,..., Дек
мммм Январь, Февраль, ..., Декабрь
Элементы формата для форматирования дня
Для форматирования дня используются символы д или д. День может быть
определен как день недели или день месяца. Варианты форматирования дня
представлены в табл. 14.9.
Глава 14. Использование кодов полей
443
Таблица 14.9. Варианты форматирования дня
Элемент формата Формат
дилид 1,2,..., 31
дцили дд 01, 02,..., 31
дцц или ддд Пн, Вт Вс
длпд или ддддд Понедельник, Вторник,..., Воскресение
Элементы формата для форматирования года
Для форматирования года используются символы г или г (табл. 14.10).
Таблица 14.10. Варианты форматирования года
Элемент формата Формат
ггили гг 00, 01 99
ГГГГили гггг 1900, 1901 2240
Элементы формата для форматирования часа
Часы могут отображаться по 24- или 12-часовой шкале, при этом
используются, соответственно, буквы ч или ч (табл. 14.11).
Таблица 14.11. Варианты форматирования часа
Элемент формата Формат
ч
Чч
Ч
ЧЧ
1,2,..., 12
01, 02,...,12
1, 2,..., 24
01,02, ...,24
Элементы формата для форматирования минут
Для форматирования минут используется строчная буква м (как отмечалось
выше, прописная буква м используется для форматирования месяца).
Существует два варианта форматирования минут (табл. 14.12).
444
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 14.12. Варианты форматирования минут
Элемент формата Формат
м 0,1,..., 59
Мм 00, 01,...,59
Использование текста в формате дата/время
В формате дата/время, так же как и в числовом формате, можно
использовать текст. В этом случае формат дата/время необходимо заключать в
кавычки. Если в тексте встречаются символы, которые являются элементами
формата, то их необходимо заключать в апострофы. Если для разделения
часов, минут, дней и т. п. используются точка, запятая, двоеточие, дефис
или другие разделители, формат даты/времени также нужно заключать в
кавычки.
Обновление, блокировка полей и разрыв связи
Иногда требуется использовать средства, позволяющие управлять процессом
обновления полей. Существует три способа управления обновлением:
□ Принудительное обновление (с помощью команд меню или комбинации
клавиш)
□ Блокировка автоматического и принудительного обновления (запрет
обновления значения поля)
□ Разрыв связи значения поля с кодом поля (замещения кода поля значением
поля)
Обновление полей
При обновлении поля происходит замена текущего значения поля новым
значением, которое может отличаться от старого. Например, в поле типа
Time значение будет изменяться, если его обновлять каждую минуту.
Обновление некоторых полей в различных ситуациях происходит автоматически.
Автоматическое обновление может происходить, например, при открытии
документа, при двойном щелчке по полю или при печати.
Большинство полей может быть обновлено принудительно, для чего
проделайте следующее:
1. Переместите курсор на поле или выделите несколько полей, которые
нужно обновить. Чтобы обновить все поля, выделите документ целиком.
Для поиска нужного поля используйте средства, описанные ранее в
разделе "Поиск полей" этой главы.
Глава 14. Использование кодов полей
445
2. Нажмите клавишу <F9> или в контекстном меню выберите команду
Обновить поле (Update Field).
Если при обновлении поля появляется сообщение об ошибке или звуковой
сигнал, это значит, что поле не может быть обновлено (такие поля указаны
в табл. 14.13) или код поля содержит синтаксическую ошибку.
Процесс обновления можно прервать нажатием клавиши <Esc>. Такая
необходимость возникает при обновлении большого количества полей, среди
которых есть поле, не нуждающееся в обновлении.
Некоторые поля не могут быть обновлены принудительно (табл. 14.13).
Таблица 14.13. Поля, которые нельзя обновить принудительно
Поле Назначение
AUTONUM Автоматическая нумерация арабскими цифрами (1,2,3 и т. д.)
Обновляется автоматически
autonumlgl Автоматическая нумерация в юридическом формате (1.1, 1.2
и т. д.). Обновляется автоматически
autonumout Автоматическая нумерация в формате структуры. Обновляется
автоматически
SEQ Математические формулы
gotobutton Кнопка на экране. Обновляется двойным щелчком. Вызывает
переход в определенное место документа
macrobutton Кнопка на экране. Обновляется двойным щелчком. Вызывает
выполнение макроса
print Посылка информации на принтер
Блокировка полей
Автоматическое обновление некоторых полей бывает нежелательно.
Например, при открытии документа обновление поля, значением которого
является дата написания письма, приведет к замене этой даты текущим значением.
Чтобы избежать случайных изменений таких полей, нужно заблокировать их
обновление. Для этого выделите нужное поле и нажмите <Ctrl>+<Fl 1>.
Чтобы его разблокировать, воспользуйтесь комбинацией клавиш <Shift>+
+<Ctrl>+<Fll>. Если не должно меняться содержимое всего документа,
следует заблокировать все поля.
Разрыв связи
При разрыве связи код поля удаляется и заменяется последним значение
поля. После этого восстановить связь и изменить значение поля будет уже
446
Часть III. Использование специальных средств
невозможно. Не следует путать эту операцию с блокировкой поля, при
которой всегда можно восстановить связь значения с кодом. Подобную
операцию желательно производить при передаче документа, содержащего связи
с другими файлами или приложениями, другому лицу. В этом случае
наличие дополнительных файлов и приложений будет необязательным. Чтобы
разорвать связь, выделите поле и нажмите комбинацию клавиш <Shift>+
+<Ctrl>+<F9>.
Использование команды меню
для обновления и разрыва связи
Еще одним средством для управления связью является использование
диалогового окна Связи (Links) (рис. 14.5). Некоторые типы кодов нолей,
например link, ref или includepicture, отображаются в этом окне. Другие
типы кодов полей, такие как fillin, не отображаются. Так как поля типа
закладок встречаются в документах очень часто, то использование этого
инструмента может принести большую пользу.
Рис. 14.5. Диалоговое окно Связи
Для обновления кода поля или разрыва связи:
1. Выберите команду Правка, Связи (Edit, Links).
2. В появившемся диалоговом окне Связи выделите нужный вам элемент
(его можно идентифицировать по имени закладки).
3. Если необходимо разорвать связь, нажмите кнопку Разорвать связь.
4. Если необходимо обновить связь, нажмите кнопку Обновить.
5. Повторите шаги 2—3 необходимое число раз.
6. Нажмите кнопку ОК.
Глава 14. Использование кодов полей
447
Справочные данные по кодам полей
В Word используются около семидесяти различных полей, позволяющих
значительно упростить и облегчить работу с документом. Использовать поля
очень несложно, однако нужно иметь информацию о форматах
инструкций, поскольку для каждого поля они индивидуальны (см. также
приложение В).
ГЛАВА 15
Создание и обработка данных
для слияния
Часто возникает необходимость напечатать несколько однотипных
документов, отличающихся, например, только адресом и фамилией клиента. В таких
случаях в Word используется слияние документов.
Пояснить принцип слияния проще всего на примере. Типичная задача,
решаемая с помощью слияния, — это создание комплекта приглашений на
прием. Каждое из приглашений должно начинаться со слов: "Уважаемый г-н",
и далее следует фамилия человека, которому адресовано приглашение.
Создание приглашений будет состоять из трех этапов:
□ Создание источника данных — документа, содержащего список
приглашенных. Word позволяет создавать источники данных своими
средствами, но можно для этого воспользоваться уже готовыми списками,
созданными в Excel или Access, и даже адресной книгой Outlook.
□ Создание основного документа — документа Word, представляющего
собой текст приглашения, где вместо фамилии приглашенного вставлено
поле слияния — поле Word, связывающие основной документ и источник
данных.
□ Объединение основного документа и источника данных и распечатка
приглашений.
Документ-источник представляет собой последовательность записей данных,
каждая из которых состоит из полей данных. В полях данных содержится
информация, которая заносится в основной документ. Каждое поле данных
имеет свое имя, уникальное для данного источника. Все записи имеют
одинаковый формат, т. е. состоят из одних и тех же полей данных.
Чаще всего документ-источник организован по типу таблицы. Столбцы
являются полями данных источника, строки — записями данных. Первая строка
таблицы содержит названия полей данных.
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
449
При формировании составного документа сведения из записей заносятся
в поля слияния основного документа. Для формирования одного составного
документа используются данные из одной строки таблицы.
Поля слияния, которые вставляются в основной документ, имеют такие же
имена, что и поля данных источника. При объединении документов в поле
слияния заносится значение соответствующего поля данных.
Приглашение — пример использования документа на бланке. Кроме того,
Word позволяет использовать слияние при создании почтовых конвертов и
наклеек. В следующем разделе описано, как создать и оформить основной
документ одного из этих типов.
Создание основного документа слияния
Для создания и работы с основным документом слияния используется
диалоговое окно Слияние (Mail Merge Helper), предназначенное для выполнения
основных действий при слиянии документов: создания основного
документа, создания или подключения источника данных, объединения документов.
Чтобы открыть диалоговое окно Слияние (рис. 15.1), выберите команду
Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge).
Рис. 15.1. Диалоговое окно
Слияние
Диалоговое окно Слияние содержит три группы: Основной документ (Main
document), Источник данных (Data source) и Объединение (Merge the data
with the document). В зависимости от стадии, на которой находится процесс
слияния, каждая область содержит одну или две кнопки.
Область Основной документ содержит кнопки для работы с основным
документом. Изначально доступна только кнопка Создать (Create). Нажмите на
450
Часть III. Использование специальных средств
кнопку Создать и в появившемся меню выберите тип основного документа
(типы основного документа перечислены в табл. 15.1).
После создания основного документа в диалоговом окне Слияние, в группе
Основной документ появляется кнопка Правка (Edit), которая позволяет
перейти к правке основного документа.
Таблица 15.1. Типы основного документа
Команда
Описание
Документы на бланке
(Form Letters)
Наклейки (Mailing Labels),
Конверты (Envelops)
Каталог (Catalog)
Преобразовать в обычный
документ (Restore to Normal
Word Document)
Создание документа на бланке или
преобразование в него открытого документа
Форматирование текущего (или создание нового)
документа как листа с наклейками или конверта
Создание списка, каталога или другого перечня
Возврат к обычному документу Word. Преобразует
основной документ в обычный документ Word,
удаляя всю информацию о слиянии
После выбора одного из типов появляется диалоговое окно, в котором
можно определить способ создания основного документа: на основе документа
в активном окне (кнопка Активное окно (Active Window)) или на основе
нового документа (кнопка Создать основной документ (New Main Document)).
Если текущий документ уже является основным документом, то вместо
кнопки Активное окно (Active Window) появится кнопка Изменить тип
документа (Change Document Type), с помощью которой можно изменить тип
документа.
Вторая кнопка из группы Основной документ меняется в зависимости от
того, какой тип основного документа используется. Если выбран документ
на бланке или каталог, то эта кнопка называется Правка и открывает
основной документ для редактирования. Когда создается конверт или
наклейка, она называется Настройка (Setup) и позволяет настроить вид документа.
С помощью кнопок группы Источник данных (Data source) можно:
подключить к основному документу источник данных, создать новый источник
данных и изменить имеющийся. Кнопка Получить данные (Get Data)
раскрывает меню, команды которого описаны в табл. 15.2.
Таблица 15.2. Команды меню источника данных
Команда
Описание
Создать источник данных Создание источника данных. Команда открывает одно-
(Create Data Source) именное окно, в котором можно создать структуру
источника данных
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
451
Таблица 15.2 (окончание)
Команда Описание
Открыть источник данных Подключение имеющегося источника
(Open Data Source)
Использовать адресную Подключение адресной книги в качестве источника
книгу (Use Address Book) данных
Параметры заголовка Подключение источника заголовка — документа, со-
(Header Options) держащего заголовок для источника данных
Кнопка Правка (Edit) из группы Источник данных (Data source) позволяет
открыть источник данных для изменения. Она открывает список, в котором
перечислены источники данных для документа. Чтобы изменить источник
данных, выберите нужный в этом списке. Откроется окно Форма данных
(Data Form), в котором можно изменить, добавить или удалить некоторые
записи.
Кнопки из группы Объединение (Merge the data with the document)
используются на последнем этапе создания составного документа. Эта группа также
содержит две кнопки: Отбор записей (Query Options) и Объединить (Merge).
Кнопка Отбор записей (Query Options) открывает окно Отбор записей (Query
Options), в котором можно задать условие отбора записей из источника
данных, а также порядок сортировки записей, участвующих в слиянии.
Нажмите кнопку Объединить (Merge), чтобы завершить процедуру слияния.
При этом откроется окно Слияние (Merge), в котором можно выбрать
способ слияния — в новый документ, на принтер или рассылка по электронной
почте. В этом же окне можно настроить некоторые параметры слияния.
Далее более подробно описано создание и работа с основным документом.
Создание документа на бланке
Самая простая и универсальная разновидность основного документа —
документ на бланке. Все остальные типы документов являются частными
случаями документа на бланке. В результате слияния такого документа с
источником данных получается набор документов, имеющих некий общий
текст, в который вставлены данные из разных записей источника.
Документ на бланке выглядит как обычный документ Word, в который
вставлены поля слияния (рис. 15.2). Этот документ (как и бумажный бланк)
содержит постоянный текст, который не меняется от документа к документу,
а также места, куда будут помещены специфические для каждого документа
данные.
Документ на бланке можно создать на основе имеющегося документа или
создав новый документ.
452
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 15.2. Пример документа на бланке
Чтобы создать документ на бланке:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge). Появится окно
Слияние (Mail Merge Helper).
2. Нажмите кнопку Создать (Create) и выберите команду Документы на
бланке (Form Letters) в открывшемся меню.
3. Нажмите кнопку Создать основной документ (New Main Document), чтобы
создать новый документ, или по кнопке Активное окно (Active Window),
чтобы преобразовать открытый документ в бланк.
4. Нажмите кнопку Получить данные (Get Data), чтобы раскрыть меню
источника данных.
5. Чтобы создать новый источник данных, выберите команду Создать
источник данных (Create Data Source). Для использования существующего
источника выберите команду Открыть источник данных (Open Data
Source). Если в качестве источника предполагается использовать
адресную книгу, выберите команду Использовать адресную книгу (Use Address
Book).
6. Нажмите кнопку Правка (Edit) в группе Основной документ (Main
document), чтобы перейти к редактированию основного документа.
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
453
Основной документ в виде бланка можно редактировать так же, как и
любой документ Word. В нем могут содержаться рисунки, таблицы,
внедренные объекты и т. п. Единственное отличие — необходимость использовать
поля слияния.
Поле слияния отображается в основном документе как его имя,
заключенное в парные кавычки. Чтобы вставить поле слияния, выберите нужное поле
данных в раскрывающемся списке Добавить поле слияния (Insert Merge
Field) на панели инструментов Слияние (Mail Merge). Поле будет вставлено,
начиная с позиции курсора. Поле слияния можно удалить так же, как и
символ, с помощью клавиш <Delete> и <Backspace>.
( Замечание ^)
Вставить поле слияние можно только с помощью панели инструментов. Не
вводите имя поля в кавычках вручную, оно не будет восприниматься как поле
слияния.
К полям слияния можно применять форматирование. Текст, помещенный
в поле после слияния, будет иметь тот же шрифт, размер, цвет и т. д., что и
имя поля в основном документе. Полю слияния можно присвоить любой
уровень структуры, т. о. документ может иметь переменный заголовок или
подзаголовок.
( Замечание )
При вводе полей слияния необходимо учитывать, что ни перед полем слияния,
ни после него пробелы не ставятся автоматически. Чтобы данные одного поля
не сливались с данными другого, разделители надо вводить вручную.
Создание каталога
Документ-каталог очень похож на документ на бланке. Он отличается тем,
что в результате слияния основного документа с источником данных
получается не набор однотипных документов, а один документ, объединяющий в
себе данные из всех записей источника. Результирующий документ
представляет собой последовательность копий основного документа, в которые
подставлены данные из разных записей источника.
Например, при создании списка приглашенных основной документ будет
выглядеть примерно так, как показано на рис. 15.3, а конечный документ —
как на рис. 15.4.
Чтобы создать каталог:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge), чтобы открыть
окно Слияние (Mail Merge Helper).
2. Нажмите кнопку Создать (Create).
454
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 15.3. Основной документ для создания списка приглашенных
Рис. 15.4. Список приглашенных, созданный с помощью слияния
3. В появившемся меню выберите команду Каталог (Catalog) и в
появившемся окне нажмите кнопку Активное окно (Active Window).
4. Нажмите кнопку Получить данные (Get Data), чтобы подключить
источник данных.
5. Чтобы создать новый источник данных, выберите команду Создать
источник данных (Create Data Source). Чтобы использовать существующий
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
455
источник, выберите команду Открыть источник данных (Open Data Source).
Если в качестве источника предполагается использовать адресную книгу,
выберите команду Использовать адресную книгу (Use Address Book).
6. Если нужно, чтобы информация в каталоге была отсортирована, нажмите
кнопку Отбор записей (Query Options), раскройте вкладку Сортировка
записей (Sort Records), задайте порядок сортировки и нажмите кнопку ОК.
7. Нажмите кнопку Правка (Edit) в группе Основной документ (Main
document), чтобы перейти к правке основного документа.
Q Замечание Л
При вводе текста и вставке полей слияния надо учитывать, что основной
документ будет повторен в конечном документе столько раз, сколько записей в
источнике данных. Поэтому не следует в основном документе вводить текст,
который не должен повторяться для каждой записи (например, колонтитулы
или заголовки).
Создание конвертов и наклеек
Конверт в Word — это документ, имеющий специальный размер страницы
специальным образом отформатированный текст. В конвертах отведены
места для прямого и обратного адреса, а также для марки (рис. 15.5).
Наклейки отличаются от конвертов тем, что на одной странице
размещаются сразу несколько наклеек. В Word встроено большое количество форматов
конвертов и почтовых наклеек.
Рис. 15.5. Один из форматов конверта
456
Часть III. Использование специальных средств
Для создания конвертов и наклеек удобно использовать слияние. Адрес,
который является неотъемлемой частью любого конверта, может быть взят из
списка клиентов, адресной книги или базы данных. Таким способом за
несколько минут можно подготовить десятки конвертов, адресованных в
разные места, на создание которых обычным способом ушло бы гораздо
больше времени.
Чтобы создать конверт или наклейку:
1. Выполните команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge). Появится
окно Слияние (Mail Merge Helper).
2. Нажмите кнопку Создать (Create).
3. В появившемся меню выберите пункт Конверты (Envelopes), чтобы создать
конверт, или пункт Наклейки (Mailing Labels), чтобы создать наклейку.
4. Нажмите кнопку Активное окно (Active Window), чтобы использовать
текущий документ, или нажмите кнопку Создать основной документ
(New Main Document), чтобы создать новый документ.
5. Нажмите кнопку Получить данные (Get Data), чтобы подключить
источник данных.
6. Чтобы создать новый источник данных, выберите команду Создать
источник данных (Create Data Source). Чтобы использовать существующий
источник, выберите команду Открыть источник данных (Open Data
Source). Если в качестве источника предполагается использовать
адресную книгу, выберите команду Использовать адресную книгу (Use Address
Book).
7. Нажмите кнопку Настройка (Setup) в группе Основной документ (Main
document). Откроется окно Параметры конверта (наклейки) (Envelope
(Label) Options), в котором можно изменить настройки конверта
(наклейки).
8. Измените, если необходимо, настройки конверта (наклейки) и нажмите
кнопку ОК. Появится диалоговое окно Адрес (Envelope Address), в
котором задается формат адреса. При создании наклейки появляется
аналогичное диалоговое окно Создание наклеек (Create Labels), в котором
можно ввести текст наклейки и вставить поля адреса.
9. Введите поля слияния и постоянный текст адреса, используя кнопку
Добавить поле слияния (Insert Merge Field) на панели инструментов
Слияние (Mail Merge). Чтобы установить формат поля слияния,
выделите его и выберите команду Формат, Шрифт (Format, Font) или Формат,
Абзац (Format, Paragraph).
10. Если необходимо использовать только часть адресов из источника
данных, то нажмите кнопку Отбор записей (Query Options) и задайте
условия отбора.
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
457
11. Если необходимо ввести дополнительный текст на конверт, нажмите
кнопку Настройка из группы Основной документ, чтобы перейти в
режим правки. Если дополнительный текст не требуется, нажмите кнопку
Объединить (Merge), чтобы провести слияние.
Работа с источниками данных
Как уже упоминалось, источник данных для слияния состоит из ряда
записей, которые, в свою очередь, состоят из полей данных. Можно создать
источник данных средствами Word или же использовать внешний источник.
Документ-источник, который создается Word, — это обычная таблица,
столбцы которой являются полями данных, а строки — записями. Первая строка
таблицы служит заголовком. В ней указаны имена полей данных.
Кроме того, для слияния в Word можно использовать следующие источники
данных, созданные в других программах:
□ Адресная книга MS Exchange, Outlook
□ Книги MS Excel
□ Базы данных MS Access
П Базы данных, для которых установлены драйверы ODBC
□ Запросы MS Query
□ Текстовые файлы в различных форматах
Источник данных может быть создан вручную, как обычный документ Word.
В этом случае записи должны располагаться в отдельных абзацах. Значения
полей данных в записи отделяются друг от друга символами табуляции или
запятыми. Во всем документе должен быть использован один и тот же
символ-разделитель.
Если значение поля данных содержит символ-разделитель, оно должно быть
заключено в кавычки. Кавычки также следует использовать, когда поле
данных содержит символ конца строки, символ конца абзаца или стандартный
разделитель списка, используемый в Windows.
Создание нового источника данных
для слияния в Word
Источник данных, созданный средствами Word, представляет собой
документ Word, содержащий таблицу с данными. Такой источник можно создать
прямо из окна Слияние (Mail Merge Helper). В дальнейшем его можно
изменить как обычный документ, просто внеся новые данные в ячейки таблицы.
16 Зак 454
458
Часть III. Использование специальных средств
Чтобы создать новый источник данных:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge). Появится
диалоговое окно Слияние (Mail Merge Helper).
2. Нажмите кнопку Получить данные (Get Data).
3. В появившемся меню выберите команду Создать источник данных
(Create Data Source). Появится диалоговое окно Создание источника
данных (Create Data Source) (рис. 15.6).
Рис. 15.6. Диалоговое
окно Создание
источника данных
4. В списке Поля в строке заголовка (Field Names in Header Row)
содержатся имена полей данных, которые войдут в источник данных. По
умолчанию в него занесены наиболее часто используемые поля данных.
Вы можете удалять поля из списка и вставлять новые. Чтобы удалить
поле данных, выделите его и нажмите кнопку Удалить поле (Remove
Field Name).
5. Чтобы добавить новое поле, введите его имя в поле ввода Поле (Field
Name) и нажмите кнопку Добавить поле (Add Field Name).
6. Поля данных в источнике будут располагаться в том же порядке, в
каком они перечислены в списке Поля в строке заголовка. Чтобы
переместить имя поля вверх или вниз по списку, нажмите одну из кнопок
Порядок (Move).
7. После того как список полей данных сформирован, нажмите кнопку
ОК. Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
8. Сохраните документ. Он будет автоматически подключен к основному
документу как источник данных.
9. В окне Слияние (Mail Merge Helper) нажмите кнопку Правка (Edit)
в группе Источник данных (Data source).
10. В появившемся списке выберите документ-источник. Появится
диалоговое окно Форма данных (Data Form) (рис. 15.7), в котором можно
изменить содержимое источника данных.
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
459
Рис. 15.7. Диалоговое
окно Форма данных
11. Введите данные в каждое поле данных. Для перехода к следующему
полю используйте клавишу <Enter> или <ТаЬ>. Переход к предыдущему
полю осуществляется с помощью комбинации клавиш <Shift>+<Tab>.
12. Для перехода к следующей записи после ввода последнего поля данных
нажмите клавишу <Enter>.
13. После ввода всех записей нажмите кнопку ОК.
Применение источника заголовка для слияния
Источник заголовка представляет собой документ, содержащий только
строку заголовка. Он подключается к основному документу вместе с источником
данных и определяет названия его полей данных. Источник заголовка
применяется, например, когда документ-источник доступен только для чтения,
и в него нельзя вставить заголовок.
Число полей в источнике заголовка должно быть равно числу полей в
источнике данных, и они должны быть расположены в том же порядке. Когда
в качестве источника используется текст с разделителями, в источнике
данных и в источнике заголовка должны использоваться одинаковые символы
Чтобы использовать источник заголовка:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge), появится
диалоговое окно Слияние (Mail Merge Helper).
2. Нажмите кнопку Получить данные (Get Data).
3. В появившемся меню выберите команду Параметры заголовка (Header
Options).
4. В появившемся диалоговом окне Параметры заголовка (Header Options)
нажмите кнопку Создать (Create). Появится диалоговое окно Создание
источника заголовка (Create Header Source).
5. Создайте список полей источника заголовка (последовательность
действий та же, что и при создании списка полей источника данных).
16*
460
Часть III. Использование специальных средств
6. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно Сохранение документа
(Save As).
7. Сохраните источник заголовка.
Для нескольких источников данных может использоваться один и тот же
источник заголовка. В таком случае при использовании одного из таких
источников данных нет необходимости создавать новый источник заголовка,
достаточно подключить уже имеющийся.
Чтобы открыть существующий источник заголовка:
1. Выберите команду Сервис, Слияние. Появится диалоговое окно Слияние.
2. Нажмите кнопку Получить данные.
3. В появившемся меню выберите команду Параметры заголовка.
4. В появившемся диалоговом окне Параметры заголовка нажмите кнопку
Открыть (Open). Откроется диалоговое окно Открытие источника
заголовка (Open Header Source).
5. Выделите источник заголовка и нажмите кнопку Открыть (Open).
Источник заголовка будет подключен.
Просмотр и изменение источника данных
В этом разделе пойдет речь о просмотре и изменении источников данных,
созданных в Word. Источники данных, созданные в других программах,
редактируются и просматриваются с помощью этих же программ.
Редактирование данных в источнике может производиться двумя путями:
с помощью диалогового окна Форма данных (Data Form) или в окне
документа Word. Окно Форма данных удобно использовать при заполнении
источника данными или когда необходимо быстро изменить одну из записей
источника. В окне документа источник удобно редактировать, если
требуется изменить не только данные, но и его структуру.
Редактирование источника данных
с помощью диалогового окна
Чтобы открыть источник данных для изменения в окне Форма данных (Data
Form), нажмите кнопку Правка (Edit) в группе Источник данных (Data
source) окна Слияние (Mail Merge Helper) и в появившемся списке выберите
источник данных. В окне Форма данных выводится список полей источника
данных. Каждому полю данных соответствует поле ввода.
Чтобы изменить значение поля данных, введите новое значение в
соответствующее ему поле в окне Форма данных. Если необходимо отменить
изменение полей записи, нажмите кнопку Восстановить (Restore), но только пока
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
461
видна текущая запись. Как только происходит переход на другую запись,
изменения в текущей записи сохраняются в документе-источнике.
В группе Запись (Go to Record) расположены четыре кнопки и одно поле
ввода для осуществления навигации между записями. С помощью этих
кнопок можно перейти к предыдущей или к следующей записи, а также к
первой и к последней записи. Номер текущей записи отражается в поле ввода.
Если необходимо перейти к записи с известным номером, то его нужно
ввести в это поле.
При поиске нужной записи в больших документах необходимо использовать
кнопку Найти (Find). С ее помощью можно найти записи, содержащие
какой-либо фрагмент текста.
Чтобы найти нужную запись:
1. В окне Форма данных нажмите кнопку Найти.
2. В появившемся окне Поиск в поле (Find in Field) в поле Найти (Find
what) введите текст, который требуется найти.
3. В раскрывающемся списке В поле (In field) выберите поле, в котором
должен быть проведен поиск.
4. Нажмите кнопку Найти первый (Find First). В окне Форма данных (Data
Form) появится первая найденная запись.
Кроме изменения существующих записей, можно также добавлять новые
записи. Чтобы добавить запись, нажмите кнопку Добавить (Add New). Запись
будет добавлена после последней записи в источнике. Чтобы удалить
текущую запись, нажмите кнопку Удалить (Delete).
Редактирование источника данных как документа Word
Как сказано в предыдущем разделе, источник данных, созданный в Word,
хранится на диске в формате документа Word. Такой документ можно
открыть в окне документа и изменить содержащуюся в нем таблицу с
данными. Чтобы открыть источник данных, выберите команду Файл, Открыть
(File, Open) и выберите файл источника в появившемся окне Открытие
документа (Open).
Для Word документ-источник, открытый в окне документа, ничем не
отличается от других документов. Поэтому таблицу с данными, которая
содержится в источнике, можно редактировать с использованием всех средств
работы с таблицами, которые существуют в Word. Выполняя различные
действия с этой таблицей, можно изменить отдельные поля данных, добавить
или удалить записи, изменить структуру записей источника и т. д.
Чтобы изменить значение поля одной из записей, введите новое значение в
ячейку, соответствующую этому полю. Можно обнулить значения
нескольких полей, выделив соответствующие им ячейки и очистив их содержимое.
462
Часть III. Использование специальных средств
Для того чтобы удалить запись из источника, удалите соответствующую
строку таблицы. Чтобы вставить запись, вставьте строку в таблицу.
Структуру источника можно изменить, манипулируя со столбцами таблицы.
Удаляя и добавляя столбцы, можно удалять и добавлять поля данных
источника. Чтобы переименовать поле данных, переименуйте столбец,
соответствующий этому полю.
Используя другие операции с таблицей, можно производить более сложные
действия над источником данных. Например, иногда бывает полезно
отсортировать записи в источнике (см. главу 11).
Изменение структуры источника данных
Изменение структуры источника данных сводится к изменению структуры
записи данных этого источника. Это можно сделать только, когда источник
открыт в окне документа Word. Уже было описано, как изменить структуру
источника, редактируя таблицу с данными. Кроме того, добавление,
переименование и удаление полей данных можно производить в диалоговом
окне Управление полями (Manage Fields) (рис. 15.8).
Рис. 15.8. Диалоговое окно
Управление полями
Чтобы изменить структуру источника данных:
1. Откройте документ-источник в окне документа Word.
2. Если панель инструментов Базы данных (Database) не отображена на
экране, то выведите ее.
3. Нажмите кнопку Управление полями (Manage Fields) на панели
инструментов Базы данных. Появится диалоговое окно Управление полями.
4. Чтобы добавить поле данных, введите его имя в поле ввода Имя поля
(Field name) и нажмите кнопку Добавить (Add).
5. Чтобы удалить поле, выделите его в списке Имена полей в заголовке
(Field names in header row) и нажмите кнопку Удалить (Remove).
6. Чтобы переименовать поле, выделите его в списке Имена полей в
заголовке, нажмите кнопку Переименовать (Rename) и введите новое имя
поля в появившемся диалоговом окне Переименование поля (Rename).
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
463
Отбор данных из источника данных
Часто источник данных не создается специально для слияния с конкретным
документом, а используется в нескольких документах. В таком случае вовсе
не обязательно использовать все записи документа-источника. Word
позволяет задать условия, по которым будут отбираться данные для слияния.
Чтобы задать условия отбора:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge). Появится
диалоговое окно Слияние (Mail Merge Helper).
2. Нажмите кнопку Отбор записей (Query Options).
3. В появившемся диалоговом окне Отбор записей (Query Options) задайте
условие отбора.
4. Нажмите кнопку ОК.
Условия отбора записей данных для слияния
Условие отбора задается в диалоговом окне Отбор записей (Query Options)
(рис. 15.9). На вкладке Отбор записей (Filter Records) можно определить
условие отбора методом сравнения поля данных с образцом, которым может
быть число или текст (при сравнении двух текстовых значений младшим
считается то, которое будет стоять первым при сортировке по алфавиту).
Рис. 15.9. Вкладка Отбор записей диалогового окна Отбор записей
Чтобы задать условие отбора в окне Отбор записей:
1. Выберите поле данных, по которому будет производиться отбор, в
раскрывающемся списке Поле (Field).
2. Выберите критерий отбора в списке Оператор (Comparison).
3. Введите образец для сравнения в поле Значение (Compare to).
464
Часть III. Использование специальных средств
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы отобрать данные, нажмите кнопку Отмена
(Cancel), чтобы отменить сделанные установки, или нажмите кнопку
Очистить все (Clear All), чтобы сбросить все установки отбора данных.
5. При необходимости можно задать несколько условий, объединенных
условиями "И" и "ИЛИ".
Сортировка записей данных в источнике слияния
Сортировка позволяет определить порядок размещения данных из источника
в основном документе. Отбор и сортировка данных происходят при каждом
открытии основного документа. Если в качестве источника данных
используется документ Word, то сортировке подвергаются все записи и источник
сохраняется с отсортированными данными. Если источник данных создан
в другой программе, то сортируются только записи, отобранные для слияния.
Чтобы задать порядок сортировки:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge).
2. В диалоговом окне Слияние (Mail Merge Helper) нажмите кнопку Отбор
записей (Query Options). Появится диалоговое окно Отбор записей (Query
Options).
3. Раскройте вкладку Сортировка записей (Sort Records) (рис. 15.10).
4. В списке Сортировать по полю (Sort by) выберите поле данных, по
которому сортировка будет происходить в первую очередь.
5. Выберите переключатель по возрастанию (Ascending), чтобы сортировка
происходила по возрастанию, или выберите переключатель по убыванию
(Descending) для сортировки по убыванию.
6. Установите, если требуется, порядок сортировки второго и третьего уровня
в фуппах Затем по полю (Then by).
Рис. 15.10. Вкладка Сортировка записей диалогового окна
Отбор записей
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
465
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы отсортировать данные, нажмите кнопку
Отмена (Cancel), чтобы отменить сделанные установки, или нажмите кнопку
Очистить все (Clear All), чтобы сбросить все установки сортировки.
Объединение основного документа
и источника данных
В этом разделе будет описано, как получить конечный результат слияния —
составной документ.
Просмотр данных в основном документе
Режим просмотра данных предназначен для предварительного просмотра
результатов слияния. В этом режиме можно увидеть, как будет выглядеть
основной документ после внесения в него данных из источника (рис. 15.11).
Рис. 15.11. Основной документ в режиме просмотра данных
Чтобы включить режим просмотра данных, нажмите кнопку Поля/данные
(View Merged Data) на панели инструментов Слияние (Mail Merge). Чтобы
вернуться обратно в режим показа полей слияния, нажмите эту кнопку еще раз.
В режиме просмотра данных в основном документе отображаются данные
только из одной записи. Чтобы просмотреть другие записи, используют-
466
Часть III. Использование специальных средств
ся кнопки на панели инструментов Слияние: Первая запись (First Record),
Предыдущая запись (Previous Record), Следующая запись (Next Record) и
Последняя запись (Last Record). Эти кнопки действуют так же, как и такие
же кнопки в окне Форма данных (Data Form).
Объединение основного документа
и источника данных в новый документ
Последний этап слияния документов — объединение основного документа и
источника данных. На этом этапе происходит подстановка значений полей
данных источника в поля слияния основного документа и создание
конечных документов. В результирующем документе каждый из объединенных
документов будет помещен в отдельном разделе.
Чтобы объединить основной документ и источник данных в новый документ:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge).
2. В появившемся диалоговом окне Слияние (Mail Merge Helper) нажмите
кнопку Объединить (Merge). Появится диалоговое окно, которое также
называется Слияние (Merge) (рис. 15.12).
3. В списке Назначение (Merge to) выберите Новый документ (New
document).
4. Чтобы объединить все записи источника, установите в группе Диапазон
записей (Records to be merged) переключатель все (All). Чтобы объединить
только часть записей, установите переключатель с (From) и введите
начальный и конечный номера диапазона записей.
5. Чтобы Word отсеивал пустые записи, установите в группе Строки,
содержащие только пустые поля данных (When merging records) переключатель
не печатать (Don't print blank lines when data fields are empty). Чтобы
пустые записи тоже участвовали в слиянии, установите переключатель
печатать (Print blank lines when data fields are empty).
6. Нажмите кнопку Отбор записей (Query Options), если требуется
установить параметры сортировки и отбора данных.
Рис. 15.12. Диалоговое
окно Слияние
Глава 15. Создание и обработка данных для слияния
467
7. Чтобы установить, как Word будет реагировать на ошибки при слиянии,
нажмите кнопку Проверка (Check Errors).
8. Чтобы завершить слияние, нажмите кнопку Объединить (Merge).
9. Для отказа от слияния нажмите кнопку Отмена (Cancel).
Более быстрый способ выполнить слияние в новый документ —
использовать кнопку Слияние в новый документ (Merge to New Document) на панели
инструментов Слияние (Mail Merge). В результате произойдет слияние в
новый документ, причем будут использованы параметры слияния по умолчанию.
Печать и отправка документа,
полученного в результате слияния
Чтобы распечатать документ, полученный в результате слияния, можно
провести слияние в новый документ, а затем его распечатать. Если по каким-то
причинам нежелательно создавать новый документ или слияние занимает
много времени из-за большого объема источника данных, то можно
провести слияние прямо на принтер.
Чтобы распечатать результат слияния:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge).
2. В появившемся диалоговом окне Слияние (Mail Merge Helper) нажмите
кнопку Объединить (Merge).
3. Выберите Принтер (Printer) в списке Назначение (Merge to).
4. Выполните все настройки так же, как и при слиянии в новый документ.
5. Чтобы завершить слияние, нажмите кнопку Объединить (Merge).
Чтобы отказаться от слияния, нажмите кнопку Отмена (Cancel).
Более быстрый способ выполнить слияние на принтер — использовать
кнопку Слияние при печати (Merge to Printer) на панели инструментов
Слияние (Mail Merge). При этом будут использованы параметры слияния по
умолчанию.
Word позволяет автоматически рассылать документы-результаты слияния по
факсу или электронной почте. Для этого источник данных должен
содержать поле данных, в котором содержится, соответственно, номер факса или
адрес электронной почты.
Чтобы использовать рассылку:
1. Выберите команду Сервис, Слияние (Tools, Mail Merge).
2. В появившемся диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить.
3. В появившемся диалоговом окне Слияние (Merge) в списке Назначение
выберите элемент Электронная почта (Electronic mail).
468
Часть III. Использование специальных средств
4. Нажмите кнопку Настройка (Setup). Появится диалоговое окно
Настройка слияния (Merge To Setup).
5. В списке Поле данных с адресом или номером факса (Data field with
Mail/Fax address) выберите поле с адресом электронной почты (номером
факса).
6. В поле ввода Тема сообщения (Mail message subject line) введите текст
поля Тема (Subject) всех сообщений.
7. Чтобы документ был отправлен по почте как вложенный, установите
флажок Отправить документ как вложение (Send document as an
attachment).
8. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить настройки электронной почты.
9. Чтобы завершить слияние, нажмите кнопку Объединить (Merge).
ГЛАВА 16
Создание электронных форм
В делопроизводстве постоянно приходится иметь дело с различными типами
форм. Раньше приходилось хранить большие запасы бланков для форм, так
как они готовились типографским способом и печатались заранее
значительными тиражами. Средства подготовки форм, предоставляемые Word,
позволяют полностью отказаться от этого метода, и хранить только
шаблоны форм, распечатывая их по мере необходимости. Такой метод подготовки
форм дает значительный экономический выигрыш.
Word предоставляет возможность заполнения формы, что позволяет
распространять формы через электронную почту или по сети. С помощью
специальных полей в документе формы можно разместить диалоговые окна ввода,
флажки и раскрывающиеся списки, что значительно ускоряет и облегчает
процесс заполнения формы.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Создание электронных и печатных форм
□ Заполнение и сохранение электронных форм
□ Настройка электронных форм
П Печать форм
Типы форм в Word
Форма — это документ со специальными областями, называемыми полями
формы, предназначенными для ввода данных.
В Word можно создать следующие виды форм:
□ Печатные формы
□ Электронные формы
470
Часть III. Использование специальных средств
Печатные формы, как следует из их названия, распечатываются и
заполняются на бумаге. Печатная форма ничем не отличается от "обычного"
документа Word.
Электронные формы значительно удобнее своих печатных аналогов, так как
заполняются прямо на компьютере, и поэтому идеально подходят для
распространения через электронную почту или по сети. Электронные
формы содержат поля формы — места, где размещаются сведения определенной
категории.
Различаются следующие виды полей:
П Поля для ввода данных
□ Флажки
□ Поля со списком для выбора значений
Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку
введенных данных, обновление зависимых полей (например, полей города и
области при вводе почтового индекса), различные вычисления (например,
автоматический расчет итоговой суммы в бланке заказа). Для упрощения
заполнения к полям формы обычно добавляют подсказки.
Многие формы, например контракты, состоят в основном из текста с
включенными в него полями формы. Пример формы с подобной структурой
приведен на рис. 16.1.
Рис. 16.1. Пример электронной формы для создания учебного сертификата
Глава 16. Создание электронных форм
471
В других формах для задания структуры используются таблицы, ячейки
которых отлично подходят для размещения информационных полей и их
меток. Такие возможности таблиц, как выравнивание текста, рамки для
выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие
специальные приемы, делают форму более привлекательной и легкой в
использовании. Пример формы с табличной структурой приведен на рис. 16.2.
Рис. 16.2. Пример обычной электронной формы для ввода персональных данных
Создание электронной формы
Использование электронных форм позволяет значительно облегчить и
ускорить ввод информации. Однако наличие дополнительных возможностей,
предоставляемых формами, определяет ряд особенностей в процессе
создания электронных форм. Все эти особенности будут рассмотрены в данном
разделе.
Любая электронная форма содержит два типа элементов:
□ Текст или графические элементы, которые не могут быть изменены
лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы
и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с
данными и т. д.
472
Часть III. Использование специальных средств
П Поля формы — незаполненные области, в которые вводит данные лицо,
заполняющее форму.
Разработка начинается с построения структуры формы, т. е. с задания
взаимного расположения всех неизменяемых элементов формы. Затем
производится вставка полей формы в те места, где при заполнении формы
предусмотрен ввод данных.
Чтобы предотвратить случайные изменения неизменяемых элементов и их
размещения, электронную форму необходимо защитить (до тех пор, пока
документ, содержащий поля формы, не защищен, можно редактировать как
сам документ, так и эти поля). В защищенном документе можно лишь
заполнять поля формы, а сам документ редактировать нельзя. При защите
формы можно использовать пароль, тогда изменять структуру формы
сможет только ее разработчик или лицо, знающее пароль.
При работе с электронными формами необходимо различать понятия формы
и шаблона формы. Разработчик формы создает ее образец, который хранится
в виде шаблона. Для использования формы необходимо создать новый
документ на основе этого шаблона. При этом никаких изменений в шаблон не
вносится, и он может быть использован повторно.
Итак, разработка электронной формы состоит из трех этапов:
□ Создание шаблона формы и разработка ее структуры
П Добавление полей в шаблон формы
□ Защита и сохранение формы
Все эти этапы последовательно описаны в следующих разделах.
Создание шаблона формы
Шаблон формы ничем не отличается от шаблона обычного документа Word,
поэтому для его создания используется стандартная последовательность
действий.
Чтобы построить и сохранить структуру формы в виде шаблона:
1. Выберите команду Файл, Создать (File, New). Появится диалоговое окно
Создание документа (New).
2. Выделите шаблон, который необходимо использовать как основу для
построения формы. В большинстве случаев можно выбрать шаблон
"Обычный" (Normal).
3. Выберите переключатель шаблон (Template) в группе Создать (Create New).
Нажмите кнопку ОК.
4. Создайте структуру формы, как это описано в разделе "Разработка
структуры формы".
Глава 16. Создание электронных форм
473
5. Выберите команду Файл, Сохранить (File, Save), чтобы сохранить
шаблон. Введите имя шаблона в поле Имя файла (File Name) и нажмите
кнопку ОК. Оставьте шаблон открытым, чтобы добавить поля формы.
Разработка структуры формы
Формы создаются с помощью панели инструментов Формы (Forms) (рис. 16.3).
Если эта панель не выведена на экран, выберите команду Вид, Панели
инструментов, Формы (View, Toolbars, Forms).
Рис. 16.3. Панель инструментов
Формы
При разработке формы в качестве образца можно использовать уже готовую
форму. Если образца нет, то прежде чем начинать построение формы на
компьютере, полезно набросать ее внешний вид на бумаге, особенно, если
для создания структуры формы используется таблица. Это поможет
определить нужное число строк и столбцов в таблице и решить, в каких ячейках
будут располагаться метки, а в каких поля формы.
Для создания структуры формы:
1. Нажмите кнопку Добавить таблицу (Insert Table) на панели инструментов
Формы, если форма достаточно простая. Если структура формы более
сложная, вставьте несколько таблиц, разделив их пустыми строками.
Таблицу более сложной формы можно создать с помощью панели
инструментов Таблицы и границы (Tables and borders). Для вызова этой панели
нажмите кнопку Нарисовать таблицу (Draw Table) на панели
инструментов Формы или кнопку Таблицы и границы (Tables and borders) на панели
инструментов Стандартная (Standard).
Нарисуйте отдельные строки и столбцы таблицы. В случае ошибки
воспользуйтесь кнопкой Ластик (Eraser) на панели инструментов Таблицы и
границы (Tables and borders) и выделите мышью линии, которые следует
удалить (см. также главу И).
2. Введите текстовую часть формы и другую неизменяемую информацию в
соответствующие ячейки таблицы. Если требуется, отформатируйте
таблицу, добавив обрамление и заливку. Для этого выберите команду
Формат, Границы и заливка (Format, Borders and Shading) и установите
требуемые параметры во вкладках Граница (Borders) и Заливка (Shading)
диалогового окна Границы и заливка (Borders and Shading).
3. Чтобы нарисовать рамку вокруг определенной области формы, а затем
поместить внутри нее фрагмент текста или графический элемент,
нажмите кнопку Добавить рамку (Insert Frame) на панели инструментов Формы.
474
Часть III. Использование специальных средств
Замечание ^)
В таблицах, созданных с помощью кнопки Добавить таблицу на панели
инструментов Формы (Forms), по умолчанию добавлено обрамление для всех
ячеек.
Добавление полей в шаблон формы
Данный этап создания электронной формы является наиболее важным, так
как именно наличие полей отличает форму от обычного документа Word.
Чтобы добавить поле формы с помощью панели инструментов Формы (Forms):
1. Поместите курсор в то место, где должно появиться поле формы.
2. Для вставки требуемого поля нажмите одну из кнопок, описанных в
табл. 16.1.
3. Повторите шаги 1—2 для вставки других полей формы.
Таблица 16.1. Кнопки панели инструментов Формы, используемые
для добавления полей
Кнопка Действие
Текстовое поле Добавление текстового поля Для него может быть задано
(Text Form Field) значение по умолчанию. При этом пользователям не
придется вводить наиболее вероятный текст
Флажок Добавление флажка рядом с независимым параметром,
(Check Box Form Field) который имеет только два значения: установлен/снят.
Флажки могут быть добавлены и к группе параметров, не
являющихся взаимоисключающими
Поле со списком Добавление поля со списком возможных ответов. Если
(Drop-Down Form список достаточно большой, пользователь сможет пролис-
Field) тывать его для просмотра остальных ответов
Во время создания к полям формы можно применять стандартные средства
форматирования символов и абзацев. При этом результаты заполнения
полей будут отображаться в указанном формате.
Еще одним средством панели инструментов Формы, помогающим при
работе с полями — является кнопка Затенение полей формы (Form Field Shading).
Если она нажата, поля формы отображаются в виде затененных
прямоугольников (рис. 16.4). При редактировании формы удобно, чтобы все поля
были выделены.
Если кнопка Затенение полей формы не нажата, то поля затеняться не будут
и форма, приведенная на рис. 16.4, будет отображаться так, как на рис. 16.5.
Глава 16. Создание электронных форм
475
Текстовое поле
Флажок
Поле со списком
и
Текстовое поле
Флажок
Поле со списком
Рис. 16.4. Пример полей формы
с затенением
Рис. 16.5. Пример полей формы
без затенения
Защита электронной формы
Защита электронной формы — это последний этап ее разработки. К этому
моменту уже создана структура и расставлены поля формы. Однако их нельзя
использовать до тех пор, пока документ не будет защищен. Защита формы
делает доступными команды перемещения между полями, а также
отключает все команды, с помощью которых могут быть изменены постоянные
части формы.
Если документ состоит из нескольких разделов, можно защитить только
некоторые из них, оставив остальные разделы доступными для изменения. Для
создания разделов используйте команду Вставка, Разрыв (Insert, Break).
Лицо, заполняющее форму, может в любой момент отключить защиту и
изменить содержимое формы. Поэтому для серьезной защиты электронной
формы необходимо использовать пароль. Для снятия защиты в этом случае
потребуется ввести пароль. Использование пароля возможно и для защиты
отдельных разделов.
Наиболее простым способом установить или снять защиту является
использование кнопки Защита формы (Protect Form) на панели инструментов
Формы (Forms). Если кнопка нажата, значит форма защищена, в противном
случае защита снята.
Более широкие возможности для защиты формы предоставляет
использование команд меню. В этом случае:
1. Выберите команду Сервис, Установить защиту (Tools, Protect Document).
Появится диалоговое окно Защита документа (Protect Document) (рис. 16.6).
2. В группе Запретить любые изменения, кроме (Protect Document for)
выберите переключатель ввода данных в поля форм (Forms).
Рис. 16.6. Диалоговое окно
Защита документа
476
Часть III. Использование специальных средств
3. Если пароль не нужен — нажмите кнопку ОК, в противном случае
введите пароль в поле Пароль (Password).
4. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно Подтверждение пароля
(Confirm Password) (рис. 16.7).
5. Введите еще раз пароль для подтверждения. Нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в документ.
Рис. 16.7. Диалоговое окно
Подтверждение пароля
С этого момента доступ к редактированию формы будет иметь только узкий
круг лиц, знающих пароль.
( Замечание ^
При вводе пароля в поле ввода Пароль вместо вводимых символов будут
отображаться символы звездочка ("*").
Чтобы снять защиту документа, который защищен паролем:
I. Выберите команду Сервис, Снять защиту (Tools, Unprotect Document) или
нажмите кнопку Защита формы (Protect Form) на панели инструментов
Формы. В результате появится диалоговое окно Снятие защиты (Unprotect
Document) (рис. 16.8).
Рис. 16.8. Диалоговое окно
Снятие защиты
2. Введите пароль и нажмите кнопку ОК.
Если пароль верный, то защита будет снята. В противном случае будет
выведено сообщение об ошибке, а документ останется защищенным.
Если документ состоит хотя бы из двух разделов, тогда в диалоговом окне
Защита документа станет доступной кнопка Разделы (Sections),
позволяющая устанавливать и снимать защиту отдельных разделов независимо друг от
друга. В этом случае также возможно использование пароля.
Чтобы защитить часть документа:
1. Выберите команду Сервис, Установить защиту. Появится диалоговое окно
Защита документа (рис. 16.6).
Глава 16. Создание электронных форм
477
2. В группе Запретить любые изменения, кроме выберите переключатель
ввода данных в поля форм.
3. Нажмите кнопку Разделы. Появится диалоговое окно Защита раздела
(Section Protection) (рис. 16.9).
Рис. 16.9. Диалоговое окно
Защита раздела
4. Установите флажки, соответствующие защищаемым разделам. Снимите
флажки тех разделов, которые не нужно защищать.
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Защита
документа (Protect Document).
6. Еще раз нажмите кнопку ОК.
Сохранение электронной формы
Электронная форма создается и сохраняется в виде шаблона. Поэтому
по умолчанию он сохраняется в папке WINDOWS\APPLICATION DATA
\MICROSOFT\TEMPLATES, где хранятся остальные шаблоны Word.
Иногда для хранения шаблонов требуется использовать другую папку.
Типичный пример — работа в локальной сети, когда один и тот же шаблон
используют несколько человек. В этом случае необходимо определить папку
для пользовательских шаблонов.
Чтобы определить папку для хранения пользовательских шаблонов:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). В результате
появится диалоговое окно Параметры (Options).
2. Раскройте вкладку Расположение (File Locations) (рис. 16.10) и в списке
Типы файлов (File types) выделите элемент шаблоны пользователя (User
Templates).
3. Нажмите кнопку Изменить (Modify). В результате появится диалоговое
окно Изменение расположения (Modify Location).
4. Выберите требуемую папку и нажмите кнопку ОК.
5. Нажмите кнопку ОК. Новая папка для хранения пользовательских
шаблонов будет установлена.
478
Часть Ш. Использование специальных средств
Рис. 16.10. Вкладка Расположение диалогового окна Параметры
После этого сохраните созданную форму в выбранную папку. Для этого:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как (File, Save As).
2. Введите имя файла в поле Имя файла (File Name) и в раскрывающемся
списке Папка (Save in) выберите ту папку, которой указали для хранения
шаблонов в предыдущей процедуре.
3. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
Создание печатной формы
Как уже было сказано, печатные формы заполняются на бумаге, поэтому
они ничем не отличаются от обычных документов Word.
Чтобы создать печатную форму:
1. Создайте новый документ.
2. Разработайте структуру формы (см. раздел "Разработка структуры формы"
ранее в данной главе).
3. Сохраните форму.
4. Распечатайте форму.
Глава 16. Создание электронных форм
479
Заполнение и сохранение
электронной формы
Как уже упоминалось ранее, электронные формы хранятся в виде шаблонов.
Для работы с электронной формой необходимо создать новый документ на
основе шаблона формы. При этом сам шаблон не изменится и может быть
использован впоследствии.
Чтобы открыть и заполнить форму:
I. Выберите команду Файл, Создать (File, New). Появится диалоговое окно
Создание документа (New) (рис. 16.11).
Рис. 16.11. Диалоговое окно Создание документа
2. Выделите требуемый шаблон формы.
3. В группе Создать (Create New) выберите переключатель документ
(Document).
4. Нажмите кнопку ОК. На экране появится пустая форма, курсор при этом
будет находиться в ее первом поле.
5. Заполните все необходимые поля формы, используя при этом клавиши и
комбинации клавиш, описанные в табл. 16.2.
Таблица 16.2. Комбинации клавиш для работы с полями формы
Клавиша Действие
<Shift>+<Tab>, Переход к предыдущему полю формы
<Shift>+<Enter>
480
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 16.2 (окончание)
Клавиша Действие
<Tab>+<Enter> Переход к следующему полю формы
<Ctrl>+<Home> Переход к первому полю формы
<Ctrl>+<End> Переход к последнему полю формы
<Пробел> Установка или сброс флажка
<Alt>+<J<> Раскрытие списка поля со списком
<ТаЬ> или <Enter> Переход к следующему полю с подтверждением сделанных
изменений
<Ctrl>+<Tab> Вставка символа табуляции в текстовое поле (вместо
клавиши <ТаЬ>)
Замечание )
Если при заполнении поля электронной формы возникли затруднения,
выберите его, а затем посмотрите на строку состояния или нажмите клавишу <F1>
Возможно, в эту форму добавлены подсказки.
По окончании работы заполненную форму необходимо сохранить. Для этого:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как (File, Save As).
2. Введите имя файла в поле Имя файла (File Name) и в раскрывающемся
списке Папка (Save in) выберите папку, в которой нужно сохранить
заполненную форму.
3. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
В некоторых случаях требуется сохранить не всю форму целиком, а только
введенные пользователем данные. Это бывает необходимо, если результаты
заполнения формы планируется сохранить, например, в базе данных для
использования в другом приложении. Word сохраняет данные формы в
формате текстового документа (файл с расширением .ТХТ), причем данные
каждого поля заключены в кавычки и отделены друг от друга точкой с
запятой. Такой формат поддерживается многими приложениями.
Чтобы сохранить только введенные пользователем данные:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Сохранение (Save).
3. Установите флажок сохранять только данные для форм (Save Data Only for
Forms).
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Выберите команду Файл, Сохранить копию как (File, Save Copy As), чтобы
сохранить файл с данными.
Глава 16. Создание электронных форм
481
Изменение параметров полей
электронной формы
Простота и удобство работы с электронными формами обеспечиваются
большой гибкостью настройки параметров полей форм. Каждое поле может
быть снабжено значением, принимаемым по умолчанию, что помогает
выбрать наиболее вероятный вариант заполнения формы. Если из текста
формы не ясно, как заполнять некоторые поля, к ним можно добавить
справочные сообщения. Для любого поля могут быть заданы макросы, запускаемые
при входе или выходе из этого поля и выполняющие некоторые
специальные действия. К полям формы можно применять большую часть средств
форматирования. Настройку параметров полей формы можно изменить в
любой момент, сняв перед этим защиту шаблона формы.
Чтобы изменить параметры любого поля формы:
1. Снимите защиту шаблона формы.
2. Дважды щелкните по настраиваемому полю или выделите поле формы и
нажмите кнопку Параметры поля формы (Form Field Options) на панели
инструментов Формы (Forms). Появится диалоговое окно с параметрами
поля формы.
3. Установите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
Изменение параметров полей типа флажок
Поля типа флажок, также как и поля других типов, допускают следующие
виды настройки: установка значения по умолчанию, добавление макросов и
текста справки, переименование закладки поля и отключение поля.
В этом разделе будут рассмотрены особенности настройки полей типа
флажок.
Чтобы настроить поле-флажок:
1. Выделите поле-флажок. На панели инструментов Формы нажмите
кнопку Свойства поля (Form Field Options). Появится диалоговое окно
Параметры флажка (Check Box Form Field Options) (рис. 16.12).
2. В группе Размер флажка (Check Box Size) выберите переключатель авто
(Auto), чтобы установить размер флажка, равным размеру окружающего
текста.
Выберите переключатель точно (Exactly), чтобы задать точный размер
флажка. При этом в качестве единицы измерения по умолчанию
используется пункт (пт). При использовании других единиц их надо указывать
явно.
482
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 16.12. Диалоговое
окно Параметры
флажка
3. В группе Состояние по умолчанию (Default Value) выберите один из
переключателей — снят (Not Checked) или установлен (Checked) — чтобы
задать состояние флажка по умолчанию.
4. Нажмите кнопку ОК.
Изменение параметров полей со списками
Использование полей со списками упрощает задачу как разработчика, так и
пользователя формы. Для разработчика упрощается контроль ввода
допустимых значений, поскольку список по определению содержит только
допустимые значения. Для пользователя упрощается заполнение формы, поскольку
ему не приходится гадать, чем может быть заполнено соответствующее поле.
Раскрывающийся список может содержать до двадцати пяти значений, из
которых пользователь выбирает наиболее подходящее для заполнения
формы. Поля со списками допускают все стандартные типы настроек. В этом
разделе будут рассмотрены особенности настройки полей со списками.
Поле формы со списком лучше всего настраивать сразу при вставке,
поскольку в начальный момент список пуст, и поле со списком невозможно
заполнить.
Чтобы настроить поле со списком:
1. Выделите поле со списком. На панели инструментов Формы (Forms)
нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options). Появится
диалоговое окно Параметры поля со списком (Drop-Down Form Field Options)
(рис. 16.13).
2. Настройте поле со списком (параметры этого диалогового окна описаны
в табл. 16.3).
3. Нажмите кнопку ОК.
Глава 16. Создание электронных форм
483
Рис. 16.13. Диалоговое
окно Параметры поля
со списком
Таблица 16.3. Элементы диалогового окна Параметры поля со списком
Элемент
Назначение
Поле ввода Элемент списка
(Drop-Down Item)
Список Список
(Items in drop-down list)
Кнопка Добавить (Add)
Кнопка Удалить (Remove)
Кнопки Порядок (Move)
Используется для ввода названий элементов
раскрывающегося списка
Используется для отображения всех текущих
элементов раскрывающегося списка
Используется для добавления элемента, введенного
в поле Элемент списка (Drop-Down Item), к уже
имеющимся элементам раскрывающегося списка.
После этого элемент появляется в списке Список
Используется для удаления элемента, выделенного
в списке Список из раскрывающегося списка
Используются для задания порядка расположения
элементов раскрывающегося списка. Нажатие
соответствующей кнопки приводит к перемещению
выделенного элемента вверх или вниз в списке Список
Изменение параметров текстовых полей
В этом разделе будут рассмотрены особенности настройки текстовых полей,
у которых значительно больше параметров, чем у всех остальных типов полей.
Чтобы настроить текстовое поле:
1. Выделите текстовое поле. На панели инструментов Формы (Forms)
нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options). Появится диалоговое
окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options) (рис. 16.14).
2. Настройте текстовое поле, задав значения требуемых параметров (они
описаны в табл. 16.4).
3. Нажмите кнопку ОК.
484
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 16.14. Диалоговое
окно Параметры
текстового поля
Таблица 16.4. Параметры диалогового окна Параметры текстового поля
Параметр
Описание
Тип (Туре)
Текст по умолчанию
(Default Text)
Максимальная длина
(Maximum Length)
Формат текста
(Text Format)
Позволяет сделать выбор одного из шести доступных типов
для текстовых полей формы: Обычный текст (Regular
Text), Число (Number), Дата (Date), Текущая дата (Current
Date), Текущее время (Current Time), Вычисление
(Calculation)
Позволяет задать текст, который будет появляться по
умолчанию в поле перед его заполнением. Пользователь
может менять этот текст при заполнении поля
Позволяет задать максимальное число символов, которое
разрешается вводить в поле (до 32767)
Позволяет выбрать различные типы текстовых форматов,
числовых форматов и форматов даты/времени
Возможные значения параметра Тип текстового поля формы описаны в
табл. 16.5.
Таблица 16.5. Значения параметра Тип
Тип
Значение поля
Обычный текст
Число
Текст, вводимый пользователем при заполнении формы.
Форматируется в соответствии с форматом, заданным параметром
Формат текста
Число, вводимое пользователем при заполнении формы.
Форматируется в соответствии с форматом, заданным в параметре
Формат числа (Number Format). При вводе текста, который не
является числом, выводится сообщение об ошибке
Глава 16. Создание электронных форм
485
Таблица 16.5 (окончание)
Тип
Значение поля
Дата
Текущая дата
Текущее время
Вычисление
Дата, вводимая пользователем при заполнении формы.
Форматируется в соответствии с форматом, заданным в параметре
Формат даты (Date Format). При вводе текста, который не
является датой, выводится сообщение об ошибке
Не заполняется пользователем. Значение поля обновляется при
открытии документа. Дата форматируется в соответствии с
форматом, заданным в параметре Формат даты
Не заполняется пользователем. Значение поля обновляется при
открытии документа. Время форматируется в соответствии с
форматом, заданным в параметре Формат времени (Time
Format)
Не заполняется пользователем. При вставке поля должна быть
задана формула. При обновлении значения поля формула
вычисляется, и полученное значение помещается в поле.
Значение поля обновляется при открытии документа
Возможные значения параметра Формат текста (Text Format) текстового
поля формы описаны в табл. 16.6.
С
Замечание
j
Название этого параметра меняется в зависимости от типа текстового поля.
Таблица 16.6. Форматы текстового поля формы
Тип поля
Формат
Пример значения поля
Обычный текст
Прописные буквы
(Uppercase)
Строчные буквы (Lowercase)
Первая прописная (First Capital)
Первые прописные (Title Case)
ВСЕ БУКВЫ ПРОПИСНЫЕ
все буквы строчные
Первая буква прописная
Первая Буква Каждого
Слова Прописная
Число и Вычисление
О
0,00
###0
# ##0,00
###0,00р.;(###0,00р.)
123456
123456,78
123 456
123 456,78
123 456,78р.
486
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 16.6 (окончание)
Тип поля
Число и Вычисление
Дата, Текущая дата
Дата, Текущая дата,
Текущее время
Формат
0%
0,00%
дд.ММ.гг
д ММММ гггг'г.'
ММММ д гггг
Ч:мм
Ч:мм:сс
Ч:мм УТРА/ВЕЧЕ
Ч:мм:сс УТРА/ВЕЧЕ
Пример значения поля
12%
12,34%
01.01.96
1 Январь 1996г.
Январь 1 1996
23:15
23:15:37
11:15 ВЕЧЕ
11:15:37 ВЕЧЕ
Кроме предопределенных форматов, которые имеются в раскрывающемся
списке, можно ввести собственный числовой формат или формат
даты/времени.
Общие параметры настройки полей формы
Параметры, описанные в этом разделе, являются общими для всех типов
полей форм. Используемые для изменения этих параметров экранные
элементы находятся в диалоговых окнах свойств соответствующих типов полей.
Добавление справочных сведений
Наличие справочных сведений помогает пользователю и упрощает процесс
заполнения полей формы. При выделении поля справочная информация
может появиться в строке состояния или, если это предусмотрено, по
нажатию клавиши <F1> — в специальном диалоговом окне.
Замечание
j
Справочные сообщения о полях формы будут появляться только в
защищенном документе. В противном случае нажатие клавиши <F1> вызовет
справочную систему Word.
Чтобы добавить справочную информацию к полю формы:
1. Выделите текстовое поле. На панели инструментов Формы (Forms)
нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options). Появится диалоговое
окно со свойствами конкретного поля формы.
Глава 16. Создание электронных форм
487
2. Нажмите кнопку Текст справки (Add Help Text). Появится диалоговое
окно Текст справки для поля формы (Form Field Help Text) (рис. 16.15).
Рис. 16.15. Диалоговое окно
Текст справки для поля формы
3. Раскройте вкладку Строка состояния (Status Bar), чтобы добавить
справочное сообщение, которое будет отображаться в строке состояния, когда
точка вставки находится в этом поле формы.
Раскройте вкладку Клавиша Fl (Help Key Fl), чтобы добавить справочное
сообщение, которое будет отображаться в специальном диалоговом окне,
появляющемся при нажатии клавиши <Fl>, если точка вставки
находится в этом поле формы.
4. Выберите переключатель Текст справки (Type Your Own) и введите текст
сообщения или выберите параметр Элемент автотекста (AutoText Entry) и
выделите элемент Автотекста в раскрывающемся списке.
5. Нажмите кнопку ОК.
Отключение полей формы
В большинстве форм заполняются все поля. Однако встречается
необходимость отключить какое-либо поле, т. е. сделать его недоступным для
заполнения.
Чтобы отключить поле формы:
1. Снимите защиту формы, если она защищена.
2. Выделите поле, которое требуется отключить. На панели инструментов
Формы (Forms) нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options).
Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы.
3. В группе Параметры поля (Field Settings), снимите флажок разрешить
изменение (Fill-in enabled или Check box enabled или Drop-down enabled) для
текстового поля, флажка или поля со списком, соответственно.
4. Нажмите кнопку ОК.
488 Часть III. Использование специальных средств
Изменение названий полей
Чтобы можно было отличать поля формы друг от друга в процессе создания,
каждому полю присваивается специальное имя, называемое закладкой.
Результатом автоматической нумерации могут быть следующие названия полей:
"ТекстовоеПолеГ, "ФлажокЗ" и т. д. Во многих случаях в названии поля
удобнее как-либо комментировать его содержимое, например, "Имя клиента",
"Расчетный счет" и т. д.
Чтобы переименовать поле формы:
1. Снимите защиту формы, если она защищена.
2. Выделите поле, которое требуется отключить. На панели инструментов
Формы (Forms) нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options).
Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы.
3. В группе Параметры поля (Field Settings) измените имя закладки в поле
закладка (Bookmark).
4. Нажмите кнопку ОК.
Автоматизация работы с формой
При входе и выходе из поля формы возможен автоматический запуск
макросов, которые могут выполнять некоторые действия на основании
информации, введенной в поле. Это может быть автоматическое заполнение
отдельных полей или изменение структуры формы в зависимости от
заполнения определенных полей. Например, если пользователь установил флажок
"Состоит в браке", то вызываемый при выходе макрос может активизировать
связанные поля, такие как "Имя супруга".
Макросы, используемые в форме, могут содержаться в шаблоне "Обычный"
(Normal) или в шаблоне формы. Если форма используется на других
компьютерах, не содержащих требуемых макросов в шаблоне "Обычный"
(Normal), то их автоматического запуска не произойдет. В таких случаях
необходимо сохранять макросы в шаблоне формы.
Для назначения макросов полям формы:
1. Откройте шаблон, в котором находится нужная электронная форма.
2. Снимите защиту с формы, нажав кнопку Защита формы (Protect Form) на
панели инструментов Формы (Forms).
3. Создайте или скопируйте требуемые макросы и сохраните их в шаблоне
формы.
4. Выделите поле формы. На панели инструментов Формы нажмите кнопку
Свойства поля (Form Field Options). Появится диалоговое окно со
свойствами конкретного поля формы.
Глава 16. Создание электронных форм
489
5. В раскрывающемся списке при входе (Entry) группы Выполнить макрос
(Run Macro On) выделите макрос, который должен выполняться при
входе в поле формы.
6. В раскрывающемся списке при выходе (Exit) выделите макрос, который
должен выполняться при выходе из поля формы.
7. Нажмите кнопку ОК.
(~ Замечание "^
Если раскрывающиеся списки при входе и при выходе (Exit) пусты или не
содержат нужного макроса, это значит, что макрос либо не был создан, либо не
присоединен к шаблону формы.
Печать формы
В зависимости от стоящей задачи форму можно напечатать одним из трех
способов:
□ Напечатать только неизменяемые элементы, получив тем самым бланк
формы
□ Целиком, включая неизменяемые элементы и введенные данные
П Напечатать только данные в полях формы
Чтобы напечатать пустую форму, т. е. бланк формы:
1. Создайте новый документ на основе шаблона формы.
2. Не заполняя форму, выберите команду Файл, Печать (File, Print),
установите параметры печати и нажмите кнопку ОК.
С" Замечание ^)
Затенение полей формы (даже если оно установлено) не печатается Для
установки затенения вручную используйте команду Формат, Обрамление и
заливка (Format, Borders and Shading).
Для печати формы целиком используются обычные команды печати:
1. Заполните форму или откройте уже заполненную форму.
2. Выберите команду Файл, Печать (File, Print).
3. Установите параметры печати и нажмите кнопку ОК.
Печать только введенных данных
Этот метод печати применяется только в том случае, если имеются заранее
подготовленные бланки формы. При этом бланки должны быть созданы с
помощью того же шаблона, который использовался для заполнения формы.
17 Зак 454
490
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 16.16. Вкладка Печать диалогового окна Параметры
Чтобы напечатать только введенные данные формы:
1. Вставьте бланк формы в принтер.
2. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). При этом
откроется диалоговое окно Параметры (Options).
3. Раскройте вкладку Печать (Print) (рис. 16.16).
4. В группе Для текущего документа (Options for current document only)
установите флажок печатать только данные для форм (Print Data Only for
Forms). Нажмите кнопку ОК.
5. Выберите команду Файл, Печать (File, Print). Установите требуемые
параметры печати.
6. Нажмите кнопку ОК.
Построение форм
с заполняемыми диалоговыми окнами
Для организации формы с заполняемыми диалоговыми окнами в шаблон
формы должны быть добавлены специальные поля: ask или fillin. Эти
поля позволяют вводить в форму данные с помощью диалоговых окон
(например, как на рис. 16.17).
Глава 16. Создание электронных форм
491
Рис. 16.17. Пример диалогового окна
для ввода данных
В дальнейшем введенная информация может многократно использоваться
в различных частях формы.
Использование полей ASKw FILLIN
Поле fillin помещается в то место формы, где предполагается разместить
данные, вводимые по запросу. Если введенные данные необходимо
разместить в нескольких местах документа, следует использовать поле ask.
Поле ask предназначено для ввода данных и присваивает закладку
введенным данным, однако его значение на экране не отображается. При этом
закладку можно использовать в нескольких местах формы и вводить ее в
другие поля. Для вставки текста, помеченного указанной закладкой,
используется поле ref.
Поля ask и fillin имеют следующий формат:
{ASK Закладка "Приглашение" [Ключи ]}
{FILLIN ["Приглашение"] [Ключи ]}
Для обоих полей параметр "Приглашение" — это текст, который выводится
в диалоговом окне, например "Введите имя клиента" (рис. 16.17).
Приглашение выводится при каждом обновлении этих полей.
Введенные данные остаются присвоенными закладке, указанной в поле ask,
до тех пор, пока не будут введены новые.
Примеры использования полей fillin и ask:
(FILLIN "Введите имя клиента:"}
(ASK Клиент "Введите имя клиента:"}
Поле ref имеет следующий формат:
{[REF] Закладка [Ключи ]}
Оно предназначено для вставки текста, помеченного указанной закладкой.
Закладка должна быть определена в активном документе.
Кроме того, можно использовать краткую форму поля ref, представляющую
собой просто имя закладки.
17*
492
Часть III. Использование специальных средств
Пример использования поля ref совместно с полем ask:
{ASK Цена "Введите цену"}
{REF Цена}
Более подробные сведения об использовании описанных полей можно
получить в справочной системе Word (см. также главу 14).
Создание формы
с использованием полей ASKw FILLIN
Ниже приведена пошаговая процедура создания формы с использованием
полей ask и fillin:
1. Создайте новый шаблон формы, как это было описано в предыдущих
разделах.
2. Поместите курсор в то место документа, куда следует вставить первое поле.
3. Выберите команду Вставка, Поле (Insert, Field). Откроется диалоговое
окно Поле (Field) (рис. 16.18).
Рис. 16.18. Диалоговое окно
Поле
4. Из списка Категории (Categories) выберите пункт Слияние (Mail Merge).
В списке Поля (Field names) выберите элемент Ask или Fill-in.
5. Для полей fillin в поле ввода Код поля (Field codes) введите текст
приглашения.
6. Для полей ask в поле Код поля (Field codes) введите имя закладки,
которой следует присвоить введенное пользователем значение, а затем текст
приглашения.
Глава 16. Создание электронных форм
493
7. Разместите в документе одно или несколько полей ref, ссылающихся на
указанную закладку.
8. Для добавления ключей к коду поля нажмите кнопку Параметры
(Options).
9. Нажмите кнопку ОК.
10. После вставки поля появится диалоговое окно для ввода данных.
Нажмите кнопку Отмена (Cancel).
11. Повторите шаги 3—9 для вставки всех требуемых полей.
12. Сохраните шаблон формы.
Использование формы
с заполняемыми диалоговыми окнами
При имеющемся шаблоне формы с заполняемыми диалоговыми окнами его
использование не составляет труда:
1. Создайте новый документ на основе шаблона формы с заполняемыми
диалоговыми окнами.
2. Для перемещения между полями формы используйте клавиши <F11> и
<Shift>+<Fll>.
3. Для обновления выделенного поля нажмите клавишу <F9>.
4. Введите данные в диалоговое окно ввода и нажмите кнопку ОК.
5. Повторяйте шаги 2—4 до заполнения формы.
Чтобы ускорить процесс заполнения формы, выделите форму целиком с
помощью команды Правка, Выделить все (Edit, Select All) и нажмите клавишу
<F9>. При этом все диалоговые окна ввода формы будут выводиться
последовательно одно за другим.
ГЛАВА 17
Работа
с математическими формулами
Достаточно часто в создаваемый документ необходимо добавлять
математические формулы. С этим приходится сталкиваться не только математикам,
но также и другим специалистам, например, экономистам, менеджерам.
Так как Word 2000 не имеет собственных средств для работы с
математическими формулами, то для отображения формулы используется специальный
встраиваемый в документ объект — Microsoft Equation 3.0. Соответственно,
приложение, используемое для создания и редактирования таких объектов,
называется Редактор формул (Equation Editor). Редактор формул входит в
стандартную поставку Microsoft Office 2000. Он позволяет вводить в
документ и редактировать математические символы и операторы, такие как
дроби, интегралы, матрицы и т. д.
( Замечание ^
Поскольку в данной главе рассматриваются формулы, которые ничего не
вычисляют, то под термином "формула" понимается только изображение формулы
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Вставка формул
□ Работа с редактором формул
□ Настройка внешнего вида формул
□ Изменение математических стилей
Вставка формулы
Математическая формула может быть вставлена в любое место документа.
Впоследствии вставленная формула может быть легко отредактирована или
отформатирована при помощи того же Редактора формул. На рис. 17.1
представлены примеры использования формул в электронном документе.
Глава 17. Работа с математическими формулами
495
Рис. 17.1. Примеры формул
Для вставки формулы в документ:
1. Поместите курсор в то место, где должна появиться формула.
2. Выберите команду Вставка, Объект (Insert, Object), появится диалоговое
окно Вставка объекта (Object) (рис. 17.2).
3. Выберите вкладку Создание (Create New), в списке Тип объекта (Object
Туре) выделите элемент Microsoft Equation 3.0 и нажмите кнопку ОК.
Рис. 17.2. Диалоговое окно
Вставка объекта
496
Часть III. Использование специальных средств
При этом появится панель инструментов Формула (Equation) (рис. 17.3).
В верхней части панели находятся кнопки, с помощью которых можно
выбирать математические символы (их более 150). С помощью кнопок в
нижней части можно выбирать шаблоны и наборы, содержащие такие символы,
как дроби, интегралы, суммы и т. п.
Рис. 17.3. Панель инструментов Формула
Вместе с панелью инструментов появится пустой слот для ввода формулы
(рис. 17.4). Слот — это поле, в котором находится часть формулы.
Количество слотов в формуле зависит от ее структуры. Например, дробь имеет два
слота: для числителя и для знаменателя. С помощью мыши или клавиши
<ТаЬ> можно перемещать курсор из слота в слот.
Шаблон формулы — это готовая структура, состоящая из символов и слотов.
Рис. 17.4. Экран Редактора формул
Глава 17. Работа с математическими формулами
497
Для того чтобы воспроизвести какой-либо из математических символов или
шаблонов формулы:
1. На панели инструментов нажмите кнопку для выбора требуемого набора
символов или шаблона (рис. 17.5). Появится палитра, содержащая
необходимые символы или шаблоны (в данном примере это шаблоны
интегралов).
2. Выберите в ней необходимый элемент.
Рис. 17.5. Ввод символов и шаблонов
Для создания формулы нужно последовательно выбирать шаблоны и
символы из соответствующих палитр и вставлять их в слоты. Некоторые элементы
формул, например обычные символы английского алфавита, вводятся с
помощью клавиатуры. Относительное расположение символов, их размеры и
интервалы между символами в формуле устанавливаются автоматически.
Однако все эти параметры могут быть настроены и вручную.
Для выхода из редактора переместите указатель мыши в любое место вне
формулы и щелкните кнопкой мыши, либо нажмите клавишу <Esc>.
Более подробно создание формул будет описано в следующих разделах.
498
Часть III. Использование специальных средств
Работа с Редактором формул
При создании формулы с помощью команды Вставка, Объект (Insert, Object)
или двойном щелчке по имеющейся формуле на экране появляется слот,
в котором производится работа с формулой. В ряде случаев для работы удобно
использовать собственное окно Редактора формул, при этом появляется
возможность отображения формулы в удобном для пользователя масштабе.
Чтобы вызвать окно Редактора формул:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по требуемой формуле.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду Объект Equation,
Открыть (Equation Object, Open). В результате появится окно Редактора
формул (рис. 17.6).
Рис. 17.6. Окно
Редактора формул
Редактирование формул
В большинстве случаев, после создания, формулы приходится
дополнительно редактировать и форматировать. При редактировании можно изменять
структуру формулы путем вставки или удаления шаблонов, ее символьную
часть, а также расставлять акценты для отдельных символов.
Для редактирования формул используются следующие стандартные
операции: вырезание, копирование, вставка и выделение.
Например, чтобы скопировать какую-либо часть формулы (или всю формулу):
I. Выделите требуемую часть формулы, используя обычные средства для
выделения текста.
Глава 17. Работа с математическими формулами
499
2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy) или нажмите
комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>.
3. Поместите курсор в нужное место и выберите команду Правка, Вставить
(Edit, Paste) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<V>.
Скопированная часть формулы появится справа от курсора.
Если необходимо выделить весь объект, воспользуйтесь командой Правка,
Выделить все (Edit, Select All) или нажмите клавиши <Ctrl>+<A>.
Для набора формул в окне Редактора формул можно отобразить панель
инструментов. Для этого выберите в окне Редактора формул команду Вид,
Панель инструментов (View, Toolbar).
Иногда возникает необходимость видеть скрытые символы, например,
пробелы. Для этого выберите команду Вид, Показать все (View, Show All). На
месте пробелов появятся подчеркивания.
Если возникла необходимость увидеть редактируемую формулу в документе
Word, не выходя при этом из редактора формул, выберите команду Файл,
Обновить (File, Update).
( Замечание )
В процессе редактирования в окне редактора могут появиться посторонние
символы. Чтобы их убрать, выберите команду Вид, Обновить (View, Redraw)
Для выхода из редактора выберите команду Файл, Выход (File, Exit).
Установка масштаба редактируемой формулы
Очень часто формулы содержат элементы, сильно различающиеся по
размерам, например значки интегралов и их пределы. Чтобы облегчить работу с
маленькими символами, в Редакторе формул существует возможность
изменения масштаба отображения формулы.
Для изменения масштаба:
1. Раскройте меню Вид (View).
2. Установите флажок напротив нужного масштаба (по умолчанию он
равен 200%). Формула примет требуемый размер.
Масштаб можно менять с помощью комбинаций клавиш: <СЫ>+<1>,
<Ctrl>+<2> и <Ctrl>+<4>, что соответствует величинам: 100%, 200% и 400%.
Можно задать и произвольный масштаб формулы (от 25% до 400%). Для этого:
1. Выберите команду Вид, Масштаб (View, Zoom). Появится диалоговое
окно Масштаб (Zoom) (рис. 17.7).
2. В группе Увеличение (Magnification) поставьте переключатель в
положение Другое (Custom) и, поместив курсор в поле ввода, задайте желаемый
масштаб (от 25% до 400%).
3. Нажмите кнопку ОК.
500
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 17.7. Диалоговое окно
Масштаб
( Замечание )
Изменение масштаба с помощью команды Вид, Масштаб влияет только на
отображение формулы в окне Редактора формул. При этом размер
редактируемой формулы в документе не меняется.
Вставка шаблонов
Любая математическая формула состоит из одного или нескольких
шаблонов, относительное расположение которых определяет структуру формулы.
Для вставки шаблона в формулу:
1. Поместите курсор в слот, в который нужно вставить шаблон.
2. Выберите из палитры требуемый шаблон.
3. Введите текст или вставьте математические символы во все слоты шаблона.
Вставку некоторых шаблонов можно осуществить с помощью комбинаций
клавиш, перечисленных в табл. 17.1. Для вставки шаблона нужно нажать
(а затем отпустить) клавиши <Ctrl>+<T>, а затем клавишу, указанную в
таблице. Для тех шаблонов, которые помечены в таблице звездочкой,
нажатие клавиши <Т> необязательно: можно сразу нажать <0:г1>+<(Клавиша в
таблице)>. Для шаблонов, помеченных восклицательным знаком, клавиши
<Ctrl>+<T> необходимо отпустить перед нажатием клавиши из таблицы.
Таблица 17.1. Комбинации клавиш для вставки шаблонов
Шаблон Описание Клавиша
Скобки *
Квадратные скобки *
Фигурные скобки *
Абсолютная величина
Дробь *
<(> или <)>
<[> или <]>
<{> или <}>
<l>
<F>
Глава 17. Работа с математическими формулами
501
Таблица 17.1 (окончание)
Шаблон Описание Клавиша
Дробь с косой чертой * </>
Верхний индекс * <Н>
Нижний индекс * <L>
Индексы * <J>
Корень * <R>
Корень п-й степени (!) <N>
Сумма (!) <S>
Произведение (!) <Р>
Интеграл * <!>
Матрица 3x3 (!) <М>
Нижний предел (!) <U>
Вставка символов
Вставка символов происходит аналогично вставке шаблонов. Для ввода
символов с клавиатуры нужно нажать (и отпустить) комбинацию клавиш
<Ctrl>+<K>, а затем клавишу, указанную в табл. 17.2.
Таблица 17.2. Комбинации клавиш для вставки математических символов
Символ Описание Клавиша
Бесконечность <!>
Стрелка
<А>
502
Часть III. Использование специальных средств
Таблица 17.2 (окончание)
Символ
Описание
Клавиша
Частная производная <D>
Меньше или равно
Больше или равно
Произведение
Принадлежит
Не принадлежит
Включается
Не включается
<Т>
<Е>
<Shift>+<E>
<С>
<Shift>+<C>
Вставка акцентов
Очень часто в формулах используются акценты. Акценты — это
дополнительные элементы, которые добавляются к шаблонам и символам, такие как
черточки, точки, стрелки векторов, тильды и т. д.
Для добавления акцента:
1. Поместите курсор справа от элемента, к которому нужно добавить акцент.
2. Из палитры акцентов выберите требуемый.
Акцент можно также вставить с помощью комбинаций клавиш,
перечисленных в табл. 17.3.
Таблица 17.3. Комбинации клавиш для вставки математических акцентов
Значок
Описание
Клавиши
Черта
<Ctrl>+<fleqbnc>
Тильда
<Ctrl>+<~>
Глава 17. Работа с математическими формулами
503
Таблица 17.3 (окончание)
Значок Описание Клавиши
Стрелка (вектор) <С1г1>+<АИ>+<Дефис>
Штрих <Ctrl>+<'>
Два штриха <Ctrl>+<">
Точка <Ctrl>+<Alt>+<.>
Создание и редактирование матриц
На панели инструментов в палитре Шаблоны матриц (Matrix) содержится
несколько шаблонов для матриц и векторов определенных размеров. Однако
в Редакторе формул можно создать матрицу произвольного размера и
настроить ее характеристики, такие как количество строк и столбцов, их высота
и ширина, тип разделительных линий.
Чтобы упорядочить расположение элементов матрицы друг относительно
друга, можно задать выравнивание матрицы по столбцам и по строкам.
Типы выравнивания по столбцам:
□ По левому краю (Left)
О По центру (Center)
□ По правому краю (Right)
□I По знаку равенства (At =)
□ По знакам "точка" и "запятая" (At,)
Типы выравнивания по строкам:
□ По вершине (Тор)
□ По середине (Baseline)
□ По низу (Bottom)
Для того чтобы создать или отредактировать матрицу:
1. Выберите любой шаблон из нижнего ряда палитры матриц для создания
новой матрицы. Для редактирования существующей матрицы выделите
требуемую матрицу (или ее часть).
2. Выберите команду Формат, Матрица (Format, Matrix). Появится
диалоговое окно Матрица (Matrix) (рис. 17.8).
504
Часть III. Использование специальных средств
Рис. 17.8. Диалоговое окно
Матрица
3. В фуппах Выравнивание столбцов (Column Align) и Выравнивание строк
(Row Align) поставьте переключатели в положение, соответствующее
нужному типу выравнивания.
4. В поля Столбцов (Columns) и Строк (Rows) введите количество столбцов
и строк.
5. Если нужно, установите флажки Столбцы равной ширина (Equal column
widths) и Строки равной высоты (Equal row heights).
6. Щелкните между элементами матрицы на ее схеме для добавления,
изменения или удаления разделительных линий.
7. Нажмите кнопку ОК. Матрица примет желаемый вид (например, как на
рис. 17.9).
Рис. 17.9. Матрица с разделительными линиями
Глава 17. Работа с математическими формулами
505
Настройка внешнего вида формул
Широкие возможности Редактора формул по настройке внешнего вида
формул позволяют облегчить восприятие даже самой сложной формулы. В этом
разделе будут описаны такие настройки, как настройка интервалов, вставка
различного вида пробелов, выравнивание формул.
Настройка интервалов
Шаблоны в редакторе формул представляют собой единое целое, однако
можно настраивать интервалы между значками и слотами, входящими в шаблон.
Для настройки интервалов в Редакторе формул:
1. Выберите команду Формат, Интервалы (Format, Spacing). Появится
диалоговое окно Интервал (Spacing) (рис. 17.10).
2. Поместите курсор в поле ввода, соответствующее нужному параметру.
Перемещаться от одного поля к другому можно с помощью мыши или с
помощью клавиш <ТаЬ> и <Shift>+<Tab>.
3. Введите новое значение параметра.
4. Нажмите кнопку ОК или Применить (Apply).
В случае нажатия кнопки ОК, изменяется значение размера интервала и
исчезает диалоговое окно, а в случае нажатия Применить окно остается.
По умолчанию единицей измерения размера интервала является пункт или
процент (от единицы величины размера основного шрифта). Можно задать
интервал и в других единицах измерения, если явно ввести наименование
Существуют следующие единицы измерения: процент (%), сантиметр (cm),
миллиметр (mm), дюйм (in), пункт (pt), цицеро (pi).
Наиболее удобно задавать интервал в процентах от величины исходного
текста, поскольку в этом случае интервал будет изменяться
пропорционально изменению величины текста.
Рис. 17.10. Диалоговое
окно Интервал
Для того чтобы вернуть исходные размеры интервалов, задаваемые по
умолчанию, в окне Интервал нажмите кнопку По умолчанию (Default).
506
Часть III. Использование специальных средств
Вставка пробелов
Помимо существующих интервалов иногда необходимо вставить в формулу
дополнительный пробел (клавиша <Пробел> в Редакторе формул (Microsoft
Equation) желаемого эффекта не дает). На панели инструментов можно
выбрать пробелы пяти размеров. Они располагаются на палитре Пробелы и
многоточия (Spaces and ellipses). Пробелы можно также вставить с помощью
комбинаций клавиш, которые перечислены в табл. 17.4.
Таблица 17.4. Комбинации клавиш для вставки пробелов
Значок Пробел Клавиши
Нулевой пробел <8Ытх>+<Пробел>
Пробел (размером в 1 пункт) <СМ>+<АИ>+<Про6ел>
Короткий пробел (одна шестая <С1г1>+<Пробел>
часть длинного пробела)
Средний пробел (одна третья <С!г1>+<8ЫЙ>+<Пробел>
часть длинного пробела)
Длинный пробел Вставляется только с помощью панели
инструментов Редактора формул
Выравнивание формул
В том случае, когда происходит вставка сразу нескольких формул, можно
воспользоваться выравниванием. Выравнивание позволяет расположить
формулы относительно друг друга в соответствии с выбранным признаком —
типом выравнивания.
Существуют следующие типы выравнивания:
□ По левому краю (Align Left)
□ По центру (Align Center)
□ По правому краю (Align Right)
□ По знаку равенства (Align =)
□ По знакам "точка" и "запятая" (Align,)
При выравнивании по знакам формулы будут расположены так, что знаки
формул, находящихся друг под другом, будут находиться на одной вертикали.
Если в формулах содержится несколько знаков, то для знаков равенства
выравнивание происходит по первым знакам (рис. 17.11), а для "точек" и
"запятых" — по последним.
Глава 17. Работа с математическими формулами
507
Рис. 17.11.
Выравнивание по знаку
равенства
Для выравнивания формул:
1. Находясь в Редакторе формул, выберите команду Формат (Format).
2. В открывшемся меню выберите требуемый тип выравнивания.
Изменение размеров и стилей шрифтов
На практике часто встречаются формулы, содержащие неодинаковые по
структуре элементы, например, векторы, скаляры, множества, и т. д. При
этом каждый элемент может иметь свой собственный стиль отображения.
Существуют следующие зарезервированные стили:
П Математический (Math)
□ Текстовый (Text)
□ Функция (Function)
□ Переменная (Variable)
□ Греческий (Greek)
□ Матрица-Вектор (Matrix-Vector)
Возможно также создание пользовательского стиля.
Чтобы изменить стиль какого-либо элемента (или установить стиль для
новых элементов):
1. Выделите необходимые элементы.
2. Выберите команду Стиль (Style).
3. Установите флажок напротив требуемого стиля.
4. Нажмите кнопку ОК. Элемент приобретет выбранный стиль.
508
Часть III. Использование специальных средств
Для установки пользовательского стиля:
1. Выделите необходимый элемент.
2. Выберите команду Стиль, Другой (Style,Other). Появится диалоговое окно
Другой стиль (Other Style) (рис. 17.12).
3. Выделите нужный шрифт и установите флажки Наклонный (Italic) и
Полужирный (Bold), если нужно изменить начертание шрифта.
4. Нажмите кнопку ОК. Элемент приобретет заданный стиль.
Рис. 17.12. Диалоговое окно
Другой стиль
Существует возможность изменения шрифтов для зарезервированных стилей.
Для этого:
1. Выберите команду Стиль, Определить (Style, Define). Появится
диалоговое окно Стили (Styles) (рис. 17.13).
2. Укажите шрифт для изменяемого стиля, а также установите или снимите
флажки Полужирный (Bold) и Наклонный (Italic) для задания начертания
шрифта.
3. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 17.13. Диалоговое
окно Стили
Глава 17. Работа с математическими формулами
509
Кроме того, в группе Язык (Language) окна Стили можно установить язык
символов по умолчанию. Для текстового стиля язык можно установить
отдельно.
( Замечание ^
Если в группе Язык окна Стили нет требуемого языка, то это значит, что при
установке Windows нужный язык не был установлен. Установите его с помощью
Панели управления (Control Panel) и повторите операцию.
Для задания размера символов можно использовать следующие
зарезервированные размеры:
□ Обычный (Full)
□ Крупный индекс (Subscript)
□ Мелкий индекс (Sub-Subscript)
□ Крупный символ (Symbol)
□ Мелкий символ (Sub-Symbol)
Возможно также задание пользовательского размера.
Для того чтобы изменить размер какого-либо элемента (или создать новый
элемент с заданным размером):
1. Выделите требуемые элементы.
2. Выберите команду Размер (Size).
3. В появившемся меню установите флажок напротив нужного размера.
4. Нажмите кнопку ОК. В результате размер выделенного элемента
изменится.
Чтобы установить размер вручную:
1. Выделите требуемые элементы.
2. Выберите команду Размер, Другой (Size, Other). Появится окно Другой
размер (Other Size) (рис. 17.14).
3. Задайте требуемую величину размера в любых ранее рассмотренных
единицах (кроме процентов).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 17.14. Диалоговое окно
Другой размер
Таким же образом можно изменять зарезервированные размеры. Для этого:
1. Выберите команду Размер, Определить (Size, Define). Появится
диалоговое окно Размеры (Sizes) (рис. 17.15).
510
Часть III. Использование специальных средств
2. Поместите курсор в поле ввода напротив изменяемого размера. Введите
значение размера.
3. Нажмите кнопку ОК или Применить (Apply).
Рис. 17.15. Диалоговое
окно Размеры
Чтобы вернуть исходные значения размеров, задаваемые по умолчанию,
в окне Размеры (Sizes) нажмите кнопку По умолчанию (Default).
ЧАСТЬ IV
Использование иллюстраций
Использование иллюстраций позволяет создавать более наглядные и
привлекательные документы. Кроме того, рисунки и диаграммы могут
существенно сократить текст: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, а тем
более прочитать сто страниц текста.
Word 2000 предоставляет множество графических средств, с помощью
которых можно создавать более эффектные и понятные документы. Так, с его
помощью можно создавать и вставлять рисунки, добавлять объекты Word Art,
вставлять надписи, диаграммы и т. д. Более того, Word позволяет создавать
объемные рисунки, работать с тенями и освещением.
В документ Word можно вставлять оцифрованные с помощью сканера
фотографии, картинки, созданные различными графическими программами
или взятые из готовых библиотек картинок. Microsoft Office 2000 включает в
себя обширную библиотеку картинок.
Помимо вставки заранее подготовленных с помощью внешних программ
рисунков, Word предоставляет встроенный набор инструментов для создания
собственных графических объектов. Возможности использования таких
инструментов, как Microsoft WordArt, Microsoft Graph или панель
инструментов Рисование (Drawing) подробно описаны в следующих главах. Используя
любую из встроенных программ графики, можно создать рисованный
объект, который существует только как часть документа Word 2000 (см.
главы 20, 21, 22).
Простые встроенные программы, поставляемые с Word 2000, позволяют
создавать небольшие рисунки, диаграммы, графики. Специальные графические
пакеты (например, Microsoft PhotoDraw), конечно, предоставляют больше
возможностей по созданию и обработке изображений. Таким образом, в
документы Word можно включать различные по сложности и качеству
иллюстрации — от простейших набросков, создаваемых без выхода из Word до
изощренных рисунков, создаваемых мощными программами графики.
В данной части подробно описываются средства, предназначенные для
включения в документ разнообразных иллюстраций:
□ Глава 18 "Вставка рисунков в документ" знакомит с распространенными
графическими форматами, методами вставки, редактирования,
форматирования и преобразования рисунков. Также обсуждается использование
Галереи Microsoft ClipArt.
□ В главе 19 "Создание надписей" описываются процедуры для работы с
надписями: создание, форматирование, перемещение надписей, создание
связей между надписями, верстка текста с использованием надписей.
□ В главе 20 "Рисование с помощью инструментов Word" обсуждается
панель инструментов Рисование (в частности, создание, форматирование
и преобразование фигур, использование Автофигур, управление тенью и
объемом, размещение графических объектов).
□ Глава 21 "Создание текстовых эффектов с помощью WordArt" объясняет,
как добавить специальные текстовые эффекты, описывает изменение
параметров фигурного текста, а также дополнительные средства
форматирования.
□ Глава 22 "Построение диаграмм" посвящена созданию диаграмм на
основе данных в документе Word или таблице Excel. Подробно описана
работа с Microsoft Graph, в частности, изменение параметров диаграммы,
форматирование диаграммы, изменение данных.
ГЛАВА 18
Вставка рисунков в документ
Эта глава посвящена вопросам, касающимся вставки в документ и
форматированию рисунков различных типов. В ней рассматриваются следующие
вопросы:
□ Вставка и копирование готовых изображений
□ Параметры форматирования рисунков
□ Использование библиотеки картинок Microsoft ClipArt
□ Редактирование и преобразование рисунков
Обзор совместимых графических форматов
Формат графического файла — это метод, который используется для
хранения и представления графического изображения. Word совместим со
многими наиболее часто используемыми форматами графических файлов и
сканеров. Для некоторых форматов файлов рисунков необходимо использовать
специальные графические фильтры.
Каждому типу импортируемого файла соответствует свой графический
фильтр. Если вы произвели полную установку Word, то все графические
фильтры были установлены. Если вы провели выборочную установку, то
могли установить не все фильтры.
Чтобы просмотреть, какие фильтры установлены (и, следовательно,
выяснить, в каких графических форматов можно импортировать рисунки),
раскройте список Тип файла (Files of Type) в диалоговом окне Добавить
рисунок (Insert Picture). Оно появляется при выборе команды Вставка, Рисунок,
Из файла (Insert, Picture, From File).
Рисунки, которые хранятся в форматах, перечисленных в табл. 18.1, можно
импортировать в документы Word.
514
Часть IV. Использование иллюстраций
Таблица 18.1. Форматы графических файлов,
Формат
Метафайл Windows
Расширенный метафайл Windows
Формат JPEG
Portable Network Graphics
Точечный рисунок Windows
PC Paintbrush
Encapsulated PostScript
Computer Graphics Metafile
WordPerfect Graphics
Micrografx Designer
Micrografx Draw
Targa
AutoCAD Format 2-D
CorelDRAW!
Macintosh PICT
CompuServe GIF
Kodak PhotoCD
( Замечание }
Расширение
имени файла
WMF
EMF
JPG
PNG
BMP
PCX
TIF
EPS
CGM
WPG
DRW
DRW
TGA
DXF
CDR
PCT
GIF
PCD
совместимые с Word 2000
Требуется фильтр
Нет
Нет
Нет
Нет
Нет
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Да
В списке может не оказаться графического формата, который вы привыкли
использовать. Однако многие программы легко экспортируют рисунки (и даже
части рисунков) из своего формата в какой-либо другой формат,
поддерживаемый Word. Если нужный вам формат не включен в список, то узнайте, может ли
используемая вами графическая программа сохранить рисунок в одном из
форматов, перечисленных в списке.
Вставка и копирование рисунков
Рисунок может быть вставлен или скопирован в текст документа, в таблицу
или в надпись. Проще всего поместить рисунок в документ, т. е. вставить
его непосредственно в текст документа. Вставка рисунка в одну из ячеек
Глава 18. Вставка рисунков в документ
515
таблицы позволяет размещать его, выравнивая относительно текста в другой
ячейке.
Вставить рисунок в документ можно одним из трех способов:
□ С помощью команды Вставка, Рисунок, Из файла (Insert, Picture From
File). Эта команда запрашивает местоположение файла рисунка и затем
вставляет рисунок с указанного диска. При использовании этого метода
наличие программы, с помощью которой создавался рисунок,
необязательно.
□ Запустить графическую программу, создать в ней рисунок и скопировать
его в Буфер обмена. Затем рисунок можно скопировать из Буфера обмена
в документ.
□ С помощью команды Вставка, Объект (Insert, Object), чтобы вызвать
программу графики, не выходя из Word 2000. При использовании этой
команды вставленный рисунок можно впоследствии редактировать с
помощью программы, создавшей рисунок.
Q Замечание ^)
Чтобы автоматически добавлять к каждому вставляемому в документ рисунку
нумерованные подписи, выберите команду Вставка, Название (Insert, Caption)
и нажмите кнопку Автоназвание (AutoCaption).
Вставка рисунков в документ
Рисунок можно вставить в документ, даже не запуская создавшую этот
рисунок программу. Для этого:
1. Установите курсор в то место документа, где должен располагаться рисунок.
2. Выберите команду Вставка, Рисунок, Из файла (Insert, Picture, From File).
Появится диалоговое окно Добавить рисунок (Insert Picture) (рис. 18.1).
3. Для определения формы представления файлов раскройте список
Представления (Views) и выберите один из следующих элементов:
• Мелкие значки (List), чтобы в список выводились только имена файлов
• Таблица (Details), чтобы увидеть размеры файлов и их типы
• Свойства (Properties), чтобы вывести свойства файлов, включая
название, имя автора и т. д.
• Просмотр (Preview), чтобы увидеть миниатюрный вариант
выделенного рисунка справа от списка файлов
4. Найдите файл рисунка. Если его нет в текущей папке, то в
раскрывающемся списке Папка (Look In) выделите диск или папку, содержащую
этот файл. Чтобы увидеть файлы в той папке, в которую вложена
текущая, нажмите кнопку Переход на один уровень вверх (Up One Level).
516
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 18.1. Диалоговое окно Добавить рисунок
5. Выделите в списке файл с нужным рисунком.
6. Нажмите кнопку Вставка (Insert).
( Замечание J
Чтобы быстро вставить рисунок в документ, установите курсор в нужное место
документа, выберите команду Вставка, Рисунок, Из файла и дважды
щелкните по имени файла рисунка.
Так же, как при открытии или сохранении документа, перед вставкой
рисунка необходимо найти файл рисунка. Word предоставляет множество
средств поиска файлов. Эти средства позволяют находить файлы по
определенному имени, типу или свойству, например, по времени последней
модификации файла.
В диалоговом окне Добавить рисунок (рис. 18.1), нажмите кнопку Сервис
(Tools) и в открывшемся списке выберите элемент Найти (Find). Откроется
диалоговое окно Найти (Find). Можно производить поиск не только по
имени файла, но и по свойствам файла, таким как название приложения,
автор рисунка, дата создания и т. д.
С Замечание ^
Если Word не поддерживает формат нужного вам рисунка, попробуйте открыть
рисунок в Графическом редакторе Paint или какой-либо другой графической
программе. Затем сохраните рисунок в формате, поддерживаемом Word,
например BMP.
При вставке рисунка Word обычно включает в документ всю информацию
о рисунке. При открытии документа рисунок появляется в документе. Ис-
Глава 18. Вставка рисунков в документ
517
пользование такого метода может значительно увеличить размер документа:
длина файла документа увеличивается на размер рисунка, который может
быть очень большим.
Можно вставить рисунок, связав его с файлом рисунка, но не сохраняя
копию рисунка в документе. В этом случае, каждый раз при открытии
документа, Word обращается к файлу рисунка, чтобы отобразить рисунок. Этот
метод уменьшает длину файла документа, поскольку копия рисунка не
хранится в документе. Такой способ сокращения размера файла выгодно
использовать в тех случаях, когда размер файла рисунка велик или один и тот
же рисунок вставляется в различные документы.
Если файл с рисунком становится недоступен, то Word не сможет вывести
или напечатать рисунок. При открытии документа появится сообщение,
предупреждающее о том, что невозможно открыть файл рисунка.
Используйте создание связи только тогда, когда вы уверены, что Word сможет
найти файл рисунка.
Чтобы создать связь рисунка с файлом документа:
1. Поместите курсор туда, где необходимо вставить рисунок. Выберите
команду Вставка, Рисунок, Из файла и выделите файл рисунка.
2. В диалоговом окне Добавить рисунок в раскрывающемся списке справа
от кнопки Вставка выберите элемент Связать с файлом (Link to File).
Если файл рисунка был перемещен в другую папку, то необходимо обновить
связь. Для этого выделите рисунок в тексте документа и выберите команду
Правка, Связи (Edit, Links). Нажмите кнопку Сменить источник (Change
Source). Эту же команду можно использовать, чтобы сохранить рисунок в
документе (см. главу 14).
( Замечание ^
При передаче кому-либо документа Word, содержащего связанный с файлом
рисунок, убедитесь, что передаете также и копию файла рисунка.
Рекомендуйте лицу, получающему документ, использовать команду Правка, Связи и затем
Сменить источник, чтобы указать новое местоположение файла рисунка на
диске.
Размер файла документа можно уменьшить, сохраняя, по возможности,
рисунки в формате, создающем небольшие файлы. Например, файлы в
формате PCX, BMP и WMF обычно меньше по размеру, чем в формате EPS и TIF.
Можно также сократить файл документа, используя черно-белые рисунки
вместо цветных, если документ не будет выводиться на цветной принтер.
Копирование рисунков в документ
Иногда вставку рисунка в документ проще всего осуществить с помощью
Буфера обмена. При копировании рисунка в документ можно связать рису-
518
Часть IV. Использование иллюстраций
нок с файлом. В этом случае можно обновить рисунок в документе, если
файл рисунка будет изменен.
Чтобы скопировать рисунок в документ:
1. Запустите программу для работы с графикой или программу построения
диаграмм. Откройте файл рисунка, который нужно вставить в документ.
2. Выделите рисунок или диаграмму.
3. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy).
4. Перейдите в документ.
5. Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить рисунок.
6. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste).
Чтобы связать рисунок с файлом, выберите команду Правка,
Специальная вставка (Edit, Paste Special). В диалоговом окне Специальная вставка
выберите параметр Связать (Paste Link). Выберите формат рисунка в
списке Как (As) в зависимости от типа копируемого рисунка. Чтобы рисунок
появился в тексте документа в виде значка, установите флажок В виде
значка (Display as Icon), тогда, чтобы посмотреть или отредактировать
рисунок, нужно будет дважды щелкнуть по значку.
7. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ^
Рисунки со страниц Internet можно легко скопировать в Буфер обмена или
сохранить в файле, а потом использовать в документах Word. Чтобы скопировать
рисунок в Буфер обмена, щелкните по рисунку правой кнопкой мыши и в
появившемся контекстном меню выберите команду Копировать (Сору). Чтобы
сохранить рисунок в файле, выберите команду Сохранить рисунок как (Save
Picture As) в контекстном меню. Чтобы получить информацию о формате,
размерах и других атрибутах рисунка, выберите команду Свойства (Properties) в
контекстном меню. Помните о том, что не все рисунки, доступные через
Internet, можно свободно использовать. Не нарушайте законов, защищающих
авторские права
Связанный с файлом рисунок может быть вставлен как рисунок и как объект.
Если рисунок вставляется как объект, то его можно будет редактировать,
а если как рисунок, то он может занять в документе меньше места, но
редактировать его будет нельзя. Чтобы определить, какую возможность лучше
использовать, ознакомьтесь с содержимым группы Результат (Result)
диалогового окна Специальная вставка при выделении различных форматов
в списке Как.
Вставка в документ графического объекта
Графический объект — это рисунок в документе Word 2000, который можно
редактировать средствами создавшей его программы. Для этого достаточно
Глава 18. Вставка рисунков в документ
519
дважды щелкнуть по рисунку или воспользоваться командой
редактирования объекта. Заметим, что все образующие графический объект данные
содержатся в документе. Объект не связан с файлом вне документа.
В документы можно вставлять объекты различных типов: формулы (объект
Microsoft Equation), диаграммы (объект Microsoft Excel Chart), видеоклип
(объект Video Clip). Если у вас есть программа CorelDRAW! и вы установили
графический фильтр CorelDRAW!, то в документ можно вставить объект
"Рисунок CorelDRAW!".
Если вы уже воспользовались внешней программой и создали нужный
объект, то для вставки его в документ:
1. Откройте нужный документ и поместите курсор в то место документа,
куда необходимо вставить графический объект.
2. Выберите команду Вставка, Объект (Insert, Object). Появится диалоговое
окно Вставка объекта (Object).
3. Раскройте вкладку Создание из файла (Create from File) (рис. 18.2).
4. В поле Имя файла (File name) введите полное имя файла рисунка,
который необходимо вставить. Чтобы найти файл рисунка, нажмите кнопку
Обзор (Browse).
5. Чтобы рисунок в документе обновлялся при изменении исходного файла
рисунка, установите флажок Связь с файлом (Link to file).
6. Чтобы в документе вместо рисунка отображался значок, установите
флажок В виде значка (Display as Icon).
7. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ~^)
Чтобы знать, как выбранные параметры повлияют на вставку рисунка,
ознакомьтесь с содержимым группы Результат (Result) диалогового окна Вставка
объекта.
Рис. 18.2. Вставка
существующего графического
объекта
520
Часть IV. Использование иллюстраций
В документ Word можно вставлять не только существующие объекты, но и
новые, еще не созданные. При вставке нового объекта вам будет
предложено выбрать программу графики, в которой рисунок будет создан. Например,
если выбрана вставка нового объекта "Рисунок CorelDRAW!", тогда будет
запущена программа CorelDRAW!, и в ней можно будет создать рисунок.
После того как рисунок создан, можно возвратиться в документ и
продолжить работу с ним.
Чтобы вставить новый графический объект:
1. Откройте нужный документ и поместите курсор в то место документа,
куда необходимо вставить графический объект.
2. Выберите команду Вставка, Объект. Появится диалоговое окно Вставка
объекта (рис. 18.3).
Рис. 18.3. Диалоговое окно
Вставка объекта
3. В списке Тип объекта (Object Type) вкладки Создание (Create New)
выделите тип графического объекта.
Чтобы рисунок появился в документе в виде значка, установите флажок
В виде значка (Display as Icon). Значок появляется как на экране, так и
при печати и используется, если рисунок занимает в документе много
места. Чтобы увидеть содержимое значка, достаточно дважды щелкнуть
по нему.
4. Нажмите кнопку ОК. Запустится программа создания рисунка.
5. Создайте рисунок.
6. Возвратитесь в документ, для чего:
• При создании рисунка Microsoft Word нажмите кнопку Закрыть
рисунок (Close Picture)
• В Microsoft Excel щелкните по документу где-нибудь вне рисунка
Глава 18. Вставка рисунков в документ
521
• В других программах выберите команду выхода или возврата к
документу, например, Файл, Выход (File, Exit)
Теперь для изменения рисунка средствами создавшей его программы просто
дважды щелкните по нему.
Вставка картинок из Галереи Microsoft ClipArt
С Word поставляется обширная тематическая подборка графических
объектов для использования в документах. Чтобы получить доступ к картинкам
Галереи ClipArt, выберите команду Вставка, Рисунок, Картинки (Insert,
Picture, ClipArt). Появится диалоговое окно Вставка картинки (Insert ClipArt),
представленное на рис. 18.4.
С помощью Microsoft ClipArt можно вставить в документ не только картинки,
но и фотографии, звуки, и даже видеоклипы. Ее элементы отсортированы
по множеству категорий. Microsoft ClipArt позволяет включать в коллекцию
картинки из файлов, создавать собственные категории картинок, а также
обновлять коллекцию с узла Internet компании Microsoft. Кроме того, можно
искать картинки по ключевым словам.
Рис. 18.4. Диалоговое окно Вставка картинки
I 8 JdK 454
522
Часть IV. Использование иллюстраций
Чтобы получить дополнительную информацию об использовании Галереи
Microsoft ClipArt, нажмите кнопку Справка (Help), и обратитесь к
справочной системе Microsoft ClipArt.
Работа с рисунками
Вставленный в документ рисунок не будет статическим объектом, поскольку
параметры рисунка можно менять, делая документ более привлекательным.
Рисунок может быть перемещен или скопирован в другое место документа,
его размеры могут быть уменьшены или увеличены с сохранением или без
сохранения пропорций. Кроме того, рисунок можно поместить в рамку,
использовать обтекание рисунка текстом, группировать или разгруппировать
несколько рисунков.
Выделение рисунков
Перед тем как производить над рисунком какие-либо действия, его
необходимо выделить. У выделенного рисунка в каждом углу и по сторонам
появляются квадратные маркеры изменения размера. Эти восемь маркеров
используются при изменении размера, масштаба или обрезке рисунка с
помощью мыши.
Чтобы выделить рисунок с помощью мыши, выведите рисунок на экран, а
затем щелкните по рисунку левой кнопкой мыши.
Одинарный щелчок по вставленному рисунку выделяет его. Двойной
щелчок по рисунку обычно вызывает программу графики, использовавшуюся
для создания рисунка и позволяющую его редактировать.
Изменение размеров рисунка и обрезка
После того как рисунок вставлен в документ, можно изменить его размер,
пропорции, а также произвести обрезку. Обрезка рисунка позволяет
увеличить часть рисунка.
Существуют следующие способы изменения размеров рисунка:
П Изменение масштаба или пропорций рисунка
□ Указание точных размеров рисунка
□ Обрезка рисунка
Любую из этих операций можно выполнить с помощью клавиатуры и мыши.
Изменение размеров и обрезка рисунков с помощью мыши
Использование мыши при изменении размера, пропорций или при обрезке
рисунка делает эти операции более наглядными. Контуры рисунка, изме-
Глава 18. Вставка рисунков в документ
523
няющиеся вместе с перемещением мыши, показывают новые размеры
рисунка. А в строке состояния можно узнать точные размеры рисунка.
С Замечание ^
Чтобы вывести строку состояния на экран, выберите команду Сервис,
Параметры (Tools, Options) и на вкладке Вид (View) окна Параметры (Options)
в группе Показывать (Show) установите флажок строку состояния (Status Bar)
Если вы хотите узнать точные размеры рисунка, выделите рисунок,
выберите команду Формат, Рисунок (Format, Picture). В появившемся диалоговом
окне Формат рисунка раскройте вкладку Размер (Size). В группах Размер и
поворот (Size and Rotate) и Масштаб (Scale) можно увидеть текущие размеры
рисунка.
Чтобы изменить размер или произвести обрезку рисунка с помощью мыши,
достаточно выделить рисунок и перетащить один из маркеров размеров в
новое положение. При помещении указателя мыши над маркером размера
ее указатель превращается либо в двухстороннюю стрелку при изменении
размера рисунка (рис. 18.5, слева), либо в инструмент обрезки при обрезке
рисунка (рис. 18.5, справа).
Рис. 18.5. Использование
мыши при изменении
размеров рисунка (слева)
и при обрезке рисунка
(справа)
Каждый из восьми маркеров размера имеет свое назначение. Угловые
маркеры позволяют производить обрезку и изменять размер одновременно с
двух сторон рисунка. Если для изменения размера рисунка используется
угловой маркер, то пропорции рисунка сохраняются.
Маркеры, расположенные по сторонам рисунка, позволяют изменять ею
размеры и производить обрезку только с одной стороны, при этом
изменяются пропорции рисунка. Независимо от того, какой маркер используется,
противоположный ему маркер всегда остается неподвижным.
Если при изменении размера рисунка маркер размера перетаскивается к
центру рисунка, то рисунок уменьшается; при перетаскивании маркера о г
центра, рисунок увеличивается. Если при обрезке рисунка маркер размера
18*
524
Часть IV. Использование иллюстраций
перетаскивается к центру рисунка, то часть рисунка удаляется; при
перетаскивании маркера от центра появляется пустое пространство внутри границ
рисунка.
При перетаскивании маркеров в процессе изменения размера рисунка или
при обрезке появляется пунктирный прямоугольник. Он показывает новые
размеры и форму рисунка. После того как левая кнопка мыши отпущена,
рисунок приобретает размеры пунктирного прямоугольника.
Чтобы изменить размер рисунка с помощью мыши:
1. Выделите рисунок.
2. Поместите указатель мыши над маркером размера так, чтобы он принял
форму двухсторонней стрелки.
3. Чтобы изменить размер рисунка, не изменяя его пропорций, т. е.
соотношение ширины и высоты, перетащите угловой маркер размера. Чтобы
изменить размер рисунка, не сохраняя его пропорций, перетащите
маркер размера, расположенный на одной из сторон рисунка.
4. Когда рисунок примет необходимые размеры, отпустите кнопку мыши.
Чтобы произвести обрезку рисунка с помощью мыши:
1. Выделите рисунок.
2. На панели инструментов Настройка изображения (Picture) нажмите
кнопку Обрезка (Crop).
3. Поместите указатель мыши над маркером размера и перетащите нужный
маркер размера.
4. После необходимой обрезки рисунка отпустите кнопку мыши.
Изменение размеров и обрезка рисунков
с помощью команды меню
При выборе команды меню Формат, Рисунок (Format, Picture) появляется
диалоговое окно Формат рисунка (Format Picture).
( Замечание ^
Форматирование некоторых рисунков производится с помощью команды
Формат, Объект (Format, Object). При выборе этой команды появляется
диалоговое окно Формат объекта (Format Object). В остальном, процедуры
форматирования рисунков и графических объектов не отличаются.
С помощью вкладок этого диалогового окна можно указать точные размеры
рисунка или произвести обрезку рисунка. Для этого можно использовать
либо соответствующие поля ввода, либо счетчики, расположенные около
этих полей ввода.
Глава 18. Вставка рисунков в документ
525
Чтобы изменить размер или пропорции рисунка с помощью диалогового
окна Формат рисунка:
1. Выделите рисунок.
2. Выберите команду Формат, Рисунок или команду Формат, Объект. В
появившемся диалоговом окне Формат рисунка раскройте вкладку Размер
(Size) (рис. 18.6).
Рис. 18.6. Вкладка Размер
диалогового окна Формат
рисунка
Чтобы задать точные размеры рисунка, используйте группу Размер и
поворот (Size and Rotate). В полях ввода высота (Height) и ширина (Width)
задайте требуемые размеры рисунка.
Например, чтобы сделать ширину рисунка равной десяти сантиметрам,
а высоту — восьми, нужно ввести ю в поле ввода ширина, и 8 — в поле
ввода высота.
Для изменения высоты и ширины рисунка на определенный процент
используйте группу Масштаб (Scale), в полях ввода по высоте (Height) и
по ширине (Width) которой введите соответствующие значения.
Например, чтобы уменьшить размеры рисунка в два раза, нужно в полях
ввода по высоте и по ширине группы Масштаб ввести so (т. е. 50%),
а чтобы увеличить в два раза — 200 (т. е. 200%).
Чтобы сохранить исходное соотношение между высотой и шириной
рисунка при изменении его масштаба, установите флажок сохранить
пропорции (Lock Aspect Ratio). При этом, если изменяется высота объекта,
ширина также будет изменена в соответствии с исходными пропорциями,
и наоборот.
526
Часть IV. Использование иллюстраций
Чтобы изменить масштаб рисунка на основе его исходного размера,
установите флажок относительно исходного размера (Relative to original picture
size).
5. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы произвести обрезку рисунка с помощью диалогового окна Формат
рисунка:
1. Выделите рисунок.
2. Выберите команду Формат, Рисунок или команду Формат, Объект. В
появившемся диалоговом окне Формат рисунка раскройте вкладку Рисунок
(рис. 18.7).
3. Для определения параметров обрезки заполните поля ввода в группе
Обрезка (Crop from) или нажимайте кнопки со стрелками вниз или вверх,
чтобы увеличить или уменьшить текущие величины.
Например, чтобы обрезать рисунок на один сантиметр снизу, введите 1 в
поле ввода снизу (Bottom), а чтобы обрезать рисунок на четверть
сантиметра справа, наберите .25 в поле ввода справа (Right).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 18.7. Вкладка
Рисунок диалогового окна
Формат рисунка
Восстановление исходных размеров рисунка
Исходный размер рисунка можно легко восстановить (даже если для
изменения размера применялась мышь, а не диалоговое окно Формат рисунка
(Format, Picture)). Для этого:
Глава 18. Вставка рисунков в документ
527
1. Выделите рисунок.
2. Выберите команду Формат, Рисунок.
3. Чтобы восстановить размеры рисунка, раскройте вкладку Размер (Size)
Чтобы отменить обрезку рисунка, раскройте вкладку Рисунок (Picture).
4. Нажмите кнопку Сброс (Reset).
5. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ^
Чтобы быстро восстановить исходный размер или отменить обрезку рисунка,
нажмите кнопку Сброс параметров рисунка (Reset Picture) на панели
инструментов Настройка изображения (Picture).
Перемещение и копирование рисунка
Word позволяет размещать рисунок, вставленный в документ, в любом месте
страницы. Для перемещения рисунка в пределах документа удобно
использовать мышь.
Чтобы переместить рисунок с помощью мыши:
1. Поместите указатель мыши над рисунком.
2. С помощью мыши перетащите рисунок на новое место.
При этом контуры рисунка, перемещающиеся вместе с указателем мыши,
будут показывать его новое местоположение.
Использование мыши при перемещении рисунка очень удобно и наглядно,
однако только с помощью команды меню и параметров диалогового окна
можно указать точное положение рисунка. С помощью диалогового окна
можно изменить расстояние от левой границы рисунка до левой границы
страницы, поля или колонки, а также от верхнего края рисунка, до верхнего
края страницы, поля или абзаца.
Чтобы указать точное положение рисунка на странице:
1. Выделите рисунок, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
2. Выберите команду Формат, Объект (Format, Object) или Формат, Рисунок
(Format, Picture). Появится диалоговое окно Формат рисунка (Format
Object).
(~ Замечание ^
Чтобы быстро открыть диалоговое окно Формат объекта, щелкните правой
кнопкой мыши по объекту и в появившемся контекстном меню выберите
команду Формат объекта (Format Object).
3. Раскройте вкладку Положение (Layout) и нажмите кнопку Дополнительно
(Advanced).
528
Часть IV. Использование иллюстраций
4. В появившемся диалоговом окне Дополнительная разметка (Advanced
Layout) раскройте вкладку Положение рисунка (Picture Position) (рис. 18.8).
5. С помощью полей ввода этой вкладки укажите необходимые расстояния
между краями рисунка и краем страницы, поля, параграфа или колонки
по горизонтали и по вертикали. Для этого в соответствующих
раскрывающихся списках групп По горизонтали (Horizontal) и По вертикали
(Vertical) выберите нужные значения.
6.. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 18.8. Вкладка
Положение рисунка
диалогового окна
Дополнительная
разметка
По умолчанию, при изменении текста рисунок перемещается вместе с
текстом. Это происходит потому, что при вставке рисунок привязывается к
одному из абзацев и перемещается вместе с ним. Чтобы рисунок всегда оставался
на своем месте, независимо от изменения текста документа, необходимо
отменить привязку рисунка к абзацу. При перемещении рисунка,
привязанного к абзацу, точка привязки перемещается к ближайшему абзацу рядом
с рисунком. Чтобы рисунок всегда размещался на одной странице с текстом,
к которому он привязан, необходимо блокировать точку привязки.
Чтобы изменить параметры привязки рисунка к абзацу:
1. Выделите рисунок.
2. Выберите команду Формат, Рисунок или Формат, Объект.
3. Раскройте вкладку Положение и нажмите кнопку Дополнительно.
4. В появившемся диалоговом окне раскройте вкладку Положение рисунка.
5. Чтобы рисунок перемещался вместе с абзацем, к которому он привязан,
установите флажок перемещать вместе с текстом (Move Object with Text).
Глава 18. Вставка рисунков в документ
529
Чтобы разместить рисунок на одной странице с текстом, к которому она
привязана, установите флажок установить привязку (Lock Anchor).
6. Нажмите кнопку ОК.
Рисунки, вставленные в документ, можно перемещать и копировать не
только с помощью мыши, но с помощью Буфера обмена. Особенно удобно
использовать Буфер обмена при перемещении рисунков на большое
расстояние (например, на несколько страниц вперед или назад).
Использование Буфера обмена при перемещении и копировании рисунков полностью
сохраняет форматирование рисунка.
Чтобы скопировать или переместить рисунок с помощью Буфера обмена:
1. Выделите рисунок.
2. Чтобы скопировать рисунок, выберите команду Правка, Копировать (Edit,
Сору).
Чтобы переместить рисунок, выберите команду Правка, Вырезать (Edit,
Cut).
3. Установите точку вставки в то место документа, где должен появиться
рисунок. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste).
( Замечание J
Для более быстрого копирования или перемещения рисунков можно
воспользоваться командами контекстного меню: Копировать (Сору), Вырезать (Cut) и
Вставить (Paste). Чтобы открыть контекстное меню, щелкните правой кнопкой
мыши сначала по рисунку, а затем в месте вставки рисунка.
Группирование рисунков
В Word существует возможность группирования нескольких рисунков и
других объектов. При этом сгруппированные объекты рассматриваются как
единое целое. Например, можно сгруппировать рисунок и подпись к рисунку.
При изменении размера или перемещении сгруппированных объектов они
рассматриваются как один объект. Команды форматирования, применяемые
к таким объектам, применяются ко всем объектам группы. Кроме того,
можно установить режим обтекания текстом сгруппированных объектов, как
единого целого.
Чтобы сгруппировать рисунок с другими объектами:
1. Выделите рисунок и другие объекты, которые нужно сгруппировать. Для
этого щелкните левой кнопкой мыши по каждому из объектов,
удерживая нажатой клавишу <Shift>.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по одному из выделенных объектов.
Появится контекстное меню (рис. 18.9).
3. Выберите команду Группировка, Группировать (Grouping, Group).
530
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 18.9. Группировка рисунков
Для разгруппированиия объектов щелкните правой кнопкой мыши по
объекту и в контекстном меню выберите команду Группировка, Разгруппировать
(Grouping, Ungroup).
Команда Группировка, Перегруппировать (Grouping, Regroup) используется
для объединения в группу объектов, которые были разгруппированы
командой Разгруппировать.
Изменение порядка вывода рисунков
Рисунки в Word можно размещать до или после: текста, графических
объектов или надписей. Изменить порядок вывода рисунков можно с помощью
команд меню Действия (Draw) на панели инструментов Рисование (Drawing)
или с помощью команд контекстного меню.
Чтобы изменить порядок вывода рисунков и других объектов на странице:
1. Выделите рисунок, который нужно поместить до или после текста или
другого объекта.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по рисунку. Появится контекстное меню.
Глава 18. Вставка рисунков в документ
531
3. Выберите команду Порядок (Order).
4. Выберите одну из команд, описанных в табл. 18.2.
Таблица 18.2. Команды, определяющие порядок вывода рисунков
Команда Описание
На передний план Рисунок располагается поверх всех перекрывающих-
(Bring to Front) ся объектов
На задний план Рисунок располагается позади всех перекрывающих-
(Send to Back) ся объектов
Переместить вперед Перемещение рисунка на один уровень вверх (ближе
(Bring Forward) к поверхности экрана) в наборе перекрывающихся
объектов
Переместить назад Перемещение рисунка на один уровень вниз (дальше
(Send Backward) от поверхности экрана) в наборе перекрывающихся
объектов
Поместить перед текстом Рисунок размещается поверх текста
(Bring in Front of Text)
Поместить за текстом Рисунок размещается позади текста
(Send Behind Text)
Чтобы выделить рисунок, расположенный позади текста:
1. Нажмите кнопку Выбор объектов (Select Object) на панели инструментов
Рисование. Указатель мыши превратится в стрелку.
2. Нарисуйте с помощью мыши область выделения вокруг рисунка и
отпустите кнопку мыши. Рисунок будет выделен.
Отображение и скрытие рисунка
Рисунки и графические объекты занимают много места в памяти
компьютера и на диске, поэтому они значительно замедляют работу с документом
Чтобы ускорить работу с текстом документа, содержащего большое
количество рисунков, их можно скрыть и отображать в документе только при
необходимости, например при вставке и редактировании. Скрытые рисунки
в документе выглядят как пустые рамки. Их можно выделять и работать
с ними так, как если бы они были отображены.
Чтобы скрыть рисунки:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Вид (View).
532
Часть IV. Использование иллюстраций
3. В группе Показывать (Show) установите флажок пустые рамки рисунков
(Picture Placeholders).
4. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы отобразить скрытые рисунки:
1. Выберите команду Сервис, Параметры.
2. Раскройте вкладку Вид.
3. В группе Показывать снимите флажок пустые рамки рисунков.
4. Нажмите кнопку ОК.
Обтекание текста вокруг рисунка
Возможность обтекания рисунков основным текстом позволяет более
эффективно использовать место на странице и создавать красивые,
профессионально оформленные документы. Word предоставляет набор стилей
обтекания рисунков текстом. Прежде чем использовать эту возможность, сначала
нужно вставить рисунок, а затем настроить параметры обтекания. Для этого:
1. Выделите рисунок.
2. Выберите команду Формат, Рисунок (Format, Picture) или команду
Формат, Объект (Format, Object).
3. В появившемся диалоговом окне Формат рисунка раскройте вкладку
Положение (Layout) (рис. 18.10).
Рис. 18.10. Вкладка
Положение диалогового
окна Формат рисунка
4. В группе Обтекание (Wrapping Style) выделите стиль обтекания рисунка
текстом. Элементы этой группы наглядно показывают, как будет
располагаться рисунок относительно текста.
Глава 18. Вставка рисунков в документ
533
Например, если выбрать стиль вокруг рамки (Square), то текст будет
обтекать рисунок по охватывающему прямоугольнику. А если выбрать стиль
по контуру (Tight), то текст будет обтекать рисунок точно по контуру.
5. Чтобы указать, с какой стороны текст должен обтекать рисунок, в группе
Горизонтальное выравнивание (Horizontal Alignment) выберите
соответствующий параметр.
Например, для того чтобы текст обтекал рисунок справа, выберите
параметр по левому краю (Left). В этом случае рисунок будет выровнен по
левому краю страницы, а текст будет располагаться справа от него.
6. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы использовать более тонкую настройку обтекания рисунка текстом:
1. На вкладке Положение диалогового окна Формат рисунка нажмите
кнопку Дополнительно (Advanced).
2. В появившемся диалоговом окне Дополнительная разметка (Advanced
Layout) раскройте вкладку Обтекание текстом (Text wrapping) (рис. 18.11).
Рис. 18.11. Вкладка
Обтекание текстом
диалогового окна
Дополнительная
разметка
3. В группе Обтекание (Wrapping Style) выделите стиль обтекания рисунка
текстом. Элементы этой группы наглядно показывают, как будет
располагаться рисунок относительно текста.
4. В группе Текст (Wrap To) укажите, с какой стороны текст должен
обтекать рисунок.
5. В группе Расстояние от текста (Distance From Text) укажите просвет между
текстом и рисунком.
6. Нажмите кнопку ОК.
Пример обтекания текста представлен на рис. 18.12.
534
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 18.12. Пример обтекания текста
Чтобы настроить параметры обтекания рисунка текстом с помощью панели
инструментов Настройка изображения (Picture):
1. Выделите рисунок.
2. Нажмите кнопку Обтекание текстом (Text Wrapping) на панели
инструментов Настройка изображения.
3. Появится список стилей обтекания рисунка текстом.
4. Выберите нужный стиль обтекания.
Обычно текст обтекает рисунок по контуру или по охватывающему
прямоугольнику. Word позволяет настроить контур, по которому текст обтекает
рисунок. Для этого:
1. Выделите рисунок.
2. Нажмите кнопку Обтекание текстом на панели инструментов Настройка
изображения.
3. В появившемся меню выберите команду Изменить контур обтекания (Edit
Wrap Points).
4. Вокруг рисунка появится контур обтекания (розовая пунктирная линия),
проходящий через узлы (точки обтекания).
5. Измените контур обтекания, перетащив при помощи мыши один из
узлов или сам контур. В последнем случае будет добавлен еще один узел.
Глава 18. Вставка рисунков в документ
535
Для возвращения к редактированию документа щелкните по нему левой
кнопкой мыши.
Добавление обрамления и заливки
Вставленный в документ рисунок можно сделать еще более эффектным и
привлекательным с помощью рамок, линий и цветовой заливки. Word
предоставляет большой выбор цветов, стилей и толщины линий. Многие
картинки из Галереи Microsoft ClipArt можно разгруппировать на отдельные
объекты и изменить параметры заливки каждого из них.
Добавить обрамление и заливку к рисунку можно либо с помощью панели
инструментов Рисование (Drawing), либо вкладки Цвета и линии (Colors and
Lines) диалогового окна Формат рисунка (Format Picture). Кроме того, при
помощи панели инструментов Рисование можно добавить к рисунку тень
или эффект трехмерного изображения.
Чтобы открыть диалоговое окно Формат рисунка, выделите рисунок и
нажмите кнопку Формат рисунка на панели инструментов Настройка
изображения (Picture).
Чтобы вывести на экран панель инструментов Рисование, выберите команду
Вид, Панели инструментов, Рисование (View, Toolbars, Drawing).
При добавлении обрамления и заливки Word позволяет использовать не
только сплошные цвета, но и узорные линии, а также четыре вида заливки:
градиентную, текстурную, с использованием узора или фонового рисунка
(см. главу 20).
Q Замечание ^
Если вы не можете изменить параметры заливки векторного рисунка, значит
рисунок сначала нужно разгруппировать. Изменить заливку картинок из Галереи
Microsoft ClipArt можно только таким способом.
Чтобы добавить или изменить обрамление или заливку рисунка, добавить
тень или трехмерный эффект при помощи панели инструментов Рисование:
1. Выделите рисунок (при необходимости разгруппируйте его).
2. Воспользуйтесь одной из кнопок на панели инструментов Рисование, их
описание приведено в табл. 18.3.
Таблица 18.3. Кнопки панели инструментов Рисование
Кнопка Действие Результат
Цвет заливки Выделите цвет заливки в палитре цветов за- Изменение цвета
(Fill Color) ливки или нажмите кнопку Другие цвета за- или способа
заливки (More Fill Colors) и выберите дополни- ливки
тельный цвет. Чтобы выбрать способ заливки,
нажмите кнопку Способы заливки (Fill Effects)
536
Часть IV. Использование иллюстраций
Таблица 18.3 (окончание)
Кнопка
Действие
Результат
Цвет линии
(Line Color)
Тип линии
(Line Style)
Тип штриха
(Dash Style)
Тень
(Shadow)
Объем
(3-D)
Выделите цвет линий рамки рисунка в
палитре цветов линий или нажмите кнопку
Дополнительные цвета линий (More Line Colors) и
выберите дополнительный цвет. Чтобы выбрать
способ штриховки линий, нажмите кнопку
Узорные линии (Patterned Lines)
Выделите толщину и стиль линий рисунка
Выделите тип штриховки линий рамки рисунка
Выделите стиль тени для рисунка в палитре
теней. Если он уже был выбран, то нажмите
кнопку Настройка тени (Shadow Settings),
чтобы вывести на экран панель инструментов
Настройка тени (Shadow Settings)
Выделите стиль трехмерного эффекта для
рисунка. Если он уже был выбран, то нажмите
кнопку Настройка объема (3-D Settings),
чтобы вывести на экран панель инструментов
Настройка объема (3-D Settings)
Изменение цвета и
параметров
штриховки линий вокруг
рисунка
Изменение
толщины и стиля линий
вокруг рисунка
Изменение
штриховки линий рамки
рисунка
Добавление тени к
рисунку
Создание
трехмерного эффекта
Чтобы добавить или изменить обрамление или заливку рисунка, при
помощи диалогового окна Формат рисунка:
1. Выделите рисунок.
2. Выберите команду Формат, Рисунок (Format, Picture) или команду
Формат, Объект (Format, Object). Появится диалоговое окно Формат рисунка.
3. Раскройте вкладку Цвета и линии (Colors and Lines) (рис. 18.13).
4. В палитре цвет (Color) группы Заливка (Fill) выберите цвет заливки.
Чтобы сделать заливку светлее, установите флажок полупрозрачный (Semi-
transparent).
5. В палитре цвет (Color) группы Линии (Lines) выберите цвет линий рамки.
6. В палитре тип (Style) группы Линии (Lines) выберите тип линий рамки
или установите их толщину (в пунктах), указав значение в поле толщина
(Weight).
7. Чтобы изменить стиль линий рамки (например сделать линии
пунктирными), используйте палитру шаблон (Dashed).
8. Нажмите кнопку ОК.
Глава 18. Вставка рисунков в документ
537
Рис. 18.13. Вкладка Цвета
и линии диалогового окна
Формат рисунка
Удаление обрамления и заливки
Обрамление и заливку при желании можно удалить, для чего выделите
рисунок и используйте пошаговые процедуры, описанные в предыдущем разделе.
Можно удалять только заливку или только обрамление, для чего:
□ Нажмите кнопку Нет заливки в палитре цветов заливки, чтобы удалить
заливку
П Нажмите кнопку Нет линий в палитре цветов линий, чтобы удалить
обрамление рисунка
Если нужно удалить тень, нажмите кнопку Нет тени в палитре стилей тени.
Чтобы удалить трехмерный эффект, нажмите кнопку Нет объема в палитре
стилей трехмерного эффекта.
Создание прозрачных зон в растровом рисунке
Использование прозрачных зон в рисунках позволяет создавать различные
эффекты. В печатном документе прозрачные зоны имеют тот же цвет, что и
бумага, на которой напечатан рисунок, а в электронном документе тот же
цвет, что и подложка. Нужно иметь в виду, что прозрачным можно сделать
только один цвет.
( Замечание ~^)
Как правило, эффект прозрачности плохо достигается на цветных
фотографиях, так как относительное содержание любого цвета на них не велико. То, что
выглядит окрашенным в один цвет, например голубое небо, на самом деле
представляет набор разнообразных оттенков.
538
Часть IV. Использование иллюстраций
Чтобы создать прозрачную зону в растровом рисунке:
1. Выделите растровый рисунок.
2. Нажмите кнопку Установить прозрачный цвет (Set Transparent Color) на
панели инструментов Настройка изображения (Picture).
3. Щелкните левой кнопкой мыши по области рисунка, цвет которой нужно
изменить.
Теперь выбранная область рисунка будет прозрачной для нижележащих слоев.
Изменение рисунков
Как уже отмечалось, Word позволяет создавать профессионально
оформленные документы, содержащие рисунки высокого качества, например, такие
как отсканированные фотографии или рисунки, созданные мощными
графическими программами с использованием огромного числа цветов и
оттенков. При этом некоторыми параметрами рисунков можно управлять
прямо из Word.
С помощью панели инструментов Настройка изображения (Picture) можно
изменить цветность, контрастность и яркость рисунка.
Чтобы изменить число цветов, используемых при выводе рисунка:
1. Выделите рисунок.
2. Нажмите кнопку Изображение (Image Control) на панели инструментов
Настройка изображения. В появившемся списке выберите один из
возможных вариантов:
• Авто (Automatic). Рисунок выводится в исходном формате. При выводе
цветных рисунков используется полный набор цветов
• Оттенки серого (Grayscale). Цвета рисунка преобразуются в различные
оттенки серого цвета, что очень похоже на черно-белую фотографию.
При печати цветных рисунков на черно-белом принтере можно
добиться лучшего качества
• Черно-белое (Black & White). Рисунок выводится с использованием
только двух цветов — черного и белого
• Подложка (Watermark). Рисунок можно сделать полупрозрачным, что
очень полезно, если рисунок располагается в слое под текстом
Чтобы изменить контрастность или яркость рисунка:
1. Выделите рисунок.
2. Нажмите одну из следующих кнопок на панели инструментов Настройка
изображения:
• Увеличить контрастность (More Contrast), чтобы повысить
контрастность рисунка
Глава 18. Вставка рисунков в документ 539
• Уменьшить контрастность (Less Contrast), чтобы понизить
контрастность рисунка
• Увеличить яркость (More Brightness), чтобы повысить яркость рисунка
• Уменьшить яркость (Less Brightness), чтобы понизить яркость рисунка
Изменить цветность, контрастность и яркость рисунка можно и с помощью
диалогового окна Формат рисунка. Для этого:
1. Выделите рисунок.
2. Выберите команду Формат, Рисунок (Format, Picture) или Формат,
Объект (Format, Object). Появится диалоговое окно Формат рисунка.
3. Раскройте вкладку Рисунок (Picture) (рис. 18.14).
4. Параметры группы Изображение (Image control) управляют цветностью,
контрастностью и яркостью рисунка. Краткое описание этих параметров
и результат их изменения приведен в табл. 18.4.
5. Чтобы восстановить первоначальные значения цветности, контрастности
и яркости рисунка, нажмите кнопку Сброс (Reset).
Рис. 18.14. Вкладка Рисунок
диалогового окна Формат
рисунка
Таблица 18.4. Параметры группы Изображение
Параметр Описание Результат
Цвет В раскрывающемся списке выделите один из воз- Изменение
(Color) можных вариантов: Авто, Оттенки серого, Оттенки цветности
серого, Черно-белое или Подложка изображения
540
Часть IV. Использование иллюстраций
Таблица 18.4 (окончание)
Параметр Описание
Результат
Яркость Введите новое значение яркости в поле ввода или
(Brightness) измените его при помощи полосы прокрутки.
Перемещение ползунка прокрутки вправо
увеличивает яркость рисунка, а перемещение влево
уменьшает
Контраст Введите новое значение контрастности в поле вво-
(Contrast) да или измените его при помощи полосы
прокрутки. Перемещение ползунка прокрутки вправо
увеличивает контрастность рисунка, а перемещение
влево уменьшает
Изменение
яркости
рисунка
Изменение
контрастности
рисунка
Редактирование
и преобразование рисунков
Word позволяет использовать для изменения и преобразования рисунка ту
программу, с помощью которой он был создан. Однако для этого
необходимо, чтобы она была установлена на компьютере, а рисунок был вставлен как
объект. При отсутствии нужной программы графики Word использует
встроенный редактор рисунков, однако этот редактор не сможет предоставить все
средства программы, использованной при создании рисунка. Для
редактирования фотографий Word позволяет использовать Microsoft Photo Editor —
средство, входящее в состав Office.
Чтобы отредактировать графический объект:
1. Дважды щелкните по графическому объекту.
Или выделите рисунок и, в зависимости от типа выделенного рисунка,
выберите команду Правка, Рисунок (Edit, Picture) или Правка, Объект
(Edit, Picture Object).
На экране появится использованная при создании рисунка программа
или панель инструментов Рисование (Drawing).
2. Внесите в рисунок необходимые изменения. Используя панель
инструментов Рисование, можно заменить рисунок или отредактировать его.
3. Чтобы вернуться к редактированию документа, в таких программах
графики как Microsoft Photo Editor, выберите команду Файл, Выход (File,
Exit). В других программах, таких как Microsoft Excel, просто щелкните
по документу.
Чтобы возвратиться в документ из встроенного редактора рисунков Word,
нажмите кнопку Закрыть рисунок (Close Picture).
Глава 18. Вставка рисунков в документ
541
( Замечание ^
При выборе команды Правка, Рисунок для редактирования рисунка при
помощи встроенного редактора, Word преобразует рисунок в графический объект.
При необходимости последующей правки рисунка используйте команду
Правка, Объект.
Преобразование графического объекта
Если в документе используются графические объекты различных типов, то
может понадобиться преобразовать один или несколько графических
объектов из их первоначальных форматов в какой-либо другой.
Например, можно преобразовать рисунок, созданный в программе CorelDRAW!,
в рисунок, правку которого можно производить с помощью панели
инструментов Рисование (Drawing). Это может потребоваться, если на вашей
машине не установлена программа CorelDRAW!, и вы хотите использовать для
правки рисунка панель инструментов Рисование.
Чтобы преобразовать рисунок или графический объект:
1. Выделите рисунок, формат которого нужно изменить.
2. Выберите команду Правка, Объект, Преобразовать (Edit, Picture Object,
Convert) (имя объекта зависит от создавшей его программы).
3. Появится диалоговое окно Преобразование типа объекта (Convert). В списке
Тип объекта (Object Type) выделен текущий тип графического объекта.
4. Выберите параметр Преобразовать в (Convert To).
5. В списке Тип объекта выделите необходимый формат.
Чтобы вместо рисунка в документе появился значок, установите флажок
В виде значка (Display as Icon).
6. Нажмите кнопку ОК.
Другим способом будет указание активизировать рисунок в другом формате,
сохраняя его первоначальный формат в документе. Для этого:
1. Выделите рисунок, при открытии которого нужно изменять формат.
2. Выберите команду Правка, Объект, Преобразовать (Edit, Picture Object,
Convert).
3. Выберите параметр Активизировать как (Activate As).
4. В списке Тип объекта выделите формат, в котором будет открываться
рисунок.
5. Нажмите кнопку ОК.
ГЛАВА 19
Создание надписей
Наиболее эффективным средством при компьютерной верстке является
использование надписей. Текст, заключенный в надпись, можно свободно
перемещать по странице и форматировать независимо от основного текста.
Word позволяет вставить в надпись различные типы объектов, включая
текст, таблицы, рисунки, диаграммы, фигурный текст (объекты WordArt),
формулы и т. д. Более того, к надписям можно добавлять рамки, линии, тени,
объем и заливку.
В этой главе вы узнаете о следующих преимуществах использования надписей:
□ Перемещение текста, рисунков, таблиц или других объектов в любое место
страницы
□ Обтекание текста вокруг надписи
□ Перемещение надписи между слоями документа
□ Группирование текста и других объектов в одной надписи
□ Связывание фрагментов текста в нескольких местах документа
□ Вращение текста (поворот на бок) внутри надписи
□ Добавление рамок и теней, а также заливка внутренней части надписи
различными способами
□ Создание трехмерного эффекта для фрагмента текста
Создание надписей
Надпись может быть создана только в двух режимах просмотра документа:
□ Разметка страницы (Page Layout)
□ Web-документ (Web Layout)
Глава 19. Создание надписей
543
Кроме того, только в этих режимах просмотра и в режиме Предварительный
просмотр (Print Preview) можно увидеть, как расположена надпись на
странице по отношению к тексту и другим объектам.
( Замечание J
Если надпись создается в режиме просмотра Обычный (Normal), то Word
автоматически перейдет в режим Разметка страницы.
Для создания надписи выберите команду Вставка, Надпись (Insert, Text box)
или на панели инструментов Рисование (Drawing) нажмите кнопку Надпись
(Text box). Если панель инструментов не отображена на экране, выберите
команду Вид, Панели инструментов, Рисование (View, Toolbars, Drawing).
Указатель мыши превратится в инструмент рисования, с помощью которого
рисуется рамка надписи. После того как надпись будет нарисована, курсор
окажется внутри прямоугольной области надписи. Теперь можно ввести
текст, а также вставить рисунок или объект.
Если перед созданием надписи не были выделены: фрагмент текста или
какой-либо объект, то будет создана пустая надпись. В противном случае
выделенный фрагмент будет автоматически перенесен в надпись. Пустая
надпись в документе часто используется для того, чтобы оставить место для
фотографии или иллюстрации, которая может быть вставлена в напечатанный
документ позже.
Чтобы создать пустую надпись:
1. Убедитесь в том, что ни текст, ни таблица, ни какой-либо другой объект
не выделены.
2. Выберите команду Вставка, Надпись или нажмите кнопку Надпись на
панели инструментов Рисование. Указатель мыши превратится в
инструмент рисования.
3. Поместите указатель мыши в то место, где должен находиться левый
верхний угол надписи. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее
нажатой, переместите указатель на то место, где должен находиться
правый нижний угол надписи. Отпустите кнопку мыши.
В результате будет создана пустая надпись, внутри которой появится
курсор (рис. 19.1).
Чтобы добавить текст в надпись, просто введите его, как в основном тексте
документа.
Чтобы вернуться к редактированию документа, щелкните в любом месте
документа вне области надписи.
После создания надписи на экране появится панель инструментов Надпись
(Text Box). С ее помощью можно осуществлять такие операции, как
связывание содержимого нескольких надписей и переход между связанными
надписями (см. раздел "Использование связанных надписей" далее в этой главе).
544
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 19-1. Создание пустой надписи
К пустой надписи автоматически добавляется рамка. Надпись создается в
слое над текстом. Для новой надписи режим обтекания текстом отключен
(см. также раздел "Обтекание текста вокруг надписи" далее в этой главе).
Надпись может содержать как несколько символов, так и целую страницу
текста. При изменении размера надписи текст автоматически разбивается на
строки так, чтобы соответствовать новым размерам надписи. При
добавлении текста в надпись, размер надписи не изменяется, поэтому часть текста
может оказаться скрытой.
Чтобы изменить размер надписи, выделите ее и перетащите один из
находящихся на границе надписи маркер изменения размера на новое место
(см. также раздел "Изменение размера надписей" далее в этой главе).
Чтобы создать надпись, содержащую выделенный фрагмент текста или
другой объект:
1. Выделите объект (или объекты), который нужно вставить в надпись.
2. Выберите команду Вставка, Надпись или нажмите кнопку Надпись на
панели инструментов Рисование.
Глава 19. Создание надписей
545
В этом случае нет необходимости рисовать надпись. Для надписи будут
использованы размеры по умолчанию — примерно 5x5 см. Чтобы изменить
размер надписи, выделите ее и перетащите один из маркеров изменения
размера на новое место. Для надписей, созданных этим способом,
автоматически устанавливается режим обтекания текстом.
( Замечание ^
Если при создании надписи выделен фрагмент текста или какой-либо объект,
то он будет перемещен (а не скопирован) в надпись.
Добавление и изменение текста надписи
Внутри созданной пустой надписи появится курсор, указывающий на то,
что можно вводить текст. Текст можно ввести с клавиатуры или вставить из
Буфера обмена. При добавлении текста в надпись ее размер не изменяется,
поэтому часть текста может оказаться скрытой. В этом случае необходимо
изменить размер надписи.
Добавление и изменение текста в существующей надписи ничем не
отличается от добавления текста в новую надпись. Для этого:
1. Установите точку вставки в то место надписи, где нужно добавить или
отредактировать текст.
2. Введите новый текст или отредактируйте существующий.
Или выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste), чтобы вставить
текст, предварительно скопированный в Буфер обмена.
3. Чтобы вернуться к редактированию документа, щелкните в любом месте
документа вне области надписи.
Удаление надписи
Чтобы удалить надпись вместе с ее содержимым, выделите надпись с
помощью мыши и нажмите клавишу <Delete>. После этого текст документа
будет иметь то же форматирование, что и до вставки надписи.
Чтобы удалить надпись, но при этом оставить ее содержимое, преобразуйте
надпись в кадр, а затем удалите кадр (см. раздел "Использование рамок"
далее в этой главе).
Изменение размера надписей
Изменение размера надписи, так же как и любого графического объекта,
можно осуществить с помощью мыши или команд меню. Использование
мыши для изменения размера надписи делает этот процесс быстрым и на-
546
Часть IV. Использование иллюстраций
глядным. Если же требуется установить точные размеры надписи, то лучше
воспользоваться командой меню.
Чтобы изменить размер надписи с помощью мыши:
1. Выделите надпись, щелкнув по ее границе. Вокруг надписи появятся
маркеры изменения размера.
2. Поместите указатель мыши над одним из маркеров изменения размера
так, чтобы он превратился в двухстороннюю стрелку — инструмент
изменения размера.
3. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите
маркер изменения размера на новое место. Пунктирный прямоугольник,
перемещающийся одновременно с указателем мыши, показывает новую
форму надписи (рис. 19.2).
Рис. 19.2. Изменение размера надписи с помощью мыши
При изменении размеров надписи с помощью команды меню можно не
только указать ее точные размеры надписи, но также увеличить или
уменьшить ее размеры на коэффициент, указанный в процентах.
Чтобы изменить размер с помощью команды меню:
1. Выделите надпись, щелкнув по ней.
2. Выберите команду Формат, Надпись (Format, Text Box) или щелкните по
границе надписи правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном
Глава 19. Создание надписей
547
меню выберите команду Формат надписи (Format Text Box). Появится
диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box).
3. Раскройте вкладку Размер (Size) (рис. 19.3).
4. Чтобы задать точный размер надписи, используйте поля ввода высота
(Height) и ширина (Width) группы Размер и поворот (Size and Rotate).
Например, чтобы сделать высоту надписи равной 5 см, а ширину равной
7 см, введите в поле высота 5 см, а в поле ширина — 7 см.
5. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 19.3. Вкладка
Размер диалогового окна
Формат надписи
Чтобы указать новые значения высоты и ширины надписи в процентах от
текущих значений, воспользуйтесь полями по высоте (Height) и по ширине
(Width) группы Масштаб (Scale). Если при изменении размера необходимо
сохранить пропорции надписи, то установите флажок сохранить пропорции
(Lock aspect ratio).
Единицей измерения, используемой по умолчанию, в русскоязычной версии
Word является сантиметр. Поэтому все размеры в диалоговых окнах
выводятся в сантиметрах. Тем не менее Word позволяет изменить единицу
измерения, заданную по умолчанию. Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Общие (General).
3. Выделите единицу измерения в раскрывающемся списке Единицы
измерения (Measurement Units).
4. Нажмите кнопку ОК.
548
Часть IV. Использование иллюстраций
Итак, в этом разделе было рассказано, как изменить размеры надписи, как
повернуть ее. Однако форма надписи при этом всегда будет прямоугольной.
Тем не менее можно создавать надпись с трехмерным эффектом (см. раздел
"Добавление тени и объема" далее в этой главе).
Можно также, используя Автофигуры, создавать надписи непрямоугольной
формы (см. главу 20).
Перемещение и расположение надписей
Надпись, содержащую текст или объект, можно свободно перемещать по
странице документа. Как и другие объекты (например, картинки ClipArt или
рисунки Word), надпись всегда привязывается к абзацу, первоначально к
тому, около которого она была создана. Эта привязка называется якорь.
При перемещении надписи, якорь, привязывающий ее, прикрепляет надпись
к ближайшему абзацу. Надпись всегда появляется на той странице, что и
абзац, к которому она привязана. Проще всего переместить надпись с
помощью мыши, но в этом случае нельзя добиться такой точности, как при
использовании диалогового окна Формат надписи (Format Text Box).
Чтобы переместить надпись с помощью мыши:
1. Выделите надпись, которую нужно переместить.
2. Поместите указатель мыши над штрихованной границей надписи так,
чтобы он превратился в четырехконечную стрелку (инструмент
перемещения). Если указатель мыши принял форму двухсторонней стрелки, то
будет изменен размер, а не расположение надписи.
3. Нажмите левую кнопку мыши, перетащите надпись на новое место,
а затем отпустите кнопку мыши. Контур надписи, перемещающийся
одновременно с указателем мыши, показывает новое положение надписи.
Диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box) позволяет задать точное
положение надписи относительно страницы, полей или абзаца. Чтобы
переместить надпись с помощью диалогового окна Формат надписи:
1. Выделите надпись, которую необходимо переместить, щелкнув по ней.
2. Выберите команду Формат, Надпись (Format, Text Box) или щелкните
правой кнопкой мыши по границе надписи и в появившемся
контекстном меню выберите команду Формат надписи (Format Text Box).
Появится диалоговое окно Формат надписи.
3. Раскройте вкладку Положение (Layout). Нажмите кнопку Дополнительно
(Advanced).
4. В появившемся диалоговом окне Дополнительная разметка (Advanced
Layout) раскройте вкладку Положение рисунка (Picture Position) (рис. 19.4).
Глава 19. Создание надписей
549
Рис. 19.4. Вкладка
Положение рисунка
диалогового окна
Дополнительная
разметка
5. Укажите необходимые расстояния между краями надписи и краем
страницы, поля или колонки по горизонтали и по вертикали. Для этого в
соответствующих раскрывающихся списках групп По горизонтали
(Horizontal) и По вертикали (Vertical) выберите нужные значения.
Например, чтобы расположить надпись на расстоянии 1 см от левого
поля страницы, в группе По горизонтали выберите параметр положение
(Absolute position), в списке левее (to the left from) выделите элемент Поля
(Margin) и введите 1 см в поле ввода.
Чтобы расположить надпись на расстоянии 1 см от верхнего края
страницы, в группе По вертикали выберите параметр положение (Absolute
position), в списке Ниже (below) выделите элемент Страницы (Page) и
введите 1 см в поле ввода.
Чтобы расположить надпись точно по центру страницы, в группе По
горизонтали выберите параметр выравнивание (Alignment), в первом
раскрывающемся списке выделите элемент По центру (Centered), а во
втором — Страницы (Page). Затем в группе По вертикали выберите параметр
выравнивание (Alignment), в первом раскрывающемся списке выделите
элемент По центру (Center), а во втором — Страницы (Page).
6. Если необходимо, чтобы надпись перемещалась вместе с абзацем, к
которому она привязана, установите флажок перемещать вместе с текстом
(Move Object with Text). При установке этого флажка значение параметра
положение (Absolute position) группы По вертикали (Vertical) меняется на
значение Абзаца (Paragraph). Этот флажок снимается автоматически при
изменении значения любого из этих параметров.
7. Чтобы разместить надпись на одной странице с текстом, к которому она
привязана, установите флажок установить привязку (Lock Anchor). При
550
Часть IV. Использование иллюстраций
перемещении текста, к которому привязана надпись, на другую страницу,
вместе с ним перемещается и сама надпись.
8. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Формат надписи.
9. Нажмите кнопку ОК.
Копирование и перемещение надписи
При работе с надписями можно использовать команды Буфера обмена. Это
особенно удобно, когда возникает необходимость скопировать надпись или
переместить ее на большое расстояние, например, на несколько страниц.
Чтобы скопировать или переместить надпись с помощью Буфера обмена:
1. Выделите надпись, щелкнув по ней.
2. Чтобы скопировать надпись, выберите команду Правка, Копировать (Edit,
Сору).
Чтобы переместить надпись, выберите команду Правка, Вырезать (Edit,
Cut).
3. Установите курсор в то место документа, куда нужно поместить надпись.
4. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste).
При использовании Буфера обмена для перемещения и копирования
надписей полностью сохраняется форматирование надписи.
Форматирование надписей
Изменить внешний вид надписи можно либо с помощью изменения
параметров форматирования текста надписи, либо с помощью изменения
параметров форматирования самой надписи. При этом форматирование текста
надписи не влияет на форматирование самой надписи и наоборот.
Для форматирования надписей используются диалоговое окно Формат
надписи (Format Text Box) и кнопки на панели инструментов Рисование
(Drawing).
( Замечание ^
Чтобы быстро вызвать диалоговое окно Формат надписи, дважды щелкните по
границе надписи.
Форматирование текста надписи
Форматирование текста надписи практически ничем не отличается от
форматирования основного текста документа. Для этого достаточно выделить
Глава 19. Создание надписей
551
текст надписи или отдельные символы и отформатировать их, как обычно
(см. главу 9).
Форматирование абзацев в надписи также ничем не отличается от
форматирования абзацев в основном тексте документа. Если включен режим
отображения линейки, то ее можно использовать для настройки отступов и
выравнивания в абзацах надписи, а также для определения позиций табуляции.
Когда точка вставки находится внутри надписи, все расстояния на линейке
отсчитываются от края надписи (см. главу 9).
Хотя основные операции форматирования текста надписи аналогичны
подобным операциям для основного текста документа, тем не менее,
существуют два специальных приема форматирования текста, характерные для
надписей: поворот текста на бок и изменение просвета между текстом и
границей надписи.
Чтобы повернуть текст надписи на бок:
1. Выделите надпись, щелкнув по ней.
2. Выберите команду Формат, Направление текста (Format, Text Direction).
Появится диалоговое окно Направление текста (Text Direction) (рис. 19.5).
3. В группе Ориентация (Orientation) выделите один из возможных
вариантов ориентации текста.
Для просмотра выбранного варианта используйте группу Образец
(Preview).
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 19.5. Диалоговое окно
Направление текста
Чтобы быстро изменить ориентацию текста, нажмите кнопку Изменить
направление текста (Change Text Direction) на панели инструментов Надпись
(Text Box).
Чтобы изменить величину просвета между текстом и границами надписи:
1. Выделите надпись, щелкнув по ней.
2. Выберите команду Формат, Надпись (Format, Text Box) или щелкните
правой кнопкой мыши по границе надписи, в появившемся контекстном
меню выберите команду Формат надписи (Format Text Box).
552
Часть IV. Использование иллюстраций
3. В появившемся диалоговом окне Формат надписи раскройте вкладку
Надпись (Text Box) (рис. 19.6).
4. С помощью полей ввода левое (Left), правое (Right), верхнее (Тор) и
нижнее (Bottom) установите расстояние между краями надписи и ее текстом.
5. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 19.6. Вкладка
Надпись диалогового окна
Формат надписи
Выбор цветов и рамок
В Word можно выбирать цвет текста надписи, цвет и стиль линий рамки
надписи, цвет и узор заливки надписи, для чего используются кнопки на
панели инструментов Рисование (Drawing) (рис. 19.7).
Рис. 19.7. Панель инструментов Рисование
Чтобы отобразить панель инструментов Рисование, выберите команду Вид,
Панели инструментов, Рисование (View, Toolbars, Drawing).
Изменение цвета текста надписи
Как уже отмечалось, форматирование текста надписи аналогично
форматированию основного текста документа. Кроме стандартных команд меню
можно использовать кнопку Цвет шрифта (Font Color) на панели
инструментов Рисование.
Глава 19. Создание надписей
553
Чтобы изменить цвет символов текста надписи с помощью команды меню:
1. Выделите фрагмент текста надписи, цвет символов которого нужно
изменить.
2. Выберите команду Формат, Шрифт (Format, Font). Появится диалоговое
окно Шрифт (Font).
3. Раскройте вкладку Шрифт (Font).
4. В раскрывающемся списке Цвет текста (Font Color) выделите новый цвет
символов текста.
5. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить цвет символов текста надписи с помощью кнопки Цвет
шрифта:
1. Выделите фрагмент текста, цвет символов которого нужно изменить.
2. Щелкните по стредке справа от кнопки Цвет шрифта. Появится палитра
цветов текста (рис. 19.8).
3. Выберите новый цвет для символов текста.
Рис. 19.8. Палитра
цветов текста
Изменение вида рамки
Word позволяет выбирать тип, толщину, стиль и цвет линий рамки надписи
с помощью панели инструментов Рисование (Drawing) и диалогового окна
Формат надписи (Format Text Box).
( Замечание ^)
Толщина линий измеряется в пунктах. Пункт — это типографская единица
измерения, равная 1/72 дюйма.
Чтобы изменить тип, толщину, стиль или цвет линий рамки надписи с
помощью панели инструментов Рисование, нужно предварительно эту надпись
выделить.
Чтобы изменить цвет линий рамки, на панели инструментов Рисование:
1. Щелкните по стрелке справа от кнопки Цвет линии (Line Color).
Появится палитра цветов линий (рис. 19.9).
19 Зак 154
554
Часть IV. Использование иллюстраций
2. Выделите необходимый цвет в палитре или нажмите кнопку Нет линий
(No Line), чтобы удалить линии рамки.
Рис, 19.11. Палитра
стилей линий
Рис. 19.9. Палитра
цветов линий
Рис. 19.10. Палитра
типов линий
Чтобы изменить тип и толщину линий рамки:
1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Тип линии (Line
Style). Появится палитра типов линий (рис. 19.10).
2. Выберите необходимые тип и толщину линий рамки.
Чтобы изменить стиль линий рамки:
1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Тип штриха (Dash
Style). Появится палитра стилей линий (рис. 19.11).
2. Выберите необходимый стиль в этой палитре.
Чтобы изменить толщину, стиль и цвет линий рамки надписи с помощью
диалогового окна Формат надписи:
1. Выделите надпись.
2. Выберите команду Формат, Надпись (Format, Text Box) или щелкните
правой кнопкой мыши по границе надписи и в появившемся
контекстном меню выберите команду Формат надписи (Format Text Box).
Появится диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box).
3. Раскройте вкладку Цвета и линии (Lines and Colors) (рис. 19.12).
4. В раскрывающемся списке цвет (Color) группы Линии (Lines) выберите
нужный цвет линий рамки. Чтобы удалить линии рамки, выберите
элемент Нет линий (No Line).
5. В раскрывающемся списке тип (Style) группы Линии (Lines) выберите тип
линий рамки или установите их толщину, указав ее значение в поле
толщина (Weight).
Глава 19. Создание надписей
555
Рис. 19.12. Вкладка Цвета
и линии диалогового окна
Формат надписи
6. Чтобы изменить стиль линий рамки (например, сделать линии
пунктирными), воспользуйтесь раскрывающимся списком шаблон (Dashed).
7. Нажмите кнопку ОК.
Изменение цвета и удаление заливки надписи
С помощью панели инструментов Рисование (Drawing) или диалогового
окна Формат надписи (Format text Box) можно выбрать цвет заливки надписи
или удалить заливку. Word позволяет создавать нестандартные цвета и типы
заливки (см. также раздел "Использование дополнительных цветов и стилей
заливки" далее в этой главе).
Чтобы изменить цвет заливки надписи с помощью диалогового окна Формат
надписи:
1. Выделите надпись.
2. Выберите команду Формат, Надпись (Format, Text Box) или щелкните
правой кнопкой мыши по границе надписи и в появившемся
контекстном меню выберите команду Формат надписи (Format Text Box).
3. В появившемся диалоговом окне Формат надписи (Format Text Box)
раскройте вкладку Цвета и линии (рис. 19.12).
4. В раскрывающемся списке цвет (Color) группы Заливка (Fill) выберите
нужный цвет заливки.
5. Чтобы удалить заливку, выберите элемент Нет заливки (No Fill).
Чтобы сделать заливку светлее, установите флажок полупрозрачный (Semi-
Transparent).
6. Нажмите кнопку ОК.
19*
556
Часть IV. Использование иллюстраций
Чтобы изменить цвет заливки надписи с помощью панели инструментов
Рисование:
1. Выделите надпись.
2. Нажмите кнопку со стрелкой справа от кнопки Цвет заливки (Fill Color).
В появившейся палитре цветов заливки (рис. 19.13) выберите нужный
цвет заливки или выберите элемент Нет заливки (No Fill), чтобы удалить
заливку.
Рис. 19.13. Палитра
цветов заливки
Использование дополнительных цветов и стилей заливки
Применение дополнительных цветов и специальных стилей для заливки
надписей позволяет сделать их более эффектными и привлекательными.
Кроме предлагаемых Word дополнительных цветов можно создавать свои
пользовательские цвета. Для заливки Word позволяет использовать
несколько стилей заливки: градиентную, текстурную, заливку с использованием
узора или фонового рисунка.
Чтобы выбрать дополнительный цвет для линий или заливки:
1. Выделите надпись.
2. Откройте диалоговое окно Цвета (Colors). Это можно сделать одним из
следующих способов:
• Чтобы выбрать дополнительный цвет для линий рамки надписи,
нажмите кнопку со стрелкой справа от кнопки Цвет линии (Line Color) на
панели инструментов Рисование. В появившейся палитре цветов
линий выберите элемент Дополнительные цвета линий (More Line Colors)
• Чтобы выбрать дополнительный цвет заливки надписи, нажмите
кнопку со стрелкой справа от кнопки Цвет заливки (Fill Color) на
панели инструментов Рисование. В появившейся палитре цветов заливки
нажмите кнопку Дополнительные цвета заливки (More Fill Colors)
3. Чтобы выбрать дополнительный цвет среди стандартных цветов Windows,
раскройте вкладку Обычные (Standard) (рис. 19.14) и выделите нужный
цвет с помощью мыши. Чтобы снизить интенсивность выбранного цвета,
установите флажок полупрозрачный (Semitransparent). Нажмите кнопку ОК.
Глава 19. Создание надписей
557
Рис. 19.14. Вкладка Обычные Рис. 19.15. Вкладка Спектр
диалогового окна Цвета диалогового окна Цвета
4. Если на вкладке Обычные нет подходящего для вас цвета, раскройте
вкладку Спектр (Custom) (рис. 19.15) и создайте свой дополнительный
цвет одним из следующих способов:
• На схеме Цвета (Colors) выделите нужный цвет с помощью мыши
(чтобы настроить его насыщенность, используйте регулятор
насыщенности справа от схемы Цвета)
• Введите точное описание цвета с помощью полей в нижней части
диалогового окна Цвета (здесь можно описать цвет в двух системах:
HSL — поля Оттенок (Hue), Насыщение (Sat), Яркость (Lum) или
RGB — поля Красный (Red), Зеленый (Green), Синий (Blue))
5. Чтобы снизить интенсивность выбранного цвета, установите флажок
полупрозрачный (Semitransparent). Нажмите кнопку ОК.
Word позволяет использовать как равномерную заливку надписей, так и
применять для этого различные стили. Выбор стиля и настройка параметров
заливки осуществляется с помощью диалогового окна Способы заливки (Fill
Effects). Чтобы его открыть:
1. Выделите надпись.
2. На панели инструментов Рисование (Drawing) нажмите кнопку со
стрелкой справа от кнопки Цвет заливки (Fill Color).
3. В появившейся палитре выберите элемент Способы заливки (Fill Effects).
Чтобы создать градиентную заливку для надписи:
1. Раскройте вкладку Градиентная (Gradient) диалогового окна Способы
заливки (рис. 19.16).
558
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 19.16. Вкладка Градиентная Рис. 19.17. Вкладка Текстура
диалогового окна Способы заливки диалогового окна Способы заливки
2. В группе Цвета (Colors) выберите цвет заливки или воспользуйтесь одной
из заготовок.
3. В группе Тип штриховки (Shading Styles) выберите тип штриховки.
4. Выделите один из предложенных вариантов заливки на схеме Варианты
(Variants).
5. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы создать текстурную заливку надписи:
1. Раскройте вкладку Текстура (Texture) диалогового окна Способы заливки
(рис. 19.17).
2. Выделите один из двадцати четырех предлагаемых вариантов текстуры
или нажмите кнопку Другая текстура (Other Texture) и укажите
собственный файл с рисунком текстуры.
3. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы создать заливку надписи с использованием узора:
1. Раскройте вкладку Узор (Pattern) диалогового окна Способы заливки
(рис. 19.18).
2. Выделите узор заливки в палитре Узор (Pattern).
3. В раскрывающемся списке Штриховка (Foreground) выберите цвет
штриховки узора.
4. В раскрывающемся списке Фон (Background) выделите цвет фона узора.
5. Нажмите кнопку ОК.
Глава 19. Создание надписей
559
Рис. 19.18. Вкладка Узор Рис. 19.19. Вкладка Рисунок
диалогового окна Способы заливки диалогового окна Способы заливки
Чтобы вставить в надпись фоновый рисунок:
1. Раскройте вкладку Рисунок (Picture) диалогового окна Способы заливки
(рис. 19.19).
2. Нажмите кнопку Рисунок (Select Picture). Появится диалоговое окно
Выбор рисунка (Select Picture).
3. Найдите файл рисунка и выделите его.
4. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы дополнительно настроить параметры штриховки линий рамки:
1. Выделите надпись.
2. Нажмите кнопку со стрелкой справа от кнопки Цвет линии на панели
инструментов Рисование.
3. В появившейся палитре цветов линий выберите элемент Узорные линии
(Patterned Lines). Появится диалоговое окно Узорные линии.
4. Выделите узор линии на схеме Узор (Pattern).
5. В раскрывающемся списке Штриховка (Foreground) выделите цвет
штриховки узора.
6. В раскрывающемся списке Фон (Background) выделите цвет фона узора.
7. Нажмите кнопку ОК.
Добавление тени и объема
Надписям можно назначить такие дополнительные эффекты оформления,
как тень и объем. Кнопки панели инструментов Рисование (Drawing) позво-
560
Часть IV. Использование иллюстраций
ляют выбрать стиль теней и трехмерных эффектов. Настроить параметры
этих эффектов можно с помощью специальных панелей инструментов:
Настройка тени (Shadow Settings) и Настройка объема (3-D Settings).
Панель инструментов Настройка тени позволяет выбрать стиль, направление
и цвет тени, сдвинуть тень, а также включить и отключить использование
тени.
Панель инструментов Настройка объема позволяет повернуть трехмерный
объект, настроить его глубину, направление трехмерного эффекта, настроить
параметры освещения, а также включить и отключить использование
трехмерного эффекта.
Чтобы создать, изменить или удалить тень надписи:
1. Выделите надпись.
2. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Тень (Shadow).
Появится палитра стилей теней (рис. 19.20).
3. Выберите стиль тени или нажмите кнопку Нет тени (No Shadow), чтобы
удалить тень.
< Рис. 19.20. Палитра
стилей теней
Рис. 19.21. Панель инструментов
Настройка тени
Если стиль тени уже выбран, но нужно дополнительно настроить параметры
тени, тогда нажмите кнопку Настройка тени (Shadow Settings). Появится
панель инструментов Настройка тени (Shadow Settings) (рис. 19.21). Кнопки
этой панели позволяют включать и отключать использование тени (левая
кнопка), сдвигать тень (центральные кнопки) и изменять цвет тени (правая
кнопка).
Если для тени необходимо использовать дополнительный цвет, то в палитре
цветов тени нажмите кнопку Другие цвета тени (More Shadow Colors) и
выберите необходимый цвет (см. раздел "Использование дополнительных
цветов и стилей заливки" ранее в данной главе).
Чтобы создать, изменить или удалить трехмерный эффект для надписи:
1. Выделите надпись.
2. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Объем (3-D).
Появится палитра стилей трехмерного эффекта (рис. 19.22).
Глава 19. Создание надписей
561
3. Выберите стиль трехмерного эффекта или нажмите кнопку Нет объема
(No 3-D) для его удаления.
< Рис. 19.22. Палитра
стилей трехмерного
эффекта
Рис. 19.23. Панель инструментов
Настройка объема
Если стиль трехмерного эффекта уже был выбран, но необходимо
дополнительно настроить его параметры, то нажмите кнопку Настройка объема (3-D
Settings). Появится панель инструментов Настройка объема (3-D Settings)
(рис. 19.23).
С помощью этой панели можно включать и отключать использование
трехмерного эффекта (левая кнопка), поворачивать объемную надпись
(следующие четыре кнопки) и настраивать стиль трехмерного эффекта.
Кнопки Глубина (Depth), Направление (Direction), Освещение (Lighting),
Поверхность (Surface) и Цвет объема (3-D Color) имеют собственные палитры,
экспериментируя с которыми можно легко добиться желаемого результата.
Если для трехмерного эффекта необходимо использовать дополнительный
цвет, то в палитре цветов объема нажмите кнопку Другие цвета для объема
(More 3-D Colors) и выберите необходимый цвет (см. раздел "Использование
дополнительных цветов и стилей заливки" ранее в данной главе).
Верстка текста с использованием надписей
При подготовке профессиональных изданий Word позволяет использовать
возможности, являющиеся неотъемлемой частью мощных программ верстки
(таких как Adobe PageMaker или Ventura Publisher).
Текстовые процессоры и программы верстки, как правило, отличаются
способом размещения текста на странице. В Word основной текст документа
располагается, как в обычных текстовых процессорах — равномерно, сверху
вниз, а текст, содержащийся в надписи, рассматривается как отдельный
объект, который можно свободно перемещать по странице и форматировать
независимо от основного текста.
Если при подготовке изданий необходимо получить свободу в перемещении
блоков текста на странице, а также в изменении размера и формы текста, то
562
Часть IV. Использование иллюстраций
в качестве основы для таких изданий предпочтительней использовать
именно надписи, а не колонки. В этом случае вы получите практически все
преимущества профессиональных программ верстки текста.
Единственное отличие будет состоять в том, что программы верстки, как
правило, автоматически создают объекты, подобные надписям, а в Word это
нужно делать самостоятельно. Кроме того, вы можете использовать
линейки, чтобы точно изменять размер надписей, а также возможность Word,
позволяющую связывать текст в нескольких надписях.
Обтекание текста вокруг надписи
В Word включена возможность, позволяющая основному тексту документа
обтекать надпись, что особенно полезно при включении в документ цитат
или при выделении фрагмента текста в документе. Чтобы настроить
параметры обтекания надписи текстом, необходимо сначала создать надпись. Word
предоставляет на выбор множество стилей обтекания надписей текстом.
Чтобы настроить параметры обтекания надписи текстом:
1. Выделите надпись.
2. Выберите команду Формат, Надпись (Format, Text Box) или щелкните
правой кнопкой мыши по границе надписи и в появившемся
контекстном меню выберите команду Формат надписи (Format Text Box).
3. В открывшемся диалоговом окне Формат надписи (Format Text Box)
раскройте вкладку Положение (Layout) (рис. 19.24).
Рис. 19.24. Вкладка
Положение диалогового
окна Формат надписи
Глава 19. Создание надписей
563
4. В группе Обтекание (Wrapping Style) выделите стиль обтекания надписи
текстом.
Элементы этой группы наглядно показывают, как будет располагаться
надпись относительно текста.
Например, если выбрать стиль вокруг рамки (Square), то текст будет
обтекать надпись по охватывающему прямоугольнику. Если выбрать стиль по
контуру (Tight), то текст будет обтекать надпись точно по контуру.
5. Чтобы указать, с какой стороны текст должен обтекать надпись, в группе
Горизонтальное выравнивание (Horizontal Alignment) выберите
соответствующий параметр.
Например, для того чтобы текст обтекал надпись справа, выберите
параметр по левому краю (Left). Тогда надпись будет выровнена по левому
краю страницы, а текст будет располагаться справа от нее.
6. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы использовать более тонкую настройку обтекания надписи текстом:
1. На вкладке Положение (Layout) диалогового окна Формат надписи
(Format Picture) нажмите кнопку Дополнительно (Advanced).
2. В открывшемся диалоговом окне Дополнительная разметка (Advanced
Layout) раскройте вкладку Обтекание текстом (Text wrapping).
Рис. 19.25. Обтекание текста по контуру надписи
564
Часть IV. Использование иллюстраций
3. В группе Обтекание (Wrapping Style) выделите стиль обтекания надписи
текстом. Элементы этой группы наглядно показывают, как будет
располагаться надпись относительно текста.
4. В группе Текст (Wrap To) укажите, с какой стороны текст должен
обтекать надпись.
5. В группе Расстояние от текста (Distance From Text) укажите, какой
просвет должен быть между текстом и надписью.
6. Нажмите кнопку ОК.
На рис. 19.25 представлен пример обтекания текста по контуру надписи.
Изменение порядка вывода надписей
В Word надписи можно размещать как до, так и после текста, графических
объектов или других надписей. Чтобы изменить порядок вывода надписей и
других объектов на странице:
1. Выделите надпись, которую нужно поместить до или после текста или
другого объекта.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по границе надписи. Появится
контекстное меню.
3. Выберите команду Порядок (Order), затем в раскрывшемся меню
(рис. 19.26) — одну из команд, описанных в табл. 19.1.
Таблица 19.1. Команды контекстного меню Порядок
Команда Описание
На передний план Надпись располагается поверх всех перекрывающих-
(Bring to Front) ся объектов
На задний план Надпись располагается позади всех перекрывающих-
(Send to Back) ся объектов
Переместить вперед Перемещение надписи на один уровень вверх (ближе
(Bring Forward) к поверхности экрана) в наборе перекрывающихся
объектов
Переместить назад Перемещение надписи на один уровень вниз (дальше
(Send Backward) от поверхности экрана) в наборе перекрывающихся
объектов
Поместить перед текстом Надпись размещается поверх текста
(Bring in Front of text)
Поместить за текстом Надпись размещается позади текста
(Send Behind Text)
Глава 19. Создание надписей
565
Рис. 19.26. Контекстное меню Порядок
( Замечание ^
Для изменения порядка вывода надписей можно также воспользоваться меню
Действия (Draw) на панели инструментов Рисование (Drawing).
После того как надпись размещена позади текста или какого-либо другого
объекта, для ее выделения используется кнопка Выбор объектов (Select Object)
панели инструментов Рисование (Drawing).
Чтобы выделить надпись, нажмите эту кнопку. Указатель мыши превратится
в инструмент рисования. Нарисуйте с помощью мыши область выделения
вокруг надписи и отпустите кнопку мыши. Надпись будет выделена.
Вставка графических объектов в надпись
Надпись может содержать не только текст, но и другие объекты, например,
рисунки. Графический объект можно добавить в надпись в любой момент
таким же способом, что и в основной текст документа. В надписи можно
сочетать графику и текст и они, будучи расположенные в одной надписи,
перемещаются вместе при изменении положения надписи.
566
Часть IV. Использование иллюстраций
Группирование и разгруппирование надписей
Надписи можно группировать с другими объектами. Например, можно
сгруппировать рисунок и надпись, содержащую подпись к рисунку. При
этом группа объектов рассматривается как один большой объект.
Команды форматирования, применяемые к сгруппированным объектам,
используются одновременно ко всем объектам в группе. Например, при
изменении цвета заливки двух сгруппированных надписей цвет заливки изменится
у каждой из надписей. Кроме того, можно установить режим обтекания
текстом сгруппированных объектов, как единого целого.
Надпись, сгруппированную с другими объектами, всегда можно выделить
отдельно. Для этого просто щелкните внутри надписи. Это позволяет
изменять текст и форматирование текста надписи без разгруппировки объектов.
Чтобы сгруппировать надпись с другими объектами:
1. Выделите надпись и другие объекты, которые нужно сгруппировать. Для
этого щелкните по каждому из объектов, удерживая нажатой клавишу
<Shift>.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по одному из выделенных объектов.
Появится контекстное меню (рис. 19.27).
Рис. 19.27. Группировка объектов
Глава 19. Создание надписей
567
Этим же способом можно разгруппировать объекты, для чего выберите
команду Группировка, Разгруппировать (Grouping, Ungroup).
С Замечание ^
Для группировки и разгруппировки объектов можно также использовать
команды меню Действия (Draw) на панели инструментов Рисование (Drawing).
Использование связанных надписей
При верстке документов очень удобно и эффективно использовать
связанные надписи. Например, если требуется расположить текст непрерывно с
первой до четвертой страницы рекламного проспекта, то для организации
перетекания текста между этими позициями в документе следует создать
надписи, а затем установить между ними связи. При этом надписи не
обязательно должны быть расположены рядом.
При добавлении строк в связанную надпись текст автоматически перетекает
в следующую надпись. При удалении строк из надписи в нее перетекает
текст из следующей надписи. Несколько надписей можно связать в цепочку.
Документ может содержать несколько составных цепочек надписей. Связи
не обязательно должны быть расставлены в прямом направлении.
При работе со связанными надписями удобно использовать панель
инструментов Надпись (Text Box). Эта панель инструментов позволяет: связывать
надписи, разрывать связь, а также перемещаться между связанными
надписями. Если при выделении надписи кнопка Создать связь с надписью (Create
Text Box Link) недоступна, то это означает, что выделенная надпись уже
связана. Для перемещения между связанными надписями используйте
кнопки Следующая надпись (Next Text Box) и Предыдущая надпись (Previous
Text Box).
Q Замечание J
Чтобы удалить связанную надпись, не удаляя текста, выделите надпись и
нажмите клавишу <Delete>.
Создание связи между надписями
Создать связь между надписями можно с помощью панели инструментов
Надпись (Text Box). По умолчанию, эта панель инструментов появляется
при создании новой надписи или выделении существующей. Если панель не
появляется автоматически, выделите надпись, выберите команду Вид, Панели
инструментов, Надпись (View, Toolbars, Text Box) и элемент в списке
панелей инструментов.
568
Часть IV. Использование иллюстраций
(~ Замечание ^
Надпись, для которой устанавливаются связи, должна быть пустой и не
связанной с другой цепочкой надписей.
Чтобы связать надписи:
1. Создайте несколько надписей в документе.
2. Выделите надпись, которая будет началом цепочки надписей. Появится
панель инструментов Надпись (рис. 19.28).
Рис. 19.28. Панель инструментов
Надпись
3. Нажмите кнопку Создать связь с надписью (Create Text Box Link).
Указатель мыши примет форму кувшина.
4. Выберите надпись, в которую должен перетекать текст. При
перемещении указателя мыши в виде кувшина над надписью, с которой можно
установить связь, кувшин переворачивается.
5. Для установки связей с другими надписями выберите только что
присоединенную надпись и повторите шаги 3 и 4.
6. В первую надпись введите нужный текст. По мере ее заполнения текст
начнет последовательно перетекать в надписи, связанные с первой.
Замечание
Если вы нажали кнопку Создать связь с надписью, а затем передумали,
нажмите клавишу <Esc>.
Разрыв связи между надписями
Надпись может иметь только одну прямую связь (в направлении вперед) и
одну обратную (в направлении назад). Можно разорвать связь между двумя
надписями, являющимися частью цепочки.
При разрыве цепочки образуются две цепочки. Связи, находящиеся до и
после разрыва, остаются, но перетекание текста прекращается на последней
надписи перед разорванной связью. Второй набор связанных надписей,
ставший теперь отдельной цепочкой, становится пустым.
Чтобы разорвать связь между надписями:
1. Выделите надпись, которая станет последней перед разрывом.
2. На панели инструментов Надпись (Text Box) нажмите кнопку Разорвать
связь со следующей (Break Forward Link).
Глава 19. Создание надписей
569
Перемещение по цепочке надписей
Перемещаться по цепочке надписей можно двумя способами. Можно
поместить точку вставки в одну из надписей цепочки, а затем использовать
клавиши управления курсором для перемещения по тексту цепочки. При
этом переход точки вставки из одной надписи в другую будет происходить
автоматически.
Кроме того, перемещаться по цепочке надписей можно с помощью панели
инструментов Надпись (Text Box). В этом случае точка вставки не
перемещается по тексту цепочки надписей, а просто выделяется одна из надписей
цепочки.
Чтобы переместиться между надписями цепочки с помощью панели
инструментов Надпись:
1. Выделите надпись, являющуюся частью цепочки.
2. На панели инструментов Надпись (рис. 19.28) нажмите кнопку Следующая
надпись (Next Text Box) или Предыдущая надпись (Previous Text Box).
Использование рамок
В ранних версиях Word для расположения текста вокруг графики
использовались кадры (рамки). Кадры обладают практически теми же свойствами,
что и надписи, однако, во многих случаях надписи предпочтительнее
кадров, поскольку обеспечивают много дополнительных преимуществ.
Рамки необходимы для расположения текста или графики в примечаниях и
концевых сносках, а также при вставке буквицы. В Word можно
преобразовывать надписи в кадры, что позволяет удалять надписи, не удаляя
содержащийся в них текст.
Чтобы удалить надпись, но не удалять текст надписи:
1. Выделите надпись.
2. Выберите команду Формат, Надпись (Format, Text Box). Появится
диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box).
3. Раскройте вкладку Надпись (Text Box). Нажмите кнопку Преобразовать в
рамку (Convert to Frame). Появится сообщение о возможной потере
некоторых свойств надписи. Нажмите кнопку ОК.
4. Выделите рамку. Выберите команду Формат, Рамка (Format, Frame). В
появившемся диалоговом окне Рамка (Frame) нажмите кнопку Удалить рамку
(Remove Frame).
( Замечание ^
Нельзя преобразовать в кадр надпись, входящую в цепочку надписей.
ГЛАВА 20
Рисование
с помощью инструментов Word
Word предоставляет простые и вместе с тем мощные средства для создания
рисунков различной степени сложности: от элементарных геометрических
фигур до сложных объемных фигур. Используя инструменты панели
Рисование (Drawing), можно рисовать прямо на странице документа.
Хотя панель инструментов Рисование позволяет выполнять лишь простые
действия, тем не менее, используя их комбинации, можно создавать
рисунки практически любой сложности, работать с тенями, объемом и
освещением. Средство Автофигуры позволяет использовать при создании рисунка
различные встроенные фигуры Word. Так что не нужно быть художником,
чтобы красиво оформить документ.
В данной главе обсуждаются следующие вопросы:
□ Использование панели инструментов Рисование
□ Создание и изменение Автофигур
□ Рисование и изменение линий, фигур и многоугольников
□ Работа с рисованными объектами
□ Вставка выносок
Основные понятия
Создание рисунков (также называемых рисованными объектами) с помощью
панели инструментов Рисование (Drawing) происходит прямо на странице
документа в режимах разметки страницы или Web-документа. При этом
имеющийся на странице текст и границы полей страницы не будут
препятствием для рисования.
Нарисованные объекты — линии, многоугольники, другие фигуры — можно
свободно перемещать, перетаскивая их с помощью мыши по странице (и даже
на другую страницу).
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
571
У каждого документа Word существует три основных слоя: слой текста, слой
под текстом и слой над текстом. Рисунок по умолчанию размещается в слое
над текстом. Фигуры, из которых состоит рисунок Word (или весь рисунок
целиком), можно перемещать между этими слоями. При создании или
изменении рисунка можно также указать, как будут перекрываться фигуры, из
которых он построен, т. е. задать для каждого объекта свой уровень.
Хотя при рисовании каждая фигура создается отдельно, имеется
возможность сгруппировать несколько фигур в одну, при этом с группой фигур
можно работать как с единым целым. При необходимости фигуры можно
легко разгруппировать.
В процессе создания рисунка не только можно, но и нужно
экспериментировать с различными средствами рисования. Только так вы сможете
получить наиболее полное представление обо всех возможностях создания
рисунков в Word. Если результат какого-либо действия не соответствует вашим
ожиданиям, его можно отменить, выбрав команду Правка, Отмена (Edit,
Undo) или нажав комбинацию клавиш <Ctrl>+<Z>.
( Замечание J
Рисовать намного удобнее на пустом листе, поэтому перед созданием рисунка
создайте новый документ. Затем нарисуйте рисунок, сгруппируйте, если это
необходимо, отдельные части рисунка и скопируйте рисунок в Буфер обмена,
после чего вставьте рисунок в другой документ.
Рисунок Word может включать в себя не только фигуры, нарисованные с
помощью панели инструментов Рисование. В него можно включить текст и
рисунки, созданные другими графическими редакторами.
Если при работе с текстом документа отображение рисунков не является
обязательным, то их можно скрыть, чтобы ускорить работу с документом.
Для этого выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскройте
вкладку Вид (View), снимите флажок рисунки (Drawings) в группе Параметры
режима разметки и Web-документа (Print and Web Layout options).
Чтобы снова показать рисунки, установите флажок рисунки.
( Замечание J
В этой главе термины объект и фигура являются равноправными и
используются для обозначения рисованных объектов (т. е. объектов, созданных с
помощью панели инструментов Рисование).
Панель инструментов Рисование
Панель инструментов Рисование (Drawing) является встроенной панелью
инструментов Word (рис. 20.1) и по умолчанию не отображается на экране.
Чтобы отобразить ее, нажмите кнопку Рисование (Drawing) на панели
инструментов Стандартная (Standard).
572
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 20.1. Панель инструментов Рисование
Каждой кнопке на панели инструментов Рисование поставлено в
соответствие определенное действие. Список кнопок этой панели с кратким
описанием их действий приведен в табл. 20.1.
Таблица 20.1. Элементы панели инструментов Рисование
Название
Действие
Меню Действия (Draw)
Выбор объектов
(Select Objects)
Свободное вращение
(Free Rotate)
Меню Автофигуры
(AutoShapes)
Линия (Line)
Стрелка (Arrow)
Прямоугольник
(Rectangle)
Овал (Oval)
Надпись (Text Box)
Добавить объект WordArt
(Insert WordArt)
Цвет заливки (Fill Color)
Цвет линии (Line Color)
Цвет шрифта (Font Color)
Тип линии (Line Style)
Тип штриха (Dash Style)
Вид стрелки (Arrow Style)
Тень (Shadow)
Объем (3-D)
Меню Действия включает множество команд
управления объектами, таких как группирование,
выравнивание, вращение и др.
Преобразование указателя в стрелку, позволяющую
выделять объекты в активном документе
Поворот выделенного объекта на произвольный угол
Меню Автофигуры содержит набор категорий
Автофигур
Рисование прямой линии
Рисование линии со стрелкой на конце
Рисование прямоугольника или квадрата
Рисование овала или круга
Создание надписи (см. главу 19)
Создание объекта WordArt (см. главу 21)
Изменение цвета заливки для выделенного объекта
Изменение цвета линий выделенного объекта
Изменение цвета выделенного текста
Изменение типа линий выделенного объекта
Изменение типа штриховых линий выделенного объекта
Изменение типа стрелки для выделенного объекта
Выбор стиля тени для выделенного объекта
Выбор стиля объемного эффекта для выделенного
объекта
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
573
( Замечание ^
Создание и изменение рисунка должно происходить в режиме разметки
страницы или в режиме Web-документа (см. главу 5). Если перед началом создания
рисунка был выбран другой режим, то Word автоматически перейдет в режим
разметки страницы.
Создание и изменение фигур
Создание фигур в Word напоминает обычное рисование на листе бумаги.
При этом объекты появляются прямо на странице документа, но в отличие
от обычного рисования их можно свободно перемещать по странице и даже
помещать в слой под текстом.
Несмотря на то, что при рисовании вы работаете со всей страницей, а не
с отдельным абзацем, создаваемый рисунок будет прикреплен к одному из
абзацев (по умолчанию — к ближайшему). При выделении графического
объекта рядом с абзацем, к которому прикреплен объект, появляется
маленький якорь (символ привязки объекта).
По умолчанию Word не отображает символы привязки графических
объектов. Чтобы сделать их видимыми, выберите команду Сервис, Параметры
(Tools, Options), раскройте вкладку Вид (View) и установите флажок
привязку объектов (Object Anchors).
До рисования, предварительно выберите приемлемый масштаб отображения
документа. Так, если вы собираетесь рисовать очень большой рисунок,
соизмеримый с размером страницы, лучше установить режим отображения
всей страницы документа. Для этого:
1. Выберите команду Вид, Масштаб (View, Zoom). Появится диалоговое окно
Масштаб (Zoom).
2. Выберите переключатель по ширине страницы (Whole Page).
3. Нажмите кнопку ОК.
Теперь можно приступать к созданию рисованного объекта средствами Word.
Создание фигуры
На панели инструментов Рисование (Drawing) расположены кнопки,
позволяющие нарисовать линии, стрелки, прямоугольники и овалы. Кроме того, с
помощью меню Автофигуры (AutoShapes) можно получить доступ к
инструментам, предназначенным для создания более сложных фигур. Если
необходимо нарисовать несколько однотипных фигур, можно дважды щелкнуть по
кнопке инструмента рисования.
Если выбрать какой-либо инструмент рисования и переместить указатель
мыши в окно документа, указатель мыши превратится в крестик. Если на-
574
Часть IV. Использование иллюстраций
жать левую кнопку мыши и перемещать ее указатель, то при этом начнется
рисование объекта. Рисование объекта завершится, если отпустить левую
кнопку мыши.
Если просто щелкнуть по документу при выбранном инструменте
рисования, будет создан графический объект с размерами, используемыми по
умолчанию.
Процесс рисования кривых несколько отличается от процесса создания
других фигур. Щелчок мышью задает узел рисованной кривой, а двойной
щелчок завершает процесс создания кривой (см. также раздел "Создание
фигур и линий произвольной формы" далее в этой главе).
При рисовании объектов используется выбранный ранее цвет и стиль линий.
Объект рисуется в слое над текстом и перекрывает все остальные объекты.
После того как процесс рисования закончен, графический объект остается
выделенным. Вокруг него появляются маркеры изменения размера (рис. 20.2).
Практически для всех фигур, кроме линий и стрелок, используется восемь
маркеров. Для объектов сложной формы маркеры располагаются на
границах охватывающего прямоугольника.
Рис. 20.2. Выделенные фигуры
Пока объект остается выделенным, его можно изменять. Например,
изменить цвет заливки или форму графического объекта, перетаскивая маркер
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
575
выделения с помощью мыши. Если щелкнуть по странице документа, то
выделение текущего объекта будет отменено. Чтобы выделить графический
объект, щелкните по нему.
После того как рисование объекта будет завершено, указатель мыши снова
превратится в инструмент выделения текста. Если же при выборе
инструмента рисования дважды щелкнуть по его кнопке, то после завершения
рисования одного объекта можно будет продолжить рисование. В этом случае
указатель мыши не изменяется. Указатель снова превратится в инструмент
выделения текста, только после нажатия клавиши <Esc>.
I Замечание )
При вставке или рисовании невидимых графических объектов (например, при
рисовании цветом, не отличающимся от цвета страницы) и потере таких
объектов, используйте кнопку Выбор объектов (Select Objects) на панели
инструментов Рисование (Drawing) для выделения невидимых объектов. Нажмите
кнопку Выбор объектов и нарисуйте прямоугольник, в котором могут
находиться невидимые графические объекты. После того как невидимые объекты
выделены, можно снова сделать их видимыми, например, изменив их цвет
Перемещение фигур
Одной из наиболее важных задач при создании рисунка является
правильное расположение объектов на странице. Word позволяет свободно
перемещать их по странице а также переносить на другую страницу. Для
изменения местоположения рисованного объекта можно использовать мышь или
диалоговое окно Формат автофигуры (Format AutoShape).
Перед тем как переместить объект, необходимо его выделить. Для этого на
панели инструментов Рисование (Drawing) нажмите кнопку Выбор объектов
(Select Objects). Чтобы выделить один графический объект, просто щелкните
по нему. Чтобы выделить один за другим несколько графических объектов,
выделите один графический объект, а затем щелкайте по другим объектам,
удерживая нажатой клавишу <Shift>.
С Совет )
Существует еще один метод выделения группы объектов: нажмите кнопку
Выбор объектов, а затем с помощью мыши нарисуйте область, в которой нужно
выделить объекты (при рисовании области она изображается пунктирным
прямоугольником), после чего отпустите кнопку мыши. Все объекты внутри
нарисованной области окажутся выделенными.
Для перемещения выделенного объекта, расположите указатель мыши над
графическим объектом (но не над маркером размера). Указатель мыши
превратится в инструмент перемещения (рис. 20.3). Нажмите и, удерживая
нажатой левую кнопку мыши, перетащите объект на новое место. Когда объект
займет нужное место, отпустите левую кнопку мыши.
576
Часть IV. Использование иллюстраций
Если при перетаскивании выделенных объектов удерживать нажатой
клавишу <Shift>, в этом случае выделенные объекты можно будет перемещать
только по горизонтальной или вертикальной линиям, проходящим через
центр выделенных объектов.
Рис. 20.3. Перемещение рисованного объекта с помощью мыши
Добиться точного расположения графического объекта на странице с
помощью мыши практически невозможно. Когда необходимо указать точное
местоположение графического объекта, лучше воспользоваться диалоговым
окном Формат автофигуры (Format AutoShape):
1. Чтобы открыть это диалоговое окно, выделите объект, который
необходимо переместить, и щелкните по нему правой кнопкой мыши.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду Формат
автофигуры (Format AutoShape). Появится диалоговое окно Формат автофигуры
(см. рис. 20.6). Вкладка Положение (Layout) этого диалогового окна
позволяет выровнять объект по горизонтали.
3. Для более точного указания положения объекта на странице нажмите
кнопку Дополнительно (Advanced). В появившемся диалоговом окне
Дополнительная разметка (Advanced Layout) раскройте вкладку Положение
рисунка (Picture Position) (рис. 20.4).
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
577
Рис. 20,4. Вкладка
Положение рисунка
диалогового окна
Дополнительная
разметка
4. Настройте параметры расположения фигуры и нажмите кнопку ОК.
5. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Формат автофигуры
В табл. 20.2 перечислены параметры расположения рисованного объекта,
которые можно указать на вкладке Положение рисунка.
Таблица 20.2. Параметры расположения фигуры
Параметр
Описание
выравнивание
(Alignment)
в книге
(Book Layout)
положение
(Absolute Position)
перемещать вместе с текстом
(Move Object With Text)
установить привязку
(Lock Anchor)
Режим горизонтального или вертикального
выравнивания объекта. Объект можно выровнять
относительно страницы, поля, абзаца или колонки
Расположение объекта внутри или вне страницы,
в пределах ее полей или вне их
По горизонтали: расстояние между левым краем
объекта и левым краем страницы, поля или
колонки. По вертикали: расстояние между верхним
краем объекта и верхним краем страницы, поля
или колонки
Перемещение выделенного объекта вместе с
абзацем, к которому он привязан
Размещение выделенного объекта на одной
странице с текстом, к которому он привязан. При
перемещении текста, к которому привязан
объект, на другую страницу, вместе с ним
перемещается и сам объект
578
Часть IV. Использование иллюстраций
Таблица 20.2 (окончание)
Параметр Описание
разрешить перекрытие Позволяет другим объектам перекрывать данный
(Allow Overlap)
При указании местоположения графического объекта относительно
страницы отменяется привязка объекта к абзацу, что позволяет сохранить
размещение рисунка на странице независимо от изменения текста документа.
Используя этот метод необходимо помнить об аппаратных ограничениях,
накладываемых некоторыми принтерами на ширину полей страницы. Не
располагайте графические объекты слишком близко к полям страницы.
Для перемещения или копирования объекта на большое расстояние
(например, в другой документ) воспользуйтесь Буфером обмена:
1. Выделите объект, который необходимо переместить или скопировать.
2. Выберите команду Правка, Вырезать (Edit, Cut), чтобы переместить
исходный объект, или команду Правка, Копировать (Edit, Copy), чтобы
скопировать его.
3. Установите точку вставки в то место документа, куда надо поместить
объект и выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste).
Изменение размера фигуры
Как уже отмечалось ранее, вокруг выделенной фигуры отображаются
маркеры изменения размера. Изменить размер выделенной фигуры или линии
можно, перетаскивая их с помощью мыши на новое место.
Чтобы изменить размер линии или фигуры, выделите линию или фигуру.
Затем перемещайте указатель мыши над маркером изменения размера до тех
пор, пока он не превратится в двухстороннюю стрелку. Нажмите левую
кнопку мыши и перетащите маркер размера на новое место (рис. 20.5). Когда
фигура примет требуемый размер, отпустите левую кнопку мыши.
При изменении размера фигур необходимо учитывать следующее:
□ При перетаскивании бокового маркера изменяется размер только той
стороны фигуры, на которой он расположен.
□ При перетаскивании углового маркера размер фигуры изменяется сразу
по двум сторонам.
□ Если удерживать нажатой клавишу <Shift>, то при изменении размера
фигуры будут сохранены пропорции фигуры, а при изменении размеров
линии — угол ее наклона.
□ Если при изменении размера фигуры удерживать нажатой клавишу
<Ctrl>, то размер фигуры будет изменяться от центра.
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
579
Рис. 20.5. Изменение размера фигуры с помощью мыши
Чтобы более точно указать размеры фигуры или линии, нужно
воспользоваться диалоговым окном Формат автофигуры (Format AutoShape):
1. Выделите фигуру, а затем щелкните по ней правой кнопкой мыши.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду Формат
автофигуры (Format AutoShape). Появится диалоговое окно Формат автофигуры
(рис. 20.6).
3. Раскройте вкладку Размер (Size). Описание параметров, которые можно
указать на этой вкладке, приведены в табл. 20.3.
4. Нажмите кнопку ОК.
Таблица 20.3. Параметры размеров объекта
Параметр Описание
высота (Height) Высота выделенного объекта в абсолютных единицах
(без учета поворота объекта)
ширина (Width) Ширина выделенного объекта в абсолютных единицах
(без учета вращения объекта)
580
Часть IV. Использование иллюстраций
Таблица 20.3 (окончание)
Параметр
Описание
поворот (Rotation)
по высоте (Height)
по ширине (Width)
сохранить пропорции
(Lock Aspect Ratio)
относительно исходного
размера (Relative to original
picture size)
Угол поворота выделенного объекта по часовой
стрелке в градусах (от 0 до 359)
Высота выделенного объекта в процентах от
исходного значения
Ширина выделенного объекта в процентах от
исходного значения
Если этот флажок установлен, то при изменении
размера объекта его ширина и высота меняются
синхронно, чтобы сохранить пропорции исходного объекта
Если этот флажок установлен, то относительный
размер рисунка отсчитывается от размера, который
объект имел при создании
Рис. 20.6. Вкладка
Размер диалогового окна
Формат автофигуры
Удаление рисованных объектов
Любой рисованный объект можно легко удалить. Чтобы удалить объект или
несколько объектов, выделите их и нажмите клавишу <Delete>. Можно
также удалить объект, выделив его и выбрав команду Правка, Удалить (Edit,
Clear).
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
581
Форматирование фигур
После завершения процесса создания фигуры можно произвести
дополнительную настройку ее параметров. Word позволяет изменить цвет и стиль
линий контура фигуры, добавить стрелки к линиям, произвести заливку
замкнутых фигур. Кроме того, можно создавать тени и трехмерные
эффекты, а также изменять перспективу трехмерного объекта, вращая его.
Изменение типов линий, штрихов и стрелок
По умолчанию, при создании фигуры используются черные, сплошные
линии без стрелок. После того как фигура нарисована, можно изменить тип
линии, сделать ее штрихпунктирной или добавить к нарисованной линии
стрелки. Эти операции можно сделать как с помощью панели инструментов
Рисование (Drawing), так и с помощью диалогового окна Формат автофигуры
(Format AutoShape).
Чтобы изменить толщину или стиль линий:
1. Выделите объекты, для которых необходимо изменить толщину или
стиль линий.
2. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Тип линии (Line Style).
Появится палитра типов линий (рис. 20.7, слева).
3. Выделите подходящий стиль линии.
4. Если ни один из стилей линий, приведенных в палитре, не подходит, то
выберите команду Другие линии (More Lines). Появится диалоговое окно
Формат автофигур, которое предоставляет на выбор дополнительные
стили линий.
5. Выберите стиль линии и нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить параметры штриховки линий:
1. Выделите объекты, для которых необходимо изменить параметры
штриховки линий.
Рис. 20.7. Палитры типов
линий, штрихов и стрелок
582
Часть IV. Использование иллюстраций
2. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Тип штриха (Dash
Style). Появится палитра шаблонов линий (рис. 20.7, в центре).
3. Выберите один из шаблонов линий: сплошная, пунктирная, штрих-
пунктирная и т. д.
Чтобы изменить тип стрелки для линий:
1. Выделите объекты, для которых необходимо изменить тип стрелки.
2. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Вид стрелки (Arrow
Style). Появится палитра типов стрелок (рис. 20.7 справа).
3. Выделите подходящий стиль. Если выделена замкнутая фигура, то
элементы палитры типов стрелок будут недоступны.
4. Если ни один из типов стрелок, приведенных в палитре, не подходит, то
выберите команду Другие стрелки (More Arrows).
5. Появится диалоговое окно Формат автофигуры, которое предоставляет на
выбор гораздо больше типов стрелок, чем палитра.
Кроме того, с помощью диалогового окна Формат автофигуры можно
настроить стиль и размер начала и конца стрелки независимо друг от друга.
Чтобы изменить тип линий, штрихов или стрелок для графического объекта
или группы объектов с помощью диалогового окна Формат автофигуры:
1. Выделите объекты, которые нужно изменить.
2. Щелкните по одному из них правой кнопкой мыши. В появившемся
контекстном меню выберите команду Формат автофигуры (Format AutoShape).
3. Появится диалоговое окно Формат автофигуры. Раскройте вкладку Цвета
и линии (Colors and Lines) и измените значения соответствующих
параметров.
4. Нажмите кнопку ОК.
Изменение цвета линий и текста,
заливка замкнутых фигур
Кроме изменения типов линий, штрихов и стрелок, Word позволяет
изменять цвет текста, контура и заливки рисованных объектов, применять
градиентную или текстурную заливку. Все это можно проделать как с помощью
панели инструментов Рисование (Drawing), так и диалогового окна Формат
автофигуры (Format AutoShape).
С помощью кнопки Цвет заливки (Fill Color) можно произвести заливку
выделенной замкнутой фигуры текущим цветом (он отображается на
кнопке). Чтобы произвести заливку другим цветом, нажмите на стрелку справа от
кнопки. Появится палитра цветов заливки (рис. 20.8). Применять заливку
можно только к замкнутым фигурам.
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
583
4 Рис. 20-8. Палитра цветов заливки
В отличие от палитр типов линий и стрелок, палитру
цветов заливки можно отцепить от кнопки, после чего
она будет вести себя как плавающая панель
инструментов. Чтобы отцепить палитру, откройте ее, зацепите
с помощью мыши за тонкую синюю полоску,
расположенную сверху, и перетащите на новое место.
Палитра цветов заливки позволяет выбрать один из стандартных цветов или,
если подходящего цвета в палитре нет, создать новый цвет. Чтобы создать
новый цвет, выберите команду Другие цвета заливки (More Fill Colors).
Появится диалоговое окно Цвета (Colors). Раскройте вкладку Спектр (Custom)
и создайте новый цвет (см. главу 19).
Word позволяет изменять не только цвет, но и способ заливки фигуры. В Word
можно использовать не только сплошную заливку и заливку с узором, но
также градиентную, текстурную и заливку с использованием фонового
рисунка.
Чтобы изменить тип заливки:
1. Выделите фигуру, к которой необходимо применить специальную заливку.
2. Нажмите кнопку Способы заливки (Fill Effects) в палитре цветов заливки.
Появится диалоговое окно Способы заливки (Fill Effects).
3. Чтобы создать узорную заливку, раскройте вкладку Узор (Pattern) и
выберите один из сорока восьми встроенных узоров (см. главу 19). Примеры
различных способов заливки приведены на рис. 20.9.
4. Чтобы создать градиентную заливку, раскройте вкладку Градиентная
(Gradient). Выберите цвет заливки или воспользуйтесь одной из
заготовок, укажите тип штриховки и, наконец, выделите один из
предложенных вариантов заливки. Так, на рис. 20.9 для центральной фигуры была
использована градиентная заливка с использованием одного цвета.
5. Чтобы создать текстурную заливку, раскройте вкладку Текстура
(Textures). Выделите один из двадцати четырех встроенных вариантов
текстуры или нажмите кнопку Другая текстура (Other Texture) и укажите
собственный файл с текстурным рисунком. Так, на рис. 20.9 для правой
фигуры была использована текстура Гранит (Granite).
6. Чтобы использовать в качестве заливки фоновый рисунок, раскройте
вкладку Рисунок (Picture). Нажмите кнопку Рисунок (Select Picture) и
укажите файл, который будет использоваться при заливке фигуры.
7. В диалоговом окне Способы заливки нажмите кнопку ОК.
584
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 20.9. Различные способы заливки
С помощью кнопки Цвет шрифта (Font Color) можно изменить цвет текста
как в документе, так и в рисунках. Использование текста в рисунках
обсуждается далее в этой главе.
Чтобы изменить цвет линий и заливки для графического объекта или
группы объектов с помощью диалогового окна Формат автофигуры:
1. Выделите объекты, которые нужно изменить.
2. Щелкните по одному из выделенных объектов правой кнопкой мыши.
В появившемся контекстном меню выберите команду Формат
автофигуры (Format AutoShape).
3. Раскройте вкладку Цвета и линии (Colors and Lines) и измените значения
соответствующих параметров.
Добавление теней и трехмерных эффектов
Для создания более наглядных рисунков Word позволяет добавлять к
объектам тени, а также использовать эффект трехмерного изображения.
Добавление тени создает эффект расположения графического объекта над страни-
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
585
цей, а эффект трехмерного изображения позволяет придать графическому
объекту объем.
В Word тень можно добавить к любому графическому объекту. Кроме того,
можно изменять стиль и ракурс тени при помощи палитры теней, которая
вызывается при нажатии кнопки Тень (Shadow) на панели инструментов
Рисование (Drawing).
С помощью панели инструментов Настройка тени (Shadow Settings) (рис. 20.10)
можно произвести дополнительную настройку тени графических объектов.
Позволяет включать и отключать тень для выделенного графического
объекта, смещать тень в произвольном направлении, а также выбирать цвет тени.
Чтобы вызвать панель инструментов Настройка тени, нажмите кнопку
Настройка тени (Shadow Settings) в палитре теней.
Рис. 20.10. Панель инструментов Рис. 20.11. Панель инструментов
Настройка тени Настройка объема
Для придания рисунку большей наглядности используется эффект
трехмерного изображения. С помощью кнопки Объем (3-D) на панели
инструментов Рисование можно выбрать один из двенадцати встроенных вариантов
трехмерного эффекта или, отобразив панель инструментов Настройка
объема (3-D Settings) (рис. 20.11), можно произвести дополнительную настройку
трехмерного эффекта.
Панель инструментов Настройка объема позволяет включать и отключать
трехмерный эффект, поворачивать объект, чтобы изменить его ракурс,
изменять глубину и направление трехмерного эффекта. Кроме того, можно
изменять освещенность и материал графического объекта, а также цвет
трехмерного эффекта.
Вращение и отражение фигур
Графический объект можно не только перемещать по странице. Меню
Действия, Повернуть/отразить (Draw, Rotate or Flip) на панели инструментов
Рисование (Drawing) содержит команды, позволяющие поворачивать и
отражать объект.
Для поворота объекта на произвольный угол можно использовать команду
Свободное вращение (Free Rotate). Кроме того, можно повернуть объект влево
или вправо на 90 градусов или отразить объект слева направо или сверху
вниз. Последняя возможность очень полезна при создании эффекта
зеркального изображения. Можно создать графический объект, скопировать его через
Буфер обмена, отразить копию объекта и поместить ее рядом с оригиналом.
20 Зак 454
586
Часть IV. Использование иллюстраций
Чтобы повернуть объект влево или вправо на 90 градусов или отразить его
одним из способов, необходимо выделить объект, а затем выбрать
соответствующую команду в меню Действия, Повернуть/отразить.
Q Совет )
Меню Действия, Повернуть/отразить можно отцепить, и оно превратится
в плавающую панель инструментов.
Использование кнопки Свободное вращение панели инструментов Рисование
позволяет повернуть графический объект на произвольный угол. Для этого
выделите графический объект, нажмите кнопку Свободное вращение на
панели инструментов Рисование. Вокруг объекта появятся маркеры вращения.
Перемещайте указатель мыши над одним из маркеров вращения, пока
указатель не превратится в инструмент свободного вращения (рис. 20.12).
Нажмите левую кнопку мыши и измените положение объекта, перетаскивая
маркер вращения. Когда графический объект примет нужную ориентацию,
отпустите левую кнопку мыши.
Рис. 20.12. Свободное вращение графического объекта
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word 587
Размещение графических объектов
При создании составных рисованных объектов очень сложно правильно
разместить друг относительно друга фигуры, входящие в их состав. Для
этого можно .использовать мышь, но в данном случае будет трудно добиться
нужного результата, например, в случае, если нужно равномерно
распределить фигуры по ширине страницы.
Word предоставляет ряд специальных средств, позволяющих упростить эту
задачу. Word позволяет использовать выравнивание графических объектов по
сетке, а также выравнивать и распределять объекты друг относительно друга.
Привязка к сетке
Сетка помогает выравнивать графические объекты на странице.,Линии сетки
на экране не видны. При рисовании графический объект будет нарисован
по линиям сетки. При перемещении объекта он выравнивается по
отношению к ближайшему узлу сетки.
Привязка к сетке помогает нарисовать прямые линии и позволяет
увеличивать размер фигур при рисовании или изменении размера на заданную
дискретную величину. Например, чтобы нарисовать квадраты, стороны
которых измерены в сантиметрах, установите интервал между линиями сетки
равным 1 см.
Привязку к сетке удобно использовать для сохранения одинакового
расстояния между объектами при их перемещении.
Чтобы настроить параметры привязки к сетке, в меню Действия (Draw)
панели инструментов Рисование (Drawing) выберите команду Сетка (Grid).
Появится диалоговое окно Привязка к сетке (Drawing Grid), представленное
на рис. 20.13.
По умолчанию привязка графических
объектов к сетке включена. Привязку к сетке
можно отключить, сняв флажок Привязать к
сетке (Snap Objects to Grid), тогда сетка не будет
влиять на объекты.
Кроме того, можно изменить горизонтальный
и вертикальный шаг сетки. Для этого нужно
ввести новые значения в поля По
горизонтали (Horizontal spacing) и По вертикали
(Vertical spacing).
20*
Рис. 20.13. Диалоговое окно Привязка к сетке
588
Часть IV. Использование иллюстраций
( Замечание J
Привязку к сетке можно временно отключить, если при перемещении объекта
удерживать нажатой клавишу <Alt>.
По умолчанию точкой отсчета сетки является левый верхний угол страницы,
но можно переопределить положение точки отсчета. Например, можно
задать положение точки отсчета в точке пересечения границ левого и верхнего
полей страницы. Чтобы изменить точку отсчета сетки, введите новые
значения в поля По горизонтали (Horizontal Origin) и По вертикали (Vertical
Origin) в группе Начало сетки (Grid Origin).
Чтобы включить автоматическое выравнивание объектов по линиям сетки,
проходящим через вертикальные и горизонтальные края фигур, установите
флажок Привязать к другим объектам (Snap objects to other objects).
Чтобы отобразить сетку на экране, установите флажок Отображать линии
сетки на экране (Display gridlines on screen). Чтобы на экране отображались
не все линии сетки, в полях По горизонтали (Horizontal every) и По вертикали
(Vertical every) укажите, с какой частотой отображать линии сетки.
Выравнивание и распределение
графических объектов
Word позволяет выровнять группу графических объектов друг относительно
друга или относительно страницы, а также распределить группу объектов
так, чтобы между ними было одинаковое расстояние. Выравнивание группы
объектов позволяет выстроить различные объекты в одну линию. Команды,
используемые для выравнивания и распределения графических объектов,
находятся в меню Действия, Выровнять/Распределить (Draw, Align or Distribute).
Использование сетки при создании графических объектов позволяет
создавать объекты с одинаковыми размерами. Однако часто графические объекты
оказываются выровненными по разным узлам сетки. На рис. 20.14 показаны
три графических объекта с разной заливкой, выровненные по узлам сетки.
Их размеры одинаковы, но они не выровнены относительно друг друга.
Чтобы выровнять объекты друг относительно друга:
1. Выделите объекты.
2. Выберите команду Действия, Выровнять/Распределить на панели
инструментов Рисование и убедитесь в том, что флажок Относительно страницы
(Relative To Page) снят.
3. Выберите команду Выровнять по верхнему краю (Align Top), чтобы верхняя
граница всех трех объектов совпадала с границей самого верхнего объекта.
Выберите команду Распределить по горизонтали (Distribute Horizontally),
чтобы сделать расстояние между объектами одинаковым. При этом левая
граница самой левой фигуры и правая граница самой правой фигуры
остаются неподвижными.
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
589
Рис. 20.14. Графические объекты, выровненные по сетке,
но не относительно друг друга
Рис. 20.15. Графические объекты, выровненные по верхнему краю
и распределенные по горизонтали
590
Часть IV. Использование иллюстраций
Пример выравнивания графических объектов друг относительно друга
приведен на рис. 20.15.
Использование Автофигур
Большой выбор средств рисования в Word позволяет создавать эффектно
оформленные документы. При этом совершенно не обязательно быть
профессиональным художником, с помощью встроенных в Word инструментов
можно рисовать не только простые геометрические фигуры, но и достаточно
сложные объекты — Автофигуры.
Кнопка Автофигуры (AutoShapes) на панели инструментов Рисование
(Drawing) открывает меню, с помощью которого можно выбрать одну из 6
категорий Автофигур, а затем нарисовать фигуру выбранной категории. После
выбора категории появляется палитра фигур, которая позволяет выбрать
нужную Автофигуру. Любую из шести палитр Автофигур, а также само меню
Автофигуры, можно отцепить от меню, превратив палитру в плавающую
панель инструментов (рис. 20.16).
Рис, 20.16. Палитры Автофигур, превращенные в плавающие панели инструментов
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
591
Каждая из категорий Автофигур предоставляет на выбор различные фигуры,
которые можно использовать при создании рисунка:
□ Категория Линии (Lines) позволяет нарисовать прямые линии, линии со
стрелками, а также рисованные кривые и многоугольники произвольной
формы (см. также раздел "Создание фигур и линий произвольной
формы" далее в этой главе).
□ Категория Основные фигуры (Basic Shapes) содержит наиболее часто
используемые фигуры, такие как прямоугольники, ромбы, овалы, трапеции
и т. д. Кроме того, эта категория содержит инструменты рисования
скобок и некоторых специальных символов.
□ Категория Фигурные стрелки (Block Arrows) содержит инструменты
рисования разнообразных стрелок.
□ Категория Блок-схема (Flowchart) предоставляет множество специальных
фигур, традиционно использующихся в блок-схемах.
G Автофигуры из категории Звезды и ленты (Stars and Banners)
представляют собой декоративные символы, которые можно использовать не только
в рисунках, но и в маркированных списках и заголовках разделов.
□ Категория Выноски (Callouts) позволяет создавать выноски различной
формы, которые содержат поясняющий текст к элементам рисунка или
документу (см. также раздел "Использование выносок" далее в этой главе).
Создание Автофигур ничем не отличается от создания простейших фигур
с помощью кнопок панели инструментов Рисование:
1. Выберите инструмент рисования в палитре Автофигур.
2. Поместите указатель мыши в то место страницы, где нужно нарисовать
Автофигуру.
3. Нарисуйте фигуру, перетаскивая указатель мыши при нажатой левой
кнопке.
4. Когда Автофигура примет нужный размер, отпустите левую кнопку мыши.
("" Совет "^
Чтобы быстро создать Автофигуру с размерами по умолчанию, выберите
инструмент рисования и щелкните по странице документа.
Форму многих Автофигур можно дополнительно настроить с помощью
маркеров изменения формы. Эти маркеры появляются при выделении
Автофигуры и представляют собой маленькие желтые ромбики (рис. 20.17).
Чтобы настроить форму Автофигуры с помощью маркера изменения формы,
поместите указатель мыши над маркером и перетащите его на новое место.
Хотя на изменение формы каждой Автофигуры накладываются
определенные ограничения, тем не менее, форму Автофигур можно менять в
достаточно широких пределах (рис. 20.17).
592
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 20.17. Дополнительная настройка Автофигуры
Включение текста или картинки в рисунок
Создание простейших фигур, линий, стрелок и Автофигур является лишь
частью графических возможностей Word. Наиболее важными средствами
рисования в Word являются комбинирование рисованных объектов и текста,
а также включение в рисунки Word графических объектов других типов.
Добавление текста к рисунку
В Word существует ряд возможностей добавления текста к рисунку.
Например, можно использовать надписи, фигурный текст (объект WordArt),
можно добавлять текст внутрь замкнутых Автофигур (см. главы 19, 21).
Чтобы добавить текст внутрь Автофигуры:
1. Создайте Автофигуру, выделите ее.
2. Щелкните по фигуре правой кнопкой мыши и в появившемся
контекстном меню (рис. 20.18) выберите команду Добавить текст (Add Text), после
чего внутри Автофигуры появится точка вставки.
3. Введите текст и отформатируйте его.
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
593
Рис, 20.18. Добавление текста внутрь Автофигуры
После добавления надписи к Автофигуре можно указать размеры текста и
его размещение. Для этого выделите фигуру, щелкните по ней правой
кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат
автофигуры (Format AutoShape). В появившемся диалоговом окне Формат
автофигуры (Format AutoShape) раскройте вкладку Надпись (Text Box) и
в соответствующих полях укажите размер просвета (расстояние от текста до
контура фигуры).
Чтобы выделить именно фигуру, а не ее надпись, необходимо щелкнуть по
контуру фигуры. В противном случае будет выделена надпись.
( Замечание J
Текст надписи фигуры не поворачивается при вращении самой фигуры Если
это необходимо, используйте объект WordArt вместо надписи.
Комбинирование рисунка Word
с рисунками других типов
Инструменты рисования Word можно использовать при создании
дополнительных эффектов для импортированных рисунков или графических объек-
594
Часть IV. Использование иллюстраций
тов. Например, средствами Word можно модифицировать картинку из
Галереи Microsoft ClipArt. Для этого достаточно вставить в документ выбранную
картинку и воспользоваться инструментами рисования Word.
На рис. 20.19 справа представлена оригинальная картинка ClipArt, а слева —
копия этой картинки с добавленными рисованными объектами Word.
Добавление всего нескольких фигур к исходной картинке и использование
возможностей выравнивания и распределения графических объектов
позволяет придать картинке завершенный вид.
Рис. 20.19. Рисунок, которому придан завершенный вид
с помощью инструментов рисования Word
Использование выносок
Выноски — очень удобное средство, позволяющее добавлять пояснения к
сложным иллюстрациям. Выноска состоит из фрагмента текста и линии
выноски, связывающей рисунок с текстом выноски. В выноску можно
вставить как текст, так и рисунок. Специальные команды форматирования
помогают присоединить выноску к графическому объекту или рисунку. При
перемещении изображения по документу, выноска перемещается вместе с ним.
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
595
В палитре Выноски (Callouts), которая появляется при выборе команды
Автофигуры, Выноски (AutoShapes, Callouts), содержится множество различных
стилей выносок. Создание выноски ничем не отличается от создания
Автофигуры, но после создания выноски необходимо обязательно настроить ее
форму с помощью маркеров изменения формы. С их помощью можно
изменить положение линии выноски как со стороны рисунка, так и со
стороны текста выноски (рис. 20.20).
Рис. 20.20. Использование выносок в качестве поясняющих надписей к рисункам
Будьте внимательны при перемещении выноски. Word не запоминает точку,
на которую указывает линия выноски, а просто перемещает линию вместе
с текстом выноски. Поэтому после перемещения выноски необходимо снова
настроить положение линии.
Фигуры произвольной формы
Встроенные в Word Автофигуры позволяют существенно сократить время при
создании фигур различной формы. Однако иногда требуется нарисовать
какую-либо необычную фигуру, например, фигуру неправильной формы. В этом
596
Часть IV. Использование иллюстраций
случае используются инструменты палитры Линии (Lines): Кривая (Curve),
Полилиния (Freeform) и Рисованная кривая (Scribble).
Создание фигур и линий произвольной формы
С помощью инструмента Кривая (Curve) можно создавать сложные линии
из отрезков сглаженных кривых. Чтобы нарисовать такую линию:
1. Выберите инструмент Кривая и переместите указатель мыши в окно
документа. Указатель мыши превратится в инструмент рисования.
2. Щелкните в том месте, где фигура должна начинаться, переместите
указатель мыши к концу первого отрезка кривой и щелкните еще раз.
Повторите этот шаг для остальных отрезков.
3. Чтобы завершить рисование, щелкните дважды.
Инструмент Полилиния (Freeform) позволяет создавать линии и замкнутые
фигуры из отрезков прямых линий. Использование этого инструмента
рисования совершенно аналогично использованию инструмента Кривая:
1. Щелкните в том месте, где фигура должна начинаться.
2. Переместите указатель мыши к концу первого отрезка прямой линии и
щелкните еще раз. Повторите эту операцию для остальных отрезков.
3. Чтобы завершить рисование, щелкните дважды.
Чтобы замкнуть фигуру, нарисованную с помощью кнопки Полилиния,
выделите фигуру и щелкните по ней правой кнопкой мыши. В появившемся
контекстном меню выберите команду Замкнуть кривую (Close Curve).
Инструмент Рисованная кривая (Scribble) позволяет создать рисунок "от
руки". Чтобы нарисовать линию с помощью этого инструмента, нажмите
левую кнопку мыши и не отпускайте ее при перемещении указателя.
Изменение фигур и линий произвольной формы
Существует две возможности изменения фигур и линий произвольной формы.
Если фигура или линия выделена, можно перетаскивать угловые маркеры
изменения размера (как и при изменении размера любой другой фигуры).
Можно также перетаскивать узлы рисованной кривой, чтобы изменить ее
форму.
Если выделить рисованную фигуру, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши
и в появившемся контекстном меню выбрать команду Начать изменение
узлов (Edit Points), то будет видно, что фигура состоит из маленьких отрезков
линий, соединенных перемещаемыми маркерами, которые называются узлами
(рис. 20.21). Любой из этих узлов можно перетащить, чтобы изменить форму
фигуры.
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
597
Рис. 20.21. Изменение формы рисованной кривой
В режиме изменения узлов при нажатии правой кнопке мыши появляется
специальное контекстное меню, команды которого позволяют упростить
настройку фигуры. Можно добавить новые узлы, чтобы получить
возможность более тонкого изменения формы кривой, или удалить ненужные узлы,
а также контролировать режим сглаживания сегментов.
Кроме того, это контекстное меню позволяет получить доступ к свойствам
узлов. Чтобы выйти из режима изменения узлов, в контекстном меню
выберите команду Завершить изменение узлов (Exit Edit Points).
Работа с рисованными объектами
Обычно рисунок Word состоит из нескольких рисованных объектов. Word
предоставляет удобные средства работы с группами объектов. Так, можно
копировать рисованные объекты через Буфер обмена, располагать объекты в
различных слоях. Несколько графических объектов можно сгруппировать —
превратить их в один большой объект. Кроме того, Word позволяет
управлять обтеканием текста вокруг группы объектов.
598
Часть IV. Использование иллюстраций
Копирование графических объектов
Если в рисунке используется несколько одинаковых объектов, то нет
необходимости создавать каждый из них отдельно. Вместо этого можно создать
один графический объект, отформатировать его, а затем скопировать объект
через Буфер обмена. Использование Буфера обмена позволяет значительно
сократить время создания таких рисунков (рис. 20.22).
Рис. 20.22. Копирование графических объектов ускоряет создание рисунков
Совет ~^)
Чтобы быстро скопировать графический объект, перетащите его с помощью
мыши, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.
Переупорядочивание слоев рисунка
Для изменения порядка вывода графических объектов, образующих
рисунок, используется меню Действия, Порядок (Draw, Order) панели
инструментов Рисование (Drawing).
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word
599
Чтобы изменить порядок вывода объекта, выделите его, а затем выберите
одну из команд меню Порядок: На передний план (Bring to Front), На задний
план (Send to Back), Переместить вперед (Bring Forward) или Переместить
назад (Send Backward).
Группировка и разгруппировка фигур и линий
Группировка рисованных объектов превращает их в один объект. При
рисовании удобно использовать мелкие группы объектов. Перемещать же лучше
один большой объект. Можно сгруппировать несколько групп объектов в
одну группу. Если нужно переместить группу объектов, сохранив расстояние
между ними, то лучше сгруппировать их в один объект, а потом
переместить. Сгруппированные объекты всегда могут быть разгруппированы.
При изменении сгруппированных объектов группа объектов изменяется гак,
как если бы это был один объект. В некоторых случаях одна и та же
команда, примененная к отдельным объектам и к группе объектов, может дать
различные результаты. Например, если поворачивать на 90 градусов каждый
из объектов отдельно, то все объекты будут повернуты относительно их
центра. Если же повернуть на 90 градусов сгруппированные объекты, то они
будут повернуты относительно центра группы объектов.
Результат изменения цвета заливки, а также цвета и стиля линий не зависит
от того, сгруппированы объекты или нет.
Чтобы сгруппировать несколько объектов, выделите их и выберите команду
Группировать (Group) в меню Действия (Draw) панели инструментов
Рисование.
Если нужно изменить только часть группы объектов, то можно
разгруппировать объекты. Чтобы разгруппировать объекты, выделите объект,
представляющий собой группу, и выберите команду Разгруппировать (Ungroup)
в меню Действия.
Команда Перегруппировать (Regroup) используется для объединения в
группу объектов, которые были разгруппированы командой Разгруппировать.
Переупорядочивание слоев рисунка и текста
Документ Word имеет три слоя, в каждый из которых можно поместить
текст или рисунок. Слой текста — тот, в котором появляется основной текст
документа. Этот слой есть во всех текстовых редакторах. В Word есть еще
два специфических слоя — слой под текстом и слой над текстом.
Word предоставляет возможность помещать рисованные объекты в любой из
этих слоев. Можно переместить рисованный объект или весь рисунок в слой
под текстом. При этом текст выводится на фоне рисунка. Этот прием
можно использовать при создании фона для текста (рис. 20.23). Можно исполь-
600
Часть IV. Использование
зовать этот прием и для создания "водяных знаков" и помещать их на
каждой странице документа.
Для переупорядочивания слоев текста и рисунка используются команды
меню Действия, Порядок (Draw, Order): Поместить за текстом (Send Behind
Text) и Поместить перед текстом (Bring In Front of Text).
Рис. 20.23. Расположение рисованного объекта в слое под текстом
Управление обтеканием текста вокруг рисунка
Часто возникает необходимость расположить рисунок рядом с текстом так,
чтобы текст обтекал рисунок. Word позволяет легко это сделать. Для каждого
графического объекта можно установить свои параметры обтекания текстом
с помощью диалогового окна Формат автофигуры (Format AutoShape).
Чтобы настроить параметры обтекания текстом объекта или группы
объектов, выделите объект, щелкните по нему правой кнопкой мыши и. в
появившемся контекстном меню выберите команду Формат автофигуры (Format
AutoShape). В появившемся диалоговом окне Формат автофигуры раскройте
вкладку Положение (Layout). Укажите стиль обтекания рисунка текстом и
нажмите кнопку ОК.
Глава 20. Рисование с помощью инструментов Word 601
В Word текст может обтекать рисунок по контуру (рис. 20.24).
Можно указать расстояние от текста до графического объекта, которое будет
учитываться при обтекании текстом. Для этого на вкладке Положение
нажмите кнопку Дополнительно (Advanced). В появившемся диалоговом окне
Обтекание (Advanced Layout) раскройте вкладку Обтекание (Text Wrapping)
и укажите в соответствующих полях нужные значения (см. главы 18, 19).
Вре перечисленные возможности позволяют получить полный контроль над
расположением рисованных объектов и текста на странице.
Рис. 20.24. Обтекание рисунка текстом по контуру
ГЛАВА 21
Создание текстовых эффектов
с помощью WordArt
При создании различных документов часто возникает необходимость
привлечь внимание читателей к каким-либо разделам, выделить важные
моменты, сделать акцент на деталях. В таких случаях слова должны не только
передавать смысл текста, но и обращать на себя внимание. Так, эффектно
оформленные газетные заголовки привлекают внимание к статье,
профессионально разработанные логотипы фирм превращают слова в легко
запоминающиеся символы.
В состав Office 2000 входит программа WordArt, использующая технологию
OLE (технология связывания и внедрения объектов). С помощью WordArt
обычный текст документа Word можно превратить в графический образ. На
рис. 21.1 приведены примеры графических образов, созданных с помощью
программы WordArt.
Объекты WordArt, вставленные в документ Word, становятся частью
документа, но в любой момент могут быть изменены средствами программы WordArt.
В этой главе рассмотрены следующие вопросы:
□ Создание объекта WordArt
О Перемещение и изменение размеров объекта WordArt
□ Обтекание текста вокруг объекта WordArt
□ Форматирование объекта WordArt
□ Изменение формы текста
□ Вращение и выравнивание текста
Создание объекта WordArt
Вставить объект WordArt в документ можно с помощью панели
инструментов Рисование (Drawing) или панели инструментов WordArt, кнопки которой
описаны в следующем разделе данной главы.
Глава 21. Создание текстовых эффектов с помощью Word Art
603
Рис. 21.1. Разнообразные графические образы, созданные с помощью WordArt
Чтобы вывести на экран панель инструментов Рисование или панель
инструментов WordArt, щелкните правой кнопкой мыши по любой панели
инструментов и в появившемся списке панелей инструментов выберите элемент
Рисование или WordArt, соответственно.
Чтобы создать объект WordArt:
1. Поместите курсор в то место документа, куда необходимо вставить объект.
2. На панели инструментов Рисование или на панели инструментов WordArt
нажмите кнопку Добавить объект WordArt (WordArt). Откроется окно
коллекции WordArt (рис. 21.2).
3. Выделите стиль фигурного текста и нажмите кнопку ОК. Появится
диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text) (рис. 21.3).
4. В раскрывающихся списках Шрифт (Font) и Размер (Size) выберите
нужный шрифт и его размер. Если необходимо, установите для шрифта
полужирное или наклонное начертание, нажав кнопку Полужирный (Bold)
или Наклонный (Italic), соответственно.
5. В поле Текст (Text) введите нужный текст, используя стандартные
приемы редактирования.
6. Нажмите кнопку ОК.
604
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 21.2. Коллекция WordArt
Рис. 21.3. Диалоговое
окно Изменение
текста WordArt
( Замечание ^
Поскольку основное для работы WordArt— это текст, то шрифты являются
лишь "сырьем" при создании объектов WordArt. Программа WordArt будет
работать с любым из установленных шрифтов, кроме шрифтов PostScript.
WordArt вставит созданный объект в документ, используя параметры
форматирования по умолчанию. Дальнейшая работа с объектом WordArt ничем не
Глава 21. Создание текстовых эффектов с помощью Word Art
605
отличается от работы с другими графическими объектами в документе Word.
Можно изменить размер и масштаб объекта WordArt, произвести обрезку,
добавить к нему линии и т. д.
Панель инструментов WordArt
Панель инструментов WordArt появляется сразу после вставки объекта
WordArt в документ Word (рис. 21.4). С ее помощью производятся основные
операции форматирования и изменения объекта WordArt.
Рис. 21.4. Панель
инструментов WordArt
В табл. 21.1 приведены описание кнопок панели инструментов WordArt и
соответствующие им команды меню.
Таблица 21.1. Панель инструментов WordArt
Кнопка
Описание
Команда
Добавить объект WordArt
(WordArt)
Изменить текст
(Edit Text)
Коллекция WordArt
(WordArt Gallery)
Формат объекта WordArt
(Format WordArt)
Форма WordArt
(WordArt Shape)
Обтекание текста
(Text Wrapping)
Свободное вращение
(Free Rotate)
Выровнять буквы WordArt
по высоте (WordArt Same
Letter Heights)
Создание нового объекта WordArt
Открытие окна, в котором можно
изменить текст объекта WordArt
Выбор стиля фигурного текста
в диалоговом окне Коллекция
WordArt
Форматирование линий, цвета,
заливки, узора, размера, положения
и других свойств выделенного
объекта WordArt
Выбор формы фигурного текста
в палитре форм
Выбор способа обтекания объекта
WordArt текстом
Поворот выделенного объекта на
произвольный угол с помощью
мыши
Установка одинаковой высоты для
всех букв в выделенном объекте
WordArt
Вставка,
Рисунок, Объект
WordArt (Insert,
Picture, WordArt)
Нет
Нет
Формат, Объект
WordArt (Format,
WordArt)
Нет
Нет
Нет
Нет
606
Часть IV. Использование иллюстраций
Таблица 21.1 (окончание)
Кнопка
Описание
Команда
Вертикальный текст
WordArt (WordArt
Vertical Text)
Выравнивание WordArt
(WordArt Alignment)
Межсимвольный интервал
WordArt (WordArt Character
Spacing)
Вертикальное расположение текста Нет
объекта WordArt. При этом
символы текста располагаются друг под
другом, и надпись читается сверху
вниз
Изменение параметров выравни- Нет
вания фигурного текста
Настройка межсимвольного интер- Нет
вала в фигурном тексте
Настройка объекта WordArt
WordArt предоставляет большой набор средств для изменения и
форматирования вставленного в документ фигурного текста. Помимо стандартных
возможностей настройки графического объекта WordArt позволяет
использовать специальные текстовые эффекты, которые применяются к самому
фигурному тексту, а не к границе объекта WordArt или его фону.
Рис. 21.5. Различные текстовые эффекты, созданные с помощью WordArt
Глава 21. Создание текстовых эффектов с помощью WordArt 607
На рис. 21.5 представлены примеры специальных текстовых эффектов,
созданных программой WordArt.
Все специальные текстовые эффекты применяются ко всему тексту,
набранному в диалоговом окне Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text). Если
нужно применить различные текстовые эффекты к отдельным буквам или
словам фигурного текста, создайте несколько объектов WordArt и разместите
их рядом друг с другом.
Перемещение и изменение
размеров объекта WordArt
Объекты WordArt можно свободно перемещать по странице, а также
переносить на другую страницу. Чтобы переместить объект WordArt с помощью
мыши, выделите его, щелкнув по нему, затем поместите указатель мыши
над выделенным объектом так, чтобы он принял форму четырехсторонней
стрелки. Нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Перетащите
объект на новое место. Когда объект займет нужное место, отпустите левую
кнопку мыши.
Добиться точного расположения объекта WordArt на странице с помощью
мыши практически невозможно. Диалоговое окно Формат объекта WordArt
(Format WordArt) позволяет точно указать местоположение объекта. Чтобы
открыть это диалоговое окно, выделите объект WordArt, на панели
инструментов WordArt нажмите кнопку Формат объекта WordArt (Format WordArt).
Вкладка Положение (Layout) открывшегося диалогового окна позволяет
выровнять объект по горизонтали.
Для более точного указания положения объекта на странице нажмите кнопку
Дополнительно (Advanced). На вкладке Положение рисунка (Picture Position)
появившегося диалогового окна Дополнительная разметка (Advanced Layout)
укажите точное положение объекта WordArt относительно страницы, полей,
параграфа как по вертикали, так и по горизонтали.
( Замечание ^
Для перемещения объекта WordArt на большие расстояния воспользуйтесь
Буфером обмена. Для этого выделите объект и выберите команду Правка,
Вырезать (Edit, Cut). Затем установите курсор в то место, куда надо поместить
объект, и выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste).
Изменить размер объекта WordArt можно, перетаскивая с помощью мыши
маркеры изменения размера на новое место. Для этого выделите объект.
Вокруг него появятся маркеры изменения размера. Перемещайте указатель
мыши над маркером изменения размера до тех пор, пока он не превратится
в двухстороннюю стрелку. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите
маркер размера на новое место. Когда фигурный текст достигнет нужного
размера, отпустите левую кнопку мыши.
608
Часть IV. Использование иллюстраций
Чтобы более точно указать размеры объекта, можно так же воспользоваться
вкладкой Размер (Size) диалогового окна Формат объекта WordArt (Format
WordArt). Кроме того, на этой вкладке можно определить масштаб объекта и
отношение высоты к ширине, что позволяет сохранять пропорции объекта
при изменении его размера.
( Замечание ^
На объект WordArt накладываются ограничения по размеру— он не может
превосходить размеров страницы.
Обтекание текста вокруг объекта WordArt
По умолчанию объект WordArt помещается в слой над текстом. Однако
иногда бывает необходимо расположить объект рядом с текстом так, чтобы
текст обтекал объект.
Чтобы настроить параметры обтекания текстом
объекта, выделите объект, щелкнув по нему, и на
панели инструментов WordArt нажмите кнопку
Обтекание (Text Wrapping). В раскрывшейся
палитре стилей обтекания (рис. 21.6) выберите нужный.
Рис. 21.6. Палитра стилей обтекания
( Замечание j
Палитру стилей обтекания можно отцепить от кнопки, после чего она будет
вести себя как плавающая панель инструментов. Для этого откройте палитру,
зацепите ее с помощью мыши за тонкую синюю полоску, расположенную
сверху, и перетащите палитру на новое место.
Можно указать расстояние от текста до объекта WordArt, которое будет
учитываться при обтекании текстом. Для этого:
1. Выделите объект, щелкнув по нему.
2. На панели инструментов WordArt нажмите кнопку Формат объекта
WordArt (Format WordArt).
3. На вкладке Положение появившегося диалогового окна Формат объекта
WordArt нажмите кнопку Дополнительно (Advanced).
4. В открывшемся диалоговом окне Дополнительная разметка (Advanced
Layout) раскройте вкладку Обтекание текстом (Text Wrapping) (рис. 21.7)
и укажите в соответствующих полях нужные значения.
5. Дважды нажмите кнопку ОК — для закрытия диалоговых окон
Дополнительная разметка и Формат объекта WordArt.
Глава 21. Создание текстовых эффектов с помощью Word Art
609
Рис. 21.7. Вкладка
Обтекание текстом
диалогового окна
Дополнительная
разметка
На рис. 21.8 представлен пример объекта WordArt, по контуру которого
обтекает текст документа.
Рис. 21.8. Обтекание объекта WordArt текстом по контуру
610
Часть IV. Использование иллюстраций
Изменение текста объекта WordArt
Текст объекта WordArt можно в любой момент изменить, не оказав при
этом влияния на применяемые специальные текстовые эффекты. Для этого
выделите объект и нажмите кнопку Изменить текст (Edit Text) на панели
инструментов WordArt. Появится диалоговое окно Изменение текста WordArt
(Edit WordArt Text) (см. рис. 21.3). Кроме текста объекта в этом диалоговом
окне можно изменить шрифт, используемый для фигурного текста, размер
шрифта и его начертание. После внесения нужных изменений нажмите
кнопку ОК.
В тексте объекта WordArt можно использовать различные символы и знаки
пунктуации. Кроме того, можно использовать символ перевода строки
(нажатие клавиши <Enter>), что позволяет разбить фигурный текст на
несколько строк. Некоторые стили фигурного текста используют информацию
о разрыве строк при расположении текста (см. рис. 21.5).
Форматирование объекта WordArt
Объект WordArt можно форматировать точно так же, как и любой другой
рисованный объект. Кнопка Формат объекта WordArt (Format WordArt) на
панели инструментов WordArt открывает диалоговое окно Формат объекта
WordArt.
Это окно по своим функциям аналогично диалоговому окну Формат
автофигуры (Format AutoShape), за исключением того, что для объекта WordArt
доступны только четыре вкладки: Цвета и линии (Lines and Colors), Размер
(Size), Положение (Layout) и Web (см. главу 20).
Вкладки Размер и Положение были описаны в предыдущих разделах этой
главы. Вкладка Цвета и линии позволяет изменять цвет заливки букв
фигурного текста, а также стиль и цвет контуров букв.
Для заливки объекта WordArt кроме стандартной палитры цветов можно
использовать дополнительные цвета, а также различные способы заливки:
градиентную, с использованием текстуры или узора, с использованием
фонового рисунка.
Изменение стиля фигурного текста
из коллекции WordArt
При создании объекта WordArt нужно было выбирать стиль объекта из
коллекции стилей WordArt (см. рис. 21.2). Вполне возможно, что нужного стиля
там нет. В этом случае необходимо выделить наиболее подходящий стиль и
настроить объект WordArt самостоятельно.
Выбранный стиль созданного объекта можно изменить. Однако при этом
теряются все настройки, примененные к объекту WordArt ранее.
Глава 21. Создание текстовых эффектов с помощью WordArt
611
Чтобы изменить стиль объекта WordArt:
1. Выделите нужный объект.
2. На панели инструментов WordArt нажмите кнопку Коллекция WordArt
(WordArt Gallery).
3. В появившемся диалоговом окне Коллекция WordArt (см. рис. 21.2)
выделите другой стиль и нажмите кнопку ОК.
Теперь можно приступить к изменению выбранного стиля объекта WordArt.
Изменение формы текста
WordArt позволяет сделать фигурный текст более впечатляющим, применяя
один из специальных эффектов — изменение формы фигурного текста.
Например, если фигурный текст состоит из одной строки, то применение к
нему круговой формы расположит текст по кругу; если же фигурный текст
состоит из двух строк, то применение круговой формы расположит его в
верхнем полукруге.
Чтобы выбрать наиболее подходящую форму фигурного текста,
поэкспериментируйте с различными формами, предоставляемыми WordArt.
Чтобы изменить форму объекта WordArt:
1. Выделите нужный объект, щелкнув по нему.
2. На панели инструментов WordArt нажмите кнопку Форма WordArt
(WordArt Shape).
3. В раскрывшейся палитре форм, изображенной на рис. 21.9, выберите
нужную форму фигурного текста.
Рис. 21.9. Палитра форм
объекта WordArt
Дополнительные средства форматирования
Кроме перечисленных выше возможностей форматирования фигурного текста
WordArt позволяет вращать объекты, изменять высоту и расположение букв
в тексте, а также настраивать выравнивание и межсимвольный интервал.
Чтобы повернуть объект WordArt, выделите его, а на панели инструментов
WordArt нажмите кнопку Свободное вращение (Free Rotate), которая по своим
612
Часть IV. Использование иллюстраций
функциям полностью аналогична кнопке Свободное вращение панели
инструментов Рисование (Drawing).
В результате вокруг выделенного объекта появятся маркеры вращения.
Поместите над одним из них указатель мыши так, чтобы он принял форму
инструмента вращения (рис. 21.10) и перетащите его в новое положение. Вместе
с указателем мыши будет перемещаться контур объекта, показывая
изменение положения объекта.
Рис. 21.10. Вращение объекта WordArt
Кнопка Выровнять буквы WordArt по высоте (WordArt Same Letter Heights)
панели инструментов WordArt позволяет выровнять высоту всех символов
фигурного текста. Для этого выделите объект WordArt и нажмите эту
кнопку. В результате все буквы объекта WordArt, независимо от того, строчные
они или прописные, станут равными по высоте (рис. 21.11).
Чтобы отменить выравнивание букв, нажмите кнопку Выровнять буквы
WordArt по высоте еще раз.
Чтобы изменить ориентацию фигурного текста и расположить его по
вертикали (см. рис. 21.5, справа), выделите объект и нажмите кнопку
Вертикальный текст WordArt (WordArt Vertical Text) панели инструментов WordArt.
Глава 21. Создание текстовых эффектов с помощью Word Art
613
Рис. 21.11. Объект WordArt с выровненными по высоте буквами
Чтобы вернуть горизонтальное расположение текста, нажмите кнопку
Вертикальный текст WordArt еще раз.
Кнопка Выравнивание WordArt (WordArt Alignment) позволяет изменять
выравнивание фигурного текста. При ее нажатии появляется список (рис. 21.12),
в котором можно выбрать один из вариантов выравнивания: Выровнять по
левому краю (Left Align), Выровнять по центру (Center Align), Выровнять по
правому краю (Right Align), Выровнять по обоим краям (Word Justify),
Выровнять за счет интервалов (Letter Justify) или Выровнять за счет ширины
(Stretch Justify). В каждом из встроенных стилей коллекции WordArt
используется выравнивание по умолчанию.
Рис. 21.12. Список способов
выравнивания
Кнопка Межсимвольный интервал WordArt (WordArt Character Spacing)
панели инструментов WordArt используется для настройки интервала между
614
Часть IV. Использование иллюстраций
символами фигурного текста. Чтобы выбрать один из вариантов или указать
точное значение интервала, выделите объект и нажмите эту кнопку. В
появившемся списке (рис. 21.13) выберите нужное значение. Чтобы
использовать в фигурном тексте кернинг пар символов, установите в этом списке
флажок Кернинг пар символов (Kern Character Pairs).
V
Замечание ~~^
Кернинг регулирует интервалы между отдельными парами букв.
Рис. 21.13. Список вариантов
межсимвольного интервала
Использование панели инструментов Рисование
при работе с объектом WordArt
Созданный с помощью WordArt фигурный текст можно рассматривать как
составной рисованный объект. Поэтому при работе с объектом WordArt
можно использовать практически все кнопки панели инструментов
Рисование (Drawing) (см. главу 20).
Так, с помощью панели инструментов Рисование к объекту WordArt можно
добавить тень или объем. Для этого выделите нужный объект и нажмите на
панели инструментов Рисование кнопку Тень (Shadow) или кнопку Объем
(3-D). Затем в открывшейся палитре теней или объемов выберите нужный
элемент.
ГЛАВА 22
Построение диаграмм
В состав Word входит программа создания диаграмм Microsoft Graph,
включающая почти все возможности наиболее универсальной программы
управления электронными таблицами Microsoft Excel. С помощью Microsoft Graph
можно создавать высококачественные, информативные диаграммы и
включать их в документы Word. Любую диаграмму можно сделать более
наглядной и легко читаемой, добавив пояснительный текст, заголовки, легенду,
изменив заливку, узоры и обрамление элементов диаграммы.
Microsoft Graph позволяет создавать диаграммы на основе данных,
содержащихся в таблице данных, которая вместе с диаграммой внедряется в
документ Word. Данные в эту таблицу могут быть внесены пользователем или
импортированы из текстового файла (ASCII файла), рабочего листа Lotus 1-2-3
или Microsoft Excel.
В этой главе рассмотрены следующие вопросы:
□ Создание диаграммы
□ Редактирование таблицы данных
□ Настройка диаграммы
□ Форматирование диаграммы и ее элементов
Создание диаграммы
Microsoft Graph позволяет создавать диаграммы четырнадцати основных и
двадцати дополнительных типов. Кроме того, внутри каждого из основных
типов можно выбрать конкретный формат (подтип). На рис. 22.1
представлена диаграмма, вставленная в документ Word и отображающая данные по
объемам продаж оргтехники.
Точки данных на диаграммах Microsoft Graph представляются маркерами.
В зависимости от выбранного типа диаграммы маркерами могут служить
616
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 22.1. Диаграмма, вставленная в документ Word
линии, столбцы, точки (в плоских диаграммах) или сектора (в круговых
диаграммах). Ряд данных отображается на диаграммах маркерами одного
цвета и узора, а на графиках соединяются единой линией. Например, на
рис. 22.1 ряду данных модемы соответствуют объемные столбцы полосы
темно-бордового цвета.
Диаграммы Microsoft Graph строятся на основе данных, содержащихся в
таблице данных, также внедряемой в документ Word. Созданная диаграмма
связывается с таблицей данных, поэтому при изменении исходных данных
диаграмма автоматически обновляется.
Создать диаграмму Microsoft Graph можно не только мс нуля", но и на
основе существующих данных. При этом текстовые и числовые данные можно
ввести в таблицу данных одним из следующих способов:
□ Скопировать данные из таблицы, вставленной в документ Word
□ Ввести данные в программе Microsoft Graph
□ Скопировать данные из какого-либо другого документа Windows
□ Импортировать данные из текстового файла, рабочего листа Microsoft
Excel или Lotus 1-2-3
□ Скопировать данные из существующей диаграммы Microsoft Excel
Все эти способы подробно описаны в следующих разделах.
Глава 22. Построение диаграмм 617
Чтобы приступить к работе с Microsoft Graph:
1. Если необходимо вставить диаграмму и сохранить данные в таблице
данных Microsoft Graph, установите точку вставки в то место документа, куда
необходимо вставить диаграмму.
2. Выберите команду Вставка, Рисунок, Диаграмма (Insert, Picture, Chart).
3. Или выберите команду Вставка, Объект (Insert, Object). Раскройте
вкладку Создание (Create New) в диалоговом окне Вставка объекта (Object).
В списке Тип объекта (Object Type) выделите элемент Диаграмма Microsoft
Graph 2000 (Microsoft Graph 2000 Chart).
4. Нажмите кнопку ОК.
Microsoft Graph вставит в документ диаграмму, созданную с использованием
заданных по умолчанию данных. В отдельном окне будет открыта таблица
данных. Обратите внимание на то, что при запуске Microsoft Graph панели
инструментов и меню Word заменяются панелями инструментов и меню
программы Microsoft Graph.
Чтобы выйти из программы Microsoft Graph и вернуться к редактированию
документа Word, щелкните по документу вне диаграммы. Программа
Microsoft Graph завершит свою работу, вновь появятся меню и панели
инструментов Word. Диаграмма и данные сохранятся как внедренные объекты.
Чтобы вновь запустить программу Microsoft Graph и вернуться к работе
с диаграммой, дважды щелкните по ней.
Можно добавить кнопку Добавить диаграмму (Insert Chart) на какую-нибудь
из панелей инструментов:
1. Выберите команду Сервис, Настройка (Tools, Customize).
2. Раскройте вкладку Команды (Commands). В списке Категории (Categories)
выделите элемент Вставка (Insert).
3. В списке Команды (Commands) выберите элемент Диаграмма (Chart) и
перетащите его на одну из панелей инструментов.
4. В окне Настройка (Customize) нажмите кнопку Закрыть (Close).
Теперь для запуска программы Microsoft Graph достаточно нажать кнопку
Добавить диаграмму (Insert Chart).
Использование таблицы данных Microsoft Graph
Созданная с помощью Microsoft Graph диаграмма внедряется в документ
вместе с таблицей данных, содержащей численные и текстовые данные,
которые использовались при создании диаграммы. В эту таблицу можно
скопировать или импортировать существующие данные, либо ввести новые.
На рис. 22.2 представлен документ Word со вставленной в него диаграммой
и отображенной в отдельном окне таблицей данных, заданной по
умолчанию и использованной для создания диаграммы.
21 Чак 454
618
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 22.2. Диаграмма, вставленная в документ Word, и таблица данных
Microsoft Graph
Таблицу данных можно закрыть, нажав на кнопку закрытия окна,
расположенную в правом верхнем углу окна таблицы данных. Чтобы снова вывести
на экран таблицу данных, выберите команду Вид, Режим таблицы (View,
Datasheet).
Microsoft Graph предполагает:
1. Ось категорий (X) идет вдоль длинной стороны диапазона ячеек таблицы
данных и использует текст вдоль этой стороны диапазона в качестве
названий категорий.
2. Названия вдоль короткой стороны диапазона должны использоваться как
метки легенды для каждого ряда данных (рис. 22.2).
Чтобы изменить ориентацию данных, используемую по умолчанию,
выберите команду Данные, Ряды образуют столбцы (Data, Series In Columns), либо
на панели инструментов Стандартная (Standard) нажмите кнопку По
столбцам (By Column). При этом Microsoft Graph в качестве названий категорий
возьмет текст, расположенный вдоль короткой стороны таблицы, а в качестве
названий рядов данных — текст, расположенный вдоль длинной стороны
таблицы (рис. 22.3).
Чтобы вернуть ориентацию данных, выберите команду Данные, Ряды
образуют строки (Data, Series In Rows), либо на панели инструментов
Стандартная нажмите кнопку По строкам (By Row).
Глава 22. Построение диаграмм
619
Рис. 22.3. Использование столбцов таблицы в качестве рядов данных
Создание диаграммы на основе существующих данных
Microsoft Graph позволяет создавать диаграммы на основе существующих в
документе Word данных. Можно построить диаграмму на основе таблицы,
вставленной в документ, либо на основе последовательности чисел,
набранных в документе и разделенных символами табуляции.
Чтобы создать диаграмму на основе существующих в документе Word данных:
1. Если необходимо создать диаграмму на основе данных из таблицы
документа Word, установите точку вставки в одну из ячеек таблицы и
выберите команду Таблица, Выделить, Таблицу (Table, Select, Table).
Если необходимо создать диаграмму на основе данных, набранных в
документе и разделенных символами табуляции, то выделите все эти
данные, включая названия, которые будут использоваться в качестве меток
легенды и названий категорий.
2. Выберите команду Вставка, Рисунок, Диаграмма (Insert, Picture, Chart).
3. Нажмите кнопку ОК.
4. Чтобы выйти из программы Microsoft Graph и вернуться к
редактированию документа, щелкните по документу вне диаграммы.
В результате Microsoft Graph создаст диаграмму на основе выделенных
данных, которые поместит в таблицу данных. На рис. 22.4 представлена диа-
21*
620
Часть IV. Использование иллюстраций
грамма, вставленная в документ Word и построенная по данным, набранным
в этом же документе и разделенным символами табуляции.
Рис. 22.4. Диаграмма, построенная на основе данных и меток данных,
разделенных символами табуляции
С помощью Буфера обмена можно скопировать данные, по которым будет
строиться диаграмма, из документа Word или из других приложений,
например, из рабочего листа Excel, в таблицу данных. Для этого:
1. Выделите фрагмент текста с данными, разделенными символами
табуляции, в документе Word или выделите диапазон ячеек рабочего листа Excel.
2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy).
3. Выберите команду Вставка, Рисунок, Диаграмма (Insert, Picture, Chart).
4. Выделите таблицу данных и удалите все данные, содержащиеся в ней.
Для этого выделите все данные, а затем выберите команду Правка,
Очистить, Все (Edit, Clear, АН) или нажмите клавишу <Delete>.
Чтобы выделить всю таблицу данных, нажмите кнопку Выделить все
(Select All). Она расположена в верхнем левом углу таблицы данных, где
пересекаются заголовки строк и столбцов.
5. Поместите курсор в левую верхнюю ячейку таблицы данных. Выберите
команду Правка, Вставить (Edit, Paste). Скопированные в Буфер обмена
данные попадут в таблицу данных, а диаграмма будет перестроена.
Глава 22. Построение диаграмм
621
6. Чтобы выйти из программы Microsoft Graph и вернуться к
редактированию документа, щелкните по документу вне диаграммы.
Полученную таблицу данных и построенную по ней диаграмму можно
изменять, форматировать нужным образом.
Импорт данных из рабочего листа или текстовых данных
При построении диаграммы может потребоваться использовать данные из
текстового файла (ASCII файла), рабочего листа Lotus 1-2-3 или Microsoft
Excel. Импортирование таких данных прямо в таблицу Microsoft Graph
позволяет ускорить процесс создания диаграммы.
Чтобы импортировать данные из рабочего листа:
1. Установите точку вставки в то место документа, куда необходимо
вставить диаграмму.
2. Выберите команду Вставка, Рисунок, Диаграмма (Insert, Picture, Chart).
3. Активизируйте таблицу данных и удалите из нее все ненужные данные.
Выделите ячейку, в которой будет размещена левая верхняя ячейка
импортируемых данных. При импортировании всех данных выделите левую
верхнюю ячейку таблицы данных.
4. Выберите команду Правка, Импорт (Edit, Import File) или нажмите
кнопку Импорт (Import File).
В раскрывающемся списке Тип файла (File Type) появившегося
диалогового окна Импорт файла (Import File) выберите нужный тип файла, затем
найдите и выделите файл, из которого необходимо импортировать данные.
Нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Параметры
импорта данных (Import Data Options) (рис. 22.5).
Рис. 22.5. Диалоговое окно
Параметры импорта данных
5. Выделите лист рабочей книги Excel, из которого необходимо
импортировать данные.
В группе Импортировать (Import) выберите параметр лист целиком (Entire
Sheet) для импортирования всех данных выделенного листа.
622
Часть IV. Использование иллюстраций
Для импортирования части данных выберите параметр диапазон (Range)
и введите нужный интервал данных. Например, чтобы импортировать
ячейки от А2 до F12, в поле диапазон введите A2:F12.
Чтобы получить информацию о том, как задать интервал данных,
обратитесь к справочной системе используемой вами программы.
6. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ^
Для импортирования данных в таблицу Microsoft Graph необходимо, чтобы были
установлены соответствующие конвертеры данных. В противном случае
запустите программу установки Microsoft Office 2000 и установите нужные конвертеры.
При импортировании данных из текстового файла в раскрывающемся
списке Тип файлов (File Type) диалогового окна Импорт файла (Import File)
выберите элемент Текстовые файлы (Text Files). После того как вы найдете
нужный файл и нажмете кнопку Открыть, появится окно Мастера импорта
текстовых файлов (Text Import Wizard),, который поможет быстро и
правильно импортировать данные из текстового файла.
Excel 2000 позволяет создавать информативные, профессионально
оформленные диаграммы на основе данных любой сложности. Эти диаграммы
можно использовать для визуализации разного рода данных,
статистического анализа, при подготовке презентаций и докладов.
Подготовленную в Excel 2000 диаграмму можно вставить в документ Word,
а затем изменять ее без использования Microsoft Excel и исходного рабочего
листа Excel, поскольку в документ будет вставлена не только диаграмма, но
и данные, по которым она построена.
Чтобы импортировать диаграмму Microsoft Excel:
1. Установите точку вставки в то место документа, куда необходимо
вставить диаграмму. Запустите Microsoft Graph, для чего выберите команду
Вставка, Рисунок, Диаграмма.
2. Выберите команду Правка, Импорт. Появится диалоговое окно Импорт
файла.
3. Найдите и выделите файл, из которого необходимо импортировать
данные. Нажмите кнопку Открыть. Появится диалоговое окно Параметры
импорта данных (см. рис. 22.5).
4. Выделите лист рабочей книги Excel, из которого необходимо
импортировать диаграмму. Диаграмма должна находиться на отдельном листе
рабочей книги.
5. Нажмите кнопку ОК.
Имеющиеся данные и диаграмма полностью замещаются импортируемыми.
Глава 22. Построение диаграмм 623
Кроме этого, исходные данные рабочего листа Excel можно связать с
диаграммой, вставленной в документ Word. При этом если в рабочий лист
Excel, являющийся источником данных диаграммы, будут внесены
изменения, то они отразятся и на диаграмме, вставленной в документ. Связь не
нарушается даже при перемещении диаграммы или рабочего листа Excel
в другую папку.
Чтобы связать данные рабочего листа Excel с диаграммой и данными
документа Word:
1. Установите точку вставки в то место документа, куда необходимо
вставить диаграмму. Запустите Microsoft Graph, для чего выберите команду
Вставка, Рисунок, Диаграмма.
2. Откройте рабочий лист, содержащий данные, которые нужно связать
с диаграммой в документе Word.
3. Выделите данные, которые будут источником данных диаграммы. В
выделяемый диапазон можно включить названия категорий и метки легенды.
4. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy).
5. Переключитесь на документ Word. Выделите таблицу данных и
установите точку вставки в верхнюю левую ячейку таблицы.
6. Выберите команду Правка, Вставить связь (Edit, Paste Link).
В результате имеющиеся данные будут полностью замещены данными
рабочего листа, а диаграмма будет перестроена в соответствии с новыми
данными. Теперь любые изменения данных на рабочем листе Excel будут вызывать
обновление данных в документе Word.
Чтобы такие обновления данных осуществлялись автоматически, выберите
команду Правка, Связи (Edit, Links) и в открывшемся диалоговом окне
Связи (Links) в группе Обновление (Update) выберите параметр
автоматическое (Automatic) (см. главу 27).
Настройка диаграммы
Созданную с помощью Microsoft Graph диаграмму можно сделать более
наглядной и информативной. Microsoft Graph позволяет: заменить тип
диаграммы, заменив, например, плоскую гистограмму объемной, добавить заголовок,
легенду и любые другие надписи, поясняющие диаграмму, присоединить
к некоторым типам диаграмм таблицу данных, использованных при
построении диаграммы, изменить цвета и внешний вид объектов.
Кроме того, в диаграмму можно внести существенные изменения путем
добавления новых рядов или точек данных, удаления части включенных
в диаграмму данных.
624
Часть IV. Использование иллюстраций
Редактирование таблицы данных
Работа с таблицей данных Microsoft Graph очень похожа на работу с
таблицами Word или рабочим листом Excel. Можно перемещаться по таблице
данных, выделять ячейки, столбцы или строки, изменять ширину столбцов,
при необходимости, удалять или добавлять столбцы и строки.
Выделение данных
Прежде чем приступать к изменению данных таблицы, нужно научиться
выделять необходимые для работы ячейки. Чтобы получить доступ к любой
ячейке таблицы с помощью мыши, используйте полосы прокрутки.
Выделить часть таблицы можно одним из следующих способов:
1. Ячейку можно выделить, щелкнув по ней.
2. Прямоугольную область таблицы можно выделить, поместив указатель
мыши на один из углов области и перетащив его по диагонали к
противоположному углу.
3. Строку или столбец таблицы можно выделить, щелкнув по их заголовку.
4. Нескольких строк или столбцов таблицы можно выделить, протащив
указатель мыши по их заголовкам.
5. Все ячейки таблицы данных можно выделить, щелкнув по пустому
прямоугольнику в верхнем левом углу таблицы данных, где пересекаются
заголовки строк и столбцов.
При перемещении по таблице и выделении ячеек с помощью клавиатуры
используйте комбинации клавиш, приведенные в табл. 22.1 и 22.2.
Таблица 22.1. Комбинации клавиш, используемые
для перемещения по таблице
Место перемещения Клавиши
Ячейка Клавиши со стрелками в нужном
направлении
Начало строки <Ноте>
Конец строки (последний занятый столбец) <End>
Левая верхняя ячейка с данными (строка 2, <Ctrl>+<Home>
столбец 2)
Правая нижняя ячейка с данными <Ctrl>+<End>
Вниз на один экран <Page Down>
Вверх на один экран <Page Up>
Глава 22. Построение диаграмм
625
Таблица 22.2. Комбинации клавиш, используемые для выделения ячеек
Выделяемая область Клавиши
Ячейка Клавиши со стрелками для перемещения
к ячейке
Прямоугольная область таблицы Нажимая клавиши со стрелками, удерживайте
нажатой клавишу <Shift>
Вся строка <8ЫЙ>+<Пробел>
Весь столбец <СМ>+<Пробел>
Вся таблица <8ЫЙ>+<С1г1>+<Пробел> или <Ctrl>+<A>
Отменить выделение всех ячеек, <Shift>+<Backspace>
кроме активной
Замена и редактирование существующих данных
Чтобы изменить содержимое ячейки таблицы данных, выделите ячейку и
введите новые данные. После нажатия клавиши <Enter> или перехода к
другой ячейке таблицы все существующие в этой ячейке данные
замещаются введенными данными.
Чтобы отредактировать содержимое ячейки, выделите ее, а затем нажмите
клавишу <F2> (переход в режим редактирования) или дважды щелкните по
ней. Изменение содержимого ячейки ничем не отличается от
редактирования обычного текста. После того как необходимые исправления
произведены, нажмите клавишу <Enter>.
Вставка и удаление строк и столбцов
Microsoft Graph позволяет расширить или сузить набор данных, по которым
строится диаграмма, путем добавления или удаления строк и столбцов
таблицы данных. При этом диаграмма автоматически перестраивается с учетом
внесенных в таблицу данных изменений.
Чтобы вставить в таблицу строки или столбцы, выделите нужное число
строк или столбцов и выберите команду Вставка, Ячейки (Insert, Cells).
Например, если нужно вставить один столбец или три строки, выделите
именно один столбец или три строки. Чтобы удалить из таблицы строки или
столбцы, выделите их, а затем выберите команду Правка, Удалить (Edit,
Delete).
Замечание ^
Чтобы быстро вставить либо удалить строку или столбец, воспользуйтесь
комбинациями клавиш <Ctrl>+<+> (для вставки) и <Ctrl>+<-> (для удаления) При
этом можно использовать клавиши на дополнительной цифровой клавиатуре.
626
Часть IV. Использование иллюстраций
Если перед вставкой или удалением соответствующие строка или столбец не
были выделены, то появится диалоговое окно, аналогичное
представленному на рис. 22.6. В нем нужно указать, что вы намерены сделать.
Рис. 22.6. Диалоговое окно
Добавить
Если в таблицу данных добавляются пустые строки или столбцы, то они не
включаются в диаграмму.
Включение и исключение данных из диаграммы
Как уже говорилось в предыдущем разделе, при добавлении в таблицу текста
или числовых данных Microsoft Graph сразу перерисовывает диаграмму,
даже если добавленные данные не примыкают к другим данным в таблице.
Кроме этого, Microsoft Graph позволяет добавить в таблицу строку или
столбец, но не включать добавленные данные в диаграмму.
Чтобы включить или исключить данные из диаграммы с помощью мыши,
дважды щелкните по заголовку строки или столбца. Данные в таблице
затеняются, и признак ряда данных удаляется из заголовка строки или столбца.
Дважды щелкнув по заголовку строки или столбца рабочей таблицы, можно
снова включить эти данные в диаграмму.
Чтобы включить или исключить данные из диаграммы с помощью
клавиатуры, выделите строку или столбец таблицы данных и выберите команду
Данные, Включить строку/столбец (Data, Include Row/Col) или команду
Данные, Исключить строку/столбец (Data, Exclude Row/Col).
Изменение данных
путем перемещения маркера графика диаграммы
Microsoft Graph предоставляет возможность изменять значения в таблице
данных в соответствии с изменениями на диаграмме. При перетаскивании
планки, столбца или линии в новое положение на диаграмме Microsoft
Graph автоматически меняет на рабочем листе исходные данные, что
позволяет оценить изменения данных визуально и с помощью Microsoft Graph
определить соответствующие значения.
Чтобы изменить значения в таблице данных путем перемещения маркеров
на плоской диаграмме:
1. Активизируйте диаграмму, т. е. щелкните по ней. Это может быть
плоская гистограмма, линейчатая диаграмма, график или точечная
диаграмма. Выведите таблицу данных на экран.
Глава 22. Построение диаграмм
627
2. Щелкните по точке данных, значение которой нужно изменить, при этом
будет выделен весь ряд данных. Еще раз щелкните по той же точке
данных. На границе маркера этой точки данных появятся черные квадратики.
3. С помощью мыши перетащите верхний маркер точки данных в нужное
положение. По мере перемещения маркера на оси значений (Y)
скользящий маркер будет показывать меняющееся числовое значение
перемещаемого маркера, соответствующее его новым положениям. При
необходимости маркер можно вытащить за пределы верхнего конца оси
значений (Y).
4. Когда маркер займет нужное положение, отпустите кнопку мыши.
Значение соответствующей ячейки в таблице данных будет изменено
автоматически.
Изменение типа диаграммы
Правильный выбор типа диаграммы позволит представить данные самым
выигрышным образом. Microsoft Graph позволяет выбрать один из
четырнадцати основных и двадцати дополнительных типов диаграмм. Внутри каждого
из основных типов можно выбрать конкретный формат (подтип).
Тип диаграммы может быть применен не только ко всей диаграмме, но и
к отдельному ряду данных на ней или к нескольким рядам.
Комбинирование различных типов диаграмм позволяет разделить данные разного типа
или выделить какой-то ряд данных, например, можно скомбинировать
график с гистограммой.
По умолчанию Microsoft Graph строит по таблице данных объемную
гистограмму. Однако можно выбрать и другой тип диаграммы.
Выбор типа диаграммы
Наиболее просто изменить тип всей диаграммы или только одного ряда
данных с помощью команды Диаграмма, Тип диаграммы (Chart, Chart Type).
В появляющемся после выбора этой команды диалоговом окне можно
выбрать не только тип, но и формат (подтип) выбранного типа диаграммы.
Для каждого типа диаграммы имеется формат, установленный по
умолчанию, и несколько дополнительных форматов.
Чтобы изменить тип диаграммы:
1. Выберите команду Диаграмма, Тип диаграммы. Появится диалоговое окно
Тип диаграммы (Chart Type).
2. В этом диалоговом окне раскройте вкладку Стандартные (Standard Types)
(рис. 22.7) для выбора одного из основных типов диаграмм или вкладку
Нестандартные (Custom Types) (рис. 22.8) для выбора одного из
дополнительных типов диаграмм.
628
Часть IV. Использование иллюстраций
Рис. 22.7. Вкладка
Стандартные диалогового
окна Тип диаграммы
Рис. 22.8. Вкладка
Нестандартные диалогового
окна Тип диаграммы
3. В списке Тип (Chart type) выделите нужный тип диаграммы.
4. Если выбрана вкладка Стандартные, то в галерее форматов Вид (Chart
sub-type) выделите нужный подтип диаграммы.
Чтобы увидеть, как ваши данные будут выглядеть при выборе того или
иного формата диаграммы, нажмите кнопку Просмотр результата (Click
and hold to view sample).
Глава 22. Построение диаграмм
629
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Тип диаграммы и
применить выбранный формат диаграммы.
Если до этого шага были выделены какие-либо отдельные ряды данных, то
выбранный тип диаграммы будет применен не ко всей диаграмме, а только
к этим рядам.
( Замечание ^
Щелкнув дважды по нужному типу диаграммы в диалоговом окне Тип
диаграммы, можно установить формат по умолчанию для выбранного типа и сразу
закрыть окно, не нажимая кнопку ОК.
Тип диаграммы можно изменить также с помощью кнопки Тип диаграммы
(Chart Type) панели инструментов Стандартная (Standard). Однако в этом
случае вы сможете установить только один из основных форматов. Для
выбора других форматов нужно воспользоваться командой Диаграмма, Тип
диаграммы.
Настройка существующего типа диаграммы
Созданную диаграмму Microsoft Graph можно сделать более наглядной и
легко читаемой с помощью различных параметров диаграммы. Параметры,
доступные для изменения, зависят от типа и формата диаграммы,
использованных при ее построении.
Чтобы настроить существующий тип диаграммы:
1. Выберите команду Диаграмма, Параметры диаграммы (Chart, Chart Options).
Появится диалоговое окно Параметры диаграммы (Chart Options) (рис. 22.9),
параметры в котором могут меняться в зависимости от типа диаграммы.
Рис. 22.9. Диалоговое
окно Параметры
диаграммы
630 Часть IV. Использование иллюстраций
2. С помощью вкладок этого диалогового окна можно произвести
настройку таких элементов диаграммы, как заголовки, оси, линии сетки,
подписи данных и т. д.
3. После внесения необходимых изменений нажмите кнопку ОК.
Более подробно некоторые параметры диаграммы, доступные на вкладках
диалогового окна Параметры диаграммы, рассмотрены в следующих разделах
этой главы.
Построение составных диаграмм
Составные диаграммы — это диаграммы, построенные с использованием
одновременно двух и более типов диаграмм. На таких диаграммах некоторые
ряды данных представляются с помощью одного типа диаграмм, а другие —
с помощью другого. Например, можно построить один ряд в виде
гистограммы, а второй — в виде графика, что облегчит сравнение рядов данных и
поиск их возможной связи.
Составными диаграммами называются также диаграммы, использующие
дополнительную ось. Использование двух осей значений с разными шкалами
позволяет представлять на одной диаграмме различные данные, диапазоны
которых существенно различаются.
Созданную с помощью Microsoft Graph диаграмму можно сделать составной,
изменив тип, используемый для построения одного или нескольких рядов
данных. Для этого:
1. Выделите на диаграмме ряды данных, тип которых должен быть изменен,
и выберите команду Диаграмма, Тип диаграммы (Chart, Chart Type).
2. В группе Параметры (Options) появившегося диалогового окна Тип
диаграммы (Chart Type) установите флажок Применить (Apply to).
3. Выделите тип диаграммы для выделенного ряда данных и нажмите
кнопку ОК.
Чтобы добавить вспомогательную ось к ряду данных:
1. Выделите на диаграмме ряд данных и выберите команду Формат,
Выделенный ряд (Format, Selected Data Series).
2. Раскройте вкладку Ось (Axis) и в группе Построить ряд выберите
параметр по вспомогательной оси (Secondary Axis).
3. Нажмите кнопку ОК.
Вспомогательную ось можно форматировать отдельно от основной. Это
позволяет изменить масштаб вспомогательной оси, интервал выведенных на
ней значений, а также интервалы между значениями, чтобы они
соответствовали данным в таблице.
Глава 22. Построение диаграмм
631
Добавление элементов на диаграмму
К элементам диаграммы относятся маркеры, легенды, оси, метки, надписи
и т. д. Они могут сделать диаграмму более эффектной и информативной.
Кроме того, Microsoft Graph позволяет присоединять к диаграмме таблицу
данных, предоставляя тем самым возможность одновременной визуализации
диаграммы и данных, по которым она построена.
Добавление линий тренда и планок погрешностей
Для глубокого анализа данных Microsoft Graph предоставляет ряд
статистических инструментов, с помощью которых можно анализировать тренды и
делать прогнозы, давать представление о степени достоверности
отображаемых на диаграмме данных.
Однако надо быть внимательным при использовании таких средств, как
линии тренда и планки погрешностей, поскольку недостаточное понимание
теоретических основ может привести к неправильному применению
статистических инструментов и ошибочным выводам.
Microsoft Graph позволяет добавить на диаграмму:
□ Линии тренда. Показывают тенденцию изменения данных и
используются для составления прогнозов.
П Планки погрешностей. Используются в диаграммах для визуального
представления допустимых погрешностей или степени неопределенности ряда
данных.
Чтобы добавить на диаграмму линию тренда:
1. Выберите команду Диаграмма, Добавить линию тренда (Chart, Add Trendline).
2. В появившемся диалоговом окне Линия тренда (Trendline) выделите один
из типов линии тренда и нажмите кнопку ОК.
Планки погрешностей можно добавить к любому ряду данных,
использующему следующие типы диаграмм: диаграммы с областями, графики,
гистограммы, линейчатые диаграммы или точечные диаграммы.
Чтобы добавить планки погрешностей к ряду данных на диаграмме:
1. Выберите команду Формат, Выделенный ряд (Format, Selected Series).
2. В появившемся диалоговом окне Формат ряда данных (Format Data
Series) раскройте вкладку Y-погрешности (Y Error Bars).
3. Установите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
( Замечание J
При работе с точечной диаграммой в диалоговом окне Формат ряда данных
имеется также вкладка Х-погрешности (X Error Bars).
632
Часть IV. Использование иллюстраций
Добавление заголовков и меток данных
Названия диаграммы и осей Microsoft Graph автоматически помещает в
соответствующее место на диаграмме.
Чтобы добавить на диаграмму заголовки:
1. Выберите команду Диаграмма, Параметры диаграммы (Chart, Chart Options).
Появится диалоговое окно Параметры диаграммы (см. рис. 22.9).
2. На вкладке Заголовки (Titles) в поля ввода Название диаграммы (Chan
title), Ось X (Category axis), Ось Y (Value axis), Вторая ось X (Secondary
category axis), Вторая ось Y (Secondary value axis) введите названия
соответствующих элементов диаграммы.
3. Нажмите кнопку ОК.
Для большей информативности Microsoft Graph позволяет добавлять на
диаграмму метки данных. Такими метками могут быть либо значения точек
данных, либо соответствующие этим точкам метки оси категорий. Метки
можно присоединить к любому числу точек данных.
Чтобы добавить на диаграмму метки данных:
1. Выберите команду Диаграмма, Параметры диаграммы (Chart, Chart Options).
2. В появившемся диалоговом окне Параметры диаграммы раскройте
вкладку Подписи данных (Data Labels).
3. Выберите соответствующий параметр и нажмите кнопку ОК.
Чтобы удалить метки данных, выделите их и нажмите клавишу <Delete> или
выберите команду Диаграмма, Параметры диаграммы, раскройте вкладку
Подписи данных и выберите параметр Нет (None).
Добавление плавающего текста
Кроме заголовков на диаграмму можно добавлять плавающий текст, не
связанный с элементами диаграммы. Его можно помещать в любое место
диаграммы, перемещать, изменять размеры, форматировать.
Чтобы добавить плавающий текст, убедитесь в отсутствии выделенных
элементов диаграммы, после чего просто наберите нужный текст. Затем
нажмите клавишу <Esc> или щелкните в любом месте диаграммы. На диаграмме
появится текст, окруженный штрихованной рамкой с белыми маркерами.
С помощью мыши его можно перемещать и изменять размеры рамки.
Текст внутри рамки можно редактировать. Для этого сделайте по нему два
одиночных щелчка. В том месте, где был сделан второй щелчок, появится
мигающий курсор, а фон текстовой области станет белым. Теперь текст
можно редактировать, используя обычные приемы редактирования.
Чтобы переместить плавающий текст, выделите его, щелкнув по нему, затем
поместите указатель мыши на одну из сторон рамки. Когда указатель при-
Глава 22. Построение диаграмм
633
мет форму четырехсторонней стрелки, текст можно перетаскивать в новое
место.
Размеры текстовой области можно изменять с помощью белых маркеров,
окружающих выделенный текст. Чтобы изменить размеры текстовой области
сразу в двух направлениях, перетащите с помощью мыши угловой маркер.
Слова внутри области текста будут распределяться по строкам в
соответствии с ее размерами.
Чтобы удалить плавающий текст, выделите его и выберите команду Правка,
Очистить, Все (Edit, Clear, All) или нажмите клавишу <Delete>.
Добавление легенд, стрелок, линий сетки и таблицы данных
Легенда является пояснением к маркерам или символам, используемым на
диаграмме. При создании диаграмм Microsoft Graph автоматически создает
легенду из названий вдоль короткой стороны диапазона рядов данных на
рабочем листе.
Чтобы добавить к диаграмме легенду, выберите команду Диаграмма,
Параметры диаграммы (Chart, Chart Options) или нажмите кнопку Легенда
(Legend) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Чтобы убрать легенду, выделите ее и нажмите клавишу <Delete> или кнопку
Легенда на панели инструментоб Стандартная.
По умолчанию легенда отображается на диаграмме справа. Однако ее можно
перемещать в любое место диаграммы. Для этого щелкните по легенде,
чтобы выделить ее, а затем с помощью мыши перетащите на новое место.
Размеры рамки, в которую заключена легенда, можно менять. Для этого
выделите легенду, а затем перетащите любой из окружающих ее черных маркеров.
Кроме того, легенду можно поместить в одно из предопределенных
Microsoft Graph положений. Для этого:
1. Выделите легенду и выберите команду Формат, Выделенная легенда
(Format, Selected Legend).
2. В открывшемся диалоговом окне Формат легенды (Format Legend)
раскройте вкладку Размещение (Placement).
3. В группе Размещение (Туре) выберите нужный параметр и нажмите
кнопку ОК.
Кроме описанных выше объектов на диаграмму можно добавлять другие
графические объекты, которые могут быть созданы с помощью панели
инструментов Рисование (Drawing) (рис. 22.10). Например, использование стрелок
и поясняющих надписей делает диаграмму более понятной.
Чтобы добавить стрелку или прямую линию на диаграмму:
1. Отобразите панель инструментов Рисование. Для этого выберите команду
Вид, Панели инструментов, Рисование (View, Toolbars, Drawing) либо
634
Часть IV. Использование иллюстраций
щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и в
контекстном меню выберите команду Рисование (Drawing).
2. Нажмите кнопку Стрелка (Arrow) на панели инструментов Рисование.
Указатель мыши превратится в инструмент рисования.
3. Щелкните в том месте диаграммы, где должно располагаться начало
стрелки. Затем перетащите указатель мыши к месту, где должно быть
острие стрелки, и отпустите кнопку мыши.
Чтобы переместить стрелку, выделите ее и с помощью мыши перетащите на
новое место.
Чтобы изменить длину или наклон стрелки, выделите ее, затем поместите
указатель мыши на один из маркеров и перетащите в нужное положение.
Рис. 22.10. Панель инструментов Рисование
Линии сетки — это параллельные осям линии, проходящие через основные
и промежуточные деления осей. С помощью линий сетки легче считывать
значения маркеров диаграммы.
Чтобы добавить на диаграмму линии сетки:
1. Активизируйте диаграмму, на которую нужно добавить линии сетки.
2. Выберите команду Диаграмма, Параметры диаграммы, а затем в
появившемся диалоговом окне Параметры диаграммы (Chart Options) раскройте
вкладку Линии сетки (Gridlines).
3. Выберите нужный тип линий сетки и просмотрите на макете диаграммы
справа диалогового окна результат внесенных изменений.
4. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы убрать линии сетки с диаграммы:
1. Выберите команду Диаграмма, Параметры диаграммы.
2. В появившемся диалоговом окне Параметры диаграммы раскройте
вкладку Линии сетки (Gridlines) и снимите флажок того типа линий сетки,
который нужно убрать.
3. Закройте диалоговое окно, нажав кнопку ОК.
Microsoft Graph позволяет присоединять к некоторым типам диаграмм
таблицу данных, использованных при построении диаграммы. Для этого:
1. Активизируйте диаграмму, на которую нужно добавить линии сетки.
Глава 22. Построение диаграмм
635
2. Выберите команду Диаграмма, Параметры диаграммы и в появившемся
диалоговом окне Параметры диаграммы раскройте вкладку Таблица
данных (Data Table).
3. Установите флажок Отображать таблицу данных (Show Data Table).
4. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы убрать таблицу данных, снимите флажок Отображать таблицу данных
на вкладке Таблица данных.
Форматирование таблицы данных
Таблицу Microsoft Graph можно форматировать точно так же, как и рабочий
лист Excel. Формат дат и чисел в таблице данных определяет формат дат и
чисел на диаграмме, так что правильный формат данных в таблице Microsoft
Graph важен не только, чтобы данные выглядели аккуратно.
Если в процессе работы с диаграммой таблица Microsoft Graph была
закрыта, то для ее отображения выберите команду Вид, Режим таблицы (View,
Datasheet).
Подбор ширины столбцов
Если число, содержащееся в ячейке таблицы Microsoft Graph, велико и
размеров ячейки недостаточно для его отображения, то вместо числа в ячейке
выводятся знаки "#".
Чтобы подобрать необходимую для отображения всех чисел ширину столбца
с помощью мыши, поместите указатель мыши над вертикальной линией
справа от заголовка столбца. Когда указатель превратится в двухстороннюю
стрелку, перетащите линию, разделяющую столбцы, вправо для расширения
столбца или влево для его сужения и отпустите кнопку мыши.
Чтобы установить ширину столбца с помощью команд меню:
1. Выделите ячейку в столбце, который нужно изменить.
2. Выберите команду Формат, Ширина столбца (Format, Column Width).
Появится диалоговое окно Ширина столбца (Column Width).
3. В соответствующее поле ввода введите требуемую ширину столбца и
нажмите кнопку ОК.
Чтобы установить минимальную ширину столбца, необходимую для вывода
на экран всего содержимого ячеек, в диалоговом окне Ширина столбца
нажмите кнопку По ширине (Best Fit). После изменения содержимого ячеек
эту операцию нужно повторить.
636
Часть IV. Использование иллюстраций
( Замечание ^
Чтобы быстро установить минимальную ширину столбца, необходимую для
отображения содержимого ячеек, дважды щелкните по правой границе
заголовка столбца.
Чтобы восстановить стандартную ширину столбца, используемую по
умолчанию, в диалоговом окне Ширина столбца установите флажок Стандартная
(Use Standard Width).
Форматирование чисел и дат
В таблице Microsoft Graph можно использовать как встроенные форматы
чисел и дат, так и пользовательские. Формат первой ячейки ряда данных
в таблице определяет формат чисел или дат соответствующего ряда данных
в диаграмме.
Чтобы отформатировать ячейки таблицы данных:
1. Выделите ячейку или ячейки, которые нужно отформатировать.
2. Выберите команду Формат, Число (Format, Number). Появится
диалоговое окно Формат числа (Number Format) (рис. 22.11).
Рис. 22.11. Диалоговое окно
Формат числа
3. В списке Числовые форматы (Category) выделите категорию форматов.
4. Определите дополнительные параметры форматирования, используя
элементы управления в правой части диалогового окна Формат числа.
Дополнительные параметры форматирования чисел зависят от выделенной
категории форматов. На схеме Образец (Sample) выводится образец
форматирования выделенных ячеек с учетом выбранного формата.
5. Нажмите кнопку ОК.
В табл. 22.3 приведены примеры различных форматов.
Глава 22. Построение диаграмм
637
Таблица 22.3. Встроенные форматы чисел и дат
Формат Содержимое ячейки Результат
#,###
#,###.00
# ##0р.; -#
# ##0,00р.;
МММ ГГ
ДД.ММ.ГГ.
Д МММ ГГ
Ч:ММ АМ/РМ
##0р.
-#
##0,
,00р.
9999.0
9999.5
20,48
20,48
ЯНВ 1995
5ЯНВ1995
05.01.1995
6:12
999,9
9,999.50
20р.
20,48р.
ЯНВ 95
05.01.95.
5 ЯНВ 1995
06:12 AM
Для быстрого форматирования чисел в таблице Microsoft Graph можно
использовать кнопки Денежный формат (Currency), Процентный формат
(Percent Style), Формат с разделителями (Comma Style), Увеличить
разрядность (Increase Decimal) и Уменьшить разрядность (Decrease Decimal) на
панели инструментов Форматирование (Formatting).
Форматирование диаграммы и ее элементов
Созданную с помощью Microsoft Graph диаграмму можно отформатировать
нужным образом, если выбрать соответствующую цветовую гамму, шрифт,
сделать акцент на важных элементах, убрать лишние детали. Microsoft Graph
предлагает множество средств форматирования, позволяющих придать
диаграмме более эффектный вид.
Для отображения отдельных объектов диаграммы можно использовать
градиентную или текстурную заливку, для всех чисел и текстовых объектов на
диаграмме можно задать любой тип и размер шрифта. Кроме того, можно
настроить даже такие мелкие объекты диаграмм, как метки осей и маркеры
данных.
Форматирование любого объекта диаграммы осуществляется с помощью
диалогового окна Формат (Format). Чтобы открыть это окно:
1. Выделите нужный объект диаграммы, щелкнув по нему.
2. Выберите команду Формат, Выделенный объект (Format, Selected object),
либо просто дважды щелкните по объекту.
Замечание J
Команда Формат, Выделенный объект (Format, Selected object) меняется
в зависимости от выделенного объекта. Если, например, выделен ряд данных,
в меню появляется команда Формат, Выделенный ряд (Format, Selected Series).
638
Часть IV. Использование иллюстраций
Вкладки появившегося диалогового окна содержат множество параметров
форматирования, с помощью которых можно настроить отображение
выделенного элемента диаграммы.
Изменение размера диаграммы
Изменение размера внедренной диаграммы лучше производить с помощью
Microsoft Graph, т. к. изменение размера диаграммы в Word может привести
к рассогласованию элементов диаграммы друг относительно друга.
Чтобы изменить размер диаграммы:
1. Активизируйте диаграмму, дважды щелкнув по ней. Вокруг диаграммы
появятся черные маркеры изменения размеров.
2. С помощью мыши перетащите один из маркеров в нужном направлении.
При этом все элементы диаграммы изменят свои размеры
пропорционально измененным размерам всей диаграммы.
Кроме того, можно изменить размеры области построения диаграммы. Для
этого:
1. Выделите область построения, щелкнув по ней. Вокруг области
построения появятся черные маркеры изменения размеров.
2. С помощью мыши перетащите один из маркеров в нужном направлении.
При этом размеры области построения можно изменять только в
пределах области диаграммы.
Изменение узоров и цветов
Одной из возможностей, вносящей наиболее существенные изменения во
внешний вид объектов диаграммы, является возможность изменения цвета и
узора объектов.
Чтобы изменить цвет и узор объектов диаграммы:
1. Выделите нужный объект, щелкнув по нему.
2. Откройте диалоговое окно Формат (Format), дважды щелкнув по объекту
либо выбрав команду Формат, Выделенный объект (Format, Selected object).
3. В появившемся диалоговом окне Формат раскройте вкладку Вид
(Patterns).
4. Вкладки Вид (Pattern) для всех объектов, кроме осей, схожи между собой.
Левая группа диалогового окна представляет различные возможности
форматирования рамки или линий внутри объекта. Правая группа окна —
варианты заполнения объекта. Образец выполненного форматирования
виден в левом нижнем углу.
Пример для объекта — ряда данных приведен на рис. 22.12.
Глава 22. Построение диаграмм
639
Рис. 22.12. Вкладка
Вид диалогового окна
Формат ряда
данных
5. Установите нужные параметры на этой вкладке.
Для выбора способа заливки нажмите кнопку Способы заливки (Fill
Effects) и установите нужные параметры в появившемся диалоговом окне
Заливка (Fill Effects).
6. Нажмите кнопку ОК.
Форматирование шрифтов и текста
В диаграмме можно отформатировать любой текст, включая надписи к осям
и легенды, любые вставленные заголовки и значения данных, а также любой
несвязанный текст, помещенный на диаграмму. Числа, встречающиеся в
диаграмме, также могут быть отформатированы.
Для форматирования текста применяется несколько инструментов, которые
расположены на панели инструментов Форматирование (Formatting). Чтобы
отобразить эту панель инструментов на экране, выберите команду Вид,
Панели инструментов, Форматирование (View, Toolbars, Formatting). После этого
выделите текст на диаграмме и щелкните по инструменту, который хотите
использовать.
Форматирование чисел и текста, также как и других объектов диаграммы,
может осуществляться с помощью диалогового окна Формат (Format).
Чтобы в тексте диаграммы изменить шрифт и его начертание:
1. Выделите объект, формат текста которого нужно изменить.
2. Выберите команду Формат, Выделенный объект (Format, Selected Object).
640
Часть IV. Использование иллюстраций
3. Раскройте вкладку Шрифт (Font).
Если был выделен объект с числами (например, ось значений), то для их
форматирования можно раскрыть вкладку Число (Number).
4. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.
С помощью вкладки Шрифт можно также заменить фон непосредственно за
текстом, что бывает полезно при наложении текста на линии или узоры.
Для этого в списке Фон (Background) выберите элемент Авто (Automatic) для
использования фона по умолчанию, Прозрачный (Transparent), чтобы
просвечивала область диаграммы, и Непрозрачный (Opaque) для удаления
любых узоров за символами при сохранении цвета переднего плана.
Текст, расположенный на диаграммах, можно выравнивать. Некоторые
текстовые объекты, например, заголовки, можно выровнять по горизонтали
и по вертикали. Для всех текстовых объектов диаграммы можно выбрать
ориентацию текста.
Чтобы изменить выравнивание текста:
1. Выделите объект, выравнивание которого нужно изменить.
2. Выберите команду Формат, Выделенный объект (Format, Selected Object).
3. Раскройте вкладку Выравнивание (Alignment).
4. Установите нужные параметры. Для изменения ориентации текста
перетащите указатель на схеме Ориентация (Orientation) в нужное положение.
Либо можно определить нужный поворот текста в поле ввода градусов
(Degrees), задав в нем угол поворота от 90 до —90 градусов.
5. Нажмите кнопку ОК.
Форматирование осей
Использование осей делает диаграмму легко читаемой. При создании
диаграммы Microsoft Graph по умолчанию использует встроенные установки
для типа осевых линий, делений и шкалы. Однако все эти параметры можно
изменить. Для этого:
1. Выделите ось, щелкнув по одной из осевых линий. На каждом конце оси
появятся черные маркеры.
2. Выберите команду Формат, Выделенная ось (Format, Selected Axis) либо
дважды щелкните по оси.
3. Настройте деления осей с помощью переключателей групп Основные
(Major tick mark type) и Промежуточные (Minor tick mark type).
4. Выберите один из следующих параметров:
• нет (None) для удаления осевых делений
• внутрь (Inside) для отображения их с внутренней стороны осей
Глава 22. Построение диаграмм
641
• наружу (Outside) для отображения их с внешней стороны осей
• пересекают ось (Cross), чтобы деления пересекали оси
5. Настройте местоположения меток делений с помощью переключателей
группы Метки делений (Tick mark labels).
Вращение объемных диаграмм
На некоторых объемных диаграммах данные могут располагаться так, что
одни ряды данных перекрывают другие. Microsoft Graph позволяет избежать
этого, воспользовавшись возможностью поворота и настройки объемных
диаграмм.
Проще всего вращать объемную диаграмму с помощью мыши. При этом ее
можно поворачивать в любом направлении, перетаскивая один из концов
оси. Для этого:
1. Щелкните по одному из концов осей. На концах всех восьми вершин
появятся черные маркеры.
2. Перетащите один из маркеров, находящихся ближе к вам, в том
направлении, в котором нужно повернуть диаграмму (представьте, что
диаграмма — это сфера, а вы перетаскиваете мышь по ее поверхности). По мере
перетаскивания контур внешнего каркаса диаграммы изображает ее
ориентацию.
3. Когда внешний контур окажется в нужном положении, отпустите кнопку
мыши. Microsoft Graph перерисует диаграмму.
Использование мыши для вращения и настройки объемных диаграмм делает
эти операции более наглядными. Однако более точно настроить объемный
вид диаграммы можно только с помощью команд меню.
Для изменения ракурса объемных диаграмм нужно воспользоваться
командой Диаграмма, Объемный вид (Chart, 3-D View). После выбора этой
команды появляется диалоговое окно Формат трехмерной проекции (3-D View)
(рис. 22.13). Параметры этого диалогового окна позволяют изменять угол
зрения и перспективу изображения объемной диаграммы.
Рис. 22.13. Диалоговое окно
Формат трехмерной проекции
642
Часть IV. Использование иллюстраций
Поворот и настройку точки обзора, показанные в диалоговом окне Формат
трехмерной проекции, можно осуществлять с помощью мыши или
клавиатуры. Чтобы повернуть диаграмму или настроить точку обзора с помощью
мыши, нужно просто щелкать по соответствующей кнопке вращения
диаграммы. Чтобы выполнить вращение или настроить точку обзора с помощью
клавиатуры, выделите текстовое поле и введите число, укладывающееся
в диапазон, соответствующий данному значению.
Пользоваться мышью легче и быстрее, однако с помощью клавиатуры
можно указать более точные значения, определяющие положение объемной
диаграммы.
Когда каркас диаграммы, отображаемый в центральной области просмотра
диалогового окна, примет нужную ориентацию, нажмите кнопку ОК.
Нажатием кнопки Применить (Apply) вы можете удержать диалоговое окно
на экране и применить текущие параметры к диаграмме, чтобы посмотреть,
как она выглядит. Для возврата всех параметров диалогового окна к их
значениям, заданным по умолчанию, нажмите кнопку По умолчанию (Default).
ЧАСТЬ V
Коллективная работа
и публикация документов
в Web
В течение последних лет мы стали свидетелями бурного развития
технологии публикации информации, причина которого — создание Internet, World
Wide Web, а также совершенных средств просмотра и хранения данных,
существенно облегчающих сбор и представление информации.
К работе над большинством проектов, как правило, привлекаются целые
группы людей, которые часто работают над одинаковыми или похожими
документами. В подобных случаях использование средств коллективной
работы позволяет участникам проекта работать более продуктивно, быстро
и качественно. В связи с этим очень важно знать, как применить Word
и другие приложения Microsoft Office в совместной работе.
В данной части описываются возможности Word, связанные с коллективной
работой пользователей и публикацией документов в Web:
□ В главе 23 "Основные сведения об Internet и World Wide Web"
обсуждаются основные понятия, используемые в этой части, а также процедуры
публикации документов на Web-сервере и сервере FTP.
□ Глава 24 "Создание гиперссылок на документы Internet и Office"
посвящена процедурам создания и изменения гиперссылок. В ней также
рассматривается использование панели инструментов Web при работе с Word.
□ В главе 25 "Создание Web-страниц" обсуждаются средства создания и
оформления Web-страниц, а также добавление различных объектов на
Web-страницу.
□ В главе 26 "Дополнительные возможности разработки Web-страниц"
приведены советы по оформлению Web-страниц, основные сведения о языке
HTML, а также описываются процедуры создания интерактивных форм и
Web-страниц с рамками.
□ Глава 27 "Совместная работа приложений Microsoft Office" дает
представление о различных способах обмена данными между приложениями:
использовании Буфера обмена, вставке, связывании и внедрении данных.
П В главе 28 "Коллективная работа над документами" обсуждается
использование средств Office Server Extensions, отправка электронной почты и
факсов, маршрутизация сообщений и проведение обсуждений документов.
ГЛАВА 23
Основные сведения об Internet
и World Wide Web
World Wide Web связывает большое количество ресурсов, имеющихся в сети
Internet. Используя World Wide Web, можно перемещаться между тысячами
компьютерных узлов, системными приложениями, файлами и документами.
Простота перемещения между документами и возможность читать их,
используя любую компьютерную систему, позволили внедрить технологию
Web в организациях. Многие организации разрабатывают собственные сети
(intranet), чтобы размещать в них информацию для сотрудников.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Основные понятия Internet и World Wide Web
□ Средства публикации документов
Основные понятия
Internet и intranet — это сети, в которых информация легко доступна, даже
при использовании различных типов компьютеров с различными
возможностями. Вместо применения архаических команд работы с сетями, можно
просматривать страницы информации, просто вводя адрес страницы. Этот
адрес известен как унифицированный указатель ресурсов (Uniform Resource
Locator) или URL.
В зависимости от того, каким образом необходимо получить доступ к
документу (через локальный диск, локальную сеть, Web-узел или файловый архив)
URL (даже для одного и того же документа) может выглядеть по-разному:
file://c:\sales\sales.htm
file:/A\earth\sales\sales.htm
646 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
http://earth.astrosoft.ru/sales/sales.htm
ftp://earth.astrosoft.ru/sales/sales.htm
Если конкретный файл в URL не указан, то открывается Web-страница,
установленная по умолчанию для данного Web-сервера.
Термин Web-cepeep может трактоваться несколькими способами:
□ Набор документов, связанных гиперссылками (при этом у Web-сервера
имеется основная страница, через которую за один или несколько шагов
доступны все остальные).
П Компьютер, на котором размещен набор документов, доступный через
локальную или глобальную сеть.
□ Программное обеспечение, предназначенное для доступа к набору
документов через локальную или глобальную сеть.
Везде в этой главе, где это особо не оговорено, мы будем использовать
первое значение термина Web-сервер.
Web-страница (или страница Internet, или документ в формате HTML) —
это текстовый документ, содержащий специальные команды. При открытии
Web-страницы в простом текстовом редакторе (например, Блокнот) вы
увидите именно эти команды и больше ничего. Однако будучи открытой с
помощью программы просмотра Internet, такой как Internet Explorer, Mosaic
или Netscape, Web-страница может отображать текст, графику, гиперссылки
на другие документы, а также элементы управления. Секрет состоит в том,
что программа просмотра Web-страниц содержит интерпретатор команд
языка HTML, содержащихся в файле Web-страницы.
Язык HTML (Hypertext Markup Language) является системой разметки
документов для их дальнейшей публикации в сети World Wide Web. Документы,
подготовленные в формате HTML, включают рисунки со ссылками и
команды форматирования. Для просмотра этих документов используется средство
просмотра Web-страниц (например, программа Internet Explorer).
Гиперссылка — это текст, выделенный цветом или подчеркиванием, или
графическое изображение, при щелчке по которому осуществляется переход
к файлу, определенному месту в файле, странице HTML в World Wide Web
или странице HTML во внутренней сети (intranet). Гиперссылки могут также
указывать на Gopher, Telnet, группы новостей (newsgroup) и узлы FTP. При
переходе между страницами с помощью гиперссылок создается и
сохраняется хронология просмотра всех страниц.
Средства просмотра Web-страниц, подобные Internet Explorer, имеют на
панелях инструментов кнопки перемещения, которые позволяют двигаться
вперед или назад от одной просмотренной страницы к другой.
Публикация — это процесс размещения документов на одном из Web-серверов.
Глава 23. Основные сведения об Internet и World Wide Web 647
Internet Explorer
и сопутствующие приложения
В ответ на растущую популярность Internet и World Wide Web, корпорация
Microsoft быстро разработала удобное и надежное средство навигации по
ресурсам Internet — Internet Explorer. В состав Microsoft Office 2000 входит
новая версия этой программы — Internet Explorer 5 (рис. 23.1).
При помощи Internet Explorer 5 можно просматривать не только страницы
Internet, но и работать с документами Word, рабочими листами Excel,
презентациями PowerPoint вне зависимости от того, был ли сохранен документ
в виде Web-страницы или в стандартном для приложения формате.
При открытии документов, сохраненных в стандартном для создавшего их
приложения формате, в окне Internet Explorer появляются меню и панели
инструментов соответствующего приложения, позволяющие редактировать
документ прямо в Internet Explorer.
Рис. 23.1. Окно Internet Explorer 5
648 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
В состав Internet Explorer 5 входит множество дополнительных приложений
и компонентов, в том числе:
□ Клиент электронной почты Outlook Express
□ Программа для проведения телеконференций Microsoft NetMeeting
□ Редактор Web-страниц FrontPage Express
□ Универсальный проигрыватель мультимедийных файлов Media Player
Мы не будем описывать в этой главе использование Internet Explorer и
других приложений для работы с Internet по следующим причинам:
□ Большинство читателей этой книги (тем более тех, кто читает эту главу)
уже достаточно хорошо знакомы с Internet Explorer и сопутствующими
приложениями.
□ У всех приложений, входящих в состав Internet Explorer, имеется
отличная справочная система, в которой можно быстро найти ответ на любой
встретившийся вопрос.
Публикация документов
Процедура публикации документов в Internet и intranet в Word 2000
предельно упрощена. Любой документ Word можно без потерь форматирования
сохранить в формате HTML. При этом сохраненный документ можно
редактировать точно так же, как если этот документ был сохранен в стандартном
для Word формате.
С другой стороны вид документа при открытии в программе просмотра
ничем не отличается от вида документа при открытии в Word (рис. 23.2, 23.3).
Поэтому даже те ваши коллеги или клиенты, у которых не установлен Word,
увидят ваш документ именно в той форме, в какой вы его подготовили.
Word 2000 также предоставляет простые и удобные средства для доступа к
документам, размещенным на Web-серверах и серверах FTP. При этом
прямо из Word можно не только сохранять, но и открывать документы,
расположенные на Web-серверах и серверах FTP.
Сохранение документа в формате HTML
Чтобы сохранить документ в формате HTML:
1. Откройте документ и выберите команду Файл, Сохранить как (File, Save
As). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save) (рис. 23.4).
2. Укажите папку, в которой нужно сохранить документ. Это может быть
папка на локальном или сетевом диске, или же папка, размещенная на
Web-сервере или сервере FTP.
3. Введите имя документа в поле Имя файла (File name).
Глава 23. Основные сведения об Internet и World Wide Web
649
Рис. 23.2. Документ в формате HTML, открытый в Word
Рис. 23.3. Документ в формате HTML, открытый в Internet Explorer
22 3.tK 454
650
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 23.4. Диалоговое окно Сохранение документа
4. В раскрывающемся списке Тип файла (File type) выделите элемент Web-
страница (Web page).
В диалоговом окне Сохранение документа появится кнопка Изменить
(Modify), с помощью которой можно указать текст, который должен
отображаться в заголовке программы просмотра при открытии сохраняемого
документа. Текущий текст заголовка выводится слева от кнопки Изменить.
5. Нажмите кнопку Изменить, чтобы изменить текст заголовка. Появится
диалоговое окно Задание заголовка страницы (Page Title) (рис. 23.5).
Рис. 23.5. Диалоговое окно
Задание заголовка страницы
6. Введите текст заголовка и нажмите кнопку ОК.
7. Нажмите кнопку Сохранить (Save). Документ будет сохранен в формате
HTML.
Доступ к документам на Web-сервере
Специальная надстройка Web-папки (Web Folders), входящая в комплект
поставки Internet Explorer, позволяет работать с папками и файлами на Web-
серверах точно так же, как на локальном диске.
Глава 23. Основные сведения об Internet и World Wide Web
651
Прежде чем воспользоваться этой возможностью, необходимо создать
соединение с Web-сервером:
1. Запустите Проводник Windows.
2. На левой панели выделите элемент Web-папки (Web folders). Дважды
щелкните по элементу Добавить Web-папку (Add Web Folder) на правой
панели (рис. 23.6).
3. Появится диалоговое окно Добавить Web-папку (Add Web Folder) (рис. 23.7).
Рис. 23.6. Элемент Web-папки в проводнике Windows
22*
Рис. 23.7. Диалоговое окно
Добавить Web-папку
652 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
4. Введите URL папки на Web-сервере, в которой необходимо сохранить
Web-страницу.
5. Нажмите кнопку Далее (Next).
6. Введите название для создаваемого соединения и нажмите кнопку Готово
(Finish).
7. В списке Web-папки появится новый элемент.
Чтобы скопировать данные на Web-сервер с помощью средства Web-папки:
1. В Проводнике Windows выделите файлы и папки, которые необходимо
скопировать на Web-сервер.
2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy).
3. Дважды щелкните по значку соединения в списке Web-папки.
4. Раскройте структуру папок для выбранного соединения и выделите папку,
в которую необходимо скопировать файлы и папки, указанные на шаге 1.
5. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste).
6. Выделенные на шаге 1 файлы и папки будут скопированы на Web-сервер.
Средством Web-папки можно воспользоваться и непосредственно из Word:
1. После того как Web-сервер, на котором нужно сохранить или с которого
необходимо открыть документ, зарегистрирован в надстройке Web-папки,
выберите команду Файл, Открыть (File, Open) или Файл, Сохранить как
(File, Save As).
Рис. 23.8. Список зарегистрированных серверов в диалоговом окне
Открытие документа
Глава 23. Основные сведения об Internet и World Wide Web
653
2. Появится диалоговое окно Открытие документа (Open) или Сохранение
документа (Save), соответственно.
3. Щелкните по ярлыку Web-папки (Web Folders) в левой части диалогового
окна. Появится список зарегистрированных Web-серверов (рис. 23.8).
4. Дважды щелкните по значку соединения с Web-сервером.
5. Раскройте структуру папок для выбранного соединения и выделите
папку, в которой необходимо сохранить или из которой нужно открыть
документ.
6. Дальнейшая процедура открытия или сохранения документа ничем не
отличается от стандартной (см. главу 3).
Замечание )
Средство Web-папки доступно и в других стандартных диалоговых окнах Word,
например, Добавить рисунок (Insert Picture), Вставка файла (Insert File) и
некоторых других.
Доступ к документам на сервере FTP
Word позволяет открывать и сохранять документы в файловых архивах на
серверах FTP, для чего нужно, чтобы адрес этого сервера был
зарегистрирован. Чтобы зарегистрировать адрес FTP:
1. Выберите команду Файл, Открыть (File, Open) или Файл, Сохранить как
(File, Save As).
2. Раскройте список Папка (Look in) и выделите элемент
Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations), как показано на рис. 23.9.
3. Щелкните по выделенному элементу. Появится диалоговое окно
Добавить/изменить адреса FTP (рис. 23.10).
4. Введите имя узла FTP в поле ввода Имя узла FTP (Name of FTP Site).
Например, МОЖНО ВВеСТИ ИМЯ ftp.business.com.
5. Если узел допускает вход в режиме anonymous (как и бывает в
большинстве случаев), то выберите параметр в режиме anonymous (Anonymous).
Если узел требует пароль при входе, то выберите параметр под именем и
введите пароль.
6. Нажмите кнопку Добавить (Add).
Чтобы открыть документ Word, сохраненный на сервере FTP:
1. Выберите команду Файл, Открыть.
2. Прокрутите список Папка вниз, чтобы увидеть доступные адреса FTP.
654
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 23.9. Раскрытый список Папка с выделенным вариантом
Добавить/изменить адреса FTP
Рис. 23.10. Диалоговое окно
Добавить/изменить адреса
FTP
3. Щелкните по адресу узла FTP, который содержит нужный файл.
Будет запущена программа просмотра Internet и, возможно, потребуется
указать дополнительную информацию для доступа.
После того как соединение установлено, можно просматривать папки
в узле FTP так же, как на локальном жестком диске.
Глава 23. Основные сведения об Internet и World Wide Web
655
4. Раскройте структуру папок для выбранного соединения и выделите
папку, в которой необходимо сохранить или из которой нужно открыть
документ.
5. Выделите файл в списке или введите его имя в поле ввода Имя файла
(File name).
6. Нажмите кнопку Открыть (Open).
Процедура сохранения документа на сервере FTP аналогична приведенной
выше.
( Замечание ~^
К файлам, расположенным на серверах FTP, можно получить доступ и при
работе с другими стандартными диалоговыми окнами Word, например, Добавить
рисунок (Insert Picture), Вставка файла (Insert File) и некоторыми другими.
ГЛАВА 24
Создание гиперссылок
на документы Internet и Office
Вне зависимости от того, соединен ваш компьютер с Internet или нет,
возможность перемещаться между связанными документами Office,
Web-страницами и другими документами открывает новые перспективы.
Даже при работе без соединения с intranet или Internet можно, тем не менее,
создать свою сеть из документов Word и Office, связанных гиперссылками.
Такая сеть даст возможность быстро переходить между связанными
документами. Например, можно создавать страницы с информацией об
изделиях, их использовании и заказах в документах Excel и Word.
Работу в сети документов Microsoft Office можно было бы представить себе
следующим образом. Просмотрев содержание каталога изделий, вы
переходите по гиперссылке на информацию об изделии, которым вы
заинтересовались. Это действие откроет документ Word, дающий краткое описание
изделия и его изображение.
Переход по гиперссылкам в этом документе открывает страницы описания
более глубоких технических подробностей. Переход по другой гиперссылке
в кратком обзоре открывает рабочий лист Excel, который является формой
составления заказа.
Если вы планируете сформировать сеть, содержащую более сотни
документов, продумайте, как вы будете организовывать и поддерживать огромное
количество связей и изменений документов. Программа Microsoft FrontPage
позволяет создавать и поддерживать сети из документов Microsoft Office и
Web-страниц. Многие программы разработки Web-узлов содержат средства,
которые находят неправильные гиперссылки, отсутствующие Web-страницы,
рисунки и т. д.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Создание гиперссылок
□ Изменение гиперссылок
□ Использование панели инструментов Web
Глава 24. Создание гиперссылок на документы Internet и Office 657
Использование гиперссылок
Гиперссылки — одна из причин большой популярности World Wide Web.
При использовании программы просмотра типа Internet Explorer
гиперссылки значительно облегчают работу с документами. Достаточно щелкнуть по
гиперссылке в одном документе, чтобы тут же перейти к другому документу,
на который эта гиперссылка указывает. Вам, как автору, решать, нужно ли
помещать в документы Word гиперссылки, которые позволят пользователю
перейти к другим необходимым документам или Web-страницам.
Гиперссылки в Word могут указывать как на различного типа документы
Office, так и на документы в Internet или корпоративной сети intranet.
Нажатие гиперссылки на документ Office открывает его в соответствующем
приложении. При щелчке по гиперссылке на узел Internet или intranet
запускается программа просмотра Internet и обращается к этому узлу.
Создаваемая сеть связанных документов и узлов может быть простой
персональной сетью часто используемых документов, а может включать в себя
как файлы на локальных компьютерах и сетях, так и на узлах Internet.
Вот лишь несколько примеров применения документов, связанных
гиперссылками:
□ Сеть, содержащая гиперссылки между документами Word, рабочими
листами Excel и элементы Outlook, которые помогают быстро перемещаться
от одного часто обновляемого документа к другому.
□ Intranet для коммивояжеров, сформированная из документов Excel с
прогнозами продаж, сохраненных в формате HTML, коммерческих
предложений в файлах Word, которые можно редактировать, и информации
о продукте, экспортированной в документы HTML из базы данных Access.
□ Intranet для клиентов, следящих за своими коммерческими заказами.
Документы Word и объекты базы данных Access сохраняются в формате
HTML, что позволяет клиентам просматривать эту информацию своим
средством просмотра Internet на компьютере любого типа.
Переход по гиперссылке
В следующих разделах поясняется, как создаются гиперссылки. После их
создания вам, скорее всего, захочется их проверить.
Чтобы совершить переход по гипертексту:
1. Поместите указатель мыши на ячейку, содержащую гипертекстовую
ссылку. Он превратится в руку с указующим пальцем.
2. Подождите, и путь к файлу или URL отобразится во всплывающей
подсказке (рис. 24.1).
3. Щелкните по ячейке, чтобы активизировать гиперссылку.
658
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 24.1. Гиперссылка в документе Word
Создание и изменение гиперссылок
Гиперссылки могут использоваться в документах Word для перехода к pa i-
делам этого же документа или к другим документам, созданным в Word,
Excel, PowerPoint, Access и иных приложениях, а также к документам,
расположенным в глобальной сети Internet или в местной корпоративной сети
Чтобы создать гиперссылку на документ Microsoft Office в документе Word.
1. Откройте документ Word и документ, с которым его нужно связать. Оба
документа должны быть сохранены в папках, в которых предполагается
их оставить.
2. Активизируйте документ, который нужно связать с документом Word, и
выделите текст или элемент, на который будет указывать гиперссылка.
После щелчка по ссылке переход будет происходить в окно этого
документа к элементу, который вы выделили.
Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy)
или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту.
Глава 24. Создание гиперссылок на документы Internet и Office 659
3. В появившемся контекстном меню выберите команду Копировать (Сору).
4. Активизируйте документ Word и установите точку вставки в строку,
которая будет содержать гиперссылку.
5. Выберите команду Правка, Вставить как гиперссылку (Edit, Paste as
Hyperlink).
6. Щелкните по любому месту документа, кроме того места, в которое только
что была добавлена гиперссылка. Вставленный текст будет выделен
цветом, для того чтобы отличать его от остального текста.
При таком способе создания гиперссылок выделенный текст появляется в
строке, содержащей ссылку, но обычно он не очень информативен, т. к. не
отражает тип документа, на который указывает ссылка. Этот текст можно
сделать более понятным (см. раздел "Оформление гиперссылок" далее в этой
главе).
Другой способ создания гиперссылок — использование диалогового окна
Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink). Этот способ является более гибким,
поскольку позволяет создать гиперссылки не только на документы Office, но
и на Web-страницы, размещенные в Internet.
Чтобы добавить гиперссылку с помощью диалогового окна Добавить
гиперссылку:
1. Откройте документ Word или Web-страницу.
2. Поместите точку вставки в то место документа, где должна появиться
гиперссылка.
3. Выберите команду Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink)
или нажмите кнопку Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) на панели
инструментов Стандартная (Standard)
или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<K>.
Появится диалоговое окно Добавить гиперссылку (рис. 24.2).
4. В поле Текст (Text to display) введите текст, который должна отображать
гиперссылка:
5. В поле Введите имя файла или Web-страницы (Type the file or Web page
name) введите путь или URL для файла, на который должна указывать
гиперссылка.
Гиперссылка может указывать на файл, находящийся на локальном диске
или в сети (локальной или глобальной), на фрагмент документа Office, на
еще не существующую страницу, а также на адрес электронной почты.
Используйте панели с ярлыками для более быстрого поиска и ввода
адресов документов, с которыми вы уже работали, а также в том случае, если
вы не знаете правильного формата адреса объекта, на который должна
указывать гиперссылка.
660
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Например, чтобы создать гиперссылку на фрагмент текущего документа
Word, щелкните по ярлыку Место в этом документе (Place in This
Document) и в появившемся иерархическом списке выделите нужный объект.
Рис. 24.2. Диалоговое окно Добавить гиперссылку
Для поиска файла на локальном диске:
• Нажмите кнопку Файл (File)
• В открывшемся диалоговом окне Связать с файлом (Link to File)
укажите нужный файл
• Нажмите кнопку ОК
Для поиска Web-страницы, на которую должна указывать гиперссылка:
• Нажмите кнопку Web-страница (Web Page). Запустится программа
Internet Explorer
• Откройте в Internet Explorer интересующий вас документ
• Закройте окно Internet Explorer. Адрес документа будет автоматически
введен в поле Введите имя файла или Web-страницы
Чтобы ссылка указывала не на весь документ, а на определенную его
часть:
• Нажмите кнопку Закладка (Bookmark)
• В открывшемся диалоговом окне Выбор места документа (Select Place
in Document) (рис. 24.3) выберите закладку
• Нажмите кнопку ОК
Глава 24. Создание гиперссылок на документы Internet и Office
661
Рис. 24.3. Диалоговое окно
Выбор места в документе
Замечание ^
Вид диалогового окна Выбор места в документе (Select Place in Document)
зависит от типа документа, адрес которого указан в поле Введите имя файла
или Web-страницы. Закладкой может быть диапазон ячеек Excel, закладка в
документе Word, а также объект базы данных Access.
6. Чтобы при наведении указателя мыши на гиперссылку автоматически
отображалась всплывающая подсказка с пояснительным текстом:
• Нажмите кнопку Подсказка (screentip)
• В открывшемся диалоговом окне Подсказка для гиперссылки (Set
Hyperlink screentip) (рис. 24.4) введите текст подсказки
• Нажмите кнопку ОК
7. Нажмите кнопку ОК. Гиперссылка будет вставлена в документ (см.
рис. 24.1).
Рис. 24.4. Диалоговое окно
Подсказка для гиперссылки
Теперь давайте обсудим операции, которые применимы к гиперссылкам.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши по гиперссылке и в
появившемся контекстном меню выберите команду Гиперссылка (Hyperlink).
Раскроется меню, содержащее список команд, применимых к гиперссылкам.
Описание этих команд приведено в табл. 24.1.
662
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Таблица 24.1. Команды меню Гиперссылка
Команда
Описание
Изменить гиперссылку
(Edit Hyperlink)
Открыть
(Open)
Открыть в новом окне
(Open in New Window)
Копировать гиперссылку
(Copy Hyperlink)
Поместить в папку
"Избранное"
(Add to Favorites)
Текстовое поле
Отображать текст
(Display Text)
Удалить гиперссылку
(Remove Hyperlink)
Используется для добавления или изменения
существующей гиперссылки. При выборе этой команды, в
случае, если гиперссылка еще не была добавлена,
открывается диалоговое окно Добавление гиперссылки
(см. рис. 24.2). Если же гиперссылка уже была
добавлена, то появится точно такое же диалоговое окно, но
называться оно будет Изменение гиперссылки
(Change Hyperlink). Процедура использования изменения
гиперссылки ничем не отличается от приведенной выше
процедуры добавления гиперссылки
Открывает документ, на который указывает
гиперссылка в программе просмотра, используемой по
умолчанию, или в приложении, использовавшемся для
создания документа. Если для гиперссылки была указана
закладка, то при открытии документа автоматически
выделяется диапазон, помеченный этой закладкой.
Выбор команды Открыть эквивалентен щелчку по
гиперссылке
Аналогично предыдущей команде, только документ
открывается в новом окне
Используется для копирования гиперссылки в Буфер
обмена
Добавляет ярлык для документа, на который указывает
гиперссылка, в папку ИЗБРАННОЕ
В этом поле можно указать текст, отображаемый
гиперссылкой
Используется для удаления гиперссылки
При создании гиперссылки можно указать путь или адрес как в абсолютном,
так и в относительном формате. Мы рекомендуем везде, где это возможно,
использовать относительные гиперссылки, поскольку в этом случае при
перемещении группы папок, содержащих связанные между собой файлы, все
гиперссылки останутся корректными и не потребуют дополнительных
изменений.
В относительном пути используется обозначение MS-DOS для папки
уровнем выше:
.Л
Глава 24. Создание гиперссылок на документы Internet и Office
663
Относительная ссылка на файл в этой же папке:
FILENAME.DOC
Относительная ссылка на файл, находящийся в папке уровнем выше:
..\FILENAME.DOC
Относительная ссылка на файл в папке BUDGET:
BUDGET\FILENAME.DOC
Чтобы в документе Word можно было использовать относительные
гиперссылки, необходимо установить базовый адрес гиперссылок:
1. Откройте документ, для которого необходимо установить базовый адрес
гиперссылок.
2. Выберите команду Файл, Свойства (File, Properties).
3. Раскройте вкладку Документ (Summary).
4. В поле База гиперссылки (Hyperlink Base) введите путь, относительно
которого будут отсчитываться все гиперссылки в документе (рис. 24.5).
Рис. 24.5. Вкладка Документ
диалогового окна свойств
документа
Оформление гиперссылок
Текст гиперссылки может показаться непривлекательным или непонятным
пользователю, просматривающему документ. По умолчанию этот текст со-
664
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
держит весь выделенный фрагмент, на который указывает гиперссылка. Если
этот фрагмент слишком велик, разумно ввести для отображения
гиперссылки короткую информативную надпись.
Чтобы ввести свой текст поверх гиперссылки:
□ С помощью клавиш со стрелками выделите гиперссылку, или щелкните
по ней правой кнопкой мыши.
□ Выберите команду Гиперссылка, Выделить гиперссылку (Hyperlink, Select
Hyperlink).
□ Введите подходящий текст (который и станет подчеркнутым текстом
гиперссылки) и нажмите клавишу <Enter>.
Использование панели инструментов Web
Панель инструментов Web (рис. 24.6) используется для управления
перемещением по Web из любого приложения Office. Кнопки на панели
инструментов Web (табл. 24.2) производят те же действия, что и соответствующие
кнопки на панели инструментов Internet Explorer или какой-либо другой
программы просмотра.
Рис. 24.6. Панель инструментов Web
Таблица 24.2. Кнопки панели инструментов Web
Кнопка
Описание
Назад (Back)
Далее (Forward)
Остановить переход (Stop)
Обновить текущую страницу
(Refresh Current Page)
Начальная страница
(Start Page)
Найти в Web (Search the Web)
Переход на предыдущую Web-страницу или
документ в хронологии переходов по гиперссылкам
Переход на следующую Web-страницу или
документ в хронологии переходов по гиперссылкам
Остановка загрузки текущей Web-страницы или
документа
Повторная загрузка текущей Web-страницы или
документа
Переход к начальной странице
Переход на страницу поиска, где можно вводить
ключевые слова для поиска
Глава 24. Создание гиперссылок на документы Internet и Office
665
Таблица 24.2 (окончание)
Кнопка
Описание
Меню Избранное
(Favorites menu)
Меню Переход
(Go menu)
Отображать только панель Web
(Show Only Web Toolbar)
Адрес (Address)
Список адресов (Address List)
Список избранных Web-страниц или документов
Меню навигации и установки начальной и
поисковой страниц
Переключение в режим отображения только
панели Web и обратно
Строка для ввода URL
Список использовавшихся ранее URL
Используйте панель инструментов Web при необходимости перехода по
гиперссылкам в процессе работы с Word 2000. Эта панель инструментов дает
возможность перемещаться вперед или назад по ранее посещенным
страницам или переходить к любому уже загружавшемуся ранее документу.
L
Совет
3
Если вам часто приходится открывать одни и те же документы или страницы,
можно сэкономить время, добавляя документ Office или адрес Web-страницы
в список Избранное (Favorites). Чтобы перейти к документу позже, выберите
документ, который вы хотите запросить, в списке Избранное.
ГЛАВА 25
Создание Web-страниц
Internet предоставляет множество сервисов (протоколов) для доступа к
данным в сети. Одним из самых популярных сервисов Internet является World
Wide Web, в котором вся информация представляется в виде связанных
гиперссылками Web-страниц или других документов.
Web-страница представляет собой текстовый документ, содержащий
специальные команды — теги языка HTML, а также различные расширения этого
языка, которые просматриваются программами просмотра Internet, такими
как Internet Explorer, Mosaic или Netscape Communicator.
Поскольку большинство документов в крупных организациях Ъоздается с
помощью приложений Microsoft Office, то средства Word для создания Web-
страниц имеют большую популярность при размещении уже существующих
данных в Internet.
Кроме того, хотя опытные разработчики Web-страниц пользуются
приложениями, специально ориентированными на создание документов Web,
многие пользователи, не занимающиеся профессионально этим вопросом, могут
легко создавать Web-страницы с помощью средств Word 2000.
В Word 2000 процедура создания Web-страницы стала еще более
прозрачной. Любой документ Word можно без потери форматирования сохранить
в формате HTML. При этом документ будет одинаково отображаться как
в Word, так и в программе просмотра Internet Explorer (версии 5 и выше).
Тем не менее при создании Web-страниц необходимо учитывать некоторые
особенности, описанию которых и посвящена эта глава.
В данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Создание Web-страниц
□ Форматирование Web-страниц
Глава 25. Создание Web-страниц
667
П Создание гиперссылок
□ Вставка рисунков и таблиц на Web-страницы
Создание Web-страницы
Первое, что нужно сделать при создании Web-страницы — это создать
пустую Web-страницу. Если времени на изучение всех возможностей Word по
созданию Web-страниц нет, можно воспользоваться имеющимися
шаблонами или мастером создания Web-страниц.
Создание Web-страниц
на основе встроенных шаблонов
При разработке Web-страниц удобно придерживаться определенных
стандартов, которые были выработаны за годы существования World Wide Web.
Word 2000 предоставляет богатый набор шаблонов для создания красивых и
элегантных Web-страниц.
Чтобы создать Web-страницу на основе встроенного шаблона:
1. Выберите команду Файл, Создать (File, New). В появившемся диалоговом
окне Создание документа (New) выберите вкладку Web-страницы (Web
Pages).
2. Выделите любой из шаблонов.
3. Word 2000 предоставляет ряд шаблонов для создания Web-страниц,
среди них:
• Страница с колонкой содержания
• Страница ответов на часто встречающиеся вопросы (содержание
находится в верхней части web-страницы и представляет собой гиперссылки
на содержимое)
• Страница, содержащая колонку с картинкой и колонку с текстом
На рис. 25.1 и 25.2 представлены примеры Web-страниц, созданных на
основе встроенных шаблонов.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Выберите команду Файл, Сохранить как (File, Save As). Введите имя файла
Web-страницы и нажмите кнопку Сохранить (Save).
: Совет ^)
Если вы хотите использовать созданную Web-страницу в качестве шаблона для
новых Web-страниц, то в списке Тип файла (Save as Type) диалогового окна
Сохранение документа (Save) выделите элемент Шаблон документа
(Document Template).
668 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 25.1. Шаблон Web-страницы с содержанием в левой колонке
Рис. 25.2. Шаблон личной Web-страницы
Глава 25. Создание Web-страниц
669
Создание пустой Web-страницы
Чтобы создать пустую Web-страницу:
1. Выберите команду Файл, Создать (File, New). Появится диалоговое окно
Создание документа (New) (рис. 25.3).
2. Выделите элемент Web-страница (Web Page) в списке шаблонов и
нажмите кнопку ОК. Появится пустой документ.
Рис. 25.3. Диалоговое окно Создание документа
Обратите внимание, что если теперь выбрать команду Файл, Сохранить как
(File, Save As), то в списке Тип файла (Save as Type) будет выделен элемент
Документ HTML (Web Page), а не Документ Word (Word document), как
обычно.
Средства работы с Web-страницами, которые будут описаны в следующих
разделах данной главы, позволяют создать красиво оформленную
Web-страницу, включив в нее разнообразную текстовую и графическую информацию.
Средства создания Web-страниц
При работе с Web-страницами можно использовать те же самые средства, что
и при редактировании документа Word. В отличие от предыдущих версий
Word, в которых для создания Web-страниц использовалась специальная
надстройка, в Word 2000 при изменении Web-страниц можно пользоваться
всем набором средств и возможностей, которые позволяют автоматизировать
работу и достичь более качественного результата за более короткое время.
670 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
В число этих возможностей входят:
□ Стили символов и абзацев (см. главу 10)
□ Автотекст (см. главу 5)
□ Автозамена (см. главу 5)
□ Проверка орфографии и грамматики (см. главу 5)
□ Создание гиперссылок (см. главу 24)
Вставка и редактирование
элементов Web-страниц
Чтобы Web-страница была не только информативной, но и красивой, ее
нужно оформить. Кроме того, информация должна быть хорошо
структурирована. В целом можно сказать, что при оформлении Web-страниц
существуют те же требования, что и при оформлении документов Word.
Web-страница может включать в себя любые из перечисленных ниже
элементов или их все:
□ Текст
□ Коды форматирования текста
П Заголовки шести уровней
□ Списки, маркированные или нумерованные
□ Таблицы
□ Разделительные линии
□ Рисунки, анимацию и звуки
□ Ссылки на большие файлы рисунков, анимации и звуков
□ Гиперссылки на другие области документа, другие документы или другие
Web-страницы
□ Поля интерактивных форм, таких как флажки, текстовые поля и
раскрывающиеся списки
Кроме того, Web-страница может содержать: сценарии Visual Basic и Java,
динамические элементы HTML (DHTML) и многое другое (см. главу 26).
Изменение фона Web-страницы
Чтобы сделать Web-страницы более привлекательными, можно использовать
различные виды фона, в том числе и текстурную заливку. На Web-страницах
можно использовать различные цвета фона, узоры и текстуры.
Глава 25. Создание Web-страниц
671
Чтобы изменить фон Web-страницы:
1. Выберите команду Формат, Фон (Format, Background). Появится палитра
цветов фона.
2. Выделите нужный цвет, щелкнув по нему.
Можно воспользоваться дополнительными цветами фона, для чего:
• Нажмите кнопку Другие цвета (More Colors) на палитре
• В появившемся диалоговом окне Цвета (Colors) (рис. 25.4) выдели iс
один из стандартных цветов на вкладке Обычные (Common) или
перейдите на вкладку Спектр (Custom) и выберите нужный опенок
в спектре цветов (см. также главу 19)
Можно добавить фоновый рисунок или узор, для чего:
• Нажмите кнопку Способы заливки (Fill Effects) на палитре
• В появившемся диалоговом окне Способы заливки (Fill Effects) (рис. 25.5)
выберите фоновый узор, тип градиентной заливки или текстурный
рисунок
• Нажмите кнопку ОК (см. также главу 19).
Рис. 25.4. Диалоговое окно Цвета Рис. 25.5. Диалоговое окно
Способы заливки
Замечание ^)
В качестве текстурных рисунков можно использовать графические файлы
в форматах GIF, JPEG и WMF. Размер таких файлов должен быть как можно
меньше.
672 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Форматирование символов текста
При создании Web-страниц в Word используются те же средства
форматирования текста, что и для документов Word.
Например, можно присвоить тексту полужирное начертание с помощью
кнопки Полужирный (Bold) и т. д. (т. е. исходный код Web-страницы
обрабатывается в неявном виде).
Поэтому при создании страницы требуется только отформатировать текст
надлежащим образом.
Тип шрифта также может быть изменен, однако нужно учитывать, что
другие пользователи Web-страниц могут не иметь таких шрифтов. По этой
причине в некоторых программах просмотра текст будет изображаться только
шрифтами, используемыми по умолчанию.
Создание маркированных
и нумерованных списков
Так же, как и в стандартных документах Word, в Web-страницах можно
создавать маркированные и нумерованные списки (см. главу 12). Для
изменения графического маркера можно воспользоваться командой Формат,
Список (Format, Bullets and Numbering).
Чтобы создать маркированный список:
1. Выделите абзацы, которые должны быть отформатированы как
маркированный список.
2. Выберите команду Формат, Список.
3. В появившемся диалоговом окне Список раскройте вкладку
Маркированный (Bullet).
4. Выделите тип маркера и нажмите кнопку ОК.
Или нажмите кнопку Другой (More) для просмотра всего списка
возможных графических маркеров. Выберите подходящее изображение и
нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в документ.
Можно также воспользоваться кнопкой Маркированный список панели
инструментов Формат.
Чтобы создать на Web-странице нумерованный список или изменить его
формат:
1. Выделите абзацы, которые должны быть отформатированы как
нумерованный список.
2. Выберите команду Формат, Список.
Глава 25. Создание Web-страниц
673
3. В появившемся диалоговом окне Список, раскройте вкладку
Нумерованный (Numbered).
4. Выделите формат номера и нажмите кнопку ОК.
Можно также воспользоваться кнопкой Нумерованный список панели
инструментов Форматирование (Formatting).
Вставка бегущей строки
Чтобы привлечь внимание к своей странице, используйте бегущую строку.
Бегущая строка представляет собой текст, перемещающийся по странице.
Работа с бегущей строкой предусмотрена во всех версиях Microsoft Internet
Explorer, кроме версии 1.0.
Некоторые средства просмотра Internet, например Netscape Navigator 3.0, не
предусматривают работы с бегущей строкой. В них текст хотя и появляется,
но не прокручивается.
Чтобы добавить бегущую строку на Web-страницу:
1. Если панели инструментов Web-компоненты (Web Tools) нет на экране,
то выведите ее, для чего выберите команду меню Вид, Панели
инструментов, Web-компоненты (View, Toolbars, Web Tools).
2. Установите точку вставки на пустой строке Web-страницы. Бегущая строка
должна обязательно появляться в пустой строке Web-страницы.
3. Нажмите кнопку Бегущая строка (Scrolling Text) на панели инструментов
Web-компоненты. Появится диалоговое окно Бегущая строка (Scrolling
Text) (рис. 25.6).
Рис. 25.6. Диалоговое окно
Бегущая строка
674 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
4. Введите текст бегущей строки в поле Введите текст бегущей строки (Туре
the Scrolling Text Here).
5. Настройте скорость, цвет фона, параметры движения и повтора бегущей
строки.
6. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить параметры бегущей строки после того, как она уже
добавлена на Web-страницу, выделите бегущую строку и нажмите кнопку Бегущая
строка панели инструментов Web-компоненты.
Вставка горизонтальной линии
Горизонтальные линии часто используются на Web-страницах для
разделения текста на части. Это позволяет включить в одну Web-страницу как бы
несколько разделов структурированного материала.
Чтобы добавить на Web-страницу горизонтальную линию:
1. Установите точку вставки в то место Web-страницы, где предполагается
разместить горизонтальную линию.
2. Выберите команду Вставка, Рисунок, Картинки (Insert, Pictures, Clip Art).
Появится диалоговое окно Вставка картинки (Insert ClipArt) (рис. 25.7).
Рис. 25.7. Диалоговое окно Вставка картинки
Глава 25. Создание Web-страниц
675
3. Щелкните по значку Разделители для Web-страниц (Web Dividers).
4. Щелкните по понравившемуся разделителю. Автоматически появится
палитра действий.
5. Нажмите кнопку Вставить клип (Insert Clip). В документе появится
горизонтальная линия (рис. 25.8).
Рис. 25.8. Web-страница с горизонтальными линиями
( Замечание ^)
На самом деле, горизонтальные линии, вставляемые на Web-страницы,
представляют собой рисунки, отцентрированные по горизонтали. Поэтому если ни
один из типов линий, предлагаемых Word, вас не устраивает, то можно
вставить рисунок в слой текста и отцентрировать его по горизонтали (см. главу 18)
Вставка рисунков
Word 2000 позволяет добавить на Web-страницу разнообразные графические
изображения, которые придают ей неповторимый вид. Однако, чтобы уско-
676 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
рить процедуру загрузки Web-страницы, содержащей рисунки, нужно
придерживаться следующих правил:
□ Не использовать очень большие рисунки
□ Использовать рисунки, сохраненные в форматах GIF или JPEG
(изображение в них хранится в сжатом виде, что позволяет ускорить
загрузку рисунков)
На Web-страницу можно добавить рисунки в других графических форматах
(например, PCX или BMP). При вставке таких рисунков Word автоматически
преобразует их в формат GIF или JPEG. Если Word не может это сделать,
то значит на вашем компьютере не установлены графические конверторы.
В таком случае автоматически запустится программа установки Microsoft
Office 2000 и можно будет установить требуемые конверторы.
Чтобы добавить рисунок на Web-страницу:
1. Установите точку вставки в то место Web-страницы, куда необходимо
вставить рисунок.
2. Выберите команду Вставка, Рисунок (Insert, Picture).
Чтобы вставить рисунок из Галереи Microsoft ClipArt, выберите команду
Картинки (ClipArt). Появится окно Вставка картинки (Insert ClipArt).
Чтобы вставить рисунок из графического файла, выберите команду Из
файла (From File). Появится диалоговое окно Добавить рисунок (рис. 25.9).
Процедура вставки рисунков из Галереи Microsoft ClipArt и с помощью
диалогового окна Добавить рисунок уже была подробно описана (см.
главу 18).
Рис. 25.9. Диалоговое окно Добавить рисунок
Глава 25. Создание Web-страниц
677
3. Выделите рисунок, который необходимо вставить, и нажмите кнопку
Вставить клип (Insert Clip) или кнопку Вставка (Insert).
Создание графических гиперссылок
Наверняка, вы обращали внимание на то, что на многих Web-страницах
рисунки используются в качестве гиперссылок на другие страницы и
документы. Word позволяет создавать графические гиперссылки и включать их
в Web-страницы.
Чтобы создать графическую гиперссылку:
1. Вставьте рисунок, который будет использоваться в качестве гиперссылки.
2. Выделите рисунок, щелкнув по нему.
3. Выберите команду Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink). Появится
диалоговое окно Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink).
4. Завершите создание гиперссылки (см. главу 24).
Чтобы изменить графическую гиперссылку:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по рисунку.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду Гиперссылка,
Изменить гиперссылку (Hyperlink, Edit Hyperlink).
Создание альтернативного текста для рисунков
Поскольку некоторые программы просмотра Web-страниц могут отображать
только текстовую информацию и многие пользователи, чтобы ускорить
работу, просто отключают отображение рисунков, необходимо включать в
Web-страницы альтернативный текст.
Альтернативный текст выводится на месте рисунка в следующих случаях:
□ Программа просмотра Web-страниц не может отобразить рисунок
□ Отображение рисунков отключено
Чтобы создать альтернативный текст для рисунка:
1. Выделите рисунок без гиперссылки, щелкнув по нему.
Или выделите рисунок, являющийся гиперссылкой, щелкнув по нему
правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите
команду Гиперссылка, Выделить гиперссылку (Hyperlink, Select hyperlink).
2. Выберите команду Формат, Рисунок (Format, Picture).
3. В появившемся диалоговом окне Формат рисунка раскройте вкладку Web
(Web) (рис. 25.10).
4. В поле ввода Замещающий текст (Alternative text) введите текст, который
будет появляться при отключенном режиме вывода рисунков.
5. Нажмите кнопку ОК.
678
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 25.10. Вкладка Web
диалогового окна Формат
рисунка
Вставка и форматирование таблиц
Таблицы с границами и без них могут быть использованы для ввода
дополнительных графических эффектов, а также для управления разметкой Web-
страницы. Столбцы рисунков и текста могут быть организованы так, чтобы
они изображались в средствах просмотра Web рядом. Без таблиц на Web-
страницах трудно было бы добиться выравнивания текста и рисунков.
В настоящее время большинство программ просмотра Web-страниц
подержи вают таблицы, но в некоторых более ранних версиях эта возможность
отсутствует.
Работа с таблицами на Web-страницах не отличается от работы с таблицами
в документах Word. Для создания и редактирования структуры таблицы
используется команда Таблица, Нарисовать таблицу (Table, Draw table), a ceiKy
таблицы можно вставить в текст с помощью команды Таблица, Вставить
таблицу (Table, Insert Table) (см. главу И).
Так как на Web-страницах таблицы часто используются как скрытое средство
форматирования (например, для размещения текста и рисунков),
вставляемые в текст таблицы по умолчанию не имеют границ.
Границы, добавленные к таблицам на Web-страницах, изображаются
средствами просмотра Web в объемном виде.
ГЛАВА 26
Дополнительные возможности
разработки Web-страниц
Если в предыдущей главе мы рассматривали основные процедуры создания
и изменения Web-страниц, то в этой сосредоточим свое внимание на
дополнительных средствах Word 2000, предназначенных для работы с Web-
страницами, а также обсудим язык HTML, который является средством
описания Web-страниц.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
П Советы по оформлению Web-страниц
□ Основы языка HTML
□ Средства оформления Web-страниц
□ Создание интерактивных форм
□ Создание Web-страниц с рамками
Советы по созданию Web-страниц
Создать Web-страницу нетрудно, но сделать ее привлекательной и
удобочитаемой не так просто. Множество рекомендаций по эстетике и технике
оформления Web-страниц можно получить прямо в Internet. Вот несколько
советов по созданию Web-страниц:
□ Не создавайте слишком длинных страниц (лучше поделить содержимое
на страницы в 1—2 экрана).
□ Выделяйте заголовки крупным шрифтом, чтобы они бросались в глаза.
□ Используйте таблицы: это очень хороший способ представления данных.
□ Просмотрите созданные страницы с помощью разных программ и на
разных мониторах для гарантии, что они будут удобочитаемы для
пользователей, имеющих другое средство просмотра или монитор.
680 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
□ Не перегружайте страницы графикой, звуками, анимацией, видео и т. д.
С ними Web-страница будет выглядеть привлекательно, но будет долго
загружаться.
□ Не помещайте на странице больших графических файлов, а используйте
только ссылки на них.
□ Графические файлы обязательно должны быть в сжатых форматах (GIF и
JPEG).
П Используйте в гиперссылках, где это возможно, текст, альтернативный
для графики на странице. Альтернативный текст отображается на месте
графического файла, если программа просмотра не отображает графику.
Основы языка HTML
Язык HTML (Hypertext Markup Language) является системой разметки
документов для их дальнейшей публикации в сети World Wide Web. Исходный
текст Web-страницы написан на языке HTML.
Текст на языке HTML состоит из элементов (elements), каждый из которых
содержит тэг (tag), определяющий характер элемента. На рис. 26.1 и 26.2
Рис. 26.1. Web-страница, открытая в Internet Explorer
Глава 26. Дополнительные возможности разработки Web-страниц
681
Рис. 26.2. Web-страница, открытая с помощью программы Блокнот
показана Web-страница, открытая в Internet Explorer и та же страница,
открытая с помощью программы Блокнот (Notepad).
То, как будет выглядеть страница, определяется не автором текста HTML, a
средством просмотра, используемым для просмотра страницы. При
создании Web-страницы нужно абстрагироваться от того, как она выглядит на
экране. Документ, который очень хорошо выглядит в окне Internet Explorer
в режиме 640x480, может совсем по-другому смотреться в других программах
просмотра или на других мониторах.
Поскольку создатель страницы обычно не знает, каким средством
просмотра и на каком терминале ее будут просматривать другие пользователи, он не
может указывать в тексте конкретную информацию о форматировании
страницы. Учитывая это, в текст вставляются коды, описывающие, как
должен быть отформатирован документ, где расположены гиперссылки и куда
они указывают, где и как на странице должны быть расположены
графические файлы и т. д.
Такой метод, когда в текст помещаются коды форматирования, позволяет
программе просмотра наилучшим образом отобразить страницу на экране.
Эти коды, называемые тэгами, и составляют язык HTML. Процесс создания
тэгов может быть скрыт от пользователя (например, если Web-страница
создается средствами Word), но у вас всегда имеется возможность подправить
исходный текст Web-страницы вручную.
23 Зак 454
682 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Структура документа HTML
Одни элементы Web-страницы могут быть вложены в другие. Документ
HTML состоит, как минимум, из двух элементов: заголовка (head) и тела
(body), каждый из которых может включать в себя другие элементы.
Сначала идет заголовок страницы, который может включать в себя название
(title) страницы, комментарии, информацию об авторе документа и
специальный тэг, позволяющий поисковым системам Internet более эффективно
использовать содержимое страницы.
В обычных документах HTML тело состоит из текста и тэгов. Тэги могут
использоваться для обозначения конца параграфа, отображения списков,
горизонтальных линий, внедренных графических файлов, гиперссылок на
другие документы и т. д.
Тэги HTML
Тэги HTML заключаются в угловые скобки (< >). Некоторые элементы
состоят из пары тэгов и текста между ними. Например, чтобы определить
название страницы, нужно поместить в заголовок следующий элемент:
<title>npMMep Web-CTpaHnubi</title>
Первый тэг из пары обозначает начало элемента, второй заканчивает его и
выглядит, как и первый, только перед ним стоит правая косая черта (/).
Некоторые тэги — непарные, например тэг элемента списка <п>.
Наиболее часто используемые элементы делятся на следующие типы:
□ Логические стили
□ Физические стили
□ Элементы содержания (например, гиперссылки)
( Замечание j
Мы не претендуем на полноту рассмотрения языка HTML, поэтому опишем
лишь основные тэги HTML. Их общее количество исчисляется сотнями и
постоянно растет. Профессиональные разработчики Web-страниц могут пропустить
этот раздел, а новичкам, заинтересовавшимся использованием языка HTML,
мы рекомендуем после прочтения данного раздела обратиться к
специализированной литературе, посвященной языку HTML.
Логические стили
Логические стили определяют структуру документа. Ими можно
пользоваться, чтобы разбивать текст на параграфы, списки, цитаты и т. д. Логические
стили так же, как и стили Word, программа просмотра отображает правильно.
Глава 26. Дополнительные возможности разработки Web-страниц
683
В табл. 26.1 описаны наиболее употребительные логические стили.
Таблица 26.1. Логические стили
Тэг
<Р>
<br>
<Нх>...</Нх>
<em>...</em>
<strong>...</strong>
<code>...</code>
Назначение
Конец параграфа
Перенос строки
Заголовок (х от 1 до 6)
Выделение текста
Более сильное
выделение
Отображение тэгов,
как текста
Пример
Пример короткого абзаца<р>
Перенос<Ьг>строк<Ьг>
<H1>HTML — это просто</Н1>
Пользуйтесь <ет>этим</ет>
вместо жирного шрифта
<strong>BOT</strong> смысл
сказанного!
Тэг <code><p></code> очень
полезен
<рге>...</рге>
Сохранить
форматирование текста
<рге>Л и ш н и е пробелы
не помешают</рге>
Физические стили
Физические стили определяют форматирование текста. Как и в обычных
печатных документах, на Web-страницах жирный шрифт, подчеркнутый
и курсив применяются для выделения какого-либо фрагмента текста.
В табл. 26.2 описаны основные физические стили.
Таблица 26.2. Физические стили
Тэг
Назначение
Пример
<b>...</b>
<i>...</i>
<u>...</u>
<sub>...</sub>
<sup>...</sup>
Жирный шрифт
Курсив
Подчеркнутый текст
Нижний индекс
Верхний индекс
<Ь>Жирный</Ь> шрифт заметен
<i>Belle</I> по-французски значит
красивая
<u>He</u> путайте подчеркнутый текст
и гиперссылки
Формула воды — H<sub>2</sub>0
Формула энергии — Е = mc<sup>2</sup>
Гиперссылки
Обычный элемент, содержащий гиперссылку, выглядит следующим образом:
<а href="иЯЬ">Олисание</а>
23*
684 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Здесь а — якорь, a url — путь к файлу, на который указывает гиперссылка.
Гиперссылка на файл РАСХОДЫ.НТМ в папке ПОЕЗДКИ будет выглядеть
следующим образом:
<а Ьге£="П0ЕЗДКИ\РАСХ0ДЫ.НТМ">Информация о расходах</а>
В окне программы просмотра отобразится текст Информация о расходах,
при щелчке по которому откроется документ РАСХОДЫ.НТМ.
Дополнительные средства редактирования
Web-страниц
В этом разделе мы рассмотрим дополнительные возможности Word,
связанные с редактированием Web-страниц:
□ Оформление Web-страниц
□ Создание интерактивных форм
□ Создание Web-страниц с рамками
Оформление Web-страниц
Word 2000 позволяет применить к Web-странице специальный шаблон
оформления — тему (см. также главу 10). Темы страниц содержат типовые
варианты оформления страницы — фон, стили текста, графических
элементов и т. п.
Чтобы выбрать тему Web-страницы:
1. Откройте Web-страницу.
2. Выберите команду Формат, Тема (Format, Theme). Появится диалоговое
окно Тема (Theme) (рис. 26.3).
3. В списке Выберите тему (Select Theme) выделите тему, которую
необходимо применить для страницы доступа к данным.
4. На схеме Образец (Preview) отображается пример страницы,
отформатированной с помощью выделенной темы.
5. Отметьте флажками дополнительные параметры форматирования,
которые необходимо применить к странице.
6. Чтобы выделенная тема использовалась ддя всех создаваемых страниц,
нажмите кнопку По умолчанию (Default), а затем в появившемся окне
нажмите кнопку Да (Yes).
7. Нажмите кнопку ОК. Тема будет применена к странице.
Глава 26. Дополнительные возможности разработки Web-страниц
685
Рис. 26.3. Диалоговое
окно Тема
Создание интерактивных форм
Формы часто используются в Web-страницах для сбора и представления
динамических данных. Примерами могут служить формы, предоставляющие
по запросу данные из базы данных, регистрационные формы для
предоставления членства или заявки на участие, а также формы, предоставляющие
пользователям возможность помещать информацию на узле.
Word 2000 позволяет создавать формы и задавать свойства их элементов. Так
как формы требуют дополнительных файлов поддержки и, следовательно,
дополнительной поддержки сервера, при планировании формы
рекомендуется проконсультироваться с сетевым администратором или Web-мастером.
Чтобы добавить элемент управления на Web-страницу:
1. Отобразите на экране панель инструментов Web-компоненты (Web
components), для чего выберите команду Вид, Панели инструментов (View,
Toolbars) и отметьте флажком элемент Web-компоненты (Web components).
2. Установите точку вставки в то место Web-страницы, куда необходимо
вставить элемент управления.
3. Нажмите одну из кнопок на панели инструментов Web-компоненты
(табл. 26.3). Соответствующий элемент управления появится в
Web-странице (рис. 26.4).
686
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Таблица 26.3. Кнопки панели инструментов Web-компоненты
Команда
Описание
Флажок
(Check Box)
Переключатель
(Option Button)
Раскрывающийся
список
(Dropdown Box)
Список
(List Box)
Поле
(Text Box)
Текстовая область
(Text Area)
Отправить
(Submit)
Отправить
с изображением
(Image Submit)
Сброс
(Reset)
Скрыть
(Hidden)
Пароль
(Password)
Вставка флажка, который можно установить или снять,
рядом с независимым параметром. Или вставка флажка
рядом с каждой позицией в группе не взаимоисключающих
вариантов
Вставка переключателя рядом с каждой позицией в группе
нескольких взаимоисключающих вариантов
Вставка раскрывающегося списка
Вставка элемента управления списком возможных
вариантов. Если список превышает размеры элемента
управления, его можно прокрутить
Вставка элемента управления, в который можно ввести
одну строку текста
Вставка элемента управления, в который можно ввести
несколько строк текста
Вставка кнопки, позволяющей отправить данные,
введенные пользователем в других элементах управления
Вставка кнопки с рисунком, позволяющей отправить
данные, введенные пользователем в других элементах
управления
Вставка кнопки, позволяющей вернуть элементам
управления формы значения, используемые по умолчанию, и
удалить данные, введенные в форму пользователем
Вставка скрытого элемента управления, используемого
для передачи информации на сервер, например сведений
об применяемой пользователем среде, при подтверждении
формы пользователем
Вставка поля, в котором вместо вводимого пользователем
текста отображаются звездочки (***)
Замечание
:>
Строго говоря, список элементов управления, которые можно использовать на
Web-страницах, неограничен приведенными выше элементами, поскольку
можно использовать любые элементы управления ActiveX, число которых растет
с каждым днем.
4. Чтобы просмотреть и изменить параметры элемента управления, дважды
щелкните по нему. Появится окно свойств элемента управления. В этом
диалоговом окне можно указать значение элемента управления,
используемое по умолчанию, имя элемента управления и т. д.
Глава 26. Дополнительные возможности разработки Web-страниц 687
Рис. 26.4. Элементы управления на Web-странице
Рис. 26.5. Окно приложения Microsoft Script Editor
688 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Для каждого объекта страницы доступа к данным и для всей страницы
можно определить сценарий поведения — процедуру, аналогичную процедуре
обработки событий в формах. Эти процедуры пишутся на языках JavaScript
или Visual Basic Script (последний является упрощенным вариантом Visual
Basic для приложений).
Чтобы создать сценарий, щелкните правой кнопкой по элементу управления
или по странице и выберите команду Исходный код (Source code).
Запустится приложение Microsoft Script Editor, в котором и происходит создание
сценариев для страниц доступа к данным (рис. 26.5).
Описание процедуры создания сценариев не укладывается в рамки этой
книги, поэтому мы можем посоветовать обратиться к справочной системе
или специализированной литературе, посвященной данному вопросу.
Создание Web-страниц с рамками
Очень важным понятием при создании Web-страниц является понятие
рамки (frame). Рамка — это Web-страница, которая делит пространство в окне
программы просмотра другой Web-страницы. Для организации такой
структуры создается отдельный документ HTML, описывающий структуру рамок,
а также документы HTML для информационного наполнения каждой рамки
(рис 26.6).
Рис. 26.6. Web-страница с тремя рамками
Глава 26. Дополнительные возможности разработки Web-страниц 689
Несмотря на кажущуюся простоту этой идеи, долгое время способность
работы с рамками была одним из главных показателей качества программ,
предназначенных для создания Web-страниц. До появления описываемой
в этой книге версии Word не умел работать с рамками: ни просматривать
такие страницы, ни создавать их. Однако с появлением Word 2000 ситуация
коренным образом изменилась: теперь пользователю Word доступны
средства работы с рамками.
Чтобы создать рамку:
1. Выберите команду Формат, Рамки, Новая страница рамок (Format,
Frames, New Frames Page).
2. Появится панель инструментов Рамки (Frames), с помощью которой
можно создать новую рамку справа, слева, сверху и снизу от точки вставки
(рис. 26.7).
Рис. 26.7. Панель инструментов Рамки
Рамку можно удалить с помощью кнопки Удалить рамку (Delete Frame).
При этом будет удалена та рамка, в которой находится точка вставки.
У рамок есть свойства, определяющие их поведение на экране: ширина и
видимость границ, наличие горизонтальной или вертикальной линейки
прокрутки, а также возможность пользователя Web-страницы менять размеры
фрейма. Все эти свойства можно определить в диалоговом окне Свойства
рамки (Frame Properties).
Чтобы настроить параметры рамки:
1. Поместите точку вставки в ту рамку, для которой необходимо изменить
параметры настройки.
2. Нажмите кнопку Свойства рамки (Frame Properties) панели инструментов
Рамки. Появится диалоговое окно Свойства рамки.
3. На вкладке Рамка (Frame) укажите имя рамки, ее размеры и начальную
страницу (показываемую при первичной загрузке страницы с рамкой и
до использования средств навигации) (рис. 26.8).
4. Раскройте вкладку Границы (Borders) диалогового окна Свойства рамки
(рис. 26.9). На этой вкладке можно задать возможность изменения
размера фрейма в программе просмотра, наличие линейки прокрутки, ширину
и наличие границы. На схеме в верхнем правом углу диалогового окна
можно будет предварительно просмотреть изменения.
Word предоставляет возможность создать рамку с содержанием. Нужно
иметь в виду, что все заголовки должны быть отформатированы соответст-
690
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
вующим уровнем (см. главу 30). Чтобы создать рамку с содержанием,
нажмите кнопку Оглавление в рамке (Table of Contents in Frame) на панели
инструментов Рамки.
Рис. 26.8. Вкладка Рамка
диалогового окна Свойства
рамки
0ис. 26.9. Вкладка Границы
диалогового окна Свойства
рамки
ГЛАВА 27
Совместная работа приложений
Microsoft Office
Одной из причин, по которой Microsoft Office имеет такую большую
популярность, является тесная интеграция различных программных продуктов
из этого семейства между собой. Именно поэтому Microsoft Office принят во
многих организациях в качестве внутреннего стандарта. В этой главе мы
рассмотрим, в чем преимущества такого подхода к построению
электронного офиса, а также, какие именно возможности по совместной работе
может предложить нам Word.
Кроме широких возможностей, которые предоставляет Word при
совместной работе с другими приложениями Microsoft Office, существует также
возможность обмениваться данными с другими приложениями Windows, не
входящими в Office.
Все эти возможности Microsoft Office позволяют избежать многократного
ввода одних и тех же данных, что не только экономит время, но и позволяет
избежать ошибок при повторном вводе данных.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Что такое OLE
□ Использование Буфера обмена
□ Создание фрагментов на Рабочем столе
□ Перетаскивание данных между приложениями
□ Внедрение и связывание данных
□ Выбор оптимального способа обмена данными
В этой главе рассматриваются также примеры использования Word с другими
приложениями Microsoft Office:
□ Использование таблиц и диаграмм Excel в документах Word
□ Присоединение документов Word к элементам Outlook
□ Использование Microsoft Binder для подготовки подшивок документов
692 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Обмен данными между приложениями
Некоторые документы или части документов используются многократно.
Обмен данными между приложениями является одним из основных достоинств
Windows, где эта возможность реализована с помощью Буфера обмена.
Microsoft Office расширяет возможности по обмену данными между
приложениями и предоставляет несколько путей решения этой же задачи:
использование Буфера обмена, использование фрагментов на Рабочем столе,
а также внедрение и связывание данных.
Ниже мы рассмотрим все эти способы, а также обсудим их преимущества и
недостатки.
Что такое OLE
OLE — технический термин, обозначающий совместное использование
данных: связывание и внедрение объектов (object linking and embedding) или
технология OLE.
В данной главе часто используются следующие термины:
□ Объект. Под этим термином понимается текст, диаграмма, таблица,
рисунок, формула или любые другие данные, которые можно создать и
редактировать.
□ Источник. Файл-источник — это файл, в котором находится исходный
объект, а приложение-источник — это приложение, создавшее этот объект.
□ Контейнер. Файл-контейнер — это файл, содержащий связанные или
внедренные объекты. Файл-контейнер называют также составным
документом.
Все способы обмена данными в приложениях Microsoft Office основаны на
использовании технологии OLE.
Использование Буфера обмена
Самый простой способ обмена данными между приложениями — это
использование Буфера обмена Windows. Сначала нужно скопировать данные в буфер,
а затем вставить их в документ. Эта операция ничем не отличается от
операций копирования и перемещения текста или графики внутри документа Word.
Чтобы скопировать данные из какого-либо приложения Windows в документ
Word:
1. Выделите текст, ячейку таблицы или рисунок в документе, из которого
нужно копировать данные.
2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy).
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
693
3. Нажмите кнопку, соответствующую приложению Word, на Панели задач
(Taskbar) или нажимайте комбинацию клавиш <Alt>+<Tab> до тех пор,
пока не будет выделен Word.
4. Установите точку вставки в то место документа, куда нужно копировать
данные из другого приложения.
5. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste).
При передаче текста в документ Word форматирование текста сохраняется.
При копировании ячейки или диапазона ячеек рабочего листа Excel они
появляются в документе в виде таблицы. Независимо от формата копируемой
графики она вставляется в документ в виде растра (bitmap).
Существенный недостаток такого способа обмена данными заключается в
том, что после вставки объекта в документ Word он никак не связан с
файлом-источником, а значит редактирование при помощи приложения-
источника невозможно. Тем не менее, если дважды щелкнуть по рисунку,
приложение-источник запустится.
Если приложение-источник запускается при редактировании данных в
отдельном окне, то оно поддерживает технологию OLE 1.0. Если можно
редактировать данные, не покидая файл-контейнер, то исходное приложение
поддерживает технологию OLE 2.O.
В Word возможности работы с Буфером обмена расширены по сравнению с
предыдущими реализациями Word, а также другими приложениями Windows.
Если раньше Буфер обмена мог содержать только один объект, то теперь в
приложениях Microsoft Office 2000 реализован Буфер обмена, который
может содержать до двенадцати объектов одновременно.
Для того чтобы поместить объект в Буфер обмена, достаточно выбрать
команду Правка, Копировать. А для вставки объектов из Буфера обмена была
реализована специальная панель инструментов Буфер обмена (Clipboard) (рис. 27.1)
Рис. 27.1. Панель инструментов
Буфер обмена
Если панели инструментов Буфер обмена нет на экране, ее нужно вывести
с помощью команды Вид, Панель инструментов, Буфер обмена (View, Toolbar,
Clipboard).
( Замечание ^
Для использования многообъектного Буфера обмена необходимо, чтобы панель
инструментов Буфер обмена была выведена на экран, иначе будут
недоступны дополнительные возможности при работе с Буфером обмена.
694 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Кроме контейнеров для объектов, находящихся в Буфере обмена, на панели
инструментов находятся следующие кнопки:
□ Копировать (Сору) — копирует выделенный фрагмент в Буфер обмена
Я Вставить все (Paste All) — последовательно вставляет все объекты,
находящиеся в Буфере обмена, в документ
□ Очистить (Clear Clipboard) — удаляет все объекты, находящиеся в данный
момент в Буфере обмена
□ Закрыть (Close) — закрывает панель Буфер обмена, не удаляя имеющиеся
на данный момент объекты, однако при этом дополнительные
возможности по работе с Буфером обмена становятся недоступными
При переполнении Буфера обмена, когда количество объектов уже
хранящихся в Буфере обмена будет равно 12, Word будет предлагать вытеснить из
него "наиболее старый" объект.
С Замечание }
Описанные возможности по работе с Буфером обмена реализованы только при
работе с Microsoft Office 2000 и в других приложениях Windows недоступны.
Создание фрагментов на Рабочем столе
Фрагменты — это файлы или части файлов, которые хранятся на Рабочем
столе. Приложения Microsoft Office позволяют использовать фрагменты для
хранения и передачи данных. Для создания фрагмента необходимо выделить
часть документа и перетащить ее на Рабочий стол.
После создания фрагмента он может быть использован в любое время для
передачи данных в любое приложение Windows. Для этого нужно открыть
документ, в который требуется передать данные, и перетащить в него
фрагмент с помощью мыши.
Основные преимущества применения фрагментов по сравнению с
использованием Буфера обмена:
□ Фрагмент будет оставаться на Рабочем столе до тех пор, пока не будет
удален
□ Фрагменты остаются на Рабочем столе даже после перезагрузки
компьютера, а данные, хранящиеся в Буфере обмена, исчезают при перезагрузке
или выключении компьютера
□ Количество фрагментов ничем не ограничено
( Замечание ^
Не все приложения Windows поддерживают использование фрагментов.
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
695
Чтобы создать фрагмент:
1. Убедитесь, что часть Рабочего стола видна на экране, в противном случае
уменьшите размер окна приложения.
2. Выделите часть документа, из которой нужно создать фрагмент.
3. Перетащите выделенную часть документа на рабочий стол с помощью
правой кнопки мыши.
Выделенная часть документа появится на Рабочем столе в виде значка
фрагмента. Перетащите фрагмент в то место документа, куда он должен
быть вставлен (это может быть как документ того приложения, из которого
был создан фрагмент, так и документ другого приложения).
Фрагменты можно перетаскивать в папки. Например, можно создать на
Рабочем столе папку для хранения фрагментов и перетаскивать все фрагменты
в эту папку. При работе с множеством фрагментов папки помогают
структурировать их должным образом.
Чтобы удалить фрагмент, щелкните по значку фрагмента правой кнопкой
мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить (Delete).
Перетаскивание данных между приложениями
При работе с приложениями Windows можно использовать мышь для
копирования и перемещения данных между приложениями (не все приложения
поддерживают эту возможность).
Чтобы скопировать данные из одного приложения Windows в другое с
помощью мыши:
1. Выделите часть документа, которую нужно скопировать в другой
документ.
2. Перетащите выделенную часть документа в окно принимающего
документа и отпустите кнопку мыши, когда выделенная часть будет
находиться в нужном месте.
Если окно документа, принимающего данные, свернуто, то перетащите
выделенную часть на кнопку Панели задач, которая соответствует
приложению, принимающему данные, и не отпускайте кнопку мыши. Когда
приложение, принимающее данные, активизируется, перетащите
выделенную часть в то место принимающего документа, куда должны быть
вставлены данные.
Внедрение и связывание данных
У всех вышеперечисленных способов совместного использования данных
есть множество достоинств, но есть и недостатки (см. раздел "Выбор
оптимального способа обмена данными" далее в этой главе).
696 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рассмотрим два дополнительных способа совместного использования данных,
которые решают некоторые проблемы, возникающие при использовании
Буфера обмена, фрагментов и перетаскивания с помощью мыши, а именно:
□ Создание связи между двумя файлами. Если данные в исходном файле
изменились, то связанный с ним файл тоже будет обновлен. Этот
процесс получил название динамический обмен данными (dynamic data exchange)
или DDE.
□ Внедрение данных в файл.
При внедрении данных для их обновления можно использовать средства
приложения-источника. В зависимости от возможностей приложения-
источника существуют два способа вызвать меню и панель инструментов
исходного приложения:
□ Запустить приложение-источник из файла-контейнера и редактировать
внедренный объект в отдельном окне приложения-источника. При этом
окна файла-источника и файла-контейнера одновременно присутствуют
на экране.
□ Использовать инструменты внедренного приложения, вызвав
редактирование на месте (in-place editing). После этого меню и панель инструментов
приложения-контейнера заменяются на меню и панель инструментов
приложения-источника, но остается возможность видеть текст или
данные, окружающие редактируемый внедренный объект.
Единственная разница между связыванием и внедрением заключается в том,
где хранятся данные. Связанные (DDE) данные хранятся в
файле-источнике. Файл-контейнер содержит только код, в котором содержится имя и
местоположение исходного приложения и исходного документа.
Внедренные (OLE) данные хранятся в файле-контейнере и код, связанный с OLE,
указывает на исходное приложение.
В некоторых случаях невозможно запустить исходное приложение само по
себе. Тогда нужно использовать файл-контейнер для запуска приложения.
Такие приложения называются серверами объектов OLE. В их число входят,
например, WordArt, ClipArt, Microsoft Graph и другие. В общем случае, для
того чтобы запустить исходное приложение, необходимо выбрать команду
Вставка, Объект (Insert, Object).
Некоторые сведения о форматах данных
При использовании связывания данных и внедрения объектов необходимо
выбрать формат, в котором будут сохранены данные. Данные из файла-
источника могут быть вставлены в документ Word в различной форме:
□ Объект. Данные внедряются в документ в виде объекта. Связь с файлом-
источником не создается. В документе Word при двойном щелчке мыши
по объекту активизируется то приложение, в котором этот объект был
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
697
создан, после чего можно редактировать объект, используя все
инструменты исходного приложения.
□ Текст в формате RTF. Текст сохраняет форматирование при вставке.
Рабочий лист Excel вставляется, как отформатированная таблица. Данные
можно изменять и переформатировать.
□ Неформатированный текст. Текст не содержит команд форматирования
символов или абзацев. Рабочий лист Excel вставляется как
неформатированный текст, ячейки которого разделены символами табуляции. Данные
можно изменять и переформатировать.
□ Рисунок. Текст, рисунки, базы данных и рабочие листы вставляются в
виде рисунков. Их можно форматировать как рисунки, но текст
редактировать нельзя. При разрыве связи с файлом-источником данные
превращаются в рисованные объекты.
□ Растр. Текст, рисунки, базы данных и рабочие листы вставляются в виде
растровых образов. Растровые образы можно форматировать как
рисунки, но текст редактировать нельзя. Разрешение растра низкое.
□ Формат HTML. Текст, рисунки, таблицы вставляются в виде текста
HTML.
В зависимости от приложения-источника некоторые форматы могут быть
недоступны. Например, очевидно, что при вставке рисунка формат "Текст в
формате RTF" будет недоступен.
Связывание данных
Процедура связывания одного документа Office с любым другим документом
Office не зависит от файла-источника и файла-контейнера.
Чтобы связать элемент из одного документа с другим документом:
1. Выделите элемент в исходном документе.
2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy) или нажмите
комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>.
3. Перейдите в файл-контейнер. Установите точку вставки в то место, где
должна появиться связь.
4. Выберите команду Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special).
Появится диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special) (рис. 27.2).
5. В зависимости от используемого приложения в этом окне могут быть
доступны несколько форматов представления данных. Обычно можно
выбрать один из параметров: Вставить (Paste) или Связать (Paste Link).
6. Параметр Связать может быть недоступен, если невозможно связать
исходный документ в выбранном формате.
7. При выборе переключателя Вставить связь не создается.
698
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 27.2. Диалоговое
окно Специальная
вставка
8. Если установить флажок В виде значка (Display as Icon), то в документе-
контейнере будет помещен значок.
9. В поле Результат (Result) приводится более подробное описание
результата вставки.
10. Выберите формат в списке Как (As) (см. также раздел "Некоторые
сведения о форматах данных" ранее в данной главе).
11. Выберите переключатель Связать.
12. Нажмите кнопку ОК.
Вставка файла в документ
Для того чтобы связать часть документа, необходимо использовать
специальную вставку. Для того чтобы связать документ целиком, лучше
использовать команду Вставка, Файл (Insert, File).
Для того чтобы связать документы целиком:
1. Установите точку вставки в документе-контейнере на то место, где
должна появиться связь.
2. Выберите команду Вставка, Файл.
3. В появившемся диалоговом окне Вставка файла (Insert File) (рис. 27.3)
нажмите на стрелку (вниз) справа от кнопки Вставить (Insert).
4. В раскрывшемся списке выберите элемент Связь с файлом (Insert as link).
Отображение связей
При перемещении точки вставки внутри связанного текста, он выделяется
.серым фоном (рис. 27.4). Несмотря на возможность редактирования
связанного текста в документе-контейнере, все изменения исчезают при обновлении
связи (т. е. при открытии файла заново, печати файла, нажатии клавиши
<F9>). Выделение серым цветом нужно для напоминания, что это
связанные данные.
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office 699
Рис. 27.3. Диалоговое окно Вставка файла
Рис. 27.4. Связанная часть текста выделяется серым фоном
700 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
( Замечание ^
Если связанный текст не выделяется при попадании в него точки вставки,
выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскройте вкладку Вид
(View). В раскрывающемся списке Затенение полей (Field Shading) выберите
вариант При выделении (When Selected) или Всегда (Always).
Если нужно увидеть имя файла-источника, а не сам текст, то выберите
команду Сервис, Параметры. Раскройте вкладку Вид и установите флажок Коды
полей (Field Codes). Для того чтобы показать сам текст, снимите этот
флажок. Для переключения между кодами полей и отображения текста
используйте комбинацию клавиш <Alt>+<F9>.
Обновление связей
Связь может быть автоматической, но может требовать и ручного
обновления (см. раздел "Редактирование связей" далее в этой главе).
Для того чтобы обновить любую связь вручную, необходимо просмотреть
все коды полей, используя клавишу <F11>. Для обновления связи нажмите
клавишу <F9>.
Для того чтобы при открытии документа все автоматические связи
обновлялись, выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и на вкладке
Общие (General) установите флажок автоматически обновлять связи при
открытии (Update Automatic Links at Open).
Для того чтобы при печати документа были напечатаны актуальные данные
из связанных документов, выберите команду Сервис, Параметры.
Удостоверьтесь, что на вкладке Печать (Print) установлен флажок обновлять связи
(Update Links).
Редактирование связей
После связывания документа-источника нельзя изменять имя документа,
а также папку, в которой он находится. При переименовании, удалении или
перемещении документа-источника связь нарушается, и в файле-контейнере
возникает ошибка.
В одних случаях можно разорвать связь, чтобы исходный файл вставить
в файл-контейнер без связи; в других случаях можно изменить имя
исходного файла.
Для того чтобы изменить связи:
1. Выберите команду Правка, Связи (Edit, Links). Появится диалоговое окно
Связи (Links) (рис. 27.5).
2. Выделите файл(ы) в списке Исходный файл (Source File).
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
701
3. Выполните одну из следующих операций:
• Чтобы связь обновлялась при каждом изменении данных в источнике,
выберите переключатель Автоматическое (Automatic)
• Чтобы связь обновлялась только тогда, когда выбрана связь и нажат
клавиша <F9> или при нажатии кнопки Обновить (Update Now) в
диалоговом окне Связи, выберите переключатель По запросу (Manual)
• Чтобы предотвратить обновление связи, установите флажок Не
обновлять связь (Locked)
• Чтобы обновить связь вручную, нажмите кнопку Обновить
• Чтобы изменить имя файла или папку, в которой он находится,
нажмите кнопку Сменить источник (Change Source) и укажите новое
местоположение файла-источника в появившемся диалоговом окне
Смена источника (Change Source)
• Чтобы разорвать связь и вставить объект в документ, нажмите кнопку
Разорвать связь (Break Link); затем нажмите кнопку Да (Yes) при
запросе на подтверждение разрыва указанной связи
4. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 27.5. Диалоговое окно Связи
Внедрение данных в документы
Как было упомянуто в начале главы, помимо связывания информации
имеется также возможность ее внедрения. При внедрении объекта данные
переходят в файл-контейнер, но все средства исходного приложения остаются
доступны и ими можно пользоваться для редактирования внедренною
объекта.
702
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Для того чтобы внедрить данные в документ, можно выбрать один из
следующих методов:
□ Скопируйте данные в Буфер обмена, выберите команду Правка,
Специальная вставка (Edit, Paste Special) и укажите формат объекта
□ Расположите два окна рядом и скопируйте данные из одного приложения
в другое с помощью перетаскивания мышью
П Выберите команду Вставка, Объект (Insert, Object) и откройте
существующий файл
П Выберите команду Вставка, Объект и создайте новый объект
Некоторые из этих методов уже были разобраны ранее. Рассмотрим вставку
нового объекта в документ.
Вставка нового объекта в документ
Если вы хотите пользоваться возможностями другого приложения в
документе Word (например вставить объект специального типа с возможностью
последующего редактирования прямо в документе), то должны выбрать
команду Вставка, Объект (Insert, Object) и выбрать объект из предложенного
списка.
В дополнение к стандартным приложениям Microsoft Office этот список
содержит серверы объектов OLE и другие приложения Windows. Серверы
объектов OLE — это небольшие приложения, которые не могут быть запущены
сами по себе. В состав основного приложения часто входит несколько
серверов объектов OLE.
В табл. 27.1 представлен список серверов объектов OLE, которые
поставляются вместе с Microsoft Office. В том случае, когда Word 2000 приобретается
отдельно, дополнительных серверов объектов OLE в списке может не быть.
Таблица 27.1. Серверы объектов OLE
Сервер объектов OLE Использование
Calendar Control Вставка специального элемента управления "Календарь"
Microsoft ClipArt Gallery Вставка картинки Microsoft ClipArt
Microsoft Data Map Вставка карты Microsoft Data Map
Microsoft Equation Вставка математической формулы
Microsoft Graph Вставка объекта диаграммы Microsoft Graph
MS Organization Chart Вставка организационной диаграммы
Microsoft Word Picture Вставка рисунка Microsoft Word
Microsoft Word Art Вставка фигурного текста
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
703
Чтобы использовать инструменты других приложений и серверов объектов
OLE в вашем документе для создания новых объектов:
1. Установите точку вставки в файле-контейнере.
2. Выберите команду Вставка, Объект. Появится диалоговое окно Вставка
объекта (Object).
3. На вкладке Создание (Create New) (рис. 27.6) в списке Тип объекта (Object
Туре) выделите приложение или сервер объектов OLE.
Рис. 27.6. Вкладка
Создание диалогового
окна Вставка объекта
4. Если в документе должен появиться только значок для объекта, то
установите флажок В виде значка (Display as Icon).
5. После выделения типа объекта нажмите кнопку ОК.
В результате появится отдельное окно для приложения или сервера объектов
OLE либо прямо в окне файла-контейнера меню и панель инструментов
изменятся в соответствии с файлом-источником.
Например, если выбрать Лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet), то
меню и панель инструментов изменятся на меню и панель инструментов
Excel, позволяя использовать такие возможности Excel, как, например.
Автосуммирование.
Г Замечание ~^)
Объект можно создать и из существующего файла. В этом случае
единственное отличие от процедуры, описанной выше, состоит в том, что в диалоговом
окне Вставка объекта необходимо раскрыть вкладку Создание из файла
(Create from File) и указать имя файла, из которого должен быть создан новый
объект.
По завершении создания объекта можно выйти двумя способами: если
приложение или сервер объектов OLE были запущены в отдельном окне, то вы-
704
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
берите команду Файл, Выход (File, Exit), если же вы оставались в файле-
контейнере, то щелкните мышью где-либо вне объекта.
Редактирование внедренного объекта
Не зависимо от того, каким способом были внедрены данные в документ,
их можно редактировать с помощью меню и панелей инструментов
приложения-источника.
Для того чтобы отредактировать внедренный объект:
1. Щелкните по объекту. Вокруг него появятся маркеры выделения и в
строке состояния появится подсказка о том, что необходимо дважды
щелкнуть по объекту для его открытия.
2. Дважды щелкните по объекту. В зависимости от файла-источника и
файла-контейнера либо появится отдельное окно, в котором можно
отредактировать объект, либо меню и панель инструментов
приложения-контейнера изменятся на меню и панель инструментов приложения-источника.
3. Измените объект, используя панель инструментов и меню приложения-
источника.
4. Когда закончите редактирование объекта, выйдите из него. Если
приложение или сервер объектов OLE были запущены в отдельном окне, то
выберите команду Файл, Выход (File, Exit). Если вы оставались в файле-
контейнере, то щелкните мышью где-либо вне объекта.
5. В некоторых случаях появляется запрос, нужно ли обновлять объект в
файле-контейнере. Если вы хотите сохранить изменения, то нажмите
кнопку Да (Yes), в противном случае — кнопку Нет (No).
С Замечание ^
Иногда при открытии документа Word внедренный объект возвращается к
своим исходным размерам, а не к установленным при вставке. Это связано с тем,
что при внедрении объекта в документ Word вставляется поле embed. В коде
этого поля может быть установлен ключ /s, который восстанавливает
исходные размеры внедренного объекта при обновлении поля. Для того чтобы
разрешить эти проблемы, необходимо изменить код поля embed. Для того чтобы
посмотреть код поля, щелкните по объекту и нажмите комбинацию клавиш
<Shlft>+<F9>. Удалите ключ /s в конце кода поля embed.
Выбор оптимального способа обмена данными
Мы рассмотрели несколько способов, позволяющих осуществлять обмен
данными между приложениями. Выбирая оптимальный метод обмена
данными между приложениями, нужно учитывать специфику данных и то, что
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
705
нужно получить в результате обмена. Данные, которыми обмениваются
приложения, могут быть целиком сохранены в файле-контейнере, или в файле-
контейнере может быть создана ссылка на файл-источник.
В табл. 27.2 описаны достоинства и недостатки каждого из рассмотренных
нами способов обмена данными между приложениями.
Таблица 27.2. Сравнительная таблица способов обмена данными
Способ
обмена Достоинства
данными
Недостатки
Внедрение Данные (например рабочий лист
данных Excel или диаграмма) целиком
хранятся в составном документе,
поэтому не нужно заботиться об
обновлении связей (например при
переименовании файлов). Если
дважды щелкнуть по внедренному
объекту, откроется приложение, в
котором объект был создан, и
объект можно будет отредактиро-
Связывание Связывание данных позволяет
данных упростить операцию обновления
данных, содержащихся сразу в
нескольких составных
документах. При использовании
связывания данных можно также легко
поменять файл-источник.
Связывание данных помогает сохранить
больше свободного пространства
на диске
Не используйте внедрение
данных, если требуется, чтобы одни и
те же данные в нескольких
составных документах
автоматически обновлялись при изменении
файла-источника. При внедрении
данных каждый такой документ
должен быть обновлен отдельно,
потому что внедренный объект и
файл-источник никак не связаны
между собой. Кроме того, при
внедрении данных в документ его
размер резко возрастает
Данные, связанные с документом,
можно отредактировать, только
открыв приложение, создавшее
эти данные. При использовании
связывания данных, нужно
следить за расположением файлов-
источников и при его изменении
обновлять связь
Вставка При вставке данных размер доку-
данных мента увеличивается гораздо
меньше, чем при внедрении. Связи не
используются: вставленные
данные появляются в документе в
виде застывших кадров. Не нужно
заботиться о доступности
приложения, в котором были созданы
данные
Вставленные данные и
файл-источник никак не связаны между
собой
706
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Примеры использования Word
совместно с другими приложениями Office
Обмен данными между приложениями используется очень часто при работе
с документами Word. В следующих разделах мы рассмотрим некоторые
особенности динамического обмена данными между приложениями —
связывания и внедрения на примерах взаимодействия Word, Excel, Outlook. Кроме
того, рассмотрим пример, связанный с приложением Microsoft Office 2000,
специально разработанным для обмена данными — Microsoft Binder.
Использование таблиц и диаграмм Excel
в документах Word
Процедура связывания рабочего листа Excel или диапазона ячеек с
документом Word такая же, как и для связывания одного документа Word с другим.
Можно использовать команду Правка, Специальная вставка (Edit, Paste
Special) или выбрать команду Вставка, Файл (Insert, File), хотя
форматирование документа легче, в первом случае.
При использовании команды Вставка, Файл итоговая таблица иногда плохо
центрируется на странице из-за дополнительного места для последнего
столбца. В списке Как в диалоговом окне Специальная вставка предлагаются
одинаковые варианты форматирования как при использовании
переключателя Вставить, так и при использовании переключателя Связать.
Все форматы данных, представленные в диалоговом окне Специальная
вставка (см. раздел "Некоторые сведения о форматах данных" ранее в этой
главе). Как мы уже отмечали, число форматов данных и их конкретные
типы зависят от приложения-источника. Так, в данном случае (рис. 27.7)
основной формат данных будет называться Лист Microsoft Excel (объект)
(Microsoft Excel Worksheet Object).
Рис. 27.7. Различные
форматы вставки
диапазона рабочего
листа
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
707
На рис. 27.8 показан отформатированный рабочий лист Excel, данные из
которого предполагается использовать в документе Word. Так как числа
будут в дальнейшем изменяться, то предпочтительнее связать рабочий лист
Excel с документом Word.
Рис. 27.8. Выделенный и скопированный диапазон ячеек в Excel
Для того чтобы связать рабочий лист с документом Word:
1. В Excel выделите диапазон ячеек, который хотите связать.
2. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy) или нажмите
комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>.
3. Перейдите в документ Word.
4. Выберите команду Правка, Специальная вставка. Появится диалоговое
окно Специальная вставка.
5. Выберите параметр Связать (Paste Link) и в списке Как (As) выберите
вариант Форматированный текст RTF (Rich Text Format).
6. Нажмите кнопку ОК. (Заметьте, что таблица выровнена по левому краю.)
708
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 27.9. Диаграмма на отдельном листе рабочей книги Excel
Проверьте, чтобы данные из рабочей книги Excel были успешно связаны с
документом Word. Для этого в Excel внесите изменения в выделенный
скопированный ранее диапазон ячеек и сохраните рабочую книгу. Затем
перейдите в документ Word. Выделите связанные данные и нажмите клавишу <F9>.
Предположим теперь, что к документу Word нужно добавить круговую
диаграмму или гистограмму, иллюстрирующую связанные данные. Диаграмму
можно создать в Excel, нажав кнопку Мастер диаграмм (Chart Wizard) на
панели инструментов Стандартная (Standard) (рис. 27.9).
Диаграмму можно копировать точно так же, как и диапазон ячеек, а именно.
1. В Excel выделите диаграмму и выберите команду Правка, Копировать или
нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>.
2. Перейдите в документ Word.
3. Выберите команду Правка, Специальная вставка. Появится диалоговое
окно Специальная вставка.
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
709
4. Выберите вариант Рисунок, а затем — параметр Связать.
5. Нажмите кнопку ОК.
Присоединение документов Word
к элементам Outlook
В состав Microsoft Office 2000 входит чрезвычайно полезное приложение
Microsoft Outlook 2000. Microsoft Outlook является не только клиентом
электронной почты, но и приложением, которое позволяет автоматизировать
процесс управления вашей деятельностью: текущими задачами и проектами,
назначением встреч и семинаров, что в значительной степени упрощает
решение повседневных задач.
Особенно удобно использование Outlook в корпоративных сетях. Кроме всего,
Microsoft Outlook позволяет членам рабочей группы совместно использовать
файлы и папки. Если ваш компьютер имеет доступ к корпоративной сети,
то Microsoft Outlook можно использовать для просмотра информации.
Обсуждение полного спектра возможностей Microsoft Outlook выходит за
рамки этой книги. Данный раздел посвящен рассмотрению некоторых
примеров использования Microsoft Outlook совместно с Word.
Присоединение документа Word
к сообщению электронной почты
Документ Word можно предоставить в совместное пользование членам
рабочей группы, внедрив его в сообщение электронной почты и отправив
сообщение в почтовый ящик рабочей группы. Получатели сообщения могут
просмотреть документ, а если на компьютере получателя установлен Word, то
он может открыть и отредактировать документ.
Чтобы внедрить документ Word в сообщение электронной почты, выберите
команду Вставка, Объект (Insert, Object) в редакторе сообщений
электронной почты и вставьте документ. При использовании этого метода в
сообщение внедряется весь документ. Получатель сообщения может редактировать
внедренный документ, при этом первоначальный документ не изменяется.
Чтобы внедрить часть документа Word к сообщению электронной почты,
следует выбрать команду Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special) в
редакторе сообщений электронной почты. Предполагается, что необходимая
часть документа уже находится в Буфере обмена.
( Замечание ^
Обычно в сообщения электронной почты файлы вставляют не в виде объектов,
а в виде вложений (см. раздел "Присоединение документа Word к задаче
Microsoft Outlook" далее в этой главе).
710
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 27.10. Документ Word, внедренный в сообщение электронной почты
На рис. 27.10 показан документ Word, внедренный в сообщение
электронной почты. Чтобы отредактировать внедренный документ, дважды щелкните
по нему.
Присоединение документа Word к задаче Microsoft Outlook
Другим примером использования Word совместно с Microsoft Outlook
является присоединение документа Word к задаче Microsoft Outlook. Используя
эту возможность можно организовать эффективный доступ к документам,
связанным с какой-либо задачей.
После открытия задачи в нижней части окна задачи выводятся значки
документов, присоединенных к ней. Чтобы открыть документ, присоединенный
к задаче, достаточно дважды щелкнуть по его значку.
Чтобы присоединить документ Word к задаче Microsoft Outlook:
1. Создайте новую или откройте существующую задачу.
2. Поместите точку вставки в поле описания задачи.
3. Выберите команду Вставка, Файл (Insert, File).
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
711
4. В открывшемся диалоговом окне Вставка файла (Insert, File) выделите
файл документа, который необходимо присоединить к задаче.
5. Нажмите кнопку ОК.
В поле описания задачи появится значок документа (рис. 27.11). Чтобы
открыть документ, присоединенный к задаче, дважды щелкните по его значку.
Рис. 27.11. Документ Word, присоединенный к задаче Microsoft Outlook
Использование Microsoft Binder
для подготовки подшивок документов
Microsoft Office 2000 предоставляет возможность группировки документов,
созданных различными приложениями, в один документ. Например,
документ может содержать материалы, подготовленные как в Word, так и в
других приложениях Office. Документ может начинаться с вводной части,
подготовленной в Word, включать в себя другие текстовые документы, а также
содержать таблицы и диаграммы, или презентации.
Специальное приложение Microsoft Binder позволяет работать с файлами,
включенными в проект, как если бы эти файлы представляли собой один
документ. Такой проект называется подшивка.
712 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
В одном и том же окне можно работать с документами, созданными
различными приложениями Microsoft Office. При переходе от одного документа
к другому меню и панели инструментов заменяются на меню и панели
инструментов приложения, создавшего документ.
Microsoft Binder предоставляет также средства для работы с подшивкой
целиком: отправка всей подшивки по электронной почте, единая нумерация
страниц в документах и т. д.
Создание новой подшивки
Microsoft Binder позволяет создать новую подшивку и добавить в нее
документы, созданные приложениями Microsoft Office. Создание новой
подшивки включает несколько этапов. Сначала нужно создать новую, пустую
подшивку, а затем добавить в нее документы. Каждый документ, добавляемый в
подшивку, становится разделом подшивки. При создании подшивок можно
пользоваться шаблонами подшивок, входящими в комплект Microsoft Office.
Чтобы создать новую подшивку:
1. Нажмите кнопку Пуск (Start) на Панели задач.
2. Выберите команду Программы, Microsoft Binder (Programs, Microsoft
Binder). На экране появится окно приложения Microsoft Binder с пустой
подшивкой (рис. 27.12).
Если это приложение уже было запущено, то выберите команду Файл,
Создать (File, New Binder) и нажмите кнопку ОК, чтобы открыть новую,
пустую подшивку.
Рис. 27.12. Окно приложения Microsoft Binder с пустой подшивкой
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
713
Открытие существующей подшивки
Чтобы открыть существующую подшивку:
1. В окне Microsoft Binder выберите команду Файл, Открыть (File, Open
Binder). Появится диалоговое окно Открытие подшивки (Open Binder).
2. Выделите файл подшивки.
3. Нажмите кнопку Открыть (Open).
Добавление документов в подшивку
Процедуры добавления документа к новой и к существующей подшивке
ничем не отличаются друг от друга. В подшивку можно добавить как
существующий документ, так и новый, что упрощает создание подшивок на основе
старого и нового материала. Например, можно добавить в подшивку
существующий документ Word, а затем добавить новую рабочую книгу Excel и
ввести информацию в нее, не выходя из Microsoft Binder.
( Замечание ^
В подшивку можно добавить часть документа, созданного одним из приложений
Microsoft Office. Для этого выделите часть документа и перетащите ее в список
разделов подшивки (в левой области окна подшивки) и отпустите кнопку мыши.
Чтобы добавить в подшивку существующий документ:
1. Выделите документ в окне Мой компьютер (My Computer) или в
приложении Проводник (Windows Explorer).
2. Если список разделов подшивки не виден в окне подшивки, то нажмите
кнопку с двухсторонней стрелкой слева от меню Файл (File).
3. Перетащите документ в список разделов подшивки. В списке разделов
появится значок, представляющий документ, а в правой части окна
подшивки появится сам документ.
После этой операции документ становится разделом подшивки. Меню и
панели инструментов заменяются меню и панелями инструментов
приложения, создавшего документ. Это позволяет редактировать документ прямо в
Microsoft Binder.
Чтобы добавить в подшивку новый документ:
1. Выберите команду Раздел, Добавить (Section, Add). Появится диалоговое
окно Добавление раздела (Add Section) (рис. 27.13).
2. Выделите шаблон документа, который должен использоваться для
создания нового раздела подшивки.
3. Нажмите кнопку ОК.
Новый документ становится новым разделом подшивки. Меню и панели
инструментов изменятся в соответствии с типом нового документа (рис. 27.14).
24 Зих 454
714
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
В списке разделов появится значок нового раздела. Значок раздела отражает
тип документа раздела. С любым разделом можно работать (редактировать,
исправлять и т д.), не выходя из Microsoft Binder.
Рис. 27.13. Диалоговое окно Добавление раздела
Рис. 27.14. Подшивка Microsoft Binder с добавленным разделом
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
715
( Совет )
Чтобы быстро добавить документ в подшивку, щелкните в списке разделов
правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду
Добавить (Add). Появится диалоговое окно Добавление раздела
Выделение документа в подшивке
Чтобы изменить, переместить или удалить документ в подшивке, нужно
сначала выделить его. Можно выделить сразу несколько документов и
произвести какую-либо операцию (например, удалить несколько разделов).
Чтобы выделить документы в подшивке, выберите один из следующих
способов:
□ Чтобы выделить один документ, щелкните по значку документа в списке
разделов.
□ Чтобы выделить два и более документов, которые расположены в списке
разделов один за другим, щелкните по значку первого документа, затем
нажмите и, удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкните по значку
последнего документа группы.
□ Чтобы выделить два и более документов, если они не расположены один
за другим, щелкните по значку первого документа, который нужно
выделить, затем нажмите и, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкните по
значкам остальных документов.
□ Чтобы выделить все документы в подшивке, выберите команду Раздел,
Выделить все (Section, Select All).
О Чтобы отменить выделение всех документов, выберите команду Раздел,
Снять выделение (Section, Unselect All).
(ч Замечание }
Если списка разделов подшивки нет в окне подшивки, нажмите кнопку с
двухсторонней стрелкой слева от меню Файл.
Перемещение документа в подшивке
Для изменения порядка документов в подшивке можно использовать мышь
или выбрать команду Раздел, Переместить (Section, Rearrange). Можно также
переместить документ из одной подшивки в другую или из подшивки в
какую-либо папку.
Чтобы переместить документ в подшивке с помощью мыши, перетащите
значок документа в списке разделов на то место, которое он должен занимать.
Чтобы переместить документ с помощью команды меню:
1. Выберите команду Раздел, Переместить. Появится диалоговое окно
Перемещение раздела (Rearrange Sections) (рис. 27.15).
24*
716
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 27.15. Диалоговое окно
Перемещение раздела
2. В списке Порядок разделов (Reorder Sections) выделите раздел,
местоположение которого нужно изменить.
3. Измените порядок разделов подшивки, нажимая кнопки Вверх (Move
Up) и Вниз (Move Down).
4. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы переместить документ из одной подшивки в другую, откройте обе
подшивки, сделайте так, чтобы одновременно были видны списки разделов
двух подшивок. Выделите документ в списке разделов одной из подшивок
и перетащите его в список разделов другой подшивки.
Если нужно переместить документ из подшивки в какую-либо папку на
диске, то можно просто перетащить значок документа из списка разделов
подшивки в папку. Для этого выделите документ в списке разделов
подшивки и перетащите его при помощи правой кнопки мыши в папку, открытую
в окне Мой компьютер (My Computer) или в приложении Проводник
(Windows Explorer). В появившемся контекстном меню выберите команду
Переместить фрагмент (Move Scrap Here).
Копирование документа в подшивке
Для того чтобы сделать копию документа в подшивке, можно использовать
мышь или команду Раздел, Копировать (Section, Duplicate).
Чтобы создать копию документа с помощью мыши:
1. Выделите документ в списке разделов подшивки.
2. Если списка разделов подшивки нет в окне подшивки, нажмите кнопку
с двухсторонней стрелкой слева от меню Файл (File).
3. Перетащите документ с помощью правой кнопки мыши туда, где должна
появиться его копия.
4. В появившемся контекстном меню выберите команду Скопировать (Сору
Неге).
Чтобы создать копию документа с помощью команды меню:
1. Выделите документ в списке разделов подшивки.
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
717
2. Выберите команду Раздел, Копировать (Section, Duplicate). Появится
диалоговое окно Копирование раздела (Duplicate Section).
3. Выделите раздел, после которого будет помещена копия документа.
4. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы создать копию раздела подшивки в какой-либо папке на диске,
перетащите значок документа из списка разделов в папку с помощью правой
кнопки мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду
Создать фрагмент (Create Scrap Here).
Переименование документа в подшивке
Чтобы переименовать документ в подшивке, можно воспользоваться одним
из следующих способов:
□ Дважды щелкните по имени документа, который подлежит
переименованию, в списке разделов. Введите новое имя и нажмите клавишу <Enter>.
□ Выделите документ, который нужно переименовать, выберите команду
Раздел, Переименовать (Section, Rename), введите новое имя и нажмите
клавишу <Enter>.
Удаление документа из подшивки
Чтобы удалить документ из подшивки, можно воспользоваться одним из
следующих способов:
□ Щелкните по его значку в списке разделов и в появившемся контекстном
меню выберите команду Удалить (Delete). Подтвердите удаление
документа, нажав кнопку ОК.
□ Выделите документ и выберите команду Раздел, Удалить (Section, Delete).
Скрытие и показ документа в подшивке
Если вы не хотите, чтобы документ появлялся в подшивке, но и не хотите
удалять его, в этом случае документ можно скрыть.
Чтобы скрыть документ, выделите его и выберите команду Раздел, Скрыть
(Section, Hide).
Чтобы снова показать документ в подшивке, выберите команду Раздел,
Показать (Section, Unhide). В открывшемся диалоговом окне Отображение
разделов выделите раздел, который нужно показать, и нажмите кнопку ОК.
Сохранение раздела подшивки как документа
Можно сохранить раздел подшивки, как отдельный документ. Для этого:
1. Выделите документ в списке разделов подшивки.
2. Если списка разделов нет в окне подшивки, то нажмите кнопку с
двухсторонней стрелкой слева от меню Файл (File).
718
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
3. Выберите команду Раздел, Сохранить в файле (Section, Save as). Появится
диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
4. Перейдите в папку, в которой должен быть сохранен документ.
5. В поле ввода Имя файла (File Name) введите имя файла.
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
Расшивка подшивки на отдельные документы
Подшивку можно расшить и сохранить ее разделы как отдельные файлы.
Содержимое исходной подшивки при расшивке не изменяется.
Чтобы расшить подшивку на отдельные документы:
1. Найдите файл подшивки в окне Мой компьютер (My Computer) или в
приложении Проводник (Windows Explorer).
2. Щелкните по имени файла подшивки правой кнопкой мыши.
3. В появившемся контекстном меню выберите команду Разобрать (Unbind).
Разделы подшивки будут сохранены как отдельные документы в той же
папке, что и файл подшивки.
v Замечание )
Подшивку нельзя расшить, если хотя бы один из разделов подшивки открыт.
Просмотр документа
с помощью создавшего его приложения
Можно просмотреть или отредактировать раздел подшивки с помощью
приложения, создавшего данный раздел. Для этого выделите раздел подшивки и
выберите команду Раздел, Извлечь (Section, View Outside). Документ будет
открыт в приложении, создавшем его.
Чтобы вернуться в Microsoft Binder, выберите команду Файл, Закрыть и
вернуться (File, Close and then Return).
Печать подшивки
Используя команду Файл, Печать подшивки (File, Print Binder), можно
распечатать как все разделы подшивки, так и только выделенные разделы (см.
раздел "Выделение документа в подшивке" ранее в данной главе).
Чтобы распечатать подшивку:
1. Выберите команду Файл, Печать подшивки. Появится диалоговое окно
Печать подшивки (Print Binder).
2. Чтобы распечатать всю подшивку, выберите параметр Все разделы (АН
Sections).
Глава 27. Совместная работа приложений Microsoft Office
719
Чтобы распечатать только выделенные разделы подшивки, выберите
параметр Выделенные разделы (Selected Sections).
3. Укажите число копий в поле ввода Число копий (Number of Copies).
Используйте счетчики справа от поля ввода для увеличения или
уменьшения числа копий.
4. Установите флажок Разобрать по копиям (Collate), чтобы печатать
документы целиком один за другим.
5. В группе Нумерация страниц выберите параметр Непрерывная
(Consecutive), чтобы страницы подшивки нумеровались непрерывно от первой
до последней.
6. Выберите параметр Начинать заново в каждом разделе (Restart Each
Section), чтобы нумерация всех разделов подшивки начиналась с первой
страницы.
7. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы распечатать один раздел подшивки:
1. Выделите раздел в списке разделов.
2. Выберите команду Раздел, Печать (Section, Print). Появится диалоговое
окно Печать (Print).
3. Установите необходимые параметры печати и нажмите кнопку ОК.
ГЛАВА 28
Коллективная работа
над документами
Задачи, возникающие как в современном бизнесе, так и в научной или
административной деятельности, очень часто требуют работы не одного
человека, а целой команды, что во многом определило современное развитие
средств коммуникации. В настоящее время люди, находящиеся в разных
точках планеты, могут достаточно оперативно обмениваться большими
объемами информации. Таким образом, в конце XX века появилась как
необходимость, так и возможность организовать полноценную совместную работу
пользователей.
Под коллективной работой пользователей мы понимаем совместную работу
над одним или несколькими документами, причем не обязательно
одновременную. Возможности такой совместной работы в Microsoft Office 2000
значительно расширены. Даже более того, можно сказать, что возможность
полноценной совместной работы и является главным отличием Microsoft
Office 2000 от всех ее предыдущих версий. Она включает:
□ Обсуждение документов
□ Сборку документов
□ Совместное использование документов
□ Публикацию документов
□ Управление совместной работой
Средства совместной работы являются неотъемлемой частью всех
приложений Microsoft Office.
В предыдущих абзацах особо делался упор на термине полноценная
совместная работа — что же это такое?
Обмениваться документами, публиковать и объединять их можно было и
раньше, однако такие возможности, как, например, одновременное
обсуждение документа, ранее были недоступны.
Глава 28. Коллективная работа над документами
721
Microsoft Office 2000 является первым семейством офисных приложений,
в котором реализованы все возможности совместной работы. Естественно,
что этой реализации возможностей совместной работы до идеала еще очень
далеко, но она безусловно имеет право называться полноценной.
( Замечание ^
Все приложения Microsoft Office поддерживают следующий режим совместной
работы. Если один пользователь открыл документ, то другие пользователи тоже
могут открыть этот документ, но только на чтение (открыть копию). При этом
изменения, вносимые разными пользователями, не могут быть сохранены в виде
единого результата. Эта возможность здесь не рассматривается.
В данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Поиск документов
□ Уведомления об изменении документов
□ Отправка факсов
□ Средства электронной почты
Что такое Office Server Extensions
Office Server Extensions — это специальное дополнение к Microsoft Office,
которое расширяет возможности Web-сервера для работы с документами
Microsoft Office и позволяет организовывать совместную работу пользователей.
Office Server Extensions дает возможность:
□ Осуществлять обсуждение документов, находящихся в папках на Web-
сервере
П Рассылать уведомления об изменениях в документах, находящихся в
папках на Web-сервере
□ Осуществлять поиск документов и навигацию по папкам, находящихся
на Web-сервере
Office Server Extensions позволяет реализовать те возможности совместной
работы в Microsoft Office, которые были недоступны раньше. При
использовании Microsoft Office 2000 совместно с Office Server Extensions вы получаете
полный спектр возможностей совместной работы.
Office Server Extensions является удобным средством для организации
совместной работы в масштабах предприятия и может быть применен в
сочетании с уже имеющимися.
Преимущества использования Office Server Extensions:
□ Централизованное хранение документов с возможностью навигации и
поиска
□ Простота использования
722 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
□ Единый интерфейс для всех рабочих мест
□ Дополнительные средства коллективной работы, упомянутые выше
Для установки Office Server Extensions нужно предварительно установить и
настроить:
□ Microsoft Internet Information Server 4.0
□ Установить Microsoft SQL Server версии 6.5 или выше, в противном
случае программа установки Office Server Extensions это обнаружит и сама
предложит установить его
□ Microsoft Exchange Server 5.0 или выше (для полной реализации всех
возможностей Office Server Extensions, включающих в себя уведомления об
изменении документов и т. д.)
Как видно, установка и настройка Office Server Extensions более чем сложна
для обычного пользователя, поэтому ей должен заниматься
квалифицированный специалист.
При подготовке примеров данной главы использовалась следующая тестовая
конфигурация:
□ Три персональных компьютера с процессором Intel Pentium II 300 МГц и
с 64 Мб оперативной памяти на каждом, объединенные в локальную сеть
с пропускной способностью 100 Мбит/сек.
□ Один из компьютеров использовался в качестве выделенного сервера. На
нем была установлена операционная система Windows NT Server 4.0
(Service Pack 4), а также Microsoft Internet Information Server 4.0, Microsoft
SQL Server 7.0, Microsoft Exchange Server 5.5 и Office Server Extensions.
□ Один из клиентских компьютеров работал под управлением
операционной системы Windows NT Workstation 4, на другом была установлена ОС
Windows 98.
□ На всех компьютерах был установлен Microsoft Office 2000 и Internet
Explorer 5.
Если у вас (в организации или дома) нет перечисленных выше программных
продуктов, тогда в качестве Web-сервера можно использовать Personal Web
Server (он входит в комплект поставки Windows 98 и Windows NT
Workstation и, кроме того, может быть загружен с узла www.microsoft.com).
Электронная почта в данном случае тоже не помеха — попробуйте установить и
настроить почтовое отделение рабочей группы (Workgroup Post-Office).
Однако в этом случае вы сможете повторить только примеры из второй части
данной главы.
Использование Office Server Extensions
Прежде чем начать рассматривать примеры, отметим, что средства совмесч-
ной работы включены не только в Word 2000, но и во все остальные прило-
Глава 28. Коллективная работа над документами
723
жения семейства Microsoft Office 2000, а также в программу просмотра
Internet Explorer 5.0. Мы рассмотрим процедуры использования средств
совместной работы на примере Internet Explorer 5.0 и Word 2000. При этом мы будем
использовать базовый набор Web-страниц, входящий в состав Office Server
Extensions.
( Замечание }
Базовый набор Web-страниц лишь демонстрирует общие возможности Office
Server Extensions. Он может и должен быть заменен в случае, если ваша
организация собирается построить коллективную работу пользователей на основе
Office Server Extensions. Разумеется, в этом случае картинки на вашем экране
будут несколько отличаться от приведенных в книге, но в остальном все
процедуры будут примерно такими же.
Средства навигации
Базовый набор Web-страниц Office Server Extensions содержит страницу
навигации по папкам и файлам, опубликованным на Web-сервере.
Использование этой страницы очень напоминает работу с Проводником Windows
(Windows Explorer).
Чтобы найти нужный документ, опубликованный на Web-сервере:
1. Запустите программу Internet Explorer.
2. В строке адреса программы Internet Explorer 5.0 введите адрес
Web-сервера, на котором установлен комплект Office Server Extensions. Откроется
его основная страница (рис. 28.1).
Рис. 28.1. Основная
страница Office Server
Extensions
724
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 28.2. Страница просмотра содержимого папок Web-сервера
3. Перейдите по ссылке Browse Web Folders. В окне Internet Explorer
появится страница просмотра содержимого папок Web-сервера (рис. 28.2)
4. Щелкните по гиперссылке документа, чтобы открыть его, или по значку
папки, чтобы отобразить ее содержимое.
Чтобы перейти на уровень вверх в иерархии папок, нажмите кнопку Up.
Чтобы вернуться на основную страницу Office Server Extensions, нажмите
кнопку Home.
Чтобы найти нужный документ в папке, нажмите кнопку Search (см.
раздел "Поиск документов" далее в этой главе).
Поиск документов
Office Server Extensions предоставляет удобные и мощные средства поиска
документов на Web-сервере. Поиск документов на Web-сервере происходит
быстрее, чем если бы это был поиск файла в файловой системе на локальном
или сетевом диске. Это объясняется наличием специальной программы,
которая производит индексацию документов, опубликованных на Web-сервере.
Чтобы найти файл, находящийся в папке на Web-сервере:
1. В строке адреса программы Microsoft Internet Explorer 5.0 введите адрес
Web-сервера, на котором установлен комплект Office Server Extensions.
Откроется его главная страница (рис. 28.1).
Глава 28. Коллективная работа над документами
725
2. Перейдите по ссылке Search Web Folders. В окне Internet Explorer
появится страница поиска (рис. 28.3).
Рис. 28.3. Страница поиска
3. На странице поиска можно указать критерии отбора документов:
• По имени и расширению файла
• По свойствам документа (таким как автор, тема и др.)
• По времени последнего изменения документа
• После указания всех нужных характеристик документа нажмите
кнопку Search на этой странице
4. В окне Internet Explorer появится страница с результатами поиска (рис. 28.4).
Чтобы открыть документ, перейдите по соответствующей ему
гиперссылке в нижней части страницы результатов поиска.
726
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 28.4. Результаты поиска документов
Обсуждение документа
В этом разделе мы рассмотрим возможности обсуждения документов. При
обсуждении документа необходимо, чтобы участники обсуждения могли
видеть один и тот же документ. Если на компьютерах всех участников
обсуждения установлен Word 2000, то никаких проблем не возникает.
В противном случае данную задачу можно решить воспользовавшись
универсальным форматом хранения документов — форматом HTML. Для этого
откройте документ в Word и сохраните его на Web-сервере в формате HTML
(см. главу 3). Теперь можно обсуждать этот документ даже с человеком, на
компьютере которого Word не установлен (достаточно наличия программы
просмотра, поддерживающей обсуждение документов).
В процессе обсуждения каждый из участников может вставлять свои
реплики, а также отвечать на реплики коллег. При этом реплики могут быть до-
Глава 28. Коллективная работа над документами
727
бавлены как к определенному абзацу документа, так и к документу в целом.
Все соображения по поводу документа сохраняются даже после того, как
обсуждение прервано. Это позволяет в случае необходимости возобновить
обсуждение через некоторое время.
Время, в течение которого сохраняются обсуждения, устанавливается
администратором и обычно составляет одну неделю.
В нашем примере в обсуждении принимают участие двое. На самом деле
число участников обсуждения не ограничено.
Чтобы провести обсуждение документа:
1. Выберите команду Файл, Открыть. В появившемся диалоговом окне
выберите нужную папку на Web-сервере (см. главу 3).
2. Выделите нужный документ и нажмите кнопку Открыть (Open).
3. Выберите команду Сервис, Совместная работа, Web-обсуждения (Tools,
Online Collaboration, Web Discussions).
Если вы используете Internet Explorer, то введите адрес документа в строке
адреса, или перейдите на него по какой-либо гиперссылке. После этого
нажмите кнопку Обсудить (Discussion) на панели инструментов.
Дальнейшая процедура не зависит от того, какое приложение вы
используете.
4. Если вы впервые подключаетесь к дискуссионному серверу, то появится
диалоговое окно Добавление и изменение серверов обсуждений (Add/Remove
Discussion Server) (рис. 28.5). Введите адрес сервера обсуждений и его
описательное название, а затем нажмите кнопку ОК.
Рис. 28.5. Диалоговое
окно Добавление и
изменение серверов
обсуждений
5. После подключения к серверу обсуждений можно начинать само
обсуждение документа. Для этого нужно использовать кнопки панелей инстру-
728 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
ментов Web-обсуждения (Web Discussion) в Word 2000 или Обсудить
(Discussion) в Internet Explorer, которые появляются после подключения к
серверу (рис. 28.6).
Чтобы настроить параметры обсуждения, нажмите кнопку Обсуждения
(Discussion) на панели инструментов Web обсуждения и выберите команду
Параметры обсуждений (Discussion Options).
В появившемся диалоговом окне Параметры обсуждения (Discussion
Options) выделите сервер обсуждений и установите флажки для
информации, которая должна выводиться в процессе обсуждения (например,
имя пользователя, тема и текст обсуждения).
С помощью этого же диалогового окна можно подключиться к другому
серверу обсуждений или удалить ненужные подключения.
Рис. 28.6. Панель инструментов Web-обсуждения
6. Чтобы добавить новую реплику к абзацу обсуждаемого документа,
нажмите кнопку Добавить обсуждение в документ (Insert Discussion in the
Document).
При этом в конце каждого абзаца документа появится специальный
значок. Щелкните по нему, чтобы ввести свое замечание.
Чтобы добавить замечание к документу в целом, нажмите кнопку
Вставить обсуждение документа (Insert Discussion About the Document).
7. Появится диалоговое окно Введите текст обсуждения (Enter Discussion Text)
(рис. 28.7). Введите тему замечания и его текст и нажмите кнопку ОК.
Замечание появится под обсуждаемым абзацем или на специальной
панели в нижней части окна документа (рис. 28.8).
Рис. 28.7. Диалоговое
окно Введите текст
обсуждения
Глава 28. Коллективная работа над документами 729
Рис. 28.8. Замечание к абзацу документа и к документу в целом
8. Чтобы обновить обсуждение документа, нажмите кнопку Обсуждения на
панели инструментов Web-обсуждения и выберите команду Обновить
обсуждения (Refresh discussions).
9. Чтобы добавить новые замечания, повторите шаги 7—9.
Чтобы ответить на замечание, щелкните по значку в конце текста
замечания и в появившемся меню выберите команду Ответ (Reply).
Появится диалоговое окно Введите текст обсуждения. Повторите шаги 8—9.
Ответ на замечание отображается с небольшим отступом влево (рис. 28.9).
Добавленное замечание можно изменить или удалить, выбрав в меню,
которое появляется после щелчка по значку в конце замечания,
команды Изменить (Change) и Удалить (Remove), соответственно.
10. Для завершения обсуждения документа закройте его.
730
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 28.9. Ответы на замечания
Для навигации по замечаниям к документу удобно использовать кнопки
Назад (Back) и Далее (Next) на панели инструментов Web-обсуждения. Кроме
того, с помощью кнопок Развернуть все обсуждения (Expand all Discussions)
и Свернуть все обсуждения (Collapse all Discussions) можно управлять
отображением замечаний в тексте документа.
Когда в обсуждении документа принимают участие большое количество
пользователей, и для навигации документа становится сложно использовать
средства, описанные выше, то можно отфильтровать обсуждения в
соответствии с определенным критерием. Для этого:
1. Нажмите кнопку Обсуждения на панели инструментов Web-обсуждения и
выберите команду Фильтр обсуждений (Filter Discussions). Появится
диалоговое окно Фильтр обсуждений (Filter Discussions) (рис. 28.10).
2. В раскрывающемся списке Созданы (Created by) выделите автора,
замечания которого необходимо отобразить.
Глава 28. Коллективная работа над документами
731
В раскрывающемся списке Имеют время создания (Creation time) укажите
период времени, когда были созданы замечания, которые необходимо
отобразить.
3. Нажмите кнопку ОК. Будут отображены только те замечания, которые
удовлетворяют критерию отбора.
Рис. 28.10. Диалоговое окно
Фильтр обсуждений
Уведомления об изменениях документов
Предположим, что над каким-либо документом совместно работают
несколько сотрудников. Каждый из них эпизодически просматривает
документ или вносит в него изменения.
Раньше пользователю, изменившему документ, приходилось извещать всех
остальных о том, что документ изменен (например, по электронной почте).
Такая схема работы связана со многими трудностями, (например,
пользователь может забыть известить остальных своих коллег о том, что он внес
изменения в документ).
Средства Office Server Extensions снижают влияние человеческого фактора на
процесс совместной работы. Теперь рассылку уведомлений об изменениях
документа можно автоматизировать.
Подписка на документ
Для того чтобы получать уведомления об изменениях документа,
необходимо подписаться на документ:
1. Выберите команду Файл, Открыть. В появившемся диалоговом окне
Открытие документа (Open) выберите нужную папку на Web-сервере (см.
главу 3).
2. Выделите нужный документ и нажмите кнопку Открыть (Open).
3. Выберите команду Сервис, Совместная работа, Web-обсуждения (Tools,
Online Collaboration, Web Discussions). На экране появится панель
инструментов Web-обсуждения (Web Discussion).
4. На панели инструментов Web-обсуждения нажмите кнопку Подписка
(Subscription). Появится диалоговое окно Подписка на документ (Document
Subscription) (рис. 28.11).
732
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 28.11. Диалоговое
окно Подписка
на документ
5. Настройте параметры подписки на документы. Подробное описание
параметров подписки приведено в табл. 28.1.
Таблица 28.1. Параметры подписки на документ
Группа
Параметр Описание
Подписка на Файл Выбор этого параметра указывает на то, что
(Subscribe to) (File) необходимо подписаться на конкретный
документ. В текстовом поле справа от этого
параметра необходимо ввести адрес документа
Папку Выбор этого параметра указывает на то, что
(Folder) необходимо подписаться на изменения во
всех документах определенной папки
(включая вложенные папки). В текстовом поле Путь
необходимо ввести адрес папки на
Web-сервере
Путь Адрес папки на Web-сервере, об изменениях
(Path) содержимого которой вы хотите получать
уведомления
Изменен Чтобы получать уведомления об изменении
(Modified by) документов только определенными
пользователями, в списке Изменен выделите элемент
Содержит (Contains) и укажите имена
пользователей через пробел в текстовом поле.
Чтобы получать уведомления об изменении
документов независимо от того, кем внесены
изменения, в списке Изменен выделите
элемент Не важно (Doesn't matter)
Глава 28. Коллективная работа над документами
733
Таблица 28.1 (окончание)
Группа Параметр Описание
Уведомить меня в случае Выбор типа изменения, при котором должно
(Notify me) (When) прийти уведомление: любые изменения,
создание документа, изменение документа,
удаление документа, перемещение документа
или добавление элементов обсуждения
Адрес Адрес электронной почты, на который должны
(Address) приходить уведомления
Время Интервал рассылки уведомлений: непосред-
(Time) ственно после изменения, раз в день или раз
в неделю
6. Нажмите кнопку ОК.
Чтобы подписаться на другой документ или папку, повторите эту процедуру.
С Замечание ^)
Даже если подписка настроена таким образом, чтобы при изменении документа
уведомление отсылалось немедленно, возможны небольшие задержки при
получении этого уведомления. Эти задержки, как правило, обусловлены
настройками используемого почтового сервера.
Параметры
электронной
почты
(Email Options)
Рис. 28.12. Уведомление об изменении документа
734 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Получение уведомления
Теперь при изменениях документов, на которые создана подписка, в
почтовый ящик пользователя будут приходить уведомления.
Чтобы просмотреть уведомления:
1. Запустите клиента электронной почты (например, Microsoft Outlook 2000).
2. Откройте папку "Входящие" (Inbox). Уведомления об изменениях
документа выглядят, как показано на рис. 28.12.
3. Чтобы открыть документ, об изменении которого пришло уведомление,
достаточно щелкнуть по гиперссылке в тексте уведомления.
Подготовка телеконференции
Если возникает необходимость провести собрание для более полного
обсуждения документа, то его также можно организовать средствами Word 2000.
Развитие более мощных каналов связи сделало возможным организацию не
только реальных собраний ("в живую"), но и проведение телеконференций с
использованием компьютера.
Чтобы запланировать проведение телеконференции:
1. Откройте документ, который будет обсуждаться на телеконференции.
2. Выберите команду Сервис, Совместная работа, Назначить собрание (Tools,
Online Collaboration, Schedule Meeting).
3. Появится форма планирования собрания (рис. 28.13). Введите тему и
пояснительный текст к планируемой телеконференции, укажите ее
участников с помощью кнопки Кому (То), выберите время проведения
телеконференции.
4. Нажмите кнопку Отправить (Send), чтобы разослать приглашения
участникам.
После того как приглашение отправлено в почтовые ящики участников
телеконференции, оно придет в виде, показанном на рис. 28.14.
После получения приглашения его можно принять, отклонить или оставить
под вопросом. Если принять приглашение, то в Календаре Outlook появится
запись о запланированной телеконференции (рис. 28.15).
За некоторое время до начала телеконференции Outlook выведет
напоминание и предложит запустить программу Microsoft NetMeeting.
Провести телеконференцию можно и без предварительного планирования.
Для этого достаточно открыть документ Word, который будет обсуждаться, и
выбрать команду Сервис, Совместная работа, Начать собрание (Tools,
Collaboration, Start Meeting).
Глава 28. Коллективная работа над документами 735
Рис. 28.13. Форма планирования собрания
Рис. 28.14. Предложение участвовать в телеконференции
736
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Рис. 28.15. Запись о запланированном мероприятии в Календаре Outlook
Отправка факсов и электронной почты
В этом разделе мы рассмотрим несколько примеров совместной работы,
которые не используют Office Server Extensions.
Использование Office Mail
Процедура отправки документа Word по электронной почте значительно
упрощена. С помощью панели сообщения электронной почты можно
указать получателей сообщения, параметры отправки и собственно отправить
сообщение. Таким образом теперь время, затрачиваемое пользователем на
отправку документа Word по электронной почте, значительно сокращается.
Чтобы отправить документ по электронной почте:
1. Подготовьте документ, который нужно отправить.
2. Выберите команду Файл, Отправить, Сообщение(РПе, Send, Message) или
нажмите кнопку Электронная почта (E-mail) на панели инструментов
Стандартная (Standard).
Глава 28. Коллективная работа над документами
737
Рис. 28.16. Отправка документа по электронной почте
3. В окне документа появятся поля для адресов получателей и темы
сообщения (рис. 28.16). Укажите адреса получателей документа и копии
документа, введите тему сообщения и настройте его параметры с помощью
кнопок на панели сообщения (можно указать важность сообщения,
добавить специальную отметку, настроить формат сообщения).
4. Нажмите кнопку Отправить копию (Send copy).
Поскольку документ Word отправляется в формате HTML, для его
просмотра получателю необходима только программа электронной почты,
поддерживающая этот формат. При этом все параметры форматирования
документа будут сохранены (даже если у получателя документа не установлен Word).
Отправка факса
Возможность отправки факсов не является чем-либо новым для
пользователей Word, однако о ней нельзя не упомянуть. Для отправки факсов с по-
738 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
мощью Word необходимо обязательное наличие факс-модема, поскольку
обычный модем не сможет связаться с факс-аппаратом (или другим
факсмодемом), находящимся на принимающей стороне. Использование
возможности отправки факса экономит не только время, но и деньги, так как факс-
аппарат перестает быть необходимостью.
Чтобы отправить факс, содержащий документ Word:
1. Подготовьте документ, который нужно отправить.
2. Выберите команду Файл, Отправить, Факс (File, Send To, Fax Recipient).
3. Появится первое диалоговое окно Мастера факсов, с помощью которого
происходит подготовка документа к отправке по факсу.
Нажмите кнопку Далее (Next).
4. Укажите, какой документ будет пересылаться по факсу.
Нажмите кнопку Далее.
5. Укажите, какая программа будет использоваться для преобразования
документа в растровый формат.
Нажмите кнопку Далее.
6. Введите телефонные номера получателей факса.
Нажмите кнопку Адресная книга (Address Book), чтобы добавить
телефоны получателей из адресной книги.
Нажмите кнопку Далее.
7. Выберите титульный лист.
Нажмите кнопку Далее.
8. Введите информацию об отправителе.
Нажмите кнопку Далее.
9. На последнем шаге Мастера факсов нажмите кнопку Готово (Finish).
Будет запущена программа отправки факсов, которая сначала преобразует
документ в растровый формат, а затем отправит его получателям,
указанным на шаге 6.
Маршрутизация сообщения
Один из способов совместного рецензирования документов — это отправка
документа по маршруту. Маршрутизация сообщений помогает группе
пользователей, работающих над одинаковыми или похожими документами,
производить правку, просмотр и добавлять комментарии к таким документам
(см. также главу 31).
После того как отправитель документа от других участников проекта
получает вариант документа с внесенными исправлениями и добавленными
Глава 28. Коллективная работа над документами
739
замечаниями, он может принять исправления или отказаться от них. Word
автоматически отслеживает изменения в документе, сделанные в режиме
фиксации исправлений.
При маршрутизации сообщения создается маршрут рассылки, в котором
указываются получатели сообщения и порядок, в котором они получат
сообщение. Можно отправить сообщение так, что все адресаты получат его
одновременно. Кроме того, можно определить, вернули ли получатели
документа его обратно после просмотра и исправлений.
Чтобы добавить или изменить маршрут рассылки документа:
1. Подготовьте документ и сохраните его под тем именем, под которым он
должен быть отправлен.
2. Выберите команду Файл, Отправить, По маршруту (File, Send To, Routing
Recipient). Появится диалоговое окно Маршрут (Routing Slip) (рис. 28.17).
Рис. 28.17. Диалоговое
окно Маршрут
3. Нажмите кнопку Адрес (Address), чтобы вывести на экран диалоговое окно
Адресная книга. Выберите получателей документа.
4. Нажмите кнопку ОК. На экране снова появится диалоговое окно Маршрут.
5. Чтобы изменить порядок рассылки, выделите имя в списке Кому (То) и
нажмите кнопку со стрелкой вверх для перемещения на одну позицию
вверх или кнопку со стрелкой вниз для перемещения на одну позицию
вниз.
6. Если нужно, чтобы адресаты получили документ в соответствии с
порядком, в котором они перечислены в списке Кому, то выберите параметр
740 Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
по очереди (One After Another). Если нужно, чтобы все адресаты получили
документ одновременно, выберите параметр всем сразу (All at Once).
7. Чтобы по окончании рецензирования документ вернулся отправителю,
необходимо установить флажок Вернуть по окончании (Return when done).
А для того, чтобы автор документа получал информацию о перемещении
документа по маршруту, необходимо установить флажок Отслеживать
состояние (Track status). Эти флажки установлены по умолчанию.
8. В списке Разрешить только (Protect for) можно установить следующие
значения:
• Все (АН) — никаких ограничений на изменение текста документа не
накладывается
• Запись исправлений (Track changes) — все изменения производятся
только в режиме записи исправлений (см. главу 31)
• Вставку примечаний (Comments) —• разрешена только вставка
примечаний
• Ввод данных в поля форм (Forms) — допускается только ввод данных
в поля форм (см. главу 16)
9. Чтобы разослать документ получателям, нажмите кнопку Разослать (Route).
Нажмите кнопку Добавить (Add Slip), чтобы добавить маршрут к
документу для последующей рассылки.
После того как к документу добавлен маршрут рассылки, можно отправить
документ адресатам из списка рассылки или отправить его, не используя
маршрут рассылки.
Чтобы разослать получателям документ с добавленным маршрутом рассылки:
1. Выберите команду Файл, Отправить, Следующий адресат (File, Send To,
Next Routing Recipient). Появится диалоговое окно Отправка (Send)
(рис. 28.18).
Рис. 28.18. Диалоговое окно
Отправка
2. Выберите параметр Отправить документ (Route document), чтобы
отправить документ следующему получателю, включенному в маршрут рассылки.
Выберите параметр Отправить копию документа без использования
маршрута (Send copy), чтобы отправить копию документа, не используя
маршрут.
Глава 28. Коллективная работа над документами
741
После того как рецензент внесет свои поправки в документ и сохранит его,
у него откроется диалоговое окно Отправка с предложением отправить
документ далее по маршруту. Теперь документ с уже внесенными
исправлениями отправится далее по маршруту, а автор документа получит
уведомление об этом.
Использование общих папок
Microsoft Exchange Server
Использование общих папок Microsoft Exchange Server — это еще один
способ организации совместной работы с документами. Microsoft Exchange
Server обеспечивает пользователям доступ к общим папкам, в которых
может храниться самая разнообразная информация, в том числе и документы
Word (рис. 28.19).
Это очень напоминает описанную выше систему хранения документов на
Web-сервере, только вместо Internet Explorer в данном случае будет
выступать клиент электронной почты, например, Microsoft Outlook 2000.
Рис. 28.19. Общие папки Microsoft Exchange Server
742
Часть V. Коллективная работа и публикация документов в Web
Чтобы поместить документ в общую папку Microsoft Exchange:
1. Подготовьте и сохраните документ.
2. Выберите команду Файл, Отправить, Папка Exchange (File, Send To,
Exchange Folder).
3. В появившемся диалоговом окне Поместить в папку Exchange (Send to
Exchange Folder) выберите папку, к которой имеется доступ у всех
пользователей, собирающихся работать с этим документом.
4. Нажмите кнопку ОК.
ЧАСТЬ VI
Обработка
больших документов
Большим документом называется документ, который обладает одним или
несколькими свойствами из следующего списка:
□ Имеет большой объем (несколько десятков или сотен страниц)
□ Имеет сложную структуру (состоит из нескольких разделов, включает в
себя материал различного типа, например, иллюстрации, таблицы,
указатели и т. п.)
□ Над ним совместно работают несколько авторов
Так, данная книга считается большим документом, а простое деловое
письмо на одну страницу — нет. При обработке больших документов
применяются все те приемы и методы, которые уже были рассмотрены ранее. Кроме
того, применяются и специальные средства, которые будут рассмотрены в
этой части.
На практике большие документы встречаются очень часто. Если документ
насчитывает десяток страниц или более, то в нем, как правило, появляются
заголовки и подзаголовки, оглавление, сноски и другие специальные
средства, облегчающие читателю восприятие объемного текста. Чем больше
документ, тем важнее правильно применять описанные в данной части
приемы, с тем чтобы ускорить и упростить подготовку больших документов и
повысить их качество.
Специальные средства для обработки больших документов основаны на
применении четырех фундаментальных механизмов:
□ Стили
□ Поля
□ Гипертекст
□ Версии
Примеры использования этих средств уже рассматривались в предыдущих
главах книги. В этой части обсуждается их применение для обработки
больших документов.
□ В главе 29 "Сноски" описываются вставка сносок в документ, их поиск,
просмотр и редактирование. Рассмотрены способы копирования,
перемещения и удаления сносок, а также настройка их параметров.
□ Глава 30 "Указатели и оглавления" посвящена вопросам создания
оглавлений, сборки предметных указателей и других специальных списков,
например списков названий, таблиц или рисунков.
□ В главе 31 "Исправления и примечания" рассмотрены редактирование
документа в режиме записи исправлений, добавление к документу
примечаний и работа с версиями документа.
□ Глава 32 "Автоматизация ссылок" посвящена созданию перекрестных
ссылок на названия и другие объекты. Рассмотрены также автоматическая
нумерация названий и автоматическое добавление названий при вставке
объектов.
□ В главе 33 "Сборка больших документов" рассматривается создание
главного документа и работа с ним как с единым целым, а также работа с
вложенными документами и с группой независимых файлов, образующих
большой документ.
ГЛАВА 29
Сноски
Сноски — это один из приемов размещения в документе дополнительной
информации. Сноски применяют для самых разнообразных целей,
например, для указания источника при цитировании или для указания перевода,
если в основной текст документа включен фрагмент на иностранном языке.
Вообще говоря, использование сносок не является обязательным, поскольку
тех же целей можно достичь, заключая дополнительную информацию в
скобки или отделяя ее от основного текста иным способом. Однако в
больших документах, особенно научного содержания, сноски используются
очень часто, поскольку повышают удобочитаемость и компактность
основного текста.
В данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Вставка сносок в документ
□ Ввод, просмотр и редактирование сносок
□ Поиск сносок в документе
□ Копирование, перемещение и удаление сносок
□ Настройка параметров сносок
Основные понятия, связанные со сносками
Вообще говоря, сноска — это дополнительный текст, связанный с
определенным местом в основном тексте, которое отмечается в основном тексте
специальным символом — символом сноски. Символ сноски форматируется
особым образом, чтобы его можно было легко отличить от символов
основного текста. Сам же текст сноски размещается в другом месте, но ему
предшествует тот же самый символ сноски, чтобы было видно, к какому
месту основного текста относится сноска.
25 Зак 454
746
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 29.1. Страница документа с двумя обычными сносками
Word поддерживает два вида сносок: обычные сноски и концевые сноски.
Обычная сноска размещается внизу той страницы, на которой находится
символ сноски и отделяется от основного текста горизонтальной чертой.
Концевая сноска размещается в конце раздела документа или всего
документа, в котором присутствует символ сноски, и также отделяется от основного
текста горизонтальной чертой.
( Замечание ^)
Если на странице имеется несколько обычных сносок, то используется только
одна горизонтальная черта. Все концевые сноски также отделяются от
основного текста только одной горизонтальной чертой.
Word позволяет включать в текст сноски не только обычные символы, но и
информацию любого типа, например, таблицы, иллюстрации, примечания
и т. д. На рис. 29.1 приведен пример страницы документа с двумя
обычными сносками.
Вставка сносок
В момент вставки концевой или обычной сноски Word помещает символ
сноски в точку вставки. По умолчанию символ сноски является целым
числом, соответствующим порядковому номеру вводимой сноски. После этого
вводится информация, являющаяся текстом сноски.
Глава 29. Сноски
747
Вставка одной сноски
Чтобы создать обычную или концевую сноску:
1. Установите точку вставки после текста, который должен быть отмечен
символом сноски.
Word вставит символ сноски в ту позицию, где был курсор, если текст не
был выделен, иначе символ сноски появится после выделения.
2. Выберите команду Вставка, Сноска (Insert, Footnote). На экране появится
диалоговое окно Сноски (Footnote and Endnote) (рис. 29.2).
Рис. 29.2. Диалоговое окно
Сноски
3. Выберите параметр обычную (footnote), чтобы вставить обычную сноску,
или параметр концевую (endnote), чтобы вставить концевую сноску.
4. Примите предлагаемую по умолчанию систему нумерации символов
сносок, т. е. выберите параметр автоматическая (AutoNumber).
5. Нажмите кнопку ОК.
При работе в режиме обычного просмотра или в режиме Web-документа
в нижней части окна будет открыта специальная панель — панель сносок,
в которой можно вводить и редактировать текст как обычной, так и
концевой сноски (см. раздел "Использование панели сносок" далее в этой
главе).
В режиме разметки страницы курсор переместится в нижнюю часть
страницы для ввода текста обычной сноски (см. рис. 29.1). Если
требуется вставить концевую сноску, курсор будет перемещен в конец документа.
Символ сноски появляется перед текстом сноски автоматически.
6. Введите текст сноски.
7. В режиме обычного просмотра для продолжения работы с основным
текстом нажмите клавишу <F6>, не закрывая панели сносок, или сделайте
щелчок в любом месте окна, где расположен основной текст. Если
панель сносок более не нужна, то для ее закрытия нажмите кнопку Закрыть
(Close) или выберите команду Вид, Сноски (View, Footnotes).
25*
748
Часть VI. Обработка больших документов
В режиме просмотра разметки страницы для того, чтобы вернуть курсор
в то место, где устанавливался символ сноски, нажмите комбинацию
клавиш <Shift>+<F5>. Можно также сделать щелчок в любом месте
основного окна. В этом случае курсор, как обычно, окажется на месте указателя
мыши.
Вставка дополнительных символов сносок
Можно вставить один и тот же символ сноски в нескольких местах
документа, так что все эти символы будут указывать на один и тот текст сноски.
Такой прием называется множественными сносками.
Чтобы ввести дополнительный символ сноски, указывающий на сноску,
которая уже имеется в документе:
1. Установите курсор в позицию, где должен быть установлен символ сноски,
и выберите команду Вставка, Перекрестная ссылка (Insert, Cross-Refe-
rence). Появится диалоговое окно Перекрестные ссылки (Cross-Reference)
(рис. 29.3).
Рис. 29.3. Диалоговое окно
Перекрестные ссылки
2. В списке Тип ссылки (Reference Type) выберите вариант Сноска или
Концевая сноска.
3. В списке Вставить ссылку на (Insert Reference To) выберите вариант
Номер сноски (Footnote Number) или Номер концевой сноски (Endnote Number).
( Замечание J
В этом списке присутствуют два аналогичных варианта: Номер сноски и
Номер сноски (форм.). В первом случае символ сноски вставляется как обычный
текст, а во втором — в формате, установленном для символов сносок.
4. В списке Для какой сноски (For Which Footnote) или Для какой концевой
сноски (For Which Endnote) выделите ту, на которую нужно сослаться.
5. Сбросьте флажок Вставить как гиперссылку (Insert as Hyperlink).
Глава 29. Сноски
749
6. Если установить этот флажок, то символ сноски будет являться
гиперссылкой на текст сноски.
7. Сбросьте флажок Добавить слово выше или ниже (Insert above/below).
Если установить этот флажок, то после символа сноски просто появится
слово "выше" или "ниже" в зависимости от того, где фактически
располагается текст сноски по отношению к вставляемому символу сноски.
8. Нажмите кнопку Вставить (Insert).
9. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
С Замечание ^
Word не позволяет делать сноску к сноске. Если в текст сноски попытаться
вставить сноску с помощью команды Вставка, Сноска (Insert, Footnote), то в
начале текста сноски появится просто еще один символ сноски, причем тот же
самый. Однако, используя описанный выше прием, можно в текст сноски
включить символ сноски, указывающий на другую сноску.
Вставка символа сноски с помощью кода поля
Фактически при вставке символа сноски при помощи диалогового окна
Перекрестные ссылки (Cross-Reference), описанного в предыдущем разделе,
в документ вставляется специальное поле с кодом noteref. Можно вставить
символ сноски, ссылающийся на уже имеющийся в документе текст сноски,
с помощью диалогового окна Поле (Field). Для этого:
1. Выделите в тексте документа уже имеющийся символ сноски.
2. Определите закладку, указывающую на этот символ сноски.
3. Выберите команду Вставка, Поле (Insert, Field). Появится диалоговое
окно Поле (Field), приведенное на рис. 29.4.
Рис. 29.4. Диалоговое
окно Поле
750
Часть VI. Обработка больших документов
4. В списке Категории (Categories) выделите вариант Связи и ссылки (Links
and References).
5. В списке Поля (Fields) выделите вариант NoteRef.
6. Нажмите кнопку Параметры (Options). Появится диалоговое окно
Параметры поля (Field Options).
7. Раскройте вкладку Закладки (Boolmarks).
8. В списке Имя (Name) выделите имя закладки, определенной на шаге 2.
9. Нажмите кнопку Добавить (Add).
10. Раскройте вкладку Ключи (Switches).
11. В списке Ключи (Switches) выделите ключ.
12. При выделении ключа внизу диалогового окна появляется описание его
действия.
13. Нажмите кнопку Добавить (Add).
14. Нажмите кнопку ОК.
15. Диалоговое окно Параметры поля (Field Options) закроется, а в поле
ввода Код поля (Field code) появится сформированный код поля noteref.
16. Нажмите кнопку ОК.
Просмотр и редактирование сносок
Существуют три основных приема просмотра текста сносок:
□ Во всплывающем окне
□ На панели сносок
□ В режиме разметки страницы
Просмотр текста сноски во всплывающем окне
Если подвести указатель мыши к символу сноски, то через некоторое время
(1—2 секунды) появится окно, в котором будет отображаться текст сноски
(рис. 29.5). Это, очевидно, самый простой и быстрый способ просмотра текста
сноски. Однако при его использовании следует иметь в виду, что:
□ Всплывающее окно появляется только для тех символов сноски,
которые были вставлены с помощью диалогового окна Сноски (Footnote and
Endnote) (см. рис. 29.2). К символам сноски, вставленным с помощью
диалоговых окон Перекрестные ссылки (Cross-References) и Поле (Field)
этот прием не применим.
О Во всплывающем окне отображается только текст сноски, без учета
форматирования. Вставленные в текст сноски объекты (например, рисунки)
не отображаются.
Глава 29. Сноски
751
П Отображаемый во всплывающем окне текст сноски можно только
просматривать, но нельзя редактировать.
Рис. 29.5. Просмотр текста сноски во всплывающем окне
Использование панели сносок
Для просмотра и редактирования текста сносок в обычном режиме
просмотра документа используется панель сносок (рис. 29.6).
Рис. 26.6. Документ с открытой панелью сносок
752
Часть VI. Обработка больших документов
Панель сносок открывается одним из следующих способов:
□ Автоматически при вставке сноски с помощью диалогового окна Сноски
(Footnote and Endnote)
□ Если выполнить двойной щелчок по символу сноски в тексте документа
□ Если выбрать команду Вид, Сноски (View, Footnote and Endnote)
□ Если переместить вниз вешку разбивки на вертикальной линейке
прокрутки при нажатой клавише <Shift>
Панель сносок закрывается одним из следующих способов:
□ Выбрать команду Вид, Сноски (View, Footnote and Endnote) при открытой
панели сносок
□ Нажать кнопку Закрыть (Close) на панели сносок
□ Выполнить двойной щелчок по символу сноски на панели сносок
□ Выполнить двойной щелчок по линии разбивки в любом месте
□ Переместить вниз линию разбивки, так чтобы уменьшить высоту панели
сносок до нуля
Если панель сносок открыта, то при перемещении по основному тексту
документа с помощью вертикальной линейки прокрутки содержимое панели
сносок будет обновляться. В ней будут отображаться тексты тех сносок,
символы которых в настоящий момент присутствуют в окне с основным
текстом.
Форматирование и редактирование текста сносок
Текст в сносках можно редактировать и форматировать, как и любой другой.
Для этого необходимо пользоваться линейкой, панелями инструментов и
командами меню. В текст сноски можно вставлять любые объекты, в
частности рисунки.
В обычном режиме просмотра, в режиме просмотра структуры и в режиме
просмотра Web-документа текст сноски редактируется на панели сносок.
В режиме разметки страницы текст сноски виден непосредственно и
редактируется, как и обычный текст.
В режиме просмотра схемы документа текст сноски редактировать нельзя,
его можно только просматривать во всплывающем окне.
( Замечание ^
Символ сноски, который автоматически появляется в начале текста сноски при
вставке сноски, является обычным символом. Его можно форматировать,
редактировать и даже удалять как и всякий другой символ текста сноски.
Глава 29. Сноски
753
Изменение стиля текста и символа сноски
Форматирование символов сноски и текста сноски определяется
назначенным им стилем. По умолчанию эти стили называются, соответственно,
"Знак сноски" и "Текст сноски". Чтобы изменить внешний вид всех сносок
одного типа, назначив новый стиль для их текста и символов:
1. Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style) и в раскрывающемся
списке Стили (Styles list) выберите стиль, который вы хотите изменить.
2. Нажмите кнопку Изменить (Modify), затем нажмите кнопку Формат
(Format) и выберите нужную команду из предложенных.
3. В открывшемся диалоговом окне установите нужные параметры и
нажмите кнопку ОК.
4. Повторите эти действия для всех элементов формата, которые требуется
изменить.
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в окно Стиль (Style). Для
завершения процесса изменения стиля нажмите кнопку Закрыть (Close).
Изменение символа сноски
В рассмотренных выше методах оформления сносок предполагалось
использование принятой по умолчанию системы нумерации символов сносок.
Эта система используется, если в диалоговом окне Сноски (Footnotes and
Endnotes) в группе Нумерация (Numbering) выбран переключатель
Автоматическая (AutoNumber). В этом случае символы обычных сносок будут
выглядеть как числа, записанные арабскими цифрами (1, 2, 3 и т. д.), а символы
концевых сносок — как числа, записанные римскими цифрами (i, ii, iii
и т. д.).
Использование этой системы обеспечит также автоматическое изменение
порядковых номеров символов сносок при их добавлении, удалении,
перемещении и копировании.
При создании сносок вид их символов можно при желании изменять. Для
этого в группе Нумерация (Numbering) диалогового окна Сноски (Footnotes
and Endnotes) нужно выбрать переключатель Другая (Custom Mark).
В текстовом окне Другая (Custom Mark) можно ввести до десяти символов
(таких как звездочки или крестики). Если нажать кнопку Символ (Symbol),
то откроется диалоговое окно Символ (Symbol), в котором можно выбрать
символ сноски.
Символы сносок, отличные от стандартных, не обновляются автоматически,
но они не оказывают влияния на автоматическое изменение порядковых
номеров стандартных символов.
754
Часть VI. Обработка больших документов
Чтобы изменить существующий символ сноски:
1. Выделите символ сноски.
2. Выберите команду Вставка, Сноска (Insert, Footnotes and Endnotes).
3. В группе Нумерация (Numbering) выберите переключатель Другая (Custom
Mark).
4. Введите новый символ в текстовом окне Другая (Custom Mark).
5. Нажмите кнопку ОК.
В режиме обычного просмотра на экране появится панель сносок с
новым символом сноски. Для продолжения работы с документом нажмите
кнопку Закрыть (Close).
В режиме просмотра разметки страницы на экране будет отображена
нижняя часть страницы. В этом случае для продолжения работы с
документом нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<F5>.
Поиск сносок
В большом документе часто возникает необходимость найти нужную сноску
и перейти к ней, например, чтобы отредактировать текст сноски. Найти
нужную сноску и перейти к ней можно одним их трех способов:
П С помощью вкладки Перейти (Go to) диалогового окна Найти и заменить
(Find and Replace)
□ С помощью вкладки Найти (Find) диалогового окна Найти и заменить
□ С помощью кнопки выбор объекта перехода на вертикальной линейке
прокрутки
Чтобы перейти к нужной сноске с помощью меню:
1. Выберите команду Правка, Перейти (Edit, Go To) или нажмите клавишу
<F5>. Откроется вкладка Перейти диалогового окна Найти и заменить
(рис. 29.7).
2. В списке Объект перехода (Go to What) выберите вариант Сноска или
Концевая сноска и в текстовом окне введите ее номер.
Рис. 29.7. Вкладка
Перейти диалогового
окна Найти и заменить
Глава 29. Сноски
755
3. Нажмите кнопку Перейти (Go To).
В результате курсор будет установлен на указанный символ сноски.
Для перехода от одной сноски к другой можно пользоваться кнопками
Следующий (Next) и Предыдущий (Previous) на вкладке Перейти диалогового
окна Найти и заменить.
С Замечание )
Кнопки Следующий и Предыдущий становятся доступными только в том
случае, если был выполнен переход к символу сноски, имеющему стандартную
нумерацию.
Для поиска сноски с помощью меню:
1. Выберите команду Правка, Найти (Edit, Find).
2. Установите курсор в текстовое поле Найти (Find What).
3. Нажмите кнопку Больше (More).
4. Нажмите кнопку Специальный (Special).
5. Выберите из раскрывающегося списка строку Знак сноски (Footnote
Mark) или Знак концевой сноски (Endnote Mark).
6. После этого нажимайте кнопку Найти далее (Find Next), пока не найдете
нужной сноски.
7. Для закрытия диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace)
нажмите кнопку Отмена (Cancel).
Переходить от сноски к сноске можно также с помощью кнопок Выбор
объекта перехода и кнопок с двойными стрелками, которые расположены в
нижней части вертикальной линейки прокрутки. Для этого:
1. Нажмите кнопку Выбор объекта перехода (Select Browse Object).
Появится палитра для выбора объекта перехода (рис. 29.8).
Рис. 29.8. Палитра
для выбора объекта перехода
2. Выберите вид объекта перехода. Обычным сноскам соответствует третий
вариант в первом ряду (рис. 29.8).
В результате у кнопок с двойными стрелочками (они находятся выше и
ниже кнопки выбор объекта перехода) появятся всплывающие подсказки:
предыдущая сноска и следующая сноска, соответственно.
756
Часть VI. Обработка больших документов
3. Нажмите кнопку предыдущая сноска, чтобы перейти к ближайшему
символу сноски, предшествующему текущему положению курсора в тексте.
Соответственно, кнопка следующая сноска вызывает переход к символу
сноски, следующему за текущим положением курсора.
Копирование, перемещение
и удаление сносок
При копировании, перемещении или удалении концевой или обычной
сноски все операции производятся только с символом сноски, при этом
соответствующая операция с текстом сноски производится автоматически. При
таких же операциях с текстом сносок символы сносок остаются на прежних
местах, без каких бы то ни было изменений.
Если пользователь удаляет, перемещает или копирует символ сноски,
имеющий стандартную нумерацию, Word автоматически восстанавливает порядок
нумерации всех символов сносок, имеющих стандартную нумерацию.
Символы сносок, имеющие нестандартную нумерацию, не изменяются.
Чтобы скопировать или переместить сноску с помощью команд меню:
1. Выделите символ ссылки сноски, расположение которой вы хотите
изменить.
2. Если вы хотите скопировать сноску, то выберите команду Правка,
Копировать (Edit, Copy) или нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели
инструментов Стандартная (Standard).
Если вы хотите переместить сноску, то выберите команду Правка,
Вырезать (Edit, Cut) или нажмите кнопку Удалить (Cut) на панели
инструментов Стандартная.
3. Установите курсор в новое месторасположение сноски.
4. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste) или нажмите кнопку
Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная.
Чтобы выполнить копирование или перемещение с помощью мыши:
1. Выделите символ сноски, расположение которой вы хотите изменить.
2. Для перемещения сноски перетащите выделенный символ к новому месту
и отпустите кнопку мыши.
Для копирования сноски перетащите выделенный символ к тому месту,
где должна быть копия сноски, при нажатой клавише <Ctrl>.
( Замечание ^
При копировании или перемещении символа сноски, имеющего стандартную
нумерацию, все символы сносок перенумеровываются заново.
Глава 29. Сноски
757
Чтобы удалить обычную или концевую сноску, нужно выделить ее символ и
нажать клавишу <Delete> или <Backspace>. При удалении символа сноски
текст сноски удаляется автоматически. Дополнительные символы сноски,
которые указывали на удаленную сноску, автоматически не удаляются,
поэтому их нужно удалить вручную. При удалении текста сноски ее символ
остается в основном тексте на прежнем месте.
Чтобы удалить сразу все концевые или обычные сноски в документе:
1. Выберите команду Правка, Заменить (Edit, Replace).
2. В диалоговом окне Найти и заменить нажмите кнопку Специальный.
3. Выберите из раскрывающегося списка элемент Знак сноски или Знак
концевой сноски.
4. Удалите все символы из текстового поля Заменить на (Replace With).
5. Нажмите кнопку Заменить все (Replace All).
6. Для закрытия диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку
Закрыть.
Преобразование сносок
Word позволяет преобразовать обычные сноски в концевые и наоборот. Это
можно сделать как со всеми сносками в документе, так и выборочно.
Чтобы преобразовать все сноски:
1. Выберите команду Вставка, Сноска (Insert, Footnotes and Endnotes).
2. Нажмите кнопку Параметры (Options). В открывшемся диалоговом окне
Параметры сносок (Note Options) нажмите кнопку Заменить (Convert).
3. В диалоговом окне Преобразование сносок (Convert Notes) выберите
нужный параметр (рис. 29.9)
Рис. 29.9. Диалоговое окно
Преобразование сносок
4. Для закрытия диалогового окна Преобразование сносок нажмите кнопку ОК.
5. Для закрытия диалогового окна Параметры сносок нажмите кнопку ОК.
6. Чтобы закрыть диалоговое окно Сноски, нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы преобразовать только некоторые сноски:
1. Откройте панель сносок.
758
Часть VI. Обработка больших документов
2. В раскрывающемся списке в верхней части панели сносок выберите
строку Все сноски (All Footnotes) или Все концевые сноски (All Endnotes).
3. Выделите сноски, которые вы хотите преобразовать.
4. Для вызова контекстного меню выполните щелчок правой кнопкой мыши.
5. Выберите команду Преобразовать в сноску (Convert to Footnote) или
Преобразовать в концевую сноску (Convert to Endnote).
Настройка параметров сносок
Пользователь может изменить установленные по умолчанию параметры
сносок, причем несколькими способами.
Настройке подлежат следующие параметры сносок:
□ Вид разделителя сносок
□ Вид продолжения сноски на следующей странице
□ Место размещения сносок в документе
□ Способ нумерации сносок
Кроме того, можно изменять сам символ сноски, а также формат символа
сноски и текста сноски (см. раздел "Просмотр и редактирование сносок"
ранее в этой главе).
Настройка разделителя сносок
Концевые и обычные сноски отделяются от основного текста документа
разделительной линией, которая называется разделитель сносок.
Для настройки разделителя сносок:
1. В обычном режиме просмотра откройте панель сносок.
2. В раскрывающемся списке в верхней части панели сносок выберите
строку Все сноски (All Footnotes) или Все концевые сноски (All Endnotes).
3. Для редактирования разделителя сносок в раскрывающемся списке в
верхней части панели сносок выберите строку Разделитель сноски (Footnote
Separator) или Разделитель концевой сноски (Endnote Separator).
По умолчанию разделитель сноски представляет собой горизонтальную
линию длиной два дюйма. Можно добавить к началу или к концу этой
линии любые символы, коды полей, удалить ее вообще или оставить без
изменений.
4. Для закрытия панели сносок нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы вернуться к установкам для разделителей по умолчанию, выполните
действия, предусмотренные в пунктах 1—3 описанной выше процедуры, и
Глава 29. Сноски
759
нажмите кнопку Сброс (Reset). Для закрытия панели сносок нажмите кнопку
Закрыть.
Настройка продолжения сносок
Если текст сноски не помещается на одной странице, Word автоматически
переносит часть текста сноски на следующую страницу. Такая операция
называется продолжение сноски. При этом текст продолжения сноски
отделяется от основного текста разделителем продолжения сноски, а в конце первой
части текста сноски может быть помещено уведомление о продолжении.
Для настройки разделителя продолжения сносок и уведомления о
продолжении:
1. В обычном режиме просмотра откройте панель сносок.
2. В раскрывающемся списке в верхней части панели сносок выберите
строку Все сноски (АН Footnotes) или Все концевые сноски (All Endnotes).
3. Для редактирования разделителя продолжения сносок в раскрывающемся
списке в верхней части панели сносок выберите строку Разделитель
продолжения сноски (Footnote Continuation Separator) или Разделитель
продолжения концевой сноски (Endnote Continuation Separator).
4. Разделителем продолжения сноски является линия, отделяющая текст
документа от той части текста сноски, которая не поместилась на
предыдущей странице. Редактировать ее можно точно так же, как и обычный
разделитель.
5. Для редактирования уведомления о продолжении сносок в
раскрывающемся списке в верхней части панели сносок выберите строку
Уведомление о продолжении сноски (Footnote Continuation Notice) или Уведомление
о продолжении концевой сноски (Endnote Continuation Notice).
6. Введите и отформатируйте текст уведомления о продолжении.
7. Для закрытия панели сносок нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы вернуться к установкам для разделителей продолжения по
умолчанию, выполните действия, предусмотренные в пунктах 1—5 описанной выше
процедуры, и нажмите кнопку Сброс (Reset). Для закрытия панели сносок
нажмите кнопку Закрыть.
Настройка размещения сносок
По умолчанию обычные сноски появляются в нижней части той страницы,
на которой находятся их символы. Если текст занимает не всю страницу, то
можно задать режим вывода сносок, при котором они будут размещаться
непосредственно после текста.
760
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 29.10. Вкладка Сноски диалогового Рис. 29.11. Вкладка Концевые сноски
окна Параметры сносок диалогового окна Параметры сносок
Концевые сноски по умолчанию появляются в конце документа. По
желанию пользователя можно установить режим их вывода в конце каждого
раздела или в конце некоторых разделов.
Чтобы изменить месторасположение сноски:
1. Выберите команду Вставка, Сноска (Insert, Footnotes and Endnotes).
2. Нажмите кнопку Параметры (Options). Появится диалоговое окно
Параметры сносок (Note Options).
3. Раскройте вкладку Сноски (All Footnotes) (рис. 29.10) или вкладку
Концевые сноски (All Endnotes) (рис. 29.11).
4. В раскрывающемся списке Положение (Place At) выберите один из
следующих параметров:
• Внизу страницы (Bottom of Page). Размещает обычные сноски внизу той
страницы, где расположены их символы (установка по умолчанию)
• Внизу текста (Beneath Text). Размещает обычные сноски после
последней строки основного текста документа. Этот стиль уместен, когда
основной текст намного короче страницы
• В конце раздела (End of Section). Размещает концевые сноски в конце
раздела
• В конце документа (End of Document). Размещает концевые сноски
в конце документа
5. Нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Закрыть.
Настройка нумерации сносок
Чтобы изменить порядок нумерации сносок:
1. Выберите команду Вставка, Сноска (Insert, Footnotes and Endnotes).
Глава 29. Сноски
761
2. Нажмите кнопку Параметры (Options). Появится диалоговое окно
Параметры сносок (Note Options) (рис. 29.10 и 29.11).
3. Раскройте вкладку Сноски (All Footnotes) или Концевые сноски (All
Endnotes).
4. Введите вручную или с помощью счетчика новый номер в текстовом окне
Начать с (Start At).
5. Выберите один из следующих параметров:
• Продолжить (Continuous). Непрерывная, сквозная нумерация для всего
документа
• Начинать в каждом разделе (Restart Each Section). Новая нумерация
для каждого нового раздела документа
• Начинать на каждой странице (Restart Each Page). Новая нумерация
для каждой новой страницы документа (только для обычных сносок)
6. Нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Закрыть.
ГЛАВА 30
Указатели и оглавления
Всякий большой документ нуждается во вспомогательных информационных
средствах, которые облегчают чтение и поиск информации в нем. Самые
распространенные среди них — следующие:
□ Составление оглавления, в котором перечисляются заголовки, возможно
с указанием номеров страниц
□ Составление предметного указателя, или индекса, в котором
перечисляются ключевые термины данного документа
Используются также списки иллюстраций, таблиц и т. п. Составление
такого рода списков вручную для большого документа — очень трудоемкий
процесс, который часто приводит к ошибкам. Word содержит специальные
средства, которые позволяют автоматически или полуавтоматически собрать
оглавление, указатель или специальный список для большого документа и
автоматически обновлять их при изменении документа.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
О Автоматическое и полуавтоматическое создание оглавлений
О Подготовка документа для автоматической сборки предметного указателя
□ Сборка предметного указателя
□ Сборка различных специальных списков, например, списков названий
таблиц или рисунков
Основные понятия
Оглавлением называется список заголовков данного документа,
перечисленных в том порядке, в котором они встречаются в документе. Как правило,
в оглавление включаются все заголовки определенного уровня. Например,
в оглавлении данной книги перечислены названия частей, глав, разделов и
Глава 30. Указатели и оглавления
763
подразделов, а заголовки более низких уровней не перечислены. Обычно
для каждого заголовка указывается фактический номер страницы, на
которой он находится.
Указателем (или индексом) называется список слов и выражений,
встречающихся в данном документе и имеющих в нем особое значение.
Например, в данной книге имеется указатель специальных терминов (такой
указатель обычно называется предметным указателем). Бывают также указатели
собственных имен, географических названий, а также другие указатели в
зависимости от специфики большого документа.
Как правило, слова и выражения в указателе перечислены в алфавитном
порядке. Например, в предметном указателе этой книги перечислены
сначала все английские специальные термины в порядке латинского алфавита,
а затем все русские термины в порядке кириллического алфавита.
Обычно для каждого элемента указателя указываются фактические номера
страниц, на которых он встречается.
Указатели встречаются одноуровневые и многоуровневые. В одноуровневом
указателе все элементы равноправны и расположены в алфавитном порядке.
В многоуровневом указателе элементы верхнего уровня могут иметь
подчиненные элементы нижнего уровня, которые расположены непосредственно
после элемента верхнего уровня и также перечислены в алфавитном
порядке. Например, в данной книге используется двухуровневый указатель.
Специальным списком называется список некоторых объектов данного
документа, перечисленных в том порядке, в котором они встречаются в документе.
Например, используются списки названий таблиц, названий иллюстраций и
других названий. Обычно для каждого названия указывается фактический
номер страницы, на которой оно находится. Специальные списки являются
частными случаями оглавлений (см. главу 32).
Оглавления
Обычно оглавление представляет собой список, в каждой строке которого
слева расположен заголовок, справа — номер страницы, а пространство
между ними заполнено так называемым заполнителем. Номера страниц и
заполнители могут отсутствовать. Пример оглавления приведен на рис. 30.1.
По умолчанию Word автоматически строит оглавление, состоящее из
гиперссылок. Если щелкнуть по элементу оглавления, то произойдет переход в
соответствующее место документа. Для печатной копии документа это не
имеет значения, а в электронном документе является новым и очень
удобным средством.
Существуют три основных способа сборки оглавления. Так, в оглавление
можно включить:
764
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 30.1. Пример оглавления
П Тексты заголовков, к которым применены встроенные стили
"Заголовок!" (Headingl), "Заголовок2" (Heading2) и т. д. вплоть до "Заголовок9"
(Heading9). Этот способ самый простой. Оглавление создается полностью
автоматически, однако при этом предполагается, что все элементы
оглавления, и только они, помечены встроенными стилями заголовков (см.
главу 10).
□ Абзацы, имеющие определенные стили. Этот способ несколько сложнее,
так как требует предварительной настройки параметров оглавления. При
этом, также как и в первом случае, предполагается, что к элементам
оглавления, и только к ним, применены нужные стили.
□ Произвольные фрагменты текста. Это делается с помощью специальных
кодов полей. Последний способ самый гибкий, но и самый трудоемкий,
так как нужно вручную отметить в тексте каждый элемент оглавления.
С Замечание ^
Можно комбинировать различные способы сборки оглавлений. В документе
может быть сколько угодно оглавлений, причем собранных разными способами.
Создание оглавления из заголовков
Чтобы собрать оглавление из заголовков, к которым применены
соответствующие встроенные стили заголовков:
Глава 30. Указатели и оглавления
765
1. Поместите курсор в то место документа, где должно появиться оглавление.
Если оглавление создается для главного документа, то нужно
переключиться в режим просмотра главного документа, и курсор не должен
находиться во вложенном документе.
2. Отключите отображение скрытого текста и кодов полей, чтобы при
создании оглавления документ был разбит на страницы правильным образом.
3. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and
Tables). Появится диалоговое окно Оглавление и указатели (Index and Tables).
4. Раскройте вкладку Оглавление (Table of Contents) (рис. 30.2).
Рис. 30.2. Вкладка Оглавление диалогового окна
Оглавление и указатели
5. Выделите один из семи форматов оглавления в списке Форматы
(Formats). При этом пример оформления оглавления будет отображаться
в верхней части вкладки Оглавление на схемах Образец печатного
документа (Print Preview) и Образец Web-документа (Web Preview).
6. Установите флажок Показать номера страниц (Show Page Numbers), чтобы
в оглавлении присутствовали номера страниц. Кроме того, становится
доступным флажок Номера страниц по правому краю (Right Align Page
Numbers).
7. Установите флажок Номера страниц по правому краю (Right Align Page
Numbers), чтобы выровнять номера страниц вправо. Теперь становится
доступным раскрывающийся список Заполнитель (Tab Leader).
766
Часть VI. Обработка больших документов
8. В списке Заполнитель (Tab leader) выделите стиль заполнителя
пространства между заголовком и номером страницы в оглавлении. Это
могут быть точки, дефисы, сплошная линия или заполнитель может
отсутствовать.
9. В счетчике Уровни (Show Levels) установите уровень заголовка. В
оглавлении будут присутствовать все заголовки, начиная с уровня 1 и до
указанного уровня включительно.
10. Нажмите кнопку ОК. Word заново разобьет документ на страницы и
соберет оглавление.
Если в документе к фактическим заголовкам не применен один из
встроенных стилей заголовков, то такие заголовки не попадут в автоматически
собранное оглавление. В этом случае нужно назначить заголовкам
соответствующий стиль и обновить оглавление или построить его заново.
Чтобы назначить абзацу встроенный стиль заголовка, нужно поместить
курсов в этот абзац. Воспользуйтесь одним из следующих способов:
□ Выберите нужный стиль заголовка из раскрывающегося списка Стиль на
панели инструментов Форматирование.
П Нажмите клавиши <Alt>+<Shift>+<<-> или <Alt>+<Shift>+<->>, чтобы
применить к абзацу стиль заголовка и одновременно повысить или
понизить его уровень.
□ Выберите команду Формат, Стиль (Format, Style), выделите нужный
стиль заголовка в списке Стиль и нажмите кнопку Применить (Apply).
□ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Alt>+<l>, <Ctrl>+<Alt>+<2>
или <Ctrl>+<Alt>+<3>, чтобы назначить абзацу стиль "Заголовок 1",
иЗаголовок2" или "ЗаголовокЗ", соответственно.
Создание оглавления на основе стилей
Заголовки в большом документе всегда целесообразно форматировать с
помощью встроенных стилей "ЗаголовокГ—"Заголовок9", переопределяя их,
если нужно. Это не только упрощает сборку оглавления, но и позволяет
правильно работать со структурой документа.
Однако механизм автоматической сборки оглавления можно применить не
только для создания настоящего оглавления, но для создания других
списков, построенных по принципу оглавления. Например, если в документе
все таблицы имеют названия, отформатированные каким-то одним стилем,
то можно создать список названий таблиц с указанием номеров страниц.
Чтобы собрать оглавление из всех абзацев, к которым применены
определенные стили:
1. Поместите курсор в то место документа, где должно появиться оглавление.
Глава 30. Указатели и оглавления
767
2. Отключите отображение скрытого текста и кодов полей, с тем, чтобы
при создании оглавления документ был разбит на страницы
правильным образом.
3. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and
Tables).
4. Раскройте вкладку Оглавление (Table of Contents) (см. рис. 30.2).
5. Нажмите кнопку Параметры (Options). Появится диалоговое окно
Параметры оглавления (Table of Contents Options) (рис. 30.3).
Рис. 30.3. Диалоговое
окно Параметры
оглавления
6. Установите флажок стили (Styles) и снимите флажок поля элементов
оглавления (Table Entry Fields).
7. Для каждого стиля, перечисленного в списке Доступные стили (Available
Styles), в соответствующем текстовом поле Уровень (ТОС Level) укажите
уровень:
• Число от 1 до 9, если абзацы этого стиля должны присутствовать
в оглавлении
• Оставьте это поле пустым, если абзацы не должны присутствовать
в оглавлении
8. Когда закончите выбор стилей элементов, включаемых в оглавление,
нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно Параметры оглавления будет закрыто.
9. Выделите один из семи форматов оглавления в списке Форматы (Formats).
При этом пример оформления оглавления будет отображаться на схемах
Образец печатного документа (Print Preview) и Образец Web-документа
(Web Preview).
10. Установите флажок Показать номера страниц (Show Page Numbers), чтобы
в оглавлении присутствовали номера страниц.
Если этот флажок установлен, то доступен флажок Номера страниц по
правому краю (Right Align Page Numbers).
11. Установите флажок Номера страниц по правому краю (Right Align Page
Numbers), чтобы выровнять номера страниц вправо.
768
Часть VI. Обработка больших документов
Если этот флажок установлен, то доступен раскрывающийся список
Заполнитель (Tab Leader).
12. В списке Заполнитель (Tab leader) выделите стиль заполнителя
пространства между элементом оглавления и номером страницы в
оглавлении. Это могут быть точки, дефисы, сплошная линия или заполнитель
может отсутствовать.
13. В счетчике Уровни (Show Levels) установите уровень элементов,
включаемых в оглавление. В оглавлении будут присутствовать все абзацы, для
которых в диалоговом окне Параметры оглавления был установлен
определенный уровень, начиная с уровня 1 и до указанного уровня
включительно.
14. Нажмите кнопку ОК. Word заново разобьет документ на страницы и
соберет оглавление.
( Замечание ^
При заполнении списка Доступные стили (Available Styles) в диалоговом окне
Параметры оглавления можно задать пустое значение уровня для
встроенных стилей заголовков, а можно оставить имеющееся. В первом случае
заголовки не попадут в собираемое оглавление, а во втором случае обычные
заголовки будут присутствовать в собираемом оглавлении наряду с абзацами,
помеченными специальными стилями.
Создание оглавления с помощью кодов полей
Иногда бывает нужно включить в оглавление элемент, к которому не
применен встроенный стиль заголовка или какой-нибудь другой специальный
стиль. В таком случае придется вручную вставить код поля элемента
оглавления {тс}. Word собирает в оглавление эти помеченные вручную элементы,
наряду с элементами, к которым применены встроенные стили заголовков.
Чтобы вставить в документ код поля элемента оглавления:
1. Поместите курсор в то место документа, где нужно пометить элемент
оглавления.
2. Выберите команду Вставка, Поле (Insert, Field). Появится диалоговое
окно Поле (Field) (рис. 30.4).
3. В списке Категории (Categories) выберите Оглавление и указатели (Index
and Tables).
4. В списке Поля (Field Names) выберите тс.
5. В поле ввода Код поля (Field Codes) после кода поля тс введите текст
элемента оглавления в кавычках, затем ключ \1 и номер уровня (от 1 до 9),
к которому должен относиться этот элемент.
6. Нажмите кнопку ОК.
Глава 30. Указатели и оглавления
769
Рис. 30.4. Диалоговое окно
Поле
( Замечание ^
Можно избежать ошибок ввода и сэкономить время, если сначала выделить и
скопировать в Буфер обмена тот текст, который нужно вставить в код поля.
Другой способ вставки кода поля состоит в том, чтобы нажать клавиши
<Ctrl>+<F9> для вставки пары символов кода поля и непосредственно
ввести код поля.
После того как в документ вставлены поля для всех элементов, можно
собрать оглавление (см. раздел "Создание оглавления на основе стилей" ранее
в этой главе) за одним исключением. На шаге 6 установите флажок поля
элементов оглавления (Table Entry Fields). Если при этом установить флажок
стили (Styles), то оглавление будет собрано как из элементов, помеченных
полем тс, так и из абзацев, имеющих указанные стили. Если снять этот
флажок, то в оглавление будут включены только элементы, помеченные
полем тс.
( Замечание )
Поле с кодом тс отформатировано как скрытый текст, поэтому шаг 2 указанной
процедуры вставки оглавления нельзя пропускать.
Форматирование и обновление оглавления
Каждый уровень элементов оглавления отформатирован с помощью
соответствующего стиля: "Оглавление 1", "Оглавление 2" и т. д. Переопределяя
эти стили, можно переформатировать оглавление, причем это
форматирование будет сохраняться при обновлении оглавления.
770
Часть VI. Обработка больших документов
Чтобы переопределить стили форматирования элементов оглавления:
1. Поместите курсор в оглавление.
2. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and
Tables).
3. Раскройте вкладку Оглавление (Table of Contents) (см. рис. 30.2).
4. Нажмите кнопку Изменить (Modify). Появится диалоговое окно Стиль
(Style) (рис. 30.5). Оно аналогично стандартному окну Стиль за тем
исключением, что в данном случае будут доступны только стили
оформления оглавления: Оглавление 1, ..., Оглавление 9 (ТОС 1, ..., ТОС 9),
которые применяются к элементам оглавления соответствующего уровня.
Рис. 30.5. Диалоговое окно Стиль
5. Выделите в списке Стили (Styles) тот стиль, который нужно изменить.
6. Нажмите кнопку Изменить (Modify). Появится диалоговое окно
Изменение стиля (Modify Style) (рис. 30.6). Оно аналогично стандартному окну
Изменение стиля за тем исключением, что список Тип стиля (Style type)
будет недоступен. Это объясняется тем, что стили оформления оглавления
"Оглавление Iм, ..., "Оглавление 9" (ТОС 1, ..., ТОС 9), являются
встроенными стилями абзаца, их нельзя удалить и нельзя поменять их тип.
7. Нажмите кнопку Формат (Format) и измените стиль (см. главу 10).
8. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Изменение стиля.
9. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Стиль.
10. В диалоговом окне Оглавление и указатели нажмите кнопку Отмена.
Глава 30. Указатели и оглавления
771
4 Рис. 30.6. Диалоговое окно
Изменение стиля
^ Рис. 30.7. Диалоговое окно
Обновление оглавления
При редактировании документа могут измениться номера страниц, на
которых находятся элементы оглавления. Чтобы учесть эти изменения,
оглавление нужно обновить. Для этого:
1. Отключите отображение скрытого текста и кодов полей, с тем, чтобы при
обновлении списка документ был разбит на страницы правильным образом.
2. Поместите курсор в оглавление.
3. Нажмите клавишу <F9> или щелкните правой кнопкой мыши и в
контекстном меню выберите команду Обновить поле (Update Field).
Появится диалоговое окно Обновление оглавления (Update Table of Contents)
(рис. 30.7).
4. Если в документе менялся только текст и не менялись заголовки, то
выберите параметр обновить только номера страниц (Update page numbers
only), в противном случае выберите параметр обновить целиком (Update
entire table).
5. Нажмите кнопку ОК.
С Замечание ^
При обновлении оглавления сохраняется его форматирование, заданное с
помощью стилей. Если оглавление было отформатировано вручную, то при
обновлении только номеров страниц ручное форматирование сохраняется, а при
обновлении целиком — теряется.
В некоторых случаях созданное оглавление требуется зафиксировать в виде
текста, так чтобы при обновлении полей в документе оглавление не
менялось. Например, если оглавление полностью законченного большого
документа находится в главном документе, а некоторые вложенные документы
главного документа по каким-либо причинам недоступны.
772
Часть VI. Обработка больших документов
Если в таком случае выполнить обновление полей в документе, то Word
выдаст сообщение об ошибке, поскольку не сможет обновить оглавление. Чтобы
этого не случилось, нужно выполнить операцию, которая называется разрыв
связи с полем (см. главу 14).
При разрыве связи код поля удаляется и заменяется последним значением
поля. После этого восстановить связь уже будет невозможно, и значение
поля изменяться не будет. Не следует путать эту операцию с блокировкой
поля, при которой всегда можно восстановить связь значения с кодом.
Чтобы разорвать связь, выделите все оглавление и нажмите комбинацию
клавиш <Shift>+<Ctrl>+<F9>. Оглавление, для которого разорвана связь с
полем (т. е. оглавление зафиксировано в виде текста), не может быть
обновлено. Чтобы учесть изменение документа в таком оглавлении, его придется
создать заново.
Замечание
:>
При разрыве связи элементы оглавления перестают быть гиперссылками и
преобразуются в обычный текст, так что автоматический переход к заголовку
документа становится невозможен.
Использование кода поля ТОС
Фактически, при вставке в документ оглавления, Word вставляет поле тос.
Это поле может иметь многочисленные ключи, которые определяют
различные параметры оглавления. Большая часть этих ключей может быть
определена автоматически с помощью диалогового окна Оглавление и
указатели (Index and Tables), однако некоторые возможности недоступны из этого
окна и могут быть использованы только с помощью явного задания ключей
в коде поля тос.
Ключи поля тос описаны в табл. 30.1.
Таблица 30.1. Ключи поля тос
Ключ
Описание
Пример
\а Идентификатор
\Ь Закладка
Включает в оглавление
элементы, названия которых
присвоены с помощью команды
Название (Caption), опуская
метки и номера названий
элементов
При сборке анализируется
только фрагмент документа,
помеченный указанной закладкой
{ТОС \а Таблица}—
в оглавление включаются
тексты всех названий
с меткой "Таблица"
{ТОС \Ь Часть1}—
оглавление собирается
только с учетом текста,
помеченного закладкой
"Часть 1"
Глава 30. Указатели и оглавления
773
Таблица 30.1 (продолжение)
Ключ
Описание
Пример
\с "Идентификатор"
\d "Разделители"
\f Идентификатор
\h
\1 Уровни
\п З^овни
\о "Заголовки"
То же, что ключ \а, но в
оглавление кроме текста названия
включается метка и номер
При использовании с ключом
\s указывает символы (до пяти),
которые следует использовать
для отделения
дополнительного номера (например номера
главы) от номера страницы.
Символы должны быть
заключены в кавычки. По умолчанию
используется дефис
Включает в оглавление поля
тс с заданным
идентификатором (обычно буквой)
Оформляет элементы
оглавления в виде гиперссылок
Включает в оглавление только
поля тс, номер уровня которых
не превышает указанный
Исключает из оглавления
номера страниц для элементов
всех или указанных уровней.
Чтобы включить в оглавление
номера страниц, удалите этот
ключ
Включает в оглавление
заголовки, оформленные с
помощью встроенных стилей
заголовков. Если диапазон
уровней не указан, в список будут
включены заголовки всех
уровней, используемые в данном
документе. Диапазон уровней
должен быть заключен в
кавычки
В оглавлении, собранном
полем {тос \о "1-3" \s
глава \d ":"}, номера
глав будут отделены от
номеров страниц
двоеточием (например "2:14")
Поле {тос \f t)
выполнит сборку оглавления из
полей тс типа {тс
"Элемент " \f t}
Поле {тос \h} выполнит
сборку оглавления из
всех заголовков в виде
гиперссылок
Поле {тос \1 1-4}
включит в оглавление
поля тс, которым
соответствуют уровни с
первого по четвертый. Поля
тс более низких уровней
будут опущены
Поле {тос \п 3-4}
исключает номера страниц
для элементов третьего и
четвертого уровней
Поле { тос \о "1-3" }
включит в оглавление
только заголовки,
оформленные с помощью
встроенных стилей
"Заголовок"!",
"Заголовок2" и
"ЗаголовокЗ"
774
Часть VI. Обработка больших документов
Таблица 30.1 (окончание)
Ключ
Описание
Пример
\р "Разделители"
\s Идентификатор
\t "Стиль, Уровень,
Стиль, Уровень,..."
\w
\х
\z
Указывает символы (до пяти),
которые следует использовать
для разделения элементов
оглавления и номеров
страниц. По умолчанию
используется символ табуляции с
заполнением точками.
Пользователь может указать до пяти
символов, которые должны
быть заключены в кавычки
Включает дополнительный
номер (например, номер главы)
перед номером страницы.
Главы или другие элементы
должны быть предварительно
пронумерованы с помощью поля
SEQ. Параметр ключа должен
совпадать с идентификатором
в поле SEQ
Включает в оглавление
абзацы, оформленные с помощью
нестандартных стилей. Номер
после имени каждого стиля
указывает уровень элемента
оглавления, соответствующего
этому стилю. Для включения в
оглавление и встроенных, и
нестандартных стилей можно
одновременно использовать
ключи \о и \t
Не удаляет символы
табуляции из элементов оглавления
Не удаляет символы разрыва
строки из элементов оглавления
Не отображает символы
заполнители и номера страниц в
режиме просмотра документа
Web
Поле {тос \р "--—"}
изображает элементы
оглавления в виде "Ввод
текста—53"
Если перед заголовком
каждой главы будет
вставлено поле {SEQ глава},
то номера страниц
в оглавлении, собранном
полем {тос \о "1-3"
\s глава}, будут
выглядеть как "2-14", где "2" —
номер главы
Поле {тос \t
"часть,1,глава, 2"}
включит в оглавление
абзацы, оформленные
с помощью стилей "часть"
и "глава"
Как уже отмечалось, в Word 2000 появилось нововведение — при вставке
оглавления с помощью диалогового окна Оглавление и указатели (Index and
Tables) оно вставляется в виде списка гиперссылок на соответствующие за-
Глава 30. Указатели и оглавления
775
головки и другие элементы оглавления (т. е. по умолчанию используется
ключ \ь). Это очень удобно при работе с электронной версией большого
документа, поскольку из оглавления одним щелчком можно сразу перейти к
нужному месту документа. В то же время при печати документа оглавление
выглядит как обычно, поскольку элементы оглавления отформатированы
встроенными стилями для элементов оглавления.
Создание оглавления в отдельной рамке
Word 2000 имеет новое средство организации документа — рамка (frame),
которое удобно использовать для создания оглавления в электронном
документе (см. главу 26).
Чтобы создать оглавление в отдельной рамке:
1. Сохраните документ.
2. Выберите команду Формат, Рамки, Оглавление в рамке (Format, Frame,
Table of Contents in Frame).
Word создаст новую рамку и поместит в ней оглавление, состоящее из
гиперссылок на заголовки исходного документа, как показано на рис. 30.8.
Рис. 30.8. Оглавление в отдельной рамке
776
Часть VI. Обработка больших документов
( Замечание J
При создании оглавления в отдельной рамке фактически в рамку помещаются
два поля: поле rd с указанием на файл документа, для которого строится
оглавление, и поле тос с параметрами по умолчанию (см. главу 33).
Указатели
Создание указателя в Word включает в себя две основных операции:
□ Отметка каждого элемента текста, который должен быть вынесен в указатель
□ Сборка всех отмеченных элементов в указатель (компиляция указателя)
При отметке элементов указателя в текст вставляются поля хе, а при сборке
указателя в текст вставляется поле index, которое создает указатель на основе
содержимого полей хе. Если в документе нет элементов указателя,
отмеченных с помощью поля хе, то собрать указатель невозможно. Таким образом,
основная работа при создании указателей заключается в отметке элементов
указателя в тексте.
Существует несколько способов отметки элементов указателя:
□ Отметка элементов указателя вручную по одному
□ Отметка сразу всех совпадающих элементов
П Отметка элемента, относящегося к диапазону страниц
□ Отметка элемента, ссылающегося на другой элемент
□ Отметка элемента многоуровневого указателя
□ Автоматическая отметка элементов с помощью файла словаря указателя
В зависимости от ситуации можно применять отдельные способы или
комбинировать их друг с другом.
Отметка элементов указателя вручную
Чтобы отметить элемент указателя вручную:
1. Выделите слово или сочетание слов, ссылка на которые должна быть
в предметном указателе.
2. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and
Tables). На экране появится диалоговое окно Оглавление и указатели
(Index and Tables).
3. Раскройте вкладку Указатель (Index) (рис. 30.9).
4. Нажмите кнопку Пометить (Mark Entry). На экране появится диалоговое
окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry).
Глава 30. Указатели и оглавления
777
Поле ввода основной (Main Entry) будет содержать слово или сочетание
слов, которые были выделены на шаге 1 (рис. 30.10). Если выделения не
было, введите элемент указателя в это поле.
Рис. 30.9. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление
и указатели
Рис. 30.10. Диалоговое окно
Определение элемента
указателя
Замечание ^)
Если выделенный текст содержит символ двоеточие ":", Word поставит перед
ним дополнительно другой символ — наклонную черту влево Т. Если вы
вводите текст вручную, и он содержит двоеточие, то поставить перед ним
наклонную черту нужно самостоятельно. Символ двоеточие имеет специальное зна-
26 Чах 454
778
Часть VI. Обработка больших документов
чение при создании элемента указателя (см. раздел "Отметка элемента
многоуровневого указателя" далее в этой главе). Наклонная черта указывает
программе, что двоеточие следует просто оставить в тексте элемента указателя,
игнорируя его специальное значение.
5. Если нужно, отредактируйте текст в поле ввода основной.
6. Выберите параметр текущая страница (Current Page). Использование
остальных переключателей этой группы обсуждается в следующих разделах.
7. Нажмите кнопку Пометить (Mark), чтобы идентифицировать именно этот
элемент для включения в указатель.
Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым
после нажатия кнопки Пометить. Для отметки других элементов
указателя продолжайте просмотр документа и действуйте в соответствии с
шагами 1—7.
8. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
^ Замечание ^
Для открытия диалогового окна Определение элемента указателя можно также
нажать комбинацию клавиш <Alt>+<Shift>+<X>.
Отметка совпадающих элементов указателя
Описанный в предыдущем разделе способ предполагает просмотр и
выделение в тексте каждого вхождения элемента, который должен быть включен в
указатель. Если некоторый термин встречается в большом документе
несколько раз, то этот способ оказывается неудобен, поскольку можно
пропустить вхождение термина и указатель окажется неполным. Word позволяет
отметить сразу все совпадающие элементы, чтобы включить их в указатель.
Для этого:
1. Выполните шаги 1—6 предыдущей процедуры.
2. Нажмите кнопку Пометить все (Mark all), чтобы Word провел поиск во
всем документе и пометил для включения в указатель все элементы,
совпадающие с текстом в поле ввода основной. Эта операция возможна
только при предварительном выделении текста в документе (шаг 1).
3. Нажмите кнопку Закрыть.
( Замечание "^
Этот способ позволяет автоматически пометить только те элементы, которые
буквально совпадают с текстом в поле ввода основной. Таким образом нельзя
пометить сразу все словоформы некоторого термина. Например, нельзя сразу
пометить все вхождения слов "указатель" и "указателя" в качестве одного и
того же элемента.
Глава 30. Указатели и оглавления
779
Отметка элементов указателя,
ссылающихся на диапазон страниц
В некоторых случаях автоматическая пометка может оказаться неудобной.
Например, на этих страницах книги слово "указатель" встречается очень
часто, поэтому при автоматической отметке элемент указателя будет
ссылаться на длинный список идущих подряд номеров страниц. В таких
случаях обычно помещают в указатель не список номеров страниц, а диапазон
страниц.
Word не может сделать это полностью автоматически. Сначала нужно
определить закладку, содержащую нужный диапазон страниц, а потом пометить
элемент указателя. Для этого:
1. Выделите страницы, на которые для
вводимого в указатель элемента должна быть
ссылка.
2. Выберите команду Вставка, Закладка
(Insert, Bookmark). Появится диалоговое окно
Закладка (Bookmark) (рис. 30.11).
Рис. 30.11. Диалоговое окно
Закладка
3. В поле ввода Имя закладки (Name) введите имя закладки, в котором
должно быть не более сорока символов.
4. Нажмите кнопку Добавить (Add).
5. Выделите текст, который нужно вынести в указатель.
6. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and
Tables).
7. Раскройте вкладку Указатель, если она не активна.
8. Нажмите кнопку Пометить.
9. Введите или отредактируйте текст в поле ввода основной.
10. Выберите параметр диапазон страниц (Page Range) и введите в поле
ввода закладка (Bookmark) имя закладки или выберите его из
раскрывающегося списка.
11. Нажмите кнопку Пометить, тем самым элемент указателя будет создан.
Диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry)
останется открытым для создания других элементов.
26*
780
Часть VI. Обработка больших документов
12. Для закрытия диалогового окна Определение элемента указателя
нажмите кнопку Закрыть.
( Замечание ^
Для открытия диалогового окна Закладка можно также нажать комбинацию
клавиш <Shift>+<Ctrl>+<F5>. Кроме того, поскольку диалоговое окно
Определение элемента указателя остается открытым при работе с документом,
можно определять закладку не заранее, а в процессе пометки элемента указателя
Отметка элементов указателя,
ссылающихся на другие элементы
Для некоторых элементов в указатель включаются не номера страниц, а
ссылка на другой элемент указателя. Такой прием используется, если
некоторый термин является подчиненным другому термину и его отдельное
индексирование нецелесообразно. Например, элемент указателя может
выглядеть примерно так:
Элемент указателя, см. Указатель
В этом случае следует использовать пометку элемента указателя как
перекрестную ссылку. Для этого:
1. Выполните шаги 1—5 процедуры, описанной выше в разделе "Отметка
элементов указателя вручную".
2. Выберите параметр перекрестная ссылка (Cross-reference) и введите
название элемента, на который нужно сослаться, в поле ввода рядом с этим
переключателем.
Если вы хотите, чтобы перекрестная ссылка была отформатирована
особым образом, то нажмите клавиши форматирования перед вводом
названия элемента. Например, если вы хотите, чтобы перекрестная ссылка
была выделена курсивом, то нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<I>,
а затем введите ссылку.
3. Установите нужные параметры и нажмите кнопку Пометить. Кнопка
Пометить все будет недоступна (она доступна, только если выбран параметр
текущая страница).
Диалоговое окно Определение элемента указателя останется открытым.
4. Повторяйте шаги 1—3 для следующих элементов указателя.
5. Нажмите кнопку Закрыть.
Отметка элемента многоуровневого указателя
Часто используемый термин в большом документе может породить в
указателе огромное число ссылок на страницы. Если в указателе для одного эле-
Глава 30. Указатели и оглавления
781
мента оказывается более десятка номеров страниц, то такой указатель очень
неудобен для читателя. В таком случае нужно подразделить общее понятие
на ряд более частных, то есть создать многоуровневый указатель. Например,
вместо одноуровневого указателя
Элемент указателя, 5, 6, 7, 8
гораздо удобнее использовать двухуровневый указатель
Элемент указателя,
Диапазон страниц, 8
Многоуровневый, 7
Перекрестная ссылка, 6-7
Простой, 6
Чтобы создать элемент многоуровневого указателя:
1. Установите курсор в позицию, где расположен текст, который нужно
вынести в указатель или выделите этот текст.
2. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and
Tables).
3. Раскройте вкладку Указатель, если она не является активной (см. рис. 30.9).
4. Нажмите кнопку Пометить. Появится диалоговое окно Определение
элемента указателя (Mark Index Entry) (см. рис. 30.10).
5. Введите или отредактируйте текст элемента указателя верхнего уровня
в поле ввода основной.
6. Введите текст подчиненного элемента в поле ввода дополнительный (Sub-
entry).
Можно создать несколько уровней подчинения, для этого элементы
следующих уровней нужно отделять двоеточием.
7. Установите нужные параметры и нажмите кнопку Пометить.
Диалоговое окно Определение элемента указателя останется открытым.
8. Повторяйте шаги 1—7 для следующих элементов указателя.
9. Нажмите кнопку Закрыть.
( Замечание ^
Word допускает до шести уровней подчинения в указателе.
Автоматическая отметка элементов указателя
Создание полного и точного указателя для большого документа является
весьма трудоемким делом. При использовании перечисленных выше
приемов ручной пометки элементов указателя возможны ошибки, например, по
следующим причинам:
782
Часть VI. Обработка больших документов
П При ручном выделении элементов в тексте можно пропустить некоторые
вхождения терминов и указатель окажется неполным.
□ При ручном вводе элементов в поле ввода Основной элемент можно
допустить ошибку, например, в одном случае ввести слово "Указатель",
а в другом случае — "указатель". Word будет считать эти элементы
различными, и в результате указатель окажется неточным.
Чтобы избежать подобных ошибок, можно воспользоваться средством
автоматической пометки элементов, которая состоит из двух этапов:
□ Создание словаря указателя
□ Автоматическая пометка элементов с помощью словаря
Словарь указателя — это отдельный документ, содержащий специальную
таблицу, сопоставляющую словам и словосочетаниям в тексте элементы
указателя. Таблица в словаре указателя должна иметь два столбца. В первом
столбце перечислены слова и словосочетания, которые нужно пометить в
том виде, как они встречаются в тексте документа, а во втором столбце
указаны элементы указателя в том виде, как они должны появиться в указателе.
Чтобы создать файл словаря указателя:
1. Чтобы создать новый документ, выберите команду Файл, Создать (File,
New) или нажмите кнопку Создать.
2. Выберите команду Таблица, Вставить, Таблица (Table, Insert, Table),
введите в поле Число столбцов (Number of Columns) число 2 и нажмите
кнопку ОК. В документ будет вставлена таблица из двух столбцов.
Можно также нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов
Стандартная (см. главу 11).
3. В первом столбце введите слова или фразы, встречающиеся в тексте,
которые нужно проиндексировать.
4. Во втором столбце введите соответствующий элемент указателя.
Если вы хотите ввести многоуровневый элемент, то отделите уровни друг
от друга двоеточием.
С Замечание ^
Средство автоматической пометки элементов указателя не позволяет
создавать элементы с перекрестными ссылками и диапазонами страниц.
5. Повторите шаги 3—4 для всех слов и фраз, которые вы хотите пометить,
вставляя в таблицу новые строки.
Словарь указателя различает регистр букв, поэтому нужно
предусматривать написание индексируемого слова (со строчной или прописной
буквы). Если нужно учесть несколько вариантов написания фразы или для
какого-то понятия нужно внести несколько элементов в указатель, то для
Глава 30. Указатели и оглавления
783
каждой пары индексируемый элемент — элемент указателя должна
быть отдельная строка в таблице. На рис. 30.12 приведен фрагмент
словаря указателя.
После заполнения таблицы словаря указателя полезно отсортировать ее
по первому столбцу, чтобы проверить полноту и правильность
заполнения (см. главу 11).
6. Сохраните и закройте файл словаря указателя.
Рис. 30.12. Пример словаря указателя
После того как словарь указателя создан, можно с его помощью
автоматически пометить элементы указателя в любом документе. Для этого:
1. Откройте документ, в котором нужно пометить элементы указателя.
2. Отключите отображение скрытого текста. Для этого снимите флажок
скрытый текст (Hidden text) на вкладке Вид (View) диалогового окна
Параметры (Options).
( Замечание ^
Дело в том, что поля, содержащие текстовые параметры, в частности поле хе,
автоматически форматируются как скрытый текст. Если не отключить
отображение скрытого текста, то он будет проиндексирован, как и обычный текст, что,
конечно, нежелательно.
784
Часть VI. Обработка больших документов
3. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and Tables).
4. Раскройте вкладку Указатель, если она не активна (см. рис. 30.9).
5. Нажмите кнопку Автопометка (AutoMark). Появится диалоговое окно
Открытие словаря указателя (Open Index AutoMark File) (рис. 30.13),
аналогичное стандартному диалоговому окну Открытие документа (Open).
Рис. 30.13. Диалоговое окно Открытие словаря указателя
6. Выберите нужный диск и папку и выделите файл словаря указателя.
7. Нажмите кнопку Открыть (Open).
Word просмотрит весь документ и вставит коды полей хе для каждого
вхождения слова или фразы из первого столбца таблицы словаря указателя.
( Замечание ^)
При автоматической пометке элементов указателя Word не изменяет уже
имеющихся в документе пометок, а только добавляет новые.
Можно несколько раз автоматически помечать элементы указателя с
помощью различных словарей. Один и тот же словарь указателя можно
применять для индексации различных документов. В организации, регулярно
выпускающей большие документы с указателями, например в издательствах,
целесообразно создать и поддерживать тщательно составленные словари
указателей. Это обеспечит быструю, полную и точную индексацию.
Глава 30. Указатели и оглавления
785
Форматирование элементов указателя
Различные элементы указателя, а также различные вхождения одного и того
же элемента не являются равноправными. Например, некоторые термины
являются более важными и желательно их как-то выделить в указателе. Так
же полезно выделить номер страницы, на которой находится определение
элемента, чтобы читатель мог сразу обратиться к основному определению.
Для этих целей применяется форматирование элементов указателя.
Форматирование элементов указателя при ручной пометке элементов
выполняется в тот момент, когда открыто диалоговое окно Определение
элемента указателя (Mark Index Entry) (см. рис. 30.10), в полях ввода основной
(Main Entry) и дополнительный (Subentry) введен текст элемента указателя,
но кнопки Пометить (Mark) или Пометить все (Mark All) еще не были
нажаты. При этом нужно сделать следующее:
□ Чтобы применить некоторое форматирование к самому элементу
указателя, нужно просто выделить этот элемент в полях ввода основной и
дополнительный и нажать комбинацию клавиш форматирования. Например,
чтобы отформатировать элемент указателя курсивом, выделите его в
диалоговом окне Определение элемента указателя и нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl>+<I>.
□ Чтобы выделить номер страницы, соответствующий данному вхождению
элемента указателя, установите флажок полужирный (Bold) для выделения
номера страницы полужирным начертанием и флажок курсив (Italic) для
выделения номера страницы курсивом (см. рис. 30.10). Можно
установить оба флажка.
Чтобы применить некоторое форматирование к элементу указателя,
который помечен автоматически с помощью словаря указателя, нужно
отформатировать этот элемент в правом столбце таблицы словаря указателя до того,
как словарь указателя будет применен для автоматической пометки
элементов указателя.
Чтобы применить форматирование к номерам страниц элементов указателя,
которые помечены автоматически (т. е. с помощью кнопки Пометить все
или с помощью словаря указателя), нужно вставить специальные ключи \ь
или \i в код поля хе для соответствующих вхождений элемента указателя.
Эти ключи описаны в табл. 30.2.
Сборка указателя
После пометки всех вхождений элементов указателя в тексте можно
приступать к сборке указателя. Чтобы свести элементы в указатель:
1. Установите курсор в позицию, где должен появиться указатель.
При создании указателя для главного документа выберите команду Вид,
Главный документ (View, Master Document). Убедитесь в том, что курсор
находится в главном документе.
786
Часть VI. Обработка больших документов
2. Отмените отображение скрытого текста и кодов полей, чтобы избежать
ошибки при нумерации страниц в процессе создания указателя.
( Замечание J
Скрытый текст и коды полей могут отображаться, даже если отменить
отображение непечатаемых символов с помощью кнопки на панели инструментов
Стандартная (Standard). Поэтому выберите команду Сервис, Параметры,
(Tools, Options) в диалоговом окне Параметры (Options) раскройте вкладку
Вид (View), снимите флажки скрытый текст (Hidden Text) и коды полей (Field
codes) и нажмите кнопку ОК.
3. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели.
4. Раскройте вкладку Указатель, если она не является активной (см. рис. 30.9).
5. Выберите один из двух параметров: с отступом (Indented) или без отступа
(Run-in). В первом случае элементы подчиненного уровня
(дополнительные элементы) будут расположены под основным элементом, а во
втором — в той же строке, что и основной элемент. При необходимости
элементы подчиненного уровня будут перенесены на следующую строку.
6. В списке Форматы (Formats) выберите для указателя один из семи
возможных форматов. Образец указателя при выбранном формате
демонстрируется на схеме Образец печатного документа (Print Preview).
Если ни один из предложенных форматов вас не устраивает, можно
создать свой собственный стиль указателя. Для этого в списке Форматы
выделите значение Из шаблона (From Template) и нажмите кнопку
Изменить (Modify). Word откроет диалоговое окно Стиль (Style), отличающееся
от стандартного тем, что для редактирования в нем доступны только
девять стилей указателей. Вы можете создать собственный стиль на базе
любого из них. Процедура изменения стандартных стилей для элементов
указателя полностью аналогична процедуре изменения стандартных
стилей для элементов оглавления (см. раздел "Форматирование и
обновление оглавления" ранее в этой главе).
7. В списке Язык (Language) выберите язык для сборки указателя.
8. В счетчике Колонки (Columns) установите число колонок для
отображения текста указателя на странице. Обычно указатель форматируют в две
колонки, Word позволяет использовать до четырех колонок.
9. Для выравнивания номеров страниц по правому краю установите флажок
Номера страниц по правому краю (Right Align Page Numbers), если
необходимости в этом нет, флажок следует снять.
Если флажок установлен, то становится доступным раскрывающийся
список Заполнитель (Tab Leader).
Глава 30. Указатели и оглавления
787
10. Выберите стиль заполнения промежутка между текстом и номерами
страниц в списке Заполнитель.
11. Нажмите кнопку ОК. Word перенумерует страницы в документе и
сформирует указатель. Пример указателя приведен на рис. 30.14.
Рис. 30.14. Пример предметного указателя
Форматирование указателя
После того как указатель собран, его можно дополнительно отформатировать.
Наиболее последовательный способ форматирования указателя —
изменение его встроенных стилей. Word поддерживает девять встроенных стилей
для элементов указателя и один для заголовка указателя.
Стиль "Указатель" применяется для форматирования букв, стоящих вначале
групп элементов указателя, объединяющих термины, начинающиеся на эту
букву. Стили, начиная с Indexl до Index9, используются для
форматирования элементов указателя.
Для внесения изменений в стиль выберите команду Формат, Стиль (Format,
Style) и далее следуйте процедуре, описанной в главе 10.
Дополнительные возможности форматирования указателей могут быть
получены путем применения ключей в поле index. Например, добавление ключа
788
Часть VI. Обработка больших документов
\h позволяет задать вид символов, разделяющих заголовки указателей. Ключ
\е позволяет изменить символы, разделяющие текст указателя от номеров
страниц (по умолчанию это запятая и пробел).
Чтобы добавить эти ключи, установите курсор в область указателя и
нажмите комбинацию клавиш <Shift>+<F9>. После этого в код поля можно ввести
нужные ключи, редактируя его, как обычный текст. Список ключей
приведен ниже, в табл. 30.3.
Указатель может быть отформатирован непосредственно — с использованием
команд из меню Формат (Format), кнопок панели инструментов
Форматирование (Formatting) или линейки. Однако при обновлении указателя все
сделанные таким образом изменения будут утеряны. Поэтому рекомендуется
либо выполнить соответствующее переопределение стилей указателя, либо
форматировать указатель как простой текст, разорвав связь с полем index.
Обновление, блокировка, фиксация
и удаление указателя
После пометки в тексте документа дополнительных элементов указателя его
нужно обновить. Для этого установите курсор в пределах указателя и
нажмите клавишу <F9>. Word выполнит обновление указателя, добавив новые
элементы и изменив нумерацию страниц для всех элементов указателя.
Любые изменения формата указателя, сделанные с помощью изменения
стилей или форматирования отдельных элементов указателя (в кодах полей
или в диалоговых окнах), сохраняются. Изменения, сделанные
непосредственно в тексте указателя, не сохраняются.
Иногда, особенно после существенных изменений в документе, возникает
необходимость полностью заменить указатель. Причиной замены может
быть также желание пользователя коренным образом изменить вид указателя.
Для замены указателя нужно установить курсор в пределах указателя и
выбрать команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and Tables), то
есть повторить действия, выполняемые при сборке указателя. После
нажатия кнопки OK Word выведет на экран диалоговое окно с запросом о замене
существующего указателя (рис. 30.15). Если нажать кнопку ОК, то
выделенный указатель будет заменен и Word выполнит сборку нового указателя. Если
нажать кнопку Отмена (Cancel), то операция по сборке указателя не будет
выполняться.
Рис. 30.15. Запрос на подтверждение
замены существующего указателя
Глава 30. Указатели и оглавления
789
Фактически, любой указатель создается с помощью скрытого кода поля
index. Пока код поля присутствует в документе, можно в любой момент
обновить указатель, выделив его и нажав клавишу <F9>.
Иногда бывает нужно блокировать поле, то есть запретить его обновление.
Например, если к указателю применено ручное форматирование, которое не
должно случайно пропасть при обновлении полей в документе. Чтобы
заблокировать поле, поместите курсор в указатель и нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl>+<Fll>. Блокированное поле не может быть обновлено (пока
блокировка не снята), однако указатель по-прежнему может быть замещен
с помощью диалогового окна Оглавление и указатели. Чтобы снять
блокировку поля, поместите курсор в указатель и нажмите комбинацию клавиш
<Shift>+<Qrl>+<Fll> (см. главу 14).
Поле index, как и другие поля, допускает разрыв связи с полем. При этом
код поля заменяется его значением. Применительно к указателю, это
означает преобразование указателя в простой текст, который можно
форматировать и редактировать произвольным образом, но нельзя обновлять. В
следующих случаях возникает необходимость преобразовать указатель в текст:
□ Если нужно применить к указателю какое-то ручное форматирование и
редактирование, которое не должно пропасть при обновлении полей
в документе.
П Для экспорта документа в другой текстовый процессор с сохранением
собранного указателя.
Чтобы зафиксировать указатель в текстовом виде (разорвать связь с полем
index), выделите указатель и нажмите клавиши <Shift>+<Ctrl>+<F9>.
( Замечание j
Разорванную связь нельзя восстановить, т. е. невозможно текст указателя
преобразовать обратно в код поля. Однако можно отменить разрыв связи с помощью
команды Правка, Отменить (Edit, Undo).
Для удаления указателя, его следует выделить и затем нажать клавишу
<Delete>. Чтобы быстро выделить указатель целиком, достаточно сделать
щелчок мышью в полосе выделения на любом из символов разрыва раздела,
которые находятся с обоих концов указателя.
Использование кодов полей ХЕ\л INDEX
При пометке элемента указателя в тексте фактически вставляется поле с
кодом хе, а при вставке в документ указателя — поле с кодом index. Эти поля
могут иметь многочисленные ключи, которые определяют различные
параметры указателя.
790
Часть VI. Обработка больших документов
Большая часть этих ключей может быть определена автоматически с помощью
диалоговых окон Оглавление и указатели (Index and Tables) и Определение
элемента указателя (Mark Index Entry). Однако некоторые возможности
недоступны из этих окон и могут быть использованы только с помощью
явного задания ключей в кодах полей. Ключи полей хе и index перечислены
в табл. 30.2 и 30.3.
Таблица 30.2. Ключи поля хе
Ключ
Описание
Пример
\ь
Использует полужирное начертание
для оформления номеров страниц,
соответствующих данному элементу
в предметном указателе. Если
описание стиля, используемого для
оформления элементов предметного
указателя, уже содержит полужирное
начертание, оно будет снято ключом \Ь
Поле {ХЕ "Ввод текста'
\Ь} включит в указатель
элемент в виде
"Ввод текста, 23"
\f "Тип11
U
Определяет тип элемента (по
умолчанию используется тип "i"). Если
элемент помечен полем с данным
типом, то он будет включен только в
указатель, поле index которого
также использует этот тип
Использует курсивное начертание для
оформления номеров страниц,
соответствующих данному элементу в
предметном указателе. Если
описание стиля, используемого для
оформления элементов предметного
указателя, уже содержит курсивное
начертание, оно будет снято ключом \i
Поле {ХЕ "Ввод текста"
\f "а"} включит элемент
в предметный указатель,
собранный полем
{INDEX \f "а"\
Поле {ХЕ "Ввод текста"
\i} включит в указатель
элемент в виде
"Ввод текста, 23'
\г Закладка Вставляет вместо номера страницы
диапазон страниц, помеченный
указанной закладкой
Поле {ХЕ "Ввод текста"
\г ВводТекста} включит
в указатель элемент в виде
"Ввод текста, 20-25", если
закладка ВводТекста
указывает на страницы
с 20 по 25
\t "Текст " Вставляет указанный текст вместо
номера страницы. Текст должен быть
заключен в кавычки
Поле { ХЕ "Правка" \t
"См. Изменение" }
включит в указатель элемент
"Правка, См. Изменение"
Глава 30. Указатели и оглавления
791
Таблица 30.3. Ключи поля index
Ключ
Описание
Пример
\Ь Закладка
При сборке анализируется
только фрагмент документа,
помеченный указанной закладкой
Поле {INDEX \b Часть 1}
создаст указатель для
фрагмента документа,
помеченного закладкой
"Часть 1"
\с Колонки
\d "Разделители"
\е "Разделители"
\f "Тип"
\д "Разделители"
Создает предметный указатель,
состоящий из нескольких
колонок (до четырех)
При использовании с ключом \s
указывает символы (до пяти),
которые следует использовать
для отделения дополнительного
номера (например, номера
главы) от номера страницы.
Символы должны быть заключены в
кавычки. По умолчанию
используется дефис
Указывает символы, которые
следует использовать для
разделения элементов и номеров
страниц. Пользователь может
указать до пяти символов, которые
должны быть заключены в
кавычки. По умолчанию
используются запятая и пробел
Включает в предметный
указатель только элементы
указанного типа. По умолчанию в
предметный указатель включаются
только элементы типа "Г
Указывает символы, которые
следует использовать для
разделения диапазонов страниц. По
умолчанию используется
короткое тире. Пользователь может
указать до пяти символов,
которые должны быть заключены в
кавычки
Поле { index \c ? }
создаст указатель,
состоящий из двух колонок
В предметном указателе,
собранном полем { index
\s глава \d " : " },
номера глав будут отделены
от номеров страниц
двоеточием (например "2:14")
Поле { INDEX \e "; "
изображает элементы
указателя в виде "Ввод
текста; 3"
Предметный указатель,
собранный полем {index
\f "а"}, будет
содержать только элементы,
помеченные полями типа
{ХЕ "Ввод текста"
\f "a"}
Поле {INDEX \g " : "}
изображает элементы
указателя в виде
"Поиск текста; 3 . 5"
792
Часть VI. Обработка больших документов
Таблица 30.3 (окончание)
Ключ
-Описание
Пример
\h "Заголовок"
\ 1 "Ра зделители"
\р "Диапазон"
\г
\s
Вставляет текст, оформленный
с помощью стиля "Указатель",
между алфавитными группами
предметного указателя. Этот
текст должен быть заключен в
кавычки
Указывает символы, которые
следует использовать для
разделения номеров страниц. По
умолчанию используются
запятая и пробел. Пользователь
может указать до пяти символов,
которые должны быть
заключены в кавычки
Включает в предметный
указатель только элементы,
начинающиеся с указанных букв
Размещает дополнительные
элементы на той же строке, что и
основные. Двоеточия отделяют
основные элементы от
дополнительных, а точки с запятыми
разделяют дополнительные
элементы
Включает дополнительный
номер (например, номер главы)
перед номером страницы. Главы
или другие элементы должны
быть предварительно
пронумерованы С ПОМОЩЬЮ ПОЛЯ SEQ
Поле {INDEX \h "-А-"}
изображает
соответствующую букву, обрамленную
типографскими тире
перед каждой
алфавитной группой предметного
указателя
Поле {index \1
" или "} изображает
элементы в виде "Ввод
текста, 23 или 45 или 66"
Предметный указатель,
собранный полем { index
\р а-м}, будет
содержать только элементы,
начинающиеся с букв
"А" - "М"
Поле {index \r}
изображает элементы в виде
"Текст: ввод 5, 9;
вставка 2; удаление 15"
Специальные списки
Word позволяет создать не только обычное оглавление из заголовков, но и
списки таблиц, иллюстраций, формул, диаграмм и любых других элементов.
Для этого используется вкладка Список иллюстраций (Table of Figures) диа-
Глава 30. Указатели и оглавления
793
лотового окна Оглавление и указатели (Index and Tables). Однако, по сути,
все специальные списки являются частным случаем оглавления и строятся
с помощью поля с кодом тос.
Списки названий
Самый простой способ создания специального списка состоит в том, чтобы
использовать для сборки специального списка те абзацы, которые
отформатированы соответствующими встроенными стилями Word для названий.
Например, если подписи под всеми иллюстрациями сделаны с помощью
команды Вставка, Название (Insert, Caption), то собрать список
иллюстраций можно очень просто (см. главу 32).
Чтобы создать список рисунков, формул или таблиц на основе встроенных
стилей для названий:
1. Поместите курсор в то место документа, где должен появиться
специальный список.
Если список создается для главного документа, то нужно переключиться
в режим просмотра главного документа и курсор не должен находиться
во вложенном документе.
2. Отключите отображение скрытого текста и кодов полей, с тем, чтобы при
создании оглавления документ был разбит на страницы правильным
образом.
3. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели (Insert, Index and
Tables). Появится диалоговое окно Оглавление и указатели (Index and Tables).
4. Раскройте вкладку Список иллюстраций (Table of Figures) (рис. 30.16).
5. Выберите нужное название в списке Название (Caption label).
6. Выделите один из шести форматов в списке Форматы (Format). При этом
пример оформления списка иллюстраций будет отображаться в верхней
части вкладки Список иллюстраций на схемах Образец печатного
документа (Print Preview) и Образец Web-документа (Web document preview).
Если выделен вариант Из шаблона (From Template), то будет доступна
кнопка Изменить (Modify). Нажмите эту кнопку и настройте стили,
используемые для оформления специального списка. Например, для
элементов списка названий рисунков используется встроенный стиль
"Перечень рисунков" (Table of Figures). Настройка производится в окне
Стиль (Style), которое отличается от стандартного окна Стиль только тем,
что доступен встроенный стиль. Процедура изменения встроенных
стилей, используемых для оформления специального списка, аналогична
процедуре, описанной выше в разделе "Форматирование и обновление
оглавления".
794
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 30.16. Вкладка Список иллюстраций диалогового окна
Оглавление и указатели
7. Установите флажок Показать номера страниц (Show page numbers), чтобы
в оглавлении присутствовали номера страниц.
8. Установите флажок Номера страниц по правому краю (Right align page
numbers), чтобы выровнять номера страниц вправо.
9. Если этот флажок установлен, то доступен раскрывающийся список
Заполнитель (Tab leader).
10. Выделите стиль заполнителя пространства между элементом
специального списка и номером страницы в списке Заполнитель (Tab leader). Это
могут быть точки, дефисы, сплошная линия или заполнитель может
отсутствовать.
11. Нажмите кнопку Параметры (Options), если нужно изменить название
стиля, на основе которого будет собираться список. Появится
диалоговое окно Параметры списка иллюстраций (Table of Figures Options)
(рис. 30.17).
Рис. 30.17. Диалоговое окно
Параметры списка иллюстраций
Глава 30. Указатели и оглавления
795
12. Чтобы создать специальный список, который будет содержать только
элементы, к которым применен некоторый стиль, установите флажок
стиль (Style) и снимите флажок поля элементов списка (Table Entry
Fields). В раскрывающемся списке справа от флажка стиль выберите
стиль, которым отформатированы абзацы, собираемые в специальный
список.
Чтобы создать специальный список, содержащий наряду с элементами,
к которым применен указанный стиль, элементы, определенные
скрытыми кодами полей, установите флажок поля элементов списка.
В раскрывающемся списке Идентификатор списка (Table Identifier)
выберите идентификатор. Использование идентификаторов списка
описано в следующем разделе данной главы.
13. Нажмите кнопку ОК. Word заново разобьет документ на страницы и
соберет специальный список.
При использовании команды Вставка, Оглавление и указатели для сборки
специального списка в документ вставляется скрытый код поля тос, такой
же, как при вставке оглавления. Как уже было сказано, специальный список
является частным случаем оглавления. Например, код поля для сборки
списка иллюстраций, который получится в результате выполнения предыдущей
процедуры, выглядит следующим образом:
{ТОС \h \z \c "Рисунок"}
Ключи поля тос были подробно описаны выше, в табл. 30.1. В частности,
ключ \с в коде поля означает, что список должен быть собран из абзацев,
в которых присутствует поле с кодом {seq Рисунок}. Поле seq вставляется
в документ при использовании команды Вставка, Название. Например, если
для вставки подписи под рисунком используется команда Вставка,
Название, ТО В Качестве НОМера рисунка ВСТаВЛЯеТСЯ ПОЛе С КОДОМ {SEQ Рисунок V
ARABIC}.
Произвольные списки
Word позволяет собрать список из любых элементов, если эти элементы
в тексте отмечены с помощью полей с кодом тс. Коды полей выполняют
следующие функции:
□ Помечают место в документе, на которое нужно сослаться с помощью
номера страницы.
О Определяют текст, который появляется в качестве элемента списка.
П Содержат идентификатор, который определяет, в какой именно список
должен быть собран данный элемент.
796
Часть VI. Обработка больших документов
Коды полей можно вставить вручную, нажав клавиши <Ctrl>+<F9>, или
с помощью команды Вставка, Поле (Insert, Field) (см. раздел "Создание
оглавления с помощью кодов полей" ранее в этой главе). Код поля элемента
специального списка имеет следующий вид:
{ТС "Элемент списка" \f t}
Здесь тс — тип поля, следующий за ним текст в кавычках — элемент,
который должен быть собран в список, ключ \f означает, что список должен
быть построен на основе полей элементов, а буква t в конце — это
идентификатор списка.
Все элементы, имеющие один и тот же идентификатор, собираются в один
список. В качестве идентификатора можно использовать любую букву. В
одном документе можно иметь поля элементов с разными идентификаторами
и, таким образом, собирать различные специальные списки (см. главу 14).
Чтобы создать специальный список на основе кодов полей элементов:
1. Выполните шаги 1—5 предыдущей процедуры (см. рис. 30.17).
2. Чтобы создать специальный список, который будет содержать только
элементы, определенные скрытыми кодами полей, снимите флажок стиль
(Style) и установите флажок поля элементов списка (Table entry fields).
Чтобы создать специальный список, содержащий наряду с элементами,
определенными скрытыми кодами полей, элементы, к которым применен
указанный стиль, установите оба флажка стиль и поля элементов списка.
3. В раскрывающемся списке Идентификатор списка (Table identifier)
выберите идентификатор.
( Замечание ^
Word позволяет выбрать в качестве идентификатора любую букву, независимо
от того, есть ли в данном документе поля тс с таким идентификатором.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры списка
иллюстраций.
5. Установите нужные параметры в диалоговом окне Оглавление и указатели.
6. Нажмите кнопку ОК. Word заново разобьет документ на страницы и
соберет специальный список.
Той же цели можно достичь, непосредственно вставив поле тос в документ.
Например, чтобы собрать специальный список с идентификатором t, в
документ вставляется следующий код поля: {тос \f t}.
ГЛАВА 31
Исправления и примечания
Работа с большими документами, как правило, носит коллективный
характер и продолжается обычно достаточно долго. Word предоставляет
специальные средства для совместной, продолжительной работы над одним
документом, наиболее важные из которых рассматриваются в этой главе:
исправления, версии и примечания.
Исправления позволяют отслеживать те изменения, которые делаются в
документе. Каждый удаленный или добавленный фрагмент текста- помечается
датой, временем и инициалами автора. Пометки исправлений фактически
фиксируют протокол правки документа.
Версии позволяют фиксировать определенные состояния документа в
процессе работы над ним. Даже если документ не содержит пометки
исправлений, их можно создать, сравнив текущую версию документа с исходной.
Примечания позволяют добавить вопросы и замечания к тексту, которые
отображаются в специальном окне. Примечания не искажают исходный
текст, а только присоединяются к документу. Каждое примечание
помечается инициалами автора.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы организации совместной
работы над документом:
П Редактирование документа в режиме записи исправлений
□ Принятие исправлений и отказ от них
□ Добавления к документу примечаний
□ Работа с версиями документа
□ Сравнение двух документов на предмет наличия расхождений
798
Часть VI. Обработка больших документов
Работа с исправлениями
В режиме записи исправлений все исправления автоматически помечаются
по мере внесения (рис. 31.1). Обратите внимание на индикатор ИСПР (TRK)
в строке состояния. Этот индикатор показывает, что режим записи
исправлений включен.
Пометки исправлений позволяют сразу оценить, насколько радикальной
была правка документа в целом, а также увидеть все мелкие детали
исправлений, вплоть до вычеркнутой запятой. Пометки исправлений можно
скрыть и просмотреть документ в таком виде, как если бы все исправления
уже были приняты и внесены в текст.
Рис. 31.1. Документ с пометками исправлений
Режим записи исправлений
Перед тем как делать какие-то исправления, нужно включить режим записи
исправлений. Это можно сделать несколькими способами.
Чтобы включить режим записи исправлений в активном документе:
I. Выберите команду Сервис, Исправления, Выделить исправления (Tools,
Track Changes, Highlight Changes). Появится диалоговое окно
Исправления (Revisions) (рис. 31.2).
Глава 31. Исправления и примечания
799
Рис. 31.2. Диалоговое окно
Исправления
2. Установите флажок Записывать исправления (Track Changes While Editing).
3. Если вы хотите, чтобы пометки исправлений не отвлекали вас во время
правки, сбросьте флажок Отображать исправления на экране (Highlight
Changes on Screen).
4. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ~^)
Диалоговое окно Исправления можно открыть, если дважды щелкнуть по
индикатору ИСПР в строке состояния.
Чтобы выключить режим записи исправлений, сбросьте флажок Записывать
исправления в диалоговом окне Исправления.
Чтобы включить режим записи исправлений с помощью панели
инструментов:
1. Выберите команду Вид, Панели инструментов, Рецензирование (View,
Toolbars, Reviewing). Появится панель инструментов Рецензирование
(Reviewing) (рис. 31.3).
2. Нажмите кнопку Исправления (Track Changes).
Чтобы отключить режим записи исправлений, достаточно нажать эту
кнопку еще раз.
Рис. 31.3. Панель
инструментов
Рецензирование
В тех случаях, когда одни авторы будут править документ при включенном
режиме записи исправлений, а другие при этом отключать его, учесть все
исправления в документе будет не просто.
Для надежной записи всех исправлений можно защитить документ так, что
исправления будут записываться в обязательном порядке. Можно защитить
документ с паролем, так что отключить режим записи исправлений сможет
только человек, знающий пароль. Когда документ защищен таким образом.
Word только записывает исправления и не разрешает принимать или
отвергать их.
800
Часть VI. Обработка больших документов
Чтобы защитить документ от отключения режима записи исправлений:
1. Выберите команду Сервис, Установить защиту (Tools, Protect Document)
Появится диалоговое окно Защита документа (Protect Document) (рис. 31.4).
Рис. 31.4. Диалоговое окно
Защита документа
2. Выберите параметр записи исправлений (Revisions).
3. Если вы не хотите, чтобы другие пользователи могли снять защиту для
записи исправлений, то введите пароль.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Если вы ввели пароль, то Word попросит вас подтвердить пароль еще раз.
Введите пароль и нажмите кнопку ОК.
Чтобы снять защиту, выберите команду Сервис, Снять защиту (Tools, Un-
protect Document). Если документ был защищен с паролем, то потребуется
ввести пароль.
( Замечание ^
Если документ защищен для записи исправлений, то флажок Записывать
исправления в диалоговом окне Исправления недоступен. Чтобы отменить
режим записи исправлений, снимите защиту документа и после этого сбросьте
флажок.
Отображение пометок исправлений
Если включен режим записи исправлений, то слева от каждой строки, в
которой было что-то добавлено или удалено, появляется вертикальная черта,
а добавленный и удаленный текст выделяется цветом. Кроме того,
вставленный текст подчеркивается, а удаленный текст перечеркивается, однако если
удаляется текст, помеченный как добавленный, то он просто исчезнет.
Если перемещается текст из одного места в другое, то появляются две
пометки исправлений: текст на старом месте зачеркивается, текст на новом
месте подчеркивается. Если подвести указатель мыши к исправлению, то
появится всплывающее окно, в котором видно, кто и когда сделал это
исправление в документе (см. рис. 31.1).
Глава 31. Исправления и примечания
801
При печати документа в режиме записи исправлений вид документа зависит
от того, установлен или сброшен флажок Печатать исправления вместе с
документом (Print revisions with document) в диалоговом окне Исправления (см.
рис. 31.1).
Если этот флажок установлен, то исправления печатаются с пометками, т. е.
с выделением цветом, подчеркиванием, зачеркиванием и т. д. (только
вертикальная черта располагается по умолчанию со стороны наружного поля
страницы).
Если же этот флажок сброшен, то пометки исправлений не печатаются,
и документ выглядит так, как если бы все исправления были приняты.
При отображении исправлений на экране по умолчанию вертикальная
линия пометки исправлений черная, добавленный текст подчеркнут,
удаленный текст зачеркнут, и исправления каждого рецензента выделены своим
цветом. Любой из этих параметров можно настроить.
Чтобы настроить способ пометки исправлений:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте
вкладку Исправления (Track Changes) (рис. 31.5).
2. Выберите способ пометки и цвет для добавленного и удаленного текста,
измененного форматирования и измененных строк.
3. Если вы хотите, чтобы исправления разных рецензентов автоматически
отмечались разными цветами, то выберите цвет Авторский, в противном
случае выберите какой-либо конкретный цвет.
Рис. 31.5. Вкладка
Исправления диалогового
окна Параметры
802
Часть VI. Обработка больших документов
4. Выберите способ пометки: подчеркивание, перечеркивание, курсив,
двойная линия или отсутствие пометки.
5. Нажмите кнопку ОК.
Принятие исправлений и отказ от них
В конце концов, при работе над большим документом наступает момент,
когда нужно принять окончательное решение относительно внесенных в
документ исправлений. Word позволяет как принять сделанные
исправления, так и отказаться от них, причем это можно сделать для всех
исправлений сразу или для каждого исправления отдельно.
Чтобы принять сразу все сделанные в документе исправления:
1. Выберите команду Сервис, Исправления, Принять/отклонить исправления
(Options, Revesions, Accept or Reject Changes). Появится диалоговое окно
Просмотр исправлений (Accept or Reject Changes) (рис. 31.6).
Рис. 31.6. Диалоговое окно Просмотр исправлений
2. Нажмите кнопку Принять все (Accept All). Появится диалоговое окно с
запросом на внесение исправлений (рис. 31.7).
Рис. 31.7. Запрос на внесение
исправлений
3. Нажмите кнопку Да (Yes). При этом весь текст, помеченный как
удаленный, будет удален, а текст, помеченный как добавленный, будет вставлен
в документ и вертикальная черта слева исчезнет.
Аналогичным образом можно отказаться сразу от всех исправлений, т. е.
вернуться к первоначальному состоянию документа (в котором он был до
начала записи исправлений). Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Исправления, Принять/отклонить исправления
2. Нажмите кнопку Отказ от всех (Reject All).
3. Нажмите кнопку Да. При этом добавленный текст будет удален, а
удаленный текст будет восстановлен и вертикальная черта слева исчезнет.
Глава 31. Исправления и примечания
803
Обе эти команды можно отменить. Для этого после принятия всех
исправлений или отказа от них нажмите кнопку Вернуть (Undo). Исправления
снова появятся в документе.
( Замечание ^
Изменения форматирования, внесенные в процессе правки, остаются в
документе вне зависимости, приняли вы исправления в тексте или отказались от них.
Чаще всего, принимаются не все исправления, сделанные в документе. В
таком случае можно просматривать исправления по одному, принимая или
отвергая каждое.
Чтобы принять или отвергнуть каждое исправление в отдельности:
1. Выберите команду Сервис, Исправления, Принять/отклонить исправления.
Появится диалоговое окно Просмотр исправлений (рис. 31.6), в котором
для каждого исправления отображается информация: кто и когда его
выполнил.
2. Нажмите одну из кнопок Найти (Find), чтобы найти и выделить
предыдущее или последующее исправление.
3. Выберите один из параметров:
• исправления (Changes with Highlighting), чтобы отобразить исходный
текст с помеченными исправлениями
• исправленный документ (Changes without Highlighting), чтобы
отобразить исправленный текст без пометок исправлений
• исходный документ (Original), чтобы отобразить исходный текст без
исправлений
4. Нажмите кнопку Принять (Accept) или Отказаться (Reject), чтобы
принять или, соответственно, отказаться от исправления.
5. Нажмите кнопку Вернуть (Undo Last), чтобы вернуться к предыдущему
исправлению, которое было принято или отвергнуто.
6. Нажмите одну из кнопок Найти, чтобы перейти к следующему исправлению.
7. Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно
Просмотр исправлений.
Одновременно с просмотром исправлений можно вести редактирование
документа, причем диалоговое окно Просмотр исправлений будет оставаться
открытым, пока вы не нажмете кнопку Закрыть (Close).
Чтобы принять или отвергнуть исправление с помощью панели
инструментов Рецензирование:
1. Выберите команду Вид, Панели инструментов, Рецензирование, чтобы
отббразить панель инструментов (см. рис. 31.3).
804
Часть VI. Обработка больших документов
2. Нажмите одну из кнопок:
• Принять исправление (Accept Change), чтобы принять исправление
• Отказаться от исправления (Reject Change), чтобы отвергнуть исправление
• Следующее исправление (Next Change), чтобы найти следующее
исправление
• Предыдущее исправление (Previous Change), чтобы найти предыдущее
исправление
Обработку исправлений можно вести как при включенном, так и при
выключенном режиме записи исправлений.
Работа с примечаниями
Исправления полезны для отслеживания изменений в документе, а
примечания предназначены для присоединения комментариев к документу.
Поскольку примечания привязаны к определенным местам в документе, они
подобны заметкам на полях, но гораздо удобнее.
Иногда случается, что в напечатанной окончательной версии документа
остается авторское рабочее замечание, которое забыли удалить. Использование
примечаний как раз и позволяет избежать таких неприятностей.
Примечания не печатаются вместе с документом, если только это специально не
указано. Примечания являются самым подходящим местом для вопросов и
замечаний рецензента автору документа.
Вставка, редактирование и удаление примечаний
При вставке примечания Word помечает место в документе и открывает
специальную панель примечаний, куда можно вводить и где можно
редактировать уже введенные примечания.
Чтобы вставить примечание:
1. Выделите слово или фрагмент текста, к которому будет относиться
примечание. В противном случае примечание будет относиться к слову,
стоящему перед курсором.
2. Выберите команду Вставка, Примечание (Insert, Comment), чтобы
вставить знак примечания и открыть панель примечаний (рис. 31.8).
3. Введите текст примечания.
С Замечание J
При вводе текста примечания можно использовать обычные средства
форматирования символов и абзацев, а также вставлять различные объекты,
например, картинки. Однако в текст примечания нельзя вставлять сноски и другие
примечания, потому что текст примечания не является частью текста документа
Глава 31. Исправления и примечания
805
Рис. 31.8. Документ с открытой панелью примечаний
Вставить примечание можно также с помощью кнопки Добавить примечание
(Insert Comment) на панели инструментов Рецензирование.
Открыть панель примечаний для их редактирования можно с помощью
команды Вид, Примечания (View, Comments) или кнопки Изменить
примечание на панели инструментов Рецензирование. Если щелкнуть правой
кнопкой мыши по знаку примечания, то появится контекстное меню, которое
содержит такие же команды, позволяющие открыть панель примечаний.
Кроме того, открыть панель примечаний можно двойным щелчком по знаку
примечания в основном тексте.
Чтобы закрыть панель примечаний, нажмите кнопку Закрыть (Close) на
панели примечаний или дважды щелкните по любому знаку примечания там
же. Кроме того, закрыть панель примечаний можно двойным щелчком по
разделительной линии панели примечаний.
Панель примечаний во многом аналогична панели сносок и также
допускает изменение размеров с помощью перемещения разделительной линии (см.
главу 29).
Чтобы удалить знак примечания (и само примечание):
1. Выделите знак примечания в документе (иначе удаление не произойдет).
2. Нажмите клавишу <Delete> или <Backspace>.
806
Часть VI. Обработка больших документов
Знак примечания нужно обязательно выделить, иначе он не удалится. Если
удалить весь текст, окружающий знак примечания, то примечание тоже
будет удалено, даже если в этот момент знак примечания не отображался на
экране. Кроме того, примечание можно удалить с помощью команды
контекстного меню и кнопки на панели инструментов Рецензирование.
Чтобы удалить все примечания сразу:
1. Выберите команду Правка, Заменить (Edit, Replace).
2. Нажмите кнопку Специальный (Special).
3. Выберите из списка элемент Символ примечания (Comment Mark) или
просто введите Аа в поле Найти (Find What), а поле Заменить на (Replace
With) оставьте пустым.
4. Нажмите кнопку Заменить все (Replace All) — все примечания будут
удалены.
Как правило, требуется, чтобы рецензенты комментировали документ, но не
меняли текст документа. Word позволяет защитить документ таким образом,
чтобы можно было вставлять примечания, но нельзя было делать
исправления. Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Установить защиту (Tools, Protect Document).
Появится диалоговое окно Защита документа (Protect Document) (рис. 31.9).
Рис. 31.9. Диалоговое окно
Защита документа
2. Выберите переключатель вставки примечаний (Comments).
3. Если вы не хотите, чтобы другие пользователи могли снять защиту для
вставки примечаний, то введите пароль.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Если вы ввели пароль, то Word попросит вас подтвердить пароль еще раз.
Введите пароль и нажмите кнопку ОК.
В защищенном документе редактирование невозможно и соответствующие
команды меню недоступны. При попытке редактирования подается
звуковой сигнал и выводится сообщение в строке состояния. Чтобы снять
защиту, выберите команду Сервис, Снять защиту (Tools, Unprotect Document).
Глава 31. Исправления и примечания
807
Звуковые примечания
Word позволяет добавлять к документу звуковые примечания. Можно
записать звуковое примечание с помощью микрофона, а можно использовать
готовый звуковой файл. Это очень удобно, если на компьютере установлено
соответствующее звуковое оборудование.
Чтобы вставить звуковое примечание:
1. Выделите слово или фрагмент текста, к которому нужно сделать
примечание.
2. Выберите команду Вставка, Примечание или нажмите кнопку Добавить
примечание (Insert Comment) на панели инструментов Рецензирование,
чтобы вставить знак примечания и открыть панель примечаний.
3. Если вы хотите включить в примечание текст, то введите его.
4. Поместите курсор в конец текста примечания и щелкните по значку
в виде магнитофонной кассеты на панели примечаний. Появится
диалоговое окно Звукозапись (Sound Object) (рис. 31.10).
Рис. 31.10. Диалоговое окно
Звукозапись (Sound Object)
5. Нажмите кнопку записи (крайняя справа кнопка с кружком) и
произнесите свое примечание в микрофон компьютера. Когда закончите,
нажмите кнопку остановки записи (вторая справа кнопка с прямоугольником).
6. В меню диалогового окна Звукозапись (Sound Object) выберите команду
Файл, Выход и возврат (File, Exit & Return to Document).
В примечании появится значок в виде громкоговорителя. Чтобы
воспроизвести звуковое примечание, нужно дважды щелкнуть по этому значку.
Отображение примечаний
Если в документе имеются примечания, то на экране могут отображаться
как знак примечания (в основном тексте документа), так и текст
примечания (вне основного текста). Отображение знака и текста примечания
зависит от условий просмотра документа.
Знак примечания содержит инициалы автора примечания и порядковый
номер примечания.
808
Часть VI. Обработка больших документов
С~ Замечание )
Инициалы автора примечания берутся из вкладки Пользователь (User)
диалогового окна Параметры (Options), там их можно задать произвольным образом.
Существует несколько способов отображения знаков примечания в
документе. Так, если панель примечаний открыта, то знаки примечаний в тексте
отображаются в любом случае. Если же панель примечаний закрыта, то
отображение знаков примечаний зависит от режима просмотра документа.
Знаки примечания отформатированы как скрытый текст, поэтому они
отображаются, если установлен флажок Скрытый текст (Hidden Text) на
вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options).
Наконец, знаки примечания отображаются, если нажать кнопку
Непечатаемые символы (Show/Hide ft) на панели инструментов Стандартная.
( Замечание ^
В любом случае факт присутствия примечания отображается подсветкой того
фрагмента документа, к которому сделано примечание. Эта подсветка видна,
даже если знак примечания не отображается.
Текст примечания отображается на панели примечаний. Если в открытой
панели примечаний переходить от одного примечания к другому, в
основном окне документа текст будет "прокручиваться" таким образом, чтобы
было видно, к какому месту документа относится данное примечание.
Если подвести к знаку примечания или к подсвеченному фрагменту текста
указатель мыши, появится всплывающее окно с текстом примечания. В этом
окне указывается также имя и фамилия автора примечания. Эта
информация берется из вкладки Пользователь (User) диалогового окна Параметры
(Options), где ее можно изменить произвольным образом.
I Замечание J
Во всплывающем окне отображается только текст примечания и не
отображаются вставленные в текст примечания объекты. В частности, не отображается
значок громкоговорителя, если примечание звуковое.
Поиск примечаний
Найти знак определенного примечания в тексте и перейти к нему можно
разными способами: с помощью команд меню, кнопок на вертикальной
линейке прокрутки и кнопок панели инструментов Рецензирование.
Чтобы найти знак определенного примечания с помощью команд меню:
1. Выберите команду Вид, Примечания (View, Comments). Откроется панель
примечаний.
Глава 31. Исправления и примечания
809
2. Выберите команду Правка, Перейти (Edit, Go To). Появится диалоговое
окно Найти и заменить (Find and Replace) с раскрытой вкладкой Перейти
(Go То) (рис. 31.11).
Рис. 31.11. Вкладка Перейти диалогового окна Найти и заменить
3. В списке Объект перехода (Go To What) выберите Примечание (Comment).
4. Чтобы перейти к примечанию определенного рецензента, выберите его
имя в раскрывающемся списке Введите имя рецензента.
5. Чтобы перейти к определенному примечанию, введите номер
примечания в поле Введите имя рецензента. Можно ввести номер со знаком, что
будет означать переход на указанное количество примечаний вперед (+)
или назад (—) относительно текущего примечания.
6. Нажмите кнопку Следующий (Next) или Предыдущий (Previous), чтобы
перейти к следующему или предыдущему примечанию выбранного
рецензента. Если вы ввели номер примечания, то кнопка Следующий
превратится в кнопку Перейти (Go To).
Чтобы найти все примечания, без учета того, кем сделаны примечания:
1. Выберите команду Правка, Найти (Edit, Find).
2. Нажмите кнопку Больше (More).
3. Нажмите кнопку Специальный (Special) и выберите из списка Знак
примечания (Comment Mark).
4. Нажмите кнопку Найти далее (Find Next).
Панель примечаний автоматически откроется, как только будет найдено
примечание.
Найти примечание можно также с помощью панели инструментов
Рецензирование, на которой для этой цели имеются две кнопки Предыдущее
примечание (Next Comment) и Следующее примечание (Previous Comment).
Переходить от примечания к примечанию можно также с помощью кнопок
выбор объекта перехода и кнопок с двойными стрелками, которые
расположены в нижней части вертикальной линейки прокрутки. Для этого:
27 Зак 454
810
Часть VI. Обработка больших документов
1. Нажмите кнопку выбор объекта перехода. Появится палитра для выбора
объекта перехода.
2. Выберите вид объекта перехода (примечаниям соответствует четвертый
вариант во втором ряду).
После этого кнопки с двойными стрелочками, расположенные выше и
ниже кнопки выбор объекта перехода, будут иметь всплывающие
подсказки Предыдущее примечание и Следующее примечание, соответственно
3. Нажмите кнопку Предыдущее примечание, чтобы перейти к ближайшему
примечанию, предшествующему текущему положению курсора в тексте.
Соответственно, кнопка Следующее примечание вызывает переход к
примечанию, следующему за текущим положением курсора.
Печать примечаний
Примечания можно напечатать либо отдельно от документа, либо в конце
документа, вместе с ним.
Чтобы напечатать только примечания (без документа):
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print).
2. В раскрывающемся списке Напечатать (Print What) выберите Примечания
(Comments).
3. Нажмите кнопку ОК.
Word напечатает текст всех примечаний с указанием номеров страниц
документа, на которых находятся знаки примечаний.
Чтобы напечатать документ вместе с примечаниями:
1. Выберите команду Файл, Печать (File, Print).
2. Нажмите кнопку Параметры (Options). Появится вкладка Печать (Print)
диалогового окна Параметры (Options).
3. Установите флажок Примечания (Comments). При этом автоматически
установится флажок Скрытый текст (Hidden Text).
4. Нажмите кнопку ОК.
5. В раскрывающемся списке Напечатать (Print What) выберите Документ
(Document).
6. Нажмите кнопку ОК.
Работа с версиями документа
Часто большой документ имеет несколько версий. Например, в документ
внесены многочисленные изменения, и по каким-либо причинам требуется
иметь доступ не только к текущей версии документа, но и к предыдущей
Глава 31. Исправления и примечания
811
версии, т. е. требуется просмотреть документ в том виде, который он имел
до внесения изменений.
Другой пример: документ отправляется на редактирование сразу нескольким
рецензентам, каждый из которых вносит свои исправления и примечания.
Таким образом, возникает сразу несколько версий документа. Работа с
версиями больших документов требует специальных средств, и Word
предоставляет такие средства.
Открытие, сохранение и удаление версий
Word позволяет хранить несколько версий документа в одном файле.
Сохраняя детальное описание каждой версии, можно проследить историю
изменения документа.
При открытии файла с несколькими версиями документа сначала открывается
последняя версия. После этого можно открывать старые версии, создавать
новые версии, удалять версии и просматривать заметки по каждой версии.
Чтобы открыть версию документа:
1. Выберите команду Файл, Версии (File, Versions). Появится диалоговое
окно Версии документа (Versions) (рис. 31.12).
Рис. 31.12. Диалоговое окно Версии документа
2. Чтобы сохранить версию документа, нажмите кнопку Сохранить (Save
Now) и затем введите описание версии в диалоговом окне Сохранение
версии (Save Version) (рис. 31.13).
3. Нажмите кнопку ОК. В результате будут закрыты сразу оба диалоговых
окна, и в файле будет сохранена новая версия документа.
27*
812
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 31.13. Диалоговое окно
Сохранение версии
4. Чтобы просмотреть целиком описание имеющейся версии, выделите ее
в списке и нажмите кнопку Заметки (View Comments). Появится
диалоговое окно Просмотр заметок (View Comments) (рис. 31.14).
Рис. 31.14. Диалоговое окно
Просмотр заметок
5. Чтобы открыть сохраненную ранее версию документа, выделите ее в
списке и нажмите кнопку Открыть (Open), или дважды щелкните по
выделенной версии.
Word откроет сохраненную версию, не закрывая текущую открытую
версию. При этом на экране будут видны обе открытые версии (рис. 31.15).
6. Чтобы удалить версию, выделите ее в списке и нажмите клавишу <Delete>.
Можно автоматически сохранять новую версию каждый раз при закрытии
документа, если установить флажок Автоматически сохранять версию при
закрытии (Automatically Save A Version On Close) в диалоговом окне Версии
документа.
Можно открыть версию документа и сохранить ее под новым именем в
отдельном файле. Такой файл можно будет открывать непосредственно, а не
через диалоговое окно Версии документа.
Глава 31. Исправления и примечания
813
Рис. 31.15. Две версии одного документа
Сравнение документов
Можно точно установить все расхождения в тексте двух документов. При
сравнении документов Word помечает все расхождения как исправления.
Сравниваемые документы должны иметь различные имена или
располагаться в различных папках.
Чтобы сравнить документы:
1. Откройте документ, в котором должны появиться пометки исправлений.
2. Выберите команду Сервис, Исправления, Сравнить версии (Compare
versions). Появится диалоговое окно Выбор файла для сравнения с текущим
документом (рис. 31.16), которое аналогично диалоговому окну Открытие
документа (Open).
3. Выделите файл, с которым вы хотите сравнить текущий файл.
4. Нажмите кнопку Открыть (Open).
Word сравнит два документа и отметит в текущем документе все
расхождения в форме помеченных исправлений.
Теперь можно просмотреть, принять или отвергнуть исправления.
814
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 31.16. Диалоговое окно Выбор файла для сравнения с текущим документом
Слияние исправлений и примечаний
Можно использовать такой режим правки документа, когда несколько
авторов вносят исправления в копии документа не по очереди, а независимо
друг от друга. После этого можно слить все исправления в один исходный
документ и просматривать их все вместе. Для этого нужно иметь
сохраненный исходный документ и все его исправленные версии.
Чтобы слить исправления:
1. Откройте исправленную копию документа.
2. Выберите команду Сервис, Объединить исправления (Tools, Merge
Documents). Появится диалоговое окно Объединение исправлений (Merge
Documents) (рис. 31.17), которое аналогично диалоговому окну Открытие
документа (Open).
3. Выделите исходный документ и нажмите кнопку Открыть (Open).
4. Повторите шаги 1—3 для всех копий с исправлениями.
В результате все исправления попадут в исходный документ, где их можно
будет принять или отвергнуть.
( Замечание ^
Примечания также будут собраны в исходном документе, так как вставка
примечания — это исправление.
Глава 31. Исправления и примечания 815
Рис. 31.17. Диалоговое окно Объединение исправлений
ГЛАВА 32
Автоматизация ссылок
При работе с большими документами может возникнуть, например, такая
проблема: предположим, что в документе имеется множество нумерованных
иллюстраций (как в данной книге) и для каждой иллюстрации существует
одна или несколько ссылок в тексте. Нетрудно перенумеровать
иллюстрации вручную и указать нужные номера в ссылках. Если бы документ не
менялся, то все было бы хорошо. Однако большой документ имеет тенденцию
к постоянному изменению в процессе создания. Например, может
потребоваться вставить еще одну иллюстрацию в середину документа.
Что произойдет в этом случае? Во-первых, потребуется перенумеровать все
иллюстрации, следующие за вставленной. Во-вторых, понадобится изменить
номера в ссылках. Ссылки к тому же могут быть разбросаны по всему
документу и совсем не так заметны в тексте, как иллюстрации. В результате, при
использовании ручной нумерации в ссылках и названиях иллюстраций
ошибки практически неизбежны.
Word имеет специальные средства, которые полностью решают эту
проблему — перекрестные ссылки и названия. Они используются не только для
решения описанной частной задачи, но и во многих других случаях. В
данной главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Создание перекрестных ссылок на названия и другие объекты
□ Автоматическая нумерация названий
□ Автоматическое добавление названий при вставке объектов
Основные понятия, связанные
с перекрестными ссылками и названиями
Ссылка — это указание в документе на определенный объект в этом же или
другом документе. Часто используемые в этой книге указания вида (см.
рис. XX), являются хорошим примером ссылок.
Глава 32. Автоматизация ссылок
817
Основной проблемой, связанной со ссылками, является поддержание
"ссылочной целостности" в документе. Другими словами, требуется, чтобы при
перемещении или ином изменении объекта, на который имеется ссылка, эта
ссылка оставалась корректной. Механизм перекрестных ссылок Word
обеспечивает решение этой проблемы.
Название (caption) — это некоторый пояснительный текст, относящийся к
определенному объекту в документе. Часто используемые в этой книге абзацы
вида:
Рис. II.JJ. Название рисунка
являются хорошим примером названий.
Основной проблемой, связанной с названиями, является поддержание
правильной нумерации названий в документе. Другими словами, требуется,
чтобы при вставке, перемещении или ином изменении объекта, для
которого имеется название, номера этого и остальных названий оставались
корректными. Механизм названий Word обеспечивает решение и этой проблемы.
Перекрестные ссылки и номера в названиях являются полями. Как и другие
поля, они имеют код поля и значение поля (см. главу 14).
Перекрестная ссыпка является полем с кодом ref. Аргументом этого поля
является имя закладки. Эта закладка может быть определенной
пользователем закладкой или автоматически сгенерированной закладкой. Значением
поля перекрестной ссылки является значение этой закладки.
Название состоит из трех частей: т.н. метки названия, номера и текста.
Номер названия является полем с кодом seq. Аргументом этого поля является
метка, а значением поля — порядковый номер в документе названия с
данной меткой.
Пользователю совершенно необязательно детально знать коды, аргументы и
многочисленные ключи этих полей, потому что в Word предусмотрены
специальные средства (команды меню и диалоговые окна) для вставки
перекрестных ссылок и названий. Однако общее представление о механизме
реализации этих средств полезно для их правильного использования.
На рис. 32.1 приведен пример документа, содержащего перекрестную
ссылку на номер названия рисунка, а на рис. 32.2 представлен тот же документ,
но в нем отображаются коды полей, а не их значения.
Замечание J
Чтобы отобразить в документ коды полей, а не их значения, установите флажок
Коды полей (Fields codes) на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры
(Options). Чтобы затенить коды/значения полей, выберите вариант всегда
(Allways) в раскрывающемся списке Затенение полей (Fields shading) на той же
вкладке.
818
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 32.1. Документ с перекрестной ссылкой на название рисунка
Рис. 32.2. Коды полей перекрестной ссылки и названия
Перекрестные ссылки
Перекрестные ссылки можно делать на различные элементы: заголовки,
отформатированные одним из встроенных стилей заголовков, номера страниц,
обычные и концевые сноски, названия и определенные пользователем
закладки.
Глава 32. Автоматизация ссылок
819
При вставке в документ перекрестной ссылки Word находит
соответствующую информацию в документе и вставляет ее в месте перекрестной ссылки.
Например, если делается перекрестная ссылка на заголовок, то Word
позволяет вставить текст заголовка в точку перекрестной ссылки. В перекрестную
ссылку можно включить номер страницы.
Если изменится местоположение или содержание информации, на которую
делается ссылка, то при обновлении перекрестных ссылок эти изменения
будут учтены.
С точки зрения пользователя перекрестная ссылка состоит из двух частей:
из текста, который вводится вручную, и из информации, которую Word
вставляет автоматически. Например, вы можете ввести текст "См. также
стр.", а затем вставить перекрестную ссылку на номер страницы.
В одной перекрестной ссылке можно сослаться на несколько элементов.
Например, можно создать такую перекрестную ссылку "См. также раздел X
на стр. Y" и Word автоматически вставит как заголовок раздела, так и номер
страницы.
Создание перекрестных ссылок
Чтобы создать перекрестную ссылку:
1. Введите сопроводительный текст перекрестной ссылки.
Например, введите "см. стр.".
2. Выберите команду Вставка, Перекрестная ссылка (Insert, Cross-reference).
Появится диалоговое окно Перекрестные ссылки (Cross-reference) (рис. 32.3).
Рис. 32,3. Диалоговое окно
Перекрестные ссылки
3. В раскрывающемся списке Тип ссылки (Reference Type) выберите тип
ссылки.
Например, чтобы сослаться на заголовок любого уровня, выберите
Заголовок (Heading).
820
Часть VI. Обработка больших документов
Возможные типы перекрестных ссылок перечислены в первом столбце
табл. 32.1.
4. В списке Вставить ссылку на (Insert Reference To) выберите вид
автоматически вставляемой-информации.
Состав этого списка зависит от типа ссылки, выбранного на шаге 3.
Например, для заголовков этот список позволяет выбрать текст заголовка,
номер страницы или номер заголовка.
Значения, которые может иметь перекрестная ссылка, перечислены во
втором столбце табл. 32.1.
5. В нижнем списке диалогового окна выберите конкретный элемент, на
который нужно сослаться.
Состав и название этого списка зависит от типа ссылки, выбранного на
шаге 3. Word перечислит в списке все элементы указанного типа,
которые присутствуют в данном документе.
Способы отображения элементов, на которые можно ссылаться, указаны
в третьем столбце табл. 32.1.
Таблица 32.1. Варианты оформления перекрестных ссылок
Тип элемента,
на который делается
перекрестная ссылка
Возможное значение
перекрестной ссылки
Способ отображения
элементов для выбора
Абзац
Заголовок
Закладка
Обычная сноска
Концевая сноска
Рисунок
Таблица
Номер страницы;
номер абзаца;
текст абзаца
Текст заголовка;
номер страницы;
номер заголовка
Текст закладки;
номер страницы;
номер абзаца
Номер сноски;
номер страницы
Номер сноски;
номер страницы
Название целиком;
постоянная часть и номер;
только текст названия;
номер страницы
Название целиком;
постоянная часть и номер;
только текст названия;
номер страницы
Первая строка абзаца
Текст заголовка с
отступом
Имя закладки
Символ и текст сноски
Символ и текст сноски
Название рисунка
Название таблицы
Глава 32. Автоматизация ссылок
821
Таблица 32.1 (окончание)
Тип элемента, Возможное значение Способ отображения
на который делается перекрестной ссылки элементов для выбора
перекрестная ссылка
Формула Название целиком; Название формулы
постоянная часть и номер;
только текст названия;
номер страницы
6. Установите флажок Вставить как гиперссылку (Insert as hyperlink), чтобы
вставить гиперссылку от перекрестной ссылки на элемент. Если элемент
находится в другом документе, то оба документа должны быть
подчиненными документами одного главного документа.
7. Установите флажок Добавить слово "выше" или "ниже" (Include
above/below), если ссылка делается на нумерованный элемент и вы
хотите, чтобы Word автоматически добавил слова "выше" или "ниже" к
тексту ссылки.
8. Нажмите кнопку Вставить (Insert), чтобы вставить перекрестную ссылку.
9. Если нужно вставить еще одну перекрестную ссылку, то щелкните
мышью в нужном месте документа и введите сопроводительный текст.
Диалоговое окно Перекрестные ссылки останется открытым. Повторите
шаги 3—8.
10. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно
Перекрестные ссылки, когда закончите вставку перекрестных ссылок.
( Замечание ^
Элемент, на который делается перекрестная ссылка, должен быть
определенным образом отмечен в документе: встроенным стилем заголовка, закладкой,
обычной сноской, концевой сноской или названием. В противном случае он не
появится в диалоговом окне Перекрестные ссылки и на него нельзя будет
сослаться.
Чтобы удалить, скопировать или переместить перекрестную ссылку,
выделите ее (обязательно целиком, потому что это поле, а не просто набор
символов), а затем выполните операцию обычным образом.
Обновление перекрестных ссылок
Перекрестные ссылки — это поля, поэтому их значения обновляются по
общим правилам обновления значений полей (см. главу 14).
Word автоматически обновляет перекрестные ссылки при печати документа,
если установлен флажок обновлять поля (update fields) на вкладке Печать
822
Часть VI. Обработка больших документов
(Print) диалогового окна Параметры (Options). В остальных случаях значение
полей обновляется по команде пользователя.
Чтобы обновить перекрестную ссылку, воспользуйтесь одним из следующих
способов:
□ Выделите ее и нажмите клавишу <F9>
□ Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите
команду Обновить поле (Update field)
Чтобы обновить сразу все перекрестные ссылки, выделите весь документ
и нажмите клавишу <F9>.
Форматирование перекрестных ссылок
Перекрестные ссылки в документе выглядят как текст, хотя являются
значениями полей. Эти значения можно форматировать обычным образом,
применяя все средства Word.
При обновлении перекрестных ссылок ручное форматирование сохраняется.
Это происходит потому, что при вставке перекрестной ссылки с помощью
диалогового окна Перекрестные ссылки в код поля перекрестной ссылки
автоматически вставляется ключ \mergeformat, который указывает, что при
обновлении поля нужно сохранять ручное форматирование его значения
(см. главу 14).
Названия
В Word считается, что название — это отдельный абзац, который относится к
некоторому объекту, вставленному в документ. Название может размещаться
над или под тем объектом, к которому относится. Оно состоит из
постоянной части (или метки), номера и текста.
Метка в названии играет особую роль. С одной стороны, это просто
некоторый текст, который образует постоянную часть всех названий с данной
меткой, например, слово "Рисунок". С другой стороны, считается, что все
названия с данной меткой образуют упорядоченную последовательность в
документе и метка является именем этой последовательности. Метку можно
выбирать из встроенных меток Word: Рисунок, Таблица и Формула, но
можно задать и свою.
Номер в названии является полем с кодом seq, причем аргументом этого
поля является метка. Вообще поле seq применяется не только в названиях,
но и в других случаях, например, для автоматической нумерации заголовков.
Поле seq действует следующим образом. Первое по порядку поле seq с
определенным аргументом имеет значение 1, следующее поле seq с тем же
аргументом имеет значение 2 и т. д. В номер можно включить также допол-
Глава 32. Автоматизация ссылок
823
нительную информацию, например, номер главы и указать один из
встроенных способов нумерации: арабскими цифрами, буквами или римскими
цифрами.
Текст в названии не является обязательным и вводится пользователем.
Вставка названия отдельного объекта
Можно вставить название для рисунка, таблицы, любого объекта и лаже
просто текста. Обычно этот способ используется, если иллюстрации уже
вставлены в документ или нужно иметь последовательную нумерацию для
объектов разного типа. Если же нужно иметь последовательную нумерацию
для однородных объектов, то удобнее использовать автоматическую вставку
названий, как описано в следующем разделе.
Чтобы вставить название вручную:
1. Выделите объект, для которого нужно вставить название.
Этот шаг является обязательным. В противном случае название не будеч
вставлено, хотя все последующие шаги данной процедуры и будут
выполнены.
2. Выберите команду Вставка, Название (Insert, Caption). Появится
диалоговое окно Название (Caption) (рис. 32.4).
Рис. 32.4. Диалоговое окно
Название
3. В поле ввода Название (Caption) введите текст названия после
предложенной постоянной части (метки) и номера.
4. В раскрывающемся списке постоянная часть (Label) выберите метку.
Названия с разными метками нумеруются независимо.
5. В раскрывающемся списке положение (Position) выберите, как название
будет располагаться относительно выделенного объекта.
6. Нажмите кнопку ОК.
Word вставит сформированный текст названия до или после выделенного
объекта.
824
Часть VI. Обработка больших документов
( Замечание ^
Вообще говоря, выбирать метку на шаге 4 можно произвольным образом.
Например, можно выбрать метку Рисунок для названия таблицы.
Ответственность за правильный выбор метки возлагается на пользователя.
Автоматическая вставка названий
Часто в большом документе имеется множество однородных объектов,
которые должны иметь названия. Например, в этой книге имеется большое число
растровых рисунков диалоговых окон. В этом случае целесообразно
поручить Word автоматически вставить название для каждой иллюстрации.
Автоматически вставлять названия можно для объектов различных типов,
при этом названия могут иметь общую метку, и в этом случае нумерация
будет сквозная. Если названия имеют различные метки, тогда объекты
разных типов будут нумероваться независимо.
Режим автоматической вставки названий нужно установить до того, как
вставляются иллюстрации. Если некоторые иллюстрации уже вставлены, то
сначала нужно выделить их и вручную вставить названия, как это описано в
предыдущем разделе. Если названия, вставленные вручную и вставленные
автоматически, будут иметь одну и ту же метку, то Word перенумерует их
правильно.
Чтобы установить режим автоматической вставки названий:
1. Выберите команду Вставка, Название. Появится диалоговое окно
Название (см. рис. 32.4).
2. Нажмите кнопку Автоназвание (AutoCaption). Появится диалоговое окно
Автоназвание (AutoCaption) (рис. 32.5).
Рис. 32.5. Диалоговое окно
Автоназвание
3. В списке Добавлять название при вставке объекта (Add Caption When
Inserting) установите флажки для тех типов объектов, для которых вы
хотите автоматически добавлять названия.
Глава 32. Автоматизация ссылок
825
Если вы хотите, чтобы объекты нескольких типов имели одинаковую
метку и, соответственно, сквозную нумерацию, то выделите их все и
установите для них флажки.
4. В раскрывающемся списке постоянная часть (Label) выберите метку.
Названия с разными метками нумеруются независимо.
5. В раскрывающемся списке положение (Position) выберите, как название
будет располагаться относительно выделенного объекта.
6. Чтобы создать свою собственную метку, нажмите кнопку Создать (New
Label) и далее следуйте процедуре, описанной ниже в разделе
"Определение пользовательских меток названий".
Чтобы задать способ нумерации, нажмите кнопку Нумерация (Numbering)
и далее следуйте процедуре, описанной ниже в разделе "Изменение
нумерации названий".
7. Повторите шаги 3—6, чтобы задать автоматическую вставку названия для
объектов других типов.
8. Нажмите кнопку ОК.
( Замечание ^
Режим автоматической вставки названий распространяется только на тот
документ, который был активен в момент установки режима.
Определение пользовательских меток названий
Как уже отмечалось, метка названий используется как постоянная часть
названий и как имя последовательности объектов для нумерации. Word
предоставляет три встроенных метки: Рисунок, Таблица и Формула, кроме того,
пользователь может определять свои метки. После создания новой метки
Word добавляет ее к списку имеющихся меток, и эта метка становится
доступна при вставке других названий, как вручную, так и автоматически.
Определить новую метку можно в двух случаях:
□ При вставке названия вручную
□ При установке режима автоматической вставки названий
Чтобы создать новую метку при вставке названия вручную:
1. Выделите объект и выберите команду Вставка, Название (Insert, Caption).
2. Нажмите кнопку Создать (New Label). Появится диалоговое окно Новое
название (New Label) (рис. 32.6).
3. В поле ввода Название введите постоянную часть названия (метку).
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Новое название.
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Название.
826
Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 32.6. Диалоговое окно
Новое название
Чтобы создать новую метку при установке режима автоматической вставки
названий:
1. Выберите команду Вставка, Название.
2. Нажмите кнопку Автоназвание. Появится диалоговое окно Автоназвание
(см. рис. 33.5).
3. Выберите типы объектов, для которых создается новая метка.
4. Нажмите кнопку Создать.
5. В диалоговом окне Новое название (рис. 32.6) введите новую постоянную
часть названия.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Новое название.
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Автоназвание.
В любом случае после выполнения одной из этих процедур новая метка
будет доступна в диалоговом окне Название, как показано на рис 32.7.
Рис. 32.7. Новая метка
в диалоговом окне Название
Созданную метку можно удалить. Для этого выберите команду Вставка,
Название, выделите метку в списке и нажмите кнопку Удалить.
Встроенную метку (Рисунок, Таблица или Формула) удалить нельзя.
( Замечание ^)
Если удалить метку существующих в документе названий, то она исчезнет
только из раскрывающегося списка диалогового окна Название. В результате
нельзя будет вставить новые названия с той же меткой. Старые названия в
документе останутся. Более того, если в дальнейшем снова создать такую же
метку, то вновь вставляемые названия будут нумероваться с учетом старых
названий.
Глава 32. Автоматизация ссылок
827
Изменение нумерации названий
По умолчанию, названия с данной меткой нумеруются автоматически
последовательными числами, начиная с 1. Способ нумерации можно изменить
при ручной или автоматической вставке названий. Можно также изменить
способ нумерации для уже существующих названий. При изменении способа
нумерации названий эти изменения коснутся всех названий с данной меткой.
Чтобы изменить способ нумерации названий:
1. Если название вставлено вручную, то выделите объект, или выделите
название или выделите сразу то и другое вместе. Выберите команду
Вставка, Название и нажмите кнопку Нумерация (Numbering).
Для автоматически вставляемых названий выберите команду Вставка,
Название и нажмите кнопку Автоназвание. Затем выделите те типы
объектов, для которых вы хотите изменить способ нумерации названий и
нажмите кнопку Нумерация.
В любом случае появится диалоговое окно Нумерация названий (Caption
Numbering) (рис. 32.8).
Рис. 32.8. Диалоговое окно
Нумерация названий
2. В раскрывающемся списке Формат (Format) выберите один из форматов
нумерации.
3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в предыдущее диалоговое окно.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в документ.
Q Замечание J
Если на шаге 1 был выделен объект, к которому относится название, а не само
название, то в таком случае на шаге 4 нужно нажимать кнопку Закрыть, а не
кнопку ОК, иначе будет вставлено еще одно название.
Включение в номер названия
дополнительной информации
Если в большом документе для форматирования заголовков используются
встроенные стили Word и если используется автоматическая нумерация за-
828
Часть VI. Обработка больших документов
головков, то номер ближайшего предшествующего заголовка определенного
уровня можно включить в номер названия. Этот прием подходит для
объемных изданий, разбитых на главы, таких, например, как данная книга.
Чтобы вставить в номера названий номера заголовков:
1. Выберите команду Вставка, Название. Откроется диалоговое окно
Название (см. рис. 32.4).
2. Нажмите кнопку Нумерация. Откроется диалоговое окно Нумерация
названий (см. рис. 32.8).
3. Установите флажок Включить номер главы (Include Chapter Number)
(рис. 32.9).
Рис. 32.9. Диалоговое окно Нумерация
названий с установленным флажком
Включить номер главы
4. В раскрывающемся списке начинается со стиля (Chapter Starts with Style)
укажите стиль заголовка, номер которого должен включаться в номер
названия.
5. В раскрывающемся списке разделитель (Separator) выберите разделитель,
который отделяет номер главы от номера названия.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в предыдущее диалоговое окно.
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в документ.
Форматирование и редактирование названий
По умолчанию названия отформатированы стилем "Название объекта",
основанном на стиле "Обычный", к которому добавлено форматирование
полужирным и вертикальные интервалы по 6 пунктов до и после абзаца.
Можно автоматически изменить форматирование всех названий, если
переопределить стиль "Название объекта" (см. главу 10). Можно также выделить
название и отформатировать его вручную. Поскольку название представляет
собой отдельный абзац, к нему можно применять все команды
форматирования абзацев.
При редактировании названий следует иметь в виду, что все три части
названия (метка, номер и текст) имеют разную природу, а потому
редактируются различным образом.
Глава 32. Автоматизация ссылок
829
Иногда возникает необходимость заменить постоянную часть названий.
Например, вместо слова "Рисунок", которое по умолчанию предлагает Word,
использовать "Рис.". Можно просто выделить и заменить метку в отдельном
названии в документе. Однако при этом ни аргумент кода поля seq в номере
названия, ни постоянные части других названий с той же меткой не
изменятся.
Чтобы задать новую метку для существующих названий:
1. Выделите название (любое), метку которого вы хотите изменить.
Например, выделите название с меткой "Рисунок".
2. Выберите команду Вставка, Название.
3. Нажмите кнопку Создать в диалоговом окне Название.
4. Введите новую метку названия в диалоговом окне Новое название.
Например, введите "Рис. ".
5. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Новое название.
6. Нажмите кнопку ОК.
Word автоматически заменит метки во всех названиях, которые имели метку
"Рисунок".
Номера в названиях нельзя редактировать, поскольку это значения полей, а
не просто текст. Однако номера можно форматировать, и это
форматирование сохранится при обновлении полей. Способы изменения нумерации
названий описаны в двух предыдущих разделах этой главы.
С Замечание "^
Поля с кодом seq обновляются в документе автоматически при вставке,
удалении или перемещении любого такого поля. Поэтому не нужно заботиться об
обновлении номеров в названиях. Однако, если в документе есть, например,
перекрестные ссылки на номера названий, то после изменения названий и их
автоматической перенумерации ссылки нужно обновить с помощью клавиши <F9>
(см. главу 32).
Текст в названии является обычным текстом, а потому его редактирование
никак не влияет на другие названия и может выполняться произвольным
образом.
ГЛАВА 33
Сборка больших документов
Word может работать с документом любого размера, представленным одним
большим файлом. Однако это не совсем удобно по следующим причинам:
□ Работа с очень большим файлом происходит намного медленнее, чем
работа с небольшим файлом. Наиболее эффективно Word работает с
документами, объем которых составляет несколько десятков страниц (как
данная глава). Если же объем документа существенно больше, например,
если документ содержит несколько сот страниц и большое число
иллюстраций (как вся эта книга), то такие операции, как загрузка, сохранение,
поиск и замена выполняются значительно медленнее. Степень
замедления зависит от объема доступной оперативной памяти и от скорости
процессора компьютера.
□ У большого документа, как правило, несколько авторов, которые
зачастую работают над его разными частями. Если большой документ
хранится в одном файле, то либо авторам приходится работать с документом по
очереди, что не совсем удобно, либо работать с независимыми версиями
документа и постоянно проводить сравнение и слияние версий, что
хлопотно и ненадежно с организационной точки зрения.
Word имеет специальное средство для решения этой проблемы, которое
называется главный документ.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Создание главного документа
□ Работа с главным документом как единым целым
□ Работа с вложенными документами
□ Работа с группой независимых файлов, образующих большой документ
Глава 33. Сборка больших документов
831
Концепция главного документа
Концепция главного документа в Word заключается в следующем: главный
документ, наряду с обычным текстом, содержит специальные ссылки на
другие документы, которые называются вложенными документами.
Работа с главным документом может происходить в двух режимах:
□ В обычном режиме главный документ выглядит как один большой
документ, т. е. все вложенные документы "раскрыты" и пользователь может
проводить глобальные операции, например, поиск, замену или создание
оглавлений как в обычном документе, без учета наличия вложенных
документов.
□ В режиме главного документа, напротив, отображается структура главного
документа и видно, из каких вложенных документов он состоит.
Пользователь может производить в этом режиме различные операции с
вложенными документами, например, добавление, удалении и перемещение
вложенных документов. Работа в режиме главного документа напоминает
работу в режиме структуры, с тем отличием, что некоторые элементы
структуры на самом деле хранятся в отдельных вложенных документах.
Вложенный документ, в свою очередь, может содержать вложенные
документы. Таким образом, можно строить сложные, иерархические структуры
документов. Иногда такая возможность оказывается единственной,
например, при построении сквозного указателя имен в многотомном издании
собрания сочинений.
Важным аспектом концепции главного документа Word является
возможность независимого открытия и редактирования вложенных документов
разными авторами одновременно.
Если вложенный документ открыт одним пользователем, то другой
пользователь не может открыть этот же вложенный документ для редактирования
(он становится заблокированным). Тем не менее, второй пользователь
может открыть и редактировать другой вложенный документ, что обеспечивает
широкие и гибкие возможности совместной работы нескольких авторов над
одним большим документом.
При работе с вложенным документом все операции выполняются
сравнительно быстро, потому что отдельный вложенный документ имеет не такой
большой объем, как весь документ.
Работа с главным документом производится с помощью панели
инструментов Структура (Outlining) (рис. 33.1).
Рис. 33.1. Панель инструментов Структура
832
Часть VI. Обработка больших документов
Изображения кнопок панели
Структура, а также их названия и
соответствующие комбинации клавиш
представлены на рис. 33.2.
Описание функций этих кнопок и
всплывающие подсказки к ним,
которые могут отличаться от их названий,
приведены в табл. 33.1.
Рис. 33.2. Кнопки панели инструментов
Структура
Таблица 31.1. Кнопки панели инструментов Структура
Кнопка
Всплывающая подсказка Функция
Повысить уровень
(Promote)
Понизить уровень
(Demote)
Понизить до обычного
текста (Demote
to body text)
Переместить вверх
(Move up)
Переместить вниз (Move
down)
Повышает уровень заголовка на один
уровень. Повышает уровень обычного
текста до уровня предшествующего
заголовка
Понижает уровень заголовка на один
уровень
Понижает уровень заголовка до
уровня обычного текста
Перемещает выделенные абзацы
перед первым видимым абзацем,
который предшествует выделенным
Перемещает выделенные абзацы после
первого видимого абзаца, который
следует за выделенными абзацами
Глава 33. Сборка больших документов
833
Таблица 31.1 (продолжение)
Кнопка
Всплывающая подсказка Функция
Развернуть(Expand)
Свернуть (Collapse)
Отобразить заголовки
(Show Heading)
Отобразить
все заголовки
(Display All)
Отобразить только
первую строку
(Show First Line Only)
Показать
форматирование (Show Formatting)
Главный документ
(Master Document View)
Свернуть вложенные
документы (Collapse
Subdocuments)
Создать вложенный
документ (Create
Subdocument)
Удалить вложенный
документ (Remove
Subdocument)
Вставить вложенный
документ (Insert
Subdocument)
Разворачивает один уровень
подзаголовков выделенного заголовка.
Повторные нажатия этой кнопки
разворачивают следующие уровни
подзаголовков и так вплоть до обычного
текста
Сворачивает подзаголовки и обычный
текст, подчиненные выделенному
заголовку
Эти семь кнопок показывают только
заголовки вплоть до соответствующих
уровней
Показывает весь текст, если что-то в
нем было свернуто, и показывает
только заголовки, если весь текст уже
был развернут
Переключает режим отображения
между отображением всего абзаца и
отображением только первой строки
абзаца
Переключает режим отображения
между отображением заголовков с
полным форматированием и без него
Переключает режим просмотра между
режимом просмотра главного
документа и режимом просмотра структуры
Сворачивает отображение структуры
вложенных документов, отображая
гиперссылки на вложенные документы
Создает вложенный документ из
выделенных заголовков структуры и
подчиненного им текста
Удаляет вложенный документ
Вставляет в главный документ
вложенный документ, имя файла
которого выбирается в диалоговом окне
Вставка вложенного документа
834
Часть VI. Обработка больших документов
Таблица 31.1 (окончание)
Кнопка Всплывающая подсказка Функция
Объединить Объединяет выделенные вложенные
вложенные документы документы в один документ
(Merge Subdocument)
Разбить вложенный до- Преобразует выделенную часть вло-
кумент (Split женного документа в отдельный вло-
Subdocument) женный документ
Блокировка документа Включает и выключает блокировку
(Lock Document) выделенных вложенных документов
Создание главного документа
Существуют три способа создания главного документа:
□ Создание нового главного документ ("с нуля")
П Преобразование существующего большого документа в главный документ
путем разбиения его на вложенные документы
П Сборка главного документа из существующих независимых документов
В любом случае работа производится в режиме просмотра главного
документа и для форматирования заголовков должны использоваться встроенные
стили заголовков.
Создание нового главного документа
Одним из путей создания главного документа является использование
структуры документа Word, для задания которой использованы встроенные
стили заголовков.
Чтобы создать новый главный документ:
1. Создайте новый документ.
2. Перейдите в режим просмотра структуры, для чего выберите команду
Вид, Структура (View, Outlining) или нажмите кнопку Режим структуры
(Outlining View), которая расположена слева от горизонтальной полосы
прокрутки.
Появится панель инструментов Структура (Outlining) (см. рис. 33.1),
кнопки которых описаны в табл. 33.1.
Для работы с главным документом нет специфических команд в меню.
Все операции выполняются с помощью кнопок на панелях инструментов.
Глава 33. Сборка больших документов
835
3. Введите структуру в документ. При вводе структуры используйте кнопки
на панели инструментов, чтобы повысить или понизить уровни
заголовков. Примите решение, заголовок какого уровня будет означать начшю
вложенного документа.
На рис. 33.3 приведен пример структуры документа.
Рис. 33.3. Структура документа
4. Выделите заголовки, из которых должны быть созданы вложенные
документы.
Можно выделить сколько угодно заголовков, но первый заголовок среди
выделенных должен иметь тот уровень, который по вашему решению
должен обозначать начало вложенного документа (рис. 33.4).
5. Нажмите кнопку Создать вложенный документ.
Выделенная часть документа будет преобразована во вложенные
документы, причем для каждого заголовка того уровня, с которого
начиналось выделение, будет создан свой вложенный документ. Структура
каждого созданного вложенного документа будет заключена в рамку, в левом
верхнем углу которой появится значок вложенного документа (рис. 33.5).
6. Сохраните главный документ.
При сохранении главного документа каждый вложенный документ будет
автоматически сохранен как отдельный файл. Имя этому файлу будет
836 Часть VI. Обработка больших документов
Рис. 33.4. Структура документа с выделенными заголовками
Рис. 33.5. Созданные вложенные документы
Глава 33. Сборка больших документов
837
назначено автоматически по первому заголовку. Например, для файлов
вложенных документов, представленных на рис. 33.5, Word выберет такие
имена: КОНЦЕПЦИЯ ГЛАВНОГО ДОКУМЕНТА.ЭОС, СОЗДАНИЕ
ГЛАВНОГО ДОКУМЕНТА.ЭОС, РАБОТА С ГЛАВНЫМ
ДОКУМЕНТОМ.DOC и т. д. Чтобы эти автоматически назначенные имена не
совпадали с именами имеющихся файлов, Word добавит, если нужно, в конце
цифры.
7. Чтобы увидеть месторасположение и имена автоматически созданных
вложенных документов, нажмите кнопку Свернуть вложенные документы.
Word отобразит гиперссылки на вложенные документы, которые
фактически вставлены в главный документ (рис. 33.6). Чтобы вернуться в
режим просмотра главного документа, нажмите эту же кнопку еще раз.
Рис. 33.6. Отображение вложенных документов в виде гиперссылок
Чтобы переименовать вложенный документ, дважды щелкните по значку
вложенного документа, затем выберите команду Файл, Сохранить как
(File, Save as) и сохраните вложенный документ в другом месте и/или под
другим именем. После этого еще раз сохраните главный документ. При
этом сохранится правильная связь между главным документом и
вложенным документом.
838
Часть VI. Обработка больших документов
Преобразование существующего документа
в главный документ
Если большой документ уже существует, то его можно преобразовать в
главный документ. Процедура преобразования во многом аналогична
процедуре, описанной в предыдущем разделе.
Чтобы преобразовать существующий документ в главный документ:
1. Откройте существующий документ.
2. Перейдите в режим просмотра структуры.
3. Установите уровень отображения заголовков с помощью кнопок на
панели инструментов Структура.
Удобнее всего установить отображение заголовков того уровня, начиная с
которого будут создаваться вложенные документы. Если при этом
окажется, что не все ожидаемые заголовки отображаются, то это означает,
что они неправильно отформатированы. Прервите выполнение
процедуры, вернитесь в документ и отформатируйте нужные заголовки
встроенными стилями заголовков.
4. Выделите заголовки, начиная с которых должны создаваться вложенные
документы.
5. Нажмите кнопку Создать вложенный документ.
6. Сохраните созданный главный документ. Созданные вложенные
документы сохранятся автоматически.
Отметим ключевые моменты при создании вложенных документов из
структуры заголовков и из готового текста большого документа. Это:
1. Всем заголовкам, учитываемым при создании вложенных документов,
должен быть назначен встроенный стиль заголовка.
2. Нужно выделить все заголовки, которые должны быть преобразованы во
вложенные документы.
3. Выделение должно обязательно начинаться с заголовка того уровня,
который будет служить признаком начала следующего вложенного
документа.
Поясним на примере: пусть первый заголовок в выделении имеет уровень 2,
тогда все части выделения, которые начинаются с заголовка уровня 2, будут
преобразованы в отдельные вложенные документы.
Если же первым выделенным заголовком окажется заголовок уровня 3, то
все заголовки уровня 3 образуют вложенные документы, причем заголовки
уровня 2 вместе со своим подчиненным текстом попадут во вложенные
документы соответствующие предшествующим заголовкам уровня 3. В
результате естественная структура большого документа окажется совершенно
нарушенной.
Глава 33. Сборка больших документов
839
Чтобы это не произошло, нужно перед выполнением шага 6 тщательно
проверить, что большой документ разбит на вложенные документы должным
образом.
Сборка главного документа
из существующих документов
В главный документ можно вставить в указанное место любой
существующий документ в качестве нового вложенного документа. Более того, можно
вставить вложенный документ в обычный документ, и, тем самым,
превратить его в главный документ.
Таким образом, если большой документ уже существует в виде набора
независимых файлов, то можно создать новый пустой документ и превратить его
в главный документ, последовательно вставляя вложенные документы.
Чтобы вставить в документ вложенный документ:
1. Откройте существующий обычный или главный документ.
2. Перейдите в режим просмотра структуры, для чего выберите команду
Вид, Структура (View, Outlining) или нажмите кнопку Режим структуры
(Outlining View), которая расположена слева от горизонтальной полосы
прокрутки.
Появится панель инструментов Структура (Outlining).
3. Поместите точку вставки в то место, где должен находиться вложенный
документ.
Рис. 33.7. Диалоговое окно Вставка вложенного документа
840
Часть VI. Обработка больших документов
4. Нажмите кнопку Вставить вложенный документ (Insert Subdocument) на
панели инструментов Структура. Откроется диалоговое окно Вставка
вложенного документа (Insert Subdocument) (рис. 33.7), которое
аналогично стандартному окну Открытие документа.
5. Введите имя файла или выберите его из списка.
6. Нажмите кнопку Открыть (Insert).
Файл будет вставлен в главный документ под своим исходным именем.
Word применит к нему форматирование, определяемое шаблоном
главного документа.
Работа с главным документом
С главным документом можно работать в режиме просмотра структуры и
в обычном режиме просмотра. В режиме просмотра структуры очень удобно
просматривать и реорганизовывать структуру главного документа.
Например, с помощью мыши или кнопок на панели инструментов можно
переупорядочить вложенные документы.
В обычном режиме просмотра с главным документом можно работать как
с единым документом. Его можно форматировать, вставлять номера
страниц, формировать оглавления и указатели, и т. п. Каждый вложенный
документ в обычном режиме просмотра отображается как раздел, к которому
можно применять все средства форматирования раздела.
( Замечание ^
Главный документ можно использовать как средство выполнения глобальных
операций над группой документов, например, глобальной контекстной замены
терминов. Создайте главный документ, включите в него все документы группы
как вложенные документы, перейдите в обычный режим просмотра, выполните
необходимые глобальные изменения, сохраните главный документ, закройте
его, а затем удалите. В результате во всех документах группы будут
произведены нужные глобальные изменения, только в конце каждого появится лишний
разрыв раздела, который можно удалить.
Форматирование, редактирование и печать
Форматирование главного документа ничем не отличается от
форматирования обычного документа, за одним исключением. Если вложенный
документ основан на другом шаблоне, нежели главный документ, то при
открытии вложенного документа из главного документа или при работе с главным
документом в обычном режиме просмотра применяются стили шаблона
главного документа.
Если же открыть вложенный документ как независимый документ, а не через
главный документ, в этом случае применяются стили шаблона вложенного
документа.
Глава 33. Сборка больших документов
841
Это обстоятельство может привести к недоразумению и неправильному
форматированию, если авторы будут форматировать вложенные документы
каждый в своем стиле и эти стили будут существенно отличаться от стилей
главного документа. Чтобы избежать подобных неприятностей, следует
основывать как главный документ, так и все вложенные документы на одном
и том же шаблоне.
При редактировании главного документа в обычном режиме просмотра
можно выполнять все операции редактирования, например, вырезать,
копировать и перемещать текст и графику из одного раздела в другой. При этом,
фактически, текст и графика копируются и перемещаются из одного
вложенного документа в другой, а сами вложенные документы не нужно
открывать, что, конечно, очень удобно.
Напечатать главный документ так же просто, как обычный документ. Для
этого нужно перейти в обычный режим просмотра и выбрать команду Файл,
Печать (File, Print). Возможность напечатать большой документ сразу, не
открывая по отдельности вложенные файлы, является большим
преимуществом использования главного документа. Если перейти в режим просмотра
главного документа, то можно напечатать структуру главного документа,
свернув или развернув ее до нужного уровня.
В главном документе можно устанавливать глобальные параметры, которые
будут распространяться на все вложенные документы автоматически.
Например, при вставке номеров страниц, номер первой страницы следующего
вложенного документа будет на единицу больше, чем номер последней
страницы предыдущего вложенного документа.
По умолчанию Word вставляет между вложенными документами разрыв
раздела с новой страницы. Однако можно заменить в главном документе
символ разрыва раздела с новой страницы на символ разрыва раздела на той же
странице.
После этого при печати главного документа вложенные документы будут
печататься друг за другом как единое целое, без перехода на новую
страницу. Добиться того же эффекта при печати группы файлов без использования
главного документа невозможно.
Работа с вложенными документами
Работать с вложенными документами можно, просто открывая их как
независимые файлы. Однако гораздо удобнее работать с вложенными
документами в режиме просмотра структуры главного документа. Можно открывать,
переставлять, объединять, разбивать и удалять вложенные документы.
Открытие и блокировка вложенных документов
Чтобы открыть вложенный документ из главного документа, нужно в
режиме просмотра структуры главного документа дважды щелкнуть по значку
28 Зак 451
842
Часть VI. Обработка больших документов
вложенного документа. При этом вложенный документ откроется в
отдельном окне, а в окне главного документа рядом со значком вложенного
документа появится значок в форме замочка, который означает, что вложенный
документ заблокирован (рис. 33.8).
Рис. 33.8. Вложенный документ, открытый в отдельном окне
Заблокированный вложенный документ не может быть открыт другим
пользователем на редактирование, он может быть открыт для просмотра в
режиме только на чтение.
Если какой-то пользователь открыл вложенный документ на
редактирование, то этот документ будет заблокирован для других пользователей
независимо от того, как был открыт вложенный документ: через главный документ
или непосредственно. Однако при этом другие вложенные документы не
являются заблокированными и с ними можно работать. Именно блокировка
вложенных документов в главном документе является тем удобным
средством, которое обеспечивает одновременную работу над одним большим
документом нескольким пользователям Word.
Открытие вложенного документа на редактирование может быть не
единственной причиной его блокировки. Документ может быть заблокирован
пользователем по различным причинам, например, из-за нежелательности
Глава 33. Сборка больших документов
843
внесения во вложенный документ каких-либо изменений. Аналогично
заблокированный вложенный документ может быть разблокирован, если
обстоятельства изменились.
Чтобы заблокировать или разблокировать вложенный документ:
1. Выделите вложенный документ.
2. Нажмите кнопку Блокировка документа на панели инструментов Главный
документ.
3. Если вложенный документ заблокирован, то под значком документа
появляется значок в виде замочка (рис. 33.8).
Если вложенный документ заблокирован из-за того, что он уже открыт на
редактирование, то он не может быть разблокирован, пока не будет закрыт.
При попытке разблокировать открытый вложенный документ появится
сообщение, подобное тому, что приведено на рис. 33.9.
Рис. 33.9. Сообщение
о невозможности
разблокировать
вложенный документ
Перемещение, объединение, разбиение
и удаление вложенных документов
В режиме просмотра структуры главного документа с вложенными
документами можно производить операции, как с целыми объектами.
Вложенные документы можно:
□ Перемещать
□ Объединять
□ Разбивать
□ Удалять
Для перемещения вложенных документов применяются те же методы, что и
для перемещения элементов структуры документа.
Чтобы переместить вложенный документ в главном документе:
1. Щелкните по значку вложенного документа, чтобы выделить его целиком.
2. Перетащите выделенный вложенный документ на новое место.
Небольшие вложенные документы можно объединить в один. Для этого:
1. Откройте главный документ и перейдите в режим просмотра структуры
главного документа.
28*
844
Часть VI. Обработка больших документов
2. Переместите объединяемые вложенные документы так, чтобы они были
расположены подряд.
3. Выделите все объединяемые вложенные документы.
4. Нажмите кнопку Объединить вложенные документы.
5. Сохраните главный документ, чтобы Word сохранил объединенный
вложенный документ. Этот документ будет иметь имя первого документа из
объединенных.
Если вложенный документ превышает оптимальный объем, его можно
разбить на два. Для этого:
1. Откройте главный документ и перейдите в режим просмотра структуры
главного документа.
2. Поместите точку вставки в то место, где нужно разбить вложенный
документ.
3. Если нужно, создайте заголовок в том месте, где вы хотите разбить
вложенный документ.
4. Примените к заголовку нового вложенного документа соответствующий
стиль заголовка.
5. Выделите заголовок.
6. Нажмите кнопку Разбить вложенный документ.
7. Сохраните главный документ, чтобы Word дал имя новому вложенному
документу и сохранил его. Для имени нового вложенного документа Word
использует текст заголовка.
Удалить вложенный документ из главного документа можно по-разному, так
чтобы:
□ Содержимое вложенного документа стало частью содержимого главного
документа
□ Из главного документа исчезла ссылка на вложенный документ, но сам
вложенный документ и его содержимое остались на диске
□ Не осталось ни ссылки на вложенный документ, ни его содержимого,
т. е. полностью
Чтобы удалить вложенный документ из структуры и перенести его
содержимое в главный документ:
1. Откройте главный документ и перейдите в режим просмотра главного
документа.
2. Щелкните по значку вложенного документа, чтобы выделить его.
3. Нажмите кнопку Удалить вложенный документ. При этом все содержимое
вложенного документа будет перенесено в главный документ.
Глава 33. Сборка больших документов
845
Чтобы удалить ссылку на вложенный документ из структуры главного
документа:
1. Откройте главный документ и перейдите в режим просмотра главного
документа.
2. Щелкните по значку вложенного документа, чтобы выделить его.
3. Нажмите клавишу <Delete>. При этом ссылка на вложенный документ
будет удалена из главного документа, но все содержимое вложенного
документа останется на диске.
Чтобы удалить вложенный документ полностью:
1. Откройте главный документ и перейдите в режим просмотра главного
документа.
2. Щелкните по значку вложенного документа, чтобы выделить его.
3. Нажмите клавишу <Delete>.
4. Сохраните главный документ.
5. Удалите вложенный документ с диска любым способом удаления файлов.
(~~ Замечание ~^
Нельзя удалять вложенный документ до того, как была удалена ссылка на него
из главного документа. В противном случае при попытке открытия главного
документа будет выдано сообщение об ошибке, связанное с отсутствием
вложенного документа.
Работа с отдельными файлами
Использование главного документа является основным методом работы
с большими документами в Word. Однако поддерживается и метод работы
с большими документами как с группой независимых файлов.
При использовании этого метода приходится вручную указывать для
каждого файла начальные номера страниц, заголовков, сносок и других
элементов, которые требуют сквозной нумерации по всему большому документу.
Оглавления и указатели собираются в отдельных файлах с помощью
специальных полей с кодом rd. Автоматические перекрестные ссылки между
отдельными файлами невозможны, но можно использовать гиперссылки для
перехода из одного файла в другой.
При работе с группой независимых файлов, представляющих большой
документ, прежде всего, должна быть определена и зафиксирована
последовательность, в которой эти файлы образуют большой документ. Затем должны
быть проведены ручные операции по установке начальных номеров
элементов и других глобальных параметров для каждого файла. Только после этого
846
Часть VI. Обработка больших документов
можно воспользоваться полями rd для автоматического построения
оглавлений и указателей.
Установка начальных значений
глобальных параметров
Чтобы установить начальные номера страниц, начните работу с первого
файла, образующего большой документ. Перенумеруйте в нем страницы и
запомните номер последней. Затем откройте второй файл, установите в нем
начальный номер страницы, на единицу больший. Перенумеруйте страницы
и запомните номер последней. И так — для всех файлов.
Для других элементов, которые требуют сквозной нумерации, например
номеров рисунков, строк, сносок и т. д., также устанавливайте начальные
номера. Поскольку этот процесс для большого документа довольно
трудоемкий, его стоит проводить, только когда все редактирование будет закончено
и файлы примут свой окончательный вид.
Чтобы установить номер, с которого должна начинаться нумерация страниц:
1. Выберите команду Вставка, Номера страниц (Insert, Page Numbers).
2. Нажмите кнопку Формат (Format).
3. Введите номер страницы в счетчике Начать с (Start At).
4. Дважды нажмите кнопку ОК.
Некоторые элементы, например номера названий и заголовков, нумеруются
с помощью поля seq. Изменить нумерацию таких элементов, можно добавив
соответствующий ключ в код поля. Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Вид (View).
3. Установите флажок Коды полей (Field Codes).
4. Найдите первое вхождение поля seq.
5. Введите в код поля ключ \г и соответствующий номер.
Особую проблему представляют колонтитулы. Например, может случиться
так, что в колонтитул вносится название части и название главы. Если
большой документ представлен в виде множества файлов, соответствующих
главам, то вставить автоматически в колонтитул название главы легко,
поскольку глава обычно начинается со своего заголовка, помеченного стилем
заголовка. Сложнее обстоит дело с названием части: на него невозможно
сослаться автоматически, потому что этого заголовка просто нет в файле
главы. Придется вставлять такие заголовки в колонтитул вручную для
каждого файла главы.
Глава 33. Сборка больших документов
847
Создание оглавлений и указателей
Чтобы создать оглавление или указатель для множества отдельных файлов,
нужно использовать поля rd, которые вставляются в отдельный документ.
Каждое поле rd указывает один файл, который нужно просмотреть для
построения оглавления или указателя. Само оглавление или указатель
вставляется обычным образом. Построенный файл будет включать только
оглавление или указатель, но не текст документа.
Чтобы создать оглавление или указатель для множества отдельных файлов:
1. Создайте новый файл для построения оглавления или указателя.
2. Нажмите клавиши <Ctrl>+<F9>, чтобы вставить пару символов поля.
3. Введите код поля rd, за которым следует полное имя первого файла,
входящего в состав документа. Если все файлы находятся в текущей папке,
то путь к папке указывать не обязательно. Если файлы находятся в
различных папках, то нужно указать путь. Не забудьте, что вместо одного
символа \ нужно вводить два символа \\ при указании пути.
4. Повторите шаги 2—3 для всех файлов, входящих в состав документа,
причем в том порядке, в котором они должны учитываться при
построении оглавления или указателя.
5. Выберите команду Вставка, Оглавление и указатели, чтобы обычным
образом вставить оглавление или указатель.
ЧАСТЬ VII
Основы VBA
Microsoft Office является поистине всеохватывающим комплектом офисных
приложений, самым объемным из всех существующих в настоящий момент.
Вы можете годами изучать его различные компоненты, исследовать их
новые возможности, так никогда и не столкнувшись с макросами и
программированием. Однако, если вы хотите получить от приложений Microsoft
Word и других приложений семейства Microsoft Office максимум
возможного, существенно облегчить выполнение своих повседневных задач,
избавившись от многократного повторения одних и тех же действий, то умение
создавать и использовать макросы вам совершенно необходимо.
Применение каждого из приложений Microsoft Office допускает два уровня:
О Как готового к употреблению универсального инструмента для решения
любых задач
□ Как инструментальной среды для разработки собственных приложений,
решающих специфические задачи более эффективным способом
Средства программирования — это и есть тот волшебный инструментарий,
который позволяет приспособить Microsoft Office для решения любых вновь
возникающих задач и мы надеемся, что после изучения данной части книги
это волшебство станет подвластно и вам.
В данной части описываются основные возможности VBA:
□ В главе 34 "Автоматизация работы при помощи макросов" содержатся
сведения о записи, модификации и выполнении макросов, описывается
использование Редактора Visual Basic, а также создание автоматически
выполняемых макросов.
□ В главе 35 "Использование Visual Basic для приложений"
рассматриваются некоторые характерные приемы использования VBA на примере
процедур шаблона.
ГЛАВА 34
Автоматизация работы
при помощи макросов
Макросы в Word 2000 позволяют выполнять часто используемые процедуры
с минимальными усилиями. Самый простой способ создания макроса — это
запись выполняемых действий. Пользователь, знающий VBA (Visual Basic
для приложений — Visual Basic for Applications), может отредактировать или
исправить уже записанный макрос.
Для изменения записанных макросов и создания новых используется
Редактор Visual Basic (рис. 34.1). Хотя Редактор Visual Basic представляет собой
отдельное приложение, он тесно интегрирован в Word. Значительно
упрощают работу по созданию и модификации макросов, модулей и форм
следующие средства Редактора Visual Basic:
□ Окно проекта со списком компонентов проекта (модулей, форм и т. п.)
□ Окно просмотра объектов, которое позволяет просмотреть все
программируемые объекты Word и других приложений Office
□ Окно свойств, которое позволяет просматривать текущие значения
свойств для форм и элементов управления ActiveX
Замечание ^
Хотя Редактор Visual Basic является локализованным приложением, в этой
книге вы увидите англоязычные картинки, относящиеся к работе в этом редакторе.
Это объясняется тем, что на момент завершения работы над книгой
локализация Редактора Visual Basic еще не была завершена.
В предыдущих версиях Word (исключая Word 97) язык программирования
назывался Word Basic и считался макроязыком, а программа на нем
называлась макросом. Вообще говоря, термин макрос обозначает просто
возможность воспроизведения последовательности нажатий клавиш (или других
элементарных действий). Однако возможности VBA далеко выходят за эти
рамки, поэтому применение термина макрос в VBA не совсем оправдано.
С
852
Часть VII. Основы VBA
Рис. 34.1. Редактор Visual Basic
В связи с этим при переходе к языку VBA, который является полноценным
языком программирования, используется общепринятый термин процедура.
Мы будем по-прежнему использовать термин макрос по отношению к
последовательности нажатий клавиш или других простейших действий.
Процедура — это набор инструкций Visual Basic, которые выполняют
определенную функцию. Инструкции Visual Basic не выполняются сами по себе,
а только как часть процедуры. Таким образом, процедура — это
наименьший исполнимый блок кода в VBA. Обычно процедуры представляют собой
короткие блоки кода, предназначенные для выполнения только одной
функции.
Для решения многих задач может понадобиться несколько процедур. Одна
или больше процедур хранятся вместе в программном модуле. Модуль
можно рассматривать как специальный документ, абзацами которого являются
процедуры VBA. Хранение процедур в модулях является общепринятым
способом организации структуризации сложных программ.
Пользователь может назначить для своего макроса кнопку в документе,
кнопку на панели инструментов, дополнительную команду меню или
комбинацию клавиш (см. приложение Б). Таким образом, Word достаточно легко
превратить в текстовый процессор, оптимизированный специально для
решения ваших задач.
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
853
Создание макросов это отдельная большая тема, выходящая далеко за рамки
данной книги.
Если вы являетесь специалистом по VBA, то вам достаточно будет
ознакомиться с изменениями моделей объектов в приложениях Microsoft Office 2000,
приведенными в справочной системе.
Если же вы никогда не использовали макросы, то эта глава поможет вам
познакомиться с использованием макросов.
Если вы хотите получить полную информацию о VBA, то вам лучше
обратиться к специализированной литературе.
В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
□ Запись макросов
□ Сохранение макросов для их использования в любых документах и для
их использования в отдельных документах
□ Запуск глобальных макросов и макросов, связанных с конкретным
шаблоном
□ Редактирование записанных макросов
□ Вызов диалоговых окон ввода и запись введенных данных в любое место
документа
О Автоматический запуск макросов
Использование встроенных средств
автоматизации Word 2000
Большинство задач, которые в других текстовых процессорах решаются с
помощью макрокоманд, выполняются намного более эффективно с помощью
средств, описанных в табл. 34.1. Очевидно, пользоваться ими намного
проще и быстрее, чем программировать на VBA. Тем не менее в некоторых
случаях удобно объединить все перечисленные возможности в одну процедуру.
В подобных ситуациях нужно использовать макросы.
Таблица 34.1. Встроенные средства автоматизации Word 2000
Средство Описание
Стиль Стиль представляет собой набор элементов форматирования.
Любая модификация в стиле порождает соответствующие
изменения фрагментов текста, отформатированных с помощью
этого стиля (см. главу 10)
Автоформат Автоматически применяет стили к документу, имеющему
определенную структуру (см. главу 10)
854
Часть VII. Основы VBA
Таблица 34.1 (окончание)
Средство Описание
Библиотека стилей Позволяет просмотреть, как будет выглядеть документ
пользователя, если к нему применить данный шаблон (см. главу 10)
Коды полей Позволяют автоматизировать такие действия, как вставка
текущей даты или создание оглавления (см. главы 14, 30,
приложение В)
Автотекст Обеспечивает быструю вставку часто используемых
фрагментов текста и других объектов (например, рисунков) (см. главу 5)
Автозамена Обеспечивает интеллектуальную замену вводимого текста на
специальные знаки или целые слова, обеспечивает
автоматическое исправление ошибок в тексте и применение различных
вариантов форматирования (см. главу 5)
Создание макроса
Как уже отмечалось, термином макрос обозначается записанная
последовательность нажатий клавиш, выбора команд и выполнения других
элементарных действий. После записи эта последовательность может быть
многократно повторена. Даже очень простой макрос может значительно повысить
производительность вашей работы.
Некоторые задачи достаточно легко автоматизировать с помощью макросов,
например:
□ Открытие, выделение и обновление документа, содержащего коды полей
□ Добавление дополнительных кнопок масштабирования и редактирования
на панели инструментов
□ Изменение структурного уровня заголовка
□ Открытие документа и немедленное перемещение в место последней
правки
□ Открытие документа и немедленное переключение в режим просмотра
структуры документа
□ Сохранение параметров настройки Word и быстрое переключение между
ними
□ Копирование выделенных данных одного документа в конец другого
□ Запрос данных у пользователя, их проверка и запись по местоположению
закладки
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
855
Область действия макроса
Перед тем как создать макрос, необходимо принять решение о том, к какому
объекту он будет применяться: к определенной части документа, к
выделенному фрагменту документа или ко всему документу в целом. Если макрос
должен применяться к определенной части документа, то пометьте ее
закладкой, чтобы макрос без труда нашел нужное место (см. главу 5). Если же
нужно, чтобы макрос применялся к выделенным объектам, то выделите их
перед тем, как записывать макрос.
Также необходимо решить, будет ли создаваемый макрос глобальным (т. е.
доступным для использования в любом документе) или он будет
сохраняться в определенном шаблоне (будет доступен только в документах,
основанных на определенном шаблоне) или документе.
Место хранения макросов
Все макросы можно разделить на три основных типа: встроенная команда,
глобальный макрос, макрос шаблона или документа.
Команды — это встроенные макросы, хранящиеся непосредственно в
исполнимом файле Word 2000 — WINWORD.EXE. Многие из таких встроенных
макросов являются командами меню, например, команда Файл, Создать
(File, New) вызывает макрос FiieNew. Некоторые из команд по умолчанию
не попадают в меню и на панели инструментов, однако могут
использоваться как другими командами, так и пользовательскими макросами.
Макросы, которые вы создаете или записываете, сохраняются либо как
глобальные, либо как макросы шаблонов или документов. Глобальные макросы
хранятся в шаблоне "Обычный" (NORMAL.DOT) и доступны из любого
документа или шаблона. Макросы, сохраненные в шаблоне, доступны только
в документах, основанных на этом шаблоне. Наконец, макросы,
сохраненные в документе, доступны только в самом документе.
Хранить все макросы как глобальные нецелесообразно, так как в этом
случае в шаблоне NORMAL.DOT воцарится полная неразбериха, созданная
узкоспециализированными макросами, которые используются лишь в
определенных целях и в определенных документах. Такие макросы нужно
сохранять в соответствующих шаблонах. Сохраняйте макрос как глобальный
только тогда, когда он действительно должен быть использован в
документах, созданных на основе разных шаблонов.
Если документ основан на шаблоне, отличном от шаблона "Обычный", то
в процессе работы загружены по крайней мере два шаблона. Если
дополнительные шаблоны загружены глобально, то одновременно доступны несколько
шаблонов (см. главу 4). Макросы, хранящиеся в загруженных шаблонах,
могут иметь одно и то же имя. Кроме того, имя макроса может совпадать со
856
Часть VII. Основы VBA
встроенной командой Word. Когда Word обнаруживает такую ситуацию, то
последовательно применяются следующие правила разрешения конфликтов:
□ Использовать макрос, сохраненный в самом документе
□ Использовать макрос из шаблона, назначенного активному документу
□ Использовать макрос из шаблона "Обычный"
□ Использовать макрос из дополнительных глобальных шаблонов,
просматривая их в алфавитном порядке имен шаблонов
□ Использовать встроенную команду Word
Следует иметь в виду эти правила, когда вы принимаете решение, где
сохранять макросы и как их называть. Шаблон, назначенный документу,
должен содержать только элементы, специфические для документов данного
типа. Лучше не загромождать шаблон "Обычный" множеством макросов,
которые вы создали для себя. Эти элементы лучше сохранить в отдельном
шаблоне, имя которого начинается на букву А. В этом случае можно быть
уверенным, что Word найдет и использует глобальные макросы прежде, чем
он найдет макросы, сохраненные в других шаблонах.
( Замечание ^
Как уже отмечалось выше, можно присвоить макросу имя, совпадающее с
именем встроенной команды Word. Поскольку при разрешении конфликтов Word
просматривает список встроенных команд в последнюю очередь, эту
возможность можно использовать для замены встроенных команд Word при работе с
определенными документами на макросы, созданные пользователем.
Подготовка к записи макроса
Перед записью макроса необходимо выполнить несколько
подготовительных действий. Уже после создания первых своих макросов любой
пользователь станет выполнять эту подготовку автоматически. Новичкам рекомендуем
придерживаться следующей последовательности действий, что поможет
исключить необходимость повторной записи одного и того же макроса:
1. Попрактикуйтесь в исполнении процедуры, которую вы хотите записать,
и четко уясните для себя порядок действий.
2. Определите, должен ли макрос быть глобальным, чтобы им можно было
воспользоваться в любом документе; или же это будет макрос, связанный
с конкретным шаблоном.
3. Выберите имя для макроса. Имя должно иметь смысл, но при этом не
забудьте, что имена макросов должны начинаться с буквы и не должны
содержать в себе пробелы.
4. Определите, каким образом вы хотите запускать макрос. Макросы можно
запускать разными способами:
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
857
• С помощью команды Сервис, Макрос, Макросы (Tools, Macro, Macros)
• С помощью кнопки в документе или на панели инструментов
• С помощью команды меню или комбинации клавиш
• Автоматически при открытии и закрытии документа, а также при
запуске и закрытии Word
5. Откройте документ того типа, для которого вы хотите создать макрос.
Если вы решили создать глобальный макрос, то откройте документ,
основанный на шаблоне NORMAL.DOT. В противном случае откройте
документ, в котором нужно сохранить макрос, или же откройте документ,
основанный на шаблоне, в котором необходимо сохранить макрос.
Q Совет ^)
Чтобы определить, на каком шаблоне основан документ, выберите команду
Сервис, Шаблоны и надстройки (Tools, Templates and Add-lns).
Шаблон, в котором вы хотите сохранить свой макрос, должен быть открыт
до начала записи. Это вовсе не означает, что нужно открыть файл с
расширением .DOT, в котором хранится этот шаблон. Открытие любого
документа, основанного на некотором шаблоне, автоматически открывает этот
шаблон.
Сделайте необходимые предварительные преобразования документа: его
нужно привести к тому виду, в каком он должен находиться на момент
запуска макроса.
Решите, каким образом вы будете перемещаться по документу и выделять
объекты документа во время записи. Ниже перечислены некоторые,
наиболее часто встречающиеся, способы:
□ Перед началом записи создайте закладку для части документа или
выделенного объекта с помощью команды Вставка, Закладка (Insert,
Bookmark). Во время записи вы сможете вернуться к фрагменту, помеченному
закладкой при помощи команды Правка, Перейти (Edit, Go To).
□ Для перехода к относительной или абсолютной позиции в документе
можно воспользоваться командой Правка, Перейти и выбрать объект
(страницу, раздел, строку и т. д.), на который необходимо перейти (см.
главу 5).
П Для перехода к точке последней правки можно использовать
комбинацию клавиш <Shift>+<F5>.
□ Переместиться к началу документа можно с помощью комбинации
клавиш <Ctrl>+<Home>.
□ Переместиться к концу документа можно с помощью комбинации
клавиш <Ctrl>+<End>.
858
Часть VII. Основы VBA
О Выделить весь документ можно с помощью комбинации клавиш
<Ctrl>+<A> или команды Правка, Выделить все (Edit, Select All).
Какие действия записываются
Перед тем как перейти к конкретным процедурам записи макросов кратко
остановимся на том, какие именно действия записываются в процессе
записи макроса:
□ Ввод текста
□ Переключение раскладки клавиатуры
□ Перемещение по документу
□ Выделение объектов
□ Переключение между документами
П1 Выбор команд и нажатие кнопок на панели инструментов
На последнем пункте остановимся более подробно. Если же при выборе
команды меню или нажатии кнопки панели инструментов появляется
диалоговое окно, то действие записывается только в том случае, если вы нажали
кнопку ОК в этом диалоговом окне. При этом записываются все параметры,
указанные в диалоговом окне, а не только те, которые вы изменили.
Если вы не хотите, чтобы некоторые из них изменялись во время
выполнения макроса, нужно изменить его, удалив те параметры, которые не должны
меняться. О том, как это делается, будет рассказано далее в этой главе.
Если же команда меню не отображает диалогового окна (например, команда
Правка, Вставить), то она записывается безусловно.
Процедура записи макроса
Во время записи макроса функции мыши сильно ограничены. С помощью
мыши можно работать только с элементами управления, но нельзя
перемещаться по документу, а также что-либо выделять. Об использовании для
этих целей клавиатуры см. главу 5.
Чтобы записать макрос:
1. Если вы планируете сохранить макрос в шаблоне, то откройте этот
шаблон или документ, основанный на нем.
Если вы хотите сохранить макрос в документе, то откройте документ.
Если вы собираетесь записать макрос в шаблон NORMAL.DOT, то
откройте любой документ, основанный на шаблоне NORMAL.DOT.
2. Выберите команду Сервис, Макрос, Начать запись (Tools, Macro, Record
New Macro) или нажмите кнопку Записать макрос (Record Macro) на па-
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
859
нели инструментов Visual Basic (Visual Basic) (рис. 34.2). Появится
диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) (рис. 34.3).
3. Введите имя макроса в текстовом поле Имя макроса (Macro Name).
Старайтесь давать макросам содержательные имена. Имя макроса должно
начинаться с буквы и не должно превышать 80 символов в длину. Нельзя
использовать пробелы. Удобно пользоваться сочетаниями заглавных и
строчных букв (например "ПечатьКонверта").
4. В раскрывающемся списке Макрос доступен для (Store Macro In)
выберите шаблон, в котором нужно сохранить макрос. В этом списке
перечислены открытые документы, шаблоны открытых документов, шаблон
NORMAL.DOT и загруженные глобальные шаблоны.
5. В текстовом поле Описание (Description) введите описание макроса.
6. Если вы хотите назначить макрос кнопке панели инструментов, команде
меню или комбинации клавиш, то нажмите одну из кнопок,
расположенных в группе Назначить макрос (Assign Macro To). Это можно сделать
и позже, равно как и переназначить макрос другому элементу (см.
приложение Б).
7. Нажмите кнопку ОК.
Рис. 34.2. Панель инструментов
Visual Basic
► Рис. 34.3. Диалоговое окно
Запись макроса
После выполнения этой процедуры появится панель инструментов
Остановка записи (Stop Recording) (рис. 34.4), указатель мыши примет форму
стрелки с прикрепленной магнитофонной кассетой, а индикатор ЗАП (REC),
расположенный в строке состояния, станет активным. Теперь все
выполняемые команды и нажимаемые клавиши будут записываться.
Рис. 34.4. Панель инструментов
Остановка записи
860
Часть VII. Основы VBA
Если вы хотите приостановить запись, то нажмите кнопку Пауза (Pause
Recording) на панели инструментов Остановка записи. Чтобы возобновить
запись, нажмите эту кнопку еще раз.
Выполните действия, которые необходимо записать. В процессе записи
исправить сделанную ошибку можно, как обычно, с помощью команды
Правка, Отменить (Edit, Undo). Если ошибочно выбранная команда вызвала
диалоговое окно, то нажмите кнопку Отмена (Cancel) и эта команда не будет
записана. Также не записывается только что набранный текст, удаленный
с помощью клавиши <Backspace>.
Чтобы остановить запись, выберите команду Сервис, Макрос, Остановить
запись (Tools, Macro, Stop Recording) или нажмите кнопку Остановить
запись (Stop Recording) на панели инструментов Остановка записи.
Пример записи макроса
Пример, приведенный в этом разделе, наглядно демонстрирует, что записать
макрос не так уж и сложно. Мы покажем, как записать макрос, который
настроит параметры окна Word.
Макросы такого типа обычно применяются тогда, когда один и тот же
компьютер используется несколькими пользователями, но при этом каждый
настраивает его для себя. В такой ситуации запуск макроса поможет быстро
восстановить панели инструментов, режим просмотра документа и другие
настройки Word.
Чтобы убедиться, что макрос запишет установку панелей инструментов,
перейдет к режиму обычного просмотра и включит линейку, нужно
подготовить Word 2000:
1. Убрать все панели инструментов, выбрав команду Вид, Панели
инструментов (View, Toolbars) и сняв все флажки.
2. Скрыть линейку с помощью команды Вид, Линейка (View, Ruler).
3. Изменить режим просмотра документа, выбрав команду Вид, Разметка
страницы (View, Print Layout).
Чтобы начать запись макроса:
1. Откройте какой-либо документ. В нашем случае удобнее всего сохранить
макрос в шаблоне NORMAL.DOT, поэтому подойдет любой документ.
2. Выберите команду Сервис, Макрос, Начать запись (Tools, Macro, Record
New Macro).
3. В текстовом поле Имя макроса (Macro Name) введите моипараметры.
4. В раскрывающемся списке Макрос доступен для (Store Macro In)
выберите элемент Всех документов (Обычный.dot) (All Documents (Normal.dot)).
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
861
5. Введите описание в текстовом поле Описание (Description) (рис. 34.5).
6. Нажмите кнопку ОК. На экране появится панель инструментов
Остановка записи (Stop Recording) и начнется запись макроса.
Рис. 34.5. Окно Word перед началом записи макроса моипараметры
Чтобы записать макрос моипараметры:
1. Выберите команду Вид, Обычный (View, Normal), чтобы установить
обычный режим просмотра.
2. Выберите команду Вид, Линейка (View, Ruler), чтобы включить линейку.
3. Выберите последовательно команды:
• Вид, Панели инструментов, Стандартная (View, Toolbars, Standard)
• Вид, Панели инструментов, Форматирование (View, Toolbars, Formatting)
• Вид, Панели инструментов, Рисование (View, Toolbars, Drawing)
4. Закройте панель инструментов Остановка записи, нажав кнопку Закрыть
(X) в правой части строки заголовка (после выполнения этого действия
862
Часть VII. Основы VBA
вы не сможете воспользоваться панелью инструментов Остановка записи
для завершения записи и паузы).
5. Выберите команду Вид, Масштаб (View, Zoom).
6. В появившемся диалоговом окне Масштаб (Zoom), введите юо в
текстовое поле Произвольный (Percent).
7. Нажмите кнопку ОК.
8. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). Появится
диалоговое окно Параметры (Options).
9. Раскройте вкладку Правка (Edit).
10. Установите флажки: заменять выделенный фрагмент (Typing Replaces
Selection) и использовать перетаскивание текста (Drag-and-Drop Text Editing).
11. Раскройте вкладку Сохранение (Save).
12. Установите флажок разрешить быстрое сохранение (Allow fast saves) и
снимите флажок автосохранение каждые (Save AutoRecover info every).
13. Нажмите кнопку ОК.
14. Выберите команду Сервис, Макрос, Остановить запись (Tools, Macro,
Stop Recording).
15. Чтобы сохранить макрос, сохраните или закройте все открытые
документы. В случае, если появится окно, запрашивающее подтверждение
сохранения шаблона "Обычный", нажмите кнопку Да (Yes).
Теперь ваш макрос хранится в шаблоне NORMAL.DOT и, таким образом,
является доступным для любого документа. Мы будем использовать макрос
моипараметры в качестве примера далее в этой главе.
Ошибки в макросах обычно обнаруживаются уже во время их исполнения.
Далее в разделе "Редактирование макроса" будет рассказано о том, как
можно исправить уже записанный макрос.
Выполнение макроса
После записи макроса нужно проверить его работу, запустив на
выполнение. Однако перед этим не забудьте сохранить документ на тот случай, если
неверно работающий макрос испортит его.
Глобальный макрос можно запустить всегда, потому что шаблон
NORMAL.DOT всегда доступен. Если же нужно запустить макрос из
определенного шаблона или документа, то необходимо открыть
соответствующий документ.
Чтобы запустить макрос:
1. Активизируйте документ, для работы с которым создавался этот макрос.
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
863
2. Если макрос создавался для работы с предварительно выделенными
объектами, то выделите их.
3. Выберите команду Сервис, Макрос, Макросы (Tools, Macro, Macros).
Появится диалоговое окно Макрос (Macros) (рис. 34.6).
4. В раскрывающемся списке Макросы из (Macros in) укажите место, где
был сохранен макрос.
5. Выделите нужный макрос в списке или введите его имя в текстовом поле
Имя (Macro Name).
6. Нажмите кнопку Выполнить (Run).
Рис. 34.6. Диалоговое
окно Макрос
Если вы назначили макрос комбинации клавиш, команде меню или кнопке
на панели инструментов, то вы можете его запустить, нажав комбинацию
клавиш, выбрав команду меню или нажав кнопку на панели инструментов,
соответственно.
( Замечание ^
Если созданный макрос не появился в списке макросов диалогового окна
Макрос, убедитесь в том, что документ или шаблон, в котором хранится ваш макрос,
открыт. Если вы хотите, чтобы ваш макрос был всегда доступен, то скопируйте
его из шаблона, в котором он хранится, в шаблон NORMAL.DOT (см. главу 4).
Редактирование макроса
Действия, записанные пользователем в макросе, хранятся в виде
инструкций VBA, которые могут быть отредактированы. Редактируя макрос, вы
можете удалить инструкции, попавшие туда по ошибке, модифицировать
записанные инструкции или же просто сделать ваш макрос более эффективным.
864
Часть VII. Основы VBA
Рассмотрим процедуру редактирования макроса на примере макроса
моипараметры, созданного ранее.
Чтобы просмотреть или отредактировать макрос:
1. Выберите команду Сервис, Макрос, Макросы (Tools, Macro, Macros).
2. В раскрывающемся списке Макросы из (Macros in) укажите место, где
был сохранен макрос.
3. Выберите имя макроса из списка или введите его в текстовом поле Имя
(Macro Name).
4. Нажмите кнопку Изменить (Edit). На экране появится окно Редактора
Visual Basic, в котором будет отображен текст выбранного макроса.
На рис. 34.7 представлен макрос моипараметры в окне Редактора Visual Basic.
Рис. 34.7. Текст макроса моипараметры в окне Редактора Visual Basic
Макрос начинается командой sub моипараметры () и заканчивается командой
End sub. Все макросы в Word считаются процедурами (subroutine), которые
запускаются из программы Word.
Обратите внимание на ИНСТРУКЦИИ .ReplaceSelection = True И
.AiiowDragAndDrop = True в приведенном ниже фрагменте программы VBA.
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
865
Эти команды соответствуют установке флажков заменять выделенный
фрагмент (Typing Replaces Selection) и использовать перетаскивание текста (Drag-
and-Drop Text Editing) на вкладке Правка (Edit) диалогового окна
Параметры (Options). Если бы этим параметрам присваивалось значение False, это
соответствовало бы снятию указанных флажков.
With Options
.ReplaceSelection = True
.AllowDragAndDrop = True
.AutoWordSelection = True
.INSKeyForPaste = False
.SmartCutPaste = True
.AllowAccentedUppercase = False
.PictureEditor = "Microsoft Word"
.TablndentKey = True
.Overtype = False
.AllowClickAndTypeMouse = True
.AutoKeyboardSwitching = False
End With
Макрос Word можно редактировать так же, как любую программу Visual
Basic. При наличии определенных навыков и знаний на основе записанного
макроса можно создать довольно сложную и полезную программу.
С Замечание ^
Для получения справки по использованию какой-либо из команд VBA
воспользуйтесь справочной системой Visual Basic. Для этого достаточно поместить
указатель мыши на команду и нажать клавишу <F1>.
Возможность редактировать макросы очень полезна, даже если пользователь
только записывает макросы и не умеет программировать на VBA. С
помощью не очень сложных изменений можно исправлять ошибки, допущенные
во время записи, удалять команды, копировать макросы или части макросов
из одного документа или шаблона в другой, переупорядочивать команды
макроса, меняя их местами.
Закончив редактировать макрос, сохраните его, выбрав команду Файл,
Сохранить (File, Save) или нажав кнопку Сохранить (Save) на панели
инструментов Редактора Visual Basic.
Для выхода из Редактора Visual Basic закройте его окно, выбрав команду
Файл, Закрыть и вернуться в Word (File, Close and Return to Microsoft Word)
или нажав комбинацию клавиш <Alt>+<Q>.
После того как вы научитесь записывать макросы, необходимо научиться
модифицировать их так, чтобы они могли обрабатывать некоторые
специальные ситуации, запрашивать у пользователя какие-либо данные,
выполняться автоматически при открытии или закрытии документа, при запуске
866
Часть VII. Основы VBA
или завершении Word. Любая из этих модификаций требует хотя бы
минимального умения программировать.
Знакомство с записью диалога
При записи параметров диалогового окна их значения сохраняются в
макросе в следующем формате:
ИмяОбъекта .Свойство! = Значение1, .Свойство2 = Значение2, ...
Здесь имяо^ъекта — это объект VBA, соответствующий данному диалоговому
окну или другому элементу Word. Каждое свойство соответствует элементу
диалогового окна (например, флажку или текстовому полю), а значение —
состоянию этого элемента управления на момент записи (оно может быть
равным зарезервированной константе, числу, строке или логическому
значению).
Например, если в процессе записи макроса вы настроите параметры
форматирования символов для выделенного фрагмента текста с помощью
диалогового окна Шрифт (Font), то запишется примерно следующая
последовательность инструкций:
With Selection.Font
.Name = "Times New Roman"
.Size = 12
.Bold = False
.Italic = False
.Underline = wdUnderlineNone
.UnderlineColor = wdColorAutomatic
.StrikeThrough = True
.DoubleStrikeThrough = False
.Outline = False
.Emboss = False
.Shadow = False
.Hidden = False
.SmallCaps = False
.AllCaps = False
.Color = wdColorAutomatic
.Engrave = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.Spacing = 0
.Scaling = 100
.Position = 0
.Kerning = 0
.Animation = wdAnimationNone
End With
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
867
Эта программа означает следующее: для выделенного фрагмента текста
(объект selection) настроить параметры форматирования символов
(свойство Font объекта Selection).
Например .size = 12 означает, что размер символа— 12 пунктов. Для
флажков значение True означает, что флажок установлен, a False — снят.
В данном случае флажок зачеркнутый (Strikethrough) установлен
(.StrikeThrough = True).
Если нужно ввести какое-либо текстовое значение (например в список или
Текстовое ПОЛе), ТО ОНО заключается В кавыЧКИ (.Name = "Times New Roman").
Использование записанного текста макроса
Пользователь может легко улучшать свои макросы с помощью
редактирования. Поясним возможности изменения макроса на примере, используя
приведенный в предыдущем разделе фрагмент кода VBA.
Можно поменять размер установленного шрифта, изменив значение
свойства .size с 12 на 14. Или же можно поменять шрифт, изменив значение
"Times New Roman" на "Arial".
Поменять состояние флажков и переключателей можно, изменив True на
False ИЛИ наоборот. Например, если заменить .Bold = False на .Bold =
True, то шрифт станет полужирным.
Нужно иметь в виду, что во время записи макроса, записывается состояние
всех параметров диалогового окна, в то время, как часто бывает нужно
изменить лишь один параметр. Поясним это на примере. Так, если во время
записи макроса вы заменили обычный шрифт на полужирный в диалоговом
окне Шрифт, то при этом записались все параметры шрифта. Поэтому если
такой макрос применить к тексту, набранному шрифтом Courier New, то он
станет не только полужирным, но и шрифт изменится на Times New Roman.
Чтобы этого избежать, нужно в полученном макросе удалить ненужные
аргументы. Например, если вы хотите сделать выделенный текст полужирным,
нужно оставить только следующие инструкции:
With Selection.Font
.Bold = False
End With
Пример макроса с возможностью ввода данных
Word предоставляет возможность запросить некоторую информацию у
пользователя во время выполнения макроса. В VBA для этого предназначена
функция inputBox, которая выводит свой аргумент в качестве приглашения
в диалоговом окне. Когда пользователь вводит что-то в поле ввода и нажи-
868
Часть VII. Основы VBA
мает кнопку ОК, введенное значение возвращается в качестве значения
ФУНКЦИИ InputBox.
Рассмотрим пример такого макроса. Предположим, что у нас уже создан
документ, в котором имеются две закладки: "Текст" и "Число". Эти закладки
соответствуют месторасположению текстовых и числовых данных.
Чтобы создать базовый макрос, который потом будет модифицирован,
выполните следующие действия, включив предварительно запись макроса:
1. Нажмите клавиши <Ctrl>+<Home>, чтобы переместить точку вставки
в начало документа.
2. Выберите команду Правка, Перейти (Edit, Go To).
3. В появившемся диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace),
в списке Объект перехода (Go to what) выберите элемент Закладка
(Bookmark).
4. В раскрывающемся списке закладок выберите элемент Текст.
5. Нажмите кнопку Перейти (Go To). В результате точка ввода
переместится в месторасположение закладки "Текст".
6. Нажмите кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Найти
и заменить.
7. Введите какой-нибудь Текст (например, Иванову Ивану Ивановичу).
8. Выберите команду Правка, Перейти.
9. В появившемся диалоговом окне Найти и заменить выберите элемент
Закладка в списке Объект перехода (Go to what).
10. В раскрывающемся списке закладок выберите элемент Число.
11. Нажмите кнопку Перейти. Точка ввода переместится в
месторасположение закладки "Число".
12. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Найти и
заменить.
13. Введите какое-нибудь число (например, ю).
14. Выберите команду Сервис, Макрос, Остановить запись (Tools, Macro,
Stop Recording).
Полученный макрос можно модифицировать так, чтобы Word мог
запрашивать у пользователя информацию во время выполнения макроса. Как
упоминалось ВЫШе, ДЛЯ ЭТОГО ИСПОЛЬЗуеТСЯ фуНКЦИЯ VBA InputBox.
Чтобы узнать параметры, необходимые функции InputBox для работы,
обратимся к справочной системе Visual Basic. Получить справку по какой-либо
функции, процедуре или оператору VBA можно несколькими путями:
□ Выберите команду Справка, Справка по Microsoft Visual Basic (Help,
Microsoft Visual Basic Help) и воспользуйтесь средством поиска, чтобы
найти необходимую информацию (см. главу 2).
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
869
Введите имя интересующей вас функции в окне Редактора Visual Basic,
поместите на него указатель мыши и нажмите клавишу <F1>.
Чтобы получить при необходимости информацию о параметрах функции,
введите имя используемой функции в окне Редактора Visual Basic и после
него поставьте символ " (". Появится подсказка, информирующая о
параметрах данной функции или процедуры (рис. 34.8).
Рис. 34.8. Информация о параметрах функции inputBox
Итак, рассмотрим формат команды inputBox:
InputBox (Prompt [, Title] [, Default] [, Xpos] [, Ypos]
[, Helpfile, Context])
Здесь Prompt — обязательный параметр. Это строковое значение, с помощью
которого в функцию передается текст для вывода в диалоговом окне.
Например:
InputBox("Введите имя клиента:")
Все остальные параметры являются необязательными, т. е. при вызове
функции inputBox их можно не указывать. Обратите внимание, что все
необязательные параметры заключены в квадратные скобки.
870
Часть VII. Основы VBA
Параметр Title представляет собой текст в заголовке диалогового окна
ввода. По умолчанию его значение равно "Microsoft Word". Аргумент Default
представляет собой значение, которое по умолчанию находится в поле ввода
диалогового окна ввода. Пользователь может ввести свое значение, а может
принять значение по умолчанию, просто нажав кнопку ОК.
А что делать, если вы хотите задать значение по умолчанию, но не хотите
задавать заголовок окна ввода? В этом случае можно поступить одним из
следующих способов:
□ Можно использовать позиционную форму задания аргументов и отметить
отсутствующий аргумент лишней запятой:
Selection.TypeText Text:=InputBox("Введите имя клиента",, _
"Имя Клиента")
Обратите внимание на символ подчеркивания "_", который стоит в конце
первой строки. Это символ продолжения инструкции, который позволяет
записать одну инструкцию в нескольких строках. Символ подчеркивания
означает, что конец строки не является концом инструкции, как обычно,
но инструкция продолжается на следующей строке.
□ Можно использовать именованные аргументы и явно указать, какие
аргументы заданы:
Selection.TypeText Text:=InputBox(prompt:="Введите имя клиента", _
default:="Имя Клиента")
Изменим текст макроса, добавив возможность ввода данных. Для этого:
1. Если окно с текстом процедуры открыто, то перейдите в него.
2. В противном случае выберите команду Сервис, Макрос, Макросы (Tools,
Macro, Macros), выберите макрос, процедура записи которого
обсуждалась в этом разделе, и нажмите кнопку Изменить (Edit).
3. Выделите весь текст между заголовком и окончанием процедуры (т. е.
между ИНСТРУКЦИЯМИ Sub И End Sub).
4. Выберите команду Правка, Копировать (Edit, Copy).
5. Выберите команду Вставка, Процедура (Insert, Procedure). Появится
диалоговое окно Добавить процедуру (Add Procedure) (рис. 34.9).
6. В поле Имя (Name) введите вводДанных и нажмите кнопку ОК.
7. Выберите команду Правка, Вставить (Edit, Paste), чтобы вставить
скопированный код в новую процедуру.
8. Удалите инструкцию:
Selection.TypeText Text:=ChrW(1048) & ChrW(1074)
& ChrW(1072) & ChrW(1085) & ChrW(1086) & ChrW(1074)
& ChrW(1091) & " " & ChrW(1048) & ChrW(1074) & ChrW(1072)
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
871
& ChrW(1085) & ChrW(1091) & " " & ChrW(1048) & ChrW(1074)
& ChrW(1072) & ChrW(1085) & ChrW(1086) & ChrW(1074)
& ChrW(1080) & ChrW(1095) & ChrW(1091)
и введите вместо нее следующую:
Selection.TypeText Text:=InputBox("Введите имя клиента",
"Ввод текста", "Иванову Ивану Ивановичу")
« Рис. 34.9. Диалоговое окно
Добавить процедуру
Рис. 34.10. Диалоговое окно Ввод текста
На рис. 34.10 представлено окно ввода, появляющееся во время исполнения
измененного макроса.
Теперь изменим соответствующую часть процедуры вводЦанных таким
образом, чтобы появлялось диалоговое окно, в котором пользователю будет
предложено ввести число. Для этого вместо строки:
Selection.TypeText Text:="10"
необходимо ввести:
Number = Val(InputBox("Введите величину заказа (в кг):", _
"Введите число", "10"))
NumberAsText = Str(Number)
Selection.TypeText Text:=NumberAsText
В переменной Number хранится введенное число. Так как результатом,
возвращаемым функцией InputBox, является строка, необходимо преобразовать
ее в число с помощью функции val.
Отметим, что если пользователь введет в диалоговом окне строку,
содержащую не только цифровые, но и буквенные символы, результатом будет
число, составленное из первых встреченных в строке цифр. Например, если
ввести строку 14 марта 1999 года, то переменная Number станет равной 14.
872
Часть VII. Основы VBA
Затем переменная Number с помощью функции str преобразуется к
строковому типу. Результат, возвращаемый функцией str, присваивается
переменной NumberAsString, ПОСЛе чего С ПОМОЩЬЮ ИНСТРУКЦИИ Selection.TypeText
Text:=NumberAsText значение переменной NumberAsString выводится на
экран в текущую точку ввода.
Окончательный текст макроса выглядит так:
Public Sub ВводЦанныхО
i
' ВводЦанных Macro
' Ввод данных в определенных местах документа
i
Selection.HomeKey Unit:=wdStory
Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=ChrW(1058)
& ChrW(1077) & ChrW(1082) & ChrW(1089) & ChrW(1090)
Selection.Find.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = ""
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.TypeText Text:=InputBox("Введите имя клиента", _
"Ввод текста", "Иванову Ивану Ивановичу")
Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=ChrW(1063)
& ChrW(1080) & ChrW(1089) & ChrW(1083) & ChrW(1086)
Selection.Find.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = ""
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Глава 34. Автоматизация работы при помощи макросов
873
Number = Val(InputBox("Введите величину заказа (в кг):",
"Введите число", "10"))
NumberAsText = Str(Number)
Selection.TypeText Text:=NumberAsText
End Sub
Запустите созданную процедуру и проверьте, как она работает.
Автоматически выполняемые макросы
Может потребоваться, чтобы некоторые макросы в определенных ситуациях
выполнялись автоматически. В табл. 34.2 описаны пять автоматически
выполняемых макросов.
Таблица 34.2. Автоматический запуск макросов
макроса
AutoExec Выполняется при запуске Word. Этот макрос, например, может
изменять текущую папку, запрашивать у пользователя параметры
настройки Word или предлагать загрузить определенные документы
или шаблоны
AutoExit Запускается при выходе из Word. Этот макрос, например, может
закрывать открытые другими макросами приложения или наоборот,
открывать их
AutoNew Выполняется при создании нового документа, основанного на
шаблоне, в котором хранится этот макрос. Он, например, может
выводить инструкции по использованию этого шаблона, предназначенные
для новых пользователей
AutoOpen Выполняется при открытии документа, основанного на шаблоне,
в котором хранится этот макрос. Он, например, может обновлять
поля в документе или автоматически вставлять в документ текст из
указанных файлов
AutoClose Выполняется при закрытии документа, основанного на шаблоне,
в котором хранится этот макрос. Он, например, может сохранять
измененную версию документа под определенным именем
Чтобы предотвратить автоматический запуск этих макросов, держите
нажатой клавишу <Shift> во время выполнения соответствующих операций.
Например, чтобы предотвратить запуск макроса AutoOpen, держите нажатой
клавишу <Shift> во время нажатия кнопки ОК в диалоговом окне Открытие
документа (Open).
29 Зак 454
874
Часть VII. Основы VBA
Как видно из табл. 34.2, основное удобство в применении автоматически
выполняемых макросов заключается в том, что они позволяют настроить
документ во время его открытия.
Например, с помощью макроса AutoNew можно автоматически сохранить
документ сразу после его создания. Подобный макрос может выглядеть
следующим образом:
Sub AutoNew()
Activedocument.Save
End Sub
ГЛАВА 35
Использование Visual Basic
для приложений
В предыдущей главе вы узнали о том, что такое макросы, научились
записывать и редактировать их с помощью редактора Visual Basic, узнали, как
правильно сохранять записанный макрос, а также получили возможность
запускать свои макросы автоматически. В этой главе вы познакомитесь со
средствами автоматизации более высокого уровня, а также сможете
познакомиться со скрытым обычно от глаз простого читателя процессом
написания книги.
Вы уже знаете, что такое шаблон. Так вот, при написании этой книги всеми
авторами использовался один и тот же шаблон, снабженный средствами
автоматизации. Эти средства существенно облегчают жизнь любому писателю,
позволяя полностью посвятить себя творчеству, отвлечься от рутинных
операций, таких как:
П Выбор и применение различных стилей
□ Форматирование списков, замечаний и ссылок
П Форматирование таблиц
□ Вставка и форматирование рисунков
В данной главе мы постараемся описать наиболее интересные фрагменты
программ, используемых в этом шаблоне, а попробовать сам шаблон в
работе смогут те, кто приобрел компакт-диск с примерами к книгам серии,
посвященной Microsoft Office 2000 (см. приложение Г).
С Замечание ^
Помимо программ, шаблон OF2000.DOT содержит определения стилей,
использовавшихся для форматирования материалов книги (см. главу 10),
комбинации клавиш для вызова различных команд (см. приложение Б), а также
элементы Автотекста (см. главу 5), благодаря которым существенно ускоряется
процесс ввода текста.
29*
876
Часть VII. Основы VBA
Шаблон OF2000.DOT
Как вы знаете, обычно документы создаются на основе шаблона
NORMAL.DOT. Но при желании пользователь имеет возможность
воспользоваться другими шаблонами, поставляемыми вместе с Word, например
шаблонами писем и факсов, отчетов и публикаций (см. главу 4). Например,
при создании нового документа, основанного на шаблоне "Изысканное
письмо", документ будет выглядеть, как показано на рис. 35.1.
Рис. 35.1. Документ, основанный на шаблоне "Изысканное письмо"
Как видите, документ уже отформатирован, пользователю остается лишь
ввести требуемую информацию в определенные места документа.
Шаблон OF2000.DOT не подготавливает структуру будущей главы, зато он
предоставляет пользователю дополнительную панель инструментов, которая
называется ООООО (рис. 35.2).
Рис. 35.2. Панель инструментов Of2000
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений
877
Приведем описание кнопок панели инструментов шаблона OF2000.DOT:
□ Кнопка Part Header. Служит для форматирования заголовка части книги.
После применения данной команды на экране появляется заготовка для
заголовка части (рис. 35.3).
Рис. 35.3. Форматирование заголовков и основного текста
□ Кнопка Chapter Header. Служит для форматирования заголовка главы.
После применения данной команды на экране появляется заготовка для
заголовка главы (рис. 35.3).
□ Кнопки Set Section Style, Set Sub Section Style и Set Sub Sub Section Style
служат для форматирования заголовков нижнего уровня (разделов и
подразделов).
□ Кнопка Set Body Text служит для применения стиля "Body Text",
используемого для форматирования основного текста книги.
□ Панель инструментов OG000 также предоставляет кнопки для создания
маркированного, нумерованного и немаркированного списков: Set
Marked List, Set Numbered List и Set Non Marked List (рис. 35.4).
878
Часть VII. Основы VBA
Рис. 35.4. Форматирование списков и врезок
□ Кнопка Note используется для вставки абзацев-врезок — Совет и
Замечание (рис. 35.4).
□ Кнопка Listing Header подготавливает заголовок программы (рис. 35.5).
□ В свою очередь, при необходимости вставки отрезка кода
непосредственно в текст существует кнопка Set VBACode Text.
□ Кнопка Set VBACode Symbol позволяет применять специальный стиль к
командам VBA, расположенным непосредственно в тексте.
□ Кнопки Mark As Term и Mark As Definition предназначены для пометки
фрагментов текста, являющихся названиями экранных элементов или
определениями.
□ Для вставки и форматирования рисунков существуют две специальные
кнопки: Picture Placeholder и Picture. Кнопка Picture Placeholder
подготавливает место под рисунок и форматирует подпись под рисунком
(рис. 35.5).
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений
879
Рис. 35.5. Форматирование программ, терминов, определений и рисунков
( Замечание ^
Для того чтобы вставка рисунка произошла корректно, все рисунки должны
быть помещены в ту же папку, что и редактируемый документ, и называться
следующим образом: ИЛ//Я_Л/Л/.ВМР, где NN— порядковый номер рисунка,
а ИМЯ — имя файла главы.
□ Кнопка Table Header создает и форматирует заголовок таблицы (рис. 35.6).
Сама таблица вставляется с помощью стандартных команд Word,
например Таблица, Добавить, Таблица (Table, Insert, Table). В верхней строке
таблицы вводятся заголовки столбцов, и далее вводятся элементы
таблицы. После того как текст таблицы введен, необходимо поместить точку
вставки в верхнюю левую ячейку таблицы и нажать кнопку Format на
панели инструментов Of2000.
□ Кнопка Mark As Bad предназначена для отметки неудачных фрагментов
текста, а кнопка Mark As Good — для исправленных фрагментов.
880
Часть VII. Основы VBA
Рис. 35.6. Форматирование таблиц
Процедуры шаблона Of2000
Как и любое другое приложение VBA, шаблон OF2000.DOT состоит из
файла проекта, форм и программных модулей, входящих в проект.
Проект шаблона OF2000.DOT включает в себя три программных модуля:
□ Pictures. Этот модуль содержит код, относящийся к вставке рисунков
и форматированию подписей под рисунками. Форма frminsertPicture
описывает диалоговое окно, появляющееся на экране при вставке
рисунка в текст.
□ styles. Этот модуль содержит процедуры, ответственные за применение
стилей и вызываются такими кнопками, как Part Header, Chapter Header
и т. д.
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений
881
П Tables. В этом модуле описаны процедуры, отвечающие за
форматирование таблиц и вставку заголовков таблиц.
Далее мы подробно разберем работу всех команд шаблона.
Модуль Pictures
Модуль Pictures содержит только одну процедуру: insertPicture
(программа 35.1). Текст этой процедуры приведен ниже.
Sub InsertPicture()
If (Selection.Style = "Picture") Then
frmlnsertPicture.Show
Else
Beep
End If
End Sub
Рассмотрим, как работает данная процедура. Сначала выясняется стиль
текущего места вставки с помощью свойства style объекта Selection. Если в
месте, где расположена точка вставки выбран стиль Picture (это означает,
что место для вставки рисунка подготовлено, т. е. вставлена и
отформатирована подпись под рисунок с помощью кнопки Picture Placeholder), то на
экране отображается диалоговое окно Insert Picture (с помощью инструкции
trmlnsertPicture.show). В противном случае раздается звуковой сигнал,
сигнализирующий о том, что место для вставки рисунка не подготовлено.
Как же происходит вставка и форматирование подписи под рисунком?
Чтобы получить ответ на этот вопрос, надо обратиться к модулю styles. В этом
модуле описана процедура insertPicturePiacehoider (программа 35.2),
отвечающая за изменение стиля и вставку заготовки подписи.
Sub InsertPicturePiacehoider()
Selection.Style = "Picture"
Selection.TypeParagraph
Selection.TypeText "Рис. II.JJ" & vbTab
End Sub
Сначала стиль абзаца, в котором находится точка вставки, изменяется на
стиль Picture. После этого с помощью метода TypeParagraph создается пус-
882
Часть VII. Основы VBA
той абзац (именно сюда надо будет вставлять рисунок). Затем с помощью
КОНСТРУКЦИИ Selection. TypeText "Рис. II. JJ" & vbTab СОЗДаеТСЯ заготовка
подписи под рисунком. Константа vbTab определена в библиотеке типов
VBA и обозначает символ табуляции.
Отметим, что все стили, в том числе и Picture, были заранее созданы с
помощью редактора стилей Word, вызываемого командой Формат, Стиль
(Format, Style) (см. главу 10).
Вернемся к процедуре insert Picture. После выполнения инструкции
frminsertPicture.show на экране появляется форма Insert Picture (рис. 35.7)
Рис. 35.7. Форма
Insert Picture
Для того чтобы понять, как работает данная форма, откройте ее в Редакторе
Visual Basic (рис. 35.8).
Рис. 35.8. Форма Insert Picture в режиме конструктора форм
Глаьа 35. Использование Visual Basic для приложений
883
На форме расположены две кнопки: cmdOK и cmdcancei (программа 35.3),
а также текстовое поле, предназначенное для ввода номера рисунка, и
поясняющая надпись. Рассмотрим процедуры, выполняющиеся при нажатии на
эти кнопки.
Private Sub cmdCancel_Click()
f rmlnsertPicture.Hide
End Sub
Private Sub cmdOK_Click()
On Error GoTo Error_
Dim PicName As String
PicName = Mid$(ActiveDocument.Name, 1, _
Len(ActiveDocument.Name) — 4)
PicName = PicName & "_" & edtPictureNumber.Text & ".bmp"
ChangeFileOpenDirectory (ActiveDocument.Path)
Selection.InlineShapes.AddPicture FileName:=PicName, _
LinkToFile:=True, SaveWithDocument:=False
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
Selection.InlineShapes(1).Borders.Enable = True
f rmlnsertPicture.Hide
GoTo Exit_
Error_:
MsgBox Prompt:="Error while inserting picture" & _
vbCr & "Try Again", Title:="Insert Picture"
frmlnsertPicture.Hide
Exit_:
End Sub
При нажатии кнопки Cancel вызывается метод Hide формы frminsertPicture.
Этот метод скрывает форму.
Процедура, вызываемая при нажатии кнопки ОК гораздо сложнее. Сначала
инструкцией On Error GoTo Error_ указывается, что в случае возникновения
какой-либо ошибки следует перейти на метку Error_ и выполнять код,
находящийся после нее. Этим кодом на экран выводится сообщение о том,
что при выполнении процедуры произошла ошибка и предлагается
попытаться еще раз, после чего форма Insert Picture закрывается (рис. 35.9).
В начале процедуры cmdOKCiick объявляется переменная PicName
строкового типа. Далее, с помощью номера вставляемого рисунка, введенного
в текстовом поле, конструируется имя рисунка:
884
Часть VII. Основы VBA
Рис. 35.9, Сообщение об ошибке
при вставке рисунка
Dim PicName As String
PicName = Mid$(ActiveDocument.Name, 1, _
Len(ActiveDocument.Name) — 4)
PicName = PicName & "_" & edtPictureNumber.Text & ".bmp"
Функция Mid возвращает подстроку от переданной в нее строки и имеет
следующий формат Mid(string, start [, length]), где. string— исходная
строка, start — позиция начала подстроки, а необязательный параметр
length — длина подстроки. В результате, переменной PicName присваивается
имя активного документа (без расширения .DOC). Затем, с помощью
операции конкатенации строк &, собирается имя вставляемого рисунка.
С ПОМОЩЬЮ метода ChangeFileOpenDirectory Изменяется папка, В которой
Word производит поиск документов, на папку, в которой хранится файл
активного в данный момент документа:
ChangeFileOpenDirectory (ActiveDocument.Path)
Затем происходит вставка рисунка:
Selection.InlineShapes.AddPicture FileName:=PicName, _
LinkToFile:=True, SaveWithDocument:=False
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
Selection.InlineShapes(1).Borders.Enable = True
frmlnsertPicture.Hide
GoTo Exit_
Установка СВОЙСТВ LinkToFile И SaveWithDocument, В True И False,
соответственно, аналогична выбору команды Вставка, Рисунок, Из файла (Insert,
Picture, From File) и последующему выбору команды Связать с файлом (Link
То File) в меню кнопки Вставка (Insert) диалогового окна Добавить рисунок
(Insert Picture).
После того как рисунок вставлен, форма Insert Picture скрывается с
помощью метода Hide, затем происходит переход на метку Exit_ и процедура
заканчивает свою работу.
Модуль Styles
Почти все процедуры в модуле styles однообразны и просты. В этом разделе
описываются только те из них, которые представляют определенный интерес.
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений
885
Процедура SetNumberedList
Процедура SetNumberedList (программа 35.4) выполняется при нажатии
кнопки Set Numbered List.
Чтобы создать нумерованный список, необходимо:
1. Начать новый абзац.
2. Ввести любую цифру — с нее будет начат нумерованный список.
3. Нажать кнопку Set Numbered List.
Sub SetNumberedList()
Selection.Style = "BodyText"
Selection.HomeKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend
With
ListGalleries(wdNumberGallery).ListTemplates(1).ListLevels(1)
.NumberFormat = "%1."
.TrailingCharacter = wdTrailingTab
.NumberStyle = wdListNumberStyleArabic
.NumberPosition = CentimetersToPoints(0.2)
.Alignment = wdListLevelAlignLeft
.TextPosition = CentimetersToPoints(0.7)
.TabPosition = CentimetersToPoints(0#)
.ResetOnHigher = 0
.StartAt = Val(Selection.Text)
If .StartAt - 0 Then
.StartAt =. 1
End If
.LinkedStyle = ""
End With
ListGalleries(wdNumberGallery).ListTemplates(1).Name = ""
Selection.Range.ListFormat.ApplyListTemplate _
ListTemplate:=ListGalleries( _
wdNumberGallery).ListTemplates(1), _
ContinuePreviousList:=False, ApplyTo:= _
wdListApplyToWholeList
Selection.ParagraphFormat.TabStops( _
CentimetersToPoints(0.83) ) .Clear
Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1
End Sub
886
Часть VII. Основы VBA
Сначала с помощью метода нотеКеу (этот метод соответствует нажатию
клавиши <Ноте>) точка вставки перемещается в начало строки и введенная
цифра выделяется:
Selection.HomeKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend
Затем идет отрезок кода, эквивалентный настройке параметров
нумерованного списка с помощью команды Формат, Список (Format, Bullets and
Numbering).
С помощью инструкции:
With _
ListGalleries(wdNumberGallery).ListTemplates(1).ListLevels(1)
выбирается формат нумерованного списка. Далее устанавливаются его
параметры, аналогично тому, как если бы мы делали это с помощью кнопки
Изменить (Customize) на вкладке Нумерованный (Numbered) диалогового
окна Список (Bullets and Numbering):
.NumberFormat = "%1."
.TrailingCharacter = wdTrailingTab
.NumberStyle = wdListNumberStyleArabic
.NumberPosition = CentimetersToPoints(0.2)
.Alignment = wdListLevelAlignLeft
.TextPosition = CentimetersToPoints(0.7)
.TabPosition = CentimetersToPoints(0#)
.ResetOnHigher = 0
.StartAt = Val(Selection.Text)
If .StartAt = 0 Then
.StartAt = 1
End If
.LinkedStyle = ""
Инструкцией .NumberFormat = "%i." устанавливается стиль цифр в
нумерованном списке — с точкой после цифры. Далее инструкцией
.TrailingCharacter = wdTrailingTab устанавливается СПОСОб отделения
текста, следующего за цифрой, от самой цифры. В нашем случае текст от
цифры будет отделен табуляцией.
Затем, С ПОМОЩЬЮ ИНСТРУКЦИИ .NumberStyle = wdListNumberStyleArabic
устанавливается стиль нумерующих знаков. В нашем случае это будут
арабские цифры (могли быть римские цифры, буквы и т. д.).
Теперь необходимо установить выравнивание списка и отступ. Установим
выравнивание по левому краю и отступ 0,2 см с помощью следующих
инструкций:
.NumberPosition = CentimetersToPoints(0.2)
.Alignment = wdListLevelAlignLeft
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений
887
Теперь- необходимо установить отступ текста в нумерованном списке. Мы
сделаем ЭТО С ПОМОЩЬЮ ИНСТРУКЦИИ .TextPosition = CentimetersToPoints(0.7).
Затем нам необходимо установить цифру, с которой начнется нумерованный
список. Мы сделаем это так:
.StartAt = Val(Selection.Text)
If .StartAt = 0 Then
.StartAt = 1
End If
Наконец, с помощью следующего фрагмента кода абзац превращается в
элемент нумерованного списка, удаляется лишняя позиция табуляции
и цифра, введенная в начале абзаца перед нажатием кнопки Set Numbered
List:
Selection.Range.ListFormat.ApplyListTemplate _
ListTemplate:=ListGalleries( _
wdNumberGallery).ListTemplates(1) , _
ContinuePreviousList:=False/ ApplyTo:= _
wdListApplyToWholeList
Selection.ParagraphFormat.TabStops( _
CentimetersToPoints(0.83)).Clear
Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1
Процедура MarkAsTerm
Процедура MarkAsTerm (программа 35.5) выполняется при нажатии кнопки
Mark As Term. Эта кнопка используется для того, чтобы пометить слово или
несколько слов, являющихся экранными элементами. Например, после
нажатия кнопки Mark As Term выделенный фрагмент текста приобретет
следующий вид: термин.
Sub MarkAsTerm()
Selection.Style = "ScreenTerm"
End Sub
Процедура MarkAsTerm устроена очень просто. С помощью единственной
инструкции Selection. Style = "ScreenTerm" К Выделенному фрагменту текста
применяется стиль "ScreenTerm".
Уместно будет задать вопрос: зачем создавать отдельные процедуры для
выполнения таких простых операций? Отвечаем: во-первых это обеспечивает
единообразие выполнения различных операций, а во-вторых позволяет дос-
888
Часть VII. Основы VBA
таточно просто расширить функциональность той или иной кнопки.
Похожие процедуры вызываются при нажатии кнопок Set VBACode Text, Set
VBACode Symbol и Mark As Definition.
Процедура MarkAsGood
Процедура MarkAsGood (программа 35.6) выполняется при нажатии кнопки
Mark As Good. Вспомним, что на панели инструментов ОГ2000 имеется
кнопка Mark As Bad, которая отмечает выделенный текст розовым цветом
(это должно сигнализировать о том, что текст требует дальнейшей правки).
Следовательно, все, что необходимо сделать после исправления текста
отмеченного розовым цветом — восстановить исходный вид текста. Именно это
И делает процедура MarkAsGood.
Sub MarkAsGood()
Dim Style As String
If Selection.Type = wdSelectionNormal Then
Style = Selection.Style
Selection.Style = Style
Else
Beep
End If
End Sub
Некоторые читатели могут подумать, что достаточно сменить цвет символов
на черный. В этом случае процедура будет проще и нагляднее. Но
приведенная выше процедура будет работать даже в том случае, если исходный
цвет символов не являлся черным (например, как заголовки,
отформатированные при помощи шаблона OF2000.DOT).
Дело в том, что изменение цвета символов, выполненное с помощью
кнопки Mark As Bad, никак не затрагивает стиль текста, поэтому повторное
применение стиля к выделенному участку текста приведет цвет символов в
норму:
Style = Selection.Style
Selection.Style = Style
Дополнительная проверка в начале процедуры необходима лишь для того,
чтобы убедиться, что выделен фрагмент текста.
Процедура InsertPartHeader
Процедура InsertPartHeader (программа 35.7) вызывается при нажатии
кнопки Insert Part Header и используется для вставки заготовки для заголовка части.
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений
889
Sub InsertPartHeader()
Selection.Style = "Headingla"
Selection.TypeText Text:="4acTb N"
Selection.TypeParagraph
Selection.TypeText Text:="Название части"
Selection.TypeParagraph
End Sub
Прежде всего к абзацу применяется стиль "Headingla", используемый для
форматирования номера части. Затем в документе вводится текст "Часть N"
и создается новый абзац.
При описании стиля "Headingla", указано, что следующий за ним абзац
должен форматироваться стилем "Heading 1", поэтому новый абзац будет
автоматически отформатирован стилем "Heading 1" (см. главу 10).
Наконец, вводится заготовка для названия части и создается новый абзац
(он автоматически форматируется стилем основного текста) и процедура
завершает свою работу.
Модуль Tables
Модуль Tables содержит процедуру — TabieFormat (программа 35.8). Эта
процедура вызывается после нажатия кнопки Format и используется для
форматирования таблиц.
Sub TabieFormat()
Selection.Tables(1).Select
Selection.Cells.HeightRule = wdRowHeightAuto
With Selection.Rows
.Alignment = wdAlignRowLeft
.AllowBreakAcrossPages = True
.SetLeftlndent Leftlndent:=CentimetersToPoints(0),
RulerStyle:= _
wdAdjustNone
End With
Selection.Cells.AutoFit
Selection.Style = ActiveDocument.Styles("TableText")
With Selection.Tables(1)
.Borders(wdBorderLeft).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders(wdBorderRight).LineStyle = wdLineStyleNone
890
Часть VII. Основы VBA
With .Borders(wdBorderTop)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidthl50pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
With .Borders(wdBorderBottom)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidthl50pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
.Borders(wdBorderHorizontal).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders.Shadow = False
End With
With Options
.DefaultBorderLineStyle = wdLineStyleSingle
.DefaultBorderLineWidth = wdLineWidthlSOpt
.DefaultBorderColorlndex = wdAuto
End With
Selection.MoveUp
Selection.MoveDown
Selection.SelectRow
Selection.Style = ActiveDocument.Styles("TableHeadCol")
With Selection.Cells
.Borders(wdBorderLeft).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders(wdBorderRight).LineStyle = wdLineStyleNone
With .Borders(wdBorderTop)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidthl50pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
With .Borders(wdBorderBottom)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidth050pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
.Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders.Shadow = False
End With
With Options
.DefaultBorderLineStyle = wdLineStyleSingle
.DefaultBorderLineWidth = wdLineWidthOSOpt
Глава 35. Использование Visual Basic для приложений
891
.DefaultBorderColorlndex = wdAuto
End With
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
End Sub
Рассмотрим работу этой процедуры. С помощью команды Таблица,
Добавить, Таблица (Table, Insert, Table) создадим таблицу из четырех строк и
четырех столбцов (см. рис. 35.6, вверху) и поместим точку вставки в начало
верхней левой ячейки (можно создать таблицу с любым числом строк и
столбцов).
Прежде всего процедура TabieFormat выделяет всю таблицу и устанавливает
автоматическую высоту ячеек:
Selection.Tables(1).Select
Selection.Cells.HeightRule = wdRowHeightAuto
Затем устанавливаются свойства строк таблицы: выравнивание по левому
краю, разрешается перенос текста на следующую страницу, отступ от левого
поля устанавливается равным нулю:
With Selection.Rows
.Alignment = wdAlignRowLeft
.AllowBreakAcrossPages = True
.SetLeftlndent LeftIndent:=CentimetersToPoints(0), __
RulerStyle:=wdAdj ustNone
End With
Далее устанавливается автоматическая ширина столбцов таблицы и к тексту
во всех ячейках применяется стиль TableText:
Selection.Cells.AutoFit
Selection.Style = ActiveDocument.Styles("TableText")
После этого форматируются границы и разделительные полосы таблицы —
удаляются вертикальные границы таблицы:
.Borders(wdBorderLeft).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders(wdBorderRight).LineStyle = wdLineStyleNone
Затем форматируется верхняя и нижняя границы таблицы:
With .Borders(wdBorderTop)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidthl50pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
892
Часть VII. Основы VBA
With .Borders(wdBorderBottom)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidthl50pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
Далее удаляются все внутренние линии:
.Borders(wdBorderHorizontal).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNone
Теперь необходимо отформатировать заголовок. Перемещаем точку вставки
в начало строки, предшествующей таблице:
Selection.MoveUp
Перемещаем точку вставки вниз и попадаем в верхнюю левую ячейку
таблицы:
Selection.MoveDown
Выделяем первую строку и применяем к ней стиль заголовка таблицы:
Selection.SelectRow
Selection.Style = ActiveDocument.Styles("TableHeadCol")
Теперь форматируются границы заголовка:
With Selection.Cells
.Borders(wdBorderLeft).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders(wdBorderRight).LineStyle = wdLineStyleNone
With .Borders(wdBorderTop)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidthl50pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
With .Borders(wdBorderBottom)
.LineStyle = wdLineStyleSingle
.LineWidth = wdLineWidth050pt
.Colorlndex = wdAuto
End With
.Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNone
.Borders.Shadow = False
End With
Осталось снять выделение:
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
и форматирование таблицы можно считать завершенным (см. рис. 35.6, внизу).
ЧАСТЬ VIII
Приложения
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Настройка
и оптимизация Word
Word 2000, как и все остальные приложения семейства Microsoft Office 2000,
имеет огромное количество настраиваемых параметров: как параметров
интерфейса, так и параметров выполнения, которые существенным образом
влияют на стиль и продуктивность работы.
При установке Word 2000 для всех настраиваемых параметров выбираются
некоторые значения по умолчанию. Эти значения тщательно подобраны
таким образом, чтобы они удовлетворяли требованиям большинства
пользователей.
Однако то обстоятельство, что с Word 2000 можно смело начинать работать
сразу после установки, не проводя никакой дополнительной настройки,
имеет не только очевидную положительную, но и не сразу заметную
отрицательную сторону.
Так, многие пользователи, быстро привыкая к параметрам, предлагаемым по
умолчанию, просто упускают из виду возможность их изменения. В
результате замечательная гибкость Word 2000 остается не востребованной, а
пользователи работают "как Бог послал", в то время как даже небольшая
дополнительная настройка могла бы существенно повысить эффективность
решения целого ряда задач.
Мы не смогли бы, даже если бы и захотели, описать все изменяемые
параметры и способы их настройки. Однако, на наш взгляд, это и не нужно.
Так, если вы будете знать о существовании какой-то возможности, то
воспользоваться ею вы сумеете и сами без наших подсказок. Именно поэтому
изложение в этой части носит обзорный характер, с малым числом
примеров. Более подробно мы будем останавливаться на тех параметрах,
изменение которых подсказано нашей личной практикой использования Microsoft
Word.
Прежде всего отметим следующий общий прием настройки Word. Во
многих диалоговых окнах (в частности: Параметры страницы (Page Setup), Язык
(Language) и др.) имеется кнопка По умолчанию (Default).
896
Часть VIII. Приложения
Если нажать эту кнопку, выбранные параметры будут сохранены в шаблоне
документа и использованы во всех документах, которые в дальнейшем будут
созданы на основе этого шаблона.
Если изменить таким образом шаблон NORMAL.DOT, используемый по
умолчанию для большинства создаваемых документов, то этим можно
добиться изменения глобальных параметров, влияющих на многие документы.
Диалоговое окно Параметры
Основные параметры Word устанавливаются с помощью диалогового окна
Параметры (Options) с десятью вкладками. Тем не менее, некоторым
параметрам места на этих вкладках не нашлось (впрочем, иногда вполне
оправданно — поскольку некоторые параметры относятся вовсе не к Word, a
к другим программам, с ним взаимодействующим, например, к драйверу
используемого принтера или к ядру Visual Basic для приложений). Однако
будем последовательными и начнем описание настройки Word именно
с этого диалогового окна.
Если вы еще не сделали этого ранее, то выберите команду Сервис, Параметры
(Tools, Options), которая и раскроет диалоговое окно Параметры (рис. А.1)
с многочисленными вкладками.
Рис. А.1. Диалоговое
окно Параметры
Приложение А. Настройка и оптимизация Word
897
Вкладка Вид (View). С помощью этой вкладки можно настроить параметры,
управляющие отображением документа. Большинство элементов управления
на этой вкладке представляют собой флажки, установка или снятие которых
влечет за собой включение или отключение отображения того или иного
элемента (названия флажков говорят сами за себя).
Особый интерес на этой вкладке представляет флажок перенос по границе
окна (Wrap to window). Он позволяет изменить масштаб изображения, сделав
размер букв удобным для чтения, и при этом расположить весь текст в
рамках отображаемого окна за счет отступления от принципа WYSIWYG.
Также следует отметить поле ширина полосы стилей (Style area width). Если в
этом поле указать ненулевое значение, то в левой части окна документа в
обычном режиме просмотра и в режиме структуры для каждого абзаца будет
отображаться название его стиля. Это бывает полезно для контроля за
правильностью применения стилей.
Единственный флажок на вкладке Вид, которым авторам не приходилось
пользоваться ни разу — это черновик (Draft font). При установке этого
флажка Word перестает отображать все элементы форматирования текста,
кроме выделения цветом и подчеркивания. Весь текст в этом режиме
выводится стандартным шрифтом (обычно это Courier). Хотя справочная система
утверждает, что режим черновика может быть полезен при редактировании
очень больших документов с изысканным форматированием, однако мы
рискнем с ней не согласиться и просто забудем об этом флажке.
( Замечание "^
Значения параметров вкладки Вид не учитываются при предварительном
просмотре или печати документа.
Вкладка Общие (General). Здесь прежде всего упомянем о флажке
автоматически обновлять связи при открытии (Update automatic links at Open).
Установка этого флажка приводит к тому, что при открытии документа,
содержащего связанные объекты, созданные другими приложениями, будет
произведено автоматическое обновление содержимого этих объектов (см. также
главу 27).
Если ваш компьютер оборудован звуковой картой, можно установить
флажок звуковое сопровождение событий (Provide feedback with sound). Это
помогает, например, в том случае, если вы не владеете слепым методом
машинописи и пытаетесь быстро работать с клавиатурой, не глядя на экран.
Также на вкладке Общие расположены две кнопки — Параметры Web-
документа (Web Options) и Параметры электронной почты (E-mail Options)
Диалоговые окна, вызываемые с помощью этих кнопок, мы обсудим чуть
позже.
Вкладка Правка (Edit). Эта вкладка содержит флажок с любопытным
названием: учитывать пробелы при копировании (Use smart cut and paste). Он
898
Часть VIII. Приложения
означает следующее: Word будет стараться не допустить появления
нескольких подряд идущих пробелов и склеивания слов при использовании
вырезания и вставки, что весьма разумно.
Еще один флажок на этой вкладке, которому стоит уделить внимание —
разрешить свободный ввод (Enable click and type). При установке этого
флажка вы можете приступить к вводу текста с того места на странице, с
которого захотите, не утруждая себя установкой отступов. Достаточно
дважды щелкнуть по тому месту страницы, с которого необходимо начать
вводить текст и Word автоматически добавит необходимые отступы, а также
применит к тексту стиль, указанный в списке стиль абзаца по умолчанию
(Default paragraph style). Область действия свободного ввода ограничивается
режимами разметки и Web-документа.
Вкладка Печать (Print). Эта вкладка также имеет флажок, установка которого
влияет на поведение связанных объектов — обновлять связи (Update links).
Если он будет установлен, то перед печатью документа выполняется
автоматическое обновление состояния всех связанных объектов в документе.
Похожую задачу решает флажок обновлять поля (Update fields), только он
управляет обновлением значений полей (к примеру, содержания или
предметного указателя) перед печатью.
Если ваш принтер выкладывает готовые страницы лицевой стороной вверх,
то имеет смысл установить флажок в обратном порядке (Reverse print order).
Вкладка Сохранение (Save). Эта вкладка служит для определения режимов
сохранения и автоматического сохранения документов.
Хотя возможности быстрого и автоматического сохранения документов
безусловно придутся по душе большинству пользователей, мы все же
рекомендуем отказаться от них и сохранять документы вручную. Это не так сложно,
как кажется. Достаточно приучить себя периодически нажимать
комбинацию клавиш <Ctrl>+<S>.
Данная рекомендация обусловлена тем, что при быстром сохранении
документы быстро распухают, поскольку в этом случае сохраняется не сам
документ, а все изменения, вносимые в него.
Что же касается автоматического сохранения, то эта безобидная на взгляд
операция зачастую является причиной большинства сбоев Word.
Флажок внедрять шрифты TrueType (Embed TrueType Fonts) применяется
для того, чтобы сохранить используемые в вашем документе шрифты вместе
с самим документом (это может быть полезно в том случае, если вы
собираетесь передать этот документ другому лицу и не уверены в том, что
используемые шрифты имеются у получателя). Здесь же вы можете
определить пароли для открытия и для разрешения изменения вашего документа.
Приложение А. Настройка и оптимизация Word
899
В списке сохранять файлы Word как (Save Word files as) можно выбрать
формат, предлагаемый по умолчанию при сохранении документа.
Флажок отключать свойства, не поддерживаемые Word 97 (Disable features not
supported by Word 97) поможет упростить процедуру перехода на
использование Word 2000 в организациях, уже использующих Word 97.
Вкладка Правописание (Spelling & Grammar). Здесь мы рекомендуем
установить флажок автоматически проверять орфографию (Check spelling as you
type) и снять флажок автоматически проверять грамматику (Check grammar as
you type). Автоматическая проверка орфографии по мере ввода текста —
вещь абсолютно необходимая, а автоматическая проверка грамматики вещь
хотя и полезная, но замедляющая работу Word.
Вкладка Расположение (File Locations). Эта вкладка позволяет указать папки
на жестком (или сетевом) диске, предназначенные для хранения
документов, графических рисунков, автоматически сохраненных документов,
словарей, настроек пользователя, а также (на что мы советуем обратить особое
внимание) личных шаблонов пользователя и шаблонов рабочей группы.
Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Создание документа (New)
нет кнопки Обзор (Browse). Чтобы шаблон был доступен для создания
документа, его папка должна быть задана на этой вкладке. Для изменения
расположения того или иного компонента дважды щелкните по
соответствующему элементу списка и укажите путь в появившемся окне.
Отметим, что для хранения шаблонов рабочей группы больше всего
подходит сетевой диск в то время, как для всех остальных компонентов —
локальный.
С Замечание ^)
Любая уважающая себя организация имеет набор шаблонов для подготовки
документов. Если же в такой организации имеется и грамотный системный
администратор, то все шаблоны организации хранятся централизованно, на
сетевом диске, а не копируются с одного компьютера на другой.
Вкладка Совместимость (Compatibility). Эта вкладка поможет в том случае,
если вы получили подготовленный кем-то документ, использующий
отсутствующие на вашем компьютере шрифты.
Кнопка Подстановка шрифтов (Font Substitution) поможет заменить
отсутствующий шрифт одним из шрифтов, имеющихся на вашем компьютере.
Вкладка Пользователь (User Information). Если вы используете свой
компьютер для ведения переписки не только с помощью электронной почты, но и
для печати обычных писем и конвертов, то вас может заинтересовать одно
из полей этой вкладки — поле Почтовый адрес (Mailing address),
используемое для оформления адреса отправителя при печати конвертов.
900
Часть VIII. Приложения
Вкладка Исправления (Track Changes). Эта вкладка позволяет произвести
настройку цветов маркируемых исправлений, что может оказаться полезным
при внесении правки несколькими различными рецензентами.
Настройка параметров печати
Для настройки параметров печати используется вкладка Печать (Print) (см.
главу 6), которая раскрывается одним из следующих способов:
□ Выберите команду Файл, Печать (File, Print) и нажмите кнопку Параметры
(Options) в диалоговом окне Печать (Print)
□ Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и раскройте вкладку
Печать
Если же в диалоговом окне Печать нажать кнопку Свойства (Properties), то
откроется диалоговое окнр настройки параметров драйвера установленного
принтера (рис. А.2).
Рис. А.2. Диалоговое окно
свойств принтера
( Замечание ^
Вид этого диалогового окна зависит от используемой операционной системы.
Для установки драйвера принтера в Windows совершенно не обязательно,
чтобы этот принтер был подключен к вашему компьютеру или чтобы у вас
Приложение А. Настройка и оптимизация Word
901
был доступ к этому принтеру по локальной сети. Можно (и нужно)
установить драйверы распространенных принтеров, даже если у вас нет этих
устройств.
Если в диалоговом окне Печать установить флажок Печать в файл (Print to
file), то можно напечатать документ в файл, т. е. получить файл с кодами
установленного принтера. После этого перенесите данный файл на
компьютер, к которому такой принтер присоединен, и распечатайте файл простым
копированием.
Команда Файл, Параметры страницы (File, Page Setup) открывает диалоговое
окно Параметры страницы (Page Setup) (рис. А.З), которое позволяет
настроить параметры печатной страницы, обычно связываемые с конкретным
документом или даже с его отдельным разделом. Однако можно установить
некоторые параметры страницы, как принимаемые по умолчанию для всех
документов, основанных на шаблоне текущего документа. Для этого следует
воспользоваться кнопкой По умолчанию (Default).
Флажок 2 страницы на листе (2 pages per sheet) поможет тем. кто до сих пор
безуспешно пытался решить задачу раскладки страниц на листе для печати
брошюр.
Поясним задачу. Большинству из вас знакомы маленькие книжечки
формата А5 (лист А4, согнутый пополам), прошитые посередине скрепкой.
Решить задачу создания такой брошюры с помощью более ранних версий
Word было достаточно сложно: печатать необходимо на листе формата А4,
причем две страницы на листе, и страницы должны следовать в
определенном порядке (первая и последняя, вторая и предпоследняя и т. д.).
В Word 2000 эта задача решается элементарно, достаточно установить
упомянутый выше флажок 2 страницы на листе и при печати документа в
диалоговом окне Печать указать страницы в нужном порядке.
Рис. А.З. Диалоговое
окно Параметры
страницы
902
Часть VIII. Приложения
На вкладке Макет (Layout) диалогового окна Параметры страницы имеется
раскрывающийся список, который позволяет управлять выравниванием
материала по вертикали. Это бывает крайне необходимо в документах с
неполными страницами.
Параметры электронной почты
и Web-документов
Диалоговое окно Параметры электронной почты (E-mail Options) позволяет
указать подпись, используемую при подготовке сообщения с помощью
Word, а также выбрать параметры оформления 9ообщения, используемые по
умолчанию (рис. А.4).
Для вызова этого диалогового окна:
1. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options).
2. Раскройте вкладку Общие (General).
3. Нажмите кнопку Параметры электронной почты (E-mail Options).
Рис. А.4. Диалоговое
окно Параметры
электронной почты
Если же на вкладке Общие диалогового окна Параметры (Options) нажать
кнопку Параметры Web-документа (Web Options), то откроется окно
Параметры Web-документа (Web Options), которое, безусловно, будет полезно
тем, кто готовится публиковать документы, созданные с помощью Word
в Internet или корпоративной сети (рис. А.5).
Приложение А. Настройка и оптимизация Word
903
Рис. А.5. Диалоговое окно
Параметры Web-документа
Советуем внимательно изучить параметры этого диалогового окна и выбрать
их таким образом, чтобы люди, которым предназначены ваши документы,
могли беспрепятственно их просматривать в виде, максимально
приближенном к тому, который вы наблюдаете на своем экране. К таким параметрам
безусловно относятся: версия программы просмотра, разрешение экрана,
кодировка символов и некоторые другие.
Безопасность макросов
С развитием возможностей Visual Basic для приложений все более
актуальной проблемой становится защита от вирусов в макросах. В самом деле,
документы являются отличным транспортом для распространения зловредных
макросов, а средств Visual Basic для приложений вполне достаточно для
вызова любой функции операционной системы, что потенциально может
привести к довольно серьезным проблемам.
Во всех приложениях семейства Microsoft Office 2000 имеется диалоговое
окно Безопасность (Security), которое управляет параметрами безопасности
макросов (рис. А.6). Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите команду
Сервис, Макрос, Безопасность (Tools, Macro, Security).
Параметр Высокая (High) на вкладке Уровень безопасности (Security Level)
должен быть выбран всегда. Нет никаких причин использовать другой
уровень безопасности: все ваши издержки при этом связаны с одним лишним
щелчком мышью при открытии документа. Если же выбран средний или
тем более низкий уровень безопасности, то ваши издержки мбгут оказаться
весьма велики.
( Замечание ^
Система защиты от вирусов в макросах в Microsoft Office 2000 позволяет также
определить надежные источники макросов (т. е. список создателей макросов,
904
Часть VIII. Приложения
которым вы можете доверять). Запуск макросов из таких источников не будет
блокироваться. Список надежных источников можно просмотреть и изменить на
вкладке Надежные источники (Trusted Sources) диалогового окна
Безопасность.
Рис. А.6. Диалоговое окно
Безопасность
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Настройка панелей инструментов,
меню и комбинаций клавиш
Одним из основных преимуществ Word является его гибкость: каждый
пользователь может настроить параметры интерфейса в соответствии со своими
задачами. Все возможности Word по настройке интерфейса доступны из
диалогового окна Настройка (Customize), которое вызывается при выборе
команды Сервис, Настройка (Tools, Customize).
Диалоговое окно Настройка имеет три вкладки:
О Панели инструментов (Toolbars). Эта вкладка содержит список всех
доступных панелей инструментов. Чтобы отобразить панель инструментов
на экране, нужно установить соответствующий флажок.
□ Команды (Commands). Эта вкладка содержит список всех доступных
команд данного приложения. Поскольку их очень много, они разбиты на
категории.
□ Параметры (Options). Эта вкладка содержит параметры, управляющие
отображением интерфейсных элементов. Они позволяют определить,
должны ли быть кнопки крупными или мелкими, отображать ли
всплывающие подсказки, нужно ли включать в подсказки сочетания клавиш.
Кроме того, с помощью этой вкладки можно отключить режим
отображения только часто используемых команд, который является новым,
появившимся только в Word 2000, и может поначалу смутить даже
опытного пользователя.
Но дело даже не в том, что находится в окне Настройка (Customize), а в том,
что когда оно открыто, все команды меню и кнопки панелей инструментов
перестают выполнять свои обычные функции. Они превращаются в
пассивные объекты, которые можно копировать, вставлять, удалять, изменять,
перетаскивать мышью с места на место. Можно, например, поменять рисунок
на кнопке или имя команды меню.
Основной прием настройки: щелкнуть правой кнопкой мыши по кнопке
или команде меню и выбрать одну из доступных команд в появившемся
30 Зак 454
906
Часть VIII. Приложения
контекстном меню. Чтобы вернуться в обычный режим, когда кнопки и
команды делают то, для чего они и предназначены, нужно нажать кнопку
Закрыть в диалоговом окне Настройка.
Далее мы подробно рассмотрим процедуры настройки конкретных
интерфейсных элементов.
Настройка панелей инструментов
Word позволяет настраивать имеющиеся панели инструментов и создавать
свои собственные панели инструментов. В связи с этим пользователь имеет
следующие возможности:
□ Создать и изменить любую свою панель инструментов
□ Изменить любую из имеющихся панелей инструментов
□ Нарисовать значки для кнопок
□ Назначить макрос, команду, шрифт, элемент Автотекста или стиль любой
кнопке на панели инструментов
Создание панели инструментов
Когда нужно добавить много новых кнопок, в этом случае удобно создать
для них отдельную панель инструментов. Этот способ оказывается особенно
полезным при работе с документами, использующими собственный шаблон.
Чтобы создать панель инструментов:
1. Если вы хотите, чтобы панель инструментов появлялась только при
работе с определенным шаблоном, откройте документ, основанный на этом
шаблоне.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и
выберите команду Настройка (Customize) в появившемся контекстном меню.
Появится диалоговое окно Настройка (Customize).
3. Раскройте вкладку Панели инструментов (Toolbars) (рис. Б.1).
4. Нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Создание
панели инструментов (New Toolbar) (рис. Б.2).
5. Введите имя панели инструментов в текстовом поле Панель инструментов
(Toolbar Name).
Имя панели инструментов может достигать 255 символов в длину, а также
содержать пробелы и специальные символы.
Панель инструментов можно переименовать с помощью кнопки
Переименовать (Rename) на вкладке Панели инструментов диалогового окна
Настройка.
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 907
Рис. Б.1. Вкладка
Панели инструментов
диалогового окна
Настройка
Рис. Б.2. Диалоговое окно
Создание панели инструментов
6. В раскрывающемся списке Сделать доступной для (Make Toolbar Available
То) выберите шаблон, при работе с которым должна появляться эта
панель инструментов.
Выберите NORMAL.DOT, если вы хотите, чтобы эта панель
инструментов была доступна всегда.
7. Нажмите кнопку ОК. В конце списка на вкладке Панели инструментов
появится имя новой панели. Сама новая панель инструментов также
появится на экране.
Чтобы удалить панель инструментов:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите
команду Настройка в появившемся контекстном меню. Появится
диалоговое окно Настройка.
2. Раскройте вкладку Панели инструментов.
3. Выделите панель инструментов, которую нужно удалить, и нажмите
кнопку Удалить (Delete).
4. Нажмите кнопку Да (Yes), чтобы подтвердить удаление.
5. Нажмите кнопку ОК.
зо*
908
Часть VIII. Приложения
( Замечание )
Учтите, что вы не сможете удалить встроенные панели инструментов Word. Их
можно только вернуть в исходное состояние с помощью кнопки Сброс (Reset)
Добавление и удаление кнопок
Добавленные на панель инструментов кнопки можно использовать для
быстрого доступа к командам Word. Кроме того, кнопка на панели
инструментов может выполнять и другие полезные функции:
□ Запускать команды Word, отсутствующие в меню и на других панелях
инструментов
□ Запускать макросы
□ Изменять шрифты и другое форматирование
□ Вставлять элементы Автотекста
Я Применять стили
Добавить кнопку на панель инструментов очень легко: достаточно просто
перетащить ее из диалогового окна Настройка (Customize) на панель
инструментов. Рассмотрим пример, который покажет вам, как это сделать. Итак:
1. Убедитесь в том, что панель инструментов, которую необходимо
изменить, находится на экране. Если вы хотите, чтобы эти изменения имели
силу только тогда, когда вы пользуетесь определенным шаблоном, то
откройте документ, использующий этот шаблон.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите
команду Настройка (Customize) в появившемся контекстном меню.
Появится диалоговое окно Настройка (Customize).
3. Раскройте вкладку Команды (Commands) (рис. Б.З).
Рис. Б.З. Вкладка
Команды диалогового окна
Настройка
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 909
4. Выберите категорию кнопок из списка Категории (Categories). В
зависимости от сделанного вами выбора различные группы кнопок появятся в
списке Команды.
5. Выделите нужный элемент (команду, макрос, шрифт, элемент Автотекста
или стиль) в списке Команды.
Если выбрать категорию Все команды, то в списке Команды появятся все
команды Word.
( Замечание J
Не пожалейте времени на изучение списка команд, расположенного на вкладке
Команды (Commands) диалогового окна Настройка (Customize) в категории
Все команды. Многие из этих команд очень полезны и выполняют действия, до
которых, обычно, можно добраться лишь с помощью какой-либо команды меню
и какого-либо диалогового окна.
6. Если вы хотите, чтобы сделанные вами изменения имели силу только в
пределах данного документа или какого-либо шаблона, выберите этот
шаблон или документ в раскрывающемся списке Сохранить в (Save In).
Если же вы хотите сделать изменения, имеющие силу в любом
документе, то выберите шаблон NORMAL.DOT.
7. Чтобы вывести описание действия соответствующей команды, нажмите
кнопку Описание (Description). Появится всплывающая подсказка с
описанием.
8. Перетащите кнопку из диалогового окна Настройка и опустите ее на
нужную панель инструментов в том месте, где вы хотите, чтобы она
появилась.
Если для рассматриваемой команды или стиля есть картинка, тогда на
панели инструментов появится кнопка с этой картинкой. В противном
случае появится кнопка с текстовой надписью.
9. Можно провести дальнейшую настройку добавленной кнопки. Для этого
нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по кнопке на панели
инструментов и выбрать одну из команд контекстного меню (табл. Б.1).
Контекстное меню кнопки можно отобразить также выделив кнопку на
панели инструментов и нажав кнопку Изменить выделенный объект
(Change Selected Object) в диалоговом окне Настройка.
Таблица Б. 1. Команды контекстного меню для настройки кнопки
Команда Действие
Сброс (Reset) Восстанавливает исходный значок и текст на
кнопке
910
Часть VIII. Приложения
Таблица Б. 1 (окончание)
Команда
Действие
Удалить (Delete)
Копировать значок на кнопке
(Copy Button Image)
Вставить значок для кнопки
(Paste Button Image)
Восстановить значок на
кнопке (Reset Button Image)
Изменить значок на кнопке
(Change Button Image)
Выбрать значок для кнопки
(Select Button Image)
Основной стиль
(Default Style)
Только текст (всегда)
(Text Only (Always))
Только текст (в меню)
(Text Only (In Menus))
Значок и текст
(Image and Text)
Начать группу
(Begin a Group)
Удаляет кнопку с панели инструментов; можно
просто утащить кнопку с панели инструментов
Копирует значок на кнопке в Буфер обмена
Вставляет значок на кнопку из Буфера
обмена
Восстанавливает исходный значок на кнопке;
в отличие от команды Сброс,
восстанавливает только значок, но не текст
Позволяет создать новый значок для кнопки
Позволяет выбрать значок на кнопке из
предопределенного списка
На кнопке отображается только значок, но не
текст
На кнопке отображается только текст, но не
значок
На кнопке отображается значок, но при
перетаскивании кнопки с панели инструментов в
меню отображается только текст
На кнопке отображается значок и текст
Вставляет разделитель групп кнопок на
панели инструментов
10. Повторите шаги с 4 по 9, чтобы добавить дополнительные кнопки, а
затем нажмите кнопку Закрыть (Close).
Иногда получается так, что некоторая панель инструментов оказывается
переполненной (особенно, если вы работаете со стандартным видеоадаптером
VGA). Изменить ситуацию в лучшую сторону можно удалив часть кнопок и
разделителей между ними и изменив ширину раскрывающихся списков.
Если возникла необходимость добавить много кнопок, то удобно создать для
них отдельную панель инструментов.
С
Замечание
3
В случае, если панель инструментов не помещается на экране целиком, в
правой части панели инструментов появляется двойная стрелка. При нажатии на
нее появляется палитра с кнопками, для которых не хватило места на экране.
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 911
Перемещение кнопок
Как уже отмечалось ранее, если панель инструментов становится
переполненной, то нужно либо удалить часть кнопок, либо сдвинуть кнопки влево
или вправо, либо просто перераспределить кнопки.
Чтобы переместить или скопировать кнопку с одной панели инструментов
на другую:
1. Сделайте так, чтобы обе панели находились на экране, и откройте
диалоговое окно Настройка (Customize), выбрав команду Сервис, Настройка
(Tools, Customize).
2. Раскройте вкладку Команды (Commands) и выберите документ или
шаблон, в котором нужно сохранить изменения.
3. Чтобы переместить кнопку, просто перетащите ее с одной панели
инструментов на другую.
4. Чтобы скопировать ее, держите во время перетаскивания нажатой
клавишу <Ctrl>.
Чтобы перераспределить кнопки на панели инструментов:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите
команду Настройка (Customize) в появившемся контекстном меню.
Появится диалоговое окно Настройка.
2. Раскройте вкладку Команды и выберите документ или шаблон, в котором
нужно сохранить изменения.
3. Не закрывая диалоговое окно Настройка, перетащите нужную кнопку на
новое место.
Чтобы изменить ширину раскрывающегося списка, расположенного на
панели инструментов:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите
команду Настройка в появившемся контекстном меню. Появится
диалоговое окно Настройка.
2. Щелкните по раскрывающемуся списку, расположенному на панели
инструментов.
3. Переместите указатель мыши в правую часть раскрывающегося списка.
Когда указатель примет форму двусторонней стрелки, нажмите левую
кнопку мыши и перетащите правую границу списка влево или вправо,
изменяя его ширину.
4. В окне Настройка нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы удалить кнопку с панели инструментов:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по панели инструментов и выберите
команду Настройка в появившемся контекстном меню. Появится
диалоговое окно Настройка.
912
Часть VIII. Приложения
2. Если настраиваемой панели инструментов нет на экране, то раскройте
вкладку Панели инструментов (Toolbars) и установите соответствующий
флажок.
3. Раскройте вкладку Команды, выберите документ или шаблон, в котором
нужно сохранить изменения.
4. Не закрывая диалоговое окно Настройка, перетащите нужную вам
кнопку с панели инструментов в область документа.
( Замечание ^
Чтобы быстро скрыть или отобразить кнопку на панели инструментов, нажмите
кнопку со стрелкой в правой части панели инструментов. В появившемся меню
выберите команду Добавить или удалить кнопки (Add/Remove Buttons), а
затем установите или снимите флажок для кнопки.
Создание рисунка для кнопки
При добавлении кнопки на панель инструментов можно выбрать или
нарисовать для нее значок. Для этого:
1. Выберите команду Сервис, Настройка (Tools, Customize). Появится
диалоговое окно Настройка (Customize).
2. Щелкните правой кнопкой по кнопке панели инструментов или по
команде меню, для которой необходимо создать значок.
3. В появившемся контекстном меню выберите команду Изменить значок на
кнопке (Change Button Image). Появится диалоговое окно Редактор
кнопок (Button Editor), причем изображение значка на выбранной кнопке
будет находиться в поле Рисунок (Picture).
Рис. Б.4. Диалоговое окно
Редактор кнопок
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 913
На этом шаге можно также выбрать в контекстном меню команду
Выбрать значок для кнопки (Select Button Image) и указать наиболее
подходящий значок в палитре рисунков.
4. Если необходимо нарисовать значок "с нуля", то нажмите кнопку
Очистить (Clear).
5. Щелкните по одному из цветов в палитре Цвета (Colors), а затем
щелкайте мышью или протаскивайте ее указатель в поле Рисунок (Image),
чтобы рисовать выбранным цветом.
Чтобы стереть часть рисунка, выберите элемент Удалить (Erase) в палитре
Цвета.
С помощью кнопок в группе Перемещение (Move), можно подвинуть в
поле Рисунок все изображение целиком.
6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закончить рисование и поместить
изображение значка на кнопку.
7. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Настройка.
С Замечание ^
Значки для кнопок можно копировать в Буфер обмена или наоборот вставлять
новый рисунок из Буфера обмена. Для этого используются команды
Копировать значок на кнопке (Copy Button Image) и Вставить значок для кнопки
(Paste Button Image) в контекстном меню кнопки.
Настройка меню
Word поддерживает намного больше команд, чем по умолчанию
отображается в меню. Любую встроенную команду можно добавить к существующему
или дополнительному меню. Для того чтобы этим меню было проще
пользоваться, рекомендуется вставить разделительную линию между группами
команд. Поместить команду можно в любое место меню. В меню можно
также добавить любой макрос, стиль, шрифт или элемент Автотекста. Все
эти элементы меню следует сохранить в определенном шаблоне или
документе, или сделать их глобальными, сохранив в шаблоне NORMAL.DOT.
Добавление и удаление команд меню
Чтобы добавить команду в меню:
1. Перед тем как настраивать меню, откройте документ или шаблон, для
которого нужно изменить меню, связанное с этим шаблоном.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по строке меню и в появившемся
контекстном меню выберите команду Настройка (Customize).
914
Часть VIII. Приложения
3. Раскройте вкладку Команды (Commands) в диалоговом окне Настройка
(Customize).
4. В раскрывающемся списке Сохранить в (Save In) выберите шаблон или
документ, в котором вы хотите сохранить изменения (чтобы изменить
глобальное меню, выберите шаблон NORMAL.DOT).
5. В списке Категории (Categories) выберите категорию элемента, который
вы хотите добавить в меню.
6. В строке меню щелкните по меню, которое вы хотите изменить. Меню
раскроется.
7. Перетащите элемент, который необходимо добавить, из списка Команды
(Commands) в нужное место меню (рис. Б.5).
При движении указателя мыши по меню будет отображаться позиция
меню, в которую попадет команда, если отпустить кнопку мыши.
Рис. Б.5. Новая команда в меню Файл
8. Перед буквой команды меню, которую вы хотите использовать в качестве
"горячей" клавиши, поставьте значок & (амперсанд) в поле Имя (Name)
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 915
в контекстном меню. В меню эта буква будет помечена подчеркиванием.
Выбирайте букву, которая еще не использована в этом меню. В
принципе, Word сам сначала даст вам рекомендацию для выбора буквы, но
вы вовсе не обязаны следовать ей.
9. Чтобы вставить разделитель, щелкните правой кнопкой по команде
меню, перед которой нужно вставить разделитель, и выберите команду
Начать группу в контекстном меню.
10. Команда Начать группу работает как переключатель. Выберите ее еще
раз, чтобы убрать разделитель.
И. С помощью контекстного меню можно провести и другие модификации
добавленной команды (см. раздел "Добавление и удаление кнопок"
ранее в этой главе).
12. Чтобы добавить еще одну команду, вернитесь к пункту 4.
13. Чтобы закрыть диалоговое окно Настройка, нажмите кнопку Закрыть
(Close).
Чтобы удалить команду из меню:
1. Откройте документ или шаблон, для которого нужно изменить меню,
связанное с этим шаблоном или документом.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по строке меню и в появившемся
контекстном меню выберите команду Настройка.
3. В раскрывающемся списке Сохранить в выберите шаблон или документ,
в котором вы хотите сохранить изменения (чтобы изменить глобальное
меню, выберите шаблон NORMAL.DOT).
4. В строке меню щелкните по меню, которое вы хотите изменить. Меню
раскроется.
5. Щелкните правой кнопкой по команде, которую вы хотите изменить.
6. Чтобы удалить команду из меню, выберите команду Удалить (Delete).
7. Чтобы восстановить исходную команду меню, выберите команду Сброс
(Reset)
8. Нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы вернуть меню в исходное состояние:
1. Откройте документ или шаблон, для которого нужно изменить меню,
связанное с этим шаблоном или документом.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по строке меню и в появившемся
контекстном меню выберите команду Настройка.
3. Раскройте вкладку Панели инструментов (Toolbars) в диалоговом окне
Настройка.
916
Часть VIII. Приложения
4. Выделите элемент Строка меню (Menu Bar) в списке Панели
инструментов и нажмите кнопку Сброс (Reset).
5. Выберите нужный шаблон или документ в раскрывающемся списке
диалогового окна Сброс панели (Reset Toolbar) и нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку Закрыть.
Создание и удаление меню
Когда пользователь создает шаблон, рассчитанный на определенный вид
работы, очень вероятно, что он захочет удалить те меню, которыми он не
будет пользоваться. Ведь чем меньше меню, тем быстрее и легче с ними
работать. Можно даже удалить все стандартные меню и добавить свои,
содержащие нужные вам команды.
Чтобы добавить дополнительное меню, выполните следующие действия:
1. Откройте шаблон или документ, в который вы хотите добавить
дополнительное меню.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по строке меню и в появившемся
контекстном меню выберите команду Настройка (Customize).
3. Раскройте вкладку Команды (Commands) в диалоговом окне Настройка
(Customize).
4. В раскрывающемся списке Сохранить в (Save In) выберите шаблон или
документ, в котором вы хотите сохранить изменения (чтобы изменить
глобальное меню, выберите шаблон NORMAL.DOT).
5. Чтобы добавить встроенное меню, выделите элемент Встроенные меню
(Built-in Menus), а чтобы создать новое меню, выделите элемент Новое
меню (New Menu) в списке Категории (Categories).
6. Перетащите нужное меню из списка Команды в строку меню.
7. При создании нового меню нужно просто перетащить единственный
имеющийся элемент. Если вы хотите дать меню осмысленное имя, то
после перетаскивания щелкните по меню правой кнопкой и введите
нужное имя в поле ввода Имя (Name) (рис. Б.6). Перед буквой, которую
вы хотите использовать в качестве "горячей" клавиши, поставьте значок &
(амперсанд).
8. Раскройте только что добавленное меню и настройте его, т. е. добавьте и
удалите команды, как это описано выше.
9. Чтобы добавить еще одно меню, повторите шаги 5—8 или нажмите
кнопку Закрыть (Close) в диалоговом окне Настройка.
Чтобы удалить меню из строки меню:
1. Откройте шаблон или документ, в который нужно добавить
дополнительное меню.
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 917
Рис. Б.6. Новое меню верхнего уровня
2. Щелкните правой кнопкой мыши по строке меню и в появившемся
контекстном меню выберите команду Настройка.
3. Раскройте вкладку Команды в диалоговом окне Настройка.
4. В раскрывающемся списке Сохранить в выберите шаблон или документ,
в котором вы хотите сохранить изменения (чтобы изменить глобальное
меню, выберите шаблон NORMAL.DOT).
5. Щелкните правой кнопкой мыши по меню, которое нужно удалить, и
выберите команду Удалить (Remove) в контекстном меню.
6. Можно удалить меню, просто утащив его из строки меню при открытом
диалоговом окне Настройка.
7. Нажмите кнопку Закрыть в диалоговом окне Настройка.
( Замечание ^
Вы можете случайно (а может и преднамеренно) удалить меню Сервис или
команду Сервис, Настройка. Казалось бы, что после этого уже ничего нельзя
918
Часть VIII. Приложения
изменить. Не отчаивайтесь — это только кажется. Добраться до диалогового
окна Настройка можно разными путями. Например, просто щелкните правой
кнопкой мыши по какой-либо панели инструментов и выберите команду
Настройка в появившемся контекстном меню. Теперь можно настраивать
интерфейсные элементы Word.
Настройка контекстных меню
Контекстное меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши,
является одним из самых эффективных средств Word. Набор команд
контекстного меню зависит от того, по какому объекту был произведен щелчок.
Может оказаться, что среди этих команд нет тех, которые вам нужны. Word
позволяет легко добавить нужные команды в контекстное меню.
Чтобы настроить контекстное меню:
1. Щелкните правой кнопкой мыши по строке меню и в появившемся
контекстном меню выберите команду Настройка (Customize).
2. Раскройте вкладку Панели инструментов (Toolbars) в диалоговом окне
Настройка (Customize).
Рис. Б.7. Настройка контекстных меню
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 919
3. Установите флажок Контекстные меню (Shortcut Menu) в списке Панели
инструментов (Toolbars). Появится панель инструментов с тремя кнопками:
Текст (Text), Таблица (Table), Рисование (Drawing).
4. Нажмите одну из этих кнопок и в раскрывшемся списке выделите
контекстное меню, которое нужно изменить.
Например, чтобы изменить контекстное меню, которое появляется при
щелчке правой кнопкой по ячейке таблицы, нажмите кнопку Таблица
(Table), а затем выделите Ячейка таблицы (Table Cell) (рис. Б.7).
5. Чтобы изменить или удалить команду из настраиваемого контекстного
меню, щелкните правой кнопкой по настраиваемой команде. Появится
контекстное меню, в котором следует выбрать нужную команду.
6. Чтобы добавить в контекстное меню новую команду, перетащите ее из
вкладки Команды (Commands) диалогового окна Настройка в любое место
настраиваемого контекстного меню.
7. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Настройка комбинаций клавиш
Комбинации клавиш позволяют пользователю быстро выполнять часто
используемые операции, не дотрагиваясь до мыши. Поэтому целесообразно
часто используемым командам меню назначить комбинации клавиш.
В шаблоне NORMAL.DOT многим командам Word уже присвоены
комбинации клавиш. Например, нажав на клавиши <Ctrl>+<B>, можно сделать
полужирным выделенный текст. Эти комбинации клавиш глобальны: ими
можно пользоваться в любом документе, пока они не будут удалены.
Чтобы назначить комбинацию клавиш встроенной команде Word, макросу,
стилю, шрифту или элементу Автотекста:
1. Откройте документ или шаблон, в который вы хотите поместить
комбинацию клавиш.
2. Выберите команду Сервис, Настройка (Tools) и в появившемся
диалоговом окне Настройка (Customize) нажмите клавишу Клавиатура
(Keyboard). Появится диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize
Keyboard) (рис. Б.8).
3. В раскрывающемся списке Сохранить изменения в (Save Changes In)
выберите шаблон или документ, в котором вы хотите сохранить новое
назначение клавиш.
4. В списке Категории (Categories) выберите тип команды, для которой вы
хотите назначить комбинацию клавиш.
5. В списке Команды (Commands) выберите команду, которой нужно
назначить комбинацию клавиш.
920
Часть VIII. Приложения
Если на шаге 4 вы выбрали не категорию команд, а любую другую
категорию (Макросы (Macro), Стили (Styles) и т. д.), то название этого списка
соответствующим образом изменится.
6. В списке Текущие сочетания клавиш (Current Keys) вы можете
просмотреть сочетания клавиш, уже назначенные этому действию.
7. Щелкните по текстовому полю Новое сочетание клавиш (Press New
Shortcut Key) и нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите
использовать. Для этого вы должны нажать какую-либо букву, удерживая
при этом нажатой одну или несколько клавиш <Ctrl>, <Alt> или <Shift>
(например <Ctrl>+<Alt>+<Q>).
Удалить комбинацию клавиш из этого текстового поля можно, нажав на
клавишу <Backspace>.
Можно задавать двойные комбинации клавиш. Например <Alt>+<B>,<F>.
Для этого нажмите и отпустите <Alt>+<B>, а затем нажмите клавишу <F>.
( Замечание ^
Если для выбранной вами комбинации клавиш уже что-то назначено, то в
нижней части диалогового окна напротив надписи Текущее назначение появится
описание соответствующей команды.
8. Нажмите кнопку Назначить (Assign).
9. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Рис. Б.8. Диалоговое окно Настройка клавиатуры
Чтобы вернуть исходные назначения комбинаций клавиш:
1. Выведите на экран диалоговое окно Настройка и нажмите кнопку
Клавиатура.
Приложение Б. Настройка панелей инструментов, меню и комбинаций клавиш 921
2. Выберите шаблон или документ, в котором вы хотите вернуть исходные
комбинации клавиш.
3. Выделите нужную команду и нажмите кнопку Сброс.
4. Нажмите кнопку Да (Yes) в ответ на запрос о подтверждении. Word
возвратит исходные комбинации клавиш в этот шаблон или документ.
Чтобы удалить отдельное назначение комбинации клавиш:
1. Выделите соответствующую команду. Комбинация клавиш появится в
списке Текущие сочетания клавиш.
2. Выделите комбинацию клавиш и нажмите кнопку Удалить (Remove).
Настройка дополнительных параметров
интерфейса
В заключительном разделе этого приложения мы рассмотрим настройку
параметров, общих для всех интерфейсных элементов Word. Настройка
дополнительных параметров интерфейса производится на вкладке Параметры
(Options) диалогового окна Настройка (Customize) (рис. Б.9).
Рис. Б.9. Вкладка
Параметры диалогового
окна Настройка
Чтобы настроить дополнительные параметры интерфейса Word:
1. Выберите команду Сервис, Настройка (Tools, Customize). Появится
диалоговое окно Настройка.
2. Раскройте вкладку Параметры.
3. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
Элементы управления, размещенные на вкладке Параметры, и описания
к ним представлены в табл. Б.2.
922
Часть VIII. Приложения
Таблица Б.2. Настройка параметров интерфейса
Элемент
Описание
Стандартная панель и панель
форматирования в одной строке
(Standard and Formatting toolbars
In one row)
В меню сначала отображаются
последние использованные
команды (Display only last used
commands in menu)
Показывать полные меню
после короткой задержки
(Show full menus after short delay)
Сброс
(Reset)
Крупные значки
(Large Icons)
Отображать названия шрифтов
тем же шрифтом (Display font
names using same font)
Отображать подсказки для кнопок
(Show ScreenTips)
Включить в подсказки сочетания
клавиш (Include shortcut keys
in ScreenTips)
Эффект при выводе меню
(Menu Effect)
При установке этого флажка панели
инструментов Стандартная (Standard) и
Форматирование (Formatting) отображаются в одной
строке
При установке этого флажка в меню
отображаются только стандартный набор команд, а
также те команды, которые уже
использовались ранее
При установке этого флажка Word
отображает полный набор команд меню после
короткой задержки. Если этот флажок сброшен, то
для отображения полного набора команд
меню необходимо навести указатель на элемент
со стрелкой в нижней части меню
Нажатие на эту кнопку восстанавливает
параметры интерфейса, используемые по
умолчанию
При установке этого флажка на панелях
инструментов отображаются крупные значки
(32x32) вместо стандартных (16x16)
При установке этого флажка в списке Шрифт
(Font) на панели инструментов Стандартная
отображается пример начертания каждого
шрифта
Этот флажок включает или отключает
отображение всплывающих подсказок для
кнопок панелей инструментов
При установке этого флажка во
всплывающей подсказке отображается не только
название кнопки, но и соответствующее ей
сочетание клавиш
Раскрывающийся список содержит варианты
эффектов, используемых при раскрытии меню
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Справочные данные
по кодам полей
В Word используются около семидесяти различных полей, позволяющих
значительно упростить и облегчить работу с документом. Использовать поля
несложно, однако нужно иметь информацию о форматах инструкций,
поскольку для каждого поля они индивидуальны.
В этом приложении приведены подробные сведения о кодах полей, с
которыми чаще всего приходилось иметь дело авторам книги. Однако список
кодов полей, приведенный в этом приложении, не является
исчерпывающим. Чтобы получить информацию об использовании кодов полей, которые
не вошли в приложение, обратитесь к справочной системе Word.
Справочный список кодов полей
Далее приведены синтаксис и описания большинства полей Word.
Синтаксис:
{ = Формула [Закладка] [\§Числовой формат] }
Это поле выводит результат математических вычислений, например:
{= Приход-Расход}
Выражения после знака равенства могут включать в себя имена закладок,
числа или ссылки на ячейки таблицы. Выражения с закладками могут
содержать обычные арифметические операции. Выражения со строками или
столбцами таблицы МОГУТ ВКЛЮЧаТЬ такие фуНКЦИИ, как Average, Count, Sum
И Product.
924
Часть VIII. Приложения
Это поле обновляется при нажатии клавиши <F9> или при печати
результатов слияния. Если поле находится в колонтитуле, оно обновляется при
печати.
В выражениях с закладками можно использовать математические операции,
представленные в табл. В.1.
Таблица В. 1. Допустимые математические операции
Операция
Обозначение операции
Сложение
Вычитание
Умножение
Деление
Возведение в степень
Меньше
Меньше или равно
Больше
Больше или равно
Заключение подвыражения в скобки
Абсолютная величина числа
Целая часть числа
Знак числа
Проверка
Остаток от деления
Округление
Логическое И
Логическое ИЛИ
Логическое НЕ
+
-
•
/
л
<
<=
>
>=
О
Abs
Int
Sign
Define
Mod
Round
And
Or
Not
Для проведения вычислений в таблицах можно использовать функции,
имеющие фиксированное число аргументов (такие функции называются
операциями), или неопределенное число аргументов (такие функции
называются функциями сведения). Функции могут возвращать логический
результат, где 1 означает истину, а 0 — ложь. В табл. В.2 представлены
допустимые математические функции и операции.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
925
Таблица В.2. Допустимые математические функции и операции
Функция Название Функции
и пример
Класс функции
и результат примера
Abs Абсолютная величина
{= Abs -4}
And Логическое И
{= And (Доход>500; РасходООО) }
Average Среднее значение
{= Average (Бюджет[А1:А10]
Count Подсчет числа аргументов
{= Count (Бюджет[Al:A10])
Defined Проверка
{= Defined (Доход)}
Int
Мах
Min
Целая часть числа
{= Int (Доход)}
Наибольшее значение
{= Мах (Бюджет[А1:А10])
Наименьшее значение
{= Min (Бюджет[А1:А10])}
Операция.
4
Операция.
Возвращает 1, если оба
аргумента имеют значение 1, т. е.
истинны. Возвращает 0, если хотя бы
один из аргументов имеет
значение О
Функция сведения.
Возвращает среднее значение
всех своих аргументов. В данном
случае это среднее значение
чисел в первом столбце таблицы
"Бюджет"
Функция сведения.
Возвращает количество чисел
среди своих аргументов. Пустые
ячейки и тексты не считаются
Операция.
Возвращает 1, если закладка
"Доход" определена (и
вычисление аргумента прошло без
ошибок), в противном случае
возвращает О
Операция.
Дробная часть числа
отбрасывается (без округления)
Функция сведения.
Возвращает наибольшее
значение среди всех своих аргументов.
В данном случае это наибольшее
среди чисел в первом столбце
таблицы "Бюджет"
Функция сведения.
Возвращает наименьшее
значение среди всех своих аргументов.
В данном случае это наименьшее
среди чисел в первом столбце
таблицы "Бюджет"
926
Часть VIII. Приложения
Таблица В.2 (окончание)
Функция Название Функции
и пример
Класс функции
и результат примера
Mod Остаток от деления
{= Mod (10;2,4) }
Not Логическое НЕ
{= Not (1>2)}
Or Логическое ИЛИ
{= Or (Доход>500; РасходООО)
Product Произведение
{= Product (Бюджет[А1:А10];3)
Round Округление
Sign
{= Round (Доход, 2)
Знак числа
{= Sign (Прибыль)}
Sum Сумма
{= Sum (Бюджет[А:А])}
Операция.
0,4
Операция.
1
Операция.
Возвращает 1, если хотя бы один
из аргументов имеет значение 1.
Возвращает 0, если оба
аргумента имеют значение 0, т. е. ложны
Функция сведения.
Возвращает произведение всех
своих аргументов. В данном
случае это утроенное произведение
чисел в первом столбце таблицы
"Бюджет"
Операция.
Округляет число до заданного
количества знаков, в данном
случае до двух знаков после запятой
Операция.
Возвращабт 1, если аргумент
положителен, 0, если аргумент
равен нулю и -1, если аргумент
отрицателен
Функция сведения.
Возвращает сумму всех своих
аргументов. В данном случае это
сумма чисел в первом столбце
таблицы "Бюджет"
Advance
Синтаксис:
{ADVANCE [Ключи] )
Это поле сдвигает начало текста, следующего за ним, на указанное
расстояние вверх, вниз, вправо или влево относительно текущего положения или
в заданную абсолютную позицию.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
927
Перед использованием данного поля попробуйте изменить расположение
текста с помощью команд Формат, Шрифт (Format, Font), Формат, Абзац
(Format, Paragraph), Формат, Табуляция (Format, Tabs).
Использование некоторых ключей поля advance может привести к
наложению текста.
С помощью поля advance нельзя переместить текст на предыдущую или
следующую страницу или за пределы полей печати текущей страницы.
Эффект использования данного поля виден только в режиме разметки
страницы.
В табл. В.З представлены ключи поля advance.
Таблица В.З. Ключи поля advance
Ключ Сдвигает следующий за полем текст
\d На указанное число пунктов вниз.
Например, {advance \d 4} сдвигает текст на 4 пункта вниз
\и На указанное число пунктов вверх
U На указанное число пунктов влево
\г На указанное число пунктов вправо
\х На указанное расстояние от левого поля колонки или рамки.
Например, (advance \х 4} размещает начало текста в 4 пунктах от
левого поля
\у В указанную вертикальную позицию относительно текущей позиции
строки. При этом сдвигается вся строка, содержащая данное поле. Ключ \у
игнорируется, если указанная позиция находится вне полей страницы или
он используется в таблице, рамке, сноске, примечании или колонтитуле
Ask
Синтаксис:
{ASK Закладка "Приглашение" [Ключи]}
Это поле выводит диалоговое окно для ввода текста. Word присваивает этот
текст закладке, которая может быть использована для воспроизведения
введенного текста в любом месте документа. Например, в следующем коде поля
введенная информация запоминается в закладке с именем "Фамилия", и
далее может быть использована в других полях документа:
{ASK Фамилия "Введите, пожалуйста, фамилию"}
928
Часть VIII. Приложения
Если в диалоговом окне ввести, к примеру, Иванов, то фамилию "Иванов"
можно ПОВТОРИТЬ В ЛЮбоМ Месте Документа С ПОМОЩЬЮ КОДа ПОЛЯ {REF Фамилия}.
Поле ask обновляется при слиянии.
Это поле нельзя использовать в сносках, колонтитулах, примечаниях и
макросах.
Для создания полей ввода, обновляемых при нажатии клавиши <F9>,
используйте поле fill-in.
В табл. В.4 представлены ключи поля ask.
Таблица В.4. Ключи поля ask
Ключ Назначение
\о При использовании слияния приглашение выводится только один раз
вначале (а не при обработке каждой записи данных)
\d " Текст" Определяет ответ пользователя по умолчанию
Author
Синтаксис:
{AUTHOR ["Новое имя автора документа"] }
Это поле вставляет имя автора документа, которое можно увидеть с
помощью команды Файл, Свойства (File, Properties) на вкладке Документ
(Summary). Новое имя автора не должно содержать более чем 255 символов.
Данное поле обновляется при печати документа или нажатии клавиши <F9>.
AutoNum
Синтаксис:
{AUTONUM}
Это поле производит нумерацию абзаца числами (1, 2, 3 и т. д.), если его
расположить в начале абзаца или уровня структуры. Нумерация абзацев в
документе производится последовательно и поле обновляется, если
вставляются или удаляются абзацы с полем autonum.
Данное поле проще всего вставить с помощью команды Формат, Список
(Format, Bullets and Numbering).
Поле не обновляется вручную.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
929
AutoNumLgl
Синтаксис:
{AUTONUMLGL [Ключ]}
Это поле производит нумерацию абзацев для юридических или технических
документов (например 1.2.1), если его расположить в начале абзаца,
отформатированного стилем заголовка.
Данное поле не обновляется вручную.
В табл. В.5 представлен ключ поля autonumlgl.
Таблица В.5. Ключ поля autonumlgl
Ключ Назначение
\е Отображает нумерацию в юридическом формате без повторения
AutoNumOut
Синтаксис:
{AUTONUMOUT}
Это поле выводит номер в стиле структуры документа (I, А, 1 и т. д.), если
его расположить в начале абзаца, отформатированного стилем заголовка (см.
раздел "AutoNumLgl" выше в этом приложении).
Данное поле не обновляется вручную.
AutoText
Синтаксис:
{AUTOTEXT Имя_элемента_автотекста}
Это поле выводит в качестве значения текущее значение элемента Автотекста.
Посмотреть значения элементов Автотекста можно с помощью команды
Вставка, Автотекст, Автотекст (Insert, AutoText, AutoText).
AutoTextList
Синтаксис:
{AUTOTEXTLIST "Текст" \s ["Имя стиля"] \t ["Подсказка"]}
930
Часть VIII. Приложения
Создание поля со списком, сформированным из элементов списка Автотекста,
содержащихся в активном шаблоне. Содержимое списка может меняться в
зависимости от стиля, примененного к элементам списка Автотекста.
Чтобы вывести список элементов Автотекста, установите точку вставки в
поле и щелкните по нему правой кнопкой мыши.
Параметры и ключи поля autotextlist приведены в табл. В.6 и В.7,
соответственно.
Таблица В.6. Параметры поля autotextlist
Параметр Назначение
" Текст" Текст, который отображается в документе до тех пор, пока не будет
раскрыт список. Если текст содержит пробелы, его необходимо
заключить в кавычки
"Имя стиля" Имя стиля элементов списка Автотекста, которые следует включить
в список. Этот стиль может быть стилем абзаца или стилем
символа. Если имя стиля содержит пробелы, его необходимо заключить в
кавычки
"Подсказка" Текст всплывающей подсказки, которая появляется на экране при
установке указателя на значение поля. Если текст содержит
пробелы, его необходимо заключить в кавычки
Таблица В.7. Ключи поля autotextlist
Ключ Назначение
\s Указывает, что в список следует включить элементы, оформленные с
использованием определенного стиля. При отсутствии этого ключа в список
будут включены элементы, оформленные с использованием стиля текущего
абзаца. Если таких элементов нет, в список будут включены все элементы
списка Автотекста
\t Текст всплывающей подсказки, который следует отображать вместо текста
используемого по умолчанию
Comments
Синтаксис:
{COMMENTS ["Новые заметки"]}
Это поле вставляет новое содержимое в поле Заметки (Comments) на
вкладке Документ (Summary) диалогового окна Свойства (Properties).
Данное поле обновляется при печати или нажатии клавиши <F9>.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
931
Compare
Синтаксис:
{COMPARE Выражение! Оператор Выражение2}
Это поле, в зависимости от результата сравнения двух выражений,
возвращает значение "1" (истина) или "О" (ложь).
С помощью поля compare и функций and и or можно создать составное
логическое выражение в поле = (formula), а затем использовать его в поле if.
В табл. В.8 представлены параметры поля compare.
Можно использовать операторы сравнения, представленные в табл. В.9.
Таблица В.8. Параметры поля compare
Параметр Назначение
Выражение1 Первое значение для сравнения. Может использоваться имя
закладки, строка текста, число, вложенное поле, возвращающее
значение, или математическая формула. Если выражение содержит
пробелы, оно должно быть заключено в кавычки
Выражение2 Второе значение для сравнения. Может использоваться имя
закладки, строка текста, число, вложенное поле, возвращающее значение,
или математическая формула. Если выражение содержит пробелы,
оно должно быть заключено в кавычки
Оператор Оператор сравнения. Пробелы перед оператором и после него
являются обязательными
Таблица В.9. Допустимые операторы сравнения
Оператор
=
о
>
Описание
Равно
Не равно
Больше чем
Оператор
<
>=
<=
Описание
Меньше чем
Больше либо равно
Меньше либо равно
Если используется оператор = или о, то Выраженр1е2 может содержать
вопросительный знак (?), заменяющий любой отдельный символ, или звездочку
(*), заменяющую любую строку символов. Такое выражение должно быть
заключено в кавычки.
ЕСЛИ Выражение2 СОДерЖИТ ЗВеЗДОЧКу, ТО Сумма ДЛИН фрагмента Выражения!,
соответствующего этой звездочке, и остальных символов выражения2 не
должна превышать 128 символов.
932
Часть VIII. Приложения
Например, поле {compare " { mergefield индекс } " = "985*"} возвращает
значение "1", если значение в поле данных "Индекс" лежит в диапазоне
98500-98599.
CreateDate
Синтаксис:
{CREATEDATE [\@ Формат дата /время] }
Это поле выводит в качестве значения дату создания документа. Формат
значения поля задается параметром \@ Формат дата/время. Если он
отсутствует, дата отображается в формате для даты по умолчанию.
Поле обновляется при нажатии клавиши <F9> или при первом выполнении
команды Файл, Печать (File, Print) (если оно расположено в колонтитуле).
DataBase
Синтаксис:
{DATABASE [Ключи] }
Это поле позволяет вставлять данные из внешних баз данных.
В табл. В. 10 приведены ключи поля database.
Таблица В. 10. Ключи поля database
Ключ Назначение
\Ь "Сумма" Указывает, какие атрибуты формата, заданного с помощью
ключа \1, следует применить к таблице. Если ключ \1 пуст,
значение ключа \Ь должно равняться 16 (Автоподбор)
\с "Подключение" Инструкции по подключению к данным. Например, запрос по
таблице Microsoft Access может содержать инструкции:
\с "DSN=MS Access Databases; DBQ=C: \\DataWSale.mdb;
FIL=RedISAM;"
\d "ИмяФайла" Имя файла базы данных и путь к нему. Используется для всех
запросов по базам данных, кроме запросов к базам данных
SQL посредством ODBC. При задании пути используйте
двойные обратные косые черты, например:
"С: WDataWSales94.mdb"
\f "Номер" Указывает номер первой записи данных, которую следует
вставить, например: \f "2445"
\h Использует имена полей базы данных в качестве заголовков
столбцов таблицы
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
933
Таблица В. 10 (окончание)
Ключ Назначение
\1 "Формат" Применяет формат из диалогового окна Автоформат таблицы
(меню Таблица) к результату выполнения запроса по базе
данных. Значение ключа соответствует формату, выбранному
в этом диалоговом окне. Если этот ключ используется, а ключ
\Ь нет, то Word 2000 вставит неформатированную таблицу
\s "SQL" Инструкции SQL. Необходимо вставить обратную косую черту
(\) перед каждой кавычкой, включенной в инструкции.
Например, инструкции для базы данных Microsoft Access могут
выглядеть следующим образом:
"select * from \"Поставщики\""
\t "Номер" Указывает номер последней записи данных, которую следует
вставить, например: \t "2486"
Date
Синтаксис:
{DATE [\@ "формат да ты/времени"] [Ключ]}
Это поле вставляет текущую дату или время (форматы даты/времени
приведены в гл. 14).
Значение поля обновляется при печати или нажатии клавиши <F9>.
В табл. В. 11 представлен ключ поля date.
Таблица В. 11. Ключ поля date .
Ключ Назначение
М Использует формат даты/времени, определенный при последнем
использовании команды меню Вставка, Дата и время (Insert, Data and Time)
DDE и DDEAuto
Синтаксис:
{ DDE МмяПриложения ИмяФайла [Фрагмент] }
{ DDEAUTO МмяПриложения ИмяФайла [Фрагмент] }
Это поле устанавливает связь для динамического обмена данными (DDE)
с документом, созданном в другом приложении Windows.
934
Часть VIII. Приложения
Когда новая информация становится доступной, поле dde автоматически
вставляет ее при обновлении.
Поле ddeauto автоматически вставляет новую информацию, как только она
становится доступной.
Если Word не может установить связь, производится попытка изменить поле
dde или ddeauto, при этом результат удерживается.
В табл. В. 12 приведены параметры полей dde и ddeauto.
Таблица В. 12. Параметры полей dde и ddeauto
Параметр Назначение
ИмяПриложения Имя приложения, поддерживающего DDE
ИмяФайла ИМЯ файла, КОТОРЫЙ ИСПОЛЬЗуется приложением ИмяПриложения.
Если параметр включает длинное файловое имя с пробелами,
нужно заключить этот параметр в кавычки. Символ "\" для
задания пути должен вводиться как "\\", например:
"С: \\Мои документы\\Описание.doc"
Фрагмент Часть определенного файла или пункта, как, например, область
ячеек в книге Microsoft Excel или закладка в документе Word
DocProperty
Синтаксис:
{DOCPROPERTY "Имя"}
Вставка значения указанного свойства документа, введенного ранее в
диалоговое окно свойств документа.
Параметр имя — это название свойства документа.
DocVariable
Синтаксис:
{DOCVARIABLE "Имя"}
Вставка строки, присвоенной переменной документа. В каждом документе
определен набор переменных, которые можно добавлять, изменять и
использовать с помощью языка программирования Visual Basic для приложений.
Это поле является удобным способом отображения содержимого
переменных документа в документе.
Параметр имя — это имя переменной документа.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
935
EditTime
Синтаксис:
{EDITTIME}
Это поле выводит в качестве значения суммарное время редактирования
документа в минутах в том виде, как это время показано в диалоговом окне
свойств документа на вкладке Статистика (Statistics).
Обновляется при нажатии клавиши <F9> или при слиянии.
Embed
Синтаксис:
{EMBED объект [ключи]}
Это поле внедряет объект в документ Word. Например, поле {embed
Exceichart \s \* mergeformat} внедряет в документ диаграмму Microsoft
Excel.
В табл. В. 13 представлены ключи поля embed.
Таблица В. 13. Ключи поля embed
Ключ Назначение
\з Устанавливает исходный размер внедряемого объекта при
обновлении
\* mergeformat Сохраняет результат последнего изменения размера объекта
Eq
Синтаксис:
{EQ Ключи)
Вставка формулы. Для создания формул рекомендуется использовать
редактор формул. Однако можно использовать поле eq, если редактор формул не
установлен или требуется создать встроенные формулы.
Если дважды щелкнуть по полю eq, данное поле будет преобразовано во
встроенный объект редактора формул.
Ключи (табл. В. 14) указывают, как составить формулу из заключенных
в круглые скобки элементов.
936
Часть VIII. Приложения
Таблица Б. 14. Ключи поля eq
Ключ
Назначение
Матрица: \а ()
Скобки: \Ь()
Сдвиг: \d ()
Дробь: \f (;)
Интеграл: \i (;;)
Список: \1 ()
Наложение: \о ()
Радикал: \г(;)
Индекс: \s()
Рамка: \х()
Формирует матрицу
Заключает элемент в скобки
Сдвигает следующий символ на указанное число пунктов влево
или вправо
Создает дробь
Создает интеграл, используя указанный или стандартный
символ и три элемента
Формирует список элементов, который затем можно
использовать как один элемент
Размещает элементы последовательно один поверх другого
Изображает знак радикала над одним или двумя элементами
Оформляет элементы как верхние или нижние индексы
Изображает рамку вокруг элемента
FileName
Синтаксис:
{FILENAME}
Это поле выводит имя файла документа, которое можно видеть на вкладке
Общие (Summary) диалогового окна свойств документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если оно находится в колонтитуле) при печати.
FileSize
Синтаксис:
{FILESIZE [Ключи]}
Вставка размера файла документа, указанного на вкладке Статистика
(Statistics) в диалоговом окне свойств документа.
В табл. В. 15 представлены ключи поля filesize.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей 937
Таблица В. 15. Ключи поля filesize
Ключ Назначение
\к Отображает размер файла в Кбайтах, округляя его до ближайшего целого
числа
\т Отображает размер файла в Мбайтах, округляя его до ближайшего целого
числа
Fill-ln
Синтаксис:
{FILL-IN ["Приглашение") [Ключ]}
Это поле выводит диалоговое окно, которое предназначено для ввода
произвольных данных. В этом диалоговом окне пользователь должен ввести текст,
который появится в качестве значения поля или может быть использован
другим полем, если поле fill-in является вложенным.
приглашение — это текст, который отображается в диалоговом окне,
например: "Введите, пожалуйста, свою Фамилию, Имя и Отчество".
В табл. В. 16 представлен ключ поля fillin.
Таблица В. 16. Ключ поля Fi: l ; n
Ключ Назначение
\d "По умолчанию" "По умолчанию" задает значение поля при вводе пустой
строки
GoToButton
Синтаксис:
{GOTOBUTTON МестоНазначения Сообщение}
Это поле создает в документе команду перехода, которая вызывается
двойным щелчком по нему.
Поле gotobutton можно оформить в виде кнопки в документе, если
поместить его в таблицу из одной ячейки или в отдельный абзац и задать
соответствующее обрамление.
В табл. В. 17 представлены параметры поля gotobutton.
31 Зак 154
938
Часть VIII. Приложения
Таблица В.17. Параметры поля gotobutton
Параметр Назначение
МестоНазначения Определяет место в документе, к которому должен быть
осуществлен переход. В качестве этого параметра применяется
любой элемент, который можно использовать в команде
Правка, Перейти (Edit, Go To)
Сообщение Определяет текст, который появится в документе на месте
команды перехода. В отличие от других, этот параметр не
нужно заключать в кавычки, если он состоит из нескольких
слов
HyperLink
Синтаксис:
{HYPERLINK "Имяфайла" [Ключи]}
Это поле используется для создания гиперссылок.
Конечный документ может находиться на жестком или сетевом диске
(например, документ Microsoft Word или книга Microsoft Excel) или по
определенному адресу Internet (например, http://www.microsoft.com), может
быть закладкой или слайдом.
Поле содержит отображаемый текст, который обычно оформляется как
синий и подчеркнутый.
Для выполнения перехода необходимо щелкнуть по полю.
Для вставки гиперссылок можно использовать команду меню Вставка,
Гиперссылка (Insert, Hyperlink).
Параметр имяфайла — это файл, к которому следует перейти. Если этот
параметр включает длинное имя файла с пробелами, то нужно заключить его
в кавычки.
При задании пути нужно удваивать символ "\", например:
"С:\\Мои документьЛ\0тчет.с1ос"
Для адресов Internet используйте синтаксис URL, например:
"http://www.microsoft.com/ie/msie.htm"
"mailto:agabor@volcano.com"
В табл. В. 18 представлены ключи поля hyperlink.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
939
Таблица В. 18. Ключи поля hyperlink
Ключ Назначение
\1 Указывает элемент конечного файла, например закладку, к которому
следует перейти
\т Добавляет координаты к гиперссылке для включения в графическую схему
ча сервере
\п Открывает конечный документ в новом окне
\s Указывает место для перехода, у которого отсутствует имя. Этот ключ
появляется, когда гиперссылка создается путем перетаскивания. Он не
отображается в списке ключей в диалоговом окне Параметры поля (Field Options).
Пользователь не должен вставлять этот ключ в код поля самостоятельно
\t Указывает объект перенаправления ссылки. Этот ключ не отображается в
списке ключей в диалоговом окне Параметры поля. Пользователь не
должен вставлять данный ключ в код поля самостоятельно
if
Синтаксис:
{IF Выражение 1 Оператор Выражение2 Текст1 Текст2)
Это поле принимает различные значения в зависимости от результата
сравнения двух выражений. Выражение1 и Выражение2 могут быть именами
закладок, строками текста, числами, вложенными полями, возвращающими
значение, или математическими формулами.
В табл. В. 19 приведены параметры поля if.
Таблица В.19. Параметры поля if
Параметр Назначение
Выражение! и Выражение2 Сравниваемые значения. Они могут быть именами
закладок, строками текста, числовыми значениями,
вложенными полями, возвращающими значения, или
математическими формулами. Если выражение
содержит пробелы, оно должно быть заключено в кавычки
Оператор Оператор сравнения. Перед ним и после него
обязательно должны включаться пробелы. Возможные
операторы сравнения:
= (Равно) < (Меньше)
> (Больше) <= (Меньше или равно)
>= (Больше или равно) о (Не равно)
31*
940
Часть VIII. Приложения
Таблица Б. 19 (окончание)
Параметр Назначение
Текст1 Значение поля при результате сравнения Истина
Текст2 Значение поля при результате сравнения Ложь
Например, если закладка с именем "Просрочка" помечает число дней
просрочки платежа, ТО ПОЛе {IF Просрочка > 3 "Напоминаем Вам, что срок
платежа просрочен" "Спасибо за сотрудничество"} МОЖет быть вставлено В ТИ-
повое письмо и при обновлении будет вставлять в документ подходящую
фразу.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
IncludePicture
Синтаксис:
{INCLUDEPICTURE "D:\\WORK\\WORD\\PIC\\38\\ИмяФайла" [Ключи]}
Это поле вставляет записанный в файле рисунок в документ.
Оно может быть вставлено в документ при помощи команды Вставка,
Рисунок, Из файла (Insert, Picture, From file).
Параметр имяФайла определяет файл рисунка. Если этот параметр включает
длинное имя файла с пробелами, то нужно заключить его в кавычки. При
задании пути нужно удваивать символ "\", например:
"С:\\Мои документы\\Рис_14.bmp"
В табл. В.20 представлены ключи поля includepicture.
Таблица В.20. Ключи поля includepicture
Ключ Назначение
\с Конвертер Определяет графический фильтр, который следует использовать
Соответствующий конвертер должен быть установлен
\d Позволяет уменьшить размер файла документа, сохраняя не сам
рисунок, а только ссылку на него
IncludeText
Синтаксис:
{INCLUDETEXT "ИмяФайла" [Закладка] [Ключи]}
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
941
Это поле вставляет текст и рисунки из указанного файла в документ.
Можно вставить либо весь файл, либо, если это документ Word, только часть
документа, помеченную закладкой.
Данное поле может быть вставлено в документ командой Вставка, Файл
(Insert, File).
Параметры и ключи поля includetext представлены в табл. В.21 и В.22,
соответственно.
Таблица В.21. Параметры поля includetext
Параметр Назначение
ИмяФайма Указывает имя вставляемого файла. Если этот параметр включает
длинное имя файла с пробелами, то нужно заключить его в кавычки.
При задании пути нужно удваивать символ "\", например:
"С:\\Мои документы\\Руководство.txt"
Закладка Имя закладки, которая отмечает вставляемую часть документа Word
Таблица В.22. Ключи поля includetext
Ключ Назначение
\с Конвертер Указывает конвертер текстовых форматов, который следует
использовать. Соответствующий конвертер должен быть установлен
в Word
\! Запрещает обновление полей во вставленном тексте без
предварительного обновления в исходном документе
Index
Синтаксис:
{INDEX [Ключи]}
Это поле собирает и вставляет предметный указатель в документ.
Предметный указатель собирается из элементов, помеченных с помощью полей хе.
Поле index может быть вставлено командой Вставка, Оглавление и указатели
(Insert, Index and Tables).
В табл. В.23 представлены ключи поля index.
942
Часть VIII. Приложения
Таблица В.23. Ключи поля index
Ключ
Назначение
\Ь Закладка
\с Колонки
\d "Разделители"
\е "Разделители"
\f Идентификатор
\д "Разделители"
\h "Заголовок"
\ 1 "Ра зделители"
\р "Диапазон"
\г
\s
Предметный указатель создается только для фрагмента
документа, отмеченного указанной закладкой
Создается предметный указатель, состоящий из указанного
числа колонок (до четырех)
При использовании с ключом \s указывает символы (не
больше пяти), которые следует использовать для отделения
дополнительного номера (например, номера главы) от
номера страницы
Указывает символы, которые следует использовать для
разделения элементов предметного указателя и
соответствующих номеров страниц
Включает в предметный указатель только элементы,
маркированные в поле ХЕ определенным идентификатором. По
умолчанию используется идентификатор "1"
Указывает символы, которые следует использовать для
разделения диапазонов страниц. По умолчанию, в качестве
разделителя используется символ дефис
Вставляет текст, оформленный с помощью стиля "Заголовок
указателя", между алфавитными группами предметного
указателя
Указывает символы, которые следует использовать для
разделения номеров страниц. По умолчанию используется
запятая и пробел
Включает в предметный указатель только элементы,
начинающиеся с указанных букв. Для включения элементов,
начинающихся не с буквы, используйте восклицательный знак
Размещает дополнительные элементы на той же строке, что
и основные. Основные и дополнительные элементы
разделяются двоеточием, а дополнительные элементы разделяются
между собой точкой с запятой
Включает дополнительный номер (например, номер главы)
перед номером страницы
Info
Синтаксис:
{INFO Свойство
'Новое значение"
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
943
Это поле вставляет в документ значение из диалогового окна свойств
документа. Например:
{INFO Title "Евгений Онегин"}
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
Keywords
Синтаксис:
{KEYWORDS ["новые ключевые слова"]}
Это поле вставляет в документ ключевые слова, которые перечислены в
диалоговом окне свойств документа на вкладке Документ (Summary).
Необязательный аргумент позволяет задать новый список ключевых слов.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
LastSavedBy
Синтаксис:
{LASTSAVEDBY}
Это поле вставляет в документ имя пользователя, который последний раз
сохранял документ. Эти данные извлекаются из вкладки Статистика
(Statistics) в диалоговом окне свойств документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
Link
Синтаксис:
{LINK ИмяКласса "Имя файла" [Фрагмент] [Ключи] }
Это поле связывает содержимое файла с документом Word.
Поле может вставляться в документ с помощью команды Правка,
Специальная вставка (Edit, Paste Special), если выбран параметр Связать (Paste Link) в
диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special).
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>. Нужно иметь в
виду, что значение этого поля не может быть обновлено, если файл, на
который оно ссылается, не доступен по каким-либо причинам. В этом случае
поле остается без изменения.
944
Часть VIII. Приложения
Параметры и ключи поля link приведены в табл. В.24 и В.25, соответственно.
Таблица В.24. Параметры поля link
Параметр Назначение
ИмяКласса Тип приложения, содержащего вставляемую информацию
Имя файла Указывает имя файла. Если этот параметр включает длинное имя
файла с пробелами, то нужно заключить его в кавычки. При задании
пути нужно удваивать символ "\", например:
"С:\\Мои документы\\Бюджет.х1з"
Фрагмент Определяет фрагмент исходного файла, с которым будет
установлена связь
Таблица В.25. Ключи поля l ink
Ключ Назначение
\а Автоматически обновляет значение поля, если изменился документ источник
\Ь Вставляет связанный объект как растровый рисунок
\ct Позволяет уменьшить размер файла документа, сохраняя вместе с
документом не сам рисунок, а только ссылку на него
\р Вставляет связанный объект как рисунок
\г Вставляет связанный объект в формате RTF
\t Вставляет связанный объект в текстовом формате
ListNum
Синтаксис:
{LISTNUM "Имя" [Ключи]}
Вставка набора номеров в любом месте абзаца. Нумерация может быть взята
из простого или многоуровневого списка.
Параметр имя связывает поле listnum с определенным списком.
Для эмуляции полей autonum, autonumout и autonumlgl используются имена
NUMBERDEFAULT, OUTLINEDEFAULT И LEGALDEFAULT, соответственно.
В табл. В.26 приведены ключи поля listnum.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
945
Таблица В.26. Ключи поля listnum
Ключ Результат
\1 Задает уровень в списке, изменяя стандартное поведение поля
\s Задает начальное значение для поля. Указанное число должно быть целым
MacroButton
Синтаксис:
{MACROBUTTON ИмяМакроса, Сообщение)
Это поле отображает в документе значение второго аргумента, которым
может быть текст или рисунок. Если дважды щелкнуть по этому сообщению
(или нажать комбинацию клавиш <Alt>+<Shift>+<F9>), то будет запущен
макрос, имя которого указано первым аргументом. Текст сообщения должен
помещаться в одной строке. Заключать в кавычки его не нужно.
Данное поле можно оформить в виде кнопки в документе, если поместить
это поле в таблицу из одной ячейки или в отдельный абзац и задать
соответствующее обрамление.
MergeField
Синтаксис:
{MERGE FIELD ИмяПоляДаиных}
Это поле вставляет в основной документ ссылку на поле данных. В
основном документе слияния имя поля данных отображается внутри двойных
угловых кавычек (например, "Имя"). При слиянии основного документа
с выбранным источником данных содержимое указанного поля данных
будет вставлено вместо данного поля.
MergeRec
Синтаксис:
{MERGEREC}
Это поле вставляет в основной документ номер записи из источника данных.
MergeSeq
Синтаксис:
{MERGESEQ}
946
Часть VIII. Приложения
Это поле вставляет количество записей данных, успешно слитых с
основным документом.
Next
Синтаксис:
{NEXT}
Переход к следующей записи данных, не начиная новый составной
документ. Значение этого поля не отображается при печати.
Поле next следует использовать, если в одном составном документе
(например, почтовой наклейке или конверте) требуется разместить данные из
нескольких записей источника данных, число которых фиксировано.
Nextlf
Синтаксис:
{NEXTIF Выражение1 Операция Выражение2}
Значение этого поля не отображается. Оно действует как комбинация полей
NEXT И IF.
Поле nextif используется, чтобы указать условие, которому должны
удовлетворять записи данных при слиянии.
NoteRef
Синтаксис:
{NOTEREF Закладка [Ключи]}
Вставка знака сноски или концевой сноски, помеченной закладкой. Таким
образом в документ можно вставить несколько ссылок на одну сноску или
перекрестные ссылки на сноски и концевые сноски. В случае изменения
порядка сносок или концевых сносок обновленное поле noteref отобразит
новый номер сноски.
Параметр закладка — это имя закладки, которой помечен знак сноски или
концевой сноски. Закладка должна ссылаться на знак сноски в тексте
документа, а не в области сносок или концевых сносок. Если закладка не
существует, необходимо ее создать.
В табл. В.27 представлены ключи поля noteref.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
947
Таблица В.27. Ключи поля noterf.f
Ключ Назначение
\f Использует стиль символа "Знак сноски" или "Знак концевой сноски" при
форматировании знака сноски
\h Вставляет гиперссылку на сноску, помеченную закладкой
\р Задает относительное положение сноски или концевой сноски
NumChars
Синтаксис:
{NUMCHARS}
Значением этого поля является число символов в документе. При этом
используется информация из вкладки Статистика (Statistics) диалогового окна
свойств документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
NumPages
Синтаксис:
{NUMPAGES}
Значением этого поля является число страниц в документе. При этом
используется информация из вкладки Статистика (Statistics) диалогового окна
свойств документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
NumWords
Синтаксис:
{NUMWORDS}
Значением этого поля является число слов в документе. При этом
используется информация из вкладки Статистика (Statistics) диалогового окна
свойств документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
при печати, если поле находится в колонтитуле.
948
Часть VIII. Приложения
Page
Синтаксис:
{PAGE [\* формат]}
Это поле вставляет в документ номер страницы, на которой находится поле.
Для форматирования номера страницы можно использовать числовые
форматы.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
PageRef
Синтаксис:
{PAGEREF Закладка [\*формат ключ]}
Это поле вставляет в документ номер страницы, на которую ссылается
закладка.
Значение поля обновляется при печати или нажатии клавиши <F9>.
В табл. В.28 приведены ключи поля pageref.
Таблица В.28. Ключи поля pagerei-
Ключ Назначение
\ь Создает гиперссылку на отмеченный закладкой абзац
\р Отображает позицию поля относительно закладки
Print
Синтаксис:
{PRINT "Команды принтера"}
Это поле посылает команды непосредственно в принтер без преобразования.
PrintDate
Синтаксис:
{PRINTDATE [\@ Формат да ты/времени] }
Это поле вставляет в документ дату последней печати документа.
Форматирование даты и времени осуществляется с помощью формата даты/времени.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
949
Private
Синтаксис:
{PRIVATE}
Содержит сведения о документах, преобразованных из других форматов.
Word вставляет поле private при преобразовании формата файла и
помещает в него данные, необходимые для обратного преобразования.
Поле private форматируется как скрытый текст и поэтому не влияет на
макет документа Word. Чтобы скрыть это поле, отключите режим отображения
скрытого текста в документе.
Quote
Синтаксис:
{QUOTE "Текст")
Это поле вставляет в документ указанный текст. Текст может содержать
коды любых полей кроме autonum, autonumlgl, autonumout или symbol. Кавычки
являются обязательными.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
при печати.
RD
{RD "Имя файла"}
Указывает файл, который следует включить при сборке оглавления или
предметного указателя с помощью поля тос или index.
Перед обновлением поля тос или index необходимо задать начальные
номера страниц в файлах, указанных с помощью полей rd.
Значение поля rd не отображается в документе.
Ref
Синтаксис:
{[REF] Закладка [Ключи]}
Это поле вставляет в документ текст, помеченный указанной закладкой.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
Табл. В.29 содержит ключи поля ref.
950
Часть VIII. Приложения
Таблица В.29. Ключи поля ref
Ключ Назначение
\f Увеличивает номер сноски или примечания, помеченного закладкой, и
вставляет соответствующий текст сноски или примечания
\h Создает гиперссылку на абзац, помеченный закладкой
\п Вставляет полный номер абзаца, помеченного закладкой, без
завершающих точек. Сведения о предыдущих уровнях не отображаются, если они не
включены как часть текущего уровня
\р Отображает в поле его положение относительно указанной закладки
\г Вставляет относительный номер абзаца, помеченного закладкой, без
завершающих точек
\t При использовании с ключами \п, \г или \w подавляет вывод символов, не
являющихся цифрами и разделителями
\w Вставляет полный номер абзаца, помеченного закладкой
RevNum
Синтаксис:
{REVNUM}
Это поле вставляет в документ общее число редакций документа, как оно
приведено на вкладке Статистика (Statistics) диалогового окна свойств
документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
SaveDate
Синтаксис:
{SAVEDATE [\@ Формат даты/времени] }
Это поле вставляет в документ дату и время последнего сохранения.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
Section
Синтаксис:
{SECTION}
Это поле вставляет в документ номер текущего раздела документа.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
951
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
SectionPages
Синтаксис
{SECTIONPAGES}
Вставляет число страниц в разделе. Нумерация страниц в каждом разделе
должна начинаться с 1.
Например, чтобы напечатать номера страниц в формате "Стр. 4 из 29м на
каждой странице документа, поместите соответствующие поля и текст в
верхний или нижний колонтитул:
Стр. {PAGE} ИЗ {SECTIONPAGES}
Seq(Sequence)
Синтаксис:
{SEQ Идентификатор [Закладка] [Ключи]}
Последовательно нумерует главы, таблицы, рисунки и другие элементы
документа.
Параметр идентификатор определяет имя нумеруемой последовательности.
Все поля seq с таким идентификатором получат последовательные номера.
Например, если документ представляет собой главу книги и номер главы
помечен закладкой с именем "Глава", то номер рисунка можно задать
следующей комбинации полей:
{REF Глава}.{SEQ Рисунок}
В этом случае значением комбинации полей будет текст вида 5.12, где 5 —
номер главы, а 12 — порядковый номер рисунка, т. е. порядковый номер
такой комбинации полей в документе.
Значения всех полей seq обновляются, если выделить весь документ и
нажать клавишу <F9>.
Способом нумерации можно управлять с помощью следующих ключей,
описанных в табл. В.30.
Таблица В.ЗО. Ключи поля seq
Ключ Назначение
\с Повторяет предыдущий номер для указанного набора элементов. Например,
таким образом можно вставить номер главы в верхний или нижний колонтитул
952
Часть VIII. Приложения
Таблица В. 30 (окончание)
Ключ Назначение
\h He отображает значение поля. Таким образом можно создать перекрестную
ссылку на поле SEQ, не печатая соответствующий номер. Например, можно
сослаться на главу, имеющую собственный номер, не печатая номер главы
\п Вставляет следующий номер для указанного набора элементов
(используется по умолчанию)
\r n Начинает нумерацию элементов с указанного номера п. Например, { seq
Рисунок \г 3} начинает нумерацию рисунков с номера 3
Set
Синтаксис:
{SET Закладка "Текст")
Поле ничего не вставляет в документ. Оно применяется, чтобы присвоить
закладке определенное значение. Это поле нельзя использовать в
примечаниях, сносках и колонтитулах.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9> и при печати.
Skiplf
Синтаксис:
{SKIPIF Выражение 1 Операция Выражение2)
Значение этого поля не отображается. Оно используется, чтобы указать
условие, при котором нужно пропускать записи данных при слиянии.
Значение поля обновляется при слиянии.
StyleRef
Синтаксис:
{STYLEREF "ИмяСтиля" [Ключи]}
Это поле вставляет в документ ближайший абзац, отформатированный
стилем ИмяСтиля, и позволяет создать колонтитул словарного типа.
Табл. В.31 содержит ключи поля styleref.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
953
Таблица В.31. Ключи поля styleref
Ключ Назначение
\1 Вставляет не первый, а последний на текущей странице фрагмент текста,
отформатированный с помощью указанного стиля. При этом поиск стиля
выполняется снизу вверх, а не сверху вниз (как по умолчанию)
\п Вставляет номер элемента, определенный для найденного абзаца (при его
наличии). Например, если для абзаца определен номер названия, будет
вставлен соответствующий номер названия
\р Отображает в поле его положение относительно указанной закладки
\г Вставляет относительный номер абзаца, помеченного закладкой, без
завершающих точек
\t При использовании с ключами \п, \г или \w подавляет вывод символов, не
являющихся цифрами и разделителями
\w Вставляет полный номер абзаца, помеченного закладкой
Subject
Синтаксис:
{SUBJECT ["Новая тема "]}
Это поле вставляет в документ тему документа из диалогового окна свойств
документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9> и при слиянии.
Symbol
Синтаксис:
{SYMBOL Символ [Ключи]}
Это поле вставляет в документ символ с заданным кодом. Того же эффекта
можно добиться с помощью команды Вставка, Символ (Insert, Symbol).
В табл. В.32 представлены ключи поля symbol.
Таблица В.32. Ключи поля symbol
Ключ Назначение
\f "Шрифт" Указывает шрифт, содержащий символ, который следует вставить.
По умолчанию используется шрифт, примененный к коду поля symbol
954
Часть VIII. Приложения
Таблица В.32 (окончание)
Ключ Назначение
\h Вставляет символ без изменения междустрочного интервала абзаца.
Вставка большого символа с использованием данного ключа может
привести к наложению на предыдущие строки
\s размер Задает размер символа в пунктах
\и Указывает на то, что символ задан в кодировке Unicode
тс
Синтаксис:
{ТС "Текст" [Ключи] }
Это поле используется, чтобы пометить в документе текст для включения
его в оглавление. Значение поля в документе не отображается.
Аргумент текст представляет собой тот текст, который включается в
оглавление.
Ключи поля тс представлены в табл. В.33.
Таблица В.ЗЗ. Ключи поля тс
Ключ Результат
\f Идентификатор Задает идентификатор списка, к которому относится данный
элемент. По умолчанию считается, что элемент относится к
оглавлению. Этот ключ позволяет создать в документе
несколько списков типа оглавления, например списки таблиц,
рисунков и т. д.
\1 Уровень Указывает уровень элемента оглавления (по умолчанию —
первый уровень)
\п Не отображает номер страницы для данного элемента
Template
Синтаксис:
{TEMPLATE [Ключ]}
Это поле вставляет в документ имя шаблона документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
955
В табл.
Ключ
\Р
В.34 представлен ключ поля template.
Таблица В.34.
Назначение
Включает путь доступа
в имя файла
Ключ
ПОЛЯ TEMPLATE
Time
Синтаксис:
{TIME [\@ Формат даты/времени] }
Это поле вставляет в документ текущее время на момент обновления поля.
Значение поля обновляется при печати или нажатии клавиши <F9>.
Title
Синтаксис:
{TITLE ["Новое название"]}
Это поле вставляет в документ или меняет название документа, указанное
на вкладке Документ (Summary) диалогового окна свойств документа.
Значение поля обновляется при нажатии клавиши <F9>, при слиянии или
(если находится в колонтитуле) при печати.
тос
Синтаксис:
{ТОС [Ключи]}
Это поле вставляет в документ оглавление, которое собирается из
элементов, помеченных с помощью полей тс во всем документе.
В табл. В.35 представлены ключи поля тос.
Таблица В.35. Ключи поля тос
Ключ Результат
\а Идентификатор Включает в оглавление элементы, названия которых
присвоены с помощью команды Вставка, Название (Insert,
Caption), опуская постоянную часть и номера названий
элементов
956
Часть VIII. Приложения
Таблица В. 35 (окончание)
Ключ
Результат
\Ь Закладка
\с Идентификатор
\d "Разделители"
\f Идентификатор
\Ь
\1 Уровни
\п Уровни
\о "Заголовки"
\р "Разделители"
\s Идентификатор
\t "Стиль, Уровень,
Стиль, Уровень, ..."
При сборке анализируется только фрагмент документа,
помеченный указанной закладкой
Включает в оглавление рисунки, таблицы, диаграммы или
другие элементы, пронумерованные с помощью поля seq
При использовании с ключом \s указывает символы (до
пяти), которые следует использовать для отделения
дополнительного номера (например, номера главы) от номера
страницы
Включает в оглавление только поля тс с одинаковым
идентификатором (обычно буквой). Например, {тос \f t}
выполнит сборку оглавления из полей ТС типа {ТС "Элемент"
\f t}
Оформляет элементы оглавления как гиперссылки
Если этот ключ указан, то в оглавление включаются только
поля тс, номер уровня которых не превышает указанный
Исключает из оглавления номера страниц для элементов
всех или указанных уровней
Включает в оглавление заголовки, оформленные с помощью
встроенных стилей заголовков. Например, {тос \о "1-3"}
включит в оглавление только заголовки, оформленные с
помощью встроенных стилей "Заголовок 1", "Заголовок 2"
и "Заголовок 3". Если диапазон уровней не указан, в
список будут включены заголовки всех уровней, используемые
в данном документе. Диапазон уровней должен быть
заключен в кавычки
Указывает символы, которые следует использовать для
разделения элементов и номеров страниц
Включает дополнительный номер (например, номер главы)
перед номером страницы
Включает в оглавление абзацы, оформленные с помощью
нестандартных стилей. Например, {тос \t "часть, 1,
глава,2"} включит в оглавление абзацы, оформленные
с помощью стилей "часть" и "глава". Номер после имени
каждого стиля указывает уровень элемента оглавления,
соответствующего этому стилю. Для включения в
оглавление встроенных и нестандартных стилей можно
одновременно использовать ключи \о и \t
Приложение В. Справочные данные по кодам полей
957
UserAddress
Синтаксис:
{USERADDRESS ["Новый адрес"}}
Вставка почтового адреса пользователя, указанного на вкладке Пользователь
(User Info) в диалоговом окне Параметры (Options).
При указании параметра новый адрес текущий почтовый адрес пользователя
заменяется.
Для размещения адреса на нескольких строках используйте клавиши <Enter>
и <Shift>+<Enter>.
Userlnitials
Синтаксис:
{USERINITIALS ["Новые инициалы"]}
Вставка инициалов пользователя, указанных на вкладке Пользователь (User
Info) в диалоговом окне Параметры (Options).
При указании параметра новые инициалы вставляются другие инициалы
пользователя, заменяя те, которые указаны в диалоговом окне Параметры.
UserName
Синтаксис:
{USERNAME ["Новое гшя"} }
Вставка имени пользователя, указанного на вкладке Пользователь (User
Info) в диалоговом окне Параметры (Options),
При указании параметра новое имя вставляется другое имя пользователя,
заменяя то, которое указано в диалоговом окне Параметры.
ХЕ
Синтаксис:
{ХЕ " Текст" [ Ключи] }
Значение этого поля не отображается в документе. Поле используется,
чтобы пометить в документе текст для включения его в указатель.
Аргумент текст представляет собой тот текст, который включается в указатель.
В табл. В.36 представлены ключи поля хе.
958
Часть VIII. Приложения
Таблица В.36. Ключи поля хе
Ключ
Результат
\Ь Использует полужирное начертание для оформления номеров
страниц, соответствующих данному элементу в предметном
указателе
\f "Тип" Определяет тип элемента. Например, поле {ХЕ "Ввод текста"
\f "а"} будет включено в предметный указатель, собранный
полем {INDEX \f "a"}
\i Использует курсивное начертание для оформления номеров
страниц, соответствующих данному элементу в предметном
указателе
\г Закладка Вставляет вместо номера страницы диапазон страниц,
помеченный указанной закладкой
\t "Текст"
Вставляет указанный текст вместо номера страницы
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Компакт-диск с примерами
Изложенный в книге материал опирается на разбор конкретных примеров.
Для некоторых глав книги — это небольшие документы, для других глав —
довольно объемные приложения.
В первой части примеры вообще отсутствуют. Для второй и четвертой
частей создано по одному примеру, но в них показаны все возможности,
обсуждаемые в этих частях. Поскольку в третьей части описано использование
специальных средств, то почти каждой главе посвящен отдельный пример.
Пятая часть носит скорее описательный, чем практический характер, и
поэтому в ней примеры отсутствуют. Что же касается шестой части, то в ней
обсуждаются более сложные средства, необходимые для профессиональной
работы с Word. Поэтому каждой из глав этой части соответствует один или
даже несколько примеров. В седьмой части обсуждается то, что раньше
было уделом только профессионалов — использование Visual Basic для
приложений (VBA) при работе в Word. Пример, посвященный этому, — один из
самых больших и сложных и рассчитан на пользователей, которые владеют
Word в полном объеме.
Мы полагаем также, что многие их этих примеров имеют не только
иллюстративный, но и функциональный смысл. Во всяком случае, мы сами
используем кое-что из созданного для этой книги в своей повседневной
работе: примером по VBA служил шаблон, с помощью которого готовилась эта
книга. Поэтому мы собрали весь материал и записали его на специальный
компакт-диск. Надеемся, что содержимое этого диска будет полезно читателю.
Примеры представляют собой документы, сохраняемые в компьютере в виде
файлов, которым даны соответствующие имена. Эти имена имеют
мнемонический характер. В таблице воспроизведен список всех примеров с
кратким пояснением и указанием глав и параграфов, в которых рассматривается
пример. Таким образом, вы можете легко идентифицировать файлы на
диске. Кроме того, на диске имеется файл СОДЕРЖАНИЕ.DOC с кратким
описанием содержимого.
960
Часть VIII. Приложения
Замечание
j
Описываемый компакт-диск содержит примеры не только к этой книге, но также
к книгам "Семейство Microsoft Office 2000 в целом", "Microsoft Excel 2000",
"Microsoft Access 2000". Описания примеров для этих изданий можно найти как
в конце самих книг, так и в брошюре, прилагаемой к компакт-диску.
Таблица Г. 1. Список примеров на компакт-диске
Имя файла
Содержание примера
Глава
СЛУЖЕБНЫЙ
flOKYMEHT.DOC
КОЛИЧЕСТВО
3AKA30B.DOC
ПОШАГОВАЯ
ПРОЦЕДУРА.РОС
КАЛИФОРНИЙСКОЕ
СОЛНЦЕ.ООС
ПРИГЛАШЕНИЯ.ООС
KOHTAKTbl.DOC
СВИДЕТЕЛЬСТВО.ООС
3AKOHbl.DOC
Документ Word, содержащий два деловых 7—10
документа с использованием разной
ориентации страниц. В этом документе
продемонстрировано большинство возможностей
форматирования символов, абзацев, а
также форматирования страниц. Документ
выполнен с использованием стилей шаблона
NORMAL.DOT, входящего в стандартную
поставку Word 2000
Документ Word, содержащий таблицу с за- 11
казами. В этом документе
продемонстрированы различные возможности
форматирования таблицы
Документ Word, содержащий примеры раз- 12
личных пошаговых процедур, описанных с
использованием нумерованного и
маркированного списка
Документ Word, содержащий извещение о 14
выигрыше туристической путевки в
конкурсе. Для указания сроков и имени
выигравшего используются коды полей
ПРИГЛАШЕНИЯ.ООС- документ Word с 15
приглашением принять участие в
конференции. KOHTAKTbl.DOC — список предпо-
логаемых участников. При помощи слияния
получается набор приглашений,
выполненных на основе файла ПРИГЛАШЕНИЯ.ООС,
но для каждого участника индивидуально
Документ Word, содержащий свидетельство 16
о прохождении курсов, выполненное в виде
электронной формы
Документ Word, содержащий основные за- 17
коны физики. Для записи формул
использовался Редактор формул
Приложение Г. Компакт-диск с примерами
961
Таблица Г. 1 (окончание)
Имя файла
Содержание примера
Глава
РЕКЛАМА.ООС
CHOCKM.DOC
ОГЛАВЛЕНИЕ.ООС
ИСПРАВЛЕНИЯ.DOC
ССЫЛКИ.ООС
ГЛАВНЫЙ
из структурьшос
КОНЦЕПЦИЯ ГЛАВНОГО
ДОКУМЕНТА.ООС
СОЗДАНИЕ ГЛАВНОГО
ДОКУМЕНТА.ООС
РАБОТА С ГЛАВНЫМ
ДОКУМЕНТОМ.ООС
РАБОТА С ВЛОЖЕННЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ.ООС
РАБОТА С ОТДЕЛЬНЫМИ
ФАЙЛАМИ.DOC
BTOPOI/I.DOC
OF2000.DOT
Документ Word, представляющий собой
рекламный листок. При его создании
использовалась как вставка рисунков из
файла в документ, так и рисование с помощью
инструментов Word. Текстовые элементы
рекламного листка созданы в виде объектов
WordArt и надписей
Документ Word, представляющий собой
часть этой книги, содержащий сноски
Документ Word, представляющий собой
часть этой книги, а именно часть главы 30, в
которой оглавление создано автоматически
Документ Word, представляющий собой
часть этой книги, в которой на примере
"заочного" диалога писателя и редактора
показано использование примечаний
Документ Word, представляющий собой
часть этой книги, в которой
продемонстрировано использование ссылок
Документы Word, представляющие собой
заголовки из главы 33. На их примере
поясняется сборка большого документа
ГЛАВНЫЙ ИЗ СТРУКТУРЬШОС- главный
документ, все остальные файлы —
компоненты большого документа
Шаблон документа Word, использованный
для подготовки этой книги. На его примере
показываются возможности,
предоставляемые VBA
18-22
29
30
31
32
33
35
Среди примеров есть один, который требует здесь отдельного упоминания,
поскольку является не только примером, но имеет непосредственное отно-
962
Часть VIII. Приложения
шение к самой книге — OF2000.DOT. Это шаблон, реально использованный
для подготовки данной книги. Хотя на его примере показана только работа
с VBA, но при его разработке также необходимо было создавать
собственные стили и панель инструментов. Так как этот шаблон достаточно удобен,
то после небольшой модификации он может быть использован при
создании собственных документов.
Предметный указатель
Абзац 236
Автозамена 20, 144
Автотекст 64, 138
Автофигуры 23, 570
Автоформат 21, 312
Бегущая строка 673
Блокировка 842
Буквица 233
Буфер обмена 149, 692
в
Версия 797
Вложенный документ 831
Выноски 23
Гиперссылка 657
Главный документ 831
Д
Диалоговое окно
Абзац 252, 282
Автозамена 20, 140, 145, 146, 147, 318
Автоназвание 824
Автоформат 314, 315
Автоформат таблицы 371
Бегущая строка 673
Библиотека стилей 320
Буквица 234
Введите текст обсуждения 728
Версии документа 811
Вспомогательные словари 172
Вставка вложенного документа 839
Вставка картинки 521, 674
Вставка объекта 495, 519, 703
Вставка таблицы 351
Вставка файла 699
Выбор файла для сравнения
с текущим документом 814
Горизонтальная линия 263
Границы и заливка 257, 387
Дата и время 295
Добавить 626
Добавить процедуру 871
Добавить рисунок 516, 676
Добавление и изменение серверов
обсуждений 727
Добавление раздела 714
Добавление ячеек 364
Дополнительная разметка 533, 549, 577
Другой размер 509
Другой стиль 508
Закладка 136, 779
Запись макроса 859
Защита документа 475, 800, 806
Защита раздела 477
Звукозапись 807
Изменение маркированного списка
404
Изменение многоуровневого списка
410
Изменение нумерованного списка 407
Изменение стиля 339, 771
Изменение текста WordArt 604
Интервал 505
Исключения при автозамене 147
Исправления 799
Колонки 300
Макрос 863
Маршрут 739
Масштаб 123, 500
Матрица 504
Название 823
Найти 80
Найти и заменить 754, 809
Найти стиль 159
Найти шрифт 159
Найти язык 159
964
Предметный указатель
Диалоговое окно
Направление текста 269, 381, 551
Настройка 222, 906, 908
Настройка грамматической проверки
178
Настройка клавиатуры 230, 332, 920
Новое название 826
Номера страниц 292
Нумерация названий 827, 828
Нумерация строк 267, 296
Обновление оглавления 771
Объединение знаков 226
Объединение исправлений 815
Оглавление и указатели 765, 776, 793
Ограничение ширины знаков 226
Определение элемента указателя 777
Организатор 107, 334
Отбор записей 463
Открытие документа 72, 103
Открытие словаря указателя 784
Открыть документ Office 77
Отправка 740
Параметры 89, 213, 242, 478, 490, 801
Параметры диаграммы 629
Параметры импорта данных 621
Параметры оглавления 767
Параметры поля 434
Параметры поля со списком 483
Параметры сносок 760
Параметры сортировки 394
Параметры списка иллюстраций 794
Параметры страницы 272, 274, 280, 307
Параметры таблицы 380
Параметры текстового поля 484
Параметры флажка 482
Параметры ячейки 384
Перекрестные ссылки 748, 819
Перемещение раздела 716
Переопределение стиля 338
Подписка на документ 732
Подтверждение пароля 88
Поле 433, 492, 749, 769
Помощник 56
Преобразование сносок 757
Преобразование файла 78
Преобразовать в текст 354
Преобразовать таблицу 353
Просмотр заметок 812
Просмотр изменений автоформата 317
Просмотр исправлений 802
Разбиение ячеек 368
Размеры 510
Размещение таблицы 390
Разрыв 283
Расстановка переносов 164—166
Редактор кнопок 912
Рисованный маркер 407
Свойства таблицы 375, 377, 383, 389
Связи 446, 701
Символ 228, 405
Слияние 449, 466
Сноски 747
Снятие защиты 476
Создание документа 67, 99, 479, 669
Создание источника данных 458
Создание панели инструментов 907
Создание стиля 329
Создать документ Office 69
Сортировка 393
Сохранение 87
Сохранение версии 812
Сохранение документа 83, 84, 102
Сохранение набора условий поиска 82
Специальная вставка 698
Список 398, 414, 672
Способы заливки 558, 671
Статистика 182
Стили 508
Стиль 322, 770
Табуляция 256
Тезаурус 181
Текст справки поля формы 487
Тема 319, 685
Тип диаграммы 628
Удаление ячеек 364
Управление полями 462
Фильтр обсуждений 731
Фонетическое руководство 224
Форма данных 459
Формат автофигуры 579
Формат надписи 547, 552, 555, 562
Формат номера страницы 294
Формат рисунка 525, 677
Формат ряда данных 639
Формат трехмерной проекции 641
Формат числа 636
Формула 394
Цвета 557, 671
Предметный указатель
965
Диалоговое окно
Шаблоны и надстройки 106, 341
Шрифт 214
Документ 64
вложенный 831
главный 831
заголовок 416
раздел 271, 284
структура 416
Заголовок нумерованный 413
Закладка 136
и
Интерлиньяж 238
Исправление 797
Источник 692
к
Колонки 298
Колонтитул 287
Команда
Вид
Колонтитулы 288
Масштаб 122, 123,499,573
Панели инструментов 45
Разметка страницы 190
Вставка
Автотекст 139
Гиперссылка 677
Дата и время 295
Закладка 136, 779
Надпись 543
Название 823
Объект 495, 515, 703
Оглавление и указатели 765, 767, 776,
793
Перекрестная ссылка 748, 819
Поле 430, 434, 749, 768
Примечание 804
Разрыв 283
Рисунок
Диаграмма 617
Из файла 515
Картинки 521
Символ 229
Сноска 747
Файл 698
Правка
Вставить 149, 150,693
Вырезать 149
Заменить 152
Копировать 150, 692
Найти 152
Отменить 135
Перейти 754, 809
Связи 446, 700
Размер, Определить 509
Сервис
Автозамена 145—147, 317
Исправления
Выделить исправления 798
Макрос
Макросы 863
Начать запись 858
Настройка 49, 222, 617, 919
Параметры 78, 123, 134, 135, 214, 240,
477,531,700,801
Правописание 169
Слияние 449, 453
Снять защиту 476
Совместная работа
Web-обсуждения 727
Статистика 181
Установить защиту 475, 800
Шаблоны и надстройки 106, 116
Язык
Выбрать язык 232
Расстановка переносов 164—166
Справка
Справка по Microsoft Word 54
Стиль, Определить 508
Таблица
Автоформат 370
Добавить
Таблица 351
Ячейки 363
Заголовки 391
Объединить ячейки 366
Преобразовать
Преобразовать в таблицу 353
Преобразовать в текст 354
Разбить таблицу 368
Разбить ячейки 368
Свойства 373, 375, 378, 390
Удалить, Ячейки 363
Формула 394
966
Предметный указатель
Команда
Файл
Версии 811
Выход 31
Закрыть 53
Открыть 71
Отправить
Папка Exchange 742
По маршруту 739
Следующий адресат 740
Сообщение 736
Факс 738
Параметры страницы 267, 272, 296,
307
Печать 194
Предварительный просмотр 191
Свойства 86
Создать 67, 99, 479
Сохранить 83
Формат
Абзац 251, 282
Автоформат 312
Буквица 234
Границы и заливка 257, 386
Интервалы 505
Колонки 298
Матрица 503
Надпись 546, 551, 562
Направление текста 381, 551
Рисунок 525, 677
Список 398, 402, 403, 406, 408, 414
Стиль 329
Табуляция 256
Тема 319
Фон 671
Шрифт 214
Конверт 455
Контейнер 692
Копилка 143
л
Линейка 248, 278
м
Макрос 851
Маркер
конца абзаца 236
отступа 250
Маршрут рассылки 739
Мастер 92, 108
Меню 33
Метка названия 817
Модуль 852
н
Надпись 542
Надстройка 92, 115
Название 817, 822
метка 817
Объект 692
Оглавление 762
Окно 33
Организатор 107
Отступ 237
п
Панель сносок 747
Панель инструментов 33
Visual Basic 44, 859
Web-компоненты 44
Web-обсуждения 728
WordArt 44, 605
Автотекст 42, 142
Базы данных 43
Буфер обмена 19, 45, 693
Границы 247
Колонтитулы 287
Надпись 568
Настройка изображения 43, 534
Настройка объема 561, 585
Настройка тени 560, 585
Остановка записи 859
Предварительный просмотр 192
Рамки 45
Расширенное форматирование 222,
Рецензирование 43, 799
Рисование 43, 552, 572, 603, 634
Стандартная 42, 311
Структура 417, 831
Таблицы и границы 44, 247, 352
Форматирование 42, 210, 243
Формула 496
Формы 43, 473
Элементы управления 42
245
Предметный указатель
Перекрестная ссылка 780
Перенос 163
Подшивка 711
Поле 427
данных 448
значение 427
код 427
линия 448
формы 470
Полоса стилей 324
Помощник 17, 54
Примечание 797
Приложение
Microsoft Outlook 709
WordArt 602
Процедура 852
Р
Рамки 26, 775
Редактор Visual Basic 852
Редактор формул 496
с
Символ 207
заполнитель 763
сноски 745
Словарь указателя 782
Сноски 745
концевая 746
множественные 748
обычная 746
продолжение 759
разделитель 758
Создание вспомогательного словаря
Список 396
маркированный 396, 403
многоуровневый 396, 409
нумерованный 396, 407
967
Ссылка 816
перекрестная 817
Стиль 309
Страница
поля 273
разворот 276
Web 666
Т
Таблица 349
линии сетки 356
маркер конца строки 357
маркер конца ячейки 357
Тезаурус 180
Текст сноски 745
Технология OLE 65
у
Указатель 763
многоуровневый 781
Ф
Форма 469
структура 472
Формула 494
Фрагмент 694
ш
Шаблон 92
Шрифт 208
TrueType 235
без засечек 208
моноширинный 208
пропорциональный 208
с засечками 208
Специальное
предложение
Интернет-провайдер "Ситилайн" предоставляет скидку 10%
на оплату подключения к Интернет в Москве и Санкт-Петербурге
по любому из предлагаемых тарифов компании.
Для получения скидки предъявите данную книгу
по следующим адресам:
♦ Москва, Коробейников пер., 1/2, строение 6
тел. (095) 232-0289, факс (095) 248-7848
♦ Санкт-Петербург, Невский пр., 88
тел. (812) 329-5549, факс (812) 279-1066
Получить подробную информацию о книгах можно в издательстве:
тел.: (812) 541 8551; факс: (812) 541 8461
e-mail: bhv@mail.nevalink.ru; root@bhv.spb.su
и на Web-сайте издательства:
http://www.bhv.ru
Россия, 199397, Санкт-Петербург, а/я 194
Приглашаем посетить магазин издательства по адресу:
Санкт-Петербург, ул. Бобруйская, д. 4.
При повторной покупке предоставляется скидка 5%